Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling

Föreskrifterna gäller för handlingar som tillkommit vid upphandling som regleras i – lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, – lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, – lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, eller – lagen (2008:962) om valfrihetssystem. Föreskrifterna omfattar inte handlingar i överprövnings- och skadeståndsmål.

Tillämpning

Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och – sådana enskilda organ som avses i lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring.

Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.

Offentlig upphandling med undantag av valfrihetssystem

Myndigheten får gallra eller återlämna handlingar som utgörs av eller hör till ej antagna anbud. Det inkluderar: – Anbudsansökningar tillhörande ej antagna anbud. – Förtydliganden och kompletteringar av anbuden eller anbudsansökningarna. – Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. – Bilagor.

Myndigheten får även gallra eller återlämna: – Övriga anbudsansökningar som har avslagits med tillhörande - förtydliganden och kompletteringar, - intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören, och - bilagor. – Handlingar som tillkommer vid direktupphandling eller vid avrop från ramavtal om kontraktets värde uppgår till högst 10 procent av den beloppsgräns för direktupphandling som gäller för den aktuella upphandlingen. Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av gallring eller återlämnande, säkerställa att uppgifter om kvalificering och utvärdering av inkomna anbud och anbudsansökningar framgår av den dokumentation som bevaras. Bilagor som utgörs av föremål och som inte har bedömts vara allmänna handlingar kan förstöras eller återlämnas. Eftersom sådana bilagor kan vara av betydelse för förståelse av anbud, bör de beskrivas eller avbildas i dokumentation som bevaras. Med föremål avses exempelvis arbetsprover, modeller och varuprover.

Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras. Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör från har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda, som till exempel vid större infrastrukturinvesteringar eller upphandling av omfattande statliga ramavtal.

Gallring eller återlämnande får ske tidigast efter fyra år från den dag avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades ut, om inte annat framgår av annan reglering. Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser för de tidsperioder under vilka handlingarna måste bevaras. Det bör observeras att annan reglering kan innehålla mer långtgående krav på bevarande. Exempelvis kan olika EUrättsakter, annan föreskriven redovisning, kontroll eller revision samt myndighetens åtaganden i övrigt medföra att handlingarna behöver bevaras under en längre tid än fyra år.

Upphandling vid tillämpning av valfrihetssystem

Vid tillämpning av valfrihetssystem får den upphandlande myndigheten gallra eller återlämna följande handlingar: – Ej godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem, under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa dokumenteras. – Förtydliganden och kompletteringar av ej godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem. – Intyg och bevis för kontroll av sökande som inte har godkänts. – Bilagor till ej godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem. Allmänna råd. Bilagor som utgörs av föremål och som inte har bedömts vara allmänna handlingar kan förstöras eller återlämnas. Eftersom sådana bilagor kan vara av betydelse för förståelse av ansökningar om deltagande i valfrihetssystem, bör de beskrivas eller avbildas i dokumentation som bevaras. Med föremål avses exempelvis arbetsprover, modeller och varuprover.

Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras. Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör från har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda.

Gallring eller återlämnande får ske tidigast två år efter det att myndigheten har beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser, om inte annat framgår av annan reglering. Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser för de tidsperioder under vilka handlingarna måste bevaras. Se även allmänna råd till 2 kap. 3 §.

Gemensamma bestämmelser

Handlingar som saknar betydelse för den genomförda upphandlingen får gallras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Sådana handlingar får även återlämnas.

Myndigheten ska besluta om tillämpningen av dessa föreskrifter. Beslutet ska dokumenteras.

Allmänna råd. Vid bedömning av vilka handlingar som ska gallras eller bevaras, har myndigheten att ta hänsyn till gällande regelverk och dokumentera detta i ett tillämpningsbeslut. Beslutet bör utformas som en plan för bevarande och gallring i vilken de olika handlingstyperna med tillhörande gallringsfrister anges. Tillämpningsbeslutet bör integreras med myndighetens arkivredovisning.

1. Denna författning träder i kraft den 1 maj 2013. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling med tillhörande ändringsförfattningar (RA-FS 2005:1 och RA- FS 2006:6). 3. Författningen ska tillämpas på handlingar som tillkommit vid upphandling som påbörjats den 1 januari 2008 eller senare. 4. Handlingar som tillkommit vid upphandling som omfattas av lagen (1992:1528) om offentlig upphandling får gallras eller återlämnas med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. 5. Har myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) rörande handlingar i upphandlingsärenden utfärdats för myndigheten gäller de framför denna författning.

BJÖRN JORDELL Britt-Marie Östholm

Elanders Sverige AB, 2013