Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr,- stöd- och kärnverksamheter
Upphäver
- Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring Utkom från trycket av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse; den 25juni 1991.
- Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1997 :6 (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av Utkomfråmrycket handlingar av tillfällig eller ringa betydelse; den 29 januari 1998
- Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse1
Bemyndigande
1 kap. Tillämpning
Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. – sådana organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket. (RA-FS 2022:1)
Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning.
Föreskrifterna i denna författning får inte tillämpas på allmänna handlingar som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumenterar myndighetens kärnverksamheter utöver vad som anges i bilagan till författningen.
2 kap. Definitioner
I denna författning avses med
Konsoliderad version (fulltext) 1
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd-, och kärnverksamheter ________________________________________________________________________
Konsoliderad version (fulltext)
gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.
3 kap. Gallring
Upphävd. (RA-FS 2023:2)
Allmänna handlingar som är av uppenbart ringa betydelse för verksamheten ska gallras när de inte behövs för myndighetens verksamhet.
Allmänna råd. Allmänna handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten avser allmänna handlingar av samma slag som avses i 5 kap. 1 § fjärde stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Myndigheten får, med de begränsningar som följer av 4 och 5 §§, gallra sådana allmänna handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter och som anges i bilagan till författningen.
Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.
För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan: – föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, – tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller – betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.
4 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd-, och kärnverksamheter ________________________________________________________________________
Konsoliderad version (fulltext)
Innehållsförteckning
Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamhet ………………4
Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt informationsvärde över tid………………………………………………………………………………4
Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av andra handlingar………………6-7
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd-, och kärnverksamheter ________________________________________________________________________
Konsoliderad version (fulltext)
Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamhet
Handlingar Gallring Anmärkningar
Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt informationsvärde över tid
Bilder, fotografier och När de inte behövs för rörliga bilder med när- verksamheten. liggande innehåll och komposition.
Dubbletter och kopior. När de inte behövs för Avser inte handlingar med verksamheten. samma form och innehåll men som får ett nytt syfte och ny betydelse i en annan process.
Elektroniska handlingar När de inte behövs för som inkommit och som verksamheten. inte går att öppna.
Handlingar i form av en- När de inte behövs för Avser inte enkätsammankäter och enkätsvar. verksamheten. ställningar eller enkäter som inkommer eller upprättas i myndigheternas statistikuppdrag.
Handlingar rörande frå- När de inte behövs för gor, svar och meddelan- verksamheten. den av rutinmässig karaktär.
Handlingar som har När de inte behövs för hamnat utanför sin kon- verksamheten. text och blivit obegripliga genom att de saknar relevanta metadata.
Handlingar som inkom- När de inte behövs för mit för kännedom och verksamheten. som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt saknar betydelse.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd-, och kärnverksamheter ________________________________________________________________________
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Gallring Anmärkningar
Handlingar som har ut- När de inte behövs för gjort underlag för myn- verksamheten. dighetens planering.
Handlingar inom mötes- När de inte behövs för hantering med begränsat verksamheten. informationsvärde över tid. (RA-FS 2022:1)
Register, förteckningar, När de inte behövs för liggare och listor som verksamheten. har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet.
Rutinbeskrivningar som När de inte behövs för har tillkommit för att un- verksamheten. derlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet.
Uppgifter i e-postloggar När de inte behövs för över inkommande och verksamheten. utgående e-post.
Uppgifter i loggar som När de inte behövs för Avser inte uppgifter i loggar syftar till att styrka ut- verksamheten. som är nödvändiga för att biförda behandlingar. behålla spårbarhet och autenticitet i handlingar som ska bevaras. Avser inte heller e-postloggar.
Uppgifter som har till- När de inte behövs för förts ett register genom verksamheten. skriv- eller räknefel eller genom förbiseende.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd-, och kärnverksamheter ________________________________________________________________________
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Gallring Anmärkningar
Handlings- eller språk- När de inte behövs för versioner där föränd- verksamheten. ringen varit så liten att den saknar betydelse.
Väl avgränsade bilagor När de inte behövs för Avser inte bilagor som mynsom inkommit och inte verksamheten. digheten efterfrågar för sin har utgjort underlag för handläggning. myndighetens bedömning eller som myndigheten i övrigt inte kan förväntas agera på, och som uppenbart saknar betydelse för myndighetens verksamhet. (RA-FS
2022:1)
Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av andra handlingar
Handlingar på fysiska När de inte behövs för Avser inte pappershandlingar databärare som har över- verksamheten. som skannas. förts och ersätts av andra En förutsättning för Bestämmelser om gallring handlingar. gallring är att den kan ske av pappershandlingar efter utan eller med endast skanning finns i Riksarkivets ringa förlust avseende be- föreskrifter och allmänna råd tydelsebärande uppgifter om gallring av pappershandeller data, sammanställ- lingar efter skanning. nings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter med tekniska krav.
Elektroniska handlingar När de inte behövs för som har överförts och verksamheten. ersätts av andra elektroniska handlingar.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd-, och kärnverksamheter ________________________________________________________________________
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Gallring Anmärkningar
En förutsättning för gallring är att överföringen inte ska ha lett till förlust av betydelsebärande data eller förlust av möjligheten att bedöma handlingens autenticitet. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav.
Elektroniska handlingar Efter utskrift på papper. som innehåller säker- Förutsättningar för gallhetsskyddsklassificerade ring av den elektroniska uppgifter. handlingen är att: (RA-FS 2024:6) - kontroll av utskriften har skett, - myndigheten saknar systemstöd som är godkänt för att hantera säkerhetsskyddsklassificerade handlingar där handlingen kan bevaras, och - de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav.
Handlingar som har do- När de inte behövs för kumenterats genom en verksamheten. tjänsteanteckning.
Handlingar som kan er- När de inte behövs för sättas av senare inkomna verksamheten. handlingar med en underskrift.
Konsoliderad version (fulltext)