Riksarkivets föreskrifter om bevarande, undantag från gallring, återlämnande eller gallring hos Pensionsmyndigheten
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Pensionsmyndigheten Arkivbildare: Pensionsmyndigheten och handlingar övertagna och införlivade från Premiepensionsmyndigheten och Försäkringskassan Handlingsslag: Handlingar knutna till ärenden avseende förmåner vid ålderdom, förmåner till efterlevande och bostadstillägg Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2010
I 9 kap. 22 § lagen (2010:111) om införande av socialförsäkringsbalken regleras angående behandlingen av personuppgifter, att bestämmelserna i 114 kap. socialförsäkringsbalken (2010:110) tillämpas även i fråga om förmåner som avser tid före ikraftträdandet.
Bevarande, undantag från gallring eller gallring
Gallringen av personuppgifter som behandlas automatiserat regleras i 114 kap. 31 § socialförsäkringsbalken (2010:110). Gallringen av personuppgifter hos de statistikansvariga myndigheterna regleras i 19 § första stycket lagen (2001:99) om den officiella statistiken.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Personuppgifter som enligt 114 kap. 31 § socialförsäkringsbalken (2010:110) ska gallras, får bevaras för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål enligt bilaga 1.
Personuppgifter avseende förmåner vid ålderdom, förmåner till efterlevande och bostadstillägg, som behandlas som officiell statistik ska undantas från gallring.
Handlingar som inte omfattas av 3-5 §§ får gallras enligt bilaga 2.
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Återlämnande
Inkomna pass, bankböcker, sjömansböcker, intyg, betyg och liknande handlingar får återlämnas, om de är av särskild vikt för ingivaren. Vid återlämnandet ska den återlämnade handlingen ersättas med en bestyrkt kopia eller motsvarande handling.
Återlämnande av enstaka handlingar bör noteras i ärenderegister eller motsvarande. Bestämmelser om detta finns i 8 kap 1 § i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter.
Överlämnande
Av 19 § tredje stycket lagen (2001:99) om den officiella statistiken, framgår det att material som inte gallras ska överlämnas till en arkivmyndighet.
Dokumentation och tillämpning
Pensionsmyndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. __________________________________
Denna författning träder i kraft den 1 november 2012.
Björn Jordell
Britt-Marie Östholm
Ändrade genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4
1(1)
Bilaga 1 till RA-MS 2012:42
Bilaga 1: Personuppgifter som behandlas automatiserat och får bevaras enligt 4 §.
Handlingar Bevarande Anmärkningar
Personuppgifter i socialförsäk- Bevaras. Avser personuppgifter ringsdatabasen avseende för- som överförs för att måner vid ålderdom, förmåner behandlas som officiell till efterlevande och bostads- statistik. tillägg.
Personuppgifter i registret för Bevaras. Avser identifierings- och personinformation. adressuppgifter och tillämpliga uppgifter enligt 2 § förordningen (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration, som har inhämtats från de försäkrade och som inte behandlas automatiserat i ärenden om förmåner.
Personuppgifter i registret för Bevaras. Avser identifierings- och frivillig pensionsförsäkring. adressuppgifter och tillämpliga uppgifter enligt 2 § förordningen (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration.
Personuppgifter i registret för Bevaras. Avser identifierings- och sjömanspension. adressuppgifter och tillämpliga uppgifter enligt 2 § förordningen (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration.
Personuppgifter och elektro- Bevaras. niska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) i ärenden som har omprövats eller överprövats.
Personuppgifter och elektro- Bevaras. niska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) i ärenden om skadestånd.
1(2)
Bilaga 2 till RA-MS 2012:42
Bilaga 2: Handlingar som får gallras enligt 6 §.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Verifikationer och avstämnings- 1. Får gallras tio år efter Avser fondhandel. handlingar. utgången av det år då handlingarna inkom eller upprättades. 2. Avstämningshandlingar vilkas betydelse har ersatts av att verifikation eller månadsbokslut har upprättats får gallras när de inte längre behövs i verksamheten.
Handlingar som är undantagna Får gallras när de inte Förutsätter att pappersfrån registreringsskyldigheten längre behövs i handlingar har konverteenligt 2 § offentlighets- och verksamheten. rats till elektroniska sekretessförordningen handlingar (upptagningar (2009:641) och som har för automatiserad beskannats. handling) enligt Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Handlingar i ärenden om Får gallras när de inte Avser pappershandlingar ålderspension, försäkrings- längre behövs i som är undantagna från perioder utomlands, pensions- verksamheten. registreringsskyldigheten rätter, efterlevandepension, enligt 2 § offentlighetsefterlevandelivränta och och sekretessförordåterkrav. ningen (2009:641) och som inte har skannats.
Levnadsintyg. Får gallras när de inte Avser pappershandlingar. längre behövs i verksamheten.
Pensionsbesked som inkommer Får gallras när de inte Avser pappershandlingar. i retur. längre behövs i verksamheten.
Handlingar i ärenden om frivillig Får gallras när de inte Avser pappershandlingar. pensionsförsäkring. längre behövs i verksamheten.
2(2)
Bilaga 2 till RA-MS 2012:42
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om Får gallras när de inte Avser pappershandlingar. sjömanspension. längre behövs i verksamheten. Undantag från gallring: Sjömanspensionsakter och utskrivna listor per kalenderår från registret för sjömanspension
Utskrifter från socialförsäkrings- Får gallras när de inte Avser pappershandlingar. databasen. längre behövs i verksamheten.