Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande och gallring hos Affärsverket svenska kraftnät
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Affärsverket svenska kraftnät Arkivbildare: Affärsverket svenska kraftnät Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 1992
Återlämnande
Affärsverket svenska kraftnät får återlämna handlingar i enlighet med bilagan.
Gallring
Affärsverket svenska kraftnät får gallra handlingar i enlighet med bilagan.
Handlingar rörande de anläggningar som Statens vattenfallsverk har avsatt för typbevarande innan Affärsverket svenska kraftnäts övertagande, ska undantas från gallring. I bilagan till Riksarkivets föreskrifter och beslut om gallring hos Statens vattenfallsverk (RA-MS 1991:14) framgår vilka anläggningar som är avsatta för bevarande.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallrings-
Ändrade genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2
föreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446). Allmänna råd. Affärsverket svenska kraftnät bör överväga ett utökat bevarande i projekt eller andra ärenden som varit särskilt omdebatterade eller annars varit särskilt uppmärksammade. Detsamma gäller handlingar som uppkommit i samband med eller haft betydelse vid incidenter eller andra oförutsedda händelser i stamnätet som fått större påverkan på samhället.
Dokumentation och tillämpning
Affärsverket svenska kraftnät ska dokumentera tillämpningen av denna författning.
Denna författning träder i kraft den 1 december 2014.
Björn Jordell
Morgan Nordberg
2(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Verksamhetsområde 2. Stödja verksamheten
Process
2.5 Förvalta och underhålla tekniska och administrativa stödsystem
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Utvecklingsplaner. När handlingarna inte längre behövs i verksamheten. Service Level Agreement, SLA. 2 år efter att avtalet har upphört. Aktivitetslista, SLA. 2 år efter att giltigheten har upphört. Kvartalsrapporter, SLA. 2 år efter att ärendet har avslutats. Dokumenterat ärende. 5 år efter att ärendet har avslutats. Dokumenterad åtgärd. 5 år efter att ärendet har avslutats. Dokumentation IT-support eller När handlingarna inte IT-kontroll. längre behövs i verksamheten. Dokumenterat problemärende. 5 år efter att ärendet har avslutats. Lösningsförslag. 5 år efter att ärendet har avslutats. Förändringsförslag. 2 år efter att ärendet har avslutats. Förändrings- och 2 år efter att ärendet har informationsplan. avslutats. Testplan. 2 år efter att ärendet har avslutats. Återställningsplan. 2 år efter att ärendet har avslutats. Rapporter om genomförd 2 år efter att ärendet har förändring. avslutats.
3(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Drift- och När handlingarna inte Dokumentation enligt systemdokumentation. längre behövs i Riksarkivets föreskrifter verksamheten. om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) bevaras.
Rapporter om 2 år efter att ärendet har säkerhetsuppfyllnad. avslutats.
Processgrupp
2.6 Genomföra kommunikation
Process
2.6.2 Kommunicera externt
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Frågor från allmänheten. 2 år efter att ärendet har avslutats.
Frågor från allmänheten som 10 år efter att ärendet har föranleder ärende. avslutats.
Process
2.7 Hantera lokalservice
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Beställningar till kontorsservice. 2 år efter att ärendet har avslutats.
Inventarieförteckning 2 år efter att ärendet har (förbrukningsvaror). avslutats.
Förbrukningsstatistik. 2 år efter att ärendet har avslutats.
Inventarieförteckning (möbler). 2 år efter att ärendet har avslutats.
Förteckning över konstverk. 2 år efter att ärendet har avslutats.
Parkeringslistor. När handlingarna inte Förutsatt att kontroll har längre behövs i gjorts att överföring av verksamheten. uppgifterna till ekonomisystemet har skett korrekt.
4(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Felanmälan till kontorsservice. 2 år efter att ärendet har avslutats. Statistik över felanmälningar. 2 år efter att ärendet har avslutats.
Processgrupp
2.8 Hantera intern säkerhet
Process
2.8.1 Hantera lokalskydd
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Beställningar. 2 år efter att ärendet har avslutats. Statistik, avställt brandskydd. 2 år efter att ärendet har avslutats. Statistik fellarm. 2 år efter att ärendet har avslutats. Statistik över lokalskydd. 2 år efter att ärendet har avslutats. Statistik över telefoni. 2 år efter att ärendet har avslutats. Besöksliggare. 2 år efter att ärendet har Omfattar besöksliggare till avslutats. Affärsverket svenska kraftnäts huvudkontor.
Blanketter - Trådlöst nätverk. 2 år efter att ärendet har avslutats.
5(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Verksamhetsområde 3. Bygga ut, driva och förvalta anläggningar på stamnätet för el
Processgrupp
3.1 Planera och genomföra investeringsprojekt avseende anläggningar på stamnätet för el
I aktiviteterna till processerna:
3.1.2 Utforma investeringsprojekt på stamnätet för el
3.1.3 Genomföra investeringsprojekt på stamnätet för el
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Bemanning, kontaktlista. 10 år efter att projektet har avslutats. Dagbok, projektlogg. 10 år efter att projektet har avslutats. Detaljtidsplan. 10 år efter att projektet har avslutats. Egenskapsgranskning, 10 år efter att projektet protokoll. har avslutats. Intressentlista. 10 år efter att projektet har avslutats. Kallelse. Efter att projektet har avslutats. Handlingar i krav- och 10 år efter att projektet ändringshantering. har avslutats. Kvalitetsplan. 10 år efter att projektet har avslutats. Minnesanteckningar. 10 år efter att projektet har avslutats. Projektgranskning, protokoll. 10 år efter att projektet har avslutats. Projektorganisation, roller. När handlingarna inte längre behövs i verksamheten. Protokoll, leveransmöte. 10 år efter att projektet har avslutats.
6(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Resursbehovsplan. När handlingarna inte längre behövs i verksamheten.
Statusrapport. 10 år efter att projektet har avslutats.
Uppdragsplan. 10 år efter att projektet har avslutats.
Åtagandebeskrivning. 10 år efter att projektet har avslutats.
Åtgärds- eller aktivitetslista. 10 år efter att projektet har avslutats.
Sändlistor. När handlingarna inte längre behövs i verksamheten.
Förundersökningsmedgivande. När handlingarna inte längre behövs i verksamheten.
Ansökan om När handlingarna inte förundersökningstillstånd. längre behövs i verksamheten.
Fastighetsägarförteckning. 2 år efter att projektet har avslutats.
Nyttjanderättsavtal. 2 år efter att avtalet har upphört
Åtgärdsprogram. 2 år efter att projektet har avslutats.
Process
3.2 Underhålla stamnätet för el
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Avbrottsplaner. 10 år efter att ärendet har avslutats.
Överlämningshandlingar. 10 år efter att ärendet har avslutats.
7(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Process
3.3 Ansvara för driften av stamnätet för el
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Arbetsbegäran. 10 år efter att ärendet har avslutats. Driftorder. 10 år efter att ärendet har avslutats. Uppgift om snittkapacitet. 10 år efter att ärendet har avslutats. Kapacitetsanalys. 10 år efter att ärendet har avslutats. Förbrukningsprognos. 10 år efter att ärendet har avslutats. Reglerbud. 10 år efter att ärendet har avslutats. Driftinstruktioner. 10 år efter att ärendet har avslutats. Avtal om reaktiv effekt, 10 år efter att avtalet har systemtjänst. upphört. Larm om onormal spänning. 10 år efter att ärendet har avslutats. Larm om överbelastning. 10 år efter att ärendet har avslutats. Larm om störning. 10 år efter att ärendet har avslutats. Utlösningsrapport. 10 år efter att ärendet har avslutats. Preliminärrapport. 10 år efter att ärendet har avslutats. Arbetsorder. 10 år efter att ärendet har avslutats. Kopplingssedel. 10 år efter att ärendet har avslutats.
8(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Processgrupp
3.4 Tillhandahålla stamnätet för elleveranser
Process
3.4.1 Hantera årsabonnemang på stamnätet för el
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Faktura - Effektavgifter på 10 år efter att ärendet har stamnätet. avslutats. Faktura - Avgifter för tillfälliga 10 år efter att ärendet har abonnemang. avslutats. Faktura - Energiavgifter på 10 år efter att ärendet har stamnätet. avslutats. Faktura - Överskridanden. 10 år efter att ärendet har avslutats.
Process
3.4.2 Samla in mätvärden från stamnätet för el
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Felrapporter. 10 år efter att ärendet har avslutats.
9(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Verksamhetsområde 4. Bygga ut, driva och förvalta telekommunikationsnätet
Process
4.1 Planera och genomföra investeringsprojekt på telekommunikationsnätet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Teknisk utredning. 10 år efter att ärendet har Teknisk utredning som avslutats. utgör underlag för investeringsbeslut bevaras.
Process
4.3 Hantera drift och underhåll av telekommunikationsnätet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Felanmälan telekom. 2 år efter att ärendet har avslutats.
Problemärende. 2 år efter att ärendet har avslutats.
Underhållsplan. 10 år efter att ärendet har avslutats.
Arbetsorder. 10 år efter att ärendet har avslutats.
10(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Verksamhetsområde 5. Ha systemansvar för el
Processgrupp
5.1 Hantera nätområden och balansansvar
Process
5.1.2 Hantera balansansvarsavtal
Handlingar Återlämnande Anmärkningar
Bankgarantier. När handlingarna inte Original återlämnas till längre behövs i bank och Svenska verksamheten. kraftnät bevarar en kopia.
Process
5.2 Planera och övervaka balansen i elsystemet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Driftorder. 10 år efter att ärendet har avslutats. Uppgift om planerade avbrott. 10 år efter att ärendet har avslutats. Uppgift om planerad 10 år efter att ärendet har snittkapacitet. avslutats. Uppgift om planerad mothandel. 10 år efter att ärendet har avslutats. Dygnsavstämningar, Urgent 2 år efter att ärendet har Market Message. avslutats.
Processgrupp
5.3 Hantera strukturförändringar och göra avräkningar
Process
5.3.2 Samla in mätvärden från balansansvariga och göra avräkningar
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Strukturanmälning – Handel. 2 år efter att balansansvarig har avslutats. Strukturanmälning – 2 år efter att Reglerobjekt. balansansvarig har avslutats.
11(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Strukturanmälning – 2 år efter att Balansansvar i nätområde. balansansvarig har avslutats.
Strukturanmälning – 2 år efter att Nätområdesförändring. balansansvarig har avslutats.
Strukturdata. 2 år efter att balansansvarig har avslutats.
Strukturrapport. 2 år efter att balansansvarig har avslutats.
Uppgift om primärreglering. 10 år efter att ärendet har avslutats.
Mätvärden för externa nät. 10 år efter att ärendet har avslutats.
Beräkningsresultat – 10 år efter att ärendet har utlandsavräkning. avslutats.
Beräkningsresultat – 10 år efter att ärendet har balansavräkning. avslutats.
Beräkningsresultat – 10 år efter att ärendet har utlandsbalansavräkning. avslutats.
Beräkningsresultat – 10 år efter att ärendet har slutavräkning. avslutats.
Beräkningsresultat – 10 år efter att ärendet har utlandsavräkning. avslutats.
12(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Verksamhetsområde 6. Ansvara för beredskap och säkerhetsskydd inom elförsörjningen
Process
6.1 Samordna och följa upp elberedskapen
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inbjudningar. När handlingarna inte Ett exemplar av den längre behövs i information som sänts ut verksamheten. bevaras. Beställningar. 5 år efter att ärendet har avslutats.
Processgrupp
6.2 Hantera externa anmälningar och ansökningar rörande elberedskapsfrågor
Process
6.2.3 Låna ut beredskapsmateriel
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Begäran om lån av 5 år efter att ärendet har beredskapsmateriel. avslutats.
Process
6.3 Hantera säkerhetsskyddsfrågor inom elförsörjningen
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Begäran om registerkontroll. När handlingarna inte längre behövs i verksamheten. Polisrapporter. 2 år efter att ärendet har avslutats.
13(13)
Bilaga till RA-MS 2014:50
Verksamhetsområde 7. Utfärda och kontoföra elcertifikat och ursprungsgarantier för el
Processgrupp
7.1 Utfärda och kontoföra elcertifikat
Process
7.1.1 Skapa konto för elcertifikat
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Välkomstbrev. När handlingarna inte längre behövs i verksamheten.
Process
7.1.2 Utfärda elcertifikat
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter om fakturering och 10 år efter att ärendet har avgifter. avslutats. Årligt kontobesked till 10 år efter att ärendet har kontohavare. avslutats.
Process
7.1.3 Hantera handel med elcertifikat
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Årlig kontrolluppgift till 10 år efter att ärendet har Skatteverket. avslutats.