Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

Denna författning träder i kraft den 15 april 2021.

KARIN ÅSTRÖM IKO Fredrik Lindberg

− − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − −

Handlingar Återlämnande, Anmärkningar bevarande och gallring Rekrytera personal

1 Annonser. Bevaras. Kravprofiler. Gallras när de inte Verkställande av längre behövs för gallring förutsätter att verksamheten. annonser bevaras. Ansökningshandlingar Bevaras. Avser till exempel avseende den sökande följebrev, meritförsom har anställts. teckningar, bilagor, betyg, arbetsprover, registerutdrag och handlingar rörande komplettering av ansökningshandlingar. Ansökningshandlingar 1. Gallras 2 år efter det För sökande som har avseende sökande som att beslutet om an ställ- överklagat anställinte har anställts. ning har vunnit laga ningsbeslutet hänvisas kraft. till Handlingar rörande 2. Vid preskriptions- överklagandeärenden. avbrott enligt diskrimineringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har av slutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.

Återlämnande:

Ansökningshandlingar på papper får återlämnas efter det att gall ringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. Ansökningshandlingar Återlämnas eller där ansökan har åter - gallras när de inte tagits av den sökande. längre behövs för verksamheten.

Ändringen innebär att handlingstyperna Grunduppgifter i säkerhetsprövningar och 1 2 Handlingar rörande registerkontroll och särskild personutredning utgår.

Handlingar Återlämnande, Anmärkningar bevarande och gallring

Ansökningshandlingar 1. Gallras 2 år efter avseende tjänster som det att rekryteringen har dragits tillbaka avbröts. efter annonsering. 2. Vid preskriptionsavbrott enligt diskrimineringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har av slutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.

Återlämnande:

Handlingarna får åter lämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. Ansökningshandlingar Återlämnas eller Avser till exempel som inte avser viss gallras när de inte intresseanmälningar ledigförklarad tjänst. längre behövs för och spontan ansökverksamheten. ningar. Anmälan om före- Bevaras. Avser en sökandes trädesrätt. anspråk på företrädesrätt till återanställning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd. Handlingar rörande 1. Gallras 2 år efter det Avser till exempel utvärdering av att beslutet om anställ - testresultat från urvals sökande. ning har vunnit laga tester, anteckningar kraft. från intervjuer eller 2. Vid preskriptions- referenstagning och avbrott enligt diskrimi- enkätfrågor och svar neringslagen (2008:567) som använts som får handlingar istället urvalsinstrument. gallras först då den

Handlingar Återlämnande, Anmärkningar bevarande och gallring

väckta talan har av slutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.

Undantag från gallring:

Handlingar som avser den anställde bevaras. Läkarintyg. Gallras 2 år efter det att Avser till exempel beslutet om anställning hälsodeklarationer. har vunnit laga kraft.

Undantag från gallring:

Läkarintyg som avser den anställde. Registerutdrag ur Återlämnas eller Avser till exempel belastningsregistret. gallras efter det att utdrag enligt lagen myndigheten har (2013:852) om antecknat att utdraget registerkontroll av har visats upp. personer som ska arbeta med barn. Förteckningar över Bevaras. Avser till exempel sökande. rekryteringsrapporter för information enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Användarprofiler. Gallras 2 år efter Uppgifter som den användarens sista sökande själv registreinloggning i systemet. rat i rekryteringssystem, till exempel kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster hen sökt hos myndigheten. Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel arbetstillstånd. ansökan och beslut av Migrationsverket om arbetstillstånd för utländska medborgare. Anställningsbeslut. Bevaras. Avser myndighetens beslut som kan överklagas.

Handlingar Återlämnande, Anmärkningar bevarande och gallring

Information om Bevaras. Avser till exempel myndighetens beslut anslag, kungörelser om anställning. eller meddelanden om tillsatta tjänster. Korrespondens. 1. Gallras 2 år efter det Avser korrespondens att beslutet om anställ - som har betydelse för ning har vunnit laga beslutet om rekrykraft eller rekryte- tering, till exempel ringen har avbrutits. meddelande om åter - 2. Vid preskriptions- kallande av ansökan avbrott enligt diskrimi- eller meddelande om neringslagen (2008:567) avbruten rekrytering. får handlingar istället Avser även information gallras först då den till och korrespondens väckta talan har av - med fackliga företräslutats genom en dom dare och information eller ett beslut som har till Arbetsförmedvunnit laga kraft. lingen. Korrespondens som Gallras när den inte Avser till exempel motsaknar betydelse för längre behövs för tagningsbekräftelser, beslutet om rekryte- verksamheten kallelser till intervju ring. och tackbrev. Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel avvisade överkla- beslut och korresponganden. dens rörande överklaganden som avvisats för att de har kommit in för sent. Handlingar rörande Bevaras Avser till exempel: överklagandeärenden. – överklagande av anställningsbeslut, – myndighetens ytt rande i ärendet, – platsannonsen, – anslaget, – anställningsavtalet, – klagandens ansöknings handlingar in klu sive cv,

Handlingar Återlämnande, Anmärkningar bevarande och gallring

. – den eller de anställdas ansökningshandlingar inklusive cv, – referenser för den klagande och den eller de anställda eller – övriga handlingar i ärendet.

Hantera uppgifter om anställda

− − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − −

Elanders Sverige AB, 2021