Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Statistiska centralbyrån och Finansinspektionen
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndigheter: Statistiska centralbyrån och Finansinspektionen Arkivbildare: Statistiska centralbyrån och Finansinspektionen Handlingar: Handlingar i databasen för övervakning av och tillsyn över finansmarknaderna Medium: Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)
Gallring
Myndigheterna får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446). Lagen (2014:484) om en databas för övervakning av och tillsyn över finansmarknaderna reglerar databasens ändamål och innehåll m.m. I Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och Riksarkivets föreskrifter och om tekniska krav
_____________________________________________________________________ Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
finns reglering för hantering och bevarande av elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Dokumentation
Statistiska centralbyrån och Finansinspektionen ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas.
1. Denna författning träder i kraft den 14 mars 2022.
Karin Åström Iko
Fredrik Lindberg
_____________________________________________________________________ Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
1(2)
Bilaga till RA-MS 2022:5
Följande handlingar får gallras i databasen för övervakning av och tillsyn över finansmarknaderna efter angivna frister.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Gallring hos Statistiska centralbyrån
Handlingar som utgör 5 år efter att referens- Avser indata från referensprimäruppgifter. perioden avslutats för period. insamlingen.
Handlingar som utgör När de inte behövs för överflödiga primäruppgifter. verksamheten.
Handlingar som utgör När de inte behövs för Avser felaktiga uppgifter och felaktiga primäruppgifter. verksamheten. personuppgifter som enligt 5 § lagen (2014:484), om en databas för övervakning av och tillsyn över finansmarknaderna, inte får finnas i databasen.
Observationsregister som När uppgifter ersätts av Avser observationsregister skapas vid direktåtkomst. nya uppgifter. som fastställs genom att Finansinspektionen och Riksbanken har direktåtkomst till databasen. Avser inte fastställt slutgiltigt observationsregister.
Observationsregister som När uppgifter ersätts av Avser uppgifter i fastställs vid nya uppgifter. observationsregister som offentliggörande av statistik. utgjort en tidigare version av slutgiltigt observationsregister. Spårbarhet till tidigare version upprätthålls genom att indata bevaras i 5 år. Avser inte senast fastställt slutgiltigt observationsregister.
Handlingar som utgör data När de inte behövs för Avser uppgifter som inte för delning. Riksbankens och Finans- bearbetas av Statistiska inspektionens verksamhet. centralbyrån och som arkiveras av Riksbanken och Finansinspektionen.
2(2)
Bilaga till RA-MS 2022:5
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar som utgör Tidigast 2 år efter Tiden då handlingarna dataleveranser. utgången av den behöver bevaras är avhängigt referensperiod som vilken periodicitet som avses. leveransen avser. Därefter när de inte längre behövs för verksamheten
Handlingar som utgör När de inte behövs för Avser uppgifter som samlats in historiska data. verksamheten. före 2003 och som finns bevarade hos Riksbanken.
Handlingar som utgör test- När de inte behövs för Avser filer som mottagits i filer. verksamheten. testsyfte.
Handlingar som utgör filer När de inte behövs för Avser handlingar som med valideringsfel. verksamheten. upprättas vid återkoppling från Statistiska centralbyrån.
Uppgifter i loggar vars syfte 5 år efter att uppgiften i Avser inte uppgifter i loggar är att styrka utförda loggen registrerades. som används för att styrka behandlingar i databasen. utförda behandlingar som är nödvändiga för att bibehålla spårbarhet och autenticitet i handlingar som bevaras.
Gallring hos Finansinspektionen
Handlingar som utgör När de inte behövs för Avser kopior av hela eller delar kopior av databasen. verksamheten. av databasen som finns hos Finansinspektionen. Slutligt fastställt observationsregister ur databasen bevaras hos Statistiska centralbyrån.