Öppenhet och minne

Ur KB:s samlingar

Digitaliserad år 2014

u. M a

4%

Statens offentliga utredningar 1988: ll ggg ä Utbildningsdepartementet

och minne

Öppenhet

Arkivens roll i samhället

Betänkande av grkivutredningen Stockholm 1988

Beställningsadress: Allmänna Förlaget Kundtjänst 106 47 STOCKHOLM Tel: 08/739 96 30 lnforrnationsbokhandeln Malmtorgsgatan 5

Beställare som är berättigade till rernissexemplar eller friexemplar kan beställa sådana under adress: Regeringskansliets förvaltningskontor SOU-fönádet 103 33 STOCKHOLM Tel: 08/763 23 20 Telefontid 81° - 12°° (externt och internt) 08/763 10 05 1200 - 1600 (endast internt)

REGERINGSKANSLIETS ISBN 91-38-10133-5 OFFSETCENTRAL [SSN O375-250X Stockholm 1988

Till

Statsrådet Bengt Göransson

bemyndigade vid regeringssammanträde den 9 mai 1985 Regeringen att tillkalla en särskild utredare for att se statsrådet Bengt Göransson inom den statliga och kommunala sektorn. Den l över vissa arkivfrågor 1985 förordnades undertecknad att vara särskild utredare. Utredjuli ningen har kallat sig arkivutredningen 0985:07).

i utredningen förordnades den 1 september 1985 hov- Till sakkunniga rattsüskalen Lars Dahllöf, riksarkivarien Sven Lundkvist, departementssekreteraren Norén, departementsrådet Hans Sand och Agneta Lars Turesson samt den 23 oktober 1985 sedepartementssekreteraren kreteraren Rolf Hagstedt. Den 10 februari 1986 ersattes Agneta Norén Håkan Färm, den 1 mars 1986 Lars av departementssekreteraren Dahllöf av hovrättsassessorn Sten Wahlqvist och den 18 maj 1987 Lars Turesson av departementssekreteraren Lena Erixon, som entledigades den 1 september 1987.

Till förordnades den 7 oktober 1985 arkivrâdet Claes Gränexperter Keith Wijkander, landsarkivarien ström, departementssekreteraren Carl-Edvard Edvardsson och arkivchefen Lars Wessman samt den 10 1985 hovrâttsassessorn Paul Arnell. Den 8 september 1986 december Paul Arnell av kammarráttsassessorn Erik Sätherberg, som ersattes 1987 entledigades arkivrådet

entledigades den 1 juli 1987. Den 3l.maj

Claes Granström som expert.

Willi Barenthin till sekreterare Den 1 juli 1985 förordnades byrâchefen i utredningen. Willi Barenthin ersattes den 1 juni 1987 av Claes Grän-

ström.

Jag har under utredningsarbetet haft överläggningar med företrädare for olika institutioner och organisationer, för vilka närmare redogörs i kap. 3.3.

Utredningsarbetet är nu slutfört och jag får härmed överlämna betän-

kandet: Öppenhet och minne. Arkivens roll i samhället.

Stockholm i februari 1988.

Pär-Erik Back Särskild utredare

Claes Granström Sekreterare

Innehållsförteckning

Sammanfattning

Författningsförslag till 17 2.1 Förslag arkivlag 20 2.2 Förslag till arkivförordning

25 Uppdraget av särskild utredare 25 3.1 Tillkallande 25 3.2 Direktiven arbetsformer 27 3.3 Utredningens

Bakgrund

roll i samhället 33 Arkivens

43 Gällande lagstiftning och organisation 43 5.1 Allmänt sektorn 45 5.2 Den statliga sektorn 47 5.3 Den kommunala sektorn 48 5.4 Den enskilda

förhållanden 51 Utländska

55 Nuläge Hur arkiven? 55 nyttjas Arkivens 55 7.1.1 sökprofil 7.1.2 Arkivens användningi förhållande till i andra material 56 informationssökning

7.1.3 I vilka syften nyttjas arkiven? 57 7.1.4 Vem använder arkiven? 59 7.1.5 Tillgänglighet 62 7.2 Statliga myndigheter 63 7.2.1 Allmänt 63 7.2.2 Arkivbildning, mängd och tillväxt 65 7.2.3 Rensning och gallring 71 7.2.4 Registrering och diarieföring 77 7.2.5 Förtecknande 78 7.2.6 Beständighet 80 7.2.7 Avlâmnande och förvaring av arkiv 83 7.2.8 Standardisering 86 7.2.9 Arkivvårdens organisation 87 7.3 Kommunala myndigheter 90 7.3.1 Allmänt 90 7.3.2 Organisation 91 7.3.3 Mängd och tillväxt 93 7.3.4 Arkivverksamheten 94 7.4 Enskilda arkiv 97 7.4.1 Allmänt 97 7.4.2 Person- och släktarkiv 98 7.4.3 Gårds- och byarkiv 100 7.4.4 Arkiv efter föreningar och organisationer 101 7.4.5 Företagens arkiv 106 7.5 Arkivmyndigheter 111 7.5.1 Allmänt 111 7.5.2 Tillsyn/rådgivning/biträde 114 7.5.3 Förvaring och vård 120 7.5.4 Användarservice 124

7.5.5 Övriga verksamhetsområden 128

7.5.6 Administration 128

7.6 Övriga institutioner och organ 129

7.6.1 Allmänt 129 7.6.2 Bibliotek 129 7.6.3 Museer 130 7.6.4 Arkivet for ljud och bild (ALB) 131

7.6.5 Svensk saznhâllsvetenskaplig datatiânst (SSD) 131 7.6.6 institutioner 131

Övriga

7.7 133 Nya medier 7.7.1 Allmänt 133 7.7.2 ADB-området 133 7.7.3 Mikroñlm 135 7.7.4 och fonogram 135 Videogram 7.7.5 lagring 136 Optisk 7.7.6 Hantering av nya medier hos vissa 136 myndigheter 7.7.7 Arkivinstitutionernas arbete med de nya medierna 137 7.7.8 Sammanfattning 137 7.8 Fortbildning och vidareutbildning 138 7.8.1 Allmänt 138 7.8.2 av arkivpersonal 138 Utbildning 7.8.3 Förmedling av information till och utbildning av användare 140

Övervâganden och förslag

Gallrings-

13 Arkivens forsknings- och kulturpolitiska

16.1 Kostnader for mottagande och förvaring av statliga myndigheters arkiv m.m. 207 16.2 Kostnader for kultur- och forskningsfrämjande åtgärder 209 16.3 Kostnader för registrering och reprografi 209 16.4 Kostnader för fortbildning och vidareutbildning 210 16.5 Sammanfattning av kostnadsbedömningar 210 16.6 Anslagsstruktur m.m. 210

Bilagor Bilaga 1 Utredningens direktiv 213

Sammanfattning

Uppdraget

Utredaren har enligt direktiven haft att

mål och ambitionsnivåer i såväl ett kortsiktigt som precisera långsiktigt perspektiv,

och arbelysa förhållandet. mellan reglerna om allmän handling kivhandling,

se över arkivmyndigheternas uppgifter och organisation,

ansvar för den samlade arkivklargöra arkivmyndigheternas bildningen,

lämna forslag hur de arkivbildande statliga myndigheterna skall effektivisera sin arkivvård,

lämna av handlingar till ar- Förslag till regler for avlâmnande kivmyndigheterna,

mellan stat och kommun kan överväga om en ökad samordning leda till en förbättrad effektivitet,

vilket ansvar riksarkivet bör ha for de precisera övergripande enskilda arkiven,

- se över de nuvarande urvalsprinciperna och förutsättningarna för gallring,

- studera vilka forskare bör ha att ta del av handlingmöjligheter ar i olika arkiv med hänsyn till de kostnader som är förbundna med ett större eller mindre bevarande,

- vilka ekonomiska former överväga som bör gälla for arkivmyndigheternas service gentemot de offentliga arkivbildarna,

- pröva det långsiktiga behovet av resurser i ett forskningspolitiskt sammanhang, när det gäller arkivmyndigheternas forskarservice, och

- redovisa vilka konsekvenser som förslagen kan få för gällande författningar och i förekommande fall lämna förslag till ny författningstext.

Betänkandet är indelat i två avdelningar. Iden första, som omfattar kapitlen 4-7, redovisas bakgrundsmaterial och nuvarande förhållanden. I den andra avdelningen, kapitlen 8-16, följer mina överväganden och förslag.

Bakgrundsbeskrivning (kap. 4-7)

Den första avdelningen inleds med en redovisning av vilka uppgifter som arkiven och arkivinstitutionerna enligt min åsikt fyller i samhället. Den första uppgiften är den kunskapsförsörjande. Behoven av information ökar dramatiskt med samhällets tilltagande komplexitet. Kunskap fordras för att medborgarna skall kunna deltaga i den demokratiska processen. Kunskapsförsöxjning är också väsentlig för forskare av skilda slag främst för de professionellt verksamma vetenskapsmännen.

Öppenhet krävs för att skapa ett förtroende för beslut och beslutsfatta-

re; hâr kommer offentlighetsprincipen in.

Den andra uppgiften är den kulturella. Här gäller det att nå ut till alla

med de kulturella strävanden, som angavs i 1974 års kulturpolitiska har förändrats und- Förutsättningarna for kulturpolitiken proposition. utveckling , er de senaste femton åren genom informationsteknologins och växande engagemang i svensk historia ett ökat bevarandeintresse Arkiven vid sidan av och kultur. kan fungera som en sorts kulturcentra Anledning finns att framhäbibliotek, museer och andra institutioner. va deras betydelse för släkt- och hembygdsforskarna, som på alla håll i

landet är i stark tillväxt.

Den tredje uppgiften är den effektiviserande. En optimal informations-

hantering är numera nödvändig med hänsyn till informationsåtervin- En rationell arkivhantering är vidare en ning och lagringskostnader. for kunskapsforsörjning och kultur-verksamhet (kap. 4). förutsättning

och den organisation av ar- Därefter beskrivs det författningskomplex som finns inom den statliga sektorn, det system med kivmyndigheter, som reglerar arkivverksamheten hos kommunlagar och reglementen, som möter inom den enerna och till sist de regler och den organisation, skilda sektorn (kap. 5).

arkivverksamheten, som kan ha betydel- De drag i den internationella se för svenska förhållanden, behandlas i betänkandet (kap. 6).

sätt dessa kan användas beskrivs. En Hur arkiven nyttjas och på vilket hur arkiven bildas, vårdas och viktig uppgift har varit att kartlägga kommunal och enskild. Vi-

hanteras inom de olika sektorerna, statlig,

och dare beskrivs verksamheten hos de statliga arkivmyndigheterna och organ, som har anknytning till arkivområdet. andra institutioner den tekniska utvecklingen samt fortbildning och vidareutbild- Även ning, som har beröring med arkivverksamheten, belyses (kap. 7).

och förslag (kap. 8-16)

Övervâganden

Betânkandets andra del, i vilken överväganden och förslag återfinns, av mål och ambitionsnivåer. Målen formuleinleds med en precisering

ras här relativt oberoende av hänsyn till dagsaktuella finansiella omständigheter. Prövningen av om ambitionsnivån är riktig innebär däremot att jag tar ställning till huruvida den rådande resurstilldelningen är rimlig. Målen for arkivverksamheten kan då anges utan att någon skillnad görs mellan kort- och långsiktigt perspektiv.

Det forsta målet för arkivverksamheten är kunskapsforsörjning. Den innebär dels att man tillgodoser krav på insyn i handlingar enligt offentlighetsprincipen, dels att medborgarna får tillgång till den information som gör det möjligt for dem att verka i ett demokratiskt samhälle.

Det andra målet är medverkan till att rådande kulturpolitiska avsikter förverkligas.

Det tredje målet utgörs av att arkivfrågor integreras på ett effektivt sätt i myndigheternas totala systern for informationshantering i avsikt att hålla arkivkostnaderna så låga som möjligt.

I betänkandet slås fast att det i fråga om de forsta och tredje målen gäller att ambitionsnivåerna inte behöver höjas i någon större utsträck-

ning. Vissa brister i förverkligandet finns dock.

Läget beträffande det andra målet, kulturmålet, är däremot inte tillfredsställande. Ambitionsnivån måste här höjas redan på kort sikt.

Varje sektor - statlig, kommunal och enskild - bör i huvudsak bara sina kostnader for arkivvården. Statens uppgift i fråga om kommunala och enskilda arkiv är att medverka till lösningar som möjliggör att för samhället relevant information bevaras. Riksarkivet utgör häri en vidare .funktion ett under regeringen sektorsansvarigt organ för hela arkivverksamheten i landet. I sin snävare funktion, dvs. i sin egenskap av arkivmyndighet, utövar riksarkivet tillsyn över och utfärdar föreskrifter for den statliga arkivverksamheten.

Flertalet av mina forslag berör mer än ett av arkivverksamhetens mål.

som främst berör den statliga sektorn. An- I kapitel 9 samlas de forslag mellan arkivbildande myndigheter och arkivmynsvarsfordelningen Arkivbildama skall ha hela ansvaret för arkivvårdigheter klarläggs. En skyldighet att upprätta en beden. Detta uttrycks i forfattningarna. får utskrivning infors for att höja effektiviteten (kap. 9.1). Riksarkivet och allmänna råd avseende flera och vidgade sakomfärda föreskrifter arkivmyndigheternas biträdesråden än tidigare. Samtidigt upphör att bygga upp kompetens för funktion. Riksarkivet ges också möjlighet registrerings- och reprografifrågor (kap. 9.2).

De nuvarande leveransreglerna upphör. Några fasta leveransgränser att finnas i fortsättningen. Det är dock angeläget att ar› kommer inte kivmaterial, när det har förlorat sin direkta aktualitet for myndigheföreträdesvis for forskterna och dess utnyttjande blir en angelägenhet överförs till riksarkiv och landsarkiv. Det är nödvänning och kultur, att riksarkiv och landsarkiv får resurstillskott, när de tar emot ledigt, veranser (kap. 9.3).

baserad på länstanken fö- En utbyggnad av landsarkivorganisationen reslås. landsarkiv inrättas i Karlstad och Umeå, som omfattar Nya län. Stockholms stadsarkiv omvandlas Värmlands resp. Västerbottens for Stockholms län. Stadsarkivet i Malmö föreslås erhåltill landsarkiv la ett statsbidrag (kap. 9.4).

den kommunala sektorn kommer nuvarande ordning i hu- Beträffande att bestå. Bestämmelserna i kommunallagen om arkivvård ervudsak sätts av bestämmelser i den nya arkivlagen (kap. 10).

enskilda arkiv skall bevaras och hållas tillgängliga. Riksar- Värdefulla till olika En kivet får därför möjlighet att ge bidrag organisationer. fortsatt utbyggnad av bidragssystemet till nya folkrörelsearkivdepåer

äger rum (kap. 4).

Vad beträffar gallrings- och urvalsfrågor betonas att någon nämnvärd av gallringens omfattning inte kan ske, men att gallringsutvidgning arbetet måste bedrivas kontinuerligt. En kombination av intensivdataoch ett individurval accepteras när det gäller vissa områdesmodellen

stora serier. Samverkan mellan de statliga, kommunala och enskilda sektorerna blir nödvändig för att uppnå ett gott resultat. Mikrofilm och kanske på sikt den optiska skivan kan användas i större utsträckning för att ersätta pappershandlingar i syfte att minska kostnaderna. Inom den statliga sektorn upphävs de allmänna gallringsförordningarna för olika medier. Riksarkivet får ersätta dessa med nya föreskrifter (kap. 12).

Arkivens forsknings- och kulturpolitiska betydelse har tidigare inte beaktats i tillräcklig utsträckning. Härtill finns många skäl. Arkivmaterialets tillgänglighet försvåras av såväl det fysiska avståndet till arkiven som att arkiven genom sin struktur kan vara svåra att tränga in i. En ambitionshöjning är därför forsknings- och kulturpolitiskt nödvändig. En aktivare marknadsföring av och spridning av information om arkiven föreslås. Mitt förslag om inrättande av flera landsarkiv kan ses i detta sammanhang. De konkreta åtgärder, som i övrigt föreslås, koncentreras till ett antal strategiska områden: en nationell arkivdatabas, projektsamverkan med forskarsamhället och mikrofilmning. Arkiv

verksamheten påverkas kraftigt av den tekniska utvecklingen. Det är

därför nödvändigt att hålla sig ajour med denna för att kunna dra nytta av de fördelar och bemästra de problem, som utvecklingen medför (kap. 13).

Fortbildning och vidareutbildning är nödvändiga för att anställda hos arkivinstitutioner och arkivbildare skall kunna vidmakthålla, vidga och förnya sina kunskaper. Universitets- och högskoleämbetet får därför i uppdrag att lämna förslag om fortbildning och vidareutbildning (kap. 14).

Författningsförslagen syftar till att skapa en logiskt uppbyggd författningshierarki från tryckfrihetsförordningen ner till de av riksarkivet utfärdade föreskrifterna. Förslag till en ny arkivlag och en ny arkivförordning presenteras därför. Arkivlagen innehåller de övergripande principerna för samhällets arkivvård. Samtidigt upphävs en rad nu gällande förordningar (kap. 15).

Kostnaderna är svåra att uppskatta, då arkivvård förekommer på så håll i samhället. Kostnaderna for förvaring av statliga myndigmånga arkiv kommer att öka i och med att arkivmängden årligen växer. heters for riksarkivet och landsarkiven till De årliga kostnadsökningarna foljd av leveranser kan beräknas till ca 10 milj.kr. i början av 1990-talet och 25 milj.kr. under 1990-talets andra hälft. Det resursöverföringssom föreslås skall göra det möjligt att inom ramen för den årliga system budgetprocessen ta fram underlag, som klarlägger finansieringsbehoom en utbyggd landsarkivven på kortare och längre sikt. Även frågan organisation är kopplad till möjligheten att på detta sätt skapa nya resurser (kap. 16.1).

av arkivens kultur- och forskningsproñl uppskattas Förstärkningarna till 7 milj.kr. En ram på 2 milj.kr. är redan fastställd i regeringens pro- 5 milj.kr. återfinns således inte inposition om forskning (1986/87180). om nuvarande kostnadsramar for arkivverksamheten men kan enligt inom ramen for utbildningsdepartementets totala min mening rymmas ansvarsområde (kap. 16.2).

Kostnaderna for en registrerings- och reprografikompetens hos riksartill vid riksarkivet av kivet beräknas 600 000 kr. per år. Finansieringen åvilat Statskontoret, bör åstaddenna nya verksamhet, som tidigare kommas en avvägning mellan de båda myndigheternas resursgenom behov (kap. 16.3).

stödet till arkivverksamhet beräknas un- Det hittillsvarande statliga huvudtiteln. En förändring av struktuder fyra anslag under åttonde Riksarkivet ren är önskvärd i syfte att skapa en större handlingsfrihet. for enskilda som finns inom myndigheten. fördeoch den nämnd arkiv, de bidrag till enskild arkivverksamhet som staten lar i fortsättningen avsätter. Ett undantag från denna anslagsstruktur utgör bidragsgivarkiv och bibliotek. Till nämndens anningen till arbetarrörelsens svarsområde förs således 1,5 milj.kr (kap. 16.6).

2 Författningsförslag

2.1 Förslag till

Arkivlag

Härigenom föreskrivs följande.

Allmänna bestämmelser

är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheters arkiv 1 § Arkiv skall bevaras och vårdas för att tillgodose såväl rätten att ta del av allmänna som behovet av information för rättsväsende, förhandlingar valtning och forskning.

2 § I myndighets arkivvårdl ingår skyldighet att organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar kan tillgodoses, att avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som utgör arkivhandlingar, att upprätta handlingar på ett sådant sätt att dessa kan bevaras, att redovisa arkivets innehåll i en förteckning,

att skydda arkivet mot förstörelse och obehörig åtkomst,

att verkställa beslutad gallring.

Arkivvården den myndighet genom vars verksamhet arkivet åligger bildas. När avlämnar sitt arkiv till en särskild arkiven myndighet dock ansvaret för det överlämnade materialet till myndighet, övergår arkivmyndigheten.

3 § Varje myndighet skall upprätta en beskrivning av arkivvården.

4 § Det skall framgå av myndighetens eller på annat

arbetsordning

motsvarande sätt hur ansvaret för arkivvården är fördelati myndighetens organisation.

5 § Gallring av allmänna handlingar får ske men skall alltid utföras under hänsynstagande till medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar liksom till rättsväsendets, forskningens och förvaltningens behov av erforderligt material samt med hänsyn till arkivets kulturhistoriska betydelse. Bestämmelser om gallring kan finnas i annan lag.

6 § Bestämmelserna i 1-5 §§ gäller också för de statliga och kommunala beslutande församlingarna.

Statliga arkiv

7 § Varje statlig myndighets arkivverksamhet står under tillsyn av en statlig arkivmyndighet.

8 § Om en statlig myndighets verksamhet skall upphöra, få en väsentligen ny eller ändrad organisation, omlokaliseras eller byta huvudman skall myndigheten snarast underrätta arkivmyndigheten om den planerade åtgärden.

Arkiv efter en statlig myndighet vars verksamhet har upphört skall avlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader efter upphörandet.

Arkiv som avlämnas till en statlig skall vara förteckarkivmyndighet nat och beslutad gallring verkställd.

9 § En statlig myndighet får inte utan stöd i författning eller utan sårskilt medgivande avhända sig allmän handling på annat sätt än genom gallring, återställande eller avlâmnande. Föreskrifter eller särskilt medgivande i sådant hänseende får meddelas av regeringen eller myndighet, som regeringen bestämmer.

10 § Vad som enligt denna lag gäller beträffande arkiv hos statliga också beträffande kyrkoarkiv och arkiv hos sådana myndigheter gäller med myndighet jämställda organ som avses i 1 kap. 8 § sekretesslagen (1980:100), om inte annat sägs.

Vad som i 7-9 §§ sågs om statliga myndigheter gäller inte för regeringen eller myndigheter inom regeringskansliet.

eller den myndighet som regeringen bestämmer be- 11 § Regeringen slutar om närmare föreskrifter for arkivvården hos myndigheter under regeringen.

Kommunala arkiv

12 § I en kommun eller landstingskommun skall finnas en kommunal är i kommun kommunstyrelsen och i arkivmyndighet. Arkivmyndighet om ej kommunfullmäktige ellandstingskommun forvaltningsutskottet ler landstinget utsett annan nämnd därtill.

13 § Arkiv efter en kommunal myndighet, vars verksamhet har upphört, skall avlämnas till den kommunala arkivmyndigheten om ej annat beslutats.

Arkiv som avlämnas till skall vara förteck-

kommunal arkivmyndighet

nat eller av reversal. Beslutad gallring skall vara verkställd. åtfoljas

14 § Beslut av kommunal såvida annat ej om gallring fattas myndighet är iöreskriveti lag. A

och landsting beslutar om närmare föreskrif-

15 § Kommunfullmäktige ter för arkivvârden hos kommuner resp, landstingskommuner.

1. Denna lag träder i kraft den 1 juli 1989. kom- 2. Genom lagen upphävs 2 kap 27 § och 3 kap. 10 § tredie stycket munallagen(1977:179),

2.2 Förslag till

Arkivförordning

Härigenom föreskrivs följande.

Allmänna bestämmelser

1 § Denna förordning är tillämplig på arkiv hos statliga myndigheter, kyrkoarkiv, arkiv hos sådana jämställda organ som avsesi 1 kap. 8 § sekretesslagen (1980:100) och arkiv hos allmänna försäkringskassan

Förordningen gäller inte för regeringen eller myndigheter inom regeringskansliet.

Arkiumyndigheter

2 § Statliga arkivmyndigheter är riksarkivet, krigsarkivet, landsarkiven samt stadsarkiven i Stockholm och Malmö.

Riksarkivet är, om ej annat framgår av trecüe stycket, arkivmyndighet for myndigheter som har hela riket som verksamhetsområde samt för kommittéer, hovrâtter, kammarrätten forsâkringsrätter och högskoleenheter.

Krigsarkivet âr arkivmyndighet för myndigheter under försvarsdepartementet med undantag för kommittéer.

Landsarkiven samt stadsarkiven i Stockholm och Malmö är arkivmyndigheter for övriga myndigheter inom sina respektive distrikt enligt 3 §.

Om myndighetens verksamhetsområde sträcker sig över flera landsarkivs distrikt beslutar riksarkivet vilket landsarkiv som skall vara arkivmyndighet.

Riksarkivet får besluta om undantag från bestämmelserna i andra 00h fjärde styckena. 3 § För landsarkiven gäller nedanstående distriksindelning med de begrânsningar som följer av särskilt meddelade bestämmelser rörande stadsarkiven i Støckholm och Malmö. Landsarkiveti Uppsala Stockholms län etc. etc.

Arkivvård 4 § De grundläggande bestämmelserna om arkivvården gesi 1-11 §§ arkivlagen (1989:000). Hos myndigheten skall finnas särskilt utsedd arkivansvarig, vilken även svarar lör kontakterna med arkivmyndigheten. 5 § Föreskrifter om arkiviörteckning utfärdas av riksarkivet. 6 § Föreskrifter om godkännande och användning av skrivmateriel utfärdas av riksarkivet.

Gallring 7 § Riksarkivet utfärdar Föreskrifter om vilka allmänna handlingar som får gallras ut. Såvitt gäller myndigheter under försvarsdepartementet utfärdas föreskrifterna i samråd med krigsarkivet.

Tillsyn 8 § Varje arkivmyndighet har tillsyn över arkivvården hos de myndigheter som enligt fördelningen i 2 och 3 §§ hör till den arkivmyndigheten.

Från dessa regler får riksarkivet besluta om undantag som betingas av arkivs storlek eller av andra särskilda förhållanden.

9 § Arkiv skall regelbundet inspekteras av arkivmyndigheten. Riksar-

kivet får förrätta inspektion hos myndighet, som landsarkiv eller stadsarkiven i Stockholm och Malmö är arkivmyndighet för.

10 § I sin tillsyn skall arkivmyndigheterna övervaka tillämpningen av gällande bestämmelser om arkiv och utfärda de förelägganden som behövs.

Underlåter myndighet att vidta de åtgärder som en arkivmyndighet förelagt och är underlåtenheten av allvarligt slag skall riksarkivet anmäla förhållandet till regeringen.

11 § Före ny- eller ombyggnad av eller annan anskaffning av arkivlokaler skall arkivmyndigheten underrättas och lokalerna godkännas av arkivmyndigheten.

12 § Riksarkivet utfärdar efter samråd med byggnadsstyrelsen föreskrifter om arkivlokaler.

Avlämnande och omhändertagande

13 § Riksarkivet får utfärda föreskrifter och medge undantag som erfordras om avlâmnande och omhändertagande av arkiv.

14 § Riksarkivet utfärdar föreskrifter om arkiv, som vid förvärv av egendom eller på annat sätt har kommiti statens ägo.

15 § Sker inte sådan underrättelse som sägs i 8 § arkivlagen (1989:000) och får underlåtenheten till följd att arkivmyndigheten åsamkas merkostnader för omhändertagande av arkivet, ankommer det på myndigheten, eller om dess verksamhet har upphört, den närmast överordnade myndigheten att ersätta merkostnaderna.

Annat avhändande och lån

16 § Riksarkivet utfärdar föreskrifter om annat avhândande än gallring, återställande och avlämnande samt om utlån av arkivhandlingar.

Allmänna föreskrifter

17 § Riksarkivet skall efter samråd med krigsarkivet meddela de allmänna föreskrifter, som behövs för tillämpningen av denna förordning.

Riksarkivet utfärdar efter samråd med krigsarkivet allmänna föreskrifter om rensning av handlingar, som inte utgör allmänna handlingar.

18 § Riksarkivets befogenheter enligt 5§, 8 § andra stycket, 10 § andra stycket, 13, 14 och 16 §§ ankommer på krigsarkivet i fråga om myndigheter som hör till försvarsdepartementet.

1. Denna förordning träderi kraft den 1 juli 1989.

2. Genom förordningen upphävs

2.1. allmänna arkivstadgan (1961:590) 2.2. (1953:716) utgallring av handlingar hos vissa

förordningen om

statsmyndigheter, 2.3. (1974:648) om utgallring ur upptagning för autoförordningen matisk databehandling, av skrivmateriel i stat- 2.4. kungörelsen (1964:504) om användning lig verksamhet, 2.5. (1947:323) om utgallring ur statliga ämbetsverks kungörelsen arkiv av till hörande bilaoch myndigheters i apoteksräkningar gor, 2.6. (1955:32) angående återställande eller utgallring kungörelsen av vissa hos myndigheter tillhörande ansökningshandlingar försvaret,

2.7. förordningen_ (1946:167) om gallring av veriñkationerna till lánsstyrelsernas räkenskaper, 2.8. cirkulâret (1955:693) till samtliga länsstyrelser angående utgallring av handlingar i prövningsnämndernas arkiv, 2.9. kungörelsen (1946:705) angående inventering av kyrkoarkiv och kontraktsprostarkiv, 2.10. kungörelsen (1961:514) med särskilda bestämmelser rörande dispositionen av vissa kyrkliga arkiv vid ändring i den kyrkliga indelningen eller prästaerliga organisationen.

3 Uppdraget

3.1 Tillkallande av särskild utredare

Den 9 maj 1985 fick statsrådet Bengt Göransson regeringens bemyndigande att tillkalla en särskild utredare för att se över vissa arkivfrågor och kommunala sektorn. Arkivverksamheten inom inom den statliga statlig, kommunal och enskild sektor har varit föremål för utredningar Orsakerna härtill är och överväganden i många skilda sammanhang. bland andra att den samlade arkivmassan växer snabbt och att nya informationsmedier bidrar till ökad komplexitet. En samlad översyn bör nu göras.

3.2 Direktiven

Mitt uppdrag framgår av direktiven (dir. 1985:17), som återges i bilaga 1.

I direktiven beskrivs utredningsuppdraget. Utredningen bör avse hela den offentliga arkivverksamheten. En väsentlig fråga är att ange vilken roll arkivväsendet skall ha och hur arkiven skall användas. Målen och ambitionsnivåerna bör därför preciseras i såväl ett kortsiktigt som Hänsyn bör tas till volymtillväxten och därmed långsiktigt perspektiv. sammanhängande faktorer. Offentlighetsprincipen och forskningens behov samt kraven pâ effektivitet bör också beaktas.

I direktiven redovisas sedan de olika områden som jag har att belysa.

Förhållandet mellan reglerna om allmän handling och arkivhandling utgör en central fråga i arkivverksamheten. Data- och offentlighetskommittén har att överväga dessa frågor, varfor jag bör samråda med denna utredning.

Beträffande ansvarsfrågorna bör jag se över och lämna förslag till arkivmyndigheternas uppgifter och organisation. Arkivmyndigheterna bör därvid ges ett mera uttalat ansvar för den samlade arkivbildningen.

Volymtillväxten och komplexiteten i arkivbildningen medför att arkivverksamheten hos de arkivbildande myndigheterna måste effektiviseras. Jag har att se över den nuvarande ansvarsfördelningen och lämna förslag till hur myndigheterna skall kunna bedriva sin arkivvård på ett rationellt sätt.

En viktig fråga i detta sammanhang är när leveranser skall ske till arkivmyndigheterna. Nu gällande regelsystem är i dag uppenbart föråldrat och illa anpassat till de senaste decenniernas händelser. Förslag till regler for avlämnande av handlingar bör lämnas.

Jag bör överväga om en ökad samordning mellan stat och kommun kan leda till en bättre effektivitet. Samordningen avses kunna genomföras utan ökad statlig styrning av arkivverksamheten. En utgångspunkt är att staten inte heller skall finansiera den kommunala arkivvården.

Till arkivmyndigheternas uppgifter hör att ta hand om den samhällsinformation som ingår i enskilda arkiv och medverka till att sådan bevaras. Jag bör precisera vilket övergripande ansvar som härvid ankommer på riksarkivet.

I syfte att åstadkomma en gallringsverksamhet, som tillgodoser statsmakternas krav på en mer långtgående gallring bör nuvarande urvalsprinciper och förutsättningar för gallring bör ses över. Regeringen tillkallade dock den 24 februari 1986 en särskild utredare med uppgift att klarlägga förutsättningarna för tillämpning av s.k. intensivdataområden och individbaserade urvalsserier. Utredaren har avlämnat ett betänkande Arkiv för individ och miljö (SOU 1987:38) med förslag om att

ett samordnat urval sker beträffande intensivdataområden och individbaserade urvalsserier.

Jag har också vid mina överväganden haft att beakta att möjligheterna av myndigheternas verksamhet till allmänhetens insyn i och kontroll till allmänna handlingar tryggas. Även i denna fråsamt dess tillgång ga har jag att samråda med data- och offentlighetskommittén. Jag bör också studera vilka konsekvenser för forskningen ett mer restriktivt bevarande skulle få.

och föreslå alternativa ekonomiska former för arkiv- Jag bör överväga service gentemot de offentliga arkivbildarna samt prömyndigheternas behovet av resurser i ett forskningspolitiskt samva det långsiktiga manhang.

som mina förslag får för Jag har också att redovisa vilka konsekvenser gällande författningar och lämna förslag till nya författningstexter.

“ 3.3 Utredningens arbetsformer

Det stod snart klart att det var angeläget att etablera ett nära samarbete med arkivinstitutioner och arkivbildare, som berördes av utredningen. Riksarkivet och landsarkiven förvarar stora arkivbestånd och bedriver en omfattande tillsyns- och rådgivningsverksamhet. De statliga och kommunala producerar och förvarar stora arkiv. myndigheterna

Inom den enskilda sektorn finnsnkanske den mest omfattande produk-

tionen av handlingar och flera olika slag av arkivinstitutioner.

kommer att omfattas av den Försvarets myndigheter och krigsarkivet I övrigt kom jag emellertid tinya arkivlagen och arkivförordningen. att ändra dessa digt fram till att det inte skulle medföra några fördelar myndigheters ställning, organisation eller befogenheter.

med landsarkiv, Riksarkivet har på utredningens begäran tillsammans andra arkivinstitutioner, arkivbildare och andra organisationer tagit arfram ett omfattande underlag, som syftat till att närmare beskriva

kivsituationen i Sverige. Arbetet utfördes i två etapper. Under våren 1986 ordes en rad mätningar för att belysa arkivens brutto- och nettotillväxt samt omfång hos de statliga myndigheterna. Under första halvâret 1987 ordes ett antal studier for att så långt möjligt kvantitativt beskriva olika delar av arkivverksamheten i riket.

Jag har också tagit del av de erfarenheter och synpunkter, som arkivanställda vid de statliga myndigheterna har gjort och haft. Detta har foretrâdesvis skett genom en referensgrupp sammansatt av arkivarier från ett antal stora arkivproducenter.

Beträffande främst vissa ekonomiska spörsmål har jag haft kontakter med Statskontoret och riksrevisionsverket.

Jag har också foretagit flera studiebesök hos arkivinstitutioner och myndigheter samt deltagit i flera sammanträden, symposier och möten, där olika arkivaspekter har belysts från skilda utgångspunkter. Jag har därvid prövat och tagit intryck av framförda synpunkter. Särskilt har detta varit fallet vid utformningen av mina forslag beträffande arkivens forsknings- och kulturpolitiska roll, urvalsfrågan, landsarkivens regionala organisation samt de nya författningsbestännnelserna.

Jag har tagit emot ett stort antal remisser och skrivelser. Många framställningar har beaktats i mina forslag. Jag har nödgats konstatera att vissa propåer, även om de i sig rör angelägna områden, inte faller under utredningens mandat enligt direktiven. Enligt min åsikt bör således frågor rörande dramaarkiv i Umeå och pressarkiv vid Uppsala universitet behandlas i annat sammanhang. Jag har erfarit att verksamheten vid Svenska barnboksinstitutet har behandlats i årets budgetproposi- _tion och kommer att bli föremål för en utredning (prop. 1987/ 88:100 bil. 10 s. 403 f).

Samråd har ägt rum med data- och offentlighetskommittén och utredningen angående intensivdataområden och individbaserade urvalsserier inom arkivväsendet. Jag har också informerat berörda huvudorganisationer och berett dem tillfälle att fora fram synpunkter.

Som utredare med sakkunniga, och sekrehar jag tillsammans experter tariat hållit 26 protokollforda sammanträden.

Bakgrund

4 Arkivens roll i samhället

Den samhällsomdaning som ägt rum i vårt land under detta århundraefter andra kan beskrivas på många sätt. de och sârskilt världskriget for dessa är emellertid att de alla skildrar en utveckling Gemensamt bondesamhället över en epok med dominans for mekafrån det gamla nisk och annan industri till den ordning vi nu känner oss vara delaktitill en del ännu förstår; en ordning som ges allehanda ga i men endast benämningar: informationssamhâlle, servicesamhälle, postindustriellt samhälle.

ändamål räcker det med att peka på vissa väsentliga inslag i För mitt Den stora majoriteten av medoch kännetecken på denna utveckling. borgare har erövrat en delaktighet som tidigare saknades, politiskt ekonomiskt Fritigenom röstrâtten, som följd av det ökade välståndet. till individernas krav på information och den bidrar att skärpa legitima aktivitet. Utbudet âr enormt, stimulerat av en teknisk repå kulturell varit våldsam under de allra sevolution som på informationsområdet databaser, kanaste decennierna och skänkt oss nya ord och begrepp: bel-TV, telefax och dussintals andra.

Tillgodoseendet av medborgarnas krav på information sker på en rad olika En betydande del av verkvägar och med en mängd olika redskap. samheten forsiggår utan att det offentliga blandas in. Men en lika betydel innebär från statens och kommunernas sida och dande åtgärder och kulturpolitik. I detta sammanhang grundas på deras informationskommer också arkiven och arkivinstitutionerna in - även om det enligt sker med andra aktörer blygsamt mångas mening på ett i jämförelse sätt.

Arkiven och arkivinstitutionerna fyller som jag ser det flera uppgifter i samhället (och bör också framgent så göra). Mellan den kunskaps örsörjande och den kulturella finns samband av mångahanda slag och de är delvis varandra överlappande. Analytiskt bör det dock vara möjligt att hålla dem isär. Jag skall här behandla dem i tur och ordning, som en bakgrund till de beskrivningar, värderingar och forslag, vilka betänkandet innehåller. Innan så sker, vill jag emellertid nämna en tredje uppgift. Den kan kallas den e/fektiuiserande eller rationaliserande. Jag kommer mot slutet av detta avsnitt tillbaka till den.

Den forsta uppgiften for arkivverksamheten eller, om man så vill, den första aspekten av dess funktion i samhället. är alltså den kunskapsförsörjande. Även om denna aspekt stundom kan vara svår att skilja från den allmänt kulturella, bör dock medborgarnas behov av information principiellt ses som någonting for sig. Det är fråga om behov som ökar dramatiskt med samhällets tilltagande komplexitet och de krav på kunskap som bland annat arbetslivet i dag ställer på det stora flertalet medborgare. Nya strävanden med anknytning till miljö och regionala förhållanden, gräsrotsrörelser av skilda slag, har fogats till de traditionella folkrörelserna. Kunskap krävs for att medborgarna skall kunna deltaga i den demokratiska processen. Inte minst behövs information om offentliga myndigheters forehavanden, om statliga och kommunala makthavares göranden och låtanden. Insyn är nödvändig for att få en rimlig avvägning mellan makt och ansvar, ett rimligt förhållande

mellan överhet och medborgare. Öppenhet krävs for att skapa förtroen-

de for beslut och beslutsfattare.

Här kommer offentlighetsprincipen in, dvs. det instrument som i vårt land valts for att säkra insynen och varom besked ges i tryckfrihetsförordningen. Allmänna handlingar är i princip offentliga och skall hållas tillgängliga for vem som helst utan att någon form av legitimation avkrävs den som önskar ta del av dem. Undantag från offentlighetsprincipen ñnns men är noggrant reglerade i särskild lag. En av arkivvårdens uppgifter är att se till att offentlighetsprincipen inte blir ett sken. Arkivverksamheten måste organiseras på ett sådant sätt att handlingar finns bevarade och att de verkligen är tillgängliga for gemene man utan nämnvärda omgångar; en formidabel uppgift redan vad pappersma-

i och med introduktion . terial beträffar och ännu mera maktpåliggande av nya medier. Arkivvårdsaspekterna måste därför numera beaktas på att insynen möjliggörs. Tillgängligheten är absoett så tidigt stadium lut nödvändig för rättssäkerheten och för den demokratiska kontroll, som utövas direkt av de enskilda medborgarna eller indirekt på deras av skilda främst dagstidningar, radio och vägnar typer av massmedia, television.

Kunskapssökande har dock inte alltid sin grund i ett behov av akut, praktisk och instrumentell natur, det kan bottna i en allmän Vetgirighet, ja nyfikenhet. I en demokrati år detta fullt legitimt. Och även här kalskall arkiven, i sin egenskap av vad som i högtidliga sammanhang las nationens minne, stå till tjänst. Man kan skilja på olika slag av av› nämare, utan att nödvändigtvis göra någon värdering av deras behov eller verksamhetsområden. Här finns den enskilde medborgaren som om något förhållande, vilket behandlats i tidvill veta något närmare ningen. Här finns den växande skaran av släkt- och hembygdsforskare, med olika amatörism/professionalism. Här placering på dimensionen de vetenskapligt skolade forskarna med sin strävan att finns slutligen om det förflutmed beprövade metoder systematiskt vidga vår kunskap na eller, vilketi ökad utsträckning förekommer, med hjälp av äldre material belysa och bidraga till lösningen av aktuella samhällsproblem, t.ex. miljöspörsmål. I det sistnämnda fallet är alltså vetgirigheten i regel kombinerad med andra syften och blir då ofta av omedelbar betydelse för rättssäkerhet och demokratisk kontroll.

har orts för att Förbättra servicen till de olika avnämarna. Mycket Vikten av närhet och tillgänglighet framstår allt klarare i och med En ytterligare regionalisering eller hembygdsforskningens expansion. annan territoriell spridning av arkivdepåerna kan förtjäna övervägas. härför finns också i den geografiska spridning av högskoleunder-

Motiv

visning och högskoleforskning som skett under senare årtionden.

Det bör här framhållas att utvecklingen i Sverige vad gäller informa-

tionsbehovet och arkiven som kunskapsförsörjare inte alls är unik. Pâ insynsområdet har man i ett flertal länder under de senaste årtiondena erhållit lagstiftning, avsedd att stärka medny och ibland långtgående

borgarnas ställning visavi myndigheterna. Integritetsdebatten har här spelat in; den har också föranlett rättsliga överenskommelser på övernationell nivå mot bakgrund av en diskussion i skilda länder som mycket påminner om den som förts i Sverige.

I detta sammanhang bör något sägas om det material som härrör från enskilda. Det är här fråga om handlingar som belyser folkrörelsers och andra föreningars verksamhet. Det är också fråga om företagsarkiv och om person- och släktarkiv. Beträffande detta material har medborgaren ingen legal rätt till insyn. Ur forskningens synvinkel är emellertid enskilda arkiv ofta av central betydelse för förståelsen av vårt samhälle och det finns ett starkt intresse av att de bevaras och görs tillgängliga.

Jag kommer så över till den andra uppgiften for arkiven: den kulturella. 1980-talets Sverige präglas av ett energiskt arbete på att förverkliga de mål som angavs i 1974 års kulturpolitiska proposition. Det har gällt att nå ut till alla med de kulturella strävandena, att ge så många som möjligt, både som utövare och som avnämare, tillgång till bildkonst, musik, litteratur och andra kulturyttringar. Riktlinjerna har på detta liksom på så många andra offentliga områden - varit demokrati och decentralisering.

Men förutsättningarna för kulturpolitiken har ändrats åtskilligt under de senaste femton åren. Det är inte längre enbart en fråga om att förändra rådande beteendemönster, att bryta igenom nedärvda restriktioner. Vad det gäller är att därutöver i strävanden till kulturell demokrati ta hänsyn till åtminstone två nya premisser.

För det första: kulturutbudet i vårt land riskerar genom informations- _teknologiens senaste landvinningar att monopoliseras av utomsvenska aktörer. Man behöver inte nödvändigtvis tala om en hotande kulturimperialism, inte heller finns anledning förneka att influenser utifrån bidrar till att vitalisera vårt lands kulturliv. Men rättmätig oro finns, som framhålls i regeringens proposition 1986/87:80, över att det utländska inflytandet blir alltför dominerande. Krympningen av avstånden och den huvudsakligen kommersiellt betingade ökningen av kulturutbudet kommer, sägs det vidare, att påverka språk och levnadsvanor hos

befolkningen. Det finns en uppenbar risk för att nya mönster för segresom kan hantera det gering uppstår mellan de grupper och individer alltmer abstrakta informationsflödet och de som inte kan.

att en renässans kan iakttagas för det För det andra: det är otvetydigt, svenska, för vår egen historia, till en del men inte helt som en reaktion mot inflytandet från nya kulturmönster. Attityder och manifestationer av nationell, ehuru sällan nationalistisk, innebörd har blivit vanligare. I vida kretsar och inte minst bland ungdomar framträder en markant känsla för vad som uppfattas som traditionellt svenskt, någon gång men inte särskilt ofta medvetet kontrasterat mot kosmopolitiska ingredienser i dagens samhälle.

mellan kan inte bortresoneras. På- Spänningen de bägge tendenserna verkan utifrån kommer att fortsätta att vara förhållandevis stark, främst utpå grund av vad som ovan sagts om informationsteknologins veckling men också som följd av invandring; orienteringen mot det specifikt svenska likaså. På lång sikt kan en kompromiss tänkas växa fram eller snarare ett balanslâge. Det måste då vara i linje med statsmakternas att söka så långt möjligt bevara mångfalden utan att politik därför avvisa insatserna till förmån for det svenska kulturarvet.

En annan ny förutsättning utgöres av det starkt ökade bevarandeinkan sökas i den snabba omvandlingen i detta årtresset. Bakgrunden hundrade av hela det svenska samhället, såväl i agrara som i urbana har den extremt hastiga omdaningen under årmiljöer. Förmodligen tiondena närmast efter andra världskriget betytt allra mest. Urbaniseringen och det forcerade bostadsbyggandet jämte försöken att någorlunställde när den tämligen restrikda tillgodose de krav, som bilismen tionsfritt fick utbreda sig, innebar förstöring av många äldre stadsmilen förstöring som efter hand bemöttes kritiskt av experter och jöer, massmedier.

Även om viss förståelse kan hysas för att beslutsfattare, som växt upp i hade svårt att hemfalla åt nostalgi eller se de forna tiders fattigslum, kvaliteterna hos den gamla bebyggelsen, måste man konspotentiella tatera, att rivningarna drevs onödigt långt. Strävandena att bevara

äldre bostadshus, offentliga byggnader, om möjligt samlade miljöer, blir förklarliga som en reaktion mot den likformighet och tristess som, enligt mångas mening, brett ut sig främst i det svenska stadslandskapet.

Reaktionen mot likformigheten har under senare tid spritt sig till andra områden an bebyggelsen. Intresset av att bevara gäller nu inte endast byggnader. Här kommer flera andra tendenser i tiden in: turismens betydelse regionalt, den starka betoningen av lokala ekonomiska initiativ, den ökade självtilliten eller åtminstone föreställningen om en ökad sådan i skilda bygder. Naturscenerier, arkeologiska fyndplatser, föremål och dokument- allt är föremål för ett nytt, stundom nymornat intresse ur bevarandets synvinkel.

De tendenser som jag här kort har beskrivit- det ökade intresset för det svenska i ett informationsteknologiskt och mångkulturellt perspektiv och det ökade bevarandeintresset - kan väntas bestå under överskådlig tid; det finns för övrigt mellan dem ett faktiskt om också inte logiskt nödvändigt samband. Kulturpolitiken kommer att ha väsentliga uppgifter för att säkra den balans som är önskvärd. Museer, bibliotek och andra institutioner blir primära redskap, tillsammans med fria och frivilliga sammanslutningar av skilda slag.

Men även arkiven kan få en mera central position i sammanhanget än hittills. Självklart gäller detta ifråga om allt som har att göra med vårt lands förflutna. Här kan arkiven bidra till ökad förståelse av och kunskap om den spänning mellan olika tendenser som ovan berörts. Det gäller emellertid också det mera renodlade bevarandeintresset. Urkunder och samlingar är ur denna synvinkel värdefulla i sig, som föremål i någon mån möjliga att jämföra med andra i t.ex. museer bevarade ting. Urkundsmaterial är många gånger ännu viktigare som dokumem

tation av vad som ändrats eller förstörts och som hjälp vid rekonstruk-

tioner. Över huvudtaget förtjänar här påminnas om hur mångskiftande arkiven är och hur allsidiga deras relationer till dagens samhälle ter sig -i stark kontrast både till allmänhetens föreställningar och väl av» en till den bild av arkiv och arkivverksamhet som massmedier förmedlar.

ovan den tredje uppgiften for arkivverksamheten, den ef- Jag nämnde fektiviserande eller rationaliserande. Bakgrunden år den strävan till informationshantering som gör sig gällande inom alla större optimal inte minst hos det stora flertalet myndigheter. Den organisationer, enorma volymtillväxten ifråga om pappershandlingar âr här, i kombination med sparsamhetsdirektiven för den offentliga sektorns organ, förklaring nog. För framtiden är tillkomsten av nya medier som informationsbârare än viktigare. Beständighets-, gallrings- och förteckav den tekniska utvecklingen. Även om loningsfrågorna kompliceras kalkostnadema eventuellt kan minskas och även om kostnaderna för bevarad informationsenhet görs så låga som möjligt, kommer de varje totala kostnaderna sannolikt att öka, dels till följd av stegrat pris för den långsiktiga skötseln av bevarat material, dels till följd av att detta material årligen erhåller ett nettotillskott.

och kultur förutsätter en rationell arkiv- God försörjning av kunskap hantering. Frågor om gallring, om vad som kan och bör och måste bevaras blir i det perspektiv, som här anlagts, än mer väsentliga än tidigare. Bevarandet måste bedömas initialt, arkivfrågor integreras på ett tydligare sätt i myndigheternas totala system för informationsbehandling. Stora krav kommer att ställas på effektivitet men också på att effektiviteten inte går ut över vad ett tillgodoseende av offentlighetsprincipen fordrar. Inte heller får effektiviteten hindra arkiven från att fullgöra sina kulturella och kunskapsförsörjande uppgifter.

Så långt min genomgång av arkivens samhällsuppgifter. Betraktar

man dem som krav, riktade motarkiven och arkivinstitutionerna från

och samhällets sida, är det uppenbart att nuvarande remedborgarnas surser är otillräckliga for att uppgifterna skall kunna lösas ens tillnärmelsevis. Ju mera man beaktar den pågående tekniska utvecklingen och den dramatiska informationstillväxten, desto tydligare framstår detta förhållande. Det är också mot bakgrunden härav lätt att konstatera att vi nu står inför ett vägval. Skall offentlighets-, insyns-, integri-

bevarande- mfl. intressen tillgodoses på ett sätt som rimmar med

tets-, vad som ovan framhållits måste förbättringar av rådande ordning till.

Det tjänar emellertid ingenting till att låtsas som att detta vore en enkel sak. Finansieringsproblemet är bekant och målkonflikter existerar. Att rationaliseringskravet lätt kolliderar med andra önskemål är klart. Balansen mellan olika intressen är viktig, integritetsintresset får sålunda inte leda till en total avidentifiering av materialet. Likaså bör beroende av aktuella trender inte bli så starkt att arkivens uppgift att ge en rättvisande bild över tiden försvåras. statsmakterna har det slutliga ansvaret för avvägningen mellan olika intressen. Vid utformningen av en framtida modell är det viktigt att kommunerna och företrädare för folkrörelser och näringsliv medverkar. Likaså är det angeläget att företrädare för forskningen fortlöpande engageras i avvägningen.

Med utgångspunkt i utredningens direktiv och det synsätt som jag nyss har givit uttryck åt år det möjligt att formulera ett antal problem inom arkivområdet som snarast måste lösas.

Resurserna för att tillgodose arkivens uppgifter, inte minst de kulturella, är otillräckliga. Detta har ibland lett till ett passivt tillhandahållande, medan en nyformulering av målen i den riktning som ovan antytts förutsätter att arkivinstitutionerna ges en aktiv roll. Utan tvivel har åtskilligt under senare år orts för att poängtera de utåtriktade sidorna av arkivverksamheten och flera förtjänstfulla arrangemang kan ses som led i de kulturella strävanden som jag ovan har beskrivit. Dock måste en avsevärd utveckling här kunna åstadkommas.

Av naturliga skäl kommer här, i ett decentraliseringsperspektiv, landsarkiven i centrum, de har en nyckelposition kulturpolitiskt sett. Landsskall kunna svara upp mot initiativ från kulturlivets olika fö-

arkiven

reträdare och ha kontakter med kommunerna och enskilda.institutioner. Avsaknaden av en utbyggd regional organisation på landsarkivomrâdet - till skillnad från förhållandet inom musei- och bibliotekssektorn och även på folkrörelsearkivområdet - är en svaghet och åtgärder i riktning mot att så småningom förverkliga en länstanke även på detta område, anmäler sig därför.

Resursbrist föreligger också hos arkiven som kunskapsförsöijare. Offentlighetsprincipen är betydelsefull hos statliga och kommunala myn-

digheter. Det gäller i varje epok att se till att nya yttre förutsättningar inte hindrar att principen följs: här vållar bland annat den pågående tekniska utvecklingen på mediesidan stora svårigheter.

Servicen till olika slag av avnämare, inte minst den ökande hembygdshar vidare kommit att utgöra ett problem. Kontakterna forskningen, mellan arkiv- och forskningsinstitutioner, däribland de akademiska, behöver förbättras. Behoven av samverkan är påtagliga och det gäller att hitta former härför. Arkiven bör inte endast vara en resurs for forskarsamhället utan arkivinstitutionerna bör också i viss utsträckning direkt stimulera till forskning.

är att en del åtgärder kan vara ägnade att samtidigt motverka Tydligt brister som ifråga om kunskapsforsöijning, helt såväl ifråga om kultur naturligt eftersom det i praktiken ofta är svårt att hålla i sâr dessa båda mâl. Flyttar man ned ett trappsteg i en tänkt mål-medel-hierarki, kommer ökad spridman till åtgärder av typen ökad tillgänglighet, och ökad samverkan. Ett bättre tillgodoseende av dessa delning mål innebär också att arkiven bättre kan spela sin roll kulturellt och kunskapsforsörjande.

Brister inom arkivområdet finns även, enligt vad jag konstaterat, i delar som inte alldeles omedelbart kan hänföras till de hittills behandlade for arkivinstitutionerna inom den offentliga sektorn. Föruppgifterna lämnar övrigt att önska, framför allt saknas fattningsläget åtskilligt Nuvarande leveransbestämmelser har orreglering på arkivlagsnivå. sakat betydande svårigheter. Avvägningen mellan arkivmyndigheternas och de arkivbildande myndigheternas ansvar inom den statliga

sektorn behöver klargöras. Åtgärder for att bättre ta hand om enskilda

arkiv är nödvändiga.

Innan och överväger de konkreta redskap, med vilkas jag går vidare hjälp svårigheterna bör övervinnas, önskar jag ge en bild av nuläget inom arkivområdet. Det blir en förhållandevis komprimerad framställning, avsedd att visa helheten men också att särskilt behandla spörsmål med direkt relevans for mina kommande förslag.

5 Gällande och organisation lagstiftning

5.1 Allmänt

Arkiven växer fram ur den verksamhet, som arkivbildaren bedriver. Den efterföljande arkivvården, dess utformning och organisation äger i flera hänseenden ett samband med arkivbildarens ställning. Detta brukar kallas for en arkivbildning enligt proveniensprincipen.

Olika forvaltningstraditioner och forvaltningsformer har präglat och arkiven och arkivvården. Arkiven har därför framträdande napräglar tionella särdrag, trots att arkivteorin till stora delar är internationell.

mellan arkiven och arkivvârden inom I Sverige finns också skillnader offentlig och enskild sektor. Arkivvården inom offentliga sektorn garanteras genom lagar eller andra författningar, medan motsvarande bestämmelser för de enskilda arkiven saknas. Även inom den offentliga sektorn finns det skillnader mellan statlig och kommunal arkivverk-

samhet. Arkivtjänsten har emellertid inom de olika områdena utveck-

lats mot likformighet, och samarbete har utvecklats i många former. arkivteorien tillämpas alltmera Den av proveniensprincipen präglade undantagslöst.

Landsarkivet östersund Landsarkivet i Härnösand

“VAR i Ramsele

Landsarkivet i Uppsala

Riksarkivet Landsarkivet i Krigsarkivet Vadstena Stockholms stadsarkiv

Landsarkivet i “““-- Göteborg Landsarkivet i Visby

i

Stadsarkivet i Landsarkivet i Malmö --w-.es

5.2 Den statliga sektorn

Inom den statliga sektorn finns ett utbyggt komplex av arkivforfattningar och en organisation av arkivmyndigheter. Dessa myndigheter tar emot de statliga myndigheternas arkiv for förvaring samt kontrollerar och stöder arkivverksamheten på fältet.

Arkiv inom den statliga sektorn alltifrån medeltidens kanhar skapats och kanslern. En fastare statlig forslier, som byggdes upp runt kungen tillkom under 1500- och 1600-talen, då även riksarkivet invaltning rättades främst for att ta emot och tillhandahålla det äldre materialet. 1900 skapades en regional arkivorganisation, då ett landsar- Omkring kiv inrättades i Vadstena som snart följdes av flera andra. För närvarande finns och två stadsarkiv (Stockholm och Malmö), sju landsarkiv som har landsarkivs Distriktsindelningen framgår av karta ställning. på sid. 44.

Riksarkivet fungerar som arkivmyndighet for den centrala förvaltningkommittéer och andra myndigheter, vars verken, for kommissioner, samhetsområde är hela landet., for hovrätter, kammarrätter, försäksamt for högskoleenheter och andra inrättningar for vetenringsrätter skaplig forskning eller undervisning. Krigsarkivet är arkivmyndighet for de under lydande myndigheterna med unförsvarsdepartementet dantag for kommittéerna. Landsarkiven slutligen är arkivmyndigheter for regionala och lokala myndigheter inom sina distrikt. Landsarkiven âr även arkivmyndighet for kyrkoarkiv, i vilket innefattas såväl pastorsämbetens och kyrkors som församlings, pastorats och kyrklig samarkiv, samt for arkiv hos allmän forsâkringskassa, notarius fällighets publicus och dispaschör.

till att garantera handlingarnas skydd i Arkivforfattningarna syftar rent och att hindra att handlingarna skingras, vilket fysisk mening skulle medföra en uppbrytning av Sammanhörande informationsdelar. skall också se till att arkivstrukturen skyddas. Genom Författningarna säkras myndigheternas och den enskildes tillforfattningskomplexet väl bevarade och pålitliga informationskällor. Härtill kan läggång till

gas att arkiv genom gallring och planmässig vård väsentligt förbättras som arbetsinstrument.

Principen att alla medborgare har rätt att ta del av myndigheternas

handlingar infördesi Sverige redan i mitten av 1700-talet. De grundläggande bestämmelserna om offentlighetsprincipen finns nu i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). I 2 kap. 1 § TF föreskrivs att varje svensk medborgare till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Följande paragrafer i 2 kap. TF innehåller bestämmelser dels om vilka slag av handlingar, som skall anses som allmänna och därmed i princip skall vara tillgängliga för allmänheten, dels om hur sådana handlingar skall tillhandahållas den som vill ta del av dem. Vidare finns i TF .grundläggande bestämmelser om vilka begränsningar som får göras i handlingsoffentligheten. Närmare bestämmelser härom finns i sekretesslagen (1980:100). Sekretesslagen innehåller också andra bestämmelser som kompletterar 2 kap. TF, bl.a. regler om skyldighet för myndigheterna att registrera allmänna handlingar och att lämna ut uppgifter till allmänheten. Genom arkivvârden säkras den tillgång till allmänna handlingar, som TF stadgar. Även forsknings- och kulturverksamhetens behov av källmaterial tryggas härigenom.

De grundläggande Föreskrifterna om arkiv hos statliga myndigheter meddelas i författningar utfärdade av regeringen. Föreskrifter om myndigheternas skyldigheter att bevara, vårda och förteckna sina arkiv samt om arkivmyndigheternas skyldigheter och befogenheter lämnas i allmänna arkivstadgan (1961:590, Aas). Vid sidan av denna finns andra förordningar som allmänna gallringsförordningen (1953:716) och förordningen (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling samt skrivmaterielkungörelsen (1964:504). I de här nänmda förordningarna ges vissa befogenheter till riksarkivet.

De av riksarkivet utfärdade föreskrifterna och råden kan delas upp i två grupper: dels sådana som gäller för samtliga myndigheter som riksarkivets cirkulär om tillämpningen av allmänna arkivstadgan, dels sådana som gäller för en myndighet eller en grupp av myndigheter som förteckningsplaner eller gallringsföreskrifter.

Vid sidan av dessa författningar finns flera lagar och förordningar som i en eller annan form reglerar olika arkivfrågor. Enligt datalagen (1973: 289) kan datainspektionen meddela beslut om bevarande och gallring som förs med hjälp av automatisk databehandling i av personregister den mån det behövs for att förebygga risk för otillbörligt intrång i perockså i andra författningar som sonlig integritet. Gallring regleras (1956:623), (1971:1066) för de alltaxeringslagen protokollkungörelsen männa (1979:575) om protokollföring m.m. domstolarna, förordningen vid de allmänna förvaltningsdomstolarna, förordningen (1984:692) om allmänna samt lagen (1961:655) om undanförsel och företagsregistret förstoring och kungörelsen (1961:656) om undanforsel och förstoring.

5.3 Den kommunala sektorn

I kommunallagen (2 kap. 27 § och 3 kap. 10 §) finns de grundläggande föreskrifterna om arkivvården hos kommuner och landsting. Enligt dessa skall arkiven vårdas och fortecknas. Ansvaret härför ligger hos eller nämnd. Fullmäktige skall fullmäktige och respektive styrelse meddela föreskrifter om arkivvården. Lagen innehåller inga detaljera- de bestämmelser om arkivvården utan kommunerna har stor frihet att -m = om sina arkiv inom de ramar som lagen ger. Detta sker själva besluta genom lokala föreskrifter, arkivreglementen. Riksarkivet har på rege-

-3.«'S/.2›'rä*F-3o1*1›.“v\A^

utarbetat ett normalförslag till arkivreglemente och ringens uppdrag utfärdar allmänna råd om bevarande och gallring. a: w ,m 1975/76:187) före- :V I propositionen om ny kommunallag (prop. pekade v- .w statsrådet skyldigheten för kommudragande på den grundläggande nerna att vårda sina arkiv och anförde därvid bland annat.

att ansvaret för arkivvården försvagas kan

En förändring som innebär till arkivvårdens för förvaltninginte accepteras med hänsyn betydelse med de bestämmelser som jag föreslår är att en och forskningen. Syftet skall kommun och landsgarantier för en god arkivvård skapas. Varje att sköta sina egna arkiv. Detta tingskommun skall vara skyldig ansvar bör klart komma till uttryck i lagen. grundläggande

Föredraganden ansåg det också viktigt att en viss enhetlighet skapades mellan kommunala och statliga arkiv och att arkivvården i vissa hânseenden samordnades.

Tryckfrihetsforordningen, sekretesslagen och datalagen gäller också for kommunala myndigheter. I sekretesslagen (13 kap. 4 §) och datalagen (2 a, 7 a, 8, 10 §§) talas om arkivmyndighet och om att arkivmyndighet är undantagen från vissa bestämmelser. Det har diskuterats huruvida kommunerna omfattas av dessa. När det gäller sekretesslagen är det klart att kommunerna omfattas av bestämmelserna. Kommunerna synes emellertid inte omfattas av datalagens bestämmelser som rör arkivmyndighet. Begreppet arkivmyndighet är inte preciserat i datalagen men torde endast innefatta riksarkivet, krigsarkivet, landsarkiven och stadsarkiven i Stockholm och Malmö.

I ett par andra lagar, som reglerar den kommunala verksamheten, finns föreskrifter om arkiv. I socialtjänstlagen (1980:620) föreskrivs en omfattande gallring och i patientjournallagen (1985:562) stadgas om bevarande. Båda dessa lagar inskränker kommunernas rätt att själva fatta beslut om arkiven.

I princip gäller att varje kommun svarar för sitt arkiv. Detta gör att varje kommun ansvarar for sin arkivvård.

5.4 Den enskilda sektorn

Reglerande bestämmelser hos enskilda arkivbildare (företag, organisationer) meddelas normalt inte i författningar. Ett undantag är datalagen, som även gäller för den enskilda sektorn. Vanligen kan den som äger en arkivhandling fritt förfoga över denna. I några fall föreskrivs dock bevarande under en viss period, främst beträffande ekonomiska förhållanden. Här kan nämnas bokforingslagen (1976:125), fastighetstaxeringslagen (1979:1152), taxeringslagen (1956:623), mervârdeskattelagen (1968:430), lagen om ekonomiska föreningar (1951:308), preskriptionslagen (1981:130) och under senare tid arbetsmiljölagstift-

ningen (1977:1160 och 1977:1166). En lag av annan art från 1985 syftar att förhindra att äldre arkivhandlingar, som år av betydelse for det till nationella kulturarvet, fors ut ur landet (lagen 1985:1104 om skydd

mot utförsel av vissa äldre kulturforemål).

som täcker hela den enskilda sektorn finns inte. Någon organisation sektoriella som Folkrörelsernas Arkiviörbund och Vissa organisationer Arkivråd arbetar genom rådgivning, kurser och utgiv- Näringslivets av handböcker i syfte att förbättra arkiwården. ning

6 Utländska förhållanden

I detta avsnitt internationöjer jag mig med att peka på de drag i den nella utvecklingen, som kan ha speciell betydelse för svenska förhållanden. En tendens i den internationella utvecklingen utgörs av ett allt större intresse för och beroende av information, vartill den moderna framför allt inom ADB-området har bidragit. En utveckling teknologin sker i stora delar av världen. Tillgång till inmot ett öppnare samhälle formation av alla slag är nödvändig både för allmänheten, massmedia, akademiska forskare och släkt- och hembygdsforskare. Man kan se att lagstiftningen har anpassats härtill. En faktor att väga in är de hänsyn I flera länder finns en som måste tas till den personliga integriteten. sätt begränsar till informalagstiftning som på ett allmänt tillgången att söka balansera olika intion. Det har visat sig vara en svår uppgift tressen. till information är nödvändig i ett Man har sagt att rätten demokratiskt samhälle; man kan inte deltaga i en debatt utan den nöd- Vidare har arkivens betydelse som underlag för ;I vândiga kunskapen. h. i: kâllmate- .i forskning och kultur ökat, eftersom arkiven utgör ett viktigt .i i och förståelse av samhället i dess många olika asrial för ökad insikt i pekter både nu och tidigare.

inom arkivsektorn präglas av ovan nämnda tendenser Utvecklingen och kraven ökar på de organ som sysslar med arkiv. Följden har blivit I blickpunkten för arkiven ökad diversifiering av arbetsuppgifterna. arkivbildning, större sektorn år ökade satsningar på förvaltningens sektorn och en teknisk förnyelse inom uppmärksamhet på den enskilda

Strävan arkivinstitutionerna en roll i det mo-

institutionerna. är att ge derna informationssamhället både vad gäller arbetet med den aktuella arkivbildningen, s.k. records management, och i fråga om en förbättrad intern och extern service genom datoriserade återsökningsrutiner.

Nationalarkivens tidigare inriktning på de äldre arkivbestânden och på levandegörandet av gångna tiders kultur och samhällsliv har förskjutits. Samtidigt har kulturbegreppet på flera håll breddats som följd av folkrörelsernas expansion, ökningen av medieutbudet och den allt kraftigareinternationaliseringen.

Helt klart har dessa förhållanden ställt arkivinstitutionerna i en delvis ny situation både resursmässigt och personellt. Traditionellt var en arkivaries uppgift att säkra en hög kvalitet i institutionernas forskarservice, att bedriva informations- och publiceringsverksamhet och att utarbeta förteckningar och register. En rekrytering som utgått från dessa arbetsuppgifter har säkrat en viss typ av personal, som kan ha haft svårigheter att bemästra den moderna arkivbildningens problematik. I flera länder har man avhjälpt olägenheterna genom att bygga upp en parallell organisation, med s.k. mellanarkiv och med särskilda fältarkivarier, som har haft en lägre akademisk utbildning.

Resursmässigt har det moderna informationssamhällets snabba tillväxt kommit samtidigt som det statsfmansiella läget har försämrats i en rad länder. Konkret innebär detta att anslagen till stora delar av den offentliga förvaltningen minskat eller stagnerat. Vidare har trycket från förvaltningen att få leverera material till de olika arkivinstitutionerna ökat. På många håll bygger man därför ut arkivlokalkapaciteten och laborerar med de nyss nämnda mellanarkiven, dit de arkivbildande myndigheterna kan lämna sitt material utan att det rent formellt har gått över till nationalarkivet. I ett par länder har man också börjat ta emot ADB-upptagningar.

Ovan nämnda förhållanden har medfört att arkivsektorn i flera länder tilldelas ökade resurser. Exempel härpâ är Danmark, Norge, Finland,

Frankrike, Västtyskland, USA, Canada och Australien. Här har de statliga arkivinstitutionerna fått ökade uppgifter när det gäller förvaltningens moderna arkivbildning beträffande elektronisk post, integrerade dataarkiv, datoriserad diarieföring med diarie/ dossiéplaner etc. Vidgningen av ansvarsområdet har ofta kombinerats med utredningar och över-syner. N ationalarkivet i Canada fick år 1987 en ny organisation, en rapport om Arkivverkets presserende oppgave i Norge läm-

att lagstiftningsarbenades hösten 1987 osv. Det bör också framhållas kommit att beakta olika arkivfrågor. I flera länder tet numera alltmer har arkivlagar redan antagits eller är under utarbetande.

under de senaste decennierna in- Den enorma tillväxten av handlingar sektorn ställer arkivinstitutionerna inom den offentliga och enskilda äger rum unför stora problem. Det gäller att se till att arkivbildningen der ordnade former och att materialet kan tas om hand av arkivinstitusom vantionerna. I flera länder har man haft fasta leveransgränser, legat omkring 30 år. Svagheten i detta system har som tidigare ligtvis till att man sökt andra lösningar. Länder med stora arnämnts bidragit kivmassor som Frankrike, England och USA arbetar med mellanarkiv, kunnat lämna sina arkiv. I dessa depåer skall sedan dit förvaltningen materialet ordnas och förtecknas och gallras.

avlastas det direkta an- Detta system innebär i regel att förvaltningen svaret utan att detta övertas av nationalarkiven. I vissa fall släpar ar-

betet efter, vilket i sin tur leder till att man med olika medel intensifie- Det verkar dock som om gallringen i flera länder i rar gallringsarbetet. Man har därför börjat söka efstort uppnått en nivå, som inte kan höjas. att minska lagringskostnaderna. Ett sådant sätt att ter olika alternativ eller an-

söka begränsa tillväxten är att begagna ersättningsfilmning

vilket innebär att handlingar filmas eller kopieras på nan ny teknik, annat sätt för att därefter gallras. Här har man arbetat med olika promikrofilmjekt. Generellt kan sägas att man i flera länder utnyttjar och då räknar med olika fördelar som bening i betydande utsträckning i lokalutrymmen, bättre bestândighet, ökad tillgänglighet sparingar och spridning.

En annan aktuell företeelse är datorisering av register. Arbetet med att information ur olika arkiv och utnyttja ny teknik för att tillgängliggöra samlingar har kommit olika långt. Stora belopp och ansträngningar nationalarkivens trasatsas i denna verksamhet som kan sägas tillhöra ditionella uppgifter. Samarbete sker inte bara med andra arkivinstitutioner utan även med bibliotek och museer, bland annat för att utveckla Sådana underlättar for gemensamma format for olika ADB-register.

forskare och andra avnämare att utnyttja material som finns hos andra institutioner än den egna.

Det internationella samarbetet kanaliseras genom International Council on Archives, som är ett gemensamt organ for olika arkivfrågor och som särskilt engagerar sig for utvecklingen i trezüe världen. Så gott som alla länder âr i en eller annan form anslutna till denna organisation. Vidare finns regionala samarbetsformer i Norden och inom andra regioner. Samarbetet genom dessa organ har ökat framför allt i de kommittéer som behandlar reprografi-, ADB-, konserverings- och tillgänglighetsfrågor. Även inom den enskilda sektorn finns exempel på olika samarbetsformer.

Sammanfattningsvis kan konstateras att arkivsituationen i de olika länderna uppvisar stora likheter; faktorer som ansenlig tillväxt, ny teknik och krav på bättre tillgänglighet gör sig alltmer gällande. Angreppssätten skiljer sig i regel inte så mycket från varandra utan olikheterna “är mest beroende av forvaltningsstrukturen i respektive land.

7 Nuläge

7.1 Hur nyttjas arkiven?

7.1.1 Arkivens sökprofil

ställs inför, är hur åter- Ett av de viktigaste problem, som arkivtjänsten av information ur arkiv skall ske. Arkiven har en egen sökvinningen så lätt. Bakproñl med komplicerade drag, som inte låter sig beskrivas karaktär och ordningsprinciper. grunden utgörs av arkivens

är informationsbârare som i allmänhet inte tillkom- Arkivhandlingar mit for att sprida information till en större krets eller till utomstående.

förmedlar inte heller som den mer utåtriktade typen av Handlingarna fakta om ett ämne, sammanförda till ett information alla tillgängliga tillkomst har ofta varit att utgöra dokument. Syftet vid handlingarnas Z moment i ?- beslutsunderlag i en speciell fråga. De har således utgjort ett

ett hândelseforlopp.

har ofta inte varit aktuella vid De frågor, som senare ställs till arkiven, handlingarnas tillkomst. Arkiven är i regel inte heller ordnade på ett for dem som söker efter uppgifter i ett annat syfte sätt, som gör det lätt att bevara relevant inforän arkivbildaren. Arkivbildaren har kravet som förenar handlingarna i mation och samtidigt bevara de bindningar, med tillhörande olika sökmedel, som arkivbildaarkivet. Den struktur av arkivet är således inte en ren upprättat, måste bevaras. Ordnandet for utomstående avmöjliga informationsåtervinning fråga om enklast de komplikationer, nâmare, utan dessa måste utgå från och acceptera av arkivens särprägel och struktur. som föranleds

När man letar efter uppgifter i ett arkiv måste man for det första fastställa, i vilket arkiv informationen skall sökas. Ofta möter de största svårigheterna redan här. Här finns dock en rad olika hjälpmedel, uppslagsböcker, kalendrar, litteratur, forfattningsamlingar etc. Då gäller det att veta vilken myndighet eller annan arkivbildare (t.ex. företag, föreningar, personer) som har handlagt detta slags ärenden eller har haft befattning med den aktuella sortens frågor. Nästa steg är att ta reda på var arkivet förvaras. Beroende på om det är statligt, kommunalt eller enskilt får olika Sökvägar begagnas. Det är i regel lättare att lokalisera myndigheters arkiv. Det finns olika hjälpmedel för att ta reda på var ett arkiv förvaras. Särskilda ansträngningar har gjorts for att kartlägga var olika enskilda arkiv förvaras.

För det andra gäller det att, sedan rätt arkiv påträffats, lokalisera informationen inom arkivet. Det främsta hjälpmedlet utgörs av arkivlörteckningen. Denna, som är uppställd efter formella grunder, upplyser bland annat om olika register och sökmedel som arkivbildaren har använt sig av. Även andra hjälpmedel som litteratur och olika handböcker ger anvisningar om var mer exakt i arkiven den eftersökta informationen kan sökas. Kunskaper om förvaltningshistoria och myndigheternas kanslirutiner är särskilt viktiga. Hos olika arkivinstitutioner har också upprättats ett stort antal olika register som ger anvisning om - alfabetiskt eller ämnesvis - var den sökta uppgiften finns. Dessa är i regel inte tryckta och finns då bara hos vederbörande institution.

Sammanfattningsvis kan sägas att arkivmaterialet är svârutnyttjat, betydligt mer svårutnyttjat än biblioteksmaterialet, som har en annan struktur, spridning och registrering/katalogisering.

7.1.2 Arkivens användning i förhållande till informationssökningi andra material

Arkivhandlingar kan i princip användas på två sätt. De kan begagnas både i sin egenskap av kvarleva från ett skeende och som bärare av in-

formation om förhållanden som ligger utanför den process, genom vil-

ken handlingarna tillkommit.

av användning förekommer ofta i sådan vetenskaplig Den första typen där handlingens karaktär av kvarleva har stor betydelse. forskning, i annan form - kopia i annat arkiv eller en tidnings- Samma uppgifter karaktär av notis - äger inte samma källvärde. Arkivhandlingens kvarleva har också betydelse för rättsverkan.

kan också användas sätt som andra infor- Arkivhandlingar på samma böcker och faktadatabaser. Arkiven har då mationskällor, exempelvis informationsvärde, eftersom man kan påvisa hur och i ofta ett större vilket i handlingarna har tillkommit. syfte uppgiñerna

7.1.3 I vilka syften nyttjas arkiven?

av arkiven har förändrats sätt under de senaste Bruket på ett radikalt har blivit beroende av sina arkiv. Även om decennierna. Samhället handlingarnas värde - som följd av snabba förändringar i vetenskap, och samhällsförhållanden - kan sägas vara begränsat i tiden, teknik har de i andra fall erhållit en mer varaktig betydelse. De långa perspekför det moderna samhället; tvärtom betyder de tiven är inte främmande inte sällan mer än förr.

Det är möjligt att beskriva några drag i denna utveckling som belyser

handlingarnas varaktiga betydelse.

är i vår tid utsatt för påverkningar, som måste ses i ett Den yttre miljön att bilda om långt perspektiv. Det är ofta nödvändigt sig en uppfattning under t.ex. vad som försiggått en lång följd av år för att kunna påvisa ämnens och inverkan på den yttre miljön. Efolika kemiska utbredning fekterna av utsläpp och förvaring av olika produkter i hav, sjöar, atmovisar efter tid. Återställande av skadade sfär och mark sig först lång ett behov av arkivmaterial. Denmiljöer och platser har också medfört bl.a. i betänkandet Arkiv för individ och miljö na fråga har behandlats (SOU 1987:38). Även den förändring av miljön som har åstadkommits

genom samhällsplaneringen (rivningsverksamhet, avfolkning etc.) kan dokumenteras genom arkivmaterialet.

Under den senaste tiden har användningen av arkivmaterial i medicinsk och samhällsvetenskaplig forskning ökat. Det gäller såväl när forskarna utnyttjar redan existerande administrativa och statistiska material som när de själva bygger upp_ olika register med hjälp av uppgifter som samlats in under lång tid. Exempel på undersökningsfall är cancerns samband med yttre miljöer och andra riskfaktorer (kost, tobak, läkemedel etc), lâkemedelsbiverkningar, uppväxtmiljöns betydelse för den personliga utvecklingen, som utbildningens och arbetets roll i den individuella utvecklingen (jfr Registerdata i forskningen. Medicinska forskningsrådet 1987).

Den medicinska forskningen har visat att ett stort antal sjukdomar är genetiskt betingade. Det finns dessutom genetiska faktorer som påverkar uppkomsten av andra sjukdomar. Nya material, t.ex. olika metaller och kemikalier, har ibland i kombination med andra faktorer, medfört en rad olika allergiproblem. Att studera sådana förlopp kräver tillgång till arkivmaterial.

Stora delar av det moderna samhället fordrar for sin utformning ett omfattande beslutsunderlag. Hit hör fördelningspolitik, sysselsättningspolitik, arbetsvård, planering på det regionala och lokala planet och mycket annat. Insatta åtgärder behöver följas upp och utvärderas på olika nivåer för att verkningarna skall kunna bedömas.

I ett samhälle med ett vitalt kulturklimat har arkiven som jag påvisat i kapitel 4, en viktig roll att spela. Vårt samhälle är numera mångkulturellt och påverkas starkt av utländska influenser. För att på ett rättvisande sätt kunna spegla olika skeenden krävs samverkan regionalt och lokalt mellan arkivinstitutioner, bibliotek, museer m.fl. Avnämarnas möjligheter att få tillgång till och begagna olika slag av arkiv är väsentliga, och arkivinstitutionerna kan genom utställningar, visningar, ökat öppethållande etc. föra ut kunskap om sina arkivbestånd.

59,

7.1.4 Vem använder arkiven?

viktigaste användare är: Några av arkivens - arkivbildarna själva - myndigheter - allmänhet och massmedia - akademisk forskning - amatörforskning

-folkbildningsverksamhet,

Arkivbildarnas behov av informationssökning i det egna arkivet varierar självfallet beroende på verksamhetens art och upphör ibland inte har avlämnats till en arkivinstitution. Informaens när materialet blir äldtionsbehovet avtar i regel successivt i takt med att materialet re, även om klara undantag från denna regel finns.

användare finns en olikhet mellan offentli- När det gäller utomstående och enskilda arkiv. Huvudparten av handlingarna hos mynga arkiv Någon åtskillnad mellan digheterna är eller blir efter en tid offentliga. Enskilda arkivbildare kan olika typer av användare görs inte heller. däremot utsträckning deras arkiv får utnyttjas. själva avgöra i vilken enskilda arkivbildare och arkivinstitutioner vill dock numera Många som den offentliga sektorn så långt tillämpa samma offentlighetsregler detta är möjligt.

både statliga och har ofta behov av att söka

Myndigheter, kommunala,

information i andra myndigheters arkiv. Detta gäller både i det löpande arbetet och i utrednings- och forskningsverksamhet. Med stöd av lagtaxeringsmyndigheter) ävstiftning kan vissa myndigheter (domstolar, en gâ in i enskilda arkiv.

Allmänheten har offentlighetsprincipen som ett medel för att kontrolle- Denna kontroll är en vik-

ra och få insyn i myndigheternas verksamhet.

till att söka information i myndigheternas arkiv. Insynen tig anledning arbete i stort eller i ett enskilt ärende. Press kan avse myndighetens för bevakning av och massmedier utnyttjar också denna insynsrått

myndigheternas agerande.

Allmänheten kan också använda arkiven for att bevaka sina rättigheter, t.ex. i tvister i pensionsärenden, i namnärenden, i medborgarskapsärenden etc.

Den akademiska forskningen har kvantitativt ökat och ämnesmässigt breddats under de senaste 10-20 åren. Forskningen har också utvecklats metodmässigt. Inte minst har bruket av datorer bidragit hârtill. N aturvetare, medicinare och samhällsvetare har vid sidan av de traditionella arkivutnyttjarna, humanisterna, börjat använda arkiven. En stor del av den akademiska forskningen sker i arkivmaterial som fortfarande förvaras hos arkivbildarna. Karaktâren på forskningen avgör vilket material som begagnas och hur det används.

Forskningen går dock i vissa fall forbi arkiven. Ett skäl är att uppgifterna är svåråtkomliga och ligger utspridda på ett arbetsekonomiskt ofordelaktigt sätt. Man nöjer sig då med lättillgängligare tryckta urval eller olika databaser.

Informationsexplosionen och komplexiteten i arkivbildningen gör det svårt for forskningen att få en överblick, både över den offentliga och enskilda sektorn. Arkiven växer snabbt men användningen försvåras av brist på ingångar och hjälpmedel. Biblioteken kan erbjuda en helt annan service genom det så kallade LIBRIS-systemet och andra databaser.

Den bredare folkliga forskningen eller den s.k. amatörforskningen har ökat avsevärt under 1970- och 1980-talen. Som exempel på sådan forskning kan nämnas viss lokalhistorisk forskning, släktforskning och järnvägsforskning. Det finns stora skillnader mellan olika forskare i metod, forskningens omfattning mm; I vissa fall används delvis vetenskaplig metodik. Amatörforskningen har hittills varit mest koncentrerad till arkivinstitutioner, bibliotek och museer men har nu även börjat begagna material som förvaras hos arkivbildarna. Främst har man ef-

terfrågat folkbokforingsmaterial, domböcker och bouppteckningar.

Många av de hjälpmedel som upprättats hos arkivinstitutionerna har

Numera har även annat, ibland mer svårberört dessa materialtyper. bearbetat material börjat begagnas.

arkivmaterial i ökande utsträck-

I folkbildningsverksamheten utnyttjas

besöks ofta av studiecirklar som kan stuning. Olika arkivinstitutioner arbetsmiljön, sociala förhållanden, byggnadera den egna hembygden, av och utställningar är viktiga for denna der etc. Visningar på arkiven

verksamhet.

arkivmaterial an- Nedan skall ett försök göras att visa hur och av vem vänds inom olika sektorer.

studerat hur arkivhandlingar används På mitt uppdrag har riksarkivet och vilka som använder arkivhandlingar. Uppgifteravnämargrupper sommaren 1987 varvid samna samlades in vid en enkätundersökning tillfrågades, 16 centrala samt 17 remanlagt 33 statliga myndigheter och lokala myndigheter. I redovisningen anges användningsgionala frekvensen inom ett intervall.

ingen eller stor eller Intern användning liten mycket stor

40-50 % 50-60 % Handlâggning, utvärdering 60-70 % 30-40 % FoU, utredning 60-70 % 30-40 % Passiv användning (försäkring)

ingen eller stor eller Extern användning liten mycket stor 60-70 % 30-40 % Andra myndigheter 70-80 % 20-30 % Enskilda (företag, organisationer, privatpersoner) 80-90 % 10-20 % Massmedia 85-95 % 5-15 % Forskning

helt naturligt mest av interna användare. Arkivmaterialet utnyttjas är andra myndigheter. Forsk- Den största externa användargruppen både den institutionsanknutna och den mer amatörbetonade, ningen,

utnyttjar material hos arkivbildarna i liten utsträckning. Det bör framhållas att urvalet är begränsat och att man inte bör dra for långtgående slutsatser.

Användning av kommunalt arkivmaterial har behandlats av kommunarkivutredningen (Kommunala arkiv. Ds U 1984:6 s. 27 ff) på basis av en enkätundersökning. Enkäten sändes ut till ett fåtal kommuner med väl utbyggda arkivinstitutioner (sex kommuner och ett landsting). Användningen hos arkivbildarna har endast delvis kunnat beaktas. Av akademiska forskare överväger sådana från humanistiska och samhällsvetenskapliga discipliner. Vid sidan av dessa ämnesområden nämns även teknisk, medicinsk och social forskning. De mest efterfrågade arkiven har bildats hos 1) stads- och kommunfullmäktige, kommunalstâmma, drätselkammare m.fl., 2) skolstyrelse och skolarkiv, 3) sociala nämnder (barnavård, fattigvård, nykterhetsvård), 4) byggnadsnämnder, fastighetskontor o.likn., 5) medicinska organ.

Utredningen ansåg att i stort sett samma material begagnades av de olika användarkategorierna och att användningen av kommunalt material hade ökat under de senaste åren. Man menade vidare att kunskapen om det kommunala arkivmaterialet på flera håll var bristfällig. Bristen på resurser forsvârade på många håll forskarservicen.

Beträffande användningen av enskilda arkiv i andra syften än arkivbildarnas eller olika myndigheters behov av information finns få uppgifter. Rent allmänt kan sägas att många olika forskningsgrenar har behov av enskilt arkivmaterial for att komplettera de offentliga arkiven (jfr Att bevara foretagsarkiv. Ds U 1984:12 s. 61 ff).

Användningen av material hos riksarkiv och landsarkiv redovisas i avsnitt 7.5.

7.1.5 Tillgänglighet

En arkivhandling finns i regel endast i ett exemplar. Interurbanlån av arkivhandlingar är ofta kringgärdat med restriktioner. Biblioteksmä-

kan lätt rekvireras till olika terialet däremot finns på varje ort eller

platser.

arbetat med olika typer av Man har därför inom arkivinstitutionerna översiktliga register som national- Översikter, typ beståndsöversikter, etc. Möjligheterna att utnyttja datorteknik har övervâgts. registret

Arkivinstitutionernas är en väsentlig del av forskarseröppethållande håll under senare tid vicen. En minskning av öppethållandet på flera flera Även bristen på platser i forskarsalarna har fororsakat klagomål. har fått negativa konsekvenser.

att öka tillgängligheten år Ett annat sätt för olika arkivinstitutioner mikrofilmtekniken. Genom det s.k. konverteringsprojektet att utnyttja stort folkbokforingsmaterial kunnat inom riksarkivet har ett mycket mikrofiche. En landsomfattande distribution av dessa överföras till arkivinformation i Ramsele mikrofiche äger redan rum genom Svensk inom riksarkivet. Vidare mik- (SVAR), en sektion pågår en omfattande av källmaterial som sedan kan spridas med rofilmning av olika typer av filmkopior. Beställningar av film kan göras hos folkbiblioteken hjälp som alltså spelar en viktig roll i detta distributionsnât.

7.2 Statliga myndigheter

7.2.1 Allmänt

brukar regeringen och dess Den statliga förvaltningen sägas omfatta âmbetsverken och länsstyrelserna. Ett centralt kansli samt de centrala och lyder direkt unämbetsverk har hela riket som sitt verksamhetsfält Det kan ofta ha en regional och/eller en lokal organisader regeringen. mellan de olika verken tion. Storleken och utseende: varierar kraftigt är aifärsverken som år va-

beroende på inriktning och uppgifterrStörst

i huvudsak sin ru- eller tjänsteproducerance. De avgiftsfinansierar ca 70 centrala ámbetsverk och 24 verksamhet. Det finns 7 aifärsverk, finns en rad länsstyrelser. Vid sidan om de centrala myndigheterna

mindre statliga organ. Av dessa är ca 150 direkt underställda regeringen.

Kärnan i den statliga länsförvaltningen utgörs av länsstyrelserna. Vid sidan av dessa finns länsnämnder som länsarbetsnämnder, länsskolnämnder etc. Till den statliga regionala administrationen kan räknas de olika verkens regionala funktioner, som upprätthålls med sinsemellan rätt olikartade organisationsstrukturer som polisvásendet, rättsväsendet, tullförvaltningen och fângvårdsverksamheten. Hit kan även räknas utbildningsväsendet med de olika högskoleenheterna.

Den statliga förvaltningens anor är gamla. Skatteförvaltning och rättsskipning har sina rötter ända tillbaka till 1500- och 1600-talen. Andra delar tillkom betydligt senare i takt med samhällets utveckling. Nya myndigheter har inrättats som t.ex. arbetsmarknadsmyndigheterna med rötter i 1910-talet och med en regional organisation från 1940-talet liksom från senare tid naturvârdsverk, energiverk, strålskyddsinstitut, kemikalieinspektion etc. Samtidigt har en rad andra förvaltningar fått utökade uppgifter.

Man kan allmänt säga att statsförvaltningen främst expanderat under 1900-talet och i synnerhet efter andra världskriget..

Nya myndigheter har inrättats och en rad omorganisationer och sammanslagningar har ägt rum under de senaste decennierna. Till detta bör läggas den teknologiska utvecklingen och dess inverkan både på informationsmassans mängd och art.

Samtidigt har under senare år en utveckling påbörjats som innebär att samhällets beslutsfattande i växande omfattning har förts över från stat till kommun och landsting.

Alla dessa förhållanden har påverkat arkivbildningen och arkivvârden samtidigt som kraven från olika håll på information har vuxit sig allt starkare.

7.2.2 Arkivbildning, mängd och tillväxt

menas den process genom vilken ett arkiv successivt Med arkivbildning växer fram kommer in till en myndighet hos en myndighet. Handlingar och systematiseras i serier. Behoeller upprättas hos denna, arkivlâggs har ökat efter hand. Arkivens tillväxt är vet av att styra processen av det ökade informationsflödeti samhället. Teksjälvklart en funktion har utvecklats och resultatet har niken för informationshanteringen och användning av information. ADB-tekniblivit en ökad produktion ken som sådan förutsätter också en detaljplanering av informations-

strukturen.

av en myndighets arkivbildning sker på forfattningsnivå Styrningen och i en rad praktiska ställningstaganden. Styrningen sker i följande

moment

- avgränsningen av arkivet - val av lagringsmedium och skrivmateriel - val av lagringsform - skapande av struktur som möjliggör sökning resp. gallring - volymbildning och avstâllning.

Arkivet består Avgränsningen av arkivet styrs av proveniensprincipen. av eller inkommit till en arkivbildare av handlingar som upprättats som ett led i dennes verksamhet och där lagts till förvaring. Vid postav vad som skall räköppning och registrering gör man en bedömning nas som allmänna handlingar. De olika handlingstyper som upprättas tillförs arkivet vid olika tidpunkter under hanteringhos en myndighet som upprättas hos myndigheter, blir således allmänna en. Handlingar, handlingar och arkivhandlingar vid skilda tidpunkter men begreppen ansluter nära till varandra. Vid arkivläggning sker rensning. mycket i icke ârendeanknuten verksamhet För handlingar som uppkommer av vad som skall tillföras arkivet vid arkivläggninggörs bedömningen av handling/allmän handling/ arkivhanden. Frågan om avgränsning t.ex. icke ärendeanknuten verksamhet och ADBling är, när det gäller material, ofta mycket komplicerad.

Beträffande val av lagringsmedium och skrivmateriel kan myndigheten i regel inte styra val av papperskvalitet och liknande när det gäller inkomna handlingar. Detta kan däremot ske i fråga om handlingar som myndigheten själv upprättar. Myndigheten väljer medium (papper, ñlm, ADB-medier) och materiel med hänsyn både till hur länge handlingarna skall bevaras och till praktiska och ekonomiska intressen. För handlingar som skall bevaras finns särskilda föreskrifter (skrivmaterielkungörelsen).

Val av lagringsform, dvs. hur informationen struktureras, skall ske på ett tidigt stadium. Det finns i dag en rad standarder som rör format och disposition i mikroñlm- och ADB-sammanhang. Om pappershandlingar skall mikroñlmas, bör hänsyn tas härtill redan när de upprättas, bearbetas, konstrueras m.m.

Skapande av sökstruktur som möjliggör sökning av handlingar sker genom diarieföring och annan registrering. Handlingar kan också arkivläggas i en Sorteringsordning som i sig tillfredsställer sökbehoven.

Skapande av gallringsstruktur sker bl.a. genom uppbyggnad av gallringsanpassade diarie- och dossiéplaner. För övriga handlingstyper sker detta genom val av lämplig seriestruktur, t.ex. genom en arkivbildningsplan.

Genom volymbildning och avställning sker sammanförande av handlingar till volymer. Man kan då välja olika sorteringsordningar, beroende på vilket material det rör sig om, Lex. personaldossiéer, databaser.

Genom arkivbildningsplaner, som visar hur arkivbildningen går till, dvs. hur arkivläggning, volymbildning och seriebildning sker samt vilken skrivmateriel som skall väljas, kan arkivbildningen styras på ett rationellt sätt.

Riksarkivet, landsarkiven, krigsarkivet, datainspektionen, Statskontoret och riksrevisionsverket bedriver tillsyn och rådgivning, som påverkar myndigheternas arkivbildning. Riksrevisionsverket t.ex. koncentrerar sig i sitt revisionsarbete på att erforderlig dokumentation ñnns

främst avseende redovisningsmaterialet. Statskontorets artillgänglig bete inriktas i ADB-system, bl.a. avseende på utvecklingsarbeten 1965:703 med inoffentlighetsstrukturen (jfr 3 a och 5 §§ förordningen struktion för statskontoret). Datainspektionens verksamhet avser persom förs med hjälp av ADB. Arkivmyndigheterna beaktar sonregister, hela informationsflödet med hänsyn till bl.a. gallrings-, fot-tecknande-

och skrivmaterielaspekter.

Sammanfattningsvis kan sägas att myndigheterna och arkivmyndigheterna i allt större utsträckning har riktat in sina resurser på arkivbildområde. Trots detta visar det sig att arkivbildningen hos mynningens inte svarar mot behoven vad gäller åter-sökning, säkerhet . digheterna och kostnadsbegrânsning. Insatserna sätts dessutom ofta in for sent.

Flera av arkivtillváxten har orts inom mätningar och uppskattningar den statliga sektorn under 1 5900-talet. Det bör genast sägas att dessa är av varierande kvalitet bland annat beroende på metodik. Dock torde de rättvisandce bild av utveckling och tendens. ge en nâgotsânär

Arkivens omfattning och tillväxt inom den civila statliga sektorn exklusive riksarkivet och landsarkiven.

Omfattning i hyll- 1900 1951 1971 1985 meter (hm) M dighetemas 23 500 X) 400 000 900 000 l 100 000 ar ivbestånd (pappershandlingar)

Myndigheter 1900 1938 1971 1984

Tillväxt. Brutto (före 500 X) 5 000 40 000 100 000

gallrmg) Tillväxt. Netto (efter 20 000 gallring) XlEnbart centrala myndigheter

Arkivtillvâxt. Brutto 100 000 hm 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 1900 1925 1950 1975 2000 u

Arkivens omfattning inkl. gallringsbart material i l 100 000 hm l 000 000 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000

1900 1925 1950 1975 2000

Källa: Meddelande från riksarkivet, Samhällets arkivproblem och riks arkivets mätningar 1986.

Anledningarna till arkivtillväxten är flera. Ett skäl är befolkningsökframför allt under de senaste deningen och förvaltningens expansion, cennierna. Ett annat är det moderna samhällets krav på överblick, samordning och kontroll. Ett tredje är den utveckling som ägt rum inom kontorstekniken. framställs nu ofta maskinellt och i Handlingarna stora Bakom hela denna utveckling ligger det moderna samupplagor. ökande behov av information inom så gott som alla sektorer - en hällets information som arkivhandlingarna ofta är den enda adekvata bäraren av.

De senaste mätningarna som ägde rum 1986 ger vid handen att produkatt avta bland annat med användningen av tionen av papper tenderar tekniska medier. Det omfattande arbete som nedlagts sedan 1960-talet

på att utarbeta bl.a. gallringsbeslut och arkivbildningsplaner torde ha bidragit till att nettoökningen i vissa fall synes ha avstannat.

Vad beträffar tillväxten av nya medier, exempelvis olika upptagningar

för och mikrofilmer, är det mycket svårt att ange några mer exakta tal som frågan. Tendensen är dock helt klar. Under 1960-ta-

belyser

let använde man datorer främst till statistiska beräkningar och liknande. Under 1970-talet dominerade stordatorer, på vilka kördes större centrala system. Offentlighets- och sekretesslagstiñningskommittén (SOU 1972:47) bedömde antalet datnranläggningar i Sverige till ca 600 år 1972 och antalet större personregister inom de kommunala och statliga sektorerna till ca 340 samma år. Under 1980-talet har skett en påtaglig utveckling med allt större användning av persondatorer, basdatorer och minidatorer. Användningen av datorstöd har spritts till myndigheter och verksamheter som av ekonomiska skäl inte tidigare har kunnat datoriseras. Statskontoret räknar med att det vid budgetårsskiftet 1986/87 inom den statliga sektorn fanns ca 40 000 bildskärmaoch skrivmaskinsterminaler, ca 10 000 persondatorer och ca 2 900 arbetsplatser for skrivautomater, dvs. tillsammans ca 53 000 utrustningar. Även användningen av olika typer av mikrofilm har ökat. Nya informationsbärande medier tillkommer efter hand. Det säger sig därför självt att en dramatisk tillväxt av information lagrad på nya medier har ägt rum. Tendensen ser inte ut att avta. Utan att göra anspråk på någon som helst exakthet bör nedanstående figur ge en schabloniserad bild av den dramatiska förändringen av informationsstrukturer under de senaste decennierna.

lnformationstrauen/explosionen

före 1900

ca 1900

ca 1950

x - \ \ \ \ ca 1970 x O \ . \ papper _ \ i nya medier \ \ ca 1985

\ \

7.2.3 Rensning och gallring

förutsätter att myndigheterna bevarar hand- Offentlighetsprincipen lingari tillräcklig omfattning. Gallring och rensning har till huvudmål

att söka minska kostnaderna för arkiv utan att inkrâkta på de in-

formationsintressen som arkiven âr avsedda att tillgodose. Pâ vissa

områden för att tillgodose andra intressen som t.ex. den

görs gallring

personliga integriteten.

Föreskrifter och Rensning är i regel inte författningsmässigt reglerad. finns i allmänna och riksarkiråd om rensning gallringsförordningen omfattar ovidkommande handvets tillâmpningscirkulär. Rensningen vilka inte utgör arkivhandlingar. Den lingar av tillfällig betydelse

att informationsinnehâllet i aktmaterialet lider men.

skall ske utan

Rensningen utförs i regel bäst av handläggaren själv.

Bestämmelser om gallring finns i ett fåtal fall i lagar eller förordningar. Med stöd av datalagen kan datainspektionen efter samråd med riksarkivet besluta om gallring av tillståndsbelagda personregister för ADB.

Riksarkivet beslutar med stöd av allmänna arkivstadgan om gallring hos statliga myndigheter.

Man kan i stort sett skilja på tre slag av gallringsbeslut.

1. Generella gallringsbeslut, t.ex. förordningen om utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter.

2. Gallringsbeslut avseende ett visst slag av handlingar hos flera myndigheter (t.ex. ansökningshandlingar, system S-räkenskaper).

3. Gallringsbeslut avseende en speciell myndighet eller myndighetskategori.

De arkivbildande myndigheterna får själva besluta om tillämpningen av vissa gallringsföreskrifter. Hit hör de generella föreskrifter som omfattar handlingar av rutinmâssig karaktär, ADB-upptagningar som inte innehåller unik information, program och ADB-dokumentation som inte längre behövs.

Utarbetande av gallringsregler, som finns i lagar eller förordningar, har stundom förekommit i den mån frågan om eventuell gallring aktualiserats i det bakomliggande utredningsarbetet inom regeringskansliet.

Detta har i flera fall skett utan beaktande av arkivsynpunkter och utan

tillämpning av gängse utredningsmetodik.

Datainspektionens beslut grundar sig på forslag från den registerförande myndigheten, som skall ta upp frågan om gallring och bevarande av registret i sin ansökan. Ärendet remitteras därefter för samråd till riksarkivet.

i sin bedömning från datalagen och dess förar- Datainspektionen utgår i flera olika avsebeten. Det kan sågas att den svenska lagstiftningen enden har beaktat den internationella utvecklingen, t.ex. Europarådets vid automatisk databehandling. Hukonvention om skydd för enskilda inte längre behövs för ändamålet vudregeln är att när personuppgifter om inte uppgiften även därefmed registret, skall uppgifterna gallras, ter skall bevaras på grund av bestämmelse i lag eller annan författning som meddelats med stöd av författning. Deteller myndighets beslut då den registeransvarige upphör att föra registret. I prinsamma gäller faller under allmänna arkivcip innebâr detta att s.k. licensregister endast efter riksarkivets beslut eller förordstadgan och kan gallras orn utgallring ur upptagning för ADB. ningen

och riksarkivet har att bevaka olika intressen, som Datainspektionen kan komma att ställas mot varandra - hänsynen i det förra fallet till och i det senare fallet till kunskapsförsörjden personliga integriteten mellan dessa två legitima intressen är ning och kultur. Avvägningen har tidvis varit intensiv. Flera ärenden har också vasvår och debatten rit föremål för regeringens, justitiekanslerns och justitieombudsmanatt riksarkivet skall nens beslut. Den praxis, som utvecklats, nämligen som riksarkivet inte ansett skall gallras, har på ta emot personregister, senare tid varit föremål för diskussion.

som föregår riksarkivets gallringsbeslut utförs i regel i Utredningar och berörda myndigheter. Man samverkan mellan arkivmyndigheten har härvid att ta hänsyn till

- handlingarnas rättsliga betydelse - förvaltningens behov - handlingarnas betydelse för forskning och kultur.

att bedöma betydelse ur praktisk, admi- När det gäller handlingarnas rör man sig med ett mindre antal nistrativ eller rättslig synpunkt, faktorer än när man skall beakta betydelsen från samhâllelig osäkra för forskning och kultur. I de senare synpunkt och då även betydelsen och kontakter av helt annan natur, med fallen krävs överväganden t.ex. forskningsorgan.

Gallring av arkiv har förekommit sålänge det har funnits sådana. Det är dock under 1900-talet och särskilt under de senaste decennierna som gallringsbehovet har blivit ett akut problem genom arkivtillvâxten och användningen av nya medier. Under senare år har, framför allt beroende på den ökade användningen av datorstöd, en oreglerad gallring börjat förekomma.

Av uppskattningar om tillväxten av arkivhandlingar framgår att grovt räknat 85 % av handlingarna hos regionala och lokala myndigheter gallras. Motsvarande tal for riksarkivets myndigheter kan uppskattas till ca 70 %. Av beräkningarna framgår också att tillväxttakten hos de \ regionala och lokala myndigheterna har hejdats eller t.0.m. minskat. En anledning till detta är det intensiva fältarbete, som äger rum, ofta i projektform mellan arkivbildande myndighet (sektor) och arkivrnyn› digheterna. Ett annat förhållande, som visas mycket klart, är att gallringen slår olika hårt hos olika sektorer inom statsförvaltningen. Så gallras mycket mer hos de lokala skattemyndigheterna (över 90 %) än hos tingsrätterna (ca hälften). Hos de senare gallras mera än hos länsstyrelsernas naturvårdsenheter (praktiskt taget ingenting). Det torde vara självklart att så måste vara fallet. Hos de lokala Skattemyndigheterna kan gallringen ske i så stor utsträckning på grund av att stora ADB-system används, i vilken vissa uppgifter bevaras (t.ex. skattelângder), och på grund av att skatteprocessen alstrar en stor mängd rutinartat material. Hos tingsrätterna bevaras domböcker och visst aktmaterial. Förhållandet kan illustreras genom nedanstående diagram.

över gallring och bevarande hos centrala verk Diagram

% Utgallringsbara handlingar

Bevarade handlingar 100

40 1 = Centrala studiestödsnämnden 2 = Bostadsslyrelsen 3 = SMHI 20 4 = Hovrñtter 5 = Televerket 0 6 = Vägverket 1 2 3 4 5 6 7 7 = Kårnkramnspektionen

Diagram över gallring och bevarande hos regionala och lokala myndigheter

b Utgallringsbara handlingar Bevarade handlingar 100

0 1 2 3 4 5 6 7 1 = Länsstyrelserna inkl. skatteavdelningen 2 = Lokala skattemyndlgheterna 3 = Skogsvårdsstyrelserna 4 = Tingsråtzerna 5 = Veterinärer-na 6 = Länsarbetsnämnden-na 7 = Lånsråtterna

Källa: Riksarkivets mätningar 1986.

Det är väsentligt att gallringsarbetet inte eftersätts utan att det hela tiden drivs vidare sâ att arkivens omfång i görligaste mån begränsas utan att betydelsefulla drag i materialet utplånas eller forvanskas. I fortsättningen blir gallringsutredningar som spänner över hela myndighetssektorer nödvändiga. Även andra utvägar for att dämpa tillväxten, _, t.ex. filmning av stora aktsviter, som sedan kan gallras, har börjat övervägas. Information har också bevarats på andra medier än papper, om samma uppgifter från början lagrats på flera medier. Vid en avvägning av vilket medium som är mest lämpat som informationsbärare för framtiden bör flera aspekter beaktas, t.ex. tillgänglighets- och kostnadsfrågorna.

Genomförande av gallring erbjuder ibland vissa svårigheter. Gallringsbesluten kan vara av rarnkaraktär och behöver då översättas till en mer exakt beskrivning av de handlingar som skall utgallras, t.ex. interna instruktioner eller arkivbildningsplaner. Detta gäller ofta även datoriserade informationssystem, där på informationsinnehållet inriktade beslut måste överföras till filbeteckningar o.dyl. Ibland tvingas man också diskutera vilka variabler som skall bevaras och i vilken ordning det skall ske. Omorganisation och ändring av arbetsrutiner medför att befintliga gallringsbeslut inte utan vidare kan tillämpas.

I synnerhet i fråga om datoriserade system är det väsentligt att frågan om gallring tas upp på ett tidigt stadium. Konstruktionen av systemet och utformning av filer, termer, program m.m. är av en avgörande betydelse för möjligheterna att bevara relevant information - inte minst med hänsyn till ekonomiska faktorer.

Ovan nämnda faktorer - bedömning av materialets värde ur olika aspekter, föränderligheten i organisationen och rutinerna, den tekniska utvecklingen och kraven på tidigare insatser - ställer stora anspråk på arkivbildande myndigheter och på arkivmyndigheterna.

Urvalsfrågorna har diskuterats under lång tid. Något beslut om fastställda urval har av flera skäl inte varit möjligt att få fram. Detta har medfört att gallring av flera stora serier uppskjutits. Nyligen har en ut-

till redning Arkiv för individ och miljö (SOU 1987:38) lagt fram forslag och individbaserade urvalsserier. vissa intensivdataområden

7.2.4 Registrering och diarieföring

av handlingar alltid använts som Inom förvaltningen har registrering

för kontroll och återsökning. Före 1980 fanns dock inga

ett instrument som reglerade registreringen. I sekretesslagen egentliga föreskrifter, for registrering utan endast vad som skall registrestyrs inte formerna Huvudregeln är att ras samt vilka uppgifter som skall ingå i registret. omedelbart sedan den kommit in en allmän handling skall registreras hos en myndighet. Sekretesslagen ger inga närmatill eller upprättats re föreskrifter om hur registreringen skall gå till praktiskt.

De flesta myndigheter för någon form av register över sina handlingar. formen av registrering. Under de senas- Diarieforing är den vanligaste har metoderna förändrats. Under 1970-talet gjordes forte decennierna som skulle kunna användas generellt sök att konstruera ADB-system inom statsförvaltningen. Det har dock visat sig att det ofta är nödvänatt skräddarsy registreringssystem for den egdigt för varje myndighet na verksamheten. Den ADB-tekniska utvecklingen har gort det möj-

ligt for myndigheterna att utveckla egna system.

har behov av expertkunskap på registreringsområdet

Myndigheterna men har ingen given sektorsmyndighet att vända sig till. Statskontoret och konsultuppdrag for har en tjänst for arbete med metodutveckling inte insatser inom detta myndigheterna. Enligt statskontoret ligger Statens institut för personalutomrâde i linje med verkets planering. for den som de statliga

veckling (SIPU) svarar registratorsutbildning

oftast använder sig av. Riksarkivet och landsarkiven myndigheterna arbetar inom ramen for fältverksamheten som rådgivare på området med lärarkrafter. Olika konsultföretag och deltar ofta i SlPUzs kurser bedriver en viss verksamhet genom att utarbeta systern för diarieföring

och dokumenthantering.

Ett numera allt oftare förekommande problem när det gäller datoriserade diarieföringssystem är att det saknas rutiner för hur uppgifterna skall avställas ur databaser, när de inte längre behövs i det dagliga arbetet. Kostnaderna for denna avställning är inte inräknade i de ursprungliga kalkylerna. Eftersom registrerings- och diarieforingsfunktionen är av stor betydelse för möjligheterna att styra arkivbildningen - b1.a. med hänsyn till att effektivisera gallringen - och att söka handlingar, kopplas arkivmyndigheterna så småningom in. Detta sker emellertid ofta först sedan systemet tagits i drift.

7.2.5 Förtecknande

Arkivförteckningen kan beskrivas som en systematiskt uppställd inventarieförteckning över ett arkiv. Dess främsta uppgift är att utgöra ett sökmedel för egen och annan förvaltning, för offentlig granskning och för forskning. Den är vidare ett kontrollmedel, som kommer till användning vid uppställning och omflyttning samt vid inspektioner och inventeringar av arkivet. Den fixerar slutligen den ur arkivbildningen framgångna ordningen inom arkivet. För-teckningar har också i takt med ökad användning av moderna medier kommit att få en större betydelse genom att den ger en överblick även över den information som bearbetas och förvaras utanför myndigheten.

Förteckningen kan inte redovisa alla enskilda handlingar i ett arkiv. Det som förtecknas är därför enheter (volymer), t.ex. band, arkivkartonger, mikrofilmrullar, upptagningar för ADB. Dessa enheter grupperasi serier.

En serie är en följd av handlingar, mellan vilka det finns en given 0rdning. Exempel på serier är Styrelseprotokoll, huvudböcker, veriñkationer. Ett arkiv består således av ett antal serier, som grupperas i arkivförteckningen enligt en s.k. förteckningsplan, ofta kallad allmänna arkivschemat. Enligt nu gällande föreskrifter indelas planen efter handlingarnas formella status. Inom varje serie redovisas de volymer, som serien består av. I fråga om t.ex. maskinlâsbar infomation är detta inte meningsfullt, eftersom de fysiska databärarna (magnetband, skivmin-

I dessa fall är därför nen osv.) ofta förändras bl.a. genom konvertering. av enbart serierna tillräcklig. Detsamma gäller utgallen redovisning

ringsbara handlingar.

med en översikt över seriestrukturer (in- Förteckningen kompletteras och en inledning, i vilken myndighetens verksamnehållsförteckning) och Översikter över handhet kortfattat beskrivs. Organisationsplaner

lingsflödet 0.d. kan biläggas.

olika förutsättningar för att be- Myndigheterna har självfallet mycket driva Vissa stora myndigheter har en egen arkivforteckningsarbetet. funktion med utbildad arkivpersonal. I andra fall läggs uppgiften på en t.ex. registrator. Det företjänsteman som har andra arbetsuppgifter, kommer också att lönebidragsanstâlld personal används för uppgiften.

skall årligen fullständigas med hänsyn till upp- Arkivförteckningar komna förändringar i arkivet. Myndigheternas kompetens på arkivomarkivförteckningens kvalitet. rådet påverkar självfallet

förteck- Arkivmyndigheterna kontrollerar i sitt löpande tillsynsarbete

ningslâget hos myndigheterna. De ger också vid behov råd och meddeskall också enlar utbildning om forteckningsarbetet. Myndigheterna ligt befintliga rutiner vart tionde år sända en kopia av sin förteckning Under 1980-talet har emellertid till arkivmyndigheten för granskning. av myndigheternas iörteckningar gått till på ett annorgranskningen lunda sätt. Enligt en av riksarkivet fastställd plan har man verksam- - sänt in sina förteckhetsvis - central, regional och lokal myndighet har erhållit

ningar samtidigt till resp. arkivmyndighet. Myndigheterna

en förhandsavisering om att inkrâvande skall ske. De har därigenom från denkunnat planera sitt arbete på ett bättre sätt. Erfarenheterna na samordning är till stora delar positiva.

för hur en arkivförteckning skall utformas bygger på före- Reglerna förändrats i sin prinskrifter från 1903, som senare byggts ut men inte har arkicipiella uppläggning. Som redovisas närmare på annat ställe ändrats kraftigt. Tidigare vens struktur under de senaste decennierna Nubestod arkiven som sällan förändrades. till stor del av fasta serier, i snabb takt. Även det ökade bemera ändras system och organisation

hovet av snabb och säker tillgång på information har gjort att arkivförteckningen inte alltid är ett effektivt instrument för olika användare. Föreskrifterna är alltför detaljerade och handlingar som tillkommit genom ADB-hanteringen âr svåra att förteckna. Riksarkivet arbetar därför med att utarbeta nya föreskrifter och råd om förtecknande av arkiv.

7.2.6 Beständighet

Reglerna om beständighet m.m. syftar till att säkerställa att information bevaras till eftervärlden. Skrivmateriel skall användas rationellt och ur arkivsynvinkel på ett ändamålsenligt sätt. Användningen av skrivmateriel regleras framför allt i skrivmaterielkungörelsen. Däri fastställs vilka krav som gäller för godkännande av skrivmateriel och i vilka fall godkända materiel skall användas. Varje år publiceras i SFS nr. 1 statens provningsanstalts kungörelse om godkända skrivmedel och reproduktionsmetoder m.m.

Det enda godkända underlaget i detta regelsystem är arkiupapper med olika gramvikt. Det innebär att ett stort antal underlag, plaster för kartor och ritningar, film, magnetband för ADB, videoband etc., inte är godkända som bestândigt material. Ett utvecklingsarbete pågår som syftar till att riksarkivet skall kunna utfärda riktlinjer for bruket av magnetband, film mfl. medier.

Skrivmaterielkungörelsen ger anvisningar om vilket papper som skall användas som arkivpapper och i vilket fall det skall användas. Även formatet regleras, den s.k. A-serien. Kungörelsen behandlar inte de .papperstypen s.k. brukspapper, som inte får användas till handlingar som skall bevaras. Det har visat sig svårt för handläggare och annan personal att skilja på alla olika papperskvaliteter. Även diskussionen kring användandet av s.k. miljövänligt, inte klorblekt papper, aktualiserar behovet av regler och normer för hur man skall förfara med brukspapper.

...M

och kartong är inte som underlag för skrivmedel, R itpapper godkända även om flera kvaliteter av lumppapper finns på marknaden. Möjligheför dessa medier undersöks for nårterna att utfärda kontrollmärkning har alltid varit med hänsyn till bevarande. Ritmateriel problematisk och har haft undanskymd plats i beständighetsfråståndighetskraven har utfärdat en generell dispens for ritfilm, silverrepgan. Riksarkivet och mikrofilmning. Stora byggen som t.ex. upproñlm, elstatkopiering förande av kärnkraftverk alstrar en mängd ritningar (hundratusentals som digital börjar också användas i till miljontals). Ny teknik lagring ritningssámmanhang.

fârgband, karbonpapper) skall Även skrivmedel (tex. pennor, färger, skrift Skrivare till datorer och olika koge beständig på rätt underlag. (reproduktionsmetoder) testas. pieringsmaskiner

Denna av användande av skrivmateriel inom den statliga reglering sektorn genom bestämmelserna av 1907 och 1964 har haft en påtaglig inom omeffekt. Trots detta finns mycket att göra för vidare utveckling rådet. Den snabba inom kontorsautomationen har medutvecklingen har svårt att tillämpa nu gällande föreskrifter. fort att myndigheterna De anses ålderdomliga och svåra att efterleva.

Bestândighetsfrågorna när det gäller nya medier är mer komplicerade Med nya medier avses t.ex. än for papper och beroende av fler faktorer. För ADB, flexskivor, ljudband, videoband. Desmikroñlm, magnetband sa medier är känsligare for fysisk påverkan. Det ställs också krav på dokumentation och lämplig struktur på informationen.

utrustning för De olika typerna av nya medier är beroende av särskild läsas. Inom ADB-området är målsättningen att data skall att kunna oberoende av tillgång till den utrustning och de kunna läsas och förstås informationen. Man måste vidare ha hjälpmedel som en gång skapade kännedom om hur informationen bearbetats och om dokumentationssyoch kodbeskrivningar. Man skiljer härvid stem samt register-g postmellan fysisk och logisk beständighet.

Magnetbandet är i dag det enda accepterade mediet när det gäller långsiktigt bevarande av maskinlâsbar information. Det är ett relativt sett billigt lagringsmedium och man har god kunskap om hur det skall hanteras. Den fysiska livslängden är beroende av olika faktorer som bandets kvalitet, lämpliga forvaringsbetingelser och vård. Informationen måste dock regelbundet kopieras över till nya band (i regel vart femte år). Härvid sker inga informationsforluster eftersom informationen lagras digitalt.

På film och ljud- och videoband ligger uppgifterna analogt lagrade, vilket medför informationsforluster vid varje generationskopiering. Liksom vad gäller magnetband är beständigheten av film och ljud- och videoband beroende på kvalitet, framställning, lämpliga lokaler och vård. Information på mikrofilm beräknas ha en livslängd på drygt 1 000 år efter kopieringar i flera led och med beaktande av läsbarhetsförsämringar.

Ljud- och videoband utgörs av magnetband. Ingen vet i dag exakt hur lång livslängd ljud- och videoband har. Praktiska erfarenheter har visat att ljudband har bibehållit en hög kvalitet under flera decennier. Preliminära resultat tyder på att videobanden är känsligare.

Flera av de krav som anges i riksarkivets olika författningar om mikrofilm och magnetband är i dag föråldrade. Den tekniska utvecklingen går snabbt och bestäms i huvudsak av vad som sker utomlands, frámsti USA och Japan. Nya medier introduceras och standarder antas utan att arkivintressena kan påverka dem. Det är därför nödvändigt att ny teknik provas utifrån olika arkivaspekter. Den tekniska utvecklingen bevakas genom deltagande i internationellt arbete, i olika standardiseringsorgan och genom litteraturbevakning. Riksarkivet har också uppdragit åt statens provningsanstalt att genomföra vissa tester.

7.2.7 Avlâmnande och förvaring av arkiv

hos myndighet som har Enligt nuvarande regler skall arkivhandlingar avlämnas vid den tidpunkt och i den riksarkivet som arkivmyndighet som överenskoms mellan myndigheten och riksarkivet. omfattning

hos myndighet som har landsarkiv som arkivmyndig- Arkivhandlingar när arkivhandlingarna är äldre än het skall avlämnas till landsarkivet, etthundra år.

och mikroñlm liksom handlingar som Upptagningar som magnetband inte kan vårdas sätt får avlämnas vid tidigare tidpå tillfredsställande Riksarkivet kan också föreskriva att arkiv i sådana fall skall avpunkt. lämnas till arkivmyndigheten.

med sin verksamhet skall, om inte Arkiv hos myndighet, sorti upphör avlâmnas inom tre månader efter verksamhetens annat föreskrivs, upphörande till arkivmyndigheten.

har inte tagit hänsyn till de ekonomiska konsek- Dessa leveransregler utan snarare till i vilken utsträckning arvenserna av överlämnande, kivbildarna har haft direkta behov av arkivmaterialeti sin verksamhet som riksarkiv och landsarkiv kunnat dispooch vilka lokalutrymmen nera.

Riksarkivet och landsarkiven förvarade 1959 ca 80 000 hm, 1970 ca

hm. och 1986 ca 263 000 hm. Härtill kan

130 000 hm, 1981 ca 220 000 i Stockholm och Malmö. Vidare läggas ca 50 000 hm hos stadsarkiven fin. ca 10 000 magnetband for ADB, ca finns hos arkivmyndigheterna etc. Tillväxten hos riks- 100 000 rullar mikroñlm, videoband, ljudband har således varit våldsam under de senaste decenarkiv och landsarkiv Vid den stora utlokaliseringen av centrala verk från Stockholm nierna. Flera landsarkiv har aktivt vertog riksarkivet emot stora leveranser.

häradsrâtter/rådhusrätter/tingsrätter, pa-

kat for att länsstyrelser,

storsâmbeten etc. skulle avlämna arkiv i förtid. Även vid omorganisa-

men där verksamheten tioner av eller vid namnbyten på myndigheter, fortsatt, har leveranser till arkivmyndigheterna ägt rum.

Det kan också konstateras, att det, trots den stora utbyggnaden av riksarkivet och landsarkiven under de senaste decennierna, på flera ställen nu saknas arkivlokaler.

Arkivlagda handlingar skall så snart som möjligt överföras till definitiva volymer. Förvaringi gañelpärmar, plastfickor, vertikalskåp och liknande är både dyr och utrymmeskrâvande och kan dessutom skada handlingarna. För ett rationellt utnyttjande av dyra arkivlokaler måste man använda forvaringsmedel som ger ett bra skydd, tät medger packning och är billiga. Korrekt utförd bindning fyller dessa krav men anses dyr. Däremot uppfyller inte alla typer av kartonger och enklare bindningsmetoder kraven på hållbarhet och skydd för handlingar som skall bevaras under lång tid. Bindning har också en annan fördel, nämligen att handlingarnas ordning fixeras. Riksarkivet har i flera fall medgivit att billigare och enklare bindningsmetoder får användas.

Olika slag av kartonger, aktomslag, kartomslag m.m. måste anpassas efter materialet och får inte skada handlingarna. De får inte innehålla syror eller andra skadliga ämnen.

Nya produkter utvecklas i snabb takt och marknadsförs i Sverige. Hittills har endast ett fåtal av dessa testats. Den enklaste testningen, som en PH-mâtning, kan utföras av riksarkivet medan mer kvalificerade tester hittills oftast har utförts av statens provningsanstalt. Samma förhållande gäller även förvaringsmedel för film och magnetband, där riksarkivet bedriver ett utvecklingsarbete tillsammans med provningsanstalten.

De olika slagen av arkivhandlingar skall förvaras i en lämplig rumsmiljö avseende klimat och skyddas mot skada genom fukt och brand. De skall vidare förvaras på ett sådant sätt att de är oâtkomliga för obehöriga. Målsättningen är att allmänna handlingar skall förvaras på ett sä- I kert sâtt var de än finns.

Förslag till ny- och ombyggnad av arkivlokal och förhyrningar skall underställas arkivmyndigheten. Vid denna granskning tar man hän-

byggnadens konstruktion och i vilken omgivning den ar belasyn till gen. Arkivlokalerna hos myndigheterna kan i regel delas i två kategorier: nârarkiv, där mer aktuella handlingar förvaras, och centralarkiv, förs sedan de förlorat sin direkta aktualitet. dit handlingarna

Förvaringen av pappershandlingar innebär i regel inte nâgra tekniska om hur pappersmaterial skall förvaproblem. Man har goda kunskaper ras. Däremot bristen på arkivlokaler ett problem. Kostnader for utgör ombyggnad är hög, medan nybyggnadskostnaden inte skiljer sig speciellt från annan byggnadsproduktion (ett av skälen for arkivmyndigheternas Kostnaderna for att bygga nya lokaler elförhandsgranskning). ler för att bygga om befintliga utrymmen är oftast mycket höga. Arkivlokalfrågan får också ofta konkurrera om medel med myndighetens mer direkta operativa verksamhet. I betänkandet Samhällets arkivproblem (Ds U 1981:21 s. 40) angavs att följande genomsnittliga hyresnivåer gällde

Krjm?

De årliga driftskostnaderna for Förvaring av en hyllmeter uppskattades till Kia/hm Kr./hm (fasta hyllstâll) (tâtpackning) äldre lokaler 30 15 lokaler byggda under 1970-talet 80 40 lokaler 136-180 70-80 nybyggda

De beräkningar rörande arkivlokalkostnader, som jag har tagit del av, visar att kostnaderna fortsatt att stiga. Detta förhållande är särskilt markant i storstadsregioner.

Man vet i dag rätt väl under vilka betingelser mikroñlm och magnetband skall förvaras. Det kan konstateras, att arkivlokaler för förvaring av dessa medier är dyra i byggnation och drift till följd av kraven på stabilt klimat och hög säkerhetsnivå. Den kortsiktiga förvaringen av magnetband och andra upptagningar för ADB äger ofta rum där driften sker, dvs. i datorhallar och kontorsmiljö. Hår arbetar man med olika system för att undvika informationsforluster. I korttidsperspektivet finns således som regel möjlighet att rekonstruera data, som av en eller annan orsak går förlorade.

Förutom kraven på klimatlokaler och vård har utdragsskyldigheten beträffande personregister medfört att arkivbildarna snarast vill avhända sig den del av sitt arkivmaterial, som består av magnetband och som skall bevaras långsiktigt. En praxis har utvecklats med stöd av de ändringar i regelsystemet som företags med anledning av dataarkiveringskommitténs betänkande. Riksarkivet har från samtliga civila statliga myndigheter tagit emot stora leveranser av magnetband och mikrofilm.

7.2.8 Standardisering

Standarder fyller en viktig roll i arkivsammanhang. Standardformat for papper har skapat förutsättningar för enhetlighet vad gäller förvaringsmedel, hyllutryzmnen m.m. Standarder ger vidare bättre möjligheter för utbyte av information. Inom ADB-området är de en förutsättning for att kunna bevara och i en framtid använda data.

Två instanser i Sverige arbetar med att ta fram standarder av betydelse for arkivområdet standardiseringskommissionen, som ger ut svensk standard och tekniska rapporter (samtliga sektorer), och Statskontoret, som fastställer tekniska normer och ger ut standardiseringsinformation (statliga sektorn). bedrivs Standardiseringsarbetet också på flera ställen. Alla standarder utgör endast rekommendationer och det finns alltså inga krav på att följa dem. Det finns olika betyper exempelvis träffande mâtt, egenskaper, teckenrepresentation, hantering, förvaring av t.ex. film och magnetband osv. De svenska standarderna till utgörs huvuddelen av översättningar av internationella som fastställs sådana,

av det internationella standardiseringsorganet ISO. Tekniska normer ansluter ibland till svenska standarder och kompletterar eller preciserar dessa.

Det finns f.n. en rad standarder som rör pappers- och mikrografiområdena. Man kan säga att standardiseringsarbetena inom dessa områden har nått nivå och att arbetet därför inte här bedrivs med en acceptabel samma intensitet som tidigare. Huvuddelen av standardiseringsområdet år i dag inriktat på ADB-området. Det gäller frågor, som berör medierna som sådana, främst om flexskivor och datastrukturer (dvs. filformat, labelformat osv.), om hur systemutveckling skall bedrivas och hur dokumentation skall utformas. Dessa har i flera fall en stor betydelse for hur arkiven formas och for arbetet inom arkivsektorn. Det är därför väsentligt att man från arkivsidan deltar i arbetet med att utveckla nya normer så att arkivvården på olika plan inte fordyras eller försvåras. Standardiseringsarbetet är ofta en långsam och tidskrävande process med många olika intressenter.

7.2.9 Arkivvårdens organisation

beroende m.m. Den stora volymtillväxten, komplexibeten på ny teknik har ställt de statliga myndigheterna inför nya och ökande krav under de senaste decennierna. Olika användares behov av snabb tillgång till information utsätter service för också myndigheternas på arkivområdet stora påfrestningar. Samtidigt har många omorganisationer ägt rum, vilket också påverkar arkivvården. De arkivbildande myndigheterna har kostnader for sin arkivfunktion. Det är dock svårt att isolera dessa arkivkostnader hos arkivbildarna. Nedan anges de kostnadsbärande moment kan i myndigheternas arkivvård. som generellt sägas ingå Under kostnadsslag såsom handläggning, samordvarje moment ingår ning, utredningar, utbildning och uppdatering av regler.

1. Materialkostnad (krav som följer på skrivmaterielkungörelsen) - 2. Aktrensning 3. Sökning, tillhandahållande 4. Arkivlággning

5. Förtecknande 6. Gallring 7. Lokalkostnader för nârarkiv och centralarkiv (inkl. städning) 8. Avlåmning till arkivmyndighet (nedpackning, transportkostnader, uppackning) för myndigheter under riksarkivet.

Kostnaderna for ovan angivna moment inom statsförvaltningen kan uppskattas till belopp i storleksordningen flera hundra miljoner per år enligt en modell som tagits fram av statskontoret.

Myndigheterna har hittills strävat efter att sänka sina kostnader for arkivvården genom olika åtgärder. Rationella rutiner och ökad gallring är exempel på ett par sådana åtgärder. Ett annat sätt är att leverera arkivmaterial till arkivmyndigheten. Nedan angivna hårt schabloniserade bilder kan illustrera problemet.

Användningsfrekvens

Förvaltningens användning

Den akademiska forskningens användning

Kulturell användning inkl. amatörforskning 10 20 30 40 år

ifrågasatt leverans. tillfälle

Nar arkivlokalerna är fulla, står myndigheterna inför valet att hyra en leverera materialet till sin arkivmyndighet, i de fall arny lokal eller

kivmyndigheten har möjlighet att ta emot materialet.

Antal hyllmeter

Tillväxt r Tillgängligt f , * utrymme l , (acoessions i g utrymme) i p f _ f

Tillväxt hos arkivbildarna Tui

I

I II I I

10 30 40 år ag 20 ;n Förhyrning av ny lokal

När direkta behov av materialet har minskat kraftigt, myndighetens bör behålla materialet eller lämna detuppstår frågan om myndigheten oftast inträffar detta efter 20-30 år. ta till sin arkivmyndighet;

I mina har det visat myndigheter har undersökningar sig att många små eller för pappershandlingar. För film och inga accessionsutrymmen ADB-band har endast ett fåtal myndigheter sådana lokaler.

stora centrala har i dag anställt personal med ut- Många myndigheter inom arkivområdet for att effektivt kunna hanbildning och kompetens Det har under det senaste decenniet varit en martera sina arkivfrågor. anställer arkivarier. De flesta kant utveckling mot att fler myndigheter lokala och små eller medelstora centrala myndigheter sakregionala, nar dock alltjämt i dag sådan personal. De förlitar sig ibland på lönebisom oftast ägnar sig åt arbete i centralarkivet. Hjälp dragsanställda kan ges från vissa centrala åmbetsverk.

Stora insatser utbildning få en bättre arkivgörs också for att genom Sådan sker fortlöpande men år särskilt nödvändig vid vård. utbildning

stora organisationsförändringar med åtföljande nya arkivföreskriñer om fortecknande, gallring etc. En viktig målgrupp är registratorerna som hos många myndigheter har ansvaret for arkivvården. Inom detta område samarbetar myndigheterna ofta med arkivmyndighetema och SIPU.

Samarbetet mellan arkivmyndigheterna och myndigheterna har förbättrats under senare år. Inte minst har detta skett genom de olika projekt, som har drivits inom en rad sektorer, och den forteckningsgranskning, som har ägt rum. Ett klarare ansvarsforhållande har utvecklats mellan parterna, där arkivbildarna i allt högre grad tar ansvaret for sin arkivvård och arkivmyndigheterna ägnar sig åt tillsyn och rådgivning.

7.3 Kommunala myndigheter

7.3.1 Allmänt

Kommunen är en organisation som har byggts upp for att på olika sätt hjälpa kommuninvånarna och underlätta for det gemensamma samhällslivet. Traditionella uppgifter har varit undervisning, fattigvârd, socialvård och sjukvård.

Den kommunala självstyrelsen fick sin nuvarande form genom 1862 års kommunalförfattningar. Den utövas på lokal och regional nivå genom kommuner och landstingskommuner.

Kommunerna har numera ansvaret for många av de funktioner som direkt påverkar den enskilde. Några viktiga områden är fysisk planering, bygglov, socialtjänst, grundskola och gymnasium samt miljö- och hälsovård. Vid sidan om den obligatoriska verksamhet som regleras i lag görs viktiga insatser bl.a. inom kultur- och fritidssektorn som grundar sig på kommunernas frivilliga åtaganden. » ... Landstingens uppgifter var från början koncentrerade till hälso- och .sm sjukvården. Deras uppgifter har ökats då de nu är huvudmän för viss

och kulturverksamhet och delar ansvaret med staten för de utbildning Många landsting ombesöijer också kolregionala utvecklingsfonderna. lektivtrañken.

av uppgifter mellan staten, landstingen och kommunerna Fördelningen har sedan Huvudtendensen har varit att uppgifter

förändrats 1862.

förts över från statliga myndigheter till kommunala. Även detta har bitill att kommunernas och landstingens andel av samhällsverkdragit samheten har växt kraftigt, speciellt under de senaste decennierna.

7.3.2 Organisation

Den kommunala utgick 1862 på landsbygden från socknarindelningen na. Städer med visst lokalt självstyre fanns sedan gammalt men de erhöll nu en mera Landstingskommunernas omenhetlig organisation. råden kom i stort sett att sammanfalla med länen.

Medan förvaltningsområdet: närmast förblivit oförändralandstingens de, har kommunernas antal förändrats drastiskt sedan 1862 genom de olika kommunreformerna, främst genom 1952 års och 1971-74 års reformer. Resultatet har blivit att det f.n. finns 284 kommuner. Sammanslagningar och delningar har kraftigt påverkat arkivbildningen.

Kommunernas verksamhet seoch landstingskommunernas regleras Verksamheternas fordan 1977 av en gemensam lag, kommunallagen. mella är relativt likartade. En* beslutande församling, uppbyggnad kommunfullmäktige resp. landsting, fastställer budget och ger ramar för verksamheten. Denna församling utser också en styrelse, kommun- Vid sidan härav finns olika fackstyrelse resp. förvaltningsutskott. námnder. Vissa av dessas verksamheter regleras i lag. Det gäller exemoch det sociala området. och nämnder har det pelvis skolan Styrelser ansvaret inom sitt verksamhetsområde och detta gäller även politiska V för arkivvården.

âr arkivvârden en rent kommunal angelägen- Enligt kommunallagen inte finns i annan lag. Sådana bestämmelbet, sålänge bestämmelser

ser är emellertid sällsynta (jfr socialtjänstlagen och patientjoumallagen). Kommunfullmäktige och landsting utfärdar enligt kommunallagen ett arkivreglemente, som reglerar arkivvården for kommunens nämnder och styrelser. Nämnderna har ansvaret for sina arkiv intill dess att handlingarna överlämnas till ett centralarkiv, vanligen benämnt kommun- resp. landstingsarkivet. Kommunarkivet, ibland kallat stadsarkivet, lyder normalt under kommunstyrelsen, medan landstingsarkivet brukar vara en enhet under forvaltningsutskottet.

Riksarkivet utfärdade 1978 på regeringens uppdrag normalreglementen for kommuner och landstingskommuner. Dessa har sedermera antagits av de flesta kommunfullmäktige och landsting. il Kommun- och landstingsarkivet har i många fall även andra uppgifter, Z I -2 t.ex. att ge råd till de kommunala myndigheterna i arkivfrågor och be- .l x i reda gallringsärenden. v:

Antalet arkivarier (arkivforeståndare) hos kommuner och landsting har ökat kraftigt under senare år.

Kommuner med arkiv- 1974 1980 1987 föreståndare eller motsvarande Kommuner 98 (35 %) 158 (57 %) 199 (70 %)

Hos landstingen är utvecklingen likartad. Hos dessa fanns det, journalarkiven borträknade, följande antal anställda med arkivutbildning.

1974 1980 1987

Arkivanställda ca 10 ca 25 ca 45

Endast två landsting saknar i dag arkivutbildad personal.

Källa: Kommunarkivutredningen, uppgifter från kommunförbundet och Föreningen arkivverksamma i landsting och kommuner. ,nu m., ...n

ma-møae-_ua-øtø.

och tjânstestâllning varierar i hög grad. I många små kom- Utbildning muner sköts kommunarkivet av en person som har övergått från annan och som har fått en kortare utbildning. I de större komverksamhet leds verksamheten ibland av arkivarier som munerna och landstingen har akademisk utbildning i vilken ingår arkivkunskap.

7.3.3 Mängd och tillväxt

En undersökning av bestånd och tillväxt hos kommuner preliminär av Svenska kommunförbundet 1985. Enligt denna kan den samgjordes lade hos primärkommunerna uppskattas till ca 300 000 arkivvolymen bruttotillväxten till ca 25 000 hm att jämföras med hm och den årliga for staten statliga sekca 1 400 000 hm resp. 100 000 hm for den civila torn.

För landstingen finns närmare uppgifter endast för bestånden av patientjournaler inom hâlso- och sjukvården. Dessa uppgifter togs fram och avser 1980. Bestândet beräknades då omfatav journalutredningen ta ca 210 000 hm medan tillväxten uppskattades till ca 12 000 hm/âr. materialet kan nu beräknas uppgå

Det totala landstingskommunala

till 300 000-350 000 hm.

arkivmassan hos kommuner och landsting uppgår till ca Den samlade 600 000 hm och torde årligen växa med 40 000-50 000 hm fore gallring. Samtliga uppgifter avser pappershandlingar.

i den kommunala verksamheten har datoriserats. I En lång rad rutiner om generella som utvecklades och början rörde det sig främst system, administrerades av servicebyråer, i första hand Kommun-Data. Vissa av de stora kommunerna byggde på ett tidigt stadium upp egna datacentraler och utvecklade Under det senaste decenniet har egna system. det skett en snabb utveckling mot decentraliserad ADB-användning. har en lång rad nya användningsområden tillkommit som Därigenom elev- och patientregistrering och diarieföring, planering och byggande, socialtjänst.

Mikroñlm används i stor utsträckning inom kommuner och landsting. Detta gäller både ñlmning av pappershandlingar och utdatamikroñlm (COM-film). Det âr främst tre typer av handlingar som filmas för närvarande, byggnadslovshandlingar, veriñkationer och patientjournaler. COM-film tas ut från de generella ekonomi- och personaladministrativa systemen.

Att ange några siffror beträffande tillväxt och omfattning av nya medier inom den kommunala sektorn är knappast meningsfullt. Det torde inte innebära några större svårigheter att ta hand om material som _ skall bevaras. Vissa kommuner har byggt egna klimatarkiv, andra hyr

kommunala arkiv eller _m_

in sig hos servicebyråer eller andra hyr utrymme hos landsarkiv.

7.3.4 Arkivverksamheten

och diariefö- ,l Vad som sagts i avsnitt 7.2 om arkivbildning, registrering ring, rensning, gallring, beständighet, förvaring, standardisering gäller även i princip för den kommunala sektorn. Här redovisas endast vad som är särskilt utmärkande För denna.

Kommun- eller landstingsarkivets personal arbetar aktivt med olika arkivfrågor hos förvaltningarna. Enligt det arkivreglemente som de flesta kommuner och landsting antagit skall varje myndighet utse en arkivredogörare för det löpande arbetet med arkivet.

Enligt reglementet skall en arkivhildningsplan (arkiveringsplan) upprättas för varje myndighet. Planerna upprättas och revideras i regel av förvaltningarna själva i samarbete med kommunarkivet. Arkivbildningsplanen omfattar endast det aktuella materialet hos förvaltningarna. Arkivförteckningen upprättas och förs ofta i kommunarkivet och innehåller då endast de handlingar som levererats dit. Den omfattar normalt inte gallringsbart material.

eller om inte annat Beslut om gallring fattas av resp. styrelse nämnd, foreskrivits i lag. I ett fåtal kommuner har ratten att besluta i gall-

ringsfrågor centraliserats.

1984 finns för kommunala arkivfrågor med Sedan en samrådsgrupp och Svenska komrepresentanter För riksarkivet, Landstingsförbundet allmänna råd och behandlas frâgor i munförbundet. Inom den utarbetas arkivvârden i landsting och kommun. Kommunerna övrigt som gäller utfärdade allmänna råden. Gallringen har följer ofta de av riksarkivet normalt till att omfatta handlingar efter 1952. Det totala begränsats 1863-1952 10 % av de kommunala arkiven. beståndet utgör endast

arkiven innehåller information av betydelse för all De kommunala Flera av de serier, som bedöms vara av stort värde för slags forskning. och för möjligheterna att utveckla välden akademiska forskningen Som exempel serier färdssamhâllet, är mycket omfângsrika. på sådana kan nämnas och socialakter. Flera olika utredningar patientjournaler har också behandlat av dessa material antingen direkt eller gallringen sammanhang (för en utförlig beskrivning se sesom en del i ett större nast Arkiv för individ och miljö. SOU 1987:38).

Ytterst få ADB-register bevaras i maskinläsbar form. När det gäller har datainspektionen ansett att dessa personregister enligt datalagen, till om de skall bevaras. I vissa fall skall avlämnas arkivmyndighet, ett bevarande över huvud taget. Flera motsätter sig datainspektionen av de kommunala har varit aktuella i särskilda regipersonregistren

sterlagar.

en stark strävan hos kommuner och landsting att förvara Det har varit sina arkiv mellan olika kommuner och landsting hos sig. Skillnaderna kan dock vara I många fall förfogar man över bra lokaler betydande. I andra fall kan arkivbestånden med tillräckliga accessionsutrynunen. kvalitet. vara splittrade på ett flertal depåer av skiftande

har låtit lokaler för Flera kommuner och landsting anlägga lämpliga utrymme hos förvaring av nya medier. I många fall hyr kommunerna riksarkiv eller landsarkiv. Det har tiservicebyråer, andra kommuner,

digare förekommit att ñlm forvarats i dåliga lokaler, varvid mikroñlm har skadats eller förstörts.

Den kommunala verksamheten omfattar en stor och växande andel av den offentliga sektorn. Under senare år har många kommunarkiv även börjat ta emot enskilda arkiv - foretagsarkiv, personarkiv, foreningsarkiv - som har anknytning till den egna regionen. De kommunala arkivinstitutionerna innehåller stora mängder information som är viktig for såväl hembygds- och släktforskning som akademisk forskning (historia, ekonomisk forskning, Statskunskap, kulturgeograñ, sociologi, pedagogik, medicin, miljöforskning etc.). De kommunala arkivens betydelse kommer med säkerhet att öka. Den samverkan med andra arkivsektorer, som sker på flera håll, bidrar till detta.

De kommunala arkivens å bästa hjälpmedel utgörs av arkivforteckningarna. Vid fortecknandet använder så gott som alla kommuner och landsting principer som motsvarar dem som används inom den statliga sektorn. Förteckningarna omfattar dock oftast enbart de till kommunarkiven avlämnade handlingarna. Hos vissa kommunarkiv finns dessutom olika slag av sökregister.

Flera kommunarkiv, framför allt de större, har egna forskarsalar eller forskarrum med referensbibliotek och har tillgång till personal, som kan ge användaren en viss service.

Kunskapen om de kommunala arkiven år i allmänhet dålig, vilket medför ett lågt utnyttjande. Undersökningar tyder på att forskarna inte utnyttjar det kommunala materialet i kommunarkiven eller hos dem förvarat enskilt material i den utsträckning som man skulle kunna tro. Flera forskare och utredare använder dock materialet hos de kommunala myndigheterna, dvs. innan det har lämnats till kommunarkivet. Möjligheterna att föra ut eller marknadsföra materialet har också varit begränsade. Ibland har det hävdats att kommuner och landsting inte har något ansvar for att bevara källmaterial åt professionell forskning utan att detta är en statlig uppgift. Under senare tid har dock en mrândrad attityd börjat märkas. Detta har inneburit ett ökande intresse

att bevara källmaterial och att på olika sätt söka förbättra tillgäng- “

ligheten.

och kommunhistorisk forskning inrättades redan För att främja stadsav dåvarande Svenska stadsförbundet . 1919 stadshistoriska institutet kommunförbundet har under de senaste decennierna satsat yt- Svenska bl.a. för utgivning av arkivaliskt terligare resurser på verksamheten, källmaterial.

arkivvården har i ett nyligen redovi- Kostnaderna för den kommunala Arkiv för individ och miljö, uppskattats till ca 75 milj. sat betänkande kr. och ungefär det dubbla för landstingskomfor primärkommunerna svårt att särskilja kostnaderna för munerna. Vanligen är det emellertid I en av rikets större kommuarkivvården i den kommunala budgeten. den centrala arkivfunktionen, som är personellt och lokalmäsner drar som understiger 0,7 promille av kommusigt väl uppbyggd, kostnader, nens totala ekonomiska omslutning.

7.4 Enskilda arkiv

7.4. 1 Allmänt

Enskilda arkiv kan delas in i flera olika huvudgrupper enligt följande: arkiv efter föreningar och person- och släktarkiv, gårds- och byarkiv, Strukturen och innehållet i dessa organisationer samt Företagsarkiv. arkiv växlar. För arkivbildningen gäller inte de lagar och bestämmelinom den offentliga sektorn. Stora informationsforluster ser som finns insatser håll för att sker därför samtidigt som viktiga görs på många håll sökt tillmotverka dessa. Av tradition har man också på många för den offentliga sektorns lâmpa samma system som ligger till grund hantering av arkiv.

Vad som beskrivits under 7.2 om arkivhildning, förtecknande, gallring, och Standardisering har alltså i princip sin gilbestândighet, förvaring

tighet även for enskilda arkiv, varför denna beskrivning inte upprepas här.

7.4.2 Person- och släktarkiv

Arkivtypen är unik i flera avseenden. En människas papper är vederbörandes privategendom och i hög grad präglade av den enskilda människans lâggning, ställningi samhället osv. De flesta arkiven är av blygsam omfattning. Politikers och vetenskapsmäns arkiv kan emellertid i sällsynta fall uppgå till många tiotal hyllmeter. Olika släkt- och godsarkiv kan uppgå till hundra hyllmeter men sällan dâröver.

Samlandet av personarkiv har mycket gamla traditioner. Riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven, vissa enskilda arkivinstitutioner såsom folkrörelsearkiv och foretagsarkiv samt olika bibliotek har under lång tid samlat in olika personarkiv. Vid flera tillfällen har försök till arbetsuppdelning mellan arkivinstitutioner, olika bibliotek och museer orts. Arbetsuppdelningen arkivinstitutionerna emellan fungerar tillfredsstállande.

Läget är i dag att de vetenskapliga biblioteken genom sina handskriftsavdelningar koncentrerar sig på arkiv inom den s.k. kultursektorn (forfattare, konstnärer, kompositörer, musiker etc.) och på arkiv efter universitetslârare, vissa grupper av forskare samt präster.

Flera av de större centrala museerna som nordiska museet, nationalmuseum, tekniska museet har samlat in betydande bestånd av personoch släktarkiv men spelar nu en mer passiv roll än tidigare. De regionala och lokala museerna visar en växlande ambitionsnivå. Museema har ofta satsat resurser på bildsidan där man i dag har byggt upp en hög kompetens.

Under senare tid har en rad andra institutioner tillkommit som intresserar sig for arkiv rörande ämnesområden som järnvägar, barnböcker, cirkus, arkitektur.

Riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven samlar in och tar emot person- och släktarkiv som inte tas emot av annan institution. Gränsdragde tre förstnämnda institutionerna sker i princip efter ningen mellan av det statliga arkivmateriasamma grunder som reglerar förvaringen över enskilda arkiv har riksarkivet den let. Genom sitt nationalregister bästa överblicken över de olika arkiven och söker uppnå bästa möjliga och släktarkiv. En väsentlig uppgift år att placering av olika personverka för samordning och samarbete mellan olika intressenter.

det ibland konkurrens om person- och släktarkiv, och Tidigare förekom placeringar av sådana ardet finns flera exempel på mindre lämpliga förhållande mellan de inkiv. I dag råder i stort sett ett mer avspänt institutionerna. Det ökade samarbetet har bidragit till att förblandade bättra En viss konkurrens kan dock bli fallet med de nya bevakningen. mer ámnesinriktade institutionerna.

och släktarkiven hittills en mindre del Omfångsmâssigt utgör personarkivinstitutionerna. En redovisning av bestånden hos hos de olika och landsarkiven i avsnitt 7.5.3. Materialet har riksarkivet ges nedan delvis ändrat karaktär. Nu följer ofta bilddokumentation (foton, filmer, med arkiven. Även finns i ökande grad. videoband) ljudupptagningar av andra medier än de konventionella pap- Förvaring och registrering pershandlingarna ställer institutionerna inför nya krav.

arkiven och i företagsarkiven innehåller oer- Materialet i de offentliga att belysa olika skeenden. Person- och släktsättliga uppgifter ägnade

sorts information och kompletterar därför de

arkiven ger i regel annan Man kan dessa arkiv komma männiandra typerna av arkiv. genom tankar, överväganden, skan in på livet och få en bild av hennes känslor, Härigenom kan spelet bakom kulisserna på olika plan motiveringar. belysas från den enskildes synvinkel.

ett viktigt underlag för olika Personarkiven har under lång tid utort

Förenklat kan har bred-

kategorier av användare. sägas att intresset personers handlingar dats från en ensidig inriktning på betydelsefulla - till ett begagnan- - främst utnyttjade av den akademiska forskningen människors olika sociala förde av personarkiv som belyser vanliga

hållanden. Här har hembygds- och släktforskning spelat en betydande roll. Arkivens ändrade utseende - att bild- och ljuddokumentation tillkommit - bidrar till en ökad användning.

Karaktåren på person- och släktarkiven gör att de trots ringa omfattning är mycket resurskrävande. I fråga om andra arkivtyper kan man beroende på deras struktur av fasta serier - ofta nöja sig med enbart en arkivforteckning. När det gäller person- och släktarkiv måste man ordna och forteckna materialet med beaktande av olika proveniensproblem (ett gods- och släktarkiv på ca 75 hm kan bestå av flera hundra arkivbildare). Redovisningen måste bli synnerligen noggrann då andra sökmedel (liggare, diarier) oftast saknas. Det är ofta nödvändigt att upprätta brevskrivarregister. I annat fall är det så gott som omöjligt att utnyttja informationen (jfr ett uppslagsverk utan register). För dessa arbeten krävs en hög både arkiv- och forskarkompetens.

7.4.3 Gårds- och byarkiv

Gårdsarkiven kan omfatta arkiv alltifrån de stora godskomplexen i historisk tid med egna godskontor som en slags koncernforvaltning till mindre gårdar. Byarkiv kan innehålla dels gamla tiders bykistor dels arkiv efter sena tiders foreningsliknande bysatsningar.

- De stora gårdsarkiven är ofta omfattande och kan delas in i två grup- I per. Den ena är inte sällan sammanvâvd med släktarkiven och ingår då i de stora slottsarkiven; den andra är yngre med handlingar från 1800och 1900-talen, oftast räkenskaper och juridiskt-ekonomiskt material,

-v:;.«›;-a_:-yv2.-:v-.szezøsuxiøim-.aøvr

som närmast kan liknas vid foretagsarkiv.

Bondgårds- och byarkiven är mindre omfattande.

Arbetsläget beträffande de äldre godsarkiven påminner mycket om det som gäller for person- och släktarkiv, medan situationen i fråga om de yngre stora gårdarna erinrar om foretagsarkiven. Läget for byalagsarkiven liknar organisationsarkivens. 0

intressenterna beträffande insamling och förvaring år De huvudsakliga olika arkivinstitutioner och museer. Mycket talar för att museernas roll kommer att minska vilket medför ett ökat tryck på arkivinstitutio-

nerna.

informationsmässigt ett mellanting mellan Gârds- och byarkiven utgör och släktarkiven och företags- och föreningsarkiven. De innepersonhåller material av intresse för ekonomisk-historisk, bebyggelsehisto- Den växande hembygds- och risk, topografisk och etnologisk forskning. använder i stor utsträckning detta material. släktforskningsrörelsen

7.4.4 Arkiv efter föreningar och organisationer

leder sitt ursprung tillbaka till 1800- Det svenska föreningsväsendet hälft. fram till dagens av föreningar och ortalets första Utvecklingen starkt samhälle omfattar såväl framväxten av de ganisationer präglade klassiska folkrörelserna (ar-betan, frikyrko- och nykterhetsrörelserna) som andra .sammanslutningar (idrottsrörelsen, jordbrukets föreningsrörelse, kooperationen, olika tjänstemanna- och arbetsgivarorganisaoch kvinnorörelsen). Under senare år har tioner, folkbildningsrörelsen

som miljö-, handikapp-, invandrar- och pensionärsorgani-

nya rörelser tillkommit. Särskilda har skapat nya rörelser -ibland sationer frågor - som Vietnamrörelsen och Folkkampanjen mot av temporär natur kärnkraft.

Dessa föreningar och organisationer har redan från början avsatt arkiv- Skillnader mellan de äldre arkivens inbundna ofta handhandlingar. skrivna serier av protokoll, matriklar, korrespondens och räkenskaper men är oftast skenbar. Inneoch dagens material kan synas betydande hållet och stommen i arkiven är i stort sett samma. Skillnaden betingas och användningen av ny teknik. Så kunde av informationsexplosionen via manuellt förda kortman t.ex. tidigare följa medlemsutvecklingen i ett direktaccessminne och register, medan medlemsregister nulagras listor endast tas ut vid behov.

I och med att man alltmer insett betydelsen av arkivmaterial från folkrörelsesektorn, har mangjort stora ansträngningar för att bygga upp en organisation som kan ta hand om och levandegöra detta material, såväl på riksplanet som regionalt och lokalt.

På riksplanet har flertalet riksorganisationer sina kanslier förlagda till Stockholm. I många fall förvarar man fortfarande de äldre arkiven. Man har också skapat egna arkivinstitutioner.

Den största och äldsta av dessa är Arbetarrörelsens arkiv. Bestånden utgörs av fackliga och politiska organisationsarkiv från hela den svenska arbetarrörelsen. Man har också en rad betydande personarkiv. Sammantaget utgör beståndet ca 4 000 hm, vartill kommer en stor fotosamling om mer än 100 000 nummer. Biblioteket omfattar ca 100 000 volymer. Man bedriver en aktiv fältverksamhet gentemot de olika förbunden inom rörelsen. Antalet besök per år till arkivet och biblioteket uppgår till 3 000-4 000. Personalstyrkan uppgår till 30 anställda, varav en tredjedel lönebidragsanställda. Institutionen fick för budgetåret 1986/87 ett statligt stöd på 1 795 000 kr. vilket utgör ungefär en tredjedel av omslutningen.

Som en motsvarighet till Arbetarrörelsens arkiv vad gäller dess åtaganden inom LO-sektorn finns sedan 1984 Tjänstemannarörelsens arkiv och museum (TAM). Denna institution skall tjänstgöra som arkivfunktion och arkivdepå centralt för tjänstemannarörelsen. Man har för närvarande ca 2 000 hm och en personal på 5 personer. Det statliga stödet förutom bidrag till beredskapsarbetare - har givits i form av särskilda beviljningar om sammanlagt 1 300 000 kr. vid tre tillfällen. -›, Sveriges riksidrottsförbund har sedan 1977/78 en arkivfunktion och de- , _ på i Idrottens hus. Arkivfunktionen skall också verka för ,_ (två personer) en rationell arkivhantering hos de olika specialförbunden och Sveriges

--_r-::;n*;.-_»,-;-.

olympiska kommitté. I centralarkivet förvaras för närvarande 1 100 hm.

Kooperativa förbundet (KF) har en kombinerad arkiv- och biblioteks-

ézuaøma-mwzørstr-;yácc

enhet (6-7 personer). Arkivmaterialet utgörs av nedlagda konsumför-

eningars arkiv (ca 500 hm) och av KFzs eget arkiv. Materialet är till stor del mikrofilmat.

Även Lantbrukarnas riksförbund (LRF) har en kombinerad arkiv- och biblioteksfunktion (sex personer). Den fungerar både som arkivdepâ och arkivfunktion for de olika företagen och föreningarna inom sektorn.

Svenska missionsforbundet har sedan 1961 en särskild arkivenhet. Man samlar in material - häri ingår även ett omfattande bildmaterialmed anknytning till missionen och ger i viss utsträckning råd i arkivfrågor. Äldre arkiv levereras successivt till riksarkivet.

Riksarkivet är en av landets största depåer för folkrörelsearkiv. Man tar som deposition emot arkiv från organisationer på riksplanet. Pâ detta sätt har ett stort antal arkiv från nykterhetsrörelsen, frikyrkorörelsen, idrottsrörelsen tagits emot liksom från olika politiska partier, kvinnoorganisationer, hjälporganisationer, de förenade FNL-grupperna. Organisationsarkiven utgör i riksarkivet ca 6 000 hm. De är oftast fritt tillgängliga och presenteras i publikationen RA-nytt/Folkrörelsearkiven. Riksarkivets folkrörelseenhet (två personer) arbetar med att ge råd åt olika organisationer. Dessa insatser sker i form av konsulthjälp mot en fastställd avgift.

Folkrörelsernas Arkivförbund är en intresseorganisation i arkivfrâgor

för både och folkrörelsearkiven, framför folkrörelseorganisationerna

allt på utbildningssidan genom kursverksamhet och genom utgivning

av handböcker. Budgetåret 1986/87 utgick ett. statligt stöd på 65 000 kr.

folkrörelse- och På det regionala och lokala planet finns nu ett sextiotal arbetarrörelsearkiv. Fjorton av dessa är länsomfattande. Omfattningen

av personal på egen stat varierar liksom villkoren ekonomiskt i övrigt.

Stora insatser Kostnaderna för de

görs av lönebidragsanställd personal.

institutionerna allt med bidrag från länsomfattande täcks_ framför Lolandsting men även från kommuner och genom medlemsavgifter. varierar från 500 till 5 000 hm. Återstoden verkalsituationen kraftigt kar under skilda former ofta tillsammans med kommuorganisatoriska Den snabbt ökande av olika folkrörnala arkivinstitutioner. betydelsen

elsearkiv har medfört att staten har gått in med ett stöd som kanaliseras via riksarkivets enskilda nämnd. Stödet uppgick budgetåret 1986/ 87 till 1 120 000 kr. som går till de länsvisa institutionerna (då 10 st.), till de mindre institutionerna och till bidrag till utrustning och inredning m.m. I förhållande till sin storlek har det statliga stödet haft en avsevärd betydelse.Det har även bidragit till att exempelvis kommuner och landsting gått in med bidrag. Under senare tid har även särskilda anslag i form av s.k. lotterimedel utgått till olika arkivinstitutioner på folkrörelsesidan främst avseende utrustning och inredning av arkivlokaler.

Landsarkiven gör också insatser för folkrörelsesektorn, främst genom rådgivning, samverkan beträffande utställningar samt konferenser.

Tillväxten på arkivsidan hos föreningar och organisationer torde vara av samma omfattning som inom övriga arkivsektorer såväl vad beträffar det mer konventionella pappersmaterialet som de nya medierna. Heltäckande siffermaterial för sektorn saknas, men enskilda undersökningar ger vid handen, att gallringsprocenten i vissa fall ligger på 75 % beträffande pappersmaterial och att tillväxten for en stor organisation som TCO (inklusive medlemsförbund) ligger på ca 700 hm fore gallring och omkring 100 hm efter gallring.

En mer planerad gallring sker normalt endast hos organisationer med

en utvecklad arkivfunktion eller där man anlitat arkivkonsulter. En stor del av gallringsarbetet sker dock ofta under mindre planerade former. Det händer t.ex. att bokföringslagen inte tillämpas enbart på redovisningsmaterialet utan även på korrespondensserier och annat material.

Vad beträffar nya medier sker bokföring och annan registerföring ofta

hos någon datacentral. Uppgifter lagrade på datamedier gallras ofta totalt. Ett skäl är att de inte anses tillhöra arkivbildarens arkiv.

Beträffande olika personregister for ADB som medlemsregister, diarier och räkenskaper gäller datalagens bestämmelser, enligt vilka uppgifterna skall förstöras, när de inte längre behövs för sitt ändamål. Möjlig-

het finns dock att överlämna olika personregister till arkivmyndighet men denna möjlighet har knappast utnyttjats.

Vad beträffar förvaring av handlingar hos arkivbildarna kan läget anmed en utbyggd arkivses vara tillfredsställande. Inom organisationer funktion påverkar man arkivlokalernas utseende vid ny- och ombygghos riksorganisationerna än hos de nation. Lokalläget är i regel bättre lokala eller regionala organisationerna. Naturligt nog är det få organisationer lokaler för förvaring av mikrofilm eller olika som har lämpliga typer av magnetband.

Slutförvaring av äldre arkiv är numera rätt väl tillgodosedd genom det nät av folkrörelsearkivinstitutioner som täcker landet. Denna möjligi allt större utsträckning. Pâ riksplanet har het till förvaring utnyttjas satsats arkiv inom under senare tid resurser på att ta emot och förvara (arbetarrörelsen, TCO-förbunden, Kooperativa förbundet, resp. sektor idrottsrörelsen, Lantbrukarnas riksförbund). För flera organisationer utgör riksarkivet ett alternativ.

under ett sekel i hög grad bidragit till att forma Då folkrörelserna drygt material från detta håll en omistlig del av vårt arvårt samhälle, utgör kivmaterial och har också kommit att uppmärksammas allt mer. De tikompletteras av andra digare förekommande jubileumsskrifterna framställningar, som läggs upp på bredare bas.

arkiv är såle- Intresset för forskning i föreningars och organisationers stort. Detta både den mer institutionsbundna akadedes numera gäller miska och den s.k. amatörforskningen. En omfattande forskningen Lex. gräv där du står- cirklar. forskning äger rum i studiecirkelform Ett samarbete mellan föreningar och universitet och högorganiserat skolor förekommer också.

av materialet avgörs av arkivbildaren eller av den in- Tillgängligheten som förvarar materialet. gentemot forskning är stitution Inställningen krävs för att ta del av äldre material, rör i regel generös. När tillstånd det sig inte sällan om en formalitet.

De olika institutioner, som förvarar foreningsarkiv, söker göra sina bestånd mer kända genom konferenser, utställningar, olika skriftserier etc.

Hittills har forskarna mest begagnat sig av det traditionella pappersmaterialet. Deras möjligheter att ta del av material kan bli sämre då bortfallet av information blir större i och med det faktum att ny teknik tagits i bruk. De problem, som uppstår för forskarna genom centraliseringen av nya medier hos organisationerna, söker dock folkrörelsearkivsektorn bearbeta på samma sätt som_riks- och landsarkiven gör beträffande den offentliga sektorn.

7.4.5 Företagens arkiv

Flera företag leder sitt ursprung långt tillbaka i tiden; vissa bruksarkiv har handlingar från 1600-talet. Det är självklart att företagens utseende kraftigt förändrats under denna långa period. Utan överdrift kan hävdas att näringslivet inte under någon tid bar varit utsatt för så stora förändringar som under de senaste decennierna. Strukturrationaliseringen har slagit ut hela branscher. Den tilltagande internationaliseringen kan få sådana följder att delar av företagens verksamhet flyttas . . .. ut ur landet. sammanslagningar och uppköp av företag har kommit att bli en etablerad företeelse. Självklart påverkar detta arkivbildningen. Samma gäller de kontorstekniska som oftast sker snabbast framstegen inom näringslivet.

... Företagens arkiv har förändrats mycket under de senaste 150 åren. Ett

4-›«unp»v;

företagsarkiv från mitten av 1800-talet består till största delen av fasta . serier av inbundna volymer för t.ex. räkenskaper. Med denna typ av ar-

m-..

kivbildning fanns alla led i processen kvar, från de ursprungliga kladdböckerna via renskriften av dessa fram till den slutgiltiga produkten som kassaböcker eller memorialböcker, olika journaler samt huvud-

:bam4a.u.oøuvaa;uwnutaøusøoøguu:mrndnzvsx_am^^

Allt detta material är av intresse för forskböcker eller kapitalböcker. ningen och gör att det äldre arkivbeståndet blir omfångsrikt. Dagens material är i regel summariskt och använder kontobeteckningar utan text. Det består av datalistor, mikroñlm och olika typer av dataminnen.

Datalistorna är utrymmeskrävande och anses ofta svåra att. förstå. Dataminnen bevaras oftast inte under någon längre tid av kostnadsskäl och på grund av datalagens bestämmelser.

Korrespondensmaterialet har i princip varit utsatt för samma utveckling, dvs. från fasta serier av bundna volymer med tillhörande diariet och register till dossiésystem med datorbaserade diariet. Utvecklingen har gått därhän (bl.a. med användning av elektronisk post) att korrespondensen kan lagras på datormedier.

Näringslivets företag producerar varje år ett mycket omfattande arkivmaterial. Enligt beräkningar utförda av foretagsarkivutredningen (Att bevara företagsarkiv Ds U 1984:12 s. 21 ff) uppgick 1978 företagens årliga arkivtillväxt till ca 343 000 hm före gallring och 163 000 hm efter gallring. Den totala arkivvolyrnen skattades totalt till ca 3 260 000 hm, varav ca 350 000 hm var äldre än tio år. Gallringen uppskattades till ca 50 70. Nettotillväxten på tio år skulle då bli 1 630 000 hm. Detta synes mindre sannolikt. En förklaring till den låga gallringsprocent, som här angivits, skulle kunna vara att. gallringen äger rum i tvâ omgångar och att man här enbart tagit hänsyn till den ena omgången.

Dessa beräkningar avser normala pappershandlingar. Utredningen uppskattade också tillväxten for annat material som redovisas antalsvis i stället för i längdmâtt (inom parentes anges den årliga procentuella tillväxten)

ritningar 44 milj. (3,9) mikroñlmrullar 1,2 milj. (23,2) mikrokort 9,7 milj. (17,0) bildkort 17,8 milj. (6,0) hålkort 114,4 milj. (0,9) ADB-band 0,3 milj. (7,5)

Det finns också stora skillnader när det gäller den regionala tillväxten,

vilket beror på variationer i näringslivets omfattning och inriktning. i särklass högst, följd av Göteborgs och Bo- Stockholmsregionen ligger hus län, Västmanlands och Malmöhus län.

Man undersökte också arkivmaterialets fördelning på ämnesområden. I bruttotillvâxten dominerar områden som inköp/försäljning, ekonomivesom återstår efriñkationer och ekonomi i övri gt, medan i det material ter gallring områdena fastighetsârenden, administration/organisation och teknisk dokumentation dominerar.

Även om ovan citerade undersökningar är från 1970-talets slut och den tekniska utvecklingen gått vidare i ett allt snabbare tempo, ger siffrorna en bild av problemens omfattning. Tillväxten av bestånden är dock måhända kanske inte lika stor som tidigare, mätt i hyllmeter. Genom att använda film och olika ADB-media kan information tätpackas på ett helt annat sätt.

Gallringen i företagen och arkivvården regleras på kort sikt av lagar. De flesta lagar anger ett visst minimibevarande, medan datalagen beträffande föreskriver att alla uppgifter som kan hänföras licensregister till enskild person skall utgå ur personregistret, då uppgifterna inte om inte annat föreskrivs i längre behövs for ändamålet med registret, vilka utgör den mindre delen, gör lag. I fråga om tillståndsregistren, individuella prövningar. Resultatet har blivit att så datainspektionen gott som inga personregister har bevarats.

Svenska arbetsgivareforeningen och Industriforbundet har under senare år bedrivit visst utredningsarbete bl.a. kring samordnings-, registreoch konsultfrågor. N âringslivets arkivråd verkar rings-, utbildningsoch kurser. Även riksarkiv och landsarkiv befrämst genom utbildning driver viss rådgivning.

Någon enhetlig lösning i depåfrågan finns inte utan man har i stort Flera koncerner har inrättat stora cenhaft tre typer av slutförvaring. tralarkiv med en arkivfunktion som också kan ge service i olika frågor åt koncernens olika enheter. Mindre företag och i vissa fall även större har anslutit sig till något av de regionala nâringslivsarkiv, som i regel drivs på foreningsbasis. Det tredje alternativet är att lämna handlingarna till riksarkivet, landsarkiv eller ett kommunarkiv.

Av de stora koncernarkiven kan nämnas SCA:s centralarkiv i Merlo i Timrå. Verksamheten är flera decennier gammal och för närvarande finns ca 7 000 hm handlingar från 1600-talet till vår tid. Varje år tillförs ca 100 hm. Andra stora foretagsarkiv tillhör Johnsonkoncernen i Ängelsberg med 13000 hm, Holmens bruk i Norrköping med 4 800 hm, Skandia i Norrköping med 10 500 hm, Stora Kopparberg i Falun med 11 000 hm och Korsnas-Marma i Leufsta med 5100 hm.

Av de regionala lösningarna kan nämnas Värmlandsarkiv som har Värmlands läns landsting som huvudman. l depån i Forshaga finns f.n. över 6 000 hm foretagsarkiv. Staten ger ett ärligt bidrag, for budgetåret 1986/87 64 000 kr. Naringslivsarkiv i Norrland bildades 1985 och har for närvarande som distrikt Västernorrlands, Jämtlands och Gävleborgs län. Verksamheten bedrivs med krav på lönsamhet. vilket inne» bär att arbetet med service ät företagen får en framträdande plats. Medlemmar och utomstående kan mot avgift deponera handlingar. Landstinget har zirbetsgivaransvar för arkivchefen och bekostar arkivlokalerna. Stockholms foretagsminncn (bildat 1974) ar en ideell lörening med ett drygt 100-tal företag som medlemmar. Beständen upp-går till ca 30000 hm. En stor dcl därav utgörs av handlingar med kort gallringsfrist, där föreningen ombcsörjer gallringen. Föreningens budget omsluter 7 milj.kr., varav ca 1,6 milj.kr. utgår i bidrag från Stockholms kommun enligt sarskilt avtal. Bidrag utgår även från Stockholms läns landsting och Sundbybergs kommun. Med lönebidragsan» ställd personal uppgår person-alstyrkan till ca 40 personer.

Andra regionala lösningar är Kopparbergs läns arkiv och Örebro läns foretagsarkiv, båda dock av mindre omfattning.

Riksarkivet och landsarkiv liirvzirailcs 1970 ca 8 000 hm löretagsarkiv, 1979 ca l7 000 och 1986 ca 30000 hm. Utrymmesbristen medför att tillväxten på de flesta häll kommer att avstanna. Många kommuner, främst de större med utbyggda arkivfunktioner, har tagit emot foretagsarkiv. Företagsarkivutredningen uppskattade att den primärkom› munala sektorn kunde förvara omkringâ 000 hm iiiretagsarkiv.

Knappast någon institution har tagit emot upptag-ningar för ADB från företagen. Den pågående utvecklingen mot det papperslösa kontoret där så gott som all information lagras på elektroniska minnen och där information sänds och tas emot via elektronisk post medför, att rådgivning om och depåfrågan för den nuvarande och kommande arkivbildningen blir akuta, om något planmässigt bevarande av information från företagen skall kunna ske. Integreringen mellan arkiv- och biblioteksfunktionen, som är kopplad till olika databaser, och fulltextsökning har inom näringslivet drivits långt, vilket också påverkar arkivbildningen.

Företagsarkiven är av intresse när det gäller företagens egna behov av uppgifter, behoven av uppgifter enligt olika lagar och forskningens behov av källmaterial. Endast den sista aspekten behandlas här. Ingen mer heltäckande undersökning har orts om vilka kategorier som använder foretagsarkiv eller hur mycket dessa används.

Grovt sett kan dock tre grupper av forskningsintressenter urskiljas, företagen själva, den akademiska forskningen och släkt- och hembygdsforskningen eller amatörforskningen. Företagen använder sina arkiv för att producera företagsmonograñer, ofta i samband med jubiléer och liknande tillfällen. Den akademiska forskningsgren, som hittills mest har begagnat företagsarkiv, är den ekonomisk-historiska, men även historisk, kulturgeograñsk, sociologisk, ekologisk och teknisk forskning har åtskilligt att hämta, liksom släkt-, hembygds- och lokalhistorisk forskning.

Näringslivets Arkivråd och Industriförbundet har gjort en enkätunder sökning för att utröna akademiska forskares önskemål vad gäller arkivbevarande inom företagssektorn. Svaren gav vid handen att forskarna efterlyste bättre överblick över vilka företagsarkiv som bevarades och var arkiven forvarades. Vidare betonades vikten av tillgång till primâruppgifter. Endast ett fåtal forskare var nöjda med urval eller sammanställningar. Svaren tydde också på att en förhållandevis stor del av forskningsobjekten berörde förhållanden under de senaste tio åren. Arkivmaterialets betydelse syntes således minska for forskningenju äldre

det blev. Uppfattningen om vilka uppgifter som behövdes tycktes vara oberoende av vilken forskningsdisciplin som forskarna hörde hemma i.

7.5 Arkivmyndigheter

7.5.1 Allmänt

Central förvaltningsmyndighet for arkivfrägzir och chefsmyndighet for landsarkivcn ar riksarkivet. l)e sju landsarkiven och stadsarkiven i Stockholm och Malmo är regionala arkivmyndigheter. Krigsarkivet är arkivmyndighet inom Försvarsdepartementets område. I arkivmyndigheternas uppgifter ingår att vara arkivdcpäer.

Riksarkivet har i sina anslagsframstallningar angivit att målen för dess verksamheter är att åstadkomma väl fungerande arkiv for att be-

vara och tillgángliggöra arkivmaterial för nutid och eftervärld. In-

struktionerna for riksarkivct och landsarkiv och uttalanden i regeringens olika budgetpropositioner har därvid varitvägledande.

Medlen härför är:

- att genom rådgivning ät och tillsyn av statliga myndigheter verka for ett rationellt informationsflöde och effektiva arkivfunktioner och därmed bidra till att skapa reella förutsättningar för offentlighetsprincipen och främja yttrandefriheten,

- kommunala

att genom rådgivning till myndigheteroch enskilda verka for motsvarande utveckling,

att genom arkivvärd tillse att arkiven bevaras och hålls ordnade så att informationssökning underlättas och

- all slags att genom öppethållande och forskarservice främja forskning.

Till sitt förfogande hade riksarkivet for verksamheten vid riksarkivet och landsarkiven år 1985/86 medel om ca 75 milj.kr. som fördelade sig enligt Följande. Härtill kommer 20 000 000 kr. i s.k. AMS-medel.

Anslag Utgifter (kr)

72 935 000

Inkomsterlkr) Publikations-, reproduktions- och konsultverksamheten 495 000 Netwutgift 72 440 000

F30 Vissa kostnader for samlingar, materiel m.m. Anslag 1 347 000 Bidrag till särskilda kulturella ändamål (1986/87) Anslag 789 000

F53 Forsknings- och utvecklingsinsatser på kulturområdet Anslag 103 000

Lokalkostnadema utgör ca hälften av riksarkivets anslag. Arkivmyndigheternas verksamhet är mycket personalintensiv. Lönekostnadernas fördelning 1985/86 på olika verksamhetsområden redovisas nedan.

Fördelning av lönekostnader 1985/86 i riksarkivet och landsarkiven på olika verksamhetsområden (i löneläge 1986-01-01). (Kostnader i tkr.)

Verksamhetsområde Summa

Anslagsme- AMS-medel Totalt del Tills och rådgivning åt 8 712 (25 %) 3 729 (18 %) 12 441 (23%)

statliga myndigheter

Rådgivning m.m. betr. korn- 510 (2 %) 439 (3 %) 948 (2 %) munala arkiv Råd vning m.m. betr. en- 995 (3 70) 281 (2 %) 1 275 (3 %) skil a arkiv Användarservice 6287 (18 70) 2 167 (11 70) 8 433 (16 %) Arkivvård i depå 3311 (10 70) 6 485 (32 70) 9 796 (18 70) Utgivnings- och publice- 754 (3 %) 232 (2 %) 986 (2 %) ringsarbete och dylikt Ek0nomi-, lokal- och per- 3 193(10 %) 430 (3 %) 3 623 (7 %) sonaladministrativa utr. Kansli, växel, rece tion, 3 952(12 %) 2 177(11 %) 6 129 (12 70) Vaktmästeri och lo alvård Repro 471 (2 %) 1 481 (8 %) 1 952 (4 %) Bokbinderi och konservering 2 506 (8 %) 1 018 (6 70) 3 523 (7 7a) Heraldik 238 (1 7a) 238 (1 7a) Bibliotek 395 (2 %) 364 (2 %) 758 (2 70)

Övrigt 1 056 (4 %) 305 (2 9b) 1 361 (3 (lo)

Summa 32 379(100%) 19 107(100%) 51 484(100%)

Källa: Riksarkivets anslagsframställning for budgetåret 1987/88.

Det framtagna materialet visar klart verksamhetens beroende av arbetsmarknadsmedel, som är nära två femtedelar av den totala lönesumman. De stora områdena av tillsyn och rådgivning utgörs åt statliga, kommunala och enskilda arkivbildare, tillsammans ca 28 %, samt av anvândarservice (16%) och arkivvård (18 %) i depå, tillsammans ca 34 %. Det förtjänar framhållas att 2/3 av landsarkivens personal är anställda med lönebidrag. Nära 1/3 av denna personal ägnar sig åt arkivvård i depå.

hos riksarkivet och landsarki- Personalresurserna for arkivuppgifter ven.

Antal tjänster Riksarkivet Landsarkiv 52 (varav 10 arbetsledartjänster fi- 1974 49 nansierade av AMS) 1984 54 58,5 (varav 11 arbetsledartjänster) Antal års- 47,5 58 (varav 11 arbetsledartjänster)

arbetskrafter

Källa: Riksarkivets undersökningar våren 1987

7.5.2 Tillsyn/rådgivning/biträde

skall allmänna arkivstadgan utöva tillsyn Arkivmyndigheterna enligt till samt biträda i deras och ge råd i arkivfrâgor statliga myndigheter arkivvård. Därmed utövar arkivmyndigheterna vissa myndighetsfunktioner de arkivbildande myndigheterna (jfr 11 § Aas). Härigentemot etableras ett fast samband mellan den arkivvård som sker ute i genom och det arbete som bedrivs hos arkivmyndigheterna. Måförvaltningar arkiv skall let for verksamheten är att myndigheternas

med hänsyn både - fungera väl som dokumentation över verksamheten till och allmänhetens myndigheternas egna behov och statsmakternas insynsintresse

för Förvaltningen, for utrednings- - fungera väl som inforrnationskälla arbete och forskning

- skötas effektivt med hänsyn till behovet av kostnadsbegrânsning.

tar kontakt med myndigheterna oftast efter en i Arkivmyndigheterna Riksarkivet foretar numera inte några formella förväg uppord plan. av myndigheternas arkiv. I landsarkivens tillsynsverkinspektioner roll. Vid dessamhet spelar däremot inspektionerna en grundläggande igenom samtliga arsa besök eller inspektioner går man i normalfallet

kivfrågor vid en myndighet. Problem som behöver åtgärdas, t.ex. brister i fråga om säkerhet, förteckning eller gallring, tas upp som yrkanden eller påpekanden i inspektionsprotokollen. Det händer att myndigheter ber arkivmyndigheter om en inspektion eller ett besök, t.ex. för att med större kraft kunna hävda nödvändigheten av att bygga eller forhyra arkivlokaler. En stor del av râdgivningen sker genom besök, telefonsamtal och andra infonnella kontakter. Denna kontaktverksamhet har ökat i betydelse hos riks- och landsarkiv.

Inspektioner och besök m.m. Institution 1975 1980 1985 Riksarkivet 103 1) 143 U 1 109 Landsarkiven 774 803 l 186 2)

U Riksarkivets besök beskrivs endast i månadsrapporter och kan därför inte fullständigt redovisas. 2) Varav 255 besök utförda av landsarkivens arbetsledare avseende av AMS betald arbetskraft for biträde åt arkivbildande myndigheter.

Källa: Riksarkivets undersökningar våren 1987.

Huvuddelen av utbildningen på arkivområdet äger rum i anknytning till riksarkivets och landsarkivens fältverksamhet. Främst sker den genom korta kurser, riktade till en viss myndighet eller grupp av myndigheter. Utbildningen avseri allmänhet hela arkivfunktionen. Deltagarna är i första hand arkivansvariga och annan arkivpersonal. Kurserna anpassas efter myndigheter/myndighetsgrupper eller olika perso- I nalkategorier.

Besök som innebär direkt biträde med fortecknande etc. är resurskrävande och har i det närmaste upphört hos riksarkivet och starkt minskat i omfattning hos landsarkiven sedan 1970-talet. För landsarkiven är arbetsledning av de lönebidragsanställda arkivassistenterna ett viktigt moment. De flesta landsarkiv har sådana anställda med placering hos olika myndigheter. Landsarkiven har ett stort personalsocialt an-

svar for den lönebidragsanställda personalen. Många myndigheter har vidare med uppgifter inom arkivvården. De egna lönebidragsanställda har ett betydande behov av råd och vägledning.

Stora delar av det utvecklingsarbete som arkivmyndigheterna bedriver är direkt relaterade till förhållanden i myndigheternas arkiv. Det kan t.ex. Standardisering och användning av olika medietyper for argälla tillämpning av arkivteori och arkivkivändamål, lokalbyggnadsfrågor, osv. Resultat av arbetet återförfattningar på olika slags upptagningar finnsi riksarkivets författningar eller andra publikationer. Kontakterna genom utbildning och annan fältverksamhet är viktiga for spridning av utvecklingsresultat.

Arkivmyndigheterna ägnar stor uppmärksamhet åt arkivfunktionens inriktning och placering i myndigheternas organisation och medverkar ofta med rådgivning vid utarbetande av olika instruktioner m.m. avseende arkivvården.

Det är i dag nödvändigt att styra flödet av information for att arkivet skall fungera som dokumentation över verksamheten och som informationskâlla i allmänhet. En stor del av rådgivningen avser därför detta område. I samverkan med myndigheterna utarbetas rutiner och arkivbildningsplaner for hur arkivet successivt skall byggas upp for att tilloch gallring. Diarieforing och annan regodose kraven på återsökning gistrering av ärenden och handlingar hör intimt samman med arkivbildningen. På grund av att Statskontoret har begränsat sitt engage-

mang på detta område, har arkivmyndigheterna ockå börjat delta i ut-

av diarie/dossiéplaner och andra föreskrifter och råd for olika veckling Omfattningen av insatserna varierar. Ibland utregistreringsrutiner. arbetas av arkivmyndigheten. I andra fall hela planer huvudsakligen deltar man som rådgivare åt myndigheter, som själva utför arbetet.

Riksarkivet medverkade 1986 vid utarbetande av 8 arkivbildningsplaner och 7 diarie/dossiéplaner, i något fall for en hel myndighetskategori (länsstyrelserna).

Myndighet skall fora förteckning över sitt arkiv. Riksarkivet utfärdar föreskrifter och allmänna råd om forteckningsplan och om förteckningens utformning. Myndigheten skall vart tionde år lämna avskrift av sin förteckning till arkivmyndigheten for granskning. Tidigare krävde arkivmyndigheterna in forteckningarna utan någon samordning sinsemellan. Under 1980-talet har, som tidigare nämnts, dock en annan metod valts, nämligen att forteckningarna krävs in under en längre pe» riod 1982-1986 enligt en fastställd plan. Detta ger möjlighet till en grundligare översyn av arkivfrågorna hos berörda myndigheter i samband med granskningen. Det har visat sig att myndigheterna ofta saknar en aktuell förteckning över huvud taget. Förteckningsarbetet aktualiserar då andra frågor som t.ex. arkivbildning. gallring, organisation. När riksarkivet 1971 krävde in forteckningar inkom sådana från ca 25 % av myndigheterna. Vid forteckningsomgången under 1980-talet hade t.o.m. 1985 inkommit förteckningar från ca 57 % av myndigheterna, medan arbete pågick hos 40 % med att upprätta eller färdigställa forteckningar. Landsarkivens myndigheter har nu, efter 1980-talets förteckningsomgång, i de flesta fall aktuella förteckningar.

Riksarkivet har under de senaste åren fastställt forteckningsplaner enligt nedan.

Arkivhandlingar får utgallras endast med stöd av bestämmelser som meddelats av regeringen eller riksarkivet och i fråga om tillståndsbelagda personregister av datainspektionen. I samverkan med berörda myndigheter genomförs de utredningar som erfordras for utfärdande av nya gallringsbeslut eller revision av befintliga bestämmelser. Samarbetet kan ske i projektgrupper eller liknande. Andra intressenter kan medverka genom remissförfarande eller andra kontakter. Gallringsutredningar har mycket växlande omfattning och organisation beroende på omfattning och struktur på berörda bestånd.

har under de tre senaste åren fastställt följande föreskrif- Riksarkivet ter rörande gallring.

Generella gallringsbeslut 1984 l ca 400 1985 l ca 3 500 1986 3 samtliga

och andra för- Arkivmyndigheterna granskar och godkänner ritningar slag till ny- och ombyggnader av arkivlokaler och följer ofta upp detta I dessa sammanhang aktualiseras med avsyning efter färdigställande. kan anse det mer rationellt att avofta leveransfrâgan, då myndigheten lämna en del av sitt arkivbestând till sin arkivmyndighet.

av skrivmateriel har blivit en allt större Myndigheternas användning under 1980-talet såväl från kostnads- som beständighetssynfråga Arkivmyndigheterna utövar tillsyn över och ger råd beträffande punkt. av papperskvaliteten, reproduktionsmetoder, film, maganvändningen netband m.fl. medier. Riksarkivet utfärdar även med stöd av skrivmaföreskrifter och råd och meddelar erforderliga diterielkungörelsen en spenser. Detta utgör speciellt i fråga om film och ritningsmaterial allt mer komplicerad materia.

Riksarkivet och landsarkiven utövar inte någon tillsyn över kommuner Riksarkivet utfärdar uppdrag allmänna och landsting. på regeringens kommuner om bevarande och gallring samt om råd till och landsting av de författningar, som tillämpas inom det arkivvård i övrigt. Flera området tillämpas också helt eller delvis av många kommuner statliga Riksarkivet får också ett stort antal förfrågningar om och landsting. t.ex. gallring, skrivmateriel och arkivlokaler.

Landsarkiven har mer direkt kontakt med kommunerna och landstingen. De skall enligt sin instruktion i mån av resurser ge råd till kommunerna. Resursbrist har emellertid minskat dessa insatser.

En form av hjälp är utbildning av kommunal personal och anordnande av symposier 0.dyl. för kommunala arkivarier. I vissa fall förekommer det att landsarkiven handleder lönebidragsanställda arkivassistenter i kommunerna. Landsarkiven har vidare enligt sin instruktion möjlighet att ta emot arkivhandlingar från kommuner och landsting. Denna möjlighet har hittills utnyttjats i begränsad omfattning.

I den mån det kan ske skall riksarkivet och landsarkiven tillhandagå enskilda arkiubildare med råd i olika arkivfrågor och ta emot enskilda arkiv som gåva eller deposition.

Riksarkivet arkiv av riksintresse och fungerar som depå for enskilda har tagit emot ca 15 000 hm enskilda arkiv som gåva eller deposition. En omfattande rådgivningsverksamhet bedrivs i anslutning till depositioner av enskilda arkiv. Här kan nämnas organisationer som missions- och ekumeniska föreningar och samfund samt invandrarorganisationer. verksamhet äger också rum i anslutning till vis- Uppsökande sa projekt. Inom ramen för arbetet med nationalregistret av enskilda arkiv vidare systematiska inventeringar av de enskilda argenomförs kiv som förvaras utanför riksarkivet, exempelvis hos bibliotek och museer mfl.

Genom enheten Sveriges pressarkiv bedriver riksarkivet rådgivande verksamhet gentemot pressens organ. Depositioner av tidningars arkiv sker bland annat i samband med inventeringar.

En omfattande rådgivnings- och konsultverksamhet sker genom riksarkivets folkrörelseenhet gentemot riksorganisationerna. Huvuddelen av insatserna forsiggår i form av konsulthjälp mot viss taxa. Exempel på sådana åtgärder är framtagande av diarie/dossiéplaner, arkivbildetc. Utbildningsinsatser Förekomningsplaner, gallringsutredningar mer också i samband med att nya rutiner introduceras. Löpande rådgivning bedrivs beträffande arkivlokaler, beständighetsfrågor, förvarings-

tar också emot och förvarar folkrörelsearkiv på frågor mfl. Riksarkivet ri ksplanet.

Landsarkivens insatser för de enskilda arkiven varierar kraftigt. Totalt förvaras i landsarkiven ca 30 000 hm med enskild proveniens. I vissa distrikt för i stort sett samtliga enskilda arfungerar de som arkivdepå kivbildare och utövar en rådgivnings- och inventeringsverksamhet som är så gott som heltäckande. I andra distrikt är täckningen betyd- De utåtriktade insatserna skiftar också från rådgivning ligt mindre. till konferenser och utgivningsverksamhet. Den kanske och utbildning viktigaste insatsen gör landsarkiven genom att ta emot och tillhandahålla olika enskilda arkiv. Denna depåfunktion har varit särskilt betydelsefull av andra arkivinstitutioner som folkrörelseföre utbyggnaden Även sedan denna utbyggnad har kommit arkiv och näringslivsarkiv. landsarkiven en viktig uppgift inom detta område och âr igång, fyller det enda alternativet. Ett intimt saminom vissa regioner fortfarande arbete mellan de olika arkivinstitutionerna äger ofta rum på det regionala och lokala planet.

7.5.3 Förvaring och vård

Riksarkivet och landsarkiv tar emot och förvarar handlingar från statliga myndigheter och från enskilda. Olika arbetsmoment ingår i denna verksamhet som - mottagande (accessionsföring och registrering)

- ordnings-, förtecknings- och registreringsarbete

- vård och konservering - drift av depâer.

Riksarkivets och landsarkivens bestånd uppgår f.n. till ca 263 000 hm och inklusive stadsarkiven i Stockholm och Malmö till ca 312 000 hm som fördelar sig enligt följande för år 1986.

Arkivvolym förvarad hos riksarkivet (RA), landsarkiven i Uppsala (ULA), Vadstena (VaLA), Visby (ViLA), Lund (LLA), Göteborg (GLA), Härnösand (HLA) och Östersund (ÖLA) samt stadsarkiven i Stockholm (SSA) och Malmö (MSA).

ca 312 000 1) Härtill kommer 300 m2 magasinsutryxmne utan hyllor Fördelningen statligt, kommunalt, enskilt material.

Statligt i % Kommunalti % Enskilti % 87 (100 000 hm) 13 (15 000 hm) ULA 90 (24 300) 1 (300) 9 (2 400) VaLA 79 (20 500) 21 (5 500) ViLA 64 (3 100) 6 (300) 30 (1 400) LLA 79 (17 600) 1 (200) 20 (4 500) GLA 73,5 (33 800) 0,5 (200) 26 (12 000) HLA 79 (15 000) 1 (200) 20 (3 800) ÖLA 80 (2 800) 20 (700) SSA 44,5 (20 000) 44,5 (20 000) 11 (5 000) MSA 32 (1 400) 55 (2 400) 13 (600)

Fördelning på olika typer av enskilda arkiv.

Företagsar- Personarkiv i Förenings- Övrigt

kiv i % (hm) % (hm) arkiv i % (hm) RA 20 (3 000 hm) 30 (4 500 hm) 40 (6 000 hm) 10 ULA 75 (1 800) 8 (200) 4 (100) 13 (sjukhusarkiv och privatskola) VaLA 94,6 (5 200) 1,7 (100) 3,7 (200) ViLA 36 (500) 9 (100) 27 (400) 28 (bilder och tidningsarkiv) LLA 84 (3 800) 3 (100) 14 (600) GLA 89,5 (10 800) 4,3 (500) 6,2 (700) HLA 80 (3 000) 10 (400) 10 (400) - ÖLA 56 (400) 40 (300) 4 (30) SSA 20 (1 000) 15 (750) 65 (3 250) MSA 78 (530) 9 (60) 16( 108)

Källa: Riksarkivets undersökningar våren 1987.

Vid en jämförelse med de uppgifter om bestånden som beräknades i rapporten Samhällets arkivproblem (Ds U 1981:21) visar det sig att riksarkiv och landsarkiv sedan 1981 har tagit emot ca 50 000 hm, varav enskilt material ca 15 000 hm. Under denna tid har två landsarkiv fått nya lokaler och har då kunnat ta emot stora leveranser. Riksarkivet och landsarkiven förvarade 1959 ca 80000 hm, 1970 130000 hm och 1981 ca 220 000 hm.

Därutöver har betydande leveranser av magnetband för ADB och mikroñlm tagits emot. Mest dramatisk är utvecklingen på magnetbandssidan. Riksarkivet hade omkring 1980 endast några tiotal band men har nu 5 000 (ex. 1) + 5 000 (ex. 2) band innehållande ett varierande antal filer. Exemplar 2 (kopior) förvaras i landsarkivets i Härnösand lokaler. Även leveranser av mikrofilm från den statliga förvaltningen har ökat. Den absolut största delen av film hos RA utgörs av s.k. mormonfilm.

(Allmän beteckning på det filmexemplar som Sverige fick av Genealoof Utah efter den filmning som sällskapet utförde på gical Society svenskt arkivmaterial.) I riksarkivet forvaras f.n. ca 100 000 mikrofilmrullar, 310 ljudband och 35 videoband. Hos riksarkivet saknas f.n. för förvaring av film, varfor vissa temporära lösningar har utrymmen och vård av de moderna medierna kräver tillfått tillgripas. Förvaring gång både till kvalificerade lokaler och till kompetent personal.

Att ta emot arkiv kräver en hel del insatser av olika slag. Färdigförtecknade arkiv från t.ex. statliga myndigheter, prickas av mot reversal, kvitteras och ställs sedan upp. Viss anpassning gentemot äldre förteckkan ibland vara nödvändig. Enskilda arkiv anländer ibland utningar an reversal, varför är nödvändig. Leveranser av en grov inventering moderna medier kräver en genomgång av den medföljande dokumentationen (teknisk och logisk).

Vissa främst enskilda arkiv anländer i större eller mindre oordning. För att kunna utnyttjas måste de ordnas och förtecknas, vilket kan kräva avsevärda arbetsinsatser. För att öka tillgängligheten upprättar man för vissa serier av handlingar som brevskrivarregister, alfabetiska register till bouppteckningar och småprotokoll, topografiska register osv. I regel utförs sådana arbeten av lönebidragsanställd personal.

Mottagna handlingar skall förvaras och vårdas på bästa sätt. Vissa typer av material som fotografier, ritningar och kartor kräver speciella forvaringsmedel och ibland även särskilda klimatbetingelser. Dessa och andra handlingar, som nötts sönder eller är framställda på dåligt papper eller med dålig skrift, måste konserveras. Tusentals hyllmeter och tiotusentals fotografier, kartor och ritningar måste åtgärdas på ett

eller annat sätt. De vanligaste åtgärdssätten är papperskonservering,

och bandrestaurering. Papperskonserveringsmetoder är avsyrning mycket arbetskrävande. Arbete pågår att söka utveckla nya metoder. Man drar härvid nytta av internationellt utvecklingsarbete.

Eftersom konserverings- och bokbinderiarbetet utförs hantverksmässigt, är verksamheten personalintensiv. Personalstyrkan har minskat under senare år och några nyinvesteringar i utrustning har i stort sett

inte ägt rum. Produktionen har således gått ned och håller inte jämna steg med behoven. Samtliga landsarkiv utför också externa uppdrag, som finansierar delar av den övriga verksamheten.

I denna verksamhet kommer också mikrofilmningen in i bilden. Skyddsfilmning av sönderfallande papper eller av handlingar av otympligt format sparar originalhandlingarna från slitage. För närvarande sker en betydande mikrofilmning vid SVAR-sektionen.

Materialet är hos riksarkivet och flera landsarkiv fördelat på ett varierande antal depåer utanför huvuddepån. Dessa depâer är ofta obemanv nade och inte omedelbart åtkomliga. Risken for skador (vattenläckage, inbrott m.m.) är stor beroende dels på att flera depålokaler är undermåliga, dels på att man inte kan ha någon kontinuerlig bevakning. Vidare blir servicen när det gäller hämtning betydligt sämre. Personalkostnaderna blir också högre när arkiv Förvaras i depâer utanför huvuddepån.

7.5.4 Användarservice

Med användarservice avses här den verksamhet som skall möjliggöra eller underlätta för användare att ta del av arkivhandlingar som förvaras hos riksarkivet och landsarkiven men även hos arkivbildarna och andra institutioner. Denna verksamhet omfattar tillhandahållande av arkivhandlingar, skapande av sökmedel och information om arkiv. Syftet är att tillgängliggöra arkivmaterialet för akademisk forskning,

släktforskning, hembygdsforskning, andra myndigheter och organ, en-

skildas undersökningar rörande personliga angelägenheter eller rättsliga frågor.

Efterfrågan på arkivmaterial har kraftigt ökat, vilket har ställt riksarkiv och landsarkiv inför ökande och delvis annorlunda krav.

Forskarsalarna och forskarexpeditionerna hos riksarkivet och landsarkiven utgör hjärtat i det direkta tillhandahållandet. I forskarexpeditio nen får besökare vägledning av de olika tjänstgörande och har där också tillgång till forteckningar, register, referensbibliotek m.m. Frågorna

i forskarexpeditionen spänner ofta över mycket stora områden och kråver kunskap om äldre och yngre historia och förvaltning. I flera moderna arkiv krävs dessutom att man avgör om handlingen är sekretessbelagd eller inte. För utlämnande av volymer ur enskilda arkiv krävs ibland särskilda tillstånd.

En nyhet i utbudet utgörs av folkbokföringsmaterial på mikroñche. Här tillämpas i stor utsträckning sjálvbetjåningsprincipen. Denna Självservice medför minskade krav på framtagning och återställning. Behoven av rådgivning och lâshjälp kvarstår dock. Allteftersom mer material konverteras från rullfilm till fiche respektive filmas, kan resursåtgången hållas på en jämn nivå.

Antalet besök och utlånade volymer har hållit sig relativt konstant under 1980-talet, ca 60 000-70 000 besök och ca 400 000-450 000 utlån per år. Vid den direkta forskarservicen krävs motsvarande insatser 7-8 personår vid riksarkivet och 3-4 personår vid vart och ett av de större landsarkiven. Även institutionernas interurbanlån har varit relativt konstanta under 1980-talet, mellan 5 000-7 000 utlån och 2 000-3 000 inlån per år, och kostnaderna beräknas uppgå till ca 100 kr. per lån.

Uppgifter ur arkivbestånden kan även tillhandahållas genom skriftliga svar på forskarförfrågningar, genom utfärdande av avskrifter och bevis samt genom att tillhandahålla film, kopior och fotografier av begärt material. Till detta område kan även räknas publicering av viktigt kâllmaterial.

Skriftliga forskarförfrågningar om bestånden besvaras utan kostnad, medan förfrågningar om uppgifter ur bestånden debiteras enligt särskilda regler (förordningen 1982:382 om rätt för riksarkivet och landsarkiven att avgiftsbelägga viss forskarservice). Antalet förfrågningar från enskilda var 1985 över 7 000.

Även myndigheter begär uppgifter ur arkivbestånden. Det kan ibland vara fråga om mycket tidskrävande insatser. 1985 uppgick antalet förfrågningar från myndigheter till ca 1 500. Dessa förfrågningar besvaras utan kostnad. Både myndigheter och enskilda kan behöva vidimerade

avskrifter, bevis eller kopior (t.ex. taxeringsbevis, betyg). tillsammans närmare 500 år 1985.

Foto/reproservice ges hos samtliga institutioner och utgör en väsentlig del av forskarservicen. Debiteringen sker enligt en fastställd prislista. Antalet kopior for enskildas räkning var 1985 ca 180 000.

Genom den verksamhet som bedrivs vid riksarkivets SVAR-sektion har möjligheterna att genom ñlm tillgângliggöra arkivmaterial kraftigt ökats. Detta sker genom den distribution av mikrofiche, som tas fram genom konverteringsprojektet, men också genom den massiva mikrofilmning av källmaterial, som påbörjats. Hittills har konvertering och nyfilmning mest ägnats åt folkbokforingsmaterialet men på sikt torde även annat forskningsintressant material komma i fråga. Hârtill kommer det registreringsarbete, som utförs hos SVAR.

Publicering av källmaterial är ett viktigt led i strävan att göra ett material mer Inom riksarkivet finns en särskild enhet lättillgängligt. Svenskt diplomatarium - som ger ut svenskt medeltidsmaterial (brev, notiser, avskrifter etc.). Utgivningen är av stor betydelse for medeltidsforskning. Hos enheten finns vidare olika Forteckningar och register, som ligger till grund for arbetet och som flitigt används av besökare.

Källutgivning i övrigt förekommer for närvarande i liten skala. Den påbörjade publiceringen av stenografiska rådsprotokoll från 1600-talets slut, som i sitt ursprungsskick är helt otillgängliga, har exempelvis avstannat helt.

Här kan även nämnas Stockholms stads tänkeböcker som ges ut av i Stockholms stadsarkiv.

För att man skall kunna orientera sig i arkiven, måste dessa vara ordnade och fortecknade. För att ytterligare underlätta tillgängliggörandet tillskapas for olika arkiv eller serier skilda slag av register.

Arkivtörteckningen är det viktigaste sökmedlet. De flesta arkiv som tas emot i dag är ordnade och fortecknade och kan användas efter vissa

kompletterande arbeten. Hos både riksarkivet och landsarkiven finns dock en rad äldre arkivbestånd, som inte är fortecknade. Förtecknings-

arbetet släpar efter, då det oftast är synnerligen resurskrävande. Till-

gängligheten är här betydligt lägre.

Olika typer av beståndsöversikter och register över arkiv förvarade inom institutionerna har upprättats hos riksarkivet och landsarkiven. I ett par fall använder man sig av ADB-tekniken for detta slag av register. För närvarande pågår ett projekt i riksarkivet att publicera en stort upplagd beståndsöversikt i flera band. Både riksarkivet och landsarkiven ger ut olika skrifter och handledningar i avsikt att göra sitt arkivmaterial eller den forskning som bedrivits på arkivmaterialet bekant. Hos riksarkivet finns också arkivförteckningar, som härrör från samtliga statliga myndigheter, oavsett om de är centrala, regionala eller lokala. Även forteckningar över många kommunala och enskilda arkiv är tillgängliga i riksarkivet och landsarkiven.

Ett hjälpmedel for att lokalisera enskilda arkiv är det i riksarkivet forda nationalregistret. Detta innehåller viss information om enskilda arkiv som namn, tidsperiod, viktiga typer av handlingar, Förvaringsplats, kategori. Till registret ñnns också ett antal systematiskt upplagda ingångar. En datorisering av nationalregistret har påbörjats.

Andra viktiga sökmedel är register över olika slags administrativa indelningar, brevskrivarregister, personregister till bouppteckningar, husforhörslängder, fodelse- och dödsböcker osv. Försök med mer kvaliñcerad registrering av tex. domböcker har övervägts. Register gör materialet lättare tillgängligt och sparar även arkivmaterialet från törslitning. Register upprättas till stor del av lönebidragsanstâlld personal under ledning av arkivarier. I flera fall övervâgs en övergång till datorregistrering i stället for den nuvarande manuella. Resursbrist har dock hittills stoppat flera projekt.

Arbete pågår i samverkan mellan olika arkivinstitutioner att söka ta fram ett regionalt datoriserat länsregister for Stockholmsregionen.

7.5.5 Övriga verksamhetsområden

Inom riksarkivet finns andra verksamhetsområden som statens heraldiska verksamhet och en undersökning av medeltida pergamentsomverksamheten syftar till att vapen och emblem utslag. Den heraldiska normer och handhas sätt. Riksarförs enligt vedertagna på ett korrekt kivet råd till kommuner i motsvarande ärenden och utövar ger även forskarservice i heraldiska frågor. Undersökningen om medeltida pergamentsomslag har byggt upp ett register över ca 100 000 pergamentsfor forskningen. För närfragment for att göra innehållet tillgängligt varande ligger verksamheten i stort sett nere.

7.5.6 Administration

delar från vad som Stora av personaladministrationen skiljer sig inte förekommer vid andra myndigheter och här skall endast pekas statliga Av den totala utgör ca på vissa särdrag. personalen på ca 400 personer hälften anställda med lönebidrag. Detta innebär bl.a. att rekryteringen från särskilda samt att stora resurser måste handläggs utgångspunkter De lönebidragsanställda rekläggas på arbetsledning och personalvård. ryteras inte utifrån verksamhetens krav utan anvisas av arbetsförmedlingarna till följd av arbetshandikapp.

Till administration räknas här även bibliotek (for tjänstemännens och forskarnas behov), växel/reception, kopiering för internt behov, post-

lokaladministration och lokalvård, skriv- och

hantering, intendentur, sekreterarservice samt registratorsfunktionen. Gemensamt for dessa är servicefunktioner till den operativa verksamheten. att de utgör viktiga

är vad avser inköp och registrering av litteratur

Biblioteksfunktioneh

till behov till övervägande del integrerad med motsvatjänstemännens rande funktion for användarservicen, dvs. huvuddelen av litteraturen av såväl som forskare. Riksarkivets bibliotek funanvänds tjänstemän for omrâdet arkivväsen nivå. gerar som specialbibliotek på nationell Detta innebär att man särskilt bevakar inländska och utländska publikationer, tidskrifter m.m. på området.

Posthanteringen vid riksarkivet och landsarkiven är mycket tidsödande på grund av den stora lâneverksamheten där försändelser regelmässigt assureras. Omfattningen av denna verksamhet framgår av avsnittet om användarservice.

Lokaladministrationen och lokalvården är genom att arkivverksamheten är så utrymmeskrävande betydligt mer omfattande än vid flertalet statliga myndigheter. Om- och tillbyggnadsfrâgor, utrymmesplacering m.m. kräver stora arbetsinsatser.

7.6 Övriga institutioner och organ

7.6.1 Allmänt

Flera andra myndigheter och institutioner hanterar arkiv eller material som anses ligga nära arkivområdet. Inte alla utgör arkivinstitutioner i egentlig mening. Jag vill nedan nämna några av dessa organ.

7.6.2 Bibliotek

Flera bibliotek, främst handskriftsavdelningarna hos universitetsbiblioteken, har samlat in arkivmaterial av skiftande slag. Men hari regel samlat på arkiv efter författare, kulturpersonligheter, politiker mfl. En viss uppdelning har som tidigare nämnts vuxit fram mellan riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven på ena sidan och universitetsbiblioteken på andra sidan. De stora handskriftsavdelningarna har egna forskarsalar och aktningsvärda bestånd med stor personal. Det gäller t.ex. for Kungliga bibliotekets handskriftsavdelning med ca 10 tjänster och 2 100 hm, Uppsala universitets handskriftsavdelning med ca 9 personer och 2 000 hm, Lunds universitetsbiblioteks handskriftsavdelning med 5-6 tjänster och 2 200 hm och Göteborgs universitetsbiblioteks handskriftsavdelning med 3 personer och 750 hm.

7.6.3 Museer

Det finns museer av olika slag som centralmuseer (nationalmuseum, historiska museet, nordiska museet, tekniska museet, Sjöhistoriska museet och kommunala museer. Hos dessa förvaras etc.), länsmuseer som har införlivats verken brokig flora av arkiv, genom uppsökande samhet och museiforemål och genom gåvor och köp. Arkivhandlingar inte alltid hos museerna utan katalogiseras tillsammans. sârskiljs âmnessamlingar har bildats ur olika arkiv genom samlarverk- Många samhet. Större museer har ofta en uppdelning i ämbetsarkiv, dokumentarkiv Till detta kommer fotosamlingar av och foremålssamlingar. ofta betydande omfång. Deras placering skiftar.

Nordiska museets arkiv består av tre delar; bildarkivet med över 1,5 bilder (500 hm), kartor, teckningar, negativarkivet med 1 milmiljoner (1 000 hm) och dokumentarkivet med över 3 000 hm handjon negativ lingar. Personalen uppgår till 7-8 personer.

Tekniska museets arkiv uppgår till 1 000 hm med 350 000 ritningar och har fyra tjänster. Arkitekturmuseet förfogar över 500 000 ritningar, 40 000 svartvita foton, 25 000 svartvita negativ, 20 000 diapositiv, 500 000 nummer av pressklipp, ljudband, filmer m.m. och har fyra tjänster.

Stockholms stadsmuseum är landets största kommunala museum med ca 700 000 inventarienummer. Fotoarkivet har 1 miljon negativ och 250 000 positiv. Det finns vidare en mycket stor samling av ritningar och kartor. Stadsmuseet sorterar under kulturnämnden i Stockholms kommun.

Sammanfattningsvis kan sägas att museerna har ett arkivmaterial (olika typer av foton och ritningar), som ställer stora krav på kompetens och resurser.

7.6.4 Arkivet för ljud och bild (ALB)

Arkivet för ljud och bild tillkom 1979 med uppgift att ta emot pliktexemplar av radio- och TV-program, filmer, fonogram och videogram. Materialet hos ALB är i regel inte arkivhandlingar. Bestånden är mycket stora och verksamheten har behandlats av en annan utredning i betänkandet Ljud och bild for eftervärlden (SOU 1987:51). Bestándighetsfrågorna for olika slag av medier är komplicerade och riksarkivet och ALB arbetar tillsammans för att få fram lämpliga metoder för att möjliggöra ett bevarande av information lagrad på nya medier.

7.6.5 Svensk samhällsvetenskaplig datatjänst (SSD)

Svensk samhällsvetenskaplig datatjânst är en institution vid Göteborgs universitet avsedd att fylla en funktion for hela riket. SSD samlar in ADB-lagrat material från forskningsprojekt vid de olika högskoleenheterna, företrädesvis inom de kulturvetenskapliga sektorerna. Man kan erbjuda en aktiv forskarservice via terminaler anslutna till Göteborgs universitet. Det finns också resurser och kompetens att bistå forskare med att göra vissa bearbetningar. Man har också egen minidator.

De filer som förvaras hos SSD utgör kopior av original hos de olika arkivbildarna. Registren är i förekommande fall avidentiñerade och utgör inte personregister enligt datalagen.

SSD:s budget var for budgetåret 1986/87 ca 1,5 miljoner med 7 tjänster och bestånden omfattar ca 100 magnetband.

7.6.6 Övriga institutioner

Staten stöder vissa institutioner med bidrag över anslaget F 32. Bidrag till vissa arkiv, enligt nedan.

1986/87

Karlstad 136 000 1. Emigrantregistreti 2. Stiftelsen 403 000 Emigrantinstitutet Arbetarrörelsens arkiv 1 795 000

3. Stiftelsen

32 000 4. Genealogiska föreningen Vännlandsarkiv 64 000 5. Föreningen 6. Folkrörelsernas Arkivförbund 65 000 7. Ruotsinsuomalaisten Arkisto (Arkiv for 139 000 Sverigefinnar och Finlandssvenskar i Sverige) 2 634 000

Flera andra institutioner som Baltiska arkivet, Ijänstemannarörelsens arkiv och museum och Örebro läns företagsarkiv har ansökt om bidrag for 1987/88. Även Näringslivsarkiv i Norrland har sökt statsbidrag, främst for den del av verksamheten som avser att ta hand om herrelösa iöretagsarkiv.

Arbetarrörelsens arkiv, Folkrörelsernas Arkivförbund och Värmlandsarkiv har beskrivits tidigare.

Emigrantregistret i Karlstad har register baserade på passagerarlistor, etc. och bibliotek i avsikt att främja emigrantfolkbokföringsmaterial och släktforskning. Personalen är ca tre personer.

Växjö är en nationell institution med inriktning på Emigrantregistreti svensk emigration med ett stort antal mikrofilmer på svenskt och arnerikanskt arkivmaterial och svensk-amerikanska tidningar, Europas största av och dagböcker, bibliotek samt stora

samling _emigrantbrev

register av olika slag. Personalen uppgår till ca 15 personer (varav flera på deltid).

har sitt centrum i Stockholm och skall främja Genealogiska föreningen genealogisk forskning. I samlingarna finns släktregister, klipparkiv Personalen består av frivilliga krafter och ett genealogiskt bibliotek. samt lönebidragsanstâllda.

Ruotsinsuomalaisten Arkisto (Arkiv for Sverigeñnnar och Finlandssvenskar i Sverige) består av 16 sammanslutningar. Personalen består 1988 av tre personer varav en lönebidragsanställd.

7.7 Nya medier

7.7.1 Allmänt

Informationsteknologin är redan och kommer att vara en tillväxtbransch med stor betydelse for utvecklingen i hela den industrialiserade världen. Den snabba utvecklingen förändrar arkivbildningen inom så gott som alla områden. Svårigheter har uppstått att anpassa offenttill den nya informationsteknologin eller vice lighetslagstiftningen versa och for de olika arkivbildarna att klara arkivvården. Detsamma gäller for arkivmyndigheterna och motsvarande institutioner på den kommunala och enskilda sidan och även for dem som skall utnyttja arkiven.

har samtidigt medfört fördelar att Den nya teknologin många genom olika arkivinstitutioner har kunnat sprida uppgifter med hjälp av mikrofilm. Genom begagnande av datoriserade söksystem har nya möjligheter i arbetet med att göra arkiven mer tillgängliga for olika öppnats användarkategorier.

7.7.2 ADB-området

under 1960- och 1970-talen kånnetecknades av en ADB-utvecklingen användning av stordatorer for stora centrala system. Under 1980-talet har en påtaglig utveckling skett mot en allt större användning av persondatorer, basdatorer och minidatorer. De mindre utrustningarna har i dag en datorkraft som tidigare fanns hos stordatorerna. Priserna på utrustning har samtidigt minskat kraftigt. Användning av datorstöd har därför spritts till olika verksamheter, som av ekonomiska skäl inte

datoriseras. Olika användare kan nu själva antidigare hade kunnat tingen köpa färdiga system eller utveckla egna.

av en övergång från arbete med sekven- En del av utvecklingen utgörs av databaser Översiella filer till teknik med lagring på direktminne. till direktminnen får omedelgången från sekvensiella lagringsmedier bara konsekvenser. Vid en uppdatering av en sekvensiell fil skapas en filen finns kvar. På ett direktminne uppdateras uppny fil. Den gamla skrivs över, som därvid blir oåtgifter genom att de gamla uppgifterna av ADB-lagrade måskomliga. Beslut om bevarande/gallring uppgifter tas innan rutinerna för uppdatering fastställs. Med sekvensite dârför samlar man normalt till större körningar. Resultaell lagring uppgifter tet hämtas ut på listor. Vid användning av direktminne kan uppdateske fortlöpande. Uttag sker oftast via bildskärmsringar/bearbetningar terminal och nâgra utlistningar förekommer i regel inte.

från stordatordrift till mindre datorer innebär att dessa Övergången hanteras i normal Flexskivor används i ökad utsträckkontorsmiljö. ning som sekundärminne.

av databaser får olika direkta konsekvenser Lagringen på direktminne Data måste konverteras för val av datastruktur för långtidsforvaring. till ett visst format för att kunna användas i en framtid och for att man skall vara oberoende av de maskiner och program, som används vid pro-

duktionstillfället. Arkivbildarna måste därför skapa erforderlig probevaras. gramvara och fastställa en ny struktur på de data som skall

vidare mot utveckling av ny generation av da- Utvecklingen går snabbt och områden kan väntas torer och programvaror. Nya användningssätt med påföljande konsekvenser för arkivbildningen.

Den nya tekniken har förändrat förutsättningarna för användningen. Ett exempel är elektronisk post (electronic mail) som har haft en mycket snabb tillväxt år. I detta begrepp inryms både telefax och på senare datorbaserade 1987 fanns ca 150 000 användare av meddelandesystem. elektroniska meddelandesystem i Sverige. De flesta av dem finns på med interna system. Problem i detta sammanhang gäller storföretag

dels obehörigt tillträde, dels störningar i teletrañken. Även standardiseringsfrâgorna måste lösas for att kommunikation mellan olika meddelandesystem skall kunna ske. Myndigheterna har att iaktta bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, datalagen och arkivforfattningarna.

7.7.3 Mikrofilm

Mikroñlm har använts under lång tid. Den tekniska utvecklingen har här inte varit lika snabb och dramatisk som inom ADB-området. Fram till vår tid mikrofilmades handlingar ofta för att spara utrymme. Det har blivit allt vanligare att handlingar ñlmas på ett tidigt stadium. Man arbetar då med filmen under handläggningsstadiet. Mikroñlmen är och kommer under överskådlig framtid att vara ett viktigt medium for att lagra information. Man har i dag börjat använda datorstöd för att registrera och söka information lagrad på film, s.k. Computer Aided Retrieval (CAR).

Mina undersökningar visar att mikrofilmen i dag är underutnyttjat som arkivmedium. Mikroñlmen erbjuder möjlighet att lagra och tillgängliggöra information till låg kostnad. Hos flera myndigheter, stat ens järnvägar, centrala studiestödsnämnden, kriminalvârdsverket, Stockholms läns landsting och länsarbetsnämnderna, är det i regel även på kort sikt (10-20 år) ekonomiskt lönsamt att filma vissa pappershandlingar, som sedan kan gallras.

7.7.4 Videogram och fonogram

Även beträffande videogram och fonogram har utvecklingen gått mycket snabbt med många olika typer av lagringsmedia och standarder. En viktig faktor är att man börjat gå över från analog till digital lagring.

7.7.5 Optisk lagring

inom överskådlig framtid när det Den mest intressanta utvecklingen gäller lagringsteknik erbjuds av den optiska skivan.. Den optiska skivan rymmer betydligt större datamängder än andra nu begagnade medieri till storlek. Data lagras med hjälp av laserteknik, vilförhållande mindre än t.ex. magnetband. Det finns ket gör skivan betydligt känslig i dag i huvudsak tre typer av optiska skivor, videodisk, compact disk (CD- ROM) och write once read many times (WORM) digital op- De har delvis olika användningsområden. Avsikten är inte tical disk. av dessa medier. här att ge någon närmare beskrivning

Ett intensivt utvecklingsarbete äger rum när det gäller den optiska skivan. De stora fördelarna beträffande kort accesstid, enorm lagringskam.m. gör tekniken mycket intressant. Det kan pacitet, låga kostnader även nämnas att man genom scanning (dvs. en telefaxliknande process av informatiomkan dvs. textsidor från både för inlâsning lagra bilder papper och mikrofilm.

7.7.6 Hantering av nya medier hos vissa myndigheter

riksarkivet hos ett antal myndigheter for att Jag har låtit göra studier av den nya teknologin, däribland belysa hur arkivbildningen påverkats en om elektronisk post. Dessa studier ger vid handen att användningen Hos av denna teknologi helt har omskapat informationshanteringen. man således att mer

t.ex. centralnämnden for fastighetsdata beräknar

än 95 % av informationsmassan (omräknat i bytes), som myndigheten totalt förvarar, lagras på i huvudsak skivminnen och mindre än 5 % på är snarlikt hos sådana myndigheter som Sveriges papper. Förhållandet och hydrologiska institut samt patent- och registremeteorologiska av ADB- användandet under ringsverket. Att den snabba spridningen senare år har möjligorts av kontorsdatorernas intåg, visas av studier

utförda hos Sundsvalls kommun och länsstyrelsen i Örebro län.

studiestödsnämnden (CSN), studiemedelsnämnderna och Hos centrala är verksamheten helt beroende av ADBvuxenutbildningsnämnderna

stöd (studiestödets informationssystem, STIS). CSN använder sig redan i stor omfattning av COM-film och dokumentñlmning. Försök pågår hos hos Centralnämnden for fastighetsdata att på mikrofilm ta ut relevant information. Härigenom vill man uppnå bästa lönsamhet med tanke på lokalkostnader, rationell hantering i det dagliga arbetet samt på sikt ett tillgodoseende av forskningens behov.

7.7.7 Arkivinstitutionernas arbete med de nya medierna

Riksarkivet och landsarkiven har hittills mest ägnat sig åt att ta tillvara och bevara från olika arkivbildare. Under de senaste årnya medier en har emellertid fiera arkivinstitutioner börjat använda datortekniken for att genom olika datoriserade rutiner göra uppgifter om och i arkiven mer tillgängliga for olika anvândarkategorier. Ett exempel härsom pågår att datorisera nationalregistret i riksarkivet på är det arbete med uppgifter om över 100 000 enskilda arkiv. I flera landsarkiv och folkrörelsearkiv använder man sig av datorkraft vid upprättande av bobrevskrivar-, bestånds- m.il. register. Även vid ordupptecknings-, och forteckningsarbete kan datorer användas, vilket ger fördelningsar senare vid sökning.

Mikroñlm är ett utmärkt medium när det gäller att sprida kopior av information. Mikrofihnen kan ses som ett alternativ till metoder att sprida information att trycka den. Under 1980-talet har mikrofilgenom men kommit att spela en allt större roll bl.a. genom konverteringar av den s.k. mormonñlmen. SVAR-sektionen har här haft en avgörande beatt fungera som distributionscentral. Genom användtydelse genom av mikrofilm har slitaget på originalhandlingarna hos arkivinstining tutionerna minskat.

7.7 .8 Sammanfattning

Kontorstekniken har genomgått en serie omvälvningar under 1900-talet, varav den senaste - ADB-teknikens intåg - är den mest revolutionerande. Debatten har hittills mest rört ADB-tekniken men den bör också föras med utgångspunkt från andra nya medier. Vart och ett av

dem har sin problematik. Vidare gäller att kommunikationsteknologins utveckling är dramatisk.

7.8 Fortbildning och vidareutbildning

7.8.1 Allmänt

Arkivvård av information om arkiven ställer stora krav och spridning och insikter hos den ansvariga personalen. För att hålla på kunskaper och insikter nivå krävs fortlöpande utbilddessa kunskaper på adekvat ningsinsatser. Dessa insatser spänner över ett stort område med många och kommunala förvaltningen och hos olika målgrupper i den statliga enskilda arkivbildare. De inbegriper främst utbildning av arkivvårdanchefer. Utbildning och information rikde personal och arkivansvariga tad till användarna av arkiven är också betydelsefull. Därtill kommer den interna fortbildningen hos olika arkivinstitutioner.

7.8.2 Utbildning av arkivpersonal

Mâlgrupperna for utbudet inom den statliga sektorn utgörs av arkivanarkivredogörare, registratorer etc. Det svariga chefer, verksarkivarier, finns också ett stort utbud av kurser på olika nivåer. Riksarkivet och landsarkiven anordnar dels kurser i grundläggande arkivvård, dels kurser for särskilda myndigheter. Dessa senare äger i regel rum i samband med omorganisationer och systemforändringar. Olika centrala avse arkivmyndigheter ger också inom sin sektor kurser, som helt kan vård eller som har arkivvården som ett moment i ett större kursutbud.

Statens institut for personalutveckling (SIPU) vänder sig i sitt kursutbud främst mot den statliga sektorn. På arkivsidan har man olika kurser och temadagar, ofta inom området registrering - diarieföring och arkivvård. Sedan 1984 finns ett samarbetsavtal mellan SIPU och riksarkivet. Personal vid riksarkiv och landsarkiv medverkar ofta vid de oli» ka kurser, som SIPU anordnar. Regionalt bedrivs i länstyrelsernas regi

utbildning under beteckningen samordnad personalutbildning. Även arkivrådet för arkiwerksamma inom statliga sektorn anordnar kurser.

Stockholms universitet ger sedan 1973 en högskoleutbildning i arkivkunskap. Sammantaget kan man läsa 40 poäng. Det finns planer på att utvidga kurser med ytterligare 20 poäng dvs. till en 60 poängkurs. Utbildningen vänder sig till alla arkivsektorer och är den grundläggande arkivutbildningen på hög nivå. En majoritet av handläggarna inom arkivområdet har genomgått denna utbildning. Statliga och kommunala myndigheter och arkivinstitutioner av olika slag rekryterar från kursen. Under senare tid har en växande rekrytering inom de kommunala och enskilda sektorerna ägt rum i takt med att nya arkivtjânster inrättas hos kommuner och landsting, folkrörelselsearkiv och näringsliv.

På den kommunala sidan bedrivs utbildning av kommunförbundet och dess länsavdelningar, av kommunerna själva, av landsarkiven och av SIPU.

I kommunforbundets regi anordnas sedan 1981 årligen en kurs, Effektivare arkiv, som sträcker sig över fyra månader. Här varvas kunskapsinhämtande internatundervisning och diskussioner med omfattande hemuppgifter. Landstingsförbundet anordnar också utbildningsdagar och informationskonferenser. Målgrupperna och formerna för arkivutbildningen varierar kraftigt. Inom t.ex. landstingssektorn utgör läkarsekreterarna en stor och viktig grupp, som får sin arkivutbildning som ett delmoment i en central administrativ kurs inom näringsliv.

Riksarkivets roll inom den kommunala sektorn är främst övergripande och av utvecklingskaraktâr. Landsarkiven har spelat och spelar en betydande roll inom den kommunala arkivutbildningen.

Den största arkivbildningen inom den enskilda sektorn äger rum på fsretagen och organisationerna. Det år också hos dessa som utbildningsbehovet är störst.

Inom näringslivsarkivsektorn bedrivs sedan länge utbildning av bl.a. Näringslivets Arkivråd. Målgrupper är de som arbetar med arkiven och

arkivansvariga. Olika konsultorgan tillhandahåller också utbildning, främst inriktad på olika rutiner rörande mikrofilmning och ADB.

Inom folkrörelserna har Folkrörelsernas Arkivförbund ägnat utbildningsfrågorna stor uppmärksamhet. Man anordnar kurser och ger ut handböcker i olika ämnen. Målgrupper utgörs både av personal vid folkrörelsearkiven och av personal hos riksorganisationer etc. Flera av de större folkrörelsearkiven på länsnivå bedriver egna utbildningar for distriktsorganisationer och föreningar. Även riksarkivet genom sin folkrörelseenhet och landsarkiven bedriver viss utbildningsverksamhet.

Det har hittills saknats basresurser for internutbildning dvs. for att vidmakthålla eller bygga upp personalens kompetens. Detta förhållande har främst utgjort ett problem hos riksarkivet och landsarkiven.

Med tanke på den snabba tekniska utvecklingen utbildas personal i olika ämnen for att effektivt kunna bemästra informationsflödet i samhället. Kortare kurser om ADB-teknik, sekretesslagstiñning, kurser i ordbehandling etc. är kostsamma, då lärarkraft hämtas utifrån, och anordnas dárför sparsamt.

Arkivinstitutionernas FoU-insatser âr i viktiga avseenden beroende av personalens kompetens och kräver i dagens läge betydande insatser för en långsiktig kunskapsuppbyggnad.

7.8.3 Förmedling av information till och utbildning av användare

Någon systematisk utbildning av användare av arkiv finns inte. Många

kurser anordnas dock för släkt- och hembygdsforskare. Insatser görs

här av riksarkivet, landsarkiv och andra arkivinstitutioner för att genom kurser, studiebesök och visningar introducera dessa användare i de olika arkivbestånden. Flera bildningsforbund har cirklar om arkiv och hur man orienterar sig i dem. Även universitets- och högskolestuderande om arkivområdet. Detta gäller främst stubibringas kunskaper

derande inom det humanistiska området. Högskoleutbildning i arkivkunskap har även ägt rum i Umeå och Göteborg och resurser for arkivutbildning har avsatts vid högskolan i Sundsvall/Härnösand.

Riksarkivet och andra arkivinstitutioner söker kontakt med och formedlar information om arkiven till akademiska forskare genom konferenser och seminarier. Dessa behandlar ibland vissa teman, som utnyttjande av skattematerial, folkrörelsearkiv etc. Även de olika konferenser, som årligen anordnats i Ramsele genom SVAR-sektionens forsorg, har syftat till att öka kontaktytorna mellan arkiven och forskningen.

Genom utställningar som ankyter till vissa händelser söker man sprida information till en bredare allmänhet. Ibland sker detta i samverkan med museer och bibliotek. En sådan utställning kan kombineras med en konferens. Vissa år har man haft en s.k. Arkivens dag, då man visat allmänheten hela arkivverksamheten.

Nästan samtliga arkivinstitutioner publicerar olika handledningar om eller reg-ister över olika arkiv samt presentationer av kâllmaterial. Dessa är ofta enkla till sitt utförande och når inte alltid åsyftad spridning.

och

Överväganden

förslag

8 Mål och

ansvarsfrågor

Min bedömning

I direktiven anges att utredaren bör precisera målen och ambitionsnivåerna for arkivväsendet i såväl ett kort- som långsiktigt perspektiv. Jag har diskuterat en del av hithörande frågor på ett översiktligt sätt i kapitel 4 om Arkivens roll i samhället och erinrar om vad jag där sagt om arkivens och arkivinstitutionernas roll ifråga om kunskapsforsödning, ifråga om kultur och om den offentliga verksamhetens rationalisering. Jag kommer här att göra ytterligare några preciseringar.

Den distinktion mellan mål och ambitionsnivåer, som görsi direktiven, förutsätter (oavsett om ett kort eller långsiktigt perspektiv anlâgges). att målen formulerats relativt oberoende av hänsyn till krassa materiella omständigheter, medan en prövning av om ambitionsnivån ligger rättjust innebär att man tar ställning till om målen (alla eller vissa av dem) fått den andel av kakan som i rådande finansiella läge kan te sig rimlig. Det bör noteras, att även om såväl mål som ambitionsnivåer synes korrekta, brister kan finnas i förverkligandet, t.ex. genom att de medel som, inom den givna resursramen, valts för att uppnå målen inte varit de tjänligaste.

Mot bakgrund av de gjorda terminologiska distinktionerna kan de övergripande målen for arkivverksamheten formuleras. Enligt min mening behöver här ingen skillnad göras mellan kort- och långsiktigt perspektiv: detta blir aktuellt först om och när de generellt formulerade målen bryts ner i delmål.

mål âr kunskapsforsörjning, innebä- Det första av arkivverksamhetens rande både att krav på insyn i handlingar enligt offentlighetsprincipen administration och andra intressenter får tillgodoses och att forskning, till den information som de behöver. Det andra målet är medtillgång till att rådande avsikter förverkligas och det verkan kulturpolitiska integreras på ett effektivt sätt i myndigheternas tredje att arkivfrågor i avsikt att minimera kostnatotala system for informationshantering derna för myndighetens verksamhet. I stort sett kan sägas, att dessa är de har här de mål, som sedan länge har gällt for arkivverksamheten: endast givits en mera explicit formulering.

beträffar om Vad ambitionsnivåerna gäller att dessa på kort sikt, ifråga första och rationaliseoch tredje målen, dvs. kunskapsförsörjningen inte behöver betydande utringen, enligt min mening höjas i särskilt Beträffande vissa delmål kan dock resurser behöva tillfösträckning. gâller att brister i förverkligandet behöver avhjälpas. ras, och allmänt

Jag anser däremot att läget är klart annorlunda ifråga om kulturrnålet.

är För att detta mål skall kunna uppnås så långt som det på kort sikt måste ambitionsnivån och inte obetydliga resurrimligt, höjas avsevärt ser tillföras. Jag anser att situationen är densamma i ett längre peräven om bedömningen här självklart är svårare. Det förefaller spektiv, inte lämpligt att i de kostnadsresonemang, som måste föras, uppehålla 1990 och andra hälften av 1990-talet. sig mer än vid två tidpunkter:

I anslutning till vad som i direktiven sägs om ansvarsavgränsningen på arkivområdet, vill jag framhålla följande.

Som bekant används i beskrivningar och analyser av arkivverksamhesektor, enskild sektor - det är ten uttrycken statlig sektor, kommunal Sektorsbegreppet återkommer emellertid gärvedertagen terminologi. na med en helt annan innebörd, baserad på en indelning i olika samhâllsområden eller samhällssektorer, när man talar om arkivsektorn, samhällets arkivsektor. Härom är naturligtvis intet att säga bara är klar i det enskilda fallet. Angeläget är emellertid att betomeningen na att riksarkivet, som i egenskap av arkivmyndighet har att utfärda föreskrifter för och utöva över arkivverksamheten inom den tillsyn

statliga sektorn, också har en annan och i princip mera övergripande uppgift, nämligen att under regeringen vara sektorsansvarig för hela arkivverksamheten i riket - sektor här taget i den nyssnämnda betydelsen av samhällssektor, samhällsområde. Jag har eftersträvat att i mina konkreta förslag, i den mån de involverar riksarkivet, där så är nödvändigt markera huruvida riksarkivet tänkes agera i sin roll av arkivmyndighet inom den statliga sektorn eller i sin vidare funktion.

Mot bakgrund härav framlägger jagi ansvarsfrågorna som mitt förslag följande. Överinseendet över arkivverksamheten i Sverige ankommer på riksarkivet. Varje sektor - statlig, kommunal och enskild - bör i huvudsak bára sina kostnader. Statens uppgift i fråga om kommunala och enskilda arkiv bör vara att medverka till lösningar som möjliggör att för samhället relevant information bevaras.

Flertalet av de förslag till konkreta åtgärder, som lämnas i de följande kapitlen, bidrar till att underlätta förverkligandet av mer än ett av arkivverksamhetens mål. I den följande korta översikten i föreliggande kapitel, berörs de därför antingen i flera sammanhang eller tas upp i den kontext, där de huvudsakligen avses få betydelse.

Jag har i kapitel 4 och ovan starkt betonat arkivens roll i kulturpolitiken och för tillgodoseende av kulturella mål överhuvudtaget. Ambitionshöjning är här ofrånkomlig och likaså ett väsentligt resurstillskott. Jag börjar därför min översikt med de förslag, som främst tar sikte på kulturområdet.

Främst vill jag då peka på de relativt långtgående förslag, som jag presenterari kapitel 13 och som, om de genomförs, är ägnade attöka arkivmaterialets tillgänglighet, inte minst då det gäller material av speciellt intresse för kulturellt motiverad forskning såsom släkt- och hembygdsforskning. Arkivsektorn föreslås erhålla ett inte obetydligt resurstillskott för att på olika vägar förbättra möjligheterna för olika kategorier av avnämare att nå kännedom om och tillgång till önskat material. Mina förslag om utbyggnad av de statliga arkivmyndigheternas regionala organisation är också jämförelsevis långtgående och har - âven om de huvudsakligen är motiverade av problemet med tillväxten av

arkiv inom statsförvaltningen - självklar betydelse ur kulturell synbör betonas, att det finns behov av vinkel (kapitel 9, avsnitt 4). Vidare önskemålen om FoU-verksamhet ininsatser, som främst tillgodoser mot arkivsektorn: indirekt kommer åtgärder här avnärnare och riktad de kulturella strävandena hos dem till godo. Förslag lämnas i kapitel

13.

Vad beträffar arkivens roll i samhällets kunskapsförsöxjning kan sägas att flera av de förslag, som främst tar sikte på kultursidan, är av betydelse även här. Detta gäller exempelvis utbyggnaden av den regionala som bidrar till att öka tillgänglighet och spridning, allorganisationen. om kulturella beaktas eller ej. Väsentliga i detta deles oavsett aspekter sammanhang är också väl avvägda och inte minst i praktiken fungerande för leveranser av handlingar från arkivbildande myndigregler införande av heter till arkivmyndigheter. I kapitel 9, avsnitt 3, föreslås än nuvarande ordning tillgodose dessa önett system ägnat att bättre skemål.

skall effektivt är Av betydelse för att kunskapsförsörjningen fungera inom arkivområdet är väl besvarade. Ovan har att ansvarsfrågorna roll inom samhällssektorn arnämnts om riksarkivets övergripande mellan stat, komkiv och om den huvudsakliga ansvarsfördelningen är vidare att ett representativt urval av mun och enskild sektor. Viktigt

arkiv bevaras och hålls tillgängligt. Åtgärder för att säkra att

enskilda kommunernas arkivmaterial fortsättså sker föreslås i kapitel 11. Att blir och att det kommer till ökad an-

ningsvis som hittills tillgängligt

som präglar i kapitel 10 vändning är angeläget. Det synsätt förslagen âr ägnat att underlätta en dylik utveckling.

Jag vill slutligen i denna översikt om de forslag, som har direkt betydelse för kunskapsförsörjningen, nämna dem som har att göra med galloch urvalsproblematiken. Hur paradoxalt det än kan låta är ett ringseffektivt ett ofrånkomli gt instrument för att göra kungallringssystem rationell. Mina förslag i kapitel 12 utgår härifrån. skapsförsöijningen förnekas att varje gallring innebär en be- Samtidigt kan det aldrig att ta del av arkivmaterial. Denna begränsgränsning av möjligheten samhällsintressen äventy- 4 ning får inte drivas så långt att väsentliga

ras. Genom bevarande av urval av handlingar kan en sådan utveckling hindras. Förslag härom framförs, också dessa i kapitel 12.

Det tredje av de mål för arkivverksamheten, som jag i kapitel 4 angav, nämligen det effektiviserande eller rationaliserande, har ovan skymtat i flera sammanhang, inte minst ifråga om avvägningen av ansvaret mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyndigheter samt ifråga om gallringsverksamheten. Jag vill här även peka på vad som i kapitel 9, avsnitt l, föreslås beträffande uppbyggnad av kompetens i registrerings- och reprografifrâgor. Likaså vill jag framhålla vad som i kapitel 10 sågs om ökat samarbete och längre driven samordning mellan stat och kommun. Jag vill betona, att enligt min mening ett förverkligande av rationaliseringsmålet âr en förutsättning för framgång i arbetet på att främja arkivens och arkivmyndigheternas roll ifråga om kultur och kunskapsförsöijning.

Två av mina förslag är av vikt för samtliga mål. För att på ett vettigt sätt kunna hantera arkivfrågorna krävs att det lagkomplex, som reglerar dem, är systematiskt uppbyggt, logiskt komponerat och effektivt i detaljerna. I dessa avseenden har åtskilligt hittills enligt min mening brustit, inte minst genom att en arkivlag saknats. Förslag beträffande arkivlag och arkivförordning lämnas (se kapitel 15). I arkivlagen meddelas målformuleringar i samklang med vad som ovan sagts: formellt gäller de endast den offentliga sektorn men förhoppningsvis får de betydelse därutöver.

En annan omständighet av samma övergripande karaktär är att anställda hos arkivinstitutioner och arkivbildare äger kompetens för sina uppgifter i ett skede som präglas av en snabb teknisk utveckling. Jag lämnar i kapitel 14 förslag angående samordnad fortbildning och vidareutbildning inom arkivverksamheten.

9 Den statliga sektorn

9.1 De arkivbildande myndigheternas uppgifter

Mitt förslag: Ansvarsfordelningen mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyndigheter klarlåggs genom mina forslag. Frågan regleras i författning. Myndigheterna skall ha hela ansvaret for att arkivvården sköts på ett ändamålsenligt sätt. Arkivmyndighetemas bitrâdesfunktion skall upphöra eller avgiftsfmansieras. För att höja effektiviteten skrivs en skyldighet in i arkivlagen att en beskrivning av hur arkiven skall vårdas skall upprättas av varje myndighet.

Överväganden och förslag

Utvecklingen under de senaste decennierna har inneburit utvidgade och förändrade arbetsuppgifter för myndigheterna. Detta har medfört att arkivbildningen har vuxit i omfång samtidigt som den moderna tekniken har bidragit till komplexiteten. Det ställs alltså nya och ökade krav på arkivbildarna, när det gäller att styra arkivbildningen och bygga upp en god arkivvård.

Enligt hittillsvarande rollfordelning har de arkivbildande myndigheterna ansvaret for att deras arkiv ordnas och fortecknas samt förvaras på lämpligt sätt, att lämpligt skrivmaterial används, att adekvata gallringsrutiner finns etc. Arkivmyndigheterna har att utfärda föreskrifter och råd och kontrollera efterlevnaden samt att biträda vid gallring och andra arkivarbeten.

ansvar Enligt min mening måste arkivbildarnas eget grundläggande for sin arkivbildning och arkivvård stärkas och arkivfunktionen ges som krävs för en rationell hantering. Detta kan ske den omfattning bl.a. genom att arkivmyndigheternas biträdesuppgifter upphör. Jag anser att, om arkivmyndigheterna i fortsättningen utför tjänster åt arkivbildarna som går utöver tillsyn och rådgivning, dessa tjänster skall utföras mot ersättning.

också att varje myndighet skall upprätta en beskrivning Jag föreslår för arkivvârden. Jag anser att förekomsten av en sådan beskrivning skulle stärka arkivfunktionen hos arkivbildarna. Beskrivningen skall tillgodose flera ändamål. Den skall ha en styrande effekt på myndigheternas arkivvârd och arkivbildning och ingå som en del av myndighe» tens informationsstrategi. Vidare skall den ge allmänheten en överblick över arkivmaterialet. Slutligen kan den även som planeringsinstrument vara till gagn för arkivmyndigheternas verksamhet. Enligt kunna för hur en såmin mening bör riksarkivet ange förutsättningar dan beskrivning skall se ut. Utseendet kommer att variera beroende på art och behov. Förekomsten av en beskrivning bör unmyndighetens derlätta samarbetet mellan arkivbildarna och arkivmyndigheterna samt arkivmyndigheternas planering och möjligheter till delegering.

att planering for arkivlokaler sker i sam- Jag anser det vidare viktigt band med ny- och ombyggnad. Byggnadsstyrelsen bör därför få i uppgift att räkna in arkivlokaler i programmerade ytor.

9.2 Arkivmyndigheternas uppgifter

föreslås få utfärda föreskrifter och allmänna Mitt förslag: Riksarkivet råd avseende flera och vidgade sakområden än tidigare. Frågan regleskall ägna sig åt tillsyn och ras i författningar. Arkivmyndigheterna efterlevnaden. Riksarkivet ges

rådgivning och därigenom kontrollera

möjligheter att bygga upp kompetens för registrerings- och reprograñfrågor.

Överväganden och förslag

De grundläggande föreskrifterna om den statliga arkivvården ges i allmänna arkivstadgan. Arkivmyndigheterna skall enligt denna utöva tillsyn och ge råd i arkivfrågor till statliga myndigheter samt biträda vid gallring och annan arkivvård. Arkivmyndigheterna skall också kontrollera att arkiv ordnas och firtecknas och handhas ändamålsenligt samt att föreskriven utgallring av arkivhandlingar äger rum. De skall vidare infordra och granska arkivförteckning, inspektera arkiv samt granska förslag till ny- och ombyggnad av arkivlokaler.

Nuvarande rollfördelning innebär att arkivmyndigheterna dels utfärdar generella föreskrifter och råd, dels via besök eller på annat sätt ser till efterlevnaden. Arkivmyndigheterna biträder också utan ersättning olika myndigheter vid ordnings- och förteckningsarbeten, gallring etc. Tendensen har dock under senare tid varit att denna typ av biträde har minskat i omfattning. Arkivmyndigheterna tar också numera ofta ut ersättning för denna typ av insatser.

Denna renodling av arkivmyndigheternas uppgifter är enligt mitt sätt att se naturlig och har stora fördelar. Jag menar vidare att arkivmyndigheterna bör ges ett inflytande över samtliga de frågor som påverkar arkivbildningen och arkivvården. Avgränsningar bör samtidigt göras gentemot riksrevisionsverket, Statskontoret och datainspektionen, eftersom dessa myndigheters och riksarkivets verksamhetsområden _ ibland överlappar varandra.

Enligt min mening har den komplexa arkivbildningen hos myndigheterna medfört att den hittillsvarande regleringen i arkivstadgan m.fl. författningar upplevs som alltför detaljbetonad. Det strider vidare mot praxis att regeringen utfärdar regler på denna detaljeringsnivå. Regleringen har nu blivit ålderdomlig och kan i vissa fall till och med motverka sina syften. Detta förhållande är kanske mest framträdande när det gäller regleringen av gallring i allmänna gallringsförordningen och förordningen om utgallring ur upptagning for automatisk databehandling samt föreskrifterna om förtecknande i allmänna arkivstadgan. Mi-

innebär att rätten att utfärda föreskrifter beträfna författningsförslag fande iörtecknande, skrivmateriel, arkivlokaler etc. överförs till riksaroch kontroll från arkivmyndigheternas sikivet. En detaljerad styrning och arkivvård kan inte anses da av myndigheternas arkivbildning mellan arkivbildarna och arkivmyndigheterna är önskvärd. Samspelet väsentligt, då det gäller att styra tillgängliga resurser till priomycket områden. En strävan och ett riktmärke för det fortsatta arbetet riterade bör således vara att komma bort från den nuvarande detaljstyrningen. Möjligheterna till vidare delegering till de arkivbildande myndigheterna bör enligt min åsikt beaktas.

och reprografiområdena, där är- En särskild fråga är hur registreringsdelvis handlades av Statskontoret, skall behandlas. endena tidigare har funnit att verkets insatser på de nämnda områdena Statskontoret bör omprioriteras mot andra verksamheter. Det har dock visat sig att det föreligger ett stort behov av tjänster i fråga om registrering och repvänder sig till riksarkivet och landsarkirografi. Många myndigheter ven för att få råd och hjälp. Arkivfrågorna måste för en rationell hantestadium i arkivbildningsprocessen, och regiring bedömas på ett tidigt styrmedel. Val av skrivmedel streringsfrågorna utgör här ett viktigt måste ske redan före arkivbildningsprocessen. Behovet av att åstadkomma en rationell gallringsverksamhet och bra återsökningsmedel kräver allt mer uppmärksamhet. Mot bakgrund härav är det enligt min att riksarkivet ges ett mer uttalat ansvar inom dessa mening naturligt Riksarkivets roll områden och möjlighet att bygga upp sin kompetens. blir att som sektorsansvarig myndighet fylla behovet av ta fram adeför att Förenkla myndigheternas verksamhet. Detta kvata hjälpmedel bidrar också till att underlätta för myndigheterna och andra avnämare att ta del av hos myndigheterna förvarad information.

9.3 Leveransregler

Mitt förslag: De nuvarande reglerna som innebär automatik i leveranser till arkivmyndigheterna bör upphöra. Detta gäller såväl det traditionella pappersmaterialet som olika slag av upptagningar. Vid organisationsförändringar eller andra Förändringar hos de arkivbildandé organen, som påverkar arkivmyndigheterna, skall resursfrågan beaktas. Riksarkivet bör i sin anslagsframställning ange vilka leveranser, som riksarkiv och landsarkiv planerar att ta emot under det kommande budgetåret och behovet av leveranser på sikt. Här bör perspektivet ligga på minst fem år för att möjliggöra en planerad utbyggnad av depålokaler. Resurstillskotten till arkivmyndigheterna för de långsiktiga kostnadsåtagandena beaktas då i budgetbehandlingen. Någon fast leveransgräns bör alltså inte komma i fråga i fortsättningen. Det är angeläget att materialet, när det har förlorat sin direkta aktualitet för myndighetens verksamhet och dess utnyttjande blir en angelägenhet företrädesvis för kultur- och forskningsândamål, avlämnas till arkivmyndighet. Detta förutsätter dock att de ekonomiska villkoren klaras ut och att även lokalmässiga förhållanden beaktas.

Observeras bör att enskilda arkiv inte berörs av de föreslagna leveransreglerna.

Överväganden och förslag

Som jag tidigare har redovisat bygger de nuvarande leveranserna av arkivmaterial från de statliga arkivbildarna till arkivmyndigheterna (här riksarkivet och landsarkiven) på ett regelverk, enligt vilket regionala och lokala myndigheters arkiv avlämnas till landsarkiv när de är 100 år gamla och de centrala myndigheternas arkiv till riksarkivet efter överenskommelse. Den sistnämnda leveransordningen kan dock inte bygga på förutsättningen av överenskommelse om de ekonomiska konsekvenserna av överlämnandet utan snarare på i vilken utsträckning arkivbildaren har haft fortsatt behov av sitt arkiv i sin omedelbara närhet och om riksarkivet har haft utrymme för att ta emot leveran-

av de centrala myndighesen. I princip har således också hanteringen ternas arkiv från förutsättningen att de slutligt skall avlämnas utgått i riksarkivet. Praxis när det gäller landsarkiv har varit till och förvaras större omfattning än vad att dessa har tagit emot leveranser i betydligt som förutsatts i arkivstadgan.

har som en följd härav på knappa trettio år mer Arkivmyndigheterna än tredubblat sina bestånd av pappershandlingar, tagit emot magnetosv. Det finns önskemål om ytterligare leveranser hos band, mikroñlm fram till år myndigheterna. Beräkningar tyder på att leveransbehovet 2000 är ca 200 000 hm.

De automatiskt verkande leveransreglerna har inte haft någon motsvarighet i automatiskt verkande regler for budgetering av mottagarens/

verksamhet. Arkivmyndigheterna har kommit att

arkivmyndighetens ses som en kostnadsfri resurs i dessa sammanhang.

Detta har fått flera konsekvenser.

kraven förmåga att Ett växande gap mellan på arkivmyndigheternas hantera och förvara det stadigt växande inflödet av arkiv och resurserna för att klara denna uppgift har uppkommit.

Myndigheternas ansvar och därmed deras intresse för arkivtillväxtfrågorna får inte den betoning som kan anses nödvändig. För myndigheten blir tillväxtproblemen av övergående natur. När de egna arkivlokalerhar de na âr fulla eller när arkiven har uppnått leveransgränsåldern kunnat levereras till arkivmyndigheten. De långsiktiga kostnaderna har därmed automatiskt överförts till for myndighetens arkivbildning arkivmyndigheten.

Det växande gapet mellan kraven på insatser och resurser for att klara att landsarkiv efter framställning till dessa har i några fall inneburit att ta emot arkivhandregeringen har medgivits dispens från kravet från arkivbildare. Det har givits när landsarkivets lokalutrymlingar men har helt utnyttjats.

Enligt min mening måste statens planeringsförutsâttningar förbättras i detta avseende. Därför är det angeläget att de nuvarande leveransreglerna upphör. De innebär vidare en sådan koncentration på uppgiften att förvara förvaltningens material - och därmed i motsvarande grad en diskriminering av ambitionen att också täcka vissa förvaringsbehov för bl.a. den enskilda sektorn - att de knappast kan sägas motsvara de krav som en förstärkning av arkivmyndigheternas roll som kultur- och forskningsprofil förutsätter.

I enlighet med vad jag tidigare har anfört bör de arkivbildande myndigheternas ansvar för sin arkivbildning förstärkas. Detta ansvar bör också i princip omfatta de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna av denna arkivbildning.

Ett sådant synsätt aktualiserar frågan om överföring av resurser från de arkivbildande myndigheterna till arkivmyndigheterna i samband med överlämnande av handlingar. Resursöverföringen borde omfatta kostnaderna för både det ansvar för den praktiska hanteringen av arkivet som arkivmyndigheten tar på sig och den långsiktiga förvaringen. Ett sådant arrangemang skulle vidare göra det uppenbart för arkivbildaren att det är lönsamt att sköta sitt arkiv ordentligt och bl.a. genom riktiga och effektiva gallringsåtgärder se till att det inte blir onödigt omfattande.

Inom utredningen har därför mot denna bakgrund diskuterats tekniska former för en sådan resursöverföring. Bland annat har Statskontoret anlitats för vissa studier.

Min slutsats är dock att budgeteringsfrågan och formen för eventuell överföring av resurser från förvaltningen till riksarkivet och landsarkiven lämpligen sker inom ramen för den årliga budgetprocessen inom regeringskansliet. Jag kommer därför inte att lägga något nämnare förslag i detta sammanhang. Riksarkivet bör i sin anslagsframstállning ange vilka leveranser som planeras tas emot och vilka resursbehov man därvid anser uppkomma. Planeringsperspektivet bör ligga på minst fem år för att möjliggöra en anskaffning av lokaler, personal m.m.

och resurser gäller Samtligt materi- Min slutsats beträffande överföring Jag år dock medveten om att bl.a. datalagens al, dvs. även nya medier. att förvara detta slag av material kan bestämmelser och svårigheterna medföra för arkivbildarna på längre sikt. problem

ser klara fördelar i en ordning som in- Det bör betonas, att jag givetvis bevarandet av arkiv sker under sådana fornebär att det långsiktiga och kulturverksamhetens behov. mer att de tillgodoser forskningens material hos de Det talar för en förvaring av den statliga förvaltningens

statliga arkivmyndigheterna.

förutsätter dock en resurstilldelning som faktiskt gör En sådan ordning för riksarkivet och landsarkiven att klara denna uppgift utdet möjligt an att allvarligt begränsa deras möjligheter att fungera som depå också för material utanför den statliga sektorn. Kan en sådan resurstilldelmåste konsekvensen bli att de statliga arkivbilning inte åstadkommas darna i ökad också måste stå för den långsiktiga förvautsträckning och därmed svara för att arkiven får den vård och förvaring som ringen och i ökande hålla dem tillgängliga för andra kan krävas utsträckning ändamål än den egna förvaltningens behov. Detta är möjligen acceptabelt från offentlighetssynpunkt mer vore ändå en olycklig utveckling framför allt från forsknings- och kultursynpunkt.

Sammanfattningsvis innebär denna min syn, att arkivmyndigheterna såvida inte resurser tillskjuts. Aninte kan ta emot några leveranser, svaret att ta hand om den årligt ökande arkivmassan kommer då helt att åvila de arkivbildande till förfång för användarna. myndigheterna

9.4 Arkivmyndigheternas organisation

Mitt förslag: En utbyggnad av landsarkivorganisationen baserad på lânstanken föreslås. En centraliserad lösning förkastas därmed. Samverkan med olika regionala och lokala organisationer och myndigheter är viktig. Regionala förutsättningar âr väsentliga for valet av nya etableringsorter. Det är då lämpligt att landsarkiv inrättas i Karlstad och Umeå, som omfattar Värmlands resp. Västerbottens län. Stockholms stadsarkiv omvandlas till landsarkiv for Stockholms län. Malmö stadsarkiv behåller sin nuvarande ställning som landsarkiv och erhåller ett statsbidrag. En översyn av riksarkivets organisation utförs av riksarkivet under beaktande av de mål som fastställs av regering och riksdag. En översyn av landsarkivens organisation bör äga rum i samband med att nya landsarkiv inrättas eller om andra Förhållanden ger anledning därtill.

Överväganden och förslag

Landsarkivens regionala organisation är av gammalt datum. Antalet landsarkiv och deras geografiska och befolkningsmässiga omfattning har inte fastställts på grundval av överväganden om vad som kan vara rationellt for arkivbildarna, från kostnadssynpunkt eller från kulturoch forskningssynpunkt. Lokaliseringen och valet av lokaler har inte heller alltid skett på sådana grunder. Den nuvarande landsarkivorganisationen är således i flera avseenden inte ändamålsenlig.

En intern organisationsöversyn av riksarkivet har påbörjats. Översynen kommer att anpassas till den målsättning och den princip som regering och riksdag faställer på basis av mitt forslag. Det finns således ingen anledning for mig att syssla med riksarkivets interna organisation. Landsarkivens interna organisation bör ses över. Detta kan lämpligen ske i samband med att nya landsarkiv inrättas eller när andra förhållanden så föranleder.

Som jag ovan redovisati kap. 9.3 måste de nuvarande leveransreglerna att materialet när det har förlorat upphöra. Jag anser det dock rimligt sin direkta aktualitet for myndighetens verksamhet avlämnas till arkivmyndigheten.

ovan att en sådan ordning förutsätter att Jag har dock klart markerat mottagarna dvs. arkivmyndigheterna tillförs lokal- och personalresurser.

mig nedan till att redovisa de principer som bör ligga Jag inskränker kan ske. till grund for hur den regionala organisationen

i huvudsak ske på tre sätt Som jag ser det kan förstärkningen 1) En utbyggnad av de nuvarande landsarkiven. av landsarkivorganisationen genom inrättande av fle- 2) En utbyggnad ra landsarkiv. 3) En central depålösning (kan omfatta även riksarkivet).

Jag har som utgångspunkt för mina överväganden ansett, att närhetsfaktorn âr av en avgörande betydelse. Min grundinställning är, att en förstärkning bör ske genom en regional utbyggnad av landsarkivorganedan närmare att lämnisationen baserad på länsnivån. Jag kommer na konkreta bör ske och utveckla skälen förslag till hur en utbyggnad härför.

Av flera skäl kan en i grunden ändrad organisation inte komma i fråga

under den närmaste tiden. En utbyggnad bör äga rum stegvis och moti-

till samverkan mellan olika intresveras av de behov och möjligheter senter som kan finnas på olika orter. Inte heller får utbyggnaden ske på likformigt sätt utan den bör anpassas efter regionala förutsättningar. behov och Min bedömning präglas då naturligt nog av olika uppenbara till avlastning till gagn för befintliga landsarkiv. Sådaav möjligheter na faktorer är om universitet eller högskola finns på orten och om livförekom-

aktig kulturverksamhet (släktforskning, hembygdsforskning)

mer i regionen. En annan viktig faktor är om andra arkivinstitutioner redan finns på orten, t.ex. folkrörelsearkiv - och näringslivsarkivinstitutioner eller kommunala arkivinstitutioner, med vilka samverkan på

ett eller annat sätt kan ske. Ytterligare en faktor vid val av område (län) är om en regional vilja att bidra ekonomiskt har kommit till uttryck. Detta är fallet i Värmlands och Västerbottens län. Modellen stämmer också bra med synen på stadsarkiven i Stockholm och Malmö. Även det behov som kan finnas regionalt för myndigheter att få avlämna arkivmaterial bör beaktas i detta sammanhang. Slutligen spelar avståndsfaktorn enligt min mening en viktig roll, då det ur både kulturoch forskningspolitisk och demokratisk synvinkel måste anses väsentligt att underlätta eller t.o.m. möjliggöra tillgången till arkivmaterial (jfr målsättningarna i den kulturpolitiska propositionen).

Även om en lösning med flera enheter på sikt kan komma att kosta mer än olika centrala lösningar (riksdepå) menar jag mot bakgrund av vad som nyss anförts att övervägande skäl talar för en regionalisering . Jag vill for närvarande förorda en struktur som närmast baserar sig på länen. I vissa fall talar skäl för en regional lösning som omfattar två eller flera län; det är viktigt att de nya institutionerna blir tillräckligt stora. En direkt anknytning till länsstyrelsen har övervâgts men förkastats. Landsarkiven är tillsynsmyndigheter för länsstyrelserna i arkivfrågor. självständigheten har vidare ett inte obetydligt värde i samband med accession av enskilda arkiv. Även landsarkivens roll som basinstitutioner for forskning och kultur talar för att landsarkiven också i fortsättningen bör utgöra självständiga myndigheter.

Jag har även övervägt andra möjligheter som att flytta ansvaret för arkivverksamheten inom ett län från ett landsarkivdistrikt till ett annat. En tanke som därvid har aktualiserats har varit att låta ansvaret för arkivverksamheten i Hallands län övergå från landsarkivet i Lund till landsarkivet i Göteborg. Jag har dock funnit att en sådan åtgärd i dagsläget knappast skulle medföra några fördelar.

Om ett fortsatt mottagande av leveranser från olika statliga arkivbildare skall vara möjlig måste en utbyggnad av depåerna komma till stånd. Ett inrättande av flera enheter skulle avlasta de nuvarande landsarkiven och underlätta tillsynsverksamheten.

av det anñrda bör i ett forsta skede följande åtgärder öv- Mot bakgrund ervågas.

Motiv 1. Ett landsarkiv inrättas i Högskola på orten. Samverkan nytt Karlstad omfattande Värmlands möjlig lokal- och personalmâssigt län (280 000 invånare) med Folkrörelsernas arkiv ñr Värmland. Föreningen Värmlandsarkiv for landsting, tre kommuner, näringslivet och andra enskilda (landstinget som huvudman), Emigrantregistret i Karlstad, Värmlands hembygdsförbund mil. Avlastar landsarkivet i Göteborg. 2. Ett nytt landsarkiv inrättas i Universitet med forskningsarkiv Umeå omfattande Västerbottens på orten. Folkrörelsearkiv. Centralarkiv for Umeå kommun och lån (245 000 invånare) landstingeti Västerbotten. Avlastar landsarkivet i Härnösand.

3. Stockholms stadsarkiv omvand- Universitet på orten. SSA redan las till landsarkiv omfattande landsarkiv för statliga myndighe- Stockholms län (1 580 000 invåna- ter i Stockholms kommun. Avlasre) tar landsarkivet i Uppsala.

4. Stadsarkivet i Malmö bör be- Rimligt att bidrag utgår med hänhålla sin nuvarande ställning och syn till att MSA har landsarkivs erhålla ett statsbidrag ställning och förvarar ett omfattande statligt material och utövar tillsyn.

En förändringi övrigt skulle medföra kostnader och inte innebära några vinster ur forsknings- och kulturpolitisk synvinkel.

Jag har också övervägt att föreslå dels inrättande av ett nytt landsarkiv i Örebro omfattandeÖrebro län, dels inrättande av ett landsarkiv i södra Sverige, närmare bestämt i någon av de småländska residens-

städerna (Jönköping, Växjö och Kalmar), vilka alla är försedda med

högskola. Jag har emellertid valt att för närvarande inte komma med något förslag härom i frånvaro av regionala initiativ på området. Om mina förslag accepteras, bör en organisationskommitté få i uppdrag att klarlägga de närmare förutsättningarna och bedriva Förhandlingar med olika intressenter.

Finansieringen av mina förslag redovisas i avsnitt 16.

Jag har slutligen i den beskrivande delen av betänkandet haft anledning att uppmärksamma den enligt min uppfattning anmärkningsvärda andel av arkivmyndigheternas verksamhet som finansieras över AMS-budgeten. Det gäller i synnerhet beträffande landsarkiven, som har ca 90 % av de lönebidragsanställda.

Jag lägger inte fram något förslag om ändring av dessa förhållanden. Jag vill dock peka på att arkivmyndigheternas omfattande beroende av lönebidragspersonal måste ses som ett problem. Det gäller dels med avseende på de svårigheter som kan uppkomma vid en omläggning av sysselsättningspolitiken, dels med tanke på möjligheterna till en långsiktig personalpolitik och kunskapsuppbyggnad hos personalen.

En myndighet måste ha förutsättning att planera och styra sin verksamhet över längre tid än ett år. Rent allmänt måste också rationaliteten i den rådande fmansieringskonstruktionen ifrågasättas..Det finns därför enligt min mening skäl bl.a. för statsmakterna liksom för AMS och riksarkivet att överväga formerna för lönebidragsanstâllningar vid arkivmyndigheterna.

10 Den kommunala sektorn

Mitt förslag: Bestämmelserna om arkivvård i kommunallagen ersätts av bestämmelserna i den nya arkivlagen. I övrigt kommer nuvarande ordning att bestå. Kommunerna beslutar om sin arkivvård och förvarar sina arkiv. Riksarkivet utfärdar råd om gallring och arkivvården i övrigt. Samverkan sker som nu i kommunarkivgruppen. Bland annat ett genomförande av forslag i betänkandet Arkiv for individ och miljö (SOU 1987:38) nödvändiggör på det regionala och lokala planeti ökad utsträckning samarbete eller samordning mellan stat och kommun.

Överväganden och förslag

Enligt direktiven skall jag överväga om en ökad samordning mellan stat och kommun kan leda till förbättrad effektivitet t.ex. genom att gallring göres effektivare. Samordningen bör ske utan ökad statlig styrning. Ej heller bör staten finansiera kommunala arkiv.

Riksarkivets betänkande (Ds U 1984:6) Kommunala arkiv har överlämnats till utredaren för att beaktas i utredningsarbetet.

Enligt min mening bör - liksom på offentlighetslagstiftningens område - samma regler på lagnivå gälla for de kommunala som för de statliga arkiven. Detta kommer till uttryck i mitt forslag till arkivlag, som omfattar arkiv hos i princip samtliga statliga och kommunala organ. Detta mitt lagförslag innebär inte någon inskränkning av den kommunala sjâlvstyrelsen på arkivområdet.

Jag menar att det nuvarande sättet att arbeta - nämligen att riksarkivet utfärdar råd om gallring och arkivvården i övrigt och att kommunarkivgruppen bereder ärendena - fungerar bra och utgör en god garanti På det regionala och lokala planet finns ett för samordningsarbetet. samarbete mellan landsting, kommuner och landsarkiv. Det fruktbart år viktigt att detta samarbete fortsätter.

Vad beträffar av kommunernas arkivhandlingar har socialförvaring forordat, att staten skall ta på sig ansvaret och kostdatautredningen av materialet som skall bevaras av naderna for förvaring av de delar hänsyn till framtida forskning. Jag anser - som jag anförde i mitt remissvar över utredningens betänkande - att övervägande skäl talar av de kommunala arkiven på detta sätt och att socialmot en splittring datamaterialet bör ligga kvar hos kommunerna.

av de kommunala arkiven gene- Detta for över på frågor om förvaring om avlämning av arkiv till rellt. Min grundsyn är att någon lagregel landsarkiv inte bör införas vare sig for hela arkiv eller delar därav. Jag anser att nuvarande med möjlighet till ett frivilligt avlämnande praxis - även om den uttnyttjats sparsamt - fungerat bra och är tillräcklig. Att infora en tvângsregel skulle endast motverka sitt syfte, då det finns ett att lämna ifrån i synnerhet till en institution i motstånd sig material, en annan Rätten for landsarkiven att ta emot kommunalt materegion. rial bör dock enligt min mening behållas. Om denna rätt skall bli något annat måste emellertid landsarkiven erhålla ett lokaltillän en fiktion, eftersom deras möjligheter att i dag ta emot kommunala handskott, Denna av hur samverkan mellan lingar är begränsade. fråga påverkas landsarkiv samt kommunala och enskilda arkivinstitutioner löses.

och forskningen. Kom- Jag vill slutligen ta upp frågan om kommunerna munerna har länge via sina förbund intagit en hållning som närmast att forskning är en statlig angelägenhet och att staten synes innebära, inte kan göra anspråk på kommunal medverkan i forskningsprocessen utan särskild Detta har främst gällt den akademiskt orienersättning. eller av s.k. riksintresse. synsättet har terade forskningen forskning emellertid luckrats senare år. Det går inte heller enligt min upp under

åsikt att hävda, att visst material kan användas för enbart lokal forskning eller är enbart av riksintresse. Den under de senare decennierna

kraftigt expanderande lokalhistoriska forskningen använder såväl lo-

kalt som centralt förvarat material. Det väsentliga är att det ur olika aspekter mycket viktiga kommunala arkivmaterialet bevaras och hålls tillgängligt för olika avnämare. Jag menar att den hittillsvarande utvecklingen som inneburit att kommunerna i stor utsträckning förvarar sitt eget material är riktig.

Vad olika upptagningar som magnetband för ADB och film har gäller dock andra lösningar övervägts. Många kommuner kan själva inte tillhandahålla den kvalificerade vård som krävs för förvaring av sådana medier. Enligt min mening bör kommunerna antingen kunna avlämna sådant material till landsarkiv eller hyra utrymme hos någon annan institution. Tillgängliggörandet av information sker i ena fallet genom landsarkivet, i andra fallet genom kommunen själv. Fördelarna med stordrift är i detta fall uppenbara. Den bästa lösningen synes vara nåsamverkan. Förvaring av personregister enligt dagon form av regional talagen har hittills skett hos de statliga arkivrnyndigheterna. Fördelarna med sammanhållna arkiv talar för att även sådant material behandlas med frivilligheten som grund.

Datalagen innehåller vissa undantagsbestämmelser om personregister som har avlämnats till en arkivmyndighet for förvaring. Sådana register skiljer sig från andra personregister genom att de inte används för sitt ursprungliga ändamål utan för mer begränsade syften. Dessa har föranlett att register som avlämnats till arkivmyndighet har undantagits från tillståndsplikt (2 a §), förteckningsskyldighet (7 a §), rättelseskyldighet (8 §) och registerutdragsskyldighet enligt 10 § datalagen.

I prop. 1986/87:116 om ändring i datalagen har foredraganden uttalat, att begreppet arkivmyndighet inte är preciserat vare sigi datalagen eller dess förarbeten (jfr prop. 1981/822189 s. 35 ff) men att det får anses klart, att begreppet åtminstone innefattar riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven samt stadsarkiven i Stockholm och Malmö. I och med att kommunal arkivmyndighet enligt mitt forslag skall finnas även i kommun och landstingskommun, torde förslaget innebära att datalagens

i nämnda hânseenden kommer att samtliga undantagsbestâxmnelser omfatta även de kommunala arkivmyndigheterna.

11 Den enskilda sektorn

Mitt förslag: Värdefulla enskilda arkiv skall bevaras och hållas tillgängliga. Samverkan mellan stat, kommun och enskilda organisationer stârks for att tillgodose dessa önskemål. En fortsatt utbyggnad av bidragssystemet till nya folkrörelsedepåer sker. Riksarkivet bereds möjlighet att ge bidrag till olika organisationer, så att den information, som är av betydelse for forsknings- och kulturverksamheten, bevaras och tillgängliggörs.

Överväganden och förslag

Föreskrifter rörande arkivvården inom enskilda sektorn år främst av kortfristig natur och rör oftast rent ekonomiska förhållanden. Enskilda arkivbildare kan därefter fritt förfoga över sina arkiv så vitt de inte bryter mot lagen om utförsel av kulturforemål. Regler rörande tillgånglighet saknas. Inom stora delar av den enskilda sektorn, t.ex. organisationsvärlden och näringslivet, finns dock en ambition att följa den offentliga sektorns arkivbildning.

Enligt direktiven hör det till arkivmyndigheternas uppgifter att så långt som möjligt ta hand om den samhällsinformation som ingår i olika slag av enskilda arkiv och medverka till att sådan information bevaras. Det betonas att möjligheterna att bevara dessa arkiv är av stor betydelse. Det âr viktigt att precisera vilket ansvar som härvid âvilar riksarkivet och landsarkiven. En avvägning mellan allmänintresset att bevara och kostnaderna bör ske.

i 170

betänkande (Ds U 1984:12) Att bevara foretagsarkiv har Riksarkivets överlämnats till utredaren for att beaktas i utredningsarbetet.

Inom den enskilda sektorn finns person- och släktarkiv, gårds- och byarkiv efter föreningar och organisationer samt företagsarkiv. arkiv, och innehåll hos samt omfattning av dessa arkiv växlar. Arki- Struktur har ändrats beroende utveckling. Detta förvens utseende på teknikens hållande innebär att olika åtgärder - anpassade efter varje slag av ar-

kiv - måste begagnas.

Även förhållandena inom den enskilda sektorn skifde organisatoriska tar. Bäst är arkivorganisationen inom folkrörelsesektorn, uppbyggd medan endast ett fåtal institutioner förvarar företagsarkiv.

i direktiven är det av central att arkiv från Som fastslagits betydelse den enskilda sektorn bevaras och tillgängliggörs. Under senare tid har det skett och med att olika regionala initiativ en glädjande utvecklingi nivåer. min grundinställning måste man anhar tagits på olika Enligt till dessa frivilliga initiativ. Statens uppgift blir närmast att stiknyta mulera och i olika former understödja dessa. Jag menar vidare att man måste begagna sig av flera olika metoder för att nå målet att ett representativt kâllmaterial bevaras från den enskilda sektorn.

därefter till att behandla de olika kategorierna av enskilda Jag övergår arkiv. med att behandla person- och släktarkiv. Volymmâs- Jag börjar större enheter. Detta förhållande sigt utgör dessa i regel inte några minskar inte deras värde utan de utgör och kommer att utgöra väsentliför olika av forskning. Ofta belyser de förhållanden, som ga källor typer inte framkommer i annat material. De kräver ofta avsevärda arbetsinsatser i förhållande till sin storlek. Insamlingsarbetet har hittills skötts arkivinstitutioner inom stat och kommun, bibliotek, mupå flera håll, m.fl. Jag anser att detta förhållande kommer att seer, enskilda organ

bestå; dock att tyngdpunkten kommer att förskjutas så att arkivinstitu-

tioner inom stat och kommun och vissa enskilda arkivinstitutioner får ökad betydelse. Denna förändring kommer sannolikt att ske av sig själv och risker för dubbelarbete och konkurrens kommer att minska. Det vä-

är att dessa arkiv finns och är tillgängliga for användarna. Här sentliga har riksarkivet en stor roll som samordnande organ när det gäller att se till att inventeringsarbetet och registreringsarbetet genom nationalregistret bedrivs på ett rationellt sätt. Jag är medveten om att här finns stora behov av registrerings- och forteckningsarbeten.

Liksom är fallet med person- och släktarkiv utgör gårds- och byarkiu oftast inte något volymmâssigt problem. Insamlingsmässigt ligger i dag huvudansvaret hos arkivinstitutioner, museer och lokala organ som t.ex. hembygdsforeningar. Här utgör det stora intresset for den egna hembygden en viktig tillgång.

Vad beträffar arkiv efter föreningar och organisationer är läget annorlunda. Dessa arkiv är ofta av stor omfattning och har problem beroende utvecklingen. De liknar häri foretagsarkiven som har på den tekniska framgått av beskrivningen i tidigare kapitel. Under senare tid har flera rörelser med mindre permanens uppstått och försvunnit. Ett exempel Folkrörelsearkivsektorn har emellerpå en sådan är Vietnamrörelsen. tid en bättre organisation än foretagssektorn for att ta hand utbyggd om, vårda och tillgängliggöra handlingarna både centralt, regionalt och lokalt.

Staten bidrar till denna utveckling. Jag anser det väsentligt att det statliga stödet ökas med tanke på den betydelse som föreningar och organisationer har haft for att forma det moderna samhället. Statens stöd kanaliseras vad gäller den regionala och lokala arkivverksamheten

genom riksarkivets nämnd för enskilda arkiv dels till inventering, ut-

rustning och inredning, dels till lönebidrag. Folkrörelsearkiv i 12 lån har f.n. lönebidrag (for budgetåret 1986/87 var det 10). Stödet till folkrörelsearkiven har under de senaste åren byggts ut. Därmed har det uppstått en ökad balans mellan utbyggnaden av folkrörelsearkivorganisationen och samhällets stöd till denna.

Stödet till enskilda arkiv bör beaktas vid budgetbehandlingen. De utför ett viktigt arbete både vad gäller arkivverksamheten inom nämligen sina respektive sektorer och vad gäller förvaring av olika arkiv.

som landsting och kommuner Jag vill också betona de stora insatser for folkrörelsearkiven. att denna verksamhet fortgort Jag förutsätter insatserna borde kunna bidra sätter och utvidgas. De ökade statliga hârtill.

av samverkan mellan de Avslutningsvis vill jag betona nödvändigheten olika intressenterna för att bästa resultat i Förhållande till insatta resurser skall uppnås.

som av alla arkiv âr de Jag övergår nu till att behandla företagsarkiuen, Det är självklart att företagen liksom mest voluminösa och komplexa. andra arkivbildare har ansvaret för sina arkiv.

Under senare tid har näringslivet finansierat olika kulturaktiviteter. Det är mot den bakgrunden rimligt att näringslivet och dess organisationer likaväl som enskilda företag har det primära ansvaret för att föbevaras. Exempel på initiativ finns redan. retagsarkiv

Även om näringslivet bör spela huvudrollen, bör ändock staten kunna stimulera en utveckling även inom detta område. Företagsarkivens och kultursynpunkt kan inte bestridas. När det värde från forskningsgäller de s.k. herrelösa arkiven, dvs. där företaget har upphört med sin verksamhet, blir problemet att bevara arkivet direkt akut. Det är också här behoven av insatser âr störst, eftersom på flertalet håll möjligheter arkiv. Trots flera enskilda initiativ saksaknas att ta hand om dylika eller rådgivning/ handböcker nas tillräckliga resurser för inventeringar visats i riksarkivets betänkande

i olika ämnen. Detta har övertygande

Att bevara företagsarkiv och vitsordats i mina kontakter med näringslivets egna företrädare.

och forskningsverksamheten med Målet måste vara att försörja kulturmåste beadekvat källmaterial. Härav följer inte att alla företagsarkiv varas. Enligt min grundsyn bör problemen lösas främst genom samverkan och statlig stimulans. Flexibilitetär nödvändig.

av situationen inom den enskilda sektorn har jag Vid min genomgång behovet av stimulansinsatser från samhällets sida för att åstadpåtalat

komma en förstärkning av bevarandeinsatserna inom denna sektor. Mot bakgrund av ambitionen att starkare markera arkivens forsknings- och kulturpolitiska roll är det angeläget att vissa resursförstärkningar för detta ändamål kan åstadkommas.

Jag återkommer till frågan om behovet av total förstärkning av insatserna på områdeti kap. 16.

12 Gallrings- och urvalsfrågor

Mitt förslag: Någon nämnvärd utvidgning av gallringens omfattning kan inte äga rum. Gallringsarbetet måste emellertid hela tiden drivas vidare for att nettotillväxten skall hållas så låg som möjligt. Om och när de principer for urval som har föreslagits i Arkiv for individ och miljö (SOU 1987:38) accepteras innebär detta att delar av vissa stora serier kan gallras. En samverkan i bevarande mellan de olika sektorerna stat, kommun och enskilda, är nödvändig. Nya metoder bör begagnas i större utsträckning i syfte att minska kostnaderna.

Inom den statliga sektorn upphävs allmänna gallringsforordningen och allmänna gallringsforordningen for ADB och riksarkivet får i uppdrag att utfärda föreskrifter och råd som ersätter dessa. Myndigheterna åläggs att lägga fram forslag till gallring, som går utöver de allmänna föreskrifterna.

Överväganden och förslag

Förhâllandena på arkivområdet äger främst två kännetecken: den arkivaliska informationens växande betydelse och det stora behovet att gallra information. Vid sidan härav har de ökade möjligheterna att sammanföra och bearbeta for individer känslig information tilldragit sig uppmärksamhet.

Tillgång till information hör till de viktigaste faktorerna i det moderna samhället. Kontorstekniken med de nya medierna har ökat arkivmaterialets betydelse, då ett ofantligt, på många sätt grundläggande kun-

finns nedlagt i arkiven och endast i skaps- och erfarenhetsunderlag, dem.

arkivens värde är inte möjligt. Att på något sätt mäta eller kvantiñera Detta förhållande försvårar avvägningen mellan bevarande och förstöeftersom enbart en vinst av gallring kan mätas och ring av information, beräknas i siffror men inte vinsterna av ett bevarande.

Arkiven stora ekonomiska värden, då produktion av inrepresenterar formation En folk- och bostadsräkning kan t.ex. är synnerligen dyrbar. dra en kostnad i storleksordningen 100 miljoner kr. Kostnaderna att bevara insamlade uppgifter är förhållandevis små.

Det kan inte anses rimligt eller ekonomiskt att förstöra arkivmaterial sedan enbart en del av dess informationspotential utnyttjats. Materialet är dessutom oersättligt.

är en begränsning av möjligheterna att ta del av arkivmateri- Gallring al. Finns inte materialet kvar kan man inte heller ta del av det. Om i drivs för långt kan flera syften äventyras som insyns- och gallringen kontrollverksamhet, kultur- och forskningsverksamhet. Det är enligt att en lämplig mellan olika intresmin mening nödvändigt avvägning sen sker.

Jag vill här ta upp förslagen om olika urval som föreslås i betänkandet Arkiv för individ och miljö.

att de föreslagna urvalsprinciperna in- Jag understryker inledningsvis te kan generaliseras därhän att de kan tillämpas på alla typer av mateav den art, som i betänkandet står i rial. Individ- och miljörelationer

centrum, är inte lika framträdande inom andra omfattande forsknings-

fält. Vissa framträdande samhällsfenomen löper risk att inte blir dokumenterade av det skälet att de inte är i urvalen.

representerade

Noteras bör vidare att den folkligt förankrade forskningens materialbehov inte direkt berörs av de urvalsprinciper, som föreslås i betänkandet.

I mitt fortsatta resonemang utgår jag från att problemet gäller ställningstaganden rörande aktserier med företrädesvis individ- eller miljörelaterade data.

vad jag har förstått inte möjligt att bevara sådana omfat- Det är enligt tande serier av handlingar i sin helhet. Detta har redan visats i tidigare utredningar, som jag har tagit del av. Mot denna bakgrund menar jag, är nödvändigt. Efter tvekan har jag stannat for att något slag av urval att själva kombinationen av de båda principerna om individurval och intensivdataområden (IDO) âr den mest lämpliga eller snarare minst dock nedan föreslå vissa modifieringar av förslagen i bedåliga. Jag vill tänkandet Arkiv for individ och miljö. Först behandlar jag själva urvalet till intensivdataområden och därefter frågan om individurvalets utformning.

Utredaren har föreslagit fyra län som skall väljas till intensivdataområden, nämligen

- Östergötlands län - Gotlands län - Hallands län - Västernorrlands län.

Två kriterier har fått en särskild tyngd vid urvalet av län. Det första âr det historiska kriteriet, som skall möjliggöra studier i ett långt tidsperspektiv bakåt med långa obrutna källserier. Det andra är spridningskriteriet. Urvalet skall spegla olika naturliga och socioekonomiska förhållanden inom landet.

Jag delar utredarens åsikt att länet är en godtagbar enhet som i regel bör föredras. Utredaren anför vidare själv att hans förslag är en kompromiss mellan den teoretiskt tänkbara miniminivån på ett län och en mer tillfredsställande nivå på fem å sex län. Denna låga bevarandenivå har inte medgivit att något storstadslän har kunnat tas med. Jag vill lägga större vikt vid att söka nå en bättre representativitet och menar således att urvalet måste utökas. Ett storstadsområde måste därför tas

med. Likaså är det nödvändigt, att ett mellansvenskt län som speglar och industri finns med. Jag anser sålunda att urvalet både bergslag måste ökas och ändras. Mitt förslag är följande.

- Östergötlands län - Jönköpings kommun - Gotlands län - Malmö kommun med omnejd - Västmanlands län - Västernorrlands län.

Jönköpings kommun tillkommer, eftersom tidigare urval här har orts inom rättsväsendets område (jfr ovan om det historiska kriteriet). Malmö kommun med omnejd har lagts till for att tillgodose behovet av ett storstadsområde. Hallands län är liksom Östergötlands län ett jordbrukslän och kan därför utgå. Västmanlands län har lagts till som ett industri- Urvalets storlek ökar mellansvenskt och bergslagsområde. därmed från 11 % till 16 %. Jag anser detta urval vara ett minimum.

urvalsserier har utredaren föreslagit att När det gäller individbaserade Han har vidare anfört ett datum per månad, dvs. 3,29 %, är tillräckligt. att det från integritetssynpunkt skulle vara att föredra ett system med valda födelsedata. Jag ansluter mig till utredarens förslumpmässigt slag om ett treprocentigt urval. Jag har emellertid erfarit att man på vissa håll anser urvalet otillräckligt för tillfredsställande behandling av speciella frågeställningar av stort intresse. Jag anser därför att det för behandling av dessa frågeställningar, exempelvis när det gäller epidemiologiskt orienterad forskning, kan komma att krävas ett tioprourval i fråga om vissa av de aktuella aktserierna. centigt

om att införa slumpmässigt val- Jag kan inte ansluta mig till förslaget da födelsedata. Enligt min mening har utredaren underskattat de praktiska svårigheterna med ett sådant system och överskattat fördelarna från integritetssynpunkt. Jag har övervägt att föreslå en annan modell om tolv fastställda dagar under årets månader (t.ex. 12/1, 16/2, 5/3 osv.) för att minska de obehag som ett rakt införande av 15:e födda kan tänkas medföra. Emellertid bryter man då ett nu använt system om bevar-

ande av viss information rörande femtondefodda, som tillämpas bl.a hos statistiska centralbyrån. Detta sammantaget gör att jag anser, att individurvalet bör baseras på 15:e fodda varje månad. Vid en utökning av individurvalet till ett tioprocentigt urval dvs. tre dagar i månaden, bör de tidigare använda urvalsdagarna begagnas (5:e, 15:e och 25:e födda).

Det måste framhållas att de av utredningen anförda serierna endast kan ses som exempel. Material från andra områden i samhället som rättsväsende och kriminalvård bör inkluderas. Att utredaren inte ort någon mer heltäckande studie gör att någon kostnadsbild inte kan ernås.

Jag ansluter mig till utredarens forslag om stärkt sekretesskydd och frivillig anslutning (dvs. att frågan inte lagregleras).

Det bör överlåtas till riksarkivet att på det statliga området utfärda foreskrifter och efter samråd med resp. kommunförbund på det kommunala området utfärda råd om gallring i de fall regering och riksdag inte fastställt annat i lag och förordning. De principer som beslutas angående socialtjänstens material kan därvid tjäna som ledning. Enligt min mening bör även datainspektionen, som har att utfärda bestämmelser om bevarande eller gallring beträffande personregister som fors med hjälp av automatisk databehandling, beakta dessa urvalsprinciper. Datainspektionen skall ju också samråda med riksarkivet när det galler gallring eller bevarande av personregister inom den offentliga sektorn.

Beträffande det mest akuta fallet, dvs. socialtjänstens material, bör fastställas

.- ett regionalt urval om Östergötlands, Gotlands, Västmanlands och Västernorrlands län samt Malmö kommun med omnejd och Jönköpings kommun, - ett individbaserat urval om 15:e födda.

Jag vill gärna tillägga, att, även om arkiv från den enskilda sektorn inte berörs, riksarkivet bör medverka till att enskilda arkiv från intensiv-

dataområden bevaras i lämplig utsträckning. Detta skall inte behöva medföra någon ökad gallringi andra regioner.

BLa. med avseende på kostnaderna för bevarande enligt IDO och individurval vill jag slutligen föra ett kort principiellt resonemang. Enligt min som jag tidigare redovisat gäller frågan nu först och uppfattning främst att finna en lämplig metod för gallring av specifika arkivserier. Det gäller under alla omständigheter i praktiken när frågan relateras till bevarande - gallring av socialtjänstens akter och sjukvårdens patientjournaler. Det är alltså inte fråga om generell urvals-gallringsmetod, utan om en metod som kan användas på arkivserier av viss karaktår. Metoden skall svara mot en avvägning mellan de olika intressen som knyter sig till arkivmaterialen, främst forskningsintressena, inteoch de ekonomiska intressena. I detta avseende skilgritetsintressena jer sig metoden principiellt inte från annan gallring som ju alltid anpassas efter handlingarnas art. Jag har tidigare under avsnittet 7.2.3 redovisat förhållandena kring arkivgallring och där även belyst vilka skillnader som faktiskt uppkommer mellan olika arkivserier i fråga om andelarna bevarat resp. gallrat material. Mot denna bakgrund har jag inte i mina kostnadsberäkningar (nedan, avsnitt 16) tagit upp någon specificerad kostnad för IDO eller individurval. I den mån statliga arkivserier bevaras enligt den aktuella metoden får sålunda sådana kostnader anses rymmas inom de beräknade kostnaderna för den samlade statliga arkivtillväxten. I detalj blir de givetvis beroende av vilka arkivserier som bedöms lämpliga för gallring-bevarande enligt metoden.

Jag lämnar härmed frågan om urval. Beträffande bevarande av information bör detta kunna ske på andra medier än i ökad utsträckning Mikroñlm och på sikt optiska skivor är långt mindre utrympapper. meskrävande och även andra fördelar, exempelvis snabbare åt-

medför

komst.

Det är enligt min åsikt helt nödvändigt, att man redan på arkivbildtill vilken som skall gallras eller ningsstadiet tar ställning information, bevaras sätt den i så fall skall bevaras. Endast härigenom och på vilket arkivens roll i uppnår man en rationell hantering och kan tillgodose fråga om kunskapsförsörjning och kultur.

Vad jag ovan anfört gäller samtliga sektorer i det svenska samhället. Eftersom olika förutsättningar gäller beträffande den praktiska hanteringen har jag dock valt att behandla varje sektor för sig nedan.

Den statliga arkivbildningen är mycket omfattande, som tidigare visats. Enligt direktiven skall jag pröva om mer restriktiva principer för bevarande av information kan genomföras och i så fall vilka konsekvenser detta kan få för avnämarna.

Gallringen inom statsförvaltningen regleras genom en rad föreskrifter av olika slag. Allmänt kan sägas, att gallringen har nått en god effektivitet. Principiellt och praktiskt har den nya kontorstekniken inneburit en rad komplikationer. Stora ansträngningar läggs ned på att lösa dessa svårigheter.

Jag menar att de problem, som den tekniska utvecklingen medfört, inte kan lösas vid ett tillfälle utan att riksarkivet får ta ett kontinuerligt ansvar for hur gallringsreglerna skall utvecklas.

Som jag tidigare visat, har gallringen drivits långt hos de statliga myndigheterna. Varje ytterligare ökning kräver stora arbetsinsatser och kan - om ökningen skall ge ett markant resultat - få icke önskvärda konsekvenser for offentlighetsprincipens tillämpning och för kulturoch forskningsverksamheten. Min slutsats är att gallringen fn. i stort sett ligger på en acceptabel nivå och att några större utvidgningar inte kan ske. Jag har noterat att gallringen i flera fall blivit nästan hundraprocentig. Med detta vill åag inte säga att man skall släppa efter på gallringsarbetet. Tvärtom, en kontinuerligt bedriven gallringsverksamhet är nödvändig för att uppnå ändamålsenliga arkiv till en så låg kostnad som möjligt. Det är vidare angeläget att ytterligare ansträngningar görs för att utveckla metoder för att bevara informationen på sådana nya medier, som kan medföra utrymmesbesparingar.

Beträffande den kommunala sektorn menar jag att några förändringar inte är erforderliga. Jag förutsätter att den samverkan mellan staten och kommunerna som äger rum i kommunarkivgruppen består och att

även i fortsättningen utfärdar råd beträffande gallring. riksarkivet Härigenom kan den önskvärda samordningen tillgodoses.

inom den enskilda sektorn är ett mångfacette- Gallringsproblematiken är besvärligast inom foretagsarkivsekrat problem. Gallringsfrågorna inom föreningsarkivsektorn beroende på omfattning torn och därefter min mening bör staten främja åtgärder som syfoch komplexitet. Enligt urval av de enskilda arkiven bevaras. Jag tar till att ett representativt när menar att riksarkivet som sektorsansvarigt organ har en uppgift Riksarkivet skall härvid beakta det gäller helhetssynen på gallringen. skall kunna forsörjas med ett hur kultur- och forskningsverksamheten

adekvat källmaterial.

i kapitel 15 att närmare behandla gallringens målsättning Jag kommer i olika författningar som tryckfrihetsförordoch gallringens reglering och arkivforordningen. Likaså behandlas där frågningen, arkivlagen av vissa förordningar som allmänna gallringsforan om upphävande ur upptagning for automaordningen och förordningen om utgallring

tisk databehandling.

13 Arkivens och

forskningskulturpolitiska uppgifter

Mitt förslag: Arkivens möjligheter att fungera i ett forsknings- och kulturpolitiskt perspektiv bör förbättras och därför föreslås ett utvecklande av en nationell arkivdatabas, Förstärkt samverkan mellan arkiv- och forskarsamhälle och en utökad mikroñlmning. Konsekvenserna för arkivverksamheten av den tekniska utvecklingen bör bevakas genom ökade F0U-insatser. Resurser bör avsättas för att öka tillgängligheten till arkiven.

Öuerväganden och förslag

Enligt det synsätt jag gett uttryck för i avsnittet Arkivens roll i samhället har arkiven främst tvâ uppgifter i samhället: en kunskapsförsörjande och en kulturell. I det forskningspolitiska perspektivet innebär detta att arkiven skall ses som basinstitutioner för forskningen och tillhandahålla denna material.

I kulturellt avseende är arkiven ytterst en av bärarna av landets kulturarv. Att bevara historien genom arkiv hör samman med själva grunderna för vår civilisation. Iden dagliga verksamheten har arkiven samtidigt en mera konkret kulturpolitisk uppgift, som i praktiken ligger den forskningspolitiska nära. De utgör här förutsättningen för den folkliga forskning som inte enbart skall värderas utifrån vetenskapliga kvalitetskriterier, utan som är viktig och värdefull såsom folkbildningsinstrument och allmän kulturaktivitet. Jag syftar givetvis på den

och amatörforskning som numera får betecknas släkt-, hembygdssom en bred folkrörelse.

av hur arkiven i det forsknings- och kulturpo- Min bedömning fungerar litiska sammanhanget är att de inte utnyttjas på det sätt man kunnat användare av arkiven, omfattar vänta, Den forskning, som är potentiell vidare fält än den historiska forskning som traditionellt i dag betydligt med arkiven. t.ex. på sociologisk, ekonomisk, förknippas Jag tänker mer forskning i vårt medicinsk forskning. I dag bedrivs också sannolikt bedöma utifrån mitt unland än någonsin tidigare. Såvitt jag kunnat endast i viss utsträckning av derlag motsvaras dock denna utveckling ökade användning av arkiven. universitetsforskningens

är av den Härtill kan finnas många skäl, varav flera inte nödvändigtvis Det är dock lätt att arten att de bör kopplas ihop med en problembild. forskning - arkiväven se mera betänkliga samband bakom relationen Ett sådant är att också forskningen drabbas av det ökade utnyttjande. sidor. Det blir helt enkelt allt svårare för informationsflödets negativa att orientera och kälden enskilde forskaren sig bland de olika material källan för en lor som finns att tillgå och att välja den mest relevanta Där arkivens material samtidigt är svårtillspecifik frågeställning. kan detta innebära, att gängligt i jämförelse med t.ex. tryckta källor, Detta kan särskilt tänforskning inte baseras på det bästa underlaget. inomkas gälla för forskargrupper som inte bygger på väl utvecklade

disciplinâra traditioner av arbete i arkiv.

Till detta kommer kraven på effektivitet och snabbhet i forskarproces-

och avgränsningen av sen, t.ex. illustrerat i tiden för forskarutbildning Den enskilde forskarens utrymme för arkivsökning projektprogram. och arkivstudier blir begränsat. Där kontakt med materialet på platsen

förutsätts kan detta innebära resor, logi- och uppehållskostnader.

motiverade forskningen är det väl känt, När det gäller den kulturellt

arkivmaterialens Också för

att problem finns i fråga om tillgänglighet. är det fysiska avståndet till arkiven ofta ett prodessa forskargrupper och landsarkivens omfattande interblem som avspeglas i riksarkivets finns det omvända förhållanurbana utlåningsverksamhet. Samtidigt

det i ett tryck mot främst landsarkiven som dessa har svårt att svara mot med en god servicenivå - hög efterfrågan på de viktigaste släktforskningsmaterialen med åtföljande förslitningsproblem, brist på platser i forskarsalar, krav på öppethållande under andra tider än vanlig arbetstid.

Sammantaget talar denna bild enligt min uppfattning for forskningsoch kulturpolitiskt motiverade ambitionshöjningar beträffande arkivverksamheten. Denna ambitionshöjning bör inriktas på att öka arkivens tillgänglighet - eller snarare tillgängligheten till arkivens innehåll. Den grundläggande strategin bör för arkivmyndigheternas del ñrändras. Från att nu i huvudsak innebära passivt tillhandahållande av material efter avnämarnas förfrågningar bör i stället aktiv marknadsñring, utbud och informationsspridning om arkiven framhävas. Möjligheter bör här finnas att även med resursmässigt relativt blygsamma insatser kunna åstadkomma viktiga förändringar. Sådana är å andra sidan nödvändiga för att de samlade arkivkostnaderna skall vara fullt räntabla när det gäller nyttan av arkiven.

Här vill jag först framhålla att viktiga insatser under senare år redan har gjorts. Jag tänker då särskilt på SVAR-verksamheten och arbetet med att datorisera nationalregistret. Jag vill också framhålla att andra delar av mina förslag också om de genomförs på sikt bör vara viktiga för tillgänglighetsfrågorna. Det gäller t.ex. om en utbyggnad av landsarkivorganisationen kommer till stånd. Ambitionen att öka arkivens tillgänglighet bör också ses som en policyfråga, där en ökad medvetenhet inom arkivverksamheten bör och kan få effekter på flertalet verksam- V hetsområden.

I fråga om specifika insatser för tillgängligheten är det därutöver lämpatt områden: en

ligt koncentrera satsningarna på ett antal strategiska

nationell arkivdatabas, projektsamverkan med forskarsamhället, mikrofilmning.

Nationell arkivdatabas bör uppfattas som samlingsbeteckningen för ett långsiktigt utvecklingsarbete inom arkivverksamheten som med fördel kan genomföras etappvis, med målet att registrera arkiv i depåer och

hos arkivbildarna i ett sammanhang. Främst tre användningsnivåer för databasen kan urskiljas: 1. att förmedla information om arkivbildare och arkivbestånd 2. att förmedla uppgifter om innehållet i arkiv (sökingångar i olika kombinationer utöver proveniensprincipen) 3. att lämna upplysningar om anvândningsmöjligheter.

Arkivdatabasen bör alltså ses som ett projekt för successiv utveckling där stor vikt bör läggas vid flexibiliteten. Målet, att genom lättåtkomliga basuppgifter om olika arkiv ge nya förutsättningar för användarna, alltså i allt högre grad alltftersom fler arkiv kan integreras i tillgodoses basen. Som instrument för tillgängligheten bör den dock kunna börja redan i ett skede, där den omfattar t.ex. arkiv som förvaras hos fungera de statliga arkivmyndigheterna (beståndsöversikter).

I mitt yttrande 1986-06-09 inför beredningen av 1987 års forskningsframhölls betydelsen av samverkan mellan arkivpolitiska proposition och forskningsinstitutioner. Syftet med denna samverkan skulle främst vara att anpassa det långsiktiga bevarandet och tillgângliggörandet till behov. Verksamheten skulle ledas av riksarkivet i samforskningens verkan med berörda forskningsorgan företrädesvis forskningsråden och forskningsrådsnämnden samt med företrädare för de kommunala och enskilda arkivsektorerna. Olika program i ett sådant samverkansprojekt kan omfatta -undersökning om gallringskriterier och riktlinjerom bevarande och gallring, - kartläggning av enskilda arkiv, - informationsförsörjning på nya medier.

Jag vill i detta sammanhang också erinra om mina överväganden rörande de principer för urval - med anledning av förslagen i betänkandet Arkiv för individ och miljö - som jag tidigare redovisat. Den samordning i fråga om bevarande av arkivmaterial som följer av en systematisk tillämpning av dessa urvalsprinciper - intensivdataområdesmodellen och individbaserat urval - utgör en viktig insats för att förbättra forskningens villkor.

En massiv mikrofilmning eller kopiering på annat sätt av väsentligt källmaterial skulle spela en avgörande roll, när det gäller att föra ut materialet från de olika arkivinstitutionerna. Härvid kan erinras om de goda erfarenheter, som man har haft vid SVAR-sektionen i riksarkivet. Hittills har man vid denna främst begränsat sig till att filma material, söm man har bedömt kunna försäljas, vilket har styrt urvalet av filmningsobjekt. Denna filmning kan vidare ses som ett alternativ till undanförsel och ökar möjligheterna att bevara väsentlig information, som annars kanske skulle förstöras under krigstid. Flera olika objekt finns. Härvid behövs dock en hög teknisk kompetens hos arkivinstitutionerna.

Ett förslag föreligger om att förse samtliga universitet med mikrokort

som tas fram huvudsakligen genom SVAR:s verksamhet. Enligt min

mening skulle en sådan åtgärd bidra till att förbättra informationsförsörjningen vid universiteten.

Vid sidan av förslagen om insatser inom arkiven som direkt berör arkivens avnämare finns också ett FoU-behov inom arkivsektorn som bör behandlas i sammanhanget. Min syn på arkivsektorns FoU-försörjning överensstämmer med de utgångspunkter som föredragande statsrådet angav för den forskning och kunskapsuppbyggnad som kulturområdets institutioner behöver för det egna arbetet.

Föredraganden betonade särskilt det angelägna i att den forskning och kunskapsuppbyggnad kom till stånd som behövdes för arbetet inom kulturområdets olika delar. Arkivinstitutionerna borde därvid liksom bibliotek och museer fungera som basinstitutioner och tillhandahålla material för forskning.

Propositionens förslag om FoU-resurser till riksarkivet som innebar ett anslag på 1 850 000 kr. för budgetåret 1988/89 och 2 000 000 kr. för budgetåret 1989/90 kan ses som ett utflöde av detta synsätt.

Man måste vara medveten om att arkivverksamheten kraftigt pâverkas av den tekniska utvecklingen. Detta har medfört en rad problem som berör frågor av mycket olika dignitet alltifrån grundlagsreglerade

tillämpning och om förhållandet frågor om bl.a. offentlighetsprincipens mellan reglerna om allmän handling och arkivhandling till frågor om och kontorsautomation. Utvecklingen har handlingars beständighet inte bara inneburit fördeemellertid problem utan även medfört en rad lar eller öppnat vägar for nya lösningar. Jag tänker då närmast på möjmedier ligheterna att lagra stora informationsmassor på alternativa till lägre kostnad. Här avses såväl mikroñlm som magnetband och optiska skivor. och bearbetning av arkivinformation kan också Spridning underlättas häl-igenom. Utvecklingen på telekommunikationsområdet, med användning av nya lagringsmedier såsom olika slag av optiska skivor (både digital och analog lagring), går snabbt. Det är därför nödvändigt att man inom arkivområdet håller sig å jour med den tekniska så att nytta dras av de positiva inslagen samtidigt som utvecklingen bemästras. Även ekonomiskt är det av vikt att bevaka utproblemen då lokalkostnaderna kraftigt kan minskas genom begagvecklingen, nande av ny lagringsteknik.

nödvändigheten av att riksarkivet som central Jag vill därför markera Riksarkivet sektorsmyndighet nära följer den tekniska utvecklingen. utan har behöver inte självt driva ett omfattande utvecklingsarbete snarast att bevaka och dra nytta av vad som sker på andra håll. En måste upprättas och inkludera en vidgning av rikslångsiktig strategi arkivets kontaktytor. Resurser måste avsättas.

den ovan nämn- Ytterligare frågor som jag anser bör lyftas fram utöver da i riksarkivets FoU-arbete är _ - sektorsinriktad FoU-verksamhet kan t.ex. omfatta arkivteorefrämst med syfte att klarlägga betydelsen av den tisk forskning arkivteorin nya teknikens betydelse for den befintliga - kan täcka ett brett spektrum från veutgivningsverksamheten texteditioner till spridning av källmaterial genom

tenskapliga.

olika kopieringsmetoder. Vidare bör andra hjälpmedel ges ut härmed

som handledningar, tematiska guider m.m. I samband

bör viss utställningsverksamhet anordnas.

14 Fortbildning och vidareutbildning

Mitt förslag: Regeringen bör uppdra åt universitets- och högskoleâmbetet att i samråd med riksarkivet göra en översyn av grundutbildsarnt lämna forslag angående samordnad fortbildning och viningen dareutbildning av arkivtjänstemän.

Överváganden och förslag

Jag har tidigare redovisat min syn på arkivens och arkivinstitutionernas roll i samhället och därvid betonat deras stora betydelse från kunskapsforsörjnings- och kultursynpunkt men även från rationaliserings- Vid sidan av insatser for olika avnâmare inom kultur-, synpunkt. forsknings- och arkivbildningsområden vill jag än en gång betona vikten av metodforskning som anknyter till teoriutvecklingen inom arkivverksamheten bland annat med hänsyn till teknikutvecklingen och arkivens roll i samhället. För att kunna genomföra sina olika uppgifter är det nödvändigt, att anställda hos arkivinstitutioner och arkivbildare får vidmakthålla, vidga och förnya sina kunskaper.

Jag vill här erinra om vad jag tidigare har anfört om behovet om resurser for kultur- och forskningsändamål inom arkivområdet. I 1987 års forskningsproposition har också beviljats medel for forsknings- och utvecklingsinsatser inom arkivområdet.

Jag föreslår att universitets- och högskoleämbetet får i uppdrag att i samråd med riksarkivet göra en översyn av grundutbildningen samt

lämna förslag om en fortbildning och vidareutbildning på arkivområdet. I detta arbete bör enligt min mening bl.a följande uppgifter beaktas:

- att redogöra for nuvarande utbildning, fortbildning och vidareutbildning av arkivtjänstemän,

och fastställa behovet av - att analysera brister i dessa utbildningar › fortbildning och vidareutbildning for arkivtjänstemän,

och vidare- - att avgränsa inriktningen av ifrågavarande fortbildning samt ansvarsforhållandena mellan högskola och utbildning klargöra arkivinstititutioner,

- att lämna förslag till innehåll, dimensionering av utbildning samt lokalisering av denna fortbildning och vidareutbildning.

I detta arbete bör samverkan med berörda institutioner och organisationer ske. Kontakt med övriga nordiska länder bör tas för att undersöka möjligheterna till samverkan inom specialområden med lågt studerandeunderlag.

15 Författningsförslag

Mitt förslag: En särskild arkivlag skall reglera arkivverksamheten hos i princip samtliga statliga och kommunala organ. En ny arkivfortillkommer, som ersätter en rad äldre kungörelser och förordordning ningar inom det statliga området.

Inledning

(TF) och sekretesslagen (1980:100) innehål- Tryckfrihetsforordningen ler de grundläggande bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet och begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlinginnehåller inte några bestämmelser om arkivar. Dessa författningar vård eller gallring. Frågan om skyldighet for myndigheterna att bevara handlingar regleras i stället i olika författningar på skilda konstitutionella nivåer. Gallring och arkivvârd hos statliga myndigheter regleras i allmänna (1961:590), i förordningen (1953:716) om utarkivstadgan gallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter och i förordningen (1974: 648) om utgallring ur upptagning for automatisk databehandling. Såvitt gäller personregister finns också bestämmelser öm gallring i datalagen (1973:289). För kommuner och landstingskommuner gäller den ordning for arkivvárden som följer av kommunallagen (1977:179).

Mina författningsförslag syftar till att skapa en logiskt uppbyggd forfattningshierarki från TF ner till de av riksarkivet utfärdade tilllâmpningsforeskrifterna. Som ett led i dessa strävanden gav jagi en skrivelse till en av regeringen tillsatt kommitté, data- och offentlighetskom-

mittén (DOK), uttryck för den uppfattningen att det var principiellt otillfredsställande att den inskränkning i rätten att ta del av allmänna handlingar, som gallring faktiskt innebär, inte regleras i TF. DOK, som för arkivvård hade i uppdrag att överväga frågan huruvida principerna i de grundläggande bestämmelserna och gallring borde ges förankring om allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. TF eller i vanlig lag, delade min uppfattning och har i sitt delbetänkande (Ds Ju 1987:8) Integritetsskyddet i informationssamhället 3. Grundlagsfrågor föreslagit att en bestämmelse införs i TF om att allmänna handlingar får gallras endast om de är av ringa betydelse från offentlighetssynpunkt.

I det följande presenteras förslag till arkivlag och till arkivforordning. Därvid har jag bl.a. utgått från den förutsättningen att arkivlagen arkivforfattskall utgöra en brygga mellan TF och de underliggande de övergripande för ningarna och att lagen skall innehålla principerna samhällets arkivvård.

omfattar arkiv hos i princip samtliga statliga och kommu- Arkivlagen nala organ.

Vid en framtida översyn av arkivlagen bör övervägas om sekretesslaoch utlämnande av allgens hestäxmnelser i 15 kap. om registrering männa handlingar m.m. bör fogas till arkivlagen. Erfarenhet har då erhållits om lämpligheten härav.

Förslaget till arkivlag

Allmänna bestämmelser

är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheters arkiv 1 § Arkiv skall bevaras och vårdas för att tillgodose såväl rätten att ta del av allmänna handlingar som behovet av information för rättsväsende, förvaltning och forskning.

I denna paragraf anges målsättningen for samhällets arkivvård. Mynarkiv är avsedda att tillgodose olika legitima krav på en digheternas bestående dokumentation över skeenden, där myndigheter har hañ del. Med begreppet myndighet avses detsamma som i regeringsformem nämligen regeringen, domstolarna och forvaltningsmyndigheterna (jfr 6 § nedan). kan vara statliga eller kommunala. Ett arkiv Myndigheter utgörs av ett bestånd av handlingar som efter hand uppkommit hos en arkivbildare (myndighet) till foljd av dennas verksamhet.

2 § I myndighets arkivvård ingår skyldighet

så att rätten att ta del av allmänna kan att organisera arkivet handlingar tillgodoses, att avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som utgör arkivhandlingar, att upprätta handlingar på ett sådant sätt att dessa kan bevaras, att redovisa arkivets innehåll i en förteckning, att skydda arkivet mot förstörelse och obehörig åtkomst, att verkställa beslutad gallring.

Arkivvården den myndighet genom vars verksamhet arkivet bilåligger das. När en myndighet avlämnar sitt arkiv till en särskild arkivmyndighet, övergår dock ansvaret för det överlämnade materialet till arkivmyndigheten.

I arkivvården ingår en rad olika moment. Arkivvård kan karakteriseras som handhavande av arkiv, i vilket begrepp innefattas såväl handlingarnas vård i yttre, fysisk mening som ordnande, förtecknande och registrering av dem enligt vedertagna principer. I vården innefattas här även en korrekt utförd gallring och rensning. Myndigheterna skall också utreda möjligheterna till gallring i sina arkiv och i förekommande fall inkomma med forslag härom.

Arkivets struktur och ordning är av avgörande betydelse for att offentlighetsprincipens intentioner när det gäller rätten att ta del av allmänna handlingar skall kunna uppfyllas. Ett arkiv som är oordnat eller strukturerat som försvårar eller omöjliggör åtkomst av på ett sätt

krav. Arkihandlingar kan knappast tillgodose offentlighetsprincipens vet bestâr av allmänna handlingar och arkivhandlingar .

Sambandet mellan allmänna handlingar och arkivhandlingar är starkt. Det är i och for sig naturligt, då utbyggnaden av arkivtörfatthar sketti nära anslutning till TFzs formuleringar. Även TF:s ningarna bestämmelser om vad som utgör allmän handling pâverkas av arkivforfattningarna (2 kap. 9 § TF). De begrepp, som finns i arkivforfattningarna, är kopplade till TF:s grundbegrepp. Sambandet är så nära, att man inte kan företa i TF utan att beakta konsekvenserna i ändringar Imånga grundläggande hänseenden finns direkt arkivförfattningarna. symmetri. Det bör också pekas på att bestämmelserna i 15 kap. sekretesslagen om registrering och utlämnande av allmänna handlingar man. för att tillgodose insynsbehovet har samband med arkivreglerna.

à De reella sambanden är mycket mer betydelsefulla än vad författningstexterna utvisat. Det är naturligt eftersom reglerna till absolut största i delen rör samma handlingar. Arkivvården har med tiden fått allt större l faktiska Man kan därför öv- i betydelse för handlingarnas tillgänglighet. i x en harmonisering av begreppen allmän handling och arkiv- i erväga ; handling. Flera fördelar med en sådan reform finns. Det är lättare att lx använda ett begrepp i stället for två.

Med arkivhandling förstås - handlingar som upprättats hos myndigheten for dess eget bruk (protokoll, arkivexemplar av utgående skrivelser, register osv.), - som inkommit till myndigheten för efter-rättelse, handlingar eller kännedom och som stannat kvar där (Lex. handläggning skrivelser, verifikationer), - handlingar som återställts till myndigheten efter handläggning hos annan myndighet.

Sin karaktär av arkivhandlingar får handlingarna genom arkivläggning, dvs. inplacering i arkivet. Arkivläggning skall ske omedelbart efter handläggning. Handling, som inte hör till mål eller ärende, blir arkivhandling, när den justerats eller på annat sätt färdigställts.

Materialet i en handling och det sätt på vilket den framställts är i och for sig utan betydelse för frågan om den är arkivhandling eller inte (jfr allmän handling).

Det finns och teoretiska skäl för en fortsatt harmonisebåde praktiska En fullständig likriktning mellan de båda begreppen är däremot ring. tveksam. mellan allmän handling och De många beröringspunkterna bör inte dölja att det finns vissa och avgörande skillnaarkivhandling der mellan Arkivreglerna är visserligen starkt präglade av begreppen. och tradition men det finns också en andet egna landets förvaltning till internationell arkivteori. En fullständig likriktning bör knytning inte ske, om man inte vill göra arkivhandlingsbegreppet helt beroende av det svenska om allmän handling. Även praktiska skäl regelsystemet talar mot en fullständig harmonisering. Tillgânglighetsbegreppet enäven tillgång till information i externa dataligt 2 kap. 3 § TF omfattar baser som arkivbildarna inte har upprättat själva och inte själva for. Sådana allmänna handlingar hos myndigheter, såupptagningar utgör vida de inte är att anse som ingående i myndighetens bibliotek enligt 2 kap. 11 § 3 TF. Det skulle medföra betydande praktiska olägenheter, om dessa upptagningar även skulle utgöra arkivhandlingar med alla de moment, som då tillkommer. Däremot blir givetvis den ADB-upptaganvänder av mål eller ning, som myndighet sig av för handläggning då den i regel skall tillföras handlingarna i måärende, arkivhandling, let eller ärendet i läsbar form (jfr 14 § datalagen). Även de regler, som innebär att arkivhandlingar skall Förvaras under särskilda betingelser, kan medföra betydande olägenheter vid handläggningen.

allmänna och arkivhandlingar bör därför när- Begreppen handlingar mas varandra men en fullständig harmonisering kan inte ske.

Arkivhandlingar, som inte skall gallras, måste upprättas på ett sådant sätt att informationen inte förstörs. Det är därför nödvändigt, att man redan innan handlingen upprättas har tagit ställning till huruvida handlingen skall bevaras eller inte. Det är inte möjligt att i efterhand denna aspekt. Lämpligt materiel, dvs. material och metoder tillgodose som används för skrift eller andra informationsbärande tecken, t.ex.

pennor, färgband, skrivare, kopieringsmaskiner samt underlag (plast, papper etc.) för denna skrift måste användas.

Även andra metoder som mikrofilmning av handlingar kan begagnas för att bevara informationsinnehållet om lämpliga åtgärder vidtas.

Det är givet att handlingar som skall gallras ganska snart kan upprätskrivmateriel. Det är dock viktigt att man tas på sämre och billigare använder skrivmateriel av sådan kvalitet att informationen är tillunder minst den tid som handlingen skall bevaras. gänglig

Arkivets innehåll skall redovisas i en förteckning, som närmast kan beskrivas inventarieförteckning över ett som en systematiskt uppställd arkiv. Den fyller flera uppgifter. Dess främsta uppgift är att utgöra ett och underlättar arkivets användning för adsökmedel, som möjliggör ministrativ och annan verksamhet, för offentlig granskning samt för forskning och kultur. Förteckningen utgör ett för förvaltning, offentlighetsintresse, forskning, kultur och arkivtjänst gemensamt hjälpmedel.

betydelse från offentlighetssynpunkt har ökat bero- Förteckningarnas i arkivbildningen och det tilltagande intresset ende på komplexiteten att ta del av information. Detta slag av förteckning är den enda som redovisar totala arkivbestånd oavsett medium och förvamyndighetens ringsplats. Förteckningen (beskrivningen) i 15 kap. 11 § sekretesslagen och 7 a § datalagen avser enbart det datorlagrade materialet.

Arkivet måste skyddas mot förstöring genom yttre faktorer som fukt

och brand. Speciellt viktigt är detta när det gäller nya medier som är särskilt för elektromagnetisk och annan påverkan. Arkivet känsliga måste vidare mot obehörig åtkomst. Särskilt handlingar av skyddas och ekonomiskt värde samt sekretessbelagt material måste rättsligt förvaras under sådana betingelser att tillgrepp inte kan ske. Detta har blivit alltmer uppenbart när det gäller material, som har sekretessbei lagts enligt 7-9 kap. sekretesslagen.

Av ekonomiska skäl är det viktigt att material, som år gallringsmoget, förstörs. Det är även viktigt av integritetsskâl att gallringsbeslut, som motiveras av hänsyn till den personliga integriteten, verkställs.

Den arkivbildande myndigheten har ansvaret for att dess arkiv vårdas på ett riktigt sätt. Ansvaret för förvaring och tillhandahållande upphör först i och med att arkivmaterialet avlämnas till arkivmyndigheten.

Det händer att en myndighet kan överta verksamheten från den ursprungliga arkivbildaren och då medföljer även arkivet och ansvaret för detta (se vidare under 8 §).

3 § Varje myndighet skall upprätta en beskrivning av arkivvården.

Som nämnts under avsnitt 9.1 skall varje myndighet upprätta en beskrivning av arkivvården. Denna beskrivning skall ha flera funktioner. Den skall ha en styrande effekt på myndighetens arkivbildning och arkivvård och ge allmänheten en överblick över och orientering i arkivverksamheten. Den kan vidare utgöra ett planeringsinstrument även till gagn for arkivmyndigheternas verksamhet inom den statliga sektorn.

Beskrivningen kan variera beroende på arkivbildare men kan innehålla moment som - instruktion och arbetsuppgifter organisation - arkivfunktion samverkanskanaler, kon- (inplacering, resurser, taktpersoner) informationsstrategi gallringsverksamhet - och sökmedel styr- utveckling/organisationsiörândring - lokaler/leveransbehov.

4 § Det skall framgå av myndighetens arbetsordning eller på annat motsvarande sätt hur ansvaret för arkivvården är fördelat i myndighetens organisation.

beträffande arkivvården inom myndigheten be- Ansvarsförhållandena skrivs. Dessa kan variera mellan myndigheterna beroende på omfattm.m. Hos flera centrala statliga myndigheter förekomning, inriktning mer en arkivfunktion som har en roll även beträffande regionala och lo- Hos framför allt kommuner förekommer inte arbetskala myndigheter. utan ansvarsforhâllandet beskrivs då i reglemente eller inordningar struktion.

av allmänna alltid utföras un- 5 § Gallring handlingar får ske men skall till rätt att ta del av allmänna handder hänsynstagande medborgarnas liksom till rättsväsendets, och förvaltningens behov lingar forskningens material samt med hänsyn till arkivets kulturhistoriska av erforderligt betydelse. Bestämmelser om gallring kan finnas i annan lag.

Gallring (= dvs. minskning av arkiv genom forstöring av handlingar eller annan av information) utgör en begränsning av rätten utplåning att ta del av allmänna Detta förhållande gäller oavsett i handlingar. vilket kontroll, forskning, kultur etc.) och när man vill ta syfte (insyn, del av handlingar (jfr prop. 1975/76160 s. 70 f). Någon generell lagreglering har inte funnits vare sig i grundlag (TF) eller i lag. Kommunalbestämmelser om att kommuner har att vårda och forlagens själva rätten att fatta teckna sina arkiv har av praxis även ansetts inrymma beslut om gallring.

Som nämnts ovan har DOK lagt fram forslag om en bestämmelse om om gallring kan av konstitutiogallring i TF. Grundlagsbestämmelsen nella skäl inte träda i kraft forrän 1992. Det finns emellertid inget hinder mot att arkivlagen träder i kraft fore grundlagsbestânunelsen.

av allmänna handlingar och Med gallring avses i paragrafen gallring inte enbart arkivhandlingar. Skälen härför är att allmänna handlingar utan har entidigare inte haft något skydd gentemot förstoring skyddet bart arkivhandlingar. Så gott som samtliga allmänna handlingar gällt blir förr (oftast) eller senare arkivhandlingar, varför det i praktiken inutan enbart en fördel att skyddet utsträcks till te är någon olägenhet att omfatta samtliga allmänna handlingar.

Som visats har gallringen i Sverige drivits långt. Större förändringar som innebär en ytterligare skärpning av gallringen torde medföra skadeverkningar ur insyns-, forsknings- och kulturaspekter som inte motsvarar vinsterna. Varje ytterligare ökning kräver också proportionellt allt större insatser, eftersom det alltid är enklare att uppnå stora gallringseffekter i början.

De olika hänsyn som måste iakttas vid gallring anges i denna paragraf. I detta sammanhang bör betonas det långsiktiga värdet av handlingar, dvs. för kultur och forskning. Ingetdera syfte går att brytas ut ur offentlighetsprincipen utan måste anses innefattas i denna. Insynsintresset avklingar med tiden under det att de andra intressena snarast tillsammans ökar. Det bör dock erinras om de möjligheter som finns när det gäller att bevara information på andra medier genom t.ex. ersättningsxnikroñlmning. Det är också viktigt att gallringsarbetet bedrivs kontinuerligt for att uppnå minsta möjliga informationsvolym med hänsyn till kostnaderna.

Gallring kan även regleras i andra lagar som datalagen, taxeringslagen, socialtjänstlagen osv. Gallringen sker här i regel av andra hänsyn än de som nämns i 5 § denna lag.

6 § Bestämmelserna i 1-5 §§ gäller också för statliga och kommunala beslutande församlingarna.

Enligt paragrafen har riksdagen, kyrkomötet, kommunfullmäktige, landsting osv. att tillämpa arkivlagens allmänna bestämmelser.

;Statliga arkiv

7 § Varje statlig myndighets arkivverksamhet står under tillsyn av en statligarkivmyndighet.

Vilka arkivmyndigheter, som finns på det statliga området, regleras i arkivforordningen. Arkivmyndigheterna har redan i dag till uppgift att

utöva tillsyn över myndigheternas arkiv. I tillsynen ingår att kontrollera de moment som omnämns i 2 § arkivlagen och att se till att arkivvården hanteras sätt. Arkivmyndigheterna skall vid sidan på ett rationellt härav även i mån av resurser ge myndigheterna råd i arkivfrågor. Mynskall dock som hittills ha ett eget grundläggande ansvar for

digheterna

sin arkivbildning och arkivvård.

Denna tillsyns- och rådgivningsverksamhet är av stor betydelse for rätten att ta del av allmänna handlingar, for rättsväsendets, forskningens och förvaltningens behov av material samt for arkivets kulturhistoriska betydelse. Detta måste ses mot bakgrund av såväl det stora och informationsflödet som det ökade informationsbehovet i samkomplexa hället. Den innebär också att arkivvården kan bedrivas på ett rationellt sätt och att kostnaderna därmed blir lägre.

Av betydelse är utgångspunkten att olika delar av arkivhanteringen inte kan betraktas utan måste betraktas som en separat från varandra tillkomst till deras användning hos arkivhelhet - från handlingarnas myndigheterna.

8 § Om en statlig myndighets verksamhet skall upphöra, få en väsentligen ny eller ändrad organisation, omlokaliseras eller byta huvudman skall myndigheten snarast underrätta arkivmyndigheten om den planerade åtgärden.

Arkiv efter en statlig myndighet vars verksamhet har upphört skall avlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader efter upphörandet.

Arkiv som aulämnas till en statlig arkivmyndighet skall vara förtecknat och beslutad gallring verkställd.

För en rationell måste arkivmyndigheten underrättas redan hantering på planeringsstadiet om de ändringar, som påverkar arkivbildningen.

Genom omorganisationer, sammanslagningar etc. kan statliga myndigupphör. Ofta heter upphöra. Det är däremot sällsynt att verksamheten övertas verksamheten av en ny statlig myndighet, ibland övergår verk-

samheten till en kommunal/landstingskommunal myndighet; mer sållsynt är att verksamheten övergår till enskilt organ. I det första fallet kan inte verksamheten anses ha upphört utan den nya statliga myndigheten övertar arkivet och bedriver verksamheten vidare. I det andra fallet (stat - kommun-landsting) bör riksarkivetll enligt arkivforordningen fatta beslut om vilka arkivdelar som bör övertas av kommunen. I det tredje fallet (stat - enskild) bör i princip inga allmänna handlingar övertas av det enskilda organet utan endast kunna forfogas över på lånebasis enligt riksarkivets föreskrifter.

Arkiv som avlâmnas skall vara ordnat, fortecknat och gallrat, så att arkivmyndigheten inte drabbas av kostnader utöver vård, förvaring och tillhandahållande. I vissa fall kan gallringsbart material avlämnas. Sådant material skall vara utmärkt så att gallringen kan verkställas på ett så enkelt sätt som möjligt.

9 § En statlig myndighet får inte utan stöd i författning eller utan särskilt medgiuande avhända sig allmän handling på annat sätt än genom gallring, återställande eller avlämnande. Föreskrifter eller särskilt medgivande i sådant hänseende får meddelas av regeringen eller myndighet. som regeringen bestämmer.

Principen om att ingen statlig myndighet får avhånda sig allmän handling genom gallring eller på annat sätt utan att ha stöd i författning slås fast. Föreskrift får meddelas av regeringen eller av annan myndighet (riksarkivet) med stöd av förordning, vilket sker genom arkivforordningen. Så kan det t.ex. finnas skäl att i fall då flera myndigheter varit inblandade i ett ärende undvika förvaring av dublettakter. Vid hantering av hemliga handlingar kan det också finnas skäl att samla aktmaterialet på ett ställe. Även datainspektionen har enligt datalagen rätt att meddela gallringsforeskrifter (6 §). Samråd skall ske med riksarkivet.

U Enligt arkivtörordningen har krigsarkivet motsvarande befogenheter, när det gäller myndigheter under lörsvarsdepartementet. Jfr även samma förhållande nedan i 9 och 1 1 §§

1 O § Vad som enligt denna lag gäller beträffande arkiv hos statliga mynockså beträffande kyrkoarkiv och arkiv hos sådana med digheter gäller myndighet jämställda organ som avses i 1 kap. 8 § sekretesslagen (1980: 1 00), om inte annat sågs.

Vad som i 7-9 §§ sägs om statliga myndigheter gäller inte för regeringen eller myndigheter inom regeringskansliet.

första lagen också beträffande kyrkoarkiv och ar- Enligt stycket gäller kiv hos sådana med myndighet jämställda organ som avses i 1 kap. 8 § sekretesslagen.

Med kyrkoarkiv avses pastorsämbetets och kyrkans, församlings, pastorats och kyrklig samfállighets arkiv.

om ändringar i tryckfrihetsförordningen m.m. har I prop. 1986/872151 föreslagits att principen om allmänna handlingars offentlighet ges en mer vidsträckt tillämplighet utanför myndighetsområdet (s. 14 f, 148 ff och 185 O. Den skall tillämpas hos vissa aktiebolag, föreningar, stiftelser och andra enskilda organ. Utmärkande för denna grupp av organ är att de pâ statens uppdrag handhar förvaltningsuppgifter som innefateller liknande. Det är i princip bara i denna tar myndighetsutövning verksamhet som handlingsoffentlighet skall vara huvudregel. Utvidgav offentlighetsprincipens tillämpningsområde görs genom tillningen sekretesslagen (1 kap. 8 §). Tillägget avses träda i kraft den 1 lägg till 1989. Det är därför att arkivlagen, som skall träda i januari följdriktigt kraft den 1 juli 1989, omfattar den verksamhet i vilken handlingsoffentlighet skall gälla.

Det skall att bestämmelsen innebär att förutom 7-9 §§ så är påpekas 1-5 §§ tillämpliga vad avser kyrkoarkiven och arkiven hos de med myndighetjâmställda organen som avses i 1 kap. 8 § sekretesslagen.

andra inte 7-9 §§ regeringen eller myndigheter in- Enligt stycket gäller om regeringskansliet. Detta är inte någon skillnad i förhållande till vad som gäller i dag. Skälet är att en myndighet (riksarkivet) inte rimligen

kan ha tillsyn över en överordnad myndighet (regeringen). I vissa sammanhang betraktas regeringskansliet som en enhet, vilken har att betjäna den gemensamma myndigheten regeringen. I andra sammanhang är regeringskansliet att se som en konstellation av självständiga myndigheter, främst departementen och statsrådsberedningen men också regeringskansliets iörvaltningskontor samt statsråd och tjänstemän, när de med stöd av olika författningar eller beslut fungerar som enmansmyndigheter.

11 § Regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer beslutar om närmare föreskrifter för arkivvården hos myndigheter under regeringen.

Regeringen får härmed möjlighet att antingen själv utfärda föreskrifter eller delegera till annan myndighet (riksarkivet) att utfärda föreskrifter (både generella och i särskilda fall) om arkivvården hos myndigheter under regeringen (jfr ovan om riksdagens myndigheter). Det âr naturligt att delegationen sker till riksarkivet i dess egenskap av ansvarigt organ inom den statliga sektorn.

Kommunala arkiv

12 § I en kommun eller landstingskommun skall finnas en kommunal arkivmyndighet. Arkiumyndighet är i kommun kommunstyrelsen och i landstingskommun förvaltningsutskottet om ej kommunfullmäktige eller landstinget utsett annan nämnd därtill.

Kommunal arkivmyndighet kan vara annan kommunal nämnd eller styrelse ån kommunstyrelse/forvaltningsutskott. Utskott eller annat motsvarande organ bör inte vara arkivmyndighet av praktiska och principiella skål. Det bör inte ankomma på ett utskott att bedöma arkivfrågor som rör kommunens/landstingskommunens verksamhet i sin helhet.

13 §Arkiv efter en kommunal myndighet, vars verksamhet har upphört, skall avlämnas till den kommunala arkivmyndigheten om ei annat beslutats.

Arkiv som avlämnas till kommunal arkivmyndighet skall vara förtecknat eller åtföljas av reversal. Beslutad gallring skall vara verkställd.

Med kommunal myndighet avses här kommunstyrelsen och förvaltkommunens och landstingskommunens övriga nämnningsutskottet, av komder och styrelser, Överförmyndare, partsammansatta organ, munfullmäktige och landstinget tillsatta särskilda beredningsorgan, samt kommunens och landstingskommunens revisorer.

Kommunala företag (se Delbetânkande av stat- och kommunberedningen: Kommunala företag, Ds C 1985:13) omfattas inte av dessa bestämmelser. Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ som utses av kommunal nämnd eller styrelse anses utgöra del av myndigheten.

Genom kan kommunala myndigheter upphöra, t.ex. omorganisation barnavârdsw, nykterhets- och socialnâmnderna på 1970-talet.

Däremot är det sällsynt att kommunala verksamheter upphör. För att fullfölja en verksamhet i ny organisatorisk form krävs vanligen tilltill foregångarens arkiv eller del därav. Vid organisations- eller gång verksamhetsforändringar skall således beslutas hur man skall forfara med arkivet. Fattas inget sådant beslut gäller bestämmelsen i 13 §. Vid större uppgiftsöverforingar mellan t.ex. stat och kommun bör frågan vanligen regleras särskilt.

I kommunerna är det vanligt att handlingar efter endast några få år överlämnas till for fortsatt vård. Dessa handlingar blir arkivmyndigheten ñrtecknade den arkivbildande myndigheten. Arkiven på för-

aldrig hos

valtningarna redovisas genom arkivbildningsplaner (arkiveringsplaner).

som avlämnas till skall âtfölias av Arkivhandlingar arkivmyndigheten över vad som avlämnats eller reversal, bevis något slags förteckning att ansvaret för vården av dessa handlingar övergått till e.d., som visar arkivmyndigheten.

Gallring som kan verkställas skall vara gjord fore avlämnande till arkivmyndigheten, dvs. det skall föreligga beslut om och gällan-

gallring

de gallringsfrister skall ha löpt ut.

14 § Beslut om gallring fattas av kommunal myndighet såvida annat ej är föreskrivet i lag.

Beslut om gallring kan antingen fattas centralt för alla myndigheter i kommunen eller landstingskommunen, tex. av arkivmyndigheten, eller av vaxje myndighet för sig. Om en myndighet har till uppgiñ att fatta samtliga gallringsbeslut i kommunen eller landstingskommunen, bör beslut tas först efter samråd med resp. arkivbildande myndighet. Om nämnd eller styrelse beslutar om gallring av sina egna handlingar, bör samråd först ske med arkivmyndigheten.

Om arkiv överlämnats till arkivmyndigheten för fortsatt vård beslutar arkivmyndigheten om gallring, efter att ha hört den myndighet varifrån handlingarna kommer.

Finns bestämmelse om gallring eller arkivvârden i övrigt i annan lag än arkivlagen, gäller den lagen. Statlig myndighet kan endast på uppdrag av regeringen utfärda allmänna råd till kommuner och landstingskommuner om arkivvården.

Det bör anmârkas att datainspektionen har rått enligt datalagen att meddela gallringsiöreskrifter. Samråd skall ske med riksarkivet

15 § Kommunfullmäktige och landsting beslutar om närmare föreskrifter för arkivvården hos kommuner resp. landstingskommuner.

Kommunfullmäktige och landsting skall med hänvisning till arkivlagen utfärda ett arkivreglemente som innehåller föreskrifter om tilllâmpningen av denna lag. Det bör liksom hittills ankomma på kommun- och landstingsforbunden att i samråd med riksarkivet utfärda normaliörslag till reglementen.

Ikraftträdande m.m.

i kraft 1989. Som nämnts under 5 § ovan Denna lag träder den 1 juli finns hinder mot att arkivlagen träder i kraft fore den foredet inget om gallring i TF. Arkivlagen är nämlislagna grundlagsbestâmmelsen gen inte avhängig av att grundlagsforslaget genomförs.

ersätter nuvarande bestämmelser om arkivvård i kommu- Arkivlagen alltså upphävas i samnallagen (2 kap. 2 § och 3 kap. 10 §). Dessa skall band med att arkivlagen träder i kraft.

A rkivförordningen

skall ersätta allmänna arkivstadgan (1961: Den nya arkivforordningen allmänna (1953:716), förordningen (1974: 590), gallringsforordningen 648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling, skrivmaterielkungörelsen (1964:504) samt en rad andra förordningar. blir inte lika som är falleti de Föreskrifterna i förordningen detaljerade Riksarkivet och beträffande myndigheter nu gällande forordningarna. under krigsarkivet tilldelas härigenom ett störförsvarsdepartementet att utfärda föreskrifter detalre ansvar och får i uppdrag på erforderlig vilka ersätter de nu gällande i stadgan. Detta ökar möjligjeringsnivâ, heterna for en flexiblare utformning av reglerna och en delegering, där en sådan kan anses ändamålsenlig. Samspelet mellan arkivbildare och arkivmyndigheter är väsentligt for att uppnå en effektiv hantering.

1 6 Kostnadsbedömningar

Överväganden och forslag har presenterats i betånkandets kapitel

8-15. I det följande skall jag redovisa mina bedömningar av vilka kostnader som följer av förslagen och hur de kan finansieras.

16.1 Kostnader för mottagande och förvaring av

statliga myndigheters arkiv m.m.

Kostnaderna for förvaring av de statliga myndigheternas arkiv kommer att öka i och med att arkivmängden årligen växer. Som jag har redovisat är riksarkivets och landsarkivens möjligheter att långsiktigt ansvara for den statliga förvaltningens arkivmaterial beroende av om resurser kan tillföras i den takt och omfattning som motiveras av leveranserna. Kan detta inte åstadkommas måste myndigheterna själva svara for den långsiktiga förvaringen. Med hänsyn till lämpligheten av att arkivförvaringen kan ordnas inom ramen för riksarkivets och landsarkivens verksamhet har jag mot denna bakgrund föreslagit att regeringen bör överväga någon form av resursöverforingssystem, som skulle innebära att arkivmyndighetemas kapacitet att klara denna uppgift säkras.

$om jag ovan redovisat, harjag inte beräknat nâgra ytterligare kostna-

der med anledning av mina forslag angående intensivdataomrâden och individurval.

I den följande kostnadsberâkningen har jag utgått ifrån att ett sådant resursöverforingssystem kan åstadkommas. Jag utesluter kostnaderna

av folkbokföringsmaterialet. Denna utreds av en för förvaring fråga särskild organisationskommitté.

Den årliga kostnadsökningen - omfattande kostnader för förvaring, m.m. av de statliga myndigheternas arkiv - kan beräknas hantering ligga istorleksordningen 10 milj.kr. i början av 1990-talet och 25 milj. kr. under andra hälften av 1990-talet. Det är inte möjligt att f.n. ange mer exakt än så. Jag förutsätter i stället att ett rekostnadsökningen skall göra det möjligt att inom ramen for den årsursöverforingssystem liga budgetprocessen ta fram sådant underlag att finansieringsbehoven klarläggs på såväl kortare sikt som i ett längre tidsperspektiv.

De överväganden om en utbyggd landsarkivorganisation som jag tidiår givetvis i betydande utsträckning kopplade till gare har redovisat vad jag nyss har anfört om kostnaderna för mottagande och förvaring arkiv. Även om en utbyggnad av landsav de statliga myndigheternas i viss grad kan motiveras av forsknings- och kularkivorganisationen skäl- ökad tillgänglighet till materialet etc. - är det ändå turpolitiska som utgör huvudargumentet för denna utbyggnad. mängdproblemet är i sin tur huvudsakligen en konsekvens av tillväx- Mängdproblemet ten av arkivmaterial inom det statliga området.

Bestämmer man sig för att de statliga arkivmyndigheterna skall svara av den statliga arkiv är för den långsiktiga förvaringen förvaltningens det ofrânkomligt att det måste innebära en utbyggnad av arkivmyndigheternas Detta utbyggnadsbehov motsvaras av ett förvaringskapacitet.

minskat tryck på utbyggnad av arkivkapaciteten vid de statliga myn-

att digheterna. Som jag har redovisat ser jag det som mindre lämpligt sker i form av en central depå (riksdepå) eller liknande utbyggnaden centrala Den bör i stället bygga på den existerande struklösningar. med en långsiktig strävan turen inom den statliga arkivorganisationen dvs. i princip ett landsarkiv per att skapa en lânsbunden verksamhet, län. Jag har i det sammanhanget angivit vissa prioriteringar vad gäller

denna utbyggnad.

för denna är starkt beroende av trycket att ta Kostnaderna utbyggnad arkiv och av i vilken takt emot och förvara den statliga förvaltningens

inrättas. De kostnader som jag har redovisat skall ses nya landsarkiv mot bakgrund av de ställningstaganden som här har tagits upp. Frågan om en utbyggnad av landsarkivorganisationen bör således bli föremål för överväganden i samband med budgetprocessen i regeringskansliet och bedömas med hänsyn till det underlag som inhämtats från de arkivbildande och de resursöverföringar som detta kan förmyndigheterna anleda.

16.2 Kostnader för kultur- och forskningsfrâmjande

åtgärder

Arkivens kultur- och forskningsproñl bör förstärkas. Jag har i det tidiinom vilka områden som denna förstärkning bör åstadgare redovisat kommas. med att dessa insatser bör kunna rymmas inom en Jag räknar total reformram om 7 milj.kr. Därvid har jag utgått dels ifrån den ram om 2 milj.kr. för forsknings- och utvecklingsinsatser inom arkivområdet som riksdagen har fastställt efter förslag i regeringens proposition (1986/87:80) om forskning, dels en ytterligare reformram om 5 milj. kr.

Enligt de regler som gäller för statliga utredningar skall förslag om re-

forminsatser av förslag till finansiering. Mina Förslag under åtföljas denna punkt innebär en oñnansierad reform av 5 milj.kr. Jag anser det inte möjligt att åstadkomma finansiering av denna reform inom ramen för de statliga anslagen till arkiven. En omprioritering borde dock kunna åstadkommas inom ramen för utbildningsdepartementets totala ansvarsområde.

16.3 Kostnader för registrering och reprograñ

Jag har bedömt det som angeläget att en kompetens inom rubr. område bör finnas inom statsförvaltningen. Den är av stor betydelse för upprätthållandet och utvecklingen av kunskapen om söksystemen i arkiven. Det förefaller mig lämpligt att denna uppgift tillförs riksarkivet. Jag beräknar kostnaderna för verket för att klara denna uppgift uppgå - och därmed kostnaderna till ca 600 000 kr. per år. Då denna uppgift har legat på Statskontoret utgår jag ifrån att finansieringen av den nya

verksamheten vid riksarkivet bör kunna åstadkommas vid avvägningen av de båda myndigheternas resursbehov.

16.4 Kostnader för fortbildning och vidareutbildning

några kostnader for den fortbildning och vidare- Jag har inte beräknat som universitets- och högskoleiimbetets forslag kan tänkas utbildning, medföra. Jag utgår ifrån att kostnaderna får prövas inom den ram som står till disposition for högskola och forskning.

16.5 Sammanfattning av kostnadsbedömningar

Ändamål Kostnad Finansiering

och for- 10 milj. kn/âr i början av resurs- 1. Mottagande Tillämpning 25 milj. m.m. varing av statliga myn- av 1990-talet, överforingssystem di heters arkiv, inkl. kn/âr under andra hälf- inom ramen för den ârut yggnad av landsar- ten av 1990-talet liga budgetprocessen. kivorganisationen 2. Kultur- och forsk- 7 milj. kn/år 1) 2 milj. kr. inom given åtgär- forskningsram

åingsfrämjande er 2) 5 milj. kr. genom om-

inom ut-

grioriteringar ildningsdepartemen-

tets ansvarsområde 3. Registrering och rep- 600 000 kit/âr Avvägning i

kansliet av resursbe regerings- o-

rograii ven inom riksarkivet och Statskontoret 4. Fortbildning och vi- Inom de ramar som står dareutbildning till disposition for högskola och forskning

16.6 Anslagsstruktur m.m.

stödet till arkivverksamhet beräknas for närvarande under Det statliga under åttonde huvudtiteln, nämligen anslagen Riksarkivet _fyra anslag och landsarkiven, Statliga arkiv: Vissa kostnader for samlingar och

materiel m.m., Bidrag till vissa arkiv samt Forsknings- och utveckinom kulturområdet. Jag vill i detta sammanhang fästa lingsinsatser särskild som inom ramen för uppmärksamhet på den bidragsgivning Den sker huvuddenna anslagsstruktur ges till enskild arkivbildning. finns en nämnd för enskilda arsakligen på två sätt. Inom riksarkivet kiv som fördelar till folkrörelsearkiv m.m. Under anslaget Bibidrag utgår bidrag till fin. åtta olika enskilda ändamål. drag till vissa arkiv Dessa ändamål redovisas årligen för riksdagen och regeringen beslutar av anvisade medel. I årets budgetproposition har statsom fördelningen rådet Göransson redovisat behovet av en översyn av anslagsstrukturen inom det område inom kultursektorn som statens kulturråd svarar för.

Utgångspunkten för denna översyn skall vara att minska detaljstyr-

ningen från riksdagens och regeringens sida och därmed öka kulturrådets handlingsfrihet. Förändringen skall syfta till att skapa en större rörlighet och till att i högre grad inrikta uppmärksamheten på de aktiviteter som är förnyande och utvecklingsbara.

bör samma synsätt prägla arkivområdet. Av- Enligt min uppfattning mellan behovet av insatser inom de olika enskilda arkivänvägningen damålen bör lämpligen överlåtas åt riksarkivet och den nânmd för enskilda arkiv som finns inom myndigheten. Nämnden - som förordnas direkt av regeringen - har en sammansättning som garanterar kompetens inom det aktuella sakområdet.

Till nämnden bör således i princip överföras Fördelningen av de bidrag till enskild arkivverksamhet som staten avsätter. Medel till nämndens verksamhet bör därvid anvisas under två anslagsposter, en för bidrag till lönekostnader vid folkrörelsearkiven - med hänsyn till att grunderna för beräkning av bidraget inom detta område är speciella -_ och en för bidragsgivning till enskild sektor. Till sistnämnda anslagspost övrig borde således föras dels de ändamål som fin. är upptagna under anslatill vissa arkiv, dels den bidragsgivning till folkrörelsearkiv get Bidrag som inte är länsanknutna.

framföra, att det finns anledning att i ett Jag vill i detta sammanhang avseende frångå den princip som i övrigt bör ligga till grund för anslagsstrukturen på området. Det gäller bidragsgivningen till Arbetar-

rörelsens arkiv. Denna institution har genom sin tillkomsthistoria m.m. en särskild inom det enskilda arkivområdet. Det är därposition för motiverat av bidraget till institutionen sker diatt budgeteringen rekt genom beslut av riksdag och regering. Det sker lämpligen genom att bidraget anvisas över ett särskilt statsanslag.

Vid en anslagskonstruktion enligt den föreslagna ter det sig naturligt att till nämndens anslagsposter föra de nya resurser för insatser inom det enskilda arkivavsnittet som jag har forordat. Av den totala reformbör således 1,5 milj.kr. tillföras nämndens ansvarsramen om 7 milj.kr. område, for att därigenom göra det möjligt for nämnden att pröva behovet av ytterligare insatser för bl.a. näringslivsarkiv, Pjänstemannarörelsens arkiv och museum m.m. Förstärkningen bör också användas for av stödet till lönekostnader vid folkrörelsearen ytterligare utbyggnad kiv. Resterande reformutrymme om 5,5 milj.kr. bör ställas till riksarkivets disposition for övriga kultur- och forskningsfrämjande åtgärderinom arkivområdet enligt mina forslag.

KOMMITTEDIRE KTIV Bilaga 1

Utredning av vissa arkivfrågor

Dir. 1985:17

Beslut vid regeringssanmxanträde 1985-05-09

Statsrådet Göransson anför.

1 Mitt förslag

Jag föreslår att en särskild utredare tillkallas för att se över vissa arkivfrågor inom den statliga och kommunala sektorn.

2 Bakgrund

Behovet av en översyn Arkivverksarnheten inom statlig, kommunal och enskild sektor har varit - eller är f.n. - föremål för utredningar och överväganden i många sammanhang. Orsakerna härtill är flera. På grund av den kraftiga utbyggnaden av den offentliga förvaltningen under efterkrigstiden har den samlade arkivmassan vuxit och fortsätter att växa mycket snabbt. Volymtillväxten inom den statliga sektorn till 30 000-40 000 hyllmeter I stort har uppskattats per år före gallring.

sett samma bruttotillvâxt anses sammantaget föreligga inom kommuner och landstingskommuner.

som ADB-band och mikroñlm, har i allt stör- Nya informationsmedier, kommit in i arkivhanteringen. Samtidigt har textkomre utsträckning direktaccessteknik och annan ny teknik liksom den starka munikation, av antalet mini- och persondatorer bidragit till en ökad komökningen plexitet i arkivbildningen och därmed ökade svårigheter for varje ensina arkivfrâgor. Detsamma gäller for skild förvaltning att själv klara arkivmyndigheterna och motsvarande institutioner på den kommunala och enskilda sidan och, inte minst viktigt, for dem som skall utnyttja arkiven.

olika kan tyda på brister i Antalet utredningar i och kring arkivfrågor styrningen av arkivväsendet. Om så ar fallet kan detta bl.a. bero på att arkivvåsendet är splittrat på tre sektorer - en statlig, en kommunal och en enskild - och på en därav i vissa fall mindre konsekvent reglering vad gäller författningar och samordning.

3 Utredningsuppdraget

Ramarna för uppdraget

bör avse hela den offentliga arkivverksamheten, varvid Utredningen tyngdpunkten bör ligga på de frågor som jag behandlar i det följande. utgångspunkter för utredaren bör vara dels att arkivväsendet Viktiga inte kan påräkna annan resurstilldelning i framtiden än statlig verksamhet i övrigt, dels att insyns- och kontrollmöjligheterna vad gäller förvaltningen bör tryggas samt att forskningens behov beaktas.

Övergripande målsättning

En väsentlig fråga är vilken roll arkivväsendet skall ha och hur arkiven skall användas. Utredaren bör dârfor precisera målen och ambi-

tionsnivâerna for arkivväsendet i såväl ett kort- som långsiktigt tidsperspektiv. Ställningstagandena bör ske mot bakgrund av den mycket och därmed sammanhängande lokalbehov och kraftiga volymtillväxten den bristande kostnadsöverblicken och -kontr0llen. Utredaren bör också beakta offentlighetsprincipen, forskningens behov, samt kraven på effektivitet i den offentliga verksamheten.

Allmän handling och arkiuhandling

Arkivverksamheten har samband med frågor av mycket olika dignitet alltifrån grundlagsreglerade frågor om bl.a. offentlighetsprincipens till tekniska om kontorsautomation, handlingars betillämpning frågor stândighet m.m. Samtliga dessa frågor är ekonomiskt betydelsefulla. En central i detta sammanhang âr förhållandet mellan reglerna fråga om allmän och arkivhandling. Dessa frågor övervägs av datahandling och offentlighetskommittén (DOK, Ju 1984:06). Utredaren bör samråda med denna utredning.

Ansvarsfrågor m.m.

A rkivmyndigheterna

Med arkivmyndigheterna avser jag i det följande riksarkivet, krigsarlandsarkiven och stadsarkiven i Stockholm och Malmö. Arkivkivet, myndigheternas samlade kostnader uppgår till drygt 80 milj.kr. per år. De största kostnaderna for den statliga arkivverksamheten torde emellertid forvaltningsmyndigheterna. Kostnaderna på ligga på de statliga detta omrâde är dock svåra att precisera. Hârtill kommer arkivkostnadema i kommuner och landstingskommuner. De samlade kostnaderna stiger snabbt.

Utredaren bör -i syfte att förbättra arkivmyndigheternas möjligheter att styra arkivbildningen, kostnadsöverblicken och ñnansieringsformerna for det offentliga arkivvâsendet - se över arkivmyndigheternas

uppgifter och organisation. Utredaren bör lämna förslag till sådana forändringar, som föranleds av en precisering av målen och ambitionsnivåerna för arkivvâsendet. Inriktningen bör vidare vara att arkivmyndigheterna ges ett mer uttalat ansvar för den samlade arkivbildningen. Detta bör, förutom att tillse att arkivläggning sker i vederbörlig ordning, också omfatta ansvar för att efterstrâvad gallring genomförs av arkivbildarna, arkiven sköts rationellt och de samlade kostnaderna för arkivbildningen överblickas och begränsas.

Härvid bör arkivmyndigheternas ansvar för att tillgodose forskningens långsiktiga behov vägas mot kraven på en rationell arkivvård inom den offentliga sektorn.

Statens arkivstyrelse (STARK) har hos regeringen hemställt om att styrelseformen lör svenskt biografiskt lexikon och Dialekt- och ortnamnsarkiven samt svenskt visarkiv ändras. sTARKzs framställan bör överlämnas till utredningen för att beaktasi utredningsarbetet.

Myndigheternas arkiv

Myndigheterna har f.n. i många fall svårt att uppfylla de krav som gäller enligt arkivreglerna. Detta kan bl.a. leda till onödigt ökad volymtillväxt och därmed ökade statliga kostnader. Det kan också leda till att information förstörs med därtill hörande konsekvenser för inväsentlig syn, kontroll och planering.

Det ojämna intresset för arkivfrågorna hos myndigheterna får bl.a. den effekten att belastningen på arkivmyndigheterna blir större än nöd-

vändigt. Det kan också medföra att hanteringen av arkiven inte på ett

effektivt sätt samordnas med frågor om kontorstekniska och adminii strativa rutiner.

Mot denna bör utredaren över den nuvarande ansvarsförbakgrund och lâmna förslag till hur myndigheterna bör effektivisera delningen sin arkivvård. Häri ett ansvar för att gallring verkställs, arkiven ligger

hanteras rationellt och kostnaderna för arkivverksamhet och arkivlokaler begränsas.

är vem som skall ansvara för att En viktig fråga i detta sammanhang överlämnas till arkivmyndigheterna och när detta arkivhandlingar skall ske i olika fall. Enligt gällande ordning skall ex. regionala och lolämna över handlingar som är äldre än hundra år till kala myndigheter landsarkiven. Denna regel är i dag uppenbart föråldrad och illa anpassad till de senaste årtiondenas utbyggnad av den statliga förvaltningen och därmed sammanhängande tillväxt av arkivvolymen och lokalerna. För att bistå förvaltningsmyndigheterna tar därför arkivmyndigheterna emot förtidsleveranser där så kan ske. Därvid tvingas arkivmyndigheterna att i ökad utsträckning göra efterforskningar och att tillhandahålla materialet i sina forskarsalar. Arkivmyndigheterna tar härvid över förvaltningsmyndigheternas uppgifter. Särskilt markant är detta förhållande beträffande moderna medier där vården, förvaringen och tillhandahållandet förorsakar speciella problem.

Utredaren bör lämna förslag till regler för avlämnande av handlingar från förvaltningsmyndighet till arkivmyndighet.

De kommunala arkiven

De grundläggande bestämmelserna om den statliga och den kommunala arkivvården är intagna i skilda författningar. Utredaren bör överväinom det offentliga arkivväsendet mellan ga om en ökad samordning stat och kommun kan leda till förbättrad effektivitet Lex. genom att kan göras effektivare. En utgångspunkt bör därvid vara att gallringen skall kunna genomföras utan en ökad statlig styrning av samordningen den kommunala arkivverksamheten. En annan utgångspunkt bör vara att staten inte skall finansiera kommunala arkiv. Varje sektor bör bära sina kostnader.

Riksarkivet har utrett vissa frågor om en ökad samordning av arkivinom den offentliga sektorn och till regeringen redovisat ett bildningen

(Ds U 1984:6 Kommunala arkiv). Betänkandet bör överlämnas förslag till utredningsmannen för att beaktas i utredningsarbetet.

Enskilda arkiv

Till arkivmyndigheternas uppgifter hör också att så långt som möjligt ta hand om den samhällsinformation som ingår i enskilda arkiv och medverka till att sådan information bevaras. Detta gäller såväl näringslivsarkiv, folkrörelsearkiv och andra foreningsarkiv som personarkiv och släktarkiv. Möjligheterna att bevara sådana arkiv åt samtid och eftervärld är av stor betydelse. Utredaren bör precisera vilket övergripande ansvar för dessa arkivfrågor som bör ankomma på riksarkivet. Vid bedömandet av i vilken utsträckning sådana arkiv skall bevaras bör en avvägning kunna ske mellan allmänintresset att bevara och kostnaderna härför.

Gullringens målsättning

av den snabba tillväxten av arkivhandlingar har stats- Med anledning makterna vid olika tillfällen framhållit att gallringen bör bli mer än f.n. statsmakterna har, bl.a. mot bakgrund av de forlångtgående slag som lagts fram av arkivutredningen i promemorian (Ds U 1981:21) Samhällets arkivproblem, också uttalat att de gällande gallringsföreskrifterna ger utrymme for en utökad gallring.

en gallring som i större utsträckning motsvarar I syfte att åstadkomma de krav som angavs i bl.a. 1983 års budgetproposition (prop. 1982/83: 100 bil. 10 s. 60-66) bör dock de nuvarande urvalsprinciperna och förutfor gallring ses över. En viktig utgångspunkt bör härvid sättningarna vara att allmänhetens möjligheter till insyn i och kontroll av myndigheternas verksamhet samt dess tillgång till allmänna handlingar tryggas. Data- och offentlighetskommittén har även till uppgift att undersöka om bestämmelser som gäller bevarande och gallring av ADB-upptagningar fyller de krav som kan ställas från här angivna utgångspunkter. Även i denna fråga bör samråd ske med DOK.

En fråga som är särskilt viktig i detta sammanhang är vilka möjligheter forskare bör ha att ta del av handlingar i olika arkiv med hänsyn till de kostnader som är förbundna med ett större eller mindre bevarande. Utredaren bör därför studera konsekvenserna för forskningen om bl.a. mer restriktiva för bevarande av information i arkiv genomprinciper förs.

Finansiering

Behoven av att finansiera arkivverksamheten berör i princip två huvudområden. Det är dels fråga om de kostnader som är förknippade med service till arkivbildarna, dels servicen till forsarkivmyndigheternas karna. Jag vill erinra om de särskilda projekt för myndighetsservice som f.n. bedrivs av arkivmyndigheterna i samarbete med ett antal av de större arkivbildande myndigheterna, varvid projektkostnaderna delas mellan arkivbildande myndighet och arkivmyndigbet. Utredaren bör utvärdera denna samt överväga och föreslå alternatityp av projekt va ekonomiska former för arkivmyndigheternas service gentemot de offentligaarkivbildama.

När det gäller arkivmyndigheternas forskarservice bör utredaren även pröva det långsiktiga behovet av resurser i ett forskningspolitiskt perspektiv.

4 Utredningsarbetet

Utredaren bör sträva efter lösningar som är ägnade att begränsa vooch kostnadstillväxten samt förbättra förutsättningarna för att lymverksamheten skall kunna bedrivas effektivt och rationellt under iaktav de krav som offentlighetsprincipen och forskningens behov tagande ställer.

Utredaren bör redovisa vilka konsekvenser som hans förslag kan få for gällande författningar samt i förekommande fall lämna förslag till ny forfattningstext.

Som jag tidigare sagt bör utredaren samråda med Data- och offentlighetskommittén. Samråd bör även ske med övriga utredningar som behandlar frågor med anknytning till arkivverksamheten.

Den sârskilde utredaren får anlita Statskontoret for utredningar i de former om vilka överenskommelse träffas.

Utredaren bör både vid arbetets början och under arbetets gång informera berörda huvudorganisationer - och i förekommande fall andra centrala med vilka staten har eller brukar arbetstagarorganisationer ha avtal om löner och andra anstâllningsvillkor - och bereda dem tillfälle att fora fram synpunkter.

forslag bör redovisas senast den 31 december 1986. Utredningens

Hemställan

Med hänvisning till vadjag nu har anfört hemställerjag - efter samråd med cheferna for justitie-, civil- och ñnansdepartementen - att regeringen bemyndigar det statsråd som har till uppgift att föredra ärenden rörande arkiv att tillkalla en särskild utredare - omfattad av kommittéförordningen (1976:119) - med uppdrag att se över vissa arkivfrågor, att besluta om sakkunniga, experter, sekreterare och annat biträde åt utredaren.

Vidare hemställer beslutar att kostnaderna skall bejag att regeringen lasta åttonde huvudtitelns kommittéanslag.

Beslut

ansluter föredragandens överväganden och bifaller

Regeringen sig till hans hemstâllan.

(Utbildningsdepartementet)

i

Statens 1988

offentliga utredningar

Kronologisk förteckning

Översyn av ullänningslagsstianingen. A. Kortare väntan/Å.

PPNF

Arbelsolycka - olycka eller arbelsmiljobmtl? A Kunskapsöverföring genom förclagsulveckling. UD. Snmeräu och sameting. Ju. Provning och kontroll i internationell samverkan. l. Frihet från ansvar. Ju.

:EPWHFM

En ny skyddslag. Fö. Svcrigeinformaüon och kullurulbylc. UD. Rätt adress. Fi. Öppenhel och minne. U.

Statens 1988

offentliga utredningar

Systematisk förteckning

Justitiedepartementet samerna och sameting. (5) Frihet från ansvar. (7)

Utrikesdepartementet Kunskapsöverföring genom ibretagsutveckling. (4) Sverigeinformation och kultursamarbele. (9)

Försvarsdepartementet En ny skyddslag. (s)

Finansdepartementet Rätt adress. (10)

Utbildningsdepartementet Öppenhetoch minne. (l l)

Arbetsmarknadsdepartementet Översyn av utiänningslagstifmingen. (1) Kortare väntan. (2) Arbetsolycka - olycka eller arbeLsmiljöbrott? (3)

Industridepartementet Provning och kontroll i internationell samverkan. (6)

KUNGL. BiBL.

19884134 3

CKHULM Vi