Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Livsmedelsverket

Gallring

Bevarande

Bilaga till RA-MS 2019:21

Tillämpning av bilagan:

Handlingarna redovisas enligt Livsmedelsverkets klassificeringsstruktur version 2019:1. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagan. Livsmedelsverket kan i sin tillämpning bedöma hur indelningen i säkerhetsskyddsklasser enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) motsvarar tidigare indelningar för klassificering av hemliga uppgifter och handlingar.

Förkortningar och begrepp:

Förkortningar och begrepp som används inom 2.5.5 Hantera signalskydd är de som Försvarsmakten fastställt genom sina föreskrifter om signalskyddstjänst: SG = Signalskyddsgrad R = Restricted C = Confidential S = Secret TS = Top Secret TRF = Trafikskydd TAK = Totalförsvarets Aktiva Kort. Utgivna av Försvarsmaktens högkvarter och som får innehålla signalskyddsnycklar. TEID = Totalförsvarets Elektroniska ID-kort

2(9)

Bilaga till RA-MS 2019:21

2 Stödja verksamheten

2.5 Hantera handlingar, arkiv och bibliotek

2.5.4 Hantera informationssäkerhet

Handlingar Gallringsfrist Anmärkning

Sekretessförbindelser. Får gallras 25 år efter anställningens eller uppdragets slut.

Samförvaringsbeslut. Får gallras 25 år efter den senaste registrerade uppgiften.

Beslut om att ta med hand- Får gallras 10 år efter ling från myndighets lokaler utgången av det år då eller områden i säkerhets- beslutet har upphört att skyddsklassen begränsat gälla. hemlig, konfidentiell eller hemlig.

Beslut om att ta med hemlig Får gallras 25 år efter handling från myndighets utgången av det år då lokaler i säkerhetsskydds- beslutet har upphört att klassen kvalificerat hemlig. gälla.

Handlingar rörande data- Får gallras 10 år efter Avser godkännande, bärare avsedda för att han- det datum då data- kvittenser och dokutera uppgifter i säkerhets- bäraren har tagits bort mentation om förstöskyddsklassen begränsat från myndighetens re- rande av externa datahemlig, konfidentiell eller gister över anlägg- bärare samt databärare i hemlig. ningstillgångar. t.ex. datorer, skrivare och kopiatorer.

Handlingar rörande data- Får gallras 25 år efter Avser godkännande, bärare avsedda för att han- det datum då data- kvittenser och dokutera uppgifter i säkerhets- bäraren har tagits bort mentation om förstöskyddsklassen kvalificerat från myndighetens re- rande av externa datahemlig. gister över anlägg- bärare samt databärare i ningstillgångar. t.ex. datorer, skrivare och kopiatorer.

Förteckningar över data- Får gallras 10 år efter bärare som innehåller eller utgången av det år då innehållit uppgifter i säker- databäraren förstördes hetsskyddsklassen konfiden- eller skrevs över. tiell eller hemlig.

3(9)

Bilaga till RA-MS 2019:21

Handlingar Gallringsfrist Anmärkning

Förteckningar över data- Får gallras 25 år efter bärare som innehåller eller utgången av det år då innehållit uppgifter i säker- databäraren förstördes hetsskyddsklassen kvalifice- eller skrevs över. rat hemlig.

Kvitton för handlingar i sä- Får gallras 10 år efter kerhetsskyddsklassen be- utgången av det år då gränsat hemlig, konfidentiell handlingen har återeller hemlig. lämnats.

Kvitton för handlingar i sä- Får gallras 25 år efter kerhetsskyddsklassen kvali- utgången av det år då ficerat hemlig. handlingen har återlämnats.

Dokumentation över förstö- Får gallras 10 år efter ring av handlingar i säker- utgången av det år då hetsskyddsklassen begrän- handlingen förstördes. sat hemlig, konfidentiell eller hemlig.

Dokumentation över förstö- Får gallras 25 år efter ring av handlingar i säker- utgången av det år då hetsskyddsklassen kvalifice- handlingen förstördes rat hemlig.

Lösenord och koder till en- Får gallras när de inte användarsystem. behövs för verksamheten.

Uppgifter i loggar som är av Får gallras 5 år efter Avser manuell eller betydelse för säkerheten utgången av det år då automatisk registrering men som inte faller under uppgifterna registrera- av händelser som är av klassificeringarna nedan. des. betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Syftet med händelserna är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser.

4(9)

Bilaga till RA-MS 2019:21

Handlingar Gallringsfrist Anmärkning

Uppgifter i loggar som är av Får gallras 10 år efter Avser manuell eller betydelse för säkerheten i utgången av det år då automatisk registrering säkerhetsskyddsklassen uppgifterna registrera- av händelser som är av begränsat hemlig, konfiden- des. betydelse för säkerheten tiell eller hemlig. i eller kring ett IT-system. Syftet med händelserna är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser.

Uppgifter i loggar som är av Får gallras 25 år efter Avser manuell eller betydelse för säkerheten i utgången av det år då automatisk registrering säkerhetsskyddsklassen uppgifterna registrera- av händelser som är av kvalificerat hemlig. des. betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Syftet med händelserna är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser.

Uppgifter i loggar som är av Får gallras när de inte Avser manuell eller betydelse för drift samt drifts- behövs för verksam- automatisk registrering journaler. heten. av händelser som är av betydelse för driften av ett IT-system med syften som att övervaka tekniska händelser eller för att söka systemfel. Med driftsjournaler avses manuella eller elektroniska journaler med uppgifter om händelser som förändringar och störningar i driften, bedömd orsak och vidtagen åtgärd.

2.5.5 Hantera signalskydd

Signalskyddsnycklar. Ska gallras när signalskyddsnycklarna har upphört att gälla eller när de inte längre behövs för tjänsten.

Trafiklistor. Får gallras 2 år efter att senaste uppgiften har registrerats.

5(9)

Bilaga till RA-MS 2019:21

Handlingar Gallringsfrist Anmärkning

Kvittenser för signalskydds- Får gallras 10 år efter nycklar med beteckningarna sista anteckningen. SG S, SG C, SG R eller SG TRF.

Kvittenser för signalskydds- Får gallras 25 år efter nycklar med beteckningarna sista anteckningen. SG TS.

Kvittenslistor för signal- Får gallras 10 år efter skyddsnycklar och delgivning att respektive nyckel av signalskyddsnycklar. har upphört att gälla.

Mottagningsbevis rörande Får gallras 10 år efter signalskyddsnycklar. att respektive nyckel har upphört att gälla.

Följesedlar för signalskydds- Får gallras 10 år efter nycklar med beteckningarna det att respektive nyck- SG S, SG C, SG R eller SG el har upphört att gälla. TRF.

Följesedlar för signalskydds- Får gallras 25 år efter nycklar med beteckningen det att respektive nyck- SG TS. el har upphört att gälla.

Tillstånd och dokumentation Får gallras 10 år efter för avskrift eller kopia av sig- att respektive nyckel nalskyddsnycklar. har upphört att gälla.

Dokumentation av invente- Får gallras 10 år efter ring av signalskyddsnycklar inventeringsdatum. med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.

Dokumentation av invente- Får gallras 25 år efter ring av signalskyddsnycklar inventeringsdatum. med beteckningen SG TS.

Kopior av kvitton angående Får gallras 10 år efter redovisning och inventering att respektive nyckel av signalskyddsnycklar med har upphört att gälla. beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.

Kopior av kvitton angående Får gallras 25 år efter redovisning och inventering att respektive nyckel av signalskyddsnycklar med har upphört att gälla. beteckningen SG TS.

6(9)

Bilaga till RA-MS 2019:21

Handlingar Gallringsfrist Anmärkning

Dokumentation av förstöring Får gallras 10 år efter och radering av signal- att de har förstörts. skyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.

Dokumentation av förstöring Får gallras 25 år efter och radering av signal- att de har förstörts. skyddsnycklar med beteckningarna SG TS.

Avskrifter eller kopior av sig- Får gallras efter det att nalskyddsnycklar. respektive nyckel har upphört att gälla.

Individuella resultat från ut- Får gallras efter erhållet Avser utbildningar för att bildning i signalskydd. behörighetsbevis. få behörighetsbevis.

Behörighetsbevis för signal- Får gallras 10 år efter skyddstjänst. avregistrering.

Förteckningar över signal- Får gallras 10 år efter skyddspersonal som har sista anteckningen. tillgång till signalskyddsnycklar samt kvittenslistor för signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.

Förteckningar över signal- Får gallras 25 år efter skyddspersonal som har sista anteckningen. tillgång till signalskyddsnycklar samt kvittenslistor för signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS.

Uppgifter i register över sig- Får gallras 5 år efter att nalskyddsmateriel. materielen tagits ur bruk.

Kvittenser av signalskydds- Får gallras efter att materiel. materielen har återlämnats.

Följesedlar till aktiva kort. Får gallras 10 år efter utgången av det år då respektive kort har upphört att gälla.

7(9)

Bilaga till RA-MS 2019:21

Handlingar Gallringsfrist Anmärkning

Kvitton för aktiva kort. Får gallras 10 år efter utgången av det år då respektive kort har upphört att gälla.

Uppgifter i register för aktiva Får gallras 10 år efter kort. utgången av det år då uppgiften registrerades.

Handlingar i ärenden rö- Får gallras 10 år efter Avser inkomna medrande signalskyddsinciden- utgången av det år de delanden om incidenter ter. kom in till myndigheten. rörande nycklar, aktiva Undantag: Upprät- kort eller materiel. tade handlingar i sam- Innehåller instruktioner band med incident be- om vilka åtgärder som varas. ska vidtas.

Protokoll från administrativ Får gallras 10 år efter Avser internkontroller av kontroll av signalskyddet. utgången av det år då signalskyddstjänsten. de upprättades.

Planer för internkontroller av Får gallras efter uppdasignalskyddstjänsten. terad plan.

2.5.6 Hantera personuppgifter och dataskydd

Underlag till utredningar om Får gallras 5 år efter att personuppgiftsincidenter. ärendet har avslutats. Undantag: Den dokumentation som avses i artikel 33.5 i dataskyddsförordningen samt rapporter till Datainspektionen och information till de registrerade ska bevaras.

Anmälningar till dataskydds- Får gallras när de inte Avser interna anmälombudet. längre behövs för verk- ningar som kommer in samheten under förut- via till exempel telefon sättning att uppgifterna i eller e-post. anmälan förts in i ärendet det tillhör.

8(9)

Bilaga till RA-MS 2019:21

2.9 Hantera lokaler och lokalsäkerhet

2.9.1 Hantera lokalsäkerhet och inpasseringssystem

Handlingar Gallringsfrist Anmärkning

Beställning av taggar och Får gallras när taggen tjänstekort. eller tjänstekortet har utfärdats.

Kvittenser av taggar och Får gallras ett år efter tjänstekort. återlämnande eller 1 år efter att ny tagg eller nytt tjänstekort har utfärdats.

Tjänstekort. Får gallras när giltighetstiden har gått ut eller innehavaren har avslutat sin anställning.

Uppgifter i tjänstekortsregis- Får gallras 10 år efter ter. att tjänstekortet har upphört att gälla.

Förteckningar över samtliga Får gallras 10 år efter nycklar, kort och koder till senast införda uppgift. förvaringsutrymmen som rymmer handlingar i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig, konfidentiell eller hemlig.

Förteckningar över samtliga Får gallras 25 år efter nycklar, kort och koder till senast införda uppgift. förvaringsutrymmen som rymmer handlingar i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig.

Förlustanmälningar. Får gallras 10 år efter utgången av det år då förlusten anmäldes. Undantag: Förlustanmälningar som är grund för säkerhetsutredningar eller konsekvensutredningar bevaras.

9(9)

Bilaga till RA-MS 2019:21

Handlingar Gallringsfrist Anmärkning

Protokoll från brandskydds- Får gallras 10 år efter Avser egenkontroller. ronder. utgången av det år då de upprättades.