Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för löne- eller personaladministration, som till exempel kopior eller överflödiga sammanställningar som använts för till exempel fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.

Sammanställningar över Bevaras. Avser beskrivningar i lönearter. klartext av löneartskoder i ett lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar.

Lönesammanställ- Bevaras. Kan även benämnas löneningar. specifikationer eller lönelistor. Avser sammanställningar av uppgifter som redogör för lönetransaktioner för en viss månad och en viss anställd. Uppgifterna syftar bland annat till att kunna utreda pensioner. Kan bland annat bestå av uppgifter som:

– Individ (Personnummer, namn och adress). – Utbetalningsperiod (år och månad). – Anställningsperiod. – Arbetsgivarkod (vid behov). – Kön. – Anställningsnummer. – Löneart (kod och klartext). – Löneindelning (kod och klartext). – Korrigering. – Löneförmåner och löneavdrag. – Tjänstledigheter. – Lönehändelsens omfattning. – Antal (dagar, timmar m.m. beroende på ersättning/avdrag). – A-pris. – Belopp. – Valuta.

Sammanställningar 1. Gallras när de inte längre över beräkningar av behövs för verksamheten retroaktiva löner. under förutsättning att uppgifterna framgår av lönesammanställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt.

Denna författning träder i kraft den 1 juli 2020.

Karin Åström Iko Fredrik Lindberg

Elanders Sverige AB, 2020