Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos kommittéer under regeringen

Dessa föreskrifter gäller för sådana kommittéer som avses i 1 § kommittéförordningen (1998:1474) om inget annat anges.

Kommitténs arkiv omfattar till kommittén inkomna eller upprättade handlingar. Allmänna råd: Om det är av betydelse för förståelsen av kommitténs verksamhet, allmänhetens insyn eller framtida forskning kan kommittén, förutom allmänna handlingar, även arkivera sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen (1949:105).

I dessa föreskrifter avses med

förvaringsenhet en mängd handlingar som avgränsas genom sitt förvar,

gallra att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller att vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet,

handlingsslag handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat, eller vid ett enstaka tillfälle exempelvis promemorior, mötesanteckningar eller korrespondens med externa parter och arkivexemplar av betänkande,

införliva att arkiv eller delar av arkiv läggs samman med och uppgår i den mottagande myndighetens arkiv,

utlån att en mindre mängd handlingar, för en kort tid, överförs till en annan myndighet,

överlämna att arkiv eller delar av ett arkiv överförs med fullständigt ansvar till annan myndighet, 11 § arkivlagen (1990:782).

Kommittén ska upprätta en arkivredovisning som gör det möjligt att – förstå sambandet mellan verksamhet och handlingar, – överblicka handlingsbeståndet, – söka och ta fram handlingar, samt – hantera och förvalta handlingar.

Arkivredovisningen innefattar en arkivbeskrivning och en arkivförteckning.

Arkivbeskrivning

Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om kommittén, dess verksamhet och arkiv – kommitténs namn, – beteckning enligt kommittédirektivet, – kortfattad beskrivning av regeringens uppdrag, – tidsperiod för kommitténs arbete, – kommitténs organisation och sammansättning, – betänkanden eller annan redovisning av kommitténs arbete, – sökmedel till arkivet, – vilka bestämmelser om inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess som tillämpas, och – verkställd gallring i enlighet med 8 och 9 §§.

Arkivförteckning

Arkivförteckningen ska utformas så att kommitténs handlingar kan identifieras, återsökas och presenteras över tiden. Arkivförteckningen ska omfatta uppgifter enligt punkterna 1–3. – Om kommittén anges

- kommitténs namn, och - beteckning enligt kommittédirektivet. – Om arkivets handlingsslag anges - namn på handlingsslag, - sekretess med hänvisning till sekretessbestämmelse, och - gallring med hänvisning till beslut eller föreskrifter om gallring, – Om förvaringsenheterna anges - beteckning på förvaringsenhet, - typ av förvaringsenhet, - vilket eller vilka handlingsslag som ingår i förvaringsenheten, och - tidsomfattning för ingående handlingsslag.

Kommittén ska gallra handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse för kommitténs verksamhet. Gallring får dock endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Kommittén ska dokumentera gallringen i sin arkivbeskrivning enligt 6 §.

Vid arbetets slutskede ska kommittén överväga om det finns behov av att gallra handlingar utöver sådana handlingar som avses i 8 §. En framställan om gallringsbeslut ska i sådana fall inges till Riksarkivet. Kommittén ska dokumentera gallringen i sin arkivbeskrivning enligt 6 §.

När kommittén avslutar sitt uppdrag ska arkivet, i enlighet med 11 § arkivlagen (1990:782), överlämnas till Riksarkivet. Arkivet som överlämnas ska, i enlighet med 17 § arkivförordningen (1991:446), vara förtecknat och handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut ska vara gallrade. Allmänna råd: Arkiv som överlämnas, såväl pappershandlingar som elektroniska handlingar, bör så långt möjligt vara ordnat och strukturerat så att sökbarheten i och förståelsen av kommitténs arkiv underlättas. För att underlätta överlämnandet till arkivmyndigheten och säkerställa den framtida tillgången till utredningens handlingar bör utredaren i god tid innan utredningen avslutas samråda med Riksarkivet.

Vid överlämnande av kommitténs arkiv eller delar av arkivet till en annan myndighet ska en framställan om överlämnande inges till Riksarkivet. Kommittén ska göra noteringar om överlämnandet i sin arkivbeskrivning. Allmänna råd: En myndighet som övertar handlingar från en kommitté får inte sammanblanda de överlämnade handlingarna med det egna arkivet. Den övertagande myndigheten kan dock om det föreligger särskilda skäl, efter beslut från Riksarkivet, få införliva handlingarna med det egna arkivet. Bestämmelser om arkivet hos den mottagande myndigheten finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter.

Har kommittén lånat ut hela eller delar av arkivet till annan myndighet ska dessa handlingar återtas innan arkivet överlämnas enligt 10–11 §§. I det fall kommittén lånat handlingar från en annan myndighet ska dessa återlämnas innan arkivet överlämnas i enlighet med första stycket.

1. Denna författning träder i kraft den 1 maj 2013. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:5) och allmänna råd om arkiv hos kommittéer under regeringen. 3. Författningen får tillämpas på handlingar som tillkommit före datum för föreskrifternas ikraftträdande.

BJÖRN JORDELL Britt-Marie Östholm