Föreskrifter och allmänna råd om återlämnande och gallring hos Myndigheten för samhällsskydd och beredskap
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Arkivbildare: Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Handlingsslag: Handlingar inom reglering och utbildning Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2009
Återlämnande och gallring
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap får återlämna eller gallra handlingar enligt vad som anges i bilagan.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter. Innan gallring efter skanning verkställs ska Myndigheten för samhällsskydd och beredskap kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar samt genomföra läskontroll. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Allmänna råd.
Om myndigheterna väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som
anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
1. Denna författning träder i kraft den 1 mars 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2016:14 ändrade genom RA-MS 2018:19) om gallring hos Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.
Karin Åström Iko
Fredrik Lindberg
1(6)
Bilaga till RA-MS 2019:2
Bilaga 1:
Innehållsförteckning
Tillämpning
Tillämpning av bilagan
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap får återlämna eller gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan. Bilagan är strukturerade i enlighet med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap klassificeringsstruktur, Version 2, 2017-09-26, ändrad 17-12-11. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagan.
2(6)
Bilaga till RA-MS 2019:2
Processområde
3 Reglera
Processgrupp
3.2 Ge tillstånd
Process
3.2.5 Administrera ADR-prov
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Utbildningsbevis för transport 6 år efter genomförd ut- Med utbildningsbevis avav farligt gods, grund- och repe- bildning. ses rättade prov som intitionsutbildningar. kommit efter avslutad förarutbildning.
Utbildningsbevis för specialut- Gallras samtidigt som bildningar, transport av klass 1: utbildningsbeviset för explosiva varor, klass 7: radio- grund- eller repetitionsutaktiva ämnen eller tanktrans- bildningen. port.
Förarprov (ADR-intyg). 6 år efter genomfört prov.
Blanketter med den utbildades När de inte längre behövs godkännande att publicera för verksamheten. dennes personuppgifter på myndighetens webbplats.
Process
3.2.6 Examinera säkerhetsrådgivare
Anmälningsbekräftelser till prov. Efter genomfört prov.
Anmälningsblanketter till prov. Efter genomfört prov.
Deltagarförteckningar som 2 år efter genomfört prov. används vid provtillfället.
Kopior av intyg om godkän- 6 år efter genomfört prov. nande som säkerhetsrådgivare.
Personbevis. Efter att personbeviset har registrerats i Säkerhetsrådgivarregistret.
Provdeltagarnas genomförda 6 år efter genomfört prov. prov.
3(6)
Bilaga till RA-MS 2019:2
Process
3.2.11 Agera i mål och ärenden
Handlingar i ansökningsmål När ärendet har avslutats eller ansökningsärenden enligt hos myndigheten. 9 och 11 kap. miljöbalken Undantag från gall- (1998:808). ring: 1. Handlingar i ansökningsmål eller ansökningsärenden där myndigheten avger yttrande. 2. Handlingar i ansökningsmål och ansökningsärenden där myndigheten inte yttrar sig, men som omfattas av den högre kravnivån enligt lagen (1999:381) om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor. 3. Registrerade uppgifter i ärende- och dokumenthanteringssystem.
4(6)
Bilaga till RA-MS 2019:2
Processområde
7 Utbilda
Processgrupp
7.4 Definiera och utforma utbildning
Processgrupp
7.4.1 Hantera öppna utbildningar
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Process 7.4.1.1 Utveckla och revidera utbildning
Studiehandledningar. Efter avslutad kurs under förutsättning att utbildnings- och kursplaner bevaras.
Process 7.4.1.5 Skapa och förvalta utbildningsmaterial
Lektionsmaterial. När de inte längre behövs för verksamheten under förutsättning att centralt framtaget utbildningsmaterial bevaras.
Processgrupp
7.6 Tillhandahålla utbildning
Process
7.6.1 Anta till utbildning
Antagningsunderlag. Efter avslutad kurs under Avser textfiler från Uniförutsättning att uppgif- versitets- och högskoleterna i antagningsun- rådet med uppgifter om derlagen har registrerats sådant som studerandes och bevaras i det studie- personuppgifter, meritadministrativa systemet. värden, urvalsgrupp och antagningsalternativ.
Kompletteringar till antagnings- 1. Handlingar i pappers- Avser kompletteringar till underlag. format får gallras efter ansökan i form av sådant skanning. som betyg, intyg och bila- 2. Skannade bilder får gor. gallras två år efter beslut om antagning under förutsättning att uppgifter om kompletteringarna har registrerats.
Meddelanden till räddnings- 3 månader efter sista Avser information och tjänster om antagningsomgång. anmälningsdag. påminnelser.
5(6)
Bilaga till RA-MS 2019:2
Antagningsbesked. Efter kursens slut under förutsättning att uppgifter om antagningen har registrerats i det studieadministrativa systemet.
Återbud. Efter att uppgifter om Avser inkomna återbud återbud har registrerats i oavsett format. det studieadministrativa systemet.
Tjänstbarhetsbedömningar. Ett år efter beslut om an- Avser tjänstbarhetsbetagning. dömningar över godkända Undantag från gall- sökanden. ring: Tjänstbarhetsbedömningar som ingår i beslut om obehörighet bevaras.
Process
7.6.2 Genomföra utbildning
Handlingar avseende administrativa studerandeärenden
Handlingar rörande studie- 2 år efter beslut eller be- Avser till exempel ansöuppehåll, studieavbrott och kräftelse. kan, anmälan, bekräftelse återupptagande av studier. och beslut.
Intyg om funktionsvariation. Efter avslutad kurs.
Handlingar avseende examinationer och större självständiga arbeten
Godkända prov och examinat- 1. Får återlämnas till den Innehåller kommentarer ioner. studerande efter från lärare. betygsättning. 2. Handlingar som inte har återlämnats får gallras 1 år efter betygsättning.
Undantag från gall-
ring: Provformulär bevaras.
Prov och examinationer som När den studerande har Innehåller kommentarer inte har blivit godkända. blivit godkänd eller 1 år från lärare. efter att kursplanen inte längre är giltig.
Videoupptagningar av god- 1. Får återlämnas till den Avser elektroniska kända examinationer. studerande efter handlingar, till exempel betygsättning. videoupptagningar genom 2. Videoupptagningar mobiltelefoner. som inte har återlämnats Innehåller kommentarer får gallras 1 år efter be- från lärare. tygsättning.
6(6)
Bilaga till RA-MS 2019:2
Videoupptagningar av När ny godkänd vide- Avser elektroniska examinationer som inte har oupptagning har lämnats handlingar, till exempel godkänts. in eller 2 år efter att kurs- videoupptagningar genom planen inte längre är gil- mobiltelefoner. tig. Innehåller kommentarer från lärare.
Konton i filmuppladdningsytan. 1 år efter att den studerande har blivit godkänd på kursen.
Handlingar avseende redovisning av studieresultat
Betyg på prov. När det examinerande momentet är godkänt under förutsättning att resultatet är registrerat i det studieadministrativa systemet.
Undantag från gall-
ring: Betyg på examinerande moment, kursbetyg och betygsändringar bevaras.
Examens- och utbildningsbevis. Original får lämnas till den studerande under förutsättning att grunduppgifter och funktionalitet bevaras i det studieadministrativa systemet så att examens- och utbildningsbevis åter går att sammanställa.
Kursintyg. Original får lämnas till den studerande under förutsättning att uppgifter och funktionalitet bevaras i det studieadministrativa systemet så att kursintyg åter går att sammanställa.
Process
7.6.3 Utvärdera utbildning
Svarsenkäter. Två år efter att en sam- Avser enkätsvar i enkätmanställning har upprät- undersökningar för till tats under förutsättning exempel: att enkätformulär och - Kvalitetsmätningar och sammanställningar beva- utvärderingar. ras. - Alumniundersökningar. - Genomförandeutvärderingar.