Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Naturvårdsverket
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Naturvårdsverket Arkivbildare: Naturvårdsverket Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2010
Gallring
Handlingar i myndighetens ärendehanteringssystem Modena får gallras med angivna gallringsfrister, enligt bilaga 1 till denna författning. Gallringsfristerna räknas från beslut/avslut. Pappershandlingar som skannats in i ärendehanteringssystemet Modena får gallras 3 år efter skanning. Undantag från gallring anges i bilaga 2 till denna författning. Innan gallring enligt andra stycket verkställs ska myndigheten kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att handlingarna är läsbara i denna form.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Dokumentation och tillämpning
Naturvårdsverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Denna författning träder i kraft den 3 oktober 2011. Björn Jordell Britt-Marie Östholm
1 (3)
Bilaga 1 till RA-MS 2011:42
Följande handlingar får gallras med angivna gallringsfrister.
Verksamhetsområde Processgrupp Process/ Handlingstyp Gallringshandlingsslag frist
Styra verksamheten Planering, Administrera Kallelse med dagord- 5 år styrning och och delta i ning, PM, protokoll uppföljning interna möten från enhetsmöten, ITforum och arbetsplatsträffar Styra verksamheten Kontroll och Hantera intern- Avvikelse från intern 3 år redovisning kontroll och miljörevision granskningar Stödja verksamheten Anskaffning av Genomföra Beslut att genomföra 10 år tjänst eller vara tilldelning av avrop mot ramavtal/ kontrakt (Avser tilldelning av avrop mot kontrakt, ramavtal) avropsförfrågan, avropssvar, förteckning över avropssvar, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut, tilldelningsbesked, avropsavtal (digital kopia) Stödja verksamheten Anskaffning av Genomföra Anmälan om 10 år tjänst eller vara direktupp- planerad upphandling handling, beslut om att genomföra direktupphandling, förfrågningsunderlag, anbudsförfrågan, begäran/svar offentliga uppgifter, information om företagets miljöarbete, Naturvårdsverkets miljöpolicy, anbudsförteckning, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbesked, avtal (digital kopia) Stödja verksamheten Internt stöd och Hantera en- Presentation, PM, 3 år rådgivning hets admini- underlag för stration webbsida, brev, sammanställning Stödja verksamheten Internt stöd och Administrera Förfrågan, inbjudan, 5 år rådgivning studiebesök program, utvärdering, sammanställning Stödja verksamheten Internt stöd och Hantera utläm- Begäran, besluts- 3 år rådgivning nande av brev, brev, PM, allmän handling tjänsteanteckning Stödja verksamheten Säkerhetsfrågor Hantera skal- Indicierapport, 3 år skyddsfrågor väktarrapport
2
Bilaga 1 till RA-MS 2011:42
Stödja verksamheten Lokalfrågor Förvalta lokaler Hyreskontrakt (digital 10 år och inventarier kopia), beställning, mötesanteckningar Stödja verksamheten Lokalfrågor Hantera avfall Avtal (om överlåtelse 3 år och återvinning av utrangerad utrustning, digital kopia), transportdokument, årliga sammanställningar av avfallsslag och källsorteringsfraktioner Stödja verksamheten IT- och kommu- Hantera tekninsk Beställning, 5 år nikationsstöd support, drift och förvaltningsplan, förvaltning kallelse med dagordning, mötesanteckningar, PM, releasedokument, avtal (digital kopia), begäran om installation Stödja verksamheten Kompetens- Arrangera och Inbjudan, deltagar- 5 år försörjning medverka i lista, presentation, interna utvärdering, program, utbildningar, checklista seminarier och konferenser (Avser t.ex. ITutbildningar) Utveckla miljöpolitiken Expertstöd Svara på extern Remiss, 10 år nationellt remiss internremiss, kallelse, dagordning, mötesanteckningar, brev, yttrande, tjänsteanteckning, rapport Utveckla miljöpolitiken Expertstöd Delta som expert Inbjudan, 10 år nationellt nationellt dagordning, mötesanteckningar, instruktion, PM, brev, rapport, protokoll, reserapport, förfrågan, nominering, beslut, tjänsteanteckning Utveckla miljöpolitiken Expertstöd EU Samordna EU- Ansökan, återtagna 5 år ansökningar och ej beviljade Utveckla miljöpolitiken Expertstöd Delta som expert Inbjudan, 10 år internationellt internationellt dagordning, (d.v.s. inte EU) mötesanteckningar, tjänsteanteckning, brev, PM, skrivelse, presentation, protokoll Genomföra Vägledning Svara på externa Brev, 3 år miljöpolitiken frågor tjänsteanteckning, PM, enkät, enkätsvar Genomföra Regeltillämp- Hantera ansökan Transportdokument 5 år miljöpolitiken ning om tillstånd
3
Bilaga 1 till RA-MS 2011:42
Genomföra Regeltillämp- Hantera inkom- Beslut, dom, tjänste- 3 år miljöpolitiken ning mande anteckning, rapport, handlingar för miljörapport, kännedom kungörelse, remiss Genomföra Operativ tillsyn Hantera avgifter Rapport, beslut (om 10 år miljöpolitiken (t.ex. kväveoxid- förseningsavgift, avgifter och fastställande av batterier) utsläpp resp. fullgörandeavgift), över- klagande, ansökan, ut- och inbetalningar, faktura- underlag, deklaration, bilaga till deklaration Genomföra Genomförande Samordna och Ansökan, återtagna 5 år miljöpolitiken av åtgärder fördela bidrag för och ej beviljade genomförande av åtgärder Genomföra Fastighets- Hantera fastig- Anmodan, 10 år miljöpolitiken förvaltning hetsdeklarationer deklaration, beslut Ta fram kunskap om Uppföljning av Samordna och Ansökan, återtagna 5 år miljön och miljötillståndet, fördela bidrag för och ej beviljade miljöarbetet miljöpåverkan uppföljning av och miljöarbetet miljötillståndet, miljöpåverkan och miljöarbetet Ta fram kunskap om Rapportering Hantera nationell Statistikunderlag till 10 år miljön och och officiell rapportering SCB miljöarbetet statistik
1 (1)
Bilaga 2 till RA-MS 2011:42
Följande pappershandlingar ska undantas från gallring efter skanning:
Verksamhets- Processgrupp Process/ Handlingstyp område handlingsslag
Stödja Anskaffning av Genomföra tilldelning Avropsavtal verksamheten tjänst eller vara av kontrakt Stödja Anskaffning av Genomföra Avtal verksamheten tjänst eller vara direktupphandling Stödja Lokalfrågor Förvalta lokaler och Hyreskontrakt verksamheten inventarier Stödja Lokalfrågor Hantera avfall och Avtal verksamheten återvinning Stödja IT- och kommu- Hantera teknisk Avtal verksamheten nikationsstöd support, drift och förvaltning Utveckla Expertstöd EU Samordna EU-ansök- Avtal miljöpolitiken ningar Utveckla Expertstöd inter- Delta som expert Kontrakt miljöpolitiken nationellt internationellt Utveckla Expertstöd inter- Samordna frågor Avtal miljöpolitiken nationellt internationellt Utveckla Expertstöd inter- Delta som expert i Överenskommiljöpolitiken nationellt internationell melse, avtal projektverksamhet Utveckla Expertstöd inter- Samordna internationell Avtal miljöpolitiken nationellt projektverksamhet Genomföra Genomförande av Samordna och fördela Avtal, miljöpolitiken åtgärder bidrag för överenskomgenomförande av melse åtgärder Genomföra Genomförande av Hantera köp avseende Värdering, miljöpolitiken åtgärder markåtkomst kontrakt, lagfart Genomföra Genomförande av Hantera byte avseende Värdering, miljöpolitiken åtgärder markåtkomst kontrakt, lagfart Genomföra Genomförande av Hantera försäljning Värdering, miljöpolitiken åtgärder avseende markåtkomst kontrakt, lagfart Genomföra Genomförande av Hantera Värdering, miljöpolitiken åtgärder intrångsersättning överenskommelse Genomföra Fastighets- Hantera förrättningar, Avtal miljöpolitiken förvaltning inskrivningsåtgärder, nyttjanderätter och servitut