Riksarkivets föreskrifter om återlämnande och gallring hos Bolagsverket
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Bolagsverket Arkivbildare: Bolagsverket Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 juli 2004
Återlämnande
Bolagsverket får återlämna handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan.
Gallring
Bolagsverket får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Dokumentation och tillämpning
Bolagsverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan återlämnande eller gallring efter skanning verkställs ska Bolagsverket kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Denna författning träder i kraft den 1 januari 2014.
Björn Jordell
Britt-Marie Östholm
Bilaga till RA-MS 2013:32
Bolagsverket får återlämna och gallra handlingar i enlighet med vad som anges.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i årsredovisnings- 10 år efter att årsredo- Pappershandlingar. ärenden rörande aktiebolag där visningen har godkänts årsredovisningen har godkänts. och handlingarna har skannats.
Handlingar i årsredovisnings- 10 år efter att årsredo- Elektroniska handlingar ärenden rörande aktiebolag, visningen har godkänts och pappershandlingar. ekonomiska föreningar, och handlingarna har handelsbolag, stiftelser samt skannats. övriga företag som omfattas av - Med undantag av bestämmelserna i 8 kap. 3 § registeruppgifter som ska årsredovisningslagen bevaras. (1995:1554), som inte är fullständiga och som har ersatts av fullständiga och godkända handlingar.
Handlingar i årsredovisnings- Får återlämnas till Elektroniska handlingar ärenden rörande aktiebolag, ingivaren omedelbart. och pappershandlingar. ekonomiska föreningar, - Om ett återlämnande handelsbolag, stiftelser samt inte är möjligt får övriga företag som omfattas av handlingarna gallras 7 år bestämmelserna i 8 kap. 3 § efter att de har inkommit. årsredovisningslagen (1995:1554), som inte är obligatoriska att sända in och som inte behövs för handläggningen av ärendena.