Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2025:28) om återlämnande och gallring av handlingar hos hyres- och arrendenämnderna

Föreskrifterna gäller för Myndigheter: Hyres- och arrendenämnderna Arkivbildare: Hyres- och arrendenämnderna Handlingsslag: Handlingar i den rättsvårdande och rättskipande verksamheten Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2020 Allmänna handlingar får gallras i enlighet med dessa föreskrifter om inte annat följer av lag eller förordning.

I föreskrifterna avses med handling allmän handling enligt 2 kap. 3 – 14 §§ tryckfrihetsförordningen.

laga kraft den tidpunkt då det avgörande som avslutar ärendet fått laga kraft. avslut i ett ärende som inte har överklagats under den angivna gallringsfristen: den tidpunkt då ärendet avslutades. i ett överklagat ärende: den tidpunkt då överinstansens mål fått laga kraft eller avslut.

Riksarkivets överväganden finns i dnr RA-KS 2022/01942. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2(3)

Domar och slutliga beslut samt dagboksblad ska bevaras. Andra handlingar får gallras i enlighet med 4 – 8 §§ dessa föreskrifter samt bilagan till föreskrifterna.

Handling i ett verksamhetsstöd som endast har betydelse under ärendets handläggning eller som helt eller i delar ingår i en annan handling får gallras, om handlingen inte ingår i diariet och gallringen inte heller leder till förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att bedöma autenticitet. Gallring får ske 18 månader efter laga kraft och i annat fall två år efter avslut.

Överförd ursprungshandling får gallras, om överföringen kontrollerats och genomförts utan informationsförlust samt om den nya handlingen uppfyller Riksarkivets krav för bevarande. Gallring får ske två månader efter överföring eller, om laga kraft inträder dessförinnan, vid laga kraft.

Handling som har ett visst på förhand beslutat och fixerat innehåll, och som regelmässigt lämnas ut i samband med beredning eller avgörande av ett ärende, får gallras om det dokumenterats vilket datum och vilken mottagare handlingen skickats till. Gallring får ske 18 månader efter laga kraft och i annat fall två år efter avslut.

När en myndighet beslutat att överlämna ärende till en annan myndighet, helt eller i del, får den överlämnande myndigheten gallra sådana handlingar som finns kvar efter överlämnandet. Gallring får ske 18 månader efter överlämnandet.

Handling får gallras i ett ärende som avvisats om avvisningsbeslutet inte därefter upphävs, undanröjs eller på annat sätt ändras av överinstansen som återförvisar ärendet. När återförvisning sker ska handlingarna överföras till det nya ärende som registreras med anledning av återförvisningen. Gallring får ske 18 månader efter laga kraft och i annat fall två år efter avslut.

En förvaltningsmyndighets originalhandling, som legat till grund för prövning och som getts in med anledning av ett överklagande, får återlämnas om handlingen ersatts med en kopia. Andra handlingar som lämnats in av en förvaltningsmyndighet får på begäran återlämnas till den ingivande myndigheten om det på annat sätt framgår att handlingarna utgjort underlag för nämndens handläggning. Handlingen får återlämnas vid den tidpunkt som medges av nämnden.

Handling som lämnats in av en enskild, via en förvaltningsmyndighet eller direkt, får återlämnas om den är av särskild vikt för ingivaren. Handlingen får

3(3)

återlämnas om den ersätts med en kopia eller, om en kopia inte kan tas, med en anteckning hos den myndighet som ansvarar för bevarandet av handlingens innehåll. Handlingen får återlämnas vid den tidpunkt som medges av nämnden.

Varje nämnd ska arkivera de handlingar som uppstått i den egna verksamheten. Underrättens akt ska inte ingå i överrättens akt.

Tillämpningen av dessa föreskrifter ska dokumenteras. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Dessa föreskrifter träder i kraft den 6 oktober 2025. Bestämmelserna i 4 § gäller även retroaktivt.

Karin Åström Iko Carl Billengren

1(2)