Moderna arkivmedier

Ur KB:s samlingar

Digitaliserad år 2013

moqemaw

arklvmedler

Besténdighet Förvaring Tfllhandahéllande

Moderna

_$@“—”§

arkwmedler

Besteindighet Förvaring Tülhandahållande

Moqema ?Wi

arkwmedler Besténdlghet Fdrvanng Txllhandahallande

FN x ‘R-

‘*);t:,<L:’:E\3 . .

)—_;,,+,—— Statens offenthga utredningar

E991 1976:68

E??

‘E95’ . .

_ “L4 Utbnldmngsdepartementet

Moderna

arkivmedier

Beständighet

Förvaring

Tillhandahållande

Betänkande

avgataarkiveringskommittén

Stockholm 1976

Omslag Håkan Lindström lSBN 9l-38-03l57-4 ISSN 0375-250X Golub. Stockholm 1976

Till Statsrådet och chefen för

utbildningsdepartementet

Genom beslut den 30juni 1967 bemyndigade Kungl. Majzt chefen för ecklesiztstikdepartementet att tillkalla högst fem sakkunniga med uppdrag att utreda arkivfrågornzi för den moderna informationsbehandlingens databärare m m. Med stöd av detta bemyndigande tillkallade departementschefen den 26 september 1967 såsom sakkunniga riksarkivarien Åke Kromnow, numera driftchefcn hos statistiska centralbyrån Gustaf Berglund, organisationsdirektören hos Statskontoret Torsten Frank och n/umera hovrättslagmannen Erik Holmberg. Det uppdrogs åt Kromnow att i egenskap av ordförande leda de sakkunnigas arbete. Den 8 november 1967 förordnade förste arkivarien departementschefen hos krigsarkivet Sven G. Haverling att från och med den 13 november 1967 vara sekreterare åt utredningen. Den 24 november 1967 förordnades numera departementssekreteraren Charlotte till biträdande se- Brunnberg kreterare. Genom beslut den 19 mars 1968 tillkallades bibliotekarien hos Kungl. biblioteket numera chefen för Sveriges Radios grammofonarkiv Claes M. Cnattingius. dåvarande förste arkivarien hos riksarkivet Elsa-Britta Grage och byrådirektören hos Statskontoret Åke Lagerqvist att såsom experter biträda kommittén. Vidare förordnades som experter åt kommittén, den 29 september 1971 förste arkivarien hos statistiska centralbyrån Birgit-Fredberg, den 26 juni 1972 numera avdelningsdirektören hos statistiska centralbyrån Gunnar Ahl. den 3 november 1972 numera hovrättsassessorn UlfStenefeldt, den 3 april 1973 numera Iandsarkivarien Sten Körner, den 8 december 1975 arkivarien hos riksarkivet Hans Sand samt den 26 februari 1976 rådmannen Karl-Olof Lidin. De sakkunniga har antagit benämningen dataarkiveringskommittén (DAK). Kommittén har tidigare framlagt två delbetänkanden: Förslag till gallringsbestämmelser om utgallring hos statliga myndigheter av information på elektromagnetiska databärare m m (DsU 1969:8) och Bevara ljud och bild. Förslag om arkivering av radio- och tv-sändningar, grammofonskivor, spelfilmer m m (SOU 1974:94).

Kommittén får härmed uvliimnu sin slutbetänkande. som undertecknat denna I arbetet med detta hur de personer deltagit skrivelse. Stockholm i december 1976.

Åke K mnnrmv

ToI:sten Frank Erik H0/ntbwy

Gustq/Bzrg/(Hid

Birgit Fredbmg Elsa-Br/Im Grage Gunnar Ahl Åke Lagerqvist Karl-Olof Lidin Sten Körner / Sven -G . H (Iver/ing Hans Sand

Innehåll_

Förkortningar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Sammanfattning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

författningsförslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

I Bakgrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

llnledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1.1 Direktiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1.2 Utredningsuppdragets uppläggning och genomförande . . . 36

2 Den moderna in/brmariønsbehandlingens databärare . . . . . 39 2.1 hålkort och hålremsor Pappershandlingar, . . . . . . . 39 2.2 Elektromagnetiska databärare . . . . . . . . . . . . 40 2.2.1 Allmänna synpunkter . . . . . . . . . . . . 40 2.2.2 Direktminnen . . . . . . . . . . . . . . . 41 2.2.3 Magnetband För ADB . . . . . . . . . . . . 41 2.2.4 Magnetiska bärare För ljud och bild . . . . . . 44 Magnetiska ljudbärare, översikt . . . . . . . 44 Ljudkvalitetsfrågor vid magnetiska ljudbärare . . 46 Magnetiska bildbärare . . . . . . . . . . . 51 2.3 Mikrofilm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 2.3.1 Historik och introduktion . . . . . . . . . . 52 2.3.2 Termer och allmänna tekniska . . . . 56 grunddrag 2.3.3 Beständighetsfrågan från mikroñlmteknisk 63 synpunkt 2.3.4 Mikroñlmmaterial . . . . . . . . . . . . . 82 2.3.5 Mikroformer och mikrografisk . . . . 88 utrustning 2.3.6 Användningsområden . . . . . . . . . . . . 91 Allmänna synpunkter . . . . . . . . . . . 91 Mikroñlmens betydelse i arkivsammanhang . . 93

H Problemställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

3 Arkivbi/dning och därmed sammanhängande problem . . . . 99 3.1 Begreppen allmän handling. arkivhandling och upptagning . 99

3.3 Arkivbildningens moment och valet av databärare 103 3.3.1 Arkivläggning, volymbildning och seriebildning 103 3.3.2 Val av skrivmateriel 104 3.3.3 Val av databärare 104 3.4 Gallringsbeslut och utgallring 105 3.5 Arkivvårdens organisation 106

4 Arkivbeständighetsproblem 109 4.1 Databärare vid ADB 109 4.2 och videoband 112 Ljud- 4.3 Mikrofilm 113 4.4 116 Spelfilm

5 Standardfrâgor 119 5.1 . . . . . . . 119 Inledning 5.2 Standard 120 på ADB-området Standard 121 5.3 för ljud- och videoband 5.4 Standard på mikroñlmområdet 122

127 Utredningsarbetet

6 DAK:s . 127 egna undersökningar 6.1 Enkäter . . . 127 6.2 . . . . . . . . . . . . 127 Utredningar. 6.3 Mikroñlmnings- och preparationskostnader . 128

7 Statens prøvningsanstalts undersökningar 135 7.1 . 135 Magnetband 7.2 Mikroñlm 136

139 8 Undersökning och utredning angáende arkivloka/ers kondirionering

IV Kommitténs överväganden och förslag . 141

9 Förutsättningar av förekommande datamedier 141 för användningen 9.1 Värdering av olika typer av datamedier . . 141 9.1.1 Värdering med hänsyn till beständighet . . 141 9.1.2 Värdering med hänsyn till arkivbildningens omfatt- . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 ning 9.1.3 Värdering med hänsyn till visuell läsbarhet och åtkomlighet . . . . . . . . . . . . . 143 9.1.4 Värdering med hänsyn till kostnader för framställning,

9.2.2 Maskinlistor 153 9.2.3 Mikrofilm . . . . . . . 154 9.3 Krav rörande förvaring, vård och transport 158 9.3.1 Magnetband 158 ADB-band 158 Ljudband . 161

10 Arkivbildning. . . . . . . . . . . . . . 169 10.1 När bör upptagning anses som 169 arkivhandling? 10.2 Arkivbildare För upptagningar . . . . . . . 170 10.2.l Arkivbildare vid särskilda datasystem . 171 10.2.2 Arkivbildare vid integrerade datasystem . 171 l0.2.3 Arkivbildning i samband med forskningsprojekt med 172 ADB

10.3 Arkivbildningens moment 173 10.3.1 Arkivläggning . 173 10.3.2 Volymbildning 174 10.33 Seriebildning . . . . . . . . 174 10.4 Val av databärare som moment i arkivbildningen 174

11 Gallring . . . 181

11.2 Gallring vid informationsdubblering på olika medier 181 11.3 Kungörelsen om utgallring ur upptagning För automatisk databehandling 182 11.4 Gallring av ADB-upptagning, som är tillgänglig För flera myndigheter 184 11.5 Gallring av film, fonogram och videogram . 185 11.6 Gallring av program och programdokumentation. som Föreligger i form av pappershandlingar . 186 11.7 Gallring av hålkort och hålremsa som läses med annan teknik än ADB 187

12 Etikettering. dokumentation ac/1_/Zirtecknande 189 12.1 Inledning. 189 12.2 Etikettering . . 189 12.2.1 Magnetband 189 ADB-band 189

Ljudband . 190 Videoband_ . 190 12.2.2 Mikroñlm 191 12.3 Dokumentation . . . . 191 12.4 Förtecknande av upptagningar 192

13 Arkivvärdens organisation 195 13.1 Inledning . 195 13.2 Undersökning av statsmyndigheters magnetbandsbestånd och eventuella leveransbehov . 196 13.2.1 Den civila sektorn 196 13.2.2 Den militära sektorn 197 13.3 Utrustning för förvaring, vård och tillhandahållande av upptagningar För ADB 198 13.4 Förvaring av centrala civila statsmyndigheters ADB-material 198 13.5 Förvaring av regionala och lokala civila statsmyndigheters ADB-material 202 13.6 Förvaring av militära statsmyndigheters ADB-material 203

14 Arkivbildande myndighets âligganden . 205 14.1 Inledning. . . . . 205 14.2 Arkivbildaren och arkivet . . . . 205 14.3 Särskilda åligganden avseende upptagningar 206 14.3.1 Arkivbildning och val av material 206 14.3.2 Gallringsbevakning 207 14.3.3 Förvaring . . . 207 14.3.4 Handhavande och vård 208 14.3.5 Arkiviörteckning . 209 14.3.6Utlån 209 14.3.7 Avlämning till arkivmyndighet . . . . . 210

14.4 Åligganden i samband med ADB-upptagning, tillgänglig för

flera myndigheter 211

15 Arkivmyndighets âligganden 213 15.1 Inledning . 213 15.2 Fältarbetet 214 15.3 Depåarbetet . . . . . . 216 lS.3.l Mottagande av upptagningar 216 15.3.2 Förvaring, handhavande, vård, förtecknande och utlån 216 l5.3.3 Tillhandahållande . . . . . . . . . . . . 216 15.3.4 Resursförstärkning med avseende på depåarbetet 217

16 Kostnader . . . 219

16.2 Investeringskostnader exklusive lokalkostnader 220 16.2.1 Investeringskostnader för riksarkivet 220 16.2.2 Investeringskostnader För landsarkiven 221 16.2.3 Investeringskostnader för krigsarkivet . 222 l6.2.4 Totala investeringskostnader 222

16.3 Driftskostnader . . . . . . . . . . . 223 l6.3.l Driftskostnader vid statens provningsanstalt 223 16.3.2 Driftskostnader vid riksarkivet 225 16.3.3 Driftskostnader vid landsarkiven . 227 16.3.4 Driftskostnader vid krigsarkivet 227 16.3.5 Driftskostnader vid de arkivbildande myndigheterna 228 16.4 Förvaringskostnader. . . . . . . . 228 16.5 Sammanfattning av kostnader och besparingar 244

17 Framtiden . . . . . . . . . 249 17.1 Framtidens teknik och databärare 249 17.2 Bevakning av utvecklingen . 253

18 Översikt av DAK:s förslag 257 18.1 Inledning. . . . . . . . . 257 18.2 Förslag rörande arkivtekniska frågor 257 18.2.1 ADB-medier 257 18.2.2 Film 258 18.2.3 Ljudband . 259 l8.2.4 Videoband 259 18.2.5 Maskinlistor . . . 259 18.3 Förslag rörande organisationsfrågor . . 260 l8.3.l Allmänna organisationsfrågor . . . . . . 260 18.3.2 Avlämning av material till arkivmyndighe 260 18.4 Förslag rörande ekonomiska frågor . 261 18.5 Förslag rörande rättsliga frågor . . 261 l8.5.l Allmänna rättsliga frågor . . . . . . . . 261 l8.5.2 Förslag till ändringar av lörfattninga . . . . . 262 18.6 Förslag rörande idemifieringsdata och tekniska 262 upplysningar 18.7 Förslag om fortsatta tekniska . 263 undersökningar 18.8 Förslag rörande vissa forskningsfrågor . 263 18.9 Myndigheter som berörs av DAK:s 264 förslag

Bilaga l Avgivna yttranden. . . . . . . . . . . . 267

Provningsprogrant . . . . 273 Utvidgning av provningsprogrammct 274 Resultat 274 Inledande test . . . . 274

10 Jämförelse mellan fel delekterade i certifier och i dator. 287

Diagram . . . . 308 Bilaga 3 F orsknings- och utvecklingsarbete/ör mikrq/ilmför arkiveringsändamål (SP 1972-08-30, P-nr 69-256) . . . . . . 3ll Bilaga 4 Rekommendarion gällande handhavande och förvaring av mikrQ/ilm (SP 1972-08-30) 319 Bilaga 5 Tär/örslulning av mikro/i/mfor arkiveringsändamâ/ (SP 1974-

Bilaga 6 Rapport angående gaspermeabiliteren hosförpackningsmarerial (SP 1975-11-20). . . . . . 325 Bilaga 7 Rapport angående vartendngepermeabi/ireten hos förpackningsmaterial (SP 1976-02-19) . 327 Förslag till leveransreversal . 329 Bilaga 8

II

Förkortningar

Aas Allmänna arkivstadgan ADB Automatisk databehandling ANSI American National Standards Institute ASCII American Standard Code for Information Interchange AWV Ausschuss für wirtschaftliche Verwaltung bpi Bits per inch CCIR Comité consult-atil international des radio-communications (De nationella telelörvziltningarnzts samarbetsorgan i Geneve) CIM Computer Input Microlilm COM Computer Output Microfilm DAFA Datamaskincentralen lör administrativ databehandling DAK Dzttaarkivcringskommittén dB Decibel DIN Deutschc Industrinormen DIS Draft International Standard DSU Departementsstencil Utbildningsdepartementet EBU European Broadcasting Union FIAF Federation Internationale des Archives du Film FM Frekvensmodulering FSD Försvarets standardiseringsdelegation HiFi High Fidelity Hz Hertz ICA/MC International Council on Archives/Microlilm Committee IEC International Elcctrotechnical Commission IMC International Micrographic Congress ISBN International Standard Book Number ISO International Organization for Standardization KBS Byggnadsstyrelsen KK Kungl. kungörelse KTH Tekniska högskolan i Stockholm Ku Konstitutionsutskottet LP Long Playing MCR Magnetic Character Recognition NAB National Association of Broadcasters NBS National Bureau of Standards

12 Förkortningar SOU I976:68

NMA National Microgrztphics (tidigare Microfilm) Association NRZ Non Return to Zero NRZl Non Return to Zer0-ll1dlllCilll0I1 OCR Optical Character Recognition OSK Offentlighets- och sekretesslagstiftningskommitten PCMI Photo Chromic Micro lmage PE Phase Encoding pphm Hundramiljondelar av volym Prop Proposition RA Riksarkivet RF Relativ luftfuktighet RPS Rikspolisstyrelsen SBN Svensk byggnorm SCB Statistiska centralbyrån SEK Svenska Elektriska Kommissionen SekrL Sekretesslagen SEN Svenska elektrotekniska normer SFS Svensk författningssamling SlNFDOK Statens råd för vetenskaplig information och dokumentation SlS Sveriges standardiseringskommission SJ Statens järnvägar SMS Sveriges Mekanforbunds standardcentral SOU Statens offentliga utredningar SP Statens provningsanstalt Spri Sjukvårdens och socialvårdens planerings- och rationaliseringsinstitut SPSE The Society of Photographic Scientists and Engineers SR Sveriges Radio AB TF › Tryckfrihetsförordningen TFK Tidningsfilmningskommittén TRU Kommittén for television och radio i utbildningen VlS Vidcofilm Information System UV Ultraviolett

Sammanfattning

Enligt direktiven skulle kommittén utreda frågor om arkivering av fonogram, den automatiska databehandlingens (latabåirare och vissa andra medier för lagring av information samt vissa med arkiveringen sammanhängande frågor. Utredningsarbetet borde i första hand avse arkivfrågorna för databärare inom riksarkivets huvudsakliga verksamhetsområde, dvs. den statliga förvaltningen. Genom direktiven och senare tilläggsdirektiv lick kommittén vidare i uppdrag att utreda frågor om arkivering av bild- och ljudupptagningar hos Sveriges Radio samt allmännizi zirkiveringsproblem sammanhängande med bild- och ljudupptagningar. Dessa uppdrag redovisades i betänkandet Bevara ljud och bild (SOU 1974:94). l ett år 1969 avgivet betänkande framlade kommittén förslag till bestämmelser om utgallring hos statliga myndigheter av information på elektromagnetiska databärare m. m. (DsU 1969:8). På grundval av förslaget utfärdades kungörelsen (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling. l det nu framlagda betänkandet, varmed utredningsarbetet avslutas, behandlar kommittén arkiveringsfrågor som berör beständighet, förvaring och vård samt tillhandahållande. l betänkandet framläggs förslag om åindringar i bl. a. allmänna arkivstadgan och i riksarkivets cirkulär med anvisningar till denna. Vidare framläggs i betänkandet och förslag till bestämmelser rekommendationer som föranleder åtgärder av olika myndigheter, främst riksarkivet. l betänkandets tre första delar (l Bakgrund, ll Problemställningar, lll Utredningsarbetet) redogör kommittén för vissa förhållanden såsom underlag för de därpå följande övervägandena och förslagen. Dessa tre delar är i allt väsentligt deskriptiva. Uppmärksamhet ägnas åt olika databärares fysiska egenskaper. främst deras beständighet. Särskilt behandlas — magnetbamd ADB-band, ljudband och videoband - samt film, främst mikrolilm. l betänkandets deskriptiva parti ägnar kommittén vidare uppmärksamhet bl. a. åt vissa rättsliga frågor. främst sammanhängande med begreppen allmän handling och arkivhandling, och åt vissa standardfrågor. l betåinkandets fjärde del (IV Kommitténs överväganden och förslag) diskuterar kommittén valet av databärare med utgångspunkt i olika önskemål eller krav, såsom om beständighet. om läsbarhet, om åtkomlighet och om framtida maskinell bearbetning. Här belyses också de kostnader, som är

14 Sammanfattning

förbundna med framställning, förvaring, tillhandahållande och framtida be-

arbetning. För den offentliga förvaltningens vidkommande anses film ha tämligen En materialmässig beständighet under 200-300 år goda zirkivegenskzijaer. anses föreligga med rätt filmtyp, rätt framkallningsteknik och Förvaring i lokal med särskilt arkivklimat, eventuellt i kombination med speciellt tät förslutet hölje. Filmens information kan uppnå en beständighet jämlörlig med information på arkivpapper endast genom omkopiering av åldersför» ändrad eller skadad film. Antalet filmgenerationer, som kan ge en bild väl Iäsbar i läsappztrat eller på papper. kan variera från två a tre upp till ca tio. Antalet varierar med forlagornas utseende, med filmtyper. med fram- kallningstekniken samt i synnerhet med forminskningsfaktorn. Färgfilm är inte tjänlig som arkivmedium. De olika typerna av magnetband har sämre arkivegenskaper än film. Hitkan tills gjorda undersökningar ger inte säkert belägg för att magnetband bevara ADB-information på godtagbart sätt mer än 15-20 år. Kopiering till ny generation kan därefter bli nödvändig. Information kan föras över till mikrofilm COM, utdatamikrofilm) i stället (computer output microfilm, för till ADB-band och därigenom bevaras säkrare, varvid dock f. n. maskinläsbarheten går förlorad. Tekniskt finns möjlighet att, om bl. a. standardiserat har valts, i en framtid återföra informationen till ADBtypsnitt band för fortsatt bearbetning (computer input microfilm, CIM, indatami- CIM har ännu inte kommit i allmänt bruk. Andra metoder att krofilm). bevara information för ADB finns eller är under utveckling. Kommittén finner att f. n. endast magnetband kan godtagas som arkivmedium för maskinläsbar information. torde livslängden vara högre än för ADBl fråga om ljud- och videoband band. Kopiering medför risk för kvalitetsförsämring. är att myndigheterna bör En dominerande synpunkt i övervägandena och välja arkivmedium redan i samband med ta ställning i gallringsfrågor rutiner. Särskilda åtgärder för att i att de lägger upp sina administrativa efterhand bestämma vad som skall bevaras och framställa arkivbeständlga databärare bör såvitt möjligt undvikas. att bevara information och de behov att utnyttja informa- Möjligheten tionen som kan förutses varierar högst väsentligt. Valet av arkivmedium måste träffas från fall till fall eller från den ena typen av information till den andra. Dominerar kravet kan det bli nödvändigt att på beständighet, arkiv“) som databärare. Stora informationsmängbegagna papper (“svenskt der kan tvinga fram mindre skrymmande arkivmedium, såsom mikrofilm eller magnetband. Finns krav på snabb åtkomst och maskinell bearbetning, kan magnetband framstå som överlägset. Material- och förvaringskostnamed motsvarande kostnader för derna för papper är så stora i jämförelse mikrofilm eller magnetband, att samma kostnadsram kan medge omkopieringar, om något av dessa senare medier väljes. l vissa fall kan det vara motiverat att bevara informationen på mer än ett medium. Det är på grund av det anförda enligt kommitténs mening inte möjligt att utforma några generellt tillämpliga föreskrifter om valet av arkivmedium. Genom en tabell jämte beskrivning och genom olika exempel har kommittén emellertid hos medierna, som bör beaktas i sökt visa på de egenskaper

Sammanfattning 15

olika fall vid val av arkivmedium (se under lO.4). De *arkivbildande myndigheterna måste samverka nära med arkivmyndigheterna. l fråga om gallring av film. magnetband och vissa andra databärztre föreslår

kommittén smärre ändringar i gällande bestämmelser. Dessa år, såvitt galler

ADB, upptagna i kungörelsen (1974:648) om utgallring ur upptagning för ADB. l fråga om film, ljudband och videoband är rättsläget inte fullt klart. Gallringsfrågorna har här annu inte fått någon större praktisk betydelse. och kommittén rekommenderar att bestämmelser skall utfärdas av riksarkivet efter hand som behov yppar sig. Riksarkivet kan då bygga på de erfarenheter som samlas inom statsverksamheten. Kommittén har ägnat betydande uppmärksamhet åt frågor om val av magnetband och lilm samt framställning, förvaring och vård av databärzire. Vid utredningen av de tekniska sidorna av dessa frågor har kommittén anlitat statens provningsanstalt (SP) för vissa undersökningar och fått bistånd även av byggnadsstyrelsen. Den tekniska utvecklingen på dessa områden är långt ifrån avslutad. och det är därför inte lämpligt att binda myndigheternas handlande för längre tid. SP bör få i uppdrag att ge föreskrifter om vilka typer av databärare som kan godkännas för arkivändamål. Gällande föreskrifter bör årligen sammanfattas och publiceras i Svensk författningssamling, så som hittills har brukat ske i fråga om skrivmateriztl. l övrigt bör det ankomma på riksarkivet och statens planverk att meddela behövliga föreskrifter. Kommitténs utredningsarbete och dess genomgång av nu rådande uppfattningar angående val av material för databärare samt angående förvaring och hantering har på en rad punkter utmynnat i konkreta förslag som sammanfattas i kap. 18. Även i övrigt bör redovisningen i betänkandet kunna ge viss vägledning i praktiska frågor. I fråga om magnetband, film och andra här aktuella medier krävs delvis andra åtgärder än i fråga om pappershandlingar for att underlätta åtkomst och identifiering. Sådana åtgärder - etikettering, dokumentation och förtecknande - diskuterar kommittén i betänkandet. Vissa förslag framläggs (kap. 12). Det linns inte någon skyldighet för centrala statsmyndigheter att inom viss tid avlämna sina arkivhandlingar till arkivmyndighet. - Avlämning till riksarkivet eller krigsarkivet göres efter överenskommelse med arkivmyndigheten. För den regionala och den lokala statsförvaltningen gäller som huvudregel att arkivhandlingarna skall avlämnas till landsarkiv efter ca 100 år. Kommittén föreslår en särskild föreskrift for magnetband och film. närmast därför att vården av dessa datamedier kräver särskild utrustning. särskilda lokaler och särskild omsorg. Föreskriften innebär att upptagning får avlämnas. så snart myndigheten inte längre har behov av den från förvaltnings- eller utredningssynpunkt. Principiellt skall de regionala och de lokala myndigheternas magnetband och lilmer arkiveras hos landsarkiven. så att sambandet med myndigheternas arkiv i övrigt bevaras. Leveranserna av ADB-band torde emellertid under den tid som kan överblickas få ringa omfattning. Utrustning för vård blir alltför dyr och därför bör landsarkivens bestånd av sådana band tills vidare deponeras hos riksarkivet. En liknande ordning föreslås för de militära myndigheternas vidkommande. Här kan det dock oftare vara befogat att ADB-

16 Sammanfattning SOU l976:68

upptagningarna stannar längre hos de arkivbildande myndigheterna. - Riksarkivet tänkes i sin tur tills vidare fä anlita fristående serviceorgan för vård och vissa andra funktioner. Riksarkivet skall dock enligt Förslaget redan från början svara för förvaringen. l fråga om där förvarade filmer och ljudband skall riksarkivet också ge service. Även landsarkiven föreslås få läsapparater för mikrofilm - och film och bandspelare för ljudupptagningar. Magnetband skall som regel få tillhandahållas endast i form av kopia. Frågor om val av arkivmedium och om gallring bör avgöras i ett tidigt skede av den administrativa processen. Detta fordrar betydande arbetsinsatser av arkivmyitdigheterna. De särskilda krav som föreslås gälla i fråga om val, framställning, hantering och vård av magnetband och film gör också att de arkivbildande myndigheterna kommer att ha stort behov av service från arkivväsendets sida. Viktigt är bl. a. behovet att klargöra att arkivbildande myndighet hararkivansvar även för sådana till ntyitdighetens verksamhet hörande upptagningar som i fysisk mening finns och hanteras hos dataservicebyrå. Konsekvenserna för arkivväsendet av statsverksamhetens övergång till ADB och andra tekniskt utvecklade metoder för informationsbehandling medför kostnader. som f. n. är svåra att överblicka men som torde bli obetydliga i förhållande till de allmänna utvecklingskostnaderna. l kap. 16 har kommittén gjort en sammanfattning av vissa kostnader och besparingar. sammanfattningen ger vid handen att pappersarkivering i flertalet fall skulle bli betydligt dyrare än användning av moderna arkivmedier. Kommitténs utredning och förslag medför att magnetband och film i ökad omfattning torde komma att användas som arkivmedier i stället för papper. Det bör därför ge vinster i fråga om utskrifter, papper och arkivlokaler. l kap. l7 ges en översiktlig framställning av vissa utvecklingslinjer på informationsbehandlingens område. l anslutning härtill föreslår kommittén, hur bevakningen av den tekniska utvecklingen skall organiseras. Kommitténs förslag och rekommendationer sammanfattas punktvisi kap. 18.

Summary

Since the end of the l9th century, the National Archives of Sweden has shouldered the responsibility, not only for the retention and care of the archives of the government oflices, but also for those of the central civil service authorities and the parliament. The corresponding archives of the military authorities are the responsibility ofthe Military Archives. Regional archives, established around the turn of the century in different parts of the country, are responsible for the retention and care of the archives of the regional and local state authorities. Besides the function of serving as repositories, the National, Military and regional archives serve the recordsgenerating authorities under their respec~ tive jurisdiction by supervising archival retention, destruction and other related problems. This requires the archival authorities continually to survey the production of records, and to offer advice and assistance to records generating authorities. Archival management is regulated by the “General Archival Statute“, in addition to which the National Archives issues instructions. The regulation of the appraisal and destruction of public records is given a major position within the Statute. An authority is forbidden to eliminate any of its archival material except in accordance with the General Archival Statute, by government sanction, or in agreement with the National Archives. New technical developments in the field of information processing have caused problems regarding the care and retention of information stored by modern information media. This has necessitated in routine changes as well as in regulations. The Dataarkiveringskommittén is a Swedish government committee appointed by the Minister of Education and Cultural Affairs in order to consider questions concerning the keeping of source material created by automatic data processing (ADP) and problems of preservation concerning data media, and other storage media connected with the field of information processing. A joint assessment was to be made from the point of view of archives both as regards legal, technical and economic conditions and the requirements and opportunities of research. According to its instructions, the Committee should investigate and analyse problems arising out of the archival retention of recordings, computer tapes and certain other media for the storage of information, plus a number of related questions. ln the first instance, the work of the Committee concerns the archival problems connected with the retention of the data media

18 Summary

Archives - the of the authorities under the jurisdiction of the National state administration.

Moreover.bytheinstructions(t0whichadditionshavebeenmade).thcCom-

mittee was commissioned to investigate questions involving the archival retention of video and audio recordings made by the Swedish Broadcasting Corporation (Sveriges Radio, SR). Besides dealing with questions concerning has also the filing of video and audio recordings at the SR. the Committee in video been required to examine general problems of archives involved The findings of this investigation are found in the and audio recordings. report: ”Bevara ljud och bild”, Preservation of sounds and pictures, (SOU 1974:94) with an English summary. in 1969, the Committee for ln a report completed proposed regulations the elimination of information stored by means of the electro-magnetic regarding the elimination of infortechnique (DsU 1969:8). An ordinance mation recorded for computer processing and based upon the report was promulgated in 1974 (1974:648). submitted the commission of the This currently report, which concludes Committee, treats archival questions concerning the durability, storage, care of the material. The report also makes suggestions for and accessibility the General Archival Statute and the inchanges in, among other things, struction circulars issued by the National Archives. Furthermore, it makes for recommendations and regulations to be followed by various proposals authorities, expecially the National Archives. ll. Framework of ln the first three pans of the report (I. Background, Problems, llI. lnvestigative work) an account is given of the various conditions which form the basis for subsequent consideration and proposals. They are mainly of a descriptive nature. Attention is given to the physical Characteristics of different media, especially durability. ln particular. magnetic tape - computer tape. audio and video tape — as well as microfilm

are treated. In these descriptive pans the Committee points out, among other things, certain questions of a legal nature, mainly those dealing with the concepts

“official records (Records kept by governmental or municipal boards,

authorities or agencies) and archival records plus certain questions of standard. In the fourth part (IV. The Deliberations and proposals ofthe Committee) the choice of media is discussed with consideration given to different reor demands, such as those of durability, readability, accessibility quirements regarding the costs and future processing. This part also gives illustrations connected with reproduction, storage, accessibility and processing. Film as having good archival retention is regarded by the Committee properties for the public administration. lt is considered to be probably durable for periods of between 200-300 years, depending upon the type of possibly in combination with film, development technique, storage climate, sealed containers. The information stored on film can only reach the durability standards of paper by making film generation copies of the films which are altered or damaged by age. The number of film generations yielding copies of high readability in the reader or on paper can vary from between two or three to about ten. They also vary depending on the quality

Summary 19

of the filmed original, the type of film used, the development technique, as well as the reduction factor. Colour film is not fit for use as an archival medium. The various kinds ofmagnetic tape do not have as good archival attributes as film. Until now, investigations have not given conclusive proof that magnetic tape can retain ADP information in an acceptable manner for more than 15-20 years. Because of this, it may be necessary to make new generation copies. Information can be transferred to microfilm (computer output microfilm, COM) instead of computer tape, thereby yielding a more durable copy. By using standard type-patterns, among other things, it is possible that in the future infonnation can be retransferred to computer tape from microfilm (computer input CIM microfilm, CIM). has not yet come into general use. Other methods to retain information for computer

processing are available or being developed. Presently, the Committee feels that only magnetic tapes is an acceptable archival medium for machinereadable information. The life-span of audio and video tape seems to be greater than that of

computer tape. Copying can, however, result in impaired quality. The considerations of the Committee revealed the dominant point of view that the records generating authorities should make clear their positions in questions of appraisal and destruction from the outset and choose archival media in relation to administrative routine. Special measures, subsequently prescribing the material to be retained and the storage media, ought to be avoided if possible. The possibilities of retaining information and the need to use it can presumably vary to a high degree. The choice of archival medium must be determined from case to case, or from one type of information to another. If the requirement of durability dominates, then it may be necessary to use paper (“Swedish Archive) as the medium. Mass information can cause the use of less bulky archival media, such as microfilm or magnetic tape. Should there be a need for quick accessibility and processing, then the use of magnetic tape can be advantageous. Material and storage costs for archival

paper are so great when compared to the corresponding costs for microfilm or magnetic tape that, within the same cost framework, re-copying is permissible if some of these media are used. ln certain cases, the retention of information by more than one medium can be motivated. On account ofthe reasons stated above, it is the opinion ofthe Committee that it is not possible to form any general instructions for the choice of archival medium. By use ofa table and different examples the Committee has attempted to show the necessary qualities ofthe different media which should be considered when choosing an archival medium (see under 10.4). Records generating authorities must work in close cooperation with archival authorities. Regarding the destruction of film. magnetic tape and certain other media, the Committee proposes small alterations in current statutes. These statutes, concerning ADP, are promulgated in an ordinance (l974:648) about the destruction of information recorded for computer processing. The legal aspects involved in the destruction of audio and video tape are not clear, as these questions have not yet been given any great practical significance.

20 Summary

The Committee recommends the issuance of instructions by the National Archives when the need arises. The National Archives will then be in a position to base decisions on the experience gained within the operations of the public administration. The Committee has paid special attention to questions concerning the choice of magnetic tape and film, as well as reproduction, storage and care of the media. While investigating the technical aspects of these questions, the Committee has utilized the National lnstitute for Testing and Metrology (Statens provningsanstalt, SP) for certain tests, and it has also had the aid ofthe National Board of Public Building (byggnadsstyrelsen). Technical developments in these areas are far from complete. Therefore it is not wise to circumscribe the field of action of the authorities for lengthy periods of time. The Committee feels that the National Institute for Testing and Metrology ought to be commissioned to set the standards of the media approved for archival use. Existing instructions should then be summarized and published annually in the Swedish Code of Statutes (Svensk författningssamling), as is presently done in the case ofwriting material. Moreover. the long term planning of the National Archives and the public administration should include the issuance of necessary instructions. The Committee‘s investigative work and its survey of current practices regarding the choice of media, as well as the storage and usage of such, has led to several concrete proposals on a number of points. They are summarized in chapter 18. Furthermore, the report should be able to give a certain amount of guidance in questions of a practical nature. The problems incurred through the use of magnetic tape, film and other media described in this report require, in part, other measures to facilitate accession and identification than those involved with paper records. Such measures — documentation and registration — are discussed in labelling, the report, and certain proposals are submitted (chapter l2). Central state authorities are under no obligation to deliver their archival material to archival authorities within a specified period of time. Deliveries to the National or Military Archives are made after agreements are reached with these archival authorities. The prevailing rule, regarding the material of local and regional state authorities, is that their material should be transferred to regional archives after the passage of about 100 years. The Committee proposes that special instructions be issued to regulate magnetic tape and film, as the care ofthese information media requires special equipment, The instructions imply that recordings can be transpremises and attention. ferred as soon as the generating authorities have no further need for them for administrative or investigative purposes. ln principle, magnetic tape and film employed by local and regional State authorities shall be retained by Regional Archives. ln this manner, unity between the archives of these authorities can be maintained. During the foreseeable future, deliveries of computer tapes should be so few that the of such material by regional archives can be deposited with the holdings National Archives. A similar procedure is proposed in connection with the military authorities. Yet the retention of ADP-recordings by the military authorities for longer periods oftime is oftenjustified. For the time being the proposal is that the National Archives should employ independent com-

SOU l 976268

Summary 21

puter service centers for the care and maintenance ofthe material. According to the proposal, the National Archives has initial responsibility for storage. Service, regarding audio and videotape, will also be a function ofthe National Archives. lt is proposed that even regional archives should have readers (projectors) for microfilm and tape-recorders for tape. As a rule, magnetic tape and film will only be available in the form of copies. Questions pertaining to the choice of archival medium and appraisal and destruction should be resolved at an early phase ofthe administrative process. This will require significant contributions on the part ofthe archival authorities. The special requirements, which shall be proposed and applied to the choice of media. reproduction, handling, and the maintenance of magnetic tape and film, will cause the records generating authorities to have great need of the services offered by the archival system. It is ofimportance to make clear the fact that recordsgenerating authorities have the archival responsibility for all their records. This responsibility includes also records at computer centers. The consequences for the archival system of the state administration, caused by the change to computer processing and other technically developed methods ofinformation management, occasion expenses which, for the present. are difficult to survey, but should be insignificant in relation to general development costs. The Committee has summarized certain costs and savings in chapter 16. The summary shows that in most cases the retention of paper records would be significantly more costly that the use of modern archival media. The consequences ofthe investigation and proposals of the Committee will be that magnetic tape and film shall increasingly be used as archival media instead of paper. Their use should bring savings in the costs for transcriptions, paper and premises. 17. gives a survey of certain lines of development Chapter in the field of information processing. ln this connection, the Committee makes proposals concerning the organization of a system for keeping technical developments under surveillance. The recommendations and proposals of the Committee are summarized point by point in chapter 18. The most important proposals are as follows:

ADP-media (18.2.1)

a. Data media, such as: disks, drums, punched cards and paper tapes, are not suitable as archival media. Until further notice is given, magnetic tape only is recommended for archival purposes. b. Archival computer tapes must be new and comply with certain standards of quality set by the National lnstitute for Testing and Metrology. c. information retained on archival computer tape shall be recorded on nine tracks with a packing density of 1600 bpi with the recording method PE (phase encoding). d. Archival computer tapes shall not be stored with other types of data media. The computer tape archives should fulfil certain requirements redarding temperature. humidity. fire protection and absence from magnetic disturbance fields and air pollution. The National Board of Urban

22 Summary

(Statens planverk) should issue instructions regulating the sto- Planning rage of ADB—tape. Archival computer tapes which have not been used shall be inspected by being run through the computer, once during the lirst ten years. thereafter every five years. This testing method shall be complemented by making regular, random ocular tests of sample tapes. If permanent read errors or physical damage is detected, the tape should be copied. When operating or testing archival computer tape, a record should be kept of its physical condition. Archival tape should be rewound only if it has been subjected to unusual environmental conditions or if it has been established that tension has arisen in the tape. If necessary. archival tape should be reconditioned before being used. Archival computer tape should be transported in special containers. Archival computer tape should mainly be used for the production of copies. ADP-recordings should be available only through such copies.

Film (18.2.2) a. Under the conditions that it is produced, stored, cared for and handled according to certain rules, microfilm can be accepted as an archival medium. The National Archives. however, must give its permission before microfilm can replace existing archival records (on paper or in the form af ADP-recordings). Microfilm to be used for archival purposes shall fulfil the quality refor Testing and Metrology. The quirements set by the National Institute institute should be responsible for information concerning the type of film and means of storage employed for archival film. Existing microfilm shall be tested for picture quality and durability. The extent and form of these tests should be determined by the testing institute in cooperation with the National Archives. . The production of at least three film generations should be possible from the camera film (mother film). The fourth film generation should be of such quality that it can be read easily in a reader and that satisfactory paper copies can be made from it. . Archival microfilm shall be stored in a special area and not with other types of data media. This area should fulfil certain requirements regarding temperature. humidity. fire protection and absence from air pollution. Film can also be stored according to the hermetically sealed method. but not before this method has been conclusively tested and approved of by the institute for testing. The National Board of Urban Planning should issue the instructions necessary for the storage of lilnt. Archival film shall undergo regular tests through random sampling. Pollution indicators ttags) shall be placed in storage areas and checked monthly. Investigations shall be made if changes occur on the indication tags or if film damage is observed, whereupon necessary measures shall be taken. Archival film shall, if it is transferred to premises with different temperature or humidity. be reconditioned when it is taken from or before it is returned to its respective storage area. Personnel working with archival film must wear Iint free cloth gloves.

Summary 23

g. Archival film should mainly be used for the production of copies. Microfilm should only be available through such copies. h. Certain conditions should be met for the storage of motion picture film.

Audio tape (18.2.3) a. Audio tape can be accepted as an archival medium on the condition that it is produced. stored. cared for and handled according to certain rules. Audio tape intended for archival use shall fulfil certain requirements regarding type and quality set by the testing institute. The testing institute shall be responsible for information regarding which tape manufactures are to be used. Archival audio tape should be new. Used tape in good condition can. however, be accepted. . Before recording. tape intended for archival use should be rewound at high speed so that excessive tension is eliminated. Cassette tape for archival use should be contained in cassettes which can be dismantled. Recommendation schedule for recording. g. Archival audio tape shall be stored in areas which fulfil certain requirements regarding temperature. humidity. lire protection and absence from air pollution and magnetic disturbance fields. The board of urban planning should issue the instructions necessary for the storage of audio tape. Audio tape for archival use shall be tested once every 15th year by running it through the recorders. lf damage is observed, the tape shall be copied. Archival audio tape should be rewound 24 hours before being used or tested. Archival audio tape should mainly be used for the production of copies. Recordings should only be available through such copies.

Video tape (18.2.4) a. Video tape is an acceptable medium for the retention of mainly motion pictures and. regarding colour film, the only medium which can be recommended. This medium is not yet fully proven for the retention of documents and stills and should not be used for archival purposes before wider experience of the technique is available. . Regarding the production, storage. care. handling and accessibility of video tape. the committee recommends the same measures as those for audio tape.

The d:sposition of material with archival authorities (18.3.2) a. ADP-tape should be delivered in duplicate. At least one tape should be new. Both tapes shall fulfil the requirements set by the testing institute. ADP-recordings should be followed by appurtenant documentation. if possible also printouts showing the readable part of a block with read e-rrcrs and notations concerning the physical conditions of the tape.

24 Summary sou 1976:68

c. The disposition of ADP-recordings should include a delivery list. Forms for suchs lists of ADP-records should be available at the archival authorities. The Committee makes a proposal for the composition of this form.

SOL 1976:68

Författningsforslag

l) Förslag till Förordning 0m ändring i allmänna arkivstadgan (1961:590). Härigenom föreskrives att 12, 16 och 26 §§ samt 29§ 2 mom. allmänna arkivstadgan (1961:590) skall ha nedan angivna lydelse.

Nuru/uIu/t /1‘!/(’/St’ föreslaget! /wlø/.se 12 § Det hos myndighet bildade be- Det hos myndighet bildade beståndet av arkivhandlingar utgör ståndet av arkivhandlingar utgör myndighetens arkiv. myndighetens arkiv. Bestâimntelse i denna stadga om zirkivhztntlling tillâinttazts. om ej annat särskilt tmges. även på uppgift som ingår i utaptztgning for automatisk databehandling eller annan upptagning som kan liiszts eller avlyssnas endast med tekniskt hjälpmedel. 16 ä Lltgallrztde ztrkivhztndliitgztr skola omedelban försäljas eller förstöras. Försäljning skall ske under villkor. att zirkivhzmdlingzimzi — där så anses crforderligt under nödig kontroll - lörmzilzts eller på annat sätt förstöras.

Up/Igi/lvl som ingår i sådan upp- U/1/mi/i. som ingår i 1//›/›Iagni›Lu_/i)/ mgning som (I\.\('S i l 2 \‘ (Indra .sI_\/ml uu/o/nalis/t (/(Il(lh(’/I(lIl(///Il_L eller unutgallras genom att uppgiften utplå- nan uppltLull/Ilj; .som /(an läsas. av/_vszsnas eller genom att upptagningen nas eller på annat .sätt up/2/uI/as (’/lforstöres, t/asl med Ivk/ziskl /1/ii//nmrlc)/. utgallras genom att uppgiften utplånas eller genom att upptagningen förstöres.

Beträffande lörstöring av hemliga handlingar är särskilt föreskrivet. [inflytande statsmedel skola. såvitt angår statsmyndighet. tillgodoforas myndighetens expensanslug for att i mån ;tv behov av myndigheten disponeras.

26 F örfattningsjörslag

/Vttrctrztttde lydelse F(.).I‘(’S/(1‘L,’(’I1 lvde/.se 26 .ä

U]!/)fCI‘gIII‘Il_g som kan up/2/zlllax endast med tekniskt /t/ä//mtezlel (te/t som är arkivltattzllittg _lär ej ttt/âttas utan Ill\SaI'l\'lVPlS tnezlgrittattzlc* i va/;je särskilt ,la/l. Arkivhandling ma utlånas Annan arkivhandling/är utlånas för tjänsteêindantål till statsdeparte- För tjänsteändamål till departement ment och annan statsmyndighet eller annan statsmyndigltet avensom ävensom till myndighet, som avses till myndighet, som avses i 2 §. samt i 2 §. samt för vetenskapligt ändamål till mynlör vetenskapligt ändamål till myn- dighet, som riksarkivet bestämmer. dighet. som riksarkivet bestämmer. l övrigt/âr arkivhandling som avl övrigt mä utlån av arkivhandling ses t andra stycket ttt/âttas endast med ske (f/lül riksarkivets medgivande. riksarkivets medgivande.

2 mom. Myndighet ager efter medgivande av landsarkivet avlämna arkivhandling. som iir yngre än i l mom. sägs och som ej kan hos myndigheten förvaras på tillfredsställande sätt. Uj)/)l(l_t_nlll_t,. som kan ttp/t/attas endast med /e/miskl hjälpmedel, får även i annat fall avlántnas eller sådant medglvattdz* om tttvttzlijç/te/etts behov att ll/)/)I(1_£{II/Ilj,(’II /I(lI‘ u/2/:/Ii)’/‘I.

Denna förordning träder i kraft den l januari 1978.

2) Förslag till Förordning om ändring i kungörelsen (1953:716) angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter. Härigenom löreskrives dels att l § kungörelsen (l953:7l6) angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter skall ha nedan angivna lydelse. dels att till 2 § första stycket nämnda kungörelse skall läggas två nya punkter. lO och ll. av nedan angivna lydelse.

:VUVU/allrlü /_\(/(/S(' F0r(’.s/agmz lydelse l .å Denna kungörelse äger tillämpning å handlingar hos statsmyndighet. lör vilken riksarkivet. Iztndsttrkiv eller stadsarkiv enligt allmänna arkivstztdgztn iir ttrkivttwndighet.

F örfattnings/örslag 27

Nurarandz lydelse Föreslagen /_vdelse

.lirade/ide llI_t,(l//llli_L{ur ttpptagttitit: V/4-)l cmlomulisk zlatabeltattzl/ittg; ltos niimmla ntrttdiqltetet är särskilt Jöre- .5‘/x’/‘iwt.

Följande handlingar skola. under nedan angivna Förutsättningar och efter det att fastställd gallringsfrist löpt ut. utgallras, nämligen:

10) program. programbeskrivning eller annan _jänzlörlig dokumentation for automatisk (latabehattdlitiz. ont ltartdlirigert icke längre behövs/iii att ttp/rgi/i som .finns i ztpptaggttittgjöt automatisk databehandling eller i annan handling skall kunna ltärledas och _iii/stäs, dock att urga//ring iclce/ät ske om hand/ingen utgör systemdokumenration eller det eljest anses behövligt att bevara den. Ii) hâlkort eller hâ/remsa, som Iiises med annan teknik än automatisk databehandling, under _forutsättning att materialet har bearbetats i erforderlig utsträckning och icke behöver ttmytt/as _vtter/igare. Gallriitgsfrist som avses i första stycket fastställes av myndigheten eller. i fråga om vissa slag av handlingar för vilka erfordras att för flera myndigheter bestämmes en gemensam gallringsfrist. av riksarkivet efter samråd med berörda centrala förvaltningsmyndigheter.

Denna träder i kraft den förordning 1 januari 1978.

28 Förfátmingsfdrslag

3) Förslag till

Förordning om ändring i kungörelsen (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling. Härigenom iöreskrives att l-4 och 7 §§ kungörelsen t I974:648)0m utgallring ur upptagning för-automatisk databehandling skall ha nedan angivna lydelse.

.Ni/varande /_\‘(/(’/S(’ F r1I‘ € s/(Igen l_t(lel.sz

Statsmyndighet, för vilken riksar- Statsmyndighet, för vilken riksarkivet. Iandsarkiv eller stadsarkiv är kivet, landsarkiv eller stadsarkiv är arkivmyndighehskallenligt bestäm- arkivmyndigheLskztll enligt bestämmelsernzi i denna kungörelse utgallra melserna i denna kungörelse utgallra up/2g[/ier ur sådan upptagning för uppgj/i ur sådan uppteigning för autautomatisk databehandling över vil- omatisk databehandling. som är tillken I)l‘W1(/l;£{/l € I(’II_/5f/bg(II. Bestäm- gdrzgllg/?)/‘ rn_\n(lI‘g/Iolwlfiir ()wr/firing melserna gäller i den mån ej annat i sår/an /orm al! (len kan läsas. (Itföljer av föreskrift som meddelas /_vs.sna.seller pä anna! sä!! u/2/2/i1IIa.s. med stöd av 6.5 datalagen Bestämmelserna gäller i den mån cj (1973:289). annat följer av föreskrift som meddelas med stöd av 6 ä clatalaigen (1973:289).

lf- Uppgift som ingår i upptagning for Uppgift som ingår i upptagning för automatisk databehandling och som automatisk databehandling och som rör fortlöpande kontroll eller redo- rör fortlöpande kontroll eller redovisning vid personaladministration. visning vid personaladministrtttion. iörrädsiörvziltniiug. upphandling el- förrådsiörvziltniitg. upphandling eller mcdelsforvziltning skall utgallras. ler ntedelsförvziltning skall utgallras. om fill/anda tvâ villkor är u/)/2/_v//(/(I. om uppgiften har begagnats för sitt Izii/21//gm (Ill ändamål och ej behövs för myndighetens verksamhet eller för revision.

l. up/zgi/ien,/inn.s i hand/ing hos nivndig/roten. 2. upptagningen av uppgiften har begagnats för sitt ändamål och ej behövs för myndighetens verksamhet eller för revision. -//. Uppgift som ingår i upptagning för Uppgift som ingår i upptagning for *automatisk databehandling och som *automatisk databehandling och som framkommit genom saimmzinstâill- framkommit genom sammanställning eller ;innan bearbetning av and- ning eiler annan bearbetning av und-

författningsförslag 29

Nuvarande lvdelse Föreslagen lVfle/SC* ra uppgifter, skall utgallras. om dessa ra uppgifter. skall utgallras. om dessa andra Lippgif ter i 0b(aIl7('I(l(l form andra uppgifter i .sin urspritngr/iuz: ingar i sfidan upptagning lör automa- form ingår i sådan upptagning för tisk dittabcltttttçlliitg över vilken ntvn- automatisk dtttabchzindliitg som är (llulIvIeII ‘/1.1.)‘/()_£{(lI. ll.//«g’(1.Il‘1,’//_L.’,/(-)'I’H{\'Il(/LL!/l(’I(’II på sou son: (IIl_£,(’S i lv. Utgallring skall ske niir den gallringsfrist som fastställts för bearbetningen gått ut. (izillringsfrist som avses i första stycket fastställes av myndigheten. om ej annat följer av vad som löreskrivits av Kungl. Majtt eller riksarkivet. lvlyittligheten skall vid fastställandet av gallringsfrist beakta vad som galler i fraga om åtals- och fordringspreskription och vad som i övrigt kráivs av hänsyn till tjänstens behöriga gång eller revision. Myndigheten skall underråitta zirkiximyndighetett om beslut :ingående gallringsfrist.

4.5 Llppgift som ingåri upptagning för Uppgift, som ingår i upptagning ziutomzitisk databehandling och som, for automatisk databehandling i i egenskap av program. teknisk be- egenskap av program, teknisk beskrivning eller annan jåimförlig do- skrivning eller annan jiimförlig dokumentation. behövs _/(›r att kunna kumentation. skall utgallras. (nn ltärlez/zi *l/0/_/iirmi annan uppgi/i i irp/rgi/ien ei liiite/z behövs vare sIg_/fir upptzrgniitg _liir aznmna/isk zlatabe- att annan zippgift i upptagning for handling. skall utgallras. om_/ii//am/c automatisk databehandling e/ler i antvâ villkor är up/2/j‘//da nämligen att nan handling skall kunna härledas ellerförstâs, _lör annat till myndighetens verksamhet hänförligt ändamål eller för framtida forskning.

l. den up/Igi/7 som kan härledas eller _lörstris _genmn (Invänzlanzle av pmgra/n/net. den tekniska beskrivningar: eller (/r)/(ZI/II(’HI(lI/()N(’II ulga//rats. .7. prrrgranzitzet. den tekniska beskrivningen eller dokinnentatirmen ej heller hr’/1r’i\_s_/ii/' annat ändamål än att härleda r)/1_/i)r$I(7 (/(’II Inga/hade uppg[/ten.

//. Det {digger myndighet sontg/ör-/o- Det åligger myndigheL/iir vilken gar över upptagning for automatisk upptagning för atttomatisk databedatabehandling att. i den mån upp- handling är Ii//gänÅg/ig på sätt som gift i .tär/an up/2/a_qn/‘ng ej skall ut- anges i l_\‘, att, i den mån uppgift gallras enligt denna kungörelse eller i u/rpragn/ngm1e_i skall utgallras enligt föreskrift som Kungl. Ma/‘:1. datain- denna kungörelse eller föreskrift

30 F örfattningsfdrslag

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse spektionen eller riksarkivel medde- som /‘c’;,(’II‘IIg(’II. dzuainspekxioncn ellar särskilt. fortlöpande överväga hu- ler riksarkivcl meddelar särskilt, ruvida zippgl/i som ingår i sâølan upp- fortlöpande överväga huruvida upp- Iagning utan olägenhet kan ulgallrzis giften utan olagenhct kan ulgallrzls och att hos riksarkivet lagga fram och att hos riksarkivcl lägga fram förslag härom. lörslag härom.

Denna förordning träder i kraft dcn l januari 1978.

Förslag till

ändringar i riksarkivets cirkulär (1968:473) om tillämpningen av allmänna arkivstadgan (1961:590).

Nuvaramle lydelse Förzâslaumi lvde/.se

4§, l mom.

l. mom. För att skapa... alfa-decimznlsystenx). Om zipplagnlng/öi aummal/sk zla- Iabe/Iam//ing är tillgänglig/ör ;Invit/ig- /1eI_/öri›ve/_/i›'I'i›1g i sådan/Orm al! (len kan läsas. avlyssnas eller på anna! sä!! upp/allas. ansvarar /r1_v/111/g/101:’/1_/iir ur/ivhil(/ningerl även om ll/)/7I(1_LlllIl_g('Il är placerad ann0/.sI(icle.s; Om upplagmn_L: är llllqängllg_ lör_[lera nzyizølig/ieler (iv/lar ansrare/_liir (lll\ll'l7ll(llllll_L'('ll (len I)I_\Il(/l_5.(ll(l. somjämlikl 8 x* 6 mom. .swira/j/iii vården av u/pIagniI1_uw1.

Vid zirkivlåiggningcn skall .. . sättet För arrkivlåiggningen. 4 ä] 2 mom.

2. mom. Lösa handlingar längre Iidsmellanrum. inaktuella uppgi/ier på zip/nagniriq lör aumn1aIi.s/ rlalabelzand/lng kan avsláillas xenon: ()\m_‘/I)‘/‘irzg lill annan maskinläshar zlalabärarv.

Exempel: dossiersyslemel eller registret.

Författningsförslag

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

8 å, 6 mom. 6. mom. För värden av 1//2/mtg/Ii/lg som är tillgängligt_ för [lera I)l_\Il(ll_L(/I(l('I' (lllS\‘(lI‘(ll‘ /llI\’ll(/I)I(lIlII(’Il »lör det datasvsletn, vari lI/I/Ilagll/ILQUII ingår. eller annan »ivitø/iqliet. .so/n riksarlçivct hestäntmer.

HIOHT. Om_/ilin eller magnetbanzl /ärekwn - Om /l(1Il(//lt7\‘0IIt/(’ och kontroll av mer i arkivet. bör deras tillstånd re- _/i/In eller inagitetbctnzl som är arkivgelbundet kontrolleras. hanzl/iitg _uäl/er _föl/amle.

Film Film/är användas endast_/b‘r_/ramställning av kopia. Film, som eller/örvaring eller begagnande i viss lokal skall över/öras till lokal med annan temperatur eller /zi/tfiiktigltet, skall genom konditionering anpassas till denna. Den som arbetar med/lim bör bära ladd/ri (vghandske. Film skall kontrolleras regelbundet. /c‘1’mpl/‘gen(genom stickprov. Testbrickor för pâvisande av /u/:r/iiroretiittgai skall placeras i arkivlokalen och besiktigas varje ntånazl. lakt/ages utslag på testbricka eller skada pd,/ilm, som _tötvaras i lokalen. ska/l orsakerna utredas och lämpliga citgärzlei vidtagas. Skadad_ /i/m repareras eller kopieras. eller tillvaratages dess innehåll på annat sätt. Endast sådana_ /örvarirtgas- och lI70lII(’I‘lIl_£{SI?7(’(/(’/får anvdrtz/(ts. som godkänts av statens provningsztits/a/I. Användes tät/örslzttrtiitgsittetønl .uii/lei särskilda av riksurkivet zittiirdzitlelore- .Sl\l'_l/l'l'. Magnetband Har magnetbartøl utsa/Istiir ovan/nat i2til/iá/örhâ/laittlert eller konstateras att .spänningar har up/rs/âtl i hamlet. hör det omspo/as. eventuellt (filer kondirioneritty.

32 F ör/atmings/örslag

Nuxvarande lvdelse Föreslagen lvde/se Var/e ADB-hand, .som ieke användes i (lri/i. skull /\()IIIl‘()//(‘I(lS _uenuni /(irniug. (’Il _uangunder den_/iirslu linârs/›e/i0d('/2 m’/I zliirzf/iei* en ;ning var! _lenz/e år. .Skidanzi ADB-hand skull dessutom HI/(IS .sIic/\/m)\‘.sv1Is./fir ukul(i/‘h(’.sikrIIim:. Viz! (mviim/nin_u eller kontroll av (lvlikl .4I)B-l›and_/iire.s an- Ieekninuar (m1 bandets kondilimi. PK- !/i1['/'(1s permanent liisj/e/ eller iaknziuex annan skarda, kopieras bandet. L/zid- eller videoband bör mnspu/us 24 limmaij/(ire anviiiitlriiiig eller kanrrollkörniizg. Varje hand kontrolleras minsl en _uâilg var: femtonde âr _qenmn kärnirzg. lakt/ages; skada, kopieras bandet. I3§, 5 mom.

Arkivhandlingar. som utlånas betryggande sätt. Vid Iransypnrl av nzagaie/hanzl bör zlaIj/ör ausedzl behållare användas. Försändes lån med posten all erlägga transportkoslnaderna. 13§, 7 mom.

7. mom. MvmIIg/let eller enskild:

som begär (nr/ä la°na ll/P/IKIJJ/lllktf san? kan zip/i/al/as endast med Iekn/Ãskl /iiä/prriedel, .ska/I. om ej eljest hinder _löreligzgeru erhålla upplaçiringgen i kopia. .såvida icke rikzszz/kive/ /iir visst/all medjzel all lIp/Jltljllll/LQPII zn/ânas. Om avgj/i _lör kopia iir .särskilt ./(›re.s'krireI.

I Bakgrund

l

Inledning

l.l Direktiven

DAK:s omfattar utredningsuppdrag såväl rättsliga som arkivtekniska frågor. Vidare omfattar uppdraget frågor rörande forskningens behov och registreringsfrågor samt kostnads- och samordningsfrågor. De ursprungliga direktiven för kommittén innefattas i följande yttrande till statsrådsprotokollet den 30 juni 1967 av chefen för ecklesiastikdepartementet, statsrådet Edenman:

Den snabba tekniska utvecklingen har medfört att en rad nya metoder för att ta upp och lagra information tillkommit. Exempel på sådana databärare är hålkort, hålremsor, skivor. magnetband. magnetiska kortminnen samt olika mikrofotograliska media. Gemensamt för dessa fonner av databärare är att den på dem lagrade informationen normalt endast kan göras tillgänglig med hjälp av speciell teknisk utrustning för omvandling av informationen till text. bild eller ljud. Av särskild betydelse i sammanhanget är tekniken for den automatiska databehandlingen (ADB). Den tekniska utvecklingen medför att metoderna på informationsbehandlingens område förändras snabbt. l ett system använda databärare kan därför efter en tid visa sig vara föråldrade och informationen kan behöva överföras till en ny databärare för att kunna utnyttjas. Över huvud taget medför den nya tekniken en rad problem, när det gäller att bevara och utnyttja den lagrade informationen. Förutsättningarna härför avviker väsentligt från dem som legat till grund för gällande bestämmelser och metoder för hantering av vanligt skrift- och bildmaterial. Med användningen av magnetband och andra moderna databärare har en ny typ av arkivhandlingar uppkommit utan att närmare föreskrifter finns för deras hantering och bevarande. Allmänna arkivstadgan den 10 november l96l (nr 590) och övriga arkivbestämmelser är främst inriktade på hantering av pappersdokument. Läget och utvecklingen på berörda område motiverar enligt min mening att särskilda sakkunniga tillkallas att utreda frågor om arkivering m. m. av fonogram, den automatiska databehandlingens media och övriga lagringsmedia tillhörande informationsbehandlingens område, En samlad bedömning från arkivsynpunkt bör ske med hänsyn till såväl rättsliga. arkivtekniska och ekonomiska förhållanden som till forskningens behov och möjligheter. Förslag till erforderliga författningsändringar bör läggas fram liksom en redovisning av de kostnader som blir följden av de regler som föreslås. Utredningens arbete bör i forsta hand avse arkivfrågorna för databärare inom riksarkivets huvudsakliga verksamhetsområde. dvs. den statliga förvaltningen. Med hänsyn till den mycket omfattande bild- och ljudupptagning som sker i annat sammanhang, främst inom Sveriges Radio, och den betydelse detta material har för forskningen. bör utredningen i samråd med Sveriges Radio även redovisa de problem

.w

34 Inledning

och rekommendera de åtgärder som ur arkivsynpunkt kan föreligga for sådana samlingar av ljud- och bildupptagningar hos Sveriges Radio som är av betydelse i föreliggande sammanhang. Beträffande de olika frågor som bör beaktas vid utredningen vill jag vidare framhålla bl.a. följande. Bland de räIIs/igaj/izigor som bör aktualiseras kan bla. nämnas att det redan av riksarkivets cirkulär den l0 november [961 (nr 59]) med anvisningar rörande tillskall tolkas lämpningen av allmänna arkivstadgzin framgår att gällande arkivstadga så att informationsbehandlingens nya databärare anses som zirkivhzindlingar. l realiteten synes emellertid redan det rättsliga fastställandet av en arkivhandlings faktiska zirkivvården uppkomst kunna vålla svårigheter. Vidare torde sådana inom den vanliga använda begrepp som gallring och arkivläggning vara svåra att använda i samband med nya databärare utan en ytterligare precisering av deras innebörd. har behandlats Frågan om (le moderna databärarnas karaktär av allmänna handlingar av offentlighetskommittén i betänkandet Offentlighet och sekretess (SOU 1966:60). Under hänvisning till ett utslag av regeringsrätten (RÅ 1965 nr 25) framhåller kommittén (s. 130) att sådana databärare är att anse som handlingar redan enligt tryckfrihetsförordningens nuvarande lydelse. Kommittén föreslår på denna punkt ett förtydligande av tryckfrihetsförordningens bestämmelser (2 kap, 2 § andra stycket) som innebär att som handling skall anses ej endast framställning i skrift och bild utan även upptagning som måste återges för att kunna förstås. l anslutning hänill föreslår kommittén vidare vissa ändringar i tryckfrihetsförordningens bestämmelser om tillhandahållande av handling. Därvid pekar kommittén på vissa problem som är förenade med en sådan ordning. bl. a. av arkivteknisk art. Vid utredningsarbetet bör sådana konfrågor uppmärksammas. Bland frågor med rättslig anknytning kan även nämnas troll- och revisionsfrågor. Bland arkivrekniska uIrednings/rágor kan nämnas sådana problem som gäller bandens hållbarhet, allmänna principer för bevarande av band (arkivbildning) och avmagnelistning eller överföring tlll mikrofilm samt vilka tisering av band (gallring). olika slag av band som skall arkiveras enban eller i kombination med andra databärare. t. ex. primärdatablanketter. Dessutom behövs ett närmare klarläggande av frågor rörande förvarings- och hanteringsregler för band. periodvis överföring av data till nya band samt brandskydd och arkivlokaler ävensom problemen rörande central eller lokal långsiktig arkivering av databärare. Fototekniska metoder i eller utan samband med databehandling finner en allt större användning i statlig verksamhet. l vissa fall arkiveras originalhzintllingarnzi _iämte den fotografiska avbildningen. Utvecklingen av tekniken på databärarnas område bör i detta sammanhang aktualisera frågan i vad mån skriftligt material kan på ett bei kosttryggande sätt överföras och bevaras i fotografisk form. Avsevärda besparingar nader för lokaler bör vara möjliga för arkivväsendet i den mån övergång kan ske från originalhandlingsarkiv till förvaring av lätthanterliga och utrymmesbesparande arkivfilm fotografiska versioner av handlingarna. För att kunna ersätta original med erfordras emellertid att ñlmproduktionen försiggår under kontroll. att de fotografiska arkivproblemen beaktas och att hänsyn tas till forskningens intressen, Bland de förvaringstekniska utredningsobjekten bör vidare ingå frågor rörande “arkivklimat“ (luftkonditionering), förvaringsutrustning för arkivbruk och för transporter samt transponkänslighet och härmed sammanhängande problem vid utlåning av databärare. Möjligheterna till materielstandardisering för databärare bör även studeras. Det är exempelvis troligt att kvalitetsnormer kan uppställas för vissa databärare. t. ex. magnetband, BeträlTande de fotografiska databärarna bör sådana väljas att de är läsbara med hjälp av de typer av läsutrustning som vanligen förekommer i marknaden. Den snabba tekniska utvecklingen skapar problem. när en myndighet anskaffar

35 Inledning

ny datamaskinell utrustning, som ej är tekniskt eller ekonomiskt lämpad för behandling av det hos myndigheten befintliga arkivet av äldre databärare. Allt efter omständigheterna kan olika lösningar sökas såsom konvertering till ny databärare, överföring till mikrolilm eller den mer tidsbegränsade lösningen att överföra arkivbeståndet till myndighet, som fonfarande har kvar den äldre tekniska utrustningen. Vid en utredning av hithörande frågor måsteførskningens behov och önskemål ägnas uppmärksamhet. ADB möjliggör för forskningen att utföra undersökningar. som med nuvarande arkivmaterial är uteslutna. En betydande erfarenhet av sådan forskning har redan vunnits, och det torde därför vara möjligt att med utgångspunkt härifrån utforma vissa riktlinjer för bedömningen av den lagrade informationens värde ur forskningssynpunkt. Gallringsreglerna måste här som alltid utfonnas under hänsynstagande till forskningens behov och till forskarnas möjligheter att tillgodogöra sig materialet. Det är vidare angeläget att primärmaterialet från forskningsverksamhet bevaras på sätt som gör det möjligt att senare använda detsamma för nya forskningsuppgifter. l samband med att databärare tas om hand för arkivering är det väsentligt att olika rcgis/rvrings/izigor beaktas med syfte att ernå enhetliga regler för uppgifter om bandens innehåll. ursprungligt primärmaterial, kodning osv. Utredningen bör ta ställning till under vilka förhållanden program- och systembeskrivningztr och datacentralers ADB-handböcker. allmänna arbetsinstruktioner osv. bör långsiktigt arkiveras. Då det gäller att bestämma omlattningen och metoderna för databärarnas arkivering är givetvis kosinads/ia°gorna av väsentlig betydelse. Arkiveringens omfattning och t. ex. åtgärderna for att överföra äldre material till modernare databärare måste avgränsas till en kostnadsnivå som kan anses rimlig. Det blir en for utredningen väsentlig uppgift att finna en lämplig avvägning mellan möjlig kostnadsnivå for arkivväsendet och kraven på tillräcklig arkivering av databärare för framtida behov. En redovisning bör lämnas av olika alternativ for att genom mikrofotografering av originalhandlingar minska utrymmesbehovet for arkiv. ADB-tekniken själv eller i kombination med traditionella eller nya tekniska arkiveringsmetoder ger möjlighet till olika tekniska lösningar. när ett projekt planeras och val skall ske av den databärare. som skall utgöra “arkivhandling. Detta val får härvid ske efter en bedömning av de olika databärarnas tekniska och arkivmässiga fördelar. jämfört med häremot svarande alternativa kostnader. Denna styrning av produktionen av arkivhandlingar berör inte bara de tekniskt mer avancerade databärarna utan kan i vissa fall även gälla traditionella arkivmedia. En primärdzitablztnkett. som utformats så att den t. ex. kan inmatas i helautomatisk mikroñlmkamerzi. kan medge acceptabla behandlings- och arkiveringskostnader. medan en blankett som på grund av olämpligt papper, vikning e. d. endast kan behandlas manuellt. kan medföra onödiga kostnadsökningar. l syfte att främja de statliga verkens kostnadsmedvetenhet bör utförliga arkivtekniska råd och anvisningar kombineras med en standardiserad kostnadsberäkningsmetodik. Helst bör en sådan metodik utformas så. att den lätt kan anpassas till forändrade priser och prisrelationer. Erkännandet av magnetband och liknande databärare som allmän handling skapar problem beträffande kostnader for avskrifter. mikrofilmning, läsutrustning, utrustning for avlyssning. speciell utskrivningsutrustning osv., erforderliga för att uppfylla tryckfrihetsförordningens krav på tillhandahållande av allmän handling. Frågor om kostnader och taxor för att tillhandahålla allmänna handlingar bör behandlas i detta sammanhang. Även frågan om utlåning av databärare och villkoren härför bör övervägas. Därvid bör även studeras kostnadsfrågor, som uppstår då speciell behandling erfordras för att separera av allmänheten begärda offentliga data från andra data. som lagrats tillsammans på databäraren.

36 Inledning

För samordning av 0/ika rilgii/‘(Iv/ for arkivering av dtttabâirztre bör utredningen pröva frågan hur samarbetet ntellan de myndigheter, som använder moderna informationsbärande media lämpligen bör organiseras. Onödigt dubbelarbete med att följa utvecklingen. liksom felinvesteringar på grund av bristande information om teknisk utrustning och arbetsmetodik. bör hiirigenom kunna undvikas. Den 30 juni 1972 fick kommittén följande tilläggsdirektiv: Kungl. Majzt uppdrar åt Llataarkiveringskontntittén att utöver tidigare erhållet utredningsuppdrag rörande bild- och ljudupptztgitingar hos Sveriges Radio utreda allmanna arkiveringsproblem sammunhangande med bild- och ljudupptagningar. Därvid bör sáirskilt frågan om nationalfonotekets framtida stiilltting och uppgifter samt möjligheterna till samverkan mellan skilda institutioner på detta ontråde beaktas. Kommittén bör satmrådzt med kungl. biblioteket och Svenska lilminstitutet.

1.2 Utredningsuppdragets uppläggning och genomförande

Enligt direktiven skulle utredningens arbete avse arkivfrågornzt för de moderna databåirzirna inom riksarkivets huvudsakliga verksamhetsområde. dvs. den statliga förvaltningen. Problem i fråga om ljud- och bildupptagningar hos Sveriges Radio (SRlskulle vidare redovisas och åtgärder rekommenderas. DAK inledde utredningsarbetet genom att kontakta statliga myndigheter och institutioner för att få fram underlag för bedömning av behovet av bestämmelser för arkivbildningen på ADB-medier. Vidare uppdrogs åt statens provningsanstalt (SP) att undersöka arkivbeständigheten hos magnetband och mikroftlm. Kontakten med statliga myndigheter och institutioner gav vid handen att stora anskaffningskostnader gjorde det önskvärt att magnetband så snart DAK prioriterade darsom möjligt kunde friståillas för förnyad användning. för utredningen av gallringsproblemen vid ADB. Den ll november 1969 framlade kommittén delbetänkandet Förslag till om utgallring hos statliga myndigheter av informagallringsbestäntntelser tion på elektromagnetiska databiirare m. m. (Ds U 1969:8). Kungl. Majzt utfärdade av de forslag. som framlades i delbetáinkandet. den på grundval 28 juni 1974 vissa författningar bl. a. kungörelsen (1974:648) om utgatllring ur upptagning för automatisk databehandling. Den 12 december 1974 avlämnade kommittén betänkandet Bevara ljud och bild (SOU 1974:94). I detta behandlades tekniska, rättsliga, organisatoriska och ekonomiska frågor förknippade med arkivering av ljud- och Frågor angående beständighet, arkivklimat och hantering bildupptagningar. av arkivmaterial behandlades icke slutgiltigt i nämnda betänkande utan kommittén återkommer till dem i detta betänkande. Frågan om hur samarbetet mellan de myndigheter, som *använder moderna informationsbärande medier. lämpligen bör organiseras berörs av kommittén. då den behandlar ansvarsfördelningen vid arkivbildningen. l övrigt har de aktuella samordningsproblemen behandlats av den efter DAK tillsatta datasamordningskommittén (DASK). DAK har vidare avstått från att utreda brandskyddsfrågztn. eftersom denna dels behandlats av Svenska brandforsvarsföreningen i publikationen Datacentraler - risker och skydd, dels ingår i Statskontorets utredning av sä-

SOU l976:68 Inledning 37

kerhetsfrågor vid ADB. l betänkandet har mikrolilnten och med dess användning sammanhängande problem ägnats förhållandevis stort utrymme. Detta beror på att det är en mängd omständigheter. som kan inverka på mikroñlmens kvalitet och som måste beaktas för att den skall kunna godtagas som arkivfilm. DAK har därför ansett det vara nödvändigt att från arkivsynpunkt redogöra mera ingående för beständighets- och bildkvalitetsproblemen vid mikrofilmning. Redogörelsen för problem vid ljudupptagningen har likaledes blivit fyllig. eftersom även här många faktorer inverkar på upptagningens kvalitet. Under remissbehandlingen av betänkandet Bevara ljud och bild efterlystes förslag även om bevarandet av s. k. stillbilder. l kommitténs direktiv har inte ingått att utreda hithörande frågor. Vad kommittén anför om mikroftlm kan i vissa delar vara tillämpligt vad gäller stillbildens beständighet. Förvaring och tillhandahållande. lövrigt kan. särskilt för teknisk information. hänvisas till den av fotografiska museet i Stockholm utgivna handboken Rädda bilden lMalmö I974). som sammanställts av Runo Kohlbeck samt till Riksantikvariciimbetcts rapport. E2 1974: Arkivering av bilder. Vägledning för hembygdslöreningztr. kulturnämnder och museer. (Stockholm l974). DAK har inte funnit det möjligt att inom utredningens ram utarbeta cn sådan standardiserad kostnadsberäkningsmetodik som antytts i direktiven. Vissa försök föreligger dock (se 9.1.4. l(›.l och l6.4). Under utredningsarbetets gång har kommittén mottagit ett antal framställningar och avgett ett antal yttranden. l betänkandet Bevara ljud och bild redovisades de framställningar och yttranden som tillkommit inom

ramen för nämnda betänkande. Övriga yttranden är förtecknade i bilaga

l till detta betänkande.

2 Den moderna informationsbehandlingens

databärare

lnom informationsbehandlingen förekommer flera olika typer av databärare. Pappershandlingztr av konventionellt slag används förutom vid manuell databehandling även som bärare av uppgifter som skall ingå i ADB. s. k. indata. Handlingarna är i regel inte direkt maskinläsbara. Vid ADB används olika typer av maskinläsbara databärare. Som databärare för indata används hålkort. hålremsa, optiskt läsbara blanketter eller elektromagnetiskzi databärztre. t. ex. magnetband i olika former. Som hjälpminnen och lör direktåtkomstregister används huvudsakligen databärare av typen skiv- och trumminnen. För mellanlagring vid bearbetningar används huvudsakligen ntagnetband i de fall data behandlas i den följd (sekvens) de ligger lagrade eller där data skall sparas under längre tid. Valet av da- Iabiirure påverkas förutom av funktionen även av kostnader. maskinutrustning och systemlösning. Bearbetningsresultzit. utdata från ADB. presenteras vanligen i form av radskrivztrutskrifter på papper i ändlös bana. Man kan välja pappersformat efter amvändningssåittet. och man kan begagna papper med eller utan förtryck. Rullmikroñlm och mikroliche har i allt större utsträckning börjat användas inom databehandlingen som ersättning for pappershatndlingar.

2.1 Pappershandlingar, hålkort och hålremsor

Dc pa/2/201:9/7a/Id/Inga/ av konventionellt slag som utgör underlag för stansning eller annat slag av dataregistrering är sällan arkivbeständiga. Detsamma gäller de pappershandlingar som framställs vid automatisk databehandling. Dessa Förhållanden behandlas i kapitlen 4 och 9. En i ADB-sammanhang allt vanligare form av pappershandling är blankermj/br oprisk (OCR) eller :magnetisk (MC R) läsning. På blanketter för magnetisk läsning har tecknen tryckts med särskilt typsnitt och magnetiserbar färg. För att en blankett skall vara optiskt maskinläsbar krävs bl. a. särskilt typsnitt. eller vid handskrift särskild utformning av siffror. bokstäver och specialtecken. Vidare krävs visst blankettforntat och särskild uppställning av detta på blanketten. Kraven är beroende av använd läsutrustning. OCR-blanketten spelar vid vissa bearbetningar samma roll som hålkonet, dvs. uppgifter från insamlat priméirn1aterial Lex. blanketter. överförs till

40 Den moderna informationsbehandlingens databärare

OCR-blanketter. Dessa används därefter som indatabåirare vid den maskinella bearbetningen. I andra fall inhämtas uppgifter direkt på en OCR›blankett som då fyller den dubbla uppgiften att vara såväl primärmziterizil som indatabärare. OCR-tekniken används i ökande omfattning på grund av att tid och arbetskraft kan sparas vid dataregistreringen. Blanketterna är i regel framställda av icke arkivbeständigt papper och de handskrivna tecknen skrivna med blyerts. OCR-tekniken kan även under vissa förhållanden användas för optisk läsning av mikroñlm, som alltså då blir indatamikrofilm (Computer lnput Microfilm, CIM), se avsnitt 2.3. Hâ/korl och hålremsa förekommer numera i regel endast som indatzibärare, Dessa databärare är underlägsna magnetbandet vad avser datatäthet (forhållandet mängden lagrade data/fysisk volym). Hålkortets och framför allt hålremsans betydelse som databärare är i avtagande Stansning av hålkort och hålremsa ersätts alltmer av registrering på kassettband eller kdSSClISklVd och i de mera sammansatta registreringssystemen av inmatning direkt i datorn. Dessa nya metoder ger både större frihet vid val av systemlösningar och lägre kostnad. Speciella former av hålkort utgör Lex. filmhålkort (bildkort), se 2.3.5, samt kort för pennstansning och streckmärkning. Varken hålkort eller hålremsa framställs av arkivbeständigt material. varfor det blir nödvändigt att efter hand överföra innehållet till nya hålkort eller annat maskinläsbart medium om man önskar bevara informationen under längre tid.

2.2 Elektromagnetiska databärare

2.2.1 Allmänna synpunkter Medan registrering av information på hålkort och hålremsor bygger på principen att databäraren förbrukas (hål stansas) genom registreringen och cj kan återanvändas för annan registrering. har de magnetiska databärarnzi egenskapen att informationen kan utplånas och databäraren användas på nytt. Det finns olika slag av elektromagnetiska databärare. Deras förmåga att lagra data och att snabbt ge åtkomst (access) till informationen varierar. De databärare eller minnesmedier det här är fråga om kan indelas i primärminnen och sekundärminnen. Primärminnet (tidigare vanligen av typen kårnminne) är en integrerad del av datorns centralenhet och kan ej ifrågakomma för arkivering. l primärminnet utföres bearbetningar av data medan lagring av data sker på sekundårminne. Sekundärminnena kan indelas i direktâtkomstminnen (även direktminnen) och sekvensminnen. Gemensamt för :illa direktminnen är att varje post kan nås på ungefär samma tid oberoende av var den är belägen i minnet. l ett sekvensminne däremot måste alla poster läsas i följd (i sekvens). från i princip den forsta posten fram till den plats där den sökta posten finns.

Den moderna informarionsbehandlingens databärare 41

2.2.2 Direktminnen l dag förhärskande direktminnen är trum- och skivminncn.

Trummizirzer Till följd av sin konstruktion som ej demonterbardatabärare i ett datorsystem är trumminnet otänkbart som databärztre för långtidsarkivering. Skall information. som lagrats på trumminne. arkiveras, måste informationen överföras till annan databärare. I datasystem där trumminne används för registerlagring överföres registret av säkerhetsskäl ofta periodiskt till magnetband.

Skivmizzner Det linns två typer av skivminnen. dels sådana där skivorna iir fast monterade (jfr. trumminnet). dels sådana med lätt utbytbara skivpackztr. För långtids-arkivering är endast den senare typen tänkbar. För båda typerna galler att de har varierande lagringskapacitet beroende på Lttformning och den utrustning i vilken skivpacken används. Arkivbeständigheten har ej provats genom DAK:s försorg men torde kunna jämställas med den for magnetband då de tekniska Förutsättningarna är likartade. Någon standard har ej kommit till stånd vid lösning av lagrings- och åtkomstproblemen. Även inom samma fabrikat finns olika typer av skivminnen. som kräver olika utrustning for läsning och skrivning.

Magnetkornnimlel Magnetkortminnet med en funktion påminnande om direktminnet har ej lätt någon större spridning. Minnet var tänkt för lagring av stora mâingder data. till vilka man ville ha direkt access. Genom den snabba skivminnesutvecklingen har magnetkortminnet förlorat sin betydelse. En efterföljare. dock med annan teknik. kan spåras i de olika typer av massminnessystem som på sina håll börjat begagnas (se kap. 17). Numera finns inget magnetkortminne i bruk inom den statliga verksamheten.

2.2.3 Magnetband for ADB De magnetband som i dag vanligen används liknar ljudbanden till en vanlig bandspelare. Dock skiljer de sig från sådana band vad beträffar både egenskaper och dimensioner. Magnetbandet började användas som minnes- och överföringsmedium inom databehandlingen under 1940-talet. Tack vare magnetbeindet ökade in- och utntzitningshastigheterna mycket kraftigt. vilket medverkade till att datorerna under dennu tid började tas i bruk som hjälpmedel för :administrativ databehandling. l dag intar ntagnetbztndet ställningen som den vanligaste och viktigaste Llatabärztren vid :automatisk databehandling. Som för övriga medier av sam-

42 Den moderna informationsbehandlingens databärare

ma typ har utvecklingen medfört ökad säkerhet mot informutionsbortflill och ökad kapacitet. Det är inte bara kvaliteten hos magnetbandet. som har åstadkommit detta. utan i lika hög grad att de metoder och medel som zinvänds vid skrivning och läsning förbättrats. Det finns i dag inga tecken på att denna tendens skall bryt-as. Dagens magnetband lör ADB. som vanligen är ca 13 mm brett (l/2“). består av ett basmaterial (ryggmaterial) av polyester på vilket en magnetisk beläggning av järnoxid appliceras. Bandet är elastiskt. Temperatur- och fuktvariationer påverkar dess dimensionsstabilitet. Bindemedlet, som fäster oxidskiktet vid polyestem, måste i sig förena ett flertal delvis svårkombinerade egenskaper vilka har stor betydelse för bandets allmänna kvalitet. Dess vidhäftningsförmåga måste vara stor och det får ej innehålla ämnen som kan angripa basmaterialet. Järnoxiden, som består av små nålformiga partiklar (mindre än l mikron långa) måste vara homogent fördelad i bindemedlet. Ytan måste vara jämn och slät så att slitaget på bandstationernas magnethuvuden reduceras till ett minimum. Att få fram en optimal sammansättning av oxidskiktet är svån. sammansättningen hemlighålles av tillverkarna. Upp till 400°C förblir jämoxiden magnetisk men vid högre temperatur övergår den till omagnetiskt tillstånd. (Jfr SP:s rapport, bilaga 2). Populärt beskrivet kan man säga att data lagras som magnetiserade punkter (binära siffror. bits) i ;uarallella längsgående kanaler. Dessa punkter kan representera 0 eller l beroende på sin magnetiska polaritet. Genom att kombinera en rad punkter tvärs över bandet erhålles ett binärt tal. som får representera ett tecken. En utökning av antalet kanaler från tidigare sju till nio har gett möjlighet till Hera teckenkontbinationer och i vissa fall möjlighet att lagra två tecken i en rad (position). Av de sju respektive nio kanalerna används en kanal alltid för kontroll. Ett antal tecken bildar ett fält. Detta innehåller ett begrepp (t. ex. personnummer). Flera logiskt sammanhängande Fält utgör tillsammans en post (t. ex. personnummer. namn. adress för en och samma person). En mängd Sammanhörande poster. som behandlas som en enhet. utgör ett register (til). Av flera skäl. både maskin- och bearbetningstekniskzi. kan endast en viss mängd data samtidigt bearbetas i datorn. Den mängd data på ett band. som samtidigt skall bearbetas. bildar ett block. Mellan blocken finns ett ca två cm långt mellanrum (gap). Bandstationen läser eller skriver ett block i taget. varvid blockgapen utgör start- och stoppstrâickor, Ett bands packningståithet (densitet) anges med det antal binära tecken

som kan lagras på en tum av ett magnetband (bpi = bits per inch). Tidigare

skedde bandupptagningar med 100, 250 eller 556 bpi och med skrivmetoden Non return to zero (NRZ). Denna teknik är nu föråldrad. På 1960-talet började man med tätheten 800 bpi och använde även här NRZ. På grund av de lässvårigheter som ibland förekommer anser man att 800 bpi är den tekniska övre gränsen för skrivmetoden NRZ. För närvarande når man goda resultat med packningstätheten 1600 bpi och skrivmetoden PE (Phaseencoded), vars övre packningstäthetsgräns håller sig kring 10000 bpi. Utrustning för 6250 bpi finns kommersiellt tillgänglig (se l7.l). En packningstiitltet av l (300 bpi gör det möjligt att pa det bcgränsatle utrymme som ett band kräver lagra mycket stora ntängder data. Man har

Den moderna informarionsbehandlingens databärare 43

beráiknatt att band kräver mindre än l % av det utrymme som behövs för motsvarande datavolynt i hålkort. Ett band motsvarar ca 4000 A 3-sidor (ett vanligt ntaskiitlistforntat) innehållande var och en ungefar 6 500 tecken. För arkiveringen av data i maskinläsbar form är ntagnetbandet i dag av ekonomiska och praktiska skäl den vanligaste databáirarett. Detta kommer sannolikt att vara fallet älven under den tid som nu kan överblickas. Denna uppfattning finner stöd i en rapport som utarbetats av Statskonsult AB på uppdrag av datasantordningskommitten och dataindustriutredningen, där det framhålls att magnetbandet med all sannolikhet kommer att vara det billigaste lagringsmediet för de stora datamängderna av historiskt material även om en del av de register som i dag ligger lagrade på magnetband kommer att överföras på skivminnen allteftersom denna teknik blir billigare. .Teknisk milj-ömma För Möjligen kan dock indatamikrofilmen i vissa systemlösningatr komma perioden 1930493541.. att visa sig vara ett konkurrenskraftigt ztlternativ, nuari 1974. s. l7f,

b\0°“’ eu\efi9“abe”

I‘

Bandets baksida

block block- b‘°°“ 989 block- etikett gap 93° ADB Fig. I Magnelbandflir

44 Den moderna irz/ormationsbehandlingens databärare

2.2.4 Magnetiska bärare för ljud och bild Magnetiska ljudbiirare, översikt Den vanligaste formen av magnetisk ljudbärare är magnetbzindet. här kallat [lur/band. som alltid används monterat på spole. Om spole utgör det enda monteringsmedlet under spelning kallas bandet rullband. vilket spelas i ru//barz(is.s/›(›/are, avpassad för det aktuella bandets bredd. jämsides med benämningen rullbandspelare används även termen spolbandspelzire. När spolning skall ske placeras rullbandspolen på rullbandspelarens ena drivaxel och bandets fria ända fästes på en tom spole, som sättes på den andra drivaxeln. Bandet drivs av dessa båda axlar. men precisionsmzitningen av bandet utförs för att minska “svaj i rörelsen genom särskild axel och mottrycksrulle (capstaindrift). förlagd nära läs/skriv- och raderhuvudena. I denna översikt bortses från att det existerar professionella studiobandspelare för flerkanalsystem med bandbredder på l” till 2. liksom bandspelare för perforerad magnetfilnt för mixnings- och ljudsynkroniseringsändamål. Dessa professionella arbetsmedier lär knappast komma att överlämnas till arkiv; vad som här lagrats magnetiskt utgör s. a. s. halvfabrikat på väg mot en annan slutprodukt. Den helt dominerande bandbredden på rullband är 6.35 mm (l/4“). Liksom i fråga om ADB-magnetband är antalet spår. kanaler, hastighet och skrivteknik“ av intresse. Alltefter bandspelartyp kan bandet spelas som 2-spår mono. 2-spår stereo. 4-spår stereo (= 2 x 2 kanaler) eller 4-spår med 4 kanaler. Sistnämnda teknik är ännu mycket sällsynt och används vid system med fyra separata förstärkare + högtalare (kvadrafoni). De olika spelteknikernats användningsområden illustreras med en bildsida (s. ). De fyra spelsätten kan i huvudsak anses som inkompatibla varför bandarkivariens arbete bör underlättas genom att uppgift om inspelningstekniken alltid medföljer avlämnade band. Spolar finns med olika diameter. 3. 4. 5. 6. 7 och I01/2“. l musiksammanhamg är 7 vanligast. l0 1/2 är framför allt ett professionellt format. Spolfästet är lika t. o. m. 7 men för 10 l/2 förekommer några varianter av fästen. som dock med hjälp av salufördzt adapter-ringar lätt kan appliceras för respektive bandspelares axelgrepp. Längden av inspelbart program bestämmes dels av spoldizimetern. dels av bandtjockleken. dels och inte minst av bandhastighelen. Denna kan alltefter bandspelarens zinvänditingsonurâde och kvalitetskrav vara 4.75 cm/s (l 7/8/s). 9.5 cm/s (3 3/4/s). 19 cm/s (71/2“/s). 38 cm/s (15“/s) och undantagsvis 2.38 cn1/s(l5/I6“/5) och 76 cm/sf30“/s). Om magnetbzindet levereras permanent monterat på två spolar inbyggd-a i en kassett talar man om kasscnbaml, som spelas i för kassettypen avpassad kassertbandspc7/arr’. Jämfört med hanteringen av två rullbandspolar plus fri bandändzi vid rullbandspeliting erbjuder kassettekniken en avsevärt förenklad hantering.

Åtskilliga kaissettyper har lanserats i världen med växlande framgång.

l Sverige har i huvudsak endast två typer ntarknadsförts. kompaktkassetten och 8-spfarkzxssenen. K0111/)0/(I/\a$5(’IIPII kallas ibland Philipskassetten. eftersom den baseras pa

Den moderna in/ormationsbehandlingerzs darabärare 45

Philips för allmänt bruk lrislâipptzt patent. lbland lanseras den även som musikkassetteif. Bandbredden år endast ca 3 mm och bandhzistigheteit alltid 4,75 cm/s (l 7/8“/s). Kompaktkassetten iir ett medium för ntarknzidslöriitg av Fairciiginspelzld musik. Försäljningen av kassetter med musik ökar procentuellt t. 0. m. något mer än grammofonskivans lörsáiljningsökning. Kassettens kapacitet utnytt- _ias ej alltid till fullo, vilket innebär att i zillmåitthet innehållet ilVpdSSL|S så att en kassett motsvarar en LP-skiva. F. n. såiljs i Sverige ungefär 5 gånger mycket grammolbnskivor som kassetter. Kommersiella monoittspelningzir år sällsynta - monoversion anlitas någon gång För att ånyo ta lrant musikhistoriskt intressanta gamla inspelningar. All nyproduktion sker i stereo. Kompaktkassetten iir därutöver ett speciellt i hemmen :inlitzit hjälpmedel för upptagning av FM-stereoradioutsâindningar varjáintte förmodligen åtskilliga grammofonskivor och kassettband privat kopieras i dessa hembandspelare. Speltekniken vid Z-spår mono respektive 4-sr›år stereo illustreras på bildsitlan (s. 46). Kompaktkassettens drivning i kassettbziitdspelaren iir i princip densamma som hos rullbandspelaren. .Mottrycket på bandet gentemot spelhuvudet levereras av en liten dyna. som finns ntoitterad last i varje kassett. tY-spârskassvlrwi har 4 stereokanaler på en bandbredd av 7.62 mm. spelhastigheten är 9,5 cm/s (3 3/4”/s). Bandet spelas i ändlös bana med automatiskt (eller manuellt beordrat) byte av kanalpar. 8-spårskassetten är mycket vanlig i USA som medium lör marknadsföring av Fardiginspelad musik. Flertalet bandspelare i hemmen iir byggda enbart För avspelning. Bandspelztre âiven för inspelning år förhållandevis dyrare :in kompaktkassettbandspelaren. 8-spårskzissettens bandspelare. speciellt kanalbytesautomatiken. har ansetts mekaniskt känslig p. g. a. de snäva toleranser som ges med de tatt packade spåren. l Sverige har denna kassettyt) alltmer undantrâingts av kompaktkassetten. l 1976 års utgåva av Stereo HiFi-handboken saknas kassettspelare lör S-spårskassett. Kassettlzigren realiseras och storimportörer uppger att de upphör med importen. Det anses att kassetten i fortsättningen endast kommer att tas hem av småintportörer och ett minskande antal privatsamlare. Långa rullband (stor spoldiztmeter) anviinds även lör konlerens- och domstolsupptagning. Kompaktkassettbzintl anviinds även För sådan konferensupptagning. där avbrott lör vändning av kassetten kan accepteras. Det ñnns speciella kassettbandspelare lör kontorsbruk. Litrustade med icke utplånande snabbrepetering För kontroll av sist intalat avsnitt m. ll. praktiska finesser. Flertalet av dessa bandspelare och deras kassetter är inte kompatibla med kompaktkassetteit. Där ljudbandets genomspolningstid till sökt position ej kan ziccepteras I Iil-i iir en lörkortniitg i kontorsbruk (dikteringsändamål) används andra magnetiska ljudbärare. såav act engelska uttrycket som blad eller ”sömlöst” utförda folier, kallade manschetrer, samt skivor. lligh Fidelity och bety- Vid spelning monteras blad resp. manschett på en roterande trumma. Skivan der ordagrant “hög trohet. dvs. man eftersträläggs på en skivtallrik (som på en grammofon). Läs/skriv-huvudet förflyttas var en ljudåtergivning automatiskt och sakta i sidled utmed ljudbärarett under spelningen (vilket som iir så lik originalersätter grantmofonpickupens spårstyrdzi sidrörelse). ljudkällan som ntöjligt.

46 Den moderna infor/nationsbehandlingens databärare

Beträffande magnetiska blad, ntanschetter. skivor och deras spelntedier förekommer ej någon Standardisering vare sig i fråga om format och fästanordningar eller spårbredd, spârtáithet. hastighet eller inspeliiingsriktniitg. Motsvarande Förhållande gäller de flesta for kontorsbruk utförda kassettbandspelare med “udda” kassettutförande, liksom numera sällsynta enkelrullband i specialkassett.

Ljudkvalitetsfrâgor vid magnetiska Uudbärare

Speciellt i fråga om musikupptagning på magnctbzittd är det av intresse att själva ljudkvalitén på upptagningen uppfyller vissa minimikrav_ Ljudkvaliten är beroende av såväl magnetbantlets som den för inspelningen använda bandspelarens egenskaper. Allmänna tekniska problemställningar vid ljudupjutzigningzir. sfiviil beträffande grammofonskivor som beträffande ljudbaitd, har behandlats i DAKzs

Spelteknik för rullbandspelare med 6.35 m m (1 /4) band

2-spår 2-spår 4-spår 4-spår mono stereo stereo 4-kanal

j] ?I _ _ 2? -Z--12 j3 j 3 — _ IT T 4

Enkla hem- Professio- Stereoband- Specialbandspelare nella stu- spelare från bandspelare diobandspe- hembruk till (ännu säll- Spärbyte genom Iare och ama- professionella synta) 4 ka. vändning törbandspela- naler spelas re för högsta på en gång ljudkvalitet (kvadrafoni).

Samma bandbredd 6,35 mm l1/4) används. Vid normalt fullt utnyttjande av alla kanaler ger de fyra inspelningsteknikerna helt /nkompatib/a band ur avspe/n/ngs— synpunkt p g a olika spelriktning och ej fullt sammanfallande spårlägen vid 2 respektive 4 spår. Dock kan en monoinspelning pâ Z-spårs stereobandspelare avspelas på 4-kanals specialbandspelare med kanalväljare men med så nedsatt ljudkvalitet att förhållandet saknar praktiskt intresse.

Spelteknik för kassettbandspelare med 3 m m band (Philips systern)

Spárbyte sker genom att kassetten V3! 2-spår 4-spår des. Genom att i samma kassettläge in- mono vi nm 1FD O spelningsriktitingen på bandet är densam-

ma och genom att spåren ligger tatt kan m_

ett stereoinspelat band med någorlunda 3 _ 4 god kvalitet avnjutas mono i monobandspelare, liksom monoinspelning Stereoband_

Z-spars Enkla

kan avlyssnas I él-sparsbandspelaren med 59 a e| ,e än .. . . .. hembandspelare nagorlunda god kvalitet om sistnamnda enk|a an spelare har monoomkopplare. Systemet Hi-Fi jjud. ej kompatibelt med andra system. kvalitet

Spelteknik för kassettbandspelare med 8 spé1r(4-kanal), 7,62 m m

.as Bandet spelas i ändlös slinga med automatisk förflyttning av a spelhuvudet till nästa kanal (spärparl, när föregående kanal .mig

i färdigspelats. Kanalparen är alltså 1 + 2, 3 + 4, 5 + 6, 7 + 8

Fig. 2 Spärleknik _för stereo. Kanalbyte kan även beordras manuellt. Systemet ej

lll med andra system.

_Iiudband kompatibelt

Den moderna informationsbehandlingens databärare 47

delbetänkande “Bevara ljud och bild”, kap 8. Ett antal hithörande fackternter har i angivna betänkande delinierztts i avsnitt 1.3. För att beskriva inspelningens kvalitetsegenskaperfrånljudåtergivttingssynpunkt behöver ytterligare följande termer utnyttjas. nämligen frekvensomfâtng, dynamikomfâng och svaj. De svenska leverantörerna har genom sin institution Svenska HiFi Institutet uppdragit åt statens provningsanstalt (SP) att i enlighet med uppgjorda méitprogram utprova kassettbandspclare vad avser egenskaperna frekvensomfång. dynamikomfâng och svaj. Resultatett redovisas i 1976 års Stereo HiFi-handbok, där f. liven frekvensoch distorsionskurvor for högtalare enligt SPzs ntâitningztr redovisas. Den följande framställningen avser att ge en översiktlig redovisning av ovan angivna termer utan anspråk på exakt information i alla detaljer. Begreppet Vfit’/\\(’IlS0In/filly avspeglar hur brett tonregister. från lägsta ton till högsta ton. som bandspelare och band kan återge. Tonhöjden anges i amulet svängningar per sekund. dvs. Hertz (Hz). - Om ett helt tonregister t. ex. från 20 Hz till 20 000 Hz alstras (genereras), varje ton med lika styrka, och detta inspelas. kommer tonstyrkan att falla en del vid återgivningen av yttcrgréinserna av vad utrustningen klarar. Frekvensotttfånget återges diirför båist med en kurva där Y-axeln anger tonstyrka (i decibel, dB) och X-axeln anger frekvens i Hz. - En frekvensomfångskurvzt för en kassettbandspelare sluttar vanligen (ofta något darrande) nedåt i djupaste basen medan i det högsta gransregistret ett mera markant “plattfall” inträffar. Frekvensomlångsangivelser utan kompletterande dB-mått på Ijudstyrkeförlusterna i _vttergrâinsområdenzt får alltså bedömas med stor försiktighet. Begreppet d_\v1an1i/mm/ii/lg uttrycker förhållandet ntellan de starkaste signaler som en bandspelare och band kan återge utan märkbar distorsion och de svagaste den kan återge utan att drâinkas av brus. Värdet på detta förhållande uttryckes med relationsmåttet decibel (dB). Högt decibeltztl ar uttryck lör ett bra dynamikontlång. Termen sra/ iir ett uttryck för icke önskade variationer i frekvens (tonhöjd) vid in- och avspelning hos bandspelare. Svajct orsakas oftast av oiåimn gång hos bandspelarens banddrivningsmekanism. Örat reagerar kraftigt for svaj redan vid frekvensavvikelser på 4 Hz. Allmänt sett gäller att ju högre bandhastighet man använder. desto bättre blir bandinspelningens kvalitet; frekvensomfånget och dynamikomfânget blir större. svajet minskar. Detta áir anledningen till att man i professionella studiosammanhang stundom använder rullbandspelarhastigheten 38 cm/s. Hos kassettbandspelarna av “kompaktlyp“ är hastigheten 4.75 cm/s. Har kan det for den skull vara svårt hålla svajet inom acceptabla gränser. när man vill uppnå HiFi-ljudkvalitet. Det finns llera standardiserade normer för att ange minimikrav för HiFi hos en bandspelare. Vanligast är Deutsche lndustrie Normung (DIN) 45 500. Enligt denna skall följande minimikrav uppfyllas:

Frekvensomfång: 40 - 12 500 Hz ljudstyrkelörlust under 5 dB 60 - 8000 Hz inom detta intervall ntax - 3 dB Dynamik: biittre an 50 dB (motsvarar enligt NAB ca 58 dBl Svaj: i 0.2 /n

“Sc tabellnot a på niista sida.

48 Den moderna infbrmationsbehand/ingens darabärare sou 1976;(,g

Till belysning av bandhttstighetens inverkan på frekvensomliåttg. svaj och dynamik samt inverkan av ett brusreduceringssystettt av kompressions-cxpansionstyp (Dolby) har här nedan sammatnståillts ttågra prestanda lör två bandspelare ur en tillverkarcs sortiment. dels en rullbantlspelztre (prisklass 3000 kr). dels en kassettbztndspelztre (prisklass 2 000 kr). Beträffande hastigheten 38 cm/s har data hämtats från en annan rullbandspclarc (prisklass 6 000 kr).

Band- Frekvensomlåttg Svaj. viigt Dynamik. vägd ltastighet vid maximal enligt DIN enligt NAB“ cm/s tlB-åintlring i % dB

Ru11bandspe|-are prestandacxenwpel 4.75 4»spér 30 — H 000 -8dB 0.25 40 — 9000 iZdB 9.5 4-spar 40 - 18000 :2dB 0.12 58 l9 4 spår 30 - 22000 :.t2dB 0.07 64 normalb. 70 +D0lby 38 2Spår 30 - 25 000 iZdB 0,04 70 normalb. 76 +D0lby Kassetlbandspelare 4-spår. prestandaexentpel 4.75 40 - 13000 iZdB 0.10 - 0.16 51 normalb. 40 — 14000 —5dB 54 d:0+Do|b_v 59 kromdioxid 63 dzo+Dolby

“l fråga om mätning av dynamik används även NAB-norm (National Association of Broadcasters. USA). Den är ej direkt översättbar till DlN-norm men som approximativ tumregel är NAB-värdet 8 dB högre än DIN-värdet. SP har använt NAB-värdet i sin mätning av kassettbandspelare.

Det är intressant att notera att rullbandspelarcn trots att den är känd lör goda prestanda likväl inte kan prestera godkänd HiFi ljudkvalitet vid som allmän hastigheten 4,75 cm/s. Man kan t. 0. m. ta exemplet regel det går knappast att hitta någon rullbandspelare som klarar HiFi-ljud vid denna låga hastighet. Däremot erbjuder den svenska marknaden ett 50-tal HiFi kassettbandspelare. Vid bandhastigheten 9.5 Cm för rullbandspelare överträffas 1)1N-45 500normen på alla punkter, ofta med avsevéird marginal. av alla i HiFi-handboken 1976 klassade rullbandspelare. Vid jämförelse härmed av kassettbandspelarna kan inga säkra slutsatser dras på alla punkter. Den som typexempel valda kassettbztndspelztren har dock vissa svårigheter att i fråga om frekvensomfång uppnå de prestanda som rullbandspelztre ger vid hastighet 9.5 cm/s. Denna svårighet delas av åtskilliga andra kassettbztndspelztre som uppnår 20000 Hz på vanliga band först med hjälp av finesser som tre tonhuvuden m. m. Kassettbandspelaren i exemplet ovan utvisar åt andra sidan lägre svaj än några billigare rullbandspelare vid 9.5 cm/s. För att erhålla goda dynamikprestztnda måste kassettbandspelarnzts egenskaper förbättras genom utnyttjande av kromdioxidband och brusreduceringssystem såsom Dolby och ANRS. Dragkampen ntellan kassettbztttdspelztre och rullbandspelare vid de senares hastighet 9.5 cm/s är ännu inte 2tvgi0rd.

Den moderna informationsbehandlingens darabärare 49

l SPzs test av kassettbandsjuelzire provades endast ett exemplar av varje bandspelarmodell. Härvid visade det sig att nära hälften av det provade antalet modeller visade större eller mindre svaj in på ”förbjudet område” i HiFi-sammanhang. Enstaka exemplar kan självfallet drabbas av otur; förmodligen kommer utvidgade mätningar att ske efter hand. Förhållandet att hos de övriga kassetlbandspelarna svajet låg lågt och i llera fall varierade inom mycket snäva gränser tyder på att utvecklingen går mot allt bättre prestanda, dvs. lägre svaj. Tidigare ansåg man att sjêilva kassettens mekaniska utformning hade så stor inverkan på svajet hos kusseltbandspelure att själva bandspelarens egna svajdzitzi skulle bli svåra att ntätzt tillförlitligt. SP:s mätningar utvisade emellertid att (det vägda) svajet i stort sett blev oförandrat även om mätningarna gjordes med annat kassettband. Mätningarna skedde med band som leverantörerna rekommenderat för utrustningen. Sämre kassettkonstruktioner kan sålunda finnas på marknaden. Vid bedömningen av vilka krav som bör ställas på frekvensomfâng hos band och bandspelare lämnas följande data. Den nedre gränsen för det ntanskligzt örats uppfattningsförmåga ligger vid omkring 32 svängningar per sekund (32 Hz). Den övre gränsen ligger vid ca 20 000 Hz. Med tilltagande ålder avtar förmågan att uppfatta höga toner. Vid 40-årsåldern ligger gränsen uppåt vid 15 000 Hz. vid SO-årsåldern vid ca 13000 Hz. Känsligast är örat for svängningar på några 1000 Hz (ca 1000 — 5000 Hz). Det kan nämnas att det i den tekniska debatten beträffande krav på förstärkare och bandspelare diskuteras huruvida ett frekvensomfång ovanför örats hörbarhetsgräns ger en mera fyllig och övertonsrik återgivning inom hörbarhetsområdet. Några entydiga besked härom tycks ej föreligga. Nedan anges några prestandaexempel for olika programåtergivning och olika utrustningstyper, vad avser frekvensomiång.

Frekvensomfång (Hz) Rullbandspelare, hög kvalitet. vid hastighet 38 cm/s 2 spår HiFi 30 - 22000 +2/-3 dB Portabel transistorradio. hög kvalitet vid FM-mono-mottagning 20 - 18000 Musikanläggning FM-stereomottagning. radiodelen (HiFi) 20 - 15000 förstärkardelen (ca) 10 á 20 - 50 000 å 70 000 Kassettbaindspelare god kvalitet stereo (HiFi) 30 - 15 000 -5 dB Portabel kassettbandspelarradio “ordinär hemkvalitet 70 - 10000 Portabel transistorradio. hög kvalitet. vid mellanvågsmottagning 23 - 2 500

l DAK:s betänkande “Bevara ljud och bild. avsnitt 8.2. granskade DAK metoder for bevarande av ljudradions sändningar med hjälp av rullbandspelare med tekniken 4-spår-4-kanaler, varvid varje kanal upptog separat sändning av respektive Pl. P2. P3 och utlandsprogrammet. Med automatisk

50 Den moderna darabärare

informationsbehandlingens

inspelning uppskattades årskostnaden härför vid bandhastigheten 4,75 cm/s till 60 000 kr och vid bandhastigheten 9,5 cm/s till ca 250000 kr, varvid endast mono-upptagning avsågs. DAK uttalade där (s. 191): Valet av inspelningsalternativ är väsentligen avhängigt av vilka kvalitetskrav man ställer på inspelningarna samt kostnaderna. l alternativet med den lägre inspelningshastigheten blir den totala årskostnaden lägre. Kvaliteten på upptagningzirnzi blir dock sämre än vid den högre inspelningshastigheten. Särskilt återgivningen av musik påverkas. Det torde emellertid efter hand komma fram kvalitativt bättre magnetband_ bl. a. genom den snabba utvecklingen inom kassettbandstekniken. där man företrädesvis använder bandhastigheten 4,75 cm/sek. (1 7/8 tum/sek), Man kan dåirlör på goda grunder anta att magnetbanden redan om något eller några år har sådan standard att den lägre inspelningshastigheten är fullt acceptabel för arkivinspelniitgarna. Den förordade tekniken vid arkivinspelningarna av riksprogrammen medför att man inte har möjlighet till stereoinspelning. Kommittén anser att stereoinspelningar for närvarande skulle bli alltför kostsamma. Det är däremot inte otänkbart att med teknikens utveckling man i framtiden kan göra arkivinspelningarna i stereo till rimliga kostnader. Antagandet att kassettbandteknikens framgångar skulle komma att medföra framställning av från ljudåtergivningssynpunkt allt bättre magnetband förefaller att besannas. En annan följd av kassettbandteknikens framgångar är emellertid att utvecklingen på rullbandspelarnas område går i riktning att rullbandspelarna främst anpassas att nå ljudmässiga topp-prestationer av den art som kassettbandtekniken f. n. och måhända även på sikt ej kan uppnå. Denna utveckling förefaller f. n. medföra att rullbandspelartillverkarna visar allt mindre intresse för att tillverka rullbandspelare med tillfredsställande prestanda vid 4,75 cm/s bandhastighet. Hastigheten 4.75 blir alltmer ovanlig, samtidigt som de båda hastighetskombinationerna 9.5 + i förening med 19 cm, respektive 19 + 38 cm blir allt vanligare. speciellt 10 1/2 tums bandspolar. som behövs för SR:s arkiv. Det kan med andra ord bli allt svårare att få fram rullbandspelare med hastigheten 4,75 cm/s förenad med önskad ljudkvalitet. Även om framställningen här måste koncentreras på arkivmediet magnetbandet och dess spelutrustning, bandspelaren, bör det likväl understrykas att all ljudåtergivning består av en kedja av samarbetande länkar från programkällan via inspelningsutrustning. avspelningsutrustning och förstärkare fram till den sista (och ej sällan svagaste) länken. högtalaren i lyssnarens rum. Här förutsätts alltså vid behandlingen av frågan rörande magnetband och bandspelare att övriga länkar i kedjan är av så hög kvalitet att det

just blir magnetband och bandspelare, som kommer att utgöra den svagaste

länken i ljudåtergivningskedjan. Även om detta antagande inte helt motsvarar det verkliga läget, torde det likväl vara riktigt att arbeta med denna förenklade hypotes. All ljudåtergivningsutrustning går mot ständig teknisk förbättring. Vad som en gång inspelats på ett magnetband lämnar ytterst små möjligheter till ljudförbättring“ åt eftervärlden - en måttlig brusreducering i bästa fall. Medan tekniken för elektronisk tolkning och förbättring av bildkvalitet redan är avancerad tycks motsvarande problem inom ljudtekniken vara alltför komplicerade. Gamla matrisband eller ”stenkakor”

Den moderna databärare 51

informalionsbehandlingens

överförda till modernt medium känns trots reducering av brus och rasp lätt igen på en torftig klangbild.

M agneriska bildbärare

Videogram är bilder, i allmänhet rörliga och med bifogat ljud. vilka lagrats på ett medium - film eller skivamagnetband, och vilka med utrustning anpassad för mediet kan spelas upp på ett enkelt sätt. I betänkandet Bevara ljud och bild konstaterade DAK (s. 210) att systemen med videokassetter och bildskivor befann sig i ett utvecklingsstadium och att de inte hade fått större spridning i vårt land. Kommittén fann det vara för tidigt att ta ställning till frågan om arkivering av upptagningar på dessa medier. Ehuru ett ökat utbud väntas under 1976 är läget ännu, som det förefaller, i stort sett oförändrat och de förhoppningar om en explosionsartad utveckling som branschen hyste i slutet av 1960-talet har inte infriats. DAK har beskrivit olika typer av film och videogram i sitt ovannämnda betänkande s. 101 ff. Det torde därför vara tillräckligt att här ange några uppgifter om videobandet närmast som jämförelse till vad som sagts i föregående avsnitt om ljudbandet. Beträffande bildskivorna är de till funktionen snarast att jämföra med grammofonskivor och kan i allmänhet användas endast för avspelning och ej för att göra upptagningar (inspela program). Videobandet är i princip uppbyggt på samma sätt som ljudbandet. Det består av en bandbas, numera polyester, belagd med ett järnoxid- eller kromdioxidskikt. Registreringen av information på videoband sker i stort sett på samma sätt som på ljudband. Den viktiga skillnaden finns dock att frekvensom- Fånget vid inspelning av bild är 100 — 200 gånger större än vid inspelning av ljud på ljudband då det rör sig om svängningstal (frekvenser) upp till omkring 20 000 Hz. Om samma metod som användes för inspelning av ljud, skulle tillämpas för inspelning av bild, skulle bandåtgången bli mycket stor. lnspelningsförfarandet för bildupptagningar har därför lösts på annat sätt, dels genom Ampexsystemet, dels genom Helicalscan-systemet. Ampexsystemet, som utvecklades i början av 1950-talet, bygger på att både magnetband och in- och avspelningshuvuden är i rörelse. Fyra huvuden roterar med hög hastighet så gott som vinkelrätt mot bandet som är 2 tum brett. Helicalscan-systemet kom i bruk 1964. ln- och avspelningshuvudena roterar horisontellt inne i en s. k. videotrumma. Runt denna trumma En ökande användning klättrar bandet i en spiral. Därvid registreras bildinformationen i spår snett emotses i framtiden. Hitöver bandets bredd (snedspårssystem). Banden är l tum eller smalare. hörande problem disku- Om man bortser från televisionen teras i den nyligen utgivhos SR och en begynnande utveckling na TRU-handboken inom filmindustrin användes videobandet f. n. i vårt land ien förhållandevis ”Vad ska vi göra med begränsad omfattning Det sker nästan uteslutande med begagnande av videogrammen? Handelsvideokassettspelare. På videokassetter finns undervisningsprogram framför vara eller allmän rikeallt avsedda för de Samhällsorienterande dom (Lund 1976). Deoch de naturvetenskapliga ämnena battbokens författare är men även för språk- och dramatikprogram. Det finns vidare specifik in- Margareta lngelstam. formation för grupper inom företag och andra organisationer eller hos mynmedarbetare i TRU:s utdigheter. t. ex. för träning av säljare och andra yrkesgrupper. Utbildning, vecklingsgrupp.

52 Den moderna databärare informationsbehandlingens

gruppinformation samt möjlighet att spela in reguljära TV-program är områden som hittills har kommit i fråga för anviindningen av videoband. Det övervägande antalet förekommande videogrant hiirstammar från SR eller TRU eller har tillkommit på kommersiell väg och cndast en mycket ringa del utgör arkivmaterial hos myndigheter. Ett system som lanserats av det amerikanska företaget Ampcx och benämnes Videofile Information System (VIS) innebär att ett tvåtums videoband utnyttjas som datamedium för dokument eller stillbilder. Det innebär en framtidsmöjlighet och ett alternativ till mikrolilntarkiverittg och beröres i kapitel 17 i avsnittet 17.1 Franttidens teknik och databiirare. Priset på videokassetter är än så länge så högt att privatpersoner i allmänhet drar sig för att betala det för en stunds underhållning eller information. Man anser emellertid att hälften av de inom landet försåltla videokassettbandspelarna sålts till konsumenter för privat bruk. Resten har förváirvats av företag och institutioneL Enligt en uppgift i Utbildningstidnittgett (nr 8/1975) fanns det 1975 ca 9000 videokassetlspelare i Sverige. Två märken överväger för närvarande, nämligen Philips VGR-spelare och Sonys U-tnatic-

spelare. Tekniskt sett är videokassettspelarna förhållandesvis kontplicerzide apparater som särskilt beträffande kopieringsmöjligheterna har tsåtagligzt brister

(se Bevara ljud och bild s. 199). Man kan dock hysa en försiktig optimism att läget skall förbättras genom teknisk utveckling och Standardisering. För närvarande pågår en försöksverksamhet med inspelning på tvåtumsband 150% privat. 27% utvia VCR-kassett. bildning - skolor - och kursgårdar, 13 % industri. 5 % handelsflottans

fartyg och 5 96 sjukhus, 2.3 Mikrofilm

enligt statistik från Philips. 2.3.1 Historik och introduktion 2 Astronomisk hålkame- tekniken. Termen Mikrofilmtekniken utgör en gren av den fotografiska ra känd år 1038. hålkamikrolilmteknik används ofta i en vid bemärkelse innefattande starkt formera som ritinstrument minskade kopior även på andra medier än film, återförstoringsteknik m. m. 1500-talet. kamera med lins 1550-talet; lådkamera I denna vida bemärkelse föredrar man numera termen mikrografi (eg. tekoch spegelreflexkamera niken att skriva smått), jfr. definition i avsnitt 2.3.2. Som allmän term för 1600-talet, bälgkamera kan man använda ordet mikrokopia. den starkt förminskade avbildningen 1769, alla som ritinstrument. År 1839 publicerade L.J.M. Daguerre och 1. Niepce sin metod for kvicksilverångframkallade silverjodidplåtar(Daguerretytvi). Samma år började man 3 Svensken Carl Wilhelm använda W. Herschels metod att fixera bilden med natriunttiosulfztt. En Schéele framställde som livlig utveckling av nya fotografiska metoder och material följde därpå och experiment ljuskänsligt klorsilverpapper under underlättades av att kameror? utvecklas långt innan man kom på att använda 1700-talets senare del material for

ljuskänsliga avbildningsiindamals‘

och dessutom lixerme- Det fotografiska märkesåret 1839 utfördes även den första mikrokopian del. “Denna hans uppav engelsmannen John Benjamin Dancer. en tillverkare av optiska instrutäckt råkade senare i ment. Han använde ursprungligen Daguerres metod jämte en (bakvänd) glömska. varmed fotografins upptäckt fördröjdes mikroskopkamera och uppnådde 160 gångers linjär förminskning av doåtminstone ett halvsekumentet, dvs. prestanda som i våra dagar uppnås endast med avancerade kel.” (Helmer Bäckström: specialmetoder. Fotograñsk handbok, År 1853 avbildade Dancer en gravstenstext med 680 bokstäver på en Band l. Stockholm 1958. s, 15). 1,6 mm lång mikrokopia. Detta väckte sådant uppseende att en *avsevärd

Den moderna informationsbehandlingens databärare 53

försäljning kom i gång av mikrokopior, som mestadels var utförda eller monterade på ett vanligt mikroskopobjektglas och alltså lästes genom mikroskop. Engelsmannen sir David Brewster förevisade några Dancerbilder för påven. För att slippa släpa ;nå mikroskop inmonterade Brewster mikrokopian i ett miniatyrföremål innehållande en lins (Stanhopelins) - i princip världens första fickläsztpparait - eller som det nu heter “microfilm pocket reader. Oberoende av Dancer utförde kassören i (numera) Royal Photographic Society A. Rosling år 1853 mikrokopior av en sida i London Evening News, troligen det första exemplet på tidningsmikrofilmning. Bilden uppgavs vara perfekt läsbar. 1 American Journal of Photography från 1858 framhölls, på tal om en timad brand i New Yorks stadshus, att värdefulla dokument kunde ha gått förlorade i denna. Användbarheten av sådana dokuments data skulle man kunna trygga. även sedan originalen gått förlorade. om man hade mikronegativ av dem placerade i lämpliga lådor i ett brandsäkert valv. Här lanserades alltså principen för s. k. säkerhetsmikrolilmning. Skribenten i fråga trodde att pressen skulle driva saken. tills det blivit en regel att framställa mikronegativ av alla värdefulla offentliga handlingar. Han ansåg det vara ett allmänt intresse att så skedde. Det visade sig vara en förhastad förhoppning. 1 England förekom viss ntikrokopiering under 1850-talet av offentliga dokument och några bilder finns bevarade. Mikrokopieringstekniken kom dock i detta inledande skede väsentligen att utnyttjas för framställning till avsalu av “kuriosa”-mikrobilder av sådan typ som Dancer lanserat och Brewster gjort lättare Iäsbara. En fransk efterföljare i sistnämnda bransch var kemisten och porträttfotografen René Dagron, som tillverkade och försâlde mikrokopior innefattade i miniatyrlöremål. t. ex. i en 15 mm lång kikare. vars lins förstorade 300 - 400 gånger en mikrokopia med landskapsbild eller pikant motiv”. När Paris under 1870 års tysk-franska krig belägrades och inneslöts av tyskarna utgjorde brevduvor efter hand den enda kommunikationen med yttervärlden - men papperslasten“ var för tung och så begränsad att René Dagron tillkallades. Dagron använde en mycket komplicerad och arbetskrävande teknik. i vars slutskede glasplåtens bildskikt lades över på en ytterst tunn folie i format 36 x 60 mm a 0.05 g. En brevduva bar 21 sådana filmfolier, tillsammans innehållande 60 000 —80 000 ord. Leverans till mottagaren skedde inom 24 timmar av färdiga positiv-papperskopior. - En undersökning år 1936 av en av dessa filmer utvisade att “de gav en förstoring med finare grad av läsbarhet än som var möjligt med moderna filmer och i den bästa apparat vid jåimforlig förminskning.” Anledningen till att den mera vardagsmässiga användningen av mikrolilmtekniken i administration. på kontor och ritkontor liksom i arkiven utvecklades tämligen långsantt efter 1850-l870-talens stora tekniska landvinningar är att en ekonomisk användning inom nyssnämnda sfar fordrar lämpliga utrustningar och material. som kan hanteras utan ständig insats av fotografisk _vrkeskunsk-at) i en ofta seriemässig snabbproduktion av ]Ven_y: Micmcopymg mikrokopior med måttlig ztrbetskraftåtgång. methods_ revised edition Den erforderliga tekniska utvecklingen i denna riktning påskyndades dels 1967. Norwich. s. 18.

54 Den moderna informationsbehandlingens darabärare

av kinokamerateknikens utveckling (snabba lilmmatningsmekanismer och ljuskänsligarc ”snabba” filmer), dels av småbildkamerans utveckling. Den första småbildkameran lanserades kommersiellt i Tyskland år 1925 (Leica). Småbildkanterans objektivtyp med kort brännvidd möjliggjorde konstruktion av kompakta mikrolilmkameraenheter, som kunde arbeta oberoende av rumsbelysningen.

Den amerikanske bankmannen George Mc Carthy konstruerade i sam-

arbete med Kodak den första mikroiilm-automatkameran med koordinerad filmtransport och rotativ matning av dokumenten genom kameran under filmningen (“flow camera“). En hamerlig läsapparat marknadsfördes år 1928. Redan på 1920-talet framkom speciell film för mikrofilmning. Efter hand tillkom allt bättre och mer mekaniserad utrustning för framkallning, fixering och sköljning av filmen, liksom speciell utrustning för kopiering och förstoring samt Förbättrade läsapparater. Mikrofilmanvändningen ökade kraftigt under det andra världskriget. Då företogs den “största mikroiilmoperationen i historien, när amerikanarna för att underlätta sina transporter lät mikrolilma den militära posten (V-mail). Även civila amerikanska myndigheter introducerade mikrofilmning. Över huvud befordrades tillkomsten av radikalt förbättrad utrustning genom betydelsefulla statliga kontrakt. Filmhâlkortet. dvs. ett hålkort med en mikrolilmbildruta inmonterad i en ursparning i hålkortet (“aperture card) tillkom nu, som ett medel till förenklad ritningshantering. Utsökt kameraoptik producerades för ändamålet. Under-åren efter andra världskriget framkom en ny syn på mikrolilmens betydelse. l stället för att enbart vara ett medel att säkerställa viktig information och möjliggöra utgallring av filmade dokument blir mikrolilmen ett oumbärligt verktyg för informationsspridning, för konstruktionsarbeten och för en effektiv administration. Under slutet av 1950-talet framställde några amerikanska företag prototyper till en helt ny och epokgörande mikrografisk utrustning för produktion av bild på mikrolilm, benämnd Computer Output Microfilm. COM, på svenska utdatamikrolilm. Viktigast var insatserna från Stromberg-DatagraphiX, California Computer Products, Computer Industries. Eastman Kodak samt Data Display - som den verkliga pionjären brukar Strömberg

DatagraphiX räknas.

COM-utrustningen kan t. ex. utgöras av en minidator som på order från magnetbandstation eller från annan dator genererar textdata (eller programmerad bild) på en elektronisk bildskärm, vilken snabbt fotograferas av den inbyggda datorstyrda mikrofilmkameran. COM-utrustningarna förbättrades alltmer, nya tillverkare tillkom och vid 1970-talets början fanns drygt 20-talet olika tillverkare. Utvecklingen av s. k. optisk läsning av dokument så att texten kunde läsas maskinellt och härigenom tas in i dator medförde att man vid 1970talets början lanserade några utrustningar för optisk läsning av text på mikrotilm, som härmed gav ADB-indata, ”Computer lnput Microfilm, CIM, på svenska indatamikrofilm. Denna teknik befinner sig ännu i begynnelsestadiet men kan, underlättad av typsnittsstandardisering, komma att medföra att mikroiilm alltmer förenar de värdefulla egenskaperna att vara både arkivmedium och databehandlingsmedium.

Den moderna informationsbehandlingens databärare 55

l960-talets senare del, liksom början av 1970-talet, kännetecknas av en allmiin expansion på mikrografiområdet, vad gäller såväl praktisk användning av tekniken som utveckling av nya utrustningar och material. De manuella kamerorna (“flatbed camera“) förses med olika tekniska förbättringar för fokusering och exponeringsmätning m. m. Automatkamerornas arbetshastighet ökas. Speciella automatkameror ombesörjer mikrofilmning av datamaskinlistor i ändlös bana i den mån COM-tekniken ej

gjort datalistan överflödig. Flera kameror konstrueras. som bild efter bild,

rad efter rad (likt de gamla seriefoto-porträttkamerorna) uppfyller ett filmblad, mikrofiche, med bilder. Olika filmkopieringsutrustningar kopierar från film till film i samma format eller konverterar till annat format. Filmframkallningsutrustningarna utför sitt automatiska arbete allt snabbare. Nya filmtyper skapas, t.ex. fotokrom och vesikulär film. I fråga om läsapparater breddas sortimentet från små portabla läsapparater till läsapparater med inbyggd kopieringsutrustning, med vilkas hjälp man även kan framställa papperskopior av den förstorade mikrofilmbilden, och vissa läsapparater förses med automatiska system för bildsökningfspeciella kopieringsutrustningar kan masskopiera och sortera de förstorade pappersbilderna från filmhålkort. Andra sådana utrustningar selekterar bilder från mikrofiche och framställer papperskopior eller mastrar för litoduplicering. System för informationslagring på mikrofilm och automatisk återvinning konstrueras, där bildnumret trycks in på någon avlägsen lässkärms knappsats. Sökt bild framkommer därpå automatiskt på bildskännen och bilden kan t. o. m. betraktas med variabel förstoring (”zoom“). Mikrofilmbilden digitaliseras för fjärröverforing eller för tolkning av bildinfonnation i dator. Nya metoder skymtar, bl. a. generering av mikrofilmbild med laser, ho- Iografisk avbildning (även tredimensionell). termoplastfilm samt uppdateringsbar elektrostatisk film. En del av denna utveckling är biprodukter till rymdsatelliternas bildöverföringssystem. Se närmare avsnitt 17.1. svårigheterna att följa och bedöma denna tekniska mångfald medför att användarorganisationer skapas. dels nationella (t. ex. i USA National Microfilm, numera Micrographics, Association, (NMA), med omfattande publikationsutgivning, kongresser och seminarier), dels en internationell samarbetsorganisation lnternational Micrographic Congress (IMC), som anordnar världskongresser och utställningar, t. ex. i Stockholm år 1976. Under 1960-talet påträffades på olika håll i världen små fläckar på mikrofilm i en del arkiv, vilket väckte farhågor för mikrofilmens beständighet. Noggranna undersökningar utvisade att den moderna storstads- och industrimiljöns luftföroreningar kunde skada mikrofilmbilden. i all synnerhet om filmen fixerats och - om sköljts bristfälligt yrkesfotografens kunskap att noggrannhet och renlighet är A och O i allt fotografiskt arbete har ej alltid genomsyrat mikrofilmanvändare utan denna kunskapsbakgrund. Olika undersökningar har gjorts för att bemästra dessa problem genom luftkonditionering och filmkontroll. Utvecklingen under senare år strävar till användning av allt kraftigare forminskningsskala hos mikrofilmbilden. Någon gång har tekniken pressats 1 Kamera för uppdateringsbar elektrostatisk så långt att personal, särskilt om SO-årsåldems synforändringar inverkat, film utställdes vid IMCfått svårigheter att arbeta dagen lång vid ntikrofilmläsapparaten, speciellt kongressen i Stockholm i om läsapparaten inplacerats olämpligt på arbetsplatsen. Mikrofilmanvänd- september 1976.

56 Den moderna informationsbehandlingens databärare

ningen har härigenom kommit att underkastas ergonomiska aspekteri länder där intresset för arbetarskydd är levande För att mikrolilmen skall kunna hävda sin ställning som medium för internationell spridning och utbyte av information krävs internationell standardisering av mikrofilmkvalitet. bildkvalitet, mikrofilmformat (och bilddisposition inom formaten). Ieckentypsnitt. dokumentationsregler och terminologi m. m. Slutet av 1960-talet och början av 1970-talet har kännetecknats av ett livligt arbete på nyssnämnda områden inom nationella standardiseringsorgan i olika länder i avsikt att inom International Standardization Organization (ISO) nå fram till internationella standarder på mikrograñområdet. Flera viktiga ISO-standarder har redan publicerats.

2.3.2 Termer och allmänna tekniska grunddrag l föregående avsnitt har i summarisk form några termer berörts vilka i det följande mer utförligt definieras. först termernzi mikrografi. mikroform. mikrokopior och mikrofilmning. En zirkivmikrolilm bör ha sådan beständighet att den har en med lumppapper o. d. jämlörlig förmåga att vid seklers förvaring behålla god läsbarhet. Man måste självfallet även kunna framställan kopior av filmen. t. ex. brukskopior. eller om skador skulle påträffas på en arkivfilm kunna omkopiera densamma innan åldrande eller skador försvårat läsbarhet. Varje omkopiering medför emellertid p. g. a. optiska lagar en ringa men likväl ej försumbar kvalitetsförsåimring hos lilmkopizm jämfört med föregående lilmgeneration. En redogörelse lämnas därför här för vissa termer som beskriver bildkvalitet eller som är viktiga att känna till vid bedömning av arkivbeständighetsfrågor. Mikrogra/i utgör den gren av vetenskapen och teknologin. som behandlar metoder och tekniker för framställning och användning av bilder i mikroform. Med mikro/orm menas sådan typ av bildbäreire. där bildens detaljer är så små att de inte kan läsas av det normalseende ögat utan starkt förstorande (mestadels) optisk utrustning (lasapparater o. d.). Bilderi mikroform kan genom att dokument avbildas i starkt

framställas_

fömiinskad skala (mikrokopior). Om man utför mikrokopian på film - och framför allt vid rutinmässig serieproduktion - brukar man tala om mikro- _filma/ng. Bilder i mikroform kan såsom i det föregående angetts även framställas med dator på film, s. k. COM, computer output microfilm, utdatamikrofilm. l de utrustningar för COM, där den inbyggda kameran fotograferar av den likaledes inbyggda bildskärmen, vars bild genereras av COM-minidatorn, kan mikrofilmbilden anses vara en kopia av skärmbilden. dvs. anses som mikrokopia. Egentligen är förminskningen rätt måttlig i förhållande till skärmbilden som är så liten att den inte går att läsa bra utan förstoringsglas. Man brukar här ange en nomine//Vfbrminsknings/zzkror. Denna anger det antal gånger som filmbilden måste förstöras för att man skall få en för läsning normal teckenstorlek. Det är möjligt att låta COM-filmbilden genereras direkt på filmen. t. ex. genom laserstråle. Noga räknat är filmbilden då inte mikrokopia. men i Jfr fotnot s. 74. varje fall en mikroform eller mikrobild.

Den moderna darabärare 57 irz/ormationsbehandlingens

En mikrokopia behöver ej vara utförd just på ntateriztlet film. Mikrokopizut kan även vara utförd på ett icke transparent ntateriztl. s. k. opakt ntaterial. t, ex. fotografiskt papper. Dyliku system finns i utlandet och mikrokopian brukar då benämnas mikroopak (micro opaque). på engelska även “microcard“. Det finns olika slag av mikrofilm. Viktigast är silversaltemulsionsfilmen, diazofilm och vesikulär film. Silversalternu som ingår i emulsionen är föreningar mellan silver och grundäntitena klor. brom eller jod. dvs. de är s. k. halogenider. Man kan därför även kalla denna film silverhalogenidfilm. Mången gång används den något oegentliga termen silverfilm - det metalliska silvret träder nämligen fram först genom framkallningen. Vid den fabriksmässiga framställningen av mikrofilmen skäres den i olika bredder. avpassade för olika format och ;invändning Silverhalogenidlilmen. som är ljuskänsligast. används som kamerafilm (även kallad generation nr l). Ytterligare filmkopior framställs vid behov från kamera/ilman eller från annan generation och benämns ofta dup/ikaz/ilm eller betecknas med generationsnumret. De långsamma diazo- och vesi-

kulärfilmerna har här sin huvudanviindning. Med ett från kinolilmtekniken

lånat uttryckssätt använder man ofta termen masrwj/i/m som benämning på den film (eller de filmkopior av samma generation) som används att serieproducera bruks- och distributionskopior från. Inom reprografin använder man termen/bilaga för att ange det dokument som skall kopieras. Förlagan kan vara original. kopia eller annat dokument. Termen Förlaga kan även ttyttjas som beteckning på det dokument som skall mikrokopieras. Med positiv avbildning menas bild återgiven så att Förlagans ljusa partier framträder som ljusa och mörka ;uartier som mörka. dvs. med rättvanda tonvärden. Med negativ avbildning menas bild återgiven så att förlagans ljusa partier framträder som mörka och mörka partier som ljusa (omvända tonvärden, alltså byte av “polttritet). Termerna positiv och negativ har i strikt fotografisk bemärkelse alltid referens till det sätt varpå förlagan, dvs. det avbildade. återges hos avbildningen. Från denna synpunkt talar man t. ex. om att en metod eller ett material “arbetar” negativt eller positivt. Vanliga silverhalogenidntaterial arbetar negativt. Om förlagor mikrofilmas på en vanlig silverhalogenidfilm. erhålles efter framkallningen en negativ mikrofilm. Om negativfilmen i sin tur kopieras på samma filmmaterial. erhålles följaktligen nu en positiv lilmbild. vars tonvärden ntotsvarar dokumentförlagans. Med utgångspunkt från sagda förhållande kallar man ofta en fotografisk bild med mörka tecken, linjer och toner på en ljus bakgrund för positiv bild. Omvänt används ofta uttrycket negativ bild för att beteckna en fotografisk bild med ljusa linjer. tecken och toner på en mörk bakgrund. l fråga om COM-tekniken leder emellertid nyssnäntnda beskrivningssätt Man bör därför undvika till besvärliga konsekvenser. lnuti COM-utrustningen visar själva bildskär- att kalla den vanliga transparenta mikrofichen men en bild med ljus text mot mörk bakgrund, som avfotograferas med för mikrokon. något som COM-kameran på en vanlig negutivfilm. Filmen byter följaktligen polarilet lätt leder till förväxling hos bilden. så att negativfilnten visar en bild med mörka tecken på ljus _ med microcard.

58 Den informationsbehandlingens darabärare

moderna_

(klar) bakgrund. Eftersom filmen från fotografisk synpunkt obestridligen är ett negativ bör man ej kalla filmen för positiv film. Däremot är det praxis att säga att filmen harposi/ivr utseende bi/d(“positive appearing image“) — man bör även kunna kalla filmen “positivutseende film. Eftersom det existerar bildskärmar. som kan byta polaritet. iir det praktiskt att kunna tala om positivutseende bild eller negativutseende bild för att beskriva bildens utseende. Denna beskrivningsteknik är bra att använda när bildens fotografiska karaktär av negativ eller positiv är okänd - man kan nämligen inte så lätt veta vad som är fallet eftersom det finns silverhalogenidmetoder som direkt kan producera positiv kopiebild, nämligen s. k. omvändningsmetoder (reversalmetoder). Med termen exponering avses verksamheten att utsätta ett strålningskänsligt material för strålningsenergi i syfte att åstadkomma en bild. Termen exponering används även som uttryck för produkten av belysningen (strålningseffekten) och exponeringstiden. _ Om man råkar ge en exponering som är för riklig för att ge nöjaktig kvalitet hos kopiebild, t. ex. hos mikrofilmen, Föreligger överexponering. Om man i stället råkar ge en exponering, som är otillräcklig för att ge nöjaktig kvalitet hos (mikro-)kopiebilden, föreligger underexponering. l fråga om manuella mikrofilmkameror finns möjlighet att avpassa exindividuellt efter varje förlagas ljushetsförhållanden. Hos auponeringen tomatkamerorna måste före mikrofilmningens början (ev. genom prov) fastställas en mera “genomsnittlig” exponering. som tar sikte på att även få med bild av de sämsta forlagornas tunna streck etc. och ändock söka undvika

att mera svärtningsmättade förlagepartier får en lilmbild som gror igen“.

Det är därför viktigt att en mikrofilm (speciellt automatkamerafilmen) har tillfredsställande exponeringslatitud. dvs. acceptabelt spelrum för exponering (exponeringstolerans). Termen exponeringslatitud används därför ofta för att karaktärisera ett ljuskänsligt materials förmåga att medge avvikelser från den riktiga exponeringen innan bildkvalitén försämras (jfr. överexponering och underexponering ovan). Vid exponering av ett vanligt dokument med svarta tecken på vitt papper är det således det från de vita fälten reflekterade ljuset från belysningsutrustningen som genom kamerans optik når filmen och exponerar denna. Denna bild är emellertid inte synlig (och tål f. ö. inte vanligt lampljus for betraktande) - bilden är så att säga dold, eller som fackmannen säger, det är en latent bild. Denna latenta bild måste förvandlas till en för ögat synlig bild, vilket

sker genom_/iazrika//riiri_gc»i. som brukar definieras som en kemisk eller fysi-

kalisk behandling varmed latent bild förstärks eller omvandlas till en väl synlig bild. metoder lämnar vanligen efter framkallning en bild. som Fotografiska inte är beständig eller praktiskt användbar förrän bilden undergått en för l Avancerade automat- metoden eller metodgruppen specifik behandling. kalladjireriiig. Denna avkameror förekommer, ser alltså att skänka erforderlig beständighet för arkivering och användning som individuellt reglerar (i en del fall förbättras även bildens mekaniska hållfzisthet). exponeringsljusmängden i flertalet fall Alla silverhalogenidmaterial fordrar fixering och dessutom efter automatisk mätning vattensköljning. För mikrofilmens arkivbeständighet iir fixering av varje dokuments bak- noggrann grundstäthet. och sköljning av sådan vikt att ett särskilt avsnitt ägnas dessa frågor,

Den moderna informationsbehandlingens darabärare 59

Enbart materialmässig beständighet hos mikrokopian är ej nog. Bilden på filmen måste ha en sådan bildmässig kvalitet att lilmbilden. Förstorad och projicerad på läsapparatens skärm eller på papperskopia. är väl läsbar. Filmen måste även kunna kopieras på lilm (kopiefilm), vars bild i sin tur måste ha erforderlig kvalitet för nyss skildrad användning. l praktiken nödgas man alltså ofta använda en mikrokopia som förlaga för framställning av en ny kopia, dvs. man framställer kopia av kopia etc.. ibland i flera generationer. Begreppet generation används här som benämning för angivande av ordningsföljd, “succession“, vid kopiering. Mikrokopian av dokumentförlagan (eller av COM-bilden), dvs. kamerafilmen, kallas generation l (första generationen). Kopia med första generationen som forlaga kallas generation 2 (andra generationen) osv. Användning av för kraftig förminskning i förhållande till förlagematerialets utseende kan leda till informationsförlust redan i någon av de första generationerna om bildkvalitetsaspekterna ej beaktas tillräckligt vid val av filmtyp, framkallningsteknik och utrustning. Bildkvalitetsaspekten måste sålunda bevakas även från arkivsynpunkt; det gäller att bevara läsbar och kopierbar bild. För att beskriva bildkvalitet och återgivningsformåga krävs emellertid kännedom om några termer. nämligen: upplösning, skärpa, svärtning. kontrast och gradation. Förståelsen av de inbördes sammanhangen mellan dessa termer underlättas genom att här även berörs några allmänna fotografiska eller optiska förhållanden. som styr bildegenskaperna.

Återgivningen av en forlaga måste självfallet i minsta detalj vara verk-

lighetstrogen hos mikrolilmbilden. så att denna vid uppfjrstoring riktigt återger varje detalj hos förlagan. Denna förmåga att verklighetstroget klara detaljåtergivningen brukar kallas uppIösnings/örmâga (“upplösning“ eller som man även säger detaljupplösningsförmåga. detaljupplösning), som brukar definieras som förmågan hos en fotografisk emulsion eller hos ett optiskt system att tydligt återge, “upplösa“. små detaljer hos förlagan. Begreppet skärpa innebär att en bilddetalj, t. ex. en punkt. återges som en punkt och ej som ett streck och vidare att kanter hos streck och tecken och liknande bilddetaljer återges med tydlig avgränsning (kantskärpa, konturskärpa) och ej som “luddiga konturer. (kantoskärpa, konturoskärpa). När ett dokument. t. ex. svart text på vitt papper, mikroiilmas ger kameraoptiken en förminskad bild av förlagan på negativlilmen. Förlagans vitfält återkastarueflekterar) härvid kamerabelysningens ljus, som exponerar motsvarande partier på filmen. - En dold. ”latent”. men framkallningsbar bild uppstår i dessa partier och genom-framkallningen omvandlas denna latenta bild till en synlig svärtning. bestående av metalliskt silver. Förlagans svarta text däremot absorberar* kamerabelysningens ljus och motsvarande bildelement på filmen blir oexponerade och kan följaktligen ej framkallas. De här opåverkade silversalterna (silverhalogeniderna) upplöses genom fixeringen och bortskaffas genom sköljningen och kvar blir ett genomskinligt (klart) textparti, som framträder i god kontrast mot den förutnämnda svärtningen. Djup gråton hos förlagan ger upphov till lätt gråton hos negativet, Svärtningen kan därför medan lätt gråton hos forlagan ger upphov till djup gråton hos negativet, betraktas som ett mått på alltså konsekvent omvända tonvärden. ljusabsorptionen hos Begreppet svärtning är bäst lämpat att användas i fråga om svart-vit bild. Svart-vit bild,

60 Den moderna irtformationsbehandlingens darabärare

Ofta ersätter man termen svåirtning med fotografisk täthet (vid fotontziterizil) eller använder det något vidare begreppet optisk rät/zei. som inte förutsätter fotografiskt ursprung hos tätheten. Ibland lånas den engelska termen density som försvenskad blir densitet (D). Förlagans vita papper kan sägas utgöra bakgrund till den svarta textinformationemDet är därför naturligt att hos negativet motsvarande täta svärtning (som ersätter förlagans vita bakgrund) benämnes bakgrundssvärra. Mätning av svålrtning (densitet) utförs med särskilt mätinstrument. (lensiromctvr. lnom mikrofilmtekniken är det vanligt att med densitometer kontrollera bakgrundssvâirtans densitet. speciellt då det är fråga om återgivning av text och streck. l fråga om ritningsntikroñlmning föreskriver SlS handbok i ämnet (SlS handbok 134) ett bestämt intervall för bakgrundssvärtningen hos mikrolilntnegativet. l det pågående arbetet på en ISO-standard for tidningsmikrofilntning finns ntotsvarande rekommendationer beträffande bakgrundssvarta. Anledningen till att man uppställer normer för bakgrundssváirtningen är att man vid den för anvandningsområdet föreskrivna svärtningen erhåller en för läsbarhet och kopierbarhet lamplig kontrast mellan transparent text (streck) och bakgrundssvâirta hos negativet. Kontrast iir alltså ett uttryck för förhållandet mellan ljusa och mörka tonvâirden i en bild. “Utan kontrast ingen bild.“ Sambandet mellan exponering och svärtning iir dock vanligen ej direkt proportionellt (linjärt) utan representeras grafiskt av en kurva. svärtningskurva. Kurvans utseende beror dels av det ljuskänsliga materialets inneboende egenskaper, dels av framkallarens kemiska egenskaper och framkallningstekniken. En sviii‘/rzi/zgskzuwl utvisar alltså sambandet ntellan exponering och fotografisk täthet (svärtning) vid viss framkallning? Svärtningskurvan ger den fullständigaste informationen om ett ljuskänsligt materials gradation. varmed menas förhållandet med vilket tåithetsvärdena (svärtningen) hos (mikro-)k0pizin ändras vid variationer i exponeringen under givna framkallningslörhållanden. Ur bildkvalitetssynpunkt uttryckes härmed lotomaterizilets förmåga att återge kontrastens variationer. Fackmannen kompletterar ofta svärtningskurvan med olika mått for kurvans lutning i de för arbetsuppgiften mest intressanta delarna av kurvan?

Termen densitet bör nyttjas försiktigt, eftersom densitet enligt det nya Sl-måttsystemet ersätter det gamla begreppet “specifik vikt. zDensiteten (D) representeras av den lodräta axeln. Y-axeln. och exponeringen (E) av den vågräta axeln. X-axeln (exponeringsaxeln). Matematiskt uttryckt utgör densiteten tiologaritmen av den ljusabsorberande förmågan (dvs. av opaciteten. som definieras som inverterade värdet av transparensen). Om även exponeringsaxeln (Xaxeln) är tiologaritmiskt graderad benämnes kurvan den karakteristiska svärtningskurvan (D/log E-kurvan). hos den karakteristiska svärtningskurvan (approximativt) räta mittdel. 3Lutningen anges med vinkellutningsmåttet gamma (y). som uttryckes sorn tangens för vinkeln mellan svärtningskurvans räta del och X-axeln. Ett nära besläktat mått. beta (B), utgör ett kurvutjåintnzit mått som även tar håinsyn till kurvans nedre mera svagt lutande början. - Gammamåttet ger främst ett mätt på den del av kurvan inom vilken bakgrundståitheten uppbygges. Betamåttet (och beslaktztde genomsnittsmått) tecken ger kompletterande information om den del av kurvan inom vilket linjer och uppbygges.

Den moderna infbrmarionsbehandlingens databärare 61

Det är dock även vanligt att i broschyrer avseende mikrofilmntaterial finna verbala beskrivningar av gradationsegenskaperna. Gradationcn anges exempelvis som mjuk om kontrastcrnzi hos tmikro›)kopian är mildare än hos förlagan. Normal gradation anger att verklighetstrogen kontrastätergivning sker. llård gradation anger att kontrasten återges hårdare hos (mikro-)kopian än hos förlagan. Medan man i vanlig bildntässig fotografi (t. ex. vid landskaps- och porträttmotiv) önskar en mera normal till mjuk, “fulltonig“. återgivning av kontrastens minsta variationer över hela skalan är målsättningen för kameramikrolilmens gradation annorlunda. Den ideala kanteratnikrofilmen bör ha sådana egenskaper och framkallas på så sätt att lörlagans vitlält snabbt åstadkommer en kraftigt mättad bakgrundssvärtzt på filmen, medan den måttliga refiexion av exponeringsljuset. som (trots dominerande absorption) äger rum från lättare strecks gråtoner likväl ej hinner orsaka någon svärtning alls. Man eftersträvar alltså effekten att alla streck (oavsett sviirtningsgrad hos Forlagan) ger en genomskinlig (klar) bild mot mättad bakgrundsviirta. Textens gråtoner undertrycks. bakgrundens svärta förstärks. vilket innebär att en tämligen hård gradation eftersträvas för att skapa bästa liisbarhetsförhållanden for ögat. - En vanlig beskrivning av kameramikrofilmens egenskaper är medelhög gradation eller i engelskt språkbruk “medium high Contrast. Detta innebär att de vanliga mikrofilmmaterialen egentligen ej är lämpade för att återge kontrastens valörrika variationer om förlagornzi utgörs av porträtt- och landskapsfotografiero. d. nyansrika objekt. Man måste ofta tillgripa specialmaterial och annorlunda fraimkallning om sådana objekt måste mikrofilmas. Kontrasten hos text och streck minskas då och överhuvud kan samtidig avbildning av text. streck och halvtonbild vålla problem i mikrografin (såsom även är fallet inom reprografin). Anledningen till att tämligen hård gradation används hos kameramikrofilmen är som nämnts att hög kontrast ger bästa läsbarhet. Förbättrad läsbarhet uppnås härvid även genom att konturskiirpan (återgivningen av kanterna på streck och tecken) blir bättre ju hårdare gradation som används. Dessa förhållanden har i kommersiell framkallning skapat en utveckling mot att framkalla mikrofilm till ganska hög kontrast. Detta förefaller i förstone att förbättra läsbarheten. menju hårdare gradation som används. desto större blir riskerna för att svårigheter uppstår när ntikrokopian skall förstöras eller papperskopia tas, om forlagan samtidigt innehåller tunna lätta linjer eller skrift av olika densitet tillsammans med hårt svärtad information. Det sagda kan belysas med följande uttalande av en fackman:

Eftersom mikrofilm har en vid :invändning som ett medel för framställning av förstorade papperskopior. blir det alltmer betydelsefullt att variationen i densitet hos linjerna på filmen inte överstiger kapaciteten hos kopieringsutrustningen. Detta blir en betydelsefull sak att beakta när andra. tredje eller efterföljande filmgenerationeranvéinds föratt göra papperskopior. Kontrastförhållandena förändrats med varje filmgenerzition och återspeglar karakteristiken hos kopicfilmen och hos kopieringsmetoden. Det har konstaterats en tendens att öka kontrasten från generation till generation. men när man gör detta tappar bilden information i ena eller båda ‘Nelson. Carl E.: Microfiln iindarna av svartningskurvan.”l technology. s. 70-71.

62 Den moderna databärare

informationsbehandlingens

Mera rakt på sak innebär uttalandet att om man för varje lilmgeneration förstärker kontrasten, så nås snabbare den situation, när de tunnaste linjerna inte längre blir klara på negativñlmen utan börjar fyllas igen. För att då kunna ta fram de tunna linjerna nödgas man vid kopieringen sänka exponeringen hos negativgenerationen så att linjerna blir någorlunda klara på filmen. Samtidigt sjunker bakgrundssvärtningens intensitet. Bilden har tappat avsevärt i kontrast, den ger försämrad läsbarhet i läsapparat och papperskopiorna blir kontrastlösa. grådaskiga“. För att hålla kontrastförstärkningen bättre under kontroll används som kopieftlm annan filmtyp än kamerafilmen. I fråga om kopiefilmen eftersträvas en mera normal gradation, alltså verklighetstrogen återgivning (utan kontrastförstärkning) av ñlmförlagan. Även om kontrastförstärkningen hålles inom acceptabla gränser undergår mikrofilntningen en försämring gradvis i bildkvalitet för varje lilmgeneration vid generationskopiering. Denna “degeneration“ är oundviklig eftersom den är betingad av optiska lagar. som sammanhänger med ljusets egenskaper. Den yttrar sig dels i form av avbildningsfel hos optiken, dels i form av försämring av upplösning och kontrast vid återgivning av tunna streck p.g.a. den s. k. kanteffekten. Ljus utbreder sig rätlinjigt, så länge det passerar samma medium. men ändrar riktning så snart det passerar ett nytt medium. Denna ljusbrytning, som f. ö. är olika för olika färg (våglängd). utnyttjas vid konstruktion av optiska system (“Iinser“) som ju bryter ljusstrålarna i önskad riktning från lörlaga mot filmplanet. Den andra nyssnämnda formen av avvikelse från den rätlinjiga utbredningen av ljuset uppträder när ljuset passerar en skarp kant; ljusstrålen böjes vid passage av kanten. Varje teckenstrecks eller ritningslinjes ytterkant producerar sådan kanteffekt. Varje optisktsystem innehåller en eller flera linser med krökt yta. Detta medför att alla infallande strålar. som inte går genom optikens centrumlinje. “huvudaxeln, utan infaller mer eller mindre snett, brytes olika. Man kan få bildplan som helt eller delvis ej sammanfaller med lilmplanet eller få oregelbundenheter i återgivning inom delar av bildplanet. Vanligen försämras bilden utåt dess kanterl. Alla dessa avvikelser från exakt riktig återgivning kallas avbildningsfel eller “aberrationer. Genom avancerad matematiskberäkningsteknik strävar optikkonstruktörerna att “korrigera” kamerans linssystem mot bortåt dussinet olika typer av aberrationer. Svårast att eliminera är ett avbildningsfel som benämnes astigmatism (samma åkomma som drabbar människoögan; punkter avbildas som små streck eller som små ellipser. Dessutom försämras bildkvalitén i bildens Konstruktören nödgas acceptera att man antingen får en plan bildyta på ytterkanter pga. det s. k. filmen - med viss astigmatism kvar, eller också måste acceptera en lätt naturliga ljusavfallet. buktning av ñlmplanet, där filmen i vissa mikrofilmkameror hålles buktad Ljusstrålarna mot ytter- med vacuum? mot filmplattan kanterna (randstrålarna) Astigmatism liksom andra i stort sett tämligen väl korrigerade avbildhar längre väg än centningsfel hålles inom acceptabla gränser genom lagom nedbländning. Vid rumstrålarna varför ytterpartierna får mindre ljus för kraftig nedbländning verkar emellertid bländaren själv som en ljusbryän centrum av bilden. tande kant och kanteffekten. varom mera nedan. försämrar raskt upplösning och skarpa.3 2 Nelson. 21:a.. s. 25. Mikrofilmkameran är i hög grad en specialkamera som i vissa fall kan 3 Nelson. a.a.. s. 29. ha speciella egenskaper som att exempelvis maximal upplösning nås vid

Den moderna informationsbehandlingens databärare 63

30 X förminskning och lägre upplösning vid l6 X. Generellt eftersträvas hög upplösning, god konirastöverforingsförmåga och hög skärpa samt så långt möjligt aberraitionsfri återgivning. l sistnämnda hänseende är varje objektivkonstruktion i viss mån ett slags kompromiss, dvs. avbildningsfelen hålls så väl under kontroll att de först efter ett antal generationers kopiering börjar påverka kvalitén. Vanligen har kanteffekten (nedan) redan tidigare hunnit göra situationen ohållbar for fortsatt generationskopiering. Som förut omnämnts böjes en ljusstråle och ändrar riktning då den möter en skarp(“rakbladsvass”) kant. Genom ljusstrålens spridning i sidled förlorar man då mycket i skarpa. Varje streck i en ritning eller streck i en bokstav utgör en sådan kant, som böjer av ljuset. Streckets kant avbildas aldrig skarpt som det är hos dokumentförlagan. På kameraneg-ativet (betraktat i mikroskop) avbildas kanten som en gråskala från svart över gråton till transparent (klart). Som helhet avbildas en linje (som ju har två kanter) såsom en smalare helt klar linje. vilken på vardera sidan övergår i gråton som fortsätter in i bakgrundssvärtan. Endast den smalare, klara streckdelen i mitten framträder tydligt vid läsning och kopiering. Linjen på kameranegativet (den klara mittdelen) är alltså smalare än samma linje på dokumentförlagan. Vid måttlig forminskning har kanteffekten mindre betydelse men vid 30 X forminskning eller mer utövar kanteffekten en påfallande inverkan och undersökningar har utvisat att streck av olika bredd men med samma täthet hos forlagan, på mikrokopian blir avbildade med tätheter som är en funktion av linjebredden. När utrymmet mellan två linjer är litet samverkar vardera linjens kanteffekt på ett sådant sätt att spalten mellan linjerna utfylles av gråton. De båda linjerna växer härmed ihop på mikrokopian. Redan innan sammanväxningen är fullständig på filmen kan man i varje fall pâ papperskopian ofta ej skilja de båda närliggande linjerna åt. Kanteffekter är verksamma såväl vid kameraarbete som vid kontaktkopiering film till film vid generationskopiering. Smalare linjer blir allt smalare för varje generation och tätt liggande linjer växer allt tätare samman. Kopiematerizilets egna egenskaper (ljusgårdsbildning. kornighet) kan påskynda förloppet. Har forlagan tunna linjer eller tätt liggande streck, är vid kraftig forminskning möjligheten till kopiering i flera generationer begränsad, även om bästa möjliga optik används och högupplösande kopieñlm brukas. Det är därför nödvändigt att redan vid uppläggningen av ett mikrofilmsystem beakta generationskopieringens krav från användarsynpunkt och arkivsynpunkt för bevarande av läsbar och kopierbar information. l nästföljande avsnitt ges ett antal praktiska exempel på generationskopieringens möjligheter inom olika mikroñlmsystem, sett från arkivsynpunkten att man vill bevara information.

2.3.3 Besrändig/iersfrâgan _frân mfkra/‘i/mteknisk synpunkt Några generella regler för val av forminskning är svåra att uppställa eftersom den lämpliga förminskningen måste väljas med hänsyn till flera olika faktorer. Hänsyn måste tas till forlagans storlek och bildkvalitén hos förlagan. Hänsyn måste tas även till de krav som ställs på bildkvalitet hos mikrokopian. Noga räknat avser kraven här bildkvalitet hos den sista generation

64 Den moderna informationsbeharzd/ingens databärare SOU l976:68

(högsta generationsnummer) som mikrolilmsj/stemet kräver vid användgenerationskopian måste vara fullt läsbar och ning. ty även den sista kunna ge låisbar papperskopia om sådan erfordras. Om man trots klen förlagebildkvalitet anviinder kraftig förminskning lår man vara beredd på att endast några få lilmgenerationer erhåller tillfreds» ställande bildkvalitet. Mikrokopians bildkvalitet beror självfallet inte enbart på förlagans bildkvalitet, utan resultatet påverkas i hög grad även av kvalitet och prestanda hos använd mikrogralisk utrustning. Ráitt handhavande av utrustning och framkallningsteknik blir (lesto betydelscfullaire ju kraftigare förminskning som tillämpas. Om man exempelvis inom ramen för en administrativ rutin i utrymmesbesparande syfte skapar ett mikrolilmsystem, dåir man trots klen förlagebildkvalitet väljer kraftig lörminskning. t. ex. 40-70 X. och accepterar att systemet endast ger två fullgoda filmgenerationer, kamerafilm och distributionskopior. de senare för liisapparatbruk, kan systemet erbjuda allvarliga nackdelar för den långsiktiga arkiveringen. Om ett stort antal distributionskopior framställs från nyssnáimnda kamerafilm, kan masskopieringen slita på kamerafilmbilden. Olika filmkopieringsutrustningar har skilda egenskaper från slitagesynpunkt. Sådant slitage nedsätter kameralilmens bildkvalitet och slitaget marks än tydligare på filmgeneration 2. av mikroiilmningen av kostnadsskäl utförts Om produktionskontrollen stickprovsmâissigt och en otillåten halt av fixerkemikalierester blivit kvar på ñlmen och orsakat skador i form av Häckar på denna. kan redan mycket små skadoriiventyra informationens bevarande. Om dessutom distributionskopiorna utförts på icke bestâindig filmtyp. t. ex. diazoñlm. kan dessa kopior efter ett antal årtionden ha försämrats till sin bildkvalitet. så att de ej ens duger till att prestera en dåligt läsbar kopiefilm (generation 3) på beständigt material. Från arkivsynpunkt kan det således erbjuda risker att helt förlita sig på en enda generation. kamerafilmen. Vid kraftig förminskning erbjuder redan små skador på mikrolilnten risker för informationsförlust. En liten mycket fläck eller repa på ett dokument kan skada ett tecken men skadan måste ha en ogynnsam placering för att kunna försvåra tolkningen av en siffra. På en mikrofilm vid hög förminskning kan en skada av samma absoluta storlek orsaka informationsbortfall på fiera tiotal tecken. l en undersökning* av ett mikroñlmsystem. där en silverfilm kopierades på vesikulär film vid 48 X förminskning, åstadkom ett dammkorn med 0,188 mm diameter. förlagt mellan filmerna vid kopieringen. att skärpa och Metzger. James läsbarhet förlorades på en sträcka av 3.26 mm på kopiefilmen. Dammkornet A & Callaghan. William: en informationsförlust ca l7 X så stor som dammkornet gav följaktligen Duplicating 3rd generaberoende på Ijusspridning som följd av bristande kontakt mellan filmytorna tion 48X COM output on vesicular film for lar- vid kopieringen. Eftersom vid 48 X förminskning ett ordinärt bokstavstecken ge scale distribution. liksom mellanrummet mellan två ord vardera upptar ca 0,05 mm (SPSE Winter S_\mposi~ kan alltså det néimnda dammkornet medföra att omkring 60 på filmen. um: Micrographics Scientecken går förlorade. ce 1973. New Orleans Louisiana. reprint Calvar Samma undersökning påvisade att en repa, som var 0,64 mm bred på Corp.) masterñlmen. medförde en motsvarande informationsförlust på 3.89 mm

Den moderna informationsbehandlingens databärare 65

på kopielilmen. Om repan går radrätt över bildrutan kan en eller i olyckliga fall två rader text utplånas vid 48 X förminskning. Den ovan anförda undersökningen avser lilmkopiering från silverfilm till vesikulåirfilm. Några undersökningar har ej påträffats som belyser i vilken mån vesikulärfilmens av små ljusspridande blåsor uppbyggda bild är känsligare än exempelvis silverfilm eller diazofilm som kopiematerial vid kopiering från en skadad film. Det är motiverat att undersöka hur olika material reagerar vid generationskopiering (jfr kap. 9). Eftersom det är välbekant att perfekt tät anliggning mellan förlagefilm och kopielilm erfordras för gott resultat. måste varje i filmen fastnad partikel (t. ex. dammkorn) nedsätta bildkvalitén, oavsett använt material. En repa fungerar även generellt som ljusavböjande “spalt“, varför effekten måste bli något större hos kopiefilmen. Det är uppenbart att kraftig förminskning på mikrofilm medför att denna är känsligare än pappersdokument för även mycket små skador. Varje ytenhet på mikrofilmen rymmer en större informationsmängd än samma ytenhet på pappersdokumentet. Om mikroñlmtekniken i besparingssyfte pressas mot en mycket kraftig förminskning kan antalet från lässynpunkt acceptabla generationer bli så litet att eventuellt erforderlig informationsspridning genom generationskopiering försvåras. Om exempelvis riksarkivet distribuerar bruksfilmkopior (generation 2) till landsarkiven eller till utländskt arkiv, kan kundkopior härav (generation 3) få en alltför klen bildkvalitet om förminskningstekniken pressas för långt i förhållande till den ursprungliga förlagans (dokumentets eller COM-bildens) bildkvalitet. Vanlig fotokopiering av pappersdokument är ej lika känslig för bildkvalitetsförsämring vid generationskopiering som mikrofilmkopieringen. Förhållandet att sådana skador som ingrott damm eller repor hos en film skapar ännu större skadeverkan på filmkopia tagen av den skadade filmen. gör att man kan hysa tvekan, huruvida mikrofilmsystem, som till sin uppläggning endast avser att prestera två fullgoda filmgenerationer, verkligen kan accepteras från arkivsynpunkt. Om kamerafilmen (generation 1) skadas. kan kopiefilmen (generation 2) ha otillräcklig bildkvalitet för att kunna skapa en acceptabel filmgeneration 3. Här liksom i all annan arkivverksamhet får man väga kostnaderna för informationens säkrande mot det långtidsvärde som informationen bedömes ha. Man kan i och för sig hävda att redan en välskött och väl förvarad

mikrofilm är en från beständighetssynpunkt säkrare informationskälla än

de mikrofilmade dokumenten, om dessa är utförda på dåligt (efterhand sönderfallande) papper med icke godkända skrivmedel, vars skrift kanske redan efter något årtionde börjar tona bort, eller om bland förlagorna finns fotokopior framställda med metod som ej ger arkivbeständiga kopior. Slitage vid användning måste dock även beaktas. Dokument. speciellt om de utförts på papper av låg kvalitet, kan vara utsatta för hårt slitage vid flitig användning. Det finns även exempel på att mikrofilm genom flitig läsapparatanvändning blivit utsliten. Några jämförande studier av slitstyrka hos papper och film har ej påträffats. Erfarenhetsmässigt har dock papper av hög kvalitet, t.ex. “svenskt arkiv” baserat på lumpråvara, en god förmåga att tåla slitage vid användning, medan arkivfilmens gelatinskikt

66 Den moderna databärare

informationsbehandlingens

är känsligare och ömtåligare för repning. Som förut påpekats ger även skador på mikrolilmen p.g.a. förminskningen lättare upphov till informationsförluster av större omfattning än skador på pappersdokttment. Mikroñlmens känslighet för skador har. tillika med kravet på att för lång tids arkivering avsedd film skall förvaras i luftrettatl och luftkonditionerad (torr och sval) miljö i s. k. vilande arkiv (se kap. 9). medfört att den principen alltmer accepterats att huvudexemplaret av lilmen får brukas endast för framställning av brukskopior (liisexcmplur). Eftersom huvudexemplaret måste omkonditioneras vid uttagning respektive återställande till vilande arkiv eller t. o. m. tätförslutna förpackningar (där sådan teknik används) måste brytas respektive förslutas varje gång ltuvutlexemiulziret disponeras, blir f. ö. användning av huvudexemplaret för läsning omståindlig att sådant bruk knappast kan ifrågakomma. l fall där data skall förvaras för all framtid och mikroflm valts som enda medium erfordras således alltid två filmexentplar, dels det produktionskontrollerade och under miljökontroll förvarade huvudexemplarct i vilande arkiv, dels ett bruksexemplar(läsexemplar) avsett att användas i mera normal kontorsmiljö. För att nå bästa möjliga bildkvalitet vid generationskopierittg har ;araxis varit att som huvudexemplar använda kanterañlnten (generation l) som vid har negativt utseende. SP:s litteraturstudier har dock dokumentñlmning gett vid handen att positivutseende bild löper något mindre risk för kemiska miljöskador. Valet mellan å ena sidan bättre generationskopieringskvalitet och något större angreppsrisk och å andra sidan sämre bildkvalitet och mindre angreppsrisk är emellertid så svårt att generella regler knappast kan uppställas för närvarande. Hänsyn får även tas till om den praktiska unvéindningen av Iäsexemplar bäst tillgodoses med negativt eller positivt bildutseende. Det kan tilläggas att man i vissa system söker åstadkomma bästa liiskvalitet hos bruksexemplaret genom att vid kanteraztrbetet göra två exponeringar av samma förlaga. Både huvudexemplar och léisexemplar tillhör alltså då generation l. Vissa automatkameror är för ändamålet utrustade med dubbla “kamerahuvuden. varvid bilden via optiska system ledes till två olika filmer. som exponeras samtidigt. l fall där data skall bevaras för all framtid och mikroftlm valts som enda medium måste man även belysa frågan hur många generationer film som mikrofilmsystemet skall kunna prestera med väl läsbar bildkvalitet. l de fall där mikrofilm som enda medium skall bevara data för all framtid måste filmmediet i princip ge samma beständighet som godkänt arkivpupper (“svenskt arkiv“) med godkända skrivmedel. Det är då nödvändigt att överväga om två generationer film (huvudexemplar + léiskopia) förmår tillfredsställa nämnda krav. Frågan beröres i viss mån i skrivmaterielkungörelsen (SFS 1964:504) §§ 8 och ll. l förarbetena till kungörelsen (SOU 1963:25) behandlas frågan om mikrofilm som ersättning för arkivpapper tämligen utförligt:

“Attji/m under vissa förhållanden bör kunna användas i arkiveringssztntmanhang. kommer att beröras i specialmotiveringen. Även när det ntaterial. som avses skola ersätta papper. ej kan förutsiittas bli lika hållbart som sådant. bör det kunna ifrågakontnta att ttnvålndit ntateriatlct. om man

Den moderna informationsbehandlingens databärare 67

utgår från att vid behov kunna hålla handlingarnas innehåll vid liv genom framstiillande av nya lilmkopior eller dylikt. (5.49)

1 specialmotiveringen till skrivmaterielkungörelsens §7 rörande riksarkivets dispensrätt i val av skrivmaterial beröres just beständighetsproblemet för mikrofilm. “Utredningen vill för sin del hiinvisa till att film åtminstone hittills icke istörre omfattning ersatt arkivalier i den meningen att dessa utgallrats och endast filmen behållitsl. Såvitt man hittills kunnat konstatera kan film -låt vara att sådan ej behöver vara séirskilt eldfarlig - icke jåittstêillas med arkivpapper i fråga om beständighet. Man vet ej heller tillräckligt väl, hur lilm bäst bör behandlas och Förvaras för att den skall bli så hållbar som möjligt. Trots sina fördelar ur utrymmes- och andra synpunkter kan filmen sålunda i nuvarande läge ej godtagas såsom ett reguljart alternativ till ztrkivpapper. 1 speciella fall, sarskilt där arkivaliers utrymmeskrävande karaktär lägger praktiska hinder i vägen för deras bevarande i original, bör det däremot kunna förekomma att de ersattes med film. Härvid bör förutsättas att filmen vid behov förnyas till större eller mindre delar. Enligt vad som anförts i allmänna motiven bör ett ersättande av arkivpapper med film icke få ske utan att riksarkivet medgiver detta i samråd med statens provningsanstalt. Det bör framhållas, att utredningens förslag överhuvudtaget icke lägger hinder i vägen för ett utnyttjande av de tekniska framsteg, som torde kunna väntas på förevarande område. men förutsätter att arkivsynpunkter beaktas i erforderlig grad.

Den citerade utredningen berör ovan fyra frågor: filmens “eldfarlighet“, beständigheten, förvaringsregler samt generationskopieringsfrågan. Modern arkivfilm tillhör ej “brandfarliga” ämnen. Däremot är den bränn- Del finns dock exempel på detta. Sålunda utgallbar. Antändningstemperaturen (fiampunkten) hos triacetatbasen är ungefär ras skolornas hälsokort, som hos papper och allmänt kan brandrisken inte vara större än vid förvaring men för var femte årgång av böcker. Inte heller film på polyesterbas år lättantändlig? mikrofilmas korten före 1 fråga om arkivfilmens materialmässiga beständighet ger SP:s littera- utgallringen. turstudier inga nya resultat. DAK hänvisar i denna fråga till Bäckströms ?Theses on the preservauttalanden i betänkandet avgivet av 1949 års sakkunniga rörande arkivtion and restauration of och biblioteksfilmning (SOU 1951:36, s. 82): audiovisual material. Document produced by l varje fall pekar vår överslagsberäkning därhän, att acetatfilmen ännu efter några Herbert Volkmann, preårhundraden fortfarande skall hava kvar en avsevärd del av sin ursprungliga smidighet. sident of the lnternatioom den vårdats väl och befinner sig i gott luftkonditionerat tillstånd.” nal Commission of Film-

preservation of FIAF Beständighetsfrågan kommenteras även i en av FIAF utgiven rapportz3 (Federation Intemationale des Archives), UNES- “Prov utförda i USA enligt samma principer som vid pappersforskning (konstgjort C0 Committee of exåldrande genom upphettning i ugn) har bekräftat att acetatfilm sotn förvaras perts on preservation of väl kan väntas ha en livslängd av 200-300 år. moving images of cultu- “Acetatfilm iir ej Iåittantêindligztre åin papper. Den är ej utsatt för självantändning ral value, 22-26 Septemoch fås endast med svårighet att brinna. 1 små mängder brinner den inte alls utan ber 1975, Berlin, p. endast glöder 2.1.1.1.

Bäckström och FIAF-rapportens författare (Herbert Volkmann) är således 3 Film preservation. A ganska ense i den försiktiga bedömningen att filmen kan väntas ha några report of the preservation århundradens committee of the interbeständighet. FIAF-rapportens här citerade uttalande bygger national federation of emellertid troligen på samma USA-undersökningar som refereras av Bäckfilm archives. By Herbert ström. Av intresse är att avvikande undersökningsresultat inte synes ha Volkmann, London 1965 blivit presenterat under mellantiden. p. 1.321, s. 9.

68 Den moderna informationsbehandlingens databärare

Att även arkivpapper av god kvalitet är utsatt för åldrande är känt såväl studier efter årtiondens förlopp som genom konstgjort éildrundc.‘ genom Papper är exempelvis känsligt för kortvâgigt ljus, även direkt dagsljus är olämpligt där lång livslängd for pappersdokumenten önskas. Sura ångor, särskilt svaveldioxid i luften har ogynnsam inverkan även på de allra högsta papperskvaliteter. - Bästa bevis på att papper av lump dock har lång livslängd är att kinesiskt papper från omkring 200 e.Kr. fortfarande finns kvar i användbart skick. Om man mot bakgrund av undersökningarna med konstgjort åldrande av mikrofilm antar att en filmgeneration ej skulle ha större varaktighet än ca 300 år, skulle således ungefär sex filmgenerationer mOlSVEIRt den hittills uppnådda livslängden för lumppapper? Något försiktigare borde man fordra sju ntikroftlmgenerationer. eftersom enligt antagandet den sjätte filmgenerationen skulle vara “slut” och mogen för ontkopiering. innan egentligen ännu lumppapperet börjat förete behov av kopiering. För att kunna vidmakthålla målsättningen för skrivmaterielbetänkandet att papper skulle få ersättas med film och att “härvid bör forutsättas. att filmen vid behov förnyas till större eller mindre delar” skulle man således fordra att mikrofilmsystemet skulle kunna prestera sju användbara filmgenerationer. Det kan därför vara av intresse att med några exempel belysa generationskopieringens möjligheter och begränsningar. Ett hos ett industriföretag tillämpat ritningsmikrofilmsystem med 35 mm film (filmhålkort) och 30 X förminskning använder följande generationer vid ritningsändringsrutin:

Bildgeneration nr

kamerafilm av originalritning papperskopia från nr l. ändringar ritas på papperskopian

A945»-

ny kamerafilm tages av den ändrade papperskopian filmhâlkort kontaktkopieras från den nya kamerafilmen och distribueras till filialer och serviceställen 5 filialer etc. tar papperskopia från filmhålkortet, papperskopian används i verkstaden

Dessa fem bildgenerationer anser användaren vara av god kvalitet. Om således duplikat-filmhålkort framställs från nr 4. är duplikatfilmen tbildgencration 5) användbar i läsapparat och även en från duplikatfilmen tagen papperskopia tbildgeneration 6) är fullt användbar för praktiskt verkstadsbruk.

Se härom SOU l95l:36 s. 87-88 och SOU 1963:25 s. 42. 2 Bäckströms liksom Volkmanns uttalanden torde vara baserade på tidiga prov med förkonstgjort åldrande av film med utgångspunkt från då rekontmenderad normal med varingstemperatur av ca 20°C och 50 “n RF (se SOU l95l:36 s. 37). Vid prov i åldkonstgjort (accelererat) åldrande brukar man anta att en hastighetsfordubbling randet sker för 10° temperaturstegring (SOU l95l:36. s. 81). Genom att de nya forvaringsreglerna for mikrofilm föreskriver ett basgradtal inom l0-l5° C i l°.bör det l naturliga åldrandets hastighet ha nedsatts något jåimfön med förvaring vid 20°. så fall bör en viss säkerhetsmarginal föreligga som berättigar att som ;trbetshypotek sätta en filmgenerations livslängd till 300 år.

Den moderna informariorzsbehandlingens darabärare 69

Denna generationskopiering skulle kunna fortsåittas ännu en eller två generationer och fortfarande ge en tolkbar bild. men optikcns samlade felteckning (aberration) mcdtör att papperskopizins linjer börjar luta åt olika hål i ytterområdena av bilden. att andringsritningsarbetct på kopian blir besvärligt. Man undviker därför att pressa systemet så långt. Det använda systemet bygger på noggrann efterlevnad av standardiserad ritteknik i fråga om streckbredd. strecktäthet, teckenstorlek etc. Förstklassig manuell kamera liksom förstoringsapparat av mycket hög kvalitet används och noggrann kontroll sker av bildkvalitet. Exemplet ger vid handen att system. i vilka en uppförstoring från mikrolilm används som förlaga till ny kamerañlm, har begränsade möjligheter att ge nya generationer för arkivbruk. Kameralilmen (3) av uppförstoringenändringsritningen ger som synes endast möjlighet till ytterligare två läsbara lilmgenertttioner. När ritningsändring därefter måste ske framställs ny originalritning. Företaget ifråga arkiverar kameramikrofilmerna (1 och 3) samt originalritningzirna. Ett annat exempel på bildkvalitet vid generationskopiering kan anföras. En text har utskrivits med ett för mikrokopiering speciellt framställt skrivmaskinstypsnitt (NMA Microfont). här med teckenhöjd 1/8 tum (3.2 mm). Texten mikrofilntades med 30 X förminskning och denna mikroftlm generationskopierades på diazoñlm. Den elfte generationen (diazolilm) erbjöd

en torftig. med viss möda läsbar bild. Övriga diazogenerationer erbjöd läsbar

bild, generation 4 Lex. i god kvalitet ifrågavarande typsnitt har i de olika typgrader det förekommer det gemensamma att minsta streckbredd är 0,4 mm och minsta öppna yta mellan två tecken är l mm. Den använda teckenhöjden är något högre än de vanligaste skrivmaskinemas. Dessutom innefattar “Microfont” endast “stora bokstäver” (versaler). Systemet uppfyller rimligen de krav som från arkivsynpunkt kan uppställas beträffande generationskopiering - men under vissa förutsättningar. nämligen 30 X forminskning och särskilt typsnitt. En unméirkningsvéird likhet i teckenutformning föreligger mellan microfont och det inom ISO utarbetade skrivmaskinstypsnittet OCR-B, framställt för optisk läsning av dokument Typsnittet, som även innefattar små bokstäver (gemena), avser även att bana väg för optisk läsning av mikroftlmbild av textdokument. vari typsnittet använts. OCR-B-typsnittets likhet med Microfont anses innebära goda möjligheter för generationskopiering av mikroñlmbild av sådan text, som maskinskrivits med OCR-B. OCR-B-typsnittet. avsett för optisk läsning av dokument, har teckentätheten lO tecken per tum? l praktiken förekommer även 12 t/tum som skrivmaskinstypsnitt och vissa optiska läsare klarar även detta. Även OCR- B-typsnittet med l0 t/tum har något mindre tecken än i generationskopieringsexemplet med Microfont. skildrat ovan. Man kan därför förvänta ‘White. John R.: A case ett något mindre antal läsbara generationer för OCR-B-typsnittet vid mi- for international graphic standards. (Expertenvorkroiilmkopiering i förening med 30 X förminskning. Speciellt om OCRträge auf dem 3. Interna- B-typsnittet accepteras som svensk standard bör generationskopieringsmöj- tionalen Mikrofilmligheterna närmare utredas. Kongress 1969. Frankfurt Ett förslag till ISO-standard för COM-mikrofiche har framlagts i januari a.M.. Bad Homburg l970 l976.3 Här föreskrives s. 28.) ett teckentypsnitt baserat på det förutnämnda OCR- B-tytpsnittet för skrivmaskin med 10 tecken/tum (ISO 1073). Eftersom den ?ISO 1073. verkliga förlagan. dvs. den avfotograferade COM-bilden är betydligt mind- 3150/DIS 5126.

70 Den moderna databiirare

informationsbehandlingens

re än det vanligaste dokumentformatet A4, relateras teckenstorlekens absoluta mått på mikrofichebilden till ett tänkt A4-dokument med skriften 10 tecken/tum enligt skrivmaskinsnormen. Genom att dividera sistnämnda: tänkta teckendimensioner med de två tillåtna “nominella” förminskningsfaktorerna 24X och 48X har man erhållit specificerade absoluta (verkliga) dimensioner för tecknen på mikrofichebilden. Ett versaltecken som på det tänkta “dokumentet” har höjden 2,5 mm, har alltså på filmbilden vid 48X nominell forminskning höjden 2,5:48=0,052 mm. Dokumentets tänkta streckbredd 0,356 mm motsvarar vid 48X nominell (avrundat) 0.007 mm på filmen. Toleransen for streckbredden forminskning är i detta fall avsevärd, nämligeni0,003 mm. l minimifallet kan streckbredden alltså krympa till 0.004 mm (0,007-0,003=0.004) vilket kan inge viss oro för möjligheterna till generationskopiering. Med tanke på att COMmikrofichen i många fall kan förväntas bli det enda arkivmediet for data som skall bevaras för långa tidrymder. belyses i det följande problemställningen med generationskopieringen något utförligare. med hänsyn till krav som lSO-standardförslaget självt uppställer i fråga om generationsantal. ISO-förslaget föreskriver en kontroll av COM-mikrofichekvaliteten genom att en provutskrift pâ COM-bild göres enligt vissa regler. En mikrofiche med nominell forminskning 24X uppforstoras 16X och en mikrofiche med nominell förminskning 48X uppförstoras 42X i läsapparat. Varje tecken eller symbol i testutskriften skall vara fullt identifierbar oavsett dess läge i bildfáltet på lässkärmen eller på papperskopia från kameramikrofilmen. Generation 2 (kopiemikroñche) skall uppfylla samma läsbarhetskrav på bildskärm eller på papperskopia. som är föreskrivet för kamerufilmen. Kvalitetskraven vad angår generationsantal är från arkivsynpunkt onekligen lågt satta. Att kraven ställs så lågt kan ha olika anledningar. l många administrativa rutiner används ej fler generationer än kamerafilm plus distributionskopia. Möjligt är även att standarden anpassats till ett befintligt bestånd av COM-utrustningar, vars bildegenskaper kan variera avsevärt i fråga om teckenbildens skärpa, kontrastförhållanden etc. I sådana fall där tusentals kopiemikroñcher måste framställas för distribution skulle kameralilmen bli utsliten av kopieringen och man nödgas då från kamerafilmen framställa lämpligt antal mellankopior, från vilka distributionsmikroficherna (generation 3) framställs. En amerikansk rapport redovisar ett sådant fall av framställning av mikroñcher (generation 3) på vesikulärfilm från en mellankopia utförd på silverlilm. vid 48 X förminskning. Det befanns nödvändigt med mycket noggrann filmkontroll och filmrengöringsprocess, produktionskontroll, minutiös och Iuftrenad produktionsmiljö stängd for obehöriga för att elirenlighet minera damm etc. Att duplicera starkt forminskad COM (48X) kräver en noggrannare filmhantering och en mer omfattande kontroll av omgivlMetzer. James A & Calningen än som förefaller nödvändigt vid svagare forminskningf” laghan. Wiliam: Duplica- Det är tydligt att den fotografiska tekniken vid 48 X COM-film pressats ting 3rd generation 48X COM ouput on vesicular nära yttergränsen i vissa fall. Bildkvaliteten är även i hög grad beroende lilm for large scale distri- av vad olika COM-utrustningar kan prestera. Om COM-utrustningen probution. (SPSE Winter ducerar data. som skall arkiveras för framtiden - dvs. data som eljest skulle Symposium: Micrograha framställts på ”svenskt arkiv-papper” - bör det vara ett krav från arphics Science 1973. New Orleans Louisiana, re- kivsynpunkt att vid påträffad skada på kamerafilmen ett nytt arkivexemplar print Kalvar Corp.) kan framställas. från vilket läsexemplar (generation 3) framkopieras.

Den moderna informationsbehandlingens databärare 71

Huruvida man från arkivvâisendet bör ställa krav på fler än tre generationer kan diskuteras mot bakgrund av uttalandena i skrivmaterielbetänkandet aingêtertde getterationskopieringskravet: “Härvid bör förutsättas, att filmen vid behov förnyas till större eller mindre delar?” Av betydelse vid bedömning av dessa frågor är CIM-teknikens utveckling. Om COM-filmen utförts med OCR-B-typsnitt eller om det är fråga om mikrolilnt som avbildar dokument skrivna med OCR-B-typsnitt och filmen i övrigt har god bildkvalitet bör läget anses tämligen gynnsamt att via CIM kunna optiskt läsa filmen och denna väg framställa en ny generation via

COM.BilligareCIM-läsareläremellertidkunnaförväntasuppkommapåmark-

itadeit först någon tid efter det den föreslagna typsnittsutformningen (OCR B enligt ISO/DIS 5l26) blivit allmänt accepterad världsstandard. stödd av nationellastandarder. OCR-B-COM-CIM systemet måste även mera allmänt ha slagit igenom inom administration och arkiv. Först då tillräcklig efterfrågan på CIM-läsare uppkommit. blir produktionsserierna så stora att lägre priser kan erbjudas. Från experthåll har framhållits. att de billigare CIM-läsare som förväntas. efterhand torde komma att bli utrustade med utbytesmoduler för vissa andra typsnitt som har tekniskt lämplig utformningså att läsmöjligheterna härmed ej blir begränsade till enbart OCR-B-mikroftlm. Andra typsnitt kan emellertid ha begränsningar i fråga om de generationskopieringsmöjligheter. som kan erfordras redan inom det administrativa system. där tekniken behöver anlitas Eftersom ntarknztdsförda utrustningar ännu ej föreligger och erfarenheter saknas, är det för tidigt att ta ställning till nya typsnittsmöjligheter. Försiktigheten bjuder alltså att tillsvidarefrämja användning av OCR-Btypsnittet beträffande såväl COM-film som dokument som skall mikrofilmas. Erfarenheter av optisk läsning av mikroñlm med hjälp av hittillsvarande stora CIM-system. som måste programmeras för materialets skiftande utseende. har utvisat att material med bristande enhetlighet i typsnitt och med bildmáissigt dålig kvalitet ger upphov till omfattande och dyrbar programmering for att förhindra felléisning och informationsförlust. lett sådant fall. där ett amerikanskt telefonbolags samtalsmätare mikrofilmades och filmen lästes i en stor CIM-läsare. blev uppbådet av program och andra säkerhetsåtgärder mot felläsning så omfattande att användningen av CIM innebar en ganska måttlig besparing jämfört med alternativet att visuellt avläsa mätarna samt stansa och kontrollstansa materialet. Att rädda innehållet i mikrofilm med hjälp av CIM är således dyrbart om typsnittsstandardisering ej genomförts. I fråga om handskrivnzt dokument utanför ritningsområdets textningsarbete föreligger vanligen mycket begränsade möjligheter att styra handskriftsproduktionen på sådant sätt att mikrofilmning med kraftig förminskning underlättas. Ett sådant fall är känt inom bankväsendet, där för närvarande ett lSO-standardförslag utarbetas. vilket reglerar utseendet hos de namnteckningslistor for befullmiiktigade banktjänstentän som äger underskriva bankretttissor etc. på stora belopp. Här skall originallistan utskrivas SOU 1963:35, s. 60. på vitt papper och varje namnteckning skall skrivas med svart filtspetspenna ?ISO TC 68/SCl/WGl: inom en ruta 92.5 cm stor. Filtspetsen ger erforderlig streckbredd och Record retention of imasvart skrift ;nå vit botten ger önskad kontrast. varigenom god läsbarhet avses ges. (arbetsdokument). uppkomnta hos mikrokopiam. älven i filmgeneratioit 3. trots 48 X förminskning?

72 Den moderna informarionsbehandlingens databiirare

Andra handskrivna dokument, exempelvis brev eller ifyllda blanketter företer en så stor variation i bildmässigt utseende att inga bestämda regler kan ges om vilken förminskning som måste väljas för att vid generationskopiering ge önskat antal väl läsbara filmgenerationer. Det kan erinras om att äldre handlingar traditionellt mikroñlmas på 35 mm film. vanligen med måttlig förminskning, t. ex. l5. 20 eller 24 X. När man filmar dokumentmaterial med 30-40 X förminskning har man ofta särskild anledning att genom provfilmning och generationskopiering med önskat antal generationer förvissa sig om att planerad förminskning ger tillräcklig bildkvalitet. Man har särskild anledning att välja måttlig förminskningsfaktor för att kunna behålla god läsbarhet och kunna kopiera nâgra generationer i fall sådana som de följande: a) Mycket smala streck ger generellt återgivningsbesvär. Strecken löper risk att tappas bort. b) Smala streck och små bilddetaljer ger speciella svårigheter om de är utförda i klent mättad fargton, t. ex. ljust grå blyertsstreck och bleka pastellfärger. särskilt ljust blekblå färg. C) Tättliggande streck och andra tättliggande små detaljer och slutna tecken, dvs. tecken med endast små öppningar i teckenbilden. medför risk att nära varandra liggande streck och detaljer “växer ihop. tecken “gror igen etc. Speciellt sker detta lätt om exponeringen måste avpassas för att rädda mycket smala streck och bleka. tunna detaljer. d) Dokument med färgad pappersbas eller med påtryckt bottenton medför att text, streck och andra bildelement ger mindre kontrast än om papperet varit vitt, vilket försämrar läs- och kopierbarhet. De dokumenttyper som nyss beskrivits är ofta inte särskilt väl eller lätt låsbara ens som originaldokument. Det är därför knappast förvånande att mikrofilmtekniken. när den pressas till kraftig förminskning. 30-40 X eller mer. kommer att avslöja både den mikrografiska teknikens egna begränsningar och det förhållandet att förlagorna är dåliga. Ofta försummar man dock, även då dokumentproduktionen kan styras, att redan vid blankettkonstruktionen med enkla medel anpassa materialet för att vid planerad mikrofilmning ge god bildkvalitet. Om blanketten behöver igenkänningstecken i färg använder man kraftigt färgat papper i stället för att trycka en färgrand i ytterkanten och försämrar därigenom kontrasten. Det händer t. 0. m. att man mikrofilmar dåliga genomslagskopior, trots att goda originaldokument finns tillgängliga. Olämpliga skrivmedel anskaftas. Nötta färgband används. Det enkla sambandet “garbage in — garbage out“ (skräp in - skräp ut), ofta citerat i ADB-läroböcker, glöms alltför ofta bort inom mikrografin. Från arkivsynpunkt är det av intresse hur många kopiefilmer som kan tagas från en film, exempelvis från kameraftlmen innan den senare genom nötning under kopieringen blir så forsliten att ytterligare användbara kopior ej kan tas. l 1949 års betänkande angående arkiv- och biblioteksftlmning uttalas: “Men också moderfilmen utsättes vid kopieringen för skadeverkningar. l sådana fall. där det kan bliva fråga om ett stort antal kopior. som ofta måste förnyas, bör man därför måhända överväga att framställa flera moderfilmer. En negativfilm anses dock kunna tåla inemot 200 kopieringar,

Den moderna databärare 73

informarionsbehand/ingens

förutsatt att den hanteras med försiktighet?” De utrustningar och omspolningsapjrarzttcr som används måste enligt vad som vidare yttras i betänkandet ha förstklassig konstruktion för att skydda arkivexemplaret från slitage. “Viktigt är också att denna (filmen) noga skyddas för damm. såväl under framkallning och lixering som vid förvaring och användning. Detta nödvändiggör. att höga krav måste ställas på de för dessa ändamål avsedda lokalerna. att filmen endast hanteras av kompetent personal samt att minutiös renlighet och noggrannhet iakttages av dem, som hantera den.” Det förut citerade fallet (not l. s. 70) visar att vid 48-X-COM-lilm kraven på kompetens. renlighet och noggrannhet snarast måste skärpas. Vid uppgifter om det antal kopior som kan tas från en arkivlilm innan den blir utsliten bör man emellertid söka ställa frågan för vilket ändamål filmen härvid anses oduglig. sedan det uppgivna antalet kopior har tagits av filmen.

a) Maximalt antal kopior. där sista kopian fortfarande har egenskapen att vara fullt användbar som ny arkivgeneration. Kameralilmen kan exempelvis ha använts för att producera ett antal läskopior; vid sista tillfället har skador påträffats som gör att kameralilmen måste användas för framställning av nytt arkivexemplar. b »i Maximalt antal läskopior (bruksexemplar) som kan framställas. Sedan antalet som arkivexemplar dugliga kopior överskridits kan fortfarande ett antal som läsexemplar användbara kopior framställas. Man måste nämligen ställa högre bildmässiga krav på de exemplar (t. ex. lilmgeneration 2) som skall kunna ge nya kopior av generation 3 än på de kopior av generation 2 som enbart blir läsexemplar (slit- och slängexemplar“). Den ovan citerade uppgiften i SOU 1951:36 att arkivlilmen anses tåla inemot 200 kopieringar fordrar någon kommentar. Vid tillverkning av bildbandskopior (ej mikrolilm) har man stora krav på att inga störande repor lår framträda på projektionsduken. En firma inom denna bransch uppger att ca l00 perfekta kopior kan framställas innan några repor syns — i detta fall gäller det kopior som framställs med en kopieringsutrustning som har “riktat ljus”. Uppgiften antyder att repor kan börja uppträda redan vid 100 kopior. Jämfört med vanliga fotografer har “mikrografen en mera tolerant inställning till repor på filmen, i varje fall gâiller detta läsexemplaren. Uppgiften i SOU 1951:36 om 200 kopior kan likväl behöva omprövas i sådana fall då förminskning på exempelvis 40. 42 eller 48 X tillämpas. Av det förut citerade exemplet (s. 64) framgick att vid 48 X förminskning ett dummkom på 0.05 mm kunde medföra förlust av nära 60-talet tecken på kopielilmen. medan en med radrät repa på 0.64 mm hotade en å två teckenrader. Då SOU 1951:36 framlades var så kraftig förminskning ej vanlig. Det är därför önskvärt att provningsanstalten lår utföra lilmkopieringsprov vid kraftig förminskning för att utröna hur många SOU 1951:36. s. 37. exemplar man vågar kopiera från sådant arkivexemplar utan att äventyra Belt repning av lilm och informationens framtida bestånd. rengöring av film. se s. l vissa film-till-lilmkopieringsutrustningztr används diffust ljus. vilket har 95 i citerad utredning. en utjämnande inverkan på lilmrepor. som då blir mindre framträdande på kopielilmen. Det har emellertid antytts att belysningstypen härvid även kan minska upplösningen i bilden och härmed eventuellt minska antalet

74 Den moderna informationsbehandlingens darabärare

användbara generationen

Om man vid masskopiering önskar skona arkivexentplzxret från större slitage framställs en eller flera filmkopior, masterfilmer. från vilka masskopieringen utfors. En sådan masterftlm kan då begagnas för kopiering oberoende av arkivsynpunkter. och kopieringen kan drivas ända tills de sist framställda läskopiorna ej längre kan accepteras för sitt ändantål. En användare uppger att ca 400 exemplar kunnat kopieras innan masterfilmens defekter påfallande började märkas på kopieexemplaren. l den mitt på s. 70 refererade amerikanska rapporten berättas hur man från varje masterfilm kunnat framställa 1000 användbara läsfilmer (mikroliche). vilket dock forutsatte rigorösa åtgärder beträffande renlighet i produktionsmiljön. kontroll m. m. Exemplet avser kopiering från silverfilm till vesikulärfilm. Kravet på upplösning var dock här något lägre satt än som vanligen rekommenderas. Det kan tilläggas att olika filmkopieringsutrustningar kan ha olika benägenhet att slita på masterlilmen. Utrustningar hos vilka både ntasterlilnt och kopiefilm befinner sig i rörelse under kopieringen anses vanligen slita något mer på filmen än utrustningar där masterfilmen ligger stilla och möter kopiefilmen endast i exponeringsögonblicket. Det finns även optiska kopieringsutrustningar dvs. sådana där filmerna ej kommer i kontakt med varandra och slitaget således bör vara minst. De optiska kopieringsutrustningarna används emellertid i liten utsträckning for mikrofilmkopiering (film till film) enär det möter svårigheter att få ljusstyrkan tillräckligt stark för de vanligaste kopiefilmnnaterialen för läskopior. nämligen diazolilm och vesikulärñlm. Mycket höga krav måste även ställas på optik och belysningssystem. så att avbildningsfel ej den vägen införs i systemet. De optiska utrustningarna eliminerar emellertid kontaktkopieringsutrustningarnas svåra tekniska problem att få de båda filmerna i oklanderligt tät kontakt vid filmkopieringen. En förstklassig mikrolilmkamera kan upplösa 180-200 linjer per mm. Detta är t. ex. fordran inom ritningsmikrolilmsystem. Likväl hamnar man efter fjärde filmgenerationen ofta i en upplösningssiffrzt på kanske 3.5 till 4 linjer per mm på läsapparatskåirmen. Det ntänskliga ögat kan på normalt Nelcon. Carl E.: Microfilm technology, s. 276. betraktningsavstånd (ca 25 cm) nätt ochjämnt särskilja, dvs. upplösa, detaljer om 0,1 mm storlek, t. ex. två fina linjer på 0.1 mm avstånd från varandra 3 Bäckström. Helmer: Fohos den betraktade bilden? vilket innebär 5 linje-mellanrumspar per mm, tografisk handbok. del l. s. 74. som utgör ögats normala upplösningstal. Genom att betrakta skärmen på något närmare avstånd och anstränga ögat kan man klara något lägre upp- 3Costigan. David M.: lösning. Vid uppförstoring till full skala på läsapparatens skärm anses som Micrographic systems NMA Reference Series tumregel 3 linjer per mm vara dålig bildkvalitet, 4 linjer per mm vara acno 16. National Micro- ceptabelt och 5 linjer per mm vara god kvalitet? Läsbarheten är emellertid graphics Association. Sil- även beroende av bildens kontrast och av skärpan. två egenskaper som ver Spring. Maryland även de brukar försämras efter några generationers kopiering. l samma källa 1975. s. 80. refererades en amerikansk undersökning for något år sedan som påvisade “Se Östberg, Olov. Re- att vid arbete som sysselsatte läsaren långa perioder vid läsapparaten arbetet view of visual strain. borde göras mera bekvämt och mindre tröttande för ögat genom att man with special reference to använde upplösningstal på 7 linjer per mm. Eftersom frågan om vilka krav microimage reading (Föredrag vid lMC-kongres- som bör uppställas på läsapparatbilden f. n. utredes av arbetarskyddsstysen i Stockholm. sept. relsen, har problemställningen här belysts endast summariskt* 1976). Medan arkivexemplaret enligt SOU 1951:36 anses tåla inemot 200 ko-

Den moderna informationsbehandlingens databärare 75

pieringar innan det förlorar förmågan att ge nytt arkivexemplar ställes mindre hårda krav på läsexemplar, innan dessa anses oanvändbara i läsapparaten. Den nämnda utredningen anger: enligt vad de sakkunniga inhämtat bör en läskopia. som hanteras med vederbörlig varsamhet. kunna tåla inemot 500 visningar.” Eftersom vid den tid då nämnda utredning skrevs rulllilm var det dominerande filmmediet torde uttalandet avse rullfilm. Några undersökningar av läsapparzttslitage på mikrofiche har ej påträffats. Om läsapparatens glasplattor mellan vilka filmen vilar hålls rena och dammfria torde iläggning och urtagning slita mindre på mikrofiche än på rullfilmen som vid sökning spolas fram och tillbaka. Å andra sidan är mikrofichen vid manuell hantering svårare utsatt för tumning av läsare som inte vet att man aldrig får beröra en filmbild med fingrarna. Förhållandet att arkivlilmen anses tåla högst 200 kopieringar medan läslilmen anses tåla 500 visningar bör ej tolkas så att kopieringen sliter hårdare än visningen per användningstillfalle. Det är snarare tvärtom så att låsesalshantering. där många användare är ovana vid både utrustning och rätt ltantering av film. sliter hårt på filmen. En lilm som skall kunna generera en ny filmgeneration måste emellertid vara i betydligt bättre allmänkondition för uppgiften än vad som krävs av en läsfilm for att kunna läsas. Det är således anledning misstänka att en läsfilm. som spolats fram och tillbaka vid 200 lånetillfällen av olika användare är mera sliten efter denna användning än en arkivfilm som omsorgsfullt kopierats av fackmän och lämnat 200 kopior. Låsesalsexemplaren kan i allmänhet förväntas vara olämpliga att använda för framställning av ny arkivkopia. redan innan de år “halvförbrukztde” som läsexemplar. Detta innebär att man vid inträffade skador på kamerafilmen använd som arkivexemplar ofta inte kan påräkna att erhålla något fullgott nytt arkivexemplar genom att framställa nytt sådant i form av kopia från liisexemplarcl. såvida inte utlåningsfrekvensen varit låg. Önskar man skona ett särskilt värdefullt kamerañlm-arkivexemplar från kopieringsslitagc kan man självfallet framställa beställda kundkopior från ett i gott skick varande läsexemplar. så länge kundkopiorna blir acceptabla ur lässynpunkt. Detta förutsätter även att den ursprungliga kvaliteten varit sådan att systemet medger att kopian i sin egenskap av generation 3 likväl är acceptabel. Det kan tilläggas att vesikulärfilmen anses mera slitagetålig än silverfilm, eftersom vesikulärbilden består av blåsor i ett skikt av plast. som är mera tåligt än silverfilmens gelatinskikt. Det är uppenbart att arkivexemplaret, exempelvis kamerafilmen. är utsatt för visst slitage om det anlitas för kopiering. ehuru olika kopieringsutrustningar är mer eller mindre skonsamma mot filmen. Om stickprovskontrollen vid framkallningsrutinen endast berör en del av filmrullarna kan ntisslyckad fixering/sköljning komma att avslöjas först åratal därefter vid kontroll. Härtill kommer ntaterialets åldrande. som efter lång tid kan påkalla uppmärksamhet. Mikrofilmsystemet måste därför från arkivsynpunkt ha vissa reservmöjligheter inbyggda så att sliten eller skadad film kan ersättas genom omkopiering till ny arkivfilm. Hur många generationer som systemet bör kunna prestera för att för ntycket långa tidrymder kunna bevara filmens information är däremot svårt att fastställa. Generationskotuieringsfrågan har i tidigare SOU 1951:36 s. 37.

Den moderna databärare

76 irzfbrmarionsbehand/ingens

svenska utredningar (SOU 1951:36 och l963:25) berörts endast summariskt. Anledningen härtill kan vara att med då för tiden brukliga nlållllgtl lörminskningsfaktorer(vanligen omkring 15, 20-24 X) generationskopieringens möjligheter varit så pass goda, att problemstâillttingett inte behövt studeras allvarligt. Hur man skulle förvara filmen rätt har varit den viktigaste frågan för tidigare utredningar. De regler härför som gavs i SOU 1951:36. fräntst baserade på professor Bäckströms utredningar, har i stort visat sig vara väl avvägda. SP:s utredningar, som utförts på DAKzs uppdrag, har visat att förvaringsreglerna måst skärpas som följd av den fortgående löroreningen av luften i modern industrimiljö m. m. Bristen på undersökningar rörande generationskopieringens möjligheter har medfört att denna fråga här kunnat beröras endast i form av ett antal exempel hämtade från olika ntikrografiska tillämpningar. Dessa exempel har visat att generationskopieringsmöjligheterna är vitt skiftande inom olika mikrolilmsystem. från två generationer till uppåt tiotalet. Det finns alltså system, som ej kan förväntas uppfylla de krav på generationskopiering, som uppställts i SOU 1963225. Anledningen härtill är främst användningen av allt kraftigare förminskning såsom 30. 40, 42, 48 X; i den tekniska debatten talas även om 60 X och därövcr. Generationskopieringsaspekten kan därför ej lörsummas, eftersom det iir obestridligt att risken att tappa tunna tecken-streck ökar med kraftigare förminskning. Generalionskopieringsproblemen bör därför studeras och erforderliga taraktisk-a prov utföras som ett led i SP:s fortsatta arbete på det mikrografiska området. l avvaktan härpå kan provisoriska riktlinjer dras upp som i stort sett endast återspeglar åtskilliga fungerande mikrofilntsystent. där en vid spridning av information eftersträvas. Härvid förutsätts såsom framgår av nedanstående exempel att fyra användbara lilmgenerzttioner skall kunna presteras. Beslut, om negativ eller positiv film skall användas, får härvid grundas på en avvägning mellan praktiska användningskrav och det av SP konstaterade förhållandet att positiv film mindre lätt angrips av oxidations-reduktionsskador. Ett dylikt system med fyra användbara lilmgenerzttiotter kan ha följande utseende: Generation l: Kameramikrofilm, arkivexemplar /negativ/ Generation 2: Masterfilm(er) härav, /positiv/. lör ntasskopierittg av distributionsexemplar Generation 3: Distributionsexemplar /negativ/ Generation 4: Användarens kopia av distributionsexemplar /alltefter metod negativ eller positiv/ Om kameraflmen behöver omkopieras kan detta ske på bekostnad av möjligheter till ntycket vid spridning - åtminstone med nuvarande “normala” material. En viss reservmöjlighet föreligger genom att det existerar speciella filmntaterial. som kan prestera tre kopiegenerationer med samma förlust i upplösning, som med ttorntztlntaterial erhålles med en generationskopiering. Med dessa specialmatteriztl kan även gradationen behållas oförändrad och genom att kontrastlörståirktting alltså ej sker reduceras inte möjligheten att lättare behålla tunna text-streck vid generationskopiering. En sådan specialfilm är långsammare än vanlig film och fordrar ingreppi belysningsdelen hos kopieringsutrustningen. lbldnd kan även specialfrangkallztre behöva till-

Den moderna informarionsbehandlingens databärare 77

gripas. En annan ;inledning till att man ej bördriva kravet på generationskopiering till 7 a l0 lilmgcnerationer för att söka uppnå en med arkivpapperjiintförlig bestiindighet är den tekniska möjligheten att återvinna filmens information med hjälp av elektronisk bildavsökning kombinerad med datorstyrd bildtolkning. Om den tolkade bilden tas ut på bildskärm. som zivfotogrziferzis. eller om bildstrålcn får direkt “skriva på mikrofilm är det egentligen en typ av COM-ClM-tilláitnpning. Men tekniken är i princip inte typsnittsberoende. även om typsnitt kan behandlas, t.ex. vid regenerering av tolkat, skadat tecken. Bildtolkningen kan appliceras för såväl digital som analog bildbehandling. Tekniken syftar främst till programmerad behandling av olika bildegenskaper. Med datorns hjälp kan exempelvis degenererade bildegenskaper återställas hos mikrokopian. t. ex. kontrasten ändras samt upplösning och skärpa förbättras. Teknikenbefinner sig inom många områden på l-aboratoriestitdiet. l praktiken har tekniken dock med framgång använts för att förbättra och behandla bilder som transmitterats från satelliters och imerplanetariska rymdraketers bildutrustningar. Tekniken har redan prövats for bildtolkning av fiirgfotografier av biologiska preparat föratt diagnostisera olika sjukdomar. En förutsättning för att tekniken skall lyckas är i fråga om mikrolilm att man känner orsakerna till bilddegenerationen, t. ex. optikdefekter. skakningsoskärpa. felfokusering, filmens egenskaper i fråga om olika bildegenskaper såsom gradation. ljusgårdsfenomen. kornighet etc. för att tolkningsprogrammen skall kunna uppgöras. Man bör således kunna hysa en viss tilltro till framtida möjligheter till effektiv Man behöver bildbehandling. f. ö. ej vara för bunden att tänka sig fortsatt bevarande av bild endast på film. Videotekniken kan komma att erbjuda alternativ till filmen. Med laser kan bild inbrännas på permanent metallfolie etc. l det föregående har berörts sådana beständighetsaspekter såsom mikrofilmmaterialets och bildskiktets hållfasthet mot mekaniskt slitage vid läsning i liisapparat eller vid kopiering av filmen. Vidare skildrades själva informationens beständighet i samband med de risker för bildkvalitetsförsämring. som föreligger när generationskopiering sker av mikrofilm för vilken hög förminskniiugsfziktor använts. Men bildens beständighet är även beroende av att vissa moment i “framkallningsprocessen utförts på rätt sätt. l första hand avses här i fråga om silverhalogenidmaterial momenten fixering och sköljning. Inledningsvis erinras om att 1ermen_/)am/ca//ning används i något skiftande betydelser. Än betecknar framkallning enbart det (eller de) arbetsmoment. varmed den vid exponeringen uppkomna vanligen osynliga (latenta) bilden framtages. förstärkes eller omvandlas till en väl synlig bild. Än inkluderas även fixering och anknutna behandlingsrutiner. främst sköljning. som erfordras For att bilden skall nå erforderlig hanterbarhet och beständighet. Med fram kallningsbad brukar man enbart avse bad. vari den latenta bilden framkallas. Med framkallningsmztskin brukar man beteckna en maskin som utför den kompletta framkallningsprocessen. som ifråga om silverhalogenidmaterial innefattar framkallningsbad. eventuellt (som avavbrytarbad bryter framkallningen; även kallat stoppbad) eller vid film vanligen vattensköljning före fixeringen. därpå själva fixeringen i fixerbad. vattenskölj-

78 Den moderna informationsbehandlingens databärare

ning efter lixeringen samt vanligen iiven torkning. Eftersom moderna fram kallningsmziskinerarbetar mycket snabbt anviinds ofta dubbla framkallningsbad och dubbla lixerbad för att ge erforderligt lång passagetid genom baden. Vid exponeringen blir belysta silverhalogenidkorn som förut niimnts framkallningsbara. Framkallaren omvandlar dessa korn till metalliskt silver. varav alltså bilden är uppbyggd. De obelysta kornen hos negativlilmen (motsvarande ljusabsorberande förlagesvärta) kan ej påverkas av framkallaren Kornens silverhalogenider måste alltså bortskaffas från bilden. eftersom de fortfarande är ljuskâinsliga. att efter en tid i dagsljus dessa korn “utkopieras” som en viss svâirtning. Detta bortskaffande sker genom fixeringen, som innebär att de obelysta silverhalogenidkornen omvandlas till i vatten lättlösliga kemiska föreningar. vilka lätt kan bortskaffas genom den efter lixeringen utförda vattensköljningen. Det år mycket viktigt att silverföreningarna fullständigt elimineras eftersom de kan skada silverbilden vid lång arkivering. Det senare förhållandet behandlas separat. Fixeringcn har emellertid ett betydligt mera komplicerat kemiskt förlopp än som är bekant hos många användare. Denna brist på kunskap om fotografiska elementa kan lätt orsaka sådana missgrepp vid fixering och sköljning att den avsedda bestandigheten för arkivbruk ej kommer till stånd. Vissa upplysningar är har på sin plats. Kommittén hänvisar härutöver till handböcker i ämnet som finns på svenska språket? Omvandlingen av de obelysta silverhalogeniderna till lättlösligzt föreningar sker ej i ett steg utan noga räknat omfattar fixeringen tre till fyra efter varandra följande kemiska processer. Först omvandlas silverhalogeniderna till olösliga eller svårlösliga kemiska komplex. Därpå bildas något lösligare komplex. Först i det sista processteget uppkommer det låittlösligzi komplex. som kan bortsköljas i vatten. Om lixeringen ej utföres fullständigt kommer alltså lilmbilden att innehålla ett antal kvarvarande olösliga, svårlösliga eller klent lösliga silverföreningar. Kvarvarande silverforeningar hos filmen kan vara en viktig bidragande orsak till att silverbilden skadas efter åldring. De komplexbundna silverjonerna kan förenas med det svavel som erhålles vid tiosulfatets nedbrytning eller kan reagera med luftburna föroreningar och orsaka missfärgning. För att få mängden kvarvarande silverföreningzir tillräckligt låg är det viktigt, att filmen fixeras i fárska fixerbad av lämplig sammansättning samt att

Här bortses från att film noga räknat innehåller ett visst antal över ytan jämnt (statistiskt) fördelade oexponerade men likväl framkallningsbara kristaller, som vid framkallning ger upphov till en ytterst lätt allmän gråton, s. k. slöja. ?Av korta praktiskt orienterade handledningar kan niimnas: Kohlbeck. Runo: Fotografisk kemi. Utg. av nordiska rådet och sekretariatet för nordiskt kulturellt samarbete. Stockholm 1975. 92 s. (Nordisk utredningssene 1975:17) Kohlbeck, Runo: Rädda bilden. Kompendium för arkivering, behandling, reproduktion och restaurering av fotografiska arkivalier. (Sammanställt av Runo Kohlbeck.) Utg. av Fotograliska Museet i samarb. m. Svenska Fotografers Förbund och Fotograliska Museets Vänner. Malmö 1974. 164 s. + sep. register 8 s. (ISBN 9l-7l0O-050-X) Något mer teori ger: Lenning, Gunnar: Fotografi. Teori och mätteknik. Almqvist och Wiksell Förlag AB. Stockholm 1971. 390 s.

Den moderna darabärare 79 m/brmationsbehandlingens

skiöljitingeit därefter är tillfredsställande utförd. vilket bör kontrolleras.” När många lilmer lixerats i samma lösning blir koncentrationen av utfiilldat silverjoner i lösningen mycket hög så att ytterligare komplexa föreningar kan Ltppstå. som kan utfällzts i skiktet under sköljningen och som då kvarstannar i bilden. Man kan inte gardera sig mot ofullständig eller fixering llysSnålnlndkl lixeringsskador genom att arbeta med starkt koncentrerade fixerbad. ty dessa kan själva fräta upp den framkallade silverbilden. Märkligt nog råder ett slags optimal koncentration av lixerlösning; fixerhzistigheten ökar starkt upp till 20 % halt av fixersalter (natriumtiosulfat och ammoniunttiosulfztt). Hög temperatur påskyndar fixeringen. men vid temperatur under l8° C avtar fixerhastigheten mycket starkt. Det är en ej ovanlig missuppfattning att tro att lilmen är färdigfixerztd. när filmens förut mjölkartade “slöja“ övergår till klar film - den tid klarningen tar kallas klarningstid. Negativiilm är inte färdigfixerad förrän lixeringen pågått 1,5 gånger klamingstiden? l övrigt brukar som tumregel användas att fixeringen fordrar dubbla klarningstiden? Olika fotografiska material har olika fixeringshastighet. Material, som huvudsakligen innehåller silverklorid, är snabbfixerade, medan högkänsliga negativmaterial. som innehåller en viss mängd silverjodid kräver längre fixeringstid. “Vidare kan detta ge en förklaring till att ett och samma fixerbad ej bör användas till både positiv- och negativmaterial. Vid fixering av negativmateriztl frigörs små mängder av jodid och anrikas i badet. Om detta bad sedan används for positivmaterial. så kommer lösligheten för silverklorid att sänkas kraftigt, dvs. den totala fixertiden förlängs.” Med normal matningshastighet i framkallningsmaskinen blir filmen härmed ej fárdigfixerad. Det förekommer vid ñlmbehandlingen att framkallaren i kombination med fixerbadet kan påverka lilmbildens beständighet. Om den framkallade filmen (utan avbrytarbad eller vattensköljning) direkt förs ned i fixerbadet. vidhäftar något av framkallningslösningen filmens yta. Det uppstår hos bilden samtidig närvaro av framkallare och fixerlösning, silverutfállning uppstår på bilden och filmen erhåller härvid en tvåfargad (s. k. diokritisk) slöja. Ämnet bromkalium ingår ofta i framkallare. varjämte under framkallningsprocessen olika bromföreningar kan frigöras. Bromföreningar som via filmytan hamnar i fixerlösningen orsakar då att lixeringen går långsammare. l snabba framkallningsmaskiner kan detta innebära att bilden ej blir fardigfixerad och följaktligen ej beständig. Fixerbadet skall ha en viss låg surhet. lagom pH-värde dock ej så högt . .. . . .. . - l att svavel kan utfitllas. sker med vissa amnen sasom kali- SP delrdppon m 3 u ll Surgorningen . __ _ _ _ ,_ ,_ o DAK. umdisulfit. borsyra. ev. atttksyra och natrtumsullit. Sistnamnda amne as- 2 tadkommer att fixerbadets surhet hålls tämligen konstant. Surheten ger för- Fotografisk

kgsihlsegg‘

delen att framkallningsvätska som medföljt skiktet ned i fixerbadet neutraliseras. så att utfiillning av skadliga silverkomplex från fixeringsprocessen 3Mutter. E.: Kompendiförhindras. Sullitens roll i ett fixerbad är även av stabiliserande karaktär. “m de Ph°‘°3aPhie~ 1 av natriumtiosulfat Bd‘S 224 Sönderdelningen bromsas genom närvaro av sulfit. l ett åldrande fixerbad. som eventuellt är oanvänt. koncentrationen 4 Kohlbeck: Rädda bilsjunker av sullit sakta med tiden. pH-värdet sjunker och när sulfiten 1 € n~5- 94 samtidigt tagit slut falls svavel ut allt snabbare-i 5K0h|beCk; Fotografisk l vissa fall söker man göra skiktet mera slithärdigt mot repor genom kemi. s. 23.

80 Den moderna infbrmationsbehandlingens darabärare

att hårda gelatinskiktet med härdande fixerbad. Sådana bad nedsätter emellertid möjligheten att effektivt skölja bort tiosulfat ur emulsionsskiktet. Härdande lixerbad bör följaktligen ej användas i arkivsun1manh2mg. S. k. snabbfixerbzid, vanligen baserade på ammoniunttiosulfat. är i vissa fall anpassade for snabbt ntaskingenontlopp vid ca 50°C. vilket nödvänges viss härdning. Formaldehvdhâirdzire är olämpliga i diggör att skiktet allt arkivbruk och det är tveksamt om många kommersiella snabbtixerbztd kan användas for arbete med arkivfilnt. Åtskilliga lilmfrzunkztllningsmaskiner kan inte prestera en arkivbestáindig film. Anledningen härtill är att många sådana ntaskiner tillverkats för olika reprograliskzt ändamål t. ex. for ntellzmkopior i kartreproduktionsarbete eller for halvtonkopior och rasterkopior för framställning av tryckplåtzir for grafiska ändamål. l många sådana fall kasseras lilm-mellankojuiztn. niir tryckmediet blivit färdigt. Andra ändamål for filmframkallningsmaskinen kan vara Framkallning av röntgenfilm, som normalt inte behöver vara brukbar längre än ett människoliv. Framkallningsmaskinen for mikrofilm måste allt-

så ha konstruerats så att den ger arkivbeständighet hos framkallad film.

Använda lösningar bör aldrig stå kvar länge i framkallningsmaskinen. Framkallningslösningen åldras snabbt vid lufttillträde och även fixerlösningen åldras ehuru långsammare. Av praktiska skäl byter man vanligen alla lösningarna i maskinen på samma gång. Samvetsgranna ztnvändare låter inte gärna använda framkallningslösningar stå kvar över natten och aldrig över ett veckoslut, om maskinens konstruktion medger lufttillträde till lösningarna. “Om under sköljningen av bilden. efter dess fixering, lixersztltet (natriumtiosulfat) ej helt avlägsnas ur skiktet. kommer det efteråt under härför lämpliga yttre Förhållanden (fuktighet och värme. svavelväte. sura gaser. etc.) att angripa bildsilvret och omvandla det till brunt svavelsilver eller vid närvaro av syre eventuellt till farglöst silversulfat. Bilden synes starkt frän. Även svaveldioxid —— kan härvid verka som oxidationsmedelf” Sedan fixeringen utförts fullständigt måste filmen vatrønskö//as mycket noga så att genom ftxeringen bildade lättlösliga silverkomplex löses i vattnet och bortsköljes. Lika viktigt är att vattensköljningen även bortfor tiosulfatresterna från fixeringen från filmens skikt. Olika framkallningsmaskiner for film utför sköljningen med olika teknik: ett eller flera vattentankbad. bad med rinnande vatten eller sköljning med vatten som sprutar mot filmen. De slutna vattentanksystemen har vanligen något pumpsystem eller motsvarande som ombesörjer att vattenmängden cirkulerar eller omröres. Eftersom utlakningen av silverkomplexen och fixrester går snabbare med något förhöjd vattentemperatur sker sköljningen ofta i tempererat vatten. Varmvattnet kan hämtas från husets varmvatvia termostatblandare eller från kallvztttennåtet varvid framkalltensystem ningsmaskinen har egen uppvärmningsanordning. Alla sådana system år känsliga för yttre störningar. Om rumstemperaturen råkar sjunka kan ett bli for kallt för effektiv sköljning. En extrem vinouppvårmt sköljsystem terkyla kan ntedfora att framkallningsmaskinens inbyggda uppvärmning ej kalla vattenledningsvattnet. En terklarar uppvärmningen av det ovanligt mostat kan krångla etc. Principiellt bör man hysa skepsis mot alla sköljsystem SOU l95l:36. s. 89. som arbetar med slutet system, speciellt om vattenmängden år liten; en

Den moderna

informationsbehandlingens databärare 81

zinrikning av avfallsprodukter“ i sköljvattnet kan då ej undgâs, vilket kan hota filmens arkivbestâindighet. Även den perfekt framkallade, fixerade och väl sköljda “arkivbeständiga” filmen hotas av ytterligare faror i arbels/aka/erna, innan den rätt förpackad når arkivet. Om dessa faror är kännedomen ej sällan begränsad. speciellt när mikrolilmningsziktivitet startas utan fotovana. Brister i personlig hygien vid lilmhanteringen. bl. a. smutsiga arbetshandskar, handdukar och zirbetsrockzir liksom spill av lösningar, rykande kemikaliedzimiii och dålig rengöring av golv, vaskar och framkallningsntaskin (ev. skålar och tankar) utgör små men viktiga detaljer. Alla måste noga uppmärksammas och bristerna motarbetas for att filmbehandlingen skall ge en arkivbeständig produkt. Den “beständiga” produkten kan även hotas av felaktiga forvaringsmedel, t. ex. filmkuvert med lim, som förstör bilden, eller filmforvaringslickor av för ändamålet olämplig plast, som angriper filmbilden. Arkivbestâindigheten hos den färdiga mikrolilmbilden är således beroende av framkallningsntaskinens funktion och av att rätt filmmaterial används jämte för detta avsedda lösningar samt inte minst av att hela framkallningsrutinen skötes rätt och hygieniskt. Det är detta förhållande, att ark/ibcsläridig/Ierøri är beroende av en /1?/I /comp/(.\ av samverkande faktorer. som medfört att statens provningsanstalt ej ansett sig kunna godkänna framkallningsmziskinen som sådan for arkivbeständighet. Vad SP vill granska och kontrollera är således både utrustningens funktion och arbetsrutinen, liksom även produktionsutfallet vad avser bibehållande av arkivbeständighetsegenskap och i vissa fall även bildkvalitet. Hur en dylik teknisk produkrionskonrrol/ bör utformas praktiskt kan bero på användarens egen kompetens för att sköta olika kontrollåtgärder. Dessa frågor behandlas på annan plats (s. l57). Flera ana/_vsmeI0der finns för bestämning av restmängd tiosulfat i fotografisk film. Vidare finns metoder för bl.a. bestämning av restmängd silverjonkomplex i fotografisk film, för prov på mängden silver i ett fixerbad, för pH-bestämning. for bestämning av plastmaterials lämplighet för förvaring av svartvitt fotografiskt material m. m. Så mycket torde man kunna uttala, att om en filmframkallningsmaskin för exempelvis I6 eller 35 mm mikrolilm vid SP:s prov med vanligaste arkivfilmtyp och skött enligt maskinens bruksanvisning med rekommenderade lösningar etc. likväl ej kan prestera en arkivbeständig produkt, bör maskinen ej inköpas i statlig verksamhet. Även om den på filmen presterade informationen ursprungligen skulle vara gallringsbar, kan man senare komma att anse att informationen bör bevaras. Dessutom uppkommer lätt behov att på en befintlig framkallningsmaskin kunna behandla inte bara gallringsbara data utan även data som skall bevaras, när någon ny arbetsrutin härför råkar tillkomma. Allmänna råd och anvisningar for användning och behandling av mikrofilm så att den blir arkivbeständig redovisas i SP:s för DAKzs räkning utarbetade rapporter, varav den slutliga sammanfattningen rekommendationer ingår som bilaga till betänkandet (se bilaga 4). Frågor rörande fotografiska arkivaliers beständighet studeras och uppföljes lKohlbeck, Runo: Rädda även vid institutionen for fotografi vid Tekniska i Stockholm Högskolan bilden, s. l53-l59.

darabärare

82 Den moderna informationsbehandlingens

svensk i fotografi finns numera ej. KTH-insti- (KTH). Någon professur är därför mer undervisnings- än forskningsinriktad. Institutionen tutionen har emellertid ett fotografiskt bibliotek av hög kvalitet med ett omfattande facktidskriftsbestånd. Dessa källor har möjliggjort att personal vid institutionen - dock i huvudsak som privat uppdrag — fullgjort åtagandet att

för arkivering. behandling, reproduktion och utge ett särskilt “kompendium restaurering av fotografiska arkivalier. en detaljerad fraintstiillning inte minst Kompendiet ger på många punkter utförande av olika arbetsmoment. Bl. a. onttzilzis hur film rörande praktiskt skall omkonditioneras, då den införes i eller uttages från s. k. vilande arkiv. kan citeras följande: “Behandling med natriumsulfit ger Ur kompendiet av såväl silver- som tiosulfatjoner. Vid sköljning av film lägsta restmängd följt av 5 min. effektiv sköljning. ger redan ett 2 min. bad i 2 % natriumsulfit, -- till denna gynnsamma en god hållbarhet för arkivering. Anledningen inverkan av sulfit tros vara, att släktskapet mellan sulfit- och tiosulfzitjoner av i gynnar ett utbyte mellan dessa joner. Efter saltbadet kan innehållet huvudsak sulfitjoner ganska lätt sköljas bort ur gelatin. Dessa forskningsresultat har mycket stor betydelse ur såväl hållbarhets- som ur ekonomisk

synpunkt.”

Enligt underhandsuppgift från SP är natriumsulfitbadet ej nödvändigt med tunt skikt - sådan behandling anses emellertid nödför mikrofilmer för att skänka papperskopior bättre beständighet vid lång tids förvändig varing. i arkivfotografisk teknik se 17.2. Beträffande upplysningsverksamhet

2.3.4 M ikrofilmmaterial

l följande framställning kommer i stort sett att behandlas endast de vanligaste och härvid i första hand endast de material som har mikrofilmmaterialen intresse från arkivsynpunkt. Detta innebär att någon redogörelse ej lämnas för de olika reprografiska metoder och material, som används i exempelvis för framställning av papperskopior från kopierande mikrofilmläsapparater mikrofilm. Det dominerande materialet för kameramikrofilm utgörs av .silverhalodvs. film vars ljuskänsliga skikt innehåller föreningar genid/ilm (silverfilm). klor, brom eller jod. Silverhalogenidfilm används av silver och halogenerna även som kopiefilm om arkivbeständig produkt önskas. Silverhalogenidl Kompendiet. som bär filmen är uppbyggd av ett basmarerial. vanligen av triacetat eller polyester, titeln Rädda bilden. är skiktet, som överst på vilket via ett bindskikt är fäst det srrâ/ningskäns/iga sammanställt av forskär skyddat av ett skyddsskikt. På filmens baksida. bundet av ett bindskikt, ningsingenjör Runo ett bakskikl. med uppgift att förhindra att filmen rullar ihop Kohlbeck vid institutio- ligger vanligen nen for fotografi. KTH. sig. och arbetet har utförts på Silverhalogeniderna är ljuskänsliga - i ursprunglig form endast för blått uppdrag av Fotografiska skiktet vissa tillsatser. valjus. Vid filmtillverkningen ges det ljuskänsliga Museet. Svenska Fotokänslighet utökas (sensibiligrafers Förbund och Fo- rigenom de ljuskänsliga silverhalogenidernas Om filmen är sensibiliserad tografiska Museets Vän- seras) även för andra delar av ljusspektrum. ner. för violett, utom orange och rött) grönt och gult (dvs. för hela spektrum benämnes filmen orrokromarisk. Om sensibiliseringen utökas med känslighet zKohlbeck, Runo: Rädda s. k. pankrmnarisk film. bilden. a.a. s. 103-104. även för orange och rött. omfattas hela spektrum.

Den moderna

informationsbehandlingens databärare 83

Modern kamerafilm är pankromatisk. Kopiefilm är oftast ortokromatisk. någon gång enbart blåkänslig. Exponeringen av silverhalogenidkornen medför en kemisk omlagring i silverhalogenidkristallen. vari grupper av silveratomer. s. k. groddar bildas. Dessa groddar bildar tillsammans den latenta bild. som genom framkallningen tages fram och förstärks till en synlig bild. Silverhalogenider i icke exponerade fält omvandlas vid fixeringen till i vatten lättlösliga silverkomplex, som bortskaffas genom vattensköljning. l Föregående avsnitt har understrukits att fullständig fixering och noggrann vattensköljning är absolut förutsättning för arkivbeständighet hos bilden. För att en mikrofilm i minsta detalj skall kunna återge en förlaga tydligt erfordras att mikrofilmen har hög trpp/ösning och hög kmirizrskärpa; båda dessa egenskaper söker tillverkaren ge bästa möjliga värden. En kameramikrofilm har ofta dubbelt så hög upplösning som en finkornig. snabb amatörfilm måttligt och den har ofta 3-4 gånger så hög upplösning som snabba amatörfilmer. Upplösningen hos mikrofilmerna är likväl inte extremt hög. lnom vetenskaplig fotografi finns filmer med uppåt fem gånger så hög upplösning som kameramikrofilmens, men dessa specialfilmer har för lång exponeringstid för mikrofilmändamål. Kameramikrofilmen är således en kompromiss mellan kraven på bästa möjliga upplösning trots kortast möjliga exponeringstid. Upplösningsförmågan hos film är avhängig av kornigheten (silverhalogenidkornens storlek) och av diffusionsljusgårdsbildningen. dvs. den oundvikliga men icke önskade spridningen av exponeringsljuset inom filmens ljuskänsliga skikt. Dif/iIsionsl/usgzirdsbi/dningen orsakas av den förut behandlade kanteffekten vid återgivning av streck men ljusspridningen vid kantåtergivningen blir olika alltefter hur ljuset sprides vid kontakten mot filmskiktet och kornen - det är således en form av inre reflexer i skiktet. Ju hårdare gradation hos filmen, desto mindre ljusgårdsbildning. För att kunna väl upplösa små detaljer måste filmens skikt naturligt nog vara finkornigt. men eftersom exponeringstiden ökar med finkornigheten är kameramikrqfilmen en kompromiss mellan upplösning och hastighet, såsom förut antytts. l fråga om kapieniikro/i/nz av silverhalogenidtyp väljes ofta något mera - här spelar materialets lägre finkornigt utförande för maximal upplösning snabbhet mindre roll eftersom denna kan kompenseras av högintensiv ljuskälla. Härigenom underlättas generationskopiering med måttlig förlust i upplösning och skärpa; med specialmaterial kan särskilt låg kvalitetsförsämring uppnås. Kameramikrofilmens upplösning och skärpa påverkas även av en annan typ av ljusgårdsbildning. nämligen rQIIexiOnSI/usQârden. Denna innebär att exponeringsljuset passerar genom skiktet och når basmaterialets baksida. som härvid likt en spegel reflekterar ljuset tillbaka till skiktet, vilket medför försämring i upplösning och skärpa. Reflexionsljusbildningen kan effektivt elimineras genom att i filmens bakskikt, bas eller bindskikt inblandas ett kraftigt ljusabsorberande fargämne, antihalomedel, som absorberar genomgående ljus och härmed förhindrar reflexion. Kameramikrofilmerna har tämligen hård gradation och framkallas vanligen till hård kontrast. Filmer finns dock med något mjukare gradation

84 Den moderna databärare

informationsbehandlingens

för samtidig återgivning av tcxt och halvtonbild. Någon form av zlnllhillobeläggning är vanlig. Som förut nämnts används silverhalogenidfilm även som kopiemikrolilm. här i form av mycket finkorniga filmer med hög upplösning och med en mera normal gradation än kameramikrofilnten. För kopiemikrofilmen eftersträvas alltså en något mjukare verklighetstrogen kontraståtergivning. så att ej kontrastförstáirkning försämrar möjligheterna till gcnerationsko- Det är därför viktigt att rätt framkallare används så att kontrastpiering. forhållandenzi hålls vid avsedd nivå. Det kan tilläggas att om vid en kopiering kontrasten dubblas så dubblas även kornigheten hos kopian vilket bidrar till att försämra läsbarheten av skrift-gråtoner. Kameramikrofilmen framkallas vanligen med konventionell negativfrzimdvs. förlagan återges med omvända tonvärden. En del kakallningsteknik, meramikrofilmer kunna omvändnings/ramka//as. (lvs. anges av tillverkaren framkallas erhåller samma tonvärden som på sådant sätt att kopiefilmen bilderna hos den film som kopierats. Omvändningsframkallningsprocessen innefattar alltid framkallade bilden bortbleks i ett att den ursprungligen blekbad, varpå förut vid bildexponeringen obelysta fält nu belyses i en “andra exponering (vilket även kan ske på kemisk väg), varpå den sist exponerade (positiva) bilden framkallas och fixeras. Vid lång tids arkivering av filmen är en skepsis mot omvâindningsframämkallad films beständighet befogad. l blekbadet ingår starkt oxiderzinde har bildskadande verkan. Det är därför nen, som i arkiveringssammanhang av utomordentlig vikt att framkallningsprocessen verkligen förmår att fullavlägsna blekbadsrester från filmskiktet. Även om filmmateriatlet ständigt är godkänt för arkivbruk och framkallningsmaskinen vid vanlig negativframkallning ger arkivbeständiga filmer föreligger således ej någon garami för att omvändningsfrztmkallad film blir beständig. För att omvändningsframkallad film skall kunna godkännas måste således SP ha godkänt kom-

binationen film+framkallningsmztskin+omvändningsframkallning.

Det finns emellertid en direktposiriv typ av kopiemikrofilm. som med traditionell av lilmförlztgztn. Det är framkallning ger en positiv avbildning då vanligen dvs. en film vars skikt fråga om ett s. k. solarisationsmaterial, fram till sovid tillverkningen (vanligen på kemisk väg) överexponerats larisationsområdet. Här inträffar den fotografiska effekten hos silnämligen (solarisationseffekten) att svårtningskurvan från att förut verhalogenidfilm ha varit stigande nu (inom solariszttionsområdet) blir fallande; ju mer exvid filmkopieringen. desto svagare blir svâirtningen hos koponeringsljus ijämförelse med piefilmen. Kopiemikrofilmen ger alltså rättvända tonvarden Sådan solarisationsfilm kan erhållas i arkivfilmkvalitet och erfilmforlagan. håller samma beständighet som vanlig “negativframkallad film. ty samma framkallningsteknik används. Filmen har vanligen mycket hög upplösning men är långsam vid exponering. som l den mån man ej behöver uppställa sådana krav på beständighet silverhalogenidfilm kan ge, kan såsom kopiefilm användas två andra typer av film, nämligen diazolilm och vesikulärfilm. skikt innehåller vissa s. k. diazoniumsalter som har egen- Diazofi/mens skapen att under belysning av ultraviolett (UV) ljus förvandlats till färglösa Vid framkallning under inverkan av vissa kemiska (osynliga) föreningar.

SOU l976:68 Den moderna mformationsbehandlingens dalabärare 85

föreningar. s. k. kopplare. omvandlas i de icke belysta (dvs. vid kontaktkopieringen av lörlzigelilntens bakgrundssvärta skuggade) partierna av kopieflmen därvarande diazoniumsalter till kraftiga väl synliga azofargämnen, varav bildcn är uppbyggd. De vid exponeringen bortblekta“ bildelementens lärglösa (osynliga) diazoniumsalter medför att dessa bildelement på filmen är klara. Avbildningen är alltså positiv. Medan silverhalogenidñlm har en upplösningsnedsättzmde kornighet sker exponeringen av diazoñlnten närmast på molekylär nivå. Eftersom diazoniummolekylerna är avsevärt mindre än silverhalogenidkornen erhålls en mycket hög upplösning och hög skärpa, som även underlättas av att skiktet kan göras mycket tunt, varigenom diffusionsljusgårdsbildningen hålls på begränsad nivå. Av denna anledning ger diazomikrofilmen vanligen goda resultat vid generationskopiering Belysningsanordningens utformning har inverkan på bildkvalitén. diffust ljus ger lättare förlust i upplösning än riktat (rakt) ljus. lnom reprograftn används tre diazolilmmaterial. vart och ett avpassat for ett for metodvarianten gällande sätt for framkallningen, som kan ske med ammoniakgas. våtframkallning eller värmeframkallning (diazoammoniakmetod. diazovåtmetod, diazovärmemetod). lnom mikrograñn dominerar diazoammoniakmetoden. Diazoñlmen är icke arkivbeständig. Färdigframkallad har den kvar viss känslighet for UV-ljus och om den ligger framme i solljus förstörs bilden på kort tid. Diazobilden kan t. 0. m. blekas bort vid intensiv och långvarig användning i läsapparat med stark belysning. Om diazomikroñlmen förvaras i mörker och användningsfrekvensen är måttlig kan filmen emellertid bevaras i årtionden. Diazolilm arkiverad sedan 1945 och 1947 har exempelvis befunnits vatra i utmärkt k0nditi0n“.2 Diazofilmens skikt är applicerat på en bas av cellulosaacetat (även diazetat och triacetat). på senare år har bas av polyester blivit allt vanligare. Gradationen hos diazomikrofilm var tidigare vanligen mycket hård men eftersom detta försvarade generationskopiering har efterhand filmer med mera normal gradation framkommit, som inte förändrar kontrastförhållandena utan behåller kameramikrofilmens gradationsforhållanden vid generationskopiering. Diazomikrolilm är mycket långsam och fordrar stark UV-Ijuskälla. Den kan således normalt endast kontaktkopieras mot ñlmförlagan. Det har emellertid utvecklats en speciell forstoringsapparat som kan förstora en mikrolilntbild på diazoñlm med hjälp av en extremt stark ljuskälla — exponeringstiden blir likväl ganska lång. Vesikzi/är/ilmen löreter en viss kemisk släktskap med diazofilmen genom att det l juskänsliga ämnet även hos vesikulärfil men utgörs av en diazoniumför- *Mera detaljerad inforening, dock här inblandad i ett plastpolymerskikt, vanligen på en mation om generationsbas av polyesterplast, som finns att få i olika tjocklek for olika ändamål. kopieringens problem kan inhämtas i Nelson: Vid exponeringen i ultraviolett ljus bildas i varje belyst punkt av lilmskiktet Microfilm Technology. S. ett “inre tryck av kvävgas frigjord ur diazoniumforeningen. Framkallning 188-200. sker därpå i värme vid ca 1l5C, varvid plastskiktet uppmjukas så att det ?National Microfilm Asinstängda gastrycket på var punkt förmår plasten att expandera till en liten sociation. Proceedings of gasblåsa (latinska vesicula = liten blåsa. härav namnet vesikulärñlm). Framthe Twenty-Second Ankallningen måske ske omedelbart efter exponeringen, ty eljest avgår kvävnual Conference and Exgasen av sig själv genom plastpolymerskiktet. Vid exponeringen obelysta position l973. s. ll:247.

86 Den moderna informarionsbehandlingens databärare

bilddelar (motsvarande svärta hos ñlmförlagan) är fortfarande ljuskänsliga och filmen kan här slöja om den utsätts för UV-ljus plus värme. Darlör måste bilden göras stabil. eller som termen här brukar lyda “klaras“. vilket innebär att de kvarvarande obelysta diazoniumföreningarna belyses i starkt UV-ljus (4 gånger exponeringsljusmängden). Härvid sönderdelas dessa diazoniumföreningar och den avgivna innestängda kvävgasen avgår genom skiktet under de närmast följande timmarna. Under dessa timmar får temperaturen ej överstiga 43°C. l denna utformning ger vesikulärfilmen en negativ avbildning av filmförlagan. Det finns även material. som ger positiv avbildning, dock med annorlunda teknik. Det är övervägande negativmaterialen som används. Vesikulärfilmens bild bygger sålunda på ljusspridningen i de små blåsorna vid läsning och kopiering från filmen. Ljusets spridning i blåsorna uppfattas som optisk täthet (svärtning). Medan vanlig film bygger på absorption av ljus vid betraktande och kopiering. bygger vesikulärfilm på reflexion av ljus från blåsorna. Filmen blir därför ej varm vid användning i läsapivarat. Filmen har mycket hög upplösning men vid kontaktkopiering från silverlilm på vesikulärñlm kan upp till 40 % förlust i upplösning noteras hos vesikulärkopian, om exponeringen skett med diffust ljus. Bättre resultat kan nås med kontaktkopiering i riktat ljus eller ännu bättre med projektionskopiering. Vid generationskopiering från vesikulärfilm till vesikulärñlm är förlusten i upplösning ungefär jämförbar med vad som är fallet vid generationskopiering från silverfilm till silverfilm. Vesikulärfilmen har ursprungligen förekommit mest i hård gradation. vilket passat bra om man endast presterat en generation vesikulärfilm från COM-kamerafilmen - den vanligaste användningen. Olika tillverkares filmer kan utvisa vissa differenser i gradation. t. ex. ha något mjukare eller något hårdare gradation. Behovet av mjukare gradation har blivit större när vesikulärfilmen börjat användas även för återgivning av halvtonbild. bankchecker och blanketter där olika skrivmedel ger stora variationeri täthet. Med nyare vesikulärfilmer kan kontrasten göras mjukare och mera anpassad för dylika tillämpningar genom att en viss förbelysning sker av filmen före

själva bildexponeringen.‘

I fråga om beständighet vid förvaring är det viktigt att vesikuláirfilmen ej utsätts för temperatur över 60°C. Vid högre temperatur mjuknar nämligen plastpolymerskiktet så pass att blåsbilden kan deformeras. l övrigt är filmen ovanligt okänslig för såväl strålning som kemiska angrepp. En olägenhet vid arkivering är att vesikulärfilmen åtminstone en viss

tid efter framkallningsprocessen visat sig avge små mängder klorgas? Ve-

sikulärfilm får därför i arkiv ej förvaras tillsammans med silverfilm. I övrigt anses filmens möjligheter att klara lång tids förvaring vara goda (se härom SP:s uttalande bil. 3 s. 3l6 och bil. 4 s. 320). National Microfilm As- Vesikulärfilmen var tidigare dyrare än diazoñlmen men prisdifferensen sociation, Proceedings of har alltmer utjämnats och spelar i många tillämpningar föga eller ingen the Twenty-Second Annual Conference and Ex- roll. Vid valet mellan diazofilm och vesikulärlilm kan man därför vanligen position 1973. s. utgå från rent praktiska användaraspekter. ll:249—25l. stora fördel med sil- Vesikulärfilmens från användarsynpunkt jämfört ZICA/MC. Bulletin 3. verfilm och diazofilm är att vesikulärñlmens plastpolymerskikt har en myck- Budapest 1974, s. 68. et större tålighet mot repning och annan hantering än gelatinskikt. Jämfört

Den moderna informarionsbehandlingens databärare 87

med diazolilm har vesikulärfilmen fördelen att ej bortblekas vid flitig användning i läsapparat med hög ljusstyrka. Diazofilmen ger som nämnts positiv avbildning. Beträffande vesikulärfilm används främst material för ttcgativ avbildning. l båda fallen är kopieringen enkel att utföra. diazokopieringen med ammoniak har dock nackdelen att ammoniakångorna vanligen fordrar direkt anslutning av filmkopieringsutrustningen till ventilationskanal. Vesikulärprocessen avger dock mera värme till rummet. Utöver de från användningssynpunkt dominerande filmtyperna (silverhalogenidfilnt, diazofilm och vesikulärfilm) finns även inom mera “slutna” mikrofilmsystem speciella ljuskänsliga material av annan typ. Ett dylikt specialmaterial erbjuder det _/btokroma skiktet, som vanligen appliceras på en gIasplåt. Det fotokroma skiktet innehåller ljuskänsliga färgämnen. vilkas (normalt transparenta) molekyler vid exponering i ultraviolett ljus blir opaka (ogenomskinliga). Bilden framträder härvid direkt utan särskild framkallning. Det märkliga med denna fotografiska process är att den är reversibelz Om den genom UV-exponeringen erhållna bilden blivit misslyckad. kan bilden utplånas och skiktet åter bli transparent. om bilden utsätts för hetta eller mycket starkt vanligt ljus. Ny exponering kan därefter ske med UV-ljus på samma bildruta. Den bild som erhållits på fotokromskikt har endast kort beständighet och bilden överförs därför snarast till permanent silverhalogenidfilm genom kontaktkopiering. Hela rutinen utförs vanligen i två steg. Först fotograferas dokumentet med vanlig (manuell) mikrofilmkamera på 35 mm silverhalogenidfilm med hög upplösning och filmen framkallas. l nästa steg insätts filmen i en speciell typ av mikrofichekamera, vari silverfilmen bildruta efter bildruta. på vanligt mikrofichevis. projiceras bildrad efter bildrad på en fotokrom glasplåt. Om förminskningen i forsta steget är 10 X. såsom vanligt vid A4-dokument. och denna bild i mikrofichekameran förminskas 15 X. så avbildas dokumentet på fotokromplåten med 150 X forminskning. F0tokromplåten kontaktkopieras därpå på ett eller flera silverhalogenidfilmexemplar. Dessa masterfilmer används för masskopiering av distributionsexemplar på silverfilm. Därvid lamineras ett skyddsskikt av plast ovanpå skiktet for att skydda den ömtåliga mikrokopian. Vid 150 X forminskning kan 2400 A4-sidor avbildas på en sådan A6-mikrofiche med en bildkvalitet som anges jämförbar med en vanlig mikrolilmbilds vid 30 X förminskning. Den något dyrbara tvåstegstekniken medför att systemet fordrar masskopiering av distributionsexemplar (reservdelskataloger. böcker etc.) för att ge lönsamhet. Särskilda läsapparater fordras för att klara uppförstoring av *Här avses NCR:s vaden höggradigt forminskade filmbilden. rumärke: PCMI (Photo Chromic Micro lmage) En ny mikrofilmtyp3 har utvecklats, som bygger på användning av ett ljuskänsligt skikt av halvledarmaterial, med egenskapen att tämligen per- zReversibiliteten är här ej manent behålla den elektriska laddning, som skapats vid exponeringen. Ny- unik. Även ett silverhatillkommande logenidmaterial kan arbedata kan därför senare påföras ”tom” ruta, så att uppdatering ta reversibelt med utkan ske av originalmikrofichen, även efter åratals lagring. nyttjande av den s. k. Andra mikrofilmtyper befinner sig under utveckling, t. ex. Ie/mop/asr/i/rn, herscheleffekten. ev. i kombination med speciella optiska system. där bilden utgör en “deformationsbild“. 3Systemet har utvecklats skapad i ett genom uppvärmning uppmjukat plastmaterial. av Scott Graphics. USA i Samma optiska system måste användas i läsapparaten. samarbete med Tekniskt finns möjlighet att rikta en laserstråle mot film eller låta la- A.B.Dick.

88 Den moderna iriformarionsbehandlingens databärare sou 197553

serstrålen bränna hål i en permanent metallfolie och därigenom t. ex. skapa perforationstecken i folien. Laserstrålen kan även användas för att skapa en /IO/Og/“a/ÃY/x (ivbiItliii/iq på film. Bilden skapas genom att vid exponeringen (via scanning) sammanfors, dels en direkt bild, dels en spegelbild, varigenom ett interferensmönster uppstår på filmen. Likartad ljusbrytningsteknik måste användas i läsapparaten, ursprungligen laserljus, men numera även vanligt riktat ljus. Bilden är tredimensionell; om flera skikt anläggs kan även färgbild utföras. Se vidare avsnitt l7.l. Beträffande uppföljning av den tekniska utvecklingen se 17.2.

2.3.5 Mikroformer och mikrografisk utrustning

Vid den fabriksmässiga tillverkningen av mikrofilm skäres den framställda bredden i för användaren lämpliga format. Från smalfilmtekniken igenkänns 8 mm och 16 mm ruII/i/m. från kinotekniken 35 mm rullfilm. Rulllilmen är dock mestadels operforerad inom mikrofilmtekniken. eftersom här inte finns samma behov av stegvis bildskifte som vid kinotekniken. Någon enstaka gång förekommer perforerad film t. ex. när i någon specialrutin en ombyggd filmkamera används eller när man utnyttjar en med lämpligt objektiv försedd systemkamera. apterad i ett s. k. reprostativ försett med erforderlig belysningsarmatur. 16 mm rullñlm dominerar för rutinmässig mikrofilmning av stora “serier” av dokument inom kontor och administration. 35 mm rulllilm är det traditionella formatet för avbildning av äldre arkivhandlingar och tidningar. vars åldersförändrade papper eller stora format gör 35 mm -bredden lämplig för att nå önskad bildkvalitet och ge möjlighet till distribution även vid kopiering i flera generationer. 35 mm rullfilm används även i moderna system för ritningsmikrolilmning. l specialfall förekommer 70 mm rullfilm Lex. för storformat av äldre ritningar och kartor, där uppdelning av förlag-un på flera delbilder vållar användningssvårigheter. 8 mm formatet är sällsynt (ex. bibliotekslånekortrutin). 105 mm rullfilm är det dominerande utgångsformatet för framställning (efter styckvis avkapning) av mikra/ic/w i standardformatet A6. Den radvisa (och samtidigt kolumnriktiga) inrutningen av mikroficheytan åstadkommes genom en särskild mikrofichekamerzi som radvis stegar fram bild efter bild vid exponeringen av dokumenten (engelska: step and repeat camera). En mikrofichekamera kan även vara - och är ofta inbyggd i COM-utrustningen. Vid den seriemässiga “massfotograferingen” av dokument på kontor och inom administration används främst någon auromarkamera, som kan uppnå mycket höga arbetshastigheter vid helautomatisk inmatning av dokumenten - förutsatt att dokumenten är någorlunda enhetliga i format och tjocklek samt felfria (utan tejplagning, revor, gem och knappnâlar). Kameran är vanligen försedd med en dubbelmatningsspärr, som avkänner dokumenttjockleken och hindrar att två dokument samtidigt inmatas. Dokumentmatning och lilmtransport är fullständigt koordinerade. dokument och film är således båda i rörelse under den “spaltvis” skeende exponeringen. Härigenom kan dokument även avbildas i “ändlös bana” (kedjeblanketter). men säkraste

Den moderna databärare 89

informationsbehana’/ingens

matning nås härvidlag vanligen i specialkameror. För kameratypen används främst 16 mm rullfilm. numera sällan 35 mm. På engelska benämnes kamcrtttypen: rotary camera eller flow camera. Den komplicerade konstruktionen hos automatkameran med koordinerad dokument- och filmrörelse medför att man måste räkna med något lägre upplösning hos bilden än om denna tas med en mantra/l kamera där film och förlaget ligger stilla i exponeringsögonblicket. Den enda rörelse som då sker är slutarens öppning och stängning. benämnes Kameratypen på engelska planetary camera eller flat-bed camera. Kameran har en stabil uppbyggnad med en vertikal pelare utmed vilken kamerahuvudet (bestående av lins. slutare och lilmmatningsmekanism) förflyttas i höjdled för rätt avståndsinställning. Skärpeinställningen, ”f0kuseringen, är i dyrare kameror vanligen helautomatiskt koordinerad med kamerahuvudets avståndsinställning. Kamerabordet på vilket förlagan vilar är horisontellt och kan i vissa kameror genomlysas underifrån. för transparenta förlagor. sker Vanligen belysningen från fyra lampor eller lampgrupper anbragta i bordets hörn. Avancerade kameror har automatisk exponeringsmätare. ofta koordinerad med slutarinställningen. Kameratypen är i hög grad ett precisionsinstrument för att nå maximal upplösning och skärpa. Ett fel på 2,5 tusendels millimeter i linsens focusering är nog for att taåfallande försämra bildkvalitén. T. o. m. kamerabordets yta får inte ha större avvikelse från flat yta än i 0.16 mm enligt amerikansk ritningsmikrofilmstandard. En högklassig lins i en dylik kamera kan exempelvis upplösa 210 linjer/mm i bildcentrum. men 190 linjer/mm i hörnen. En god kontraståtergivning hos optiken kan i viss mån kontpensera en aning lägre upplösning. Mest använda filmformat är 35 mm rulllilm. t. ex. för ritningsmikrofilmning. och tidningsmikrofilmning äldre ztrkixthzmdlingar. 16 mm rullfilm förekommer även för dokumentfilmning. där upplösningskraven ej kan tillgodoses med automatkamera. Rullfilmen apteras vanligen på spole. som ibland är monterad kassett. Den senare är ofta varumärkesbunden. Spole (eller kassett) monteras i läsapparat för rullflm och bilden läses på apparatens lässkâirm. Sökning av rätt bild underlättas av vid ñlmningen anbragta streck i filmkanten, avsökta mot linjal vid lässkärmen. Det förekommer även helautomatiska räkneverk för bildräkning i läsappzrrttten och i avancerade system kan koordinerad sökning ske med flera samtidiga sökbegrepp med hjälp av ett elektroniskt söksystem under förutsättning att motsvarande kod har anbragts vid filmningen (manuellt eller vid COM-utrustning helautomatiskt enligt dataprogram). Rullmikrofilmen är särskilt lämplig mikroform för stora sammanhängande serier av dokument. l sådana fall där dokumenten bildar mer separata enheter, är det mer praktiskt att efter kameraarbetet kapa flmrullen i mindre ren1sor._/i/mstrips. Sådana remsor kan monteras i radvis anbragta filmfickor (eng.: jacket) på transparenta kort “jacket microfiche“ eller kortfattat f/ac/rcl. Denna stripmikroñche simulerar alltså uppbyggnaden hos den “äkta mikrofichen. den senare framställd i mikrofichekamera. Båda mikr0ficheförekommer l Tekniken används typerna monterade i rantar med kantstansad sökkod för uppemellertid i en läsapparat sökning i helautomatiska system (“information storage and retrieval sys- med inbyggd karusellkastems”). Några sådana finns dock ej i Sverige sett för mikrofilm.

90 Den moderna irzfbrmarionsbehandlingens darabärare

Filmstrips kan även monteras i transparenta ñlmfickor som infasts i en ursparning“ i ett hålkort (eng.: aperture card). Etablerad svensk benämning saknas: mest adekvat term torde vara: striphålkort. Hålkortet kan även innehålla en enda 35 mm iilmrutzi, inmonterad i ett fönster i hålkortet, via limmade kanter eller i transparent ficka. Me kanförbundet använder här termen bildkorr, medan svensk försvarsstandard använder termen /i/m/zâlkorr. Registerdata kan anbringas maskinellt hill» stansat. vanligen även i klartext på kortet, t. ex. i ovankanten för manuell plockning i register. Filmhålkort sorteras emellertid sällan i hålkortsorterare p. g. a. risken för slitage på filmbilden. Framsortering av identifieringsdata för sökta filmhålkort sker vanligen med datamaskin eller ibland med dubblettkort (utan filmbild) i hålkortsorterare. l utlandet. främst USA förekommer filmhålkort med kanthålstansning. som används i helautomatiska söksystem. Kort som motsvarar inställd sökkod utsorteras automatiskt och kopieras ibland helautomatiskt. Det förekommer även system, där man använder en enhet av mikrofilm som innehåller en mikrobild eller några få mikrobilder plus kodade identifieringsdata. l USA kallas denna mikroform för chip eller “mikroñlm chip. Svensk etablerad term saknas, möjligen kan mim/ilmb/ad användas. Dylika “enheter” av mikrofilm förekommer i automatiska söksystem. Filmenheten har vanligen 35 mm filmbredd och längden är 75 mm eller mindre. l utlandet finns stora helautomatiska system. där minifilmbladen är monterade i kassetter, “bikupemässigt” ordnade i ramar. Genom

små_

knapptryckning på en avlägsen terminal-läsapparat kan bilder som motsvarar koden automatiskt framsökas ur rätt kassett. Denna vandrar till en videokamera. vars bild per kabel transporteras till terminal-läsapparaten, där bilden även kan skaländras (“zoomas“). För lönsamhet hos dylika stora system fordras mycket hög sökfrekvens. l olika forskningslaboratorier i USA och Japan nedläggs möda på att mestadels via digila/iser.ng av bi/d söka överföra mikrofiImbildinformzitionen till avlägsen ort. l fråga om lasapparatutrustning kan allmänt sägas att den mestadels är avpztssad för viss typ av bildbärare (mikroform). Man har sålunda /äsapparalør för rullñlm, för mikrofiche. för filmhålkort etc. Kombinerade “universalläsapparater finns. som kan hantera flera mikroformer. men hanteringsmässigt blir de ej alltid lika bra som specialutrustningen. Genom utbytbara objektiv kan -inom viss gränser - mikroñlm med olika förminskningsfaktor läsas i samma läsapparat. En del läsapparater är försedda med inbyggd utrustning för framställning av förstorad pappørskopia av mikroñlmbilden; olika kopieringsmetoder ger olika bildkvalitet Bland övrig utrustning kan nämnas automatiska _framkal/ningsmaskinei för silverhalogenidftlm (film till film) ‘ En förutsättning för be- (jfr. 2.3.3). 4/i//nltopieringsuIrusmingar dömning av läsappara- enligt silvermetod. diazometod och vesikulärmetod samt olika Inonreringslens och kopieringsut» mrusrningar Lex. för filmhålkort och jacket. rustningcns bildkvalitet att här närmare behandla mikroformer och mik- Det finns inte anledning är att erforderliga testbilrografisk utrustning. Utförliga och populärt skrivna handledningar finns der på film framställs och tillhandahållcs. såväl på svenska språket som på engelska. Dessutom finns större och mindre

Den moderna informationsbehandlingens darabärare 91

zlp/›.s/ag.sverk över ntarknadsförd utrustning Från arkivsynpunkt är det av stort intresse att så långt möjligt är använda mikroformer av Standardiserad typ, vilket exempelvis redan är fallet med ritningsmikroñlnt och tidningsmikroñlm. liksom Aö-mikroñchcn enligt ISO-standard. Standardiserade mikro/ormer medför även en viss Standardisering av utrustning för respektive mikroform, åtminstone vad avser de minimikrav som bör ställas på utrustningen. Förminskningen får ej drivas så långt att läsning blir ansträngande för ögat eller generationskopieringsmöjligheten allvarligt beskäres. Beträffande Standardisering och behov av åtgärder att främja även

sådan

vid införande av mikroñlmsystem. se kap. 5 och avsnittet 17.2.

2.3.6 Användningsområden

All/närma sjI1piI/1IIe/

Redan i seklets början hade belgiska biblioteksmän propagerat for mikrofilmens användning som ett internationellt dokumentationsmedel och därefter sökte ett par holländare befrämja bruket av mikroñlm vid spridning av vetenskapliga resultat. För biblioteken öppnade sig en möjlighet att göra en mängd av den information. som förvarades splittrad på många olika bibliotek. lättare tillgänglig. Man kunde även öka skyddet mot forslitning och lörstöring av unika böcker och ömtåliga originalhandlingar. Samtidigt blev man medveten om att dyrbara hyllutrymmen även skulle kunna sparas. Mot slutet av 1920-talet stod det klart att ñlmteknikens utveckling gjort mikroñlmen till ett betydande hjälpmedel for arkiven och biblioteken. Redan 1928 började Library of Congress. det amerikanska nationalbiblioteket. att i utlandet låta mikrolilma arkivhandlingar och böcker rörande USA:s historia. De nordiska riksarkiven började ungefär samtidigt förvärva mikroñlm av rapporter och dokument som belyste de diplomatiska forbindelserna mellan Ryssland och de nordiska länderna under sexton-. sjutton- och artonhundrzttalen. Verksamheten i Förenta Staterna har emellertid hunnit längst. Den har varit mycket brett upplagd och organiserats av särskilda kommittéer. Omfattande program har varit inriktade på att filma material i utländska arkiv och bibliotek och att göra detta material tillgängligt i Amerika. Även inom landet har verksamheten varit intensiv och vad biblioteken beträffar har mikroñlmning av tidningar ägnats särskild uppmärksamhet.

Som exempel på imroduktiva handledningar kan nämnas: Björk. K-G & Johansson. T 8; Nordberg. J: Mikrolilnisyslem — en grundläggande vägledning. Studentlitteratur/Akademisk forlag Lund/København 1973. Costigan. Daniel M.: Micrographic Systems. National Micrographics Association (NMA Reference Series No, 16). Silver Spring. Maryland. 1975. (Library of Congress Catalog Card Number: 75-29532) Bland utrustnlngskataloger kan nämnas: Ballou. Hubbard W.: Guide to Microreproduction Equipment National Micrographics Association, Silver Spring. Maryland (senaste edition+supplement.) Microfilm Source Book. Microfilm Publishing lnc. New Rochelle. N.Y. (årlig eller varlannat år). National Micrographics Association: Buyers guide to micrographic equipment. products and services (årlig).

92 Den moderna iri/ormarionsbehandlingens darabärare

Bakgrunden till intresset iir dels att tidningspapperet på sikt iir sjåilvmultnande. dels att tidningsbestånden alltmer ökar i omfattning. Det kan niimnzis att ca en tredjedel av Kungliga bibliotekets och universitetsbibliotekens i ntagasinsutrymmen upptas av tidningar, För Uppsala. Lund och Göteborg talar också den omståintligheten att lilmkopior i ;allmänhet tidningslilmning iir mer liitthanterligzi âin tunga och ohanterligzi tidningsláigg. l USA har särskilt Library of Congress låtit filma ledande tidningar. Även England och Frankrike har omfattande tidningslilmning. Den engelska lilmningen har delvis sin bakgrund i de erfarenheter som gjordes (lå en stor del av landsortsprcssens tidningsbeståttd i British Museum förstördes under andra världskriget. l Norden har Finland genomfört en total tidningslilmning. Tidningsforskning vid Helsingfors universitetsbibliotek bedrivs genom mikrofilm. l Sverige har en omfattande tidningsfilmning ägt rum. Flera utredningar har arbetat med hithörande problem. l949 års arkiv- och biblioteksfilmningssakkunniga föreslog (SOU 1951:36) att den svenska dagspressen skulle mikrofilmzis. Statskontoret framlade 1972 till regeringen sin rapport “Mikrofilmning av den svenska dagspressen. Här föreslogs en fullständig filmning av alla kontinuerligt utkommande svenska dagstidningar samt en retrospektiv filmning av befintliga tidningar. Den av utbildningsdepartementet tillkallade tidningsiilntningskontmittén (TFK) har i sin rapport Dagspress på mikrofilm (Utbildningsdepartementet Ds 1975:4) lämnat förslag om tidningsfilnmingens omfattning och organisation m. m. TFK skall enligt sina direktiv samråda med DAK i frågor som gäller förvaring av och arkivbeständighet hos mikrofilm samt följa den utprovningsverksamhet som DAK bedrivit vid statens provningsanstatlt. l TFK:s nästa rapport. som enligt beräknas bli framlagd i slutet av år 1976. kommer bl. a. beuppgift standighetsfrågor vad gäller tidningsñlm och tidningspapper att behandlas. Ett område som har fått stor betydelse för mikroiilmteknikens utveckling är mikroñlmningen av ritningar. Till att börja med användes hiirvid mikrofilmen uteslutande för att framställa kopior av ritningar för förvaring i sâikerhetsarkiv. Hos enskilda företag började man även att kopiera inaktuella handlingar av olika slag. som man sedan önskade förstöra for att vinna utrymme. Mikrolilmning för dessa båda ändamål ökade under l930-talet. Detta var en passiv användning. Behovet av att få ett arbetsredskap för aktiv information vid olika konstruktionszirbeten ledde emellertid till att ett system utvecklades i USA under det andra världskriget. l princip innebiir detta att enskilda ritningar eller andra handlingar i det tekniska underlaget arkiveras i form av en bild på en ruta av 35 mm film. För att denna filmruta skall kunna hanteras på ett rationellt sätt monteras den i ett vanligt hålkort med en rektangulär ursparning, avpassad för filmrutan (filmhålkort, bildkort). För att ett system som det ovannämnda skall bli framgångsrikt krävs att tekniska förutsättningar för förverkligandet föreligger. Detta var fallet vid slutet av 1940-talet. Fortsatt forskning och utvecklingsarbete. som berört såväl ritteknik som lilmmziterizil. optik och kameror. framkallning och kopiering som förstoring. låisaippzirziter och zirkiveringsutrustning. hade förbättrat systemen och medfört att sådana introducerats hos ett stort antal företag och myndigheter. En ny industri för utrustning och filmmaterial har vuxit

Den moderna databärare 93 in/brmaIionsbehandlingens

tram liksom serviceföretag som filmar, frantk-allar eller kopierar till olika avniimare. vilka antingen själva mikrolilntztr eller köper alla tjänster. Utvecklingen har -acceittucrat behovet av standarder, (Se vidare kapitel 5.) Nlikrotilitttekniken har utvecklats som ett sätt att framställa starkt förntiitskade ;tvbildningar av ritningar och andra handlingar, Numera kan den emellertid också användas för att föra ntaskinlâisbar information. antingen den iir lagrad i datorn eller på magnetbttitd, till lilm. som därigenom inte blir mikrokopia i vanlig mening. Den industriella utvecklingen har gjort det möjligt att låta ADB- och mikrofilmtcknikerna komplettera varandra. Den nya tekniken benämnes COM, vilken Förkortning kan betyda l, Computer Output Microlilnter (utskriftsenheten. kameran) 2. Computer Output Microfilming (processen) 3. Computer Output Microfilm (filmen) COM-tekniken utvecklades under I960-talet. men det är först under de Senaste åren, som den slagit igenom och börjat utnyttjas i större skala.

M/kra/i/mens betydelse i arkivsamman/iang Mikrolilmtekniketts tttnyttjande har från och med 1960-talet allt livligare debatterats i arkivsannnanhang. Handböcker av olika omfång har publicerats för att informera om tekniken. och dennas allt vidare :invändning har medfört en snabb tillväxt i både antal och omfång av arkivbestånden av mikrolilm. Det har därför framstått som nödvändigt att noga analysera och pröva mikrolilmens roll som arkivmedium. Detta har skett vid bl. a. internationella arkivmöten. På en internationell arkivkongress i Washington i maj 1966 betonades sålunda ntikrofilmens värde som ett publikationsmedel i samband med att man framhöll betydelsen av att underlätta tillgången till arkivens skatter. Möjligheterna skulle noga studeras. De befanns önskvärt att hela arkivserier filmades i sin helhet. En särskild utredningskommitte för frågan tillsattes vid det internationella arkivrådets (ICA) exekutivkommittés möte i München på hösten samma år med uppdrag att avge rapport till lCA:s världskongress i Madrid i september 1968. Denna kommitté har insamlat uppgifter från hela världen angående pågående mikrofilmning hos arkiven speciellt med avseende på publikationsverksamhet. Samma kommitté har genom sin sekreterare Albert H. Leisinger Jr låtit utarbeta en mindre handbok iMicrophotographj for archives) avsedd att vara en introduktion i ämnet för arkivfolk. Madridkongressen fattade på kommitténs förslag en serie resolutioner som blivit grundläggande för den kommande verksamheten. Dessa innebär bl. a. att mikrolilmning för publicering bör vara en normal verksamhet hos arkiven Enligt språkbruket i Euoch att förteckningar över mikrolilm tillgänglig för kopiering bör ges en ropa betyder ntikrolotovid spridning. Arkiven grali tekniken för fotobör följa bästa tekniska standard. så att ztrkivlilmeit grafering av bild i mikroblir av högsta kvalitet. Beställaren bör få positivkopior medan arkiven beskop. en teknik som anhåller negativen. Den arkiverade filmen bör sedan förvaras på bästa tänkbara vänds C\Cn1pClViS inom sätt. läkarvetenskap och mi- ICA upprättade en permanent mikrofilmkommiué i april 1969. Denna neralogi. Enligt lSO:s terntstatttlztrdarbete avråkommitté har hittills utgivit fyra rapporter otn arkivmikrofilntning. Komdes från att an\=£inda termittén har angivit fyra behov som mikroñlmningsarbetet i första hand bör nten mikrolotogrztli inom söka tillgodose. nämligen ntikrogralin.

94 Den moderna irz/ormarionsbehand/ingens databärare

- l. Behovet av att lösa problemet hur mikrolilmen på báista sáitt skall kunna skyddas mot inre och yttre förstörelse. -2. Behovet av förteckningar över god men billig mikrolilmutrustning - 3. Behovet av nära Förbindelser med den internationella standardiseringsorganisationen (ISO). det internationella reprogralirådet (lCR) och den internationella mikrofilmssamnuztnslutningen (lMC). — 4. Behovet av terminologi som kan auktoriseras av lCA. Man har vidare understrukit vikten av samarbete mellan arkiven och biblioteken och har ägnat utbildningsfrågorna stort intresse. speciellt med tanke på utvecklingsländerna. Vidare har mikroñlntens legala stáillrting flignats ingående diskussioner. Arkivens behov av mikrolilm har i skilda länder delinierats något olika. l Leisingers ovannämnda handbok anges sju användningsområden i följande ordning. - l. Mikrofilmen ger forskare kopior av dokument. som iir exakt-a och billigare än genom annan kopiering. - 2. Mikroftlmen är det snabbaste och bästa medlet för publicering av arkivserier. — 3. Mikrofilmen är ett medel att på ett enkelt sätt komplettera egna samlingar genom förvärv från andra arkiv. - 4. Mikrofilmen kan ge större sakerhet mot förlust av värdefull och omistlig information i händelse originalhandlingar skulle förstöras genom eldsvåda. översvämning. krig eller andra olyckor. - 5. Tack vare mikroñlmen kan värdefulla handlingar skyddas mot nötning. När originalhandlingarna ej är arkivbeständiga kan informationsförluster förhindras med hjälp av mikroñlmen. - 6. Mikroñlmen ger stora utrymmesvinster. Både anlâiggnings- och inredningskostnader kan nedbringas avsevärt. - 7. Mikroñlmen av viss information snabbare och även gör åtkomsten sökning i arkivserier underlättas. Lex. genom att omslagen i en stor dossier-serie filmas. Utöver de fördelar som ovannämnda användningsområden ger kan namnas att man. när lösa handlingar mikrolilmas på en rulllilm. behåller den ursprungliga ordningen liksom är fallet vid inbindning av dokument. Om det gäller värdehandlingztr har man vidare möjlighet att bland dessa efter lilmningen upptäcka eventuellt instuckna ovidkommande tillskott eller förfalskningar. Det har även påpekats att leveranser till arkiven avsevärt skulle underlättas. om mikroñlm kunde godtagas i stället för originalhamdlingztr.

En fransk arkivman. F. de Ferry. har hävdat att mikroñlmen i framtiden kommer att omhuldas av arkiven mindre på grund av de utrymmesvinster. som kan göras. an på grund av dess egenskap av hjälpmedel för kommunikation och forskning, som ger större effektivitet i arbetet och därtill berikar och tryggar bestånden. Mikroñlmen har även vissa nackdelar. Kostnaderna för att bevatrat och :invända handlingar på mikroñlm kan, speciellt som förlagematerialet fordrar dyrbart preparationsarbete före ñlmningen. bli högre än de skulle om man arkiverade och tillhandahöll originalen. l vissa fall är mikrofrlmen obekväm att använda. t. ex. då flera bilder for jämförelse måste kunna studeras sam-

Den moderna irt/brmationsbehandlingens databärare 95

tidigt, vilket fordrar två läsapparater, eller då behov föreligger att göra noteringar på bildmediet. vilket ej kan ske på mikrobilden. Mycket stora lörlagor kan fordra uppdelning på fiera mikrofilmrutor för att ge läsbarhet och helhetsbilden kan då bli svåratt uppfatta. Det är, speciellt vid seriemässig mikrolilmning. inte alltid möjligt att få en väl läsbar och härmed praktiskt användbar mikrofilmkopia. när förlagan har mycket iinstilt text. Särskilt besvärligt kan det bli när kontrasten mellan papperet och texten är mycket svag vilket t. ex. är fallet. om bläcket bleknat eller avfärgats och papperet gulnat eller om papperet mörknat eller är färgat. eller om det beror på förekommande färger. hur ett dokument skall tolkas. En handling kan även i sig sjâilv ha ett värde som ej kan ersättas av en filmkopia. Det finns andra olägenheter. som främst behäftar rullfilmen. Om man vill få fram en enstaka uppgift, som befinner sig mitt på eller i slutet av en rulle film, går det i allmänhet inte lika lätt som att slå upp en sida i en bok eller söka i ett kortregister. Det går ej heller att jämföra två åtskilda bilder på en filmrulle eller att på rätt plats få med handlingar, som tillförts ett bestånd efter en filmning. Förekomsten av mikrofilm kan leda till att en forskare underlåter att göra en i vissa fall nödvändig utvärdering av originaldokumenten. Mikrofilmen kan även bli mer eller mindre oanvändbar om man vid framställningen ej följt föreskrivna standarder. Detta är dock sitarare en försummelse av bildproducenten än en egentlig nackdel hos filmen.

Referensmaterial (exakta kopior åt forskare) Medan forskare i arkiven förr nödgades göra utdrag ur eller fullständiga avskrifter av dokument, om enstaka minnesanteckningar ej var till fyllest, är det numera vanligt att de i stället beställer elstatskopior, andra fotokopior eller mikrofilm av de handlingar. som har intresse för dem. Från arkivets mikrofilm kan de få exakta kopior av originalen till en kostnad. som betydligt understiger vad det skulle kosta. om de lät skriva av dem och ofta även till lägre pris än genom andra kopieringsmetoder. Från att ha gällt enstaka eller strödda handlingar består denna referenslilmning för forskares räkning ofta i att volymer eller serier och ibland arkiv filmas i sin helhet. Från början lick beställaren den negativa kamerafilmen men. sedan man funnit att upprepade beställningar kunde gälla samma material. behåller arkiven ofta negative! och ger beställaren en positiv filmkopia i stället. Särskilt gör man detta om beställningen avser ett sammanhängande material. t. ex. hel volym eller serie av volymer. Negativen kan då användas för att göra en ny positiv kopia åt en ny beställare. Genom att bevara negativet kan arkiven även tillgodose andra behov såsom säkerhets- och skyddsfilnnning eller lilmning för att möjliggöra utgallring av originalhttndlingarna.

Publiceringsmedium Som ett publiceringsmedium har mikrofilmen använts sedan fiera år tillbaka. Mikrokopiornas jämförelsevis ringa framställningskostnad och den lätthet varmed de kan distribueras l Beträffande möjligheten har bidragit härtill och särskilt mikrofilmen av att i stället ;användar har visat sig vara ett behändigt medel för att sprida facklitteratur med for- positiv kopielilm som arhållandevis kort utgivningstid. Särskilt i USA sänder myndigheterna ut olika kivexcmplar. SC s. 66.

96 Den moderna in/brmariorzsbehandlingens darabärare

rapporter på mikrolilnt. Även för doktorsavhandlingar och forskningsrajuporter har mikrolilmen visat sig vara ett lämpligt medium. Mångfaldigande i bokform skulle både kräva längre tid och bli dyrbarare, Filntning av maskinskrivna manuskript tillåter snabb distribution till ringa kostnader. Flera stora forskningsorganiszitioner t.ex. Atomic Energy (Tommissioit i USA. använder så gott som uteslutande mikrolichen som publiceringsmedittm för sina rapporter. l det internationella meteorologiskzt samarbetet sker ett stort utbyte av väderkartor på mikroftclte. Även arkiven börjar ailltmer använda mikrolilnten som ett publiceringsmedium Som tidigare aingivits kan detta ske på ett ganska enkelt sätt genom att man med hjälp av ett befintligt negativ frantståiller en positiv kopia vid en beställning. I flera länder, t. ex. USA, England och Spanien, har man utgivit kataloger över de arkivhzindlingzir som lilmats. [stället lör i bokform publicerar man ibland viktigare arkivserier i form av mikroñlm. Handlingarna blir tillgängliga i exakta kopior och man undgår ntycket av det utgivningsarbete, som skulle bli nödvändigt. om man hade använt sig av tryck. Termerna “microñlnt publication” eller micropublishittg är numera vanliga i USA och i :Indra engelsktalande länder men ännu mindre vanliga i andra delar av världen.

Kopiering av handlingar som Förvaras i andra arkiv När man fått klart for sig de möjligheter som lilmtekniken erbjuder, började man att arbeta på att öka och fullständiga arkivens och bibliotekens att mikrokopiera på annat håll förvarade handlingar och samlingar genom tryckta böcker. Härigenom kunde man göra ntaterialet lättillgängligare och även minska forskarnas resekostnader. Förvärv av ftlmkopior av handlingar i såväl offentliga som enskilda arkiv och samlingar både inom och utom landet har skett och sker i betydande omfattning. l flera länder har man därvid gått mycket planmässigt till väga och från andra länders arkiv genom byte eller köp förvärvat iilmkopior av handlingar och hela arkivserier, som man bedömt vara av intresse for det egna landets historia. Detta har också skett lör att ersätta större arkivförluster. l forsta hand har nationalarkiven varit engagerade. men även forskningsinstitutioner. enskilda sammanslutningar och löretag deltari verksamheten. ibland i mycket stor skala. Genom den amerikanska mormonkyrkztns ontfattztnde lilmningzir världen över har en väldig samling av mikroiilm sammanbragts. som förvaras i bergrum i Klippiga bergen utanför Salt Lake City i Utah.

Kopiering som säkerhet mot arkivforluster Att arkivlörluster kan uppstå vid eldsvådor, översvämningar.jordbävningar. krigshändelser och liknande katastrofer är välbekant. Mot krigföringens faror har man försökt skydda arkiven genom evakueringsåtgärder eller genom förvaring i skyddsrum eller på någon ort. som man hoppas skall vara mindre hotad. Erfarenheter från de båda världskrigen visar att åtgarder av detta slag ej alltid fått åsyftat resultat. Evakueringsarbetet är både personal- och transportmedelskrävande och kan ofta ej sättas i gång förrän i sista stund.

Den moderna

informationsbehandlingens databärare 97

Man har heller inga garantier för att evakueringen verkligen skall kunna genomföras. Ej heller ger alla skyddsrumstyper en hundraprocentig säkerhet. Mikrofilmning av bestånd. som man vill skydda, kan emellertid vara ett värdefullt komplement till de andra skyddsåtgärder, som måste vidtagas föratt skydda ztrkivalier och böcker, som har särskild betydelse från nationell synpunkt eller har stort vetenskapligt värde. Mikrofilmen, som kan framställas i fredstid. kan bevaras effektivt på ett ringa utrymme, som är väl skyddat mot eld och vatten och även bombsäkert. Läskopior på film. som tillhandahâlles i arkivets läsesal, minskar olägenheten av att originalhandlingarna har evakuerats och även att man kan undanföra de

möjliggör

värdefulla serierna i god tid. Vid ren säkerhetsftlmning, som i allmänhet sker på rullfilm, räknar man med att mikrofilmen endast skall komma till användning när någon skada eller förlust av originalhandlingarna har uppstått. Man säkerhetsfilmar emellertid värdefulla handlingar ej enbart hos arkivinstitutionerna utan även nar man vill tillgodose myndigheters eller foretags behov av skydd för sådana handlingar eller ritningar. som är oundgängligen nödvändiga för deras verksamhet. Om dessa förstördes genom olycka eller slitage. skulle de ej utan stora svårigheter kunna rekonstrueras. Företag som förlorar sina arkiv genom brand och ej har haft dem filmade. tvingas ofta upphöra med sin verksamhet. Utom önskan att undvika skada eller slitage ñnns det ett annat skäl till säkerhetsftlmning. Man kan ej bortse från risken foraktforfalskning, närdet gäller värdehandlingar av olika slag. Sedan en handling filmats under betryggande kontroll, torde det ej vara möjligt att på nu gängse ñlmmaterial ändra dess utseende eller lydelse utan att det märks.

Kopiering i skyddsavsikt

Mikroñlmning for att skydda handlingar och bevara information (Preservation filming) sker enligt definitionen i den ovannämnda handboken från lCA:s mikrofilmkommitté av följande skäl. Man vill skydda handlingar mot den förslitning och förstoring. som de kan utsättas för genom upprepat och ovarsamt hanterande. Man vill även hindra att informationsinnehållet försämras (blir svårare att tillgodogöra sig) eller helt går förlorat, därför att papperssorten är undermålig eller handlingen bleknad, skör eller mer eller mindre skadad genom eld och vatten. Mikrofilmning blir betydligt billigare än laminering eller konservering. Sistnämnda åtgärder kan sparas för handlingar som är värdefulla som kvarlevor eller som innehåller finstilt mycket text, är exceptionellt omfångsrika, är framställda i färg eller visar dålig kontrast mellan texten och papperet (jfr s. 72).

När man filmar av utrymmesskäl. dvs. när det filmade materialet skall utgallrzts. måste utöver preparations- och filmningskostnader vissa andra problem beaktas, vilka kan innebära olika stora kostnadspåslag. Är filmningen omfattande kan ett större antal läsapparater komma att behövas. Det är vanligen dyrare att kopiera från film till papperskopia i naturlig storlek än att kopiera en pappershandling. Om många papperskopior behövs, kan forskningen bli fördyrad.

98 Den moderna databärare

informarionsbehand/ingens

vid forskning och administrativt arbete hos arkiven Hjälpmedel Under 1950- och 1960-talen utvecklades mikrolilmen från att vara i huvudsak ett forvaringsmedel. med vilket man kunde bevara information eller spara utrymme, till att bli ett kommunikationsmedel. I många informationssystem har filmen fått en väsentlig betydelse. Automatisk framtagning av information på mikroftlm kan ske genom att filmen är kodad och anpassad för elektroniska sökmedel. Detta har även fått följder för arkiven. Filmhålkorten har för ritningsarkiven blivit ett omistligt medium varigenom informationen på ritningar snabbt kan mångfaldigas, spridas och begagnas. Samtidigt kan originalritningen i arkivet skonas från onödig framoch hantering för läsning. Vid behov göres forstoringen från filmtagning hålkortet. Ett stort register kan utnyttjas avsevärt lättare. om det kan tillhandahållas i form av mikrofilm vid skrivbordsarbete på lokalt skilda arbetsplatser. Enbart den tid som åtgår för användarna att bege sig till platsen för det centrala och forska i detta kan ofta rättfärdiga kostnaden för en mikroregistret Vid Sveriges Radios grammofonarkiv och TV-arkiv finns ett antal filmning. Utskriften av kakataloger, vars uppgifter lagras och bearbetas med ADB. sker inte på papper utan på mikroftche. Härigenom kan t. ex. talogerna Sveriges Radios distrikt på ett billigt sätt få tillgång till de stora central- En motsvarande COM-teknik förekommer hos banker. indukatalogerna. strier och trafikföretag m. fi. Ehuru i förhållandevis begränsad omfattning användes vanlig mikrolilmteknik för att underlätta administration och forskning hos arkiven. Detta reär t. ex. avsikten med sådana mikrofilmer som tagits av förteckningar. och andra sökmedel for information. vilka sedan distrigister. kataloger buerats till olika avdelningar inom arkivet eller till andra arkiv och forsk- På så vis finns originalförteckningarna m. m. alltid att ningsinstitutioner. tillgå på sin plats. På vissa håll har man även med filmens hjälp velat skapa sökmedel genom att filma dossieromslag for att därigenom både förenkla det egentliga foreller registreringsarbetet av handlingarna och underlätta framteckningstagningen av dem. Ett annat exempel på utnyttjande av mikrofilm i arkivarbetet är att använda film som förlaga vid framställning av kopior i naturlig storlek genom snabba kopieringsapparater. Detta har t. ex. skett i vårt land beträffande och hithörande arkivalier i avsikt att skydda originalen mot kyrkoböcker förslitning.

SOU I976:68 99

H Problemställningar

3 Arkivbildning och därmed samman-

hängande problem

3.1 Begreppen allmän handling, arkivhandling och upptagning

Arkivvården hos statliga myndigheter regleras genom allmänna arkivstadgan, Aas(l96l :590). Närmare anvisningar om tillämpningen av denna stadga har meddelats i riksarkivets cirkulär 6.8.1968 (nr 478). Med myndighets arkiv avses enligt Aas det hos myndigheten bildade beståndet av arkivhandlingar (12 §). Enligt cirkuläret (3 §) bestäms innebörden av ordet arkivhandling i nära anslutning till TF:s begrepp allmän handling. Endast allmänna handlingar är sålunda arkivhandlingar. men de båda begreppen täcker inte varandra helt. TF skiljer sålunda mellan inkomna och upprättade handlingar. Inkomna handlingar blir allmänna i och med att myndigheten fått tillgång till dem, medan inom myndigheten tillkomna handlingar som hänför sig till visst ärende ofta anses upprättade och därmed allmänna först när ärendet slutbehandlats. Reglerna om arkivhandling blir i båda fallen tillämpliga först vid den senare tidpunkten, i och med att handlingen vid avslutad handläggning arkivlägges. En nyansskillnad föreligger vidare i fråga om diarier, register och andra sådana förteckningar hos myndigheterna. De är enligt TF att anse som allmänna handlingar i och med att de fardigställts för införing men blir arkivhandlingar först i och med att någon anteckning införts. Ett blankt diarium är sålunda allmän handling men ej arkivhandling. Någon definition av begreppet handling finns inte i TF. l 2 kap. 2 § andra stycket anmärktes tidigare endast, att vad i kapitlet sades om handling skulle avse även karta, ritning eller bild. [samband med datalagens tillkomst gjordes ett tillägg av innebörd att offentlighetsreglernzi skulle vara tillämpliga även på upptagning för ADB eller annan upptagning som kunde läsas eller avlyssnas endast med tekniskt hjälpmedel. Genom ändring i Aas 28.6.1974 (1974:697) anpassades reglerna om arkivhandling till den nya lydelsen av TF.

l proposition (l975/76:l60) med nya grundlagsbestämmelser angående

* allmänna Prop. har numera antahandlingars offentlighet har regeringen på grundval av OSK:s slutgits slutgiltigt av riksdabetänkande Lag om allmänna handlingar framlagt förslag till ny lydelse gen. Den nya lydelsen av 2 kap. TF. Enligt förslaget införes i 2 kap. 3§ första stycket TF en återlinnes i SFS uttrycklig definition av handlingsbegreppet: “Med handling förstås fram- 1976:954.

100 Arkivbildning och därmed sammanhängande problem SOU l976:68

ställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Därefter tillägges: Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Medan upptagning tidigare - såvitt avsåg reglerna om zillmännzt handlingars off- - med har man sålunda gått ett steg längre entlighet jämställts handling och låtit handlingsbegreppet innefatta även upptagningarna. Redan enligt gällande rätt är kriterierna för när handling respektive uppskall anses förvarad hos myndighet utformade på olika sätt. Handtagning lingar i traditionell mening Förvaras hos en myndighet i och med att de inkommit till eller upprättats hos myndigheten; därefter får myndigheten - av arkivbestämmelserna -inte frånhända handpå grund sig eller förstöra lingarna annat än med stöd av gallringsregler. Upptagningzirnzi speciellt de för ADB avsedda - erbjuder särskilda problem. därför att det av tekniska och ekonomiska skäl kan vara fördelaktigt att låta den egentliga hanteringen äga rum någon annanstans än hos myndigheten, t. ex. på en dataservicebyrå. I 2 kap. 2 § tredje stycket TF föreskrives att upptagningen likväl skall anses förvarad hos myndigheten under förutsättning att dennajöij/bjqar över upptagningen, vilket innebär att myndigheten har faktisk möjlighet och rättslig befogenhet att överföra upptagningen till läsbar eller eljest lör människan uppfattbar form. Propositionsforslaget använder en något annan teknik och ger (i 3 § andra stycket) en generell regel i stället for en särskild undantagsbestämmelse. Det sägs nämligen att upptagning anses forvarad hos mynom den är tillgänglig för myndigheten för överföring i sådan form dighet att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Tillgängligheten enligt den föreslagna bestämmelsen är ett rent faktiskt förhållande, medan det hittillsvarande kravet på rättslig befogenhet i förslaget finns kvar endast i fråga om personregister i datalagens mening. Upptagningar som ingår i sådana register skall nämligen inte anses förvarade hos myndigheten om denna enligt lag eller förordning eller särskilt beslut. som grundar sig på att föra över upptagningen till uppfattbar form. lnlag, saknar befogenhet skränkande villkor med stöd av datalagen kan enligt förslaget hindra e_i blott utan även andra att utnyttja ADB-tekniken för myndigheten själv att taga fram information som kan leda till integritetskráinkning. Om begreppet allmän handling på sätt propositionen föreslår utvidgas till att innefatta även upptagningarna synes motsvarzmde ändring böra göras även i arkivförfattningarna. Minnesanteckningar. utkast och koncept faller under en särskild regel. enligt gällande rätt 2 kap. 4 § TF. Sådana uppteckningar, som gjorts endast för ärendes föredragning eller beredning, anses ej som allmänna handlingar om de inte efter slutbehandling omhändertagits för förvaring. Motsvarande bestämmelse i propositionen (9 §) är något utförligare och använder i förtydligande syfte termen arkivering; det utsäges vidare direkt att uppteckning och upptagning till den del den har tillfort ärendet sakuppgift inte är att anse som ”minnesanteckning” i stadgandets mening utan följer huvudregeln och sålunda blir allmän handling senast då ärendet slutbehandlats. TF:s regler utgår konsekvent från att vilka handlingar en myndighet skall förvara är något som inte regleras i offentlighetsbestämmelserna. Under handläggningen av ett ärende är myndigheten nödsakad att bevara alla re-

SOU l976:68 och därmed Arkivbi/dning sammanhängande problem 101

levanta sakuppgifter för att kunna uppfylla grundläggande krav på korrekt handläggning. Sedan handläggningen avslutats är innehållet i arkivförfattningarna avgörande. Arkivförfattningarna använder emellertid i sin tur TF:s begrepp allmän handling för att avgränsa arkivhandlingsbegreppet. l fråga om minnesanteckningar. utkast och koncept är detta grepp emellertid logiskt omöjligt, eftersom TF -åtminstone i nu föreslagen lydelse -direkt överlåter gränsdragningen till arkivbestäntmelsernzt. Lämnar dessa frågan öppen kommer det att bero på myndigheternas fria skön om minnesanteckningar och utkast skall bevaras eller kastas i samband med ett ärendes avslutning. Sedan de väl arkivlagts blir de däremot allmänna handlingar och därmed också arkivhandlingar och kan utgallras endast med stöd av en gallringsbestämmelse. Enligt motiven till 1973 års ändringar i TF (prop. 1973:33 s. 75) förstås med upptagning för ADB som är fixerad form av dauppgift på någon tamedium och som alltså antingen finns i eller kan matas in i en dator. l den nu framlagda propositionen har föredragande statsrådet förklarat sig utgå från samma begrepp (s. 89 f), dock med tillägget att den fysiska avgränsningen som vanligen på ett självklart sätt anger vad som är en handling i traditionell bokloftast bemärkelsemappersark. inte har någon motsvarighet när det gäller upptagningar. Varje konstellation av sakligt sammanhängande uppgifter bör enligt föredraganden ses som en upptagning för sig. Det nu sagda torde innebära. att det saknar betydelse för upptagningens karaktär av allmän handling om den såsom ett led i den tekniska bearbetningen flyttas mellan olika s. k. primär- och sekundärminnen. av registervårdsskäl spolas över från ett magnetband till ett annat eller eljest behandlas utan att själva iitformationsinnehållet förändras. Att detta klart torde utsäges från arkivforfztttningssynpunkt vara en stor fördel. eftersom man därigenom kan hålla rågången klar mellan teknisk registervård och arkivmässigt motiverad gallring. Som en konsekvens av det angivna betraktelsesättet i fråga om upptagningarna har i 6 och 10 §§ i förslaget intagits bestämmelser som frånkänner rcnt teknisk bearbetning och lagring vid av om betydelse bedömningen handling (i dessa fall regelmässigt i form av upptagning) skall anses såsom inkommen eller över huvud taget som allmän hos myndighet. l stället är. såsom redan angivits. tillgängligheten av upptagningen avgörande för om

den skall anses forvarad hos myndighet och därmed som allmän

handling hos denna. Aas föreskriver för närvarande, att stadgans bestämmelser om arkivhandling skall tillämpas, om ej annat särskilt anges. även på uppgift. som ingår i upptagning för ADB eller annan upptagning, som kan läsas eller avlyssnas endast med tekniskt hjälpmedel. Ett genomförande av propositionsförslaget gör denna föreskrift onödig. eftersom upptagningarna direkt går in under begreppet allmänna TF. Däremot handlingar enligt torde det bli nödvändigt att i airkivförfattningztrna ge särregler för upptagningarna dels för att fixera vilka åtgärder som innebär gallring och dels för att avgöra vem som skall vara arkivbildare i sådana fall då datorbaserad information är tillgänglig för flera myndigheter och sålunda skall anses som allmän handling hos dem alla. Anmärkas bör. att frågan om offentlighetsprincipens tillämpning på da-

och därmed sammanhängande problem 102 Arkivbildning

inte torde ha fått sin slutliga lösning genom det torbaserad information nu framlagda förslaget. Föredraganden anger uttryckligen (prop. s. 86) att

denna kommer att ingå i det uppdrag som lämnas åt en ny, parfråga sammansatt kommitté med uppgift att se över datalagen och lamentariskt Direktiv för denna utredning har numera därmed sammanhängande frågor. meddelats. DAK har emellertid inte någon möjlighet att taga hänsyn till den

nya utredningen vid utformningen av sitt förslag.

3.2 Rätt arkivbildare

arkivteori definieras arkiv som “ett bestånd av handlingar Enligt gängse fram hos en arkivbildare till följd av dennes verksom efter hand har växt samhet och lagts till förvaring (arkivlagts) hos denne“. växer fram en arkivbildare och är både till sin Arkivet organiskt kring och till sin struktur ett uttryck för dennes verksamhet. Ett arkiv omfattning i förhållande till andra arkiv genom att eller en del av ett arkiv avgränsas vem som är arkivbildaren. Det är m. a. o. nödvändigt att man fastställer klart kunna fastställa vem som är arkivbildaren redan då man skall skilja från ett annat. vilket i sin tur är en förutsättning för varje ut ett arkiv

arkivordnande. och kommunala arkiv är myndigheten som sådan l fråga om statliga instruktion eller annan författning är att anse arkivbildare. Den som enligt som är därmed ansvarig för sina arkivhandlingar och således myndighet :arkivbildare. Ett motsvarande ansvar har i viss utsträckning också korpo-

rationer. m. fl. i sin egenskap av arkivbildare. De i det följande företag arkivbestämmelserna (främst Aas och RA:s cirkulär om tillämpåberopade av Aas) äger emellertid tillämpning endast på arkiv hos statsmynningen med avseende på arkivdighet. l Aas preciseras arkivbildarens åligganden arkivförteckning, utlån, avlämning till arkivbildning. gallring. förvaring, Det förutsättes härvid, att myndigheten har myndighet och inventering. över sitt arkiv. eventuellt genom särskilt utsedd arkivomedelbar uppsikt

vårdare. För den händelse övertar arkiv eller del av arkiv från annan myndighet med organisationsändring eller ändring av verksammyndighet (i samband hålla det övertagna beståndet av arkivhandlingar heten) skall myndigheten från hos myndigheten förvarat arkiv i orubbat och skilt eget och annat den mån ej riksarkivet annorlunda bestämmer (Aas l4 §). Denna paragraf

för den ovan refererade uppfattningen. att varje arkiv är en är ett uttryck enhet från arkivbildarens verksamhet. för sig - en historisk lämning som den här beskrivna har hittills varit förhållandevis En ordningsprincip lätt att tillämpa i praktiken. Vid uppordnande i efterhand av arkivhandlingar eller på avvägar har man med kännedom om kanssom kommit i oordning lätt kunnat konstatera om en handling utgjort ett livanorna i allmänhet den i så fall upprättats eller, i originalkoncept och hos vilken myndighet vilken myndighet den tillställts fråga om en utgående originalexpedition, av skrivelsen har kunnat betraktas och inkommit hos. Ytterligare exemplar *Nils Nilsson, Arkiv- vilka som kopior för kännedom. i många fall har varit gallringsbara. kunskap. Malmö 1973 Den automatiska databehandlingen har medfört stora möjligheter att s. 19.

i

Arkivbi/dning och därmed 103

sammanhängande problem

bygga upp integrerade datasystem, där uppgifter hämtas från och förvaras på många håll och samverkan krävs av flera myndigheter. Denna nya typ av integrerad arkivbildning innebär, att det i vissa fall kan vara svårt att fastställa vilken av flera samarbetande myndigheter som i ett givet fall skall anses som den rätta arkivbildaren. Flera myndigheter kan enligt TF i vissa fall anses _förfoga över en och samma i och med att de har upptagning befogenhet att överföra upptagningen till läsbar form. Därtill kommer att någon helt annan myndighetkan ha hand om den fysiska förvaringen av upptagningen. Här fordras klara normer for vem som skall betraktas som arkivbildare och ansvarig for arkivvården i Aas mening. l DAK:s uppdrag ingår att utreda behov och frågor rörande forskningens önskemål i samband med ADB. Enligt är det ”anutredningsdirektiven geläget att primärmaterialet från forskningsverksamhet bevaras på sätt som gör det möjligt att senare använda detsamma för nya forskningsuppgifter”. Det primärmaterial från forskningsverksamhet som här åsyftas torde bestå dels av uppgifter hämtade från offentliga myndigheter. dels av uppgifter insamlade från företag. föreningar, enskilda m. fl. Sådant forskningsmaterial torde oftast basera sig på ett av forskningsuppgiften urval av den instyrt formation som finns hos myndigheter och enskilda m. m. organisationer Denna koncentration av uppgifter rörande vissa ämnesområden ger arkivbildningen unik karaktär. även om materialet i hög grad kan bestå av kopior av handlingar, som i original bevaras hos myndigheter. Problemet är, i vilken utsträckning materialet skall betraktas som en del av respektive offentlig forskningsinstitutions arkiv och vårdas i enlighet därmed och vidare om vad här sagts skall gälla för varje offentlig oavsett forskningsinstitution, hur de skilda forskningsprojekten har finansierats. Slutligen bör övervägas, om primärmaterialets som gallringsbarhet skall, i fråga om myndighetsarkiven i övrigt, på vanligt sätt prövas av riksarkivet.

3.3 Arkivbildningens moment och valet av databärare

3.3.1 Arkivläggning, volymbildning och ser/ebi/dning

lnom modern arkivteori indelas normalt i tre moment: ararkivbildningen kivläggning, volymbildning och seriebildning. De tre momenten regleras närmare i 4 § RA:s cirkulär (1968:473) om av Aas. tillämpningen Arkivläggningzøn definieras i cirkuläret som placeringen av handlingar som är att anse som arkivhandlingar. Volymbi/dn/ngen innebär att handlingar genom inbindning. kapsling eller liknande åtgärder sammanfors till lämpliga arkivaliska enheter. l samband därmed sker ibland avställning. vilket innebär att inaktuella handlingar uttages och placeras för sig. Seriebi/dning sker genom successiv tillkomst av volymer av ensartat innehåll. ett inom riks- Enligt arkivet utarbetat forslag till ändring av det allmänna arkivschemat skall arkivmaterialet i framtiden fortecknas enligt innehållets arkivaliska karaktär utan avseende på format. material eller framställningssätt.

104 och därmed sammanhängande problem Arkivbildning

3.3.2 Val av skrivmateriel har i sitt fältarbete hos myndigheterna alltmer kommit Arkivmyndigheterna att rikta uppmärksamheten på arkivbildningens förstadier. särskilt valet av skrivmateriel, diarieföring och registrering. Av betydelse i detta sammanhang är främst valet av skrivmateriel för framställning av arkivhandlingar. [äldre man uteslutande tid utgjorde detta icke något större problem, eftersom använde lumppapper, som utmärkte sig genom mycket god beständighet genom århundradena. Olämpligt bläck kunde dock förekomma. En helt ny situation uppstod under senare hälften av 1800-talet med den kraftigt ökade användningen av cellulosapapper. som efter viss tids förvaring började sönderfalla. För att förebygga att arkivhandlingar på detta sätt “gallrade” sig själva föreskrevs genom 1907 års normalpappersförordatt alla viktigare handlingar hos offentliga myndigheter skulle framning, ställas Förnyad utredning av pappersfrågorna resulterade på lumppapper. i betänkandet Papper och annan skrivmateriel (SOU 1963:25). som kom att ligga till grund för den nu gällande skrivmaterielkungörelsen (1964:504).

denna kungörelse (3 §) skall skrivmateriel användas “på ett från Enligt ändamålsenligt sätt samt med beaktande av kraven på arkivvårdssynpunkt rationell kontorsorganisation och nödig sparsamhet”. Detta innebär. att från godkänd skrivmateriel måste användas till alla arkivbeständighetssynpunkt handlingar, som icke skall utgallras. Till övriga handlingar hos statsmyndigheter bör av ekonomiska skäl bl. a. papper av enklare kvalitet användas.

i användningen av skriv- En följd av denna föreskrivna differentiering materiel är att arkivsynpunkten i praktiken måste beaktas redan vid arförstadier. nämligen vid valet av skrivmaterieLeftersont man kivbildningens måste ha en klar bild av vilka handlingar som skall bevaras respektive efter hand För att skapa den nödvändiga överblicken över myndigutgallras. heternas arkivbildning har man från arkivmyndigheternas sida i allt större utsträckning gått in for att. efter genomgång av alla typer av ltandlingztr som tillkommer hos en viss myndighet. göra upp en s. k. arkivbildningsplun. som bl. a. utvisar vilka handlingar som skall bevaras och vilka som är ut- Detta har exempelvis skett beträffande lokala polis- och skatgallringsbara. temyndigheter, kammarrätterna. skolöverstyrelsen m. ll. myndigheter. Om ett sådant förfaringssätt är nödvändigt för att överblicka pappersflödet och säkra av alla viktigare hos myndigheterna beständiga arkivexemplar handlingar. kan det sägas vara väl så angeläget när det gäller arkivbildvid ADB. Vare sig informationen slutligen skall uttas på ningsprocessen magnetband (eller annan elektromagnetisk databärare) eller på papper eller måste beständighetsfrågorna beaktas vid framställningen. Det på mikrofilm är därför nödvändigt. att dessa synpunkter tillgodoses redan vid uppläggningen och utformningen av ett ADB-system eller ett mikrofilmsystem.

3.3.3 Val av darabärare Genom 1907 års normalpappersförordning skedde för första gången en reglering och anpassning av arkivbildningen i förhållande till helt nya tekniska

Arkivbi/dning och därmed sammanhängande problem 105

förutsättningar när det gällde att framställa arkivbestéindiga handlingar. l skrivmaterielkungörelsen 1964 infördes dessutom krav på beaktande av rationaliscringssynpunkter inför det ständigt växande pappersfléidet inom den statliga administrationen. Den föreskrivna användningen av olika skrivmateriel lör olika slag av handlingar nödvändiggjorde, som redan framgått i föregående avsnitt. att handlingar som skulle bevaras respektive utgallras skildes åt redan vid handlingens tillkomst. Så länge som det rör sig om tillkomsten av handlingar med papper som skrivunderlag är utpekandet av de handlingar som skall bevaras förhållandevis enkelt. När andra typer av databärare såsom mikrolilm och elektromagnetiska databärare kommer med i bilden blir valet av databärare för arkivändantål mer komplicerat. Det ingår i DAK:s direktiv att utreda “allmänna principer för bevarande av band (arkivbildning) och avmagnetisering av band (gallring). listning eller överföring till mikroñlm samt vilka olika slag av band som skall bevaras enbart eller i kombination med andra databärare. t. ex. turimåirblanketter. Om samma information bevaras på mer än en databärare bör möjligheterna till utgallring av någon eller några av databärarna övervägas. Till skillnad från vad som gäller förhållandet mellan en originalhandling på papper och en papperskopia är information på papper och uppgifter i upptagningar emellertid icke ensartade med hänsyn till anviindbarhet. beständighet och arkivutrymmesbehov. Medan pappershandlingen är omedelbart läsbar utan maskinella hjälpmedel och sökningen vanligen sker manuellt fordras för bekväm läsning av mikrolilm en läsapparat och eventuellt någon form av söksystem för att underlätta uppletattdet av önskade uppgifter. ADB kräver avsevärt dyrare utrustning men ger å andra sidan till möjlighet mycket snabb bearbetning av en stor mängd data. Med hänsyn till den olikartade användbarheten hos de olika databärarna kan det därför tänkas. att viss information på grund av forskningens behov bör bevaras på ett par olika databärare. Om å andra sidan en viss information. som ursprungligen föreligger på Hera databiirare. skall bevaras endast i en form. måste man vid valet av databärare ta hänsyn till användbarhet och därmed förknippade kostnader samt arkivbeständighet och med zirkivförvztringen sammanhängande kostnader. Vilken eller vilka databärzire som skall bevaras bör vara bestämt redan när handläggningsrutinerna läggs upp. Gallrings- och arkivbildningsplaner bör således utarbetas samtidigt härmed. Förutsättningarna att beakta krav i fråga om kvaliteten på de slutliga databärarna ökas härigenom. DAK finner det angeläget att så vitt möjligt försöka ange vissa riktlinjer för valet av databärare.

3.4 Gallringsbeslut och utgallring

En av de mest angelägna arbetsuppgifterna i modern arkivvård är att genom en ändamålsenlig gallring begränsa tillväxten av bestånden av sådana handlingar och upptagningar. som icke på längre sikt kan bedömas ha värde för samhällsplanering. rättssäkerhet eller vetenskaplig forskning. Regleringen av gallringen i statliga arkiv intar en framskjuten plats i Aas.

106 Arkivbildning och därmed sammanhängande problem

vars l5§ förbjuder myndighet att överhuvud taget avhanda sig arkivhandling annat än i enlighet med författning eller av regeringen eljest meddelade bestämmelser eller efter medgivande av riksarkivet. Gallringsbestämmelser har under årens lopp utfärdats i form av förordningar, kungl. kungörelser eller brev, departementsskrivelser och, fr. o. m. 1962. riksarkivets gallringsbeslut. Med stöd av 6 § datalagen (1973:289) meddelar fr. 0. m. den l juli 1973 även datainspektionen föreskrifter om gallring av personuppgifter. som av myndighet skall upptagas för automatisk databehandling. Bestämmelserna har i vissa fall varit generellt tillämpliga pä särskilda återkommande hos ett stort antal myndigheter. i andra slag av handlingar fall utformats speciellt for vissa bestämda myndigheter. Den mest omfattande generellt giltiga gallringsbeståimntelsen ar kungörelsen ang. utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter (1953:716). den s. k. allmänna gallringskungörelsen. med ändringar den 28 juni 1974 (1974:646). Denna kungörelse. som medger utgallring av ett stort antal handlingar som är av endast kortvarig betydelse för förvaltningen och som bedömts sakna intresse från forskningssynpunkt, torde, som DAK påpekande isitt första delbetänkande (DsU 1969:8. s. 13). kunna användas föratt utgallra endast med analogisk tillämpning. Hålkort. som tidigare inupptagningar

begreps i kungörelsen i den mån de fyllde en funktion endast som led

i en bearbetning. har uteslutits genom den senaste ändringen. Hålkorten omfattas. i den mån de utgör led i ADB. för närvarande av gallringsbestämmelserna i kungörelsen om utgallring ur upptagning for ziutomatisk databehandling (l974:648). Det bör nämnas. att bestämmelser om gallring av andra upptagningar än upptagningar för ADB. som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. icke meddelades i denna kungörelse.

Utgallrade arkivhandlingar skall enligt Aas 16 § omedelbart förstöras eller försäljas under villkor. att handlingarna - där så anses erforderligt under nödig kontroll - förrnales eller på annat sätt förstöres. Enligt senaste ändring i Aas (1974:647) sker utgallring av uppgift i upptagning för ADB eller annan upptagning. som kan läsas eller avlyssnas endast med tekniskt hjälpmedel. att uppgiften utplånas eller genom att upptagningen förstöres. Sedan genom informationen utplånats kan magnetbandet eller annan U1l’1_VIIjc1delektromagnetisk databärare användas på nytt.

3.5 Arkivvårdens organisation

Uppfattningen om ett arkiv som en organiskt framvuxen helhet som bör bevaras sammanhållet för framtiden har sin betydelse också för det sätt varpå man organiserar arkivvården. Sedan slutet av 1800-talet svarar riksarkivet for förvaringen och vården inte bara av regeringskansliets arkiv utan också för de inaktuella delarna av de centrala ämbetsverkens och riksdagens arkiv. För de militära arkivens vård sörjer på motsvarande sätt krigsarkivet. För förvaring och vård av de lokala statliga arkiven upprättades kring sckelskiftet landsarkiv i olika delar av landet. som indelades i särskilda lands-

Arkivbildning och därmed sammanhängande problem 107

arkivdistrikt. Förutom uppgiften att tjänstgöra som arkivdepâer för de centrala respektive lokala statliga myndigheternas arkiv är emellertid riksarkivet och landsarkiven, och för de under Försvarsdepartementet lydande myndigheterna krigsarkivet, arkivmyndigherer med uppgift att övervaka arkivens förvaring, gallring och övriga vård redan hos myndigheterna själva. Detta förutsätter, att arkivmyndighetema kontinuerligt följer arkivbildningen hos varje myndighet. Särskilt kan man här peka på vikten för myndigheterna av råd vid val av skrivmateriel (jfr 3.3.2) eller av system för diarieföring och registrering och beträffande förvaring (inrättande av arkivlokaler. hyllinredning, bindning och inkapsling av arkivhandlingar m. m.) samt hjälp med att verkställa utgallringar och upprätta arkivförteckningar. vilket ofta kräver besök av personal från arkivmyndigheten. Arkivmyndighets skyldighet att inspektera och övervaka efterföljden av Aas motsvaras av myndighets skyldighet att underrätta arkivmyndigheten bl. a. vid ändring av organisation eller arbetsrutiner. vilken kan påverka arkivbildningen. vid ny- eller ombyggnad av arkivlokaler och i vissa fall vid inventering av arkivet. Vidare bör myndighet inkomma med förslag till arkivmyndigheten om utgallring av arkivhandlingar, vilka enligt myndigheten kan utgallras men som inte omfattas av tidigare utfärdade gallringsbestämmelser. När det gäller information framställd genom ADB eller eljest på sådant sätt att det fordras särskilda tekniska hjälpmedel för läsning eller avlyssning. uppstår frågan, om förvaringen och vården av denna praktiskt och till rimliga kostnader låter sig inlemmas i den nuvarande organisationen. Det får sägas vara ett både från arkivvårdssynpunkt och med hänsyn till forskningens behov angeläget krav att bevara sambandet mellan på konventionellt sätt tillkomna pappershandlingar och upptagningar för ADB eller andra upptagningar hos en och samma myndighet. Enligt gällande arkivförfattningar skall också som nämnts myndigheterna tillhörande arkiv förr eller senare avlämnas till riksarkivet. krigsarkivet eller visst landsarkiv. När det gäller information lagrad i form av upptagning för ADB kan emellertid fråga uppstå om arkivmyndighetema själva skall förvara nämnda material eller om de bör av ekonomiska eller andra skäl deponera detta hos annan myndighet för längre eller kortare tid. Hänsyn kan behöva tagas till de speciella förvarings- och hanteringskrav och de krav på läsutrustning, som exempelvis magnetband ställer på grund av sina specifika fysiska egenskaper. Dessa krav kan det av bl. a. ekonomiska skäl bli svårt att tillgodose hos varje arkivmyndighet och det måste i så fall undersökas, om förvaring. vård och tillhandahållande i stället kan ordnas på annat sätt utan allvarligare olägenheter. Om central förvaring av ADB-arkivalier och härmed likställda arkivhandlingar skulle visa sig vara att föredraga. återstår att utreda hur deponeringen av materialet lämpligen bör organiseras (se 13.4). Även beträffande mikrolilm kan av kostnadsskäl central förvaring i viss utsträckning bli nödvändig (se 16.4).

sou 1976:68 109

4 Arkivbeständighetsproblem

4.1 Databärare vid ADB

Av redogörelsen i kapitel 2 över databärare inom arkivområdet framgår att det i forsta hand är två slag av databärare förutom papperet. som är av intresse för långtidsarkivering och vilkas arkivbestâindighet det därför är viktigt att fastställa. Dessa databärzire är magnetbzindet och mikrolilmen. Om pappershandlingarna skall bevaras, skall arkivbeständigt papper användas. Detta gäller maskinlistor med bearbetningsresultzit och om möjligt blanketter med olika slag av primiiruppgifter. För listorna finns som förut nämnts särskilt tillverkat arkivbeständigt papper. Hålkort och hålremsor består visserligen för det mesta av kartong och papper men de är inte tillverkade av material. som är arkivbeständigt. Upprepad användning av hålkort och även av remsor är inte problemfri. Hålkorten är tillverkade av en speciell testad kartong som gör nya hålkort väl lämpade för att motstå mekaniska påkänningar under bearbetningen. Korten är emellertid känsliga för olämplig förvaring. Erfarenheten har visat att kortens egenskaper ofta förändras efter en viss tid och att svårigheter därför kan uppstå vid en förnyad bearbetning. lbland går korten ej alls att använda och i andra fall blir felprocenten :alltför hög. l vissa fall har hålkort visat sig vara helt oanvändbara redan efter kort tid. Vid relativ fuktighet under 40 eller över 60 procent blir korten skeva och kan förlora sin dimensionsstabilitet. Vid hög fuktighet blirde även alltför mjuka föratt kunna bearbetats. Till det sagda kommer att hålkort är skrymmande. Med hålremsan förhåller det sig på liknande sätt. Den är mindre klimatkänslig än kortet men kan liksom detta förlora sin dimensionsstabilitet och bli oanvändbar. Den kan även lätt slitas av och genom ovarsam hantering bli besvärlig att använda på nytt. Liksom hålkort måste hâlremsan för ADBbruk tillverkas av papper vars egenskaper uppfyller vissa standardkrttv. Önskemål framkom i slutet på 1960-talet om varaktigare hålremsor för upprepad användning. Tillverkarna försökte tillgodose detta på tvâ sätt. Antingen

gjorde man papperet segare genom att utsätta det för extremt tryck under

tillverkningen. eller laminerade man det på båda sidor med en tunn polyesterhinna. Det segare papperet anses vara tio gånger varaktigare än det papper som vanliga hålremsor är tillverkade av. Den laminerade remsan. som är praktiskt taget omöjlig att slita sönder. anges vara 100 gånger starkare än vanligt papper. Ojämn tjocklek och problem med bindemedel har emellertid medfört att de använts endast i begränsad omfattning. Nämnda slag

sou 197553 l 10 Arkivbeständighersproblem

av hålremsor har främst använts vid framställning av mastrar för kopiering av hålremsor och för bruk i numeriskt styrda maskiner. Som förut framhållits är det ej lämpligt att på längre sikt bevara maskinläsbar information i interna minnen eller i direktminnen. DAK har därför inte funnit anledning att närmare pröva dessa mediers arkivbestän- (motsv.). Icke fasta skivmindighet. Detta gäller även magnetkortsminnen nen. således minnen med utbytbara skivpackar, användes för arkivering Tekniskt sett torde de som nämnts i kap. i mycket begränsad omfattning. 2 ha ungefär lika god arkivbeständighet som magnetband. Skivpacken är v emellertid en utrymmeskrävande och dyrbar databärare som endast i undantagsfall kan komma till användning för långtidsarkivering. Bristen på stan› bidrar också härtill. DAK har dard och den snabba tekniska utvecklingen inte närmare prövat dess arkivegenskaper. Magnetbandet är den databärare som främst kommer i fråga för arkivering av maskinläsbar information. Det är därför av största vikt att få klargjort hur det förhåller sig med dess arkivbeständighet. Även som vårdas och hanteras väl kan ett förstklassigt magnetband skadas vid en körning. eftersom det utsätts för stora mekaniska påkänningar i bandstationen. Bandhastigheten och dragkraften inverkar på bandet och vid passagen över anläggningsytor och styrkanter utsätts bandets yta och kanter för slitage och viss förorening. Andra faktorer kan också bidraga att utnyttja i framtiden. Även till att bandet blir svårt eller helt omöjligt sett är välbevarat, kan sålunda innehållets åtom magnetbandet fysiskt försvåras av den snabba tekniska utvecklingen. Det är alltså en komlighet hos själva bandet, hos dess förvaringsplats och hos den mängd egenskaper använda maskinutrustningen, som har betydelse för bandets användbarhet som arkivmedium. Därtill kommer risken att det ej kan utnyttjas därför att nödvändig dokumentation har förkommit. Man vet av erfarenhet att magnetbandets kvalitet kan försämras genom ovarsam hantering när det förs till eller från bandstationer eller på grund av olämplig eller slarvig förvaring. Magnetbandstillverkarna är noga med att understryka vikten av att deras råd och anvisningar följs. om bandet skall bevaras funktionsdugligt under längre tid. Det brister ofta i dessa avseenden. Det har uppgivits att i USA 20 % av bandbestånden måste kasseras varje år. vilket i första hand beror på att banden blivit oanvändbara genom och damm- eller oxidpartikelbeläggning. Skador har ofta slitage, sträckning berott på ovarsamhet. Därutöver kasseras vissa band. därför att de är tekniskt sett föråldrade. l ett utkast till en handbok för hantering och vård av magnetband (daterat av Data Archives Branch vid National Arijuli 1972). som sammanställts att magnetband försämras med chives & Record Service. USA. framhålles tiden även när de förvaras i bästa möjliga miljö. Band från slutet av 1960-talet (shelf life) av tolv år medan nu tillverkade band anser man ha en livslängd förmodas ha en livslängd på uppemot tjugo år. Vissa fel på ett magnetband är direkt synliga när bandet framtas. Följden av dålig spolning kan t. ex. visa sig på olika sätt. intilliggande lager kan ha blivit separerade och en synbar veckning kan ha uppstått. Detta inträffar med band. som utnyttjats endast till en del. Defekten finns vanvanligtvis delen av bandet börjar. Resultatet kan i sämsta ligen dar den outnyttjade

Arkivbesrändighetsproblem lll

fall bli att bandet vid användningen slits av mitt i rullen. Ytterligare en följd av dålig spolning iir kantskador. Niokanalsband är särskilt känsliga harfor. Ovan redovisade skador kan även uppkomma genom kraftiga tempcratur- och fuktvåixlingzir. Om man ser fzirgföråindring-ar eller llåickbildning-“på ett band. är detta nastaiu alltid ett tecken på en kemisk reaktion mellan .bandets bindlager och vad bandet kan ha kommit i beröring med, t. ex. etikettadesiver, spritpennor. papper och gummi eller den skumplastbit, som håller bandets fria ända låst. Något ämne har bildat en gas som reagerat med bindlagret och resultatet har blivit en utfallning. Vidare kan delar av bandet bli sammanbakade, vilket kan bero på alltför torr miljö och statisk elektricitet i bandets _vtor eller på att temperaturen och fuktigheten varit alltför hög. De vanligaste bandfelen iir emellertid sådana som inte kan uppfattas med blotta ögat. På ett band for 1600 bpi skall ca 415 miljoner enstaka impulser kunna upptagais och läsas felfritt. Om lagrade data inte kan läsas har ett läsfel, ett s. k. drop-out, uppstått. Den vanligaste orsaken härtill är att ett dammkorn eller en annan partikel på oxidskiktet åstadkommer separering mellan magnethuvudet och bandet. Redan en partikelstorlek av någon mikron (1/1000 mm) är tillräcklig för att signalnivån skall sjunka. De partiklar som kommer mellan läshuvudet och magnetbandet och därigenom orsakar fel kan antingen härstamma från omgivningen, t. ex. dammkorn, eller komma från bandet självt. Det är då fråga om lösa partiklar som slitits loss från bas- eller oxidskiktet och fastnat på bandet. Det sistnämnda är den vanligaste felorsaken. Därutöver kan skador i oxidskiktet orsaka drop-outs. Sådana kan bero på hål, gropar eller partiella bortfall av skiktet. veck på bandet eller ojämnheter hos bandkanten. Förändringar i bandytan eller mekaniska spänningar i basmaterialet medför dålig anliggning mot magnethuvudet. Viss skevhet hos bandet (s. k. skew) kan medföra att samtidigt inspelade signaler i olika kanaler på bandet inte återges samtidigt (synkront). Man brukar skilja mellan llyktiga och permanenta fel. De förhållandevis sällsynta tillverkningsfelen. som är defekter i bas- och oxidskiktet, är alltid permanenta. De flyktiga felen härrör från damm eller andra lösa partiklar som kan avlägsnas av rengöringsanordning i bandaggregaten när upprepade läsforsök görs. Permanenta fel kan alstras när sådana partiklar i stället för att avlägsnas bakas in i oxidskiktet. Sådana fel är vanliga. De orsakas oftast av sjêilvsmutsning (self-dirt“). dvs. partiklarna kommer från bandet självt. De har rivits loss från oxidskiktet eller bandkanterna och hamnar på magnethuvudet eller på bandstationens styrytor. Partiklarna lossnar förr eller senare och fäster i stället på bandet och attraheras genom t. ex. elektrostatisk uppladdning av detta. På grund av friktionsvärme bakas de fast vid bandets yta. Eftersom skärningen av bandet alltid har vissa ofullkomligheter bidrar mikroskopiska restprodukter från bandkanterna speciellt mycket till förekomsten av self-dirt. Undersökningar av magnetband som förvarats under längre perioder tycks visa att både tillfälliga och permanenta fel tenderar att öka med tiden. Mindre defekter blir permanenta fel beroende på s. k. plastiskt kallllöde. vilket framkallas av ojåimnzi spiinningar i bandet då det undergår temperatur- och fuktighetsföriindringar Dessa kan också leda till ojämn utvidgning av bandet.

1 12 Arkivbeständighersproblem

som permanent försämras. Band som tillverkas numera. anges dock vara mindre känsliga för dessa ntiljövâixlingar än tidigare produkter. En lämplig periodisk vård av arkivbanden kan hålla feltillväxten på låg nivå, Felen kan i vissa fall avhjiilpas. om de upptäcks i tid.

4.2 Ljud- och videoband

Magnetbandet är liksom grammofonskivan en vanlig bärare av ljudupptagningar. Det har även blivit ett allt vanligare medium för att göra bildupptagningar. Magnctband. som används för inspelningar av ljud och bild. kallas ljud- (audio-) och videoband och är i princip uppbyggda på samma sätt som ADB-banden. 1 sitt betänkande Bevara ljud och bild (SOU 1974:94) har DAK i kapitlet 8 Databåirzire och inspelningsteknik (s. 179 ff och s. 186) redogjort för problem, som föreligger vid arkivering av ljud- och videoband. En kortare sammanfattning av de i betänkandet framförda synpunkterna torde här vara tillfyllest. Banden består av en bandbas. som är belagd med ett järnoxid- eller kromdioxidskikt. Sedan 1950-talets slut tillverkas basen av polyester vilket gör banden starkare och mindre känsliga for klimatförändringar än tidigare använda band på bas av cellulosatriacetat. Hittills gjorda undersökningar ger inte belägg för att materialet i polyesterbanden. om de förvaras i lämplig och jämn temperatur och fuktighet. skulle undergå några förändringar. som påverkar inspelningarnas kvalitet. En undersökning, som gjorts vid det schweiziska telefonbolaget P.T.T. och för vilken redogörs i ett våren 1973 av den europeiska radiounionen - Union (EBU) - utgivet tekniskt dokument. synes European Broadcasting visa på att ljudbandupptagningar kan förvaras många år utan att signalstyrkan försämras. Innehållet i dokumentet presenteras i DAK:s delbetänkande Bevara ljud och bild (SOU 1974:94) s. 180 ff. Det torde enligt detta dokument finnas skäl förmoda att ljudupptzigningar på magnetband av god kvalitet kan bevaras flera tiotal år under förutsättning att bandupptagningarna hanteras varsamt och i övrigt enligt rekommenderade rutiner samt förvaras under bestämda klimatförhållztnden. Några resultat av systematiska undersökningar av kvaliteten på bildupppå videoband efter längre tids förvaring föreligger, så vitt DAK tagningar har sig bekant. ännu inte. Än så länge saknas faktaunderlag för en säker bedömning av videoupptagningarnas beständighet. Genom en enkät inom EBU 1968 framkom bl. a. Vissa varningstecken mot att signaler på band från åren 1958 och 1959 inte hade försvagats alls eller lörhastad optimism saknas endast i så ringa grad att man helt kunde bortse därifrån. Man drog slutsatsen dock inte. DAK har från Liatt videobandupptagningar kan bevaras minst tio år utan att nämnvärt förbrary of Congress i Washington erfarit att man där sämras har videoband. som flackvis EBU:s enkät om videobanden och den schweiziska undersökningen om tappat sitt bildinnehåll. Ska- ljudbanden tyder på att magnetbandet under vissa givna förhållanden kan dorna är osynliga för ögat Fråanses vara ett godtagbart arkivmedium för ljud- och bildupptagningar. och torde vara av magnetisk är emellertid ej tillfredsställande besvarad art. ()rsaken är ännu ej gan om bandens arkivbeständighet känd. utan kvarstår. Den är dock antagligen ej det största problemet. Risken synes

A rkivbeständighetsprøblem 1 13

istället vara att. med den tekniska utvecklingen. svårigheter kan uppkomma att använda upptagningar som gjorts med äldre teknik. Utvecklingen kan komma att kräva att sådana upptagningar så småningom överförs (konverteras) till nya databärare (se 9.3.1).

4.3 Mikrofilm

Mikrofilmen har blivit en allt viktigare databärare för dokumentation och information. Frågorna om dess arkivbeständighet och riktiga förvaring har därigenom alltmer kommit i förgrunden. En arkivfilm skall kunna arkiveras under mycket lång tid utan att förlora ursprungliga egenskaper eller märkban påverkas genom användning eller förvaring. Arkivhandlingar i mikroform måste kunna vårdas lika väl som arkiverade pappershandlingar. För att detta skall kunna ske måste man veta svaret på en rad frågor. Vilka kvalitetskrav skall ställas på den film som skall användas för arkivfilmning? Vad skall iakttagas under arkivfilmens olika framställningsmontent? Vilka villkor gäller för en rätt Förvaring av filmen? Som tidigare påpekats beror en god mikrolilmbild påjämn och hög kvalitet hos alla de komponenter som ingår i produktionskedjan från förlagan till avbildningen. Även mikrofilmens arkivbeständighet är beroende av många faktorer. Dess kemiska och fysiska egenskaper, vilka bestämmes vid tillverkningen, är grunden för filmens kvalitet. Basen är därvid lika viktig som emulsionsskiktet. Framkallningsprocessen m. m. har även en avgörande betydelse för filmens arkivbeständighet. Omsorgsfull och fixering sköljning måste ske, eljest mister filmen sina arkivegenskaper och fiäckar kommer att uppträda (se avsnitt 2.3.3). Likaledes blir förvaringsförhållandena av stor betydelse för mikrofilmens beständighet. Att alltför hög fuktighet och värme är skadliga för filmen år välbekant. Mögel kan bildas i gelatinet på emulsionslagret. som även blir klibbigt, och basen kan bli skev. [det av 1949 års sakkunniga rörande arkiv- och biblioteksfilmning avgivna betänkandet Arkiv- och biblioteksfilmning (SOU 1951:36) ingår en 40-sidig bilaga med en utförlig och ingående undersökning utförd av professor Helmer Bäckström (vid tekniska högskolan i Stockholm KTH). rörande “permanensfrågan vid fotografiska arkivalier”. Bäckström redogör för skillnaden mellan acetat- och nitratfilm och för filmmaterialets och beroende böjlighet av den omgivande luftens fuktighetsgrad samt för dimensions- och formförändringar hos filmen. Han refererar försök med påskyndat “åldrande” av film och noterar därvid iakttagna mekaniska förändringar samt “åldrandets inflytande på filmens vikt och viskositeten hos dess lösning i aceton. Han redogör för verkan av dels ljus dels sura ångor (särskilt svaveldioxid i luften) på papper och film och noterar vidare åldringseffekterna på filmens Han redogör därefter ingående för fixerings- och sköljningsgelatinskikt. processerna och deras betydelse för silverbildens hållbarhet och beskriver, hur fixersaltet i tillräcklig grad skall avlägsnas ur filmen —samt berör andra säkerhetsåtgärder för att hindra silverbildens förstoring på kemisk väg. Ett l Bäckströms promemoavsnitt handlar ria har nyligen tryckts om repning av film och rengöring av film och ett annat om av Runo Kohlbeck i om skadegörelse genom insekter. svampar, bakterier, etc. boken Rädda Bilden! a.a. På grundval av Bäckströms utredning rekommenderade 1949 års sak- s. 23 fT.

114 Arkivbeständighetsproblem

kunniga följande åtgärder: Man måste tillse. att endast arkivfilm av bästa kvalitet kommer till zinviindning. Vid framkaillning och fixering bör den noga skyddas mot damm och smuts. Efter framkallningsjaroccduren bör filmen noga sköljas. varvid ett zilkziliskt mcllainb-atf. förslagsvis bestående av 0,3-procentig ammoniaklösning användes. Förvaringsruntmen skola hålla en konstant luftfuktighet av omkring 50 % och en temperatur av ca 20° C. Där sura gaser förekommer i luften i sådan mängd, att de kunna skada filmen. måste befrias från dem. l förvaringsruntmen måste filmen luften genom konditionering noga skyddas för damm. Förvaringslokalerna böra blott belysas med elektriska glödlampor, Endast förstklassiga Iåsaptuarziter och annan attiralj böra användas. För läsning skola särskilda kopior framställas. Moderfilmen skall reserveras för framställningen av låskopior och får ej zinvåindas i låsapparat. Vid filmens hanterande bör sorgfiillig renlighet och varsamhet iakttagas. Läsfilmerna böra minst en gång årligen undcrkastas översyn och rengöring av kompetent personal.” Forskningsingenjören vid KTH Runo Kohlbeck har påpekat att Bäckströms uppgifter i mycket ännu är aktuella men att man sedan 1951 har vunnit om vissa slag av miljöföroreningar, som kraftigt inverkar kunskap hållbarhet. Den i utredningen rekommenderade behandpå silverbildens lingen med väteperoxid och ammoniak för att avlägsna resterande tiosulfatjoner i materialen anses nu vara mer till skada än till nytta? arkivregler be- En ytterligare indikation på att en översyn av 1950-talets hövs i dagens läge ger en av Kodak utgiven skrift Storage and preservation of microfilm (Kodak Pamphlet No. P-108, juni 1965. l0 sidor). Bäckström nämner flera kontrollmetoder tillämpade av den amerikanska Bureau of Standards. Dessa metoder har efterhand alltmer utvecklats. Kodakskriften refererar till ett helt “testbatteri” av olika prov på filmens lamplighet för arkivbruk. I Kodakskriften understrykes risken för svamp- och mögelangrepp på filmens när den relativa luftfuktigheten överstiger 60 %. Backgelatinlager ströms rekommendation av “cirka 50 % relativ fuktighet ligger så pass nära “mögelgränsen” 60 % att Iuftkonditioneringsutrustningen onekligen Utan luftkonditioneringsutrustning torde en ej får ha för stora toleranser. arkivlokal sommartid mycket lätt komma upp till och över 60 %-gråinsen. Bäckström framhåller att sura gaseri luften förstör ej endast basmaterialet utan även gelatinskiktets silverbild samt att luften i arkivet bör vara befriad från svaveldioxid. Han säger sig ej ha studerat problemet i detalj men förordar att luften i en arkivlokal, för att vara lämlig för både papper och film. skall vara renad från sura gaser. 1949 års arkivsakkunniga konstaterade att man i vårt land hade haft förhållandevis ringa kunskap om relationen mellan luftens surhetsgrad och dess skadliga inverkan. Man avstod av kostnadsskal från att göra en närmare undersökning. En sådan fann man ej heller vara eftersom “professor Bäckströms promemoria visar att film är nödvändig. särskilt ömtålig för här ifrågavarande föroreningar. varför det ju måste anses att luftkonditionera lokaler, i vilka arkiv- och biblioi hög grad tillrådligt teksfilm förvaras” (s. 37). I Kodakskriften omnämnes (s. 5) olika kemiska skadeverkningar. Oxoch reduktionsmedel förekommer i en industriell atmosfär. För- *SOU 1951:36 s. 37 f. idationsfrån förbränning av lysgas. kol och andra föroreningar kan inverka 3 R. Kohlbeck, a. a.. s. oreningar 21. Svavelväte. svaveldioxid och kväveoxider omnämnes här liksom skadligt.

Arkivbeständighetsproblem

hos Bäckström. Även ångor från målningsarbete anges kunna vara farliga för film. Till dessa traditionellt kända skadegörare kom en år 1961 påträffad skadeeffekt benämnd “microscopic blemishes“ (mikroskopisk Denlläckning). na omnämnes i Kodakskriften (s. 5 f). Det rör sig här om kemiska angrepp på själva silvret i bilden, som där den träffas utsätts för punktvis uppträdande reduktion-oxidation (redox blemishes”). Dessa små fläckar i bildsilvret består alltefter föroreningsämnet av olikfärgade silverföreningar, och visar sig vanligen som röda eller gula punkter något mindre i storlek än ett normalt texttecken vid ca 20 gångers förminskning. Som troliga förstärkare av luftsyrets oxiderande effekt omnämnes peroxider, ozon, svaveldioxid, svavelväte och kväveoxider, alla vanliga företeelser i en industriell atmosfär och mer aktiva ju fuktigare och varmare lilmlagringen skett. Som preventiva åtgärder omnämnes förvaring av filmen i kall torr luft, som befriats från alla oxiderande gaser och ångor. Eventuellt kan förvaring ske i täta kassetter under förutsättning att luftfuktigheten är så ringa att det vid nedkylning ej uppkommer kondens i kassetten, något som punktvis kan ha förödande effekt på filmen. Enligt Kodaks resultat har den samlade effekten av olika kemiska angrepp på film och främst på dess känsligaste del. silverskiktet, underskattats i äldre klimatrekommendationer för ñlmförvaring. Det klimat som Kodak rekommenderar för archival records är både kallare och torrare än det arkivklimat som Bäckström föreslår. För sällan använda filmarkiv (‘inactive files“) föreslår Kodak en relativ luftfuktighet (RF) av 15-20 % och för ofta använda arkiv (“active files) 30-35 % RF. Kodak rekommenderar en tem- ° peratur på l0-l5,5 Celsius, dvs. en väsentligt lägre temperatur än Bäck› ström (l7-20° Celsius). Kodakskriften framhåller att den mikroskopiska lläckningen och övriga kemiska angrepp sker långsammare i kyla. DAK har funnit att de av Kodak medför föreslagna förvaringsreglerna olika praktiska komplikationer. Det rekommenderade kallare och torrare arkivklimatet kommer att ställa krav på Iuftkonditioneringsutrustningen. Befintliga utrustningar kan många gånger ej förväntas klara de höjda prestanda som krävs. Gammal materiel måste ersättas med ny, som ofta är dyrare, och driftskostnaderna ökar. Äldre arkivñlmer blir vid förvaring i kall och torr lokal spröda och kan brista vid hantering. De måste därför alltid omkonditioneras både före läsning och kopiering och innan de återställs till arkivlokalen. Moderna arkivñlmer, som förvaras i kall och torr lokal. uppges ej bli så spröda. Statisk elektricitet. som medför slitageökande emellertid lätt och dammanhopning, uppstår formförändringar kan ske. t. ex. försämrad planhållning av filmen (filmen “slår sig i sidled) så att den löper dåligt genom läsapparater eller kopieringsutrustning. Detta kan vålla praktiska svårigheter och eventuellt slitageskador vid användningen. Även den moderna arkivfilmen kan alltså behöva omkonditioneras under vissa förhållanden. Var tillverkningsårsgränsen går mellan “äldre” och “modern“ arkivfilm kan vara svårt att veta. Tidsgränsen kan förmodas variera mellan olika filmtillverkares produkter. En risk som särskilt gäller modern arkivñlm har tillkommit. Förbättrad

optisk utrustnfng och bättre filmegenskaper har medgivit av

användning en allt starkare förminskning och likväl god detaljupplösning och skärpa

l 16 Arkivbeständighetsproblem

i bilden. Filmens detaljer blir emelleritd samtidigt allt känsligare för kemiska och mekaniska skador, som kan försvåra informationsåtervinningen, t. ex. mikroskopisk fläckning och slitageskador. DAK konstaterar att det såväl i Bäckströms utredning som i Kodakskriften saknas klara rekommendationer beträffande den luftföroreningsgrztd som kan accepteras ifråga om svaveldioxid m. fl. sura gaser och andra vanliga föroreningar i storstadsluften. Frånvaron av rekommendationer kan vara orsaken till att tidigare uttalade krav på kemisk luftrening, t. ex. i SOU 1951:36, inte har förverkligats. Man har ej heller tagit hänsyn till att arkiv ofta befunnit sig i en storstadsmiljö, som kan misstänkas ha blivit alltmer luftförorenad. Bäckströms rekommendation innebär att samma arkivklimat med fördel kan tillämpas för både papper och film. Kodakskriftens regler framtvingar två olika arkivklimattyper(elleri värsta fall tre typer om läsesalslilmer skulle förvaras i samma temperatur som pappershandlingar men i torrare luft). En uppdelning skulle medföra organisatoriska och ekonomiska problem för arkiven. Mikrofilmens arkivbeständighet utgör ett grundvillkor för att skriftligt material på ett betryggande sätt kan överföras och bevaras i fotografisk form. Silverfilm på acetatbas föreföll vara lämplig för långsiktig arkivering. På vilka villkor den skulle kunna accepteras som arkivmedium behövde emellertid noga utredas ej minst mot bakgrunden av de nya miljöfaror för filmen som hade upptäckts. förminskningsteknikens utveckling och det som börjat rekommenderas av tillverkarna. Utom acesträngare arkivklimat tatsilverfilmen fanns flera sorters film som hade en utbredd användning. Det gällde silverfilm på polyesterbas men även. och detta i betydande omfattning, andra slag av ljuskänsliga material, t. ex. vesikulärfilm eller fargfilm. Om dessa produkters arkivbeständighet och eventuella speciella förvar föga känt och regler saknades. Information på dylika davaringsvillkor tabärare kunde i olika sammanhang tänkas bli bevarad för arkivering. De kunde även visa sig lämpliga som bruksfilm (läsesalsfilm) i stället för silverfilm. Dessa problem behövde utredas och fördjupade kunskaper inhämtas. Då DAK sammanfattade läget fann man att det föreliggande kunskapsmaterialet i tillgängliga expertutlåtanden och i SOU 1951:36 samt i Kodakskriften behövde kompletteras med omfattande litteraturstudier. Vidare syntes det även vara nödvändigt att utföra vissa undersökningar och tester (se kap. 6-8).

4.4 Spelfilm

DAK har i betänkandet Bevara ljud och bild redogjort för olika typer av spelfilm (s. 101 ff) och för deras beständighet och andra ur arkivsynpunkt (s. 183 fl). Spelfilm är film i rullform och består betydelsefulla egenskaper liksom all annan film av basskikt och emulsionsskikt. Beroende på det senares egenskaper får man efter exponering och framkallning antingen svart/vit film eller fargfilnt. 1 fråga om beständigheten har svart/vit spelfilm på acetatbas och mikrofilm i stort sett identiska egenskaper. Deras skilda

1 17 Arkivbesrändighetsproblem

zinvändningssåitt och användningsområden gör emellertid att riskerna för informationsbortfall är ganska olika. Även förvaringsreglerna blir olika. Färgfilmen vållar särskilda problem. Speciella regler behövs för denna. Spelfilm är i allmänhet känslig för temperatur och fuktighet. Flertalet filmer krymper i torr luft. Eftersom de olika skikten ej har samma utvidgningskoefficient kan häftiga temperaturväxlingar vålla skada. Förvaringsproblemen äri vissa hänseenden olika beroende på vilket material filmbasen är tillverkad av - cellulosanitrat. cellulosatriacetat eller polyester. Vidare är problemen i viss mån skilda vid förvaring av färgfilm och vid Förvaring av svart/vit film. De största problemen bereder film av cellulosanitrat, s. k. nitratfilm (se Bevara ljud och bild, s. 183). Basen i denna film faller sönder med tiden. Sönderfallet av basen kan fördröjas men ej hindras. Bildskiktet i den svart- /vita nitratfilmen har man funnit vara relativt stabilt. De senaste rekommendationerna från FIAF (Federation Internationale des Archives du Film) skiljer sig något från dem som DAK hade tillgång till när Bevara ljud och bild utarbetades. F1AF:s kommitté för films bevarande anbefaller enhälligt att arkivklimatet för nitratfilm skall ha en temperatur av + 4° C i 2° och en relativ luftfuktighet (RF) av 50 % i- 10 % (i Bevara ljud och bild: temperaturen högst 2° och RF mellan 40 och 60 %). Endast de stora filmarkiven äger numera större mängder av nitratfilm. För att i längden kunna bevaras måste innehållet kopieras på annan bildbärare. I flertalet länder skedde övergången från nitratfilm till acetatfilm i början av 1950-talet. Film på bas av acetat. s. k. acetatfilm. även kallad säkerhetsfilm (safety film). är ej brandfarlig som nitratfilmen och kemiskt mycket stabilare men avsöndrar ättiksyra och nedbryts med tiden. ehuru processen går långsamt. Enligt resultat som framkommit vid åldringsprov med acetatfilm i USA torde man kunna förvänta att acetatfilm. som förvaras under gynnsamma betingelser, kan ha en livslängd om 200-300 år. FlAF:s senaste rekommendationer för Förvaring av svart/vit acetatfilm är en temperatur av + 6 till + l2°C och RF 50 % i 10 %. Tidigare anbefalldes en temperatur av högst 12° C i 2° och RF mellan 40 och 60 % (se Bevara ljud och bild s. 184). Polyesterfilmens bas är okänslig för temperaturväxlingar och för fuktighet. Den är inte antändbar och avger ej skadliga gaser och kan ej attackeras av mögel, svampar och bakterier. Det är svårt att fästa den ljuskänsliga emulsionen på polyesterbasen och denna svårighet ökar med filmens bredd. Därför säljes f. n. nästan enbart super-8-mm-film på polyesterbas. Mindre kvantiteter av 16 mm polyesterfilm framställes även. Med hänsyn till det ’ FIAF-dokumentet känsliga emulsionsskiktet bör polyesterfilm förvaras i arkivklimat mot- “Theses on the preservasvarande acetatfilmens. tion and restauration of Bildskiktet i svart/vit film synes enligt de erfarenheter som hittills audiovisual material, gjorts som företeddes på en inte undergå några Förändringar av betydelse under förutsättning att filmen Unescokonferens om rörförvaras på bästa sätt. Helt annorlunda förhåller det sig med färgfilmen. liga bilders kulturella Man är på vetenskapligt håll ense om att den enda möjligheten att för värde i sept. 1975 i Bernågon längre period bevara färgfilm är att förvara den i en temperatur under lin. Dokumentet har till fryspunkten. FlAF rekommenderar upphovsman Herbert följande arkivklimat: temperatur ej hög- Volkman. president i re än - 5 0 C och RF ej mer än 30 %. Lägre temperatur är givetvis möjlig FlAF:s kommitté for be» men kostar mer och ökar endast obetydligt beständigheten hos färgen. Om varande av film.

1 18 Arkivbeständighetsproblem sou 197653

man vill förlänga lärglilmens liv kan man lörvara den i ovannämnda klimat eller separera fárgbildens tre huvudfárger i svart/vitt. Separationsmetoden är emellertid kostsam och har nackdelar (se Bevara ljud och bild s. 185). Ett annat sätt, som dock medför en viss Förlust i bildens upplösning, är att använda någon metod och då i Första hand upptagning

elektronisk

på videoband.

5 Standardfrågor

5.1 Inledning

l standardkalendern 1976. utgiven av Sveriges Standardiseringskommission, definieras standard på följande sätt: “En standard är en överenskommelse om att göra någonting - utforma en produkt. använda en metod eller något annat - på ett visst. bestämt sätt. Det finns standard på flera nivåer - intern (företags) standard. branschstandard, nationell standard. internationell standard. Svensk standard är sådan nationell standard som är fastställd av Sveriges Standardiseringskommission. SIS. En svensk standard är alltså en frivillig överenskommelse. Om hänvisning sker till den i föreskrift för myndighet kan den bli tvingande. Härigenom. liksom om dess innehåll bedöms vara tekniskt och ekonomiskt hållbart. brukar den bli allmänt tillämpad. En standard kan fastlägga allmänna data, begrepp och metoder (grundstandard). avse egenskaper hos en vara eller ett material (produktstandard) eller avse metoder eller förfaranden (metodstandard). En metodstandard är ofta en provningsmetod knuten till en kvalitetsstandard för en produkt. Det finns tre olika nummerserier för svensk standard: SlS- och SENnummer (båda sexsiffriga) och SMS-nummer (högst fyrsiffriga). SEN-nummer har utarbetats av Svenska Elektriska Kommissionen (SEK) och SMSnumren av Sveriges Mekanförbunds Standardcentral. initiativet till en ny standard kan komma från vem som helst men tas vanligen av företag. myndigheter eller olika utredningar. Det svenska standardiseringsarbetet sker till övervägande del i kontakt med motsvarande internationella arbete. Detta lår allt större betydelse. Det finns två globala standardiseringsorgan: ISO (International Organization for Standardization) och IEC (International Electrotechnical Commission) båda med generalsekretariatet i Geneve. SIS är medlem i ISO och SEK i IEC. För att förbättra möjligheterna till samordning inom den offentliga sektorn av standardiseringsarbetet på ADB-området finns ett av Kungl. Majzt den 14 december 1973 förordnat råd. Statskontorets standardiseringsråd. Ej sällan kan en svensk och en internationell standard som i sak är överensstämmande fastställas ungefar samtidigt. Man strävar efter att ge en internationell standard l S. 2 Flertalet uppgifter i en sådan form att den kan direkt som nationell standard. Av denna inledning har accepteras hämtats från kalendems detta följer att man på det nationella planet i största möjliga utsträckning inledande allmänna avönskar kunna fastställa en internationell standard som nationell. I vissa snitt om standardi-‘ fall hänvisas endast till den internationella standarden. i andra fall fastställes seringsarbete.

120 S tandardfrâgør

den standarden med vissa inskränkningar eller tillägg. Produkt- och metodutveckling ifråga om ADB och mikrofilmning sker till övervägande del i utlandet. Det är därför naturligt att det svenska standardiseringsarbetet på dessa områden blir beroende av resultaten av det internationella arbetet. Framstegen inom detta arbete har varit skiftande och i vissa fall har det varit svårt att komma överens. Motsvarande svenska arbete går därför också långsamt. Detta har fått till följd att svensk standard saknas. Tills vidare hänvisar man då till eller följer i allt väsentligt eventuellt förekommande utländska standarder.

5.2 Standard på ADB-området

Arbetet på att standardisera olika delar av ADB-området har pågått länge både i USA och i ett antal andra länder och även på det internationella området. Standardiseringsarbetet har bl. a. rört sig om koder för informationsbehandlingen, ADB-Utrustningens och -mediernas fysiska egenskaper och utformning, identifiering. genom etiketter i dataspråk, av den information som lagrats på ett medium och vidare behovet av att begrepp (“data elements“) skall vara identiska och uttryckas på samma sätt i dataspråk vid uppbyggnaden av olika ADB-system. Liksom i allt annat standardiseringsarbete har man eftersträvat tekniska och ekonomiska fördelar. Följande exempel kan belysa vad arbetet gäller. Om olika system skall kunna utbyta information via magnetband måste dataelementen vara standardiserade. För teckenrepresentationen skall en angiven standardkod tilllämpas med hänsyn till det antal spår som utnyttjas på magnetbandet. vars

bredd måste vara enligt standard. Den magnetiska etiketteringen måste även

vara Standardiserad, så att datorernas operativsystem får möjlighet att t. ex. kontrollera att rätt band har monterats. ADB-bandens bredd är numera 1/2 tum; tidigare förekom även andra bandbredder, t. ex. 3/4 tum och 1 tum. Även beträffande spolens utformning har en Standardisering helt slagit igenom. Packningstätheten på magnetbandet, dvs. antalet registrerade tecken per tum, kan variera mellan 200-6250 bpi (bits per inch). Standard är 200. 556. 800, 1 600 och 6 250 bpi. Utvecklingen går mot att de lägre packningstätheterna försvinner och att de högre blir allt vanligare. Olika typer av kontroller, t. ex. s. k. paritetskontroll, förekommer i syfte att upptäcka fel vid läsning och skrivning av information på magnetband. Den förekommande typen måste anges för att bandet skall kunna användas. När man använder ett magnetband måste man känna till om data har registrerats på sju eller nio spår (kanaler). En annan faktor som måste vara bekant är den metod som använts för att registrera de binära tecknen på bandet. Ett flertal standardmetoder har utvecklats och målet för detta arbete har bl. a. varit att uppnå ökad packningstäthet och ökad säkerhet. En tidigare metod var den s. k. RZ-metoden (return-to-zero). En tätare packning gjordes möjlig med NRZI-metoden (non-return to-zero-indiflcation). som är den vanligast förekommande för 200. 556 och 800 bpi. NRZl-metoden tillåter emellertid inte att data packas mycket tätare än 800 bpi, eftersom det med högre packningstäthet blir omöjligt att säkert läsa informationen. Med PE-

S tanaardfra°gor 121

metoden (Phase Encoding, fasmodulerings-metoden) kan data packas tätare och läsas med stor säkerhet tack vare de kontrollmöjligheter som metoden medger. Metoden användes för 1600 bpi och högre packningstâitheter. Ett hinder for ett enkelt och billigt utbyte av data mellan olika datorsystem var tidigare bristen på standard beträffande den binära representationen av data på magnetband. Genom det bedrivna standardiseringsarbetet har antalet använda koder begränsats. Numera arbetar datorerna med 6-, 7- eller 8bitskod. Från början var koderna hålkortsanslutna men 1967 antogs en icke hålkortsansluten kod av såväl ANSI (American National Standards Institute) som lSO. ASC11-7-bitskoden (American Standard Code for Information lnterchange) används för magnetband och hålremsor och även vid överföring av data genom telekommunikationsnätet. Sverige har antagit koden som standard med en av SEK föreslagen inplacering av bokstäverna Å. Ä och Ö. Även beträffande magnetbandsetiketter (Iabels) har standardiseringsarbetet burit frukt. Etikettens syfte är att identifiera vad som registrerats på bandet och förhindra att data förstörs av misstag. En mottagande dator måste kunna läsa den information som finns på etiketten. En av ANSI utarbetad standard för magnetbandsetikettering vid informationsutbyte har bearbetats inom ISO och utgivits som rekommendation (ISO/R 1001-1969- Magnetic tape labelling and file structure for information interchange). Den har antagits av medlemsländerna, däribland Sverige, men ännu inte slagit igenom i önskvärd utsträckning. (Se vidare l2.2.l.) En annan för informationsutbytet mycket betydelsefull standard antogs slutgiltigt 1973. Den avser dataelementens strukturering på magnetbandet vid utbytet av bibliografisk information (ISO 2709-1973).

5.3 Standard för ljud- och videoband

1 de avsnitt under kapital 2 där de magnetiska ljudbärarna beskrivs och ljudkvalitetsfrågorna behandlas (2.2.4) har det för tydlighetens skull varit nödvändigt att beröra olika standardfrâgor. En upprepning här av där anförda uppgifter torde därför vara överflödig. Av beskrivningen framgår att förekommande normer gäller band. kassetter och apparater avsedda för musikupptagningar. För kontorsområdet avsedda apparater och ljudbärare är i allmänhet inte kompatibla med motsvarande på musikområdet. Vad beträffar kontorsutrustningen förekommer ej någon Standardisering i fråga om format. fastanordningar. spårbredd. spårtäthet. hastighet och inspelningsriktning. Beträffande den i kapitel 2 omnämnda DIN-normen 45 500 kan påpekas att den ej gäller professionella bandspelare utan är minimikrav för hemmusikanläggniitgar och att det knappast finns anledning att acceptera ännu lägre nivå för arkiv. utom i fall då upptagningen avser tal. [fråga om videoband och videobandspelare iir standardiseringsarbetet i sin linda och kompatibilitet saknas mellan olika system. Banden kan användas endast inom det system de tillhör. En normalisering av bandbredderna (l- och 2-tumsband) har dock slagit igenom.

122 S

tandardfrâgor

5.4 Standard på mikrofilmområdet

Standardiseringen inom mikrografiområdet kom igång samtidigt som mikrofilmning började förekomma i någon utsträckning. l början av 1930-talet fick arbetet större betydelse, eftersom utbytet av mikrokopior ntellan olika länder ökade i omfång. Man framhöll särskilt från bibliotekshåll att alla från vilket bibliotek och vilket land de än härstammade. övermikrokopior, allt borde kunna läsas i likartade läsapparater. Mikrofilmningens kraftiga utveckling på senare år har även medfört en ökning av standardiseringsarbetet och numera linns det en stor mängd såväl internationella som nationella standarder. Framför allt i USA men även i England och i Västtyskland har antalet standarder på mikrografiområdet blivit stort. Länder utan nationell standard på något område har ofta möjlighet att tillämpa en amerikansk, engelsk eller tysk standard. Trots gjorda framsteg saknas emellertid fortfarande på vissa områden enhetliga regler. Det pågående normarbetet måste därför tillmätas stor betydelse. Internationell samverkan och erfarenhetsutbyte beträffande detta arbete sker inom lSO i en underkommitté som sysslar med documentary reproduction“ (ISO/TC 46/SC sker härvid samarbete med ISO/TC 97. 1). I fråga om COM-mikrofiche Man räknar med att ett stort antal lSO-standarder skall bli fastställda under de närmaste åren och att de kommer att följas av nationella standarder. for dokumentation inom SIS tillsatt l Sverige har standardkommittén en underkommitté for mikrografi for att utarbeta svensk standard och för att bevaka det internationella arbetet. Underkontmittén har arbetsgrupper. som skall syssla med terminologi och data-. dokument-. ritnings—, tidningsoch och kartmikrofilmning samt frågor som rör arkivering, identifiering märkning m. m. På några områden kom man redan tidigt fram till allmänt accepterade standarder. vilket har haft stor betydelse for mikrofilmhanteringens utveckoch filmformat samt normer ling. Detta gäller t. ex. frågor om filmbredder for lilmspolar. På andra områden - såsom vid val av förminskningsfaktor. fotograferingsordning med hänsyn till såväl identifiering som legala beviskrav samt kvalitetskrav hos bild och utrustning vid olika förminskning, format beträffande filmkassetter m. fl. monteringsmedel - har emellertid länge rått och råder fortfarande en viss osäkerhet rörande lämplig standard. l vissa fall saknas standard. En grundläggande standard gäller filmbredden 35 mm. Denna norm har sitt ursprung i den film. som användes redan av biograffilmens pionjärer. Till mikrofilmningen har den emellertid kommit via småbildfotograferingen. Bildstorleken ändrades härvid från 18 mm x 24 mm till småbildens 24 mm x 36 m m. När man upphörde med att använda perforerad film kunde bildytan ökas till 32 mm x 45 mm. Senare tillkom andra filmbredder: 16 mm. 70 mm och 105 mm. lnskränkningen till ett fåtal filmbredder förde med sig olika fördelar. Filmfabrikanterna kunde tillverka film av nämnda format i stora mängder och filmer förvaras på standardiserade spolar i standardiserade längder. Kamerakonstruktörerna fick härigenom fast mark for sitt utvecklingsarbete och kunde begränsa tillverkningen till färre typer. Filmbredderna och bildformaten ligger vidare till grund for utvecklingsarbetet beträffande objektiv.

S randardfrâgor 123

låisapparater och förstorings- och kopieringsutrustning. Objektivets br£tnnvidd svarar. som tumregel, mot bildformatets diagonal. Mekaniserad utrustning för framkallning, fixering, sköljning och torkning måste likaså framställas med hänsyn till filmbreddstandarderna. Beträffande bladfilm har förhållandena tidigare varit mindre gynnsamma. Ett stort antal format har förekommit. Detta har varit en nackdel inte bara for brukarna utan också för tillverkarna som måst framställa och lagerhålla många olika storlekar. Numera år läget annorlunda beroende på att en internationell standard accepterats for storleken på mikrofiche. Denna är 105 mm x 148 mm, vilket exakt sammanfaller med den internationellt fastställda pappersstorleken A 6. Formatet gäller alla slag av mikrofiche, även COM. Fichen passar in i kuvert, lådor, läsapparater och sökanordningar som gjorts enligt standard ISO har för ett par år sedan publicerat två nya standarderz för mikrofiche ägnade att underlätta det internationella utbytet av information och s. k. mikropublicering. En tilläggsstandard för COM år under utarbetande inom lSO tISO/DIS 5126). Att rullfilm, mikrofiche och spolar (dessa passar numera i så gott som alla kameror och läsapparater) standardiserats har varit en nödvändig förutsättning for mikrografins snabba utveckling och nuvarande utbredning. Andra betydelsefulla standarder gäller kvalitetsproblem av olika slag. Det innebar sålunda ett väsentligt framsteg när nitratfilmen ej längre accepterades vid mikrofilnming. Numera skall en s. k. säkerhetsfilm av ztcetat användas. Den skall uppfylla de krav som fastställts i den internationella rekommendationen ISO/R 543 - Definition, testing and marking of safety film for motion picture use. För metoden att bestämma tiosulfathalten i De for dokumentaen framkallad mikrofilm finns det en internationell rekommendation (ISO/R tionsbruk vanliga mikro- 417). Sedan 1974 finns det även en standard för arkivñlm (lSO 2903-1974 lichelbrmaten 75 x 125 Photography-Silver-gelatin type microfilms-Processing and storage for ar- mm med 48 bilder (bichival Bland nationella standarder finns det mesta att hämta bliotekskortsformatetl purposes). och det vanliga filmfori USA. Där har man t. ex. publicerat specifikationer for arkivfilm (silverfilm) matet 9 x 12 cm med 60 antingen på acetat- eller polyesterbastANSl PH. 1.28 och PH. l.4l ).3standard bilder väntas därför bli for förvaringen av dylik film (ANSI PH. 5.4) och kvalitetsstandard för COM undanträngdzi av det nya (National Microfilm Association MS l—l97l) samt rekommenda- Aé-formatet. (NMA) tioner for inspektion och kvalitetskontroll av silver-mikrofilm tillhörande 2 lSO 2707-1973. Transförsta generation (NMA l04—l972).“ parent A6 Size Microfiche of Uniform Divi- Statens provningsanstalt (SP) har vid sin kontroll av framställd film i sion-lmmage Arrangehuvudsak följt riktlinjerna i en amerikansk forsvarsstandard. MIL-M-9868D. ments No. l and No. 2. lSO Kontrollen avser främst ritningsmikrofilm. Av såväl ekonomiska som prak- 2708-1973, Transparent tiska skäl har SP emellertid funnit det vara lämpligt att i vissa avseenden A6 Size microfiche of avvika från bestämmelserna i den amerikanska standarden. lfråga om tio- Variable Division-Image sulfathalten hos framkallad Arrangements A and B. film har SP velat skärpa kontrollen. Vid tillverkningskontroll av byggnadsnämndshandlingar följer man numera en spe- 3 Dessa båda ANSl-stanciell norm betecknad SP 06-3302/73. darder föreslås for närva- Denna bygger på en överenskommelse rande bli lSO-standard mellan SP och statens planverk och är i tillämpliga delar baserad på MIL- (lSO/DlS 4331 respektive M-9868 D. 4332). Bland normer på utrustningsområdet, som vunnit internationell anslut- 4 En NMA-standard utning. märks en lSO-rekommendation rörande väsentliga egenskaper hos gör vanligen det forsta liisapparttter för 35 mm mikrofilm (ISO/R 452) och en annan. som gäller steget till en ,ANSI-stansättet att mata skärmbelysningen på låisappztrztter (ISO/R 782) Lika viktigt dard,

124 S tandardfrâgor

är emellertid att kontrollera bildkvaliteten. Därvid behövs normer för prövningen av mikrofilntens och olika apparaters upplösningsförmåga. Här märks standarden lSO 446, som beskriver den s. k. lSO-miren nr l (lSO:s testbild enligt lSO 435) och dess användning vid dokumentfilmning. och lSO 689 som ger besked om hur lSO-miren skall användas for att kontrollera lasapparater. Ytterligare en lSO-testbild för kontroll av upplösning Föreligger i form av ISO-miren nr 2 i ett utkast till standard lSO/DlS (Draft International standard) 3334. som baseras på den amerikanska standarden NBS (National Bureau of Standards) Microcopy Resolution Test chart 1963-A. Under standardiseringsarbetet i Sverige har framlagts ett förslag till kombination av lSO-miren och NBS:s testtavla. Förslaget finns i SlS:s riktlinjer för mikrofilmning av tekniska dokument (SIS handbok 134) men det har ej ännu antagits som standard. Fördelen med denna svenska testtavla är att den möjliggör en prövning av upplösningsförmågan och av dokumentets läsbarhet i mikrokopia. På vissa områden. där mikrofilmningen fått en allt större användning. har standardarbetet åtminstone på det nationella planet gjort goda framsteg. Detta gäller t. ex. COM-tekniken. för vilken det finns ett par NMA-standarder. och ritningsmikroftlmningen. där standarderna speciellt avser användningen i filmhålkortssystem. Arbete pågår beträffande lSO-standarder for ritningsmikrolilmning men meningarna går ännu isär, särskilt beträffande val av förminskningsgrader. l USA är det framför allt en rad militära specifikationer som reglerat ritningsfilmområdet Det finns motsvarande engelska och tyska standarder. I Sverige fanns. när lilmhålkortsystemet infördes med dåvarande marinförvaltningen som en föregångare, inga svenska bestämmelser utan man måste hâinvisa till den amerikanska MlL-M-9868. Behovet av att ha dessa bestämmelser på svenska ledde till att en svensk försvarsstandard upprättades. l FSD (Försvarets standardiseringsdelegation) A 00823 ges anvisningar beträffande den egentliga fotograferingen medan FSD A 002: 10 innehåller bestämmelser om hur ritningarna (förlagorna) skall framställas. så att mikrofilmbildens kvalitet möjliggör framtagandet av godtagbara papperskopior. En arbetsgrupp under Sveriges standardiseringskontmissions underkommitté för mikrografi har arbetat med en svensk standard for mikrofilmning av tekniska dokument på 35 mm film. Eftersom enighet ej har kunnat uppnås på alla punkter och i avvaktan på resultatet från pål Här kan nämnas som gående arbeten inom lSO har det omedelbara resultatet ej blivit en svensk exempel MlL-M-9868 standard utan en SIS-handbok med riktlinjer för mikrolilmning av tekniska Requirements for microfilming engineering do- dokument på 35 mm film (SIS handbok 134). cuments. 35 mm; MIL- Liksom kräver mikrofilmen speciella åtgärder för att möjmagnetbandet C-9877 Cards Aperture av innehållet. Vissa normer har utvecklats liggöra sökning och identifiering och MlL-P-9879 Requirements for photograph- för hur detta skall gå till. För det första måste alla filmer numreras och en registerlista upprättas i nummerordning med innehållsuppgifter. Utom ing of construction/architectural drawings. etiketten på dosan, i vilken filmen förvaras, skall på själva filmen ha fomaps and related docutograferats vissa uppgifter. Dessa skall enligt en västtysk handbok for doments, 105 mm. kumentfilmning? vara: namnet på det myndighet. det företag eller den Zschriftgutverfilmung. enskilda förlagorna på filmen tillhör, forlagornas person som de filmade Organisatorische und samt filmens nummer. beteckning och den tidsrymd som de omspänner technische Richtlinien. AWV-Schriftenreihe Nr, Dessutom skall i rullens början ha fotograferats ett intyg som omfattar film- 245. Stuttgart 1966. nummer, ort och datum för filmningen och en undertecknad bekräftelse

S tandardfrágor 1i25

på att föreliggande förlagor har filmats i oförändrad ordning och utan undantag. l Sverige kräver statens provningsanstalt att film. som skull kontrolleras av anstalten, skall ha märkts enligt vissa föreskrifter. Sådan kontroll är obligatorisk enligt Svensk byggnorm (SBN 75. nuvarande upplaga) och enligt försvarsstandard. För att en filmrulle skall kunna identifieras skall märkskyltar och testtavlor för använda förminskningsgrzider fotograferas i rullens början och i dess slut. Skylten skall innehålla vissa obligatoriska uppgifter. nämligen rullens nummer samt leverantörens namn. ortsadress och telefonnummer. För kontraktsbunden leverantör till SP skall skylten dessutom innehålla SP-märkning som omfattar leverantörens kontraktsnummer. SPkontrollsymbol och negativmaterizilets kod. Denna SP-märkning får anbringas på måirkskylten endast av företag som erhållit tillstånd härtill av SP. Máirkskylten kan även innehålla andra uppgifter såsom kundnummer och kundens adress och telefonnummer. Uppgift om använd förminskning skall anges på varje filmruta och kan även ingå i de nummerskyltar, som används vid ritningsmikrofilmning. i de fall då man önskar identifiering med löpnummer av varje bild. Inom ISO förbereds en standard för märkning av mikroficher. [anslutning till detta har det internationella arkivrådets mikrofilmkommitté (ICA/MC) börjat arbeta på ett förslag till regler för rubrikmärkning av mikrokopior, dvs. både mikrofiche och rullfilm. Medan lSO-standarden endast galler mikroficher. som utgör reproduktioner av tryckt material, dvs. i första hand biblioteksmaterial, avser [CA/MC att inom ISO-standardens ram och enligt dess principer utarbeta rubriceringsregler lämpade för olika slags mikroreproduktioner av arkivhandlingar och handskrifter. Ett första utkast. som förelåg i maj 1975. går i huvudsak ut på följande. Som ett allmänt krav uppställes att rubrikinformationen skall vara läslig utan förstoring och bestå av mörka bokstavstecken mot en ljus bakgrund (positivutseende rubrikbild). Arabiska siffror skall användas. Från vänster till höger skall rubriken bestå av ett identifieringsområde (plats lör arkivsignum). ett område där handlingen beskrivs (“archivographic“) och längst till höger ett utrymme för ordningstal. Följande uppgifter skall ingå: namnet på landet och den myndighet, institution, företag eller enskilda person. hos vilken förlagan förvaras samt platsen för dess förvaring. Vidare skall finnas uppgift om det arkiv och den serie den tillhör samt titeln på handlingen eller på den underavdelning som handlingen tillhör jamte datumangivelse. Uppgifter om förlagans storlek bör därefter anges samt eventuella restriktioner ifråga om filmens utnyttjande. l utrymmet för ordningstal kan t. ex. mikrolilmens löpnummer inom sin grupp anges i täljaren medan i nämnaren anges det totala antalet mikrofilmer i gruppen. Här kan också meddelas vilka delar av en specificerad lörlaga som ingår i den föreliggande mikrofichen eller rullfilmen. Vissa tekniska fakta skall komplettera rubrikens innehåll. En uppgift om lörminskningen, som inte får överstiga lz30. skall harvid fotograferas så att den är direkt läsbar utan läsapparzit. För att lörminskningsgrztden lättare skall kunna kontrolleras bör ett låingdmått infotograferas. För kontroll av filmens läsbarhet skall lS0:s testbilder fotograferas. Vidare skall filmas uppgifter om utgivaren och den som utfört filmningen och datum för denna

126 S randardfrâgor

samt i fråga om en mikrofilmpublikation dess internationella boknummer (ISBN). Om behov härav föreligger bör den fullständiga benämningen på ifrågavarande dokument fotograferas efter lilmrutorna med rubrik och uppgifter som rör teknik och edition. Det refererade standardförslaget har varit utsänt till ICA/MC:s medlemmar för kommentarer. En ny version kan väntas, som antagligen kommer att zmtagas som internationell standard.

HI Utredningsarbetet

6 DAK:s

egna undersökningar

6.1 Enkäter

Vid sidan av mera kontinuerliga kontakter med myndigheter, forskningsinstitutioner och tillverkare av magnetband och film m. ll. har DAK som led i utredningsarbetet utfört vissa enkäter. Inledningsvis gjorde DAK en enkät hos ett trettiotal statliga myndigheter för att lå en överblick över arkivbildningen på ADB-området. Denna enkät visade att bestånden av arkivband tillväxte snabbt, vilket kom-

föranledde

mittén att prioritera utredningen av gallringsproblemen. Det framgick vidare av enkäten. att gallring av maskinläsbart: data ej kunde ske på samma sätt som i fråga om vanliga pappershandlingar. Innan DAK avgav sitt delbetänkande med förslag till bestämmelser om utgallring hos statliga myndigheter av information på elektromagnetiska databärare m. m. (se 6.2), inhämtade kommittén synpunkter i gallringsfrågan från vissa myndigheter och forskningsinstitutioner. År 1975 gjordes ett nytt försök att få kännedom om arkivbildningen hos de statliga myndigheterna på ADB-området. Från myndigheterna inhämtades uppgifter om magnetbandsbestånden och de leveranser av band som kunde bli aktuella under den kommande tioårsperioden. Undersökningen. som efter framställning från DAK utfördes av riksarkivet. krigsarkivet och landsarkivet i Uppsala. bestod av en skriftlig förfrågan, som i vissa fall kompletterades med telefonkontakt och besök. l avvaktan på statens provningsanstalts undersökning av arkivbeständigheten hos ntagnetbttnd vände sig DAK till åtta tillverkare av magnetband för att lå deras åsikter om magnetbands lämplighet för långtidsarkivering av data samt om nödvändiga åtgärder vid användning och förvaring av dylika band. Svaren har haft betydelse for kommitténs ställningstagande i kapitel 9.

6.2 Utredningar

DAK avgav i november I969 delbetänkandet Färs/ag tillga//r/ngsbøs/äm;netwom urga//ring /705 star/iga m_w1digl7(rer av irz/0/‘mar/on på e/ekII0n1agI1 € /i.ska databiirare m. m. (Ds U l969:8). Efter remissbehztndling av förslaget fick DAK genom en departementspromemoria (den 14 juli 1971) i uppdrag att bl. a. undersöka de ekonomiska konsekvenserna av sitt förslag och att efter samråd med offentlighets- och

128 DAKzs egna undersökningar

sekretesslagstiftningskomntittén (OSK) överarbeta de Föreslagna bestämmel serna. Med anledning härav utredde DAK hur dess gallringsforslzig skulle verka hos rikspolisstyrelsen (RPS) och statens järnvägar (SJ). Szinwmanlattningsvis konstaterade DAK. att en mer effektiv utgallring av data på elektromagnetiska medier kunde ske hos såväl RPS som SJ med stöd av de av DAK föreslagna bestämmelserna än efter Föreskrifterna i den zillmännza gallringskungörelsen. l jämförelse med de båda myndigheternas samlade databehandlingskostnader blev den årliga kostnaden for arkivering av magnetband mycket låg (RPS högst 43 000 kr och SJ högst 6400 kr). DAK redovisade sitt uppdrag i maj 1972. Den 28 juni l974 utfärdades kungörelsen om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling. På grund av de erfarenheter. som efter hand vunnits, har DAK funnit anledning lämna forslag om viss revidering av angivna kungörelse (se kap. ll). DAK:s huvuduppgift har varit att utreda arkivproblem rörande den moderna informationsbehzmcllingens databärztre, dvs. i första hand ADB-medier och mikrofilm. men kommittén har även, bl. a. genom tilläggsdirektiv den 30 juni 1972. fått i uppdrag att utreda allmänna arkiveringsproblent som sammanhänger med bild- och ljudupptagningar. Det utvidgade utredningsuppdrzlget gjorde att DAK valde att framlägga sina forslag i de sistnämnda frågorna i ett särskilt betänkande Bevara ljud och bila (SOU 1974:94). I betänkandet behandlas arkiveringsfrågor, som berör SR:s upptagningar och sådana upptagningar som görs tillgängliga for allmänheten på annat sätt än genom radio och tv. såsom grammofonskivor och andra fonogram, spellilmer. videogram osv. Vidare behandlas tekniska, rättsliga, organisatoriska och ekonomiska frågor förknippade med arkivering av ljudoch bildupptagningar. Vad gäller beständighetsfrågorna redovisade DAK vissa synpunkter och forslag. l nu föreliggande betänkande (kap. 9) redovisas ytterligare synpunkter på sistnämnda problem. DAK framlägger också vissa rekommendationer om arkivklimat och hantering av hithörande arkivmaterial.

6.3 Mikroñlmnings- och preparationskostnader

Att generellt ange kostnaden for mikrofilmning av arkivmaterial med hjälp av något genomsnittspris är ej möjligt. Kostnaden for mikrofilmning varierar nämligen starkt med hur pass lämpat dokumentmaterialet är för mikrofilmning. Materialets format, papperstjockleken, bildkvalitén hos dokumenten liksom dokumentens tillstånd påverkar valet av mikroñlmningsteknik och härmed även utrustningsval och kostnader. Om materialet är av ett mycket enhetligt utseende, d. v. s. papper av samma tjocklek, styvhet och format. och bildkvalitén jämn kan materialet köras i en modern automatkamera med mycket hög maskinell matningshastighet, varjämte en kraftig forminskning kan användas. Kamerans dubbelmatningsspärr förhindrar effektivt att två dokument matas in samtidigt, det ena övertäckande det andra. Bildräkneverk och pagineringsutrustning kan fullständiga kontrollen över kameraarbetet. så att inget dokument undgår filmning. Kraven på noggrannhet i arbetet kan likväl ej eftersättas och det förutsätts alltid att omdömesgill och vaksam personal används som

DAK :s egna undersökningar 129

håller noggrann ordning på materialet och tillser att utrustningen är i gott skick. rengjord etc., så att onödig omfilmning undviks. Om materialet är i för filmning ogynnsamt skick, t. ex. dokumenten trasiga, veckade. hopsatta med gem eller med häftklammer. eller tejplagade eller försedda med påklistrade lappar kan materialet ej filmas i automatkamera förrän materialet genomgått en noggrann manuell så preparation, att det kan automatmatas. förorsakar Tejplagadedokument dock vanligen stopp i dubbelmatningsspärren. Om dokumentmaterialet är “blandat“, d. vs. av olika format, tjocklek och styvhet. kan fullständig automatmatning ofta ej åstadkommas men van personal kan i gynnsamma fall åstadkomma någon form av ”strömmatning” där den arbetande måste hålla individuell kontroll över varje dokument, särskilt noga i de fall då dubbelmatningsspärren ej kan användas. Om materialet är alltför oenhetligt eller om bildkvalitén är dålig kan manuell kamera (“bänkkamera“) med dess högre upplösning och skärpa behöva tillgripas. Stora format som ej kan passera genom automatkamerans

in-

matningsöppning måste även hanteras i manuell kamera. Ritningsmikrofilmning som ställer mycket höga krav på bildkvalitet utförs regelmässigt med manuell kamera. l den inom Statskontoret utarbetade studien “Arkiveringstekniker och ADB studerades mikrofilmningshastigheten i olika kameror, under varierande förutsättningar beträffande dokumentmaterialets skick. l sammanfattning erhölls följande resultat för materialet (dokument i format A3)

Antal blanketter per timme Auromalkamera Teoretisk maskinhastighet 9.000 Maximalt uppnåelig praktisk maskinhastighet 4.900 Maximal praktisk maskinhastighet reducerad med tid för

Manuell kamera Tränad operatör 720“ Ovan operatör 420

”Detta kan anses vara en hög prestation.

Det ovan studerade materialet vari dåligt skick och fordrade omfattande preparationsarbete före filmning (preparation över 2 manår. mot 1,5 manår vid automatkameraarbetet). l nämnda kostnadsstudie (baserad på prisläget år 1967) beräknades mikrofilmningskostnaden omräknad per hyllmeter dokument utgöra 208 kr, varav 45 kr preparationskostnad d. v. s. per hyllmeter, själva mikrofilmningskostnaden 163 kr per hyllmeter dokument vid 40 X forminskning, häri även inräknat forvaringskostnad för all framtid för mikrofilmen._ Motsvarande förvaringskostnad för dokumenten i arkiv för all

DAK:s 130 egna undersökningar

framtid(vid 8 % diskonteringsränta)beräknades till 159-185 kr per hyllmeter dokument, alltefter lokalens större eller mindre lämplighet för tätpackningshyllsektioner. Hyran sattes i kalkylen till 100 kr per m2 och år. systemets Mikrofilmningen hade alltså gett lönsamhet om ej preparationskostnaden blivit så hög p. g. a. dokumentens dåliga skick. Å andra sidan inkluderade såväl kamerafilm som en brukskopia, vilket säkmikrofilmningskostnaden rade en beständighet för lång tid åt filmmaterialet, medan dokumentmaterialet i själva verket redan var utsatt för en “självförstöring” (kulspetsskrift bleknade bort.) Prisnivån har emellertid förändrats så avsevärt sedan år 1967 att den kalkylen i dagens läge har begränsat värde. nyss relaterade För DAK:s har därför genomförts provfilmning på några doräkning kumentmaterial under varierande förhållanden. Det ansågs härvid lämpligt att bI.a. som befann sig i så gott skick, att utvälja några arkivmaterial, av materialet före lilmningen ej behövde ske. någon egentlig preparation Man studerade således mikrofilmningskostnaden för sådana material som kunde för mikrolilmning och som även bedömdes kunna anses gynnsamma matas snabbt i automatkamera p. g. a. materialets allmänt goda skick. Ett sådant för filmning material. bestående av A4-blanketter av lämpat enhetligt utförande och i gott skick provkördes i en ny. mycket snabb kamera med 24 X förminskning. Här användes alltså en måttlig förminskningsfaktor. som i regel kan väntas ge en mycket god läsbarhet, även vid generationskopiering. som baseras på prisläget september 1976, gav följande kostnader Kalkylen, i kr. per 30 m. filmrulle av 16mm film i två exemplar:

Kameramikrofilm (antihalotyp) inkl. framkallning och förvaringsask av plast 38:25 Finkornig kopiefilm (silverfilm) inkl. kopiering och framkallning samt godkänd pappask 51:20 Kamerahyra (beräknad vid produktion av 7 filmer 20:--per dag) Arbetslön vid automatkamerafilmning (48 min) 31:70 Lokalkostnadsandel 7:-kontrollkostnad 30:-- Provningsanstaltens

Om kamerahastigheten varit lägre (t. ex. 5 filmer per dag) skulle samma månadshyra fördelad per film höjt kamerahyran per film till 30 kr, varjämte arbetslönen skulle blivit 43:70 kr. Långsammare passage i kameran skulle alltså här höjt kostnaden med ca 22 kr per film. Den sänkta prestandaför kameran utgjorde här f. ö. den hastighet som uppnåddes hastigheten i den äldre som använts vid 1967 års prover. DeLär först då kameratyp, dokumentmaterialet är enhetligt och i gott skick som de höga arbetshastighetema hos moderna automatkameror tillfullo kan utnyttjas. Kamerakostnaden per exponerad film blir då tämligen låg och arbetslönen måttlig (timlönen här beräknad till 37:45 kr, d. v. s, 62,4 öre per minut).

DAK

:s egna undersökningar 131

I exemplet ovan där 24 X förminskning använts kan man räkna med att varje 30 m film rymmer minst 3000 dokumentsidor - en väl tilltagen reserv på några hundra bildrutor har beräknats för inläggning av skyltar, blanka remsor 0. d. för att åtskilja olika delar av filmen, som även försetts med särskilda märken per exponering för återvinning av bild (document mark”) i bildräknande läsapparat. Även inläggning av ett begränsat antal kodlinjer för avsökning på graderad linjal i enklare läsapparat har medräknats. Det bör även föreligga viss möjlighet till ytterligare kostnadsreduktion. Någon mängdrabatt för inköp av mikrofilmen har ej beräknats men brukar lämnas åt större filmförbrukare. Kamerakostnaden kan reduceras något om mikrofilmning ständigt pågår i sådan omfattning att inköp av egen kamera ärlönsam. Provningsanstaltens kontrollkostnad som (fixeringskontroll), f. n. är 30 kr per film, synes hög men är baserad på den nuvarande ganska ringa omfattningen av verksamheten-större omsättning vid ökad mikroñlmningsaktivitet bör kunna ge lägre styckkostnad per kontrollerad films Själva tidsåtgången för kameraarbetet är även försiktigt beräknad och inkluderar förutom rena “maskintiden” även olika hanteringsmoment samt viss ofrånkomlig spilltid. Kalkylen är således som helhet försiktigt hållen och bör tämligen väl kunna anses representera en praktiskt uppnåelig självkostnad för mikrofilmning av ett härför väl lämpat enhetligt dokumentmaterial, som ej erfordrar särskilt preparationsarbete. Hur mycket den snabba matningen i automatkameran betyder för mikrofilmekonomin kan lätt inses om tidsåtgången i nämnda kamera jämföres med tidsåtgången för mikrofilmning av samma material i manuell kamera t”bänkkamera”). Om tidsåtgången beräknades efter samma ekonomiska grunder som i automatkameraexemplet, skulle enbart lönekostnaden för filmning i manuell kamera uppgå till 273:5O kr. Även kamerakostnaden per exponerad film stiger avsevärt. 1 den år 1967 gjorda kalkylen underströks vikten av att preparationskostnaderna före filmningen hålls nere. Här nedan ges några tider för olika typer av preparationsarbete. Tiderna avser ej ”topprestanda” utan inkluderar diverse spilltid (s. k. fördelningstid) och avser förväntad skälig prestation vid längre arbeten: x Jämna till pappersbunt 0,052 minuter Borttaga häftklammer med borttagare 0,085 minuter Bläddra - vända dokument 0,020 minuter Vika upp dokument 0,030 minuter Vika igen dokument 0,030 minuter

Tidsåtgången i hundradelar av minuter må synas ringa per operation men ”det är mängden som gör det” kostnadsmässigt. Om en mikrofilm enligt exemplet omfattar ca 3 000 dokument och vart fjärde dokument innehåller en häftklammer; som ju hittas först medelst genombläddring av hela materialet, åtgår 3 000:4 x 0,085 = 64 minuter för klammerborttagning och 3 000 x 0,020 = 60 minuter för genombläddringen. Total lönekostnad vid timlön 37,45 kr (62,425 öre per minut) för klammerborttagning och genombläddring blir alltså 104 x 62,425 = 64,92 kr, dvs. ca 65 kr. Detta enkla preparationsarbete kostar alltså betydligt mer än att framställa ett ar-

132 DAK :s egna undersökningar

betsexemplar (filmkopia) på silverhalogenidñlm. Det är således viktigt att man vid uppläggning av kontorsrutiner. där dokument skall mikrofilmas, noga planerar arbetet, så att preparationskostnad för dokumenten så långt möjligt kan undvikas. Såsom närmare 16.4 är själva förvaringskostnztden för belyses i avsnitt — — mikrofilm speciellt då Förvaring sker i stora mikrofilmarkiv mycket med förvaring av motsvarande mikrofilmade dokumentringa jämfört mängd. Denna omfattande besparing i förvaringskostnad hos mikroñlmmediet jämfört med pappermediet måste emellertid täcka själva ntikrofilmningskostnaden för att ekonomin skall “gå ihop” eller ännu bättre ge ra- Preparationskostnaden bildar här ofta den faktor som tionaliseringsvinst. avgör om mikrofilmningsprojektet blir lönsamt eller ej. I dessa resonemang har förutsätts att man kalkylerat med mikroñlmning av ett befintligt dokumentmaterial. som skulle utgallras efter mikroñlm- Mikroñlmen ersätter alltså dokumenten som arkivhandling för att ningen. man skall minska arkiveringskostnaderna. blir läget för mikroñlmningsalternativet i de fall Betydligt gynnsammare då detta studeras redan i planläggningsskedet för dokumentens tillkomst under förutsättning att dokumenten utgör arkivhandling som skall fram- Två alternativ kan här ställas på arkivbeständigt papper (svenskt arkiv“). skisseras: a) Arkivhandlingen skrives på svenskt-arkivpapper med godkända skrivmedel. Efter handläggning arkiveras handlingen i princip för all framtid i vanligt hyllarkiv. b) Dokumentet skrives på billigt, icke arkivbeständigt, papper, som mikroñlmas. varpå pappersdokumenten utgallras och mikroñlmen blir arkivhandling. Jämförelsen mellan de båda alternativen baseras här i a) på användning av svenskt arkivpapper med vikten 80 g per m’, vilket papper (oktober 1976) kostar 88,99 kr per l 000 ex.‘ Om en mikrofilm vid 24X lönninskning kostar motsvarande mängd svenskt antas rymma 3000 dokumentbilder, 3 x 88,99 kr = 266,97 kr. Om en hyllmeter dokument antas arkivpapper 5 000 A4-dokument kostar en hyllmeter arkivpapper 5 x 88,99 kr rymma = 444,95 kr. l fall b) kalkyleras med användning av 60 g papper av icke arkivbeständig här prissatt till 17:50 kr per l 000 ex. Den papperskvantitet typ, (3000 ex) som motsvarar en mikroñlm kostar alltså här 3 x 17.50 = 52.50 kr. Jämfört med hyllmeterkvantiteten 5000 papper blir skrivpapperskostnaden härför 5 x 17:50 kr = 87:50 kr. 1 Från mängdrabatten Mikrofilmning av 60 g-skrivpapperet möjliggör att 80 g-arkivpapper ej bebortses här liksom vid mikrofilminköp. höver användas vilket ger följande papperskostnadsbesparing.

DAK :s egna undersökningar 133

PLlppCrSk0Sll121L1. kr Per I 000 ex Per 3000 ex Per 5000 ex (motsv. en (motsv. en

Eftersom 60 g-skrivpappersdokumenten skall utgallras men 80 g-arkivpappersdokumenten skall arkiveras tillkommer i senare fallet nödvändig forvaringsutrustning för dokumenten d. v. s. arkivkartonger, f. n. 83 öre per styck. Här antas att en kartong härbärgerar ca 300 dokument. Om informationen enligt arkivstadgan i princip sparas för all framtid och således i normalfallet 80 g-svenskt-arkivpapper skulle användas, medför alltså mikroñlmningsalternativet genom användning av 60 g-skrivpapper en papperskostnadsbesparing (inkl. arkivkartong) på 222,77 kr för 3000 A4dokument (som ryms på en mikrofilm vid 24X förminskning). Mikroñlmalternativet medför omräknat till hyllmeter dokument en papperskostnadsbesparing på 371,56 kr per hyllmeter. I kalkylexemplet med mikrofilmningen ansågs denna kunna utföras till en kostnad av 178,15 kr per film (motsv. 3000 dokument) under förutsättning att dokumentmaterialet är i så gott skick att inga preparationskostnader uppstår. Omräknat att motsvara 5 000 dokument (en hyllmeter) blir mikrofilmningskostnaden härför 296,92 kr. Nettobesparingen genom mikrofilmning av 60 g-dokument jämfört med svenskt-arkiv-pappersalternativet blir alltså:

Per film, kr Per hyllmeter. kr Bcsparing. papper + ztrkivkzirtong 222:77 371256 Avgår mikrofilntningskostnad 178215 296192

Nettobesparing 44:62 74:64

Till denna kalkylerade rationaliseringsvinst kommer även de avsevärda besparingar som erhålles vid förvaring av film, jämfört med dokument- Förvaring i hyllarkiv. Dessa förhållanden skildras närmare i avsnitt 16.4. Avslutningsvis bör erinras om att det starkaste incitamentet för införande

134 DAK :s egna undersökningar sou 197658

av mikrofilm ofta inte är besparing i arkivpapperskostnad och förvaringskostnad utan de praktiska och hanteringsmässiga Fördelar som mikrofilm kan erbjuda i olika administrativa rutiner, informationsspridning m. m. Fördelar av dylik art, sett från arkivsynpunkt, behandlas i avsnitt 2.3.6 och - 10.4.

7 Statens provningsanstalts undersökningar

7.1 Magnetband

l början av sitt arbete konstaterade DAK att vissa tekniska undersökningar behövde utföras för att kommittén enligt sina direktiv skulle kunna utreda problem. som galler magnetbands hållbarhet. och utarbeta förslag om deras rätta hantering och förvaring liksom förslag till kvalitetsnormer för banden. DAK fann att statens provningsanstalt (SP) lämpligen borde anlitas for dessa undersökningar. DAK utverkade departementschefens medgivande att låta SP utföra forsknings- och utredningsarbete rörande arkivegenskaper hos magnetband och mikrofilm. Medan SP:s undersökning pågick framkom vissa resultat och synpunkter, som medförde att flera modifieringar foretogs i det ursprungliga undersökningsprogrammet. Metoderna reviderades delvis och ramen för undersökningsprogrammet vidgades. SP konstaterade beträffande ljud- och videoband att det aktuella undersökningsprogrammet ifråga om de klimatiska och mekaniska pâkänningama var tillämpbart även på ljud- och videoband. En särskild undersökning av ljudband, som anstalten erbjöd sig att utföra. ansåg DAK sig av tids- och kostnadsskäl böra avstå ifrån. En viss ersättning härför erbjöd det tekniska dokumentet som EBU publicerade 1973. SP:s sammanfattande slutrapport om magnetbandsundersökningen förelåg under sommaren 1975 (SP-RAPP 1975:10). Eftersom rapporten i sin helhet avtryckes som bilaga (nr 2) till detta betänkande återges här endast rapportens kortfattade referat av innehållet: O Arkivbeståindigheten hos ADB-magnetband har undersökts. Banden utsattes för klimatprov. varefter de arkiverades i två år, Därvid förvarades hälften av banden i optimal arkiveringsmiljö. 20°C. 50 % relativ fuktighet. medan den andra hälften utsattes för accelererad åldring i 55°C. Före klimatproven hade skilda grupper av banden förbehatndlats på följande sätt: - hållits i dammfri miljö - hanterats och spolats i icke dammfri miljö - utsatts för nötningsprov De tvâ sistnämnda förbehandlingarnzt nedsatte bandens arkivbeständighet mycket starkt. En uppskattning av livslängden gjordes därför endast på sådana band som enbart hållits i dammfri miljö. Livslängden blev - försiktigt räknat - mellan 6 och DAK:s not: kommentar 20 år. beroende på fabrikat rörande livslängden. se l rapporten redogörs dessutom för resultatet av litteraturstudier beträffande ar- 9.1.1.

136 Statens provningsansta/ts undersökningar

kivering av magnetband, vidare visas hur behandlingen i en s. k. cleaner lbandrengöringsapparat) verkar på banden. Sambandet mellan konstaterade bandfel (drop-outs) vid körning i SP:s provningsutrustning och i en vanlig bandstatioit redovisats även. Slutligen anges rekommendationer beträffande arkivering av magnctbatnd och tle krav som bör ställas pa magnctband som skall arkiveras.”

7.2 Mikrolilm

Statskontoret publicerade 1968 en utredning Arkiveringstekniker och ADB som i flera avseenden särskilt vad gäller mikrofilm varit av betydelse för DAK. Betänkandet Arkiv- och biblioteksfilmning” (SOU 1951:36) har även haft betydelse i detta sammanhang. I nämnda betänkande ingår en bilaga, vari professor Helmer Bäckström lämnat en utförlig redogörelse för “permanensfrågor vid fotografiska arkivalier”. En genom företaget Kodak i juni 1965 utgiven skrift Storage and preservation of microfilm“ har också innehållit material av intresse för DAK:s arbete med mikrolilmfrågor. Kommittén fann att vissa tekniska undersökningar behövde göras beträffande mikroftlm och anlitade härför SP. Undersökningarna rörande arkivbeständighet och arkivklimat (inklusive luftföroreningsproblemet) prioriterades. Arbetet igångsattes under slutet av år 1969. Under april och december 1970 lämnade SP delrapporter om mikrofilmundersökningen. Dessa rapporter föranledde viss revidering i den ursprungliga arbetsplanen. Undersökning av lixerbad. guldbehandling av mikroftlm samt prövning av möjligheten att förvara film i hermetiskt tillslutna burkar (konservburkar) tillkom. 1 augusti 1972 överlämnade SP en tredje delrapport samtidigt med en sammanfattning av rekommendationer rörande handhavande och förvaring av mikroñlm. Delrapporten nr 3. rekommendationerna och SP:s svar på vissa frågor från DAK med anledning av rapporten återges i bilagorna 3 och 4. Eftersom intresset för SP-rapporterna var stort lät DAK i sammandrag publicera innehållet i dessa och de nämnda rekommendationerna. Detta skedde i riksarkivets informationsbulletin RA-nytt nr 6 1972. För utländsk publik har resultatet blivit tillgängligt genom artiklar i internationella arkivrådets mikrofilmkommittés Bulletin 2 (Budapest, 1973) och i Unescos biblioteksbulletin vol XXIX no. 2, mars-april 1975. Undersökningen av förvaring av mikrofilm i konservburkar vid låg temperatur gav ett positivt resultat. Den var emellertid av mycket begränsad omfattning. DAK fann att guldbehandling var en relativt dyrbar process som i första hand borde ses som en kompletterande skyddsåtgärd. Taithoppades man, skulle däremot kunna medföra betydande eko- Fdrslutning, nomiska besparingar. om man kunde bonse från de problem och kostnader som luftrening och konditionering av luftfuktigheten innebär. Kommittén beslöt att mera ingående pröva möjligheten att utnyttja tätförslutningsmetoden. Det redan prövade tillvägagångssättet med konservburkar hade klargjort att maskinutrustningen skulle bli mycket dyrbar. Burkarna var däremot billiga. En förenklad och tämligen billig teknik liknande den som forekommer inom charkuteribranchen var emellertid oprövad. DAK uppdrog

Statens provningsansralts undersökningar l37

åt SP att undersöka lörpackningsmaterialets egenskaper från hållfasthetssynpunkt och dess lämplighet med hänsyn till eventuell inverkan på filmmaterialet samt Iättheten att lörsluta det. Långtidslörsök skulle även göras med förvaring av försluten film i för filmen skadliga miljöer. l april 1974 lämnade SP till DAK rapporten Tätlörslutning av mikrofilm lör arkiveringsändamål. Undersökningen tydde på att tätforslutning av mikroñlm ger gott skydd mot skadliga luftföroreningar. Vid vissa av proven. då kiselgel hade varit innesluten tillsammans med mikrolilm, hade en viss mängd vattenånga passerat genom förpackningarna. Detta pekade på en möjlig svaghet hos den använda metoden. DAK har därför låtit SP undersöka det begagnade lörpackningsmaterialets genomtränglighet för gaser. Sommaren 1975 rapporterade SP angående gaspermeabiliteten hos lörpackningsmaterial 1 Tätlörslutningsrapporoch i februari 1976 angående vattenångpermeabiliteten hos förpacknings- len har i engelsk övermaterial. i

SP:s bedömning är att en kombination av de undersökta materialen 5“".‘g P““°°%“5

4 av

kan förutses vara ett mycket gott skydd mot skadliga gaser inklusive vat- Buneun-nr mgwer.‘

International Council on tenånga. SP:s rapporter om tätlörslutnings- och gaspermeabilitetsproven åter- Archives/Micr0fi[m ges i bilagorna 5, 6 och 7. Committee.

8 Undersökning och utredning

angående

arkivlokalers

konditionering

Sedan DAK genom SP hade fått underlag för att kunna precisera krav i fråga om förvaring av arkivmikrolilm, vände sig kommittén till byggnadsstyrelsen för att få kostnaderna för konditionering av arkivlokaler belysta. DAK begärde uppgift dels om installationskostnaderna dels om beräknade årliga driftskostnader för konditionering av utrymmen om 25. 100, 200 och 1 000 m3. Konditioneringskraven var följande: Temperaturen i arkivlokalen skall hållas konstant inom intervallet 10-15 grader Celsius vid vald basgrad plus minus en grad. Luftens fuktinnehåll skall ligga mellan 20-30 % RF. Luften skall även vara fri från luftföroreningar såsom svaveldioxid och svavelväte. Den av DAK begärda utredningen utfördes på uppdrag av byggnadsstyrelsen av K-Konsult i samband med projekteringen av kontorsbyggnader for kartverket och lantmäteristyrelsen i Gävle. Eftersom byggnadsstyrelsen avser att publicera utredningen som en KBS-rapport presenteras här endast en kort sammanfattning. Utredningen används tills vidare på försök som byggnadsstytrelsens standardlösning för ifrågavarande arkivlokaler. Utredningen behandlar först luftreningsproblemet. Redogörelse lämnas darvid för föroreningshalter i uteluft och i rumsluft. Vidare behandlas reningsmetoder och i detta sammanhang beskrives olika filter, bl. a. med aktivt kol. Eftersom föroreningarna framför allt härrör från den tillförda uteluften har ett system för rening av luften valts som innebär att det s. k. uteluftflödet begränsas till ett minimum. För att motverka inläckning av obehandlad uteluft bör ett visst övertryck hållas i arkivlokalen. l denna hålles ett stort cirkulerande luftflöde for att effektivt kunna rena luften och även avskilja internt alstrade föroreningar. Det stora cirkulerande flödet har valts även for att få en jämn temperatur och fuktighetsfördelning i arkivlokalerna. För att rena luften användes olika filter, bl. a. kolñlter, i vilka gasreningen sker, och s. k. mikrolilter, som har till uppgift att avskilja de minsta partiklarna i tilluften samt eventuellt medryckta partiklar från kolfiltret. Stora luftllöden cirkuleras genom lilterinstallationer och kollilter av standardtyp kan användas, eftersom luften filtreras i flera omgångar. l utredningen redogörs också för hur arkivklimat påverkas och för klimatsystemets uppbyggnad. Tillförseln av uteluft begransas som nämnts till ett minimum. vilket är en fördel även med tanke på avfuktningsproblemen. Genom en s. k. värmeváixlare bytes och avfuktas uteluften under sommaren

140 Undersökning och utredning angående arkivlokalers konditionering

och viirmes och eventuellt uppfuktas den under vintern. Betråillande byggnadstekniska arrangemang påpekas i utredningen bl. a. att en sluss skall anordnas vid entrén till arkivet för att i möjligaste (nån förhindra inléickning av oliltrerad utelult. Arkivhyllorna skall vara öppna och helst sakna bakstycken. De bör vidare placeras så att de ej hindrar en genomlultning av alla delar av lokalen. Vidare redogöres lör den utrustning som behövs för att styra och övervaka klimatinstallationernzi. Kostnadsberäkningen innefattar dels anläggningskostnaden, dels driftskostnader. Annuiteten lör kapitalkostnader har beräknats till 10.2 % för klintatiitstallationerna och till 8.2 % för byggnadsarbetena. Driftkostnzidernzt består av kostnader för el-energi lör fläktar, värmeväxlztre. avfukturc, kylkompressorer och kondensorer, filterbyten samt för skötsel och service. Nedanstående tabell anger den totala årskostnaden För klimatbehandling (temperatur- och fuktreglering samt höggradig luftrening) av olika stora arkivlokaler för mikrofilmarkiv.

Den årliga delkostnaden för den luftrening. som krävs För ett mikrofilmurkiv. blir (med samma tabelluppställning):

“ Årskostnaden lör klimatbehandling av en arkivlokal på l0()O m? torde bli något högre än den här angivna. Detta beror på att en lokal av denna storleksordning enligt Råd och anvisningar För anordnande av arkivlokaler (Kungl Byggnadsstyrelsens publikationer 1963:2) bör uppdelas i sektioner medelst mellanväggar (i brandteknisk klass A60). Sådan sektion bör som regel inte göras större än 200 ml. Enligt statens planverks anvisningar (Kommentarer 1973/1) bör ventilationskanal utföras med samma brandklass som den genombrutna omslutningsväggen. Alternativt kan kanalen kompletteras med brandspjäll. En sektionsuppdelning med mellanväggari A 60 medför sålunda vissa lördyringar av klimatbehandlingen i form av förstärkta ventilationskanaler eller installation av brandspjäll vid väggenombrotten.

J41

IV Kommitténs överväganden och förslag

9 Förutsättningar för användningen av

förekommande datamedier

9.1 Värdering av olika typer av datamedier

9.1.1 Värdering med /1(ins_vn till besrändágher Den moderna inforntationsbehandlingens datamedier har mycket olika beständigltet. Något dylikt medium som härvidlag kan jämföras med arkivpapperet Förekommer inte. l de fall då maskinlistor bedöms vara den Iämpligaste databäraren för information som skall bevaras skall särskilt arkivpttpper och godkänt färgband zmvandas. Därmed är tillfrcdsställaittle sörjt för inforntzttittttens beständighet (se 3.3.2 och 9.2.2). Av olika skäl måste emellertid även andra medier än papper ttnvändas för att bevara information för framtiden. Ofta är det ett primärt intresse att bevara information i maskinläsbar form. Även utrymntesproblent kan vara av betydelse för valet av databärare. l de fall där annat papper än arkivpzipper använts vid databehandlingen torde mikroñlnming inncbåira en tttöjlighet att bevara arkivmaterial för framtiden. Mikroftlm är för närvarande det medium som efter ttrkivpztpperet bäst kan uppfylla kraven på beständighet. Film som framställts och förvaras enligt föreskrivna villkor torde kunna bevaras under ntycket lång tid. sannolikt i sekler. innan någon kvalitetsförsämring kan märkas (jfr avsnitt 2.3.3). DAK anser därför att mikrofilmen kan accepteras som arkivmedium. Förutsättningen skall dock vttrzt att ttrkivmyndighetett lämnar sitt tillstånd och att filmen först framställts och sedan förvaras. vårdas och används enligt särskilt angivna regler (se 9.2-9.4 samt 23.3). Beträffande datamedier vid ADB har tidigare (2.2 och 4.1) konstaterats att det är olämpligt att på längre sikt bevara tttaskittláisbztrzt data på interna minnen eller direktminnen. Dessas arkivbeständighet har därför ej prövats (se 2.2). Beträffande hålkorten visar erfarenheten att de har en relativt kort livslängd. vilket gör dem olämpliga som arkivmedium. l flertalet fall förhåller det sig på samma sätt med hålremsan. Magnetbttndet är enligt DA Kzs uppfattning den databärare som för ttärvarzttttle skall komma i fraga för att bevara data i ntaskinläsbar form. Data som lagras på annzm tttaskittlåisbztr databärttre bör efterhand överföras från denna till magnetbzttttl. i varje fall lättge ttnitat lämpligt alternativ ej erbjudes. Statens provningsunslulls undersökitiitg för DAK:s räkning av arkivbestäitdighetett hos magnetbzttttl visar att mun kan räkna med att ett arkivband. som uppfyller vissa kvalitetskrztv

142 Förutsättningar för användningen av/örekommande datamedier

och som förvaras på föreskrivet sätt (se 9.2-9.4), kommer att vara anviintlbart under l5-20 år och troligen i gynnsamma fall ännu längre Detta iir från ttrkivsynpunkt otillräckligt. Det blir darför nödvändigt att med vissa intervall föra över informationen till nya band eller på det bättre medium. som man i framtiden kan komma att förfoga över.

Skulle man räkna med en ökning av reaktionshztstigheten av 3.5 resp 4 ggr xilket av skrivningen i rapporten att döma inte verkar orimligt. blir medellivslängden 62 resp. 99 år för fabrikat l. Beroende av fabrikat blir alltså medellivslängden vid reaktionshztstighetsökningcn 3 ggr 12-35 år. 3.5 ggr 20-62 år och 4 ggr 32-99 år.

9.1.2 Värdering med hänsyn rill arkivbi/dningens om/aim/Hg När ett arkiv bedömes med hänsyn till arkivbildningens omlatttting kan det ske från två olika utgångspunkter. Den ena gäller utrymmesbehovet och anspråken på arkivlokal medan den andra gäller hanterligheten eller möjligheterna att bearbeta ett forskningsmaterial. Från arkivsynpunkt är frågan om utrymmet alltid betydelsefull. Vid sidan av mer eller mindre kompakt uppställning av hyllor är den vanligaste metoden att komma tillrätta med arkivens tillväxt en genomtänkt och konsekvent gallring. Man kan också minska utrymmesbehovet genom att använda arkivmedier. som kräver mindre utrymme än den konventionella databäraren papper. De medier som kan komma ifråga i detta sammanhang är mikrofilm och magnetband. Båda kan bära givna mängder av information på avsevärt mindre utrymme än papper. En påtaglig fördel hos mikroñlmen är dess ringa krav på förvaringsutrymme. Man brukar räkna med att mikroñlmen i vanliga fall endast behöver ca 5 % av det utrymme. som upptages av motsvarande pappershztndlingzir. Ritningsmikrofilmarkiv beräknas i vissa system uppta en tiondel av originalritningszirkivets utrymme. I bästa fall kräver mikroftlmen endast 2-3 % (i speciella system nedåt l 96) av det utrymme som behövs för att arkivera samma mängd information på papper. Mikroñlmen är. om den kan accepteras med hänsyn till beständighetskraven. således ett lämpligt medium

SPs beräkningar av medellivslängden baseras på att banden kusserus när antalet fel på ett band överstiger 20 med SPs testmetod. Denna siffra motsvarar 2 a 3 fel på ett band vid körning i dator (se bilaga 2. SPs rapport s. 281 och 307). Detta innebar praktiskt att 2 å 3 tecken (bokstäver-siffror) av i genomsnitt ca 3 milj inte kan läsas. (Enligt SP utnyttjas l0 a 15% av bandlängden. se bil. 2). För fabrikat l blev medellivslängden vid långtidsprovet i 55°C 9,3 mån. (se bil. 2). SP räknar med att den kemiska nedbrytningen (åldrandet sker med en ökad reaktionshastighet av sannolikt minst 2.5 á 3 ggr per l0°C temperaturhöjning. (se SPs rapport s. 281 och 307). Vid 55° åldras alltså banden. vid den lägre reaktionshastigheten. 2.535 = 25 ggr snabbare än vid 20°C. Accelerationsfaktorn är 25. Eftersom ett band av fabrikat l klarade sig 9.3 mån vid 55°C bör det klara sig 25 - 9.3 mån = ca 20 år vid 20° C. (Betr. exponenten 3.5. se s. 287). SP räknar försiktigt med en ökning av reaktionshastigheten 2,5 ggr. Om man istället antar att den kemiska nedbrytningen (åIdrandet) gått snabbare än så vid 55°C och banden likväl klarar sig i 9.3 mån. bör de vid nonnal temperatur, 20° C, klara sig längre än 20 år. Vid den andra angivna reaktionshastighetsökningen, 3 ggr. blir accelerationsfaktom 335 = 47. Bandfabrikat l skulle alltså vid 20° C klara sig 47 - 9,3 mån = ca 35 år.

Förutsättningar för användningen av förekommande daramedier 143

för stora arkivserier. t. ex. verifikzttioner. Även andra faktorer. t. ex. kostnaderna. måste beaktas (se 9.1.4, 6.3 och 16.4). Genom mikrolilmarkivets kompakthet och tack vare de olika sökmedel som står till buds kan det bli lättare att i detta finna den information som sökes an i motsvarande bestånd av pappershzindlingzir. Omfattningen och svårtillgängligheten hos det senare utgör därför i vissa fall bärande argument för mikrolilmnmg. Även magnetbandet innehåller i jämförelse med pappershzindlingztr en stor mängd information på ett begränsat utrymme. Jämförelsen blir naturligtvis beroende av hur tätt data packas på magnetbandel och av hur kompakt skriften är på papperet. Information på 8 000 fullskrivna A4-sidor kan få plats på ett magnetband. Att utrymmesvinsten kan bli stor, om magnetband användes för att bevara information. visar följande exempel. En årgång blanketter rörande ett register hos SCB fyller 45 hyllmeter. Motsvarande information får plats på två magnetband. En jämförelse mellan magnetbandet och mikroiilmen ger ej ett lika entytdigt svar. Det är uppenbart att båda dessa medier är utrymmesbesparande och att ett val mellan dem ej i första hand avgörs av utrymmesskäl. Däremot kan sådana skäl väl tänkas vara avgörande vid valet mellan pappershzindlingar å ena sidan och mikrolilm och magnetband å den zindra. Det sätt varpå ett arkiv beräknas bli använt får stor betydelse (se även 9.1.3). Ett omfattande arkivmaterial i iaappersfornt blir enbart genom sitt omfång ofta svårtillgängligt för forskningen. l maskinläsbar form kan materialet hanteras på ett helt annat sätt och utnyttjas mångsidigt. l sådana fall kan magnetbandet. trots sin ijämförelse med arkivpapperel dåliga beständighet, vara den databärzire som tills vidare bör väljas.

9.1.3 Värdering med hänsyn till visuell /äsbarhøl och dlkomlig/wt Pappershandlingar är omedelbart läsbara utan maskinella hjälpmedel. Sökningen som sker manuellt underlättas av förekommande förteckningar och register av olika slag. Beroende på handlingens placering kan det åtgå längre eller kortare tid, innan den kommer i användarens händer. Om den ingår i ett arkiv. som förvaras i en på annat håll belägen depå. kan det bli fråga om dagar, innan detta sker. Mikroiilm och magnetband kan läsas endast med särskild utrustning. Vid användning av mikrofilm behövs en Iäsapparat (se 2.3.5). Den förminskning som valts för filmen och den i léisapparaten använda förstoringen och inte minst bildens allmänna kvalitet har stor betydelse för bildens läsbarhet, Det finns olika typer av läsapparater lämpade för särskilda format och ändamål. Apparaterna skall uppfylla vissa krav på optisk kvalitet och mekanisk stabilitet. Det är mestadels lättare att läsa en pappershzindling än en motsvarande mikrofilm. Om en läsetpparzit placeras på arbetsplatsen så att det blir bekvämt att arbeta och så att kontrastlörhftllandenzi mellan Ijusstyrkorna hos bildskärm. allmänbelysning och plzilsbelysning inte orsakar tröttande omställning hos ögat. finner man vanligen mikrolilmen behändig att arbeta med. Man slipper tjocka buntar och tunga volymer. De olika sökmetoder som står till buds för mikrolilm kan också underlätta arbetet att linna den sökta informationen i jämförelse med att bläddra i pilpp € .‘rS~ handlingar. Framtagningstiden för mikrolilm kan vara lörhftllzindevis kort.

144 Förutsättningar/ör användningen avförekommande datamedier SOU 1976268

eftersom bruksftlmen i allmänhet förvaras itärzt läsappztrztten. Förhållandet blir annorlunda om vilande arkivftlm franttztgcs t. ex. för att kopieras. Denna film måste rekonditioneras för att komma i jämvikt med miljön i kopieringsutrymmet innan kopiering kan ske (se vidare 9.4.2). llärvid kan viss viimctid uppstå. Av de elektromagnetiska databärztrttzt rekommenderar DAK magnc1bandet som arkivmedium. För att kunna användas kräver ntagnetband som regel en mera komplicerad och därmed dyrbarare utrustning än ntikrolilnt. För att information skall kunna göras läsbar för ögat behövs en dator eller en COM-utrustning med möjlighet att göra utskrifter av magnetbztnd. Varje gång ett band skall användas blir det fråga om en kostnad som avsevärt överstiger kostnaden för att ta fram en volym med pappershandlingar eller aptera en rulle mikroftlttt i en läsapparztt (se vidare 9.1.4). Att ta fram endast enstaka uppgifter från ett ntagnetband är förhållandevis dyrt, med en större dator lägst 50 kr. ibland mera. När en stor mängd data skall tagas fram blir förhållandet det motsatta. Sitt största företräde har emellertid bandatrkiveringen i möjligheterna att få frant ny information genom att bearbeta stora dattamåingder.

9.1.4 Värdering med hänsyn till kostnader,för/ramslä/Irting, arkivering och cirervinning av dara

Som framgått av det föregående är arkivpapper. mikroftlm och ntagnetbztnd de medier som för ttärvarande kommer i fråga för att bevara information för framtiden. Arkivpapperet är det traditionella arkivmediet och en kost- Uppgiften lämnats i en eller benadsanztlys bör därför i forsta hand beakta de kostnadsökningar utredning rörande mikrosparingztr som en övergång till något av de andra medierna kan innebära. lilmtekniketts ;invändning inom Eskilstuna Förutsättningen är att data skall bevaras och att detta måste ske på arkommun. 1973-10-19. s. kivpapper, om ej något av de andra medierna av skäl som angivits i fo- 7. Med två exemplar blir vara lämpligare. regående avsnitt av kapitlet har befunnits kostnaden 12 gånger läg- kan Ovan har framhållits (9.1.2) att såväl mikroñlm som magnetband re. Med tre exemplar är ftltnkostnaden endast en bära information på avsevärt mindre utrymme än papper. Båda medierna sjuttondel av priset för kan även bära samma informationsmâingd väsentligt billigare än papper. motsvarande pappers- Materialkostnttdett för arkivpapperet är 8-10 gånger högre än för mikromängd. lilmoch en liknande kostnadsrelation Om endast gäller för magnetbztnd. ?Här kan nämnas stats- denna kostnad ftck vara »utslagsgivande och man kunde bortse från bekontorets utredning Ar- av olika slag, skulle valet av ständighetsproblem och praktiska synpunkter kiveringstekniker och arkivmedium i flertalet fall komma att stå ntellan mikroftlm och magnet- ADB. en _lämförande ekonomisk studie av band. Andra faktorer som gäller framställning, förvaring och användning blanketta mikrolilm- och måste emellertid beaktas. Det föreligger ett flertal undersökningar. som kan

magnetbandsarkivering. tjäna som vägledning?

från 1968 och Sjukvår- Både film och magnetband ger som nämnts betydande Lttryntmesvinster dens och socialvårdetts ijämförelse med papper men de båda mediernas i olika avseenden osäkrare planerings- och rationalioch preparationskostnztder och mera komplicerade anseringsinstituts rapporter arkivbestâindighet System för mikroarkive- nödvändiggör åtgärder. som på olika sätt verkar fördyrande. Därvändning ring av byggnadsritnittg- igenom kan läget ändras från kostnadssynpunkt. ar (Spri 8/1973) och lnte Mikrofilmens extra kostnader drabbar i vissa fall framställningsledet. System för mikroñlntminst kan kostnaderna för preparation av materialet före lilmningen xara ning av veriftkzttioner” fördyrztnde (se 6.3). Vidare tillkommer kostnader för den nödvändiga pro- (Spri 10/1974).

Förutsättningar/ör användningen av förekommande datamedier 145

duktionskoittrollen. som lör ett sådant användningsområde som ritningsmikrofilmen kan vara avsevärda (se l6.3.l). En annan kostnadsfaktor är att av skydds- och säkerhetsskäl både arkivlilm och brukslilm måste framställas. Arkivlilmen måste därefter förvaras på ett betryggande satt antingen tätförsluteit eller i en konditionerztd lokal (se kap. 8 och l6.4). Speciell kontroll av lilmbeståndet måste ske i samband med förvaringen i arkivet. Detta blir ytterligare en kostnadspost. Mikrolilmens zmvändniitg förutsätter att läsapjaztrztter och eventuellt kopieringsutrustning zmSkafTaS. Utgifterna härför måste medriiknas i kalkylen. Den största besparingen. då film ersätter arkivpapper, ger utdataimikrofilmen (COM), eftersom någon papperslörlaga i detta fall ej förekommer. Även filmning av s. k. maskinlistor är ofta lönsam. Detsamma gâiller dokumentñlmning för att tillgodose något arkivbehov (se 2.3.6) eller för att ge administrativa fördelar. Förutsättningen är emellertid då att det nödvändiga preparationsarbetet med de befintliga pappersdokumenten kan ske till rimliga kostnader och att filmarbetet kan automatiseras eller utföras rutinmässigt utan störande avbrott (se 6.3). Möjligheterna till besparingar blir störst i de fall där användning av svenskt-ztrkivpztpper elimineras redan vid plzmlåiggningeit av den administrativa rutinen. Också magnetbandsarkiveringen kräver extra kostnader beroende på kontroll- och säkerhetsåtgårder. Även här krävs av säkerhetsskäl att banden dubbleras och att arkivbanden förvaras i arkivlokal med stabilt arkivklimat. Kostnaderna härför blir för magnetbandsarkivet något lägre per kubikmeter än lör mikrofilmarkivet. På grund av magnetbandets osäkra beständighet måste man emellertid dessutom räkna med kostnader för kopiering och konvertering av bandinformationen, i vissa fall kanske flera gånger. l dagens prisläge finns det utrymme för att göra detta åtminstone ett par tre gånger inom ramen för kostnaden for arkivpapper. Den kontinuerliga obligatoriska kontrollen av magnetbandsarkivet (se l4.3.4) torde likaledes kunna ske inom nämnda ram. Den stora fördelen med magnetbandet är att data bevaras i maskinläsbar form. Detta medger stora besparingar för forskningen i jämförelse med de l l kalkylerna avsnitt 6.3 och 16.4 har kostnad för åtgärder, som fordras om forskningsmaterial på papper skall göras maskinproduktionskontroll. likläsbart. Å andra sidan måste uppmärksammas att varje gång ett band skall som för film i 2 exemplar användas blir det fråga om en kostnad som avsevärt överstiger kostnaden inräknats, varjämte förfor att ta fram en volym med pappershandlingar eller aptera en rulle mi- varingskostnader uppkrofilm skattats. Eftersom detali en läsapparat. När det gäller att tillhandahålla enstaka uppgifter jerade regler ännu ej föblir bandarkiveringen, som tidigare nämnts (9.l.3), en dyrbar metod. När religger för hur kontroll en stor mängd data skall bearbetas blir emellertid förhållandet det motsatta. av filmbestånd skall utfö- Sammanfattningsvis kan sägas att data kan bevaras billigare på mikrofilm ras har denna kontrolloch magnetband än på arkivpapper. Många av de särskilda åtgärder som kostnad ej uppskattats. Kostnad för Iäsapparater blir nödvändiga för att bevara informationen på film eller i maskinläsbar har ej inkalkylerats i miform kan vidare ske inom samma kostnadsram som arkivering på arkivkrolilmningskostnaden, papper skulle innebära. De möjligheter som finns att bevara information eftersom kostnaden påpå de moderna medierna och de behov att utnyttja infomiationen på dem verkas av en f. n. obestämd användningsfreksom föreligger kan emellertid vara mycket olika. Valet av lämpligt arkivvens. Anskaffningskostmedium måste därför avgöras från fall till fall och kan ej enbart bygga nad för läsapparater ingår på generella kostnadsberäkningar. Från tid till annan kan även valet utfalla emellertid i investeringsolika beroende på den tekniska utvecklingen och andra omständigheter. kalkylen (se 16.2).

l(l

146 Förutsättningar för användningen av förekommande datamedier

9.2 Krav rörande framställning av datamedier

9.2.1 Magnerband

ADB-band Enligt DAK:s mening skall magnetb-and ztnvåindzis för att för framtiden bevara maskinläsbar information till dess medier med bättre beständigltet har framkommit. Arkivbanden skall vara nya och ej förut begagnade. De skall uppfylla vissa kvalitetskrav som är speciellt viktiga från arkiveringssynpunkt. De krav som nu kan uppställas grundas på den undersökning av arkivbeständigheten hos magnetbztnd. som statens provningsanstalt (SP) utfört för DAK:s räkning. Kommittén är medveten om att kraven kan behöva modifieras på grund av att det efter hand framkommer nya slag av magnetband med ändrade egenskaper och på grund av att provningsmetoden kan förbättras och göras säkrare. De kvalitetskrav som SP uppställt för arkivband är foljandez l.Dimensi0nerna på bandets bredd, basskiktets tjocklek och oxidskiktets tjocklek skall överensstämma med tillverkarens specifikationer. 2. Elasricitersmodzrlen som bestäms vid en draghastighet av 5 mm/ min. och en fri inspänningslängd av 5 cm vid 23°C och 50 “n RF skall ha ett minimivärde av 250000 N/cmz. 3. Vid provning av dimensionsstabilireren lär maximivardet vid krökning i längdriktningen (curvature) vara 3 mm på l m bandlängd och vid krökning i tvärriktning (cupping) vara 0,25 mm på 6.35 mm bandlängd. 4. Ett prov av vidhéifrningen mel/an o.\‘id- och basskikr skall utföras enligt och uppfylla specifikationerna i lnterim Federal Specification W-T-0070 (Navy-Ships) pbt 4.4.8 (General specification for tapes. recording. sound and instrumentation, magnetic oxide coated). 5. Yrresisransen skall mätas enligt BS 2050 varvid maximivärdet utgör 100 M.Q vid ett elektrodavstånd av 25 mm. 6. Bandets/imktion provas genom räkning av antalet läsfel (dropouts) vid test i speciell utrustning för magnetbandsprov, s. k. certilier. Härvid prövas även brus och signalamplitudens jämnhet. Vid en testnivå på 35 “n får maximala antalet fel vara 5 per band (medelvärde) vid testning av 10 band. Inget band får ha mer än 10 fel. Bandlängden förutsättes vara 2400 fot. 7. Hur bandet pâverkas av mil/ön undersökas genom att 5 band provas vid 60° C och 20-80 % RF under 10 dygn. Därefter provas de i kyla (—l0°C) under 10 dygn. Antalet fel före och efter provet räknas i certiñer (testnvå 35 %). Antalet fel får ej överstiga l6 per band (medelvärde) förutsatt att bandlängden är 2400 fot.

8. Åldringsegenskaperna provas genom att samma band som pr0V.1lS

enligt punkt 7 samt ytterligare 5 nya band värmeåldras under minst 6 månader vid 55°C. Även den relativa fuktigheten skall anges i provningsprotokollet. Efter provet räknas antalet fel vid test i certifier (testnivå 35 96;). Maximala antalet fel får vara 20 per band (medelvärde) under förutsättning SP:s rapport återges i av att bandlängden är 2400 fot. bil. 2. I SP:s undersökning konstaterades att ett nytt magnetband av de testade

Förutsättningar/ör användningen av förekommande datamedier 147

lypcrna ger bästa testresultat efter tre till fyra körningar i en bandstation eller motsvarande. Svaren på DAK:s enkät till magnetbandstillverkare ger ytterligare belägg för att denna iakttagelse är riktig. Orsakerna härtill är att oxidpartiklar och fragment från bandets basmaterizil kan finnas kvar från tillverkningens skärningsprocess. Efter några gångers matning i en bandstation har dessa partiklar lossnat från bandet och förts bort. Partiklar på bandets oxidyta orsakar separation mellan bandet och läsoch skrivhuvudet och orsakar därigenom signalförluster. Med hänsyn till kostnaderna för de tre till fyra extra samt körningarna hittillsvarande positiva erfarenheter vid SCB av långtidsarkivering med utnyttjande av helt nya band anser DAK att enbart nya magnetband skall användas. Informationen skall lagras på banden i nio kanaler med 1600 bpi och med begagnande av skrivmetoden PE (phase encoding). I början av bandet skall finnas en magnetisk etikett (label) med uppgifter om bandets tekniska beskaffenhet och om dess innehåll. Denna etikett skall utformas den enligt för magnetband gällande internationella standarden rörande etikettering och registerstruktur för informationsutbyte (ISO/R 1001-1969). Att lagra flera register (filer) av olika karaktär på ett och samma arkivband för att reducera bandåtgången är ej tillrädligt på grund av praktiska olägenheter vid förtecknande. etikettering och tillhandahållande. Däremot kan det ibland vara lämpligt att t. ex. lagra olika årgångar av samma register på ett och samma band. Om detta anses önskvärt, bör det dock ske i samförstånd med arkivmyndigheten (se även s. 161). Samtidigt med arkivband skall även en s. k. körlogg framställas. Denna skall om möjligt innehålla utskrift av datablock där informationsförlust förekommer samt uppgifter om bandets identitet. in- och utgående bands volym- och serienummer, postformat, post- och blocklängd och antal poster. Före leverans till arkivmyndighet skall den arkivbildande myndigheten kontrollera att uppgifteri körloggar överensstämmer med motsvarande uppgifter i systemdokumentationen. Vid eventuella avvikelser skall sistnämnda myndighet vidtaga erforderliga åtgärder, exempelvis uppdatering av dokumentation. Eventuell utskrift av datablock med informationsförlust skall överlämnas till arkivmyndigheten i samband med magnetbandsleveransen. För att det i framtiden skall finnas en enhetlig sammanfattande dokumentation till arkiverade band har kommittén utarbetat till en särförslag skild blankett. Denna skall fyllas i av den arkivbildande myndigheten och bifogas reversalet. Om systemdokumentation saknas eller är bristfällig, får denna blankett utgöra en viss ersättning. Beträffande se blankettförslag bilaga 8. DAK har övervägt huruvida den arkivbildande myndigheten bör framställa den maskinläsbara informationen på magnetband i två exemplar. En sådan dubblering kan motiveras av säkerhetsskäl. Sådan dubblering sker hos exempelvis SCB ifråga om betydelsefull information och är regel på flera håll i utlandet. [jämförelse med kostnaderna för att göra informationen maskinläsbar är kostnaden för dubbleringen obetydlig. DAK föreslår därför att magnetband med information som skall bevaras dubbleras. Eftersom arkivbandet skall användas så sällan som möjligt och i princip endast för att framställa nya kopior. behövs dublettbandet som brukskopia.

av datamedier

148 Förutsättningar för användningen förekommande

Det sagda innebär inte att varje myndighet skall framställa dubblettcxcmplzir som är i drift. kan finnas av alla magnetband Rekonstruktioitsittöjligltetcr genom band som ligger tidigare i produktionsproccsseit. Dubblcttcxemplztrct skall i varje fall föreligga när ntateriatlct skall ztvlämnas till zirkivntyntlighct. Ofta torde det vara nödvändigt att framställa det titligztrc. nämligen innan avhändcr möjligheter att rekonstrucra batntlinnemyndigheten sig andra hållet. Det kan i vissa fall bli nödvändigt att framställa två nya band. Om ett ursprungligt band är i gott skick och av sådan typ som godkänts av SP och om det uppfyller övriga uppställda krav på kanalantal. lagringstäthet och skrivmetod (se ovan) bör dock detta kunna användas som bruksexemplar. Det blir i så fall fråga om en dubbel bandkostttad men ej någon utgift för extra körning för att framställa brukskopian. Kostnaden för dubbleringcn bör inräknas i den totala kostnaden för systemet. Den ifrågavarande myndigheten bör alltså stå för kostnaden. Bortsett från ett på några håll ackumulerat behov torde kostnaden for den årliga banddubbleringen bli förhållandevis myndighet och även sammanlagt vara ringa hos varje enskild med den statliga totalkostnader. l måttlig i jämförelse databehandlingens framtiden är det tänkbart att det ena bandexemplaret skall kunna ersättas av dataläsbar mikroftlm, CIM. Det kan finnas skäl för arkivmyndigheten att i vissa fall att mottaga ett band, därför att den finner nöja sig med annat arkivmaterial skulle kunna anses vara tillfyllest från att tillgång till forskningens synpunkt.

Ljudband Ljudupptagning som skall bevaras för framtiden är vanligen inspelad på eller (ljudband, audioband). Hithörande grammofonskiva på magnetband problem har DAK behandlat i betänkandet Bevara ljud och bild, s. 82, 84 och 179 ff. Utöver där nämnda EBU-dokument från 1973 (Tech 3202) föett dokument (Theses on the preservation and restauration of aureligger diovisual material), som presenterades vid ett Unesco-möte i Berlin i september 1975. Dokumentets upphovsman är Herbert Volkmann, ordförande i FlAF:s internationella kommitté för bevarandet av film. Medan man tiräknade med medier skulle minska digare att ljudstyrkan på magnetiska under en hundraårsperiod så att upptagningarna skulle bli värdelösa räknar man numera med att kunna bevara ljudupptagningar under ännu längre tidsrymder. Grammofonskivan, som numera i flertalet fall består av vinylit, har kemiskt sett god beständighet. Den förslits emellertid ganska snabbt vid uppanvändning. Mekanisk påverkan orsakar lätt hack och repor, som repad försämrar Därtill är det första exemplaret kostsamt att framljudkvaliteten. är därför mest lämpad för produktion i stora ställa. och grammofonskivan Man kan också för arkivering framställa en särskild metallmatris. upplagor. från vilken nya skivor kan framställas. Denna är från säkerhetssynpunkt ett bättre arkivmedium än skivan men är mycket dyrare. Den kan därför komma i fråga endast för speciellt värdefulla upptagningar. Om man bortser från grammofonskivor är magnetbandet den vanligaste databäraren for ljudupptagningar och används i allt större utsträckning även

Förutsättningarför användningen av förekommande datamedier 149

vid ljudarkiven. DAK har funnit att ljudbandet får anses vara acceptabelt som arkivmedium under förutsättning att det har god kvalitet och hanteras varsamt enligt givna regler. l betänkandet Bevara ljud och bild (s. 187) framhöll DAK att magnetbandets kvalitet givetvis har betydelse för ljudupptagningen. Studioband, som SR använder i programverksamheten, är tjockare än de vanligen använda LPlLong Playing)-banden och därför mindre känsliga för mekanisk påverkan. Även magnetskiktet är tjockare på studiobandet än på LP-bandet. Kommittén fann emellertid att man för arkivinspelningar borde kunna nöja sig med LP-banden, som är billigare än studiobanden. DAK vill i detta sammanhang ytterligare påpeka att man med de tunnaste bandtyperna kan erhålla störande kopieringseffekter. Enligt vad som uppgives i det lörutnämnda Unesco-dokumentet fäster hos vissa s. k. l0w-noise-band oxidskiktet sämre vid basen än hos normala band. vilket kan hota arkivbeständigheten. Dessa Förhållanden måste särskilt beaktas vid de provningar av ljudband. som DAK Föreslår skall äga rum hos SP.

A. Rekommendarionsschema beträffande bandspelartyp och kvalitet vid uppragningfrân olika

_l/udkä/Ior

Ljudkälla Bandspelztrtyp

Rullbandspelarc med Kassettbandspelare hastighet cm/s (kompaktkassett 4,75 cm/s) Tal 2.38 (dock sällsynt) Mono Mono. ej HiFi ej HiFi 4.75 Mono Mono. ej HiFi ej HiFi

FM-radiomottag- 9,5 4-spâr vid höga Stereo Stereo. HiFi ning (musik) bandspelarprestzinda HiFi l9 4-spår genomsnitts- Stereo Stereo. HiFi bandspelarprestanda HiFi Brusreducering typ kompression/expansion Annan musik- l9 4-spår genomsnitts- Stereo källa prestanda HiFi 19 Z-spår högre pres- Stereo tanda HiFi Live-inspel- 38 4-spår professio- Stereo ning nella krav HiFi 38 2-spår högsta pro» Stereo fessionella krav HiFi l varje prestandaklass kan kvaliteten ytterligare höjas genom brusreducerings system av typ kompression/expansion (Dolby, ANRS).

150 Förutsättningar/ör användningen avjförekommande datamedier

Bandens basmaterial kan vara antingen polyester eller triacetat. Även om en viss töjningstendens har observerats hos polyesterbanden, är dessa att foredraga framför triacetatbanden. Det finns enligt Unesco-rapporten risk för att de sistnämnda kan krympa, vilket kan avsevärt försämra ljudupptagningens kvalitet. . På samma sätt som föreslås gälla för ADB-band bör ljudband. som skall användas vid arkivering, uppfylla vissa definierade kvalitetskrav. Kvaliteten på saluförda magnetband växlar fortfarande kraftigt. DAK anser därför att det bör uppdragets åt SP att fastställa kvalitetskraven och ange vilka typer av band, som kan godkännas for att användas vid inspelning for arkivering. SP bör vidare tillse att provningsmetoden for Ijudband fortlöpande anpassas till utvecklingen. Enligt SP kan genom följande prov testas om banden lämpar sig för långtidsförvaring: l. En‘/imklionsprovning sker varvid varje bandtyp testas beträffande magnetiska och mekaniska egenskaper. Testsignaler inspelas för bestämning av frekvensegenskaper och kopieringseffekt samt. på vissa avsnitt, for kontroll av nivåförändringar och eventuell töjning. Omedelbart efter inspelningen avspelas bandet. Frekvenskurvan registreras och utstyrningsnivån kontrolleras. 2. Hur banden pâverkas av mil/ön undersökes genom att ett antal band provas vid 60°C och 20-80 % RF under l0 dygn. Därefter provas de i kyla (—10° C) under 10 dygn. Funktionsprovning göres därefter enligt punkt l ovan.

3. Åldringsegenskaperna provas genom att samma band som provats en-

ligt föregående punkt samt ytterligare ett lika stort antal nya band värmeåldras under minst 6 månader vid 55°C och vid lämplig relativ fuktighet. Efter provet utföres funktionsprovning enligt punkt l ovan. lnspelningarnas ljudkvalitet beror på magnetbandets och inspelningsapparaturens kvalitet, på lnspelningshastigheten och på hur många spår man använder på varje band. Pâ ett ljudband med normalbredden l/4 tum liksom på kassettband, som användes for arkivändamål. bör högst fyra spår bredvid varandra inspelas. Om man ökar antalet parallella spår är det risk for att ljudkvaliteten försämras. Det kan t. ex. uppkomma störningar mellan intill varandra liggande spår. lnspelningshastigheten påverkar ljudkvaliteten genom att frekvensomfánget ökar med hastigheten. Hastigheten 2.4 cm/sek. (I5/16 tum/sek.) på upptagningarna och är godtagbar endast for ger litet frekvensomfång inspelning av tal. Bandhastigheten 4.75 cm/sek. (1 7/8 tum/sek.) kan anses lämplig för normalt tal och är godtagbar for musikåtergivning med något lägre ställda krav på bl.a. frekvensomfånget. Några typer av kassettbandspelare med bandhastigheten 4.75 cm/sek. fyller dock tämligen stränga krav i fråga om frekvensomfâng. Om man vid återgivning av musik kräver mer. bör bandhastigheten sättas högre. l sådana sammanhang används rullbandspelare. ofta med l9 cm/sek.. ibland t.o. m. 38 cm/sek. På s. 149 lämnas ett rekommendationsschema (A) beträffande bandspelartyp och kvalitet vid upptagning från olika ljudkällor. Det återspeglar i stort

Förutsättningar för användningen av förekommande datamedier 151

sett rådande praxis i fråga om ljudupptagningar. Därefter redovisas en översikt av magnetiska ljudmediers användning för arkivbruk. bandkvalitetskrav samt kontrollåtgärder vid inspelning (B). Till sist lämnas en kort sammanställning över de identiñeringsdata och tekniska upplysningar, som är av intresse då ljudinspelning skall användas (C). Dessa regler utgör en motsvarighet till de Föreskrifter som lämnas be- I träffande ADB-magnetband.

B. Översikt av magnetiska /judmediers användning/ör arkivbruk, bandkva/irerskrav samt konrrollârgärder vid inspelning För kontorsbruk avsedda speciella medier av icke Standardiserad typ, såsom “udda kassettband, rullband som ej är av standardbredd eller har omvänd inspelningsriktning. magnetiska blad, manschetter och skivor bör inte atnvändas som arkivmedier. Om nyssnamnda medier. liksom äldre icke standardiserade ljudband och magnetisk tråd. innehåller information avsedd att bevaras bör informationen konverteras till standardiserat medium för ljudupptagning. Om s. k. S-spârskassetter avlämnas till arkiv, bör de efter hand konverteras till standardiserat ljudmedium med motsvarande ljudkvalitet (eftersom 8spårskassetten och dess bandspelare väntas utgå i Sverige). Band som skall bevaras för framtiden bör vara av sådan typ som enligt DAK:s förslag skall godkännas av SP (föreskrifter därom bör intagas årligen i SFS. regelmässigt som nr l). Med tanke på det omfattande bruket av band av typ “Low Noise” bör SP särskilt undersöka dessa. FlAF har nämligen uttryckt farhågor för deras bristande beständighet. Beträffande mottagna kommersiella inspelningar, där uppgift om bandtyp inte kan erhållas, förutsätts systematisk kontroll i arkivet med lämpliga intervall (stickprov). Arkivband bör vara nya. Använda band i gott skick kan dock accepteras. Defekta band, slitna band. tejplagade eller skarvade band bör kopieras snarast och i varje fall före leveransen till arkivmyndighet. Vid behov inhämtas råd från arkivmyndighet beträffande metod lämplig att överföra information till arkivband. För bandspelaren gällande anvisningar vid inspelning iakttas noga. Särskild uppmärksamhet ägnas åt att rätt inspelningsnivå används, så att ej svaga ljud borttappas eller distorsion vid starka partier(överstyrning) uppstår. Detta gäller bandspelare utan automatisk utstyrning. Mikrofontyp och placering väljes med hänsyn till upptagningens art. Vid överföring av annan upptagning till magnetband måste den avspelande utrustningens utsignal anpassas till den inspelande utrustningens lämpliga in-nivå. Man bör fore inspelning snabbspola arkivbandet för att eliminera för hård leverans-upplindning. Denna kan ibland orsaka svårt svaj. vilket ej ens en förstklassig bandspelare kan klara av. Endast kompaktkassett med demonterbart hölje bör användas för arkivbruk. Hoplimmad/hopsvetsad kassett medför stor risk för bandskada om 1 se härom exempelvis kassctten måste öppnas vid bandtrassel. Denna regel avser ej kommersiellt 5,e,e0H”:i_Handb0ken lärdiginspeletde musikkassetter. 1976. s. 42-47.

152 Förursättningarför användningen avförekommande datamedier SOU l976:68

C. ldenrifieringsdara och tekniska upplysningar Vid användning av Ijudband kan följande upplysningar vara av intresse. De kan antecknas i inspelningsprotokoll eller på etikett eller också i vissa fall tas in i själva inspelningen.

Talupptagning Vid upptagning av sammanträde eller förhör är det viktigt att namndztta och övriga för personidentiñering i sammanhanget erforderliga uppgifter anges. Goda ordforanderutiner med tydligt nämnande av namnet på den som får ordet eller inledande röstprov underlättar identifiering av de talande. Datum och plats för sammanträde etc. anges. liksom ämnet lör detsamma.

Musikupptagning Tonsättare. verk. exekutörer och dirigent anges. Datum och plats för upptagningen måste även framgå vid direktupptagning. Vid avspelning eller kopiering anges källan med sedvanliga data.

Tekniska data Fabrikat och typbeteckning för använd bandspelare anges liksom typ av brusreducering använd vid inspelning (Dolby. ANRS). Bandspelarens typ av frekvenskorrigering anges. om den är känd. t. ex. NAB, DIN-H, CCIR, IEC. Bandets tekniska typ anges: normal, low noise, kromdioxid (uppgifter avsedda för inställning av rätt frekvensgång hos avancerade bandspelare vid avspelning). Automatisk utstyrning använd vid inspelningen. Bandhastighet. Bandets typbeteckning om förpackningen ej anger detta. Spolens typ för rullband (om ej Förpackningen anger detta).

lnspelningsteknik: Z-spâr mono 2-spår stereo 4-spår stereo/ mono 4-spâr 4-kanal, kvadrafoni/mono Kassettband mono stereo Kort rapport om ev. inspelningsdefekter, helst med minutposition. exempel: överstyrning, dropout, svaj. Minutpositioner för olika avsnitt på bandet eller annan positionsmarkering. Beträffande de från arkivsynpunkt obligatoriska uppgifter som skall medfölja Ijudupptagning, se l2.2.l.

Förutsättningar/ör användningen avförekommande daramedier 153

Vit/voband Videobandet är i princip uppbyggt på samma sätt som ljudbandet. DAK har tidigare behandlat hithörande problem i betänkandet Bevara ljud och bild, s. 104 ff och I86. Utöver där nämnd information från EBU har synpunkter på videobandet lämnats i det förutnämnda Unesco-dokumentet. Hittills gjorda erfarenheter tyder på att upptagningar på videoband. liksom upptagningar på ljudband. kan bevaras lång tid utan nämnvärd kvalitetsförsämring. Den magnetiska bildupptagningen anses även vara stabilare än den magnetiska ljudupptagningen. Magnetbandet förefaller att vara ett acceptabelt medium för bildupptagningar och då i första hand för upptagning av rörliga bilder. Det kan emellertid begagnas även för stillbilder och dokument. Det är tydligt att risken för informationsförluster därvid blir större än vid upptagning av rörliga bilder. Stillbilden upptar endast an registrering tvärsöver bandet medan den rörliga bilden med sina efter hand skeende förändringar upptar en betydligt större del av bandet. dvs. ett flertal sådana registreringar av vilka en motsvarar en stillbild eller ett dokument. DAK anser det därför befogat att mana till försiktighet vid användningen av videobandet för dokument- och stillbildsarkivering, tills större erfarenhet av denna teknik föreligger. Videotekniken har ännu inte standardiserats i samma utsträckning som tekniken för ljudupptztgningar. Risken synes vara att med den tekniska utvecklingen svårigheter kan uppkomma att använda upptagningar som gjorts med äldre teknik. Som DAK franthöll i Bevara ljud och bild (s. 186) kan utvecklingen komma att kräva att äldre upptagningar så småningom överförs (konverteras) till nya databärzare. Några hinder för att testa videobandens kvalitet på samma sätt som avses ske beträffande Ijudbanden finns ej. SP har meddelat DAK att samma prövningsmetodik som föreslås för ljudbanden bör kunna tillämpas. Ett arkiv-videoband får ej vara gammalt och slitet. Vidare bör krävas att man skall kunna framställa kopior. som i allt väsentligt motsvarar förlagan. På grund av sin förhållandevis höga frekvens vållar videosignalerna visserligen ej störande kopieringseffekter men samtidigt inspelade ljudsignaler kan drabbas av den effekten. Mycket tunna band bör därför ej användas som arkivband. Polyesterband är att föredra framför triacetatband. Rester av tidigare utgallrade upptagningar skall ej få förekomma på arkivbanden. Dessa får inte heller vara tejplagade.

9.2.2 M askinlistor Resultatet av databehandling kan ofta föreligga i för ögat läsbar form skriven på listor, s. k. ntaskinlistor. I de flesta fall har informationen framtagits från ett magnetband eller direkt från en dator med hjälp av en radskrivare. Vanligen användes brukspapper vid utskriften. l så fall blir denna inte arkivbeständig. Om listan skall bevaras för framtiden måste den enligt bestämmelserna i skrivmaterielkungörelsen framställas på arkivbeständigt papper. Även lärgbandet måste vara godkänt av SP. För att ntaskincll läsning av texten skall underlättas bör utskriften göras med typsnitt OCR-B. Beträffande COM-film som ersättare av maskinlistzt se 2.3 och 9.1.4.

154 Förutsättningar för användningen av förekommande daramedier

9.2.3 Mikrofi/m

Enligt DAK:s mening kan mikrofilm i vissa fall användas för att man skall kunna bevara information för framtiden (se vidare 10.4). För att filmen skall kunna accepteras som arkivmedium måste den med hänsyn till såväl material som bildkvalitet uppfylla vissa krav. En hög och jämn kvalitet på slutprodukten -arkivmikrofilmen-förutsätter även som förut nämnts att samtliga moment i processen utförts med rätt utrustning, med omsorg och med rätt teknik. Genom olika åtgärder bör man förebygga att fel begås under arbetet med film. Den färdiga produkten bör kontrolleras enligt fastställda regler. För framställning av arkivmikrofilm skall användas film med Silverhalogenidemulsion. Det skall vara s. k. säkerhetsfilm (safety-film). som cj får innehålla cellulosanitrat. Filmen skall uppfylla de krav som är fastlagdzi i lSO/R 542 - Definition and marking of safety film for motion picture use. Både film på acetatbas och film på polyesterbas kan uppfylla här ställda villkor. Filmen skall normalt bestå av operforerad rullfilm. som med sedvanlig teknik tframkallning. fixering och sköljning) ger en negativ bild. dvs. mikrobildens tonvärden är omvända i förhållande till lörlagans. S. k. omvändningsframkzillning kan ej godtagas förrän SP godkänt kombinationen film plus framkallningsmaskin plus omvändningsfrzimkallningsmetod (jfr 2.3.4). Filmen skall vara finkornig och ha erforderlig hög upplösning. Avvikelser från huvudregeln att arkivexemplaret skall vara rullfilm kan i vissa fall ske. t. ex. där i den administrative: rutinen använts en mikro-

filmkamera med inbyggd framkallningsmaskin. som levererar den fram-

kallade arkivlilmen i avkapat skick i mindre enheter såsom mikrofiche eller mikrostrip (Lex. i avsikt att man redan från början skall kunna sortera filmenheterna efter ämne. dossiervis, varigenom sökning och uppdatering underlättas). Se 9.3.2. Vid sådan produktion är det mycket viktigt att noggranna register fors över vad som produceras så att man. då fel avslöjas vid produktionskontrollen. har möjlighet att säkert identifiera varje enskild bild. som producerats från viss tidpunkt. när fel börjat uppträda. Eljest kan ej defekta filmbilder utan stora svårigheter identifieras för eventuell omsköljning eller omfilmning. Regler for sådan registrering kan eventuellt behöva utfärdas av riksarkivet, även med tanke på att underlätta produktionskontrollen. l sin andra delrapport till DAK om undersökningsarbetet beträffande mikrofilm (1970-03-12) rekommenderar SP att positivfilm. dvs. gäneration nr 2, skall användas som arkivfilm i stället för den negativa kamerafilmen. Rekommendationen upprepas ej i slutrapporten tnr 3. 1972-08-31). Utan tvivel är positivñlmen mera resistent mot luftföroreningar. eftersom den innehåller mindre silver än negativlilmen. Om bildkvalitén (upplösning. skärpa etc.) är låg. så att endast några få kopiegenerationer kan framställas. kan det dock var nödvändigt att använda kameranegativet som arkivex Riksarkivet bör uppmärksamma och vid behov utge anl Däremot kan direktpoemplar. problemet för val av positiv eller negativ film som zirkivcxemplar. DAK sitiv kopiefilm av solari- visningar sationstyp principiellt anser emellertid att användaren bör kunna välja mellan den negativa kavara lika beständig som merafilmeit och den positiva kopian. Ncgativfilmen ger ett bättre utgångsvanlig negativframkallad Såsom redovisats läge. om man har behov att framställa många generationer. silverfilm.

Förutsättningar för användningen av förekommande datamedier 155

i avsnitt 2.3.2 bör som regel från kameralilmeit kunna kopieras ytterligare tre användbara filmgenerationer. varvid den sista (fjärde) generationen skall vara väl läsbar i lasappztrat och kunna ge användbar papperskopia. Om man avhåinder sig kameralilmeit och använder positivkopian som arkivhandling minskur i vissa fall möjligheterna till större spridning av lilmkopior. Man tar även härmed bort en reservgenerzttion. En synpunkt av betydelse är att en âldrad kameralilm efter ett antal århundraden kan behöva omkopieras för att informationen skall bevaras. l den förteckning över godkända slag av skrivmateriel som SP årligen kungör i januari bör även meddelas vilka fabrikat och typer av film som får användas som arkivfilm hos statliga myndigheter. De förvaringsmedel, som får användas för arkivfilm, bör även ha godkänts av SP. För närvarande provar SP filmmaterial som godkänts för användning som arkivhandling hos byggnadsnämnder. Detta går enligt SP till på följande sätt (skrivelse till DAK 1976-02-10): l huvudsak undersöks den mekaniska hållfastheten och hur denna påverkas av konstgjord åldring. Även andra effekter av åldringen, som visuellt kan iakttagas, medtages i undersökningen. T. ex. missfärgning, krackelering och skiktlossning. Tidigare undersöktes även förekomsten av nitrocellulosa. Alla provningar utförs på exponerat och framkallat material. Hållfasthetsbestämningar utförs på 15 mm breda remsor av materialet, konditionerade till jämvikt med en atmosfär med 65 % relativ luftfuktighet och ca 20°(, temperatur. Hållfastheten. som dragbrottkraft, dragbrottöjning och vikningshållfasthet. bestäms med hjälp av dragprovare respektive Köhler-Molin vikningsapparat. Den konstgjorda åldringen åstadkommes genom förvaring av provremsori mörker vid + 100°C, dels vid 0 % och dels vid 50 ‘)6 relativ luftfuktighet. Förekomsten av nitrocellulosa undersöks genom behandling av provstycken med svavelsyra och difenylamin. Uppkommer blåfargning vid behandlingen tyder detta på förekomst av nitrocellulosa. Med ledning av de framkomna provningsresultaten bedöms om materialet har tillräcklig hållfasthet och beständighet för att kunna godkännas för det angivna ändamålet. Även andra än ovannämnda undersökningar kan ibland erfordras som komplettering vid bedömningen.” SP har vidare meddelat att de undersökta egenskaperna hos mikrofilmen och de angivna provningsmetoderna efter hand kommer att kompletteras och förnyas. För olika filmningsändamål har valet av filmbredd (t. ex. 16 mm eller 35 mm) liksom valet av förminskningsgrad (se 2.3.2) stor betydelse. För ritnings- och tidningsmikrofilm och filmning av äldre handskrivna förlagor torde 35 mm film vara lämpligast medan för filmning av moderna maskinskrivna handlingar 16 mm film i flertalet fall torde vara fullt tillräcklig. Förminskningen kan även variera betydligt, t. ex. vid vanlig dokumentmikrolilmning, ritningsfilmning eller COM. DAK anser att användningen i samtliga fall bör styra valet och finner från arkivsynpunkt ej anledning att föreslå några specialbestämmelser. Bildkvaliteten måste självfallet vara sådan att den medger framställning av så många filmgenerationer som behövs från arkivsynpunkt. För att man skall få en säkrare grund för bedömning av möjligheterna

156 Förutsättningar/ör användningen av förekommande daramedier

att på mycket lång sikt (“för all framtid“) bevara information på mikrofilm och göra den tillgänglig bör SP ges uppdrag att undersöka bildkvalitetsförsämringen vid generationskopiering av film med kraftig forminskning samt härvid även studera slitaget på arkivfilmen vid omfattande kopieframställning från densamma. Undersökningen bör utföras på från arkivsynpunkt intressanta material såsom silverhalogcnidfilm och vcsikulärfilm, även i kombinationer av materialen (jfr 2.3.3 och 2.3.4). Vid sidan av filmen har som nämnts kamerautrustningen en avgörande för slutproduktens kvalitet. Det kan vara lämpligt att använda betydelse antingen en manuell kamera, en automatisk kamera, en mikrofichekamera eller en COM-anläggning (se 2.3.5). Kameran måste entellertid ha cn för uppgiften tillfredsställande upplösningsförmåga. Vid automatfilmning måste frammatningen ske med sådan precision, att inga dokument undgår filmning genom dubbelmatningsfel. En förutsättning för ett gott resultat är även att arbetet sker enligt väl inövade rutiner. Allt förberedelsearbete bör vara undangjon och forlagorna ha ordnats börjar, så att materialet filmas på bästa sätt innan filmningen som i första hand i rätt ordning. l det följande ges vissa rekommendationer avser filmning med manuell kamera. För att en arkivmikrofilm på rulle skall kunna identifieras. måste märkskyltztr fotograferas på rullens början och, då kontroll skall ske hos provningsanstalt, även dess slut tstartsladd) Bilden av märkskyltarna skall kunna läsas utan förstoring och (slutsladd). vara svan mot en ljus bakgrund. Använd förtexten bör på kamerafilmen sätt. Arabiska siffror minskningsfaktor skall infotograferas på motsvarande skall användas i titeltext. Romerska siffror kan dock behållas, om ursprungmärkningens innehåll se 12.2.2). En testtavla liga titlar citeras. (Beträffande skall även infotograferas, bl. a. när förminskningsfaktor byts på filmen. l de fall då identifiering med löpnummer önskas av varje enskild bild t. ex. vid ritningsmikrolilmning, kan nummerskyltar infotograferas i bildrutans nederkant. Om arkivbildaren använder ett system för automatisk som är beroende av viss utrustning. måste bilderna sökning av filmbilderna, även kunna återfinnas på arkivfilmexemplaren med manuella eller andra i arkiv gängse sökmetoder. Att kamerans och filmens egenskaper har stor betydelse för precision mikrofilmbildens kvalitet har flera gånger framhållits. Av väsentlig betydelse och filmbildens är emellertid att framför den slutliga kvaliteten varaktighet kallningen och fixeringen skett på ett riktigt sätt (se 2.3.3). Efter fotografering delar av filmen (motsvarande förlagesvärta) är ljuskänsliga även oexponerade efter framkallningen och påverkas ej av densamma. Silverhalogenidkornen fixeringen. Fixeringen är i dessa partier måste därför bortskaffas genom en kemisk process i flera steg, där först komplexa. olösbara eller svårlösbara, fortskrider omvandlas mellanprodukter uppstår. Efter hand som fixeringen silversalter, som effektivt kan bortsköljas med dessa till sist till lättlösliga för tidigt eller fixerbadet är förbrukat. nås vatten. Om fixeringen avbryts utan de svårlösliga produkterna stannar kvar i bildskiktet ej slutstadiet, efter hand bilden. Om vattensköljningen ej är effektiv kvaroch förstör liksom fixeringsvätska i bildskikstannar även lättlösliga fixeringsprodukter tet så att bilden även i detta fall efter hand forstöres. Fullständig fixering och noggrann vattensköljning är därför av avgörande betydelse för filmens

Förursärtningarför användningen avjörekommande datamedier 157

fortsatta beständighet i arkivet. l detta sammanhang bör observeras de problcm som inköp av sitabba framkallningsmaskiner, ofta hopbyggda med ka- merautrustningen t. ex. i COM-hanteringen, kan innebära. Ju snabbare en maskin är desto viktigare är det att undersöka att produktionen ej medför risk för bristande fixering och sköljning, som kan inverka menligt på filmbildens beständighet. Endast sådan utrustning bör användas som rätt skött kan ge en arkivbeständig produkt. En försummelse på denna punkt kan göra att alla andra åtgärder blir mer eller mindre förgäves. Liksom provningsanstalten meddelar vilken film som får användas borde den helst även ange vilken kamera- och framkallningsutrustning som kan godtagas för arkivfilmning. Anstalten är emellertid enligt vad DAK inhämtat ej beredd att generellt godkänna utrustning. Den kan däremot kontrollera slutprodukten i den önskade rutinen och pröva om filmen då är arkivbeständig. Härigenom ges indirekt även en anvisning i fråga om val av utrustning (jfr 2.3.3 s. 80-81). När filmen fardigställts måste någon form av kontroll ske. Den grundläggande kontrollen gäller därvid fixering och sköljning. Denna kontroll är ofrånkontlig i sådana fall då filmen ersätter originalhztndling. som därpå utgallras, eller då filmen utgör den enda producerade originalhztndlingen. Detta kan vara fallet vid COM. Liksom film av byggnadsnämndshandlingar kontrolleras av SP bör denna även få i uppdrag att kontrollera statliga myndigheters arkivfilmning. Denna kontroll bör SP kunna utföra även genom sina filialer eller genom andra lokalat av riksarkivet godkända provplatser. Hos myndigheter som har en omfattande mikrofilmverksamhet och rutinerad personal kan en viss “självkontroll” organiseras. SP kan göra särskilda intrimningsbesök för att pröva ny utrustning och gå igenom rutiner på arbetsplatsen och sedan genom slumpvis avlagda besök utöva stickprovskontroll som komplement till den egna dagliga kontrollrutinen. En sådan utformning av kontrollen bör genomföras först efter samråd med arkivmyndigheten. Även i fall då statliga myndigheter hyr tjänster av enskilda för mikrofilmning, varvid arkivfilm framställes, bör SP kunna medge en motsvarande utformning av filmkontrollen. Gängse kontroll av ritningsmikrofilm sker enligt ett avtal mellan SP och statens planverk. Den kostar för närvarande 60 kr. per rulle och innefattar utöver fixkontrollen viss teknisk kontroll av bildkvalitet. sett Principiellt är denna kontroll att föredra men den är förhållandevis kostnadskrävande. Enligt SP skulle priset kunna sänkas avsevärt om provningen kunde koncentreras och omfatta större mängder film. Fixkontrollen enbart kostar 30 kr. per rulle. Om sistnämnda kontroll är tillräcklig för dokumentmikroñlm. torde ej kunna avgöras generellt utan få bestämmas från fall till fall i samråd mellan RA och vederbörlig myndighet. För ritningsmikrofilm torde emellertid endast den utförligare kontrollen vara att tillråde. Redan nu utgör denna ett stickprovsförfarande. som knappast har rum för någon förenkling. DAK har tidigare 12.3.3) påpekat att mikrofilmens bildkvalitet i hög grad är beroende av dokumentförlztgornas bildkvalitet. Blankettkonstruktion och hantering av dokument som avses bli mikrofilmade bör utföras på sådant sätt att mikrofilmningen underlättas och onö-

158 Förutsättningar för användningen av/örekommande daramedier

diga kostnader undviks. God bildkvalitet bör eftersträvas hos dokumentförlagornzi i sådana fall där lörlzigornzis utseende kan styras. Dokumenten bör hanteras och vara ordnade på sådant satt att onödigt prcparationszirbete före filmningen undviks och att dokumenten kan matas snabbt i kameran (se 2.3.3 s. 72 och 6.3). Med arkivmyndighetetts tillstånd kan härvid de mikrolilmade dokumenten utgallrzis och ersättas av mikrolilitt som arkivhzimlling, vilket ger Iiigre förvaringskostnader (se 16.4). Dokumenten kan i detta fall utföras på billigt skrivpapper i ställer för på svenskt-arkivpzipper, vilket ger besparingar i pupperskostnad (se 6.3). Dokument, som utskrivs på skrivmaskin för senare mikrolilnming bör. där så utan olägenhet kan ske. utskrivas med OCR-B-typsnitt. enligt SlS 62 22 42 (f. n. förslagsutgåva) för att underlätta kommande ClM-liisniitg. Lägre kostnader kan vanligen erhållas genom att dokumentrutiiter redan i planeringsskedet integreras med arkivrutinen, vilket förutsätter ett utökat samarbete mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyndigheternzi.

9.3 Krav rörande förvaring, vård och transport

9.3.1 Magnetband

ADB-band Såväl vissa egenskaper hos bandet som den påverkan det är utsatt för vid användning och förvaring inverkar på dess arkivbeständighet. Mekaniska deformationer och defekter på grund av Förekomsten av främmande partiklar reducerar läsbarheten av informationen på bandet. Att damm och klimatväxlingar har en skadlig inverkan bekräftas av många undersökningar, bl. a. av dem som SP utfört för DAK:s räkning. Uppkomna fel har även en tendens att växa vid förvaring. Kommittén föreslår att följande skall gälla vid arkivering av ADB-band. Såväl hantering av band som arkivering skall ske i dammfria lokaler. Bandet skall vara skrivskyddat och dess fria ända låsas med därför avsedd skumgummikudde. Det skall förvaras i en sluten plastkassett som är så transparent att etiketten på spolen kan läsas utan att kassetten behöver öppnas. Band skall förvaras i därför avsedda hyllställ. S. k. dataring, som lämnar sidorna oskyddade, får ej användas. För att det skall vara lättare att hålla lokalen dammfri bör övertryck anordnas. Partikelinnehållet per m3bör ej överstiga: 30- 103 partiklar 20.5 um l partikel 2 5 ;tm Partiklar av storleksordningen l am är tillräckliga för att åstadkomma så stor separering mellan magnetbandet och läshuvudet att signalen försvagas avsevärt. ADB-band skall förvaras i särskild lokal och ej tillsammans med pappershandlingar, eftersom dessa ger upphov till dammbildning. Temperatur- och fuktändringar orsakar längdändringar hos bandet, vilket i sin tur kan vålla stora mekaniska spänningar i bandkakan. Banden bör

Förutsättningarför användningen avförekommande datamedier 159

därför förvaras i en lokal med så konstant temperatur och fuktighet som möjligt. ldealvärdena är en temperatur på 20 i 3°C och en relativ fuktighet av 50 i 5 (all. Band, som utsatts för längre gående temperatur- eller fuktforandringar, måste rekonditioneras fore användning och innan de återställs till arkivlokalen (se nedan s. 160). ADB-bandet måste skyddas mot magnetiska störfalt, eftersom informationen på banden kan påverkas. Vanliga störkällor är elmotorer, elledningar, äskledarc. högtalare m. m. För att ratt kunna bedöma risken måste man kanna till både avstånd och strömstyrka. I allmänhet bör störfáltets styrka inte överskrida IOO A/m. Denna siffra kan illustreras sålunda: Fältet 100 A/m uppnås på ett avstånd av d cm från en ledning i vilken flyter l ampere.

Störfaltets styrka avtar snabbt med avståndet från källan. l normala fall räcker tre tum (76 mm) for att eliminera skadlig inverkan. På detta avstånd reduceras ett magnetiskt fált på 100 A/m till cirka 3 A/m, vilket är helt ofarligt. Risken för påverkan genom störfált bör vara minimal i arkivlokalen. Om ADB-band i denna förvaras på hyllor av metall bör dessa vara jordade. Byggnaden i vilken arkivlokalen finns bör även vara skyddad av åskledare. Band skall transporteras i emballage så konstruerat att avståndet från bandet till emballagets yttersida är minst tre tum. l speciella fall kan bandet transporteras i en behållare av järn (eller klädd med järn) för att minska risken for påverkan. Beträffande transporter kan även framhållas att banden kan bli utsatta för temperaturytterligheter bortom värden som kan tolereras. I ett flygplans lastrum kan t. ex. temperaturen sjunka till -15°C och på ett lastflak i starkt solsken kan den stiga till över +65 C. Detta leder till stora mekaniska spänningar i ett band och kan även medföra informationsbortfall. Faran för brand måste elimineras genom effektiva brandskyddsåtgärder. Magnetbanden med spolar och kassetter skadas lätt av hetta. ånga och eld. Brännbara ämnen måste hållas borta från forvaringsutrymmen och rökning får ej tillåtas. Arkivlokalen skall vid brand kunna skyddas mot temperaturer över 65°C och mot en relativ fuktighet av 85 % eller mer. Om vatten använts for släckningsarbete av brand i arkivlokal måste alla band inom 24 timmar torkas mycket noga för att böjningar (cupping) och hopgjutning skall kunna undvikas. Beträffande vården av i arkivlokal förvarade ADB-band har bandfabrikanterna tidigare rekommenderat av banden under konstant omspolning bandspänning. Detta skulle ske åtminstone en gång varje år. I ett utkast till en amerikansk handbok för hantering och vård av magnetband (juli 1972) anbefalles visuell inspektion av banden och en dylik periodisk omspolning.

datamedier

160 Förutsättningar/ör användningen avfiirekommande

SP rekommenderar följande åtgärder:

Före arkiveringen bör kontrolleras att spelningen är plan och jämn. Inga enskilda varv får sticka fram ur bandkakan, Spolningen bör ske med en dragkraft av 2.3 i 0.6 Newton. Snabbspolning bör undvikas. Som en extra åtgärd kan omspolning en gång per år rekommenderas, dock endast i ett väl rengjort och justerat bandaggregat och i dammfri zitntosfar. Genom omspolningen utjåimnas de mekaniska spänningarna i bandet och förebyggas vidhåiftning mellan olika lager.

rekommenderar även omspolning om de ovan angivna Provningsanstztlten och fukt kortvarigt överskridits och efter en längre gränserna för temperatur innan banden åter användes. Med konvarigt överskridande tids förvaring Om överskridandets“ storlek meddelar SP: menas någon timme.

om högre än +60C (risk for onormala meka- Temp. niska spänningar) om lägre än + l0°C (risk för kondens)

om högre än 70 % (risk för mikroorganismer) RF om lägre än l0 % (risk för sprödhet)

av magnetband har bland bandfztbrikzmternzi på senare [frågat om spolning förefaller den metid andra åsikter börjat göra sig gällande. För närvarande ningen vara rådande att regelbunden omspolning av magnetband ej kan rekommenderas därför att de flesta felen på banden åstadkommes genom att man handskas manuellt med dem, genom maskinpåverkan och genom nedsmutsning. Detta framgår av en enkät som DAK under början av år tillverkarna rörande magnetbands 1973 gjorde till några av de viktigaste lämplighet för långtidsarkivering av data samt nödvändiga åtgärder vid dyoch förvaring. Liknande synpunkter har även framlika bands användning förts till kommittén från SCB som förvarar ett av de största magnetbandsarkiven i landet. DAK anser att en regelmässig omspolning av alla band i ett bandarkiv, utom att den skulle bli ekonomiskt betungande, även kunde bli till mer fören idealisk omspolning (dammfri skada än gagn, eftersom förutsättningen atmosfär och väl rengjort och justerat bandaggregat) sällan föreligger. Kommittén anser därför att arkivband bör omspolas, endast då det finns särskilt skäl därtill, t. ex. när man vet att ett band utsatts för ovanliga miljöförhållanden eller att spänningar av någon anledning har uppstått i bandet. SP:s ovannämnda för överskridande bör därvid beaktas. Nya gränsvärden band torde ej heller behöva omspolas innan de används som arkivband. i en bandstation kan vid start och stopp innebära viss Snabbspolning risk vid övergången från långsam till snabb spolning och vice versa. DAK men anser sig ej ha anledning att föreslå vill peka på dessa riskmoment förbud mot snabbspolning av arkivband. Det kan i flera fall vara kostsamt Det avgörande är bandstationens Komatt inte snabbspola. egenskaper.

Förursärtningarjör användningen av/örekommande datamedier 161

mitten får här anledning att inskärpa vikten av att leverantörernas Föreskrifter beträffande bandstationernas skötsel noga efterleves. Bandstationen skall Den måste vara väl rengjord och fri från främmande partiklar fungera felfritt. som kan fastna på bandet. Magnethuvud, anliggningsytor och styrkanter för bandet måste vara korrekt justerade. Om ett band vållar lässvårigheter kan det bli aktuellt att använda s. k. cleaner. En Cleaner är försedd med torkdukar och ibland även med kniveggar. Det kan finnas anledning att använda en cleaner men det bör ske endast om det är det enda sättet att göra bandet läsbart. Därefter bör informationen överföras på ett nytt band. Arkivbandet skall användas främst till att framställa kopior av bandet. Hur många gånger det kan användas, innan det måste förnyas, kan inte anges generellt även om 250-300 körningar i regel kan företas utan större risk för försämringar. Varje arkivband bör behandlas som ett fall för sig. Varje gång bandet användes bör iakttagelser göras och noteras beträffande dess kvalitet. När ett permanent fel uppträder, visar detta att man närmar sig en kritisk gräns. En omkopiering bör då ske. Genom användningen blir bandet kontrollerat. Även de icke använda banden i arkivet måste kontrolleras. På grund av magnetbandens befarade ringa beständighet bör varje band kontrolleras genom körning en gång under den första tioårsperioden av bandets förvaring och därefter en gång vart femte år. Dessutom bör banden stickprovsvis okulärbesiktigas. Vid påträffade permanenta liisfel eller observerad fysisk skada bör bandet omkopieras. Innan kontrollkörning sker bör arkivmyndigheten om det är överväga lämpligt att t. ex. ett antal årgångsvis överlämnade mindre register med samma typ av information vid kontrollkörningen överföres till ett och samma nya band. Den extra kostnaden härför torde täckas av minskade framtida kostnader för vård och hantering. Metoderna för kontroll av arkivbanden kan behöva revideras, allteftersom man vinner erfarenhet av bandens beständighet. Detta bör riksarkivet beakta.

L/udband l betänkandet Bevara ljud och bild har DAK behandlat problem sammanhängande med förvaring av ljudband (s. 179 ff, 273 f). Framställningen kan därför här göras kortfattad. Vissa synpunkter har dock tillkommit genom det förut nämnda Unesco-dokumentet (se 9.2.1). För alla slag av magnetband gäller att de skall förvaras i ett tämligen konstant arkivklimat. För ljudband brukar detta anges som vanlig rumstemperatur eller specificerat till + 2l°C i 3. Detta gäller om banden skall användas ofta för uppspelning. l annat fall rekommenderas temperaturen + l0°C i 3. Den relativa luftfuktigheten böribâda fallen vara 50 % i lO. På band som förvarats torrt kan det uppstå statisk elektricitet vid magnethuvudets friktion mot bandet vid inspelning eller uppspelning. De svalare förvarade banden måste omkonditioneras innan de används. Åtminstone 6 timmar behövs härför men ej mer än 24 timmar. Magnetiska störkällor måste beaktas. Risker föreligger endast vid närbelägna störkällor men kan då vara av betydelse. Vid transport kan närhet till bilgenerator eller till spårvagns eller tunnelbanevagns eller drivaggregat

l l

av datamedier

162 Förutsättningar/ör användningen förekommande

Det kraftigaste störfalt är verksamt passage genom el-lok vara riskmoment. endast inom en radie av tvâ meter. (Se även tabell s. 159). bör vara så dammfri som möjligt och ett lätt övertryck i Arkivlokalen lokalen rekommenderas. Det sistnämnda är fördelaktigt inte bara med tanke utan också de fall när man förvarar band som innehåller på dammfriheten avdunstning motverkas nämmjukgörare (t. ex. acetatband). Mjukgörarens hålles konstant och ett lätt övertryck råder i lokalen. ligen, om temperaturen försämras på inspelningen. För- Om ett acetatband krymper ljudkvaliteten är att de inte krymper. De har emellertid en viss delen med polyesterband benägenhet att tänjas. Den s. k. kopieringseffekten (print-through effect). som innebär att magnetfaltet på en slinga i bandrullen smittar av sig” på intilliggande slinga och ger ett eko vid uppspelning, är ett problem vid förvaring av magnetmen är försumbar hos ADB- och videoband. Effekten kan reduceras ljudband genom omspolning med vissa tidsintervall. Detta innebär en svårighet eftersom man liksom beträffande ADB-banden funnit att omspolningar ibland snarare är till skada än till nytta. Enligt Unesco-dokumentet bör rutinmässig av arkivband undvikas. l stället rekommenderas att omspolning spolning sker 24 timmar före användning. Kopieringseffekten reduceras och eventuella skador på bandet kan upptäckas. Bandet skall bevaras på upptagoch spelningen skall ske med bandspclarens normala uppspelningsspolen ningshztstighet. kan an- Någon generell anvisning på hur många gånger arkivljudband att lämna. En med hänsyn till bandarkivets storlek vändas är ej möjlig beträffande bandens kondition bör statistiskt anpassad stickprovskontroll och vid behov ske. Samtliga band som förvarats under l5 år bör kontrolleras Problemet vid kopiering från en generation till en annan är omkopieras. i första hand ej informationsförlusten utan att brusnivån höjs med 3 decibel

om inte särskilda åtgärder vidtages.

Videoband

Vad som ovan sagts om magrietljudbandets egenskaper och beständighet och vården av detta är i allt väsentligt tillämpbzirt även samt förvaringen

på videobandet. För skydd mot magnetiska störkällor gäller samma regler. Samma krav och samma zirkivklimat foreskrivas. skall ställas på arkivlokalen bör rutinmässigt omspolas medan de forv-aras i Ej heller videobanden bör ske 24 timmar fore användning eller konarkivet utan omspolning kan eventuella kopieringseffekter reduceras. På trollspelning. Därigenom kortare våglängd visar videobanden ej störande grund av videosignalernas kopieringseffekter vad bildinnehållet beträffar. men bandets ringa tjocklek mottaglig för den nämnda effekten. gör ljudupptagningen på bandet ett Man kan ej heller generellt ange hur många gånger eller hur länge videoband kan användas. innan det bör omkopieras. Det synes vara klarlagt

att magnetiska bildupptagningar är stabilare än ntagnetiska ljudupptagningpå ett videoband vara större ar. Däremot torde vid användningen nötningen hos moderna videoband har emellertid blivit än på ett ljudband. Slitstyrkan av videobanden bör ske på sätt liknande det som allt bättre. Kontrollen Vid omkopiering från en generation till en föreslagits för ljudbandsarkivet.

Färursätrningarjör användningen av förekommande datamedier 163

dlilidli bör observeras de risker som finns att bildupplösningen försämras eller att fiirgåtergivningen förvanskas eller reduceras till svart-vitt.

9.3.2 Film

Mikro/flm SP har i sitt förslag till rekommendationer angående handhavande och förvaring av mikrofilm byggt på de resultat som framkommit vid provningsanstaltcns arbete angående mikrofilms lämplighet som arkivmedium. För-

slaget avser rullfilm (silverhalogenidfilnt på zicetatbzisi

DAK har ej funnit anledning att frångå SP:s rekommendationer utan ;ansluter sig till dessa med de särskilda påpekanden. som framgår av den följande redovisningen. Enligt anstalten bör man skilja mellan tvâ arkivklimat, ett avsett för aktiva arkiv och ett för vilande arkiv. Med vilande arkiv förstås arkiv med handlingar, vilka är avsedda att användas endast i undantagsfall. Med aktivt arkiv förstås arkiv med handlingar som är avsedda att användas mera regelbundet och icke är oersättliga. l vilande arkiv innehållande film skall temperaturen hållas konstant vid vald temperatur inom intervallet l0-15°C med en tolerans av i l°. Den relativa luftfuktigheten skall ligga mellan 20 och 30 %. Förändringar i luftfuktigheten får ej överstiga 5 96 RF under en 24-timmarsperiod, vilket innebär att fuktigheten bör hållas så konstant som en ekonomisk reglerteknik medger. SP:s egna undersökningar har bekräftat vad som framkom vid SP:s egen litteraturgenomgång, nämligen att ju lägre forvaringstemperaturen och ju renare och torrare luften är desto mindre troligt är det att fläckbildning (se 4.3) uppkommer. Torrare klimat än det rekommenderade bör ej tillämpas enär filmmaterialet då blir sprött. Arkivet skall vara skilt från förvaringsutrymmen avsedda för papper. Detta bör ske av två skäl. Dels är det ovan föreslagna arkivklimatet för arkivfilmen alltför torrt for pappersförvaring, dels kan papperet och framförallt kartongoch buntomslagen, i vilka pappershandlingarna förvaras. avge peroxider, som kan vålla filmskador. Luften skall vara befriad från föroreningar, speciellt sådana ämnen som svaveldioxid, svavelväte och andra svavelföreningar, kväveoxider, väteperoxid och andra peroxider, ävensom ozon, klorider, myrsyra och formaldehyd - dvs sammanfattningsvis sådana ämnen som genom ett reduktion-oxidationsförlopp kan skada mikrofilmens silverbild (redoxskador), och vilka ämnen även i ytterst små kvantiteter är skadliga för filmen. Kon- Se 9.2.3 och bil. 3. centrationen i luften av dessa ämnen måste hållas under en hundrademil- 2 Arkivalier böra skydjondel (1 pphm), vilket innebär att luften i ett mikrofilmarkiv, som avses das mot direkt dagsljus. för långtidsförvaring, måste renas. För att undvika att filmen vid eventuellt Bäst är att helt övergå till driftstopp hos konditionerings- och reningsanläggning kommer i kontakt artificiell belysning med med t. ex. luftföroreningar rekommenderar SP att filmerna skall förvaras i väl elektriska glödlampor. slutna förpackningar av för filmen oskadligt material. Förpackningen kan Lysrör äro ej lämpliga. Lamporna skola endast t. ex. utgöras av en med tättslutande lock försedd burk av aluminium eller vara tända, då behov av av lämpligt plastmaterial? Den i förpackningen inneslutna luften måste vara ljus föreligger. (SOU ren och fuktinnehållet får ej överstiga 30 % RF vid förvaringen, vilket in- 1951:36.s. 105. p. l7)

164 avjörekommande datamedier Förutsättningar för användningen

nebär att filmen måste till det vilande arkivets klimat-

omkonditioneras

förhållanden innan Förpackningen tillslutes. Om man använder en burk av aluminium måste denna vara effektivt av aluminiumdosan kan rengjord från fettrester från pressningen. Eloxering användas vilket ger större släthet hos ytan och härmed bättre tätning av locket. Om ytbehandling skett med lack måste eventuella rester av betningsmedel ha avlägsnats, varjämte lacken måste vara av för filmen oskadlig typ. Om burk av plast används är det viktigt att plastmaterialet eller eventuellt bas eller däri ingående mjukningsmedel ej har förmåga att angripa filmens bildskikt. Lämpliga för filmen oskadliga plaster är polypropen och polyeten. Om burkens lockförslutning ej har tillfredsställande täthet för att hindra inträngande av damm skall filmen inläggas i en påse av oskadligt plastmaterial, varpå inläggning sker i burken. SP har vid olika tillfällen konstaterat att film som förvarats i runda filmdosor rullat lös i yttervarven av filmen. som härvid fastnat mellan filmspole och dosans runda väggar på ett sådant sätt att filmen skadats vid försöken att få filmen ur dosan. En tunn plastpåse svept runt lilmen i dylik dosa kan eliminera denna skaderisk. Vissa mikrofilmkzimeror med inbyggd framkallningsmaskin levererar den framkallade filmen i avkapzit skick i mindre enheter såsom mikrofiche eller mikrostrip. Mikrofichen kan förvaras i lämplig med lock försedd ask eller låda av aluminium eller för film oskadlig plast. Med tanke på risken att eller buntar håirziv vid hantering, när man använder inre tappa mikroficher plastpåse i lådan. bör plastpåse här undvikas. l ställer föredrages att mikroficherna förvaras i låda task) med väl tillslutande lock med stående förvaring såsom i en kortlåda. kan monteras på det vanliga sättet i de fickförsedda kort. som Mikrostrip brukar benämnas Även här är det viktigt att jacket-materialet ar jacket. av för lilmen oskadlig plast. Svets- och limfogar. som zivgransar striplickornzi. måste vara av för lilmen oskadligt material. För att underlätta rationell förvaring och hantering av mikrofiche och A6 accepteras såsom arkivhandling. Härjacket bör i princip endast format med underlättas även användning av kortlådor av standardtyp t. ex. i lämpligt plastmaterial. Med arkivmyndighetens särskilda godkännande bör även pärm innehållande blad med filmfickor av plast kunna godkännas såsom förvaringsmedel under förutsättning att pärm och blad ansluter sig till svensk formatstandard (A4, A5 och A6) så att hylluppställning av sådana pärmar kan ske i enhetliga höjder mellan hyllplanen. Även här förutsätts att filmfickorna ger tillfredsställande skydd mot damm samt självfallet att pärmens och fickornas material är oskadligt för film. Det är tämligen vanligt att stripmikroñchen (jacket) förses med en för ögat läsbar rubrikrad, som tejpas påjacketovankanten. Tejpen och dess bindemedel måste vara av för filmen oskadligt slag. Vid all hantering av mikrofiche. jacketmikrofiche och strip liksom lilmrullar varnas för att sammanhålla sådana enheter med gummiband. eftersom dessa vanligen innehåller svavelföreningar. som kan skada silverbilden. Vissa automatframkallande mikrofilmkameror levererar den framkallade filmen monterad i lönsterförsett kort. lilmhålkort. Det har i redogörelsen

Förutsättningar/ör användningen avförekømmande datamedier 165

påDCkillS att jaapper och film icke får förvaras tillsammans i vilande arkiv p. g. a. att papper avger peroxider, som kan skada filmen. Filmhålkort eller andra typer av fönsterkort av pappenkartong) kan således regelmässigt icke väntas bli godkända såsom monteringsmedel för film i vilande arkiv - även limfogen varmed filmrutan fästes i fönstret kan ibland vara diskutabel. Av nyss anförda skal kan montering av filmstrip i striphålkon 0. d. ej heller väntas bli godkänd för användning i vilande arkiv. Vid lagning eller annan hopmontering av rulllilm måste filmcement 0. d. vara av för filmen oskadlig beskaffenhet. Eftersom det onekligen för ;användaren kan ställa sig svårt att avgöra vilka förpackningar och monteringsmedel för film som kan vara skadliga för filmen. kan säkerhet om rätta förvaringsmedel nås endast om dessa prövas och godkännes av SP. varvid godkända medel publiceras i SFS nr l. Prövningen är ur SP:s synpunkt vanligen av enkel karaktär vad angår behållare och folie av DfklSl. Fortlöpande produktionskontroll torde i många fall kunna ersättas av skriftliga förbindelser från leverantören att ursprungligen kontrollerad och godkänd kvalitet ej andras. på samma sätt såsom praxis utformats för övrig materiel upptagen i nämnda författning. På DAK:s uppdrag gjorde SP ett försök att förvara mikrofilm i konservburkar vid låg temperatur (se kapitel 7). Resultatet bedömdes som positivt och tydde på att angiven typ av förslutning kunde vara lämplig för mikrofilm i vilande arkiv. SP framhöll att undersökningen hade varit av begränsad omfattning men ansåg dock att det fanns skäl att rekommendera metoden som ett alternativt sätt att förvara mikrofilm i vilande arkiv, vilket skulle vara lämpligt då man önskade undvika en dyrbar Iuftrening. Vid Förvaring av förpackningen i kyla torde ökad arkivbeständighet uppnås. DAK ansåg sig ej utan vidare kunna bygga på konservburksmetoden. Burkarna var billiga men maskinutrustningen var dyrbar. Tätforslutningsidén prövades med annat förpackningsmaterial, nämligen svetsade påsar bestående av skikt av polyvinylidenklorid (Saran), aluminium, polyester och polyeten. Film i sådana påsar utsattes för mycket skadlig miljö. Frånvaron av skador på film efter proven tyder på att förpackningarna varit tillräckligt täta. Dock hade viss mängd vattenånga passerat genom de förpackningar som innehöll kiselgel. En förnyad undersökning gjordes hos SP av det använda lörpackningsmaterialets genomtränglighet för gaser. Slutsatsen blev att ett förpackningsmaterial bestående av de nämnda fyra skikten kan förutses vara ett mycket gott skydd mot skadliga gaser. De olika materialen

har därvid olika funktion

Den osäkerhet som kvarstår rörande nämnda metod gäller svetsfogens utförande. Kvaliteten hos denna kommer att ha avgörande betydelse för den färdiga förpackningen. Med denna reservation synes metoden att förvara mikrofilm i nämnda påsforpackningar vid rekommenderad låg temperatur vara ett från teknisk synpunkt lovande alternativ till det ovan angivna att förvara dem i luftkonditionerad arkivlokal. SP har ej haft tekniska möjligheter under den tid som stått tillbuds att slutföra de nödvändiga proven rörande svetsfogarna. Kommitténs uppfattning är att riksarkivet bör beredas möjlighet att låta SP göra dessa prov. Om dessa utfaller positivt bör tätförslutningsmetoden vara ett möjligt alternativ. DAK återkommer i kapitlet om kostnader till alternativen luftkonditionering och tätforslutning (16.4). Se bil. 6.

datamedier

166 Förutsättningar/ör användningen avförekommande

1 övrigt ger SP följande anvisningar rörande handhavande av arkivmi-

krofilm. Vid arbete med mikrofilm avsedd för vilande arkiv skall största möjliga eftersträvas. Luddfria tyghandskar skall användas, då såväl damm renlighet som ett flertal av de ämnen, som utsöndras vid svettning, är skadliga for

ñlmen. Ett sätt att öka resistensen mot kemiska angrepp är att guldbehandla filmen. Guldbehandling av mikrofilm avsedd för förvaring i vilande arkiv

rekommenderas Skall mikrofilm förvarad i vilande arkiv kopieras, måste den före kopieringen omkonditioneras för att komma i jämvikt med miljön i kopie-

ringsutrymmet? Om mikrofilmen förvaras i kyla i lufttäta burkar, måste

dessa före öppnandet anta rumstemperatur. Då arkivñlm används i en kopieringslokal kan normalt rumsklimat acren cepteras (t. ex. 20° C och 50 % RF). Dock måste lika stora krav på luft och konstanta uppställas som för det vilande arkivet. dvs. betingelser tillåten temperaturvariation i 1° från vald temperaturgrad och en luftfuk-

tighetsvariation som ej överstiger i 5 % RF under en tjugofyratimmars- Innan filmen kan återföras till det vilande arkivet, krävs rekonperiod. till luften i arkivutrymmet. Vid lufttät förpackning iir en rcditionering eftersom filmen i detta slags förpackning skall konditionering ej nödvändig, omges av en inert gas. För att periodisk kontroll av filmen i större omfattning inte skall behöva för att påvisa luftförorening utplaceras i arkivet och göras bör testbrickor därefter inspekteras regelbundet t. ex. en gång per månad. En kompletterande kontroll av filmen företas (jfr. bil. 3). Temperaturen i aktiva arkiv bör ligga mellan 10 och 20° C och den relativa mellan 30 och 50 %. Förpackningar för silverfilm av kartong luftfuktigheten bör invändigt vara belagda med polyeten, polypropen eller liknande av SP

godkänt material.

Spelfilm Såsom angivits på s. 136 bör detta vara en Spelfilmens förvaringsproblem har DAK berört i Bevara ljud och bild. s. kompletterande skydds- 183 ff. Det förutnämnda Unesco-dokumentet ger anledning till viss komåtgärd. Den är lämplig av den tidigare framställningen. plettering och vissa korrigeringar för särskilt värdefullt Som framhållits får nitratfilm ej förvaras tillsammans med annan film, material. eftersom de nitrösa gaserna, som utvecklas från nitratfilm, kan skada emul- 2 Beträffande omkondi- sionen på säkerhetsfilmen. Det bästa arkivklimatet för nitratfilm är en temtionering se Kohlbeck. 2 och en relativ fuktighet på 50 % i 10. De nitrösa peratur på + 4° C i Rädda bilden. s. 145 f Särskilda gaserna bör även sugas ut i samband med att frisk luft tillföres. och 162. vilka nitratfilm förvaras. Det ñnns brandskyddsregler gäller för arkivlokaleri 3 Den s. k. filmförord- även särskilda föreskrifter för transport, förpackning och märkning av sådan

ningen, SFS 1932:178, brandfarlig film.’ ändr. 1947:747. 1949:688. har bättre förutsättningar än nitrat- Spelfilm på acetatbas (säkerhetsfilm) 1961:561 och 1967:814. film av detta filmen att bevaras för framtiden. Bildskiktet hos svart/vit Se även särskilt betänslag synes enligt de erfarenheter som hittills gjorts inte undergå några förkande: Brandfarlig film, stencilutgåva K 1968:17. av betydelse under förutsättning att filmen förvaras i ett tämligen ändringar

Förursärtningarför användningen avjörekommande daramedier 167

konstant arkivklimat med en temperatur på + 6 till + 12° C och en relativ fuktighet på 50 % 10. Varje gång en film skall tas ut ur förvaringslokalen för t. ex. visning eller kopiering måste den genomgå en anpassningsprocess för att filmen inte skall förstöras genom klimatbytet. Visningslokalcr 0. d. har i allmänhet helt andra klimatlörhållanden än förvaringslokalen. Medan möjligheterna att med i stort sett bibehållen kvalitet bevara bilduptatztgningar på svart/vit film är ganska goda är farglilmen inte acceptabel som arkivmedium. Man är allmänt ense om att den enda möjligheten att för någon längre period bevara färgfilm är att förvara den i en temperatur under fryspunkten. FIAF rekommenderar ett arkivklimat med temperatur ej högre än -5° C och RF ej högre än 30 %. Högre än -5° C får temperaturen inte stiga. Förstöring i vidhäftningsskiktet mellan skiktbärare och emulsion har konstaterats vid 0 till -2° C. Lägre temperatur än -5° C är möjlig men kostar mer och ökar endast obetydligt beständigheten hos färgen. Om man vill förlänga färgfilmens liv kan man förvara den i ovannämnda klimat eller separera fargbildens tre huvudfärger på tre svart-vita separationskopior. Separationsmetoden är emellertid kostsam och har nackdelar (se Bevara ljud och bild s. 185). Högsta RF för bevarande av fárgfilm anses vara 4 “u men gränsen har satts vid 3 u eftersom klimatanlâiggningztr i praktiken inte arbetar så exakt. Man nödgas acceptera en relativt stor tolerans. Nitratfargfilm skall lagras - givetvis ej tillsammans med annan film vid samma klimatvärden som acetatfargfilm och fárgbilden måste kontrolleras regelmässigt. om möjligt årligen. Färgfilm reagerar ännu känsligare än svart-vit film för nitrösa gaser och svaveldioxid. Den får därför aldrig förvaras i tättslutande behållare.

9.4 Krav rörande tillhandahållande

9.4. l Magnørbanci

A DB-band

Som redan framhållits under 9.3.1 skull arkivbandet främst användas till att framställa kopior. För att göra risken lör slitage, skada eller förstoring så liten som möjligt bör man tillse att arkivbandet vid ett tillhandahållande köres endast en gång. Detta kan ske genom att en kopia av bandet framställs Jämfört med kraven på för fortsatta bearbetningar eller genom att ett urval uppgifter skrivs ut t. ex. max 30 96 RF för mikropå band eller maskinlista. Arkivbandet bör ej heller utan tvingande skäl film har högre RF måst utlånas? Administrationens och forskningens behov skall i normala fall tillaccepteras för spelfilm, godoses genom en brukskopia. Om så erfordras bör denna kunna utlånas. därför att låg luftfuktighet medför risk för bestå- Med undantag för de fall. då särskilda sekretessoestämmelser gäller. skall ende krympning av filinformation. som finns lagrad på arkivband. i enlighet med bestämmelserna men. Detta kan medföra om allmänna handlingar vara lika tillgänglig för allmänheten som för ifråatt filmens matningshål gavarande myndighet och tillhandahållas enligt de särskilda reglerna om ej längre passar i projekupptagningztr för automatisk databehandling. Detta innebär att enstaka upp- torns kugghjul. varisom direkt genom filmen kan söngifter, kan göras läsbara för ögat (utskrift på papper. mikrofilm derirasas. eller bildskärm). utan kostnad får studeras på platsen där bandet förvaras men att alla bearbetningar av data på bandet eller kopiering av detta helt 28e vidare 14.3.6.

168 Förutsättningar/ör användningen av/örekommande daramedier

eller dclvis för bcarbetningsâindztmål kommer att ttvgiftsbcläggzts. Sådan taxa bör fastställas efter samråd med riksrevisionsverket.

Ljudband och videoband

l betänkandet Bevara ljud och bild har DAK utförligt behandlat frågan om tillhandahållande och kopiering av ljud- och bildupptagningar (s. 265 fl) främst med tanke på det arkivmaterial som skall förvaras hos ett centralt ljud- och bildarkiv. Sammanfattningsvis kan här konstateras att arkivexemplaren av ljud- och bildupptztgningar endast i undantagsfall bör användas vid tillhandahållande för forskning eller annat studium. Förutom att exemplaren förslits vid varje uppspelning föreligger en risk att de kan skadas eller förstöras. Som regel bör kopior användas. när arkiverade upptagniitgar skall tillhandahållas antingen på platsen eller genom utlåning. Ljud- och bildupptzigningar som är allmänna handlingar skall. om ej särskilda sekretessbestäntmelser hindrar detta. utan avgift kunna avlyssnas eller ses hos den myndighet som förvarar dem. Rätten att ta del av handlingen omfattar rätt till avlyssning eller avbildning och anses även medföra rätt att överföra upptagningen till eget band med hjälp av egen bandspelare (SOU 1975:22 s. 148. Prop. 1975/762160 s. 182 och 189). Enligt TF har var och en vidare rätt att mot fastställd avgift förvärva avskrift eller kopia.

9.4.2 M ikrofi/m Mikroftlmen är ett beständigare arkivmedium än magnetband av olika slag. Likväl bör den hanteras med stor aktsamhet. En arkivftlm bör i princip användas endast för att framställa ett nytt arkivexemplar eller ett visst be- En myndighet, som ofta har behov av mikrolilm, bör gränsat antal kopior. alltid framställa s. k. bruksftlm. En forskare. som begär att få se en film. skall i regel få begagna endast en bruksñlm. vilken kan vara en silver-. diazo- eller vesikulärlilm beroende på användningsområdet. Bruksftlmen kräver ej arkivfilmens stränga arkivklimat och man slipper den omständliga som är nödvändig då arkivftlmen framtages. När film anpassningsprocedur. utlånas, bör i första hand bruksftlm användas. Då bruksftlm tillhatndahålles. kan det på grund av systemens utformning ofta bli fråga om mikroftche. diazo-ntikroftchekopian är så billig att framställa att det ibland Exempelvis kan vara fördelaktigare att skänka bort en fiche än att skapa ett lånebevakningssystem. För att en sökande skall kunna ta del av en mikroftlm måste en läsappzirat tillhandahållas. Om myndigheten för tillfället ej har sådan tillgänglig kan sökanden tillåtas använda egen apparat. Brukslilmen tillhandahålls. Arkivlilm får under inga omständgheter utlämnas i dylikt fall. l rätten att ta del av handling på stället anses även ingå rätten att avbilda den (SOU 1975:22 s. 148. Prop. 1975/762160 s. 182 och 189). Vanligen åsyftas i detta fall fotografering av dokument. Kopiering av mikroftlm torde knappast komma ifråga. Om sådan kopiering skulle vara tekniskt möjlig och sökanden önskar begagna metoden. bör enbart bruksftlm tillhandahållas. aldrig arkivfilm. hellre av härför avsett Kopior av denna eller, vid livlig efterfrågan. särskilt exemplar (masterftlm) kan i stället erbjudas mot gängse avgift.

sou 1976:68 169

10 Arkivbildning

10.1 När bör upptagning anses som arkivhandling?

Såsom utvecklats i kap. 3 är bestämningen av begreppet arkivhandling av grundläggande betydelse för tillämpningen av arkivtörfztttttingarna. Aas har hittills bestämt begreppet arkivhandling i nära anslutning till TF:s term allmän handling. Eftersom upptagningar är Föremål för särbestämmelser i 2 kap. TF har. såsom också anntärkts. en särregel meddelats även i l2§ Aas. Om förslagen i prop. l975/76:l60 genomförs blir den särregeln överllödig. eftersom enligt propositionen etllmännzt handlingar kommer att innefatta även upptagningar. På några punkter blir det emellertid nödvändigt att överväga särskilda preciseringar av när en upptagning är att anse som ztrkivhztndling. Det bör Först och främst åter erinras om att Föredragande departementschefen definierat upptagning såsom själva informationsinnehållet. den på datamedium fixerade uppgiften. med tillägget att varje konstellation av sakligt sammanhängande uppgifter bör ses som en upptagning För sig. Att uppgifterna flyttas mellan skilda ntaskinlâisbara medier medFör inga konsekvenser från offentlighetssynpunkt, så länge själva informationsinnehållet kvarstår oförändrat. Samma betraktelsesätt synes väl kunna anläggas då det gäller att fixera när upptagning skall anses som arkivhandling. Särskilda problem uppkommer huvudsakligen när man skall bestämma vilka åtgärder som skall anses innefatta gallring. Härtill återkommer DAK nedan i kap. ll. Enligt 9§ i propositionsförslaget skall hos myndighet tillkommen minnesanteckning som ej har expedierats inte heller efter den tidpunkt då den är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten. om den icke tages om hand För ztrkiverittg. Med ntinnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast För ärendes Föredragning eller beredning. dock ej till den del den har tillfört ärendet sakuppgift. Såsom direkt angives i texten omfattar bestämmelsen även upptagningar; någon särskild regel För s. k. mellanprodukter vid ADB har däremot -till skillnad från OSK:s förslag —ime upptagits i propositionen. Som allmän handling anses enligt andra stycket i paragrafen ej heller utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej expedierats. såvida handlingen icke tages om hand För arkivering. Det pâDCkLlS i motiveringen (prop. s. 93). att grundlagen självfallet inte

170 Arkivbildning

innebär att i administrativ ordning. t.ex. genom en arkivnågot hinder forfatttting. föreskriva arkivering av handlingar som enligt 9 ,ä blir allmänna Det material som här behandlats torde genom att sådan åtgärd företages. emellertid ofta sakna självständigt intresse inte blott från offentlighctssjtnutan även med hänsyn till framtida forskning och andra for arpunkt väsentliga ting. Det kan emellertid förekomma att sådant kivförfattningarna material har ett intresse for historisk forskning helt vid sidan av sin betydelse for myndighetens verksamhet. Sådana tekniska upptagningar som inte är avsedda for ADB torde erbjuda mindre av arkivförfattningarna. Ljudband. miproblem vid utformningen kroftlm. även i den mån den inte är maskinläsbar, och liknande produkter skyddas mot ovarsam måste på samma sätt som böcker och handskrifter och uppfylla tekniska krav på arkivbeständighet. Deras innehåll hantering eller tryckt text fixerat i naturligt avär på liknande sätt som handskriven skilda fysiska enheter. De är numera ofta lätta att kopiera. men detta gäller även skriven text. Med hänsyn till användningen är det kanske främst lättheten att forvanska ljudband i samband med avspelning eller genom tillägg och liknande som föranleder behov av särskilda säkerhetsåtgärder. Enligt anses upptagning inkommen till myndighet när 6§ i juropositionsforslaget for myndigheten for överföring i sådan form annan gjort den tillgänglig att den kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Den tidpunkt då handling skall anses upprättad bestäms enligt 7§ av sådana kriterier. handlingen behöver nämatt någon särregel for upptagningar ej erfordras; dessa regler inte befinna sig hos myndigheten. Till skillnad ligen enligt från handlingar i traditionell mening kan upptagning anses som forvarad hos myndighet och därmed som allmän handling trots att den fysiskt befinner sig t. ex. hos en dataservicebyrå. Å andra sidan föreslås i propositionen (10 §) att en myndighet som förvarar handling endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring for annans räkning inte på den grunden skall anses inneha handlingen såsom allmän. Detta undantag gäller alla Om t. ex. DAFA som ett led i teknisk bearbetning skriver slags handlingar. ut en datalista blir listan ej allmän handling hos DAFA, men om kunden hos är en myndighet som själv får ut listan kan den bli allmän handling denna. Annan kan enligt de allmänna reglerna i 3 och 7 §§ bearbetning blir allmän hos kunden-myndigheten. - Även de leda till att handlingen av arkivhandnu angivna reglerna synes användbara också för avgränsning lingsbegreppet. men det blir nödvändigt att taga hänsyn till dem främst av arkivbildningsreglerna och bestämmelserna om vårdanvid utformning svaret.

l Teknisk bearbetning Arkivbildare for

10.2 upptagningar

och lagring används i lagtexten i en speciell beför arkivverksamheten är enligt nutida betraktelsesätt den tydelse. Generellt kan Grundläggande eller ursprungsprincipen, vilken innebär bl. a. att man säga. att undantags- s. k. proveniensprincipen regeln avser fall. där åt- ett arkiv måste ses som ett steg for steg framvuxet resultat av det arbete garden åir enbart tekniskt som arkivbildaren bedrivit. Arkivet växer sålunda fram kring en arkivbildare motiverad och ej avser och är både till sin omfattning och till sin struktur ett uttryck for dennes att tillhandahåller någon ny information. verksamhet.

SOU I976:68 A rkivbildning 171

Den sålunda angivna utgångspunkten är enligt DAK:s mening dettsztmntzi även för information som finns lagrad i olika former av upptagningar. Särskilt bör framhållas. att det står i god överensstämmelse med proveniensprincipen att betrakta den informationsansvarige och icke den tekniskt maskinansvarige som arkivbildare beträffande de ifrågavarande upptagningarna.

l0.2.l Arkivbildare vid särskilda datasystem Med beteckningen särskilda datasystem avses här sådana register som är knutna till enbart en myndighet. De uppgifter i systemet. som har karaktären av arkivhandlingar. tillhör myndighetens arkiv om de är tillgängliga för myndigheten för överföring till för människan uppfattbar form. Myndigheten är i detta fall att räkna som arkivbildare och har enligt Aas att ansvara för arkivets förvaring och vård. Detta ansvar gäller oberoende av var arkivet fysiskt är förvarat och upphör inte förrän leverans till arkivmyndighet ägt rum. l fråga om personregister kan vissa informationsuttag vara förbjudna enligt datalagen (se närmare 2 kap. 3§ 2st. TF. föreslagen lydelse). men detta inverkar inte på myndighetens ansvar som arkivbildzire. Att arkivhandlingsbegreppet avgränsas efter samma kriterier som begreppet allmän handling hos myndigheten ger sålunda i detta fall tillfredsställande resultat. och något behov av särskilda bestämmelser synes inte föreligga.

l0.2.2 Arkivbi/dare vid integrerade datasystem ADB-teknikens stordriftsfördelar kan ofta utnyttjas vid integrerade system. vilket innebär att samma databas används for flera olika arbeten. Flera myndigheter kan således stå som gemensam nyttjare av ett tekniskt sammanhängande system. Av vad som redan sagts om förhållandet ntellan informationsansvar och tekniskt ansvar följer att detta inte medför några särskilda problem i den mån var och en av myndigheterna har tillgång till separata. klart urskiljbara delar av systemet. För varje myndighet gäller då att i dess arkiv ingår de upptagningar som är tillgängliga för den myndigheten. Om däremot flera myndigheter har tillgång till samma upptagning uppstår en situation. som inte är förutsedd i nu gällande tillämpningsföreskrifter till Aas. Enligt DAK:s formenande saknas anledning att för dessa fall frângå huvudprincipen att de för en viss myndighet tillgängliga upptagningarnzi tillhör myndighetens arkiv. Var och en av de aktuella myndigheterna bör alltså anses som arkivbildare med skyldighet att i sin arkivförteckning redovisa den aktuella upptagningen. varvid anmärks bl. a. var upptagningen är placerad. Redovisningen torde i vissa fall kunna inskränkas till en hänvisning. Den fysiska förvaringen av upptagningarna torde. så länge de används i det integrerade datasystemet, oftast ankomma på den tekniskt ansvariga myndigheten eller servicebyrån. Det arkivmässiga vårdansvaret bör emellertid alltid ligga hos en myndighet. enligt DAK:s mening hos huvudmannen för datasystemet. med möjlighet för riksarkivet att bestämnta annan ordning i särskilda fall. Vid leverans till arkivmyndighet övergår ansvaret till denna. Den fysiska förvaringen och vården kan sägas innefatta en service åt de övriga ntyndigheter

l72 Arkivbildning

som har tillgång till upptagningen. Ekonomiskt kan detta regleras genom överenskommelse eller eljest på administrativ väg. Det nu sagda kan fbrfattningsmässigt få sitt uttryck i en komplettering av tillämpningsföreskrifterna till Aas, Förslagsvis genom följande tillägg till 8§ under avsnitt ll: 6 mom. För vården av upprag/ling som är riILqäI1g/(g_för_/Iera myndigheter ansvarar huvudmannen/ör det datasystem, vari up/nagningcn ingår, eller annan myndighet som riksarkivøl bestämmer.

i samband medfbrskningsprojekt med ADB

l0.2.3 Arkivbi/dning l DAK:s att utreda frågor rörande forskningens behov uppdrag ingår bla. och önskemål i samband med ADB. l utredningsdirektiven anförs bl. a.. att primiirmalerial från forskningsverksamhet bevaras att det är “angeläget på sätt som gör det möjligt att senare använda detsamma för nya forskningsuppgiftef”. Direktiven kan på denna punkt sägas inrymma två skilda frågor. Att kan å ena sidan ses som en gatllringsfrågzt. Finns bevara primärmaterialet att för dylikt material. under hänvisning till det m. a. 0, några möjligheter dess eventuella karaktär av kopior av handlingar som i original bevaras hos myndighet. utfärda generella gallringsföreskrifter? Bevarandet kan å andra sidan också ses utifrån frågan om vem som skall ansvara för bevarandet och vilka föreskrifter som bör reglera bevarandet. Redan i det problemorienterade avsnittet (kap. 3) har gallringsfrågztn beträffande från forskningsverksamhet behandlats. Där fastprimärmaterial slogs. att forskningsmaterial ofta torde utgöra ett av forskningsuppurval av den information som finns hos myndigheter och engiften styrt skilda. Denna koncentration av uppgifter rörande vissa ämnesområden ger unik karaktär åt det sammanbragta materialet. att några generella föreskrifter rörande DAK anser mot denna bakgrund, av primärmaterial hos statlig forskningsinstitution inte kan fastgallring ställas. Gallringsbarheten får på vanligt sätt prövas från fall till fall av riksarkivet. Det kan vid en sådan prövning i vissa fall befinnas vara lämpligt, med hänsyn till användbarhet och aratt primiirmalerialets information bevaras i form av upptagning för ADB eller annan kivutrymmessituation behandlas under avsnitt 10.4. upptagning. Frågan om val av databärare i samband med forsk- Frågan om vem som är att anse som arkivbildare ningsprojekt kan inrymma speciella problem vad gäller sådan forskning. som finansieras av annan än forskningsinstitutionens egentliga huvudman. De forskningsinstitutioner som här är av intresse är sådana som har myneller utgör del av offentlig myndighet (exempelvis institution dighetskaraktär eller projekt vid universitet och högskola). Dessa forskningsinstitutioner är i sina normala funktioner underkastade de statliga arkivbestämntelserna. vilket har till följd, att arkiv som uppstår med anledning av institutionens verksamhet måste betraktas som institutionens arkiv och vårdas av denna i enlighet därmed. På forskningssidan har det emellertid blivit allt vanligare bedrivs i form av uppdragsforskning. Säratt olika typer av undersökningar sidan men även inom samskilt pâ den tekniska och naturvetenskapliga hällsvetenskap och humaniora förekommer forskning vid myndigheter och universitets- och högskoleinstitutioner. vilken finansieras av andra myn-

SOU l976:68 173 Arkivbi/dning

digheter eller av privata stiftelser och fonder eller företag. l de fall uppdragsgivaren är annan statlig myndighet har viss praxis bildats vad gäller *ansvaret för projektmateri-alet. Sålunda har exempelvis skolöverstyrelsen i en projekthzirtdledtting (1974-11-04) slagit fast. att ansvaret för forskningsdata (projektplaner. projektkorrcspondens av betydelse för projektarbetet. ekonomiska redogörelser. miitinstrument, priméirdala. kodschema för elektromagnetiskt resultatlistor lagrad information, och rapporter) efter projektets upphörande ligger på den myndighet inom vars ram forskningen har bedrivits. Projektmaterialet hålls samman som en del av respektive institutions arkiv. lnstitutionen betraktas sålunda som arkivbildare. DAK ñnner det önskvärt. att ovannämnda praxis vid statlig uppdragsforskning fastslås som princip. Denna princip synes i vissa :avseenden kunna få konsekvenser för tillämpningen av upphovsrättslagen (l960:729. ändrad senast 1973:363). DAK föreslår att frågan om Ltpphovsrâitten regleras genom avtal mellan den statliga uppdragsgivaren och forskningsinstitutionen. Den offentliga forskningsinstitutionen skall anses som arkivbildare även då forskningen bedrivs på uppdrag av eller med bidrag av privat stiftelse eller fond eller företag. Detta bör klargöras för Ltppdrztgs- eller bidragsgivarna. l den mån primårmaterizilet utgöres av till den offentliga forskningsinstitutionen inkomna handlingar år dessa allmänna vilka icke handlingar. kan överlåtas på enskild. Handlingar som tillkommer inom institutionen under projektarbetet blir att anse som upprättade när projektet har slutförts (se 2 kap. 7 § TF enligt vilande förslag). De är därmed allmänna handlingar och arkivhandlingar och myndigheten får då icke avhända sig dem på annat sätt än genom gallring eller avlämnande till arkivmyndighet. »DAK vill i sammanhanget också erinra om 27§ Sekr L (25§ i förslaget till lag om allmänna handlingar) ang. sekretessföreskrifter i samband med handling. som angår uppdrag som myndighet utför för enskilds räkning.

Arkivbildningens moment

l följande avsnitt behandlas arkivbildningens moment. dvs. arkivliiggning. volymbildning. avställning och seriebildning, och dessa begrepps överföring till ADB-området. Beträffande gängse definitioner av begreppen hänvisas till kap. 3.

10.3.1 Arkiv/äggning Eftersom upptagningar kan bli allmänna handlingar utan att fysiskt förvaras hos myndighet bör även arkivlåggning kunna ske av upptagning som förvaras t.ex. hos en dataservieebywrå. Huvudmannens ansvar arkivmässigzt kan markeras ett tillägg till RA:s cirkulär genom av följande lydelse: .4§ l mom. För att skapa ...alfa-decimztlsystem). Om upptagning för ADB är tillgänglig för myndighet för överföring i sådan form att den kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. ansvarar myndigheten för arkivbildningen även om upptagningen år placerad annorstädes. Om upptagning år tillgänglig för flera myndigheter åvilar ansvaret

174 A rkivbi/dning

för arkivbildningen den myndighet. som jämlikt 8 .å 6 mom. svarar för vården av upptagningen. Vid arkivläggningen för arkivliiggningcn.

10.3. 2 Vol_vmbildm’ng Volymbildningen inom ADB-området bör anses ske när uppgifterna mera varaktigt fixerats på databärzire. Ett magnetband är, som “v0lym“ betraktat, i och för sig en lämplig fysisk arkivalisk enhet. Avställning av inaktuella uppgifter kan tekniskt verkställas genom att de överförs till annan maskinläsbar databärzire. vilket kan markeras i tillämpningsföreskrifterrta genom följande tillägg: --- 4§ 2 mom. Lösa handlingar längre tidsmellanrum. lnaktuella uppgifter på upptagning för automatisk databehandling kan avställas genom överföring till annan maskinläsbar databärare. Exempel: dossiersystemet eller registret.

10.3.3 Seriebildning Seriebildning och förtecknande av upptagningar bör enligt DAKzs mening ske efter art eller funktion och inte efter format. Frågan behandlas vidare nedan i kap. l2.

10.4 Val av databärare som moment i arkivbildningen

finner DAK att vid sidan av arkivpapper även Som framgått nödvändigt andra medier accepteras som databärare för att bevara information för framtiden. Med de förbehåll som angivits gäller detta mikrofilm, ADB-band samt ljud- och videoband. l betänkandet Bevara ljud och bild har problem som berör användningen av de sistnämnda medierna behandlats. Följande avsnitt som gäller valet av arkivmedier i den ägnas främst åt de problem, moderna informationsbehztndlingen. (Hithörande problem har belysts i avsnitt 3.3.3.) Valet av databärare kan komma att stå mellan papper. mikrolilm och magnetband så att man väljer antingen ett av dessa medier eller en kombination av dem beroende på den uppfattning man har om handlingarnas framtida användning. har de olika arkivmedierna - Förutom arkivbeständigheten papper. film och magnetband - olika egenskaper. som gör dem mer eller mindre lämpliga att använda. Nedan beskrivs egenskaper m m. som DAK anser bör beaktas vid val av arkivmedium. Detta sker dels i form av en tabelljämte beskrivning dels i form av olika exempel.

Tabellbeskrivning Allmänna ejzwiskaper. Den grundläggande egenskapen att taga hänsyn till vid val av databärare för förvaring under längre tid är givetvis arkivbel detta avseende iir papperets egenskaper godtagbara under ständigheten. utförs förutsättning att papper märkt Svenskt arkiv används och skriften

Arkivbildning

Egenskaper som bör beaktas vid val mellan papper, mikrofilm och ADB-band

Allmänna egenskaper ADB Mikroñlm Papper band COM/ Dokumentfilm Primär- Maskin- ClM ej material listor Rulle Fichc

Arkivbeständighet (X) (X) (X) (X) (X) Konditioneringskrav X X“ X” X” Distributionslämplighet X X X X Utrymmcsbchov litet litet litet litet stort stort Visuell /zisbar/tel Dirckt X X Via liisutrustning X X X Genom utskrift Mask/nell liisbar/ml X C IM ()C R OCR

Åtkonzs/möj/Lulzv/ l Stort antal poster i ett material for bearbetning X 2 Litet antal poster i stort material ej sorterat på sökbegrepp X Xb Xb bd Litet antal poster i litet material eller i stort material som är sök» begreppssorterat X X X X X

Parentes anger giltighet endast under speciella förutsättningar 0 Avser endast arkivexemplar och ej brukskopia. b Förutsätter specialutrustning och kodade sökbegrepp.

med godkänt ñirgband eller godkänd penna. Mikrofilmens beständighet har genom DAKs försorg undersökts och befunnits tillräcklig om kraven vid framställning och förvaring uppfylles (se kap 9). Beträffande ADB-band har DAKs undersökningar klarlagt att en tillräcklig beständighet ej är att räkna med (se kap 9 och 2.2.3). Samtliga tre medier kräver av konditionering lokalerna varvid papper har de lägsta kraven. ADB-banden har strängare krav än papper på jämn temperatur och relativ luftfuktighet samt dammfrihet. Mikrofilm i “vilande arkiv kräver särskild temperatur och relativ luftfuktighet samt speciell luftrening. alternativt tätförslutning. Se vitlare 9.3. Distribution av större mängder data t. ex. genom postforsändelse underlättas genom användning av mikrofilm. Skall större mängder data sändas for att bearbetas i dator är magnetbandet det bästa mediet. Man måste givetvis vid beakta försändningen vad som sägs i kap9 rörande krav vid transporter. Från utrymmessynpunkt är magnetband och mikrolilm utmärkta lagringsmedier. särskilt när det gäller större datamängder. Vid förhållandevis små mängder data. t. ex. en maskinlista motsvarande magnetbandets volym. är det från utrymmessynpunkt mindre viktigt vilket medium man väljer.

176 Arkivbi/dning

Visuell läsbarhet. information på papper kan läsas utan maskinella hjälpmedel. av mikroftlm kräver särskild liisutrustning. Att läsa mi- Läsning krofilm i léisapparat kan under vissa Förhållanden vara mer tröttande än att läsa pappershandlingaHse s. 74). För att göra information på magnetband lasbar krävs en dator for utskrift på papper eller film eller för projicering på bildskärm. Maskirw/I läsbarhet. Det Förhållandet att taapper och mikrolilm kan vara maskinellt läsbara innebär inte att de kan ersätta magnetbztndett bl. a. på i läshastighet och låssäkerhet. Optiskt och grund av den stora skillnaden läsbara blanketter ztnvänds endast som indatztbärare. För mimagnetiskt kroñlm som indata (CIM) finns ännu inte låsutrustning tillgänglig i Sverige.

(Se även kap 2). Ãrknmsrmbfjliyzlmt. Om man for bearbetning söker ett stort am-al poster i ett material. är maskinell sökning av posterna det bästa LlllCfnLlliVCl. Detsamma gällenom ett mindre antal poster skall framtatgas ur ett stort material. som inte iir sorterat l det senare fallet möjliggör ADB en på sökbegrepp. av materialet. vilket i sin tur underlättar framtagningen. Kostomsortering naden för användning av magnetbzind blir i de nämnda fallen Iåigre än kostnaden for användningen av t. ex. blanketter eller mikrofilm. När ett litet antal poster efterfrågas i ett stort eller litet material sorterat ske enkelt och billigt från mikrofilm eller på sökbegrepp kan framtagning i pappersmaterial. Kostnader. med hänsyn till kostnader for framställning. ar- Värdering och återvinning av data görs i 9.1.4. varfor kostnaderna endast kivering kortfattat berörs här. Exempel på kostnader för framställning och förvaring av de olika medierna papper (blankettmaterial resp. maskinlistor), magnetband och COM-film finns i avsnitt 16.5. Där framgår. att kostnaderna för blanketter och maskinlistorlär avsevärt förvaring av pappershandlingaNbåde och film. En betydande kostnad större än för förvaring av magnetband i framställningen av filmen men denna kostnad måste ligger visserligen sättas i relation till den låga förvaringskostnaden. Av exemplet kan även utläsas att eventuell omkopiering eller konvertering av (lata på magnetbandi i varje fall när det gäller större datamångder. kan ske flera gånger inom den kostnadsram som gäller för framställning och förvaring av pappershandlingar eller mikroftlm. mellan papper och film samt kostnader för Mztterizilkostnadsjåimforelser mikrolilmning och filmens speciella förvaring redovisas i 6.3. 9. l .4 och 16.4. Åtkomstkostnaderna har berörts ovan. Kostnadsrelationer vid t. ex. olika läsbarhet kan indirekt utläsas av det ovan skrivna. Vid val av databärzire måste man beakta. förutom vad som nu har sagts om egenskaper och kostnader. aven den funktion databärziren skall fylla. dels för den aktuella verksamheten. dels som bärare av sådan information som man önskar bevara sedan det omedelbara behovet av informationen upphört. dvs. såsom arkivmedium. Man förbiser ofta databårarens funktion som arkivmedium och väljer dtttabärare enbart utifrån det aktuella behovet av data. För att underlätta bör man redan vid systemutformningen bestämma vilka arkivläggningen data som skall bevaras för framtiden och avgöra på vad sätt detta skall ske. dvs. utvälja databärare och förbereda gallringsbeslut. l allmänhet bör

A rkivbildning 177

valet tråiffas i samråd med vederbörlig arkivmyndighet. Om valet innebär att arkivhattçlling (papper. film, ADB-band) utgallras, fordras givetvis att detta sker med stöd av gällande gallringstöreskrift eller efter riksarkivets medgivande (jfr kap. ll). Kommittén har inte funnit det möjligt att med generella regler fastställa. nar det ena eller det andra arkivmediet skall ztnvâindzts. Detta måste avgöras från fall till fall. Vissa riktlinjer kan emellertid anges. Detta sker i det följande bl. a. med exempel. Först behandlas visuellt låisbara data och maskinläsbara data var för sig. Därefter diskuteras och exemplilieras möjligheten till val mellan dem.

Exempel l

A. Visuellt låsbara indata (primäruppgifter) och/eller utdata behövs för den aktuella verksamheten.

a. Endast för kortvarigt bruk (gallringsbarzt handlingar). Möjlig databärare: Brukspapper; Mikroñlm. b. lndata tprimäruppgifter) och/eller utdata skall bevaras visuellt låsbara för framtiden. Möjlig databärare: märkt svenskt arkiv Papper (se SFS 1964:504). Mikrolilm av godkänd kvalité (se kap 9).

Följande alternativa val finns i fallet b:

Alternativ l

Blanketter och/eller utdatalistor framställs från början på arkivbeständigt pappen Detta kan vara lämpligt när en mindre mängd blanketter/datalistor föreligger. När en stor mängd blanketter/datalistor Föreligger blir vid detta alternativ material- och förvaringskostnaderna stundom höga och sökmöjligheterna begränsade. Mycket stränga krav på arkivbeståindighet kan tala för detta alternativ även vid större mängder handlingar.

Alternativ 2

Blanketter och/eller utdatalistor framställs för den aktuella verksamheten på brukspapper. Vid arkivläggningen vidtages någon av följande tre åtgärder: - Blanketter och/eller utdatalistor kopieras till arkivbeständigt papper. För och nackdelar se ovan alternativ l. - Blanketter och/eller utdatalistor mikroftlmas: Detta blir billigare än kopiering till arkivpapper vid större mängder handlingar. Särskilda krav på framställning och förvaring måste dock uppfyllas, se kap 6.3. 9 och 16.4. Läsutrustning behövs. Mikroftlmen kan medge snabbare åtkomst än papper. Mikroftlmen kan bli maskinellt läsbar (CIM. jämför tabellbeskrivningen). — Om blanketternas och/eller utdatalistans uppgifter finns på magnetband COM-lilmas bandet/banden; Detta är i många fall billigare än ovanstående

ll

178 A rkivbildning

och lörvaring åtgärder vid större mängd data. Särskilda krav på framställning inforntaitioitcn av filmen måste dock uppfyllas, se kap 2.3.3 och 9. Skillnaderi innehåller uppgiflcl i klartext. måste klarläggas och värderas (ex blanketterna banden innehåller kodade uppgifter). Liisutrustniitg behövs. Mikrolilmen kan medge snabbare åtkomst än papper. Mikroftlmen kan bli maskinellt läsbar (CIM, jämför tabellbeskrivningen).

Alternativ 3

Utdata framställs för den aktuella verksamheten i form av mikrolilnt (t ex

COM). och förvaring ntåste uppfyllas. se 2.3.3 Särskilda krav på framställning och kap 9.

B. Maskinläsbara data behövs för den aktuella verksamheten. a. Endast för kortvarigt bruk (gallringsbarzi handlingar). Möjlig databärare: OCR-. MCR—blanketter, skivminne, hålkort m. m. (se 2.1 och magnetband. 2.2). b. Maskinläsbara data skall bevaras for framtiden på av DAK föreslagen databärare: (se kap 9). Data lagras på ntagnetbaittl vid arkiv- Magnetband läggningen. Särskilda krav på framställning och vård föreslagna av DAK. se kap 9. Problem i samband med arkivläggningen vid reelltidsbearbetniitgzir bör särskilt beaktas vid systemutformningen.

i bl. a. avsnitt 3.3.3 kan samma information i Som tidigare framhållits den aktuella verksamheten lagras på flera olika databärare. exempelvis papper, magnetband eller mikrofilm. Det kan dock ifrågasättas från ekonomisk synpunkt, om man skall bevara samma information på flera olika medier. av någon av versionerna bör som itâimnts över- Möjligheterna till utgallring vägas. Som framgår av ovanstående fyller de olika databärarnzi skilda funk- Detta måste beaktas, när man bedömer tioner och har olika egenskaper. till utgallring. Utgångspunkten bör därvid vara den uppfattmöjligheterna ning man har om handlingarnas framtida användning. Här kan uppgifterna redovisade i tabellen jämte dess beskrivning vara om åtkomstmöjligheter en vägledning. Problemet kan ytterligare belysas med följande exempel.

Exempel 2

Bevarande/gallring av olika databärare med i stort sett samma information. Förutsättningar: ADB-system med indatablanketter. magnetbandsbezir- Blanketternas uppgifter överförs i kodad form till magbetning. utdatalistor. netband. samtliga uppgifter skrivs i sorterad form på en Magnetbandets datalista. Arkivbeständighet, framställnings- och förvaringskostitztder m m belyses och exempel l. Dessa uppgifter bör givetvis beaktas i tabellbeskrivningen vid valet av databärare. När det gäller att för framtida bevarande utvälja någon (ev några) databärare av flera olika med i stort sett samma information bör man börja med att ställa frågan: Hur kommer uppgifterna att zinviindas i framtiden?

A

rkivbildning 179

Nedan belyses valet av databärare i samband med tre olika önskemål rörande framtida användning.

Önskemål l: Stor mängd uppgifter önskas för maskinell bearbetning. l detta fall bör i första hand magnetbanden bevaras. Bevaras endast blanketterna eller utdatalistan fördyras en framtida anvåintlning och ny dataregistrering blir nödvändig. Föreligger OCR- eller MCR-blanketter jämte magnetband, bör i första hand magnetbandet bevaras. Magnetband är billigare att använda och ger större läshastighet och Iässäkerhet. Innehåller blanketterna information väsentlig utöver den, som finns på befintligt magnetband, bevaras även blanketterna eller mikrofilm av dessa, om inte andra skäl talar häremot (tex materialets omfång eller preparationskostnader). Föreligger COM-film med visst typsnitt bevaras den utöver magnetbandet, då den kan förväntas bli maskinellt läsbar, och merkostnaden för denna “dubbel-arkivering” blir förhållandevis låg.

Önskemål 2: Litet antal uppgifter i icke kodad (oförändrad) form önskas.

2.1 Blanketternas uppgifter är av klartexttyp. magnetband och utdatalista har kodade uppgifter (tex yrke i klartext resp kodform för yrkesgrupp). Blanketterna bevaras om mängden är liten. Om det gäller stora mängder blanketter bevaras dessa, om de är sorterade på ett sökbegrepp som kan förväntas bli använt, eller mikrofilmas blanketterna. Ett stort osorterat blankettmaterial blir dyrare och kanske t 0 m praktiskt omöjligt att använda när det gäller att tillgodose önskemål 2. Är detta den enda efterfrågan som förväntas på materialet bör utgallring övervägas. En stor mängd osorterade blankettuppgifter kan möjligen användas om de mikrofilmas och förses med kodade sökbegrepp. Är uppgifterna på utdatalistan sorterade på annat sökbegrepp än blanketterna, kan listan eller mikroñlm av listan bevaras som ett slags register till blanketterna. Är mängden data stor, och man förväntar efterfrågan på annat sökbegrepp än det på vilket blanketternas/utdatalistans uppgifter är sorterade bör man bevara magnetbandet som ett slags register till blanketterna/utdatalistan (se även ”åtkomstmöjlighet” i tabellbeskrivningen ovan).

2.2 Blanketter, magnetband och utdatalista har i stort sett identiska uppgifter. (På blanketterna finns ibland särskilda noteringar gjorda av uppgifts- Iämnarna). Utdatalistan, mikrofilm av utdatalistan eller av magnetbandet (COM) bevaras. En värdering bör göras av ev särskilda noteringar på blanketterna. Dessa kan medföra att blanketterna eller mikrofilm av dessa bör bevaras. En liten mängd blanketter sorterade på annat sätt än uppgifterna på utdatalistan kan möjligen bevaras för att åtkomsten av uppgifterna skall underlättas. Är mängden data stor och man förväntar efterfrågan på annat sökbegrepp än det på vilket listans uppgifter är sorterade, bör man bevara magnetbandet

(se även åtkomstmöjligheW i tabellbeskrivningen ovan).

SOU l976:68 180 Arkivbildning

Önskemål 3. Litet antal uppgifter i kodad form efterfrågas. mikrofilm av utdatztlistzm eller av magnetbandet (COM) be- Utdatalistan, varas. Är mängden data stor och man forvåintar efterfrågan på annat sökbegrepp än det på vilket utlistans uppgifter är sorterade. bör man bevara magnetbandet (se även “åtkomstmöjlighet” i tabellbeskrivningen ovan). Jämför även önskemål 2.2 ovan.

Valet av *arkivmedium blir givetvis beroende av vilka behov som skall täckas. l vissa fall kan det vara tillräckligt att bevara blanketter och/eller utdatalistor, i andra fall är magnetbztnden till fyllest. Slutligen kan man behöva bevara uppgifterna på samtliga tre nämnda medier. Man kan också välja att mikroñlma blanketter/maskinlistor/magnetband mer arkivbeständiga handlingar eller ett mindre for att t. ex. erhålla material och även av omfångsrikt (ifr ex l). Som framgår av ovanstående anser DAK att mikrofilm framställd och förvarad enligt tidigare kapitel speciella krav (se kap. 9) kan användas som arkivmedium. När filmning utföres för att möjliggöra utgallring av arkivhandlingur, måste dock detta

ske i samförstånd med vederbörlig arkivmyndighet Ufr kap. ll).

Även bör. trots sin otillräckliga arkivbeständighet. *tunna magnetband användas som arkivmedium, framför allt som man kan förutse. att informationen i framtiden kan komma att överföras till mer beständiga databårare. Banden kan således betraktas som interimsmedium. Uppgifter på magnetband kan t. ex. av rättsliga skäl behöva bevaras även på arkivbeständigare medium. Väljes magnetband som arkivmedium, måste man gisom behövs vetvis, som påpekas i kap. 12. bevara även den dokumentation. for att bandens uppgifter skall kunna användas. lnnanjman fattar beslut om vilka handlingar i ett ADB-system som skall bevaras, bör man allså väga samman de svar man får på frågor rörande andra allmänna egenskaper. läsbarhet och användning, arkivbeständighet. åtkomstmöjlighet; uppgifter som belyses i tabellen ovan samt i exempel l och 2. F. n. har man i Sverige knappast haft anledning att räkna med videobandet som ett alternativ till papperet. mikroñlmen och ADB-bandet såsom databärare. Om några år kan läget vara förändrat. Det blir då närmast fråga om ett val mellan videoband och mikrolilm eller i vissa fall mellan videoband och ADB-band. Se vidare kap. l7. l.

sou 1976:68 181

ll

Gallring

11.1 Inledning

Frågan om generella gallringsregler för ADB-området har DAK behandlat i sitt första delbetänkande Förslag till gallringsbestämmelser om utgallring hos statliga myndigheter av information på elektromagnetiska databärare m. m. (DsU 1969:8). På grundval av DAK:s förslag utfärdades kungörelse om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling (1974:648). Jfr ovan 3.4 och 6.2. Enligt DAK:s mening bör det nu övervägas. om erfarenheterna av kungörelsens tillämpning ger anledning att ompröva principerna för gallring inom ADB-området. Därvid bör också tillämpningen av datalagen (1973:289) uppmärksammas. De nämnda frågorna behandlas under avsnitt 11.3. Under avsnitt ll.2 diskuteras gallring vid överföring av information från ett medium till ett annat. l kapitlet behandlas också vissa särskilda problem förbundna med gallring inom ADB-området, gallringsfrågor för andra upptagningar än ADB-upptagningar samt slutligen forslag till gallringsforeskrifter för programdokumentation och for hålkort. som ej anvands inom ADB (l l .4-7).

ll.2 Gallring vid informationsdubblering på olika medier

Den tekniska utvecklingen på informationsbehandlingens område har möjliggjort, att information relativt enkelt och snabbt kan överföras från ett medium till ett annat. Mellan medier av skilda slag föreligger betydande skillnader i fråga om beständighet och användbarhet (se kap. 9 och 10). Det bör betonas. att en arkivhandling icke upphör att vara sådan handling därigenom att dess information överföres till medium av annat slag. Om information på arkivhandling av papper överföres till upptagning för ADB, får således pappershandlingen inte förstöras utan att detta sker i form av en reglerad gallringsåtgärd. Motsvarande gäller om en pappershandling mikrofilmas eller om uppgifter i upptagning for ADB. som är arkivhandling, överföres på papper eller mikrofilm. Upptagningar for ADB inbegrips enligt förslagen i prop. l975/76:l6O i handlingsbegreppet. Såsom redan framhållits i kap. 3 anses varje konstel- Iation av sakligt sammanhängande uppgifter som en upptagning för sig. oavsett hur den tekniska lagringen äger rum. Om man överför information från ett elektromagnetiskt medium till ett annat, t. ex. från magnetbzind

182 Gal/ring

eller från magnetband till skivminne. utan Förändringar till magnetband i själva informationsinnehållet och man därefter utplânar informationen på det första mediet, är det med nämnda betraktelsesätt inte fråga om gallring. Samma resonemang är tillämpligt vid överföring från en mikrolilm till en annan likvärdig mikroñlm (se 2.3.3 och 2.3.4 angående generationskopiering). När innehållet i en upptagning av här ifrågavarande slag förs över till ett icke maskinläsbart medium föreligger däremot en gallringsåtgärd om upptagningens innehåll utplånas. Så är också fallet. när man överför information från ett maskinläsbart medium till ett maskinläsbart medium av annat slag (t. ex. från magnetband till ClM-mikrofilm), om överföringen omöjliggör eller avsevärt försvårar maskinell bearbetning. Den här hävdade uppfattningen om gallringsbegreppets innebörd ligger i 1974 års gallringskungörelse. DAK ser ingen till grund för regleringen att nu föreslå någon ändring därvidlag. En annan sak är att den anledning att en uppgift finns bevarad på ett medium måste beaktas omständigheten när man överväger. om den skall bevaras även i annan form. Detta får både när gallringsregler utformas och när riksarkivet meddelar betydelse gallringsbeslut i särskilda fall.

11.3 om utgallring ur upptagning för automatisk Kungörelsen

databehandling

Fr. o. m. den l juli 1973 ankommer det, enligt 6§ datalagen (1973:289). att, i den mån det behövs för att förebygga risk för på datainspektionen i personlig integritet, efter samråd med riksarkivet (5 § otillbörligt intrång 1973:291), meddela föreskrift rörande gallring av persondatakungörelsen, uppgifter som av myndighet skall upptagas for automatisk databehandling. har senast den 20 augusti 1975 meddelat föreskrifter Datainspektionen och anvisningar till datalagen (“Ansökan om tillstånd enligt datalagen Därvid har bl.a. föreskrivits (punkterna H 35 och (1973:289) m.m.“). i följande typer av register skall utgallras. då H 36.6), att personuppgifter de inte längre behövs för registrets ändamål:

- abonnentregister - faktureringsregister annat kundregister än bankkundregister och försäkringskundregister

hyresgästregister löneregister personalregister medlemsregister eller därmed jämställt register reskontraregister 2§ avser utgallring av uppgifter. som rör fortlö- Gallringskungörelsens eller redovisning vid personaladministration. forrådsförvaltpande kontroll ning, upphandling eller medelsforvaltning. De uppgifter om personaladministration som åsyftas torde, så länge de inte är avidentifterade, vara att betrakta som personregister i datalagens och därigenom falla under datalagens bestämmelser och datainmening spektionens föreskrifter.

Gallring 183

DAK har mot denna bakgrund övervägt om föreskrift rörande gallring av uppgifter om personaladministration fortsättningsvis bör meddelas i gallringskungörelsen. Följande har därvid varit av betydelse för kommitténs ställningstagande. l sin praxis har datainspektionen till personuppgift hänfört alla uppgifter soin beskriver eller berör förhållande hos den enskilde. Som identitetsuppgift har behandlats en personuppgift i ett register med vars hjälp enskild person kan identifieras. Ett register, som innehåller vissa personuppgifter men inga identitetsuppgifter, har däremot inte betraktats som personregister i datalagens mening. Daitainspektionen har i sina gallringsbeslut i stor utsträckning föreskrivit ;iv/identifiering av register, d. v. s. ett borttagande av identitetsbegreppen. Ett avidentiñerat register har ansetts falla utanför datalagen* Med hänsyn till att datainspektionens gallringsföreskrifter sällan torde ha inneburit total utgallring av personaladministrativa register utan i regel tagit sikte endast på identitetsuppgifterna anser DAK att gallringskungörelsens 2 § även i fortsättningen bör omfatta alla uppgifter. som rör kontroll eller redovisning vid personaladministration. Därigenom underlättas utgallring av avidentiñerade och på annat sätt partiellt gallrade personaladministrativa register, vilka annars skulle kräva gallringsbeslut av riksarkivet i varje särskilt fall. En uppgift. som avses i 2 § gallringskungörelsen, skall utgallras om uppgiften finns i handling hos myndigheten (här avses annan handling än ADBupptagning) och uppgiften begagnats för sitt ändamål och inte behövs för myndighetens verksamhet eller för revision. De upptagningar för ADB som avses i nämnda paragraf motsvarar till gagnet de handlingar. på vilka 2§ p. 1-3 allmänna gallringskungörelsen (1953:716) är tillämplig. Dessa handlingar, som har bedömts vara av mindre betydelse. skall utgallras med av myndigheten fastställd frist. Enligt allmänna gallringskungörelsen är således en viss typ av information av obetydligt intresse för den framtida forskningen. 1 fråg-a om denna typ av information kan det knappast finnas några rimliga önskemål om framtida maskinell bearbetning. Därför bör samma principer för gallring gälla för ADB-upptagningar som för pappershandlingar. Det uppställda villkoret att uppgiften skall finnas i handling hos myndigheten kan mot denna bakgrund få olyckliga konsekvenser. Villkoret innebär nämligen. att utgallring enligt 2§ icke kan ske om samtliga pappershandlingar med motsvarande uppgift redan har utgallrats, vilket visat sig vara fallet vid flera tillfällen. Därigenom skulle myndighet för framtiden tvingas bevara information. vars värde är ringa. DAK föreslår därför. att första villkoret utgår i 2 §. Den nuvarande avfattningen av 2 § i 1974 års kungörelse är inte så detaljerad som motsvarande föreskrifter i 1953:716. För att paragrafen inte Uppgifterna om datainskall tillämpas så att uppgifter som utgör matriklar, bokföringens huvud- spektionens tillämpning av handlingar etc. utgallras bör riksarkivet genom tillämpningsföreskrifter för- datalagen bygger på inspektydliga dess innebörd. tionens skrivelse till regeringen den 24 november Enligt vad DAK har erfarit. har utformningen av villkoret för utgallring 1975. “Datainspektionens enligt 3.5 Orsakat viss oklarhet. DAK vill därför föreslå. att uttrycket “i erfarenheter av datalagen obearbetad form” ersätts med i sin ursprungliga form. 1 riksarkivets till- juli 1973-oktober 1975.

184 SOU 1976268 Gallring

lämpningsföreskrifter bör innebörden härav ttärntare anges. Föreskriften i 4§ avser i sin nuvarande form Litgallring av uppgift som ingår i upptagning för ADB och som. i egenskap av program. teknisk beskrivning eller annan jämförlig dokumentation. behövs för att man skall kunna härleda eller förstå annan uppgift i upptagning för ADB. Bestämmelsen anses inte omfatta sådana program som inte har eller har haft be tydelse för härledningen eller förståelse av annan uppgift i upptagning för ADB. t. ex. s. k. standardprogram för sortering eller rapportgenerering. DAK vill på grund av det anförda föreslå att 4 § erhåller följande lydelse: “Uppgift, som ingår i upptagning for automatisk databehandling i egenskap av program. teknisk beskrivning eller annan jämförlig dokumentation. skall utgallras. om uppgiften ej längre behövs vare sig för att :innan uppgift i upptagning för automatisk databehandling eller i annan handling skall kunna härledas eller förstås, för annat till myndighetens verksamhet hanförligt ändamål eller för framtida forskning. Gallringskungörelsens 1.3 och 7 §§ är utformade i enlighet med nuvarande lydelse av 2 kap. TF. Genomföres förslagen i prop. 1975/76:160 (jfr kap. 3 och lO) bör utformningen av dessa paragrafer anpassas härtill. Om de av DAK föreslagna ändringarna leder till en revidering av gallringskungörelsen. bör detta beaktas i de av riksarkivet, på förslag av krigsarkivet, meddelade föreskrifterna rörande utgallring ur upptagning för automatisk databehandling hos försvarets myndigheter (för itärvarztnde riksarkivets gallringsbeslut nr 470 den 16 juni 1975).

11.4 av ADB-upptagning, som är tillgänglig för flera Gallring

myndigheter

l avsnitt 10.2.2 behandlades den omständigheten, att en upptagning för ADB i tryckfrihetsförordningens mening kan vara tillgänglig för flera myndigheter. Som DAK i det sammanhanget påpekade. bör detta icke föranleda att de upptagningar som är tillgängliga för en något avsteg från principen. viss myndighet tillhör denna myndighets arkiv. Som arkivbildare för sådan upptagning har var och en av myndigheterna skyldighet att bevaka frågan om bevarande eller utgallring av upptagningen utgallras hos en av myndigheterna. anmäler (jfr 14.4). Skall upptagningen denna detta förhållande till huvudmannen för datasystemet (se närmare 10.2.1). Upptagningen anses därmed utgallrad ur den anmälande myndighetens arkiv. Först när alla myndigheterna har anmält att upptagningen för deras vidkommande skall utgallras. skall denna utplånas från databáiraren. Självfallet skall varje myndighet för sig beakta gällande gallringsföreskrifter och, då det är föreskrivet, avvakta riksarkivets prövning. Om inte alla uppgifterna på en viss upptagning är gemensamma för samtliga myndigheter. kan det givetvis bli aktuellt att utplåna vissa uppgifter och bevara andra.

SOU l976:68

Gallring 185

11.5 Gallring av film, fonogram och videogram

DAK har inte undersökt i vilken det förekommer utsträckning fonogram eller videogram inom statsverksamheten. Med undantag för domstolarnas Ijudupptagningar Iorde dock dessa upptagningsfornter ännu inte begagnas i någon större omfattning. Här bortses från fall då ljudupptagning begagnats som hjälpmedel vid diktering 0.d. Av stor betydelse har emellertid användningen av mikrofilm inom förvaltningen blivit. Mikroftlmning har i första hand motiverats av behovet att kunna skydda information i arkivhandlingar på papper. Sålunda har exempelvis säkerhetsfilntning ägt rum inom en rad områden. varvid filmen har förvarats på annat håll än originalhandlingen. l viss utsträckning har också pappershandlingar filmats och därefter utgallrats. Denna ersättningsfilmning har dock hittills inom statsverksamheten haft ringa omfattning. framför allt beroende på osäkerhet i fråga om filntens och beständighet villkoren för dess förvaring. Mikrofilmning har också begagnats till att underlätta spridning av information. Utvecklingen inom mikrofilmområdet och framförallt mikroñlmens nya funktion i anslutning till att datorlagrad information överförs direkt till film (COM) gör det enligt DAK:s mening nödvändigt att förutsättningarna för gallring av detta medium klarläggs. Detsamma torde efter hand bli fallet i fråga om andra upptagningar utanför ADB-området. såsom fonogram och videogram. DAK har i sitt första betänkande fDsU 1969:8. s. l2 f) diskuterat behovet av särskilda gallringsföreskrifter för elektromagnetiska databärare. Kommitten konstaterade därvid. att utgallring med stöd av allmänna gallringskungörelsen kunde företas endast med analogisk tillämpning. Kommittén fann också. att dessa bestämmelser. som utformats med hänsyn till myndighets visuellt läsbara handlingar. kunde vara svåra att tillämpa på motsvarande information lagrad på elektromagnetiska databärttre. Eftersom det inte var självklart att de nya handlingarna är identiska med eller till sin funktion motsvarar de äldre trots likartad benämning och det vidare kunde vara ett forskningsintresse att den maskinläsbara informationen bevarades i större utsträckning än de visuellt låsbara handlingarna. ansåg DAK att det fanns motiv för särskilda gallringsbestäntmelser för elektromagnetiska databärare. Det kan finnas skäl att föra ett likartat resonemang vad gäller gallring av film, fonogram och videogram. Av förarbetena till 1953 års allmänna gallringskungörelse framgår, att kungörelsen utformats med hänsyn till myndigheternas pappershandlingar. Enligt vad riksarkivet har uppgivit kan man räkna med att kungörelsen endast i mycket ringa omfattning har tillämpats på upptagningar sådana som film. fonogram och videogram. Särskilda gallringsföreskrifter beträffande ljudupptagningar har utfärdats för vissa delar av statsverksamheten. l domstolarnas nu gällande protokollskungörelse (12 § l97l:l066) föreskrivs sålunda. att fonogram som återgetts i vanlig skrift får förstöras. De fonogram. som icke utskrivits. skall bevaras till dess två månader förflutit efter målets avgörande eller till dess målet avdömts i högre instans och domen vunnit laga kraft. För de allmänna förvaltningsdomstolarna har likartade bestämmelser utfärdats fl0§ l97lz974).

186 Gallring

Ett huvudmotiv för att man utfärdade generella gallringslöreskriftcr år 1953 torde ha varit att man därigenom kunde begränsa behovet av dyrbara forvaringsutrymmen. Eftersom både film och videoband tar liten plats är motivet att av utrymmesskäl gallra detta ntateriztl svagare än för ntotsvarande pappershandlingar. Film och videogram kan också till sin funktion avvika från pappersmaterialet. På mikrofilmområdet är CIM-tekniken under utveckling. Detta innebär att viss mikroftlm blir maskinellt läsbar. vilket kommer att förändra förutsättningarna för bearbetning av större informationsmängder på mikrofilm. Videotekniken möjliggör att man på maskinell väg kan sortera och strukturera ett material. Motsvarande åtgärder i ett pappersbestånd skulle - åtminstone om det gäller större informationsmängder - bli betydligt dyrare och mer tidskrävande. Mot bakgrund av det sagda anser DAK att allmänna gallringskungörelsen ej är ett lämpligt instrument för gallring av de tekniska upptagningarntt utanför ADB-området. Liksom hittills bör det tills vidare ankomma på riksarkivet att avgöra uppkommande gallringsfrågor beträffande dessa medier efter prövning från fall till fall. När dessa upptagningsformer vunnit större spridning och erfarenheterna av deras användning ökat. bör riksarkivet överväga. om allmänna gallringsbestämmelser för sådana upptagningar behövs och hur de i så fall bör utformas. Genom 4 § allmänna arkivstadgan(196l 2590) har Kungl. Maj:t bemyndigat riksarkivet att utfärda erforderliga föreskrifter om utgallring. Om riksarkivet finner särskilda gallringsföreskrifter för detta material motiverade kan bestämmelserna således utfärdas av riksarkivet. Eftersom det är fråga om ett för ett nytt område bör det dock övervägas om eventuella principbeslut bestämmelser skall utfärdas av regeringen. Så gjordes med 1974 års bestämmelser om gallring av ADB-upptagningar (jfr DsU 1969:8. s. 6). Efter tillkomsten av 1974 års kungörelse kan allmänna gallringskungörelsen ej längre anses tillämplig på upptagningar för ADB. Detta bör anges i 1953 års kungörelse, lämpligen genom en hänvisning i dess 1 å* till den nya kungörelsen.

och som

11.6 Gallring av program programdokumentation

föreligger i form av pappershandlingar

DAK lämnade i sitt första betänkande förslag till generella gallringsföreskrifter för program och programdokumentation. dvs. även för sådana proi form av traditionella pappershandlingar. Eftersom gram som föreligger gallringskungörelsen för ADB-området kom att omfatta endast elektromagoch hålrentszt. som netiskt lagrad information (samt information på hålkort läses med ADB-teknik) föreslår kommittén i detta sammanhang att föreskrifter för det berörda materialet införs i allmänna gallringskungörelsen Motiven för kommitténs ställningstagande behandlas niirmare (1953:716). i avsnitt 12.3. DAK föreslår att 2 § allmänna gallringskungörelsen kompletteras sålunda:

187 Gallring

10) program. programbeskrivning eller annan jämforlig dokumentation for automatisk databehandling om handlingen icke längre behövs för att uppgift som finns i upptagning för automatisk databehandling eller i annan handling skall kunna härledas och förstås, dock att utgallring icke får ske om handlingen utgör systemdokumentation eller det eljest anses behövligt att bevara den.

11.7 Gallring av hålkort och hålremsa som läses med annan

teknik än ADB

l samband med tillkomsten av kungörelsen om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling gjordes en översyn av allmänna gallringskungörelsen. Därvid utgick den i sistnämnda kungörelse meddelade föreskriften om utgallring av hålkort. Denna ändring motiverades uppenbarligen av att hålkort i dag huvudsakligen används inom den automatiska databehandlingen. ldenna funktion är hålkorten att betrakta som upptagning for ADB och faller därigenom under gallringskungörelsen for ADB-området.

Enligt DAK:s mening bör det emellertid fortfarande finnas generella gallringsforeskrifter for sådana hålkort och hålremsor. som läses med annan teknik än ADB. Kommittén föreslår därför att 2 § allmänna gallringskungörelsen kompletteras på följande sätt:

ll) hâlkort eller hålremsa som läses med annan teknik än automatisk databehandling, under förutsättning att materialet har bearbetats i erforderlig utsträckning och icke behöver utnyttjas ytterligare.

12 och

Etikettering, dokumentation

förtecknande

12.1 lnledning

För att en volym i ett arkiv skall kunna identifieras fordras. att volymen iir försedd med etikett. som utvisar vart den hör och vad den innehåller. För tekniska medier såsom ADB-band. Ijudband m m bör etiketten också innehåll-a uppgifter. avsedda att göra det möjligt att uppfatta den information som iir bunden till mediet. Etiketten kan fzistzis eller tryckas på den för- - kortlåda. ñlmkassett packning kartong, pärm. bandkassett. etc - vari upptagningen förvaras och/eller på den spole. som magnetbandet eller filmen är upprullad på. l fråga om ADB-band är den yttre etiketten oftast kompletterad med en inre, magnetisk etikett. s k label. som alltså ingår i själva upptagningen. Så kan vara fallet även med ljud- och videoband. Även mikrolilmen kan bara en inre etikett i mikroformat eller sådan läsbar lör ögat. Med dokumentation menas här beskrivningar och instruktioner avseende system och program. Att förteckna ett arkiv innebär en systematisk redovisning av de arkivaliska enheter varav ett arkiv består. Normalt bygger arkivlörteckningen på en volymredovisning. Arkivförteckningens främsta uppgift iir att fungera som ett sökmedel lör att möjliggöra eller underlätta arkivets :invändning för :administrativ verksamhet. offentlig granskning och forskning. Vid sidan av sökfunktionen visar arkivlörtcckningen också arkivbeståndets omfattning. Strukturen i ett arkiv. som skall avspegla arkivbildarens verksamhet. bör vidare förmedlas av ztrkivforteckningen.

12.2 Etikettering

l2.2.l Magnetband ADB-band Arkivband bör förses med en visuellt läsbar etikett. som anger bandets innehåll m m. Etiketten anbringas på bandspolen. Etiketten bör innehålla följande uppgifter: - arkivbildarens namn (myndighet. enhet. sektion etc.) - serierubrik i klartext enligt arkivlörteckning

dokumentation och

190 Etikettering, fdrtecknande

- arkivförteckningen volymsignum enligt - i bandsviten (se nedan under 12.4) löpnummer labeln)

- volymserienummer (detsamma som anges i den magnetiska

(datasetnzimn) enligt systemdokumeittaiion och -registeridentifikation magnetisk label — volymens ordningsnummer inom registret (filen) - frantställningsdzttunt (skrivdatum) volymens - antal kanaler - teckentäthet

till arkivmyndighet skall dessutom vara försett Varje band som avlämnas etikett Denna etikett bör utformas enligt den med en magnetisk (label). internationella standarden (ISO 1001 ~ 1969). för magnetband gällande

Ljudband

som lämpligen vari Av ljudbandets etikett. anbringas på den förpackning. rullbandet eller kassettbandet förvaras. bör framgå arkivbild-arens namn. serierubrik samt löpnumnter i och volymsignum enligt arkivfcârteckningen bandsviten (jfr nedan 12.4). För att upptagningen tekniskt skall kunna återges korrekt bör beträffande rullband etiketten innehålla minst följande uppgifter:

- bandets och spolens dimensioner

- spår.v4 spår. mono, stereo)

ljudspårens läge på bandet_(t ex 2 inspelningshastigheten -fabrikat och för använd bandspelare

typbeteckning _vid inspelningen

Dessa uppgifter är inte lika nödvändiga i fråga om kassettband (här avses den numera helt dominerande kompaktkassetten). eftersom denna typ av ljudband är Standardiserad beträffande såväl ljudspâr och inspelningssatt som bandets och spolens dimensioner; Beträffande övriga tekniska upplysningar som kan eller bör åtfölja ljudband se 9.2.1. bör vidare ñnnas uppgifter om tidpunkten för in- För en ljudupptagning spelningen, i vilket sammanhang den har gjorts och vilka som var närvarande. Dessa uppgifter kan framgå av en inre inspelad etikett och/eller för bandet. Det sistnämnda bör om av anteckningar på förvaringsmedlet också vara försett med uppgifter om innehållets strukturering (sökmöjligt möjligheterna). och kassett bör vara försedda med kort identifieringsuppgift Bandspole som hänför inspelning till tillhörande förpackning så att ej förpackningen

förväxlas.

Videoband

l fråga om etikettering gäller i tillämpliga delar vad som ovan sagts om

Eftersom videotekniken ännu inte standardiserats i samma utljudband. som tekniken för ljudupptagningar är det särskilt viktigt att det sträckning av videobandets etikett vilken typ av bandspelare som använts framgår vid upptagningen.

dokumentation

Etikettering, och jörtecknande 191

12.2.2 Mikrofilm

Märkningen av mikrolilitt är beroende av i vilken form mikroñlmen foreligger. Beträffande rulllilnt torde vissa uppgifter om rullens innehåll normalt återfinnas på en inledande bildruta. Uppgifter om de filmade handlingarnas proveniens mm kan framgå av filmens förpackning. Index till en mikroliche ingår som en ruta. oftast placerad i nedre högra hörnet.

Övriga

identilierittgsdzttzt återñnns i för ögat direkt Iäsbar form i huvudet. Förjacket och lilmhålkon har andra märkmetoder kommit till bruk. Någon standard for märkningen av mikrolilm finns inte ännu men är under utarbetande inom lSO. I avvaktan på sådan standard vill DAK peka på behovet av att vissa uppgifter åtfoljer sådan mikrolilm, som avlämnas till arkivmyndighet. Av filmen och/eller dess förpackning bör framgå? - arkivbildare och - i förekommande fall - byrå- eller projekttillhörighet - serierubrik och volymsignum enligt arkivförteckningen löpnuntmer for kassett eller annat lörvaringsmedel - tekniska data (positiv. negativ, lilmslag. m. m.) generationsnummer tidpunkt för ñlmningen _ huvudsakligt innehåll v eller index innehållsregister förminskningsfaktor foretagna kontrollåtgärder

12.3 Dokumentation

Som nämnts ovan (12.l) avses här med dokumentation beskrivningar och instruktioner avseende system och program. Dokumentation ses häri första hand kopplad till ADB-området. Det bör dock noteras, att viss typ av dokumentation kan behöva skapas och bevaras även for andra former av upptagningar. Sålunda kräver ofta COM-upptagningar särskild dokumentation. tex kodnycklar. for att bli användbara. Dokumentationens uppgift är att ange upptagningens plats och funktion i det system i vilket den ingår. SvstemdokLtmentationen skall ange vilka komponenter som ingår i systemet. beskriva vilka egenskaper dessa komponenter har och ange relationerna mellan komponenterna. Systemdokumentationen kan bl a omfatta systembeskrixøningztr. systemflöden (datafldden). beskrivningar av in- och utgående data. registerbeskrivningar. postbeskrivningar. layouter för blanketter. hålkort och datalistor. kodbeskrivningar samt uppgifter om maskimyp och programmeringsspråk. Programdokumentationen innehåller uppgifter om vilka instruktioner datorn fått i samband med de olika bearbetningarnzt. Denna dokumentation l Olika sätt för markning kan omfatta programbeskrivningar. programflöden. programlistor och programkort. av film. se bl, a. i AWV, Schriftgutverfilmung. Or- De Ltppgifter som har redovisats under 12.2 och här ovan i avsnittet om ganisatorische und techsystemdokumentzttion utgör sådan information. som bör åtfölja de uppnische Richtliitien. Stutttagningar för ADB. som skall bevaras for framtiden. Arkivbildarens ålig- gart 1966.

192 dokumentation

Etikettering, ochförtecknande

ganden i detta avseende i sumbund med uvliinming till zirkivmyndighet behandlas i kapitel 14. , Den dokumentation som uppstått i samband med system- och program- Litveckling har oftast karaktären av zirkivhatndlingzir. Detta gäller även i de fall då dokumentationen föreligger i form av upptagning för ADB eller ;innan upptagning (film etc). Dokumentationen [år således inte förstöras annat än som en reglerad gallringsåtgâird. Andras ett system eller införes i enlighet härmed, ett nytt program. måste dokumentationen kompletteras Det är vidare viktigt. att den inaktuella dokumentationen. i den mån den ersättes av nya handlingar. icke utplånas utan stöd av gällande gallringsföreskrifter. 1 detta sammanhang vill DAK erinra om bestämntelsernai i 4§ KK om ur upptagning för automatisk databehandling (1974:648). Om de Litgallring förslag till ändringar av 4 §. som DAK framlagt i kapitel H. genomlöres. kommer föreskriften i nämnda paragraf att innebära. att uppgift som ingår i upptagning för ADB i egenskap av program. teknisk beskrivning eller annan jämförlig dokumentation skall utgallras. om uppgiften ej längre behövs vare sig föratt annan Lippgift i upptagning för ADB skall kunna härledas eller förstås eller för annat till myndighetens verksamhet hänförligt ändamål eller för framtida forskning. Forskare kan i framtiden sannolikt komma att skriva nya program beroende på speciella frågeställningar vid primärututagifterntts återanvändamtle. kan äldre program med tillhörande dokumentation förlora sin Samtidigt betydelse. DAK har därför övervägt möjligheterna till generella gallringsföreskrifter även för de program och den programdokLimentation. som föreligger i form av traditionella pappershztttdlingar. Förslag till sådana föreskrifter framlades redan i kommitténs första delbetänkande. Den ovan nämnda gallringskungörelsen för ADB-området (1974:648) kom emellertid att omfatta endast elektromagnetiskt lagrad information (samt information på hålkort och hålremsa, som läses med ADB-teknik). DAK återkommer därför i detta saintmzinhzing med sitt förslag. Kommittén föreslår sålunda, för det berörda materialet införs i allmänna att generella gallringsföreskrifter gallringskungörelsen (1953:716). Föreskrifternas utformning behandlas narmare i kapitel 11.

12.4 Förtecknande av upptagningar

Riksarkivet tillsatte 1973 en arbetsgrupp med uppgift att utreda frågor rörande förtecknande av arkivhandlingar. däribland upptagningar. Arbetsgrupi en promemoria 1974 (RA dnr 893/G 12/1974). pens förslag presenterades och kompletteringar av zillmiinnzi 1 promemorian föreslås vissa ändringar (1961:590), riksarkivets cirkulär om tillämpningen av ullméinna arkivstadgzm (1968:473) samt riksarkivets och krigsarkivets cirkulär angiarkivstadgan över centrala ambetsverk m 11 arkiv (1962:110). ende plan till förteckning Arbetsgruppens förslag vad gäller principerna för lörtecknandet av upptagningar innebär i korthet följande. Volymer och andra arkivaliska enheter bör förtecknas i arkivförteckniitgeit A-H och Ö (avser huvudavdelningzirnzt i förunder huvudavdelningzirna

dokumentation

Etikettering, och förtecknande 193

teckningsplanen för centrala ämbetsverk m fl) enligt innehållets arkivaliska karaktär utan avseende på format, material eller framställningssätt. De format- och ntaterialbestâimdzi huvudavdelningarna J och K föreslås zivskziffztde. Nya huvudavdelningar av sådan typ bör inte inrättas för nya medier tillkomna genom ADB-teknik. ljudupptagnings- eller annan återgivningsteknik. De nya medierna kommer emellertid. bl a på grund av format och särskilda krav på lokalmiljö. fortfarande att förvaras åtskilda från pappershztndlingarna. Då ;arkivförteckningen under sådana förhållanden delvis förlorar kontakten med den fysiska förvaringen av de arkivaliska enheterna, kan den inte utan svårighet fungera som inventarieforteckning. Därför förordas ett system med särskilda inventeringslistor över arkivaliska enheter av speciellt format eller material (ljud- och ADB-band. film etc.). Korshänvisningar skall i så fall göras mellan atrkivförteckningen och dessa listor. lnventeringsnumret antecknas lämpligen i förteckningens Listorna anmärkningskolumn. i sig kan eventuellt redovisas i förteckningen under huvudavdelning D (Liggare och register) eller biläggas förteckningen som bilagor. För ADB-band skulle en tillämpning av dessa principer innebära. att banden hos en zirkivbiltlztre förvaras i en löpande svit. Varje band i beståndet förses med ett löpnummer vilket också överföres på en särskild inventeringslista. De olika banden lörtecknas i arkivförteckningen med hänsyn till bandens innehåll. Band som använts vid diarieföring skall således redovisas under huvudavdelning C (Diarier). Band som huvudsakligen har registerkaraktär tas upp under huvudavdelning D (Liggare och register) medan band som använts för Izigring av information hörande till räkenskapsföring redovisas under huvudavdelning G (Räkenskaper) etc. Förtecknandet av andra typer av upptagningar bör i princip tillgå på det sätt som ovan beskrivits beträffande ADB-band. Mikrofilm. som är

arkiv-

handling och som till sitt innehåll avser räkenskaper. skall således förtecknas under huvudavdelning G (Räkenskaper). Ett ljudband, som innehåller upptagning från ett sammanträde. förtecknas under huvudavdelning A (Protokoll och foredragningslistor). Arbetsgruppens förslag innehåller också rekommendationer beträffande exempelvis vilken information om upptagning som bör anges i förteckningens zinmärkningskolumn m m. Dessa mer detaljerade rekommendationer finns icke anledning att behandla här. De här angivna principerna för förtecknande av upptagningar bör enligt kommitténs mening kunna ligga till grund för ändringar av de aktuella författningarnzi. Arbetsgruppen inom riksarkivet har icke behandlat frågan om tidpunkten för Förtecknandet av ADB-upptagningar. Enligt nu gällande Foreskrifter(22§ allmännzi arkivstadgan) skall arkivförteckningen gås igenom årligen och fullständigas med hänsyn till uppkomna förändringar i arkivet. Arkivförteckningen bör omfatta endast band med en mer slutgiltig lagring av uppgifter. Att i arkivförteckningen volymredovisa upptagningar för ADB. som är arkivhandling-ar men ännu ingår i den löpande produktionen. kan vara opraktiskt. Förekommer sådana upptagningar kan det vara lämpligt att i förteckningen redovisa endast serierna och avvakta redovisningen av de enskilda volymerna. Detta tillvägagångssätt förutsätter givetvis. att ar-

l 3

och

194 Erikettering, dokumentation _förtecknande

kivbildaren - särskilda listor eller söksystem - har på annat sätt genom överblick över sin arkivbildning och utan onödig tidsåtgång kan lå fram verksamheten. för den off» de uppgifter som behövs för den ;administrativa och För forskningen (jfr 2§ lst i offentlighets- och entliga granskningen sekretesslagstiftningskommittétts förslag till lag om ullmiinnu handlingar. SOU 1975:22). lör lörteckmittdet har niiru sztmb-and med den lör- Frågan om tidpunkten som Företagits inom riksarkivet. Det bör därför ;inkomteckningsutredning ma på riksarkivet att i anslutning till att man tar ställning till arbetsgruppens

Förslag beakta också denna fråga.

sou 1976:68 195

13 Arkivvârdens

organisation

13.1 Inledning

Den statliga arkivvårdens organisation regleras främst genom föreskrifter i ztllmáinna arkivstadgan (l96l:590, §§ 7-ll). Som nämnts i kapitel 3 innebär stadgan i detta avseende, att varje arkiv hos statlig myndighet står under tillsyn av arkivmyndighet. Arkivmyndighets uppgifter och âligganden framgår av kapitel 15. Riksarkivet fungerar som arkivmyndighet för centrala ämbetsverk, kommissioner. kommittéer och andra myndigheter. vilkas verksamhet är hela riket. hovrätter, kammarrätten universitet och högskolor (med vissa undantag) samt andra inrättningar för vetenskaplig forskning eller undervisning. Krigsarkivet är arkivmyndighet för de under försvarsdepartementet lydande centrala och lokala myndigheterna. Riksarkivet är dock arkivmyndighet för samtliga av regeringen eller departementscheftillsatta kommittéer, alltså även dem som tillsatts av försvarsdepartementet. Slutligen är Iandsarkiven arkivmyndigheter för de regionala och lokala statliga myndigheterna inom respektive distrikt och stadsarkiven i Stockholm och Malmö arkivmyndigheter för de statsmyndigheter i kommunen, vilkas verksamhet huvudsakligen avser denna. När i det följande landsarkiv nämns avses även dessa två stadsarkiv. Arkivmyndighet har till uppgift bl a att mottaga arkivhandlingar från de myndigheter, för vilka den är arkivmyndighet. Olika regler gäller om tidpunkten för avlämning av arkivhandling till riksarkivet och krigsarkivet å ena sidan och till Iandsarkiven å andra sidan. Efter beslut av riksarkivet kan arkiv hos hovrätt, kammarrätt, universitet eller högskola avlämnas till landsarkiv. Avlämningsfrågan regleras genom 28-34 §§. arkivstadgans Arkivvårdens nuvarande organisation innebär i princip. att den arkivmyndighet som står för den arkivmässiga serviceinsatsen gentemot en myndighet också fungerar som arkivdepå för myndigheten i fråga. Arkivbildarens avlämnas handlingar efter hand till en och samma arkivdepå för varaktig förvaring. Som nämnts i kap. 3 kan, när det gäller information på ADB-medium eller på annat medium som fordrar tekniska hjälpmedel för läsning eller avlyssning. fråga uppstå om arkivmyndighet själv skall förvara sådant material eller om ekonomiska eller andra skåil skall föranleda att arkivmyndigheten deponerar detta material för längre eller kortare tid hos annan myndighet.

SOU l976:68 196 Arkivvårdens organisation

Enligt kommitténs mening blir denna fråga aktuell främst då det gäller lör ADB. Den utrustning som krävs i fråga om förvaring av upptagningar (film, ljudupptagningar m. m.) är inte större övriga former av upptagningar bör kunna erhålla den. (Observera dock de än att varje arkivmyndighet som framförs i avsnitt 16.4 angående förvaringen av myndigsynpunkter en särställning är heternas arkivfrlm). Vad som ger ADB-upptagnmgztrnzt vården och tillhandahållandet förutsätter särskilda invesatt förvaringen, teringar och kräver speciellt utbildad personal. åtminstone vad gäller hema-

havandet av den tekniska utrustningen. När kommittén nedan diskuterar deposition av ADB-upptugningar hos

annan myndighet. avser den deposition för längre eller kortare tid med huvudansvar för den arkivmyndighet. som låter deponera. De bibehållet deponerade arkivalierna skall kunna återtagas vid Förändrade förutsättningar. Vidare lörzmleder depositionen ingen ändring av arkivmyndighetetts myndighetsfunktioner gentemot de arkivbildande myndigheterna (myndighetsservice. inspektionsrâitt etc., jfr kapitel 15).

13.2 Undersökning av statsmyndigheternas magnetbands-

bestånd och eventuella leveransbehov

13.2.1 Den civila sektorn

rörande de centrala myndigheterna utfördes under som- Undersökningen 210 myndigheter inom maren 1975 av riksarkivet på begäran av DAK. riksarkivets tillfrågades. Svar erhölls från I63 myndigmyndighetsomrâde Riksarkivet har framhållit svårigheterna att erhålla entydiga och sâikra

heter.

har detta berott bl. a. på att mynsvar från myndigheterna. Enligt riksarkivet digheterna haft problem med att skilja mellan upptagningztr av urkivkaraktéir haft karaktären av zrrbetsband. Vidare har och upptagningar som närmast förvaringen av magnetbztttd m m det förhållandet att databearbetningen. i regel ägt rum vid dataservicebyråer utanför de arkivbildande myndigheterna haft otillräckliga kunskaper om i många fall ntedfört. att myndigheterna vilka som i tryckfrihetsförordningens mening är tillgängliga upptagningar för dem. inte gjort Mot bakgrund av de ovan redovisade problemen har riksarkivet av totalbeståndet av den efterfrågade bandtypen någon sammanställning och liknande). Det konstateras emellertid. att (historik- och registerband minst ett 40-tal myndigheter torde ha band som är aktuella för långsiktigt

bevarande. På frågan om det för närvarande finns behov att *avlämna magnetbztnd till arkivmyndighet har några myndigheter svarat jakande. Socialstyrelsen

och Umeå universitet har sagt att behov finns men inte preciserat detta. önskar avlämna 235 band, byggnadsstyrelsen 150 band Rikspolisstyrelsen (dåvarande bilregisternämnden) 300 band. och trafiksäkerhetsverket härifrån att det omedelbara leverans- DAK beräknar med utgångspunkt

behovet uppgår till ca 700 band. Leveransbehovet under närmaste fem- eller tioårsperiod har preciserats

Socialstyrelsen nämner 75 band Linder en femav ett tiotal myndigheter.

Arkivvârdens 197 organisation

årsperiod. kriminalvårdsstyrelsen och karolinska institutet l per år, rikspolisstyrclsen 20-30 per år, Umeå universitet 10 per år, naturvårdsverket 2-3 per år. byggnadsstyrelsen 30-40 per år, trafiksäkerhetsverket 100 per år. patent- och registreringsverket möjligen 3 per år. Slutligen har DAFA anmält ett leveransbehov av ca 170 egna band per år. De centrala statliga myndigheternas leveransbehov, åtminstone under den närmaste S-årsperioden. kan mot denna bakgrund beräknas till minst 350 band per år. l en ;ivslutemde summering anför riksarkivet: Huvudresultatet innebär att myndigheternas önskemål och behov i fråga om magnetbandsleveranser till riksarkivet nu och för den närmaste tioårsperioden är blygsamma. Orsaken ligger bl. a. i datamaskinscentralernas uppenbarligen relativt stora förvaringskzituacitet och - beträffande framtiden - i eventuellt nya metoder att lagra data. En från arkivsynpunkt betänklig brist på kunskap och medvetande om magnetbanden och deras samband med arkivets huvuddel har kunnat konstateras. Myndigheterna synes ofta se de magnetband, varöver de förfogar och vilka hör till deras arkiv men som förvaras hos datacentralerna. som ett externt material. Detta kan medföra i den framsvårigheter tida arkivvården. Som riksarkivet framhållit. har sålunda många myndigheter otillräckliga kunskaper om vilka ADB-upptagningar som ingår i deras arkiv. Då detta efter hand kommer att klargöras för myndigheterna (jfr 14.2), kan leveransvolymen komma att bli större än den utifrån enkäten beräknade. Det bör också tuåpekas. att leveransfrågzin givetvis kan påverkas av att myndigheters verksamhet upphör. Om detta sker skall enligt arkivstadgans bestämmelser myndighetens arkiv inom tre månader efter verksamhetens upphörande zivlämnas till arkivmyndighet. Kommittén förutsätter, mot bakgrund av de redovisade osäkerhetsfaktorerna vad gäller leveransvolymens storlek. att riksarkivet vid behov gör framställning om ytterligare medel för förvaring, vård m m av avlämnade ADB-upplagningzlr utöver de här beräknade (jfr kap 16). l fråga om de regionala och lokala statliga myndigheternas behov att avlämna magnetbztnd till landsarkiven har DAK inhämtat från synpunkter vissa landsarkiv. Landsarkivet i Uppsala påpekar. att det är svårt att få en överblick över det aktuella behovet av bandleveranser. men att man ändock torde kunna dra den slutsatsen. att något större leveransbehov ej föreligger. Även här framhålles. att de regionala och lokala myndigheterna ej alltid har klart för sig att band. över vilka de förfogar men som fysiskt förvaras hos dataservicebyråer, utgör en del av respektive myndighets arkiv.

l3.2.2 Den militära sektorn

Kartläggningen av ntagnetbandsbestånden hos myndigheter lydande under lörsvarsdepartemeittet har gjorts av krigsarkivet på begäran av DAK. Undersökningen omfattar endast bestånden och beräknad tillväxt under en tioårsperiod och behandlar inte frågan om leveransbehov. Enligt krigsarkivet kommer de aktuella myndigheternas magnetbandsbestånd om tio åratt omfatta 700-] 000 band. Av myndigheternas nuvarande

198 Arkivvârdens organisation

bandbestånd förvaras merparten hos försvarets datacentrzil. Ett betydande antal band har betraktats som hemliga.

13.3 för förvaring, vård och tillhandahållande av Utrustning upptagningar för ADB

Driftskostnaderna för förvaring, vård och tillhandahållande av upptagningar kostnader för andra medier. Om dessa för ADB är högre än motsvarande som inte redan har utrustning för uppgifter skall läggas på en myndighet automatisk databehandling krävs vissa investeringar. DAK har efter hänvändelse till Statskontoret erhållit vissa upplysningar rörande kostnaderna för datorutrustning för kopierings- och utskriftsandamål. DAK finner att följande krav bör ställas på datorutrustning vid arkivmyndighet: l) Utrustningen skall kunna kopiera band till band. l.1 Bandstation för inläsning (av l 600 bpi-band) måste vara av hög kvalitet eftersom originalbanden ej får skadas. l.2 Bandstation för skrivning (likaledes av 1600 bpi-band) kan eventuellt tillåtas vara något enklare än inläsningsstationen. 2) Utrustningen skall vara försedd med möjlighet att skriva ut oredigerade dataposter och datablock. En teckenskrivare med kapacitet av 30-120 tecken per sekund bedöms tillräcklig. bör vara begränsad för att åstadkomma en stan- 3) Programmerbarheten dardiserad och enkel hantering. Fast programmerade funktioner kan vara en fördel. Manuell frammatning av magnetband för sökning av enstaka poster kan möjligen vara tillfyllest. Statskontorets förfrågan till leverantörer av datorutrustning visar att kostnaden för inköp av en utrustning med prestanda enligt angivna kravspecifikation uppgår till ca 320000 kronor i 1976 års prisläge. Årskostnaden för service skulle uppgå till drygt 20000 kronor (1976 års prisläge). Till investeringskostnaderna (samtliga uppgifter i det följande i 1976 års för inköp av hyllställ med kassetthyllor för prisläge) hör vidare kostnader av ADB-band (70 000 kr för förvaring av 10000 band) och transförvaring portbehållare för sådana band (200 kr per behållare). Ett magnetbztndsförråd måste också läggas upp. De totala investeringskostnaderna, inklusive dakan beräknas till ca 400000 kr. Investeringen för datortorutrustningen. har beräknats på en livslängd av 10 år för utrustningen. Kalutrustningen har satts till 8 H0. Enligt vanliga annuitetstabeller blir årskostnaden kylräntan kr. Härtill kommer en årlig servicekostnad på 20000 kr. Den ca 50000 för datorutrustningen blir således Ca 70000 kr. totala årskostnaden

13.4 Förvaring av centrala civila statsmyndigheters

ADB-material

Från urkivsynpunkt är det önskxvåirt att sambandet mellan ett airkixrs olika l Den myndighet som formellt ansvarar för ett ardelar icke går förlorat. Ang, beräkningen se nedan l6.2.l. kivmaterial bör också ha omedelbar uppsikt över detta. Aven från forsk-

Arkivvârdens organisation 199

ningens synpunkt är det av vikt att sambandet mellan de olika delarna av ett ntyndighetsarkiv bevaras. Pappershandlingar och ADB-material bör sålunda finnas tillgängliga på samma ställe. Visserligen skulle större materialgenontgångztr kunna underlättas, om ADB-upptagningzir från flera myndigheter förvarades på samma plats. men detta torde inte uppväga fördelen av att sammanhörande pappershandlingar och ADB-upptagningar förvaras tillsammans. De centrala civila statsmyndigheternas arkivmaterial skall som tidigare framhållits enligt allmänna arkivstadgan (1961:590) avlämnas till riksarkivet. Kommittén finner inte skäl att frångå denna princip vad gäller den del av arkiven som utgöres av ADB-upptagningar. Riksarkivet bör bibehålla sitt ansvar både som arkivmyndighet och som arkivdepå. Denna princip bör dock inte få hindra, att riksarkivet för längre eller kortare tid deponerar ADB-material med tillhörande dokumentation hos annan myndighet eller statlig dataservicebyrå. om ekonomiska eller andra skäl talar härför. De av riksarkivet förvarade ADB-upptagningztrnzt skall vara tillgängliga för forskare och allmänhet. Fortsatt automatisk databehandling av material skall vidare vara möjlig. Kommittén utgår från att det f. n. inte är rimligt från ekonomisk synpunkt att förse arkivmyndighet med sådan datorutrustning. att även bearbetningen kan utföras där. Bearbetningar bör ske där datorutrustning redan finnes. l ett senare läge kan det bli aktuellt att pröva om arkivmyndighet bör förses med fullständigare datorutrustning. l det följande behandlas arkivmyndigheternas möjligheter att själva förvara, vårda och genom utskrift tillhandahålla sitt ADB-material. Följande alternativ synes vara tänkbara: a) riksarkivet förvarar självt ADB-materialet och har viss enklare datorutrustning för vård och tillhandahållande av materialet; b) riksarkivet förvarar självt ADB-materialet och hyr tills vidare tjänster för viss vård och tillhandahållande åt allmänheten av materialet: c) riksarkivet ADB-materialet deponerar hos sådan statlig dataservicebyrå eller myndighet med betydande ADB-verksamhet. som förfogar över utrustning för vård och tillhandahållande. Depositionsformen innebär att riksarkivet formellt står som mottagare av ADB-upptagningar och även efter depositionen behåller ansvaret för materialet. De redovisade alternativen ovan inrymmer två huvudfrågor. Den ena frågan gäller var den fysiska förvaringen av ADB-materialet skall ske. Denna förutsätts i alternativen a och b ske vid riksarkivet och i alternativ c vid institution utanför arkivväsendet. Den andra frågan gäller möjligheten att tillhandahålla och vårda materialet. Som framhålles i kapitel l5 ankommer det på myndighet att utan kostnad för beställaren tillhandahålla enstaka uppgifter ur ADB-material enligt TF:s och datalagens bestämmelser. Vid bearbetningar av materialet skall dock beställaren bestrida kostnaderna (jfr 15.3.3). Kraven att tillhandahålla enstaka uppgifter samt att vårda materialet på föreskrivet sätt (jfr 14.3.4) är av avgörande betydelse för datorutrustningens omfattning. Minimikraven på en utrustning med dessa prestandan framgår av avsnitt 13.3. där också investcrings- och driftkostnader redovisats. l zilternzitiven a och c förutsätts att nödviiiidig datorutrustning finns i direkt anslutning till bandlörvaringen. l det ena fallet anskaffas utrustning

SOU l976:68 200 Arkivvârdens organisation

till riksarkivet. i det andra förutsättes utrustning finnus hos den institution.

där upptagningarna deponeras. b förutsättes. att riksarkivet anlitar sådan dataservicebyrå att l alternativ kan tillhandahållas inom rimlig tid. uppgifter Från ekonomisk synpunkt torde i samtliga alternativ själva förvaringen innebära kostnader vad beträffar lokaler. hyllställ och kassettlikvärdiga hyllor. Om förvaringen sker enligt alternativen a eller b krävs i princip en ini riksarkivet i form av hyllställ med kassetthyllor till en beräknad vestering kostnad av 70 000 kr. Vid alternativ c ankommer det på den dataservicebyrå som anlitzts att

anskaffa erforderlig hyllinredning. l princip kräver detta samma investesom i alternativ a och alternativ b. Kostnaderna för förvaringen ringsinsatser kommer i alternativ c att täckas genom avgifter enligt taxa. Härför behöver riksarkivet ett särskilt anslag. Däremot erfordras i detta fall inget särskilt hos riksarkivet. Förvaringskostnadernat för de tre alterinvesteringsanslag nativen kan därför bedömas som i stort sett likvärdiga. brandtekniska konstruktion medger. Det bör här påpekas, att riksarkivets att de båda uppsättningarna av avlämnade band (jfr 14.3.7). som av sä-

kerhetsskäl bör förvaras på skilda håll. kan förvaras inom samma byggnad. vid förvaring enligt alternativ c. Detta är mer osäkert for de olika Även kostnaderna för personal kan sägas vara likvärdiga alternativen. Alternativ a torde förutsätta viss nyanställning av personal

hos riksarkivet, särskilt för handhavandet av den tekniska utrustningen. b får riksarkivet ökade personalkostnader i samband Även i alternativ i övrigt utgår i form av ersättning till med viss vård medan kostnaderna

servicebyrå. den i alternativ a förutsatta da- En viktig fråga är i vilken utsträckning kommer att behöva utnyttjas. Följande kan därvid anféras. torutrustningen l3.2.l kan det omedelbara leveransbehovet från Som framgått av avsnitt centrala statliga myndigheter beräknas till ca 700 ADB-band. Myndigheunder den närmaste S-årsperioden har beräknats ternas årliga leveransbehov till minst 350 band. Bandarkivet hos riksarkivet skulle således efter 5 är

omfatta minst ca 2 500 band och efter 10 år minst ca 4 200 band. l angivna magnetbandsarkiv kommer också. enligt DAK:s förslag. att tills vidare förvaras band som deponerats av landsarkiven och krigsarkivet (jfr nedan l3.5

och 13.6) samt depositioner och gåvor från statsägda bolag och andra enskilda. av dessa depositioner kan inte närmare anges. Det Omfattningen efter l0 år omfattar är rimligt att antaga att ett sådant centralt bandarkiv ca 5000 band. bandantal avser “moderband“. Enligt DAK:s rekommendation Angivna avlämnas i dubbla exemplar. Om detta av olika (jfr 14.3.7) bör ADB-band i samband med tillhandahållande framskäl inte sker, bör arkivmyndigheten ställa kopia. kopiebanden. kan således Den totala mängden band efter 10 år. inklusive 1 Beräkningen avser mag- komma att uppgå till ca 10000. netband från samtliga innefattar med vissa

Vården av arkivbanden kontrollkörningar tidsinter-

statsmyndigheter under läsfel valler och i förekommande fall kopiering av band med permanenta en tioårsperiod. Se nedan den första tioårsperioden av bandens l6.2.1. (jfr DAKzs förslag i 14.3.4). Under

Arkivvârdens organisation 201

förvaring bör sznntligtt band kontrollköras en gång. Därefter bör varje band kontrollköras en gång vart femte år. Kontrollkörningztrna liksom kopieringett kommer således att öka i takt med bandarkivets tillväxt och bandmztteriztlcts åldrande. Antalet årliga kontrollkörningar under den första tioårstaerioden

kan beräknas bli obetydligt, Årsgenomsnittet för nästa femårsperiod kan

beräknas till ca 500. Kopieringsbehovet är bl a beroende av dessa kontrollkörningar. Man torde dock med utgångspunkt från provningsanstaltens undersökning av arkivbeständighet hos magnetbaind kunna antaga, att kopieringsbehovet under de första tio åren blir begränsat men att detta behov kommer att öka successivt under nästkommande tioårsperiod. Om man utgår från den av SP angivna medellivslängden för magnetband måste man för kommande decennier räkna med att kopieringen per decennium kommer att omfatta hela bandarkivets tillväxt under en tidigare tioårsperiod. (DAK:s kommentar till SP:s beräkningar av medellivslängden. se 9.1.1 not l). [)et sistnämnda gäller dock endast under förutsättning att den av DAK föreslagna tekniken att bevara ADB-information inte förändras. Nya minnestekniker med andra beständighetsegenskaper kan förändra förutsättningarna för långsiktigt bevarande av maskinläsbara data. l kapitel 17 diskuterar komntitten dessa frågor. Perspektivet bör i detta sammanhang begränsas till den första tioårsperioden. Under denna period kan således antalet årliga kontrollkörningar beräknas bli obetydligt. Antalet kopieringar kan inte anges närmare men torde också vara begränsat. Underlag för bedömning av utskriftsbehovet saknas. Allmänt torde kunna sägas. att detta behov under den första tiden torde bli måttligt därför att antalet band i arkivet är litet. Utskriftsbehovet torde öka i takt med bandarkivets tillväxt. Med hänsyn till att inköp och drift av den datoranläggning. som beskrivits i avsnitt 13.3. är relativt dyra och graden av utnyttjande under den första tiden förhållandevis låg. linner DAK det icke motiverat att rekommendera en investering i datorutrustning for riksarkivets del för närvarande. Alternativ a förordas således inte av kommittén. Både *alternativ b och alternativ c innebär att riksarkivet anlitar annan institution, t. ex. dataservicebyrå. för tillhandahållande av uppgifter till forskare och allmänheten i övrigt och för den vård av upptagningarna. som kräver teknisk utrustning. Enligt alternativ b skall riksarkivet förvara materialet och handha viss del av vården. Enligt alternativ c skall även dessa uppgifter i sin helhet ligga på den andra institutionen. Såvitt DAK kan linna kan vid båda dessa alternativ närmast DAFA och SCB komma i fråga. Kostnaderna i atlternativen b och c torde. som tidigare nämnts. vara i stort sett likvärdiga. även om de kan väntas uppstå något senare i c än i b. l alternativ b kommer riksarkivets ADB-material från de centrala civila myndigheterna att förvaras efter samma principer. som gäller för övriga handlingar. Santb-andet mellan arkivens olika delar - pappershtutdlingar. mikroñlm och magnetbzutd - bevaras och materialet kommer att vara tillgängligt för forskningen på samma orl.

202 Arkivvârdens organisation

Alternativ c innebär en uppdelning av myndighetsarkiven. Om depo sitionen skulle knytas till SCB bör också observeras att dess arkivorg;misation. med särskild personal utbildad att hantera ADB-material. [inns i Stockholm och dess datorutrustning i Örebro. Detta skulle i vissa fall kunna medföra fördröjningar när uppgifter skall tillhandahållas. En fördel med deposition hos SCB är dock att man kan dra nytta av dess arkivorganisation för hantering av ADB-material. Det kan emellertid ztntagas. att även riksarkivets kunskaper och erfarenheter av sådan Iiantering kommer att öka i takt med den alltmer omfattande faltverkszimheten på ADB-området (jfr 15.2). Som redan framhâllits. är det från allmän arkivvårdssynpunkt önskvärt. att sambandet mellan ett arkivs olika delar icke går förlorat och att den som formellt ansvarar för ett material. har omedelbar uppsikt myndighet. över det. Enligt kommitténs i avsnitt 13.5 och l3.6 framförda lörslag kommer landsarkiven och krigsarkivet att vid central förvaring av ADB« visserligen band förlora den omedelbara uppsikten över sitt material. Ur dessa institutioners torde det dock vara att föredraga att uppsikten utövas synvinkel av riksarkivet och inte av myndighet utanför arkivväsendet. DAK har i sin sztmmanvâigning av för- och nackdelarna vid olika altcrnativ lör alternativ b. dvs för att riksarkivet självt lörvarar ADBtagit ställning mztterialet men tills vidare hyr tjänster för vården och tillhztndzthátllztndet av ADB-materialet. Kommittén föreslår att riksarkivet bemyndigas att träffa avtal med darörande vård och tillhandahållande av ADB-material. Rikstaservicebyrå arkivet bör därvid särskilt beakta önskvärdheten av snabbt tillhandahållande av uppgifter. Riksarkivets kostnader för att hyra tjänster i nämnda avseenden bör bestridas genom särskilt anslag. Det erforderliga anslagets storlek behandlas i kapitel l6. Nar behovet att utnyttja den tekniska utrustningen bättre kan överblickas bör utrustningslrågan åter prövas. DAK förutsätter att riksarkivet kommer att bevaka denna fråga och i förekommande fall begära medel för utrustningen. Det linns enligt DAK starka skäl som talar for en framtida upprustning av arkivväsendet på detta område. Kommitténs lörslag om .ADB-upptagvård och tillhandahållande får inte betraktas som en definitiv ningarnzts lösning.

l3.5 Förvaring av regionala och lokala civila statsmyndig-

heters ADB-material

Enligt allmänna arkivsladgan är landsarkiv atrkivdepå vad gäller förvaring av regionala och lokala civila myndigheters ADB-material. Som framhållits i avsnitt 13.4 är det från arkivväsendets och forskningens synpunkt väsentligt. att sztntbzindet mellan de olika delarna av ett myndighetsarkix hex aras. Detta gäller givetvis iiven de regionala och lokala ntyndigheternas Llll\l\-'. Del maste ocksa anses värdefullt. om den regionalt och lokalt orienterade lorskningeii har relativt niira tillgång även till de regionala

sou 197558 Arkivvârdens organisation 203

och lokala myndigheternas ADB-upptagningar. Som framhållits i avsnitt 13.2 torde de regionala och lokala statliga myndigheterna ha ett obetydligt leveransbehov under de närmaste åren. och en arkivdepå. anpassad till förvaring av upptagningttr för ADB. drar relativt stora kostnader. DAK finner det därför nödvändigt att avsteg tills vidare göres från samhörighetsprincipen vad gäller här nämnda arkiv. Detta material bör tills vidare förvaras tillsammans med riksarkivets material. Om riksarkivet, som DAK Föreslår, självt förvarar sina ADB-upptagningzir, kommer riksarkivet sålunda tills vidare att fungera som central arkivdepå även för landsarkivens ADB-material. Ställningstagandet i förvaringsfrågan kan i fråga om landsarkiven likaväl 50m i fråga om riksarkivet komma att behöva omprövas. ADB-verksamheten på regional och lokal nivå och därmed magnetbandsbestånden kan på längre sikt komma att öka. Man får också räkna med önskemål från kommunala myndigheter och enskilda att som gåva eller deposition få avlämna ADBupptagningar till statliga arkiv. De ekonomiska förutsättningarna för förvaringen kan då komma att ändras. DAK föreslår att de regionala och lokala myndigheterna i enlighet med arkivförfattningarnzi formellt avlämnar även sina ADB-upptagningar med tillhörande dokumentation till landsarkiven samt att dessa tills vidare deponerar materialet i riksarkivet. l praktiken kan det fysiska överlämnandet givetvis göras direkt till riksarkivet. Kommitténs ställningstagande innebär således inte att de nuvarande principerna för arkivavlämning åsidosättes. Frågan om tidpunkten för de regionala och lokala myndigheternas skyldighet att avlämna ADB-upptagningar behandlas i kapitel 14. Hänsyn till förslaget har tagits vid beräkningarna i avsnitt 13.4. Jfr 16.2.

13.6 Förvaring av militära statsmyndigheters ADB-material

Enligt allmänna arkivstadgan är Krigsarkivet arkivdepå vad gäller förvaringen av de under försvarsdepartementet lydande myndigheternas ADB-material. Enkätundersökningen avseende den militära sektorn har visat. att magnetbandsbestånden hos försvarsdepartementets myndigheter är relativt begráinszide och tillväxten under den närmaste tioårsperioden måttlig. En stor del av banden anses dessutom vara hemliga. vilket torde innebära att dessa icke under överskådlig framtid kommer att ztvlåininzis till zirkivdeiuå. Med hänsyn till det ovan anförda och efter samråd med krigsarkivet föreslår DAK en förvaring av materialet liknande den som föreslagits beträffande landsarkiven. Detta innebär. att försvarsmyndigheternzt formellt ttvláimnar sina ADB-upptagningzir med tillhörande dokumentation till krigsarkivet vid den tidpunkt och i den omfattning som överenskommes mellan respektive myndighet och Krigsarkivet. Upptagningarnzt deponeras av krigsarkivet i riksarkivet. DAK finner det inte lämpligt. att dessa upptagningzir förvaras permanent i riksarkivet (jfr vad som ovan sagts rörande landsarkivens ADB-Lipptzigningar). Krigsarkivet bör på längre sikt LlpprLlSlilS. i första hand i fråga om förvaringsmöjligheterna. i andra hand i fraga om datorutrustning. och därigenom erhålla kapacitet att förvara. värda och tillhandahalltt de upptagningzir. över vilka det harzirkivmyndighetsainsx ar, lifter en sadan upprustning kan de deponerade Lipptzigningarna tttertagas. lliinsyn till förslaget har tagits vid beråikningzirnzt i avsnitt 13.4. .lfr 10.2.

SOU l976:68 205

14 Arkivbildande

myndighets åligganden

14.1 lnledning

Allmänna arkivstadgan preciserar vad som åligger arkivbildande myndighet med avseende på arkivbildning. gallring. förvaring. arkivförtecktting. utlån. avlämning till arkivmyndighet och inventering. l detta kapitel behandlas myndighetens åliggandett rörande de ttpptttgningar. som verksamheten avsätter. med särskild tonvikt på de krav som avviker från vad som gäller i fråga om de traditionella zirkivhztndlingetrntt eller i övrigt förtjänar att särskilt påpekas.

14.2 Arkivbildaren och arkivet

l l3§ allmänna verkstadgan (1965:600) sägs. att myndighet skall vårda sitt arkiv och föra förteckning över det enligt föreskrifterna om arkivvård. Främst åsyftas här föreskrifterna i allmänna arkivstadgan. som bildar stommen i författningskomplexet på området. Föreskrifterna i arkivstadgzm om myndighets åligganden kan normalt sägas förutsätta. att myndigheten har omedelbar uppsikt över arkivbildningen och sitt arkiv. Tillsynen kan eventuellt ske genom en särskild arkivvårdztre. Bearbetning och förvaring av upptagningar för ADB har emellertid i stor utsträckning kommit att ske vid dataservicebyråer utanför de arkivbildande myndigheterna. Detta har uppenbarligen medfört - vilket både riksarkivets undersökning beträffande de centrala statliga myndigheterna och undersökningen på regional och lokal nivå visat - att många myndigheter har otillräckliga kundskaper om sina upptagningar och om arkivansvztret för dessa

Enligt tryckfrihetsforordningeit i dess nuvarande lydelse skall upptagning anses för varad hos myndighet. och därmed ingå i myndighetens arkiv. även i de fall (lå upptagningen inkommit till eller upprättats hos annan än myndighet. under lörutsåittning att myndighet förfogar över upptagningen. Som framgått av kap 3 innebär den nya lydelsen av 2 kap TFlKU 1975/76 utlåtande nr 48. rd prot 1975/762129. SFS 1976:954). att förfogandebegreppet ersatts av ett tillgänglighetsbegrepp med delvis annan juridisk innebörd. Som påpekats i kap l0 kan dock från arkivsynpunkt tillgänglighetsbegreppet sägas i stort sett motsvara förfogandebegreppet i nu gällande lag.

sou 197563

206 Arkivbildande myndighets âligganden

l det följande behandlas myndighets âligganden med avseende på förvaring, vård m m av upptagningar. Kommittén vill Lmderstryka. att skylatt fullgöra dessa âligganden Föreligger för varje myndighet. obedigheten roende av om arkivet Forvaras hos myndigheten eller i rent fysisk mening förvaras hos annan institution och endasl är tillgängligt för myndigheten. För att myndighet i sistnämnda fall skall kunna fullgöra sina âligganden föreslår DAK. att arkivfrågatt regleras genom överenskommelse mellan och den institution som står for bearbetning och fysisk förmyndigheten varing. Det formella ansvaret för arkivet bör emellertid inte överföras på annan eller institution. utan myndigheten bör själv kontinuerligt tillse, myndighet förvaras. hanteras och vårdas i enlighet med de föatt dess upptagningztr utövas av arkivvårdaren reskrifter som gäller. Denna tillsyn kan lämpligen

eller annan person som myndigheten utser. Åligganden vad avser upptag-

för flera myndigheter. behandlas nedan under 14.4. ning. som är tillgänglig

14.3 Särskilda âligganden avseende upptagningar

l4.3.l Arkivbildning och val av material

cirkulär om tillämpningen av allmiinna arkivstadgan (19682473. l riksarkivets ll. 6 §) hänvisas beträffande papper och skrivmedel till därom gällande forallt fattningar. Som framgått av kapitel 3 regleras detta område framför (1964:504) och statens provningsanstalts genom skrivmaterielkungörelsen och rekungörelse (som regel nrl i SFS varje år) angående skrivmateriel produktionsmetoder som är godkända för vissa slag av handlingar. omfattar i sin nuvarande utformning icke be- Skrivmaterielkungörelsen stämmelser om databärare för ADB (magnetband m m) eller om andra databärare (film. ljudband. videoband m m). l avsnitt 9.2 har redovisats de krav. som enligt statens provningsanstalts bör gälla vid framställning av de databärztre. som och DAKzs uppfattning här är av intresse. DAK har föreslagit. att det bör ankomma på statens fått ändrad lydelse. provningsanstatlt att. sedan skrivmaterielkungörelsen vilka band- och filmtyper som skall användas vid framställning meddela av upptagningar. som inte skall rensas eller utgallras. Det ankommer att tillse. att de upptagningar. som uppstår på myndighet med anledning av myndighetens verksamhet och skall ingå i myndighetens arkiv. framställes enligt därom gällande författningar. Som utvecklats i avsnitt 9.l.l skall. enligt DAK:s förslag. maskinliisbar information. som inte är utgallringsbar. bevaras på nya magnetbztnd av godkänd typ. DAK anser. att data. som lagrats på olika typer av sekundärmintten. ej längre bör överföras ;nå nya ntagnetbztnd av godkänd typ. när arkivbildaren ttnvänder dessa data för sin fortlöpande verksamhet. i 8 § skrivmaterielkungörelsen. efter Riksarkivet kan. enligt föreskrifterna materiel brukas om frantställning av myndighet. medge att icke godkänd vidtas för att innehållet skall bevaras for framtiden. lämpliga anordningar När arkivbildningen hos en myndighet nått en viss stadga är det lämpligt

Arkivbildande

myndighets åligganden 207

att myndigheten utarbetar sk arkivbildningsplan. Denna plan bör utvisa hur arkivlåiggiting, volymbildning, eventuell avståillttiitg och scricbildning sker. vilken materiel som skall brukas, gallringsbestänttnelscr m m. l planen bör bl a anges. vilka band och lilmtyper som skall användas för de upptagningar. som skall bevaras för framtiden. l den mån databehandling och förvaring av upptagningar för ADB sker hos institution utanför myndigheten är det lämpligt. att den sålunda utarbetade planen också tillställs denna institution för att ligga till grund vid framställningcti av upptagningar lör ADB. utdatamikrofilm (COM) och utdatalistor.

14.3.2 Ga//ringsbcvakning

Som behandlats i avsnitt ll.3 regleras gallringen av ADB-upptagningar genom kungörelsen om utgallring ur upptagning för automatisk databahandling l 1974:648). genom föreskrifter meddelade av datainspektioiten och genom särskilda beslut av regeringen eller riksarkivet. l detta sammanhang är intresset i första hand knutet till ovatnnåimnda kungörelse och de åligganden i fråga om gallringsbevztkning. som denna innebär för ntyndighet. Det bör betonas. att bestämmelserna i kungörelsens 2-5 så iir utformade såsom uttryckliga föreskrifter för civil statlig myndighet. Om i nämnda paragrafer berörda upptagningar är tillgängliga för ntyndighet och de med föreskrifterna förbundna villkoren är uppfyllda (observera de iindringsforslztg som DAK frantfört i kapitel lllskall således upptagningarna utgallras med viss av myndigheten fastställd gttllringsfrist. Myndighets allmantttt skyldigheter i fråga om gallringsbevztkning meddelas i kungörelsens 7 §. vars lydelse enligt DAK:s ändringsförslztg (jfr kap. ll) skall vara: “Det åligger ntyndighet. för vilken upptagning lör ziutomtttisk databehandling är tillgänglig på sätt som anges i l s. att. i den mån uppgift i upptagningen ej skall utgallras enligt denna kungörelse eller föreskrift som regeringen. datainspektionen eller riksarkivet meddelar särskilt. fortlöpande overvägzt huruvida uppgiften utan olägenhet kan utgallrtts och att hos riksarkivet lägga fram förslag häront. För myndigheterna på försvarets område gäller motsvarande âliggancien enligt de föreskrifter som riksarkivet. på förslag av krigsarkivet. meddelat rörande Lttgallring ur upptttgtuing för automatisk databehandling hos försvarets ntyndigheter (Riksarkivets gallringsbeslut nr 470 den l6 juni 1975).

l -1.3.3 F (i/varilzg

lvlyntlighets åliggaitden med avseende två förvaring av arkiv regleras genom allmiittntt zirkivstadgans 17.5. vari bl. a. sägs. att arkiv skall förvaras pá betryggande sätt och att särskilt skall tillses. att arkivet är skyddat för fttkt och brand samt oåtkomligt för obehöriga. l stadgans 20 och 2 å: preciseras myndighets åligganden i samband med ny- eller ombyggnad eller lörhyrning av arkivlokal. Riksarkivets cirkulär om tillämpningen av ztllmännzt arkivstttdgttn (I968:-173. ll. 10?) hänvisar beträffande arkivlokztls konstruktion och inredning till Rad och anvisningar för anordnande av ttrkivlokttler (Kungl.

208 Arkivbi/dande myndighets âligganden

Byggnadsstyrelsens publikationer 1963:2) och Svensk Byggnorm. utgiven av statens planverk. Råd och anvisningar gäller uteslutande för- Den nämnda publikationen varing av pappershandlingar. DAK har i kapitel 9 preciserat de krav. som bör uppställas för förvaring av här diskuterade upptagningar. Förvaringskrzivett har angivits med avseende på temperatur. luftfuktighet. damm och andra luftföroreningar. tryckförhållanden. magnetiska störfält samt brandskydd. Statens planverk har nyligen tillsatt en arbetsgrupp med representanter bl. a. byggnadsstyrelsen och riksarkivet. Arbetsför. förutom planverket. är att se över de nu gällande reglerna för arkivlokals angruppens uppgift ordnande samt därvid även behandla frågan om förvaringslokztler for olika typer av upptagningar. Gruppens arbete skall ligga till grund för en av statens utgiven publikation, som skall ersätta de nuvarande anvisningarna. planverk Arbetsgruppen har under hand tagit del av DAK:s undersökningsresultat. DAK. att de krav rörande förvaring av upp- Med hänsyn härtill förutsätter i Föreliggande betänkande kommer tagningar som kommittén presenterar av de nya anvisningarna för anordnande av att beaktas vid utarbetandet arkivlokaler. DAK vill betona. att nuvarande anordnande regler i fråga om arkivlokals Planverkets kan beräknas ge de anvisningar som är ofullständiga. utredning är erforderliga för förvaring av upptagningar. Myndighet som i sin verkhar skyldighet att tillse. att dessa förvaras i samhet skapar upptagningar. med de av planverket utfärdade anvisningama. l avvaktan på dessa enlighet kan de riktlinjer for förvaringen som här presenteras vara anvisningar vägledande.

l4.3.4 Handhavande och vård

som konstaterats beträffande Med hänsyn till den begränsade beständighet de databärare som här diskuteras åligger det myndighet att genom särskilt handhavande och särskilda vårdåtgärder tillse. att information på sådana medier ej går förlorad. och vården för olika typer av l kapitel 9 har kraven på handhavandet databärztre närmare angivits. DAK vill särskilt betona kontrollfunktionens betydelse i detta sammanhang. Med hänsyn till det sagda föreslår DAK. att ll § 7 mom Riksarkivets av allméinna arkivstadgan erhåller följande lycirkulär om tillämpningen delse: och kontroll av film eller magnetband som 7 mom. Om handhavande är arkivhandling gäller följande.

Film Film får användas endast for framställning av kopia. Film, som efter föri viss lokal skall överföras till lokal med annan varing eller begagnande eller luftfuktighet. skall genom konditionering anpassas till dentemperatur na. Den som arbetar med film bör bära luddfri tyghandske.

Arkivbi/dande myndighets

âligganden 209

Film skall kontrolleras regelbundet. lämpligen genom stickprov. Testbrickor för indikering av luftföroreningar skall placeras i arkivlokalen och besiktigas varje månad. lakttziges utslag på testbricka eller skada på film, som förvaras i lokalen, skall orsaken utredas och lämpliga åtgärder vidtagas. Skadad film repareras eller kopieras, eller dess innehåll tillvaratages på annat Siitt. Endast sådana förvarings- och monteringsmedel för film får användas, som godkänts av statens provningsanstalt. Användes tätförslutningsmetod gäller särskilda av riksarkivet utfärdade föreskrifter.

Magnerband Har magnetband utsatts för ovanliga miljöförhållanden eller konstateras, att spänningar har uppstått i bandet, bör det omspolas, eventuellt efter konditionering. Varje ADB-band. som inte användes i drift. skall kontrolleras genom körning, en gång under den forsta tioårsperioden och därefter en gång vart femte år. Sådana ADB-band skall dessutom regelbundet uttas stickprovsvis for okulärbesiktning. Vid användning eller kontroll av dylikt ADB-band fores anteckningar om bandets kondition. Påträffas permanent läsfel eller iakttages annan skada. kopieras bandet. Ljud- eller videoband bör omspolas 24 timmar fore användning eller kontrollkörning. Varje band kontrolleras minst en gång vart femtonde år genom körning. lakttages skada. kopieras bandet.

14.3.5 A rkiyförreckning

Enligt gällande bestämmelser (23 § allmänna arkivstadgan) skall riksarkivet fastställa förteckningsplan. DAK finner det angeläget, att riksarkivet snarast meddelar Föreskrifter om förtecknande av upptagningar (jfr 12.4).

l4.3.6 Ur/ân Med hänsyn till att upptagningar i regel är miljökänsligare än papper och dessutom särskilt känsliga for skador vid hanteringen anser DAK. att utlån skall få ske endast genom kopia. Riksarkivet bör dock äga befogenhet att meddela dispens. Det sagda bör i forsta hand gälla elektromagnetiska upptagningar av alla slag men även film och grammofonskiva. Då en upptagning lånas ut. bör transporten utföras på det sätt som DAK forordat i avsnitt 9.3. I övrigt bör föreskrifterna i l3§ tillämpningsforeskrifterna till allmänna arkivstadgan gälla. Mot bakgrund av det sagda föreslås. att 26§ allmänna arkivstadgan och l3 :S 5 mom tillämpningsföreskrifterna erhåller följande lydelse samt att till sistnämnda paragraf fogas ett nytt moment (7 mom).

210 Arkivbildande myndighets äligganden

26§ Aas

hjälpmedel och som Upptagning som kan uppfattas endast med tekniskt får ej utlånas utan riksarkivets medgivande i varje särskilt åir arkivhandling fall. Annan arkivhzindling får utlånas eller annan statsmyndighet éivensom för tjåinsteåindamål till departement till myndighet. som avses i 2 §, samt ändamål till myndighet. som riksarkivet bestâimnter. for vetenskapligt som avses i andra stycket utlånas endast med l övrigt får arkivhandling riksarkivets medgivande.

l3§ tillämpningscirkuläret

. . betryggande sätt. Vid transport av magnet- 5 mom. Arkivhandlingar. avsedd behållare zinvändas. Försändes lån... transportband bör därför kostnaderna.

som 7 mom. Myndighet eller enskild. som begär att få låna upptagning kan Lippfzittas endast med tekniskt hjälpmedel. skall om ej eljest hinder i kopia. såvida icke riksarkivet för visst föreligger. erhålla upptagningen utlånas. Om avgift för kopia är särskilt föfall medger att upptagningen reskrivet.

14.3.7 Avlämning till arkivmyndigher

avlämnande av arkivhzmdlingar till arkivmyndig- Reglerna for myndighets het återfinns i 28-32 §§ arkivstadgan och l4§ tillämpningsföreskrifterna. får myndighet. for vilken riksarkivet eller krigs- Enligt 28 § arkivstadgan arkivet är arkivmyndighet. avlämna sina arkivhandlingar vid den tidpunkt som överenskommes mellan myndigheten och aroch i den omfattning, Då avlämnandet for nämnda myndigheter sålunda ej har kivmyndigheten. i kravform finner DAK det inte motiverat att beträffande avlämangivits nande av upptagningar föreslå föreskrifter av sådan karaktär. bör närmast betraktas som rekommen- De nedan anförda Synpunkterna vilka bör beaktas vid överenskommelser mellan myndighet och dationer. arkivmyndighet om avlämnande av upptagningar. handhavande och vård Med hänsyn till de särskilda krav på förvaring. särskilt upptagningar för ADB. bör avlamning som gäller för upptagningar. av dylikt material till arkivmyndighet som regel ske så snart myndighet inte längre har behov av upptagningen från lörvaltnings- eller utrednings-

synpunkt. Det bör eftersträvas. att ADB-magnetbzmci avliimnas i dubbla exemplar. bör. om den inte iir utgallringsbar. överför-as på två Originalupptagningen nya ADB-band. vilka skall uppfylla de av provningsanstalten uppställda band. t. ex. kraven. Ett av de band som levereras kan dock vara ett anviim om banden fyller dessa krav. originalupptagningen. information på för zivlåmning avsedda ADB-band skall vara lagrad i nio

Arkivbildande

myndighets åligganden 211

kanaler med en packningstäthet av 1600 bpi, varvid skrivmetoden PE (phase encoding) skall ha begagnats. Som behandlats i kapitel 12 skall upptagning åtföljas av vissa uppgifter av teknisk, administrativ och innehâllsmässig art. Kommittén understryker det önskvärda i att dessa uppgifter avlämnas samtidigt med upptagningen. Vad gäller ADB-band bör även de i avsnitt 14.3.4 nämnda anteckningarna rörande bandets fysiska kondition avlämnas för att kunna ligga till grund for den fortsatta kontrollen hos arkivmyndigheten. När upptagning för ADB med tillhörande dokumentation skall avlämnas bör myndigheten använda särskilt leveransreversal. som bör tillhandahållas av arkivmyndigheten (se kapitel 15). De riktlinjer för avlämnandet av upptagningar som ovan angivits beträffande de myndigheter, för vilka riksarkivet och krigsarkivet är arkivmyndigheter. bör också gälla för den regionala och lokala civila statsverksamheten. Enligt 29§ 1 mom arkivstadgan skall avlämning till landsarkiv ske först då handlingarna blivit mer än hundra år gamla. l paragrafens 2 mom medgives undantag från denna regel i fråga om handlingar, som inte kan förvaras hos myndigheten på tillfredsställande sätt. DAK finner det inte lämpligt, med hänsyn till här diskuterade mediers begränsade beständighet och de särskilda krav som måste ställas på förvaring, handhavande och vård, att upptagningar normalt kvarblir hos myndigheter under den tidsrymd som anges i l mom. 1 enlighet med vad som sagts ovan bör upptagning hos regional eller lokal myndighet som regel avlämnas så snart myndighetens direkta behov av upptagningen har upphört. Det bör vidare ankomma på myndigheten, om den finner att den inte på ett tillfredsställande sätt kan förvara och vårda sina upptagningar, att ta kontakt med vederbörande landsarkiv och överenskomma om avlämning. På grund av det sagda föreslår DAK att 29 § 2 mom Aas erhåller följande lydelse: 2 mom. Myndighet äger sätt. Upptagning, som kan uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel, får även i annat fall avlämnas efter sådant medgivande om myndighetens behov av upptagningen har upphört”. Liksom ifråga om ADB-band bör beträffande mikrolilm framställas arkivexemplar och bruksexemplar. 1 princip bör båda avlämnas till arkivmyndighet. Vissa särskilda synpunkter på avlämnade av mikrolilm framförs i avsnitt 16.4.

Åligganden i samband med ADB-upptagning

tillgänglig

för flera myndigheter

Som DAK i ett tidigare sammanhang påpekat (se 10.2.3) bör ansvaret för vården av sådan upptagning för ADB, vilken är tillgänglig för flera myndigheter, knytas till den myndighet. som är huvudman för det datasystem, inom vars ram upptagningen uppkommit. Det bör ankomma på riksarkivet att i tveksamma fall i samråd med berörda myndigheter bestämma huvudman. Huvudmannens Övertagande av åligganden med avseende på ar-

212 Arkivbildande myndighets âligganden

kivvård m. m. från de andra myndigheterna kan lämpligen regleras genom överenskommelse mellan myndigheterna. Upptagning bör utgallras eller avléimnas till arkivmyndighet Först när dess betydelse har upphört lör samlliga myndigheter (jfr 11.4).

sou 1976:68 213

15 Arkivmyndighets åligganden

15.1 lnledning

Arkivmyndighets åligganden regleras i första hand genom 11 ä allmänna arkivstadgan, vari sägs: Arkivmyndighet skall noga följa tillämpningen av denna stadga och i övrigt gällande föreskrifter angående arkiv samt tillse, att arkiv ordnas och handhaves ändamålsenligt. Till fullgörande av sin uppgift åligger det arkivmyndighet särskilt att tillse att föreskriven utgallring av arkivhandlingar äger rum, mottaga arkivhandlingar samt tillse att dessa avlämnas i föreskriven ordning. infordra och granska arkivförteckningar, lämna råd och upplysningar rörande arkivbildning och arkivvård samt biträda vid gallring och andra arkivarbeten, inspektera arkiv samt granska förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokaler.” Arkivmyndigheternas uppgift att förvara arkiv och att vara centra för utnyttjande av arkivmaterial specificeras i instruktion (för riksarkivet 1965:732, ändrad och omtryckt 1972:238. för landsarkiven 1965:743, för Krigsarkivet 1965:834, för stadsarkivet i Stockholm 1962:40 (benämnd arkivstadga). ändrad och omtryckt 1971:110, och för stadsarkivet i Malmö 1949:697). Av instruktionerna framgår också vilka arkiv arkivmyndigheterna skall resp. kan ta emot. Sålunda skall riksarkivet från mottaga arkivhandlingar departementen. riksdagen, dess ombudsmän och verk, allmänna kyrkomötet samt de myndigheter. för vilka riksarkivet är arkivmyndighet (se härom 13.1). Riksarkivet kan också. i den omfattning som det är möjligt, som deposition eller gåva ta emot arkivhandlingar från statsägt bolag och från enskild. Landsarkiv. som skall ta emot arkiv från de myndigheter för vilka det är arkivmyndighet. får också som deposition eller gåva ta emot arkivhandlingar från kommunala myndigheter och från enskild. Krigsarkivet tar emot arkivhandlingar från försvarets myndigheter samt får. som deposition eller gåva, ta emot handlingar från enskild. Slutligen har de här aktuella stadsarkiven att ta emot arkivhandlingar från statliga och kommunala myndigheter och får även ta emot handlingar från korporationer. associationer, zinstalter, enskilda personer och inrättning-

214 åligganden

Arkivmyndighets

ar med anknytning till respektive kommun. Arkivmyndighetens åligganden kan med utgångspunkt i det sagda grup- Det ena blocket omfattarjälrarbelel. vars främsta peras i två huvudblock. moment är rådgivning och hjälp åt arkivbildare samt tillsyn och reglering av arkivvården. Det andra huvudblocket omfattar depâarbe/er. l detta inkluderas mottagandet av arkivhandlingar och arkivskötseln inom institutionen samt tillhandahållandet av arkiv där. Som ett särskilt moment i depåarbetet tillkommer uppgiften att förmedla kännedom om arkiven inom verksamhetsområdet i dess helhet, även om dessa befinner sig utanför institutionen. l det följande skall arkivmyndighetens uppgifter i falt- och depåarbetet med avseende på de i myndighetsarkiven ingående bestånden av upptagför ADB, närmare behandlas. Kommittén vill ningar. särskilt upptagningar i detta sammanhang erinra om det förslag rörande arkivvårdens organisation. som framlagts i kapitel 13. Detta innebär, att upptagningar för ADB tills vidare kommer att förvaras centralt i riksarkivet. Landsarkivens och krigsarkivets uppgifter i fråga om fáltarbetet berörs emellertid inte därigenom. Även förberedelser för formellt mottagande av upptagningar for ADB bör ombesörjas av dessa institutioner, när det gäller myndigheter för vilka de är arkivmyndigheter. Den centrala förvaringen för landsarkivens och krigsarkivets del skall enligt förslaget ske på depositionsbasis. Om dessa arkivinstitutioner efter hand kommer att fungera som förvaringsplatser for ADBmaterial, blir nedanstående rekommendationer rörande vård och tillhandahållande av upptagningar för ADB (se nedan 15.3) av omedelbar betydelse även för dem.

15.2 Fältarbetet

Problemen med att snabbt och säkert kunna hitta i arkiven och genom riktiga och effektiva gallringsåtgärder begränsa behoven av dyra förvaringsutrymmen för handlingarna bemästras bäst om arkivsynpunkter får göra sig gällande på ett så tidigt stadium som möjligt i de arkivbildande myndigheternas verksamhet. Som nämnts i kapitel 3 har arkivmyndigheterna efter hand också i hög grad kommit att inrikta sina serviceinsatser på att hjälpa myndigheterna med att utforma regelsystem for arkivbildningen och därmed sammanhängande handläggningsrutiner. Sålunda har exempelvis arkivbildningsplaner utarbetats för ett antal myndigheter. Dessa planer har bla. omfattat regler för arkivläggning. volymbildning, ev. avställning. seriebildning. gallring och utnyttjande av skrivmateriel. För vissa myndigheter har arkivmyndigheterna. i förekommande fall i samarbete med Statskontoret. utarbetat regler för behandling av brevpost. diarieföring, diarie- och dossiésystem m. m. Arkivmyndigheternas insatser på arkivbildningens förstadier avseratt skapa funktionsdugliga samt planmässigt vårdade och gallrade arkiv. Från offentlighetssynpunkt är ordnade och fortecknade arkiv en förutsättning för att lagstiftningen skall kunna efterlevas. Den offentliga insynen är reellt möjlig endast om handlingarna är ordnade på ett sådant sätt. att de utan tidsutdräkt kan företes. Tillgängligheten förutsätter givetvis. att handling-

Arkivmyndighets âligganden 215

arna inte gallrats oriktigt eller förstörts på grund av bristande beständighet. Enligt kommitténs mening accentuerar både ADB- och mikrofiltnteknikerna behovet att förlägga arkivmyndighetens ingripande till ett tidigt stadium. Det är viktigt. att frågor om bevarande och gallring av data samt om i vilken utsträckning och form utskrift bör göras beaktas redan vid utformningen av datasystem. Materiel- och beständighetsfrågor kräver vidare en

minst lika noggrann bevakning som vid pappershantering. Överskådliga och

lätt tillgängliga forteckningar bör upprättas. med vilkas hjälp allmänheten får möjlighet att veta vad slags ADB-material som finns hos myndigheten. DAK vill mot denna bakgrund betona det önskvärda i att arkivmyndigheterna aktivt bevakar arkivsynpunkterna vid uppbyggandet(0ch givetvis också vid större Förändringar och modifieringar) av ADB-system hos de statliga myndigheterna. Därigenom minskar man risken för att viktig information. som är av betydelse för tillämpningen av offentlighetslagstiftningen och den framtida forskningen. går förlorad. DAK har från datainspektionen inhämtat uppgifter om antalet datorbaserade personregister i statlig och kommunal förvaltning. Till och med år 1975 hade till datainspektionen från statliga myndigheter inkommit ansökan eller anmälan avseende 745 datorbaserade personregister. Antalet personregister hos primär- och sekundärkommuner uppgick vid samma tidpunkt till ca 1000. Dzitziinspektionen har i en skrivelse till regeringen den 17 november 1975 (Datainspeklionens erfarenheter av datalagen juli 1973 — oktober 1975) bl a anmärkt. att tillströmningen av nya ärenden var större än beräknat. Personregister ingår endast i en del av datasystemen inom den statliga verksamheten. Därtill kommer också ett antal system där andra register än personregister ingår. Någon kartläggning av dessa system har inte gjorts men det kan antagas att det rör sig om ett betydande dnltlf. Att aktivt bevaka arkivsynpunkterna vid uppbyggandet av ett stort antal datasystem årligen och vid förändringar av redan existerande system. att bevaka motsvarande frågor inom den kommunala sektorn (en uppgift som ankommer och inte minst att behandla den balans som upppå riksarkivet) l Av det totala antalet stått genom tillväxten av system under senare år. är arbetsuppgifter av be- personregister hos statlitydande format for arkivväsendet. Pâ den civila sidan torde huvudparten ga myndigheter utgjordes 195 av register som inav dessa uppgifter falla på riksarkivet och inte på landsarkiven eftersom rättats genom beslut av det lokala utnyttjandet av ADB oftast baserar sig på centralt uppbyggda regeringen eller riksdasystem. För försvarets vidkommande är det krigsarkivet som behandlar gen. dessa frågor. Uttrycket personregister i Arkivmyndigheterna torde för närvarande sakna personalresurser att be- datalagen motsvarar inte handla de föreslagna arbetsuppgifterna sätt. alltid registerbegreppet i på ett tillfredsställande datateknisk bentärkelse. Med hänsyn till frågans stora betydelse både från offentlighetssynpunkt Enligt datalagen kan per- (jfrjustitieministerns uttalande till propositionen med förslag till ändringar sonuppgifter i ett personav tryckfrihetsförordningen den 16 februari 1973, prop 1973:33. s 113) och register förekomma i ett för den framtida forskningen vill kommittén betona det angelägna i att antal datatekniska regiserhåller ter som ingår i ett dataarkivmyndigheterna erforderlig personalförstärkning. DAK förutbehandlingssystem. likasätter att framställning därom göres i petita allt eftersom behoven gör sig väl som ett datatekniskt gällande. register kan omfatta flera Ett viktigt moment i fältarbetet. särskilt under initialskedet. utgör upp- personregister.

216 Arkivmyndighets äligganden

lysningsverksamheten om forfogandebegreppets (tillgängligheten enligt förslaget till ändring av 2 kap TF) innebörd och konsekvenser i arkivhänseende (jfr 14.2).

15.3 Depåarbetet

15.3.1 Morragande av upptagningar Vad arkivmyndighet bör beakta i samband med överenskommelse med myndighet om mottagande av upptagningar har tidigare behandlats (se 14.3.7). 1 tillämpningsföreskrifterna till allmänna arkivstadgan sägs (11. 15 §1. att försändelse av arkivhandlingar som avlämnas till riksarkivet eller Iandsarkiv i minst två underskrivna exskall åtföljas av reversal med vissa uppgifter emplar. Reversalet skall skrivas på en av arkivmyndigheten tillhandahållen blankett eller på skrivpapper märkt svenskt arkiv 100. Beträffande leverans till krigsarkivet anförs, att arkivmyndigheten lämnar anvisningar i varje särskilt fall. DAK anser. med hänsyn till de särskilda regler som bör galla vid avlämnandet av upptagningar för ADB. att sådana upptagningar alltid skall åtföljas av reversal på blankethsom tillhandahålles av arkivmyndighet. DAK har utarbetat förslag till sådan blankett (bil. 8).

15.3.2 Förvaring, handhavande, vård, /örtecknande och utlån Arkivmyndighet bör i dessa avseenden i tillämpliga delar följa vad som ovan sagts rörande myndighets åligganden (14.3.3-l4.3.6).

15.3.3 Til/handahâllande Upptagning bör ställas till förfogande för forskningsändamål i form av kopia (jfr 9.4). Upptagning som är arkivhandling bör utnyttjas endast för framställning av kopior. Skulle sådan upptagning i undantagsfall användas for forskning bör reglerna om rekonditionering iakttagas (jfr 14.3.4). Arkivmyndighets möjligheter att på stället tillhandahålla upptagningar är givetvis beroende av den tekniska utrustning, som står till arkivmyndighetens förfogande. Som tidigare framhållits förutsätter kommittén. att samtliga arkivmyndigheter skall ha tillgång till den utrustning som behövs för att man skall kunna ta del av olika former av mikrolilm och ljudupptagningar. Videoupptagningar torde ännu inte finnas hos arkivmyndighetema. Då vidare den tekniska utvecklingen på området är svår att förutse avstår DAK från att lägga fram förslag om inköp av utrustning. DAK har i kapitel 13 föreslagit att de statliga myndigheternas ADBupptagningar tills vidare skall förvaras i riksarkivet. Vad gäller tillhandahållandet av dessa upptagningar har kommittén föreslagit att riksarkivet tills vidare hyr tjänster utanför myndigheten. innebär att allmän handling, som får lämnas ut, OlTentlighetsprincipen på stället utan avgift skall på begäran genast eller så snart det är möjligt

217 Arkivmyndighers dligganden

tillhandahållas den, som önskar taga del därav. så att handlingen kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Tillämpad på ADB-området innebär principen att arkivmyndighet gratis skall tillhandahålla upptagningen i läsbar form. Om tillhandahållandet är förenat med avsevärd kostnad - exempelvis genom att arkivmyndigheten saknar behövlig teknisk utrustning - kan det dock göras beroende av att den sökande själv ställer datorkapacitet till förfogande eller på annat sätt bidrar till kostnaderna (prop 1973:33. s 81). Om myndigheternas skyldighet att verkställa bearbetningar av ADB-lagrad information hänvisas till prop 1975/76:160. s 90 f. Myndighet är inte skyldig att utlämna ADB-upptagning på annat sätt än genom tillhandahållandeav utskrift av upptagningen (2 kap 8§ 4 st TF i gällande lydelse och 2 kap l3§ i föreslagen lydelse). Myndigheterna är emellertid inte generellt hindrade att lämna ut tex magnetbandskopior. Det är här en fråga om myndigheternas serviceplikt. som myndigheterna skall pröva bl a med beaktande av integritetssyntuunkter (se prop 1973:33, s 85 f. och prop 1975/762160. s 189). Dessa synpunkter torde ofta ha mindre när materialet har avlämnats tyngd till arkivmyndighet. Sådan myndighet torde som regel kunna tillhandahålla de kopior som behövs för bearbetning. l fråga om film innebär offentlighetsprincipen att arkivmyndighet gratis skall tillhandahåll bruksexemplar av film för läsning på stället. Arkivexemplar och bruksexemplar kan av kostnadsskâil komma att förvaras i olika arkiv (se 16.4), varför tillhandahållande av bruksexemplar kan behöva ske genom inlån. Önskar beställaren för egen räkning behålla kopia av ADB-band. ljudband. videoband eller film - och rättsligt hinder inte finns härfor- bör han bestrida kostnaden för såväl materialet som framställningen av kopian.

15.3.4 R051/rs/E)/:sri1I‘krIiI1g med avseende pâ depâarberøl l avsnitt 15.2 har kommittén betonat arkivvâisendets behov av personal- För att kunna förstärkning klara av de stora uppgifter som arkivmyndigheterna har i faltarbetet. Även depåverkszimheten bör enligt kommitténs mening förstärkas iaersonalmässigt. Mottagande. vård och övrig hantering av ADB-upptagningzir är nya arbetsuppgifter för arkivvâisendet. Sålunda måste i anslutning till mottagande av upptagningar för ADB (och även andra upptagningar) särskilda liggare föras över bandbestånden. Kontrollfunktionen. som närmare beskrivits i avsnitt 14.3.4. förutsätter, att samtliga band i arkivet kontrolleras med jämna tidsintervall med avseende på funktionen. Efter hand kommer volymen av äldre band. som behöver kopieras, att öka. Enligt det organisationsförslag.som kommittén presenterat i kapitel 13. kommer den tekniska utrustning. som behövs för att tillhandahålla ADB-upptagningzir. att tills vidare finnas utanför arkivinstitutionen. Detta medför en rad arbetsmoment i samband med att materialet skall framtagas. översändas. mottagets. kontrolleras och uppsättas. Liksom i fråga om fältarbetet förutsätter DAK. att arkivväsendet. när omfattningen av ADB-hanteringen i depåverksamheten kan överblickas. gör framställning om personalförstärkningen i petita.

sou 1976:68 219

16 Kostnader

16.1 Inledning

l kapitel 9-15 har DAK framlagt vissa förslag med kostnadsmässiga konsekvenser. l några fall har uppgifter om kostnader också lämnats. l det följande skall dessa uppgifter sammanfattas och i viss utsträckning kompletteras. Kommittén har inte funnit det möjligt att uppskatta vad den totala kostnaden For arkivhanteringen av de moderna medierna kan komma att uppgå till. Det bör noteras. att det inte heller i fråga om arkivhztnteringen av traditionella pappershandlingar hittills av totalkostgjorts någon uppskattning naderna Som påpekats i kapitel l3 har det inte gått att fullständigt kartlägga myndigheternas bestånd av ADB-band av historik- och registertyp. Detta innebär att vissa kostnader for den vård och kopiering. som DAK föreslår. inte närmare kan beräknas. Detsamma gäller i fråga om mikrolilmen och andra tekniska upptagningar. som används i statsverksamheten. Av stor betydelse för kostnaderna är vidare frågan i vilken form information hos myndig-

Det kan vara av intresse att nämna. att två utredare vid Statskontoret, Staffan Dahlbeck och Gert Jönsson. i samband med en utredning om försäkringskassomas arkiv presenterat en kostnadsmodell for arkivfunktionen vid en organisation. Detta torde vara det hittills enda försöket att ta fram de skilda kostnadspostcrna for denna funktion. Arkivkostnaderna skulle enligt denna modell kunna uttryckas på löljttnde sätt:

C=\_(f- t -

w+Cw+CS+C1+Cb+Cg+C”)

där f = antalet gånger en handling önskas l = tiden för framsökning W = lön Cw = lönekostnad för övrigt arbete Cs = lokalkostnad C1 = överforingskostnad Cb = bristkostnad

Cg = gallringskostnad

Cu = transportkostnad

Modellbyggarnzi har själva påpekat. att modellen inte är praktiskt hanterbar men att den kan fylla en funktion i samband med arkivplanering (Arkiv. samhälle och forskning. s. 7 ff. Svenska Arkivsamfundets skriftserie nr l5. Sthlm I973).

220 Kostnader

heterna kommer att bevaras. Kostnadsskillnaderna är betydande vid olika bevarandealternaliv. Kommittén har i avsnitt 10.4 betonat. att valet av databåirare inte kan anges i några generella regler utan måste avgöras från fall till fall. Dar har kommittén också behandlat faktorer som påverkar valet av databärare. Kommittén diskuterar i avsnitt 16.5 de kostnader och besparingar. som dess förslag kan leda till. Kommittén illustrerar genom vissa exempel kostnadsskillnaderna vid olika beveirandealternzttiv. Arkivkostnaderna motiveras av en rad skilda behov. Från Förvaltningens synpunkt kan kostnaderna i första hand ses som utgifter för att bevara sådan information. som behövs för det fortsatta arbetet. Man kan här tala om kostnader föranledda av administrativa behov. Det bör vidare framhållas. att en restriktiv gallring år en förutsättning för offentlighetsprincipens genomslagskraft. lnom den rättsliga ramen faller också det bevarande som syftar till att skydda handlingar i deras egenskap av bevismaterial. Kostnaderna för arkivhanteringen kan från dessa utgångssagas vara motiverade också av allmänt kulturella och rättsliga punkter krav. kan man tala om utgifter föranledda av forskningens krav. Slutligen Det går givetvis inte att dela upp arkivkostnaderna under dessa punkter. De sammanfaller namligen i stor utsträckning. Sålunda begagnar sig föroch utredningsvasendet allt oftare av metoder. som har vetenvaltningen skaplig karaktär. Kostnaderna i det följande avser 1976 års prisnivå om ej annat anges.

16.2 lnvesteringskostnader exklusive lokalkostnader

l 6.2. l Investeringskøslnadez för riksarkivet Till utgångspunkt for beräkningen av anskaffningskostnader för hyllställ med kassetthyllor för förvaring av ADB-band har tagits uppgifterna om leveransönskcmål. som redovisats i avsnitt 13.2. Hyllinmyndigheternas redningen har mot denna bakgrund dimensionerats för förvaring av 10000 band (accessionsutrymme ca l0 år). l avsnitt l4.3.6 har DAK föreslagit vissa regler för utlån och transport av bl. a. ADB-band. Eftersom de i riksarkivet förvarade ADB-upptagningi dataserarna enligt förslaget tills vidare skall vårdas och tillhandahållas vicebyrå utanför riksarkivet kan transporterna antas bli relativt många. Kost-

lnvcsteringskostnader i kr. 70000 Hyllställ med kassetthyllor för lörvaring av ADB-band 2000 Transportbehållzire för ADB-band 12000 Utrustning för förvaring och läsning av mikroftche Utrustning för kopiering och tillhandahållande av H 000 ljudupptagningar Totalt 95 000

Kostnader 221

itadsberäkningen för transportbeltållare har grundat sig på inköp av l0 beltållzire. [)et allt större utnyttjandet av COM-tekniken hos myndigheterna kommer att leda till att riksarkivet får ta emot arkiv. som till avsevärd del omfattar mikrofilnt. För tillhztndzthållznttlet av rullftlm finns Iäsutrustttittg. Apparater för låisning av mikroficlte saknas Lläremot men behov av sådan apparalur föreligger redan i dag. Detta kan belysas genom följande exempel. Riksarkivet har från rikspolisstyrelsen mottagit passhztndlittgztr. över vars _vngre delar register saknas hos arkivmyndigheten. Sådana register finns hos rikspolisstyrelsen. uttagna via COM-teknik på mikroftche. En överföring av detta register. eventuellt efter kopiering, till riksarkivet är under nuvarande omständigheter meningslös, eftersom riksarkivet saknar utrustning för att ta del av registret. DAK föreslår, att riksarkivet tilldelas medel för inköp av liisapparalur för mikroliche. Med hänsyn till forskarsituzttionert anser DAK att upprustningen bör avse två apparater. Kommittén beräknar kostnaden härför till 9000 kr. Medelstilldelningen avser dels en läsappztrztt av enklare slag (a ca 2000 kr.). dels en liisapparal som har kopieringsmöjlighet (a ca 7000 kr.). Ytterligare 3 000 kr. bör ställas till förfogande for lörvaringsmedel för mikrofiche. Som framgått av avsnitt l5.3.3 har kommittén rekontntenderztt. att ljudupplagningar tillhandahålls genom kopia. För att Ijudband skall kunna kopieras fordras två eller flera bandspelare. Riksarkivet förfogar för närvarande över en rullbandspelare för 4-spårsteknik och en kassetlbandspelare. Med hänsyn till kopieringsbehovet och den omständigheten, att ljudupptzigningztr i viss utsträckning redan har avlämnats till riksarkivet och utnyttjas av forskningen. föreslår DAK. att ll 000 kr. ställs till förfogande för inköp av ytterligare bandspelarutrustning. Anskaffningskostnadernzt avser inköp av tre rullbandspelare (två för 2-spårsteknik och en för 4-spårsteknik a ca 3000 kr. per styck) och en kassettbandspelare lå ca 2 000 kr.). Bandspelarna bör vara försedda med förståirkztroch högtalarenheter och rullbandspelarna med mekanik for variabla bandhastigheter.

16.2 .2 lnvesreringskosmader för landsarkiven Som framgått av kapitel 13 föreslår DAK. att lokala och regionala statliga myndigheters ADB-upptagningztr tills vidare skall förvaras centralt i riksarkivet. Detta betyder. att några investeringskostnader avseende ltyllstâill m. m. for landsarkiven inte förutsätts i nuvarande skede. Frågan om decentraliserad förvaring bör dock ses över när det lokala och regionala utnyttjandet av ADB fått större utbredning än för närvarande.

lnvesteringskost nader i kr. Utrustning för förvaring och läsning av mikroftche 21 000 Utrustning for kopiering och tillhandahållande av ljudupptagningar 35 000 Totalt )0 mt,

222 Kostnader

Landsarkivens möjligheter att tillhandahålla: andra typer av upptagningztr än sådana på rullftlm är enligt en löretztgen inventering mycket bristfälliga. saknas genomgående. lör Utrustning för läsning av ntikroñclte Apparatur ljudupptagningar saknas hos flertalet berörda myndigheter och är i övriga fall av tekniskt foråldrat slag. Med hänsyn till att landsarkiven ännu inte i större omfattning mottagit upptagningztr av nämnda typer föreslår kommittén en begränsad upprustning på detta område. DAK finner det i nuvarande läge tillräckligt att landsarkiven att ta emot dylikt material, att tillhandahålla det och att i lär ntöjlighet begränsad utsträckning utföra eller låta utföra kopieringar. Anskaffningskostnaderna avser inköp av en läsapparat för mikrofrche (ca 2 000 kr.). forvaringsmedel for mikrofiche (ca l 000 kr.), en rullbandspelare (ca 3000 kr.) samt en kassettbztndspelare (ca 2000 kr.) per landsarkiv (7 st.).

16.2.3 In vesreringslcosmader _för krigsarkivet

lnvesteringskostnader i kr.

Utrustning for förvaring och läsning av mikrofiche 3000 för tillhandahållande av ljudupptagningar 5 0()0 Utrustning Totalt 8000

Beträffande förvaring av upptagningar for ADB och myndighetens nuvarande möjligheter att tillhandahålla film- och ljudupptztgningar gäller vad som ovan sagts rörande landsarkivcn. Kostnaderna avser inköp av en läsapparat för mikroñche lea 2 000 kr.). forvaringsmedel för mikrofiche (ca l 000 kr.). en rullbandspelare (ca 3 000 kr.) och en kassettbandspelare (ca 2 000 kr.).

l6.2.4 Tora/a investeringskosmader

De ovan redovisade investeringskostnaderna anges nedan sammantagnzt.

lnvesteringskostnader i kr.

Riksarkivet 95000 Landsarkiven 56 000 8 000 Krigsarkivet Totalt 159 000

av riksarkivet sker snarast. De Kommittén föreslår, att upprustningen investeringskostnaderna avseende landsarkiven och krigsarkivet föreslagna for dessa institutioner att ta emot visst skall i första hand göra det möjligt material. Takten i tilldelning av medel for angivna ändamål bör tekniskt anges genom den årliga budgetprövningen.

K osmader 223

16.3 Driftskostnader

l6.3.l Dri/rskoslrtac/er vid statens provningsansra/t

Driftskostnzider i kr.

Kontroll av ADB-band 77000 Utveckling av metoder for kontroll 120000 (lördelztde på tre år i l976 av Ijudband” års prisnivå) Kontroll av ljudbaitd Speciñceras i pctila/taxa Utveckling av metoder for kontroll av videobanda Speciliceras i petita Kontroll av videoband Speciliceras i petitzi/t-axa Utveckling av metoder för kontroll 150000 (fördelade på två år i 1976 av rålilm års prisnivå) Kontroll av rålilm Specificcras i pelita/Iaxa Kontroll av framkallad lilm specificeras i pelila/laxa Undersökning av bildkvalitet vid generationskopiering och omfattande kopiering av mikroftlm Speciñceras i pexila Totalt 77 000 per år + 270 000 tutvecklingskostnader under tre år) + Övriga kostnader specificerade i petita/tzixzt

“Inklusive generationskopiering bÄvensom transportkånslighet

DAK har i kapitel 9 föreslagit. att det bör ankomma på statens provningsanstalt att meddela vilka magnetsbands- och lilmtyper som skall användas inom statsverksamheten vid framställning av upptagning. som inte skall rensas eller utgallras. Provningsanstalten har. som framgått av föreliggande betänkande. utarbetat metoder for provning av beständighet och kvalitet hos magnetbztnd for ADB-användning. Provningsmetoderna behöver emellertid fortlöpande ses över for att anpassas till utvecklingen på ADB-området. Åtminstone under de närmaste åren krävs insatser av SP for metodutveckling och bevakning av utvecklingen på det internationella planet. DAK föreslår därför att kontrollverksamheten huvudsakligen baseras på statsmedel och att någon avgift per provobjekt inte tas ut. Provntaterizil torde normalt inte ntedförzt någon nåimnvåird kostnad for provningsanslallen. DAK har från provningsanstalten erhållit om beräknade kostuppgifter nader lör ADB-kontrollen. l dessa kostnader har anstalten inkluderat kostnaderna for metodutveckling och bevakning. l den totala årliga kostnaden. 77 000 kr.. ingår en personalkostnad på 58 000 kr. (500 timmar a IIS/tim.) samt kostnader for underhåll. komplettering av provningsutrustning m. m. på 19000 kr. Undersökningen rörande utformning av provningsmetodik for magnetband för ljudupptagningar har ännu inte slutförts. Provningsanstalten har framlagt forslag till program och till utformning av kontrollen vid undersökning av arkivbestiindighet hos ljudband. l samband därmed har provningsanstalten också beräknat kostnaderna för denna undersökning. som i 1976 års prisnivå skulle uppgå till ca l20000 kr.. att fördela på tre år. Kostnaderna lör den fortlöpande kontrollen av ljudband kan inte lixerzis

224 Kostnader

innan angivna undersökning slutliorts. DAK finner, att det bör ;inkomma på provningsanstzilten att begära anslag eller, mot bakgrund av en bedömning av behovet av metodutveckling, taga fram underlag för eventuell taxesåittning för denna kontroll. Provningszinstzilten saknar för närvarande utrustning för mätning av egenskaperna hos videoband. Några undersökningar rörande beständighet och kvalitet hos detta medium har inte heller påbörjats. DAK finner det angeläget, att kvalitetsnornter och regler för kontrollförfarandet i fråga om videoband fastställes. Enligt vad DAK erfarit Overväger redan i dag vissa myndigheter (bl. a. lantmäteriverket) möjligheterna att utnyttja videotekniken lör ztrkivåindantål. Det bör därför ankomma på provningsaitstalten att så snart som möjligt beräkna kostnaderna för metodutveckling och göra framståillning därom i pelila. Det bör övervägas om extern utrustning (exempelvis hos Sveriges Radio) skulle kunna lörhyrzts för undersökningarna. Kostnaderna för den fortlöpande kontrollen kan preciseras först efter det att angivna undersökningar avslutats. Mot bakgrund av en bedömning av behovet av fortsatt intern metodutveckling bör provningsanstalten framtaga underlag lör taxesättning eller begära medel i petila. Provningsanstallens provning av råfilm är i dag kopplad till byggnadsnämndernzis ritningsfilnming. Anstalten har framhållit, att metoderna för rålilmprovningen behöver kompletteras och förnyas för att kunna ligga till grund fbr en mer omfattande kontrollverksamhet. SP anger kostnaderna for denna metodutveckling till 150 000 kr., fördelade på en lVZ°ié§[‘SDCTiOd. DAK föreslår, att SP erhåller anslag av här angiven storlek. Till skillnad från magnetbztndskontrollen behövs vid filmkontroll också en efterkontroll av den framställda produkten. Sålunda är fixering och sköljning av stor betydelse för slutproduktens beständighet. Som nämnts i avsnitt 5.4 bedriver provningsanstalten för närvarande en kontrollverksamhet i fråga om ritningsntikrolilm hos byggnadsnämnderna. Denna kontroll bygger huvudsakligen på en amerikansk försvarsstandard, vars krav av såväl ekonomiska som praktiska skäl mildrats något. Kostnaderna för provningsanstaltens löpande kontroll. som avser såväl arkivbeständighet som bildkvalitet, uppgår för närvarande till 60 kr. per framkallad rulle, eller fördelat per bildruta på en 35 mm film ca 10 öre. I kontrollverksamheten ingår och arbetsrutiner m. m. Kostockså två besiktningar årligen av utrustning naden för denna besiktning är beräknad till ca 500 kr. per besiktning. De nuvarande kontrollkostnaderna per framkallad rulle torde vara betingade av de höga krav som måste gälla vid filmning av ritningar och av det relativt ringa underlag som denna filmkontroll i dag har. Genom av kontrollmetoderna, genom minskning av antalet kontrollutveckling moment. genom delegering av kontroll och genom ökning av underlaget for provningen skulle kostnaderna i vissa fall kunna sänkas. Med stöd av lagen (1974:896) om riksprovplatser m. m. har regeringen genom beslut 1976-06-10 utsett statens provningsanstalt till riksprovplats för arkivbeständig skrivmateriel. Detta innebär att provningsanstalten ansvarar för all officiell provning och kontroll av sådan materiel. Riksprovplatsen kan på eget ansvar utnyttja utomstående for kontrollen, vilket främst sker om de egna resurserna är otillräckliga.

Kostnader 225

DAK finner, att det bör ankomma på provningsanstalten att mot bakgrund av kraven kvalitet på filmens och beständighet bedöma möjligheterna att ändra uppläggningen av kontrollverksamheten. Kommittén förutsätter att provningsanstztlten samråder med riksarkivet i denna fråga. Kostnaderna lör kontrollen av råfilm och framkallad film kan, eftersom kontrollmetodernzt behöver utredas, för ttärvztrztnde inte specificeras. l likhet med vad som sagts beträffande ljud- och videoband bör behovet av intern metodutveckling ligga till grund vid bedömningen av huruvida viss kostnadstâickning för dessa kontrollfunktioner bör ske genom anslag.

16.3.2 Dr[/iskosmader via’ riksarkive!

Med hänsyn till att de i avsnitt l6.2.1 upptagna hyllställen med kassetthyllor för förvaring av ADB-band torde ha en lång livslängd och normalt inte kräver särskilt underhåll har årskostnad lör denna investering inte beräknats. Detta gäller också för investeringen i transportbehållare och förvaringsmedel för mikroñche. Driftskostnaderna för maskinutrustningen har beräknats efter en avskrivningstid på 10 år, kalkylränta på 8 % samt underhållskostnad på 12 ”o av anskaffningsvärdet. Beloppet har avrundats uppåt till närmast l 000-tal kr. Som framgått av kapitel l3 föreslår DAK, alt riksarkivel tills vidare skall vara central arkivdepå för statsmyndigheternas ADB-upptagningar. Regionala och lokala civila myndigheters samt lörsvarsmyndigheternas ADBupptagningar deponeras av landsarkiven respektive krigsarkivet i riksarkivet. Med hänsyn till att inköp och drift av erforderlig datorutrustning drar relativt stora kostnader och graden av utnyttjande under den första tiden synes bli låg, har DAK föreslagit att riksarkivet tills vidare hyr tjänster för vården och tillhandahållandet av ADB-material. Kostnaderna för vården - här avses i första hand kontrollkörning och kopiering,jfr avsnitt 14.3.4 —är beroende av bandarkivets storlek och bandindividernas ålder. DAK har i avsnitt 13.4 diskuterat frågan om behovet att kontrollköra och kopiera riksarkivets bandarkiv. Antalet årliga kontrollkörningar under den första tioårsperioden torde bli obetydligt. Antalet kopieringar under den första tioårsperioden kan inte närmare anges men torde vara begränsat. Kostnaden för en bandkopiering uppgår till ca l00 kr. Därtill kan komma en bandkostnad av ca 100 kr.

Driftskostnader per år i kr.

Personalkostnader a) faltverksamhet specificeras i petita b) depåverksamhet specificeras i petita

Totalt (exkl. personalkostnader) 156000

226 Kostnader

Underlag för bedömning av utskriftsbehovet saknas. Följande bör dock noteras. l och med att ett personregister levereras till zirkivmyndighet torde l0§ datalagen (1973:289) att utan kostnad underrätta skyldigheten jämlikt om innehållet i personuppgift inte längre föreligga; den den registrerade för vars verksamhet registret föres förfogar då inte längre över registret (se l § datalagen). Skyldighet att tillhandahålla uppgift ur register enligt TF:s bestämmelser gäller däremot även när registret Förvaras hos arkiv- Denna skyldighet omfattar emellertid endast offentliga uppmyndighet. torde alltjämt vara hemliga. Efter leveransen till gifter; många uppgifter torde vidare de flesta registeruppgifter ha litet ziktualitetsarkivmyndighet intresse och antalet kan därför förmodas bli litet. DAK vill förfrågningar erinra om att frågan om registrerads rätt att erhålla registerutdrag ingår i sammansatt kommitté det uppdrag, som lämnats åt en ny, parlamentariskt med uppgift att se över datalagen och därmed sammanhängande frågor (se protokoll vid regeringssammanträde den 11 mars 1976). Som framgått av avsnitt 15.3.3 kan övrigt tillhandahållande av ADB-upptagning enligt TF:s bestämmelser göras beroende av att den sökande själv ställer dator- Mot bakkapacitet till förfogande eller på annat sätt bidrar till kostnaderna. att kartlägga omfattningen av vårdgrund av de ovan anförda svårigheterna och utskriftsbehoven har DAK valt att göra en grov skattning av kostnaderna under det forsta verksamhetsåret. Kommittén förutsätter att riksarkivet. om behövliga medel. när behoven bättre kan överblickas, gör framställning Det bör också ankomma att bedöma om och när det kan på riksarkivet lönsamt för statsverket att göra en investering i datoranses ekonomiskt utrustning hos riksarkivet (jfr avsnitt 13.4). I avsnitt l4.3.7 har DAK rekommenderat, att ADB-magnetband avlämnas i dubbla exemplar till arkivmyndighet. l nämnda avsnitt behandlas också olika former av sådan banddubblering. DAK anser, attkostnaden för denna dubblering i princip bör bäras av de arkivbildande myndigheterna. som bör inräkna denna kostnad redan vid uppläggningen av nya system. Frågan behandlas närmare nedan i avsnitt 16.3.5. Riksarkivets kostnad för banddubblering på 25 000 kr. motiveras av att verket kan komma att få mottaga band från myndigheter och institutioner som har avvecklats. Vidare kan behov föreligga att avhjälpa de brister. som av olika anledningar kan komma att uppstå i samband med bandleveranser. Anslaget bör utgå som reservationsanslag. Motsvarande kostnadspost för framställning av brukskopior från ljudband liksom från arkivfilm kan f. n. ej uppskattas. l avsnitt 17.2 framhåller DAK vikten av att följa den tekniska utvecklingen inom områden där arkivfrågor berörs. Kommittén anger hur bevakningen Riksarkivet kan behöva anlita utomstående expertis hårbör organiseras. DAK föreslår att riksarkivet erhåller ett särskilt anslag på 75000 vidlag. kr. för detta ändamål. Anslaget bör utgå som reservationsanslag. De för riksarkivet uppgifterna i fält- och depåarbetet med avföreslagna seende på ADB-området har preciserats i kapitel l5. DAK har inte funnit att f. n. ange det Ökade behovet av arbetskraft. Riksarkivet bör det möjligt utreda behoven, när verksamheten kan överblickas och göra framstallning I petita.

Kostnader 227

16.3.3 Dr[/is/vosmader vid /andsarkiven

Driftskostnader per år i kr.

Maskinutrustning 14000 Personalkostnader fziltverkszim het specificeras i petita Totalt (exkl. personalkostnader) l4000

l avsnitt l6.2.2 har upptagits investeringskostnader för utrustning for läs-

ning av mikroñche och för utrustning för tillhandahållande av ljudupp-

tagningar med totalt 49000 för samtliga lands-arkiv.’ Vid beräkningen av de årliga driftskostnaderna har avskrivningstiden for utrustningen satts till l0 år, kalkylräntan till 8 ln under avskrivningstiden samt underhållskostnaden till l2 % av anskaffningsvärdet. Beträffande årskostnaden för investeringen i förvaringsmedel för mikroñche se ovan under avsnitt 16.3.2. Som påpekats i avsnitt I5.l kommer den centrala förvaringen av upptagningar för ADB inte att beröra landsarkivens eller krigsarkivets åligganden med avseende på faltarbetet inom ADB-området. Då man kan överblicka faltarbetets totala omfattning bör arkivmyndigheterna i petita göra framställning om erforderliga personella förstärkningar.

l6.3.4 Driftskosrnader

vid krigsarkivet

Driftskostnader per år i kr.

Maskinutrustning 2 000 Personalkostnader faltverksamhet specificeras i petita Totalt (exkl. personalkostnader) 2000

l avsnitt l6.2.3 har upptagits investeringskostnader for utrustning for läsning av mikrofiche och for utrustning för tillhandahållande av ljudupptag- Den i avsnitt l6.2.2 anningar med totalt 7000 kr. De årliga driftskostnaderna har beräknats givna summan 56000 kr. på samma sätt som för landsarkiven avser även inköp av for- (16.3.3). Beträffande krigsarkivets behov varingsmedel för mikroav personalforstärkning vad gäller fáltverksamheten inom ADB-området fiche till ett belopp av hänvisas likaledes till vad som säges i avsnittet om landsarkiven. 7 000 kr.

228 Kostnader

l6.3.5 Drifiskosrnader vid de arkivbildande myndigheterna

Driftskostnader per år i kr.

Kontroll och kopiering av specificeras i pctita upptagningar i arkiven Kopiering av ADB-band i samband med avlämning till arkivmyndighet 100 000

Totalt (exkl, vårdkostnader) 100 000

Som framgått av kapitel 9 och avsnitt l4.3.4 bör myndigheter, som i sina arkiv förvarar magnetband och film. vidtaga särskilda åtgärder för att tillse att information på nämnda medier inte går förlorad. Som påpekats i avsnitt l6.3.2 kan en kontrollkörning av ett ADB-band beräknas kosta ca lOO kr. Om permanenta läsfel påträffas vid en dylik kontroll (eller annan skada vid okulärbesiktning) skall informationen överföras på ett nytt band. Kopierings- och bandkostnad uppgår i sådant fall till minst 200 kr. Behovet ökar i takt med bandbeståndets åldrande. Detsamma gäller av omkopiering även för andra typer av magnetband. Även film kan behöva omkopieras. speciellt om den har utsatts för slitage. Riksarkivet har, som framgått av kapitel 13, inte funnit det möjligt att i samband med enkäten rörande de centrala statliga myndigheternas användande av ADB göra en sammanställning av totalbeståndet av historik-, register- och liknande band. DAK har inte kartlagt hur stora myndigheternas bestånd av mikrofilm och ljudband är. Varje myndighet bör därför i petita specificera sina kostnader för kontrollarbetet och den därmed sammanhängande kopieringsverksamheten liksom för kopieringsverksamheten for tillhandahållande. l avsnitt l6.3.2 har DAK föreslagit, att kostnaderna för bandkopiering i samband med avlämning till arkivmyndighet i princip bör bäras av de arkivbildande myndigheterna. Kostnaden har beräknats med utgångspunkt från det av myndigheterna angivna leveransbehovet. ca 500 band/år (se avsnitt 13.2 och 13.4). Vid beräkningen har förutsatts, att man som dubblettexemplar vid avlämning till arkivmyndighet har utnyttjat det band, som använts i den löpande produktionen (jfr avsnitt 9.2.1).

16.4 Förvaringskostnader

Kostnaderna för förvaringen sammanhänger i första hand med de skilda behov av utrymme som olika medier kräver. 9.1.2 har denna Utrymmesvinsten vid filml avsnitt fråga belysts. ersätter maskinlistor ning kan uppgå ända till 98 %. Om magnetband ca 90 %. Enligt DAK:s mening bör blanketter i större blir utrymmesvinsten än nu kunna utgallras och enbart magnetband eller film ututsträckning som arkivmedium. Förvaringskostnaderna kommer i så fall att renyttjas duceras betydligt. Förutsättningen är givetvis här liksom eljest att materialet

K osmader 229

uppfyller fastställda kvalitetskrav samt att det handhas och vårdas på föreskrivet sätt. Lokal, i vilken magnetband eller film skall förvaras, måste anordnas med hänsyn till mediets krav på konditionering och luftrening. Enligt en av K-Konsult på uppdrag av byggnadsstyrelsen 1974 utförd undersökning rörande de tekniska och ekonomiska för Förutsättningarna att åstadkomma godtagbart klimat i arkivutrymmen för förvaring av mikrofilm uppgår årskostnaden för klimatbehandling av en arkivlokal på 25 m? till 524 kr/m’. Kostnaden per m’ reduceras vid större lokaler. Sålunda har årskostnaden beräknats till 53 kr/m’ för en lokalstorlek av 1000 m2 (jfr s. 140. not 2). l avsnitt 6.3 mikrofilmnings- och preparationskostnader” påvisades att ett för mikrofilmning lämpat dokumentmaterial kunde mikrofilmas med 24 X förminskning till en kostnad, som omräknat till en hyllmeter A4dokument utgjorde 296,92 kr. Genom att den administrativa rutinen koordinerats med arkivets krav på så sätt att 60g-papper använts för utskrift i stället för dyrt svenskt-arkivpapper, varpå 60g-pappersdokumenten efter mikrofilmning utgallrats. kunde en besparing i papperskostnad möjliggöras motsvarande 357,45 kr per hyllmeter dokument. Härigenom kunde besparingen i papperskostnad alltså finansiera mikrofilmningen och därtill lämna ett överskott på 60,53 kr per hyllmeter (därutöver kunde arkivkartonger motsvarande 14,11 kr per hyllmeter dokument eftersom inbesparas inga pappersdokument blev arkiverade). l detta kostnadsexempel förutsätts alltså att informationsmaterialet skulle arkiveras i princip för all framtid. Det uttalades i nämnda ”Till sammanhang: denna kalkylerade rationaliseringsvinst kommer även de avsevärda besparingar som erhålles vid förvaring av film, jämfört med dokumentförvaring i hyllarkiv. Sistnämnda förhållanden kommer här att närmare belysas med nâgra kalkylexempel, även de valda med så nära verklighetsanknytning som möjligt. Kostnadsexemplen bör ej uppfattas som nomital för i varje praktiskt fall uppnåeliga besparingar. De bör emellertid kunna användas som riktlinjer för vad som kan uppnås i de fall där administrativ dokumentrutin koordineras med mikrofilmningens krav och arkivens krav likaledes väl beaktas. Kostnadsexemplen har därför intresse som belysning av dessa förhållanden och som incitament till rationella administrativa rutiner och härmed koordinerade arkivrutiner. I avsnitt 9.3.2 påvisas att två olika arkivklimat erfordras för mikrofilm: ett svalt, tämligen tom och med mikrofilter luftrenat klimat för det egentliga arkivexemplaret i det vilande arkivet och ett mera normalt rumsklimat för bruksexemplaret i det arbetande arkivet. I nedanstående tabell (l6.l) redovisas investeringskostnader för förvaringsutrustning för vilande arkiv, exemplifierat med tre olika arkivstorlekar. l samtliga tre fall avses tätpackningssystem med rullande hyllsektioner bli använt. I fråga om arkivet med 100 m7 golvyta tänkes elmotordrivna hyllsektioner bli använda. eftersom 4 m breda dubbelhyllsektioner blir något tunga för manuell förflyttning. l samtliga kostnadsexempel har även kalkylerats med den lägsta hyllstandardhöjden ca 2030 mm, varigenom även högsta hyllplanets plastbackar med mikrofilmdosor för 16 mm mikrofilm, norntah kan nås utan anhtande av paHar eHer besvärande av påñestning ryggen.

230 Kostnader

Tabell 16.1 Filmarkiv (vilande arkiv), investeringskostnad i förvaringsutrustning (Arkiv med fullständig klimatbehandling och mikrofilterrening)

Arkiv Plasl- Klimatbehand- Total in- Antal Kostnad Hyllor storlek backara lingsanlägg- vestering 16 mm per tätpackför fllm- ning (temp.+ for förva- film- filmgolvyta ningsdosor fukt+renhet) nng rullar rulle system m? kr kr kr kr st kr

22 450 10 400 51 000 83 850 20 800 4,03 12,6 25,2 46 900 21 840 90 000 158 740 43 680 3.63 100 194000 108160 103000 405 260 216320 1,87

a Kostnaden for plastbackar har ej kunnat säkert bestämmas enär passande backar ej påträffats. Flertalet backar i marknaden är avpassade for internationella lastpallfonnatets modulsystem. Backen måste dessutom vara av for filmen ofarligt material. Backens pris har uppskattats till ett enhetspris av 5 kr per styck. Eventuellt fordras en statlig investering av 30 000-50 000 kr for pressverktyget, som då kan utlånas till det plastpresseri. som antar anbudet att utföra pressningsarbetet.

har skisserats så att lokaldimensionerna väl ansluter Arkivlokalexemplen standardiserade hylldimensioner dvs. de gynnsamma förhållanden sig till tänks råda, som bäst uppnås i ett nybygge. Hyllkostnaden är någorlunda

proportionell mot arkivlokalens storlek men bl. a. på grund av en med ökande storlek allt mindre ytandel av gångar blir större arkiv något fördelaktigare beträffande hyllkostnad. Klimatbehandlingsanläggningen är dyrbar, propori små arkivenheter på 12-25 ml golvyta. Ju tionsmässigt mycket dyrbar desto mer ekonomisk blir klimatbehandlingsanläggningen. Av större arkiv, brandsäkerhetsskäl ges dock separata arkivrum ej större yta än 200 m2. Den minsta arkivlokalen på 12 m2 har intagits i beräkningarna, enär det från arkivhåll framhållits att redan denna storlek f. n. förefaller “stor” med tanke antal filmer som kan inrymmas även i små lokaler. på det väldiga i samråd med den Klimatbehandlingsanläggningens pris har uppskattats konsult som utfört beräkningarna redovisade i kapitel 8. Läsaren kommer dock att finna att beloppen överensstämmer med i kapitel 8 redovisade

ej

Detta beror samtliga belopp som redovisas i tabellerna belopp. på att 16.1-16.9 avser kostnadsnivån vid månadsskiftet sepL/okt. 1976. Sedan år 1974 har nämligen flera delposter i kalkylen ökat med 30-35 %. vilket alltså

beaktats i sistnämnda tabeller. Annuiteten vid 8 % I tabell 16.2 har beräknats de årliga driftkostnaderna for de nyss studerade ränta erhålls genom att av klitre vilande mikrofilmarkiven. 1 den förutnämnda kostnadsstudien amorteringsfaktorn - vid har använts en avskrivningstid av 20 år och 20 års avskrivning matbehandlingsanläggningen O,10185 och vid 30 års beräknas såsom en annuitet kalkylerad vid 8 % ränta* avskrivningen avskrivning 008883 - Samma ränta har tillämpats for avskrivningen av hyllor och plastbackar multipliceras med an- har men här har räknats med 30 års avskrivning, eftersom hyllsystemen läggningens anskaffdelar och slits med klimatanläggningen, som ningskostnad. Eventuella få rörliga foga i jämförelse avvikelser härifrån i ta- ständigt arbetar. Generellt är avskrivningstiden mycket lång och räntan låg bellerna beror på att till med praxis vid industriella kalkyler. Men eftersom problemet i jämförelse annuiteten även lagts här och räntan bör vara anpassad till en avser långsiktig arkivering lämpligen ej redovisade kostnader torde såväl avstatlig långtidsutjämnad ränta for långa lån (normalränta) for bl. a. elkraft, service etc. skrivningstid som ränta vara väl avpassade for de aktuella kalkylerna.

sou 1976:68 Kostnader 231

Tabell 16.2 Filmarkiv (vilande arkiv). årliga driftkostnader (Arkiv med fullständig klimatbehandling och mikrofilterrening)

Arkiv Hyllor & Klimat- Lokalhyra Total Antal Kostnad storlek backar handling (inkl.maskin- årlig 16 mm per golvyta (avskr. (avskr. rum) 150 kr/ kostnad film- filmm7 30 år, 20 år. m/2 rullar rulle (netto) 8% rta) 8% na) kr kr kr st kr

Tabellerna 16.1 och 16.2 utvisar klan “stordriftens fördelar” kostnadsmässigt - även i arkivsammanhang. Den årliga förvaringskostnaden för en 16 mm filmrulle är 2,7 gånger så hög i det lilla 12 m2-arkivet som i storarkivet på 100 m2 golvyta, 78,4 öre mot 28,9 öre per år. Att förvara 200 000 filmrullar i 10 småarkiv kostar per år ca 100 000 kr mer än att Förvara samma rullantal i ett storarkiv. l den mån andra tekniska förvaringsalternativ ej står till buds kan man av kostnadsstudien knappast dra annan slutsats än att av kostnadsmässiga skäl en koncentration av själva arkivexemplaren (“arkivhandlingarna“) kommer att ske till ett fåtal storarkiv, för statens del riksarkivet och Krigsarkivet jämte eventuellt landsarkiven, med tillräckligt stort filmbestånd för att motivera den dyra klimatbehandlingen, som här dominerar kostnadssituationen. Bruksexemplaret, vars fbrvaringskostnad i arbetande arkiv varierar ganska litet med arkivstorleken, kan i stort sett förvaras, där bruksexemplaret bäst behövs, se tabell 16.7, som kommenteras närmare på s. 239. l ett tidigare skede av DAK:s arbete antog man såväl inom kommittén som hos byggnadsexpertisen att den mycket noggranna klimatregleringen och speciellt luftreningen skulle bli dyrbar. Av denna anledning sökte DAK bl. a. under samarbetet med SP efter andra tekniska Förvaringsalternativ. Tanken uppkom då att frigöra sig från den dyra klimatregleringen i det vilande arkivet genom att ersätta denna med förvaring av film i tätförsluten påse i enbart temperaturreglerat svalt rum. Av denna anledning tillkom SP:s prov av tätheten hos olika påsförpackningar av flerskikttyp, bl. a. högre kvalité av förpackningar använda för vissa livsmedel. Påsmaterialet visade sig enligt SP ha betryggande täthet mot för ñlmen skadliga luftföroreningar. (jfr bil. 6-7). Innan metoden kan praktiskt tillämpas återstår emellertid att även utföra planerade prov av förslutningens (plastsvetsfogens) täthet, vilken undersökning SP skulle kunna utföra om medel härför ställs till förfogande. Tättörslutningsalternativet redovisas närmare i nedanstående kostnadsstudie, tabell 16.3, som avser årskostnaden för denna forvaringsteknik. Någon särskild investeringskostnadstabell redovisas ej enär endast kostnaden för klimatbehandlingsinstallationen skiljer sig från föregående tabell (16.1). lnvesterings- och driftkostnaden för klimatbehandlingsinstallationen har här ej beräknats med samma detaljprecision som de kostnader som redovisats i kapitel 8. Beräkningen grundar sig på en erfarenhetsmässig uppskattning av viktigare delposters förändring vid olika anläggningsstorlek och typ och

232 K osmader

har utförts på bas av råd lämnade av den konsult som medverkat i den nyssnämnda större undersökningen av klimatregleringstekniken for mikroñlmarkiv. Härvid har framhållits att kalkylen för tätförslutningstekniken bygger på förutsättningen att arkivlokalen är belägen nedsprängd med två väggar mot kallt urberg. Reglertekniken har därför avpassats så att vintertid minimal uppvärmning sker och sommartid mindre luftkylning sker. En viss begränsad fläktlufttillförsel sker för att eliminera risk för mögelbildning och vattenkondens på byggnadens väggar och inventarier. Temperaturen hålls emellertid inom tillåtet intervall med föreskriven noggrannhet. Någon noggrann reglering av relativ luftfuktighet sker ej och mikrofilter for luftrening används ej, endast ett grovfilter. Det är således fråga om ett snål“alternativ med huvudsakligen temperaturreglering, där kalkylen dessutom bygger på alldeles speciella förutsättningar beträffande lokalens läge i svalt urberg. Kalkylen anger således inga normtal för arkivlokalbygge utan varje lokal som planeras måste detaljkalkyleras med utgångspunkt från förutsättningarna i det enskilda fallet. Kostnadsskissen har således endast till uppgift av om tätförslutningsalternativet kan att ge visst underlag för bedömning kostnadsreduktion jämfört med den kompletta klimatbehandge väsentlig lingen redovisad i tab. 16.l-16.2. Beträffande själva investeringen i klimatbehandlingsanläggning för tätförslutningsalternativet uppskattas investeringen utgöra for 12 mz-arkivet 25000 kr, för 25 mz-arkivet 33000 kr och för 100 mZ-arkivet 40000 kr. Av tabell 16.3 jämfört med tabell 16.2 framgår att något lägre årlig förvaringskostnad per filmrulle bör kunna påräknas genom tätförslutningsalternativet: 62,1 öre mot för fullständig klimatbehandling 78,4 öre per film och år för 12 mz-arkivet. För 25 mZ-arkivet blir motsvarande kostnader 51.1 öre för tätförslutningsalternativet och 64,7 öre för fullständig klimatbehandling. Själva förpackningsmaskinen, som utför påsens plastsvetsför-

Tabell 16.3 Filmarkiv (vilande arkiv i sval-reglerad lokal och tätförslutna filmpåsar, årlig kostnad Arkiv- Hyllor Påsara Klimat- Lokalhyra Total Antal Kostnad Inkl. egen lokal och behand- (inkl.maskin- årlig 16 mm per forpackningsbackar rum, 150 kr/ kostnad film- film- maskinb golv- ling mZ/år) rullar rulle yta m7 kr kr kr kr st kr kr

2 920 1 965 4 200 3 840 12 925 20 800 0,621 (0,724) 12,6 25,2 6 110 4125 5 915 6180 22 330 43 680 0,511 (0,560) 100 26 850 20 425 6 880 17 400 71 555 216 320 0,331 (0,341)

a Till avskrivningskostnaden lör basbeståndet av påsar har lagts påsforpackningskostnaden for 1/10 av beståndet. 53m årligen tänkes öppnat för kopiering och viss kontroll etc. Samma avskrivningsmetod (amortering vid 30 års livslängd till 8 96 ränta) har tillämpats för påsar, liksom för hyllor och backar. här liksom i övriga tabeller i detta avsnitt. b Om egen förpackningsmaskin används för påsforslutningen ökas årskostnaden med lägst 2 150 kr for maskinens avskrivning och drift. Kostnaden per filmrulle inkl. egen förpackningsmaskinanvändning anges inom parentes i kolumnen längst till höger.

Kostnader 233

slutning, kostar ca 14 500 kr inklusive utrustning såsom vacuumpump. automatisk påfyllning av kvävgas före svetsning samt reglering av relativ fuktighet hos inblåst kvävgas. Tillfrågad gasexpen anser risk föreligga att vacuummomentet drar ut” så mycket vattenånga från filmen att resterande halt av vattenånga i påsens kvävgas (nitrogen) blir så ringa att den relativa fuktigheten sjunker till för filmen skadlig nivå. Alltför torr film blir spröd och vidhäftningen mellan bas och skikt kan eventuellt hotas. Ett ytterligare problem har uppstått vad angår befuktningstekniken - så små och samtidigt så noggranna befuktningsaggregat har ej påträffats på marknaden -i varje fall ej inom ramen för föreliggande kostnadsskiss. Denna teknik för befuktning används i praktiken inom kuvöser för sjukhusbruk. Applicerat på förpackningsmaskinen för filmpåsförslutning måste troligen en nykonstruktion ske av befuktningsaggregat. Den uppskattade kostnaden for aggregatet ca l 200 kr är således något oviss och även beroende av hur stor serie som kommer att tillverkas. Eftersom rätt fuktighet i påsförpackningen är viktig för filmens beständighet måste således detta tekniska problem mera i detalj utredas, liksom de tidigare omnämnda proven av svetsfogens täthet utföras. l fråga om fuktighetsregleringen är det av största vikt att utrustningen är helt tillförlitlig och att utrustningens funktion ej är för mycket beroende av den personliga faktorn. Förpackningsmaskinen är, speciellt för det minsta arkivet. en kostnadsuppdrivande faktor om arkivet anskaffar egen maskin. Den höjer förvaringskostnaden per påse och år med 10 öre, ett pris som väsentligen betalas för outnyttjad kapacitet. l en livsmedelsindustri där maskinens kapacitet tillfullo för förslutning utnyttjas uppgår maskinkostnaden av en påse troligen ej till 1 öre. För 25 mZ-arkivet är den per förvarad filmrulle fördelade förpackningsmaskinkostnaden ca 5 öre - även här väsentligen en tomgångskostnad. Om man av dylika kostnadshänsyn anser det olämpligt att förse smâarkiven med förpackningsmaskin, kan påsen inte förslutas inom arkivet. Filmrullen kan i så fall inte användas i arkivet utan att transporteras till utomstående ägare av sådan maskin. Filmens användbarhet inom arkivet minskas då så mycket att man kan ifrågasätta om filmen ej i stället bör anförtros storarkivet, om ej speciella skäl kan motivera egen förpackningsmaskin, t. ex. sekretesskrav. Inom storarkivet spelar årskostnaden för förpackningsmaskinen (2 150 kr) mindre roll. Den försvinner bland de stora posterna och betyder fördelad per filmrulle i arkivet endast l öre vid användning av egen maskin. Tätförslutningsalternativets påse (flera plastskikt och aluminiumfolie) kostar (köpt i parti) ca 30 öre och arbetskostnaden för förslutning har (troligen något högt) uppskattats till 20 öre. l totalpriset för förslutning och påse, 50 öre, kan inkluderas den ringa kostnaden för förpackningsmaskinen, troligen under 1 öre vid väl utnyttjad maskinkapacitet, något som bäst nås om påsförslutningen förlägges till den fotofirma som utför filmkopiering från arkivexemplaret, eller eventuellt till storarkivet. l fråga om det stora mikrofilmarkivet (100 ml) kan dock konstateras att tätförslutningsalternativet i kostnadskalkylen ställer sig en aning dyrare (33,l öre och med egen förpackningsmaskin 34,1 öre) per rulle och år mot det fullständigt klimatbehandlade arkivets motsvarande kostnad på 28,9 öre.

234 Kostnader

Tätförslutningsalternativets kostnad är emellertid mycket beroende av vilket antagande man gör i fråga om hur stor andel av beståndets förpackningar som årligen måste öppnas för kopiering. Om ej är 1/10 av beståndet såsom antagits i kalöppningsfrekvensen utan i stället exempelvis l/20 blir de båda tekniska alternativen kylexemplen ekonomiskt i storarkivfallet (båda ca 28 öre per rulle och likvärdiga år). Den mera osäkra kostnadsbilden för tätlörslutningsalternativet ger dock visst företräde åt arkivet med fullständig klimatbehandling. Det senare arkivets kostnader förefaller i varje fall på 20-30 års sikt mera säkra och erfarenhet av denna arkivtyp kan mera omgående erhållas genom att ett arkiv av denna typ redan byggts och börjat användas för filmarkivering. Det framtida priset på påsar är även en oviss faktor. Priset på påsens material, plast och aluminium, beror främst av priset på olja och elkraft. som ju förväntas stiga. Kravet på omsorgsfull hantering av filmen vid förgör att takten troligen ej kan uppdrivas högt i arbetet. packningsarbetet som är löneberoende. Den nuvarande prisdifferensen mellan tätforslutningsalternativet och fullständig klimatbehandling av arkivet är så pass måttlig kan eliminera av den kalatt prishöjningar på pâsförpackningen åtskilligt besparingen. Ovisshet råder även om hur ofta förpackningar bekylerade höver brytas för kopiering. Eftersom den svalreglerade arkivlokalen med tätförslutna filmpåsar ej visade sig vara så billig som DAK väntat har DAK även undersökt de tekniska möjligheterna att förvara tätförslutna filmpåsar i svalskåp. Här avses ej hushållets svalskåp utan större enheter, som t. ex. används inom apoteksväsendet för förvaring av sera m. fl. ömtåliga varor. Dylika svalskåp finns att köpa i modulkonstruktion med utdragbara hyllor, som kan avpassas för mikroñlmpåsförvaring. Temperaturregleringen uppges fungera med för föreskriven Svalskåpets kostnadsförhållanden befilmarkivering precision. lyses i följande tabeller (l6.4 och 16.5). kan vara ekonomiska i varuförsäljningssammanhang men Dylika svalskåp vid arkivfilmforvaring blir såväl investeringskostnad som årskostnad per förvarad filmrulle mycket hög. Den överträffas i kalkylexemplens tabeller endast av det fullständigt klimatbehandlade 12 mZ-arkivets årskostnad per förvarad filmrulle 78,4 öre mot svalskåpets 76,4 öre. Om egen förpackningsmaskin i svalskåpsalternativet blir årskostnaden per förvarad inkalkyleras filmrulle 102 öre, dvs. den högsta noterade kostnaden i samtliga kalkylförenat med egen förpackningsmaskin torde exempel. Svalskåpsaltemativet därför endast vara motiverat i mera speciella fall. t. ex. vid liten tillgänglig sekretesskrav och speciella krav på tillgänglighet etc. golvytaJ Från transportskyddssynpunkt erbjuder tätförslutningen av filmpåsen avl Det studerade svalskå- arkivfilmen bäst mot sevärda fördelar. I den tätförslutna filmpåsen skyddas pet upptar fullt utbyggt under Om film luftföroreningar och eventuell fuktkondensrisk transport. till sex dubbelmodulskåp efter kopiering utförd utanför arkivet återvänder till arkivet måste det noga en yta av 4,2 m2. i kalkylen utsatt till 5 m? som kontrolleras transporten, innan filmpåsförpackatt påsen ej skadats under approximation för ökat i svalarkiv. ningen inläggs utrymmesbehov när ett SP har utfört några summariska prov med ornild behandling av mikrofilm hyllskåp dras ut för att att några mikrofilmrullar utan omkonditionering ett antal gånger man skall kunna komma genom åt film. direkt från rumsmiljö placerades i frysbox och efter nedfrysning ånyo direkt

Kostnader 235

Tabell 16.4 Filmarkiv (vilande arkiv), svalskåp och tätförslutna ñlmpåsar Investeringskostnad

Lokal Svalskåp Backar Påsar Summa Antal Kostnad golvyla 16 mm per m? lilm- lilmrullar rulle kr kr kr kr st kr

5 30 600 4 200 4 200 39 000 8 400 4,64 Om egen förpackningsmaskin anskaffas ökar investeringen med 14500 kr till totalt 53 500 6,37

Tabell 16.5 Filmarkiv (vilande arkiv), svalskåp och tätförslutna påsar Årliga driftkostnader

Lokal Svalskåp Backar Påsar” Lokal- Total Antal Kostnad golv- (avskr. (avskr. (avskr. hyra årlig ñlm- per yta m? l2 år. 30 år. 30 år, (160 kr/ drift- rullar lilmrulle 8 % rla) 8 % rta) 8% rta) m? kostnad kr kr kr kr kr st kr

5 4 445 375 800 800 6 420 8 400 0,764 Om egen forpackningsmaskin anlitas (avsknvningstid l2 år till 8 % ränta) ökar kostnaden med 2150 kr/år för maskinen. Totalkostnad 8 570 |,020

“Till avskrivningskostnaden för basbeståndet av påsar (8 400 st) har lagts anskaffningskostnaden för 1/l0 av beståndet. som årligen tänkes öppnat för kopiering, kontroll etc.

uttogs i rumsvärmen. Vid okulär besiktning kunde dock några skador på filmen ej iakttagas. De noggranna regler för omkonditionering av film, som uppställts och som redovisas i litteraturen manar emellertid till försiktighet. Täta klimatbyten under transport med olika transportmedel mellan olika lokaler bryter egentligen mot omkonditioneringsreglerna. Arkivñlmens eventuella känslighet för sådan påverkan bör därför närmare studeras i första hand genom utförligare litteraturstudier och i andra hand, om nödvändigt, genom att SP får utföra mera systematiska prov på transporternas inverkan på mikrofilm. Eventuellt kan det bli erforderligt att utge närmare anvisningar för transport av mikrofilm. Om dessa studier utvisar att förvaring av mikrofilm i tätförslutna påsar är motiverad från transportskyddssynpunkt, föreligger ett starkt motiv för att fullfölja den närmare undersökningen av tätheten hos påsarnas plastsvetsförslutning. Om tätförsluten förpackning av film kommer att allmänt förordas från transportskyddssynpunkt, kan detta även påverka kalkylerna för svalforvaring av film förenad med tätpåsförpackning av filmen. Den kostnadspost som inlagts i tabellerna för att varje år en viss andel av påsbeståndet öppnas för kopiering, bör då utrensas från arkiveringskostnaden och i stället betraktas 1 Kohlbeck; Rädda bilsom en transport- och kopieringskostnad. Så har även skett i en kolumn den. s. 145.

236 Kostnader

Tabell 16.6 Filmarkiv (vilande arkiv). årlig kostnad per förvarad 16 mm filmrulle. vid olika arkiv/storlek och förvaringsteknik

Arkiv Arkiv med Svalarkiv med tätförslutna Svalskåp Tillägg Antal 16 mm lokal, med tätför- för egen filmrullar

fullständig ElLr1påsat11________»____

klimatbe- utan egen för- sedan kostnad slutna film- förpack- i arkivet golvyta m? handling packnings- för öppnade påsar ningsmaskin maskin påsar avdragits kr kr kr kr kr st

- - - 0,764 +O,256 8 400 5

Kostnaden för påsari båda kolumnerna inkluderar årets avskrivning. 1 vänstra kolumnen ingår dessutom kostnaden för att en tiondedel av pâsbeståndet under året antagits ha öppnats och ersatts med nya påsar.

i sammanfattningstabellen. De i det Föregående kommenterade kostnadstabellerna avseende vilande arkiv (tab. 16.1—l6.5) har använts för att sammanställa en allmän kostnadsför det vilande arkivets kostnader vid olika förvaringsteknik och översikt arkivstorlek, tab. 16.6.

betrajfande det vilande arkivets ekonomi Sammanfattning Kostnadstabell 16.6 bestyrker klan ”stordriftens” fördelar. Ju större lokal, desto lägre årlig förvaringskostnad per förvarad filmrulle. Av kostnadstabellerna i kap. 8 framgår klart att ett vilande arkiv på 200 m2 skulle ge ännu lägre styckkostnad vad avser film i arkiv med fullständig klimatbehandling. Utrustningen härför är redan som basenhet dyr men priset ökar endast vid storleksintervallet 100-200 m2 for utrustningen måttligt golvyta. Så stora arkiv som 200 m2 torde emellertid bli sällsynta, så vida ej mikrofilmningsaktiviteten kommer att avsevärt öka. 200 m2 utgör för övrigt den övre gränsen för den enskilda arkivlokalens storlek med hänsyn till brandsäkerhetskrav. Den avsevärt dyrare förvaringen per filmenhet i mindre arkiv torde medarkiv och arkivbildare kommer att efterfråga billigare förföra att flertalet Mindre arkiv bör därför beredas tillfälle att avlämna eller varingsaltemativ. Mottagare blir då storarkiv såsom riksarkivet, krigsdeponera arkivfilmen. arkivet samt eventuellt landsarkiven med tillräckligt stort filmbestånd som motiverar särskild mikrofilmarkivanläggning för vilande arkiv. Eftersom mindre. vilande arkiv är dyra per forvarad filmenhet kan man förvänta att dylika små arkiv kommer till stånd endast där de kan motiveras av sekretesskäl behöver arkivfilmen av speciella skäl, t. ex. när myndighet inom egen byggnad eller har krav på snabb åtkomst till arkivexemplaret eller om transporter av arkivfilmen till kopieringsstället påvisats erbjuda särskilda risker. svalskåp med tätförslutna filmpåsar kan Den dyraste förvaringstekniken endast väntas förekomma där dylika speciella skäl kan motivera så dyr

Kostnader 237

förvaringsteknik. Valet mellan arkiv med fullständig klimatbehandling och svalarkiv med tätförslutna lilmpåsar är besvärligare. l fråga om storarkiv på 100 m2 är förvaringskostnaden per film ungefär densamma för båda teknikerna och eventuell prisdifferens är väsentligen att tillskriva vilka antaganden man gör beträffande antalet påsar som årligen måste förnyas p. g. a. att förpackning bryts för kopiering o. dyl. l ett arkiv på 200 m2 kan den fullständiga klimatbehandlingen förväntas bli billigast eftersom mycket stora klimatbehandlingsanläggningar ger låg kostnad per förvarad enhet medan påskostnaden i svalarkiv är konstant per förvarad enhet under förutsättning av en given öppningsfrekvens. l fråga om mindre arkiv (12-25 m2) ger svalarkivet med tätförslutna filmpåsar något lägre förvaringskostnad per film än arkiv med fullständig klimatbehandling. Ju färre påsar som årligen måste brytas för kopiering, kontroll etc. desto bättre ekonomi ger svalarkivet. Om hög frekvens föreligger för brytande av påslörpackningen och påskostnadsposten härigenom stiger och dessutom egen förpackningsmaskin blir nödvändig blir prisdifferensen i förhållande till arkiv med fullständig klimatbehandling ringa eller ingen. I fråga om svalarkiv med tätförslutna lilmpåsar erinras om att kostnadsmodellen bygger på mycket speciella beträffande lokalens förutsättningar placering (nedsprängd i svalt urberg). Kalkylmodellen bygger alltså på förutsättningar som i praktiken icke alltid föreligger. lnnan svalarkiv med filmpåsar beslutas fordras således i varje enskilt fall särskild teknisk utredning rörande byggkostnaden. Preliminära kalkyler har nämligen visat att, om kalkylmodellens “snålalternativ” ej kan genomföras, svalarkivet förbilligas genom att en anläggning för fullständig klimatbehandling “nedbantas“. Detta kan ske genom att mikrofilter borttages och luftfuktighetskontrollen förenklas varvid dock besparingen blir så pass ringa att den ej kan motväga den till alternativet bundna påskostnaden. En annan besvärande omständighet är att inte bara påsöppningsfrekvensen är oviss utan även att den framtida utvecklingen av priset för påsarna samt hanterings- och förslutningskostnaden (löneutvecklingen) är svåra att förutse och kan rubba kalkylens tillförlitlighet. lnnan något vilande arkiv baserat på tekniken svalarkiv med tätförslutna filmpåsar över huvud taget kommer till stånd bör följande åtgärder vidtas:

1. SP:s undersökning av den förslutande svetsfogens täthet genomförs och ger positivt resultat. 2. SP undersöker om ett till påsförpackningsmaskinen anslutet befuktningsaggregat är nödvändigt samt arbetar med tillfredsställande säkerhet och om utrustningen genom missgrepp vid hanteringen kan upphöra att fungera eller ge skadlig fuktighet. 3. En mera detaljerad kostnadsstudie genomförs som dels närmare utreder byggkostnaden för svalarkiv, dels grundas på praktisk användning av förpackningstekniken och praktisk användning av påsförpackningen inom arkiv och vid kopiering. 4. Transportriskerna för film studeras, i första hand genom litteraturstudier och om nödvändigt i andra hand genom praktiska prov utförda av SP. Filmpåsens skyddande förmåga vid transporter bedömes. Under-

238 Kostnader

sökningen enligt punkt 4 kan bedrivas oberoende av punkterna 1-3, men vid transporter utgör detta ett starkt motiv om påsen bedömes nödvändig för utförande av undersökning enligt punkterna 1-3.

Kostnaderna för det arbetande arkivet

Den eventuella av att mindre arkivinstitutioner av kostnadsolägenheten den egentliga arkivhandlingen, arkivexemhänsyn i regel icke disponerar i eget vilande arkiv torde väsentligen mildras av att dessa plaret av filmen, institutioner likväl regelmässigt i egna lokaler i det arbetande arkivet kan disponera en brukskopia. Följande lönsamhetskalkyler för mikrolilmanvändning grundas på prinframställs, dels det egentliga arkivexemcipen att alltid två filmexemplar arkiv, dels brukskopian i arbetande arkiv. Detta överensplaret i vilande stämmer med kommitténs forslag i avsnitt 9.4.2. l dylika fall blir brukslilmen alltså läsexemplar och kan dessutom, om den sköåtminstone under en viss tid fortfarande vara användbar tes väl, som förlaga for framställning av ytterligare bruksexemplar, beställningskoarkivets blir däremot ej tillgängligt for pior etc. Det vilande filmexemplar utlån eller ens för läsning på platsen utan används endast for framställning av filmkopior (jämför avsnitt 9.4.2). Tekniken medger som förut skildrats att kopian ges negativt eller positivt utseende (se 2.3 och 9.2.3). Eftersom ett bruksexemplar alltid skall framställas är även förvaringskostnaden för film i arbetande arkiv av intresse. arkivet har normal rumsmiljö forutsatts. l kalkylen har I det arbetande samma kostnad for hyllor och backar förutsätts som i vilande arkiv. Trots pristillägg for normal rumstemperatur i det arbetande arkivet blir lokalhyran lokalytan för maskinrum m. m. i kalkylen mycket lägre i detta, eftersom för klimatbehandlingsanläggning här bortfaller. Man accepterar erforderligt det rumsklimat som byggnaden som helhet erbjuder, och separat luftkonför arbetande arkiv avses ej förekomma. Kostnadsditioneringsanläggning modellen for arbetande arkiv vid olika arkivstorlek lämnas i tabell 16.7 nedan.

Tabell 16.7 Filmarkiv, arbetande arkiv. normal rumsmiljö. Årlig driftkostnad

Arkiv- Lokal- Total Antal Kostnad Hyllor lokal och hyra årlig 16 mm per 16 mm backar 170 kr/ kostnad film- filmgolvyta

25,2 100 26 850 17 000 43 850 216 320 0,203

Anm. Kostnad for hyllor och backar densamma som i vilande arkivet. Särskild klivilande arkiv satts matbehandling sker ej i arbetande arkivet. Lokalhyran, som for till 150 kr/mZ/år(temperaturreglering ingåri klimatbehandlingemhar för det arbetande

arkivet satts till 170 kr (dvs. rumsvärmen har antagits kosta 20 kr per m2 och år).

Kostnader 239

Kostnadsmodellen för det arbetande arkivet ger för småarkiven en årskostnad per förvarad lilmrulle av ungefär 24 öre. Den obetydligt lägre kostnaden i 25 mZ-arkivet beror på att här ytterligare en enkelhyllsektion fått rum. Det stora arkivet ger trots elmotordrivna hyllvagnar likväl lägre enhetskostnad per förvarad film, eftersom man i en så stor arkivlokal kan optimalt gruppera hyllsektionerna, när lokalen har passande dimensioner. Skillnaden i förvaringskostnad mellan stora och små arkiv är emellertid här så liten att praktiska användarkrav helt bör avgöra Iokalfrågan för arbetande arkiv. Arkivstorlek bör alltså alltså väljas efter utrymmesbehovet och med hänsyn till förväntad tillväxt.

Mikrojilmarkiv eller pappersdokumentarkiv? I de föregående tabellerna studerades olika kostnadsmodeller för arkivering av mikrofilm. En minst lika betydelsefull fråga är att belysa om det över huvud är lönsamt att mikrofilma dokument (som sedan utgallras)jämfort med alternativet att arkivera dokumenten eventuellt för all framtid. Att COM-tekniken genom att eliminera framställningen av datalistor kan medföra stora kostnadsbesparingar påvisas genom ett exempel (se 16.5). Här nedan studeras endast mikrofilmningjämfört med förvaring av vanliga pappershandlingar. Kostnaden för mikroñlmarkiveringen måste alltså vid denna jämförelse sättas i relation till kostnaden för pappersarkiveringen. Detta förutsätter att man gör vissa antaganden om hur många dokument som ryms på en hyllmeter i arkivet. Här har antagits att en hyllmeter i arkivet rymmer ca 5 000 A4-dokument fördelade på vanliga arkivkartonger. Papper kan självfallet ha olika gramvikt och packas olika tätt i kartongen. Dessutom brukar man av olika praktiska skäl inte alltid fylla en kartong helt, t. ex. när en serie tar slut i kartongen läggs ej material från annan serie in för att fylla kartongen, etc. Dokumentomslag, ledblad, olika bindanordningar m. m. tar även utrymme liksom arkivkartongerna, varjämte textsväna och hantering, veckning etc. gör materialet mera luftat och skrymmande. Här bortses alltså från mera speciella fall där genom hård packning av tunt papper ända upp till 6 700 dokument kunnat rymmas per hyllmeter vid kartongförvaring 5 000 A4 dokument per hyllmeter representerar således ett mera normalt genomsnitt. Motsvarande ”blankutrymme” har även använts när mikrofilmens kapacitet satts till 3000 bilder per 16 mm filmrulle vid 24X förminskning. Om lägsta kalkylkostnad för mikrofilm i storarkiv används (se tab. 16.6) är kostnaden för en film i vilande arkiv 0,289 kr per år för en lilmrulle och motsvarande kostnad för en film i arbetande arkiv är 0,203 kr, dvs. för båda exemplaren sammanlagt 0,492 kr. l En obruten förpackning med 500 ark A4, svenskt Om i stället lägsta kostnaden för mikrofilm i vilande arkiv 0,289 kr komarkiv 80 g har bredden ca bineras med kostnaden för en film i 25 mZ-arbetande arkivet 0,238 kr, blir 61 mm, vilket ger teoreden sammanlagda årliga forvaringskostnaden för de båda exemplaren 0,527 tisk packningstäthet ca kr. Som ett summariskt genomsnitt för årskostnad för förvaring av en ar- 8 200 ark per hyllmeter, kivfilm plus en bruksfilm medan den praktiskt väljes därför kalkylpriset 50 öre. Den beräknade uppnådda packningstätforvaringskostnaden för hyllförvaring av A4-dokument heten ofta kan stanna kan utläsas ur nedanstående tabeller 168-169. vid ca 5 000 ark.

240 Kostnader

Tabell 16.8 Dokumentarkiv. Axl-papper i liggande arkivkartonger. 7 hyllplan, 32 cm hylldjup lnvesteringskostnader

Arkiv- Arkiv- Total Hyllor kartonger investelokal golvyta ring m? kr kr kr

21 300 1975 23 275 12,6 41 500 4150 45 650 25,2 100 163 150 20 545 183 695

Tabell 16.9 Dokumentarkiv. A4-papper i liggande arkivkartonger, 7 hyllplan. 32 cm hylldjup Årliga driftkostnader

Arkiv Arkivkar- Lokal- Total år- Antal Kostnad Hyllor lokal tonger hyra lig kost- hyll- per hyll- 30år 160 kr/ nad meter meter golvyta (avskrivningstid m? ränta 8 %) mz/år kr kr kr kr

1 895 175 2 180 4 250 140 30,36 12.6 3 690 370 4 190 8 250 7.94 28.06 25,2 100 14 490 1 825 16 160 32 475 1 456 22,30

Anm. För rättvisjämförelse med mikrofilmarkiven har 1 m? golvytalmotsv. luftsluss) lagts till arkivets nettoyta. Lokalhyran har satts till 160 kr/m2 för år, motsvarande har däremot hyran sparsamt uppvärmd källarlokal. (1 det arbetande mikrofilmarkivet satts till 170 kr lör full rumsvärme. motiverad av att den stora infonnationsmängden ger hög besöksfrekvens.)

att årskostnaden för förvaring av två film- Med hjälp av antagandena exemplar(arkivexemplar plus brukskopia) är 0,50 kr, att en lilmrulle rymmer

3 000 bilder av A4-dokument samt att 5 000 A4-dokument ryms på en hyllme-

sätter kan kostnaden löratt påfilm förvara bilderna av en hyllmeterdokument tas till:

0,50 - 5000 = 0,833 kr

Vid jämförelse mellan arkiveringskostnad för film 0,833 kr skall alltså av dokument denna post jämföras med årskostnaden lör förvaring per kronor 30,36 eller 28,06 eller 22,30 kr - alltefter arkivstorlek hos hyllmeter dokumentarkivet. Kostnadsmodellerna antyder alltså att det alltefter storlek på dokument- Den som anser sig böra räkna med flera doku- än motsvaarkivlokalen är 27-34 gånger dyrare att arkivera A4-dokument ment per hyllmeter eller rande dokument avbildade på 16 mm mikrolilm vid 24 X förminskning. per film kan alltså lätt beaktas. när enbart själva lörvaringskostnaden justera kostnadsrelatioi kronor skulle motsvarande besparing per hyllmeter dokument nen genom att insätta Uttryckt faktiskt uppnådda tal. utgöra följande för olika dokumentarkivstorlek:

Kostnader 241

Tabell 16.10 Årlig besparing i förvaringskostnad, då film ersätter papper

Dokumentarkiv storlek 12 m? 25 m? 100 m?

Dokumentförvaringskostnaid per år och hyllmeter i arkiv 30,36 28,06 22,30 Avgår genomsnittlig årskostnad för arkivmikrofilm + brukslilm 0,83 0.83 0,83 Årlig besparing i Forvziringskostnad 29,53 kr 27,23 kr 21,47 kr per dokumenthyllmeter Om alla framtida årliga besparingar genom mikrofilmanvändning diskonteras till nuvärde erhålls Följande nuvärdesummor - vid 6 % 492 kr diskonteringsränta 454 kr 358 kr - vid 8 94} diskonteringsränta 369 kr 340 kr 268 kr

Nuvärdet av for all framtid utfallande besparingar genom mikrofilmanvändning är således i högsta grad beroende av vilken ränta som väljes för att diskontera i framtiden utfallande Av besparingar. skäl som redovisats på s. 230 har som lämplig kalkylränta forordats en Iångtidsutjämnad ränta för långa lån, närmast en förväntad framtida “normalränta” här uppskattad till 8 %. vilken använts i övriga och därför kalkyler även här bör användas. Mikrofilm motsvarande en hyllmeter dokument har tidigare uppskattats till ca 297 kr. Om man står inför problemet om de framtida besparingarna i forvaringskostnad genom mikrofilm kan finansiera mikrofilmningskostnaden för ett redan befintligt dokumentbestånd i arkiv kan man alltsåjämföra de till nuvärde diskonterade besparingarna i förvaringskostnad med mikrofilmningskostnaden.

Tabell 16.11 Diskonterade“ framtida besparingar genom mikrofilmning, per hyllmeter dokument, kr

Dokumentarkiv storlek 12 m2 25 m? 100 m?

Diskonterad besparing genom mikrofilmztrkiv (nuvärde) vid 8 % rta 369 340 268 Mikrofilmningskostnad per hyllm. (2 fi|mex., motsv. hyllm.) 297 297 297

Rationaliseringsvinst (nuvärde) +72 +43 -29

”Vid evärdelig-tid-kalkylering kan varje framtida års besparing diskonteras till nuvärde. Den samlade nuvärdesumman av dessa besparingar för all framtid kan lätt kalkyleras genom att den årliga besparingen multipliceras med den s. k. nuvärdesom för oändlig tid utgör 100/räntan, dvs. vid 8 96 ränta 100/8 = 12,5. faktorn, För bestämt antal års förvaring kan motsvarande nuvärdefaktor erhållas i vanliga räntetabeller for nuvärdefaktorn, t. ex. under rubrik summa nuvärde av 1:-, som utfaller under vardera av följande 1-100 terminer vid periodens slut. För 8 % ränta är exempelvis nuvärdefaktorn för 15 år: 8.559, för 30 år: 11,258 och För 100 år: 12.494. Betydligt mer avancerade räntetabeller liksom formler för iterativa reinvesteringscykler i ny utrustning med nuvärdeskalkyl finns men har ej tillämpats här.

242 Kostnader

Kalkylexemplet utvisar att mikrofilmtekniken ger sådan vinst vid för-

med dokumentarkivering att nuvärdet av framtida bespavaring jämfört räcker till att inte bara finansiera själva ringar genom mikrofilmanvändning därutöver, t. ex. mikrofilmningen utan även ge en ren rationaliseringsvinst

i kalkylexemplen som gäller de mindre dokumentarkiven på 12-25 m2 och

till nuvärde av 72 resp. 43 kr. 1 kalkylfallet ger en rationaliseringsvinst som närmast representerar en optimal dokumentarmed 100 mZ-arkivet,

kivering med rationell utrustning perfekt inpassad i ett arkiv med dimen-

sioner direkt för hylldimensionerna, nås däremot ej full kostavpassade för mikrofilmningen (-29 kr per hyllmeter). Men jämförelsen nadstäckning mikrofrlmen, vars kostnader inär å andra sidan ej fullt rättvis gentemot

kluderar såväl framställning som förvaring i två exemplar (arkivfilm plus

Genom ett tekniskt konstgrepp kan f. ö. kostnadssituationen brukskopia). förbättras om man arbetar med en kamera som siför mikrofilmningen varvid alltså även bruksfilmen blir multant kan exponera två negativfilmer, nr 1. Härvid mellan koett negativ av generation inbesparas prisskillnaden

piefilm och kameraftlm (51 :20-38:25: 12:95 kr). Prisskillnaden per hyllmeter

reduceras härmed till ca 7,50 kr, vilket torde kunna anses som ett rimligt

för att besitta både “säkerhetsexemplar” och bruksexemplan hyllmeterpris i verkligheten ofta så att arkivlokalerna inte Det förhåller sig dessutom vilket vanligen är optimala annat än då de speciellt konstrueras såsom arkiv, endast kan ske i nybygge. Mángen gång måste arkivlokaler med olämpliga

dimensioner accepteras i befintliga lokaler. 1 storstadsområden är det ej heller

arkivlokaler till hyreskostnad av 150-170 alltid möjligt att hitta optimala

är vanlig, kan kr/ m2 per år. I vissa branscher, där ombyggnadsverksamhet

kalkylhyran t.ex. för sjukhusarkiv uppgå ända till 500 kr/m2.

Man kan således i varje fall inom storstadsområden med i kalkylexemplen

förvänta sig att rationell mikroanvända hyror för arkivlokaler? vanligen jämfört med dokumentfilmning ger sådana förvaringskostnadsbesparingar att mikrofilmningen är lönsam. Ännu större lönsamhet kan påförvaring medger kraftigare förminskning (än räknas i sådana fall där bildkvalitén

24x) utan att läsbarheten försämras. kalkylexemplenas i detta avsnitt bygger på antagandet att lokalkostnaden Kalkylexemplen för all framtid är oförändrad år från för många årtionden eller i princip

och for härmed vanligen år, dvs. en helt stabil prisnivå för byggnadskostnader

något eftersläpande lokalhyror. Om man konstaterar att indextalet 100 för byggnadskostnader i januari l Besparingen 12,95 kr av indextalet 254, behöver man knappast 1963 i april 1976 motsvarades per film ger omräknat lönsamma, sväva i tvivelsmål om att flertalet mikrofrlmningsobjekt utgjort per hyllmeter dokument Under tider av ständig prisstegring för en kostnadsminskning ej sällan mycket lönsamma objekt.

med ca 21.50 kr. Netto- och hyreskostnader har det onekligen visat sig lönsamt byggnadskostnader besparingen blir alltså 29 maximera rationaliseringsvinsten genom att mikroftlma för att härigenom kr. - 21.50 kr. = 7.50 kr. den för varje år ökande besparingen i förvaringskostnad.

21 depåarkiv i landsorten Fördelen med mikroftlmtekniken är just att den tunga posten, nämligen

med låga lokalhyror kan utgiften för själva mikrofrlmningen, sedan den en gång erlagts, är en i varje

vid fast hyresnivå läget kostnadspost. Genom mikrofilmens utfall för århundraden oföränderlig vara mindre gynnsamt

omordentligt ringa utrymmesbehovjämfört med papper påverkas förvarings-

för mikrofilmsalternatikostnaden för mikroñlm endast i ringa grad av prishöjningar för lokalhyra. vet,

Kostnader 243

Mikrofilmen är härmed en ovanligt säker investering, i varje fall om miutförts med omsorg och fixering och sköljning skötts perfekt krofilmningen och filmen förvaras enligt fastställda regler i vilande arkiv, omkonditioneras vid uttag och inläggning i arkiv i samband med kopiering och kopieringen sköts sakkunnigt med undvikande av slitage på filmen. På de närmast föregående sidorna har den kostnadssituation skildrats, som Föreligger när man står inför beslutet att mikrofilma ett redan befintligt arkivmaterial, där alltså papperskostnaden för arkivmaterialet ej kan påverkas. Helt annorlunda är läget i sådana fall när man står inför uppläggning av nya administrativa rutiner eller andra på pappersdokument baserade arbetsrutiner och där dokumentens information skall bevaras för långa tidsrymder. l sådana fall är det tekniskt möjligt att i stället för att arkivera dokumenten på svenskt-arkiv-papper välja för uppgiften Iämpat billigt papper, som sedan text eller bild påförts papperet mikrofilmas, varpå pappersdokumenten utgallras. Sistnämnda kostnadssituation, alltså användning av billigt papper, varpå dokumentet mikrofilmas, har utförligt behandlats i avsnitt 6.3 och rekapitulerades i inledningen till detta avsnitt. Här erinras om att därest billigt 60 g-papper väljes i stället för svenskt arkiv-papper, inbesparas per hyllmeter i arkiv (dvs. per 5000 A4-dokument) ca 357 kr samt dessutom vanligen även (per hyllmeter) 14 kr för insparade arkivkartonger, eller tillsammans 371 kr per hyllmeter dokument. Om materialet avpassats för mikrofilmning på sådant sätt att det ej fordrar preparationsarbete för att kunna mikrofilmas med hög hastighet i automatkamera, kan såsom förut skildratsi föreliggande avsnitt besparingen i arkiveringskostnad genom mikrofilmtekniken vanligen väntas medföra att besparingen i förvaring åtminstone finansierar själva mikrofilmningen. l sådant fall blir hela ”vinsten på papperet” en reell rationaliseringsvinst på ca 357 kr per hyllmeter. Det är således avsevärda penningbelopp som kan sparas om administrativa rutiner integreras med arkivtekniken. För att kunna uppnå maximala rationaliseringsvinster måste emellertid samarbete etableras mellan den som har ansvaret för uppläggningen av den administrativa rutinen och vederbörande arkivmyndighet. Detta samarbete måste börja redan i planeringsstadiet för arbetsrutinen, så att båda parters intressen på bästa sätt kan samordnasoch dokumentrutin och arkivrutin inräknat mikrofilmningen bli integrerade. Redan dokumentrutinens blanketter kan behöva anpassas för mikrofilmning med avseende på typgrad, färg etc., varjämte igenkänningsdata kan behöva anbringas på sådant sätt att sökning på filmen underlättas. Dokumentrutinen kan behöva planläggas så att minsta möjliga risk föreligger för att dokumenten skall behövs utsättas för kostnadsslukande preparationsarbete innan filmning i snabb automatkamera kan ske. Höga preparationskostnader är den faktor som vanligen stjälper mikrofilmningsprojekt. Preparationskostnadernas roll har belysts i avsnitt 6.3. Kännedomen om vilka typer av dokument och vilka utseenden hos dokument som försvårar mikrofilmning kan möjliggöra framställning av för mikrofilmning bättre lämpade dokument. Se härom s. 72 och avsnitt 6.3. Ett rationellt och systematiskt ordnande av dokumenten understött av

244 Kostnader

och underlättar både mikrofilm-

väl genomtänkt diarieföring registrering

ningsarbetet och senare sökningen av dokument på filmen. Att hitta ett dokument i ett dåligt ordnat pappersarkiv är svårt. Att leta på film efter dokument. som inte ordnats systematiskt, inger ännu kraftigare känsla av hjälplöshet. förutom att tidsåtgången för letandet blir skrämmande. Väl ordnade dokument vid mikrofilmningen medför vanligen snabbare access vid sökning på mikrofilm än vad som brukar uppnås vid sökning i pappersdokumentarkiv. Genomförande av större mikrofilmningsprojekt har vanligen liksom införande av ADB den stora fördelen att de sätter igång en allmän uppröjning i hela dokumenthanteringen inom företaget eller myndigheten. Följden blir då ofta att rationaliseringsvinsterna inte begränsas till mikrofilmningsprojektet eller ADB-projektet. Bättre rutiner och bättre reda i pappershanteringen skapar följdvinster inom hela verksamheten. vinster mikrofilmning fordras kunskap om För att nå optimala genom mikrofilmteknikens speciella betingelser liksom god allmän kunskap i uppav administrativa rutiner, så att dessa kan väl integreras med miläggning och med arkivrutiner. Härmed är utsagt att uppläggning av krofilmning större integrerade mikrofilmsystem alltid måste anförtros åt kunnig personal. väl förtrogen med myndighetens/ företagets allmänna arbete. Det är av vikt att en för mikrofilmningen och arkivverksamheten ansvarig person utses och att detta mandat fortsätter även sedan projektet igångsatts. Utan sådan ansvarig person kan verksamheten alltför lätt råka i förfall. så att produktkvalitén och ordningen vid mikrofilmningen eftersätts. sjunker

16.5 Sammanfattning av kostnader och besparingar

De sammanlagda investeringskostnaderna som föranleds av DAK:s förslag till 159000 kr. Som kommittén framhållit i avsnitt 16.2.4 kan beräknas finns anledning att avvakta med investeringarna i landsarkiven och krigsarkivet. Det omedelbara investeringsbehovet inskränker sig i så fall till 95 000 kr. har endast delvis kunnat beräknas. En sam- De årliga driftskostnaderna av de under avsnitten l6.3.l-l6.3.5 redovisade kostnaderna manställning kan fördelas på fyra poster. nämligen:

l. beräknade årliga driftskostnader a) inkl. driftskostnader för utrustning vid landsarkiven och krigsarkivet ca 249 000 b) exkl driftskostnader för utrustning vid landsarkiven och krigsarkivet ca 233 000 2. utvecklingskostnader inom provnings- 270 000 anstalten a) 150 0()0 fördelade på två år och Se härom L. Kåhre: b) 120000 fördelade på tre år Diarieföring i praktiken. 3. kostnader för banddubblering och an- 100000 Statskontoret, Lund litande av experthjälp (reservationsan- 1972. (ISBN 91-38-00257- 4). slag)

Kostnader 245

4. kostnader som specificeras av respektive myndighet i petita a) Provningsanstzilten kostnader for utveckling av metoder for kontroll av videoband; kostnader för kontroll av film samt ljud- och videoband (anslag eller taxa); kostnader för undersökning av bildkvalitet vid generationskopiering och omfattande kopiering av mikrolilm b) arkivväsendet: personalkostnader c) arkivbildande myndigheter: kostnader för kontroll och kopiering av upptagningar enligt arkivförfattningarna

DAK:s också möjlighet förslag innebär emellertid till avsevärd reducering av vissa kostnader för arkivhanteringen. Den på grundval av kommitténs förslag fastställda gallringskungörelsen på ADB-området kan beräknas möjliggöra friställning av ca två tredjedelar av de hos myndigheterna framställda magnetbanden av arkivhandlingskaraktär. De av kommittén foretagna punktundersökningarna beträffande förslagets gallringseffekt på bandbestånden hos rikspolisstyrelsen och statens järnvägar (jfr avsnitt 6.2) har sålunda där visat på möjligheten av en 80-procentig utgallring. Nyanskaffningen av band hos de statliga myndigheterna beräknades år 1968 uppgå till ca 15 000 band per år, varav ca 3 000 band har uppskattats vara arkivband (jfr avsnitt 6.l). Med utgångspunkt i 1968 års siffror skulle gallringskungiârelsen innebära, att det årliga nyanskaffningsbehovet reduceras med ca 2000 band. representerande en årlig kostnadsbesparing på ca 160000 kr. Det årliga tillskottet av arkivband inom statsverksamheten har inte närmare kunnat beräknas. varför inte heller kostnadsbesparingen under 1970talet har kunnat preciseras (se l3.2.l). Med hänsyn till den alltmer utbredda användningen av automatisk databehandling torde den på grundval av 1968 års siffror framräknade kostnadsbesparingen utgöra ett minimum. Som framhållits i kapitel ll har tillkomsten av datalagen delvis förändrat förutsättningarna för gallring inom ADB-området. Den på datalagen grundade gallringen innebär dock snarast. att den totala gallringseffekten har ökat och kostnaderna därigenom ytterligare reducerats. En av kommitténs huvuduppgifter har varit att klarlägga vilka krav med avseende på framställning, handhavande och förvaring som måste gälla för att magnetband och film skall kunna användas som arkivmedier för långsiktigt bevarande av information. Som en följd av DAK:s förslag och under förutsättning att utvecklingsarbetet vid provningsanstalten får fullföljas kan antagas, att magnetband och film i betydligt större utsträckning än för närvarande kommer att på vissa villkor godkännas som arkivmedier och ensamma bärare av unik information. kommer detta att Kostnadsmässigt innebära att stora besparingar kan göras vad gäller såväl utskrifts- och papperskostnader som lokalkostnader. Se 10.4 s. 174 samt Som DAK framhållit i avsnitt l0.4 är valet av databärare en fråga som 17.2.

246 Kostnader

måste avgöras från fall till fall. l avsnitt 11.2 har vidare påpekats. att arkan ersättas kivhandlingar på papper inte utan en reglerad gallringsåtgärd av film. Bakgrunden till detta ställningstagande utgörs av den konstaterade skillnaden mellan olika medier ifråga om beständighet och användbarhet. Kostnadsvinsten vid mikroñlmning av ett pappersbestånd förutsätter så att pappershandlingarna kan utgallras med stöd av gällande före- Iunda, skrifter eller att riksarkivet medger att sådan utgallring får ske (jfr 6.3 och 16.4). DAK förutsätter, att de i detta betänkande föreslagna villkoren för filmens framställning, förvaring och handhavande kommer att öka möjligheterna för sådana medgivanden. Kommittén har inte funnit det möjligt att uppskatta den totala kostnaden för arkivhanteringen (se avsnitt 16.1). Kommittén illustrerar kostnadsskillnaderna vid olika alternativ genom följande exempel: Ett visst arkiv hos SCB omfattar 90 hyllmeter blanketter. Informationen har till största delen överförts till maskinläsbar form. Den elektromagnetiskt upptar fyra magnetband. Uppgifterna har sedermera lagrade informationen Utdautskrivits, dels på papper och dels, via COM-teknik. på mikrofilm. talistorna av 12 hyllmeter medan motsvarande miupptar ett utrymme kroñcher ryms i nio pärmar. Om man bortser från att en mindre del av blankettmaterialets information inte har överförts till maskinläsbar form kan följande jämförbara kostnader (i 1975 års priser) redovisas för framställning och förvaring av de olika mediernaz‘

l. Blankettmaterial Hyreskostnad 2520 kr./år Förvaringsmedel l 759 kr. 2. Magnetband Kopiering + nya band 800 kr. Hyreskostnad 6 kr./år

3. Utdatalistor Framställning papper 13 000 kr. utskrift 90000 kr. Hyreskostnad 336 kr./år Förvaringsmedel 225 kr. 4. COM-film Framställning 30000 kr. Hyreskostnad 8 kr./år Förvaringsmedel 636 kr.

Av exemplet framgår, att hyreskostnaderna för förvaring av pappershandoch utdatalistor) är avsevärt mycket större än för lingar (både blanketter förvaring av magnetband och film. En betydande kostnad ligger visserligen av filmen men denna kostnad skall sättas i relation till i framställningen den låga årskostnaden för den framtida förvaringen. Framställningen av utdatalistor utgör den tyngsta posten i exemplet. Behovet av denna utskrift bör diskuteras redan vid projekteringen av ADBsystemet, varvid arkivsynpunkter bör beaktas (jfr avsnitt 15.2). Kan en utskrift och ersättas av exempelvis COM-film uppnås på papper undvikas i detta fall drygt 80 000 kr. i framställningskostnader l Där ej anges kr./år av- betydande besparingar, ses anskaffningskostnad. och 328 kr. i årliga hyreskostnader.

Kostnader 247

DAK vill i detta sammanhang återigen betona. att dess forslag icke innebåir, att valet av databärare är givet en gång för alla. Bedömningen av kravet på beståindighet och materialets användbarhet bör göras från fall till fall. DAK:s forslag innebär, att möjligheterna att välja andra medier än papper för bevarandet av information har ökat. Stora besparingar kan därigenom göras. i fråga om såväl framställnings- som lokalkostnader.

SOU l976:68 249

17 Framtiden

17.1 Framtidens teknik och databärare

l betänkandet Bevara ljud och bild (SOU 1974:94) och i nu Föreliggande betänkande föreslår DAK att magnetband (ADB-, ljud- och videoband) och film skall få användas som arkivmedier under förutsättning att vissa kvalitetskrav uppfylls och att föreslagna föreskrifter om vård och förvaring iakttas. De nämnda databärarnat utvecklas ständigt. vilket kan komma att påverka deras arkivegenskaper. Därför blir det nödvändigt att revidera föreskrifterna om deras zinvåindning. l framtiden kommer även andra datamedier att föras fram och användas i olika omfattning. Några av dessa har redan börjat marknadsföras medan andra befinner sig på laboratoriesteidiet. Man kan beträffande de olika slagen av magnetbzind vänta sig att deras fysiska egenskaper kommer att förbättras ytterligare. Också användningstekniken kommer att utvecklas på olika sätt. t. ex. mot högre lagringståithet och snabbare och lättare åtkomst. Den 1974 introducerade packningstätheten 6 250 bpi för ADB-band har vunnit insteg på den privata sektorn. Även inom statsverket finns sådan utrustning i bruk om än i mindre omfattning. Genom att ett nytt kodningssystem nyttjas vid denna packningstäthet reduceras felfrekvensen vid läsning och skrivning. Systemet innebär att viss kontrollinformzition kalkyleras fram och skrives tillsammans med data på magnetbandet. Denna kontrollinformation användes sedan i samband med att magnetbzindet läses. varvid vissa läsfel kan korrigeras. Data och kontrollinformation tillsammans ger en aktuell packningstäthet av 9000 bpi. Från arkivsynpunkt har den tekniska utvecklingen betydelse på olika sätt. Det är nödvändigt att utvecklingen noga följs så att nödvändiga åtgärder i god tid kan vidtagas och gällande föreskrifter vid behov ändras. Hur detta bör ske berörs i följande avsnitt. Utvecklingen på mikrofilmområdet bör bevakas på samma sätt som i fråga om ADB-banden. Speciellt intressant från arkivsynpunkt är ClMtindatamikrolilnU-teknikens utveckling och dess möjligheter att göra sig gällande på marknaden. En gynnsam utveckling här kan få stor betydelse för arkivbildningen. Stort intresse har vidare det utvecklingsarbete. som ägnas vesikulâirfilmen. eftersom denna filmsort i flera avseenden har goda arkivegenskziper. Även andra filmsorters zirkivegenskaper kan det bli nödvändigt att pröva beroende på den produktutveckling som sker. Detta gåiller

250 F ramliden

t. ex. termosilverfilm och elektrofotografisk film. Också medierna for upptagning av ljud och rörlig bild förändras. LY1» vecklingen måste bevakas även här. Av särskilt intresse är dels överföring från videoband till film och omvänt, dels det utvecklingsarbete på tekniken än den for ljudkassetter, som syftar till att uppnå en bättre ljudkvalitet kvalitet nu förhärskande kompaktkassett har. Sedan en tid marknadsförs olika elektroniska system för datalagring, som att de är avsedda för mycket stora datamängder. l ett har det gemensamt data på magnetband, som är bredare och par system lagras maskinläsbara kortare än vanliga band. I en annan typ av utrustning tätlzigras data på videoband. Videoband används även för lagring av bilder av dokument (stillbilder) och kan härvid sägas utgöra ersättare för mikrofilm. Man kan ltållzi för sannolikt att nya typer av magnetband principiellt sett har samma av konventionell typ. videobandet. som DAK egenskaper som magnetband godkänt för arkivering av rörlig bild, i forsta hand som ersättare av farglilm. kan således tänkas vara acceptabelt som arkivmedium för stillbilder. DAK anser dock att man bör avvakta resultatet av erforderliga tester hos SP erfarenheter som framkommer vid användningen av de och de praktiska nya medierna. SCB har installerat ett massdatalagringssystem med en ny typ av ADBband. Lantmäteriverket uppges ha vissa planer på att anskaffa videosystemet for bildlagring. Det är i båda fallen fråga om system, som om några år kan komma att få viss utbredning. Flera faktorer kan dock begränsa användbarheten i arkivszimmanhzing. De tre hittills i landet marknadsförda systemen för massdatalagring. tillverkade av Ampex Corporation, lBM respektive Control Data Corporation. uppvisar betydande skillnader med avseende på lagringsmediernas fysiska är också olikartad. Systemen befinner sig på egenskaper. Lagringstekniken ett stadium där de ännu inte varit föremål för någon standardisering. De praktiska erfarenheterna av användning av systemen är ännu så länge begransade — endast videobandsystemet har (i USA) varit i bruk i några år. Systemen kan för närvarande anslutas endast till vissa av de förekommande vilket begränsar systemens allmänna användbarhet. datortyperna. DAK finner ändock att utvecklingslinjen har sådant intresse att det iir att i korthet informera om systemen och deras ainvändning. befogat i systemet. tillverkat av Ampex Corporation, vilket be- Datalagringen nämns Terabit magnetband av samma Memory System, sker på tvåtums för tv-upptagningar (videoband). Vid datalagringen antyp som används vänds s. k. frekvensmoduleringsteknik. likartad den som förekommer i tvsammanhang. Denna teknik medger att man på ett enda band kan lagra tecken. är det tidigast utvecklade av de nu över fem miljarder Systemet marknadsforda Systemet direktansluts via en massdatalagringssystemen. minidator till vissa större datortyper. lBM-systemet, Mass Storage System, använder omkring l7 m långa magnetband av två tums bredd. Varje magnetband ligger upplindat på en spole och omsluts av en kassett, som benämns patron. Ett magnetbartd kan lagra 50 miljoner tecken. Magnetbanden (patronerna) är samlade till ett omkring varierande, större antal i en enhet med ett bikakeliknande utseende. Härifrån hämtas väg när bearbetning av data skall patronerna på elektromekanisk

Framtiden 25 l

ske. Systemet anslutes endast till IBM-datorer. Det tredje och senast utvecklade systemet från Control Data Corporation, benämnt Mass Storage Facility, uppvisar principiella likheter med lBM-systemet enligt ovan. De kassetter. som Control Data-systemet använder, innehåller dock ett betydligt kortare magnetband. endast ca tre meter. Bandet. vars bredd är 2.71um. kan lagra omkring 10 miljoner tecken. Kassetterna är ordnade på ett med lBM-systemet likartat sätt. Kassetthämtningen vid bearbetning sker på pneumatisk väg. Systemet direktansluts till flera datortyper. Gemensamt för de nämnda systemen är att ett stort antal register (filer) kan lagras i dessa i stället för i magnetbandsarkiv av konventionellt slag. Den manuella hanteringen av band begränsas samtidigt som tillgängligheten till lagrade data ökar. Systemen ger vinster beträffande utrymmen och en ökad säkerhet genom den minskade manuella hanteringen. Videobandssystemct för stillbilder innebär att pappershandlingar registreras elektroniskt i kompakt form på tvåtums videoband. Enstaka handlingar kan sökas automatiskt. betraktas i ursprunglig storlek på en tv-skärm, snabbt omsorteras och vid behov åter framtagas på papper. Systemet ger säkerhet och god kontrollmöjlighet. Vid avbildningen sveper en elektronstråle över handlingen från dess övre till dess nedre del och lagrar den tvärs över videobandet i en följd av nästan lodräta magnetiska spår. l bandets kanter finns kanaler for identifiering (adresser) och kontroll. Bildens forminskning är l40 gånger. Handlingarna kan lagras i tidsföljd antingen slumpvis (random order) eller i en fortskridande ämnesindelad ordning. Maskinsystemet möjliggör en snabb sökning. På mindre an tre minuter kan drygt en miljon sidor granskas och handlingar med minst 7 (optimalt 40) olika s. k. adresser utplockas. De utvalda dokumenten överförs till en buffert (temporär minnesenhet) och från denna till ett nytt band. Slumpvis införda handlingar kan vidare snabbt omsorteras i önskad fortskridande gruppering. Via en buffert kan man på en tv-skärm leta efter en handling eller en bild (soft copy) både fram och tillbaka på videobandet. Om papperskopia (hard copy) önskas av någon sida eller ett antal sidor kan man överföra bilden från visningsbu ffenen till en annan buffert for kopiering (print buffer). Det beskrivna systemet (Videolile Information System) kräver en omfattande maskinutrustning: en tekniskt avancerad televisionskamera, en bandmaskin med vissa datoregenskaper för upptagningen, mintemporära nesenheter. en tv-bildskärm, en kopieringsmaskin och slutligen en mindre dator som svarar for systemkontrollen och arbetsfordelningen inom systemet. För att en anskaffning av denna utrustning skall löna sig krävs det att man har ett mycket omfattande och med stor frekvens använt bestånd av värdefulla handlingar och dessutom ett behov av att mycket snabbt komma åt enstaka handlingar. Systemet utgör en konkurrent till de stora mekaniserzide mikrotilmsystem som byggts for lagring och återvinning av mikrofilmbild i enhetsformat (“unitized microfilm) såsom mikrofiche. lilmhålkon eller minililmblad (chip“) (jfr 2.3.5. s. 90). Videoteknikens utveckling mot allt billigare videobandspelare, t. ex. hemvideobandspelare, kan måhända efterhand leda till att även mindre och billigare enheter för lagring och återvinning av

252 Framtiden

stillbilder kan komma att konstrueras. Flera ;andra system för hantering av stora datamängder har framkommit under de senaste tio åren. Några har blivit använda endast i begränsad utsträckning därför att de varit specialinriktade, andra har ännu ej liimnal laboratoriestztdiet. Det finns flera system, som kan verka lovande från arkivsynpunkt. Olika nackdelar hindrar emellertid att de omedelbart kan användas för arkiveringséindamél. Av särskilt intresse från arkivsynpunkt är utvecklingen mot system som Lasern har hittills använts på två sätt för på olika sätt arbetar med laser dels vid holografi dels vid direkt skrivning att registrera data nämligen Olika tekniker används för att Litnyttja hologrammet som ett tätt packat dataminne? interferensmönster är spridda över hela mediet. Ju tjockare detta är desto större antal bilder kan förvaras i det. Varje pålagtl ny bild minskar emellertid upplösningen hos Föregående bild. En lägsta godtagbar upplösning sätter därför en gräns för det antal hologram som kan packas. Förutom silverhalogenid-emulsioner har olika slag av kristaller och plaster, t.ex. vinylplast, visat sig vara tekniskt lämpliga bärare av hologram. Vissa slag av hologram synes från arkivsynpunkt kunna vara väl läntpade som arkivmedier. Dessa hologram har överförts till ett medium som inte mot mekanisk åverkan. Om en är ljuskänsligt och som har stor tålighet skadas eller försvinner, försämrats bildkvaliteten och bit av hologrammet avtar men någon dataförlust behöver inte inträffa. Ej detaljupplösningen Bilden heller innebär dammbildning någon större nackdel vid zmvändningen. kan bli något dunklare men data finns alltid kvar. Detta beror på att informattionen om varje detalj är spridd och upprepad över hologrammets hela bildyta. System med laser och hologram förväntas bli snabba och få stor packitingsförntågzi. Tekniken ar mångsidig och upptagning kan ske av såväl digital information som ljud och bild. Hastigheten anges i ett fall vara tusen gånger högre och förmågan att packa data hundra gånger större än vad som kan uppnås med nuvarande magnetiska dtttabärztre. l ett från arkivintressant försökssystem är databäraren en mikrofiche. som kan synpunkt ett maskinläsbart alltså läsas på konventionellt satt. och samtidigt hologram.

l En monokromatisk polariserad ljusstråle med stor koherens fvågberg sammanfailler med vågberg och vågdal med vågdal.

?Ett hologram är en återgivning. vanligen på en fotografisk plåt. av ett interferensmönster. som åstadkommes av koherenta ljusvågor. En laserstråle klyvs i två, Den ena belyser filmplåten (referensstrålen) och den andra föremålet (objektstrålen). Ljuset som reflekteras av det belysta föremålet som ett mönster av koncentriska ringartliksom ringar på vatten efter en ikastad sten) faller på filmplåten. som redan är belyst av referensstrålen. Strålarna skapar tillsammans ett interferensmönster på filmen. där de korsar varandra. Detta mönster liknar ej föremålet men innehåller en tredimensionell minnesbild av detta. En ljusstråle, som sänds i referensstrålens bana. avbildar föremålet i dess ursprungliga skick. Ett hologram för informationslagring är alltså en upptagning av ett tredimensionellt. stationärt interferensmönster i ett ljuskänsligt material. Om hologrammet har en viss tjocklek (volume hologram) motsvarar det ett större antal tunna hologram med samma interferensmönster. För att öka förvaringskapaciteten kan man eftersträva att varje tunt hologram i hologramvolymen avbildar olika föremål. För att det skall bli låsligt krävs att ljusstrålen riktas exakt,

Framtiden 253

ett kombinerat COM/CIM- och holografiskt system. Detta system har emellertid inte ännu kommit veterligen till större användning. Bland de direkt skrivande lasersystemen märks det s. k. Unicon-systerttet. En laserstrftle registrerar digitala data på en tunn metallisk film läst på en tuolyesterbzts genom att bränna små hål. Skrivhastigheten är mycket hög och packningsliirmågzttt är tusen gånger magnetbandets. Upptagnittgen är permanent. vilket gör systemet särskilt intressant från ztrkivsynpunkt. Maskinulruslningen är emellertid dyrbar och zmpassztd för mycket stora datamäitgder (meteorologiska och seismologiska data o. d.). vilket hittills har begränsatt det Linder 1960-talet framkomna systemets ztnvåindning och även arkivens ntöjlighet att pröva dess värde för information av annat slag. Magnetbzindet och mikrolilmert är som nämnts vid sidan av arkivpzlppcrcl de medier som tills vidare får användas som arkivmedier. Arkivmaterialet måste emellertid i tid kunna kopieras och konverteras till de nya, mera bestäntliga medier som man kan förutse kommer att liimzts i framtiden, kanske redan om något decenniunt. Det kan på olika sätt bli fortlelztktigzire att göra detta än att i längden behålla den nu använda tekniken och ut-

rustningen. Övergången kan sannolikt ske gradvis.

17.2 Bevakning av utvecklingen

Som framgått av föregående avsnitt sker den tekniska utvecklingen inom inforntationsbehztndlingens område snabbt. Detta gäller för såväl ADB-området som andra områden där arkivfrågorna berörs. Nya tekniker och nya medier växer ständigt fram med förbättrade lagrings- och åtkomstegenskaper. Vad gäller bevarandet av data inom den automatiska databehandlingen har kommittén på flera ställen i betänkandet betonat. att ntagnetbztndet. vars arkivegenskaper i stort klarlagts. inte är att betrakta som ett slutgiltigt medium för långsiktigt bevarande av maskinläsbara data. Kommittén räknar med att nuvarande direktminnen (trumminnen. skivminnen) från beständighetssynpunkt torde kunna _iåintställzts med magnetbandet eftersom de tekniska lösningarna är likartade (här avses inte de massminnen. som bygger på ny teknik och vars arkivegenskaper inte är kända). Undersökningen av ntagnetbandens förutsättningar för att användas för arkivändamål har framför allt motiverats av att detta medium har vissa löreträden - tekniska. utrymmesmässigtt. standardmåissigzt och ekonomiska - framför direktminnena. Det kan förmodas. att den tekniska utvecklingen kommer att frambringzt databärztre som är bättre skickade som arkivmedium än magnetbandet. Även redan tillämpade tekniker kan vidareutvecklas och därigenom skapa allt bättre produkter för arkivändamål. För att nya dettabärztre skall kunna användas för långsiktigt bevarande av maskinläsbara data krävs. att utvecklingen noga bevakas och att databärarnas arkivegenskaper utprovas. Även inom film- och videobandsområdena krävs en fortlöpande bevakning. Vidareutvecklingett av CIM-tekniken kan komma att förändra förutsättningarna för bevarande av ntaskittlåisbztra data. Videotekniken öppnar

254 Framtiden

möjligheter till utrymmesbesparande lagring av lättåtkomlig information. Kommittén finner det vara viktigt att bevakningen av dessa frågor organiseras på sådant sätt, att en kontinuerlig värdering från 2lfkiVS_\l‘lpUI1kl av nya tekniker och databärare kommer till stånd. DAK anser att denna uppgift åvilar riksarkivet. som iir centralmyntlighet inom det statliga arkivväsendet. Verket skall instruktionsenligt verka for en tidsenlig utveckling av arkivväsendet och har därvid bl. a. att bevaka frågor om reproduktion och mekanisk och elektrisk upplagning. Kommittén föreslår, att det skall ;inkomma på statens jirovningszinstzilt att meddela vilka magnetsbandstyper som får användas för arkivändamål i statsverksamheten. DAK har även framhållit. att provningsanstalten för att kunna fullgöra denna uppgift behöver bevaka den internationella utvecklingen av provningsmetoder beträffande magnetband. Vad ovan föreslagits beträffande riksarkivets bevakningsuppgift innebär inte nåhärvidlag. Provningsmetoderna för såväl magnetbzintl som gon förändring film bör således i framtiden bevakas av provningsanstalten. Från arkivsynpunkt är det angeläget att statens provningsanstzilt ges möjfölja utvecklingen av nya mikrograliska bildmedier lighet att fortlöpande för att via litteraturstudier eller egna undersökningar kunna få underlag for en bedömning av det nya bildmediets beständighet för långsiktig arkivering eller som brukskopior. Det har tidigare (s. 81D erinrats om att arkivbeständighetsfrågor även uppföljts vid KTHzs fotografiska institution. 1 den mån speciella studier av optiska problem erfordras. liksom provning av optik. erinras att en etablerad verksamhet inom området försiggår vid KTH:s institut for optisk forskning (1964:504) skall skrivmateriel :invän- Enligt 3 § skrivmaterielkungörelsen sätt samt med beaktande das “på ett från arkivvårdssynpunkt ändamålsenligt av kraven på rationell kontorsorganisation och nödig sparsamhet”. Uppgiften att bevaka utvecklingen på skrivmaterielområdet åligger poststyrelsen (postsom i samarbete med riksarkivet och provningsanstalten har att verket), verka för att skrivmateriel används på föreskrivet sätt. omfattar för närvarande endast traditionell kon- Skrivmaterielkungörelsen torsmateriel och inte materiel inom den automatiska databehandlingen eller vissa andra tekniska områden (film. ljud, video). Det bör ankomma på provningsanstalten att föreslå kompletteringar på dessa punkter. torde innebära. att Denna vidgning av kungörelsens tillämpningsområde skulle få en omfattning och inriktning som postverkets bevakningsuppgift icke är naturlig med hänsyn till denna myndighets övriga verksamhet. DAK anser därför att uppgiften att från rationaliserings- och ekonomisk

I den mån utgivningen av kompendier o. d. i frågor rörande fotografiska zirkivaliers vid KTH:s inarkivbeständighet ej kan inrymmas inom undervisningsverksamheten stitution for fotografi. är det angeläget att sådan llD/I/j/SII/77251177/(511171/101iüIk/l_'/ÖI0grQ/iS/\' arbersteknik på annat lämpligt sätt understödes. Härigenom kan institutionens materiella och personella resurser utnyttjas även till gagn for rationell mikrografisk verksamhet hos fotofirmor, arkiv och arkivbildare. Ett stöd åt dylik aktivitet kan exempelvis ske inom ramen för de konsultmedel. varöver riksarkivet enligt DAKzs förslag avses förfoga. För undvikande av dubbelarbete bör samråd i dylika frågor ske med SP.

F ramriden 255

synpunkt bevaka den tekniska utvecklingen i fråga om magnetbztnd och övriga elektromagnetiska databåirztre samt film bör åvila Statskontoret. Postverkets uppgifter förutsätts i övrigt bli oförändrade vad avser skrivmaterielkungörelsen. Eftersom den arkivmiissiga bevakningen av den tekniska utvecklingen förutsätter att man vid sidan av beständighetssynpunkterna iiven beaktar frågor rörande utrymmesbehov, användbarhet. åtkomst och ekonomi finner kommittén det angeläget att riksarkivet utövar sin bevakning i nära samarbete med provningsanstztlten och Statskontoret och även med andra :nyndigheter med anknytning till dessa frågor( statens planverk. byggm1dss1_vrelsen etc.). Det bör ankomma på riksarkivet att vid tidpunkter som verket linner lämpliga sammankalla representanter for berörda myndigheter lör diskussion av utvecklingen beträffande databärare. Därvid bör man bl. a. taga ställning till behov av provning av beständighet hos nya databärare. För riksarkivets kontinuerliga bevakning och vissa uppgifter i samband med de ovan berörda Överläggningarna behöver viss expertis utanför de berörda ntyndigheternzt anlitas. Kostnaderna härför bör täckas genom särskilt anslag (se 16.3.2). Vad gäller den provning av mediers beständighet m. m. som initieras genom de ovan berörda överläggningarna eller på annat sätt. förutsatter DAK. att riksarkivet begär medel for denna verksamhet.

sou 1976268 257

18 Översikt av DAK:s Förslag

18.1 Inledning

Kommitténs överväganden och Förslag har presenterats i betänkandets avdelning IV, som omfattar kapitlen 9-17. l den Följande översikten har Förslagen grupperats systematiskt under Följande rubriker: arkivtekniska frågor, organisationsfrågor, ekonomiska frågor, rättsliga frågor, identiñeringsdata och tekniska upplysningar, Fortsatta tekniska och forskundersökningar ningsfrågor. Vissa av DAK:s Förslag förutsätter beslut av riksdagen eller regeringen. Det gäller ändringarna av vissa För arkivområdet centrala Författningar och anslagsfrâgor. Flera av kommitténs Förslag kan genomföras genom beslut och åtgärder på myndighetsnivå. l några fall innehåller betänkandet inte utarbetade Förslag utan rekommendationer om fortsatt utredningsarbete. l avsnitt 18.9 redovisas de organ, som berörs av DAK:s Förslag.

18.2 Förslag rörande arkivtekniska frågor

l8.2.l ADB-medier a. lnterna minnen, skivminnemtrumminnen, hålkortoch hålremsor Sid. iir olämpliga som arkivmedier. Av de elektromagnetiska databararna rekommenderas tills vidare magnetbandet För arkivändamål. 141 b. Arkivband skall vara nya och obegagnade samt uppfylla vissa av statens provningsanstalt uppställda kvalitetskrav. l46f c. Information på För avlämning avsedda arkivband skall vara lagrad i nio kanaler med en packningstäthet av 1600 bpi, varvid skrivmetoden PE (phase encoding) skall ha begagnats. 147 d. Arkivband skall Förvaras i särskild lokal och inte tillsammans med andra typer av databärare. Lokalen bör uppfylla vissa krav med avseende på temperatur, luftfuktighet, frihet från luftföroreningar och magnetiska störfalt och vara brandskyddad. Det bör ankomma på statens planverk att meddela de anvisningar som är erforderliga För Förvaring av ADB-band. 158f e. Arkivband, som inte används i drift, skall kontrolleras genom körning, en gång under den Första tioårsperioden och därefter en gång vart femte år. Körningskontrollen skall kompletteras med regelbunden, stickprovsvis ordnad okulärbesiktning. Påträffas perma-

258 Översikt av DAK.s förslag

nent läsfel eller annan skada skall bandet kopieras. 161 Vid zinväitdning eller kontroll av arkivband skall Fdr21san1cck11ing,ar om bandets fysiska kondition. Arkivband bör ontspolas endast då det utsatts för ovanliga miljöförhållzntden eller om det konstateras att spänningar har uppstått i bandet. l sumbzmd med användning eller omspolning av arkivband bör detta vid behov konditioneras. 161 f. Arkivband bör transporteras i särskild behållare. 159 g. Arkivband bör användas främst för framställning av kopior. ADBupptagning bör tillhandahållas endast genom sådan kopia. 167 h. Dokumentation, se 18.3.2. Etikettering se 18.6.

18.2.2 Film a. Mikroñlm kan accepteras som arkivmedium, under förutsättning att den framställs. Förvaras, vårdas och hanteras enligt vissa regler. För att den skall få ersätta redan existerande zlrkivhandling (på papper eller i form av ADB-upptagning) fordras riksarkivets med- 141 givande. b. Mikrofilm, som skall användas för ztrkivändamâl. skall uppfylla vissa av statens provningsanstalt uppställda kvalitetskrztv. Det bör ankomma på provningsanstalten att meddela vilka lilmtyper och förvaringsmedel för arkivñlm som skall användas. 154f c. Färdigställd mikroñlm skall kontrolleras med avseende på bildkvalitet och beständighet. Kontrollens omfattning och utformning bör fastställas av provningsanstalten i samråd med riksarkivet (jfr nedan under 18.7 b). 157 d. Från kamerañlmen (moderfilmen) bör minst tre generationer film kunna framställas och läsas. Den fjärde generationen skall vara väl läsbar i läsapparat och bör ha sådana egenskaper att tillfredsställande brukskopior på papper kan tagas. 155 e. Arkivftlm skall förvaras i särskild lokal och inte tillsammans med andra typer av databärare. Lokalen bör uppfylla vissa krav med avseende på temperatur. luftfuktighet. luftrenhet och brandskydd. Filmen kan också förvaras enligt tätförslutningsmetoden. sedan metoden slutgiltigt utprovats av provningsanstalten (jfr nedan under l8.7 e). Det bör ankomma på statens planverk att meddela de anvisningar angående arkivlokaler, arkivklimat m. m. som 163 f, är erforderliga för förvaring av mikrofilm. 207f f. Arkivfilm skall kontrolleras regelbundet genom stickprov. Testbrickor för indikering av luftföroreningar skall placeras i arkivlokalen och besiktigas varje månad. lakttages utslag på testbricktt eller skada på film. skall undersökning göras och behövliga åtgärder vidtagas.

Arkivñlm skall. om den överförs till lokal med annan temperatur eller luftfuktighet, konditioneras innan den begagnas respektive återställes till arkiv. Den som arbetar med arkivlilm skall båirzt luddfri tyghandske. 166

Översikt av DAK :s förslag 259

g. Arkivlilm skall användas endast för framställning av kopior. Mikrofilm bör tillhandahållas endast genom särskilt bruksexemplar av film. 168 h. För Förvaring av spellilm bör vissa villkor uppställas. 166 i. Dokumentation och etikettering se 18.6.

18.2.3 Ljudband

a. Ljudband kan accepteras som arkivmedium under förutsättning att det framställs, Förvaras, vårdas och hanteras enligt vissa regler. 149 b. Ljudband som skall användas för arkivändamål skall uppfylla vissa av statens provningsanstalt uppställda krav beträffande typ och kvalitet. Det bör ankomma på provningsanstalten att meddela vilka bandfabrikat som får användas. 150 c. Arkivband bör vara nya. Använda band av godkänd typ i gott skick kan dock accepteras. 151 d. Band avsedda för arkivbruk bör före inspelning så snabbspolas, att eventuell för hård leveransupplindning elimineras. 151 e. Kassettbzind för arkivändamål bör vara inneslutet i demonterbar kassett. 151 f. Rekommendationschema för upptagning. 149 g. Arkivband skall förvaras i lokal som uppfyller vissa krav med avseende på temperatur, luftfuktighet, frihet från luftföroreningar och magnetiska störkällor och som är brandskyddad. l61f Det bör ankomma på statens planverk att meddela de anvisningar angående arkivlokal som är erforderliga för förvaring av ljudband. 207 f h. Arkivband skall kontrolleras minst en gång van femtonde år genom körning. Iakttages skada skall bandet kopieras. Arkivband bör omspolas 24 timmar fore användning eller kontrollkörning. 162 i. Arkivband bör användas främst för framställning av kopior. Ljudupptagning bör tillhandahållas endast genom sådan kopia. 168

18.2.4 Videoband

a. Videoband är ett godtagbart medium för bevarande av främst rörliga bilder och när det gäller fárgfilm f. n. det enda som av ekonomiska skäl kan rekommenderas. För bevarande av dokument och stillbilder är mediet inte tillräckligt prövat och bör i detta avseende inte brukas för arkivändamål förrän större erfarenhet av tekniken finns. 153 b. Beträffande framställning, förvaring, vård, hantering och tillhandahållande av videoband ansluter sig kommitténs förslag till vad som ovan framförts i fråga om ljudband (se 18.2.3). 162

18.2 .5 M askinlisror

För att maskinell läsning av maskinlistor i framtiden skall underlättas rekommenderas att de skrivs ut med typsnitt OCR-B enligt SIS 6622 42. 153

260 Översikt av DAK :s förslag

18.2.6 Dokument för mikrofilmning

Blankettkonstruktion. dokumentutformning, val av papper, ordnande och hantering av dokument avsedda for mikroftlmning bör ske på sådant sätt att mikrofiltnningen underlättas och lägre kostnader erhos filmen. Dokumentrutiner bör redan hålles jämte god bildkvalitet i planeringsskedet integreras med arkivrutinen, for att man skall uppresultat. 158 nå bästa möjliga

18.3 Förslag rörande organisationsfrågor

l8.3.l Allmänna ozganisariozzsjiâgor

Zl. ADB-upptagningar med tillhörande dokumentation från centrala statsmyndigheter, från regionala och lokala civila statliga mynoch från myndigheter under forsvarsdepartementct bör digheter tills vidare förvaras i riksarkivet, i sistnämnda fallen såsom defrån landsarkiven och krigsarkivet. För vård och tillpositioner handahållande av ntaterialet bör riksarkivet tills vidare hyra tjän- 202 ster. . Arkivmyndigheternas fältarbete bör omfatta bevakning av arkivoch ändring av ADB-system hos Synpunkterna vid uppbyggande 214f de statliga myndigheterna. . Den arkivbildande myndigheten har ansvaret for vård och tillsyn av ADB-upptagning, som fysiskt förvaras hos dataservicebyrå for 205ff teknisk bearbetning eller annat ändamål. . ADB-upptagning, som är tillgänglig for flera myndigheter, får uthuvudman när samtliga berörda myngallras av datasystemets 184 digheter till denna anmält sitt gallringsbeslut. . Den tekniska utvecklingen inom informationsbehttndlingen bör. när det gäller områden där arkivfrågorna direkt berörs, bevakas av riksarkivet medan Statskontoret bör bevaka utvecklingen från rationaliseringssynpunkt och i övrigt från ekonomisk synpunkt. Det är lämpligt att berörda myndigheter (riksarkivet, provningsanstalten, Statskontoret. planverket m. fl.) kontinuerligt överlägger bör vara sammankallande. 254f i dessa frågor. Riksarkivet

18.3.2 Avlämning av material till arkivmyndigher

a. ADB-band bör avlämnas i två exemplar. Åtminstone det ena bandet bör vara nytt. Båda banden skall uppfylla av provningsanstalten se ovan l8.2.l c. 210f uppställda krav. Beträffande lagringsteknik bör åtfoljas av tillhörande dokumentation. 1 den- . ADB-upptagning na bör ingå bl. a. eventuella utskrifter av datablock med informationsforlust och anteckningar om bandets fysiska kondition Ufr 147,19lf ovan l8.2.l e). Leverans av ADB-upptagning bör åtföljas av reversal‘ Blankett till särskilt reversal för ADB-upptagningar bör tillhandahållas av DAK 211. 328f arkivmyndigheten. ger forslag till blankett. bör avlämnas så . Upptagning hos lokal eller regional myndighet

SOU t976:68 Översikt av DAK.s 261 förslag

snart myndigheten inte längre har behov av den från förvaltningscllcr utredningssynpunkt. Centrala myndigheter bör i regel avlämna material på samma sätt, men härom bör överenskommelser liksom hittills kunna träffas. 210f e. Vid avlämning till arkivmyndighet av arkivfilm bör även avställt bruksexemplar av filmen avlämnas. Bruksexemplaret kan utgöras av i gott skick varande film, som icke behöver vara av sådan av SP godkänd arkivbeständig kvalitet, som förutsättes beträffande arkivexemplaret. 211, 168 f. Myndighet med mindre mikrofilmarkiv bör som alternativ till byggande av luftkonditionerad lokal för förvaring av arkivfilm beredas tillfälle att avlämna eller deponera arkivfilm till riksarkivet, krigsarkivet eller landsarkiv med sådan lokal. 211, 231, 236

18.4 Förslag rörande ekonomiska frågor

a. Kommittén framlägger beräkningar av de investerings- och driftskostnader som förslagen medför. 220f b. Arkivmyndigheterna bör förstärkas personalmässigt med hänsyn till vidgade arbetsuppgifter. 215. 217 c. Skrymmande och dyrbar förvaring av pappershandlingar kan under vissa förutsättningar undvikas genom att informationen i stället bevaras på magnetband eller film. 142f, 247

18.5 Förslag rörande rättsliga

frågor

l8.5.l Allmänna rättsliga frågor a. Tillhandahållande av upptagningar regleras av 2 kap. TF. Myndighet är inte skyldig att tillhandahålla ADB-upptagning genom kopia utan endast genom utskrift. Utlämnande av kopia är en fråga om myndigheternas service. Denna fråga skall myndigheterna pröva med beaktande bl. a. av integritetssynpunkter. När det gäller arkivmyndigheterna torde dessa som regel kunna tillhandahålla de kopior som behövs för bearbetning. 217 b. Nar offentlig forskningsinstitution bedriver uppdragsforskning bör institutionen anses som arkivbildare för det material, som forskningsverksamheten avsätter, oberoende av om uppdragsgivaren är annan statlig myndighet eller enskild. l72f c. Gallringsbegreppet bör ha följande innebörd: Om man överför information från ett elektromagnetiskt medium till ett annat, t. ex. från magnetband till magnetband eller från magnetband till skivminne. utan ändringar i själva informationsinnehållet, och man därefter utplånar informationen på det första mediet, är det inte fråga om gallring. Samma bör gälla vid överföring från en mikrofilm till en annan likvärdig mikrofilm. När innehållet på ett maskin-

262 Översikt av DAK :s . förslag

läsban medium fors över till ett icke maskinläsbart medium foreligger däremot en gallringsåtgärd om informationen på det första mediet utplånas. 181f . Allmänna gallringskungörelsen (1953:716) är inte ett lämpligt instrument för gallring av film, fonogram och videogram (jfr 1974:648 om utgallring ur upptagning för ADB). Det bör ankomma på riksarkivet att överväga, om allmänna gallringsbestämmelser för sådana upptagningar behövs och hur de i så fall bör utformas. 186

18.5.2 Förslag till ändringar av .författningar Här anges författning och paragraf samt hänvisning till sida, där ändringsförslaget motiveras. Författningstexterna presenteras i början av betänkandet.

. Allmänna arkivstadgan (1961:590):

. Kungörelsen (1953:716) angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter (“allmänna gallringskungörelsem): 1 § 186 2 § 10) 186f. 192 2 § 11) 187 . Kungörelsen( l974:648)0m utgallring ur upptagning för ziutomatisk databehandling:

. Riksarkivets cirkulär (1968:473) om tillämpningen av allmänna arkivstadgan (1961:590): ll, 4§ 1 mom. 173 ll, 4 § 2 mom. 174 ll, 8 ä 6 mom. 171 f ll, 11 § 7 mom. 208f 209f 11, 13 ä 5 mom. IL 13 § 7 mom. 209f

18.6 Förslag rörande identifieringsdata och tekniska

upplysningar

a. ADB-band bör förses med dels direkt Iäsbar etikett. som anbringas på bandspolen och innehåller uppgifter av teknisk. administrativ

Översikt av DAK

:s förslag 263

och innchållsmässig art, dels med magnetisk etikett (label). som bör utformas enligt ISO 1001-1969. 189f

Till ADB—band hörande systemdokumentation bör bevaras och åtfölja upptagningen. I dokumentationen bör ingå bl. a. eventuella utskrifter av datablock med informationsförlust samt anteckningar om bandets fysiska kondition (jfr ovan 18.21 e och 18.3.2 b). l9lf b. Av arkivlilm och/eller dess förpackning bör framgå vissa uppgifter av teknisk. administrativ och innehållsmässig an. 1 vissa fall kan dokumentation (kodnycklar m. m.) behöva bevaras och åtfölja filmen. l9l c. Ljud- och videoband bör vara försedda med etikett (lämpligen anbringad på förvaringsmedlet). som redovisar vissa uppgifter av teknisk. administrativ och innehållsmässig art. l vissa fall bör den yttre etiketten kompletteras med en inre. inspelad etikett. 190

18.7 Förslag om fortsatta tekniska undersökningar

Provningsanstalten bör: a. vidareutveckla metoderna för provning av ADB-band. 146 och 223 b. vidareutveckla metoderna för provning och kontroll av råfilm och framkallad film. Anstalten bör pröva möjligheterna att ändra uppläggningen av kontrollverksamheten. 155 och 224 c. fullfölja metodutvecklingen för provning av ljudband. 149 och 223f d. utveckla metoder för provning av videoband. 153 och 224 e. slutföra undersökningarna beträffande för tätförslutningsmetoden förvaring av mikrolilm. 165 och 237 f. utföra prov på generationskopiering av mikrofilm vid hög förminskning och även studera slitage på filmen vid omfattande kopieframställning. 156 g. pröva vilka förvarings- och monteringsmedel som är oskadliga för förvaring av mikrolilm. l63ff

18.8 Förslag rörande

forskningsfrågor

a. Generella föreskrifter rörande gallring av primärmaterial i samband med forskningsprojekt. som utförts med ADB, kan inte fastställas. Gallringsbarheten måste på vanligt sätt prövas från fall till fall av riksarkivet. 172 b. Vid val av databärare måste bl. a. forskningens behov beaktas. l avsnitt 10.4 beskrivs de egenskaper m. m. hos olika databärare. vilka bör beaktas vid val av arkivmedium. l74ff

264 Översikt av DAKxs förslag

18.9 Myndigheter som berörs av DAK:s förslag

Det bör ankomma på

Riksarkivet att revidera riksarkivets cirkulär om tillämpningen av allmänna arkivstadgan (1968:473), med beaktande dels av de förslag till ändrad som kommittén frameller kompletterad lydelse av vissa paragrafer, lägger, dels av övriga i betänkandet framförda förslag och synpunkter innebörd, frågor angående identifieringsdata och (gallringsbegreppets tekniska upplysningar, tidpunkten för förtecknande av upptagningar m. m.): att meddela anvisningar om hur upptagningar skall förtecknas; att överväga om det behövs allmänna gallringsbestämmelser för film, fonogram och videogram och hur dessa i så fall bör utformas; att i samråd med landsarkiven och krigsarkivet reglera arkivvårdens organisation i fråga om ADB-material och mikrofilm; att i fáltarbetet bevaka arkivsynpunkterna vid uppbyggande och vid ändringar av ADB-system och mikrofilmsystem hos de statliga myn- (denna uppgift faller också på landsarkiven och krigsardigheterna kivet): for avlämning av upptagningar med tillatt i fråga om formerna hörande dokumentation beakta de synpunkter som kommittén framfört (gäller också landsarkiven och krigsarkivet); att informera de statliga myndigheterna om innebörden av begreppet enligt det vilande förslaget om ändring av 2 kap. TF tillgänglighet och begreppets konsekvenser i arkivhänseende; att bevaka den tekniska utvecklingen inom informationsbehandlingens område, särskilt där arkivfrågorna direkt berörs; sammankalla för statens att med lämpliga mellanrum representanter provningsanstalt, Statskontoret, statens planverk m. fl. för genomgång av utvecklingen beträffande databärare;

Statens provningsanstalt

att genomföra de undersökningar och utveckla de provningsmetoder som omnämnts ovan i avsnitt 18.7; att i samråd med riksarkivet undersöka möjligheterna till att andra uppläggningen av kontrollen beträffande mikrofilm; att verka för att skrivmaterielkungörelsen kompletteras med bestämmelser rörande magnetband och mikrolilm; att i SFS varje år meddela vilka fabrikat och typer av magnetband och mikrofilm liksom förvaringsmedel som är godkända för arkivbruk.

Statens planverk

för förvaring av att meddela råd och anvisningar angående lokaler film och magnetband;

Översikt av DAK :s förslag 265

Statskontoret all bevakat den tekniska utvecklingen från rationaliseringssynpunkl i fråga om magnetband och andra elektromagnetiska dalabärare samt mikroñlm.

sou 1976:68 267

Bilagal Avgivna yttranden

Mottagna framställningar och avgivna yttranden, som gällt frågor om arkivering av ljud- och bildupptagningar. har redovisats i betänkandet Bevara ljud och bild (SOU 1974:94) och har därför utelämnats i Följande Förteckning. Den 26 september 1968 över landskansliutredningens Förslag rörande upptagning på band vid Förhör. sammanträden etc. inFör länsstyrelse (LKU. PM nr 20, 2.9.1968). Den 29 november 1971 över centralnämndens För fastighetsdata promemoria angående arkivaktsbeteckningar (Ju 1971:8). Den 22 augusti 1972 över Statskontorets utredning angående mikroñlmning av den svenska dagspressen (Stencil 1972). Den 30 augusti 1972 över förslag till föreskrifter och anvisningar rörande vissa arkivfrågor som sammanhänger med handlingar i system S (RA 876/G 31). Den 13 oktober 1972 över offentlighetsoch sekretesslagstiftningskommittens betänkande Data och integritet (SOU 1972:47). Den lOjanuari 1973 över Försvarets rationaliseringsplan 1973 del l (FRI 583 (30):4). Den 11 april 1973 över Förslag till gallring av handlingar tillkonma vid datorarbetet hos länsstyrelserna och riksskatteverket (RA Dnr 466/T 21). Den 7 maj 1973 över Förslag till utgallring av handlingar m. m. i centrala bilregistret (RA Dnr 586/S 32). Den 2 augusti 1973 över skrivelse från SCB (1972-12-27) angående s. k. externa magnetbands arkivering. Den 11 september 1973 över datasamordningskommitténs verksamhetsrapport (DsFi 1973:10). Den 30 april 1974 över 1971 års utredning om bokföringslagstiftningens Förslag till bokföringslag (SOU 1973:57). Den 10 augusti 1974 över dataindustriutredningens slutbetänkande Data och näringspolitik (SOU 1974:10). Den 16 september 1975 över offentlighets- och sekretesslagstiftningskommittens betänkande Lag om allmänna handlingar (SOU 1975:22). Den 28 april 1976 över landstingens arkivutrednings slutbetänkande (SOU 1975:71). Den 16 juni 1976 över medlemsförslag om utvecklande av de nordiska ländernas fonogramarkiv och om en samnordisk datakatalog över fonogram (Nord. rådet A486/K). Den 17 december 1976 över datasamordningskommitténs slutbetänkande ADB och samordning (SOU 1976:58).

sou 1976:68 269

2 hos

Bilaga Arkivbeständighet magnetband

SP-RAPP 1975:10

Referat

Arkivbeständigheten hos ADB-ntagnetbztnd har undersökts. Banden utsattes för klimatprov, varefter de arkiverades i två år. Därvid förvarades hälften av banden i optimal arkiveringsmiljö. 20°C. 50 % relativ fuktighet. medan den andra hälften utsattes för accelererad åldring i 55°C. Före klimatproven hade skilda grupper av banden förbehandlats på Följande olika sätt: — hållits i dammfri miljö - hanterats och spolats i icke dammfri miljö — utsatts för nötningsprov

De två sistnämnda förbehandlingarna nedsatte bandens arkivbeständighet mycket starkt. En uppskattning av livslängden gjordes därför endast på sådana band som enbart hållits i dammfri miljö. Livslångden blev —försiktigt räknat - mellan 6 och 20 år. beroende på fabrikat. l rapporten redogörs dessutom för resultatet av litteraturstudier beträffande arkivering av magnetband, vidare visas hur behandlingen i en s k cleaner (bandrengöringsapparat) verkar på banden. Sambandet mellan konstaterade bandfel (drop-outs) vid körning i SP:s provningsutrustning och i en vanlig bandstation redovisas även. Slutligen anges rekommendationer beträffande arkivering av magnetband och de krav som bör ställas på magnetband som skall arkiveras.

Förord

Statens provningsanstalt (SP) har på uppdrag av Dataarkiveringskommittén (DAK) utfört en undersökning av arkivbeständigheten hos ADB-band. Syftet har varit att förse DAK med underlag för regler för rätt förvaring av magnetband. DAK önskade även lå utrett vilka kvalitetsnormer som bör gälla för band och om band av speciell kvalitet bör rekommenderas för långtidsarkivering. SP har -innan aktualiserades undersökningen belyst frågorna betr kvalitetskontroll i två PM, Kvalitetskontroll av databand (1967-01-10) och “Planer på provning av magnetband (1968-05-02). 1 den senare berördes även arkiveringsproblemen. Dessa frågor har sedan utförligt klarlagts i DAK:s PM (1969-10-17).

270 2 SOU l976:68 Bilaga

Uppdraget har omfattat litteraturstudier och egna undersökningar, det sistnämnda för att SP bl a självständigt skulle kunna bedöma andras forskningsresultat. DAK har kontinuerligt informerats angående viktigare resultat av undersökningen. För värdefulla synpunkter och hjälp framföres ett tack till DAK-ledamöterna Sven Haverling, Gunnar Ahl och Birgit Fredberg samt till Lars Blomqvist och Holger Ekström (båda SP). Författarna önskar slutligen framföra ett särskilt tack till Helga Rutgård (SP) som utfört de flesta av de många mätningarna som utgör underlaget för denna rapport. Med hänsyn till att tillverkningsprocessen for magnetband ständigt utvecklas - och de band som inköpes således kan vara olika från ett inköpstillfälle till nästa - bedömde DAK och SP det värdefullt att kontinuerligt följa upp eventuella förändringar. Man ville även få en fortlöpande kontroll på produktens jämnhet och beslöt att försöka förmå användare att låta SP utföra stickprovskontroll på inköpta magnetband. Tyvärr har användarna icke hörsammat denna anmodan. Det vanligaste skälet som angetts för att inte medverka vid en sådan stickprovskontroll har varit att man var nöjd med de levererade bandens kvalitet.

Magnetband

Moderna magnetband består av ett basskikt av polyester, på vilket en magnetisk beläggning av järnoxid appliceras. Magnetbandet är elastiskt. Temperatur- och fuktvariationer påverkar dess dimensionsstabilitet. Bindemedlet med vars hjälp oxidskiktet anbringas på polyestern måste i sig förena ett flertal delvis svårkombinerade egenskaper. Dess vidhäftningsformåga måste vara stor, det måste vara lösbart i ämnen som icke angriper basmaterialet, järnoxiden måste kunna fördelas homogent i bindemedlet, det får icke orsaka nämnvärt slitage på magnethuvudena. etc. Att få fram en optimal sammansättning är svårt. och därför är denna en väl bevarad hemlighet hos tillverkarna.

Järnoxiden utgöres av avlånga partiklar (mindre än l um långa) av Fe203.

Upp till 400°C förblir den magnetisk, men vid högre temperatur övergår den till omagnetiskt tillstånd. Magnetbandet utsattes för stora mekaniska påkanningar vid körningen i bandaggregatet. Bandets yta och kanter utsättes för slitage. Bandets funktion pâverkas av bandaggregatets egenskaper. exempelvis de böjningar och skjuvningar som bandet utsättes för vid passage över anliggningsytorna och förbi styrkanterna. dragkraften på bandet. bandhastigheten m m (ll.

Bandfel (Drop-ours)

På ett band för 1600 bpi skall ca 415 miljoner enstaka impulser kunna upptecknas och läsas felfritt. Orsaken till att inspelad information icke kan reproduceras vid återuppspelning är oftast att ett dammkorn eller en annan partikel på oxidskiktet åstadkommer separering mellan magnethuvudet och bandet. Redan en partikelstorlek av någon pm är tillräcklig för att signalnivån

Bilaga 2 271

skall sjunka 50 % (2). Ca 80 % av bandfelen åstadkommes på detta sätt (3). De partiklar som åstadkommer separering mellan magnetband och huvud och därigenom orsakar fel (drop-out) kan antingen härstamma från omgivningen. tex dammkorn, eller från bandet självt, tex lösa partiklar som slitits loss från bas- eller oxidskiktet och fastnat på bandet. Det sistnämnda iir den oftast förekommande felorsaken. Därutöver kan exempelvis veck eller andra skador hos bandet. ojämnheter hos bandkanten. dålig anliggning mot magnethuvudet pga förändringar i bandets yta eller pg a mekaniska spänningar i basmaterialet orsaka dropouts. Bandfelen kan klassificeras enligt följande (4) och (5).

l. Ti/lvm-kningsjb/. Dessa härrör från defekter i bas- eller oxidskiktet som uppstått vid tillverkningen. De registreras således alltid som (permanenta) fel. 2. Flykrllqajél. Dessa härrör från damm eller andra lösa partiklar som avlägsnas av torkdukarna i bandaggregatet när upprepade läslörsök görs. 3. Alsrrade permanenta/al. Dessa uppstår när flyktiga fel iståillet för att avlägsnas bakas in” i oxidskiktet och blir permanenta fel. l. och 3. enligt ovan är permanenta fel. l denna rapport redovisas endast permanenta /ø/ (l. och 3. sammantagna) - och inga flyktiga fel.

Feltyp 3. är det i särklass vanligaste felet. Det orsakas oftast av s k “selfdirt“ som uppstår när partiklar av oxidskiktet eller från bandkanterna rivs loss, hamnar på magnethuvudet eller på bandaggregatets styrytor varifrån de förr eller senare lossnar och genom tex elektrostatisk av uppladdning bandet attraheras av detta och pga friktionsvärmen bakas fast vid dess yta. Eftersom skärningen av bandet alltid har vissa ofullkomligheter bidrar mikroskopiska restprodukter från bandkanterna speciellt mycket till förekomsten av ”self-dirt”. Ytterligare bidragande orsaker till self-din kan vara: - att oxidskiktet icke har tillräcklig ytfinhet - att adhesion mellan bas- och oxidskiktet ej är tillräcklig — att så hög temperatur uppnås att bindemedlet blir mjukt - att dragkraften på bandet är för stor

Övriga huvudsakligen förekommande

fel på bandet beror oftast på bristfällig justering av bandaggregatet. Därvid uppstår fel såsom sträckning krympning — t ex så att ett antal varv glider i sidled. varigenom kantfelaktig spolning. skador på bandet kan uppstå

272 Bilaga 2

De permanenta fel som brukar finnas på ett band kan sålunda klassificeras enligt följande:

A - oxidpartikel B — partiel från basskiktet C - damm eller annan smutspartikel D hål i oxidskiktet (ger antingen drop-out eller brusfel) E — “inbakad” partikel F - kantskada, vågig kant G - märke från matarrulle (som kan uppstå i vissa bandstationer) H - tillverkningsfel i oxidskiktet. tex ojämnhet I — veck J — repa K - skevhet

och andra partiklar från omgivningen kan hållas borta Dammpartiklarna (arbete i dammfria från magnetbztndet genom ett antal försiktighetsåtgärder lokaler, speciell klädsel hos den personal som arbetar med mägnetbztnd. hantering av banden. magnethuvudena m m). omsorgsfull De drop-outs som härrör från fel hos bandet eller från brister i samspelet mellan bandstzttion och band kan till största delen förebyggas genom god bandkvalitet. spolning på ändamålsenliga spolar. korrekt justerade riktig hos bandaggregaten. lämpliga - och konstanta - temperaturbandforingar och fuktforhållanden vid användning och vid lagring av banden. En av följderna av bandfel är tidsförlusten vid körning av magnetbandet i datorn. -- är dock Allvarligare - och viktigast ur denna undersöknings synpunkt Förlusten av information.

Rengöring och rehabilitering av band Bandens livslängd kan förlängas genom bl a lämplig vård av dem (2), (6) och (7). De kan rengöras i en s k Cleaner, i vilken bandets båda ytor får passera torkdukar och oxidsidan dessutom får passera knivar som avlägsnar smutspartiklarna. Rehabilitering sker i en s k certiñer och innebär dels testning (mätning av löst sittande partiklar av antalet fel på banden). dels manuell avlägsning från bandet. med magnethuvuden för Certifiern består i princip av ett bandaggregat för detektering och indiradering. skrivning och läsning samt elektronik kering av felen. skrivs pulser (“l:or i samt- Vid passagen förbi det första magnethuvudet tillliga kanaler enligt NRZ-metoden) på hela bandet. Bandets magnetiska stånd avkännes därefter av ett läshuvud. Om signalen från detta underskrider en viss nivå registreras ett fel (drop-out). Samtidigt stoppas bandet automatiskt och operatören får möjlighet att genom ett mikroskop granska Därefter gör och ev med hjälp av en skalpell el dyl avlägsna detsamma. maskinen en ny test av det reparerade stället.

Bilaga 2 273

A rkiveringsaspekten

En förutsättning för långtidsarkivering av magnetband är givetvis att banden

förvaras i lämplig arkiveringsmiljö (8) — (13).

Dammfrihet och frihet från störande magnetfält (14) vid arbete med magnetband är primära krav som gäller.

Ett magnetbands lämplighet ur arkiveringssynpunkt beror emellertid i

hög grad på om det har sådana egenskaper att det icke självt alstrar bandfel

(“self-dirt). Bandkanternas kvalitet är här av stor vikt. Om bandkanterna icke är absolut jämna lösgöres under körningen i bandaggregatet förr eller senare partiklar från kanterna och lägger sig på bandet. Bandets kvalitet i detta avseende studeras genom nötningsprov. Ett nödvändigt villkor för god arkivbeständighet hos ett band är att mäng-

den nötningsprodukter från bandet är ringa.

Nötningsbeständigheten hos magnetbanden har förbättrats undan for undan, Därmed har även arkiveringsegenskaperna förbättrats, men dessa

beror även på miljön och på åldringsegenskaperna hos materialet. De idea-

liska miljöförhållandena är kända, temperatur 20°C i 3°C och relativ fuktighet 50 % i 2 % (ll,20).

Åldringsegenskaperna har-av litteraturgenom-

gången att döma - studerats minst. Sådana undersökningar tar lång tid och svårigheten ligger i att accelerera proven på ett realistiskt sätt. Egenskaper som är ytterst betydelsefulla ur arkiveringssynpunkt är oxidskiktets vid-

häftningsförmåga vid basskiktet och friktionen mellan två på varandra liggande lager hos bandet (viktig för att förebygga rörelser i bandkakan). Dessa kan undersökas relativt enkelt vid olika miljöförhållanden. Lika betydelsefulla är ytfinheten hos bandet och hos bandaggregatets an-

liggningsytor, värmeutvecklingen pga friktioner mot dessa, temperaturen vid vilken bindemedlet blir mjukt (denna temperatur kan uppnås om bandhastigheten är för stor) samt dragkraften på bandet. De sistnämnda egenskaperna beror givetvis såväl på bandet som på bandaggregatet. På många håll rekommenderas att band som skall arkiveras spolas om en gång per halvår. Bandet är nämligen lindat på spolen med stor drag-

kraftl Genom omspolningen de mekaniska i bandet

utjämnas spänningarna och förebyggs mellan olika vidhäftning lager av bandet (15).

Provningsprogram

Från början var avsikten att undersöka sex fabrikat. Det visade sig dock att fyra av dessa fabrikat täcker mer än 90 % av marknaden. Med hänsyn till tidsfaktorn och kostnaderna har man därför inskränkt sig till dessa fyra mest använda fabrikat. antalet Sammanlagda undersökta band var ca 300. Antalet läsfel (drop-outs) är det mått med vilket bandens kondition mätes. av läsfelen utföres därför före och efter varje provning. Som tidigare Mätning nämnts under “Bandfel” redovisas i denna rapport endast permanenta fel.

sou l976:68 274 Bilaga 2

På grundval av litteraturstudier och på förslag av DAK har följande provningar utförts: klimatprov (olika temperaturer och relativ fuktighet) nötningsprov (omspolning) i icke dammfri miljö hantering (i normal resp accelererande miljö) långtidslagring för denna den huvudsakliga delen av undersökningen be- Programmet skrivs detaljerat (se nedan Provningsprogram). Här anges endast i korthet hur banden förbehandlats innan de fick genomgå klimat- och lagringsprov. De 72 banden av ett och samma fabrikat delades upp i 3 lika stora grupper. På grupp 1 inspelades information, varefter banden utsattes för klimatprov och lagringsprov. varefter banden hanterades På grupp 2 inspelades likaledes information, i icke dammfri atmosfär. Detta tillgick så att banden spolades 50 gånger fram och tillbaka på ett bandaggregat i normal laboratoriemiljö. Banden utsattes därvid för damm m m på samma sätt som vid normal användning i en datacentral (som icke är försedd med speciella arrangemang för rening av luften). Därefter har denna grupp genomgått klimatprov och lagringsprov. i ett bandaggregat under samma Grupp 3 har utsatts för nötningsprov som vid normal körning. Efter 200 genomkörningar av samtliga betingelse 24 band har felen räknats, varefter banden åter har rehabiliterats i certifiern så att de blivit så felfria som möjligt. Därefter har information inspelats på banden, varefter de genomgått klimat- och lagringsprov. uppdelats i tre undergrupper med hänsyn Varje grupp har sedan ytterligare till klimatprovets tre stränghetsgrader. Därvid eftersträvades att samtliga 9 undergrupper (om 8 band vardera) innehöll ungefär lika många fel och alltså var så likvärdiga som möjligt.

Urvidgning av provningsprogrammet vid testning i en l. Många av de drop-outs på ett band som detekteras certifier (den apparatur som SP förfogar över) uppträder icke som läsfel vid körning av bandet i en bandstation i en dator. En undersökning har gjorts för att finna sambandet mellan de detekterade felen i de båda fallen. 2. På förslag av DAK utfördes en undersökning av hur magnetband påverkas vid behandling i en sk cleaner. på magnetband under 3. På förslag av DAK utfördes ett livslängdsprov skonsamma förhållanden för att utröna hur felintensiteten på banden varierar med antalet körningar.

Resultat

Inledande test antalet drop-outs hos samtliga

Undersökningen påbörjades med mätning av

Tre körningar utfördes. Resultatet 288 band (72 band av varje fabrikat). av denna inledande test framgår av tabell l.

2 Bilaga 275 Tabell l Antal fel per band (medelvärde) Fabrikat 1 Fabrikat 2 Fabrikat 3 Fabrikat 4

Antalet fel var genomgående mindre vid andra och tredje körningen än vid den första. De fel som Försvinner vid de första körningarna - inkörningsperioden - härrör delvis från oregelbundenheter hos oxidskiktet, vilka utjämnas genom att bandet “poleras” vid passagen över magnethuvudet och bandaggregatets styrytor och -kanter Vid dessa körningar lossnar även partiklar från bandkanten som utgör rester efter skärningen av bandet. En del av dessa attraheras av bandet p g a att detta är elektrostatiskt uppladdat, varefter en stor del av dem torkas bort av bandaggregatets torkdukar (16. 17). Redan vid denna inledande test föll 2 band tillhörande fabrikat 3 bort ur den fortsatta undersökningen pga att de hade alltför många fel. Efter den tredje körningen okulärbesiktigades samtliga fel, totalt ca 1370, på de 288 banden. Därvid fann man följande fördelning på olika felorsaker, se tabell 2.

Hos fabrikat 1, 2 och 3 orsakades 85 á 90 % av felen av lösa partiklar.

Hos fabrikat 4 var motsvarande andel ca 65 %. Som synes dominerar dessa fel. Hos fabrikat 4 orsakades 24 % av intryckningar från EOT-markeringen. Erhållna resultat står i överensstämmelse med vad man funnit vid liknande undersökningar på annat håll (3).

Betydelsen av dammfri atmosfär

Partiklar av storleksordningen l pm är-enligt avsnittet Bandfel - tillräckliga för att åstadkomma så stor separering mellan magnetbandet och huvudet att signalen försvagas avsevärt. Sådana partiklar finns i riklig mängd i luften i normal laboratoriemiljö. De utgörs av luftburet damm, tobaksrök, sot, llygaska, bakterier etc. De faller p g a sin egen tyngd, men påverkas i hög grad av luftens rörelse (18).

Tabell 2

276 Bilaga 2

Dammets spridning påverkas starkt av ventilationsforhållandena. Oljedroppar, sot och flygaska som alstras i värmeanläggningar tränger in i dåligt tälade (och även normaltäta) utrymmen. Papper som är i rörelse avger kon- _ tinuerligt partiklar. Med normal klädsel sprider en person stillasittande 100 000 partiklar/minut vid armrörelse 500000 partiklar/minut under gång 5000000 partiklar/minut

Dammhalten varierar med luftens fuktighet pga att fukten binder_en

del av dammet. Även paniklarnas hygroskopicitet inverkar på damminnehållet i ett rum. I normal laboratoriemiljö finns per m3:

ca 15 r 10° partiklar 0,5 um och ca 25 103 partiklar um l SP:s dammfria rum för magnetbandsprovning har följande partikelinnehåll per m3 uppmätts:

ca 30 103 partiklar 2 0,5 um

l partikel 2 5 um

Av det ovan sagda framgår att banden löper stor risk att kontamineras om de utsätts för den icke dammfria atmosfär som finns i normal labo- Detta bekräftas av de prov som utfördes i icke dammfri atmoratoriemiljö. sfár.

Hantering i icke dammfri atmosfär

Förvaring och 50 omspolningar av de 96 banden tillhörande grupp 2 i icke dammfri atmosfär resulterade i en kraftig ökning av antalet fel. l vissa fall fordubblades antalet fel, i andra fall mångdubblades felen såsom visas i tabell 3. Resultatet visar att dammpartiklar inverkar synnerligen menligt på magnetbanden samt bekräftar vikten av att all hantering av magnetband sker

i dammfria lokaler. Ökningen av antalet fel var i allmänhet så stor att någon

mera ingående analys av skillnaderna i felökningen hos de olika fabrikaten icke har bedömts nödvändig. av felen for fabrikat En bidragande orsak till den speciellt stora ökningen 3 misstänktes bero på elektrostatisk uppladdning. Banden skall kunna avleda

Tabell3 Kvoten mellan antalet fel efter och före spolning i icke dammfri lokal

sou 1976:68 2

Bilaga 277

Tabell 4

Oxidskiktets ytresistans i MQ

Fabrikat l ca 5 Fabrikat 2 ca 110 Fabrikat 3 ca 350 Fabrikat 4 ca IOO

elektriska laddningar och härför fordras att oxidskiktets ytresistans icke är alltför stor. Ytresistansen mättes och man fann Följande resultat, se tabell 4. Enligt BS 2050 (19) bör ytresistansen ej överstiga 100 MS2. Vid högre värden är nämligen bandets yta icke längre halvledande och risken för elektrostatisk uppladdning mycket stor. Fabrikat 3 hade som synes märkbart större ytresistans än vad som är lämpligt.

Anm. Även baksidans ytresistans mättes. Värdena - som var sinsemellan rätt olika - motsvarade fabrikanternas uppgifter. De publiceras icke här eftersom en sådan redovisning skulle avslöja vilka fabrikat som döljer sig bakom beteckningarna “Fabrikat 1“ etc.

Nömingsprov med påföljande rehabilitering

För att kunna bedöma om band som körts många gånger men som genom rehabilitering gjorts i stort sett lika felfria som de var i nytt tillstånd är lämpliga för arkivering utfördes ett nötningsprov. De 96 band (24 av varje fabrikat) som tillhörde grupp 3 kördes 200 gånger i ett bandaggregat som var utrustat med en attrapp av ett magnethuvud (dummy-head). Felkontroll gjordes efter 100 och 200 körningar. En stor ökning av antalet fel kunde därvid konstateras. Därefter skedde rehabilitering varvid de flesta av banden blev praktiskt taget felfria, men dessutom blev en anmärkningsvärt stor del av dem helt odugliga. Band som hade minst 40 fel efter rehabiliterings/brs6k — en gräns som samtliga band borde ha klarat med god marginal - kasserades. l tabell 5 visas antalet band som kasserades samt antalet fel per band (medelvärde) dels efter nötningsprovet, dels efter den därpå följande rehabiliteringen. Kassationen måste anses vara stor för fabrikat 1 och synnerligen stor för fabrikat 3. Som framgår av tabell 5 blev resultatet av nötningsprovet - för de band som klarade detta prov - att antalet fel ökade i mycket olika utsträckning för de olika bandfabrikaten. Här - liksom vid den tidigare provningen som innebar hantering och spolning av band i icke dammfri atmosfär - fann man för fabrikat 3 en särskilt stor ökning. Även i detta fall torde elektrostatisk uppladdning ha varit en starkt bidragande orsak. Allmänt kan sägas att ökningen av antalet fel pga nötning icke beror

278 2 Bilaga

Tabell 5 Antal band Antal fel (medelvärde hos återstående band) Klass Åter- Före nöt- Efter nötn.- Efter rehabili-

P g a ett misstag blev banden av fabrikat 4 icke rehabiliterade. istället blev de direkt efter nötningsprovet klimatprovadetsedan först information hade inspelats på banden). Om man antar att for fabrikat 4 gäller samma förhållande som for övriga fabrikat - nämligen att antalet fel reduceras ca 15 ggr genom rehabiliteringen (se tabell 5) så skulle banden av fabrikat 4 ha haft ett felantal på ca 0.3 fel/band efter rehabilitering. Se även kommentarerna betr fabrikat 4 under “Klimatprovning.

nöts bort utan på att nötningsprodukter (partiklar som på att oxidskiktet rivs loss från bandet) fastnar på bandet. Dessa nötningsprodukter samlas först på olika ställen av bandaggregatets mekanism (inklusive magnethuvudet). Därefter lossnar hela eller delar av den ackumulerade partikelmångfaktorerna och yttemperatur hos den p g a de samverkande tryck, hastighet kombinationen band-bandaggregatets mekanism och en del av partiklarna fastnar åter på bandet och orsakar drop-outs. Ett exempel på en mycket stor partikelansamling i ett bandaggregat p g a for nötning visas i fig på s 290. Detta är dock på intet sätt representativt de undersökta banden. Bestämning av vikten av nötningsprodukterna från detta band efter 200 visade att drygt 20 % av oxidskiktet hade nötts bort, vilket dock körningar är helt onormalt och icke ens inträffar efter flera tusen körningar i vanliga fall. Vid en jämförelse av de sista två kolumnerna i tabell 5 framgår att antalet fel reducerats ca 15 ggr vid rehabiliteringen efter nötningsprov. Man ser även att rehabilitering i och för sig kan vara lika effektiv på starkt som svagt kontaminerade band - åtminstone i det fall då typen av kontaminering är likartad (i detta fall nötningsprodukter). Senare, vid klimatprovningen, och därefter visade det sig dock att band som först kraftigt “nedsmutsats” rehabiliterats ur arkivbesrändigherssynpunkr icke är lika bra som band vilka aldrig haft mer än ett fåtal defekter.

Klimarprovning Klimatprovning utfördes på tre grupper band, vilkas kondition var sinsemellan rätt olika, nämligen

grupp l, nya band med relativt få fel grupp 2, band, vilka pga omspolning i “dammig” miljö hade många fel grupp 3, band som hade utsatts for nötningsprov 200 ggr och därefter hade rehabiliterats så att de var praktiskt taget felfria.

Bilaga 2 279

För varje fabrikat gjordes följande uppdelning. Av de ca 70 banden som återstod av varje fabrikat (i ett fall 64 band) klimatprovades ca 1/3 vid stränghetsgrad 1. ca 1/3 vid stränghetsgrad 2 och den sista tredjedelen vid stränghetsgrad 3, se provningsprogrammet. Halva antalet band har varit spolat på plastspolar, andra hälften på metallspolar. Metallspolar är dimensionsstabila vid fuktvariationer, plastspolar däremot ej (21). Avsikten var att utröna om så stora formforändringar skulle uppstå hos de senare att detta skulle försämra bandens arkivbeständighet. Någon signifikant skillnad i detta avseende erhölls icke. Bandet har även spolats med olika dragkraft (normal, d vs 2,3 i 0,6 Newton‘ resp onormal, starkt varierande, dragkraft). (21). Spolning med normal dragkraft är viktig for att inte for stora mekaniska spänningar skall uppstå i bandet. Rätt justerade bandstationer fyller dessa krav. Ojämnare spolning erhålles i många s k Cleaners. Det gällde att få fram hur sådan ojämn spolning skulle påverka arkivbeständigheten. Någon konstaterbar skillnad i antalet fel på grund av dessa olika sätt att spola banden har icke kunnat påvisas. Sannolikt var antalet exemplar för litet for att ge tillräckligt underlag för bedömning av effekten av variationen av de båda ovannämnda parametrarna. Såväl den kondition som banden hade fore klimatproven som stränghetsgraden hos dessa prov var väsentlig for hur många defekter som uppstod på banden. l ett flertal fall - speciellt vid stränghetsgrad 3 - var defekterna efter klimatprovet så många att band har måst kasseras p g a att den inspelade informationen icke längre kunde reproduceras. Följande antal band av resp. fabrikat fick kasseras. Fabrikat 1 4 (av 68 band) Fabrikat 2 5 (av 71 band) Fabrikat 3 16 (av 64 band) Fabrikat 4 inga (av 70 band) Kassationen var störst vid stränghetsgrad 3. Vid denna kasserades 16 band. Vid stränghetsgrad 1 var kassationen 5 band och vid stränghetsgrad 2 blev 4 band kasserade. l tabell 6 finns antalet fel band (medelvärden) före och efter klimatprovet sammanställda for de olika fabrikaten. Vilka prövningar kolumnerna avser finns angivet i anslutning till tabellen.

Resultaten återges i diagramform i bilaga 2 diagram 1-12 for grupp 1 diagram 13-26 för grupp 2 diagram 27-36 för grupp 3 Mest framträdande var att en mycket stor del av de nya fel som tillkommit vid klimatprovningen orsakats av att många band fått vågiga kanter med påföljd att anliggningen mot magnethuvudet i ytterkanalerna blivit otillräcklig. Därigenom har signalnivån blivit for låg i ytterkanalerna och banden blivit oanvändbara.

280 Bilaga 2

Tabell 6 Antal fel per band (medelvärde)

Sträng-Grupp l Grupp 2 Grupp 3 hets» grad ala bl 212 b2 c2 a3 b3 C3 d3

Fabrikat l l 4,6 14,3 2,4 20,8 16,0 4,2 9,3 1,3 5,7 64 band 2 4,5 7,3 4,6 22,6 13,4 7,9 8,3 0.4 3.1 3 4,4 20,0 1,4 30,3 30,5 10,4 14,0 0 25 ,9 Fabrikat 2 1 8,6 16,0 3,9 10,6 9,8 6,0 14,8 0,3 7,0 66 band 2 7,4 14,8 4,6 11,3 8,6 8,4 15,9 0,6 12,6 3 9,9 17,1 6,9 59,0 23,4 8,8 11,1 1,9 59,6 Fabrikat 3 1 1,3 6,3 3,4 -b 56,6 9,2 33,8 1,0 69,2 43 band 2 4.3 33,8 1,3 29,5 14,3 3,3 55,1 4,0 12,7 3 3,6 33.4 1,8 54.5 34,2 1,3 19,3 0,3 18,8 Fabrikat 4 1 -f 0,9 1.4 2.1 3,3 2,3 4,5 3,7 4,2 70 band 2 0,8 1,6 2.0 3.9 4,4 1,0 2,3 - 4,0 3 2.0 5.1 21 8.4 3,1 3,3 10.0 - 5,6

a Beteckningarna al . . . .d3 förklaras nedan. b Uppgift saknas p g a ett förbiseende. C Uppgifter saknas, se anm efter tabell 5.

al - inledande test, efter 3 körningar bl - efter klimatprov a2 - inledande test, efter 3 körningar b2 - efter spolning i icke dammfri atmosfär c2 - efter klimatprov a3 - inledande test, efter 3 körningar b3 - efter nötningsprov (200 ggr) C3 - efter rehabilitering d3 —— efter klimatprov

Den deformation som hade skett hos banden beror på att dimensionsstabiliteten hos basmaterialet, polyestern, är temperatur- och fuktberoende. De olika polyestertyper som används till magnetband (“tensilized“ polyester, balanced polyester resp ”balanced-tensilized polyester) är temperatur- och fuktberoende (4). Visserligen är denna inverkan något varierande för de nämnda olika typerna, dock är den i intet fall negligerbar. Det visade sig också att den nu nämnda feltypen -låg nivå i ytterkanalerna pga dålig anliggning - förekom mest vid stränghetsgrad 3 och minst vid stränghetsgrad l. Allmänt kan sägas att någon signifikant skillnad mellan stränghetsgrad 1 och stränghetsgrad 2 icke framkom. stränghetsgrad 3 medförde däremot märkbart större försämringar av bandens kondition än övriga stränghetsgrader. Ett mera detaljerat studium av hur de olika fabrikaten klarade klimatprovningarna gav följande information. Fabrikat 4 klarade sig bäst. lnget band behövde kasseras och felantalet hos nästan samtliga band var lågt efter klimatprovningen. Fabrikat l, 2 och 3 uppvisade nästan genomgående stora ökningar av

Bilaga 2 281

antalet fel vid stränghetsgrad 3 (det prov vid vilket banden under 11 dygn utsattes för + 60°C och omväxlande 80 % rel fukt resp 10 % rel fukt. varefter de under 10 dygn utsattes för -l0°C). Fabrikat 3 uppvisade dessutom stora ökningar vid flera prov med lägre stränghetsgrad. Banden av detta fabrikat klarade sig avgjort sämst. Bl a fick inte mindre än 16 av 64 band kasseras. Vidare finner man, se diagrammen s 309, att för de flesta banden tillhörande grupp 2 hos samtliga fabrikat felantalet är lägre efter klimatprovningen än efter spolning i icke dammfri atmosfär. Tydligen har en hel del lösa partiklar som fanns på banden vid spolning i icke dammfri atmosfär torkats bort av torkdukarna i certifiern vid körningen efter klimatprovet. Om grupp 3 (banden nötningsprovade före klimatprov) kan följande redovisas. En jämförelse mellan grupp 2 och grupp 3 (se diagrammen) visar att antalet fel hos grupp 2, d vs hos de band som före klimatprovet kontaminerats i dammig miljö blivit av ungefär samma storleksordning som hos grupp 3. Undantag härifrån utgör fabrikat 1, stränghetsgrad l och 2, som tydligen tålde de relativt lindriga påkänningarna vid dessa stränghetsgrader bättre än banden av fabrikat 2 och 3. Man hade annars väntat sig att band som rehabiliterats och därvid blivit nästan felfria skulle ha betydligt färre fel efter klimatprovet än sådana band som var kontaminerade med ”damm”. Orsaken till att så inte var fallet är att banden vid nötningsprovet har fått en mängd latenta felställen som framträdde först när banden utsattes för de temperatur- och fuktvariationer som klimatprovet utgjorde. Dessa fel var till stor del av typen self-din. I de fall då felantalet blivit mycket stort (se stränghetsgrad 3 för alla fabrikat utom fabrikat 4) var orsaken dock till övervägande del vågighet hos bandkanten med drop-out pga dålig anliggning mot magnethuvudet som följd. Sammanfattningsvis kan sägas att fabrikat 4 klarade klimatprovningen bra vid samtliga stränghetsgrader. fabrikat 1 och 2 klarade provet bra vid strånghetsgrad 1 och 2. Fabrikat 3 uppvisade de sämsta resultaten vid de flesta av de olika klimatproven.

Lângridsprov

Samtliga band som var användbara efter klimatprovet fick genomgå ett långtidsprov på två år, hälften vid 20°C och 50 % rel fuktighet. den andra hälften vid 55°C och ca 10 % rel fuktighet. Denna temperatur är lägre än den som banden tål enligt fabrikanternas uppgifter. Förvaring vid 55°C var avsedd som ett accelererande prov. De band som forvarades vid 20°C - representerande den optimala arkiveringsatmosfaren utgjorde referensgrupp. De allra flesta kemiska reaktioner påskyndas av temperaturstegring. En temperaturhöjning av 10 grader brukar medföra ungefär en fördubbling av reaktionshastigheten (22, 23). Detta gäller dock endast för rena ämnen. Hos magnetbandet som är kom-

282 Bilaga 2

plext sammansatt sker åldringen sannolikt snabbare. Denna fråga behandlas närmare på sid 283. Nedan visas i diagramform (sid 25-32) för var 4:e månad antalet kvarvarande (icke kasserade) band och antalet fel/band hos dessa. När ett band hade mer än 40 fel kasserades det. Denna eliminering av stora felmängder har givetvis medfört att det redovisade antalet fel/band reducerats. l många fall har därför antalet band och antalet fel/band minskat samtidigt. l vissa andra fall har antalet fel/band minskat fastän antalet band varit oförändrat. Detta beror på att några fel på ett eller flera band försvunnit genom att lösa partiklar på bandet torkats bort vid kontrollkörningen i certiñern. För de olika fabrikaten kan följande utläsas av diagrammen. De flesta band av fabrikat l visade god arkivbeständighet efter de första månadernas förvaring vid temperaturen 55°C. Men därefter föll allt fler band bort ur undersökningen pga för många fel. Av fabrikat 2 och 4 visade banden tillhörande grupp l och 2 efter två månader god arkivbeständighet. medan nästan samtliga band ur grupp 3 fick kasseras efter denna korta tid. Efter ca 20 månader hade även merparten av grupp l och 2 fallit bort. Av fabrikat 3 klarade sig praktiskt taget endast banden från grupp l under några månader i 55°C. Resten - så när som på ett fåtal - fick kasseras efter kort tid. Resultatet av förvaringen vid 20°C blev följande. Av fabrikat 2 och 4 tålde grupperna 1 och 2 denna förvaring bra. medan av båda fabrikatens grupp 3 de allra flesta banden fick kasseras. För fabrikat 3 var kassationen stor i alla grupper. speciellt stor var den för grupp 3. Fabrikat l tålde förvaring vid 20°C bra. T. 0. m. ett större antal band ur detta fabrikats grupp 3 klarade förvaring i denna atmosfär under 2 år. Det är uppenbart att den förbehandling som grupp 3 genomgått, nämligen nötningsprov före klimatprovet. har försämrat bandens kondition väsentligt. I allmänhet kunde vid okulär granskning av banden inga särskilda tecken på förändringar konstateras. Den tendens som redan visade sig vid klimatproven, nämligen att banden fått vågiga kanter och på grund därav dålig anliggning mot magnethuvudet. utvecklade sig alltmer vid långtidsprovet vid 55° C. Detta gäller speciellt fabrikat 2 och 3. Fabrikat 4 visade ett annorlunda beteende. Banden som förvarats i 55° C klibbade när de skulle köras i bandaggregatet. Kemisk undersökning har inte visat någon skillnad i bindemedlets sammansättning hos band som klibbade och band som inte klibbade. En eventuell anledning till de olika beteendena hos banden kan vara en förändring i bindemedlets polymerisationsgrad (molekylkedjornas längd har ändrats). Denna nedbrytning måste då tydligen ha skett vid den rätt höga temperatur som banden utsatts för vid lagringsprovet. Man kan förvänta sig en liknande nedbrytning vid förvaring av banden vid lägre temperatur. men då efter längre tid.

Bilaga 2 283

Som en följd av nedbrytningen av molekylkedjornas längd kan oxidskiktet ha fått lägre smältpunkt och denna kan ha blivit så låg att skiktet blivit mjukt vid den värmeutveckling som uppstått p. g. a. friktionen vid körningen. Banden kasserades p. g. a. det inträffade. Allmänt kan sägas beträffande temperaturen vid det accelererade provet att denna ej får överskrida omvandlingstemperaturen for någon av komponenterna i bandet, vilket inte heller har varit fallet. Däremot har nedbrytningen sannolikt gått snabbare än vad som motsvaras av den förut omnämnda (s. 281) fordubblingen av reaktionshastigheten per 10°C temperaturhöjning. Denna regel gäller nämligen endast för rena ämnen. När det gäller komplext sammansatta material som magnetband blir reaktionshastigheten större, sannolikt minst 2,5 á 3 ggr för en temperaturhöjning på 10°C. Räknar man försiktigt med 2,5 ggr fås accelerationsfaktorn:

3.5 2,5 ä 25

Det skall också nämnas att relativa fuktigheten kan ha betydelse i sammanhanget. Således är det möjligt att bandens basmaterial, polyetylen-tereftalat, kräver en alldeles speciell temperatur-fukt kombination för att åldringsegenskaperna skall avslöjas. Undersökningen har visat att såväl nötningsprov som hantering i icke dammfri miljö avsevärt försämrar bandens kondition. Vid en bestämning av bandens medellivslängd bör därför enbart tas hänsyn till band ur grupp l, dvs. sådana band som inte forbehandlats på något speciellt sätt före klimatprovningen. Vidare bör räknas med den ovannämnda accelerationsfaktorn 25. Medellivslängden baserades på att banden kasserades när antalet fel på ett band översteg 20. Denna siffra motsvarar (se “Jämförelse mellan fel detekterade i certifier och i dator“) ca 2,5 fel på ett band vid körning i dator eller. eftersom banden var ca 730 m långa, ca ett fel per 300 m bandlängd.

Resultatet framgår av tabell 7.

Tabell 7

Medellivslängd (år) hos band ur grupp l

Fabrikat 1 20 Fabrikat 2 6 Fabrikat 3 7 Fabrikat 4 l6

Avslutningsvis återges ur (l l) det miljödiagram (fukttemperatursambanden) som gäller for magnetband med polyesterbas, se fig på 5286.

284 Bilaga 2

Långtidslagring, fabrikat 1 Långtidslagring, fabrikat 2 antal fel/band antal fel/band QTUPD 1 30- 55°C 20- 20- 10- 10r man.

44; 4 _fj

8-1;

8-j

12-* 12antal band antal band

antal fel/band antal fel/band grupp 1 20- 20- 10-

m»

”0 4 i 4.. 8-E 84. 12- 12antal band antal band antal fel/band antal fel/band 30- grupp 2 304 grupp 2 55°C 55°C 204

722] H -1 H H H

I mån. fl mån .. #74 4-? 8-E 8 I

antal band antal barnd

antal fel/band antal fel/band

20- 10* 10‘

4. 4-E. 8. 8.,

antal band antal band antal fel/band antal fel/band grupp 3 20- 55° c 20 55°C 10-

4 . 8 _ antal band antal band antal fel/band antal fel/band 20- 20-‘ 10- 10-

4-53 4 Ä 3antal band antal band

Bilaga 2 285

Långtidslagring, fabrikat 3 Långtidslagring, fabrikat 4

antal fel/band antal fel/band grupp 1 QVUPPT 30 55°C 55°C

20- 20-

H

10* I t V T mån. -1 n r-| r1 1:1 mån_ I _ 0 4 -_8 *12'1s 20 24 4 8 1216 20 24

4 410

84 8.

12-4 121

antal band antal band

antal fel/band antal fel/band

30_ grupp 1 grupp1 20°c 20~

fi]

10t m .0 -4 .,;12_›16__.20-,24 4-1 _ . g = 4-1* j; ; 8, 8-4

12- 124* antal band antal band

antal fel/band antal fel/band 30 . grupp 2 QVUDD? 55°C 55°C

t _ mån 12 16 20 24 16 20 24

antal band antal band

antal fel/band antal fel/band grupp 2 20* grupp? 20°c 20°c

10-

H H H H

t r ,. . -.1: 1- In mån. 53:0 ,;;4 s 3:212 ;§16 ;g 20 115024 si. 4 uz-E

8 -1

antal band antal band

antal fel/band antal fel/band grupp 3 20- 55°C 20- grupp3 55°C

10-1

H

x

m1

t man‘ ma “54 58 12 16 20 24 I-I 8 12 16 20 24 4 §0 . 45: 8- 8-§‘

antal band antal band

antal fel/band antal fel/band

20- 20_ 9rupp3 20°c

WUUHnnn

10t 7 FJ 4 . 1 . . mån 34 8 12 16 20 24

4- 430 8+3}

antal band antal band

286 Bilaga 2

r- 180 TemperatureC

polyestershrmksby I65‘ 25% __ 160

shnnksby 150°

Dgtzester I

u_ 140

- 120

polyester usefullute 100” _ 100 starts decreasrng PIast.c:ser evapor Flelattve . atweloss uossrhle percent — 80

polyestershrmkage 70“ 100% “m” f. _f Hugh pack messures J _f . . generated wtth _. man tapewound In the I_ 60 Sa feOpe optrmum zone f_ _‘m“ to ‘ tape andhead wear 4 Uvpet 80% ‘ becomes uneconomrc

D°’Irn ‘ .—40 n I r s á aleShor, ,arm

Storage g 30

55OA and 23‘ Om-mumzone.Long term storage _ 20 computeroperationtor maxerrortreetapeMe. 1 7., DOSSIbIHlV ot plasttcrser 45a losswith longterm a 10‘ exposure g Danger ot s tncreasrng tendency storage (x‘gm on :lutning mm i. O for electrostatic z te5“° on

charesto form. g ? \ \ ‘ “i 935 C U 5 line Wohuryi

- ? Lowe Alummrurnhubs 29°/o rntheOptimum - zone \ . \ ›- 20

(o . ‘1« .r 0% e» /I\ , ”h”,\o .

,Y3fe\u h_40

°°e» .

no \

\ \ - 60

Environmental chart

for

magnetic tape

with polyester base

film

Bilaga 2 287

Jämförelse mellan fel detekterade i certifier och i dator

Ett försök att relatera de vid SP erhållna resultaten vid bandtest till användning av banden i praktisk drift i dator har utförts. Undersökningen gjordes i samarbete med SCB datamaskincentral i Örebro.

F Örursärming Vid testning i certiñern testas magnetbanden i hela sin längd, eftersom apparaturen skriver kontinuerligt. l en magnetbandstation skrivs informationen i form av block eller “records“, vilka åtskiljs av s k block-gap, som har längden 0,6 tum. Om ett block görs maximalt långt blir dess längd 20,47 tum. Bandet blir med dessa förutsättningar upptaget av data till ca 94 %. Om data inskrivs med hexadecimalt FF i alla positioner blir bandet fyllt med “ettor i alla kanaler. Vid normal användning av magnetbanden i dator är blocklängden oftast endast 10-15 % av den ovan angivna.

Pro vningsprogram 40 st band (av fabrikat 1) testades i SP:s certifier, varvid samtliga kvarstående fel okulärbesiktigades och registrerades. Banden transporterades därefter till SCB i Örebro och testades med ett speciellt program. i vilket maximal blocklängd utnyttjats. För provet framställdes ett originalband, vilket kopierades över till provband nr l. Detta kopierades sedan över till band nr 2, nr 2 till nr 3 os v till dess samtliga band använts. Banden skrevs en gång och lästes en gång och samtidigt Ioggades eventuella fel. Denna logg skrevs sedan ut i listform. Efter datortesten återsändes banden till SP för förnyad testning.

Resultat Vid den inledande SP-testen hade de 40 banden genomsnittligt 15,7 fel per band (35 % testnivå och motsvarande körning l i huvudundersökningen). Vid SCB-texten hade banden genomsnittligt 1,5 fel per band (ca 18 % testnivå och motsvarande körning 2). Vid den förnyade SP-testen (35 % testnivå, körning 3) hade banden genomsnittligt 4.3 fel/band. Vid olika testtillfallen har konstaterats att en sänkning av testnivån i SP:s certiñer med 5 % (från tex 35 till 30 %) ger en halvering av felantalet. Tillämpas denna tumregel på den test som utförts vid SCB i Örebro med en testnivå strax under 20 % . så bör resultatet från SCB-testen multipliceras med en faktor 8 för att resultaten skall vara jämförbara. Därvid bortser man från de olika förutsättningarna (bl a olika bandstationer och olika miljöer) i de båda fallen. Denna multiplikation ger ca 12 fel per band. För de tre testkörningarna erhålles då de genomsnittliga felantalen 15,7. 12 resp 4.3 fel per band. vilket kan jämföras med den inledande testen av fabrikat l. tabell 1 sid 10. där resultatet blev 16.5. 11.6 och 5.6 fel per band. Denna jämförelse är givetvis mycket grov. Ett bättre underbyggt resultat skulle ev kunna erhållas om man kunde få lika god kontroll över undersöknings-

288 Bilaga 2

betingelserna vid SCB-testen som vid SP-testen, vilket låg utanför denna undersöknings ram. Om banden utnyttjats maximalt kan man enligt det nyss sagda förvänta sig att felantalet hos ett band i praktisk drift skulle vara ca 8 gånger lägre än vad som framgår av SP:s testresultat. Då banden i praktiken skrivs med block med en längd av endast 10-15 % av det maximalt möjliga, och då dessutom informationen inte innehåller tecken i samtliga positioner. ökar andelen outnyttjad bandyta. Sambandet mellan SP:s testresultat och resultatet vid praktisk drift blir härigenom även i hög grad beroende av bandets utnyttjandegrad. Som framgår av resultaten från de genomförda provningarna i huvudundersökningen ökar felantalet vid arkivering. Ur arkiveringssynpunkt är det därför av speciellt intresse att certifiern reagerar för mycket små defekter, medan datorn är okänsligare, se fig 3. Många av dessa små defekter är kommande fel som ännu inte hunnit påverka bandets funktion i datorn men som i sinom tid även kommer att orsaka drop-outs i denna.

referensnivå 100%

certifierns 35% läsnivå

20% datorns läsnivå

o%JLJ

Behandling av magnetband i sk cleaner

En undersökning utfördes av hur magnetbanden påverkas i en s k cleaner. d v s en enklare sort av bandaggregat som är försett med torkdukar vilka torkar bort lösa partiklar från bandets båda sidor samt någon form av knivbort löst fastbakade partiklar från oxidskiktet. eggar som skrapar

Pro vningsprogram l. Undersökningen utfördes på 40 band (av fabrikat 1) som ställdes till förfogande av SCB i Örebro. Banden testades en gång, varefter en indelning av banden i två grupper om tjugo band företogs. Grupperna uttogs så att den ena innehöll band med relativt få permanenta fel och den andra innehöll band med betydligt fler permanenta fel.

2 289 Bilaga

Båda grupperna fick passera cleanern en gång fram och åter med knivar och torkdukar monterade. 2. Dessutom har ytorna hos två band, vilka spolats ettusen gånger fram och åter genom cleanern fotograferats med vissa mellanrum.

Resultat l. Efter inledande test och fördelning i provgrupper hade banden genomsnittligt det antal fel per band som framgår av tabell 8. (För hela gruppen var genomsnittliga antalet fel per band 15,6 vilket stämmer väl överens med resultatet från huvudundersökningens fabrikat l, körning l). Efter cleaner-passagerna erhölls följande resultat:

Tabell 8

Resultatet visar att banden relativt väl motsvarar huvudundersökningens fabrikat 1. Vid en jämförelse av värdena i tabell 8 med motsvarande värden i tabell l (sida 275) konstateras nämligen att hos de band som fått passera cleanern mellan testerna återstår efter tredje körningen i certifiern 3,9 fel per band, d v s ca 25 % av felen, medan hos de band som enbart testats i certifiern (se tabell l) 34 % av felen finns kvar. Det kan också konstateras att förbättringen är större hos banden i grupp a (se tabell 8), som från början var bäst, än i grupp b. 2. För att få en uppfattning av hur bandytan ser ut efter många passager i cleaner kördes två 1200-fots band av olika fabrikat genom cleanern ettusen gånger fram och åter. Torkdukar och s k keramiska knivar var monterade. Bandytorna fotograferades fore provet och efter 5, 50 och 1000 passager, se fotografier på sidorna 292-299. Fotografierna visar att båda banden redan efter fem passager har fått tydliga längsgående spår, vilka sedan blivit allt kraftigare. Felantalet hos det ena bandet ökade från 2 till 37 permanenta fel. Under de tusen passagerna minskade oxidskiktets tjocklek med ca l %. Det är uppenbart att cleanern - åtminstone om den är försedd med knivar - bör användas med stor försiktighet. Visserligen var mängden oxidskikt som skrapats bort av knivarna relativt ringa. men den uppruggning av ytan som skett måste innebära att latenta felställen uppstått. I varje fall bör band som skall arkiveras inte utsättas för behandling i en cleaner med knivar.

290 Bilaga 2 sou 1976:68

l Cm‘ no å 2 Sâüwü SU?no

llluslralionen visar stor parrike/ansam/irzg i (’lI barzdagglvgal pga IIÖIII/Ilg (se s. 278).

Fabrikat A ej nä!! Höger/can!

2a F, az...

w xv

?v

[Fabrikat .4 7/ nö/I Mil/parti

...ai

äs (

åka??

...s

.är

Fabrikai .4 mm 5 _uâ/Igvri (lea/mr H ()j.,’(’f/\um

»A 4 ...ax s., a.

m?

cm» , A k. .ø

...käø

.

FabrIAuI ;i mi/I 5 gul/Laul 1 (Ivar/vr .VMI/nun

m..

,. ,.

»rr.£fl.xd.t,.

.

\

.øzäøztfY

\ › a.. .

...v 9,»

r.¥??4.t.;..3.

(W125

E?!

33:?

nib i.

ut!!!

J52..

. ,

, :w

.

wa...

’hr§:\§

.Åøöâä . AS .

.

42.

.»»,1w

/üzhr/Åul .4 nä!! 5 U us. U U m. ( .It w z u.. Hög u.. .I M. m

› l: . ef ..

$4,

. L (t 5

.w,:.».._

,x 33 z c a .. , 5 ,t . ,. . t.. , . 3 .

.lo..fl¢..

. » u .

. {.2 1!

. .

, oi;

. )\ .

. . K . L. . .. .

.21}.

.. u ,

f...

«

...Btw

...i 4

..

.§Ãz

. v. ., . . o c. › .

,z ...§1 .n x .

.rfâsv

56:54.1.

A : ,i PL.

‘x./\g:..v1§(w,.\(vlCxvl(9i)aA

:Susiâ

;...su..ua..u1a..nn

. .

Ié n .. . 3.14 .H$á

.v , . (

cbrml.. an? s

1.42):

. .7.

:3:

.r...2h.3 .Wv.fww,wu

t; . .4. . .á .s \ a.. så x . . 3x ...rn , . ab . Io. .

*u .i

11 . f.. w

få?

. .. e.. 4 i L

litbr/Au/ Al nun J!) _umzyør / v/vunw .Will/MIIV/

MM;

Fabrikat A nä!! I 000 g ånger i cleaner H ögerkanl Fabrikat A IIÖII 1 000 gånger i cleaner Mi/I/mm

Fabrikat B ej nött Högerkanl Fabrikat B 7/ IIÖII .Mil/parti

Fabrikat. B Vnäu 5 _uåzzuvri /(’(IIl(’I‘ I I iigt’*A(II1I Fabriku/ B Him 5 .uázzgvri (/(’(lIIéI' .\/IiII/zur/I

Fahrikal B nfill 50 gångar i Cleaner [Jäger/cam Fahrika! B när! 5 .gånger i c løaner- Min/warn

.. .

n .o f...

...v

.V ..: .brf

.

låsa»

å.

.f ›

;oxå

i...

Fabrikat B nött I 000 g ånger i cleaner Högerparti

Fabrikat B när! [000 ga°/zgerI cleaner .Minparti

Bi/aga 2 299

Felintensiteten som funktion av antalet körningar Antal fel

15 I I 10 l l 5 / A _ _ a’ v v v v 50 100 150 200 Antal körningar

Felintensitetens beroende av antalet körningar

Som tidigare framhållits, se s. 278, är avnötningen av oxidskiktet ringa vid skonsam körning av magnetband. Först efter flera 1 000 körningar - vissa fall mer än 104 körningar (16, s. 283) — ökar antalet fel påtagligt pga nötning. En undersökning utfördes för att utröna hur felintensiteten beror av antalet körningar - särskilt när bandet ännu inte är nedslitet. Av speciellt intresse har varit att studera banden under inkörningsperioden. För undersökningen uttogs 10 band, vilka samtliga testades 50 gånger i följd. Efter dessa prov har 5 av banden körts ytterligare 200 ggr. Figur visar hur antalet fel minskade under inkörningsperioden och hur banden sedan under många körningar visade praktiskt taget oförändrat antal fel. Ur arkiveringssynpunkt har det ej bedömts av intresse att fortsätta provet ytterligare. Kurvan kallas pg a sin form “badkarskurva“. Den har samma form som felintensitetskurvan hos en mängd komponenter (speciellt elektroniska), för vilka felförekomsten följer statistiska lagar (24). Det erhållna resultatet visar att ett nytt band helst bör köras nägra gånger i ett väl justerat och rengjort bandaggregat så att begynnelsefelen blir eliminerade.

Rekommendationer för arkivering av ADB-band

Litteraturstudier och undersökningar vid SP har resulterat i följande rekommendationer för arkivering av ADB-band.

l. Allmänt

Såväl specifika egenskaper hos magnetbanden som den påverkan de är utsatta för vid användning och vid förvaring inverkar på deras arkivbeständighet. Den magnetiska uppteckningen hos ADB-band sker i form av impulser av sådan styrka att det aktuella stället på bandet blir magnetiskt mättat. Tid och temperatur (upp till 400°C) påverkar icke den magnetiska upp-

300 2 Bilaga

teckningen. Kopieringseffekten är av storleksordningen l % d vs den år försumbar hos ADB-band (26). Läsbarheten av på ett band skriven information kan reduceras av mekaniska deformationer resp av defekter pga förekomsten av främmande partiklar på banden. Båda dessa orsaker till bandfel har en tendens att växa vid arkivering.

2. S tär/än informationen på magnetbanden kan påverkas och to m utsläckas a» magnetiska störfált. Vanliga störkällor är elmotorer. åskledare, högtalare, m m. l allmänhet bör störfziltets styrka icke överskrida 100 A/m (25). Störfáltets styrka avtar snabbt med avståndet från källan. En radérmagnet for magnetbttnd har på 2 m avstånd ingen skadlig verkan längre. Risken kan för påverkan genom störfzilt är speciellt stor vid transport. Transporten ske i behållare av järn (eller klädda med järn) for att minska dessa risker.

3. Damnz/rihet litspelning och arkivering bör ske i dammfria lokaler. Partikelinnehållet per m3 bör ej överstiga: 30 - 103 partiklar Zz 0,5 um 1 partikel 7; ;tm

4. F eI/ria band Nya band bör användas. De bör uppfylla kvalitetskrav på ADB-band, se s. 301. Banden bör först köras 2 a 3 gånger i den bandstation i vilken skall ske. Banden bör icke köras i en med kniveggar försedd inspelningen cleaner.

5. Spa/ning Före arkiveringen bör kontrolleras att spolningen är plan och jämn. Inga enskilda varv får fram ur “bandkakan“. Spolningen bör ske med

sticka

en dragkraft av 2,3 i 0,6 Newton. Snabbspolning bör undvikas. Som en extra åtgärd kan omspolning en gång per år rekommenderas. dock endast i ett väl rengjort och justerat bandaggregat och i dammfri atmosfär. Genom de mekaniska spänningarna i bandet omspolningen utjämnas och förebygges vidhäftning mellan olika lager.

6. Bandstation Bandstation måste vara väl rengjord och vara fri från främmande partiklar som kan fastna på bandet. Magnethuvudet, anliggningsytorna och styrkanterna för bandet måste vara korrekt justerade.

sou l976:68 Bilaga 2 301

7. Temperatur och fukt

Temperatur- och fuktändringar orsakar längdändringar hos bandet som i sin tur kan ge upphov till stora mekaniska spänningar i “bandkakan. Som arkiveringsklimat rekommenderas: 20i3C 50i5 % RH Skulle dessa gränser lör temperatur och fukt kortvarigt överskridas rekommenderas omspolning (se pkt 5 ovan) av banden. Detta rekommenderas även efter längre tids arkivering innan banden åter användes.

Kvalitetskrav på ADB-band (1/2” band, 1600 bpi)

De kvalitetskrziv som ur arkiveringssynpunkt är speciellt viktiga anges nedan.

l. Dimensioner Tillverkarens specifikationer av Följande dimensioner kontrolleras. Bandets bredd Basskiktets tjocklek Oxidskiktets tjocklek

2. E Iasticitersmodulen Denna bestäms vid en draghastighet av 5 mm/min och en fri inspänningslängd av 5 cm vid 23°C och 50 % RH. Min värde: 250000 N/cmz

3. Dimensionssrabilirer

Krökning i längdriktningen (curvature) Max värde: 3 mm på l m bandlängd Krökning i tvärriktningen (cupping) Max värde: 0,25 mm på 6,35 mm bandlängd

4. Vidhäfming me//an oxid- och basskikt

Provet utförs enligt Interim Federal Specifikation W-T-O070 (Navy-Ships) pkt 4.4.8 (General specification for tapes, recording, sound and instrumentation. magnetic oxide coated).

5. Yzresistans Max värde: 100 MQ vid ett elektrodavstånd av 25 mm (mätt enligt BS 2050).

302 Bilaga 2

6. F unktionsprovning av antalet vid test i certifier. Testning med avseende Räkning dropouts på signalamplitudens jämnhet och på brus sker även. Max antal fel: 5 fel/band (medelvärde) vid testning av 10 band (testnivå 35 %). lnget band lår dock ha mer än 10 fel. Bandlängd 2400”.

7. Miljöpåverkan

5 band provas vid 60°C, 20 % RH till 80 % RH under 10 dygn. Därefter provas i -10°C under 10 dygn. Räkning av antalet fel vid test i certifier före och efter provet (testnivå 35 %). Max antal fel: 16 fel/band (medelvärde). Förutsatt att bandlangden är 2400”.

8. Å ldringsegenskaper Samma band som provats enligt punkt 7 samt ytterligare 5 nya band värskall meåldras under minst 6 månader vid 55°C. Även relativa fuktigheten anges i provningsprotokollet. Efter provet sker räkning av antalet fel vid test i certifier (testnivå 35 %). Max antal fel: 20 fel/band (medelvärde), förutsatt att bandlängden är 2400.

Referenser

(1) Dériaud, J P: Manufacture and properties of professional magnetic recording tapes and films. British Kinematography. vol 43, No. 4, October 1963, p 108-129 (2) Wallace, R L: The reproduction of magnetically recorded signals. Bell System Tech. J, 1146, October 1951 für Datenverarbeitungsanlagen - ihre (3) Hohmann, Dieter: Magnetbander und ihre Wartung. Computer-Praxis, 1969. Heft 3 Behandlung tape. Datamation, October 1966 (4) Ricci, John M: Precision magnetic (5) Eldridge, D F: Causes of failure in magnetic tape. Memorex monograph nr 3, April 1964 in instrumentation re- (6) Carson, Robert H: Drop-outs magnetic-tape systems. IRE Transactions on Audio. July-August. p 112-120 cording (7) Piech, Richard: A magnetic tape study. Departement ofTransportation. D C, Report No FAA-RD-72-66, 1972 Washington (8) Davison, P S, Giles P, Matthews D A R: Ageing of magnetic tape: A critical and comparison of litterature sources. Computer bibliography Journal 11, 1968, p 241-246 machines and documentation — essential (9) Nigro, James P: Personnel, of computerized files. National Bureau of ingredients for archival integrity Standards, 681.3 (10) Stanley, Clarence B: How environment affects magnetic recording. IRE Trans. and telemetry. March 1960. p 19-24 on space electronics

SOU I976:68 Bilaga 2 303

(11) Martin, M B: Environment and magnetic tape. Memorex, June 1967 (12) Famulener, K: Archival properties of tape, Ampex. 25 January 1967 (13) Wolf Research and Development Corporation, Bladensbury. Maryland: Effects of storage on digital magnetic tape. 1968, 101 sidor (14) Geller. Sidney: The effects of magnetic fields on computer magnetic storage media. NBS Techn. News Bulletin, June 1972 (15) Hobson. P T: Care of magnetic tape. Data Processing ll (l969):6. p 576-579 (16) Sebestyen, L G: Digital magnetic tape recording for computer applications. Chapman and Hall, 1973, p 28 (17) Taylor. Kenneth: Get maximum reliability from digital magnetic tape. Control Engineering, Oct 1961, p 113-115

(18) Wedin, Bertil: Luftburna partiklar, Tekn. Tidskr. 1966, H 26

(19) British Standard 2050:1961 (20) Latham, Williams S: Tape life. IRE National Convention 1965, p 118-125 (21) Winterbottom, J F and Panter, J V: Effects of angular acceleration and ambient changes on spooled magnetic tape, lnt. Conf. on Magnetic Recording, Reprint 11, July 1974 (22) Hägg, Gunnar: Allmän och Oorganisk kemi (23) Jack R W: Evaluation of Magnetic Tape. Instruments & Control Systems — Vol. 35. p 154-158 (24) Calabro, S. R.: Rehability principals and practices Mc Graw Hill, 1962 . (25) Volkman: Leitsätze zur Konservierung von Aufmagnetischen zeichnungen, Berlin, d. 15.2 1972 (26) Krones, F.: Aktennotiz Nr. 3/70,

Computerbänder-Langzeitarchivie-

arung, Agfa-Gevaert, Leverkusen (23.l.l970)

304 2 sou 1976:68 Bilaga

Arkiveringsbeständighet hos magnetband Undersökningsprogram /avser 72 band av ett och samma fabrikat/

72 band

Testning

l I 1 Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3 24 band 24 band 24 band

Information Information o . . N: O mngspr V mspelas mspelas

I I

Spelning i icke Rehabilitering dammfri lokal

. information Testning inspelas

12 band 12 band 12 band 12 band 12 band 12 band

A I I I Plastspole Metallspole normal onormal normal onormal Dragkraft Band a b c d e f g h i i k I /6/ /6/ /6/ /6/ /6/ /6/ /6/ /6/ /6/ /6/ /6/ /6/ /58 70mm/ /antal/ _

. Stränghetsgrad 1 Stränghetsgrad 2 Stränghetsgrad 3 khmatprov 6 st av b, e, h, k 6 st av c, f, i, I 6 st av a, d, g, i l .L J T Testning I b I Lagring, o Lagring a _) 24 ”‘a”5 ‘ 55 C

l

3 av vardera 24 mån. - 20 C 50°/c RH 3 av vardera a—| a—|

Testning mg: 7332233“

Varje mängd om 6 band består av

l i

2 band från vardera grupp 1, 2 resp 3. Anaws av me

Bilaga 2 305

Provningsprogram

72 magnetband av vart och ett av fyra fabrikat undersökes med avseende på de fel som uppstår under olika arkiveringsbetingelser. Detta sker enligt Följande schema. 1. Efter leverans förvaras banden minst 24 timmar i den miljö, i vilken bandprovningarna vid provningsanstalten utförs (dammfri lokal, 20°C. 50 % RH). 2. Banden testas i testapparaten (certifiern) och antalet fel registreras. Detta utförs 3 gånger. 3. Banden uppdelas i tre grupper om vardera 24 band. 3.1 På grupp 1 inspelas information (pulser med tätheten 1600 bpi). Denna information skall kvarstå under de följande proven. Grupp 1 indelas i två undergrupper: grupp 1.1 (12 st). vilka spolas på plastspolar grupp 1.2 (12 st), vilka spolas på metallspolar Hälften av vardera grupp 1.1 och grupp 1.2 spolas med normal dragkraft (2.3 i 0.6 Newton). De övriga spolas med en dragkraft som ligger utanför de rekommenderade värdena. Således fås följande grupper: l.l.l (6 st) (på plastspolar med normal dragkraft) 1.1.2 (6 st) (på plastspolar med icke normal dragkraft) l.2.1 (6 st) (på metallspolar med normal dragkraft) 1.2.2 (6 st) (på metallspolar med icke normal dragkraft) Dessa 4 grupper utsätts nu för varierande temperatur och fukt i klimatkammare. Därvid väljes tre stränghetsgrader: Stränghetsgrad l: 20 i 3°C; 50 i 2 % RH; tid: 21 dygn Stränghetsgrad 2: 20 i 10°C; 50 i 10 % RH; tid: 21 dygn Detta realiseras sålunda: 11 dygn vid 30°C; halva tiden 60 96 RH, andra hälften av tiden 40 % RH. 10 dygn vid 10°C; 100% RH Stränghetsgrad 3:+ 60°C;10-80 % RH; tid: 21 dygn - 10°C; Detta realiseras sålunda: 11 dygn vid 60°C; halva tiden 80 % RH, andra hälften av tiden 10% RH. 10 dygn vid -10°C; 0 % RH Efter dessa klimatprov undersöks banden i certifiern. varvid man regi-

strerar hur mycket information som gått förlorad. Dessutom utförs sådana

undersökningar av de mekaniska egenskaperna hes banden. vilka motiveras av de förändringar som iakttagits. Exempel härpå är vidhäftningen mellan oxid- och basskikt. bandkanternas kvalitet. bandets krökning i längs- och tvärriktning m. m. 3.2 På grupp 2 inspelas. likadant som på grupp l, information (1600 bpi) som skall kvarstå under de följande momenten. Grupp 2 förvaras i en icke dammfri lokal under ett antal dygn. Utom förvaring kommer hantering av banden - av samma typ som den vilken sker i en dataanläggning

306 2 SOU l976:68 Bilaga

- att ske. Detta tillgår så att banden spolas 50 ggr i cleanern i icke dammfri Iaboratoriemiljö, varvid de utsätts för damm m m, på samma sätt som vid normal användning. Därefter testas banden åter i certifiern och felen registreras men avlägsnas icke. Av de sålunda felbehäftade banden spolas nu hälften och resten på plastspolar, hälften med normal på metallspolar och hälften med icke normal dragkraft. Dessa två grupper (2.l och 2.2) behandlas sedan på samma sätt som grupp 1.1 resp 1.2. d v s de utsätts för olika temperatur- och fuktförhållanden. Därpå testas banden i certifiern och antalet fel registreras. Slutligen undersöks de mekaniska egenskaperna på samma sätt som under 3.1 ovan. 3.3 Grupp 3 utsätts för nötningsprov i ett bandaggregat. Därigenom försämras bandets kondition gradvis och benägenheten för uppkomsten av nya fel ökar. Efter nötningsprovet rehabiliteras banden i certifiern så att de blir (åtminstone så gott som) felfria. Dessa “nötta” band utsätts nu för samma provningsmoment som grupperna l och 2, d vs först inspelas information som skall kvarstå under de följande momenten. Därefter utsatts banden för olika dragkraft (hälften på metallspolar och hälften på plastspolar). olika temperatur- och fuktförhållanden samt övriga under 3.1 omnämnda undersökningar. 4. Därefter utförs ett långtidsprov, varvid hälften av banden som genomgått klimatprovning vid stränghetsgrad 1. 2 resp 3 förvaras i 20°C, 50 % RH och den andra hälften vid 55°C och ca 10 % RH. De förstnämnda kontrolleras (testas och omspelas) var 4:e månad under två år. De sistnämnda kontrolleras (testas och omspolas) varannan månad under två år.

Bandens medellivslängd

Bestämning av medellivslängden baserades på kravet att ett band efter långbör vara praktiskt taget felfritt. SP har bedömt att sannotidsarkivering likheten for att inte ett enda fel skall finnas på ett dylikt band efter den tid som betecknas som medellivslängd bör vara 70 á 80 %. och att den vald del av bandet vars längd motsvarar 10 bör gälla för en godtyckligt å 15 % av bandlängden. Detta för att informationen på ett band i praktiken oftast upptar så stor del av totala längden (se närmare sida 288). Med detta som utgångspunkt fås ur Poisson-fördelningen* att 2 á 3 fel kan tolereras på hela bandlängden i praktisk drift i dator. Detta motsvarar ca 20 fel/band l Felen förutsättes binoenligt testmetoden i SP:s certifier. mialfördelade. eftersom sannolikheten för före- Med detta som utgångspunkt har medellivslängden bestämts på följande komst av fel är lika över sätt. För varje band ur grupp l som långtidsprovats i 55°C noterades den hela bandlängden och tid det tog tills bandet ifråga fått minst 20 fel vid detta prov, varefter mevarje nytt läsförsök är delvärdet av dessa tider beräknades. oberoende av de övriga. Eftersom dessutom anta- Resultatet blev: let läsförsök är stort och Fabr 1 Fabr 2 Fabr 3 Fabr 4 sannolikheten för förekomst av fel är liten 9,3 mån 3 mån 3,2 mån 7,7 mån övergår binomialfördel- Med accelerationsfaktorn 25 erhölls då den i tabell 7 på sida 283 angivna ningen i en Poisson-fördelning. medellivslängden för resp fabrikat.

Bilaga 2 307

Grupp 1 Antal fel per band (medelvärde) vänster stapel: inledande test, efter 3 körningar höger stapel: efter klimatprov Fabr 1 Fabr 2 Fabr 3 Fab? 4 20-‘ Stränghetsgrad 1 diagram 1-4 10-

1 I-‘I1 -1 30- Stränghetsgrad 2 diagram 5-8 20

10 -

l- 1-1:]

-T 30 Stränghetsgrad 3 diagram 9-12 20

308 Bilaga 2

Grupp 2 Antal fel per band (medelvärde) Från vänster till höger: inledande test, efter 3 körningar efter spolning i icke dammfri atmosfär efter klimatprov Fabr 1 Fabr 2 Fabr 3 Fabr 4 60 Z 20 Stränghetsgrad 1 diagram 13-16

m

30-

Stränghetsgrad 2 diagram 17-20 20-

W

-i 4

Stränghetsgrad 3 diagram 21-24 20-

sou 1976:68 Bi/agü 2 309

Grupp 3 Amai fei per band (medelvärde) Från vänster till höger: inledande test, efter 3 körningar efter nötningsprov (200 ggr) efter rehabilitering efter klimatprov Fabr 1 Fabr 2 Fabr 3 Fabr 4 70 *

J1

20 i Stränghetsgrad 1 I L diagram 25~28 4/’ 10 -

ä 60 år J/: Stränghetsgrad 2 r” diagram 29-32 20 __

10 -

5:

60-‘

Stränghetsgrad 3 diagram 33-36 20

@

Bilaga 3 Forsknings- och utvecklingsarbete för

mikrofilm för

arkiveringsändamål

SP 1972-08-30, P-nr 69-256 (delrapport nr 3 till DAK)

Förvaringsmiljö för mikrofilm

Ett stort antal luftföroreningar har eller kan förväntas ha en skadlig inverkan på mikrofilm. Man vet erfarenhetsmässigt att förekomst av svaveldioxid i luften indicerar förekomst av andra luftföroreningar som t. ex. svavelväte och kolväten av skilda slag (l). För att få en uppfattning om i vilken utsträckning luften i Stockholm är nedsmutsad. har Stockholms hälsovårdsnâimnd utfört mätningar av halten svaveldioxid i luften vid ett antal mätstationer i Storstockholm med omnejd. En av dessa mätstationer är placerad i anslutning till riksarkivets friskluftsintag. Då det är allmänt bekant att luftens nedsmutsning är som störst under höst- och vintermånaderna har endast mätningar under hösten och vintern 1971-72 rapporterats till provningsanstalten. Svaveldioxidhalten har angivits som dygnsmedelvärden och är av storleksordningen delar svaveldioxid per hundra miljoner delar luft (pphm). Naturvårdsverkets riktvärde 10 pphm har under perioden oktober till februari 1971-72 endast överskridits under 1 dygn vid två av mätstationerna - under samma period har vid riksarkivet inget dygnsmedelvärde överskridit 4 pphm. En undersökning av svaveldioxidhalten i luften över några städer utförd under en tvåmånadersperiod vintern 1962-63 uppvisar följande halter (1). Enligt uppgift från Stockholms hälsovårdsnämnd är Stockholmsluften renare nu (vintern 1971-72) än för 10 år sedan och är internationellt sett jämförelsevis ren.

S02/dygn, pphm medel- S02/dygn, pphm högsta

31 2 Bilaga 3 SOU 1976268

Försök utförda vid bl. a. National Bureau of Standards i USA har visat att mängden luftburna Föroreningar som orsakat skador på mikrolilm varit av storleksordningen mindre än 10” ä 10” moi/liter, d. v. s. mängder som är för små för att upptäckas med hjälp av masspektrograf. För i. ex. svaveldioxid och andra för lilmen skadliga ämnen av liknande molekylstorlek skulle det innebära att koncentrationen i luften måste hållas under 1 pphm, vilket i sin tur innebär att en rening av luften i mikrofilm-arkiv. avsedda för långtidsförvaring. måste krävas. även där luften är att betrakta som ren (jfr Stockholm).

Effekt vid fixering i gamla fixerbad

För att utröna i vad mån gamla, delvis förbrukade fixerbad kan bidraga till att skador uppträder på mikroñlm efter en tids arkivering har följande försök utförts. Exponerad film (Kodak AHU microfilm 5460) framkallades (Kodak D ll framkallare), behandlades i stoppbad (20 ml ättiksyrra/liter vätska) och fixerades vid rumstemperatur (23°C) under 15 minuter i något av följande fixerbad (2). 1 varje fixerbad fixerades 4-6 filmbitar av ca 2 dm längd. Fixerbad 1. Nyberedd lösning av 227 g natriumtiosulfat i 852 ml vatten. Fixerbad 2. Nyberedd lösning av 190 g natriumtiosulfat och 27 g kaliummetabisulñt i vatten till 800 ml. Fixerbad 3. Nyberedd lösning av 240 g natriumtiosulfat. 15 g natriumsullit. 15 g kaliumaluminiumsulfat och 12,6 ml ättiksyra i vatten till 1000 ml. Fixerbad 4. Fixerbad 1 utsatt för genomluftning under 10 dygn. därefter förvarad i sluten flaska under 125 dygn. Fixerbad 5. Fixerbad 1 med tillsats av kaliumjodid (0.25 g/liter). utsatt för genomluftning under 10 dygn, därefter förvarad i sluten llaska under 125 dygn. Fixerbad 6. Fixerbad 1 med tillsats av kaliumjodid (O,25 g/liter) och silverklorid (3,0 g/liter) utsatt för genomluftning under 10 dygn, därefter förvarad i sluten flaska under 125 dygn. Fixerbad 7. Fixerbad 2 utsatt för genomluftning under 10 dygn. därefter förvarad i sluten flaska under 125 dygn. Fixerbad 8. Fixerbad 2 med tillsats av kaliumjodid (0.25 g/liter). utsatt för genomluftning under 10 dygn, därefter förvarad i sluten flaska under 125 dygn. Fixerbad 9. Fixerbad 2 med tillsats av kaliumjodid (0.25 g/liter) och silverklorid (3,0 g/liter) utsatt för genomluftning under 10 dygn. därefter förvarad i sluten flaska under 125 dygn. Fixerbad 10. Fixerbad 3 utsatt för genomluftning under 10 dygn. därefter förvarad i sluten flaska under 125 dygn. Fixerbad 11. Fixerbad 3 med tillsats av kaliumjodid (0.25 g/liter). utsatt för genomluftning under 10 dygn. därefter förvarad i sluten flaska under 125 dygn.

SOU l976:68 Bilaga 3 3 l 3

Fixerbztd 12. Fixerbad 3 med tillsats av kaliumjodid (0,25 g/liter) och silverklorid (3,0 g/liter) utsatt för genomluftning under 10 dygn. dåirefter förvarad i sluten flaska under 125 dygn. Efter slutförd fixering sköljdes filmen i rinnande vatten av 23°C under 30 minuter och torkades. l avsikt att framkalla filmskador av tidigare beskrivet slag utsattes filmen för luft innehållande en ringa mangd våiteperoxid. Detta uppnåddes genom förvaring av filmen i en sluten exsickator i luft över en mättad lösning av natriumklorid i vatten med tillsats av väteperoxid (10 ml 30 % våiteperoxidlösning till l liter mättad lösning). Den (wanför stående luften har bringats att cirkulera. Luften över mättad natriumkloridlösning får en relativ luftfuktighet av 75 % (2). Vid okuláirbesiktning av filmen efter l0 dygn visade de filmer som fixerats i de åldrade fixerbaden utan tillsatser (4. 7 och 10) redoxskador. Efter 20 dygn hade skador börjat att uppträda även på film fixerad i åldrade fixerbad med tillsatser. medan film fixerad i färska fixerbad (l. 2 och 3) ännu var oskadad. Under en tidrymd av ytterligare 5-10 dygn erhölls skador även på lilm fixerad i de färska fixerbaden. Undersökningen tyder på att mikrofilm framkallad i gamla fixerbad lättare erhåller skador av redoxtyp än film framkallad i nyberedda bad. även om framkallningsprocessen i övrigt kan anses vara tillfredsställande utförd.

Guldbehandling

Uppgiften om att guldbehandling av mikrofilm ökar resistensen mot kemiska angrepp av redoxt)/P(3, 4) har verifierats genom laboratorieförsök vid Statens provningsanstalt. Provningsanstalten har låtit utföra guldbehandling i en Recordak prostar processor i enlighet med Kodaks rekommendationer (5). Vid försök har använts dels 16 mm, dels 35 mm mikrofilm, som framkallats och fixerats vid Kodaks laboratorier i Jakobsberg. Den i prostarutrustningen guldbehandlade filmen har jämförts med icke guldbehandlad mikrofilm samt mikrofilm som guldbehandlats vid Statens provningsanstalt. Guldbehandlingen vid provningsanstalten och hos Kodak har utförts med en lösning bestående av: 0,5 g guldklorid (50 % Au). 1.0 g vinsyra. 5.0 g tiourinämne. 15,0 g natriumsulfat, allt löst i vatten till 1 000 ml (5). Genom att lösa bort kvarvarande bildsilver efter avslutad behandling och sedan mäta den optiska tätheten med en densitometer (Macbeth) hos den resterande guldbilden har guldinnehâllet i den guldbehandlade mikrofilmen kunnat bedömas. Ett nära linjärt samband mellan den optiska tätheten och guldinnehållet i filmen har nämligen observerats av Henn och Wiest vid Kodaks laboratorier i USA (4). l avsikt att framkalla redoxskador på den guldbehandlade filmen utsattes den för luft innehållande väteperoxid på så sätt som tidigare beskrivits. Luften innehöll dock en större mangd väteperoxid än vad som angivits för tidigare försök. varför tiderna ej är jämförbara.

314 Bilaga 3

Tid, sek. Guldbehandling i Guldinneháll, (uppgift från prostarutrustning, mg/dmz Kodak) optisk täthet hos kvarvarande guldbild

28 0,20 1,0

Tid, sek. Guldbehandling vid Guldinneháll, SP, optisk täthet mg/dmz hos kvarvarande guldbild

Ej guldbehandlad mikroñlm visade redoxskador efter l dygn. den i prostar guldbehandlade filmen visade begynnande skador efter ca 10 dygn, medan de vid provningsanstalten guldbehandlade mikroñlmerna samtliga var oskadade efter 20 dygn. Resultaten tyder på att ett visst skydd mot redoxskador erhålles efter guldbehandling samt att skyddet ökar när guldandelen i en guldbehandlad film ökas. Då endast accelererade åldringsundersökningar är utförda, som visar sambandet mellan hur mängden guld i mikrofilm påverkar dess åldringsbeständighet, kan provningsanstalten ej uppställa krav vad gäller lämpliga gränser för guldinnehållet i guldbehandlad film. utan vill hänvisa till de gränser som rekommenderas av Kodak (1,1-1,6 mg/dmz) (5). Provningsanstalten vill rekommendera en guldbehandling för mikroñlm. som avses att förvaras i vilande arkiv även där luften är konclitionerzid enligt rekommendationerna för vilande arkiv, speciellt i de fall där högsta grad av arkivbeständighet krävs.

Kvarvarande silverföreningar

Kvarvarande silverföreningar hos filmen kan vara en viktig bidragande orsak till att silverbilden skadas efter åldring. De komplexbundna silverjonerna kan förenas med det svavel som erhålles vid tiosulfatets nedbrytning eller kan reagera med luftburna föroreningar och orsaka missfärgning. För att få mängden kvarvarande silverföreningar tillräckligt låg är det viktigt. att filmen fixeras i färska fixerbad av lämplig sammansattning samt att sköljningen därefter är tillfredsställande utförd, vilket bör kontrolleras,

Kopiering av mikrofilm

Beträffande kopiering av mikrofilm i vilande arkiv kan sägas. att om kopieringsutrustningen ej påverkar arkivklintatet så att för filmen skadliga

Bilaga 3 3 l 5

gaser, t. ex. ozon utvecklas eller att föreskriven fukt och temperatur andras. kan kopieringsutrustningen befinna sig i samma lokal som filmarkivet. Detta innebär att moderfilmen ej behöver rekonditioneras. Dock måste kopiefilmen zmpassas till rådande klimat. Provningsanstalten saknar kännedom om huruvida i handeln förekommande kopieringsutrustningar uppfyller ovan angivna krav. Alternativt kan i anslutning till det vilande arkivet ett kopieringsutrymme finnas med en ur arbetssynpunkt lämpligare miljö. En lämplig atmosfär är t. ex. ZOC och 50 96 RF. Här måste dock lika stora krav på konstanta betingelser och ren luft uppställas som för det vilande arkivet. Filmen måste har rekonditioneras under tillräckligt lång tid for att komma i fuktjäntvikt i denna miljö innan den får anvåindas. Föratt återföras till det vilande arkivet krävs en motsvarande rekonditionering till luften i arkivutrymmet innan filmen ånyo får förslutas. Även här gäller att kopiefilmen skall vara i fuktjämvikt vid rådande klimat.

Kontamination vid framkallningsprocessen

Man kan förutse att en ur arkivsynpunkt olämplig miljö råder i de lokaler där mikroñlmen framkallas. fixeras och sköljs. något som ej tidigare beaktats i tillfredsställande grad. Det är därför av största vikt att mikrofilnten efter avslutad framkallningsprocess snabbt avlägsnas från fotolaboratoriet och överförs till ett utrymme med lämpligare klimat.

Periodisk kontroll

l ANSI PH 5.4—1970 rekommenderas en regelbunden inspektion så att 20 % av mikrolilmbeståndet kontrolleras vartannat år. För att undvika en periodisk kontroll av denna omfattning vill provningsanstalten föreslå. att testrutor utarbetade hos Agfa-Gevaert av Weyde (6) placeras ut i arkivet och inspekteras regelbundet. förslagsvis varje månad. En viss kompletterande kontroll av mikroñlmen bör dock även utföras. Denna kontroll kan omfatta 200 till 300 filmrullar per år. Om testrutor utvisar att risk för filmskador föreligger bör en utökad kontroll av ñlmen företas. Testrutorna. täckta av ett lager av kolloidalt silverlkornstorlek mindre än 30 um) som är inbäddat i ett permeabelt lackskikt. missfargas av oxiderande gaser och indikerar på så sätt att luften i arkivet inte är i tillfredsställande grad renad. l ett försök att testa användbarheten av dessa rutor vid ett arkiv i München visade det sig. att testrutorna i medeltal uppvisade redoxskador efter tiondelen av den tid som behövdes för att orsaka samma typ av skador på film (7).

Tät förslutning av mikrofilm

Ett försök att förvara mikrofilm i konservburkar vid låg temperatur har utförts vid provningsanstalten. Vid försöket inneslöts fyra lilmrullztr ny-

3 l 6 Bilaga 3

framkallade hos Kodak, Jakobsberg, samt en äldre filmrulle framkallad hos Rekolid, framkallningstillfálle okänt. Två av rullarna framkallande hos Kodak inneslöts vardera i en plastpåse av polyeten. Varje rulle förpackades i en enliters burk ursprungligen avsedd för kaffe i en lörpackningsautontztt vid Martin Olsson i Stockholm. Vid försöket inneslöts koldioxid som omgivande atmosfär. Fyra av burkarna utsattes för temperaturvariaitioner mellan -20“ och +20” så att de placerades i frysbox och återfördes till rumstemperatur med 1-3 dygns intervall. Den femte burken. en Kodakframkallad lilm utan plasthölgjc förvarades hela tiden vid -20. Efter tre månader öppnades tre av de fyra förpackningar som utsatts för temperaturvzirizition. Dessa hade vid öppningstillfzillet antagit rumstemperatur. ingen synbar förändring av mikrofilmen kunde iakttagas efter beskriven behandling. De positiva resultat som framkommit vid denna mycket begränsade undersökning tyder på att denna typ av förslutning kan vara lämplig för mikrofilm i vilande arkiv. i synnerhet om förslutningen sker i en för filmen inert atmosfär. Om förpackningen därefter förvaras i kyla bör ökad arkivbeständighet uppnås.

Handhavande av mikrofilm

Vid arbete med mikrofilm avsedd för vilande arkiv skall största möjliga renlighet eftersträvas. Handbeklädnader av tyg skall användas då ett flertal av de ämnen som utsöndras vid svettning är skadliga för filmen (9).

Vesikulär film

Provningsanstalten vill som svar på frågor rörande vesikulär film i DAK PM nr 65 anföra följande. Vad som publicerats om vesikulär film tyder på att denna kan anses väl lämpad som Iäsesalsñlm (10. ll). Filmen kan enligt uppgift användas som ntellanoriginal vid kopiering. Om vesikulär film utsätts för förhöjd temperatur och samtidigt hög fukt kan synbara förändringar erhållas på relativt kort tid (ll). Vesikulär film som dels utsatts för 70° under 30 dygn dels för belysning i en Xenonlampa under 5 dygn vid Statens provningsanstalt uppvisade ingen synbar förändring vid en okulär besiktning efter denna behandling.

Rättelser till delrapport 2

Då det vid litteraturstudier framkommit att några filmforskare efter laboratorieförsök (8) uttryckt viss tveksamhet mot att sätta kaliumjodid till fixerbad, anser provningsanstalten att det ej är tillräckligt klart dokumenterat. att sådan tillsats förhindrar uppkomst av redoxskador. Stycket: För att förebygga uppkomst av redoxskador skall fixerbadet innehålla en tillsats av 0.2-0.3 g Kl per liter. skall därför utgå.

Bilaga 3 317

Lit teratur

(1) . Underhandsuppgift från Stockholms Håilsovårdsnâimnd. (2) . Handbook of Chemistry and Physics. (1952-53) (3) . R. W. llenn and PG. Wiest. Properties ofgold-treated microfilm images. Phot. Sci. Eng. 10. 15 (1966) ( 4). R. W. Henn and B. D. Mack. A gold protective treatment for microfilm. Phot. Sci. Eng. 9. 378 (1965) ( 5). Goldtreatment of microfilm with the Recordak Prostar Processor. Kodak pamphlet — P — 1976. . E. Weyde. Stabilität von Silberbildern. Chimia 23. 42 (1969) . E. Wcyde. A simple test to identify gases which destroy silverpictures. private communication. W Bahnmfiller. Uber die Haltbarkeit von entwickelten photographischen Silberbildern. S. Wiss. Phot. 64. 39 (1969) . C. S. McCamy. Inspection of processed photographic record films for aging blemishes. NBS Handbook 96. (1964) (10) M. G. Anderson and V. L. Wagner. Jr. Stability of Vesicular microfilm images. Phot. Sci. Eng. 8. 353 (1964) (11) A. T. Ram and E. W. Potter. Stability of vesicular microfilm images —ll. Phot. Sci. Eng. 14. (1970).

I.) I.:

sou 1976:68 319

Bilaga4 Rekommendation gällande hand-

havande och mikrofilm

förvaring

av SP 1972-08-30

Föreliggande rekommendation bygger på de resultat som framkommit vid provningsanstaltens arbete angående mikrofilms lämplighet som arkivmedium och som rapporterats i tre delrapporter. Man bör skilja mellan två arkivklimat. ett avsett för aktiva arkiv och ett för vilande arkiv. Klimatet för vilande arkiv skall vara så beskaffat att temperaturen hålles konstant inom intervallet 10—]5° med en tolerans av il” vid vald temperatur. Luftens fuktinnehåll skall ligga mellan 20-30 % RF. Arkivet skall vara skilt från förvaringsutrymmen avsedda för papper. Luften skall vara befriad från föroreningar som t. ex. svaveldioxid och svavelväte. För att undvika att filmen. vid ev. driftsstopp hos konditionerings- och reningsanläggning. kommer i kontakt med t. ex. luftföroreningar rekommenderas att filmen förvaras i väl slutna förpackningar av för filmen oskadligt material. t. ex. polypropen. Förpackningen lägges i en burk av t. ex. aluminium som i sin tur tillslutes. Den inneslutna luften måste vara ren och fuktinnehållet får ej överstiga 30 % RF vid förvaringstemperaturen. Ett alternativt sätt att förvara mikrofilm i vilande arkiv är att försluta filmen lufttätt i en förpackning av typ konservburk i en för filmen oskadlig atmosfär. t.ex. kväve. Om filmen förslutits på detta sätt ställs inga krav på den omgivande luftens fukt och renhet. Vid förvaring av förpackningen i kyla bör ökad arkivbeständighet uppnås. Det bör påpekas att en absolut förutsättning för att silverbilden skall bli beständig är att fixeringen är tillfredsställande och att filmen därefter befriats från fixersalt och kvarvarande silverkomplex vilket sker vid en omsorgsfull sköljning i rinnande vatten. Fixförstörare vilken innehåller väteperoxid skall ej användas. Det är av största vikt att mikrofilmen efter avslutad framkallningsprocess snabbt avlägsnas från fotolaboratoriet och överförs till ett utrymme med lämpligare klimat. Vid arbete med mikrofilm avsedd för vilande arkiv skall största möjliga renlighet eftersträvas. Handbeklädnader av tyg skall användas då ett flertal av de ämnen som utsöndras vid svettning är skadliga för filmen. Ett sätt att öka resistensen mot kemiska angrepp ar att guldbehandla filmen. Provningsanstalten vill rekommendera en guldbehandling för mikrofilm som avses att förvaras i vilande arkiv. Skall mikrolilmen i det vilande arkivet kopieras måste filmen rekonditioneras för att komma i jämvikt med miljön i kopieringsutrymmet innan kopiering kan ske. Om mikrofilmen förvaras i konservburkar i kyla måste

320 Bilaga 4 SOU l976:68

dessa anta kopieringslokalens temperaturinnan burkarna öppnas. En liimialig atmosfär för kopieringslokalen är t. ex. 20 och 50 % RF. Här måste dock lika stora krav på konstanta betingelser och ren luft uppstiillas som för det vilande arkivet. För att återföras till det vilande arkivet krävs en motsvarande rekonditionering till luften i arkivutrymmet innan filmen ånyo får forslutas. Skall filmen konservförslutas krävs ingen rekonditioncring eftersom filmen här omges av en inert gas. I ANSI PH 5.441970 rekommenderas en regelbunden inspektion så att 20 % av mikroñlmbeståndet kontrolleras vartannat år. För att undvika en periodisk kontroll av denna omfattning vill provningsanstalten föreslå. att testrutor utarbetade hos Agfa-Gevaert placeras ut i arkivet och inspekteras regelbundet, förslagsvis varje månad. En viss kompletterande kontroll av mikroñlmen bör även utföras. Denna kontroll kan omfatta 200 till 300 filmrullar per år. Om testrutorna utvisar att risk för ñlmskador föreligger bör en utökad kontroll av filmen företas. Valet av klimat i aktivt arkiv är icke kritiskt. En lämplig förvaringstemperatur är 10-20° vid ett fuktinnehåll av 30-50 % RF. Förpackningar for silverñlm som utgöres av kartong bör invändigt vara belagda med po- Iyeten. polypropen eller liknande material. Undersökningar som publicerats om vesikulär film samt åldringslörsök utförda vid statens provningsanstalt tyder på att filmen har en arkivbeständighet som sannolikt är tillräcklig for aktiva arkiv.

sou 1976:68 321

Bilaga 5 Tätförslutning av mikroftlm för

arkiveringsändamål

SP 1974-04-01

l föreliggande rapport beskrivs ett sätt att förvara mikrofilm genom att försluta filmen i lufttåita förpackningar. En svetsad förpackning där förpackningsmaterialet består av fyra skikt har visat sig motstå miljöer som är skadliga för mikrofilm. Vid förvaring av mikrofilm i dessa Förpackningar kommer man ifrån den omfattande rening av luften som normalt krävs i arkivlokaler avsedda för vilande arkiv.

Tätförslutning av mikrofilm for arkiveringsändamål, under-

sökning av förpackningsmaterial

l föreliggande rapport beskrivs ett sätt att förvara mikrofilm i vilande arkiv genom att försluta filmen i lufttäta förpackningar. Undersökningen har utförts med tanke på att höga krav måste ställas på förvaringsmiljön för film avsedd för vilande arkiv. Detta innebär normalt att en omfattande luftrening måste utföras och att temperatur och fukt måste hållas konstanta i förvaringsutrymmet inom ganska snäva gränser. Svårigheterna att nu förutse vilka ämnen som kan komma att skada mikrofilm. liksom fastställande av högsta tillåtna mängder av dessa, har gjort att provningsanstalten i samråd med Dataarkiveringskomntittén beslutat undersöka i vad mån man helt kan undvika att utsätta mikrofilmen för skadliga gaser genom att förvara den i hermetiskt förslutna förpackningar av något lämpligt material. Vid val av förpackningsmaterial har stor vikt lagts vid att följande krav ska vara uppfyllda. Materialet ska tåla viss mekanisk åverkan utan att gå sönder. Materialet ska vara svårgenontträngligt för sådana föreningar som kan antas vara skadliga för mikrofilm som t. ex. svavelväte och svaveldioxid. Materialet ska vara lätt att försluta och förslutningen ska vara svårgenomtränglig för föreningar av ovan nämnd typ. De material som vanligen används vid tätförslutning av t. ex. livsmedel består av en enkel plastfolie som kan förseglas genom värmning. Dessa folier är ofta lattgenomträngliga för gaser och har en ringa mekanisk hållfasthet. vilket gör att de ej varit aktuella vid denna undersökning. För de fall då förpackningen ska motstå större mekanisk åverkan användes skiktade material. Dessa kan t.ex. bestå av ett yttre. slitstarkt skikt av polyester. ett ntellanskikt. ogenomträngligt för ljus av aluminium och ett inre. svetsbart skikt av polyeten eller polypropen.

322 Bilaga 5

För att uppnå en ökad styrka hos Förpackningen och samtidigt erhålla ett bättre skydd mot skadliga ämnen har Följande i handeln tillgängliga Förpackningsmaterial bedömts lämpligt att använda vid försök att lörsluta mikrofilm. Materialet består av Följande skikt i nämnd ordning. Ytterst ett polyesterskikt tjocklek ca 0,002 mm, ett aluminiumskikt tjocklek ca 0,009 mm. ett polyesterskikt, tjocklek ca 0,002 mm. och ett polyetenskikt, tjocklek ca 0,1 mm.

Förpackningsmaterialet levererades till statens provningsanstalt i Form av påsar 18x25 cm. med tre svetsade sidor. Vid inpackningen på provningsanstalten har en Förpackningsmaskin av typ Autovac Quick Automatic använts. Med denna utrustning kan Förslutning ske vid atmoslärtryck. i vacuum och i inert atmosfär. Det ur mekanisk synpunkt svagaste stället på en Förpackning av det material som ovan beskrivits är den svetsfog som erhålls vid inpackningen. Svets- Fogen har en bredd av ca 2 mm. De tre ursprungliga svetsarnas bredd är ca 8 mm. Svetsfogens styrka har undersökts med hjälp av en dragprovare. Draghållfastheten har bestämts på 5 cm breda remsor uttagna vinkelrätt mot svetsfogen. Svetsfogen har dragits isär med en hastighet av 5 mm/min. Brottet har i samtliga Fall skett i svetsfogen.

Draghâllfásrher, N/ 5 cm 130 125 132 130 128

medelvärde 129

Styrkan hos denna svets har av provningsanstalten bedömts som tillräcklig vid Förslutning av mikroFilm. Den Film som använts vid vissa Försök är en 35 mm mikroñlm på pl-zistrulle med beteckning Kodak AHU, Framkallad vid Kodaks laboratorier i Jakobsberg, Rullens fyra yttre ñlmlager utgjordes av ca en meter exponerad (svart) film. På återstoden av filmen fanns bilder av en testtavla enligt MIL M-9868 C. Följande Förpackningsalternativ har använts. Filmen har Förpackats med och utan burk enligt Följande tre alternativ: 1. Förpackningen Förslöts vid atmosfärstryck. 2. Förpackningen evakuerades till ca 40 % vacuum. varefter den Förslöts. evakuerades till ca 40 % vacuum. till 3. Förpackningen kvävgas påfylldes atmosFärstryck, varefter Förpackningen Förslöts. På samma sätt inneslöts i andra Förpackningar silver. blyacetztt. kiselgel och testruta enligt AgFa-Gewaert. 40 % vacuum innebär här atmosFarstrjick

Bilaga 5 323

reducerat med 40 %. Med l atmosfär avses rådande atmosfärstryck. Vid högre vacuum än ca 50 % finns risk för bestående deformation hos filmen. För att utröna risken för läckage i svetsfogen utfördes ett dubbelprov för varje miljö på så sätt att en Förpackning förseglades med en svets. en annan med två svetsar. För att få en indikation på diffusion eller läckage genom förpackningarna har dessa förvarats i följande l svavelvåitezitmosfzir, miljöer: i väteperoxidhaltig luft, i SOZ-haltig luft av 35°C, i luft vid - 20°C, i luft av 23°C och 65 % relativ luftfuktighet och i vatten av rumstemperatur. Förvaringen i väteperoxidhaltig luft har skett enligt följande. Förpackningarnzi har förvarats i exsickatorer. vilkas botten varit täckt av ca 300 ml 30 %-ig våiteperoxid. Förpackningarna har placerats på ett trådnät på ett avstånd av ca 5 cm från väteperoxiden. Exsickatorns luftvolym är ca 5 dm3. Exsickatorerna har sedan skyddats för solljus och väteperoxiden har rörts om då och då. Förvaringen i SOZ-haltig luft av 35° har utförts enligt DlN 50018 SFW 2,0. Metoden är närmast avsedd för undersökning av metallers korrosion. Förpackningarna har öppnats efter nedan angiven förvaringstid och innehållet har granskats med avseende på eventuella som införändringar dikerat otäthet hos förpackningarna. Mikroñlmen har granskats vid 12 gångers förstoring. Med kännedom om att väteperoxid, svavelväte och svaveldioxid orsakar skador på mikroñlm även i mycket låga koncentrationer efter en relativt kort tidsrymd, tyder frånvaron av skador på filmen vid dessa försök på att förpackningarna varit tillräckligt täta. Trots att viss mängd vattenånga passerat genom förpackningar innehållande kiselgel, kan dessa ändå betraktas som svårgenomträngliga för fukt om förpackningarna i stället for kiselgel innehåller mikroñlm och förvaringen sker under här angivna betingelser. Vid en tätförslutning av mikrofilm avsedd för vilande arkiv kommer man ifrån den omfattande rening av luften i arkivlokalen som eljest krävs för sådant utrymme. Beträffande arkivklimatet i övrigt kan sägas att temperaturen måste hållas konstant på en låg nivå, t. ex. vid det tidigare rekommenderade intervallet l0-15°C. Med tanke på att kemiska reaktioner hämmas vid en sänkning av temperaturen finns inget hinder för att förvaring sker vid avsevärt lägre temperatur. Luftens fuktinnehåll vid förslutningen bör väljas så att luftfuktigheten vid förvaringstemperatur ej överstiger ca 50 %. Detta högre fuktinnehåll jämfört med tidigare rekommenderat 20-30 % kan tillåtas med tanke på att förpackningen sker vid 20° i luft av 30 % RF och förpackningen kyls till 12° kommer den inneslutande luften att ha ett fuktinnehåll av 50 % RF. Om innesluten luft delvis ersatts med en torr inert gas kan en högre luftfuktighet tillåtas vid förslutningstillfállet. Skall mikroñlmen i det vilande arkivet kopieras måste förpackningarna anta kopieringslokalens temperatur innan dessa öppnas.

324 Bilaga 5 sou 1976:68

Atmosfär Förvaringstid Typ av förpackning Anmärkning

luft av -20° 5 månader 40 “/o vacuum, film i burk, 1 svets ej synbar skada på filmen luft av -20° 5 månader 40 o vacuum, film i burk,2 svet- ej synbar skada på filmen sar luft av -20° 5 månader 40 96 vacuum, film utan burk. 1 ej synbar skada på filmen svets luft av -20° 5 månader 40 % vacuum, film utan burk. 2 ej synbar skada på filmen svetsar vatten av rumstemperatur 5 månader l atm.. ca 60 g kiselgel. l svets ca 100 mg viktsökning vatten av rumstemperatur 5 månader l atm., ca 70 g kiselgel, 2 svetsar ca 100 mg viktsökning vatten av rumstemperatur 3 månader 40 % vacuum, film utan burk. 1 ej synbar skada på filmen svets luft av 23°C, 65 % RF 3 månader 1 atm., ca 40 g kiselgel. ej burk, ca 90 mg viktsökning l svets luft av 23°C. 65 % RF 3 månader l atm.. ca 35 g kiselgel, ej burk, ca 20 mg viktsökning 2 svetsar luft av 23°C, 65 % RF 5 månader 60 % vacuum, ca l25 g kiselgel ca 300 mg viktsökning i burk, l svets luft av 23°C, 65 % RF 5 månader 60 % vacuum, ca 130 g kiselgel ca 300 mg viktsökning i burk. 2 svetsar väteperoxidhaltig luft 7 månader l atm., film utan burk, l svets ej synbar skada på filmen väteperoxidhaltig luft 7 månader l atm., film utan burk, 2 svetsar ej synbar skada på filmen väteperoxidhaltig luft 7 månader 40 % vacuum, film utan burk, l ej synbar skada på filmen svets väteperoxidhaltig luft 7 månader 40 % vacuum, därefter NZ till l ej synbar skada på filmen atm., film utan burk, l svets väteperoxidhaltig luft 7 månader 40 % vacuum. därefter NZ till 1 ej synbar skada på filmen atm., film utan burk, 2 svetsar väteperoxidhaltig luft 7 månader 1 atm., film i burk, l svets ej synbar skada på filmen väteperoxidhaltig luft 7 månader l atm., film i burk. 2 svetsar ej synbar skada på filmen väteperoxidhaltig luft 7 månader 40 % vacuum. därefter NZ till l ej synbar skada på filmen atm.. film i burk. l svets väteperoxidhaltig luft 7 månader 40 % vacuum, därefter NZ till l ej synbar skada på filmen atm., film i burk. 2 svetsar 7 månader ingen svartfárgning indisvavelväte filtrerpapper fuktat med blyacetat, ej burk, l svets kerande att svavelväte ej trängt in i förpackningen 7 månader ingen svanfárgning indisvavelväte filtrerpapperfuktzit med blyacetat. ej burk. 2 svetsar kerande att svavelväte ej trängt in i Förpackningen svavelväte 7 månader 1 atm., film utan burk, l svets ej synbar skada på filmen svavelväte 7 månader l atm., film i burk, l svets ej synbar skada på filmen svavelväte 7 månader 40 % vacuum, därefter NZ till l ej synbar skada på filmen atm., lilm i burk, 1 svets svavelväte 7 månader 40 % vacuum, därefter NZ till 1 ej synbar skada på filmen atm.. film i burk. 2 svetsar svavelväte 7 månader 40 % vacuum, därefter NZ till l ej synbar skada på filmen atm., lilm utan burk, l svets svavelväte 7 månader 40 % vacuum, därefter NZ till l ej synbar skada på filmen atm., film utan burk, 2 svetsar svavelväte 7 månader 40 % vacuum, film i burk, 1 svets ej synbar skada på filmen svavelväte 7 månader 40 % vacuum, film utan burk. 2 ej synbar skada på filmen svetsar svaveldioxid 8 dygn l atm., silverplatta, l svets ej påverkad svaveldioxid 8 dygn latm..testrutaenl. Agfa-Gewaert ej påverkad bestående av ett tunt skikt av silverhalogenider inbäddade i gelatin, l svets

sou 1976:68 325

Bilaga 6 Rapport angående gaspermeabiliteten

hos

förpackningsmaterial

SP 1975-11-20

Bakgru nd

Som ett resultat av tidigare utfört forskningsarbete angående lämplig Förvaringsmiljö för mikrofilm har framkommit ett alternativt sätt att förvara mikroñlm i slutna förpackningar. Fördelen med detta skulle vara att kraven på ren luft i arkivet kunde ställas lägre eller t. o. m. sakna betydelse. En förutsättning härför är att det använda förpackningsmaterialet och förslutningssättet utgör en effektiv spärr, framför allt för gaser skadliga för mikrofilm, men helst även För inerta gaser, som i så fall skulle ingå i förpackningen.

Avsikt

Avsikten med föreliggande arbete var att bestämma gaspermeabiliteten hos de slag av plastmaterial som kan komma att ingå i förpackningsmaterialet.

Försöksuppläggning

Förpackningsmaterialen som kan komma ifråga är sammansatta material, bestående av olika slag av plastfolier och ev. aluminiumfolie kascherade samman. De plaster som f. n. oftast kommer till användning är polyeten, polyester och polyvinylklorid - (“saran“). polyvinylidenklorid Samtliga dessa 3 slag av plastfolier har undersökts med avseende på gaspermeabilitet. De använda folierna hade en tjocklek av 10, 12 resp. lO,um. Gaserna utgjordes av argon, kväve. syre, svaveldioxid och svavelväte. Bestämningarna har gjorts i en för ändamålet anskaffad utrustning märkt “GAS PERMEABILlTY TESTER L 1000 LYSSY, SCHWEIZ”. Denna utrustning fungerar på så sätt att ett i apparaten infäst provstycke på ena sidan utsättes för den aktuella gasen av atmosfartryck. Utrymmet på provstyckets andra sida evakueras till ett bestämt tryck (ca 10-2 torr). Som mått på gaspermeabiliteten bestämmes i princip tryckstegringen som funktion av tiden på den från början evakuerade sidan av provstycket. Permeabiliteten beräknas med ledning härav och uttryckes i formen ml/m2 - 24.

326 Bilaga 6

Resultat

Polyeten, lO ;im Polyester, l2 um Saran“. 10 um

Gaspermeabiliter, mi/m? - 24“ Argon, Ar över 400 ca 9 ca 3 Kväve, N2 400 4 2 400 25 12 Syre, O2 Svaveldioxid, S02 400 220 l50 Svavelväte, H25 400 55 55

Diskussion

De erhållna resultaten visar att polyetenfolien i undersökt tjocklek utgör en ringa spärr för samtliga undersökta gaser. Polyester och “saran” har visat sig vara mycket täta för gaserna argon, kväve och syre, måttligt täta för svavelväte och tämligen genomsläppliga för svaveldioxid. Dessa båda plasttyper var nära lika i detta avseende. Ett förpackningsmaterial bestående av samtliga undersökta plaster kombinerat med aluminiumfolie kan förutses vara ett mycket gott skydd mot skadliga gaser. De olika materialen har därvid olika funktion. Aluminiumfolien utestänger sålunda ljus och är samtidigt ett skydd mot gaser. forutsatt att den är möjligast fri från hål. Polyetenens närvaro i denna kombination är nödvändig for att materialen skall vara svetsbara. Att polyeten är en mindre god spärr för gaser kan sannolikt i hög grad motverkas av att svetsfogarna ges en avsevärd bredd. Polyester och saran som visat sig mycket täta för de inerta gaserna argon och kväve kan i Förpackningen innestänga dessa gaser, vars närvaro om de Förekommer med visst övertryck. ytterligare är ett hinder för skadliga gaser att intränga. Av de anförda framgår att den osäkerhet som ännu kvarstår gäller svetsfogens utförande. Kvaliteten hos denna kommer att ha avgörande betydelse för den färdiga förpackningen. Tekniken vid svetsning och svetsfogens dimensionering bör därför utredas närmare innan förpackningsförfarandet kommer i användning. Resultaten visar att metoden att förvara mikrofilm i förpackningar konstruerade på angivet sätt. är ett mycket lovande alternativ till normal arkivering. Orsaken härtill är att inga speciella åtgärder behöver vidtagas beträffande luftens rening.

sou l976:68 327

7 Bilaga Rapport angående vattenångpermeabiliteten hos förpackningsmaterial

SP 1976-02-19

Provningsanstalten har i rapport den 20 november 1975 redovisat resultaten av en undersökning gällande gaspermeabiliteten hos vissa förpackningsmaterial. Enligt överenskommelse har denna undersökning utvidgats till att omfatta även bestämning av materialens vattenångpermeabilitet. Härvid har utöver de i nämnda rapport använda materialen även undersökts en polyetenfolie i tjocklek 28 um. Bestämningen har utförts på så sätt. att cirkulära provstycken av materialen, med härför avsett vax, fástes mot kanten av plåtskålar med 8 cm diameter (aktiv yta 50 cm’). Före förslutningen hade skålarna delvis fyllts med “blågel“, varigenom luftens relativa fuktighet hölls nära 0 %. Skålarna förvarades därefteri luft av 20°C temperatur och 65 % relativ luftfuktighet och vägdes med vissa tidsmellanrum. Som mått på materialens vattenångpermeabilitet har angivits viktökningen

i gram/m? - 24 timmar. Ångtrycksdifferensen mellan provstyckets båda

sidor är vid angivna provningsbetingelser 11,4 mm Hg.

Resultat

Polyeten Polyester “Saran” l0 ,um 28 um 12 ,um 10 um

Vattenångpermeabilitet viktökning g/m2 - 24 h 5 2 10 l

Diskussion De erhållna resultaten visar att Saran är en påtagligt bättre spärr mot vattenånga än polyeten och polyester. En skillnad föreligger dock även mellan dessa båda sistnämnda material i det att polyestem är avsevärt mera genomsläpplig for vattenånga. . Det i vår rapport 1975-11-20 gjorda uttalandet, att en kombination av de undersökta materialen kan förutses vara ett mycket gott skydd mot skadliga gaser, kan genom de nu erhållna resultaten även anses innefatta vattenånga. Ett påpekande som gjordes i föregående rapport, angående svetsfogens dimensionering, kan anses ytterligare befogat genom nu utförd undersökning, som visar att materialtjockleken för polyetenmaterialet har stor inverkan på genomsläppligheten för vattenånga.

till leveransreversal

Bilaga8 Förslag

330 Bilaga 8 sou 1976268

LEVERANS- MW REVERSAL Magnetband X-verket mmm

75-06-03

Pvovonbns (Artmühonghu, ;ox wrlomv ob: annu dobvkw hos mvndnøhlloul Mynmghexens dnanenummev X-verket, avd. för individstatistik, stabsenheten Propekl (namn och ev mømmul Registret över totalbefolkningen, RTB 1974, A212. Enqbvvgsomerlimnandfl RAs d-anem från natmasl omgående leverans hån samma Wonk! Byrå II, dnr 1023/M73 1974 _]M FHM” Medfolpev sysmndolxumenl-non? Av syslemdokumemalron udvgate leveverad? Antalbnlagoø Ja Ne; 3

_71 m Ne| Y] Ja n

Levcmvade tuna och nu , HAS noxenngav HAS bandnummev Sakevhers-

sou 1976:68 Bilaga 8 331

Qllmänna anvisningar Leveransreversalet insändes i 2 ex. Tillsammans med reversalet insändes följande bilagor: 1. - Fysisk bandbeskrivning maskinsystem (särskild RA-blankett). 2. Registerbeskrivning (särskild RA-blankett) samt vid behov särskild populationsbeskrivning upprättad av myndigheten. 3. Postbeskrivning på särskild RA-blankett eller annan likvärdig beskrivning. Koder redovisas i postbeskrivningen eller i särskilda bilagor. Eventuell uskrift av datblock med informationsförlust skall överlämnas till arkivmyndigheten i samband med magnetbandsleveransen. Undantag vid löpande överlämnande Om tidigare insänd register- och/eller postbeskrivning ej ändrats utan är giltig även för denna leverans görs hänvisning till diarienummer och bilaga i vilken beskrivningen ingår.

332 Bilaga 8 sou 1976:68

BMgaAtm mmgm LEVERANSREVERSAL mWam_* 1 A

:A:g,m:t:a,:d Qua“ Myndughelens bandnv

XVerket Samtliga band på l97506O3 reversalet Fysisk bandbesknvmng Lnngd Bvedd Antal kanaler (span Teckenlamel 2400 fot 1/2 tum 9 1600 Bpi Scgnallyp Paula! Teckenrenvesemamn t kod ) PE udda BBCDIC - Slocklangd max Antalband Flamslnllmngsdalum 6400 pos 18 1975-01-07 Anmavknmgg: 3 delfiler om vardera 6 band.

Maskmsystem Datonvn IBM 360/50 Bandslauonslyn IBM 2401 modell 5 Ooevanvsvsmn OS MVT release 21.6 ”*“W’”“““””annan än standard ISO-labels STANDARD ISO-LABELS x

Anmavkmngar

Al;männa anmärkningar

sou 1976:68 Bilaga 8 333

1. Här beskrivs etiketter (labels) på säkerhetsband i den mån etiketterna avviker från standard. Eventuella användaretiketter (userlabe1s) beskrivs. 2. Utrymmet kan användas för kommentarer rörande reversalet och samtliga bilagor.

334 Bilaga 8 sou |976:68

BMgaBtm W”°‘ LEVERANSREVERSAL B * Mwam å›I x_verket Magnelband Revcvsalaatum Myndognetens banan: samtliga band på l9750603 reversalet

Reglslerbesknvnlng Rcglslerbeshwnmg tklmexn

1949_

Pooutauonsbesluwnmg (se amnsmnq på baksmnn Objekt individer Beskrivning

Registret omfattar alla personer som är kyrkobokförda i riket. Inget objektbortfall, länsstyrelserna svarar för kvalitén. Ytterligare beskrivning se bilaga 2.

(bpklels uøenmelänwoøo Individ: personnummer

Uwwwwwwww Huvudfilen inom registret över totalbefolkningen TRB.l med uppgifter från länsdatakontorets personregister Seueressgrad evsonvegnslen Tolala amalel posvev vanligen cnvka _uppgifterna är offentliga 8,1 milj_ jqJa FTNQ Ovgamsahonslnrm uoltermgsoidnmg sekventiell personnummer, stigande Postlovmav Stuvsta btocklanga Blockfovmu fast 6400 pos. fast Posllvoev lama! och benammng) 1 posttyp

Ovnga kommentarer

3. Postdisposnl von aug.: bvlagov m use anvisningar! 1 C, 3 Tcdrgzve msand nu RA manen:

4. Fällbesknvnmg Brilga bilagor m (se anvisningar! 1 C, 3

sou 1976:68 Bilaga 8 335

l.Här anges den yttre tidsramen för 3.POSTBESKRIVNING skall lämnas på registret. Aktualitet hos enstaka RAS blankett eller i annan övervariabler redovisas i särskilda skådlig form med motsvarande anmärkningar. uppgifter. Postbeskrivningen skall bestå av en lay-out över en hel 2. Noggrann hänvisning till medsänd Dost samt en verbal beskrivning systemdokumentation kan ersätta en av posten och de i posten ingåenbeskrivning på denna blankett. de fältens eventuella beroende av Beskrivning skall redovisa popu- varandra. Förändingar av postinlationens omfattning, bortfall från nehåll och -beskrivningar (t ex värden ursprungliga populationen, ev ur- demässigt tomma fält eller hopvalsmetod, använda kontrollmetoder, slagningar av fält) måste dokumende olika posternas ev beroende av teras genom ny postbeskrivning elvarandra. ler likvärdigt sätt.

4.FÄLTBESKRIVNING (framgår av postbeskrivninge). För varje fält anges: Fältets benämning och innehåll klart och entydigt beskrivet, antal tecken och positioner, läge, lagringsform, valida värden, använda koder.

Koder kan lämnas i form av särskilda bilagor.

336 Bilaga 8

Bilaga C till am: nr -› l__C ___ _ Myndvghel LEVERANSREVERSAL Sm” __ 1/2 A _j_- X-verket Magnelband Revevsaldalum Mynd balans hanom. 6

samtliiga band pa reversa-

1975-05-03 let (105 osv.) Poslbeskrivning Propel! lnumoch ev nommor) Pvogumnamn vevsoon och datum Registret över totalbefolkningen,RTB A2l2.PS00 version l, 1972-12-15 A212. Reguslevbenamnmg och -udenum 1. Registret över tota1befolkningen,RTB 1974: A212.P500l.T74, A212.P5002.T74, A212.PS003.T74 (3 delfiler)

Poslnamn

ramumw WW. Antal °“ Fältbeskrivning, Iedxen pos Lage Lagmgsloun vända valden woe: elc personnummer, eget. FBNE CH 11 11 01-11 Definition se bil 3 sid x sekelsiffra, 8=1800-talet, SEKE CH l l 01 9=1_900-ta1et

PARE CH 2 2 02-03 år

PMAE CH 2 2 04-05 månad

PDAE CH 2 2 05-07 dag

PNRE CH 3 3 08-10 nummer

KSE CH 1 1 ll kontrollsiffra

NANIN CH 36 36 12-47 namn (personens) nationalitet, koder, NAT CH 2 2 48-49 se bilaga 3 sid xx Añ___ FORTC CH 2 2 50-51 födelseortskod (läns eller land) Def.

koder se bil. 3 sid xx

O.S.V.

sou 1976:68 Bilaga 8 337

l Här anges det program med vars hjälp registret framställts. Är detta program endast ett standarprogram, t.ex. ett sorteringsprogram utan unik programidentifikation bör andra uppgifter lämnas som gör det möjligt att avgöra var i systemet registret framställts.

Statens offentliga utredningar 1976

Kronologisk förteckning

. Arbetsmiliölag. A. 63. Reklamen för alkohol och tobak. H. . Bakgrund till förslag om arbetsmiljölag. A. 64. Försvarsmaktens centrala ledning, Fö. . Rapport i psykosociala frågor, A, 65. Finansiering av forskningsstöd, l.

wwsgsgnauna

. Internationella konventioner inom arbetarskvddet. A. 66. Köplag. Ju. Säkerhetspolitik och totalförsvar, Fö. 67. Beredskapslagring av olja, kol och uran, H. Deltidsanställdas villkor. Ju. 68. Moderna arkivmedier. U. Deltidsarbete 1974. Ju. . Regionala trafikplaner - Iänsvisa sammanfattningar. K , Sexuella övergrepp. Ju. . Skolans ekonomi. U. . Bostadsbeskattning Il. Fi. . Företagens uppgiftslämnande. Fi. , Byggnadsindex för husbyggnader och anläggningar. Fi. , Kårobligatorium? U, , Utbildning i förvaltning inom försvaret. Del 3. Fö. , Folkhögskolan. U. . Skador i arbetet. A. . Lokala trafikföreskrifter m. rn. K . Den militära underrättelsetiänsten. Fö. . Kultur åt alla. U. . Trafikbuller. Del 3. Buller från fritidsbåtar. K. . Sveriges export 1975-1980. Bilaga 2 till 1975 års långtidsutredning. Fi. . Produktansvar l. Ersättning för läkemedelsskada. Ju. . internationellt patentsamarbete ll. H. . internationellt patentsamarbete ll. Bilagor. H. . Bostadsverket. Samordningdecentralisering. B. . Den internationella bakgrunden. Bilaga 1 till 1975 års långtidsutrednlng. Fi. . Vattenkraft och miljö 3. B. . Verkstadsindustrins arbetsmarknad. I. . Använt kärnbränsle och radioaktivt avfall. Del l. l. . Anvånt kärnbränsle och radioaktivt avfall. Del Il. l. . Spent nuclear iuel and radioactive waste. I. . Musiken-ménniskan-samhéllet. U, . Arbetstidsförkortning - när? hur? A. , Dryckesförpackningar och miljö. Jo. . Anonymitet och tvångsmedel. Ju. . Smugglingsbrott och tulltillägg. Fi. . Yrkesinriktad rehabilitering. A. . Hemvist, Fi. . Kommunal utveckling. Fi. , Använt kärnbränsle och radioaktivt avfall. Bilagor. l. . Lángtidsutredningens modellsystem. Bilaga 8 till 1975 års lângtidsutredning. Fi. . Länskort i kollektivtrafiken. K . Sjöfart och flagg. K . Kommunernas ekonomi 1960-1972. Fi. . Skolhälsovården. U. . Färre brottmål. Ju. . Reklam och integritet. Ju. . Offentligt utredningsväsende. Fi. . Statligt personskadeskydd. S, . Modeller för samhällsekonomisk perspektivplanering. Bilaga 7 till 1975 års Iángtidsutredning. Fi. 52. Utbildning för konstvärd och konservering vid konsthögskolans institut för materialkunskap. U. 53. Försäkringsrätt och försäkringsöverdomstol. S. 54. Om fondkommissionsrörelse m. m. Fi. 55. Kommunal energiplanering. I. 5G. Fastighetsdata. Ju. 57. Fastighetsdata. Bilagor. Ju. 58. AD8 och samordning. Fi. 59. Petroindustrin I Sverige - petrokemisk industri. I. 60. Hyresrätt 1. Ju. 61, Statlig personalutbildning. Fi. 62, Progressiv utgiftsskatt - ett alternativ? Fi.

KUNGL. BlBL

2 8 FEB 1977

Statens 1976 .

offentliga utredningar

Systematisk förteckning

Justitiedepartementet Handelsdepartementet Delegationen för jämställdhet mellan män och kvinnor 1.Deltids- Patentpolicvkommittén. 1.Internationellt patentsamarbete Il. [24] anställdas villkor. [6] 2. Deltidsarbete 1974.[7] 2. Internationellt patentsamarbete Il. Bilagor. [25] Sexuella övergrepp, [9] Fleklamen för alkohol och tobak. [63] Produktansvar l. Ersättning för läkemedelsskada. [23] Beredskapslagring av olja, kol och uran. [67] Anonymitet och tvångsmedel. [36] Färre brottmål. [47] Arbetsmarknadsdepartementet Reklam och integritet. [48] 1. Fastighetsdata. Arbetsmiljöutredningen. 1.Arbetsmiljölag. [1] 2. Bakgrund till för- Fastighetsdatakommittén. [56] 2. Fastighetsslag om arbetsmiljölag. [2] 3. Rapport i psykosociala irågor. [3] data. Bilagor. [57] 4. Internationella konventioner inom arbetarskvddet. [4] Hyresrätt 1. [60] r Skador i arbetet. [17] Koplag. [66] Arbetstidsförkortning - när? hur? [34] Yrkesinriktad rehabilitering. [38] Försvarsdepartementet Säkerhetspolitik och totalförsvar. [5] Bostadsdepartementet Utbildning i förvaltning inom försvaret, Del 3. [15] Bostadsverket, Samordningdecentralisering. [26] Den militära underrättelsetjänsten. [19] Försvarsmaktens Vattenkraft och miljö 3. [28] centrala ledning. [64]

Socialdepartementet lndustridepartementet Verkstadsindustrins arbetsmarknad. [29] Statligt personskadeskvdd. [50] Åka-utredningen. 1.Använt kärnbränsle och radioaktivt avfall. Del Försäkringsrätt och försäkringsöverdomstol. [53] I. [30] 2. Använt kämbränsle och radioaktivt avfall. Del II. [31] 3. Spent nuclear fuel and radioactive waste. [32] 4. Använt kärn- Kommunikationsdepartementet bränsle och radioaktivt avfall. Bilagor. [41] Regionala trafikplaner - länsvisa sammanfattningar. [8] Kommunal energiplanering. [55] Lokala trafikföreskrifter. [18] Petroindustrin i Sverige - petrokemisk industri. [59] Trafikbuller. Del 3. Buller från fritidsbåtar. [21] Finansiering av forskningsstöd. [65] Länskort i kollektivtrafiken. [43] Sjöfart och flagg. [44]

Finansdepartementet Bostadsbeskattning II. [11] Företagens uppgiftslämnande. [12] Byggnadsindex för husbyggnader och anläggningar. [13] 1975års långtidsutredning. 1.Sveriges export 1975-1980.Bilaga 2 till 1975 års Iångtidsutredning. [22] 2. Den internationella bakgrunden. Bilaga 1 till 1975 års lângtidsutredning. [27] 3. Långtidsutredningens modellsystem. Bilaga 8 till 1975 års långtidsutredning. [42] 4. Modeller för samhällsekonomisk perspektivplanering. Bilaga 7 till 1975 års lángtidsutredning. [51] Smugglingsbrott och tulltillâgg. [37] Hemvist. [39] Kommunal utveckling. [40] Kommunernas ekonomi 1969-1972. [45] Offentligt utredningsväsende. [49] Om fondkommissionsrörelse m. m. [54] ADB och samordning. [58] Progressiv utgiftsskatt - ett alternativ? [62] Statlig personalutbildning, [61]

Utbildningsdepartementet Skolans ekonomi. [10] Kårobligatorium? [14] Folkhögskolan. [16] Kultur åt alla. [20] Musiken-manniskan-samhället. [33] Skolhälsovården. [46] Utbildning för konstvárd och konservering vid konsthögskolans institut för materialkunskap. [52] Moderna arkivmedier. [68]

Jordbruksdepartementet Dryckesförpackningar och miljö. [35]

Anm. Siffrorna inom klammer betecknar utredningarnas nummer i den kronologiska förteckningen

Nordisk utredningsserie (NU) 1976

Kronologisk förteckning

. Nordiskenaturgasudredninger Maktstruktureroch styrelsetormerinom teatern . Adult Education Nordisksamarbeideom energisparingi byggesektoren

wwvøw›wN-

Nordenoch fackpvessen ILO og kvinneri arbeidslivet . AikuiskasvaturPohjoismaissa . CooperationAgreementsbetweenthe NordicCountries . Medborgarskapför barn och jämlikhetvid naturalisation 10. Nordiskkonventionom gränskommunaltsamarbete 11. Siøfartsmedisinsk forskning 12. Seminariumför jorunalistlärare 13. Nabosprâksforstáelse i Skandinavia 14. Offentligautredningari Norden- katalog 1975 15. FoU om engelskundervisning 16. FoU om specialundervismng 17. Flygförbindelsermellande norradelarnaav Norge.Sverige och Finland 18. Specialundervisningens elever 19. Bilmekanikerutbildningen i Norden 20. Glesbygdenoch kulturutbudet 21. NORDKOLT.Arbetsrapportför etapp II 22. Utkasttil nordiskekontraktsbestemmelser for bygge-og anleggsarbeider 23. Produktsäkerhet. Rapport1 24. Produktsäkerhet. Rapport2 25. Nordiskmiliörätt.En översikt 26. Nordiskråvara-og ressursutredning 27. Det politiskedemokratii søkelyset.Konferens

STOCK! 40! M

EM

LiberFörlag

ISBN 91-38-03157-4

ISSN 0375 - 250X Allmänna Förlaget