Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Statens jordbruksverk
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Statens jordbruksverk Arkivbildare: Statens jordbruksverk, Djurskyddsmyndigheten Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 juli 1991
Gallring
Statens jordbruksverk får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
1. Denna författning träder i kraft den 16 mars 2020. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2017:37) om gallring hos Statens jordbruksverk.
Karin Åström Iko
Monika Jansson Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
1(4)
Bilaga till RA-MS 2020:1
Jordbruksverket får gallra handlingar i enlighet med vad som anges nedan.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar rörande in- och utförsel av växter
Sundhetscertifikat. 3 år efter utfärdat Från och med den 1 juli certifikat. 1991.
Återutförselintyg. 3 år efter utfärdat intyg. Från och med den 1 juli 1991.
Barkningsintyg. 3 år efter utfärdat intyg. Från och med den 1 juli 1991.
Handlingar rörande administrationen av jordbrukarstöd
Handlingar i ärenden om 10 år efter sista Från och med år 1995. jordbrukarstöd. utbetalning i respektive Handlingarna har kommit stödärende. till i samband med ansökan Gallringen får ske eller anmälan, beredning och under förutsättning att beslut om stöd. samtliga uppgifter av betydelse för ärendenas handläggning har överförts till elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och bevaras.
Undantag från gallring:
Handlingar i ärenden som har överklagats.
Handlingar i ärenden om 10 år efter det att Från och med år 1995. återkrav. återbetalning har skett. Handlingarna har kommit Gallringen får ske till i samband med beredning under förutsättning att och beslut om återkrav. samtliga uppgifter av betydelse för ärendenas handläggning har överförts till elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och bevaras.
Undantag från gallring:
Handlingar i ärenden som har överklagats.
2(4)
Bilaga till RA-MS 2020:1
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar rörande beslut om 10 år efter beslut. Från och med år 1995. utbetalning av jordbrukarstöd. Undantag från Handlingarna har kommit gallring: till i samband med kontroll Handlingar i ärenden och beslut om utbetalning av som har överklagats. jordbrukarstöd.
Underlag till Centrala Djurdatabasen (CDB)
Blanketter som innehåller upp- Efter att handlingarna Från och med år 1997. gifter som ska ingå i Centrala har skannats och upp- Djurdatabasen (CDB). gifterna har överförts till Centrala Djurdatabasen och bevaras. Gallringen får ske efter att överföringen av uppgifter har kontrollerats.
Underlag till systemet Regina Slakt
Handlingar rörande 10 år efter det att Från och med år 1996. slaktredovisning. uppgifterna har Avser pappersblanketter, registrerats i eller elektroniskt lagrade filer eller överförts till ärende- fellistor. hanteringssystem och bevaras.
Handlingar rörande mjölkkvoter 1995 – 2015
Handlingar rörande hantering Får gallras 2018. Från och med år 1995. och kontroll av mjölkkvoter. Gallring får ske under Uppgifter bevaras i förutsättning att EU inte verksamhetssystemet (MILK) avser att genomföra och kontrollsystemet någon revision av (KONRAD). verksamheten. Handlingar som Gallringen får ske dokumenterar verksamheten efter att uppgifterna har bevaras. Ett slumpvist urval överförts till elektroniska som motsvarar 0,5% av handlingar (upptagningar ärendena bevaras. för automatiserad behandling) och bevaras.
Undantag från gallring:
1. Handlingar i ärenden som har överprövats. 2. Ett urval av 118 ärenden där samtliga ärendetyper finns representerade.
3(4)
Bilaga till RA-MS 2020:1
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar rörande hundregistret
Blanketter som innehåller upp- Gallringen får ske 3 år Från och med år 2001. gifter som ska ingå i efter att uppgifterna Uppgifterna förs över hundregistret. kontrollerades och fördes genom skanning eller över till hundregistret. manuell inmatning.
Handlingar rörande exportbidrag
Blanketter avseende ansökan Efter att uppgifterna har om exportbidrag. registrerats i elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och bevaras. Handlingar inkomna 1991-07-01--1994-12-31 får inte gallras innan motsvarande elektroniska handlingar har överförts till system för bevarande.
Blanketter avseende ansökan Efter att uppgifterna har om licens för import och registrerats i elektroniska export. handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och bevaras.
Handlingar rörande export- Efter att uppgifterna har Avser pappershandlingar. kontroller. registrerats i elektroniska Inkommer från Tullverket. handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och bevaras.
4(4)
Bilaga till RA-MS 2020:1
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar rörande lokalt ledd utveckling 2014 – 2020
Handlingar i ärenden om stöd 10 år efter utgången av Enligt förordningen för lokalt ledd utveckling 2014- det år då slututbetalning (2015:407) om lokalt ledd 2020. har skett. utveckling. Gallringen får ske under förutsättning att handlingarna har överförts till elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) i verksamhetssystemet Kundakt och bevaras.
Handlingar i ärenden om stöd 10 år efter utgången av Avser elektroniska handlingar för lokalt ledd utveckling 2014- det år då slututbetalning (upptagningar för 2020, i handläggningssystemet har skett. automatiserad behandling). FLIT.
E-post i ärenden om lokalt ledd När handlingarna inte utveckling som överförs till längre behövs i verksamhetssystemet verksamheten. Kundakt.