Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Organ: Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar Arkivbildare: Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar Handlingsslag: Handlingar i verksamhet som bedrivs enligt begravningslagen (1990:1144) Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2000
Gallring
Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. _____________________________________________________________________ Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Innan gallring efter skanning verkställs ska Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa under bevarandetiden kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
1. Denna författning träder i kraft den 1 juni 2020.
2. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 2001:8) om gallring i begravningsverksamhetens arkiv hos Svenska kyrkans församlingar och samfälligheter. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2016:25) om gallring hos Svenska kyrkan, Sollentuna, församling.
Karin Åström Iko
Anders Åkerfeldt
_____________________________________________________________________ Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
1(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingarna redovisas enligt Svenska kyrkans klassificeringsstruktur version 1.0 för församlingar och pastorat. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagan. För att underlätta tillämpningen redovisas även handlingar som bevaras.
2 Ge stöd
2.2 Administrera ekonomi
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Verifikationer. 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.
Undantag från gallring:
Leverantörsfakturor som bokförs som investeringar i byggnader och mark.
Verifikationer som 3 år efter utgången av det Avser pappersskannas. räkenskapsår då de inkom handlingar. eller upprättades under förutsättning att de elektroniska kopiorna är sökbara, och kan presenteras i 7 år efter det räkenskapsår som handlingen avser.
Följesedlar och kvitton. 2 år efter utgången av det Om handlingarna inneräkenskapsår då de inkom håller sådana obligatoeller upprättades. riska uppgifter som enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen (1999:1078) ska finnas på en verifikation ska de betraktas som verifikationer och gallras enligt bestämmelser för dessa.
Betalningspåminnelser. 2 år efter utgången av det räkenskapsår, då betalning skedde eller fordran avskrevs.
2(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Bokföringsposter. Bevaras. Avser ekonomiska händelser som är bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok), eller ekonomiska händelser som kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok).
Kundreskontra. Bevaras. Avser ekonomiska händelser som är bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontra (sidoordnad bokföring).
Leverantörsreskontra. Bevaras. Avser ekonomiska händelser som är bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontra (sidoordnad bokföring).
Anläggningsreskontra. Bevaras. Avser ekonomiska händelser som är bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontra (sidoordnad bokföring).
Periodiska ekonomiska 2 år efter utgången av det Avser handlingar från avstämningar. räkenskapsår då de upprät- löpande bokförings- och tades. kassakontroll.
Slutlig ekonomisk redovis- Bevaras. ning av begravningsverksamheten.
8 Bedriva begravningsverksamhet
8.1 Hantera gravrätt
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Föreläggande till dödsbo Bevaras. om att anmäla gravrättsinnehavare.
3(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Anmälan om beslut om Bevaras. gravrättsinnehavare för upplåtelse av gravrätt.
Gravbrev. Bevaras. Avser kopior.
Adress- och kontakt- När uppgifterna blivit inaktu- Gravboken kan även uppgifter till gravrätts- ella och inte behövs för benämnas gravregister. innehavare i gravboken. verksamheten.
Gravkarta. Bevaras.
Ansökan och beslut om Bevaras. ändring av uppgifter i gravbok.
Ansökan och beslut om Bevaras. gravanordningar.
Dokumentation av grav- Bevaras. anordningar.
Dokumentation av van- Bevaras. vårdade gravplatser.
Föreläggande om att sätta Bevaras. gravplatsen i stånd.
Beslut om förverkande av Bevaras. gravrätt på grund av vanvård.
Övriga meddelanden an- Bevaras. gående vård av gravplats.
Ansökan och beslut om Bevaras. överlåtelse av gravrätt.
Ansökan och beslut om Bevaras. återupplåtande av gravrätt.
Erbjudande och beslut om Bevaras. förnyad upplåtelse av gravrätt.
Anmälan om ny gravrätts- Bevaras. Enligt 7 kap. 16 § innehavare. begravningslagen (1990:1144).
4(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Meddelanden om att grav- Bevaras. rätten har upphört.
Återlämningar av gravrätt. Bevaras. Avse undertecknade original.
Beslut från Länsstyrelsen Bevaras. Enligt 7 kap. 34 § om att gravrätt upphör. begravningslagen.
Fotografier på grav- Bevaras. anordningar som har återlämnats.
Övrig korrespondens med När de inte längre behövs gravrättsinnehavare. för verksamheten.
Undantag från gallring:
Handlingar som tillför ärendet sakuppgift.
Överklagningshänvisning. När tiden för överklagan har löpt ut.
Överklaganden av beslut Bevaras. enligt begravningslagen.
8.2 Begrava
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Meddelanden och 3 år efter utgången av det år påminnelser om gravsätt- då begravningen genomförning till anhöriga. des.
Dödsbevis. Bevaras.
Läkarintyg. 3 år efter utgången av det år Avser intyg om dödfödd då gravsättningen genom- enligt 2 kap. 3 § andra fördes. stycket begravningslagen.
Intyg från skatteverket om 3 år efter utgången av det år att kremering och grav- då gravsättningen genomsättning får ske. fördes.
Beställningar av 3 år efter utgången av det år Avser beställningar i begravning. då begravningen genomför- bokningssystem eller på des. papper.
5(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Beställningar av 3 år efter utgången av det år Avser beställningar i kremering. då aktiviteten genomfördes. bokningssystem eller på papper.
Kremationsjournal. Bevaras.
Kremationsmeddelanden. 3 år efter utgången av det år då kremeringen genomfördes.
Kistkort. När de inte behövs för verk- Får följa med i kremesamheten, ringen.
Askkvitton efter kremering. 3 år efter utgången av det år då kremeringen utfördes.
Kvittens efter utlämnande Bevaras. av aska.
Intyg på utdrag av Bevaras. kremationsjournalen att askan förts ut ur landet.
Bisättningsjournal. Noteringar får gallras vid utgången av det år då gravsättning genomfördes.
Identitetsbevis för ask- 3 år efter utgången av det år urnor. då kremeringen utfördes, under förutsättning att uppgifter om datum för gravsättning eller datum för utlämnande samt namn på den person som hämtat ut askan har noterats i kremationsjournalen.
ID-bricka med kremations- När den inte behövs för Avser bricka av keramik nummer. verksamheten. som följer med stoftet i krematoriet för att säkerställa att rätt person kremeras. Grävs ner med askan.
Beställningar av grav- 3 år efter utgången av det år Avser beställningar i sättning. då aktiviteten genomfördes. bokningssystem eller på papper. I beställning av gravsättning ingår gravöppningsorder.
6(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Gravrättsinnehavarens Bevaras. medgivande till gravsättning.
Beslut om tillstånd för ut- 3 år efter utgången av det år Avser beslut av Länsstyströende av aska. då beslutet fattades. relsen.
Medgivande om gravsätt- Bevaras. ning i minneslund.
Medgivande om gravsätt- Bevaras. ning i askgravlund.
Medgivande om gravsätt- Bevaras. ning i askgravplats eller kolumbarium.
Beslut om gravsättning. Bevaras. Innefattar både när huvudmannen fattar beslut enligt 5 kap. 12 § eller 7 kap. 22 § begravningslagen, eller vägrar gravsättning enligt 7 kap. 24 § samma lag.
Ansökan till Skatteverket Bevaras. och beslut om anstånd med kremering och gravsättning av aska.
Huvudmannens beslut om Bevaras. anstånd med gravsättning av aska.
Intyg till Skatteverket om 3 år efter utgången av det år att kremering och grav- då gravsättningen utfördes. sättning har skett.
Gravbok. Bevaras. Avser uppgifter om begravning, kremering och gravsättning.
8.3 Medla
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Begäran om medling. Bevaras.
7(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Meddelanden till Bevaras. Skatteverket och andra huvudmän att medling pågår.
Korrespondens mellan När ärendet avslutas. parterna. Undantag från gallring: Handlingar som tillför ärendet sakuppgift.
Protokoll vid medling. Bevaras.
Underrättelse till Bevaras. Skatteverket om att medling är avslutad.
Underrättelse till berörda Bevaras. huvudmän om att medling är avslutad.
Yttrande till Länsstyrelsen. Bevaras.
Länsstyrelsens eller dom- Bevaras. stols laga kraftvunna beslut.
8.4 Hantera flyttningsärenden
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Ansökningar om att flytta Bevaras. gravsatt stoft eller aska.
Remisser till gravrätts- Bevaras. innehavare och anhöriga.
Inkomna yttranden från Bevaras. gravrättsinnehavare och anhöriga.
Verkställighetsbeslut rö- Bevaras. rande flytt med överklagandehänvisning.
Gravöppningsorder. 3 år efter utgången av det år då gravsättningen genomfördes.
8(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Överklaganden till Bevaras. Länsstyrelsen.
Ansökan och beslut om Bevaras. nedläggning av begravningsplats.
Gravbok. Bevaras. Avser uppgifter om begravda och gravrätter. Kan även benämnas gravregister.
8.5 Ta fram kostnadsunderlag för begravningsavgift
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Handlingar rörande ersätt- Bevaras. ning till begravningsombudet.
Budgetunderlag. Bevaras.
Förslag till budget. Vid utgången av det år då slutlig budget fastställdes.
Korrespondens med Får gallras vid utgången av revisorer rörande förslag. det år då slutlig budget fastställdes.
Korrespondens med be- Bevaras. gravningsombud rörande förslag.
Korrespondens med Bevaras. Kammarkollegiet rörande förslag.
8.6 Anlägga begravningsplats
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Förslag rörande behov av Bevaras. gravplatsmark.
Handlingar i utredning Bevaras. kring behov av begravningsplats.
Samråd och yttranden från Bevaras. berörda intressenter.
9(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Beslut om projektering av Bevaras. förslag.
Ansökan samt beviljat eller Bevaras. avslaget bygglov för ny begravningsplats.
Ansökan samt tillstånd Bevaras. eller avslag från Länsstyrelsen för ny begravningsplats.
Beslut rörande befintlig Bevaras. gravrätt och gravrättsinnehavare.
Beslut att anlägga begrav- Bevaras. ningsplats.
Entreprenadhandlingar. Bevaras.
Teknisk dokumentation. Bevaras.
Färdigställande- eller Bevaras. Relationshandlingar.
8.7 Hålla begravningsplats
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Handlingar i ärenden om Bevaras. kulturhistorisk inventering av kyrkogårdar, andra begravningsplatser och enskilda gravplatser.
Handlingar i ärenden om Bevaras. biologiska inventeringar.
Vård- och underhållspla- Bevaras. ner för kyrkogårdar och andra begravningsplatser.
Gravskötselavtal. Bevaras. Avser avtal ingångna senast 31/12 1999.
Gravbok. Bevaras. Avser uppgifter om gravskötselåtaganden enligt avtal ingångna senast 31/12 1999.
10(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Löpande anteckningar om 3 år efter utgången av det år Kan benämnas gravskötsel av kyrkogårdar, då underhållet genomför- skötselbok. andra begravningsplatser des. och gravplatser. Beslut från Länsstyrelsen Bevaras. om nedläggning av begravningsplats.
8.8 Anlägga krematorium
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Handlingar i utredning om Bevaras. behov av krematorium. Handlingar vid samråd och Bevaras. yttranden från berörda intressenter. Beslut om projektering av Bevaras. förslag. Ansökan och beslut om Bevaras. miljötillstånd för krematorium. Ansökan samt beviljat eller Bevaras. avslaget bygglov för nytt krematorium. Ansökan samt tillstånd Bevaras. eller avslag från Länsstyrelsen för nytt krematorium. Entreprenadhandlingar. Bevaras. Teknisk dokumentation. Bevaras. Färdigställande- eller Bevaras. relationshandlingar.
8.9 Hålla krematorium
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Avtal om kremationstjäns- Bevaras. ter.
11(11)
Bilaga till RA-MS 2020:24
Handlingar Gallringsfrist / Bevaras Anmärkning
Handlingar till egenkon- Bevaras. trollprogram för krematorium. Handlingar till miljö- Bevaras. revision. Vård- och underhålls- Bevaras. planer av krematorier. Drift och underhålls- Bevaras. instruktioner. Rutinbeskrivningar för När de inte behövs för verkhantering av anläggning- samheten. en. Dokumentation över ka- När utrustningen inte längre librering av utrustning. används i verksamheten.