Statens arkivdepåer

Ur KB:s samlingar

Digitaliserad år 2014

:Anun- :um: m me: im man» *

En till

utvecklingsplan

Statens

offentliga utredningar

ww 1991:31

?få

Utbildningsdepartementet

Statens

arkivdepåer

En till år 2000

utvecklingsplan

Betänkande av

arkivdepåkommittén

Stockholm 1991

SOU och Ds kan köpas från Allmänna Förlaget, som också på uppdrag av regeringskansliets remissutsändningar av dessa publikationer. förvaltningskontor ombesörjer

Adress: Allmänna Förlaget Kundtjänst 106 47 Stockholm Tel 08/7 39 96 30 Telefax: 08/7 39 95 48

Publikationerna kan också köpas i Informationsbokhandeln, Malmtorgsgatan 5, Stockholm.

TRYCKERI ISBN 91-38-10773-2 NORSTEDTS Stockholm 1991 ISSN 0375-25OX

Till chefen för

statsrådet

utbildningsdepartementet,

Göransson

Bengt

Regeringen bemyndigade den 5 oktober 1989 statsrådet Bengt Göransson att tillkalla en organisationskommitté med uppdrag att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer. Med stöd av detta bemyndigande förordnade statsrådet Bengt Göransson den 25 oktober 1989 planeringsdirektören Thomas Norell till ordförande i kommittén. Samma förordnades till dag ledamöter i kommittén departementssekreteraren Niklas Angestav, arkivrådet Claes Gränström och departementssekreteraren Keith Wijkander. Sekreterare i kommittén har varit byråchefen Börje Justrell. Experter har varit departementssekreteraren Jonas Anderson, avdelningsdirektören Hans Grytt, departementssekreteraren Jana Robeznieks och landsarkivarien Anna Christina Ulfsparre. Kommittén, som antagit namnet arkivdepåkommittén, har koncentrerat sitt arbete på frågor om arkivverksamhetens omfattning och resursbehoven under 1990-talet. Genomförande av organisationsförändringar, lokalanskaffning m.m. bör ligga på arkivmyndigheterna och byggnadsstyrelsen efter beslut om organisatoriska och resursmässiga ramar. Uppdraget år nu avslutat och arkivdepåkommittén överlämnar härmed betänkandet , Statens arkivdepåer. En utvecklingsplan till år 2000.

Stockholm i april 1991

Thomas Norell

Niklas Angestav Claes Gränström

Keith Wijkander /Börje Justrell

Innehåu

Tabellförteckning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Sammanfattning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Uppdraget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Direktiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Kommitténs arbetsformer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2 Arkivtillväxten under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . 21

2.1 Utgångspunkter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2.2 Konventionella handlingar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.3 Teknikberoende medier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2.3.1 Utvecklingen under 1990-talet . . . . . . . . 22

2.3.2 Våra bedömningar . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

3 Leveransbehoven till de statliga arkivmyndigheterna under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.1 Direktiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3.2 Regler för leveranser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3.3 Allmänna överväganden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.3.1 Myndigheter som upphört samt äldre arkiv 26 3.3.2 Folkbokföringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.3.3 Tillkommande Ieveransbehov . . . . . . . . . 27 3.3.4 Leveranser mot särskild ersättning . . . . . 28 3.3.5 Enskilda arkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

3.4 Lokalsituationen vid de statliga myndigheterna . . . 29

3.5 Leveransbehoven från statliga myndigheter . . . . . . 30

3.5.1 Konventionella handlingar . . . . . . . . . . . 30

3.5.2 Teknikberoende medier . . . . . . . . . . . . . 32 3.6 Leveranser av enskilda arkiv . . . . . . . . . . . . . . . . 34 3.6.1 Allmänt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 3.6.2 Riksarkivet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 3.6.3 Landsarkiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

4 De statliga myndigheternas depåansvar . . . . . . . . 37

4.1 Utgångspunkter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

4.2 Hovrätter, kammarråtter och försäkringsrätter 37

4.3 Universitet och högskolor . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

4.4 Teknikberoende medier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

4.4.1 ADB-upptagningar . . . . . . . . . . . . . . . 38

4.4.2 Ljud- och videoupptagningar . . . . . . . . 39

4.4.3 Mikrofilm och annan film . . . . . . . . . . 39

Mikrofilmning av arkivhandlingar . . . . . . . . . . 41 5.1 Direktiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 5.2 Erfarenheter av mikrofilm i arkivverksamhet 41

5.2.1 Arkivmyndigheternas användning av

mikrofilm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

5.2.2 Mikrofilmen som arkivhandling . . . . . . 42

5.3 Förutsättningar för mikrofilmning . . . . . . . . . . . 43

5.4 Våra överväganden och förslag . . . . . . . . . . . . . . 44

Folkbokforingshandlingar . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

6.1 Regeringens beslut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

6.2 Överföring till landsarkiven . . . . . . . . . . . . . . . . 48

6.3 Behovet av resurstillskott . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

6.3.1 Tidigare beräkningar . . . . . . . . . . . . . . 49

6.3.2 Våra bedömningar . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Förändringar i landsarkivens organisation . . . . 55 7.1 Direktiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

7.2 Tidigare förslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

7.3 Våra överväganden och förslag . . . . . . . . . . . . . . 56

7.3.1 Allmänt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

7.3.2 Etablering av nya landsarkiv . . . . . . . . 57

7.3.3 Stadsarkiven i Stockholm och Malmö . . . 59

7.4 Den framtida landsarkivorganisationen . . . . . . . . 60

Tillkommande resursbehov vid de statliga arkivmyndigheterna under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Avgränsningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Arkivlokaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.1 Riksarkivet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.2 Landsarkiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Service- och verksamhetsutrymmen . . . . . . . . . . Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.1 Nuvarande situation . . . . . . . . . . . . . . .

8.4.2 Beräkningsgrunder . . . . . . . . . . . . . . .

8.4.3 Behovet av resurstillskott . . . . . . . . . . . 8.5 inredning och utrustning . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.5.1 Inredning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.5.2 Utrustning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.6 Övrigt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Former för samverkan med andra arkivhuvudmän . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 9.1 Stockholms stadsarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 9.2 Värmlandsarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

10 Förändringar och resursbehov under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

10.1 Våra utgångspunkter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

10.2 Föreslagna förändringar m.m. under 1990-talet 75 10.3 Resursbehoven under 1990-talet . . . . . . . . . . . . . 76 10.4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Utbyggnadstakten

Bilagor

I Kommittédirektiven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Bilaga 2 beslut den 26 april 1990 om den framti-

Bilaga Regeringens

av m.m.

da förvaringen kyrkobokföringsmaterial

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

3 beslut den 18 januari 1990 om över- Bilaga a) Regeringens

lämnande av skrivelser rörande inrättande av landsarkiv m.m. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 b) beslut den 22 februari 1990 om över-

Regeringens

lämnande av skrivelser rörande riksarkivets framtida behov av arkivlokaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 c) beslut den 3 maj 1990 om överläm-

Regeringens

nande av ansökan om statsbidrag till Malmö stadsarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

d) beslut den 17 maj 1990 om överläm- Regeringens

nande av promemoria av organisationskommittén (Fi

1988:02) för folkbokföringen och skrivelser från Samhall Kalmarsund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 4: I Leveransbehoven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Bilaga Bilaga 4. 2 Mikrofilmning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 4: 3 Tillkommande resursbehov . . . . . . . . . . . . . . 107

Bilaga

5 Sammanställning av . . . . . . . . . . . . 121

Bilaga nyckeltal

Tabellförteckning

Tabell 1 Uppskattad arkivtillväxt

(pappershandlingar)

inom den civila statliga sektorn under 1990talet Tabell 2 Uppskattat leveransbehov

(pappershandling-

ar) till riksarkivet under 1990-talet från stat-

liga myndigheter exkl. affärsdrivande verk,

universitet och högskolor samt regionala för-

valtningsdomstolar och överrätter

Tabell 3 Uppskattat leveransbehov

(pappershandling-

ar) till landsarkiven under 1990-talet från

statliga myndigheter exkl. affärsdrivande

verk, universitet och högskolor samt regio-

nala förvaltningsdomstolar och överrätter

Tabell 4 Enskilda arkiv som förvaras hos ar-

statliga kivmyndigheter fördelade på arkivtyp

Tabell 5 Uppskattat tillkommande behov av

depåutrymme för pappershandlingar i riksarkivet

under 1990-talet Tabell 6 Uppskattat tillkommande behov av

depåutrymme för pappershandlingar vid landsarki-

ven under 1990-talet Tabell 7 Riksarkivets och landsarkivens lönekostna-

der budgetåret 1988/89

Tabell 8 Uppskattat tillkommande behov av lönemedel vid riksarkivet och landsarkiven under 1990-talet exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö

(årskostnader)

Tabell 9 Uppskattat tillkommande behov av medel för inredning vid riksarkivet och landsarki-

ven under 1990-talet exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö Tabell 10 Uppskattat resursbehov under 1990-talet för

utbyggnaden av de statliga arkivmyndighe-

terna

Bilagor

Bilaga 4:1

Tabell lV.1 Uppskattat leveransbehov (pappershandIing-

ar) till landsarkiven under 1990-talet av äld-

re och före 1990 upphörda myndigheters ar-

kiv exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala förvaltningsdomstolar och överrätter Tabell lV.2 Uppskattat leveransbehov till landsarkiven av häradskrivararkiv och äldre rättsarkiv före 1947 Tabell IV.3 Uppskattat tillkommande leveransbehov

(pappershandlingar) till landsarkiven under

1990-talet exkl. affärsdrivande verk, univer-

sitet och högskolor samt regionala förvaltningsdomstolar och överrätter

Tabell lV.4 Länsskolnåmndernas arkivbestånd per den 1 1991 inkl. delar av folksko-

juli ej avlämnade

leinspektörernas arkiv fram till 1958

Bilaga 4:2

Tabell IV.5 Uppskattad formatfördelning på handlingar i regionala och lokala statliga myndigheters

arkiv under 1900-talet (medelvärden) Tabell IV.6 Uppskattad 1000

genomsnittskostnad per

hyllmeter handlingar från tiden 1900-1990 vid och vid förva-

ersättningsmikrofilmning av konventionella handlingar i arkivloring

kal

Bilaga 4:3

Tabell 1v.7 Riksarkivets bestånd av film (säkerhetsexem-

plar och mellankopior) år 1990

Tabell lV.8 Landsarkivens bestånd av pappershandlingar

år 1989

Tabell lV.9 Landsarkivens filmbestånd (säkerhetsexemplar) år 1990

Tabell lV.10 Uppskattat tillkommande behov av klimatar-

kiv för elektromagnetiska databärare vid

landsarkiven under 1990-talet (exkl. säker-

hetskopior)

Tabell lV.l1 Underlag för beräkning av landsarkivens till-

kommande behov av depåutrymmen under

1990-talet

Tabell lV.12 Totalt Ieveransbehov (pappershandlingar)

till landsarkiven under 1990-talet exkl. affärsdrivande verk

Tabell lV.l3 Överföring av handlingar mellan landsarkiv

vid föreslagen ny landsarkivorganisation

Tabell IV.l4 Accessionsutrymmen vid landsarkiven samt

effekter på leveransbehoven vid övergång till

COM-fiche för utdata från ADB-system hos regionala och lokala statliga myndigheter

Tabell IV.l5 Riksarkivets lönekostnader budgetåret 1988/89 fördelade på verksamhetsområden

enligt fördelningsprocent från 1986

Tabell lV.l6 Landsarkivens lönekostnader budgetåret 1988/89 fördelade på verksamhetsområden

enligt fördelningsprocent från 1986

Sammanfattning

Uppdraget

Vårt uppdrag har varit att utarbeta en plan för försörjningen av statlig arkivdepåer. Planen skall behandla vilka depåutrymmen och övriga resurser som de statliga arkivmyndigheterna behöver för att kunna ta emot leveranser under i första hand 1990-talet. Den 26 april 1990 fattade regeringen beslut om att kyrkobokföringsarkiven skall överföras till landsarkiven. Samtidigt gav man oss i uppgift att inom ramen för vårt utredningsuppdrag beakta de behov av depåer, personal och övriga resurser för folkbokföringshandlingarnas framtida förvaring som föranleds av beslutet.

Leveransbehov

Riksarkivet och landsarkiven förvarar drygt 300000 hyllmeter i sina depåer. för att ta emot ytterligare handlingar Utrymmet handlingar är obetydligt samtidigt som leveransbehovet till arkiven uppgår till ca 10000 hyllmeter årligen under 1990-talet. Därtill kommer totalt ca 20 000 hyllmeter folkbokföringshandlingar som skall föras över från pastorsämbetena och behov av att ta emot vissa enskilda arkiv. Sammanlagt behövs under 1990-talet utrymme för ytterligare ca 140000 hyllmeter handlingar hos riksarkivet och landsarkiven, exkl. affärsverk där vi föreslår en särskild ordning. Våra beräkningar av arkivtillväxten har utgått från att tillväxten av pappershandlingar successivt avtar på grund av en ökad användning av teknikberoende medier (ADB, mikrofilm m.m.).

Mikrofilmning

Vi har prövat förutsättningarna att begränsa depåutbyggnaden genom överföring av arkiv på papper till mikrofilm (ersättningsmikrofilmning), men funnit att detta endast är ekonomiskt försvar-

bart i de begränsade fall då handlingarna riskerar att förstöras eller används mycket frekvent i låne- och forskningsverksamheten.

Det senare gäller för folkbokföringsmaterialet och vi föreslår

en mikrofilmning av huvuddelen av de handlingar som under l990-talet skall överföras från pastorsämbetena till

arkivmyndig-

heterna.

Kostnaderna för att mikrofilma folkbokföringsmaterialet beräk-

nas till ca 93 milj.kr.

Depåutbyggnad

För att klara leveranserna till arkivmyndigheterna under 1990-ta-

let krävs en utbyggnad av depåerna med närmare 50 %, motsva-

rande ca 140 000 hyllmeter.

Vi har inte funnit några avgörande eller forsknings- kulturpoli-

tiska skäl för att föreslå att i första hand bör ske ge-

utbyggnaden nom en uppdelning av nuvarande landsarkivdistrikt och etable-

ring av nya landsarkiv. Den tekniska utvecklingen innebär att forskare och andra i framtiden inte behöver besöka landsarkiven i

samma utsträckning som tidigare för att ta del av det mest efterfrågade arkivmaterialet. Redan i dag sker tillhandahållandet av vissa arkivhandlingar i stor utsträckning via ockmikrofilmkopior

så utanför arkivmyndigheterna.

Samtidigt finns det dock skäl att beakta det ökande intresset för arkivfrågorna hos andra huvudmän och tillvarata de möjlighe-

ter till samverkan som kan finnas genom lokala och regionala initiativ. Vi har funnit goda för staten att samverka

förutsättningar

med Värmlandsarkiv i Karlstad och föreslår att Värmland bryts ut

ur Göteborgs landsarkivdistrikt för att i stället bilda ett eget

landsarkivdistrikt. Flera intressenter har fört fram förslag om att dela upp Vadstena landsarkivdistrikt i ett antal mindre distrikt. Vi har funnit ett alternativ vara särskilt intressant som innebär att ett landsarkiv inrättas för sydöstra Sverige omfattande Kronobergs och Kalmar län inom Vadstenas nuvarande distrikt och län inom

Blekinge Lunds landsarkivdistrikt. Detta alternativ bör slutligt prövas innan

någon fortsatt utbyggnad sker i Vadstena.

Den nuvarande uppdelningen av arkivmaterialet från statliga

myndigheter i Stockholms län innebär att material från lokala

statliga myndigheter levereras till Stockholms stadsarkiv enligt

samarbetsavtal mellan staten och kommunen, medan de regionala myndigheternas arkiv levereras till landsarkivet i Uppsala. Upp-

delningen är olämplig, och vi föreslår att samarbetet med Stock-

holms stadsarkiv utvidgas till att avse hanteringen av samtliga regionala och lokala myndigheters arkiv i Stockholms län. Detta medför en avlastning av Uppsala landsarkivdistrikt som gör att tillväxten under 1990-talet inkl. folkbokföringsmaterialet kan

l4

rymmas inom den nybyggnad i Uppsala som har beslutats av statsmakterna med planerad igångsättning under 1991. Även i Malmö fungerar stadsarkivet som arkivmyndighet för lokala statliga myndigheter. Vi föreslår att Malmö stadsarkiv i fortsättningen blir en lokal depå inom Lunds landsarkivdistrikt. l övrigt föreslår vi en utökning av depåerna inom nuvarande landsarkivdistrikt och av en ny större depå för riksaranskaffning kivet - eventuellt samordnad med en depå för Stockholms stadsarkiv.

Ökat ansvar för landsarkiven

Vi föreslår att arkiven från hovrätter, kammarrätter, försäkringsrätter samt från universitet och högskolor avlämnas till landsarkiv i stället för till riksarkivet. Depåansvaret för ADB-upptagningar från och lokala statliga myndigheter bör likaså föras regionala över från riksarkivet till landsarkiven.

Resursbehov

Vi beräknar att vid arkivmyndigheterna under 1990utbyggnaden talet kräver i ökade årskostnader för loca 54 milj.kr. personal, kalhyror m.m. och ca 150 milj.kr. därutöver i engångskostnader, varav ca 93 milj.kr. för mikrofilmning av folkbokföringsmaterial.

En sammandrag av och resursberäkningar redovisas i kaförslag pitel 10.

1 Uppdraget

1.1 Direktiven

Vi är tillkallade för att utarbeta en plan för av statförsörjningen liga arkivdepåer. 1 uppdraget ingår att beräkna omfattningen av nya arkivdepåer och övriga resurser som krävs för att de statliga arkivmyndigheterna skall kunna ta emot leveranserna av arkivhandlingar från statliga myndigheter under 1990-talet. Uppdraget innefattar också att lägga fram förslag om de nya lokadepåernas lisering och organisatoriska ram samt om nödvändiga tidpunkter för färdigställande. Vi skall även beräkna kostnaderna för statsförvaltningen vad avser såväl som driftskostnader investeringar och personal. Direktiven är fogade till detta betänkande som bilaga I. Bakgrunden till vårt uppdrag är de om arkivtillbedömningar växt och leveransbehov inom som arkivutredstatsförvaltningen ningen (ARKU) redovisat i betänkandet

(SOU 1988:11) Öppen-

het och minne. Den omfattande tillväxten av statliga myndigheters arkiv från 1950-talet och framåt har inte motsvarats av en lika omfattande utbyggnad av de statliga arkivmyndigheterna. 1 regeringens proposition 1989/90272 om arkiv m.m. har före-

dragande statsråd kommenterat vårt uppdrag i samband med att informationslagring och arkivlokaler föreslås som ett av fyra prioriterade insatsområden inom det statliga arkivväsendet. Bland annat betonas den omsorg som nu måste läggas på arkivdepåfrågorna för att så långt det är möjligt nedbringa kostnaderna. Kulturutskottet har i sitt betänkande över ar- (l989/90:KrU29) kivpropositionen avstyrkt ett flertal motioner om eller etablering utbyggnad av landsarkiv med att det inte fanns anmotiveringen ledning för att riksdagen föregripa våra överväganden. Vidare har utskottet avstyrkt en motion om riksarkivets med lokalproblem hänvisning till att det ingår i vårt att även lämna uppdrag förslag till en långsiktig av riksarkivets lösning depåbehov. Två motioner om av mikrofilmning folkbokföringshandlingar har avstyrkts därför att utskottet utgått från att vi i vårt beaktar utredningsarbete de synpunkter som förs fram i motionerna. 1 flera motioner påtalas behovet av insatser för att öka i arkiven. Uttillgängligheten

skottet har i sitt betänkande utgått från att vi beaktar de behov

som kan finnas vid de nuvarande Iandsarkiven och anhärvidlag ser därför inte att är från riksdagens sida.

någon åtgärd påkallad

Riksdagen beslöt 1987 att ansvaret för den löpande folkbokfö-

ringen skall flyttas över från kyrkan till de lokala skattemyndighe-

terna. Överföringen sker den 1 juli 1991. l regeringens proposi-

tion 1989/90:15O med förslag till slutlig reglering av statsbudgeten

för 1990/91 m.m. (kompletteringspropositionen) har budgetåret

hur vårt uppdrag skall ses i förhållande till de förslag om angetts

avlämnande samt av folkbokföringshandlingar som

mikrofilmning

lämnats av för folkbokföringen (Fi

organisationskommittén

1988:2). Den 1990 fattade beslut om den framtida 26 april regeringen av Samtidigt gav man oss

förvaringen kyrkobokföringsarkiven.

vissa utredningsuppgifter. Beslutet, som omfattar folkbokföringsmen inte är bifogat det-

handlingar kyrkokommunala handlingar,

ta betänkande som bilaga 2.

1.2 Kommitténs arbetsformer

Vårt arbete har utförts i nära kontakt med byggnadsstyrelsen och

de statliga arkivmyndigheterna.

har genomfört kostnadsanalyser som ligger

Byggnadsstyrelsen

till för våra förslag och gett oss underlag för bedömningar grund

av lokalbehoven. har lämnat uppgifter om Arkivmyndigheterna

arkivbestånd, leveransbehov och kostnader för arkivverksamhe-

ten. Man har också biträtt oss vid inhämtande av uppgifter från olika statliga myndigheter och från regeringskansliet.

Vi har haft kontakter med riksskatteverket om Överföringen av till landsarkiven och även fört diskus-

folkbokföringshandlingar sioner med Stockholms Församlingsdelegerade i konkreta arkivmed av Uppgifter om frågor anledning folkbokföringsreformen.

av har vi inhåmtat från

användningen folkbokföringshandlingarna landsarkiv, enskilda församlingar samt från Begravningsföreningen FONUS och medlemmar i Sveriges Begravningsentreprenörers

Förbund. Vi har diskuterat den samordnade länsför-

arkivaspekterna på valtning som införs den l 1990 med den centrala organisajuli tionskommittén (C 1990:02) för genomförande av en ny regional

statlig förvaltning. Hösten 1990 deltog vi i en konferens som länsanordnade med arkivan-

styrelsernas organisationsnämnd (LON)

m.fl. och de länsnämnder som av-

svariga vid länsstyrelser statliga

vecklas i samband med reformen. Vi har haft kontakter med Statskontoret vad gäller kostnaderna för mikrofilmning och med Svenska Lagerhus AB kring olika alternativ för förvaring av arkiv.

Vi har tagit emot skrivelser och telefonsamtal från både myndigheter och enskilda. Regeringen har genom beslut den 18 januari, 22 februari, 3 maj och 17 maj 1990 överlämnat skrivelser och ärenden till oss. Besluten är bifogade till detta betänkande som bilaga 3 a-d. Vi har i våra förslag och beaktat dessa

beräkningar framställningar.

Vi har haft överläggningar om av arkivverksamhet

lokalisering

med företrädare för - Forshaga, Jönköpings, Kalmar, Karlstads, Stockholms,

Umeå, Vadstena, Växjö, Ånge och Östersunds kommuner

-

landstingen i Jönköpings, Värmlands, Jämtlands och Väster-

bottens län - Umeå i Karlstad

universitet, högskolorna och Växjö samt

dialekt- och ortnamnsarkivet i Umeå (DAUM) -

Föreningen Värmlandsarkiv, Folkrörelsernas arkiv för

Värmland, Jönköpings läns Folkrörelsearkiv, i

Emigrantregistret

Karlstad, Folkrörelsernas arkiv i Jämtlands län samt Folkrörelsearkivet i Västerbotten - Uddeholm AB och STORA - i

länsstyrelserna Östergötlands, Jönköpings, Kronobergs,

Värmlands, Västernorrlands och Jämtlands län samt länsarbetsnämnden i Jämtlands län. Vi har tillsammans med och sekretariat experter hållit 18 protokollförda sammanträden.

2 Arkivtillväxten under 1990-talet

Utgångspunkter

Enligt direktiven bör vi i vårt arbete utgå från bl.a. de uppskattningar av den framtida arkivtillväxten som tidigare gjorts av arkivutredningen (ARKU). ARKU tillsattes 1985 för att utreda frågor kring mål, ambitionsnivåer, ansvarsfördelning, regelverk och organisation inom

det statliga arkivområdet. l sitt betänkande (SOU 1988:11) Öp-

penhet och minne har ARKU uppskattat att arkiven inom den civila statliga sektorn år 1984 växte med ca 100 000 hyllmeter före gallring (brutto) och med ca 20000 hyllmeter efter gallring (netto). De statliga myndigheternas samlade arkivbestånd - förutom riksarkivet och landsarkiven - vid samma tid till ca uppgick l 100000 hyllmeter inkl. gallringsbart material. Av detta förvarades knappt 800000 hyllmeter hos regionala och lokala myndigheter och ca 300000 hyllmeter hos centrala verk och andra motsvarande myndigheter. Riksarkivet och landsarkiven har i dag totalt ca 310000 hyllmeter handlingar i sina depåer. Utrymmet för att ta emot ytterligare material är otillräckligt. En utbyggnad av arkivmyndigheternas förvaringskapacitet och övriga resurser är nödvändig om de skall kunna avlasta myndigheterna genom att ta emot delar av deras arkivbestånd och därigenom ge plats för 1990-talets tillväxt.

2.2 Konventionella

handlingar

Enligt ARKUs undersökningar tenderar produktionen av arkivhandlingar lagrade på papper att avta. Orsaken är främst den ökade användningen av teknikberoende medier, i första hand olika ADB-upptagningar. Även arkivmyndigheternas omfattande insatser sedan 1960-talet med att utarbeta gallringsbeslut och arkivbildningsplaner m.m. för de statliga myndigheterna har bidragit till att pappersflödet dämpats. Vi har haft tillgång till ARKUs underlagsmaterial och bl.a. funnit att den minskade tillväxten av pappershandlingar kan uppskat-

tas till ca 10 % fram till början av 1990-talet. Våra egna undersökningar visar att minskningen förmodligen blir mer omfattande

under 1990-talet, särskilt hos de centrala statliga myndigheterna. Skälen är flera: ökad av ny teknik, minskad tillväxt i

användning

offentlig sektor, överföring av operativa funktioner till regionala och lokala myndigheter genom delegering och decentralisering av beslut och uppgifter. Våra uppskattningar av arkivtillväxten inom statsförvaltningen

under 1990-talet framgår av tabell l.

Tabell l. Uppskattad arkivtillväxt (pappershandlingar) inom den civila statliga sektorn under 1990-talet (Hyllmeter)

Arkivtillväxt Centrala Regionala och efter gallring myndigheter lokala myndigheter Summa

- 3 500 ll 500 15 000 per år (genomsnitt) - totalt under 1990-talet 35 000 ll5 000 150 000

Uppgifterna om centrala myndigheter bygger på en enkät till ett urval myndigheter. Uppgifterna om regionala och lokala myndigheter utgår från ARKUs underlag och från de beräkningar av minskad tillväxt som vi gjort på grundval av detta material. Vi har

också vägt in landsarkivens bedömningar om arkivtillväxten inom

sina respektive distrikt. Osäkerhetsfaktorerna är självklart många. Organisationsförändringar inom statsförvaltningen, en allt snabbare teknikutveckling

samt förändrade ansvarsområden i förhållande till den kommuna-

la och den enskilda sektorn kan ge nya förutsättningar. Det är

dock rimligt att anta att resultatet trots allt blir att tillväxten av pappersburen arkivinformation fortsätter att avta.

Vi skall enligt direktiven undersöka möjligheterna att minska arkivdepåbehoven genom en systematisk användning av mikrofilm som ersättning för arkivhandlingar på papper. Förslag från vår sida kan därmed påverka arkivtillväxten av konventionella handlingar. Vi återkommer till frågan om mikrofilmning i kapitel

5.

2.3 Teknikberoende medier

2.3.1 Utvecklingen under 1990-talet

lnformationsteknologins utveckling under 1990-talet har behandlats av bl.a. data- och offentlighetskommittén i betänkandet

(SOU 1988:64) lntegritetsskyddet i informationssamhället 5. Statskontoret har också publicerat prognoser om utvecklingen. l

statskontorets rapport (l990:2) ADB i staten 1990 finns en föröver aktuella betänkanden och rapporter på ADB-områ-

teckning det. Vi hänvisar till den.

faktorer som påverkar arkivtillväxten rent allmänt hos Några

myndigheterna vill vi särskilt betona: - inom datakommunikationsområdet och det Utvecklingen faktum att antalet datoriserade arbetsplatser inom statsförvaltökar kommer att avsevärt förenkla överföringen av data ningen mellan olika användare. Den elektroniska kommunikationen kommer att till en del ersätta papperet som kommunikationsme-

del för informationsintensiva överföringar av data mellan myndig-

heter. - som började datorisera sina ru-

Många statliga myndigheter tiner under l970-talet står nu inför en ersättningsanskaffning av datorutrustning. Det t.ex. riksförsäkringsverket och försäkgäller skattemyndigheterna samt länsstyrelringskassorna, polisväsendet,

serna. Den för digital information som införskaffas

Iagringsteknik

kan bli ända tjugo år yngre än den teknik som dessa mynupp till

digheter nyttjar i dag.

2.3.2 Våra bedömningar

ARKU kunde konstatera att det skett en dramatisk tillväxt av information teknikberoende medier, och att tendensen in-

lagrad på te verkade att avta. Våra undersökningar antyder att informationen på teknikberoende medier växer snabbare än pappershand-

sedan mitten av 1980-talet. Förändringen sammanfaller i lingar tiden med persondatorernas genombrott. Det âr troligt att tillväx-

ten av information på teknikberoende medier kommer att lagrad

accelerera under 1990-talet, men vi avstår dock från att försöka kvantifiera den. Orsaken är i första hand att mängden information inte står i relation till databärarens storlek

(datamängden) på samma sätt som när informationen är pappersburen. Ett annat skäl är den av som påbörjades under översyn datalagstiftningen 1989. Ett förändrat kan ge nya förutsättningar för dataregelverk

behandlingen hos myndigheter och arkivinstitutioner. från landsarkiven indikerar att ljud- och videoupp-

Uppgifter

tagningarnas andel av arkivbildning kan förväntas

myndigheternas

öka under 1990-talet.

Vid av ADB-upptagningar hos arkivmyndigheterna lagring finns en eftersläpning i teknikanvändningen som i dag kan uppgå till ca tio år. Det brukar ta så lång tid från det en ny produkt introduceras på marknaden till dess att standard- och förvaringsfrå-

är lösta. har det hittills

gorna godtagbart För arkivmyndigheterna

inte varit eller av andra ormotiverat, vare sig av verksamhetsskäl saker, att satsa resurser att konvertera arkivinformationen till

på

databärare med andra tidsintervall än vad teknya och modernare

niken kräver, dvs. för dagens ADB-medier mellan fem till tio år.

Sammantaget med den som

åldersspridning på datorutrustning

kan förväntas hos de statliga myndigheterna under 1990-talet talar detta för att lagringen av arkivinformation i digital form hos arkivmyndigheterna sannolikt inte kommer att förändras under den närmaste tiden. kommer att infö- Ny lagringsteknik troligen ras successivt och leda till att man arbetar med flera tekparallellt nikmiljöer. En

viss del av de statliga myndigheternas arkivbildning sker i dag på mikrofilm, och mycket tyder på att den delen kommer att

Öka under 1990-talet. Framför allt som mikrofiche, har hög lag-

ringskapacitet och är lätt att distribuera, kan många gånger vara

ett bättre Iagringsmedium än särskilt när mikrofichen papper, framställs med COM-teknik direkt från en dator utan att först ha

tagits ut på papper. l 4:2 finns en kortfattad bilaga beskrivning

över mikrofilmtekniken.

Det ingår i vårt uppdrag att utreda i vilken som aromfattning kivhandlingar bör överföras till mikrofilm. Vi behandlar den frå-

gan i kapitel 5.

I

3 Leveransbehoven till de

statliga

under

i arkivmyndigheterna

1990-talet

3.1 Direktiven

l direktiven för vårt arbete anges bl.a. utgångspunkter följande för beräkningen av Ieveransbehoven: - Vi bör från utgå de uppskattningar av leveranser och framtida arkivtillvåxt som gjorts av och riksarkivet. arkivutredningen På de punkter det är nödvändigt bör underlaget fördjupas med biträdande av riksarkivet. - Vi bör också beakta aktuella organisationsförändringar inom statsförvaltningen som avser myndigheter vars verksamhet skall upphöra. - arkivlokaler skall vara Myndigheternas egna väl utnyttjade innan några leveranser till arkivmyndigheterna kommer ifråga. Leveranser för att rent allmänt hos frigöra lokalytor myndigheterna skall normalt bara göras om det totalt sett innebär besparingar för statsförvaltningen. l direktiven talas också om behovet av depåer och resurövriga ser för kyrkobokföringsarkiven. har därefter i ett sär- Regeringen skilt beslut bestämt att dessa arkiv skall överföras till landsarkiven (se bilaga 2).

3.2 för leveranser

Regler

l den nya arkivlag som träder i kraft den l l99l juli (SFS 1990:782) regleras bl.a. de statliga arkivmyndigheternas rått att ta hand om arkivmaterial. är att Grundprincipen arkivmyndigheterna tar emot arkivhandlingar från de arkivbildande myndigheterna efter överenskommelse. l lagen finns också i vistvingande regler sa fall: - En kan arkivmyndighet i egenskap av tillsynsmyndighet tvinga en statlig myndighet att överlämna sitt arkiv. - När en ned och den statlig myndighet läggs verksamhet myndigheten svarat för samtidigt upphör, skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader. Bestäm-

melsen är inte tillämplig när verksamheten helt eller delvis tas över av en annan statlig myndighet. l regeringens proposition (1989/90:72) om arkiv m.m. betonas dock att äldre arkivmaterial som förlorat sitt direkta intresse för myndighetens eget informationsbehov bör överlämnas till de stat- Detsamma gäller arkivmaterial som kräliga arkivmyndigheterna. ver en mer vård eller särskilda åtgärder för att kunna fackmässig bevaras. Enligt propositionen bör det i första hand vara arkivmyndigheterna som avgör när överlämnandet bör ske. När arkivmyndigheterna tar emot ett arkivbestånd skall gallringen normalt vara slutförd. Det är särskilt angivet i arkivlagen att statliga arkivmyndigheter får ta emot arkivhandlingar också från enskilda. Nu gällande regelverk på arkivområdet återfinns för statliga myndigheter i bl.a. allmänna arkivstadgan (1961:590) och förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och landsarkiven. Förutsättningarna för leveranser till arkivmyndigheterna skiljer sig delvis från vad som anges i den nya arkivlagen. Myndigheter som har riksarkivet och krigsarkivet som arkivmyndigheter avlämnar sina arkivhandlingar vid den tidpunkt och i den omfattning som man kommer överens om med arkivmyndigheten. För med landsarkiv som arkivmyndighet gäller en avlämmyndigheter för handlingar äldre än etthundra år, men landsningsskyldighet arkiven kan besluta att även ta emot yngre handlingar. Upplagningar som kräver tekniska hjälpmedel för att kunna uppfattas kan dessutom avlämnas i andra fall. Det finns tvingande regler om avlämnande även i dagens regelverk. Likaså är möjligheten för de statliga arkivmyndigheterna att ta emot enskilda arkiv klart utsagd. För personregister med särskilt känsliga personuppgifter är frågan om bevarande och gallring reglerad i datalagen (1973:289) med följdförfattningar. Datainspektionen brukar i samband med att tillstånd lämnas till en statlig myndighet att föra ett sådant personregister direkt föreskriva att registret skall överlämnas till när tillståndstiden löpt ut eller när registret i arkivmyndigheten övrigt upphör att föras.

3.3 Allmänna överväganden

3.3.1 Myndigheter som upphört samt äldre arkiv

Arkiven efter statliga myndigheter som upphört och där verksamheten inte tagits över av annan statlig myndighet, skall överföras till en arkivmyndighet. Det framgår både av dagens regler och av den nya arkivlagen. När arkivlagen träder i kraft den 1 juli 1991 kommer vissa myndigheter att ha kvar handlingar äldre än 100 år som ännu inte

avlämnats till Iandsarkiven enligt dagens regler. Detta äldre arkivmaterial bör i enlighet med vad som rekommenderas i regeringens proposition (1989/90:72) om arkiv m.m. och enligt vår mening tas in till Iandsarkiven så snart det är möjligt, även om myndigheterna inte har upphört. För folkbokföringshandlingar är överföringen till landsarkiv beslutad i särskild ordning (se kapitel 3.3.2). I den nya samordnade länsförvaltning som införs den l juli 1991 (prop. 1988/892154, BoU4 och 9, rskr. 89 samt prop. 1989/902123) går vissa av dagens länsmyndigheter samman med länsstyrelsen. En central organisationskommitté (C 1990:02) och en särskild utredare i varje län skall förbereda genomförandet av länsstyrelsereformen (Dir. 1990:2 och 1990:18). Vi har fått uppgifter från organisationskommittén om vilka äldre arkiv som man bedömer bör överlämnas till arkivmyndigheterna under 1990-talet med anledning av reformen.

3.3.2 Folkbokföringen

Den 26 april 1990 beslöt regeringen på förslag av organisations-

kommittén (Fi 1988:02) för folkbokföringen att de folkbokfö-

ringshandlingar som förvaras hos pastorsämbetena skall överlämnas till Iandsarkiven. Totalt rör det sig om ca 23 000 hyllmeter handlingar från omkring 2600 arkivbildande församlingar och kyrkobokföringsdistrikt. l våra uppskattningar av leveransbehoven till Iandsarkiven utgår vi från organisationskommitténs redovisning av vilka handlingar som bör överlämnas. Det innebär att vi förutsätter att ca 4000 hyllmeter utgallringsbara bilagor ligger kvar hos pastorsexpeditionerna till dess gallringsfristen löpt ut.

3.3.3 Tillkommande leveransbehov

Vi utgår från att utbyggnaden av arkivdepåer skall ske vid arkivmyndigheterna först då de arkivbildande myndigheternas nuvarande lokaler är fullt utnyttjade. Det tillkommande leveransbehovet under 1990-talet beräknar vi därför på följande sätt: Myndigheternas uppskattade arkivtillväxt under 1990-talet minskas med deras disponibla accessionsutrymmen samt med äldre arkiv och arkiv efter upphörda myndigheter som skall levereras till arkivmyndigheterna. Leveranser mot särskild ersättning, som vi behandlar i kapitel 3.3.4 nedan, räknas också bort. Exempel på tillkommande leveransbehov under 1990-talet är de förändringar av den statliga skoladministrationen som riksdagen beslutat om under hösten 1990 (prop. 1990/91:18, UbU4, rskr. 76) och som bl.a. innebär att nuvarande myndighetsorganisation med skolöverstyrelsen (SÖ) och tjugofyra länsskolnämnder

avvecklas den l juli l99l. Vi har inhämtat uppgifter från SÖ och länsskolnämnderna om det arkivmaterial som till följd av beslutet kan komma att sakna huvudman och därmed skall överlämnas till arkivmyndigheterna. l regeringens budgetproposition för budgetåret 1991/92 (prop. 1990/9l:l00) behandlas arbetet med att förnya och utveckla den offentliga sektorn. Bland annat skall den statliga administrationen genom strukturella förändringar reduceras med lO % under tre år. Detta kan få till följd att myndigheter upphör eller att statliga verksamheter förs över till andra huvudmän, offentliga eller enskilda. Vi har inte kunnat beakta vad sådana åtgärder kan tänkas innebära för leveransbehoven till de statliga arkivmyndigheterna. l regeringens proposition 1990/91:87 om näringspolitik för tillväxt föreslås att statens vattenfallsverk och domänverket ombildas till aktiebolag vid eller i anslutning till årsskiftet 1991/92. Vidare föreslås att televerkets associationsform förändras den l juli 1992 (aktiebolagsform alternativt utvecklad affärsverksform) samt att förutsättningarna och formerna för postens och SJs verksamhet ses över. Följderna av detta utvecklingsarbete för leveransbehoven till riksarkivet och landsarkiven har inte kunnat behandlas inom ramen för vårt arbete.

3.3.4 Leveranser mot särskild ersättning

Affärsverken är stora arkivbildare och styrs ekonomiskt av statsmakterna främst med avkastningskrav. Flertalet affärsverk har under 1980-talet bildat aktiebolag som driver betydande delar av verksamheten. Gränsen mellan affärsverkens verksamhet i bolagsform resp. myndighetsform förändras snabbt (jfr. ovan under kapitel 3.3.3). Med hänsyn till affärsverkens särställning och blandade former för att driva verksamheten föreslår vi att alla fortsatta leveranser som inte är tvingande enligt skall ske genom avtal melarkivlagen lan respektive affärverk och arkivmyndigheten. Avtalet bör avse förvaring av arkiv mot full ersättning enligt självkostnadsprincipen för lokaler, vård m.m. Vi utgår från att arkivmyndigheterna på samma sätt kan åta sig att för förvaring eller deposition ta emot arkivhandlingar från statligt ägda bolag och därigenom underlätta för forskare och andra att få tillgång till den växande del av den statliga arkivbildningen som genereras av dessa bolag. Vi utgår också från att arkivmyndigheterna i särskilda fall kan träffa avtal med statliga förvaltningsmyndigheter om leveranser av arkiv mot särskild ersättning.

3.3.5 Enskilda arkiv

Vår uppgift är att bedöma vilka kvantiteter enskilt arkivmaterial som det kan anses rimligt att de statliga arkivmyndigheterna tar emot under 1990-talet för att svara upp mot de kultur- och mål som statsmakterna i b|.a. forskningspolitiska angett propositionen 1989/90:72 om arkiv m.m. och i den forskningspolitiska propositionen 1989/9090.

3.4 Lokalsituationen vid de

statliga myndigheterna

Våra undersökningar visar att de centrala myndigheterna som har riksarkivet som arkivmyndighet i stort klarar att själva förvara den tillväxt av konventionella arkivhandlingar på papper som beräknas ske under 1990-talet. Riksarkivet har tidigare, b|.a. i samband med utlokaliseringar av myndigheter från Stockholmsregionen, tagit emot stora leveranser av arkivmaterial som sträcker sig långt fram i tiden, i vissa fall ända in på 1960-talet. Universitet och högskolor samt regionala förvalzningsdontszolar och överrâner, som i arkivsammanhang sorterar under riksarkivet, har inte samma gynnsamma situation. Vissa av dem förvarar mycket stora arkivbestånd, och arkivlokalfrågan är på flera ställen inte löst på ett tillfredsställande sätt. Riksarkivet har löpande tagit emot handlingar från regeringskansliet. Dessa handlingar fordrar ibland särskilda säkerhetsarrangemang. Regeringskansliets förvaltningskontor och utrikesdepartementet har uppgivit att nuvarande arkivutrymmen räcker i maximalt tre år. Enligt landsarkivens bedömningar är det i dag i stort sett fullt hos regionala och lokala myndigheter. lnom några år uppstår behov av kompletterande förhyrning eller nybyggnad av arkivlokaler hos de flesta av dessa myndigheter, om man inte får leverera äldre arkivhandlingar till landsarkiven. Förhållandena skiftar naturligtvis mellan de olika landsarkivdistrikten. Landsarkivet i Härnösand, som flyttade in i nya lokaler 1983, har under hela 1980talet kunnat ta emot omfattande leveranser och har därigenom underlättat för myndigheterna i sitt distrikt. Landsarkivet i Uppsala å andra sidan, med en mycket besvärlig depåsituation, har en längre tid haft dispens från skyldigheten att ta emot leveranser enligt dagens regler. Myndigheterna i detta landsarkivdistrikt har därför behållit mer arkivmaterial än i andra distrikt. Speciellt länsmyndigheterna i Stockholm förvarar omfattande bestånd, i flera fall i undermåliga lokaler. Bevarande av material enligt modellen med s.k. intensivdataområden kommer troligen att påverka leveransbehoven till landsarkiven. Modellen innebär att arkivmaterial från vissa utvalda områden bevaras i större utsträckning än i dag medan det gallras i lan-

det i övrigt. l regeringens proposition 1989/90:72 om arkiv m.m.

anges Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt Gö-

teborgs kommun som de områden som torde vara mest aktuella som intensivdataområden. Valet av områden för socialtjänstens handlingar har nyligen reglerats genom en förordning (l991:26) till socialtjänstlagen. Detta blir sannolikt normerande för tillämpningen av modellen med intensivdataområden i övrigt. Författningen har inte kunnat beaktas i våra överväganden och förslag.

3.5 Leveransbehoven från

statliga myndigheter

3.5.1 Konventionella handlingar

Riksarkivet

De statliga myndigheternas leveransbehov av arkivhandlingar på papper till riksarkivet under 1990-talet redovisas i tabell 2. Uppgifterna, som i huvudsak bygger på en enkät till ett urval centrala statliga myndigheter, är där fördelade på två kolumner: (l) Upphörda myndigheter och (2) Tillkommande leveransbehov under l990-talet. Av bilaga 4:1 framgår vilka handlingar som avses under resp. kolumn. Riksarkivet är för närvarande arkivmyndighet för universitet och högskolor samt för regionala förvaltningsdomstolar och överrätter (hovrätter, kammarrâtter, försäkringsrätter). Leveransbehoven från dessa myndigheter kan grovt uppskattas till ca 10000 hyllmeter under l990-talet. Om den nuvarande förvaringen av myndigheternas arkiv skulle komma att ändras under 1990-talet kan leveransbehoven förväntas stiga kraftigt. Exempelvis har Göta hovrätt kvar allt sitt arkivmaterial från det verksamheten startade 1634, totalt ca 5 000 hyllmeter. l kapitel 4 föreslår vi att landsarkiven övertar depåansvaret för universitet, högskolor samt hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter. Arkiven efter dessa myndigheter har därför inte tagits med i underlaget för beräkningarna av leveransbehoven till riksarkivet. Inte heller Göta hovrätts äldre arkivbestånd ingår i beräkningsunderlaget. I kapitel 4 föreslår vi att detta bestånd även i fortsättningen skall omfattas av riksarkivets depåansvar, men vi utgår samtidigt från att det skall förvaras av hovrätten i Jönköping under l990-talet.

Tabell 2. Uppskattat leveransbehov (pappershandlingar) till riksarkivet under 1990-talet från statliga myndigheter exkl. affärsdrivande verk, universitet, högskolor samt regionala törvaltningsdomstolar och överrätter (Hyllmeter)

u›__ _ 2)

Upphorda Tillkommande myndigheter leveransbehov Summa under 1990-talet

9 000 lO 000 l9 000

Anmärkning: Därutöver tillkommer leveranser mot särskild ersättning, t.ex. 10000 hyllmeter från statistiska centralbyrån och 3000 hyllmeter från statens järnvägar.

Riksarkivet i sin anslagsframställning till regeringuppskattade en för budgetåret 1989/90 att leveransbehovet under den närmast kommande femårsperioden uppgick till 18 000 hyllmeter, exkl. leveranser från universitet och högskolor, regionala förvaltnings-

domstolar och överrätter samt enskilda arkiv.

Landsarki ven

Leveransbehoven av pappersburen information till landsarkiven under 1990-talet av tabell 3. redovisas där

framgår Uppgifterna fördelade på tre kolumner: (l) Äldre och före 1990 upphörda myndigheters arkiv, (2) Folkbokföringshandlingar och (3) Till-

kommande leveransbehov under 1990-talet. Av bilaga 4:! fram-

går vilka handlingar som avses under de olika kolumnerna. Om inget annat i anges bygger våra uppskattningar av leveransbehoven på tidigare samt på uppgifter vi inhämtat utredningar

från riksarkivet, landsarkiven och stadsarkiven i Stockholm och Malmö.

Tabell 3. Uppskattat leveransbehov (pappershandlingar) till Iandsarkiven under l990-talet från statliga myndigheter exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala lörvaltningsdomstolar och överrätter (Hyllmeter)

.. (U 4 (2) (3) Aldre och Folkbok- Tillkomföre 1990 förings- mande leveupphörda handlingar ransbehov

(varav Stockholms län exkl. Stockholms stad) (3 000) (l 800) (l 000) (5 800) Stockholms 1 300 l 300 l 000 3 600 stadsarkiv

stadsarkiv

Anmärkning: Därutöver tillkommer leveranser mot särskild ersättning. De kända leveransbehoven från affärsdrivande verk under 1990-talet uppgår till drygt 6000 hyllmeter.

1 sin anslagsframställning till för 1989/90 regeringen budgetåret uppskattade riksarkivet leveransbehoven till landsarkiven under den närmaste femårsperioden till 54000 hyllmeter, exkl. kyrkoarkiv, vissa affärsverk och enskilda arkiv.

3.5.2 Teknikberoende medier

ADB-upptagningar

Under 1980-talet har inte bara centrala utan statliga myndigheter, även regionala och lokala myndigheter med Iandsarkiv som arkivmyndighet, avlåmnat sina med tillhörande do- ADB-upptagningar kumentation till riksarkivet. 1 första hand är det upptagningar från de regionala skattesystemen som avlåmnats. Med nuvarande teknik ligger årsleveranserna från dessa 300 system kring magnetband lika Riksarkivet tar också plus många säkerhetskopior. emot ADB-upptagningar från flera centralt utformade system som innehåller information från regionala och lokala Ett myndigheter. exempel är det statliga S som levererat redovisningssystemet drygt

500 magnetband exkl. För närvarande kan det sâkerhetskopior. vara svårt att i centralt utformade system härleda från vilken myndighet vissa uppgifter kommit. Riksarkivet uppskattade år 1988 att man under den kommande tioårsperioden behövde ett tillskott av utrymme för sina ADBupptagningar motsvarande 22500 x 2 magnetband, varav ett exemplar förvaras i riksarkivet och en säkerhetskopia annan ort. på Vi gör ingen annan än riksarkivet, men betraktar detbedömning ta som liktydigt med det samlade leveransbehovet till de statliga arkivmyndigheterna. l kapitel 4.4.1 föreslår vi att landsarkiven får depåansvaret för från de man ADB-upptagningar myndigheter har tillsyn över. Landsarkivens andel av det samlade leveransbehovet av kan till 9000 ADB-upptagningar uppskattas x 2 magnetband (se tabell IV.l0 i bilaga 4:3).

Ljud- och videoupplagningar

Elektromagnetiska lagringsmedier för ljud- och videoupptagningar i analog eller digital form har tidigare förekommit i marginellt myndigheternas arkivbildning. Ett undantag är polis- och rättsmyndigheter, där videobanden utgör en viktig del av dokumentationen. Videotekniken börjar nu få ett större användningsområde, inte minst i kombination med datorer. hanterar Förvaringsmâssigt arkivmyndigheterna ljud- och videoband tillsammans med ADBmedierna, eftersom de bygger på samma teknik. Riksarkivet uppskattade år 1988 att leveransbehovet till den var ca egna depån 2400 ljud- och videoband under den kommande tioårsperioden. Utifrån uppgifter från landsarkiven kan leveransbehovet för regionala och lokala myndigheter mycket grovt skattas till det tredubbla, dvs. omkring 7 500 ljud- och videoband.

Film

Mikrofilm lämnas till riksarkivet från både centrala och

regionala myndigheter. Även vissa landsarkiv tar emot mikrofilm från statliga myndigheter men i blygsam Är 1988 omfattning. uppskattade riksarkivet att man fram till början av 2000-talet behöver ta emot ca 25 500 säkerhetsexemplar, 20 000 mellankopior och lika många brukskopior av mikrofilm (om se teknisk bemikrofilmkopior, skrivning i Vår avviker inte från riksarkibilaga 4:2). bedömning vets. I kapitel 5 återkommer vi till frågan om mikrofilmning. Vi bedömer att de förslag till filmning som vi lämnar där inte kommer att märkbart påverka de behov av att lestatliga myndigheternas verera mikrofilm till arkivmyndigheterna under 1990-talet.

film), smådia (ljusbilder för diasko-

Spelfilm (kinematografisk och andra filmbaserade medier kan i mycket bepisk projektion) ingå i arkivbildningen hos vissa myndigheter. gränsad omfattning

3.6 Leveranser av enskilda arkiv

3.6.1 Allmänt

Av de enskilda arkiv som förvaras hos statliga arkivmyndigheter

den största andelen. Person-

utgör företagsarkiven volymmässigt

fler än företagsarkiven men sällan

och gårdsarkiven är betydligt särskilt omfattande. 1 tabell 4 framgår den närmare fördelningen mellan olika typer av enskilda arkiv. Uppgifterna bygger på

ARKUs betänkande och minne och avser 1987.

Öppenhet

Tabell 4. Enskilda arkiv som förvaras hos statliga arkivmyndigheter fördelade pâ arkivtyp (Hyllmeter och procent)

Arkiv- Företags- Person- Föreningsarkiv arkiv arkiv m.m. Summa myndigheter

Riksarkivet 3 4 S00 7 500 15 000

(20) (30) (50) (100) _ Landsarkiven 27 030 2 510 5 788 35 328 (76,5) (7,1) (1651) (100)

Totalt 30 030 7 010 13 288 50 328 (59,7) (13,9) (26,4) (100)

Folkrörelserna har sedan länge byggt upp egna arkivinstitutioner för sitt arkivmaterial. Dessa institutioner finansieras till en del

av folkrörelserna själva och uppbär därutöver kompletterande bi-

staten samt från kommuner och landsting. Det finns en drag från medvetenhet inom folkrörelserna om att deras samhällsbärande roll också innebär ett ansvar för att material bevaras för framtiden.

erfarenheter av företagens vilja och am-

Arkivmyndigheternas bitioner att bevara sitt arkivmaterial är blandade. Det finns starka önskemål om att också näringslivet tar ett ansvar för sina arkiv-

frågor. En förening - Näringslivsarkivens förening - har nyligen

bildats med syfte att verka för att regionala näringslivsarkiv byggs

finns en särskild stödfond -

upp. Dessutom Näringslivsarkivens

stödfond. Personarkiv förvaras hos såväl arkivinstitutioner som hos bibliotek, museer och motsvarande institutioner. Riksarkivet har genom sitt över enskilda arkiv överblicken över

nationalregister bl.a. personarkiven.

Även om det bedrivs en verksamhet i privaträttslig och kommunal regi för bevarande av enskilda arkiv, finns det enskilt arkivmaterial som av olika skäl bör tas om hand av de arstatliga kivinstitutionerna. Frågan behandlas i regeringens proposition 1989/90:72 om arkiv m.m. Vad gäller landsarkiven skiftar leveransbehoven bl.a. beroende på hur väl utbyggda de enskilda arkivinstitutionerna är och i vad mån kommun- och landstingsarkiv tar emot enskilt arkivmaterial. För Värmlands län t.ex. avlastas Göteborgs landsarkiv allt enskilt material genom Värmlandsarkiv, som drivs i landstingets regi, och Folkrörelsernas arkiv för Värmland, som är en enskild instititution. På Gotland däremot är landsarkivet i Visby den enda arkivdepå som tar emot och förvarar folkrörelsematerial. Situationen avspeglas till en del i andelen enskilt material i landsarkivens depåer, där Visby ARKUs enligt

redovisning i betänkandet Öppenhet och minne ligger högst med

30 % mot omkring 20 % för de flesta andra landsarkiven. Totalt utgör de enskilda arkiven enligt ARKU ca 18 % av landsarkivens sammanlagda arkivbestånd, medan motsvarande siffra för riksarkivet är ca 13 %. om enskilda arkiv finns Ytterligare uppgifter

bl.a. i rapporten (Ds U 1981:21) Samhällets och i

arkivproblem

riksarkivets betänkande (Ds U 1984:12) Att bevara företagsarkiv.

3.6.2 Riksarkivet

Riksarkivet tar emot dels enskilt material från riksorganisationer, dels andra enskilda arkiv av riksintresse. Vissa större organisationer har egna arkivinstitutioner för sina riksövergripande delar, t.ex. arbetarrörelsen, tjänstemannarörelsen, lantbrukarnas föreningsrörelse och idrottsrörelsen. l övrigt är det riksarkivet som genom sitt arbete med att samla in och vårda enskilda arkiv svarar för att enskilt material av riksintresse bevaras. Riksarkivet bedömde 1988 leveransbehovet av detta material till ca 3500 hyllmeter för den kommande femårsperioden. Vi utgår i våra beräkningar från den bedömningen och uppskattar att riksarkivet behöver ta emot ca 7000 hyllmeter enskilda arkiv av riksintresse under 1990-talet.

3.6.3 Landsarkiven

Utifrån de senaste årens leveranser av enskilda arkiv har riksarkivet uppskattat att landsarkiven under 1990-talet behöver ta emot ca 50 000 hyllmeter handlingar från enskilda arkivbildare. Landsarkivens bedömningar av situation är att behovet dagens uppgår till ca 35 000 hyllmeter. Sedan budgetåret 1989/90 har uppgiften att fördela statsstödet till enskilda arkivinstitutioner till riksarhuvudsakligen delegerats

kivets nämnd för enskilda arkiv. Denna förändring av ansvarsför-

hållandena gör det möjligt för riksarkivet att avväga hur man för-

delar sina insatser mellan offentliga och enskilda arkiv.

Från budgetåret 1990/91 har det statliga stödet till enskild ar-

kivverksamhet utökats. Detta förhållande bör, enligt vår mening, medföra en minskning av leveranserna av enskilt arkivmaterial till de statliga arkivmyndigheterna. Vi uppskattar att de enskilda arkiven under 1990-talet kommer att utgöra mellan l0»20 % av det totala leveransbehovet i de olika landsarkivdistrikten Det innebär totalt ca 22 000 hyllmeter i hela landet. Den närmare fördelningen mellan landsarkivdistrikten redovisas i tabell lV.l2 i 4:3.

bilaga Något utrymme att ta emot större företagsarkiv finns inte inom

denna ram. Detta måste lösas i annan ordning.

4 De

statliga arkivmyndigheternas

depåansvar

4.1 Utgångspunkter

direktiven får vi föreslå förändringar mellan riksarkivets Enligt och landsarkivens depåansvar, om det är motiverat med hänsyn till en rationell organisation hos statsförvaltningen och kommitténs förslag i övrigt. l arkivmyndigheternas ansvarsområde ingår både tillsyn över de statliga myndigheternas arkivverksamhet och att ta emot, vårda och tillgängliggöra arkivhandlingar i den egna depån. Ansvarsfrågorna regleras i förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och landsarkiven och i allmänna arkivstadgan (1961:590), som ersätts av en ny förordning när arkivlagen (1990:782) träder i kraft den 1 juli 1991. Vi har funnit att inom två av de totalt tre myndighetssektorer som riksarkivet i dag är arkivmyndighet för enligt 8 § allmänna arkivstadgan, bör en förändring av depåansvaret övervägas. Det gäller dels hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter, dels universitet och högskolor. Dessutom bör depåansvaret för teknikberoende medier från regionala och lokala myndigheter klarläggas.

4.2 Hovrätter, kammarrätter och

försäkringsrätter

Arkiven från de regionala förvaltningsdomstolarna och Överrätterna har under 1900-talet alltmer kommit att få en regional prägel. Det är därför naturligt att från depåsynpunkt behandla dem på samma sätt som andra regionala och lokala arkiv. Vi föreslår att arkiven från hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter avlämnas till landsarkiv i stället för till riksarkivet, om det inte finns särskilda skäl som talar för en annan ordning. Med särskilda skål kan avses t.ex. ökad säkerhet för handlingarna eller en förbättrad tillgänglighet. Ett material som vi anser bör omfattas av de särskilda skälen är de s.k. renovationerna, dvs. utdrag ur olika rättshandlingar som förvaras av hovrätterna. Originalen ingår i underrätternas arkiv och kommer med tiden att överlämnas till landsarkiven. Det är, enligt vår mening, inte lämpligt vare sig av säkerhetsskäl eller

från tillgänglighetssynpunkt att renovationerna förvaras på samma

ort som originalen. Vi föreslår därför att hovrätternas renovationer även i fortsättningen överlämnas till riksarkivet. De särskilda skålen bör även omfatta Göta hovrätts arkiv från 1634 t.o.m. 1947. Detta arkivbestånd är från flera synpunkter unikt och har ett allmänt intresse som sträcker sig utanför det re-

gionala perspektivet. Svea hovrätts arkiv från samma tid förvaras

redan i riksarkivet men är av olika skäl (bränder, stölder, utgallring m.m.) inte lika väl bevarat. Göta hovrätts arkiv förvaras i sin helhet i hovrättens lokaler i Jönköping. Förhållandena där är goda både vad gäller handlingarnas säkerhet och tillgänglighet. Vi bedömer det därför inte som angeläget att Göta hovrätts äldre arkiv t.o.m. 1947 avlämnas till riksarkivet under 1990-talet.

4.3 Universitet och högskolor

Universitet och högskolor räknades tidigare som rikstäckande myndigheter. Utbyggnaden av den regionala högskoleverksamhe-

ten under 1970- och 1980-taIen har inneburit att de i dag är mer

att betrakta som regionala myndigheter. Flera universitet och

högskolor har också börjat - eller avser att börja - överlämna sina handlingar till Iandsarkiven. Vi föreslår att arkiven från universitet och högskolor i fortsättningen avlämnas till landsarkiv, om det inte finns särskilda skäl för ett avlämnande till riksarkivet.

4.4 Teknikberoende medier

4.4.1 ADB-upptagningar

Riksarkivet tar emot och förvarar ADB-upptagningar även från

regionala och lokala statliga myndigheter med landsarkiv som arkivmyndighet (se kapitel 3.5.2). Funktionen som central arkivdepå för landsarkivens ADB-upptagningar har sin grund i dataarkiveringskommitténs (DAK) betänkande (SOU 1976:68) Moderna arkivmedier. DAK ansåg det inte motiverat från kostnadssynpunkt att förorda en utbyggnad av regionala depåer, eftersom leveransbehovet från regionala och lokala myndigheter förväntades bli lågt under den tid man kunde överblicka.

l dag är ca 40 % av riksarkivets bestånd av magnetband avlämnat av regionala och lokala statliga myndigheter. Andelen kan förväntas öka i takt med att fler arbetsuppgifter förs över från

centrala till regionala myndigheter. Den fortgående datoriseringen

gör också att en allt större del av den information som är av betydelse för forskning och kulturell verksamhet bevaras i form av ADB-upptagningar. Statistik för 1989 visar att drygt 50 % av de

anställda använder datorer i sitt arbete. Det finns alltså all statligt

att frågan var regionala och lokala statlianledning på nytt pröva

skall förvaras.

ga myndigheters ADB-upptagningar

anser vi att valet eller central för-

Rent principiellt av regional

inte bör vara beroende av vilket medium som informatiovaring

nen på. Det bör i stället vara tillgången till specialutrust-

lagras

kvalificerad kompetens av skilda slag, bl.a. på det tek-

ning samt

niska området, som i första hand avgör om det är lämpligt att

förvara regionalt. Kostnadsskälen har vidare

ADB-upptagningar

minskat i takt med att datorutrustning blivit billigare. Vi bedömer

att ett samarbete med andra regionala myndigheter som har egen

datorverksamhet skulle för Iandsarkiven både att göra det möjligt minimera behovet och att minska sårbarheten av egen utrustning För av metoder, etc. vid

på kompetenssidan. utveckling program av bör Iandsarkiven kunna nyttja hanteringen ADB-upptagningar

riksarkivets inom datamedieområdet.

utvecklingsverksamhet

Vi föreslår att för ADB-upptagningar från regio-

depåansvaret

nala och lokala förs över från riksarkivet till

statliga myndigheter landsarkiven. bör dock göras för upptagningar från vis-

Undantag sa centralt utformade med både regional och lokal inforsystem mation, t.ex. S, som även i fortsättningen bör levereras till system

riksarkivet. Såkerhetskopior av de ADB-upptagningar som över-

lämnas till Iandsarkiven bör förvaras hos riksarkivet.

för ett överförande av depåansvaret måste natur-

Tidpunkten till de förutsättningarna inom landsar-

ligtvis anpassas praktiska

kivdistrikten. Den bör riksarkivet svara för. Det bör

anpassningen

likaså ankomma riksarkivet att i vilken utsträckning

på avgöra som de man tagit emot från regionala och lo- ADB-upptagningar

kala statliga skall föras över till landsarkiven.

myndigheter Vi återkommer till resursfrågan i kapitel 8.

4.4.2 Lj ud- och videoupptagningar

Om för från regionala och loka-

depåansvaret ADB-upptagningar

från riksarkivet till finns la myndigheter läggs över Iandsarkiven,

som motiverar en central depåhantedet, enligt vår mening, inget av ljud- och videoupptagningar. Gränserna mellan ljud-,

ring video- och ADB-teknik luckras upp alltmer och gör det naturligt med ett sambruk av resurser.

Vi föreslår att arkivmyndigheterna depåansvar för ljud- och vi-

samma som för ADB-upptag-

deoupptagningar följer principer ningar. Resursfrågan återkommer vi till i kapitel 8.

4.4.3 Mikrofilm och annan film

För är om inte lika komplicerad

mikrofilm frågan depåansvaret

som för t.ex. Normalt är det bara säkerhets-

ADB-upptagningar.

exemplaren av mikrofilm som förvaras i klimatarkiv. Var dessa klimatarkiv är belägna saknar betydelse från tillgänglighetssynpunkt, eftersom filmen tillhandahålls genom distribution av filmkopior. Mellankopior av mikrofilmen (om se teknisk mikrofilmkopior, beskrivning i bilaga 4:2) bör också förvaras i klimatiserade utrymmen, dock inte av samma höga klass som för sâkerhetsexemplaren. En växande mängd av mikrofilm brukskopior skapar naturligtvis förvarings- och som måste men det hanteringsproblem lösas, betraktar vi inte som en depåfråga. Säkerhetsexemplar av mikrofilm bör av säkerhetskäl aldrig förvaras i samma depåer som de filmade arkivhandlingarna. Vi föreslår att förvaringen av av mikrofilm i sâkerhetsexemplar huvudsak koncentreras till liksom riksarkivet, i dag. Varje landsarkiv bör dock ha ett eget klimatarkiv för de sâkerhetsexemplar som man av olika skål måste eller bör förvara hos sig. Det kan t.ex. gälla film som ingår som delar i levererade arkiv eller film som producerats av andra statliga arkivmyndigheter. Riksarkivet har framfört som en för framtiden utvecklingstanke att alla mellankopior av den mest efterfrågade mikrofilmen vid de statliga arkivmyndigheterna samlas hos SVAR i Ramsele. Syftet skulle vara både att avlasta landsarkiven och att förbättra servicen för forskare. Såvitt vi kan bedöma borde en sådan innefilmdepå bära en avsevärd av mikrorationalisering arkivmyndigheternas filmhanteringen. Vi lämnar inget förslag i denna men förutfråga sätter att riksarkivet utreder saken vidare. Spelfilm (kinematografisk film) som ingår i myndigheternas aravlämnas normalt kivbildning i ett exemplar till arkivmyndigheten. Vi föreslår att förvaringen av spelfilm koncentreras till riksarkivet. Motivet är främst att totala arkivmyndigheternas spelfilmbestånd är så litet att det vore orationellt att organisera vård och tillhandahållande på flera ställen i landet. Andra filmbaserade medier som t.ex. smådia samt blad- och mer glasnegativ utgör naturliga inslag i arkivmyndigheternas bestånd, inte minst i materialet från enskilda arkivbildare. Kunskapen om hur man förvarar och vårdar dessa medier är därför tämligen väl spridd liksom de tekniska för att tillförutsättningarna handahålla informationen. Bildmaterial har ofta ett stort lokalhistoriskt värde som lätt går förlorat om materialet förvaras anpå nan ort. Vi föreslår att filmbaserade medier som smådia, bladoch glasliksom i dag förvaras negativ regionalt hos respektive arkivmyndighet. Vi återkommer till resursfrågan i kapitel 8.

5 Mikrofilmning

av

arkivhandlingar

5.1 Direktiven

Enligt direktiven skall våra beräkningar av depåbehoven bl.a. utgå från en bedömning av vilka möjligheter det finns att minska behoven av arkivlokaler genom att systematiskt använda mikrofilm som ersättning för handlingar på papper. Kostnaderna för en sådan mikrofilmning skall vägas mot de ökade Iokalkostnaderna om handlingarna bevaras. Frågan berörs även i regeringens proposition l989l90z72 om arkiv m.m.

5.2 Erfarenheter av mikrofilm i arkivverksamhet

5.2.1 Arkivmyndigheternas användning av mikrofilm

Mikrofilm har använts i under tid. Skälen arkivsammanhang lång för att mikrofilma var till en att förbättra början tillgängligheten till vissa svåråtkomliga arkivbestånd och att öka säkerheten för handlingar som betraktades som mer eller mindre omistliga. En alltmer frekvent användning av vissa handlingar, främst kyrkobokförlngsarkiven, har därefter tvingat fram ett ökat bruk av mikrofilm för att hindra att originalhandlingarna slits ut. Under 1950- och l960-talen genomförde i mormonkyrkan Sverige en mikrofilmning av arkivhandlingar äldre än 70 år som var av intresse för personhistorisk forskning. Närmare 63 000 filmrullar producerades, varav drygt 16000 rullar omfattar kyrkoboksmaterial. Själva kamerafilmen till denna s.k. mormonfilm, som är utförd på 35 mm rullfilm, förvaras i Salt Lake Utah. City, En kopia i generation 2 skänktes till svenska staten och förvaras nu i riksarkivet. Delar av den har kopierats för av framställning bruksexemplar. Mikrofilmning sker vid riksarkivet och i begränsad omfattning vid landsarkiven i och Härnösand samt vid stads- Visby, Göteborg arkivet i Malmö. Vid landsarkivet i Östersund och stadsarkivet i

Stockholm pågår mikrofilmning i samverkan med mormonkyr-

kan. Under 1980-talet fick mikrofilmen sitt genombrott som ett medium att arkivinformation. Den distribution av mikrokort

sprida

som sker via Svensk Arkivinformation (SVAR) har här haft en

betydelse. SVAR år en byrå inom riksarkivet med upp-

avgörande att arkivmaterial för forskning och undervis-

gift tillgängliggöra

produktion, försäljning och uthyrning av mikrofilmning genom

(mikrokort) av arkivhandlingar. Verksamheten, som delvis kopior

finansieras med intäkter, är för närvarande förlagd till Ramsele och Junsele i Västernorrlands län samt till Klimpfjäll i Västerbottens län. SVAR ca 200 000 mikrokort, företrädesvis till oli-

säljer årligen

ka och bibliotek. Genom låneavtal med

forskningsinstitutioner

främst folkbiblioteken lånar SVAR dessutom ut mikrokort motsvarande närmare ca 190000 originalvolymer per år till enskilda

låntagare runt om i landet. Utöver mikrokorten från SVAR har

biblioteken en egen låneverksamhet med 35 mm rullfilmskopior

av mormonfilmen. Där ingår handlingar som SVAR ännu inte kan tillhandahålla på mikrokort.

SVAR har också en egen forskarsal i Ramsele där man betjänar ca 1300 forskare per år med mikrokort motsvarande uppskattningsvis 13 000 originalvolymer.

Antalet originalvolymer som lånas ut vid de statliga arkivmyndigheterna (exklusive fjärrlån och skriftliga förfrågningar) uppgår

till ca 210000 per år, varav ca 40000 vid riksarkivet och drygt 170000 vid landsarkiven. Vissa kategorier av handlingar i landsar-

kivens bestånd stängs dock för användning på grund av risk för

av och forskarna får i stället nyttja mi-

förslitning handlingarna,

krofilm. Under 1991 kommer alla landsarkiv samt stadsarkiven i

Stockholm och Malmö att få sina folkbokföringshandlingar fram till 1860 - i vissa fall till ca 1895 - på mikrokort som kan brukas i

forskarsalarna. Vi kan konstatera att dagens forskning i arkiv i stor utsträck-

bedrivs med av mikrofilmkopior och inte genom studining hjälp er av originalhandlingar. Det är dock bara en mindre del av artotala bestånd som berörs, främst kyrkoarkikivmyndigheternas

ven. Användningen av mikrofilm har inneburit att arkivinforma-

tionen fått en större geografisk spridning, och forskningen kan därför utföras på många fler platser än i arkivmyndigheternas

forskarsalar. Trots detta har antalet forskare som besöker riksarkivet och landsarkiven inte minskat nämnvärt.

5.2.2 Mikrofilmen som arkivhandling

Vissa statliga myndigheter började under 1970- och 1980-talen att själva mikrofilma sitt arkivmaterial. Syftet var att rationalisera

hanteringen av handlingar, och mikrofilmningen åtföljdes oftast av en utgallring av de filmade dokumenten. Även datorframställd mikrofilm, s.k. COM-film, började produceras. Exempel på myndigheter där delar av arkivbildningen i dag sker i form av mikrofilm är arbetsmarknadsstyrelsen (arbetsmarknadsstatistik), arbetarskyddsstyrelsen (arbetsskadeanmälningar och arbetsskadeutredningar), luftfartsverket (certifikat och ritningar) och vägverket (konstruktionsritningar). Inom den kommunala sektorn har en omfattande mikrofilmning av sjukvårdens patientjournaler genomförts sedan slutet av 1970-talet. Även de kommunala byggnadsnämndernas ritningar mikrofilmas i stor omfattning. För statliga myndigheter fordras alltid ett gallringsbeslut av regeringen eller riksarkivet för att de arkivhandlingar som mikrofilmas skall få utgallras efter genomförd filmning. Riksarkivet har i författning (KRFS 1982:1) reglerat såväl framställningen som handhavandet av den mikrofilm som används för arkivändamål. Statens provningsanstalt har på riksarkivets initiativ sammanställt en handbok i anslutning till dessa regler, Mikrofilm som arkivhandling. Handbok med praktiska råd (SP-RAPPORT 1988:48). Även legalitetsaspekten på mikrofilm som ersättning för originalhandlingar har uppmärksammats. Det är inte självklart att en mikrofilm har samma rättsliga värde som ett dokument på papper i original. l Sverige liksom i många andra länder tillämpas fri bevisprövning, vilket innebär att rätten i varje enskilt fall avgör vad den kan godta som bevismaterial och vilken vikt den vill tillmäta detta material. Det finns i Sverige en mikrofilmverksamhet där det ställs krav som tar hänsyn även till legalitetsaspekten, nämligen ersättningsmikrofilmning av ekonomiska redovisningshandlingar i enskild verksamhet. Kraven utformas av skattemyndigheterna i samband med att de lämnar medgivande enligt bokföringslagen (1976:126) att ersätta originalverifikationer med mikrofilm.

5.3 för

Förutsättningar mikrofilmning

Kostnaderna för en mikrofilmning beror till stor del på valet av filmmetod, vilket i sin tur styrs av förlagornas fysiska skick och format. Den effektivaste och billigaste metoden vid större dokumentmängder är filmning på 16 mm rullfilm med rotationskamera kombinerad med datorstödd återsökning. För bundet material eller när förlagorna är skadade eller svårlästa fordras planetariska kameror som är betydligt långsammare. Även med en planetarisk kamera är det ibland nödvändigt att skära upp bundna volymer för att texten närmast ryggen i banden skall kunna filmas. När förlagorna är dåliga kan det bli aktuellt att använda 35 mm film för att få en acceptabel bildkvalitet. Denna film måste först konverteras till 16 mm innan den kan nyttjas som underlag för framställning av mikrokort, t.ex. för distribution via SVAR.

Rotationskameror kan användas till förlagor av olika format, men det är en fördel om formatet är enhetligt. Ãr 1947 ändrades standarden för pappersformat från folio till nuvarande A 4. Många statliga myndigheter använde dock det äldre formatet långt in på 1950-talet. En del myndigheter nyttjade även specialformat vid sidan av folio och A 4 för vissa typer av handlingar. Det var först under 1970-talet som A 4-formatet blev helt dominerande i myndigheternas arkivbildning. Kostnaderna för mikrofilmning kan minskas betydligt om förlagorna anpassas för filmning redan när de framställs. Det är därför lättare att uppnå lönsamhet när mikrofilmningen sker i direkt anslutning till dokumentproduktionen hos en arkivbildande myndighet, och helst då som ett led i myndighetens handläggning. Enligt uppgift från Statskontoret kan en anpassning av handläggningsrutinerna medföra att prepareringskostnaden minskar med upp till 60 %. Den datorframställda mikrofilmen (COM-filmen) har här en fördel. l och med att den produceras direkt från den digitalt lagrade informationen i datorn fordras ingen preparering av förlagor. l bilaga 4:2 finns en kortfattad teknisk beskrivning över filmformat, filmtyper, kameror m.m.

5.4 Våra och

överväganden förslag

Våra undersökningar visar att det för närvarande inte finns några ekonomiska fördelar i en omfattande ersättningsfilmning av det arkivmaterial som förvaras hos de statliga myndigheterna. Möjligtvis kan kostnaderna på mycket lång sikt bli desamma ungefär som vid traditionell arkivförvaring. Osäkerheten i en sådan kalkyl är dock mycket stor. l bilaga 4:2 redovisar vi ett underlag för kostnadsberäkningar. En selektiv ersåttningsfilmning i myndigheternas arkivbestånd kan i vissa fall vara lönsam, och det även kort sikt. l första på hand rör det sig om handlingar som passar för rotationskamera och som normalt drar stora kostnader att bevara och hålla tillgängliga i original, t.ex. handlingar som år upprättade på skrivmateriel av dålig kvalitet eller som är utsatta för hårt slitage genom en relativt i Utifrån lång hanteringstid förvaltningsarbetet. uppgifter från ett urval myndigheter uppskattar vi att det finns mellan 5000-10000 hyllmeter handlingar av detta slag vid de statliga myndigheterna, utöver vad som mikrofilmas i dag. Att mikrofilma och därefter utgallra dessa tar dock så lång tid att det handlingar endast marginellt påverkar behov av depåutarkivmyndigheternas rymmen under 1990-talet. Datalistor som skall bevaras för framtiden tas normalt ut arpå kivbeständigt papper. l vissa fall används COM-film. Vi beräknar utifrån mätningar vi låtit genomföra att utdatalistorna på papper

för närvarande motsvarar ca 5 % av den årliga arkivtillväxten ef-

ter gallring hos de statliga myndigheterna. Under förutsättning att datalistornas andel av myndigheternas arkivtillväxt blir konstant under 1990-talet innebär det totalt ca 8 000 hyllmeter fram till år

2000, varav ca 2000 hyllmeter vid centrala myndigheter och ca

6 000 hyllmeter vid regionala och lokala myndigheter.

En ökad användning av COM-film skulle förbättra de statliga myndigheternas möjligheter att själva förvara 1990-talets arkivtill-

växt, vilket i sin tur minskar deras behov av att lämna handlingar till arkivmyndigheterna. Leveransbehoven av mikrofilm till arkiv-

myndigheterna skulle dock, enligt vår bedömning, inte påverkas

märkbart under 1990-talet, eftersom den utdata som tas ut som COM-film kan antas ha betydelse för det löpande arbetet hos

myndigheterna in på 2000-talet.

Vi föreslår att utdata från datorer regelmässigt bevaras som

COM-film i stället för på papper. Detta kan ske t.ex. genom att myndigheterna utnyttjar servicebyråer. Riksarkivet bör genom

särskilda direktiv från regeringen få klarlagt vilka förutsättningar som bör gälla för ett genomförande. Bland annat måste hänsyn tas till föreskriften i 14 § datalagen (1973:289) om myndigheternas dokumentationsskyldighet av de ADB-upptagningar som man

använder för handläggningen av mål eller ärenden. Upptagningar-

na skall tillföras dessa mål eller ärenden i läsbar form om inte särskilda skäl föranleder annat. Det arkivmaterial som vi bedömer som mest angeläget att mi-

krofilma är 1900-talets folkbokföringshandlingar. Frågan aktualiserade i samband med att regeringen fattade beslut om förvaringen av kyrkobokföringsarkiven efter folkbokföringsreformen den 1 juli 1991, och det uppdrogs då åt oss att lämna förslag till en plan för mikrofilmning av lämpliga delar av detta material (se bilaga

2). Vi återkommer till folkbokföringshandlingarna i kapitel 6.

6 Folkbokföringshandlingar

6.1 beslut

Regeringens

1 regeringens beslut den 26 april 1990 att folkbokföringshandling-

arna skall överföras från pastorsämbetena till landsarkiven (se bi-

laga utgångspunkter för vårt utredningsarbete bl.a. 2) anges som

-

att vi bör beakta det behov av depåer, personal och övriga

resurser som ett överförande medför - för-

att vi bör utgå från att folkbokföringshandlingarna skall varas under former som tillgodoser de generella kraven på säkra lokaler, tillgänglighet, vård och sekretesskydd

- att en och rationell kan kräva att

ändamålsenlig hantering

materialet hålls samman i relativt stora enheter - karaktär i de nuatt kyrkans behov av uppgifter av kyrklig varande kyrkoböckerna också måste tillgodoses efter förändringen av folkbokföringens organisation att vi bör lämna förslag till en plan för mikrofilmning av

lämpliga delar av folkbokföringshandlingarna

- att vi bör från att kostnaderna för och

utgå mikrofilmning överförande av folkbokföringshandlingarna skall rymmas inom den medelsram för folkbokföringsreformen om 250 milj.kr. per år

som riksdagen godkänt - att vi bör samråda med riksskatteverket vid utarbetande av förslag om mikrofilmning och överförande av folkbokföringshandlingarna - att vi bör lämna i

ett förslag där takten genomförandet styrs

av de ekonomiska förutsättningarna.

Regeringen grundar sitt beslut på en promemoria om den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiv som lämnades den

25 1989 av organisationskommittén för folkbokföringen (Fi

maj

1988:02). Promemorian jämte remissvar och två skrivelser från

Samhall Kalmarsund har överlämnats till oss genom ett regerings-

beslut den 17 maj 1990 (se bilaga 3d).

6.2 Överföring till landsarkiven

Av tabell 3 i kapitel 3.5.1 framgår att totalt 19700 hyllmeter folkbokföringshandlingar bör föras över till landsarkiven. Handlingarna är i dag utplacerade på ca 1 450 pastorsexpeditioner runt om i landet. Som regel har handlingar fram till ca 1895 överlämnats till landsarkiven. För Iandsarkivet i Uppsala går dock gränsen kring 1860-1870. Det finns också ca 20 församlingar inom Uppsala landsarkivdistrikt som genom dispens har kvar allt sitt material. Organisationskommittén för folkbokföringen har i sin promemoria till regeringen föreslagit en övergångstid på 10 år för överlämnandet från pastorsämbetena. Riksarkivet har i sitt yttrandet över promemorian pekat på de risker för handlingarnas säkerhet som kan uppstå om Övergångsperioden blir för lång. Vi delar riksarkivets uppfattning och utgår från att depåutrymmen och andra resurser för att ta emot folkbokföringshandlingarna behöver tillskapas hos landsarkiven under 1990-talet. Pastorsämbetena upphör att vara folkbokföringsmyndigheter den 1 juli 1991. För att de skall kunna behålla folkbokföringshandlingar under en övergångsperiod måste det, enligt organisationskommittén för folkbokföringen, finnas stöd i författning. Organisationskommittén har också redovisat ett förslag till författningsreglering av den framtida förvaringen av kyrkoarkiven (SOU 1990:109 Författningsförslag med anledning av ny folkbokföringsorganisation m.m. ). Remissbehandling av förslaget pågår, och vi tar därför inte upp den frågan i våra överväganden. Landsarkiven har ett väl fungerande samarbete med pastorsämbetena som det är viktigt att bibehålla och utveckla under den period då folkbokföringshandlingarna överlämnas. Det finns frågor av rent arkivteknisk natur, t.ex. om förtecknande och gallring av handlingar, som bara kan lösas lokalt. Även förändringar i kyrkans organisation som följer av folkbokföringsreformen kan få konsekvenser som kräver olika lösningar i olika landsarkivdistrikt. Det är därför naturligt att landsarkiven bör ha ett avgörande inflytandet över hur överlämnandet organiseras. Vi föreslår att respektive landsarkiv svarar för det praktiska genomförandet i samråd med berörda pastorsämbeten. Från såväl tillgänglighets- som bevarandesynpunkt är det av största vikt att en stor del av det tillkommande folkbokföringsmaterialet mikrofilmas. Vi föreslår att riksarkivet tillsammans med landsarkiven får ansvaret för att en sådan mikrofilming genomförs. Vid våra kontakter med riksskatteverket har framkommit att det inom den medelsram som regeringen angivit (se kapitel 6.1) inte finns något utrymme för att överföra eller mikrofilma folkbokföringshandlingarna. Vi har i en särskild skrivelse den 19 december 1990 giort regeringen uppmärksam på situationen.

Den reviderade medelsramen för är

folkbokföringsreformen enligt regeringens budgetproposition (1990/912100) 308,6 milj.kr. för budgetåret 1991/92.

6.3 Behovet av resurstillskott

6.3.1 Tidigare beräkningar

Organisationskommittén för folkbokföringen har beräknat kapi-

talkostnaderna för av till

överföringen folkbokföringshandlingar ca 27 milj.kr. och de årliga driftskostnaderna för vid hanteringen

landsarkiven till ca 20 milj.kr. (1987/88 års pris- och löneläge). Riksarkivet har gjort en reviderad beräkning i december 1990.

På uppdrag av organisationskommittén för folkbokföringen har

riksarkivet beräknat kostnaderna för att mikrofilma delar av folkbokföringsmaterialet till totalt ca 102 milj.kr., varav ca 8,9 milj.kr.

är investeringskostnader och ca 93 driftkostnader år milj.kr. (1988 pris- och löneläge).

6.3.2 Våra bedömningar

Vi har valt att redovisa våra av kostnaderna för

bedömningar övertagandet av folkbokföringsmaterialet enligt följande

uppdel-

ning:

Kostnader av

engångskaraktär

- och resor transporter - och

inredning utrustning

-

mikrofilmning Långsiktiga resurstillskott

personal - m.m. expenser - lokaler

Genomgående anges kostnaderna i 1990 års pris- och löneläge.

Kostnader av engångskaraktär

l. Transporter och resor

Kostnaderna för transporter av till

folkbokföringshandlingarna

landsarkiven uppskattar vi utifrån vad organisationskommittén för till 5

folkbokföringen angett milj.kr. De delar av folkbokföringsmaterialet som skall mikrofilmas

kommer att transporteras till landsarkiven via en eller flera pro-

duktionsenheter för filmning. Merkostnaden för av

transporter detta slag kan uppskattas till 3 milj.kr.

l samband med leveranserna behöver personal från Iandsarki-

ven besöka varje pastorsämbete åtminstone en gång. Resekostna-

derna för dessa besök kan uppskattas till l milj.kr.

2. Inredning och utrustning

Vi kostnaderna för inredning och utrustning till 15 uppskattar milj.kr.

3. Mikrofilmning

Förslag om mikrofilmning av folkbokföringshandlingar har lämnats av riksarkivet på uppdrag av organisationskommittén för

folkbokföringen samt av länsstyrelsen i Västernorrlands län och Samhall Kalmarsund.

Riksarkivets förslag innebär att drygt hälften av de handlingar

som överlämnas till Iandsarkiven mikrofilmas av riksarkivet inom ramen för ett särskilt projekt. Ledningen för projektet föreslås

till riksarkivets SVAR-byrå, medan själva filmningen utförläggas förs vid ett antal produktionsenheter utplacerade i olika delar av

landet. Under första halvåret 1991 etablerar SVAR en ny produktionsenhet för i Fränsta i

mikrofilmning Ånge kommun.

Förslaget från länsstyrelsen i Västernorrland omfattar samma handlingar som riksarkivets förslag, men i stället för decentraliserade produktionsenheter föreslås att all mikrofilmning koncentre-

ras till Ljungaverk i Ånge kommun.

Samhall lämnade sitt förslag till finansdepartementet, och det kom därför inte att behandlas av organisationskommittén. Försla-

get har formen av en offert och avser enbart de personakter som

förts av pastorsämbetena sedan 1947. Vi utgår från att riksarkivet senare inhämtar konkurrerande anbud på den filmning som kommer att läggas ut och att utvärderingen av dessa får utgöra grund för avvägningen mellan egna och köpta tjänster och var produktionen skall förläggas. När det gäller omfattningen på de folkbokföringshandlingar

som bör mikrofilmas har vi ingen annan uppfattning än den riks-

arkivet framfört. Det innebär att drygt ll 000 hyllmeter av de

som överförs till Iandsarkiven bör mik-

folkbokföringshandlingar rofilmas. Utifrån underlag från riksarkivets SVAR-byrå uppskat-

tar vi kostnaderna för att genomföra denna mikrofilmning till to-

talt ca 88,2 milj.kr.

Till detta kommer den mikrofilmning av folkbokföringshand-

lingar från Stockholms församlingar (33 stycken) under perioden

1880 t.o.m. 1947, som Stockholms Församlingsdelegerade bedriver sedan ett antal år tillbaka. Både i riksarkivets förslag till mi-

krofilmning och i förslaget från Västernorrland förutsätts att den-

na verksamhet fortgår vid sidan av annan De församfilmning. lingsdelegerade upphör som självständigt kyrkokommunalt organ den 1 januari 1992. Man räknar dock med att den pågående mikrofilmningen av handlingar t.0.m. 1947 hinner slutföras innan dess. Folkbokföringsrutinerna i församlingarna inom Stockholms stad från landet skiljer sig i vissa avseenden i övrigt. Det finns därför mycket som talar för att filmverksamheten i Stockholm bör utsträckas till att även omfatta efter 1947. Drifthandlingar kostnaderna för en sådan mikrofilmning uppgår enligt underlag från Stockholms till totalt Församlingsdelegerade ca 5,1 milj.kr. fördelade på 5 år. Som naturlig ny huvudman för ser filmningen vi stadsarkivet i Stockholm i egenskap av landsarkiv. Mikrofilmningen av Stockholms har folkbokföringshandlingar hittills genomförts som en kyrkokommunal och inte angelägenhet som en del i att sköta

kyrkans uppdrag folkbokföringen. Ãgande-

rätten till den som använts och till den mikmikrofilmutrustning rofilm som producerats tillfaller, vad vi erfarit, de enskilda enligt församlingarna när Stockholms Församlingsdelegerade upphör. Vid samtal med de har framkommit församlingsdelegerade att församlingarna är beredda att mot en viss ekonomisk ersättning överlåta både mikrofilmen och (kamerafilmen) filmutrustningen till staten. Vi föreslår att staten senast den l januari 1992 övertar dels den mikrofilm över t.0.m. 1947 som folkbokföringshandlingar producerats av Stockholms dels den mik- Församlingsdelegerade, rofilmutrustning som använts vid Riksarkivet bör få i filmningen. uppdrag att snarast ta upp förhandlingar med Stockholms Församlingsdelegerade.

långsiktiga resurstillskott

l . Personal

Folkbokföringshandlingarna medför en extrem i

arbetsbelastning förhållande till andra arkivbestånd. Det är det mest efterfrågade materialet hos arkivmyndigheterna, och dessutom tillförs landsarkiven arbetsuppgifter som delvis är helt Den i nya. handläggning anslutning till som folkbokföringshandlingarna kyrkan i dag ombesörjer måste i framtiden skötas av Iandsarkiven när ärendena avser handlingar från tiden före l juli 1991. Organisationskommittén för folkbokföringen har beräknat att det fordras ett personaltillskott om 87,5 vid landsarkiårstjänster ven. Riksarkivet har därefter i december 1990 angivit behovet till

66 årstjänster, under att delar av

förutsättning folkbokföringsmaterialet mikrofilmas före överlämnandet och att viss datorutrustning m.m. tillförs Iandsarkiven.

Vi gör följande bedömning: Antalet framställningar till landsarkiven om folkbokföringsuppi samband med bouppteckningsutredningar och andra legala gifter ärenden, t.ex. gravrätter och uppgifter om svenska emigranter, kan uppskattas till mellan 20 000 och 25 000 per år under 1990talet. De enskilda medborgarnas möjligheter att bevaka sin rätt i samband med dessa ärenden blir i hög grad beroende av om landsarkiven kan lämna samma service som kyrkan ger i dag.

l och med att landsarkiven tar över modernt folkbokföringsma-

terial som fortfarande är aktuellt för rättskipningen och för förvaltningens arbete, övertar man också informationsskyldigheter och arbetsuppgifter som ligger utanför den traditionella depåfunktionen och som normalt åvilar den arkivbildande myndigheten. En sådan är att föra in i uppgift kompletterande uppgifter handlingarna. En annan uppgift är att pröva framställningar om utlämnande av folkbokföringsuppgifter, och den blir särskilt arbetskrävande för landsarkiven eftersom merparten av uppgifterna i det moderna folkbokföringsmaterialet omfattas av sekretess. Tillsammans kan dessa extra arbetsuppgifter uppskattas ha ungefär lika stor omfattning som de legala ärendena. Även från ren arkivvårdssynpunkt är folkbokföringshandlingarna mer resurskrävande än annat material. Den frekventa användute hos har många gånger slitit hårt på ningen pastorsämbetena och det nödvändigt med omfattande konservehandlingarna gör ringsinsatser för att information inte skall gå förlorad. En av delar av innebär mikrofilmning folkbokföringsmaterialet att landsarkiven kan tillhandahålla äldre handlingar som inte omfattas av sekretess (70 års sekretessgräns) i form av mikrokort. Via distribution av riksarkivets SVAR-byrå blir dessa mikrokort också utanför arkivmyndigheternas forskarsalar (jfr tillgängliga avsnitt 5.2.1). Landsarkivens resursinsatser för tillhandahållande kan på detta sätt minskas avsevärt. Sammantaget innebär detta att landsarkiven behöver tillföras minst 55 årsarbetskrafter under 1990-talet för att klara en författhantering av folkbokföringshandlingarna. Det betyder ningsenlig lönemedel motsvarande minst 15,4 milj.kr. inkl. påslag för intern administration och forskarservice. Vår beräkning är försiktig på av svårigheterna att mäta omfattningen av de nya arbetsgrund uppgifterna. Vi utesluter därför inte att de 66 tjänster riksarkivet angett kan vara en riktig bedömning. Vi förutsätter att riksarkivet vid lämpliga tidpunkter följer upp och redovisar arkivmyndigheternas arbete med folkbokföringshandlingarna inkl. avstämning av resursfrågorna. Enligt uppgift utgör den ärendehantering och de informationsuppgifter som landsarkiven övertar från kyrkan omkring 10 % av det folkbokföringsarbete som utförs i dag. Detta motsvarar enligt riksskatteverkets schablon för beräkning av personal i det nuvarande ca 140-150 årsarbetskrafter. Överfolkbokföringssystemet

föringen av folkbokföringshandlingar till Iandsarkiven skulle i så

fall innebära en minskning med ca 85-95 årsarbetskrafter jämfört

med dagens situation.

2. Expenser, telefonkostnader m.m.

En ökning av personalen vid Iandsarkiven innebär också att årskostnaderna för lokalvård, kontorsmateriel, telefonsamtal etc. ökar. Vi beräknar denna ökning till totalt 1,7 milj.kr.

3. Lokaler

Vi beräknar de Ökade lokalkostnaderna till ca 6 milj.kr. (årskost-

nader).

7 i landsarkivens

Förändringar organisation

7.1 Direktiven

l direktiven anges som utgångspunkt för vårt uppdrag bl.a. att vi skall pröva lämpligheten av att utbyggnaden av landsarkivens depåbehov tillgodoses genom etablering av nya landsarkiv. Förslagen om lokalisering av nya depåer skall enligt direktiven sammanväga a) behoven hos dem som använder arkiven, b) möjligheterna att samverka med andra arkivhuvudmän, särskilt primär- eller landstingskommuner och c) kostnaderna för etableringar på de orter som aktualiseras för kommittén. Av proposition l989/90:72 om arkiv m.m. framgår regeringens att vi också bör utreda att en eller flera möjligheterna organisera särskilda depåer för arkiv med låg användarfrekevens, där kraven på tillgänglighet är begränsade. l propositionen betonas de fördelar som skulle kunna uppnås om olika delar av den offentliga sektorn samverkar kring lokalförsörjningen. Kommunstyrelsen i Malmö har anhållit om att Malmö stadsarkiv får statsbidrag för sin landsarkivfunktion. Regeringen har genom beslut den 3 maj 1990 överlämnat ansökan till oss (se bilaga 3 c).

Tidigare förslag

Arkivutredningen (ARKU) föreslår i sitt betänkande Öppenhet

och minne en stegvis utbyggnad av statliga arkivdepåer baserad på länstanken, dvs. i princip ett landsarkiv per län. Utbyggnaden bör enligt ARKU utgå från den nuvarande organisationsstrukturen för de statliga arkivmyndigheterna. Tanken på en central depålösning för hela riket avvisas helt. Även riksarkivet avvisar centrala depålösningar och menar att landsarkivorganisationen bör byggas ut. Riksarkivets förslag är att endast ett fåtal nya landsarkiv etableras under den tid som kan överblickas. För att organisationen skall bli slagkraftig bör de nya

landsarkiven omfatta minst två län, förutom i Stockholm där riksarkivet anser att stadsarkivet bör omvandlas till ett landsarkiv för Stockholms län. Nyetableringar bör ske i universitets- eller högskoleorter med hög befolkningskoncentration och goda kommunikationer. Utgångspunkten för riksarkivets förslag är att en utbyggnad ovillkorligen fordrar ett resurstillskott. Landsarkivarierna vid landets sju landsarkiv har i en gemensam framställan angående folkbokföringsreformen och den regional utbyggnaden av landsarkiven föreslagit att det inrättas en depå för det moderna folkbokföringsmaterialet (1895-1991) i varje residensstad som saknar landsarkiv. Depåerna kan även nyttjas för leveranser av annat modernt material och samtidigt vara en resurs för myndighetsservicen inom respektive län. För administrativt stöd och teknisk och vetenskaplig specialkunskap skulle depåerna repliera på respektive landsarkiv.

7.3 Våra och

överväganden förslag

7.3.1 Allmänt

Den nuvarande indelningen i landsarkivdistrikt kännetecknas av mycket stora skillnader i underlaget för verksamheten. De minsta landsarkiven - och Östersund - har endast Visby några procent vardera av arkivmångden vid landsarkiven. De största landsarkiven - Göteborg och Uppsala - har 27 % respektive 15 % av volymen (se tabell IV.8 i bilaga 4:3). Våra beräkningar och förslag om leveranser av arkivhandlingar till landsarkiven under 1990-talet medför att landsarkivens depåer sammantaget behöver byggas ut med ca 112000 hyllmeter, vilket motsvarar en utökning med totalt ca 63 %. Detta inkluderar såväl folkbokföringsmaterial (se kapitel 6) som redan beslutade utbyggnader i Uppsala och Malmö (se kapitel 8.2.2). För de två minsta landsarkiven ger leveranserna under 1990-talet ett viktigt volymtillskott för att förbättra stabiliteten i verksamheten. Utbyggnaden för dessa distrikt bör därför ske genom utökade depåer vid de två landsarkiven.

Övriga landsarkivdistrikt har en helt annan storlek. Vi har dock

inte funnit några avgörande forsknings- eller kulturpolitiska motiv för att föreslå en inriktning som skulle innebära att försörjningen av arkivdepåer under 1990-talet i första hand bör ske genom en uppdelning av distrikten och etablering av nya landsarkiv. Sambandet mellan landsarkivens lokalisering och tillgängligheten till deras arkivbestånd försvagas för stora delar av det mest efterfrågade arkivmaterialet som ett resultat av den tekniska utvecklingen. Redan i dag sker tillhandahållandet av vissa arkivhandlingar i stor utsträckning via mikrofilmkopior och utanför arkivmyn-

digheternas forskarsalar, det kunde vi konstatera i avsnitt 5.2.1. Forskare och andra behöver inte i samma som tidiutsträckning gare uppsöka landsarkiven för att få ta del av en handling. Både i regeringens proposition 1989/90:72 om arkiv m.m. och i den forskningspolitiska propositionen 1989/90:90 betonas att arkivmyndigheterna bör satsa på bl.a. en teknikutveckling för att ytterligare öka arkivens tillgänglighet. Dagens landsarkiv är produkter av flera årtiondens investeringar från statens sida. Att tillskapa nya enheter fordrar extra resurstillskott bl.a. för att anskaffa nya lokaler och ny samt utrustning för administrativa tjänster av olika att den ofslag. Det är troligt fentliga sektorn under l990-talet ställs inför långtgående krav på omstruktureringar och nedskärningar. Möjligheterna att finansiera ny offentlig verksamhet blir då starkt begränsade. Det framstår för oss som ytterst vanskligt att i ett sådant arkivläge splittra myndigheternas resurser på många små organisatoriska enheter. Vi avfärdar därför en utbyggnad av landsarkivorganisationen grundad på länstanken under l990-talet. Det går samtidigt inte att bortse från att en samverkan med kommuner, landsting och andra arkivintressenter kan utgöra en tillräcklig bas för ett landsarkiv med förhållandevis litet distrikt. Grundförutsättningen för en sådan samverkan är dock, enligt vår mening, att det finns ett väl fungerande regionalt och lokalt samarbete som staten kan ansluta sig till och minska etadärigenom bleringskostnaderna. Vi pekade tidigare på ARKUs och riksarkivets avvisande inställning till tanken på att tillgodose depåutbyggnaden en genom eller några centrala depåer för hela landet. Förslag om detta har ibland förts fram av kostnadsskäl. l likhet med ARKU och riksarkivet anser vi också att de lägre förvaringskostnaderna inte väger upp nackdelar och merkostnader för för den typ tillgängligheten av material och den efterfrågan som dominerar vid landsarkiven.

7.3.2 Etablering av nya landsarkiv

Vid våra kontakter med olika arkivintressenter runt om i landet har vi funnit ett starkt intresse för samverkan i län. l många Värmlands län, som i dag ingår i Göteborgs landsarkivdistrikt, har kommunala och enskilda arkivintressenter byggt upp en arkivinstitution i Karlstad kallad Värmlandsarkiv med som landstinget huvudman och Föreningen Värmlandsarkiv som intressentorgan och kollektiv för de enskilda avtalspart företag som deponerar sina arkiv hos Värmlandsarkiv. Det är vår att Värmbedömning landsarkiv har en så pass omfattande och stabil verksamhet att förutsättningarna är goda för en nära samverkan med staten kring ett nytt landsarkiv. Vi föreslår därför att ett nytt landsarkivdistrikt inrättas för Värmlands län och att ett landsarkiv lokaliseras till

Karlstad. Formerna för samverkan med Värmlandsarkiv återkommer vi till i kapitel 9. Landsarkivet i Vadstena är för närvarande fullt utnyttjat och kan inte utan utbyggnad ta emot beräknade leveranser under 1990-talet. En plan för fortsatt uppbyggnad av de gamla slottsval-

lama i Vadstena för depåändamål föreligger sedan planeringen av

den första som genomfördes i början av 1980-talet. En etappen fullständig återuppbyggnad av vallarna har också varit ett starkt önskemål från antikvariskt håll. Samtidigt har såväl smålandslänen som riksarkivet pekat på Vadstenas ocentrala läge och distriktets stora utbredning. Förslag om ett smålandsarkiv har därför förts fram från flera intressenter. Såväl Kalmar, Växjö och Jönköping har nämnts som lämpliga lo- Det nuvarande arkivbeståndet i Vadstena omfatkaliseringsorter.

tar 26 000 hyllmeter varav ca 10000 från Östergötlands län, ca

7000 från län och resterande ca 9000 från Krono- Jönköpings bergs och Kalmar län. En etablering av ett smålandsarkiv som omfattar Jönköping, Kronoberg och Kalmar län skulle med hänsyn till denna fördelning av depåmaterialet innebära mycket stora ingrepp i landsarkivet i Vadstena. Mer lokaler skulle friställas än vad som motiveras för att ta emot folkbokföringsmaterialet och tillväxten under 1990-talet. Vi har därför övervägt ett alternativ med ett landsarkiv för sydöstra Sverige som omfattar Kronobergs och Kalmar län inom Vadstena nuvarande distrikt och Blekinge län inom Lunds landsarkivdistrikt. Ett landsarkiv för dessa län skulle få en lämplig storlek och medföra en avlastning av Lund och Vadstena som kan för att ta emot 1990-talets leveranser. Det finns i dag inutnyttjas te tillräckligt underlag för att ta slutlig ställning, men vi bedömer de långsiktiga fördelarna med ett landsarkiv för sydöstra Sverige så stora att vi avstyrker en utbyggnad i Vadstena innan frågan är avgjord. I Jönköpings län finns långtgående planer på ett arkivförbund inom vilket ett trettiotal myndigheter och institutioner samverkar för att förbättra sin arkivvård och öka tillgängligheten till arkiven. Den bärande tanken bakom förbundet är möjligheterna att samutnyttja den kompetens som medlemmarna besitter inom skilda områden. l länet finns stora statliga arkivbestånd, bl.a. Göta hovrätts arkiv som vi behandlat i avsnitt 4.2. Där finns också många s.k. typarkiv hos rättsvårdande myndigheter. Typarkiven är ett urval på riksnivå av sådana arkiv som kan komma att bevaras intakta för framtiden. Umeå universitetet har inom sin organisation skapat en institu-

tion kallad Forskningsarkivet. Syftet är att erbjuda forskningen

och utbildningen vid universitetet arkivinformation på moderna medier som mikrofilm och optiska diskar. Verksamheten, som i vissa stycken är en förlängning av arkivmyndigheternas forskarsalar, har blivit allt viktigare för universitetets forskare. Tillsam-

mans med bl.a. kommun och landsting planerar universitetet att

skapa en samordnad arkivmiljö i Umeå där Forskningsarkivet ut-

gör en central del. Vi har uppfattat att det är ett starkt önskemål från Forskningsarkivets sida att i ökad omfattning kunna anskaffa mikrofilm för att utveckla verksamheten. Vi bedömer inte tiden som mogen att ge förslag om samverkan

med intressenterna i Jönköpings och Västerbottens län. Landsarkiven bör i stället ges möjligheter att själva finna formerna för det

framtida samarbetet med andra regionala arkivintressenter. Det är

rimligt att tänka sig att landsarkiven på sikt kan utveckla lokala depåfunktioner inom sina distrikt.

7.3.3 Stadsarkiven i Stockholm och Malmö

Förslag om att omvandla Stockholms stadsarkiv till ett landsarkiv för Stockholms län har framförts i flera sammanhang, bl.a. av ARKU. Det finns mycket som talar för en sådan lösning: Uppsala år det största Iandsarkivdistriktet och behöver avlastas, Stock-

holms län är det befolkningsrikaste länet i landet, myndighets-

strukturen i länet avviker från andra län i distriktet, Stockholms stadsarkiv har redan i dag ett bestånd av statliga handlingar (ca

20 000 hyllmeter) som motsvarar ett medelstort landsarkiv. Vi har övervägt möjligheterna att skapa ett landsarkiv för östra

Svealand som omfattar Stockholms och Södermanlands län. Upp-

sala landsarkiv förvarar i dag ca 4800 hyllmeter handlingar från Stockholms län (exkl. Stockholms stad) och ca 3600 hyllmeter från Södermanlands län. Det har dock visat sig att Södermanlands

län i arkivhänseende har mer gemensamt med andra angränsande län än Stockholms län. Vi väljer därför att föreslå att Stockholms

län bryts ut ur Uppsala landsarkivdistrikt och bildar ett eget di-

strikt.

En naturlig utgångspunkt för ett landsarkivdistrikt för Stockholms län, och den minsta förändringen i förhållande till dagens

situation, är att Stockholms stadsarkiv kvarstår som en kommu-

nalrättsligt reglerad förvaltning med statliga uppgifter. Vi är överens med arkivnämnden i Stockholms stad om detta. Vårt förslag

blir därmed att stadsarkivets nuvarande Iandsarkivfunktion utökas till att omfatta hela Stockholms län. Vi återkommer till formerna för samverkan med stadsarkivet i

Stockholm i kapitel 9.

Malmö stadsarkiv, som år landets äldsta stadsarkiv, har under

lång tid förvarat även statliga handlingar. Verksamheten finansie-

ras helt med kommunala medel. Malmö kommun har hemställt

hos regeringen om statsbidrag dels för stadsarkivets landsarkiv-

funktion, dels för kommunens eventuella kostnadsökningar om man utses till intensivdataområde.

Malmö stadsarkiv är en väl integrerad del i dagens landsarkivorganisation. Den statliga arkivverksamheten i Malmö kommun är emellertid av så liten omfattning att det finns anledning att överväga om den motiverar ett eget landsarkiv. Från användarsynpunkt finns det å andra sidan fördelar med en sammanhållen

depå för statligt och kommunalt arkivmaterial från Malmö kom-

mun.

Vårt förslag är att landsarkivfunktionen vid Malmö stadsarkiv

upphör och att Malmö kommun inlemmas i Lunds landsarkivdi-

strikt. Malmö stadsarkiv bör dock kvarstå som en fristående depå

under landsarkivet i Lund. Kostnaderna för detta kommer vi att redovisa i en särskild skrivelse till regeringen. Hur tillkommande leveranser från statliga myndigheter med Malmö kommun som

verksamhetsområde skall fördelas mellan olika depåer förutsätter

vi avgörs av landsarkivet efter samråd med Malmö stadsarkiv.

Frågan om intensivdataområden har vi berört i kapitel 3.4.

7.4 Den framtida

landsarkivorganisationen

Våra förslag till förändringar av landsarkivens distriktsindelning och till etableringar av nya landsarkiv innebär följande:

Landsarkiv Nuvarande Föreslagen organisation organisation Alternativ A Alternativ B (huvutlalternativ)

Uppsala Stockholms (exkl. Uppsala, Sögler- Dzo Stockholms stad), manlands, Ore- Uppsala, Söderman- bro, Västmanlands, Orebro, lands och Koppar- Västmanlands och bergs län Kopparbergs län

Stockholms stadsarkiv Stockholms stad Stockholms län Dzo

Vadstena Östergötlands, Jön- Östergötlands Ostergötköpings, Kronobergs och Jönköpings lands, Jönoch Kalmar län län köpings, Kronobergs och Kalmar län

Lund Blekinge, Kristian- Kristianstads, Blekinge, stads, Malmöhus Malmöhus och Kristian- (exkl. Malmö kom- Hallands län stads, Malmömun) och Hallands hus och län Hallands län

Malmö stadsarkiv Malmö kommun - D20

Sydöstra - - Sverige Kronobergs, Kalmar och Blekinge län

Visby Gotlands län D:o D:o

Göteborg Göteborgs och Bohus, Göteborgs och D:o Alvsborgs, Skara- Bohus, Alvsborgs och Värmlands borgs och län Skaraborgs län

Karlstad Värmlands län D:o

Härnösand Gävleborgs, Väster- D:o D:o norrlands, Västerbottens och Norrbottens län

Öste rsu nd Jämtlands län

8 Tillkommande resursbehov vid

de

statliga arkivmyndigheterna

under 1990-talet

Avgränsningar

l kapitel 6 har vi redovisat behovet av resurser för en överföring av folkbokföringshandlingar från kyrkan till Iandsarkiven. l detta redovisar vi behovet av resurstillskott vid de statliga arkivkapitel - riksarkivet och Iandsarkiven - för att klara övermyndigheterna tagandet av övrigt arkivmaterial under 1990-talet. För landsarkiven tillkommer vissa kostnader för de organisationsförändringar vi redovisat i kapitel 7. Dessa kostnader kan först anges efter förhandlingar med berörda kommuner m.fl. Om inget annat anges avser alla kostnader 1990 års priser och alla lönebelopp 1990 års löneläge inkl. lönekostnadspålägg. l 5 finns en sammanställning över olika schabloner som bilaga vi nyttjat i betänkandet. Vi hänvisar till den i de fall våra beräkningsgrunder inte särskilt anges i texten. De förslag till förändringar inom den statliga verksamheten som regeringen nyligen förelagt riksdagen (prop. 1990/91287 och prop. 1990/912100) har, som vi tidigare påpekat i kapitel 3.3.3, inte kunnat beaktas i vårt arbete. Sammantaget kan det bli stora mängder handlingar som måste tas om hand av arkivmyndigheterna när statliga verksamheter upphör eller överförs till statligt ägda bolag. Vi förutsätter att riksarkivet senare redovisar de behov av depåutrymme och övriga resurser som uppstår vid riksarkivet och Iandsarkiven till följd av dessa förändringar.

8.2 Arkivlokaler

8.2.1 Riksarkivet

Depåutrymmen för konventionella handlingar

Riksarkivet disponerar ca l30000 hyllmeter depåutrymme för konventionella arkivhandlingar, fördelade på huvuddepån i Marieberg i Stockholm (ca 80 000 hyllmeter) samt nio stycken obe-

mannade depåer av skiftande kvalitet runt om i staden (ca 50000 hyllmeter). Det är i dag fullt i samtliga utrymmen.

Tabell 5. Uppskattat tillkommande behov av depåutrymme för pappershandlingar i riksarkivet under 1990-talet (Hyllmeter)

leveransbehov Avgår __ Behov av Statliga Enskilda Accessions- Overgång till depåutrymmyndig- arkiv Summa utrymmen COM-fiche me under heter för utdata 1990-talet

19 000 7 000 26 000 - 2 000 24 0001)

Not: i) Exkl. leveranser mot särskild ersättning, t.ex. 10000 hyllmeter från statistiska centralbyrån och 3000 hyllmeter från statens järnvägar (se bilaga 4:1 punkt 1).

Anmärkning: Uppgifterna om leveransbehov är hämtade ur tabell 2 (statliga myndigheter) och från kapitel 3.6.2 (enskilda arkiv). Uppgiften om COM-fiche är hämtad från kapitel 5.4.

Byggnadsstyrelsen och riksarkivet utreder möjligheterna att

skaffa en större samlad depå för riksarkivet som kan dels

rymma den angivna tillväxten, dels ersätta de som bör

befintliga depåer

avvecklas. Ett flertal alternativa lösningar har studerats, både i

anslutning till huvuddepån i Marieberg och på andra platser inom Stockholmsområdet. Ett förslag kommer att redovisas till

rege-

ringen senast under budgetåret 1991/92.

De ökade hyreskostnaderna kan vid be-

nybyggnadsalternativ räknas till ca 7 milj.kr. per år. Vi utgår då från att det utöver

1990-talets leveranser behöver anskaffas minst 17000 hyllmeter

som ersättning för externa depåer som avvecklas.

Depåuzrymmen för zeknikberoendc medier

l riksarkivets huvuddepå i förvaras Marieberg ADB-upptagningar (exemplar l) samt ljud- och videoupptagningar. Säkerhetskopior av ADB-upptagningar (exemplar 2) förvaras i ett klimatarkiv vid

Iandsarkivet i Härnösand. Riksarkivet saknar för närvarande

godtagbara förvaringsutrym-

men för mikrofilm och hyr plats i Vattenfalls klimatarkiv i Råcksta. Närmare om riksarkivets filmbestånd finns uppgifter i bilaga 4:3.

Regeringen har genom beslut den 12 juli 1990 åt

uppdragit byggnadsstyrelsen att bygga om en del av bergrummet i riksarki-

vets huvuddepå till arkivlokal för teknikberoende medier. Den

nya lokalen beräknas täcka 1990-talets leveransbehov av både

elektromagnetiska databärare (ADB-band, ljudband, videoband)

och mikrofilm. Det enda behov som kvarstår att är en tillgodose

komplettering av inredningen i magnetbandsarkivet vid landsarkivet i Härnösand för riksarkivets säkerhetskopior av ADB-upptagningar. Kostnaden för detta ingår i vår av tillkomuppskattning mande medelsbehov för inredning i tabell 9 (kapitel 8.5.1).

8.2.2 Landsarkiven

Depåutrymmen för konventionella handlingar

Landsarkiven förvarar i dag totalt ca 178 000 konvenhyllmeter tionella handlingar i sina depåer (se bilaga 4:3). Behovet av utökade depåutrymmen uppgår till drygt 112000 hyllmeter under 1990-talet inkl. som vi behandlat folkbokföringshandlingar i kapitel 6. l tabell 6 redovisas depåbehoven nuvarande uppdelade på landsarkivorganisation resp. föreslagen organisation (huvudalternativet). Av bilaga 4:3 framgår hur uppgifterna i tabellen beräknats.

Tabell 6. Uppskattat tillkommande behov av depåutrymme lör pappershandlingar vid landsarkiven under 1990-talet (Hyllmeter)

Lund

forts.

Avgår för redan beslutade om- och nybyggnader

Regeringen har beslutat att en om- och tillbyggnad av Uppsala landsarkiv skall påbörjas under budgetåret 1990/91 (prop. 1989/90:100 bil. 10 s. 480). Byggnadsstyrelsen har projekterat för totalt 60000 hyllmeter handlingar, vilket rymmer både det nuvarande beståndet och 1990-talets leveransbehov om handlingarna från Stockholms län (totalt 4800 hyllmeter) överförs till Stockholms stadsarkiv när länet bildar ett eget landsarkivdistrikt. Det för Stockholms län medför att denya landsarkivdistriktet påbehoven vid Stockholms stadsarkiv Ökar kraftigt. För det statliga arkivmaterialet uppgår behoven under 1990-talet till drygt 16000 hyllmeter inkl. de Iänshandlingar som förs över från Uppsala landsarkiv. Vi förutsätter att möjligheterna till samverkan avseende depåutbyggnaden för stadsarkivet resp. riksarkivet beaktas i det fortsatta arbetet (se kapitel 8.2.1). Vårt huvudalternativ till framtida organisation av nuvarande Vadstena och Lunds landsarkivdistrikt innebär att Vadstena landsarkiv inte behöver byggas ut under 1990-talet och att behoven av ytterligare depåutrymmen i Lund minskar med ca en tredjedel jämfört med en oförändrad organisation. Förutsättningen är att handlingar avseende Kronobergs, Kalmar och Blekinge län (totalt ca 12 200 hyllmeter) överförs från Vadstena och Lund till ett nytt landsarkivdistrikt i sydöstra Sverige. Det totala depåbehovet i ett sådant distrikt därmed till ca 19800 inkl. utuppgår hyllmeter rymme för tillväxten under 1990-talet. Malmö stadsarkiv, som vi föreslagit skall kvarstå som depå inom Lunds landsarkivdistrikt, flyttar första kvartalet 1991 in i nya lokaler. Depåkapaciteten är där totalt 12000 hyllmeter varav ca 5000 hyllmeter beräknats för nuvarande och tillkommande statarkivmaterial. Behovet av ytterligare för

ligt depåutrymme statliga

handlingar från Malmö kommun uppgår till ca 1000 hyllmeter under 1990-taIet. Depåbehoven för landsarkivet i Visby måste på grund av den i Visby i första hand tillgodoses exterkänslig kulturmiljön genom na depåer. Byggnadsstyrelsen utreder lämpliga alternativ. Landsarkivet t Göteborg har ett kvarvarande behov av depåutrymmen under 1990-talet på drygt 8000 hyllmeter sedan handfrån Värmlands län (5 400 hyllmeter) överförts till det lingarna landsarkivet i Karlstad. Detta bör tillgodoses i första föreslagna hand genom en utbyggnad av landsarkivets externa depåkapacitet. En lösning som innebär att ytterligare en extern depå måste anskaffas bör dock undvikas.

Förutsättningen för vårt förslag i kapitel 7.3.2 om ett nytt landsarkiv i Karlstad är att staten utan omfattande initialkostnader kan ansluta till den verksamhet som bedrivs av Värmlandsarkiv under landstingets Värmlandsarkivs huvudhuvudmannaskap. depå är belägen i en i kan industrifastighet Forshaga. Fastigheten byggas om för att inrymma även det depåutrymme som ett landsarkiv i Karlstad behöver tillgång till under l990-talet. En mindre depå i anslutning till landsarkivets lokaler i Karlstad behöver dock anskaffas för förvaring av det mer frekventa materialet. Vid landsarkiven i Lund, Härnösand och Östersund finns goda möjligheter till utbyggnad för att på sikt klara behoven av depåutrymme.

Överslagsmässigt tillkommer en årshyra av ca 8 milj.kr. för att

tillgodose landsarkivens behov av utökade depåer för annat arkivmaterial än folkbokföringshandlingar (se kapitel 6). l den summan ingår inte landsarkivet i Uppsala eller stadsarkiven i Stockholm och Malmö. Vi utgår också från en antagen av fördelning de tillkommande depåbehoven med 75 % i lokaler och nybyggda 25 % i äldre lokaler.

Depåutrymmen för teknikberoende medier

Landsarkivens depåsituation för teknikberoende medier är följande: - Vid Stockholms stadsarkiv samt landsarkiven i Göte- Visby, borg och Härnösand finns klimatarkiv för mikrofilm som beräknas räcka under hela l990-talet. - Klimatarkiv för databärare elektromagnetiska (ADB-, ljudoch videoband) finns bara vid landsarkivet i Härnösand. - Landsarkivet i Vadstena har särskilda lokaler för ADB-band och mikrofilm, men lokalerna saknar erforderliga klimatanläggningar. Landsarkivet i Uppsala och Malmö stadsarkiv kommer att få klimatarkiv både för databärare och mikrofilm elektromagnetiska i samband med att man får nya lokaler. I Karlstad har Värmlandsarkiv ett klimatarkiv för mikrofilm som bör kunna utnyttjas även av landsarkivet, och i Stockholm kommer stadsarkivet att i fortsättningen kunna deponera sina elektromagnetiska databärare hos riksarkivet. Kvarvarande behov av klimatarkiv under 1990-talet uppskattar vi till ca 110 kvm, varav ca 50 kvm för elektromagnetiska databärare och ca 60 kvm för mikrofilm. De ökade årliga hyreskostnaderna för dessa lokaler och för en installation av klimatanläggning i Vadstena kan uppskattas till ca 750 000 kr. Närmare om teknikberoende medier finns uppgifter i bilaga 4:3.

8.3 Service- och verksam hetsutrymmen

l detta kapitel behandlar vi riksarkivets och landsarkivens (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö) behov av verksamhetsutrymmen och utrymmen för att tillhandahålla arkivmaterial. Landsarkivet i Uppsala omfattas inte av våra beräkningar efter-

som en utbyggnad av landsarkivet redan är beslutad (se kapitel

8.2.2). Enligt vår bedömning kommer besöksfrekvensen i de statliga arkivmyndigheternas forskarsalar under 1990-talet inte att öka i samma takt som arkivmyndigheterna tar emot nytt arkivmaterial.

En anledning är att vissa handlingar kommer att kunna tillhanda-

hållas i form av mikrofilm också utanför forskarsalarna, t.ex. via

folkbiblioteken. Antalet hyllmeter i arkivmyndigheternas depåer utslaget per forskarplats kan därmed ökas något utan att tillgäng-

ligheten till arkivmaterialet för den skull begränsas. Siffran är i

dag drygt 500 hyllmeter per forskarplats vid de flesta landsarkiv.

Vi har stannat för 600 hyllmeter som ett lämpligt nytt genomsnittstal. Vid tillhandahållande av ADB-upptagningar som omfattas av

sekretess kommer det sannolikt att i framtiden ställas krav på specialutrustade forskarplatser hos arkivmyndigheterna. Vi bedö-

mer att det under 1990-talet behöver inrättas två sådana forskarplatser vid riksarkivet-och en vid varje landsarkiv.

Med dessa beräkningsgrunder ökar de årliga hyreskostnaderna

för riksarkivet med ca 860 000 kr. och för landsarkiven med ca 2,2 milj.kr. De behov av service- och verksamhetsutrymmen som är en direkt följd av att landsarkiven tar över folkbokföringmate-

rialet från kyrkan ingår inte i dessa beräkningar utan behandlas i kapitel 6.

8.4 Personal

8.4.1 Nuvarande situation

Enligt arkivutredningen (ARKU) innehåller dagens leveransregler

en automatik i överlämnandet av handlingar från statliga myndig-

heter, men ingen regel som kompenserar arkivmyndigheterna för deras ökade kostnader till följd av leveranserna. Detta har, enligt ARKU, skapat en betydande differens mellan de krav som ställs på arkivmyndigheternas förmåga att förvara och hantera överläm-

nade handlingar och de resurser som man erhållit för dessa upp-

gifter.

Tabell 7. Riksarkivets och landsarkivens Iönekostnader budgetåret 1988/89

Riksarkiv/ LÖNEKOSTNADER Landsarkiv- Anslagsmedel Lönebidrag Summa distrikt Tkr. (%) Tkr. (%) Tkr. (%)

Riksarkivet - exkl. SVAR 20 272 (92) 1 666 (8) 21 938 (1()0) - SVAR 1 200 (44) 1 557 (56) 2 757 (100)

Uppsala 3 943 (65) 2 134 (35) 6 (177 (100) Vadstena 3 875 (51) 3 778 (49) 7 653 (100) 1 440 (35) 2 706 (65) 4 146 (100) Visby Lund 4 165 (64) 2 348 (36) 6 513 (100) 4 335 (47) 4 812 (53) 9 147 (100) Göteborg Härnösand 2 943 (72) 1 138 (28) 4 081 (100) Östersund 1 102 (49) 1 129 (51) 2231 (100)

Totalt 43 275 (67) 21 268 (33) 64 543 (100)

Källa: Riksarkivet

Arkivmyndigheterna är i dag beroende av lönebidragsanställd

för att kunna hålla verksamheten Detta förhållan-

personal igång. de väcker tankar om balansen mellan olika anställningsformer, men vi avstår från att gå in på frågan då lönebidraget är föremål för riksdagsbehandling.

8.4.2 Beräkningsgrunder

Det ingår i vårt uppdrag att bedöma vilka tillskott av personalresurser som arkivmyndigheterna behöver för att klara 1990-talets

leveranser av enskilt och statligt material.

l motionerna 1989/90:Kr13 (m), 1989/90:Krl4 (c) och 1989/90:Kr20 (fp) föreslås förstärkningar av landsarkivens resurser, bl.a. på personalsidan, för att klara grundläggande uppgifter

som förtecknande och tillhandahållande av arkivmaterial. Kultur-

utskottet säger i sitt svar på motionerna (1989/90:KrU29) att man utgår från att vi beaktar de behov som finns vid de nuvarande

landsarkiven.

Som vi uppfattat vårt uppdrag skall vi koncentrera oss på hur resursbehoven vid de statliga arkivmyndigheterna påverkas av 1990-talets leveranser. Vi har däremot inte tagit upp frågan om

resurstillskott för att rätta till obalanser i dagens verksamhet. Det-

ta bör enligt vår mening klaras ut inom ramen för den årliga bud-

getprocessen. Vi har övervägt olika metoder att beräkna det personaltillskott som arkivmyndigheterna behöver under 1990-talet. Behovet avser

främst hantering och vård av handlingar i depå samt service till

användare.

Med hjälp av lönestatistik från riksarkivet och Iandsarkiven (ta-

bellerna lV.15 och lV.l6 i bilaga 4:3) har vi försökt att uppskatta

kostnaderna för dessa två kostnadskategorier. Resultatet pekar

mot att den genomsnittliga Iönekostnaden per hyllmeter i dag ligger runt 50 kr. per hyllmeter för vården av handlingar och runt 35 kr. för användarservice. Behovet av personal växer dock inte

proportionellt med det antal hyllmeter som arkivmyndigheterna

tar emot. Stordriftsfördelar i hanteringen samt en ökad användning av mikrokort vid tillhandahållandet av handlingar kan förväntas ge vissa besparingar, i första hand vid Iandsarkiven. Efter-

frågan på arkivmaterial ökar heller inte i samma takt som leveranserna till arkivmyndigheterna. Vår bedömning är att 65 kr. per

hyllmeter är en användbar schablon för att beräkna det tillkommande behovet av lönemedel under l990-talet. l schablonen inkluderas även administrativa tjänster som personal- och löneadministration, administrativ service samt arbetsledning.

De statliga arkivmyndigheterna kommer under 1990-talet att få ta emot betydligt mer handlingar än under 1980-talet, vilket

medför ökade kostnader för

arbetsuppgifter i anslutning till mot-

tagandet. Vi föreslår att arkivmyndigheterna får en utökning av

förvaltningsanslaget med l milj.kr. för dessa merkostnader.

8.4.3 Behovet av resurstillskott

Utöver de personalresurser som vi beräknat i kapitel 6.3.2 för

övertagandet av folkbokföringshandlingarna från kyrkan, behöver

riksarkivet och Iandsarkiven (exkl. stadsarkiven i Stockholm och

Malmö) ett tillskott av lönemedel som i slutet av 1990-talet kan uppskattas till l0,8 milj.kr. per år.

Tabell 8. Uppskattat tillkommande behov av lönemedel vid riksarkivet och Iandsarkiven under 1990-taIet exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö (årskostnader) (Tkr.)

Arkivmyndig- Konventio- Teknikbe- Kompensaheter nella hand- roende tion för lingar medier mottagande Summa

Riksarkivet l 600 l 0000 200 2 800

Landsarkiven 5 9002) l 3003) 800 8 000

Totalt 7 500 2 300 l 000 l0 800

Noter: 1) Varav 2 årsarbetskrafter á 250 000 kr. avser mikroñlm. 2) Exkl. folkbokföringshandlingar som behandlas i kapitel 6. Beräkningsgrunden är därmed 90 400 3) Varav 2,5 årsarbetskrafter á hyllmeter handlingar. 250 000 kr. avser mikroñlm.

8.5 och utrustning Inredning

8.5.1 Inredning

En stor hos under 1990-talet

kostnadspost arkivmyndigheterna blir av de tillkommande arkivdepåerna. l tabell 9 re-

inredningen

dovisar vi våra av inredningskostnaderna för det uppskattningar arkivmaterial - utöver folkbokföringshandlingar - som arkivmyn-

behöver ta emot under 1990-talet. Kostnader för indigheterna och är i tabellen samredning av tjänsterum forskarutrymmen manförda under övrigt.

behov av medel För inredning vid Tabell 9. Uppskattat tillkommande riksarkivet och landsarkiven under 1990-talet exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö (Tkr.)

lnredningskostnader

Depåutrymmen Övrigt Summa

Arkivmyndigheter

Riksarkivet 10 700)) 300 ll 000

landsarkiven ll 3002) 6002) ll 900

Totalt 22 000 900 22 900

Noter: l) Varav 6300 tkr. avser leveranser och 4400 tkr. ersättning för externa depåer som avvecklas under 1990-talet. 2) Exkl. folkbokföringshandlingar som behandlas i kapitel 6 och landsarkivet i Uppsala där beslut om utbyggnad redan tagits. Beråkningsgrunden för pappershandlingar är därmed 44 900 hyllmeter.

8.5.2 Utrustning

En medför ett behov av

utbyggnad av de statliga arkivdepåerna kompletterande kontorsutrustning (kontorsmaskiner, kopiatorer,

till ca l milj.kr. vid telefonväxlar m.m.) som grovt kan uppskattas

riksarkivet och ca 2,5 milj.kr. vid landsarkiven (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Till detta kommer de utrustningsbehov Malmö). med av Överföringen av folkbokföringshandlingar till

anledning

landsarkiven som vi behandlat i kapitel 6.3.2. I 4.4.1 har vi föreslagit att depåansvaret för ADB-uppkapitel

från regionala och lokala statliga myndigheter fortsätt-

tagningar

7l

ningsvis läggs på landsarkiven. För ljud- och videoupptagningar har vi föreslagit en motsvarande ordning. Landsarkivens för dessa bör utrustningskostnader upptagningar kunna begränsas genom samarbete med andra regionala myndigheter som har teknisk kapacitet. En viss basutrustning fordras dock för att kunna vårda och ta del av innehållet i upptagningarna. Vi uppskattar kostnaderna för denna till ca 0,2 basutrustning milj.kr. per Iandsarkiv. Behovet av särskilda forskarplatser för tillhandahållande av ADB-upptagningar, som vi pekat på i kapitel 8.3, innebär ytterligare kostnader för utrustning med ca 60 000 kr. per per plats. För vården av den mikrofilm som överlämnas till arkivmyndigheterna under l990-talet har riksarkivet beräknat att det fordras kompletterande utrustning till en anskaffningskostnad av totalt 3 milj.kr. I den summan ingår inte den som vi mikrofilmutrustning i kapitel 6.3.2 har föreslagit att staten övertar från Stockholms Församlingsdelegerade.

Övrigt

Som en följd av att verksamheten vid de statliga arkivmyndigheterna växer kraftigt under l990-talet tillkommer även andra årliga kostnader än de som avser lokaler och lönemedel. Exempel på sådana kostnader är lokalvård, telefon, utbildning/introduktion av personal m.m. Vi beräknar dessa övriga årliga kostnader till ca 0,3 milj.kr. för riksarkivet och ca 0,9 milj.kr. för landsarkiven (exkl. stadsarkiven i Stockholm och Malmö). Motsvarande kostnader i samband med överföringen av infolkbokföringshandlingar ingår te utan redovisas i kapitel 6.3.2.

9 Former för samverkan med andra arkivhuvudmän

9.1 Stockholms stadsarkiv

1 kapitel 7.3.3 har vi föreslagit att landsarkivfunktionen vid Stockholms stadsarkiv utökas till att omfatta hela Stockholms län. Den funktionen regleras i dag i förordningen 1962:40 med arkivstadga för Stockholm. När arkivlagen (1990:782) träder i kraft den l juli 1991 blir stadgan inaktuell, och en ny författningsreglering av landsarkivfunktionen måste till. Den rättsliga grunden för en sådan reglering år 11 kap. 6 § regeringsformen (1974:152) enligt vilken statliga förvaltningsuppgifter kan anförtros åt en kommun. 1 regeringskansliet pågår arbete med en till den arkivförordning nya arkivlagen som ersättning för nuvarande allmänna arkivstadgan (1961:590). Mycket talar för att landsarkivfunktionen vid Stockholms stadsarkiv bör regleras i särskild bl.a. att det ordning, blir en för Stockholms stad. bör obligatorisk uppgift Regleringen ske i lagform. De ekonomiska villkoren för den nuvarande landsarkivfunktionen vid Stockholms stadsarkiv regleras ett avtal mellan genom staten och staden om till Stockholm för av ersättning nyttjande stadsarkivet. Avtalet är tecknat för tiden fram till och med den 31 december 1989 och automatiskt med tio år i sänder om förlängs det inte sägs upp senast fem år före avtalstidens Skulle utgång. landsarkivfunktionen förändras väsentligt under avtalstiden kan parterna påkalla förhandlingar om ändring av ersättningens storlek. Ersättningen till Stockholms stad är och indexreglerad uppgår för närvarande till 3,7 har milj.kr. per år. Staden (arkivnämnden) framfört att ett slutligt från stadens sida till vårt ställningstagande förslag om utökad landsarkivfunktion vid stadsarkivet måste föregås av en förhandling om ändrad ersättning. Man anser att redan regeringens beslut om att folkbokföringshandlingarna skall överföras till landsarkiven föranleder om förhandling ersättningens storlek, eftersom beslutet går utöver de förutsättningar som gällde vid den tidpunkt som är bas för indexberäkningen (maj 1980).

Vi föreslår att staten snarast upptar förhandlingar med Stockholms stad om förändringen av landsarkivfunktionen vid Stockholms stadsarkiv. Som kommunal förvaltning faller Stockholms stadsarkiv utan-

för den ledning och samordning av den statliga arkivverksamhe-

ten i riket som riksarkivet utövar i sin egenskap av chefsmyndighet för landsarkiven. De konsekvenser som detta kan få för verksamheten bör beaktas i samband med förhandlingarna med Stockholms stad.

9.2 Värmlandsarkiv

Vi har föreslagit i kapitel 7.3.2 att ett nytt landsarkiv inrättas i

Karlstad för Värmlands län. Förslaget bygger på möjligheterna att samverka med den Iandstingskommunala arkivinstitutionen

Värmlandsarkiv. En sådan samverkan kan innebära allt från ett gemensamt lokalutnyttjande till ett väl utvecklat sambruk av ett stort antal nyttigheter. För statliga och kommunala myndigheter styrs samver-

kansmöjligheterna bl.a. av de offentligrättsliga befogenheter och skyldigheter som är knutna till myndigheternas allmänna hand-

lingar.

Värmlandsarkivs verksamhet är uppdelad på två arbetsplatser: huvuddepån i Forshaga utanför Karlstad med ca 15000 hyllmeter

handlingar och administrationslokaler inkl. forskarsal i Gamla Badhuset inne i Karlstad. Värmlandsarkiv har egen bokbinderi-

och konserveringsverkstad. Man bedriver också viss mikrofilm-

ning i egen regi.

Depån i Forshaga har kapacitet att efter ombyggnad bli huvuddepå även för landsarkivet i Karlstad. Avståndet mellan Forshaga och Karlstad är heller inte längre än att de transportrutiner som Värmlandsarkiv för närvarande upprätthåller kan utvecklas till att

omfatta även landsarkivets behov. För att klara en säker förvaring

av arkivmaterialet inne i Karlstad, men även för att upprätthålla den ambitionsnivå vid tillhandahållandet av handlingar som i dag gäller för landsarkiven, behövs det dock en mindre arkivdepå i

anslutning till landsarkivets administrationslokaler. Vårmlandsarkiv delar i dag administrationslokaler och forskar-

sal med Folkrörelsernas arkiv för Värmland och Emigrantregistret i Karlstad. Byggnadsstyrelsen undersöker tillsammans med landstinget och Karlstads kommun möjligheterna att placera ett

landsarkiv i samma lokaler.

10 och resursbehov

Förändringar

under 1990-talet

10.1 Våra

utgångspunkter

Vi har tidigare i betänkandet (kapitel 3) angett omfattningen på det arkivmaterial som vi bedömer att de statliga arkivmyndigheterna behöver ta emot under 1990-talet. De behov av depålokaler beräknat och övriga resurser som detta föranleder har vi också dels för folkbokföringshandlingar (kapitel 6), dels för övrigt arkivmaterial (kapitel 8). l detta kapitel sammanfattar vi förslagen och resursbehoven. På några punkter har det inte varit möjligt att nu beräkna eller kostnaderna. Det gäller vissa merkostnader till följd av uppskatta våra förslag om ändrad indelning i landsarkivdistrikt samt vissa kostnader som berörs av kommande förhandlingar om stadsarkiven i Stockholm och Malmö. l kapitel 3.3.4 har vi föreslagit att alla leveranser från affärsverk som inte är tvingande enligt arkivlagen fortsättningsvis skall ske genom avtal mellan resp. verk och arkivmyndigheten om ersättning (sjâlvkostnad) för lokaler, vård etc. Det är inte möjligt att i dag uppskatta vilka depåutrymmen som dessa externt finansierade leveranser fordrar under 1990-talet. Vi utgår från att dessa behov kan beaktas löpande i planeringen och att kostnaderna inte medför ökade anslagsanspråk från arkivmyndigheterna.

10.2 m.m. under 1990-talet

Föreslagna förändringar

Vi föreslår i sammanfattning - att riksarkivet tillförs ca 24 000 för hyllmeter depåutrymme leveranser av pappershandlingar samt minst 17000 hyllmeter som ersättning för vissa olämpliga depåer - att landsarkiven tillförs ca 60 700 hyllmeter depåutrymme för pappershandlingar samt 110 kvm depåutrymme för teknikberoende medier; vi förutsätter då att ca 32 200 hyllmeter ryms inom den tidigare beslutade utbyggnaden av landsarkivet i Uppsala och att totalt 20000 hyllmeter omfattas av

kommande förhandlingar om stadsarkiven i Stockholm och Malmö att riksarkivet och landsarkiven därutöver får bygga ut ytterligare depåkapacitet för uppdragsverksamhet mot full ersättning att fortsatta leveranser från affärsverken som inte är tvingan› de enligt arkivlagen skall ske genom avtal och avse förvaring mot full ersättning enligt självkostnadsprincipen att landsarkiven övertar depåansvaret från riksarkivet för a) arkiven från hovrätter, kammarrätter, försäkringsrätter samt universitet och högskolor b) ADB-upptagningar från regionala och lokala statliga myndigheter undantaget är renovationer, Göta hovrätts äldre arkiv samt ADB-upptagningar från vissa centralt utformade system att ersättnings-/skyddsfilmning av i första pappershandlingar hand genomförs för ca 12000 hyllmeter av de totalt ca 20 000 hyllmeter folkbokföringshandlingar som skall överföras till landsarkiven från pastorsämbetena att ett nytt landsarkiv inrättas för Värmlands län och samordnas med Värmlandsarkiv i Karlstad/Forshaga att Vadstena landsarkiv inte byggs ut innan frågan om ett landsarkiv för sydöstra Sverige (Kronobergs, Kalmar och Blekinge län) prövats ytterligare att Stockholm stadsarkiv utvecklas till landsarkiv för Stockholms innebär län, vilket att länsmyndigheternas arkiv överförs dit från Uppsala landsarkiv att Malmö stadsarkiv för det statliga arkivmaterialet får en begränsad funktion som lokal depå inom Lunds landsarkivdistrikt.

10.3 Resursbehoven under 1990-talet

Vi sammanfattar i tabell 10 de resursbehov som behandlats i kapitlen 6 och 8. De resursramar som anges för samt för arkivmikrofilmning myndigheternas lokaler är preliminära och kan tjäna som planeringsramar. För mikrofilmningen bör slutligt resursbeslut grundas på resultatet av kommande anbudsprövning/upphandling. För lokaler bör kostnaderna slutligt beräknas på grundval av kalkyler (motsvarande) i de enskilda byggnadsprojekten.

Tabell 10. Uppskattade resursbehov under 1990-talet för utbyggnaden av de statliga arkivmyndigheterna (Tkr.)

Arkivmyndigheter Ãrskostnader Engångskostnader

Riksarkivet

- lokaler 7 900 -

-inredning och - l 3 600 utrustning - intern personal (inkl. 2 800 administration) - lokalvård och övriga driftkostnader 300 -

Summa riksarkivet 11 000 13 000

Landsarkiven

- lokaler l7 000 -

-inredning och - 33 200 utrustning - av mikroñlmning - 93 3000 folkbokföringshandlingar övriga engångskostnader för folkbok- - 9 000 föringshandlingar - intern personal (inkl. 23 400 administration) - lokalvård och övriga driftkostnader 2 600 -

- tillkommande Okade kostnader för övriga p.g.a. Engångskostnader kostnader ökat antal landsarkiv- flyttning av arkiv vid distrikt. Kan beräknas utökning av antalet först senare i samband landsarkivdistrikt med konkret planering för resp. tillkommande distrikt. För stadsarkiven i Stockholm och Malmö tillkommer ersältningsbelopp som ännu inte förhandlats om.

Summa landsarkiven 43 000 135 500

Totalt riksarkivet och landsarkiven 54 000 l49 lOO

Noter: l) Till detta skall läggas den ersättning för mikroñlm och ñlmutrustning som vi i kapitel 6.3.2 föreslagit att staten övertar från Stockholms Församlingsdelegerade. Ersättningens storlek är inte fastställd.

10.4 Utbyggnadstakten

Utbyggnaden av landsarkiven styrs i hög grad av de krav som Överföringen av folkbokföringshandlingarna ställer. Depåutrymme skall finnas tillgängligt när handlingarna lämnas över från pastorsämbetena, och personal och övriga resurser måste vara på plats för att klara den handläggning och övriga uppgifter som landsarkiven samtidigt övertar. l kapitel 6.2 har vi föreslagit att arkivmyndigheterna får ansvaret för att genomföra överföringen av folkbokföringshandlingar och för att delar av materialet samti-

digt mikrofilmas. Överföringen och filmningen kräver en omfat-

tande och detaljerad planering mellan arkivmyndigheterna och pastorsämbetena. En sådan plan bör utarbetas av riksarkivet under l991/92 och läggas till grund för den takt i vilken föreslagna resurser för folkbokföringshandlingarna tillförs arkivmyndigheterna under 1990-talet. För det övriga arkivmaterialet som landsarkiven tar emot under 1990-talet styrs utbyggnaden av att anskaffa möjligheterna lämpliga depåutrymmen. Detta blir även vägledande för tilldelningen av övriga föreslagna resurser. Vi ser två strategiska frågor i utbyggnaden av landsarkiven. Den ena frågan är valet mellan ett nytt landsarkivdistrikt för sydöstra Sverige eller en fortsatt utbyggnad i Vadstena och Lunds landsarkiv med oförändrad organisation. depåutrym- Tillgängliga men i både Vadstena och Lund är fullt utnyttjade och ett snabbt beslut från statsmakternas sida är för att nödvändigt arkivmyndigheterna i denna del av landet skall kunna ta emot 1990-talets leveranser. Vårt huvudalternativ innebär att utbyggnaden koncentreras till ett nytt landsarkiv för Kronobergs, Kalmar och Blekinge län. Den andra strategiska frågan är verksamheten vid Stockholms stadsarkiv. En överenskommelse mellan staten och Stockholms stad som reglerar landsarkivfrågan bör komma till stånd snarast möjligt. Utbyggnaden av arkivverksamheten i Stockholm är en fråga som av praktiska skäl bör samordnas med den tidigare beslutade om- och nybyggnaden av Uppsala landsarkiv och med det pågående arbetet kring riksarkivets depåsituation. Den mikrofilmning av folkbokföringshandlingar som pågår i Stockholm, och som vi i kapitel 6.3.2 har föreslagit att staten övertar när den nuvarande huvudmannen upphör l januari 1992, påverkas också av hur frågan om Stockholms stadsarkiv löses.

Förslag om depåutbyggnaden vid riksarkivet kommer, som vi

tidigare nämnt i kapitel 8.2.1, att redovisas till senast regeringen under budgetåret 1991/92. Vi utgår från att riksarkivet samtidigt redovisar ett underlag för takten i tilldelningen av övriga föreslagna resurser till riksarkivet.

Bilaga 1

Kommittédirektiv

Dir. 1989:46

Organisationskommitté för statliga arkivdepåer

Dir. 1989:46

Beslut vid regeringssammanträde 1989-10-05 Chefen för Utbildningsdepartementet, statsrådet Göransson, anför.

Mitt förslag

Jag föreslår att en organisationskommitté tillkallas för att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.

Bakgrund

Arkivutredningen har i sitt betänkande (SOU 1988:11) Öppenhet

och minne, redovisat beräkningar av de statliga arkivens omfattning fram till år 2000. Enligt utredningen kan handlingar på papper antas öka med omkring 20 000 hyllmeter per år efter genomförd gallring. Därtill kommer information som lagras på annat medium, såsom mikrofilm eller magnetband. Riksarkivet har i sin anslagsframställning till regeringen för budgetåret 1989/90 uppskattat de arkivvolymer, som statsförvaltningens myndigheter för närvarande önskar lämna till riksarkivet och Iandsarkiven. Riksarkivet har räknat med att dessa behov av leveranser uppgår till ungefär 18000 hyllmeter pappershandlingar som myndigheterna önskar att riksarkivet skall ta emot och uppskattningsvis 54000 hyllmeter för landsarkiven. Därtill kommer leveranser av information på andra Iagringsmedier.

Utrymmet i depåer för att ta emot levearkivmyndigheternas ranser är mycket begränsat. Om de statliga arkivmyndigheterna skall svara för den långsiktiga av den förvaltförvaringen statliga ningens arkiv, är enligt arkivutredningen en utbyggnad av arkivmyndigheternas förvaringskapacitet ofrånkomlig. Med en sådan uppbyggnad kommer trycket på myndigheternas egna lokaler att minska i motsvarande grad. Arkivutredningen har föreslagit, att den utbyggnad av de statliga arkivdepåerna, som utredningen ansett nödvändig, länkas till en etablering av nya landsarkiv. Utbyggnaden borde enligt utredningens mening finansieras genom omprioriteringar inom den samlade statliga verksamheten. det vidare Utredningen ansåg lämpligt att - om de nödvändiga resurserna kunde överföras till arkivmyndigheterna - i så fall inrätta nya landsarkiv i Karlstad och Umeå. borde emel- Samtidigt lertid av landsarkiv lokaliseringen bl.a. styras av regionala initiativ som tas i denna fråga. Enligt borde sålunda en ututredningen byggnad av de statliga arkivdepåerna beakta möjligheterna att samverka med bl.a. de kommunala arkiven. Utredningen har därutöver föreslagit att Stockholms stadsarkiv omvandlas till ett landsarkiv för Stockholms län och att förhållandet mellan staten och stadsarkivet i Malmö omregleras. Arkivutredningen har också behandlat frågan om mikrofilmning av arkivhandlingar dels som ersättning för bevarande av handlingar på papper, dels för skyddskopiering av pappershandlingar som är utsatta för stark har funnit förslitning. Utredningen att mikrofilm är inom inte underutnyttjat statsförvaltningen, minst när det gäller att ersätta Mikrofilm handlingar på papper. borde sålunda i väsentligt större kunna för omfattning utnyttjas att minska arkivens volymtillväxt.

Organisationskommittén för folkbokföringen (Fi har i

1988:2) en skrivelse till den 10 maj 1989 regeringen föreslagit, att kyrkobokföringsarkiven överförs från pastorsmyndigheterna till de statliga arkivmyndigheterna. Det borde i så fall ske i samband med att huvudmannaskapet för ändras.

folkbokföringen Överföringen

bör enligt kommittén ske under en Som allmän förtioårsperiod. utsättning för att förslaget skall kunna realiseras gäller att landsarkiven under denna tid förses med de depåer och den personal som behövs.

Uppdraget

Mot av de bakgrund bedömningar om utvecklingen av de offentliga arkiven som har redovisats av dessa båda utredningar bör en organisationskommitté nu tillkallas. Den skall utarbeta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.

Kommitténs uppgift bör vara att beräkna omfattningen av de nya arkivdepåer och övriga resurser som krävs för att arkivmyndigheterna skall kunna ta emot de leveranser som statsförvaltningens myndigheter nu och under i första hand den närmaste tioårsperioden behöver göra. Kommittén bör lägga fram förslag om de nya depåernas lokalisering, organisatoriska ram, nödvändiga tidpunkter för färdigställande samt beräkna kostnaderna för statsförvaltningen. Uppdraget bör utföras med följande utgångspunkter: - Kommittén bör från utgå de uppskattningar av leveranser och framtida arkivtillväxt som gjorts av arkivutredningen och riksarkivet. Underlaget bör dock med biträdande av riksarkivet fördjupas i den mån det behövs med hänsyn till kommitténs uppgifter. Kommittén bör beakta aktuella organisationsförändringar inom statsförvaltningen avseende myndigheter vars verksamhet skall upphöra. Arkiv från sådana myndigheter skall enligt 28 § allmänna arkivstadgan (1961:590) inom tre månader lämnas till en arkivmyndighet. Kommittén bör också beakta behovet av depåer och övriga resurser för kyrkobokföringsarkiven utifrån de beslut regeringen kan komma att fatta med anledning av det nämnda förslaget från organisationskommittén för folkbokföringen. - Omfattningen av myndigheternas leveranser skall uppskattas utifrån förutsättningen att myndigheternas egna arkivlokaler skall vara väl utnyttjade innan leveranser till arkivmyndigheterna kommer ifråga. Leveranser skall sålunda normalt inte göras för att allmänt frigöra lokalytor hos myndigheterna, såvitt detta totalt sett inte kan innebära besparingar för statsförvaltningen. - skall beräknas med avseende Depåbehovet på riksarkivets och landsarkivens olika ansvarsområden som arkivmyndigheter enligt förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och landsarkiven. Kommittén får dock föreslå melförändringar lan riksarkivets och landsarkivens depåansvar, om det är motiverat med hänsyn till en rationell organisation hos statsförvaltningen och kommitténs förslag i övrigt. - av bör också från bedöm- Beräkningarna depåbehoven utgå ningar av möjligheterna att minska behoven av arkivlokaler genom systematisk användning av mikrofilmning som ersättning för handlingar som bevaras på papper. Kostnaderna för sådan mikrofilmning skall vägas mot de ökade lokalkostnader som bevarande av pappershandlingar medför. - Den som byggnadsstandard nu gäller för statsförvaltningens arkivdepåer bör utgöra riktmärke också för standarden ifråga om nya depåer. Både nybyggnader och ianspråktagande av befintliga byggnader bör kunna komma ifråga. Kommitténs förslag i detta avseende skall utgå från behovet av att hålla statens lokalkostnader nere liksom behovet av att ge arkiven en och nödvändig trygg säker förvaring under rimlig tillgänglighet.

- Kommittén skall lämpligheten av att utbyggnaden av pröva landsarkivens depåbehov tillgodoses genom etableringen av nya landsarkiv. Förslagen om lokalisering av nya depåer skall sammanväga a) behoven hos dem som använder arkiven, att samverka med andra arkivhuvudmän, särb) möjligheterna skilt primär- eller landstingskommuner och kostnaderna för på de orter som aktualiseras c) etableringar för kommittén. - med hänsyn till - Kommittén bör b - överlägga med punkt de intressenter med vilka staten kan samverka i depålösningar. Förutsättningarna för samfinansiering med andra intressenter bör så långt möjligt redovisas i kommitténs förslag. - Kommittén bör studera behovet av de specialutrustningar och särskilda lokaler vid arkivdepåerna som behövs för vården och förvaringen av s.k. nya medier (ADB-band, mikrofilm m.m.) och lämna om sådan utrustning som behöver finnas i arförslag kivorganisationen. Kommitténs uppdrag bör redovisas i form av ett förslag till utför arkivdepåer fram till år 2000. Förslagen skall byggnadsplan vara kostnadsberäknade med avseende på såväl investeringar som driftskostnader och personal. Kommittén skall i arbetet samråda med riksarkivet och byggsamt-de och statliga kommittéer som nadsstyrelsen myndigheter har uppgifter av betydelse för uppdraget. Förutom vad som här anförts rörande förslagens finansiering bör kommittén beakta vad som sägs i direktiven till samtliga kommittéer och särskilda utredare angående utredningsförslagens inriktning (dir. 1984:5) samt angående beaktande av EG-aspekter (dir. 1988:43). Kommitténs uppdrag bör redovisas före utgången av oktober månad år 1990.

Hemställan

Med hänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att regechefen för utbildningsdepartementet att tillringen bemyndigar kalla en organisationskommitté - omfattad av kommittéförordningen (1976:119) - med högst fem ledamöter med uppdrag att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer. att utse en av ledamöterna att vara ordförande, att besluta om sakkunniga, experter, sekreterare och annat biträde åt kommittén. Vidare hemställer jag att regeringen beslutar att kostnaderna skall belasta åttonde huvudtitelns uppförda anslag Utredningar m.m.

Beslut

Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bi-

faller hans framställan.

(Utbildningsdepartementet)

l

I

Bilaga 2

F1 rmzvsá gg DEPARTEMENTET xy PROTOKOLL 26 l (2 ) vid regeringssammanträde 1990-04-26 3009/89 Dossier 5:8

.in i 11mm. .J

Med stöd av regeringens bemyndigande har chefen för finansdepartementet tillkallat en kommitté (Fi 1988:02) för genomförande av en ny organisation för folkbokföringen.

Kommittén har den 25 maj 1989 avlämnat en promemoria rörande den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiv och om mikrofilmning av kyrkobokföringshandlingar. Kommittén har föreslagit bl.a. att kyrkobokföringsarkiven skall överföras från pastorsämbetena till de statliga arkivmyndigheterna.

Promemorian har remissbehandlats.

Chefen för utbildningsdepartementet har, med stöd av regeringens bemyndigande, tillkallat en organisationskommitté för försörjningen av statliga arkivdepåer (arkivdepåkommittén, U 1989:10).

Regeringen beslutar att kyrkobokföringsarkiven skall överföras till landsarkiven.

Det ankommer på arkivdepåkommittén att inom ramen för sitt utredningsuppdrag beakta de behov av depåer, personal och övriga resurser för kyrkobokföringsarkivens framtida förvaring som föranleds av beslutet om överföring av kyrkobokföringsarkiven. De närmare utgångspunkterna för kommitténs utredningsarbete denna del anges i bifogade promemoria.

Bilaga FINANSDEPARTEMENTET PM 1990-04-26

Den framtida förvaringen av kyrkobokföringsarkiven

Organisationskommittên (Fi 1988:02) för folkbokföringen har föreslagit att kyrkobokföringsarkiven överförs till de statliga arkivmyndigheterna. Överföringen bör enligt kommittén ske under en tioårsperiod. Kommittén har beräknat kapitalkostnaderna för Överföringen till ca 27 milj. kr. och de årliga driftskostnaderna till ca 20 milj. kr. Materialet omfattar ca 23 000 hyllmeter, vilket kan jämföras med det arkivmaterial om ungefär 312 000 hyllmeter som förvaras hos riksarkivet, landsarkiven samt stadsarkiven i Malmö och Göteborg.

Genom regeringens beslut den 5 oktober 1989 tillkallades en organisationskommitté för att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer, arkivdepåkommittén. Kommittén bör nu även beakta det behov av depåer, personal och övriga resurser som ett överförande av kyrkobokföringsarkiven till de statliga arkivmyndigheterna medför. Den bör utgå från att kyrkobokföringsarkiven skall förvaras under former som tillgodoser de generella kraven på säkra lokaler, tillgänglighet, vård och sekretesskydd. En ändamålsenlig och rationell hantering kan kräva att arkiven hålls samman i relativt stora enheter. Kyrkans behov av uppgifter av kyrklig karaktär i de nuvarande kyrkoböckerna måste också tillgodoses efter organisationsändringen.

Under tiden fram till dess kyrkobokföringsarkiven har överförts till de statliga arkivmyndigheterna kan det av flera skäl vara lämpligt att låta mikrofilma kyrkobokföringshandlingarna. Efter en mikrofilmning ökar tillgängligheten av materialet avsevärt samtidigt som slitaget på originalhandlingarna minskar. Förslag till genomförande av mikrofilmning av kyrkobokföringshandlingarna har lämnats av riksarkivet, länsstyrelsen i Västernorrlands län och av Samhall i Kalmar.

Kommittén bör lämna förslag till en plan för mikrofilmning av lämpliga delar av kyrkobokföringshandlingarna.

Kommittén bör utgå från att kostnaderna för mikrofilmning och överförande av kyrkobokföringshandlingarna skall rymmas inom den medelsram för folkbokföringsreformen om 250 milj. kr. per år som riksdagen godkänt (prop. 1986/87:158, 1987/88:SkU2, rskr. 1987/88:2). Kommittén bör samråda med riksskatteverket vid utarbetande av förslag om mikrofilmning och överförande av kyrkobokföringshandlingar. Utgångspunkten för kommittén bör vara att lämna ett förslag där takten i genomförandet styrs av de ekonomiska förutsättningarna.

Bilaga 3a

Utdrag

UTBILDNINGSDEPARTEMENTET PROEOKOLL 19 vid regeringssammantrâde

1990-02-22 Dnr 1037/80, 1172/ 88 (slutligt)

Skrivelser rörande riksarkivets framtida behov av arkivlokaler

Byegladsstyrelsen har i skrivelse den 10 mars 1960 hemställt om uppdrag att proJektera utbyggnad av bergrtunsarkiv i anslutning till befintligt berg-tnnsarkiv i kv Lysbomben 2 i Stockholm.

Riksarkivet har i skrivelse den 29 mars 1988 hemställt att regeringen beslutar om en utbyggnad av bergnagasinen enligt byggnadsstyrelsens förslag.

Regeringen vidtar ingen annan åtgärd med anledning av skrivelserna än att regeringen beslutar att överlämna ärendena till organisationskommittén för statliga arkivdepåer (U 1989:10).

Utdragets överensstämmelse med originalet intygas

”va/Lun 7MÅÅFK/

Utdrag till

riksarkivet byggnadsstyrelsen organisationskommittén för statliga arkivdepåer (U 1989:10). Handlingarna i ärendet bifogas

Bilaga 3b

UTBILDNINGSDEPARTEMEMU Utdrag PROTOKOLL vid regeringssamnanträde h

1990-01-18 Dm 1820, 141431, hh97/BB. 201, 11478, 2618/89

Skrivelser rörande inrättande av landsarkiv m.m.

Kalmar kommun har i skrivelse den 17 maj 1988 redovisat förutsättningar för att inrätta ett landsarkiv för sydöstra Sverige i Kalmar.

Länsstyrelsen i Kronobergs län har 1 skrivelse den 19 december 1988 redovisat en rapport om förutsättningarna för att inrätta ett landsarkiv för Småland i Växjö.

Länsstyrelsen i Jönköpings län har i skrivelse den 29 december 1988 redovisat förutsättningr för att etablera ett landsarkiv i Jönköping.

Örebro läns landstingskommun m.f1. myndigheter och institutioner har i skrivelse den 15 mars 1989 synpunkter

redovisat

till förmån för inrättande av ett landsarkiv 1 Orebro.

Risk Fender AB har redovisat företagets möjligheter att tillhandahålla depåer för statliga arkiv.

Iandsarkivarien Lars Otto Berg m.f1. har redovisat synpunkter angående folkbokföringsreformen och regional utbyggnad av landsarkiven.

Regeringen beslutar att överlämna skrivelserna till orgnisationskommittén för statlig arkivdepåer (U 1989:10).

Bestyrkes i tjänsten

Å

Åunâfø/L

Bilaga 3c

UTBILDNINGSDEPAHTEMENTET Utdrag PROTOKOLL vid reger i ngs sammanträde 5

1990-05-03 Dnr 3103/88

Ansökan om statsbidrag till Malmö stadsarkiv

Kommunstyrelsen i Malmö har anhållit om statsbidrag till verksamheten vid Malmö stadsarkiv.

Regeringen vidtar ingen annan åtgärd med anledning av ansökningen än att den överlämnas till arkivdepåkommittén (U 1989:10). Det ankommer på kommittén att inom ramen för sitt utredningsuppdrag lämna förslag till regeringen om förändringar i organisationen av landsarkiv.

Bestyrkes i tjänsten

/?5ü%t72Cu4á;u»7

Utdrag till

./. arkivdepåkommittén. Handlingarna i ärendet bifogas finansdepartementet riksarkivet Malmö komun

Bilaga 3d

å F1 NANS- Utdrag . !!§ DEPARTEMENTET ägg PROTOKOLL 58 vid regeringssammanträde 1990-05-17 3009/89 7536/89 Dossier 5:8

Promemoria den 25 maj 1989 av organisationskommittén (Fi 1988:02) för folkbokföringen och skrivelser från §gmng11 Kalmarsund

I enlighet med ett förslag i en remissbehandlad promemoria den 25 maj 1989 av organisationskommittén för folkbokföringen beslöt regeringen den 26 april 1990 bl.a. att kyrkobokföringsarkiven skall överföras till landsarkiven. I samband därmed gavs vissa utredningsuppgifter till arkivdepåkommittén (U 1989:10).

Samhall Kalmarsund har i två skrivelser, den 13 december 1989 och den 26 februari 1990, till finansdepartementet lämnat förslag rörande mikrofilmning av kyrkobokföringshandlingarna.

Regeringen beslutar att promemorian jämte remissvaren samt skrivelserna från Samhall Kalmarsund skall överlämnas till arkivdepåkommittén.

Fotostatkopians överenss-iåmmelu

hf-d urtgunale:begwa,

m. zz-“gümå

gmiaai: »awxø-ø.H r :I i :wa .i (s. S:ål* .JJ OXOZYCÅH hiv 591925 7 u*:ansvarar 139931 « å 3 »OG9.i

nåâálmmçianaiåsainspxo vs ?sex :am 8% nab mizmmsmmwä nåt? Iaelaviääa dom nspnluöämodásoü sån §g§:aaex ia) Ãâäiáââñáåâlâmiáiáâáåüuâå

bnåbnsuadaaimaw ns 1 çsimxüi Jag b§m Jsnplxns I nñâjimmmianoljsaidspzo vs 989: åüw ES ash aiüømmmoxq G99: Iåigs aa üsb napnixapsz Jölaxd nsçnixöäxaáxånä :§1 (Il: csuöäaavö :Luxe navzxuaagnixöaxodøxzyx.äxa .s Id -qquagaimbsxxu saaxu svag baxxåb änadmsa I .navixiazhnaá .çuueaez t!) nbâåålrämcxäå-zgshvidiza :ii-s: 39:21:»

1sám9ø$b E; nab .xsalavläiz åvâ-2 1ad.b§ua15m:ax“I{sdmaa åsánâuøsxaqobanankt iii: .S991 iwsuudaä as maa áac 9 . -apnläöiiodoxwyx va çaánwâzêauxxm ñbüsüää eslawöä Janmai › . .Mwasvpraz1055431511

nawsvazimgu sjmäá nái1om$mm:q wsáuiaad nøgnáuaguä 3J§ nmäiäavö 11312 bnuaxsmiea iiødmna A513 anxaazsvixxa :maa .nå3áimmaHåq9hviñ1a 1133 :§4

M=Fñw nåt. ;zwewamaware!” å-*W* h.:W394avwêâeswaáäç; v. t › r \ 4:. \ VV*V.rg. E, ^,_›..

Bilaga 4:1

Leveransbehoven

1 till tabell 2 (riksarkivet) Underlag

Kolumn l: Upphörda myndigheter

Här inbegrips dels arkiv från tidigare upphörda myndigheter som av olika anledningar ännu inte levererats, dels handlingar som övertagits av efterföljande myndigheter men inte längre behövs i det löpande förvaltningsarbetet.

Kolumn 2: Tillkommande leveransbehov under 1990-talet

Med tillkommande leveransbehov avses leveranser (utöver de som ingår i kolumn l) som centrala myndigheter behöver göra för att själva kunna förvara den arkivtillväxt efter gallring som kan förväntas under 1990-talet. I det tillkommande leveransbehovet ingår 3 500 hyllmeter från olika departement inom regeringskansliet samt delar (l S00 hyllmeter) av arkivet efter skolöverstyrelsen som avvecklas den l juli 1990 (se kapitel 3.3.3).

Anmärkning

Här avses leveranser utöver arkivlagens tvingande regler där arkivmyndighetens kostnader regleras genom avtal om särskild ersättning (se avsnitt 3.3.4). Riksarkivet förhandlar med statistiska centralbyrån (SCB) om av och mikrofilm, preliminärt ca överföring pappershandlingar 10000 hyllmeter och ca 49 000 mikrokort för tiden fram till 1960. Bakgrunden är att materialet har ett stort forskningsintresse som bara till en del kan tillgodoses inom ramen för SCBs verksamhet. Avsikten är att även SCBs forskarsalsutrustning, genealogiska referensbibliotek och hjälpregister skall föras över till riksarkivet. Statens järnvägar (SJ) har hos regeringen begärt att få överlämna ca 3000 hyllmeter till riksarkivet och ca 4000 hyllmeter till

landsarkiven med anledning av att ansvaret för bannåtet och trafi-

ken fördelats på två myndigheter, förvaltningsmyndigheten banverket resp. affärsverket SJ. Regeringen beslöt den 29 mars 1990

att SJs arkiv successivt får inlevereras till arkivmyndigheterna en-

ligt närmare överenskommelse mellan SJ och riksarkivet. Den 16 augusti 1990 uppdrog regeringen åt SJ och riksarkivet att redovisa de ekonomiska konsekvenserna av en överföring av SJs arkiv. Underlag har därefter lämnats till regeringen.

2 till tabell 3

Underlag (landsarkiven)

Kolumn I: Äldre och före 1990 upphörda arkiv

myndigheters

Tabell IV.l Uppskattat Ieveransbehov (pappershandlingar) till landsarkiven under 1990-talet av äldre och före 1990 upphörda arkiv exkl. affärsdrivande verk, universitet

myndigheters

och hogskolor samt regionala ñrvaltningsdomstolar och överrätter (Hyllmeter) (1) (2) (3) (4) (5) Landsarkiv- Arkiv Upphörda myndigheter Lâns- Ovriga distrikt äldre Leverans- Over- styrelse- arkiv än pliktiga tagna arkiv - 1990 l00 arkiv arkiv - 1952 år Summa

Uppsala l 500 l 300 5 100 4 000 2 700 14 600 Stockholms

8 400 Malmö stadsarkiv - - - - - - - - - - 300 300 Visby - 500 2 400 300 2 300 Göteborg 5 500 - 500 3 l00 1 l00 l 400 6 100 Härnösand Ostersu nd - - l 00 50 150 300

Totalt l 500 4 l00 17 200 10 050 l0 250 43 l00

Förklaring till tabell IV.l: (l) Arkiv äldre än l00 år som ännu inte avlämnats enligt dagens

Ieveransregler. En större mängd sådana handlingar finns bara i Uppsala landsarkivdistrikt.

(2) Handlingar från upphörda myndigheter som skulle ha läm-

nats till landsarkiv men ännu inte överlämnats eller kunnat tas emot. Som exempel kan nämnas arkiv efter lands- och stadsfiska-

ler, vårdanstalter samt tidigare statliga skolor. (3) Handlingar från upphörda myndigheter som övertagits av ef-

terföljande myndigheter. Större sådana bestånd är härads- och

rådhusrättsarkiven hos tingsrätterna samt häradsskrivararkiven

hos skattemyndigheterna. Landsarkiven har som regel tagit emot rättsarkiven till 1900-talets början (landsarkivet i Visby till 1965) och häradsskrivararkiven fram till ca 1945 (landsarkiven i Göte-

borg, Visby och Östersund även senare). Vi har valt att som nytt gränsår för leverans av rättsarkiven sätta 1947 (ändrad rättegångsbalk). lnskrivningsavdelningarnas handlingar, som fordras i det

löpande arbetet hos tingsrätterna, är undantagna i sin helhet. Häradsskrivararkiven avslutades 1966 och består huvudsakligen av

längder i storformat med hög återsökningsfrekvens.

Tabell lV.2 Uppskattat leveransbehov till Iandsarkiven av häradsskrivararkiv och äldre rättsarkiv ñre 1947 (Hyllmeter)

Landsarkiv- Häradsskrivar- Aldre rättsdistrikt arkiv arkiv före 1947 Summa

Uppsala 1 000 3 500 4 500 Stockholms stadsarkiv - 350 350

Visby - 2 400 2 400 Göteborg Härnösand 1 000 2 060 3 060 Ostersund - 70 70

Totalt 3 170 12 960 16 130

(4) Äldre lânsstyrelsehandlingar. Enligt organisationskommittén för samordnad länsförvaltning kommer totalt ca 4100 hyllmeter handlingar från länsfiskenämnder och lantbruksnämnder att föras över till länsstyrelserna när dessa länsmyndigheter den 1 upphör juli 1991. Arkivsituation vid lânsbostadnämnderna, vilkas verksamhet delvis förs över, berörs inte av reformen. Många länsstyrelser saknar arkivutrymmen både för de arkiv man tar över och för den ökade arkivtillväxt som på den samordnade följer nya Iänsförvaltningen. Organisationskommitténs förslag är att frågan löses genom att länsstyrelserna får leverera allt sitt arkivmaterial fram till länsstyrelsereformen 1952/57 (landskansliet 1952, landskontoret 1957). Därigenom skulle friställas tillräckligt utrymme vid alla länsstyrelser utom i Stockholm. Några Iandsarkiv, t.ex. Göteborg och Visby, har redan tagit emot lånsstyrelsehandlingar efter 1952, i vissa fall fram till 1970/71. Vi har omorganisationen valt att följa Organisationskommitténs vilket innebär att förslag, länsstyrelsereformen 1952/57 blir gränsår för leverans. Fördelningen på landsarkivdistrikt baserar sig på uppgifter från länsstyrelserna.

De upphörda länsskolnämnderna med föregångare behandlas nedan under Kolumn 3: Tillkommande leveransbehov under 1990-talet. (5) Handlingar från Övriga myndigheter som under senare tid

och fram till 1990 lagts ned, byn huvudman eller omszrukturerats

på eu så genomgripande sätt au det påverkat arkivbildningen. Ett stort antal förvaltningsmyndigheter har under senare år lagts ned, bytt huvudman eller omstrukturerats på ett mer genomgripande sätt. Exempel på sådana myndigheter år - utöver länsstyrelserna som behandlas ovan kronofogdemyndigheter, länsåklagare, AMU-myndigheter, arbetsförmedlingen, domkapitel, stiftsnämnder, regionmusiken, regionstyrelser för högskolor och övervakningsnämnder. Den sammanlagda mängden arkivhandlingar från sådana myndigheter (exkl. länsstyrelserna) kan grovt uppskattas

till omkring 30 000 hyllmeter före gallring. Vi uppskattar leve-

ransbehovet under 1990-talet till ungefär en tredjedel, dvs. drygt 10000 hyllmeter, exkl. affärsdrivande verk.

Kolumn 2: Folkbokföringshandlingar

Med folkbokföringshandlingar avses de handlingar som regeringen beslutat skall överföras till landsarkiven i samband med folkbokföringsreformen. Vi utgår från promemorian Framtida förvaring av kyrkobokföringsarkiv (dnr 15/89), som organisationskommittén för folkbokföringen överlämnade till regeringen 1989, och beräknar leveransbehovet netto till drygt 19000 hyllmeter efter det att gallringsbara bilagor räknats bort. Den närmare fördelningen mellan Iandsarkivdistrikten följer organisationskommitténs förslag. För Stockholms stadsarkiv tillkommer arkivet efter Stockholms Församlingsdelegerade, vilka upphör i och med utgången av år 1991. Enligt stadsarkivets beräkningar uppgår detta arkiv till 200 hyllmeter. Stockholms stadsarkiv har även väckt frågan om att bevara ca 1200 hyllmeter avgångskort som i Stockholms 33 församlingar spar mycket tid vid handläggningen av forskarförfrågningar. Korten är gallringsbara enligt beslut av riksarkivet (riksarkivets föreskrifter Serie A, gallringsbeslut 1988:20). Av beslutet framgår att handlingar kan undantas från utgallring, om detta bedöms ändamålsenligt. Vi avstår dock från att ta med avgångskorten i våra beräkningar av leveransbehoven.

Kolumn 3: Tillkommande leveransbehov under 1990-talet

Tabell lV.3 Uppskattat tillkommande leveransbehov (pappershandlingar) till landsarkiven under 1990-talet exkl. affärsdrivande verk, universitet och högskolor samt regionala förvaltningsdomstolar och överrätter (Hyllmeter)

(1) (2) (3) (4)

Landsarkiv- Arkiv- Avgår för Avgår för Avgår för Tillkomdistrikt tillväxt myndig- leveranser kända mande under heternas av äldre leverans- leveransbe- 1990- egen för- och före *behov hov under talet varing 1990 upp- från 1990-talet hörda affärsdrimyndigh. vande arkiv verk (tab. lV.l)

30 600 - 14 600 1 200 14 800 Uppsala Stockholms

Malmö stadsarkiv 3 250 650 - - 2 600 1 650 350 300 - 1 000 Visby

Förklaring till tabell lV.3: Med tillkommande leveransbehov avses de övriga leveranser (utöver äldre och före 1990 upphörda myndigheters arkiv samt folkbokföringshandlingar) som regionala och lokala myndigheter behöver göra för att själva kunna förvara den arkivtillväxt efter gallring som kan förväntas under 1990-talet. För Stockholms stad utgår vi från underlag som lämnats av Stockholms stadsarkiv. För övriga landsarkivdistrikt har behovet av tillkommande leveranser beräknats på följande sätt: Först är (1) arkivtillväxten under 1990-talet (se tabell 1 i kapitel 2.2) fördelad på landsarkivdistrikt efter befolkningstalet, med undantag för Gotland där tillväxtsiffran korrigerats utifrån uppgifter från landsarkivet i Visby. Inom varje landsarkivdistrikt är sedan tillväxten minskad med - det antal tillkommande som vi (2) årgångar arkivhandlingar bedömer att myndigheterna i distriktet själva kan förvara (Uppsala 0, Vadstena 3, Göteborg och Härnösand 4, övriga distrikt 2) - distriktets leveransbehov av äldre och före 1990 (3) upphörda myndigheters arkiv enligt tabell lV.1 - distriktets leveransbehov från affärsdrivande verk (4) (bl.a. SJ, se ovan under punkt 1. Underlag till tabell 2).

l det tillkommande leveransbehovet ingår bI.a. arkiven efter

länsskolnämnderna som avvecklas den l juli 1991.

Tabell IVA Länsskolnåmndernas arkivbestånd per den l juli 1991 inkl. ej avlämnade delar av folkskoleinspektörernas arkiv fram till 1958

Landsarkiv- Antal hyllmeter distrikt

Bilaga 4:2

Mikrofilmning

1 Teknisk beskrivning

Filmformat och filmtyper

16 mm rullfilm används främst för filmning av dokument med

text. På en rulle kan det med 24 gångers förminskning rymmas ca

5000 exponeringar och med 48 gångers förminskning ca 9000 exponeringar. l båda fallen avses dokument i A4-format. 16 mm

rullfilm kan användas i planetarisk kamera eller i rotationskamera. Filmen kan behållas som rullfilm eller monteras i jacket för kopiering till mikrofiche. Rullfilm förvaras vanligen i kassett och kan då matas automatiskt i kameror och l sam-

Iäsutrustningar. band med filmning kan bildmärken (blips) eller binära kodmönster exponeras på filmen, vilket möjliggör automatisk återsökning

med datorstöd.

35 mm rullfilm används främst för ritningar i alla format upp

till A0 och i andra sammanhang där det ställs extra höga krav på upplösning, t.ex. vid arkivfilmning. Filmen kan behållas som rull-

film eller klippas upp för montering i bildkort. Normalt ryms det

ca 500-600 bilder på en rulle. 35 mm rullfilm kan med speciell

teknisk utrustning konverteras till 16 mm och monteras i jackets för kopiering till mikrofiche.

105 mm film har ett likartat användningsområde som 16 mm.

Den används normalt för mikrofiche och då sällan i rullform. Varje mikrofiche är indelat i ett antal bildrutor, som standard 63,

98, 270 eller 420 bildrutor per fiche beroende på förminsknings-

förhållanden och om det är liggande eller stående dokument som

filmats. Överst på mikrofichet finns ett titelfält som är läsbart

med blotta ögat. 105 mm mikrofilm är det vanligaste formatet vid

COM-produktion av mikrofiche (se nedan). För arkivändamål (långtidsförvaring) används i kameran silver-

film som framkallas genom våtkemiska processer. Rätt framkallad

och förvarad kan en sådan film ha en livslängd upp till 200 år eller mer. Filmen skall vara typgodkänd av statens provningsanstalt. Vid arkivfilmning är kamerafilmen ett säkerhetsexemplar som ba-

ra får användas för kopiering till en masterfilm (mellankopia)

från vilken man sedan gör en eller flera brukskopior för läsning och distribution. Till brukskopiorna används normalt duplikatfilm, t.ex. diazo- och vesikulärfilm, som är både billigare och lättare att framställa. För varje generationskopia av en mikrofilm blir bilden allt mer oskarp genom att upplösningen av små detaljer försämras och kontrasten ökar. De kvalitetskrav som riksarkivet föreskrivit för arkivfilm i författning (KRFS 1982:1) syftar bl.a. till att ge kamerafilmen en sådan kvalitet att informationen genom generationskopiering kan bevaras (= vara läsbar) under lika lång tid som om den lagrats på ett pappersdokument framställt med arkivbeständig skrivmateriel.

Kameror

Det finns tre olika typer av kameror som används vid dokumentfilmning: planmatade kameror (planetariska kameror), rotativt matade kameror (rotationskameror) och kameror matade enligt step-and-repeat-metoden (mikrofiche-kameror). l en rotationskamera rör sig filmen och förlagan synkront under exponeringen. Förlagan passerar också gånom kameran. Är rörelserna inte exakt synkroniserade blir bilden oskarp. Kraven på preparering av förlagorna blir därmed mycket höga. Trasiga dokument måste åtgärdas och främmande föremål som gem och hâftklamrar avlägsnas. Förlagorna kan ha olika format men tjockleken bör inte variera för mycket. Förses kameran med automatmatare blir filmningshastigheten mycket hög. Man kan även filma fram och baksidan av ett dokument i en följd (duplex). Rotationskameran ställer inga krav på ljusförhållandena då all belysning av förlagan sker inne i kameran. Produktionskapaciteten hos en rotationskamera är minst sex gånger högre än hos en planetarisk kamera. Vid filmning med planetarisk kamera är dokumentet placerat på ett kamerabord med kamerahuvud och belysningen monterad över bordet. Både film och förlagor är stillastående i exponeringsögonblicket, vilket ger en högre upplösning. Förlagorna matas manuellt eller med automatisk dokumentmatare. Vid manuell matning fordras ingen omfattande preparering av dokumenten, vid automatisk matning något mer, men självfallet måste alla förlagor kontrolleras och sorteras. Den planetariska kameran kräver speciella utrymmen med anpassad ljussättning genom att den har utanpåliggande belysning. En mikrofiche-kamera är i princip en planetarisk kamera fast för mikrofiche. Det finns kameror både för 105 mm rullfilm och bladfiche. En fichekamera har ungefär samma filmningshastighet som andra planetariska kameror.

innebär att man i stället för att fotografera ett COM-filmning dokument framställer mikrofilmen direkt från den digitalt lagrade

informationen i en dator. Det finns COM-utrustning för samtliga

filmformat, men 105 mm är det vanligaste. COM är en förkort-

ning av Computer Output Microfilm.

Förlagoma

Med menas det dokument som skall filmas. Filmningen förlaga måste normalt efter förlagan, det gäller såväl val av kaanpassas som filmformat. Är förlagan inbunden i band som inte meratyp

skall skäras kan bara kamera komma i fråga. upp, planetarisk

kan ibland vara svåra att mikrofilm med gott re- Färgade förlagor likaså blankettmaterial med färgad eller mycket liten ledsultat, text och Även förlagornas format kan skapa pro-

linjemarkering.

om variationerna är stora inom ett sam-

blem, speciellt mycket

manhållet och material. Har man kontroll över framavgränsat

av kan dock många av problemen elimiställningen nya förlagor

neras. Till exempel kan arkivbildaren bestämma sig för ett enhet-

ligt format på sina dokument samt fastställa regler för linjegrov-

het och i dokumenten. Vidare kan gem, häftklamrar, lösa färg

etc. tas bort redan vid och förlagorna kan lappar arkivläggningen,

sorteras i den ordning som de skall ha när de filmas.

Tabell lV.S Uppskattad formatñrdelning på handlingar i regionala och lokala statliga myndigheters arkiv under 1900-talet (medelvärden) (Procent)

Årtal All-format Annat format än A4

1900 - 1950 ca 10 ca 90 1951 - 1970 ca 75 ca 25 1971 - ca 95 ca 5

Källa: hos ett urval länsstyrelser och tingsrätter med före- Måtningar gångare.

2 för kostnadsberäkningar Underlag

Framstållningskostnaden för 16 mm rullfilm ligger i dag på drygt

0,50 kr. om man använder rotationskamera. Med

per exponering

enbart kamera blir kostnaden den dubbla, och

planetarisk ungefär

detsamma om man använder en mikrofiche-kamera. Detta gäller inkluderar normal av förlagorna samt filmning och

preparering framkallning. Med normal preparering avses t.ex. kontroll av att

handlingarna i rätt ligger ordning, borttagning av spridda gem och eventuellt smärre åtgärder som att släta ut vikta hörn. Vi har gjort en beräkning av de genomsnittliga kostnaderna för att ersätta 1000 hyllmeter från 1900-1990 handlingar perioden med mikrofilm resp. att förvara samma i arkivlokal. handlingarna l förutsättningarna ingår att rotationskameror används för förlagor i A4-format och kameror för planetariska förlagor i övriga format samt att enbart 16 mm film av förlanyttjas. Fördelningen gor på format utgår från tabell IV.5 ovan. Vi räknar med ett enhetspris om 0,50 kr. per i rotationskameror och exponering 1,0 kr. per i planetariska kameror. exponering Inga extra prepareringsinsatser är då medräknade. Vid av antal beräkningen exponeringar används värdet 7000 Produkexponeringar per hyllmeter. tionskostnaden för en arkivlokal är beräknad till 12000 kr. per kvadratmeter för konventionellt arkiv och 13000 kr. per kvadratmeter för klimatarkiv. För beräknas en kostnad av hyllinredning 260 kr. per hyllmeter och för karförvaringsmedel (filmburkar, tonger etc.) 200 kr. per hyllmeter resp. 30 kr. per filmrulle. Do-

kumentförstöring/transport i samband med beräkmikrofilmning nas till 200 kr. per För hyllmeter. övrigt beräkningsunderlag hänvisar vi till 5. bilaga

Tabell IV.6 Uppskattad genomsnittskostnad handper 1000 hyllmeter lingar från tiden 1900-1990 vid ersättningsmikroñlmning och vid förvaring av konventionella handlingar i arkivlokal

(Tkr.)

Produktion och förvaring av mikroñlm

Dokumentförstöring/ transport 200 30,0 Totalt 5 290 694,0

Förvaring av konventionella handlingar

Våra undersökningar visar att först om hanteringskostnaderna i den löpande användningen av ett arkivmaterial är väsentligt högre än normalt kan det vara lönsamt att överväga en mikrofilmning.

Bilaga 4:3

Tillkommande resursbehov

1 Arkivlokaler

Riksarkivet Tabell IV.7 Riksarkivets bestånd av ñlm (säkerhetsexemplar och mellankopior) år 1990 i Filmkategori/ Hyll- Antal filmer/

Äldre mikrofilrrzsamlingen

- 35 mm, generation l 74 3 7003) - Dzo mellankopior 6 300

Levererad mikrofilm från myndigheter

- Säkerhetsexemplar

- Mellankopior

Övrig film

- Diverse äldre mikroñlm som levererats eller deponerats av olika arkivbildare (35 mm) 66 3 300 - 35 mm spelñlm 18 260 - 16 mm 4 40 spelñlm

SVAR-byråns filmer

-

ljloter: 1) Säkerhetsexemplar på rulle som är konverterad från 35 mm. 2) Aldre låsfilmer. 3) Häri ingår även klippta mikroñche. 4) Klippta mikroñche.

Landsarkiven

l. Konventionella handlingar

Landsarkivens bestånd av pappershandlingar redovisas i tabell

IV.8 fördelade på län. Fördelningen bygger i vissa fall på mät-

ningar (Lunds landsarkivdistrikt samt Göteborgs och Bohus län

och Värmlands län), i andra fall på information från riksarkivet (Uppsala, Vadstena och Härnösands landsarkivdistrikt) eller på

befolkningstalet (Älvsborgs och Skaraborgs län).

Tabell IV.8 Landsarkivens bestånd av pappershandlingar år 1989

Län/landsarkivdistrikt Arkivbestånd Hyllmeter (%)

Stockholms län (exkl. Stockholms stad) 4 800 (2,7) Uppsala län 4 900 (2,7) Södermanlands län 3 600 (2,0) Orebro län 3 000 (1,7) Västmanlands län 3 400 (1,9) Kopparbergs län 3 300 (1,8) Ovrigt 4 000 (2,2)

Landsarkivet i Uppsala 27 000 (15,0) Stockholms stad/Stock- 20 0001) (1 1,2) holms stadsarkiv

Ovrigt

Landsarkivet i Vadstena 26 000 (14,6)

Malmöhus län (exkl. Malmö kommun) 9 316 (5,2) Kristianstads län 4 139 (2,3) Hallands län 2 S75 (1,5) lâlekinge län 3 240 (1,8) Ovrigt 4 730 (2,7)

Landsarkivet i Lund 24 000 (13,5) Malmö kommun/Malmö 2 10021 (1,2) stadsarkiv Gotlands län/Landsarkivet 5 800 (3,3) i Visby

çöteborgs- och Bohus län 21 300 (l2,0) Alvsborgs län ll 900 (6,7) Skaraborgs län 7 500 (4,2) Värmlands län 5 400 (3,0) Ovrigt 1 900 (1,1)

Landsarkivet i Göteborg 48 000 (27,0)

Gävleborgs län 10 500 (6,0) Västernorrlands län 6 3()0 (3,5) Västerbottens län l 680 (0,9) Norrbottens län 2 520 (1,4) Ovrigt S00 (0,3)

Landsarkivet i Härnösand 21 500 (12,l) Jämtlands län/Landsarkivet 3 500 (2,0) i Ostersund

Totalt 177 900 (100)

Noter: 1) Därutöver tillkommer 18000 kommunala handlingar. ?l Därutöver tillkommer 2900 kommunala handlingar.

2. Mikrofilm

Landsarkivens mikrofilmbestånd framgår av tabell IV.9. Här avses

endast säkerhetsexemplar. Antalet mellankopior är i de flesta fall

är ungefär lika många som säkerhetsexemplaren. två Omkring

tredjedelar av rullfilmsbeståndet utgörs av 16 mm film och resten av 35 mm film.

Tabell IV.9 Landsarkivens ñlmbestånd (säkerhetsexemplar) år 1990

Landsarkiv Mikroñlm Blad- och Diapositiv (motsv.) rullar fiche glasnegativ

Uppsala 350 l0 55 000 26 000 Stockholmsl)

Malmö stads-ll arkiv 400 12 000 30 500 15 300

150 - 170 000 5 000 Visby

Noter: l) Omfattar såväl statligt som kommunalt material. 2) Finns avsevärda mängder men ingen uppgift om beståntlens storlek. 3) Därtill kommer 750 rullar som förvaras åt kommuner och emigrantinstitutet. 4) Huvuddelen avser material från andra arkiv, centrala myndigheter och kommuner. 5) För pågående ñlmuppdrag tillkommer ytterligare 130 rullar.

Ett särskilt problem för landsarkiven är den s.k. nitratfilm som

i vissa fall ingår i bestånden. Det rör om minst 7500 sig negativ

som i huvudsak förvaras utanför

arkivmyndighetens tjänsteloka-

ler. Filmnegativ med cellulosanitrat som filmbas tillverkades fram

till början av 1950-talet. De är och självförstörande mycket brandfarliga. Cellulosanitrat sönderfaller under lagring och frigör då värme. Processen påskyndas av dagsljus Till (UV-strålning).

sist kan filmen självantända. För innehav, och

förvaring visning

av film innehållande cellulosanitrat gäller särskilda föreskrifter ut-

färdade av statens sprängämnesinspektion.

3. Elektromagnetiska databärare

Tabell lV.l0 Uppskattat tillkommande behov av klimatarkiv Er elektromagnetiska databärare vid landsarkiven under 1990-talet (exkl. säkerhetskopior)

Landsarkiv- Leveransbehov distrikt ADB-band Ljud- och videoband

2 000 l 200 Uppsala Stockholms stadsarkiv l 000 l 200 r ----------------------------------------------- - - 1 I I

i Alternativ A :

Vadstena 800 650

: l

i

600 S00

Sydöstra Sverige E

i i

Lund . - Lund l 100 950 . - Malmö stadsarkiv 300 200 : :

i i

Alternativ B

i

1 100 l 000

E

Vadstena I : Lund å | - Lund l 400 l 100 n

- Malmö stadsarkiv 300 200 l

: L _______________________________________________ __J

Visby 100 100

Vi antar här att leveranserna av ADB-upptagningar till landsarkiven omräknat i fysiska databärarer kommer att uppgå till ca 9000 magnetband (exemplar l) under 1990-talet. Det är 40 % av det totala Ieveransbehovet till arkivmyndigheterna och motsvarar andelen magnetband från regionala statliga myndigheter i riksarkivets nuvarande magnetbandsbestånd (se kapitel 4.4.1). Vid beräkningen av antalet ljud- och videoupptagningar utgår vi från den tillväxt som anges i kapitel 3.5.2 och fördelar den med lll

vissa smärre justeringar efter i Iandsarkivdistrikbefolkningstalet ten.

4. Underlag till tabell 6 (landsarkiven)

:.93 .nxox

:ocømåuwuo

com o.: ccc ooc e.:

:ommaoumw

o o.: o.:

:zoåmou

m u H w

Nm 2 S 3

...usmsaoåch :onømåmwä

o.: coo ooc oco com

ouøñaäz

SN o.:

35-003

- n m m H 3 2 E Z

coäacmm_

.SES

:owmaoåm :osmacmwuo

com oco com

aoEEñszmcoümouom

o.: ocw 8_ cow

o

m m w o.:

o_ m_

»Eaâbamnov

»Ecêzxaobzê

:u

uucmäsz zocmmEmwäu

.á

ooc ooc ccc cow o.: u o.: com

åm

n

:oo

N m n _

.Egon

a

-macka

Lamucm_

:må cow

com

ov:uEEox=:

-amiâmho

- u n u ø u a

5 w

CBuE:»IV

n? m_

maCoO EEE

.. å... :om :o:

máoåxhnmvsw_

:osaanøwho

com ooc com oco ooc com

:owmuoåm

8a u o.:

osonmcmuo>o_

w m H

.E mm w_ 2 e_ om

:c

22520._

:Sch

0052.3:

:ocmwmzawö

.E som o.: coo com - ooc u e.: cow

m w H

S 2 m: wm

Z

wâuovcb

zämwusm

.E3 02:34

-Zåmmcçj 3:55 W225: mczonxuoñ zåmmunm m=2mum 02:22 zäausm mbmoumm »minä »§5 »Saeco

0:54

:anus

u u

Eowuoco

_oänonmcmhgo_

:§5

.oem

:ocmxcmwho

09 80 ooo :som

sammanhang

zzopmaou

o w H m2

280.

m:

xoou

.oc

»m .o :m

oucmseoåze

:w

:ozmâcmwho

.agg

8a 8a com

occmäâaz

u

_03733

va?

w H

Emm_

m:

miutox

:n

5062:3:

E3_

5D

min?

:ocmücwmä

com

:omsmuöm

oom com com

coåêåämcoamouom

o?

m .com .w

3 :S

5 m3 m2

wñcêzwohå.:

83a

_xiaâvåxhamucm_

:ü ö??

cocmacøwho

m

- com com com .om

.mw

m

:oo m:

:omcoütå

372V

.macka m=2mcm

.Hamccs

:m: o? o?

-wmäøwho

.§3

n -

5 m _

aEgEEoJ

mm

mmzy/O

E., Am

.toan 2x :om :o:

_oxøosonmmou

:Eñoå

...ü

.E.E

cocmmåmwk.

ooo som o.: com

:owmaoöm

:ummâunzwz:

0022:505.:

m m

o:onm:a._u>o_

Z

om_

:uêêzbømzoamooom

å...

3G u:

:SOF

zccmacmwä

som o.: com :oo

ousmâäzz

u ._

måzxmämEEmm

m

0cuan=5w>mN

Z

om_

:mp8

.oszbâc

ha

_ :t

S

:m

:Sch

:oaonmwmhnâw

-Zåwmncj namram ucmmoâm: 055036

C

?amazon

:E29:

3:56 :Sch ;oz CV

_

.area

aowmHmoHmnH noHHamHzawHo

So ccm ccc ccm ccc SH. oc» ccm

v - H H

cm vH cH oH cm

mEEsm

...HEmäZHZ _HoHHmmEmwHo

som ccH ccc ccm ccc o.: ccv

m - - H m v

S H 2 vu

fo..

.CAC

:umsmåwm :onazqmmko

ovcaåuvmuwza

08 ccv ccc ccv - - 80 u ccc

m H H H H

_oztozcz

.Eau

:oHämEmwHo

.Hozmäøm

oucmäigz

- - u -

ccm

-

.E8133

Sv o.: ccH

m H H m

52.::

:omsmxcm cocmmHsmwHo

SH ccm ccm ccc ccc - 8a com ccc

tfn

H. m H H H v

zoåxuunvåw_

mozåsm

ASUEHRIV

:z

0052952 :oswâcmwko

o.: ccm ccc ccH - ccc - ån ccc

o H m m v

Anamåvâgnaoamunv

:uwmHmEmnH sozmmHcmwHo

8a ccv ccc ccc ccv - com cov ccH

.HoHoSMESmE

c n m o H ä NH vH

›ec0nm=a..o›o_

mwåsm

:oHämEmwS

00:59:.

o.: ccc ccm o.: - ccv - ccv o.:

m m H

z vm mH vH »H

HHSPH.

-musa

zfaoâ

NH.H

asså

åcimmccmq mSSOSMUOHM

?SH

_Hossa_ 3:58 “Hamas :innan .Eoñzä ucsq ©2232 5:a mbmwuzm owcoå ?m5 wøogoåo

- u

ñWm

Lånen_

:ocmmåøwho

o.: :oo

8a så com

:owåwuâm

_ m N Z

?sin

mEEzm

:ozzmmcååâon

aozxmcov

zocamcmwho

0052:3:

o? oem

- u

m.o.m

Z å...

z om_

:ozåwx

»Ecwwâzwêêwm

då

:umâmümm :osmüzmwho

com com som ooo

:ma

H S

.ozüoâøø

.Emm

:o

:att:

qozwäo:

onafaâ.

:ocmacmwuo

Coözåuzmê

- oc..

com som

z ñ 3

ocsucxü

mwzää

um

:owsmoêm :ocamäømuo

u com oom ooo .C65

m H

åxå

Ä

:oss

aczxwcw _oxwuoåcs

ou=mä›=z :ocwüzamuo

ocSEm:

u som som oâ

H

;ozwåos

Hm .m

Eo

5922.8» 2532520

zoosonmcmuo>o_

00e o.: o.: oc...

.aocunmcauox/ø_

a

»Sonmzämê

m o ä

mazämaa:

E0

aven...

awåsm 6:4.:

uuønääsz :ocwâcmwho

- o.: o.: 8a

?Lou

?sågas

o H ä

_uzüuzcø

:oo

UwE5twE=

-Zuimmccwq _Eseuso

:oirzmzuåx

usâñmz

.özmåonv

:Ein umgås. :Sch

(2) Övertas från andra landsarkiv vid föreslagen organisation. Den förändring av landsarkivens distriktsindelning som vi föresla-

får till att vid

git i kapitel 7 (huvudförslaget) följd depåinnehållet

vissa landsarkiv i inte stämmer överens med distriktens nya geo-

omfattning. Vi utgår från att detta kommer att rättas till grafiska

genom att handlingar överförs mellan landsarkiven enligt tabell lV.l3.

Tabell lV.l3 Överñring av handlingar mellan landsarkiv vid Föreslagen

ny Iandsarkivorganisation

Avlämnande Mottagande landsarkiv Antal hyllmeter landsarkiv (motsv.)

Uppsala Stockholms stadsarkiv 4 800

Beräkningarna landsarkivens bestånd pa län som hämtats ur tabell lV.8.

(3) Avgår för accessionsutrymmen och mikrofilmning

Tabell IV.l4 Accessionsutrymmen vid landsarkiven samt effekter på leveransbehoven vid övergång till COM-liche för utdata från ADB-system hos regionala och lokala statliga myndigheter (Hyllmeter)

Landsarkiv- Accessionsul- Övergång till Summa

distrikt rymmen COM-ñche för utdata Nuvaran- Föresla- Nuvaran- Föresla- Nuvaran- Föreslade org. gen org. de org. gen org. de org. gen org.

- 4 8001) 2 000 l 000 2 000 5 800 Uppsala

Stockholms stadsarkiv 2 000 2 000 - l 000 2 000 3 000

Vadstena l 200 l0 2001) 800 500 2 000 10 700

Lund - Lund 500 3 7001) 900 800 l 400 4 S00 - Malmö stadsarkiv - - - 100 - l00

Malmö stadsarkiv - - l 00 - l 00 -

Sydöstra - - - 400 - 400 Sverige

- - l00 l00 l00 l00 Visby

Noter: l) Här ingår även de depåutrymmen som fristålls vid överföringar av handlingar mellan landsarkivcn enligt tabell lV.13 ovan.

Anmärkning: Uppgifter om accessionsutrymmen i tabellen är inhämtade från landsarkiven. Totalsumman vid övergång till COM-ñche för utdata är hämtad från kapitel 5.4 och fördelad efter befolkningstalen i landsarkivdistrikten.

2 Personal

Riksarkivet

Tabell lV.15 Riksarkivets lönekostnader budgetåret 1988/89 fördelade på verksamhetsområden enligt ñrdelningsprocent från 1986

Verksamhets- LÖNEKOSTNADER områden Anslagsmedel Lönebidrag Summa Tkr. (%) Tkr. (%) Tkr. (%)

Myndighetsservice - exkl. SVAR o 284 (31) 107 (10) o 451 (29) - SVAR 192 - - 192 (16) (7)

Forskarservice - exkl. SVAR 3 446 17) 110 (7) 3 502 (10) - SVAR 168 14) 311 (20) 479 (17)

Depåverksamhet inkl. bokbinderi och konservering - exk1. SVAR 3 446 (17) 700 (42) 4 140 (19) - SVAR 132 (ll) 685 (44) 817 (30)

Övrigt

- exkl. SVAR 7 096 (35) 683 (41) 7 779 (36) - SVAR 708 (S9) 561 (36) 1 269 (46)

Totalt - exkl. SVAR 20 272 (100) 1 666 (100) 21 938 (100) - SVAR 1 200 (100) 1 557 (100) 2 757 (100)

Källa: Riksarkivet.

Landsarkivet: Tabell [v.16 Landsarkivens Iönekostnader budetåret 1988/89 ñrdelade på verksamhetsområden enligt fördelningsprocent från l 86 9

Verksamhets- LÖNEKOSTNADER områden Anslagsmedel bönebidrag Summa Tkr. (%) Tkr. (%) Tkr. (%)

Myndighetsservice 6 759 (31) 4 872 (27) 11 631 (29) Forskarservice 4 361 (20) 1 804 (10) 6 165 (15) Depåverksamhet inkl. bokbinderi och konservering 4 361 (20) o 077 (37) 11 038 (28)

Övrigt 6 323 (29) 4 692 (20) n 015 (28)

Totalt 21 804 (100) 18 045 (100) 39 849 (100) Källa: Riksarkivet.

Bilaga 5

Sammanställning

av

nyckeltal

1 Lokaler

Arkivlokal för pappershandlingar samt cjänsterum och utrymmen för forskarservice

KOSTNADER

l. Anskaffningskostnad: 12 000 kr./m3 LOAl)

Ombyggnadskostnad: 6 000 kr./m2

b) Kaptialkostnader: 2 % avskrivning (50 år) 13 % ränta

15 % annuitet av anskaffm-lombyggn. kostn.

Drift- och underhållskostnader: arkivlokaler 195 kr./m2 LOA, övriga lokaler 225 kr/m? LOA

Hyreskostnad: + drift- och underhållskapitalkostnader kostnader

1) LOA är den area vilken beteckningen på på hyran beräknas och omfattar lokaler för verksamhet (kontorsrum, arkiv, expeditioner och liknande), personalutrymmen (hygienrum, matrum, vilrum och liknande) samt kommunikationer (korridorer, dock ej trappor, hissar entréer).

KAPACITETSMÅTT:

1. Arkivlokal för pappershandlingar, hyllmeter (hm):

Format Fasta hyllor Rörliga hyllor A 4 6 hm/m? 12 hm/m? Folio 5 hm/m? 10 hm/m? Blandat l) 10 hm/m? Not 1) Med blandat avses att såväl som är osä-

format inredning

ker. 10 hm/m? har ansetts vara ett lämpligt genomsnittsvârde.

2. Utrymmen, utöver arkivlokaler, för verksamhet: 20 m2 LOA per årsarbetskraft 3. Utrymmen för forskarservice: 10 m2 LOA per forskarplats

Klimatarkiv för teknikberoende medier

KOSTNADER 1. Kapitalkostnad:

2. Skydd mot elektromagnetiska pulser (EMP-skydd): 450 kr.

per m2. KAPACITETSMÃTT 1. Mikrofilm:

Not: U Avser förvaring i aluminiumlåda (2 rullar per låda).

2. Magnetband i kassett:

26 band per hyllmeter

400 band per m? l5 hyllmeter per m2

2 Personal

Personaltillskott i samband med leveranser av

ADB-upptagningar till statliga (årsarbetskraft l 000 arkivmyndigheter per magnet-

band):

Anmärkning: För mottagande avses per 1000 magnetband som

levereras per år, för vård och per l 000 magnetband som förvaras vid Behovet av personalresurser för

arkivmyndigheten. den juridiska bedömningen i samband med utlämnande kan för närvarande inte uppskattas och ingår därför inte.

Inredning

KOSTNADER

1. Inredningskostnad, arkivlokal:

Hylltyp Kr. per hyllmeter

Fasta hyllor 2,18 hög, 6 hyllplan i höjd, hylldjup 0,30 m 200 l

Rörliga hyllor 2,18 hög, o hyllplan i höjd, hylldjup 0,30 m 260

Not: l) Vid hylldjupet 0,45 m och av i A 4förvaring handlingar format i dubbla rader på varje hyllplan blir kostnaden i stället 150

kr. per kvm.

2. 12 500

Inredningskostnad, tjänsterum: kr. per årsarbetskraft

3.

Inredningskostnad, forskarutrymmen: 5 000 kr. per forskar-

plats

Övrigt

KOSTNADER 1. Lokalvård och andra driftkostnader: 30000 kr. per årsarbetskraft och år

2. Flyttning av arkivhandlingar: 50 kr. per hyllmeter (genom-

snittskostnad)

Statens 1991

offentliga utredningar

Kronologisk förteckning

. Flykting- och immigrationspolitiken. A. Finansiell tillsyn. Fi.

yt-hmpw

. Statens roll vid främjande av export. UD. . Miljölagstifmingen i framtiden. M. Miljölagstifmingen i framtiden. Bilagedel. Sekretariatets kartläggning och analys. M. 6. Utvärdering av SBU. Statens Beredning för Utvärdering av medicinsk metodik. S. 7. Sportslig och ekonomisk utveckling inom travoch galoppsporten. Fi. 8. Beskattning av kraftföretag. Fi 9. Lokala sjukförsäkringsregister. S. 10. Affärstidema. C. ILAffäIStidema. Bilagedel. C. 12. Ungdomarna och makten. C. 13. Spelreglema på arbetsmarknaden. A. 14. Den regionala bil- och körkortsadministraüonen. K. 15. Informationens roll som handlingsunderlag styrning och ekonomi. S. 16. Gemensamma regler - lagstiftning, klassiñkationer och informationsteknologi. S. 17.Forskning och utveckling - epidemiologi, kvalitetssäkring och Spris utvecklingsprojekt. S. l8.lnformationsstruktur för hälso- och sjukvården - en utvecklingsprocess. S. 19. Storstadens trafiksystem. Överenskommelser om trafik och miljö i Stockholms- Göteborgs- och Malmöregionema. K. 20. Kapitalkostnader inom försvaret Nya former för finansiell styrning. Fö. Zlfersonregistrering inom arbetslivs-, forsknings- och massmedieomrâdena, m.m. Ju. 22.Översyn av lagstiftningen om träfiberrävara. I. 23.Ett nytt BFR - Byggforskningen pâ 90-talet. Bo. 24.Visst går det an! Del l, 2 och 3. C. 25.Frikommunförsöket. Erfarenheter av försöken med en friare nämndorganisation. C. 26. Kommunala entreprenader. Vad är möjligt? En analys av rättsläget och det statliga regelverkets roll. C. 27. Kapitalavkastningen i bytesbalansen. Tre expertrapporter. Fi. 28. Konkurrensen i Sverige - en kartläggning av konkurrensförhállandena i 61 branscher. Del 1 och 2. C. 29. Periodiska hälsoundersökningar i vissa statliga, kommunala och landstingskommunala anställningar. C. 30. Särskolan -en primärkommunalskola. U. 31. Statens arkivdepåer. En utvecklingsplan till år 2000. U.

Statens 1991

offentliga utredningar

Systematisk förteckning

Spelreglema pâ arbetsmarknaden. [13]

Justitiedepartementet

Personregistrering inom arbetslivs-, forsknings- och

massmedieområdena, m.m. [21] Bostadsdepartemntet

Ett nytt BFR - Byggforskningen på 90-talet. [23]

Utrikesdepartementet Statens roll vid främjande av export. [3] Industridepartementet

Översyn av lagstiftningen om träñberrâvara. [22]

Försvarsdepartementet Civildepartementet

Kapitalkostnader inom försvaret. Nya former för Affärstidema. [10] finansiell styrning. [20] Affärstidema. Bilagedel. [11] Ungdomarna och makten.[12] Visst gar det an! Del 1, 2 och 3. [24]

Socialdepartementet Frikommunförsöket Erfarenheter av försöken med

Utvärdering av SBU. Statens Beredning för Ut-värde- en friare nämndorganisation. [25] ring av medicinsk metodik. [6] Kommunala entreprenader. Vad är möjligt? En analys Lokala sjukförsäkringsregister [9] av rättsläget och det statliga regelverkets roll. [26] Informationens roll som handlingsunderlag - styrning Konkurrensen i Sverige - en kartläggning av konkuroch ekonomi. [15]. rensförhållandena i 61 branscher. Del 1 och 2. [28] Gemensamma regler - lagstiftning, klassifikationer och Periodiska hälsoundersökningar i vissa statliga. informationsteknologi. [16]. kommunala och landstingskommunala anställningar. Forskning och utveckling - epidemiologi, kvalitetssä- C. [29] kring och Spris utvecklingsprojekt. [17]. Informationsstruktur för hälso- och sjukvården - en

Miljödepartementet

utvecklingsprocess. [18]. Miljölagstiftningen i framtiden. [4] Miljölagstiftningen i framtiden. Bilagedel.

Kommunikationsdepartementet

Sekretariatets kartläggning och analys. [5] Den regionala bil- och körkortsadministrationen. [14] Storstadens trañksystem. Överenskommelser om trafik och miljö i Stockholms- Göteborgs- och Malmöregionerna. [19]

Finansdepartementet

Finansiell tillsyn. [2] Sportslig och ekonomisk utveckling inom trav- och galoppsporten. [7] Beskattning av kraftföretag. [8] Kapitalavkastningen i bytesbalansen. Tre expertrapporter. [27]

Utbildningsdepartementet

Särskolan -en primärkommunalskola. [30] Statens arkivdepaer. En utvecklingsplan till år 2000. [31]

Arbetsmarknadsdepartementet

Flykting- och immigrationspolitiken. [1]