Riksarkivets föreskrifter om undantag från gallring och gallring hos Statens energimyndighet
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Statens energimyndighet Arkivbildare: Statens energimyndighet Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2006 om inte annat anges i bilagorna till föreskrifterna
Undantag
Denna författning innebär ett undantag från bestämmelserna om gallring i 19 § första stycket lagen (2001:99) om den officiella statistiken.
Gallring
Statens energimyndighet får gallra handlingar och undanta handlingar från gallring i enlighet med vad som anges i bilaga 1 till föreskrifterna.
Statens energimyndighet får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilaga 2 till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Statens energimyndighet ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas.
1. Denna författning träder i kraft den 1 december 2018. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2015:24 ändrad genom RA-MS 2015:57) om gallring hos Statens energimyndighet.
Karin Åström Iko
Anders Åkerfeldt
Bilaga 1 till RA-MS 2018:48
Statens energimyndighet får gallra handlingar och undanta handlingar från gallring i enlighet med vad som anges i bilagan. Handlingarna redovisas enligt myndighetens klassificeringsstruktur version 2012-1124. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagan.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
3.4 Officiell statistik kring energiområdet
Blanketter med primärupp- 1 år efter att respektive Avser pappershandlingar. gifter tillhörande statistiska undersökning har avslu- Från och med den 1 januari undersökningar inom ener- tats. 2013. giområdet. Undantag från gall-
ring:
Uppgifter i slutliga observationsregister.
1(2)
Bilaga 2 till RA-MS 2018:48
Statens energimyndighet får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan. Handlingarna redovisas enligt myndighetens klassificeringsstruktur version 2012-1124. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagan.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Samtliga processgrupper
Handlingar i ärenden som 6 månader efter att hand- Avser pappershandlingar. registrerats i ärende- och lingarna registrerats, skan- Från och med den 1 januari dokumenthanteringssystem. nats och överförts till 2017. ärende- och dokumenthanteringssystem. Innan gallringen verkställs ska Statens energimyndighet kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
4.3 Kontoföringsmyndighet
4.3.2 Hantera konton i unionsregistret
Fullmakter. När en fullmakt har åter- Avser pappershandlingar. kallats, ett konto har stängts eller när en fullmakt på annat sätt har blivit inaktuell.
Utdrag ur belastningsregis- När beslutet i ärendet vun- Avser pappershandlingar ter. nit laga kraft.
Undantag från gallring:
I de fall handlingen påverkat handläggningen.
Kopior av identitetshand- När kontot har stängts el- Avser pappershandlingar lingar. ler när handlingen ersatts av en ny handling.
2(2)
Bilaga 2 till RA-MS 2018:48
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Personbevis och kopior av När beslut i ärendet vunnit Avser pappershandlingar. personbevis för svenska laga kraft. medborgare. Undantag från gall-
ring:
I de fall handlingen påverkat handläggningen.
Personbevis och kopior av När personen inte längre Avser pappershandlingar. personbevis för utländska representerar ett konto. medborgare. Undantag från gall-
ring:
I de fall handlingen påverkat handläggningen.
4.8 Provningsverksamhet och Ekodesign
4.8.1 Hantera uppdragsprovning
Handlingar rörande upp- 10 år efter att provningen Avser pappershandlingar och dragsprovningar av hus- har avslutats. elektroniska handlingar. hållsapparater.
5.1 Program
Preliminära yttranden från Efter att beslut angående Avser elektroniska handlingar. enskild ledamot i bedöm- forskningsmedel har expe- Från och med den 1 januari ningsgruppen. dierats till de sökande. 2017.
Undantag från gallring:
Bedömningsgruppens gemensamma yttrande bevaras.
Sammanställning av leda- Efter att beslut angående Avser elektroniska handlingar. möternas preliminära yttran- forskningsmedel har expe- Från och med den 1 januari den inför bedömningsgrup- dierats till de sökande. 2017. pens beslutsmöte. Undantag från gall-
ring:
Bedömningsgruppens gemensamma yttrande bevaras.