Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löneoch personaladministrativ verksamhet
Upphäver
- RA-FS 1996:4
Bemyndigande
Upphävs eller ersätts av
Denna författning omfattar handlingar inom det löne- och personaladministrativa området. I de fall Riksarkivet har utfärdat föreskrifter om löne- och personaladministrativa handlingar speciellt för en eller flera myndigheter (myndighetsspecifika föreskrifter) gäller de föreskrifterna före denna författning.
Handlingar inom det löne- och personaladministrativa området som bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse, t.ex. kopior där huvudexemplaret förvaras vid myndigheten, kan gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6 ) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.
Tillämpningsområde
Författningen gäller för – statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen och – sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen.
1. Ändrade RA-FS 1997:6. 1
Handlingar som inte gallras i enlighet med denna författning skall bevaras i ursprungligt skick, med det innehåll och den form som de hade när de inkom till eller upprättades hos myndigheten. Bestämmelser om hur handlingar skall framställas, hanteras och vårdas finns i Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter.
Allmänna råd. För att upptagningar för automatiserad behandling skall betraktas som bevarade i ursprungligt skick, skall de kunna presenteras upprepat över tiden i elektronisk form.
Gallring
Handlingar som redovisas i bilaga 1 till denna författning får gallras med de gallringsfrister som anges, under förutsättning att handlingarna inte bedöms ha betydelse för – pensionsutredningar, – utfärdande av betyg/intyg, – styrkande av fordringar eller andra rättigheter/skyldigheter, – föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – statistikframställan eller utredningar i verksamheten samt forskningsändamål.
Allmänna råd. Myndigheten bör pröva behovet av förlängda gallringsfrister för vissa typer av handlingar. Särkilt bör uppmärksammas handlingar som kan ha betydelse i en kommande pensionsutredning. Ett exempel är handlingar för personer med en anställning som understiger 20 %, där pensionsavtalet PA91 tilllämpats, vilket innebar att rapporteringskrav till matrikelsystemet MAREG inte fanns. Fr.o.m. det att pensionsavtalet PA03 infördes finns ett rapporteringskrav till MAREG, där all tid skall rapporteras oavsett tjänstgöringsgrad och anställningsform.
Överföring till annat medium
Handlingar som får gallras i enlighet med bilaga 1 till denna författning får överföras och konverteras till annat medium under bevarandetiden. Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter skall följas. Efter överföring får de ursprungliga handlingarna gallras med gallringsfrist som myndigheten själv fastställer.
Dokumentation
Myndigheten skall dokumentera tillämpningen av denna författning.
Allmänna råd beträffande personaladministration finns i bilaga 2 till denna författning.
1. Denna författning träder i kraft den 1 oktober 2006. Föreskrifterna skall tillämpas för löne- och personaladministrativa handlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten från och med den 1 januari 2007. Föreskrifterna får tillämpas för äldre handlingar.
2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1996:4) om bevarande respektive gallring av handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet hos statliga myndigheter.
TOMAS LIDMAN Agneta Mann
Handlingar som får gallras enligt 6 §.
Kommentarer till bilagan:
För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna samt för att styra arkivbildningen på området redovisas även vissa handlingar som skall bevaras.
I anmärkningskolumnen hänvisas till förvaring i personaldossier i vid mening, även om sekretessbelagda handlingar eventuellt förvaras på annat sätt, t.ex. i personalsociala dossierer.
Handlingar Bevarande/gallring Anmärkningar
LÖNEADMINISTRATION – Lönegrundande underlag
Ledighetsansökningar som semester, 2 år. Ansökningar om tjänstledighet Allmänna råd. Se under rubriken Perföräldraledighet och tjänstledighet över sex månader skall under vissa sonaladministration, Anställning. förutsättningar bevaras. Övertids-/mertidsuppgifter 2 år Allmänna råd. Både inarbetad övertid/mertid och uttag av kompensationsledighet.
Skatteuppgifter 2 år Allmänna råd. Jämkningsbeslut, begäran om höjning av skatteavdrag m.m. Utmätningsbeslut 2 år Allmänna råd. Beslut om utmätning av lön. Arvodesuppgifter 10 år Allmänna råd. Ersättningar som betalas via lönesystemet. Underlag för manuellt utbetald lön 10 år Reseräkningar med bilagor 10 år Allmänna råd. Genomförda resor samt utlägg i samband med resor. Sjukförsäkran 10 år. Får gallras med 2 års gallringsfrist under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret eller motsvarande handlingar som bevaras. Läkarintyg 10 år Allmänna råd. Läkarintyg för kortare sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten. Kopior av läkarintyg 2 år. Av praktiska eller andra skäl Allmänna råd. Längre tids sjukfrånkan behov finnas av att förlänga gall- varo där läkarintyget i original överringsfristen till 10 år. sänts till Försäkringskassan.
Kvitton rörande läkarvårds- och läke- 10 år medelsersättningar
Aviseringar om adressändring Vid inaktualitet
Aviseringar och övriga handlingar Bevaras Allmänna råd. Se även under rubrirörande namnändring ken Personaladministration, Anställning.
Övriga underlag 2 år Allmänna råd. T.ex. underlag till tidredovisnings-/flextidssystem.
LÖNEADMINISTRATION – Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser
Loggsammanställningar 10 år Allmänna råd. Redovisar samtliga genomförda transaktioner, inklusive eventuella ändringar, vem som registrerat och vid vilken tidpunkt.
Sammanställningar över lönearter Bevaras Allmänna råd. Kodbeskrivning till lönearterna i ett digitalt lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar.
Lönesammanställningar/lönespeci- Bevaras Allmänna råd. Benämns även lönefikationer listor.
Sammanställningar över beräkning 2 år. Får dock gallras vid inaktualitet av retroaktiva löner om uppgifterna framgår av lönesammanställningar/lönespecifikationer.
Avstämningar av ringa eller tillfällig 2 månader Allmänna råd. Integrationer med exbetydelse för kontroll av transak- terna intressenter för periodvisa raptionsinformation porteringar, t.ex. Försäkringskassan avseende information om sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende nödvändig information för kommande pensionsutbetalningar från system MAREG, Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.
Avstämningar av betydelse för kon- Bevaras Allmänna råd. Utbetalningsunderlag troll av transaktionsinformation för t.ex. KÅPAN, preliminär skatt, arbetsgivaravgifter men också för löneavdrag, t.ex. utmätningar och olika intresseavdrag.
Uppgifter för skatteredovisning 10 år Allmänna råd. Uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer m.m.
Uppgifter som visar avvikelser 2 år Allmänna råd. Benämns även signali samband med löneberäkningar listor.
Sammanställningar för avisering om Vid inaktualitet Allmänna råd. T.ex. pensionsavgångolika personal- eller lönehändelser ar eller slutdatum för tillfälligt anställda.
Uppgifter som för varje anställd Bevaras. Motsvarande månatliga Allmänna råd. Redovisar även uppredovisar när- och frånvaro under uppgifter får gallras vid inaktualitet. gifter om anledningen till frånvaro, kalenderåret tjänstebenämning, anställningsform, fast lön och årsarbetstid. Benämns även årsjournaler/kalendarier/tjänstgöringsjournaler, år.
Övertids-/mertidsrapporter 2 år
Övriga sammanställningar och av- Vid inaktualitet stämningar av lönehändelser
PERSONALADMINISTRATION – Anställning
Tjänstledighetsansökningar över sex Får gallras med 2 års gallringsfrist Allmänna råd. Tjänstledighetsansökmånader under förutsättning att uppgifter om ningar som skall bevaras ingår vantiden och orsaken till tjänstledigheten ligtvis i personaldossier. framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om näroch frånvaro under kalenderåret eller motsvarande handlingar som bevaras.
Tjänstgöringsintyg utfärdade vid Vid inaktualitet. Samma förutsätt- Allmänna råd. Tjänstgöringsintyg myndigheten ningar gäller som för tjänstledighets- som innehåller värdeomdömen skall ansökningar över sex månader. bevaras. Ingår vanligtvis i personaldossier.
PERSONALADMINISTRATION – Personalsocialt
Anmälningar av sjukdomsfall som 10 år fortsätter efter sjuklöneperiodens slut
Beslut från Försäkringskassan om 10 år Allmänna råd. Högriskskydd/särskilt ersättning från första sjukdagen till högriskskydd. arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro
Ansökningar om ersättning för kost- 10 år nader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro
Allmänna råd beträffande personaladministration
Huvudregeln är att en statlig myndighet bara får avhända sig allmänna handlingar med stöd av lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer, 12 § arkivlagen (1990:782). Inom området personaladministration skall flertalet handlingar bevaras, då det inte finns några bestämmelser om gallring.
Handlingar Bevarande/gallring Anmärkningar
PERSONALADMINISTRATION – Övergripande
Personalförteckningar, organisations- Bevaras I en myndighetsorganisation med lokala planer eller regionala enheter, där bokslutet upprättas gemensamt är det tillräckligt om bevarandet sker hos den centrala myndigheten. Befattningsbeskrivningar Bevaras Kan även benämnas anställningsprofil, kompetensprofil, befattningsklassificering.
Handlingar rörande löneförhandlingar Bevaras T.ex. avtal, förhandlingsprotokoll, listor över anställda och övriga handlingar av betydelse. Personalpolicyhandlingar Bevaras Personalekonomiska sammanställningar Bevaras
Jämställdhetsplaner Bevaras Viktigare handlingar rörande kompetens- Bevaras Vid bedömning av handlingarnas betydelsatsningar på personalen se hänvisas till de kriterier för bevarande som omnämns i 5 §. Handlingar med sammanställningar som Bevaras rör arbetsskador, tillbud, olyckor vid arbetsplatsen Handlingar rörande arbetsmiljöfrågor Bevaras Handlingar rörande förebyggande hälso- Bevaras vård (friskvårdssatsningar etc.) Hälsobokslut Bevaras Resultat av friskvårdssatsningar etc. Utredningar rörande arbetssociala och Bevaras psykosociala frågor på gruppnivå
PERSONALADMINISTRATION – Anställning
Anställningsavtal/-bevis eller motsvarande Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier.
Tjänstgöringsbetyg utfärdade vid myn- Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier. digheten
Viktigare handlingar rörande anställds Bevaras Vid bedömning av handlingarnas betypersonalutbildningar och annan kompe- delse hänvisas till de kriterier för bevarantensutveckling/förnyelse de som omnämns i 5 §. Ingår vanligtvis i personaldossier.
Aviseringar och övriga handlingar röran- Bevaras Avisering om namnändring, utdrag ur de namnändring folkbokföringen m.m. Ingår vanligtvis i personaldossier.
Ansökningar om entledigande Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier.
PERSONALADMINISTRATION – Personalsocialt
Handlingar rörande avsked, uppsägningar, Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier. omplaceringar
Utredningar rörande arbetssociala och Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier. psykosociala frågor på individnivå
Handlingar rörande arbetsskador Bevaras Anmälan, beslut och övriga handlingar som haft betydelse i ärendet. Ingår vanligtvis i personaldossier.
Handlingar rörande rehabiliteringsutred- Bevaras Utredningar med eventuella underlag. ningar Ingår vanligtvis i personaldossier.
Ansökningar om bidrag till arbetshjälp- Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier. medel
PERSONALADMINISTRATION – Pension
Handlingar i samband med pensions- Bevaras Ansökan om entledigande, beslut om utredning pension, deltidspension, anstånd med pensionsavgång, utdrag från tjänstgöringsmatrikel (MAREG vid SPV). Ingår vanligtvis i personaldossier.