SOU

Lag om folkbokföringsregister m.m. : delbetänkande

Beteckning: SOU 1990:18
Typ: SOU

Ur KB:s samlingar

Digitaliserad år 2014

Lag om folkbokföringsregister m.m

för folkbokföringen Delbetänkande av organisationskommittén SME

ll-FS

Statens offentliga utredningar

Eáâltâä 1990:18

Eg Finansdepartementet

Lag om folkbokförings-

m.m.

Delbetänkande för

av organisationskommittén

folkbokföringen

Stockholm 1990

Allmänna Förlaget har utgivit en bibliografi över SOU och Ds som omfattar åren 1981 1987. Den kan köpas från förlagets Kundtjänst, 106 47 STOCKHOLM. - Best. nr 38- 12078-X.

Beställare som är berättigade till remissexemplar eller friexemplar kan beställa sådana under adress: Regeringskansliets förvaltningskontor SOU-förrådet 103 33 STOCKHOLM Tel: 087 63 23 20 Telefontid 81° 12°° - 087 63 10 05 12°° l6°° endast beställare inom regeringskansliet -

ISBN 91-38-10527-6 ISSN 0375-250X GraphicSystems Stockholm i AB 1990

Till statsrådet och chefen för finansdepartementet

Genom beslut den 18 februari 1988 bemyndigade regeringen chefen för finansdepartementet att tillkalla en kommitté med uppdrag att utarbeta förslag till genomförande av en ny organisation för folkbokföringen. Genom regeringsbeslut den 20 oktober 1988 bemyndigades statsrådet Engström att besluta leom damöter m.m. rörande kommittén.

Med stöd av regeringens bemyndigande förordnades den 16 mars 1988 landshövdingen Rolf Wirtén som ordförande samt departementsrádet Nils Dexe, överdirektören Lennart Grufberg och departementsrádet Svante Holgersson som ledamöter.

Att som sakkunnig biträda kommittén förordnades den 16 mars 1988 generalsekreteraren Sören Ekström.

Att som experter biträda kommittén förordnades den 16 mars 1988 arkivrådet Claes Gränström, rationaliseringschefen Lena Landgren, avdelningsdirektören Tor-Olov Mellgren, departementssekreteraren Anne- Cerise Nilsson, förbundsdirektören Ingvar Nordin, kammarrättsassessorn Leif Nyström, fögderichefen Sten-Göran Robarth, direktorn Lars Sköld, avdelningsdirektören Lars Tegenfeldt och kyrkobokföringsinspektören Hans Tollin. Den 26 maj 1988 förordnades departementssekreteraren Ingrid Klering att biträda kommittén som expert. Fr.0.m. den 1 september 1989 ersattes Leif Nyström departeav

mentssekreteraren Frank Walterson. som kommittêsekreterare har tjänstgjort hovrättsassessorn Björn Karlsson och folkbokföringsdirektören Lars Renmyr. Kommittén, som antagit namnet organisationskommittån för folkbokföringen, får härmed överlämna delbetänkandet Lag om folkboföringsregister m.m. Särskilda yttranden har, i frågan om försäkringskassornas medverkan i den framtida folkbokföringen, avgivits av Tor-Olov Mellgren och Ingvar Nordin. Stockholm i februari 1990. Rolf Wirtén

Nils Dexe Lennart Grufberg

Svante Holgersson

Björn Karlsson

Lars Renmyr

Innehållsförteckning

sid

SAMMANFATTNING 11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

FÖRFATTNINGSFÖRSLAG 17 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

1. Förslag till lag om folkbokföringsregister 17 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 2. Förslag till lag om ändring i sekre-

tesslagen 23 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

INLEDNING

UTREDNINGSARBETET 25 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bakgrund 25 . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . . .. Direktiven 25 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 1.3 Utredningsarbetets bedrivande och delbetänkandet 25 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

NUVARANDE ORDNING 29 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Allmänt folkbokföring 29 om . . . . . . . . . . . . . . .. Register inom folkbokföringen m.m. 30

2.2.1 Kyrkobokföringsregister 30 . . . . . . . . . .. 2.2.2 Länsregister 31 m.m. . . . . . . . . . . . . . . . ..

ÖVERVÄGANDEN oca FÖRSLAG

VÅRA FÖRSLAG FRÅN INTEGRITETSSYNPUNKT 35 ... Inledning 35 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. En förbättrad folkbokföring kräver

utökad datorisering 36 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Lagreglerat integritetsskydd 37 . . . . . . . . . . .. 3.3.1 Allmänna skyddsregler 37 . . . . . . . . . . . .. 3.3.2 Särskild reglering folkav

bokföringsregistren 38 . . . . . . . . . . . . . .. Integriteten och registren 40 . . . . . . . . . . . . .. 3.4.1 De lokala registren 40 . . . . . . . . . . . . . .. 3.4.2 Det centrala referens- och

aviseringsregistret 42 . . . . . . . . . . . . . .. Kvalitetskontroller 43 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

FOLKBOKFÖRINGSVERKSAMHETEN I SKATTE-

FÖRVALTNINGEN 45 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Pågående omorganisation beskattav

ningsverksamheten 45 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Folkbokföringsverksamhetens inord-

nande i skatteförvaltningen 46 . . . . . . . . . . . ..

FÖRSÄKRINGSKASSORNAS MEDVERKAN I FOLK-

BOKFÖRINGSVERKSAMHETEN 51 . . . . . . . . . . . . . . . . .. Utgångspunkter för kassamedverkan 51 . . . . . .. Ärenden med kassamedverkan 52 . . . . . . . . . . . . .. Beskrivning av alternativ för kas-

sornas medverkan 53 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 5.3.1 Inledning 53 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 5.3.2 Förmedlingsalternativet 53 . . . . . . . . . .. 5.3.3 Handläggningsalternativet 54 . . . . . . . .. Konsekvenser av kassamedverkan 55 . . . . . . . . .. 5.4.1 Utgångspunkter för bedömning 55 . . . . .. 5.4.2 Aktuella register 55 . . . . . . . . . . . . . . . .. 5.4.3 Kompetensen i organisationen 57 . . . . .. 5.4.4 Rak och enkel organisation,

effektivitet 59 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

5.4.5 Service 64 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Ytterligare alternativ 64 . . . . . . . . . . . . . . . . .. Utfärdande av personbevis 65 . . . . . . . . . . . . . .. Terminalåtkomst 67 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Sammanfattande slutsatser 68 . . . . . . . . . . . . . ..

DEN FRAMTIDA FOLKBOKFÖRINGSVERK-

SAMHETEN 71 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Allmänt 71 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Verksamheten på lokal nivå 71 . . . . . . . . . . . . ..

ADB-STÖDET 79 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verksamhetens krav på ADB-system 79 . . . . . . .. Grad av datorisering 79 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Datorkraftstruktur 84 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7.3.1 Inledning 84 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7.3.2 Centraldatorlösning 85 . . . . . . . . . . . . . .. 7.3.3 Regionaldatorlösning 85 . . . . . . . . . . . . .. 7.3.4 Lokaldatorlösning 86 . . . . . . . . . . . . . . . .. Val av datorstruktur 88 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Sårbarhet och säkerhet 90 . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7.5.1 Allmänt 90 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7.5.2 Riktlinjer för ADB-säkerheten 91

7.5.3 ADB-säkerhetsarbetet 92 . . . . . . . . . . . . .. Övergångslösning 94 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

PERSONAKTSINFORMATIONEN 95 . . . . . . . . . . . . . . . . . Personakterna i dag 95 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Nödvändigt att ha informationen

på personakterna tillgänglig även

i framtiden 96 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Varför behövs personaktsinforma-

tionen i de nya folkbokföringsregistren 98 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Former för överföring till de nya registren 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

8.4.1 Fysisk överföring av person-

akterna 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 8.4.2 Mikrofilmning 102 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 8.4.3 Registrering 103 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 8.4.4 Imagehantering 105 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 8.4.5 Sammanfattning 107 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Vilken information behöver föras

över 108 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Datakvalitet 110 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Resursåtgång 112 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 8.7.1 Överföring personaktskopia 112 av 8.7.2 Konventionell dataregistrering 113

8.7.3 Imagehantering 114 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Övriga konsekvenser 115 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Kostnader 115 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 8.9.1 Fysisk överföring av person-

aktskopia 115 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 8.9.2 Konventionell dataregistrering 116

8.9.3 Imagehantering 117 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 8.10 Slutsatser 118 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

REGISTERLAGSFRÅGOR 121 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Allmänt om reglering och register 121 . . . . . .. Registerändamål 123 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.2.1 Allmänt 123 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.2.2 De lokala registren 123 . . . . . . . . . . . . . .. 9.2.3 Det centrala referens- och

aviseringsregistret 126 . . . . . . . . . . . . . .. Registeransvar och förfoganderätt 128 . . . . . .. 9.3.1 Datalagens regler 128 . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.3.2 De lokala registren 129 . . . . . . . . . . . . . .. 9.3.3 Det centrala referens- och

aviseringsregistret 130 . . . . . . . . . . . . . .. Registerinnehållet 131 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.4.1 Utgångspunkter 131 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.4.2 Uppgifter i de lokala

registren 132 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.4.3 Uppgifter som lagras centralt 139 9.4.4 Inhämtande av registeruppgifter 142 ... 9.5 Terminalåtkomst 144 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.5.1 Allmänt 144 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.5.2 Åtkomst till de lokala

registren 145 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.5.3 Åtkomst till det centrala

referens- och aviserings-

registret 146 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.5.4 Terminalåtkomst för utom-

stående 147 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.6 Utlämnande av registeruppgifter

på ADB-medium 148 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.7 Folklängd och andra längduttag 149 . . . . . . . . .. 9.8 Gallring 151 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.9 sökmöjligheter 153 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.9.1 Allmänt 153 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.9.2 sökbegrepp i folkbokförings-

registren 154 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9.10 Övergángsfrågor och övergångs-

reglering 156 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

10. SEKRETESS 159 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.1 Allmänt 159 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 10.2 Sekretess inom folkbokförings-

verksamheten 160 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 10.2.1 Allmänt 160 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 10.2.2 Ändringar i folkbok-

föringssekretessen 161 . . . . . . . . . . . . .. 10.2.3 Allmänt strängare sekretess 162 . . . . .. 10.2.4 Nuvarande sekretess kvarstår 168 l0.2.5 Övrigt 169 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 10.3 Skattesekretessen och skatte-

registren 170 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 10.4 Sekretessen och den organisatoriska

förändringen 171 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. l0.4.l Skillnad i dag mellan pastorsämbetena och lokala skattemyndigheterna i storstäderna 171 . . . . . . .. 10.4.2 Folkbokföringen självständig Verksamhetsgren inom skatteförvaltningen i fråga om sekretess 173 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 10.4.3 I alla händelser sekretess mellan folkbokföring och beskattning 175 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

ll. KOSTNADSKONSEKVENSER AV VÅRA FÖRSLAG 179

SÄRSKILDA YTTRANDEN 193 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

Bilagor

Bilaga 1 Kommittédirektiven Bilaga 2 PM från riksarkivet rörande längder och gallring Bilaga 3 Personakt

SAMMAN FATTN I NG

Riksdagen har under hösten 1987 beslutat att ansvaret för den löpande folkbokföringen skall flyttas över från pastorsämbetena till de lokala skattemyndigheterna. Även försäkringskassorna skall medverka i det framtida folkbokföringsarbetet.

Enligt direktiven är det vårt uppdrag att lämna förslag till den närmare utformningen av folkbokföringens organisation och i övrigt lämna förslag till andra åtgärder som kan behövas för att genomföra den nya organisationen. I detta delbetänkande redovisar vi överväganden och förslag rörande främst folkbokföringens organisatoriska integration i skatteförvaltningen, försäkringskassornas medverkan, - - nytt ADB-stöd och integritets- och sekretessfrágor uppkommer - som såsom en följd av våra förslag till datorisering och omorganisation.

Folkbokföringen i skatteförvaltningen

Vi har i denna del anpassat vårt förslag till den förändring av skatteförvaltningens organisation i länen som föreslås i propositionen taxeringsom ny lag. Förändringen innebär att de lokala skattemyndigheterna den 1 januari 1991 upphör som självstän-

diga myndigheter och övergår till att bli lokala skattekontor i en skattemyndighet för varje län.

Vi föreslår att folkbokföringen, i vart fall inledningsvis, får ingå som en särskild grupp inom skattekontoret. På sikt kan ytterligare integrering komma till stånd. All löpande folkbokföringsverksamhet skall ske hos skattekontoret. Verksamheten bedrivs i en organisation med så lite tjänstskiktning som möjligt, vilket bl.a. innebär att varje handläggare i princip skall kunna utföra alla förekommande arbetsuppgifter. Undantagsvis kan vissa typer av ärenden kräva specialistkompetens. Riksskatteverket skall med vårt förslag inte delta i den operativa verksamheten utan i princip endast ha ledande och styrande funktioner inom folkbokföringen.

Försäkringskassornas medverkan

Försäkringskassorna skall medverka i den nya folkbokföringsorganisationen i ärenden som initieras av enskilda. Detta innebär fördelar för den enskilde från servicesynpunkt. Vi har undersökt formerna för kassamedverkan främst utifrån två huvudalternaen tiv, handläggningsalternativet och förmedlingsalternativet. I enlighet med riksdagens uttalanden utgår båda alternativen från att det är skattemyndigheten som är den formella besluts- och registreringsmyndigheten även i de ärenden som initieras hos en försäkringskassa.

Med handläggningsalternativet har kassorna en mycket aktiv roll inom folkbokföringsverksamheten och gör självständiga utredningar och bedömningar i är-

enden som initieras av enskilda; alltså arbetsuppgifter som är mycket lika dem som utförs av skattemyndigheterna såsom nya folkbokföringsmyndigheter. Det återstår för skattemyndigheterna rörande dessa ärenden i princip bara att registrera vissa uppgifter utifrån de ställningstaganden som kassorna har gjort. I förmedlingsalternativet är kassornas arbetsuppgifter begränsade till att informera, tillhandahålla blanketter, hjälpa enskilda att fylla i blanketter samt att kontrollera anmälningar. Sedan detta är gjort översänder kassan det aktuella ärendet till skattemyndigheten för utredning och beslut samt registrering.

Vid vår prövning av formerna för kassamedverkan har det visat sig att en medverkan som, i likhet med handläggningsalternativet, får omfatta beredning och bedömning av folkbokföringsärenden medför betydande nackdelar på flera plan. I jämförelse med en mera begränsad kassamedverkan medför en sådan ordning att det tillskapas en ineffektiv och komplicerad organisation med otillräcklig kompetens. Det uppstår inte heller några fördelar från servicesynpunkt med en mycket aktiv roll för kassorna. Med den kassamedverkan som vi förordar utfärdar inte försäkringskassorna några personbevis.

ADB-stödet och personakterna

För närvarande förekommer datoriserade länsregister inom folkbokföringsverksamheten. Riksdagen har bl.a. uttalat att folkbokföringen även bör datoriseras lokalt för att man skall uppnå en tillräcklig snabbhet och tillförlitlighet beträffande aktuella uppgifter. Riksdagen har också ställt krav på en

effektiv och serviceinriktad framtida verksamhet. För att nå de uttalade målen har vi funnit det nödvändigt med en fullständig datorisering av registerhållningen inom folkbokföringen.

Vårt förslag till nytt ADB-stöd bygger på en kombination av lokal, småskalig datorisering och ett centralt system. Den lokala datoriseringen skall utgöra ett stöd i verksamheten på lokal nivå med ett ADB-register för varje skattekontors arbetsområde. För att tillgodose samhällets behov basav uppgifter, främst genom aktualisering av andra myndigheters register, inrättas ett centralt folkbokföringsregister som ersättare till de nuvarande länsregistren.

Några manuella folkbokföringsregister ingår således inte i vårt förslag. Fördelarna med en datorisering kan enligt vår bedömning uppnås bara om de lokala registren före den 1 juli 1991 förses med den information som nu finns i de grundläggande dokumenten personakterna inom dagens kyrkobokföring.

ADB-registren och integriteten

De starka krav på datorisering som en effektiv verksamhet ställer får självfallet inte medföra att den enskildes integritet kränks på ett otillbörligt sätt. Som ett grundläggande motmedel mot risker för sådana kränkningar föreslår vi en detaljerad författningsreglering av folkbokföringens framtida ADB-register. I det förslag till registerlag som vi nu lägger fram föreslår vi lösningar på de frågor rörande registren som har särskild betydelse från integritetssynpunkt. Bl.a. föreslår vi föreskrifter

om ansvar, ändamål, innehåll och terminalåtkomst rörande registren.

De lokala folkbokföringsregistren kommer med vårt förslag att innehålla motsvarande uppgifter i som dag registreras manuellt inom kyrkobokföringen. Registerinnehållet är via terminal endast tillgängligt inom den aktuella skattemyndigheten. sökmöjligheterna i registren kommer också att begränsas.

Det centrala referens- och aviseringsregistret innehåller de typer av uppgifter som olika myndigheter behöver i sina verksamheter. Registerinnehållet motsvarar ganska väl de uppgifter som i dag lagras i folkbokföringens länsregister. En avgörande skillnad mellan de lokala och det centrala registret är att centralt endast lagras aktuella uppgifter. Historik rörande folkbokförda personer förekommer således endast i de lokala registren. Möjligheterna att via terminal ta del av uppgifter i det centrala registret är med vårt förslag mycket begränsade. Endast skattemyndigheterna föreslås nu få åtkomst och då uteslutande till grundläggande uppgifter såsom personnummer, namn och adress. Utlämnande av registeruppgifter på ADB-medium får ske bara med författningsstöd eller efter beslut av regeringen eller datainspektionen.

Sekretess

Vi har särskilt övervägt om den utökade datoriseringen bör föranleda en skärpning folkbokföav ringssekretessen, men funnit att det sekretesskydd som nu föreligger är väl avvägt även för framtiden. Detta gäller både uppgifter som generellt anses

känsliga, exempelvis rörande vissa familjerättsliga förhållanden, och normalt harmlösa uppgifter såsom adresser som kan behöva skyddas i vissa fall.

överförandet folkbokföringen till skatteförvaltav ningen väcker frågan om olika personuppgifter fritt skall kunna utbytas mellan skatteområdet och folkbokföringsverksamheten inom en och samma skattemyndighet. Bl.a. intresset av en effektiv bosättningskontroll talar för detta. Vi har dock funnit att en sådan ordning av integritetsskäl inte bör accepteras utan att ett eventuellt uppgiftsutbyte bör underkastas sedvanlig sekretessprövning. Som ett klargörande av detta föreslår vi att en särskild bestämmelse införs i sekretesslagen.

Kostnadskonsekvenser av våra förslag

I direktiven anges att den nya folkbokföringsverksamheten kan beräknas innebära en merbelastning på statsbudgeten med ca 250 milj.kr. Med vårt förslag uppstår för nästa budgetår en stor engångsutgift för överföringen av personaktsinformationen till ADB-medium, vilket innebär att den angivna ramen för merbelastning på statsbudgeten inte kan hållas det budgetåret. Om personaktsinformationen överförs på det koncentrerade sätt som vi förordar uppkommer dock sådana vinster i den framtida verksamheten att merbelastningen på statsbudgeten kan hållas inom den angivna ramen under de följande budgetåren.

FÖRFATTNINGS FÖRSLAG

1. Förslag till Lag om folkbokföringsregister

Härigenom föreskrivs följande.

Inledande bestämmelser 1 § För de ändamål som anges i denna lag skall inom folkbokföringsverksamheten med hjälp av automatisk databehandling föras ett lokalt register för varje skattekontors verksamhetsområde och ett centralt referens- och aviseringsregister för hela landet. Inom folkbokföringsverksamheten skall också med hjälp av automatisk databehandling föras diarier. Närmare föreskrifter om diarierna meddelas av regeringen.

Registerändamål 2 S Ett lokalt folkbokföringsregister skall användas av skattemyndigheten för 1. prövning av ärende som handläggs enligt folkbokföringslagen 1967:198 eller folkbokföringskungörelsen 1967:495 och för registrering av uppgift i sådant ärende, 2. prövning av ärende som enligt föräldrabalken, namnlagen 1982:670 eller begravningskungörelsen 1965:540 handläggs av skattemyndigheten och för registrering av uppgift i sådant ärende,

3. prövning av äktenskapshinder, 4. registrering av uppgift rörande personliga förhållanden som enligt särskilda bestämmelser anmäls till skattemyndigheten, 5. tillhandahållande av folkbokföringsuppgifter i form av registerutdrag personbevis och annat uppgiftslämnande, 6. framställning av särskilda uppgiftssammanställningar folklängder och andra längder för forskning och förvaring av folkbokföringsuppgifter hos statliga arkivmyndigheter, och 7. uppföljning och kontroll av folkbokföringsverksamheten.

3 S Det centrala referens- och aviseringsregistret skall användas för aktualisering, komplettering och kontroll av andra personregister och annat uppgiftslämnande. Registret skall av skattemyndigheten användas för 1. lokalisering av folkbokförda personer och 2. tilldelning av personnummer. Skattemyndigheten får, inom ramen för sin terminalátkomst enligt 9 §, också använda registret vid prövning av ärenden enligt 2 § 1 och 2 samt för tillhandahållande av registerutdrag enligt 2 § 5.

Registeransvar 4 S Skattemyndigheten är registeransvarig för de lokala folkbokföringsregister som förs rörande myndighetens verksamhetsområde.

5 § Riksskatteverket är registeransvarig för det centrala referens- och aviseringsregistret. Skattemyndigheten är registeransvarig för uppgifter i det centrala referens- och aviseringsre-

gistret som härrör från ett lokalt register och som rör en person som är eller senast har varit folkbokförd inom myndighetens verksamhetsområde.

Registerinnehåll m.m. 6 § Ett lokalt folkbokföringsregister skall uppta den som är eller har varit folkbokförd inom det verksamhetsområde för vilket registret förs och får rörande en sådan person innehålla uppgift om 1. personnummer, 2. namn, 3. adress eller adresser, 4. folkbokföringsfastighet, folkbokföringsort och folkbokföring under särskild rubrik, 5. födelsehemort och födelseort, 6. medborgarskap, 7. civilstånd, 8. makemaka, barn, föräldrar och vårdnadshavare eller annan person med vilken samband föreligger inom folkbokföringen, 9. inflyttning från utlandet, 10. avregistrering; a dödsfall och dödförklaring, b utflyttning till utlandet, c obefintlighet, ll. gravsättning, 12. ytterligare förhållanden i enlighet med som särskilda bestämmelser är antecknade i personakt som avses i 16 § folkbokföringskungörelsen, 13. diarienummer, och 14. särskild sekretessprövning hemligstämpling. Registret får även innehålla tidsuppgifter rörande registrerade förhållanden samt tekniska och administrativa uppgifter som behövs för att tillgodose ändamålen med registret.

Regeringen meddelar närmare föreskrifter om hur uppgifterna i registret skall anges. Vid tillämpningen av denna paragraf anses även den folkbokförd den 30 juni 1991 var kyrkosom som bokförd i landet.

7 5 Det centrala referens- och aviseringsregistret skall uppta den som är eller har varit folkbokförd inom landet och får beträffande en sådan person innehålla uppgift från ett lokalt folkbokföringsregister och aktuella förhållanden om personnummer som avses i 6 § 2-10 och 14. Registret får också för personen i fråga innehålla aktuell uppgift om 1. medlemskap i svenska kyrkan och icke territoriell församling, 2. värnplikts- och beredskapskod, och 3. sjömansregistrering. Registret skall även uppta den som tilldelats utan att ha blivit folkbokförd och personnummer därvid innehålla uppgift om namn, personnummer och grunden för personnummertilldelningen. 6 § andra, tredje och fjärde styckena äger motsvarande tillämpning beträffande denna paragraf.

8 § Till register enligt denna lag får uppgift inhämtas från annat personregister i enlighet med föreskrifter som regeringen meddelar.

Åtkomst 9 Skattemyndigheterna får ha terminalâtkomst till § det centrala referens- och aviseringsregistret såvitt gäller uppgift om 1. och grunden för personnummertillpersonnummer delning enligt 7 § andra stycket,

2. namn, 3. adress, 4. folkbokföringsfastighet, folkbokföringsort eller folkbokföring under särskild rubrik, 5. civilstånd 6. avregistrering; endast såvitt avser tid för a. dödsfall eller dödförklaring, b. flyttning till utlandet, c. obefintlighet och 7. sjömansregistrering.

Utlämnande 10 S Personuppgifter i ett lokalt folkbokföringsregister och i det centrala referens- och aviseringsregistret fár lämnas ut på medium för automatisk databehandling endast om detta följer av lag eller förordning eller regeringen har medgivit det. Regeringen får uppdra åt datainspektionen att lämna sådant medgivande i fråga om uppgifter som inte omfattas av sekretess. Beslut av datainspektionen överklagas hos regeringen.

Längder ll § Längder enligt 2 § 6 får framställas på medium för automatisk databehandling i enlighet med föreskrifter som regeringen meddelar. Regeringen eller myndighet regeringen bestämmer meddelar närmare föreskrifter om längder som inte framställs på medium för automatisk databehandling.

Gallring 12 § Gallring av uppgifter i ett lokalt folkbokföringsregister och i det centrala referens- och avi-

seringsregistret sker i enlighet med arkivlagens 0000:0000 bestämmelser.

Sökbegregg 13 5 I ett lokalt folkbokföringsregister och i det centrala referens- och aviseringsregistret får de sökbegrepp användas som regeringen föreskriver.

1. Denna lag träder i kraft den 1 juli 1991.

2. Förslag till Lag om ändring i sekretesslagen

Härigenom föreskrivs att 7 kap. 15 § sekretesslagen 1980:100 skall ha följande lydelse

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

7 kap.

15 S

Sekretess gäller i verksamhet som avser folkbokföring eller annan liknande registrering av befolkningen, för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Motsvarande sekretess gäller, i den utsträckning regeringen föreskriver det, i annan verksamhet som avser registrering av betydande del av befolkningen. I fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst sjuttio år.

Folkbokföringen är inom skatteförvaltningen att anse som en självständig Verksamhetsgren enligt 1 kap. 3 § andra stycket.

INLEDNING

1 UTREDNINGSARBETET .

1.1 Bakgrund

Riksdagen har under hösten 1987 fattat beslut om principiella riktlinjer för en ny organisation av folkbokföringen prop. 198687:158, SkU 198788:2, rskr 2. Beslutet innebär att ansvaret för den löpande folkbokföringen skall föras över från pastorsämbetena till de lokala skattemyndigheterna. Även försäkringskassorna förutsätts medverka i det framtida folkbokföringsarbetet. Den nya organisationen avses bli genomförd den 1 juli 1991.

1.2 Direktiven

Vi är tillsatta för att lämna förslag till den närmare utformningen av folkbokföringens organisation och i övrigt lämna förslag till åtgärder som kan behövas för att genomföra den nya organisationen. Våra direktiv är fogade som bilaga 1 till delbetänkandet.

1.3 Utredningsarbetet och delbetänkandet

I inledningsskedet har det varit nödvändigt att i hög grad inrikta utredningsarbetet på att ta fram underlag för det framtida ADB-stödet och att vidta sådana förberedelser att ADB-stödet kan tas i bruk

den 1 juli 1991. Detta arbete har under vår ledning bedrivits inom ramen för ett särskilt projekt POFF-projektet hos riksskatteverket. POFF-projektet och riksskatteverket har även i andra avseenden tagit fram underlag för utredningsarbetet.

Vi har även, genom enkäter och på andra sätt, inhämtat synpunkter från myndigheter och organ som inte är företrädda i kommittén. Exempelvis har datainspektionen, genom byråchefen Ulf G Berg, deltagit i ett av våra sammanträden.

Vi har i en särskild skrivelse till regeringen i maj 1989 redovisat den del av vårt uppdrag som rör framtida förvaring av kyrkobokföringsarkiven. I september 1989 begärde vi hos regeringen medel för budgetåret 199091 för genomförande av en ny folkbokföringsorganisation. Vi hemställde i november 1989 att regeringen måtte utfärda en tillsättningsförordning om tjänster i den nya organisationen.

I detta delbetänkande behandlas i första hand frågor om integreringen av folkbokföringen i skatteförvalt- ningen avsnitten 4 och 6, försäkringskassornas medverkan avsnitt 5, nytt ADB-stöd och överföringen till ADB av de uppgifter som nu registreras inom kyrkobokföringen avsnitten 7 och 8, integritets- och sekretessfrågor som aktualiseras genom våra förslag till datorisering och omorganisation avsnitten 3, 9 och 10. Vi redovisar även kostnadskonsekvenserna av våra förslag avsnitt 11.

Vi fortsätter arbetet med återstående delar av nu

vårt utredningsuppdrag. Vi planerar att om ca sex månader lämna förslag till bl.a. registerförorden ning och följdändringar i olika författningar.

2 NUVARANDE ORDNING .

2.1 Allmänt om folkbokföring

Folkbokföring sker i två former, som kyrkobokföring och som mantalsskrivning. Kyrkobokföring äger rum hos pastorsämbetet medan mantalsskrivning ombesörjs av lokal skattemyndighet. I Stockholm och Göteborg sköter emellertid de lokala skattemyndigheterna även den del av kyrkobokföringen som rör bosättning.

Inom kyrkobokföringen antecknas uppgifter om födelse, namn, bosättning och andra personliga förhållanden. Dessutom antecknas rent kyrkliga uppgifter som dop och konfirmation. Anteckningarna görs fortlöpande i kyrkoböcker och andra register som förs för varje församling av svenska kyrkan.

Mantalsskrivning sker årligen genom att en förteckning upprättas över de personer som vid en viss tidpunkt, mantalsdagen, skall vara kyrkobokförda inom någon kommun. Kyrkobokföringen ligger till grund för mantalsskrivningen. Skattemyndigheten är dock inte bunden av denna vid bedömningen av en persons rätta mantalsskrivning.

Riksskatteverket handlägger centrala uppgifter inom folkbokföringen och har tillsyn över folkbokföringsväsendet. Riksskatteverket deltar också i den löpande verksamheten genom att verket bl.a. beslutar om fastställelse av personnummer i vissa fall

och om ändring av personnummer.

Länsskattemyndigheten är regional förvaltningsmyndighet för frågor om bl.a. folkbokföring. Länsskattemyndigheten för med hjälp av automatisk databehandling ADB regionala register över befolkningen i länet.

Domkapitlet har inom stiftet tillsyn över pastorsämbetenas befattning med kyrkobokföringen. Därvid biträds domkapitlet av minst en kyrkobokföringsinspektör. Riksskatteverket utfärdar instruktion för kyrkobokföringsinspektörerna.

2.2 Register inom folkbokföringen m.m.

2.2.1 Kyrkobokföringsregister

I 11 § folkbokföringskungörelsen 1967:495 anges de kyrkoböcker och andra register som förs inom kyrkobokföringen. Grundläggande dokument inom kyrkobokföringen är personakten se bilaga 3. I personakten registreras enligt 17 § nämnda kungörelse uppgift om namn, personnummer, födelsehemort eller födelseort, kyrkobokföringsort, medborgarskap för person som inte är svensk medborgare, gemensam vårdnad, medlemskap i svenska kyrkan samt de förhållanden i övrigt som riksskatteverket föreskriver. I enlighet med sådana föreskrifter har personakten kommit att innehålla ett stort antal personuppgifter. Det fullständiga personaktsinnehållet framgår av avsnitt 8.1.

Personakten för den som kyrkobokförs på grund av inflyttning överförs från utflyttningsorten och

förvaras hos det pastorsämbete där är personen folkbokförd.

2.2.2 Länsregister m.m.

I länsregistren anges för varje person, i enlighet med vad som föreskrivs i 74 § folkbokföringskungörelsen och efter riksskatteverkets bestämmande, uppgift om - namn, - personnummer, adress, födelsehemort eller födelseort, folkbokföringsfastighet och folkbokföringsort el- ler motsvarande, - mantalsskrivning, medborgarskap, civilstånd, samhörighet, personnummer för sökperson beträf- fande sökperson se avsnitt 9.4.3 medlemskap i svenska kyrkan och icke-territoriell församling, värnpliktskod och sjömansregistrering. -

Länsregistren aktualiseras i första hand med uppgifter från kyrkobokföringen. Ändringar i länsregistren sambearbetas veckovis till det s.k. riksaviseringsbandet. Genom riksaviseringsbandet aktualiseras ett stort antal personregister hos olika myndigheter se 8 § förordningen om det statliga person- och adressregistret, 1981:4.

Det statliga person- och adressregistret SPAR är ett av de register som kontinuerligt förses med

uppgifter från folkbokföringsregistren. De typer av folkbokföringsuppgifter som lagras i SPAR överensväl med de grundläggande uppgiftstyperna i stämmer länsregistren. Även SPAR, som får användas av myndigheter och enskilda, nyttjas för aktualisering av personregister 25 § datalagen, 1973: 289. Den som begär att få uppgifter ur en myndighets personregister kan i vissa fall förvägras detta och i stälhänvisas till SPAR. Utnyttjandet av SPAR får let vara avgiftsbelagt.

ÖVERVÄGANDEN ocn FÖRSLAG

3. VÅRA FÖRSLAG FRÅN INTEGRITETSSYNPUNKT

3.1 Inledning

I utredningsarbetet har integritetsfrågorna en framträdande plats. Målet för vårt arbete är att den utökade datorisering som vi föreslår inte skall medföra några nackdelar från integritetssynpunkt jämfört med nuvarande ordning.

Med integritet avses närmast att den enskilde bör ha rätt till en fredad sektor. Denna rätt gäller exempelvis vid ADB-registrering av personuppgifter och kommer i det fallet till uttryck bl.a. genom en särskild föreskrift i regeringsformen.

Samtidigt ligger det i sakens natur att den fredade sektorn måste få begränsas till följd främst de av krav på samverkan som föreligger i ett modernt samhälle. Inskränkningar i integriteten till följd av ADB-registrering anses enligt 7 § datalagen 1973: 289 tillåtna så länge de inte medför otillbörligt intrång i registrerads personliga integritet.

Mot denna bakgrund anser vi det angeläget att i ett sammanhang belysa integritetsfrågorna och förklara hur våra förslag bidrar till att nå det angivna målet. I avsnitten 9 och 10 som behandlar registerlagstiftning och sekretess belyses sedan olika integritetsfrågor mer i detalj.

3.2 En förbättrad folkbokföring kräver utökad datorisering

Riksdagsbeslutet om ett ändrat huvudmannaskap innefattar också ett ställningstagande för utökad datorisering inom folkbokföringen. Det ingår i vårt uppdrag att dra upp riktlinjerna för det nya ADBstödet.

De integritetsfrågor som hänger samman med en utökad datorisering måste ses mot bakgrund av bl.a. den omfattande ADB-registrering som redan i dag förekommer i folkbokföringens länsregister. Ändringarna i länsregistren sambearbetas också till det s.k. riksaviseringsbandet. Från riksaviseringsbandet sker ett mycket omfattande uppgiftslämnande på ADB-medium till i första hand olika myndigheter.

Till saken hör också att det inom en rad andra samhällsområden förs personregister med hjälp av ADB och att flera av dessa register innehåller integritetskänslig information. som exempel kan nämnas skatteregistren och de register som försäkringskassorna har tillgång till inom ramen för den allmänna försäkringen.

Vi föreslår att de manuella register som förs av ca 1 400 pastorsämbeten ersätts av 120 lokala ADB-register för folkbokföring, ett för varje skattekontors verksamhetsområde. Uppgiften att förse främst olika myndigheter med folkbokföringsuppgifter bör enligt vår uppfattning läggas på ett nytt centralt referens- och aviseringsregister. Därigenom kan de nuvarande länsregistren och riksaviseringsbandet ersättas. Det centrala registret skall också använ-

das av skattemyndigheterna för att lokalisera en person som är bosatt utanför det egna länet och för personnummertilldelning. Vårt förslag till nytt ADB-system för folkbokföringen innefattar även ADBregister för diarieföring.

Riksdagsbeslutet om utökad datorisering har ytterst sin grund i behovet av en effektivare folkbokföring. Utifrån skatteutskottets betänkande kan en effektivitetshöjning bl.a. sägas innefatta krav på ökad snabbhet och säkerhet i registreringen. Vi har bedömt att detta inte kan uppnås utan fullstänen dig datorisering på lokal nivå. Att bibehålla personakterna eller någon annan form av manuella register vid sidan av skulle sålunda medföra ökad resursåtgång och innebära försämrad service genom längre handläggningstider vid exempelvis utfärdande av personbevis samt över huvud taget verka hämmande på en rationell folkbokföringsverksamhet.

Således finns det starka verksamhetsmässiga skäl för vårt förslag till datorisering. Detta är dock bara den ena sidan av saken. Den andra sidan är att utökad ADB-registrering, om den sker i olämpliga former, kan medföra otillbörligt integritetsintráng för de registrerade personerna.

3.3 Lagreglerat integritetsskydd

3.3.1 Allmänna skyddsregler

Enligt 2 kap. 3 § andra stycket regeringsformen skall integritetsskyddet vid registrering av personuppgifter med hjälp av automatisk databehandling närmare anges i lag. För närvarande är det främst i

sekretesslagen och datalagen som allmänna frågor om integritet regleras.

Sekretesslagen kommer att gälla även den framtida folkbokföringen och de register som kommer att föför denna verksamhet. Vi har övervägt en skärpras ning av det allmänna sekretesskyddet inom folkbokföringen men funnit att det skydd som nu uppställs är väl avvägt även för framtiden.

Överförandet av folkbokföringsverksamheten till skatteförvaltningen får enligt vår uppfattning inte innebära att folkbokförings- och skatteuppgifter okontrollerat blandas inom skatteförvaltningen. För att slå fast det angelägna i att något fritt informationsflöde inte skall förekomma mellan folkbokföringen och skatteområdet föreslår vi en särskild regel därom i sekretesslagen.

Många datalagens regler är också tillämpliga på av de register som vi föreslår. Reglerna innefattar bland mycket annat en skyldighet för den ansvarige för registret att se till att registret endast används för sitt ändamål och att felaktiga eller missvisande uppgifter rättas. De framtida folkbokföringsregistren kommer självfallet också att stå under datainspektionens tillsyn.

3.3.2 Särskild reglering av folkbokföringsregistren

Författningsregleringen av nuvarande ADB-register inom folkbokföringen är mycket begränsad se 74 § folkbokföringskungörelsen. I stor utsträckning har det överlämnats till riksskatteverket att bestämma över registerhållningen.

I skrivelse till regeringen den 31 augusti 1988 har datainspektionen uttalat att de frågor som sammanhänger med dataregistrering av folkbokföringsuppgifter är av sådan betydelse att de bör bli föremål för reglering under riksdagens medverkan och alltså ges form av lag. som ytterligare skäl härför har datainspektionen anfört att folkbokföringsregistren omfattar alla medborgare och att de uppgifter som registreras visserligen inte är av kvalificerat känslig art men ändå ingalunda harmlösa. Vidare har inspektionen pekat på den vidsträckta spridning som folkbokföringsuppgifter får och uppgifternas synnerliga betydelse för medborgarnas rättigheter och skyldigheter.

Även vi anser att de framtida folkbokföringsregistren måste författningsregleras. Endast därigenom kan grunden läggas till ett fullgott integritetsskydd.

Bl.a. efter mönster från andra registerförfattningar föreslår vi författningsreglering av främst följande frågor som direkt hänger samman med den personliga integriteten: registerändamål, ansvar och förfoganderätt, registerinnehåll, terminalåtkomst, uppgiftslämnande på ADB-medium, gallring och sökmöjligheter. -

3.4 Integriteten och registren

3.4.1 De lokala registren

Ett framtida lokalt ADB-register för folkbokföringen kommer med vårt förslag att föras för ett geografiskt område som motsvarar de nuvarande fögderierna. Innehållet i ett register kommer mycket väl att överensstämma med de typer av uppgifter som ingår i de manuella register som nu förs inom kyrkobokföringen. Några uppgifter som är mer integritetskänsliga än de som nu kan förekomma skall inte registreras enligt vårt förslag. Snarare kan förslaget sägas innebära en begränsning härvidlag genom att det undantar vissa uppgifter som finns inom kyrkobokföringen från framtida registrering, bl.a. den integritetkänsliga uppgiften om dödsorsak. Det bör också påpekas att vissa känsliga uppgifter om familjesamband inte alls kommer att kunna utläsas av de lokala folkbokföringsregister som vi förespråkar. Detta gäller bl.a. uppgift huruvida ett vårdnadsförhállande följer av lag, dom eller överenskommelse. Motsvarande gäller beträffande grunden till ett biologiskt faderskap. Inte heller från integritetssynpunkt känsliga uppgifter om orsaken till personnummerbyten kommer med vårt förslag att kunna utläsas ur registren.

Mot bakgrund av vad som nu sagts kan överföringen av information i ett antal manuella register till lokala ADB-register knappast anses som särskilt integritetskänslig. Detta gäller särskilt som vi förordar en begränsning av sökmöjligheterna i registren och en reglering av uppgiftslämnande på ADB-medium.

Enligt vårt förslag skall man från skattekontoret få terminalåtkomst även till de andra lokala folkbokföringsregister förs skattemyndigheten. som av Det finns flera skäl till detta. I första hand är det ett starkt verksamhetsmässigt krav att fritt kunna ta del av registeruppgifter inom länet. Åtkomstmöjligheten har särskild betydelse i flyttningsärenden genom att merparten alla flyttningav ar sker inom länen. Även i vissa andra typer av ärenden kan man inom folkbokföringen behöva ha omedelbar tillgång till uppgifter från andra registerområden. Utan terminalåtkomsten inom länen måste de aktuella uppgifterna inhämtas på annat sätt. Vi har bedömt att det inte är möjligt att motsvara kraven på snabbhet och säkerhet i handläggningen och registreringen utan denna länsvisa åtkomstmöjlighet. Genom åtkomstmöjligheten främjas också hög kvalitet och aktualitet på registeruppgifterna, vilket är till fördel även för den enskilde. Uppgifterna i folkbokföringsregistren får ju omfattande spriden ning till myndigheter och andra och har stor betydelse då det gäller att tillgodose den enskildes rättigheter i samhället.

Självfallet skulle det ytterligare verksamgagna heten om fri terminalåtkomst förelåg mellan skattemyndigheterna. Av integritetsskäl har vi dock funnit detta oacceptabelt; med sådan åtkomst skulle en man från ett skattekontor kunna ta del uppgifter av rörande hela landets befolkning.

En ordning som medger terminalåtkomst inom länen är naturlig med hänsyn till den nya organisationen inom skatteförvaltningen och överensstämmer nära med vad som gäller inom skattemyndigheten rörande skatteregistren. samtidigt måste det poängteras att

ADB-stödet är helt åtskilt mellan folkbokföring och beskattning. Med vårt förslag till ändamålsbestämmelser för folkbokföringsregistren är det exempelvis inte tillåtet att använda ett lokalt folkbokföringsregister i beskattningsverksamheten.

3.4.2 Det centrala referens- och aviseringsregistret

För att tillgodose samhällets behov av basuppgifter är det liksom nu nödvändigt att lagra och vidarebefordra tämligen många folkbokföringsuppgifter. som tidigare sagts föreslår vi att denna verksamhet sker med hjälp av det centrala referens- och aviseringsregistret. Vårt förslag till innehåll i det registret skiljer sig från vad som i dag lagras i länsregistren främst genom att vi vill ersätta det förekommande sökpersonsbegreppet med en enhetlig nu redovisning av familjesamband och genom att flera adresser bör kunna registreras.

Några typer av uppgifter rörande familjesamband och förhållanden med utländsk anknytning, vilka kan betraktas känsliga, bör enligt vår uppfattning som lagras i det centrala registret endast under en begränsad tid.

Lagringen i det centrala referens- och aviseringsregistret kommer inte att avse historiska förhållanden såsom uppgifter om tidigare namn, makemaka eller medborgarskap. Därigenom går det inte av det centrala registret att utläsa den heltäckande bild över registrerade personer som ofta uppfattas som särskilt integritetskänslig.

Vad som nu sagts gäller lagringen av uppgifter i det centrala registret. Än viktigare från integritetssynpunkt är frågan om vilken tillgång med hjälp av ADB-medium, främst terminal, som myndigheter och andra har till uppgifter i registret.

Vi föreslår att skattemyndigheten såsom ny folkbokföringsmyndighet endast skall ha mycket begränsad terminalåtkomst till det centrala referens- och aviseringsregistret. Åtkomsten får endast omfatta vissa grundläggande uppgifter såsom personnummer, namn och adress. Terminalåtkomst för myndigheter utanför skatteförvaltningen ingår inte i det förslag som vi nu lägger fram. Med den ordning som vi förordar blir det endast hos riksskatteverket möjligt att ta del av hela innehållet i det centrala referens- och aviseringsregistret.

Olika användares behov av registeruppgifter kommer främst att tillgodoses genom att de erhåller magnetband med registeruppgifter. De folkbokföringsuppgifter som lämnas ut på detta sätt kommer självfallet att vara begränsade till mottagarens verkliga behov. Med vårt förslag kommer allt uppgiftslämnande på ADB-medium att vara författningsreglerat.

3.5 Kvalitetskontroll

Kravet på hög registerkvalitet är bl.a. en integritetsfråga och därigenom grundläggande för alla personregister. Detta torde dock gälla i särskilt hög grad för folkbokföringsregistren eftersom de utgör grunden till många andra ADB-register; felaktiga folkbokföringsuppgifter får således snabbt spridning.

Det grundlagsfästa integritetsskyddet infördes efter förslag från data- och offentlighetskommittên DOK i betänkandet DsJu 1987:8. Det påpekas ofta att den registrerade själv är en initierad kontrollant registeruppgifter rörande honom. Inom folkav bokföringen kommer detta till uttryck på flera sätt. Dels är det ofta den enskilde själv som anmäler olika förhållanden, antingen direkt eller efter förmedling av annan myndighet. Dels kommer den enskilde även i framtiden att behöva personbevis i viss omfattning. Därigenom får han så att säga automatiskt möjlighet att kontrollera uppgifter som registrerats. Genom att folkbokföringsuppgifter används andra myndigheter i kontakter med enskilda av föreligger också goda möjligheter att eventuella felaktigheter upptäcks och kan rättas till.

Från kvalitetssynpunkt är det också viktigt att felaktiga uppgifter kan rättas utan dröjsmål. Datalagen innehåller allmänna bestämmelser om rättelse. Vi kommer i vårt fortsatta arbete att överväga om det behövs särskilda regler för rättelse av folkbokföringsregistren. Vi kommer också att närmare överväga vilka åtgärder som behövs för att upprätthålla en hög kvalitet pá registren.

4. FOLKBOKFÖRINGEN I SKATTEFÖRVALTNINGEN

4.1 Pågående omorganisation beskattningsverksamav heten

Det ändrade huvudmannaskapet innebär att folkbokföringens nya organisation och verksamhetsformer bör utformas med tanke på de regler och riktlinjer som gäller i övrigt inom skatteförvaltningen. I organisationsfrágan måste särskilt beaktas de förändringar som skatteförvaltningen står inför, genom regeringens proposition om ny taxeringslag med bl.a. förslag till ny länsorganisation för förvaltningen prop. 198990:14. Enligt propositionen skall den nya organisationen utformas efter huvudsakligen följande riktlinjer.

Den samlade beskattningsverksamheten i ett län inordnas i en ny gemensam skattemyndighet ersätsom ter den nuvarande länsskattemyndigheten och de lokala skattemyndigheterna. Härigenom upphör den nuvarande indelningen i fögderier, på varje ort men där det nu finns en lokal skattemyndighet inrättas ett lokalt skattekontor. Skattekontoret får ett verksamhetsområde som bestäms till viss eller vissa kommuner eller församlingar. Utgångspunkten för utformningen av den nya skatteorganisationen kommer att vara att beskattningsverksamheten skall integreras och att varje skattskyldig i princip bara skall ha en kontaktpunkt inom skatteförvaltningen. Detta bör medföra att många arbetsuppgifter kan decentraliseras inom länen till de orter där de

skattskyldiga finns. I den fullt genomförda nya organisationen bör merparten den operativa verkav samheten bedrivas lokalt. Samtidigt bildas vissa länsgemensamma enheter, dels för beskattning av främst större företag och dels för vissa specialist- och stödfunktioner.

Rörande den skattemyndighetens inre organisanya tion anförs följande i propositionen: Det är inte nödvändigt att ta ställning i detalj till hur nu långt integrationen bör drivas eller i vilken utsträckning den operativa verksamheten skall bedripå lokal respektive länsgemensam nivå. Så myckvas är dock klart att den löpande beskattningsverket samheten avseende såväl löntagare som den övervägande delen företagen bör skötas vid de lokala av skattekontoren. Detta samtidigt möjlighet för ger länsgemensamma funktionerna att mer renodlat de ägna sig åt de mest komplicerade skattefråkunna gorna.

4.2 Folkbokföringsverksamhetens inordnande i skatteförvaltningen

samordning i synsätt mellan verksamheterna för En folkbokföringen och beskattning bör enligt vår uppfattning ske i fråga om organisationsprinciper, styrformer, administrativa system och ADB-struktur.

Grundläggande för är att lämna förslag till en oss och rak organisation med tydliga och enhetlienkel ansvarsförhållanden. På motsvarande sätt som föga reslagits för beskattningsverksamheten bör gälla beslut i folkbokföringsärenden skall fattas av att det lokala skattekontor inom vars geografiska ans-

varsområde den person som beslutet är eller, avser i de fall personen avlidit eller flyttat till utlandet, senast har varit folkbokförd. Samtidigt är det skattemyndigheten som sådan som är den formella beslutsmyndigheten.

Mot bakgrund av folkbokföringens materiella särart inom skatteförvaltningen har vi övervägt om skattekontoren skulle kunna ges status som särskilda folkbokföringsmyndigheter inom förvaltningen. Förslaget om ny skatteorganisation i länen har emellertid lagts av regeringen för att skapa en rak och enkel organisation med klara ansvarsförhållanden. Att tillskapa 120 självständiga folkbokföringsmyndigheter inom skatteförvaltningen går stick i stäv med detta. En sådan ordning framstår också som 0förenlig med intentionerna att skapa en effektiv och flexibel organisation även för folkbokföringen. Det kan knappast heller av allmänheten uppfattas som särskilt klargörande om skattekontoren på detta sätt skulle kunna uppträda i olika skepnader.

I den nya folkbokföringsverksamheten bör det alltid vara inflyttningskontoret som beslutar om en flyttningsanmälan kan godtas eller ej, dvs. om en person skall folkbokföras inom kontorets geografiska verksamhetsområde. I ärendeberedningen kan dock i vissa fall samråd med utflyttningskontoret vara naturligt, exempelvis om familjemedlemmar till en flyttande bor kvar.

Ärende exempelvis dödsfall rör om som en person som inte är eller har varit folkbokförd bör beslutas och registreras av det lokala skattekontoret inom vars geografiska ansvarsområde händelsen inträffat.

Behovet av materiell styrning och beslutsfattande på länsgemensam nivå bör vara betydligt mindre inom verksamhetsområdet folkbokföring än inom skatteområdet. I dag bistår riksskatteverket pastorsämbetena i handläggningen av vissa ärenden, företrädesvis sådana som kräver översättning och tolkning av utländska handlingar. Behovet av denna rådgivning kommer rimligtvis att minska med den framtida organisationen. Inom de betydligt mer bärkraftiga organisatoriska enheter, som blir en följd av folkbokföringsreformen, kan man lättare på lokal nivå bygga upp och upprätthålla det kvalificerade kunnande som krävs. Den rådgivning som ändå kommer att behövas bör tills vidare ligga kvar på riksskatteverket. Verksamheten beräknas kräva mindre än fem årsarbetskrafter och det är knappast praktiskt genomförbart att fördela dessa resurser på någon annan myndighetsnivá.

Den administrativa och juridiska ledning som utövas på länsgemensam nivå innebär, i förhållande till den lokala och operativa folkbokföringsverksamheten, en stödjande roll i frågor av förvaltningsjuridisk karaktär. I administrativa frågor har de länsgemensamma enheterna en mera styrande roll. De inhämtar information från lokal nivå om grad av måluppfyllelse m.m. och övervakar verksamheten.

All löpande folkbokföringsverksamhet föreslås ligga på lokal nivå. Allmänheten får därigenom en kontaktpunkt i folkbokföringsärenden. Verksamheten bör bedrivas i en organisation med så lite tjänsteskiktning som möjligt där all personal i princip kan handlägga alla slags ärenden.

I inledningsskedet föreslår vi att folkbokförings-

verksamheten får utgöra en egen organisatorisk grupp inom det lokala skattekontoret. Senare bör viss samordning kunna komma till stånd mellan de 0lika sakområdena. Denna samverkan måste dock ske så att hänsyn tas till folkbokföringsverksamhetens materiella särart och med beaktande av de krav på sekretess och åtskilt ADB-stöd som vi föreslår i andra avsnitt.

5. FÖRSÄKRINGSKASSORNAS MEDVERKAN 1 ronxnoxvön- INGSVERKSAMHETEN

5.1 Utgångspunkter för kassamedverkan

Enligt utredningsdirektiven och skatteutskottets uttalanden skulle en integrering av försäkringskassorna i folkbokföringsarbetet främst vara betingad av serviceskäl; kassorna skulle kunna medverka till en förbättrad service för allmänheten genom sitt vitt förgrenade kontorsnät. Dessutom har det anförts att försäkringskassornas medverkan skulle kunna bidra till att förbättra folkbokföringens aktualitet samt tillgodose kassornas egna behov av aktuella uppgifter.

Utskottet uttalade vidare att försäkringskassorna skulle kunna utfärda personbevis och andra utdrag ur folkbokföringsregistret samt ha terminalátkomst till registret.

Utredningsuppdraget lämnar åt oss att närmare beskriva försäkringskassornas roll i den framtida folkbokföringsorganisationen. Främst genom vad skatteutskottet anfört framstår emellertid vissa utgångspunkter såsom givna.

Utskottet har anfört att kassorna skulle kunna medverka i ärenden som initieras av enskilda. Vi har utgått från att det rör sig om ärenden som initieras vid personligt besök medan anmälningar som görs av enskilda utan samband med något besök dvs. -

främst anmälningar befordras med post alltid som skall riktas direkt till skattemyndigheten skattekontoret. Vidare bör anmälningar och underrättelfrån myndigheter och andra organ endast ske ser till skattemyndigheten. Slutligen skall med vårt förslag själva registreringen i det framtida ADBregistret för folkbokföringen endast kunna göras av skattemyndigheten; försäkringskassornas befattning med ett folkbokföringsärende måste således ha upphört innan registreringspunkten.

5.2 Ärenden med kassamedverkan

Skatteutskottet har exempel på ärenden där försom säkringskassorna skulle kunna engageras angivit

invandring 33 0001

anmälan om anmälan om utvandring 22 000 ansökan hindersprövning 36 000 - om anmälan flyttning inom landet ca 1 milj. - om anmälan om namn - Såsom ytterligare en för kassorna lämplig ärendegrupp kan nämnas anmälan om gemensam vårdnad 30 000 -

Försäkringskassorna bör medverka i ärenden som initieras vid personligt besök. Självfallet är det svårt att nu uppskatta det antal besöksärenden som i framtiden kan komma att föranleda kassamedverkan. För ärenden anmäls direkt till folkbokföringssom myndigheten uppgår besöksfrekvensen för närvarande till 20-30 % det totala antalet ifrågavarande av ärenden med undantag för utomnordisk invandring där besöksfrekvensen uppgår till ca 80 %. Med antagande

1. Siffrorna i avsnittet åsyftar det totala antalet årliga folkbokföringsärenden av angivet slag.

av att en tredjedel av besöken kommer att ske hos kassorna, skulle dessa vid bibehållen besöksfrekvens komma att medverka i ungefär 25 000 ärenden eller i genomsnitt 55-60 ärenden per kassakontor och år.

5.3 Beskrivning av alternativ för kassornas medverkan

5.3.1 Inledning

Vi har prövat formerna för kassamedverkan i folkbokföringsverksamheten efter två huvudalternativ, förmedlingsalternativet och handläggningsalternativet. Förmedlingsalternativet innebär begränsad en medverkan medan handläggningsalternativet avser en omfattande integrering av kassorna i folkbokföringsarbetet. Vi har valt dessa skilda alternativ bl.a. för att de på ett tydligt sätt klargör konsekvenserna av kassamedverkan. som vi pekar på i ett senare avsnitt kan självfallet också andra former för kassamedverkan tänkas.

5.3.2 Förmedlingsalternativet

I förmedlingsalternativet begränsas försäkringskassornas medverkan till att ge information, tillhandahålla blanketter, bistå enskilda med att upprätta anmälningar an- sökningar och kontrollera att anmälningarna blir kompletta. -

sedan dessa moment fullgjorts översänds anmälan en

jämte ytterligare handlingar som den enskilde kan ha givit in med post till skattemyndigheten. - Skattemyndigheten fortsätter beredningen, exempelvis att verkställa ytterligare utredning där genom så erfordras, fattar beslut och utför registrering i folkbokföringsregistret.

5.3.3 Handläggningsalternativet

I handläggningsalternativet utför försäkringskassorna, förutom arbetsmomenten enligt förmedlingsalternativet, även beredning och bedömning de ärenden initierats av en enskild vid perav som sonligt besök hos en kassa.

sedan bedömningen gjorts underrättas skattemyndigheten, i första hand med hjälp av ADB-medium, att uppgifter finns att registrera. Skattemyndignya heten för därefter in uppgifterna i folkbokföringsregistret. Den beredning och bedömning som gjorts försäkringskassa skall i handläggningsalterav en nativet normalt inte omprövas av skattemyndigheten. Skattemyndigheten skall således inte ta del av anmälningen eller annat beslutsunderlag i ärendet utan endast verkställa det registreringsbeslut som kassan bedömt erforderligt. särskilt svåra ärenden kan dock kassan överlämna till skattemyndigheten för fortsatt handläggning.

För den enskilde skall det i handläggningsalternativet framstå likvärdigt om han vänder sig till som försäkringskassa eller skattemyndighet; han skall i normalfallet hos båda myndigheterna få fullständig

service och besked huruvida hans anmälan kan godtas.

5.4 Konsekvenser av kassamedverkan

5.4.1 Utgångspunkter för bedömning

Försäkringskassornas medverkan i folkbokföringsarbetet har motiverats av serviceskäl, behovet av förbättrad aktualitet för folkbokföringsuppgifterna och av kassornas behov av aktuella uppgifter. Formerna för kassamedverkan måste därför i första hand prövas utifrån dessa motiv. Vidare bör försäkringskassornas medverkan bedömas med utgångspunkt från de mål som riksdagen skatteutskottets betänkande s. 7 angivit för den framtida folkbokföringen, nämligen snabb aktualisering av folkbokföringsregistren hög kompetens genom bärkraftiga enheter rak och enkel organisation hög effektivitet god service -

5.4.2 Aktuella register

En av de viktigaste utgångspunkterna vid utformningen av det framtida folkbokföringssystemet är att nya eller förändrade folkbokföringsuppgifter mycket snabbt skall registreras och nå ut till användarna i samhället.

Förmedlingsalternativet innebär en viss fördröjning genom att anmälan respektive ansökan som initieras genom besök av enskilda hos en försäkringskassa

skall skickas från kassan till skattemyndigheten med post. Aktualiseringen av folkbokföringsregistret försenas därigenom med en eller två dagar jämfört med att den enskilde vänt sig direkt till skattemyndigheten. Från den enskildes synpunkt torde denna fördröjning sällan ha betydelse. I undantagsfall är det möjligt att med telefax vidarebefordra en brådskande anmälan till skattemyndigheten.

I handläggningsalternativet är det tänkt att försäkringskassorna skall registrera de nya folkbokföringsuppgifterna varefter uppgifterna transporteras på ADB-medium till skattemyndigheten för införing i folkbokföringsregistret. Överföringen kommer sannolikt att ske nattetid.

Skillnaden mellan förmedlingsalternativet och handläggningsalternativet blir i realiteten obetydlig, vad avser möjligheten att utifrån anmälningsförfarandet snabbt aktualisera folkbokföringsregistren.

Aktuella uppgifter i folkbokföringsregistren är inte bara knutet till att anmälningar registreras så fort som möjligt. Särskilt vad avser bosättningsuppgifter är det också ett inte obetydligt problem för folkbokföringsmyndigheten att få in uppgifter som avspeglar de verkliga förhållandena. Försäkringskassorna får vid sina kontakter med allmänheten i socialförsäkringsärenden inte sällan reda på att en person har t.ex. annan adress än som finns angiven i folkbokföringsregistren. Möjligheten att hålla folkbokföringsregistren aktuella är beroende av att myndigheten snabbt rapporterar iakttagna avvikelser. Det är därför viktigt att försäkringskassorna, liksom andra stora mottagare av

folkbokföringsuppgifter, samarbetar med skattemyndigheterna i dessa frågor. I sammanhanget kan nämnas att 1983 års folkbokföringskommitté har föreslagit att myndigheter, vars register aktualiseras via folkbokföringen, i författning skall åläggas att underrätta folkbokföringsmyndigheten ändrad om adressuppgift som registermyndigheten fått kännedom om.

För försäkringskassornas medverkan i denna del av folkbokföringsarbetet saknar det betydelse förom medlings- eller handläggningsalternativet tilllämpas.

5.4.3 Kompetensen i organisationen

Folkbokföringsfrágorna har enligt skatteutskottet kommit att ställa allt större krav på kompetens för att tillgodose rimliga krav på rättssäkerhet och aktiv kontroll. Ett av motiven för att föra över folkbokföringen till skattemyndigheterna har också varit att skapa förutsättningar för att organisera arbetet så att en specialisering blir möjlig.

Kompetensen i folkbokföringsarbetet hos försäkringskassorna hänger bl.a. samman med hur många folkbokföringsärenden kommer att beröra kassorsom na. som tidigare anförts är det svårt att med nu någon säkerhet uppskatta antalet ärenden med kassamedverkan. I den framtida organisationen under skatteförvaltningens ledning bör det strävara en van att så långt möjligt minska behovet för den enskilde att inställa sig personligen i ett folkbokföringsärende. Det finns bl.a. därför anledning att tro att andelen besöksärenden kommer att reduceras

Även försäkringskassorna skulle få i framtiden. om större andel besöken än den tredjedel som anen av i det föregående kan förmoda att besöken givits man kassa kommer att lågt. Särskilt för mindre per vara och kassor med liten rörlighet bland befolkkassor kommer antalet ärenden att bli litet. De fåningen tal ärenden förekommer kan också ofta antas som komma att komplicerad natur genom att anvara av ledningen till att väljer att kontakta myndigman besök beror på att ärendet är svårt. heten genom

Förmedlingsalternativet med dess begränsade kassamedverkan torde inte innebära några svårigheter från kompetenssynpunkt.

handläggningsalternativet skall kassapersonalen I också bereda och bedöma ärendet. Full kompetens måste därför byggas upp på alla kassakontor.

kommer att krävas betydande utbildningsinsatser Det skapa erforderlig kompetensnivå hos kasför att en sapersonalen. Insatser erfordras därefter för att personalen skall kunna bibehålla kompetensen. Särskilda problem uppstår för de mindre kontoren. Personalen hos dessa kommer endast att handlägga ett fåtal ärenden och får därigenom svårigheter att sig erfarenhet och rutin beträffande folktillägna bokföringsärenden. Den specialisering och effektiefterlysts statsmakterna kan knapvisering som av past åstadkommas. I stället kan det inträffa att blir felaktiga och att en enhetlig rättsbesluten tillämpning kommer att motverkas.

medför handläggningsalternativet betydande Sålunda kompetens- och rättssäkerhetsproblem.

5.4.4 Rak och enkel organisation, effektivitet

skatteutskottet har uttalat att det nu bör tillskapas en rak och enhetlig organisation för folkbokföringsverksamheten.

Flera samhällsorgan bör enligt vår uppfattning i framtiden engageras i folkbokföringsarbetet. Exempelvis kan olika organ inom svenska kyrkan och kommunernas socialnämnder medverka på anmälningsstadiet i vissa folkbokföringsärenden. I förmedlingsalternativet intar kassorna en med dessa likarorgan tad ställning. Att i detta alternativ fastställa snittytan mellan skattemyndigheterna och försäkringskassorna innebär inte några egentliga problem. Den samordning som måste till mellan kassorna och skatteförvaltningen bör ske genom riksskatteverkets och riksförsäkringsverkets försorg och torde inte närmare behöva beskrivas i författning.

Handläggningsalternativet innebär att försäkringskassorna självständigt utreder och bedömer de ärenden som anmäls dit och via terminal underrättar skattemyndigheterna om vilka uppgifter skall som registreras. Med en sådan ordning och då handläggningsalternativet såsom tidigare anförts innebär att skattemyndigheten i normalfallet inte skall ompröva kassornas ställningstaganden men att särskilt svåra ärenden skall förbehållas lokal skattemyndighet, mäste rollfördelningen mellan de båda myndigheterna klargöras närmare.

En organisation som innebär att skattemyndigheterna har möjlighet att regelmässigt överpröva eller kontrollera kassornas ärenden kan knappast godtas. Å

andra sidan förefaller det också oacceptabelt med ordning där kassornas bedömningar inte får ifråen gasättas skattemyndigheten; det är ju skattemynav digheten fattar det formella beslutet i ärendet som att registrera de uppgifter som kassan beordgenom rat och därigenom intar rollen som ansvarig folkbokföringsmyndighet.

På något sätt måste dock försäkringskassornas arbetsuppgifter i förhållande till skattemyndigheterläggas fast. Rollfördelningen mellan de båda na myndighetstyperna bör framgå författning. Överav vägande skäl tala för att man som utgångssynes punkt får att skattemyndigheten inte ges rätt ange att ompröva de utredningar och ställningstaganden gjorts kassorna. En motsatt ordning, där som av skattemyndigheten regelmässigt omprövar den handläggning som skett hos kassorna, innebär uppenbara risker för merarbete, dröjsmål och allmän förvirring, både inom folkbokföringsverksamheten och hos allmänheten. Den utgångspunkt som nu angetts medför i praktiken att försäkringskassorna inträtt som beslutande myndighet beträffande de ärenden som initieras personligt besök hos en kassa. Något genom sådant förefaller inte ha varit avsikten med omorganisationen av folkbokföringsverksamheten.

Regeln om förbud för skattemyndigheterna att ompröva försäkringskassornas ställningstaganden måste därför kompletteras med bestämmelser som markerar skattemyndighetens ställning av ansvarig beslutsmyndighet i folkbokföringsärenden. Till att börja med det naturligt med en bestämmelse av innesynes börd att försäkringskassorna inte får fatta några avslagsbeslut i folkbokföringsärenden. Ärenden som kan förmodas medföra avslag på anmälan från en en

enskild skulle alltså kassorna överlämnas till av skattemyndigheterna för vidare handläggning. Vidare kan det vara tänkbart med tämligen allmänt hålen len regel, att om särskilda skäl föreligger skall kassorna överlämna handläggningen ett ärende av till skattemyndigheterna. Särskilda skäl skulle kunna utgöras av att ett ärende är ovanlig av art eller särskilt svårbedömt. Definitionen särskilav da skäl bör återfinnas i författningsmotiv och möjligen i anvisningar riksskatteverket utfärdar. som I enlighet med vad som framgår handläggningsalav ternativet skulle också en föreskrift att kassorna kan välja att överlämna svåra ärenden till skattemyndigheterna kunna vara ett led i strävandena att klargöra skattemyndigheternas överhöghet inom folkbokföringsorganisationen.

Försöket ovan till rollfördelning mellan kassorna och skatteförvaltningen kan på goda grunder ifrågasättas. Det bör dock ha åskådliggjort de särskilda svårigheter som uppkommer då det gäller att utifrån handläggningsalternativet bestämma försäkringskassornas roll utan att organisatoriska och effektivitetsmässiga nackdelar uppkommer. Vi har funnit att några enkla kriterier inte stå synes till buds då det gäller att avgränsa kassornas medverkan. I stället blir det i handläggningsalternativet nödvändigt med tyngande reglering komen som mer att ge upphov till svårtolkade gränsdragningsproblem.

Ansvaret enligt datalagen för de ADB-baserade folkbokföringsregistren bör uteslutande åvila skatteförvaltningen. För att kunna fullgöra sina skyldigheter som registeransvarigl bör skattemyndigheten kunna pröva varje uppgift förs in i registren. som

Handläggningsalternativet med kassornas aktiva medverkan medför svårigheter för den registeransvarige att leva till de krav som ställs. Det uttunnade upp registeransvar handläggningsalternativet innesom bär kan medföra risker för kvalitetsmässig försämring och begränsade möjligheter för skattemyndigheterna att bevaka, kontrollera och fortlöpande följa registrens funktion och innehåll.

hittills gällande folkbokföringsorganisationen Den

inte skapat tillräckliga möjligheter för en

har effektiv ledning och styrning av verksamheten. Geomorganisationen får riksskatteverket samma nom möjligheter att öva inflytande över folkbokföringen redan i dag har i fråga om skattemyndighesom man övriga verksamhet. Hänsyn kan då också tas ternas till de förändringar skatteförvaltningen står som inför den nya länsorganisation som snart genom skall tas i bruk. En samordning i synsätt mellan folkbokföringen och den övriga skatteförvaltningen bör därvid ske ifråga om organisationsprinciper, styrformer, administrativa system, ADB-struktur och ADB-användning.

Riksförsäkringsverket är central tillsyns- och förvaltningsmyndighet för socialförsäkringsadministrationen. Försäkringskassornas medverkan i folkbokföringsarbetet innebär att kassorna kommer att få två huvudmän. Riksförsäkringsverket när det gäller socialförsäkringsverksamheten och riksskatteverket när det gäller folkbokföringen.

Riksskatteverket kommer som tillsynsmyndighet för folkbokföringen att ha det yttersta ansvaret för folkbokföringen kan fylla högt ställda krav på att kvalitet och effektivitet. Vad avser den del av

folkbokföringsarbetet som utförs hos kassorna kommer emellertid riksskatteverkets styrmedel att vara begränsade genom att det är riksförsäkringsverket som bl.a. svarar för resurserna hos kassorna och som styr utformningen av deras arbetsformer. Problem kan också uppstå när det gäller policyfrågor som t.ex. riktlinjer för utövande av kontroll i 0lika ärenden. Inom skatteförvaltningen utformas nu enhetliga metoder för målstyrning och uppföljning av verksamheten. Det säger sig självt att en samordning härvidlag med socialförsäkringsadministrationen vad gäller folkbokföringen kräver särskilda ansträngningar. Dessa blir enligt vår uppfattning svårare att bemästra ju folkbokföringsarbetet mer integreras med socialförsäkringsadministrationen.

Det finns också andra faktorer som man måste ta hänsyn till i handläggningsalternativet och insom verkar negativt i förhållande till den effektivisering som statsmakterna har efterlyst. Bl.a. lär det bli svårt att helt undvika dubbelarbete. Särskilt

gäller dej

detta ärenden som kassorna överlämnar till skattemyndigheterna. Genom att antalet folkbokföringsärenden som handläggs på varje kassa kommer att vara litet kommer personalen inte att vara så rutinerad, vilket naturligen medför att handläggningen tar längre tid. Härtill kommer att rutinerna för folkbokföringsarbetet t.ex. diariefösom ring, bör utformas på ett sådant sätt att arbetet kan integreras i skatteförvaltningens övriga verksamhet. Det är inte möjligt att ta motsvarande hänsyn till metoder och arbetssätt inom socialförsäkringsadministrationen.

5.4.5 Service

Förmedlingsalternativet innebär god service genom att den enskilde kan anmäla folkbokföringsärenden även hos försäkringskassorna. Detta uppväger den fördröjning som det innebär att försäkringskassorna måste översända beslutsunderlagen till skattemyndigheterna. Anmälningar som förmedlas via kassorna torde oftast kunna godtas av skattemyndigheterna utan ytterligare kontakter eller utredning. Skulle skattemyndighet ändå behöva inhämta upplysningar en den enskilde i ett ärende som denne initierat av hos försäkringskassa, kan detta knappast vara en något som bör uppfattas som egendomligt av den enskilde, om myndigheternas rollfördelning klargjorts för honom.

Även handläggningsalternativet kan sägas innebära god service för den enskilde i så måtto att han oftast kan erhålla preliminärt besked i ärendet samtidigt anmälan görs. Emellertid innebär handsom läggningsalternativet risk för att ärendet överförs till skattemyndigheten för vidare handläggning med åtföljande merarbete, irritation och dröjsmål för den enskilde.

5.5 Ytterligare alternativ

Bedömningen i föregående avsnitt har gjorts utifrån förmedlings- och handläggningsalternativen. Självfallet kan alternativen modifieras på olika sätt.

Genom tillskapandet av ytterligare former för kassamedverkan uppnås dock inte så mycket annat än att vissa nackdelarna med handläggningsalternativet av

kan elimineras. Något alternativ som utifrån våra utgångspunkter framstår som bättre än förmedlingsalternativet har vi inte kunnat finna.

5.6 Utfärdande av personbevis

Det är vår bedömning att användningen av personbevis kan minska kraftigt i framtiden. Bl.a. bör stora användare av folkbokföringsuppgifter på sikt få tillgång till uppgifterna direkt från det centrala folkbokföringsregistret exempelvis med hjälp av terminal. När exempelvis polismyndigheterna inte längre behöver personbevis för att utfärda pass utan kan inhämta erforderliga uppgifter på annat sätt kommer det årliga antalet personbevis, som uppgår till ca 2,5 miljoner, att minska med ungefär 30 %. Genom en minskad användning personbevis av ökas effektiviteten hos de inblandade myndigheterna samtidigt som den enskilde slipper att förmedla personbevis mellan olika myndigheter. Från den nya folkbokföringsorganisationens sida bör också man verka för att onödig och slentrianmässig användning av personbevis försvinner.

Beställningar av personbevis görs enkelt och snabbt och kräver aldrig personlig inställelse av beställaren. Beställningen kan därför med fördel ske per telefon. Flertalet personbevis beställs också redan i dag på så sätt. Med hänsyn till att telefonbaställning, jämfört med beställning besök, ingenom nebär tidsbesparing för både beställare och utfärdare bör telefonbeställning enligt vår mening fås att bli det normala och därigenom angelägenhet en endast för skattemyndigheterna.

Vidare måste integritetsaspekten beaktas; om även försäkringskassorna skall utfärda personbevis innebär det att personuppgifter rörande enskilda görs tillgängliga i betydligt större krets än som anen nars skulle vara fallet.

Ungefär 40 det totala antalet personbevis krä- % av tillgång till information som vi i det följande ver föreslår skall lagras endast i de lokala registren. Till dessa register vill vi av integritetsskäl endast låta den aktuella skattemyndigheten få terminalåtkomst. Försäkringskassorna skulle därmed få utfärda personbevis genom att ha tillgång till det centrala referens- och aviseringsregistret för folkbokföringen. Detta medför att kassorna i nästan hälften ärendena om personbevis måste inhämta av vissa uppgifter direkt från den registerförande skattemyndigheten. Även en skattemyndighet måste i vissa fall inhämta uppgifter från en annan skattemyndighet. Detta kan dock ske inom ramen för folkbokföringens ADB-system med hjälp av s.k. elektronisk post, möjlighet som inte står öppen för en kassorna.

Det centrala referens- och aviseringsregistret kominte att kunna vara helt uppbyggt och tillgängmer ligt för försäkringskassorna och andra utomstående användare förrän några år in på 1990-talet. Innan dess torde det inte vara meningsfullt för kassorna att utfärda personbevis.

Mot bakgrund vad nu sagts är det tveksamt om av som det finns skäl att låta försäkringskassorna delta i utfärdandet det ringa antal personbevis som på av sikt kommer att beställas vid personligt besök.

5.7 Terminalåtkomst

Terminalåtkomst till det centrala folkbokföringsregistret för försäkringskassorna kan motiveras av två skäl; dels utifrån kassornas behov aktuella av uppgifter ur registren dels ock med hänvisning till deras medverkan i folkbokföringsverksamheten.

Även med utgångspunkt från förmedlingsalternativet skulle det kunna vara en fördel försäkringskasom sorna kunde kontrollera anmälningar med hjälp av folkbokföringsregistren. Dessa kontroller torde dock vara begränsade till vissa basfakta såsom namn, personnummer och adress. Sådana uppgifter har dock kassorna redan nu tillgång till i sina egna register, med en aktualitet i framtiden kommer som att vara nästan lika god som den som förekommer för folkbokföringsregistren.

Kassorna har för sin traditionella verksamhet behov av aktuella uppgifter om bl.a. dödsfall, födslar, civilståndsändringar och adresser. Förbättrad aktualitet för sådana uppgifter uppkommer emellertid i första hand genom snabbare rapportering olika av händelser till och inom den folkbokföringsorganya nisationen.

Från riksförsäkringsverkets sida har det framförts att kassorna, när ADB-systemet för folkbokföringen är helt uppbyggt, bör kunna få daglig uppdatering av sina register. Denna fråga, är hänförlig som till kassornas socialförsäkringsverksamhet, kommer av oss att prövas i ett senare sammanhang och tillsammans med andra användares önskemål tillgång om till uppgifter ur folkbokföringsregistren. På grund

härav och då det inte nu kan avgöras på vilket sätt riksförsäkringsverkets begäran skall tillgodoses, bör frågan om terminalátkomst för kassorna tills vidare hållas öppen.

5.8 Sammanfattande slutsatser

Folkbokföringsreformen innebär att en helt ny organisation skall tillskapas. Vi har härigenom en unik möjlighet att lämna förslag till en enkel och enhetlig organisation med förutsättningar att tillgodose högt ställda krav på effektivitet, kvalitet och service. I den nya organisationen förutsätts försäkringskassorna medverka. Denna medverkan har motiverats serviceskäl, förbättrad aktualitet på av folkbokföringsuppgifterna och kassornas behov av aktuella folkbokföringsuppgifter.

Vid vår prövning av formerna för kassamedverkan har det visat sig att en medverkan som får omfatta beredning och bedömning av folkbokföringsärenden medför betydande nackdelar på olika plan. I jämförelse med mera begränsad kassamedverkan medför en såen dan ordning att det tillskapas en ineffektiv och komplicerad organisation med otillräcklig kompetens.

Försäkringskassornas behov av aktuella folkbokföringsuppgifter kommer att tillgodoses oavsett kassamedverkan i själva folkbokföringsverksamheten. En utökad service för allmänheten liksom förbättrad aktualitet på de uppgifter som registreras uppnås oavsett vilken form för kassamedverkan som väljs.

Vi har bedömt att det inte finns tillräckliga skäl

att låta försäkringskassorna utfärda personbevis. Frågan om terminalátkomst för kassorna till folkbokföringsregistren har vi ännu inte tagit slutlig ställning till.

Mot bakgrund av vad som framkommit och med utgångspunkt i en ändamålsenlig folkbokföringsverksamhet måste försäkringskassornas arbetsuppgifter i det framtida folkbokföringsarbetet bestå i att informera, tillhandahålla blanketter, hjälpa enskilda med att upprätta anmälningar samt att kontrollera anmålningar.

6. DEN FRAMTIDA FOLKBOKFÖRINGSVERKSAMHETEN

6.1 Allmänt

Syftet med folkbokföringsverksamheten är bl.a. att tillgodose samhällets behov av basuppgifter på ett rationellt sätt. Med basuppgift avses uppgift iom dentitet, bosättning eller familjerättsligt förhållande rörande fysisk person som är eller har varit folkbokförd i Sverige.

De register som vi föreslår skall främst omfatta basuppgifter av nu angivet slag, även vissa andom ra personuppgifter av olika skäl också måste få registreras.

6.2 Verksamheten på lokal nivå

Handläggning av ärenden inom folkbokföringsverksamheten initieras av olika händelser i samhället. Folkbokföringshändelserna är av skiftande slag och ger upphov till ca 50 olika handläggningsrutiner. Rutinerna kan indelas i följande huvudgrupper.

1. Personnummerändring Ca 1 500 ärenden per år 2. Födelsefaderskap vårdnadadoption Ca 175 000 ärenden per år 3. Namn Ca 300 000 ärenden per år

4. Medborgarskap Ca 20 000 ärenden per år 5. Flyttninginvandringutvandring Ca 1 065 000 ärenden per år 6. Hindersprövningäktenskapäktenskapsskillnad Ca 100 000 ärenden per år 7. Dödsfall Ca 95 000 ärenden per år

Handläggningen av ett folkbokföringsärende skall med vårt förslag ske hos det skattekontor inom vars verksamhetsområde personen är eller senast har varit folkbokförd. Endast detta skattekontor är behörigt att pröva och besluta i ärendet och tillika behörigt att föra in en ändring i folkbokföringsregistret. De flesta ärenden har sådan karaktär att de kan initieras per post. Krav på personlig inställelse bör liksom nu i princip endast gälla i ärenden rörande inflyttning från utlandet.

Blanketter kan tillhandahållas av postverket, försäkringskassorna, olika myndigheter eller andra organ. I ärenden med anknytning till förrättningar inom svenska kyrkan eller andra trossamfund, exempelvis hindersprövningar och anmälningar om ändring efternamn i samband med vigsel bör blanketter av också kunna tillhandahållas av förrättaren. Den enskilde, som trots dessa åtgärder för att förenkla anmälningsförfarandet, ändå väljer att ha personlig kontakt med skattemyndigheten skall naturligtvis ha möjlighet till detta.

För att ytterligare underlätta den enskildes kontakter med folkbokföringen föreslår vi att en anmälan skall kunna ges in till valfritt lokalt skattekontor -

försäkringskassekontor besöksärenden postkontor flyttningsärenden. -

Så snart en anmälan har kommit in till något av 0vannämnda inlämningsställen skall anmälan ha anses fullgjorts i behörig ordning. Handlingen registreras eller hålls ordnad enligt sekretesslagens bestämmelser hos det kontor där handlingen togs emot. Om mottagande kontor inte är behörigt att besluta i ärendet, skall handlingen skyndsamt skickas vidare till beslutsstället.

Det är vår målsättning att 80 % alla folkbokca av föringsärenden skall kunna beredas, beslutas och registreras senast tvá dagar efter det att ärendet gavs in.

Stora krav ställs på bred och djup kompetens i folkbokföringsärendena. Möjlighet till snabb informationsinhämtning är nödvändig för skyndsam en handläggning. Datorstödd informationshantering är önskvärd och lämplig för att klara de uttalade kraven på snabbhet och korrekthet i beredning folkav bokföringsärenden. För att datoriseringen skall få önskad effekt bedömer vi att varje handläggare bör ha egen terminal.

Från vår sida är det klart uttalad ambition en att folkbokföringsärenden som anhängiggörs att genom den enskilde besöker skattemyndigheten snabbt kan klaras av. Alla ärenden har dock inte sådan karaktär att det är möjligt att avsluta ärendet medan sökanden väntar.

För att minska sårbarheten och för att tillgodose kraven på personalutveckling bör inriktningen vara

varje tjänsteman skall kunna bereda alla föreatt kommande ärendetyper. Enstaka undantag från denna princip kan förekomma i ärenden som kräver speciell erfarenhet och kompetens, exempelvis vissa ärenden med utländsk anknytning. För att underlätta denna allmänna inriktning bör rutiner för handläggning, utformning datorstöd m.m. göras så enhetliga som av möjligt, oavsett ärendetyp.

handläggningen ett ärende ingår att göra mate- I av riell prövning och kvalitativ kontroll av inkomna folkbokföringsuppgifter. Nödvändiga kontroller bör göras innan uppgifterna registreras i ett folkbokföringsregister och sprids till olika avnämare. Omfattningen dessa kontroller är beroende av ärenav detyp och i vissa fall även av vem som lämnar uppgiften. En avvägning måste ske mellan kvalitetskraoch kraven på snabbhet vid aktualisering av reven gistren.

huvudprincip bör gälla att den enskilde skall Som underrättas de beslut som meddelas i folkbokföom ringsärenden. Underrättelse kan underlátas om det är uppenbart obehövligt, exempelvis vid registerändringar med anledning andra myndigheters beav slut såsom äktenskapsskillnad, dom om gemensam vårdnad och adoption. Avslagsbeslut skall alltid tillställas den enskilde. När det gäller registerändringar i övrigt måste en bedömning av de praktiska konsekvenserna göras. Behoven av registerutdrag är ofta så frekventa att det ur verksamhetens synpunkt kan fördelaktigare att sända undervara rättelse till den enskilde i samband med att ändringen förs in i registren. När det gäller flyttningsbeslut kan sådan generell underrättelseen skyldighet innebära vissa fördelar från service-

synpunkt. Från kvalitetssynpunkt torde det däremot innebära endast marginella fördelar, vilka knappast uppväger de kostnader som förfarandet medför. Det framstår därför inte som motiverat att alltid lämna underrättelse i flyttningsärenden. Underrättelse bör därför kunna inskränkas till att omfatta de fall där kommunicering har skett med part före beslut. Vi kommer att överväga dessa frågor ytterligare i det fortsatta utredningsarbetet.

Folkbokföringsärenden är av sådan art att de normalt bör kunna avgöras utan föredragning; de är således s.k. enmansärenden. En och samma tjänsteman bör utföra samtliga delmoment i handläggningen av ett ärende, alltifrån diarieföring till registrering och tillhandahållande. Alla arbetsuppgifter är således integrerade med varandra.

Den registrering som ett ärende ger upphov till bör följaktligen utföras av den tjänsteman som har handlagt och avgjort ärendet. Registreringen kommer därvid att utgöra ett naturligt led i arbetsflödet eftersom en stor del av arbetet sker vid terminal. Vidare kommer besluten därmed att utan administrativa omgångar omedelbart tillföras och aktualisera folkbokföringsregistren. Av registret bör framgå när uppgiften förts in och av vilket lokalt skattekontor.

ADB-systemen skall ge stöd i handläggningen av folkbokföringsärenden och användas vid kontroller och uppföljning.

Efterfrågan på folkbokföringsuppgifter är stor. Utdatavolymen uppskattas vara minst tio gånger så stor som indatavolymen. Tillhandahållandet av upp-

gifter kommer i den fullt genomförda folkbokföringsorganisationen att kunna ske dels lokalt vid varje lokalt skattekontor och dels i form av centrala aviseringar Skattemyndigheten har möjligm.m. het att utifrån offentlighetsprincipen samt verksamhetens behov och krav bestämma formerna för tillhandahållandet uppgifter. Den enskilde kan av inte fordra att få uppgifter på adressetiketter, adresserade kuvert, listor eller liknande. För att underlätta och förenkla myndighetens handhavande bör tillhandahållandet av uppgifter till andra myndigheter ske i första hand med hjälp av magnetband, disketter eller över datanätet.

Vi föreslår att skattemyndigheterna skall ha särskilda datoriserade diarier för folkbokföringsverksamheten där allmänna handlingar skall registreras i enlighet med sekretesslagens bestämmelser. Diariets väsentligaste syfte är således att garantera och underlätta allmänhetens rätt och möjligheter att få tillgång till allmänna handlingar. För att detta skall kunna ske i praktiken är det nödvändigt att myndigheten håller ordning på sina allmänna handlingar så att handlingens existens utan svårighet kan fastställas. vid sidan av denna myndighetsuppgift diarieinformation bör diariet även tjäna ett stöd i handläggningen ärendeinformation. som diariet framgår även vem som har hand om ett är- Av ende och om ärendet har hemligstämplats.

Med hjälp diariet kan man bl.a. kontrollera om av inkomna handlingar lämnats till behörig beslutsmyndighet, lämna uppgift om antalet öppna respektive avgjorda ärenden samt i övrigt lämna upplysningar ärendebalanser Diariet bör vidare vara ett om m.m. hjälpmedel för myndigheten när det gäller bevakning

av frister och liknande. Informationen i diariet bör därtill kunna användas för pá att olika sätt göra uppföljningar verksamheten. av Statistikuppgifter, exempelvis handläggningstider för om flyttningsärenden eller antalet födslar i kommunen, kan tas fram från diariet.

I diariet dokumenteras även fattade beslut. Uppgifterna i diariet bör kunna användas för kontroll av grunden för myndighetens beslut att registrera en uppgift i folkbokföringsregistret.

Enkla förfrågningar rörande enskild såsom person, framställning av bevis eller registerutdrag eller andra upplysningar registret torde inte behöva ur diarieföras.

Utgångspunkten bör att skattemyndigheten vara skall diarieföra alla ärenden föranleder som registrering i folkbokföringsregistret. I och med att diariet, liksom registersystemet i övrigt är ADB-baserat, kan registreringen samordnas med själva registreringen av händelsen eller uppgiften i folkbokföringsregistret.

7 ADB-STÖDET .

7.1 Verksamhetens krav på ADB-system

Kraven på ADB-stöd inom den nya folkbokföringen kan i korthet formuleras på följande sätt:

ADB-stödet bör på sätt framhållits i avsnitt 3.2, utformas på sådant sätt att samhällets krav på folkbokföringen vad gäller service, effektivitet och aktualitet kan uppfyllas. också högt ställda krav på säkerhet och sekretess skall tillgodoses. ADB-systemen skall vidare vara organisationsoberoende och flexibla.

7.2 Grad av datorisering

Redan i dag finns ett regionalt personredovisningssystem, som förs med hjälp av ADB länsregistren. syftet med detta system är främst att utgöra underlag för den omfattande avisering av folkbokföringsuppgifter som sker till andra personregister i samhållet.

Alla uppgifter som finns i länsregistren finns också i de manuellt förda kyrkoböckerna. Systemet bygger på ett förfarande med manuell inrapportering till länsregistren av ändringar i kyrkoböckerna. Inrapportering sker på särskilda formulär sedan som dataregistreras. Denna mycket omfattande dubbelre-

gistrering medför risk för felregistrering och därmed också risk för inkonsistens mellan de olika konventionella registren kyrkoböckerna och de datorbaserade registren.

Effektivitets- och serviceskäl talar för att nu övergå till helt datorbaserad registerföring. Vi är emellertid medvetna om att det kan finnas de som känner en oro för att detta skulle leda till otillbörligt intrång i de registrerades personliga integritet. Det är av det skälet som vi har valt att i ett de inledande avsnitten närmare utveckla hur av vi ser på integritetsfrågorna.

Vi har också övervägt att av integritetsskäl begränsa innehållet i de framtida, datorbaserade registren. En sådan begränsning kan ske på flera sätt. Ett är att lagra färre typer av uppgifter i de maskinella registren. Ett annat är att begränsa lagringen av den historiska informationen genom en snabbare gallring.

Vi har funnit att det i vart fall är nödvändigt att i det framtida folkbokföringssystemet lagra de uppgifter redan finns tillgängliga på ADB-medisom nu i länsregistren. Det skulle annars inte vara um möjligt att bibehålla nuvarande servicenivå i ens framtiden.

I enlighet med våra direktiv har vi genom enkäter till användare av folkbokföringsuppgifter undersökt vilka uppgifter de har behov av. Vi har inte funnit det vara vår uppgift att ifrågasätta de uppgivna behoven. Med anledning härav föreslår vi att följande ytterligare uppgifter förs in i ADB-systemet.

samtliga medborgarskap för den som ej är svensk faktisk födelseort för den inte har födelse- - som hemort relation mellan barnföräldrar vårdnadshavare inflyttning från utlandet gravsättning diarienummer postadress -

Den nuvarande ordningen som på grund tekniska av begränsningar endast medger att ett utländskt medborgarskap anges i ADB-systemet är olämplig. Det bör inte ankomma på en svensk myndighet att avgöra vilket av en persons medborgarskap skall som anses ha företräde och därigenom föras in i systemet.

I länsregistren använder man sig ett konstruerat av s.k. sökpersonsbegrepp för att hålla familsamman jerna. Begreppet kan emellertid lätt misstolkas. Sökpersonsbegreppet har starkt kritiserats både av riksdagen och datainspektionen. En modernisering av ADB-systemen på denna punkt är därför ett centralt krav.

sökpersonsbegreppet är i vårt förslag ersatt av uppgifter om föräldrarbarn och vårdnadshavare samt relationer mellan dessa. En utmönstring sökperav sonsbegreppet förutsätter således att dessa uppgifter ingår i det nya folkbokföringssystemet.

Uppgift om särskild postadress innebär en anpassning till 1983 års folkbokföringskommittês förslag om att införa en skyldighet att också anmäla ändrad postadress till folkbokföringen. Externa avise-

ringsmottagare har sedan lång tid tillbaka pekat på de olägenheter som uppkommer genom att det nuvarande systemet endast har ett adressfält. Felaktigt angivna adresser i folkbokföringen ger upphov till mycket stora kostnader i den postala hanteringen.

Enligt datalagen är den registeransvarige skyldig att rätta felaktiga uppgifter. Detta förutsätter att bakgrunden till registrering kan spåras. en Genom diarienummer kopplas uppgifterna i folkbokföringsregistren ihop med uppgifterna om grunderna för registreringen som endast finns i diariet.

Skattemyndigheten blir såsom ny folkbokföringsmyndighet skyldig att enligt begravningskungörelsen bevaka att gravsättning äger rum. Denna funktion kan ombesörjas med hjälp diariet. Vi har ändå av valt att föreslå att uppgift om gravsättning lagras i folkbokföringsregistret. I framtiden kommer det att bli i det närmaste omöjligt för t.ex. annars släktforskare att få information om var tidigare anförvanter är begravda. Att tillföra uppgiften manuellt i samband med att personuppgifter för avlidna gallras skulle medföra ett avsevärt merarbete.

Samtliga personbevis skall innehålla uppgift om födelsehemort respektive födelseort för den som är född i utlandet. Om uppgiften inte förs in i ADBsystemet måste uppgiften noteras på en manuell handling följer personen vid flyttning till ansom nat lokalkontors verksamhetsområde.

Uppgift inflyttning från utlandet lagras inte i om länsregistren men den transporteras genom systemet eftersom externa användare ställer krav på att få

uppgiften aviserad.

Vårt förslag innebär begränsad utökning en av antalet uppgifter som förs på ADB-medium. Att utesluta någon eller några dessa av uppgifter skulle enligt vår mening avsevärt försämra möjligheterna att tillhandahålla basuppgifter på ett rationellt sätt.

En aktivare gallring personuppgifter innebär av att uppgifter tas bort de lokala registren ur allteftersom nya uppgifter tillförs. Vid exempelvis registrering av att erhållit svenskt en person medborgarskap tas uppgift tidigare gällande om medborgarskap omedelbart bort från ADB-systemet. Härigenom

skulle det maskinella registret endast innehålla

aktuella uppgifter om Metoden förutsäten person. ter att man parallellt med uppdateringen av ADBsystemet uppdaterar en manuell handling. Innehållet i denna skulle bli mycket likartat dagens personakt. Hanteringen skulle också bli ungefär densamma som i dagens system. Handlingen skulle sändas per post mellan skattekontoren vid flyttning en persons och där förvaras i särskilda arkivutrymmen. Enda egentliga skillnaden mot dagens system med personakter är att uppdateringen kan ske maskinellt. Metoden är dock svårhanterlig administrativ ur synvinkel eftersom den innebär att handläggaren måste

hämta information från såväl det manuella som det

maskinella registret.

Detta medför risk för både felaktiga beslut och felregistreringar.

En kombination manuella register av och ett maskinellt system ger således upphov till påtagliga risker för bristande datakvalitet. Det kräver dessutom mer resurser än ett system med ett utbyggt mer ADBstöd. Alla delar i den lokala folkbokföringsverk-

samheten påverkas. Det kommer att ta längre tid att handlägga ärenden, utfärda personbevis och besvara förfrågningar. Därtill kommer ett avsevärt merarbemed hantera den manuella handlingen vid te att flyttningar samt kostnaden för arkivutrymmen. Redovisningen i kapitel 8 det merarbete som uppstår av vid handläggningen det systemet inte inneom nya håller fullständig historisk information från de nuvarande personakterna en viss uppfattning om ger resurstillskott kombination av maskivilket som en nella och manuella register kan komma att kräva. adekvat är jämförelse med det alternativ Mest en innebär att barn till 18 år registreras i som upp , . Merkostnaden kan uppskattas det nya ADB-systemet. till 50 mi1j.kr. per år. ca

7.3 Datorkraftstruktur

7.3.1 Inledning

vi har studerat sakliga, tekniska och ekonomiska effekter olika ADB-strukturer på central, regiav onal respektive lokal nivå.

Samtliga studerade alternativ innebär total nyutveckling alla Nuvarande länsregister av program. kan ej användas framdeles, eftersom både den tekniska och den ekonomiska livslängden för de befintliga datorerna och programmen kan beräknas vara slut under åren 199394.

har vidare förutsatt att de lokala användarna i Vi alla alternativen har tillgång till var sin tre flerfunktionsterminal och befintlig datakommunikation.

7.3.2 Centraldatorlösning

Centraldatorlösningen innebär att alla bearbetningar i samtliga folkbokföringssystem utförs i enda en centralt placerad dator.

Samtliga basuppgifter för folkbokföring och diarieföring lagras i ett enda register omfattar som samtliga folkbokförda personer i landet. Såväl utveckling som drift sker i för folkbokföringen en särskilt anskaffad stordator typ i dag av samma som används för centrala system inom riksskatteverket.

Centraldatorlösningen medför troligen inga behov av övergångslösningar.

En central stordator sköts av särskilda operatörer, vilket ger en enkel och säker driftmiljö och systemförvaltning.

Centraldatorlösningen är den billigaste lösningen, eftersom den bara inbegriper dator och ett been gränsat antal operatörer.

7.3.3 Regionaldatorlösning

Alla verksamhetsstödjande bearbetningar utförs på 24 regionalt placerade datorer. I varje lokal dator lagras uppgifterna för de är folkbokpersoner som förda inom länet. som komplement till de regionala datorerna finns en central dator med ett referensregister som används för att lokalisera i vilken regional dator en person finns. Den centrala datorn

används även till systemet för tilldelning av per- Sonnumme f .

Inledningsvis används den centrala datorn endast för att lokalisera personer som är folkbokförda inom annan skattemyndighet, dvs. finns i en annan regional dator. Efter driftstarten den 1 juli 1991 utvecklas dels ett system för tilldelning av personnummer som kompletterar det lilla referensregistret i den centrala datorn dels nya system för aviseringar och kategoriuttag i de regionala datorerna. Under perioden fram till år 1994 fortsätter hanteringen med aviseringar och kategoriuttag i form av listor, magnetband m.m. till externa intressenter på samma sätt som i dag, dvs. med stöd av dagens länsregister.

Även de regionala datorerna sköts av särskilda operatörer. Eftersom antalet driftställen ökar blir driftmiljö och systemförvaltning något mer komplicerad och något dyrare än i det centrala alternativet.

Investeringskostnaderna för en regionaldatorlösning blir ca 20 % högre än för centraldatorlösningen. Driftkostnaderna blir någon eller några procent

högre.

7.3.4 Lokaldatorlösning

Alla verksamhetsstödjande bearbetningar utförs på 120 lokalt placerade basdatorer dvs. en på varje skattekontor. I varje lokal dator lagras basuppgifterna för de personer som är folkbokförda inom verksamhetsområdet. Som komplement till de lokala

datorerna finns en central dator används för som att lokalisera i vilken lokal dator en person finns, för tilldelning av personnummer och för avisering till externa mottagare. I den centrala datorn lagras aktuella uppgifter om alla folkbokförda personer.

För att säkerställa driftstarten placeras den 1 juli 1991 de lokala datorerna bara ut på ett begränsat antal ställen, huvudsakligen länsvis. En successiv utbyggnad av den lokala strukturen pågår därefter fram till slutet av 1990-talet, då den bör vara avslutad.

Inledningsvis används den centrala datorn endast för att lokalisera personer som är folkbokförda inom annat skattekontors verksamhetsområde, dvs. finns i en annan lokal dator. Efter driftstarten den 1 juli 1991 byggs registret i den centrala datorn ut med ett system för avisering och ett för tilldelning av personnummer.

Liksom i regionaldatorlösningen fortsätter, under perioden fram till år 1994, hanteringen med aviseringar och kategoriuttag i form listor, magnetav band m.m. till externa intressenter på sätt samma som i dag, dvs. med stöd av dagens länsregister.

På varje skattekontor utbildas någon till att vara systemansvarig och någon eller några till personer att vara operatörer. Dessa arbetsuppgifter förutsätts kunna skötas på deltid utom på de största skattekontoren. Detta alternativ medför komplien cerad driftmiljö och systemförvaltning.

Investeringskostnaderna för en lokaldatorlösning

blir ca 5 % högre än för en regionaldatorlösning. Driftkostnaderna blir 25-30 % högre, till stor del beroende på att antalet operatörer ökar.

7.4 Val av datorstruktur

En central ADB-lösning av det slag som vi undersökt kan inte accepteras från integritetssynpunkt genom

att all information om hela befolkningen skulle

komma att lagras på ett ställe.

Regionaldatorlösningen ger en säkrare drift- och systemförvaltningsmiljö. Den är vidare något billigare än lokaldatorlösningen. Denna tillgodoser dock bäst de högt ställda kraven på integritet och rationalitet i folkbokföringens ADB-stöd och bygger på kombination av lokal, småskalig datorisering en och ett centralt system. Den lokala datoriseringen skall utgöra ett stöd i den lokala verksamheten medan det centrala systemet tillskapas för att aviseringar och kategoriuttag skall kunna hanteras på ett säkert sätt.

Den föreslagna lösningen innebär att innehållet i det centrala registret begränsas till att endast omfatta aktuell information, nödvändig för att kunna garantera säkerhet och kvalitet i aviseringar och kategoriuttag.

Lokaldatoralternativet har följande fördelar som enligt vår bedömning uppväger de högre kostnaderna:

a Datorkraften läggs nära den operativa verksamheten. Detta ser vi som en fördel då ansvaret för verksamheten också måste omfatta ansvar för

hjälpmedel, inklusive ADB-stöd, som behövs för att kunna driva verksamheten mot uppställda mål.

b Historisk information som kan vara integritetskänslig lagras och hanteras enbart på lokal nivå, samtidigt som central lagring folkbokföav ringsuppgifter kan begränsas till de aktuella uppgifter som behövs för tillhandahållandet av information till externa intressenter.

c Förslaget innebär en tillämpning av den grundsyn på den statliga ADB-verksamheten som statsmakterna uttalat i olika sammanhang. Det ligger helt i linje med skatteförvaltningens intentioner såsom de kommit till uttryck i förvaltningens ADB-strategi. Strategin talar entydigt för ett val av dator-, system- och registerstruktur, som tar sin utgångspunkt i den operativa verksamhetens behov på lokal nivå.

d Lokaldatorlösningen leder vidare till en önskad spridning av ADB-verksamheten. Denna spridning för i sin tur med sig en bred uppbyggnad av ADBkompetens inom skatteförvaltningen. De anställda får därmed ett större inflytande över verksamheten än i dag och en ökad förståelse för hur systemet fungerar.

e Genom att varje lokalkontor för sina egna register i egen dator minskar sárbarheten i katastrofsituationer. Vi förutsätter att säkerheten i det nya systemet kan bibehållas på minst nuvarande nivå.

Vi utgår från att lokaldatorlösningen byggs med UNIX-baserade datorer basdatorer, vilket innebär

öppen, standardiserad utvecklingsmiljö och standardiserad kommunikation. Detta följer väl utvecklingen på ADB-området och ger goda och flexibla utbyggnadsmöjligheter. Småskaligheten, standardiseringen och möjligheten att flytta program från en dator till en annan minskar behovet av stora, sprángvisa investeringar i samband med återanskaffningar.

7.5 Sårbarhet och säkerhet

7.5.1 Allmänt

Personregister skall enligt datalagen hanteras på ett sådant sätt att det inte uppkommer otillbörligt intrång i de registrerades personliga integritet. Därvid skall bl.a. iakttas att uppgifterna i registret skyddas mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse eller mot otillåten ändring eller spridning. Detta innebär att tillfredsställande ADB-säkerhet måste finnas för registren.

Datainspektionen har närmare utvecklat innebörden datalagens krav på ADB-säkerhet i sina Allmänna av råd ADB-säkerhet för personregister. Enligt råom den bör varje personregister, efter en bedömning av hur känsligt registret är från integritetssynpunkt, hänföras till någon av tre integritetsklasser. För integritetsklass 3 bör skyddsåtgärder vidtas motsvarande en grundnivå av ADB-säkerhet, för klass 2 hög nivå och för klass 1 mycket hög nivå. som en en exempel kan nämnas att skyddsåtgärder vid en mycket hög nivå av ADB-säkerhet bl.a. innebär att endast personal med utbildning i ADB-säkerhet får använda personregister och att all kommunikation i datanä-

tet skall vara krypterad.

Med beaktande av registeruppgifternas art, mängden av uppgifter om varje person och med hänsyn till att registren omfattar hela befolkningen i landet bör folkbokföringsregistren hänföras till integritetsklass 2. Detta innebär således att skyddsåtgärder bör vidtas motsvarande en hög nivå av ADB-säkerhet.

Folkbokföringsregistren behöver också skyddas mot andra skador än integritetsintrång. A11 informationsbehandling utsätts för hot och störningar som kan medföra försening, avbrott, förlust eller skador beträffande program, utrustning och lokaler. Dessa störningar kan aldrig helt undvikas. I stället gäller det att finna en rimlig skyddsnivå, dvs. en ADB-säkerhetsnivá som ger en god och effektiv informationsbehandling till rimlig kostnad. en

7.5.2 Riktlinjer för ADB-säkerheten

För skatteförvaltningen och kronofogdemyndigheterna har fastställts generella riktlinjer behandlar som skydd för bl.a. personal, verksamhet och anläggningar mot skada och förlust. Beträffande ADB-säkerheten sägs bl.a. att målet för säkerhetsarbetet är att så långt möjligt minska riskerna för att olika störningar och oönskade händelser inträffar som kan medföra negativa konsekvenser vid användande av ADB-systemen. Enligt riktlinjerna skall vidare följande gälla:

Vid utformning av system- och datorkraftsstruktur skall säkerhets- och sårbarhetsaspekterna ges stor vikt. Verksamheten skall bedri-

på ett sådant sätt att varje registrerad vas persons integritet skyddas.

På samtliga nivåer måste behörighetskontrollsystem BKS finnas som reglerar möjligheterna för en användare att nå och arbeta med information i systemen. Katastrofplaner skall finnas för samtliga system. Tiden för återupptagande av driften efter en katastrof måste anpassas efter de förluster samhället åsamkas vid ett stillestånd. Beroendet av nyckelpersoner måste nedbringas olika åtgärder. Dessa åtgärder skall genom syfta till att minst två personer skall ha kunskap om samma område. Säkerhetsmedvetandet och kunnandet skall grundläggas och höjas geutbildning och information till alla annom ställda. Informations-, risk- och sårbarhetsanalyser skall utföras vid såväl utveckling som vid regelbunden översyn av befintliga ADB-system. En plan för ADB-säkerhetsarbetet skall finnas. Planen skall innehålla en årlig detaljplan och en mer övergripande långsiktig plan. Ansvaret för ADB-säkerheten följer verksamhetsansvaret på olika nivåer inom skatteförvaltningen och kronofogdemyndigheterna. Detta innebär att ledning, verksamhetsansvariga, systemansvariga, ADB-tekniskt ansvariga och användare har ett eget särskilt ansvar. Det övergripande ansvaret för ADB-säkerhetsarbetet har ADB-säkerhetschefen vid riksskatteverket.

7.5.3 ADB-säkerhetsarbetet

Det ADB-system som i dag förs inom beskattnings-

verksamheten innefattar bl.a. delsystemen taxering, revision och uppbörd. ADB-systemet används bl.a.

vid lokal skattemyndighet och har ett väl utvecklat

och fungerande behörighetskontrollsystem. De cent-

rala funktionerna i kontrollsystemet är identifie-

ring av användare behörighetskort och lösenord,

åtkomstkontroll behörighet och rapportering be-

handlingshistorik.

I de krav som ställs vid upphandlingen datorutav rustning för folkbokföringen ingår långtgående initiala krav på behörighetskontrollsystem för det ADB-system som kommer att finnas i basdatorerna. Kraven är anpassade till minst den säkerhetsnivá som i dag gäller inom skatteförvaltningen.

Vid en närmare utformning av kontrollsystemet bör även beaktas de råd angående behörighetskontrollsystem som för närvarande är under utarbetande vid statskontoret.

Inom riksskatteverket arbetar ett projekt med att ta fram förslag för katastrofplaneringen för skatteförvaltningen och exekutionsväsendets lokala ADBstöd. Genom fortlöpande kontakter kommer synpunkter och förslag att kunna tillföras katastrofplaneringen för de nya folkbokföringssystemen.

Överstyrelsen för civil beredskap har riksgett skatteverket i uppdrag att utreda innehållet i funktionen skatte- och uppbördsväsendets verksamhet, ansvarsfördelning mellan olika nivåer och behovet av samverkan med andra delar av totalförsvaret. Folkbokföringen är liksom uppbörden av skatter och avgifterett högprioriterat område i händelse av ett kris- eller krigsläge. I beredskapsplaneringen har riktlinjer fastlagts angående verksamhetens ambition, ledning och organisation samt övergång till manuella rutiner.

Med hänsyn till den betydelse folkbokföringsverksamheten har för användare inom såväl offentlig som privat verksamhet har det nya systemet underkastats en riskanalys enligt en metod som på sin tid utarbetades på uppdrag av sårbarhetsberedningen SÅRB.

I analysen har ett antal olika problemområden redovisats.

Med ledning av bl.a. analysen och datainspektionens allmänna råd om ADB-säkerhet kommer en särskild handlingsplan för ADB-säkerheten inom folkbokföringsverksamheten att upprättas.

7.6 Övergångslösning

Vid införandet folkbokföringsreformen år 1991 av kommer driftsättning att ske dels av de lokala folkbokföringssystemen på ett begränsat antal lokala basdatorer, dels av ett begränsat centralt referensregister i en för detta ändamål särskild anskaffad dator. Detta har motiverats främst med häntill kraven på säkerhet i införandet. syn

Under de närmast följande åren vidtar en period av successiv utbyggnad av den lokala datorstrukturen. Denna utbyggnad kommer att vara avslutad vid mitten av 1990-talet. På motsvarande sätt kommer ett centralt aviseringsregister att byggas upp som en fortsättning på referensregistret.

8 PERSONAKTS INFORMATIONEN .

8.1 Personakterna i dag

Under åren 1947-1949 upprättades för alla då som var kyrkobokförda i Sverige en s.k. personakt. Sedan dess upprättas en akt för alla föds eller som invandrar. På personakten antecknas alla grundläggande folkbokföringshändelser tills dör personen eller utvandrar. Akten är därigenom grunddokumentet inom dagens kyrkobokföring.

Personakten innehåller dels aktuell information och dels historisk, som avspeglar förhållanden inte som längre är aktuella, rörande

- namn, - personnummer, medborgarskap, födelsehemort ocheller födelseort, medlemskap i svenska kyrkan, dop och konfirma- tion, föräldrars namn, födelsehemort och - personnummer, äktenskap, datum då de ingicksupplöstes samt - makensmakans namn, födelsehemort och personnummer, barn såväl levande dödfödda med - som personnummer, namn och födelsehemort samt den andra förälderns namn, föde1sehemort och personnummer, flyttningar, datum och fastighet församling -

m.m. för ny bosättning, utvandring -

Dessutom finns uppgift om kön, yrke, föräldrars civilstånd vid barns födelse, adoption, dödsdatum, dödsort eller sjukhus, dödsorsak samt namn pá den läkare som utfärdade dödsbeviset. I löpande text, det s.k. 20, framgår vidare underlag för upprum lysningar inte kunnat placeras in på annat som ställe på personakten, exempelvis angående vårdnadshavare och adoptivföräldrar.

Personaktsinformationen kan dock vara ofullständig för är födda innan år 1947 och för personer som personer som har invandrat.

Ett viktigt skäl för att upprätta personakter är behovet att ha alla uppgifter som behövs för av handläggning folkbokföringsärenden samlade på av ett dokument som är lätt att hantera och som kan följa personen mellan olika pastorsämbeten.

8.2 Nödvändigt att ha informationen på personakterna tillgänglig även i framtiden

Många folkbokföringsärenden kan handläggas med hjälp de uppgifter finns i de nuvarande av som länsregistren. Dessa innehåller emellertid inga historiska uppgifter. Uppgifter om relationer föräldrar-barn redovisas i länsregistren endast med hjälp det s.k. sökpersonbegreppet. Sökpersonbegreppet av räcker inte för att klara ärendehandläggning, befrågor eller utfärda personbevis. Krav har svara också ställts att sökpersonbegreppet skall slopas.

Om bara de uppgifter som finns i de nuvarande regionala folkbokföringsregistren skulle föras över till de nya ADB-registren skulle det dessutom, i handläggningen av nedanstående ärenden, krävas att följande personaktsinformation fanns tillgänglig i någon form.

FÖDELSE Uppgift hämtas medborgarskap för för- - om äldrarna. Om föräldrarna har olika efternamn krävs också efternamnet på senast födda äldre helsyskon. Totalt är det ca 100 000 födelseärenden år. per Kontroll av personaktsinformation krävs i ca en tredjedel av fallen.

NAMNÄRENDE Uppgift hämtas sökandens fullstän- - om diga namn, vårdnadshavare, förekommande tidigare namn och grunden för namnbyte. Vidare kontrolleras föräldrarnas personnummer och medborgarskap. Ca 300 000 namnärenden förekommer per år. I hälften av dessa krävs kontroll av en eller flera personakter.

MEDBORGARSKAP Uppgift hämtas om vårdnadshavare. - Dessutom krävs, för barn under 18 år, uppgift om föräldrarnas medborgarskap. Personaktsinformation behöver inhämtas i nästan 10 000 ärenden år. per

HINDERSPRÖVNING Uppgift hämtas förekommande - om invandringsdatum, och om biologiska föräldrar. Totalt görs ca 40 000 hindersprövningar år. I per samtliga ärenden krävs tillgång till personaktsinformation.

DÖDSFALL Uppgift hämtas för - om personnummer den avlidnes barn under 18 år. Om den avlidne är under 18 år krävs uppgift om föräldrarnas personnummer och om vårdnadshavare. För samtliga krävs vidare

uppgift om förekommande äktenskap. Totalt inträffar ca 95 000 dödsfall årligen. I stort sett samtliga ärenden rörande dödsfall kräver kontroll av en eller flera personakter.

INVANDRING Vid återinvandring krävs uppgift om personnummer och namn för föräldrar respektive för barn över 18 år. Totalt är antalet invandringar 40 000-50 000 per år. Av dessa är cirka en tredjedel återinvandringar.

FLYTTNING Uppgift hämtas om vårdnadshavare för barn. Eftersom sökpersonbegreppet inte kan översättas till de nya registrens familjerelationer måste personakterna kontrolleras i flyttningsärenden. Dessutom måste personaktsuppgifterna för samtliga personer som flyttar föras över från det gamla till det nya skattekontoret. Om man endast har tillgång till uppgifter av det slag som nu förekommer i länsregistren kan ett flyttningsärende knappast handläggas snabbare än i dag, varken räknat i kalendertid eller i faktisk arbetstid. Säkerheten i ett sådant system blir dessutom väsentligt sämre än i nuvarande system.

8.3 Varför behövs informationen på personakterna i de nya folkbokföringsregistren

Det finns fyra skäl för att föra över informationen på personakterna till de nya folkbokföringsregistren

1 Ärendehandläggning 2 Utfärdande av personbevis 3 Besvarande av frågor

4 Avisering och kategoriuttag

1 Ärendehandläggning

Mer än hälften av alla ärenden kräver tillgång till uppgifter som bara finns pá personakten. ärende- I handläggningen används de ovannämnda uppgifterna huvudsakligen som underlag. För handläggaren är det således viktigt att kunna läsa det står på som personakten. Det medför emellertid merarbete om uppgifterna inte finns tillgängliga tillsammans med de övriga uppgifterna i de folkbolföringsregistren nya utan måste sökas fram och läsas från ett annat medium. Hur stort merarbetet blir beror på i vilken form uppgifterna finns tillgängliga. de Om finns på ADB-medium, som medger att de kan hämtas fram på samma bildskärm som används för övrig ADB-bearbetning, innebär det ett merarbete riksskattesom av verket har uppskattats till 140 årsarbetskrafter. Om de finns tillgängliga på eller mikrofilm papper som kräver att handläggaren lämnar sin arbetsplats för att hämta dem har verket uppskattat att merarbetet blir dubbelt så stort.

2 Utfärdande av personbevis

Personakterna måste också användas när skall man utfärda personbevis, i synnerhet i de fall personbeviset skall innehålla historisk information eller information som relationer föräldrar-barn. avser Cirka hälften de 2,5 milj. personbevisen av innehåller sådana uppgifter. För att personbevis skall kunna utfärdas maskinellt från de registren nya räcker det inte med att handläggaren kan läsa per-

sonakterna i någon form. Då måste de finnas tillgängliga sá att de ADB-systemen kan läsa och nya sedan skriva ut dem. Om uppgifterna inte finns tillgängliga i de registren, oavsett i vilken nya form de förekommer, innebär det enligt riksannan skatteverket ett merarbete på uppskattningsvis 75 ársarbetskrafter.

3 Besvarande av frågor

Personaktsuppgifterna används som underlag även vid 700 000 frågor år. Även då är besvarande av ca per det viktigast för handläggaren att kunna lägg det står på personakten. Det medför emellertid även som i detta fall merarbete om uppgifterna inte finns tillgängliga tillsammans med de övriga uppgifterna i de folkbokföringsregistren. Om de finns på nya ADB-medium innebär det ett merarbete som riksskatteverket uppskattat till 12 årsarbetskrafter. Om de finns tillgängliga på papper eller mikrofilm blir merarbetet enligt verket dubbelt så stort.

Sammantaget har varje handläggare varje arbetsdag 4-5 ärenden, lika många personbevis och någon ca eller några frågor som kräver att personakten plockas fram.

4 Avisering och kategoriuttag

Folkbokföringens kanske viktigaste funktion i framtiden är att tillgodose samhällets behov av basuppgifter. Detta tillgodoses bl.a. genom aviseringar folkbokföringsuppgifter och s.k. kategoriuttag av till andra myndigheter. Det är direkt omöjligt att

leverera de uppgifter som efterfrågas vad avser relationer om man bara har tillgång till uppgifter från de nuvarande länsregistren. Detta innebär inte några olägenheter så länge aviseringar och kategoriuttag levereras via länsregistren, vilket övergångsvis är avsikten. 199394 skall emellertid enligt vårt förslag leveranserna göras från det nya systemet. Om man då skall kunna leverera efterfrågade uppgifter måste någon form av registrering ha genomförts innan dess.

8.4 Former för överföring till de nya registren

Informationen på personakterna kan göras tillgänglig för handläggningen efter den 1 juli 1991 på fyra olika sätt.

Fysisk överföring av personakten Mikrofilmning Registrering Image-hantering

8.4.1 Fysisk överföring av personakten

Fysisk överföring kan göras antingen av originalakten eller av en kopia.

Fysisk överföring av originalet innebär att alla personakter överförs till aktuell skattemyndighet den 30 juni 1991.

Fysisk överföring av en kopia innebär att alla personakter kopieras under våren 1991. Från och med kopieringen och fram till den 1 juli 1991 måste se-

dan alla händelser dubbelföras av pastorsämbetena på såväl kopia som original. Originalet behålls av pastorsämbetet medan kopian så nära den 1 juli 1991 som möjligt överförs till aktuell skattemyndighet.

Originalet eller kopian följer sedan personen livet ut.

Med denna överföringsform finns den 1 juli 1991 i de nya folkbokföringsregistren endast de uppgifter som kan föras över från de nuvarande länsregistren. Efter den 1 juli 1991 kan sedan uppgifterna på personakterna antingen användas som de är eller läggas in i de nya registren efter hand under åren 1991 92-199495 i samband med ärendehandläggning, utfärdande av personbevis och besvarande av frågor.

8.4.2 Mikrofilmning

Mikrofilmning innebär att alla personakter filmas successivt under våren 1991. För att få en film av fullgod kvalitet bör mikrofilmningen göras från originalet. De händelser som inträffar mellan filmningen och den 30 juni 1991 antecknas som vanligt på personakterna men dessutom på en ajourhållningsblankett. Ajourhållningsuppgifterna registreras efter den 1 juli 1991 i det nya systemet eftersom ytterligare en film inte är praktiskt möjlig att hantera.

Även med denna överföringsform finns den 1 juli 1991 i de nya folkbokföringsregistren endast de uppgifter som kan föras över från länsregistren. Uppgifterna på mikrofilmerna kan användas som de är utan överföring som komplement till de nya regist-

ren eller läggas in efter hand, på sätt samma som vid fysisk överföring av personakten.

8.4.3 Registrering

Registrering kan göras antingen av sakkompetent personal eller med hjälp av konventionell dataregistrering efter beredning av sakkompetent personal.

Registrering utförd av sakkompetent personal påbörjas med anskaffning av lämplig registreringsutrustning till samtliga pastorsämbeten. Registreringen kan göras direkt från originalet den utförs på om det egna pastorsämbetet. I övriga fall måste akterna kopieras. I registreringsarbetet ingår dels en bedömning av innehållet på varje personakt för att avgöra vilka uppgifter som är aktuella och komsom mer att behövas i den framtida handläggningen dels registrering av dessa uppgifter.

Registreringsarbetet påbörjas lämpligen med dem som är födda efter år 1965. Redan registrerade uppgifter bör finnas tillgängliga i den fortsatta registreringen för att undvika onödig dubbelregistrering.

Registrering med konventionell dataregistrering inleds med att alla personakter på levande personer kopieras. För att undvika att originalen lämnar pastorsämbetena mer än nödvändigt bör arbetet i första hand utföras där. Om pastorsämbetet saknar kopiator bör personakterna föras över till skattemyndigheten.

Originalet behålls av pastorsämbetet och används

för fortsatt handläggning fram till den 1 juli 1991. Kopiorna för de personer som är folkbokförda i Sverige används underlag för dataregistresom ring. Kopiorna på de personer som har utvandrat förs över direkt till skattemyndigheten för kopiering där.

Före registrering måste kopiorna beredas av personal med folkbokföringskompetens. I beredningen markeras de uppgifter skall registreras. För att som slippa skicka personaktskopiorna mer än nödvändigt är det fördelaktigt beredningen kan göras i den om församlingen kopiorna måste också kunna egna men fördelas från hårt belastade församlingar till mindre belastade. Arbetet bör bedrivas på arbetsplatsen inte annat särskilt avtalas med pastorsom ämbetet.

beredda personaktskopiorna lämnas sedan för re- De gistrering och kontrollregistrering. Registreringstjänsten upphandlas i vanlig ordning. Krav skall i sådan upphandling ställas dels på sekretess, en dels på säkra rutiner för att hämta och leverera material.

Efter det att personakterna hos ett pastorsämbete har kopierats, måste oavsett vilken registreringsanvänds, alla händelser dubbelföras dels form som på personakten vanligt dels på ett speciellt som registreringsunderlag för ajourhållning fram till den 1 juli 1991. Dessa registreringsunderlag bör skickas till registrering allteftersom.

Med denna överföringsform finns den 1 juli 1991 i de folkbokföringsregistren alla aktuella uppnya gifter och även frekvent använda historiska uppgif-

ter. ADB-systemet är därmed komplett.

8.4.4 Imagehantering

Imagehantering kan användas antingen bara som hjälpmedel vid överföring uppgifterna på av personakterna eller både som hjälpmedel för överföring och som lagringsmedium för att i dator lagra de uppgifter som inte överförts. Om förfarandet bara används som hjälpmedel vid överföring lagras i stället de uppgifter som inte överförts på kopia en av personakten.

Utnyttjandet av imageteknik innebär att varje sida av personakten fotgraferas med s.k. en scanner, en teknik som påminner om mikrofilmning. I stället för att lagras pá filmer måste hanteras som manuellt lagras de scannade akterna på elektroniskt medium som kan hanteras mskinellt. Den form mikroav filmning som ger ett ADB-läsbart underlag kan dock likställas med imagehantering.

För att få fullgod kvalitet bör scanning göras från originalet.

Om de scannade uppgifterna är väl läsliga kan önskade uppgifter på personakterna överföras till de nya folkbokföringsregistren med utnyttjande s.k. av ICR-teknik. De uppgifter inte kan tolkas med som hjälp av ICR-teknik registreras efter beredning på samma sätt som vid registrering med hjälp konav ventionell dataregistrering. Beredningen görs i detta fall med hjälp elektronisk penna och av en de i en dator lagrade personakterna. Efter beredningen skrivs en kopia av personakten ut. Denna

skall användas som registreringsunderlag. Om man väljer att inte lagra personakterna på optisk disk denna kopia hos skattemyndigheten efter resparas gistreringen.

10-15 % personakterna bedöms kunna läsas och av överföras utan efterbearbetning. Cirka en tredjedel akterna kräver beredning och registrering av alav la uppgifter skall föras över. Resterande uppsom skattningsvis 50 % kräver registrering av ett störeller mindre antal uppgifter. re

Om väljer att lagra personakterna på optiska man diskar bör dessa integritetsskäl finnas på de av lokala skattekontoren. Detta medför att uppgifterna på de optiska diskarna för personer som flyttar från lokalt skattekontors verksamhetsområde ett till ett annat också måste flyttas. Behovet av diskutrymme kommer därför att öka med tiden efterdet inte går att återanvända utflyttningsstälsom lets utrymme.

händelser inträffar mellan filmningen och De som den 30 juni 1991 antecknas som vanligt på personakterna dessutom på ajourhållningsblankett. men en

väljer att lagra personakterna på optiska Om man diskar finns den 1 juli 1991 i de nya folkbokföringsregistren alla aktuella uppgifter. På de optiska diskarna finns även alla historiska uppgifter och 20. i stället väljer att använda en rum Om man kopia personakterna finns den 1 juli 1991 i de av folkbokföringsregistren alla aktuella uppgifter nya och även frekvent använda historiska uppgifter.

8.4.5 Sammanfattning

Vissa av de angivna överföringsformerna visar sig redan vid en översiktlig genomgång ha nackdesamma lar som någon form utan att ha annan motsvarande fördelar.

Överföring personaktens original av är ofördelaktigt därför att det kräver särskilda arkivutrymmen. Eftersom personakterna används ofta måste dessa utrymmen finnas i omedelbar anslutning till handläggarnas arbetsplatser. sådana utrymmen finns inte på alla skattekontor. Den tämligen omfattande nybyggnad som måste till hinns inte med till den 1 juli 1991. Det åtgår ca kvadratmeter 10 000 invåen per nare vilket totalt ger 900 kvadratmeter. Nybyggnad av särskilda arkivutrymmen kostar 8 000-10 000 ca kr. per kvadratmeter, vilket merkostnad ger en om 7-10 milj.kr. Sammantaget vi dessa nackdelar ser som mer betungande än kostnaden för kopiering och ajourhállning.

Mikrofilmning är kostnadsmässigt ofördelaktig i förhållande till överföring personaktskopia. av en som framgår av avsnitt 8.2 behöver varje handläggare tillgång till personakterna 8-12 gånger per dag oavsett om personakten är i form av original, en kopia eller en mikrofilm. Med den frekvensen är det inte möjligt att använda mikrofilmsläsare med manuell sökning. Läsare har programstöd för som sökning kostar 300 000 kr. Med läsare ca en per tre handläggare det total kostnad på ger en ca 150 milj.kr. Om antalet läsare minskar ökar kostnaden för handläggning efter driftstart. Mikrofilmning med en läsare per tre handläggare i övrigt ger endast marginella fördelar vad gäller kravet på re-

för handläggning m.m. mot om man använder en surser kopia personakten, det kostar således betydav men ligt mer i investering.

Registrering utförd sakkompetent personal är av kostnads- och resursmässigt ofördelaktigt. Riksskatteverket uppskattar att registrering utförd av sakkompetent personal före den l juli 1991 kräver tillgång till uppskattningsvis 1 125 årsarbetskrafsamtliga akter skall registreras eller 700 ter om årsarbetskrafter om man begränsar sig till personer är än 50 år. Även om man bara registrerar som yngre akterna för alla är 18 år eller yngre bedömer som riksskatteverket att det krävs ca 250 ársarbetskrafter.

Vi bedömer det omöjligt att kunna rekrytera som tillräckligt med sakkompetent personal för att klade två förstnämnda alternativen. Endast det ra sistnämnda, dvs. 250 årsarbetskrafter kan möjligen klaras Registrering sakkompetent personal är av. av dessutom upskattningsvis 25 % dyrare än motsvarande alternativ med hjälp konventionell dataregistreav ring.

överföringsformer har vi funnit ha sådana Dessa nackdelar att de inte vidare bör beaktas.

8.5 Vilken information behöver föras över

kan diskuteras samtliga uppgifter som finns Det om på personakterna skall föras över till de nya registren och alla personakter behöver registreom ras.

Följande uppgifter används i ärendehandläggningen, för att utfärda personbevis och för att besvara frågor

- namn - personnummer samtliga medborgarskap för de personer som har mer än ett födelseort för personer som inte är födda i - Sverige dop och konfirmation för svenska kyrkans räk- ning föräldrars personnummer samtliga äktenskap, datum då de ingicksupplöstes samt makensmakans personnummer samtliga levande barn, barnets och den andra för- älderns personnummer datum för den senaste flyttningen utvandringsdatum och -land för återinvandrade invandringsdatum och -land vårdnadshavares personnummer adoptivföräldrars personnummer det s.k. rum 20, som innehåller vissa uppgifter som inte har sin naturliga plats på något annat ställe i akten, såsom beslutsgrunder lagrum och uppgifter om bakomliggande handlingar.

Med undantag för namn som ogift, upplösta äktenskap och delar av rum 20 avser dessa uppgifter aktuella förhållanden. Samtliga uppgifter används frekvent. Vi föreslår därför att alla ovannämnda uppgifter förs över till de nya registren i den mån de finns registrerade på personakterna.

Registrering kan göras av samtliga folkbokfördas personakter eller av en begränsad del. En naturlig

avgränsning är registrering av akterna för barn dvs. alla som är 18 år eller yngre för att åstadkomma en ersättning för det tidigare nämnda sökpersonsbegreppet. En annan avgränsning är registrering akterna för alla som är yngre än 50 år för att av också få med flertalet föräldrar till barn under 18 år.

Registrering av en begränsad del av de folkbokförda något olika konsekvenser på datakvalitet, reger sursåtgång, ekonomi m.m. beroende på överföringsformen. Dessa olika konsekvenser redovisas nedan.

8.6 Datakvalitet

Erfarenhetsmässigt kan några uppgifter på personakterna förväntas vara felaktiga. Det kan vara fråatt makar har olika datum för när äktenskapet ga om ingicks eller upplöstes att barn har fel personnummer på sina föräldrars personakter eller att föräldrarna har fel personnummer på barnens personakter. Ett felskrivet personnummer på en personakt kan innebära merarbete för handläggaren men det behöver inte medföra att ett barn får fel mor eller far. Detta blir emellertid fallet vid en överföring till ett ADB-system om man inte har möjlighet att göra effektiva och säkra kontroller.

successiv överföring av erforderlig information efter driftstart ställer därför mycket stora krav på manuella kontroller där både registreringsfel och felaktigheter på personakterna skall upptäckas. Sannolikt kommer vissa felaktigheter att kvarstå efter de manuella kontrollerna. Handläggarna kan inte få stöd av maskinella kontroller förrän det

lll

finns uppgifter i de registren kontrollera nya att mot. Kontrollmöjligheterna är därför begränsade under de första åren och det är aldrig möjligt att kontrollera uppgifter något som avser personer i av de andra 120 registren. Datakvaliteten kan således inte garanteras med denna överföringsform.

Användning av personaktskopian den som är utan överföring innebär också risk för handläggningsfel. Även enkel en extrarutin, som att behöva söka efter beslutsunderlag på ett annat medium, medför ökad risk för läs- och tolkningsfel och för de att uppgifter som inte finns omedelbart tillgängliga glöms.

Om man väljer konventionell dataregistrering eller imagehantering kan under juni 1991 man göra ett antal maskinella kontroller. Eftersom uppgifterna från alla personakter då kan bearbetas samtidigt möjliggör dessa alternativ, till skillnad från de övriga, en mycket effektiv kontroll såväl av registreringsfel som felskrivningar på personakterna.

Om man begränsar registreringen till akterna för alla som är yngre än 50 år kan mycket en god datakvalitet nås vad gäller relationerna föräldrar barn. Den är däremot osäker vad gäller upplösta äktenskap för oregistrerade personer.

Om endast uppgifterna för barn under 18 år registreras kan inga maskinella kontroller relationer av utföras. Ett antal relationsuppgifterna av i de nya registren riskerar att bli felaktiga. Datakvaliteten kan således inte garanteras och får man acceptera de fel som kommer och utreda dem allteftersom i samband med handläggningen.

8.7 Resursåtgång

8.7.1 Fysisk överföring en personaktskopia av

väljer att fysiskt föra över en personakts- Om man kopia har riksskatteverket uppskattat att det före den 1 juli 1991 endast krävs tillgång till extrareför kopiering, 35 årsarbetskrafter okvasurser ca lificerad arbetskraft och för ajourhållning, ca 12 årsarbetskrafter sakkompetent personal.

väljer att efter den 1 juli 1991 använda Om man personakterna de är, utan att lägga in erforsom uppgifter i de registren, måste de derliga nya plockas fram i än hälften av alla ärenden och mer för hälften alla personbevis och frågor. Detta av enligt riksskatteverkets uppskattningar ett årger ligt resursbehov på 380 årsarbetskrafter sakkompepersonal se avsnitt 8.2. För att hålla reda tent på alla personakter uppskattar riksskatteverket att sammantaget dessutom krävs ca 120 årsarbetsdet krafter okvalificerad arbetskraft och att dessa behov kvarstår under överskådlig tid.

stället väljer att lägga in uppgifterna på Om man i personakterna efterhand uppskattar riksskatteverket det krävs minst 15 minuters registreringstid att personakt. Det innebär krav på ett ytterligare per resurstillskott på 1 125 årsarbetskrafter för ca att föra all personaktsinformation. Riksskatteverutgått från att registreringen utförs i ket har samband med ärendehandläggning, utfärdande av personbevis att den skall vara avslutad under m.m. men år 1995. Om registreringen fördelas jämt över bud-

getåren ger det ett resursbehov på årsarca 285 betskrafter sakkompetent personal motsvarande 300- 350 personer, under budgetåren 199192-199495.

8.7.2 Konventionell dataregistrering

Om man väljer att registrera informationen med hjälp av konventionell dataregistrering krävs det enligt skatteverkets beräkningar, innan den 1 juli 1991 tillgång till extraresurser för kopiering för 35 årsarbetskrafter okvalificerad arbetskraft och ajourhâllning, ca 12 årsarbetskrafter sakkompetent personal. Dessutom uppskattar riksskatteverket att det krävs, om

samtliga personakter registreras, för beredning - 225 årsarbetskrafter sakkompetent personal och för registrering 320 årsarbetskrafter särskild registreringspersonal

akterna för alla som är än 50 år registre- - yngre ras, för beredning 150 årsarbetskrafter sakkompetent personal och för registrering 210 årsarbetskrafter särskild registreringspersonal

endast akterna för barn dvs. alla är 18 år - som eller yngre registreras, för beredning uppskattningsvis 50 årsarbetskrafter sakkompetent personal och för registrering uppskattningsvis 70 årsarbetskrafter särskild registreringspersonal.

Efter den 1 juli 1991, bedömer riksskatteverket att det dessutom tillkommer ett ytterligare behov av sakkompetent personal för ökad handläggningstid på uppskattningsvis 20 årsarbetskrafterom väljer man

endast registrera akterna för alla som är yngre att 50 år och 60 årsarbetskrafter om man väljer att än registrera akterna för barn. Kostnaden kan endast antingen komplettering i efterhand av registavse eller användning aktkopiorna i handläggningren av

en.

8.7.3 Imagehantering

väljer att registrera och lagra informa- Om man med hjälp ICR och imagehantering upptionen av riksskatteverket att det före den 1 juli skattar tillgång till extraresurser för bered- 1991 krävs på 75 ársarbetskrafter okvalificerad arning ca betskraft och för ajourhållning på ca 12 årsarbetskrafter sakkompetent personal. Dessutom uppskattar

verket att det krävs om

samtliga personakters aktuella uppgifter skall för beredning 155 årsarbetskrafter registreras, ca personal och för registrering ca 155 sakkompetent årsarbetskrafter särskild registreringspersonal

akterna för alla är yngre än 50 år registresom för beredning 100 årsarbetskrafter ras, ca personal och för registrering ca 100 sakkompetent årsarbetskrafter särskild registreringspersonal

för barn dvs. alla är 18 år endast akterna som registreras, för beredning ca 35 årseller yngre arbetskrafter sakkompetent personal och för regist- 25 årsarbetskrafter särskild registrerering ca ringspersonal.

1 juli 1991 uppskattar riksskatteverket Efter den

att det tillkommer ett ytterligare behov sakkomav petent personal för ökad handläggningstid på 20 ca årsarbetskrafter om väljer att endast registreman ra akterna för alla som är än 50 år och på yngre ca 60 årsarbetskrafter väljer om man att endast registrera akterna för barn. Kostnaden kan avse antingen komplettering i efterhand registren eller av användning av aktkopiorna i handläggningen.

8.8 Övriga konsekvenser

De överföringsformer som, på ett eller annat sätt, inbegriper användningen kopia personakten av en av medför ett behov av förvaringsutrymme på 1 ca per 10 000 invånare vilket totalt ett ytterliger

behov på m2.

gare ca 900

Fysisk överföring av en personaktskopia, med eller utan successiv registrering information, medför av ett rekryteringsbehov. För många skattemyndigheter blir det svårt att skaffa så mycket ytterligare personal som krävs och det blir troligen i de flesta fall omöjligt att få kompetent personal.

Ytterligare minst 300 personer vidare stora loger kalmässiga problem. Personerna skall dessutom förses med egna terminalarbetsplatser.

8.9 Kostnader

8.9.1 Fysisk överföring personaktskopia av en

Fysisk överföring av personakterna med resp. utan successiv registering följande kostnader i ger

milj.kr. under åren 9091-9495. Den successiva registeringen har riksskatteverket förutsatts av jämt fördelad över budgetåren. Okvalificerad vara arbetskraft har riksskatteverket förutsatts kosav 168 000 kr. år och sakkompetent personal ta per 265 000 kr. per år. Förvaring i normalt kontorsuthar riksskatteverket förutsatts kosta ca rymme av

m2.

1 500 kr.

9091 9192 9293 9394 9495

Med successiv registering

Ajourhållning 2,2 1,5 1,5 1,5 1,5 Förvar. utrymme

Kopiering	50,0
Registrering	75,0 52,2 76,5	75,0 76,5	75,0 76,5	75,0 76,5

Summa Utan registering

Ajourhållning	2,2
Förvar. utrymme		1,5	1,5	1,5 1,5
Kopiering	50,0
Ökad handläggning		100,7 100,7 100,7 100,7
Sortering		20,2	10,2 10,2	10,2

52,2 122,4 122,4 122,4 122,4 Summa

8.9.2 Konventionell dataregistrering

Registrering akterna för alla som är yngre än 50 av år kombinerat med successiv registrering av resterande uppgifter efter den 1 juli 1991, torde ge fullgod datakvalitet samtidigt som extrakostnaderna för ökad handläggning efter driftstart är relativt begränsade. Det ställer dessutom mindre krav på tillgång på den begränsade resursen sakkompetent personal före den 1 juli 1991. Kostnaderna för det-

ta alternativ redovisas därför.

Ett generellt påslag för administration kopieav ring, beredning, registrering och ADB-bearbetningar har gjorts med 15 milj.kr.

Konventionell dataregistrering enligt detta alternativ ger följande kostnader i milj.kr. under åren 9091-9495.

9091 9192 9293 9394 9495

Administration	15,0
ADB-bearbetning	3,0
Ajourhållning	6,6
Förvar. utrymme		1,5	1,5	1,5	1,5
Beredning	39,8
Kopiering	50,0
Registrering	79,8
Ökad handläggning		10,0	10,0	10,0	10,0
Summa	194,2	11,5	11,5	11,5	11,5

8.9.3 Imagehantering

Även i detta fall redovisar beräkningarna kostnaden för registrering av akterna för alla är som yngre än 50 år kombinerat med successiv överföring av resterande uppgifter efter den 1 juli 1991 jämt fördelat över budgetåren 199192-199495.

Kostnader redovisas för lagring icke registreraav de uppgifter dels på personaktskopia dels på en optisk skiva.

Imagehanteringen ger följande kostnader i mi1j.kr. under åren 9091-9495

9091 9192 9293 9394 9495

inläsning och lagring en personaktskopia Med av

Administration 10,0 Ajourhållning 6,6 Beredning 26,5 Inläsning 100,0 Registrering 55,0 1,5 1,5 1,5 1,5 Förvar. utrymme Ökad handläggning 10,0 10,0 10,0 10,

198,1 11,5 11,5 11,5 11,5 Summa

Med inläsning	och lagring på optiska diskar
Administration	10,0
Ajourhållning	6,6
Beredning	26,5
Inläsning	100,0
Optiska diskar	2,0
Registrering	35,0 7,2 7,2

Rekonstruktion 0,8 0,8 0,8 0,8 skivhantering

Skivstationer	60,0
Ökad handläggning	240,1	10,0 10,8	10,0 18,0	10,0 10,8	10,0 18,0

Summa

8.10 Slutsatser

Sammanfattningsvis kan vi konstatera att överföinformationen från personakten till ADBringen av betrakta investering som måste medium är att som en avsevärt längre tidsperspektiv än vad som ses i ett för bl.a. investeringen i ADB-utrustning. gäller datorlagrade informationen kommer att vara läs- Den särskilt stora åtgärder användbar i bar och utan generationer ADB-utrustningar. Den investeflera följaktligen ekonomisk livslängd som ringen har en den tekniska utrustningens. Om inte vida överstiger på personakterna görs tillgänglig i informationen

ADB-systemet redan vid driftstarten innebär det att datoriseringens rationaliseringseffekter inte kan tas tillvara förrän all erforderlig information överförts till de nya folkbokföringsregistren.

Överföring kopia personakten med av en av successiv registrering i de nya registren är kostnadsmässigt fördelaktig jämfört med fortsatt användning koav pian som den är. successiv registering mycket ger låga kostnader under det första året. Det innebär dock ett påfrestande merarbete för handläggarna under en period då de behärskar den tekniken nya sämst. Det innebär slutligen risk för otillen fredsställande datakvalitet i de nya registren.

Imagehantering är handläggnings- och lagringsmässigt ett fördelaktigt alternativ. Den ger fullen god datakvalitet i de nya registren samtidigt som den kräver mindre tillgång till den begränsade resursen sakkompetent personal än konventionell dataregistrering. vinsterna med det ADB-stödet kan nya realiseras i stort sett omedelbart efter driftstart. Alternativet kräver emellertid stora investeringar under det första året och är därmed kostnadsmässigt ofördelaktigt. Imagehantering översom föringsform är kostnadsmässigt likvärdigt med konventionell dataregistrering men den innebär användning av relativt obeprövad teknik, vilket är ett riskfyllt osäkerhetsmoment.

Vi föreslår därför att konventionell dataregistrering enligt beskrivningen i avsnitt 8.4.3 utnyttjas. Denna ordning kräver något mer sakkompetent personal men inga investeringar för ytterligare ADB-utrustning samt ger fullgod datakvalitet i de nya registren och minimerar riskerna för handlägg-

ningsfel. Vinsterna med det nya ADB-stödet kan realiseras i stort sett omedelbart efter driftstart.

Vi föreslår vidare att i första hand akterna för dem som är yngre än 50 år registreras före den 1 juli 1991. Efter den 1 juli 1991 och fram till den 30 juni 1995 registreras successivt resterande uppgifter. Detta torde ge fullgod datakvalitet samtidigt som extrakostnaderna för ökad handläggning efter driftstart är relativt begränsade. Det ställer dessutom mindre krav på tillgång pá sakkompetent personal före den 1 juli 1991.

9 REGI STERLAGS FRÅGOR .

9.1 Allmänt om reglering och register

Skälen för en författningsreglering framgår av avsnitt 3. Vi har i det avsnittet också pekat på de frågor som bör upptas i författning. Alla dessa behöver emellertid inte regleras uttömmande i lag. För främst frågor som inte till alla delar är av central betydelse eller som rymmer många detaljer bör, i likhet med vad som gäller beträffande andra författningsreglerade register, kompletterande föreskrifter kunna ges i förordning. Vi kommer under det fortsatta arbetet också att utarbeta förslag till en registerförordning.

som tidigare sagts kommer grunden i den ADB-renya gistreringen enligt vårt förslag att utgöras 120 av lokala folkbokföringsregister, ett för varje skattekontors verksamhetsområde. Vi utgår från att de framtida skattekontoren, i enlighet med vad som anförts i propositionen rörande bl.a. skatteorgany nisation i länen, kommer att få ett geografiskt verksamhetsområde som bestäms till kommun eller församling. Även i den skatteorganisationen nya kommer varje register att vara avgränsat i förhållande till de andra folkbokföringsregister förs som inom skattemyndigheten. Fysiskt bibehålls den lokala förankringen i folkbokföringen anknytninggenom en till skattekontoren.

För främst aviseringsverksamheten föreslår vi ett centralt register till stora delar kommer att som kopia aktuella uppgifter från de lokala vara en av registren.

Vi föreslår också att diarieföringen inom den framtida folkbokföringen skall ske med hjälp av ADB. Även dessa diarier utgör personregister enligt datalagen. På olika sätt kommer diarierna att samverka med de lokala folkbokföringsregistren. Inom en skattemyndighet sambearbetas exempelvis vissa uppgifter mellan diariet och de lokala registren. Detsker främst att diarienummer och tidsangita genom velser för registrerade uppgifter datum för födeländrat medborgarskap, namnbyte m.m. överförs se, från diariet till ett lokalt folkbokföringsregis- Vi att även diarierna bör regleras i ter. anser författning. Diarierna kommer visserligen att innehålla fler uppgifter än vad som normalt typer av fallet för diariet, ändå ett begräntorde vara men antal uppgifter direkt rör personliga försat som hållanden. Härigenom är diarierna mindre integritetskänsliga än de lokala folkbokföringsregistren. Regleringen diarierna kan därför ske på en lägre av nivå än vad gäller beträffande själva registsom ren.

regler i förslaget till lag om folkbok- De som ges föringsregister gäller således inte diarierna, utan ändamålen, innehållet beträffande diarierna m.m. regleras i särskild författning. Vi komkommer att behandla diarierna närmare i nästa betänmer att kande. På några punkter berörs dock diarierna även i avsnitt 9.

9.2 Registerändamål

9.2.1 Allmänt

Genom bestämning av registerändamålet anges den allmänna ramen för registrens användning och innehåll. Exempelvis styrs möjligheten till bearbetning av registerinnehållet ytterst av ändamålsbeskrivningen. Det är angeläget att ändamålet anges klart och preciserat. Ändamålet har vidare betydelse för tillämpningen av vissa regler i datalagen bl.a. 7 5.

9.2.2 De lokala registren

Inom folkbokföringsverksamheten registreras uppgifter som på olika sätt har betydelse i samhället. Vilka uppgifter det rör sig om följer av särskilda bestämmelser som främst återfinns i folkbokföringslagen och folkbokföringskungörelsen. En rad författningar innehåller också bestämmelser om uppgiftsskyldighet till folkbokföringsmyndigheten. Vi kommer under utredningens gång att granska de aktuella författningarna och föreslå de följdändringar E som kan behövas.

Grundläggande för den myndighet som ansvarar för folkbokföringsverksamheten är att pröva om, och i så fall på vilket sätt, skall boen person anses satt i landet. Detta sker i första hand genom beslut om folkbokföring på viss fastighet eller motsvarande eller genom beslut om avregistrering. Besluten fattas med stöd av folkbokföringslagen. För att besluten skall bli korrekta bör folkbokföringsregistren i dessa typer av ärenden få användas för

kontroller skilda slag, exempelvis rörande tidiav bosättningar eller närståendes folkbokföringsgare förhállanden. Ett beslut att folkbokföring skall ske är förenat med omedelbara rättsverkningar för den enskilde och dokumenteras genom att uppgifter i ärendet förs in i ett folkbokföringsregister.

Pastorsämbetet fattar för närvarande också vissa andra beslut har omedelbara rättsverkningar, i som första hand rörande namn och gemensam vårdnad om barn. Även uppgifter i dessa beslut skall registreras.

I vissa fall kommer dock beslut som fattas inom folkbokföringsverksamheten inte att avspegla sig i ett lokalt folkbokföringsregister. Detta gäller exempelvis i ärende angående hindersprövning där beslutet i stället dokumenteras i diariet. Själva hindersprövningen måste dock göras med ledning av de uppgifter som förekommer i registret.

En registrering kan också ha sin grund i anmälningoch underrättelser som lämnas av enskilda eller ar myndigheter. I de fall det rör sig om underrättelfrån myndighet har den myndigheten oftast ser en fattat ett materiellt beslut som i enlighet med särskilda föreskrifter skall anmälas för registrering inom folkbokföringsverksamheten. Folkbokföringsmyndighetens roll är således i dessa fall enbart registrerande. Uppgifter som registreras på det beskrivna sättet kan röra bl.a. civilstånd nu och medborgarskap. Även dessa registreringar är betydelsefulla för att den enskilde skall kunna tillvarata sina rättigheter och skyldigheter. För närvarande sker anmälningar och underrättelser av angivet slag till pastorsämbetet i enlighet med sär-

skilda bestämmelser. I framtiden fullgörs ifrågavarande anmälnings- och underrättelseskyldighet till skattemyndigheten. För att skilja de underrättelser som sker inom ramen för fokbokföringen från sådana som rör beskattning, och i första hand gäller ekonomiska förhållanden, har vi i lagförslaget 2 S 4 angivit att de uppgifter som meddelas för registrering skall avse personliga förhållanden. Det torde inte här vara nödvändigt att närmare precisera vad som avses med personliga förhållanden jfr Corell m.fl., Sekretesslagen, 2 uppl. s. 57 f..

En ytterligare uppgift för folkbokföringsverksamheten som kommit alltmer i förgrunden är att förse olika användare med folkbokföringsuppgifter. I våra direktiv anges också att folkbokföringsregistrens viktigaste funktion i framtiden är att tillgodose samhällets behov av basuppgifter. Denna funktion kommer i det nya systemet huvudsakligen att fullgöras inom ramen för det centrala referens- och aviseringsregistret. Ett särskilt slag av lokalt uppgiftslämnande består i tillhandahållande av personbevis och andra registerutdrag över enskilda personer.

För att bl.a. tillgodose kravet på kontinuitet inom folkbokföringsmaterialet föreslår vi att olika uppgifter i de lokala registren sammanställs till längder med varierande innehåll. Längderna som kan sägas bli en fortsättning på vissa kyrkoböcker kommer att vara av särskild betydelse för forskning av skilda slag.

Ett lokalt register bör också användas för uppföljning och kontroller inom folkbokföringsverksamheten, både i administrativt och materiellt hänseende.

Administrativ uppföljning görs bl.a. för att undersöka ärendemängder och handläggningstider. Materiella kontroller kan utföras som ett led i att upprätthålla hög kvalitet på de registrerade uppgifterna.

9.2.3 Det centrala referens- och aviseringsregistret

Registret kommer med vårt förslag i första hand att föras för att skatteförvaltningen, ytterst riksskatteverket, skall kunna fullgöra sitt åliggande att tillgodose samhällets behov av basuppgifter. Behovet uppgifter tillgodoses främst med hjälp av ADB-medium och huvudsakligen på två sätt, genom av ändringsaviseringar och s.k. kategoriuttag. Aviseringarna görs i första hand för att andra myndigheter behöver aktualisera eller kontrollera egna ADBregister. Kategoriuttag innebär att flera olika tyuppgifter lämnas ut rörande en viss krets per av Exempelvis erhåller riksförsäkringsverket personer. gång år rad olika typer av uppgifter röen per en rande alla folkbokförda femtonáringar. Av bl.a. vårt förslag till reglering av utlämnande av registeruppgifter på ADB-medium framgår att också annat uppgiftslämnande kan förekomma, exempelvis efter tillstánd från datainspektionen.

Det är vår principiella uppfattning att försäljning uppgifter från det centrala registret inte bör av förekomma.

Som referensregister skall registret användas för att exempelvis lokalisera personer som är folkbokförda utanför skattemyndighetens verksamhetsområde.

När exempelvis meddelande om flyttning inkommer från en sådan person lokaliseras denne med stöd av det centrala registret. Efter hänvändelse till den registerförande myndigheten kan den skattemyndighet hos vilken fråga om inflyttning uppkommit, sedan få del av uppgifter som finns lagrade i ett lokalt folkbokföringsregister inom ett annat län och med ledning därav pröva frågan om ändrad folkbokföring. Om ändring i folkbokföringsförhållandena skall ske rekvireras på maskinell väg en kopia av personens samtliga registeruppgifter och tillförs det nya registret. Det finns också behov av att genom ett centralt register kunna lokalisera personer som avlidit eller av annan anledning inte längre är folkbokförda i landet.

Det centrala referens- och aviseringsregistret bör också användas för fastställande av personnummer. För närvarande fastställs personnummer antingen av länsskattemyndigheten eller riksskatteverket, beroende på orsaken till personnummertilldelningen 4 5 folkbokföringskungörelsen. Personnummer tilldelas nu liksom i framtiden i första hand i samband med beslut om folkbokföring men exempelvis också då en person som inte är folkbokförd registreras som skattskyldig. I vårt förslag till ny folkbokföringsorganisation skall all personnummertilldelning ske hos skattemyndigheten.

Inom ramen för sin terminalåtkomst bör skattemyndigheten också få använda uppgifter i det centrala referens- och aviseringsregistret för ärendehandläggning. I många ärenden behöver skattemyndigheten ta del av information även rörande personer som inte är folkbokförda hos myndigheten. I några fall, exempelvis i vissa namn- och flyttningsärenden, kan

den information som myndigheten har rätt att ta del av i det centrala registret enligt avsnitt 9.5.3, vara tillräcklig för ärendehandläggningen. Det är också möjligt att utfärda vissa typer av personbevis med tillgång till den begränsade information som en skattemyndighet kan ta del av i det centrala registret. Den verksamhet som nu beskrivits har vi låtit komma till uttryck i 3 § sista stycket i förslaget till registerlag.

9.3 Registeransvar och förfoganderätt

9.3.1 Datalagens regler

Registeransvarig är enligt 1 § datalagen den för vars verksamhet ett personregister förs, om han förfogar över registret. Genom definitionen utesluts servicebyråer och andra som helt osjälvständigt handhar bearbetningen av ett register liksom sådana som använder sig av registret, exempelvis med hjälp av presentationsterminal, utan att kunna bestämma över registerinnehållet.

Den anses förfoga över ett register som kan påverka innehållet i registret eller kan överföra det till läsbar form.

Med registeransvaret enligt datalagen följer flera skyldigheter som även kommer att röra de framtida folkbokföringsregistren. Detta gäller bl.a. skyldigheten för den registeransvarige att tillse att registerföringen inte medför otillbörligt intrång i den personliga integriteten och att felaktiga registeruppgifter rättas.

9.3.2 De lokala registren

Ett lokalt register förs för den verksamhet rörande folkbokföring som en skattemyndighet bedriver. Vi föreslår att det endast är inom skattemyndigheten som registret kan påverkas och överföras till läsbar form.

Om vårt förslag till register och registerstruktur hade införts i skatteförvaltningen med dess nuvarande organisation hade det varit naturligt att anse varje lokal skattemyndighet som registeransvarig för det register som skulle föras för myndighetens verksamhetsområde. Genom att de lokala skattemyndigheterna kommer att upphöra myndigheter och som omvandlas till skattekontor under skattemyndigheten i länet, ställer sig saken nu annorlunda. Registeransvaret enligt datalagen torde nämligen vara kopplat till myndighetsbegreppet. Härav följer att ett skattekontor knappast kan vara registeransvarigt. Registeransvaret i den nya skatteorganisationen kommer i enlighet med detta att åvila skattemyndigheten i länet och omfatta de lokala folkbokföringsregister som förs inom ett län.

Med registeransvaret hos skattemyndigheten uppkommer också en naturlig och nödvändig koppling till beslutsfunktionen i olika materiella ärenden. I den nya organisationen kommer ju alla beslut, även de som rör folkbokföringsärenden såsom bosättning och namn, att fattas av skattemyndigheten; någon lägre myndighetsnivá finns inte. Sedan är det självfallet så att det inom skattemyndigheten, arbetsordgenom ningar och på annat sätt, måste ske delegation en av beslutanderätt till olika nivåer, såsom till

viss arbetsenhet eller tjänsteman. Den koppling som vi eftersträvar mellan skattekontoren och de lokala folkbokföringsregistren åstadkoms bl.a. genom särskilda behörighetsregler som innebär att registerinnehållet endast kan påverkas från det skattekontor för verksamhetsområde ett lokalt register vars förs.

lokala folkbokföringsregistren kommer att inne- De hålla uppgifter till viss del inhämtas från som andra ADB-register. Bl.a. mot denna bakgrund och med hänsyn till den osäkerhet som ändå kan föreligbeträffande skattekontorens framtida status i ga registersammanhang, förordar vi en uttrycklig bestämmelse att en skattemyndighet är registeransvarig för de lokala folkbokföringsregister som förs inom myndigheten.

9.3.3 Det centrala referens- och aviseringsregistret

som tidigare sagts förs det centrala registret som ett led i riksskatteverkets åliggande att tillgodosamhällets behov basuppgifter. För det ändase av målet behöver riksskatteverket kunna förfoga över registerinnehållet att bearbeta det och göra genom det tillgängligt för utomstående, främst olika myndigheter.

Vidare kommer det centrala referens- och aviseringsregistret enligt vårt förslag att föras som led i folkbokföringsverksamheten på lokal nivå. ett Detta gäller både lokaliseringsfunktionen och personnummertilldelningen. Det centrala registret är till stor del samlad kopia av aktuella uppgifter en

från de lokala registren. De uppgifter som förekommer både lokalt och centralt överförs automatiskt från ett lokalt register till det centrala registret. En sådan centralt lagrad personuppgift kan endast förändras i det centrala registret genom att först ändras lokalt.

Mot bakgrund av vad vi föreslår rörande det centrala registret torde registeransvaret, enligt datalagens regler, bedömas delat mellan skattemyndigsom heterna och riksskatteverket. Det är inte alldeles självklart att de myndigheter utanför skatteförvaltningen som kommer att förse registret med vissa uppgifter inte kan betraktas registeransvariga. som Eftersom flera myndigheter på olika sätt har inflytande över registerinnehállet har vi funnit det angeläget att i vårt lagförslag också ta in en bestämmelse angående registeransvaret för det centrala registret.

Bestämmelsen har inte utformats så generellt som i 2 § 3 förordningen 1980:113 med instruktion för statens löne- och pensionsverk utan vi har föreslagit en viss uppdelning registeransvaret. av

9.4 Registerinnehållet

9.4.1 Utgångspunkter

Enligt våra direktiv skall vi beakta forskningens intresse av folkbokföringsuppgifter. Vidare sägs det att folkbokföringsregistrens viktigaste funktion i framtiden är att tillgodose samhällets behov av basuppgifter. För att närmare kartlägga behovet av basuppgifter har vi därför på olika sätt inhäm-

användarnas önskemål vilka typer av folkboktat om föringsuppgifter som efterfrågas.

framkommit har inte givit oss anledning att Vad som föreslå några påtagliga förändringar av de folkbokföringsuppgifter lagras lokalt. När det gäller som registrerade uppgifter kommer det såleurvalet av endast att föreligga marginella skillnader, des á sidan, vad i dag registreras inom mellan, ena som kyrkobokföringen och, å andra sidan, de personuppvi föreslår lagrade i de framtida lokala gifter som ADB-registren för folkbokföringen.

9.4.2 Uppgifter i de lokala registren

tillhör grunderna i den registerhållning som vi Det föreslår att ett lokalt register i princip endast skall uppta de som för tillfället är folkpersoner bokförda inom registerområdet. Från denna princip föreligger emellertid några undantag.

För det första ligger det i sakens natur att uppgifter också måste bevaras för personer som inte är folkbokförda i riket beroende på att de längre avregistrerats avlidna, utflyttade till annat som land eller obefintliga. Uppgifter om sådana persobevaras i det register i vilket personen i fråner registrerad. För de längduttag som vi ga senast var föreslår är det vidare nödvändigt att uppgifter under viss tid sparas rörande samtliga personer som under viss tid har varit folkbokförda inom ett en kontors verksamhetsområde, alltså även uppgifter för under perioden blivit folkbokförda personer som utanför registerområdet. När längduttagen gjorts uppgifter gallras; fullständiga uppgifter kan dessa

rörande personen i fråga finns ju i det register där vederbörande är folkbokförd.

Vidare kommer ett fåtal typer av uppgifter att redovisas även rörande den som inte är folkbokförd hos skattekontoret om han har ett familjerättsligt samband barn, makemaka, förälder eller vårdnadshavare till en folkbokförd person. Om sambandspersonen själv är eller har varit folkbokförd redovisas endast vederbörandes personnummer. För det fall exempelvis en maka till en folkbokförd person aldrig har varit folkbokförd i landet måste vissa ytterligare uppgifter, såsom namn och födelseort, registreras. I likhet med vad som nu sker bör också ett barn som bor tillsammans med andra vuxna än sina föräldrar bokföras hos dessa.

Inom folkbokföringen noteras också händelser rörande personer som inte tillhör någon av de angivna kategorierna. så kan bli fallet om exempelvis en utlänning som inte har någon anknytning till landet avlider i Sverige. Ett sådant förhållande dokumenteras emellertid inte i folkbokföringsregistret utan i diariet.

Endast på två punkter föreslår vi registrering av uppgifter som är nya i den bemärkelsen att de för närvarande inte registreras inom kyrkobokföringen, nämligen uppgift om särskild postadress och diarienummer. Grunden till denna registrering har vi angivit i avsnitt 7.2.

Utöver de utpräglade personuppgifterna behövs i registren också vissa andra uppgifter. Exempelvis bör det av ett register framgå att en förändring inte är föranledd av en folkbokföringshändelse utan be-

på nytt postnummer, annan administrativ förändror ring eller på att en felaktighet i registret rättats till. Sammantaget kan dessa uppgifter betecksom uppgifter av teknisk eller administrativ nas art.

Av den information som i dag kan återfinnas i kyrkoböcker eller kyrkobokföringsregister främst personakten vill vi från framtida registrering undanta uppgifter om

könstillhörighet, dop, konfirmation, faddrar, lysning, vigselform kyrklig eller borgerlig, dödsorsak, dödsort, jordfästning och yrke. -

Könstillhörighet framgår av personnumret och behöver därför inte registreras särskilt.

Uppgifter om dop, faddrar, konfirmation, lysning och jordfästning är av utpräglad kyrklig karaktär. De bör därför inte registreras av en borgerlig folkbokföringsmyndighet. Vi har erfarit att svenska kyrkan planerar att även i framtiden bokföra uppgifterna. Därigenom erhålls kontinuitet även för denna registrering.

vigselform kommer indirekt att framgå av folkbokföringsmyndigheternas diarier.

I förslaget till begravningslag SOU 1987:16 föreslås att dödsorsak skall i ett särskilt inanges tyg, skilt från dödsbeviset, och att intyget vidarebefordras av pastorsämbetet till statistiska centralbyrån där dödsorsaken kan registreras. Med denna ordning kommer inte dödsorsaken att registreras i folkbokföringen. Vi har inget att erinra häremot. Även andra skäl än de redovisas i förslaget av som till begravningslag, kan det vara lämpligt att inte registrera dödsorsak inom folkbokföringen. Uppgiften är ofta känslig och det kan därför vara bra att sekretessbedömningen koncentreras till en myndighet, statistiska centralbyrån. Det får också ankomma på den myndigheten att tillhandahålla uppgiften för forskningsändamål. De efterlevandes intresse av att få reda på dödsorsak bör främst tillgodoses genom sjukvårdens försorg, där uppgiften också finns registrerad och bäst kan förklaras.

Uppgift om dödsort är i första hand intresse för av folkbokföringsmyndigheten då det gäller att infordra dödsbevis 14 S begravningskungörelsen, 1963: 540. Uppgiften bör därför inte lagras i folkbokföringsregistren utan får i stället framgå diariav et.

I dagsläget antecknas uppgift yrke inom kyrkoom bokföringen men inte i länsregistren. Det har framkommit att uppgift om yrke ocheller arbetsställe är efterfrågad främst inom viss forskning. Uppgift om yrke grundas vanligen på vad den registrerade själv uppgivit. Någon skyldighet för enskild eller myndighet.att lämna underrättelse om yrke finns inte. Uppgiften följer inte heller någon bestämd klassificering och aviseras för närvarande inte

till någon mottagare av folkbokföringsuppgifter. Mot denna bakgrund har vi funnit att det i framtiden inte finns skäl att registrera uppgiften om yrke i folkbokföringen. I stället kan uppgiften, likhittills, samlas in vid folk- och bostadsräksom ningarna.

I särskild kolumn i personakten, det s.k. rum en 20, antecknas i dag vissa uppgifter som inte har sin naturliga plats på något annat ställe i akten. Det gäller bl.a. uppgifter om beslutsgrunder såsom lagrum och uppgifter om bakomliggande handlingar, exempelvis domar och vissa anmälningar. För persofolkbokförs efter den 30 juni 1991 kommer ner som uppgifter nu noteras i rum 20 att registreras i som diarierna. Uppgifter av den angivna typen behövs emellertid i den framtida folkbokföringen också för är kyrkobokförda dessförinnan. Rum 20personer som uppgifter bör därför som tidigare sagts föras över från personakterna tillsammans med andra personaktsuppgifter. Självfallet skall endast sådana uppgifter anges i de nya registren som antecknats med stöd av särskilda föreskrifter.

Alla förekommande uppgiftstyper skall anges i lag, bl.a. för att säkerställa en riksdagsmedverkan när det gäller att lägga fast det grundläggande registerinnehållet. Lagbestämmelserna om registerinnehållet bör dock inte göras så detaljerade att de blir svåröverskådliga eller medför att varje liten justering registerinnehållet kräver lagändring. av Vi föreslår därför att regeringen i förordning får rätt att bestämma om detaljer i registerinnehållet beträffande de uppgiftstyper som anges i lagen. Med detaljer menar vi i detta sammanhang exempelvis hur skall anges, vilka adresser som skall registnamn

reras, vilka uppgifter som anges med koder och hur koderna skall vara utformade.

Vårt förslag i fråga om den framtida folkbokföringsverksamheten bygger på att även uppgifter som inte längre är aktuella bevaras i de lokala registren. Exempelvis kommer tidigare namn och civilstånd att framgå på motsvarande sätt dessa förhållansom den nu kan utläsas ur en personakt. Endast i de undantagsfall när gallring medges får en uppgift tas bort ur registren.

Avslutningsvis i detta avsnitt ges följande korta kommentarer till vissa av de uppgiftstyper som vi föreslår registrerade:

Personnummer Personnummer består enligt 7 5 folkbokföringslagen av födelsedatum år, månad och dag, födelsenummer och kontrollsiffra. Dessutom lagras en sekelsiffra.

Namn Fullständigt namn består av mellannamn enligt svensk namnlag, efternamn och samtliga förnamn. För den som har flera förnamn kan tilltalsnamnet markeras.

Adresser anges med bostadsadress och postadress

âoâtâdâaérssâ Bostadsadressen är adressen för den fastighet på vilken en person är folkbokförd. Bostadsadressen anges med c0-uppgift, utdelningsadress, postnummer och postort.

gostgdress Postadress är den adress till vilken en persons post skall delas ut för att regelmässigt nå honom. Postadressen på motsvarande sätt som bostadsanges adressen.

Folkbokföringsfastighet m.m. En folkbokföring anges med fastighet, förpersons samling, kommun och län. Även beteckningarna pá församligen skrivna och utan känt hemvist kan förekomma.

Födelsehemort Församling och län i vilken modern vid barnets födelse folkbokförd eller registrerad som obevar fintlig. I annat fall församling och län där barnet föddes.

Födelseort Födelseort och land för person som är född i utlandet.

Medborgarskap Medborgarskap liksom statslöshet. För den som anges är svensk anges ej utländskt medborgarskap.

Civilstånd Civilstånd anges med ogift, gift, frånskild och änkaänkling.

Familjerelationer m.m. En familjerättsliga relationer till andra persons folkbokförda personer anges med typ av relation barn, förälder, vårdnadshavare och makemaka och för relationspersonen. Vidare anges om personnummer relationen är biologisk eller grundad på adoptivt

förhållande. Om en under 18 år är folkbokperson förd hos annan person även denne exempelvis anges fosterförälder på motsvarande sätt. Likaledes registreras relationer till inte är personer som eller har varit folkbokförda. För dessa relaanges tionstyp, namn, födelsetid och födelseort.

Inflyttning från utlandet Land från vilket inflyttning skett Vid inanges. flyttning från nordiskt land även från anges ort vilken inflyttning skett.

Gravsättning Församling, kommun och län där en person är begravd anges.

Sekretessprövning

En uppgift i registret som att det finns säranger skild anledning att närmare pröva utlämnandet av uppgifter för personen i fråga.

9.4.3 Uppgifter som lagras centralt.

Förutom personer som är eller har varit folkbokförda i riket måste det centrala referensoch aviseringsregistret även innehålla uppgifter rörande den som har erhållit personnummer utan att ha blivit folkbokförd. På motsvarande sätt gäller som beträffande de lokala registren kommer det centralt också att finnas uppgifter har visst om personer som ett familjerättsligt samband med en person som är folkbokförd.

som tidigare sagts skall det centrala registret i första hand nyttjas för att tillgodose användarnas,

främst olika myndigheters, behov av folkbokföringsuppgifter. Registerinnehållet måste anpassas däref- Vi har undersökt vilka folkbokföringsuppgifter ter. efterfrågas av myndigheter och andra. Dessa ansom vändare, oftast har en författningsenlig rätt som få uppgifter från folkbokföringen, har på olika att sätt angivit att uppgifterna som de vill ha behövs i verksamheten. Det kan knappast ankomma på oss att avslå myndighets motiverade begäran, särskilt en myndigheten på det hela taget redan i dag inte som erhåller de efterfrågade uppgifterna med rätt att lagra dessa i egna register.

Vi föreslår således att de uppgifter som användarna efterfrågar också lagras i det centrala registret. Undantag från permanent central lagring bör dock göras för uppgift om 1. föräldra-barnrelation är biologisk eller att grundad på adoption. 2. föräldrar för personer över 18 år, 3. barn över 18 år i föräldrarnas personpost, 4. utländsk födelseort och födelseland, 5. invandringsland och datum för invandring, samt 6. utvandringsland.

dessa uppgifter kan 1 och 4-6 uppfattas som sär- Av skilt integritetskänsliga. Samtliga efterfrågas endast i begränsad omfattning. Det bedöms därför som skapa sidorutiner för leverans av de lämpligt att angivna uppgifterna. För att klara av sidorutinerna dock mellanlagring uppgifterna på separata kan av register i den centrala datorn bli nödvändig. Informationen på dessa är inte åtkomlig vare sig via terminal eller via s.k. brevlåda. Lagringen är temporär, högst några veckor för uppgifter till de exhar längst intervall mellan terna mottagare som

aviseringarna. Dessa register raderas efter leverans av samtliga aviseringar. Formellt ingår de aktuella uppgifterna i det centrala registret.

Uppgifter om beredskaps- och värnpliktskod, som lagras för totalförsvarets räkning är speciella. De förs endast för att inte särskilda register med dessa uppgifter skall behöva inrättas och sedan uppdateras med folkbokföringsuppgifter.

En påtaglig skillnad mellan innehållet i det framtida centrala registret och de uppgifter i dag som lagras i länsregistren består i redovisningen av familjerelationer och samhörighet. I dagens register finns ett sambandsbegrepp för familjer. En person i varje familj är s.k. sökperson. För gifta personer är makenmakan sökperson. För barn under 18 år är mannen i familjen sökperson även han om inte är far till barnet. Användningen begreppet av sökperson har kritiserats bl.a. i motioner till riksdagen. I kommittêdirektiven sägs att det skall utredas på vilket sätt samhörighet med en persons annan person bör komma till uttryck vid personregistreringen. Enligt vårt förslag redovisas fullständiga familjeförhållanden i de lokala registren. Motsvarande redovisning görs i det centrala registret med de undantag som angetts ovan. Därmed bortfaller behovet av särskild sökperson i registren.

Vi föreslår att personnummer i framtiden skall ásättas maskinellt med hjälp av det centrala registret. För detta ändamål lagras i det centrala registret de personnummer som är tillgängliga. Personnumren tilldelas maskinellt i samband med den lokala handläggningen. I ett stort antal fall varje år ändras personnummer med stöd av 4 § folkbokfö-

ringskungörelsen. För att en person för vilken ett personnummer ändrats skall kunna återfinnas inom folkbokföringen måste det gamla personnumret lagras även i det centrala registret såsom en referens. Motsvarande lagring sker i dag i riksskatteverkets centrala personnummerregister. I de fall en ändring kan vara integritetskänslig åtnjuter den särskilt sekretesskydd och kommer följaktligen inte att vara allmänt tillgänglig.

Även innehållet i det centrala registret bör anges i lag på motsvarande sätt som vi föreslagit för det lokala registerinnehållet. Bland tekniska och administrativa uppgifter i det centrala registret ingår markeringar av att en uppgiftsmottagare är intresserad endast av uppgifter för vissa kategorier av registrerade personer.

Med registrets funktion följer att det centrala registret, till skillnad från de lokala, i princip endast skall innehålla uppgifter om aktuella förhållanden. Historisk information kommer således endast att återfinnas i de lokala registren.

9.4.4 Inhämtande av registeruppgifter

Inför driftstarten kommer uppgifter att hämtas in från personakterna på sätt som har angivits i avsnitt 8. Redan innan den 1 juli 1991 finns således med vårt förslag ett stort antal uppgifter lagrade i de lokala registren.

Sedan skattemyndigheterna börjat verka som folkbokföringsmyndigheter kommer information kontinuerligt att tillföras de lokala registren genom att uppgif-

ter registreras från anmälningar och underrättelser som ges in av myndigheter och enskilda. Denna typ av uppgifter tillförs skattemyndigheten genom skriftliga meddelanden kanske också i vissa men fall muntligen. I registren lagras också kontinuerligt uppgifter från beslut fattas skattesom av myndigheten i folkbokföringsärenden.

som tidigare sagts kommer också några uppgiftstyper att inhämtas med hjälp ADB-medium från skatteav myndighetens folkbokföringsdiarium.

Det mycket stora antal uppgifter i det centrala registret som med vårt förslag härrör från de lokala registren kommer att överföras maskinellt till det centrala registret. Även de uppgiftstyper vi som angivit i 7 5 andra stycket 2 och 3 i lagförslaget rörande centralt registerinnehåll bör kunna tillföras registret på ADB-medium. Det bör gälla samma för de administrativa registermarkeringar utvisom sar att ett annat personregister regelbundet tillförs aviseringar beträffande vissa personer.

Vi har nu berört inhämtande uppgifter till folkav bokföringsregistren från andra personregister på ADB-medium. Sådant inhämtande utgör sambearbetning enligt datalagen och kräver författningsstöd eller tillstånd från datainspektionen. Även direktannan överföring av uppgifter mellan olika personregister torde utgöra sambearbetning.

Vi kan ännu inte överblicka omfattningen den av sambearbetning som i framtiden bör komma till stånd mellan folkbokföringsregistren och andra personregister. I det fortsatta utredningsarbetet kommer frågan att klargöras fullt ut. Självfallet skall

endast sådan sambearbetning tillåtas som behövs i folkbokföringsverksamheten och som inte otillbörligt kränker den personliga integriteten.

Sambearbetningen mellan de lokala registren och det centrala registret kan redan anges i lag medan nu frågan i övrigt föreslås bli reglerad i den kommande registerförordningen.

9.5 Terminalåtkomst

9.5.1 Allmänt

har terminalåtkomst till ett ADB-register Den som del registerinnehållet med hjälp av bildkan ta av För folkbokföringsverksamheten är det till skärm. fördel från effektivitetssynpunkt att uppgifterna i största möjliga utsträckning är tillgängliga via terminal. Samtidigt kan självfallet terminalåtkomst integritetskränkande att den möjliggör vara genom ett stort antal registeruppgifter görs tillatt gängliga i vida kretsar.

Med registeransvar följer rätt till terminalåtkomst register ansvaret om terminaláttill de som avser. komsten skall följa registeransvaret behöver terminalátkomsten inte anges särskilt.

Begränsningar i rätten till terminalåtkomst skall överensstämma med tekniska inskränkningar i åtkomstmöjligheten; den inte har rätt att ta del som vissa registeruppgifter skall inte heller ha av tekniska möjligheter att göra det.

9.5.2 Åtkomst till de lokala registren

Vårt förslag innebär att all registerföring i den nya organisationen sker med hjälp av ADB. I det löpande folkbokföringsarbetet på ett skattekontor kommer terminalåtkomsten att avse samtliga uppgifter i det lokala registret.

I och för sig kan skattemyndigheten som registeransvarig införa interna begränsningar till registeruppgifter inom myndigheten. Det som ligger närmast till hands att tänka sig är att myndigheten genom olika behörighetssystem inte medger alla handläggare inom folkbokföringens verksamhetsområde tillgång till samma typer av registeruppgifter. Sådana interna begränsningar torde dock inte medföra några inskränkningar i offentlighetsprincipen.

Inom folkbokföringen kommer det dessutom att vara så att varje skattekontor för en rationell verksamhet i mycket stor omfattning behöver ha tillgång till uppgifter ur andra lokala folkbokföringsregister. Detta behov är självfallet störst beträffande flyttningar men gör sig också gällande i andra ärendegrupper, exempelvis namnärenden. Även det om är motiverat från verksamhetssynpunkt, har vi av integritetsskäl funnit det oacceptabelt att föreslå terminalåtkomst mellan samtliga lokala folkbokföringsregister. Behovet av terminalåtkomst är också störst inom ett län, exempelvis sker ca 80 % av alla flyttningar inom länen. Vi har i enlighet härmed stannat för att låta terminalátkomsten följa samma begränsning som gäller för registeransvaret, vilket beträffande de lokala registren medför att ett skattekontor endast medges åtkomst till de lokala folkbokföringsregister som förs inom den skattemyn-

dighet till vilket kontoret hör. Behovet av tillgång till uppgifter som finns utanför det egna länet får tillgodoses på annat sätt exempelvis med användning telefon, telefax eller elektronisk av brevlåda.

9.5.3 Åtkomst till det centrala referens- och aviseringsregistret

För att fullgöra aviseringsverksamheten behöver riksskatteverket ha terminalåtkomst till referensoch aviseringsregistret. Detta följer av registeransvaret och vi föreslår därför inte någon särskild bestämmelse därom.

För skattemyndighets del skall det centrala reen gistret med vårt förslag främst fullgöra funktionen ett referensregister. Detta innebär att registav ret, främst i flyttningsärenden, skall användas för att söka rätt på uppgifter angående personer som inte är folkbokförda inom myndighetens verksamhetsområde. För det ändamålet behöver myndigheten främst ha tillgång till uppgift om personnummer, namn och adress för personen liksom uppgift om och var han är folkbokförd.

Uppgift civilstånd används också i vissa typer om ärenden som faller inom det användningsområde av som vi angivit för registret.

Den åtkomst till grundläggande personuppgifter som vi sålunda funnit nödvändig i folkbokföringsarbetet föreligger för övrigt redan i dag hos skattemyndigheterna genom åtkomsten till folkbokföringsuppgifter i det centrala skatteregistret 5 § 1, 10 5

andra stycket och 12 § 1 skatteregisterlagen, 1980: 343.

Endast i det centrala registret lagras uppgift att personnummertilldelning skett utan samband med folkbokföring samt uppgift sjömansregistrering. om Uppgift om sjömansregistrering behövs exempelvis då fråga om ändrad folkbokföring för sjömansregisten rerad person uppkommer 27 § folkbokföringslagen. På motsvarande sätt grunden till lokala som registreringar kommer att vara åtkomlig i diarierna bör grunden till personnummertilldelning tillgängvara lig centralt.

Mot bakgrund av vad som sagts i avsnitt 9.4.3 rörande tidigare personnummer måste åtkomsten även avse tidigare personnummer.

9.5.4 Terminalåtkomst för utomstående

som tidigare anförts framstår det önskvärt som att vissa utomstående användare kan få terminalåtkomst till särskilt efterfrågade folkbokföringsuppgifter. Vissa myndigheter har också redan framfört önskemål om åtkomst. Vi är emellertid ännu inte beredda att ta ställning till denna fråga. Av flera skäl är det lämpligt att låta terminalåtkomst för utomstående användare avse ett centralt register och inte de lokala folkbokföringsregistren. Tekniska förutsättningar för sådan extern åtkomst torde inte föreligga förrän några år efter det att den organisanya tionen genomförts och det systemet tagits nya i bruk.

Utlämnande registeruppgifter på ADB-medium 9.6 av

framtiden kommer aviseringarna från folkbokfö- I ringsregistren så långt möjligt att ske på ADB-me- Även uppgiftslämnande på papper kan förekomma dium. bör begränsas eftersom det är ett tidsödande men och resurskrävande förfarande.

sakens natur att uppgiftslämnandet på Det ligger i till allra största delen kommer att ske ADB-medium från det centrala registret. Den som endast önskar rörande inom ett skattekontors uppgifter personer verksamhetsområde har dock viss möjlighet att inhämta dessa uppgifter lokalt.

angivit att uppgiftslämnandet från Vi har tidigare centrala registret främst torde ske i form av det regelbundna ändringsaviseringar eller kategoriuttag även annat uppgiftslämnande kan bli aktumen att ellt.

integritetsskäl har vi funnit det angeläget att Av författning reglera och avgränsa det uppgiftslämi ADB-medium skall förekomma från de nande på som folkbokföringsregistren. Uppgiftslämnandet framtida ha mycket stor omfattning och delvis kommer att från tid till Därför föreslår vi att växla annan. i förordning rätt att lämna föreregeringen ges utlämnandet. Efter mönster från skatteskrifter om registerförordningen bör uppgiftsmottagaren och de får lämnas ut, kanske också de ändauppgifter som mål för vilka uppgifterna får användas, anges. Registeruppgifter inte omfattas av sekretess bör som efter särskilt beslut från datainkunna lämnas ut på motsvarande sätt som gäller för utspektionen och skatteregistren. Vi kommer att närmasöknings-

re återkomma till frågan om uppgiftslämnande på ADB-medium i nästa betänkande.

Intresset av en reglering av uppgiftslämnande på ADB-medium är begränsat till uppgifter som gäller en enskild person, personuppgifter enligt datalagens terminologi. För uppgiftslämnande av annat slag, exempelvis av avidentifierade uppgifter som inte går att härleda till en person, finns det av integritetsskäl inte anledning till samma restriktivitet som för personuppgifter. Därför gäller vårt förslag till lagbestämmelse på detta område endast personuppgifter.

9.7 Folklängd och andra längduttag

I våra direktiv betonas vikten av kontinuitet inom folkbokföringen. Som tidigare anförts har vi funnit att detta krav bör tillgodoses bl.a. genom framställning av längder. En längd består av en sammanställning av folkbokföringsuppgifter och tas med jämna mellanrum fram ur ett lokalt folkbokföringsregister för att bevaras åt eftervärlden.

För att bibehålla anknytningen till grundläggande kyrkobokföringsregister har vi bedömt att längderna bör ha i huvudsak samma innehåll och systematik som dessa. I första hand är det lämpligt att en s.k. folklängd framställs. Detta föreslogs också av 1979 års folkbokföringskommittê SOU 1981:101 s. 84. Folklängden är knuten till folkbokföringsfastigheten och kan således sägas vara en efterföljare till den nuvarande församlingsboken.

Vi har uppdragit åt riksarkivet att närmare utreda

frågor rörande folklängden samt överväga vilka ytterligare längder som kan behövas i framtiden. Riksarkivets utredning är fogad som bilaga 2 till betänkandet.

I väsentliga delar ställer vi oss bakom riksarkivets överväganden beträffande längder. Vi förordar således att förutom folklängden även kronologiska längder framställs som efterföljare till vissa kyrkoböcker. Folklängden och de kronologiska längderna kan i huvudsak ha det innehåll som föreslås. Till längderna kopplas också kopior av diarierna och vissa hjälpregister. Längderna bör tas ut med de intervall som föreslagits. som riksarkivet anfört förefaller det lämpligt att kunna ta ut längderna på olika typer av medier. Förvaring och tillhandahållande av längderna skall i första hand ske hos de statliga arkivmyndigheterna.

Det är för tidigt att nu ta ställning till alla detaljer i de frågor rörande längduttagen som berörts ovan. I det fortsatta utredningsarbetet kommer dessa och de övriga spörsmål som riksarkivet tagit upp i sin utredning att behandlas ytterligare.

För längduttagen måste under en tid ett stort antal uppgifter bevaras även beträffande personer som inte längre är folkbokförda i registerområdet. Detta kan möjligen anses vara en olägenhet från integritetssynpunkt. Förslaget bygger dock på att dessa uppgifter tas bort ur registren sedan längduttagen skett.

Längduttagen är betydelsefulla i flera avseenden, bl.a. kommer de att kunna bevaras på ADB-medium och innehålla personuppgifter som kan vara integritets-

känsliga. Med den koppling mellan längduttag och gallring som vi tänker oss kommer i framtiden ett fullständigt underlag av historiska folkbokföringsuppgifter endast att återfinnas i längderna. Mot denna bakgrund föreslår vi att längderna och de frågor som hänger samman med dessa regleras i författning. Vi förordar en bestämmelse i 11 § förslaget till registerlag som ger lagstöd för längduttagen.

Riksarkivets utredning ger vid handen att det är ganska många frågor som kan behöva klargöras i författning. Vi föreslår därför att tyngdpunkten i en reglering läggs på förordningsnivá, med möjlighet för regeringen att till riksarkivet överlämna bestämmanderätten i vissa frågor, dock inte sådana som rör ADB-längder. Under det fortsatta utredningsarbetet kommer vi att lämna förslag till den reglering som kan behövas.

Det bör understrykas att en längd som tas ut på ADB-medium, exempelvis magnetband, och förvaras som hos en arkivmyndighet utgör ett särskilt personregister i datalagens mening.

Från det centrala registret skall inte några längduttag ske med vårt förslag.

9.8 Gallring

När det gäller gallring av uppgifter i personregister som förs med hjälp av ADB kan olika intressen komma att ställas mot varandra. Å sidan kan inena tegritetsskäl ibland tala för att personuppgift en skall gallras när den inte används eller blivit in-

aktuell. Å andra sidan kan det finns intressen i omvärlden exempelvis vad gäller forskning, som talar för att även en sådan uppgift bör bevaras under mycket lång tid.

För de framtida folkbokföringsregistren gör sig kravet på kontinuitet starkt gällande. Häri ligger bl.a. ett allmänt intresse att grundläggande folkbokföringsförhållanden, exempelvis rörande familjerättsliga samband, måste kunna vara tillgängliga efter mycket lång tid. Mot denna bakgrund är det vår ståndpunkt att så gott som samtliga uppgifter i de framtida registren måste bevaras åt eftervärlden. Dock kan uppgifterna gallras ur själva registde bevaras på annat sätt, nämligen i de ren om längder vi har förespråkat i föregående avsom snitt. De integritetsskäl som kan tala för att visregisteruppgifter skall utplånas efter viss tid sa får således stå tillbaka.

Vad sagts gäller beträffande de lokala resom nu gistren. I fråga det centrala registret är situom ationen I det registret skall ju i prinen annan. cip inte någon historisk information lagras. Gallringsföreskrifter för det centrala registret kan därför ges den innebörd att gallring kan ske mer eller mindre fortlöpande allteftersom en registeruppgift blivit inaktuell och ersatts med en ny.

Riksarkivet har på vårt uppdrag utrett även frågor rörande gallring, se bilaga 2. Vi delar den uppfattning som riksarkivet härvid redovisat.

så anser även vi att alla de frågor som hänger sammed gallring helt bör regleras genom beslut av man riksarkivet. Sådana beslut fattas med stöd av de

allmänna arkivförfattningarna och tar över datalagens bestämmelser 12 § om gallring.

9.9 sökmöjligheter

9.9.1 Allmänt

Möjligheten att i ett personregister använda alla eller många typer av registeruppgifter som sökbegrepp kan leda till oönskade konsekvenser. Även om uppgifterna i ett register på det hela taget är harmlösa kan sammanställningar och urval gjorda med hjälp av fri sökmöjlighet framstå som integritetskränkande. Risken för ingritetsintrång ökar med antalet förekommande sökmöjligheter.

Det bör också påpekas att tryckfrihetsförordningens regler innebär att en myndighet med anledning av en begäran om utlämnande av allmän handling måste använda alla de tekniska möjligheter som myndigheten förfogar över för att ta fram de begärda uppgifterna, även om myndigheten inte begagnar sig denna av möjlighet i sin normala verksamhet. Det krävs endast att det kan ske med rutinbetonade åtgärder. Bara om myndigheten enligt lag eller förordning, eller enligt särskilt beslut som grundar sig på lag, saknar befogenhet att själv ta fram uppgifterna kan ett utlämnande vägras.

Mot bakgrund av vad som nu sagts kan det finnas skäl att i författning begränsa sökmöjligheterna i personregister.

För närvarande har sökbegrepp för olika register reglerats endast i ett fåtal författningar. I en

författning kan sökmöjligheterna för ett register komma till uttryck främst genom att a tillåtna sökbegrepp anges uttömmande, b begrepp som inte får användas bestäms eller c de vanligaste sökbegreppen anges.

I förordningen 1986:104 om registerföring vid allmänna domstolar har sökbegreppen reglerats i enlighet med alternativ b medan förslaget till tullregisterlag prop. 198990:40 följer alternativ c.

Vidare öppnar datalagen 6 § 3 och 6 a § en generell möjlighet för datainspektionen att begränsa sökmöjligheterna i personregister. Inspektionen har med stöd därav meddelat föreskrifter om begränsningar i bearbetningsmöjligheterna av SPAR.

som antytts i det föregående kan en effektiv reduktion av sökmöjligheterna också uppnås genom att den registeransvarige inte har tekniska förutsättningar annat än till vissa sökningar.

9.9.2 sökbegrepp i folkbokföringsregistren.

I de nuvarande länsregistren är sökmöjligheterna inte rättsligt begränsade. Detta utnyttjas exempelvis av politiska partier som inför de allmänna valen begär sammanställningar över olika kategorier utländska medborgare. Sammanställningarna utnyttjas för det i och för sig vällovliga syftet att sprida valinformation pá skilda utländska språk. Samtidigt är det naturligtvis så att just sammanställningar över utländska medborgare kan vara olämpliga i andra sammanhang.

Dagens kyrkobokföringsregister erbjuder varierande manuella sökmöjligheter att några register är genom kronologiska medan andra är upplagda efter fastighet eller personnummer.

De framtida folkbokföringsregister vi föreslår som kommer att innehålla mängd typer uppgifter, en av varav några särskilt känsliga. Av integritetsskäl förordar vi därför en författningsreglerad begränsning av sökmöjligheterna i registren. Härvid bör en självklar utgångspunkt att endast tillåta de vara sökbegrepp som utifrån registerändamålen verkligen behövs, men inte de som kan bra att ha. vara

Registrens olika användningsområden ställer krav på skilda sökbegrepp. Samtidigt måste då integritetsaspekten beaktas.

För handläggningen folkbokföringsärenden av torde sökbegreppen för terminalåtkomst kunna begränsas till personnummerfödelsetid, - - namn, adresser, folkbokföringsfastighet och diarienummer. -

Även de sökbegrepp behövs om som i den löpande ärendehandläggningen vid terminaleförefaller klarlagda, har utredningsarbetet. ännu inte nått så långt att sökmöjligheterna i övrigt kan läggas nu fast. Exempelvis torde den framtida aviseringsverksamheten komma att kräva vissa särskilda sökbegrepp. Vi föreslår att detaljregleringen sökbeav greppen läggs på förordningsnivå. Redan bör vårt nu lagförslag utvisa att författningsregleringen av

sökbegreppen skall vara fullständig. Om begränsningen skall göras utifrån de tidigare angivna alternativ a eller b vill vi än så länge lämna öppet.

9.10 Övergångsfrågor och övergångsreglering

Den reglering vi nu har föreslagit rörande olisom ka registerlagsfrågor avser ett fullt utbyggt framtida ADB-system för folkbokföring. Systemet är dock inte färdigt att till alla delar tas i bruk den 1 juli 1991. De delar som då inte torde vara klara rör det centrala registrets funktioner för aviseringar och personnummertilldelning.

Uppgiften att förse olika användare med folkbokföringsuppgifter bör mot denna bakgrund även några år efter den 1 juli 1991 fullgöras med hjälp av de nuvarande länsregistren och riksaviseringsbandet. Länsregistren är knapphändigt reglerade i författning och förs därför bl.a. med stöd av en anmälan till datainspektionen och inspektionens beslut med föreskrifter.

Även personnummertilldelningen måste under en viss övergángstid fullgöras på annat sätt än med hjälp det centrala referens- och aviseringsregistret. av Riksskatteverket har nyligen hos regeringen begärt vissa författningsändringar för att ersätta verkets personnummerregister och förteckningar över lediga födelsenummer med ett centralt ADB-register för tilldelning personnummer. Riksskatteverket har av också hos datainspektionen begärt tillstånd för ADB-registret.

Vi kommer under det fortsatta utredningsarbetet att överväga på vilket sätt denna övergångsfas kan behöva regleras.

l 0 SEKRETESS .

10.1 Allmänt

Sekretess innebär förbud att röja uppgift utan en stöd i lag eller förordning. Förbudet gäller för en myndighet både i förhållande till enskilda och andra myndigheter. Sekretess kan också gälla mellan olika verksamhetsgrenar inom myndighet samma om dessa är självständiga i förhållande till varandra 1 kap. 3 § andra stycket sekretesslagen 1980:100.

När en sekretessbelagd uppgift överförs från en myndighet till en annan upphör regel den som ursprungliga sekretessen för uppgiften i fråga. Det saknas nämligen en allmän regel med innebörd att sekretess överförs till myndighet tar del som av sekretessbelagd uppgift. Med stöd särskilda beav stämmelser kan dock sekretess överföras från en myndighet till en annan. En Överförd uppgift kan också vara sekretessbelagd att uppgiften genom omfattas av den sekretess kan gälla för den som mottagande myndigheten.

Våra direktiv berör frågan sekretess mycket om kortfattat. I avsnittet folkbokföringsregistren om uttalas endast att en viktig del kravanalysen av för det nya ADB-stödet är att till att sekrese tessskyddet kan garanteras.

10.2 Sekretess inom folkbokföringsverksamheten

10.2.1 Allmänt

Enligt 7 kap. 15 § första stycket första punkten sekretesslagen gäller sekretess i verksamhet som avser folkbokföring eller annan liknande registrering av befolkningen, för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller honom närstående lider men om uppgiften röjs. Härigenom omfattas uppgifter om enskildas personliga förhållanden inom kyrkobokföringen, mantalsskrivningen och länsregistreringen av sekretesslagens bestämmelser. sekretessen gäller också för de av riksskatteverket såsom central folkbokföringsmyndighet förda registför SPAR liksom för riksförsäkringsverkets och ren, statistiska centralbyråns register över totalbefolkningen.

Folkbokföringssekretessen gäller i högst 70 år.

Genom nyligen införda ändringar i sekretesslagstiftningen SFS 1987:1160 och 1161 gäller sekretess enligt 7 kap. 15 § sekretesslagen första stycket andra punkten också, i den utsträckning regeringen föreskriver det, i annan verksamhet som avser registrering av betydande del av befolkningen. Till följd föreskrifter som regeringen utfärdat av har folkbokföringssekretessen utökats till att omfatta bl.a. bil- och körkortsregistren, passregistoch vissa fastighetsregister. Den utökade folkren bokföringssekretessen har tillkommit i första hand för att adresser rörande personer som riskerar personförföljelse skall kunna hållas hemliga inte bara inom folkbokföringen utan även i andra stora per-

sonregister prop. 198788:41. På grund av nu angivna och andra bestämmelser är i dag folkbokföringsuppgifter som överförs till andra myndigheter ofta skyddade av sekretess.

Inom folkbokföringen kan också den s.k. flyktingsekretessen enligt 7 kap. 14 § sekretesslagen aktualiseras.

10.2.2 Ändringar i folkbokföringssekretessen

I dagsläget synes folkbokföringssekretessen enligt 7 kap 15 § sekretesslagen vara väl avvägd för att å ena sidan tillgodose den enskildes behov av integritet och å andra sidan möjliggöra att olika personuppgifter görs tillgängliga för myndigheter och andra.

Skaderekvisitet i bestämmelsen är rakt, vilket innebär en presumtion för att folkbokföringsuppgifterna är offentliga. Genom lokutionen särskild anledning avviker beskrivningen av det raka skaderekvisitet från vad som normalt förekommer i sekretesslagen. När bestämmelsen infördes år 1981 uttalades i förarbetena att regleringen av folkbokföringssekretessen torde vara i överensstämmelse med gällande rätt.

Kanske kan det sägas att vårt förslag till nytt ADB-stöd, som ju innebär fullständig datorisering på lokal nivå och ett centralt register över hela befolkningen, medför att frågan sekretess inom om folkbokföringen ställs i en helt dager. Med ett ny sådant synsätt skulle det kunna finnas skäl till en skärpning av den grundläggande folkbokföringssekre-

tessen. Eftersom frågan aktualiseras på grund av vårt arbete anser vi det nödvändigt att något närmare ta upp saken till belysning.

En skärpt folkbokföringssekretess skulle kunna åstadkommas främst genom allmänt strängare sekretess inom folkbokfö- - en ringsverksamheten eller förändrad sekretess för vissa särskilt känsliga typer av folkbokföringsuppgifter.

10.2.3 Allmänt strängare sekretess

En påtaglig allmän skärpning av sekretessen uppnås ett omvänt skaderekvisit införs för folkbokföom ringen. Huvudregeln skulle därigenom bli att folkbokföringsuppgifter skall hållas hemliga. För oss framstår en sådan ordning omedelbart som allt för omvälvande i jämförelse med den hävdvunna offentlighet som nu råder. Bl.a. skulle ett omvänt skaderekvisit påtagligt begränsa enskildas rätt att, exempelvis släktforskning, ta del av folkbokfögenom ringsuppgifter. För olika myndigheters tillgång till uppgifter har ett omvänt skaderekvisit mindre betydelse; myndigheter som har behov av folkbokföringsuppgifter måste ändå genom särskilt författ- ningsstöd ges tillgång till efterfrågade uppgif- ter. Fråga uppkommer om en skärpt folkbokföringssekretess kan överföras till vissa utomstånde myndigheter på motsvarande sätt som nu sker utan olägenheter för mottagarna.

Det förefaller också möjligt att generellt förändra sekretessen inom folkbokföringen genom att låta kravet på särskild anledning utgå. Prövningen av

denna möjlighet fordrar liten tillbakablick en till

vad som diskuterades när den nuvarande sekretessre-

geln infördes.

I propositionen till sekretesslag ny uttalades all-

mänt om det raka skaderekvisitet bl.a. följande

prop. 197980:2 Del A 80 f.: s.

Det raka skaderekvisitet innebär att tillämpa-

ren kan göra sin bedömning inom ganska vida ramar. Avsikten är att skadebedömningen i des-

sa fall i huvudsak skall kunna göras med utgångspunkt i själva uppgiften. Det innebär att frågan huruvida sekretess gäller eller inte i första hand inte behöver knytas till en skadebedömning i det enskilda fallet. Avgörande bör i stället vara uppgiften om som sådan är av den arten att ett utlämnande typiskt sett kan vara ägnat att medföra skada för det intresse

som skall skyddas bestämmelsen. genom Om uppgiften är sådan att den genomsnittligt sett måste betraktas harmlös, som skall den alltså normalt anses falla utanför sekretessen. som exempel på uppgifter detta slag kan av nämnas utlännings adress eller civilstånd. Skulle uppgiften å andra sidan sådant vara av slag att den lätt kan komma att missbrukas, t.ex. om den rör någon mera betydelsefull omständighet avseende försvaret, skall den enligt min mening i de flesta fall anses vara omfattad av sekretess. Sammanfattningsvis anser jag att avgörande betydelse regel bör som tillmätas arten av den uppgift efterfrågas. som Härigenom vinner man den fördelen att sällan man behöver frångå den till offentlighetsprincipen

hörande grundsatsen att den som begär en uppgift hos myndighet inte skall behöva legitimera sig och tala varför han vill om ta del av viss uppgift.

som har anförts i promemorian Ds Ju 1977:11 innebär emellertid konstruktionen med skaderekvisit att frågan begär om vem som en uppgift eller ändamålet med begäran kan få betydelse när sekretessfrågan skall avgöras. Om det t.ex. i ett särskilt fall framgår att den som begär att få ut uppgift en om utlännings adress kan antas använda denna uppgift för att utsätta vederbörande för trakasserier, skall uppgiften just i den situationen anses vara omfattad av sekretess. Avsikten är emellertid inte att tjänstemännen normalt skall försöka

utröna omständigheter av nu nämnt slag föom visst utlämnandefall. En sådan religger i ett åtgärd bör enligt min mening förekomma endast

finns särskild anledning till det, om det tjänsteman har fått veta att man t.ex. om en från håll samlar in uppgifter av det akvisst tuella slaget i illegitimt syfte.

till den särskilda regeln om folkbok- I anslutning

anförde föredragande statsrådet föringssekretess

bl.a. följande prop. s. 210 f.:

promemorian har föreslagits bestämmelser som I innebär att hemlighållande av uppgifter om en-

skilds personliga förhållanden inom folkbokfö-

ringen kan ske såväl i fråga om uppgifter av

ömtålig art på grund av specielsärskilt som, omständigheter, i fråga normalt harmlösa la om uppgifter. Förslaget, torde stå i överenssom stämmelse med gällande rätt beträffande hand-

på området, har i allmänhet lingssekretessen godtagits av remissinstanserna. Liksom hittills bör huvudregeln vara att upp-

adress, personnummer, civilgifter om namn, stånd eller nationalitet skall vara offentli-

förhindra att detta leder till obehöga. Att ADB-registrering ankommer på datalagstiftrig

ningen. --vissa undantagsfall kan det emellertid vara I utöver vad följer av det påkallat att - som hindra att uppgift som regelmässigt sagda antecknas inom folkbokföringen lämnas ut. Anbryta med den praxis på omledning saknas att rådet har utvecklats. I enlighet med vad som föreslagits i promemorian föreskrivs därsom förevarande paragraf att uppgift som föför i folkbokföringen skall kunna hålrekommer inom hemlig det särskild anledning kan las om av den enskilde eller någon honom närantas att uppgiften röjs. En sådan stående lider men om särskild anledning kan vara att uppgifter be-

utlänningar med viss nationalitet. gärs om --andra fall då enstaka uppgift av harm- Aven i begärs utlämnad kan det finnas särlöst slag anledning att vägra utlämnande, såsom skild då adress har blivit spärrad på grund t.ex. en befarad personförföljelse. av är givetvis tillämplig också på de Paragrafen ömtåliga uppgifter personliga förhålmer om kan förekomma, såsom framför allt landen som ändrad könstillhörighet men i uppgifter om fall också på uppgifter om börd, omynvissa

dighet m.m.

Lokutionen särskild anledning berördes av några av de remissinstanser som yttrade sig över promemorian Ds Ju 1977:11, vilken låg till grund för propositionen om ny sekretesslag se prop. 197980:2 Del B s. 363 ff.. Därvid ifrågasatte regeringsrätten behovet av lokutionen och menade att gällande rätt ändå framgick av den föreslagna bestämmelsen med ett rakt skaderekvisit.

För en tid sedan prövade regeringsrätten i ett rättsfall RÅ 1989 ref 51 betydelsen lokutionen av särskild anledning. Bakgrunden till prövningen var en begäran från en man Jan S att få del av uppgift om vem som var far till en åttaårig flicka. Pastorsämbetet avslog begäran med hänvisning till 7 kap. 15 5 sekretesslagen och kammarrätten lämnade de besvär som mannen anförde utan bifall. Kammarrätten åberopade därvid vad föredragande statsrådet hade anfört i den nyss nämnda propositionen rörande bl.a. uppgifter om börd. sedan mannen fullföljt sin talan uttalade regeringsrätten: Bestämmelserna i 7 kap. 15 § sekretesslagen förutsätter att en skadebedömning görs, vid vilken prövas om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. I vissa undantagsfall synes uppgiftens art och innehåll i sig kunna utgöra en sådan särskild anledning som avses i lagrummet, nämligen när det är fråga om en uppgift om ett personligt förhållande som kan anses utpräglat känsligt i prop. 197980:2 del A s. 211 nämns som exempel uppgift om ändrad könstillhörighet. I övrigt måste hänsyn tas till omständigheterna i det enskilda fallet innan det kan avgöras om tillräcklig grund för sekretess föreligger enligt lagrummet. Vad särskilt beträffar uppgifter om att någon är född utom äktenskapet eller är förälder till ett utomäktenskapligt barn ger förarbetena till sekretesslagen knappast stöd för uppfattningen att uppgiftens art och innehåll i

sig skulle utgöra tillräcklig grund för att hemlighålla uppgiften enligt 7 kap. 15 S. Offentlighets- och sekretesslagstiftningskommittên ansåg att samhällsutvecklingen gått därhän att det inte längre kunde anses otillbörligt blottställa den enskilde eller någon honom närstående om uppgifter av angivet slag släpptes fria SOU 1975:22 s. 277. Justitiedepartementets förslag till ny sekretesslag anknöt i det nu aktuella hänseendet nära till kommittêförslaget Ds Ju 1977:11 s. 451. Först i senare förarbeten modifierades ståndpunkten. Departementschefen uttalade att paragrafen givetvis är tillämplig på mer ömtåliga uppgifter om personliga förhållanden som kan förekomma, såsom framför allt uppgifter om ändrad könstillhörighet men i vissa fall också på uppgifter om börd, omyndighet m.m. prop. 1979 80:2 del A s. 211. Av det sagda får anses följa att en uppgift om börd inte får hållas hemlig enbart på den grunden att den anger att den enskilde är född utom äktenskapet eller är förälder till ett utomäktenskapligt barn. En ytterligare skadebedömning måste göras vid vilken hänsyn tas till omständigheterna i det aktuella fallet, t.ex. vem som begär uppgiften och syftet med hans eller hennes begäran. Även vad som är sedvana på orten kan få betydelse för bedömningen jfr Norström-sverne, offentlighet och sekretess i kyrkan, s. 88. Såvitt handlingarna i målet utvisar har pastorsämbetet grundat sin vägran att lämna ut de av Jan S begärda uppgifterna uteslutande på uppgifternas art och innehåll. Den skadebedömning på grundval av föreliggande omständigheter som enligt det nyss sagda måste ske innan frågan om utlämnande eller hemlighållande kan avgöras har inte företagits i målet. Det bör i första hand ankomma på pastorsämbetet att göra en sådan bedömning. Med undanröjande av kammarrättens dom och pastorsämbetets beslut visar regeringsrätten målet åter till pastorsämbetet i Tuve församling för ny behandling.

Under den förnyade prövningen hos pastorsämbetet sökanden att han önskade ta del av den aktuuppgav ella uppgiften i sin egenskap av utredningskonsult

i släktforskningsärenden men att han inte avslöjade

vem som var hans uppdragsgivare i ärendet. I nytt

beslut vidhöll pastorsämbetet sin inställning att den begärda uppgiften inte kunde lämnas Sedan ut. mannen anfört besvär lämnades dessa utan bifall av kammarrätten. I domen anförde kammarrätten att man delade pastorsämbetets bedömning att omständigheterna i fallet var sådana att sekretess fick anses gälla för den aktuella uppgiften och att den risk för men som förelåg inte kunde elimineras genom förbehåll enligt 14 kap. 9 S sekretesslagen. Regeringsrätten ändrade inte kammarrättens dom. Avgörandet kan sägas ligga i linje med ett tidigare par domar från regeringsrätten, RÅ 1981 Ab 224 RÅ och 1986 not 353.

Uttrycket särskild anledning i 7 kap. 15 § sekretesslagen ger intryck ett sekretesskydd av svagare än vad som annars gäller med ett rakt skaderekvisit. Med hänsyn främst till de återgivna uttalandena från lagens förarbeten är det emellertid vår uppfattning att någon påtagligt sekretess i svagare praktiken inte följer av den aktuella lokutionen. Vidare ger de angivna domstolsavgörandena vid handen att tillämpningen av den aktuella bestämmelsen medför att även en så grundläggande uppgift som vem som är far till ett barn kan hemlighållas inom ramen för rådande sekretess.

Mot bakgrund av vad sagts har vi uteslutit som nu ett omvänt skaderekvisit för den allmänna folkbokföringssekretessen och inte heller funnit skäl till en generell justering av det föreliggande rekvinu sitet. Vi föreslår således inte någon allmänt övergripande förändring den rådande sekretessen inom av folkbokföringen.

I vissa fall förekommer i sekretesslagen olika gra-

der sekretess för uppgifter inom ett och samma av verksamhetsområde. Ett exempel på detta är sekretessen inom myndighets personalsociala verksamen het 7 kap. 11 § första och andra styckena sekretesslagen. Även för uppgifter i skatteregistren föreligger olika typer av sekretess; för merparten uppgifterna råder absolut sekretess medan regisav teruppgifter rörande bl.a. personnummer, namn, adcivilstánd, firma och slag av preliminärskatt ress, endast omfattas av motsvarande sekretess som nu gäller inom folkbokföringen 9 kap. 1 5 första stycket andra punkten sekretesslagen och 12 § skatteregisterlagen, 1980:343.

Inget i och för sig hindra att olika grader synes sekretess införs inom folkbokföringen. Det som av skulle ligga närmast till hands är att ge uppgifter främst familjerelationer och känsliga personnumom merändringar ett särskilt skydd med stöd av ett omvänt skaderekvisit. I enlighet med vad vi tidigare redovisat i detta avsnitt har vi dock funnit att uppgifter denna typ har ett bra rättsligt skydd av redan i dag.

10.2.4 Nuvarande sekretess kvarstår

Sammantaget bedömer vi således att den rådande sekretessregleringen bör tillräcklig även med det vara folkbokföringssystem vi föreslår. som framgår som det föregående ju gällande bestämmelser möjav ger lighet att hemlighålla både känsliga uppgifter och uppgifter normalt är harmlösa men av särskild som anledning, exempelvis risk för personförföljelse, ändå behöver skyddas.

Trots ett bra sekretesskydd kan den utökade datorisering som följer av vårt förslag medföra vissa 0lägenheter från integritetssynpunkt, främst genom att folkbokföringsuppgifterna blir mer tillgängliga samt lättare att bearbeta och sprida än tidigare. Dessa olägenheter elimineras dock i första hand genom de registerförfattningar som vi föreslår och som bl.a. begränsar möjligheten till terminalåtkomst, sökningar i registren och uppgiftslämnande på ADB-medium. Registerförfattningarna kompletteras också av vissa allmänna bestämmelser i datalagen.

självfallet är det vidare angeläget att sekretessen i praktiken upprätthålls i den nya organisationen. Detta kommer i vårt förslag bl.a. att ske genom att olika tjänstemän med stöd av behörighetsregler inte ges rätt att ta del av andra uppgifter än vad som behövs för tjänstemannens arbetsuppgifter. Det är också nödvändigt att personalen genom utbildning och andra åtgärder uppmärksammas på sekretessfrågornas betydelse. Vid olika former av tillhandahållande av uppgifter, exempelvis genom den s.k. allmänhetens terminal enligt 15 kap. 10 § sekretesslagen, måste det också tillses att hemliga uppgifter inte röjs. Regeringsrättens dom beträffande den åttaåriga flickan visar exempelvis att uppgifter om vem som är förälder till en registrerad person inte utan vidare kan vara generellt tillgängliga i allmänhetens terminal eller vid annat tillhandahållande av uppgifter.

l0.2.5 Övrigt

Vi har i en särskild skrivelse till regeringen föreslagit att kyrkobokföringsarkiven som en följd av

reformen skall överföras till de statliga arkivmyndigheterna, att arkiven under en övergångsperimen od bör ligga kvar på pastorsexpeditionerna. Att arkiven på detta sätt inte längre förvaras hos folkbokföringsmyndigheten innebär inte att de blir undantagna från folkbokföringssekretessen. Folkbokföringssekretessen kommer också att gälla för de olika längder som vi föreslår att skatteförvaltningen skall ta fram ur folkbokföringsregistren.

såvitt vi kunnat finna kräver inte framtida utnu lämnande folkbokföringsuppgifter på ADB-medium av någon ändrad sekretessreglering. Vi kommer emellertid att ånyo pröva frågan när uppgiftslämnandet närmare analyseras i det fortsatta utredningsarbetet.

10.3 Skattesekretessen och skatteregistren

Skattesekretessen är absolut, vilket innebär att den saknar skaderekvisit. Därigenom är skattesekretessen betydligt strängare än folkbokföringssekretessen.

Sekretessbelagda skatteuppgifter som andra myndigheter får del omfattas som regel inte av skatteav sekretess hos den mottagande myndigheten. Så upphör exempelvis skattesekretessen för uppgifter som en folkbokföringsmyndighet får del av. I stället komuppgifterna att omfattas av den svagare folkmer bokföringssekretessen.

Skatteförvaltningen använder sig av ett omfattande ADB-stöd. Bl.a. har förvaltningen tillgång till de skatteregister som förs i enlighet med skatteregis-

terlagen. Skatteregistren skall användas vid beskattning och är skyddade särskilda sekretessav regler. Vissa grundläggande personuppgifter i skatteregistren har dock som tidigare anförts endast begränsat sekretesskydd. skatteregistrens ändamål är så bestämt att det inte är tillåtet att använda registren för folkbokföring.

10.4 sekretessen och den organisatoriska förändringen

10.4.1 Skillnad i dag mellan pastorsämbetena och lokala skattemyndigheterna i storstäderna

Bl.a. för att i sin bosättningskontroll förhindra s.k. skenskrivningar kan pastorsämbetena behöva ta del av sekretessbelagt material finns hos andra som myndigheter, exempelvis skatteförvaltningen. I dagsläget finns inte några särskilda regler som ger pastorsämbetena rätt till detta. Pastorsämbetena kan dock åberopa vissa allmänna bestämmelser i sekretesslagen för att få del av uppgifter omfatsom tas av sekretess. I första hand torde 14 kap. 3 5 komma i fråga. Enligt denna generalklausul får sekretessbelagd uppgift lämnas ut om det är uppenbart att intresset av att myndigheten lämnar ut uppgiften har företräde framför det intresse sekresom tessen skall skydda.

Av förarbetena framgår att paragrafen skall tilläm-

pas tämligen restriktivt när det exempelvis gäller uppgiftslämnande från skatteomrádet till annan verksamhet. så anförde föredragande statsrådet följande i prop. 197980:l46 s. 26 f. med förslag till skatteregisterlag;

Vad sedan gäller utbyte av uppgifter i övrigt mellan skatteområdet och annat verksamhetsområde bör utgångspunkten vara en annan. De enskilda medborgarna bör normalt kunna utgå från att uppgifter av känslig natur som lämnas för viss verksamhet inte används också för annan verksamhet. Ett uppgiftsutbyte i sådana fall skulle många kunna upplevas som otillbörav ligt. Detta talar för att man bör inta en restriktiv hållning när det gäller sådant uppgiftsutbyte. Å andra sidan måste man beakta dels att informationsutbyte mellan myndigheter kan minska den enskildes uppgiftslämnande och statsförvaltningens kostnad, dels att sådant utbyte kan möjliggöra angelägna kontroller. vid denna intresseavvägning som således måste ske bör som DALK har framhållit inte tillman låta uppgiftsutbyte i andra fall än då intresset utlämnande klart bedöms väga över risav ken för otillbörligt integritetsintrång. Därvid måste beakta bl.a. hur pass nära de iman frågavarande verksamhetsområdena ligger varandra, i vilken mån uppgifterna är sekretessskyddade hos den mottagande myndigheten samt det finns möjlighet att i förväg underrätta om de enskilda om uppgiftsutbytet.

I Stockholm och Göteborg fullgörs kyrkobokföringen,

såvitt gäller frågor om bosättning, av den lokala

skattemyndigheten. Därvid uppkommer inte samma na-

turliga avgränsning mellan kyrkobokföringen och beskattningsverksamheten som när pastorsämbetena om-

besörjer kyrkobokföringen. I enlighet med tidigare uttalanden från riksskatteverket uppfattar man inom

de lokala skattemyndigheterna i Stockholm och Göteborg inte folkbokföringen såsom en självständig

Verksamhetsgren i sekretesslagens mening. Det sker

därför inom dessa myndigheter ett fritt utbyte av sekretessbelagda uppgifter mellan folkbokförings-

verksamheten och beskattningsverksamheten.

Från formell sekretessynpunkt är således skillnaden

påfallande mellan kyrkobokföringen å ena sidan i

Stockholms och Göteborgs kommuner och å andra sidan

i övriga landet. I rikets båda folkrikaste kommuner tillämpas inte någon sekretess mellan kyrkobokföring och beskattning medan kyrkobokföringsmyndigheterna i övriga kommuner kan få tillgång till uppgifter i exempelvis självdeklarationer först efter särskild prövning enligt sekretesslagen.

När skatteförvaltningen övertar folkbokföringsverksamheten från pastorsämbetena uppkommer frågan om verksamheten i sekretesshänseende skall anses vara en särskild verksamhetsgren som är att betrakta som självständig i förhållande till skattemyndighetens övriga verksamheter. Om så bedöms bli fallet medför inte själva den organisatoriska förändringen några konsekvenser från sekretessynpunkt. Om däremot folkbokföringen inte betraktas som en självständig verksamhetsgren blir följden den att sekretess inte kommer att gälla inom skattemyndigheten mellan folkbokföring och övrig verksamhet, alltså den ordning som nu tillämpas i Stockholm och Göteborg.

10.4.2 Folkbokföringen självständig verksamhetsgren inom skatteförvaltningen i fråga om sekretess

Av vad som i tidigare avsnitt sagts om den nya folkbokföringsorganisationen framgår att folkbokföringen, i vart fall till att börja med, kommer att ingå som en särskild organisatorisk avdelning inom skattemyndigheten.

Ledning för frågan om folkbokföringen skall anses vara en självständig verksamhetsgren inom skattemyndigheten bör dock i första hand sökas genom en jämförelse av folkbokföringsverksamheten med övrig

verksamhet hos skattemyndigheten. Verksamheten inom folkbokföringen kan härvid indelas i huvudsakligen tre delar, nämligen materiell ärendehandläggning registrering av uppgifter tillhandahållande av uppgifter. -

Till den materiella ärendehandläggningen kan främst frågor bosättning, namn, gemensam vårdnad och om hindersprövning räknas. I dessa frågor fattar folkbokföringesmyndigheten beslut som har omedelbar rättsverkan för den enskilde. Frågor om bosättning har stor betydelse för beskattningen, bl.a. för att rätt skattesats skall kunna bestämmas, och kan därför sägas ha särskild beröring med skattemyndighetens övriga verksamhet. Detta gäller i särskilt hög grad mantalsskrivningen upphör. Bosättom ningsbesluten inom folkbokföringen har emellertid också avgörande inflytande över den enskildes rättigheter och skyldigheter på många andra områden. Övriga ärendegrupper inom den materiella ärendehandläggningen har få beröringspunkter med beskattningsverksamhet.

Registreringen personuppgifter inom folkbokföav ringen och tillhandahållandet av registeruppgifter, personbevis och på annat sätt, har också ett genom mycket litet samband med övrig verksamhet hos skattemyndigheten. När det exempelvis gäller att tillhandahålla uppgifter för uppdatering av skatteregistren bör skatteverksamheten ses som en bland andra registerhållare som behöver aktualisering av sina register.

Olikheterna i sekretessregleringen belyser också väl de skillnader som på olika plan föreligger mel-

lan folkbokföring och beskattning.

Den framtida folkbokföringen kommer enligt vår be-

dömning att ha så begränsade beröringspunkter

med skatteområdet att folkbokföring och beskattning i sekretesshänseende bör anses utgöra olika verksamhetsgrenar, som är att betrakta självständiga i som förhållande till varandra. Härmed skulle kraven i 1 kap. 3 § andra stycket sekretesslagen uppfyllvara da för att sekretess skall kunna råda mellan folkbokföring och beskattning.

l0.4.3 I alla händelser sekretess mellan folkbokföring och beskattning

Frågan om sekretess skall gälla mellan folkbokföring och beskattning bör dock inte göras beroende av hur den organisatoriska förändringen kan komma att bedömas från tid till annan med ledning l av kap. 3 S andra stycket sekretesslagen. svaret på frågan måste i stället sökas utifrån vad kan som anses lämpligt från integritetssynpunkt. Med andra ord om det är försvarbart att medge ett fritt informationsutbyte mellan folkbokföringsverksamheten och skatteområdet och vad som i så fall kan motivera den uppmjukning av sekretessen som detta skulle innebära.

Med hänsyn till den stränga sekretess råder för som skatteuppgifter har dessa ett mycket gott skydd. Endast med stöd av särskilda bestämmelser kan skatteuppgifter av ekonomisk natur göras tillgängliga för myndigheter eller andra. Det bör noteras att pastorsämbetena inte tillhör den krets på så som sätt får tillgång till skatteuppgifter. Detta torde

bl.a. bero på att kyrkobokföringsmyndigheternas behov denna typ av uppgifter ansetts begränsat. av

Skatteuppgifter med dagens ordning ändå översom förs till folkbokföringsverksamheten får ett påtagligt försämrat skydd genom att skattesekretessen inte följer uppgifterna. Även om sekretesskyddet för överförda uppgifter formellt skulle kunna stärkas, innebär det i praktiken en risk för integritetsintrång att låta uppgifterna få en omfattande spridning. Vidare bedömer vi att folkbokföringsverksamhetens framtida behov av skatteuppgifter inte behöver särskilt stort. Det är nästan utevara slutande för kontroller i bosättningsärenden som skatteuppgifter kan tänkas vara intressanta. Enligt vår uppfattning bör dock kontroller i första hand göras med hjälp uppgifter som finns inom folkav bokföringen och kan inhämtas med direkt försom fattningsstöd från exempelvis fastighetsägare. Det måste särskilt beaktas att folkbokförings- och skatteuppgifter insamlas för helt olika ändamål, vilket gör det olämpligt att i stor skala använda uppgifterna inom andra verksamhetsområden.

bara överföring skatteuppgifter till Inte en av folkbokföringen kan framstå som integritetskränkande. folkbokföringen förekommer också uppgifter Inom sådan art att de inte utan särskild prövning bör av göras tillgängliga inom skatteområdet.

Vi är medvetna att ett formellt upprätthållande om sekretess mellan folkbokföringsverksamheten och av skatteområdet kan hämma bosättningskontrollen. Det säger sig självt att fri tillgång till skatteuppgifter skulle kunna göra denna kontroll mycket effektiv. Särskilt på små skattekontor kan det vidare

framstå som svårt att i praktiken vidmakthålla den sekretessmässiga rågången mellan å sidan den ena del av verksamheten som rör folkbokföring och å andra sidan skatteområdet. Bl.a. beror detta på att chefer, men också handläggare, sysslar med båda verksamhetsområdena inom myndigheten.

Vid handläggningen av folkbokföringsärenden kan det således uppstå vissa nackdelar att sekretessen av upprätthålls. Vi har dock funnit att dessa inte överväger fördelarna för den enskilde med att ett fritt flöde av information mellan de båda sakområdena inte tillåts. Det måste också påpekas att sekretessen för närvarande upprätthålls i mycket stor omfattning utan att några påtagliga olägenheter synes ha uppkommit därav. I de fall då skatteuppgifter ändå kan behöva inhämtas får det i framtiden prövas om uppgiften kan lämnas ut för folkbokföring med stöd av 14 kap. 3 S sekretesslagen.

Vi förordar med andra ord att sekretess skall råda mellan folkbokföringsverksamheten och skatteområdet. Vi har funnit att detta bäst tillgodoses med en särskild bestämmelse i lag. Bestämmelsen, som bör tas in i sekretesslagen, kan lämpligen den ges innebörden att folkbokföringen skall utgöra anses en självständig verksamhetsgren inom skattemyndigheten.

11. KOSTNADSKONSEKVENSER AV VÅRA FÖRSLAG

Allmänt

Statskontoret har tidigare beräknat att de årliga kostnaderna för folkbokföringen i nuvarande organisation uppgår till mer än 410 milj.kr. år 1986 per års prisnivå. Omräknat till 1989 års prisnivå motsvarar det ca 485 milj.kr.

Vi har nedan beräknat kostnaderna för folkbokföringsverksamheten i skatteförvaltningens regi och med försäkringskassornas medverkan enligt förmedlingsalternativet. Kostnaderna beräknas i 1989 års prisnivå.

I fråga om personakterna förordar vi tidigare som framgått en överföring till ADB.Överföringen bör ske huvudsakligen under år 199091 och medför därför en engångsutgift på ca 194 milj.kr för det budgetåret. Denna utgift bör dock vägas de årliga mot merkostnader om ca 122 milj.kr. följer i som om man stället väljer att behålla manuellt förda personakter. Merkostnaden beror främst på förlängd handläggningstid till följd besvärligare och av mer tidskrävande informationssökning.

Totalkostnadsjämförelse 1989 års prisnivå milj.kr.

Personakt Personakt ADB manuell

Kostnad för dagens system 485 485

Kostnad efter reformen: enl. budgetkalkyl 286 286 befintl kostn i skatte- 81 81 förvaltningen personakt 122 - - ADB-kostn i nuvarande - ADB-drift länsregistren ..10 357 ..10 479

ostnadsminskn reformen 128 6 K pga nuvarande ADB-kostnader för länsregistren försvinner i driftsituationen nytt ADB-system för folkbokföringen. av

Oavsett val alternativ kan de årliga kostnaderna av för folkbokföringen i skatteförvaltningens regi beräknas bli lägre än i dagens organisation.

Merbelastningen på statsbudgeten

regeringens proposition 198687:158 om ny organi- I sation för folkbokföringen har departementschefen beräknat att den folkbokföringen innebär en nya merbelastning på statsbudgeten med ca 250 mi1j.kr. Vi utgår från att angiven merbelastning är beräknad i 1986 års prisnivå. Omräknat till 1989 års prisnivá motsvarar det ca 295 milj.kr.

beräknade merutgifterna på statsbudgeten De av oss uppgår enligt vår budgetkalkyl till ca 286 milj.kr. för budgetåret 199899, då den nya lokala datorstrukturen beräknas vara fullt utbyggd.

alternativ 2a i budgetkalkylen, vilket beräknats I

utifrån de kostnader uppskattats för överfösom ringen av behövlig personaktsinformation till ADBmedium, uppkommer en stor merutgift under första budgetåret. Detta medför att den departementsav chefen bedömda merutgiften överskrids kraftigt under budgetåret 199091. Under resterande budgetår kommer emellertid utgiftsramen i 1989 års prisnivå att underskridas.

Alternativ 2b i budgetkalkylen beräknade avser kostnader för manuell hantering dagens av personaktsinformation. Alternativet innebär att utgiftsramen överskrids under hela kalkylperioden.

Slutligen bör påpekas att kostnader för porton som kommer att belasta skatteförvaltningen när tjänstebrevsrätten upphör inte har tagits med i kalkylerna. Portokostnaderna kan beräknas till 10 milj. ca kr. per år.

I det följande redovisas budgeterade kostnader för genomförande och drift den folkbokföringen. av nya

9091 9192 9293 9394 9495 9596 9697 9798

Projektkostn 1 24 641 12 956 10 828 7 828 - - - - Omläggning av p-akt 2 - - - - - - - - Lokal dator utrustning 3 7 413 10 620 10 620 11 601 12 245 15 429 15 613 16 256 Utveckl 0 centr.dator 4 179 179 179 179 6 200 6 200 6 200 6 200 Terminalutrustning 5 13 183 26 393 26 393 26 393 26 393 26 393 26 393 26 393 Linjer kommunikation 6 1 462 1 386 1 386 1 386 1 386 1 386 1 386 1 386 Miljö 7 12 300 - - - - - - - Förbrukningsmaterial 8 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 - Pers.ökn. handlägg 9 20 790 166 320 166 320 166 320 166 320 166 320 166 320 166 320 Pers.ökn. operatör 10 5 000 10 500 10 500 10 500 12 000 13 000 14 000 15 000 PK:s med-

verkan 11 5 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000

Ovr externa myndigheter 12 - - - - - - - - Löpande fortbildning 13 2 800 2 800 2 800 2 800 2 800 2 800 2 800 - Löpande dir adm 14 16 400 46 600 46 600 46 600 46 600 46 600 46 600 46 600 Engångsavg adm 15 50 490 - - - - - - - Utbildning 16 22 520 1 250 - - - - - - Information 17 13 000 - - - - - - -

Summa 18 192 378 283 254 281 126 279 107 280 694 283 628 284 812 286 455

Därtill kommer kostnader för överläggning av personakter till ADB-medium, enligt 2a genomförd under budgetåren 199091-199495 med följande fördelning av kostnaderna:

500|

500 l

Alternativ 2a

|194200

11 - - - |

19|386 s7s|294 754|292e26|290 607|292 194| 0 i 0 0

Vid helt manuell hantering av personakterna ökar handläggningskostnaderna. Denna kostnad har uppskattats i alternativ 2b

4001122 400|122

| 400

400|122400|122 400|122 400|122

Alternativ 2b 61

20|253578|405 6541403 526|401 507|403 094|406 02ai407212|408 855

Kostnader för genomförande och drift

Utrednings- och utvecklingsarbetet för den närmare utformningen av den nya folkbokföringens organisation och ADB-system bedrivs i samverkan med oss i en projektgrupp POFF inom riksskatteverket. - -

Nedan ger vi en sammanfattande redovisning vad av som ingår i budgetkalkylens kostnadsposter.

Projektkostnad

Huvuddelen av kostnaderna för genomförande den av nya folkbokföringen hänför sig till personalkostnader. Personalkostnaderna består av kostnader för riksskatteverkets POFF-pgojektets utredegen nings- och utvecklingspersonal, samt kostnader för konsultmedverkan. I projektkostnaden ingår också kostnader för utvecklingsutrustning, utbildning av projektmedlemmar samt vissa kostnader för och resor expenser.

omläggning av personakter

I avsnitt 8 har vi angivit varför vi funnit det nödvändigt att ha personaktinformationen tillgänglig även i framtiden och vilka alternativa överföringsmetoder som finns. Sammantaget har vi bedömt att konventionell dataregistrering före den 1 juli 1991 av alla personakter för till 50 personer upp år samt successiv registrering för resterande personer, är det mest fördelaktiga alternativet.

Vi har beräknat kostnaderna för att på detta sätt överföra innehållet i personakterna till ADB-medium till 194 milj.kr. under budgetåret 199091. Överföringen planeras ske under hösten 1990 och våren 1991. Kostnaderna hänför sig till kopiering, beredning, registrering, ADB-bearbetningar samt ajourhållning av personakterna. Därefter kostar det 11,5 milj.kr. under budgetåren 199192-199495. Kostnaderna hänför sig till förvaringsutrymme och successiv registrering. Dessa kostnader har därför lagts till i alternativet 2a i budgetkalkylen under angivna budgetår. Detta medför att den totala merbelastningen för budgetåret 199091 överstiger anvisad ram.

Om man i stället för att överföra personaktsinnehållet till ADB-medium, väljer att hämta information från de gamla personakterna även efter den 1 juli 1991 innebär det ytterligare merbelastning på statsbudgeten med uppskattningsvis 122 mi1j.kr. per år på grund av bl.a. förlängd handläggningstid i varje ärende. I alternativ 2b i budgetkalkylen har därför 122 mi1j.kr. lagts in under varje år under kalkylperioden.

ADB-utrustning

Vi har beslutat förorda att folkbokföringen skall utnyttja lokala s.k. basdatorer. När reformen genomförs år 1991 sätts lokala rutiner i drift. Flertalet skattekontor delar under en övergångstid på datorkraft i regionalt placerade basdatorer medan ett begränsat antal större skattekontor tilldelas inledningsvis regionalt placerad, basdaen egen, tor. Efter ett par år påbörjas en successiv ut-

flyttning och utbyggnad av den lokala datorstrukturen. Denna skall vara fullt införd vid samtliga 120 lokala skattekontor senast under budgetåret 1997 98.

Vid driftstarten år 1991 bör de regionala dataenheterna fungera som kompetenscentra och stöd åt lokal driftpersonal. Den regionala organisationen ges därigenom reell möjlighet att skapa och upprätthålla erforderlig kompetens genom att folkbokföringssystemen sätts i drift på regionalt placerade basdatorer. En sådan ordning vid införandet av de lokala folkbokföringssystemen har också ansetts vara motiverad av säkerhetsskäl.

Vid periodiceringen av anskaffningskostnaden för ADB-utrustning har annuitetsmetoden tillämpats med åtta års avskrivningstid och en ränta om tolv procent. Anskaffning och installation av ADB-utrustning kommer med vårt förslag att göras löpande under stora delar av kalkylperioden. Beräkningarna i budgetkalkylen utgår från investeringskalkyler, upprättade utifrån nu kända priser och installationsplaner. Avtal om datoranskaffning, kommer med förbehåll om statsmakternas godkännande, att kunna tecknas under våren 1990. Först i samband därmed kan säkrare datorkostnader anges.

Utvecklingsutrustning och central datorutrustning

För att lokalisera personer, folkbokförda inom annat skattekontors verksamhetsområde tillskapas ett centralt ADB-baserat referensregister. Utvecklingen av detta register, inklusive stödrutiner, sker på för ändamålet särskilt anskaffad central utrustning

av basdatortyp. Detta begränsade system fungerar som tillfällig lösning fram till budgetåret 1994 95, då ett utbyggt system för att klara aviseringar och kategoriuttag sätts i drift. Detta utbyggda system föreslås ersätta dagens länsregister som då kan avvecklas. Kostnader för utvecklingen av det nya aviseringssystemet, inklusive kringutrustning, förväntas komma att belasta budgeten från mitten av 1990-talet, enligt kalkylen fr.o.m. budgetåret 199495.

Kostnaden avser underhåll och årlig avbetalning till statskontoret för basdatorer vilka kommer att användas för utveckling och test av lokala folkbokföringssystem och rutiner. Tre sådana datorer har installerats under våren 1989, två basdatorer för applikationsutveckling och en för teknisk anpassning m.m.

Under budgetåret 199091 föreslår vi att central utvecklingsutrustning anskaffas för att användas för utveckling av ett centralt referensregister och därefter för drift av detta register. Kostnaden för denna utrustning, som är av stordatortyp, har lagts in i budgeten fr.o.m. budgetåret 199495.

Terminalutrustning

I förslaget förutsätts att folkbokföringens handläggare förses med samma typ av terminaler som övriga handläggare inom skatteförvaltningen. Totalt behöver ca 1 500 terminaler anskaffas för att tillgodose såväl det lokala som centrala behovet.

Linjer och kommunikationer

Kommunikationskostnaderna omfattar kostnader för nät, modem, informationsöverföring m.m. så länge skattekontorens ADB-drift är förlagd till regionalt placerade datorer är kommunikationskostnaderna relativt höga. I samband med utbyggnaden av den lokala strukturen minskar kommunikationskostnaderna i takt med att kontoren kan börja utnyttja datorer i egna lokaler.

Miljöiordningställande av datorlokaler

Posten avser kostnader för iordningställande av datorlokaler, kraftförsörjning och klimatutrustning för de största lokala anläggningarna. Den centrala datorutrustning som installeras förutsätts kunna placeras i befintlig datorhall inom skatteförvaltningen. Någon kostnad för iordningställande loav kaler för beredskapsändamál har inte upptagits.

Förbrukningsmaterial

Som en följd av att antalet driftställen kommer att bli många förutses jämfört med stordriftsfördelar i exempelvis en central datoranläggning vissa - extra kostnader för magnetband, disketter m.m.

Personalökning, handläggare och assistenter

Våra beräkningar visar på ett framtida personalbehov av ca 1 200 årsarbetskrafter för att sköta folkbokföringen inom skatteförvaltningen. Om hänsyn

tas till deltidsarbete uppgår resursbehovet till ca 1 440 Närmare 300 personer är redan i dag personer. sysselsatta med folkbokföringsuppgifter vid landets länsskattemyndigheter och vid de lokala skattemyndigheterna i Stockholm och Göteborg. Kostnader för nyrekrytering har uppskattats till motsvarande 900 årsarbetskrafter.

Även stor del personalen i den nya organiom en av sationen beräknas kunna rekryteras från pastorsämbetena måste sannolikt ändå en viss annan rekrytering äga under våren 1991. Då måste också lorum kaler finnas tillgängliga vid de lokala skattekontoren för att den nya verksamheten. För att rymma klara driftstarten den 1 juli 1991 beräknar vi att 450 årsarbetskrafter behöver anställas senast ca den 1 april 1991.

Dataoperatörer

Kostnadsposten omfattar tillkommande kostnader för operatörer och driftpersonal, personal för regionalt kompetensstöd i basdatorfrågor samt kostnader knutna till centraldriftsorganisationen. Kostnaden för budgetåret 199091 beräknas till 5 mi1j.kr. Därefter beräknas successiv ökning i en takt med utbyggnaden av den lokala datorstrukturen.

Kostnader för försäkringskassornas medverkan

Tillkommande kostnader för försäkringskassornas medverkan i folkbokföringen har beräknats på grundval de uppgifter följer av förmedlingsalterav som nativet enligt följande.

a Kostnaden för grundutbildning för personal inom försäkringskassorna för att klara förmedlingsrollen beräknar vi till ca 2 milj.kr b Personalkostnader för folkbokföringsverksamheten hos kassorna beräknar vi till ca 2 milj.krår. Vi har antagit att kassorna årligen förmedlar ca 25 000 ärenden med en genomsnittlig tidsåtgång om 15 min. Det genomsnittliga antalet ärenden uppgår sålunda enligt våra uppskattningar endast till 55- 60 ärenden per lokalkontor och år. Eftersom den relativt omfattande totala arbetsinsatsen kommer att fördelas på ett stort antal kontor och tjänstemän räknar vi med att stora delar av arbetet bör kunna utföras av befintlig personal. Ändå bör räkna man med ett visst behov av nyrekrytering. c Kostnad för löpande information och fortbildning beräknas uppgå till ca 1 milj.krår.

I enlighet med vad vi anfört i avsnitt 5 utgår vi från att personbevis och liknande registerutdrag uteslutande kan tas fram från terminaler hos skatteförvaltningen. De angivna kostnaderna för kassorna innefattar inte heller terminalåtkomst till folkbokföringsregistren för kassorna.

Övriga tillkommande kostnader hos andra myndigheter

Hos svenska kyrkan, riksarkivet och olika myndigheter kan förberedandet av folkbokföringsreformen också komma att kräva vissa resurser.

Underlag saknas för beräkning av merkostnader inom svenska kyrkan.

Vi har tidigare lämnat förslag till regeringen om framtida förvaring av kyrkobokföringsarkiven och därvid redovisat kostnader för förvaring och mikrofilmning.

Hos de statliga arkivmyndigheterna uppkommer också kostnader i anledning av de längder som vi föreslår. Vi har ännu inte tillräckligt underlag för att ange dessa kostnader som för övrigt inte torde uppkomma förrän efter år 2000.

Löpande fortbildning

Utöver de särskilda utbildningskostnader som beräknats i samband med reformens genomförande kalkyleras en löpande utbildning fr.0.m. budgetåret 1991 92.

Löpande direkt administration

Den löpande direkta administrationskostnaden omfattar kostnader för sjuk- och hälsovård, inrikes resor, telefon m.m.

Folkbokföringsreformen kommer att medföra ökat lokalbehov för de lokala skattekontoren. För att kunna genomföra reformen den l juli 1991 behöver skattekontoren ha tillgång till lokalerna senast den 1 april 1991. I posten ingår kostnader för hyra och lokalvård från denna tidpunkt.

Slutligen ingår ökade kostnader för gemensamma funktioner såsom Vaktmästeri, personalredovisning, övrig service etc.

Engángsavgifter, administration

I kalkylposten ingår kostnader för inredning och utrustning av lokaler för skattekontoren samt kostnader för utbyggnad av telefonväxlar och installation av telefoner.

Utbildning

För att uppnå kvalitet och effektivitet i den nya verksamheten är det nödvändigt att avsätta resurser för grundutbildning av personalen. Totalt måste ca 1 440 personer grundutbildas våren 1991. För att detta skall vara möjligt förutsätts en tvástegsutbildning, där riksskatteverket i första hand utbildar lärare centralt. Dessa genomför sedan grundutbildningen pá regionallokal nivå.

I samband med driftsättning av lokala datorer beräknas här också medel för utbildning av operatörer.

Slutligen har krav framförts att all personal inom svenska kyrkan som i dag i huvudsak är sysselsatt med folkbokföringsarbete och som är beredd att följa med över till den nya organisationen skall få en grundläggande ADB-utbildning. Eftersom svenska kyrkan planerar att datorisera den verksamhet blir som kvar anser vi det lämpligt att också den personal som väljer att stanna kvar hos kyrkan får genomgå motsvarande utbildning. Totalt beräknas kostnaden för tre dagars utbildning uppgå till 5,5 milj.kr.

För budgetåret 199495 kan förutses ett visst utbildningsbehov i samband med driftsättning av det centrala aviseringssystemet. Övriga kostnader för utbildning exempelvis operatörer ingår i kostnaav den för utrustning.

Extern information

beräknade kostnaderna för information till all- De mänhet och externa intressenter myndigheter, företag, organisationer omfattar utgifter för broschytill samtliga hushåll, TV-spots, dagspressanrer affischer och utvärdering m.m. nonser,

SÄRSKILDA YTTRANDEN

1. av experten Tor-Olov Mellgren

Försäkringskassans roll i folkbokföringen och medel härför

Utgångspunkten för att folkbokföringsarbetet i framtiden skulle ske i samverkan mellan skattemyndigheten och försäkringskassan har varit att vissa effekter av centraliseringen skulle motverkas. Grundtanken var att allmänhetens kontakt med folkbokföring skulle kunna ske förutom med skattemyndigheten ochså med försäkringskassornas lokalkontor. Härigenom skulle det begränsade antal kontor som skattemyndigheten utgör väsentligt utökas med ytterligare ca 420 försäkringskassekontor spridda över hela landet. Försäkringskassorna skulle på så sätt hjälpa till och upprätthålla servicen.

I den riksdagsbehandling som föregått ställningstagandet framgår att försäkringskassans roll bör vara mer omfattande än vad som nu organisationskommittên skriver i betänkandet. Bl.a. har kommittén stannat för att försäkringskassorna inte skall kunna utfärda personbevis eller primärt ha dataåtkomst till folkbokföringsuppgifter. Endast marginella resurser har beräknats för försäkringskassornas behov.

Med en sådan ordning minskar förutsättningarna för kassornas möjligheter att ge service till allmänheten inom folkbokföringen även för den begränsade uppgift som nu föreslås gälla för försäkringskassorna .

Motivet för försäkringskassornas medverkan över huvud taget är att kassan från sina lokalkontor kan ge allmänheten service. Det betyder att försäkringskassepersonalen måste ha kunskaper, resurser och övriga förutsättningar för uppgiften. Om nu allmänheten i stor omfattning kommer att vända sig till lokalkontoren i folkbokföringsfrågor men inte där kan få besked utan bara hänvisning till folkbokföringsmyndigheten på annan ort kan detta knappast sägas vara bra service. Ges inte rätt förutsättningar för kassorna faller också kassans möjligheter att fylla sin uppgift även i servicerollen.

Enligt min mening måste kommittén i sitt kommande slutliga ställningstagande ge försäkringskassorna terminalåtkomst till folkbokföringsuppgifter för att kassorna skall kunna ge tillräcklig service till allmänheten.

När nu kommittén stannat för att inte ge försäkringskassorna annat än en förmedlande roll kan enligt min mening försäkringskassans medverkan i folkbokföringsarbetet över huvud taget ifrågasättas. Med den begränsade uppgift förmedlingsalternativet innebär anser jag att en renodlad folkbokföringsorganisation helt inom skatteförvaltningen utan medverkan från försäkringskassan är att föredra.

2. av experten Ingvar Nordin

Försäkringskassorna skall ha aktiv roll i en folkbokföringen

I betänkandet föreslås, att försäkringskassornas arbetsuppgifter i det framtida folkbokföringsarbetet skall begränsas till att informera, tillhandahålla blanketter, hjälpa enskilda med att upprätta anmälningar samt att kontrollera anmälningar, det s.k. förmedlingsalternativet.

Jag anser, att kommittén tolkat riksdagens beslut felaktigt. Riksdagsbeslutet innebar enligt min uppfattning att försäkringskassorna skall ha betyden ligt aktivare roll. Därigenom kan också uppfylman la löftet att ge allmänheten god service. en Jag saknar dessutom kostnadsberäkningar för olika alternativ.

Propositionen och riksdagsbehandlingen

I regeringens proposition den 23 april 1987 föreslogs, att de uppgifter i den löpande folkbokföringen, som ombesörjs pastorsämbetena, skulle av föras över till de lokala skattemyndigheterna LSM.

Det visade sig snart att det inte fanns majoritet i riksdagen för regeringsförslaget. Kritikerna ansåg bl.a. att servicen till allmänheten kraftigt skulle försämras om man reducerade antalet serviceställen från nuvarande 1 200 till 120 vilka ca LSM, dess-

utom är koncentrerade till större tätorter.

Försäkringskassorna har ett väl förgrenat kontorsnät 437 lokalkontor, är själva stora konsumenter folkbokföringsuppgifter och har redan hela beav folkningen i sina ADB-register. De ansågs därför av många mera lämpade. En parlamentarisk utredning som hade ju också tidigare föreslagit att försäkringskassorna skulle ta hand om dessa uppgifter.

Riksdagsbehandlingen innebar, att viktiga ändringar gjordes i regeringsförslaget. I skatteutskottets betänkande anfördes bl.a., att försäkringskassornas breda lokala förankring och väl förgrenade kontorsnät över hela landet gör dem lämpliga att medverka

i folkbokföringsarbetet, att om man ger kassorna en

roll i folkbokföringsarbetet skulle detta bidra

till att ge medborgarna en god service samt att en

sådan integrering inte endast skulle bidra till att öka tillgängligheten utan även förbättra folkbokföringens aktualitet. Skatteutskottet uttalade vidare: Med terminalåtkomst till folkbokföringsregistren skulle kassorna enligt utskottets mening kunna

medverka vid handläggningenz av samtliga de ärenden

som initieras genom anmälan från den enskilde. ---

Som exempel på olika typer av anmälningar där försäkringskassan skulle kunna engageras i folkbokföringsarbetet kan nämnas anmälan om invandring 33 000, anmälan om utvandring 22 000, ansökan om hindersprövning 36 000, anmälan om flyttning inom landet ca 1 milj. samt anmälan om namn. Försäkringskassan skulle även kunna utfärda personbevis och andra utdrag ur folkbokföringsregistret. Denna typ av ärenden har i dag en betydande omfatt-

2. Min understrykning

ning. Ca 70 % av alla besök på pastorsexpeditionerna rör ärenden av denna typ, och antalet personbevis kan uppskattas till ca 2,3 miljoner år. per

Riksdagen biföll skatteutskottets betänkande efter en lång diskussion och efter att skatteutskottets majoritetsföreträdare gjort vissa klarlägganden beträffande försäkringskassornas roll.

Utskottets företrädare konstaterade, att kassorna skall integreras och ges en aktiv roll i folkbokföringsarbetet. Avsikten är att den enskilde skall kunna vända sig till antingen LSM eller försäkringskassan i alla förekommande folkbokföringsfrågor som initieras av den enskilde.

För att ytterligare få kassornas roll förtydligad ställde riksdagsledamoten Marianne Stålberg följande fråga till utskottets företrädare:

Jag efterlyser ett klarläggande av försäkringskassornas roll. Själv tolkar jag utlátandet på så sätt att skattemyndigheten har huvudansvaret, alltså huvudmannaskapet för folkbokföringen, och det accepterar jag, men att försäkringskassorna har uppgiften att svara för hela handläggningen av det stora flertalet av de löpande folkbokföringsärenden som initieras hos försäkringskassorna från medborgarna. Endast klart avgränsade mer komplicerade ärenden, som fordrar ingående sakkunskap folkbokföringsom regler, bör förbehållas skattemyndigheterna.

Utskottets företrädare svarade:

Tanken är att man i alla förekommande folkbokföringsfrågor som initieras av den enskilde skall

kunna vända sig till antingen lokala skattemyndigheten eller försäkringskassan. I utskottsbetänkandet har räknats upp ett antal exempel på sådana ärenden. Frågorna kommer att skötas på båda ställena med ADB:s hjälp de har alltså exakt samma sätt att arbeta på.

När det gäller vilka frågor som kassorna inte skulle handlägga svarade utskottets företrädare:

Vi syftar i vår skrivning på de rent fiskala uppgifterna, exempelvis beslut om tvångsskrivning på viss adress eller fastighet. Sådana uppgifter skall den lokala skattemyndigheten, inte försäkringskassan, ha ansvar för.

Den aktiva roll som riksdagen beslutade ge försäkringskassorna har senare understrukits, bl.a. av socialförsäkringsutskottet i dess betänkande 198889: Sfu10 som bl.a. behandlade frågan om att kunna behålla ett väl utbyggt lokalkontorsnät för kassorna och att kontoren skall kunna erbjuda en god service. I samband härmed anförde Sfu: Utskottet vill i detta sammanhang erinra om att riksdagen under hösten 1987 har fattat ett principbeslut om att huvudmannaskapet för den löpande folkbokföringen den 1 juli 1991 skall föras över från pastorsämbetena till de lokala skattemyndigheterna samtidigt som de allmänna försäkringskassorna ges en aktiv roll i folkbokföringsarbetet Utskottet utgår -från att försäkringskassans styrelse vid utformningen av lokalkontorsnätet även beaktar de synpunkter som från riksdagens sida lagts på försäkringskassans roll i folkbokföringsarbetet.

Även i andra sammanhang har i riksdagen underman

strukit avsikten att kassorna skall ha en aktiv roll i folkbokföringen, bl.a. i skatteutskottets betänkande 198990: SkU5 om folkbokföring och i den efterföljande debatten i riksdagen.

Jag hävdar därför, att det inte kan vara i överensstämmelse med riksdagens beslut att göra kassorna till ett förmedlingsorgan, vars uppgift är att ta emot anmälningar och vidarebefordra dessa per post. I visst avseende jämförs kassornas engagemang t.o.m. med andra samhällsorgans medverkan i folkbokföringsarbetet. Kommittén anför nämligen: Flera samhällsorgan bör i framtiden engageras i folkbokföringsarbetet. Exempelvis kan svenska kyrkan och kommunernas socialnämnder medverka på anmälningsstadiet i vissa folkbokföringsärenden. I förmedlingsalternativet intar kassorna en med dessa organ likartad ställning. Några problem att fastställa snittytan mellan skattemyndigheterna och försäkringskassorna blir det därför inte, konstaterar kommittén.

Kommittén säger, att man ännu inte har tagit ställning till frågan om terminalátkomst för kassorna till folkbokföringsregistret. Samtidigt uttalar kommittén att kassorna inte skall utfärda personbevis. Med de begränsade uppgifter kassorna då enligt kommittén kommer att få, kan det helt enkelt inte vara ekonomiskt försvarbart att ha terminalåtkomst för kassorna.

Kommitténs två alternativ

När kommittén i betänkandet diskuterar vilken roll försäkringskassorna skall ha, har man valt att re-

dovisa två alternativ, ett förmedlings- och ett handläggningsalternativ. Det sistnämnda har då gjorts synnerligen extremt, för att, som man skriver, på ett tydligt sätt klargöra konsekvenserna av kassamedverkan. Sedan alla tänkbara nackdelar påtalats med handläggningsalternativet konstaterar kommittén att självfallet kan alternativen modifieras, därmed uppnår man inte så mycket annat än att men vissa av nackdelarna med handläggningsalternativet kan elimineras.

Jag hävdar, att en beskrivning av ett modifierat handläggningsalternativ, där man i positiv anda prövar en arbetsfördelning och samverkan mellan FK och LSM i enlighet med riksdagens beslut för att ge allmänheten en god service, skulle ha givit ett annat resultat. Tyvärr kan jag inte på grund av utrymmesskäl ta upp och bemöta alla de negativa påståenden som framförs i betänkandet. Jag skall endast kommentera några av dem och i övrigt presentera ett modifierat handläggningsalternativ.

Kommittén framhåller, att riksdagsbehandlingen innebär att kassornas medverkan enbart skulle avse ärenden som initieras av enskilda vid personligt besök, medan alla övriga ärenden skall riktas direkt till skattemyndigheten. En stor del av kommittêns argumentering, beräkning av ärendefrekvens bygger på detta påstående. Någon grund för en m.m., sådan begränsning när det gäller kassornas medverkan finns inte. Tvärtom uttalade riksdagen att man i folkbokföringsfrågor som initieras av den enskilde skall kunna vända sig till antingen LSM eller FK.

En god service i folkbokföringsärenden och en aktiv

roll från FK:s sida måste ju då rimligen innebära att man också exempelvis per telefon skall kunna kontakta sin FK och få ärenden uträttade.

Ett genomförande av riksdagens intentioner, som jag uppfattar dem, kommer att medföra kontakter med FK från allmänhetens sida i en helt annan omfattning än kommittén tänkt sig. Flertalet medborgare har ju lättare att både besöka och på annat sätt kontakta en FK än en LSM. Kommittén har dessutom helt bortsett från besök hos FK för avhämtande av personbevis, eftersom man inte anser att FK skall lämna ut sådana. Även detta jag står i strid med riksanser dagens uttalande.

Kommittén anför vidare, att stora kompetensproblem kommer att uppstå hos FK om man får en annan roll än bara förmedlingsorgan. Man bortser därvid från att kassornas personal redan i dag har stora kunskaper pá området. Kassorna har, enligt min mening, minst lika stor erfarenhet som LSM i dag av att bedöma exempelvis bosättningsfrågor. Man måste i många fall utreda folkbokföringsuppgifter, bl.a. skenskrivningar som i hög grad påverkar flera olika socialförsäkringsförmáner. Även i samband med inoch utvandring måste kassornas anställda ha kunskaper för att kunna bedöma rätten till förmåner. Härtill kommer att FK:s personal ofta har en god person- och lokalkännedom genom sina många kontakter med de försäkrade i socialförsäkringsfrågor, vilket också bör vara av värde i folkbokföringssammanhang.

Även kommitténs diskussion visar på svårtolkade

som gränsdragningsproblem och att organisatoriska och effektivitetsmässiga nackdelar uppkommer kan starkt ifrågasättas på flera punkter. Hela tiden utgår man

från det extrema handläggningsalternativ som presenterats.

En stor brist i betänkandet är vidare att inga ekonomiska kalkyler presenterats. Någon möjlighet att bedöma kostnaderna vid olika lösningar ges inte.

Mitt förslag

Utgångspunkten för kassornas medverkan i folkbokföringsfrågor är, som riksdagen angivit, att medge borgaren en god service även i fortsättningen. Här kan då försäkringskassorna med sitt omfattande kontorsnät spela en viktig roll.

Till en god service hör naturligtvis att man i flertalet fall också kan få ärendet avklarat vid kontakten med kassan. Detta är också i överensstämmelse med principen i förvaltningslagen att den myndighet hos vilken ett ärende anhängiggjorts också ur såväl formell- som servicesynpunkt bör åtgärda ärendet.

Flertalet folkbokföringsärenden är tämligen okomplicerade och bör med fördel kunna handläggas även av FK. Endast en färre andel ärenden är av svårare art.

Jag anser därför att kassorna, förutom uppgifterna i förmedlingsalternativet att ta emot och hjälpa till med anmälningar och ge information, skall kunna handlägga okomplicerade ärenden som initieras av den enskilde hos kassan såväl vid besök som vid exempelvis telefonkontakt. Kassan skall ha terminalåtkomst till folkbokföringsregistret och kunna läm-

na ut efterfrågade personbevis och andra handlingar. Terminalátkomsten underlättar också i hög grad kontrollen av anmälningar och möjligheterna att ge information. svårare ärenden, som initieras hos kassan, översändes omedelbart till LSM för handläggning där.

Efter handläggning hos kassan av de okomplicerade ärendena underrättas LSM via terminal. I normalfallet bör uppgifterna kunna registreras i folkbokföringsregistret utan vidare granskning. Kassans skriftliga underlag insänds till LSM för erforderlig kontroll och arkivering enligt LSM:s önskan. Genom stickprovskontroll och givetvis också på annat sätt kan LSM följa upp att kassan handlägger ärendena korrekt. Något dubbelarbete behöver det således inte bli tal om. Viss kontroll och uppföljning måste ju äga rum oavsett var handläggningen sker.

Genom att handlägga ärenden kommer ju också FK:s personal att lättare kunna bibehålla och utveckla sina kunskaper om folkbokföringen och därigenom kunna ge allmänheten god information. I det komav mittén föreslagna förmedlingsalternativet blir det däremot betydligt svårare att upprätthålla de kunskaper som krävs för att kunna ge en god information i folkbokföringsfrågor till medborgarna.

När det gäller ADB-utrustning kan nämnas, att försäkringskassorna för närvarande förbereder införandet av ett nytt, i stora delar decentraliserat ADBsystem för socialförsäkringen. Detta innebär möjligheter till samplanering med folkbokföringssystemet utan större merkostnader.

I den mån några uppgifter i folkbokföringsregistret är av särskilt känslig art och inte behövs för handläggning av ärendet hos kassan är det enkelt att avskärma sådana uppgifter.

Kommittén anför problem med integritetsaspekter om kassorna får tillgång till folkbokföringsregistret utan att att kassorna redan i dag har tillgång ange till flertalet uppgifter som är aktuella för handläggning av okomplicerade ärenden. Samtidigt räknar kommittén med att polismyndigheter och andra stora användare personuppgifter på sikt skall får diav rektåtkomst till det centrala folkbokföringsregistret via terminal.

Kommittén har angivit att FK:s medverkan skall bedömas med utgångspunkt från de mål som skatteutskottet angivit, nämligen

snabb aktualisering av folkbokföringsregistren hög kompetens genom bärkraftiga enheter rak och enkel organisation hög effektivitet hög service -

Såvitt jag har kunnat finna behöver en integrering av FK i folkbokföringsarbetet, såsom jag beskriver FK:s medverkan, inte medföra några negativa konsekvenser. Tvärtom skulle man kunna leva upp till riksdagsbeslutet att även i fortsättningen kunna ge medborgarna en god service i folkbokföringsfrågor.

Jag anser således att påståendet i betänkandet att en aktiv roll för försäkringskassorna medför att därigenom tillskapas en ineffektiv och komplicerad organisation med otillräcklig kompetens dels är en

nedvärdering av FK och dess personal, dels visar att man inte vill tillvarata detta unika tillfälle till samverkan mellan två myndigheter som på ett bra sätt kan komplettera varandra för att ge medborgarna en god service.

Genomförda utredningar inom samhällssektorn har visat att allmänheten vill ha möjlighet att kontakta samhällsorgan på rimligt avstånd och få sina ärenden handlagda. Att kontakten skall skötas med brev och telefon är inte någon bra lösning. Den av kommittén föreslagna ordningen ger inte en tillfredsställande service och innebär en centralisering jämfört med tidigare ordning. Den rimmar dessutom illa med strävandena från statsmakternas sida i övrigt att förbättra service och tillgänglighet inom den offentliga sektorn.

Slutligen vill jag kraftigt betona, att om FK:s roll skulle bli den som kommittén föreslår, dvs. att i huvudsak vara ett förmedlingsorgan, då bör riksdagen ompröva hela frågan om FK:s medverkan. Denna uppfattning delas av hela försäkringskassaverksamheten.

Skall man ha ett lokalt förmedlingsorgan med de uppgifter som kommittén föreslår är posten ett bättre och rationellare alternativ.

Bilaga 1

Kommittêdirektiv Dir. 1988:4

Genomförande av en ny organisation för folkbokföringen

Dir. 1988:4

Beslut vid regeringssammanträde 1988-02-18.

Chefen för finansdepartementet, statsrådet Feldt, anför.

1. Mitt förslag

Jag föreslår, i enlighet med vad jag anfört i propositionen 198687:158 om ny organisation för folkbokföring, att en kommitté tillkallas för att lämna förslag till hur den nya organisationen för folkbokföringen närmare bör utformas.

2. Bakgrund

Riksdagen har under hösten 1987 fattat beslut om principiella riktlinjer för en ny organisation av folkbokföringen prop. 198687:158, SkU 198788:2, rskr. 2. Beslutet innebär att ansvaret för den löpande folkbokföringen skall föras över från pastorsämbetena till de lokala skattemyndigheterna. Även försäkringskassorna förutsätts medverka i

folkbokföringsarbetet. Den nya organisationen avses bli genomförd den 1 juli 1991.

I propositionen angavs att en kommitté borde tillkallas för att lämna förslag till den närmare utformningen av folkbokföringens organisation m.m. Denna kommitté bör nu tillsättas.

3. Uppdraget

3.1 Allmänt

Kommittén bör, med utgångspunkt i övervägandena i propositionen och de synpunkter riksdagen givit regeringen till känna, lämna förslag till den närmare utformningen av folkbokföringens organisation och i övrigt lämna förslag till andra åtgärder som kan behövas för att genomföra den nya organisationen.

I det följande kommer jag att närmare beröra några av de frågor som kräver särskild uppmärksamhet av kommittén.

3.2 Myndighetsorganisation

När de lokala skattemyndigheterna blir lokala folkbokföringsmyndigheter för hela folkbokföringen integreras folkbokföringen organisatoriskt i skatteförvaltningen. De allmänna försäkringskassorna får samtidigt en roll som kontaktorgan gentemot medborgarna och skulle, med terminalåtkomst till folkbokföringsregistren, kunna medverka i alla folkbokföringsärenden som initieras genom anmälan från den enskilde. Kommittén bör studera vilka konsekvenser

detta kan få inom skatteförvaltningen och inom de allmänna försäkringskassornas verksamhet. Analysen skall ske i nära samarbete med riksskatteverket och riksförsäkringsverket.

Exempel på frågor som bör belysas är riksskatteom verkets ställning och befogenheter inom folkbokföringen bör stärkas och vilken ställning länsskattemyndigheterna skall ha i förhållande till de lokala skattemyndigheterna när det gäller folkbokföringen. Vidare bör eventuella organisatoriska förändringar inom myndigheterna övervägas. Formerna för samarbetet med försäkringskassorna när det gäller olika anmälningsärenden o.d. skall utvecklas kommitav tên. också formerna för samverkan med andra myndigheter, t.ex. med postverket när det gäller flyttningsanmälningar, bör ses över.

3.3 Personal

En viktig uppgift för kommittén är att kartlägga arbetsfördelningen mellan de lokala skattemyndigheterna och försäkringskassorna samt vilket personalbehov som kommer att finnas. Vidare måste kommittén överväga hur verksamheten skall organiseras och vilken tjänstestruktur som är lämplig. Det är narurligt att det kommer att finnas ett stort behov att rekrytera personal från pastorsämbetena till den nya folkbokföringsorganisationen. Därigenom kan man ta till vara de kunskaper och erfarenheter i folkbokföringsfrågor denna personal besitter. som

En överflyttning av huvudmannaskapet för folkbokföringen innebär en stor förändring för den personal som i dag arbetar med dessa frågor hos pastorsämbe-

tena. Kommittén bör därför omsorgsfullt belysa personalfrågorna och föreslå åtgärder som gör övergången till ny huvudman så friktionsfri som möjligt.

3.4 Lokaler m.m.

Kommittén måste undersöka vilket behov av ytterligare kontors- och arkivlokaler som uppstår hos främst de lokala skattemyndigheterna för att dessa skall kunna härbärgera den nya verksamheten. Möjligheterna till lokalmässig samordning med andra myndigheter och organ bör därvid särskilt uppmärksammas. Kommittén bör ta kontakt med byggnadsstyrelsen i lokalfrågorna.

Vad gäller folkbokföringens arkiv bör kommittén lämna förslag om den framtida förvaringen av det befintliga materialet från folkbokföringen med avseende på vad som bör övertas av de lokala skattemyndigheterna och på vad som bör förvaras på annat sätt hos statliga arkivmyndigheter eller genom kyrkans försorg. Självfallet skall kyrkans behov av uppgifter av kyrklig karaktär i de nuvarande kyrkoböckerna tillgodoses också efter en organisationsändring. Det är också viktigt att de framtida arkiven upprättas och vårdas på ett sådant sätt att kontinuitet och tillgänglighet garanteras.

3.5 Folkbokföringsregistren

Folkbokföringsregistrens viktigaste funktion i framtiden är att tillgodose samhällets behov av basuppgifter. Mot denna bakgrund är det väsentligt

att registrens innehåll motsvarar kravet på relevanta uppgifter. Kommittén bör därför kartlägga de faktiska behov av basuppgifter som finns i samhället. Det kan därför finnas anledning att inleda kommitténs arbete i denna del med enkät till en användarna av folkbokföringsuppgifter. I detta sammanhang är det viktigt att forskningens intresse av uppgifter beaktas, liksom att församlingarna inom svenska kyrkan får uppgifter till sina medlemsregister.

Den nya organisationen för folkbokföringen kräver att man tar ställning till hur de framtida registren för folkbokföringen skall utformas också med hänsyn till försäkringskassornas roll i folkbokföringsarbetet. Det är därvid viktigt att möjligheterna till rationaliseringar och förenklingar uppmärksammas. Tillförlighet, snabbhet och god service är andra grundläggande krav som kommer att ställas på den nya folkbokföringsorganisationen.

Med utgångspunkt i en sådan kravanalys bör kommittén dra riktlinjer för utformningen det upp av nya ADB-stödet. Därvid bör beaktas att försäkringskassorna förutsätts få terminalåtkomst till folkbokföringsregistren. Kommittén bör därför informera sig om den utveckling som sker av ADB-stödet inom soci-

alförsäkringsadministrationen. viktig del

En av kravanalysen för ADB-stödet är att uppmärksamma integritetsfrágorna och därvid se till att sekretessskyddet kan garanteras och att säkerhetsfrågorna ges en tillfredsställande lösning. Analysen bör också utmynna i ett ställningstagande till och i om vilken mån det nuvarande systemet med personakter bör behållas. Mot bakgrund av folkbokföringens viktiga roll under kriser och i krig skall kommittén

även akt på beredskapsfrågorna. ge

Folkbokföringens register förs i dag lokalt hos pastorsämbetena och regionalt hos länsskattemyndigheterna. De ADB-baserade registren kan föras centralt, regionalt eller lokalt. Valet av registerföringsnivá måste föregås av en grundlig genomgång av de tekniska, sakliga och ekonomiska förutsättningar föreligger. Kommittén skall belysa de för- och som nackdelar är förknippade med de olika möjlighesom terna. Den analys som kommittén gör skall leda fram till ett förslag till hur registren skall föras.

En ytterligare fråga med bl.a. tekniska konsekvenatt ta för kommittén är på Vilket sätt en ser upp samhörighet med annan person bör komma till persons uttryck vid personregistreringen.

3.6 Författningsgenomgång

En organisationsförändring av det slag som beslutats förutsätter också att reglerna inom folkbokföringen över och ändras. Kommittén bör lämna ses förslag till de författningsändringar som kan behövas. Kommittén bör också pröva vilka möjligheter till förenklingar m.m. som finns.

3.7 Kostnader

propositionen har regeringen bedömt att reformen I totalt sett leder till en samhällsekonomiskt billifolkbokföring. Reformen bedöms dock innebära gare merbelastning på statsbudgeten med ca 250 milj. en kr. år. Inom ramen för detta ekonomiska utrymme per

bör kommittén lämna ett förslag till ny organisation som tillgodoser samarbetet mellan de lokala skattemyndigheterna och de allmänna försäkringskassorna. De kostnadsmässiga konsekvenerna skall även i övrigt närmare belysas av kommittén.

4. Ramar för utredningsarbetet m.m.

Utredningsarbetet bör bedrivas så att den nya organisationen kan börja sin verksamhet den 1 juli 1991. Kommittén kan vid behov lämna sina förslag successivt. Förslagen bör lämnas i sådan tid att eventuella författningsändringar och upphandlingar av teknisk utrustning m.m. kan genomföras i god tid före omorganisationen.

Kommittén bör ägna särskild uppmärksamhet åt det utredningsarbete med anknytning till svenska kyrkan som parallellt kommer att bedrivas i närliggande frågor och därvid se till att samverkan kommer till stånd.

För kommittén bör gälla regeringens direktiv dir. 1984:5 till samtliga kommittéer och särskilda utredare angáende utredningsförslagens inriktning.

Kommittén bör när arbetet påbörjas och vidare under arbetets gång informera berörda huvudorganisationer och i förekommande fall andra berörda centrala arbetstagarorganisationer med vilka staten har eller brukar ha avtal om löner och andra anställningsvillkor samt ge dem tillfälle att framföra synpunkter.

5. Hemställan

Med hänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att regeringen bemyndigar chefen för finansdepartementet

att tillkalla en kommitté omfattad av kommitté- förordningen 1976:119 med högst fyra ledamöter med uppdrag att utarbeta förslag till genomförande av en ny organisation för folkbokföringen,

att utse en av ledamöterna att vara ordförande,

att besluta om sakkunniga, experter, sekreterare och annat biträde åt kommittén.

Vidare hemställer jag att regeringen beslutar att kostnaderna skall belasta sjunde huvudtitelns anslag Utredningar m.m.

6. Beslut

Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bifaller hans hemställan.

Finansdepartementet

bilaga 2

PM 1990-01-22 1

Bilaga

Utredning avseende uttag av folklängd och andra längder ur det framtida systemet för folkbokföring och gallringsfrågor avseende detta system.

1 Inledning

I de direktiv som givits för en övergång till ett nytt folkbokföringssystem betonas vikten av att folkbokföringens kontinuitet upprätthålls. Detta kräver periodiska uttag av information ur systemet. Frågorna om gallring i systemet skall samtidigt få sin lösning.

Föreliggande avsnitt rörande längduttag och gallring har på uppdrag utarbetats av förste arkivarie Karl- Gustaf Andersson, landsarkivet i Uppsala, i samråd med arkivrådet Claes Gränström, riksarkivet och riksarkivets speciella grupp för frågor rörande omorganisationen av folkbokföringen ROFF. Synpunkter har inhämtats från samtliga landsarkiv och stadsarkiven i Stockholm och Malmö.

En särskild utredning rörande gallringsfrågorna etc föreslås bli tillsatt av riksarkivet. Företrädare för riksskatteverket kommer att ingå. Utredningen föreslås även innefatta frågor rörande detaljutformningen av längduttagen.

2 Folklängd och andra längduttag

2.1 Inledning

För att det uppställda kravet om kontinuitet skall kunna uppfyllas, krävs i första hand längduttag av två typer, en kameral typ och en kronologisk typ. Till detta kommer som ett nödvändigt komplement ett bevarande av de lokala diarierna.

Den kamerala typen bör vara representerad genom en s k folklängd. Den kronologiska typen skall utgöras av motsvarigheter till de kronologiska längder som finns i nuvarande system. De längder som tas ut skall alltså vara inflyttningslängd, utflyttningslängd, födelselängd, äktenskapslängd och dödlängd.

I de närmast följande avsnitten skall ges en översiktlig beskrivning av folklängden, de kronologiska längduttagen och diarierna.

Längduttagen nedan ett visst basinneháll, vilket ges under pågående utredning kan komma att modifieras, främst genom en utökning med ytterligare uppgifter.

Hur de topografiska uppgifterna födelseort, in- och utflyttningsorter etc i detalj skall anges måste utredas ytterligare. Ort och församling i klartext i kombination med topografiska koder för de större regionerna som län, kommun och skattekontorens verksamhetsområden nuvarande fögderierna är en tänkbar lösning.

De uttag som här finns upptagna får ses som ett minimum för att kontinuitet skall upprätthållas och framtida forskare skall kunna ha tillgång till material som kvalitetsmässigt sett inte är sämre än det som finns i dag.

Systemet erbjuder även möjlighet till uttag av annan typ. I sammanhanget har diskuterats frågan om särskilda längduttag för in- och utvandring. Under utredningsarbetets gång bör frågan om andra längduttag än de här nämnda beaktas.

Mellan folklängden, de kronologiska längderna och diariet skall finnas sådana samband som säkerställer möjligheterna till sökningar.

2.2 Folklängd

I frågan folklängden kan här direkt anknytas till om tidigare utredning angående Folkbokföringens framtida organisation SOU 1981:101. Vad som där sagts angående folklängden a a s 84f är relevant även i dag. Med anknytning till denna utredning kan alltså anföras följande:

Folklängden skall vara en längd som framställs för forskningsändamål och redovisar de folkbokförda personerna familje- och fastighetsvis. Folklängden är upplagd kameral ordning, alltså efter fastighet. Den blir kontinuitetsmässigt en efterföljare till tidigare husförhörslängder och församlingsböcker.

Genom folklängden sker en kontinunerlig redovisning av befolkningen. Folklängden framställs maskinellt i femårsperioder. Samtliga personer skall redovisas i folklängden på den eller de fastigheter, där de under fem-

årsperioden varit folkbokförda. Om någon flyttar under perioden kan personen i fråga vara upptagen under två eller flera fastigheter.

Folklängden skall i stort sett innehålla de uppgifter som i dag antecknas i församlingsboken. Följande basuppgifter bör ingå:

Fastighet, folkbokföringsadress, personnummer, fullständigt namn, familjerelationsbegrepp, medborgarskap, tillhörighet till svenska kyrkan, födelseort, födelsehemort, vigseldatum, civilståndsuppgifter, dödsdatum, inflyttningsortfastighet, utflyttningsort, folkbokföringsåtgärder av allmän art som inte kan hänföras direkt till flyttning, födelse, vigsel eller dödsfall, jämför de kronologiska längderna nedan.

Till längden bör knytas register olika slag, främst av ett topografiskt register och ett personregister. Listor över emigranter och obefintliga bör bifogas längden.

Från forskningens sida finns ett krav på att yrkesbeteckning bör ingå, lämpligen i folklängden. Detta krav är inte tillgodosett i folkbokföringsregistret.

2.3 Kronologiska längduttag

Basinnehållet i de kronologiska längduttagen bör vara följande:

Inflyttningslängd

Löpande årsnummer för flyttningen, inflyttningsdatum, personnummer, fullständigt namn, familjerelationsbegrepp om flyttningen rör flera personer, inflyttad till, inflyttad från samt diarienummer för de folkbokföringsåtgärder som kan hänföras till den aktuella flyttningen.

Uflyttningslängd

Löpande ársnummer för flyttningen, utflyttningsdatum, personnummer, fullständigt namn, familjerelationsbegrepp om flyttningen rör flera personer, utflyttad från, utflyttad till samt diarienummer för de folkbokföringsåtgärder som kan hänföras till den aktuella flyttningen.

Födelselängd

Löpande ársnummer för födelsen, personnummer, fullständigt namn, födelseort, folkbokföringsadress, uppgifter fader personnummer, fullständigt namn, medborgarom skap, födelseort, folkbokföringsadress, civilstånd, tillhörighet till svenska kyrkan och motsvarande uppgifter för moder samt diarienummer för de folkbokföringsåtgärder som kan hänföras till födelsen.

Aktenskapslängd

Löpande ársnummer för äktenskapet, den ena partens perfullständiga namn, fastighet, folkbokfösonnummer, ringsadress, tidigare civilstånd, tillhörighet till svenska kyrkan och medborgarskap, motsvarande uppgifter för den andra parten samt vigseldatum och diarienummer för de folkbokföringsåtgärder som kan hänföras till äktenskapets ingående.

Dödlängd

Löpande årsnummer för dödsfallet, dödsdatum, den dödes personnummer, fullständiga namn, civilständ, födelseort, folkbokföringsadress, medborgarskap, tillhörighet till svenska kyrkan, makesmakas namn, föräldrars namn med födelseort och bostad avser minderåriga samt diarienummer för de folkbokföringsåtgärder som kan hänföföras till dödsfallet.

2.4 Diarier

I såväl folklängd som kronologiska längder avspeglas vissa folkbokföringsåtgärder genom angivande av diarienummer folkbokföringsdiariet i särskild kolumn ur i längderna.

Dessa diarienummer ger en ingång till de kronologiska uttag jämte sökregister som skall göras ur diarierna. Behovet av uppgifter om kompletterande folkbokföringsåtgärder skall därmed kunna tillgodoses. Sådana antecknas nu i klartext i församlingsbok eller i respektive längder.

2.5 Sambandet folklängd-kronologiska längder-diarier

Utformningen av basinnehållet i längderna ovan har bl a gjorts för att skapa ett klart samband i avsikt att underlätta den framtida sökningen i materialet.

Folklängden skall inta den centrala platsen. Detta skall ytterligare accentueras genom uttag av olika former av register till längden. Registren utformas under iakttagande av gällande registerlagstiftning.

En typ av register bör utformas som ett innehållsregister, upplagt efter personnummer med angivande av det uppslag i den aktuella folklängden, där respektive person senast fanns införd.

Från detta uppslag kan man söka sig bakåt i folklängden, om personen under längdens omfattningstid varit bosatt i annan fastighet.

Genom att uppgifter om flyttningar, födslar, Vigslar och dödsfall skall finnas i folklängden ges även en anknytning till de kronologiska längderna.

Innehållsregistret till folklängden skall vidare innehålla topografiska koder. Vid uttag folklängderna av bör en samsortering ske av personregistren för landets samtliga skattekontor, vilket ger en för forskare ovärderlig och allomfattande sökmöjlighet.

Listor över emigrerade och personer som förklarats obefintliga tas lämpligen ut som bilagor till folklängden.

Förutom nu nämnda register krävs även register av annan typ, främst topografiska. Under pågående utredning bör denna typ av register och andra detaljutformas.

Som ovan nämnts finns i såväl de kronologiska längderna som i folklängden en kolumn för folkbokföringsåtgärder.

När det gäller de kronologiska längderna är avsikten att det i denna kolumn skall anges diarienummer för åtgärder som blivit en följd flyttning, födav en en sel, en vigsel eller ett dödsfall.

När det gäller folklängden skall diarienummer för folkbokföringsátgärder som är mera allmänt knutna till en viss person kunna anges i motsvarande kolumn i folklängden.

Här skapas alltså sambandet mellan längderna och diariet.

2.6 Periodicitet för uttag av längder

Uttag av längder sker lämpligen två gånger per decennium. Uttagen skall omfatta den femårsperiod påsom börjas minst sex och högst tio år före uttagsáret.

Det första uttaget bör göras omkring år 2000. Detaljerade föreskrifter för uttagsförfarandet kan utformas först senare.

efter det att längduttag gjorts kan uppgifterna Senast i de lokala registren överföras till avregistreringslängderna, varefter gallring av uppgifterna i de en lokala registren kan göras.

motivering för ett uttag enligt beskriven modell Som kan anföras följande:

Uppgifter avliden emigrerad eller obefintlig - om en kommer att ligga kvar i det lokala registret i person fem år efter dödsfallet emigrationen, obefintminst hetsförklaringen.

Rättelser i efterhand kan i de flesta fall föras in direkt i de lokala registren.

längder sker först omkring år Ett första uttag av - 2000. tid för förstärkning av arkivmyndighe- Detta ger också tid för framställning av den ternas resurser men krävs för att längduttag skall kunna programvara som göras.

Beträffande diarierna bör uttag göras av kronologiska årgångar på arkivbeständigt efter varje år eller papper med något års förskjutning för att ärenden skall kunna avslutas och tillägg i första hand skall kunna göras direkt i datorn.

2.7 Medieval och förvaring.

Riksarkivet utfärdar föreskrifter om medieval. Hänsyn till nödvändiga beständighetskrav, till kostnader tas för på olika medier och till frågan om bearbetuttag ningsmöjligheterna, alltså frågan om eventuella rättelser i längduttagen i efterhand.

Lämpliga medier för uttagen är för närvarande magnetband, mikrofilm COM-film och arkivbeständigt papper.

Vid uttag på magnetband och mikrofilm skall beaktas riksarkivets föreskrifter angående överlämnande av magnetband för ADB RA-FS 1986:1 och riksarkivets cirkulär angående framställning och handhavande av mikrofilm för arkivändamål. Arbete pågår med framtagning av nya föreskrifter.

Magnetband.

Folklängden och de kronologiska längderna tas ut i två exemplar på magnetband s k flat fil. Ett exemplar förvaras på riksarkivet och en säkerhetskopia på annan ort.

Mikrofilm.

Folklängden och de kronologiska längderna tas ut i tre exemplar på mikrofilm i form av COM-film microfiche enligt följande:

l Säkerhetsexemplar silverfilm, som förvaras i klimatarkiv på respektive landsarkiv eller om förvaringsmöjlighet där saknas, hos annan arkivmyndighet. Annan förvaringsort kan även bli aktuell av säkerhetsskäl.

2 Masterexemplar silverfilm som skall förvaras på landsarkiven och användas för juridiskt bruk se nedan och för framställning av microfiche för forskningsändamål. Eventuellt kan ytterligare masterkopia tas ut en och förvaras hos för arkiven gemensam institution med kopieringsmöjligheter.

3 Brukskopia Diazofiche, framställd av masterfilmen och använd i det dagliga arbetet på landsarkiven

Arkivbeständigt papper.

Diariet tas som ovan nämnts ut på papper, vilket är nödvändigt för att eventuella kompletteringar i efterhand skall kunna göras.

Även folklängden föreslås uttagen ett exemplar på papper utöver ovannämnda tre filmexemplar, vilket motiveras av längdens centrala roll för den framtida forskningen och de krav som därmed måste ställas på tillgängligheten. Rättelser i efterhand skulle då även kunna göras i detta exemplar av folklängden enligt nedan beskriven metod se avsnitt 2.8.

Omfattningen av längduttagen måste vara hela det aktuella distriktet, alltså skattekontorens verksamhetsområdenuvarande fögderiet. Församlingstillhörighet och annan topografisk anknytning skall framgå av de topografiska uppgifterna.

Det torde vara enklast om samtliga uttag ur systemet med undantag av diarieuttagen gjordes med särskild en intervall, lämpligen vart femte år. Folklängden får då omfatta en femårsperiod, medan de kronologiska längder-

na löpnumreras och indelas i årsvis upplagda längder, även om själva uttaget sker vart femte år, som för folklängden.

När uttag gjorts på de olika medierna bör uttagen avlämnas direkt till arkivmyndigheterna, vilka då måste ha tillförts resurser som dels gjort en utökning av det för närvarande i stort sett obefintliga förvaringsutrymmet möjlig, dels gjort det möjligt att inrätta de nya tjänster som krävs för handläggningen. I annat fall måste en förvaring tills vidare ske hos skattekontoren, något som kan medföra krav på utbyggnad av arkivlokalerna hos dessa.

Vad som tas ut på papper, måste bli föremål för inbindning. Vid val av bindningsmetod måste hänsyn tas till kostnaderna. Detta kan medföra att en enklare bindningsmetod i stil med den som nu används av exempelvis tingsrätterna kan bli aktuell.

Alternativt kan någon ny för ändamålet lämplig metod användas.

Beträffande diariet bör ett uttag göras varje år. Diarieuttaget förvaras sedan hos skattekontoren under en femårsperiod och levereras sedan tillsammans med längduttagen till arkivmyndigheterna under ovan sagda förutsättningar.

2.8. Legalitetsfrågor

Längduttagen kommer att finnas i flera exemplar och på flera medier. Frågan om vilket exemplar som kan betraktas som det juridiska exemplaret måste lösas. Frågan måste underställas juridisk expertis.

Så länge uppgifter om en person finns kvar i det aktuella folkbokföringsregistret kan detta förmodas vara det enda som kan tillmätas juridiskt värde. När uppgifterna om en viss person inte längre finns kvar i det aktuella registret utan överförts till den planerade avregistreringslängden, måste denna längd och längduttagen hos arkivmyndigheterna tilldelas roll av juridiska exemplar.

Av längduttagen blir det juridiska exemplaret lämpligen masterfilmen, när det gäller de kronologiska längderna och pappersexemplaren, när det gäller diarierna och eventuellt folklängderna. Dessa exemplar finns tillgängliga pá landsarkiven, där legala utdrag från längduttagen kommer att göras.

Legalitetsfrågan kräver även en departementsutredning för anpassning till den internationella rätten i detta hänseende.

Ett problem med juridiska aspekter är frågan om rättelser i efterhand. Sådana görs för det mesta ganska snart och torde alltså i allmänhet kunna göras direkt i systemet. Rättelser i särskilt födelseboken avseende exempelvis namnbyten eller faderskapserkännanden kan dock ske efter lång tid. Då den längd som kommer att motsvara den nuvarande födelseboken kommer att tas ut på mikrofilm bortfaller möjligheten att i framtiden göra rättelser i denna. Om folklängden tas ut på papper kan ändringar av sådant slag i stället införas i det folklängdsuttag som omfattar den period, dit även födelselängdsuttaget på mikrofilm hör, i vilket rättelsen egentligen skulle ha gjorts.

Om det i folklängden i stället för i de respektive kronologiska längderna skall införas rättelser i efterhand kan detta kräva en ändring i gällande lagstiftning.

3 Gallring

3.1 Inledning

Den gallring som sker av handlingar i nuvarande folkbokföringssystem avser främst bilagor till församlingsbok, flyttningslängder och ministerialböcker. Dessa bilagor utgallras efter tjugo år med vissa undantag.

I det kommande systemet blir gallringsproblematiken delvis en annan. Nuvarande bilagor kommer dock att finnas kvar som handlingar till diariet. I övrigt kommer systemet att sakna pappershandlingar och vara helt datorbaserat. I föregående avsnitt har givits en beskrivning av de längder som med viss periodicitet kommer att uttas ur de lokala folkbokföringsregistren. Uttag kommer även att ske av diariet.

Under förutsättning att uttag görs ur de lokala registren i den föreslagna omfattningen, vilket beräknas kunna täcka behoven för framtida forskning och förvaltning, skall uppgifterna i dessa lokala register sedan kunna utgallras ur dessa register. I pågående projektarbete avseende folkbokföringsregistret planeras dock ett överförande av flertalet uppgifter i de lokala registren till en avregistreringslängd på magnetband, innan gallring sker.

I pågående utredning om det kommande folkbokföringssystemet betonas i flera sammanhang behovet av att gall-

ringsfrågorna blir lösta på ett tidigt stadium och att de föreskrifter som ges skall vara enkelt och tydligt utformade.

Gallringsföreskrifter utfärdas av riksarkivet. En utredning som leder till sådana föreskrifter bör snarast tillsättas. Vad som i detta avsnitt anförs 1 gallringsfrågan har som syfte att tjäna som underlag för detta utredningsarbete.

3.2 Det centrala referens- och aviseringsregistret

Det centrala registret kommer att innehålla uppgifter även finns i de lokala registren. Ändamålet med som detta register är att där lagra uppgifter som efterfrågas för aviseringar och kategoriuttag.

Från användarsynpunkt torde registret sakna långsiktigt värde, då uppgifterna ursprungligen är lagrade i de lokala registren. En gallring av icke aktuella uppgifter förefaller lämplig.

Det bör betonas att så länge en person finns kvar i ett lokalt register måste uppgifter om personen även finnas kvar i det centrala registret i en sådan utsträckning som gör det möjligt att göra en hänvisning till det respektive lokala register, där samtliga uppgifter om personen finns.

Det centrala registret måste med andra ord spela rollen av innehållsregister, den roll som sedan föreslås övertagen av personregistret till folklängden, när sådan längd uttagits se avsnitt 2.5. Den definitiva gallringen av uppgifterna i det centrala registret rörande en viss person bör alltså ske först då längduttagen görs, vilket i sin tur reglerar gallringen i de lokala registren.

Enligt uppgift från pågående projektarbete avseende det centrala registret är avsikten att man för personer som avlidit, dödförklaratas, emigrerat eller obefintligregistrerats skall låta personnummer, namn och uppgift om sista folkbokföringen ligga kvar i det centrala registret under avsevärd tid, något som i så fall måste beaktas vid utformandet av gallringsföreskrifter.

3.3 De lokala folkbokföringsregistren

Följande riktlinjer föreslås för gallringen i de lokala registren:

- Ingen gallring sker av uppgifter om levande personer

För avlidna personer gallras samtliga uppgifter efter viss tid under förutsättning att längduttag gjorts i nödvändig omfattning och en överföring av flertalet uppgifter enligt pågående utredning skett till den speciella avregistreringslängden. Med uppgifter om avlidna jämställs i diskussionen nedan även uppgifter om emigrerade och obefintliga personer.

Gallring skall utföras i samband med att längduttag sker. Gallringsföreskrifterna vinner i eftersträvad enkelhet och tydlighet, om gallring utförs endast vid detta tillfälle.

För vissa uppgifter om levande personer, kan en gallring tänkas önskvärd på grund av inaktualitet. I den kommande gallringsutredningen bör de stora riktlinjerna för gallringen kombineras med detaljerade bestämmelser som i flera fall kan behövas. I sammanhanget har sekretessmarkering och direktreklamspärr anförts som exempel på sådana uppgifter.

Regler för längduttagen ingår i avsnitt 2.6. Där framgår, att då uttag av folklängd och kronologiska uttag görs ur ett lokalt register finns i detta uppgifter om såväl levande som döda personer. En gallring dessa av uppgifter avseende döda personer torde kunna ske, så snart längduttagen gjorts och en överföring skett till den planerade avregistreringslängden.

Frågan om även avregistreringslängderna ett längre perspektiv skall bli föremål för gallring måste utredas.

Gallringen i de lokala registren knyts till förutsättningen att längduttag gjorts utan annan tidsbestämning. skulle uttag av längder försenas måste säkerhet finnas för att inga uppgifter skall försvinna ur registret för tidigt.

Rutinerna för å ena sidan gallring av uppgifterna i de lokala folkbokföringsregistren och å andra sidan uttag ur dessa register till speciella avregistreringslängder, innan gallring skett, måste på lämpligt sätt anpassas till varandra.

3.4 De lokala folkbokföringsdiarierna

Som beskrivits i föregående avsnitt skall de diarieförda folkbokföringshändelserna, som är knutna till en viss person eller en viss händelse i en liv persons

födelse, flyttning, vigsel, dödsfall återspeglas i längduttagen genom angivande av diarienummer i en särskild kolumn för folkbokföringsåtgärder.

Årliga kronologiska uttag av diarier bör göras enligt tidigare beskrivna rutiner. Diarieuppgifter rörande viss person och alltså knutna till visst personnummer bör sedan ligga kvar där så länge som övriga uppgifter om personen finns i registret.

Då kronologiska uttag på papper görs av diarierna innebär alltså inte detta att en omedelbar gallring därefter kan göras i diariet. Den reella gallringen av diarieuppgifterna skall även där knytas till samma regler som gäller för de lokala registren. Gallring skall alltså ske i samband med att längduttag görs.

De pappershandlingar som kommer att finnas i systemet kommer att vara knutna till diarierna och alltså vara en motsvarighet till de nuvarande folkbokföringsbilagorna. En utgångspunkt för gallringsutredningen blir alltså de föreskrifter som nu finns för dessa bilagor. Vissa bevaras, medan flertalet utgallras efter tjugo ar.

Vid utformande av gallringsföreskrifter för de diarieförda handlingarna måste frågan ställas, om det kommande systemet kan göra det nödvändigt att för framtiden bevara flera typer än som nu sker.

Det motsatta förhållandet, om gallringsfristen i flera fall skulle kunna sänkas, bör självfallet också upmärksammas.

Alla frågor rörande diarierna får sin definitiva lösning först sedan en diarie- och dossiéplan för folkbokföringsdiarierna föreligger. Gallringsföreskrifterna bör på sedvanligt sätt knytas direkt till avdelningarna i en sådan plan.

Gallringen av de diarieförda handlingarna styrs också av vilka uppgifter från handlingarna som kommer att föras in i diariet.

Vissa icke diarieförda handlingar torde även förekomma i systemet, vilket knappast lär skapa några problem, när det gäller gallringen. Här torde behovet täckas av de redan befintliga gallringsföreskrifterna av allmän art.

bilaga 3 PERSONAKT

i 2

. ä . o Z : N. 1 o m v . å 3 p 5 ä

n. E

u .

. u å

. s .

u a a

o . . i I

.n E å . o m q m . E m . m E . u n v x v v. Am JW m u u n. uu L o pund n. All ammo; Alilll -

5 w

W .

3 . . H . C 2 t 2 2 3 .q

I sk. . ..

. .. . . . . . : - .. . . | . P u

. .

x . v e a.. 2 v

. . ;

. . å . . w n m u a 2 5 ..

Statens 1990

offentliga utredningar

Kronologisk förteckning

Företagsförvärv i svenskt näringsliv. Överklagningsrätt och ekonomisk behovsprövning . inom socialtjänsten. En idrottshögskola i Stockholm struktur, organisation och resurser för en självständig högskola på idrottens omrâde. U. Transportrâdet. K. Svensk säkerhetspolitik i en föränderlig värld. Fö. Förbud mot tjänstehandelmed Sydafrika m.m. UD. Lagstiftning för reklam i svenskTV. U. Samhällsstödtill underhållsbidragsberättigade bam. Idéskisseroch bakgrundsmaterial. Kostnader för fastighetsbildning m. m. Bo. 10.Strömgatan 18 Sveriges statsministerbostad.SB. - 11. Vidgad vuxenutbildning för utvecklingsstörda. U. 12.Meddelarrätt. Ju. 13. Översyn sjölagen Ju. av 14.Långtidsutredningen 1990.Fi. 15.Beredskapenmot oljeutsläpp till sjöss.Fö. 16. Storstadstrafik 5 ett samlat underlag. K. - 17. Organisation och arbetsformer inom bilateralt utvecklingsbistånd. UD. 18.Lag om folkbokföringsregister m.m. Fi.

Statens

offentliga

utredningar

Systematisk förteckning

Statsrådsberedningen

Strömgatan 18 Sverigesstatsministerbostad.[10] -

Justitiedepartementet

Meddelarrätt. [12] Översyn sjölagen [13] av

Utrikesdepartementet

Förbud mot tjänstehandel med Sydafrika m.m. [6] Organisation och arbetsformer inom bilateralt utvecklingsbistånd. [17]

Försvarsdepartementet

Svensk säkerhetspolitik i en föränderlig värld. [5] Beredskapen mot oljeutsläpp till sjöss. [15]

Socialdepartementet

Överklagningsrätt och ekonomisk behovsprövning inom socialtjänsten. [2] Samhällsstödtill underhållsbidragsberättigadebam. Idéskisseroch bakgrundsmaterial. [8]

Kommunikationsdepartementet

Transportrådet. [4] Storstadstrafik 5 ett samlat underlag. [16] -

Finansdepartementet

Lângtidsutredningen 1990. [14] Lag om folkbokföringsregister m.m. [18]

Utbildningsdepartementet

En idrottshögskola i Stockholm struktur, organisation och resurser för en självständig högskola idrottens område. [3] Lagstiftning för reklam i svenskTV. [7] Vidgad vuxenutbildning för utvecklingsstörda.

Bostadsdepartementet

Kostnader för fastighetsbildning m. m. [9]

Industridepartementet

KUNGL. VBiBLÅ

Företagsförvärv i svenskt näringsliv. [1] -0 5- 2 9

1993 SIQQELQE. .

ALLMÄNNA FÖRLAGET

BESTÄLLNINGARI ALLMÄNNAFÖRLAGET, KUNDTJÄNST, 106 47 STOCKHOLM, TEL:08-73996 30, FAX:08-7399548. INFORMATIONSBOKHANDELN, MALMTORGSGATAN 5 v10 BRUNKEBERGSTORG, STOCKHOLM.

Hänvisat till av

Ur KB:s samlingar

1 Ärendehandläggning

500 l

4001122 400|122

1993 SIQQELQE. .