Riksarkivets föreskrifter om bevarande, återlämnande och gallring hos Försäkringskassan
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Försäkringskassan Arkivbildare: Försäkringskassan, Riksförsäkringsverket och de allmänna försäkringskassorna Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2017. 6-7 §§ och bilaga 1 till dessa föreskrifter ska även tillämpas på personuppgifter tillkomna före den 1 januari 2017.
Återlämnande
Originalhandlingar av särskild vikt för ingivaren får återlämnas efter det att Försäkringskassan har kopierat eller har skannat in handlingen för sin handläggning och originalhandlingen inte längre behövs för verksamheten. Om Försäkringskassan har gjort en kontroll av handlingens äkthet ska resultatet av kontrollen dokumenteras innan handlingen återlämnas.
Bestämmelser om återlämnande av handlingar i annan författning ska tillämpas i stället för dessa föreskrifter.
Riksarkivets överväganden finns i RA-KS 2023/01876 och RA-KS 2023/00940
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Gallring
Gallringen av personuppgifter som behandlas automatiserat regleras i 114 kap. 15 § socialförsäkringsbalken (2010:110). Gallringen av personuppgifter hos de statistikansvariga myndigheterna regleras i 19 § första stycket lagen (2001:99) om den officiella statistiken.
Försäkringskassan får gallra personuppgifter och handlingar utöver det som anges i 4 § i enlighet med vad som anges i bilaga 2.
Bevarande
Personuppgifter som enligt 114 kap. 15 § socialförsäkringsbalken (2010:110) ska gallras, ska bevaras för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål i enlighet med vad som anges i bilaga 1.
Personuppgifter avseende förmåner och ersättningar som behandlas som officiell statistik ska undantas från gallring om inte motsvarande uppgifter bevaras enligt bilaga 1.
I 9 kap. 22 § lagen (2010:111) om införande av socialförsäkringsbalken regleras angående behandlingen av personuppgifter, att bestämmelserna i 114 kap. socialförsäkringsbalken (2010:110) tillämpas även i fråga om förmåner som avser tid före ikraftträdandet.
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen.
Dokumentation och tillämpning
Försäkringskassan ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring efter skanning verkställs ska Försäkringskassan kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 7 oktober 2024 2. Genom dessa föreskrifter upphävs - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2018:23) och allmänna råd om bevarande, återlämnande och gallring hos Försäkringskassan, - Föreskrifter (RA-MS 2019:39) om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 2018:23) om bevarande, återlämnande och gallring hos
Försäkringskassan, - Föreskrifter (RA-MS 2020:32) om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 2018:23) om bevarande, återlämnande och gallring hos Försäkringskassan, - Föreskrifter (RA-MS 2022:18) om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 2018:23) om bevarande, återlämnande och gallring hos Försäkringskassan, och - Föreskrifter (RA-MS 2023:42) om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 2018:23) om bevarande, återlämnande och gallring hos Försäkringskassan
Karin Åström Iko
Morgan Nordberg
1(2)
Bilaga 1 till RA-MS 2024:20
Personuppgifter som ska bevaras.
Personuppgifter Anmärkningar
Personuppgifter avseende Avser personuppgifter förmåner och ersättningar som överförs till som enligt lag, förordning Försäkringskassans eller särskilt beslut datalager för att användas handläggs av i myndighetens uppdrag Försäkringskassan. att följa, analysera och förmedla socialförsäkringssystemets utveckling och effekter för enskilda och samhälle inom myndighetens verksamhetsområde. Avser även identifierings- och adressuppgifter som myndigheten själv registrerar i handläggningen.
Undantag från bevarande:
Personuppgifter i kontrollutredningsärenden.
Handlingar och uppgifter i ärenden om - graviditetspenning, - underhållsstöd, - vårdbidrag, - sjukpenning, rehabilitering och rehabiliteringsersättning, - bidrag till arbetshjälpmedel, - sjukersättning och aktivitetsersättning, - förmåner inom arbetsskadeförsäkringen, det statliga personskadeskyddet och krigsersättning till sjömän, - smittbärarersättning, - vårdbidrag och omvårdnadsbidrag, - handikappersättning och merkostnadsersättning,
2(2)
Bilaga 1 till RA-MS 2024:20
- handikappersättning, - assistansersättning, och - bilstöd.
Anmälningar om arbetsskada, för det statliga personskadeskyddet och krigsskadeersättning till sjömän.
Handlingar i ärenden som har omprövats eller överklagats.
1(2)
Bilaga 2 till RA-MS 2024:20
Handlingar som får gallras.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som är Får gallras när de Förutsätter att undantagna från inte längre behövs pappershandlingar har registreringsskyldigheten för verksamheten. skannats till elektroniska enligt 2 § offentlighets- och handlingar enligt Riksarkivets sekretessförordningen föreskrifter om elektroniska (2009:641) och som har handlingar (upptagningar för skannats. automatiserad behandling).
Uppgifter i loggar som hör Får gallras när de till Försäkringskassans inte längre behövs administrativa verksamhet. för verksamheten.
Handlingar och uppgifter Får gallras när de angående inte längre behövs behörighetssystem. för verksamheten.
Utdatahandlingar. Får gallras när de Avser datalistor och utskrifter. inte längre behövs för verksamheten.
Uppdrag avseende Får gallras när de autogiro, kontoinsättningar inte längre behövs m.m. för verksamheten.
Handlingar och uppgifter 7 år efter utgången om skatteredovisning. av det kalenderår då beskattningsåret har gått ut.
Återbetalning av ersättning. När de inte längre Avser pappershandlingar som behövs för är undantagna från verksamheten registreringsskyldigheten enligt 2 § offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) och som inte har skannats.
Handlingar i ärenden om 10 år efter Avser pappershandlingar som dagpenning till den som utgången av det år är undantagna från tjänstgör inom då ärendet registreringsskyldigheten totalförsvaret. avslutades enligt 2 § offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) och som inte har skannats.
2(2)
Bilaga 1 till RA-MS 2024:20
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 10 år efter Pappershandlingar. internationell vård. utgången av det år då ärendet avslutades eller intyget upphörde att gälla.
Handlingar i ärenden om 10 år efter Pappershandlingar. EU-familjeförmåner. utgången av det år då ärendet avslutades.