IT och verksamhetsförnyelse inom rättsväsendet

Ur KB:s samlingar

Digitaliserad år 2015

och

IT

Verksamhetsförnyelse

rättsväsendet inom

Förslag till samverkansformer nya

Betänkande av RI-utredningen 1995:32

q Ucc

min

um Statens offentliga utredningar WW 1995:32 PÅ] Justitiedepartementet

IT

och

Verksamhetsförnyelse

inom rättsväsendet

Förslag till samverkansformer

nya

Betänkande av RI-utredningen Stockholm 1995

SOU och Ds kan köpas från Fritzes kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar Fritzes, Offentliga Publikationer, uppdrag av Regeringskansliets förvaltningskontor.

Beställningsadress: Fritzes kundtjänst 106 47 Stockholm Fax: 08-20 50 21 Telefon: 08-690 90 90

Svara remiss. Hur och Varför. Statsrádsberedningen, 1993. En liten boschyr som underlättar arbetet för den som skall svara remiss. - Broschyren kan beställas hos: Regeringskansliets förvaltningskontor Arkiv- och informationsenheten 103 33 Stockholm Fax: 08-790 09 86 Telefon: 08-763 24 81

ISBN 91-38-13910-3 Graphic Systems AB, Göteborg 1995 ISSN O375-250X

Till statsrådet och chefen för

Justitiedepartementet

Genom beslut den 30 juni 1994 bemyndigade regeringen chefen för Justitiedepartementet att tillkalla särskild utredare med uppdrag att en utreda formerna för samordning inom rättsväsendets informationsförsörjning m.m. Med stöd detta bemyndigande förordnade departementschefen av den 12 september 1994 generaldirektören Jan Freese till särskild utredare. Som experter i utredningen förordnades den 9 november 1994 polisintendenten Harald Boström, kronodirektören Artur Burup, an-Åke Bäckström, byråchefen Kerstin Hammar, avdel-

byråchefen J

ningsdirektören Torbjörn Israelsson, överdirektören Per-Erik Lundh, kammarrättsassessorn Eva Nordqvist, avdelningsdirektören Jan Pousette, kammarrättsassessorn Rickard Sahlsten, avdelningsdirektören Kristina Tollbäck, avdelningsdirektören Bo Ulriksson samt

kanslirådet Gunnar Österberg.

Överdirektören Per-Erik Lundh entledigades den 29 november

1994. Samma dag förordnades avdelningsdirektören Ulf Jansson som

expert i utredningen. Statskontoret fick uppdraget att fr.o.m. den 26 september 1994 biträda utredningen med sekretariatsresurser. Sekreterare har varit

avdelningsdirektören Anders Dager.

Utredningen har antagit namnet RI-utredningen. Betänkandet IT och verksamhetsförnyelse inom rättsväsendet Förslag till samverkansformer överlämnas här- - nya med. Uppdraget är därmed slutfört.

Stockholm i mars 1995

Jan Freese

Anders Dager

Innehållsförteckning

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Utredningsarbetet 14

3 Hittillsvarande utredningsarbete 15

. . . . . . . . . . . . . . .

4 Inriktning och avgränsningar 17 . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Allmänt 17

4.2 Om målen för rättsväsendets informationsförsörjning 18 . . 4.3 Internationella frågor 20 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Ett framtidsscenario för rättsväsendets IT-användning 23

Mål och uppgifter 27 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1 Mål för samordningsverksamheten 27 . . . . . . . . . . . . . .

5.2 Den nya samordningsorganisationens uppgifter 28

. . . . . .

Närmare samordningsverksamheten 35 om . . . . . . . . . . .

6.1 Samordningsverksamhetens organisatoriska ställning 35

. . 6.2 Samordningsverksamhetens ledning 37 . . . . . . . . . . . . . 6.2.1 Alternativa ledningsforrner . . . . . . . . . . . . . . 6.2.2 Förordat alternativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3 Ansvars- och befogenhetsfördelning . . . . . . . . . . . . . 6.3. l Statsmakternas roll

6.3.2 Myndigheten för Rättsväsendets informations-

försörjning RIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.3 Myndigheternas roll

6.4 Styrning och finansiering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4.1 Uppdragsstyrning

6.4.2 Finansieringsformer

6.5 Bemanning, kompetens m.m. . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.6 Samlokalisering

6.6.1 Lokaliseringsalternativ . . . . . . . . . . . . . . . . .

6 Innehållsförteckning

6.6.2 Utredningens bedömning 55 . . . . . . . . . . . . . . . 6.7 Omprövning av verksamheten 55 . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 Vissa rättsliga frågor 57 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1 Behovet av författningsreglering m.m. 57 . . . . . . . . . . . 7.1.1 Samordningsmyndighetens verksamhetsforrn 57 . . . 7.1.2 för samordningsverksarnheten

Instruktion

58 . . . . . 7.1.3 Överklagande av myndighetens beslut 58 . . . . . . . 7.1.4 Myndigheten i övrigt 61 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2 Sekretess och skydd för den personliga integriteten m.m. 61

7.2.1 Allmänt 61 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2.2 Sekretessbestänunelser 62 . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2.3 Datalagen 62 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3 IT och pågående lagstiftningsarbete 64 . . . . . . . . . . . . .

8 Konsekvenser av förslagen 67 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1 Verksamheten 67 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2 Nya styr- och ñnansieringsformer 69 . . . . . . . . . . . . . . 8.3 Kostnader 70 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.4 Sammanfattning 71 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9 Riktlinjer för ett genomförande av förslagen 73 . . . . . . . .

Särskilt yttrande 75 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

BILAGOR

Utredningens direktiv 79 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Förslag till instruktion 87 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Exempel på arbetsordning 91 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. Förslag till ändringar i förordningen 1970:517 om

rättsväsendets informationssystem 95 . . . . . . . . . . . . . . Förteckning över vissa rapporter m.m. av betydelse

för RI-utvecklingen 99 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

FIGURER

Samordningsverksamhetens organisatoriska ställning 41

. . Samordningsorganisationens verksarnhetsfunktioner 45 . . .

Sammanfattning

En effektiv informationsförsörjning är av stor betydelse när det gäller rättväsendets förmåga att också i framtiden uppnå de mål som statsmakterna ställt för de verksamheter som bedrivs. Genom den upp snabba utvecklingen inom informationsteknikområdet IT förbättras möjligheterna till effektivisering, utveckling och förnyelse av rättsväsendets verksamhet. Därtill är effektiv IT-verksamhet en nöden vändighet med hänsyn till ökande besparingskrav. De möjligheter effektiv framtida IT-användning medför bör självfallet i så som en stor utsträckning möjligt tas tillvara. som Ansvaret för att utvecklingsarbetet drivs vidare och för att effektivitetshöjande åtgärder vidtas ligger i första hand myndigheterna. Detta måste dock vägas mot behovet av att samlat kunna ansvar bedöma och vidta de åtgärder inom IT-området som krävs för att rättsväsendet i sin helhet skall fungera effektivt men också för att de enskilda myndigheterna ska få ut full effekt av de satsningar som

planeras och genomförs.

Mot bl.a. denna bakgrund uppdrog regeringen i september månad

1994 generaldirektören Jan Freese att närmare utreda formerna för den framtida samordningen inom rättsväsendets inforrnationsförsörj-

ning. Utredningen har grund för sina bedömningar bl.a. haft Rikssom

polisstyrelsens översynsrapport l993:3 och Statskontorets rapport

1993:31 Rättsväsendets inforrnationsförsörjning. Härutöver har

uppgifter och synpunkter inhämtats från de berörda myndigheterna.

De förslag redovisas i betänkandet kan sammanfattas enligt som följande.

E En myndighet under regeringen införs för samordning inom

ny rättsväsendets informationsförsörjning. Myndigheten benämns i betänkandet Myndigheten för rättsväsendets informationsförsörjning RIN. Verksamheten leds av en styrelse med fulltständigt ansvar. Samarbetsorganet för rättsväsendets inforrnationsförsörjning SARI avvecklas.

Sammanfattning

D RIN:s uppgifter inom informationsförsörjningsområdet koncentre-

ras till frågor som är av övergripande och för de berörda myndigheterna gemensamt intresse. Genom detta kan myndigheternas ITverksamhet med beaktande de gränssnitten - av gemensamma renodlas till att gälla frågor som rör den egna verksamheten.

D RIN ges inom sitt verksamhetsområde eget ansvar och beegna fogenheter när det gäller såväl verksamhet de ställs som resurser som till förfogande.

D Ordinarie ledamöter i RIN:s styrelse är verkscheferna för de deltagande myndigheterna. Styrelsen leds extern ordförande. av en Beslut i styrelsen fattas enligt majoritetsprincipen.

D RIN:s löpande verksamhet leds av en myndighetschef. Verksamheten organiseras i tre verksamhetsgrenar för utveckling, för - en en förvaltning av bl.a. gemensamma system och för stabsuppgifter. en

D Verksamhetsgrenarna Utveckling och Förvaltning finansieras fullt ut via årliga avgifter från berörda myndigheter. För verksamhetsgrenen Stabsuppgifter föreslås i första hand sedvanlig anslagsen finansiering. RIN tilldelas ett ramanslag.

D Mellan RIN och myndigheternas IT-organisationer upprättas ett beställar-leverantörsförhållande, vilket innebär att myndigheterna på uppdrag av den nya myndigheten åtar sig uppgifter samordningsav karaktär. För sådana insatser utgår ekonomisk ersättning till myndigheterna. Förhållandet öppnar nya möjligheter till konkurrensutsättning av viss verksamhet.

D Till stabsuppgifterna hör att på uppdrag från regeringskansliet svara för utredningar, uppföljningar och övrigt underlag för regeringens ställningstaganden i frågor som rör rättsväsendets informationsförsörjning.

D RIN samlokaliseras till någon de berörda myndigheterna i syfte av att sambruka och samutnyttja administrativa och därmed resurser hålla nere kostnaderna.

D Den nya myndighetens uppgifter och ledning regleras i inm.m. struktioner för myndigheten.

D Verksamheten omprövas efter fem år.

Sammanfattning 9

När det gäller effekterna av förslagen görs sammantaget bedömningen att den föreslagna samordningsorganisationen i hög grad kan bidra till en effektivisering av rättsväsendets framtida IT-användning, vilket sin tur är av stor betydelse för det fortsatta arbetet med att effektivisera och förnya den verksamhet som bedrivs inom rättsväsendet. Därtill förbättras möjligheterna att möta framtida besparingskrav. Förslagen bör således inte medföra ytterligare belastningar på statsbudgeten. I huvudsak blir det istället fråga om vissa omfördelningar av uppgifter och budgeterade medel från myndigheterna till den nya samordningsorganisationen. I den utsträckning ökade utgifter kortsiktigt ändå kan uppstå baseras dessa nödvändiga förstärkningar av tidigare eftersatta områden för bl.a. styrning och uppföljning men med effektivisering och ett förbättrat resursutnyttjande inom samverkande myndigheters verksamhet som sammantaget resultat. Det fortsatta arbetet bör efter beslut snarast inriktas mot ett genomförande av förslagen så att den nya organisationen kan träda i kraft den 1 januari 1996.

Bakgrund

2. 1 Allmänt

Verksamheten inom rättsväsendet består i stor utsträckning av informationshantering. Det är därför av stor betydelse för den samlade verksamhetens effektivitet att informationsförsörjningen fungerar ett effektivt och ändmålsenligt sätt. Frågor med anknytning till rättsväsendets informationsförsörjning RP har under senare år varit föremål för ett omfattande utredningsarbete. Allmänt sett kan brister inom området konstateras när det

gäller samordning, styrning och uppföljning av vidtagna åtgärder och

resursutnyttjande. Avsaknaden heltäckande strategi för av en inforrnationsförsörjningen har därtill skapat osäkerhet i utvecklingsarbetet. De förslag som hittills lagts fram i olika utredningar och som rört de för rättsväsendet övergripande och gemensamma delarna av inforrnationsförsörjningen har endast i begränsad utsträckning kommit till ett genomförande. För den iakttagare som deltog i inledningsskedet RI och fått tillfälle att granska den fortsatta utveckav som lingen präglas dagens bild av stagnation. Av de planerade gemensystemen har ännu inget kunnat tas i bruk. samma Under tid har emellertid utvecklingen av myndigheternas samma interna system de s.k. sektorsystemen fortgått. Enligt de myndig- - hetsvisa planer redovisats kommer det att på några få års sikt som sammantaget att finnas uppemot 20 000 datorstödda arbetsplatser med goda kommunikationsmöjligheter till stöd för varje myndighets verksamhet. Denna utveckling utgör ett viktigt inslag i arbetet med införa ITZ-struktur inom rättsväsendet i att, som ett nästa steg, en ny

Förkortningen RI har i tidigare utvecklingsarbete stått för Rättsväsendets informationssystem. Under tid har RI snarare kommit att omfatta senare frågor rör rättsväsendets informationsförsörjning. Skälet härför är att de som frågor aktualiseras rör långt fler aspekter av utvecklingsarbetet än som system i termer utrustning, programvaror och övriga tekniska lösningar. av Det är i den betydelsen förkortningen RI används i betänkandet. senare 2 Med IT informationteknik metoder och tekniker för tillämpad - - avses representation, tolkning, lagring och överföringa av information i form av data, ljud, skrift och bild.

12 Bakgrund

sin helhet. Genom detta skapas förutsättningar för att informationsutbytet inom rättsväsendet i framtiden skall kunna förbättras högst väsentligt. För att säkerställa en framtida effektiv och säker informationsförsörjning inom rättsväsendet i sin helhet krävs dock samordnade insatser inom ett flertal områden. Det gäller särskilt frågor rörande gemensamma IT-plattformar, säkerhet och Standardisering liksom olika rättsliga aspekter av framtida IT-användning. Det gäller också

betydelsefulla frågor rörande styrning, uppföljning och finansiering

av rättsväsendets IT-verksamhet. En viktig förutsättning för att IT aktivt skall kunna främja en önskvärd verksamhetsutveckling inom rättsväsendet är att arbetet bedrivs i effektiva fonner. Det förutsätter också att överväganden och beslut som rör den framtida informationsförsörjningen kan grunda sig på heltäckande och tillförlitliga beslutsunderlag. Det är slutligen viktigt att samordningsfrågorna får ett genomslag, bl.a. i form av tydliga riktlinjer och att arbetet styrs och följs upp ett ändamålsenligt sätt. Satsningar som rör IT-användningen inom rättsväsendet bör också ses mot bakgrund av vad som framgår av de senaste två årens bud-

getpropositioner. Bl.a. redovisas behoven och inriktningen när det

gäller att skapa en öppen elektronisk infrastruktur för bl.a. den offentliga verksamheten. Dessa intentioner utgör grunden för den av regeringen tillsatta IT-k0mmissi0nen3 huvuduppgift är att främja vars en framtida bred användning av informationsteknik. Med utgångs-

punkt i kommissionens rekommendationer betänkandet SOU 1994:

118 Vingar människans förmåga har Finansdepartementet utfor-

mat ett särskilt arbetsprogram för den offentliga förvaltningens ITanvändning. Programmet, som omfattar huvudområdena informa-

tionsförsörjning, informatikplattformar och verksamhetsförnyelse,

leds av ett statsråd med stöd ett toppledarforum. Toppledarforum

av utgörs av en informell samverkansgrupp mellan verkscheferna för ett drygt tiotal statliga myndigheter och därtill med företrädare för kom-

muner och landsting. Programmets första fas omfattar en rad för-

studier vars syften i första hand är att inventera de förhållanden som,

särskilt utifrån verksamhetsmässiga utgångspunkter, utgör hinder för

3 Regeringen har den 19 januari 1995 utfärdat direktiv Dir. 1995: 1 för nya kommissionens arbete och i samband därmed ändrat kommissionens sammansättning. Den tidigare angivna inriktningen kvarstår i huvudsak som oförändrad. För att särskilt ta till vara barns och undomars intresse och kunskaper om infonnationstekniken, inrättas ett Ungdomens IT-råd. Kommissionen skall lämna en första rapport senast den 1 juni 1995 och därefter årligen redovisa resultatet av sitt arbete. Kommissionens uppdrag gäller till utgången av år 1996.

Bakgrund 13

IT-användningen, att beskriva behovet av bl.a. gemensamma standarder och normer inom IT-området samt att föreslå åtgärder som tar fasta på frågan om hur den fortsatta utvecklingen och förnyelsen av förvaltningen skall kunna stödjas av IT. Den strategi för en öppen elektronisk infrastruktur som nu läggs fast omfattar vid sidan av ett mer effektivt informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen och mellan förvaltningen, näringliv och medborgarna även rättsliga aspekter och de krav som följer av det allt närmare internationella samarbetet, såväl inom som utom Europa. Bl.a. aktualiseras frågan om svenska anslutningar till ett flertal internationella informationssystem, vilket ställer stora krav på anpassningsåtgärder inte minst från de svenska rättsmyndigheternas sida. Detta arbete förutsätter självfallet att åtgärderna samordnas, styrs och följs upp ett ändamålsenligt sätt. Genom de riktlinjer som lagts fast och de initiativ som i övrigt tagits, har IT-frågornas betydelse och genomslag i samhällsdebatten ökat markant. En delvis ny syn informationsteknikens betydelse för verksamhetsförnyelse, effektivisering och besparingar inom den offentliga verksamheten har vuxit sig starkare. Det innebär bl.a. att IT-frågorna i allt större utsträckning har kommit att uppfattas som ett av nyckelområdena inom förvaltningspolitiken. Vad som ovan sagts innebär dock inte att Sverige, trots att landet vid en internationellt jämförelse hävdar sig väl när det gäller att tillvarata lT:s möjligheter, i alla avseenden och på alla områden intar en tätposition. När det gäller rättsväsendet kan Sverige i jämförelse med t.ex. Norge i vissa avseenden bedömas ligga flera år efter när det gäller IT-användningen.

2.2 Uppdraget

Den 30 juni 1994 beslutade regeringen att tillkalla en särskild utredare med uppdraget att utarbeta ett underlag för regeringens bedömning vad gäller formerna och organisationen för den framtida samordningen inom rättsväsendets informationsförsörjning. Inriktningen, som lades fast i särskilda direktiv för utredningen Dir. 1994:60, kan i korthet sammanfattas enligt följande.

0 Samordningen skall koncentreras till frågor som är av gemensam och Övergripande karaktär.

0 Kravet på en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter mellan berörda myndigheter skall tillgodoses.

14 Bakgrund

0 Användarnas behov av stöd och tjänster, liksom kravet på inflytande skall tillgodoses

0 Samordningen informationsförsörjningen bör läggas pä myndigav hetsnivä och organiseras inom en av rättsväsendets myndigheter, med eget ansvar och egna befogenheter.

Direktiven i sin helhet bifogas bilaga 1. Resultatet av utredningsarbetet skall vara ett, utifrån de riktlinjer lagts fast, konkret och samlat förslag till hur den framtida samsom ordningen bör organiseras. Avsikten är att den nya samordningsorganisationen skall kunna börja verka fr.o.m. den l januari 1996.

2.3 Utredningsarbetet

Utredningsarbetet har utförts under perioden september 1994 till 1995. Det skriftliga underlaget har utgjorts av i första hand mars

Rikspolisstyrelsens översynsrapport 1993:3 och Statskontorets

rapport 1993:31 Rättsväsendets informationsförsörjning. Dessa underlag har kompletterats med särskilda redogörelser från myndigheterna. Härutöver har utredningen samrått med företrädare för de berörda myndigheterna. Förslagens huvudinriktning har redovisats och diskuterats med verkscheferna för de berörda myndigheterna. Avstämning har vidare skett mot de uppdrag och övriga aktiviteter vars resultat kan komma att påverka och påverkas av framtida krav på rättsväsendets informationsförsörjning. Det gäller bl.a. utredningarna Nya medier och grundlagarna m.m. Dir. 1994: 104, Rättsliga överväganden kring informationsteknologi Dir. 1994:42 och En samlad resultatredovisning för det kriminalpolitiska området inom rättsväsendet Dir. 1994: 17 samt vissa aktiviteter inom bl.a. lagstiftningsområdet som för närvarande pågår inom Justitiedepartementet. Avstämning har även skett mot de aktiviteter som inletts inom

för Toppledarforums arbete samt med den grupp inom Finans-

ramen departementet som arbetar med den nyligen inledda översynen av de statliga myndigheternas ledningsformer.

3 Hittillsvarande

utredningsarbete

I en bilaga till Statskontorets rapport 1993:3l Rättsväsendets informationsförsörjning redovisas en lägesbeskrivning och bedömning av hittillsvarande utrednings- och utvecklingsinsatser inom RI-området. De förändringar som skett sedan tidpunkten för rapporten

december 1993 kan i korthet sägas innebära att inget av de av

SARI planerade systemen ännu har kunnats tas i drift. Det gäller de planerade misstanke- och kriminalregistren MRKR, systemen för bötesuppbörd UB och underrättelser UR samt ett särskilt analysregister för bl.a. uppföljningsändamål. När det gäller MRKR pågår inom RPS en upphandling av utvecklingsinsatsen, när det gäller UB och UR har den ursprungliga inriktningen till stora delar omprövats och när det gäller det s.k. analysregistret har inga utvecklingsåtgärder vidtagits. Likaså har den av SARI angivna inriktningen när det gäller de nya rutinerna för ordningsbot och strafföreläggande delvis fått överges. Till detta skall läggas de tidigare planerna på att ge rikspolisstyrelsens enhet i Kiruna en central och pådrivande roll i utvecklingsarbetet inom RI-området. Inte heller dessa planer har kunnat fullföljas, liksom när det gäller det standardiseringsarbete som tidigare inletts. Samtidigt kan konstateras att IT-frågorna har fått en allt större betydelse när det gäller myndigheternas arbete med att fortlöpande effektivisera verksamheten och minska utgifterna. När det gäller

myndigheternas utveckling av de s.k. sektorsystemenz kan kon-

stateras att den utveckling som inleddes under mitten av 1980-talet i huvudsak fullföljs. De lösningar som har tagits fram vidareutvecklas och införs nu successivt på såväl central, regional som lokal nivå. I anslutning till detta genomför myndigheterna också de infrastrukturella satsningar som är nödvändiga när det t.ex. gäller tekniska plattformar, kommunikationslösningar och vissa säkerhets-

1 SARI Samarbetsorganet för rättsväsendets informationssystem. - 3 Med sektorsystem främst de myndighetsvisa system utvecklas avses som till stöd för brottmålsförfarandet inom respektive verksamhetsområde. Det gäller bl.a. RAR-systemet inom polisen, BRADIS inom åklagarväsendet, MAHS inom domstolsväsendet och kriminalvårdens KLAS-system.

16 Hittillsvarande utredningsarbete

arrangemang. Vissa satsningar görs också för att underlätta informationsutbytet mellan myndigheterna t.ex. elektronisk överföring av domsuppgifter, liksom när det gäller försök att utveckla vissa generella stödrutiner t.ex. till stöd för polisens och åklagarnas förundersökningsarbete. Den sammanlagda bedömning som kan göras med anledning av dessa utvecklingsâtgärder är att myndigheterna var för sig trots att utvecklingen har dragit ut tiden och trots betydande kostnader har lagt stor vikt vid IT-uppbyggnaden och att det omfattande arbete som inletts nu fullföljs. En slutsats som kan dras är att dessa satsningar måste tas tillvara vare sig det gäller investeringar i utrust- ning och programvaror, kompetensuppbyggnad, metodkunnande och läggas till grund för den fortsatta utvecklingen av rättsm.m. väsendets samlade informationsförsörjning. En slutsats är att myndigheternas interna IT-planer och annan

utvecklingsinsatser inte är tillräckliga för att säkerställa en effektiv

inforrnationsförsörjning inom rättsväsendet. För detta krävs att det

myndighetsperspektiv som hittills karakteriserat utvecklingen vidgas

till att omfatta samtliga aspekter som rör rättsväsendets informationsförsörjning i sin helhet. Särskild vikt måste därvid läggas på de s.k. gränssnitten mellan olika delar av rättskedjan. Det innebär att den inriktning och de beslut som hittills gällt för utvecklingen i vissa fall måste omprövas och kompletteras. De förhållanden som bl.a. utifrån ett samlat verksamhetsperspektiv kan bedömas utgöra hinder för den framtida IT-användningen måste identifieras och analyseras så att effektiva åtgärder kan vidtas. Det är av stor betydelse att den framtida inriktningen läggs fast inom ramen för ett samlat handlingsprogram och att de åtgärder som planeras och genomförs också samordnas, styrs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt. Nuvarande brister i dessa avseenden utgör den huvudsakliga utgångspunkten för de förslag i det följande redovisas i betänkandet. som

4 och

Inriktning avgränsningar

4. 1 Allmänt

I uppdraget ingår att utarbeta förslag till en ändamålsenlig avvägning mellan behovet av samordning över myndighetsgränserna å den ena sidan och myndigheternas ansvar för den egna verksamhetsutvecklingen ä den andra. I detta ligger att identifiera de huvudområden som bör bli föremål för samordning för att mot denna bakgrund utarbeta förslag till den nya samordningsverksamhetens ansvarsområde, uppgifter och arbetsformer. De lösningar som utarbetas skall ligga i linje med de krav som följer av den modell för mål- och resultatstyrning som numera omfattar samtliga statliga myndigheter.

I detta ingår att klargöra hur en ändamålsenlig och tydlig ansvarsoch befogenhetsfördelning bör utformas mellan Justitiedepartementet, rättsmyndigheterna och den nu aktuella samordningsverksamheten. Av särskild betydelse är frågan om styrning och uppföljning av den

nya samordningsverksamheten. Hur kan då samordningsområdet avgränsas Det kan konstateras att begreppet rättsväsende saknar en entydig och allmängiltlig definition. I vissa fall avses i strikt mening rättsmyndigheternas verksamhet, i andra fall avses den verksamhet som faller inom Justitiedepartementets område eller de verksamheter som kan bedömas ingå

i det kriminalpolitiska området. Till detta kan läggas den bestämning

av begreppet som redovisas i Riksdagsutredningens slutbetänkande 199394:TK3 och som innebär att statsbudgeten indelas i olika

utgiftsornråden. I den skiss till indelning som redovisas i betänkandet ingår i utgiftsområdet Rättsväsendet, förutom rättsmyndigheterna,

även rättsmedicinsk verksamhet, exekutionsväsendet, rättshjälpen, brottsofferstöd BRÅ:s brottsförebyggande verksamhet. En sådan samt ansats ger en god antydan om att utvecklingsfrågorna i allt större utsträckning kan komma att hanteras i ett sektorövergripande

1 Statskontoret har i rapporten 1993:25 Sektorövergripande analyser. Bilaga Kriminalpolitiken diskuterat bl.a. konsekvenserna av olika tänkbara avgränsningar, bl.a. vad gäller förutsättningarna för mål- och resultatstyrning liksom vad gäller antalet aktörer som verkar inom området.

18 Inriktning och avgränsningar

perspektiv och därmed ta fasta på förhållanden som går utöver nuvarande indelning i myndighetsområden, departementsområden och politikområden. När det gäller den nu aktuella avgränsningen av samordningsområdet är den främsta utgångspunkten för de förslag som lämnas kravet på ett rationellt informationsutbyte nationellt och inter- nationellt mellan rättsmyndigheterna men också mellan rättsmyn- digheterna och de myndigheter och organisationer i övrigt verkvars samhet direkt eller indirekt påverkar eller påverkas av verksamheten inom polis- och åklagarväsendet, domstolarna och kriminalvården. Det innebär att antalet aktörer som kan komma att omfattas av samordningsverksamheten kan komma att variera över tiden utan att

förslagen i övrigt påverkas För de förslag som nu redovisas i be-

tänkandet är utgångspunkten att de myndigheter som hittills omfattats av SARI:s arbete också inledningsvis ingår i den nya samordningsorganisationen. Därtill bedömningen BRÅ, i egenskap görs att även av sin nya roll, bör ingå i samordningsverksamheten. Utredningen avgränsas vidare till att behandla den samordning som

rör informationsförsörjningen. Detta innebär inte att myndighets-

övergripande IT-frågor kan ses isolerade från andra utvecklingsinsatser där samordning kan aktualiseras. Tvärt om bör stor vikt läggas vid samordning av IT-insatser och andra inslag i verksamhetsutvecklingen. Detta förutsätts dock ske inom ramen för Justitiedepartementets ordinarie beredningsfunktioner, liksom inom myndigheterna internt. Utredningen behandlar heller inte den samordning och samverkan som löpande sker mellan myndigheterna i frågor av mer tillfällig karaktär och utan närmare påverkan på rättsväsendet i sin helhet.

4.2 Om målen för rättsväsendets

informationsförsörjning

För den fortsatta utvecklingen inom rättsväsendets informationsförsörjning RI måste målsättningen vara att öka effektiviteten i främst brottmålsförfarandet. IT-satsningarna bör utgå från verksamhetens krav, besparingskrav m.m. och därtill betraktas som en integ-

2 De verksamheter som i första hand ingår i samordningsverksamheten är statliga eller statligt finansierade. Behovet av att vidga detta synsätt kan aktualiseras i takt med att t.ex. kommunerna men också fristående organisationer och företag ges ett större ansvar när det gäller samhällets åtgärder mot brott.

Inriktning och avgränsningar 19

rerad del den samlade verksamhetsförnyelse som erfordras för att av

uppställda kriminalpolitiska mål skall kunna uppnås. Det innebär

bl.a. att IT-satsningarna måste planeras, styras och följas upp tillmed andra insatser så att rådande samband och beroensammans deförhållanden kan beaktas och tas tillvara i utvecklingsarbetet. Med detta synsätt bör de insatser som blir aktuella inom RI-området tydligt utgå från och därtill kunna relateras till de mål som ställts för verksamheten Inriktningen bör vara att IT-utveckupp lingen i framtiden skall kunna styras och följas upp i termer av effekter på verksamhet och resursutnyttjande. Målstmkturen bör därför utvecklas så att den kan ligga till grund för såväl departementets som

myndigheternas styrning och uppföljning. Därtill ställs nya krav på

myndigheternas resultatredovisningar i frågor som rör respektive verksamhet också när det gäller redovisningar i frågor som rör men den övergripande styrningen och resultatuppföljningen av en sam-

hällssektor och ett politikområde i vårt fall rättsväsendet respektive

kriminalpolitiken. Ovanstående resonemang kontrasterar mot den hittillvarande datoriseringen samhällsadministrationen, vars huvudsakliga inriktning av har varit att effektivisera befintliga rutiner. Den mognadsgrad som IT liksom användarna börjar uppnå skapar successivt helt nya möj- - ligheter inför framtiden. Det finns inte minst mot bakgrund vad här redovisats starka av som skäl för att utveckla IT-strategi för hela RI-området. Behovet en ny

omprövning hittillsvarande inriktning föranleds främst av att

av av förutsättningarna för utvecklingen har förändrats över tiden. Det gäller främst brottsutvecklingen sådan men också den fortsatta som snabba utvecklingen inom IT-området, införandet mål- och resulav tatstyrning, ökade besparingskrav samt det fördjupade internationella samarbetet. Det fortsatta arbetet bör i första hand ta sin utgångspunkt i den utveckling under år inom myndigheterna. Den som senare ägt rum innebär i korthet att myndigheterna var för sig utvecklar de systern och rutiner bedöms störst bidrag till verksamheten ocheller som ge medför att verksamheten kan drivas vidare med oförändrade eller krympta ekonomiska Inriktningen av denna utveckling kan ramar. sammanfattas enligt följande.

0 Samtliga rättsmyndigheter kommer inom loppet av några år att

väl utbyggd teknisk infrastruktur installerad vid

ha en förhållandevis samtliga centrala, regionala och lokala myndigheter och generellt sett med allmänt god kompabilitet. Med nuvarande takt i genomförandet kan antalet datorstödda arbetsplatser inom rättsväsendet därvid uppskattas till ca 20 000 st.

20 Inriktning och avgränsningar

0 Samtliga myndigheter kommer vid motsvarande tidpunkt att ha tillgång till moderna och standardiserade kommunikationstjänster för internt bruk och för informationsutbyte mellan myndigheterna.

0 Samtliga myndigheter kommer att utifrån fastställda krav ha ordnat de säkerhetsarrangemang skyddsteknik, säkerhetsorganisation etc.

som erfordras för en säkrare hantering av brottsuppgifter.

0 Den verksamhet som är knuten till brottmälsförfarandet inom respektive myndighet kommer att stödjas av ändamålsenliga rutiner applikationer.

0 Samtliga personanknutna uppgifter rörande misstänkta och dömda

personer kommer att med några fä undantag att finnas tillgängliga

inom ramen för respektive sektorsystem.

0 Personal- och ekonomiadministrativa uppgifter kommer att finnas

tillgängliga inom ramen för de nya rutiner som successivt införs.

Den här beskrivna inriktningen uttrycker sammantaget en strävan

mot att samtliga brottsuppgifter och uppgifter som i övrigt krävs för

verksamhetens bedrivande i teknisk mening görs tillgängliga för samtliga behöriga tjänstemän. Restriktionerna för informationsutbytet bör i princip endast utgöras av gällande regler för säkerhet, sekretess och skyddet för den enskildes integritet. Genom detta skapas helt nya förutsättningar för verksamhetsförnyelse och effektivitetshöjande åtgärder av vitt skilda slag. Den skisserade utvecklingen kan sägas utgöra en översiktlig målbild för en ny och Öppen IT-struktur för rättsväsendet. De myndighetsövergripande frågor som aktualiseras i samband med att denna struktur införs utgör ett viktigt arbetsområde för den nya samordningsorganisationen. Arbetet med att införa denna första version av en IT-plattform bör kunna vara avslutad inom de närmaste två till fyra åren.

4. 3 Internationella

frågor

Det internationella samarbetet när det gäller den brottsbekämpande verksamheten innebär såvitt gäller EU att medlemsländerna - -

tillsammans analyserar brottsutvecklingen och utformar gemensamma

strategier för hur kampen mot brottsligheten skall effektiviseras. Det handlar bl.a. om att harmonisera ländernas lagstiftning till varandra,

Inriktning och avgränsningar 21

vidta åtgärder mot den internationellt förgrenade brottsligheten att och att bygga upp gemensamma kontrollsystem. Ett utvecklat internationellt samarbete medför att kraven på informationsutbytet länderna emellan skärps. För att förbättra informationsutbytet mellan EU:s medlemsländer införs dels särskilda organ

s.k. clearing houses för informationsutbyte, analys och utvecklings-

arbete, dels informationssystem för att öka effektivigemensamma

teten i kontrollverksarnhet och brottsbekämpning.

I Maastrichtfördraget uppställs ett av målen för den Eurosom

peiska unionen att utveckla ett nära samarbete i bl.a. rättsliga frågor den s.k. tredje pelaren. I fördraget anges ett antal frågor kring

vilka ett utökat samarbete är särskilt angeläget. Det gäller bl.a. asylpolitik, narkotikabekämpning och rättsligt samarbete. Som en sär-

skild punkt nämns också frågan om polissamarbete och tullsamarbete

för förhindra och bekämpa terrorism och andra grova internatioatt nella brott. Hur detta samarbete kan komma att organiseras diskute-

för närvarande som ett led i uppbygganden av en europeisk polis-

ras byrå Europol. Inom tullomrâdet diskuteras inrättandet av en motsvarande för samarbete och informationsutbyte MAG 92. grupp För närvarande pågår arbete med bl.a. att utforma konventioner

omfattande Europol och de unionståckande informationssystemen

European Information System EIS och tullens datorbaserade underrättelsesystem Customs Information System CIS. Denna utveckling kommer bl.a. att medföra ett behov att se över de svenska av

registerförfattningar som reglerar brottsregistreringen. Ett sådant

arbete har också inletts se vidare avsnitt 7.

EIS är avsett att bl.a. omfatta register över de tredjelandsmedborgare hänsyn till den allmänna ordningen och säkerheten som av inte bör tillåtas inresa i ett EU-land. Därutöver kommer EIS att

innehålla andra uppgifter är betydelse för det internationella

som av

polissamarbetet när det gäller att bekämpa internationell brotts-

grov

lighet, bl.a. uppgifter misstänkta och efterlysta personer. Frank-

om

rike få för upprättandet EIS gemensamma stödfunk-

avses ansvar av tion i Strasbourg. För svenskt vidkommande förutses EIS få stor betydelse för bl.a. den svenska polisens kriminalunderrättelsetjänst. En anslutning till EIS förutsätter rad åtgärder inom svenska myndigheter inte en -

minst inom polisen vad gäller bl.a. systemutveckling och systern-

-

konstruktion, upphandling, utbildning och metodutveckling m.m. Avsikten är att EIS tar över de uppgifter som ankommer Schengen Information System SIS enligt det s.k. Schengenavtalets tillämpningskonvention, utvecklats vid sidan av EU och som rör

som

ett gradvist avskaffande kontroller vid de gemensamma gränserna

av

22 Inriktning och avgränsningar

och därmed införandet av s.k. kompensatoriska åtgärder. I enlighet med överenskommelsen pågår för närvarande arbete med att få det gemensamma informationssystemet SIS att fungera avsett sätt. Frågan om Sveriges deltagande i Schengensamarbetet är för närvarande föremål för diskussion. Inom asylområdet diskuteras inom EU för närvarande frågan om en asylsökandes fingeravtryck skall kunna registreras i ett gemensamt system EURODAC. Bl.a. utreds om det krävs en konvention för att kunna upprätta ett sådant system. Inom EU pågår vidare arbetet med att ta fram direktiv om skyddet för den personliga integriteten dataområdet. Strävan är att införa en enhetlig nivå integritetsskyddet inom hela EU. Efter omfattande diskussioner och oenighet kring integritetsskyddets utformning föreligger nu ett förslag till direktiv om skydd för enskilda vid behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana upp-

gifter. Förslaget har nyligen behandlats inom EU:s ministerråd. Ett

slutligt ställningstagande i dessa frågor kan förväntas under våren 1995. Inom EU har beslut vidare fattats om samordning när det gäller informationsutbytet mellan medlemsländernas förvaltningar. Ett samlat EU-program som syftar till att stödja uppbyggnaden av informationssystem för dessa ändamål, det s.k. IDA-programmet, kommer att inledas under innevarande år. Till övriga internationella frågor som bör beaktas i samband med att en samordningsverksamhet inrättas inom rättsväsendet, hör samarbetet inom olika internationella standardiseringsorgan, vars rekommendationer Sverige har att följa.

Sammanfattningsvis innebär utvecklingen inom det internationella

området att samarbetet mellan svenska myndigheter inom och utanför rättsväsendet å ena sidan och andra länders myndigheter och inter-

nationella organ å den andra sidan kommer att öka och fördjupas

högst avsevärt. Detta samarbete förutsätter att svenska myndigheter förmår anpassa sina organisationer, informationssystem, arbetsformer och rutiner till de lösningar som utvecklas inom aktuella samarbetsområden. Detta ställer i sin tur stora krav en effektiv samordning

av de svenska myndigheternas utvecklingsinsatser3.

3 En helt aspekt rör behovet samordning inom IT-området rör annan som av insatser för att främja den svenska industrins deltagande i EU:s forskningsoch utvecklingsprogram. Enligt EU-kommissionens bedömningar kommer

IT-industrin vid sekelskiftet vara den största av alla industrier inom EU. För

Sveriges industriella tillväxt är det därför av stor vikt att att Sveriges ITindustri utvecklas i paritet med konkurrentländernas RRV:s rapport 1994: 36 NUTEK, EU och IT-industrin. Samordningsbehov av detta slag behandlas inte närmare i betänkandet.

Inriktning och avgränsningar 23

4.4 Ett framtidsscenario för rättsväsendets

IT-användning

Den snabba utvecklingen inom IT-området kan förväntas fortsätta. I takt med att de tekniska möjligheterna ökar förändras också förutsättningarna för verksamhetsförnyelsen i stort. Det blir därmed allt väsentligt att såväl IT-frågorna som andra förnyelseätgärder mer styrs och följs mot bakgrund av verksamhetens långsiktiga upp inriktning och att arbetet bedrivs i effektiva former. Vilken bild kan då ges av IT-utvecklingen i ett något mer lång-

siktigt perspektiv Hur kan denna utveckling tänkas påverka den

fortsatta utvecklingen av rättsväsendets verksamhet Det är naturligtvis alltid vanskligt att försöka förutse en okänd framtid. Det enda med säkerhet brukar kunna konstateras är att som det förutsagda inte kommer att inträffa. I vart fall inte allt och inte samtidigt och i synnerhet inte inom IT-området. Trots detta kan det värde att diskutera vilka möjligheter som på sikt kan ges av vara av IT-utvecklingen när det gäller att i olika avseenden effektivisera och förnya verksamheten. Dessa möjligheter kan beskrivas i termer av scenarier. I det följande skisseras ett sådant möjligt scenari04 med sikte på år 2005.

Den IT-struktur RI-struktur version 1.0 som infördes i mitten av 1990-talet har successivt utvecklats och har i slutet av är 2005

framgångsrikt avslutat arbetet med en ny IT-generation RI-struktur

version 2.0 för rättsväsendet. Genom detta är rättsväsendet knutet

till det för statsförvaltningen gemensamma managementsystemet som

används för resultatorienterad styrning och budgetdialog mellan regeringen och myndigheterna. Inom rättsväsendets centrala förvalt-

ningsmyndigheter har införts standardiserade ledningssystem med

kopplingar till detta Övergripande managementsystem. Överföring av

styrinformation har därmed i stor utsträckning kunnat automatiseras.

De centrala förvaltningsmyndigheterna har kunnat bantas högst väsentligt. Den huvudsakliga verksamheten är uppdelad i regioner,

vilket innebär att den lokala polis-, åklagar- och dornstolsorganisa-

tionen har kunnat halveras. Den på 1990-talet omhuldade när-

Det redovisade scenariet bygger på de scenariebeskrivningar som ut-

arbetats inom för det s.k. LEXlT-projektet se vidare avsnitt 7.3.

ramen Beskrivningen har här utvecklats och anpassats till de förhållanden som råder inom rättsväsendet.

24 Inrtktning och avgränsningar

tetsprinczpen har trots denna omstrukturering kunnat upprätthållas

genom en kraftigt utökad användning olika former video-

av av

konferenser för ex. bevisupptagning, vittnesförhör och även vid

domstolsförhandlingar.

Myndighetsgränserna har allt mer suddats ut i takt med att nya

arbetsformer har införts, med bl.a. deltagande från flera myndigheter

samtidigt. Den historiskt betingade myndighetsindelningen har emel-

iertid inte längre några direkta samband med den indelning utav giftsområden som Riksdagen beslutade redan år 1994 och om vars utveckling har fortgätt. Utgiftsområden motsvaras numera av en

Indelning i verksamhetsprocesser, i ett flertal fall löper utöver

som

den formella myndighetsindelningen. Detta återspeglas tydligt i 2005

árs budgetproposition. Detta nya synsätt på organisation och verk-

:amhetsförnyelse fick sitt genomslag i slutet 1990-talet då BPR

av - Business Process Reengenering utvecklats till europeisk standard. -

De på 199-talet införda myndighetsvisa systemen bl.a. RAR,

BRADIS, MAHS, KLAS har vidareutvecklats och integrerats så att de idag stödjer den nya verksamhetsstruktur som införts.

Rättsväsendets verksamhet har vidare renodlats, bl.a. genom att

betydande delar av tjänsteproduktionen i synnerhet serviceuppgijter

numera utförs av externa leverantörer. -

Medborgarnas insynsmojligheter har under de senaste 10 åren för-

bättrats högst avsevärt genom tillgången till information och tjänster

tia elektroniska media. Varje myndighet är skyldig att dygnet runt

källa en publik informationsdatabas elektroniskt tillgänglig via Inter-

net. Elektroniska anslagstavlor BBS används för service och in-

formation av olika slag. För spridning av mer omfattande information

används även multimedia och CD-skivor. BBS används därtill i allt

större utsträckning för medborgarnas uppgiftslämning till myndig-

heterna. Till detta skall läggas att utvecklingen de lokala medav

borgarkontoren har lett till att servicen har ökat och att direkt-

kontakten mellan myndigheterna och medborgarna har förbättrats avsevärt. Medborgarkontoren erbjuder vissa tjänster numera som tidigare utfördes av rättsväsendets myndigheter, passansökan, ex. tzllstándsärenden, vissa inskrivningsärenden m. . De på 1990-talet inledda försöken med elektronisk övervakning har

permanentats som päföljdsform och har utvecklats vidare. Olika

elektroniska kontrollsystem har, tillsammans med behandlingsnya

program medfört att användningen fängelsestrajf har kunnat

av

minska väsentligt. För genomförande vissa behandlingsprogram

av

Inriktning och avgränsningar 25

anlitas i allt högre utsträckning fristående organisationer. Dessa program utförs på uppdrag av Kriminalvårdsstyrelsen som i allt högre grad har koncentrerat den egna verksamheten till att avse de långtidsdömda.

Arbetet på myndigheterna är i hög grad projektorienterat vilket bl.a. är en följd av att distansarbete är vanligt förekommande. Genom detta kan projekt bemannas med företrädare från olika myndigheter och olika delar landet. Även de utlandsstationerade sambandsav

männen deltar i projekten, liksom i förekommande fall enheter ur Europol. Projektens sammansättning varierar således allt efter behov

och ärendenas art. Styrning och uppföljning av arbetet sker med stöd av projektdatabaser varigenom de verksamhetsansvariga och de anställda alltid vet vilka uppgifter som skall utföras och vilka tidplaner som gäller. Aktuellt projektläge, inklusive kostnadsinformation, kan när som helst tas fram. Genom det nya arbetssättet har

effektiviteten kunnat höjas på ett anmärkningsvärt sätt inte minst

när det gäller utredningsarbete och förundersökning i komplicerade mål och i mål med internationellt förgrenad brottslighet. Ärenden handläggs med stöd ärendehanterings- och beslutsstödsav system varvid text, röst och bild nyttjas från det att ärendet aktualiserats till dess det avregistreras och arkiveras elektroniskt. Databaser och dokument har blivit virtuella vamed menas att traditionella databaser har ersatts av dataförråd ur vilka svar på sökfrågor sammanställs direkt i anslutning till att frågan ställs. En handling är potentiell i den mening att de i dokumentet ingående informations-

mängderna vanligtvis finns lagrade på helt skilda ställen, nationellt

och internationellt.

Varje medarbetare har tillgång till ett universalverktyg en s.k. FIX. - FIX-en, som är en utveckling av 1990-talets Allterminal, men i övrigt mycket olik denna, medger att användarna kommunicerar via enkla och bl.a. talstyrda kommandon för posthantering, anrop av övriga medarbetare, sökning bland aktuella ärenden och för beslutsstöd.

FlXsen medger även handskriftinmatning och omfattar moduler för telefon, telefax och televideo. Telefaxen har utvecklats till ett gene-

rellt och världsomfattande standardformat för elektroniska dokument.

Varje medarbetare har utrustats med ett personligt FIX-kort med bl.a. personliga nummer för telefon, fax, e-post, EDI och Internet samt naturligtvis personliga behörigheter till aktuella nationella och internationella databaser. För närvarande pågår diskussioner om att

integrera FIX-kortens funktioner med de anställdas medborgarkort

s.k. SWE-CARD.

26 Inriktning och avgränsningar

Alla myndigheter är vidare anslutna till ett gemensamt virtuellt data-

nät med tillhörande X.500-kataloger. Övrig kommunikation sker via

MIMEX. 400 som är gemensamt för Internet New Protocol och ISOX. 400. Eventuellt inkommande brev scannas in och förs vidare till det reguljära systemet för work-flow, vilket innebär att ärendet slussas till rätt och för stunden tillgänglig tjänsteman. E-postanvänd-

ningen har ökat dramatiskt och telefonsamtal kan föras med samtidig

gemensam bild- och texthantering. Det innebär ex. att förundersökningsledaren i ett mål åklagaren i Umeå diskuterar bevismaterial i ett aktuellt ärende med den svenska polisens sambandsman i Bangkok

och laboratoriechefen vid SKL i Linköping samtidigt som bevismaterialet finns tillgängligt på varje medverkandes FIX i bild, text

och ljud. I ett fönster på FIX-skärmarna pågår parallellt sökning i det europeiska fingeravtrycksystemet E URODAC och i det internationella DNA-arkivet som nyligen införts.

Kontorsväxlarna har i hög grad integrerats med lokala nät-servers och därigenom anslutna nätverk såsom Internet. Inkommande samtal lagras i röstbrevlåda eller sänds vidare med e-post. Röstbrevlådorna vittjas när berörd tjänsteman med hjälp av sitt FIX-kort loggar in på godtycklig FIX stationär eller mobil. Slutligen kan konstateras att samtliga rättsmyndigheter numera har

genomgått certifiering för offentlig tjänsteproduktion enligt ISO-9000.

Rimligheten i det ovan beskrivna scenariet kan naturligvis ifrågasättas på olika sätt. Värderingen av visionens för- respektive nackdelar lär samma sätt variera. Det hindrar inte att det med viss säkerhet kan hävdas att den fortsatta IT-utvecklingen kommer att medföra allt mer genomgripande förändringar av nuvarande verksamhetsstruktur och arbetsformer. Redan i dagsläget har IT-användningen inom den privata sektorn i allt högre utsträckning medfört att traditionella linjeorganisationer ersatts av processorienterade och

flexibla nätverksorganisationer av olika slag. I sina huvuddrag kom-

även den offentliga sektorn att anpassa sig till denna utveckling. mer Utredaren kan i detta sammanhang inte underlåta att erinra om att han redan för ett tiotal år sedan bl.a. i Jusek 1984 publicerade

visioner exempelvis distansrättegångar och elektronisk över-

om vakning av dömda personer. Den slutsats som kan dras mot bakgrund av ovanstående resonemang är att den nya samordningsverksarnheten, som en av sina allra

viktigaste uppgifter, har att följa den fortsatta utvecklingen och aktivt

ta tillvara de nya möjligheter till effektivisering och förnyelse som informationstekniken kommer att erbjuda.

hdålochyuppgiüer

Verksamhetsförnyelse i förgrunden

Mål: kostnadseffektiv, säker och öppen

en lT-struktur

Stöd till regeringskansliet v-lnriktning: beställarfunktion

-wljluvuduppgifterz planering, styrninggocha

i k

j ggljnfing av sektorövergripande lT-

.satsjögungiar inom områdena

Qtvêöklivng och förvaltning

i :Standardisering

stiitirrágor

azågifpanpqs

-a

ng

Mål för

l samordningsverksamheten

Det övergripande målet för den nya samordningsverksamheten är att verka för framtida kostnadseffektiv, säker och öppen informaen tionsförsörjning inom rättsväsendet i sin helhet. Det innebär ytterst att tillvarata de möjligheter informationstekniken erbjuder när det gäller att effektivisera verksamheten, klara framtida besparingsåtganden och att förnya rättsväsendets verksamhetsstruktur, organisation och arbetsformer. Avsikten är också att via en effektiv infor- mationsförsörjning med en klart förbättrad tillgång till statistik och övriga analysdata öka kvaliteten de underlag som tas fram för bedömning verksamhetens resultat och kostnader och i samband av

28 Mål och uppgifter

därmed vidareutveckla mål- och resultatstyrningen inom rättsväsendet. Dessa övergripande målsättningar uppnås bl.a. genom en effektiv samordning av sektorövergripande IT-åtgärder. Som delmål för samordningsverksamheten gäller därvid att tillse och verka för att 0 en för rättsväsendet övergripande IT-strategi utarbetas 0 en ny IT-struktur utvecklas i takt med att nuvarande RI-rutiner avvecklas 0 erkända standarder utvecklas och tillämpas inom området 0 säkerhetslösningar utvecklas och anpassas till den skyddsnivå som

kan komma att läggas fast

0 de krav på anpassningar som följer av det internationella samarbetet och Sveriges medlemskap i E U också genomförs 0 underlagen för planering, styrning och uppföljning av rättsväsendets IT -verksamhet förbättras.

Det bör åter igen poängteras att de mål och delmål som ställs upp för samordningsverksamheten ytterst knyter an till de övergripande kriminalpolitiska intentionerna, nämligen att minska brottsligheten och öka människornas trygghet.

5.2 Den samordningsorganisationens

nya

uppgifter

Samordningsverksamheten har som sin huvuduppgift att hantera

inforrnationsförsörjningsfrågor av principiellt och övergripande

intresse för rättsväsendet i sin helhet. Med uppgifter av samordningskaraktär avses uppgifter som myndigheterna inte var för sig kan genomföra utan att detta också får återverkningar inom angränsande verksamhetsområden. Det rör sig således om frågor som sträcker sig utöver nuvarande myndighetsgränser och verksamhetsindelning och som tar fasta på utveckling och effektivisering av det informationsutbyte som sträcker sig genom rättskedjan och som i första hand kan relateras till brottmålsförfarandet i sin helhet. Med samordningsuppgifter avses även de frågor som rör regeringens styrning och uppföljning av den samlade IT-användningen inom rättsväsendet och som i allt större utsträckning förutses ta fasta på de processer som sammantaget utgör rättsväsendets verksamhet snarare än den organisatoriska indelning som gäller i dagsläget.

Mål och uppgifter 29

Omvänt gäller att de frågor som kan hänföras till de enskilda myndigheternas verksamhet utan att åtgärderna samtidigt för med sig konsekvenser för övriga verksamheter inte omfattas av den föreslagna samordningsorganisationens verksamhetsområde. Det ankommer således inte på sarnordningsorganisationen att ta över de uppgifter som ligger inom ramen för myndigheternas ansvar för den interna IT-användningen. Genom att ange de uppgifter som kan bedömas vara av samordningskaraktär kan också ramarna för de enskilda myndigheternas ansvar för informationsförsörjningen klargöras. Samordningverksamhetens huvuduppgifter kan beskrivas enligt följande.

EI Planering, styrning och uppföljning

I takt med den snabba tekniska utvecklingen har synen på IT kommit att förändras. Från att tidigare ha betraktas som ett tekniskt hjälpmedel har IT allt börjat uppfattas som ett aktivt instrument för mer en bredare förnyelse av verksamhetsstrukturer och arbetsformer. Den inriktning som hittills har legat till grund för IT-samordningen inom rättsväsendet är i väsentliga delar överspelad, bl.a. till följd av att förutsättningarna under de senaste åren så drastiskt har förändrats. Mot denna bakgrund föreligger ett stort behov av att, inom ramen för samlad IT-strategi, lägga fast den långsiktiga inriktningen när en det gäller den framtida IT-användningen inom rättsväsendet. Av strategin bör framgå bl.a. informationsteknikens roll i det totala reformarbetet samt med vilka åtgärder en effektivisering av informationsförsörjningen kan åstadkommas. Arbetet med att ta fram en sådan strategi bör bli en viktig uppgift för den nya samordningsverksamheten. Med ett sådant långsiktigt handlingsprogram som grund kan såväl

styrning uppföljning av det fortsatta utvecklingsarbetet för-

som bättras.

D Utveckling, drift och förvaltning av en

IT-struktur

gemensam

Mot bakgrund den långsiktiga inriktning som kan läggas fast för av rättsväsendets framtida IT-användningen bör en viktig uppgift för den nya samordningsverksamhetens bli att avveckla nuvarande centrala RI-system och i samband därmed verka för att en ny och ändarnålsenlig IT-struktur utvecklas och genomförs inom hela informations-

30 Mål och uppgifter

försörjningsområdet. En utgångspunkt är således att nuvarande centrala RI-rutiner avvecklas, att dessa ersätts på lämpligt sätt och att myndigheternas pågående utvecklingsarbete fullföljs och läggs till grund för strukturutvecklingen. Det ligger samordningsverksamheten att inom ramen för ett långsiktigt handlingsprogram ange i vilken takt och ordning de aktuella åtgärderna bör vidtas samt att tillse att erforderliga insatser också kommer till ett genomförande. I uppgiften ligger också att verka för att den nya struktur som införs uppfyller kraven rättsenlighet och kostnadseffektivitet och därtill främjar en bredare förnyelse av den verksamhet som bedrivs inom rättsväsendet. Till samordningsverksamhetens uppgifter hör också att ansvara för förvaltningen av de gemensamma rutiner som är i bruk och som kan komma att utvecklas så att systemen dels uppfyller kraven på stöd till användarna, dels anpassas till förändringar i verksamheten. Uppgifterna i dessa hänseenden avgränsas självfallet till att gälla informationsflödet och informationsutbytet mellan i första hand rättsväsendets myndigheter, alltifrån polisens brottsutredningar, via åtalsprövning och domstolsavgörande till verkställande av påföljd.

Standardisering

Standardisering är en förutsättning för ett öppet informationsutbyte där begränsningarna i princip endast bör utgöras av i förväg uppställda krav på bl.a. säkerhet, integritet, offentlighet och sekretess. Det är därmed en viktig förutsättning för att de betydande satsningarna inom IT-området fullt ut skall kunna nyttiggöras verksamheten såväl inom myndigheterna som inom rättsväsendet i sin helhet. Standardisering rör ett flertal områden begrepp, data och teknik - och avser samtidigt olika nivåer inom och mellan myndigheterna samt mellan sektorsystem, framtida gemensamma system och externa system. Standardisering måste också ske med hänsyn tagen till det ökade samarbetet mellan svenska myndigheter och olika europeiska och andra internationella organ. Det fortsatta standardiseringsarbetet måste organiseras och omfatta betydligt fler aspekter än de begreppsmässiga standarder som SARI Samarbetsorganet för rättsväsendets informationssystem hittills behandlat. Betoningen av standardiseringsfrågornas strategiska betydelse för rättsväsendets informationsförsörjning medför att de bör utgöra en väsentlig uppgift för den nya samordningsverksamheten.

Mâl och uppgifter 31

EI Säkerhet

De uppgifter som hanteras inom ramen för en ny lT-struktur för rättsväsendet måste kunna föras mellan myndigheter och mellan ingående informationssystem. De data som behandlas rör i huvudsak brottslig verksamhet, varför särskild hänsyn måste tas till frågorna om integritet och säkerhet båda områden vars vikt allmänt betonas i den internationella debatten. l syfte att förbättra underlaget för överväganden om vilka skyddsåtgärder som bör vidtas har Statskontoret SARlzs uppdrag belyst vissa frågor rörande säkerheten i rättsväsendets framtida informationsförsörjning. Resultatet av arbetet redovisades i rapporten 1992: ll ADB-säkerhet inom rättsväsendet, i vilken Statskontoret redovisar modell för att beskriva olika kombinationer av hotskyddsen tekniska åtgärderverksamhet i form av alternativa skyddsnivåer. I ett nästa steg prövas de alternativa skyddsnivåerna mot den verksamhet som skall skyddas. I samband med prövningen diskuteras i rapporten det skyddsvárde de aktuella uppgifterna kan tänkas ha sett till dels den enskildes integritet, dels skyddet av den verksamhet systemen är avsedda för. Bland de slutsatser som kunnat dras efter avslutad remissbehandling bör nämnas dels att uppgifternas skyddsvärde bedömdes som synnerligen högt, dels att skyddsvärdet för misstanke- och belastningsuppgifter betraktades som likvärdigt. Dessa bedömningar torde alltjämt gälla. Arbetet med säkerhetsfrågorna har sedan tidpunkten för rapporten fortgått. Bl.a. har upphandlingar och installationer av s.k. allterminaler inletts. Detta kan ses som ett ett viktigt steg i syfte att öka säkerheten. Ytterligare insatser måste dock vidtas så att en fullgod säkerhetsnivå på sikt kan uppnås inom hela informationsförsörjningsområdet. Vilka skyddsåtgärder som bör bli aktuella måste preciseras med utgångspunkt i den skyddsnivå som kan komma att läggas fast för området i sin helhet. Säkerhetsfrågorna inom rättsväsendets informationsförsörjning berör samtliga rättsmyndigheter och bör därmed utgöra ytterligare en väsentlig uppgift samordningsverksamheten. för den nya

El Tillgång till analysdata m.m.

Behovet av att förbättra underlaget för överväganden och beslut i kriminalpolitiska frågor är stort i synnerhet mot bakgrund av den resultatstyrning som numera införts. För detta krävs att uppgifter om verksamhet och resursutnyttjande kan göras tillgängliga och samman-

32 Mål och uppgifter

ställas allt efter behov, vilket i sin tur förutsätter att information från olika led i rättsprocessen kan kopplas samman och att de objekt brott, misstänkta och dömda personer, påföljder etc. man vill följa kan definieras på ett entydigt sätt. Det är mot denna bakgrund viktigt att kraven på analysdata specificeras innan olika lösningsalternativ kan övervägas. En sådan specifikation bör omfatta en noggrann genomgång av vilka behov som skall tillgodoses, vilka data som är av intresse i sammanhanget samt hur dessa data kan göras tillgängliga. Huvudansvaret för att öka kvaliteten och tillgängligheten när det gäller analysdata ligger numera på Brottsförebyggande rådet i egenskap av regeringens expertorgan i olika kriminalpolitiska frågor och därtill som ansvarig myndighet för den officiella rättsstatistiken. Ytterligare krav kommer också att läggas fast, bl.a. inom ramen för det nyligen inledda kommittéarbetet med en samlad resultatredovisning för det kriminalpolitiska området inom råttsväsendeU. Det blir en uppgift för samordningsverksamheten att tillse att dessa och andra krav vid sidan av den officiella rättsstatistiken rör tillgången som - till statistik och andra analysdata på sikt kan tillgodoses inom ramen för en ny informationsstruktur och att befintliga centrala analysrutinerz avvecklas.

E EU-anpassning m.m.

I avsnitt 4.3 har tidigare redogjorts för några av de åtgärder som syftar till att fördjupa samarbetet kring brottsbekämpningen såväl europeisk som internationell nivå. Ett väsentligt inslag i denna samverkan är att på olika sätt förbättra informationsutbytet länderna emellan. Det ankommer på samordningsverksamheten att i samarbete med de berörda myndigheterna dels följa det arbete som pågår och dels initiera och tillse att de anpassningsåtgärder som kan komma att krävas inom informationsförsörjningsområdet också genomförs.

1 Kommittédirektiv 1994: l 17. Syftet med den samlade resultatredovisningen är att den skall kunna ligga till grund för övergripande analyser av vilka prestationer som utförts, vilka effekterna blivit samt till vilka kostnader insatserna medfört. Enligt gällande planer skall uppdraget avslutas före utgången av 1995. 2 Avser i första hand de rutiner inom nuvarande RI som benämns RI-79. Rutinerna har haft begränsad användning och svarar inte mot de krav som i dagsläget bör ställas det gäller planering, styrning och uppfölj-

redan när

ning.

Mål och uppgifter 33

E1 Inköpssamordning

Med inköpssamordning avses i detta sammanhang en samverkan mellan berörda myndigheter i frågor som rör upphandlingar av utrustning, programvaror och tjänster. Det kan t.ex. röra sig om att utarbeta generella avtal för hela rättsväsendet avtal som varje myndighet kan utnyttja i sin egen IT-upphandling, att samverka i arbetet med att ta fram upphandlingsunderlag eller att tidsmässigt samordna upphandlingar i syfte att erhålla så gynnsamma villkor som möjligt. Ett annat skäl till samordning kan vara att öka möjligheterna för att fastlagda standarder inom rättsväsendet också får ett genomslag när det gäller de produkter eller tjänster som leverantörerna erbjuder. Det bör understrykas att den inköpssamordning det kan bli fråga helt utgår från de deltagande myndigheternas behov och samlade om önskemål. Frågan om samordning är därmed en fråga om lämplighet bör prövas i varje enskilt fall. Avsikten är således inte att frånta som myndigheterna deras ansvar i upphandlingsfrågor eller att bygga upp tvingande central upphandlingsfunktion för hela informationsen försörjningsområdet.

E1 Stöd till regeringskansliet

Vid sidan av samordningsorganisationens huvuduppgift, dvs. att samordna frågor av sektorövergripande intresse inom rättsväsendets informationsförsörjning kan förutses att organisationen även ges direkta uppdrag från regeringskansliet. Dessa stabsuppgifter kan avse utarbetande underlag för regeringens bedömningar i olika frågor, av uppföljning av sektorövergripande lT-satsningar samt stöd till regeringskansliet vid beredning av de frågor som aktualiseras inom området.

E1 Övriga uppgifter

Vid sidan av redan nämnda uppgifter bör det åligga samordningsverksamheten att verka för att de lösningar som utvecklas och tillämsvarar mot kraven på rättsenlighet. Till uppgifterna hör vidare att pas utveckla de metoder som kan komma att krävas för att nödvändig samordning och samverkan skall komma till stånd och för att utvecklingsarbetet skall kunna bedrivas i effektiva former. Till detta skall slutligen läggas uppgiften att vid behov initiera informationsoch utbildningsinsatser inom området, bl.a. genom en återkommande seminarie- och konferensverksamhet.

6 Närmare om

heten

samordningsverksam

Samordningsverksamheten ansvarar inför

regeringen för sin verksamhet och ekonomi Verksamheten leds av en styrelse med;

fullständigt ansvar

Normgivning med bLa. föreskriftsräitt

Ett beställar- leverantörsförhållande upprättas

A

melian samordningsverksamhøten och

myndigheterna i i

.

Avgiftsfirjtansiering införs i g

v

- Tre vérksamhetsgrenar: .ütvecklingp Förváglâfçning,

i

Stabsuppgifter

v i AA

Samlokalisering-zochsarñfirtikggav administrativa

t

satser

,

Varksamhétønäiorüprövas eftaliiägferrgyår

1 Samordningsverksamhetens organisatoriska ställning

Enligt utredningens direktiv skall en lösning utarbetas som i första hand innebär att samordningsverksamheten organiseras som en fristående enhet inom rättsväsendets myndigheter, företrädesvis en av inom Rikspolisstyrelsen. Mot denna bakgrund har övervägts vilka för- och nackdelar sådan lösning kan medföra och i vilken en utsträckning helt andra alternativ bättre kan svara upp mot de krav bör riktas mot den nya samordningsorganisationen. som Bl.a. kan följande kriterier läggas till grund för en bedömning av organisationens ställning och utformning: den nya

36 Närmare om samordningsverksamheten

0 Regeringens möjligheter till styrning av rättsväsendets IT-verksamhet bör förstärkas.

0 Den nya samordningsverksamheten skall ha full självständighet med

eget ansvar och egna befogenheter visavi de deltagande myndigheterna.

0 Samtliga deltagande myndigheter skall ha ett likvärdigt ansvar, befogenheter och inflytande i samordningsverksamheten.

0 Samordningsverksamheten skall vid sidan om rena samordningsuppgifter även ge regeringskansliet stöd i frågor som rör rättsväsendets informationsförsörjning.

0 Finansieringen av samordningsorganisationen skall inte ytterligare belasta statsbudgeten.

0 Utformningen av verksamheten skall svara upp mot de krav som följer av mäl- och resultatstyrning.

Med utgångspunkt i dessa kriterier talar mycket för en lösning som innebär att samordningsorganisationen organiseras som ett i alla

avseenden självständigt organ under regeringen och utan formella

kopplingar till någon av rättsväsendets myndigheter. Därtill bör verksamheten disponera egna lokaler. För detta talar även att samordningsverksamheten bör renodlas och skiljas från myndigheternas ordinarie IT-verksamhet för att därigenom undvika en del av de

olägenheter som varit förknippade med hitillsvarande ordning. Där-

med bör man också kunna komma tillrätta med den stagnation som delvis kännetecknat samverkansfunktionerna inom rättsväsendet. En sådan lösning skulle dock trots att den av principiella skäl skulle vara att föredra riskera att medföra utgiftsökningar som med en annan lösning delvis kan undvikas. För att hålla nere administrationskostnaderna och omkostnaderna i övrigt bör därför en lösning övervägas som innebär att samordningsorganisationen i administrativt hänseende samutnyttjar vissa administrativa resurser och en som förlängning därav även fysiskt samlokaliseras med någon av de berörda myndigheterna. En sådan administrativ samverkan bör kunna ordnas utan att den nya organisationens självständighet riskerar att gå förlorad och utan att Samordningsverksamheten knyts upp till någon redan existerande myndighets styrningsformer, ledningskultur eller interna styrmetodik. För att motverka detta är det av stor vikt att den nya organisationen ges en ställning som självständig myndighet under

Närmare om samordningsverksamheten 37

regeringen med instruktioner för verksamheten. Hur ett samegna utnyttjande de administrativa resurserna kan ordnas bl.a. genom av att den myndigheten samlokaliseras till någon av de redan befintnya liga och närmast berörda myndigheterna diskuteras närmare i betänkandets avsnitt 6.6. Slutligen bör nämnas att utredningen har övervägt ytterligare ett alternativ när det gäller formerna den framtida samordningen inom rättsväsendets informationsförsörjning. Alternativet innebär en modell med endast två ansvarsnivåer, nämligen Justitiedepartementet och myndigheterna. I en sådan modell skulle det fulla ansvaret för samordningsfrågorna läggas myndigheterna som var för sig och gemensamt har att svara upp mot de målsättningar och riktlinjer som regeringen lägger fast inom området. Modellen ställer mycket stora krav på tydlig och förhållandevis detaljerad målstyrning från en Justitiedepartementet och därtill att myndigheterna eget initiativ verkligen utvecklar de samverkansformer som bedöms vara mest ändamålsenliga för de frågor som kan komma att aktualiseras. Denna modell har senast prövats i Statskontorets rapport 1993131 Rättsväsendets informationsförsörjning. Den slutsats som kunde dras efter bl.a. avslutad remissbehandling innebar att samordningsfrågorna bedömdes ha sådan omfattning och betydelse att de bl.a. därför en bör behandlas i ett särskilt forum. Ytterligare ett skäl för detta ställningstagande risken för att regeringskansliet kunde komma att var belastas med ett stort antal frågor på en alltför detaljerad nivå. Sammanfattningsvis förordas en lösning som innebär att samordningsverksamheten ges en i alla avseenden självständig ställning och att verksamheten organiseras så att möjligheterna till samverkan och sambruk befintliga administrativa resurser kan tas tillvara. av

6.2 Samordningsverksamhetens ledning

6.2.1 Alternativa ledningsformer

En viktig fråga när det gäller utformningen den nya samordningsav organisationen är vilken ledningsform som bör tillämpas för verksamheten. Vid prövning de alternativa ledningsformer som står en av till buds bör följande kriterier kunna läggas som grund för en bedömning. 0 Regeringens krav på styrning och uppföljning av verksamheten.

0 Kravet på klar och befogenhezsfördelning mellan alika en ansvarsbeslutsniváer och aktörer.

38 Närmare om samordningsverksamheten

0 Verksamhetens art, dvs.

det stora behovet av samsyn och samförstånd när det gäller beslut om sektorövergripande samordning inom IT -området

kravet på de deltagande myndigheternas inflytande, ansvar och -

befogenheter via någon form av kollegialt beslutsfattande inom sam-

ordningsområdet

den nya samordningsverksamhetens normgivande funktion med bl.a.

föreskriftsrätt i frågor som direkt berör myndigheternas interna ITverksamhet. Det kan ex gälla frågor om standardisering, säkerhet, förvaltning m.m. samordningsorganisationens karaktär som dels regeringens, dels de -

berörda myndigheternas forum för IT -samordning.

Med dessa och i viss mån motstridiga intressen som utgångspunkt, bör i första hand följande huvudalternativ övervägas; en modell med en enrâdig myndighetschef med eller utan insynsråd, en styrelse med fullt ansvar för verksamheten, samt en styrelseform enligt hittills varande modell med delat ansvar mellan styrelse och myndighetschef. Ytterligare ett alternativ utgörs av en modell med partssammansatt styrelse. Samtliga nämnda alternativ står i överenstämmelse med vad som

bl.a. framgår i 1995 års budgetproposition bilaga s. ll vad

gäller framtida ledningsformer för statliga myndigheter. Mot denna

bakgrund har Statsrådsberedningen den 10 januari 1995 i ett cirkulär till samtliga departement preciserat riktlinjerna för departementens

prövning av bl.a. myndigheternas framtida ledningsformer. När det gäller enrådighetsmodellen kan sägas att denna form i allt större utsträckning har kommit att ersätta den gängse styrelseformen. Modellen kännetecknas av att myndighetschefen ensam ansvarar för verksamheten inför regeringen. Enrådighetsmodellen kan också tillämpas i modifierad form genom att regeringen tillsätter särskilda beslutsorgan för beslut i vissa avgränsade frågor. Enligt de riktlinjer som nu redovisats bör enrådighetsmodellen särskilt övervägas i de fall regeringen har behov av att mer direkt styra myndigheten. Modellen bör därutöver särskilt komma ifråga för myndigheter med en hög grad av rutinuppgifter eller uppgifter av servicekaraktär. Till enrådighetsmodellen kan även kopplas ett insynsrâd med uppgift att i första hand utöva demokratisk insyn och kontroll. De argument som allmänt sett talar för en enrådighetsmodell bör i stor utsträckning kunna läggas till grund även för samordningsverksarnheten. Modellens fördelar mäste dock ställas mot de speciella

Närmare om samordningsverksamheten 39

förutsättningar gäller den föreslagna samordningsverksamheten. som Resultatet sådan prövning pekar mot att enrådighetsmodellen av en med eller utan kompletterande besluts- eller rådgivande organ riskerar att leda till konfliktsituationer, särskilt mellan de enskilda myndigheterna och mellan myndigheterna och samordningsorganisationen. Det kan bl.a. gälla skilda uppfattningar när det gäller avvägningen mellan myndigheternas interna prioriteringar och behovet av övergripande samordning. En annan risk för att motsättningar kan uppstå grundar sig att kraven renodling ansvar och formellt av beslutsfattande kan komma alltför stor tyngd bekostnad att ges en det starka behovet samsyn och enighet när det gäller IT-samav av ordningen mellan självständiga rättsmyndigheter. Att ett sådant samförstånd verkligen kommer till stånd kan förmodas bli avgörande för den samordningsorganisationens förmåga att, tillsammans med nya berörda myndigheter, effektivt lösa sina uppgifter. Myndigheternas faktiska delaktighet får således inte underskattas. Mot denna bakgrund görs bedömningen att enrådighetsmodellen inte bör komma ifråga för den nya samordningsverksamheten. Det andra alternativet bör övervägas är en ledningsform som som innebär att ledningen verksamheten ytterst utövas av en styrelse. av För denna ledningsform talar att insynskraven kan tillgodoses och att olika intressen kan tillåtas påverka verksamheten. En förutsättning för att styrelsemodellen skall kunna tillämpas på samordningsverksamheten är dock att styrelsen får det fulla ansvaret för samordnings-

verksamheten inför regeringen. Myndighetschefens uppgift blir där-

för den löpande verksamheten enligt de direktiv och med att svara riktlinjer styrelsen utfärdar. Den bedömning som omedelbart som kan göras innebär att styrelseformen med denna inriktning inte kan uteslutas för samordningsverksamheten. Däremot bör styrelseform enligt nuvarande modell inte komma en ifråga, främst på grund det delade ansvaret mellan myndighetsav chefen och styrelsen. Generellt sett bör därtill styrelsens uppgift enligt denna modell begränsas till att gälla beslut om föreskrifter som riktar sig till allmänheten samt beslut myndighetens anslagsframom ställning och årsredovisning samt åtgärder med anledning av genomförd revision. Modellen kan övervägas t.ex. där bredd och mångfald är önskvärd eller där insyn, råd och stöd har stor betydelse. Därtill kan hävdas att den gängse styrelseformen i första hand bör reserveras för verksamheter är sådan omfattning och art att regeringens som av möjligheter att effektivt styra och följa verksamheten är begränupp sade. Detta kan inte fallet för den verksamhet som nu är anses vara aktuell.

40 Närmare om samordningsverksamheten

Återstår slutligen alternativet med en partssammansatt styrelse. Modellen innebär att regeringen utser ledamöter från arbetsmarknadens parter med helt eller delvist ansvar inför regeringen. Modellen bör, enligt riktlinjerna, i första hand prövas för myndigheter inom arbetsmarknadsomrädet. Det förfaller naturligt att utan vidare överväganden avfärda detta som ett mindre ändamålsenligt alternativ för samordningsverksamheten.

6.2.2 Förordat alternativ

Den slutsats som kan dras efter att ha prövat de huvudalternativ som ovan redovisats är att formen med en styrelse med fullt för ansvar verksamheten bäst svarar upp mot de kriterier lagts till grund som för en bedömning av samordningsverksamhetens ledningsform. Den förordade modellen innebär sammantaget att

0 regeringens möjligheter till mâlstyrning av IT-verksamheten förbättras

0 kravet på myndigheternas faktiska inflytande kan förenas med

kravet på en tydlig ansvarsbild för den myndigheten nya 0 såväl myndigheternas behov som den övergripande verksamhetens behov av IT -samordning kan tillgodoses

0 samordningsverksamheten tillförs nödvändiga kunskaper och

erfarenheter från myndigheterna

0 antalet överklaganden och myndigheternas begäran regeringens om

överprävning av beslut som fattats inom samordningsorganisationen

kan hållas nere.

Vidare bör den föreslagna modellen väl svara mot den verksamnya hetens uppgifter som stabsbiträde till regeringskansliet i frågor som rör IT-användningen inom rättsväsendet. l syfte att klart understryka samordningsorganisationens särart och inriktning vilket tydligast framgår av den övergripande uppgiften att främja en formaliserad och effektiv samverkan mellan självständiga myndigheter kan det finnas skäl att istället för myndighet använda begreppet nänmd, beredning m.m. För detta talar även samordningsverksamhetens förhållandevis begränsade omfattning. Utredningen avstår dock från att närmare gå in på namnfrågan utan utgår i betänkandet från bl.a. verksförordningens begrepp myndighet, styrelse, myndighetschef etc. för att beskriva den organisationens nya uppbyggnad. I den fortsatta framställningen används benämning som

Närmare om samordningsverksamheten 41

på den nya samordningsorganisationen Myndigheten för rättsväsendets informationsförsörjning RIN. I den föreslagna styrelsen som enligt den förordade ledningsw modellen fullt ut ansvarar för verksamheten inför regeringen förut- ses ingå företrädare för samtliga berörda myndigheter. Styrelsen bör dock ledas av en extern ordförande. Enligt de riktlinjer styrelsen lägger fast mot bakgrund av regeringens mål för verksamheten w leds den löpande samordningsverksamheten av en myndighetschef. I nedanstående figur illustreras översiktligt RIN:s ställning i förhållande till Justitiedepartementet, rättsmyndigheterna och övriga organisationer.

Fig.1 Den nya myndighetens organisatoriska ställning

mil

niami.:

uppdrag

uppdrlø upp drag uppdrag uøpdnø

42 Närmare .sanz0rdning.sverksamheten om

6.3 Ansvars- och befogenhetsfördelning

En utgångspunkt vid utformningen av den nya samordningsorganisationen är att ansvaret för en väl fungerande och effektiv informationsförsörjning i så stor utsträckning som möjligt läggs myndigheterna. En annan utgångspunkt är att frågor som rör rättsväsendets informationsförsörjning i sin helhet samordnas så att effekterna av vidtagna åtgärder kan tas tillvara i form av effektivitetshöjningar, besparingar och verksamhetsförnyelse hos samverkande myndigheter. För att tillgodose dessa delvis motstridiga intressen krävs en nogavvägning av ansvar och befogenheter mellan statsmakterna, grann RIN och de berörda myndigheterna. För behovet av en tydlig ansvars- och befogenhetsfördelning talar vidare dels den förändrade rollfördelningen mellan departement och myndigheter som följer av införandet av mål- och resultatstyrning, dels IT-utvecklingens betydande omfattning och komplexitet både nationellt och internationellt. Den ansvarsmodell som föreslås för det fortsatta arbetet inom IT området omfattar sammanfattningsvis statsmakterna. RIN och de berörda myndigheterna i första hand rättsmyndigheterna. A

6.3.1 Statsmakternas roll

Statsmakterna styr samordningsverksamheten med utgångspunkt i fastställda mål och resultatkrav. Styrningen utövas främst inom ramen för de styrmedel som normalt står till Statsmakternas förfogande, dvs. årliga regleringsbrev, riktade direktiv i anslutning till budgetprocessen eller för särskilda ändamål samt ytterst genom mcdclstilldelning och lagstiftning m.m. I uppdragen formuleras de övergripande intentionerna med verksamheten och förändringsarbetet samt de förutsättningar och restriktioner som skall gälla för arbetet. Regeringens styrning sker med utgångspunkt i en löpande uppföljning av vidtagna åtgärder, utförda prestationer och de resultat som redovisas från RIN respektive myndigheterna. Genom att tydligt identifiera de frågor som kan bedömas vara av sektorövergripande intresse kan behovet av övergripande styrning och samordning begränsas till att omfatta de informationsförsörjningsfrågor rör rättsväsendet i sin helhet och i första hand som

koncetreras till de s.k. gränssnitten. Övriga frågor bör, som tidigare

nämnts, i så stor utsträckning som möjligt lämnas till myndigheterna att avgöra mot bakgrund av deras verksamhetsmål. interna IT-planering och tillgång till resurser.

Närmare om samordningsverksamheten 43

Den modell som föreslås förutsätter en förstärkt och öppen dialog mellan Justitiedepartementet å ena sidan och RIN och myndigheterna å den andra. Modellen förutsätter vidare att Justitiedepartementets kapacitet att bereda de frågor som blir aktuella förstärks, liksom när det gäller att bedöma och samordna IT-utvecklingen med övriga pågående eller planerade reforminsatser.

6.3.2 för Rättsväsendets

Myndigheten informationsförsörjning RIN

RIN:s huvuduppgift blir att samordna frågor inom rättsväsendets

informationsförsörjning enligt de mål och riktlinjer som statsmakterna lägger fast för verksamheten. Det gäller främst att skapa förutsättningar för en framtida gemensam effektiv och ändamålsenlig informationsförsörjning inom rättsväsendet i sin helhet. Till uppgifterna hör att utreda och bereda frågor rörande den långsiktiga, strategiska inriktningen av rättsväsendets IT-verksamhet samt att ta till och anpassa de möjligheter IT-utvecklingen ger till rättsvara väsendets samlade behov. För att klara dessa uppgifter ges RIN, inom sitt ansvarsområde, föreskriftsrätt visavi myndigheterna. Det faktiska utförandet av beslutade åtgärder sker främst genom uppdrag till rättsväsendets IT-organisationer och andra leverantörer av ITtjänster, men också i egen regi. Pâ detta sätt kan RIN :s egna perso-

nalstyrka hållas nere se vidare avsnitt 6.4.

Samordningsverksamhetens huvuduppgifter blir sammanfattningsvis att

0 utarbeta underlag för övergripande planering, styrning och uppfölj-

ning av rättsväsendets gemensamma IT-verksamhet

0 initiera och ansvara för sektorövergripande utrednings- och ut-

vecklingsinsatser

0 verka för att de anpassningsåtgärder som följer av det internatio-

nella samarbetet och Sveriges medlemskap i E U genomförs

0 utfärda föreskrifter och rekommendationer för den sektoröver-

gripande IT-verksamheten 0 vid behov samordna frågor i samband med upphandlingar av sektorövergripande omfattning

0 initiera och genomföra informations- och utbildningsinsatser inom

ovan angivna områden ° bedriva metodutvecklingsarbete.

44 Närmare om samordningsverksamheten

Utöver ovanstående har RIN det yttersta ansvaret för förvaltningen av gemensamma IT-lösningar. Detta ansvar kommer till uttryck genom att myndigheten utövar systemägaransvar för nuvarande RI-

system dvs. PBR med kringrutiner och de gemensamma ersättnings-

system som kan komma att utvecklas i framtiden. Till uppgifterna hör därvid att tillse att systemen fungerar effektivt och säkert i de verksamheter de är avsedda att stödja bl.a. genom att 0 bereda såväl regeringens som användarmyndigheternas krav pä systemförändringar eller andra åtgärder samt att därefter beställa

genomföra och följa upp beslutade förändringsåtgärder

0 utarbeta mål och planer för förvaltning och drift av de gemen-

samma systemen

0 utforma metoder och standards för förvaltningsarbetet

0 samordna upphandling av tjänster t anslutning till drift och för-

valtning av gemensamma IT -lösningar 0 utföra de uppgifter som följer av registeransvaret enligt datalagen.

Systemförändringar av större omfattning eller åtgärder som kräver mer omfattande resurser skall innan de genomförs prövas och beslutas av RIN:s styrelse. För det löpande arbetet med i första hand teknisk förvaltning och drift anlitas i normalfallet Rikspolisstyrelsen eller annan lämplig leverantör av IT-tjänster. Till RIN :s huvuduppgifter hör slutligen att biträda regeringskansliet bl.a. genom att på uppdrag utarbeta underlag för regeringens ställningstaganden i frågor som rör rättsväsendets informationsförsörjning. Mot bakgrund av de uppgifter som sammantaget läggs på RIN kan verksamheten indelas i följande verksamhetsgrenar och kompetensområden.

Närmare om samordningsverksamheten 45

Fig.2 Myndigheten för Rättsväsendets Informationsförsörjning RIN verksamhetsgrenar och kompetensområden -

När det gäller RIN:s interna uppbyggnad bör det påpekas att myndigheterna numera generellt sett inför regeringen ansvarar för att målen för verksamheten uppnås och att de därvid också bestämmer hur tilldelade resurser används. Mot bl.a. denna bakgrund ligger det i normalfallet numera myndigheterna att även själva bestämma utformningen av sin inre organisation prop. 199394:188 Förvaltningsmyndigheternas ledning. Uppgiften att slutligen lägga fast den nya myndighetens interna organisation bör som en följd av detta läggas på RIN:s tillträdande ledning. Av detta följer att bestämmelser om RIN:s organisation inte tas med i instruktionen för den nya myndigheten bilaga 2.

46 Närmare om samordningsverksamheten

6.3.3 Myndigheternas roll

Myndigheterna ansvarar för att utvecklingsarbetet inom det egna verksamhetsområdet bedrivs med utgångspunkt i uppställda mål och de förutsättningar som i övrigt lagts fast för området. Det innebär att varje myndighet fullt ut svarar för utvecklingen i de delar som rör den verksamheten. Det innebär också att myndigheterna initi egna samverkan i frågor som bedöms vara av principiell betydelse erar och övergripande karaktär genom att anmäla sådana frågor i RIN:s styrelse. Därtill genomför myndigheterna samordningsinsatser på uppdrag av RIN. Det finns i detta sammanhang anledning att särskilt uppmärksamma polisens IT-organisation. Skälet till detta är polisens i dagsläget omfattande uppgifter inom rättsväsendets informationsförsörjning. Genom att RIN övertar vissa av dessa uppgifter och dessutom ansvarar för samordningsverksamheten i stort kommer samtliga insatser från polisens sida såvitt gäller de övergripande frågorna inom -

rättsväsendets informationsförsörjning att i framtiden utföras på

-

uppdrag av RIN. Genom detta etableras ett tydligt beställar-pro-

ducentförhållande mellan RIN och polisens IT-organisation. Därigenom läggs också grunden för polisens framtida roll som en av flera leverantörer IT-tjänster inom rättsväsendets informationsförsörjav ning. För genomförda uppdrag erhåller polisen i likhet med övriga - IT-leverantörer ekonomisk ersättning. Den föreslagna inriktningen skapar inför framtiden ökade möjligheter till konkurrensutsättning av vissa verksamheter, t.ex. när det gäller drift och teknisk förvaltning av informationssystem. Det bör dock påpekas att de uppgifter som tills vidare läggs på polisen i hög grad kommer att motsvara vad som redan i dagsläget gäller. Det gäller främst uppgiften att svara för drift och ADB-teknisk förvaltning av befintliga RI-system. Bland nytillkommande uppgifter bör särskilt nämnas arbetet med att avveckla nuvarande RIstruktur i samband med att nuvarande rutiner ersätts med nya. Ersättningen kan komma att ske genom antingen nyutveckling eller genom att motsvarande funktionalitet kan uppnås inom ramen för andra befintliga eller planerade tillämpningar eller genom en kombination dessa åtgärder. Vilken inriktning som slutligen väljs bör utgå från av analys resultat är dokumenterat i en samlad strategi en noggrann vars för det fortsatta utvecklingsarbetet.

Närmare om samordningsverksamheten 47

6.4 Styrning och finansiering

6.4. l Uppdragsstyrning

RIN arbetar enligt de mål och riktlinjer som statsmakterna ställer upp för verksamheten. Med dessa som grund ansvarar RIN för att åtgärder initieras, genomförs och följs upp. Inom ramen för RIN:s organisation och verksamhet ansvarar styrelsen för att de av statsmakterna angivna intentionerna preciseras i form av tydliga mål för verksamheten. Styrelsen ansvarar mot denna bakgrund även för att resultaten av vidtagna åtgärder redovisas till regeringen. Aktuella åtgärder genomförs antingen av RIN i egen regi eller genom att uppdrag lämnas till lämplig leverantör av IT-tjänster. För varje sådant uppdrag upprättas ett avtal mellan RIN och aktuell leverantör av IT-tjänster. Vilken form som bör väljas i det enskilda fallet bör utgå från en samlad bedömning av de olika alternativens ekonomiska villkor och lämplighet i övrigt. Det förutsätts dock att RIN i egen regi och som en del av sina

myndighetsuppgifter svarar för den övergripande planeringen, upp-

följningen och beredningen av de frågor som behandlas, liksom de stabsuppgifter som blir aktuella. De anställda förutsätts därför besitta hög kompetens inom de områden som svarar mot myndighetens samtliga huvuduppgifter. Vid sidan av vad som krävs för att utföra myndighetsuppgifterna är avsikten att säkerställa en god beställarkompetens inom området.

Finansieringsformer

Finansieringsfrågorna avser dels samordningsverksamheten som

sådan, dels de investeringar som kan bli aktuella när det gäller teknisk utrustning, programvaror m.m. Den ñnansieringsmodell som väljs för den nya samordningsverksamheten skall spegla såväl verksamhetens uppbyggnad och arbetsformer som de högt ställda kraven en effektiv styrning och uppföljning av verksarnheten. Genom en tydlig uppdragsstyrning av verksamheten läggs också grunden för att utveckla alternativ till

nuvarande anslagsfmansiering. Det alternativ som ligger närmast till

hands är avgiftsfinansiering i någon form.

Avgifter kännetecknas av att varje betalning motsvaras av en motprestation. Dessa motprestationer kan utgöras av frivilligt efterfråga-

de varor eller tjänster som myndigheten tillhandahåller, men kan

48 Närmare om samordningsverksamheten

även vara resultatet av myndighetsutövning vars kostnader i vissa fall

får täckas av avgifter. Det kan då vara fråga om tvingande, offent-

ligrättsliga, avgifter. Generellt sett kan konstateras att avgiftsbe-

greppet under senare år har fått en allt bredare tillämpning inom den offfentliga verksamheten. Bland de effekter man önskar uppnå genom avgifter bör särskilt nämnas: 0 Minskad belastning av statsbudgeten.

0 Förbättrad styrning. 0 Förbättrad kostnadskontroll och ökat kostnadsmedvetande. Ökad effektivitet. 0 0 Förbättrad service. Ökad stimulans för personalen. 0

Argument ofta brukar anföras mot avgiftsfinansiering är främst som risken för negativa styreffekter och administrativt krångel. I det aktuella fallet skulle ett exempel en negativ styreffekt kunna vara minskad systemanvändning t.ex. i form av kriminalregisteren utdrag, vilket skulle stå i strid med det obligatorium som läggs rättsmyndigheterna, enligt bl.a. kriminalregisterlcungörelsen 1973: 58. När det gäller risken för administrativt krångel avses t.ex. allt för detaljerade debiteringsystem och rutiner för offert- och anbudsförfarande m.m. Beträffande önskemålet om att genom avgiftsfinansiering avlasta statsbudgeten kan invändas att detta syfte inte kan uppnås för såvitt avnämarna utgörs av anslagsfinansierade myndigheter. Effekten torde bli omfördelning av budgeterade utgifter än en minskad snarare en total belastning statsbudgeten. Detta hindrar självfallet inte att en sådan omfördelning kan medföra andra positiva effekter. Vid sidan prövning om avgifter bör införas eller inte finns av en det skäl att även överväga hur eventuella avgifter bör tas ut. De

avgiftskonstruktioner som står till buds bör var och en värderas med utgångspunkt i bl.a. den aktuella verksamhetens styrning, uppgifter

och arbetsformer. Avgiften kan beräknas med hjälp av t.ex. en tidstaxa, utifrån ett i förväg fastställt pris en s.k. saktaxa eller med - -

utgångspunkt i antalet anställda, verksamhetsomslutning m.m. Kom-

binationer av dessa är också möjliga.

SOU l995z32 Närmare om samordningsverksamheten 49

Några riktlinjer inför val av avgiftskonstruktion:

0 Avgiften bor så långt som mojligt svara mot myndighetens långsiktiga självkostnad.

0 Konstruktionen här vara enkel, enhetlig och lättäverskådlig och därmed lätt att administrera.

0 Konstruktionen bor vara utformad så att den styr i vårt fall IT-

användningen mot ett optimalt utnyttjande av tillgängliga resurser. -

Sammanfattningsvis bör det slås fast att det inte finns några generellt användbara och entydiga kriterier att lägga till grund för en bedömning när avgifter är att föredra framför andra finansieringsom former. Det måste istället bli frågan om en bedömning i varje enskilt fall där fördelarna ställs mot nackdelarna. Det bör också framhållas att det är svårt att finna avgiftskonstruktioner som är helt invändningsfria i den mening att de beaktar samtliga aspekter och berörda intressen samtidigt som de är enkla att administrera. Mot bakgrund av ovanstående resonemang kan följande bedömning göras när det gäller den framtida finansieringen av RlN:s verksamhet. Det måste anses som rimligt att de myndigheter som brukar de samordningstjänster som RIN tillhandhåller också bör medverka till verksamhetens finansiering och att detta bör ske genom avgiftsuttag i lämpliga former. Den bedömning som kan göras innebär att samordningsverksamheten lämpar sig tämligen väl för en sådan finansieringsmodell och att avgiftsfinansiering bör medföra vissa positiva styreffekter när det gäller t.ex. resursanvändningen som övriga finansieringsalternativ inte erbjuder. När det gäller risken för negativa styreffekter torde sådana i den mån de alls uppstår i första hand kunna relateras till en allt för hög avgiftsnivå snarare än avgiften som sådan. Skulle trots allt negativa effekter uppstå i synnerhet i ett inledande skede får man under en - övergångstid eventuellt ompröva kravet på full kostnadstäckning. Vad gäller risken för administrativt krångel menar att detta kan undvikas genom att ambitionsnivån inte ställs för högt när det gäller avgiftskonstruktion, debiteringsrutiner, rutiner för offertförfarande etc. När det slutligen gäller önskemålet om att via avgifter kunna avlasta statsbudgeten kan det omedelbart konstateras att detta krav inte kan tillgodoses. Skälet är att användarna, dvs. i första hand rättsmyndigheterna, fullt ut år skattefinansierade. Indirekt bör dock avgifts-

Närmare om samordningsverksamheten

modellen bl.a. genom ett ökat kostnadsmedvetande leda till ökad - effektivitet i IT-användningen och därmed även verka återhållande på

utgifternas storlek. De besparingsmöjligheter som en effektiv IT-

användning kan generera står främst att finna i de ökade möjligheterna till utveckling och förnyelse av rättsväsendets verksamhetsstruktur, organisation och arbetsformer. För den del av RIN:s verksamhet som avser stöd till regeringskansliet föreslås i första hand en sedvanlig finansiering via anslag. Detta stöd avser främst biträde till regeringen när det gäller att ta fram beslutsunderlag, utvärdera verksamhet eller i övrigt delta i beredningsarbete vad gäller IT-området. De uppgifter som det här är fråga om kan dock förutses få en förhållandevis begränsad omfattning inom ramen för RIN:s totala verksamhet. Det huvudsakliga skälet till att undanta dessa uppgifter från avgifter är att betalning inte kan sägas motsvaras av en motprestation som direkt kommer myndigheterna till godo. Trots detta kan ett alternativ övervägas som innebär att även RIN:s stabsverksamhet avgiftsfinansieras. För detta talar behovet av tillämpa en gemensam finansieringsform för RIN:s totala verksamhet. Den avgiftskonstruktion som i första hand bör övervägas innebär att myndigheternas avgifter baseras på schablonberäkningar, att

avgifterna inbetalas årsvis till statsverkets checkräkning och redovisas

mot inkomsttitel samt att RIN för sin verksamhet tilldelas ramanslag för att täcka sina kostnader. Den avgiftsmodell som ovan redovisats bör ses som en del av den rarnstyrning som bör tillämpas för statsmakternas styrning av den nya verksamheten. Det innebär bl.a. att restriktionerna för hur medlen får användas skall vara så få som möjligt så att RIN inom ramen för de resurser som ställs till förfogande själv kan styra sin verk- samhet mot de mål som ställs upp. Ett ramanslag har vidare den fördelen att smärre tidsmässiga förskjutningar i verksamheten kan klaras med anslagssparande och anslagskredit. Genom att ange storleken på ramanslaget ges statsmakterna ett aktivt ansvar för finansieringen av verksamheten och därmed dess omfattning och ambitionsnivå. Detta ansvar markeras ytterligare genom att avgifternas storlek, i enlighet med avgiftsförordningen 1992:191, beslutas av regeringen. Slutligen skall, enligt samma förordning, den avgiftsfinansierade verksamheten inom RIN särredovisas per resultatområde i årsredovisningen i syfte att underlätta en uppföljning av verksamheten. RIN:s verksamhet bör därför delas in i resultatområden som var för sig bör uppfylla det ekonomiska målet om full kostnadstäckning. Begreppet resultatområde kan inte definieras generellt utan måste avgöras uti-

Närmare om samordningsverksamheten

från bedömning av de olika avgiftsbelagda verksamheternas karaken tär. En utgångspunkt kan vara att myndighetens verksamhetsfunktioavsnitt 6.3.2 utgör dess resultatområden.

ner se även

6.5 Bemanning, kompetens m.m.

En organisation är hur genomtänkt den än må vara aldrig ny - någon garanti för att verksamheten kommer att fungera väl. För att bli framgångsrik krävs därutöver att den kompetens som tillförs

organisationen är anpassad till verksamhetens uppgifter och att

arbetsformer och arbetssätt utformas ett ändamålsenligt sätt. Kraven blir särskilt stora när det, i detta fall, gäller en verksamsom het till sin natur förutsätter en nära samverkan mellan självsom ständiga myndigheter. De högt ställda kompetenskrav som skall

tillgodoses omfattar en blandning av specialistkompetens inom IT-

området, bred administrativ, ekonomisk och juridisk kompetens samt god kännedom rättsväsendets verksamhet och verksamhetsom utveckling. Styrelsens ordinarie ledamöter utgörs av verkscheferna för de deltagande myndigheterna. Vid verkschefs frånvaro företräds myndigheten den verkschefen utser. Styrelsen leds av en ordförande. av Styrelsen kan vid behov bredda sin kompetens och sina samlade erfarenheter genom att adjungera ytterligare ledamöter. När det gäller frågan ordförandeskapet i styrelsen har två alterom

nativ övervägts; ett enligt direktiven årsbasis alternerande ordförandeskap mellan de deltagande myndigheterna respektive en

permanent externt rekryterad ordförande. Ett alternerande ordförandeskap har främst den fördelen att rättsmyndigheternas inflytande tydligt markeras. Mot en sådan lösning

talar att partsintressen trots allt kan bedömas få ett allt för stort

inflytande över styrelsens beslut samt att kontinuiteten vad gäller

ledningsfunktionen kan ifrågasättas.

För modell med permanent ordförande talar omvänt att kontien en nuiteten i verksamheten gynnas, att inga särintressen ges företräde samt att styrelsens beslutskapacitet kan stärkas. Till modellens nack-

delar hör begränsad kännedom om sakförhållandena i den verksamhet

berörs. Detta bör dock kunna kompenseras genom styrelsens som

Indelningen verksamheten på det sätt som angetts ligger även i linje av med förordningen 1993:134 om myndigheternas årsredovisningar och anslagsframställningar, enligt vilken verksamheten skall delas in i verksamhetsgrenar.

52 Närmare om samordning;verksamheten

sammansättning i övrigt samt genom att höga krav riktas mot de underlag som läggs till grund för styrelsens ställningstaganden. Mot bakgrund av det ovan sagda förordas en lösning som innebär att ordföranden i RIN:s styrelse rekryteras externt och tillsätts av regeringen på viss tid. RIN:s löpande verksamhet leds under styrelsen av en myndighetschef. Myndighetschefen är ledamot i styrelsen och därtill föredragande i denna. Myndighetschefen tillsätts av regeringen efter anmälan av styrelsens ordförande och föreslås få tjänstetiteln direktör. För varje Verksamhetsgren utses en särskilt ansvarig. Den löpande verksamheten bedrivs dels i fasta arbetsgrupper, dels i projektform efter vad som i det enskilda fallet bedöms vara mest ändamålsenligt. Vid bemanning av projekt kan vid behov de resurser och den kompetens som finns inom de berörda myndigheterna eller hos externa konsulter utnyttjas. Dimensionering och bemanning av RIN bör utgå från organisationens verksamhetsgrenar och kompetensområden samt därtill de administrativa funktioner som organisationen omfattar. Det behöver inte innebära att varje kompetensområde enligt fig.2 motsvaras av en anställd. För att tillgodose högt ställda krav på flexibilitet när det

gäller såväl bemanning som kompetens bör huvuddelen av personalstyrkan rekryteras för projektanställning, medan en mindre del utgörs av fast anställd personal. Av detta följer att andelen fria medel, bl.a.

för anlitande av fristående konsulter, bör ligga på en hög nivå i förhållande till de fasta resurser som ställs till förfogande. Sammantaget pekar detta mot en permanent organisation bestående av i storleksordningen 10 12 årsarbetskrafter. Det bör dock påpekas att upp- byggnaden av den nya myndigheten bör ske successivt och därvid

tilldelas resurser i takt med. att mål, uppgifter och verksamhetsvolym

närmare kan preciseras efter det att RIN inlett sin verksamhet. Slutligen bör nämnas något om regleringen av bisysslor för de

anställda vid RIN. Utgångspunkten är att bestämmelserna enligt ll och 12 §§ anställningsförordningen 1994:373 bör vara tillämpliga

på RIN. Eventuellt kan dock dessa bestämmelser behöva kompletteras genom att besked bisyssla lämnas av RIN även i fråga om om enhetscheferna. En sådan komplettering skall, om den bedöms som lämplig, tas in i instruktionerna för RIN. Liknande lösningar har införts i gällande instruktioner för t.ex. Rikspolisstyrelsen, Riksåklagaren och Domstolsverket.

SOU 199532 Närmare om samordning:verksamheten 53

6.6 Samlokalisering

6.6.1 Lokaliseringsalternativ

I tidigare avsnitt avsnitt l har samordningsverksamhetens organi-

satoriska ställning diskuterats. I samband därmed har konstaterats att starka skäl talar för att RIN ges full självständighet när det gäller såväl verksamhetens bedrivande som frågan om hur tillgängliga får disponeras. Det talar i sin tur för att RIN bör disponera resurser lokaler och fullt ut svara för uppbygganden av det adminstrativa egna stöd erfordras för verksamheten. Detta kan också innebära att som Kammarkollegiet i uppdrag att svara för de administrativa t.ex. ges uppgifterna. Sammantaget kan detta sätt RIN:s egna rådighet säkerställas samtidigt dess roll självständig myndighet som som en tydligt markeras. I rådande statsfinansiella läge är det dock nödvändigt att tillvarata alla de möjligheter som står till buds för att hålla nere de samlade utgifterna. Som ett led i denna strävan bör därför, som tidigare nämnts, möjligheterna till sambruk och samutnyttjande av i första hand administrativa resurser prövas. Detta kan ske genom att RIN söker samverkan med någon av de berörda myndigheterna i olika administrativa frågor, såsom t.ex. intern IT-användning, telefoni- och receptionstjänster liksom övrig kontorsservice. För att få ut full effekt sådan samordning bör även möjligheterna att i fysisk av en mening samlokalisera RIN till någon av de berörda myndigheterna prövas. Genom detta kan också de initiala kostnaderna i samband med att verksamheten byggs upp hållas nere. Vilka myndigheter bör då komma ifråga för samlokalisering Med tanke på den nya myndighetens uppgifter och roll inom rättsväsendets informationsförsörjning talar mycket för att RIN bör lokaliseras till Stockholm. Av detta följer att vare sig Domstolsverket och Kriminalvårdsstyrelsen bör komma ifråga som samlokaliseringsmyndigheter. Bland övriga RI-myndigheter vid sidan av rättsmyndig- heterna görs bedömningen att varken RSV eller SCB bör bli aktu- ella, främst p.g.a. att samordningsverksamheten blir allt för udda i sammanhanget. Detsamma kan sammantaget hävdas gälla även tullen, trots det nära sambanden mellan tull och polis i vissa frågor. Kvar står därmed Rikspolisstyrelsen, Riksåklagaren och Brottsförebyggande rådet. Även Statskontoret kan utgöra ett alternativ när det gäller frågan om samlokalisering. För lösning som innebär att RIN samlokaliseras till Rikspolisen styrelsen talar styrelsens jämförelsevis goda tillgång till administrativa kompetens när det gäller de nuvarande centrala RIresurser,

54 Närmare om samordningsverksamheten

systemen samt den framträdande roll polisen framgent måste ha i arbetet med att avveckla och ersätta nuvarande RI-rutiner. En sådan lösning kan dock av såväl historiska som psykologiska skäl uppfattas så att polisens inflytande över de sektorövergripande frågorna kvarstår och att detta begränsar de övriga myndigheternas reella inflytande inom RI-området. Denna risk förstärks dessutom genom att polisen är den otvetydigt största användaren av nuvarande PBR och därtill ansvarar för de nuvarande RI-systemens drift och förvaltning. Mot en samlokalisering till Rikspolisstyrelsen kan vidare anföras behovet av att renodla polisens IT-verksamhet skild från rättsväsendet i övrigt inte minst mot bakgrund av de stora uppgifter och åtaganden inom IT-området som framgent kommer att ligga polisen. För en klar åtskillnad mellan polisens IT-verksamhet och de för rättsväsendet gemensamma IT-frägorna talar slutligen också det allt starkare behovet av samordning i de frågor som rör rättsväsendets övergripande IT-användning. För att klara dessa uppgifter krävs att särskilda resurser kan koncentreras till de sektorövergripande aspekterna av rättsväsendets framtida IT-användning. För samlokalisering till antingen RÅ eller BRÅ talar båda en att myndigheterna står inför en kraftfull IT-uppbyggnad samt att de deltagande myndigheternas inflytande över samordningsfrågorna de facto kan likställas. I båda fallen är myndigheterna dessutom lokaliserade till Stockholm. De argument som talar för en samlokalisering till RÅ eller BRÅ kan även gälla möjligheten samlokalisera anses att RIN till Statskontoret. Vad särskilt talar för samlokalisering till RÅ är den som en rent verksamhetsmässiga kopplingen mellan sakverksarnheten och samord-

ningsfrågorna. För samlokalisering till BRÅ talar särskilt rådets

en roll och uppgifter inom det kriminalpolitiska området, bl.a. som nya ansvarig myndighet för rättsstatistiken. När det slutligen gäller möjligheten att samlokalisera RIN till Statskontoret bör särskilt påtalas Statskontorets generella uppgifter inom IT-området uppgifter som direkt ansluter till de uppgifter som enligt förslagen bör läggas RIN. Vad som kan tala emot en samlokalisering till någon av de nyss nämnda myndigheterna är den i samtliga fall tämligen begränsade tillgången till administrativa resurser. En viss förstärkning av dessa torde bli nödvändig vid samlokalisering till RÅ, BRÅ resurser en eller Statskontoret. När det gäller BRÅ och Statskontoret bör även nämnas dessa myndigheters begränsade möjligheter att i tillräcklig utsträckning beakta den operativa IT-verksamheten, dvs. den ITverksamhet som är direkt knuten till rättsmyndigheternas sakverksamhet.

Närmare om samordningsverksamheten 55

6.6.2 Utredningens bedömning

Den bedömning kan göras efter att ha vägt de olika alternativens som för- och nackdelar innebär att inget av de redovisade alternativen entydigt framstår överlägset de andra. Det bör dock undersom strykas att RPS bör avlastas från övergripande samordningsuppgifter för att på uppdrag RIN istället koncentrera insatserna till de - av uppgifter inom RI-området rör drift och ADB-teknisk förvaltsom ning nuvarande system och därtill att inleda en avveckling av av dessa. Detta talar för att RPS inte bör tillföras ytterligare uppgifter

inom samordningsområdet.

Sammanfattningsvis görs bedömningen att RIN, i syfte att hålla omkostnaderna, bör samlokaliseras med någon av de övriga nere tidigare nämnda myndigheterna. Denna samordning bör, som tidigare nämnts, begränsas till att avse administrativa rutiner inom EAPAområdet, internt IT-stöd, telefoni- och receptionstjänster, liksom generell kontorsservice i övrigt. Beslut om samlokalisering och sam-

bruk administrativa resurser bör utgå från en noggrann värdering

av de ekonomiska villkoren och vad som i övrigt kan betraktas som av ändamålsenligt utifrån såväl verksamhetsmässiga som praktiska utgângspunkter.

6.7 Omprövning av verksamheten

En samordningsorganisation av det slag vi föreslår kan enbart

motiveras om verksamheten med kraft kan finna sin roll mellan myndigheternas självklara ansvar för den egna verksamhetsutvecklingen å ena sidan och behovet av sektorövergripande styrning, samordning och uppföljning å den andra. Med tanke på den snabba utvecklingen inom IT-området och de förändringar som i övrigt kan förväntas inom rättsväsendet finns det skäl att redan i ett inledningskede lägga in en kontrollstation för en genomlysning av RIN:s verksamhet och resultat. Vi anser mot denna bakgrund att den nya samordningsorganisationen bör omprövas efter cirka fem års verksamhet.

7 Vissa

rättsliga frågor

iT-verksamhet tili stöd för

Effektivare

vbesparináár; effektivisering och verksamhets-

i

myekse

v

Réñodlingiiav lät-verksamheten

Förbättrad styrning och uppföljning

- v

Förbäffrgavtinflytande frånberörjda myndigheter bänååxvtgesursuinygtjande. iâänsad totala ufçgjvftäökningar

7.1 Behovet av författningsreglering m.m.

7. l l Samordningsmyndighetens verksamhetsform

. Behovet av en nära samverkan mellan självständiga myndigheter är den huvudsakliga utgångspunkten vid utformningen av den nya samordningsorganisationen. Detta samverkansbehov som i första hand avser övergripande frågor inom informationsförsörjningsområdet tillgodoses främst genom att samordningsorganisa- tionens ledning styrelsen föreslås verka i kollegial form med - deltagande från samtliga berörda myndigheter. Den löpande samordningsverksamheten kommer genom detta att bedrivas enligt de riktlinjer som styrelsen lägger fast. Det bör samtidigt understrykas att samordningsmyndighetens uppgift inte är att leda utvecklingen vid de enskilda myndigheterna utan endast att arbeta för att de lösningar som utvecklas kan samverka inom ramen för en effektiv och ändamålsenlig informationsförsörjning inom rättsväsendet i sin helhet.

58 Vissa rättsliga frågor

7.1.2 Instruktion för samordningsverksamheten

Den rättsliga regleringen av RIN utgår från vad som anges i verks förordningen 1987:1100 med den tillämpning som regeringen särskilt föreskriver för den nya myndigheten. Verksförordningen är för närvarande föremål för översyn inom Finansdepartementet som ett led i arbetet med att generellt se över och ompröva bl.a. ledningsformerna för statliga myndigheter. Vissa förändringar är att vänta senare under året. Bakgrunden är att riksdagen under 1994 har beslutat om nya riktlinjer beträffande förvaltningsmyndigheterna ledning. Inriktningen är att centrala förvaltningsmyndigheter skall styras som s.k. enrådighetsverk såvitt det inte finns vägande skäl som motiverar att myndigheten leds något annat sätt prop. 199394: 185, bet. 199394:KU42, rskr 1993942381. Med utgångspunkt i verksförordningens nu gällande lydelse skisse-

presumtiv instruktion för den nya myndigheten se bilaga 2.

ras en Av förslaget framgår vad som särskilt bör gälla för RIN beträffande bl.a. myndighetens ledning, uppgifter och ärendenas handläggning. Frågan om utformningen av en arbetsordning för den nya myndigheten ankommer den tillträdande ledningen för verksamheten. Med tanke den nya myndighetens speciella ställning och särart kan det dock finnas skäl att ytterligare illustrera en tänkbar utformning den nya myndigheten och dess arbetssätt. Därför fogas till av betänkandet ett exempel hur en arbetsordning för den nya myndig-

heten kan utformas se bilaga 3.

7.1.3 Överklagande av myndighetens beslut

För att göra det rättsliga språket mer begripligt för allmänheten har man i 1986 års förvaltningslag ersatt begreppet besvär med överklagande. Detta var första steget i den förändring av terminologin som fortfarande pågår. Följaktligen används begreppet besvär fortfarande i en rad specialförfattningar m.fl. och är fortfarande en vanlig benämning på överklagande. Inom svensk förvaltningsrätt skiljer man mellan två huvudtyper av överklagande, förvaltningsbesvär och kommunalbesvär. Den förra typen omfattar bl.a. besvär över statliga förvaltningsorgans beslut och är den form av överklagande som skulle kunna aktualiseras beträffande beslut av RIN. Utmärkande för förvaltningsbesvär är i huvudsak att besvärsrätt tillkommer den som beslutet angår och att besvärsmyndigheten äger pröva inte bara det överklagade beslutets laglighet utan också dess lämplighet. Vid bifall till överklagandet kan besvärsmyndigheten inte

Vissa rättsliga frågor 59

bara upphäva beslutet utan också ändra dess innehåll, dvs. sätta ett annat beslut i stället. Specialförfattningarnas besvärsbestämmelser är ofta summariska i den mån de inte innehåller avvikelser från reglerna i förvaltningslagen och förvaltningsprocesslagen. Om det saknas särskilda bestämmelser överklagande får man i fråga om statliga förvaltningsom myndigheters beslut tillämpa de besvärsregler som finns i verksförordningens 1987:1100 30 § eller, om verksförordningen inte gäller för myndigheten, i dennas instruktion. Huvudregeln är att överklagande såväl regionala som centrala av förvaltningsmyndigheters beslut skall ske antingen hos allmän förvaltningsdomstol länsrätt eller kammarrätt eller hos regeringen. När det gäller kompetensfördelningen mellan förvaltningsdomstol och regeringen gäller huvudregeln att varje besvärsbestämmelse i en specialförfattning skall ge klart besked om hos vilken instans besvär

skall föras. Kompetensfördelningen bygger principen att sådana

överklaganden huvudsakligen innefattar rättsfrågor skall handsom läggas förvaltningsdomstol och att överklaganden i vilka ändaav målsenlighets- och lämplighetsfrågor dominerar skall avgöras av regeringen. Det är dock ofta svårt att dra en klar skiljelinje mellan rättsfrågor och lämplighetsfrågor och ofta är dessa frågor så sammanflätade i ett och mål att de måste prövas av samma instans. samma Regeringen har sålunda ansetts böra pröva besvär i fråga som måste avgöras under hänsynstagande främst till statsnyttosynpunkter. Man måste i detta sammanhang skilja mellan normbeslut, dvs. föreskrifter i 8 kap. regeringsformen och beslut i särskilda som avses fall. Besvärsmål rörande flertalet normbeslut av statliga myndigheter tillfaller sålunda regeringens. Ett besvärsförbud kan motiveras med att beslutet förutsätter en sakkunnig bedömning som en högre myndighet knappast kan väntas göra med med bättre resultat. Besvärsberättigad är den beslutet angår om det har gått honom som emot. Vederbörande måste alltså ha intagit partsställning. Inom statsförvaltningen gäller som huvudregel att en myndighet inte har rätt att överklaga myndighets beslut. Myndighet som fått en annan åläggande högre myndighet har sålunda inte ansetts få överav en klaga detta. Motivet härför är att myndighet i regel har att tillvarata allmänna intresse. Med liknande motiv har statlig myndigsamma heter ansetts sakna rätt att fullfölja talan mot ett avgörande varigenom deras beslut ändrats. För RIN:s del måste först konstateras att dess beslut knappast i något fall kan förutsättas myndighetsutövning i vanlig mening, avse dvs. beslut berör enskild person. Något enskilt väsentligt insom att få myndighetens beslut omprövade kan därför normalt tresse av

60 Vissa rättsliga frågor

inte finnas. Däremot är det inte uteslutet att tänka sig att det från de berörda myndigheternas sida av och till kan finnas intresse av att ett beslut av RIN överprövat. Detta kan främst komma att gälla RIN:s normgivningsrätt, till exempel dess behörighet att utfärda föreskrifter i det enskilda fallet. Förvaltningsmyndigheters normbeslut anses kunna överklagas under i huvudsak samma förutsättningar som beslut i särskilda fall jfr Besvärssakkunnigas betänkande, SOU 1964:27, s. 493 och Ragnemalm, förvaltningsbesluts överklagbarhet, 1971, s. 409. En förutsättning är alltså att den klagande uppfyller kravet på s.k. saklegitimation enligt den allmänna regeln i 22 § förvaltningslagen om vem som får överklaga beslut jfr dock vad som ovan sagts beträffande myndigheter. Detta krav har lett till tvekan i tillämpningen när normbeslut överklagas till regeringen. Principen att normbeslut kan överklagas kommer till uttryck bl.a. i 23 § tredje stycket förvaltningslagen. Principen kommer också till uttryck i olika specialförfattningar. Dessa bestämmelser är av tre slag: 0 bestämmelser om instansordningen vid överklagande av normbeslut, 0 bestämmelser som förbjuder att normbeslut överklagas, 0 bestämmelser om vem som får överklaga ett normbeslut.

Instansordningsbestämmelserna går i allmänhet ut på att normbeslut får överklagas till regeringen. Klagoförbud vid normbeslut finns i flera författningar. I frågan om vem som har rätt att överklaga ett

normbeslut är utgångspunkten att endast den får överklaga som upp-

fyller kraven saklegitimation i 22 § förvaltningslagen. Det bör dock observeras att regeringen enligt allmänna principer om normgivningsmakten alltid har rätt att överpröva underlydande myndigheters föreskrifter, oavsett om dessa kan överklagas eller

Samtidigt är det mycket svårt att uttala sig om i vilken utsträckning

en annan myndighet kan komma att tillerkännas besvärsrätt vid ett överklagande i gängse ordning. Därmed får kravet saklegitimation för myndigheters del inte någon avgörande betydelse för möjligheten att ett specifikt beslut underställt regeringens prövning. Mot den bakgrunden och med hänsyn till att RIN:s beslut i mycket liten utsträckning kan komma att beröra enskild, bör någon rätt att anföra besvär över myndighetens beslut inte finnas, bortsett från anställningsärenden och liknande.

Vissa rättsliga frågor 61

7.1.4 i

Myndigheten övrigt

När det i övrigt gäller den nya myndighetens verksamhetsindelning, liksom vissa redovisnings- och finansieringsfrågor omfattas förslagen bl.a. av vad som föreskrivs i avgiftsförordningen 1992:191 när det gäller generella bestämmelser om statliga myndigheters avgiftsbelagda verksamhet, bokföringsförordningen 1979:1212 om bl.a. redovisning avgiftsinkomster och slutligen förordningen 1993: av 134 om myndigheters årsredovisning och anslagsframställning när det gäller t.ex. resultatstyrning och verksarnhetsindelning. Till detta

skall läggas kapitalförsörjningsförordningen 1992:406 i den ut-

sträckning det kan bli aktuellt för RIN att under vissa förutsättningar disponera överskottet av den avgiftsbelagda verksamheten. Tillskapandet av RIN med det ansvar och de uppgifter som föreslås föranleder vidare vissa ändringar i förordningen 1970:517 om rättsväsendets informationssystem. De förändringar som föreslås bilaga 4 är enbart betingade av själva tillkomsten av RIN. När det gäller den nya myndighetens normgivningsrätt kan övervägas om bestämmelser om detta bör tas in i samma förordning. Tills vidare har utredningen dock stannat för en lösning som innebär att sådana bestämmelser tas in i instruktionen för RIN. När det gäller behovet av förändringar i förordningen 1980:628 om rättsdatasystem härrör dessa främst från det faktum att frågorna redan i dagsläget har förts från SARI för att numera hanteras inom Justitiedepartementet. Några förslag till förändringar i rättsdataförordningen redovisas därför inte i detta betänkande.

7.2 Sekretess och för

skydd den personliga integriteten m.m.

7.2.1 Allmänt

Med den utformning RIN ges enligt förslaget kommer en rad uppgifter om misstänkta och dömda personer, dvs. uppgifter som förs i dagens person- och belastningsregister, att vara tillgängliga hos RIN och kan därmed anses vara inkomna till myndigheten enligt 2 kap.

3 § tryckfrihetsförordningen. Detta aktualiserar frågor om bl.a. ansvaret för utlämnandeprövning enligt TF, sekretesskydd enligt

sekretesslagen, registeransvar enligt datalagen och arkivansvar enligt arkivlagen, dvs. frågor rörande skyddet för den enskildes personliga integritet.

62 Vissa rättsliga frågor

7.2.2 Sekretessbestämmelser

Sekretess gäller enligt 7 kap 17 § sekretesslagen 1980:100 i verksamhet som avser förande av eller uttag ur allmänt kriminalregister eller register som förs enligt lagen 1965:94 om polisregister m.m. för uppgift som har tillförts registret. Med detta avses både register som formellt benämns polisregister och andra register som förs i enlighet med den ovan angivna lagen. Exempel på register av det senare slaget är register som förs hos tullen för samma ändamål som polisregister, liksom det register över sakkunnigutlåtanden som förs vid Statens kriminaltekniska laboratorium. Sekretessen gäller både hos den registerförande myndigheten vanligen Rikspolisstyrelsen och hos andra myndigheter som kan - göra uttag ur registren, t.ex. lokala polismyndigheter med terminaler anslutna till RPS register. Om en registeruppgift lämnas ut till en annan myndighet, följer sekretessen uppgiften dit bara i den mån detta följer av bestämmelserna om överföring av sekretess i bl.a. 13 kap. Av 12 kap. 2 § följer att sekretessen för registeruppgifter inte gäller hos domstolarna i deras rättskipande eller rättsvårdande verksamhet. I bestämmelsen görs, beträffande föremålet för sekretessen, inte

någon uttrycklig begränsning till uppgifter om enskilds personliga

förhållanden. Paragrafens placering i 7 kap. talar emellertid för en sådan begränsning. Regeringsrätten har också i avgörande, RÅ82 ett

2:68 förklarat att bestämmelserna i 7 kap. 17 § inte var tillämpliga

vid frågan om utlämnande av utdrag ur polisregister som inte innehöll uppgifter rörande någons personliga förhållanden. Det sagda innebär att sekretessen enligt paragrafen gäller dels i fråga om uppgifter som finns i belastningsregister, dels beträffande sådana upp-

gifter i spaningsregister som rör enskilda personer.

Med den avfattning bestämmelsen givits skyddas även uppgifter som har avförts från ett register. Sekretessen är absolut, dvs. något skadevillkor uppställs inte. Någon begränsning av sekretesstiden är inte heller föreskriven.

7.2.3 Datalagen

Också datalagen ställer upp skydd för den personliga integriteten vid

behandling av personuppgifter med stöd av ADB. Lagen syftar till att

förebygga otillbörligt intrång i de registrerades personliga integritet. Datalagen har under senare år i stor utsträckning kompletteras med

särskilda registerlagar för personregister med känslig person-

information.

Vissa rättsliga frågor 63

En central fråga vid tillämpningen av lagens regler är vem som är registeransvarig för ett personregister. Enligt datalagen är den registeransvarig för vars räkning registret förs, om han också förfogar över registret. Med registeransvaret följer enligt datalagen flera skyldigheter. Den ansvarige skall tillse att hanteringen av registret inte leder till otillbörligt integritetsintrång. Därvid skall särskilt iakttas att registret förs för ett bestämt ändamål, att inte andra uppgifter registreras än sådana som står i överensstämmelse med registrets ändamål, att uppgifter inte samlas in, lämnas ut eller används annat än i överensstämmelse med registrets ändamål eller vad som gäller enligt lag eller annan författning eller i enlighet med den registrerades medgivande samt att uppgifterna i registret skyddas mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse liksom mot otillåten ändring eller spridning 7 §. Hos den registeransvarige skall det vidare finnas en förteckning över de personregister som han är ansvarig för 7 a §. Den ansvarige skall normalt rätta en personuppgift som är oriktig eller missvisande 8 §, komplettera en uppgift som är ofullständig 9 §, på begäran snarast lämna den registrerade besked om de uppgifter som finns om honom i registret 10 § och förstöra de uppgifter i registret som inte längre är nödvändiga med hänsyn till registrets ändamål 12 §. Om den registrerade tillfogas skada genom att personregister innehåller oriktig eller missvisande uppgift om honom skall den registeransvarige ersätta skadan 23 §. I datalagen finns även föreskrifter om straff och skadeståndsansvar i andra fall. Registeransvaret är ett ansvar av rättslig karaktär. I begreppet

registeransvarig innefattas således inte det direkta ansvaret för upp-

byggnad och drift av datasystemet. När det gäller RIN:s verksamhet har registeransvaret framför allt betydelse beträffande person- och belastningsregistret PBR, som är ett personregister i datalagens

bemärkelse och för vilket Rikspolisstyrelsen för närvarande är registeransvarig. Detta ansvar förs enligt de förslag som tidigare redo-

visats från RPS till RIN.

Inom EU pågår som tidigare nämnts avsnitt 4.3 sedan lång tid ett

arbete med att ta fram direktiv skyddet för den personliga inteom griteten på dataområdet, de s.k. dataskyddsdirektiven. EG-kommissionen antog i september 1990 ett förslag till direktiv om skydd för

enskilda vid behandling av personuppgifter och om det fria flödet av

sådana uppgifter. Förslaget kritiserades starkt av bl.a. Europaparlamentet och i oktober 1992 överlämnade kommissionen ett reviderat förslag COM92422 ñnal-SYN287 till Ministerrådet. Förslaget har därefter varit föremål för förhandlingar inom en arbetsunder rådet. Ministerrådet antog i mitten av februari en grupp gemensam ståndpunkt om dataskyddsdirektivet. För att direktivet

64 Vissa rättsliga frågor

skall kunna antas slutgiltigt måste också Europaparlamentet godkänna det. Ett slutligt ställningstagande till förslaget väntas därför tidigast till sommaren 1995. Direktivet skall enligt förslaget införlivas i den nationella lagstiftningen i medlemsländerna inom tre år. Syftet med förslaget är att bland medlemsländerna söka skapa en gemensam hög nivå integritetsområdet för att därigenom möjliggöra ett fritt utbyte av information mellan medlemsländerna. Direktivet är tillämpligt automatisk databehandling av personuppgifter och sådan manuell behandling av personuppgifter som innebär att uppgifterna är eller blir ordnade i ett register så att sökning av personuppgifter underlättas. I direktivet görs undantag för sådan behandling av personuppgifter som faller utanför gemenskapsrätten t.ex. säkerhetstjänster och statens verksamhet straffrättens område och för rent privat behandling. I avvaktan klarhet i dessa och andra frågor som kan medföra anpassningar från svenska myndigheter har vissa förändringar vidtagits i grundlag och i datalagen prop. 1993942116, bet 199394:

KU36, rskr. 199394:359. Ändringarna innebär att det öppnats en

möjlighet för regeringen att delegera normgivningskompetens till Datainspektionen avseende skydd för den personliga integriteten vid

behandling av personuppgifter med stöd av ADB. Inspektionen har

genom ändringar i 19 § datalagen givits möjlighet att utfärda generella föreskrifter för vissa typer av personregister, vilken innebär att annars tillståndspliktiga register som omfattas av dessa normer inte längre kräver tillstånd enligt 2 § datalagen. Osäkerheten kring de rättsliga krav som kan komma att riktas mot rättsväsendets informationsförsörjning, bl.a. mot bakgrund av Svriges medlemskap i EU, får naturligtvis inte utgöra något hinder mot att vidta åtgärder i avvaktan på slutliga ställningstaganden. Tvärtom ligger det samordningsorganisationen att noga följa utvecklingen

och redan inom ramen för gällande rätt initiera och genomföra de

- åtgärder som krävs för att bl.a. skyddet av den enskildes integritet upprätthålls men också förstärks.

7.3 IT och lagstiftningsarbete pågående

Redan inledningsvis har berörts vissa frågor inom IT-området som för närvarande är föremål för lagstiftningsarbete. De förändringar som i övrigt bör ske med anledning av att RIN inrättas rör bl.a. vissa förändringar i tidigare nämnda förordning om rättsväsendets informationssystem. När det gäller andra bestämmelser i förordningen främst rörande myndigheternas uppgiftslärnnande lämnas inga - -

Vissa rättsliga frågor 65

ändrings- eller kompletteringsförslag. Dessa frågor får prövas i takt med att nya lösningar utvecklas och införs inom området. Införande RIN kan också, närrmts, medföra behov av vissa förändringar av som i rättsdataförordningen. Det finns därutöver skäl att uppmärksamma vissa andra frågor som rör den rättsliga regleringen rättsväsendets informationsförav sörjning. Bl.a. aviseras i årets budgetproposition 199495:lOO, bilaga 106 f. en reformering av bl.a. nuvarande registerlagstifts.

ning. Som en utgångspunkt för detta arbete avser regeringen att i en proposition till riksdagen inom kort redovisa vissa förslag till rikt-

linjer för den fortsatta uppbyggnaden inom rättsväsendets informationsförsörjning. Avsikten är att med dessa riktlinjer som utgångspunkt bl.a. kunna förbereda en mer långsiktig rättslig reglering inom området. Enligt uppgift från Justitiedepartementet omfattar inte de aviserade riktlinjerna frågor som rör den tekniska utformningen eller konstruktionen av eventuellt nytillkommande system. l avvaktan på bl.a. dessa riktlinjer bör frågan om utformningen av en framtida IT-struktur inom rättsväsendet betraktas som en öppen fråga. Det är mot denna bakgrund som RIN så snart som nya riktlinjer redovisats bör ges i uppdrag att utarbeta ett heltäckande underlag och ett samlat handlingsprogram för det fortsatta utvecklingsarbetet. I avvaktan på att ett sådant underlag kan redovisas bör inga åtgärder vidtas som riskerar att permanenta den nuvarande ITstrukturen. Det innebär att också lagstiftningarbetet i dessa delar tills vidare bör anstå. Detta hindrar inte att andra insatser kan vidtas inom lagstiftningsområdet utan risk för olyckliga läsningar. Det kan t.ex. gälla åtgärder som syftar till att tills vidare anpassa nuvarande registerförfattningar till de faktiska förhållanden som i dagsläget råder och att

stärka integritetsskyddet. Sådana åtgärder måste bedömas som ytterst

angelägna. Det kan slutligen konstateras att det numera finns en tämligen utbredd uppfattning om att det föreligger många författningsmässiga och andra legala hinder för att informationstekniken fullt ut skall kunna utnyttjas för förnyelse förvaltningens och därmed även av rättsväsendets verksamhet, organisation och arbetsfonner. Det är mot denna bakgrund ett omfattande arbete har inletts inom som rättsinformatikens område, bl.a. genom Justitiedepartementets för- I detta arbete ställs stora krav på noggrannhet i avvägningen sorg. mellan å sidan kraven på förnyelse och effektivisering av verkena samheterna och, å andra sidan, tungt vägande rättsliga intressen, såsom i första hand högt ställda krav rättssäkerhet. Frågor av detta slag behandlas inom ramen för det arbete som bedrivs inom

66 Vissa rättsliga frågor

Toppledarforum. Bl.a. har en förstudie rörande den offentliga förvaltningens krav på legalt förändringarbete nyligen redovisats. Inom ramen för arbetet med att ompröva nuvarande rättsliga reglering bör det vara en uppgift för RIN att verka för att de rättsliga hinder som bedöms föreligga utifrån rent verksamhetsmässiga utgångspunkter identifieras, konsekvensbedöms och redovisas. Därtill bör läggas att RIN som en av sina huvuduppgifter har att verka för att de lösningar som utvecklas, anpassas och tillämpas inom rättsväsendets informationsförsörjning också lever upp till kraven på rättsenlighet.

1 Rapporten LEXIT Förstudie. IT 2005 har utarbetats av Datainspek- - - tionen uppdrag av Toppledarforum

8 Konsekvenser av förslagen

J

Effektivare lT-vérksambettili stödtffâör

liesparinçjar, effektiviseiirig Zioch i

t

verksámhétsförnyeise i i

i av RE-veáksamh,

l Verksamheten

Effekterna av den föreslagna nyordningen grundar sig främst på möjligheterna att renodla och föra över vissa uppgifter som i dagsläget utförs av RPS till den nya samordningsorganisationen. Genom att särskilja de för rättsväsendet övergripande IT-frågorna från polisens interna IT-verksamhet förbättras möjligheterna att komma tillrätta med ett flertal av de problem som hänger samman med nuvarande ordning, såsom bl.a. bristande planering, styrning och uppföljning inom området. Därtill bör läggas att den ansvarsfördelning som föreslås medger ett väsentligt förbättrat inflytande från de berörda myndigheterna i övrigt när det gäller de övergripande IT-frägorna inom rättsväsendet. Dessa förbättringar kan vidare åstadkommas utan hinder av den driftmiljö som under de närmast kommande åren är gemensam för polisens centrala system och de gemensamma RI-systemen PBR m.fl..

Hur undviker man att den nya samordningsorganisationens verk-

samheten på ett icke önskvärt sätt inskränker de deltagande myndigheternas ansvar för den interna IT-verksamheten Den främsta garantin för att så inte blir fallet är att den modell för samordning som föreslås känntecknas mer eller mindre formell samverkan av en

68 Konsekvenser av förslagen

mellan självständiga myndigheter. Samtidigt bör de deltagande myndigheternas kollegiala inflytande över verksamheten utgöra en garanti för att samordningsverksamheten inte tar över myndigheternas självbestämmande i frågor som endast rör deras egna verksamhet. Vad ovan sagts motsägs inte av att modellen även kännesom tecknas att RIN ges befogenheter som utgående från regeringens av styrning i de frågor rör rättsväsendets informationsförsörjning som direkt eller indirekt påverkar förhållandena inom de myndigheter som omfattas av samordningsförfarandet. För att ut de önskvärda effek-

terna av samordningsorganisationen samtidigt som myndigheternas

integritet och självständighet inte får trädas förnär, är det viktigt att avvägning kan göras mellan dessa olika intressen. En sådan aven vägning kan i viss utsträckning åstadkommas genom en reglerad ansvars- och befogenhetsfördelning och ett reellt inflytande från de deltagande myndigheterna men förutsätter därutöver ett gott samarbetsklimat, lyhördhet och respekt för de deltagande myndigheternas

specifika behov.

En annan fråga som det kan finnas anledning att ställa är om de

uppgifter enligt förslagen läggs RIN är av tillräcklig omfatt-

som ning för att motivera inrättandet av en ny myndighet med den utformning och dimensionering som tidigare redovisats. Av avgörande betydelse i detta sammanhang är naturligtvis dels i vilken utsträckning myndigheterna utnyttjar den nya organisationen för samverkan, dels vilka mål regeringen lägger fast för verksamheten samt slutligen i vilken utsträckning i första hand Justitiedepartementet avser att utnyttja RIN för stabsbiträde.

Därtill bör påpekas att de uppgifter som bör bli aktuella för RIN

också är uppgifter som hanteras inom de enskilda myndigheterna. Uppgifterna låter sig således inte sorteras efter ärendeslag, typ av

uppdrag etc. Avgörande för om en viss fråga bör föras till samordningsorganisationen för handläggning är att den aktuella frågan be-

döms ha en sådan omfattning och betydelse att den påverkar rättsväsendets informationsförsöjning i sin helhet. Mot bakgrund av den stagnation som delvis har präglat utvecklingsarbetet inom RI-området, vilket i hög grad kan förklaras av hittillsvarande brister när det gäller styrning, samordning och uppföljning av åtgärderna, bör enligt utredningens bedömning omfattan-

de och viktiga uppgifter kunna läggas den nya myndigheten. De huvuduppgifter som enligt förslagen läggs RIN omfattar i sig en

stor mängd aktiviteter. I ett flertal fall måste även uppgifterna bedömas vara av långsiktig karaktär.

Konsekvenser av förslagen 69

8.2 Nya styr- och finansieringsformer

Den organisatoriska lösning och ansvarsordning som föreslås lägger

väsentlig grund för utvecklingen styrformer. Genom den en av nya ledningsform föreslås kan regeringens styrning av rättsväsendets som samlade IT-verksamhet förstärkas samtidigt som de berörda myndigheterna ett stort inflytande över verksamheten. Det bör i detta ges sammanhang understrykas att effektiv styrning av samordningsen verksamheten förutsätter att regeringen lägger fast tydliga mål och riktlinjer för den framtida IT-användningen inom rättsväsendet och att dessa övergripande intentioner också får ett genomslag inom såväl RIN som hos de deltagande myndigheterna. Förslagen innebär vidare renodling och en tydlig åtskillnad av en

ansvaret för beställning och produktion tjänster, vilket bl.a. be-

av döms medföra att större vikt kan läggas vid de frågor som är av övergripande intresse samtidigt för varje myndighets som ramarna utvecklingsinsatser kan klargöras. Mot bakgrund av regeringens övergripande mål för verksamheten utövas beställarfunktionen ytterst RIN:s styrelse att ange Verksamhetsmål och övriga riktav genom linjer för den löpande samordningsverksamheten. Myndigheternas behov ställningstaganden och lösningar av olika slag av gemensamma kanaliseras via RIN. Producentrollen utövas de leverantörer IT-tjänster som står av av till buds och tilldelas den som bedöms vara mest lämplig i varje en-

skild frâga. Bland aktörerna bör självfallet nämnas polisens liksom

övriga rättsmyndigheters IT-organisationer men också andra leverantörer IT-tjänster, såväl inom offentlig som privat verksamhet. av Detta öppnar också möjligheter till konkurensutsättning, t.ex. genom att vissa verksamheter kan läggas ut entreprenad. Den tydliga åtskillnaden mellan ansvaret för beställning respektive produktion IT-tjänster lägger i sin tur grunden för en tydligare av

koppling mellan verksamhetens krav, utförda prestationer och kost-

nader för desamma. Detta kan ske mer eller mindre formaliserat t.ex. offertförfarande, avtal eller andra former av överensgenom kommelser samt genom en finansiering via avgifter.

Den modell för avgiftsfmansiering som förordas bör bidra till att

effektivisera samordningen i frågor av gemensamt och övergripande intresse, att öka kostnadsmedvetandet hos myndigheterna samtidigt risken för snedvridande styreffekter kan hållas nere. Avgiftssom finansieringen medverkar också till att förbättra planering, redovisning och uppföljning den verksamheten. Bl.a. kan styrinforav nya mation och resultat uttryckas enhetligt, företrädesvis i monetära termer.

70 Konsekvenser av förslagen SOU 1095:32

I utredningen förordas, som ett förstahandsalternativ, en kombination av avgifts- och anslagsfinansiering. Det huvudsakliga skälet för att anslagsfinansiera den del av RlN:s verksamhet som rör stabsbiträde till regeringskansliet är att dessa insatser inte kan ses som inotprestationer som direkt kommer myndigheterna tillgodo. Kostnaderna för dessa insatser bör därför, såsom tidigare anförts, inte belasta myndigheterna. Mot ett sådant resonemang kan dock anföras att endast en finansieringsform bör tillämpas för den nya myndighetens totala verksamhet. För detta talar främst krav enkelhet och enhetlighet i bl.a. budgetarbetet. Om dessa krav vid en slutlig bedömning anses väga tungt föreslås, som ett andrahandsalternativ, att RIN:s samlade verksamhet avgiftsfinansieras.

8.3 Kostnader

Finansieringen av samordningsverksamheten utgår i huvudsak från en omfördelning av resurser från myndigheterna till den nya samordningsverksamheten. Förslagen är i allt väsentligt inriktade på att utveckla en effektiv ansvars- och beslutsstruktur och är därmed i sig inte kostnadsdrivande. I denna mening medför förslagen således inga betydande förändringar vad gäller det totala medelsbehovet. Inriktningen bör vara att de resurser som tillförs den nya samordningsorganisationen bör följas av en motsvarande neddragning av de deltagande myndigheternas anslag. De resursförstärkningar som trots detta kan bli aktuella är därför inte betingade av den nya organisationen som sådan utan är en följd av att de i dagsläget eftersatta funktionerna för bl.a. planering, styrning och uppföljning bör förstärkas. Vidare kommer viss kompetens sannolikt att behöva tillföras verksamheten genom nyrekrytering och utnyttjande av externa konsulter för särskilda ändamål. Det totala årliga resursbehovet för RIN :s verksamhet kan i ett fullt utbyggt skede grovt uppskattas till i storleksordningen 10-12 miljoner kronor inklusive löner, konsultkostnader, lokaler m.m. Kostnaderna får närmare specificeras i samband med att en anslagsframställning utarbetas för RIN som ett led i ett genomförande av förslagen. Att bedöma de totala kostnaderna för IT-utvecklingen som sådan ligger utanför vårt uppdrag. Denna uppgift bör istället läggas den nya samordningsverksamheten och utföras i samband med att en samlad strategi för rättsväsendets informationsförsörjning utarbetas.

Konsekvenser av förslagen 71

8.4 Sammanfattning

Den föreslagna nyordningen bör bidra till att IT-utvecklingens möjligheter verkligen kan tas tillvara och leda till en effektivisering såväl utveckling framtida användning av informationstekniken av som och därtill underlätta anpassningen till olika nationella och internationella krav. På detta sätt skapas också ökade möjligheter till förnyelse rättsväsendets verksamhet och verksamhetsformer samtidigt som av möjligheterna att möta framtida besparingar förbättras. Denna bedömning ligger väl i linje med vad som framgår av Riksrevisionsverkets årliga rapport 1994 Dnr 30-94-2566. I rapporten anförs bl.a. att stora besparingar och effektivitetsvinster torde kunna göras bättre styrning och samordning av IT-utvecklingen genom en inom rättsväsendet. Vidare görs i rapporten bedömningen att informationsutbytet mellan myndigheterna bör kunna göras effektivabättre samordnad informationsförsörjning. re genom en

9 för

Riktlinjer ett genomförande av förslagen

De åtgärder som bör vidtas med anledning av de förslag som redovisas i detta betänkande är av olika karaktär. I vissa fall torde den beskrivna inriktningen kunna ligga till grund för ställningstaganden och åtgärder tämligen omgående, i andra fall bör lösningsförslagen detaljeras, rutiner utvecklas m.m. Den sannolikt mest tidskrävande uppgiften i samband med att RIN inrättas utgörs av själva anställningsförfarandet. En stor del av förberedelserna bör dock kunna inledas innan den nya verksamheten formellt kan påbörja sin verksamhet senast den l januari 1996. Uppgiften att genomföra de åtgärder som krävs för uppbyggnaden av RIN bör läggas på en särskild arbetsgrupp. Detta kan ske genom särskild organisationskommitté tillkallas. Kommitténs uppgifter att en blir i första hand att planera, samordna och följa upp de insatser som blir aktuella i samband med ett genomförande. Kommittén bör ledas av RIN:s ordförande och i övrigt omfatta

företrädare för de berörda myndigheterna. I kommittén bör även ingå den tillträdande myndighetschefen. De kostnader som uppstår i samband med ett genomförande bör i huvudsak finansieras av de berörda

myndigheterna.

Genomförandearbetet omfattar bl.a. följande huvudaktiviteter: 0 En ny instruktion för den samlade samordningsverksamheten utarbetas. 0 Styrelsens ordförande och övriga ledamöter utses av regeringen.

0 Chefen för RIN rekryteras. Denne ges under styrelsen en aktiv roll

i arbetet med att planera, organisera och genomföra insatserna.

0 Rekryteringsunderlag i form av specificerade tjönstebeskrivningar

och kompetensprofiler utarbetas för varje personalkategori. 0 Rekrytering av personal. 0 Beslut om samverkansparti administrativa frågor.

74 Riktlinjer för ett genomförande av förslagen

0 Anskajfning av lokaler och inventarier.

0 Funktionsbeskrivningar utarbetas och läggs fast för varje verksam-

hetsgren.

0 Beställarproducentrelationer upprättas mellan berörda aktörer.

0 Rutiner för avgiftsfinansiering utarbetas och införs redan inom ramen för befintlig systemmiljö och systemanvändning. Avgiftsnivân beslutas av regeringen. 0 Erforderliga rutiner för bl.a. ekonomi- och personaladministration, planering och uppföljning utvecklas. 0 En anslagsframställning för de närmast kommande ären utarbetas

Särskilt

yttrande

av experten Kerstin Hammar

De brister i samordningen inom rättsväsendet som utredningen pekar på har sin grund i att berörda myndigheter inte till SARI kanaliserat förslag till åtgärder som bygger kunskap om den dagliga verksamheten. Med hänsyn till det statsfinansiella läget är det förvånande att föreslå inrättandet av en ny myndighet, som tilldelas ett övergripande samordningsansvar för redan existerande verksamheter. En samordning som troligen till lägre kostnad och minst lika effektivt kan utövas av en etablerad myndighet inom rättsväsendet. I RPS:s organisationsöversyn RPS rapport 1993:3 har styrelsen förklarat sig beredd att ta ansvaret för samordningen av informationsförsörjningen inom rättsväsendet. RPS redovisar där i vilken organisatorisk form verksamheten skall bedrivas och vilka funktioner som ingår i denna. Förslagen i styrelsens rapport bygger lång erfarenhet av RIsystem och kunskap om systemförvaltning inkl. systemägaransvar och registeransvar. Jag anser att man ett fullödigt sätt har lyckats definiera leverantörs- och beställarrollerna och gränsdragningen mellan dessa inom myndigheten. I rapporten lämnas även förslag som säker-

ställer ett reellt inflytande för ivriga myndigheter inom rättsväsendet.

Enligt mitt förmenande är närhet till och därigenom kunskap om verksamheten en förutsättning för en fungerande systemförvaltning m.m. Rl-systemen fungerar och har fungerat länge. Detta har inte skett med automatik utan tack vare den kompetens som har funnits och finns på RPS. Det vore naturligt att utnyttja och även stärka den kompetens som redan finns där genom att ge myndigheten de författningsmässiga förutsättningar och de ytterligare resurser som krävs för att den skall kunna vidareutvecka den övergripande verksamheten och åläggas ett samordningsansvar. Om en ny myndighet inrättas måste gränssnitten mellan den övergripande verksamheten, den samordnande verksamheten och myndigheternas egna huvudsakliga verksamhet klargöras tydligare än vad

76 Särskilt yttrande

som görs i betänkandet. Det måste klart definieras vilken samordning som är exklusiv för rättsväsendet. Den samordning av IT-försörjning i vid mening som i övrigt kan krävas bör avse hela statsförvaltningen. Detta gäller också den övergripande styrningen.

Büagor

Bilaga 1

,,

Kommittédirektiv

ww

W

Samordning av informationsförsörjningen Dir.

inom rättsväsendet 1994160

Dir. 1994:60

Beslut vid regeringssammanträde den 30 juni 1994

Sammanfattning av uppdraget En särskild utredare skall utreda formen for samordning av informationsförsörjningen inom rättsväsendet.

l Tidigare utredningsarbete

1.1 Allmänt Ett omfattande utrednings- och utvecklingsarbete har under de senaste åren bedrivits i fråga om rättsväsendets informations-

system Rl och informationsförsörjning. En fråga som därvid

behandlats är behovet av en rationell samordning av verksamheten. Delar av detta utredningsarbete redovisas i det m.m. följande.

1.2 SAR] Samarbetsorganet för rättsväsendets informationssystem SARI tillsattes i december 1966. SARI:s uppgift är att fungera som ett samarbetsorgan mellan Justitiedepartementet och vissa myndigheter. främst inom rättsväsendet. l SÄRLS arbete deltar företrädare för Justitiedepartementet, Domstolsverket,

Riksáklagaren. Rikspolisstyrelsen, Kriminalvárdsstyrelsen,

80 Bilaga 1

Generaltullstyrelsen, Riksskatteverket, Statistiska centralbyrån

SCB, Statskontoret m.ñ. För SARI:s arbete används kommittéformen. Särskilda direktiv för SARI har dock inte beslutats. Enligt förordningen 1970:517; ändrad senast 1993:1343 rättsväsendets inom formationssystem och förordningen l980:628; ändrad senast 1993:961 rättsdatasystem skall vissa frågor om bl.a. om rättsväsendets informationssystem beredas av SARI.

1.3 Översynsrapport från Rikspolisstyrelsen

Rikspolisstyrelsen har uppdrag av regeringen gjort en över-

syn av den centrala polisorganisationen. l rapporten 1993-03-31 redovisas bl.a. förslag om en ny

organisation for register- och dataverksamheten vid Riks-

polisstyrelsen RPS. En utgångspunkt för den föreslagna organisationen för ADB-verksamheten inom RPS är, enligt rapporten, att användarnas behov av ADB-stöd och andra tjänster skall styra organisationsuppbyggnaden. Genom att

tydliga beställar- och producentrelationer inrättas bör enligt

RPS grunden kunna läggas för en rationell utveckling av nya

styr- och ñnansieringssystem. Organisationsforslaget innebär att RPS roll som beställare

organiseras i en enhet, medan produktionen samlas i en annan fristående enhet med namnet RättsData. Därutöver bör, mer

enligt förslaget, ett råd med vissa samordningsuppgifter bildas med representation från såväl beställarsidan som produktions-

sidan. RättsData bör enligt förslaget leverantör ha två huvudsom uppgifter. För det första skall RättsData svara för drift och

ADB-teknisk utveckling av polisväsendets gemensamma system och RI-systemen. Kostnaderna for RI-systemen skall

hållas åtskilda från övriga kostnader och fördelas de myndigheter inom rättsväsendet som använder systemen. För det andra skall RättsData förvalta och utveckla ADB-strukturen

inom rättsväsendet genom att arbeta som uppdragstagare med avgiftsñnansiering grund. Kirunaenhetcn som skall ingå i

som

sou 1995:32 Bilaga 1 81

RättsData bör enligt förslaget ha en huvudsaklig inriktning på

drift och förvaltning av Rl-rutinerna. RättsData bör vidare

organisatoriskt ungefär samma ställning inom RPS som bl.a. Polishögskolan har.

1.4 Statskontorets rapport Rättsväsendets informationssystem Statskontoret har på uppdrag av regeringen lämnat en redo-

görelse för den informationsteknologiska utvecklingen inom

rättsväsendet. I rapporten 1993:3l skriver Statskontoret att basen för informationsförsörjningen inom rättsväsendet bör utgöras av

sektorssystemen. Vidare föreslås att det fortsatta utvecklingsarbetet bör omfatta tvâ nivåer, nämligen Justitiedepartementet och myndigheterna, samt att SARI avvecklas. I myndigheternas ansvar skall enligt Statskontoret också ligga att se till att

samverkan och samordning över myndighetsgränserna kommer till stånd, liksom formerna för det. I denna samver-

kan är det viktigt att ansvarsfrågorna klargörs. Det kan innebära att en myndighet ges ansvaret för att i samarbete med

övriga bedriva visst utvecklingsarbete m.m. eller i vissa fall

genom att en myndighet är sammankallande i gruppen och

därvid samordnar arbetet.

1.5 Remissyttrandena över Statskontorets rapport Statskontorets rapport har remissbehandlats. Samtliga remiss-

instanser understryker vikten av att det sker en väl utvecklad samordning. Bedömningen av i vilka former samordningen

bör bedrivas skiftar dock mellan remissinstanserna. Domstolsverket skriver att det framstår som klart att SARI i dess nuvarande form bör reformeras. Men det kan vara mera tveksamt att avskaffa SARI utan att ersätta det med någon annan form av kontinuerlig samverkan mellan Justitiedepartementet och myndigheterna. Riksáklagaren anser att SARI bör

avvecklas. Samordningsfrågorna bör behandlas i ett för samtliga myndigheter gemensamt forum. RPS anser att det av ett regeringsuppdrag klart måste framgå vem som är ansvarig,

82 Bilaga I

dvs. att uppdraget ställs till en myndighet att i

samverkansamråd med övriga svara for en fråga. Vidare RPS att SARI bör avvecklas. Kriminalvárdsstyvrelsen anser anser att det är angeläget att det finns ett forum för samverkan i RI-frågorna. Formen för samordningen bör övervägas Brottsförebyggande rådet BRÅ ställer sig ytterligare. tveksamt till att ansvaret for samverkan och samordning skall lämnas över till de enskilda myndigheterna och förordar att samordningsansvaret läggs på Justitiedepartementet. Riksrevisionsuerket RRV skriver att det finns skäl att överväga att inrätta en särskild styrgrupp under en genomforandefas med

uppgift att samordna berörda myndigheters utrednings- och

utvecklingsarbete. Generaltullstyrelsen anser att det är viktigt att man innan en särskild organisation byggs upp noga kartlägger och bedömer vilka gemensamma projekt som bäst bör

hanteras i en sådan organisation och vilka frågor som är mest lämpade att hanteras i direktsamverkan mellan berörda myn-

digheter. Riksskatteverlcet är tveksamt till att SARI avskaffas

innan behovet av information och inflytande för samtliga

intressenter först har lösts. SCB anser att ett for samtliga myndigheter gemensamt forum for samordningsfrågor bör inrättas. JK skriver att Statskontorets modell för bl.a. samordning synes ändamålsenlig, men att det är viktigt att beakta de små myndigheternas särskilda behov m.m. när modellen läggs fast mer i detalj.

2 Utredningsuppdraget

2.1 Allmänna utgångspunkter

Den lösning som utredaren i första hand skall överväga är att samordningen av informationsförsörjningen inom rättsväsendet läggs myndighetsnivå och organiseras inom en av rätts-

väsendets myndigheter, med eget ansvar och egna befogen-

heter.

En viktig utgångspunkt i sammanhanget är att en sådan

lösning kan tillgodose kravet en tydlig fördelning av ansvar

och befogenheter mellan berörda myndigheter. En annan viktig utgångspunkt är att samordningen koncentreras till sådana frågor som är av gemensam och övergripande karaktär. Inom den ram som kräver sådan samordning skall myndigheterna ha stor frihet att själva svara för sin egen informationsförsörjning. En viktig uppgift för utredaren är att dra en gräns mellan samordningsansvaret och ansvaret för andra mer självständiga rutiner. En tredje viktig utgångspunkt är att även den samordnade utvecklingen skall styras av användarnas behov av stöd och

tjänster och att kravet deras inflytande måste tillgodoses.

2.2 Samordningsuppgijier

En slutsats som kan dras för framtiden är att rättsväsendet i

allt högre grad förutsätter tillgång till aktuell och tillförlitlig in-

formation av olika slag. Detta kräver i sin tur att system m.m. skall kunna samverka inom ramen for en gemensam informationsstruktur.

En vägledning för utredningsarbetet är att myndigheterna

skall ges så stor frihet som möjligt att inom av staten fastställda ramar och under eget ansvar utveckla och effektivisera informationsförsörjningen. Denna frihet bör dock vägas mot

bl.a. behoven av samordning och samverkan över myndighets-

gränserna. Mot denna bakgrund skall utredaren överväga och föreslå vilka gemensamma system m.m. som bör samordnas och vilka

uppgifter som bör omfattas av samordningen, t.ex. drift, förvaltning, förnyelse och modernisering av befintliga system

samt utveckling av nya gemensamma system.

2.3 Organisation för samordningen

Med utgångspunkt i utredarens bedömning av vilka uppgifter

som skall ingå i samordningen bör övervägas hur denna skall organiseras.

84 Bilaga ] SOU 1995132

I uppdraget ingår att i första hand överväga förutsättningarna att lägga samordningsuppgiften en av rättsväsendets myndigheter, t.ex. RPS, som redan i dag har centrala uppgifter i RI-systemen. Den modell som därvid skall övervägas bör utgå frän att samordningsverksamheten organiseras som en självständig del av RPS och att en särskild ledning tillsätts för verksamheten. Denna modell förutsätter att man i RPS instruktion inför sådana bestämmelser att RPS ledning inte svarar för ledning m.m. av samordningsverksamheten. Skulle utredaren stanna för att lägga uppgiften en annan myndighet får sådan en princip tillämpas på denna myndighet. En fråga som närmare skall utredas är samordningsorganisationens ansvar och befogenheter i förhållande till de andra myndigheterna, t.ex. i fråga ambitionsnivåer, om kostnadsansvar m.m.

4 Ledningsstruhur m.m.

En viktig förutsättning för ledningsorganisationen är att be-

rörda myndigheter ges ett avgörande inflytande över verksamheten. Ett alternativ som därvid kan övervägas är att nämnd en inrättas med ett totalt ansvar för verksamheten. Därigenom kan ett klart ansvarsförhållande gentemot bl.a. RPS skapas. Nämnden bör som högsta beslutande organ för samordsvara ningsverksamheten enligt de mål regeringen satt som upp. Nämndens uppgift bör främst vara att ta ansvar för den övergripande och långsiktiga planeringen. Andra viktiga uppgifter for nämnden är uppföljning, omprövning, utveckling och

effektivisering av verksamheten. Verksamhetschefens uppgift

bör vara att ansvara för den löpande verksamheten enligt de direktiv och riktlinjer som nämnden utfärdar. Nämndens

uppgifter kan självfallet vara av karaktären informationsutbyte

mellan de berörda myndigheterna. Utredaren bör överväga vilken lösning är att föredra med hänsyn till det som

Bilaga I 85

överordnade intresset att skapa samordning pä området

samtidigt som myndigheternas självständighet kan bevaras.

Nämnden bör bestå av representanter från berörda myndigheter. Verksamhetschefen bör vara självskriven ledamot av

nämnden. Ordföranden bör dock normalt utses bland övriga

ledamöter och ordförandeskapet bör kunna alternera mellan dessa.

Nämndens ledamöter bör utses av regeringen. En fråga

som utredaren skall överväga är nämnden bör utse verkom samhetschefen.

2.5 Kompetens och bemanning

Mot bakgrund av en alltmer komplex informationsteknologi ökar kraven på specialistkompetens. Behovet denna kom-

av petens kan inte fullt ut tillgodoses inom rättsväsendets myndigheter.

Utredaren skall således överväga vilken särskild kompetens som kan behöva byggas upp för bl.a. stöd och tjänster till berörda myndigheter inom för samordningsverksam-

ramen heten. Vidare skall utredaren överväga hur verksamheten bör bemannas och organiseras.

2.6 Finansiering

Med utgångspunkt i de förslag till lösningar lämnas skall

som

utredaren överväga finansieringen samordningsverksam-

av heten. Bland annat skall alternativ till den hittillsvarande

direkta finansieringen över statsbudgeten övervägas. Det kan

t.ex. gälla möjligheterna till olika former av avgiftsbeläggning, gemensam finansiering investeringar, sambruk

av av resurser m.m. Olika alternativ för olika ändamål kan därvid övervägas, t.ex. att satsningar infrastruktur görs en ny

genom anslag och att drift och förvaltning finansieras

m.m.

genom avgifter för att stimulera efterfrågestyrning.

en

86 Bilaga 1

7 Förjärtningsfiágor Utredaren skall överväga vilka forfattningsändringar som kan behöva göras, vad gäller t.ex. RPS instruktion och andra författningar.

8 Genomförande Utredaren skall redovisa en plan för hur förslagen bör genom-

föras med utgångspunkt i att den föreslagna organisationen om

möjligt skall kunna verka from. den l juli 1995.

3 Utredningsarbetet För utredaren gäller regeringens direktiv till samtliga kommittéer och särskilda utredare att pröva offentliga åtaganden dir. 1994:23 och angående EG-aspekter i utredningsverksamheten dir. 1988:43. Samråd skall ske med berörda myndigheter inom rättsväsendet och med Riksarkivet. Statskontoret skall biträda utredaren. Utredaren bör vara oförhindrad att också lämna forslag till andra organisatoriska lösningar. Frågan om beställaransvaret för rättsstatistiken omfattas inte av uppdraget. Utredningsarbetet skall vara avslutat före utgången av december månad 1994.

Justitiedepartementet

Bilaga 2

Förslag till

Förordning 1995:O0 med instruktion för

Myndigheten för rättsväsendets Informations-

försörjning

Inledande bestämmelser

1 § Myndigheten för rättsväsendets informationsförsörjning RIN är

en central förvaltningsmyndighet för samordning av rättsväsendets infonnationsförsörjning enligt de mål som regeringen ställt med upp, deltagande myndigheter enligt vad som framgår av bilaga. Den centrala ledningen inom myndigheten utövas av en styrelse.

Uppgifter

2 § Myndigheten skall inom rättsväsendets infonnationsförsörjning

särskilt

samordna de frågor som är av sektorövergripande intresse,

. biträda regeringen med utredningar och annat underlag, .

ansvara för övergripande och långsiktig planering,

.

ansvara för uppföljning av genomförda åtgärder,

.

ansvara för utveckling av sektorövergripande IT-satsningar,

.

ansvara för system-förvaltning av sektorövergripande IT-lös-

. ningar, 7. följa och analysera utvecklingen inom IT-området med avseende

dess tillämpbarhet inom rättsväsendet, följa och analysera de anpassningskrav inom IT-området som

kan följa av Sveriges medlemskap i EU och andra internationella organ, 9. ansvara för de personregister enligt datalagens mening är som avsedda för gemensam användning inom rättsväsendet, 10. fullgöra de uppgifter som följer registeransvaret för av personregister med gemensam användning,

11. ansvara för övriga register av samordningskaraktär.

3 § När enhetlighet krävs får myndigheten inom rättsväsendets informationsförsörjning meddela föreskrifter om Standardisering 2. säkerhet

88 Bilaga 2 sou 1995:32

förvaltning 4. inköpssamordning

anpassningsåtgärder till följd av internationella krav och

Sveriges medlemskap i EU dokumentation och rapportering Myndigheten får meddela allmänna råd om rättsväsendets IT-an-

vändning i den utsträckning detta behövs för att uppnå planmässig-

het, samordning och rationalitet i rättsväsendets IT-verksamhet.

Verksförordningens tillämpning 4 § Verksförordningen 1987:1100 skall, med undantag av 3-4 §§, 8 10-13 §§, 20 § såvitt handläggningen i styrelsen och 21 avser och 22 §§, tillämpas Myndigheten för rättsväsendets informationsförsörjning.

Myndighetens ledning 5 § Myndigheten leds av en styrelse. En av ledamöterna skall vara ordförande och skall vara vice ordförande. Under styrelsen leds en

den löpande verksamheten av en myndighetschef.

6 § Styrelsen består, förutom av ordföranden, av verkscheferna för de myndigheter särskilt i bilaga samt chefen för Myndigsom anges heten för rättsväsendets inforrnationsförsörjning.

7 § Styrelsen är beslutsför när ordföranden och tre fjärdedelar av

myndigheterna är företrädda då beslut fattas.

Styrelsens ansvar 8 § Styrelsen för myndighetens verksamhet och ansvarar ansvarar

därmed inför regeringen för att myndigheten fullgör de uppgifter som

ankommer den enligt lag, förordning och särskilda beslut av regeringen.

Ärendenas handläggning

9 § Styrelsen för handläggningen av myndighetens ärenden. ansvarar

Styrelsen får enligt vad närmare framgår av arbetsordningen

som

delegera beslutsfattande till myndighetschefen.

10 § Myndighetschefen skall avgöra ärenden inte skall avgöras

som

styrelsen eller personalansvarsnämnden. Arenden som inte be-

av

Bilaga 2 89

höver prövas av myndighetschefen får avgöras av annan tjänsteman.

Hur detta skall ske anges i arbetsordningen eller i särskilda beslut.

Myndighetschefen är föredragande i styrelsen.

Personalansvarsnänmden 11 § Myndighetens personalansvarsnämnd består myndighetsav

chefen som ordförande samt de funktionsansvariga och den

administrative chefen. Nämnden är beslutsför när ordföranden och minst två ledamöter är närvarande.

Anställningar m.m. 12 § Regeringen förordnar för en bestämd tid ordförande och vice ordförande i styrelsen.

13 § Myndighetschefen anställs av regeringen. Andra arbetstagare anställs av styrelsen eller myndighetschefen enligt den ordning som styrelsen bestämmer.

Överklagande

14 § Bestämmelsen i 30 § verksförordningen gäller bara i administrativa ärenden som rör anställningar hos RIN. Beslut i andra ären-

den hos RIN får överklagas endast om en lag eller förordning

annan innehåller en särskild föreskrift om det.

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 1996.

90 Bilaga 2

Bilaga

I styrelsen för Myndigheten för rättsväsendets informationsförsörjning skall följande myndigheter vara representerade:

Rikspolisstyrelsen Riksåklagaren Domstolsverket Kriminalvårdsstyrelsen Brottsförebyggande rådet Generaltullstyrelsen Riksskatteverket Statistiska centralbyrån Statskontoret

Andra myndigheter får adjungeras efter beslut av regeringen.

Bilaga 3

Exempel på

Arbetsordning för Myndigheten för rättsväsendets informationsförsörjning RIN

Uppgifter § 1 RIN:s uppgifter, övergripande mål och allmänna verksamhets-

inriktning framgår av myndighetens instruktion och andra

beslut av regeringen rörande myndigheten.

Preciseringar av målen för verksamheten och verksamhetens inriktning framgår av RIN:s årliga Verksamhetsmål och internbudget. Myndigheten kan också lämna sådana anvisningar och preciseringar i andra former.

§ 2 Alla anställda skall hålla sig informerade myndighetens mål om och de föreskrifter som styr verksamheten.

Myndighetens ledning § 3 Myndigheten leds av en styrelse med fullständigt inför ansvar regeringen. Styrelsen leds av en ordförande.

§ 4 Under styrelsen leds den löpande verksamheten myndigav en

hetschef. När myndighetschefen har förhinder, utövas myndig-

hetens tjänst av den tjänsteman som myndighetschefen bestämmer efter anmälan i styrelsen.

§ 5 Myndighetschefen och de funktionsansvariga utgör myndighe-

tens direktion. Direktionen är ett forum för att samordna och utveckla verksamheten och bereda viktigare ärenden inför beslut i styrelsen.

Organisation § 6 Inom myndigheten finns under myndighetschefen tre funktionella enheter och enhet.

administrativ

en Dessa leds var och en

av en funktionssansvarig.

92 Bilaga 3

Ansvar och uppgifter för funktionsansvarig

§7 Den funktionsansvariga leder verksamheten inom sitt verksamhetsområde och skall till att den bedrivs effektivt enligt se gällande föreskrifter och riktlinjer.

§8 Den funktionsansvarige skall inom sin enhet:

för att gällande Verksamhetsmål för enheten uppnås,

- ansvara följa upp verksamheten och analysera resultatet, ha resultatansvar för den internbudget som fastställts för enheten, samordna verksamheten med angränsande verksamheter inom -

myndigheten,

följa utvecklingen inom enhetens verksamhetsområde. -

§9 Den funktionsansvarige skall inom sitt verksamhetsområde i särskilda beslut utse och precisera arbetsuppgifter och ansvar för projekt- och ämnesomrâdesansvariga.

§10 Arbetet skall så långt som möjligt projektläggas.

§11 Den administrativt ansvarige beslutar i frågor som avser den administrativa verksamheten inom myndigheten.

§12 Den administrativt ansvarige skall i särskilda beslut utse och

meddela bestämmelser arbetsuppgifter för:

om ansvarig enligt sekretesslagen 15 kap ll arkivvårdare och biträdande arkivvårdare, inventarieredogörare och inventeringsförrättare, säkerhetsansvarig och biträdande säkerhetsansvarig. -

§13 Funktionsansvarig skall i arbetet följa de riktlinjer som gäller för myndighetens personalpolitik. Enhetschefen ansvarar för personalutveckling och arbetsmiljö inom enheten och skall se till att arbetsuppgifterna fördelas så att personalens kunskaper,

färdigheter och erfarenheter tas till vara och utvecklas.

§14 Funktionsansvarig får delegera sin beslutanderätt till andra

tjänstemän inom enheten, efter anmälan till myndighetschefen.

SOIJ 1995:32 Bilaga 3 93

Delegeringsbesluten, som lämnas till administrativa enheten, skall specificera respektive tjänstemans befogenheter och behörighetsområde.

§15 Myndighetschef får inte delegera sin beslutanderätt till den som är föredragande i ett ärende eller i ett projekt. Föredragande i ärende utses av myndighetschefen.

§16 Innebörden av ansvar vid disposition av myndighetens medel m.m. framgår av protokoll som årligen fastställs av administrativa enheten.

Funktionsansvarig för utvecklingsenhet skall löpande hålla myndighetschefen informerad om arbetet inom enheten och resultatet av verksamheten. Erforderligt underlag för resultatuppföljning lämnas även till administrativa enheten.

Placering §18 Inom de olika enheterna tjänstgör det antal befattningshavare som styrelsen bestämmer. Personalen anställs vid myndigheten med placering enhet.

Ärendenas handläggning

§19 Styrelsen avgör alla väsentliga ärenden inom myndigheten.

§20 Underordnade tjänster tillsätts av myndighetschefen efter anmälan i styrelsen.

§21 Vid slutlig handläggning av ärende som berör annan enhets verksamhet har chefen för denna enhet eller av denne utsedd person rätt att närvara. Vilka som i övrigt skall närvara vid den slutliga handläggningen bestämmer myndighetschefen.

Förhandling och information §22 Förhandlingar och information enligt lagen 1976:580 om medbestämmande i arbetslivet MBL kan ske både enhet och centralt för myndigheten.

Vid sådan förhandling eller information som sker centralt för myndig-heten företräds myndigheten av myndighetschefen eller

94 Bilaga 3

chefen för administrativa enheten. Dessa kan utse annan att med sig eller i sitt ställe företräda myndigheten.

Primärförhandling före beslut om att anlita en entreprenör eller hyra in arbetskraft förs respektive enhet.

Registrering och expediering av ärenden §23 Ärendena skall registreras centralt. Registreringen skall ske i ett ärendediarium. Till diarierna skall finnas diarie- samt sökregister. Den som handlägger ett ärende svarar för att allmänna handlingar i ärendet registreras.

§24 Den handlägger ett ärende svarar för vården av handsom lingarna i ärendet. Registrator svarar för vården av diariet. Arkivvårdaren ansvarar för vården av handlingarna i myndighetens centralarkiv.

Den har vården om handlingarna svarar för att de förvaras som säkert och är den som i första hand skall pröva frågor om utlämnande av handlingarna till enskilda 15 kap 6 § sekretesslagen 1980:100.

§25 Protokoll förs i ärenden som:

omfattar personalärenden, om besluten inte dokumenteras i annan ordning, omfattar delegeringsbeslut, omfattar ärenden om förhandlingar enligt MBL, omfattar ärenden i övrigt, om särskilt behov föreligger. -

§26 Av varje beslut skall framgå:

dagen för beslutet, beslutets innehåll, som har fattat beslutet, - vem vem som har varit med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet, vem som har varit föredragande. -

Avslutande bestämmelser

§27 Styrelsen får meddela de föreskrifter i övrigt som behövs för

arbetet inom myndigheten.

Bilaga 4

Förslag till Förordning om ändring i Förordning 1970:517 rättsväsendets informationssystem

om

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

l § För att insamla, lagra, be- För att insamla, lagra, bearbeta och lämna uppgifter som arbeta och lämna uppgifter som har samband med verksamheten har samband med verksamheten inom polis-, åklagar- och dom- inom polis-, åklagar- och domstolsväsendet samt kriminal- stolsväsendet samt kriminalvårvården skall finnas ett informa- den skall finnas informationssystionssystem grundat på auto- tem grundade på automatisk matisk databehandling rätts- databehandling. Vart och ett av väsendets informationssystem. dessa system utgör delsystem Informationssystemet skall bestå inom rättsväsendets informaav delsystem. tionsförsörjning RI. Frågor om uppbyggnad eller Frågor om uppbyggnad eller väsentlig förändring av informa- väsentliga förändringar av rättstionssystemet och om standarder väsendets informationsförsörji systemet bereds av samarbets- ning och om säkerhet och stanorganet för rättsväsendets in- darder beslutas Myndigheten av

formationssystem SARI. for rättsväsendets informations-

försörjning. I övriga frågor beslutar RIN enligt vad som framgår i förordningen 1995: 00 med instruktioner för Myndigheten för rättsväsendets informationsförsörjning.

2 § Oförändrad lydelse

Bilaga 4

3§ Bestämmelser om registeransvar för delsystem som avses i 2 § 2 och 3 finns i förordningen 1992:1027 om register för strafföreläggande, föreläggande av ordningsbot, m.m. Kriminalvårdsstyrelsen är registeransvarig för delsystem för register som avses i 2 § Rikspolisstyrelsen är register- Myndigheten för rättsväsendets

ansvarig för övriga i 2 § angivna informationsförsörjning är regist-

delsystem. eransvarig för övriga i 2 § angivna delsystem. På uppdrag av RIN svarar Rikspolisstyrelsen för

drift och ADB-teknisk förvaltning

av de informationssystem som avses i 1 § Delsystem med därtill hörande handlingar skall hållas under sådan vård att obehöriga inte får tillgång till dem.

4 § Myndighetskoder, författningsförteckningar och regler för angivande av lagrum som behövs för databehandlingen fastställes av regeringen eller myndighet som regeringen bestämmer. Domstol eller annan myndig- Domstol eller annan myndighet, för vilken myndighetskod het, för vilken myndighetskod fastställts enligt första stycket, fastställts enligt första stycket, skall underrätta Rikspolisstyrel- skall underrätta RIN och Rikssen om sådana organisatoriska polisstyrelsen om sådana organioch andra förändringar som satoriska och andra förändringar påverkar för myndigheten fast- som påverkar för myndigheten ställd kod eller som eljest har fastställd kod eller som eljest har betydelse för databehandlingen. betydelse för databehandlingen.

5 13 - Oförändrad lydelse

14 § Framkommer i uppgift som avses i 5 § felaktighet eller ofullständighet som är av ringa betydelse, skall Rikspolisstyrelsen underrätta den domstol som meddelat domen eller beslutet. Felaktigheter eller ofullständigheter i uppgifter som avses i 9 § 3-8

eller i uppgifter om föreläggande av ordningsbot skall rättas i den

ordning som Rikspolisstyrelsen bestämmer efter samråd med vederbörande centrala myndighet.

Bilaga 4 97

Felaktigheter eller ofullständigheter i uppgifter om strafföreläggande skall rättas i den ordning som Riksåklagaren bestämmer efter samråd med vederbörande centrala myndighet. Uppgiftslämnare, som av Riks- Uppgiftslämnare, Rikssom av polisstyrelsen underrättas om att polisstyrelsen underrättas att om personnummer angetts felaktigt personnummer angetts felaktigt eller ofullständigt, skall vidare- eller ofullständigt, skall vidarebefordra underrättelsen till varje befordra underrättelsen till varje myndighet som av uppgiftsläm- myndighet som av uppgiftslämnaren tidigare fått oriktigt besked naren tidigare fått oriktigt besked i detta hänseende. i detta hänseende. Rikspolisstyrelsen skall underrätta RIN

om samtliga fel och ofullständig-

heter som är av ringa betydelse.

15 24 - Oförändrad lydelse

25 § Felaktighet eller ofullständighet i uppgift som avses i 11 § 1 a rättas i den ordning Kriminalvårdsstyrelsen bestämmer efter samråd med Rikspolisstyrelsen. Framkommer i annan uppgift Framkommer i uppgift annan som avses i ll a § felaktighet som avses i 11 § felaktighet a eller ofullständighet som är av eller ofullständighet som är av ringa betydelse, skall Kriminal- ringa betydelse, skall Kriminalvårdsstyrelsen underrätta den vårdsstyrelsen underrätta RIN som lämnat uppgiften. och den som lämnat uppgiften. Har personnummer angetts felaktigt eller ofullständigt i uppgift som avses i ll a § skall 14 § tredje stycket ha motsvarande tillämpning.

26 32 - Oförändrad lydelse

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 1996.

Bilaga 5

Förteckning över vissa rapporter m.m. av betydelse för RI-utvecklingen

SARI 0 Informationssystem för rättsväsendet BROTTSRI i framtiden 198821 0 Informationssystem för rättsväsendet Standarder i BROTTSRI 1989: 1 0 Informationssystem för rättsväsendet Nytt kriminalregister m.m. 1989:2 0 Informationssystem för rättsväsendet PLANRI Utveckling, nuläge och framtid 1993: 1 - 0 Huvudstudie. Etapp 1 PM juni 1993 Departementsserien

0 Lag om brottsregister m.m. Ds Ju 1985:8

0 Nytt kriminalregister m.m. Ds Ju 1992:32

0 Vissa rättsdatafrägor Ds Ju 1992:93

0 Registrering av författningar Ds Ju 1993:83

Övrigt

0 ADB-planering inom kriminalvårdsverket

Del 1 ADB-strategi Statskontoret 1986:17

0 ADB-planering inom kriminalvârdsverket

Del 2 ADB-plan Statskontoret 1986:23

0 Polisens framtida ADB-organisation förstudie - en

Statskontoret 1992:5

0 ADB-säkerhet inom rättsväsendet

En modell för bedömning av skyddsnivåer Statskontoret 1992:11

100 Bilaga 5

0 Sektorövergripande analyser

förslag till metod Statskontoret 1993:25, bilaga

kriminalpolitiken

0 Översynsrapport från Rikspolisstyrelsen RPS 1993:3

Den centrala polisorganisationen SOU 1993:92

Effektivare brottsutredningar RRV 1993:36 0

Rättsväsendets informationsförsörjning. Förslag till åtgärder inom 0

RI-området Statskontoret 1993:31

Rättsmyndigheternas anslagsfrarnställningar, ADB-planer, 0

IT-handböcker samt projektrapporter förstudier, huvudstudier

mfl.

Statens offentliga utredningar 1995

Kronologisk förteckning

Ett renodlat näringsförbud. N. . Arbetsföretag En ny möjlighet för arbetslösa.A. . - Grön diesel miljö- och hälsorisker. Fi. . - Langtidsutredningen1995.Fi. . vårdens svåraval. slutbetänkande av Prioriteringsutredrtingen. Muskövarvetsframtid. Fö. . Obligatoriskaarbetsplatskontakterför arbetslösa.A. . Pensionsrättigheteroch bodelning.Ju. . Fullt ekonomisktarbetsgivaransvar.Fi. ..Översyn skattebrottslagen.Fi. av Nya konsumentregler.Ju. Mervärdesskatt Nya tidpunkter för redovisningoch betalning.Fi. Analys av Försvarsmaktensekonomi. Fö. Ny Elmarknad + Bilagedel.N. Könshandeln.S. Socialtarbete mot prostitutioneni Sverige.S. Homosexuellprostitution. S. Konst i offentlig miljö. Ku. Ett säkraresamhälle.Fö. Utan stannar Sverige.Fö. Staden vatten utan vatten. Fö. Radioaktiva ämnen slår ut jordbruk i Skåne.Fö. Brist elektronikkomponenter.Fö. Gasmolnlamslår Uppsala.Fö. .Samordnadoch integreradtågtrafik på Arlandabanan och i Mälardalsregionen.K. Underhållsbidrag och bidragsförskott, . Del A och De] B. S. 27. Regionalframtid + bilagor. C. 28 Lagen om vissainternationella sanktioner . - en översyn. UD. 29.Civilt bruk av försvarets resurserregelverken,erfarenheter,helikoptrar. Fö. 30 .Alkylat och Miljöklassning av bensin.M. 3l Ett vidareutvecklat miljöklassystem i EU. M. . 32 IT och verksamhetsfömyelse inom rättsväsendet. . Förslagtill nya samverkansfonner.Ju.

Statens offentliga 1995 utredningar

Systematisk förteckning

Justitiedepartementet Näringsdepartementet

Pensionsrättigheter och bodelning. [8] Ett renodlat nâringsförbud. [l] Nya konsumentregler. Ny Elmarknad + Bilagedel. [14] IT och verksarnhetsförnyelse inom rättsväsendet.

Förslagtill samverkansfonner.[32] Civildepartementet

nya Regionalframtid + bilagor. [27]

Utrikesdepartementet Lagen vissainternationellasanktioner Miljödepartementet

om en översyn. [28] Alkylat och Miljöklassning bensin.[30] - av Ett vidareutvecklatmiljöldassystemi EU. [31]

Försvarsdepartementet

Muskövarvetsframtid. [6] Analys av Försvarsmaktensekonomi.[13] Ett säkrare samhälle. [19] Utan stannar Sverige.[20] Stadenpå vattenutan vatten. [21] Radioaktiva ämnen slår ut jordbruk i Skåne.[22] Brist på elektronikkomponenter.[23] Gasmolnlamslár Uppsala.[24] Civilt bruk av försvarets resurser regelverken,erfarenheter helikoptrar. [29] ,

Socialdepartementet

Vârdenssvåraval. slutbetänkande av Prioriteringsutredningen.[5] Könshandeln.[15] Socialt arbete mot prostitutioneni Sverige.[16] Homosexuellprostitution. [17] Underhållsbidrag och bidragsförskott, Del A och Del B. [26]

Kommunikationsdepartemntet

Samordnadoch integreradtågtrafik Arlandabananoch i Mälardalsregionen.[25]

Finansdepartementet

Grön diesel miljö- och hälsorisker. [3] - Långtidsutredningen1995. [4] Fullt ekonomisktarbetsgivaransvar.[9] Översyn skattebrottslagen.[10] av Mervärdesskatt Nya tidpunkterför redovisningoch betalning. [12]

Arbetsmarknadsdepartementet

Arbetsföretag En ny möjlighet för arbetslösa.[2] - Obligatoriskaarbetsplatskontakterför arbetslösa.[7]

Kulturdepartementet

Konst i offentlig miljö. [18]