Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Organ: Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar Arkivbildare: Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar Handlingar: Handlingar i ärenden inom verksamheten med fördelning och användning av den ersättning som Svenska kyrkan erhåller enligt 4 kap. 16 § lagen (1988:950) om kulturminnen m.m Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2002
Gallring
Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
_____________________________________________________________________ Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Dokumentation och tillämpning
Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring efter skanning verkställs ska Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa under bevarandetiden kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
1. Denna författning träder i kraft den 15 april 2020.
2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 2005:12) om gallring hos Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar.
Karin Åström Iko
Anders Åkerfeldt
_____________________________________________________________________ Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
1(2)
Bilaga till RA-MS 2020:13
Handlingarna ingår i arkiv som bildas hos kyrkostyrelsen, stift samt församlingar och samfälligheter som ansöker om kyrkoantikvarisk ersättning. Tillämpningen underlättas genom att även handlingar som bevaras redovisas i bilagan.
Handlingar Gallring Anmärkning
Handlingar rörande Bevaras Avser inte handlingar ansökan om, fördel- som får gallras enligt ning av och använd- bestämmelser i de här ning av kyrkoantikva- föreskrifterna. risk ersättning.
Följesedlar och kvitton. 2 år efter utgången av det Avser inte handlingar räkenskapsår då de inkom som innehåller sådana eller upprättades. obligatoriska uppgifter som enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen (1999:1078) ska finnas på en verifikation och då ska betraktas som verifikationer.
Betalningspåminnelser. 2 år efter utgången av det räkenskapsår, då betalning skedde eller fordran avskrevs.
Periodiska ekonomiska 2 år efter utgången av det Avser handlingar från avstämningar. räkenskapsår då de upprät- löpande bokförings- och tades. kassakontroll som specifikt berör kyrkoantikvarisk ersättning.
Verifikationer. 7 år efter utgången av det Se 7 kap. 2 § räkenskapsår som handling- bokföringslagen. arna avser. Undantag från gallring: leverantörsfakturor som bokförs som investeringar i byggnader och mark.
Verifikationer som 3 år efter utgången av det Se 7 kap. 6 § skannas. räkenskapsår som handling- bokföringslagen. arna avser. Gallringen får ske under förutsättning att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.
2(2)
Bilaga till RA-MS 2020:13
Handlingar Gallring Anmärkning
Grundbokföring. Bevaras. Avser de ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning.
Huvudbokföring. Bevaras. Avser de ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning.
Sidoordnad bokföring. Bevaras. Avser de ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, såsom leverantörsreskontra, kundreskontra och anläggningsreskontra.
Slutlig ekonomisk Bevaras. redovisning av den kyrkoantikvariska ersättning som den organisatoriska delen fördelat eller använt.