Riksarkivets föreskrifter om överlämnande, återlämnande och gallring hos Transportstyrelsen
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Transportstyrelsen Arkivbildare: Transportstyrelsen Medium: Elektroniska handlingar, pappershandlingar, handlingar på mikrofilm Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2009
Överlämnande
Transportstyrelsen får överlämna handlingar i enlighet med vad som anges i bilaga 1.
Återlämnande
Transportstyrelsen får återlämna handlingar i enlighet med vad som anges i bilaga 1.
Gallring
Transportstyrelsen får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilaga 1.
Transportstyrelsen får gallra uppgifter i Vägtrafikregistret som ingår i delregistren Bilregistret, Körkortsregistret, Förarprovsregistret och Yrkestrafikregistret under förutsättning att de uppgifter som upptas i bilaga 2, en gång per år undantas och bevaras.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Transportstyrelsen ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan återlämnande eller gallring efter skanning verkställs ska Transportstyrelsen kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
1. Denna författning träder i kraft den 1 oktober 2019. 2. Genom denna författning upphävs - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2013:12) om återlämnande och gallring hos Transportstyrelsen, - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2015:25) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2013:12) om återlämnande och gallring hos Transportstyrelsen och - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2016:39) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2013:12) om återlämnande och gallring hos Transportstyrelsen.
Karin Åström Iko
Sara Jacobson
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Alla verksamhetsområden
Uppgifter i loggar
I aktiviteter till processerna under samtliga verksamhetsområden i Transportstyrelsens klassificeringsstruktur får nedanstående handlingar gallras i enlighet med de frister som anges.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter i loggar som upprättas Får gallras när de inte Elektroniska handlingar i syfte att kunna söka efter behövs för verksamheten systemfel och övervaka tekniska händelser i IT-system
Uppgifter i loggar som upprättas Får gallras 5 år efter att Elektroniska handlingar i syfte att övervaka säkerhet uppgifter i loggen - Avser även uppgifter i men som inte har betydelse för registrerades loggar som upprättas i säkerhetskänslig verksamhet syfte att visa på obehörigt användande
Uppgifter i loggar som upprättas Får gallras 10 år efter Elektroniska handlingar i syfte att övervaka säkerhet utgången av det år då - Avser även uppgifter i och som har betydelse för uppgifterna registrerades loggar som upprättas i säkerhetskänslig verksamhet i syfte att visa på obehörigt säkerhetsskyddsklassen användande begränsat hemlig, konfidentiell eller hemlig
Uppgifter i loggar som upprättas Får gallras 25 år efter Elektroniska handlingar i syfte att övervaka säkerhet utgången av det år då - Avser även uppgifter i och som har betydelse för uppgifterna registrerades loggar som upprättas i säkerhetskänslig verksamhet i syfte att visa på obehörigt säkerhetsskyddsklassen användande kvalificerat hemlig
Handlingar som upprättats i Får gallras när de inte Elektroniska handlingar syfte att analysera uppgifter i behövs för verksamheten loggar Undantag från gallring: Handlingar som föranleder vidare utredning bevaras
Sammanställningar av uppgifter Får gallras när de inte Elektroniska handlingar i loggar från olika loggkällor behövs för verksamheten
Undantag från
gallring: Handlingar som föranleder vidare utredning bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 02. Ge verksamhetsstöd
Processgrupp
02.05 Hantera information (allmänna handlingar)
Process
02.05.06 Pröva utlämnande av allmänna handlingar
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande utlämnande 1 år efter att handlingarna av skyddade personuppgifter har upprättats
Process
02.05.07 Administrera personuppgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Handlingar i ärenden om 5 år efter att de har Elektroniska handlingar ändring av person- och registrerats i adressuppgifter, kategori POI ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har Pappershandlingar registrerats i Diabas med diarieförts klassificeringen RE10B
Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har Pappershandlingar och registrerats i Diabas med registrerats i elektroniska handlingar klassificering AV60B, RE50B, ärendehanteringssystem RE60B och EK30B
Handlingar som har 10 år efter att de har Elektroniska handlingar klassificerats i kategorierna DIV registrerats i eller ÖVR ärendehanteringssystem
Metadata i form av sökbegrepp I samband med att Elektroniska handlingar för handlingar och ärenden i handlingarna i ärendena ärendehanteringssystem gallras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Processgrupp
02.07 Kommunicera och informera
Process
02.07.01 Representera
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Besöksliggare 2 år efter att uppgiften har införts
Process
02.07.03 Hantera externa förfrågningar
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Handlingar i ärenden om 3 år efter att de har Elektroniska handlingar historiskt fordonsinnehav, registrerats i kategori HISFO ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden med 3 år efter att de har Elektroniska handlingar kundsynpunkter, kategori registrerats i KUNDSYNP ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 3 år efter att de har Elektroniska handlingar självservicetjänster, kategori E- registrerats i SUPPORT ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har Pappershandlingar registrerats i Diabas med diarieförts klassificeringen RE10B
Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har Pappershandlingar och registrerats i Diabas med registrerats i elektroniska handlingar klassificering AV60B, RE50B, ärendehanteringssystem RE60B och EK30B
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har 10 år efter att de har Elektroniska handlingar klassificerats i kategorierna DIV registrerats i eller ÖVR ärendehanteringssystem
Metadata i form av sökbegrepp I samband med att Elektroniska handlingar för handlingar och ärenden i handlingarna i ärendena ärendehanteringssystem gallras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 04. Besluta om tillstånd för personliga behörigheter
Processgrupp
04.01 Besluta om tillstånd för personliga behörigheter inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
04.01.01 Besluta om förarbevis för att få framföra järnvägsfordon
04.01.02 Besluta om tillstånd för läkare och psykolog som får utföra inledande medicinska och yrkespsykologiska undersökningar samt regelbundna hälsokontroller av förare av järnvägsfordon
04.01.03 Besluta om undantag från medicinska krav
04.01.04 Besluta om tillstånd för att vara examinator inom järnvägsområdet
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
04.02 Besluta om tillstånd för personliga behörigheter inom luftfartsområdet
Process
04.02.01 Besluta om certifikat för verksamma inom luftfartsområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Personutredning/utdrag från Efter att ärendet har Rikspolisstyrelsen och avslutats och när Polismyndigheten, som har handlingarna inte behövs utgjort underlag för bedömning för verksamheten av lämplighet att inneha Undantag från certifikat gallring: Handlingar i ärenden där lämpligheten att inneha certifikat har ifrågasatts
Journalkopior från sjukvården, Efter att ärendet har som har utgjort underlag för avslutats och när bedömning av lämplighet att handlingarna inte behövs inneha certifikat för verksamheten
Övriga pappershandlingar i 6 månader efter skanning Pappershandlingar certifikatärenden
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Processgrupp
04.04 Besluta om tillstånd för personliga behörigheter inom vägtrafikområdet
I aktiviteterna till processerna:
04.04.01 Pröva lämplighet för körkortsinnehav
04.04.02 Utfärda/förnya förarbevis och körkort
04.04.03 Ompröva körkortsinnehav
04.04.04 Följa upp körkortsinnehav
får följande handlingar gallras enligt de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Domar I enlighet med Elektroniska handlingar gallringsfristen för respektive ärende
Undantag från
gallring: Handlingar samt fullständiga diarieuppgifter i ärenden om alkolås bevaras
Anmälan från läkare, polis eller 2 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar annan som inte har lett till avslutats åtgärd - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna
Handlingar i ärenden om Samtliga handlingar samt Elektroniska handlingar alkolås fullständiga diarieuppgifter bevaras
Handlingar i ärenden som har 2 år efter beslut Elektroniska handlingar avvisats - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna
Undantag från
gallring: Handlingar samt fullständiga diarieuppgifter i ärenden om alkolås bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden som har 5 år efter beslut Elektroniska handlingar överklagats Undantag från gallring: Beslut eller domar samt fullständiga diarieuppgifter bevaras
Handlingar i kundtjänstärenden 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna
Process
04.04.01 Pröva lämplighet för körkortsinnehav
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 1. 2 år efter beslut Elektroniska handlingar körkortstillstånd och Diarieuppgifterna får förhandsbesked grupp I, II och gallras tillsammans med III, som har beviljats handlingarna 2. För körkortstillstånd som utfärdats utan krav på förarprov så måste ett körkort ha utfärdats innan gallring kan genomföras
Handlingar i ärenden om 5 år efter beslut Elektroniska handlingar körkortstillstånd och Diarieuppgifterna får förhandsbesked grupp I, II och gallras tillsammans med III, som har avslagits handlingarna
Handlingar i ärenden om 5 år efter att spärrtiden Elektroniska handlingar körkortstillstånd och har löpt ut förhandsbesked grupp I, II och Diarieuppgifterna får III, som har avslagits och där gallras tillsammans med spärrtid har meddelats handlingarna
Handlingar i ärenden om 2 år efter beslut Elektroniska handlingar handledarskap Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna
Handlingar i ärenden om 2 år efter beslut Elektroniska handlingar handledarskap i Diarieuppgifterna får anställningsförhållanden gallras tillsammans med handlingarna
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 1 år efter ärendets avslut Elektroniska handlingar registrering av intyg om - Diarieuppgifterna får introduktionsutbildning gallras tillsammans med handlingarna
Handlingar i ärenden om utbyte 2 år efter beslut Elektroniska handlingar och förnyelse av utländskt - Diarieuppgifterna får körkort som har beviljats och gallras tillsammans med där ett körkort har utfärdats handlingarna
Handlingar i ärenden om utbyte 5 år efter beslut Elektroniska handlingar och förnyelse av utländskt - Diarieuppgifterna får körkort som har avslagits gallras tillsammans med handlingarna
Handlingar i ärenden om 2 år efter ärendets avslut Elektroniska handlingar trafikvillkor på ett befintligt - Diarieuppgifterna får körkort eller körkortstillstånd gallras tillsammans med handlingarna
Handlingar i ärenden om 2 år efter beslut Elektroniska handlingar dispenser Undantag från gallring: Beslut samt fullständiga diarieuppgifter bevaras
Förarprov, vissa provresultat När de inte behövs för Elektroniska handlingar verksamheten - Avser vissa provresultat i förarprov upprättade år 2011 eller tidigare och som av tekniska orsaker inte har kunnat överföras till system för bevarande
Process
04.04.02 Utfärda/förnya förarbevis och körkort
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Gymnasieärenden, körkort, 2 år efter beslut Elektroniska handlingar bevis om
Gymnasieärenden. Redovisning 11 år efter att Elektroniska handlingar av godkänd förarutbildning handlingarna inkommit
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Anstånd, beslut beträffande 5 år efter beslut Elektroniska handlingar föreläggandetid för körkortstillverkning
Avslag, beslut om för sent 5 år efter beslut Elektroniska handlingar inkommen grundhandling
Beslut om föreläggande om 10 år efter beslut Elektroniska handlingar förnyelse av körkort
Körkort, vilande, återsända från Efter kontroll av att posten handlingarna inte behövs för verksamheten
Avskrivning, beslut om 5 år efter beslut Elektroniska handlingar föreläggande
Handlingar i ärenden om 2 år efter beslut Elektroniska handlingar bosättningsutredning vid - Diarieuppgifterna får förarprov gallras tillsammans med handlingarna
Process
04.04.03 Ompröva körkortsinnehav
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden med 2 år efter beslut Elektroniska handlingar ansökningar om att körkort ska Undantag från göras ogiltigt gallring: Beslut samt fullständiga diarieuppgifter bevaras
Handlingar i ärenden om 5 år efter beslut Elektroniska handlingar ingripande där körkortet har Undantag från blivit omhändertaget eller inte gallring: Beslut samt har blivit omhändertaget fullständiga diarieuppgifter bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
04.04.04 Följa upp körkortsinnehav
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 2 år efter beslut Elektroniska handlingar förlängd giltighet av högre - Diarieuppgifterna får behörighet som har beviljats gallras tillsammans med och där ett körkort har utfärdats handlingarna
Handlingar i ärenden om 2 år efter beslut Elektroniska handlingar förlängd giltighet av högre Undantag från behörighet som har avslagits gallring: Beslutet samt fullständiga diarieuppgifter bevaras
Handlingar i ärenden om 10 år efter beslut Elektroniska handlingar medicinska bevakningsvillkor Undantag från gallring: Beslut samt fullständiga diarieuppgifter bevaras
Process
04.04.06 Besluta om förartillstånd för förare från tredje land (cabotage)
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Förartillstånd för medborgare i 10 år efter att tillståndet Elektroniska handlingar stat utanför EU/EES har gått ut
Process
04.04.07 Utfärda färdskrivarkort
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden med 6 månader efter skanning Pappershandlingar ansökningar om färdskrivarkort
Handlingar i ärenden med 1. 6 år efter att kortet har Elektroniska handlingar ansökningar om färdskrivarkort utfärdats 2. Handlingar i ärenden med ansökningar om verkstadskort får gallras 2 år efter att kortet har utfärdats
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
04.04.08 Besluta om taxilegitimationer
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem Taxiförarlegitimationer 10 år efter att Elektroniska handlingar legitimationen har gått ut
Process
04.04.16 Utfärda yrkeskompetensbevis
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 05. Besluta om tillstånd för företag och organisationer
Processgrupp
05.01 Besluta om tillstånd för företag och organisationer inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
05.01.01 Besluta om tillstånd att driva järnvägsföretag
05.01.02 Besluta om tillstånd för att utföra underhåll på järnvägsfordon
05.01.03 Besluta om tillstånd för att vara utbildningsanordnare
05.01.04 Besluta om tillstånd för infrastrukturförvaltare
05.01.05 Besluta om tillstånd för spårinnehavare
05.01.06 Besluta om tillstånd för trafikutövare
05.01.07 Besluta om rätten att betraktas som museiorganisation
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
05.02 Besluta om tillstånd för företag och organisationer inom luftfartsområdet
I aktiviteterna till processerna:
05.02.01 Auktorisera flygmedicinska centrum
05.02.02 Besluta om begränsningar av tillstånd för organisationer inom luftfartsområdet
05.02.03 Besluta om organisationers tillhandahållande av marktjänster vid flygplats (markreglering)
05.02.04 Besluta om säkerhetsgodkännande för organisationer inom luftfart (luftfartsskydd, security)
05.02.05 Besluta om tillstånd att bedriva kommersiell flygtrafik
05.02.06 Besluta om tillstånd för flygbolag att transportera farligt gods
05.02.07 Besluta om tillstånd för flygtrafikledningstjänst
05.02.08 Besluta om tillstånd för flygplatser (inrättande och godkännande)
05.02.09 Besluta om tillstånd för luftvärdighetsorganisationer (övervaka luftfartyg)
05.02.10 Besluta om undantag/dispens från föreskrifter för luftfartyg inom luftfart
05.02.11 Godkänna flygbolag att bedriva luftfartsverksamhet
05.02.12 Godkänna nyckelpersoner i organisationer t.ex. flygchefer
05.02.13 Godkänna organisationer för konstruktion eller utformning av luftrum
05.02.14 Godkänna utbildningsanordnare och utbildningar inom luftfartsområdet
05.02.15 Godkänna organisationer att bedriva tillverkning av luftfartyg och flygmateriel
05.02.16 Godkänna verkstäder att bedriva underhåll på luftfartyg
05.02.17 Godkänna ägarens eller operatörens underhållsprogram för luftfartyg
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Godkända versioner av 6 år efter att versionen handböcker som blivit ersatta har blivit ersatt - Under förutsättning att en aktuell och godkänd handbok finns och att de ersatta versionerna inte gäller den första tillståndsgivningen
Handboksversioner och Efter att ärendet har revideringsförslag till hand- avslutats och när böcker, som har kommit in från handlingarna inte behövs tillståndshavare eller tillstånds- för verksamheten sökande och som inte har - Under förutsättning att godkänts eller godtagits ärendet har avslutats med en godkänd version eller revidering och att ärendet inte gäller den första tillståndsgivningen
Revideringsförslag till hand- 6 år efter att ärendet har böcker som har kommit in från avslutats tillståndshavare i ärenden för - Under förutsättning att verksamhetskontroll och som ärendet har avslutats med inte har godkänts avslag för revideringsförslaget
Handlingar i 10 år efter att ärendet har nätkoncessionsärenden avslutats
Undantag från gallring:
Handlingar i sekretessbelagda ärenden bevaras
Inkomna planremisser från Efter att planremissen har kommuner och länsstyrelser blivit inaktuell och inte behövs i verksamheten
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
05.02.04 Besluta om säkerhetsgodkännande för organisationer inom luftfart (luftfartsskydd, security)
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Poster i databas för Efter att registerkontrollen registerkontroll som saknar har avbrutits och ärendet datum och som har har avslutats konstaterats att inte vara före- - Under förutsättning att mål för aktiv registerkontroll hos en söklista har tagits ut Säkerhetspolisen på papper och att de tillhörande beslutsunderlagen gallras
Handlingar med underlag till I enlighet med beslut i personkontrollärenden gallringsfristen för de tillhörande posterna i databasen för registerkontroll - Under förutsättning att de tillhörande posterna i databasen gallras
Processgrupp
05.04 Besluta om tillstånd för företag och organisationer inom vägtrafikområdet
I aktiviteterna till processerna:
05.04.01 Besluta om klassning som yrkesmässig fordonstillverkare
05.04.02 Besluta om tillstånd att bedriva yrkesmässig trafik
05.04.04 Besluta om tillstånd att inneha saluvagnslicens
05.04.05 Besluta om tillstånd för att vara yrkesmässig importör
05.04.06 Besluta om tillstånd för att vara utbildningsanordnare inom vägtrafikområdet
05.04.07 Besluta om tillstånd för biluthyrning
05.04.08 Besluta om tillstånd för linjetrafik
05.04.09 Besluta om tillstånd för organisationer för att utföra provningar för typgodkännande (teknisk tjänst)
05.04.10 Besluta om tillstånd för tillverkning av fordon och komponenter
05.04.11 Besluta om tillstånd för taxitrafik
05.04.13 Besluta om undantag från kör- och vilotider
05.04.14 Besluta om undantag från taxitrafikförordningen
05.04.15 Besluta om undantag från yrkestrafikförordningen
05.04.16 Besluta om undantag rörande kontrollutrustning hos besiktningsorgan
05.04.20 Besluta om transporttillstånd
05.04.21 Besluta om tillstånd för redovisningscentral för taxi
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
05.04.02 Besluta om tillstånd att bedriva yrkesmässig trafik
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Återkallelse av tillstånd på 5 år efter att tillstånden Elektroniska handlingar grund av dödsfall, konkurs, har återkallats likvidation eller på egen begäran
Anstånd med att sätta fordon i Efter att anståndet har Elektroniska handlingar trafik löpt ut och när handlingarna inte behövs för verksamheten
Fordonsanmälan 10 år efter att fordonet Elektroniska handlingar har avanmälts
Process
05.04.08 Besluta om tillstånd för linjetrafik
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Gemenskapstillstånd 10 år efter att tillståndet Elektroniska handlingar har gått ut
Körkortsdispens för 5 år efter att dispensen Elektroniska handlingar medborgare i stat utanför har gått ut EU/EES, s.k. hamndispens
Kontrolldokument, s.k. way bill 5 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats
Certifikat för transport för egen 5 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar räkning avslutats
Process
05.04.14 Besluta om undantag från taxitrafikförordningen
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Undantag för taxameter 10 år efter att undantaget Elektroniska handlingar har gått ut - Under förutsättning att fordonet som undantaget avser har avanmälts för yrkestrafik
Bilaga 1 till RA-MS 2019:xx
Verksamhetsområde 06. Besluta om tillstånd för fordon och fartyg
Processgrupp
06.01 Besluta om tillstånd för fordon inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
06.01.01 Godkänna spårfordon
06.01.02 Besluta om registrering av uppgifter rörande järnvägsfordon
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
06.02 Besluta om tillstånd för luftfartyg
I aktiviteterna till processerna:
06.02.01 Besluta om luftvärdighetsdirektiv för luftfartyg (tvingande åtgärd för luftvärdighet)
06.02.02 Besluta om tillfälligt flygtillstånd för luftfartyg
06.02.03 Besluta om tillstånd för luftfartyg
06.02.04 Godkänna luftfartyg
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Godkända versioner av 6 år efter att versionen handböcker som blivit ersatta har blivit ersatt - Under förutsättning att en aktuell och godkänd handbok finns och att de ersatta versionerna inte gäller den första tillståndsgivningen
Handboksversioner och Efter att ärendet har revideringsförslag till hand- avslutats och när böcker, som har kommit in från handlingarna inte behövs tillståndshavare eller tillstånds- för verksamheten sökande och som inte har - Under förutsättning att godkänts eller godtagits ärendet har avslutats med en godkänd version eller revidering och att ärendet inte gäller den första tillståndsgivningen
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Revideringsförslag till hand- 6 år efter att ärendet har böcker som har kommit in från avslutats tillståndshavare i ärenden för - Under förutsättning att verksamhetskontroll och som ärendet har avslutats med inte har godkänts avslag för revideringsförslaget
Processgrupp
06.03 Besluta om tillstånd för fartyg
Process
06.03.08 Godkänna skyddshandlingar för fartyg (ISPS)
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Ersatta skyddsplaner (SSP) och Får återlämnas eller skyddsutredningar (SSA, gallras efter att planen OSSS) för fartyg har ersatts och när handlingarna inte behövs i verksamheten - Under förutsättning att en aktuell och godkänd version bevaras
Ej godkända skyddsplaner Får återlämnas eller (SSP) och skyddsutredningar gallras efter att planen (SSA, OSSS) för fartyg har ersatts och när handlingarna inte behövs i verksamheten - Under förutsättning att en aktuell och godkänd version bevaras
Reviderade delar i godkända Får återlämnas eller skyddsplaner (SSP) och gallras efter att planen skyddsutredningar (SSA, har ersatts och när OSSS) för fartyg handlingarna inte behövs för verksamheten
Processgrupp
06.04 Besluta om tillstånd för fordon inom vägtrafikområdet
I aktiviteterna till processerna:
06.04.01 Besluta om dispens för fordonets beskaffenhet och utrustning
06.04.02 Besluta om omklassning av fordon
06.04.03 Besluta om undantag från registreringsplikt
06.04.04 Besluta om undantag från taxameter
06.04.05 Besluta om undantag för fordon för tävlingsverksamhet
06.04.06 Genomföra enskilt godkännande för fordon
06.04.07 Genomföra typgodkännande av fordon, system och komponenter
06.04.08 Genomföra ursprungskontroll för fordon
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
06.04.09 Godkänna produkten alkolås
06.04.10 Pröva ansökan om tillfällig registrering
06.04.11 Besluta om registrering av fordons ägarförhållande
06.04.12 Besluta om registrering av fordons identitet
06.04.13 Besluta om registrering av fordons status
06.04.14 Besluta om registrering av fordons tekniska uppgifter
06.04.15 Besluta om förändrad tidpunkt för kontrollbesiktning
06.04.16 Besluta om undantag från tekniska krav på fordon
06.04.17 Besluta om fabrikatskod
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden som har 1. 10 år efter att de har Pappershandlingar registrerats i Diabas med diarieförts klassificeringen RE10B 2. Handlingar som har skannats och överförts till ärendehanteringssystem får gallras 6 månader efter skanning
Handlingar i ärenden som har 1. 10 år efter att de har Pappershandlingar och registrerats i Diabas med registrerats i ett elektroniska handlingar klassificering AV60B, RE50B, ärendehanteringssystem RE60B och EK30B 2. Handlingar som har skannats och överförts till ärendehanteringssystem får gallras 6 månader efter skanning
Handlingar som har 10 år efter att de har Elektroniska handlingar klassificerats i kategorierna DIV registrerats i eller ÖVR ärendehanteringssystem
Metadata i form av sökbegrepp I samband med att Elektroniska handlingar för handlingar och ärenden i handlingarna i ärendena ärendehanteringssystem gallras
Registreringsbevis för fordon 6 månader efter att de har Pappershandlingar vid utförande av ägarbyte, skannats och överförts till avregistrering eller ärendehanteringssystem statusförändring
Skrotningsintyg 6 månader efter att de har Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Skrotningsintyg 7 år efter att fordonet har Elektroniska handlingar avregistrerats - Bildfångst 5
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Registreringsbevis för fordon 7 år efter att fordonet har Elektroniska handlingar vid utförande av ägarbyte, avregistrerats - Bildfångst 2 och 5 statusförändring eller avregistrering av fordon
Process
06.04.06 Genomföra enskilt godkännande för fordon
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna och upprättade hand- 1. 6 månader efter Pappershandlingar lingar som har skannats och skanning överförts till ärendehanterings- 2. Kopior av fordonets system originalhandlingar får gallras 3 år efter skanning
Process
06.04.08 Genomföra ursprungskontroll för fordon
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 10 år efter fordonets Pappershandlingar ursprungskontroll som registrering resulterat i att ett fordon blivit - Med undantag av svenskregistrerat och som har handlingar i ärenden om skannats till ett ursprungskontroll som ärendehanteringssystem resulterat i att ett fordon blivit svenskregistrerat och som bedömts vara av ett fordonshistoriskt värde som får återlämnas 10 år efter fordonets registrering
Handlingar i ärenden om Får återlämnas Pappershandlingar ursprungskontroll som inte omedelbart efter skanning resulterat i att ett fordon blivit under förutsättning att de svenskregistrerat har ersatts med bestyrkta kopior eller anteckningar
Undantag från
gallring: handlingar i ärenden där misstanke om brott föreligger bevaras och ska överlämnas till polismyndigheten
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Kvarvarande handlingar i Omedelbart efter Pappershandlingar ärenden om ursprungskontroll återlämnande till där registreringsbeviset har sökande, under återlämnats till den sökande förutsättning att handlingarna skannats
Tomma ärenden i 2 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar ansökningsapplikationen upprättats
Handlingar som inte är Får återlämnas Elektroniska handlingar obligatoriska att bifoga ansökan omedelbart och pappershandlingar
Process
06.04.11 Besluta om registrering av fordons ägarförhållande
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Handlingar med komplettering 10 år efter att de har Elektroniska handlingar av uppgift om genomförda registrerats i ägarbyten, kategori AB ärendehanteringssystem
Handlingar med uppgift som 10 år efter att de har Elektroniska handlingar utgör underlag till ägarbyte, registrerats i kategori AB ärendehanteringssystem
Handlingar med uppgift om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar ändring av inlämnade registrerats i ägaruppgifter, kategori ärendehanteringssystem RÄTTELSE, RÄTTELSE+AB, RÄTTELSE+DA eller RÄTTELSE+DR
Handlingar med ansökan om 10 år efter att de har Pappershandlingar samordningsnummer inkommit till myndigheten Gäller från år 2015
Handlingar med ansökan om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar samordningsnummer, kategori registrerats i 699-NR ärendehanteringssystem
Handlingar om genomförda 10 år efter att de har Elektroniska handlingar massägarbyten, kategori registrerats i MASSÄGBYTE ärendehanteringssystem
Handlingar om ägaruppgifter för 10 år efter att de har Elektroniska handlingar dödsbon, kategori ÄGARBYT- registrerats i DB och ADRESS-DB ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar med anmälan om 5 år efter att de har Elektroniska handlingar adressändring, kategori registrerats i ADRESS ärendehanteringssystem
Handlingar om diplomatfordon, 10 år efter att de har Elektroniska handlingar kategori DIPLOMAT registrerats i ärendehanteringssystem
Handlingar om direktanmälan 10 år efter att de har Elektroniska handlingar och direktåtkomst, kategori DA registrerats i ett och DR, FULLMAKT eller UTB- ärendehanteringssystem INTYG Undantag från gallring: Handlingar i diarieförda ärenden bevaras
Handlingar om filialnummer, 10 år efter att de har Elektroniska handlingar kategori 699NR och 699030NR registrerats i ärendehanteringssystem
Handlingar om utfärdande av 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registreringsbevis, kategori registrerats i REGBEVIS ärendehanteringssystem
Process
06.04.12 Besluta om registrering av fordons identitet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Avstämningslistor, uppdatering 2 år efter att handlingarna av personliga skyltar har upprättats
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar med ansökan om 1. 10 år efter att de har Pappershandlingar och mindre registreringsskylt, registrerats i elektroniska handlingar kategori USA-SKYLTAR ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats och överförts till ärendehanteringssystem får gallras 6 månader efter skanning
Handlingar om överlåtelse av 10 år efter att de har Elektroniska handlingar personlig registreringsskylt, registrerats i kategori ORGFLYTT ärendehanteringssystem
Handlingar om beställning av 10 år efter att de har Elektroniska handlingar saluvagnsskylt, kategori registrerats i SKYLTAVG ärendehanteringssystem
Handlingar om beställning av 5 år efter att de har Elektroniska handlingar registreringsskyltar, registrerats i registreringsbevis, ärendehanteringssystem kontrollmärken och registerutdrag, kategori BEST och BESTÄLLNING
Personlig skylt, transaktioner 10 år efter att transaktionen har genomförts
Process
06.04.13 Besluta om registrering av fordons status
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Handlingar om inlämnande till 10 år efter att de har Elektroniska handlingar mottagningsställe, kategori registrerats i MBEVIS ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar om avställning av 10 år efter att de har Elektroniska handlingar fordon, kategori AVST registrerats i ärendehanteringssystem
Handlingar om påställning av 10 år efter att de har Elektroniska handlingar fordon, kategori PÅSTÄLLN och registrerats i RA ärendehanteringssystem
Handlingar om försäkring av 10 år efter att de har Elektroniska handlingar fordon, kategori FÖRS, FÖR registrerats i och FLYT ärendehanteringssystem
Handlingar om 3 år efter att de har Elektroniska handlingar kontrollbesiktning av fordon, registrerats i kategori KBES ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om fordon 10 år efter att de har Elektroniska handlingar i yrkesmässig trafik, kategori registrerats i YRK ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar körtillstånd, kategori KTILS registrerats i ärendehanteringssystem
Process
06.04.14 Besluta om registrering av fordons tekniska uppgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Handlingar som utgör underlag 10 år efter skanning Pappershandlingar för nyregistrering av fordon, kategori NYREG eller TDAT
Handlingar med frågor om 5 år efter att de har Elektroniska handlingar import av fordon, kategori registrerats i IMPORT ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 07. Besluta om tillstånd för anläggningar och infrastruktur
Processgrupp
07.01 Besluta om tillstånd för anläggning och infrastruktur inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
07.01.01 Godkänna infrastruktur
07.01.02 Godkänna tekniska system
07.01.03 Godkänna trafikplatsnamn
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
07.03 Besluta om tillstånd för anläggning och infrastruktur inom sjöfartsområdet
I aktiviteterna till processerna:
07.03.01 Besluta om tillstånd för sjösäkerhetsanordningar
07.03.02 Godkänna skyddshandlingar för hamnanläggningar (ISPS)
07.03.03 Godkänna skyddshandlingar för hamnar (ISPS)
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Ersatta skyddsplaner (PFSP, Får återlämnas eller PSP) och skyddsutredningar gallras efter att planen (PFSA, PSA) för hamnar och har ersatts och när hamnanläggningar handlingarna inte behövs för verksamheten - Under förutsättning att en aktuell och godkänd version bevaras
Ej godkända skyddsplaner Får återlämnas eller (PFSP, PSP) och skydds- gallras efter att planen utredningar (PFSA, PSA) för har ersatts och när hamnar och hamnanläggningar handlingarna inte behövs för verksamheten - Under förutsättning att en aktuell och godkänd version bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Reviderade delar i godkända Får återlämnas eller skyddsplaner (PFSP, PSP) och gallras efter att planen skyddsutredningar (PFSA, har ersatts och när PSA) för hamnar och hamn- handlingarna inte behövs anläggningar för verksamheten
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 08. Utöva tillsyn över personliga behörigheter
Processgrupp
08.01 Utöva tillsyn över personliga behörigheter inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
08.01.01 Utöva tillsyn över examinatorer vid förarprov inom järnvägsområdet
08.01.02 Utöva tillsyn över läkare och psykologer som får utföra inledande medicinska och yrkespsykologiska undersökningar samt regelbunda hälsokontroller av förare av järnvägsfordon
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
08.04 Utöva tillsyn över personliga behörigheter inom vägområdet
I aktiviteterna till processerna:
08.04.05 Utöva tillsyn över taxiförarlegitimation
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 09. Utöva tillsyn över företag och organisationer
Processgrupp
09.01 Utöva tillsyn över företag och organisationer inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
09.01.01 Utöva revision (tillsyn) över järnvägsföretag
09.01.02 Utöva säkerhets- och marknadstillsyn över infrastrukturförvaltare
09.01.03 Utöva tillsyn över regionala kollektivtrafikmyndigheter samt kollektivtrafikföretag
09.01.04 Utöva tillsyn över farligt gods som transporteras på järnväg
09.01.05 Utöva tillsyn över utbildningsanordnare inom järnvägsområdet
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
09.04 Utöva tillsyn över företag och organisationer inom vägtrafikområdet
I aktiviteterna till processerna:
09.04.01 Inspektera arrangörer av rallybilsbesiktning
09.04.02 Utöva revision (tillsyn) av fordonstillverkare
09.04.03 Genomföra fortlöpande kontroll av fordon, system och komponenter
09.04.04 Utöva tillsyn av organisationer inom förarutbildning
09.04.05 Utöva tillsyn över regionala kollektivtrafikmyndigheter samt kollektivtrafikföretag
09.04.06 Utöva tillsyn över ackrediterade besiktningsorgan
09.04.07 Utöva tillsyn över företag med tillstånd för yrkesmässig trafik
09.04.08 Utöva tillsyn över kör- och vilotider
09.04.09 Utöva tillsyn över tillverkare av färdskrivare
09.04.10 Utöva tillsyn över utbildningsanordnare inom vägtrafikområdet
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna kopior på domar som Efter att kontroll av Elektroniska handlingar varken hör till ett pågående domens relevans för ärende eller initierar ett ärende verksamheten har utförts
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
09.04.07 Utöva tillsyn över företag med tillstånd för yrkesmässig trafik
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 5 år efter att kontrollen Elektroniska handlingar femårskontroll har avslutats - Under förutsättning att en ny femårskontroll har genomförts och att kontrollen inte har föranlett någon åtgärd
Handlingar i ärenden om 5 år efter beslut Elektroniska handlingar planlagd kontroll av - Under förutsättning att taxiförarlegitimation en ny kontroll har genomförts och att kontrollen inte har föranlett någon åtgärd
Handlingar i ärenden om 10 år efter beslut Elektroniska handlingar planlagd kontroll av - Under förutsättning att förartillstånd en ny kontroll har genomförts och att kontrollen inte har föranlett någon åtgärd
Handlingar i ärenden om 10 år efter beslut Elektroniska handlingar överlastavgift
Process
09.04.08 Utöva tillsyn över kör- och vilotider
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 6 månader efter skanning Pappershandlingar kontroll av kör- och vilotider Utvalda handlingar får återlämnas 3 månader efter att beslut eller dom har vunnit laga kraft
Inkomna elektroniska Handlingarna får Elektroniska handlingar databärare med handlingar i återlämnas 6 månader ärenden om kör- och vilotider efter att de har kopierats till databärare inom samma medium
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
09.04.09 Utöva tillsyn över tillverkare av färdskrivare
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Process
09.04.13 Utöva tillsyn över redovisningscentral för taxi
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 11. Utöva tillsyn över anläggningar och infrastruktur
Processgrupp
11.01 Utöva tillsyn över anläggningar och infrastruktur inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
11.01.01 Utöva säkerhetstillsyn över drift av järnväg, tunnelbana och spårväg
11.01.02 Utöva säkerhetstillsyn över drift av spåranläggning eller trafikledning (tunnelbana, spårväg)
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 12. Föra register
Processgrupp
12.04 Föra vägtrafikrelaterade register
Process
12.04.04 Föra register över fordon och fordonsägare
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Avställt referensregister, 2 år efter att registret har Handlingar på mikrofilm kontrollbesiktningar (BREMIK) ställts av och elektroniska handlingar Filer folkbokföringen, fysiska 6 år efter inläsning Elektroniska handlingar och juridiska personer
Process
12.04.05 Föra register över förarbehörigheter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Transaktionsloggar för 6 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar körkortsuppgifter har upprättats
Processgrupp
12.05 Besluta om tillgång till Transportstyrelsen databaser
Process
12.05.01 Besluta om tillgång till att läsa information i TS databaser
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem Ansökan om tjänsten bilsvar 10 år efter beslut Elektroniska handlingar och pappershandlingar
Process
12.05.03 Besluta om tillgång till att registrera information i TS databaser
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Processgrupp
12.06 Hantera statistik
Process
12.06.01 Administrera statistiska uttag
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Balansstatistik, daglig 3 år efter att handlingarna har upprättats
Direktregistreringsstatistik, 3 månader efter att Elektroniska handlingar dagliga avstämningar handlingarna har upprättats
Nyregistreringsstatistik, acku- 1 år efter att handlingarna mulerat antal (underlag till har upprättats registerinfo)
Statistik, fordonsskatt 1 år efter att handlingarna har upprättats
Statistik, parkeringsanmärk- 1 år efter att handlingarna ningar, månadsvis har upprättats
Statistik, parkeringsanmärk- 6 år efter att handlingarna ningar, årsvis har upprättats
Skyltstatistik, daglig 6 månader efter att handlingarna har upprättats
Statistik, körkort postreturer 3 år efter att handlingarna har upprättats
Statistik, körkortsreturer 1 år efter att handlingarna har upprättats
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 13. Sälja uppgifter ur register
Process
13.01 Sälja uppgifter ur vägtrafikregistret (VTR)
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Ärenden rörande 1 år efter att ärendet har informationssäljning ur VTR, avslutats förfrågningar av - Med undantag av engångskaraktär handlingar som utgör verifikationsunderlag som får gallras 10 år efter att ärendet har avslutats
Informationsförsäljnings- 1 år efter att ärendet har verksamheten – beställningar avslutats av rutinartad karaktär
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 16. Bearbeta information om samt utreda olyckor och tillbud
Process
16.01 Utreda olyckor och tillbud inom järnvägsområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Process
16.02 Utreda olyckor och tillbud inom luftfartsområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna störningsrapporter på 1 år efter skanning Pappershandlingar papper
Process
16.03 Utreda olyckor och tillbud inom sjöfartsområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar med underlag till Efter att den årliga Transportstyrelsens årliga redovisningen har redovisning av sammanställts fritidsbåtsolyckor, pressklipp och kopior på polisrapporter
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 18. Konstruera och följa upp prov
Processgrupp
18.01 Konstruera prov
18.01.03 Konstruera prov inom vägtrafikområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Förarprov, provversioner med När de inte behövs för Elektroniska handlingar fel verksamheten Avser felaktiga provversioner upprättade år 2011 eller tidigare och som av tekniska orsaker inte har kunnat överföras till system för bevarande
Administrativa fält i systemet för Vid överföring till system Elektroniska handlingar provkonstruktion för bevarande
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 19. Tillverka behörighetshandlingar
Process
19.01 Tillverka förarbevis för framförande av järnvägsfordon
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Process
19.06 Tillverka förarbevis för moped, terränghjuling och skoter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Grundhandling 6 månader efter skanning Pappershandlingar Omgjorda grundhandlingar och 6 månader efter skanning kompletteringar
Process
19.07 Tillverka körkort
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Grundhandling 6 månader efter skanning Pappershandlingar Omgjorda grundhandlingar och 6 månader efter skanning kompletteringar
Process
19.08 Tillverka taxilegitimation
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Grundhandling 6 månader efter skanning Pappershandlingar Omgjorda grundhandlingar och 6 månader efter skanning kompletteringar
Process
19.09 Tillverka yrkeskompetensbevis
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Yrkeskompetensbevis, god- 6 månader efter skanning Pappershandlingar kända elever Yrkeskompetensbevis, god- 11 år efter registrering i Elektroniska handlingar kända elever register
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 20. Administrera skatter och avgifter
Processgrupp
20.01 Administrera skatter och avgifter åt andra
20.02 Administrera avgifter för Transportstyrelsens räkning
I aktiviteterna till processerna:
20.01.01 Administrera infrastrukturavgift
20.01.02 Administrera fordonsskatt
20.01.03 Administrera felparkeringsavgift
20.01.04 Administrera saluvagnskatt
20.01.05 Administrera trängselskatt
20.01.06 Administrera vägavgift
20.02.01 Administrera registerhållningsvgifter
20.02.02 Administrera tillsynsavgifter
20.02.03 Administrera ansökningsavgifter för tillstånd
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har Pappershandlingar registrerats i Diabas med diarieförts klassificeringen RE10B
Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har Pappershandlingar och registrerats i Diabas med registrerats i elektroniska handlingar klassificering AV60B, RE50B, ärendehanteringssystem RE60B och EK30B
Handlingar som har 10 år efter att de har Elektroniska handlingar klassificerats i kategorierna DIV registrerats i eller ÖVR ärendehanteringssystem
Metadata i form av sökbegrepp I samband med att Elektroniska handlingar för handlingar och ärenden i handlingarna i ärendena ärendehanteringssystem gallras
Bestridande eller omprövning 10 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar av, samt skrivelser om olika har inkommit och pappershandlingar avgifter
Förteckning över utsända 6 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar skatteavier har upprättats
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter från Plusgirot om 6 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar inbetalningar av skatter och har inkommit Pappershandlingar avgifter
Månadsrapporter rörande 10 år efter att handlingarna skatter och avgifter har upprättats
Odefinierade inbetalningar Efter att bevakningen har Elektroniska handlingar (Odefar) avslutats och när handlingarna inte behövs för verksamheten
Omföringslistor, inkomster 10 år efter att handlingarna har upprättats
Skatteavstämningshandlingar, 1 år efter att handlingarna dagliga har upprättats
Skatteavstämningshandlingar, 6 år efter att handlingarna månadslista har upprättats
Skattestatistik (avstämning) 1 år efter att handlingarna har upprättats
Stoppade utbetalningar, lista Efter kontroll av att handlingarna inte behövs för verksamheten
Yttranden till 10 år efter att de har Elektroniska handlingar Kronofogdemyndigheten registrerats i och pappershandlingar gällande trängselskatt, ärendehanteringssystem parkeringsanmärkningar och fordonskatt.
Yttranden till Kronofogde- 10 år efter att de har Elektroniska handlingar myndigheten gällande restförda registrerats i och pappershandlingar vägtrafikskatter ärendehanteringssystem
Återkallelser från Kronofogde- 6 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar myndigheten avslutats och pappershandlingar
Handlingar i ärenden om 5 år efter att de har Elektroniska handlingar nedsättning eller återkallelse registrerats i från Kronofogdemyndigheten, ärendehanteringssystem kategori NEDSÄTTN
Handlingar i ärenden rörande 10 år efter att de har Elektroniska handlingar in- och utbetalningar, kategori registrerats i ÖPOST ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden rörande 10 år efter att de har Elektroniska handlingar värdepost, kategori VPOST registrerats i ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 1 år efter att avtalet har Elektroniska handlingar autogiroavtal, kategori upphört att gälla AUTOGIRO
Handlingar i påbörjade ärenden 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar om autogiroavtal som inte avslutats fullföljts, kategori AUTOGIRO
Returnerade postförsändelser, 5 år efter att de har Elektroniska handlingar kategori POSTRETUR registrerats i ärendehanteringssystem
Returnerad post som har Omedelbart efter att Pappershandlingar skannats till returen har skannats eller ärendehanteringssystem hanterats
Process
20.01.01 Administrera infrastrukturavgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 6 år efter att de har Elektroniska handlingar Svinesundsförbindelsen, registrerats i kategori S-SUND ärendehanteringssystem
Process
20.01.02 Administrera fordonsskatt
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 1 år efter att avtalet har Elektroniska handlingar autogiroavtal avslutats
Handlingar i påbörjade ärenden 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar om autogiroavtal som inte har avslutats fullföljts
Kopior på utgående avtal (PDF) 93 dagar efter att Elektroniska handlingar originalhandlingarna har expedierats
Uppgifter om preskribering av 6 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar fordonsskatt har upprättats
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter om påminnelser om 3 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar fordonsskatt har upprättats
Uppgifter om restföring 6 år efter att handlingarna fordonsskatt har upprättats
Skuldsanering, skatt 10 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats och pappershandlingar
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar fordonsskatt, kategori SKA och registrerats i F-SKATT ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 5 år efter att de har Elektroniska handlingar dröjsmålsavgift, kategori registrerats i DRÖJSM.AVG ärendehanteringssystem
Process
20.01.03 Administrera felparkeringsavgift
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Registreringsunderlag, 6 månader efter skanning Pappershandlingar parkeringsanmärkningar
Registreringsunderlag, 3 år efter betald Elektroniska handlingar, parkeringsanmärkningar parkeringsanmärknings- nytt beslutssystem från avgift eller efter det att 2014 och framåt betalningsansvaret har undanröjts eller när fordningen preskriberats
Registreringsunderlag, 6 år efter att de har Elektroniska handlingar parkeringsanmärkningar registrerats Avser Bildfångst 1
Påminnelser om 3 år efter betald Elektroniska handlingar parkeringsanmärkningsavgifter parkeringsanmärknings- Transaktionspost avgift eller efter det att betalningsansvaret har undanröjts eller när fordringen preskriberats
Påminnelser om 2 år efter att de har Elektroniska handlingar parkeringsanmärkningsavgifter expedierats Avser koncept i pdfformat
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar parkeringsanmärkningar, registrerats i kategori PANM ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Returnerad post om 5 år efter att de har Elektroniska handlingar parkeringsanmärkningar, registrerats i kategori RETUR PANM ärendehanteringssystem
Returnerad post om Omedelbart efter att Pappershandlingar parkeringsanmärkningar returen skannats eller hanterats
Handlingar i ärenden om 3 månader efter att Elektroniska handlingar beställning av beställningen har Pappershandlingar parkeringsanmärknings- inkommit blanketter och nummerserier
Fellistor, 2 år efter att handlingarna parkeringsanmärkningsregistret har upprättats
Avställt parkeringsanmärknings- 10 år efter avställning Handlingar på mikrofilm register (BPAREN1) och elektroniska handlingar
Avställt indexregister till 10 år efter avställning Handlingar på mikrofilm parkeringsanmärkningsregister och elektroniska handlingar
Process
20.01.05 Administrera trängselskatt
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 1 år efter att avtalet har Elektroniska handlingar autogiroavtal avslutats
Handlingar i påbörjade ärenden 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar om autogiroavtal som inte har avslutats fullföljts
Kopior på utgående avtal (PDF) 93 dagar efter att Elektroniska handlingar originalhandlingarna har expedierats
Handlingar i kundtjänstärenden 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar inklusive loggade uppgifter och avslutats handlingar
Avier för skattebeslutet, kopia Efter att skatten har Elektroniska handlingar (pdf) betalats, omprövningen har avslutats eller vid preskribering
Avier för tilläggsavgift, kopia Efter att skatten har Elektroniska handlingar (pdf) betalats, omprövningen har avslutats eller vid preskribering
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Betalningspåminnelse, kopia Efter att skatten har Elektroniska handlingar (pdf) betalats, omprövningen har avslutats eller vid preskribering
Kommunikationsfiler för 6 månader efter Elektroniska handlingar betalning och utskrift, kopia överföring
Tekniska kontroll- och Efter avstämning och Elektroniska handlingar avstämningslistor, dagliga uttag kontroll av att uppgifterna och pappershandlingar är korrekta och när handlingarna inte behövs för verksamheten
Tekniska kontroll- och Efter att skatten har Elektroniska handlingar avstämningslistor, uttag vid betalats eller och pappershandlingar skattebeslutskörningen omprövningen har avslutats
Handlingar i ärenden om 6 år efter att de har Elektroniska handlingar trängselskatt, kategori T-SKATT registrerats i och TRÄNGSEL ärendehanteringssystem
Returnerad post om Omedelbart efter att Pappershandlingar trängselskatt returen har skannats eller hanterats
Process
20.01.06 Administrera vägavgift
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 1 år efter att avtalet har Elektronisks handlingar autogiroavtal, kategori avslutats AUTOGIRO
Handlingar i påbörjade ärenden 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar om autogiroavtal som inte har avslutats fullföljts, kategori AUTOGIRO
Kopior på utgående avtal (PDF) 93 dagar efter att Elektroniska handlingar originalhandlingarna har expedierats
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
20.02.01 Administrera registerhållningsavgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Registerhållningsavgifter, 6 år efter att handlingarna uppgifter om har upprättats
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar vägtrafikregisteravgift, kategori registrerats i VTR-AVGIFT ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar påställningsavgift, kategori PÅ- registrerats i AVGIFT ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registreringsbevisavgift, registrerats i kategori REGBEVAVG ärendehanteringssystem
Process
20.02.02 Administrera tillsynsavgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar tillsynsavgift för förarbehörighet, registrerats i kategori FB ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 5 år efter att de har Elektroniska handlingar tillsynsavgift för trafiktillstånd, registrerats i kategori TFT ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar tillsynsavgift för kör- och registrerats i vilotider, kategori KOV-AVGIFT ärendehanteringssystem
Upprättade handlingar i form av 1 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar uppdragsfilerna CU12 och har upprättats och CU19 informationen har överförts till vägtrafikregistrets redovisningsdel REDOV - Under förutsättning att uppgifterna i REDOV bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar i form av 1 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar bekräftelsefilerna CU13a och har inkommit och CU13 c informationen har överförts till vägtrafikregistrets redovisningsdel REDOV - Under förutsättning att uppgifterna i REDOV bevaras
Inkomna handlingar i form av 2 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar återrapporteringsfilerna CU13b har inkommit och informationen har överförts till vägtrafikregistrets redovisningsdel REDOV - Under förutsättning att uppgifterna i REDOV bevaras
Process
20.02.03 Administrera ansökningsavgifter för tillstånd
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Körkortsavgifter, outlösta Efter kontroll av att inbetalningar i handlingarna inte behövs redovisningssystem för verksamheten
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 21. Betala ut bidrag
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Bidrag ur bilskrotningsfonden, 10 år efter att ärendet har Pappershandlingar skrivelse avslutats
Process
21.01 Betala ut supermiljöbilspremie
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar miljöbilspremie, kategori registrerats i MBILPREMIE ärendehanteringssystem
Process
21.02 Betala ut klimatbonus
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 6 månader efter skanning Pappershandlingar och överförts till ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 10 år efter det att ärendet Elektroniska handlingar prövning av klimatbonus avslutats
Undantag från
gallring: Handlingar i ärenden rörande återbetalning och överklagan bevaras
Bilaga 2 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 22. Pröva andra organisationers beslut
Process
22.01 Pröva tvister mellan järnvägsföretag och infrastrukturförvaltare
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Bilaga 2 till RA-MS 2019:44
Bilaga 2: Följande uppgifter i Vägtrafikregistret ska årligen undantas från gallring och bevaras.
Filbenämning ägaruppgifter
Ägarnummer (person/organisationnr), sökbegrepp Namn Gatuadress Postnr LKF-kod (län-kommun-församling)
Filbenämning fordonsuppgifter
Registreringsnummer, sökbegrepp Årsmodell Modellkod Datum första registrering Chassinr Leasingbil Registreringsförhållanden (0=i trafik, 1= förreg, 2=avställd, 3=avreg) Registreringsdatum Reserv – utfyllnad Ägarnr (personnr/org nr) Förvärvsdatum Län-kommun
Yrkestrafikuppgifter inom filbenämning fordonsuppgifter: Tillstånd – BG (0/1) Tillstånd – LG (0/1) Tillstånd – BPL (0/1) Tillstånd – BPT (0/1) Tillstånd – LP (0/1) Tillstånd – TT (0/1)
Filbenämning körkortsuppgifter
Personnr, sökbegrepp Körkortsbehörighet (ABECEDET/TRAKTOR) Datum från vilket behörigheten var gällande Första utfärdandedatum för körkortsbehörighet
Filbenämning yrkesmässig trafik
Ägarnr (tillståndshavare), sökbegrepp Slag av tillstånd (kod) Tillståndsmyndighet Tillståndsdatum Diarienr