Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2018:3) och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling
Ändrar
Upphäver
Bemyndigande
1 kap. Omfattning och tillämpning
Föreskrifterna gäller för handlingar som inkommit eller upprättats vid eller som har samband med upphandling som regleras i − lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, − lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, − lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner, − lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, samt − lagen (2008:962) om valfrihetssystem.
Regler om säkerhetsskyddad upphandling finns i säkerhetsskyddslagen (2018:585).
Föreskrifterna gäller för − statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, − sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och − sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
Föreskrifterna omfattar inte handlingar i mål som rör upphandling vid de allmänna förvaltningsdomstolarna eller de allmänna domstolarna. För dessa föreskrivs särskilt.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
Handlingarna får gallras enligt vad som anges i bilagan till dessa föreskrifter. Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar.
Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering kan innehålla krav på längre gallringfrister. För att underlätta tillämpningen har även vissa handlingar som ska bevaras tagits med i bilagan.
Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.
Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör ifrån har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda. Exempel på sådana upphandlingar kan vara vid vissa större infrastrukturinvesteringar eller upphandlingar av omfattande ramavtal.
Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för verksamheten, till exem pel kopior och överflödiga sammanställningar som har använts för till exempel fortlöpande avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.
3 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.
Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019 . 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. 3. Denna författning får tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna får fortsatt tillämpas på handlingar vid upphandlingar som har påbörjats den 31 december 2016 eller tidigare.
1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2021.
KARIN ÅSTRÖM IKO Carl Billengren
2 RA-FS 2018:3
Bilaga
Handlingar som får återlämnas eller gallras
Handlingar som ska bevaras har medtagits i bilagan för att underlätta tillämpningen.
Handlingar Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring
Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag av
lagen (2008:962) om valfrihetssystem
Annons. Bevaras.
Avtal. Bevaras. Från och med den 1 juli 1991.
Antagna anbud Bevaras. Avser även antagna an bud inklusive bilagor. inklusive bilagor i direkt upphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Bilagor till antagna Allmänna råd. Bör Avser till exempel anbud som utgörs av bevaras i original- modeller och föremål som myndig- form eller på annat arbetsprover. heten bedömt inte är sätt dokumenteras i allmänna handlingar. ärendet exempelvis genom en avbildning.
Anbud inklusive 4 år från den dag Avser även anbud bilagor som inte har avtalet slöts eller inklusive bilagor som inte antagits. upphandlingen har antagits i direktavbröts. upphandlingar vars värde För ramavtal ska överstiger värdet som fristen börja räknas anges i 19 kap. 30 § andra från det att det inte stycket lagen (2016:1145) längre är möjligt att om offentlig upphandling. utnyttja avtalet. Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av åter lämnande eller gallring, säkerställa att uppgifter om kvali fi cering och utvär dering av inkomna anbud framgår av den dokumen tation som bevaras.
Handlingar Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring
Individuell rapport Bevaras. eller protokoll.
Bilagor till anbud Allmänna råd. Bör Avser till exempel som inte har antagits bevaras i modeller och och utgörs av föremål originalform eller på arbetsprover. som myndigheten annat sätt bedömt inte är dokumenteras i allmänna handlingar. ärendet exempelvis genom en avbildning i 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts.
Anbudsansökningar Bevaras. Avser upphandlingar där eller prekvalifice- anbudsgivare ansöker om rings handlingar att få delta i upphandtillhörande antagna lingen. anbud.
Övriga anbuds- 4 år från den dag Omfattar även annan ansökningar eller avtalet slöts eller dokumentation som prekvalificerings- upphandlingen tillhör anbudsansökhandlingar. avbröts. ningen eller kvalificerings handlingen.
Intyg, bevis eller Bevaras. Avser anbudsgivare som motsvarande som har antagits. inhämtats för kontroll av leverantören.
Intyg, bevis eller 4 år från den dag Avser anbudsgivare som motsvarande som avtalet slöts eller inte har antagits. inhämtats för kontroll upphandlingen av leverantören. avbröts.
Förtydliganden och Bevaras. Avser antagna anbud. kompletteringar av anbud och anbudsansökningar.
Förtydliganden och 4 år från den dag Avser anbud som inte har kompletteringar av avtalet slöts eller antagits. anbud och anbuds- upphandlingen ansökningar. avbröts.
Handlingar Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring
Handlingar vid Bevaras. direktupphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Handlingar vid När de inte längre direktupphandlingar behövs för vars värde inte redovisning, kontroll, överstiger värdet som revision eller för anges i 19 kap. 30 § styrkande av andra stycket lagen fordringar eller andra (2016:1145) om rättigheter och offentlig upphandling. skyldigheter.
Ordererkännande. 2 år efter det att handlingen har inkommit eller när avtalet har upphört att vara giltigt.
Handlingar vid avrop Beställningar där Avser inte upphandling från ramavtal, värdet av det av ramavtal. rang ordnade eller beställda överstiger med annan det som anges i 19 fördelnings nyckel. kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling bevaras.
Handlingar Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring
Handlingar vid avrop Beställningar där Avser inte upphandling från ramavtal, värdet av det av ramavtal. rang ordnade eller beställda inte med annan överstiger det som fördelnings nyckel. anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling får gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter.
Handlingar vid avrop 1. Antagna anbud Avser inte upphandling från ramavtal, med bilagor bevaras. av ramavtal. förnyad konkurrens- 2. Anbud som inte utsättning. har antagits 4 år från den dag avropsavtalet slöts eller den förnyade konkurrensutsättningen avbröts.
Upphandling enligt förfarandet i lagen (2008:962) om valfrihetssystem
Annons. Bevaras.
Kontrakt. Bevaras.
Förfrågnings- Bevaras. underlag.
Godkända ansök- Bevaras. ningar om deltagande i valfrihetssystem inklusive bilagor.
Bilagor till anbud Allmänna råd. Bör Avser till exempel som har antagits och bevaras i original- modeller och som utgörs av form eller på annat arbetsprover. före mål som myndig- sätt dokumenteras i heten bedömt inte är ärendet till exempel allmänna handlingar. genom en avbildning.
Handlingar Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring
Ansökningar om 2 år efter det att deltagande i myndigheten beslutat valfrihetssystem som att inte godkänna den inte har godkänts, sökande som inklusive bilagor. handlingarna avser. Får gallras under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats.
Bilagor till anbud Allmänna råd. Bör Avser till exempel som inte har antagits bevaras i modeller och och som utgörs av originalform eller på arbetsprover. föremål som annat sätt myndigheten bedömt dokumenteras i inte är allmänna ärendet exempelvis handlingar. genom en avbildning i 2 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts.
Förtydliganden och 2 år efter det att kompletteringar av myndigheten beslutat ansökningar om att att inte godkänna den delta i valfrihets- sökande som system som inte har handlingarna avser. godkänts.
Intyg och bevis om 2 år efter det att kontroll av sökande myndigheten beslutat som inte har att inte godkänna den godkänts. sökande som handlingarna avser.
Övriga handlingar
Begäran om Bevaras. Avser Request for information. information, även benämnt Rfi.
Spontanofferter. När de inte behövs för verksamheten.
Listor och När de inte behövs Avser handlingar som produktkataloger. för verksamheten. inte ingår i anbud eller liknande.
Handlingar Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring
Följesedlar och När de inte längre packsedlar. behövs för att styrka rättigheter eller skyldigheter.
Tillfälliga hjälpmedel När de inte behövs Avser exempelvis listor som inte tillför för verksamheten. och för teckningar som upp handlingen använts för egna sakuppgift. sammanställningar och uträkningar.
Säkerhetsskyddad upphandling.
Säkerhetsanalyser Bevaras. Avser att inför ett anbud och särskilda eller en upphandling göra säkerhets analyser. en särskild säkerhetsanalys avseende det aktuella uppdraget.
Säkerhetsplaner. Bevaras. Avser säkerhets planer inom säker hets skyddad upphandling.
Kontrollplaner. Bevaras. Avser tidsplaner för genomförande av intern kontroll, inklusive SUA-företag, av säkerhetsskyddet.
Kravspecifikationer Bevaras. Ingår i upphandlingens med specificerade förfrågningsunderlag. säkerhetsskyddskrav.
Säker hetsskydds- Bevaras. avtal.
Handlingar från 5 år efter utfört besök Avser PM och rapporter förstagångsbesök och eller kontroll. över kontroll av företags uppföljningskontroll. Undantag från lokaler och övriga gallring: Protokoll förhållanden. samt beslut om åtgärder som ska vidtas vid konstaterade brister bevaras.
Säkerhetsskydds- Bevaras. instruktioner.
Handlingar Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring
Grunduppgifter vid Bevaras. Avser säkerhetspröv ning säkerhetsprövning. av företags ledningen och företagets säkerhets chef samt för dem som anlitas. Även en allmän bedömning av företagets lämplighet kan ingå i grund uppgifterna.
Samtycken. Bevaras. Kan ingå i grunduppgifter vid säkerhetsprövning.
Framställningar om Vid förnyad Med person eller register kontroll för framställan eller efter personer avses även person eller personer avslutat uppdrag. ledningen för ett företag. som har anlitats. Företag ska bifoga ett registrerings bevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll.
Framställningar om Efter beslut om att Med person eller register kontroll för person eller personer personer avses även person eller personer inte ska anlitas. ledningen för ett företag. som inte har anlitats. Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll.
Förteckningar över 5 år efter senast personer som är införda uppgift eller föremål för efter avanmälan till säkerhetsprövning. Säkerhetspolisen.
Beslut om Bevaras. godkännande av leverantörens säkerhetsskydd.
Avtal med anbuds- Bevaras. givare/leverantör om skydd av sekretessbelagda uppgifter i anbud/upphandling.
Handlingar Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring
Underlag till 5 år efter säkerhets- Säker hets polisen om skydds avtalets säkerhetsskyddsavtal utgång. som träffats eller upphört. Sekretessbevis. 25 år efter uppdragets slut. Anmälningar om Bevaras. Avser anmälningar till överlåtelse av Försvarsmakten eller till verksamhet. Säkerhetspolisen.
Elanders Sverige AB, 2021