Riksarkivets föreskrifter om gallring och undantag från gallring i den brottsutredande verksamheten hos Skatteverket
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Skatteverket Arkivbildare: Skatteverket Handlingar: Handlingar i den brottsutredande verksamheten Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med år 2016
Gallring
Handlingar får gallras eller undantas från gallring enligt bilagan.
Bevarande
Av 15 § lagen (1990:90) om behandling av personuppgifter vid Skatteverkets medverkan i brottsutredningar, framgår att uppgifter i förundersökningar inte omfattas av den gallring som föreskrivs i övrigt i den paragrafen.
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Skatteverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring efter skanning verkställs ska Skatteverket kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Denna författning träder i kraft den 1 mars 2016.
Björn Jordell
Morgan Nordberg
1(2)
Bilaga till RA-MS 2016:8
Handlingar i den brottsutredande verksamheten som får gallras eller undantas från gallring.
Handlingar Bevarande/gallring Anmärkningar
Handlingar rörande brottsutredningar
Inkomna eller upprättade Får gallras efter överföring till Handlingar som tas i beslag pappershandlingar. elektronisk handling under omfattas inte då dessa förutsättning att kontroll av regleras genom att överföringen skett korrekt Rättegångsbalken 27 kap. genomförts. Originalhandlingar som inte Undantag från gallring: tagits i beslag men som är Pappershandlingar som har av särskild vikt för ingivaren ett fysiskt bevisvärde får kan återlämnas enligt RAefter överföring och kontroll MS 2015:23. gallras först då det ärende de tillhör har slutbehandlats i rättskedjan.
Inkomna elektroniska Får gallras efter konvertering Avser handlingar som handlingar i XML-format. till annat format och när inkommer från annan ärendet har slutbehandlats myndighet inom ramen för hos Skatteverket. Rättsväsendets informationsförsörjning.
Inkomna elektroniska Får gallras efter konvertering Avser bokföringsfiler som handlingar i format som vid till annat format under hanterats i den ankomst till Skatteverket inte förutsättning att det ärende brottsutredande är godkända i föreskrift från de tillhör har slutbehandlats i verksamheten exempelvis i Riksarkivet. rättskedjan. formaten excel och SIE.
Handlingar rörande brottsanmälan
Uppgifter och handlingar i Får bevaras till dess det Elektroniska handlingar brottsanmälan. finns ett åklagarbeslut eller (upptagningar för lagakraftvunnen dom automatiserad behandling). avseende de misstankar Avser inte uppgifter och som anmälan avser. handlingar som ingår i Ska dock gallras senast 10 förundersökning. år efter det att ärendet har Avser undantag från gallring avslutats. enligt förordningen (1999:105) om behandling av personuppgifter vid Skatteverkets medverkan i brottsutredningar.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
2(2)
Bilaga till RA-MS 2016:8
Handlingar Bevarande/gallring Anmärkningar
Uppgifter och handlingar i Får gallras 5 veckor efter att Elektroniska handlingar ärende där Skatteverket har beslutet har fattats. (upptagningar för beslutat att inte göra en automatiserad behandling). brottsanmälan.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.