Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Upphäver
- ra-fs/2004:1
- ra-fs/2006:5
Bemyndigande
1 kap. Tillämpning
Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och – sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
2 kap. Återlämnande eller gallring
Med de begränsningar som följer av 2 § får myndigheten återlämna eller gallra handlingar i enlighet med bilagan till denna författning.
Handlingar som redovisas i bilagan ska undantas från gallring eller gallras med en längre gallringsfrist än vad som anges om de har betydelse för – pensionsutredningar, – utfärdande av betyg eller intyg, – styrkande av arbetsgivarens eller arbetstagarens fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – statistikframställning eller utredningar i verksamheten eller – forskning.
Handlingar på papper som får gallras enligt bilagan får skannas och därefter gallras med en frist som myndigheten själv fastställer. Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att gallringsfristen som anges i bilagan har löpt ut.
Konsoliderad version (fulltext) 1
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar på papper som får återlämnas enligt bilagan får skannas och därefter återlämnas med en frist som myndigheten själv fastställer. Verkställande av återlämnandet förutsätter att de skannande bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att fristen för återlämnande som anges i bilagan har löpt ut.
Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för löne- eller personaladministration, som till exempel kopior eller överflödiga sammanställningar som använts för till exempel fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer. (RA-FS 2020:1)
3 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.
Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Bilaga
Återlämnande, bevarande och gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas även handlingar som ska bevaras. Kolumnen Återlämnande, bevarande och gallring anger om handlingarna ska bevaras eller med vilken frist handlingarna får återlämnas eller gallras.
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Rekrytera personal
Annonser. Bevaras.
Kravprofiler. Gallras när de inte längre Verkställande av gallring behövs för verksamheten. förutsätter att annonser bevaras.
Ansökningshandlingar Bevaras. Avser till exempel följebrev, avseende den sökande som meritförteckningar, bilagor, har anställts. betyg, arbetsprover, registerutdrag och handlingar rörande komplettering av ansökningshandlingar.
Ansökningshandlingar 1. Gallras 2 år efter det att För sökande som har överavseende sökande som inte beslutet om anställning har klagat anställningsbeslutet har anställts. vunnit laga kraft. hänvisas till Handlingar 2. Vid preskriptionsavbrott rörande överklagandeenligt diskrimineringslagen ärenden. (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.
Återlämnande:
Ansökningshandlingar på papper får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Ansökningshandlingar där Återlämnas eller gallras när de ansökan har återtagits av inte längre behövs för den sökande. verksamheten.
Ansökningshandlingar 1. Gallras 2 år efter det att avseende tjänster som har rekryteringen avbröts. dragits tillbaka efter 2. Vid preskriptionsavbrott annonsering. enligt diskrimineringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.
Återlämnande:
Handlingarna får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original.
Ansökningshandlingar Återlämnas eller gallras när de Avser till exempel som inte avser viss inte längre behövs för intresseanmälningar och ledigförklarad tjänst. verksamheten. spontanansökningar.
Anmälan om Bevaras. Avser en sökandes anspråk företrädesrätt. på företrädesrätt till återanställning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Handlingar rörande 1. Gallras 2 år efter det att Avser till exempel testutvärdering av sökande. beslutet om anställning har resultat från urvalstester, vunnit laga kraft. anteckningar från intervjuer 2. Vid preskriptionsavbrott eller referenstagning och enligt diskrimineringslagen enkätfrågor och svar som (2008:567) får handlingar använts som urvalsistället gallras först då den instrument. väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.
Undantag från gallring:
Handlingar som avser den anställde bevaras.
Läkarintyg. Gallras 2 år efter det att Avser till exempel hälsobeslutet om anställning har deklarationer. vunnit laga kraft.
Undantag från gallring:
Läkarintyg som avser den anställde.
Registerutdrag ur Återlämnas eller gallras efter Avser till exempel utdrag belastningsregistret. det att myndigheten har an- enligt lagen (2013:852) om tecknat att utdraget har visats registerkontroll av personer upp. som ska arbeta med barn.
Grunduppgifter i säkerhetsprövningar. (Har utgått genom RA-FS 2021:2)
Handlingar rörande registerkontroll och särskild personutredning. (Har utgått genom RA-FS 2021:2)
Förteckningar över Bevaras. Avser till exempel sökande. rekryteringsrapporter för information enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Användarprofiler. Gallras 2 år efter användarens Uppgifter som den sökande sista inloggning i systemet. själv registrerat i rekryteringssystem, till exempel kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster hen sökt hos myndigheten.
Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel ansökan arbetstillstånd. och beslut av Migrationsverket om arbetstillstånd för utländska medborgare.
Anställningsbeslut. Bevaras. Avser myndighetens beslut som kan överklagas.
Information om myn- Bevaras. Avser till exempel anslag, dighetens beslut om kungörelser eller meddeanställning. landen om tillsatta tjänster.
Korrespondens. 1. Gallras 2 år efter det att Avser korrespondens som har beslutet om anställning har betydelse för beslutet om vunnit laga kraft eller rekrytering, till exempel rekryteringen har avbrutits. meddelande om återkallande 2. Vid preskriptionsavbrott av ansökan eller meddelande enligt diskrimineringslagen om avbruten rekrytering. (2008:567) får handlingar Avser även information till istället gallras först då den och korrespondens med väckta talan har avslutats fackliga företrädare och genom en dom eller ett beslut information till Arbetssom har vunnit laga kraft. förmedlingen.
Korrespondens som saknar Gallras när den inte längre Avser till exempel betydelse för beslutet om behövs för verksamheten. mottagningsbekräftelser, rekrytering. kallelser till intervju och tackbrev.
Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel beslut och avvisade överklaganden. korrespondens rörande överklaganden som avvisats för att de har kommit in för sent.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel: överklagandeärenden. – överklagande av anställningsbeslut, – myndighetens yttrande i ärendet, – platsannonsen, – anslaget, – anställningsavtalet, – klagandens ansökningshandlingar inklusive cv, – den eller de anställdas ansökningshandlingar inklusive cv, – referenser för den klagande och den eller de anställda eller – övriga handlingar i ärendet.
Hantera uppgifter om anställda
Uppgifter i personalsystem Gallras när de inte längre Avser endast till exempel om den anställde. behövs för verksamheten. adress- och kontaktuppgifter till den anställde och den anställdes anhöriga, bankkonto m.m.
Aviseringar om Gallras när de inte längre adressändring. behövs för verksamheten.
Fullmakter. Gallras 2 år efter det att Avser fullmakter för postanställningen har upphört. öppning och liknande.
Aviseringar och övriga Bevaras. Avser även handlingar handlingar rörande rörande person- eller namnändring. samordningsnummer.
Befattningsbeskrivningar. Bevaras.
Personalförteckningar. Bevaras.
Hantera ledigheter och frånvaro
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Ledighetsansökningar. Gallras 2 år efter utgången av Avser till exempel semester, det år som ansökan avsåg. föräldraledighet och tjänstledighet.
Undantag från gallring:
Ledighetsansökningar där uppgifter om tiden och orsaken till tjänstledigheten inte framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras.
Sjukförsäkran. 1. Gallras 2 år efter sjukperiodens slut under förutsättning att sjukperioden framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras. 2. Gallras 10 år efter sjukperiodens slut om inte 1. är tillämpligt.
Kopior av läkarintyg. Gallras 2 år efter sjukperiodens Avser kopior av original som slut. har översänts till Försäkringskassan.
Läkarintyg. Gallras 10 år efter sjuk- Avser läkarintyg för kortare periodens slut. sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten.
Anmälningar av Gallras 10 år efter det att Avser arbetsgivarens sjukdomsfall som anmälan har gjorts. anmälan till fortsätter efter Försäkringskassan. sjuklöneperiodens slut.
Ansökningar om ersättning Gallras 10 år efter det att Avser arbetsgivarens ansökan för kostnader för arbets- beslutet har fattats. till Försäkringskassan. tagare med omfattande korttidsfrånvaro.
Beslut från Gallras 10 år efter det att Försäkringskassan om beslutet har fattats. ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Betala ut löner och ersättningar
Årsvisa sammanställningar Bevaras. Kan även redovisa uppgifter av uppgifter som för varje om anledningen till frånvaro, anställd redovisar när- och tjänstebenämning, anställfrånvaro. ningsform, fast lön och årsarbetstid. Benämns även årsjournaler, kalendarier eller tjänstgöringsjournaler.
Månatliga samman- Gallras när de inte längre Benämns även månadsställningar av uppgifter behövs för verksamheten. journaler. som för varje anställd redovisar när- och frånvaro.
Övertids- eller mertids- Gallras 2 år efter utgången av Avser lönegrundande uppgifter. det år ersättning betalades ut. underlag.
Anteckningar om jourtid, Gallras 2 år efter utgången av Avser sammanställningar övertid och mertid. det år som anteckningarna som används för att avser. kontrollera att gränsvärden för jourtid, övertid och mertid inte överskrids enligt arbetstidslagen (1982:673).
Skatteuppgifter. Gallras 2 år efter det att Avser till exempel jämkuppgifterna har upphört att ningsbeslut eller begäran om gälla. höjning av skatteavdrag.
Uppgifter för Gallras 7 år efter utgången av Avser till exempel uppgifter skatteredovisning. det räkenskapsår som som redovisar preliminär uppgifterna avser. skatt, kontrolluppgifter eller uppbördsspecifikationer.
Utmätningsbeslut. Gallras 2 år efter det att Avser beslut som inkommer beslutet har upphört att gälla. från Kronofogdemyndigheten.
Sammanställningar över Bevaras. Avser beskrivningar i lönearter. klartext av löneartskoder i ett lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Lönesammanställningar. Bevaras. Kan även benämnas lönespecifikationer eller lönelistor. Avser sammanställningar av uppgifter som redogör för lönetransaktioner för en viss månad och en viss anställd. Uppgifterna syftar bland annat till att kunna utreda pensioner. Kan bland annat bestå av uppgifter som: – Individ (Personnummer, namn och adress). – Utbetalningsperiod (år och månad). – Anställningsperiod. – Arbetsgivarkod (vid behov). – Kön. – Anställningsnummer. – Löneart (kod och klartext). – Löneindelning (kod och klartext). – Korrigering. – Löneförmåner och löneavdrag. – Tjänstledigheter. – Lönehändelsens omfattning. – Antal (dagar, timmar m.m. beroende på ersättning/avdrag). – A-pris. – Belopp. – Valuta. (RA-FS 2020:1)
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Sammanställningar över 1. Gallras när de inte längre beräkningar av retroaktiva behövs för verksamheten under löner. förutsättning att uppgifterna framgår av lönesammanställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt.
Verifikationer rörande 1. Gallras 7 år efter det att Avser verifikationer som friskvårds-, läkarvårds- ersättningen betalades ut. lämnas in av den anställde eller läkemedels- 2. Verifikationer får gallras för att begära ersättning. ersättningar. efter överföring till ny handling (RA-FS 2024:4) (RA-FS 2024:4) eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. (RA-FS 2024:4)
Uppgifter som visar av- Gallras 2 år efter utgången av Benämns även signallistor. vikelser i samband med det år då löneberäkningen löneberäkningar. gjordes.
Sammanställningar och Gallras när handlingarna inte Avser till exempel avstämningar av löne- längre behövs för verk- sammanställningar som görs händelser. samheten. i syfte att vara tillfälliga hjälpmedel i arbetet.
Arvodesuppgifter. Gallras 7 år efter det att ersättningen betalades ut.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Reseräkningar med 1. Gallras 7 år efter det att Med bilagor avses till bilagor. ersättningen betalades ut. exempel verifikationer över 2. Verifikationer får gallras utlägg för resor med buss efter överföring till ny handling eller taxi. (RA-FS 2024:4) eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. (RA-FS 2024:4)
Avstämningar för kontroll Gallras när handlingarna inte Avser integrationer med av transaktions- längre behövs för verk- andra myndigheter för information. samheten. periodvisa rapporteringar av uppgifter ur lönesystemet, till exempel rapportering till Försäkringskassan avseende sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende information för kommande pensionsutbetalningar eller Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.
Sammanställningar av Gallras när handlingarna inte Personal- eller lönehändelser aviseringar om olika längre behövs för verk- avser till exempel personal- eller samheten. pensionsavgångar eller lönehändelser. slutdatum för tillfälligt anställda.
Övriga underlag för Gallras 2 år efter det att Avser till exempel underlag utbetalningar. ersättningen betalades ut. till tidsredovisnings- eller flextidsystem, underlag för utbetalning av föräldrapenning m.m.
Hantera personalärenden
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Utredningar rörande Bevaras. arbetssociala och psykosociala frågor på individnivå.
Handlingar rörande avsked Bevaras. Handlingar rörande avsked eller omplaceringar. ingår även i Hantera avveckling av personal.
Handlingar rörande Bevaras disciplinärenden och personalansvarsnämnd.
Hantera arbetsmiljöfrågor
Handlingar rörande Bevaras. Avser anmälan, beslut och arbetsskador. övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet.
Handlingar rörande Bevaras. Avser anmälan, beslut och rehabiliteringsutredningar. övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet.
Handlingar rörande Bevaras. Ansökan om bidrag för arbetshjälpmedel. arbetshjälpmedel görs till Försäkringskassan.
Handlingar rörande Bevaras. Avser handlingar som ingår i systematiskt Arbetsmiljöverkets förearbetsmiljöarbete. skrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, till exempel arbetsmiljöpolicy, handlingsplaner, riskbedömningar eller uppföljningar.
Jämställdhetsplaner. Bevaras.
Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel förebyggande hälsovård. friskvårdssatsningar.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Sammanställningar som Bevaras. rör arbetsskador, tillbud eller olyckor på arbetsplatsen.
Hälsobokslut. Bevaras.
Utredningar rörande Bevaras. arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå.
Hantera avveckling av personal
Ansökningar om Bevaras. entledigande.
Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel varsel om uppsägningar. uppsägning, besked om att en tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta och uppsägning. Se även Hantera personalärenden för handlingar rörande avsked.
Tjänstgöringsbetyg. Bevaras. Avser tjänstgöringsbetyg som har utfärdats av myndigheten.
Tjänstgöringsintyg. Gallras när handlingen inte Avser tjänstgöringsintyg som längre behövs för verksam- har utfärdats av myndigheten. heten under förutsättning att uppgifterna i intyget framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras.
Undantag från gallring:
Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen ska bevaras.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd ( ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Handlingar i samband med Bevaras. Avser till exempel ansökan pensionsutredning. och beslut om pension eller deltidspension, handlingar rörande anstånd med pensionsavgång eller utdrag från tjänstematrikel.
Konsoliderad version (fulltext)