Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:3) om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling

3. Dessa föreskrifter tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna gäller dock för sådan upphandling som har påbörjats före den 1 januari 2017.

Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 november 2024.

KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg

Föreskrifterna omtryckta RA-FS 2020:2 1

Bilaga till RA-FS 2024:5

Handlingar som får återlämnas eller gallras

Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring

Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag

av lagen (2008:962) om valfrihetssystem

Anbud inklusive 4 år från den dag Avser även anbud bilagor som inte har avtalet slöts eller inklusive bilagor som antagits. upphandlingen inte har antagits i avbröts. direkt upp hand lingar vars värde överstiger 100 000 kronor. Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av återlämnande eller gallring, säkerställa att uppgifter om kvalificering och utvärdering av inkomna anbud framgår av den dokumentation som bevaras.

Anbuds ansök ningar 4 år från den dag Omfattar även annan eller pre kva lifice­ avtalet slöts eller dokumentation som rings hand lingar som upphandlingen tillhör an buds an sökinte hör till antagna avbröts. ningen eller pre kvalianbud. fi ce rings hand lingen.

Intyg, bevis eller 4 år från den dag Avser anbudsgivare motsvarande som avtalet slöts eller som inte har antagits. inhämtats för kontroll upphandlingen av leverantören. avbröts.

Förtydliganden och 4 år från den dag Avser anbud som inte kompletteringar av avtalet slöts eller har antagits. anbud och an buds an- upphandlingen sök ningar. avbröts.

Ändringen innebär bl.a. att rubriken Säkerhetsskyddad upphandling och handlingar under den rubriken samt handlingar som ska bevaras tas bort ur bilagan. Övriga änd- 2 ringar är kantmarkerade.

Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring

Handlingar vid direkt- När de inte längre upp hand lingar vars behövs för redovisvärde inte över stiger ning, kontroll, revi - 100.000 kronor. sion eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter.

Ordererkännande. 2 år efter det att handlingen har inkom mit eller när avtalet har upphört att vara giltigt.

Handlingar vid avrop Beställningar där Avser inte upphandfrån ram avtal, rang - värdet av det beställda ling av ramavtal. ordnade eller med inte överstiger annan för del nings- 100 000 kronor får nyckel. gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter.

Handlingar vid avrop Anbud som inte har Avser inte upphandfrån ramavtal, för - antagits får gallras ling av ramavtal och nyad kon kur rens ut- 4 år från den dag antagna anbud. sätt ning. av rops av talet slöts eller den för nyade kon kur rens ut sättningen avbröts.

Upphandling enligt förfarandet i lagen (2008:962) om valfrihetssystem

Ansökningar om 2 år efter det att myndeltagande i valfri- digheten beslutat att hetssystem som inte inte godkänna den har godkänts, inklu- sökande som handsive bilagor. lingarna avser. Får gallras under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats.

Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring

Förtydliganden och 2 år efter det att myn kompletteringar av digheten beslutat att ansökningar om att inte godkänna den delta i valfrihets- sökande som handsystem som inte har lingarna avser. godkänts.

Intyg och bevis om 2 år efter det att mynkontroll av sökande digheten beslutat att som inte har inte godkänna den godkänts. sökande som handlingarna avser.

Övriga handlingar

Spontanofferter. När de inte behövs för verksamheten.

Listor och produkt- När de inte behövs för Avser handlingar som kataloger. verksamheten. inte ingår i anbud eller liknande.

Följesedlar och pack- När de inte längre sedlar. behövs för att styrka rättigheter eller skyldigheter.

Tillfälliga hjälp medel När de inte behövs för Avser exempelvis som inte tillför upp- verksamheten. listor och förteckhand lingen sakupp- ningar som använts gift. för egna sammanställningar och uträkningar.

Elanders Sverige AB, 2024