Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter
Ändrar
Upphäver
Bemyndigande
1 kap. Tillämpning
Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. – sådana organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.
4. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 31 december 2009. 5. Genom dessa föreskrifter upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2000:1) om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter. 6. 1–2 och 4 §§ Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2000:1) om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter får tillämpas på handlingar som inkommit eller upprättats till och med den 31 december 2023.
Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 december 2022. KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg
Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och
Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har
kärnverksamhet
Handlingar Gallring Anmärkningar
Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt
informationsvärde över tid
Bilder, fotografier och När de inte behövs för rörliga bilder med verksamheten. närliggande innehåll och komposition. Dubbletter och kopior. När de inte behövs för Avser inte handlingar verksamheten. med samma form och innehåll men som får ett nytt syfte och ny betydelse i en annan process. Elektroniska handling- När de inte behövs för ar som inkommit och verksamheten. som inte går att öppna. Handlingar i form av När de inte behövs för Avser inte enkätsamenkäter och enkätsvar. verksamheten. manställningar eller enkäter som inkommer eller upprättas i myndigheternas statistikuppdrag. Handlingar rörande När de inte behövs för frågor, svar och verksamheten. meddelanden av rutinmässig karaktär. Handlingar som har När de inte behövs för hamnat utanför sin verksamheten kontext och blivit obegripliga genom att de saknar relevanta metadata. Handlingar som När de inte behövs för inkommit för känne- verksamheten. dom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt saknar betydelse. Handlingar som har När de inte behövs för utgjort underlag för verksamheten. myndighetens planering.
Handlingar Gallring Anmärkningar
Handlingar inom När de inte behövs för möteshantering med verksamheten. begränsat informationsvärde över tid. Register, förteckningar, När de inte behövs för liggare och listor som verksamheten. har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet. Rutinbeskrivningar När de inte behövs för som har tillkommit för verksamheten. att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet. Uppgifter i e-postlog- När de inte behövs för gar över inkommande verksamheten. och utgående e-post. Uppgifter i loggar som När de inte behövs för Avser inte uppgifter i syftar till att styrka verksamheten. loggar som är nödvänutförda behandlingar. diga för att bibehålla spårbarhet och autenticitet i handlingar som ska bevaras. Avser inte heller e-postloggar. Uppgifter som har När de inte behövs för tillförts ett register verksamheten. genom skriv- eller räknefel eller genom förbiseende. Handlings- eller När de inte behövs för språkversioner där verksamheten. förändringen varit så liten att den saknar betydelse.
Handlingar Gallring Anmärkningar
Väl avgränsade bilagor När de inte behövs för Avser inte bilagor som som inkommit och inte verksamheten. myndigheten efterfråhar utgjort underlag för gar för sin handläggmyndighetens bedöm- ning. ning eller som myndigheten i övrigt inte kan förväntas agera på, och som uppenbart saknar betydelse för myndighetens verksamhet. Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av
andra handlingar
Handlingar på fysiska När de inte behövs för Avser inte pappersdatabärare som har verksamheten. handlingar som överförts och ersätts av En förutsättning för skannas. Bestämmelser andra handlingar. gallring är att den kan om gallring av ske utan eller med pappershandlingar endast ringa förlust efter skanning finns i avseende betydelsebä- Riksarkivets föreskrifrande uppgifter eller ter och allmänna råd data, sammanställ- om gallring av nings- och sökmöjlig- pappershandlingar heter, samt möjligheter efter skanning. att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riks-arkivets föreskrifter med tekniska krav.
Handlingar Gallring Anmärkningar
Elektroniska handling- När de inte behövs för ar som har överförts verksamheten. och ersätts av andra En förutsättning för elektroniska handlingar gallring är att överföringen inte ska ha lett till förlust av betydelsebärande data eller förlust av möjligheten att bedöma handlingens autenticitet. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav. Handlingar som har När de inte behövs för dokumenterats genom verksamheten. en tjänsteanteckning. Handlingar som kan När de inte behövs för ersättas av senare verksamheten. inkomna handlingar med en underskrift.
Elanders Sverige AB, 2022