Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr,- stöd- och kärnverksamheter
Upphäver
- Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring Utkom från trycket av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse; den 25juni 1991.
- Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1997 :6 (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av Utkomfråmrycket handlingar av tillfällig eller ringa betydelse; den 29 januari 1998
- Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse1
Bemyndigande
1 kap. Tillämpning
Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.
Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning.
Föreskrifterna i denna författning får inte tillämpas på allmänna handlingar som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumenterar myndighetens kärnverksamheter utöver vad som anges i bilagan till författningen.
2 kap. Definitioner
I denna författning avses med
gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför - förlust av betydelsebärande data, - förlust av möjliga sammanställningar, - förlust av sökmöjligheter, eller - förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.
Gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, räkenskapsinformation, löne- och personaladministrativa handlingar, handlingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshandlingar regleras i Riksarkivets föreskrifter om gallring av sådana handlingar.
Allmänna handlingar som är av uppenbart ringa betydelse för verksamheten ska gallras när de inte behövs för myndighetens verksamhet.
Allmänna råd. Allmänna handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten avser allmänna handlingar av samma slag som avses i 5 kap. 1 § fjärde stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Myndigheten får, med de begränsningar som följer av 4 och 5 §§, gallra sådana allmänna handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter och som anges i bilagan till författningen.
Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.
För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan: – föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, – tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller – betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.
4 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.
1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2022. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6 omtryckta RA-FS 1997:6 och ändrade RA-FS 2012:2) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 3. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) i sin lydelse från och med 1998-07-01 får tillämpas till och med 2021-12-31.
KARIN ÅSTRÖM IKO Anna-Kristina Andersson
Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av andra
Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamhet
Handlingar Gallring Anmärkningar
Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt informationsvärde över tid
Bilder, fotografier och När de inte behövs för rörliga bilder med verksamheten. närliggande innehåll och komposition.
Dubbletter och kopior. När de inte behövs för Avser inte handlingar verksamheten. med samma form och innehåll men som får ett nytt syfte och ny betydelse i en annan process.
Elektroniska handlingar När de inte behövs för som inkommit och som verksamheten. inte går att öppna.
Handlingar i form av När de inte behövs för Avser inte enkätsamenkäter och enkätsvar. verksamheten. manställningar eller enkäter som inkommer eller upprättas i myndigheternas statistikuppdrag.
Handlingar rörande När de inte behövs för frågor, svar och medde- verksamheten. landen av rutinmässig karaktär.
Handlingar som har När de inte behövs för hamnat utanför sin verksamheten. kontext och blivit obegripliga genom att de saknar relevanta metadata.
Handlingar som inkom- När de inte behövs för mit för kännedom och verksamheten. som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt saknar betydelse.
Handlingar som utgjort När de inte behövs för underlag för myndighet- verksamheten. ens interna planering.
Handlingar Gallring Anmärkning
Register, förteckningar, När de inte behövs för liggare och listor som verksamheten. har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet.
Rutinbeskrivningar som När de inte behövs för har tillkommit för att verksamheten. underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet.
Uppgifter i e-postloggar När de inte behövs för över inkommande och verksamheten. utgående e-post.
Uppgifter i loggar som När de inte behövs för Avser inte uppgifter i syftar till att styrka ut- verksamheten. loggar som är nödvänförda behandlingar. diga för att bibehålla spårbarhet och autenticitet i handlingar som ska bevaras. Avser inte heller e-postloggar.
Uppgifter som har till- När de inte behövs för förts ett register genom verksamheten. skriv- eller räknefel eller genom förbiseende.
Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av andra handlingar
Handlingar på fysiska När de inte behövs för Avser inte pappershanddatabärare som har över- verksamheten. lingar som skannas. förts och ersätts av andra En förutsättning för Bestämmelser om gallhandlingar. gallring är att den kan ring av pappershandlingske utan eller med en- ar efter skanning finns i dast ringa förlust avse- Riksarkivets föreskrifter ende betydelsebärande och allmänna råd om uppgifter eller data, gallring av pappershandsammanställnings- och lingar efter skanning. sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter med tekniska krav.
Elektroniska handlingar När de inte behövs för som har överförts och verksamheten. ersätts av andra elektro- En förutsättning för niska handlingar. gallring är att överföringen inte ska ha lett till förlust av betydelsebärande data eller förlust av möjligheten att bedöma handlingens autenticitet. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav.
Handlingar Gallring Anmärkningar
Handlingar som har När de inte behövs för dokumenterats genom verksamheten. en tjänsteanteckning.
Handlingar som kan När de inte behövs för ersättas av senare in- verksamheten. komna handlingar med en underskrift.
Elanders Sverige AB, 2021