PM: Deltagande på distans i styrelsesammanträden i samordningsförbund

Promemoria

2021-03-31

Socialdepartementet

Socialförsäkringsenheten

Promemoria – Deltagande på distans i styrelsesammanträden i samordningsförbund

2 (2)

1 Sammanfattning

I denna promemoria föreslås en ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Det föreslås att det ska vara möjligt att hålla styrelsesammanträden inom ett samordningsförbund utan att alla ledamöter är fysiskt på plats genom att enskilda ledamöter beviljas deltagande i sammanträden på distans. Det innebär att lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser till stor del harmonieras med bestämmelser i kommunallagen (2017:725) i frågan om deltagande i styrelsesammanträden på distans. Bestämmelsen föreslås träda i kraft den 1 januari 2022.

2 Författningsförslag

Förslag till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser

Härigenom föreskrivs att det i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser ska införas en ny paragraf, 19 a §, av följande lydelse.

Ds

deltagande får ske. Beslutet ska

dokumenteras. Denna lag träder i kraft den 1 januari 2022.

3 Bakgrund

Samverkan enligt lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser, förkortad finsam-lagen, infördes den 1 januari 2004. Finansiell samordning bedrivs genom samordningsförbund, som är en sammanslutning av stat (Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen), en eller flera regioner samt en eller flera kommuner. Ett samordningsförbund utgör en offentligrättslig juridisk person som har egen rättskapacitet. Detta motsvarar också vad som gäller för kommunalförbund (se prop. 2002/03:132 s. 80). Vid utgången av 2020 fanns det 78 samordningsförbund som innefattade 271 av Sveriges 290 kommuner.

Ett samordningsförbund är en struktur för att få samverkan att fungera över tid, och förbunden verkar för att medborgare ska få stöd och rehabilitering som ger dem möjlighet att försörja sig själva. Ett samordningsförbund har till uppgift att besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen, finansiera insatser i syfte att stödja samverkan mellan samverksanparterna, upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen, besluta på vilket sätt medel för finansiell samordning ska användas samt svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna.

Samordningsförbunden är olika stora, både till den yta de omsluter och till antal invånare, och i ett förbund kan det ingå flera kommuner eller regioner. Samordningsförbunden leds av en styrelse som utses av medlemmarna. När ett samordningsförbund bildas blir kommun, region, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan medlemmar i förbundet. Medlemmarna beslutar själva om hur förbundet ska organisera sig. Antalet medlemmar i ett förbund kan vara större än antalet parter eftersom flera kommuner och regioner kan vara medlemmar i ett och samma förbund. Varje förbundsmedlem ska vara representerad i styrelsen med minst en ledamot och en ersättare.

Ds

Styrelsens ledamöter ska vara ledamöter i antingen kommun- eller regionfullmäktige eller anställda vid Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan. Ersättaren måste företräda samma huvudman som den ledamot som han eller hon ska tjänstgöra för. I de förbund där en av parterna har flera medlemmar representeras dessa antingen av en av medlemmarna eller så är samtliga medlemmar var för sig representerade i styrelsen med en ordinarie ledamot. Antalet ordinarie ledamöter i samordningsförbundens styrelser kan därför variera mellan ca 4–11 personer men vanligast är ett antal om 4–6 ordinarie ledamöter (Nationella nätverket för samordningsförbund, mindre rapport 2017–1: Uppdraget som ordförande i ett samordningsförbund – Redovisning av enkätundersökning 2016).

Styrelsens verksamhet i ett samordningsförbund regleras i 19 § finsam-lagen som hänvisar till kommunallagen (2017:725), förkortad KL. Hänvisningen till kommunallagen innebär att det som föreskrivs i 3 kap. 5 § första och andra styckena, 4 kap. 20, 21, 24, 25 och 27 §§ samt 6 kap. 17, 23 och 27–36 §§ KL tillämpas på motsvarande sätt för ett samordningsförbund. Frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhandahållande av tjänster avsedda för enskilda får ett samordningsförbund inte besluta om enligt 7 § finsam-lagen, och sådana frågor förekommer därför inte på styrelsesammanträden.

Ett samordningsförbund är att betrakta som en myndighet, och omfattas därför av offentlighetsprincipen. I förarbetena anges att eftersom samordningsförbunden inte ska bedriva myndighetsutövning gentemot enskilda personer behövs inga särskilda sekretessbestämmelser för detta (prop. 2002/03:132 s. 61).

Enligt 19 § finsam-lagen gäller att justering av styrelsens protokoll ska tillkännages på anslagstavlan hos varje kommun och region som är medlem i samordningsförbundet. Det sammanträde vid vilket budgeten fastställs ska vara offentligt. Sammanträdet ska tillkännages i enlighet med vad som anges i förbundsordningen.

Nationella rådet för finansiell samordning bildades 2009 och är ett samverkansforum för Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Sveriges Kommuner och Regioner samt Socialstyrelsen. Nationella rådet för finansiell samordning ger stöd till samordningsförbunden och bidrar till utveckling och kunskap men har ingen styrande roll. Nationella rådet för finansiell samordning behandlar frågor om

Ds

finansiell samordning som är av gemensamt intresse för att, i enlighet med regeringens intentioner, ge samverkan den legitimitet och förankring som är nödvändig. Nationella rådet för finansiell samordning har en arbetsgrupp som står för det operativa stödet till samordningsförbunden.

4 Övervägande och förslag

4.1 Deltagande på distans

Förslag: Styrelsen ska få besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Om det finns särskilda skäl ska styrelsen få besluta att ledamöter får delta på distans enbart genom ljudöverföring i realtid.

En ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet. Om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans, ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Beslutet ska dokumenteras.

Lagändringen ska träda i kraft den 1 januari 2022.

Skälen för förslaget: Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Regioner inkom den 28 juni 2019 med en hemställan till regeringen om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser, förkortad finsam-lagen, för att möjliggöra deltagande på distans för ledamöter och ersättare i samordningsförbundens sammanträden. Av hemställan framgår att det i finsam-lagen saknas motsvarande möjlighet som finns för kommunfullmäktige att besluta om deltagande på distans enligt 6 kap. 24 § kommunallagen (2017:725), förkortad KL. Bestämmelsen avser även regionfullmäktige. Hemställan anger vidare att då en sådan möjlighet saknas innebär det att styrelsesammanträden i samordningsförbunden alltid måste ske med alla ledamöter fysiskt på plats. Eftersom ett samordningsförbund kan omfatta regioner och kommuner innebär kravet på fysiska möten ett omfattande resande för ledamöter, vilket upplevs som onödig tids-

Ds

spillan och miljöpåverkan. I hemställan lämnas förslag på en ny bestämmelse om deltagande på distans som i stort harmonierar med regleringen i KL.

Bestämmelser om deltagande på distans finns i 5 kap. 16 § och 6 kap. 24 § KL. Av 5 kap. 16 § KL följer att ledamöter får delta i sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Sådant deltagande ska ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. I 6 kap. 24 § KL anges att fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta på distans. En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde. Enligt 5 kap. 72 § KL ska det i arbetsordningen för fullmäktige regleras i vilken utsträckning ett deltagande på distans får ske. Motsvarande bestämmelser om deltagande på distans fanns redan i den tidigare kommunallagen (5 kap. 38 a § och 6 kap. 32 § andra och tredje stycket kommunallagen [1991:900]).

I förarbetena till den tidigare KL angavs vid införandet av de aktuella bestämmelserna att det tidigare inte fanns någon i KL grundad rätt att delta på distans. Där gjordes även bedömningen att de bestämmelser som gäller för dem som är närvarande vid ett sammanträde enbart omfattar dem som är fysiskt närvarande på den fysiska platsen för sammanträdet. (prop. 2013/14:5 s. 31). I förarbetena angavs vidare att enbart den som är närvarande har rösträtt. Vilka ledamöter som är närvarande har betydelse för beslutsförheten.

Som tidigare nämnts regleras styrelsens verksamhet i ett samordningsförbund av 19 § finsam-lagen. Bestämmelsen hänvisar till ett antal bestämmelser i KL. Det saknas dock hänvisning till 5 kap. 16 § KL och 6 kap. 24 § KL. Detta innebär att det i dag inte är möjligt för ledamöter och ersättare att delta i ett samordningsförbunds styrelsemöten på distans. Det saknas anledning att anta att det skulle vara av särskild vikt att styrelsemöten i samordningsförbund enbart ska kunna genomföras med alla ledamöter fysiskt på plats. Det sammanträde i förbundsstyrelsen vid vilket budgeten fastställs är öppet för allmänheten. I samordningsförbund ingår därutöver ledamöter från kommun- och regionfullmäktige. För att ge förutsättningar för att bedriva styrelsearbetet på ett hållbart och effektivt sätt bör därför även ledamöter och ersättare i styrelsen till ett samordningsförbund ges möjlighet till deltagande på distans. En ny bestämmelse bör där-

Ds

för införas i finsam-lagen som gör det möjligt för styrelsen att besluta om deltagande på distans. Det bedöms lämpligt att bestämmelser om deltagande på distans i samordningsförbund också utformas med bestämmelserna i KL som förebild.

I förarbetena till bestämmelserna i KL framkommer vikten av att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Det innebär att ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Av förarbetena framgår vidare att lagstiftaren ansett att det inte ska anges vilka tekniska lösningar som ska användas vid distansdeltagande utan att det är tillräckligt att några grundläggande krav slås fast. Ett av dessa är att deltagare som inte befinner sig i samma lokal är anslutna till varandra med överföring av både bild och ljud i realtid och på ett sådant sätt att samtliga ledamöter kan se och höra varandra. Av förarbetena framgår vidare att det av flera skäl är viktigt att deltagarna enkelt kan identifiera varandra på ett betryggande sätt (prop. 2013/14:5 s. 34 f.). I förarbetena anges vidare att om bild- eller ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor. Den som deltar på distans måste även ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och delta i avgörandet av ärendena, även i de fall avgörandet sker genom omröstning. Om den som deltar på distans inte kan vara fullt delaktig i alla de ärenden som behandlas vid sammanträdet, kan nämligen deltagandet i det sammanträdet inte sägas ske på lika villkor för alla ledamöter (prop. 2013/14:5 s. 89). Därtill ska möjligheten att delta i ett sammanträde på distans ses som ett komplement till fysiskt deltagande och i förarbetena beskrivs bl.a. möjligheten till informella kontakter och åsiktsutbyte i samband med sammanträden som viktig (prop. 2013/14:5 s. 34).

Det förslag som lämnas i denna promemoria innebär att kraven för att ledamöter och ersättare ska beviljas att delta på distans är att de i normalfallet deltar genom ljud-och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor, oavsett om de deltar digitalt eller fysiskt. Det som anges i förarbetena till KL om distansdeltagarens möjlighet att ta del av handlingar och delta i avgörandet av ärendena bör också anses gälla vid distansdeltagande vid styrelsemöten i ett samordningsförbund. En öppen omröstning bör kunna genomföras vid deltagande på distans. Sluten omröstning ställer dock andra krav än en öppen omröstning. Vid en

Ds

sluten omröstning måste det säkerställas att valhemligheten kan bevaras, att alla röster räknas och att omröstningen inte kan manipuleras. Kan dessa krav inte upprätthållas får distansdeltagande vid styrelsemöten med sluten omröstning inte förekomma. Sluten omröstning är dock sällan förekommande i samordningsförbund. På samma sätt som anges i förarbetena till KL bör vid styrelsemöten i samordningsförbund möjligheten att delta på distans ses som ett komplement till fysiskt deltagande och utgångspunkten bör vara det fysiska mötet, detta för att möjliggöra informella kontakter och åsiktsutbyte.

För att ytterligare förenkla styrelsens arbete bör styrelsen om det finns särskilda skäl få besluta om att deltagande på distans kan ske enbart genom ljudöverföring, till exempel genom ljudöverföring via en lämplig digital lösning. Detta bör även kunna utsträckas till att inkludera möjlighet att delta via telefonsamtal. Nationella rådet för finansiell samordning har underhand framfört att de gärna ser att det ska vara möjligt att kunna delta i styrelsemöten enbart via ljudöverföring. Med särskilda skäl avses särskilda undantagssituationer, t.ex. kan styrelsen besluta att den som deltar vid ett styrelsemöte med ljud- och bildöverföring och som periodvis tappar bildöverföringen, även fortsättningsvis ska anses kunna delta i mötet om ljudöverföringen består och ett deltagande i övrigt fullt ut kan upprätthållas. Särskilda skäl kan även finnas i situationer då det är av stor vikt att en ledamot kan delta i ett särskilt styrelsesammanträde. Undantag kan dock bara göras för en ledamot, någon motsvarande möjlighet bedöms inte behövas för den som är ersättare i styrelsen. Ett deltagande enbart genom ljudöverföring bör endast användas i undantagssituationer.

Ett styrelsemöte bör genomföras på ett betryggande sätt. Exempelvis bör det på ett enkelt sätt vara möjligt att identifiera mötesdeltagare, att säkerställa att obehöriga inte deltar samt att säkerställa att det finns möjlighet för distansdeltagaren att delta på mötet fullt ut. Vid sammanträdestillfället är det i första hand ordföranden som har ansvar för att sammanträdet genomförs på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av det som sägs och de uppgifter i övrigt som behandlas. Varje ledamot har även ett eget ansvar för att sekretessbelagda uppgifter inte röjs. Exempelvis måste sammanträdeshandlingarna hanteras på ett omdömesfullt sätt. På liknande sätt har den som deltar på distans ett eget ansvar för att ingen obehörig kan

Ds

ta del av ljud och bild hos denne. Styrelsen hanterar dock sällan uppgifter som är sekretessbelagda.

Om någon deltar i ett sammanträde genom att ljud och bild överförs elektroniskt innebär det en automatiserad behandling av personuppgifter. Bestämmelser om behandling av personuppgifter finns i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s dataskyddsförordning, och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. I artikel 5 i EU:s dataskyddsförordning anges principer för behandling av personuppgifter, bland annat ska sådana uppgifter samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. I artikel 6.1 anges att behandlingen av personuppgifter är laglig bl.a. om behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige (artikel 6.1 c) eller om behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning (artikel 6.1 e). Den grund för behandlingen som avses i artikel 6.1 c och e ska enligt artikel 6.3 fastställas i enlighet med unionsrätten eller en medlemsstats nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av.

De personuppgifter som behöver kunna behandlas vid styrelsemöten på distans är främst uppgifter om deltagarna på mötet, t.ex. namn på ledamöter och ersättare och deras IP-adresser. Behandling av dessa personuppgifter får anses vara nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i EU:s dataskyddsförordning. Grunden för behandlingen av personuppgifter finns i finsam-lagen som anger att styrelsemöten ska hållas. Den behandling av personuppgifter som ett digitalt möte innebär bedöms enligt artikel 6.3 vara proportionell mot det mål som eftersträvas om ett förenklat, mer effektivt mer hållbart deltagande för ledamöter och ersättare. Enligt förarbetena till lagen med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning kan en behandling anses nödvändig och därmed tillåten enligt artikel 6 om behandlingen leder till effektivitetsvinster (prop. 2017/18:105 s. 189). Den behandling av personuppgifter som ett styrelsemöte på distans innebär bedöms

Ds

vidare vara proportionell mot det mål som eftersträvas om ett förenklat, mer effektivt och hållbart deltagande i samordningsförbundens styrelsemöten för ledamöter och ersättare.

Det kommer inte finnas behov av att behandla sådana särskilda kategorier av personuppgifter som enligt huvudregeln i artikel 9 i dataskyddsförordningen är förbjudna att behandla (dvs känsliga personuppgifter som t.ex. personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller uppgifter om hälsa).

Vidare måste de krav som ställs i EU:s dataskyddsförordning avseende säkerhet för personuppgifter kunna uppfyllas. De tekniska system som används vid deltagande på distans kan komma att innebära behandling av personuppgifter hos leverantören av systemet, antingen för mellanlagring eller för längre tid. Därvid måste den personuppgiftsansvarige bedöma om det kommer att ske någon överföring av personuppgifter till ett tredje land och om det då finns en laglig grund för överföring av uppgifterna till det tredje landet i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Möjligheten att i särskilda undantagsfall besluta om att ledamöter får delta på distans enbart genom ljudöverföring ger en möjlighet att beakta behovet av och därigenom värna om enskilda ledamöters personliga integritet. Det är styrelsen och ordförandens ansvar att säkerställa att digitalt deltagande går att upprätthålla med rimlig säkerhet i förhållande till karaktären hos de uppgifter som förekommer i den typ av ärenden som behandlas vid sammanträdet. Vid styrelsemöten i samordningsförbund behandlas dock inte känsliga personuppgifter och någon överföring av känsliga personuppgifter kommer därför inte ske. Vidare gäller enligt 7 § finsam-lagen att ett samordningsförbund inte får besluta i frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller vidta åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhandahållande av tjänster avsedda för enskilda.

Samordningsförbund ska betraktas som en myndighet vilket innebär att offentlighetsprincipen gäller. Uppgift om vem som deltar på ett styrelsemöte omfattas inte av sekretess. Den personuppgiftsbehandling som ett digitalt deltagande i ett styrelsemöte på distans innebär bedöms vidare inte utgöra ett sådant betydande intrång i den personliga integriteten som avses i 2 kap. 6 § andra stycket regeringsformen.

Ds

Antalet ordinarie ledamöter vid ett styrelsesammanträde i ett samordningsförbund är förhållandevis begränsat, vanligen fyra till sex personer, men kan vara upp till elva personer. Dessa ledamöter väljs på en tidsperiod om fyra år. Ledamöterna bör därför ha personlig kännedom om varandra, vilket gör att det bör vara möjligt för styrelseordföranden att identifiera en ledamot som deltar enbart via ljudöverföring. Styrelsen och ordföranden ansvarar för att enbart godkänna deltagande på distans när det på ett betryggande sätt är möjligt att identifiera deltagare och när deltagandet kan ske på ett sådant sätt att kraven på ljud- och bildöverföring anses uppfyllt. Ett beslut om att en ledamot eller ersättare får delta på distans och formerna för detta ska dokumenteras på lämpligt sätt, förslagsvis i protokollet.

I motsats till bestämmelserna i KL föreslås inte att samtliga deltagare ska kunna se och höra varandra. I förarbetena till KL förtydligas att med denna reglering avses att distansdeltagare måste kunna se samtliga andra deltagare (prop. 2013/14:5 s. 98 och prop. 2016/17:171 s. 334 f.) Ett sådant krav bedöms inte behövas för deltagande vid styrelsemöten i samordningsförbunden. Styrelsen består som nämnts tidigare av en begränsad grupp personer som lättare kan identifiera varandra. För att kunna delta på lika villkor krävs dock som minimikrav att distansdeltagaren ska kunna höra vad som sägs under mötet och kunna identifiera vem som yttrar sig. Det krävs vidare att distansdeltagaren själv ska kunna yttra sig och bli identifierad och hörd av samtliga andra deltagare. Vidare krävs att deltagaren har tillgång till allt underlag samt kan delta i de omröstningar som hålls. När deltagande sker enligt huvudregeln, med både ljudoch bildöverföring, ska den som talar och deltar via distans vara synlig för övriga deltagare samt ha möjlighet att se den som talar för tillfället. Om ljud- eller bildkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts mera varaktigt, ansvarar styrelseordföranden för att situationen hanteras på lämpligt sätt. Det kan ske genom att en ersättare kan komma att tjänstgöra istället för den distansdeltagande ledamoten. Om kraven på beslutsförhet är uppfyllda även utan den distansdeltagande ledamoten, kan sammanträdet fortsätta utan denne. Ett sammanträde kan i vissa fall även behöva ajourneras tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan anses delta på lika villkor. Om flera av de distansdeltagande leda-

Ds

möterna faller bort, kan det medföra att sammanträdet måste avslutas.

Det finns i dagsläget ett flertal mål hos förvaltningsrätterna där kommunala beslut har överklagats enligt reglerna om laglighetsprövning med hänvisning till att de formella förutsättningarna vid ledamöters deltagande på distans inte varit uppfyllda. Förvaltningsrätten i Luleå har prövat frågan i mål 2620–20 och 2661–20. Av domen framgår tydligt att förvaltningsrätten lägger stor vikt vid ordalydelsen i 5 kap. 16 § KL samt förarbetena som bl.a. anger att deltagandet ska ske på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Förvaltningsrätten angav att det i det aktuella fallet stått klart att de distansdeltagande ledamöterna vid något tillfälle inte kunnat se övriga i sammanträdeslokalen fysiskt deltagande ledamöter. I målen har det enligt domstolens mening därför förekommit sådana brister att de grundläggande kraven för distansdeltagande inte kan anses uppfyllda. Förvaltningsdomstolen fann att besluten som fattats av kommunfullmäktige kan upphävas med stöd av bestämmelserna i 13 kap. KL.

Även i finsam-lagen finns bestämmelser om överklagande av ett samordningsförbundsbeslut. I 28 § finsam-lagen anges att ett samordningsförbunds beslut med motsvarande tillämpning av bestämmelserna enligt 13 kap. KL får överklagas av den som är medlem i en kommun eller region som ingår i förbundet. Nationella rådet för finansiell samordning har bl.a. i ljuset av förvaltningsrättens prövning i mål 2620–20 och 2661–20, och som framgår ovan, framhållit att samordningsförbunden gärna ser att det ska vara möjligt att kunna delta i styrelsemöten enbart via ljudöverföring.

Ikraftträdande och övergångsbestämmelser

Lagändringen bör träda i kraft så snart som möjligt för att underlätta för samordningsförbunden. Lagen föreslås därför träda i kraft den 1 januari 2022. Några övergångsbestämmelser bedöms inte vara nödvändiga.

5 Konsekvenser

Den föreslagna ändringen innebär att sammanträden inom ett samordningsförbund kan hållas utan att alla ledamöter är fysiskt på plats genom att enskilda ledamöter kan beviljas deltagande i styrelsesammanträden på distans. Detta bedöms underlätta arbetet i styrelsen samt ge förutsättningar för ett hållbart och effektivt arbete. Förslaget bedöms inte medföra några konsekvenser för den kommunala självstyrelsen, inte heller några EU-rättsliga konsekvenser eller konsekvenser i övrigt för vare sig staten, kommunerna eller statsbudgeten.

6 Författningskommentar

Förslaget till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser

19 a § Styrelsen får besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Om det finns särskilda skäl, får styrelsen besluta att ledamöter får delta på distans enbart genom ljudöverföring i realtid.

En ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet.

Om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans, ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Beslutet ska dokumenteras.

Bestämmelsen som är ny anger grundläggande bestämmelser för deltagande på distans i styrelsemöten. I första stycket anges att styrelsen får besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. För att samtliga deltagare ska kunna anses delta på lika villkor krävs att ljud- och bildkvaliteten är stabil och av hög kvalitet. Den som deltar på distans måste också ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid mötet och kunna delta i avgöranden av ärenden, också i det fall ärenden avgörs genom omröstning. Om den som deltar på distans inte kan vara fullt ut delaktig i alla de ärenden som behandlas vid styrelsemötet kan deltagandet inte anses ske på lika villkor för alla ledamöter. Om det finns särskilda skäl får styrelsen besluta att enskilda ledamöter får delta på distans enbart genom ljudöverföring i realtid. Vid ett sådant

Ds

deltagande blir det särskilt viktigt att en säker identifiering av deltagaren kan göras. Med särskilda skäl ska avses särskilda undantagssituationer t.ex. kan styrelsen besluta att den som deltar vid ett styrelsemöte med ljud- och bildöverföring och som periodvis tappar bildöverföringen, även fortsättningsvis ska anses kunna delta i mötet om ljudöverföringen består och ett deltagande i övrigt fullt ut kan upprätthållas. Särskilda skäl kan även finnas i situationer då det är av stor vikt att en ledamot kan delta i ett särskilt styrelsesammanträde, men förutsättningar saknas för att upprätthålla ett deltagande genom bildöverföring i realtid. Undantaget gäller enbart för ledamöter. Någon motsvarande möjlighet till undantag finns alltså inte för den som är ersättare i styrelsen.

I andra stycket anges att en ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet.

I tredje stycket anges att om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Bestämmelsen innebär att det av ett sådant beslut ska framgå vilka ytterligare förutsättningar som ska gälla, t.ex. om deltagande på distans ska gälla för en viss tidsperiod eller ett visst sammanträde eller om deltagande ska tillåtas enbart genom ljudöverföring i realtid och när ett sådant deltagande i så fall ska kunna vara möjlig. Beslutet ska dokumenteras. Bestämmelsen innebär att om styrelsen beslutar att ett deltagande på distans ska vara tillåtet, ska även formerna för ett sådant deltagande regleras och dokumenteras.

Övervägandena finns i avsnitt 6.

Ikraftträdandebestämmelser

Lagen ska träda i kraft den 1 januari 2022.