Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Statistiska centralbyrån
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Statistiska centralbyrån Arkivbildare: Statistiska centralbyrån Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 juli 1992
Gallring
I 19 § lagen (2001:99) om den officiella statistiken finns regler om gallring av personuppgifter hos de statistikansvariga myndigheterna.
I 12 § förordningen (2001:100) om den officiella statistiken anges att den statistikansvariga myndigheten ska underrätta Riksarkivet innan gallring enligt 19 § första stycket lagen (2001:99) om den officiella statistiken sker.
Statistiska centralbyrån får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Riksarkivets överväganden finns i dnr RA-KS 2021/01514. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Dokumentation och tillämpning
Statistiska centralbyrån ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas.
1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 16 oktober 2023. 2. Genom denna författning upphävs - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1992:53) om gallring hos Statistiska centralbyrån. - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:7) om gallring hos Statistiska centralbyrån. - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2006:57) om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:7) om gallring hos Statistiska centralbyrån.
Karin Åström Iko
Morgan Nordberg
1 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Innehållsförteckning
Tillämpning
Tillämpning av bilagorna
Bilagan är strukturerade i enlighet med Statistiska centralbyråns klassificeringsstruktur, beslutad år 2020. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagorna.
2 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Statistiska centralbyrån får gallra handlingar i verksamheten enligt nedan.
Verksamhetsområde
3 Utveckla, framställa och offentliggöra officiell och annan statlig statistik
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Pappershandlingar efter att När de inte behövs för uppgifter i dessa har överförts till verksamheten, under elektronisk form. förutsättning att kontroll av överföringen skett.
Process
3.1 Utveckla, framställa och offentliggöra officiell och annan statlig statistik – SCBs ansvarsområde
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Indata till Statistiska Efter avslutad Avser indata till slutliga centralbyråns egen statistik. undersökning. observationsregister som ska gallras enligt särskilt regelverk eller bevaras.
Indata till kortperiodiska Efter avslutad undersökningar. undersökning.
Indata till testundersökningar. När de inte behövs för Avser även andra verksamheten. handlingar och uppgifter med motsvarande syfte.
Indata som inte behövs för När de inte behövs för undersökningar. verksamheten.
Indata som är testdata. När de inte behövs för verksamheten.
Slutliga observationsregister Efter avslutad från kortperiodiska årsundersökning. undersökningar. Gallringen får ske under förutsättning att årsundersökningar bevaras eller omfattas av eget gallringsbeslut.
Observationsregister från När de inte behövs för testundersökningar. verksamheten.
Metadata för register som När de inte behövs för gallras. verksamheten.
Dokumentation kring När de inte behövs för testundersökningar. verksamheten.
3 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Interna beställningsformulär. När de inte behövs för verksamheten.
Avvikelserapporter. När de inte behövs för verksamheten.
Testdata och testrapporter. När de inte behövs för verksamheten.
Kontaktuppgifter. När de inte behövs för verksamheten.
Omlöpnumreringstabeller och När de inte behövs för nycklar för pseudonymisering. verksamheten.
Process
3.2 Utveckla, framställa och offentliggöra officiell och annan statlig statistik – annan myndighets ansvarsområde
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Indata till uppdrag från Efter avslutad statistikansvariga myndigheter undersökning. eller andra större uppdrag från andra myndigheter.
Indata till kortperiodiska Efter avslutad undersökningar. undersökning.
Indata till testundersökningar. När de inte behövs för Avser även andra verksamheten. handlingar och uppgifter med motsvarande syfte.
Indata som inte behövs för När de inte behövs för undersökningen. verksamheten.
Indata som är testdata. När de inte behövs för verksamheten.
Slutliga observationsregister Efter att fullständig kopia Arkivansvaret övergår som upprättats på uppdrag från eller att ett slutligt därmed till den annan myndighet. observationsregister som uppdragsgivande har berikats har myndigheten. levererats till uppdragsgivaren.
Slutliga observationsregister Efter leverans. Arkivansvaret övergår som berikats på uppdrag från därmed till den statistikansvarig myndighet. uppdragsgivande myndigheten.
4 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Slutliga observationsregister Efter avslutad från kortperiodiska årsundersökning. undersökningar. Gallringen får ske under förutsättning att årsundersökningar bevaras eller omfattas av eget gallringsbeslut.
Observationsregister från När de inte behövs för testundersökningar. verksamheten.
Metadata för register som När de inte behövs för gallras. verksamheten.
Dokumentation kring När de inte behövs för testundersökningar. verksamheten.
Dokumentation av register i Efter leverans. uppdrag från statistikansvarig myndighet.
Övriga handlingar som Efter leverans. levereras till statistikansvarig myndighet som del i uppdrag.
Interna beställningsformulär. När de inte behövs för verksamheten.
Avvikelserapporter. När de inte behövs för verksamheten.
Testdata och testrapporter. När de inte behövs för verksamheten.
Kontaktuppgifter. När de inte behövs för verksamheten.
Omlöpnumreringstabeller och När de inte behövs för nycklar för pseudonymisering. verksamheten.
5 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Huvudprocessområde
4 Bedriva avgiftsfinansierad verksamhet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Pappershandlingar efter att När de inte behövs för uppgifter i dessa har överförts till verksamheten, under elektronisk form. förutsättning att kontroll av överföringen skett.
Process
4.1 Bedriva uppdragsverksamhet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Indata till övriga uppdrag. Efter avslutad undersökning.
Indata till kortperiodiska Efter avslutad undersökningar. undersökning.
Indata till testundersökningar. När de inte behövs för Avser även andra verksamheten. handlingar och uppgifter med motsvarande syfte.
Indata som inte behövs för När de inte behövs för undersökningen. verksamheten.
Indata som är testdata. När de inte behövs för verksamheten.
Slutliga observationsregister Gallringen får ske när de från avgiftsfinansierade inte behövs för uppdrag. verksamheten under förutsättning att registret inte har ett statistiskt eller vetenskapligt egenvärde eller bedöms kunna återanvändas.
Observationsregister från När de inte behövs för Avser även andra testundersökningar. verksamheten. undersökningar med samma syfte.
Metadata för register som När de inte behövs för gallras. verksamheten.
Dokumentation kring När de inte behövs för testundersökningar. verksamheten.
Externa beställningsformulär. När de inte behövs för verksamheten.
Prisförfrågningar. 3 år efter att handlingen inkom.
6 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Filer som kommer in för När de inte behövs för omlöpnumrering. verksamheten. Omlöpnumreringstabeller och När de inte behövs för nycklar för pseudonymisering. verksamheten. Kundenkäter. När de inte behövs för verksamheten. Testdata och testrapporter. När de inte behövs för verksamheten. Kontaktuppgifter. När de inte behövs för verksamheten.