Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Upphäver
- ra-fs/2004:1
- ra-fs/2006:5
Bemyndigande
1 kap. Tillämpning
Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och – sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
2 kap. Återlämnande eller gallring
Med de begränsningar som följer av 2 § får myndigheten återlämna eller gallra handlingar i enlighet med bilagan till denna författning.
Handlingar som redovisas i bilagan ska undantas från gallring eller gallras med en längre gallringsfrist än vad som anges om de har betydelse för
– pensionsutredningar ,
– utfärdande av betyg eller intyg, – styrkande av arbetsgivarens eller arbetstagarens fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – statistikframställning eller utredningar i verksamheten eller – forskning.
Handlingar på papper som får gallras enligt bilagan får skannas och därefter gallras med en frist som myndigheten själv fastställer.
Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara
och kan presenteras vid behov tills dess att gallringsfristen som anges i bilagan har löpt ut.
Handlingar på papper som får återlämnas enligt bilagan får skannas och därefter återlämnas med en frist som myndigheten själv fastställer. Verkställande av återlämnandet förutsätter att de skannande bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att fristen för återlämnande som anges i bilagan har löpt ut.
3 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.
Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
1. Denna författning träder i kraft den 1 april 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring och återlämnande av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet och Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2004:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst. 3. Denna författning får tillämpas retroaktivt.
KARIN ÅSTRÖM IKO Sara Jacobson
Bilaga
Återlämnande, bevarande och gallring av handlingar inom löneoch personaladministrativ verksamhet
Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas även handlingar som ska bevaras. Kolumnen Återlämnande, bevarande och gallring anger om handlingarna ska bevaras eller med vilken frist handlingarna får återlämnas eller gallras.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Rekrytera personal
Annonser. Bevaras.
Kravprofiler. Gallras när de inte längre behövs Verkställande av gallring förutför verksamheten. sätter att annonser bevaras.
Ansökningshandlingar av- Bevaras. Avser till exempel följebrev, seende den sökande som meritförteckningar, bilagor, behar anställts. tyg, arbetsprover, registerutdrag och handlingar rörande komplettering av ansökningshandlingar.
Ansökningshandlingar av- 1. Gallras 2 år efter det att beslutet För sökande som har överseende sökande som inte om anställning har vunnit laga klagat anställningsbeslutet hänhar anställts. kraft. visas till Handlingar rörande 2. Vid preskriptionsavbrott enligt överklagandeärenden. diskrimineringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.
Återlämnande:
Ansökningshandlingar på papper får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Ansökningshandlingar där Återlämnas eller gallras när de ansökan har återtagits av inte längre behövs för verksamden sökande. heten.
Ansökningshandlingar av- 1. Gallras 2 år efter det att rekryseende tjänster som har teringen avbröts. dragits tillbaka efter 2. Vid preskriptionsavbrott enligt annonsering. diskrimineringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.
Återlämnande:
Handlingarna får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original.
Ansökningshandlingar Återlämnas eller gallras när de Avser till exempel intressesom inte avser viss ledig- inte längre behövs för verksam- anmälningar och spontanförklarad tjänst. heten. ansökningar.
Anmälan om företrädes- Bevaras. Avser en sökandes anspråk på rätt. företrädesrätt till återanställning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd.
Handlingar rörande 1. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser till exempel testresultat utvärdering av sökande. om anställning har vunnit laga från urvalstester, anteckningar kraft. från intervjuer eller referens- 2. Vid preskriptionsavbrott enligt tagning och enkätfrågor och diskrimineringslagen (2008:567) svar som använts som urvalsfår handlingar istället gallras först instrument. då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.
Undantag från gallring:
Handlingar som avser den anställde bevaras.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Läkarintyg. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser till exempel hälsoom anställning har vunnit laga deklarationer. kraft.
Undantag från gallring:
Läkarintyg som avser den anställde.
Registerutdrag ur belast- Återlämnas eller gallras efter det Avser till exempel utdrag enligt ningsregistret. att myndigheten har antecknat att lagen (2013:852) om registerutdraget har visats upp. kontroll av personer som ska arbeta med barn.
Grunduppgifter i säker- 1. Får gallras 2 år efter det att be- Avser till exempel minneshetsprövningar. slutet om anställning har vunnit anteckningar eller sammanlaga kraft. fattande dokumentation från 2. Vid preskriptionsavbrott enligt samtal, referenstagning, säkerdiskrimineringslagen (2008:567) hetsprövningssamtal (personfår handlingar istället gallras först bedömningssamtal) och då den väckta talan har avslutats registerkontroll enligt Säkergenom en dom eller ett beslut som hetsskyddslagen (2018:585). har vunnit laga kraft.
Undantag från gallring:
Grunduppgifter i säkerhetsprövningar som avser den anställde bevaras.
Handlingar rörande Gallras när de inte längre behövs Avser framställan och ansökan registerkontroll och sär- för verksamheten. från myndigheten till Säkerskild personutredning. hetspolisen samt samtycke till registerkontroll.
Förteckningar över Bevaras. Avser till exempel rekrytesökande. ringsrapporter för information enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Användarprofiler. Gallras 2 år efter användarens Uppgifter som den sökande sista inloggning i systemet. själv registrerat i rekryteringssystem, till exempel kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster hen sökt hos myndigheten.
Handlingar rörande arbets- Bevaras. Avser till exempel ansökan och tillstånd. beslut av Migrationsverket om arbetstillstånd för utländska medborgare.
Anställningsbeslut. Bevaras. Avser myndighetens beslut som kan överklagas.
Information om myndig- Bevaras. Avser till exempel anslag, kunhetens beslut om anställ- görelser eller meddelanden om ning. tillsatta tjänster.
Korrespondens. 1. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser korrespondens som har om anställning har vunnit laga betydelse för beslutet om rekrykraft eller rekryteringen har av- tering, till exempel meddelande brutits. om återkallande av ansökan 2. Vid preskriptionsavbrott enligt eller meddelande om avbruten diskrimineringslagen (2008:567) rekrytering. Avser även inforfår handlingar istället gallras först mation till och korrespondens då den väckta talan har avslutats med fackliga företrädare och genom en dom eller ett beslut som information till Arbetsförmedhar vunnit laga kraft. lingen.
Korrespondens som saknar Gallras när den inte längre behövs Avser till exempel mottagbetydelse för beslutet om för verksamheten. ningsbekräftelser, kallelser till rekrytering. intervju och tackbrev.
Handlingar rörande av- Bevaras. Avser till exempel beslut och visade överklaganden. korrespondens rörande överklaganden som avvisats för att de har kommit in för sent.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Handlingar rörande över- Bevaras. Avser till exempel: klagandeärenden. – överklagande av anställningsbeslut, – myndighetens yttrande i ärendet, – platsannonsen, – anslaget, – anställningsavtalet, – klagandens ansökningshandlingar inklusive cv, – den eller de anställdas ansökningshandlingar inklusive cv, – referenser för den klagande och den eller de anställda eller – övriga handlingar i ärendet.
Hantera uppgifter om anställda
Uppgifter i personalsystem Gallras när de inte längre behövs Avser endast till exempel om den anställde. för verksamheten. adress- och kontaktuppgifter till den anställde och den anställdes anhöriga, bankkonto m. m.
Aviseringar om adress- Gallras när de inte längre behövs ändring. för verksamheten.
Fullmakter. Gallras 2 år efter det att anställ- Avser fullmakter för postningen har upphört. öppning och liknande.
Aviseringar och övriga Bevaras. Avser även handlingar rörande handlingar rörande namn- person- eller samordningsändring. nummer.
Befattningsbeskrivningar. Bevaras.
Personalförteckningar. Bevaras.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Hantera ledigheter och frånvaro
Ledighetsansökningar. Gallras 2 år efter utgången av det Avser till exempel semester, år som ansökan avsåg. föräldraledighet och tjänstledighet.
Undantag från gallring:
Ledighetsansökningar där uppgifter om tiden och orsaken till tjänstledigheten inte framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras.
Sjukförsäkran. 1. Gallras 2 år efter sjukperiodens slut under förutsättning att sjukperioden framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras. 2. Gallras 10 år efter sjukperiodens slut om inte 1. är tillämpligt.
Kopior av läkarintyg. Gallras 2 år efter sjukperiodens Avser kopior av original som slut. har översänts till Försäkringskassan.
Läkarintyg. Gallras 10 år efter sjukperiodens Avser läkarintyg för kortare slut. sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten.
Anmälningar av sjukdoms- Gallras 10 år efter det att anmälan Avser arbetsgivarens anmälan fall som fortsätter efter har gjorts. till Försäkringskassan. sjuklöneperiodens slut.
Ansökningar om ersättning Gallras 10 år efter det att beslutet Avser arbetsgivarens ansökan för kostnader för arbets- har fattats. till Försäkringskassan. tagare med omfattande korttidsfrånvaro.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Beslut från Försäkrings- Gallras 10 år efter det att beslutet kassan om ersättning från har fattats. första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro.
Betala ut löner och ersättningar
Årsvisa sammanställ- Bevaras. Kan även redovisa uppgifter ningar av uppgifter som för om anledningen till frånvaro, varje anställd redovisar tjänstebenämning, anställnär- och frånvaro. ningsform, fast lön och årsarbetstid. Benämns även årsjournaler, kalendarier eller tjänstgöringsjournaler.
Månatliga sammanställ- Gallras när de inte längre behövs Benämns även månadsningar av uppgifter som för för verksamheten. journaler. varje anställd redovisar när- och frånvaro.
Övertids- eller mertids- Gallras 2 år efter utgången av det Avser lönegrundande underlag. uppgifter. år ersättning betalades ut.
Anteckningar om jourtid, Gallras 2 år efter utgången av det Avser sammanställningar som övertid och mertid. år som anteckningarna avser. används för att kontrollera att gränsvärden för jourtid, övertid och mertid inte överskrids enligt arbetstidslagen (1982:673).
Skatteuppgifter. Gallras 2 år efter det att uppgifter- Avser till exempel jämkningsna har upphört att gälla. beslut eller begäran om höjning av skatteavdrag.
Uppgifter för skatteredo- Gallras 7 år efter utgången av det Avser till exempel uppgifter visning. räkenskapsår som uppgifterna som redovisar preliminär skatt, avser. kontrolluppgifter eller uppbördsspecifikationer.
Utmätningsbeslut. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser beslut som inkommer har upphört att gälla. från Kronofogdemyndigheten.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Sammanställningar över Bevaras. Avser beskrivningar i klartext lönearter. av löneartskoder i ett lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar.
Lönesammanställningar. Bevaras. Avser även lönespecifikationer eller lönelistor.
Sammanställningar över 1. Gallras när de inte längre beberäkningar av retroaktiva hövs för verksamheten under förlöner. utsättning att uppgifterna framgår av lönesammanställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt.
Kvitton rörande frisk- Gallras 7 år efter det att ersätt- Avser kvitton som lämnas in av vårds-, läkarvårds- eller ningen betalades ut. den anställde för att begära erläkemedelsersättningar. sättning.
Uppgifter som visar av- Gallras 2 år efter utgången av det Benämns även signallistor. vikelser i samband med år då löneberäkningen gjordes. löneberäkningar.
Sammanställningar och Gallras när handlingarna inte Avser till exempel sammanavstämningar av löne- längre behövs för verksamheten. ställningar som görs i syfte att händelser. vara tillfälliga hjälpmedel i arbetet.
Arvodesuppgifter. Gallras 7 år efter det att ersättningen betalades ut.
Reseräkningar med bila- 1. Gallras 7 år efter det att ersätt- Punkten 2. avser till exempel gor. ningen betalades ut. utlägg för resor med buss eller 2. Bilagor i form av kvitton som taxi. redovisar utlägg som den anställde har gjort i tjänsten får skannas och därefter gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Avstämningar för kontroll Gallras när handlingarna inte Avser integrationer med andra av transaktionsinforma- längre behövs för verksamheten. myndigheter för periodvisa tion. rapporteringar av uppgifter ur lönesystemet, till exempel rapportering till Försäkringskassan avseende sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende information för kommande pensionsutbetalningar eller Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.
Sammanställningar av Gallras när handlingarna inte Personal- eller lönehändelser aviseringar om olika per- längre behövs för verksamheten. avser till exempel pensionsavsonal- eller lönehändelser. gångar eller slutdatum för tillfälligt anställda.
Övriga underlag för utbe- Gallras 2 år efter det att ersätt- Avser till exempel underlag till talningar. ningen betalades ut. tidsredovisnings- eller flextidsystem, underlag för utbetalning av föräldrapenning m. m.
Hantera personalärenden
Utredningar rörande Bevaras. arbetssociala och psykosociala frågor på individnivå.
Handlingar rörande avsked Bevaras. Handlingar rörande avsked ineller omplaceringar. går även i Hantera avveckling av personal.
Handlingar rörande disci- Bevaras plinärenden och personalansvarsnämnd.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Hantera arbetsmiljöfrågor
Handlingar rörande arbets- Bevaras. Avser anmälan, beslut och skador. övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet.
Handlingar rörande rehabi- Bevaras. Avser anmälan, beslut och literingsutredningar. övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet.
Handlingar rörande arbets- Bevaras. Ansökan om bidrag för arbetshjälpmedel. hjälpmedel görs till Försäkringskassan.
Handlingar rörande syste- Bevaras. Avser handlingar som ingår i matiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, till exempel arbetsmiljöpolicy, handlingsplaner, riskbedömningar eller uppföljningar.
Jämställdhetsplaner. Bevaras.
Handlingar rörande före- Bevaras. Avser till exempel friskvårdsbyggande hälsovård. satsningar.
Sammanställningar som Bevaras. rör arbetsskador, tillbud eller olyckor på arbetsplatsen.
Hälsobokslut. Bevaras.
Utredningar rörande Bevaras. arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå.
Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring
Hantera avveckling av personal
Ansökningar om entledi- Bevaras. gande.
Handlingar rörande upp- Bevaras. Avser till exempel varsel om sägningar. uppsägning, besked om att en tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta och uppsägning. Se även Hantera personalärenden för handlingar rörande avsked.
Tjänstgöringsbetyg. Bevaras. Avser tjänstgöringsbetyg som har utfärdats av myndigheten.
Tjänstgöringsintyg. Gallras när handlingen inte längre Avser tjänstgöringsintyg som behövs för verksamheten under har utfärdats av myndigheten. förutsättning att uppgifterna i intyget framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras.
Undantag från gallring:
Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen ska bevaras.
Handlingar i samband med Bevaras. Avser till exempel ansökan och pensionsutredning. beslut om pension eller deltidspension, handlingar rörande anstånd med pensionsavgång eller utdrag från tjänstematrikel.
Elanders Sverige AB, 2019