Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Kustbevakningen
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Kustbevakningen Arkivbildare: Kustbevakningen Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2014
Gallring
Kustbevakningen får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Kustbevakningen ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring efter skanning verkställs ska Kustbevakningen kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Denna författning träder i kraft den 15 april 2016.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Björn Jordell Carl Billengren
Bilaga till RA-MS 2016:18
Kustbevakningen får gallra handlingar i enlighet med vad som anges.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna och upprättade pap- Får gallras 6 månader Gäller handlingar som pershandlingar. efter att de skannats un- skannats in till myndigheder förutsättning att kon- tens diarieförings-, ärentroll av överföringen har de- och dokumenthanterskett. ingssystem Platina.
Logguppgifter i ärende- och Får gallras 5 år efter det Gäller endast uppgifter dokumenthanteringssystemet att uppgiften i loggen re- som visar när någon har Platina. gistrerades. - läst en handling, - läst metadata, - ändrat metadata, - lagt till eller tagit bort anteckning, - lagt till eller tagit bort påminnelse, - läst loggen, - skickat ärendet inom systemet, samt - hämtat en lokal kopia.
Upptagningar i form av rörlig Får gallras när det är sä- Elektroniska handlingar. bild som tillkommit i kustbevak- kerställt att de inte beningsflygets verksamhet. hövs i verksamheten.
Undantag från gallring:
Upptagningar som överförts till ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina eller det s.k. rapportdiariet.