Lämplighetsbedömning av tolkar och översättare

Fakta om rättsliga ställningstaganden

Rättsliga ställningstaganden utgör Migrationsverkets uttalanden om hur en författning bör tolkas och är styrande för myndighetens medarbetare. De beslutas av chefen för rättsavdelningen.

Rättsliga ställningstaganden förs in i en särskild dokumentserie, RS-serie. Dokumentserien är gemensam för hela myndigheten. Beslut om fastställande, ändringar och upphävande av ett rättsligt ställningstagande förs in i beslutsdokumentserien för chefen för rättsavdelningen.

1 Sammanfattning

Migrationsverket har för att tillgodose sitt behov av tolkar och översättare upphandlat tolktjänster med tolkförmedlingar. Det råder därför ett avtalsförhållande mellan Migrationsverket och tolkförmedlingarna. Av avtalen framgår bl.a. hur Migrationsverket bokar och reklamerar sina tjänster av tolkförmedlingarna. Migrationsverkets hantering av bokning och reklamation av enskild tolk eller översättningstjänst är därför inte ett beslut som innebär myndighetsutövning mot någon enskild och förvaltningslagen är inte tillämplig. Mot bakgrund av ovanstående har Migrationsverket bedömt att det finns behov av klargöra vilka krav som verket ska ställa utöver vad som gäller av avtalen vid lämplighetsprövning av tolkar och översättare i Migrationsverkets ärenden.

1.1 Syfte

Detta rättsliga ställningstagande riktas till de inom Migrationsverkets verksamhet som bokar och reklamerar tolktjänster. Ställningstagandet klargör även för verksamheten och utomstående vilka sakliga och opartiska krav som Migrationsverket tillämpar vid beställning och av tolktjänster.

2 Gällande rätt

2.1 Generella lämplighetskrav

2.1.1 Jäv

Jävsreglerna i förvaltningslagen är inte tillämpliga för tolkar och översättare. Däremot finns det jävsregler för auktoriserade tolkar och översättare. Av 9 § andra stycket förordningen (1985:613) om auktorisation av tolkar och översättare framgår att auktoriserade tolkar eller translatorer skall avböja att utföra ett uppdrag om det finns särskilda omständigheter som kan rubba förtroendet för deras opartiskhet eller självständighet.

2.1.2 Tystnadsplikt

Lagen (1975:689) om tystnadsplikt för vissa tolkar och översättare gäller samtliga tolkar som anlitas av en myndighet. Av 2 § i lagen framgår att den som fullgör eller har fullgjort uppdrag som tolk eller översättare inte får obehörigen röja vad han eller hon under uppdraget har fått veta om en enskilds personliga förhållanden eller om yrkeshemlighet, affärsförhållande eller förhållande av betydelse för landets försvar.

Av 2 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) framgår att ett förbud att röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift också gäller för en person som fått kännedom om uppgiften genom att för det allmännas räkning delta i en myndighetsverksamhet;

1. på grund av anställning eller uppdrag hos myndigheten, 2. på grund av tjänsteplikt, 3. på annan liknande grund.

2.1.3 Skydd för Sveriges säkerhet

Av 4 kap. 1 och 3-5 §§ säkerhetsskyddslagen (2018:585) framgår att statliga myndigheter som avser att genomföra en upphandling och andra anskaffningar, ska se till att det i ett säkerhetsskyddsavtal anges hur kraven på säkerhetsskydd ska tillgodoses.

Verksamhetsutövaren ska kontrollera att leverantören följer säkerhetsskyddsavtalet. Den som deltar i säkerhetskänslig verksamhet ska säkerhetsprövas enligt 3 kap. 1 § samma lag och med stöd av 8 § placeras i säkerhetsklass 3, om den anställde eller den som på annat sätt deltar i verksamheten;

1. får del av uppgifter i säkerhetsskyddsklassen konfidentiell, 2. i ringa omfattning får del av uppgifter i säkerhetsskyddsklassen hemlig, eller 3. till följd av sitt deltagande i verksamheten har möjlighet att orsaka en inte obetydlig skada för Sveriges säkerhet.

Registerkontroll får enligt 14 § ske av personer som ska placeras i säkerhetsklass.

2.1.4 Krav vid enskilda tolktillfällen och översättning av handlingar

Förvaltningslagen (2017:900) kräver i 13 § att en myndighet ska använda tolk och se till att översätta handlingar om det behövs för att den enskilde ska kunna ta till vara sin rätt när myndigheten har kontakt med någon som inte behärskar svenska.

Av förarbetena till förvaltningslagen framgår att någon slentrianmässig översättning av inkommande handlingar på ett främmande språk inte borde förekomma och att hänsyn ska tas till ärendets beskaffenhet, karaktären av det material som lämnas in, kostnader för översättning m.m. Av detta kan den slutsatsen dras att myndigheten måste få sådan information om innehållet i handlingarna att det är möjligt att bedöma vilket ärende som avses och om materialets karaktär är sådant att översättning bör göras.

I 13 kap. 10 a § utlänningslagen (2005:716) anges att vid muntlig handläggning eller översättning i ärenden där offentligt biträde kan komma i fråga ska myndigheten, om det är möjligt, anlita en tolk eller översättare som är auktoriserad. I annat fall ska en annan lämplig person anlitas.

Syftet med regleringen är att säkerställa att de tolkar och översättare som anlitas har en hög kompetens för uppgiften. I uttrycket ”om det är möjligt” ligger att en auktoriserad tolk eller översättare ska användas om en sådan finns att tillgå. I annat fall ska en annan lämplig person anlitas. Även i de fall myndigheten anlitar en tolk eller översättare som inte är auktoriserad är det viktigt att en för uppdraget kompetent person förordnas. Kravet på att en auktoriserad tolk eller översättare ska anlitas är begränsat till de ärenden där offentligt biträde kan komma i fråga.

I 8 kap. 9 c § utlänningsförordningen (2006:97) anges ett krav på att utlänningen inför den muntliga handläggningen hos Migrationsverket ska tillfrågas om han eller hon föredrar en manlig eller kvinnlig utredare respektive tolk. Utlänningens önskemål ska tillgodoses om det är möjligt.

2.1.5 Lämplighetsbedömning

I 11 § utlänningsdatalagen (2016:27) anges att Migrationsverket, Polismyndigheten och utlandsmyndigheterna får behandla personuppgifter om det behövs för bedömningen av personers lämplighet för uppdrag som tolk.

Bestämmelsen ger Migrationsverket möjlighet att behandla personuppgifter om det behövs för bedömningen av en persons lämplighet för ett uppdrag som tolk. Migrationsverket kan registrera uppgifter om särskild kompetens och avvikelser om tolkar som behövs vid bedömningen av personens lämplighet för uppdraget. Vid registrering av uppgifter om en tolk eller översättare måste Migrationsverket alltid iaktta de grundläggande kraven på behandling av personuppgifter. Det innebär bl.a. att uppgifter som registreras ska vara lagliga, adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen och att de ska vara riktiga, aktuella och registreras öppet i förhållande till den registrerade. För tolkar tar avvikelseregistreringarna primärt sikte på kunskaps- och erfarenhetsbrister, t.ex. att en tolk har reklamerats på grund av bristande språkfärdigheter. I enstaka fall kan det även vara aktuellt att behandla uppgifter om lagöverträdelser, och i än mer särpräglade fall, känsliga personuppgifter enligt artikel 9.1 i EU:s dataskyddsförordning.

2.1.6 Uppgifter som tillförts gällande en tolk eller översättares lämplighet

I 24 § utlänningsdatalagen anges att personuppgifter som behandlas enligt 11 § andra stycket samma lag och som är ofördelaktiga för tolken inte får behandlas längre än tre år efter det att uppgifterna registrerades. Om det finns särskilda skäl får Migrationsverket eller Polismyndigheten besluta att sådana personuppgifter får behandlas under en längre tid. Uppgifterna får dock aldrig behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

2.1.7 Övriga krav

Kammarkollegiets tolkföreskrifter KAMFS 2016:4 ställer i 17 – 23§§ följande övriga krav.

• 17 § En auktoriserad tolk ska, innan denna åtar sig eller fullföljer ett uppdrag, noggrant överväga om denna är lämplig att utföra uppdraget. Tolken ska avsäga sig uppdraget om denna inte är kompetent att utföra det på ett tillfredsställande sätt eller om denna av annan anledning är olämplig för uppdraget. • 18 § En auktoriserad tolk ska uppträda yrkesmässigt och affärsmässigt korrekt i alla sina yrkeskontakter. • 19 § Under tolkningen ska en auktoriserad tolk återge all information så exakt som möjligt. • 20 § När en auktoriserad tolk utför ett tolkuppdrag får denna inte ge uttryck för sina åsikter och värderingar eller på annat sätt låta dem påverka tolkningen. • 21 § När en auktoriserad tolk utför ett tolkuppdrag får denna inte företräda den ena parten inför den andra. Denna får under tolkningen inte utföra någon annan uppgift än att tolka. • 22 § En auktoriserad tolk får inte marknadsföra sina tjänster eller använda sin yrkestitel på ett vilseledande sätt. Vid utförande av tolkuppdrag får en auktoriserad tolk endast uppge sin yrkestitel när tolken är auktoriserad i det språk och i den kompetens som tolkuppdraget avser. Vid utförande av skriftliga översättningar får en auktoriserad tolk inte ange sin yrkestitel i samband med översättningsuppdraget. • 23 § En auktoriserad tolk får inte utnyttja information som denna fått i samband med ett tolkuppdrag till fördel för sig själv eller någon annan, om informationen inte är allmänt tillgänglig. Sådan information får inte heller användas för att skada någon annan. Dessa rekommendationer är samlade i en skrift om god tolksed och god translatorsed. Kammarkollegiet ska enligt 10 § förordningen utöva tillsyn över auktoriserade tolkars och translatorers verksamhet.

Enligt 9 § samma förordning ska auktoriserade tolkar och translatorer samvetsgrant utföra de uppdrag som anförtros dem och i allt iaktta god tolk- eller translatorssed.

3 Bedömning

3.1 Generella lämplighetskrav

3.1.1 Jäv

Även om det inte finns någon uttrycklig jävsbestämmelse som är tillämplig för tolkar framgår det av Kammarkollegiets föreskrifter och god tolksed att den som beställer tolk har rätt att ställa krav på att tolken är lämplig för uppdraget.

En person som tolkar för Migrationsverket är inte lämplig om den har någon bisyssla som gör att tolken uppfattas som partisk. Av hänsyn till den som söker skydd är det vidare olämpligt om tolken arbetar för en myndighet i ett land utanför EES eller tillhör en organisation som är terroriststämplad av EU. Migrationsverket har därför rätt att neka att ta emot uppdrag från en sådan tolk eller översättare. Undantag kan göras efter prövning i enskilda fall.

3.1.2 Tystnadsplikt

Alla tolkar har genom stadgandena i lagen om tystnadsplikt för vissa tolkar och översättare och offentlighets- och sekretesslagen samma krav på tystnadsplikt som ställs på Migrationsverkets personal. Författningarna medför att det inte finns anledning att ställa upp ytterligare krav för tolkningen hos Migrationsverket.

3.1.3 Skydd för Sveriges säkerhet

Säkerhetsärenden på Migrationsverket innehåller säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter i säkerhetsskyddsklassen konfidentiell eller högre. De tolkar som ska användas i säkerhetsärenden bör därför genomgå säkerhetsprövning med registerkontroll och placeras i säkerhetsklass 3. Migrationsverket kan i de aktuella ärendena neka att ta emot uppdrag från tolkar eller översättare som inte placerats i säkerhetsklass.

3.2 Krav vid det enskilda tolktillfället

Utlänningslagen ställer krav på att Migrationsverket, om det är möjligt, i ärenden där muntlig handläggning eller översättning och offentligt biträde kan komma i fråga att anlita en tolk eller översättare som är auktoriserad.

Det kan i vissa ärenden vara svårt att välja en auktoriserad tolk beroende av att modersmålet är ett minoritetsspråk eller en dialekt där det finns en brist på tolkar. Svårigheterna kan också bero på personliga omständigheter eller att sökande önskar visst kön på tolken. Vid bedömningen om det är möjligt att anlita en auktoriserad tolk ska Migrationsverket även beakta att ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. För Migrationsverket innebär alla dessa överväganden att en auktoriserad tolk ska anlitas vid muntliga utredningar om karaktären på ärendet kräver det och handläggningstiden inte försenas på grund av att en auktoriserad tolk inte finns tillgänglig på utsatt tid för den muntliga utredningen. Om det i sökandes medborgarskapsland eller hemvistland talas ett majoritetsspråk som sökande bör förstå och kunna kommunicera på kan detta språk i normalfallet väljas eftersom det är enklare att hitta kvalificerade tolkar i majoritetsspråken.

3.2.1 Specifika önskemål

Önskemål från verksamheten eller sökande om en viss namngiven tolk ska generellt inte tillgodoses vid beställning av tolk om inte särskilda skäl föreligger. Om det finns tolkar med särskild kompetens för att tala med barn eller i hbtqi-frågor får dessa väljas före andra om ärendet har behov av sådan kompetens. Övriga specifika önskemål om tolk behöver inte tillgodoses.

3.2.2 Vilka situationer kräver tolkning?

Det är inte varje situation som kräver att en tolk anlitas. Muntliga utredningar, delgivningar av beslut, mer kvalificerad rådgivning kräver tolk. I övriga situationer måste en bedömning göras om det finns ett behov av tolk.

3.3 Jäv

De tolkar som används på Migrationsverket ska tillämpa god tolksed och följa Kammarkollegiets rekommendationer om att inte tolka för närstående och när det finns andra omständigheter som kan medföra att opartiskheten ifrågasätts. Det är tolken själv som ansvarar för att åberopa om det finns en sådan omständighet som kan medföra en jävssituation. Tolken ska – om det finns sådana omständigheter – föra fram dessa innan uppdraget påbörjas. Även vid osäkerhet om det föreligger en jävssituation ska tolken meddela parterna detta. En misstanke från någon att tolken inte är helt opartisk kan vara skäl för tolken att avsäga sig uppdraget. Utöver de omständigheter som kan uppstå och påverka tolks opartiskhet gentemot sökanden kan motsvarande och andra jävssituationer uppstå mellan medarbetare och tolk liksom mellan offentliga biträden och tolk.

3.3.1 Tolkens kompetens under tolkuppdraget

Migrationsverket har rätt att kräva att alla som tolkar eller översätter för Migrationsverket uppfyller de krav som Kammarkollegiet ställer gällande god tolksed. För det fall tolken brister i kompetens, inte uppträder yrkesmässigt och affärsmässigt korrekt, inte återger exakt det som sägs eller lägger in egna värderingar eller uppvisar partsställning bör tolkuppdraget avbrytas och reklameras till leverantören. En tjänsteanteckning bör registreras. Det är viktigt att komma ihåg att ofördelaktiga uppgifter för en tolk eller översättare inte får behandlas längre än tre år efter det att uppgifterna registrerades. Om det finns särskilda skäl får Migrationsverket eller Polismyndigheten besluta att sådana personuppgifter får behandlas under en längre tid. Uppgifterna får dock aldrig behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

3.3.2 Allvarliga förseelser

I särskilda fall kan det finnas behov av att en tolk eller översättare spärras från uppdrag vid Migrationsverket. Det rör sig om fall när en tolk vid upprepade tillfällen brutit mot tystnadsplikten eller tolken sprider propaganda på sociala medier, antisemitism eller öppet stöder en terrorklassad organisation. Vid sådana allvarliga förseelser ska Migrationsverket meddela tolkförmedlingen att tolken eller översättaren är spärrad under viss tid eller spärrad tillsvidare. Om Migrationsverket gör bedömningen att tolken ska spärras tillsvidare efter att kontakt tagits med säkerhetsavdelningen ska rättschefen informeras om åtgärden och om tolken är auktoriserad så fattas även beslut om en anmälan till tillsynsmyndigheten (Kammarkollegiet).

3.3.3 Handlingar på utländska språk

Tolk är inte skyldig att översätta handlingar på utländska språk. Eftersom det inte finns ett krav om att alla handlingar på ett utländskt språk ska översättas bör information inhämtas om vad det är för handling, vad handlingen ska styrka och vad handlingen innehåller. Om det finns en tolk på plats kan denna information erhållas via tolken. Därefter ska beslut fattas om handlingen ska översättas genom att sändas till ett upphandlat företag för översättningstjänster. Vid bedömningen av om handlingen ska översättas av upphandlat företag ska ärendets karaktär och förvaltningslagens krav på snabbt, enkelt och rättssäkert vägas in. Överklaganden ska alltid översättas. Om man väljer att inte översätta handlingen ska ingivaren informeras om detta.

3.3.4 Överklagande

Beslut om tolk/tolkning, översättning är i normalfallet inte sådana beslut som kan överklagas särskilt. Den som har synpunkter på Migrationsverkets beslut i dessa delar får ta upp det när ärendet i sak överklagas till domstol.