Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr,- stöd- och kärnverksamheter

Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 november 2024.

KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg

Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts

kärnverksamhet

Handlingar Gallring Anmärkningar

Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt

informationsvärde över tid

Bilder, fotografier och När de inte behövs för rörliga bilder med verksamheten. närliggande innehåll och komposition. Dubbletter och kopior. När de inte behövs för Avser inte handlingar verksamheten. med samma form och innehåll men som får ett nytt syfte och ny betydelse i en annan process. Elektroniska hand- När de inte behövs för lingar som inkommit verksamheten. och som inte går att öppna. Handlingar i form av När de inte behövs för Avser inte enkät samenkäter och enkätsvar. verksamheten. man ställningar eller enkäter som inkommer eller upprättas i myndigheternas statistikuppdrag. Handlingar rörande När de inte behövs för frågor, svar och verksamheten. meddelanden av rutinmässig karaktär. Handlingar som har När de inte behövs för hamnat utanför sin verksamheten kontext och blivit obegripliga genom att de saknar relevanta metadata. Handlingar som in - När de inte behövs för kommit för känne dom verksamheten. och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt saknar betydelse. Handlingar som har När de inte behövs för utgjort underlag för verksamheten. myndighetens planering.

Handlingar Gallring Anmärkningar

Handlingar inom När de inte behövs för möteshantering med verksamheten. begränsat informationsvärde över tid. Register, förteck- När de inte behövs för ningar, liggare och verksamheten. listor som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet. Rutinbeskrivningar När de inte behövs för som har tillkommit för verksamheten. att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet. Uppgifter i e-post- När de inte behövs för loggar över inkom- verksamheten. mande och utgående e-post. Uppgifter i loggar som När de inte behövs för Avser inte uppgifter i syftar till att styrka verksamheten. loggar som är nödvänutförda behandlingar. diga för att bibehålla spårbarhet och autenticitet i handlingar som ska bevaras. Avser inte heller e-postloggar. Uppgifter som har När de inte behövs för tillförts ett register verksamheten. genom skriv- eller räknefel eller genom förbiseende. Handlings- eller språk- När de inte behövs för versioner där föränd- verksamheten. ringen varit så liten att den saknar betydelse.

Handlingar Gallring Anmärkningar

Väl avgränsade bilagor När de inte behövs för Avser inte bilagor som som inkommit och inte verksamheten. myndigheten efterhar utgjort underlag frågar för sin handför myndighetens läggning. bedömning eller som myndigheten i övrigt inte kan förväntas agera på, och som uppenbart saknar betydelse för myndighetens verksamhet. Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av

andra handlingar

Handlingar på fysiska När de inte behövs för Avser inte pappersdatabärare som har verksamheten. handlingar som överförts och ersätts En förutsättning för skannas. Bestämav andra handlingar. gallring är att den kan melser om gallring av ske utan eller med pappershandlingar endast ringa förlust efter skanning finns i avseende betydelse- Riksarkivets förebärande uppgifter eller skrifter och allmänna data, sammanställ- råd om gallring av nings- och sökmöj- pappershandlingar ligheter, samt möjlig- efter skanning. heter att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter med tekniska krav.

Handlingar Gallring Anmärkningar

Elektroniska hand- När de inte behövs för lingar som har över- verksamheten. förts och ersätts av En förutsättning för andra elektroniska gallring är att överföhandlingar ringen inte ska ha lett till förlust av betydelsebärande data eller förlust av möjligheten att bedöma handlingens autenticitet. Ytterligare en för utsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav. Elektroniska hand- Efter utskrift på paplingar som innehåller per. säkerhetsskydds- Förutsättningar för klassificerade gallring av den elekuppgifter. troniska handlingen är att: – kontroll av utskriften har skett, – myndigheten saknar systemstöd som är godkänt för att hantera säker hets skydds klass ifi cerade handlingar där handlingen kan bevaras, och – de nya hand lingar na har framställts i enlig het med Riksarki vets föreskrifter om tek niska krav. Handlingar som har När de inte behövs för dokumenterats genom verksamheten. en tjänsteanteckning. Handlingar som kan När de inte behövs för ersättas av senare verksamheten. inkomna handlingar med en underskrift.

Elanders Sverige AB, 2024