Föreskrifter om gallring i folkbokföringsverksamheten hos Skatteverket
Bemyndigande
- 12 § 1 st 1991:441
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Skatteverket Arkivbildare: Skatteverket Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Handlingsslag: Handlingar inom folkbokföringsverksamheten Tidsomfattning: Från och med år 2004
Gallring
Handlingar inom folkbokföringsverksamheten får gallras enligt bilagan.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Skatteverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring efter skanning verkställs ska Skatteverket kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Allmänna råd. Om myndigheterna väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
1. Denna författning träder i kraft den 1 december 2018. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2012:44 ändrad genom RA-MS 2013:53 och RA-MS 2016:7) om gallring i folkbokföringsverksamheten hos Skatteverket.
Karin Åström Iko
Fredrik Lindberg
1(3)
Bilaga till RA-MS 2018:38
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna pappershandlingar. Får gallras efter skanning För ärenden som inte kan under förutsättning att presenteras samlat som kontroll av överföringen elektroniska handlingar har skett. skapas fortsatt pappersakter.
Handlingar i ärenden om till- Får gallras 10 år efter Medgivandet till gallring delning av personnummer. utgången av det år då avser handlingar i ärenärendet initierades. den som initieras till och Undantag från gall- med år 2012. ring: 1. Handlingar i ärenden om personnummerbyte. 2. Handlingar i ärenden om dubbla personnummer. 3. Handlingar i ärenden som innehåller handling utfärdad i utlandet.
Handlingar i ärenden om Får gallras 10 år efter Avser inte uppgifter i folk- - föräldraskap, utgången av det år då bokföringsdatabasen eller - faderskap, ärendet initierades. diarieförda uppgifter kopp- - vårdnad, Undantag från gall- lade till namnärenden. - adoption, ring: - namn, 1. Från och med år 2013 - medborgarskap, handlingar i ärenden om - utvandring, vigsel, födelse och döds- - återinvandring, fall enligt 1 § andra - avregistrering som obefintlig, stycket folkbokföringsla- - äktenskap, eller gen (1991:481). - dödsfall. 2. Handling med faderskaps- och tredjemansbekräftelse för barn över 18 år. 3. Handlingar i ärenden som innehåller handling utfärdad i utlandet. 4. Handlingar i namnärenden som innehåller sökandes motivering för namnbyten.
Handlingar i ärenden om Får gallras 10 år efter - flyttning, utgången av det år då - postadress, eller ärendet initierades. - utlandsadress. Undantag från gallring: Handlingar i ärenden som innehåller handling utfärdad i utlandet.
2(3)
Bilaga till RA-MS 2018:38
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om lägen- 1. Handlingar i ärenden hetsnummer. med anmälan om lägenhetsnummer får gallras 2 år efter utgången av det år då ärendet initierades. 2. Handlingar i ärenden utan anmälan men med beslut om lägenhetsnummer får gallras 10 år efter det år då ärendet initierades.
Undantag från gall-
ring: Handlingar i ärenden som innehåller handling utfärdad i utlandet.
Handlingar med beställning av Får gallras 2 år efter utdödsfallsintyg. gången av det år då ärendet initierades.
Undantag från gall-
ring: Handlingar i ärenden som innehåller handling utfärdad i utlandet.
Handlingar i ärenden om admi- Får gallras 2 år efter utnistrativa ändringar av fastig- gången av det år då hets- och adressrelaterad in- ärendet initierades. formation. Undantag från gallring: Handlingar i ärenden som innehåller handling utfärdad i utlandet.
Handlingar i ärenden med begä- Får gallras 10 år efter det ran om omprövning eller över- år då ärendet avslutades. klagande av beslut och för vilka Undantag från galldet finns en gallringsföreskrift. ring: Handlingar i ärenden som innehåller handling utfärdad i utlandet.
Handlingar i övriga ärenden. Får gallras 10 år efter Avser allmänna förutgången av det år då frågningar m.m. ärendet initierades.
Undantag från gall-
ring: 1. Underlag till personaktskompletteringar. 2. Handlingar i ärenden som innehåller handling utfärdad i utlandet.
3(3)
Bilaga till RA-MS 2018:38
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter och handlingar i Får gallras när det Elektroniska handlingar brottsanmälan. finns ett åklagarbeslut (upptagningar för eller en lagakraftvunnen automatiserad behanddom avseende de miss- ling). tankar som anmälan av- Avser inte uppgifter och ser. Ska dock gallras handlingar som ingår i senast 10 år efter det att förundersökning. ärendet har avslutats.
Uppgifter och handlingar i Får gallras 5 veckor efter Elektroniska handlingar ärende om misstanke om brott att beslutet har fattats. (upptagningar för där Skatteverket har automatiserad behandbeslutat att inte göra en ling). brottsanmälan.
Inkomna elektroniska handlingar Får gallras efter konverte- Avser handlingar som i XML-format. ring till annat format och inkommer, i brottsanmäärendet har avslutats hos lansärenden, från annan Skatteverket. myndighet inom ramen för Rättsväsendets informationsförsörjning.