Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Folkhälsomyndigheten
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Folkhälsomyndigheten Arkivbildare: Folkhälsomyndigheten Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2014
Gallring
Folkhälsomyndigheten får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Folkhälsomyndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning i fråga om gallring efter skanning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallringen verkställs ska Folkhälsomyndigheten kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
1. Denna författning träder i kraft den 1 december 2017. 2. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2014:25) om gallring av handlingar hos Folkhälsomyndigheten.
Karin Åström Iko
Anna-Kristina Andersson
2 (9)
Bilaga till RA-MS 2017:33
Verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp verksamheten
Processgrupp
1.3 Utveckla, fastställa och följa upp intern styrning
I aktiviteterna till processerna:
1.3.1 Identifiera roller, ansvar och befogenheter
1.3.5 Utöva egenkontroll, åtgärda och förbättra
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter i ledningssystem och 4 år efter att uppgifterna Elektroniska handlingar. avvikelsehantering som har överförts till annan Avser till exempel rutinmässigt förs över till andra databärare inom samma kompetensbevis eller informationsbärare. medium. checklistor i samband med revisionsarbete eller ledningsmöten.
Process
1.3.4 Övervaka och utreda avvikelser, tillbud och förbättringsförslag
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Enskilda avvikelserapporter. 4 år efter att Elektroniska handlingar. sammanställning av analyserad data har upprättats. Under förutsättning att handlingarna inte behövs för Folkhälsomyndighetens uppföljning eller för framtida utredningar i disciplin- eller patientskadeärenden.
3 (9)
Bilaga till RA-MS 2017:33
Verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd
Processgrupp
2.4 Svara för lokaler, utrustning och teknisk service
Process
2.4.5 Sköta och underhålla laboratorieutrustning
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Utskrifter av autoklavkurvor. 4 år efter utskrift. Pappershandlingar.
Loggböcker över medicinteknisk 4 år efter att utrustningen Pappershandlingar. utrustning. har avyttrats. Avser till exempel bruksanvisningar, dokumentation om egentillverkning, provningsprotokoll och andra handlingar som tillkommer under utveckling och drift.
Dokumentation av 4 år efter att produkten har Pappershandlingar. kvalitetskontroller av avyttrats. Avser till exempel medicintekniska produkter. valideringsprotokoll och kalibreringsprotokoll.
Dokumentation av 4 år efter det att produkten Pappershandlingar. kvalitetskontroller av övrig har avyttrats. Avser till exempel utrustning. valideringsprotokoll för ventilerade arbetsplatser.
Uppgifter i register över När uppgifterna inte längre Elektroniska handlingar. medicintekniska produkter, behövs i verksamheten. inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning och placering.
4 (9)
Bilaga till RA-MS 2017:33
Processgrupp
2.6 Förvalta och utveckla IT-system
Process
2.6.1 Drifta, utveckla och avveckla IT-system
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Granskningsloggar i vårdsystem. 10 år efter den senaste Elektroniska handlingar. loggningen. Avser dokumentation av databasfrågor såsom anropens ursprung eller plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden.
Verksamhetsområde 3. Inhämta, sammanställa och sprida kunskap
Processgrupp
3.2 Övervaka, följa upp och utvärdera folkhälsan och dess förutsättningar
Process
3.2.1 Övervaka, analysera och rapportera
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Anmälningar enligt 5 år efter att uppgifterna Pappershandlingar. smittskyddslagen (2004:168). har förts in i det elektroniska övervakningssystemet för information och statistik om anmälningspliktiga sjukdomar i Sverige.
Rapporter enligt lagen 5 år efter att uppgifterna Pappershandlingar. (2012:453) om register över har förts in i det nationella vaccinationsprogram. elektroniska hälsodataregistret för information och statistik om vaccinationer i Sverige.
Inkommande rapporter. 5 år efter att uppgifterna Elektroniska handlingar har förts över till och pappershandlingar. övervakningssystem eller Avser till exempel register. enskilda rapporter, information, rådata och statistik till frivilliga övervakningssystem och register.
5 (9)
Bilaga till RA-MS 2017:33
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Sammanställda rapporter från 5 år efter att resultatet har Pappershandlingar och barn- och skolhälsovården. publicerats. elektroniska handlingar. Under förutsättning av att handlingarna inte har någon ytterligare funktion.
Rapporter från mikrobiologiska 10 år efter att resultatet Pappershandlingar och laboratorier. har publicerats. elektroniska handlingar. Under förutsättning av att handlingarna inte har någon ytterligare funktion.
Upprättade rapporter, underlag 1 år efter att Pappershandlingar och för statistik. sammanställning eller elektroniska handlingar. bearbetning har utförts. Under förutsättning av att handlingarna inte har någon ytterligare funktion.
Personuppgifter i frivilliga När uppgifterna inte längre Elektroniska handlingar. övervakningssystem. behövs för ändamålet med behandlingen eller när samtycket till behandlingen har upphört.
Verksamhetsområde 5. Ge stöd och vägledning
Process
5.2 Ge stöd vid utbrott av smittsamma sjukdomar och andra kriser
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Enkäter, enkätsvar och Efter att uppgifterna har Pappershandlingar. frågeformulär avseende förts över till elektroniska epidemiologiska utbrott. handlingar.
Enkäter, enkätsvar och Efter att uppgifterna har Elektroniska handlingar. frågeformulär avseende förts över till databärare epidemiologiska utbrott. inom samma medium.
6 (9)
Bilaga till RA-MS 2017:33
Verksamhetsområde 8. Bedriva laboratorieverksamhet
Processgrupp
8.1 Analysera inkommande patientprover
I aktiviteterna till processerna:
8.1.1 Analys av parasit- och svampinfektioner
8.1.2 Övervakning och analys av virusinfektioner
8.1.3 Övervakning och analys av bakterieinfektioner
8.1.4 Övervakning av vaccinsjukdomar
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Analysresultat, rådata och Efter kontroll av att Elektroniska handlingar. utskrifter. handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen.
Analysprotokoll. 4 år efter att Pappershandlingar. undersökningen har avslutats och efter kontroll av att handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen.
Process
8.1.1 Analys av parasit- och svampinfektioner
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Analysprotokoll för serologi, PCR 10 år efter att Pappershandlingar. eller mikroskopi avseende undersökningen har parasiter och svampar. avslutats och efter kontroll av att handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen.
Analysprotokoll för serologi 10 år efter att handlingarna Pappershandlingar. avseende kroniska infektioner inte längre behövs för orsakade av parasiter. uppföljning. Under förutsättning att serum eller prov är kasserat och inte längre behövs för långtidsuppföljning av patienter.
7 (9)
Bilaga till RA-MS 2017:33
Process
8.1.2 Övervakning och analys av virusinfektioner
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Analysprotokoll för serologi 10 år efter att handlingarna Pappershandlingar. avseende kroniska infektioner inte längre behövs för orsakade av zoonosa virus. uppföljning. Under förutsättning att serum eller prov är kasserat och inte längre behövs för långtidsuppföljning av patienter.
Process
8.1.3 Övervakning och analys av bakterieinfektioner
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Analysprotokoll för serologi 10 år efter att handlingarna Pappershandlingar. avseende kroniska infektioner inte längre behövs för orsakade av zoonosa bakterier. uppföljning. Under förutsättning att serum eller prov är kasserat och inte längre behövs för långtidsuppföljning av patienter.
Process
8.2 Analysera inkommande vatten- och miljöprover
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Analysresultat – rådata och Efter kontroll av att Elektroniska handlingar. utskrifter. handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen.
Analysprotokoll. 4 år efter att Pappershandlingar. undersökningen har avslutats och efter kontroll av att handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen.
8 (9)
Bilaga till RA-MS 2017:33
Processgrupp
8.4 Säkerställa kvalitet på laboratorieanalyser
I aktiviteterna till processerna:
8.4.1 Utveckla och förbättra laboratoriemetoder
8.4.2 Delta i interna kontroller
8.4.3 Delta i externa kontroller
8.4.4 Upprätthålla stamförråd
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Metodloggböcker. 4 år efter att metoden har Elektroniska handlingar tagits ur bruk. och pappershandlingar. Under förutsättning att metodutvecklingsdokument som beskriver hur metoden har utvecklas bevaras.
Process
8.4.4 Upprätthålla stamförråd
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter om referensstammar i När stammarna inte längre Elektroniska handlingar. register över stamförråd. lagras i stamförrådet.
Process
8.5 Förvalta biobank
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Personuppgifter i register över När provet har avlägsnats Elektroniska handlingar. personer med prover i ur biobanken. biobanken.
9 (9)
Bilaga till RA-MS 2017:33
Verksamhetsområde 9. Svara för tillsyn och tillståndsgivning
Processgrupp
9.2 Utöva tillsyn
Process
9.2.2 Hantera återredovisningar och inrapporteringar
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Restaurangrapporter enligt 2 år efter att uppgifterna Pappershandlingar. alkohollagen (2010:1622). har förts över till ett nationellt register för tillsyn, uppföljning och utvärdering av alkohollagens tillämpning, samt statistik.
Statistikrapporter för försäljning 2 år efter att uppgifterna Pappershandlingar. eller tillverkning av har förts över till ett alkoholdrycker. nationellt register för tillsyn, uppföljning och utvärdering av alkohollagens tillämpning, samt statistik.
Lagerdeklarationer av vin och 2 år efter att uppgifterna Pappershandlingar, druvmust i enlighet med artikel har förts över till ett elektroniska handlingar. 11, förordningen (EG) nr nationellt register för 436/2009. tillsyn, uppföljning och utvärdering av alkohollagens tillämpning, samt statistik.
Process
9.2.3 Hantera inkommande beslut
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Beslutskopior från kommunerna 2 år efter att uppgifterna Pappershandlingar, angående serveringstillstånd. har förts över till ett elektroniska handlingar. nationellt register för tillsyn, uppföljning och utvärdering av alkohollagens tillämpning, samt statistik.
Beslutskopior från kommunerna 2 år efter att uppgifterna Pappershandlingar, angående tillfälliga har förts över till en elektroniska handlingar. serveringstillstånd. upprättad lista som har registrerats i myndighetens ärendehanteringssystem.
10 (9)
Bilaga till RA-MS 2017:33
Processgrupp
9.3 Hantera tillstånd
Process
9.3.4 Administrera kunskapsprov inför serveringstillstånd
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Resultat av kunskapsprov. 90 dagar efter att provet Elektroniska handlingar. har genomförts. Gallringen får ske under förutsättning att alla relevanta uppgifter som behövs för att föra statistik enligt alkohollagen (2010:1622) har överförts till det centrala registret för tillsyn, uppföljning och utvärdering av alkohollagens tillämpning, samt statistik.
Undantag från gallring:
Godkända provresultat där provtagaren har godkänt ett fortsatt bevarande.