Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring hos Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering Arkivbildare: Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering och Institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 juli1997
Bevarande och gallring
Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilaga 1.
I 14 § lagen (2012:741) om behandling av personuppgifter vid Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering regleras gallring av personuppgifter i myndighetens verksamheter som avser att främja, stödja och genom forskning genomföra studier, uppföljningar och utvärderingar. Personuppgifter i enlighet med bilaga 2 får undantas från gallring.
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Dokumentation och tillämpning
Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring verkställs ska Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
1. Denna författning träder i kraft den 2 maj 2014. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2012:58) om gallring hos Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering.
Björn Jordell
Tomas Wallin
Bilaga 1 till RA-MS 2014:21
Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering får gallra handlingar i enlighet med vad som anges. Bilagan är strukturerad i enlighet med Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärderings klassificeringsstruktur version 2012-08-24. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna.
Verksamhetsområde 3. Kärnprocesser
Processgrupp
3.1 Forskningsprojekt
I aktiviteterna till processerna:
3.1.1 Genomföra interna projekt
3.1.2 Genomföra externa projekt
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar innehållande Efter att uppgifterna har Pappershandlingar. personuppgifter som inkommer överförts till elektroniska eller upprättas vid insamlandet handlingar och kontroll av material till forskningsprojekt. har utförts av att överföringen har skett utan informationsförlust.
Undantag från gallring:
Pappershandlingarna får gallras under förutsättning att de elektroniska handlingar som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, fortsatt värde för annat forskningsområde, fortsatt vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller fortsatt stort allmänt intresse, bevaras.
Process
3.1.2 Genomföra externa projekt
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden med 1 år efter utgången av det Elektroniska handlingar ansökningar om år då beslut har fattats i och pappershandlingar. forskningsbidrag som inte har ärendena. beviljats.
Bilaga 2 till RA-MS 2014:21
Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering får bevara personuppgifter i enlighet med vad som anges. Bilagan är strukturerad i enlighet med Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärderings klassificeringsstruktur version 2012-08-24. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna.
Verksamhetsområde 3. Kärnprocesser
Processgrupp
3.1 Forskningsprojekt
I aktiviteterna till processerna:
3.1.1 Genomföra interna projekt
3.1.2 Genomföra externa projekt
får följande uppgifter bevaras
Uppgifter Bevarande Anmärkningar
Personuppgifter som endast Får bevaras om de Elektroniska handlingar. med betydande svårighet kan bedöms ha ett fortsatt återskapas. inomvetenskapligt värde, fortsatt värde för annat forskningsområde, fortsatt vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller ett fortsatt stort allmänt intresse.