Riksarkivets föreskrifter om återlämnande och gallring hos arbetslöshetskassorna

Föreskrifterna gäller för

Myndighet: Arbetslöshetskassorna Arkivbildare: Arbetslöshetskassorna Handlingsslag: Handlingar i ärenden om arbetslöshetsersättning och om medlemsavgift för arbetslösa medlemmar Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 1980

Ansökningshandlingar som har ett bevisvärde för sökanden, t.ex. originalbetyg och examensbevis, får på begäran återlämnas efter att kopiering eller överföring till annat medium skett. Ett återlämnande får inte ske av handlingar som ska inkomma till arbetslöshetskassan i original, i enlighet med lag eller myndighets föreskrift. Exempel på sådan handling är arbetsgivarintyg.

Handlingar som upptas i bilagan till denna författning får gallras med de gallringsfrister som anges. Av praktiska skäl har även handlingar som bevaras medtagits. En förutsättning för gallring är att ett bevarande sker som upptagning för automatiserad behandling av uppgifter om: - namn, - personnummer, - postadress, - utbetalande a-kassa, - ersättningstyp, - försäkringsavtal,

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

- utbetalat belopp, - tidsangivelse beträffande utbetalat belopp, - tidsangivelse beträffande ersättningsperiod, - återkrav, samt - uppgift om deltidsarbete. Gallring får inte ske om sökandes rätt till ersättning därigenom försvåras. Gallring av tvistigt ärende får inte ske förrän beslut eller dom har vunnit laga kraft.

Arbetslöshetskassorna ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring verkställs ska Arbetslöshetskassorna kontrollera att samtliga handlingar som ska bevaras i elektronisk form kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).

1. Denna författning träder i kraft den 1 december 2010.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter RA-MS 2003:52.

Björn Jordell

Britt-Marie Östholm