Arkiv inom hälso- och sjukvård delbetänkande

National Library of Sweden

Denna bok digitaliserades på Kungl. biblioteket år 2013

Statens offentliga utredningar

1968:53 Kommunikationsdepartementet

Arkiv inom häiso- och sjukvård

Delbetänkande avgivet av Landstingens arkivutredning Stockholm 1968

Statens offentliga utredningar 1968

Kronologisk förteckning

1 . Ekonomisystem för försvaret. Esselte. Fö. 2. Ekonomisystem för försvaret. Bihang. Esselte. Fö. 3. Kreditmarknadens struktur och funktionssätt. Esselte. Fi. 4 . Handläggningen av säkerhetsfrågor. Isaac Marcus. J u . 5. Industrins struktur och konkurrensförhållanden. Esselte. Fi. 6. Strukturutveckling och konkurrens inom handeln. Esselte. Fi. 7. Ägande och inflytande inom det privata näringslivet. Esselte. Fi. 8. Skogsbrukets planläggningsfrågor. Svenska Reproduktions A B . J o . 9. Virkesbalanser 1967. Esselte. J o . 10. Säkerhetspolitik och försvarsutgifter. Esselte. Fö. 1 1 . 1958 års utredning kyrka-stat. XI. Svenska kyrkan och staten. Esselte. U. 12. Förvaltningen av kyrklig jord m.m. Berlingska Boktryckeriet. Lund. U. 13. Fritidsfisket. Esselte. J o . 14. Skolboksleveranser. Svenska Reproduktions A B . U. 15. Musikutbildning i Sverige. Esselte. U. 16. Rennäringen i Sverige. Esselte. J o . 17. Allmänna vägar. Svenska Reproduktions A B . K. 18. Parkering. Esselte. K. 19. Trafikmålsutredningar. Beckman. J u . 20. Upphandling av byggnader.Dell. Formerna. Esselte. Fi. 2 1 . Pensionstillskott m.m. Esselte. S. 22. Jordhävdslag. Esselte. J o . 23. Bilregistrering. Berlingska Boktryckeriet. Lund. K. 24. Avstämning av 1965 års långtidsutredning. Esselte. Fi. 25. Studieprognos och studieframgång. Svenska Reproduktions A B . U. 26. Ändrade avskrivningsregler för rörelse- och hyresfastigheter. Beckman. Fi. 27. Förvaltningslag. Esselte. J u . 28. Intersexuellas könstillhörighet. Esselte. J u . 29. Statistikbehov och statistikproduktion för regionala utredningar. A B Kopia. I. 30. Bostadsbyggandets planering och kreditförsörjning. Esselte I 3 1 . 1965 års allmänna fastighetstaxering. A B Kopia. Fi. 32. Fastighetstaxeringens regler och organisation. Esselte. Fi. 33 Lokal trafikservice. Svenska Reproduktions A B . K. 34. Transportforskningens organisation. Beckman. K. 35. Storlandstingets författning. Svenska Reproduktions A B . K. 36. Läromedel för specialundervisning. Svenska Reproduktions A B . U. 37. Konfliktdirektiv. Esselte. I. 38. Boendeservice 1 . Esselte. I. 39. Eldistributionens rationalisering. Beckman. Fi. 40. Verkställighet av utländska domar. Esselte. J u . 4 1 . Utsökningsrätt VII. Beckman. J u . 42. Förslag till predikotexter ur Gamla Testamentet för kyrkoårets sön- och helgdagar. Esselte. U. 4 3 . Upphandling av stora bostadsprojekt. Esselte. I. 44. Företagshälsovård. Esselte. S. 4 5 . Affärsverken: Ekonomi, konkurrens och effektivitet. Del 1. Esselte. Fi. 4 6 . Affärsverken: Ekonomi, konkurrens och effektivitet. Del 2. Bilagor. Esselte. Fi.

A n m . Om särskild tryckort ej anges, är tryckorten Stockholm.

47. Förvaltning och folkstyre. Esselte. K. 48. Dagspressens situation. Esselte. J u . 49. Musikutbildning i Sverige. Del II. Esselte. U. 50. Traktorbeskattning. Berlingska Boktryckeriet.Lund. Fi. 5 1 . Vattenlagens torrläggningsbestämmelser. Esselte. J u . 52. Statligt förarskydd. Esselte. Fi. 53. Arkiv inom hälso- och sjukvård. Esselte. K.

Statens offentliga utredningar 1968:53 Kommunikationsdepartementet

Arkiv inom hälso och sjukvård

Delbetänkande avgivet av Landstingens arkivutredning Stockholm 1968

Innehåll

Skrivelse till Statsrådet

7 Utredningsuppdraget

1 Inledning 1.1 Översikt av hälso- och sjukvårdens organ 1.1.1 Allmänt 1.1.2 Sluten vård 1.1.3 Vissa fristående organ och verksamheter 1.2 Översikt av bestämmelser om sjukvårdsarkiv

11 11 11 12 12 12

2 Sjukhusens administrativa arkiv . . 15 2.1 Inledning 15 2.2 Allmänt 16 2.3 Personalredovisning och avlöningsuträkning 17 2.4 Administrativa duplettarkiv . . . . 19 2.5 Patientredovisning 21 2.6 Exempel på handlingar som bör bevaras för framtiden 22 2.7 Mikrofilmning av sjukhusens administrativa arkiv 23 2.8 Arkivbildning och gallring vid automatisk databehandling av administrativa arkiv 23 3 Sjukhusens medicinska arkiv . . . . 25 3.1 Problemställning 25 3.1.1 Gallring i offentliga myndigheters arkiv 25 3.1.2 Sjukhusarkivens storlek . . . 26 3.1.3 Sjukhusarkivens tillväxthastighet 26 Klinikjournaler 27 Journaler i öppen vård 28 Röntgenarkiv 29 Laboratoriers arkiv 29 SOU 1968: 53

3.1.4 Prognos för tillväxthastigheten i framtiden. Lokalbehov för arkiv Klinikjournaler 30 Journaler i öppen vård 31 Röntgenarkiv 31 Sammanfattning 32 3.1.5 Kostnader för sjukhusens arkivlokaler 3.2 Utländska bestämmelser angående gallring i sjukhusens medicinska arkiv 3.2.1 England 3.2.2 Frankrike 3.2.3 Nederländerna 3.2.4 Tyska förbundsrepubliken . . 3.2.5 USA 3.2.6 Övriga Norden 3.3 Journaler och övriga arkivalier på vårdavdelningar. Gallringsförslag . 3.3.1 Gällande författningar . . . 3.3.2 Klinikjournaler Enkät angående journalmaterialets värde 40 Studier över klinikjournalernas användningsfrekvens 43 Gallringsalternativ 44 Försäkringsfall 47 Retroaktiv gallring 47 Rensning i aktuella journaldossierer 48 Typarkiv 48 3.3.3 Journaler vid öppna mottagningar och polikliniker. Gallringsförslag Tillämpning av gällande gallringsbestämmelser 49 Framtagningsfrekvens 49 Enkät angående poliklinikjournalernas värde 49 Gallringsförslag 50 Typarkiv 50

34 34 36 37 37 37 38 38 38 40

3.3.4 Övriga gallringsbara handlingar på klinikexpeditioner och vårdavdelningar 50 3.3.5 Exempel på handlingar som bör bevaras för framtiden . . 51 3.4 Serviceavdelningars arkiv 51 3.4.1 Inledning 51 3.4.2 Röntgen 51 Arkivbildning 51 Gällande författningar 52 Nuvarande praxis 52 Enkät angående röntgenfilmernas värde 52 Gallringsförslag 53 Sammanfattning 54 3.4.3 Electrocardiogram (EKG) . . 54 Arkivbildning 54 Enkät angående EKG-kurvornas värde 54 Gallringsförslag 55 3.4.4 Electroencephalogram(EEG) . 55 Arkivbildning 55 Nuvarande praxis 55 Enkät angående EEGkurvornas värde 55 Gallringsförslag 56 3.4.5 Övriga laboratorier 56 Arkivbildning 56 Nuvarande praxis 56 Gallringsförslag 57 3.4.6 Kuratorers patientkort . . . 57 3.4.7 Sjukgymnasters patientkort . 58 3.4.8 Databehandling 58 3.4.9 Sammanfattning 58 4 Arkiv inom öppen hälso- och sjukvård 4.1 Inledning 4.2 Provinsialläkare 4.2.1 Verksamhetens omfattning. Huvudförfattningar 4.2.2 Arkivbildning och gallring . . 4.3 Distrikts vården m.m 4.3.1 Verksamhetens omfattning . . 4.3.2 Huvudförfattningar 4.3.3 Arkivbildning och gallring . . Distriktsvård 62 Skolhälsovård 64 Barnmorskeväsendet 65 Sammanfattning 66 4.3.4 Första distriktssköterskor . . 4.4 Dispensärorganisationen 4.4.1 Verksamhetens omfattning . . 4.4.2 Huvudförfattningar 4.4.3 Arkivbildning och gallring vid centraldispensärer 4.4.4 Arkivbildning och gallring vid distriktsdispensärer Distriktssköterskas dispensärarbete 69 4.5 Folktandvården

59 59 59 59 59 60 60 61 62

66 67 67 68 68 69

4.5.1 Verksamhetens omfattning . . 4.5.2 Huvudförfattningar 4.5.3 Arkivbildning och gallring . . 4.5.4 Tandvårdschefer

70 70 70 72

Mikrofilmning av sjukvårdsinformation 5.1 Journaler 5.1.1 Förvaringssätt 5.1.2 Tidpunkt för filmning . . . . 5.1.3 Kostnader 5.1.4 Mikrofilmning av typarkiv . . 5.2 Röntgenfilm, EKG, EEG 5.3 Sammanfattning

74 74 74 74 75 77 77 78

6 Automatisk databehandling av sjukvårdsinformation 6.1 Allmänt 6.1.1 Bakgrund. Sjukjournalen i dag 6.1.2 Motiv för nya arkiveringsformer i hälso- och sjukvård . . 6.2 Maskinella arkiv 6.2.1 Allmänt om datamaskinens användning inom hälso- och sjukvård idag 6.2.2 Hela journalen 6.2.3 Arkiv för bild- och kurvinformation 6.2.4 Arkiv för alfabetisk och numerisk information 6.2.5 Arkivbildning vid användning av datamaskiner för journalarkiv 6.3 Sammanfattning

79 79 79 79 80

80 80 80 81

82 83

7 Råd och anvisningar rörande sjukhusens medicinska arkiv 7.1 Offentlighetsprincipen 7.2 Arkivfunktionen Centralarkiv 87 Disciplinproblem 87 7.3 Arkivvårdare

90 Sammanfattning

85 85 86

Författningstext 98 Förslag till K. cirk. om gallring i landstingens arkiv 98 Förslag till cirkulär med anvisningar om gallring i medicinska arkiv . . 100 Förslag om ändrad lydelse av allmänna läkarinstruktionen . . . .102 Förteckningsplan—Förteckningsexempel . 103 SOU 1968: 53

FÖRTECKNING ÖVER BILAGOR 1. Förslag till plan för bevarandet av lasarettens räkenskapsverifikationer 110 2. Förslag till gallringsbestämmelser för samtliga landstingsorgans arkiv . . 1 1 1 3. Exempel på arkivhandlingar i sjukhusens administrativa arkiv vilka kan gallras med stöd av gallringsbestämmelser för samtliga landstingsorgans arkiv 113 4. Arkivens omfattning vid vissa landstingsdrivna lasarett 115 5. Röntgenarkivens omfattning i förhållande till resp. lasaretts totala arkivbestånd 116 6. Behov av arkivutrymme vid Akademiska sjukhuset, Uppsala 117 7. Behov av arkivutrymme vid Lunds lasarett 118 8. Enkät angående sjukhusens medicinska arkiv 119 9. Sammanställning av svar på enkät angående sjukhusens medicinska arkiv 123 10. Framtagningsfrekvens för journaler på kirurgiska kliniken. Lunds lasarett 128 11. Framtagningsfrekvens för journaler på medicinska kliniken. Lunds lasarett 129 12. Framtagningsfrekvens för journaler på kirurgiska kliniken. Akademiska sjukhuset, Uppsala 130 13. Framtagningsfrekvens för journaler på medicinska kliniken. Akademiska sjukhuset, Uppsala 131 14. Framtagningsfrekvens för journaler. Sahlgrenska sjukhuset, KK I. . . . 1 3 2 15. Framtagningsfrekvens för journaler. Sahlgrenska sjukhuset 133 16. Utlån av klinikjournaler från Stockholms stadsarkiv till andra institutioner under tiden 1963- oktober 1965 134 17. Framtagning av äldre sjukjournaler ur Göteborgs sjukhusdirektions arkiv för äldre journaler (Guldhedsarkivet) 136 18. Framtagningsfrekvens för poliklinikjournaler. Sahlgrenska sjukhuset . 137 19. Sammanställning av gallringsbara handlingar i sjukvårdens medicinska arkiv 138

SOU 1968: 53

20. Sammanställning av gallringsbara handlingar inom öppen hälso- och sjukvård 139

Tabeller i text 1. Lokalbehov och anläggningskostnader för lasarettens journal- och röntgenarkiv 2. Utrymmesbehov för klinikjournaler i förhållande till antalet vårdplatser . . 3. Anläggningskostnad för arkivmagasin för klinikjournaler 4. Utrymmesbehov för röntgenarkiv i förhållande till antalet undersökningar per år 5. Anläggningskostnad för röntgenarkiv i förhållande till antalet undersökningar per år Figur 1. Årlig produktion av klinik- och poliklinikjournaler samt av röntgenfilm jämfört med hela statsförvaltningens arkivtillväxt

33 33 33

Till Statsrådet och chefen för kommunikationsdepartementet

Genom beslut den 28 juni 1963 bemyndigade Kungl. Maj:t chefen för inrikesdepartementet att dels tillkalla högst två sakkunniga för utredning rörande gallring i landstingskommunernas arkiv och därmed sammanhängande frågor, dels, i mån av behov, tillkalla experter för att biträda vid utredningsarbetet och förordna sekreterare åt de sakkunniga. Med stöd av detta bemyndigande tillkallade chefen för inrikesdepartementet den 8 juli 1963 landsarkivarien H. Petrini, ordförande, och förste sekreteraren Gunnar Danielsson. Såsom expert tillkallades den 27 maj 1964 överläkaren, docent Paul Hall. Såsom sekreterare har arkivarien Jan Frisk varit förordnad. De sakkunniga har antagit namnet landstingens arkivutredning. På grund av utredningsuppdragets om-

SOU 1968: 53

fattning har det synts lämpligt att utforma utredningen i två delbetänkanden. Vid landets sjukhus har på flera håll uppstått svårbemästrade utrymmesproblem i journal- och röntgenarkiv. Med hänsyn härtill har det synts angeläget att i det delbetänkande som nu överlämnas avhandla arkiv inom hälsooch sjukvården. I ett kommande delbetänkande skall landstingskansliernas och samtliga övriga landstingsorgans arkiv behandlas. Där skall även förslag till råd och anvisningar för arkivvården i allmänhet lämnas. Stockholm i oktober 1968.

H. Petrini Gunnar Danielsson

Paul Hall IJan Frisk

Utredningsuppdraget m. m.

I anförande till statsrådsprotokollet den 28 juni 1963 yttrade chefen för inrikesdepartementet, statsrådet Johansson, efter gemensam beredning med chefen för ecklesiastikdepartementet bl. a. följande: Riksarkivet utfärdade efter Kungl. Maj:ts uppdrag den 30 oktober 1958 cirkulär till rikets kommuner med råd och anvisningar om gallring i kommunernas arkiv. Dessa anvisningar är emellertid icke tillämpliga på handlingar i landstingskommunernas arkiv. Landstingens arkivbildning var under de första 50 å 60 åren mycket begränsad men växte därefter och är sedan ett par decennier av mycket stor omfattning. Därtill kommer, att arkivbildningen hos olika av landstingen drivna sjukhus, undervisningsanstalter m. fl. institutioner har genomgått samma utveckling. Arkiven hos dessa är nu mycket stora och växer med ökad hastighet. Landstingen beräknas successivt erhålla nya uppgifter, varigenom deras egna arkiv kommer att öka än mera och nya arkivbildare kommer att överföras till landstingens verksamhetsområde. Landstingens liksom deras olika organs arkiv är av mycket stor betydelse ur olika synpunkter. I dessa arkiv förekommer sålunda handlingar av rättslig betydelse. Arkiven avspeglar vidare viktiga drag i det moderna svenska samhällets framväxt. Stora delar av sjukhusens arkiv har aktualitet under lång tid och är av stor vikt för den medicinska och medicinhistoriska forskningen. Arkiven hos landstingens undervisningsanstalter är av samma betydelse som arkiven hos statliga och kommunala skolors arkiv. En gallring i dessa olika arkiv måste därför ske med noggrant iakttagande av att de för arkivbildarens verksamhet, för rättssäkerheten och för framtida SOU 1968: 53

forskning värdefulla delarna av arkiven blir bevarade. Ett önskemål måste vara, att gallringen sker på ett enhetligt sätt inom de olika landstingen. Erfarenheten visar också, att gallring utan klart utformade, auktoritativa anvisningar eller regler antingen sker utan omtanke och utan hänsyn till framtida behov eller icke alls kommer till stånd, vilket ur arkivvårdens synpunkt är beklagligt. En effektiv och riskfri gallring förutsätter en omsorgsfull arkivbildning. Några enkla anvisningar rörande arkivbildning och arkivvård torde kunna bidraga till en rationalisering inom den del av kontorsdriften, som arkivbildningen och arkivvården utgör. De sakkunniga bör utarbeta och föreslå anvisningar rörande vård av och gallring i arkiven hos landstingen och dessas olika organ. Förslag till anvisningar torde böra utarbetas med ledning av bestämmelserna i kungörelsen den 11 december 1953 (nr 716) angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter, den s. k. »allmänna gallringskungörelsen», samt riksarkivets cirkulär den 10 november 1961 (nr 591) med anvisningar rörande tillämpningen av allmänna arkivstadgan. För att fullgöra sitt uppdrag rörande gallring i arkiv tillhöriga landstingsorgan verksamma inom hälso- och sjukvård har landstingens arkivutredning haft överläggningar med representanter för kungl. medicinalstyrelsen, riksarkivet, Karolinska sjukhuset, Svenska landstingsförbundet, Stockholms stadsarkiv ävensom med företrädare för sjukhus (läkare och administratörer) och den öppna vården (distriktssköterskor, tandläkare m. fl.). Utredningen eller enskilda re-

presentanter för densamma har företagit genomgång av arkiv inom den av landstingen bedrivna hälso- och sjukvården i Stockholms, Uppsala, Södermanlands, Östergötlands, Jönköpings, Kronobergs, Kalmar norra, Gotlands, Malmöhus, Göteborgs och Bohus, Skaraborgs, Örebro, Västmanlands och Västernorrlands län. I en enkät har drygt 500 läkare tillfrågats om sina synpunkter på gallring i sjukhusarkiven.

10 SOU 1968: 53

1 Inledning

1.1. Översikt av hälso- och organ

sjukvårdens

1.1.1 Allmänt Varje landstingskommun och stad som ej tillhör landsting - för närvarande de tre storstäderna - utgör ett sjukvårdsområde respektive ett hälsovårdsdistrikt. Ledningen av verksamheten har uppdragits åt särskilda hälsovårds- och sjukvårdsstyrelser, i ökande omfattning sammanslagna till ett organ hälso- och sjukvårdsstyrelse. I vissa fall fungerar landstingets förvaltningsutskott även som hälso- och sjukvårdsstyrelse. Närmast under sjukvårdsstyrelsen utövas tillsynen och ansvaret för förvaltningen av för varje sjukhus särskilt utsedda direktioner. I vissa fall är direktionerna gemensamma för flera sjukvårdsinrättningar. Landstingskommun åligger att för dem som är bosatta i landstingsområdet ombesörja såväl öppen som sluten vård för sjukdom, skada, kroppsfel och barnsbörd. Denna skyldighet gäller såväl kropps- som mentalsjukvård och avser även den som under tillfällig vistelse i sjukvårdsområdet blir i omedelbart behov av vård. Den öppna läkarvården meddelas dels vid sjukhus i form av öppen mottagning eller poliklinik, dels också genom tjänsteläkare i öppen vård - provinsialläkare och stadsdistriktsläkare. För den öppna läkarvården är landstingsområdet indelat i distrikt med provinsialSOU 1968: 53

läkarnas tjänsteutövning förlagd till en- eller flerläkarstationer. På motsvarande sätt är landstingsområdet uppdelat på distrikt för distriktssköterskornas verksamhet. Inom varje landsting finns ett centrallasarett. Till detta är den mera specialiserade vården knuten och för denna vård är hela landstingsområdet upptagningsområde. Som komplement till centrallasaretten finns sjukhus lokaliserade till olika befolkningscentra inom området - länsdelssjukhus med skiftande benämningar - i huvudsak inriktade på behandling inom allmän medicin, kirurgi och röntgen samt i ökande omfattning med särskild anestesiologisk service. Dessa s. k. normallasarett är i vissa fall kompletterade med någon eller några specialiteter, som då oftast avser en dubblering av specialiteter, som redan finns företrädda på centrallasarettet. Vidare finns särskilt inom mera glest befolkade delar av landet s. k. odelade lasarett med i regel vårdresurserna inriktade på kirurgi. Det finns dessutom sjukstugor för mera okomplicerade vårdfall. Förut berörda läkarstationer har i vissa fall utrustats med ett antal vårdplatser avsedda huvudsakligen för observation av vissa patienter och vissa enklare operativa ingrepp. För mindre resurskrävande långvårdsfall inom såväl kropps- som mentalsjukvården finns sjukhem, som i vissa fall har egen administration men som i andra fall är organisatoriskt knutna till akutsjukhus, landstingens centrala kanslier etc. På den psykiatriska vårdsidan har lands11

tingen övertagit ett antal tidigare statliga mentalsjukhus, vilka som regel drivs som självständiga enheter men som på sina håll administrativt knutits samman med något närbeläget kroppssjukhus. På flera håll i landet planeras enheter som skall omfatta såväl kropps- som mentalsjukvård. För mentalsjukvård har också inom flertalet landsting inrättats särskilda lasarettspsykiatriska vårdavdelningar inom ramen för övriga specialistavdelningar. Vård och undervisning av psykiskt utvecklingsstörda är vidare en landstingens uppgift. Särskilda centralstyrelser - fr. o. m. den 1 juli 1968 styrelser för omsorger om psykiskt utvecklingsstörda - har det administrativa ansvaret för denna verksamhet. Undervisningen är förlagd till särskilda förskolor, skolor för grundundervisning, träningsskolor och yrkesskolor. Vården meddelas vid vårdhem, specialvårdhem och specialsjukhus. 1.1.2 Sluten vård Inom landet fanns år 1965 515 kroppssjukhus, varav 116 utgjorde lasarett, 18 andra sjukhus av lasarettskaraktär, 59 sjukstugor och förlossningshem, 19 fristående anstalter för tbc-vård, 7 fristående epidemivårdanstalter och 278 sjukhem och sjukhus för långvarigt kroppssjuka. Dessutom fanns enskilda sjukhem. Av lasaretten utgjorde 9 undervisningslasarett. De 24 statliga mentalsjukhusen är fr. o. m. år 1967 lagda under landstingen. År 1965 uppgick mentalsjukhus och sjukhem för lättskötta psykiskt sjuka till inalles 198 stycken. Dessutom fanns 179 anstalter för psykiskt efterblivna och 10 epileptikeranstalter. Enligt riksdagsbeslut år 1960 skall riket vara indelat i 7 sjukvårdsregioner för specialiserade vårdgrenar som kräver så stort upptagningsområde, att de vanliga sjukvårdsområdena är för små för att ensamma uppbära kliniker härför. Regionerna, som fått namn efter den ort där regionsjukhuset är beläget, är följande: Stockholmsregionen, Uppsalaregionen, Linköpingsregionen, 12

Lund-Malmöregionen, Göteborgsregionen, Örebroregionen och Umeåregionen.

1.1.3 Vissa fristående organ och verksamheter Den öppna hälso- och sjukvården regleras genom en rad specialförfattningar, för vilka en redogörelse skall lämnas i kapitlet »Arkiv inom öppen hälso- och sjukvård» (s. 59 ff.). Organen härför utgörs av: provinsialläkare, distriktssköterskor, distriktsbarnmorskor, mödra- och barnavårdscentraler, central- och distriktsdispensärer samt tandpolikliniker. Fr. o. m. 1.7. 1963 har huvudmannaskapet för provinsialläkarna övertagits av landstingen. Antalet provinsialläkare utgjorde 1965 743 stycken. De olika organen för distriktsvården har tillkommit under de första årtiondena av detta sekel. Distriktsskötersketjänsterna uppgick år 1965 till 1 818, distriktsbarnmorskorna till 434. Antalet mödra- och barnavårdscentraler för den förebyggande mödraoch barnavården var 1965 omkring 370. Dispensärorganisationen för den öppna lungsjukvården omfattande 1965 57 centraldispensärer i riket. Folktandvården, som bedrivs dels i centraltandpolikliniker, förlagda till vissa lasarett, dels i distriktstandpolikliniker, hade 1965 av det förra slaget 29 och av de senare 770, drivna i landstingens och storstädernas regi.

1.2 Översikt av bestämmelser om sjukvårdsarkiv Sveriges första egentliga lasarett är Serafimerlasarettet som tillkom 1752. Först 16 år därefter började lasarett inrättas även i landsorten, 1768 i Växjö, Lund och Gävle. Central sjukvårdsmyndighet var serafimerordensgillet under tiden 1787-1859. År 1859 fick sundhetskollegium (fr. 1877 kungl. medicinalstyrelsen) tillika med de lokala lasarettsdirektionerna överinseendet över sjukhusen. En gemensam direktion för länslaSOU 1968: 53

saretten och kuranstalterna i varje län hade genom kungl. beslut tillkommit 1817. Landstingen blev huvudmän för lasaretten genom Kungl. Maj:ts kungörelse den 21.10. 1864 (nr 77); vid denna tid fanns 49 lasarett i Sverige. Kungörelsen föreskrev att för varje lasarett eller kurhus i länet skulle förvaltningen omhänderhavas av en direktion, medan lasarettet i fråga om sjukvård var underställt sundhetskollegium (medicinalstyrelsen). Kungörelsen uppräknade detaljerat de protokoll, journaler, räkenskaper m. m. som skulle upprättas och föras vid sjukhuset. Sysslomannen skulle föra direktionens protokoll, föra räkenskaper över inkomster och utgifter (kassabok, avräkningsbok med dem som hava lån eller arrenden av sjukhuset, motbok med den som bestrider mathållningen, avräkningsbok med betalande patienter, årsräkenskap efter fastställt formulär). Han skulle dessutom föra fullständig rulla över alla patienter, vilken rulla kvartalsvis skulle utskrivas och bifogas räkenskaperna. Över inkommande handlingar skulle han föra diarium med register samt hålla förteckning över alla de författningar och andra inrättningen tillhörande handlingar, om vilka icke var annorlunda förordnat. Han skulle till slut anställa besiktning å inrättningens inventarier och utredningspersedlar, varefter instrumentet över besiktningen skulle biläggas årsräkenskaperna. Läkaren hade att föra journaler över de sjuka enligt formulär fastställt av sundhetskollegium, att i särskild bok införa protokoll över liköppningsförrättningar, att till sundhetskollegium avlämna rapport för föregående år enligt anbefallda formulär och föreskrifter, att uppgöra och underställa direktionen förslag till utspisningsstat för de sjuka samt att ansvara för medicinalförfattningar och övriga till läkarens arkiv hörande handlingar enligt inventarieförteckning. Utöver alla dessa handlingar kom inskrivningshandlingar för sjuka (intyg från kommunalstyrelse, ansvarsförbindelser för avgifter och läkarbetyg). Lasarettsstadgan 1901 (SFS 83/1901) ersatte kungörelsen 1864. Den redogjorde ingående för de arkivalier som skulle föras SOU 1968: 53

inom lasaretten. För direktionen och sysslomannen uppräknas: direktionsprotokoll; räkenskaper (huvudbok, kassabok, avräkningsbok med de sjuka); revisionsberättelse; förslag till inkomst- och utgiftsstat; sysslomannens diarium (i själva verket liggare) över in- och utskrivna patienter jämte uppgift om utspisade matportioner varje dag; inventarielista att bifogas räkenskaperna; rulla över alla sjuka (hemort, stånd, ålder, dag för inskrivning och avgång samt legosängsavgifter), rullan skulle bifogas årsräkenskaperna; diarium med register över handlingar som skola föredragas inför direktionen; kopiebok över de från direktionen utgående expeditionerna; intagningshandligar; besiktningsinstrument över besiktning av fastigheter m. m.; förteckning över författningar och andra handlingar. För läkaren: förslag till spisordning; ordningsregister; diarium av samma slag som sysslomannens (alltså liggare över inskrivna och avgångna sjuka men även innehållande uppgift om diagnos); sjukjournal, operationsjournal, obduktionsjournal; årsberättelse till medicinalstyrelsen (avskrift i läkarens arkiv). I 1928 års sjukhusstadga (SFS 303/ 1928), som ersatte 1901 års stadga, är handlingarna i huvudsak desamma som 1901. För läkare har tillagts vid sidan av sjuk-, operations- och obduktionsjournaler »även övriga av medicinalstyrelsen föreskrivna liggare». Nu tillkom också för prästman som uppehåller själavården: anteckningar om födelser, dop, dödsfall och begravningar. Kungl. Maj:ts sjukhusstadga 1940 (SFS 1045/1940), som ersatte stadgan av 1928, är i fråga om arkivalier lik 1928 års stadga. I stark kontrast till tidigare lasaretts- och sjukhusstadgor alltifrån 1864 namnes ingenting om arkiv i 1959 och 1963 års sjukvårdsstadgor (SFS 494/1959 och 70/1963, nu gällande). I fråga om journaler etc. heter det i nu gällande stadga av 1963 27 § 1 mom. 6): »överläkare åligger att tillse att av medicinalstyrelsen föreskrivna eller eljest erforderliga journaler, liggare m. m. vederbörligen föras.» Medicinalstyrelsen har dock i viss mån 13

reglerat arkivbildningen genom att fastställa blanketter på medicinalväsendets område. (Förteckning över gällande blanketter återfinns i serien »Medicinalförfattningar».) Sedan 1967 är landstingen och motsvarande städer huvudmän även för mentalsjukhusen i allmänhet. Mentalsjukhusen - eller såsom de tidigare benämndes hospitalen - har en åtskilligt längre historia än de vanliga sjukhusen. Sådana fanns redan under medeltiden (s. k. helgeandshus). Efter reformationen reglerades antalet hospital så att efter hand varje län erhöll sitt hospital. Genom 1686 års kyrkolag ställdes hospitalen under vård av landshövding, biskop, borgmästare och pastor. Först år 1756 inrättades en gemensam överstyrelse för samtliga hospital genom Rikets Ständers Barnhus- och hospitalsdeputerade, med en särskild förordning för dessa 1763. År 1773 uppdrogs överinseendet av hospitalen åt två serafimerriddare, och under tiden 1787-1876 var serafimerordensgillet överstyrelse. Sistnämnda år blev sundhetskollegium (medicinalstyrelsen) central myndighet för hospitalen, som sålunda härigenom underställdes samma centrala myndighet som lasaretten. Stadga för sinnessjukvården i riket utfärdades 1858 (SFS 50/1858). Nya stadgor har därefter utkommit 1883 (nr 63), 1901 (nr 48) och 1929 (nr 328). Enligt SFS 587/1966 har 1929 års stadga upphört att gälla med utgången av år 1966. Av stadgorna framgår att i huvudsak följande längder skulle föras och handlingar upprättas: direktionens protokoll, diarium och registratur (koncept till avgående skrivelser för direktionen), intagningsjournal, sjukjournal, obduktionsjournal, rulla över intagna, räkenskaper samt predikantens kyrkoböcker. 1 För vården av de arkivalier som uppstått kring sjukvården finns endast få föreskrifter. Några allmänna gallringsbestämmelser har ej utfärdats. I allmänna läkarinstruktionen har fastställts, att journal i öppen 14

vård skall förvaras under minst 10 år från det sista anteckningen däri gjorts. I fråga om röntgenbilder har medicinalstyrelsen uttalat, att sådana skall bevaras under minst 10 år och journaler och kort över patienter behandlade med joniserande strålar under minst 60 år. För statliga sjukhus har vissa gallringsbestämmelser fastställts. Sålunda utfärdade Kungl. Maj:t 1958 gallringsbestämmelser för statens sinnessjukhus och riksarkivet år 1962 sådana för Karolinska sjukhusets kansli- och kameralavdelningar. Även för Stockholms stads sjukhus har gallringsbestämmelser fastställts, dels för de kamerala arkiven, dels i fråga om poliklinikjournaler och poliklinikkort. Vad avser den öppna vården, har riksarkivet i samförstånd med medicinalstyrelsen utfärdat gallringsföreskrifter för provinsialläkares arkiv 1962. Medicinalstyrelsen har vidare fastställt gallringsfrister för mödravårdsjournaler, barnavårdsjournaler, skolhälsovårdens skolhälsokort samt för tandläkares journaler och röntgenbilder. I övrigt finns inga bestämmelser om gallring av arkivalier i den öppna vården. Sedan landstingen blivit huvudmän även för mentalsjukhusen och provinsialläkarna, har enligt vad utredningen under hand erfarit av medicinalstyrelsen de tidigare föreskrifterna för deras arkiv upphört att gälla.

1 Ovanstående framställning har i första hand tagit fasta på bestämmelser rörande arkivvård. En utförlig redogörelse över det svenska sjukhusväsendets historia i allmänhet har lämnats av 1920 års lasarettsstadgekommitté i dess betänkande med förslag till allmän sjukhusstadga (SOU 1922: 43).

SOU 1968:53

2.1 Sjukhusens administrativa arkiv

Inledning

Sjukhusarkiven kan i stort sett indelas i två huvudgrupper, dels de i egentlig mening medicinska arkiven, vilka domineras av journal- och röntgenarkiv, dels de administrativa arkiven. Den administrativa verksamheten under ledning av sjukhusdirektör eller sjukhusintendent kan vara uppdelad i underavdelningar med skiftande namn såsom intendentskontor, patient- och personalkontor, sjukvårdsföreståndares (husmors) expedition o. s. v. Som sammanfattande benämning används här termen administrativa arkiv. Den administrativa verksamheten inom det storföretag som ett sjukhus representerar är av mångsidig natur. Sjukvårdens huvudmän är arbetsgivare i storformat. De omhänderhar en omfattande »hotell- och restaurangrörelse» icke enbart för patienter utan även för personal. Upphandling och förrådsredovisning kräver sina speciella rutiner. För planering, uppförande och underhåll av sjukhusbyggnader svarar i regel till landstingskanslierna knutna byggnadsavdelningar, men det löpande underhållet är ofta decentraliserat till de lokala sjukhusmyndigheterna. Kring patientredovisningen har uppbyggts ett vittutgrenat system för intern rapportering mellan sjukhusets olika funktionsenheter. Stora krav ställs på sjukhusens personalSOU 1968: 53

redovisning. Sjukhuspersonalen består av stora heterogena kategorier som har högst skiftande anställningsformer och tjänstgör enligt olika avtal och reglementen, ofta med varierande och oregelbunden arbetstid. Den stora rörligheten inom vissa personalkategorier komplicerar bilden ytterligare. Till intendentskontoren kommer en strid rapportflod från vårdavdelningar, laboratorier, personal- och patientkök, från maskinavdelningar och vaktmästarepersonal. De krav man har på en fullständig redovisning av varje »kostnadsställe» har resulterat i en ytterligare ökning i rapporteringen och därmed även i arkivbildningen. Härtill kommer att många avdelningar och arbetsledare behåller egna kopior av de avsända rapporterna, varför en rad duplettarkiv av diskutabelt värde finns på spridda håll inom sjukhusen. Här har endast antytts en del av den mångfacetterade verksamhet som arkivbildningen i ett lasarettskontor avspeglar. Där samlas och bearbetas det från olika håll inkommande rapportmaterialet. Den allra största delen av dessa handlingar behövs endast en kortare tid. I vissa fall beror detta på att rapporternas väsentligaste innehåll överförs i komprimerad form i sammanställningar och statistik, i andra fall på att innehållet i sig självt snart förlorar sin aktualitet. I det följande skall lämnas en redovisning för den arkivbildning som sker i sjuk-

husens administrativa verksamhet. Härvid är det angeläget att fastställa, vilka handlingar som har kortvarigt värde och vilka som bör bevaras för framtiden. Det säger sig självt att uppläggningen av de administrativa rutinerna varierar från lasarett till lasarett. Detta medför att utredningen endast kan ge vissa allmänna riktlinjer för gallringen i dessa arkiv. Tillämpningen måste i varje särskilt fall ta hänsyn till de lokala förhållandena. Vid utarbetandet av gallringsbestämmelserna för sjukhusens medicinska arkiv har utredningen i stort sett inga förarbeten eller tidigare författningar att utgå ifrån. När det gäller de administrativa arkiven finns det bestämmelser utfärdade för sjukhus tillhöriga andra huvudmän. Stockholms stads arkivnämnd har år 1954 (med tillägg 1965) utarbetat vissa allmänna riktlinjer för de kamerala arkiven vid Stockholms stads sjukhus. År 1962 fastställde riksarkivet gallringsbestämmelser för Karolinska sjukhusets kansli- och personalavdelning samt för dess kameral- och intendenturavdelning. År 1958 fastställdes gallringsbestämmelser för de statliga sinnessjukhusen. Dessa bestämmelser bör tillsammans med de av utredningen föreslagna gallringsbestämmelserna för samtliga landstingsorgans arkiv kunna utgöra en utgångspunkt vid behandlingen av dessa frågor för sjukhusarkiven.

2.2 Allmänt

I den följande framställningen redovisas i första hand handlingar som föreslås till gallring. Vid bedömningen av utredningens förslag bör hållas i minnet att det viktigaste materialet rörande sjukhusens administrativa verksamhet kommer att sparas. Från gallring bör undantagas direktionens (styrelsens) protokoll med viktigare bilagor - häri även årsberättelser - diarier, personalliggare och matriklar, pensionsliggare, personakter för personalen samt viktigare diarieförd korrespondens, donationshandlingar och originalritningar. Räkenskapsböcker bör sparas. En lista över handlingstyper som bör sparas är införd på sid 22. 16

Icke antagna sökandes ansökningshandlingar till tjänster bör återsändas så snan tjänstetillsättningen vunnit laga kraft. I annat fall bör de utgallras med en frist om tre månader. Sjukhusens verifikationer avspeglar så got: som uteslutande ärenden av löpande natur. Då de dessutom är synnerligen skrymmande, bör de kunna gallras. Denna gallring bör ske med retroaktiv verkan. Fram till 1940talet var den årliga tillväxten ringa. Ur utrymmessynpunkt torde förvaringen av samtliga verifikationer fram till 1940-talet icke medföra några problem. Det är först på senare år som den årliga tillväxttakten ökat. Flera exempel skulle kunna anföras på hur numera en enda årgång verifikationer kräver lika mycket utrymme som 30-50 årgångar tidigare. Äldre verifikationer bör därför undantagas från gallring. En gallringsfrist på tio år bör vara tillräcklig ur såväl juridisk som administrativ synpunkt. Dock bör man före en gallring undersöka om matrikelföringen av personalen varit så fullständig att de i verifikationsserierna ingående avlöningslistorna inte behöver användas vid handläggandet av pensionsärenden. På många håll infördes en konsekvent matrikelföring av personalen först i och med källskattereformen 1947. Är man osäker på matrikelföringens tillförlitlighet, bör en kortare gallringsfrist än 30 år tillrådas endast då avlöningskort eller avlöningslistor finns bevarade separat. I äldre tid förekom det att till verifikationerna lades åtkomsthandlingar, handlingar rörande nyttjanderätt och servitut eller handlingar rörande donationer. Så sent som på 1940-talet måste risken för att dylika handlingar ingår i verifikationerna betecknas såsom obefintlig. Bilagor till utgiftsverifikationer såsom rekvisitioner, packnotor, följesedlar, televerkets samtalslappar, stammar av olika slag bör gallras med ett års frist (sedan ansvarsfrihet för året beviljats). Från gallring bör undantagas verifikationerna för lasaretten i ett landstingsområde per år enligt det system som fastställts för länsstyrelsernas arkiv och som utredSOU 1968: 53

ningen kommer att föreslå för landstingskanslierna (se bilaga 1). Härigenom reserveras för forskning en fullständig verifikationsomgång för sjukvårdsinrättningar inom ett landstingsområde i riket för varje år. Genom denna rotation kommer de enskilda arkiven inte att betungas i någon högre grad samtidigt som man erhåller en större geografisk spridning än om vissa sjukvårdsinrättningar skulle bevara samtliga räkenskapsverifikationer. Genom att fastställa en plan för bevarandet av typårgångar som är avsedd att omfatta samtliga landsting ernår man att det kommer att finnas typhandlingar för varje år, något som icke med säkerhet skulle ha blivit fallet, om varje arkivbildare efter eget val fick undantaga en typårgång t. ex. vart tionde år. I »allmänna gallringsbestämmelser avsedda att kunna tillämpas för samtliga landstingsorgans arkiv», vilka bifogats detta delbetänkande såsom bilaga 2, uppräknas handlingstyper av rutinkaraktär som även bör gallras ur intendentskontorens arkiv. I bilaga 3 lämnas en mer detaljerad uppräkning av gallringsbara handlingar i de administrativa arkiven. Handlingar rörande upphandling och materialförvaltning föreslås till gallring med kort frist i enlighet med de i bilaga 2 föreslagna allmänna gallringsbestämmelserna. Viktigare uppgifter angående upphandling framgår av styrelseprotokollen och sparas härigenom för framtiden. I öppna mottagningar och laboratorier kan handlingar av kameral natur förvaras. Så antecknas i vissa liggare över utförda prover även datum för fakturans utsändande och betalningsdatum. Vidare förs kassaböcker och bildas verifikationsmaterial. Dessa handlingar bör behållas i tio år med hänsyn till gällande praxis att låta bokföringslagens tioåriga preskriptionstid gälla även för landstingskommunala organ. Utöver denna tid finns ingen anledning att behålla dem. Rutinkorrespondens angående t. ex. beställning av vaccin bör likaledes gallras med 10 års frist. För sig förvarade inkomstverifikationer SOU 1968: 53 2—814050

rörande erlagda vårdavgifter för behandling av patienter vid fristående eller sjukhusanknutna polikliniker bör gallras med 10 års frist. 2.3 Personalredovisning och avlöningsuträkning I äldre tid registrerades anställd personal i regel i inbundna personalliggare. Särskilda pensionsliggare fördes även för vissa kategorier. De matrikelkort som i regel numera ersatt de inbundna liggarna, innehåller de väsentligaste uppgifterna om de anställda. Förutom namn, födelsedata och adress redovisas tid för anställningens början och upphörande, befattning, lönegrad, tid för löneklassuppflyttningar samt uppgifter angående tjänstledighet och sjukdom. Ibland belastas de med uppgift om uttagna semesterdagar. Ett dylikt matrikelkort, som i princip bör räcka hela anställningstiden eller i varje fall i flera år, bör icke tyngas av uppgifter av kortvarigt intresse såsom semestrar, utbetald lön och skatteavdrag. Dessa uppgifter införs i regel på de årliga avlöningskorten. Matrikelkorten, som innehåller uppgifter om den anställde i koncentrat, bör bevaras för framtiden. De utgör icke något skrymmande material. Vid lasarett förs ofta matrikelkort såväl av arbetsledare (t. ex. husmor) som av intendent. Arbetsledarnas exemplar bör gallras, såvida de icke innehåller uppgifter vilka saknas på intendentskontorets exemplar. Gallringsfristen för arbetsledarnas duplettexemplar bör som regel kunna vara så kort som några år sedan anställningen upphört. Vid sidan av matrikelkorten uppläggs ofta årliga avlöningskort. På dessa införs endast avlöningssumman under den aktuella avlöningsperioden och de olika tillägg utöver grundlönen som kan förekomma samt avdrag för skatt, frånvaro m. fl. avdrag. Vid databehandling har man ibland slopat avlöningskorten. Uppgifterna stansas in direkt med ledning av månadsrapporter över personal som åtnjutit tjänstledighet, övertidsrapporter och andra handlingar som 1ig17

ger till grund för avlöningsuträkningen. I dylika fall upprepas på utbetalningslistorna varje månad uppgifter som annars får utläsas på avlöningskorten såsom debetsedelnummer, ackumulerad inkomst och skatt under året. Under förutsättning att samtliga pensionsgrundande uppgifter om tjänstgöringen redovisas på matrikelkorten, kan starka skäl anföras för att avlöningskorten bör gallras med tio års frist. Ur administrativ synpunkt bör de icke ha intresse utöver denna tid, om matrikelkorten förts konsekvent för alla personalkategorier oberoende av anställningstidens längd. Numera torde matrikelföringen vara fullständig. Men före en gallring av avlöningskorten med retroaktiv verkan bör undersökas, hur pass fullständig matrikelföringen av personalen varit. Vid sjukvårdsinrättningar som besväras av en stor omsättning på personal och som ofta har ett stort antal tillfälligt anställda eller periodvis tjänstgörande personal kommer saken i ett annat läge. Där matrikelkort ej upprättas för denna tillfälliga personal kan det vara förenat med tidskrävande arbete att ur avlöningslistor söka fastställa omfattningen av tidigare tjänstgöring. Eftersom uppgifter samlas i koncentrat för hela året på ett och samma avlöningskort, går det snabbare att arbeta med detta material än med de i verifikationsserierna utspridda avlöningslistorna. Erfarenheten visar, att man kan behöva gå tillbaka ett trettiotal år i avlöningslistor och avlöningskort vid handläggandet av pensionsärenden. Avlöningslistorna ingår i regel i verifikationsserierna. Finns avlöningskort, torde man icke behöva behålla avlöningslistorna mer än tio år. Ofta finns det dupletter av avlöningslistorna som förvaras för sig. I de fall avlöningskort saknas, kan det vara praktiskt att förvara dessa dupletter längre än tio år. Till grund för den avlöningsuträkning som utförs på intendentskontor eller centralt i landstingskanslierna ligger ett omfattande och detaljerat rapportmaterial. I allmänna gallringsbestämmelser avsedda att tillämpas 18

i samtliga landstingsorgans arkiv föreslår utredningen att följande handlingar rörande personalredovisningen bör gallras: »Uppgifter och rutinmässig skriftväxling angående förordnanden, ledigheter, vikariat och löneklassuppflyttningar samt andra handlingar som legat till grund för matrikelföringen, ävensom övriga likartade handlingar, vilka tjänat som kontroll eller redovisning av personalen eller eljest är av företrädesvis rutinmässig beskaffenhet. Samtliga uppgifter vilka ligga till grund för avlöningsuträkning.» Detta rapportmaterial är av olika omfattning och utseende. Det varierar icke blott mellan olika landsting utan även mellan olika lasarett inom samma landsting. Med hänsyn härtill måste den följande redovisningen bli allmänt hållen. Som exempel på dylika handlingar av kortvarigt värde kan nämnas de månatliga personalrapporter vilka upprättas av husmor och av övriga arbetsledare. I dessa antecknas namn på avgångna och nyanställda samt avgångs- och anställningsdatum. Då uppgifterna utgör utdrag ur arbetsledarnas matrikelkort och omedelbart införs på intendentskontorens matrikelkort, har de icke något värde för framtiden. Månadsrapporter å personal som åtnjutit ledighet lämnar uppgift om data och anledning till ledigheten samt i förekommande fall uppgift om vikariens namn. De har likaledes kortvarigt intresse, eftersom uppgifterna införs på matrikelkort och avlöningslistor. Namnet på vikarien är en uppgift som ej kommer att bevaras för framtiden vid en gallring av dessa rapporter, vilket dock icke medför någon större förlust. För vissa personalkategorier anmäls dylika förordnanden för styrelsen, varför sammanställningar biläggs protokollen. Rapporter angående obekväm arbetstid och övertid insänds i regel individuellt från varje arbetstagare. Beloppen, men ej specifikation av timantal eller timmarnas fördelning under avlöningsperioden, påföres avlöningskorten. Ej heller dessa handlingar har något intresse för framtiden. I vissa fall torde dylikt material kunna användas SOU 1968: 53

vid avtalsförhandlingar, ackordsförhand- bör inte gallras. Dock bör akten rensas från lingar, tidsstudier m. m., men redan efter handlingar av mindre vikt i samband med några år torde de sakna intresse även ur aktens avställning när den anställde lämdenna synpunkt. nar sin tjänst. Avlöningskontoren ombesörjer en rad avdrag för skatt, tjänstebostäder, tvätt, teleSammanfattning fonsamtal, sparklubbar, olycksfalls- och grupplivsförsäkringar samt fackförenings- I regel bevaras antagna sökandes ansökavgifter. Utgiftsverifikationerna bör icke be- ningshandlingar antingen i protokollsbilagor lastas med listor vilka redovisar avdragen eller i personakter. Likaså redovisas i promed specifikation av varje namn, när de tokoll andra personalärenden som föredraavdragna beloppen inbetalas till skattemyn- ges i styrelsen. Det torde därför vara tillfyldigheter, försäkringsbolag o. s. v. Här bör lest att av övriga personalhandlingar för endast klumpsummor redovisas, medan lis- framtiden bevara personmatriklar (matrikeltorna med fördel kan förvaras för sig och kort) och pensionsliggare, kopior av utfärgallras med kortare frist. dade tjänstgöringsbetyg, antagningsbevis och På blanketten »uppgift angående öppen avgångssedlar, kopior av pensionsbrev med mottagning» redovisar varje läkare månat- pensionsansökningar. Samtliga dessa handligen antalet behandlade patienter i öppen lingar bör förvaras i personakter. Akter för vård. Sjukhusets ersättning för kostnader avgången personal avställs successivt. För i samband härmed uttages genom löneav- att serien avställda akter inte skall bli för drag, vilka påföres avlöningskortet. Även ohanterlig, kan det vara lämpligt att indela denna blankett bör gallras efter något år. denna i tioårsperioder. Bland andra handlingar rörande persoVid fullständig matrikelföring bör avlönalredovisning och avlöningsutbetalning som ningskort kunna gallras med tio års frist. bör gallras med korta frister kan nämnas Retroaktiv gallring bör dock ske med förblanketter för semesteransökningar, semes- siktighet. Avlöningslistor bör gallras med terlistor, arbetstidsscheman, arbetsordning- tio års frist där matrikelkort finns bevaar, vaklistor, anmälningar angående olycks- rade. fall i arbete, handlingar angående mantalsAv praktiska skäl bör en och samma gallskrivning och skatteredovisning, införsel, ringsfrist gälla för de handlingar som ligger korrespondens angående löneklassuppflytt- till grund för avlöningsuträkning. För Kaningar. rolinska sjukhuset har fastslagits 3 års frist. Vid till- och frånträde av tjänster upprät- Utredningen anser att det inte finns anledtas en rad handlingar såsom anställningsbe- ning att utsträcka denna frist. vis eller avtal om anställning, antagningsoch avgångssedlar, friskintyg samt kopior av 2.4 Administrativa duplettarkiv utfärdade tjänstgöringsbetyg. Förvaras dessa handlingar i en personakt, till vilken mat- Hos klinikchefer förekommer i regel korrikelkort läggs i samband med pensione- respondens bestående av kopior av skrivelring eller avgång ur tjänst, vinner man att ser till lasarettsdirektionen och landstingets alla centrala uppgifter rörande en och sam- centrala förvaltning. Dessa bör gallras efma persons anställning hos samma arbets- ter hand, eftersom originalen finns bland digivare samlas på en enda plats oberoende rektionens respektive landstingskansliets av hur lång tid vederbörande varit anställd. handlingar. I regel torde även klinikcheferDen sammanställning som ligger till grund nas övriga korrespondens kunna gallras med för ett pensionsbeslut kan innehålla värde- tio års frist, eftersom upplysning om viktifulla upplysningar om vederbörande person. gare ärenden torde framgå av lasarettsdirekDen bör biläggas personakten. tionens protokoll och handlingar. KorresDe i personakten ingående handlingarna pondens rörande patienterna bör förvaras SOU 1968: 53

i journaldossiererna. Kopior av utfärdade De avgångnas matrikelkort är i praktiken tjänstgöringsbetyg bör förvaras centralt i ett ofta anlitat register på en latent arbetskraftsreserv. sjukhusets personalavdelning. Personalföreståndarens korrespondens Även sjukhusintendentens arbetsexemplar med anställda bör kunna gallras med tre av tjänstememorial och skrivelser till lasarettsdirektionen bör gallras så snart de ej års frist. Den innehåller i regel endast skribehövs i det löpande arbetet, eftersom ori- velser av rutinnatur. Viktigare ärenden angående tjänstgöringen resulterar i anteckginalen ingår i direktionens handlingar. I personalavdelningarna samlas efter hand ning på matrikelkort eller anmäls i styall information om de anställda. Befattnings- relsen, varvid de ingår som bilagor till prohavare med arbetsledande funktioner har tokollen. Av arbetsledare utfärdade tjänstgöringsofta sina expeditioner utspridda på olika håll inom sjukhusområdena. De måste ha vissa betyg bör förvaras för sig, lämpligen centarbetspapper såsom matrikelkort och kor- ralt i personalkontoret, och ingå i personrespondens rörande den underordnade per- akterna. sonalen i sina expeditioner. Matrikelkorten Läkarintyg (friskintyg) vid anställning är utgör dupletter till personalkontorens mat- aktuella, så länge anställningen varar. I rikelkort. De bör därför icke sparas, när vissa fall torde de kunna ha aktualitet, så de blivit inaktuella. Vill man ha upplysning länge den anställde är i arbetsför ålder. om förhållanden längre tillbaka i tiden, får Sjukvårdsföreståndaren administrerar sjukman gå till personalkontorens originalex- sköterskeelevernas elevtjänstgöring och evenemplar. Vid uppläggningen av dylika dup- tuella tvåmånaders avlönade förordnanlettserier bör därför tillses att såväl perso- de under sista elevåret. Elevförordnande för nalkontorets huvudexemplar som arbetsle- dessa vikariat upprättas i tre exemplar, vardarens kopia kommer att innehålla samma av skolan, sjukvårdsföreståndaren och eleuppgifter. ven får var sitt. Såvida matrikelkort uppEn del arbetsledare tar gärna kopior av rättats eller tjänstgöringsbetyg utfärdats, bör de rapporter som de sänder till personal- elevförordnandena gallras med tre års frist. kontoret. Det säger sig självt att dylika I annat fall bör de behållas. Elevernas plakopior - om de överhuvud skall behövas ceringslistor upptagande förteckning över de - kan gallras med kort frist. avdelningar, på vilka de tjänstgjort, bör Såsom exempel på en dylik decentrali- gallras med tre års frist. Dessa uppgifter serad arkivbildning kan följande anföras. införs i skolans betygsliggare och redovisas Personalföreståndaren (husmor) har i re- till kungl. medicinalstyrelsen. gel egna matrikelkort över de anställda. Arbetsordningar för personalen gallras I praktiken utgör de dupletter av perso- när de blivit inaktuella. Ett exemplar, i nalavdelningens matrikelkort. De kan dock regel det som ingår i styrelseprotokollet, vara försedda med vissa uppgifter som per- bör dock sparas. Arbetstidsscheman liksom sonalavdelningen inte har, såsom anteck- semesterlistor kan gallras med kort frist. ning om lämplighet, datum för senaste Övertidsrapporter för dem som erhåller skyddsympning mot smittkoppor, anhörigas kontant ersättning insänds till personalkonnamn och adress. Med hänsyn till att de toren. Så är icke alltid fallet där övertiden uppgifter som finns utöver personalkonto- ersätts med kompensationsledighet. Upprets matrikelkort ej har aktualitet mer än tre gift härom bör arbetsledarna gallra med tre år (smittkoppsvaccinationen), finns på tjänst- års frist. göringsbetyget (lämplighet) eller kan inhämEkonomiföreståndaren (köksföreståndatas på annat håll (föräldrars namn), torde ren) har utöver sina arbetsledande funktioen gallringsfrist om tre år vara försvarlig. ner hand om rapportering av personal- och Av praktiska skäl är det dock av intresse patientkökens verksamhet. Intendentskontoatt behålla dem 10 år efter det de avställts. ret sköter i regel upphandlingen, men hus20

SOU 1968: 53

mor har ofta prisnoteringar på t. ex. kött 2.5 Patientredovisning och grönsaker, vilka kan gallras med ett års frist. Kortregister över den månatliga Redan 1864 års kungörelse för lasaretten omkostnaden för varje livsmedel kan gall- stadgade att avräkningsliggare skulle föras ras, när de förlorat sin aktualitet: med tre över patienterna. De kronologiskt förda avtill fem års frist. Från varje avdelning kom- räkningsliggare (rullor) som alltsedan denna mer dagliga portionsrapporter vilka kan tid förs på patientkontoren är föga skrymgallras omedelbart, sedan uppgifterna sam- mande, eftersom varje vårdtillfälle redovisas manställts till en matrekvisition för hela på en enda rad. En hyllmeter kan rymma ett sjukhuset. Matrekvisitionerna bör behållas femtiotal årgångar. Med hänsyn härtill finns ett år, medan särskilda orderblanketter till det ingen större motivering för gallring. kock och kaliskänka kan gallras omgående. Däremot bör det rapportmaterial som ligger Dagligen insänder köksföreståndaren por- till grund för anteckningarna i avräkningstionsbesked för personal till intendentskon- liggarna kunna minskas genom successiv toret, över dessa upprättas månatliga sam- gallring. För rapportering till och från patientmandrag. Båda dessa handlingstyper bör kontoren angående in- och utskrivna patienkunna gallras med ett års frist. Ej heller arbetsledaren för vaktmästarna ter används oftast blanketter avsedda för har handlingar av värde att sparas för fram- genomskrift i fyra eller fem exemplar. Uttiden. Utöver de papper han har i egen- formningen varierar, men vissa huvuddrag skap av arbetsledare, kan det förekomma återfinns på de flesta håll. Ett dylikt s. k. handlingar såsom fraktsedlar och transport- patientset kan bestå av avräkningskort, utsedlar. Båda dessa handlingstyper bör kun- skrivningssedel till vårdavdelningen (som återgår till patientkontoret vid patientens na gallras med ett års frist. Maskinavdelningens ofta omfattande rit- utskrivning), registerblankett till telefonningsarkiv över maskiner, rörledningar, rör- växel och/eller vaktmästarekontor samt inpostanläggningar o. s. v. som står under och utskrivningsbesked till försäkringsmaskinavdelningens tillsyn har aktualitet, så kassan. länge anläggningarna är i bruk. Därefter För varje patient uppläggs en blankettkan de gallras. Landstingens byggnadsav- omgång varav avräkningskortet utgör oridelningar har de viktigaste ritningarna i si- ginalblanketten. Avräkningskorten ingår i na arkiv. Originalritningarna skall finnas regel i inkomstverifikationerna. De innehålförvarade i de kommunala byggnadsnämn- ler uppgifter vilka kan sökas på annat håll dernas arkiv. eller saknar intresse. Uppgifterna om vårdSom sammanfattning kan således konsta- tiderna framgår såväl av de medicinska pateras att arbetsledare icke bör bilda egna tientrullorna (årsrapportböckerna) som av arkiv. Kopior av utfärdade tjänstgörings- patientkontorens avräkningsliggare. Uppbetyg och matrikelkort bör förvaras cen- gift om vårdavgiften i det enskilda fallet tralt. Övriga handlingar bör gallras med framgår likaledes av avräkningsliggarna. Avett till tio års frist. räkningskorten bör i likhet med övriga inkomstverifikationer gallras med 10 års frist. Det kan dock nämnas att alfabetiskt ordTelefonväxeln skall icke ha egna arkiv. Registerblanketterna över inneliggande pa- nade avräknings- eller patientkort kan ha tienter bör gallras någon vecka efter ut- en praktisk uppgift att fylla vid större laskrivningen. Uppgifter från avdelningarna sarett. På Karolinska sjukhuset behålls ett om utskrivna patienter bör gallras så fort exemplar av patientkorten och används som de genomgåtts. Listor över manuellt kopp- alfabetiskt register till patientmaterialet på lade rikssamtal och privata rikssamtal läm- hela sjukhuset. När man är oviss om vid nas till intendentskontoren, där de bör gall- vilken av ett och samma sjukhus' olika kliniker en patient tidigare har vårdats, kan ras med ett års frist. SOU 1968: 53

det ofta gå fortare att få upplysning härom i patientkorten än genom att leta i de olika klinikernas alfabetiska register. Telefonväxel eller portvakt skall kunna ge upplysning om vilka patienter som för tillfället vårdas på sjukhuset. Genom att en kopia av patientsetet sänds till telefonväxeln, kan denna lägga upp ett eget register över inneliggande patienter. Detta exemplar kan gallras någon vecka sedan patienten utskrivits. Till vårdavdelningar sänds ett exemplar av patientsetet. Det behålls så länge patienten vårdas där och sänds tillbaka som utskrivningsmeddelande när patienten lämnar avdelningen. Detta utskrivningsmeddelande bör gallras med ett års frist. Till de allmänna försäkringskassorna sänds meddelande när patienterna in- och utskrivs. Utskrivningskorten kan även användas som räkning till privatpatienter. Dessa blad av patientsetet belastar icke sjukhusens arkivbildning. Från avdelningssköterskorna insänds dagligen till patientkontor och vid vissa sjukhus även till telefonväxeln rapporter med uppgift om in- och utskrivna patienter samt beläggningens omfattning. Telefonväxelns exemplar kan gallras omedelbart. På patientkontoren kontrolleras med ledning av dessa rapporter att vårdräkningarna utskrivits. Dessa meddelanden bör gallras med ett års frist. Till patientkontoren insänds även meddelanden från avdelningarna om inträffade dödsfall. Dessa meddelanden kan gallras med ett års frist, eftersom uppgifter om dödsfall framgår av sjukjournalerna. I detta sammanhang må nämnas att de av sjukhusprästerna förda död- och begravningsböckerna vilka upphört att föras med utgången av år 1961 bör behållas. I medicinalstyrelsens cirkulär angående vården av arkiven vid statens sinnessjukhus m. m. (MF 95/1958) ingår en förteckning över utgallringsbara handlingar. Dessa bör givetvis gallras även sedan landstingen övertagit huvudmannaskapet. De flesta av de i förteckningen uppräknade handlingarna kan gallras med stöd av de be-

stämmelser utredningen föreslår skall gälla för samtliga landstingsorgans arkiv. För vissa handlingstyper måste dock särskilda bestämmelser utfärdas (föreslagen gallringsfrist inom parentes): A- och B-rekvisitioner, dvs. materialrekvisitioner om vilka beslut fattas av intendent eller direktion (3), räkenskaper rörande flitpengar, dagsverkslängder (10) samt räkenskaper rörande privatmedel (10 år). I den öppna vården förs i regel avräkningskort med patienterna i form av patientkort. Dessa bör gallras med tio års frist i likhet med sjukjournalerna över patienter i öppen vård. Uppgifter om vårdavgifterna i de enskilda fallen saknar intresse. Uppgifter i stort om den öppna vården bör framgå av årsberättelserna. 2.6 Exempel på handlingar som bör bevaras för framtiden Som generell regel gäller att inga arkivhandlingar får gallras utan att beslut fattas härom av lasarettets styrelse. Alla handlingstyper om vilka gallringsbeslut icke fattats skall således behållas för framtiden. Eftersom arkivbildningen varierar från lasarett till lasarett är det omöjligt att lämna en fullständig förteckning över handlingar som skall bevaras. Följande lista är därför icke att betrakta som en uttömmande redovisning utan som exempel på handlingstyper i sjukhusens administrativa arkiv som skall sparas för framtiden: Protokoll med bilagor och register Diarier med register Kopior av viktigare utgående skrivelser (diarieförda) Viktigare ingående skrivelser (diarieförda) Patientrullor Journaler över utspisning (äldre handlingar) Personalliggare och matriklar Pensionsliggare Personakter för personalen Donationshandlingar Årsberättelser Ritningar och entreprenadhandlingar i original SOU 1968: 53

säkerhetsskäl skall dock handlingarna bevaras i tre år, varefter under återstående tid mikrofilmerna kommer att utgöra det enda arkivmaterialet. Till mikrofilmning av ritningsarkiv finns det anledning att återkomma i ett kommande delbetänkande. En utförligare redovisning av mikrofilmningens för- och nackdelar lämnas nedan i kapitel 5.

Räkenskaper: huvudbok avräkningsbok kassabok journal dagbok kontobok äldre verifikationer (t. o. m. 1947) 2.7 Mikrofilmning nistrativa arkiv

av

sjukhusens

admi-

Mikrofilmning av äldre räkenskapshandlingar vilka utgörs av inbundna volymer är möjlig. Något större motiv härför finns dock inte eftersom dessa äldre handlingar i regel inte är av skrymmande natur. På grund av att manuell fotografering krävs vid filmning av inbundna volymer blir metoden dyrbar. Genom mikrofilmning av räkenskapsverifikationer kan man göra stora utrymmesvinster. Såväl förberedelsearbetet som själva filmningen av verifikationsmaterial är tidsoch därmed kostnadskrävande på grund av handlingarnas olika format och tjocklek. Kostnaderna för en mikrofilmning av detta material är så höga att de med nuvarande kostnadsläge har visat sig överskrida lokalhyra för tio års förvaring. Mikrofilmning av handlingar vilka är enhetliga i fråga om format och papperstjocklek lämpar sig för automatisk filmning. Det material som finns i sjukhusens administrativa arkiv av denna natur - t. ex. bokförings- och matrikelkort - är i regel icke så omfångsrikt att en filmning är motiverad. Vid användning av den elektroniska datatekniken erhålles redovisningen ofta i form av pappersutskrifter i löpande bana. Kamerautrustning för automatisk mikrofilmning av sådana pappersbanor finns i marknaden. Genom att filmningskostnaden vid automatisk filmning kan hållas inom rimliga gränser bör filmning av pappersbanorna löna sig. I detta sammanhang kan nämnas att det enligt ett förslag till ny bokföringslag kommer att bli tillåtet att mikrofilma det räkenskapsmaterial som skall bevaras i tio år. Av SOU 1968: 53

2.8 Arkivbildning och gallring vid automatisk databehandling av administrativa arkiv Vid automatisk databehandling används i stort sett samma rapportmaterial som vid manuella rutiner. På grundval av detta stansas hålkort eller hålremsor vilkas uppgifter matas in i datamaskinerna. De av dessa uträknade lönerna o. s. v. utskrives på papper i löpande bana. De gallringsbestämmelser som utredningen föreslår för rapportmaterialet, t. ex. för avlöningsuträkning vid manuella rutiner, bör även tillämpas när uträkningen sker med hjälp av datamaskiner. Även för de av datamaskinen utskrivna listorna bör sedvanliga gallringsfrister iakttagas. Finns t. ex. särskilda listor över skatteavdrag, bör de gallras med ett års frist; sammanställningar över avdrag för fackföreningsavgifter bör gallras, sedan ansvarsfrihet beviljats. De hålkort och hålremsor som enbart har till funktion att överföra uppgifter från rapportmaterialet till datamaskinens utskrift på papper bör gallras, så snart de ej behövs för ytterligare bearbetningar. Vid automatisk databehandling av de kamerala rutinerna vid sjukhusen används datamaskinerna i regel endast för bearbetning av material. Datamaskinernas lagringsmedia i form av magnetband, skivminnen o. s. v. tas sällan i bruk för långtidsarkivering. Vid ständigt återkommande operationer brukar man behålla magnetbanden för de två senaste tillfällena, medan äldre uppgifter successivt utraderas. Banden kan därefter ånyo användas. Arkivbildningen i form av pappersutskrifter i löpande bana är snarast något mer

utrymmeskrävande än arkivbildningen vid tidigare manuella rutiner. Därför ligger det nära till hands att försöka använda datamaskinerna icke blott för bearbetning utan även för lagring av data. Härvid skulle man gallra pappersutskrifterna, sedan de ej längre är i frekvent bruk, och vid förnyat behov låta maskinerna skriva ut nya exemplar. För sjukvårdens administrativa arkiv anses detta vara orealistiskt, såväl ur praktisk som ur ekonomisk synpunkt. Även datamaskinens billigaste lagringsmedium, magnetbandet, ställer sig troligen för dyrbart för långtidsarkivering av detta slags material. Med hänsyn till att banden kan användas på nytt och att de är förhållandevis dyra, uppstår det ett ekonomiskt tryck att lagra informationen på papper i stället för på band. Långtidsarkivering av data på magnetband drar med sig en rad praktiska problem. Datamaskinerna föråldras snabbt. Landets första datamaskin är redan funktionsoduglig. Det är givetvis helt omöjligt att behålla gamla datamaskiner endast för att använda dem vid framtagning av uppgifter ur äldre bandarkiv. Nya maskintyper kan ej alltid användas för äldre band. övergång till nya maskintyper fordrar ofta nya programsystem för att översätta äldre bandinformation. Dessutom måste äldre tillämpningsprogram konverteras till nya och eventuellt omprogrammeras. Magnetband anses kunna lagras inemot tio år. Regenereringsintervallet måste dock anpassas efter användningsfrekvensen. Band som används ofta torde behöva regenereras ungefär vart tredje år eller t. o. m. med ännu kortare intervall. Vill man minska arkivvolymen, torde en mikrofilmning av pappersbanorna böra prövas. Mikrofilmning av dylikt material som kan ske med automatisk kamera kräver liten manuell insats. Den torde därför ha helt andra utsikter att löna sig än mikrofilmning av till exempel räkenskapsverifikationer och sjukjournaler. Det är att märka att sjukhusförvaltningarnas kamerala avdelningar tar datamaskiner i anspråk för uträkningar, där det icke 24

finns behov av att vid nya uträkningar använda flera år gammalt material, vilket därför måste finnas lagrat i maskinernas databärare. På ett annat sätt förhåller det sig med databehandlade journalarkiv och patientregister, vilka ständigt måste kunna förändras, kompletteras och bearbetas (se kapitel 6). Här kan man motivera en större ekonomisk satsning än på de kamerala arkiven. I de fall uppgifter långtidsarkiveras enbart i magnetband och således icke bevaras i utskrift på papper, uppkommer en helt ny situation, för vilken nya arkiwårdsbestämmelser måste utfärdas. Med hänsyn till att datatekniken ej ännu tagits i bruk för långtidsarkivering av administrativa arkiv inom hälso- och sjukvård har utredningen icke funnit anledning att närmare beröra detta problem. En statlig utredning med uppgift att utreda arkivfrågorna för den moderna informationsbehandlingens databärare har nyligen tillsatts.

SOU 1968: 53

3 Sjukhusens medicinska arkiv

3.1 Problemställning Ett stort antal av de olika typer av arkivhandlingar som växer fram inom sjukvården behåller ett visst värde långt sedan de blivit inaktuella som hjälpmedel i sjukvårdsarbetet. En sjukjournal kan i vissa fall även efter det patienten avlidit ge upplysningar av vikt för medicinsk forskning. Därtill kommer att den kan utgöra källmaterial för medicinhistoriska, personhistoriska och andra undersökningar. Med hänsyn härtill vore det önskvärt att för all framtid behålla sjukjournalmaterialet och andra viktiga handlingar i de medicinska arkiven. Att utredningen trots detta måste pröva möjligheten av en gallring beror på en rad andra omständigheter. Sjukhusinrättningarna är mycket stora arkivbildare både absolut sett och i jämförelse med andra typer av offentliga myndigheter (se nedan sid. 33 och bilaga 4). Vid bedömning av gallringsfrågan kan man därför icke bortse från de kostnader förvaringen av sjukvårdsinrättningarnas arkiv medför. Den årliga tillväxten av de medicinska arkiven bör därför beräknas för att man skall kunna få upplysning om vilka resurser en förvaring för all framtid kommer att kräva i fråga om arbetskraft samt investeringar i tomtmark, byggnader och inredning. Vid bedömningen av dessa utgifter bör hänsyn tagas till vilka kostnader arkivförvaringen av andra myndigheters arkiv kräver och i vilken omfattSOU 1968: 53

ning gallring sker i andra myndigheters arkiv. Det kan ej vara rimligt att bevara allt medicinskt arkivmaterial, om viktiga arkivalier hos andra myndigheter av kostnadsskäl anses böra utgallras. En annan fråga i detta sammanhang är i vilken utsträckning det äldre medicinska materialet verkligen används. 3.1.1. Gallring i offentliga arkiv

myndigheters

I äldre tid skedde arkivbildningen långsamt. De offentliga myndigheterna var få och deras verksamhet av förhållandevis statisk natur. Förutom en i och för sig begränsad arkivbildning hölls papperstillväxten tillbaka genom en »naturlig» gallring genom arkivaliernas förstöring till följd av vanvård, fukt och brand. Vidare förstördes medvetet stora arkivserier när de förlorat sitt värde för förvaltningen. Härigenom kunde material av oskattbart värde framförallt för forskning gå förlorat. Insikten om vådorna av en dylik oplanerad gallring framtvang en planerad och systematisk gallringsverksamhet, eftersom det ansågs omöjligt att bygga arkivlokaler för hela det arkivaliebestånd som blir följden av den offentliga verksamheten. Denna planmässigt upplagda gallringsverksamhet fick mer permanent omfattning först från och med 1930-talet. Härvid har man sökt utmönstra de handlingar som ur administrativ, rättslig och vetenskaplig syn25

punkt har ansetts vara av mindre värde. Att bedöma vad som är mindre värdefullt i vetenskapligt hänseende är naturligtvis vanskligt, eftersom det är omöjligt att förutsäga vilken inriktning eller vilka tekniska hjälpmedel framtida forskning kommer att få, men man tvingas ta risken att göra felbedömningar. Den gallringsverksamhet som här har antytts berör snart sagt all offentlig verksamhet, såsom centrala ämbetsverk, länsstyrelser, lokala förvaltningar, domstolar, militära myndigheter, ecklesiastikstaten. Givetvis drabbar den arkivbildarna olika hårt beroende på handlingarnas värde för framtiden. Så utgallras t. ex. samtliga statspolisens arkiv helt och hållet utom ett enstaka typarkiv, medan de viktiga folkbokföringsserierna i våra kyrkoarkiv ej alls får gallras. Även om man som huvudprincip har sökt undvika att gallra annat än det som bedömts sakna värde för framtiden, har man av utrymmesskäl måst tillåta en gallring även av skrymmande material som utan tvekan har värde för forskning. För ekonomisk historisk forskning skulle t. ex. de allmänna självdeklarationerna ha ett stort värde. Detta enorma material anser man sig dock ej ha möjlighet att bevara. De utgallras redan efter sex år. I häradsrätter och rådhusrätter utgör domboksserierna, vilka i gynnsamma fall kan löpa i obruten följd från 1500-talets sista decennium fram till 1947, ett oskattbart källmaterial för en rad filosofiska, samhällsvetenskapliga och juridiska discipliner. Från och med 1948 ingår ej längre rättegångshandlingarna i domböckerna utan förvaras för sig i akter. Domar och beslut bevaras, men i aktserierna sker en omfattande gallring med 20 års gallringsfrist. Man har av utrymmes- och kostnadsskäl ansett sig vara tvungen att skära ned arkivbildningen genom en omfattande gallring i denna serie så att endast ett urval av akter erhålls. Enligt 1966 års statsverksproposition (Bil. 10: Ecklesiastikdepartementet, s. 50) uppskattar man den årliga produktionen av arkivalier inom statsförvaltningen till ca 10 000 hyllmeter. Anläggningskostnaderna för arkivutrymmen för detta arkivmaterial beräk26

nas till 1 650 000 kr. Genom kontinuerligt driven gallring kan den årliga accessionen minskas med 65 % , d. v. s. av en årgåtg handlingar om 10 000 hyllmeter kommer efter gallring att återstå 3 500 hyllmeter Detta medför en årlig besparing i fråga om anläggningskostnader per år med i runt tal 1 100 000 kr. Mot den bakgrund som här har skisserats vore det orimligt att från gallring helt undantaga sjuhusets medicinska arkiv. 3.1.2 Sjukhusarkivens storlek Sjukhusen är de största arkivbildarna inom landstingsförvaltningen. Landstingens arkivutredning har från landstingskanslierna inhämtat upplysningar om hur stora arkivmängder som förvaras på sjukhusen. Eftersom arkiven är utspridda i ett stort antal lokaler inom varje sjukhus, är noggranna uppmätningar svåra att göra. De lämnade siffrorna torde därför endast ge en ytterst ungefärlig bild av det verkliga förhållandet (bilaga 4). Det kan dock konstateras, att ett centrallasaretts arkiv för såväl administration som sjukvård i dag i regel upptar ett utrymme på mellan en och tre hyllkilometer. Till övervägande delen utgörs arkiven av klinikjournaler, poliklinikkort och röntgenfilm. Med (klinik-)journaler avses de sjukjournaler som upprättas över intagna patienter, numera i regel en dossier per patient. Med poliklinikkort eller poliklinikjournaler avses journaler över patienter behandlade i öppen vård och på polikliniker. 3.1.3 Sjukhusarkivens tillväxthastighet Bestämmande för storleken av arkiven är förutom antalet vårdplatser även inrättningarnas ålder. Åldern spelar emellertid icke den avgörande roll för arkivens storlek som man först skulle kunna förmoda. Detta beror på att för sjukhus gäller i utpräglad grad vad som är fallet med de flesta arkivbildare, nämligen att den årliga tillväxten ökat enormt de sista decennierna. På ett centrallasarett inrättat i slutet av 1700-talet SOU 1968: 53

torde tillväxten under ett enda år i modern tid vara mångdubbelt större än det sammanlagda arkivaliebeståndet för 1700- och 1800-talen. Ökningen i tillväxthastigheten beror främst på journal- och röntgenarkivens alltmer tilltagande omfattning. Dessa arkiv skall i första hand här tagas upp till behandling. Av övriga handlingstyper tillhörande sjukhusens rent medicinska arkiv kan som exempel nämnas operationsberättelser, anestesijournaler, cystoskopijournaler, poliklinikoperationsjournaler, poliklinikliggare samt talrikt förekommande hjälpregister till journalserierna. Sjukhusens administrativa arkiv, som avhandlats tidigare, har även ökat i omfattning. Klinikjournaler. Några exempel på den snabba arkivtillväxthastigheten i journalarkiven skall nämnas. I Akademiska sjukhuset beräknas de således kräva dubbelt så mycket utrymme för årgångarna 1961-1970 som för samtliga journalhandlingar från lasarettets tillkomst fram t. o. m. 1960. I Stockholms läns centrallasarett i Danderyd omfattar journalarkiven för enbart de kirurgiska och medicinska klinikerna ett 80-tal hyllmeter för åren 1958-1963. Detta innebär en genomsnittlig tillväxt om ungefär 13 hyllmeter (hm) per år; härvid bör emellertid observeras att tillväxten ökat för varje år. I centrallasarettet i Örebro omfattar de kirurgiska och medicinska klinikernas journalarkiv 240 hm för tiden 1948-1963 eller 15 hm/år. På en av Sahlgrenska sjukhusets kvinnokliniker (I) är den årliga accessionen av klinikjournaler 35 hyllmeter. Centralarkivet för två kirurgiska och två medicinska kliniker om inalles 700 vårdplatser vid samma sjukhus växer med inemot 100 hm/år. Den snabba ökningen av tillväxttakten beror dels på att antalet vårdplatser ökat, dels på att medelvårdtiden minskat, vilket haft till följd att varje vårdplats kan bereda plats för fler patienter per år. Detta resulterar i sin tur i fler journaler per år. Avgörande för ökningen av den årliga produktionen av handlingar är dock att varje jourSOU 1968: 53

nalakt ökat starkt i omfång. Så upplades år 1903 i Åsö sjukhus i Stockholm 867 journaler, vilka inalles omfattar två volymer. År 1943 upplades 1 114 journaler som omfattar icke mindre än 10 volymer. Antalet journaler ökade således med mindre än en tredjedel under det att antalet volymer femdubblades. På psykiatriska kliniken vid Sahlgrenska sjukhuset i Göteborg intogs år 1939 1 054 patienter vilkas journaler upptar 0,9 hm. År 1964 intogs 1 369 patienter vilkas journaler upptog 7 hm. Journalerna förvarades på samma sätt de båda jämförda åren, varför ökningen icke beror på övergång till ett mer skrymmande förvaringssätt. Klinikjournalerna har helt förändrat utseende de senaste decennierna. Ännu vid sekelskiftet inskrevs journalanteckningarna i inbundna eller häftade volymer i inskrivningsnummerordning. Journaler för en och samma patient ligger här utspridda i dylika journalserier på de olika år som patienten vårdats på en och samma klinik. I och med att man i stället för att föra journal anteckningar i inbundna liggare lät varje patients journal bilda ett löst häfte, låg det nära till hands att sammanföra journaler för en och samma patient på en plats, t. ex. det tidigaste eller senaste vårdtillfället. Härigenom hade man - i regel under 1940- eller 1950talet - erhållit den tidigaste formen av den nuvarande journaldossieren där alla handlingar för en och samma patient sammanförs på ett ställe inom samma klinik. En ytterligare utveckling representerar de s. k. centralarkiven, där journalanteckningar rörande en och samma patients olika sjukhusvistelser för flera kliniker inom samma sjukhus samlas i en enda dossier. (Som sista led i denna utveckling har under hand framkastats tanken på att samtliga journalanteckningar för varje patient samlas i en enda journaldossier som följer honom hela livet oberoende av sjukhus, avdelning, öppen eller sluten vård. En journaldossier som i många fall skulle bli av kolossalformat.) Vid slutet av 1800-talet kunde alla anteckningar från ett sjukdomstillfälle inrymmas på en eller några få sidor. Den möderne

läkaren måste redovisa mycket fler fakta än hans kollega ett halvsekel tidigare. Därtill kommer att han dikterar sina journaler och får dem utskrivna av sekreterare. Vid detta muntliga förfarande frestas han till mångordighet. Hans kolleger i tidigare generationer däremot gav sig tid till väl avvägda och precisa formuleringar i en koncentrerad utformning. Tidigare svarade avdelningsläkaren för all information i journalen. N u baseras journalens innehåll på i princip två slags källor, dels avdelningsläkarens egna anteckningar, dels remissutlåtanden från olika serviceavdelningar. Till journalens alltmer ökande omfång bidrar framförallt den rikhaltiga och ofta vildvuxna floran av blanketter innehållande utlåtanden från olika serviceenheter såsom kemiska, bakteriologiska och patologiska laboratorier, från röntgenavdelningar och från konsulter. Generellt har antagits att journalinformationen vid varje sjukdomstillfälle fördubblats vart tionde år. Varje enskilds journaldossier har därför ökat i omfång. Som regel omfattar en journaldossier numera mellan trettio och femtio sidor. På medicinska avdelningar kan den omfatta hundra sidor och på psykiatriska avdelningar flera hundra sidor. Sjukjournalen utgörs sålunda i dag av en ansenlig dossier som förutom försättsblad med persondata och uppgift om diagnos innehåller anamnes (med uppgift om väsentliga hereditära och sociala data samt patientens tidigare sjukdomar), status (beskrivning av patientens tillstånd vid inskrivningen), daganteckningar om den fortlöpande behandlingen och sjukdomsbildens förändringar under vårdtillfället, laboratorieutlåtanden och specialistundersökningar av olika slag samt vid utskrivningen en epikris där alla för vårdtillfället relevanta fakta skall presenteras i kortfattad form. Dessutom kan anteckningar från återbesök och eftervård avsluta journalen. När journalerna ännu förvarades efter inskrivningsnummer, inrymdes flera journaler i samma volym, övergången till förvaring efter födelsenummer kräver, att varje journal förses med ett eget omslag, häng-

mapp eller dylikt. Detta förvaringssätt, som ur arbetssynpunkt är klart överlägset det gamla sättet, är emellertid mer utrymmeskrävande. Klinikjournalerna för kvinnokliniken II vid Sahlgrenska sjukhuset för år 1964, vilka förvarades i pärmar om 60 journaler i varje pärm, upptog ett utrymme om 6 hm. Fr. o. m. 1965 förvaras klinikjournalerna på födelsenummer i aktomslag om ca 6 mm bredd. Journalerna för de elva första månaderna år 1965 omfattar icke mindre än 31 hm. Kliniken har 112 vårdplatser. Eftersom varje journaldossier är avsedd att innehålla en och samma patients journaler för flera vårdtillfällen, kommer dock arkivets årliga tillväxt att avtaga efter hand. På kvinnokliniken I vid samma sjukhus var tidigare den årliga accessionen 8 hm. Sedan systemet omlagts omfattade den årliga tillväxten 35 hm per årgång de fyra första åren. Kliniken har 287 vårdplatser. Med utgångspunkt från dessa siffror kommer man till det resultatet att 100 vårdplatser av denna typ medför ett årligt arkiveringsbehov av 12 hyllmeter. Observeras bör, att vårdtiden på kvinnoklinikerna är förhållandevis kort, varför man här får flera journaler per år och sängplats än på t. ex. en medicinsk klinik. Å andra sidan är journalerna genomsnittligt av större omfång på medicinklinikerna. På central arkivet för de kirurgiska och medicinska klinikerna vid samma sjukhus fördubblades den årliga accessionen från 50 till 100 hm vid övergång till journaldossierer från tidigare förvaring efter inskrivningsnummer. Journaler i öppen vård. Även de öppna mottagningarnas och poliklinikernas journalkort utgör ett omfattande arkivmaterial. Sex års poliklinikkort på öronavdelningen i regionsjukhuset i Linköping omfattar 96 kortlådor. Från Sahlgrenska sjukhuset kan nämnas, att en årgång poliklinikkort på en av de båda kirurgpoliklinikerna omfattar 23 hyllmeter samt att en årgång av de medicinska poliklinikernas journalkort omfattar 14 hyllmeter. Eftersom korten vid återbesök framflyttas till senaste behandlingsår, tunnas äldre årgångar ut med inemot hälften. PoliSOU 1968: 53

klinikjournalerna i Akademiska sjukhuset ökar för närvarande med drygt 40 hyllmeter per år. Såsom närmare skall belysas i ett följande avsnitt (nedan s. 31), har journalen i öppen vård ett högst varierande utseende: från kort i A-5 format till dossierer av samma typ som klinikjournaler. Den årliga tillväxten är starkt varierande beroende på journalens utformning. Röntgenarkiv. Utredningen har icke inhämtat uppgifter angående röntgenarkivens totalbestånd. En sammanställning av några spridda klinikers arkiv ger vid handen, att de omfattar lika mycket som klinikarkiven (bilaga 5). Arkivbildningen sker oerhört snabbt i röntgenarkiven. I Akademiska sjukhuset växer således röntgenarkivet med en halv hyllmeter per dag. För två av Sahlgrenska sjukhusets tre röntgenkliniker har man uppskattat den dagliga tillväxten av röntgenfilm till 0,7 hyllmeter eller ungefär 240 hyllmeter om året. Enbart på röntgenavdelning 1 i Lund växer röntgenarkivet med 3/4 hyllmeter per dag. Laboratoriers arkiv. Utöver arkiven för klinik- och poliklinikjournaler samt för röntgenfilm tillkommer laboratoriernas arkiv, vilka ej har samma omfattning. Naturligtvis bereder förvaringen av dessa ej större problem i mindre lasarett där laboratorieverksamheten är begränsad. På de större sjukhusen kräver dessa s. k. serviceavdelningars arkiv stora utrymmen. Ett större kliniskt-kemiskt laboratorium kan ha en årsomsättning på inemot en halv miljon utförda prover, vilka samtliga redovisas i remissvar varav ett exemplar ingår i journalserierna och ett exemplar kvarstannar i laboratoriets arkiv. Vid tagning av ett EEG (electroencephalogram) registreras upptagningen på en c: a 70 meter lång remsa av 40 cm bredd. I regel bevaras endast klipp av varje remsa. Enligt vad utredningen erfarit, synes det vara praxis att kurvorna vid landets EEGlaboratorier utgallras med ungefär 10 års frist på grund av utrymmesskäl. UppmätSOU 1968: 53

ningar har visat, att ett EEG-laboratorium med en årsproduktion av 2 000-2 500 undersökningar växer fram med ungefär 12 hyllmeter per år. Vid ett kliniskt fysiologiskt laboratorium med en årsomsättning av något över 90 000 tagna EKG (electrocardiogram) bildas drygt 25 hyllmeter EKG-kurvor. Av praktiska skäl bevaras endast vissa klipp av varje kurva. De här lämnade uppgifterna torde ge en uppfattning om den ungefärliga storleksordningen av arkivbildningen i några typer av laboratorier. Några siffror för den totala årsaccessionen i rikets samtliga laboratorier har icke kunnat framräknas. Det torde dock röra sig om väsentligt mindre kvantiteter än journalarkiven. Eftersom laboratoriernas arkiv domineras av handlingar vilka även återfinnes i journalmaterialet, bör en relativt omfattande gallring kunna ifrågakomma i detta material. 3.1.4 Prognos för tillväxthastigheten i framtiden. Lokalbehov för arkiv Ett till synes enkelt sätt att beräkna omfattningen av arkiven för tio eller 100 års tillväxt är att multiplicera den nuvarande årliga tillväxten med antalet år. Den hittillsvarande utvecklingen har dock ej visat sig vara statisk utan har skett i accelererat tempo. Endast en ytterst grov uppskattning kan göras beroende på en rad osäkra faktorer. Så har man att antaga att vårdplatsernas antal kommer att öka och medelvårdstiden kommer att minska, vilket medför en ökning av den årliga journaltillväxten. Vidare kommer alltmer kvalificerade undersökningar och behandlingar att medföra att varje journaldossier ökar i omfattning. Dessutom kommer en del undersökningar, för vilka nu i regel inläggning krävs, i framtiden att företagas i öppen vård, varför även poliklinikjournalerna i allt högre grad får samma skrymmande karaktär som klinikjournaler. I Akademiska sjukhuset omfattade år 1961 den totala hyllmängden journaler och poliklinikkort 1 166 hm. Under de nio åren 1962-1970 räknar man med att arkivbe29

ståndet skall öka med över 2 000 hm till inalles 3 000 hm (bilaga 6). - Arkivmassan väntas således bli tredubblad på en tid av nio år. År 1984 beräknas arkivet omfatta c:a 7 200 hm klinikjournaler och poliklinikkort varav 5 800 hm klinikjournaler. Dessa siffror bör ställas i relation till antalet vårdplatser: år 1961 1 125 och år 1970 c:a 1 500. Uppsalaprognosen räknar med att arkivutrymmet måste ökas med 250 hm/år eller en hyllkilometer vart fjärde år. Tio års tillväxt kommer att resultera i 2,5 hyllkilometer, 100 års tillväxt i 2,5 hyllmil under förutsättning att den årliga tillväxthastigheten icke kommer att öka - ett orimligt antagande. Som jämförelse kan nämnas, att landsarkivet i Uppsala, som inrymmer arkiven för statliga lokala myndigheter i sex mellansvenska län från 1600-talet fram till vårt sekel, omfattar ej fullt en hyllmil. För 600 vårdplatser vid Lunds lasarett antas den årliga tillväxten bli ungefär 70 hyllmeter om året för klinikjournaler och poliklinikkort, vilket troligen är för lågt räknat (bilaga 7). 100 års journalårgångar beräknas således ta ett utrymme om 7 hyllkilometer i anspråk. Uppgifterna avser ett centralarkiv för sju kliniker. Vid det teoretiska antagandet att man vill förvara samtliga journaler i hela riket för all framtid tvingas man kontinuerligt bygga stora arkivlokaler för förvaring av dessa, något som måste draga kostnader av avsevärd storlek. Att exakt uppskatta detta lokalbehov är naturligtvis ogörligt, eftersom knappast någon av de i en dylik uppskattning ingående siffrorna kan vara exakt. För att göra en dylik beräkning krävs kännedom om antalet vårdplatser i riket, medelvårdtidens längd och det antal journaler som inryms i en hyllmeter. Klinikjournaler. Det antal journaler som kan inrymmas på en hyllmeter varierar mellan olika typer av kliniker. Uppmätningar i högfrekventa dagarkiv har givit vid handen, att det kan röra sig om mellan 120 och 190 journaler per hyllmeter. I vissa fall kan man pressa in över 200 journaler per hyllmeter. I beräkningen har

denna siffra antagits som rimlig med hänsyn till att äldre journaler, vilka ej används så mycket, kan packas ganska tätt samt att en patients upprepade vårdtillfällen på en och samma klinik inte resulterar i en ny journaldossier varje gång utan endast i kompletteringar i den gamla. Kommer de enskilda journalakternas omfång att öka i samma takt som hittills, torde dock siffran vara tilltagen i lägsta laget. Utgår man från en medelvårdtid om 12 dagar, producerar varje vårdplats 30 journaler per år. Med ledning av dessa värden kan framräknas att 100 vårdplatser kräver ett arkivutrymme för 3 000 journaler per år. Detta motsvarar 15 hyllmeter per 100 vårdplatser och år. Dessa teoretiska beräkningar kan jämföras med beräkningarna för Akademiska sjukhuset, enligt vilka 100 sängplatser resulterar i 17 hyllmeter per år; denna siffra omfattar även poliklinikhandlingar. I Sahlgrenska sjukhusets kvinnoklinik I växer journalarkivet varje år med 12 hyllmeter per 100 vårdplatser. I samma sjukhus' centralarkiv för de medicinska och kirurgiska klinikerna är den årliga accessionen 13 hyllmeter per 100 vårdplatser. På Serafimerlasarettets medicinska klinik växer arkivet med ungefär 18-22 hyllmeter per 100 vårdplatser och år. I riket finns för närvarande drygt 120 000 vårdplatser (Medicinalstatistiken Allmän hälso- och sjukvård tab A 1). Av dessa utgör 73 000 vårdplatser på kroppssjukhus, medan resten är vårdplatser på mentalsjukhus och vårdinrättningar för psykiskt efterblivna. Eftersom medelvårdtiden på dessa inrättningar är väsentligt längre än på kroppssjukhusen, är arkivtillväxten ej så snabb i dessa. I de 73 000 vårdplatserna för kroppssjukhus ingår även vissa specialsjukhus och sjukhus vilkas arkivbildning kan antagas vara av mindre omfattning än lasarettens. Man bör därför vid beräkningen av arkivtillväxten i rikets sjukhus räkna med ett lägre antal än 120 000 vårdplatser. Denna siffra har dock endast reducerats till 100 000 med hänsyn till att varje journalakt med stor sannolikhet kommer att öka i omfattning, att de kortare vårdtiderna komSOU 1968: 53:

mer att resultera i fler journaler per vårdplats, samt att nya sjukhus, vilka beslutats eller redan är under uppförande, kommer att öka den årliga arkivproduktionen. En beräkning som baseras på ovanstående siffror resulterar i att tillväxten av klinikjournaler för dessa 100 000 »normalvårdplatser» kräver ett årligt nybyggnadsbehov om 1,5 hyllmil. Tio års förvaring kräver arkivutrymmen om 15 hyllmil, 30 års förvaring 45 hyllmil, 100 års förvaring 150 hyllmil. Dessa siffror förutsätter att den nuvarande tillväxttakten kommer att förbliva konstant, något som dock är osannolikt, med hänsyn till den hittillsvarande utvecklingen. Enligt sammanställningar utförda av långtidsutredningen planerar sjukvårdens huvudmän en årlig ökning av antalet vårdplatser i riket med ungefär 4 000 (Svensk ekonomi 1966-1970, SOU Finansdepartementet 1966: 1). Kan dessa planer förverkligas, kommer det att finnas 150 000 vårdplatser i riket år 1970. De här gjorda beräkningarna torde därför vara tilltagna i underkant. Journaler i öppen vård. Journaler i öppen vård är icke inräknade i de i föregående stycke gjorda beräkningarna angående klinikjournalernas tillväxt. Några exakta siffror för den årliga tillväxten av handlingar av denna typ kan utredningen icke redovisa. Poliklinikhandlingarnas årliga tillväxt ställd i relation till klinikjournalernas är starkt varierande. Dels är den öppna vården i förhållande till den slutna vården mycket olika inom olika specialiteter, dels ges vid vissa kliniker en kvalificerad öppen vård, vilken resulterar i journalakter av i stort sett samma slag som klinikjournalerna, medan den öppna vården vid andra kliniker domineras av rutinartade behandlingar av till, övervägande del banala fall, vilka endast resulterar i ganska summariska anteckningar på poliklinikkort. Såväl arten som omfattningen av de öppna mottagningarnas journalhandlingar varierar således från klinik till klinik. SOU 1968: 53

För närvarande pågår en övergång till en alltmer omfattande öppen vård. Vid vissa kliniker behandlas en rad sjukdomar polikliniskt, för vilka tidigare inläggning ansågs nödvändig. Förut kunde man grovt uppskatta polikliniksjournalernas tillväxt till mellan 10 och 25 % av klinikjournalernas årliga accession. Redan nu är dessa siffror för låga vid vissa kliniker. Inom en snar framtid torde de icke längre vara representativa. Vid vissa kliniker, där en omfattande öppen vård av kvalificerat slag kommer att bedrivas, torde journaler i öppen vård ta inemot hälften av det utrymme klinikhandlingarna tar i anspråk. Av ovanstående framgår, att det är svårt att finna en representativ genomsnittssiffra för journalernas årliga tillväxt. Stannar man för den lägsta av de ovan angivna procentsatserna - 10 % av klinikjournalernas årliga accession - skulle den årliga tillväxten av journaler i öppen vård i riket vara 1,5 hyllkilometer. Det bör hållas i minnet att denna siffra är en minimisiffra. Utöver de sjukhusbundna öppna mottagningarna tillkommer de fristående poliklinikernas handlingar. Röntgenarkiv. Såsom tidigare framhållits, finns inga tillförlitliga uppgifter om hur stora kvantiteter röntgenfilm som förvaras i landets röntgenarkiv. Uppgifter från några få lasarett ger vid handen att man kan antaga att röntgenarkiven omfattar ungefär lika stora kvantiteter som journalarkiven. Ett annat sätt att beräkna omfattningen av röntgenarkiven i riket är att beräkna det antal undersökningar som resulterar i en hyllmeter film. Med ledning av denna siffra kan man räkna fram det utrymme som krävs för samtliga röntgenundersökningar per år i hela riket. Enligt en utredning företagen i samband med planeringsarbeten vid Lunds lasarett har man räknat med att 1 000 röntgenundersökningar resulterar i 2,5 hyllmeter film, vilket motsvarar 400 undersökningar per hyllmeter. Enligt medicinalstatistiken (Allmän hälso- och sjukvård tab. A 7) företogs 2 900 000 undersökningar i riket år 1965. 31

Detta motsvarar en årlig tillväxt i hela riket om 7,25 hyllkilometer per år. Andra beräkningar utförda för sjukvårdsstyrelsen i Göteborg, vilka bygger på uppmätningar i Sahlgrenska sjukhusets röntgenarkiv, ger vid handen att 300 undersökningar kräver en hyllmeter i utrymme. Detta motsvarar en årlig tillväxt i riket om 8,7 hyllkilometer. Siffrorna från Göteborg torde ligga något över genomsnittet i riket, varför de icke torde vara representativa. En realistisk medelsiffra torde vara 350 undersökningar per hyllmeter vilket ger 7,5 hyllkilometer för rikets samtliga röntgenarkiv (jfr tab. 4 sid. 34). Eftersom antalet utförda röntgenundersökningar med all sannolikhet kommer att öka, torde 7,5 kilometer vara en minimisiffra. En eventuell övergång till mindre bildformat kan dock tänkas möjliggöra en minskning av arkivlokalernas storlek, såvida icke dessa mindre bilder kommer att monteras på utrymmeskrävande bildramar. Sammanfattning. De ovan gjorda beräkningarna visar, att klinikjournalerna årligen kan väntas öka med 15 hyllkilometer, poliklinikjournalerna med 1,5 hyllkilometer och röntgenarkiven med 7,5 hyllkilometer. För de tre mest utrymmeskrävande handlingstyperna kan man således räkna med en årlig ökning om 24 hyllkilometer. Det bör understrykas, att dessa siffror är minimisiffror. Vidare är att märka, att dessa siffror icke omfattar laboratoriers arkiv, ej heller patient- och personalkontorens handlingar.

Eftersom röntgenfilmkuverten är större än klinikjournaler, får man räkna med att en kvadratmeter byggnadsyta vid golvfast hyllinredning endast rymmer 6,5 hyllmeter röntgenfilmkuvert mot 8 hyllmeter journalkuvert. Detta medför en ökning av byggnadskostnaden för en hyllmeter röntgenfilm från 165 till 200 kronor per hyllmeter. Den årliga nybyggnadskostnaden för 7,5 hyllkilometer röntgenfilm utgör enligt denna beräkningsgrund 1,5 miljoner kronor. Det totala årliga nyinvesteringsbehovet av arkivlokaler för hela rikets klinikjournaler, poliklinikjournaler och röntgenfilm kan således uppskattas till 4,25 miljoner kronor. Såsom tidigare omnämnts, beräknas den årliga bruttotillväxten av arkivalier inom statsförvaltningen till en hyllmil, vilket motsvarar ett årligt nyinvesteringsbehov för arkivlokaler av 1,65 miljoner kronor. Det årliga nybyggnadsbehovet för journal- och röntgenarkiv - serviceavdelningars och lasarettskontors arkiv ej medräknade - är således ungefär två och en halv gång så

3.1.5 Kostnader för sjukhusens arkivlokaler Enligt beräkningar gjorda av riksarkivet och statskontoret kostar en med hyllinredning försedd magasinsbyggnad 165 kronor per hyllmeter. Siffran bör betraktas som en minimisiffra, eftersom expeditions- och tjänsterum ej är medräknade. Det årliga nybyggnadsbehovet för 1,5 hyllmil klinikjournaler motsvarar en kostnad om 2,5 miljoner kronor. Poliklinikjournalerna beräknas kosta minst 10 % av denna summa eller 250 000 kronor.

32 S+atsförvaltn.

Journal- och r t g - a r k .

Gallras i^Behålles

^ Röntgenarkiv |

|Pol. journ. $^\\|hTmikjournaler'

Fig. 1. Årlig produktion av klinik- och poliklinikjournaler samt av röntgenfilm jämfört med hela statsförvaltningens arkivtillväxt i hyllkilometer (hkm). SOU 1968: 53

stort som hela statsförvaltningens motsvarande behov. Genom gallring inom statsförvaltningens arkiv reduceras dock behovet med 65 % till c:a 3 500 hyllmeter motsvarande en byggnadskostnad på c:a 0,6 miljoner kronor. Tillväxten inom de här aktuella delarna av sjukhusarkiven - journal- och röntgenzrkiv — kräver således ett årligt nybyggnadsbehov av nya arkivlokaler som är drygt Tabell 1. Lokalbehov och anläggningskostnader för lasarettens journal- och röntgenarkiv. År

Hyllmil

Milj. kr

1 10 20 30 50 100

2,4 4,25 24 42,5 48 85 72 127,5 120 212,5 240 435 Anm. Ovanstående uppgifter redovisar icke expeditionslokaler, ej heller laboratoriers och lasarettskontors behov av arkivutrymme.

sju gånger så stort som hela statsförvaltningens behov av nya arkivlokaler. Med utgångspunkt från ett årligt nybyggnadsbehov för hela rikets samlade journal- och röntgenarkiv om 2,4 hyllmil till en kostnad av 4,25 miljoner kronor krävs, såvida en gallring ej alls kan komma ifråga, ofantliga utrymmen till enorma kostnader. Mot bakgrunden av dessa siffror synes en gallring i det enorma arkivmaterial som bildas inom sjukhusarkiven ofrånkomlig (fig. 1). Följande tabeller visar utrymmesbehov och anläggningskostnader för arkivlokaler beräknade för olika långa tidsperioder (gallringsfrister). Så t. ex. kräver journalarkiv beräknat för 50 journalårgångar i ett lasarett om 750 vårdplatser ett arkivutrymme om 5,6 hyllkilometer. Med ett röntgenarkiv beräknat för en årsomsättning av 100 000 undersökningar vilka bevaras i 10 år krävs dessutom ett röntgenarkiv om 2,85 hyllkilometer. Inalles krävs i detta tänkta exempel ett arkivutrymme om 8,5 hyllkilometer till en kostnad av ca 1,5 miljoner kronor.

Tabell 2. Utrymmesbehov för klinikjournaler i förhållande till antalet vårdplatser. Tillväxt i hyllmeter. Vårdplatser

1 år

10 år

20 år

30 år

50 år

100 år

100 500 750 1000 100 000 ( = hela riket)

15 75 112,5 150 1,5 mil

150 750 1 125 1 500 15 mil

300 1 500 2 250 3000 30 mil

450 2 250 3 375 4 500 45 mil

750 3 750 5 625 7 500 75 mil

1500 7 500 11250 15 000 150 hyllmil

Anm. Beräkningarna förutsätter en medelvårdtid om 12 dagar och att 200 journaler kräver en hyllmeter i utrymme. Uppgifterna omfattar endast magasinsutrymmen, däremot icke expeditionstutrymmen. Beräkningarna förutsätter att ökningen i den årliga tillväxten kommer att upphöra. Detta är osannolikt, eftersom det kan antagas att patientinformationen per vårdtillfälle hitintills har fördubblats vart tionde år. De i denna och följande tabeller lämnade siffrorna är därför att betrakta som minimisiffror. Tabell 3. Anläggningskostnad för arkivmagasin för klinikjournaler, i kronor. Vårdplatser

1 år

10 år

20 år

30 år

50 år

100 år

100 500 750 1 000 100 000 ( = hela riket)

2 500 12 500 18 750 25 000 2,5 milj.

25 000 125 000 187 500 250 000 25 milj.

50 000 250 000 375 000 500 000 50 milj.

75 000 375 000 562 500 750 000 75 milj.

125 000 625 000 937 500 1,25 milj. 125 milj.

250 000 1,25 milj. 1,88 milj. 2,5 milj. 250 milj.

Anm. Beräkningarna baseras på en kostnad om 165: — kr per hyllmeter inklusive hyllinredning. Uppgifterna omfattar icke kostnad för expeditionsutrymmen. SOU 1968: 53 3—814050

Tabell 4. Utrymmesbehov för röntgenarkiv i förhållande till antalet undersökningar per år i hyllmeter (hm) resp. hyllkilometer (hkm). Antal undersökn. per år 50 000 75 000 100 000 2 625 000 ( = hela riket)

lår

10 år

20 år

30 år

50 år

100 år

143 hm 214 hm 285 hm 7,5 hkm

1,43 hkm 2,14 hkm 2,85 hkm 75 hkm

2,85 hkm 4,28 hkm 5,7 hkm 150 hkm

4,3 hkm 6,42 hkm 8,55 hkm 225 hkm

7,15 hkm 10,70 hkm 14,30 hkm 375 hkm

14,30 hkm 21,40 hkm 28,60 hkm 750 hkm

Anm. Beräkningarna förutsätter att 350 undersökningar kräver ett arkivutrymme om en hyllmeter. Uppgifterna omfattar enbart magasinsutrymmen, däremot icke expeditionsutrymmen. Tabell 5. Anläggningskostnad för röntgenarkiv i förhållande till antalet undersökningar per år. Antal undersökn. per år

1 år

10 år

20 år

30 år

50 år

100 år

2,8 milj. 1,4 milj. 860 000 570 000 285 000 28 500 50 000 42 800 428 000 856 000 1,28 milj. 2,14 milj. 4,28 milj. 75 000 100 000 57 000 570 000 1,14 milj. 1,71 milj. 2,85 milj. 5,70 milj. 1,5 milj. 15 milj. 30 milj. 45 milj. 75 milj. 150 milj 2 625 000 ( = hela riket) Anm. Beräkningarna förutsätter att 350 undersökningar kräver ett hyllutrymme om en hyllmeter samt att en hyllmeter arkivutrymme inklusive hyllinredning drar en kostnad av 200 kr. Uppgifterna omfattar enbart magasinsutrymmen, däremot icke expeditionsutrymmen. 'över lokalkostnaderna tillkommer andra kostnader för arkiven, vilka här har lämnats å sido. Skall journalerna förvaras i sin nuvarande form i all framtid, krävs arkivpapper och beständig skrift, något som nu ej är fallet. Vidare kommer personalkostnaderna att öka, såvida ej successiva utgallringar företas i arkiven. Med hänsyn till att äldre journaler används förhållandevis sällan, blir det dock ej tal om någon större ökning av personalkostnaderna.

hållandena får hållas i minnet att några långt gående slutsatser knappast kan dragas av detta material, beroende på att arkivbildningen ej helt motsvarar de svenska förhållandena. Vidare kan en redovisning av författningstexter ej med säkerhet antagas avspegla verkligheten. Trots dessa begränsningar torde de redovisade uppgifterna kunna ge en viss bakgrund till bedömningen av motsvarande svenska förhållanden.

3.2 Utländska bestämmelser angående gallring i sjukhusens medicinska arkiv

3.2.1 England

Som bakgrund till utredningens förslag till gallring i sjukhusens medicinska arkiv skall först ges en kort översikt över förhållandena i några främmande länder. Några mer ingående studier har icke företagits. Redovisningen bygger i första hand på upplysningar inhämtade från England, Frankrike, Nederländerna och Tyska förbundsrepubliken samt i tidskriften The American Archivist publicerade arbeten om gallringsbestämmelser för några nordamerikanska delstaters sjukhusarkiv. Vid bedömningen av de utländska för-

I England regleras vården av sjukhusarkiven av en stadga utfärdad år 1961 av det engelska hälsovårdsministeriet. Den omfattar dels en inledning med allmänna bestämmelser, dels en detaljerad lista över handlingar vilka skall bevaras, respektive gallras. Varje sjukhusmyndighet som är underordnad stadgan har direkt skyldighet att sortera ut de handlingar som skall bevaras och ta vård om dessa. De handlingar som ej anses skola bevaras i all framtid skall förstöras så snart den fastställda gallrings-

34 SOU 1968: 53

fristen utlöpt. I tveksamma fall skall hänvändelse göras till hälsovårdsministeriet eller till riksarkivet. Det understryks att inga handlingar vilka kan ha rättslig betydelse får förstöras. Handlingar äldre än 1858 är undantagna från gallring och försiktighet tillråds vid gallring av arkivalier äldre än femtio år. De arkivalier vilka skall behållas måste bevaras i original. Att ersätta originalen med mikrofilm förbjuds direkt under hänvisning till en offentlig utredning, vilken, förutom andra nackdelar med mikrofilmning, har konstaterat att de sammanlagda kostnaderna blir avsevärt större än kostnaden att uppföra arkivlokaler för originalhandlingarna. Mikrofilmning tillåts endast av gallringsbara handlingar. Originalhandlingarna måste härvid dock bevaras i två år sedan de upprättats. Filmerna får gallras först när den fastställda gallringsfristen utlöpt. De handlingar som skall behållas måste beredas plats i lämpliga förvaringslokaler. Senast 30 år efter handlingarnas tillkomst skall de överföras till offentliga arkiv eller,

vad beträffar de medicinska handlingarna, till sjukhusbibliotek. Medicinska handlingar av konfidentiell karaktär rörande enskilda personer är tillgängliga först efter 100 år. Övriga sjukhusarkivalier är tillgängliga först 50 år sedan de upprättats. Av de handlingar som upptages i förteckningen över gallringsbara handlingar respektive icke gallringsbara handlingar skall här enbart de redovisas som rör rent medicinska förhållanden. För all framtid skall endast bevaras obduktionsliggare, sammandrag av kliniska anteckningar (titelsidor på journalakter, patientliggare etc.) samt avgångslängder innehållande korrigerade diagnoser. (Post-mortem books, summaries of clinical notes taken (Front Sheets, Registrars' books etc.), Discharge books containing corrected diagnoses.) Utgallringen av övriga medicinska handlingar är mycket radikal. Sjukjournaler med kliniska uppgifter från olika avdelningar skall således utgallras sex år efter avslutad behandling eller, om patienten dör i sjukhuset, tre år efter patientens död. Utdrag ur författningstexten lyder i översättning:

Class of Documents

Medicinska arkivalier

Gallringsfrist

Mass miniature radiography records, including microfilms. Blood Transfusion Service: laboratory records relating to donors. Medical records and allied documents in hospitals: Medical records including: Clinical notes (which includes reports from pathological, radiological and other special departments, X-rays, electrocardiographic and electroencephalographic records). Blood Transfusion Records Consent forms of all types Four hourly temperature charts. Records of all types of special departments (including almoners' records). Operation books Casualty notes Day and night nursing report books Ancillary records, including prescriptions, department registers, appointment sheets, attendance registers etc. Records relating to dangerous drugs and poisons.

Skärmbilder i småbildsformat inklusive mikrofilm. Blodtransfusionsavdelning: laboratorieuppgifter angående blodgivare.

Fem år efter filmens exponering.

SOU 1968: 53

Ett år efter blodgivarens avgång eller död.

Klinikjournaler innehållande: kliniska anteckningar med remissvar från patologiska, radiologiska och andra specialavdelningar, röntgenbilder, EKG- och EEG, blodtransfusionshandlingar, temperaturkurvor.

Sex år sedan behandlingen avslutats eller, om patienten dör på sjukhuset, tre år efter dödsfallet.

Alla specialavdelningars arkiv (även omfattande anteckningar av kurator). Operationsjournaler. Journaler från akutintag. Dag- och nattsköterskors rapportböcker. Hjälpregister med ordinationer, avdelningsregister, vaktlistor.

Sex år från senaste anteckning.

Handlingar angående farliga droger och gifter.

Två år.

Samma gallringsfrist. Samma gallringsfrist. Samma gallringsfrist. Samma gallringsfrist.

För mentalsjukhus och övriga psykiatriska kliniker gäller särskilda bestämmelser. Dessa innebär i princip att gallring endast tillåts i begränsad omfattning. I avvaktan på särskild utredning rörande gallring i mentalsjukhusens arkiv skall alla handlingar rörande de enskilda patienterna bevaras. För att söka fastställa, huruvida de radikala gallringsbestämmelserna för klinikjournaler tillämpas i praktiken, studerades detta på utredningens uppdrag av en tjänsteman i Svenska landstingsförbundet. Vid besök på tre olika lasarett i London kunde konstateras, att den föreskrivna gallringsfristen om 6 år iakttogs. Efter respektive klinikchefs önskan kunde dock vissa journaler eller typer av journaler behållas i 25 år. Längre gallringsfrist än 25 år tycktes inte förekomma. Inga typarkiv eller typexemplar bevarades. Gallringen ansågs ofrånkomlig. Diagnosregister antogs ge väsentliga och tillräckliga upplysningar för framtiden.

3.2.2 Frankrike För att reglera vården av de franska sjukhusarkiven utfärdade undervisningsministeriet en stadga år 1944. Riksarkivarien gjordes i denna ansvarig för bestämmelsernas genomförande. På det lokala planet, inom varje departement, äger departementalarkivarierna att inspektera sjukhusarkiven. De har vidare rätt att meddela sina iakttagelser till stadens eller departementets styrelse. Departementalarkivarien skall godkänna upprättade arkivförteckningar. Sjukhuschefen eller ekonomidirektören är ansvarig för att sjukhusen följer de föreskrivna bestämmelserna. För att arkivalierna skall förvaras under betryggande former är all hemlåning - även av journaler - förbjuden. Arkivalierna skall förvaras i låsta arkivrum i sjukhusen. Arkivalier äldre än 100 år må dock överlämnas till departementalarkiven. För förtecknandet och ordnandet av arkiven gäller olika principer för handlingar före och efter franska revolutionen. Det kan dock nämnas att enstaka franska sjuk36

husarkiv finns bevarade från 1200- och 1300-talen eller t. o. m. från 1100-talet. Den franska förteckningsplanen över sjukhusarkiven efter 1789 är mycket omfattande och uppdelad i olika huvudavdelningar rörande personal, allmän administration, finanser, donationer, fastighetsförvaltning, inventarier, patienter, medicin och farmakologi, själavård, administrativt bibliotek och sjukhusarkiv. Varje huvudavdelning är indelad i underavdelningar med angivande av gallringsfrist i förekommande fall. I detta sammanhang skall endast den medicinska arkivbildningen beröras. Under avdelningen patienter redovisas följande underavdelningar (i de fall gallring föreskrives, anges fristen inom parentes): Inoch utskrivningsrullor; förteckning över patienter; liggare över patienternas omflyttningar (10 års frist); liggare över olycksfall i arbetet (20 år); förteckning över försändelser av in- och utskrivningssedlar (5 år); register över utlänningar, pensionärer, obemedlade, åldringar, kroniker, obemedlade och mentalsjuka; administrativa dossierer rörande dessa kategorier (60); dödslistor; kopior av utfärdade meddelanden om dödsfall (15). Vårdavdelningars arkiv omfattar följande: Daglistor över lediga sängar (5); in- och utskrivningslistor å avdelningarna; in- och utskrivningslistor av smittbärare; övervakares rapporter (5); natthäften (5); reklamationshäften (10). Medicin och farmakologi: Besökshäften (10); diagnosliggare över avdelningarna; överläkares kortregister över medicinska observationer; journaldossierer över sjuka; diarier angående överlämnade remissvar (20); laboratorieanalyser m. m. (20); röntgen (register, förteckningar över utlåtanden, filmer); radiologisk behandling; blodtransfusioner; obduktionsliggare; gratiskonsultationer; häften angående rekvisitioner av mediciner, kemikalier och gifter (10); liggare över farmaceutiska preparat. Dessa bestämmelser för de franska sjukhusarkiven föreskriver gallring i stort sett endast av vissa arkivserier rörande sjukhusadministrationen. Däremot är de arkivalier som bildas i den i egentlig mening medicinSOU 1968: 53

ska verksamheten i regel icke gallringsbara. Varken röntgenfilm eller klinikjournaler är således gallringsbara. 3.2.3 Nederländerna Enligt vad utredningen under hand erfarit utgallras såväl sjukjournaler som röntgenfilm i de nederländska lasaretten. Gallringsfristerna varierar beroende på att sjukhusen i regel har privata - ofta religiösa - stiftelser och kommuner såsom huvudmän, i vilkas verksamhet staten ej ingriper i detalj. För journalmaterialet synes en tioårig gallringsfrist vara övervägande. För röntgenfilm tillämpas ännu kortare gallringsfrister. Gallringen omhänderhas av gallringskommittéer bestående av styresmannen och några läkare. Kommittén sammanträder i början av varje år och fattar beslut om och verkställer gallring. 3.2.4 Tyska förbundsrepubliken Enligt en sammanställning företagen av Auswärtiges Amt angående förhållandena i den Tyska förbundsrepubliken finns inga bestämmelser angående gallring i sjukhusarkiv som gäller för hela förbundrepubliken. Berlins senat fastslog år 1952 att avslutade sjukhusjournaler och röntgenfilm skulle behållas i trettio år. Utöver dessa lagfästa bestämmelser finns viss praxis eller på överenskommelser grundade bestämmelser. Enligt yrkesinstruktionen för tyska läkare av år 1957 gäller en allmän plikt att förvara handlingar i fem år. Detta anses dock vara en minimifrist. För journaler, röntgenbilder och »Sektionsbefunde» anses dock tio år vara minimum. För sjukhusanställda läkare finns endast sällan särskilda bestämmelser. I allmänhet följer man de ovan angivna i läkarinstruktionen införda normerna. Dock gäller att anteckningar om den samlade dosen radioaktivt stoff skall bevaras i trettio år. Vid beaktandet av skadeståndsrättsliga problem finns inga fasta bestämmelser, men i regel anses 15 års gallringsfrist vara tillräcklig. De här refererade tyska bestämmelserna SOU 1968: 53

anger endast den minimitid under vilken handlingarna skall bevaras. Till skillnad från motsvarande engelska bestämmelser framgår det icke av det material utredningen fått sig tillsänt, huruvida föreskriven gallring i praktiken verkställts, ej heller vem det åligger att tillse att så sker. 3.2.5 USA I Illinois i USA fastställdes gallringsbestämmelser för sjukhusarkiv år 1960 efter ett tvåårigt utredningsarbete utfört av hälsovårdsdepartementet och arkivmyndigheter i samråd. En gallringsfrist om 25 år efter patientens utskrivning fastställdes här för journalmaterial. Denna frist ansågs tillfyllest med hänsyn till såväl legala och historiska som medicinska syften. Mikrofilmning av journalmaterial med förstörande av originalhandlingarna förekom i stor omfattning när utredningen företogs. Enligt arkivmyndigheterna ansågs dock denna mindre lämplig. Den borde endast förekomma när efterfrågan på materialet är stor och handlingarna kan anses ha ständig betydelse för forskning. Då journalmaterialet icke syntes ha intresse utöver den fastställda gallringsfristen, ansågs mikrofilmningen förfelad. I de fall mikrofilmning redan företagits, skall filmerna överlämnas till Illinois statsarkiv. Avlämningsskyldigheten gäller ej institutioner där mikrofilmen i hög grad används för forskning. Röntgenfilm med »normalfindings» utgallras efter 5 år. övriga bilder utgallras 2 år efter det patienten avlidit. En utredning pågår för att undersöka möjligheten att förkorta denna gallringsfrist. För sinnessjukhusen i Ohio inrättades år 1911 en gemensam statlig styrelse, departementet för mentalhygien. År 1961 påbörjades förberedelser för gallringar i arkivmaterialet genom en inventering och förteckning av arkivbeståndet. Med ledning av de sålunda upprättade inventeringslistorna uppgjordes klassificeringslistor över de 530 olika arkivserier som förelåg. Vissa serier skulle bevaras för all framtid, bl. a. intagningsregister, diagnos- och sjukdomsregister, röntgenindex och dessutom det väsentliga i

journalakterna. Dessutom förvaras centralt i departementet ett statistikkort för varje patient innehållande väsentliga data i sammandrag. Till en början intog man en restriktiv hållning beträffande gallring av journalerna. Men sedan det vid en närmare undersökning bl. a. konstaterats, att det äldre journalmaterialet saknade uniformitet och att det var ojämnt i fråga om innehåll, fastställdes år 1962 bestämmelser som medgav utgallring. Dessa innebär att akterna utgallras 10 år efter patientens utskrivning eller död, förutsatt att patienten är minst 21 år, i annat fall sedan patienten fyllt 31 år. Röntgenbilder gallras liksom i Illinois med fem års frist för normala fall samt 16 år efter patientens död eller utskrivning vid »abnormal findings». År 1960 beslöt American Hospital Association att de medicinska handlingarna för inlagda patienter (inpatients) skall bevaras i original eller reproduktion i 25 år efter utskrivning eller dödsfall. Efter utgången av denna period skall de förstöras utom sådana journaler vilka uttryckligen undantages genom »statute, ordinance, regulation or law». I sjukhus där behovet av medicinska handlingar för vetenskapligt bruk är begränsat och graden av förnyad användning är låg, ansågs ett tioårigt bevarande såsom ett önskvärt minimum. Dock förutsattes att handlingar rörande minderåriga skulle behållas tills patienterna uppnått myndighetsålder och att sjukhusen skulle bevara vissa väsentliga data angående in- och utskrivning, ansvarig läkare, diagnos och operation. Som motivering för detta gallringsbeslut anfördes bland annat att preskriptionstiden för olagligheter (torts) är mindre än 25 år, att åtalsrätten för skador ådragna under minderårigheten är gällande endast några få år efter uppnådd myndighetsålder, att handlingar äldre än 25 år sällan efterfrågas vare sig för kliniskt, vetenskapligt eller legalt ändamål. Utredningen känner icke till i vilken utsträckning American Hospital Associations rekommendationer har efterföljts. Det har dock inhämtats att vid New York State Metropolitan Hospital, som är ett allmänt kommunalt sjukhus, gallras journalerna med

tio års frist och röntgenfilm med sju års frist. I Medical center Bethesda i Washington D. C , som är en universitetsklinik för hjärt- och njursjukdomar, behålls journalmaterialet för alltid. 3.2.6 Övriga Norden Även i Norden har sjukhusarkivens snabba tillväxt aktualiserat frågan om möjligheten av en gallring i sjukhusarkiven. I såväl Danmark som Finland pågår utredningar härom. Vid underhandskontakter med den danska utredningen har konstaterats att denna vilar för närvarande. Den finländska utredningen väntas inom kort kunna presentera sitt förslag. Enligt vad vi erfarit under hand väntas den rekommendera en utgallring i journalmaterialet. De finländska arkivmyndigheterna har, när de vunnit den finländska medicinalstyrelsen för sin ståndpunkt, kunnat hänvisa till här föreliggande gallringsförslag.

3.3 Journaler och övriga arkivalier vårdavdelningar. Gallringsförslag

på

3.3.1 Gällande författningar I fråga om journaler heter det helt kort i nu gällande sjukvårdsstadga (SFS 70/1963), att det åligger överläkare att tillse att av medicinalstyrelsen föreskrivna eller eljest erforderliga journaler, liggare m. m. vederbörligen föras. Några närmare föreskrifter angående journalernas utformning har icke utfärdats. Ej heller har några bestämmelser angående förvaringstiden för dessa meddelats. Allmänna läkarinstruktionen (SFS 3 4 1 / 1963) föreskriver, att varje läkare, vare sig han är i allmän tjänst eller enskilt utövar läkaryrket, i sin verksamhet i öppen vård skall föra journal i den omfattning och på det sätt medicinalstyrelsen föreskriver. Journal skall enligt dessa föreskrifter (MF 108/1965) innehålla: 1. patientens namn och födelsetid, 2. datum för konsultationer, 3. uppgifter angående anamnes, utförda undersökningar och deras reSOU 1968: 53

sultat samt behandlingsåtgärder, i den mån de äro erforderliga för bedömande av patientens hälso- och sjukdomstillstånd, 4. uppgifter om utfärdade remisser och intyg, som ha samband med vården. Journal i öppen vård »skall förvaras under minst tio år från det sista anteckningen däri gjorts». Förutom denna i allmänna läkarinstruktionen fastställda huvudregel har särskilda bestämmelser utfärdats för mentalsjukhusens och provinsialläkarnas journaler samt för journaler över behandling med joniserande strålar. För arkiven vid statens sinnessjukhus utfärdade Kungl. Maj:t år 1958 gallringsbestämmelser (MF 94-95/1958). Enligt dessa är journaler icke gallringsbara. För provinsialläkares arkiv har föreskrivits att bl. a. journaler från och med årgång 1890 skall utgallras efter 10 år, räknat från det år, då patienten avlidit, avflyttat ur provinsialläkardistriktet eller uppnått 80 års ålder, eller efter 20 år, räknat från det år, då patienten senast anlitat läkaren, allt under förutsättning att journalerna icke av speciella skäl anses böra bevaras under längre tid (MF 34/1962). Journaler och kort över behandling med joniserande strålar bör enligt uttalande av medicinalstyrelsen om möjligt förvaras under minst 60 år (MF 75/1957). Sedan landstingen blivit huvudmän för mentalsjukhus och provinsialläkare, har arkivbestämmelserna för dessa vårdområden upphört att gälla. I samband med huvudmannaskapsreformen upphävdes 1929 års sinnessjuklag. Numera finns det sålunda inga bestämmelser som ger den slutna mentalsjukvården en särställning i förhållande till annan sluten sjukvård. Dock måste genom särskild lag intagning mot patients eget samtycke regleras. Det har skett genom lagen om beredande av sluten psykiatrisk vård i vissa fall (SFS 293/1966). Enligt den kungörelse (SFS 585/1966) som ger anvisning för tillämpningen av lagen skall överläkaren dels föra en liggare över patienter som intagits för vård med stöd av denna lag, dels tillse att sjukjournalen utöver erforderliga medicinska uppgifter innehåller vissa i detalj preciserade handlingar, vilka SOU 1968: 53

reglerar intagningen och utskrivningen. Det finns ingen anledning att ge dessa senare handlingar en särställning gentemot det övriga journalmaterialet vad beträffar gallring. Liggaren över intagna patienter bör bevaras. De patientdossierer som tillkommer i vården av psykiskt utvecklingsstörda är i stort sett av samma karaktär som journalmaterial i övrig sluten sjukhusvård, främst mentalsjukvård. Även övrig arkivbildning i samband med såväl vården som de kamerala rutinerna bör behandlas på samma sätt som föreslås för övriga sjukvårdsarkiv. Den arkivbildning som sker i samband med vissa av dessa inrättningars skolfunktion kommer att behandlas tillsammans med övriga skolarkiv i ett kommande delbetänkande. Såsom framgår av de olika bestämmelsernas formulering, föreligger skyldighet för provinsialläkare att utgallra journalerna vid den angivna gallringsfristen. Dock urholkas denna skyldighet av medgivandet att journalerna bör bevaras under längre tid, därest speciella skäl föreligger. Bestämmelserna angående joniserande strålar anger å ena sidan att 60 år är en minimitid ( » . . minst 60 år») men å andra sidan innebär formuleringen »om möjligt» ett medgivande till gallring, om det icke finns möjlighet att förvara journalerna under denna period. Allmänna läkarinstruktionens huvudregel, att journal i öppen vård skall förvaras under minst tio år från det sista anteckning däri gjorts, anger endast en minimifrist för gallring. Däremot saknas uttalande om hur lång tid journalerna bör bevaras utöver denna minimifrist eller om de överhuvudtaget anses böra gallras. Något stöd för utgallring av klinikjournaler finns icke i gällande författningar. Utredningen känner icke till något enda fall där klinikjournaler utgallras avsiktligt. Att journaler i öppen vård skall förvaras i minst tio år från det sista anteckning däri gjorts, har icke medfört att de utgallras efter denna tid. Några enstaka exempel finns på kontinuerlig utgallring av poliklinikjournaler med 10 års frist. Men även för poliklinikkort gäller som regel att de bevaras för all framtid. För Stockholms stads sjukhus och fristående polikliniker utfärdades år 1960 be39

stämmelser som tillåter att poliklinikjournalerna må gallras så snart de icke längre är erforderliga i tjänsten. Tillfrågade läkare bedömde de fristående poliklinikernas journaler såsom mindre värdefulla, under det att ytterst divergerande uppfattningar kom till uttryck rörande värdet av de sjukhusanknutna poliklinikernas journaler. Ett bevarande av detta svällande material skulle enligt Stockholms stads arkivnämnd ställa sjukhusen inför mycket svåra för att icke säga olösliga problem. Med hänsyn härtill fastställdes gallringsbeslutet i form av ett principbeslut som det ankom på vederbörande överläkare att genomföra. Eftersom Stockholms stadsarkiv icke har möjlighet att emottaga poliklinikjournaler, kommer en utgallring att efter hand framtvingas. 3.3.2 Klinikjournaler Enkät angående journalmaterialets värde. Journalarkivens snabba tillväxt har nödvändiggjort, att man allvarligt måste överväga huruvida icke en successiv utgallring måste äga rum. Med hänsyn till att journalmaterialet är ett värdefullt material såväl vid klinikarbetet som vid forskning måste dock varje gallring noga övervägas. Utredningen har utöver överläggningar med ett antal läkare tillhöriga olika specialiteter sökt utröna läkarkårens uppfattning om journalmaterialets värde genom en enkät. Dessutom har utredningen sammanställt på olika håll företagna undersökningar över i vilken omfattning journalmaterialet verkligen framtages ur arkiven, önskvärt hade också varit att kunna lämna en redovisning över i vilken omfattning journalmaterial, och framför allt äldre journalmaterial, använts som källmaterial i den vetenskapliga litteraturen. En dylik litteraturgenomgång har av lätt införstådda skäl ansetts för omfattande. Enkäten omfattar ett tjugotal frågor om de medicinska arkiven, i första hand om journalarkiven. Enkäten, som utsändes under försommaren 1965, bifogas (bilaga 8). Syftet med enkäten har varit att utröna läkares subjektiva uppfattning om de medi-

cinska arkivaliernas och bland dessa i första hand om journalmaterialets värde. För att få ett representativt material sändes frågorna till läkare vid olika typer av sjukvårdsinrättningar i hela riket. De tillfrågade klinikcheferna förutsattes icke blott ha erfarenhet av journalmaterial som hjälpmedel i sjukvården och som studieobjekt vid vetenskaligt arbete utan antogs dessutom ha praktisk erfarenhet av frågor rörande arkivering av sina avdelningars handlingar. Frågelistorna tillställdes överläkarna vid tre universitetskliniker, samtliga regionsjukhus och centrallasarett, elva mindre lasarett, läkare vid tre sjukstugor, två sanatorier, fem fristående sjukhus för långvarigt sjuka, en socialläkare, en läkare vid centralstyrelse för vård och undervisning av psykiskt utvecklingsstörda samt slutligen några läkare med erfarenhet av medicinhistorisk forskning. Av i runt tal 525 tillfrågade läkare har 338 inkommit med svar. 50 av dessa är genomgående ofullständigt ifyllda och därför obrukbara. I några fall har frågornas formulering ändrats, vilket omöjliggör statistisk bearbetning. Värdet av enkäten ifrågasattes i några av svaren. Från ett håll framhölls, att eftersom svaren på en dylik enkät endast ger besked om vad folk tycker utan att ha undersökt förhållandena närmare, är det hela meningslöst att bygga på. En annan överläkare menar att gallringsfrågan är av den art, att den inte alls lämpar sig för ett sådant frågeformulär till alla läkare. »De svar som lämnas torde ha ringa eller intet värde för frågans lösning då man icke vet frågeställningen.» Från ett norrlandslasarett (Boden) har framförts uppfattningen att frågelistan ej tillräckligt beaktat skillnaden mellan olika specialiteter och geografiska områden. I Norrbottens län skulle sålunda journalerna för lång tid ha särskilt värde vid kartläggningen av genetiskt betingade sjukdomar. En statistisk bearbetning av enkätsvaren har företagits (bilaga 9). Att man icke kan låta det rent statistiska utfallet av enkäten bli avgörande vid bedömningen av frågan SOU 1968: 53

är självfallet. Svaren måste vägas och de lämnade motiveringarna bedömas. Den ovan refererade kritiken av enkäten kan delvis anses vara berättigad - vissa av svaren verkar nämligen vara hopkomna utan närmare eftertanke. Men det torde vara ofrånkomligt att inhämta de utövande läkarnas-forskarnas uppfattning. De flesta frågorna har underindelats för att bedömas ur medicinsk, juridisk och vetenskaplig synpunkt. Denna indelning har skett på grund av att man vid bedömning av möjligheten att utgallra arkivhandlingar måste ta hänsyn till myndighetens behov av handlingarna ur praktisk - här: medicinsk - synpunkt. Vidare måste såväl myndighetens som den enskildes rättssäkerhet tryggas. Den vetenskapliga aspekten kan här ej avgränsas till att gälla enbart medicinsk vetenskaplig forskning utan även i vad mån det här behandlade kan ha intresse ur andra aspekter såsom socialhistoria, personhistoria, kulturhistoria o. s. v. Helt naturligt har några av de tillfrågade läkarna icke ansett sig kunna bedöma gallringens juridiska aspekt. Endast 40 % har yttrat sig om lämplig gallringsfrist ur juridisk synpunkt. 80 % har uttalat sig om materialets värde ur medicinsk synpunkt och 70 % om dess värde med hänsyn till forskningens behov. Frågan nr 1 i enkäten berör årsrapportböckerna, d. v. s. de oftast inbundna in- och utskrivningsliggare där patienternas namn, personnummer (folkbokföringsnummer), inoch utskrivningsdata, in- och utskrivningsdiagnos registreras. Under senare år kan ytterligare uppgifter ha tillkommit såsom koder för diagnos och operationsdiagnos, kod för skadans tillkomstsätt vid trafikolycksfall samt förorsakande läkemedel vid förgiftningsfall. Svaren visar, att det finns två huvuduppfattningar angående hur lång

tid de bör bevaras. Enligt den ena bör årsrapportböckerna bevaras i 100 år eller för alltid, medan representanterna för den andra uppfattningen menar, att ungefär 50 års gallringsfrist är tillfyllest. I svaren på de flesta av enkätens frågor återkommer en liknande uppdelning. Det synes som om läkarkåren är uppdelad i två grupper, varav den ena är emot all gallring eller vill ha längsta möjliga gallringsfrist, medan den andra gruppen synes mena att de arkivhandlingar som bildas inom sjukvården har värde endast under en begränsad tid. Utredningen anser i likhet med 70 % av de läkare som svarat på frågan om årsrapportböckerna, att dessa bör bevaras i all framtid. De innehåller i komprimerad form viktiga om än helt knapphändiga uppgifter om varje intagen patient. De av medicinalstyrelsen föreskrivna förlossningsliggarna (MF 152/1955) är i stort sett av samma karaktär som årsrapportböckerna. Utöver namn och födelsedata för modern, datum för in- och utskrivning innehåller de uppgift om moderns födelseort och adress samt datum för förlossning och om barnets kön. Dessa liggare, vilkas uppgifter kan vara av avgörande betydelse för folkbokföringen, bör behållas. De oftast inbundna och för sig förvarade operationsjournalerna och obduktionsjournalerna lämnar koncentrerade upplysningar om de enskilda fallen. Då de icke är av skrymmande natur bör de behållas. Även diagnosregister bör sparas. Frågorna 2-5 i enkäten berör klinikjournalerna. I stort sett kan man fördela svaren på tre grupper. Den första representeras av dem som vill bevara journalerna för all framtid med hänsyn såväl till medicinska synpunkter som till forskningen. Den andra kategorien vill bevara journalerna under patientens livstid med hänsyn till me-

Årsrapportböcker inkluderande patienters identifieringsdata och diagnos bör förvaras ur

25 år

50 år

75 år

100 år

För alltid

medicinsk synpunkt juridisk synpunkt vetenskaplig synpunkt

9,1 % 30,8 % 4,9 %

22,1 % 26,7 % 9,9 %

12,6 % 6,2 % 2,7 %

23,5 % 12,3 % 14,9 %

32,6 % 23,9 % 67,4 %

SOU 1968: 53

dicinska synpunkter och ytterligare någon tid med hänsyn till vetenskapens behov. Den sista gruppen utgörs av dem som anser, att man ej får övervärdera journaler från ett tidigare vårdtillfälle vid behandlingen av en patient. Vidare skall, enligt kritiska bedömare, journalerna ha begränsat värde ur vetenskaplig synpunkt med hänsyn till att behandlingsmetoder förändras snabbt och att journalerna tidigare ej alltid fördes tillräckligt utförligt. En överläkare anser, att journalerna innehåller skatter av vetande om vår tids människor. Ingen tid skall någonsin ha haft ett sådant underlag för fortsatta studier över människosläktets utveckling. Det vore ansvarslöst att göra sig av med detta material. En annan läkare är av den uppfattningen att en utgallring av journalmaterialet skulle kunna jämföras med »vad som gjordes efter 1527 års riksdag, när den rena evangeliska läran infördes i landet, när klostren stängdes, munkarna fördrevs och alla gamla böcker brändes. Följden av detta blev att vi i stort sett saknar handskrifter från den äldre medeltiden.» Även om journalernas värde som kulturhistoriska och personhistoriska dokument icke skall undervärderas, kan man med hänsyn härtill av utrymmesskäl icke bevara samtliga journalarkiv i riket. För bedömandet av vår tids allmänna kulturhistoria torde det finnas annat och bättre källmaterial hos andra arkivbildare. Ur medicinsk synpunkt är journalmaterialets värde enligt vissa läkare så ringa att det icke skulle behöva bevaras längre än tills patienten tillfrisknat. Denna uppfattning torde vara en ytterlighetsståndpunkt. En överläkare i kirurgi anser, att klinikjournalerna kan gallras med 25 års frist och poliklinikjournalerna med 10 års frist. Även denna uppfattning måste betecknas som relativt radikal men icke ovanlig inom den kirurgiska specialiteten. De skilda uppfattningar som råder mellan de tillfrågade läkarna kan endast delvis förklaras med hänvisning till deras olika specialisttillhörighet. Som exempel skall nämnas hur några överläkare för psykiatris-

ka lasarettskliniker bedömer frågan. En av dem framhåller således, att den unika position i världen som Sverige jämte övriga nordiska länder intar, i det att det är möjligt att följa en individs flyttningar inom landet och att genealogiskt följa hans förfäder i upp till 7-8 generationer, lägger ett särskilt stort ansvar på våra möjligheter att dokumentera medicinska observationer. Detta kan icke lösas genom ett slumpförfarande eftersom det oftast gäller individen. När det gäller sjukdomens naturalhistoria, genetiska studier, demografiska och ekologiska studier av medicinska fenomen får ett arkiv aldrig bli förstört. En annan psykiater menar, att journalerna ur medicinsk mening ej skulle behövas längre än till dess patienten tillfrisknat. Ur vetenskaplig synpunkt anser han, att journalerna har ett mycket begränsat värde. Däremot skulle ett system för registrering av vissa enkla standarddata (diagnos, ålder, kön, vårdtid, tvilling etc.) vara av stort intresse. En tredje psykiater slutligen anser, att klinikjournalerna ur medicinsk synpunkt kan gallras 50 år efter sista anteckning samt ur vetenskaplig synpunkt med 75 års frist; poliklinikkortens motsvarande frister föreslås till 25 respektive 50 år. Även ortopedernas inställning till gallringen är splittrad. En av dem anser, att såväl klinikjournaler som journaler i öppen vård bör behållas i all framtid. En av hans kolleger anser, att klinikjournalerna har värde ur medicinsk synpunkt 25 år och ur vetenskaplig synpunkt 50 år efter senaste vårdtillfälle. En annan ortoped anser likaledes, att klinikjournalerna bör bevaras i all framtid, men menar, att journaler i öppen vård kan gallras med 50 års frist. Två andra tillfrågade ortopeder menar däremot, att ej ens klinikjournalerna har något värde för framtiden. Den ene av dessa menar, att de har värde ur medicinsk synpunkt 25 år efter senaste vårdtillfälle och ur vetenskaplig synpunkt 50 år. Hans uppfattning överensstämmer i stort sett med en av hans kolleger som är av uppfattningen att journaler äldre än 30 år är utan värde. SOU 1968: 53

Hur länge efter sista vårdtillfäl- let bör klinikjournaler arkiveras ur 25 år

50 år

75 år

100 år

För alltiH

medicinsk synpunkt juridisk synpunkt vetenskaplig synpunkt

25, % 25, % il,: %

19,2% 11,5% 6,3%

25,8% 11,5% 19,4%

17,7% 11,5% 52,9%

12,2 % 40 % 9,9 %

Man skulle genom att redovisa enkätsvaren specialitet efter specialitet kunna visa hur även läkare inom samma specialitet hyser högst olika uppfattningar om journalmaterialets värde. Drygt hälften av de tillfrågade läkarna anser, att klinikjournalerna bör behållas för all framtid, medan de övriga kan tänka sig en gallring med olika tidsfrister. Av dessa anser de flesta en gallringsfrist om 100 år efter senaste behandling lämplig. Som framgår av tabellen, finns det även beträffande denna fråga två huvuduppfattningar, dels en som vill göra gällande att klinikjournaler bör förvaras i 100 år eller för alltid, dels en relativt stor grupp som anser att detta material kan gallras med ca 50 års frist. Någon enhetlig läkaropinion torde således icke förefinnas beträffande klinikjournalernas värde.

Studier över klinikjournalernas användningsfrekvens. Enkäten återspeglar läkarnas uppfattning om hur lång tid de anser det önskvärt att behålla journalerna. För att utröna i hur hög grad äldre journaler verkligen används har utredningen sammanställt undersökningar rörande journalernas framtagningsfrekvens. Utredningen känner endast till ett fåtal verkställda studier över hur ofta journaler framtas ur arkiven. För Lunds lasarett bifogas tabeller som visar att utlåningsfrekvensen sjunker förbluffande snabbt inom de kirurgiska och medicinska klinikernas journalarkiv (bilaga 10-11). Ungefär 95 % av framtagningarna berör de senaste fem årens journaler och 9 7 98 % av framtagningarna av journaler för sjukvårdsändamål berör de senaste tio åren. På kirurgiska kliniken framtogs under unSOU 1968:53

dersökningsperioden ingen journal för sjukvårdsändamål som var äldre än 11 år. På den medicinska kliniken var endast 1,5 % av de för sjukvårdsändamål framtagna journalerna mer än 15 år gamla; av de för vetenskapligt ändamål framtagna journalerna var endast 0,3 % äldre än 15 år. Undersökningar utförda i Akademiska sjukhusets kirurgiska och medicinska kliniker ger liknande resultat (bilaga 12-13). 95 % av framtagningarna på medicinska klinikens arkiv ligger inom 12 år. För sjukvårdsändamål noterades ingen framtagning av journaler äldre än 30 år. För vetenskapligt ändamål framtogs ingen journal äldre än 11 år. På den kirurgiska kliniken föll 98 % av intagningarna för sjukvårdsändamål inom 12 år, men å andra sidan utgjordes 2 % av framtagningarna av journaler äldre än 30 år. För forskning låg visserligen 70 % av framtagningarna inom de senaste 7 åren, men så mycket som 28 % av framtagningarna berörde journaler äldre än 20 år. På kvinnokliniken I vid Sahlgrenska sjukhuset visar liknande undersökningar, att 97,5 % av utlånade journaler berör de senaste 12 årens journaler (bilaga 14). På öronkliniken vid samma sjukhus framtogs ingen journal som var äldre än 10 år. 94 % av framtagningarna gällde journaler som var högst fem år gamla. På den ortopediska kliniken användes ingen journal som var äldre än sju år. 98 % av framtagningarna låg inom den senaste femårsperioden (bilaga 15). De stora överensstämmelserna mellan undersökningarna i Lund, Uppsala och Göteborg torde ge vid handen att resultatet ej är ett tillfälligheternas spel. Det torde med mycket stor sannolikhet vara så att den ojämförligt största delen av framtagningarna

berör journaler på patienter som vårdats på respektive sjukhus de senaste 10 åren. När det gäller framtagning för vetenskapligt bruk, tyder de i bilagorna redovisade siffrorna överraskande nog på att journalerna i de flesta fall snabbare förlorar i värde för den vetenskapliga verksamheten än för sjukhusarbetet. Det skall hållas i minnet att de anförda undersökningarna samtliga berör undervisningskliniker, där förhållandevis mycket forskning bedrives. Det finns därför anledning att anta att journalerna på övriga sjukhus används för forskning i ännu mindre grad. De företagna undersökningarna är behäftade med vissa svagheter. De är utförda under relativt korta tidsperioder, varför framtagningen för vetenskapligt bruk radikalt kunde ha ändrats av en enda pågående forskning i äldre journalmaterial. De förhållandevis höga siffrorna för forskning i äldre material i kirurgiska klinikens arkiv i Uppsala tyder på detta. Vidare får man kanske ej heller helt bygga på de relativa siffrorna, på procenttalen, utan att ta hänsyn till det absoluta antalet framtagna journaler från äldre tid. De fem procent av de på Akademiska sjukhusets medicinska klinik framtagna journalerna som var äldre än 30 år ger ändå belägg för en framtagning för vetenskapligt ändamål av närmare 10 stycken journaler på en 20-dagarsperiod. Ett studium av utlåningsliggarna i Stockholms stadsarkiv visar visserligen att äldre journalmaterial är i ständig användning, men bekräftar även att de förlorar i aktualitet relativt snabbt (bilaga 16). Under undersökningsperioden som omfattar i det närmaste tre år (1963-1965 okt.) utlånades 123 journaler till andra institutioner. Då dessutom tillkommer journaler framtagna för studium i forskarsalen, utgör de lämnade uppgifterna minimisiffror. Vidare framgår icke ändamålet med framtagningarna. Av 123 registrerade framtagningar under en treårsperiod var endast en journal äldre än 50 år. En undersökning av användningen av journaler äldre än ca 15 år företagen i Göteborg under en sammanhängande period av

sju månader visar likartade förhållanden. Under denna tid framtogs endast en journal äldre än 45 år ur sjukhusdirektionens arkiv för journaler för tiden 1782-1953. Tjugo av de 367 utlånade journalerna var mer än 30 år gamla. Hälften av de efterfrågade journalerna avsåg de senaste åtta årgångarna av de 171 år undersökningen omfattade. Eftersom antalet framtagna journaler för de senaste 15 åren ej ingick i undersökningen, kan siffrorna inte sättas i relation till användning av yngre journalårgångar (bilaga 17). Ej heller i USA används äldre sjukjournaler i någon större utsträckning. En undersökning som pågick sammanlagt 54 dagar och omfattade 2 626 observationer i Mount Zion Hospital and Medical Center, San Francisco, visade att mindre än 1 % av framtagna journaler var äldre än 13 år. Varken i sjukvårdsarbete, medicinsk forskning eller för juridiska utredningar används äldre journalmaterial i större omfattning. 1 I en broschyr om mikrofilmning av sjukjournaler i USA och Canada omnämnes att undersökningar gjordes år 1946, 1954 och 1962 för att fastställa i vilken omfattning äldre journaler användes. Som slutsats anges att journaler äldre än 25 år i regel icke har praktiskt värde för forskningen. Detaljer om hur dessa undersökningar tillgått lämnas icke, varför man icke kan pröva resultatets bärkraft. De förtjänar dock att omnämnas som bekräftelse på riktigheten av de övriga undersökningsresultaten. Gallringsalternativ. De ovan anförda uppgifterna angående det enorma lokalutrymme som behövs och de kostnader som erfordras för att bygga tillräckligt stort arkivutrymme ställda i relation till den ringa användningen av äldre journalmaterial synes vara starka argument mot att man förvarar samtliga klinikjournaler i riket i all framtid. Avlidna patienters journaler torde endast i undantagsfall ha betydelse vid behandlingen av deras anhöriga i senare generationer. Att varje år bygga arkivlokaler till en kostnad 1

Uppgifterna är hämtade ur The Modern Hospital augusti 1966. SOU 1968: 53

av 2,5 miljoner kronor för att bevara avlidna patienters journaler torde vara svårt att motivera ur praktisk och ekonomisk synpunkt. Det är att märka att kostnadsberäkningarna icke omfattar ens hela sjukhusarkiven. De skrymmande röntgenarkiven, de öppna mottagningarnas och laboratoriernas arkiv, EEG- och EKG-arkiven är icke medräknade i dessa siffror lika litet som mentalsjukhusens arkiv. Vidare bör man icke bortse från kostnaderna för den personal som skall handha arkiven. Om det således icke kan anses vara möjligt att bevara alla journaler för all framtid, blir nästa uppgift att fastställa en lämplig gallringsfrist. Har vi ens råd och utrymme att förvara en patients journaler så länge han är i livet? Nödgas vi gallra journalerna när viss tid har förflutit sedan senaste vårdtillfälle, oberoende av om patienten är i livet eller ej? Tidigare, när journalerna förvarades årgångsvis efter inskrivningsnummer, flyttades de äldre årgångarna efter hand till mindre centralt belägna utrymmen. Dylika journalårgångar kan utan svårighet utgallras när en fastställd gallringsfrist utlöpt. Med nuvarande förvaring av journaler i dossierer ordnade i födelseårgångar eller efter födelsedag måste en avställning ske efter andra principer. På en del kliniker förekommer att journaler för patienter äldre än t. ex. 80 år avställs och flyttas till mindre centralt belägna utrymmen. Teoretiskt möjligt vore att avställa journaler för avlidna patienter efter en viss tid. Det torde dock i praktiken vara omöjligt att basera utgallringstidpunkten på en patients dödsdatum, eftersom detta endast i få fall är känt för sjukhuset. I vissa undantagsfall kan man bevaka före detta patienters dödsfall. Det är möjligt t. ex. i en radioterapeutisk klinik, där direkt kontakt hålls med patienterna för ständiga återbesök, sedan de väl en gång inregistrerats i kliniken. Vidare finns det exempel på hur man i mindre lasarett och sjukstugor med ett litet och fast avgränsat upptagningsområde erhåller uppgifter från pastorsämbetena om under året inträffade dödsfall. Med nuvaSOU 1968: 53

rande rörlighet på arbetsmarknaden kommer dock allt fler personer att ha vårdats i lasarett utanför det sjukhus' upptagningsområde, inom vilket de avlider. Teoretiskt är det givetvis möjligt att via länsstyrelse eller statistiska centralbyrån erhålla uppgifter om under året avlidna personer. Att sedan med ledning av dessa uppgifter i ett sjukhus' alla olika arkiv avställa avlidna patienters journaler torde skapa helt orimliga arbetskraftsbehov. Givetvis kan man i de fall man får reda på att en f. d. patient avlidit avställa hans journaldossier, såsom nu ofta sker med inom sjukhuset avlidna patienters journaler. Journalarkiven börjar nu få en sådan omfattning att det av utrymmesskäl är omöjligt att förvara samtliga levande patienters journaler i handarkiv i nära anslutning till läkarexpeditionerna. De ovan anförda frekvensstudierna visar, att man bör kunna avställa journaler vilka ej framtagits den senaste tioårsperioden. Denna princip för avställning och överflyttning till sekundärarkiv förutsätter att journalomslagen markeras med uppgift om senaste behandlingsår, något som blir alltmer vanligt. Även om man tänker sig en förvaring av huvuddelen av journalarkiven i dylika sekundärarkiv, torde kostnaderna bli orimligt höga vid en förvaring av samtliga i livet varande patienters journaler, i all synnerhet om man ställer dem i relation till den låga framtagningsfrekvensen för äldre journaler. För hela rikets journalarkiv skulle för hundra födelseårgångar krävas ett arkivutrymme om ungefär 150 hyllmil motsvarande en nybyggnadskostnad om 250 miljoner kronor (se ovan s. 33). För ett lasarett om 750 vårdplatser skulle krävas ett journalarkiv om 11 hyllkilometer för en kostnad av 1,9 miljoner kronor. Om det sålunda av praktiska och ekonomiska skäl icke kan tillrådas att man förvarar samtliga i livet varande patienters journaler i deras helhet, ligger det nära till hands att söka undantaga vissa delar av journalerna. En tänkbar möjlighet vore att för framtiden behålla epikrisen, d. v. s. den slutliga sammanfattning som avdelningsläkaren av45

fattar när patienten lämnat kliniken. Det har emellertid från flera håll hävdats, att epikriserna i nuvarande utformning icke är tillfredsställande. Deras största värde ligger i att de ger en snabbt inhämtad orientering om journalens innehåll. De kan dock aldrig ersätta de detaljerade primärdata vilka finns i journalerna. Detta torde förklaras av att när epikriserna avfattas i dag, förutsätter författaren-läkaren att journalen alltid skall finnas tillgänglig. Det måste därför vara vanskligt att rekommendera en minskning av journalmaterialets omfång genom att gallra allt utom epikriserna. Man skulle således icke erhålla några större fördelar genom att från gallring undantaga epikriserna. Trots att innehållet i journaldossiererna är ganska ensartat de olika klinikerna emellan, är det ytterst sällsynt att de är disponerade på samma sätt ens inom samma sjukhus. I regel är varje klinikchef allenarådande när det gäller att fastställa hur de olika journalblanketterna skall utformas. Dessa kan ofta såväl till form som utseende vara helt individuella för den egna kliniken. Detta kan givetvis i vissa fall vara motiverat på grund av att varje specialitet kan ha sina särskilda behandlingsformer. Det förekommer emellertid att man inom ett och samma sjukhus av journalernas utformning kan se vid vilken universitetsklinik överläkaren fått sin grundläggande utbildning och från vilken han hämtat uppläggningen av sitt journalarkiv. Genom att journalmaterialet är så ytterst varierande utformat är det ur gallringssynpunkt omöjligt att rekommendera en sovring i journaldossierernas innehåll. För framtiden skulle situationen möjligen komma i ett annat läge, om epikriserna utformades efter fasta formulär där väsentliga data medtogs. Härigenom skulle man kunna ernå att ett fylligare faktaurval bevarades för framtiden än om enbart årsrapportböckerna med deras diagnosregister bevarades. Dock får man hålla i minnet att epikriserna aldrig kan ersätta journalerna. Det som i dag kan synas vara för oväsentligt att redovisa i epikrisen kan vara viktig information i morgon. 46

Sjukjournalernas innehåll och utformning har under de senaste åren diskuterats i fackpressen (t. ex. Läkartidningen 1965 nr 17 och 37). Journalgruppen inom SJURA (Rådet för sjukhusdriftens rationalisering) fick år 1963 i uppdrag att utreda eller låta utreda de principiella möjligheter som finns att standardisera metodiken vid förande av journaler, så att informationen blir lättare åtkomlig och lättare kan överblickas. För den händelse äldre journaler hade varit i frekvent användning i sjukvårdsarbetet och uppgifter hämtade ur detta äldre journalmaterial skulle göra nya undersökningar och provtagningar överflödiga, skulle möjligen en satsning på mycket stora arkivutrymmen ha varit motiverad. De företagna frekvensstudierna visar emellertid, att journalerna snabbt förlorar sin aktualitet. I vissa kliniker används knappast journaler äldre än tio år i sjukvårdsarbetet, men ur vetenskaplig synpunkt torde en tioårig gallringsfrist vara väl snäv. Med hänsyn till användningsfrekvens - såväl i sjukvård som vetenskap - , torde en tjuguårig gallringsfrist väl kunna motiveras. Utredningen har dock av säkerhetsskäl velat föreslå en något längre gallringsfrist: Klinikjournaler bör gallras 30 år från det sista anteckningen däri gjorts. Vid utövandet av sjukvårdsarbetet torde tillgång till journalmaterial äldre än 30 år vara av så ringa värde, att den icke kan uppväga lokalkostnaderna för de stora arkiv som i så fall skulle erfordras. Den mänskliga organismen torde under en trettioårsperiod förändras i så hög grad att uppgifter hämtade ur ännu äldre material i de flesta fall har begränsat värde. Inom såväl den praktiska läkarvården som den medicinska vetenskapen ändras icke enbart behandlingsmetoder utan även innebörden av samma vetenskapliga nomenklatur under 30 år så mycket att journalernas värde minskas i hög grad. Bevarar man klinikjournalerna 30 år efter senaste vårdtillfälle, får man tillgång till de senaste 30 årens samtliga journaler. Detta är ett kvantitativt stort material som kommer att stå öppet för forskning. Vidare har SOU 1968:53

man tillgång till varje patients journaler inom en ordentligt tilltagen tidsfrist. Det är att märka, att det icke endast rör sig om de 30 sista journalårgångarna. När en äldre journalakt förses med kompletterande anteckningar vid ett senare vårdtillfälle, förskjuts hela den äldre journalaktens gallringsfrist 30 år framåt i tiden. För en patient som återkommer med tätare intervall än 30 år till samma klinik eller till ett sjukhus med centralarkiv kommer således samtliga journaler att finnas tillgängliga. Man får heller inte bortse från den synnerligen omfattande medicinska litteraturen som kan ge upplysning om äldre tids behandlingsmetoder och synsätt. Frågorna 3-5 i enkäten, vilka alla berör gallringsfristerna för journaler, har uppdelats i underavdelningar för olika sjukhuskategorier: universitetskliniker, centrallasarett, övriga sjukvårdsinrättningar. Frågorna har underindelats på detta sätt för den händelse gallringsfristerna skulle bedömas böra vara längre för universitetssjukhus och centrallasarett än för övriga sjukvårdsinrättningar. Ej heller dessa frågor har bedömts på ett ensartat sätt i svaren. En viss differentiering av de föreslagna gallringsfristerna föreligger dock. För en differentiering av gallringsfristerna uttalar sig framförallt universitetsklinikernas överläkare, medan de flesta av dem, som hävdar att journalmaterialet från centrallasarett och mindre sjukvårdsinrättningar ej bör utgallras tidigare, är verksamma i dylika inrättningar. Utredningen vill av praktiska skäl så långt som möjligt sträva efter enhetliga och okomplicerade gallringsbestämmelser. För att ernå dylika bör man i möjligaste mån undvika en differentiering av gallringsfristerna för olika sjukhuskategorier. Vidare är ett och samma sjukhus' karaktär icke fastlåst i decennier. Genom den medicinsktkliniska utbildningens decentralisering får allt fler sjukhus till viss del karaktär av universitetssjukhus. Samtliga lasarett föreslås därför få samma gallringsfrist för journalerna. Såsom tidigare framhållits, är sinnessjukhusens klinikjournaler icke gallringsbara enSOU 1968: 53

ligt de år 1958 fastställda gallringsbestämmelserna för statens sinnessjukhus. Med hänsyn till att många sinnessjukdomar kan antagas vara genetiskt bundna, kan det hävdas, att klinikjournaler från mentalsjukhus och psykiatriska kliniker bör behållas i all framtid. Men det är icke enbart mentalsjukdomar som påverkas av genetiska faktorer. Detta gäller i lika hög grad en rad somatiska sjukdomar. Skulle man behålla journaler rörande alla sjukdomar vilka man har anledning förmoda vara genetiskt betingade, skulle så många journaler behöva undantagas från gallring att gallringen skulle omöjliggöras. Utredningen anser det därför såväl ur principiell som praktisk synpunkt mindre lämpligt att låta mentalsjukhusens och de psykiatriska klinikernas journaler inta en särställning i fråga om gallring. För att kunna få uppgifter om tidigare mentalsjukdomar eller andra genetiskt betingade sjukdomar i en patients släkt och upplysningar för vetenskapliga undersökningar, vilka kräver kännedom om förhållanden som ligger mer än 30 år tillbaka i tiden, blir man således hänvisad till årsrapportböcker och inskrivningsliggare. Utredningen föreslår dessutom att typarkiv skall bevaras för att forskning i ett låt vara mer begränsat journalmaterial skall möjliggöras (se nedan sid. 48). Försäkrings fall. Under hand har utredningen erfarit från företrädare för försäkringsbolag, att en gallringsfrist om 30 år för klinikjournaler bör kunna ge rimlig säkerhet ur juridisk synpunkt. Det må för övrigt framhållas att riksförsäkringsanstalten gallrar sina akter i skadeståndsfall med 15 års frist. Retroaktiv gallring. I inledningen till detta kapitel (s. 26) har konstaterats, att ökningen av klinikjournalernas omfång har satt in sent. Även om dessa äldre journaler är ganska skrymmande, upptar de jämfört med dagens stora serier ett förhållandevis litet utrymme. Utredningen vill därför förorda, att äldre klinikjournaler behålles fram till

1920-talet. På många håll torde man utan större olägenhet kunna spara journalmaterial ända fram till 1940-talet.

Rensning i aktuella journaldossierer. När utredningen föreslår en trettioårig gallringsfrist, är den medveten om att denna frist är för lång för en del handlingstyper. Inom en nära framtid kommer det av utrymmesskäl bli helt omöjligt att i trettio år bevara hela den mängd av information som registreras t. ex. i intensivvårdsavdelningar i form av blodtrycks- och temperaturkurvor samt med ytterst täta tidsintervall tagna laboratorieprover. I många fall är en rensning av större delen av denna detaljerade information starkt motiverad och torde kunna ske utan större men ur medicinsk synpunkt omedelbart eller senast vid patientens utskrivning. Vi finner emellertid att dessa frågor kräver juridiska ståndpunktstaganden som ligger utanför vår bedömning.

Typarkiv. För att bereda framtida forskare kännedom om dagens behandlingsmetoder bör vid gallringen sparas ett representativt urval journaler. Principerna för ett dylikt urval bör vara sådana att de ej blir tidskrävande vid tilllämpningen och ej förutsätter närvaro av alltför kvalificerad personal. Görs bestämmelserna alltför komplicerade, riskerar man att typhandlingar ej behålles vid utgallringen av det övriga materialet. Det torde vara orealistiskt att antaga att läkare skulle ha tid och möjlighet att från gallring undantaga journaler från intressanta fall. Skulle läkares närvaro krävas vid gallringen, torde denna ej bli av. Vidare bör gallringen kunna ske så snabbt att man icke behöver öppna journaldossiererna. Vid utväljandet av typhandlingar kan man gå tillväga på olika sätt. En möjlighet är att utvälja ett antal typsjukhus, från vilka alla eller ett stort antal journaler sparas. Härvid bör i första hand universitetssjukhus och centrallasarett komma ifråga. Men man bör även eftersträva att lasarett från

olika delar av riket och lasarett av olika typ blir representerade. Går man in för principen att behålla vissa sjukhus' arkiv helt och hållet, kan man dock knappast räkna med att bevara ett stort antal typarkiv. Om man från varje typsjukhus endast sparar ett mindre urval handlingar, borde antalet typsjukhus kunna bli större. Så skulle man t. ex. från gallring undantaga samtliga journaler för patienter födda den 15 i varje månad vid vissa sjukhus. Härigenom skulle man få ett urval journaler bestående av drygt 3 % av det totala journalbeståndet vid dessa sjukhus. Utredningen håller för troligt att det senare alternativet skulle bli för tidskrävande och opraktiskt vid tillämpningen och vill i stället förorda att journalerna från ett begränsat antal sjukhus undantas från gallring. I Malmö finns endast ett kroppssjukhus, Allmänna sjukhuset. Utväljes detta till typarkiv, erhålles upplysningar om hela stadens befolkning. Man får således en väl avgränsad population som dock är tillräckligt stor för att ge underlag för statistiska beräkningar. Malmö allmänna sjukhus föreslås därför som typarkiv. Med hänsyn till att detta sjukhus icke har samtliga specialiteter företrädda, bör även Lunds lasarett, som i detta avseende kompletterar Allmänna sjukhuset, utväljas som typarkiv. Serafimerlasarettet är rikets äldsta sjukhus. Dess arkiv är väl bevarat sedan äldsta tid. Det föreslås därför bli typarkiv för Mellansverige. Som representant för Norrland bör Umeå lasarett vara lämpligt. Genom att låta detta bli typarkiv erhålles ytterligare ett universitetssjukhus som typarkiv. Av kroppssjukhusen föreslås således Malmö allmänna sjukhus, Lunds lasarett, Serafimerlasarettet och Umeå lasarett som typarkiv. Klinikjournalerna i dessa sjukhus skall undantagas från gallring. Av de fristående mentalsjukhusen föreslås östra sjukhuset i Malmö bli typarkiv. Härigenom får man en anknytning till kroppssjukhusen inom samma område. SOU 1968: 53

3.3.3 Journaler vid öppna mottagningar och polikliniker. Gallringsförslag Tillämpning av gällande gallringsbestämmelser. Allmänna läkarinstruktionens bestämmelser, att journaler skall förvaras under minst tio år från det sista anteckning däri gjorts, avser journaler i öppen vård. Medan utredningen icke känner till något enda sjukhus där klinikjournaler utgallras systematiskt, finns det exempel på fortlöpande gallring av poliklinikkort. År 1960 utfärdades bestämmelser enligt vilka poliklinikjournaler vid Stockholms stads sjukhus och fristående polikliniker får gallras, så snart de icke längre är erforderliga i tjänsten. Klinikjournalerna omfattas icke av dessa bestämmelser. I ett av landets centrallasarett utgallras poliklinikkorten med tio års frist. Vid en kvinnoklinik vid ett av landets universitetssjukhus gallras poliklinikkorten med tio års frist. Gallringar vid denna klinik har företagits kontinuerligt under tre olika klinikchefer. Man har icke funnit anledning att ompröva denna praxis. Avsaknaden av äldre poliklinikkort har icke medfört några olägenheter i sjukvårdsarbetet. Den nuvarande klinikchefen känner icke till några klagomål över att poliklinikkorten utgallrats. Framtagningsfrekvens. Studium av framtagningsfrekvensen vid vissa polikliniker vid Sahlgrenska sjukhuset tyder på att poliklinikkorten snabbt förlorar i värde som hjälpmedel i sjukvårdsarbetet (bilaga 18). Vid en av de båda medicinska poliklinikerna var endast ett enda av 421 framtagna poliklinikkort äldre än fem år. De övriga 420, vilket motsvarar 99,8 %, rörde således journaler som var högst fem år gamla. 95,5 % utgjordes av det löpande årets journaler. Ingen journal äldre än 10 år framtogs. Klinikjournaler från tidigare vårdtillfällen användes i regel icke i samband med polikliniska besök. Samtliga framtagna klinikjournaler tillhörde löpande journal årgång, vilket tyder på att de framtagits vid återbesök efter utskrivning från en medicinsk vårdavdelning. Det är att märka att vid denna SOU 1968: 53 A—814050

poliklinik emottas patienter endast efter remiss, varför banala fall är utsorterade. På öronpolikliniken härrörde 94,5 % av framtagna poliklinikkort från det löpande året. Inga kort äldre än fem år användes. På en av sjukhusets kirurgiska polikliniker var 99,7 % av framtagna poliklinikkort yngre än fem år. En enda av 878 poliklinikjournaler var äldre än 10 år. Detta motsvarar något mer än en promille. I denna poliklinik användes dock äldre klinikjournaler i samband med den polikliniska verksamheten. På den ortopediska polikliniken framtogs inga kort äldre än fem år. 90 % av använda poliklinikkort gällde löpande årgång. En helt avvikande bild visade ögonpolikliniken. På denna hade 15 % av patienterna icke besökt polikliniken de senaste fem åren. Sex procent av framtagna kort var äldre än tio år. Mot den företagna undersökningen kan invändas att den endast rör ett fåtal kliniker och att den utförts under kort tid, två perioder om vardera en vecka. Trots detta torde man kunna konstatera, att inom vissa av de centrala specialiteterna förlorar journaler i öppna mottagningar snabbt i värde som hjälpmedel i det sjukvårdande arbetet. Redan ett fåtal år efter senaste anteckning är det i praktiken ett dött material. Utredningen har vid besök på olika lasarett kunnat konstatera att, medan klinikjournalerna i regel förvaras åtkomliga och ordnade, äldre poliklinikkort ej sällan förvaras utan ordning och ibland utan påteckning om från vilken tid de härrör. Detta talar för att det är ett inaktuellt material som ingen inom sjukhuset har intresse av. Enkät angående poliklinikjournalernas värde. Givetvis har poliklinikkort olika värde inom olika specialiteter. Detta torde vara en förklaring till den stora variation i de svar som erhållits på utredningens enkät om journalmaterialets värde. Flertalet av de tillfrågade läkarna anser att poliklinikjournaler bör kunna gallras 25-50 år efter senaste behandlingstillfälle. En minoritet an-

ser, att poliklinikjournalerna bör bevaras för all framtid. Som kontrast härtill kan följande yttrande av en professor och klinikchef anföras: »Den som hävdar att poliklinikjournaler (på en kvinnoklinik) har vetenskapligt värde äventyrar sitt vetenskapliga renommé.» Gallringsförslag. Eftersom poliklinikkorten har varierande värde inom olika specialiteter, skulle olika långa gallringsfrister kunna motiveras. Att gradera gallringsfrister efter specialitet torde dock vara svårt och dessutom opraktiskt med hänsyn till att gränserna mellan de olika specialiteterna kan vara flytande. Med hänsyn härtill har utredningen funnit det lämpligast att föreslå en kort men fakultativ gallringsfrist, som sålunda kan överskridas. Utredningen har tagit fasta på att gällande bestämmelser gör det möjligt att gallra med tio års frist (allmänna läkarinstruktionen). Med hänsyn till att journalerna i öppen vård snabbt förlorar i värde som hjälpmedel i sjukvårdsarbetet, anser vi att den av medicinalstyrelsen fastställda minimifristen bör bli normgivande. Vi föreslår att journaler i öppen vård bör gallras 10 år från det sista anteckningen däri gjorts. Där undantagsvis korten bedöms vara behövliga längre för vissa specialiteter, må de behållas utöver denna tid, dock högst 30 år. För journaler vid behandling med joniserande strålar bör nuvarande bestämmelser om 60 års minsta förvaringstid gälla oförändrade. I de fall gemensamma akter upprättas för klinik- och poliklinikjournaler bör gallringen av poliklinikkorten anstå tills klinikjournalerna blivit gallringsmogna. Typarkiv. Att bevara typarkiv i samma omfattning som beträffande klinikjournaler synes omotiverat. För att man skall kunna studera uppläggningen av den polikliniska verksamheten föreslås att typexemplar av Serafimerlasarettets poliklinikarkiv bevaras.

3.3.4 Övriga gallringsbara handlingar klinikexpeditioner och vårdavdelningar

på

Till grund för den in- och utskrivningsligga-

re (årsrapportbok) som förs på klinikexpeditioner insänds dagrapporter från de olika vårdavdelningarna med uppgift om in- och utskrivna patienter. Eftersom dessa även sänds till intendentskontoren, där de bör gallras först sedan ansvarsfrihet för året beviljats, bör klinikexpeditionernas exemplar kunna gallras så snart uppgifterna förts in i liggaren. På vårdavdelningarna förekommer hjälpanteckningar av olika slag. Så kan det förekomma rondböcker i vilka sköterskan antecknar ordinationer om de mediciner som skall utdelas till de olika patienterna. Uppgifter om utdelad medicin antecknas därefter på sängkurvan. Rondboken har intet intresse. Den bör gallras så snart den är fullskriven. I de fall anteckningarna förs på lösblad, kan bladen kastas allteftersom uppgifterna förs in på sängkurvan. I rapportböcker eller nattrapportböcker antecknar den avgående dagsköterskan order och upplysningar till den pågående nattsköterskan vilken i sin tur inför vad som tilldrar sig av intresse på avdelningen under sitt pass. Dessa rapportböcker bör gallras så snart de är fullskrivna - allt av intresse bör införas i journaldossiererna. Kopior av till köket avsända matrekvisitioner behöver avdelningen för att kontrollera att den får vad som beställts. Kopiorna bör gallras så snart de beställda portionerna erhållits. Läkemedel från sjukhusapoteket brukar rekvireras på en blankett: läkemedelsrekvisition. Blockstammen behålls på avdelningen. Rekvisitionen sänds i ett exemplar till sjukhusapoteket. Ett exemplar går som följesedel tillbaka till vårdavdelningen, ett exemplar sänds till sjukhuskontoret såsom räkning på den levererade medicinen medan slutligen ett exemplar behålls på sjukhusapoteket. Sjukhusapotekets exemplar bör behållas i tio år. Under förutsättning att så sker, kan de övriga exemplaren gallras med korta tidsfrister: blockstammen så snart den är fullskriven, följesedeln när medicinen mottagits och kontrollerats, samt intendentskontorets exemplar när ansvarsfrihet för året beviljats. Detta senare exemplar bör icke SOU 1968: 53

inbindas i sjukhusets utgiftsverifikationer utan förvaras separat. Som utgiftsverifikation läggs ett sammandrag av läkemedelsrekvisitionernas uppgifter. På operationsavdelningar förekommande operationsprogram vilka utgör på väggen fästa anslag över varje dags arbetsschema bör gallras så snart uppgifterna införts i operationsjournalerna. Man skulle kunna uppräkna ytterligare en rad handlingstyper som ej är arkivalier i egentlig mening utan endast har karaktären av tillfälliga hjälpanteckningar. Gemensamt för dem alla är att de icke bör sparas. På mentalsjukhus finns speciella handlingstyper som kunde gallras enligt de år 1958 utfärdade gallringsbestämmelserna för statliga sinnessjukhus. Dessa handlingar bör givetvis gallras även efter huvudmannaskapsreformen. Gallringsfristerna bör anpassas till de frister som utredningen föreslår för kroppssjukhusen: kopior av meddelanden till pastorsämbeten (gallringsfrist 3 år), förteckning över osnygga sjuka (3 år), uppgifter om skyddsmedel som innebär mekaniskt tvång (3 år), sammandrag över dagsverken (3 år), sammandrag över somatiskt sjuka (3 år).

3.3.5 Exempel på handlingar som bör bevaras för framtiden I princip skall alla handlingar bevaras utom de för vilka gallringsbestämmelser utfärdas. Följande lista utgör exempel på handlingar vilka bör bevaras. Liggare över patienter (in- och utskrivningsjournaler, »årsrapportböcker») Operationsliggare Obduktionsliggare Förlossningsliggare Liggare över beredande av sluten psykiatrisk vård i vissa fall Alfabetiska register till ovanstående handlingar Sjukjournaler över inneliggande patienter t. o. m. 1920 Dessutom typarkiv i vissa sjukhus

SOU :968: 53

3.4 Serviceavdelningars

arkiv

3.4.1 Inledning Begreppet »serviceavdelning» används här som en sammanfattande benämning på de avdelningar och laboratorier vilka lämnar information och vissa specialiserade tjänster till vårdavdelningar och öppna mottagningar såsom röntgenavdelningar och laboratorier. I klinikernas journalarkiv är informationen ordnad patientvis. Här kan man få en helhetsbild av patienterna. I serviceavdelningarnas arkiv får man däremot i regel endast kännedom om just de undersökningar som utförts på serviceavdelningen. Serviceavdelningarnas arkiv består till stor del av dupletter - kopior av de remissvar som lämnats till vårdavdelningarna. Utöver kopior av utfärdade remissvar förvaras i serviceavdelningarna det material som ligger till grund för remissvaren. Dessa handlingar är av mycket varierande värde. Det kan röra sig om kladdlappar som spelar ut sin roll så snart utlåtandet är avfattat, men det kan också röra sig om viktiga primärdata vilka endast bristfälligt kan översättas till verbal form såsom röntgenbilder, EEG och EKG. Detta material är särskilt skrymmande, varför vi funnit det påkallat att ägna det en mer utförlig analys. Angående möjligheten att mikrofilma eller databehandla detta material hänvisas till kapitel 5 och 6.

3.4.2 Röntgen Arkivbildning. Röntgenfilmarkiven upptar en mycket stor del av lasarettens samlade arkivbestånd. Eftersom man kan antaga att genomsnittligt 350 undersökningar resulterar i röntgenfilmer vilka kräver en hyllmeter i utrymme, behöver en röntgenklinik med en årsomsättning på 50 000 undersökningar ca 145 hyllmeter i årligt accessionsutrymme (se ovan avsnitt 3 s. 31). Med denna snabba tillväxttakt är det helt omöjligt att bevara röntgenfilm för alltid eller ens under lång tid. 51

i vissa fall kan vara av stort värde för bedömningen av senare sjukliga förändringar i samma organ. Utredningen har icke företagit en systematisk genomgång av i vilken omfattning gallring sker av röntgenfilmer. Den tror sig dock kunna konstatera, att gallring förekommer i viss utsträckning, men att gallring sällan sker med konsekvent tillämpande av tio års frist. Vid Karolinska sjukhuset har röntgenNuvarande praxis. Möjligheten att utgallra äldre röntgenbilder utnyttjas på en del håll, film äldre än 1947 gallrats. Under första på andra icke. Den sovring av bildmaterialet halvåret 1967 framtogs månatligen ett tretsom sker redan vid den första granskningen tiotal röntgenfilmer för tiden 1947-1956. av bilderna är icke gallring i egentlig me- Några vittgående slutsatser kan knappast ning. På något håll utmönstrar man redan dragas av dessa siffror, då man icke känvid utskrivningen av en patient de rönt- ner till det totala antalet framtagna filmer. genbilder som redovisar ett läkningsförlopp, Nästan undantagslöst framtogs filmer för medan man sparar de bilder som tagits fö- sjukvårdsändamål. För forskning hade ett re en operation och efter läkning. Ej heller stort antal röntgenfilmer undantagits från här kan man tala om gallring i egentlig me- gallring när årgångarna 1940-1946 gallning utan snarare om rensning av överflödi- rades 1966. Några fler studier rörande framtagningsga bilder med bibehållande av de viktifrekvensen av äldre röntgenfilm känner utgaste bilderna. Av utrymmesskäl har man på en av redningen icke till. Det allmänna intrycket landets större röntgenkliniker - i strid är dock att de i likhet med klinikjournaler i regel förlorar sin aktualitet redan efter mot gällande författning - tvingats att gallra röntgenfilmen med mycket korta fris- några år. ter. Man utgallrar bilder av friska organ »normala fynd», »negativa bilder» - med Enkät angående röntgenfilmernas värde. I två års frist. Bilder av sjuka organ - den enkät rörande journalmaterialets och »patologiska fynd», »positiva fall» - gall- andra medicinska arkivaliers värde som utras med två, fyra eller sex års frist. För redningen riktat till ett stort antal läkare enstaka typer av röntgenundersökningar gäl- (se ovan avsnitt 3 s. 40) synes endast en ler längre gallringsfrister. Erfarenheten av minoritet tillråda tio års gallringsfrist för dessa korta gallringsfrister är icke goda. röntgenfilm. Vid bedömningen av röntgenMan har ej sällan behov av detta för tidigt filmernas värde ur medicinsk synpunkt synes de som tillråder 25 års gallringsfrist ututgallrade material. I de kliniker där en utgallring med 10 göra den största gruppen. En stor grupp års frist har företagits, synes man icke ha hävdar att röntgenbilderna ur vetenskaplig synpunkt borde bevaras för all framtid. motsvarande negativa erfarenheter. Uppdelningen av bildmaterialet i normal- Ett stort antal läkare anser, att 25 till 50 fall och sjuka organ förekommer på vissa år är en rimlig gallringsfrist ur vetenskaplig håll. Vid ett av landets universitetssjukhus synpunkt (bilaga 10 tab. 11). Några av röntgenöverläkarna har motigallras således normalfallen med fem års verat sina ståndpunkter. En av dem anser, frist och bilder med patologiska fynd med att efter tio år torde eventuella förändringtio års frist. Rent principiellt kan denna ar av patientens status icke längre vara av uppdelning diskuteras. Vissa röntgenläkare värde annat än i mycket sällsynta fall, vilanser, att normalfallen saknar större intresse kas antal icke kan anses behöva motivera medan andra hävdar, att just dessa bilder

Gällande författningar. Enligt nu gällande bestämmelser bör röntgenbilder förvaras i minst 10 år (MF 93/1960). Dessa av medicinalstyrelsen utfärdade bestämmelser medger således en utgallring med tio års frist av röntgenfilmer i allmänhet. Formuleringen »minst tio år» ger dock vid handen att man tänkt sig att röntgenbilderna kan behöva bevaras utöver denna tid.

52 SOU 1968: 53

större utrymmeskrav för filmarkivet. Alla filmer på patienter som ej blivit undersökta under mellanliggande tid kastas följaktligen efter tio år, medan remissvaren behålls lika länge som journalerna. En av hans kolleger är av liknande uppfattning. Han menar att samtliga filmer bör kunna gallras efter tio år, medan remissvaren kan gallras med 25 års frist, samt uppgifter om röntgenterapi med 100 års frist. En något snävare hållning till gallringsfrågan representeras av den röntgenöverläkare som anser att alla normalfall kan gallras med tio års frist, under det att samtliga patologiska fall bör sparas så länge patienten lever. Dessutom bör samtliga hjärt- lungbilder sparas under patientens livstid. Det ligger i sakens natur att samtliga röntgenfilmer icke har samma värde. Detta påpekas av en av de tillfrågade röntgenöverläkarna, som framhåller att bilder av oiika organsystem och olika sjukdomar kräver mycket olika arkiveringstid. Från t. ex. ett bulbsår behöver man noga taget bara spara bilder från senast gjorda undersökning, medan frakturer kräver att man sparar dels den första undersökningens bildmaterial, dels bilder av slutstatus samt i vissa fall bilder av enstaka mellanliggande undersökningar. En särställning synes röntgenbilder av ortopediska fall intaga. Inom denna specialitet, där utvecklingen av ett sjukdomsfall kan taga årtionden i anspråk, behåller bilderna sin aktualitet under mycket lång tid. Av tillfrågade ortopeder har ungefär hälften ansett att 25 års frist bör vara tillfyllest, medan resten anser att gallringsfristen bör vara mellan 50 och 75 år eller att röntgenbilderna ej alls bör gallras. Lungröntgenbilder behåller sin aktualitet under patientens livstid. Gallringsförslag. När utredningen har att föreslå gallringsbestämmelser för röntgenfilm, har den att taga hänsyn till följande. Nuvarande gallringsbestämmelser medger gallring med tio års frist. Erfarenheten visar, att en gallring med denna frist icke synes medföra några komplikationer ur klinisk synpunkt. För vissa typer av filmer, SOU 1968: 53

t. ex. hjärt- och lungröntgen, önskar många dock behålla filmerna längre. En gallring med frister som väsentligt understiger den nu tillåtna har beträffande bilder av sjuka organ visat sig vara mindre lämplig. Utredningen har funnit den nu gällande möjligheten att gallra filmer med tio års frist vara väl avvägd. Det mycket stora utrymme som tio årgångar röntgenfilm kräver kan i och för sig synas motivera en kortare gallringsfrist. De dåliga erfarenheterna av gallringsfrister som väsentligt underskrider tioårsfristen manar dock icke till efterföljd. Å andra sidan synes det med tanke på utrymmesbehovet vara orealistiskt att kräva utrymme för mer än tio års förvaring av det övervägande antalet bilder. Vissa undantag måste dock göras från en tioårig gallringsfrist. Utredningen har dock icke ansett sig kunna prestera en uppdelning baserad på diagnos eller röntgat organ. Utredningen föreslår att man i stället baserar gallringen på den faktiska framtagningsfrekvensen. Härvid har antagits att bilder vilka ej framtagits för granskning under den senast förflutna tioårsperioden bör kunna gallras. Genom markering på filmkuverten är det lätt att visa när filmen senast använts. En dylik modifiering av den nu gällande gallringsfristen kan kräva ökat arkivutrymme, men man får därigenom en naturlig anpassning till förlängda frister där dessa behövs. Utredningen föreslår å andra sidan att bilder med negativt utfall må gallras med fem års frist. Eftersom värdet av dylika filmer är omtvistat bör gallringen vara fakultativ. Möjligheten att utgallra dessa filmer med fem års frist medför en minskning av behovet av arkivutrymme jämfört med nuvarande förhållanden. När utredningen stannar för en tioårig gallringsfrist är det ett resultat av en kompromiss mellan vad som kan vara önskvärt ur medicinsk synpunkt och vad som kan anses vara rimligt med tanke på utrymmesbehov och förvaringskostnader. Vid bedömandet av den föreslagna gallringsfristen måste hänsyn tagas till att utlåtandena finns att studera i journalakter-

na vilka utredningen föreslår skall gallras med trettio års frist för inneliggande patienter och med tio år för patienter i öppen vård. Givetvis har röntgenutlåtandena icke samma värde som bildmaterialet. Detta utgör ett primärmaterial på grundval av vilket röntgenläkaren utformar sina utlåtanden. Denna subjektiva tolkning av bildmaterialet kan vara tillkommen under en viss given situation när endast vissa givna bedömningsgrunder var aktuella. En förnyad genomgång av bildmaterialet kan, om nya aspekter tillkommit, ge en förändrad tolkning. Trots att utlåtandena således icke helt kan ersätta röntgenbilderna, bör de dock i viss utsträckning kunna ersätta utgallrat bildmaterial. Eftersom utlåtandena ingår i klinikjournalerna, kan röntgenavdelningarnas kopior av utlåtandena gallras med tio års frist i likhet med röntgenfilmen. Med hänsyn till att utlåtandena är förhållandevis mindre skrymmande, torde det dock icke vålla några olägenheter att bevara dem ytterligare några år i röntgenavdelningarna. Röntgenutlåtanden och röntgenfilm från undersökningar utförda i öppen vård må gallras med tio års frist i konsekvens med utredningens förslag att journaler i öppen vård må gallras med tio års frist (se ovan s. 50). Sammanfattning. Utredningen föreslår att röntgenbilder må utgallras tio år efter det de senast framtagits för granskning. Bilder med negativt utfall må dock utgallras fem år efter det de senast framtagits för granskning. 3.4.3 Electrocardiogram (EKG) Arkivbildning. EKG-upptagningarna registreras på pappersremsor av inemot 10 cm bredd. Varje undersökning resulterar i en remsa som i de allra flesta fall klipps ned varvid vissa typiska avsnitt sparas. Dessa förvaras oftast plant uppklistrade på vanligt papper som biläggs journalakten. Till denna fogas i regel ett utlåtande som överlämnas till den vårdavdelning som begärt

utlåtandet. Utlåtande utfärdas icke alltid till de avdelningar, där avdelningsläkarna själva besitter färdighet att tolka kurvorna. I större lasarett utföres EKG-undersökningarna på särskilda kliniskt fysiologiska laboratorier. Vid mindre lasarett utföres de på de medicinska klinikerna. På de fristående EKG-laboratorierna sparas i regel en duplett av tagna E K G jämte utlåtanden. Dessa fyller en praktisk funktion, eftersom man vid tolkning av en nytagen kurva alltid jämför med äldre kurvor för att om möjligt kunna följa en ifrågasatt förändring hos patienten. Dessa på laboratorierna förvarade duplettarkiv bör icke sparas längre än nödvändigt, eftersom EKG-kurvorna utgör ett skrymmande material. Som exempel kan nämnas att på det kliniskt fysiologiska laboratoriet i Sahlgrenska sjukhuset i Göteborg, som har en årsomsättning om 90 000 undersökningar, är den årliga tillväxten ca 26 hyllmeter. Dessa handlingar utgör dupletter som icke innehåller fler uppgifter än journalakterna. Vid lasarett där varje klinik har sitt eget journalarkiv utsprids EKG för en och samma patient i de olika klinikernas journalarkiv. I dylika fall kan det vara praktiskt att laboratoriet har duplettkurvor samlade i ett eget arkiv. Vid förekomsten av ett centralt journalarkiv gemensamt för samtliga kliniker inom ett sjukhus, varvid samtliga EKG för en och samma patient placeras i en enda journaldossier, fyller ej laboratoriets duplettexemplar samma funktion. Några allmänna rekommendationer för hur länge laboratoriets duplettkurvor bör behållas, kan knappast ges. De rent lokala förhållandena bör vara avgörande. I lasarett med ett centralt journalarkiv och goda kommunikationsmöjligheter torde laboratoriets duplettserier helt kunna undvaras. I lasarett med decentraliserade klinikarkiv bör laboratoriernas dupletter förvaras 5 till 10 år. Enkät angående EKG-kurvornas värde. Utredningens enkät angående journalmaterialets värde upptog även frågan hur länge SOU 1968: 53

EKG-kurvor bör sparas (bilaga 9 tab. 12). Enkätsvaren visar, att man icke kan tala om någon enhetlig opinion. Möjligen kan man av svaren utläsa, att det bland dem som besvarat frågan finns två huvuduppfattningar. Den ena representeras av dem som önskar bevara kurvorna för alltid eller med en så lång gallringsfrist som 100 år. Den andra representeras av dem som anser en gallring vara försvarbar redan efter 25 till 50 år. Universitetssjukhusens läkare intar en mer restriktiv hållning än övriga läkare. Centrallasarettens läkare åter är i sin tur något mer kritiska mot en gallring med kort frist än övriga sjukvårdsinrättningars läkare. Gallringsförslag. Av skäl som redovisats i tidigare avsnitt om klinikjournaler är det omöjligt att förvara hela journalmaterialet i all framtid. Eftersom EKG-kurvorna förvaras i journaldossiererna, bör samma gallringsfrister gälla för båda dessa handlingstyper. EKG-kurvornas uppgifter är av centralt värde, varför de varken av praktiska eller sakliga skäl bör få kortare gallringsfrister än journalerna. EKG-upptagningar för kliniska patienter bör gallras med trettio års frist och för patienter i öppen vård med 10 års frist. De kliniskt fysiologiska laboratoriernas duplettkurvor med kopior av utfärdade utlåtanden bör behållas endast så länge de är i frekvent bruk i laboratorierna, dock högst i tio år.

3.4.4 Electroencephalogram (EEG) Arkivbildning. Upptagningar av EEG förekommer endast på regionsjukhus och större lasarett. Undersökningarna utföres på de kliniskt neuro fysiologiska laboratorierna. Värdena registreras i form av kurvor på pappersremsor av inemot 40 cm höjd och ca 70 m längd. Varje kurva tar i hopvikt skick någon till några hyllcentimeter i utrymme. En hyllmeter rymmer ca 70-75 kurvor. Detta innebär att ett laboratorium med en årsomsättning på 5 000 undersökningar årligen kräver ett utrymme av drygt SOU 1968: 53

70 hyllmeter och för tio år drygt 700 hyllmeter. Tolkningen av EEG utförs alltid av laboratoriets egna läkare. Vårdavdelningarnas läkare erhåller remissutlåtanden. EEG-kurvorna förvaras för sig på laboratoriet och medföljer således icke journaldossiererna. Till skillnad från EKG-kurvor, som kan lämnas till vårdavdelningar utan att remisssvar åtföljer, utfärdas alltid ett utlåtande till EEG. Nuvarande praxis. På grund av utrymmesbrist sker viss gallring av EEG vid våra lasarett. Så kan nämnas att vid Karolinska sjukhuset gallras kurvorna med i princip tio års frist. Härvid bör observeras att kurvor för de patienter som återkommit med kortare intervall än tio år har behållits. Av utrymmesskäl har man måst förkorta tioårsfristen så att den ej iakttages helt. På Södersjukhuset utgallras EEG med tio års frist av utrymmesskäl. På Sahlgrenska sjukhuset har man ännu kurvorna kvar från det verksamheten började vid 1940-talets slut. EEG-arkiven breder successivt ut sig i skyddsrum efter skyddsrum i källarplanet. 1 Vid de flesta EEG-laboratorier förvaras kurvorna i löpnummer i den ordning de tages. Om man avser att gallra EEG-kurvor för patienter vilka icke undersökts den senaste tioårsperioden, är det icke lämpligt att, som nu sker på något håll, samla alla kurvor för en och samma patient på den äldsta kurvans plats. I stället bör man vid tagning av nya kurvor flytta fram de äldre till den senaste kurvans plats. Vid detta förfarande framskiktas automatiskt de kurvor som efterhand blir gallringsmogna. I det förra fallet krävs en mer omfattande arbetsinsats vid gallring. Enkät angående EEG-kurvornas värde. Redan nu föreligger en motsättning mellan vad som läkarna anser vara önskvärt och den gallring som sker. Enkätsvaren visar nämligen, att den största gruppen av dem som besvarat frågan om EEG-kurvornas värde, menar att de ur vetenskaplig synpunkt bör Av utrymmesskäl har numera en gallring framtvingats t. o. m. årgång 1955. 55

bevaras i all framtid (bilaga 10 tab. 13). Ur medicinsk synpunkt anses 25 till 50 års gallringsfrist lämplig enligt den största gruppens åsikt. G all ringsförslag. Av utrymmesskäl torde en gallring vara ofrånkomlig. Utlåtandena kan endast ge en ringa ersättning för utgallrade kurvor. En förkortning av på sina håll nu förekommande praxis att gallra kurvorna med tio års frist synes icke vara försvarlig. Trots att materialet är skrymmande ser sig utredningen icke nu kunna rekommendera att man enbart blir hänvisad till utlåtandena för EEG som är yngre än 10 år. Med hänsyn till att EEG-kurvorna är ytterligt utrymmeskrävande, föreslår utredningen att man gallrar EEG-kurvor för de patienter vilka icke undersökts den senaste tioårsperioden. 3.4.5 Övriga laboratorier Arkivbildning. Såsom framhållits i inledningen till detta avsnitt består laboratoriernas arkivhandlingar i stort sett av dels kopior av utfärdade remissvar, dels de handlingar som ligger till grund för remisssvaren. Ofta kompletteras detta material av kronologiskt förda liggare över utförda prover (journaler). Till denna senare typ hör obduktionsliggare och operationsliggare. Den mest utförliga registreringen sker när provvärden antecknas på särskilda lappar, vilkas uppgifter införs såväl i liggarna över utförda prover som i remissutlåtandena. Från denna utförliga registrering finns det många övergångsformer fram till den enklaste varianten som består i att prowärden förs in direkt i liggaren över utförda prover. Är liggaren utformad som ett blankettset, erhålles omedelbart en kopia som kan avrivas och sändas som svar till den beställande kliniken utan att den behöver kompletteras med ett utlåtande. Vid denna enkla uppläggning, som är vanlig vid rutinprover där värdet tolkas av avdelningsläkaren utan hjälp av laboratorieläkarens remisssvar, sker det egentligen ingen arkivbildning utöver liggaren över utförda provtag56

ningar. Vid ett stort lasaretts centrallaboratorium rör det sig endast om en till två hyllmeter per år. I regel förvaras remisskopior och listor över utförda prover i löpande nummerföljd. Det är i praktiken omöjligt eller i varje fall mycket tidskrävande att få fram uppgifter angående de enskilda patienterna. Svårigheten att hitta i detta ohanterliga material framhålls av en av de läkare som besvarat utredningens enkät. I hans laboratorium (medicinsk mikrobiologi) förvaras remisser och journaler under 10 år. »Även om man i vissa fall skulle vilja bevara dem längre, är en förlängning av denna frist icke aktuell, eftersom med nuvarande uppläggning av journalerna det är svårt att hitta resultatet för en bestämd patient (årsomsättningen ca 330 000 prov).» I och för sig skulle det vara möjligt att lägga upp alfabetiska eller födelsenummerordnade register till de kronologiskt förda laboratorieliggarna. Det faktum att dylika register i regel saknas, ger vid handen att varken äldre liggare över utförda prover eller kopior av utlåtanden används inom laboratorierna. Att laboratoriernas äldre uppgifter angående utförda prover icke har något större praktiskt värde framgår även av det förhållandet att under en tid av drygt ett år (maj 1965 - juni 1966) icke en enda handling framtogs ur Göteborgs stads laboratoriums arkiv för tiden 1925-1956. Nuvarande praxis. Det förekommer att laboratoriers handlingar ända från starten finns lagrade i mer eller mindre glömda vinds- och källarlokaler, men gallring i laboratoriernas material har blivit alltmer vanlig. Gallringsfristerna varierar icke blott mellan olika typer av laboratorier utan även mellan samma slags laboratorier vid olika sjukhus. På ett kliniskt kemiskt laboratorium gallras samtliga remisskopior med tre års frist. På ett annat laboratorium gallras remisskopiorna med frister som varierar mellan två månader och 1 V2 år. Gallring synes således kunna ske utan skada. Att fristerna är högst olika är naturSOU 1968: 53

ligtvis beroende på den skiftande arten av verksamheten mellan laboratorier av olika typ, men kan även bero på att lokaltillgången varierar. Gallringsförslag. Laboratoriernas arkiv innehåller till största delen uppgifter vilka överförs till klinikernas journalakter. Laboratoriearkiven är således till största delen »duplettarkiv». Utredningen anser, att man bör behålla dessa dupletter endast så länge de är i högfrekvent bruk i serviceavdelningarnas interna arbete. För den händelse man skulle vilja söka uppgifter som ligger längre tillbaka i tiden, har man att gå till klinikjournalerna. Eftersom det utförs en rad olika undersökningar av varierande karaktär, är det omöjligt att stipulera detaljerade gallringsfrister för varje sorts handling. Rent allmänt torde det kunna konstateras, att de lappar där prover registreras kan gallras omedelbart eller med en frist som ej bör överskrida något år. Kopior av remissvar torde kunna gallras med från ett till tio års frist. Utformningen och värdet av liggarna över utförda prover varierar. I en del fall utgörs de av inbundna liggare med personregister. De innehåller endast summariska uppgifter. För att få fullständiga uppgifter hänvisas man till remissvaren. Obduktionsliggare och operationsliggare har fortfarande denna utformning. Med hänsyn till att dessa bedöms ha ett annat värde än övriga liggare över utförda prover bör de behållas, övriga liggare över utförda prover torde kunna gallras med en frist från ett till tio år. Dylika liggare kan dock om de är försedda med alfabetiska register tjäna som register till de i journaldossiererna förvarade utlåtandena. Vid vissa laboratorier förekommande register över positiva fall och över smittbärare bör sparas. Detta gäller naturligtvis även de »isotopkort» som uppläggs för varje patient som behandlats med radioaktiva strålar. Laboratoriernas arkiv är i regel icke särskilt skrymmande. I de allra flesta fall SOU 1968: 53

får handlingarna plats i expeditionslokaler och skrivrum. Detta medför att man kan anpassa gallringsfristen från fall till fall icke blott med hänsyn till handlingarnas art utan även med hänsyn till de lokala utrymmesförhållandena. Väsentligare än att utarbeta detaljerade bestämmelser med olika gallringsfrister för olika slag av handlingar, är att tillse att handlingarna verkligen gallras när de blir inaktuella och ej placeras på någon svåråtkomlig avställningsplats. I praktiken går det snabbare att få fram en äldre uppgift ur de patientvis ordnade klinikjournalerna än i laboratoriernas omfattande kronologiskt ordnade handlingar. 3.4.6 Kuratorers patientkort Sjukhuskuratorernas verksamhet är av växlande art. I regel har kuratorerna egna patientkort med anteckningar om patienternas sociala förhållanden. Dessa uppgifter föråldras snabbt. Detsamma gäller uppgifter om placering av patienter på konvalescenthem, stödåtgärder för vård i det egna hemmet m. m. Efter en tioårsperiod har korten intet värde ur praktisk synpunkt. Vid vissa kliniker utför kuratorerna ett mer omfattande arbete. Vid psykiatriska kliniker kan de i samarbete med läkaren utreda patientens personliga förhållanden och sociala bakgrund. I dylika fall bör kuratorernas utredningar biläggas journaldossiererna. Även vid rehabiliteringsavdelningar och socialmedicinska institutioner bör kuratorns anteckningar införas i journaldossiererna. Enligt vår uppfattning bör alla handlingar rörande vården av en patient finnas samlade i hans journaldossier. Detta gäller även kuratorernas anteckningar i den mån de är av värde för den rent medicinska behandlingen. Härigenom erhåller de samma - trettioåriga - gallringsfrist som dessa. Kuratorns anteckningar rörande den socialt kurativa vården bör däremot endast införas på hennes patientkort som bör gallras med tio års frist. Kuratorer på kvinno- och hudkliniker har 57

att utreda förhållanden angående smittokällor vid veneriska sjukdomar. Ur sekretessynpunkt bör dylika uppgifter endast vara kända för kuratorn och därför endast finnas redovisade i hennes patientkort. 3.4.7 Sjukgymnasters patientkort Sjukgymnaster lägger i regel upp ett behandlingskort för varje patient. Utöver uppgifter om namn och vårdavdelning antecknas här den av läkaren ordinerade behandlingen. Genom fortlöpande markeringar på kortet noteras antalet utförda behandlingar. Endast sällan sker anteckning om patienternas hälsotillstånd och framsteg. Avdelningsläkaren skall underrättas om alla uppgifter av vikt, vilka uppgifter bör noteras i klinikjournalen. När en tidigare behandlad patient åter inläggs på kliniken och skall erhålla ny behandling av gymnasten bör hon ta del av klinikjournalen som är utförligare än hennes egna patientkort. Sjukgymnastens behandlingskort bör därför kunna gallras redan med ett års frist. För statistikens skull förs på vissa håll liggare över sjukgymnasternas patienter. I dessa liggare sker successiv markering för varje utförd behandling. På grundval av dessa uppgifter kan man räkna fram antalet utförda behandlingar under året. De således framräknade uppgifterna redovisas i lasarettets årsberättelse. Liggarna har intet värde för framtiden. De bör kunna gallras redan med ett års frist.

ratorierna bör icke fler handlingar förvaras än de som är i frekvent bruk. Sparas för längre tid bör liggare över utförda obduktioner och operationer, övriga med register försedda inbundna liggare kan sparas några decennier. Är de icke försedda med alfabetiska register, bör de gallras med något till några års frist. Register över positiva fall och över smittbärare bör tillsvidare sparas i likhet med isotopkort. Kopior av utfärdade remissvar bör gallras med 1 till 10 års frist. De primärdata som ligger till grund för utfärdade remisser behöver i många fall överhuvud icke sparas på laboratorierna.

3.4.8 Databehandling De uppgifter som finnas redovisade i laboratoriernas arkiv bör sökas i de patientvis ordnade journaldossiererna. I den mån dessa kommer att databehandlas, kommer således även laboratoriedelen att databehandlas. 3.4.9 Sammanfattning Laboratoriernas arkiv utgörs till övervägande delen av dupletter till det material som finns förvarat i journaldossiererna. I labo58

SOU 1968: 53

4.1 Arkiv inom öppen hälso- och sjukvård

Inledning

I detta kapitel behandlas arkivbildningen hos provinsialläkare, i distriktsvård, förebyggande mödra- och barnavård, skoihälsovård, barnmorskeväsende, dispensärorganisation samt inom folktandvård. Beträffande sjukjournaler förda vid sjukhusanknutna öppna mottagningar hänvisas till kapitel 3.3.3. Den av sjukvårdslagen och sjukvårdsstadgan reglerade vården lämnar fritt spelrum åt huvudmännen för utformningen i detalj av administrativa rutiner. Organisationen och därmed arkivbildningen växlar från landsting till landsting. Det är därför icke möjligt att ge annat än allmänt hållna direktiv för gallring. Den öppna sjukvården har däremot mycket noga reglerats i statliga författningar. Vid arkivbildningen används i stor utsträckning blanketter, fastställda av medicinalstyrelsen. Det är därför möjligt att här föreslå detaljerade gallringsbestämmelser.

tressen. Enligt år 1688 utfärdade privilegier skulle av collegium förordnade provincialmedici svara iför sjukvården ute i landet, envar i ett eller flera län. År 1744 utfärdades kungl. instruktion »för de provincial doktorer, som av Kungl. Maj:t och kronan eller på städernas stater njuta någon viss och ständig lön». Deras huvudsakliga uppgift var öppen sjukvård, meddelad utan ersättning till fattiga sjuka och i övrigt mot fastställd taxa. Den 1 juli 1963 övertog landstingen huvudmannaskapet för provinsialläkarna. Deras verksamhet regleras av Allmänna läkarinstruktionen den 10 maj 1963 (nr 341) och av Kungl. Maj:ts sjukvårdsstadga den 29 mars 1963 (nr 70). Enligt sjukvårdsstadgan åligger det provinsialläkare beträffande dem som är bosatta inom hans distrikt att meddela enskild läkarvård, däri inbegripet utförande på enskild begäran av hälsoundersökning, samt att utfärda intyg härom. Dessutom utövar han den omedelbara tillsynen över distriktssköterskor och distriktsbarnmorskor i distriktet.

Provinsialläkare

4.2.1 Verksamhetens författningar

omfattning.

Huvud-

Läkare i Sverige bildade vid mitten av 1600-talet en sammanslutning, collegium medicorum, för tillvaratagande av sina inSOU 1968: 53

4.2.2 Arkivbildning och gallring Kungliga medicinalstyrelsen utfärdade den 25 april 1962 ett cirkulär om gallring i provinsialläkares arkiv (Medicinalförfattningar 34/1962), vilket upphört att gälla i 59

och med huvudmannaskapsreformen. Dess bestämmelser har dock varit vägledande för utredningen. Enligt detta cirkulär skall handlingar från och med årgång 1890 utgallras enligt följande: 1. Inkomna skrivelser samt rapporter, förteckningar över fosterbarn, uppgifter om psykiskt sjuka (sinnessjuka), uppgifter om minderåriga arbetare och summariska utdrag ur barnmorskornas förlossningsjournaler utgallras efter 5 års gallringsfrist under förutsättning att handlingarna icke längre hava aktualitet. 2. Journaler över behandlade patienter utgallras efter 10 år, räknat från det år, då patienten avlidit, avflyttat ur provinsialläkardistriktet eller uppnått 80 års ålder, eller efter 20 år, räknat från det år, då patienten senast anlitat läkaren, allt under förutsättning att journalerna icke av speciella skäl anses böra bevaras under längre tid. 3. Journaler över skyddskoppympning och difteriympning utgallras efter 10 år. Journaler och andra handlingar rörande polioympning må tills vidare icke utgallras.

utöver denna minimifrist, om respektive läkare anser det vara motiverat. Vi ifrågasätter dock om ej numera en tioårig gallringsfrist även bör gälla för journaler och andra handlingar rörande polioympning. Vad som sägs i mom. 1 och 3 i 1962 års cirkulär (se citatet ovan) bör överföras till av oss föreslagna gallringsbestämmelser.

4.3 Distriktsvården m. m. 4.3.1 Verksamhetens omfattning

Distriktssköterskornas verksamhet hänför sig förutom till allmän hälsovårdsupplysning till den förebyggande mödra- och barnavården, dispensärvården och skolhälsovården. Därjämte skall de lämna sjukvård i hemmen och på egen mottagning, medverka i beDet kan numera vara svårt att draga en kämpandet av smittosamma sjukdomar, biklar skiljelinje mellan den av provinsiallä- stå sjuka, konvalescenter och handikappade karna bedrivna sjukvården och den lasa- i kurativa frågor samt verka för en god rettsanknutna öppna vården. Inom ett fler- bostadshygien. Med den starka utbyggnad av hemvården tal landsting kan spåras en tendens att vid för långvarigt kroppssjuka med ekonomiskt flerläkarstationer inrätta ett smärre antal stöd från landstingen som kommit till stånd vårdplatser. Skillnaden mellan dylika flerunder senare år har följt att distriktsläkarstationer och mindre lasarett är icke sköterskorna kommit att få kraftigt vidgade av sådan natur, att den motiverar att olika uppgifter avseende vårdvägledning, tillsyn bestämmelser gäller för utgallringen av deras journalmaterial. Med hänsyn till de och direkt behandling av detta patientövergångsformer mellan traditionella pro- klientel. Den förebyggande mödravården omfattar vinsiaHäkarmottagningar och sjukhusanknuten öppen vård som redan existerar och som - utom rådgivande verksamhet beträffande synes komma att bli alltmer vanlig, är det havande kvinnor och nyblivna mödrar mest lämpligt om samma bestämmelser får havandeskapsdiagnos, mödragymnastiik, begälla för gallringen av deras journalmaterial. handling under havandeskap och behandling De tidigare bestämmelserna med deras av vissa sjukdomar, som föranletts av haefter olika patientkategorier differentierade vandeskapet eller förlossningen samt rådgallringsfrister har visat sig vara svåra att givning rörande födelsekontroll. Barnhälsotillämpa. Utredningen har föreslagit att vården avser kontroll av barnens hälsa och journaler i öppen vård bör gallras tio år utveckling, rådgivning om uppfödning, olika från det sista anteckningen däri gjorts. former av ympningar, kontroll av syn och Dessa bestämmelser bör även gälla för hörsel samt numera även mottagningar för provinsialläkares journaler. En motivering barn som företer uppfostringssvårigheter elför denna tioåriga gall rings.fr i st har lämnats ler neurolabila symptom, som dock icke är i kapitlet journaler i öppen vård (sid. 49). av den allvarliga natur, att de påkallar den I likhet med vad vi anfört beträffande den psykiska barna- och ungdomsvårdens spesjukhusanknutna öppna vården må även ciella resurser. Verksamheten bedrives vid provinsialläkares journaler kunna bevaras mödra- och barnavårdscentraler eller kom60

SOU 1968: 53

binerade mödra- och barnavårdscentraler. För den mera kvalificerade typen av central — typ I - gäller att den skall vara förlagd till barnbördsavdelning resp. barnavdelning vid sjukhus och stå under ledning av läkare med specialistutbildning i obstetrik och gynekologi resp. pediatrik. För typ II gäller endast krav på att ledningen skall handhas av leg. läkare. Till centraler av såväl typ I som typ II är knutna barnmorskor och särskilda sjuksköterskor. Lokala organ är vidare mödravårdsstationer, barnavårdsstationer och kombinerade mödra- och barnavårdsstationer (ev. med filialer). Dessa står under ledning av vederbörande tjänsteläkare och skall vara förlagda till dennes eller sköterskas mottagningslokaler eller andra för ändamålet lämpliga lokaliteter. Tjänsteläkaren biträdes här av distriktssköterskan och distriktsbarnmorskan i distriktet. Distriktsbarnmorskornas verksamhet har sedan antalet hemförlossningar nedgått till närmast en ren obetydlighet främst inriktats på förebyggande och annan socialhygienisk verksamhet under graviditet och förlossning. Skyldighet föreligger jämväl att i mån av åläggande tjänstgöra på förlossningsanstalt med sluten förlossningsvård samt att biträda i förebyggande barnavårdsarbete ävensom i sjukvård i hemmen. Ledningen av verksamheten åvilar landstingets sjukvårdsstyrelse, som härvid biträdes av första distriktssköterskan placerad på landstingets kansli. Landstingsområdet är indelat i distrikt vilka tidigare, i motsats till vad nu är fallet, skulle fastställas av medicinalstyrelsen. Som närmaste förman fungerar tjänsteläkaren på den ort där befattningshavaren är stationerad. Första författningen rörande statsbidrag till distriktsvården trädde i kraft 1920 och därefter har en successiv utbyggnad skett. År 1965 fanns 1 818 tjänster såsom distriktssköterskor. Antalet distriktsbarnmorskor uppgick till 434. Av tjänsterna i distriktsvården var 77 kombinerade med distriktsbarnmorsketjänster för befattningshavare med dubbelutbildning som distriktssköterskebarnmorskor. Sedan kungörelse om statsbidrag till den SOU 1968: 53

förebyggande mödra- ooh barnavården utfärdats år 1937 utbyggdes verksamheten mycket snabbt. År 1965 fanns 1 433 mottagningsenheter för förebyggande mödraoch barnavård. Av dessa utgjorde 75 mödravårdscentraler av typ I och 203 barnavårdscentraler av typ I. För elever i grundskolan och i ett flertal andra kommunala skolformer skall skolhälsovård anordnas. Det åligger distriktssköterska i kommun om högst 20 000 invånare att inom ramen för tjänstgöringsskyldigheten vara verksam som skolsköterska vid grundskola. Skolhälsovården skall i första hand vara av förebyggande natur och ej avse egentlig sjukvård. I grundskolan skall nyinskriven elev läkarundersökas i början av läsåret. Därutöver skall eleven läkarundersökas minst två gånger under skoltiden samt i avgångsklassen. 4.3.2 Huvudförfattningar KK 28/6 1935 ang. statsbidrag till distriktsvård (nr 428 med ändr.). Upphävd genom KK 26/4 1967 (nr 131). Medicinalstyrelsens normalinstruktion för distriktssköterska. Medicinalförfattningar 68/1964. KK 30/6 1947 om statsbidrag till avlöning åt distriktsbarnmorskor m. m. (nr 429 med ändr.). Upphävd genom KK 26/4 1967 (nr 131). Medicinalstyrelsens normalinstruktion för distriktsbarnmorska. Medicinalförfattningar 92/1963. Kr 11/11 1955 (nr 592) för barnmorskor. KK 15/6 1944 ang. statsbidrag till förebyggande mödra- och barnavård {nr 396 med ändr.). Upphävd genom KK 22/4 1967 (nr 131). Medicinalstyrelsens normalinstruktion för förebyggande mödra- och barnavård 29/10 1955. Medicinalförfattningar 121/1955. Medicinalstyrelsens cirkulär om tillägg till normalinstruktionen för den förebyggande mödra- och barnavården den 3 maj 1966. Medicinalförfattningar 30/1966. Instruktion för distriktssköterska med utbildning i förebyggande mödravård m. m. Medicinalförfattningar 31/1966.

K. skolstadga 6/6 1962 (nr 439) 4. kap. Skolhälsovård. 4.3.3 Arkivbildning och gallring Distriktsvård. Så gott som samtliga handlingar vilka förekommer i distriktsvården utgörs av 'blanketter vilka är fastställda av medicinalstyrelsen. Den följande sammanställningen är gjord på grundval av en genomgång av dessa blanketter. Dessutom har ett av blankettförlagens varianter genomgåtts. I regel har de enskilda landstingen egna versioner av en del av blanketterna, men det skulle föra för långt att gå igenom alla existerande varianter. Sammanställningen torde dock kunna ge vägledning för gallringsarbetet även inom landsting med något avvikande blankettyper. Enligt M F 116/38 har distriktssköterskan att föra dagbok enligt fastställt formulär över av henne vidtagna åtgärder och över av henne vårdade sjuka. Dagboken är i regel uppdelad i särskilda dagboksblad för var och en av de olika verksamhetsgrenarna. Dagboksbladet för sjukvård (sjukvårdsbladet) upprättas månadsvis och upptar patienterna i den ordning de behandlas. På denna blankett redovisas förutom patientens namn och adress läkarens namn och arten av meddelad vård. Dessutom summeras antalet utförda förrättningar i en tabell. Uppgifterna saknar intresse ur medicinsk synpunkt eftersom behandling av allvarligare sjuka utförs av provinsialläkare och i lasarett samt redovisas i deras journalmaterial. Det är vidare tidskrävande att spåra enskilda patienter i de kronologiskt uppställda dagboksbladen. Dagboksbladets egentliga värde består i att det ger en bild av omfattningen och arten av distriktssköterskans arbete. I de till vederbörande landstingskansli insända årsrapporterna vilka bör sparas såvida ej sammanställningar över landstingets olika distrikt upprättats bevaras uppgifterna för framtiden. Att för längre tid behålla sjukvårdsbladen torde därför även med hänsyn tagen till förvaltningens intresse vara onödigt. I något landstingskansli har hävdats att 62

dagboksbladen saknar intresse redan i och med att årsrapporten är sammanställd. Andra menar att längre än fem år tillbaka går man aldrig i detta material. Förespråkare för en tioårig gallringsfrist finns även. Utredningen föreslår en femårig gallringsfrist. Övriga dagboksblad avseende skolhälsovård, dispensärarbete, bostadstillsyn och övrigt arbete må likaledes kunna gallras med fem års frist. Dessa dagboksblad har endast värde som underlag till årsrapporterna. Uppgifter av medicinskt intresse rörande skolhälsovård respektive dispensärarbete kan hämtas ur annat material nämligen ur (skol-)hälsokort och dispensärjournaler. Fem års gallringsfrist torde vara mer än tillräcklig för vissa av dagboksbladen, men av praktiska skäl torde en och samma frist för samtliga vara att föredraga. I ett flertal landsting upprättar distriktssköterskorna månadssammandrag av dagboksbladen. Dessa sammandrag ligger i sin tur till grund för årsberättelse angående distriktssköterskans verksamhet. Årsberättelsen utgör således en summering för hela året av månadssammandragens uppgifter. Då det knappast kan vara av intresse att bevara uppgifter angående variationerna mellan årets olika månader någon längre tid, bör månadssammandragen kunna utgallras såväl i landstingskanslierna som hos distriktssköterskorna med fem års frist. Årsberättelsen inges till landstingskansliet för att där ligga till grund för den av första distriktssköterskan sammanställda årsberättelsen angående den öppna vården i hela landstingsområdet. De hos distriktssköterskorna förvarade kopiorna av de till landstingskanslierna ingivna årsberättelserna bör gallras med fem års frist eftersom originalen eller sammanställningar av dem finns i landstingskanslierna. Därest individuella journalkort finns upplagda över av distriktssköterskan behandlade patienter må korten utgallras tio år från det sista anteckningen däri gjorts. N ä r utredningen stannat för en tioårig gallringsfrist har detta skett dels med tanke på att det ur medicinsk synpunkt icke finns anledSOU 1968:53

ning att spara detta material längre än 10 år, dels för att man därigenom erhåller samma gallringsfrist som för provinsialläkares samt mödravårds- och barnavårdsjournaler. Skulle det ur praktisk synpunkt anses fördelaktigt att behålla korten längre än 10 år efter den senaste behandlingen bör detta kunna ske. Observeras bör, att distriktssköterskas journalkort icke får förväxlas med provinsialläkares journalkort. I samband härmed må nämnas, att i provinsialläkares arkiv är journaler och andra handlingar rörande polioympningar tills vidare icke gallringsbara. I den mån distriktssköterskan upplagt egna journaler och register över polioympade bör icke heller dessa gallras, såvida de icke utgör dupletter av provinsialläkarens handlingar. Journaler och övriga handlingar angående skyddskoppsympning, duplex-, difteri- och trippelympning bör utgallras med tio års frist. Förebyggande mödra- och barnavård. Enligt M F 52/60 skall mödravårdsjournal upprättas individuellt för varje barnaföderska. Ny journal uppläggs vid ny graviditet. Jämlikt medicinalstyrelsens cirkulär den 13 mars 1954 bör makulering av journaler över mödrar ske, när tio år förflutit sedan inskrivningen. Ur forskningssynpunkt bör emellertid var tionde journal sparas. I något landsting har man föreslagit att gallringsfristen bör utsträckas till tio år efter sista inskrivningsdatum därest modern uppnått 50 års ålder. Även om det är ovanligt med mer än tio års uppehåll mellan en kvinnas olika graviditeter förekommer dock dylika. Med hänsyn till att upplysningar om tidigare graviditeter i dessa sällsynta fall kan inhämtas ur förlossningsanstalternas klinikjournaler, anser utredningen det opåkallat att förlänga den niu gällande tioåriga gallringsfristen. Ä andra sidan bör landsting som önskar behålla journalerna med något längre frist kunna göra detta. Besöksdiarium för mödravården med fortsättningsblad bör av praktiska skäl bevaras lika länge som övriga dagboksblad - fem år. SOU 1968: 53

Besökstablå för mödravårdscentral/ station/filial, som skall ersätta besöksdiariet, saknar namnuppgifter på patienterna, varför det icke finns anledning att behålla dem längre än fem år. Även arbetsjournal för distriktssköterska beträffande mödravård bör utgallras med fem års frist. Den över varje förskolebarn upprättade barnavårdsjournalen bör enligt medicinalstyrelsens cirkulär den 13 mars 1954 makuleras när barnet uppnått tio års ålder; ur forskningssynpunkt bör vart tionde kort sparas. Mot en så kort gallringsfrist ungefär tre år efter sista anteckning - talar att vissa uppgifter införda under »Övrigt, t. ex. neurolabila drag» måhända kan vara av intresse för den psykiatriska forskningen. I rena undantagsfall torde man kunna ha intresse att återgå till dylika anteckningar när barnet nått 20-årsåldern. Att på grund härav spara samtliga barnavårdsjournaler torde dock icke vara motiverat. Vi har ej funnit anledning att ompröva nu gällande gallringsbestämmelser. Vid bedömningen av barnavårdsjournalernas värde får man hålla i minnet, att distriktssköterskan icke har möjlighet att anteckna alla uppgifter angående barnens hälsotillstånd. I verkligheten är det snarast så att de viktigaste uppgifterna saknas, beroende på att distriktssköterskan endast i undantagsfall kan känna till de allvarligare sjukdomar för vilka barnen behandlas av privat- eller tjänsteläkare eller på sjukhus. Det förekommer dock att barnsjukhus sänder meddelande till vederbörande distriktssköterska om på sjukhuset vårdade barn. Ett flertal av barnavårdsjournalernas uppgifter påföres (skol-)hälsokortet. Denna överföring omhänderhas av distriktssköterskan som därvid kontaktar målsmannen för att kontrollera och komplettera uppgifterna. I och med detta blir barnavårdsjournalerna inaktuella. Besöksdiarium för barnavården är i bruk så länge barnen är i förskoleåldern. Det bör gallras samtidigt med barnavårdsjournalerna, d.v.s. tio år efter det diariet är upplagt (tio år efter barnets födelseår). Tablå över besök på sjuksköterskemottag63

ning samt över hembesök, som är avsedd att ersätta besöksdiariet, bör kunna gallras med fem års frist. Eftersom barnens namn ej redovisas i dessa, är en längre gallringsfrist omotiverad. Fem års gallringsfrist föreslås även för följande blanketter, vilka utgör arbetsmaterial av kortfristig betydelse: besökstablå för barnavårdscentral, blankett för registrering av antal övervakade barn vid barnavårdscentral, besökstablå för barnavårdscentral I station! filial. En ettårig gallringsfrist för dessa handlingar har ifrågasatts av utredningen, men då det icke är uteslutet att man vill gå tillbaka i dem ytterligare några år, har vi stannat för en femårsfrist. Skolhälsovård. För skolhälsovården upprättas hälsokort (av skolöverstyrelsen den 16/4 1951 fastställt formulär). Särskilda .bestämmelser har utfärdats för deras utgallring efter viss tid (Aktuellt från skolöverstyrelsen nr 23:1960). I stort går dessa ut på att hälsokorten gallras fem år efter det barnen avslutat den obligatoriska skolgången, tre år efter avslutade studier vid realskola och ett år efter avslutade gymnasie- eller folkhögskolestudier. Hälsokorten utgallras således ungefär när eleverna uppnått 20-årsåldern. Typårgångar bevaras för framtiden genom mikrofilmning vilken utförs centralt i skolöverstyrelsens regi varefter originalen förstörs. Tilläggskort och övriga bilagor, vilkas uppgifter icke överförts till hälsokorten, bör förvaras tillsammans med dessa eftersom även bilagorna skall mikrofilmas. Vi har inte funnit anledning att ändra nu gällande bestämmelser. Barnavårdsjournalerna och hälsokorten utgör ett material där uppgifter om den uppväxande generationens hälsotillstånd finns redovisade från födelsen fram till 20-årsåldern. Det ligger därför nära till hands att föreslå att uppgifterna sammanförs till en och samma journalblankett som först skall kunna användas i den förebyggande barnavården och sedan i skolhälsovården. Önskemål om en dylik sammanslagning till ett blankettformulär har uttryckts för utredningen från ett flertal

håll. 1 I övriga landsting överförs som ovan framhållits vissa av barnavårdsjournalernas uppgifter till hälsokorten. Detta underlättas i de fall skolsköterskan även är distriktssköterska. Mot tanken att ersätta barnavårdsjournal och hälsokort med en gemensam blankett har den invändningen framförts att barnavårdsjournalerna ej är tillgängliga för andra än vederbörande läkare och sköterska, medan direkt insyn i hälsokortens uppgifter ofta önskas även av rektorer och lärare. Då det ligger utanför utredningens uppgifter att ta ställning till detta problem, har det endast antytts. Av barnavårdsjournalerna sparas nu var tionde journal, medan man erhåller typexemplar av hälsokorten genom att mikrofilma var femte årgång före gallring. Kongruens saknas således för bevarandet av typexemplar. Skolsköterskans kopia av den i skolexpeditionen förvarade klasslistan bör gallras samtidigt med hälsokorten eller med fem års frist i det obligatoriska skolväsendet. Enligt nu gällande bestämmelser bör ur forskningssynpunkt var tionde mödravårdsoch barnavårdsjournal sparas sedan övriga utgallrats med tio års frist. Ett dylikt genom urval erhållet material har sitt värde endast som grundval för statistiska bearbetningar. För att dessa bearbetningar skall kunna bli tillförlitliga bör de omfatta större områden än enstaka sköterske distrikt. Med hänsyn härtill och med tanke på att man bör undvika att förvara annat än arbetsmaterial i mottagningslokalerna, vore det önskvärt om dessa journaler förvarades antingen centralt i landstingskanslierna eller ännu hellre centralt för hela riket. Lämpligast vore om de i likhet med (skol-)hälsokorten mikrofilmades centralt och därefter förstördes. En dylik mikrofilmning skulle kunna ske i socialstyrelsens regi. Detta skulle förutsätta att typexemplaren insändes till landstingskanslierna f.v.b. till socialstyrelsen. 1 I Örebro läns landsting har man löst frågan på det sättet att barnavårdsjournalerna biläggs hälsokorten.

SOU 1968: 53

Barnmorskeväsendet. Av särskild betydelse är barnmorskornas förlossningsjournaler, då de är av utslagsgivande betydelse för fastställande av rätt födelsedatum. Med hänsyn till deras stora värde kan det vara på sin plats att lämna en sammanställning över författningsutvecklingen. Genom lag om anställande av distriktsbarnmorska 2 8 / 3 1919 (nr 138) föreskrevs att i varje landstingsområde skulle på landstingets bekostnad finnas en barnmorskestyrelse fr.o.m. 1920. Denna skulle hl.a. tillsätta distriktsbarnmorskor. Genom denna lag upphävdes 1908 års lag om kommuns skyldighet att anställa barnmorska. Reglemente för barnmorskestyrelse 21/11 1919 (nr 799), reglemente för barnmorskor 21/11 1919 (nr 798) ersatt av 11/11 1955 (nr 592). Enligt 298/1937 skall barnmorskestyrelse om landstinget så finner lämpligt bestå av förvaltningsutskottet eller del därav. Sedermera genom 350/1955 kom hälsovårdsstyrelse att utgöra även barnmorskestyrelse. I reglementet för barnmorskor 1919 föreskrevs vilka handlingar barnmorska skulle föra. Främst kom här dagbok över förlossningar och missfall, varav ett summariskt utdrag varje år skulle översändas till tjänsteläkaren. Fullskriven dagbok skulle överlämnas till tjänsteläkaren. Dagboken ersattes 1951 av förlossningsjournal på lösa blad. De i förlossningsjournalen ingående journalbladen skall enligt nu gällande reglemente av år 1955 insändas årsvis till tjänsteläkaren tillika med summariskt utdrag ur förlossningsjournal i två exemplar. Distriktsbarnmorskan behåller själv ett exemplar av det summariska utdraget samt som regel en avskrift av förlossningsjournalen. I Västernorrlands läns landsting överlämnas förlossningsjournalerna till länsläkaren, som arkiverar dem för hela länet. Med hänsyn till detta materials vikt är en central förvaring att förorda. Vi anser att förlossningsjournalerna av tjänsteläkaren bör avlämnas till landstingskansliet för att där förvaras på första distriktssköterskans ansvar. SOU 1968: 53 5—814050

Blanketten för förlossningsjournal skall användas även som formulär till berättelse över förlossningsoperation utförd av barnmorska (SFS 592/1955 8 §, MF 18/1961). Berättelse över förlossningsoperation skall upprättas i två exemplar. Det ena insänds till tjänsteläkaren. Det andra exemplaret skall förvaras av barnmorskan. Vi anser att det till tjänsteläkaren insända exemplaret skall behandlas på samma sätt som hennes förlossningsjournaler. Det bör insändas till landstinget av tjänsteläkaren för att där förvaras på första distriktssköterskans ansvar. Barnmorskans exemplar bör utgallras med den tidsfrist som vi föreslår skall gälla för övriga patientjournaler inom distriktsvården: 10 år. Med hänsyn till att antalet hemförlossningar numera är sällsynta, utgör distriktsbarnmorskornas förlossningsoch förlossningsoperationsjournaler ett mycket litet material. På blanketten summariskt utdrag ur förlossningsjournal har barnmorskan att redovisa föregående års förlossningar. Blanketten upprättas i tre exemplar av vilka barnmorskan behåller ett. Två exemplar insänds till tjänsteläkaren. Denne behåller ett (vilket utgallras med fem års frist) samt insänder det andra till länsläkaren, som på särskild blankett upprättar sammandrag av summariska utdrag ur förlossningsjournaler förda av distrikts- och privatpraktiserande barnmorskor. Detta sammandrag biläggs hans till socialstyrelsen insända årsberättelse. Med hänsyn till att ett exemplar av summariskt utdrag finns hos länsläkaren samt att landstinget genom att erhålla avskrift av länsläkarens årsberättelse även får ett exemplar av hans sammandrag bör barnmorskornas exemplar av summariskt utdrag gallras med 5 års frist.1 Arbetsjournal för distriktsbarnmorska bör i likhet med övriga dagboksblad utgallras med 5 års frist. Denna frist synes lämplig även för sammandrag av distriktsbarnmorskas verksamhet. 1 Även för distriktssköterska med utbildning i förebyggande mödravård bör en gallringsfrist om 10 resp. 5 år gälla för hennes avskrift av förlossningsjournal och summariskt utdrag (jfr MF 31/ 1966 IV). 65

Till distriktssköterskan inkommande remisser från läkare med behandlingsdirektiv och remissvar behandlas ur gallringssynpunkt på olika sätt inom de olika landstingen. Remissvar angående t.ex. skärmbildsundersökning läggs i regel tillsammans med journalkorten, klistras eller häftas fast i dessa. Detta tillvägagångssätt gör att journalkorten lätt hakar fast i varandra. Detta gäller i synnerhet mödravårdsjournalerna som består av enkla kort i A5-format. Barnavårdsjournalerna och hälsokorten vilka i regel förvaras vikta, kan lättare härbärgera bilagor, men det måste betraktas som olämpligt att journalmaterialet tyngs av remisslappar vilkas uppgifter överförs på journalkorten. Dylika uppgifter borde i princip kunna gallras så snart de införts i journalerna. Ur arbetssynpunkt vore en dylik omedelbar gallring att föredraga. Å andra sidan kan det med hänsyn till överföringsfel vara tryggt att behålla remisshandlingarna. Med hänsyn härtill synes det lämpligast att dessa, så snart uppgifterna införts i journalerna, placeras efter ankomstdatum i särskilda pärmar. Dessa bör gallras med ett års frist. Utredningen har erfarit att en så kort gallringsfrist redan tillämpas på något håll och att den ej medför några nackdelar i praktiken. Remissvar vilka är så omfattande att de ej kan överföras måste dock biläggas journalerna - hälsokorten och därmed utgallras med samma frist som de. Likaså bör uppgifter angående blodgruppsbestämning fästas vid journalerna eftersom dessa bör bevaras i original. Sammanfattning. I den av distriktssköterskor och barnmorskor omhänderhavda öppna vården används en rad olika blanketter för insamling, registrering och rapportering av olika uppgifter. Av den ovan lämnade sammanställningen och i bilaga 21 redovisade tabeller framgår att bortsett från handlingar rörande poliovaccinering och vissa typexemplar av journalkort inga av distriktssköterskornas arkivalier skall behållas för framtiden. De viktigaste handlingarna föreslås skola bevaras i 10 år efter 66

det de upprättats (resp. efter sista anteckning). Dessa handlingar är barnavåidsjournaler, besöksdiarier för barnavården, mödravårdsjournaler, de på sina håll använda sjukjournalbladen samt journaler och övriga handlingar rörande ympning. Huvudparten av övriga handlingar föreslås till utgallring med fem års frist. Detta gäller dagboksblad, övriga besöksdiarier och besökstablåer. Med ett års frist bör samtliga handlingar vilka överföres till journalkort eller ligger till grund får årsrapport kunna gallras. Av distriktsbarnmorskors handlingar bör förlossnings- och förlossningsoperationsjournaler årsvis via tjänsteläkaren avlämnas till landstingskansliet för central förvaring på första distriktssköterskans ansvar. För övriga handlingar vilka ej här redovisats speciellt hänvisas till moment 4 i av utredningen i bilaga 2 framlagda allmänna gallringsbestämmelser. Förvaras handlingar med olika gallringsfrist i en och samma pärm, bör av praktiska skäl samtliga handlingar gallras när den längsta gallringsfristen utlöpt. Plockgallring av enstaka handlingar är tidsödande och bör i regel undvikas. 4.3.4 Första distriktssköterskor Första distriktssköterskans verksamhet regleras av normalinstruktionen den 20/11 1942 (MF 146). Första distriktssköterskans (distriktsvårdens) handlingar diarieförs i regel i landstingskansliets huvuddiarium. I landstingskansliets huvudarkiv förvaras handlingar rörande ansökningar om statsbidrag jämte korrespondens med myndigheter och övriga viktigare diarieförda skrivelser. Dessutom har första distriktssköterskan ofta egna dupletter såsom arbetsexemplar. Dessa bör gallras efter hand. Med hänsyn härtill måste iakttagas att inga originalhandlingar biläggs första distriktssköterskans egna arbetsexemplar. De handlingar som ligger till grund för avlöningsuträkning och matrikelföring av personalen inom distriktsvården bör gallras enligt av utredningen framlagda gallringsbestämmelser för samtliga landstingsorgan SOU 1968: 53

(bilaga 2. Jfr. kapitel 2 Administrativa arkiv). På grundval av sina dagboksblad upprättar distriktssköterskorna i ett flertal landsting särskilda månadsrapporter. Dessa ligger i sin tur till grund för deras till landstingskanslierna insända årsrapporter. Eftersom samtliga uppgifter i månadsrapporterna överförs till årsrapporterna, kan de förra gallras. Endast upplysning om eventuella variationer i arbetsintensiteten under årets olika månader går därvid förlorad. Det förhållandet att månadsrapporterna icke är obligatoriska (Kungl. Medicinalstyrelsens anvisningar av den 22 januari 1948), visar att de anses vara utan större värde. Fem års gallringsfrist föreslås. De av distriktssköterskorna ingivna årsberättelserna utgör en sammanställning av de inom varje distrikt utförda arbetsprestationerna där varje verksamhetsgren redovisas för sig. Med anledning av dessa kan man följa variationerna i arbetsbelastningen inom de olika distrikten. Eftersom den av första distriktssköterskan till socialstyrelsen ingivna årsberättelsen icke redovisar uppgifterna för de olika distrikten utan endast klumpsummor för hela landstingsområdet, bör distriktssköterskornas årsrapporter ej gallras. Kopior av distriktssköterskornas årsrapporter biläggs ofta den av första distriktssköterskan till socialstyrelsen ingivna årsberättelsen. Detta förhållande tillåter dock icke en gallring av landstingskansliernas exemplar, eftersom insändandet icke är obligatoriskt. I de fall det upprättas en sammanställning redovisande varje distrikt, bör däremot distriktssköterskornas i landstingskansliet förvarade årsberättelser kunna gallras med fem års gallringsfrist. Kopian (konceptet) till första distriktssköterskans årsrapport till socialstyrelsen bör bevaras. I föregående avdelning har föreslagits att distriktsbarnmorskors förlossnings- och förlossningsoperationsjournaler bör avlämnas till förvaring på landstingskanslierna på första distriktssköterskornas ansvar. Dessa journaler bör bevaras för framtiden.

SOU 1968: 53

4.4 Dispensärorganisationen

4.4.1 Verksamhetens omfattning Den i Sverige sedan 1937 genomförda mera systematiskt uppbyggda dispensärorganisationen omfattar uppspårande av tuberkulosfall, sanering av den sjukes omgivning, hälsorådgivning och behandling i den mån sluten vård ej erfordras. Landstingskommunerna utgör dispensärvårdsområden och är härvid indelade i dispensärdistrikt. Vården meddelas vid centraldispensärer vilka är utrustade med röntgenresurser och leds av läkare med speciallistbehörighet med minst en sjuksköterska till sitt biträde. Vidare finns undersökningsstationer och filialmottagningar med i stort sett samma personella och materiella resurser. Härutöver finns distriktsdispensärer typ I och II vilka regelmässigt förestås av provinsialläkare med biträde av distriktssköterska respektive särskild dispensärsköterska. Enligt tuberkulosförordningen av år 1939 föreligger skyldighet för varje läkare att anmäla tuberkulosfall till distriktsdispensären i den ort där den sjuke stadigvarande vistas. Register över anmälda fall skall föras såväl vid distrikts- som centraldispensärer. Har tuberkulossjuk avlidit annorstädes än på sjukhus skall behandlande läkare likaledes anmäla dödsfallet till vederbörande distriktsdispensär. Alltsedan 1946 har i medicinalstyrelsens regi pågått en systematisk skärmbildsundersökning för landet i dess helhet och med kostnaderna fördelade mellan landsting och staten. Ett stort skärmbildsmaterial har härigenom kommit att successivt tillföras centraldispensärerna. Genom tuberkulosens tillbakagång har tyngdpunkten i verksamheten kommit att allt mer förskjutas till centraldispensärerna som är fristående eller anknutna till sjukvårdsanstalt (sanatorium eller lungklinik vid lasarett). Fr. o. m. 1956 föreligger sålunda icke någon skyldighet för huvudmännen att anordna särskilda distriktsdispensärmottagningar vilket föranlett mer än hälften av landets landsting att slopa dessa och över67

låta åt tjänsteläkarna att mottaga dispensärpatienterna på sina vanliga öppna mottagningar. 4.4.2 Huvudförfattningar Tuberkulosförordningen 31/3 1939 (nr 113) med ändr. KK 18/6 1937 ang. statsbidrag till dispensärverksamhet för tuberkulosens bekämpande (nr 400 nytryck 593/51 med ändr.) upphävd genom KK 26/4 1967 (nr 131). Medicinalstyrelsens cirkulär 7/5 1948 (MF nr 35) angående instruktioner för läkare vid centraldispensär m. fl. 4.4.3 Arkivbildning och gallring vid centraldispensärer Centraldispensärläkaren är enligt gällande instruktion skyldig att »föra noggranna journaler och diarium över alla av honom utförda undersökningar ävensom att föra ett fullständigt register över alla inom centraldispensärens område konstaterade fall av tuberkulos som kommit till hans kännedom, dock icke fall av uppenbart läkt tuberkulos». Över samtliga patienter som undersökts på centraldispensären upprättas journaler (registerkort), i regel på lösblad. Gallring har överhuvud ej ännu varit aktuell på centraldispensärerna, eftersom deras verksamhet är förhållandevis ny. Med tanke på materialets omfattning måste dock en gallring i journalbeståndet efter hand bli nödvändig. Vi har tidigare föreslagit att journaler i öppen vård bör gallras 10 år från det sista anteckningen däri gjorts. Där undantagsvis journalerna bedöms vara behövliga under längre tid för vissa specialiteter, må de behållas utöver denna tid, dock högst 30 år (ovan s. 50). Eftersom recidiv i TBC kan förekomma efter flera års symptomfrihet, bör man för centraldispensärernas journaler tillämpa den längre gallringsifristen. Vi föreslår att centraldispensärernas journaler skall gallras 30 år från det sista anteckningen däri gjorts. Journalkorten kan förvaras i alfabetisk ordning, efter inskrivningsnummer eller ef68

ter födelsenummer. Gallring försvåras vid förvaring enligt något av de första sätten, men en regelbunden genomgång - förslagsvis vart femte år - måste ske efter hand med hänsyn till utrymmesbehovet. Register över fall av konstaterad tuberkulos är viktiga kronologiska register till journalmaterialet. De upptar flera patienter på samma blad i den ordning de inskrivits. I likhet med sjukvårdsinrättningarnas in- och utskrivningsliggare (årsrapportböcker) ger de viktiga, om än knapphändiga uppgifter om varje patient. Vi anser att de bör bevaras. Dagbok för centraldispensär redovisar ej patienternas namn. Den utgör endast underlag till statistik. Årssammandraget av dagbokens uppgifter ingår i årsrapporten. I den mån särskilda månads- och halvårssammanställningar upprättas, bör dagböckerna kunna gallras efter något år. Blanketten anmälan till central-(distrikts)dispensär rörande person behäftad med tuberkulos används i de fall privatpraktiserande läkare upptäcker TBC. Oavsett om den förvaras som journalbilaga eller är placerad för sig i särskild pärm bör den kunna gallras med 10 års frist. Remiss till centraldispensär för undersökning upprättas i två exemplar varav ett stannar i dispensären och ett återsändes. Med tanke på att kopia av remissvaret införes på samma blankett, brukar det biläggas journalkorten. Av praktiska skäl måste den gallringsfrist som gäller för journalen gälla även för remissvaret. Rapport mellan central- och distriktsdispensär. På dessa rapporter lämnas uppgift beträffande personer som blivit in- eller avförda ur dispensärens register. De utgör ett rent rapportmaterial som kan gallras med 1 års frist. Anmälan till centraldispensär om utförd BC G-vaccination. Eftersom så gott som varje nyfödd vaccineras, insänds årligen ett mycket omfattande kortmaterial från varje BB-avdelning. Vaccinationen ger 5 - 1 0 års skydd, varför korten bör kunna gallras efter hand. En 10-årig gallringsfrist torde vara tillfyllest. SOU 1968: 53

Årsberättelse upprättas i tre exemplar. Ett behålls som kopia, medan ett insänds till landstingskansliet och ett till socialstyrelsen. Årsberättelsen med bilagor bör därför kunna gallras med kort frist - förslagsvis 5 år - på centraldispensärerna, men bör behållas i landstingskansliernas arkiv. Anmälan enligt tuberkulosförordningen 3 § sista stycket, 11 och 12 §§ används för anmälan om att den sjuke intagits för vård, utskrivits från vårdanstalt, flyttat till annat dispensärdistrikt eller avlidit. Dessa handlingar har kortvarigt värde eftersom deras uppgifter överförts till journalkorten. Fem års frist föreslås. Anmälan om tbc-fall för familjeundersökning används för meddelande till ett annat distrikt än det där den sjuke är registrerad för anmodan om undersökning av den sjukes anhöriga. Bör gallras så snart familjeundersökningen utförts. Skärmbildskort utgör registerkort till skärmbildsrullarna. Skärmbildsundersökningen utgör en första grovsållning varigenom ett stort patientmaterial genomgås. I de fall TBC eller andra förändringar misstänks, företages en noggrann undersökning som bl. a. resulterar i lungröntgenbilder. Genom att de sjukliga förändringarna därigenom kommer att redovisas i detta material, bör skärmbildsrullarna kunna gallras med 10 års frist. Detsamma gäller de registerkort och filmrullar som tagits i samband med folkundersökningarna. Vi har i ett tidigare kapitel (s. 53) funnit den nu gällande möjligheten att gallra röntgenbilder med tio års frist vara väl avvägd. Vi har dock ansett att en förlängning av fristen är motiverad i vissa fall. Eftersom vi icke har ansett oss kunna lämna ett förslag till en uppdelning i olika gallringsfrister baserad på diagnos eller röntgat organ har vi istället föreslagit att man vid gallringen utgår från den faktiska framtagningsfrekvensen: Röntgenbilder må utgallras tio år efter det de senast framtagits för granskning. Bilder med negativt utfall må dock utgallras fem år efter det de senast framtagits för granskning. Följs denna regel kan röntgenfilmer med positivt utfall gallras SOU 1968: 53

först sedan de varit inaktuella en tioårsperiod. Sammanfattning. För framtiden bör endast bevaras register över fall av konstaterad tuberkulos samt de på landstingskanslierna förvarade årsrapporterna. Journalkort utgallras trettio år sedan sista anteckningen däri gjorts. Lungröntgenbilder och skärmbildsrullar med registerkort gallras tio år efter det de senast framtagits för granskning. Tio års frist bör gälla även för anmälan till centraldispensär om utförd BCGvaccination. Allt övrigt material utgallras med högst tio års frist enligt den tabell som redovisas i bilaga 21.

4.4.4 Arkivbildning och gallring vid distriktsdispensärer. Distriktssköterskas dispensärarbete Såsom tidigare framhållits, har centraldispensärerna efterhand avlastat distriktsdispensärerna i deras arbete. Med tanke på att samtliga fall av konstaterad tuberkulos registreras på central dispensären, bör de flesta av distriktsdispensärernas handlingar förvaras endast i begränsad tid. Journalerna bör således kunna gallras tio år från det sista anteckningen däri gjorts. Distriktsdispensärens (distriktssköterskans) dagboksblad i dispensärarbete bör gallras med fem års frist i likhet med övriga dagboksblad. Dagbok vid läkarmottagning vid distriktsdispensär bör där den ännu förekommer gallras med ett års frist eftersom den ej behöver redovisa patienternas namn utan endast utgör underlag för årsstatistik. Övriga distriktsdispensärens handlingar bör gallras med samma frister som gäller för centraldispensärerna. Av distriktsdispensärs arkivalier (distriktssköterskans handlingar i dispensärarbete) skall således intet bevaras för framtiden. Register över fall av konstaterad tuberkulos gallras 10 år efter det registret upplagts, journaler 10 år från det sista anteckningen 69

däri gjorts. Övriga handlingar utgallras med högst 10 års frist enligt tabell redovisad i bilaga 21.

4.5 Folktandvården

4.5.1 Verksamhetens omfattning

K. Medicinalstyrelsens cirkulär ang. arkivhandlingar m. m. å folktandvårdspolikliniker 2 0 / 3 1954 (MF 20/54). K. Medicinalstyrelsens cirkulär ang. tandläkares skyldighet att föra journal samt bevara röntgenbilder och modeller 19/12 1964 (MF 101/64). K. Medicinalstyrelsens cirkulär ang. formulär till journal för folktandvårdens tandregleringsvård, centraltandpoliklinisk vård och annan sjukhustandvård 21/2 1966 (MF 10/66).

Folktandvården har successivt utbyggts sedan verksamheten påbörjades under slutet av 1930-talet. Landstingen och de landstingsfria städerna är huvudmän. Kostnaderna bestrids förutom av dessa av stat och 4.5.3 Arkivbildning och gallring kommun. Staten bidrar dels med årliga bidrag, dels med utrustningsanslag till po- (Enligt tandläkarinstruktionen åligger det liklinikerna. Landstingen svarar för övriga varje tandläkare, vare sig han är i allmän kostnader, men vissa av dessa kan efter tjänst eller enskilt utövar tandläkaryrket, att överenskommelse övertagas av den kommun beträffande varje patient föra journal i den dit distriktstandpoliklinik förlagts. Inkoms- omfattning och på det sätt i övrigt, som terna, vilka icke täcker utgifterna, tillfaller medicinalstyrelsen föreskriver. Journalen skall förvaras under minst tio år från det huvudmannen. Varje landstingsområde är indelat i tand- sista anteckningen däri gjorts. Till journal vårdsdistrikt med vardera minst en distrikts- hörande röntgenbilder skall - liksom jourtandpoliklinik. Här tjänstgör en eller flera nalen - bevaras under minst tio år. Viktidistriktstandläkare och tandsköterskor. Som gare tandregleringsmodeller samt modeller komplement till distriktstandpoliklinikerna av större bettrekonstruktionsfall, exempelvis skall inom varje landstingsområde finnas en brokonstruktioner om fem eller flera led, centraltandpoliklinik avsedd för mera kom- skall bevaras under minst tre år från beplicerade och svårbehandlade sjukdomsfall. handlingens avslutande. Modeller av tandCentraltandpolikliniken är knuten till cen- lösa käkar behöver dock ej bevaras (MF 101/64). trallasarettet och förestås av särskild lasaI ett numera upphävt cirkulär (MF 92/ rettstandläkare. Överinseendet och inspek56) har medicinalstyrelsen framhållit att tionsrätt över distriktstandpoliklinikerna åviden på förfrågan anfört »att det finge ligga lar särskild tandvårdschef. i sakens natur, att journalhandlingarna skola Barntandvården - som är avgiftsfri - tar förvaras under relativt lång t i d . . . samt sin början med kalenderåret näst efter det, uttalat att förvaring under 10 år måste anses varunder barnet fyller 6 (3) år och fortgår vara ett minimum». Beträffande modeller till och med utgången av det kalenderår unframhölls i detta cirkulär, att det torde vara der vilket barnet fyller 16 år. Den som därerforderligt att bevara dessa under minst 10 efter fortsätter sin tandvård erhåller till och år särskilt ifråga om mera omfattande med utgången av det kalenderår varunder bsttrekonstruktioner. vederbörande fyller 19 år en nedsättning Jämförda med tidigare bestämmelser inmed 25 % av den av K. Maj:t fastställda nebär sålunda tandläkarinstruktionen och tandvårdstaxan. medicinalstyrelsens cirkulär den 19 december 1964 beträffande journalerna att den 4.5.2 Huvudförfattningar tioåriga gallringsfristen behålls oförändrad. Allmän tandiäkarinstruktion 6/12 1963 (nr Denna frist gäller såväl skolbarnsjournaler som vuxenjournaler. Formuleringen (beva666).

70 SOU 1968: 53

ras minst tio år) innebär å andra sidan en indirekt rekommendation att bevara materialet längre. Beträffande tandregleringsmodeller och bettrekonstruktioner innebär de nya bestämmelserna att gallringsfristen förkortas från 10 till 3 år. Även bär är gallringsfristen en minimigräns och icke en positiv rekommendation om gallring. Vi har funnit nu gällande gallringsfrister väl avvägda för såväl tandklinikers journalkort som för röntgenbilder och viktigare tandregleringsmodeller. Av praktiska skäl bör de i författningshänseende överföras till den kungörelse som skall omfatta bestämmelser angående gallring rörande samtliga folktandvårdens handlingar. Med hänsyn till utformningen av nu gällande gallringsbestämmelser kan den klinikchef som så önskar utgallra journaler med bilagor tio år från det sista anteckningen gjorts däri, men han kan även behålla dem. Ur praktisk synpunkt är det dock lämpligt att journalregistret under alla förhållanden ej tyngs av för många inaktuella kort. Därför bör journalbeståndet genomgås med regelbundna intervall, varvid de journalkort utplockas, i vilket inga anteckningar gjorts de senaste tio åren. Förstörs - utgallras icke dessa kort i samband med utplockningen, bör de avställas i särskilda arkivkartonger eller kortlådor. På en mindre poliklinik är journalmaterialet icke särskilt skrymmande. Som exempel kan nämnas att på en tretandläkarklinik i ett distrikt om 9 000 invånare upptar de icke gallringsbara journalerna inklusive röntgenbilder en enda lådhurts om 10 kortlådor i A 5-format med 40 cm djup. Skulle detta exempel vara representativt, torde det i regel icke vara förenat med några större svårigheter ur utrymmessynpunkt att bevara avställda journalkort utöver den tioåriga gallringsfristen. Längre än trettio år efter senaste anteckning bör de dock ej sparas. Erfarenheten har visat att utgallring av journalerna med tio års frist kan ske utan minsta olägenheter ur praktisk - medicinsk synpunkt. Journalernas värde som underlag för rättsodontologisk identifiering har stundSOU 1968: 53

om anförts som motivering för en längre gallringsfrist. Endast med tillgång till röntgenbilder och helst även tandavgjutningar torde journalkorten ge underlag för säkra identifikationer. Härtill kommer att med nuvarande ofta fleråriga väntetider på fullständig sanering inom vuxentandvården det icke är ovanligt att patienterna under mellantiden anlitar privattandläkare. I dylika fall ger poliklinikens journalkort ingen korrekt bild av patienternas tandstatus. För folktandvårdens tandregleringsvård, centraltandpolikliniker samt för annan sjukhustandvård finns särskilda journalformulär. Även för dessa journalkort bör den tioåriga gallringsifristen gälla som huvudregel i likhet med vad vi föreslår såväl för tandläkares journaler som för journaler i sjukhusens öppna vård i övrigt. Då ej heller journaler för tandregleringsvård är särskilt skrymmande och vissa journaler i tandregleringsfall kan ha intresse utöver tioårsperioden kan de behållas utöver denna tid. Inga journaler bör dock förvaras längre än 30 år sedan senaste anteckning däri gjorts. Med nuvarande fakultativa gallringsbestämmelser kommer slumpen att avgöra om tandpoliklinikernas journalkort överhuvud taget kommer att sparas för framtiden. Vill man behålla ett urval av journaler för vetenskapliga studier, synes det lämpligt att utbildningsklinikernas journalkort undantas från gallring. Då journaler från dessa kliniker i jämförelsevis stor utsträckning är kompletterade med röntgenbilder, har de större värde än övriga klinikers journaler. Gallringsfristen för tandregleringsmodeller kan variera - endast de viktigaste skall sparas i minst tre år. I regel förvaras modellerna i små papplådor. För att underlätta gallring bör de redan vid behandlingens avslutande förses med påteckning om när modellen kan gallras. Tandregleringsmodeller och andra avgjutningar upptar stor plats. På ovan angivna klinik upptog modeller enbart från de icke avslutade tandregleringsfallen en hyllvägg om två kvadratmeter. Övriga avgjutningar förstördes när behandlingen slutförts. Med 71

hänsyn till utrymmesbehovet torde det således i de flesta fall vara omöjligt att behålla modellerna avsevärt längre än den föreskrivna minimitiden. Tiddagböckerna är att betrakta som arbetsmaterial som ur denna synpunkt kan förstöras allteftersom de fullskrives. Uppburna patientavgifter redovisas i kvittensböcker utformade såsom original med två genomslagskopior. Patienten erhåller den ena som kvitto. Den andra insänds till landstingskansliet och bevaras där i inkomstverifikationerna i tio år. Med hänsyn härtill bör tandpoliklinikens exemplar, som utgör en ren genomskriftskopia (blockstam), kunna gallras sedan ansvarsfrihet för året beviljats. I skoltandvården använda klasslistor med väntlistor har intet egenvärde eftersom samtliga deras uppgifter återfinns på elevernas journalkort. De bör därför kunna utgallras så snart de blivit inaktuella eller nya klasslistor inkommit vid början av nästa läsår. Månadsrapporterna, som ligger till grund för kalenderårsrapporterna, bör kunna gallras med kort frist på tandpoliklinikerna. Sedan uppgifterna överförts till kalenderårsrapporterna torde de ej ha något intresse. Kalenderårsrapporterna är icke gallringsbara enligt gällande bestämmelser (MF 20/ 1954). Ej heller de numera icke obligatoriska verksamhetsberättelserna är gallringsbara. De i kalenderårsrapporterna lämnade uppgifterna ligger till grund för tandvårdschefens till socialstyrelsen inlämnade årsrapport. Denna redovisar dock endast klumpsummor för hela landstingsområdet. Vill man i framtiden kunna följa variationerna inom de olika distrikten, måste således av tandpoliklinikernas årsrapporter behållas antingen de till landstingskanslierna insända originalen eller de på klinikerna bevarade kopiorna. Vill man bearbeta större områden än enstaka distrikt är det opraktiskt med lokal förvaring. Vi strävar vidare efter att man ute på de olika klinikerna endast bör förvara aktuella handlingar. Med hänsyn härtill föreslås med upphävande av nu gällande

bestämmelser, att kopiorna till kalenderårsrapporterna gallras med tio års frist på klinikerna, medan originalen behålls på kanslierna. Till landstingskansliet insänds från tandpoliklinikerna utöver månads- och årsrapporter ett omfattande rapportmaterial med uppgifter vilka ligger till grund för matrikelföring, avlöningsuträkning och annan redovisning. Dessa rapporter skall utgallras efter viss frist i landstingskanslierna sedan de viktigare uppgifterna införts på matrikelkort, avlöningslistor o. s. v. I den mån det på poliklinikerna behålls kopior av dessa handlingar, bör även kopiorna gallras. Utgallringen på klinikerna bör ske med kortast möjliga frist, eftersom uppgifter i viktigare fall kan inhämtas på kanslierna. Rapportmaterialet förekommer i varierande former och under varierande beteckningar inom de olika landstingsområdena. Som vägledning lämnas en sammanställning i tabellarisk form (bilaga 20). Som arbetsmaterial vilket successivt förnyas kan den pärm innehållande gällande författningar och cirkulär samt förteckning över klinikens inventarier betraktas. Korrespondens gallras med tio års frist. På en tandpoliklinik skall således samtliga handlingar utgallras efterhand. Journalkort med bilagor, årsrapporter och korrespondens utgallras med tio års frist, tandregleringsmodeller tidigast efter tre år. Samtliga övriga handlingar har endast kortvarigt intresse på grund av att de antingen utgör rent arbetsmaterial eller kopior av till landstinget insända rapporter. 4.5.4 Tandvårdschefer Tandvårdschefens korrespondens diarieförs i landstingskansliets huvuddiarium och förvaras bland landstingskansliets övriga korrespondens. Tandvårdschefens eventuellt förekommande egna arbetsdupletter bör utgallras efter hand. Inga originalhandlingar bör därför läggas till denna kopieserie. Det rapportmaterial som ligger till grund för landstingskansliernas avlöningsuträkning och matrikelföring av personalen inom SOU 1968: 53

folktandvården bör utgallras enligt de bestämmelser som utredningen föreslagit för samtliga landstingsorgans arkiv (Bilaga 2. Jfr kapitel 2 Administrativa arkiv). Sedan de från de olika tandklinikerna upprättade verksamhetsberättelserna numera inte längre är obligatoriska, måste man gå till tandläkarnas månads- och kalenderårsrapporter om man vill ha upplysning om förhållandena inom de olika distrikten. Tandvårdschefens årsrapport till socialstyrelsen anger nämligen endast klumpsummor för hela landstingsområdet. Månadsrapporterna har icke sådant värde att det finns anledning att bevara dem i all framtid. Tio års gallringsfrist föreslås. Kalenderårsrapporterna bör bevaras. Kopiorna av de av tandvårdschefen till socialstyrelsen insända årsrapporterna bör icke gallras.

SOU 1968: 53

5 Mikrofilmning av sjukvårdsinformation

5.1 Journaler En möjlighet att bevara klinikjournalernas uppgifter för framtiden på ett begränsat utrymme är att mikrofilma dem. Vid en jämförelse mellan mikrofilmning och bevarande av journalerna i original har man att ta ställning till en rad faktorer såsom lokalkostnader, personalkostnader samt handlingarnas åtkomlighet. 5.1.1 Förvaringssätt Den mikrofilmade journalen kan förvaras i rulle, filmhålkort eller i plastfickor, i vilka filmen sticks in i spår eller appliceras på annat sätt. De förekommer i olika utformning och med olika märkesnamn såsom microfiche, jackets, microfolio. En ficka i A-5 format kan utöver uppgifter om patientens namn m. m. rymma inemot 100 mikrobilder i 16 mm film. Rullar är mindre lämpliga, eftersom de omfattar flera journaler per rulle. Vill man ta fram en journal, blockeras hela rullen. Det är omöjligt att komplettera en mikrofilmad journal på en och samma rulle. Mikrofilmning på rulle är den billigaste formen, men den kräver å andra sidan hjälpregister som anger i vilken rulle en sökt journal är att finna. Mikrofilm i rullform torde vara helt olämplig vid mikrofilmning av journaler som skall kompletteras, d. v. s. levande patienters journaler. För avlidna 74

patienters journaler är den fullt möjlig men mindre lämplig. Filmhålkort har den fördelen att de kan användas i hålkortsapparater, varigenom man genom omsortering lätt kan få fram patienter med samma sjukdom o. s. v. Med hänsyn till att endast ett fåtal bilder kan få plats i den för mikrofilm avsedda rutan i varje filmhålkort, måste varje journal omfatta ett flertal kort, vilket är mindre lämpligt och i viss mån gör läsning i läsapparat mer tidskrävande. Insättning av filmerna på korten sker manuellt, varför det är en relativt dyrbar metod. Att komplettera med nytt material är ganska lätt, eftersom man endast fogar till nya kort vilka insorteras vid de gamla. En klar nackdel är emellertid att hålkorten har begränsad livslängd. Ur arbetssynpunkt torde microfiches vara den bästa metoden. De kan nämligen förvaras i födelsenummerordning på samma sätt som originaljournalerna och kräver därför ingen hjälpregistrering. Komplettering är möjlig men dyrbar, eftersom klippning och insättning av de nytillkomna bilderna måste ske manuellt. 5.1.2 Tidpunkt för filmning En mikrofilmning kan teoretiskt tänkas ske vid olika tidpunkter. Den kan äga rum antingen omedelbart efter det patienten utskrivits eller först när så lång tid förflutit SOU 1968: 53

att endast ett fåtal journaler kan väntas bli aktuella igen. En tredje möjlighet är att mikrofilma journalerna först när patienterna avlidit och att bevara journalerna i original till dess. Mikrofilmning av journalerna omedelbart vid patienternas utskrivning synes vara klart olämplig. Man måste därvid räkna med en mycket stor kostnad för läsapparater och för uppförstoring av mikrofilm till originalstorlek. Vill man undvika köbildning vid läsapparaterna, måste det finnas flera vid varje avdelning, poliklinik o. s. v. Detta torde vara otänkbart med hänsyn till såväl anskaffningskostnaden som utrymmesbehovet. A andra sidan får man anse det vara olämpligt att reproducera journalerna i originalstorlek varje gång de blir aktuella. I praktiken torde man ej kunna vänta att klinikerna vill arbeta med mikrofilm vid läsapparater. Det är mer realistiskt att räkna med att varje gång en mikrofilmad journal efterfrågas, denna utlämnas i form av kopia i originalstorlek, något som emellertid kommer att draga icke oväsentliga kostnader. Så länge en journal är aktuell, bör den ur såväl ekonomisk som praktisk synpunkt finnas i original. Av varandra oberoende företagna undersökningar har visat, att endast ett fåtal av de journaler som framtas för kliniskt bruk är äldre än 10 år. Behåller man journalerna i original under denna tid, krävs visserligen stora handarkiv - i regel minst lika stora som de arkivlokaler lasaretten nu är utrustade med. Däremot medför mikrofilmning den fördelen, att man icke behöver förvara mer än 10 årgångar i originalstorlek. I de få fall äldre journaler behövs, kan kopior i originalstorlek framställas. Som ytterligare en möjlighet angavs mikrofilmning först efter det patienten avlidit. Mikrofilmning måste härvid ske årsklassvis, när årsgruppen uppnått 90 eller 100 års ålder. Att konsekvent bevaka dödsdata och företaga mikrofilmningen allteftersom patienterna avlider är omöjligt utom vid enstaka mindre sjukvårdsinrättningar med litet upptagningsområde. Att bevara jourSOU 1968: 53

naler för 100 årsklasser vilket i stort sett motsvarar 100 journalårgångar kräver emellertid arkivlokaler av en omfattning som är så enorm att den helt ligger utanför möjligheternas gräns. När patienterna avlidit, har journalerna ringa värde ur sjukvårdssynpunkt. Ur vetenskaplig synpunkt är journalernas värde diskutabelt. Är det landstingens sak att bekosta en mikrofilmning av ett material som ej har värde ur klinisk synpunkt? Det har konstaterats, att det är opraktiskt att mikrofilma de senaste journalårgångarna med hänsyn till att de är i ständig användning. Väntar man med en mikrofilmning, till dess patienterna avlidit, krävs arkivutrymmen i en omfattning som är helt orealistisk. Den tidpunkt som förefaller lämpligast för mikrofilmning torde vara ca 10 år efter utskrivningsdatum. Endast ett fåtal journaler blir aktuella efter denna frist och behöver kompletteras med nya uppgifter. 5.1.3 Kostnader Det är svårt att göra prisjämförelser mellan å ena sidan kostnaden för uppförande och hyra av arkivlokaler för förvaring av journaler i originalformat samt å andra sidan kostnaden för mikrofilmning, registrering, hantering och reproducering av kopior i originalstorlek. Byggkostnaden har som framhållits i annat sammanhang beräknats till 165 kr/hyllmeter. Räknar man med att en kvadratmeter rymmer 8 hyllmeter blir således byggkostnaden 1 320 kr/m 2 . Därtill kommer driftskostnaden. Att beräkna kostnaden för mikrofilmning är vanskligt. Antar man, att en hyllmeter rymmer 200 journaler, som vardera kräver ett 50-tal exponeringar, kräver en mikrofilmning av en hyllmeter 10 000 exponeringar. Materialkostnaden för exponering och framkallning av film räknas till ca ett halvt öre per exponering. Eftersom det är olämpligt att slita på »moderfilmen», bör man vid filmning taga en läskopia. Kostnaden för 75

moderfilm och läskopia blir således 1 öre per exponering, vilket motsvarar 1 0 0 : kr/hyllmeter vid filmning av en hyllmeter om 10 000 exponeringar. Mikrofilmer är relativt besvärliga att handskas med. Det uppkommer snart krav på framställning av kopior i originalformat som kan läsas utan läsapparat. En kopia kostar ca 35 öre styck. En journal om 40 sidor kostar således ca 14: - kronor. Utöver materialkostnad för film tillkommer kostnad för kameror, läsapparater och kopieringsapparater m. m. samt framförallt lönekostnad för fotografen. För att utnyttja apparaturen tillfullo bör fotografen ha en assistent som förbereder filmningen genom att ta fram journalerna ur arkivet, plocka ut dem ur pärmomslagen, plocka bort pappersklämmor m. m. Vid en timpenning om 10: - kr (lön plus sociala förmåner) kostar varje timme för två anställda 20: - kr. Utgifterna för dylikt förberedelsearbete kan uppgå till lika mycket som själva filmningsarbetet och filmkostnaderna. Att beräkna filmningshastigheten torde vara svårt. I gynnsamma fall har man fått fram två exponeringar per sekund. En tid av tre sekunder per exponering torde vara mer realistisk med hänsyn till rullbyten, småraster och andra tillfälliga driftsstörningar. Med tre sekunder för varje exponering tar det 8 timmar och 20 minuter att mikrofilma en hyllmeter journaler eller ungefär 170: - kr. Med en hastighet av två sekunder för varje exponering blir kostnaden 110:-kr. Arbetskostnaden för framställning av kopior i originalstorlek beror naturligtvis på omfattningen av rekvirerade kopior. Efterhand som filmer förslits, måste nya läskopior tagas. Kontroll av filmernas beständighet måste företas med jämna mellanrum, vilket också drar kostnader. Klippning av film och montering i jackets eller bildhålkort måste likaledes draga avsevärda kostnader. Kan man montera en mikrofilmad journal på två minuter, kräver en hyllmeter om 200 journaler 6,5 timmar eller en lönekostnad om 65 kr. Av de här redovisade beräkningarna torde 76

framgå att nybyggnadskostnaderna för arkivmagasin uppgår till ca 70 % av kostnaderna för mikrofilmning. Den kommitté i Finland som för närvarande utreder möjligheten att gallra i sjukhusarkiven har vid sina beräkningar av byggnadskostnader jämfört med filmningskostnader nått till ännu mindre förmånliga resultat för filmningen än vad ovanstående beräkningar synes visa. Såsom tidigare omtalats, anser man även i England att de sammanlagda kostnaderna blir avsevärt större vid mikrofilmning än kostnaderna att uppföra arkivlokaler för arkivhandlingarna. Även andra beräkningar av dessa kostnader utförda såväl utomlands som i Sverige har kommit till liknande resultat. Dock torde prisutvecklingen för närvarande gå därhän att filmningskostnaderna minskar, medan byggnadskostnaderna ökar. Den högre lokalhyran för ett konventionellt arkiv måste med tiden överstiga kostnaden för mikrofilmning. De mikrofilmade handlingarna tar ju endast några procent av det utrymme originalen kräver. En fördel med mikrofilmning är, att moderfilmen alltid finns kvar, även om en läskopia förkommer. Journaler i original kan däremot försvinna. Mikrofilmernas beständighet kan kontrolleras och nya moderfilmer kan tagas. Originaljournalerna skrivs i regel på obeständigt papper med obeständig skrift. En klar nackdel med mikrofilmade journaler är att deras uppgifter är lika svårtillgängliga som originalhandlingarnas. Under senare år har man sökt anlita datamaskiner för att göra journalernas uppgifter mer lättåtkomliga och lättare att bearbeta. En eventuellt planerad mikrofilmning av klinikjournaler bör således anstå i avvaktan på vad den moderna datatekniken kan komma att erbjuda. Dock måste framhållas att mikrofilmning av äldre tiders journalmaterial kan ske, medan databehandling i praktiken ej kan ske retroaktivt. Mikrofilmning av klinikjournaler är dyrbar genom att den kräver manuell matning av kameran, eftersom klinikjournalerna i regel består av papper av olika storlek och tjocklek. Poliklinikkorten torde däremot SOU 1968: 53

lämpa sig bättre för automatisk matning av kameran i den mån till journalerna ej lagts remissvar m. m. på blanketter av annan tjocklek och annat format. Vid automatisk databehandling av journalinformation torde det av ekonomiska skäl vara mindre realistiskt att räkna med att man kan lagra hela journaler i magnetband längre än de är aktuella ur klinisk synpunkt. De på papper i löpande bana utskrivna journalerna torde väl lämpa sig för mikrofilmning, eftersom denna kan ske med automatisk kamera med öppen slutare. 5.1.4 Mikrofilmning av typarkiv Utredningen har föreslagit att klinikjournaler från vissa lasarett skall undantagas från gallring. Dessa s. k. typarkiv kommer efter hand att bli mycket skrymmande. Skall de bevaras i original, måste arkivpapper anskaffas för journaler och samtliga i journalerna förekommande blanketter. Vidare måste alla anteckningar ske med beständig skrift, d. v. s. med normalbläck för handskrivna anteckningar. De merkostnader det avsevärt dyrare arkivpapperet kommer att medföra kan helt undvikas vid en mikrofilmning. Lokalkostnaderna måste efter hand bli större än engångskostnaden för mikrofilmning av ett material som skall sparas för all framtid. Fotografering eller kopiering bör för övrigt ske av samtliga typarkivs journaler, eftersom de i dag icke skrivs på beständigt papper. Trots att utredningen icke finner anledning att generellt förorda mikrofilmning av de till gallring föreslagna klinikjournalerna, anser den att det kan anföras vägande skäl för en mikrofilmning av typarkivens journaler. 5.2 Röntgenfilm,

EKG, EEG

Att nedbringa röntgenarkivens volym genom mikrofilmning är utförbart. Det är dock omöjligt att vid granskningen arbeta med bilder i mikroformat. Mikrofilmerna ser mer eller mindre jämngrå ut för ögat. De för tolkningen avgörande skillnaderna SOU 1968: 53

mellan olika ljusnyanser, den s. k. svärtningsdifferensen, framkommer först vid återförstoring till det ursprungliga formatet. Det går således icke att använda läsapparat. Bilderna måste uppförstoras till sin ursprungliga skala. Uppförstoringen måste ske manuellt av kvalificerad, fototekniskt skolad personal. Ur kostnadssynpunkt är därför mikrofilmningen med nuvarande fototeknik och stora bildformat olämplig. Framförallt gäller detta filmer med stor framtagningsfrekvens. Vid en eventuell övergång i framtiden till ett mindre bildformat om ca 70 X 70 mm kommer det icke att föreligga behov av ytterligare förminskning. EKG-upptagningarna förvaras i regel nedklippta i journalakterna. Dessa är i nuvarande utformning mindre lämpliga att mikrofilma (se ovan sid. 76). Det är icke heller möjligt att rekommendera en mikrofilmning av delar av journalernas innehåll. I vissa fall behålls EKG-upptagningar i sin helhet i form av rullar. En filmning av hela rullar, vilka förvaras för sig, torde däremot vara möjlig. EKG-upptagningar förvarade i rullform förekommer icke i särskilt stor omfattning. Genom att dessa rullar dessutom är ganska små vinner man förhållandevis litet utrymme. EEG-kurvorna torde väl lämpa sig för mikrofilmning i löpande bana. Filmningen kan utföras i en automatisk kamera med öppen slutare enligt flow-metoden. Kostnaden för filmning blir låg, eftersom materialet icke kräver någon egentlig förberedelse för filmning och kameran i stort sett sköter sig själv. Endast ett fåtal läsapparater behöver anskaffas, eftersom kurvorna endast tolkas på EEG-laboratorierna. Då det är tröttsamt att ständigt läsa i läsapparat, kan man knappast tänka sig att ersätta originalkurvorna med mikrofilm förrän några år förflutit efter det att kurvorna förlorat sin direkta aktualitet. Mikrofilmade EEG-upptagningar kan givetvis behållas långt efter det originalkurvorna måste gallras av utrymmesskäl. Utredningen bygger här enbart på ett teoretiskt resonemang. Kamerautrustning

finns visserligen sedan kort tid i marknaden, men erfarenheter av praktisk och ekonomisk art saknas ännu. 5.3 Sammanfattning Kostnaderna för mikrofilmning torde klart överstiga kostnaderna för uppförande av arkivmagasin för motsvarande handlingar. En mikrofilmning bör ej företagas av frekventa journalhandlingar. Detta medför å andra sidan att det kan ifrågasättas om det är värt att lägga ned kostnad på mikrofilmning av äldre journaler, vilka erfarenhetsmässigt endast sällan används. Det kan dock anföras starka skäl för att mikrofilma typsjukhusens klinikjournaler.

78 SOU 1968: 53

6.1 Automatisk databehandling av sjukvårdsinformation

Allmänt

6.1.1 Bakgrund. Sjukjournalen i dag I ett föregående kapitel (3.1.3.) har beskrivits hur den kliniska journalen ursprungligen var en inbunden liggare, där anteckningar om inlagda patienter infördes allteftersom dessa inlades på sjukhuset. Efter hand ökade informationen så att för varje patient upplades ett särskilt blad. När detta ej räckte till upplades en journal på lösblad som kompletterade den ursprungliga journalliggaren. Denna utveckling har lett därhän att för varje patient finns en journaldossier som kan omfatta hundratals lösa blad av olika format. Utvecklingen fortgår kontinuerligt. En fördubbling av patientinformationen har uppgivits förekomma vart tionde år. Den information som finns för varje patient är i dag mycket detaljrik, men detaljrikedomen har medfört att överskådligheten har blivit lidande. Informationen i journalen kan ofta vara osovrad och svårhanterlig. I det praktiska sjukvårdsarbetet hinner avdelningsläkaren icke alltid att sätta sig in i alla detaljer. För att underlätta arbetet får han ofta lita till journalernas sammanfattningar (epikriser) eller för eget bruk göra sammanfattande utdrag ur journalen. En ytterligare ökning av informationen i varje journalakt kommer att bli följden vid en övergång till centralarkiv där journaler för flera olika kliniker rörande en SOU 1968: 53

och samma patient blir inrymda i samma dossier. Informationen om varje patient är så omfattande att den är svår att hantera med konventionella journaler. Det har därför varit naturligt att försöka använda den nya datamaskintekniken även inom hälso- och sjukvård. Även utrymmesfrågan skulle lösas om man kunde använda datamaskiner såväl för bearbetning av aktuellt journalmaterial som för arkivering av information på magnetband eller i andra datamaskinens lagringsmedia. 1 ) 6.1.2 Motiv för nya arkiveringsformer hälso- och sjukvård

i

Den nya datatekniken förväntas icke blott skola lösa nuvarande problem med hantering och lagring av information, utan även kunna användas vid bearbetningar och beräkningar i alltmer ökande omfattning. Endast datatekniken gör det möjligt att genom uppföljning av de enskilda individerna i ett allt större patientmaterial från senaste behandling eller operation (s. k. follow-up) lämna produktionskontroll och kostnadséärarredovisning. Härigenom kan man erhålla uppgift om vad en viss åtgärd eller behandling av patienten leder till för 1 Magnetband, skivminnen och cellminnen är att betrakta som fristående lagringsmedia vilka för långtidsarkivering förvaras i särskilda arkiv skilda från datamaskinerna. För enkelhets skull används uttryck som »dataminnen» eller »arkiverade i datamaskiner».

ekonomiska konsekvenser för huvudmannen. Det bör observeras att kostnads^ä/Zeredovisning ej ger svar på ovannämnda frågor, då denna form av redovisning är baserad på klinik, avdelning etc. och inte på individen - patienten. De allmänna hälsoundersökningarna, som utvecklats till att omfatta alltflera undersökningar och provtagningar påkallar nya former för arkivering och behandling av data. Modern datateknik kan, rätt nyttjad, öka vår minneskapacitet och vår bearbetningsförmåga på samma sätt som mikroskopet ökat våra möjligheter att se små detaljer.

6.2 Maskinella arkiv 6.2.1 Allmänt om datamaskinens användning inom hälso- och sjukvård idag Under de senaste 10 åren har ett flertal målforskargrupper i världen försökt att registrera patientjournaler eller delar därav medelst datamaskiner. Varken teknik eller informationsteori tillät emellertid byggandet av ett komplett sjukhusinformationssystem eller ett journalsystem under 1960-talets början. Detta är en av orsakerna till att resultatet låtit vänta på sig. I Sverige har man på några sjukhus idag infört datarutiner för smärre delproblem såsom patientadministration (t. ex. in- och utskrivning av patienter), blodgivarsystem (t. ex. kallelserutiner för blodgivare), kemiska laboratorieprover (t. ex. registrering, presentation och utvärdering av vissa prover), bakteriologiska analyser (t. ex. registrering och presentation), patologisk-anatomiska utlåtanden, frågelistor eller formulär för patientens sjukhistoria (anamnes), röntgenutlåtanden etc. De allra flesta av dessa rutiner eller delsystem går ej att integrera eller koordinera i en senare fas, varför de inte kan anses uppfylla kraven på modern journalföring sett ur patient- och läkarsynpunkt. Flertalet är dessutom icke konstruerade så att de kan tillfredsställa en längre tids arkivering med de krav som då uppstår på

uppdatering, korrigering och selektering av information. 6.2.2 Hela journalen Den medicinska målsättningen för datamaskinens användning inom hälso- och sjukvård är och måste vara att bevara och tillhandahålla all väsentlig information om patienten under dennes livstid. Detta är emellertid inte tekniskt möjligt med hänsyn tagen till mängden information som föreligger i en röntgenbild eller i en kurva, t. ex. EEG. En enda röntgenbild kan erfordra flera miljoner siffror av datamaskinens minne. Det kan fastslås att dagens tekniska resurser inte ger möjlighet att arkivera och söka en hel journal om man i denna inbegriper bild- och kurvinformation. För närvarande pågår inom riket viss försöksverksamhet med standardisering och kodifiering och databehandling av röntgenutlåtanden. Här bör dock observeras, att oavsett resultatet av denna verksamhet, rör det sig enbart om en tolkning av röntgenfilmens innehåll till en annan uttrycksform. I likhet med ett röntgenutlåtande i konventionell form kommer databehandlade uppgifter i röntgenarkiven alltid att utgöra en tolkning. Bildinformation (t. ex. röntgenfilm) kan icke ersättas av databehandlade utlåtanden. Exakt samma förhållande gäller för kurvinformation såsom EEG och EKG som ej heller helt kan ersättas av databehandlade utlåtanden. Att åstadkomma hela journaler - all insamlad information i alfabetisk eller numerisk form om individer-patienter - är ett svårlöst och svårbemästrat problem ur datateknisk synpunkt men en nödvändig förutsättning för ett modernt sjukhus informationssystem. Problemets svårighetsgrad har underskattats av såväl datatekniker och systemmän som av läkare. De första positiva resultaten har publicerats först under senare år. 6.2.3 Arkiv för bild- och kurvinformation Nya metoder för registrering av kurv- och bildinformation har utvecklats, men det är SOU 1968: 53

alltfort nödvändigt med speciella arkiv för de originaluppgifter, som inom överskådlig framtid ur praktisk och ekonomisk synpunkt inte kan arkiveras i en datamaskin. Uppgifter i form av t. ex. röntgenfilm, fotografier, elektrokardiogram och elektroencefalogram behöver således speciella arkiv. Dessa arkiv med patientdossierer innehållande kurvor och bildinformation kan vara av konventionell utformning med fasta eller rörliga hyllor. För att möjliggöra en snabbare framtagning synes även dylika kunna mekaniseras. För närvarande pågår utvecklingsförsök som syftar till ett arkiveringssystem för automatisk framtagning av röntgenfilm ur ett arkiv av tätpacknings(compactus)-typ. I en dylik anläggning, där även annan bildinformation bör kunna förvaras, sker framtagning av en patients journaldossier genom att man på en fingerskiva slår t. ex. patientens folkbokföringsnummer. 6.2.4 Arkiv för alfabetisk information

och numerisk

Sjukhusinformationssystemet, morgondagens journalföringssystem, kommer att i huvudsak handlägga alfabetisk och numerisk information. Den av datamaskin utskrivna journalen kommer således att på samma sätt som idag bestå av originalhandlingar i alfabetisk och numerisk form. Det är dock ur många synpunkter önskvärt att standardisera informationen, d. v. s. att minska den verbala, fria texten. Detta inte enbart för att tillfredsställa datamaskinens arbetssätt utan för att göra den medicinska nomenklaturen mer stringent. Dagens omfångsrika psykiatriska journaler, som per vårdtillfälle kan innehålla 20 000 alfabetiska och numeriska tecken, kan sannolikt genom standardisering minskas till hälften, utan att man samtidigt förlorar information. Den verbala, fria texten kan således minskas volymmässigt, och detta gäller framförallt anamnes, status, röntgenutlåtanden, EEG- och EKG-svar m. m. SOU 1968: 53 6—814050

I Sverige och i utlandet görs f. n. försök att standardisera och rationalisera medicinsk information inom gynekologi, medicin, kirurgi m. m., vilket i och för sig innebär ett minskat arkivbehov. Datateknik i modern sjukvård ger möjligheter att (arkivera stora mängder alfabetisk och numerisk information på begränsat utrymme. På ett enda magnetband kan mellan 5 000 och 15 000 journaler arkiveras beroende på den kliniska specialiteten. All datainsamling kommer att ske i standardiserad eller semistandardiserad form och så tidigt som möjligt under patientbehandlingen. Som exempel kan nämnas att anamnesen, sjukhistorien, kommer att insamlas med hjälp av frågelistor, standardiserade dels för allmänt bruk, d. v. s. oberoende av klinik eller specialitet, och dels för specialistbruk. Denna standardisering innebär en arkivminskning som i vissa försök uppgår till 50 %. Samtidigt innebär detta en minskning av skrivpersonalens verksamhet. All information, oavsett om den är kodifierad eller standardiserad eller helt verbal, lagras på magnetband eller i skivminnen. Information från den undersökande läkaren eller från sjuksköterskan registreras i datamaskinen och arkiveras tillsammans med övrig information från olika serviceavdelningar såsom det kemiska, bakteriologiska, patologiska laboratoriet. Beroende på hur snabbt man vill ha tillgång till informationen kan olika lagringsmedia användas. Kostnaderna härför varierar betydligt. I försöksverksamhet vid Karolinska sjukhuset sedan mer än ett år finns all alfabetisk och numerisk patientinformation lagrad på magnetband, och arkivkostnaden förefaller att vara ungefär densamma som i ett modernt hyllarkiv. Kostnadsberäkningar av datamaskintid har ännu icke utförts i detalj men för närvarande räknar man med en kostnad på c:a 4 kronor per uppdatering, sortering och utskrift av en journal. Den information som lagras i datamaskinens minne kan presenteras antingen i pappersutskrift eller genom bildskärmsterminaler. Bildskärmsterminalen, som står i 81

journalinformation på en enda rulle magnetband i försöksverksamheten vid Karolinska sjukhuset. Har man journaler lagrade i dataminnen och vill ha uppgifterna utskrivna i delar eller i deras helhet i samband med en 6.2.5 Arkivbildning vid användning av dapatients nyinskrivning erhålles ett arkiv av tamaskiner för journalarkiv journaler utskrivna på papper över de inI den debatt som under senare år har förts lagda patienterna. Dessa pappersjournaler i frågan om databehandling av sjukjournaler skall naturligtvis förstöras när patienten har från flera håll hävdats att man dels friskskrivits eller avlagt sitt sista återbesök. måste arbeta med en kortsiktig målsättning Man får således icke tillåta dels datalagrade med sikte på automatisk databehandling av journaler och dels journaler i utskriven vissa administrativa uppgifter kompletterade form sida vid sida. Även vid lagring av journaler i dataminmed viktigare medicinska data såsom t. ex. epikrisen, och dels måste på lång sikt inrikta nen har man att ta ställning till vissa sig på möjligheten att databehandla hela problem. Man måste fastställa hur länge journalinformation skall finnas tillgänglig i sjukjournalen. De uppgifter som skall matas in i data- datamaskinen. När den ej längre är aktuell maskinen inhämtas från patienten med för kliniskt bruk kan den antingen utraderas hjälp av anamneslistor, statuslistor eller från dataminnet eller behålles för forskandra standardiserade blanketter och däref- ningens eventuella behov. Behålls de äldre journalerna kan de anter sker komplettering av information på sedvanligt - icke standardiserat - sätt. Upp- tingen fortfarande lagras i datamaskinen gifterna stansas in på hålkort eller hålremsa eller också utskrivas på papper innan uppsom matas in i maskinen. Allt material - gifterna i datamaskinen raderas ut. Väljer listor, blanketter, hålkort, hålremsor - s k a l l man att behålla det äldre journalmaterialet oavsett ursprunget gallras så snart informa- i datamaskinerna, måste man bevaka att gamla band regenereras så att deras innehåll tionen lagrats med hjälp av datamaskinen. ej utplånas efterhand. Ett magnetband har I den försöksverksamhet som nu bedrivs en livstid på i gynnsammaste fall inemot 10 används datamaskinerna för såväl bearbetning som arkivering av journalmaterialet. år. En regenerering bör sättas in långt Journalerna utskrivs omgående på papper tidigare, kanske redan efter tre år av band varvid de databehandlade utskrifterna sna- som använts ofta. Det torde dock av kostnadsskäl vara rast är ännu något mer utrymmeskrävande än de konventionella journalerna, men gall- mindre realistiskt att räkna med att man ring kan ske efter användning. Det är dock kan lagra hela journaler längre än de är ännu nödvändigt att behålla dem av säker- aktuella ur klinisk synpunkt eller ungefär 10 år. hetsskäl i händelse av tekniska missöden. Vill man före utradering av journaler i Bortsett från dessa synpunkter av principiell natur tillkommer att man ännu icke prak- datamaskinerna överföra deras innehåll i tiskt eller ekonomiskt löst frågan om ome- utskrifter på papper är detta tekniskt lätt delbar tillgång via t. ex. bildskärmsterminal att utföra. Däremot blir kostnaderna för en till datalagrad information. En verklig be- dylik utskrift av ett magnetbands 5 0 0 0 sparing inträder först i det skede då man 15 000 journaler av avsevärd omfattning kan gallra de utskrivna datajournalerna och särskilt med hänsyn till att utskriften sker istället behålla informationen exempelvis på endast för arkiveringsändamål. Vid utskrift magnetband. Härigenom vinner man arkiv- på papper återuppstår samma utrymmesutrymme och kortare framtagningstid. För och lagringsproblem som för de konventionärvarande inryms mer än 10 000 patienters nella journalarkiven. Dock torde de på

direkt kontakt med datamaskinen, behöver inte ge någon pappersutskrift och minskar således arkivbehovet jämfört med det manuella systemet.

82 SOU 1968: 53

papper i löpande bana utskrivna journalerna väl lämpa sig för mikrofilmning, eftersom denna kan ske med hjälp av automatisk kamera med öppen slutare. I och med att man har gallrat journalerna i datamaskinernas minnesenheter och i stället överfört dem till utskrift på papper har man dock frånhänt sig de stora möjligheter ur bearbetningssynpunkt och den snabbhet med vilken man kan få fram uppgifter ur ett datalagrat material. Forskning i äldre journalmaterial vilket endast finns i pappersutskrifter kommer att bli så obekväm och tidskrävande att många forskare torde komma att föredraga uppgifter vilka kan lösas med hjälp av de senaste ännu i datamaskinerna lagrade journalårgångarna. Även om man genom mikrofilmning av databehandlade journalutskrifter har möjlighet att helt undvika gallring av sjukjournaler, torde dock forskning i detta material bli såpass tungrodd att den icke kan väntas få någon större omfattning. En genomgång av ett mera begränsat material är däremot praktiskt genomförbar. F. n. pågår utvecklingsförsök med att föra över uppgifter direkt från magnetband till mikrofilm utan den dyrbara omvägen över pappersutskrift. Primärarkivet på t. ex. magnetband gör det möjligt att med regelbundna intervall söka igenom arkivet och finna den som vårdats under de senaste 10 åren, de senaste 2 åren etc. Datamaskinen kan effektuera de gallringsbestämmelser som beslutas dels genom att gallra den information som finns lagrad på magnetband, dels genom att tala om att dessa patienter inte längre är aktuella. Det är för övrigt tekniskt möjligt att begränsa denna gallring till att avse enbart utrensning av mindre väsentliga delar av journaldossieren. Med hänsyn till att medicinsk databehandling ännu är i försöksstadiet, har utredningen icke funnit anledning att närmare penetrera detta problem. De konsekvenser för arkivbildningen som en övergång till automatisk databehandling kan tänkas medföra har ännu ej skapat praktiska problem. Utredningen vill dock med denna korta antydan betona att en SOU :968: 53

övergång till automatisk databehandling ej innebär att man automatiskt löser sjukhusarkivens utrymmesproblem och ej heller frågan om kostnaderna för arkivhanteringen. Även om de manuella arkiven av traditionell typ minskar i volym och blir mindre personalkrävande så uppstår problem med arkivering av magnetband, skivminnen m. m. och nya arkivvårds- och gallringsbestämmelser blir nödvändiga.

6.3 Sammanfattning

De medicinska krav som ställs på dagens sjukhus- och hälsovårdsarkiv gör att den arkiveringsprincip som för närvarande utnyttjas är helt otillräcklig och otidsenlig samt tillika alltför personalkrävande. Hjälpmedel som kan komprimera information är bl. a. datateknik, men även standardisering av medicinsk information. Med hänsyn till att patientjournalerna till övervägande del innehåller alfabetisk eller numerisk information erhåller man ur arkiveringssynpunkt den största utrymmesvinsten vid databehandling av dessa. Erfarenheterna från praktiska försök med ADBjournaler för vissa kliniker, för röntgenutlåtanden och för laboratoriers utlåtanden har varit gynnsamma. Den tekniska utvecklingen och de standardiseringssträvanden som nu gör sig gällande inom medicinen talar för att en ny arkiveringsform kan tas i bruk på enskilda kliniker inom en relativt snar framtid, i vissa fall troligen redan under slutet av 1960-talet. För en näraliggande tid har man att vänta att till databehandlade patient- och diagnosregister, laboratorieutskrifter, röntgenutlåtanden, EEG-utlåtanden etc, även fogas andra delar av journalens innehåll såsom epikrisen. Under en överskådlig framtid kommer dock inte bildinformation (röntgenbilder, fotografier m. m.) eller kurvinformation (elektrokardiogram, elektroencefalogram m. m.) att kunna lagras i dataminnen. Massminnen av den storlek som här behövs och

som skall tillåta sökning och bearbetning av heter från försöksverksamhet i SJURA:s informationen finns för närvarande icke. Pri- (SPRI:s) och statskontorets regi. Det praktiska genomförandet av detta märinformation inom röntgenologi, fysioligger dock fjärran från nuet. logi, patologi, bakteriologi m. m. måste således i vissa fall arkiveras i original. Även i de fall hela journaler databehandlas kan man under en övergångstid komma att vilja ha dem utskrivna på papper. Mycket talar för att så länge datamaskinerna används enbart för vissa klinikers journaler eller för vissa delar av journalerna (epikrisema t. ex.) kommer de konventionella journaldossierna fortfarande att kräva ett utrymme i de konventionella sjukhusarkiven. I den hittills företagna försöksverksamheten har man funnit att arkivbildningen vid datateknikens utnyttjande är lika omfattande som vid konventionella metoder. Även om man tänker sig en mikrofilmning av de av datamaskinerna på papper i löpande bana utskrivna journalerna tio till tjugo år efter det de senast använts, krävs arkivlokaler för förvaring av dessa tio till tjugo årgångar utskrivna journaler. Dessa arkiv måste vara av ungefär samma omfattning som de som behövs för konventionella journaler. Man kan således icke under hänvisning till den moderna datateknikens möjligheter undvika att taga ställning till vare sig gallringsfrister eller arkivens utrymmesbehov. Vid planering av lokalbehov för sjukhusarkiv måste man ännu räkna med ett oförändrat lokalutrymme. Redan nu är det emellertid tekniskt möjligt att helt slopa de på papper utskrivna journalerna, varvid man i stället arkiverar dem i dataarkiv. Huruvida detta kan bli tekniskt lämpligt och framförallt ekonomiskt försvarbart i framtiden torde det med nuvarande begränsade erfarenheter vara för tidigt att yttra sig om. För en mer avlägsen framtid bör det vara möjligt att i ett system samla all alfabetisk och numerisk information för varje enskild patient oavsett om den kommer från öppen eller sluten vård, från läkarhus eller privatpraktiker. Datasystem som tillåter detta 1 SPRI: Socialvårdens och sjukvårdens plafinns för närvarande under utarbetning var- nerings och rationaliseringsinstitut. SJURA: vid man tillgodogör sig praktiska erfaren- Rådet för sjukhusdriftens rationalisering.

84 SOU 1968: 53

7 Råd och anvisningar rörande sjukhusens medicinska arkiv

Enligt direktiven för kommittén har vi att föreslå anvisningar rörande arkivbildning och arkivvård, som kan bidraga till en rationalisering inom den delen av verksamheten som arkivbildningen och arkivvården utgör. Vi avser att infoga dessa anvisningar i vårt nästa delbetänkande. I det följande kommer därför endast några synpunkter på sjukhusens medicinska arkiv att tagas upp till behandling. Sjukhusens administrativa arkiv kommer att beröras i nästa delbetänkande i anslutning till övriga administrativa arkiv. Redan nu bör emellertid framhållas vikten av att arkivbeständig skrivmateriel används för de handlingar som skall bevaras för framtiden. Härvid bör den för statsförvaltningen gällande skrivmaterielkungörelsen vara vägledande (SFS 504/ 1964, SFS 1/löpande årgång). Vid mikrofilmning behöver dessa krav på arkivbeständighet ej uppfyllas.

7.1 Offentlighetsprincipen

Enligt tryckfrihetsförordningen är alla hos stats- eller kommunalmyndighet förvarade handlingar allmänna handlingar, vare sig de till myndigheten inkommit eller blivit där upprättade (SFS 818/65, 2 kap. 2§). Med kommunalmyndighet förstås alla till kommunal styrelse eller förvaltning hörande stämmor och representationer, myndigheter, styrelser jämte underlydande verk och inSOU 1968: 53

rättningar (3 §). Det heter vidare i tryckfrihetsförordningen att allmän handling, som ej skall hållas hemlig, skall på begäran tillhandahållas den som för läsning eller avskrivning på stället önskar taga del därav; han äge ock mot fastställd avgift erhålla avskrift av handlingen (8 §). Offentlighetsprincipen förutsätter således att landstingens handlingar dels är ordnade så att de kan tillhandahållas »genast eller så snart ske kan», dels är förtecknade så att man kan bilda sig en uppfattning om vilka handlingar som inkommit till eller upprättats av myndigheten ifråga. Landstingslagen föreskriver också att landstingets, förvaltningsutskottets och de olika nämndernas arkivalier vårdas och förtecknas (SFS 319/ 54 §§ 36, 41). Däremot har inga centrala bestämmelser utfärdats som föreskriver att de olika organen under kommunala nämnder skall förteckna sina arkiv - en lucka som behöver fyllas. Avgörande för landstingsförvaltningarnas egen strävan efter en tillfredsställande ordning i arkiven inom de hälso- och sjukvårdande organen är icke ett behov att kunna tillhandahålla dem för offentligheten - en stor del av dessas handlingar angår enskilds personliga förhållanden och är med hänsyn härtill hemliga. I stället är det myndigheternas krav på att för internt bruk snabbt kunna få fram handlingarna som kräver att dessa är i ordning. Detta gäller i synnerhet sjukhusens journalmaterial. 85

7.2 Arkivfunktionen

För att de olika funktionsenheterna inom ett sjukhus skall kunna samspela på ett ändamålsenligt sätt krävs inte blott att varje funktion får nödvändiga lokalutrymmen utan även att av varandra beroende verksamheter placeras nära varandra. På grund av den stora konkurrensen om utrymmet kan endast de funktioner som direkt berörs av akutsjukvården placeras centralt inom ett sjukhus. Övriga får grupperas mer avsides eller t. o. m. utanför sjukhusområdet. Även arkiven måste underkastas denna bedömning. För att adekvat kunna behandla en patient behöver läkaren tillgång till tidigare insamlad information i journal- och röntgenarkiv. Arkivfunktionen ingår som ett led i den sjukvårdande verksamheten. Läkaren anser sig ha rätt att kräva att av honom begärd information mycket snabbt och i vissa fall omedelbart skall kunna tillhandahållas honom. Anser man dessa krav vara berättigade, måste man ge arkiven möjligheter att kunna uppfylla dem. Arkiven måste i så fall ges hög prioritet vid disponeringen av lokaler inom ett sjukhus. Erfarenheten ger emellertid vid handen att endast en förhållandevis mindre del av det äldre materialet används i akutsjukvården (bil. 10-18). Det är därför motiverat att från journalarkiven avställa äldre journaler till mindre centralt belägna lokaler till s. k. sekundärarkiv. Endast för primärarkivens ofta framtagna information kan man gentemot sjukvårdens övriga funktionsenheter kräva lokaler som ur kommunikationssynpunkt är centralt belägna. Det förefaller tämligen självklart att sekundärarkivet ej skall inrymma handlingsbestånd av så ungt datum att de kräver besök flera gånger om dagen. Hur många årgångar primärarkivet skall omfatta får avgöras från fall till fall beroende på sekundärarkivets belägenhet, framtagningsfrekvensen och vilka transportmedel som står till buds. Vi har tidigare visat, att endast få procent av de framtagna journalerna är äldre än 5 år. Likväl måste framhållas, att de journaler, i 86

vilka de senaste anteckningarna gjorts för 5 till 10 år sedan, ofta absolut sett är så pass många att de motiverar ett utrymme i primärarkiven. Det synes därför lämpligt att primärarkivet rymmer de sista tio årens klinikjournaler. För journaler i öppen vård kan det däremot för vissa specialiteter vara motiverat med primärarkiv som endast omfattar ett femårsmaterial. Eftersom sekundärarkiven i regel är obemannade, kräver varje framtagning att någon lämnar sin arbetsplats på klinikexpeditionen. Härvid kan ofta lång tid gå åt för att få fram någon enda sjukjournal. På större sjukhus är det därför lämpligt att sammanföra samtliga klinikers äldre journaler till ett gemensamt sekundärarkiv. Genom att dit föra stora kvantiteter journaler kan man ge full sysselsättning åt där stationerad arbetskraft. Erfarenheter från dylika bemannade sekundärarkiv är goda. Genom att ett sådant centralt sekundärarkiv är bemannat kan god service lämnas och god ordning upprätthållas. När en patient skrivs in på en klinik eller skall behandlas i öppen vård tas i regel samtliga journaler från tidigare behandlingstillfällen fram. En sådan rutin är ofta mer tids- och kostnadskrävande än man kanske reflekterar över. Det har emellertid visat sig, att där man avskaffat rutinmässig framtagning av handlingar äldre än ett visst antal år - det må gälla journaler i öppen eller sluten vård, EKG, EEG eller röntgenfilm - man i de allra flesta fall kan undvara äldre handlingar. Endast i de få fall de verkligen behövs, skall de tagas fram. Genom att ändra rutinerna för framtagning av äldre material kan man minska framtagningsfrekvensen ur sekundärarkiven. Helst bör all information rörande en och samma patient finnas på ett enda ställe. En uppdelning i primär- och sekundärarkiv måste emellertid ske. Däremot bör man sträva efter att undvika en ytterligare uppdelning av journalarkiven baserad på journalernas ålder. Sekundärarkiven bör ges stora dimensioner. Man kan därför inte räkna med att placera dem centralt, kanske ej ens inom sjukhusområdet. Det man skulle SOU 1968: 53

vinna genom kortare transportvägar till mellanarkiv i obemannade källare inom sjukhusområdet vid sidan av slutarkiv utanför sjukhusområdet, skulle förloras genom osäkerhet, felaktiga hänvisningar mellan de olika arkiven, felställningar efter utlåning o. s. v. Till ett sekundärarkiv kan även med fördel arkivhandlingar tillhörande sjukhusens administrativa arkiv föras. För röntgenfilm som normalt bör gallras med tio års frist bör uppdelning i primär- och sekundärarkiv undvikas. Genom att successivt gallra i arkiven och genom att avställa inaktuella handlingar till ett centralt sekundärarkiv kan man undvika de nu ofta förekommande mer eller mindre bortglömda arkivsumparna på spridda håll i sjukhusens kallar- och vindsutrymmen. Centralarkiv. I regel har varje klinik inom ett sjukhus ett eget journalarkiv. För en och samma patient finns det regelmässigt en fullständig journal på varje klinik där han tidigare vårdats. För att undvika dubbelarbete med insamling och förvaring av samma uppgifter rörande patienten vid olika vårdtillfällen och kliniker bör man så långt möjligt sammanföra all information till en enda dossier förvarad i ett centralarkiv även för primärarkivens information. Denna information bör kunna framtagas när som helst med några minuters varsel. Med hänsyn härtill bör arkivet vara bemannat om möjligt dygnet runt. Med ett bemannat centralarkiv dit endast arkivpersonal har tillträde tillgodoses även den interna sekretessen. Den i centralarkivet förvarade journalinformationen bör omfatta journaler såväl i sluten som öppen vård. Med hänsyn till att journaler i öppen vård både kan avställas till sekundärarkiv och gallras betydligt tidigare än journaler i sluten vård, bör journaler för de båda vårdformerna ej samarkiveras i samma journaldossierer utan ingå som skilda avdelningar inom samma arkiv. I vissa specialiteter kan dock en samarkivering vara lämplig. Så synes mycket tala för att man på en gynekologmottagning reSOU 1968: 53

dan vid första besöket på mottagningen lägger upp en journaldossier för den blivande förlossningsp atienten. Förut förvarades journalerna i regel årgångsvis efter inskrivningsnummer. Med en sådan uppläggning var det lätt att avställa äldre journalårgångar till sekundärarkiv särskilt i de fall man vid upprepade sjukdomstillfällen flyttade fram den gamla journalen till den nya journalens plats på senaste vårdar. Numera, när journalerna förvaras i dossierer i födelsenummerordning, bör varje journalomslag markeras med det år journalen senast framtagits för sjukvårdsändamål. Härigenom underlättas såväl avställning till sekundärarkiv som gallring. Vid förvaring av journaldossiererna i födelsenummerordning med födelseåret som första indelningsgrund har man efterhand tvingats till ständiga omflyttningar inom arkiven allteftersom de olika åldersklasserna kräver olika utrymme. Dessa ständiga omflyttningar undviks i arkiv där man ställer upp journalerna i omvänd födelsenummerordning och delar upp arkivet i 31 avdelningar med månadsdagen för födelsen som första indelningsgrund. Trots att innehållet i journaldossiererna är ganska ensartat de olika klinikerna emellan, är det sällsynt att de är disponerade på samma sätt inom samma sjukhus. Även om vissa olikheter kan vara motiverade, finns det anledning att sträva efter enhetligare normer för journalernas förande. Journalgruppen inom SJURA (Rådet för sjukhusdriftens rationalisering) fick år 1963 i uppdrag att utreda de principiella möjligheter som finns att standardisera metodiken vid förande av journaler, så att informationen blir lättare åtkomlig och lättare kan överblickas. Disciplinproblem. De nuvarande journalarkiven fungerar på sina håll otillfredsställande på grund av att man ej kan finna sökta journaler. Dessa brister i arkivfunktionen brukar ibland tas som ett huvudargument för införande av databehandling eller mikrofilmning. Även om man genom datatekniken kan lösa problemet med för-

kommen eller felplacerad information, kan man åstadkomma förbättringar med betydligt enklare och billigare medel. I avvaktan på att all information blir överförd till ADB måste man därför söka ge de konventionella arkiven ändamålsenliga arbetsrutiner. Det som i första hand krävs, är att man på alla tjänstenivåer iakttar en strikt arkivdisciplin. Alla lån ur arkivet - även för mycket kort tid - skall ovillkorligen markeras med lånesticka vilken ställs på journalens plats. Helst bör endast arkivpersonal tillåtas ta fram och sätta tillbaka handlingar. Framförallt tillbakasättningen av journalerna bör anförtros någon enda eller några få befattningshavare som därigenom får ett personligt ansvar för felplacerade handlingar. All utlåning i andra hand från låntagare till låntagare måste ovillkorligen meddelas journalarkivet i och för markering på lånestickan. Förvaring av journaler i låsta läkarrum bör icke få förekomma vare sig för forskning eller i avvaktan på epikrisanteckningar. För att journalers användande för forskningsändamål icke skall äventyra möjligheten att snabbt få fram information när den behövs för sin huvudfunktion - såsom hjälpmedel för sjukvården - bör forskarplatser inrättas i anslutning till journalarkiven åtminstone vid centrallasarett. 7.3

Arkivvårdare

Med arkivvård avses ej endast ett omhändertagande av äldre handlingar sedan de ur förvaltningssynpunkt spelat ut sin roll. Arkivvården bör sättas in redan vid handlingarnas tillkomst. De arkivvårdande organen har att efter studium av förvaltningsapparaten bestämma hur arkivbildningen skall ske. Detta dels för att handlingarna skall bli överskådligt ordnade och lättillgängliga, dels för att gallring av mindre viktiga handlingar skall kunna underlättas. Detta innebär inte att den mera traditionella arbetsuppgiften med arkivens ordnande och förtecknande får eftersättas. Arkivfunktionen behöver liksom alla andra verksamhetsformer en kontinuerlig ledning och bevakning. För varje lasarett 88

liksom för varje större landstingsinrättning bör finnas en arkivvårdare som vid sidan av övriga tjänsteåligganden har översyn och ansvar för hela arkivfunktionen. Såsom arkivvårdare bör utses någon med sådan tjänsteställning att han med kraft kan hävda arkivfunktionens krav. Han bör verka för enhetliga rutiner för de olika enheterna inom lasaretten. Överinseendet över arkivfunktionen och framförallt gallringen bör ske efter enhetliga linjer inom landstingsområdena och bör därför ledas centralt från landstingskanslierna. Enligt gällande instruktion åligger det de statliga landsarkiven att på begäran tillhandagå kommunala myndigheter med råd i arkivfrågor. Landsarkivens aktiviteter måste dock inskränka sig till enbart rådgivning. Givetvis bör möjligheten till samråd med landsarkiven utnyttjas och de erfarenheter som vunnits inom det statliga arkivväsendet vara vägledande för landstingen. Det är rimligt att landstingen själva svarar för den del av kontorsrutinen som arkivfunktionen utgör. På samma sätt som de större städerna har stadsarkivarier bör även landstingen ha särskilda befattningshavare som genom teoretisk skolning och praktiska erfarenheter är lämpade att anförtros arkivvården inom hela landstingsområden. En sådan arkivarie bör vara placerad på landstingskansliet och där övervaka arkivfunktionen såväl inom kansliet som i samtliga landstingsorgan. Han bör ha kontinuerligt samarbete med landstingens planerings- och organisationsavdelningar. Han skall ha skyldighet att deltaga i planeringen av arkivfunktionen vid nybyggnader av lasarett. Han bör samarbeta med utbildningsavdelningen genom att med kurser i arkivvård utbilda inrättningarnas arkivvårdare. För landstingsarkivarier som har att leda arkivvården inom hela landstingsområden har man anledning att uppställa krav på akademisk kompetens i likhet med vad som gäller inom det statliga och kommunala arkivväsendet. För de enskilda inrättningarnas arkivvårdare, vilka får sina arkivvårdande uppgifter vid sidan av löpande tjänsteåligganden, bör kurser anordnas i SOU 1968: 53

arkivvård. Detta bör ske inom ramen av den kontinuerliga vidareutbildning av egen personal som landstingen numera bedriver. För befattningshavare såsom registratorer och föreståndare för sjukhusarkiv krävs speciella kurser och vidareutbildning. 1 Upphörda landstingsorgans arkiv och samtliga inaktuella handlingar inom landstingsinrättningarna bör avlämnas för central förvaring inom landstinget under landstingsarkivariens vård. Under senare år har det blivit alltmer vanligt att arbetstyngda myndigheter och institutioner uppdragit åt s. k. arkivarbetare att uppordna och förteckna arkiv. Så har även skett inom olika landstingsorgan. Med anledning härav måste sägas några ord om dessa arkivarbetare. För att bereda sysselsättning åt sådana arbetslösa som ej kunnat beredas anställning i öppna marknaden och som på grund av tidigare yrkesutövning eller andra förhållanden ej lämpligen kan hänvisas till beredskapsarbete har sedan 1930-talet anordnats särskilda arbeten, s. k. arkivarbeten. De utgörs dels av mera rutinartat kontorsarbete, dels av huvudsakligen manuella arbetsmoment såsom omflyttningar av handlingar och föremål samt enklare bokbinderiarbeten. Arbetet är avsett att vara av tillfällig natur. Den som är sysselsatt i arkivarbete är sålunda skyldig att när som helst emotta erbjudet lämpligt arbete på öppna marknaden. Yrkesbeteckningen arkivarbetare är icke förenad med någon som helst yrkesutbildning. Arkivarbetare har utfört stora arbetsinsatser bl. a. inom det svenska arkivväsendet, vilka delvis ej hade blivit utförda om denna personalkategori ej hade funnits. För att man på ett riktigt sätt skall kunna tillgodogöra sig den arbetskraft som tillhandahålles genom arkivarbete krävs emellertid en tidskrävande utbildning och arbetsledning. Det finns exempel på hur man inom myndigheter - kanske vilseledd av den inadekvata yrkesbeteckningen - har överlåtit kvalificerade arkivordningsarbeten åt arkivarbetare vilka i avsaknad av handledning har åstadkommit stora och ibland irreparabla skadeverkningar. För äldre arbetstagare med lämplig bakgrund bör det finnas arbetsuppgifter i form av arkivarbete. Detta gäller särskilt för de arkivarbetare som genomgått de av arbetsmarknadsstyrelsen anordnade korta kurserna för arkiwårdare. De bör kunna biträda yrkesmän vid enklare ordningsarbeten men kan på intet sätt ersätta dem såsom ansvariga för arkivvården i stort.

SOU 1968: 53

1 Det kan här nämnas att i vissa länder såsom USA och England finns särskild arbetskraft, s. k. Medical record librarians, speciellt inriktad på journalarkivens vård och service.

8 Sammanfattning

Enligt direktiven skall landstingens arkivutredning föreslå anvisningar rörande arkivbildningen, vården av och gallring i arkiven hos landstingen och dessas olika organ. Med gallring avses en utsortering och förstöring av överflödiga handlingar. Landstingens arkivbildning var under de första 50 å 60 åren mycket begränsad men har därefter vuxit i en alltmer ökad takt. Den är sedan ett par decennier av mycket stor omfattning. Arkivbildningen hos olika av landstingen drivna sjukhus, undervisningsanstalter m. fl. institutioner har genomgått samma utveckling. Den verksamhet som bedrives med landstingen som huvudmän är icke blott stor till sin omfattning utan även mångsidig beroende på att landstingen är huvudmän för verksamheter av mycket varierande natur. Detta avspeglas även i arkivbildningen. På grund av utredningsuppdragets omfattning har vi funnit det lämpligt att utforma utredningen i två delbetänkanden. Vid landets sjukhus har på flera håll uppstått svårbemästrade utrymmesproblem i journal- och röntgenarkiv. Med hänsyn härtill har det synts angeläget att i detta första delbetänkande avhandla arkiv inom hälsooch sjukvården. I ett kommande delbetänkande skall landstingskansliernas och övriga landstingsorgans arkiv behandlas. Där skall även förslag till råd och anvisningar för arkivvården i allmänhet lämnas. Genom

denna uppdelning behöver utredningen icke föregripa det förtecknings- och gallringsförslag för undervisningsanstalters arkiv som är under utarbetande av riksarkivet och skolöverstyrelsen. Vägledande för utredningen har i enlighet med direktiven varit bestämmelserna i kungörelsen den 11 december 1953 (nr 716) angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter, den s. k. »allmänna gallringskungörelsen» samt riksarkivets cirkulär den 10 november 1961 (nr 591) med anvisningar rörande tillämpningen av allmänna arkivstadgan. Beträffande arkivbildningen på den administrativa sidan har dessa bestämmelser varit till god vägledning. Utredningen har sökt överföra dess principer för gallringen inom landstingsarkiven. För de medicinska arkiven i stort saknas däremot bestämmelser rörande arkivvård och gallring. I den mån det inom vissa specialområden funnits gallringsbestämmelser har dessa beaktats. Som allmän princip för utredningens överväganden har vi uppställt kravet på att handlingar som är av påtagligt värde för en myndighets verksamhet, har betydelse för rättssäkerheten eller kan utgöra källmaterial för vetenskaplig forskning icke skall beröras av en gallring. I inledningen (kapitel 1) ges en skissartad översikt över hälso- och sjukvårdens organ samt en kortfattad redovisning av tiSOU 1968: 53

digare och nu gällande bestämmelser rörande sjukvårdsarkiv. Sjukhusens administrativa arkiv (kapitel 2). Inom sjukhusens administrativa arkiv består arkivbildningen till stor del av ett rapportmaterial som endast behövs en kortare tid. I vissa fall beror detta på att rapporternas väsentligaste innehåll överförs i komprimerad form i sammanställningar och statistik, i andra fall på att innehållet i sig självt snart förlorar sin aktualitet. Till intendentskontoren kommer en strid rapportflod från vårdavdelningar, laboratorier, personal- och patientkök, från maskinavdelningar och vaktmästarpersonal. Detta underlagsmaterial till räkenskapsföring, personal- och patientredovisning bör gallras med så korta tidsfrister som möjligt. De arbetsdupletter av rapporter som ofta finns hos klinikchefer, personalföreståndare och övriga arbetsledare bör gallras så snart de ej är i frekvent bruk. Räkenskapsverifikationerna utgör de mest skrymmande handlingarna i de administrativa arkiven. Vi föreslår att de skall utgallras med tio års frist med hänsyn till att det väsentliga i räkenskapstransaktionerna framgår av de räkenskapshandlingar och annat material som skall bevaras, men även med hänsyn till verifikationernas synnerligen skrymmande karaktär. I medvetande om att den moderna maskinbokföringen utan tillgång till verifikationer - oavsett om datatekniken tas i anspråk eller ej - lämnar mycket knapphändiga och ibland klart otillräckliga uppgifter har vi föreslagit att typårgångar av verifikationerna skall undantagas från gallring. Härvid har%vi anknutit till den plan för bevarande av typårgångar som gäller för verifikationerna till länsstyrelsernas kassaredogörelser. De slag av handlingar som vi föreslår skall sparas för framtiden utgör endast en mycket ringa del av den totala arkivbildningen inom sjukhusens administrativa arkiv. Endast det viktigaste materialet bör bevaras såsom direktionsprotokoll med bilagor, viktigare diarieförd korrespondens, donationshandlingar och originalritningar, vikSOU 1968: 53

tigare handlingar rörande personalen såsom personalliggare och matriklar, personakter och pensionsliggare. De administrativa arkivens patientrullor med register skall bevaras i första hand som hjälp register till de medicinska arkivens handlingar. Viktigare räkenskapshandlingar bör sparas. På sid. 22 lämnas en sammanställning över exempel på handlingar som bör sparas; i bilaga 3 har sammanställts en tabell över gallringsbara handlingar i sjukhusens administrativa arkiv. Beträffande de administrativa arkiven har vi lämnat förhållandevis knapphändiga motiveringar till våra gallringsförslag. Detta beror i första hand på att det för dessa arkiv finns motsvarigheter inom andra offentliga myndigheters arkiv för vilka gallringsbestämmelser fastställts som varit vägledande. Därtill kommer att vi i ett andra delbetänkande, som bl. a. berör landstingskansliernas arkiv, närmare skall behandla administrativa arkiv. Sjukhusens medicinska arkiv (kapitel 3). För den rent medicinska arkivbildningen har vi lämnat en utförlig redovisning. Framförallt gäller det sjukjournalmaterialet. I inledningen till kapitlet om sjukhusens medicinska arkiv konstateras, att sjukjournalerna i vissa fall även efter det patienten avlidit kan ge upplysningar av vikt, icke enbart för det praktiska sjukvårdsarbetet (genetiska aspekter) och den medicinska forskningen utan även för medicinhistoriska, personhistoriska och andra undersökningar. Att utredningen trots detta måste pröva möjligheten av en gallring beror på en rad andra omständigheter. Centrallasaretten har i dag journalarkiv som tar hyllkilometrar i anspråk. Röntgenarkivens dagliga tillväxt kan räknas i meter. Att exakt ange hur stora sjukhusarkiven är och med vilken takt de kan antagas växa är naturligtvis omöjligt. Vi har emellertid grovt uppskattat att klinikjournalerna och journaler i öppen vård inom landets sjukhus för närvarande ökar med 16,5 hyllkilometer och röntgenarkiven med 7,5 hyllkilometer per år. Det är alltså fråga om en 91

årlig tillväxt av 2,4 hyllmil.1 Med nuvarande byggnadskostnader krävs en årlig investering om 4,25 miljoner kronor för uppförande av nya arkivmagasin för klinik- och röntgenarkiv. Dessa siffror är stora icke enbart absolut sett utan även i relation till övrig arkivbildning inom riket. Den årliga tillväxten av arkivhandlingar inom statsförvaltningen har uppskattats till i runt tal 10 hyllkilometer. Genom kontinuerligt driven gallring minskas den årliga accessionen med 65 %, d. v. s. av en årgång om 10 hyllkilometer kommer efter gallring att återstå 3,5 hyllkilometer. Detta medför en årlig besparing i fråga om anläggningskostnader med i runt tal 1,1 miljoner kronor. Den ökade tillväxten av de här aktuella delarna av sjukhusarkiven - journal- och röntgenarkiv - har satt in sent, i regel kring 1940-talet. Det har konstaterats att denna ökning fortsätter i ett alltmer accelererat tempo. Nybyggnadsbehovet av arkivlokaler är drygt sju gånger så stort som hela statsförvaltningens behov av nya arkivlokaler. Mot bakgrunden av dessa siffror synes en gallring i det enorma arkivmaterial som bildas inom sjukhusarkiven ofrånkomlig. Sjukvården och den medicinska forskningen bedrivs under i stort sett likartade former i andra länder av vår kulturkrets. I avsnittet om utländska bestämmelser angående gallring i sjukhusens medicinska arkiv konstateras att sjukhusarkivens tilltagande omfattning har framtvingat gallringsbestämmelser även utomlands t. ex. i England, Nederländerna och U. S .A. I såväl Danmark, Finland som Norge har man tillsatt kommittéer för att undersöka möjligheten av en gallring i sjukhusens journalmaterial. Enligt gällande sjukvårdsstadga åligger det överläkare att tillse att av medicinalstyrelsen föreskrivna eller eljest erforderliga journaler, liggare m. m. vederbörligen föras. Några bestämmelser angående förvaringstiden har icke meddelats annat än för journaler i öppen vård. Dessa skall förvaras under minst tio år från det sista anteckningen däri gjorts. Journaler och kort över behandling med joniserande strålar bör om 92

möjligt förvaras under minst 60 år. Med hänsyn till att journalmaterialet används såväl i klinikarbete som vid forskning måste varje gallring noga övervägas. Vi har utöver överläggningar med ett antal läkare tillhöriga olika specialiteter sökt utröna läkarkårens uppfattning om journalmaterialets värde genom en enkät. Frågelistor har tillställts överläkare verksamma vid sjukhus och sjukvårdsinrättningar av olika typ. Svaren visar att det icke finns någon enhetlig läkaropinion i fråga om en gallring av hälso- och sjukvårdens arkiv. Å ena sidan finns det en stor grupp läkare som är motståndare till gallring överhuvudtaget. Å andra sidan finns det en likaledes stor grupp läkare som förordar relativt korta gallringsfrister. Mellan dessa ytterlighetsriktningar finns det en tredje, men förhållandevis liten grupp läkare som tillråder gallring med längre frister. De skilda uppfattningar som råder mellan de tillfrågade läkarna kan endast delvis förklaras med hänvisning till deras olika specialisttillhörighet. Även läkare tillhörande samma specialitet kan hysa helt divergerande meningar. För att få kännedom om i vilken omfattning journalmaterial verkligen används har sammanställningar över framtagningsfrekvensen företagits. De undersökningar som gjorts är att betrakta som stickprovsundersökningar och är därför ganska osäkra. Men det förhållandet att en rad av varandra oberoende och vid olika sjukhus företagna undersökningar ger i stort sett samma resultat, tyder på att dessa ej kan vara slumpmässiga. Sammanställningar rörande framtagningsfrekvensen av journalmaterial vid sjukhus i Uppsala, Lund och Göteborg visar att äldre journaler förhållandevis sällan används som hjälpmedel vid utövandet av läkarvård, forskning och undervisning. Med hänsyn till de stora förvaringskostnaderna i relation till den ringa användningen 1 Det förtjänar här nämnas att riksarkivets samlade bestånd av handlingar alltifrån medeltiden fram till 1900-talets begynnelse omfattar 75 hyllkilometer. Journal- och röntgenarkiven vid våra lasarett kräver således årligen ungefär lika mycket hyllutrymme som de i riksarkivet förvarade handlingarna från två sekel i äldre tid.

SOU 1968: 53

av äldre journaler har vi funnit en gallring i sjukhusens medicinska arkiv vara väl motiverad. Eftersom framtagningsfrekvensen redan efter något decennium efter senaste behandlingstillfälle har sjunkit till en obetydlighet, har vi ansett att en gallring kan företagas även av i livet varande patienters journaler. Om det sålunda av praktiska och ekonomiska skäl icke kan tillrådas att man förvarar samtliga i livet varande patienters journaler i deras helhet, ligger det nära till hands att från gallring undantaga epikrisen, dvs. den sammanfattning som avdelningsläkaren avfattar när patienten lämnar kliniken. Det har emellertid från flera håll hävdats att dessa epikriser i dag icke är utformade på ett sådant sätt att de kan ersätta hela journalen. Vi kan således konstatera att arkivens utrymmesproblem ej kan lösas genom att man från gallring undantar epikriserna. För den händelse äldre journaler hade varit i frekvent bruk skulle en satsning på mycket stora arkivutrymmen vara motiverad. I de flesta kliniker används knappast journaler äldre än tio år i sjukvårdsarbetet, men ur vetenskaplig synpunkt torde en tioårig gallringsfrist vara väl snäv. Med hänsyn till användningsfrekvens - såväl i sjukvård som vetenskap - torde en tjugoårig gallringsfrist väl kunna motiveras. Vi har dock av säkerhetsskäl velat föreslå en något längre gallringsfrist: Klinikjournaler bör gallras 30 år från det sista anteckningen däri gjorts. Härvid har ej undantag gjorts för psykiatriska klinikers journaler eller för journaler avseende sjukdomar vilka kan antagas vara genetiskt bundna. Skulle man behålla journaler rörande alla sjukdomar vilka man har anledning förmoda vara genetiskt betingade, skulle så många journaler behöva undantagas från gallring att gallringen skulle omöjliggöras. Äldre klinikjournaler upptar jämfört med dagens stora serier ett förhållandevis litet utrymme. Vi anser därför att en utgallring av klinikjournaler äldre än 1920 inte bör företagas. Journalarkiven vid vissa lasarett föreslås skola behållas ograverade som typarkiv, SOU 1968: 53

nämligen Malmö allmänna sjukhus, Östra sjukhuset i Malmö, Lunds lasarett, Serafimerlasarettet och Umeå lasarett. Dessa typarkiv jämte de arkivserier vilka föreslås skola behållas vid samtliga lasarett, såsom årsrapportböcker (in- och utskrivningsliggare), diagnosliggare m. m., bör kunna ge ett underlag för forskning rörande äldre tid. Allmänna läkarinstruktionens föreskrift gör det möjligt att gallra journaler i öppen vård med tio års frist. Stickprovsundersökningar rörande framtagningsfrekvensen tyder på att journaler i öppen vård i regel mycket snabbt förlorar i värde som hjälpmedel i sjukvårdsarbetet. Vi anser därför att den av medicinalstyrelsen fastställda minimifristen bör bli normgivande: journaler i öppen vård bör gallras tio år från det sista anteckningen däri gjorts. Där undantagsvis korten bedöms vara behövliga längre för vissa specialiteter, må de behållas utöver denna tid, dock längst 30 år. För journaler vid behandling med joniserande strålar bör nuvarande bestämmelser om 60 års minsta förvaringstid gälla oförändrade. På kliniker och vårdavdelningar förekommande hjälpanteckningar i form av rondböcker, nattrapportböcker och dylikt bör gallras så snart de är fullskrivna. Alla väsentliga uppgifter rörande sjukvården bör samlas i journaldossiererna. Det rapportmaterial som finns vid sidan av dessa bör gallras med korta frister. Detsamma gäller även de flesta handlingar som bildas i laboratorier och röntgenavdelningar. Dessa specialavdelningar lämnar information och vissa tjänster till vårdavdelningarna. I klinikernas journalarkiv är informationen ordnad patientvis. Endast här kan man få en helhetsbild av patienten. I laboratorierna får man däremot i regel enbart kännedom om resultatet av de undersökningar som utförts inom det egna laboratoriet. Röntgenfilmen utgör en mycket stor del av lasarettens samlade arkivbestånd. Röntgenarkiven växer f. n. oerhört snabbt. Enligt gällande bestämmelser bör röntgenbilder förvaras i minst tio år. Vid de sjukhus där röntgenbilderna rutinmässigt utgallras 9?

med denna frist har man ytterst sällan förmärkt något behov av de kasserade filmerna. Vid bedömningen av röntgenundersökningar äldre än tio år har man där tillgång endast till de bevarade remissutlåtandena. Men gallringsfristen bör å andra sidan ej vara för kort. Vid ett av landets största sjukhus där man på grund av utrymmesbrist tvingas att gallra film redan efter två till fyra år har man icke sällan haft anledning att beklaga denna korta frist. Vi har funnit den nu gällande möjligheten att gallra filmer med tio års frist väl avvägd. De dåliga erfarenheterna av gallringsfrister som väsentligt underskrider tioårsfristen manar icke till efterföljd. Å andra sidan synes det med tanke på utrymmesbehovet vara orealistiskt att kräva utrymme för mer än tio års förvaring av det övervägande antalet bilder. Vi föreslår att röntgenbilder må utgallras tio år efter det de senast framtagits för granskning. Bilder med negativt utfall må dock utgallras fem år efter det de senast framtagits för granskning. Electrocardiogram (EKG) förvaras i regel i journalmaterialet. De bör därför gallras med samma frist som sjukjournaler. EKG-upptagningar för kliniska patienter bör således gallras med trettio års frist, för patienter i öppen vård med tio års frist. Upptagningar av electroencephalogram (EEG) företas på regionsjukhus och vissa större lasarett. Tolkningen av kurvorna utförs av laboratoriets egna läkare. Vårdavdelningarnas läkare erhåller enbart remissutlåtanden. Redan nu förekommer en gallring av utrymmesskäl med c: a tio års frist trots att längre frister anses önskvärda. Baseras gallringen icke på det år en kurva tagits, utan i stället på det år den senast framtagits för granskning, flyttas kurvor för patienter vilka är under återkommande kontroll fram efter hand. Med beaktande härav anser vi att en gallring bör ske tio år efter det EEG-kurvorna senast framtagits för granskning. Laboratoriernas handlingar består i stort sett dels av kopior av utfärdade remissvar, dels av de handlingar som ligger till grund för remissvaren. Ofta kompletteras detta 94

material av kronologiskt förda liggare över utförda prover och undersökningar t. ex. obduktionsliggare och operationsliggare. De delar av serviceavdelningarnas arkiv som utgörs av dupletter - kopior av de remissvar som lämnats till vårdavdelningar och öppna mottagningar - bör gallras så snart de ej längre är i högfrekvent bruk i laboratoriernas interna arbete. Av liggare över utförda prover bör operations- och obduktionsliggare bevaras, liksom vid vissa laboratorier förekommande register över positiva fall och smittbärare samt registerkort över patienter behandlade med radioaktiva strålar. På grund av materialets skiftande art är det icke möjligt att utarbeta några generella gallringsfrister. Huvudprincipen bör emellertid vara att allt duplett- och arbetsmaterial successivt utgallras. Den som vill söka ett laboratorieutlåtande rörande en patient bör hänvisas till den samlade informationen i sjukjournalen. Sjukhuskuratorers patientkort med anteckningar rörande den rent kurativa vården bör gallras med tio års frist. I de fall och specialiteter där kuratorns uppgifter är av värde för den medicinska behandlingen bör hennes anteckningar bifogas sjukjournalen. Sjukgymnasternas patientkort bör gallras redan med ett års frist, eftersom alla uppgifter av vikt bör meddelas avdelningsläkaren vilken har att göra erforderliga anteckningar i sjukjournalerna. Arkiv inom öppen hälso- och sjukvård (kapitel 4). De bestämmelser som gäller för gallring av journaler i öppen vård anser vi böra gälla även för provinsialläkares journaler som alltså bör gallras tio år från det sista anteckningen däri gjorts. Detta innebär en viss skärpning av nu gällande bestämmelser. Av provinsialläkares övriga handlingar bör såsom hittills rutinkorrespondens m. m. utgallras med fem års frist och journaler över skyddskopps- och difteriympning efter tio år. Journaler och handlingar rörande polioympningar är tills vidare undantagna från gallring. Vi ifrågasätter dock om ej numera en tioårig gallringsfrist även bör gälla för journaler och andra handlingar röSOU 1968: 53

rande polioympning. Distriktssköterskorna redovisar sin verksamhet i en dagbok uppdelad i dagboksblad för sjukvård, skolhälsovård och dispensärarbete. Deras egentliga värde ligger i att de utgör grundmaterial till de till landstingskanslierna insända årsrapporterna. Den av distriktssköterskor och barnmorskor omhänderhavda öppna vården redovisas i en rad olika blanketter vilka används för insamling, registrering och rapportering av olika uppgifter. De flesta av dessa handlingar är av kortvarigt intresse. Till landstingen insänds årssammandrag över verksamheten. Dit bör även sändas det material som skall behållas för framtiden. I distriktssköterskornas mottagningslokaler bör enbart förvaras arbetsmaterial som utgallras efter hand. De fåtaliga journalerna över förlossningar och förlossningsoperationer bör insändas till landstingskanslierna och där förvaras på första distriktssköterskans ansvar. Alla andra handlingar har kortvarigt intresse. I landstingskanslierna bör de från distriktssköterskorna inkomna årsrapporterna bevaras i likhet med de dit insända förlossnings- och förlossningsoperationsjournalerna. Vid centraldispensärerna förs kronologiska register över fall av konstaterad tuberkulos vilka innehåller viktiga men knapphändiga uppgifter om varje patient. De bör bevaras för framtiden i likhet med de till landstingskanslierna insända årsrapporterna. Centraldispensärernas journalkort bör gallras med 30 års frist, den längsta för journaler i öppen vård av oss föreslagna gallringsfristen. Skärmbildsrullar och lungröntgenbilder med registerkort bör gallras tio år sedan de senast framtagits för granskning. Eftersom samtliga fall av konstaterad tuberkulos registreras på centraldispensärerna bör de flesta av distriktsdispensärernas handlingar gallras med korta frister. Folktandvården. Tandpoliklinikernas arkivbildning är i regel icke särskilt skrymmande. Den nu gällande möjligheten att gallra journalkort med tio års frist bör bibehållas, men eftersom journalkorten ej är SOU 1968: 53

särskilt utrymmeskrävande bereder det inga svårigheter att bevara dem ytterligare några år. Alla andra handlingar på tandpoliklinikerna saknar intresse utöver begränsad tid och bör gallras med högst tio års gallringsfrist. Tandregleringsmodellerna kan enligt gällande bestämmelser gallras med tre års frist. På grund av deras skrymmande natur är det i regel icke möjligt att utsträcka denna frist. För att en uppfattning om folktandvården i stort skall kunna erhållas, bör de till landstingskanslierna insända kalenderårsrapporterna bevaras. Typexemplar. Genom den radikala gallring som vi föreslår för den öppna vården kommer det icke att vara möjligt att spåra enskilda individer som varit föremål för verksamheten. För att man i framtiden skall kunna få viss kännedom om verksamheten bör typexemplar sparas. Vi har beträffande barnavårdsjournaler och skolhälsokort följt nu gällande gallringsbestämmelser som för barnavårdsjournalerna innebär att vart tionde kort skall sparas och för skolhälsokorten stadgar att vissa typårgångar mikrofilmas medan de övriga gallras. För att man skall få ett urval av tandpoliklinikernas journaler bevarade för framtiden, synes det lämpligt att utbildningsklinikernas journalkort undantas från gallring. På längre sikt borde man eftersträva en kongruens vid uttagande av typhandlingar så att samma principer blir gällande för olika arkivbildare. I dag är det icke möjligt att i de bevarade typhandlingarna följa enstaka individer eftersom man hos den ena arkivbildaren har valt vart tionde kort, hos den andra var femte årgång osv. En möjlighet vore att från gallring undantaga handlingar rörande samtliga personer födda den 15 i varje månad beträffande personvis ordnade arkivserier. Ett konsekvent genomförande av denna princip borde omfatta även arkivbildare utanför landstingens verksamhetsområde. Bevaras personvis ordnad information rörande »15:e-födda» kan man följa dessa individer hos olika arkivbildare hos statliga, landstingskommunala och kommunala myndigheter. Möjligheten att ge95

nomföra en dylik princip borde undersökas närmare av riksarkivet i samråd med statistiska centralbyrån. Mikrofilmning (kapitel 5). Mikrofilmtekniken har medfört en möjlighet att radikalt nedbringa utrymmesbehovet för arkiv. För att denna teknik skall kunna bli ekonomiskt fördelaktig bör materialet vara av enhetlig typ och så ordnat att det möjliggör användning av automatiskt matade kameror. Komplettering av nya handlingar efter företagen mikrofilmning bör undvikas. Journalerna är i sin nuvarande utformning klart olämpliga för automatisk filmning. Ett omfattande arbete krävs för iordningsställande av journalhandlingarna innan filmning kan börja, och filmningen måste ske med manuellt matade kameror. Klinikjournalerna bör utformas på ett helt annat sätt för att filmning skall vara lämplig. De i klinikjournalerna ingående blanketterna bör få enhetlig storlek och papperstjocklek och helst samma färg. En konsekvent omläggning av blankettrutiner och en utformning av remissvar från laboratorier (EKG, övertäckande svarsremsor från laboratorier etc.) så att mikrofilmning kan företagas är en synnerligen omfattande arbetsuppgift. En journal skall kunna kompletteras med uppgifter från nya vårdtillfällen. Även om man använder sig av plastfickor i vilka filmen sticks in i spår, blir denna komplettering arbetskrävande beroende på att tilläggen bör inpassas på ett flertal ställen. För att man skall undvika den komplicerade proceduren vid komplettering av tidigare journaler bör en filmning sättas in först inemot ett tiotal år efter det senaste vårdtillfället. Det mest frekventa journalmaterialet bör finnas tillgängligt i original för att man skall undvika alltför stora kostnader genom förstoring av filmen eller väntetider vid läsapparater. Journaler i öppen vård som består av ett enhetligt kortmaterial kan filmas i automatiska kameror, men genom att till korten numera ofta är fogade remissutlåtanden och andra blanketter försvåras filmning. 96

Såväl inom som utom landet företagna beräkningar ger vid handen att byggnadskostnader för arkivmagasin understiger kostnaden för mikrofilmning. Kan man lösa utrymmesfrågan genom successiv gallring ter sig kostnaderna för en mikrofilmning omotiverade. Utredningen ifrågasätter om det är landstingens sak att bekosta en mikrofilmning av t. ex. äldre sjukjournaler som har ringa värde ur klinisk synpunkt och vars vetenskapliga värde är diskutabelt. För ett material som skall bevaras för all framtid måste däremot kostnaderna för förvaring av handlingar i original efter hand bli större än engångskostnaden för mikrofilmning. Vi anser därför att det kan anföras vägande skäl för en mikrofilmning av typsjukhusens journalmaterial. Mikrofilmning av röntgenfilm anses f. n. icke lämplig eftersom man i de flesta fall ej kan arbeta med mikrofilm vid granskningen. I de administrativa arkiven utgörs den största arkivserien av räkenskapsverifikationerna. Kostnaderna för en filmning av detta material är så höga att de överskrider lokalhyra för tio års förvaring. Vid automatisk databehandling erhålles redovisningen ofta i form av pappersutskrifter i löpande bana. En filmning av dylika pappersbanor kan ske med automatiska kameror och borde därför kunna vara motiverad ur kostnadssynpunkt. Databehandling (kapitel 6). Arkivbildningen vid databehandling av administrativa rutiner inom sjukhusförvaltningen blir snarast av större omfattning än tidigare. Uppgifterna erhålls i regel i form av pappersutskrifter i löpande bana. Det finns ingen anledning att använda datateknikens lagringsmedia för långtidsarkivering av uppgifter inom sjukhusadministrationen eftersom en gång gjorda uträkningar ej behövs för ytterligare bearbetningar utöver löpande år. Däremot torde man kunna ha vissa aktuella personaluppgifter i ett datalagrat register. Genom att utnyttja den moderna datatekniken för journalinformation söker man SOU 1968: 53

icke blott att få ett fastare grepp över den stora informationsmängden rörande varje patient utan även utnyttja möjligheten till bearbetningar och beräkningar i en omfattning som tidigare ej varit möjlig. Målsättningen för automatisk databehandling av medicinsk information är en databehandling av hela journaler. F. n. är en rad delprojekt under utveckling. Inom enstaka kliniker kan man vänta sig att databehandlingens arkiveringsmedia redan mot slutet av 1960-talet kommer att tagas i bruk. Mycket talar emellertid för att man under en övergångstid kommer att vilja ha de databehandlade journalerna utskrivna på papper, varför de konventionella journalerna fortfarande kommer att kräva utrymme. Slutmålet, ett helintegrerat system som samlar all alfabetisk och numerisk information för varje enskild patient i sluten och öppen vård, ligger ännu i framtiden. / råd och anvisningar (kapitel 7) betonas att arkivfunktionen särskilt beträffande journal- och röntgenarkiv ingår som ett led i den sjukvårdande verksamheten. Dess krav bör beaktas vid sjukhusplanering. För varje större landstingsinrättning bör finnas en arkivvårdare som vid sidan av övriga tjänsteåligganden har ansvar för arkivfunktionen. Överinseendet över arkivfunktionen över hela landstingsområden bör ledas från landstingskanslierna av arkivarier för vilka bör ställas samma kompetenskrav som för motsvarande befattningshavare vid statliga och de större städernas arkiv.

SOU 1968: 53 7—S/4050

Författningstext

Förslag till Kungl Maj:ts cirkulär till riksarkivet, socialstyrelsen och rikets landsting om gallring i landstingens och deras organs arkiv den

Gustav Adolf etc. etc. Vår ynnest etc. I ett i oktober 1968 avlämnat delbetänkande har landstingens arkivutredning framlagt förslag till anvisningar angående gallring i hälso- och sjukvårdsarkiv hos organ lydande under landstingen. Över betänkandet ha yttranden avgivits av, bland andra, riksarkivet och socialstyrelsen samt svenska landstingsförbundet. Kungl. Maj:t fäster landstingens uppmärksamhet på angelägenheten av att en regelbunden och planmässig utgallring av kommunala arkivalier sker. Utgallringen bör verkställas med omsorg och försiktighet samt under iakttagande av lämpliga gallringsfrister. Kungl. Maj:t uppdrager åt riksarkivet - i förekommande fall gemensamt med berörd central tillsynsmyndighet - att i huvudsaklig överensstämmelse med landstingens arkivutrednings förslag meddela närmare råd och anvisningar om gallring i arkiven hos landstingen och dessas underlydande organ. Motivering till förslaget. Gallringsbestämmelser för de statliga myndigheternas arkiv utfärdades intill 1961 av Kungl. Maj:t efter förslag av riksarkivet. Efter allmänna arkivstadgans tillkomst (SFS 590/1961) är det riksarkivet som utfärdar sådana bestämmelser, som regel efter samråd med central statsmyndighet. Gallringsbestämmelserna för de statliga myndigheterna är av bindande natur. Ifråga om gallring i primärkommunernas 98

arkiv har utvecklingen varit en annan. Här har gallringsbestämmelserna fått formen av anvisningar. Kungl. Maj:t tillsatte år 1952 en kommitté för att utarbeta och föreslå anvisningar för gallring av de kommunala arkivalierna (1952 års arkivgallringssakkunniga). Kommittén föreslog i sitt betänkande, att de råd och anvisningar, som kunde bli resultatet av utredningen, skulle utfärdas av Kungl. Maj:t i kongruens med gallringsbestämmelserna för de statliga myndigheterna. I den slutliga handläggningen av detta ärende uppdrog Kungl. Maj:t 24/10 1958 åt riksarkivet att i överensstämmelse med de sakkunnigas förslag meddela närmare råd och anvisningar om gallring i kommunernas arkiv (SFS 529/1958). Samtidigt fäste Kungl. Maj:t kommunernas uppmärksamhet på angelägenheten av att utgallring av kommunala arkivalier sker med omsorg och försiktighet samt under iakttagande av lämpliga gallringsfrister. Ehuru gallringen i kommunernas arkiv ej föreskrevs som ett påbud, har anvisningarna i princip lett till efterlevelse i kommunerna. Gallring emot anvisningarna har uppfattats såsom olaglig. Det kan sålunda nämnas att en underrätt nyligen dömt en socialvårdstjänsteman till dagsböter för det han verkställt gallringar som stått i strid med de av riksarkivet på Kungl. Maj:ts uppdrag utfärdade anvisningarna för gallring (häradsrättens i Oskarshamn dom den 17/5 1967). Vid behandlingen av frågan om formen SOU 1968: 53

för direktiven om gallring i landstingsorganens arkiv kan man inte undgå att betrakta - och möjligen även beakta - den alltmer förändrade attityden från statens sida gentemot kommunerna. Tendensen under senare år har gått mot ett allt större statligt inflytande. I föreliggande fråga skulle kunna andragas skäl för ett direkt åläggande från statens sida genom att Kungl. Maj:t utfärdar bestämmelser rörande vården av och gallring i landstingens arkiv, vilka blir av bindande natur. Från kommunalt håll har i flera fall direkt framförts sådana förslag. Vi har emellertid endast velat antyda problemet, som ju rör sig om en inskränkning i den kommunala självstyrelsen. Det har inte heller ingått i våra direktiv att föreslå bestämmelser av sådan räckvidd det här är fråga om. Vi föreslår därför i konsekvens med vad som gäller för de primärkommunala arkiven följande råd och anvisningar, vilka inte blir formellt bindande men avses vara vägledande när landstingskommunerna och deras organ har att fatta beslut i dessa frågor. Rörande de rent medicinska arkiven har förslag till råd och anvisningar sammanställts. Vi föreslår, att Kungl. Maj:t uppdrar åt riksarkivet och socialstyrelsen att gemensamt utfärda dessa. Vi har dessutom sammanställt förslag till gallringsbestämmelser för samtliga landstingsorgans arkiv, vilka i första hand berör administrativa arkiv (bil. 2). En utförlig motivering till dessa skall lämnas i ett kommande delbetänkande, där bestämmelserna skall ges formen av förslag till författningstext. Vi kommer i samband därmed föreslå att riksarkivet får i uppdrag att utfärda dessa råd och anvisningar om de administrativa arkiven.

SOU 1968: 53

Förslag till Riksarkivets och socialstyrelsens cirkulär till rikets landstingskommuner och städer som ej tillhör landstingskommun med råd och anvisningar om gallring i medicinska arkiv

Med stöd av Kungl. Maj:ts bemyndigande meddelar riksarkivet och socialstyrelsen följande råd och anvisningar om gallring i sjukhusens och den öppna vårdens arkiv. Anm. Vad som sägs i detta cirkulär bör även gälla för landstingsfria städers motsvarande arkiv. Cirkuläret har även avseende på arkiv som bildas vid statliga sjukhus. Kap. 1. Sluten vård

ras fem år efter det de senast framtagits för granskning. Anm. En sovring av bildmaterialet vid den första granskningen förutsattes ske utan hinder av gallringsbestämmelserna. 3 §.

med Electrocardiogram böra utgallras m~~ samma tidsfrist som de journaler till vilka de utgöra bilagor.

1 Journaler förda vid behandling i sluten vård (klinikjournaler) böra utgallras 30 år från det sista anteckningen däri gjorts. Dock bör utgallring av journaler äldre än 1920 icke företagas. Journaler och kort över behandling med joniserande strålar böra om möjligt förvaras under minst 60 år. Klinikjournaler upprättade vid följande sjukhus skola såsom typarkiv undantagas från gallring: Serafimerlasarettet, Malmö allmänna sjukhus, Östra sjukhuset i Malmö, Lunds lasarett och Umeå lasarett. Anm. Sjukhusens in- och utskrivningsliggare (journaler) med uppgift om patienters namn, in- och utskrivningsdata och diagnos få icke utgallras. 2 §. Röntgenbilder böra utgallras tio år efter det de senast framtagits för granskning. Bilder med negativt utfall må dock utgall100

Electroencephalogram böra utgallras tio år från det de senast framtagits för granskning. 5 §. På laboratorier och andra serviceavdelningar förvarade handlingar vilkas uppgifter överförts till journaler i sluten eller öppen vård böra utgallras när de ej längre behövas där. 6 §. Sjukhuskuratorernas patientkort böra utgallras tio år från det sista anteckningen däri gjorts. Anm. Kuratorers anteckningar av intresse för den medicinska behandlingen böra förvaras i sjukjournalen och gallras med för denna fastställd tidsfrist. 7

§.

Sjukgymnasters patientkort

och

liggare

SOU 1968: 53

över antalet utförda behandlingar böra utgallras ett år efter det sista anteckningen däri gjorts.

Kap. 2. Öppen vård på sjukhus 8 §. Journaler förda vid öppen vård böra utgallras tio år från det sista anteckningen däri gjorts. Där undantagsvis journalerna bedömas vara behövliga längre för vissa specialiteter, må de behållas utöver denna tid, dock högst 30 år. Journaler och kort över behandling med joniserande strålar böra om möjligt förvaras under minst 60 år. Som typexemplar böra enstaka journalkort ur Serafimerlasarettets poliklinikarkiv undantagas från gallring.

Kap. 3. Öppen läkarvård utanför sjukhus 9 §. Ur provinsialläkares arkiv böra handlingar fr. o. m. årgång 1890 utgallras enligt följande: 1. Inkomna skrivelser samt rapporter, förteckningar över fosterbarn, uppgifter om psykiskt sjuka (sinnessjuka), uppgifter om minderåriga arbetare och summariska utdrag ur barnmorskornas förlossningsjournaler utgallras efter 5 års gallringsfrist under förutsättning att handlingarna icke längre hava aktualitet. 2. Journaler över behandlade patienter utgallras tio år från det sista anteckningen däri gjorts. 3. Journaler över skyddskoppsympning och difteriympning utgallras efter 10 år. Journaler och andra handlingar rörande polioympning må tills vidare icke utgallras. Anm. Från barnmorskor inkomna blad ur förlossningsjournaler och berättelser över förlossningsoperationer skola avlämnas till landstinget sedan årsberättelse avgivits till länsläkaren. SOU 1968: 53

Kap. 4. Övrig öppen vård, distriktsvården m. m. 10 §. Ur distriktssköterskors-barnmorskors arkiv böra handlingar utgallras enligt följande: 1. Sjukvårdsjournaler (journalkort) för distriktssköterska, journaler och övriga handlingar angående skyddskopps-, duplex-, difteri- och trippelympning, mödravårdsjournaler, barnavårdsjournaler, besöksdiarier för barnavården samt hos barnmorska (distriktssköterska) förvarade avskrifter av förlossningsjournaler och berättelser över förlossningsoperationer. Gallringsfrist: 10 år. Anm. Journaler och handlingar angående poliovaccinering utgallras ej. 2. Läkarremisser (behandlingsordinationer), remissvar vilka införts i resp. journal. Gallringsfrist: 1 år. 3. Remissvar av omfattande natur vilka ej kan påföras journalkorten. Utgallringstidpunkt: samtidigt med resp. journal. 4. Födelseanmälningar till barnavårdsorgan från barnbördsanstalt. Gallringsfrist: 1 år. 5. Bilaga B till årsberättelse för mödraoch barnavårdscentral (d. v. s. från pastorsämbete ang. antal under året födda barn), strecklista för sammanräkning av uppgifter till årsberättelse från barnavårdscentral. Utgallringstidpunkt: när årsrapporten sammanställts. 6. Övriga handlingar. Gallringsfrist: 5 år. Anm. Om utgallring av skolhälsokort, barnavårds- och mödravårdsjournaler samt om överlämnande av förlossningsjournal och berättelse över förlossningsoperation till tjänsteläkare är särskilt stadgat.

Dispensärorganisationen 11 §. Ur centraldispensärers arkiv böra samtliga handlingar rörande den medicinska verksamheten med undantag av register över 101

fall av konstaterad tuberkulos utgallras enligt följande: 1. Journaler med bilagor, remisser till centraldispensär för undersökning. Gallringsfrist: 30 år. 2. Anmälan till centraldispensär rörande person behäftad med tuberkulos enligt 3 § första stycket i tuberkulosförordningen, anmälan till centraldispensär om utförd vaccination. Gallringsfrist: 10 år. 3. Skärmbilder, lungröntgenbilder. Utgallringstidpunkt: 10 år efter det år de senast framtagits för granskning. 4. Anmälan enl. tuberkulosförordningen 3 § sista stycket, 11 och 12 §§, kopia av till landstinget insänd årsberättelse. Gallringsfrist: 5 år. 5. Dagbok för centraldispensär, rapport mellan central- och distriktsdispensär. Gallringsfrist: 1 år. 6. Anmälan om tbc-fall för familjeundersökning. Utgallringstidpunkt: När familjeundersökning utförts. 12 §. Ur distriktsdispensärers arkiv bör gallring ske enligt följande: 1. Register över fall av konstaterad tuberkulos, journaler med bilagor, anmälan till distriktsdispensär rörande person behäftad med tuberkulos enligt 3 § första stycket tuberkulosförordningen. Gallringsfrist: 10 år. 2. Skärmbilder. Utgallringstidpunkt: 10 år efter det år de senast framtagits för granskning. 3. Dagboksblad vid dispensärarbete, anmälan enligt tuberkulosförordningen 3 §

sista stycket, 11 och 12 §§, kopia av till landstinget insänd årsberättelse. Gallringsfrist: 5 år. 4. Dagbok vid läkarmottagning vid distriktsdispensär, rapport mellan central- och distriktsdispensär. Gallringsfrist: 1 år. 5. Anmälan om tbc-fall för familjeundersökning. Utgallringstidpunkt: När familjeundersökningen utförts.

Folktandvården 13 §. Ur tandpoliklinikers, centraltandpoliklinikers och annan sjukhustandvårds arkiv böra handlingar utgallras enligt följande: 1. Journalkort för tandvård och tandregleringsvård, röntgenbilder, remissintyg och övriga bilagor till journaler; korrespondens rörande tandvård. Gallringsfrist: 10 år. 2. Kalenderårsrapporter. Gallringsfrist: 10 år. 3. Månadsrapporter. Gallringsfrist: 10 år. 4. Anmälan om tandvård (väntelista). Utgallringstidpunkt: När behandlingen av samtliga i listan upptagna patienter påbörjats. 5. Klasslistor med anmälningslistor. Utgallringstidpunkt: När nya klasslistor för nästa läsår inkommit resp. när avgångsklass slutat skolan. 6. Tiddagböcker. Utgallringstidpunkt: När de fullskrivits. 7. Kvittensböcker. Utgallringstidpunkt: Sedan ansvarsfrihet för året beviljats.

Förslag till ändrad lydelse av allmän läkarinstruktion den 10 maj 1963 (nr 341) Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse 6§ Journal, som avses i 3 § 2), skall förvaras under minst tio år från det sista anteckningen däri gjorts. Avlider . . . anvisningar härom. 102

6§ Journal, som avses i 3 § 2), bör utgallras tio år från det sista anteckningen däri gjorts. Avlider . . . anvisningar härom.

SOU 1968: 53

Förteckningsplan och förteckningsexempel

För en effektivt arbetande förvaltning krävs detta avspeglas i arkivförteckningarna. För att dess arkiv är i god ordning så att be- lasarettsarkiv är det således motiverat att gärd information snabbt skall kunna till- låta direktionen få utgöra en egen arkivhandahållas. För kommunalmyndighet gäl- bildare. Av praktiska skäl bör de verkler dessutom tryckfrihetsförordningens fö- ställande administrativa organen - styresreskrift att alla dess handlingar är offent- mannen och intendenten - redovisas geliga handlingar samt att de - i den mån mensamt i förteckningen över direktionens de ej är hemliga - skall kunna tillhanda- arkiv. Härigenom ernås att alla administrahållas »genast eller så snart ske kan». För tiva funktioner redovisas i en avdelning av att man skall kunna orientera sig i arkiven förteckningen. De medicinska arkiven bör krävs inte blott att de är ordnade utan även i regel redovisas klinikvis så att varje klinik förtecknade. Arkivens förtecknande utgör eller i vissa fall klinikblock får utgöra egna således ett väsentligt led i arkivvården. arkivbildare. Arkiv är ett bestånd av handlingar som Följande förteckningsplan och förteckefterhand uppkommit hos en arkivbildare ningsexempel avseende sjukhusarkiv kan entill följd av dennes verksamhet. Vid upp- dast ange riktlinjerna i stort eftersom varje ordning och förtecknande av ett arkiv bör lasaretts- och sjukhusförvaltning har sin man så långt möjligt bevara handlingarna egen administrativa uppbyggnad. i den ordning de en gång bildats som följd För statsförvaltningen finns ett väl inav arkivbildarens verksamhet. För lands- arbetat och väl fungerande system (senast tingsförvaltningarnas arkiv medför detta återgivet i SFS 110/1962). I regel har det synsätt att man i förteckningen skall redo- även varit vägledande vid förtecknande av visa varje enskilt organs handlingar för sig primärkommuners arkiv. Det är därför na(proveniensprincipen). Detta innebär att en turligt att detta s. k. allmänna arkivschema förteckningsplan måste anpassas efter ar- bör tillämpas även för landstingens arkiv. kivbildarens organisation. För tillämpningen av det allmänna arEtt förtecknings- och ordningsarbete bör kivschemat och den för statliga arkiv gäldärför inledas med ett studium över hur lande allmänna arkivstadgan har riksarkiorganisationen har varit utformad och de vet utgivit ett cirkulär med anvisningar förändringar som ägt rum. Har inom en (SFS 590-591/1961). Vissa av dess huvudoch samma arkivbildare funnits flera själv- principer skall här återges. Förteckningsarständiga byråer eller avdelningar bör även betet bör stå under ledning av arkivtekSOU 1968: 53

niskt skolad personal, varför det icke finns anledning att här gå in på detaljer1. Råd i arkivfrågor kan även lämnas av vederbörande landsarkiv. En arkivförteckning bör upptaga ett arkivs samtliga serier och inom varje serie de volymer och andra arkivaliska enheter, varav den består, förtecknade var för sig i tidsföljd eller i annan av seriens beskaffenhet given ordning. De olika serierna bör i arkivförteckningen vara sammanförda till huvud- och underavdelningar (Jfr SFS 590/ 1961 23 §). Ur riksarkivets anvisningar rörande arkivförteckning återges följande (SFS 591/ 1961 12 §). 1 mom. Förteckningsplanerna ge reglerna för ett systematiskt ordnande och förtecknande av arkivens serier. Enligt flertalet av dessa förteckningsplaner indelas ett arkiv i första hand i vissa huvudavdelningar, såsom protokoll, diarier, inkomna handlingar, räkenskaper m. fl., vilka betecknas med stora bokstäver. Omfattar en huvudavdelning flera serier, indelas den i underavdelningar, vilka betecknas med romerska siffror, fogade till huvudavdelningens beteckning (A I, A II osv.). Sådan underavdelning kan omfatta flera serier och indelas då i sin ordning i lägre underavdelningar osv., så att de lägsta underavdelningarna alltid utgöra var sin serie. Dessa lägre underavdelningar betecknas med tilllagda små bokstäver (A I a, A I b osv. och vid fortsatt underindelning A I aa, A I ab osv. eller i vissa fall A I a 1), A I a 2) osv.). Den på detta sätt bildade beteckningen för en serie är seriesignum. 2 mom. Inom varje serie numreras volymer och i förekommande fall särskilt förvarade lösa handlingar (t. ex. kartor, ritningar) med arabiska siffror. Om flera volymer tillsammans utgöra en helhet (t. ex. en i flera volymer uppdelad domstolsakt eller församlingsbok), kunna dessa dock numreras med samma siffertal, åtföljt av små bokstäver. Seriesignum tillsammans med volymens nummer utgör volymsignum 104

(t. ex. A I: 5; A I I : 16 a). Utom med nummer redovisas volym med tidsuppgift och vid behov delbeteckning. Har volymen en särskild titel, som skiljer sig från seriens rubrik (t. ex. »expeditionsbok» på en volym i serien diarier), bör denna anges i förteckningen. Är volymen försedd med register, anmärkes detta. Går innehållet i en volym in under olika avdelningar, upptages volymen med nummer endast i den serie, dit den främst är att hänföra och i vilken den kommer att vara uppställd. Under de övriga avdelningarnas rubriker hänvisas till volymen i fråga. Ifall en serie upphör som självständig, bör anmärkas, var fortsättning är att söka, om sådan finnes. Serie, som består av volymer som skola utgallras, må i förteckningen redovisas endast med rubrik och seriesignum samt anteckning om den till grund för utgallringen liggande bestämmelsen och om fastställd gallringsfrist. Volymer, som skola bevaras som typexemplar eller eljest, förtecknas dock i vanlig ordning. Kort- eller lösbladsregister eller dossiersystem samt de därur genom avställning bildade volymerna redovisas såsom en gemensam serie. Vid rubriken angives året för uppläggningen och reglerna för uppläggning och avställning; de avställda volymerna förtecknas därefter med nummer och titel: Avställda kort (blad, dossierer). 3 mom. Vid den årliga genomgången av arkivförteckningen skall denna fullständigas, i den mån så icke redan skett, genom införande av nytillkomna arkivhandlingar och av slutar för avslutade volymer . . .

1 Anvisningar rörande förteckningsarbete finns publicerade i Nils Nilsson — Robert Swedlund, Kommunal arkivvård (Stockholm 1964) och i Nils Nilsson, Föreningsarkiven och deras vård (Stockholm 1962). I båda dessa arbeten finns sammanställningar över aktuell litteratur på området.

SOU 1968: 53

Förteckningsplan för administrativt arkiv vid sjukhus A PROTOKOLL OCH FÖREDRAGNINGSLISTOR Till denna huvudavdelning föras serier av myndighetens överläggnings- och beslutsprotokoll (med bilagor), andra protokoll över sammanträden hos myndigheten (konferens- och förhandlingsprotokoll) och föredragningslistor med påtecknade beslut. Hit kunna även föras förrättningsprotokoll (protokoll över av myndigheten utförda inspektioner, inventeringar, syner m. m.), såvida de arkivlagts för sig och bilda särskilda serier. Sådana protokoll kunna även arkivläggas såsom inkomna handlingar (huvudavdelning E) eller i dossierer (huvudavdelning F).

Exempel på serier: B I Koncept B II Koncept till årsberättelser ingivna till social(medicinal)styrelsen C DIARIER Till denna huvudavdelning föras brevdiarier och register till dessa samt expeditionslistor, brevförteckningar och postlistor, om de innehålla uppgifter om ärende och åtgärd eller eljest ersätta diarier. Exempel på underavdelningar och serier: C I Diarier över inkomna skrivelser C II Diarier över utgående skrivelser C III Register till diarier C III a Register över korrespondenter (brev skriv ar ere gist er) C III b Register över ärenden (sakregister)

Exempel på underavdelningar och serier: A I

Styrelsens (direktionens) protokoll och bilagor A I a Protokoll A I b Bilagor A I c Föredragningslistor A II Byggnadskommitténs protokoll A III Upphandlingsdelegerades protokoll Anm. I de fall den på landstingskansliet placerade sjukvårdsstyrelsen fungerar såsom styrelse för ett sjukhus, skall hänvisning till Sjukvårdsstyrelsens arkiv ske i förteckningen över sjukhusets arkiv.

D LIGGARE OCH REGISTER I denna huvudavdelning upptagas sådana ämbetsböcker samt kort- eller lösbladsregister, som ej äro att hänföra till diarier eller räkenskaper, såsom journaler, matriklar, rullor, förteckningar m. m. Inkomna handlingar, som arkivläggas och användas som register, hänföras även till denna huvudavdelning. Person- och sakregister till serier i andra huvudavdelningar (t. ex. protokoll, diarier, kungl. brev) upptagas icke här utan i sammanhang med de serier, till vilka de äro register.

B KONCEPT

Exempel på underavdelningar och serier

Till denna huvudavdelning föras kopior av utgående skrivelser, koncept till sådana skrivelser samt kopieböcker (avtryck på silkespapper av utgående skrivelser). Hit föres även »registratur» (samling av i följd utförda avskrifter av koncept, förr ofta förekommande i förvaltningen). Om koncept arkivlagts tillsammans med inkomna skrivelser i serier, som höra till andra huvudavdelningar, t. ex. i korrespondensserier (se under E) eller i dossierer (se under F), göras under B hänvisningar till dessa serier.

D I Tjänstematriklar D II Pensionsliggare D III Patientrullor D IV In- och utskrivningssedlar D V Dödböcker D VI Inventarie- och arkivförteckningar D VI a Inventarieförteckningar D VI b Arkivförteckningar

SOU 1968: 53

E I N K O M N A HANDLINGAR Under denna huvudavdelning upptagas serier av sådana inkomna handlingar, som varken arkivlagts i dossierer (huvudavdel105

ning F) eller äro att hänföra till någon av huvudavdelningarna D eller G och följande. Till huvudavdelning E föras även korrespondensserier, d. v. s. serier av koncept och inkomna skrivelser, vilka arkivlagts tillsammans t. ex. i kronologisk ordning, diarienummerordning eller bokstavsordning efter korrespondenter eller ock i sakordning enligt diarieplan, om arkivläggningen sker årgångsvis. Dylika korrespondensserier kunna även hänföras till huvudavdelning F.

H STATISTIK Till denna huvudavdelning föras serier av statistiska sammanställningar, arbetstabeller (listor), hålkort och magnetband samt primärmaterial, vilka ej placeras under andra huvudavdelningar. J KARTOR OCH RITNINGAR Hit föras sådana kartor och ritningar, som icke lämpligen kunna förvaras tillsammans med de övriga handlingarna. Äro kartorna och ritningarna många, böra särskilda register upprättas över dem.

Exempel på serier: E I

Skrivelser från social(medicinal)styrelsen E II Styresmannens korrespondens E III Sysslomannens korrespondens E IV Korrespondens i upphandlingsfrågor F HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE (DOSSIERER) Till denna huvudavdelning föras serier, bestående av dossierer (inkomna handlingar och i förekommande fall därjämte koncept, promemorior, konferens- eller förrättningsprotokoll m. m.). Rörande korrespondensserier se under huvudavdelning E.

K FOTOGRAFISKA AVBILDNINGAR Hit föras t. ex. mikrofilm av arkivhandlingar, andra filmer samt fotografier. Över detta material upprättas lämpligen särskilda register. Finnes fotografiskt material blott i begränsad omfattning, kan det redovisas under huvudavdelning ö . Ö ÖVRIGA HANDLINGAR Här upptagas sådana handlingar, som ej lämpligen kunna föras till någon annan huvudavdelning, t. ex. enskilda tjänstemäns efterlämnade papper, pressklipp, om de ej tillföras myndighetens bibliotek (jfr även huvudavdelning K).

Exempel på serier: Donationshandlingar Handlingar angående bokslut och budget F III Handlingar angående förvaltade fastigheter F IV Handlingar angående anställda (persondossierer)

Förteckningsplan

G RÄKENSKAPER

C DIARIER

F I F II

Exempel på underavdelningar serier: G I Huvudböcker G II Journaler G II a Inkomstjournaler G II b Utgiftsjournaler G II c Kassajournaler G III Verifikationer 106

för klinikarkiv vid sjukhus

B KONCEPT Exempel på serier: B

Klinikchefens utgående skrivelser

Exempel på serier:

och C

Postböcker

D LIGGARE OCH REGISTER

D I

Exempel på underavdelningar och serier: Liggare över inskrivna patienter (årsrapportböcker) SOU 1968: 53

D II Alfabetiska register till inskrivningsliggare D III Operationsjournaler D IV Obduktionsjournaler E

INKOMNA HANDLINGAR Exempel på serier:

E

Klinikchefens korrespondens

F

HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE (DOSSIERER) Exempel på serier:

F I F II

G

Journaler förda över patienter i sluten vård (klinikjournaler) Journaler förda över patienter i öppen vård (poliklinikjournaler) RÄKENSKAPER Exempel på serier:

G I

Redovisning över emottagna patientavgifter i öppen vård

Förteckningsexempel Följande förteckningsexempel visar i stora drag hur arkivalierna bör redovisas i arkivförteckningen. Vid förtecknandet skall varje volym redovisas i löpande nummerföljd. Handlingar som utgallras efter viss tid behöver ej redovisas volym för volym. I stället bör handlingstyperna redovisas i början av varje huvudavdelning med angivande av gallringsfrist och med hänvisning till gallringsbeslut. Om vissa årgångar av en serie bevaras såsom typårgångar förtecknas dessa på vanligt sätt inom den serie till vilken de hör. Förteckningen utskrivs lämpligen på blankett. 1 För att en förteckning skall kunna kompletteras efterhand som arkivet växer bör den skrivas på lösblad. På ett och samma blad får endast redovisas en arkivserie. Blanketten kan ha följande kolumner: 1 Lämpliga förteckningsblanketter saluföres av de större blankettförlagen.

SOU 1968: 53

Arkiv Seriesignum

Serierubrik

Plats Leverans

Volymnummer

Anmärkningar

Tid

Kolumnen för plats i arkivet (rum, hyllnummer) fylls i med blyerts. Om handlingarna avlämnas till landstingskansliet för att förvaras i dess arkiv sker anteckning härom i samma spalt. A I Lasarettsdirektionens protokoll 1

1895—1907

1908—1917

Serien inbunden Med sakregister. Innehåller även föredragningslistor och bilagor. Med sakregister.

etc. 24

1955—1956

Med sakregister. Lasarettsdirektionen upphörd 1956. Fr. o. m. 1957 fungerar hälso- och sjukvårdsstyrelsen som styrelse för sjukhuset.

A II Föredragningslistor — 1

1895—1907 1908—1917

Se A I : 1. Arkivkartong.

etc-

A III Bilagor till protokollen 1895—1907 1 1908—1912

Se A I : 1. Inb.

etc. B Koncept 1

1895—1898

Inb. Kopiebok.

1935 Serien upphör 1935. Ingår 1936—1955 i E l Inkomna skrivelser, korrespondens; från 1956 i F V Ämnesordnade handlingar enligt dossierplan.

etc. 22

etc. D Liggare och register

108 Gallringsbara handlingar: Avlöningskort Utgallras med 10 års frist fr. o.m. 1960 enligt beslut av hälso- och sjukvårdsstyrelsen den 1/10 1967 §36. Postböcker Utgallras med 3 års frist enligt beslut av hälso- och sjukvårdsstyrelsen den 1/10 1967.

SOU 1968: 53

D I Tjänstematriklar D i a Personalrullor 1 1895—1920 2 1921—1946 D I b Matrikelkort

1947—1951

D II Avlöningskort 1

Inb. Med register. » » » Serien upphör 1946. Kortregister upplagt 1947. Aktuella kort i kortlådor. Successiv avställning i fem-årsperioder av avgången personal. Under perioden avgångna. Kortregister upplagt 1947. Aktuella kort i kortlådor. Serien utgallras fr. o. m. 1960 med tio års frist.

etc. E Inkomna handlingar E I Skrivelser från medicinalstyrelsen

1 2

1895—1902 1903—1910

Skrivelser från medicinalstyrelsen ingår även i serie A III Bilagor till protokollen samt fr. o. m. 1957 i hälso- och sjukvårdsstyrelsens arkiv. Inb.

etc. 7

1925—1927

Arkivkartong

F Handlingar ordnade efter ämne Gallringsbara handlingar: Tjänstgöringsuppgifter, timuppgifter, handlingar rörande obekväm arbetstid, semester- och ledighetsansökningar, uppgifter om sjukdomsfall till avlöningsavdelningen, ansvarsförbindelser, korrespondens angående ansvarsförbindelser, vårdräkningar, handlingar rörande fordringar från patienter, handlingar rörande avskrivna vårdavgifter. Utgallras med 3 års frist enligt beslut av hälso- och sjukvårdsstyrelsen den 1/10 1967 § 36. Serierna F l — F IV äldre ämnesordnade handlingar. Serierna upphör 1955. Fr. o. m. 1956 se F V Ämnesordnade handlingar enligt dossierplan. F I Handlingar rörande budget och bokslut 1 1935—1940

Arkivkartong

etc. F V Ämnesordnade handlingar enligt dossierplan Serien upplagd 1956. (Dossierplan bilägges förteckningen.) Aktuella dossierer i vertikalskåp. Successiv avställning i tio-årsperioder. F_V 102 Reparationer och underhåll av fastigheter Allmänt Arkivkartong 1 1956—1965 etc. F V 102.01 Reparationer och underhåll. Klinikblock A 1 1956—1965 Arkivkartong.

SOU 1968: 53

Bilaga 1

Förslag till plan för bevarande av typ årgångar av lasarettens räkenskapsverifikationer

Vid gallring av lasarettens räkenskapsverifikationer skall varje år verifikationerna bevaras för samtliga lasarett inom ett landstingsområde i riket enligt följande.

Landsting Stockholms Uppsala Södermanlands Östergötlands Jönköpings Kronobergs Kalmar läns norra och södra Gotlands Blekinge Kristianstads Malmöhus Hallands Göteborgs och Bohus Älvsborgs Skaraborgs Värmlands Örebro Västmanlands Kopparbergs Gävleborgs Västernorrlands Jämtlands Västerbottens Norrbottens

Årgång som bevaras 1965 1946 1949 1953 1957 1961

— —

1951 1955 1959 1953 1966 1947 1950 1954 1958 1962

—

1948 1952 1956 1960 1964

Anm. Förslaget anknyter till de gallringsbestämmelser som gäller för verifikationerna till landskontorens kassaredogörelser. Härigenom kommer typårgångar att bevaras för framtiden för i stort sett samma år för såväl lasaretten som för landskontoren. På grund av att statsförvaltningen arbetar med budgetår 1 juli—30 juni som räkenskapsår medan landstingsförvaltningen låter räkenskapsår och kalenderår sammanfalla, kan dock ej full överensstämmelse ernås.

110 SOU 1968: 53

Bilaga 2

Förslag till gallringsbestämmelser för samtliga landstingsorgans arkiv

De nedan under punkterna 1-4 redovisade handlingarna må utgallras retroaktivt, verifikationer till räkenskaperna dock endast under i punkt 2 angivna förutsättningar. Om ej annat angives, räknas gallringsfristen från utgången av det år, under vilket handlingen tillkommit eller ärendet avslutats. Fristen för liggare, längder och register, som föras under flera år, räknas från utgången av det år, då sista anteckningen gjorts. Följande handlingar kunna utgallras under nedan angivna förutsättningar dock tidigast med nedan angivna gallringsfrister, nämligen: 1. Ur handlingar angående personalen: uppgifter och rutinmässig skriftväxling ang. förordnanden, ledigheter, vikariat och löneklassuppflyttningar samt andra handlingar som legat till grund för matrikelföringen, ävensom övriga likartade handlingar, vilka tjänat som kontroll eller redovisning av personalen eller eljest äro av företrädesvis rutinmässig beskaffenhet. Gallringsfrist: 3 år. Icke antagna sökandes ansökningshandlingar till tjänster, därest de icke återsändas. Gallringsfrist: 3 månader sedan tjänstetillsättningen vunnit laga kraft. 2. Handlingar rörande räkenskaps väsendet. Verifikationer till räkenskaperna från den tid då betryggande personalredovisning införts (som regel omkr. 1950). Förutsättning för gallring är d e l s att bland verifikatioSOU 1968: 53

nerna ej ingår: 1) åtkomst- (äganderätts-) handlingar och handlingar rörande nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom (t. ex. byggnader, skoljordbruk, skogallmänningar); 2) handlingar rörande donationer, d e l s , att från vederbörande verifikationer gjorts anteckningar i liggare över fastigheter och anläggningar angående å ena sidan uppgifter för anskaffning av sådana samt för grundförbättringar, såsom till- och ombyggnader, å andra sidan värdeminskande inkomster. Därest verifikationerna äro uppdelade på verifikationer till kapitalutgifter och verifikationer till driftsbudgeten, bevaras de förstnämnda. Därest verifikationerna ej äro uppdelade på detta sätt, bevaras en årgång verifikationer vart tionde år. Gallringsfrist: 10 år. Avlöningskort (statistikkort), under förutsättning att matrikelkort förts och äro bevarade. Gallringsfrist: 10 år. Samtliga uppgifter vilka ligga till grund för avlöningsuträkning. Gallringsfrist: 3 år. Allegater (bilagor) till utgiftsverifikationer, såsom rekvisitioner, packnotor, följesedlar, televerkets samtalslappar, stammar av olika slag. Gallringsfrist: sedan ansvarsfrihet för året beviljats. Medelsrekvisitioner, kontoutdrag, checktalonger och checkstammar, räkenskaps111

handlingar som endast tjäna bokförings- och kassakontroll. Gallringsfrist: sedan ansvarsfrihet för året beviljats. Hålkort. Gallringsfrist: sedan korten bearbetats i erforderlig utsträckning. Postböcker och av postverket lämnade bevis om mottagna försändelser, girotalonger, då de förvaras särskilt för sig. Gallringsfrist: 10 år. Inaktuella säkerhets- och värdehandlingar, vilka icke äga rättslig betydelse (t. ex. hyreskontrakt, försäkringsbrev, dödade inteckningar). Gallringsfrist: sedan ansvarsfrihet för året beviljats. 3. Upphandling och materialförvaltning. Offerter och icke antagna anbud samt rutinmässig skriftväxling härom. Gallringsfrist: sedan ansvarsfrihet för året beviljats. Uppgifter om mottagande och avgång av material, förrådsrapporter, kassationsförslag, besked och uppgifter till inventarieliggare samt övriga handlingar av rutinmässig beskaffenhet. Gallringsfrist: när handlingarna ej behövas för förvaltningen, dock tidigast sedan ansvarsfrihet för året beviljats. 4. Diverse handlingar av tillfällig betydelse. Arbetsmaterial, kladdar, minnesanteckningar, hjälpregister (t. ex. räkningsliggare). För myndighetens verksamhet oväsentliga framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden samt övrig korrespondens av tillfällig eller rutinmässig karaktär. Register, liggare, listor, utkast och arbetspapper av tillfällig karaktär samt avskrifter, kopior och dupletter av handlingar som tillkommit för att underlätta det inre arbetet. Från andra organ informationsvis överlämnade skrifter, kopior och dupletter. Gallringsfrist: när handlingarna ej längre behövas för förvaltningen. 5. Kopior av sådana ritningar, som i original finnas i landstingets byggnadskontor. Gallringsfrist: när handlingarna ej längre behövas för förvaltningen. 112

SOU 1968: 53

Bilaga 3

Exempel på arkivhandlingar i sjukhusens administrativa arkiv vilka kan gallras med stöd av gallringsbestämmelser för samtliga landstingsorgans arkiv

Arkivhandlingar Räkenskapsverifikationer (under vissa förutsättningar) Offerter och icke antagna anbud samt rutinmässig skriftväxling härom Blankettstammar för materialrekvisitioner Avlöningskort och avlöningslistor under förutsättning att matrikelkort förts och är bevarade Tjänstgöringsuppgifter från kliniker och andra arbetsplatser såsom personalrapporter, månadsrapporter för personal som åtnjutit tjänstledighet, rapporter angående övertid och obekväm arbetstid, semester- och tjänstledighetsansökningar Allegat till utgiftsverifikationer såsom specifikationer över till skattemyndigheter, försäkringsbolag, fackföreningar o. s. v. inbetalade belopp, taxikvitton Kontrolluppgifter till taxeringsmyndighet Av läkare inlämnade uppgifter angående öppen mottagning Arbetsschema, arbetsordningar, semesterlistor, vaklistor Ansvarsförbindelser och korrespondens angående dylika Bifallna ansökningar om befrielse från vårdavgift Lagsökningsärenden angående vårdavgifter Handlingar rörande fordringar från patienter Handlingar angående avskrivna vårdavgifter Arbetsledares rutinkorrespondens med anställda angående anställningsförhållanden m. m.

SOU 1968: 53 8—814050

Gallringsfrist Utgallringstid punkt 10 år sedan ansvarsfrihet för året beviljats sedan ansvarsfrihet för året beviljats 10 år 3 år

sedan ansvarsfrihet för året beviljats sedan ansvarsfrihet för året beviljats sedan ansvarsfrihet för året beviljats 1 år 3 år 3 år 3 år 3 år 3 år 3 år

Arkivhandlingar Arbetsledares dupletter av matrikelkort Rapporter från ekonomiföreståndare angående personaloch patientkökens verksamhet (Exempel: Portionsrapporter från vårdavdelningar när portionsbesked för hela sjukhuset sammanställts Prisnoteringar 1 år Kortregister över månatliga förbrukningen av vissa livsmedel 3 år) Till intendentskontor sända dagliga portionsbesked för personal Dagliga matrekvisitioner för patienter och månadssammandrag av dem Matkuponger Maskinchefens ritningskopior vilka i original finnas i byggnadsnämnd Avräkningskort med patienter Telefonväxels eller vaktmästarekontors registerkort över inneliggande patienter Dagrapporter från vårdavdelningarna med uppgift om inoch utskrivna patienter och beläggningens omfattning Rapporter till patientkontor om inträffade dödsfall Hos terapeut förvarade inkomstverifikationer över till patienter försåld material Hos intendent förvarade kopior av dylika

114 Gallringsfrist Ut gallringstidpunkt när de ej behövas för förvaltningen när de ej behövas för förvaltningen

sedan ansvarsfrihet för året beviljats sedan ansvarsfrihet för året beviljats sedan ansvarsfrihet för året beviljats när respektive anläggning tages ur bruk 10 år 1 vecka efter utskrivning sedan ansvarsfrihet för året beviljats 1 år 10 år 1 år

SOU 1968: 53

Bilaga 4

Arkivens omfattning i vissa landstingsdrivna lasarett

Vårdplatser Hyllmeter Eskilstuna Nyköping Linköping Vadstena Jönköping Nässjö Värnamo Växjö Västervik Kalmar Visby Karlskrona Kristianstad Ängelholm Lund Halmstad Uddevalla Mölndal

898 458 982 208 605 183 303 573 304 523 260 562 675 397 1 594 618 621 410

1 240 600 1 300 746 2 060 980 774 1 197 1 000 1 376 650 1 300 1 387 677 5 450 1 160 1 110 960

Vårdplatser Hyllmeter Vänersborg Borås Falköping Lidköping Örebro Karlskoga Västerås Falun Avesta Gävle Hudiksvall Örnsköldsvik Östersund Skellefteå Umeå Boden Luleå

583 874 490 561 828 317 610 789 142 582 317 571 500 422 926 633 260

1300 1400 790 1402 1 900 420 1245 1800 600 1 700 850 1290 1223 999 2 778 2 500 700

Anm. Med hansyn till att arkivalierna ofta är spridda på olika håll i sjukhusen och därför är tidskravande att uppmäta, finns anledning förmoda att siffrorna är ungefärliga. Källa: Uppgifterna inhämtade genom enkät hösten 1963.

SOU 1968: 53

Bilaga 5

Lasarett

Röntgenarkivens omfattning i förhållande till resp. lasaretts totala arkivbestånd

Röntgenarkiv

Journalarkiv

Kontor Kameralavd.

Totalt

746 73 176 497 Vadstena 1376 826 Kalmar 217 110 Oskarshamn 172 105 Borgholm 1 160 142 603 415 Halmstad 417 261 Varberg 790 420 Falköping 926 225 Arvika 165 75 40 50 Backe 260 80 120 60 Piteå 334 10 254 70 Kiruna Anm. I röntgenarkiven ingår i regel även röntgenavdelningarnas utlåtanden, kortregister och övriga arkivalier. Källa: Uppgifter inhämtade genom enkät i november 1963.

116 SOU 1968:53

Bilaga 6

Behov av arkivutrymme vid Akademiska sjukhuset, Uppsala

Prognos för arkivutrymmesbehovet för ett centralt arkiv inkluderande journaler och poliklinikhandlingar t. o. m. 1970 mätt i

1961 1962 1963 1964 1965 1966 1967 1968 1969 1970

hyllmeter enligt nuvarande arkiveringsmetoder.

ökning av journaler

ökning av »poliklinikkort»

138 141 151 160 181 188 193 198 205 1 555

41 42 45 48 54 56 58 59 62 465

Summa tillväxt

Total arkivmängd

179 183 196 208 235 244 251 257 267

1 166 1345 1528 1724 1932 2167 2411 2 662 2 919 3 186

2 020

Anm. Antalet vårdplatser väntas öka från 1 125 år 1962 till 1 500—1 600 år 1970, vilket medför att den årliga tillväxttakten ökar efter hand. Källa: Akademiska sjukhuset, Uppsala. Journalarkiv. Delrapport 1 juni 1962. Av Ekonomisk företagsledning AB.

SOU 1968: 53

Bilaga 7

Behov av arkivutrymme vid Lunds lasarett

Prognos för journalarkivens utveckling 1963 -80 (hyllmeter). Avser sju kliniker i centralblocket År Oktober 1962 December 1962 1963 1964 1965 i 1966 i 1967 : 1968 ' 1969 1970 1971 1972 1973 1974 1975 1976 . . . 1977 1978 1979 1980

Årlig tillväxt

10 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40

Arkivvolym 510 520 560 600 640 680 720 760 800 840 880 920 960 1 000 1 040 1 080 1 120 1 160 1200 1240

Anm. Inkluderas poliklinikhandlingar, beräknas den årliga tillväxten till 68 hm. Källa: Utredning angående arkiv och skrivfunktioner inom Lunds lasarett. Av Ekonomisk företagsledning AB. December 1962.

118 SOU 1968:53

Bilaga 8

Enkät angående sjukhusens medicinska arkiv

Landstingens arkivutredning, tillsatt av Kungl. Maj:t 1963, har att föreslå anvisningar för vård av och gallring i arkiven hos landstingen och dessas olika organ. Med gallring avses en utsortering och förstöring av överflödiga handlingar i arkivbeståndet. Sjukhusen uppvisar till följd av arkivens snabba tillväxt särskilt svårbemästrade problem. Här kommer främst i blickfältet journalmaterialet med dess årliga tillväxt om flera tiotal hyllmeter för varje lasarett. Kom1) Årsrapportböcker inkluderande patienters identifieringsdata och diagnos bör förvaras ur 1. medicinsk synpunkt 2. juridisk synpunkt 3. vetenskaplig* synpunkt 2) Hur länge efter sista vårdtillfället bör klinikjournaler arkiveras ur 1. medicinsk synpunkt 2. juridisk synpunkt 3. vetenskaplig synpunkt 3) Hur länge efter sista vårdtillfället bör journaler på universitetsklinik arkiveras ur 1. medicinsk synpunkt 2. juridisk synpunkt 3. vetenskaplig synpunkt 4) Hur länge efter sista vårdtillfället bör journaler på centrallasarett förvaras ur 1. medicinsk synpunkt 2. juridisk synpunkt 3. vetenskaplig synpunkt * Här bör bl. a. genetiska aspekter beaktas! SOU 1968: 53

mittén finner det angeläget att få del av Edra synpunkter på detta materials värde för framtiden och är tacksam för svar å nedanstående frågor. Vissa av frågorna, vilka berör allmänna problem, riktar sig till samtliga läkare oavsett specialisttillhörighet, medan andra i första hand vänder sig till företrädare för särskilda specialiteter. Äldre journaler, ofta i form av inbundna volymer, avses icke skola gallras.

25 — — —

50 — — —

75 —

25 — — —

50 — — —

25 — — — 25 — — —

100 år

för alltid/ingen åsikt

75 — — —

100 år

för alltid/ingen åsikt

50 — — —

75 — — —

100 år

för alltid/ingen åsikt

50 — — —

75 — — —

100 år

för alltid/ingen åsikt

—

5) Hur länge efter sista vårdtillfället bör journaler på övriga sjukvårdsinrättningar förvaras ur 1. medicinsk synpunkt 2. juridisk synpunkt 3. vetenskaplig synpunkt 6) Hur länge efter sista vårdtillfället bör poliklinikjournaler arkiveras ur 5 1. medicinsk synpunkt — 2. juridisk synpunkt — 3. vetenskaplig synpunkt — 7) Hur länge efter sista vårdtillfället bör poliklinikjournal vid universitetsklinik förvaras ur 5 1. medicinsk synpunkt — 2. juridisk synpunkt — 3. vetenskaplig synpunkt — 8) Hur länge efter sista vårdtillfället bör poliklinikjournal vid centrallasarett förvaras ur 5 1. medicinsk synpunkt — 2. juridisk synpunkt — 3. vetenskaplig synpunkt — 9) Hur länge efter sista vårdtillfället bör poliklinikjournal från övriga sjukvårdsorganisationer förvaras ur 5 1. medicinsk synpunkt — 2. juridisk synpunkt — 3. vetenskaplig synpunkt — 10) Hur länge efter sista vårdtillfället bör klinikjournal förvaras från medicinklinik kirurgklinik öronklinik ögonklinik hudklinik psykiatrisk klinik övriga kliniker — klinik — klinik 11) Om universitetsklinikjournal förvaras i 5 efter sista vårdtillfället hur länge bör sekundärarkiv av följande typ arkiveras — kopia av röntgenremiss — » » ekg — » » eeg — » » lab.remisser — » » övriga remisser — 12) Om centrallasarettsjournal förvaras i efter sista vårdtillfället, hur länge bör sekundärarkiv av följande typ arkiveras kopia av röntgenremiss

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

— — SOU 1968: 53

kopia av ekg — » » eeg — » » lab.remisser — » » övriga remisser — 13) Om övriga lasarettsjournaler förvaras i 5 efter sista vårdtillfället, hur länge bör sekundärarkiv av följande typ arkiveras — kopia av röntgenremiss — » » ekg — » » eeg — » » lab.remisser — » » övriga remisser — 14) Om universitetspoliklinikjournaler förvaras i 5 efter sista vårdtillfället, hur länge bör sekundärarkiv av följande typ arkiveras — kopia av röntgenremiss — » » ekg — » » eeg — » » lab.remisser — » » övriga remisser — 15) Om centrallasarettspoliklinikjournaler förvaras i 5 efter sista vårdtillfället, hur länge bör sekundärarkiv av följande typ arkiveras — kopia av röntgenremiss — » » ekg — » » eeg — » » lab.remisser — » » övriga remisser — 16) Om poliklinikjournaler från övriga sjukvårdsorganisationer förvaras i 5 efter sista vårdtillfället, hur länge bör sekundärarkiv av följande typ arkiveras — kopia av röntgenremiss — » » ekg — » » eeg — » » lab.remisser — » » övriga remisser — 17) Hur länge efter sista vårdtillfället bör röntgenfilm arkiveras ur 5 1. medicinsk synpunkt — 2. juridisk synpunkt — 3. vetenskaplig synpunkt — 18) Hur länge efter sista vårdtillfället bör ekg-kurvor förvaras ur 5 1. medicinsk synpunkt — 2. juridisk synpunkt — 3. vetenskaplig synpunkt — 19) Hur länge efter sista vårdtillfället bör eeg-kurvor förvaras ur SOU 1968: 53

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

100 år

för alltid/ingen åsikt

1. medicinsk synpunkt — — — — — — — — 2. juridisk synpunkt — — — — — — — — 3. vetenskaplig synpunkt — — — — — — — — 20) Hur lång tid efter sista vårdtillfället kan klinikjournaler överföras från ett lättillgängligt handarkiv till ett källararkiv? 21) Bör klinikjournaler förvaras a) i ett för sjukhuset gemensamt centralarkiv b) i arkiv i anslutning till de olika klinikerna 22) Om samtliga klinikjournaler för samtliga sjukvårdsinrättningar i riket av utrymmesskäl ej kan bevaras för all framtid, vilka klinikjournaler bör i så fall undantagas från gallring a) samtliga journaler på universitets- och regionsjukhus b) ett genom sampling erhållet urval av journaler i universitets- och regionsjukhus c) ett genom sampling erhållet urval av journaler i samtliga sjukvårdsinrättningar 23) Övriga synpunkter

122 SOU 1968:53

O

O

u

u

rf

w

rf

LU

o

o

o

u

rf

rf

o"

o

u

o

rf

rf

o*

o

CO

'o

CO

C <D CO

o

u O

'cö^

rf

rf

C

o

o

°?3 Ö0

o

<D

a

o

u

rf

rf

©

o

oC3

u

u

IH

rf

rf

o

c

o*

u

rf

rf

C

<u

> CO

> a 00

+-» CO

C

a

OCÖ

B B a c* 03

3 p 3 ^ Jli

C

:

°

•a

3 C

3 co

g £.£>

•* g" o.

O . <U

co

o. ca tci o 00 'S

°< a - a SOU 1968: 53

•- *

H

CO ~(

c S SS

O C-O : 0 u Vl-i

o

ca

.S •* •* O

CO

CO

u

3 rt °5 j *

.SPc

•3 s e u g öo 3 O =0 c =cS * * a

2 CO

C cd

E PUOtn

U

ci a o O o y Si c c jcj i- 3 3 :u0 JO

13 i O, G > , C 3 co

•*

w

O,

.i ^ 3 o a co T3 . 2 CD

S.2,£

is w

O

r- >o <s

u

r - «Nt*.o 1 tor»

w1 p

vo <-H >o »-( cs « ,

d

r-l CO r-1

u

Ov m (N tS »O m

P

vo •* oo

©

u

00 © «r>

p

r-« «-i oo

d

<S oo vo

u

Tf <0 PN

p'

VO l-H NO

d

r>- m cs

o

oo <S m

P

fN •* ^J-

d

m vo oo

u

>n o a\

p

IflOOH

d

OO itf- ^H

u

vo m r*»

£

.53

(ovom

r t r~ <s

SS

ga

c: > •-M 3

^ :2 « K

C 3 to >% O, M

•* 5? a o

?o

-S >

c°£

&;

.oo ;o

u « H » Q a

B & ÖO oo

C

-=T

oo

"J

c3

Q

oo

oo

oo

fi 5 "K

c

.* 3 3-* c & S >i g 3 oo

III

.SsS S,oP

124 M

«-

h 53

SB

<U 1

•P'5?

°S? cö

^9J H5 t?§

23 o S

s

3 : :Q

ffi^.S

medicinsk synpunkt juridisk synpunkt vetenskaplig synpunkt

J3 oo

SOU 1968: 53

O

O

o

o

o

w rf

rf

c u

o

u 1

n O u

o 00 ~ ^ o ro

rf

rf

o*

o

©

ro *-< vo

rf

u

oo fN vo ro

u

u

VO »-i fN ro

rf

r f * 1 vö

rf

rf

. - < © fN

o

r-» —i r -

c

t-, vo - *

o

O oo ro

u

<* • * r«N

u

oo ro ro

u

vo vo • * fN »H

rf

VO f-4 00

rf

o

r» • * <N

o

o

£

fN ri- r o

rf H

o

r^ ro fN

u

ro TJ- ro

u

O W

rf

Ov ro ^H

rf

oo ro O

o

m fN vo

o

O fN Ov

o*

m vo o

u

" * «o • * fN ¥-(

rf

00 00 —J

rf

^t vo os

o*

o

<n • * ^>

o

00 VO fN

o

u

O oo r-

o

rf

l -

•*

rf

c

r- vo • *

o

f - oo

u

rf o

© »O ro

u rf

fN vo f -

rf

lONO

©

fN 0O

ON

u

o

<N

rf

r - r - lO

rf

V> </"> Tf

rf

oo «n vo

©

- fN <N

o

O O «-i

o

»H VH fN

o

© <N ©

u

o o o

u

©~H

^ CN r o

*-i fN ro

3 i

5s 3 •—'

©

tea ed

t/J

•a rt i i '-'

a s ej ed on

i-

b i O S Cg u

O

c 2 -Q

SI

:SOU 1968: 53

i

§ § £ 23

C 3 en

Ifi

i!i <u c * C 3 S

I S tM! c3 0

u aM

s - s >>

3.23 23

>!S

§

2 3 w

-o

ha a

•3 O 33

"•a 8 £

&S ^

Sr! 3 B o u

C 3 i» O

ange linikj ras u

*B

t« c/5

35^

fl

i> t-i • «

<u -C)

^

fa M 33 « > ^ "o fa

§52; C 3 "i M

ga

c/l

o .23 23 — T"j 3 T3 . « 4)

fi G "K

B . 2 , SJ

o

00 i-i CN CN 00 <o o T f V~i 1/1 </o vo I/O vo

u

t-~ t-~ _ i ro Q VO

0 D 00 T+

O

w

u P

O

*-1 ^J" ro VO r o VO

TJ-

VO Os Os —< Os VO

—< co CN vo r o

o r^- t t r^ oo os vo oo

t- _i

u ^H O

O

O

m o \ vo

O

ON r o >/o

p

m « «

o

ro r o CN

o

O CN <-i

r » ro

O ro

•xt »—i ro

*H «-l C \ O oo O h»

VO r o ro t~- t"- T f Tj- Tj- </0 CN

O oo Os oo oo o t~-

CN O vo ro CS T*

uo i n oo oo ^ t "O ro

Os-rt

Tt

uo t-~ r - oo ^ t "3- ro ro -H ro

© ro ro CN ro CN r o CN

O

oo r o r o

u

,-< T}- «o

O

oo vo m

r > v O r i N « M n

o

os os oo oo vo Os • *

t>

vo rfr Tj- ro CN ^ t CN

©

UO VO 00

o

u p o o

ID Os vo oo v i t— t~~ f i

O O

Os CN f CN r o ON

r- oo os *t " * 00 CN -vt VD CN - H rH WIMTf

O

Tj" vo VO

vo vo "<t

o

r- - H CN

vo ro oo vo vo "<* " *

u

r-i r-< O

©

*4 O

o

O

p

O »H O

i/o oo ^1" ^

oo vo >/o

o o

O CN

^

O

ro vo TJ- (si ro r o ro

o o o CN ,-H ro CN CN i—i CN , - n - i CN

—i O

bl

:0 , +j

-.SP «

a g

3 £2 T3 :Q 5

til c

M 35

c c t:CÖ - g O

Q en oo T3 . 2 <U

ö C*

126 P 3 S?

•a S I I i « 3.3

K2

O

£ £ :Q =0 4= &s0

E te c

a

il i alfi

>

$H

^ ^

2 .g -3 I s -M . 2 3 :

•* 5? o, .g^i X

oo iri

— • 3a

M a

3 </5

5?§\SP 2P.-S ÖO

00 "ta

s

fl Sc i H 9 SO

ffi u

*•>

M

c

3 ^ 3

o. c >>

dici sk syn dis synpu ens aplig s

S C

rt

00 u

3 MM

e.2,^ SOU 1968: 53

o

o

o

u*

rf o U

rf rj- VO O

o

NOOTf • * VO " *

u

rf

rf

O

©

o

m >—i ro <N

o

00 t-- *H

rf

CN <-i C\

rf

f N —. * H

o

VO • * ^fr

o

r- •* vo

u

*-> —< t - ~

o

£

*-i O <s

rf

<N O

TJ-

o

r o »-i «-H

o

•* ~

rf

u

t-» t s » H

u

t-- f » ro

rf

r o —< m

rf

o

VO o

o

c

u

O

V£> VO

o

rf

r o r~ oo

rf

o

o

u

u

rf

vo CS >o

o

N M f l

o

rf

i n i—i ro

o

«-> « N r--

vo o \ • *

u

t - t - Tt

rf

•»t co fN

rf

»o < N r s

o

O o

o

O O

o

CS CN (N

u

ro r o ro

-<

«

•S3 2 « 3

h c :eö

^

III C

fcfi

q o •a

a m

.*.* fa

3 y

SOU 1968: 53

fN

rf

1 3 M C n OM n O, C >> Q 3 oo CO

-o

CN

rf

rf

"

•/O -H O ro

3 oo

60 §

5 b -Q

~* 3

.5 -^-* U ie «

io 33s8 127

Bilaga 10

Framtagningsfrekvens för journaler på kirurgiska kliniken. Lunds lasarett

Journaler framtagna för sjukvård Fördelning på senaste besöksår

Antal

%

1962 1961 1960 1959 1958

79,0 7,9 2,8 1,9 1,9 1,4 0,4 0,5 2,3 0,9 0,5

17 6 4 4 3 2 1 5 2

1957 1956 1955 1954 1953

1952 Äldre

— Summa

100,0

93,5 %

6,0 % 0,5 % 100,0

°/

Fördelning på födelseår

Antal

1902 el. tidigare 1903—1922 1923—1942 1943—1962

72 78 34 31

33,5 36,5 15,8 14,2

Summa 215

100,0

/o

Källa: Utredning angående arkiv och skrivfunktioner inom Lunds lasarett. Av Ekonomisk företagsedning AB. December 1962.

128 SOU 1968: 53

Bilaga 11

Framtagningsfrekvens för journaler på medicinska kliniken. Lunds lasarett

Fördelning på senaste besöksår

Journaler framtagna f. sjukvård

Journaler framtagna f. forskning

Antal

Antal

1962 1961 1960 1959 1958

261 14 10 4 1

85,1 4,6 3,3 1,3 0,3

1957 1956 1955 1954 1953

1 1 3 3 1

0,3 0,3 1,0 1,0 0,3

1952 1951 1950 1949 1948 Äldre

1 1 1

0,3 0,3 0,3

— 1,6 Summa

Fördelning på födelseår

100,0

Antal

°/

0/

/o

94,6 %

1 1 8 54 64

0,3 0,3 2,5 16,9 20,0

40,0 %

2,9 %

56 34 28 27 23

17,6 10,7 8,8 8,5 7,2

52,8 %

7 7 6 3 1

2,2 1,6 1,9 0,3 0,9 0,3

6,9 % 0,3 %

100,0

0,9 % 1,6% 100,0

100,0

Antal

/o

1902 el. tidigare 1903—1922 1923—1942 1943—1962

140 117 34 16 Summa

45,6 38,1 11,1 5,2 100,0

125 129 60 5

39,2 40,4 18,8 1,6

100,0

Källa: Utredning angående arkiv och skrivfunktioner inom Lunds lasarett. Av Ekonomisk företagsledning AB. December 1962.

SOU 1963: 53 9—814050

Bilaga 12

Framtagningsfrekvens för journaler på kirurgiska kliniken. Akademiska sjukhuset, Uppsala

Ur kirurgiska klinikens arkiv framtagna journaler procentuellt fördelade på år, när patienten senast besökte UAS. Undersökningen gäller tiden 27/2—1913 1962. Senaste anteckningen på jou -nålen

Journaler framtagna för sjukvård

1962 1961 1960 1959 1958 1957 1956 1955 1954 1953 1952 1951 1950

48,5 % 31,2% 5,7 % 3,0 % 2,2 % 1,7% 2,8 % 1,1 % 0,6 %

1949 1948 1947 1946 1945 1944 1943 1942 1941 1931—-1940 1921—-1930 Äldre

0,2 % 0,4 % 0,2 %

Journaler framtagna för forskning och undervisning 1,8 % 1,8% 6,2 % 21,8 % 19,4 % 19,4 % 1,8 %

0,6 % 0,6 %

98%

0,2 % 0,2 % 0,6 % 12,7 % 0,4 % 14,5 % 0,4 %

2% 100 %

100,0%

Framtagna journaler för sjukvård 472 st. Framtagna journaler för forskning och undervisning 165 st. Framtagna journaler totalt under perioden 637 st. Källa: Akademiska sjukhuset, Uppsala. Journalarkiv. Delrapport 1. juni 1962. Av Ekonomisk företagsledning AB.

130 SOU 1968:53

Bilaga 13

Framtagningsfrekvens för journaler på medicinska kliniken. Akademiska sjukhuset, Uppsala

Ur medicinska klinikens arkiv framtagna journaler procentuellt fördelade på år, när patienten senast besökte U A S. Undersökningen gäller tiden 2113—1114 1962. Senaste anteckningen på journalen

Journaler framtagna för sjukvård

1962 1961 1960 1959 1958 1957 1956 1955 1954 1953 1952 1951 1950

28,9 % 23,2 % 13,4% 9,8 % 4,6 % 3,1 % 1,0 % 3,7 % 1,0% 2,1 % 2,1 %

1949 1948 1947 1946 1945 1944 1943 1942 1941 1931— -1940 1921— -1930

Journaler framtagna för forskning och undervisning 19,6 % 51,2 % 25,2 % 0,8 % 0,8 % 0,8 % 0,8 % 0,8 %

2,1 %

95 %

0,5 % 0,5 % 0,5 % 1,0% 0,5 % 1,5 % 0,5 % 5% 100%

100%

Framtagna journaler för sjukvård 194 st. Framtagna journaler för forskning och undervisning 123 st. Framtagna journaler totalt under perioden 317 st. Källa: Akademiska sjukhuset, Uppsala. Journalarkiv. Delrapport 1. juni 1962. Av Ekonomisk företagsledning AB.

SOU 1968: 53

Bilaga 14

Statistik

Framtagningsfrekvens för journaler. Sahlgrenska sjukhuset. KK I

över insatta journaler

under tiden 26 jan — -2 febr.

1965 Patienter födda Journalens inbindningsår

1905 el tidigare

1965 1964 1965 1962 1961 1960 1959 1958 1957 1955—56 1953—54 1951—52

3 9 3 1

1949—50 1947-48 1945-46 1943—44

— 1 1

— — — — — — — 1 1

1906- -1926

1927—1947

19 51 11 16 12 6 10 8 8 10 9 8

66 128 35 33 31 15 15 10 7 3 6

4 3 4 1 180

1948 el senare

Procentuell fördelning

2 7

— — — — — •

—

— — •

—

— — — — —

— — — —

•

—

97,5 %

2,5 %

SOU 1968: 53

Bilaga 15

Framtagningsfrekvens för journaler. Sahlgrenska sjukhuset

Sammanställning av utförd undersökning under perioderna 16— 22112 1965 och 13—19/1 1966 rörande framtagningsfrekvens av journaler vid öronkliniken och ortopediska kliniken.

Tidpunkt för senaste ! anteckning

Öronklin

Ortoped klin

Journaler

Journaler

Ant

°/

Ant

/o

159 13 3 4 1 2

87,0 7,1 1,6 2,2 0,5 1,1

0,5

/o

1 9 6 5 - 1966 1964 1963 1962 1961 1960 1959 1958 1957 1956 1955 o :h tidigeire Summa

SOU 1968:53

43 1

90 2

1 1

2 2

1 1

2 2

Bilaga 16

Utlån av klinikjournaler från Stockholms stadsar kiv till andra institutioner under tiden 1963 — oktober 1965

I stadsarkivet förvarade sjukhusarkiv vilka kan utlånas (inom parentes anges accessionsåret): Allmänna BB:s (1956, 1965) och barnbördshuset Pro Patrias (1952) arkiv

samt Eira (1956), Maria (1964), Norrtulls (barnsjukhuset) (1963-1964), S:t Görans (1956, 1965) och Åsö (1964) sjukhus arkiv.

Utlån av sjukhusjornaler 1963 — okt. 1965

Arkiv

Journalårgång*

Antal journaler

1963: Eira

1935(1), 1938(1) 1942(2), 1947-^19 (3), 1950(1)

8 Norrtulls

Pro Patria

1947 S:a

1964: Allm. B.B. Eira Maria

Norrtulls

Norrtulls

S:t Göran

Sjukhuscentralen, Medicinalstyrelsen Centralexped. Barnklinik. Karol. sjukhuset Karol. sjukhuset, barnkliniken Kronpr. Lov. barnsjukhus Göteborgs barnsjukhus

1944 1927(2), 1929(1) 1932(1), 1933(1) 1936(3), 1939(1) 1941(3), 1942(1) 1943(1) 1928(2), 1936(1) 1937(2), 1942(1) 1943(1), 1944(1) 1945(4), 1946(6) 1947(1), 1948(3) 1949(8), 1950(7)

1 Södra B.B. Karol. sjukhuset Central las., Danderyd Södersjukhuset S:t Görans sjukhus Soc. läk. Rättspsyk. klin.

14 Karol. sjukhuset Karol. sjukhuset, barnklin. Centr. exp. barnklin.

S:a 1965 {jan.—okt): Maria

Låntagare

37 54 Södersjukhuset

1927(4), 1928(2) 1930(1), 1932(2) 1936(2), 1938(2) 1940(1), 1942(2) 1943(1) 1932(1), 1933(2) 1936(1), 1941(1) 1943(2), 1944(2) 1945(4), 1946(7) 1947(5), 1948(6) 1949(5), 1950(2) 1951(1), 1952(1) 1888

17 Karol. sjukhuset Kronpr. Lov. barnsjukhus

40 1 S:a

S:t Görans sjukhus

* Siffrorna inom parentes anger antal journaler. SOU 1968: 53

Beträffande ovanstående låntagare må påpekas, att de (fr. a. Södersjukhuset och Karol. sjukhuset) i viss utsträckning vidarebefordrat i deras namn inlånade journaler till andra sjukhus och institutioner. Det bör även observeras, att personal från stockholmssjukhus i några fall studerat journaler i stadsarkivets lokaler, vilket alltså ej kommer till synes i ovanstående uppställning.

SOU 1968: 53

Bilaga 17

Framtagning av äldre sjukjournaler januari—juli 1967 ur Göteborgs sjukhusdirektions arkiv för äldre journaler (Guldhedsarkivet)

År

Antal

År

Antal

1782—1900 1901—1905 1906—1910 1911—1915 1916—1920 1921—1925

1 0 0 0 0 0

1925—1930 1931—1935 1936—1940 1941—1945 1946—1950 1951—1953

0 8 20 59 83 132

Undersökningen avser följande sjukhus' och klinikers arkiv: Sahlgrenska sjukhuset: medicinska och kirurgiska kliniker I och II 1782-1953, öronkliniken 1910-1953, kvinnokliniken 1911-1944; Barnsjukhuset 18591953, Romanäs sanatorium 1907-1953, Renströmska sjukhuset 1913-1932, Ekmanska sjukhuset 1910-1950, Epidemisjukhuset 1885 -1899. Då några av sjukhusen icke avlämnat sina journaler ända till 1953, ger undersökningen skenbart för låga värden för antalet framtagna journaler för de senare åren av undersökningsperioden .

136 SOU 1968: 53

Bilaga 18

Framtagningsfrekvens för poliklinikjournaler. Sahlgrenska sjukhuset

Sammanställning av utförd undersökning under perioderna 16—22J12 1965 och 13—1911 1966 rörande framtagningsfrekvens av journaler och pol. kort vid vissa polikliniker. Med pol I Tidpunkt för senaste anteckning

Pol. kort Ant

°/

Journaler

Summa

SOU 1968: 53

öronpol

Kir pol I

Pol. kort

Pol. kort

Pol. Icort

Ant

Ortoped pol Journaler

Pol. kort

% Ant % Ant °/

Ant

%

Ant

%

421 95,5 171 12 2,7 1 0,2 3 0,7 3 0,7

248 22 13 7 12

70 708 94,5 878 96,6 2 6,2 20 3 9 1 7 3,7 8 1 8 0,9 4 2 9 1 8 0,9 4 3,4 3 0,5 3 0,3

7,7 300 26,9 18 15,4 12 15,4 3 2

6 6 6 7 5 22

1,7 1,7 1,7 2 1,4 6,2

1 0,1 2 2 2 0,1 2

3,8 7,7 7,7 7,7 7,7

/o

1 9 6 5 - 1966 1964 1963 1962 1961 1960 1959 1958 1957 1956 1955 och tidigare

ögonpol

0,2

%

Ant

/o

1 1 1 748

89,5 5,4 3,6 0,9 0,6

0,1

Bilaga 19

Sammanställning av gallringsbara handlingar i sjukvårdens medicinska arkiv

De nedan redovisade handlingarna må utgallras retroaktivt, journaler i sluten vård dock icke längre tillbaka än till år 1920. Om ej annat angives, räknas gallringsfristen från utgången av det år under vilket handlingen

Arkivhandlingar Journaler i sluten vård (klinikjournaler) Journaler i öppen vård Röntgenbilder

EKG-upptagningar EEG På laboratorier förvarade handlingar (kopior av utfärdade remissvar m m) vilka i original ingår i sjukjournaler Kuratorers patientkort

Sjukgymnasters patientkort Rapportmaterial på klinikexpeditioner och vårdavdelningar vilkas uppgifter införes i andra handlingar eller är av rutinmässig beskaffenhet såsom rondböcker, nattrapportböcker, kopior av dagrapporter, apoteksrekvisitioner. På mentalsjukhus och psykiatriska kliniker: kopior av meddelanden till pastorsämbeten, förteckning öv. osnygga sjuka, uppgifter om skyddsmedel, som innebär mekaniskt tvång, sammandrag av dagsverken, sammandrag över somatiskt sjuka.

tillkommit eller ärendet avslutats. Fristen för journaler och andra handlingar vilka föras under flera år räknas från utgången av det år, då senaste anteckningen däri gjorts.

Gallringsfrist Utgallringstidpunkt 30 år Journaler vid vissa typsjukhus undantagna från gallring. 10 år 10 år sedan de senast framtagits för granskning; bilder med negativt utfall 5 år sedan de senast framtagits för granskning. Anm. Den utrensning av övertaliga bilder vilken regelmässigt sker i samband med den första granskningen är ej att betrakta som gallring i egentlig mening och berörs därför ej av gallringsfristerna. För patienter i sluten vård: 30 år. För patienter i öppen vård: 10 år. 10 år sedan de senast framtagits för granskning. När handlingarna ej längre behövas i laboratorierna: i regel redan efter några månader, dock högst 10 år. 10 år Anm. Kuratorers anteckningar av intresse för den medicinska behandlingen skall förvaras i sjukjournalen och gallras med för denna föreslagen frist. 1 år När de ej längre behövas, dock högst 3 år.

3 år.

SOU 1968: 53

Bilaga 20

Sammanställning av gallringsbara handlingar inom öppen hälso- och sjukvård

De nedan redovisade handlingarna må utgallras retroaktivt, i provinsialläkares arkiv dock icke längre tillbaka än till år 1890. Om ej annat angives, räknas gallringsfristen från utgången av det år under vilket handlingen

Blankett Med.styr.

LIC

tillkommit eller ärendet avslutats. Fristen för journalkort, liggare, längder och register, vilka föras under flera år, räknas från utgången av det år, då senaste anteckningen däri gjorts.

Arkivhandlingar Pro vinsialläkare Inkomna skrivelser samt rapporter, förteckningar över fosterbarn, uppgifter om psykiskt sjuka (sinnessjuka), uppgifter om minderåriga arbetare och summariska utdrag ur barnmorskornas förlossningsjournaler under förutsättning att handlingarna icke längre hava aktualitet. Journaler över behandlade patienter Journaler över skyddskoppympning och difteriympning. (Journaler och andra handlingar rörande polioympning må tills vidare icke utgallras.)

1238 D-20 D-21 D-22 D-23 D-24

Distriktsvården m. m. Dagboksblad: skolhälsokort dispensärarbete sjukvård bostadstillsyn och övrigt arbete Sammandrag av distriktssköterskans verkverksamhet (månadssammandrag)

D-27

Årsberättelse ang. distriktssköterskans verksamhet Sjukvårdsjournal (journalkort) för distriktssköterska Journaler och övriga handlingar angående skyddskopps-, duplex-, difteri- och trippelympning (journaler och handlingar angående poliovaccinering gallras ej)

SOU 1968: 53

Gallringsfrist Utgallringstidpunkt 5 år

10 år 10 år

5 år 5 år 5 år 5 år 5 år hos såväl distriktssköterskor som i landstingskanslier 5 år hos distriktssköterskor, bevaras i landstingskanslier 10 år 10 år

Blankett Med.styr.

LIC

Arkivhandlingar

1703 MB-18

Läkarremisser (behandlingsordinationer), remissvar vilka införts i resp. journaler Remissvar av omfattande natur vilka ej kan påföras journalkorten Mödravårdsjournal

1705 MB-32

Besöksdiarium för mödravård

1727 MB-38

1718 MB-16

1704 MB-1

Besökstablå för mödravårdscentraler/station/filial Arbetsjournal för distriktssköterska betr. mödravård Barnavårdsjournal

1706 1726

MB-33 MB-37 MB-2 MB-3

1718 MB-36

Besöksdiarium för barnavården Tablå över besök på sjuksköterskas mottagning samt över hembesök (för barnavårdscentral/station/filial) Besökstablå för barnavårdscentral Blankett för registrering av antal övervakade barn vid barnavårdscentraler Besökstablå för barnavårdscentral/station/ filial Hälsokort (skolhälsokort)

Klasslistor (skolsköterskans exemplar) 1610 I 611

F-l F-2

1601 F-8

I 601

F-8

1609 I 702 b

MB-25 MB-31 F-6

140 Arbetsjournal för distriktsbarnmorska Sammandrag av distriktsbarnmorskas verksamhet Förlossningsjournal för distriktsbarnmorska (och distriktsköterska med särskild utbildning i förebyggande mödravård). Ej gallringsbar. Insändes efter kalenderårets utgång till tjänsteläkaren som avlämnar den till landstinget för förvaring på första distriktssköterskans ansvar. Barnmorskas (distriktssköterskas) avskrift gallras. Formulär för förlossningsjournal använt som formulär över förlossningsoperation utförd av barnmorska. Ett exemplar sänds till tjänsteläkaren som avlämnar det till landstinget för förvaring på första distriktssköterskans ansvar. Barnmorskans avskrift gallras Summariskt utdrag ur förlossningsjournal (barnmorskas exemplar). Bilaga B till årsberättelse för mödra- och barnavårdscentral (d. v. s. uppgift från pastorsämbete ang. antal under året födda barn) Strecklista för sammanräkning av uppgifter till årsberättelse från barnavårdscentral Födelseanmälan till barnavårdsorgan från barnbördsanstalt Stammar till (kopior av) reseräkningsböcker Övriga inkomna skrivelser Övriga handlingar av tillfällig betydelse (Jfr allmänna gallringsbestämmelser mom. 4)

Gallringsfrist Utgallringstidpunkt 1 år Samtidigt med resp. journal 10 år efter inskrivningsår. Var tionde journal sparas. 5 år Om de används som register till mödravårdsjournaler: 10 år 5 år 5 år 10 år efter inskrivningsår. Var tionde journal sparas. 10 år efter inskrivningsår 5 år 5 år 5 år 5 år Enligt av Skolöverstyrelsen fastställda bestämmel(Aktuellt från Skolöverstyrelsen nr 23 1960.) Samtidigt med hälsokorten. 5 år 5 år

10 år

10 år 5 år När årsrapporten sammanställts När årsrapporten sammanställts 1 år 5 år 5 år När handlingarna ej behövas för förvaltningen. Dock senast med 5 års frist. SOU 1968:53

Blankett Med.styr.

LIC

Arkivhandlingar

Gallringsfrist Utgallringstidpunkt

Dispensärsorganisationen Centraldisp.

Distr. disp. 10 år 10 år räknat från det år registret upplagts

D-35 D-16

Journal Register över fall av konstaterad tuberkulos

30 år

1411 1411

D-2 D-3

1 år

1401 D-21 D-ll

1413 1414

D-5 D-4

1416 D-6

1417, 1418 1421

D-7, D-18 D-12

Dagbok för centraldispensär Dagbok vid läkarmottagning vid distriktsdispensär Dagboksblad vid dispensärarbete Anmälan till central (distrikts)dispensär rörande person behäftad med tuberkulos enl. 3 § första st. tuberkulosförordningen Remiss till centraldispensär för undersökning Rapport mellan central- och distriktsdispensär Anmälan till centraldispensär om utförd vaccination Årsberättelse (Landstingskansliets exemplar behålles) Anmälan enl tuberkulosförordn. 3 § sista stycket, 11 och 12 §§ Anmälan om tbc-fall för familjeundersökning

D-28 D-38, 39

1908 T-l

Skärmbildskort, skärmbildsfilmrullar Folkundersökningarnas registerkort och filmrullar Lungröntgenbilder Folktandvården Journalkort för tandpolikliniker samt för tandregleringsvård, centraltandpolikliniker och annan sjukhustandvård. Röntgenbilder, remissintyg och övriga bilagor till journaler

T-40 T-ll

Korrespondens Viktigare tandregleringsmodeller samt modeller av större bettrekonstruktionsfall, exempelvis brokonstruktioner om fem eller flera led Tiddagböcker Kvittensböcker

T-2, T-3

Klasslista med anmälningslista

1909 T-5

Månadsrapporter

1909 T-5

Kalenderårsrapporter

T-6

Anmälan om tandvård (väntelista) Kopior av till landstingskansliet insända rapporter vilka ligga till grund för matrikelföring och avlöningsuträkning Månadsrapporter

SOU 1968: 53

1 år 10 år

5 år 10 år

30 år 1 år

1 år

10 år

—

5 år

5 år

5 år

5 år

När familjeundersökning utförts 10 år 10 år 10 år 10 år sedan de senast f ramtagits för granskning 10 år (SFS 666/63) Samtidigt med resp. journal (10 års frist) ( M F 101/ 64) 10 år Tidigast tre år från behandlingens avslutande ( M F 101/64) När de fullskrivits Sedan ansvarsfrihet för året beviljats När nya klasslistor för nästa läsår inkommit resp. när avgångsklass slutat skolan I tandpolikliniker 1 år, i landstingskanslier 10 år I tandpolikliniker 10 år, i landstingskanslier: bevaras. När behandlingen av samtliga i väntelistan upptagna patienter påbörjats När ansvarsfrihet för året beviljats 10 år

Nordisk udredningsserie (Nu) 1968

Kronologisk förteckning

1. Nordisk patentråd. Tredje i nstans i patentsaker. 4. Kopenhavns lufthavns fremtid. 5. Handelsdokumentguide. 6. Konsumentlovgivning i Danmark, Finland, Norge og Sverige. 8. Nordisk gränsregion. Näringspolitik och samhällsservice. 9. Nordic Economic and Social Cooperation. 10. Harmonisering av socialhjälpslagstiftningen i de nordiska länderna. 1 1 . Langtidsplan for Nordforsk.

Statens offentliga utredningar 1968

Systematisk förteckning

Justitiedepartementet Handläggningen av säkerhetsfrågor. [4] Trafikmålsutredningar. [19] Förvaltningslag. [27] Intersexuellas könstillhörighet. [28] Verkställighet av utländska domar. [40] Utsökningsrätt VII. [41] Dagspressens situation. [48] Vattenlagens torrläggningsbestämmelser. [51]

Försvarsdepartementet Ekonomisystem för försvaret. [1 ] Ekonomisystem för försvaret. Bihang. [2] Säkerhetspolitik och försvarsutgifter. [10]

Socialdepartementet Pensionstillskott m.m. [21] Företagshälsovård. [44]

1965 års Musikutbildningskommitté. 1. Musikutbildning i Sverige. Del. I. [15] 2. Del. II. [49] Studieprognos och studieframgång. [25] Förslag till predikotexter; ur Gamla Testementet för kyrkoårets sön- och helgdagar. [42]

Jordbruksdepartementet Skogsbrukets planiäggningsfrågor. [8] Virkesbalanser 1967. [9] Fritidsfisket. [13] Rennäringen i Sverige. [16] Jordhävdslag. [22]

Inrikesdepartementet Statistikbehov och statistikproduktion för regionala utredningar. [29] Bostadsbyggandets planering och kreditförsörjning. [30] Konfliktdirektiv. [37] Boendeservice 1. [38] Upphandling av stora bostadsprojekt. [43]

Kommunikationsdepartementet Allmänna vägar. [17] Parkering. [18] Bilregistrering. [23] Lokal trafikservice. [33] Transportforskningens organisation. [34] Storlandstingets författning. [35] Förvaltning och folkstyre. [47] Arkiv inom hälso- och sjukvård. [53]

Finansdepartementet Koncentrationsutredningen. II. Kreditmarknadens struktur och funktionssätt. [3] III. Industrinsstrukturochkonkurrensförhållanden. [5] IV. Strukturutveckling och konkurrens inom handeln. [6] V. Ägande och inflytande inom det privata näringslivet. [7] Upphandling av byggnader. Del. I. Formerna. [20] Avstämning av 1965 års långtidsutredning. [24] Ändrade avskrivningsregler för rörelse- och hyresfastigheter. [26] 1966 års fastighetstaxeringskommittéer. 1. 1965 års allmänna fastighetstaxering. [31]. 2. Fastighetstaxeringens regler och organisation. [32] Eldistributionens rationalisering. [39] Affärsverksutredningen. 1. Affärsverken: Ekonomi, konkurrens och effektivitet. Del 1. [45] 2. Del 2. Bilagor. [46] Traktorbeskattning. [50] Statligt förarskydd. [52]

Utbildningsdepartementet 1958 års utredning kyrka-stat: XI. Svenska kyrkan och staten. [11] Förvaltningen av kyrklig jord m.m. [12] Läromedelsutredningen. 1. Skolboksleveranser. [14] 2. Läromedel för specialundervisning. [36]

Anm. Siffrorna inom klanmer betecknar utredningarnas -___ nummer i den kronologiska förteckningen. K L Beckmans Tryckerier AB 1968