Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Försvarets materielverk och Försvarsmakten
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndigheter: Försvarets materielverk och Försvarsmakten Arkivbildare: Försvarets materielverk och Försvarsmakten Handlingar: Handlingar rörande flygtjänst, flygmaterieltjänst och luftfartsprodukter Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 1990
Gallring
Handlingar får gallras enligt bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
1. Denna författning träder i kraft den 1 augusti 2020. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:28) om gallring hos Försvarsmakten och Försvarets materielverk.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Karin Åström Iko Carl Billengren
1(10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingar får gallras i enlighet med de frister som anges.
Handlingar rörande flygtjänst, flygmaterieltjänst och luftfartsprodukter
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
Anmärkningskort. Får gallras när objektet har Pappershandlingar. iståndsatts, godkänts för leverans, skrotats eller gjorts oanvändbart för sitt ursprungliga ändamål.
Arbetsbeställning 601, 1.10 år efter utgången av det Pappershandlingar. blankett. år då handlingen upprättades. 2.Bevakningskopia får gallras när den inte behövs för verksamheten.
Avisningsprotokoll. 1 år efter utgången av det år Pappershandlingar. då handlingarna upprättades.
Beslut om flygning (BOF). Får gallras när de inte be- Elektroniska handlingar hövs för verksamheten, dock (upptagningar för automatidigast efter utvärdering av tiserad behandling) och flygning. pappershandlingar.
Blankett 1/Form 1. 2 år efter utgången av det år Avser också andra motdå det luftfartyg eller den ut- svarande underhållsintyg, rustning som handlingarna till exempel CoC, avser togs ur bruk. CoC/DAIN och FAA 8130- Undantag från gallring: 3. Bevaras för de luftfartygsin- Pappershandlingar. divider vars luftfartygshandlingar ska bevaras.
Besättningslistor. När de inte behövs för verk- Pappershandlingar. samheten.
Direktanmälan (DIRA), 1. När informationen har Pappershandlingar. blankett. överförts till Flygsäkerhetsmeddelande eller Materielfelsrapport. 2. Anmälan som avser flygmaterielsystem får gallras 2 år efter utgången av det år då det luftfartyg eller den utrustning som handlingarna avser togs ur bruk.
2 (10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
Driftfärdplaner. 3 månader efter genomförd Elektroniska handlingar flygning. (upptagningar för automatiserad behandling) och pappershandlingar.
Flygprogram. 2 år efter utgången av det år Gäller även för simulatodå handlingarna upprätta- rer. des. Kan även benämnas Flygplaneringsprogram. Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och pappershandlingar.
Flygsäkerhetsinformation. När den inte behövs för Pappershandlingar. verksamheten.
Färd- och ljudregistre- 60 dagar efter datum för re- Elektroniska handlingar ringar. gistrering. (upptagningar för automatiserad behandling).
Färdplaner. 3 månader efter genomförd Pappershandlingar. flygning.
Följesedel/Följelista SPIND 1. Blad 1 (Indata) får gallras SPIND – Speciellt individvid transport av hemlig ma- när det inte behövs för verk- uppföljningssystem. teriel. samheten. Pappershandlingar. 2. Blad 2 (Mottagningsbevis) får gallras 1 år efter utgången av det år då handlingen avsändes. 3. Blad 3 (Indata) får gallras när det inte behövs för verksamheten. 4. Blad 4 (Mottagningsbeviskopia) får gallras 1 år efter utgången av det år då handlingen upprättades. 5. Blad 5 (Bevakningskopia) får gallras när Blad 2 erhållits i retur. Undantag från gallring: Mottagningsbeviskopia (Blad 4) som rör luftfartyg eller luftfartygskomponent ska hanteras som luftfartygshandling.
Följesedel/Följelista SPIND 1. Blad 1 (Indata) får gallras Pappershandlingar. för nytillverkad/tillvaratagen när det inte behövs för verkoch återfunnen hemlig ma- samheten. teriel.
3 (10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
2. Blad 2 (Mottagningsbevis) får gallras när det inte behövs för verksamheten. 3. Blad 3 (Indata) får gallras när det inte behövs för verksamheten. 4. Blad 4 (Mottagningsbeviskopia) får gallras när det inte behövs för verksamheten. 5. Blad 5 (Bevakningskopia) får gallras när den materiel det avser har sänts vidare till annan mottagare eller har destruerats.
Följelista SPIND vid have- 1. Blad 1 (Indata) får gallras Pappershandlingar. rerat luftfartyg. när det inte behövs för verksamheten. 2. Blad 2 (Mottagningsbevis) Översänds till Statens haverikommission. 3. Blad 3 (Indata) får gallras när det inte behövs för verksamheten. 4. Blad 4 (Mottagningsbeviskopia) får gallras när det inte behövs för verksamheten. 5. Blad 5 får gallras 3 månader efter att handlingen upprättades.
Följelista SPIND vid inven- 1. Blad 1 (Indata) får gallras Pappershandlingar. tering. när det inte behövs för verksamheten. 2. Blad 2 (Mottagningsbevis) får gallras när det inte behövs för verksamheten. 3. Blad 3 (Indata) får gallras när det inte behövs för verksamheten. 4. Blad 4 (Mottagningsbeviskopia) får gallras när det inte behövs för verksamheten. 5. Blad 5 (Bevakningskopia) får gallras 3 månader efter att handlingen upprättades.
Förslag till ändring av pub- När den inte behövs för Pappershandlingar. likation, blankett, datastöd verksamheten. och utrustning.
4 (10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
Geodata. Får gallras när den inte be- Elektroniska handlingar hövs för verksamheten, dock (upptagningar för automatidigast när aktuell informat- tiserad behandling). ion finns tillgänglig.
Handlingar rörande tjänst- 15 månader efter att hand- Avser t.ex. beräkningsungöringsperioder (flygtjänst). lingarna upprättades. derlag och tjänstgöringslistor. Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och pappershandlingar.
Individstatusrapporter. 1. Får gallras när en ny rap- Pappershandlingar. port har upprättats och samtliga aktuella uppgifter från den tidigare rapporten har överförts till den nya rapporten. 2. Senast upprättade rapport får dock gallras först 2 år efter utgången av det år då det luftfartyg eller den utrustning som handlingarna avser togs ur bruk.
Information om planerade 2 år efter utgången av det år Pappershandlingar. underhållsåtgärder, rap- då den utrustning handlingport. arna avser togs ur bruk. Undantag från gallring: Bevaras för de luftfartygsindivider vars luftfartygshandlingar ska bevaras.
Interna ändringsorder. 2 år efter utgången av det år Pappershandlingar. då handlingarna upprättades. Undantag från gallring: Order som avser flygmateriel bevaras.
Journaler eller motsva- När utrustningen handling- Pappershandlingar. rande för personlig säker- arna avser har tagits ur bruk. hetsutrustning.
Klargöring av flygplan, 1 vecka efter att handlingen Pappershandlingar. checklista. upprättades.
Kontroll- och följekort (KF- Får gallras när ett nytt kort Pappershandlingar. kort). har upprättats och samtliga
5 (10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
aktuella uppgifter från det tidigare kortet har överförts till det nya kortet.
Undantag från gallring:
Senast upprättade kort som avser flygmateriel ska dock hanteras som Luftfartygshandling.
Lastunderlag, blankett. 3 månader efter att handling- Elektroniska handlingar arna upprättades. (upptagningar för automatiserad behandling) och pappershandlingar.
Loggblad för simulatorer. 2 år efter utgången av det år Pappershandlingar. då den utrustning som handlingarna avser togs ur bruk. Undantag från gallring: Loggblad för en individ av varje typ av simulator bevaras.
Log Book Card. 1. Får gallras när ett nytt kort Pappershandlingar. har upprättats och samtliga aktuella uppgifter från det tidigare kortet har överförts till det nya kortet. 2. Senast upprättade kort får dock gallras först 2 år efter utgången av det år då det luftfartyg eller den utrustning som handlingarna avser togs ur bruk.
Luftfartygshandlingar. 2 år efter utgången av det år Med luftfartygshandlingar då det luftfartyg som hand- avses de handlingar som lingarna avser togs ur bruk. krävs för att dokumentera Undantag från gallring: ett luftfartygs tekniska sta- 1. Samtliga luftfartygshand- tus och de åtgärder som lingar rörande en individ av vidtagits på luftfartyget. varje version av ett luftfartyg Pappershandlingar. bevaras. För Datablankett FPL 39 bevaras dock endast senast upprättade blankett. För Devieringsprotokoll bevaras dock endast de två senast upprättade protokollen. För Motorkörningsprotokoll bevaras dock endast de tre
6 (10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
senast upprättade protokollen. 2. Driftstörningsanmälan bevaras för samtliga luftfartygsindivider. 3. Flygplansjournal bevaras för samtliga luftfartygsindivider. 4. Motorjournal bevaras för samtliga luftfartygsindivider. 5. Luftfartygshandlingar i elektronisk form vid Försvarsmakten bevaras.
Lånesedel A och B. 1. Får gallras sedan lånet Pappershandlingar. har återställts. 2. Lånesedel vid lån ur luftfartyg får gallras 2 år efter utgången av det år då det luftfartyg som handlingarna avser togs ur bruk.
Material Ordering Form, När den inte behövs för Pappershandlingar. blankett. verksamheten.
Material Return Sheet, När den inte behövs för Pappershandlingar. blankett. verksamheten.
Meddelanden om central 1. Försvarets materielverk Pappershandlingar. ändring av underhållsutfall. får gallra handlingarna när den utrustning som meddelandet avser har tagits ur bruk. 2. Försvarsmakten får gallra handlingarna när en ny underhållsplan har tagits i bruk.
Missive Work Order, rap- 10 år efter utgången av det Pappershandlingar. port. år handlingarna upprättades.
Order för flygnings genom- Får gallras efter utvärdering Pappershandlingar. förande (OFFG). av genomförd flygning.
Passdata från dator i luft- 1.Passdata i MGSS får gall- MGSS- Maintenance fartyg. ras 5 år efter utgången av Ground Support System. det år då handlingarna upp- Elektroniska handlingar rättades. (upptagningar för automa- 2. Passdata i system FENIX tiserad behandling). hanteras som luftfartygshandling. Undantag från gallring:
7 (10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
Underhållspåverkande uppgifter bevaras.
Passagerarlistor. När de inte behövs för verk- Elektroniska handlingar samheten. (upptagningar för automa- Undantag från gallring: tiserad behandling) och Passagerarlistor för Statsfly- pappershandlingar. get bevaras.
Personliga behörighetsbe- 2 år efter utgången av det år Avser till exempel certifivis. då de upphörde att gälla. kat, beslut och tillstånd som ger tillåtelse att utföra uppgifter eller hantera produkter i det militära luftfartssystemet. Pappershandlingar.
Planeringsunderlag inför 3 månader efter genomförd Elektroniska handlingar flygning. flygning. (upptagningar för automatiserad behandling) och pappershandlingar.
Planeringsunderlag för an- 2 år efter utgången av det år Pappershandlingar. vändande av luftfartyg/slit- då det luftfartyg som unkurvor. derlaget avser togs ur bruk.
Protokoll från Operators 3 år utgången av det år då Elektroniska handlingar Proficiency Check (OPC). handlingarna upprättades. (upptagningar för automatiserad behandling) och pappershandlingar.
Protokoll rörande raket- 2 år efter utgången av det år Avser protokoll rörande stolar. då raketstolen togs ur bruk. underhåll och åtgärder. Pappershandlingar.
Rapporter från briefing. 1. När de inte behövs för Pappershandlingar. verksamheten. 2. Rapporter som avser fortsatt luftvärdighet för ett luftfartyg får gallras 2 år efter utgången av det år då det luftfartyg som handlingarna avser togs ur bruk.
Registrering/avveckling av När den utrustning som den Pappershandlingar. brukare samt registre- gäller har tagits ur bruk. ring/avveckling av personburen utrustning, blankett.
Reklamationsanmälan När de inte behövs för verk- Pappershandlingar. (RA), blankett. samheten, Undantag från gallring:
8 (10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
Anmälningar rörande luftfartyg bevaras.
Release and loadsheet Fpl 1 vecka efter det att hand- Pappershandlingar. 102, blankett. lingarna upprättades.
Request for New Bin När den inte behövs för Pappershandlingar. and/or New Part in FENIX, verksamheten. blankett.
Serviceable Part Tag, 1. Får gallras när en ny blan- Pappershandlingar. blankett. kett har upprättats och samtliga aktuella uppgifter från den tidigare blanketten har överförts till den nya blanketten. 2. Senast upprättade blankett får dock gallras först 2 år efter utgången av det år då det luftfartyg eller den utrustning som handlingarna avser togs ur bruk.
Serviceable Label Material, 1. Får gallras när en ny blan- Pappershandlingar. blankett. kett har upprättats och samtliga aktuella uppgifter från den tidigare blanketten har överförts till den nya blanketten. 2. Senast upprättade blankett får dock gallras först 2 år efter utgången av det år då det luftfartyg eller den utrustning som handlingarna avser togs ur bruk.
Serviceable Tag Material, 1. Får gallras när en ny blan- Pappershandlingar. blankett. kett har upprättats och samtliga aktuella uppgifter från den tidigare blanketten har överförts till den nya blanketten. 2. Senast upprättade blankett får dock gallras först 2 år efter det datum då det luftfartyg eller den utrustning som handlingarna avser togs ur bruk.
Tekniska anvisningar. När informationen har över- Elektroniska handlingar förts till Teknisk Order. (upptagningar för automatiserad behandling).
9 (10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
Tekniska rapporter. 1. Rapporter som avser luft- Pappershandlingar. fartyg och däri installerade komponenter med begränsad livslängd får gallras 2 år efter utgången av det år då den materiel som rapporten avser togs ur bruk. 2. Rapporter som avser basmateriel får gallras 10 år efter utgången av det år då handlingarna upprättades. Undantag från gallring: Rapporter bevaras i de fall de avser luftfartygsindivider och däri installerade komponenter med begränsad livslängd vars luftfartygshandlingar ska bevaras.
Teknisk rapport/Arbetsbe- När beställt arbete har doku- Pappershandlingar. ställning - TRAB 1. menterats.
Teknisk rapport/Arbetsbe- 1. Teknisk rapport/arbetsbe- Pappershandlingar. ställning - TRAB 2. ställning som avser flygmateriel får gallras 2 år efter utgången av det år då det luftfartyg som handlingarna avser togs ur bruk. 2. Teknisk rapport/arbetsbeställning som avser basmateriel får gallras 10 år efter utgången av det år då handlingarna upprättades.
Teknisk rapport/Arbetsbe- När de inte behövs för verk- Pappershandlingar. ställning - TRAB 3. samheten.
Teknisk rapport/Arbetsbe- 1. När de inte behövs för Pappershandlingar. ställning - TRAB 4. verksamheten. 2. Teknisk rapport/arbetsbeställning som använts för att beställa arbete får gallras 10 år efter utgången av det år då handlingarna upprättades.
Tillfälligt lån personburen 2 år efter utgången av det år Pappershandlingar. utrustning, blankett. då utrustningen återlämnades.
Transfer Document. När de inte behövs för verk- Pappershandlingar. samheten.
10 (10)
Bilaga till RA-MS 2020:30
Handlingstyper Gallringsfrist Anmärkningar
Unserviceable (reparable) När de inte behövs för verk- Pappershandlingar. label-materiel, blankett. samheten.
Unserviceable (reparable) När de inte behövs för verk- Pappershandlingar. tag-materiel, blankett. samheten.
Uppföljning av fyllning av 2 år efter utgången av det år Pappershandlingar. gasflaskor, blankett. då handlingarna upprättades.
Utbildningsdokumentation Får gallras när personen inte Pappershandlingar. för piloter. längre bedriver flygtjänst, dock under förutsättning att 10 år har passerat sedan handlingarna upprättades.
Åtgärdskort. 1. Åtgärdskort som avser Pappershandlingar. luftfartygsindivider och däri installerade komponenter med begränsad livstid får gallras 2 år efter utgången av det år då den materiel de avser togs ur bruk. 2. Åtgärdskort som avser basmateriel får gallras 2 år efter utgången av det år då handlingarna registrerades. Undantag från gallring: Åtgärdskort bevaras för de luftfartygsindivider vars luftfartygshandlingar ska bevaras.
Åtgärdsrapporter. 1. Åtgärdsrapporter som av- Pappershandlingar. ser luftfartygsindivider och däri installerade komponenter med begränsad livstid får gallras 2 år efter utgången av det år då den materiel de avser togs ur bruk. 2. Åtgärdsrapporter som avser basmateriel får gallras 2 år efter utgången av det år då handlingarna registrerades. Undantag från gallring: Åtgärdsrapporter bevaras för de luftfartygsindivider vars luftfartygshandlingar ska bevaras.