SOU 1999:105

Skatt, tull, exekution normer för behandling av personuppgifter : betänkande

Typ: SOU
Källa: urn.kb.se

Ur KB:s samlingar

Digitaliserad år 2015

Skatt

Tull Exekution NOITHGI"

för

behandling

av personuppgifter

SMU

Betänkande Registerförfattningsutredningen

än

w Statens offentligautredningar

WW 1999:105

w Finansdepartementet

- -

Skatt Tull Exekution

Normer för

behandling av

personuppgifter

Betänkande

av Kegisterförfattningsutredningen

Stockholm 1999

SOU och Ds som ingår i 1999 års nummerserie kan köpas från Fakta Info Direkt. För remissutsändningar av SOU och Ds som ingår i 1999 års nummerserie svarar Fakta Info Direkt på uppdrag av Regeringskansliets forvaltningsavdelning.

Beställningsadress: Fakta Info Direkt, Kundservice

Box 6430, 113 82 Stockholm

Tel: 08-587 671 00, Fax: 08-587 671 71

E-post order@faktainfo.se

Svara på remiss. Hur och varfor. Statsrådsberedningen, 1993.

En liten broschyr som underlättar arbetet för den som skall svara på remiss. - Broschyren kan beställas hos:

Information Rosenbad

Regeringskansliet

103 33 Stockholm

Fax: 08-405 42 95

Telefon: 08-405 47 29

ISBN 91-7610-828-7

TRYCKERI AB ISSN 0375-250X NORSTEDTS Stockholm 1999

Till statsrådet och chefen för

Finansdepartementet

Regeringen beslutade den 22 januari 1998 att tillkalla en särskild utredare för att göra översyn av de författningar som reglerar register

en inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet samt tullregisterlagen 1990: 173. Utredaren skulle också igenom de register som inte är författningsreglerade och föreslå en författningsreglering i de fall det bedöms ändamålsenligt. Översynen skulle göras med utgångspunkt i den då föreslagna personuppgiftslagen och EU:s dataskyddsdirektiv.

Den 30 januari 1998 förordnade statsrådet Thomas Östros kammarrättslagmannen Sten Wahlqvist att fr.o.m. den 22 januari 1998 vara särskild utredare.

Som experter har fr.o.m. den l mars 1998 medverkat verksjuristen Ulla Ahlqvist, verksjuristen Johan Bålman, överdirektören Claes Gränström, lagmannen Magnus Ekman, kammarrättsassessom Roger Petersson, kammarrättsassessom Birgitta Pettersson, kammarrättsassessom Rickard Sahlsten och byrådirektören Olle Svenson. Kanslirådet Frank Walterson har medverkat som expert fr.o.m. den 28 september 1998.

Sekreterare utredningen har varit kammarrättsassessom Peder Liljeqvist.

Utredningen har antagit namnet Registerförfattningsutredningen Fi 1998:02.

Härmed överlämnar utredningen sitt betänkande Skatt - Tull ° Exekution ° Normer för behandling av personuppgifter SOU 1999:105.

Arbetet har bedrivits i nära samråd med experterna, som står bakom de förslag som läggs fram. Betänkandet är därför skrivet i vi-fomi.

Utredningens arbete är härmed avslutat.

Jönköping i september 1999

Sten Wahlqvist

/Peder Liljeqvist

SOU 1999: 105 Sammanfattning 15

Sammanfattning

Några allmänna för uppdraget

utgångspunkter

Den 24 oktober 1998 trädde personuppgiftslagen 1998:204 i kraft. Samtidigt upphörde datalagen 1973:289 att gälla. Personuppgiftslagen har sin utgångspunkt från Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter dataskyddsdirektivet. Vi har haft i uppdrag att med utgångspunkt från personuppgiftslagen och dataskyddsdirektivet, göra en översyn av de författningar som reglerar register inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet samt hos Tullverket. Översynen har inte omfattat register som förs i brottsbekämpande verksamhet. I uppdraget har ingått att även gå igenom de register som inte är författningsreglerade, utan som förs med stöd av tillstånd av Datainspektionen.

Vårt arbete har bedrivits från vissa givna utgångspunkter. En utgångspunkt för utredningsarbetet har varit att skapa enkla och lättbegripliga regler som är anpassade efter den tekniska utvecklingen och därvid beakta statistikens och forskningens behov. utgångs-

En annan punkt har varit att anpassa regleringen så att den tillgodoser det generella behovet av datorstöd i myndigheternas ärendehantering.

Vi har även haft att utreda vissa frågor särskilt. Bland dessa kan nämnas omfattningen av direktåtkomst till myndigheternas register, omfattningen av och formerna för utlämnande av uppgifter från skatteoch utsökningsregistren, myndigheternas skyldighet att lämna registerutdrag samt arkivering och gallring av ADB-material. I uppdraget har också ingått att överväga sekretesslagens 1980:100 bestäm-

om melser behöver ändras för att effektivisera skatte- och kronofogdemyndighetemas verksamhet, med hänsyn till den stora skillnad i dag

som finns i sekretesskyddet mellan beskattningsverksamheten

och den exekutiva verksamheten.

16 Sammanfattning SOU 19993 195

Lagar om behandling av personuppgifter m.m. i skatte-

förvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets

verksamheter

De senaste decenniernas snabba datorutveckling inom myndighetsområdet visar att den lagstiftning som reglerar användandet datorstöd

av måste vara teknikoberoende och flexibel, för att inte hindra den effektivisering av verksamheterna som kontinuerligt pågår. Detta är inte minst påtagligt inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och hos Tullverket. Det är ofta näst intill omöjligt för lagstiftaren att hålla jämn takt med den tekniska utvecklingen i samhället, något som är särskilt tydligt inom just dataområdet. För att inte hamna i situation där den tek-

en niska utvecklingen styr den rättsliga regleringen, är det enligt vår

mening nödvändigt med en lagstiftning tar sikte principiellt viktiga

som frågor och inte detaljreglering.

En central fråga som särskilt rör lagstiftningen behandling

om av personuppgifter är hänsynen till enskildas personliga integritet. Det är inte möjligt att definiera exakt vad med personlig integritet,

som avses något som bekräftas av att varken svensk lagstiftning eller doktrin innehåller någon enhetlig definition. Vissa faktorer är dock särskilt viktiga att ta hänsyn till när det gäller att bedöma integritetskänsligheten vid automatiserad behandling personuppgifter. Dessa faktorer är arten

av av personuppgifter som samlas in och registreras och varför detta görs, hur och av vem uppgifterna används samt mängden uppgifter

av som samlas ett och ställe eller något annat sätt är till-

samma som gängliga för bearbetningar och sammanställningar. Stora informationsmängder som är samlade så att uppgifter är enkelt sökbara elektronisk väg och som används vid myndighetsutövning, utgör påtaglig

en risk för att enskilda skall utsättas för icke acceptabla intrång i

personer den personliga sfären. Statliga myndigheters användande datorer i

av sina verksamheter kan alltså i sig utgöra ett hot mot den personliga integriteten, något måste beaktas vid utformandet lag-

som anser av stiftningen. En grundläggande utgångspunkt för vårt arbete har därför varit att en författningsreglering, vilken syftar till bl.a. att underlätta myndigheters användande datorer för att uppnå effektivitetsvinster i

av olika samhällsfunktioner, inte får utformas så att integritetsskyddet för enskilda urholkas eller försämras ett oacceptabelt sätt.

Vår målsättning har varit att antalet författningar reglerar

som personuppgiftsbehandling skall begränsas så långt det är möjligt. Det finns inte något värde i att dela sådana bestämmelser personuppgifts-

upp om behandling som rör en och samma verksamhet på flera författningar utan att det är sakligt motiverat. Vår målsättning har även varit att be-

SOU 1999: 105 Sammanfattning 17

stämmelser behandling personuppgifter skall bli så enkla som

om av möjligt. Om strävan efter att bringa ned antalet lagar och förordningar drivs för långt, kan emellertid enkelheten riskera att bli eftersatt. En författning som består av ett antal huvudregler och ett betydligt större antal undantag underlättar inte tillgängligheten. Vår ambition har därför varit att begränsa antalet författningar i så stor utsträckning som möjligt, samtidigt som reglerna skall vara lätta att förstå. Den lösning vi har stannat för innebär att det för skatteförvaltningen skall finnas en lag som reglerar beskattningsverksamheten och en annan som reglerar folkbokföringsverksamheten. Den verksamhet som skatteförvaltningen bedriver tillsammans med bl.a. länsstyrelserna i samband med val och folkomröstningar är sådan att den motiverar en särskild lag. För exekutionsväsendet har vi däremot funnit att det finns förutsättningar för en mer enhetlig reglering av olika verksamhetsområden. Vi föreslår därför endast en lag för hela exekutionsväsendets område. I fråga om Tullverket omfattar vårt uppdrag endast ett verksamhetsområde, nämligen det fiskala. Även för den verksamheten föreslår vi lag.

Lagarnas tillämpningsområde

Vi föreslår att lagstiftningen om behandling av personuppgifter och andra uppgifter skall vara tillämplig endast i den materiella verksamheten inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket. Behandling av uppgifter i administrativ verksamhet skall således inte omfattas av lagstiftningen. Som exempel administrativa arbetsornråden kan nämnas personal- och lokalfrågor. Vid behandling av uppgifter inom sådana områden skall i stället personuppgiftslagen tillämpas.

Den föreslagna lagstiftningen behandling personuppgifter i

om av skatteförvaltningens beskattningsverksamhet samt exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter skall till skillnad från personuppgifts-

lagen omfatta inte endast behandling av personuppgifter, utan även

behandling av uppgifter som kan hänföras endast till juridiska

personer eller avlidna personer. Författningama skall tillämpas all automatiserad behandling av uppgifter. Det innebär att såväl vanlig ordbehandling som behandling i gemensamma databaser omfattas. På manuell behandling skall författningarna tillämpliga endast uppgifterna

vara om ingår i eller är avsedda att ingå i strukturerad samling uppgifter

en av som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier.

Varje lag delas in i tre kapitel. I det första kapitlet finns allmänna bestämmelser för behandling av uppgifter. Det andra kapitlet innehåller särskilda bestämmelser om behandling i gemensamma databaser. Det avslutande kapitlet i varje lag innehåller bestämmelser vilka rättig-

18 Sammanfattning SOU 19991 105

heter enskilda har med avseende uppgiftsbehandling i myndighets-

verksamheten. En allmän utgångspunkt har varit att lagarna i huvudsak skall innehålla de grundläggande principerna för behandling personuppgifter av och andra uppgifter i respektive verksamhet. Detaljregler skall inte anges i lag utan i stället meddelas regeringen eller, i vissa fall, den av myndighet som regeringen bestämmer.

Allmänna bestämmelser om behandling personuppgifter av m.m.

Lagama om behandling personuppgifter inleds nämnts av m.m. som med ett kapitel som innehåller allmänna bestämmelser, vilka vissa av skall tillämpas oavsett i vilken form uppgifter behandlas. För dessa

bestämmelsers tilllämplighet saknar det alltså betydelse uppgifter om behandlas manuellt eller de behandlas automatiserad väg om genom ordbehandling eller i särskilt inrättade databaser. gemensamma Personuppgifter skall alltid behandlas i enlighet med de grundläggande bestämmelser finns i personuppgiftslagen. Eftersom särskilda som krav ställs på behandling personuppgifter inom olika verksamhetsav områden, kommer emellertid varje författning innehålla bestämmelatt ser som avviker från personuppgiftslagen. För att undvika oklarheter om i vilka fall personuppgiftslagens regler skall gälla, i varje förgörs fattning en uttrycklig hänvisning till de bestämmelser i personuppgiftslagen är tillämpliga. Det gäller bestämmelser definitioner, som om förhållandet till offentlighetsprincipen, grundläggande krav på behandling, behandling säkerheten vid av personnummer, behandling, överföring av personuppgifter till tredje land, personuppgiftsombudets uppgifter, tillsynsmyndighetens befogenheter straff. samt De myndigheter som kan komma i fråga personuppgiftsansvasom riga vid behandling i de för aktuella verksamheterna Riksskatteoss är verket och Tullverket, de regionala skatte- och kronofogdemyndighe-

tema samt länsstyrelserna. Det är inte möjligt för komplexa dataatt system inom så stora myndighetsorganisationer skatteförvaltsom ningen och exekutionsväsendet, i lag närmare bestämma vilken myndighet bör ansvarig för olika specifika som vara behandlingar. Vi anser i stället att personuppgiftsansvaret för dessa

myndighetsorganisationer

skall utformas så att den myndighet på vilken det ankommer utföra att en viss behandling skall ansvarig för just den behandlingen. Det vara innebär att den myndighet registrerar viss uppgift som en ansvarar för att uppgiften är korrekt, medan myndighet lämnar en annan som senare ut uppgiften ansvarar för att utlärrmandet sker i överensstämmelse med de regler som gäller för behandlingen. Tullverket utgör numera en enda myndighet, varför några problem med fastställa att personuppgiftsan-

SOU 1999; 105 Sammanfattning 19

svaret inte uppstår i tullverksamheten. Genom att det i lag anges att personuppgiftsansvaret omfattar vad ankommer en myndighet som utföra, markeras att det finns ett inte endast för att utförd att ansvar behandling är korrekt, utan även för att behandling faktiskt utförs när den skall ske. Förutom de närrmda bestämmelserna förhållandet till perovan om sonuppgiftslagen och personuppgiftsansvar, vilka gäller för all beom handling, innehåller det inledande kapitlet i respektive lag även en bestämmelse skall tillämpas vid såväl manuell behandling som sådan som automatiserad behandling som inte sker i gemensamma databaser. Bestämmelsen är således tillämplig bl.a. ordbehandling. Vad som avses är behandling känsliga personuppgifter Med känsliga personav m.m. uppgifter uppgifter avslöjar ras eller etniskt ursprung, poavses som litiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt uppgifter rör hälsa eller sexualliv. Med sådana som uppgifter likställs i våra författningsförslag personuppgifter om lagöverträdelser innefattar brott, domar i brottmål, straffprocessuella som tvångsmedel och administrativa frihetsberövanden. Att i detalj reglera vilka känsliga uppgifter får behandlas i verksamheten och i vilka som fall detta får ske, är inte möjligt. Det går nämligen inte att förutse de olika situationer som kan uppstå i hanteringen av ärenden. Vi anser emellertid att det av integritetsskäl är nödvändigt att i största möjliga mån begränsa användningen av känsliga personuppgifter. Det bör därför enligt vår mening tillåtet att behandla sådana uppgifter endast vara de har lämnats i ett ärende eller om behandlingen är nödvändig för om handläggningen ett ärende. Det innebär att användandet av känsliga av uppgifter begränsas till sådana tillfällen då myndighet av handläggen ningsskäl måste behandla dem. För behandling som inte sker i gemensamma databaser föreslår en särskild gallringsbestämmelse som skall tillämpas i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet samt i exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter. Bestämmelsen innebär att uppgifter som är föremål för automatiserad behandling i ett ärende skall gallras senast ett år efter att ärendet har avslutats. Avsikten med den särskilda gallringsbestämmelsen är att förhindra att det hos myndigheterna växer fram omfattande automatiserade informationsmängder bra-att-ha-uppgifter” i vilka uppgifter är lätt tillgängliga genom olika sökprogram. Med den moderteknik används i myndighetsverksamheten i dag, är det nämlina som gen vanligt att stora mängder uppgifter lagras elektroniskt även på annat sätt än i särskilt reglerade personregister eller databaser. Exempelvis utarbetas en stor del av det skriftliga material som produceras av myndigheter med hjälp ordbehandlingsprogram. Även i de fall då av slutprodukten skrivs ut papper och tillfogas akten i ett ärende, sparas

20 Sammanfattning SOU 19991105

informationen ofta att lagras elektroniskt. Sådant elektroniskt genom material bör inte få lagras under någon längre tid. Regeringen eller den

myndighet som regeringen bestämmer skall emellertid få meddela före-

skrifter om att uppgifter skall gallras vid tidpunkt eller en annan att uppgifter skall bevaras när det finns behov det. av

Behandling i databaser

Den allmänt använda termen för ADB-baserade uppgiftssamlingar har

sedan datalagens införande varit register. Detta traditionella register-

begrepp har vid flera tillfällen kritiserats, eftersom det är otidsenligt.

Vi anser att begreppet inte är helt relevant i fråga elektroniska om uppgiftssamlingar som innehåller hela handlingar i ärenden. Begreppet register förekommer därför inte i den föreslagna lagstiftningen av oss om behandling av personuppgifter hos skatteförvaltningen, exekum.m. tionsväsendet och Tullverket. I stället inför begreppet databas som en juridisk beteckning vissa fastställda automatiserade uppgiftssam-

lingar.

Med begreppet databas vi de elektroniskt lagrade uppgifter avser som av en myndighet eller myndighetsorganisation t.ex. skatte- - en myndighet eller hela skatteförvaltningen används i - gemensamt en viss verksamhet. Avgörande för uppgifterna skall använda om anses gemensamt är att de behandlas på ett sätt medför uppgifterna som att utgör allmän egendom" i verksamheten. En uppgift registreras som och lagras i ett datasystem ett sådant sätt tjänstemännen inom att en eller flera myndigheter har möjlighet att vid behov och i olika sammanhang t.ex. i samband med handläggningen ärende - av ett ta del av uppgiften direkt automatiserad väg, måste anses vara gemensamt tillgänglig och därmed utgörande del databas. Som exempel en av en kan nämnas att de uppgifter i dag finns i skatteregister, tillsamsom mans med andra uppgifter som används inom skatteförvaltgemensamt ningen, således kommer att ingå i den föreslagna

beskattningsdataba-

sen. Det är väsentligt att behandlingen i databaser avgränsas i lag genom klart angivna ändamål. En uppgift skall inte få behandlas i databas en om behandlingen inte står i överensstämmelse med ändamålet med

databasen. De ändamål skall styra behandlingen kan delas in två som i kategorier, primära respektive sekundära ändamål. Primära ändamål är direkt hänförliga till den verksamhet bedrivs som av personuppgiftsansvariga myndigheter medan sekundära ändamål kan hänföras till andra myndigheters eller enskildas verksamhet. De primära ändamålen

bör styra vilka uppgifter skall få föras i databas. För som en att en uppgift skall få finnas i myndighets databas, måste uppgiften således en

SOU 1999: 105 Sammanfattning 21

betydelse för myndighetens egen verksamhet. Det innebär att vara av det inte skall tillåtet att i en databas som inrättas för en viss verk-

vara samhet behandla uppgifter inte behövs för den verksamheten, utan

som

endast är till i nytta för någon annan verksamhet. Som ett exempel som kan nämnas att det i skatteförvaltningens beskattningsdatabas inte skall få behandlas uppgifter är avsedda att användas endast i krono-

som fogdemyndighetemas exekutiva verksamhet. Härigenom förhindras att det hos myndighet växer fram omfattande samlingar av uppgifter

rör förhållanden utan anknytning till den egna verksamheten. En som annan sak är att uppgifter som behandlas i beskattningsverksamhet kan användas även av kronofogdemyndigheterna, något som är vanligt förekommande i dag. För att än de myndigheter för vilka upp-

annan gifter behandlas primärt i databas skall få tillgång till uppgifter ge-

direktåtkomst, är det dock enligt vår uppfattning väsentligt från innom tegritetssynpunkt att det står i överensstämmelse med ändamålen med databasen. För att en kronofogdemyndighet i verksamhet med utsökning och indrivning skall få ha direktåtkomst till beskattningsdataba-

skall således ett sekundärt ändamål med den databasen anges sen, som att uppgifter får behandlas för utsökning och indrivning.

Den lagstiftning som reglerar behandling av personuppgifter m.m. bör vi nämnt tidigare i huvudsak innehålla grundläggande princi-

som per och regler för behandlingen. Detaljbestämmelser om vilka uppgifter som får behandlas bör framgå av föreskrifter en lägre konstitutionell nivå än lag, dvs. i förordning eller i myndighetsföreskrifter. Ett krav för en sådan ordning är dock enligt vår uppfattning att de ändamål för vilka uppgifter får behandlas är tydliga. Som nämnts får uppgifter be-

ovan handlas i en databas endast om de tillgodoser de primära ändamålen med databasen, nämligen till hjälp i den verksamhet som den

att vara registrerande myndigheten bedriver. Vi föreslår att det i lag anges endast vilka kategorier av uppgifter som får förekomma i en databas samt att en uppgift får behandlas endast uppgiften behövs i den verk-

om samhet för vilken databasen inrättas. Undantag från principen att i lag ange endast de kategorier av uppgifter som får behandlas, bör emellertid göras för registrering av känsliga personuppgifter och uppgifter

om lagöverträdelser m.m. Sådana uppgifter bör endast få behandlas i elektroniska handlingar se nedan eller om det i lag uttryckligt anges att uppgifterna får behandlas i en databas.

En databas kommer att innehålla, förutom uppgifter för ren informationshantering, de handlingar som behandlas i elektroniska ärendehanteringssystem, dvs. bildfångade, skannade eller särskilt upprättade handlingar som lagras elektroniskt. Vi föreslår inte några legaldefinitioner på begrepp elektronisk handling och elektronisk akt. Vår ut-

som gångspunkt är dock att med en elektronisk handling avses en begränsad

22 Sammanfattning SOU 19993 105

mängd elektroniskt lagrade uppgifter som är direkt knutna till ett visst ärende, medan en elektronisk akt består av de elektroniska handlingarna i ett ärende. I författningarna endast att databas får inne-

anges en hålla handlingar som hör till ett ärende. I elektroniska handlingar kan det förekomma uppgifter av vitt skilda slag, även känsliga sådana, eftersom myndigheterna inte kan styra vilka enskilda uppgifter regi-

som streras när de ingår i inkomna handlingar Vi föreslår därför att det

m.m. införs begränsningar i sökmöjligheterna efter elektroniska handlingar. Som sökbegrepp bör få användas endast ärendebeteckning, beteckning

handling eller andra uppgifter som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling.

Från databas kan uppgifter lämnas ut med hjälp automatiserad

en av behandling, antingen särskilt medium för sådan behandling eller genom direktåtkomst. För utlämnande inte sker direktåt-

som genom komst, t.ex. på magnetband eller diskett eller via fasta uppkopplingar på telenätet, föreslår inte några begränsningar i de fall uppgifter lämnas ut till andra svenska myndigheter. Vi anser att det bör ankomma de myndigheter mellan vilka information skall utbytas, att avgöra vilket sätt utlämnande bör ske. Däremot innebär våra förslag att utlämnande till enskilda eller utländska myndigheter medium för automatiserad behandling, skall få förekomma endast när regeringen har meddelat föreskrifter om det eller när utlämnandet uppgifterna följer

av av en internationell överenskommelse Sverige efter riksdagens

som godkännande har tillträtt.

Utlämnande genom direktåtkomst, dvs. att mottagare med hjälp

av automatiserad behandling kan ta del uppgifter direkt från den utläm-

av nande myndighetens databas utan föregående sekretessprövning, sker vanligtvis via terminal. Sådan åtkomst har särskilt integri-

ansetts vara tetskänslig. Vi delar den uppfattningen och det finns starka

anser att skäl för att vara återhållsam med att tillåta direktåtkomst. Vi föreslår därför att direktåtkomst skall få förekomma endast det

om anges uttryckligt i lag eller förordning. Myndigheter inom den myndighetsorganisation för vilken viss databas inrättas, skatteförvaltningen,

en t.ex. bör kunna ha obegränsad direktåtkomst till uppgifter och elektroniska handlingar. Andra myndigheter bör ha begränsade åtkomstmöjligheter. Det bör inte vara möjligt för dessa myndigheter direktåt-

att genom komst ta del av elektroniska handlingar. Vi föreslår vidare enskilda

att skall få direktåtkomst till uppgifter sig själva i myndigheternas

om databaser, under förutsättning att regeringen meddelar föreskrifter

om det. I fråga om vissa icke integritetskänsliga uppgifter allmänt

av stort intresse, föreslår att regeringen skall få meddela föreskrifter

om allmän direktåtkomst till vissa databaser, t.ex. via Internet.

SOU 1999: 105 Sammanfattning 23

Den stora mängden uppgifter i myndigheternas databaser innebär risker för intrång i enskildas personliga integritet. Det är därför viktigt att uppgifter inte bevaras i databaserna under längre tid än vad som är motiverat från verksamhetssynpunkt. Vi föreslår att det i lag anges huvudregler för när uppgifter skall gallras ur databaserna. Det är emellertid inte möjligt att ett enkelt sätt reglera exakt när vissa uppgifter bör gallras. Regeringen, eller den myndighet som regeringen bestäm-

bör därför ha möjlighet att föreskriva om undantag från de i lag mer, angivna gallringsbestämmelsema.

Regler om enskildas rättigheter

För att otillbörliga intrång i den personliga integriteten skall kunna undvikas i samband med behandling personuppgifter, är det viktigt

av att enskilda ges möjlighet till insyn i vad som finns registrerat om dem i olika register och databaser Enskilda måste även ha möjlighet att

m.m. begära rättelse av felaktiga uppgifter som berör dem. När uppgifter behandlas i strid med gällande regler, bör enskilda kunna få ersättning för skada och kränkning av den personliga integriteten. Det är även viktigt att myndigheters beslut i frågor som direkt berör enskilda kan överklagas till domstol. Bestämmelser om dessa rättigheter är i våra lagförslag samlade i ett särskilt kapitel.

Den rätt som enskilda har enligt personuppgiftslagen att efter ansökan få besked från den personuppgiftsansvarige om vilka behandlingar som rör honom eller henne, skall gälla även när personuppgifter behandlas inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket. Det innebär att enskilda har rätt till kostnadsfri skriftlig information om bl.a. vilka uppgifter om honom eller henne som behandlas. Vi föreslår emellertid att den information som skall lämnas inte behöver omfatta i en databas förekommande elektroniska handlingar, som hör till ett ärende och som den enskilde tidigare har tagit del av. Av informationen skall i stället framgå att handlingarna behandlas i databasen. Om den enskilde särskilt begär det skall emellertid informationen vara fullständig.

Även personuppgiftslagens bestämmelser rättelse felaktigt

om av behandlade personuppgifter skall tillämpas vid behandling av uppgifter enligt våra lagförslag. Detsamma gäller bestämmelserna i personuppgiftslagen om den enskildes rätt till ersättning när uppgifter har behandlats felaktigt och det har medfört skada eller kränkning av den personliga integriteten. Enligt våra lagförslag skall den enskilde ha rätt att hos allmän förvaltningsdomstol överklaga myndigheters beslut i frågor

som rör hans eller hennes rätt till information och myndigheternas skyldighet att rätta felaktigt behandlade personuppgifter.

24 Sammanfattning SOU 1999105

Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

De lagar som enligt våra förslag skall reglera behandlingen

av personupgifter m.m. inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet respektiv: Tullverket, är disponerade sätt och innehåller flera iden-

samma tisza eller likartade bestämmelser. Det är emellertid inte möjligt att unlvika att författningama innehåller bestämmelser är specifikt

som veksamhetsanpassade. Det gäller framförallt bestämmelser be-

om handling av uppgifter i databaser. Av särskilt intresse är bestämmelser on avgränsningen av databasernas användningsområde ändamålen OCItillgängligheten till databaserna direktåtkomst.

Bekattningsdatabasen

Viföreslår att behandling uppgifter i den del skatteförvaltningens

av av veksamhetsområde som utgörs beskattningsverksamheten skall

av reglens i en lag; lagen behandling uppgifter i skatteförvaltningens

om av bekatzningsverksamhet. I den lagen finns förutom allmänna regler

on behandling av uppgifter bestämmelser behandling i för

- om en veksamheten gemensam beskattningsdatabas. I lagen för vilka

anges ämamål uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande av information som behövs inom skatteförvaltningen primära ändamå. Ändamålen är utformade så de uppgifter

att som får behandlas i databasen motsvarar vad i dag får behandlas i samtliga de register

som son med stöd av författning eller tillstånd från Datainspektionen får föns av Riksskatteverket och skattemyndigheter i verksamhet avseende bekattning m.m. Således motsvarar databasen i princip nuvarande

skateregister, taxeringsuppgiftsregister, fastighetstaxeringsregister och

puiktskatteregister m.fl. Vad som får behandlas i databasen är emellertidznte begränsat till de uppgifter finns i de nuvarande registren.

som

Riksskatteverket och skattemyndighetema får enligt lagen ha obegränsad direktåtkomst till databasen, dvs. även till de elektroniska aktena. Därutöver får även kronofogdemyndigheter och Tullverket ha dirzktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Till regeringen delegras behörigheten att meddela föreskrifter inskränkning i före-

om skrven direktåtkomst och att andra än de i lagen angivna myndig-

om hetma skall få ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Föi sådan direktåtkomst gäller att den skall stå i överensstämmelse med de. lagen angivna sekundära ändamålen. Om regeringen föreskriver det skall dessutom enskilda få ha direktåtkomst till uppgifter sig

om sjäva. Regeringen får även meddela föreskrifter allmän direktåt-

om konst t.ex. via Internet till vissa uppgifter allmänt intresse,

- - av som uplgift om innehav av skattsedel

m.m.

SOU 1999: 105 Sammanfattning 25

F olkbokföringsdatabasen

Behandlingen av personuppgifter i den del av skatteförvaltningens verksamhetsområde som utgörs av folkbokföringsverksamhet skall regleras i en egen lag; lagen om behandling av personuppgifter i skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet. I lagen finns bestämmelser

om behandling av uppgifter i en för verksamheten folkbokfö-

gemensam ringsdatabas. Lagen innehåller bestämmelser om för vilka ändamål uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande infor-

av mation som behövs för att myndigheter inom skatteförvaltningen skall kunna fullgöra sina åligganden. Ändamålen är utformade så uppgif-

att ter som behandlas i databasen i princip motsvarar den behandling

av uppgifter som i dag sker i folkbokföringsregister och aviseringsregistret.

Riksskatteverket och skattemyndighetema får enligt lagen ha obegränsad direktåtkomst till databasen, dvs. även till de elektroniska handlingarna. Till regeringen delegeras behörigheten att meddela föreskrifter om inkränkning i föreskriven direktåtkomst och att andra än

om de i lagen angivna myndigheterna skall få ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Om regeringen föreskriver det skall enskilda få ha direktåtkomst till uppgifter sig själva.

Val- och folkomröstningsdatabasen

För den verksamhet som bedrivs i anledning val och folkornröst-

av ningar ansvarar Riksskatteverket, skatteförvaltningen, länsstyrelserna och de kommunala valnämndema. Den personuppgiftsbehandling

som sker i verksamheten skall enligt vårt förslag regleras i lag; la-

en egen gen om behandling av personuppgifter i verksamhet med val och folkomröstningar. I lagen finns bestämmelser behandling uppgifter i

om av en för de ansvariga statliga myndigheterna gemensam val- och folkomröstningsdatabas. Databasens användningsområde regleras be-

genom stämmelser om för vilka ändamål uppgifter skall få behandlas inom verksamheten primära ändamål. Ändamålen är utformade så de

att uppgifter som får behandlas i databasen i princip motsvarar vad i

som dag får behandlas i röstlängdsregister och kandidatregister.

Riksskatteverket, skattemyndighetema och länsstyrelserna får enligt lagen ha obegränsad direktåtkomst till databasen, dvs. även till de elektroniska aktema. Dessutom får de kommunala valnämndema ha direktåtkomst till uppgifter inte finns i elektroniska handlingar. Till

som regeringen delegeras behörigheten att meddela föreskrifter inskränk-

om ning i föreskriven direktåtkomst och att andra än de i lagen angivna

om myndigheterna skall få ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska

26 Sammanfattning SOU 1999: 105

handlingar. För sådan direktåtkomst gäller att den skall stå i överensstämmelse med de i lagen angivna sekundära ändamålen. Om regeringen föreskriver det skall enskilda få ha direktåtkomst till uppgifter

sig själva. Regeringen får även meddela föreskrifter om allmän diom rektåtkomst t.ex. via Internet till uppgifter som finns valsedlar.

- -

Exekutionsväsendets databaser

Kronofogdemyndighetema bedriver verksamhet flera olika områden. Vi föreslår emellertid en gemensam lag för behandling av uppgifter samtliga dessa områden; lagen behandling uppgifter i

om av exckutionsväsendets verksamhet. För varje enskild och urskiljbar verksamhet skall det finnas bestämmelser om behandling av uppgifter i en för respektive verksamhet databas. Totalt föreslår fyra

gemensam databaser, nämligen en utsöknings- och indrivningsdatabas, en betal-

ningsföreläggande- och handräckningsdatabas, en skuldsaneringsda-

tabas samt en konkurstillsynsdatabas. I lagen anges för vilka ändamål uppgifter skall få behandlas i respektive databas för tillhandahållande av information som behövs inom exekutionsväsendet primära ändamål. Ändamålen är utformade så att de uppgifter får behandlas i

som databaserna i princip motsvarar vad som i dag får behandlas i samtliga de register som med stöd av författning eller tillstånd från Datainspektionen får föras Riksskatteverket och kronofogdemyndigheter. Vad

av som får behandlas i databaserna är emellertid inte begränsat till de uppgifter som finns i register i dag.

Riksskatteverket och kronofogdemyndighetema får enligt lagen ha obegränsad direktåtkomst till databaserna, dvs. även till de elektroniska handlingarna. Därutöver anges att även skattemyndigheter och Tullverket får ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Till regeringen delegeras behörigheten att meddela föreskrifter in-

om skränkning i föreskriven direktåtkomst och att andra än de i lagen

om angivna myndigheterna skall få ha direktåtkomst till databas, dock

en inte till elektroniska handlingar. För sådan direktåtkomst gäller att den skall stå i överensstämmelse med de i lagen angivna sekundära ändamålen för de olika databaserna. Om regeringen föreskriver det skall enskilda få ha direktåtkomst till uppgifter om sig själva.

Tufldatabasen

För behandling av uppgifter i Tullverkets fiskala verksamhet föreslår vi en lag; lagen om behandling uppgifter i Tullverkets verksamhet. I

av den lagen finns bestämmelser om behandling uppgifter i för verk-

av en samheten gemensam tulldatabas. I lagen anges för vilka ändamål

upp-

SOU 1999: 105 Sammanfattning 27

gifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande av inforrnation som behövs hos Tullverket i den fiskala verksamheten primära ändamål. Ändamålen är utformade så att de uppgifter får behandlas

som i databasen i princip motsvarar vad som i dag får behandlas i tullregister. Vad som får behandlas i databasen är emellertid inte begränsat till de uppgifter som finns i registren i dag.

Tullverket får enligt lagen ha obegränsad direktåtkomst till databasen, dvs. även till de elektroniska handlingarna. Därutöver anges att även Riksskatteverket, skattemyndigheter och kronofogdemyndigheter får ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Till regeringen delegeras behörigheten att meddela föreskrifter inskränkning

om i föreskriven direktåtkomst och att andra än de i lagen angivna

om myndigheterna skall få ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. För sådan direktåtkomst gäller att den skall stå i överensstämmelse med vissa i lagen angivna sekundära ändamål. Om regeringen föreskriver det skall dessutom enskilda få ha direktåtkomst till uppgifter om sig själva.

Särskilda

frågor

Utöver de frågor som regleras genom våra förslag till lagar be-

om handling av personuppgifter m.m. i verksamhet inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och hos Tullverket, har vi även haft att utreda vissa mer specifika frågeställningar.

Sekretess inom exekutionsväsendet

Sekretesskyddet i exekutionsväsendets exekutiva verksamhet är i dag svagt. Enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen gäller sekretess för uppgift

en om det kan antas att den enskilde eller honom närstående lider

avsevärd skada eller betydande men om uppgiften röjs. Det raka skaderekvisitet innebär en presumtion för att uppgifter skall lämnas ut när det begärs. En av kronofogdemyndighetemas huvudsakliga uppgifter är att utreda om en gäldenär har några utmätningsbara tillgångar. En rationell handläggning förutsätter att får hämta in uppgifter ett

man enkelt sätt, t.ex. från skattemyndigheter där absolut sekretess gäller för uppgifter. I de fall det saknas en reglerad uppgiftsskyldighet, skall

en sekretessprövning göras, innan kronofogdemyndighet får del

en av uppgifter från en skattemyndighet. En faktor vägs in i denna pröv-

som ning är risken för att uppgiften kommer att lämnas ut från kronofogdemyndigheten. På grund den stora skillnaden i sekretesskydd har

av kronofogdemyndighetema därför i vissa fall haft svårt att från skatte-

28 Sammanfattning SOU 19991105

myndigheterna få del av uppgifter som behövs i den exekutiva verksamheten. Den svaga sekretessen medför även svårigheter för kronofogdemyndigheterna vid informationshantering i samband med myndighetsgemensamt arbete mot ekonomisk brottslighet samt i internationellt samarbete.

Sedan sekretesslagens tillkomst har mycket hänt i den exekutiva verksamheten. Kronofogdemyndighetema har fått utökade arbetsuppgifter och förändrade arbetsrutiner. Det har lett till att allt fler uppgifter om enskilda samlas i de datasystem som finns inom exekutionsväsendet. Mer sofistikerade system är dessutom under utveckling. Sammantaget innebär detta att det enligt vår bedömning i dag finns ett väsentligt större behov av att skydda gäldenärers personliga integritet än vad som var fallet när sekretesslagen trädde i kraft.

För att stärka sekretessen hos kronofogdemyndigheterna av såväl

verksamhets- som integritetsskäl föreslår vi att det i 9 kap. 19 § sek-

retesslagen införs ett omvänt skaderekvisit. Det innebär att sekretess gäller för en uppgift, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller honom närstående lider skada eller De

men. förändrade arbetsuppgifterna hos kronofogdemyndigheterna har lett till att det råder viss osäkerhet i fråga vad omfattas begreppet

om som av exekutiv verksamhet. Vi anser att ett klargörande behövs och föreslår därför att sekretessen skall gälla i verksamhet med utsökning och indrivning. Vi föreslår vidare att det sekretesskyddade området skall utvidgas till att omfatta även verksamhet enligt lagen 1986:436 nä-

om ringsförbud. Uppgifter i den sistnämnda verksamheten omfattas i dag inte av något sekretesskydd till förmån för enskildas integritet, vilket vi anser olämpligt, eftersom det i den verksamheten är mer vanligt än i övrig verksamhet att kronofogdemyndigheterna behandlar uppgifter

om hälsa och brottsmisstanke

m.m.

I dag är vissa uppgifter i exekutiv verksamhet undantagna från sekretess. Det gäller beslut i mål samt uppgifter förpliktelse

om som avses med sökt verkställighet, dvs. uppgifter om skulder m.m. Sådana

uppgifter utnyttjas regelmässigt i kreditupplysningsverksamhet. Vi

anser att det även i fortsättningen finns ett behov av att uppgifter undantas från sekretesskyddet. För att undvika att missvisande uppgifter

exempelvis skulder som har uppstått grund felaktig handläggning

av ho; myndigheter m.m., skall få oacceptabla konsekvenser för enskilda, föreslår att undantaget från sekretess endast skall gälla beslut i mål saint uppgift om förpliktelse som avses med verkställighet i ett pågående mål. Det innebär gäldenär betalar skuld innan krono-

att om en en fogdemyndigheten har hunnit vidta andra åtgärder än att informera gäldenären om att det finns en ansökan utsökning eller indrivning,

om kommer uppgifter om förpliktelse att omfattas sekretess. Sådana

SOU 1999: 105

Sammanfattning 29

uppgifter som omfattas sekretess skall inte få användas i

av kreditupp-

lysningsverksamhet.

Utlämnande av uppgifter på medium för automatiserad behand-

ling för kreditupplysningsverksamhet

Uppgifter inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet inte som omfattas av sekretess, bör enligt vår bedömning få lämnas på ut medium för automatiserad behandling till den har tillstånd som som avses

i 3 § kreditupplysningslagen att bedriva kreditupplysningsverksamhet.

Uppgifter som grundar sig brott skall dock inte få lämnas ut.

Skatteuppgifter i SPAR

I dag lämnas vissa offentliga skatteuppgifter i olika register inom

skatteförvaltningen ut till det statliga personadressregistret SPAR för användning för direktreklamändamål. Ett sådant förfarande kan enligt vår mening sättas i fråga från integritetssynpunkt. Å andra sidan anser vi att ett förbud mot att använda skatteuppgifter i SPAR skulle medföra en påtaglig risk för en okontrollerbar framväxt icke författningsav reglerade register med motsvarande funktion och innehåll SPAR. som Vi bedömer att det utlämnande skatteuppgifter till SPAR av som sker i dag inte står i konflikt med bestämmelserna i dataskyddsdirektivet. Ett

konkret ställningstagande i frågan utlämnande om av skatteuppgifter

till SPAR kräver enligt vår uppfattning omfattande en mer översyn av bl.a. samhällets behov skatteuppgifter för direktreklamändamål. av Vi föreslår därför inte några förändringar avseende SPAR.

Behandling personuppgifter vid taxeringsrevisioner av m.m.

I samband med personuppgiftslagens införande upphävdes den särskilda lagen 1987: 1231 automatisk

om databehandling vid taxerings-

revision, m.m. Våra föreslag till lagar om behandling av uppgifter i

skatteförvaltningens beskattningsverksamhet respektive Tullverkets

verksamhet utgör enligt vår bedörrming ett tillräckligt skydd för enskildas personliga integritet när automatiserad

behandling används vid

taxeringsrevisioner Någon kompletterande

m.m. lagstiftning anser

därför inte vara nödvändig.

Bruttoavisering inom folkbokföringen

Riksskatteverkets aviseringsregister används av myndigheter för att aktualisera, kontrollera och komplettera vissa

folkbokföringsuppgifter i

30 Sammanfattning SOU 1999: 105

de egna registren. En effektiv metod för sådan avisering är s.k. bruttoavisering, som används av vissa myndigheter. Metoden innebär att mottagande myndigheter får ändringsaviseringar avseende samtliga personer i aviseringsregistret, dvs. i princip Sveriges hela befolkning. Ur det materialet får den mottagande myndigheten sedan själv söka fram uppgifter som rör personer vilka är registrerade i myndighetens register, medan övriga uppgifter gallras. Urvalet av uppgifter görs alltså av den mottagande myndigheten och inte av Riksskatteverket som vid vanlig ändringsavisering. Bruttoavisering metod för att tillhandahålla

som folkbokföringsuppgifter inom den statliga förvaltningen strider enligt vår uppfattning inte mot dataskyddsdirektivet, under förutsättning att fråga är om regelmässigt och frekvent återkommande aviseringar som avser en betydande andel av befolkningen. Några hinder föreligger därför enligt vår uppfattning inte mot en fortsatt användning av bruttoavisermg.

Kronofogdemyndigheters tillgång till uppgifter hos Tullverket

Enligt 118 § tullagen 1994:1550 skall Tullverket begäran från vissa uppräknade myndigheter lämna ut uppgifter rör import och

som export av varor. Enligt vår uppfattning har även kronofogdemyndigheterna behov av att få tillgång till dessa uppgifter. Vi kan inte några

se skäl mot en sådan ordning. Vi föreslår därför att Tullverket begäran skall tillhandahålla kronofogdemyndighetema uppgifter förekom-

som mer hos Tullverket och som rör import och export

av varor.

Författningsförslag

1 till

Förslag

Lag om behandling av uppgifter i skatteförvalt-

ningens beskattningsverksamhet

Härigenom föreskrivs följande.

l kap. Allmänna bestämmelser

Lagens tillämpningsområde

l § Denna lag tillämpas vid behandling personuppgifter och vissa

andra uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet, be-

om handlingen är helt eller delvis automatiserad eller personuppgifter

om ingår i eller är avsedda att ingå i strukturerad samling uppgifter

en av som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier.

Förhållandet till personuppgiftslagen

2 § När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestämmelserna i personuppgiftslagen 1998:204 om definitioner i 3

förhållandet till offentlighetsprincipen i 8

m.m. grundläggande krav behandling i 9 behandling i 22

av personnummer säkerheten vid behandling i 30-32 §§, överföring av personuppgifter till tredje land i 33-35 §§, personuppgiftsombudets uppgifter i 38-41 §§,

m.m.

tillsynsmyndighetens befogenheter

i 43 och 47 §§, samt straff i 49

32 F örfattningsförslag SOU 1999: 105

Personuppgiftsansvar

3 § Riksskatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter ankommer verket att utföra och en skattemynsom dighet för den behandling ankommer myndigheten att utföra. som

Behandling känsliga personuppgifter m.m. av

4 § Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen 1998:204 och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller är samma nödvändiga för handläggningen av ett ärende. För uppgifter behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda besom stämmelser.

Gallring

5 § Uppgifter är föremål för automatiserad behandling i ett ärensom de skall gallras senast ett år efter det att ärendet har avslutats. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får som meddela föreskrifter om att uppgifter skall gallras vid en annan tidpurkt än den som anges i första stycket eller att uppgifter skall bevaras. För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda bestäinmelser.

2 kap. Beskattningsdatabasen

Ändamål

1 § I beskattningsverksamheten skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verxsamheten för de i 2 och 3 §§ angivna ändamålen beskattningsdatabas.

2 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av information som behövs inom skatteförvaltningen för fastställande av underlag för samt redovisning, bestämmande, bettlning och återbetalning av skatter eller avgifter, bestämmande av pensionsgrundande inkomst, kontroll, revision, prövning, granskning, tillsyn och analys, fastighetstaxering,

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 33

fullgörande av åligganden som följer internationella överens-

av kommelser som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt,

tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt

framställning av statistik.

3 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande infor-

av mation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför skatteförvaltningen för

fastställande av underlag för samt redovisning, bestämmande, betalning och återbetalning skatter eller avgifter,

utsökning och indrivning,

tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och liknande pröv-

annan ning, samt

framställning av statistik.

Innehåll

4 § I databasen får behandlas uppgifter omfattas

om personer som av verksamhet enligt 2 § l-5. Uppgifter andra får behandlas

om personer om det behövs för handläggningen ett ärende.

5 § För de ändamål som anges i 2 § får i databasen behandlas uppgifter om

en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och

andra liknande basuppgifter,

en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter,

registrering för skatter eller avgifter, underlag för skatter eller avgifter, bestämmande av skatter eller avgifter, kontroll av skatter eller avgifter,

fastställande fastighetstaxering,

av yrkande och grunder i ett ärende, samt

beslut med angivande skälen för beslutet, betalning, redo-

av visning och övriga åtgärder i ett ärende.

I databasen får även behandlas de uppgifter behövs för fullgö-

som rande av ett åliggande följer internationell överenskommelse

som av en som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall

som meddela nämnare föreskrifter vilka uppgifter får behandlas i

om som databasen enligt första stycket.

2 19-1588SkattTullExekutionNormer

34 F örfattningsförslag SOU 19992105

6§ Personuppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte behandlas i databasen i andra fall än som anges i 7 Uppgifter om trossamfund och medlemskap i fackförening får dock behandlas för de ändamål som anges i 2

7§ Handlingar som hör till ett ärende får behandlas i databasen. Sådana handlingar får innehålla de uppgifter som har lämnats i eller är nödvändiga för handläggningen av ärendet.

Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad behandling

8 § Uppgifter i databasen får lämnas ut till enskild medium för

en automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det eller om utlämnandet av uppgifterna följer inter-

av en nationell överenskommelse Sverige efter riksdagens godkännande

som har tillträtt.

Direktåtkomst

9§ Riksskatteverket, skattemyndigheter, kronofogdemyndigheter och Tullverket får ha direktåtkomst till databasen. Regeringen får meddela föreskrifter om att även annan får ha direktåtkomst för ändamål

som anges i 3

Annan än Riksskatteverket och skattemyndigheter får inte ha direktåtkomst till handlingar i 7 Regeringen får meddela före-

som avses skrifter om ytterligare inskränkning i myndighets eller di-

en annans rektåtkomst till databasen.

10 § Regeringen får meddela föreskrifter om att enskild får ha di-

en rektåtkomst till uppgifter sig själv i databasen.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter om vilka uppgifter får omfattas direktåt-

som av komst enligt första stycket.

11 § Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får

som meddela föreskrifter allmän direktåtkomst till uppgifter i databasen

om om

skyldighet att redovisa eller betala skatter eller avgifter,

innehav av skattsedel preliminär skatt, samt

beräkning av skatteavdrag för betalning preliminär skatt.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 35

Direktåtkomst enligt första stycket får inte utformad så att

vara uppgifter om flera personer kan behandlas automatiserad väg vid inhämtandet.

Sökbegrepp

12 § Vid sökning efter handlingar som avses i 7 § får sökbegrepp

som användas endast ärendebeteckning, beteckning handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling.

Gallring

13 § Uppgifter och handlingar i databasen skall, inget annat

om anges i 14 gallras sju år efter utgången det kalenderår under vilket be-

av skattningsåret till vilket uppgifterna eller handlingarna kan hänföras gick ut.

14§ Uppgifter om revision skall gallras tio år efter utgången det

av kalenderår under vilket revisionen avslutades.

Uppgifter och handlingar fastighetstaxering skall gallras

som avser tio år efter utgången det taxeringsår till vilket uppgifterna eller

av handlingarna kan hänföras.

Uppgifter och handlingar gåvoskatteärenden skall gallras

som avser tolv år efter utgången det kalenderår under vilket gåvodeklaration

av lämnades. Uppgifter och handlingar gåvoanmälningsärenden

som avser skall gallras tre år efter utgången det kalenderår under vilket för-

av frågan eller anmaning att komma in med deklaration gjordes.

Uppgifter och handlingar enligt lagen 1994:1563 tobaks-

som om skatt, lagen 1994:1564 alkoholskatt samt lagen 1994:1776

om om skatt på energi, behandlas för att tillhandahålla skattskyldiga och behörig myndighet i Sverige eller ett annat land inom Europeiska unionen uppgifter om personer är godkända upplagshavare eller är

som som registrerade varumottagare eller uppgifter godkända

om skatteupplag,

skall gallras sju år efter utgången det kalenderår under vilket

av upplagshavaren eller varumottagaren avregistrerades.

15§ Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får

som meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än de som anges i 13 och 14 §§ eller uppgifter

att eller handlingar skall bevaras.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får

som meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar undantas från

som gallring skall överlämnas till arkivmyndighet.

36 Föifattningsförslag

Övriga bestämmelser

16§ Riksskatteverket och skattemyndigheter får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur databasen enligt de närmare föreskrifter som meddelas av regeringen.

Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära inskränkning i rätten att ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen.

17 § Regeringen får meddela närmare föreskrifter hur uppgifterna

om i databasen skall vara indelade.

3 kap. Enskildas rättigheter

Information till den registrerade

1§ Vid tillämpningen av denna lag gäller bestämmelserna in-

om formation till den registrerade i 23 och 25-27 §§ personuppgiftslagen 1998:204, med den begränsning i 2

som anges

2 § En handling som avses i 2 kap. 7 § behöver inte lämnas till

ut en enskild i samband med myndighet fullgör sin informationsskyl-

att en dighet enligt 26 § personuppgiftslagen 1998:204, den enskilde har

om tagit del av handlingens innehåll.

Ifall som avses i första stycket skall information i stället lämnas

om att handlingen behandlas i databasen. Fullständig information skall emellertid lämnas om den enskilde begär det.

Rättelse

3 § Vid behandling personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm-

av melserna om rättelse i 28 § personuppgiftslagen 1998:204.

Skadestånd

4 § Vid behandling personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm-

av melsema om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen 1998:204.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 37

Överklagande

5 § En myndighets beslut om information som skall lämnas efter

ansökan och om rättelse får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten.

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001, då skatteregisterlagen 1980:343 skall upphöra att gälla. Den äldre lagens bestämmelser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i fråga om uppgifter och handlingar har tillförts registret före den

som l oktober 2001. Bestämmelser i lagen om grundläggande krav på behandling

av personuppgifter samt behandling av känsliga personuppgifter och

uppgifter om lagöverträdelser skall inte börja tillämpas förrän den

m.m., 1 oktober 2007 i fråga sådan manuell behandling

om av personuppgifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell behandling som utförs för ett visst ändamål manuell behandling för än-

om damålet påbörjats före den 24 oktober 1998. Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen 1973:289 kommit in innan denna lag träder i kraft har utdraget inte

men expedierats före ikraftträdandet, skall framställningen

anses som en ansökan om information enligt denna lag. 4. Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast den

om omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det 1a-

att gen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. Bestämmelsen överklagande skall tillämpas endast beslut

om som fattas efter ikraftträdandet.

38 F örfattningsförslag SOU 19991105

2 till

Förslag

om av i skatte-

Lag behandling personuppgifter förvaltningens folkbokföringsverksarnhet

Härigenom föreskrivs följande".

1 kap. Allmänna bestämmelser

Lagens tillämpningsområde

l § Denna lag tillämpas vid behandling av personuppgifter i skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet, om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller personuppgifter ingår i eller är avsedda

om att ingå i en strukturerad samling av uppgifter är tillgängliga för

som sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier.

Förhållandet till personuppgiftslagen

2 § När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestämmelserna i personuppgiftslagen 1998:204 om

definitioner i 3 .

förhållandet till offentlighetsprincipen i 8

m.m. grundläggande krav behandling i 9 behandling av personnummer i 22 säkerheten vid behandling i 30-32 §§, överföring av personuppgifter till tredje land i 33-35 §§, personuppgiftsombudets uppgifter i 38-41 §§,

m.m. tillsynsmyndighetens befogenheter i 43 och 47 §§, samt straff i 49

Personuppgiftsansvar

3 § Riksskatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling

av personuppgifter som ankommer verket att utföra och skattemyn-

en dighet för den behandling ankommer myndigheten att utföra.

som

Behandling av känsliga personuppgifter

m.m.

4§ Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen 1998:204 och uppgifter lagöverträdelser i 21 §

om m.m. som anges

SOU 1999: 105 F örfattningyörslag 39

samma lag får behandlas endast uppgifterna har lämnats i eller är om nödvändiga för handläggningen ett ärende. av För uppgifter som behandlas med stöd 2 kap. gäller särskilda beav stämmelser.

2 kap.

Folkbokföringsdatabasen

Ändamål

1 § I folkbokföringsverksamheten skall det finnas samling

en personuppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksamheten för de i 2 § angivna ändamålen folkboljöringsdatabas.

2 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande inforav mation som behövs inom skatteförvaltningen för samordnad behandling identifieringsuppgifter för fysiska av per-

soner och av andra folkbokföringsuppgifter, handläggning av folkbokföringsärenden, fullgörande av underrättelseskyldighet enligt lag eller förordning

samt för att tillgodose samhällets behov folkbokföringsuppgifter i av övri gt, tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten, av samt

framställning av statistik.

Innehåll

3 § I databasen får behandlas uppgifter omfattas om personer som av verksamhet enligt 2 § l och Uppgifter andra får behandom personer las om det behövs för handläggningen ärende. av ett

4 § För de ändamål i 2 § får i databasen behandlas som anges uppgifter om personnummer, samordningsnummer enligt folkbokföringslagen 1991:481, namn, födelsetid, födelsehemort, födelseort, adress,

40 Författningsförslag SOU 1999: 105

folkbokföringsfastighet, lägenhetsbeteckning, folkbokföringsort och folkbokföring under särskild rubrik,

9. medborgarskap,

10. civilstånd,

ll. make, barn, föräldrar, vårdnadshavare och annan person som den registrerade har samband med inom folkbokföringen,

12. samband enligt 11 som är grundat adoption, 13. inflyttning från utlandet, 14. avregistrering, 15. anmälan enligt 7 kap. l och 10 §§ vallagen 1997: 157, samt 16. gravsättning.

I databasen får behandlas uppgifter som den 30 juni 1991 enligt särskilda bestämmelser var antecknade i sådan personakt som avses i 16 § folkbokföringskungörelsen 1967:495.

I databasen får behandlas uppgifter tidpunkter för sådana för-

om hållanden som avses i första stycket. För förhållanden som avses i första stycket 2 och 14 får anges grunden för förhållandet. För förhållande som avses i första stycket 2 får även anges de handlingar som har legat till grund för identifiering samt uppgift om att det råder osäkerhet om personens identitet.

5§ I databasen får behandlas uppgifter yrkande och grunder i ett

om ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för beslutet samt andra uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter om vilka uppgifter får behandlas i databasen

som enligt första stycket.

6§ Personuppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte behandlas i databasen i andra fall i 4 och 7 §§.

än som anges

7§ Handlingar som hör till ett ärende får behandlas i databasen. Sådana handlingar får innehålla de uppgifter som har lämnats i eller är nödvändiga för handläggningen av ärendet.

Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad behandling

8 § Uppgifter i databasen får lärrinas ut till en enskild medium för automatiserad behandling endast regeringen har meddelat före-

om skrifter om det.

SOU 1999: 105 F örfattnirzgsförslag 41

Direktåtkomst

9§ Riksskatteverket och skattemyndigheter får ha direktåtkomst till databasen. Regeringen får meddela föreskrifter om att annan får ha direktåtkomst till databasen för ändamål i 2 § dock inte till

som anges handlingar som avses i 7

Regeringen får meddela föreskrifter om inskränkning i en myndighets eller annans direktåtkomst till databasen.

10 § Regeringen får meddela föreskrifter om att en enskild får ha direktåtkomst till uppgifter sig själv i databasen.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter om vilka uppgifter som får omfattas av direktåtkomst enligt första stycket.

Sökbegrepp

ll§ Vid sökning i databasen får uppgifter som avses i 4 § första stycket 12, 13 och 16 inte användas som sökbegrepp.

Uppgifter som avses i 4 § första stycket 9 får användas sök-

som begrepp endast i fråga om medborgarskap i Sverige, Danmark, Norge, Finland eller Island samt om medborgarskap i ett land inom eller utom Europeiska unionen unionsmedborgarskap eller icke unionsmedborgarskap.

12 § Vid sökning efter handlingar som avses i 7 § får som sökbegrepp användas endast ärendebeteckning, beteckning handling

eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling.

Övriga bestämmelser

13 § Riksskatteverket och skattemyndigheter får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur databasen enligt de närmare föreskrifter

som meddelas av regeringen.

Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära inskränkning i rätten att ta del och mot fastställd avgift få kopia eller

av utskrift av en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen.

14 § Regeringen får meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna i databasen skall vara indelade.

42 Författningsförslag SOU 19991105

3 kap. Enskildas rättigheter

Information till den registrerade

1 § Vid tillämpningen av denna lag gäller bestämmelserna inforom mation till den registrerade i 23 och 25-27 §§ personuppgiftslagen 1998:204, med den begränsning som anges i 2

2 § En handling i 2 kap. 7 § behöver inte lämnas till som avses ut en enskild i samband med att en myndighet fullgör sin informationsskyldighet enligt 26 § personuppgiftslagen 1998:204, den enskilde har om tagit del av handlingens innehåll. I fall som avses i första stycket skall information i stället lämnas om att handlingen behandlas i databasen. Fullständig information skall emellertid lämnas om den enskilde begär det.

Rättelse

3 § Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestämmelsema om rättelse i 28 § personuppgiftslagen 1998:204.

Skadestånd

4 § Vid behandling personuppgifter enligt denna lag gäller bestämav melserna om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen 1998:204.

Överklagande

5§ En myndighets beslut information skall lämnas efter om som ansökan och om rättelse får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten.

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001, då lagen 1990:1536 om folkbokföringsregister och lagen 1995:743 aviseringsom register skall upphöra att gälla. De äldre lagamas bestämmelser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i fråga om uppgifter och handlingar har tillförts registret före den l oktosom ber 2001. Bestämmelser i lagen om grundläggande krav behandling av personuppgifter samt behandling känsliga personuppgifter och av upp-

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 43

gifter om lagöverträdelser m.m., skall inte börja tillämpas förrän den 1 oktober 2007 i fråga om sådan manuell behandling av personuppgifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell behandling som utförs för ett visst ändamål om manuell behandling för ändamålet påbörjats före den 24 oktober 1998. Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen 1973:289 kommit in innan denna lag träder i kraft men har utdraget inte expedierats före ikraftträdandet, skall framställningen anses som en ansökan om information enligt denna lag. 4. Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att lagen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. Bestämmelsen om överklagande skall tillämpas endast beslut som fattas efter ikraftträdandet.

3 till

Förslag

Lag om behandling av personuppgifter i

verksamhet med val och

folkomröstningar

Härigenom föreskrivs följande.

1 kap. Allmänna bestämmelser

Lagens tillämpningsområde

l § Denna lag tillämpas vid behandling personuppgifter i Riks-

av skatteverkets, skattemyndigheters och länsstyrelsers verksamhet med val och folkomröstningar enligt vallagen 1997:157, folkornröstningslagen 1979:369 samt lagen 1994:692 kommunala folkomröst-

om ningar, om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller

om personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i strukturerad

en samling av uppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier.

Förhållandet till personuppgiftslagen

2 § När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestämmelserna i personuppgiftslagen l998:204

om definitioner i 3

förhållandet till offentlighetsprincipen i 8

m.m. tillsynsmyndighetens befogenheter i 43 och 47 §§, samt straff i 49

Personuppgiftsansvar

3 § Riksskatteverket är personuppgiftsansvarigt för den

behandling av

personuppgifter som ankommer verket att utföra och Skattemyn-

en dighet eller länsstyrelse för den behandling ankommer på

som myndigheten eller läns styrelsen att utföra.

SOU 1999; 105 F örfattningsförslag 45

Behandling av känsliga personuppgifter m.m.

4§ Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen 1998:204 och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller är nödvändiga för handläggningen av ett ärende.

För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda bestämmelser.

2 kap. Val- och folkomröstningsdatabasen

Ändamål

1§ I Riksskatteverkets, skattemyndigheters och länsstyrelsers verksamhet med val och folkomröstningar skall det finnas en samling

personuppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används

gemensamt i verksamheten för de i 2 och 3 §§ angivna ändamålen valoch folkomröstningsdatabas.

2 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande infor-

av mation som behövs hos Riksskatteverket, skattemyndigheter och länsstyrelser för

framställning av röstlängder och röstkort inför ett val eller

en folkomröstning,

framställning av valsedlar och sammanräkning valresultat,

tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten,

av Samt

4. framställning av statistik.

3 § Uppgifter får behandlas i databasen för att tillgodose samhällets behov av uppgifter i samband med val och folkomröstningar samt för framställning av statistik.

Innehåll

4 § I databasen får behandlas uppgifter

om personer som

kan antas komma att vara röstberättigade den dag ett val

som eller en folkomröstning skall hållas, eller

är kandidater i val.

Uppgifter om andra personer än i första stycket får be-

som anges handlas om det behövs för handläggningen ett ärende.

5§ För en person som avses i 4 § 1 får i databasen behandlas

uppgifter om personnummer, namn, adress, folkbokföringsort, fastighetsbeteckning, valdistrikt och medborgarskap. För inte är

en person som folkbokförd i Sverige får behandlas uppgift tidpunkt för utvandring

om och för en person har invandrat till Sverige uppgift tidpunkt

som om

för invandringen.

6§ För en person som avses i 4 § 2 får i databasen behandlas

uppgifter om personnummer, adress, folkbokföringsort, medborgar-

namn, skap i ett land inom Europeiska unionen samt identifieringsuppgifter och partibeteckning som finns eller kommer att finnas valsedlar där personen är upptagen.

7§ I databasen får behandlas uppgifter yrkande och grunder i ett

om ärende, beslut i ett ärende med angivande skälen för beslutet samt

av andra uppgifter som behövs för handläggningen ett ärende.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall

som meddela föreskrifter vilka uppgifter får behandlas i databasen

om som enligt första stycket.

8§ Personuppgifter i kap. 4 § första stycket får inte be-

som avses handlas i databasen i andra fall än i 6 och 10 §§.

som anges

9§ Handlingar som hör till ett ärende får behandlas i databasen. Sådana handlingar får innehålla de uppgifter har lämnats i eller är

som nödvändiga för handläggningen ärendet.

Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad

behandling

10 § Uppgifter i databasen får lämnas ut till enskild på medium för

en automatiserad behandling endast regeringen har meddelat föreskrif-

om ter om det.

Direktåtkomst

l1§ Riksskatteverket, skattemyndigheter, länsstyrelser och kommunala valnärrmder får ha direktåtkomst till databasen. De kommunala valnärnndema får inte ha direktåkomst till handlingar i 9

som avses Regeringen får meddela föreskrifter att får ha direktåtkomst

om annan till databasen för ändamål i 3 dock inte till

som anges handlingar

som avses i 9

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 47

Regeringen får meddela föreskrifter om inskränkning i en myndighets eller annans direktåtkomst till databasen.

12 § Regeringen får meddela föreskrifter om att en enskild får ha direktåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall

som meddela föreskrifter vilka uppgifter får omfattas direktåt-

om som av komst enligt första stycket.

13§ Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter i databasen som finns valsedlar.

Direktåtkomst enligt första stycket får inte utformad så att

vara uppgifter om flera personer kan behandlas automatiserad väg vid inhämtandet.

Sökbegrepp

14§ Vid sökning i databasen får uppgift medborgarskap inte

om användas som sökbegrepp, annat än i fråga om medborgarskap i ett land inom Europeiska unionen eller i Island eller Norge.

15 § Vid sökning efter handlingar som avses i 9 § får som sökbegrepp användas endast ärendebeteckning, beteckning handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling.

Gallring

16 § Uppgifter om en person som avses i 4 § l skall gallras månad

en efter att det val eller den folkomröstning för vilket eller vilken uppgifterna behandlas i databasen har vunnit laga kraft. Om flera val hålls samtidigt skall uppgifterna dock gallras en månad efter att samtliga val har vunnit laga kraft.

Uppgifter om en person som avses i 4 § 2 skall gallras vid utgången av den mandatperiod för vilken uppgifterna behandlas i databasen.

17 § Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än de som anges i 16 § eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får

som meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet.

48 F örfattningsförslag SOU 1999: 105

Övriga bestämmelser

18§ Riksskatteverket, skattemyndigheter och länsstyrelser får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter databasen enligt de närmare föreur skrifter som meddelas av regeringen. Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära inskränkning i rätten att ta del och mot fastställd avgift få kopia eller av utskrift av en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen.

19 § Regeringen får meddela närmare föreskrifter hur uppgifterna om i databasen skall indelade. vara

3 kap. Enskildas rättigheter

Information till den registrerade

l § Vid tillämpningen denna lag gäller bestämmelserna inforav om mation till den registrerade i 23 och 25-27 §§ personuppgiftslagen 1998:204, med den begränsning i 2 som anges

2§ En handling i 2 kap. 9 § behöver inte lärrmas till som avses ut en enskild i samband med myndighet fullgör sin informationsskylatt en dighet enligt 26 § personuppgiftslagen 1998:204, den enskilde har om tagit del av handlingens innehåll. Ifall som avses i första stycket skall information i stället lämnas om att handlingen behandlas i databasen. Fullständig information skall emellertid lämnas den enskilde begär det. om

Rättelse

3 § Vid behandling personuppgifter enligt denna lag gäller bestämav melserna om rättelse i 28 § personuppgiftslagen 1998:204.

Skadestånd

4 § Vid behandling personuppgifter enligt denna lag gäller bestämav melserna om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen 1998:204.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 49

Överklagande

5§ En myndighets beslut om information som skall lämnas efter ansökan och om rättelse får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten.

Denna lag träder i kraft den l oktober 2001, då lagen 1997:158

om röstlängdsregister skall upphöra att gälla. Den äldre lagens bestämmelser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i fråga om uppgifter och handlingar har tillförts registret före

som den l oktober 2001. Bestämmelser i lagen om grundläggande krav på behandling av personuppgifter samt behandling av känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m., skall inte börja tillämpas förrän den 1 oktober 2007 i fråga om sådan manuell behandling

av personuppgifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell behandling som utförs för ett visst ändamål om manuell behandling för ändamålet påbörjats före den 24 oktober 1998. Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen 1973:289 kommit innan denna lag träder i kraft har utdraget inte

men expedierats före ikraftträdandet, skall framställningen anses som en ansökan om information enligt denna lag. 4. Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den

omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att lagen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. Bestämmelsen om överklagande skall tillämpas endast beslut som fattas efter ikraftträdandet.

4 till

Förslag Lag om behandling av uppgifter i exekutions-

väsendets verksamhet

Härigenom föreskrivs följande.

1 kap. Allmänna bestämmelser

Lagens tillämpningsområde

1 § Denna lag tillämpas vid behandling personuppgifter och vissa av andra uppgifter i exekutionsväsendets verksamhet med utsökning och

indrivning, skuldsanering, betalningsföreläggande och handräckning,

tillsyn i konkurs samt i verksamhet särskilt kronoannan som åligger fogdemyndigheter, om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifter ingår i eller är avsedda ingå att i en strukturerad samling av uppgifter är tillgängliga för sökning eller som sammanställning enligt särskilda kriterier.

Förhållandet till personuppgiftslagen

2 § När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestämmel-

serna i personuppgiftslagen 1998:204

om definitioneri 3

förhållandet till offentlighetsprincipen i 8

m.m. grundläggande krav behandling i 9 behandling av personnummeri 22 säkerheten vid behandling i 30-32 §§, överföring av personuppgifter till tredje land i 33-35 §§, personuppgiftsombudets uppgifter i 38-41 §§, m.m.

tillsynsmyndighetens befogenheter

i 43 och 47 §§, samt straff i 49

Personuppgiftsansvar

3 § Riksskatteverket är personuppgiftsansvarigt för den

behandling av

personuppgifter som ankommer på verket utföra och kronofogdeatt en myndighet för den behandling ankommer myndigheten som att utföra.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 51

Behandling av känsliga personuppgifter m.m.

4§ Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen 1998:204 och uppgifter lagöverträdelser m.m. som anges i 21 §

lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller är samma nödvändiga för handläggningen ett mål eller ärende.

För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda bestämmelser.

Gallring

5 § Uppgifter som är föremål för automatiserad behandling i ett mål eller ärende skall gallras senast ett år efter det att målet eller ärendet har avslutats.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får

som meddela föreskrifter om att uppgifter skall gallras vid en annan tidpunkt än den som anges i första stycket eller att uppgifter skall bevaras.

För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda bestämmelser.

2 kap. Exekutionsväsendets databaser

Utsöknings- och indrivningsdatabasen

Ändamål

l § I verksamheten med utsökning och indrivning skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksamheten för de i 2 och 3 §§ angivna ändamålen utsöknings- och indrivningsdatabas.

2 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av information som behövs inom exekutionsväsendet för

verkställighet eller annan åtgärd som särskilt åligger kronofogdemyndigheter enligt utsökningsbalken eller författning,

annan indrivning av statliga fordringar m.m., avräkning vid återbetalning skatter och avgifter,

av kvittning vid utbetalning av bidrag, ansökan om och tillsyn över näringsförbud, tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten,

samt

framställning av statistik.

52 F örfattningsförslag SOU 19992105

3 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande inforav mation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exekutionsväsendet för avräkning vid återbetalning skatter och avgifter, av kvittning vid utbetalning bidrag, av planering, samordning och uppföljning revisions- och av annan kontrollverksamhet vid beskattning och tulltaxering, utredningar vid bestämmande och betalning skatter, tullar och av socialavgifter, tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och liknande annan prövning, samt

framställning av statistik.

Innehåll

4 § I databasen får behandlas uppgifter om personer som omfattas av verksamhet enligt 2 § 1-5. Uppgifter andra får behandlas om personer om det behövs för handläggningen ett mål. av

5§ För de ändamål i 2 § får i databasen behandlas som anges uppgifter om en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och andra liknande basuppgifter, en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, en enskilds ekonomiska förhållanden, egendom som berörs i ett mål, yrkande och grunder i ett mål eller ärende,

utslag i mål om betalningsföreläggande,

samt beslut med angivande skälen för beslutet,

av betalning, redovis-

ning och övriga åtgärder i ett mål eller ärende. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer som skall meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter om som får behandlas i databasen enligt första stycket.

6§ Personuppgifter i 1 kap. 4 § första som avses stycket får inte behandlas i databasen i andra fall än i 29 Uppgift som anges om att en kronofogdemyndighet gjort anmälan misstanke brott om om samt, om uppgifterna utgör grund för begäran verkställighet, uppgifter en om om lagöverträdelser innefattar brott eller domar i brottmål, som får dock behandlas även i andra fall.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 53

Gallring

7 § Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras fem år efter utgången av det kalenderår då det mål eller ärende som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till avslutades. Uppgifter som inte kan hänföras till ett visst mål eller ärende skall gallras fem år efter utgången av det kalenderår då samtliga mål avseende den person som uppgifterna hänför sig till var avslutade. Uppgifter om utslag i mål om betalningsföreläggande skall gallras tio år efter utgången av det kalenderår då utslaget vann laga kraft.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än de som anges i första stycket eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet.

Betalningsfáreläggande- och handräckningsdatabasen

Ändamål

8 § I verksamheten med betalningsföreläggande och handräckning skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksamheten för de i 9 och 10 §§

angivna ändamålen betalningsföreläggande- och handräckningsdatabas.

9 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande infor-

av mation som behövs inom exekutionsväsendet för

handläggningen av mål om betalningsföreläggande eller handräckning,

tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt

framställning av statistik.

10 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande in-

av formation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exekutionsväsendet för tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och lik-

annan nande prövning samt för framställning av statistik.

54 Författningsförslag SOU 19991105

Innehåll

11 § I databasen får behandlas uppgifter omfattas om personer som av verksamhet enligt 9 § Uppgifter andra får behandlas om personer om det behövs för handläggningen av ett mål.

12 § För de ändamål som anges i 9 § får i databasen behandlas uppgifter om en fysisk persons identitet, bosättning och andra liknande basuppgifter, en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, yrkande och grunder i ett mål, övriga förhållanden, de tillförs ett mål och är betydelse för om av

handläggningen, samt

beslut med angivande skälen för beslutet och övriga åtgärder i av ett mål. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall som meddela nämnare föreskrifter om vilka uppgifter får behandlas i som databasen enligt första stycket.

13§ Personuppgifter som avses i Ikap. 4§ första stycket får inte behandlas i databasen i andra fall än i 29 Uppgifter som anges om lagöverträdelser innefattar brott eller domar i brottmål får dock som behandlas även i andra fall, uppgifterna utgör grund för begäran om en om utslag.

Gallring

l4§ Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras år efter tre utgången av det kalenderår då det mål uppgifterna eller handsom lingarna hänför sig till avslutades. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får som meddela föreskrifter att uppgifter eller handlingar skall gallras vid om en annan tidpunkt än den i första stycket eller uppgifter som anges att eller handlingar skall bevaras. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får som meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar undantas från som gallring skall överlämnas till arkivmyndighet. en

SOU 1999: 105 F Örfattningjörslag 55

Skuldsaneringsdatabasen

Ändamål

l5§ I verksamheten med skuldsanering skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksamheten för de i 16 och 17 angivna ändamålen skuldsaneringsdatabas.

16§ Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande in-

av formation som behövs inom exekutionsväsendet för

handläggning av ärenden om skuldsanering, tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten,

samt

framställning av statistik.

17§ Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande in-

av formation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exekutionsväsendet för tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och annan liknande prövning samt för framställning av statistik.

Innehåll

18 I databasen får behandlas uppgifter omfattas

om personer som av verksamhet enligt 16 § Uppgifter om andra personer får behandlas om det behövs för handläggningen av ett ärende.

19§ För de ändamål som anges i 16 § får i databasen behandlas

uppgifter om

en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och andra liknande basuppgifter,

en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter,

en enskilds ekonomiska förhållanden,

4. yrkande och grunder i ett ärende, samt

beslut med angivande av skälen för beslutet samt övriga åtgärder iett ärende.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter får behandlas i

om som databasen enligt första stycket.

20§ Personuppgifter som avses i lkap. 4§ första stycket får inte behandlas i databasen i andra fall i 29 Uppgifter

än som anges om

lagöverträdelser innefattar brott eller domar i brottmål får dock som behandlas även i andra fall, uppgifterna utgör grund för fordran i om en ett ärende.

Gallring

21§ Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras fem år efter utgången av det kalenderår då det ärende uppgifterna eller handsom lingama hänför sig till avslutades. Har skuldsanering beviljats i ett ärende skall uppgifter och handlingar dock gallras sju år efter utgången av det kalenderår då beslutet att bevilja skuldsanering fattades. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får som meddela föreskrifter att uppgifter eller handlingar skall gallras vid om en annan tidpunkt än de som anges i första stycket eller uppgifter att eller handlingar skall bevaras. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får som meddela föreskrifter att uppgifter och handlingar gallras om som ur databasen skall överlämnas till arkivmyndighet. en

Konkurstillsynsdatabasen

Ändamål

22 § I verksamheten med tillsyn i konkurs skall det finnas samling en uppgifter som med hjälp automatiserad behandling används av gemensamt i verksamheten för de i 23 och 24 §§ angivna ändamålen konkurstillsynsdatabas.

23§ Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av information som behövs inom exekutionsväsendet för

handläggningen av konkurstillsynsärenden och mål enligt löne-

garantilagen 1992:497, tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten, av samt

framställning av statistik.

24§ Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av information som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exekutionsväsendet för tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och annan liknande prövning samt för framställning statistik. av

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 57

Innehåll

25 § I databasen får behandlas uppgifter om personer som omfattas av verksamheten enligt 23 § Uppgifter andra får behandlas

om personer

det behövs för handläggningen ett mål eller ärende. om av

26§ För de ändamål i 23 § får i databasen behandlas upp-

som anges gifter om

fysisk identitet, bosättning, familjeförhållanden och

en persons andra liknande basuppgifter,

en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter,

en enskilds ekonomiska förhållanden, domstols eller myndighets beslut, yrkande och grunder i ett mål eller ärende, samt

beslut med angivande av skälen för beslutet och övriga åtgärder i ett mål eller ärende.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter får behandlas i

om som databasen enligt första stycket.

27 § Uppgifter som avses i l kap. 4 § första stycket får inte behandlas i databasen i andra fall i 29

än som anges

Gallring

28§ Uppgifter och handlingar i databasen som kan hänföras till ett konkurstillsynsärende skall gallras fem år efter utgången av det kalenderår då ärendet avslutades, dock tidigast tio år efter utgången det

av kalender år då beslutet om konkurs fattades. Uppgifter och handlingar som kan hänföras till mål enligt lönegarantilagen 1992:497 skall gallras tre år efter utgången av det kalenderår då handläggningen av målet avslutades.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än de i första stycket eller att uppgifter

som anges eller handlingar skall bevaras.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet.

58 F örfattningsförslag SOU 19992 105

Gemensamma bestämmelser databaserna om

Elektroniska handlingar

29§ Handlingar som hör till ett mål eller ärende får behandlas i en databas. Sådana handlingar får innehålla de uppgifter har lärrmats i som eller är nödvändiga för handläggningen målet eller ärendet. av

Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad

behandling

30 § Uppgifter i en databas får lämnas ut till enskild medium för en automatiserad behandling endast regeringen har meddelat föreom skrifter om det.

Direktåtkomst

31 § Riksskatteverket, kronofogdemyndigheter, skattemyndigheter och Tullverket får ha direktåtkomst till databas. Regeringen en får meddela föreskrifter att även får ha direktåtkomst för de ändamål om annan som anges i 10, 17 respektive 24 §§. Annan än Riksskatteverket och kronofogdemyndigheter får inte ha direktåtkomst till handlingar i 29 Regeringen som avses får meddela föreskrifter om ytterligare inskränkning i myndighets eller en annans direktåtkomst till databas. en

32 § Regeringen får meddela föreskrifter enskild får om att en ha direktåtkomst till uppgifter mål eller ärenden han har in, om som gett dock inte till handlingar i 29 som avses

33 § Regeringen får meddela föreskrifter enskild om att en får ha direktåtkomst till uppgifter sig själv i databas. om en Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall som meddela föreskrifter vilka uppgifter får omfattas direktåtom som av komst enligt första stycket.

Sökbegrepp

34§ Vid sökning efter handlingar i 29 får som avses § som sökbegrepp användas endast mål- eller ärendebeteckning, beteckning handling eller uppgift behövs för identifiera annan som att ett mål eller ärende eller en handling.

Författningsförslag 59

Övriga bestämmelser

35§ Riksskatteverket och kronofogdemyndigheter får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur en databas enligt de närmare föreskrifter som meddelas av regeringen.

Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära inskränkning i rätten att ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen.

36 § Regeringen får meddela närmare föreskrifter hur uppgifterna

om i en databas skall vara indelade.

3 kap. Enskildas rättigheter

Information till den registrerade

l § Vid tillämpningen av denna lag gäller bestämmelserna om information till den registrerade i 23 och 25-27 §§ personuppgiftslagen 1998:204, med den begränsning som anges i 2

2 § En handling i 2 kap. 29 § behöver inte lämnas ut till

som avses en enskild i samband med att en myndighet fullgör sin informationsskyldighet enligt 26 § personuppgiftslagen 1998:204, den enskilde har

om tagit del av handlingens innehåll.

I fall som avses i första stycket skall information i stället lämnas

om att handlingen behandlas i en databas. Fullständig information skall emellertid lämnas den enskilde begär det.

Rättelse

3 § Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestämmelserna om rättelse i 28 § personuppgiftslagen 1998:204.

Skadestånd

4 § Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestämmelserna om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen 1998:204.

60 F örfattningsförslag SOU 1999: 105

Överklagande

5 § En myndighets beslut om information som skall lämnas efter

ansökan och om rättelse får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten.

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001, då utsökningsregisterlagen 1986:617 och lagen 1991:876 register för betalnings-

om föreläggande och handräckning skall upphöra att gälla. De äldre lagamas bestämmelser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i fråga om uppgifter och handlingar har till-

som förts registret före den 1 oktober 2001. Bestämmelser i lagen grundläggande krav behandling

om av personuppgifter samt behandling av känsliga personuppgifter och

uppgifter om lagöverträdelser skall inte börja tillämpas förrän den

m.m., 1 oktober 2007 i fråga sådan manuell behandling

om av personuppgifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell behandling som utförs för ett visst ändamål manuell behandling för än-

om damålet påbörjats före den 24 oktober 1998. Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen 1973:289 kommit innan denna lag träder i kraft har utdraget inte

men expedierats före ikraftträdandet, skall framställningen

anses som en ansökan om information enligt denna lag. 4. Bestämmelsen skadestånd skall tillämpas endast den

om om omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det 1a-

att gen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. Bestämmelsen överklagande skall tillämpas endast beslut

om som fattas efter ikraftträdandet.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 61

5 till

Förslag Lag om behandling av uppgifter i Tullverkets

verksamhet

Härigenom föreskrivs följande.

l kap. Allmänna bestämmelser

Lagens tillämpningsområde

l § Denna lag tillämpas vid behandling personuppgifter och vissa

av andra uppgifter i Tullverkets verksamhet, om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller personuppgifter ingår i eller är avsedda

om att ingå i en strukturerad samling uppgifter är tillgängliga för

av som sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier.

Bestämmelserna i denna lag gäller inte behandling uppgifter i

av den brottsbekämpande verksamhet Tullverket bedriver. För sådan

som behandling finns det bestämmelser i lagen 1997:1058 register i

om Tullverkets brottsbekämpande verksamhet.

Förhållandet till personuppgiftslagen

2 § När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestämmelserna i personuppgiftslagen 1998:204

om definitioner i 3

förhållandet till offentlighetsprincipen i 8

m.m. tillsynsmyndighetens befogenheter i 43 och 47 §§, samt straff i 49

Personuppgiftsansvar

3§ Tullverket är personuppgiftsansvarigt för behandling

av personuppgifter.

62 F örfattningsyförslag SOU 19993105

Behandling av känsliga personuppgifter m.m.

4§ Känsliga personuppgifter som anges i 13§ personuppgiftslagen 1998:204 och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas endast uppgifterna har lämnats i eller är

om nödvändiga för handläggningen av ett ärende.

För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda bestämmelser.

Gallring

5 § Uppgifter som är föremål för automatiserad behandling i ett ärende skall gallras senast ett år efter det att ärendet har avslutats.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får

som meddela föreskrifter att uppgifter skall gallras vid tid-

om en annan punkt än den som anges i första stycket eller att uppgifter skall bevaras.

För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda bestämmelser.

2 kap. Tulldatabasen

Ändamål

1 § I Tullverkets verksamhet skall det finnas samling uppgifter

en som med hjälp av automatiserad behandling används i verksam-

gemensamt heten för de i 2 och 3 §§ angivna ändamålen tulldatabas.

2 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande infor-

av mation som behövs hos Tullverket för

fastställande, uppbörd, återbetalning och redovisning tull,

av annan skatt och avgifter,

övervakning, kontroll, analys och revision, fullgörande åligganden följer internationella överens-

av som av

kommelser Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt,

4. tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten,

av samt

framställning av statistik.

3 § Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande infor-

av mation som behövs i författningsreglerad verksamhet hos än

annan Tullverket för

fastställande underlag för samt redovisning, bestämmande,

av betalning och återbetalning skatter eller avgifter,

SOU 1999: 105 F örfattningjörslag 63

övervakning, kontroll, analys och revision, prövning, granskning och tillsyn som åligger en skattemyndighet, utsökning och indrivning, samt framställning av statistik.

Innehåü

4 § I databasen får behandlas uppgifter omfattas

om personer som av verksamhet enligt 2 § l-3. Uppgifter andra får behandlas

om personer om det behövs för handläggningen av ett ärende.

5 § För de ändamål som anges i 2 § får i databasen behandlas uppgifter om en fysisk persons identitet, bosättning och andra liknande basuppgifter, en juridisk identitet, säte och andra liknande basupp-

persons gifter, identitetsbeteckningar för transportmedel, containrar och tankar, tulltaxor,

underlag för statistikframställning,

registrering för skatter eller avgifter, underlag för och bestämmande eller kontroll tull, skatt

av annan eller avgifter, tillstånd eller licenser krävs för import eller

som export av varor, yrkande och grunder i ett ärende, samt 10. beslut med angivande skälen för beslutet, betalning, redo-

av visning och övriga åtgärder i ett ärende. I databasen får även behandlas de uppgifter behövs för fullgö-

som rande av ett åliggande följer internationell överenskommelse

som av en som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall

som meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter får behandlas i

om som databasen enligt första stycket.

6 § Personuppgifter i l kap. 4 § första stycket får inte be-

som avses handlas i databasen i andra fall än i 7

som anges

7 § Handlingar som hör till ett ärende får behandlas i databasen. Sådana handlingar får innehålla de uppgifter har lämnats i eller

som är nödvändiga för handläggningen ärendet.

64 Författningsförslag SOU 1999105

Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad behandling

8 § Uppgifter i databasen får lämnas ut till en enskild medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det eller om utlämnandet av uppgifterna följer av en internationell överenskommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt.

Direktåtkomst

9§ Tullverket, Riksskatteverket, skattemyndigheter och kronofogdemyndigheter får ha direktåtkomst till databasen. Regeringen får meddela föreskrifter om att även får ha direktåtkomst för ändamål

annan som anges i 3

Annan än Tullverket får inte ha direktåtkomst till handlingar

som avses i 7 Regeringen får föreskriva ytterligare inskränkning i

om en myndighets eller annans direktåtkomst till databasen.

10 § Regeringen får meddela föreskrifter att enskild får ha di-

om en rektåtkomst till uppgifter sig själv i databasen.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall

som meddela föreskrifter om vilka uppgifter som får omfattas direktåt-

av komst enligt första stycket.

Sökbegrepp

11 § Vid sökning efter handlingar som avses i 7 § får sökbegrepp

som användas endast tullidentifikationsnummer tullid, beteckning handling eller uppgift behövs för att identifiera ärende

annan som ett eller en handling.

Gallring

12§ Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras år efter

sex utgången av det kalenderår då uppgifterna eller handlingarna behandlades i databasen första gången.

Om det i lag eller annan författning har föreskrivits längre tid för bevarande av vissa uppgifter än vad i första stycket, gäller

som anges den föreskriften.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får med-

som dela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid

Författningsförslag 65

annan tidpunkt än den som anges i första stycket eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får

som meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till arkivmyndighet.

Övriga bestämmelser

13§ Tullverket får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter data-

ur basen enligt de närmare föreskrifter som meddelas av regeringen.

Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära inskränkning i rätten att ta del och mot fastställd avgift få kopia eller

av utskrift av allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen.

14 § Regeringen får meddela närmare föreskrifter hur uppgifterna

om i databasen skall vara indelade.

3 kap. Enskildas rättigheter

Information till den registrerade

1 § Vid tillämpningen denna lag gäller bestämmelserna infor-

av om mation till den registrerade i 23 och 25-27 §§ personuppgiftslagen 1998:204, med den begränsning i 2

som anges

2§ En handling som avses i 2 kap. 7 § behöver inte lämnas ut till

en enskild i samband med att Tullverket fullgör sin inforrnationsskyldighet enligt 26 § personuppgiftslagen 1998:204, den enskilde har

om tagit del av handlingens innehåll.

I fall som avses i första stycket skall information i stället lämnas

om att handlingen behandlas i databasen. Fullständig information skall emellertid lämnas om den enskilde begär det.

Rättelse

3 § Vid behandling personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm-

av melserna om rättelse i 28 § personuppgiftslagen 1998:204.

Skadestånd

4 § Vid behandling personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm-

av melserna om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen 1998:204.

3 19-1588SkattTullExekutionNormer

66 Författningsförslag

Överklagande

5§ Tullverkets beslut information skall lämnas efter ansökan om som och om rättelse får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten.

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001, då

tullregisterlagen

1990:137 skall upphöra att gälla. Den äldre lagens bestämmelser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i

fråga

om uppgifter och handlingar har tillförts registret före den som 1 oktober 2001. Bestämmelser i lagen grundläggande krav

om behandling av per-

sonuppgifter samt behandling känsliga personuppgifter och av uppgifter om lagöverträdelser skall inte börja tillämpas förrän m.m., den 1 oktober 2007 i fråga sådan manuell om behandling av personuppgifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell behandling som utförs för ett visst ändamål manuell

om behandling för än-

damålet påbörjats före den 24 oktober 1998. Har en begäran registerutdrag enligt 10 § datalagen om 1973:289 kommit in innan denna lag träder i kraft men har utdraget inte expedierats före ikraftträdandet, skall

framställningen anses som

en ansökan om information enligt denna lag. 4. Bestämmelsen skadestånd skall tillämpas om endast om den omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att lagen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. Bestämmelsen överklagande skall tillämpas endast om beslut som fattas efter ikraftträdandet.

l SOU 1999: 105 F öifattningsförslag 67 r

6 Förslag till

Lag om ändring i sekretesslagen 1980:100

Härigenom föreskrivs att 9 kap. l och 19 §§ sekretesslagen 1980:100 skall ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

9 kap.

1 § Sekretess gäller i myndighets Sekretess gäller i myndighets verksamhet, som avser bestäm- verksamhet, som bestäm-

avser mande av skatt eller som avser mande av skatt eller som avser taxering eller i övrigt fastställan- taxering eller i övrigt fastställande av underlag för bestämmande de av underlag för bestämmande av skatt, för uppgift om enskilds av skatt, för uppgift enskilds

om personliga eller ekonomiska för- personliga eller ekonomiska förhållanden. Motsvarande sekre- hållanden. Motsvarande sekretess gäller i myndighets verk- tess gäller i myndighets verksamhet som avser förande av el- samhet som avser förande el-

av ler uttag ur register som avses i ler uttag beskattningsdataba-

ur skatteregisterlagen 1980:343 sen enligt lagen 0000:000 om för uppgift har tillförts så- behandling uppgifter i skatte-

som av

dant register och hos kommun förvaltningens beskattningsverk-

eller landsting för uppgift som samhet och tulldatabasen enligt har lämnats dit i ett ärende om lagen 0000:000 behandling

om förhandsbesked i skatte- eller uppgifter i Tullverkets verk-

av taxeringsfråga. Uppgift hos Tull- samhet för uppgift har till-

som verket får dock lämnas ut, om förts databaserna samt hos komdet står klart att uppgiften kan eller landsting för uppgift

mun röjas utan att den enskilde lider som har lämnats dit i ett ärende skada eller men. För uppgift i förhandsbesked i skatte-

om mål hos domstol gäller sekre- eller taxeringsfråga. Uppgift hos tessen endast om det kan antas Tullverket får dock lämnas ut, att den enskilde lider skada eller om det står klart att uppgiften men om uppgiften röjs. Detsam- kan röjas utan att den enskilde ma gäller uppgift som med an- lider skada eller För

men. uppledning av överklagande hos gift i mål hos domstol gäller domstol registreras hos annan sekretessen endast det kan

om myndighet enligt 15 kap. 2§ antas att den enskilde lider skada

Senaste lydelse 1999:301.

68 F örfattningsförslag SOU 1999: 105

första stycket 3 eller 4. Har eller uppgiften röjs. upp- men om gift i mål hos domstol erhållits Detsamma gäller uppgift som från myndighet och är den med anledning överklagande annan av sekretessbelagd där, gäller dock hos domstol registreras hos andenna sekretess hos domstolen, myndighet enligt 15 kap. 2 § nan om uppgiften saknar betydelse i första stycket 3 eller 4. Har uppmålet. gift i mål hos domstol erhållits från myndighet och är den annan sekretessbelagd där, gäller dock denna sekretess hos domstolen, om uppgiften saknar betydelse i målet Med skatt avses i detta kapitel skatt inkomst och, med undantag för arvsskatt och gåvoskatt, direkt skatt omsättningsskatt, annan samt tull och annan indirekt skatt. Med skatt jämställs arbetsgivaravgift, prisregleringsavgift och liknande avgift, avgift enligt lagen 1999:291 om avgift till registrerat trossamfund samt skattetillägg och förseningsavgift. Med verksamhet bestämmande skatt jämsom avser av ställs verksamhet som avser bestämmande pensionsgrundande inav komst. Sekretessen gäller inte beslut, varigenom skatt eller pensionsgrundande inkomst bestäms eller underlag för bestämmande skatt fastav ställs, såvida inte beslutet meddelas i ärende om förhandsbesked i taxerings- eller skattefråga, medgivande att skattepliktig intäkt enligt reglerna statlig inom komstskatt inte skall uppkomma vid avyttring aktier anses av i fåmans-

företag,

beskattning av utländska forskare vid tillfälligt arbete i Sverige när beslutet har fattats Forskarskattenämnden. av Om det inte av särskild anledning kan antas att den enskilde som uppgiften eller nåavser gon honom närstående lider men om uppgiften rojs, får till enskild lämnas ut uppgift om registrering enligt skatte-

betalningslagen 1 99 483

samt särskilt registrerings- och

redovisningsnummer,

organisationsnummer och frma, på vilket sätt den preliminära skatten skall betalas för en

Jjøsisk person,

registrering av skyldighet

att inbetala innehållen prelimi-

när A-skatt eller arbetsgivarav-

gwen

slag av näringsverksam-

het, samt

beslut om likvidation eller

konkurs.

Utan hinder av sekretessen får Utan hinder sekretessen får

av uppgift lämnas till enskild enligt uppgift lämnas till enskild enligt vad som föreskrivs i lag för- vad föreskrivs i lag för-

om som om farande vid beskattning eller farande vid beskattning. Vidare

om skatteregister. Vidare får utan får utan hinder sekretessen

av hinder av sekretessen uppgift i uppgift i revisionspromemoria

en en revisionspromemoria lämnas till lämnas till förvaltare i den reviförvaltare i den reviderades kon- derades konkurs. kurs.

I fråga uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst tjugo år.

om För uppgift om avgift enligt lagen avgift till registrerat trossamfund

om gäller dock sekretessen i högst sjuttio år.

l9§2

Sekretess gäller inom exeku- Sekretess gäller inom exekutionsväsendet i mål eller ärende tionsväsendet i mål eller ärende angående exekutiv verksamhet angående utsökning och indrivför uppgift om enskilds personli- ning samt i verksamhet enligt ga eller ekonomiska förhållan- lagen 1986:436 närings-

om den, om det kan antas att den förbud, för uppgift enskilds

om enskilde eller honom närstående personliga eller ekonomiska förlider avsevärd skada eller bety- hållanden, det inte står klart

om dande men om uppgiften rajs. att uppgiften kan röjas

utan att Sekretessen gäller dock inte den enskilde eller honom

näruppgift om förpliktelse stående lider skada eller

som av- men. ses med den sökta verkställig- Sekretessen gäller dock inte heten och inte heller beslut i må- uppgift förpliktelse

om som avlet eller ärendet. med den sökta verkställig-

ses

heten i ett pågående mål och in-

te heller beslut i ett mål eller

ärende.

2 Senaste lydelse 1995:1371.

70 F örfattningsförslag

Motsvarande sekretess gäller i Motsvarande sekretess gäller i myndighets verksamhet myndighets verksamhet som av- som avser förande eller uttag ett förande eller uttag av ur ser av ur ututsökningsregister för uppgift söknings- och indrivningsdatabasom har tillförts registret. enligt lagen 0000:000 sen om behandling av uppgifter i exekutionsväsendets verksamhet för uppgift som har tillförts databasen. Utan hinder sekretessen av får uppgifter enskild lämom en nas till förvaltare i den enskildes konkurs. I fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst femtio år, såvitt angår uppgift om enskilds personliga förhållanden, och i annars högst tjugo år.

14 kap. 10 Myndighet får uppställa förbe- Myndighet får uppställa förbehåll, inskränker enskild håll, inskränker som som enskild mottagares rätt att lämna uppgift mottagares rätt att lämna uppgift vidare eller utnyttja uppgift, vidare eller utnyttja uppgift, också när också när myndigheten enligt 5 § myndigheten enligt 5 §

lämnar sekretessbelagd uppgift lämnar sekretessbelagd uppgift

till part, ställföreträdare, ombud till ställföreträdare, part, ombud eller biträde, eller biträde, myndigheten med stöd myndigheten med stöd av av 7 § första stycket lämnar uppgift 7 § första stycket lämnar uppgift till någon som inte är knuten till till någon inte knuten till som är myndigheten det sätt myndigheten på det som sätt som angesi 1 kap. 6 angesi 1 kap. 6 myndigheten med stöd myndigheten med stöd av av 9 kap. l § fjärde stycket andra 9 kap. 1 § stycket andra

femte

meningen eller 9 kap. 2 § fjärde meningen, 9 kap. 2 § fjärde stycket lämnar uppgift till kon- stycket eller 9 kap. 19 § tredje kursförvaltare. stycket lämnar uppgift till konkursförvaltare.

3 Senaste lydelse 1994:595.

Författningsförslag 71

Förbehåll enligt första stycket 1 får inte innebära förbud mot att utnyttja uppgiften i målet eller ärendet eller mot att lämna muntlig upplysning till part, ställföreträdare, ombud eller biträde.

Har förbehåll uppställts enligt första stycket skall i fråga om förbehållet gälla vad som föreskrivs i 7 § tredje och fjärde styckena angående förbud att lämna ut eller utnyttja uppgift.

Ett förbehåll enligt första stycket 3 får inte innebära ett förbud att utnyttja uppgiften om den behövs för att förvaltaren skall kunna fullgöra de skyldigheter som åvilar honom i anledning av konkursen.

Förordnande av regeringen eller riksdagen för särskilt fall om undantag från sekretess för uppgift får förenas med villkor att förbehåll som anges i första stycket skall uppställas vid utlämnande av uppgiften.

Denna lag träder i kraft den l oktober 2001.

72 F Örfatmingsförslag SOU 1999: 105

7 till

Förslag Lag om ändring i tullagen 1994: 1550

Härigenom föreskrivs att ll och 118 §§ tullagen 1994:1550 skall ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

ll§

I verksamheten enligt tullagstift- I verksamheten enligt tullagstiftningen använder Tullverket ett ningen använder Tullverket ett system för automatsik databe- system för automatsik databehandling tulldatasystemet. Be- handling tulldatasystemet. Bestämmelser om register in- stämmelser behandling som om av går i systemet finns i tullregis- uppgifter i finns i lagen systemet terlagen 1990:137. 0000:000 behandling om av uppgifter i Tullverkets verksamhet.

ll8§2

Tullverket skall på begäran till- Tullverket skall på begäran tillhandahålla Sveriges Riksbank, handahålla Sveriges Riksbank, Riksskatteverket, Statens livs- Riksskatteverket, Statens livsmedelsverk, Statens jordbruks- medelsverk, Statens jordbruks-

verk, Kommerskollegium, skat- verk, Kommerskollegium, skat-

temyndighet, Statistiska central- temyndighet,

kronofogdemyn-

byrån, Kemikalieinspektionen dighet, Statistiska centralbyrån, och Fiskeriverket uppgifter Kemikalieinspektionen och Fissom förekommer hos Tullverket och keriverket uppgifter som föresom rör import eller export kommer hos Tullverket och av som varor. rör import eller export av varor.

l Senaste lydelse 1999:425. Z Senaste lydelse 1999:425.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 73

I tullregisterlagen 1990:137 finns bestämmelser om utlämnande till vissa myndigheter

av uppgifter ur tullregistret på medium för automatisk databehandling.

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001.

74 F örfattningsförslag SOU 1999: 105

8 till

Förslag

Lag om ändring i kreditupplysningslagen

1973: 1

173 Härigenom föreskrivs att det i kreditupplysningslagen 1973:1173 skall införas paragraf, 7 följande lydelse. en ny a av

7 a § När en uppgift som hämtats in från en databas i

som avses 2kap. 1 eller 8 § lagen

0000:000 behandling

om av uppgifter i exekutionsväsendets verksamhet inte längre omfattas av undantaget från sekretess i 9 kap. 19 § första stycket andra meningen sekretesslagen 1980:100, skall den gallras så snart det kan ske och senast innan en upplysning lämnas

om den som uppgiften

avser.

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001.

SOU 1999: 105 F öifattningsförslag 75

9 till

Förslag

Lag om ändring i lagen 1985: 146 om avräkning

vid återbetalning av skatter och avgifter

Härigenom föreskrivs i fråga om lagen 1985:146 om avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter dels att i 2 och 3 §§ orden "ett utsökningsregister skall bytas ut mot utsöknings- och indrivningsdatabasen enligt lagen 0000:000 om behandling av uppgifter i exekutionsväsendets verksamhet, dels att i 15 § ordet utsökningsregistret skall bytas ut mot "utsökningsoch indrivningsdatabasen enligt lagen 0000:000 om behandling av uppgifter i exekutionsväsendets verksamhet.

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001

Senaste lydelse av 3 och 15 §§ 1995:1372.

76 F örfattningsförslag SOU 1999: 105

10 till

Förslag

Lag om ändring i folkbokföringslagen 1991:481

Härigenom föreskrivs att 1 och 28 folkbokföringslagen 1991:481 skall ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

1§

Folkbokföring enligt denna lag Folkbokföring enligt denna lag innebär fastställande innebär fastställande

av en per- av en persons bosättning samt registrering bosättning samt registrering

sons av uppgifter om identitet, familj uppgifter identitet, familj

av om och andra förhållanden och andra förhållanden

som en- som enligt lagen 1990:1536 folk- ligt lagen 0000:000 be-

om om boldöringsregister får förekom- handling personuppgifter i

av ma i sådant register. skatteförvaltningens folkboldö-

ringsverksamhet får förekomma i

folkboldöringsdatabasen.

Vigsel, födelse och dödsfall i landet skall registreras även i fråga om en person som inte är eller har varit folkbokförd.

Folkbokföring och registrering i andra stycket sker

som avses

genom skattemyndighetens försorg.

28 Anmälan enligt 25 eller 26 § skall innehålla följande uppgifter:

namn och personnummer, datum för ändring bostads- eller postadress,

av ny bostads- och postadress och, fastigheten innehåller flera

bostadslägenheter, lägenhetsbeteckning i lagen

som avses 1995: 1537om lägenhetsregister samt beräknad giltighetstid,

registerbeteckning för den fastighet den bostads-

som nya adressen avser,

vem som upplåtit den fastighet eller bostadslägenhet den

som nya bostadsadressen

avser.

Anmälan enligt 26 § skall Anmälan enligt 26 § skall dessutom innehålla uppgift dessutom innehålla uppgift

om om inflyttningsdag till landet, avsik- inflyttningsdag till landet, avsikten med vistelsen här och dess ten med vistelsen här och dess

Senaste lydelse 1994:1975. 2 Senaste lydelse 1995:1538.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 77

beräknade varaktighet samt de beräknade varaktighet samt de uppgifter som får föras in i folk- uppgifter som får föras i folkbokföringsregistret enligt lagen bokföringsdatabasen enligt la- 199051536 folkbokförings- gen 0000:000 om behandling

om register. personuppgifter i skatteför-

valtningerzs folkbokföringsverk-

samhet

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001.

78 F örfattningsförslag SOU 1999: 105

11 till

Förslag Lag om ändring i sametingslagen 1992:1433

Härigenom föreskrivs att i 3 kap. 3 § sametingslagen 1992:1433

orden aviseringsregistret enligt lagen 1995:743 om aviseringsregister" skall bytas ut mot "folkbokföringsdatabasen enligt lagen 0000:000 om behandling av personuppgifter i skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001.

Senaste lydelse 3 kap. 3 § 1997:168.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 79

12 till

Förslag om i 1993:672 om skatte- Lag ändring lagen

reduktion för för

utgifter byggnadsarbete

bostadshus

Härigenom föreskrivs att 17 § lagen 1993:672 om skattereduktion för utgifter för byggnadsarbete bostadshus skall upphöra att gälla vid utgången av september 2001.

80 Författningsförslag sou 1999:105

13 till

Förslag Lag om ändring i lagen 1994: 1563 om tobaks-

skatt

Härigenom föreskrivs att 36 § lagen 1994:1563 tobaksskatt skall

om upphöra att gälla vid utgången september 2001.

SOU 1999: 105 Författningsförslag 81

14 till

Förslag

i 1994:1564 om alkohol- Lag om ändring lagen

skatt

Härigenom föreskrivs att 36 § lagen 1994: 1564 alkoholskatt skall

om upphöra att gälla vid utgången av september 2001.

82 F örfattningsförslag SOU 1999: 105

15 till

Förslag

Lag om ändring i lagen 1994: 1776 om skatt

energi

Härigenom föreskrivs att 6 kap. 11 och 12 §§ lagen 1994:1776

om skatt energi skall upphöra att gälla vid utgången september 2001.

Författningsförslag 83

16 Förslag till i 1995:439 om beskatt- Lag om ändring lagen förtullning och folkbokföring under krig

ning,

eller krigsfara m.m.

Härigenom föreskrivs att 10, 13 och 14 §§ lagen 1995:439 om beskattning, förtullning och folkbokföring under krig eller krigsfara m.m. skall ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

10§ Regeringen får meddela andra Regeringen får meddela andra föreskrifter skatte-, tull-, föreskrifter om behandling av

om folkbokförings- och utsöknings- personuppgifter i skatteförvaltregister än de som annars gäller. ningens beskattningsdatabas

och folkboldöringsdatabas, exe-

kutionsväsendets utsöknings-

och indrivningsdatabas samt

Tullverkets tulldatabas än de

som annars gäller.

13§

Regeringen får överlåta sin befo- Regeringen får överlåta sin befogenhet enligt 9 eller 10 § att genhet enligt 9 eller 10 § att meddela föreskrifter Riks- meddela föreskrifter Riksskatteverket eller, beträffande skatteverket eller, beträffande tullregister, Tullverket. Rege- tulldatabasen, Tullverket. Regeringen får vidare överlåta sin be- ringen får vidare överlåta sin befogenhet enligt ll § att meddela fogenhet enligt 11 § att meddela föreskrifter om omprövning föreskrifter om omprövning Riksskatteverket eller, beträf- Riksskatteverket eller, beträffande tullar, Tullverket. fande tullar, Tullverket.

14 Regeringen får överlåta befogen- Regeringen får överlåta befogenhet som regeringen har enligt de het som regeringen har enligt de skatte-, tull-, avgifts-, folkbok- skatte-, tull-, avgifts- och folk-

l Senaste lydelse 1999:432. 2 Senaste lydelse 1999:432.

84 F örfattninggâirslag SOU 1999: 105

förings- och registerförfatt- boltföringsförfattningar de samt ningar som reglerar förhållan- författningar behandling om av den som omfattas denna lag personuppgifter och andra av upppå Riksskatteverket eller, beträf- gifter reglerar förhållanden som fande tullar och tullregister, omfattas denna lag på som av Tullverket. Riksskatteverket eller, beträffande tullar och behandling av uppgifter i Tullverkets verksamhet, Tullverket.

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 85

17 till

Förslag i 1995:1623 om skatte- Lag om ändring lagen

reduktion för

riskkapitalinvesteringar

Härigenom föreskrivs att 19 § lagen 1995:1623 om skattereduktion för riskkapitalinvesteringar skall upphöra att gälla vid utgången av september 200

18 till

Förslag Lag om ändring i lagen 1996:725 om skatte-

reduktion för för

utgifter byggnadsarbete på

bostadshus

Härigenom föreskrivs att 16 § lagen 1996:725 skattereduktion för

om utgifter för byggnadsarbete bostadshus skall upphöra gälla

att vid utgången av september 2001.

SOU 1999: 105 F örfattningsförslag 87

19 Förslag till

om i 1996: 1231 om skatte-

Lag ändring lagen

reduktion för i vissa fall vid

fastighetsskatt

1997-2001 års

taxeringar

Härigenom föreskrivs att 7 § lagen 1996:1231 om skattereduktion för fastighetsskatt i vissa fall vid 1997-2001 års taxeringar skall upphöra att gälla vid utgången av september 2001.

ss Författningsförslag sou 1999:105

20 till

Förslag

Lag om ändring i Vallagen 1997: 157

Härigenom föreskrivs att i 2 kap. 6 3 kap. 6 och 8 §§, 6 kap. ll § samt 7 kap. 4 och 6 §§ vallagen 1997:157 orden "aviseringsregistret enligt lagen 1995:743 aviseringsregister skall bytas folk-

om ut mot bokföringsdatabasen enligt lagen 0000:000 behandling

om av personuppgifter i skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet.

BAKGRUNDEN TILL

VÅRA FÖRSLAG

Uppdraget 91

Uppdraget

1.1 Utredningens direktiv

Vi har i uppdrag att göra en översyn av de författningar som reglerar register inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet samt tullregisterlagen 1990:137. Vi skall även igenom de register inte

som är författningsreglerade och föreslå en sådan reglering i de fall det be-

döms ändamålsenligt. Översynen skall göras med utgångspunkt från

personuppgiftslagen 1998:204 samt Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda

personer med avseende på behandling personuppgifter och det fria

av om flödet av sådana uppgifter dataskyddsdirektivet. Dessutom skall

en allmän översyn göras av de författningar reglerar skatteförvalt-

som ningens och exekutionsväsendets register. En utgångspunkt för utredningsarbetet skall vara att skapa enkla och lättbegripliga regler är

som anpassade efter den tekniska utvecklingen och därvid beakta statistikens och forskningens behov. En annan utgångspunkt skall att

vara anpassa regleringen så att den tillgodoser ett generellt behov ADB-

av stöd i myndigheternas ärendehantering.

Bland de frågor som vi enligt direktiven särskilt skall undersöka kan noteras omfattningen av direktåtkomst till myndigheternas register,

omfattningen av och formerna för utlämnande uppgifter från skatte-

av och utsökningsregistren samt arkivering och gallring av ADB-material. Utgångspunkten för utredningsarbetet i denna del skall att direkt-

vara åtkomst skall medges endast behovet sådan åtkomst överväger

om av de risker från integritetssynpunkt direktåtkomst kan medföra. Vi

som skall även överväga sekretesslagens 1980:100 bestämmelser be-

om höver ändras för att effektivisera skatte- och kronofogdemyndigheternas verksamhet, med hänsyn till den stora skillnad i dag finns i

som sekretesskyddet mellan beskattningsverksamheten och den exekutiva verksamheten.

En annan fråga skall utreda är vissa handlingar även i

som om framtiden skall undantas från myndigheternas skyldighet lämna

att registerutdrag. Vi skall även undersöka det i framtiden finns behov

om av att föra det särskilda taxeringsuppgiftsregistret vid sidan skattere-

av gistren. Vidare skall vi utreda vilka register kan regleras inom

som ra-

92 Uppdraget SOU 1999: 105

men för en ny skatteregisterlag. På motsvarande sätt inom beskatt-

som ningsområdet skall undersöka vilka register inom exekutionsväsendet som kan ges en enhetlig reglering, eventuellt inom samma lag som utsökningsregistren. Detta gäller även beträffande registren för konkurstillsyn och det planerade handläggningsstödet för exekutiva försäljningar av fastigheter, luftfartyg, skepp och bostadsrätter.

Inom Tullverket pågår ett arbete med ett datoriserat system för riskanalys inom ramen för tulldatasystemet. Projektet syftar till att förändra arbetsmetodema mot en mer generell inriktning och användning av riskanalyser i tullens klarerings- och kontrollarbete. Riskanalysarbetet är av sådan betydelse att vi skall överväga om inte denna användning av tulldatasystemet också bör avspeglas i tullregisterlagen.

Direktiven i sin helhet framgår av bilaga Regeringen har

genom beslut den 21 januari 1999 förlängt tiden för utredningens uppdrag till den l oktober 1999.

l Utredningsarbetet

Vårt arbete har bedrivits med målsättningen bestämmelser-

att anpassa na om behandling av personuppgifter i de verksamheter omfattas

som av uppdraget till dels dataskyddsdirektivets och personuppgiftslagens rättsliga ramar, dels verksamheternas behov ett modernt och ända-

av målsenligt regelverk. Hänsyn har tagits särskilt till de integritetsaspekter som följer av användningen av omfattande automatiserade uppgiftssamlingar i myndighetsverksamhet.

Som ett led i arbetet har studiebesök gjorts hos Riksskatteverket och Generaltullstyrelsen för att inhämta information de olika register

om som används i de aktuella verksamheterna och vilka behov kan

om som förutses uppstå i framtiden i fråga användningen automatiserade

om av behandlingar av uppgifter. I syfte har även Skattemyndigheten i

samma Jönköpings län, Kronofogdemyndigheten i Jönköping Tullmyn-

samt digheten i Malmö besökts. Studiebesök har gjorts även hos Riksarkivet.

Vi har samrått med Ekosekretessutredningen Ju 1997:04 och Tulllagsutredningen Fi 1997:03. Samråd har ägt även med Statistik-

rum regelgruppen, en arbetsgrupp inom Justitiedepartementet.

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter 93

av m. m.

2 Behandling av personuppgifter

m.m.

Från och med den 24 oktober 1998 finns grundläggande bestämmelser om behandling av personuppgifter i personuppgiftslagen 1998:204. Lagen har sin utgångspunkt i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda med

personer avseende på behandling personuppgifter och det fria flödet

av om av sådana uppgifter dataskyddsdirektivet. Detta kapitel innehåller

en redogörelse för personuppgiftslagens bestämmelser samt för de internationella bestämmelser är aktuella i fråga den behandling

som om av personuppgifter omfattas utredningsuppdraget. Även datalagen

som av 1973:289, vars bestämmelser i vissa fall fortfarande tillämpas, behandlas kortfattat. I detta kapitel redogörs även för frågor sekretess

om för uppgifter inom de statliga verksamheter uppdraget

som avser.

2.1 Internationella konventioner m.m.

l 1

Dataskyddskonventionen

Internationella riktlinjer har meddelats för automatisk databehandling av personuppgifter. Bestämmelser betydelse finns i bl.a. Europarå-

av dets konvention från 1981 skydd för enskilda vid automatisk data-

om behandling personuppgifter dataskyddskonventionen. Konventio-

av nens innehåll kan ses som en precisering skyddet vid användning

av av automatisk databehandling enligt artikel 8 i den europeiska konventionen den 4 november 1950 angående skydd för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande frihetema Europakonventionen. Dataskyddskonventionens syfte är att säkerställa den enskildes rätt till

personlig integritet i samband med automatisk databehandling

av personuppgifter och att förbättra förutsättningarna för ett fritt informationsflöde över gränserna.

Dataskyddskonventionen innehåller principer för dataskydd de

som konventionsanslutna staterna måste uppfylla i sin nationella lagstiftning. Personuppgifter som är föremål för automatisk databehandling

94 Behandling av personuppgifter m. m. SOU 1999: 105

skall hämtas in och behandlas ett korrekt sätt för särskilt angivna ändamål. Uppgifterna måste relevanta för och förenliga med ända-

vara målen. Vidare måste uppgifterna vara riktiga och aktuella och får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt för ändamålen. Vissa personuppgifter får behandlas endast den nationella lagen ett ända-

om ger målsenligt skydd. Till sådana personuppgifter hör uppgifter om enskildas ras, politiska tillhörighet, religiösa tro eller övertygelse i övrigt, hälsa eller sexualliv eller uppgifter som hänför sig till misstanke om brott och dom för brott.

För att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse m.m. föreskriver konventionen att lämpliga skyddsåtgärder skall vidtas. Vidare skall den registrerade ha möjligheter till insyn

i register och till att få uppgifter rättade. I vissa fall får undantag göras från bestämmelserna om uppgiftemas beskaffenhet och rätten till insyn. Sådana inskränkningar i den enskildes skydd förutsätter stöd i den nationella lagstiftningen och att inskränkningen är nödvändig i ett demokratiskt samhälle för vissa ändamål, t.ex. statens penningintressen och brottsbekämpning samt för att skydda enskildas fri- och rättigheter.

Dataskyddskonventionens roll som riktmärke för automatiserad behandling av personuppgifter övertas i princip dataskyddsdirektivet i

av och med att detta införlivas i EU-ländernas nationella lagstiftningar. Direktivet behandlas närmare i avsnitt 2.2.

2.1.2 från OECD

Riktlinjer

Internationella riktlinjer för integritetsskydd och persondataflöde har även utarbetats inom Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling OECD. Ett antal internationella organisationer och företag har antagit egna regler dataskydd bygger OECD:s riktlinjer.

om som Riktlinjerna motsvarar i princip de bestämmelser återfinns i data-

som skyddskonventionen och redovisas inte närmare här. Det bör tilläggas att år 1998 antogs OECD:s ministerdeklaration "Protection of Privacy on Global Networks, innebar att slog fast intentionen att i ett

som man internationellt perspektiv harmonisera de regler bör gälla för han-

som tering av personuppgifter i globala nätverk, för att skydda den

personliga integriteten.

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter 95

av m. m.

2.2 Dataskyddsdirektivet

Den 24 oktober 1995 antogs Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG om skydd för enskilda med avseende på behandling

personer av personuppgifter och om det fria flödet sådana uppgifter data-

av skyddsdirektivet. Direktivets principer skydd för enskilda

om personers fri- och rättigheter är en precisering och förstärkning principer-

av na i dataskyddskonventionen från 1981. Syftet med direktivet är

att garantera dels en hög skyddsnivå när det gäller enskilda fri-

personers och rättigheter med avseende behandling personuppgifter, dels

av en likvärdig skyddsnivå i alla medlemsstater, så att staterna inte skall kunna hindra det fria flödet mellan dem personuppgifter under hän-

av visning till enskilda personers fri- och rättigheter.

Dataskyddsdirektivet är direkt bindande för medlemsstaterna i fråga om det resultat som skall uppnås. För att bli gällande rätt måste direktivet införlivas i den nationella lagstiftningen. Medlemsstaterna bestämmer själva vilket sätt direktivet skall införlivas, är därvid

men starkt bundna av direktivets innehåll. Medlemsstaterna kan inte föreskriva vare sig ett bättre eller sämre skydd för den personliga integriteten vid behandling av personuppgifter eller för det fria flödet såda-

av na uppgifter än vad följer dataskyddsdirektivet.

som av

2.2. 1

Tillämpningsområde

Dataskyddsdirektivet handlar fysiska skydd. Skyddet för

om personers juridiska personer berörs inte direktivet. Inte heller berörs sådan

av verksamhet som faller utanför gemenskapsrätten, däribland verksamhet som rör allmän säkerhet, försvar, statens säkerhet och verksam-

statens het på straffrättens område.

Dataskyddsdirektivet omfattar inte bara automatiserad

behandling

utan också manuell behandling personuppgifter, dock endast be-

av handling av uppgifter ingår eller kommer ingå i register.

som att ett Utanför tillämpningsområdet faller t.ex. ostrukturerade akter. Kriterierna för när uppgifterna är så strukturerade

att fråga är om ett manuellt register bestäms inte i direktivet, utan kan utformas varje enskild

av medlemsstat. Dataskyddsdirektivet omfattar inte behandling

av personuppgifter för privat bruk, oavsett behandlingen är automatiserad

om eller manuell.

96 Behandling av personuppgifter m. m. SOU 1999: 105

2.2.2 Bestämmelser när personuppgifter får

behandlas

Enligt dataskyddsdirektivet måste all behandling av personuppgifter vara laglig och korrekt. Uppgifterna måste vara riktiga och aktuella samt adekvata, relevanta och nödvändiga med hänsyn till de ändamål för vilka de behandlas. Ändamålen skall uttryckligt angivna vid

vara tiden för insamling av uppgifterna. De ändamål för vilka uppgifterna senare behandlas får inte vara oförenliga med de ursprungliga ändamålen.

Personuppgifter får enligt direktivet behandlas bara i vissa fall. Uppgifter får behandlas efter att den registrerade otvetydigt har lämnat sitt samtycke eller i samband med fullgörande av avtal där den registrerade är part. Behandling får också ske om den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse, som åvilar den registeransvarige, eller för att skydda vitala intressen för den registrerade. Vidare får behandling ske om den är nödvändig för att utföra arbetsuppgift

en som antingen är av allmänt intresse eller utgör ett led i myndighetsutövning. Slutligen får personuppgifter behandlas efter intresseavvägning,

en nämligen om intresset av att den registeransvarige får behandla uppgifterna överväger den registrerades intresse av att de inte behandlas.

Vissa särskilda i direktivet angivna kategorier uppgifter får inte

av behandlas utan uttryckligt samtycke av den registrerade. Det gäller sådana uppgifter som avslöjar den enskildes eller etniska

ras ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i fackförening samt uppgifter som rör hälsa och sexualliv. I vissa, särskilt angivna, undantagsfall får dock sådan behandling ske även utan den enskildes samtycke, t.ex. när behandling sådana uppgifter är

av nödvändig för åtgärder inom hälso- och sjukvård eller liknande. Medlemsländema får under förutsättning lämpliga skyddsåtgärder och

av av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse besluta andra undantag än de

om som anges i direktivet.

Behandling av uppgifter om lagöverträdelser och brottmålsdomar m.m. får utan särskilt stöd i nationell lagstiftning utföras endast under kontroll av en myndighet.

2.2.3 Information och rättelse

m.m.

Dataskyddsdirektivet föreskriver att den registeransvarige skall informera den registrerade om att personuppgifter är föremål för behandling och därvid redogöra för ändamålet med behandlingen. Har uppgifterna inte samlats från den registrerade själv behöver den registeransvarige

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter 97

av m. m.

inte lämna någon information, om det skulle visa sig vara omöjligt eller innebära en ansträngning som inte står i proportion till nyttan. Den

registrerade har dock rätt att begäran få information om de registrerade uppgifterna. Vidare har den registrerade rätt att få sådana uppgifter som inte har behandlats i enlighet med direktivet rättade, utplånade eller blockerade. Om en uppgift rättas skall den registeransvarige

underrätta tredje man som fått del den felaktiga uppgiften. Underrättel-

av se behövs dock inte i de fall där sådan är omöjlig eller förenad med

en oproportionerligt stor arbetsinsats.

Medlemsstaterna får föreskriva begränsningar i fråga vissa skyl-

om digheter och rättigheter, bl.a. informationsskyldigheten och rättigheten att begäran få tillgång till uppgifter. En sådan begränsning måste dock vara en nödvändig åtgärd med hänsyn till vissa allmänna intressen, bl.a. intresset av att undersöka, avslöja och åtala för brott samt skyddet av den registrerades eller andras fri- och rättigheter.

Till skydd för den registrerade innehåller direktivet även bestämmelser om säkerhet vid behandlingen. Genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder skall den registeransvarige skydda

personuppgifter mot otillåten behandling samt mot förstoring, förlust, ändring eller otillåten spridning.

Tillsynsmyndighet

I dataskyddsdirektivet föreskrivs ett relativt omfattande anmälningsförfarande till en tillsynsmyndighet när det gäller helt eller delvis automatiserad behandling personuppgifter. För icke-automatiserade be-

av handlingar får medlemsländerna föreskriva ett förenklat anmälningsförfarande. Undantag från anmälningsplikt alternativt tillämpning

av ett förenklat anmälningsförfarande får också föreskrivas dels det med

om hänsyn till de behandlade uppgifterna inte är sannolikt att den registrerades fri- eller rättigheter kränks, dels den registeransvarige har

om utsett ett uppgiftsskyddsombud.

2.2.5 till

Överföring av personuppgifter tredje land

Direktivet syftar till ett fritt flöde personuppgifter mellan medlems-

av länderna. Som huvudregel gäller att överföring personuppgifter

av som är under behandling, eller är avsedda att behandlas efter överföringen, till ett land utanför unionen tredje land, får ske endast

om det mottagande landets lagstiftning kan säkerställa adekvat skyddsnivå. Vad

4 19-1588SkattTullExekutionNormer

98 Behandling av personuppgifter m. m. SOU 1999: 105

som är en adekvat skyddsnivå får avgöras med hänsyn tagen till bl.a. de uppgifter som skall behandlas och ändamålet med behandlingen.

I vissa fall får personuppgifter föras över till länder vars lagstiftning i och för sig inte erbjuder en adekvat skyddsnivå. Det gäller bl.a.

om den registrerade går med att överföring sker eller överföringen är

om nödvändig eller bindande enligt författning av skäl som rör viktiga allmänna intressen. Exempel det sistnämnda är vissa överföringar vid internationellt utbyte av uppgifter mellan skattemyndigheter eller tullmyndigheter.

2.2.6 Medlemsländemas nationella

lagstiftning

Dataskyddsdirektivet skulle införlivat i medlemsländemas natio-

vara nella lagstiftningar senast den 24 oktober 1998. När det gäller sådan behandling av personuppgifter pågick vid den tidpunkten, skall

som denna bringas i överensstämmelse med direktivet senast tre år därefter. I fråga manuella register gäller dock övergångstid tolv år.

om en om För Sveriges del har införlivande direktivet skett

av genom personuppgiftslagen, trädde i kraft just den 24 oktober 1998. Enligt över-

som gångsbestämmelsema till lagen skall dock äldre lagstiftning, dvs. datalagen, tillämpas i sådana fall och under de tider i data-

som anges skyddsdirektivet i fråga bl.a. pågående behandling

om av personuppgifter se avsnitt 2.4. 10.

2.3 Datalagen

Datalagen från 1973 har nu ersatts personuppgiftslagen, inne-

av vars håll i väsentliga delar avviker från den tidigare lagstiftningen. Datalagen skall dock alltjämt tillämpas bl.a. behandling personuppgifter

av som påbörjades före den 24 oktober 1998. De register skall

som ses över inom ramen för utredningsuppdraget baseras dessutom datalagens bestämmelser. Det är därför intresse redovisa de

av att mer väsentliga delarna den lagen.

2.3.1 Allmänt och dess

om lagen tillämpnings-

område

Enligt 2 kap. 3 § andra stycket regeringsformen RF skall den enskilde medborgaren skyddas mot att hans personliga integritet kränks

genom

SOU 1999: 105 Behandling av personuppgifter m. m. 99

att uppgifter om honom registreras med hjälp av automatisk databehandling. Den närmare omfattningen av skyddet, som inte omfattar juridiska personer, skall enligt bestämmelsen anges i lag.

Enligt datalagen skall med personregister förstås register, förteckning eller andra anteckningar som förs med hjälp av automatisk databehandling och som innehåller personuppgift som kan hänföras till den

med uppgifterna. Datalagen omfattar således endast de som avses register som förs med hjälp av automatisk databehandling. Lagen trädde i kraft den l juli 1973 och har, så långt den fortfarande tilllämpas, till syfte att hindra att hantering av personregister som förs med hjälp av automatisk databehandling medför otillbörligt intrång i den personliga integriteten. Integritetsskyddet omfattar endast fysiska personer. Datalagen är i princip tillämplig på samtliga personregister utom sådana som enskilda personer inrättar eller för uteslutande för personligt bruk. Lagen innehåller regler om tillstånd, registeransvarigas skyldigheter, tillsyn samt straff och skadestånd.

Datalagen skyddar endast mot otillbörligt intrång i den personliga integriteten. Enskilda får alltså räkna med visst intrång. Vad utgör

som otillbörligt integritetsintrång får avgöras från fall till fall. Vid sådan prövning skall särskild hänsyn tas till vissa i lagen uppräknade omständigheter, nämligen arten och mängden de personuppgifter skall

av som ingå i registret, hur och från uppgifterna skall inhämtas samt den

vem inställning till registret som föreligger eller kan antas föreligga hos dem som kan komma att registreras. Det skall också särskilt beaktas att inte andra uppgifter eller andra personer registreras, än står i överens-

som stämmelse med registrets ändamål.

2.3.2 Tillstånd

m.m.

Endast den som hade anmält sig till Datainspektionen och fått licens fick inrätta och föra personregister omfattas lagen. För att få

som av inrätta och föra register innehöll särskilt känsliga personuppgifter

som krävdes dessutom inspektionens tillstånd. Uppgifter ansågs sär-

vara skilt känsliga om de avslöjade att någon t.ex. misstänktes eller hade dömts för brott, uppbar socialt bistånd eller uppgifterna berörde

om personens hälsotillstånd. Också uppgifter politisk uppfattning,

om ras, religiös tro eller övertygelse i övrigt föll inom kategorin särskilt känsliga uppgifter. Endast myndigheter enligt lag eller för-

som annan fattning är skyldiga att ha sådana register fick normalt registrera denna typ av personuppgifter. Tillstånd från Datainspektionen krävdes också när personregister skulle innehålla omdömen om den registrerade eller uppgifter om personer som saknade särskild anknytning till den

re-

100 Behandling av personuppgifter m. m. SOU 1999I105

gisteransvarige. Detsamma gällde då personuppgifter inhämtades från

andra register och sambearbetades. Vid tillståndsprövningen skulle Datainspektionen ställning till ta om det fanns anledning att anta att registreringen uppgifter medförde ett av otillbörligt intrång i den registrerades integritet. Om så fallet skulle var tillstånd inte lämnas. Meddelade Datainspektionen tillstånd skulle in-

spektionen också meddela föreskrift ändamålet med registret. Om om det fanns särskilda skäl fick tillståndet begränsas till viss tid. Iden mån det behövdes för att förebygga otillbörligt intrång i personlig integritet fick inspektionen också meddela föreskrifter vilka uppgifter om t.ex. som fick ingå i registret, de bearbetningar personuppgifter fick av som göras med hjälp av automatisk databehandling, bevarande och gallring av uppgifter samt kontroll och säkerhet. I vissa fall behövdes inte tillstånd från Datainspektionen trots att registren innehöll sådana känsliga uppgifter nämnts Personsom ovan. register vars inrättande beslutats riksdagen eller regeringen s.k. av statsmaktsregister var exempelvis undantagna från tillståndsplikt.

2.3.3 Den

registeransvariges skyldigheter

Enligt datalagen är den registeransvarig för verksamhet vars ett personregister förs, om han eller hon förfogar över registret. Såväl fysiska

personer som företag och myndigheter kan registeransvariga. Den vara registeransvarige är skyldig att till att personregister inrättas och förs se

så att otillbörligt intrång

inte sker i den registrerades personliga integritet. Han eller hon skall även till registret se att förs för sitt ändamål samt att uppgifterna behandlas i överensstämmelse med ändamålet och i enlighet med lag och andra föreskrifter. Är någon uppgift oriktig eller missvisande skall den rättas, ändras eller uteslutas det inte saknas anledning om att anta att otillbörligt intrång i den registrerades integritet skall uppkomma. Likaså skall den registeransvarige se till att ofullständig personuppgift kompletteras en

för att förebygga otillbörligt integritetsintrång

eller rättsförlust för den enskilde. Vidare skall den registeransvarige på begäran av en enskild underrätta vederbörande innehållet om i de personuppgifter om honom eller henne som ingår i registret registerutdrag. Om registret inte innehåller några personuppgifter den enskilde om skall han eller hon i stället underrättas den saken. Om den enskilde lider om skada av att oriktiga eller missvisande uppgifter honom om eller henne har behandlats i register, så skall den registeransvarige ersätta skadan. Den registeransvarige kan även dömas till straff om han eller hon inte följer sina åligganden enligt datalagen.

SOU 1999: 105 Behandling av personuppgifter m. m. 101

2.3.4 Datainspektionens befogenheter

Datainspektionen utövar tillsyn över att automatisk databehandling inte medför otillbörligt intrång i den personliga integriteten. För detta ändamål har inspektionen tillträde till lokal där datautrustning finns samt rätt att föranstalta om körning av datamaskin. Datainspektionen kan förbjuda fortsatt förande av register eller återkalla ett meddelat tillstånd. Datainspektionen kan dock inte meddela sådana beslut om registren i fråga är statsmaktsregister.

2.4 Personuppgiftslagen

Med anledning av att dataskyddsdirektivet skulle antas, beslutade regeringen i juni 1995 att tillsätta Datalagskommittén. Kommitténs uppgift var att göra en total revision av datalagen och utreda vilket sätt direktivet skulle införlivas i svensk rätt. Uppdraget redovisades i betänkandet Integritet Offentlighet Informationsteknik SOU 1997:39.

- - Personuppgiftslagen 1998:204 bygger i allt väsentligt det förslag som lades fram i betänkandet.

2.4.1 Allmänt och dess

om lagen tillämpnings-

område

Dataskyddsdirektivet bygger att själva hanteringen

av personuppgifter regleras. Personuppgiftslagen följer direktivets struktur

och avvikelser görs endast när det finns särskilda skäl för det. 1 likhet med direktivet reglerar personuppgiftslagen själva hanteringen

av personuppgifter och inte bara missbruk sådana uppgifter. Det innebär

av att behandling av personuppgifter inte sker med stöd

som av personuppgiftslagen är otillåten. I motiven prop. 1997/98:44, 36 konstaterar

s. regeringen dock att en framtida ordning där bara missbruket regleras är önskvärd, men en sådan ordning skall då föregås ett EG-direktiv.

Personuppgiftslagen är utformad så att den är teknikoberoende. Den tillämpas på all helt eller delvis automatiserad behandling

- - av personuppgifter. Dessutom är lagen tillämplig manuell behandling

av uppgifter som ingår, eller är avsedda att ingå, i strukturerad samling

en av personuppgifter vilka är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier 5 §.

Personuppgiftslagen är generell än dataskyddsdirektivet och

mer omfattar även sådan verksamhet faller utanför gemenskapsrätten.

som

102 Behandling av personuppgi er m. m.

Personuppgiftslagen omfattar alltså, på sätt datalagen, besamma som handling av personuppgifter hos bl.a. polisen och försvaret.

Det är emellertid inte all behandling uppgifter omfattas av som av personuppgiftslagen. Behandling uppgifter juridiska av om personer omfattas över huvud taget inte och sådana uppgifter utgör definitionsmässigt inte personuppgifter 3 §. Inte heller behandling fysisk som en person utför i verksamhet av rent privat natur omfattas lagen, även av om behandlingen avser personuppgifter 6 §. Dessutom undantas all

behandling av personuppgifter skyddas tryckfrihetsförordning-

som av en TF och yttrandefrihetsgrundlagen eller sker uteslutande för som journalistiska ändamål eller konstnärligt eller litterärt skapande 7 §.

Särreglering i lag eller förordning bl.a. de särskilda registerförfatt- ningarna gäller enligt 2 § framför personuppgiftslagen. - I 8 § anges dessutom särskilt att lagen inte får inskränka myndigheternas skyldig-

het att lämna ut personuppgifter enligt 2 kap. TF. Isamma lagrum anges även att lagen inte heller hindrar myndighet arkiverar och att en bevarar allmänna handlingar eller arkivmaterial hand att tas om av en

arkivmyndighet.

Dataskyddsdirektivet innehåller ett antal huvudregler måste insom

gå i personuppgiftslagen. Ofta är dessa huvudregler och principer all-

mänt hållna i direktivet. För att kunna tillämpas de

av personuppgifts-

ansvariga har de preciserats och konkretiserats i

personuppgiftslagen.

Lagen innehåller dock inte några detaljbestämmelser fyller som ut de generellt hållna huvudreglema. I stället överlämnas det regeringen och Datainspektionen att inom den personuppgiftslagen drar ram som

upp göra nödvändiga preciseringar och konkretiseringar.

2.4.2 Definitioner

Några av de mer centrala begreppen i personuppgiftslagen definieras i 3 § följande sätt. Personuppgifter i lagens mening är all slags information direkt eller indirekt kan hänföras till som en fysisk person som är i livet. Det innebär att varken juridiska eller personer avlidna fysiska personer omfattas lagens tillämpningsområde. av Med behandling av personuppgifter varje åtgärd vidtas beträffande avses som uppgifterna, vare sig det sker på automatiserad eller inte, väg t.ex. insamling, lagring, bearbetning, inhämtande, utlämnande,

samköming eller

förstoring. Personuppgzftsansvarig är den eller tillsammans

som ensam med andra bestämmer ändamålen med och medlen för

behandlingen av

personuppgifter. Med samtycke varje slag avses av frivillig, särskild och otvetydig viljeyttring vilken den registrerade, efter genom att ha fått information, godtar behandling personuppgifter av som rör honom

SOU 1999: 105 Behandling av personuppgifter m. m. 103

eller henne. Lagen uppställer alltså inget krav att samtycke skall

skriftligt eller annat sätt formbundet. vara

2.4.3 Förutsättningar för behandling av person-

uppgifter

Grundläggande krav 9 §

Enligt personuppgiftslagen skall personuppgifter alltid behandlas på ett korrekt och lagligt sätt samt i enlighet med god sed. De skall samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Efter insamlingen får uppgifterna inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det ändamål för vilket de samlades in, vilket bl.a. innebär att uppgifterna inte får lämnas ut till annan om det är oförenligt med de ursprungliga ändamålen. Att ändamålen skall vara särskilda innebär att en alltför allmänt hållen ändamålsbeskrivning inte får godtas. Hur detaljerad ändamålsbeskrivningen måste vara får avgöras i praxis och genom föreskrifter från regeringen och Datainspektionen. Det anses inte oförenligt med de ursprungliga ändamålen att behandla uppgifterna för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål.

De behandlade uppgifterna måste vara riktiga och relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas. Om det är nödvändigt skall uppgifterna också vara aktuella. Uppfyller personuppgifterna inte kraven skall den personuppgiftsansvarige vidta alla rimliga åtgärder för att utplåna, blockera eller rätta uppgifterna. Personuppgifterna får inte heller sparas längre än nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka uppgifterna behandlas. Därefter måste de avidentifieras eller förstöras. Eftersom personuppgiftslagen är sekundär till annan lagstiftning, får uppgifter emellertid inte avidentifieras eller

annat sätt förstöras om det strider mot bl.a. tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar.

När behandling av personuppgifter är tillåten 10-12 §§

Enligt personuppgiftslagen är det tillåtet att behandla personuppgifter efter den registrerades samtycke. Återkallar den registrerade

sitt samtycke får ytterligare personuppgifter om denne inte registreras. I vissa fall får dock personuppgifter behandlas trots att samtycke från den

registrerade saknas. En förutsättning i samtliga dessa fall är att behandlingen är nödvändig för ändamålen. Här kan anmärkas att de flesta automatiserade bearbetningar av personuppgifter också kan utföras

manuellt. Nödvändighetsrekvisitet har av Datalagskommittén tolkats så att

104 Behandling av personuppgifter SOU 1999: 105 m. m.

personuppgifter får behandlas även i de fall det är faktiskt möjligt att utföra uppgiften annat sätt, förfarandet underlättas om genom användningen automatisk databehandling SOU 1997:39 359. av s. Personuppgifter får behandlas i samband med avtal med den ett registrerade när det krävs för fullgörandet avtalet eller när det behövs av för att den registrerades begäran vidta åtgärder innan avtalet träffas.

Vidare får behandling utföras det är nödvändigt för den om att personuppgiftsansvarige skall kunna fullgöra rättslig skyldighet åvilar en som honom eller henne. Personuppgifter får också behandlas för skydda att vitala intressen för den registrerade. Likaså får sådana uppgifter behandlas det är nödvändigt för arbetsuppgift allmänt intresom att en av se skall kunna utföras och för att den personuppgiftsansvarige, eller någon annan till vilken personuppgifter har lämnats skall kunna utföra ut, en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning. Slutligen får personuppgifter behandlas avvägning vid om en ger handen att den personuppgiftsansvariges berättigade intresse av en behandling väger tyngre än den registrerades intresse skydd. Vid intav resseavvägningen jämställs med den personuppgiftsansvarige också sådana tredje män till vilka uppgiften lärrmas ut.

Förbud mot att behandla känsliga personuppgifter 13 §

I personuppgiftslagen återfinns dataskyddsdirektivets förbud i fråga om behandling av känsliga personuppgifter. Personuppgifter avslöjar som ras eller etniskt politiska åsikter, religiös eller filosofisk ursprung, övertygelse samt medlemskap i fackförening får alltså inte behandlas. Likaså är det förbjudet att behandla sådana personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv.

Undantag från förbudet 14-20 §§

Förbudet mot att behandla känsliga personuppgifter är inte undantagslöst. Sådana uppgifter får liksom andra uppgifter behandlas efter den registrerades samtycke. Till skillnad från när samtycke krävs i andra sammanhang måste i fråga känsliga personuppgifter om samtycket emellertid uttryckligt, dvs. klart manifesterat. Även vara när den registrerade har offentliggjort känsliga uppgifter tydligt ett sätt får de behandlas. Vidare får behandling utföras den om är nödvändig för att

den personuppgiftsansvarige skall kunna fullgöra

sina skyldigheter eller utöva sina rättigheter inom arbetsrätten. I stort sett gäller det fullgörandet av alla skyldigheter och rättigheter för arbetsgivaren beträffande de anställda och deras organisationer. De uppgifter som behandlas under denna förutsättning får lämnas till tredje ut man endast om

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter m. 105

av m.

det inom arbetsrätten finns en uttrycklig skyldighet för den personuppgiftsansvarige att göra det eller om den registrerade har samtyckt till utlämnandet.

Förbudet mot att behandla känsliga personuppgifter gäller inte heller när behandlingen utförs inom ramen för ideella organisationers berättigade verksamhet med ett politiskt, filosofiskt, religiöst eller fackligt syfte. Behandlingen får bara avse uppgifter om medlemmar eller personer som organisationen grund av sitt ändamål har regelbunden kontakt med. Utlämnande av sådana uppgifter till tredje kräver

man den registrerades samtycke.

Förbudet gäller inte om behandlingen rör uppgifter är nödvän-

som diga för att rättsliga anspråk skall kunna slås fast, göras gällande eller försvaras. Detta gäller när den personliga egenskap faller in under

som definitionen av känsliga personuppgifter också är förutsättning för

en att personen i fråga skall ha rätt till förmån eller ha rättslig skyl-

en en dighet gentemot någon annan. Som exempel kan nämnas rätten för

en sjuk person att få försäkringsersättning eller skyldigheten för den

som är medlem av Svenska kyrkan att betala viss skatt.

Ett ytterligare undantag från förbudet att behandla känsliga

personuppgifter är när den registrerade är rättsligt eller fysiskt förhindrad att lämna samtycke och behandlingen samtidigt är nödvändig för att skydda dennes eller någon annans vitala intressen. Vidare undantas behandling som är nödvändig med hänsyn till förebyggande hälso- och sjukvård, medicinska diagnoser, vård eller behandling samt administration av hälso- och sjukvård. Behandlas uppgifterna någon är yrkes-

av som mässigt verksam inom hälso- och sjukvårdsområdet och samtidigt

som är underkastad tystnadsplikt, gäller förbudet inte heller. Slutligen

undantas behandling för forskning och statistik från förbudet.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer, dvs.

som Datainspektionen, får meddela föreskrifter ytterligare undantag,

om om det behövs med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Uppgifter om brott och användning 21-22 §§

av personnummer

Vissa uppgifter som inte omfattas definitionen känsliga

av av personuppgifter är ändå sådana att behandlingen dem regleras särskilt i

av personuppgiftslagen, liksom i dataskyddsdirektivet. Det är således förbjudet för andra än myndigheter att behandla personuppgifter lag-

om överträdelser, domar och säkerhetsåtgärder i brottmål. Regeringen eller Datainspektionen har dock möjlighet att föreskriva undantag från förbudet, om det är befogat att behandlingen utförs än myndig-

av annan het och behandlingen står under tillfredsställande kontroll

av en myn-

106 Behandling av personuppgifter m. m. SOU 19993105

dighet. Regeringen eller, om regeringen bestämmer det, Datainspektionen får dessutom föreskriva undantag från förbudet i enskilda fall.

Regleringen i personuppgiftslagen om behandling av denna typ av uppgifter innebär ett betydande avsteg från datalagens bestämmelser, enligt vilka det krävdes synnerliga skäl för att annan än myndighet skulle få föra register med uppgift om att någon är misstänkt eller dömd för brott.

Uppgifter om personnummer får behandlas bara när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl.

2.4.4 Information och rättelse

m.m.

Personuppgiftslagen innehåller bestämmelser som tryggar den registrerades rätt att dels kontrollera om behandling av personuppgifter om honom eller henne pågår, dels begära rättelse av personuppgifter som har behandlats felaktigt.

Information 23-27 §§

Personuppgiftslagens bestämmelser informationsskyldighet gäller i

om första hand den information som den personuppgiftsansvarige självmant har att lämna. Rätten att på begäran få ut uppgifter i allmänna handlingar följer av tryckfrihetsförordningen, dock att den rätten i vissa fall begränsas genom bestämmelseri sekretesslagen.

Den personuppgiftsansvarige skall självmant lämna den registrerade information rörande behandlingen, när uppgifter samlas

om en person

från denne själv. Har uppgifterna samlats in från källa,

en annan skall den registrerade informeras när uppgifterna noteras eller,

om avsikten med behandlingen är att lämna ut uppgifterna till tredje när

man, uppgifterna lämnas ut för första gången. Informationen skall omfatta uppgifter om vem den personuppgiftsansvarige är, ändamålet med behandlingen samt all övrig information den registrerade behöver för

som att kunna ta tillvara sina rättigheter i samband med behandlingen. Endast sådana uppgifter som den registrerade inte redan känner till behöver lämnas. Har uppgifterna hämtats från tredje behöver infor-

man mation inte lämnas om det är omöjligt eller skulle innebära

en oproportionerligt stor arbetsinsats.

Den personuppgiftsansvarige är vidare skyldig att efter ansökan,

en gång per kalenderår, gratis informera huruvida uppgifter rör

om som sökanden behandlas eller inte, ändamålet med behandlingen, vilka

uppgifter som behandlas, varifrån dessa kommer och till de lämnas

vem ut.

SOU 1999: 105 Behandling av personuppgifter m. m. 107

Information behöver emellertid inte lämnas beträffande personuppgifter som behandlas endast i löpande text som ännu inte har fått sin slutliga utformning eller som utgör minnesanteckningar, under förutsättning att uppgifterna inte har lämnats ut till tredje man eller i fråga om

uppgifter i löpande behandlingen inte har pågått under längre tid

text än ett år. Inte heller behöver information lämnas om det i lag eller annan författning finns särskilda bestämmelser om registreringen eller utlämnandet av personuppgifter. Slutligen gäller bestämmelserna om informationsskyldighet inte om sekretess eller tystnadsplikt för

uppgifterna är föreskriven i förhållande till den registrerade.

Rättelse m.m. 28 §

Personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga eller som annars inte har behandlats i enlighet med den föreslagna personuppgiftslagen eller anknytande föreskrifter skall begäran av den registrerade rättas, utplånas eller blockeras av den personuppgiftsansvarige. Med blockering avses varje åtgärd som kan vidtas för att de aktuella personuppgifterna i alla sammanhang skall förknippade med tydlig informa-

vara tion om att de är spärrade och inte får lämnas ut till tredje man samt om anledningen till spärren.

Om felaktiga personuppgifter har lämnats till tredje skall

man, denne i vissa fall underrättas korrigeringsåtgärden, nämligen

om om den registrerade begär det eller det behövs för att undvika

om mera betydande skada eller olägenhet för den registrerade. Eftersom den personuppgiftsansvarige inte har någon skyldighet att hålla reda till vem uppgifter lämnas ut och då uppgifter ibland kan lämnas till ett stort antal människor, innehåller bestämmelsen det undantaget att underrättelse inte behöver ske om det är omöjligt eller skulle innebära

en oproportionerligt stor arbetsinsats.

2.4.5 Säkerhet vid

behandlingen

Bestämmelser som avser att säkerställa att behandlingen

av personuppgifter sker på ett betryggande sätt finns i 30 och 31 §§ personuppgiftslagen. Den personuppgiftsansvarige har för säkerheten.

ett stort ansvar Bland annat får de personer som arbetar med personuppgifter behandla dessa endast efter den personuppgiftsansvariges instruktioner. Instruktionerna bör i vart fall utformade ett sådant sätt och

vara att var en som arbetar med personuppgifter skall veta vilka ändamålen är med behandlingen och att behandling är oförenlig med dessa ändamål

som är förbjuden. För det allmännas verksamhet gäller det

att om annan

l 108 Behandling av personuppgifter SOU 1999: 105 4

m. m.

lagstiftning finns bestämmelser säkerheten vid behandling

om av personuppgifter, skall i stället de bestämmelserna tillämpas. Det gäller framför allt bestämmelser om tystnadsplikt och sekretess.

Den personuppgiftsansvarige har vidare för att tekniska och

ansvar organisatoriska åtgärder vidtagits för att skydda de behandlade

personuppgifterna. Åtgärderna skall åstadkomma lämplig säkerhetsnivå

en med beaktande av de tekniska möjligheter finns, kostnaden för att

som genomföra åtgärderna, riskerna med behandlingen och hur känsliga de behandlade uppgifterna är. Ett register innehåller personuppgifter

som om ett stort antal personer ställer också ökade krav säkerheten.

Datainspektionen får enligt 45 § personuppgiftslagen förelägga den personuppgiftsansvarige att vidta skyddsåtgärder. Sådana förelägganden får förenas med vite.

2.4.6 till land

Överföring av personuppgifter tredje

Det är enligt 33 § personuppgiftslagen principiellt sett förbjudet att föra över personuppgifter till ett land som inte är medlem i EU tredje land. Förbudet gäller både uppgifter är under behandling och

som uppgifter som skall undergå behandling i det tredje landet. Från förbudet finns undantag i 34 och 35 §§. Har den registrerade samtyckt till det, får uppgifter om denne föras över till tredje land. Det är också tilllåtet att föra över personuppgifter för användning enbart i

en stat som har anslutit sig till Europarådets dataskyddskonvention.

Uppgifter får även i andra fall föras över till tredje land be-

om handlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal mellan den regi-

strerade och den personuppgiftsansvarige eller mellan

den personuppgiftsansvarige och tredje man är i den registrerades intresse eller

- som för att på den registrerades begäran vidta åtgärder innan avtal

ett träffas. Vidare får överföring ske behandlingen är nödvändig för

om att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda vitala intressen för den registrerade.

Regeringen får meddela föreskrifter generella undantag från för-

om budet att föra över personuppgifter till tredje land. Sådana undantag bör bl.a. kunna gälla vissa angivna länder i fall då överföringen

samt regleras i avtal innehåller vissa standardklausuler till skydd för de

som registrerades rättigheter. Regeringen eller, regeringen bestämmer

om det, Datainspektionen får också föreskriva undantag när det behövs med hänsyn till viktiga allmänna intressen eller överföringen sker

om under sådana omständigheter att det finns tillräckliga garantier till skydd för de registrerades rättigheter. Dessutom får regeringen under vissa förutsättningar besluta undantag från förbudet i enskilda fall.

SOU 1999: 105 Behandling av personuppgifter m. m. 109

Den 17 juni 1999 överlämnade regeringen remiss till lagrådet

en vari det föreslås att förbudet i personuppgiftslagen mot överföring av personuppgifter skall ändras. Överföring till ett land som inte ingår i EU eller är anslutet till EES tredje land skall inte längre vara förbjuden det tredje landet har adekvat nivå för skyddet av per-

om en sonuppgifter. Lagändringen föreslås träda i kraft den 1 december 1999.

2.4.7 till-

Datainspektionens befogenheter som synsmyndighet

Enligt dataskyddsdirektivet skall en särskild tillsynsmyndighet utses. Den personuppgiftsansvariges anmälan om behandlingar av personuppgifter skall göras till tillsynsmyndigheten, som även skall utöva till-

över behandlingen. Vissa de befogenheter som enligt direktivet syn av tillkommer tillsynsmyndigheten regleras i 43-47 §§ personuppgiftslagen. Således innehåller lagen bestämmelser om att tillsynsmyndigheten Datainspektionen skall ha tillgång till behandlade personuppgifter och dessutom tillträde till lokaler med anknytning till behandlingen. Datainspektionen kan också vid vite förbjuda fortsatt behandling samt ansöka hos länsrätt om att personuppgifter skall utplånas.

2.4.8 Anmälan till m.m.

Datainspektionen

Anmälningsskyldighet 36 §

Helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter omfattas av anmälningsskyldighet. Den personuppgiftsansvarige skall göra sådan anmälan till Datainspektionen. Syftet med anmälningsskyldigheten är att göra behandlingens ändamål och dess viktigaste egenskaper kända. Datainspektionen skall föra register över anmälda behandlingar.

Personuppgiftslagen har i denna del två motstridiga intressen som utgångspunkt. Det finns å ena sidan ett önskemål om att ta bort anmälningsskyldigheten för automatiserad behandling för att så sätt koncentrera Datainspektionens verksamhet till råd och sprida kun-

att ge skap om de materiella reglerna samt att utöva tillsyn över att reglerna följs. Å andra sidan föreskriver dataskyddsdirektivet huvudregel

som att den registeransvarige till tillsynsmyndigheten skall anmäla automatiserade behandlingar som skall genomföras. Från denna anmälningsskyldighet får ett medlemsland dock under vissa förutsättningar föreskriva undantag.

l 10 Behandling av personuppgifter SOU 1999: 105

m. m.

För att kunna tillgodose både kravet att följa direktivet och önskemålet att begränsa anmälningsskyldigheten, har i personuppgiftslagen en principiell anmälningsskyldighet till Datainspektionen införts, samtidigt som möjligheterna att föreskriva om undantag från skyldigheten har utnyttjats fullt ut. När fråga är om särskilt integritetskänsliga behandlingar, som Datainspektionen skall kontrollera innan de påbörjas, föreskrivs dock inga undantag från anmälningsskyldigheten.

Enligt personuppgiftslagen får regeringen eller, efter regeringens bemyndigande, Datainspektionen föreskriva undantag från anmälningsskyldigheten. Sådana undantag föreskrivs i personuppgiftsförordningen 1998:1191 för behandling av personuppgifter som utförs till följd bl.a. av en myndighets skyldighet enligt 2 kap. TF att lämna ut allmänna handlingar eller som regleras genom särskilda föreskrifter i lag eller förordning i andra fall.

Personuppgiftsombud 37-40 §§

Anmälan till Datainspektionen behöver

inte göras när ett personuppgiftsombud har den personuppgiftsansvarige. Personuppgifts-

utsetts av ombudet skall ha till uppgift att självständigt till att den

se personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter ett korrekt och lagligt sätt. Kravet självständighet innebär att personuppgiftsombudet inte får ha en alltför underordnad ställning i förhållande till den personuppgiftsansvarige och att han eller hon skall ha tillräckliga kvalifikationer och kunskaper för att kunna utföra sina uppgifter.

I första hand skall personuppgiftsombudet påpeka brister i uppgiftsbehandlingen till den personuppgiftsansvarige, den ansvarige

men om inte rättar till bristerna är ombudet skyldigt att anmäla förhållandet till Datainspektionen. Personuppgiftsombudet skall ha förteckning över

en de behandlingar den personuppgiftsansvarige utför och han skall

som även hjälpa registrerade personer att få rättelse vid misstanke att

om personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga.

Förhandskontroll av särskilt integritetskänsliga behandlingar 41 §

Enligt dataskyddsdirektivet skall medlemsstaterna bestämma vilka behandlingar kan innebära särskilda risker för den registrerades rätt-

som igheter och säkerställa att dessa behandlingar kontrolleras innan de påbörjas. Förhandskontrollen skall enligt direktivet utföras tillsyns-

av myndigheten men kan också utgöra ett led i lagstiftningsprocessen. Förhandskontroll kan således ske i samband med särskilda register-

att författningar beslutas riksdagen eller regeringen. I fråga sådana

av om

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter m. m. 1 1l

I andra fall krävs däremot bestämmelser om vilka behandlingar som skall kontrolleras förhand. I personuppgiftslagen finns ett bemyndigande för regeringen att bestämma att vissa behandlingar av personuppgifter som kan innebära särskilda risker för otillbörligt intrång i den personliga integriteten skall anmälas till Datainspektionen tre veckor i förväg. I personuppgiftsförordningen finns bestämmelser om sådana behandlingar.

2.4.9 Sanktioner

Skadestånd 48 §

Om behandling av personuppgifter i strid med personuppgiftslagen orsakar skada för den registrerade har han rätt till ersättning från den personuppgiftsansvarige. Rätten till ersättning omfattar

inte bara personskada, sakskada och ren förmögenhetsskada, utan även den kränkning av den personliga integriteten som behandlingen kan ha medfört. Ersättningen för kränkning måste uppskattas efter skälighet mot bakgrund av samtliga omständigheter i det aktuella fallet, t.ex. den

om registrerade grund av behandlingen utsatts för något för honom eller henne negativt beslut. Ersättningen skall fastställas för varje kränkt registrerad för sig.

Skadeståndsansvaret är i princip strikt. Den registrerade behöver bara bevisa att det förekommit felaktig behandling och att denna be-

en handling har skadat eller kränkt honom eller henne.

Kan den personuppgiftsansvarige visa att felet i behandlingen inte berodde honom eller henne, får emellertid skadeståndet jämkas i skälig utsträckning.

Straff 49 §

I personuppgiftslagen har i så stor utsträckning möjligt andra sank-

som tioner valts än straff. Således har vissa förseelser i datalagen åter-

som finns i en straffkatalog i stället sanktionerats vite eller

genom genom möjligheten att utdöma ideellt skadestånd. Vad återfinns i straff-

som bestämmelsen i personuppgiftslagen är sådana uppsåtliga eller oaktsamma förfaranden som är svåra att åtgärda på annat sätt än

genom straffbestämmelser. Det rör sig att någon lämnar uppgifter i

om osanna den information till den registrerade lagen föreskriver eller i

som anmälan eller information till Datainspektionen. Vidare tillämpas straffbestämmelsen någon i strid med lagen behandlar känsliga

om person-

l 12 Behandling av personuppgifter SOU 1999: 105

m. m.

uppgifter, för över uppgifter till tredje land eller låter bli att göra föreskriven anmälan om behandling till Datainspektionen.

2.4.10 Ikraftträdande- och

Övergångsbestämmelser

Personuppgiftslagen trädde i kraft den 24 oktober 1998 och samtidigt upphörde datalagen att gälla. I fråga behandling personuppgifter

om av som påbörjats före ikraftträdandet skall personuppgiftslagen dock inte tillämpas förrän den 1 oktober 2001. Detsamma gäller behandling

som utförs för ett visst bestämt ändamål behandling för ändamålet på-

om börjades före ikraftträdandet. I dessa fall gäller i stället datalagens bestämmelser. I fråga om manuella behandlingar påbörjades före

som ikraftträdandet skall vissa bestämmelser i lagen tillämpas först från och med den 1 oktober 2007. Det gäller 9 och 10 §§ reglerar de grund-

som läggande kraven på behandling av personuppgifter och när behandling är tillåten samt 13 och 21 §§ behandling känsliga

om av personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser

m.m.

2.5 Sekretessbestämmelser

2.5. 1

Tryckfrihetsförordnin gen

Enligt 2 kap. l § tryckfrihetsförordningen TF har varje svensk medborgare rätt att ta del allmänna handlingar. Denna rättighet får enligt

av 2 § begränsas endast det är påkallat vissa i lagrummet uppräk-

om av nade speciella intressen, såsom för att tillvarata myndigheters möjlighet att bedriva verksamhet för inspektion, kontroll eller tillsyn eller

annan för att skydda enskildas personliga och ekonomiska förhållanden. Enligt bestämmelsen får begränsningar i rätten att ta del allmänna

av handlingar göras endast i särskild lag eller i lag till vilken den särskilda lagen hänvisar. Den särskilda lagen är sekretesslagen 1980:100.

2.5.2 Sekretess i exekutions-

skatteförvaltningens,

väsendets och Tullverkets verksamheter

Sekretesslagens bestämmelser sekretess inom skatteförvaltningens,

om exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter finns olika ställen i lagen beroende på dels vilka intressen bestämmelserna att

avser skydda, dels vilket verksamhetsområde I 4 kap. sekretess-

som avses.

SOU 1999: 105 Behandling av personuppgifter m. m. 1 13

lagen återfinns bestämmelser sekretess med hänsyn till myndig-

om heters verksamhet för inspektion, kontroll och annan tillsyn. Bestämmelser sekretess med hänsyn till intresset att förebygga eller beivra

om brott finns i 5 kap. Intresset att skydda den enskilde från intrång i

av hans personliga integritet behandlas i 7 kap., medan frågor om sekretess med hänsyn till den enskildes ekonomiska förhållanden behandlas i 8 kap. I 9 kap. finns bestämmelser om sekretess till skydd för den enskildes personliga såväl som ekonomiska förhållanden.

Skatteförvaltningens beskattningsverksamhet

I 4 kap. 1 § sekretesslagen finns det bestämmelser om sekretess för uppgifter angående planläggning eller annan förberedelse för inspektion, revision eller annan granskning som en myndighet har att företa. Skattemyndigheten är en av de myndigheter som åsyftas med bestämmelsen och bl.a. kontrolluppgifter som samlats in för en taxeringsrevision kan sekretesskyddas. Sekretessen gäller dock endast om det kan antas att syftet med granskningsverksamheten motverkas om uppgiften rojs.

Enligt 4kap. 2 § gäller sekretess för uppgift som hänför sig till pågående granskning för kontroll beträffande skatt eller avgift till staten eller kommuner m.m., om det med hänsyn till syftet med kontrollen är av synnerlig vikt att uppgiften inte uppenbaras för den som kontrollen avser. För båda dessa bestämmelser gäller att sekretessen överförs i de fall det förekommer samarbete mellan myndigheter. Hos skatteförvaltningen gäller således sekretessen även för uppgifter som finns hos en skattemyndighet men som avser exempelvis en pågående revision som genomförs av Tullverket.

I 5 kap. l § sekretesslagen anges att sekretess gäller för uppgift

som hänför sig till bl.a. förundersökning i brottmål och åklagarmyndighets, polismyndighets, skattemyndighets, Tullverkets eller kustbevakningens verksamhet i övrigt för att förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott. Sekretessen gäller om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas om uppgiften röjs.

Enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen gäller för uppgifter om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden absolut sekretess i myndighets verksamhet som avser bestämmande skatt eller taxering eller i

av övrigt fastställande av underlag för bestämmande skatt. Absolut sek-

av retess gäller även i myndighets verksamhet som avser förande av eller uttag ur register som avses i skatteregisterlagen 1980:343 för uppgift som har tillförts ett sådant register och hos kommun eller landsting för uppgift som har lämnats dit i ett ärende om förhandsbesked i skatte-

l 14 Behandling av personuppgifter m. m. SOU 1999: 105

eller taxeringsfråga. Att sekretessen för uppgifter i skatteregister gäller både i fråga om förande av registret och uttag detta, innebär att det

ur inte är endast hos skattemyndighetema och Riksskatteverket

som en uppgift omfattas av sekretess, utan även hos kronofogdemyndigheter som har terminalåtkomst, dock endast så länge uppgiften finns kvar i registret. I praktiken innebär detta att sekretessen gäller så länge

uppgiften endast är tillgänglig via terminalbild. När kronofogde-

en en myndighet gör ett utdrag ett skatteregister, kommer uppgiften i stäl-

ur let att omfattas av den svagare sekretess som gäller hos kronofogdemyndigheter. Sekretessen inom skatteförvaltningen bryts, med några få undantag, helt i fråga om beslut varigenom skatt eller pensionsgrundande inkomst bestäms eller underlag för bestämmande skatt fast-

av ställs. Genom sådana beslut blir alltså uppgifterna offentliga. Undantagen gäller bl.a. beslut i ärenden om förhandsbesked i taxerings- eller skattefråga. En uppgift får vidare utan hinder lämnas till enskild enligt vad som föreskrivs i lag förfarandet vid beskattning eller i lag

om om skatteregister.

Vidare gäller enligt 9 kap. 2 § sekretesslagen absolut sekretess även för uppgifter enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden i

om särskilt ärende om revision eller kontroll i fråga skatt, tull

annan om eller avgift, i ärende om kompensation för eller återbetalning skatt

av samt i ärende om anstånd med erläggande skatt. Med undantag från

av förstnämnda ärenden gäller sekretessen inte beslut i ärendena.

Absolut sekretess gäller enligt 9 kap. 17 § sekretesslagen även för uppgifter om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden i

av om ling av personuppgifter vid skattemyndigheters medverkan i brottsutredningar eller som annars behandlas med stöd den lagen. Sekre-

av tessen bryts dock av bestämmelser utlämnande i nämnda lag.

Skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet

Enligt 7 kap. 15 § sekretesslagen gäller sekretess för uppgifter

om enskildas personliga förhållanden i verksamhet folkbokföring

som avser eller annan liknande registrering befolkningen och, i den utsträck-

av ning regeringen föreskriver det, i verksamhet regi-

annan som avser strering av en betydande del befolkningen. Sekretessen gäller dock

av endast om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider uppgiften röjs. Sekretess gäller

men om även i ärende om fingerade personuppgifter, det inte står klart

om att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men.

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter m. m. 115 av

Exekutionsväsendets verksamhet

Vad i detta avsnitt sekretess enligt 4 kap. 1 och som anges ovan om 2 §§ sekretesslagen avseende skatteförvaltningens beskattningsverksamhet, gäller även för kronofogdemyndighet när denna tillsammans en med andra myndigheter, t.ex. polis- och Skattemyndigheten genomför granskningar. Sekretessen gäller även för uppgifter hos kronofogdemyndigheterna pågående revisioner m.m. som genomförs av en om skattemyndighet. Vidare gäller enligt 5 kap. 1 § sekretesslagen sekretess inom exekutionsväsendet, med hänsyn till intresset att förebygga eller beivra brott, för uppgift angår misstanke att en gäldenär har begått som om brott i 11 kap. brottsbalken eller annat brott som har samsom avses band med gäldenärens näringsverksamhet. Denna sekretess gäller om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas uppgiften röjs. om I 7 kap. 35 § sekretesslagen anges att sekretess gäller hos bl.a. kronofogdemyndigheter i ett ärende skuldsanering för uppgifter om enom skilds personliga förhållanden, det kan antas att den enskilde eller om honom närstående lider uppgiften röjs. men om För kronofogdemyndighetema i egenskap tillsynsmyndigheter i av konkurs gäller sekretess enligt 8 kap. 19 § sekretesslagen för uppgift enskilds affärs- och driftsförhållande, om det kan antas att den som om uppgiften rör lider skada den röjs. Detta gäller dock inte utlämom nande till enskild i den mån det föreskrivs i konkurslagen 1987:672. Huvudregeln sekretess inom exekutionsväsendet i mål eller om ärende angående exekutiv verksamhet är enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen att sekretess gäller för uppgifter om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden endast om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider avsevärd skada eller betydande men om uppgifterna röjs. Ett rakt skaderekvisit uppsätts alltså för att uppgifter skall kunna sekretessbeläggas. Vissa uppgifter i mål eller ärende i den exekutiva verksamheten omfattas dock inte alls av sekretess. Det gäller uppgifter förpliktelse med den sökta verkställigheten och om som avses beslut i målet eller ärendet. Detta innebär att exempelvis information att någon är gäldenär hos kronofogdemyndighet, uppgifter om om en dennes skuld och om exekutionstitel samt uppgifter om sökanden i enskilda mål skall lämnas ut utan föregående sekretessprövning. I verksamhet som avser förande av eller uttag ur register enligt utsökningsregisterlagen 1986:617 gäller enligt samma lagrum i sekretesslagen motsvarande sekretess som i den övriga verksamheten för uppgifter som har tillförts registret. Det innebär att uppgifter om förpliktelser och beslut i mål eller ärenden som har tillförts och finns i ett register inte

1 16 Behandling av personuppgifter SOU 1999: 105 m. m.

omfattas av sekretess, medan övriga uppgifter inte skall lärrmas ut utan sekretessprövning. Sekretessen för uppgifter i utsökningsregister gäller både i fråga om förande av registret och uttag detta. Det är alltså inte ur endast hos kronofogdemyndighetema och Riksskatteverket som en uppgift omfattas av sekretess enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen, utan även hos andra myndigheter t.ex. skattemyndighetema har - som ter- minalåtkomst, dock endast så länge uppgiften finns kvar i registret. I praktiken innebär detta att sekretessen gäller så länge uppgiften endast är tillgänglig via en terminalbild. När exempelvis skattemyndighet en gör ett utdrag ur utsökningsregistret, kommer uppgiften i stället att omfattas av den sekretess gäller för skattemyndigheten. som

Tullverkets verksamhet

Vad som anges ovan i detta avsnitt sekretess enligt 4 kap. 1 och om 2 §§ sekretesslagen i fråga om skatteförvaltningens beskattningsverksamhet, äger motsvarande giltighet även i fråga Tullverkets verkom samhet. Vidare anges i 5 kap. 1 § sekretesslagen sekretess gäller för att uppgift som hänför sig till förundersökning i brottmål och åklagarmyndighets, polismyndighets, skattemyndighets, Tullverkets eller Kustbevakningens verksamhet i övrigt för att förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott. Sekretessen gäller det kan syftet med beslutom antas att ade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas om uppgiften röjs. Vad som redovisas ovan om sekretess i skattemyndighetemas verksamhet enligt 9 kap. 1 och 2 §§, gäller i tillämpliga delar även Tullverkets verksamhet, eftersom med skatt skall även bl.a. tull. I avses stället för absolut sekretess gäller dock att uppgifter hos Tullverket får lämnas ut om det står klart att de kan röjas den enskilde lider utan att skada eller men. Enligt 9 kap. 17 § sekretesslagen gäller sekretess bl.a. i utredning enligt bestämmelserna förundersökning i brottmål i åklagarom samt myndighets, polismyndighets, skattemyndighets, Statens kriminaltekniska laboratoriums, Tullverkets eller Kustbevakningens verksamhet i övrigt för att förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott, det kan om antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. I fråga anmälan eller från enskild om utsaga en gäller sekretess i ovan nämnda fall, det kan fara uppkommer för om antas att att någon utsätts för våld eller annat allvarligt uppgiften men om röjs. Enligt 9 kap. 18 § sekretesslagen gäller dock inte sekretess enligt 17 § för vissa beslut, bl.a. åklagares beslut att väcka åtal eller beslut i vissa ärenden, t.ex. i fråga strafföreläggande och förelägganden ordom av

SOU 1999: 105 Behandling av personuppgifter m. m. 117

ningsbot. Sekretess gäller enligt 17 § upphör i de flesta fall när

som uppgift lämnas till domstol med anledning av åtal.

Behandling i strid med personuppgiftslagen

Utöver vad redovisas ovan i detta avsnitt finns i 7 kap. 16 §

som sekretesslagen bestämmelse med generell räckvidd, dvs. bestämmel-

gäller i fråga om samtliga myndigheters verksamheter. I lagrummet sen anges nämligen att sekretess gäller för personuppgift, om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen.

2.5.3 Utlämnande av uppgifter till myndigheter enligt sekretesslagen

Möjligheterna att till andra myndigheter lämna ut uppgifter för vilka sekretess gäller regleras, såvitt nu är av intresse, i l kap. och 14 kap. sekretesslagen. Bestämmelser om till vilka sådana uppgifter får lämnas ut finns också i de särskilda registerförfattningarna.

Enligt l kap. 2 och 3 §§ sekretesslagen får uppgift för vilken sekretess gäller inte röjas för enskild eller för annan myndighet i andra fall än som anges i sekretesslagen eller om uppgiftslämnandet regleras särskilt i lag eller förordning. Den sekretess som föreskrivs för skatteförvaltningen enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen gäller alltså även i förhållande till kronofogdemyndighetema när uppgifter skall utbytas mellan myndigheterna. På motsvarande sätt gäller sekretess inom exekutionsväsendet även gentemot skattemyndigheter eller Tullverket. Även mellan olika verksamhetsgrenar inom myndighet råder sekretess

samma om verksamhetsgrenama är självständiga i förhållande till varandra. Som exempel kan nämnas beskattnings- och folkbokföringsverksamheten inom skatteförvaltningen. I sammanhanget bör framhållas att det i princip saknar betydelse vilken form uppgifterna har och dessa

om finns i allmänna handlingar eller ej. Sekretesslagen är nämligen både en tystnadspliktslag och en lag som reglerar utlämnande allmänna

av handlingar se 1 kap. 1 § sekretesslagen.

I fråga om sekretess i förhållande till utländsk myndighet eller mellanfolklig organisation finns särskilda bestämmelser i l kap. 3 § tredje stycket sekretesslagen. Sekretessbelagd uppgift får inte röjas annat än om utlärrmande sker i enlighet med särskild föreskrift därom i lag eller förordning eller om uppgiften i motsvarande fall skulle få lämnas ut till svensk myndighet och det enligt den utlämnande myndighetens prövning står klart, att det är förenligt med svenska intressen att uppgiften

l 18 Behandling personuppgifter SOU 1999: 105 av m. m.

lämnas till den utländska myndigheten eller den mellanfolkliga organisationen.

I l kap. 5 § och 14 kap. sekretesslagen anges att uppgifter i vissa fall kan lämnas ut utan hinder sekretess. Enligt 1 kap. 5 § utgör sekav retess inte hinder mot att uppgift lämnas ut det är nödvändigt för en om att den utlämnande myndigheten skall kunna fullgöra sin verksamhet. Enligt 14 kap. 1 § sekretesslagen hindrar inte sekretess uppgifter att lämnas till regeringen eller riksdagen eller till myndighet, annan om uppgiftsskyldighet följer lag eller förordning. Anmälningsskyldighet av t.ex. till Datainspektionen är typisk uppgiftsskyldighet det slag en av som åsyftas i lagrummet. Uppgiftsskyldigheten måste uttrycklig. vara Det är inte tillräckligt med allmänt hållna föreskrifter samarbete om mellan myndigheterna för att bryta sekretessen. Ytterligare möjligheter att lämna ut sekretessbelagda uppgifter till andra myndigheter följer av 14 kap. 2 § sekretesslagen. Det lagrummet innehåller förutsättningarna för att uppgifter skall få lämnas i andra ut fall än som anges i 14 kap. 1 Bland i lagrummets fjärde annat anges stycke att sekretess inte hindrar att uppgift angår misstanke som om

brott lämnas till åklagamiyndighet, polismyndighet eller

annan myndighet som har att ingripa mot brottet, fängelse är föreskrivet för om brottet och detta kan antas föranleda påföljd än böter. Vissa annan uppgifter kan lämnas ut endast det för brottet inte är föreskrivet lindom rigare straff än fängelse i två år.

Enligt 14 kap. 3 § första stycket sekretesslagen, den s.k. generalklausulen, får utöver vad följer 14 kap. l och 2 §§ sekretesssom av belagd uppgift lämnas till myndighet, det är uppenbart intresset om att av att uppgiften lämnas har företräde framför det intresse sekresom tessen skall skydda. Generalklausulen är inte utan undantag. Om utläm-

nandet strider mot lag eller förordning får uppgiften inte lämnas ut trots att förutsättningarna i första stycket är uppfyllda. Detsamma gäller om utlämnande strider mot föreskrifter har meddelats som med stöd av personuppgiftslagen. Generalklausulen kan tillämplig i fråga utlämnande vara om av uppgifter från t.ex. skattemyndighetema till Tullverket i verksamhet inom beskattnings- eller avgiftsområdet. Detsamma gäller i fråga om

samarbete mellan skattemyndigheter och kronofogdemyndigheter i de

senares verksamhet avseende indrivning skatter och avgifter. I förav arbetena till sekretesslagen framgår nämligen att generalklausulen särskilt ger utrymme för informationsutbyte när det fråga är om myndigheter med samma sakliga behörighet med skilda lokala kompetensmen områden eller myndigheter har närbesläktade funktioner som och som båda har rättslig befogenhet fordra in de utväxlade att uppgifterna prop. 1979/80:2, del A. 326. Att uppgifter inte får lämnas i s. ut strid

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter m. m. 119

mot bl.a. lag eller förordning innebär dock att det i en specialför-

om fattning närmare under vilka förutsättningar uppgifter får lämnas

anges

exempelvis mellan skattemyndighet och andra myndigheter, så ut, en kan generalklausulen inte åberopas för utlämnande som inte uppfyller de i specialförfattningen angivna förutsättningarna.

Avslutningsvis kan nämnas att det i de redovisade bestämmel-

ovan

endast regleras i vilka fall det inte finns hinder mot utlämnande serna

uppgifter till andra myndigheter grund av sekretess. Det är alltså av inte fråga någon uppgiftsskyldighet annorlunda dock när det i lag

om eller författning särskilt regleras om sådan uppgiftsskyldighet, se 14 kap. 1 § sekretesslagen. I 15 kap. 5 § sekretesslagen anges emellertid att myndigheter, begäran av annan myndighet, skall lämna uppgifter hinder inte möter grund av bestämmelser om sekretess

om eller arbetets behöriga gång. Härav följer alltså att om det enligt t.ex. generalklausulen i 14 kap. 3 § sekretesslagen inte finns hinder för utlämnande sekretessbelagda uppgifter till andra myndigheter, så före-

av ligger det i praktiken skyldighet för en myndighet att lämna sådana

en uppgifter till den myndighet som begär det.

2.6 Arkivvård och hos

gallring statliga myndigheter

Begreppet arkiv kan i dagligt tal avse såväl arkivinstitutioner som förvaringsutrymmet för arkivhandlingar och själva beståndet av handlingar. Fortsättningsvis används här liksom för övrigt också i arkiv-

lagstiftningen -termen arkiv i den sistnämnda betydelsen.

Den grundläggande teorin för arkivbildning i Sverige har under 1900-talet varit den s.k. proveniensprincipen. Den principen innebär enkelt uttryckt att ett arkiv uppfattas som en i sig fristående och orubbad enhet Sammanhörande med den verksamhet som skapar arkivet arkivbildaren. Proveniensprincipens tillämpning förutsätter

att myndigheters arkiv hålls samman även efter att de har överlämnats till

en arkivmyndighet för förvaring.

Riksarkivet är arkivmyndighet för de myndigheter har hela lan-

som det som verksamhetsområde, för kommittéer, hovrätter och kammarrätter samt för universitet och högskolor. För myndigheter lyder

som under försvarsdepartementet finns Krigsarkivet, vilket tidigare

var en egen myndighet men som sedan 1995 utgör en del av Riksarkivet. Under Riksarkivet finns sju landsarkiv i Uppsala, Vadstena, Visby,

- Lund, Göteborg, Härnösand och Östersund är arkivmyndigheter

- som för främst statliga myndigheter inom sina respektive verksamhetsom-

120 Behandling personuppgifter SOU 1999: av m. m. 105

råden. Landsarkivets uppgifter i Stockholms och Värmlands län full-

görs av Stockholms stadsarkiv respektive Värmlandsarkiv.

Riksarkivet och landsarkiven har till uppgift för statsföratt ansvara

valtningens arkivdepåer och att utöva tillsyn över myndigheternas arkivbildning. De bestämmelser gäller för statliga arkiv finns främst som

i arkivlagen 1990:782, arkivförordningen 1991:446, förordningen

1995:679 med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven i samt föreskrifter från Riksarkivet.

Myndigheters arkivbildning

Allmänna handlingar är arkivhandlingar

Grunden för det offentliga arkivväsendet är principen alla medboratt gare har rätt att ta del allmänna handlingar. I 2 kap. 1 § TF stadgas av

nämligen att varje svensk medborgare till främjandet fritt av ett meningsutbyte och en allsidig upplysning skall ha rätt del allmänatt ta av

na handlingar handlingsoffentligheten. En myndighets arkiv bildas följaktligen av främst de allmänna handlingarna från myndighetens

verksamhet. Det innebär att handlingar allmänna som är enligt 2 kap.

TF, dvs. handlingar som förvaras hos myndigheten och inkomna som är till eller upprättade denna, i princip skall arkiveras. av För vissa hand-

lingar minnesanteckningar, utkast

- och koncept gäller dock enligt - 2 kap. 9 § TF den omvända situationen, nämligen att de blir allmänna i

tryckfrihetsförordningens mening först när de hand för arkitas om vering. Gemensamt för handlingarna i statligt ett arkiv är alltså att de är

allmänna. Det saknar därvid betydelse

om handlingarna är offentliga

eller om de är hemliga med stöd av sekretesslagen, vilket också fram-

går av arkivlagens bestämmelser.

Av arkivförordningen framgår allmänna

att handlingar i ett myn-

dighetsärende skall arkiveras när ärendet har slutbehandlats. I samband

med detta skall myndigheten också pröva i vilken omfattning vissa icke

allmänna handlingar minnesanteckningar, utkast

- och koncept skall tas om hand för arkivering. För diarier, journaler och andra register

eller förteckningar förs fortlöpande, gäller som att varje införd anteckning skall arkiverad när den anses görs. Riksarkivet har möjlighet

att meddela närmare föreskrifter om när en handling skall anses vara

arkiverad.

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter 121 av m. m.

Elektronisk information utgör ofta allmän handling

Enligt 2 kap. 3 § TF förstås med handling framställning i skrift eller en bild samt upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Ett statligt arkiv kan alltså bestå handlingar i form såväl vanliga pappersdokument av av som fotografier, filmer, ljudupptagningar och inte minst databärare av elektronisk information magnetband, cd-rom och andra ADB-medier.

För sistnämnda handlingar gäller enligt tryckfrihetsförordningen den specialbestämmelsen att de utgör allmänna handlingar hos en myndighet endast om upptagningen den elektroniska informationen är - tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel myndigheten som själv utnyttjar för överföring i sådan form den kan läsas eller att annat sätt uppfattas. Även viss överföring tekniskt möjlig, om en är utgör vissa former av information ändå inte allmänna handlingar, nämligen myndigheten om enligt lag eller förordning saknar befogenhet att göra överföringen. Detta innebär att den elektroniska information finns viss som en databärare utgör allmän handling och således arkivhandling endast - om myndigheten har rätt att sammanställa informationen. Vissa uppgiftssammanställningar kan vara förbjudna begränsningar i sökgenom möjligheter och utgör alltså inte allmänna handlingar. Å andra m.m. sidan kan vissa sammanställningar utgöra allmänna handlingar trots att de aldrig har gjorts, nämligen det är tekniskt möjligt och tillåtet för om myndigheten att göra sammanställningama. Sådana icke existerande sammanställningar brukar kallas potentiella handlingar.

För elektronisk information gäller ytterligare specialregel. Om en uppgifter i t.ex. ett dataregister är tillgängliga för flera myndigheter som exempel kan nämnas kronofogdemyndighetemas terminalåtkomst till skatteregistret uppgifterna inkomna till samtliga - anses myndigheter som har sådan tillgång och uppgifterna utgör all-

följaktligen

männa handlingar hos dessa myndigheter. Enligt huvudregeln skulle därmed flera myndigheter arkivansvariga för uppgifter. Av vara samma arkivlagens bestämmelser framgår dock i sådana fall att skall handlingarna bilda arkiv endast hos myndigheterna, i första hand hos den en av myndighet som för huvuddelen upptagningen. I det nämnda svarar av exemplet blir alltså kronofogdemyndighetema inte arkivbildare för de uppgifter i skatteregistret de har tillgång till, detta

som utan åliggande

vilar någon myndigheterna inom

av skatteförvaltningen, dvs. en

skattemyndighet eller Riksskatteverket. Riksarkivet får enligt arkivförordningen meddela föreskrifter vilken myndighet skall bilda om som arkiv i de fall då flera myndigheter för ungefär lika delar svarar stora av upptagningen.

122 Behandling personuppgifter SOU 1999: 105

av m. m.

En liknande bestämmelse finns i 15 kap. 13 § sekretesslagen i fråga om skyldigheten för myndigheter att registrera allmänna handlingar. Där anges att om en upptagning för automatisk databehandling förs in i ett register som är tillgängligt för flera myndigheter för överföring i läsbar form som i det ovan nämnda fallet med kronofogdemyndig-

hetemas åtkomst till skatteregistret är endast den myndighet som gör

införingen registreringsskyldig. Kronofogdemyndighetema är således inte grund av terminalåtkomsten skyldiga att registrera de allmänna handlingar som utgörs av innehållet i skatteregistret.

Syftet med arkivbildningen

I arkivlagen slås fast att myndigheternas arkiv är en del av det statliga kulturarvet. Det i lagen angivna syftet med arkivbildningen är att myndigheters arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. I behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen inkluderas ett syfte med arkivbildningen som bör markeras särskilt. För en myndighet är nämligen det egna arkivet av grundläggande betydelse för hela verksamheten det kan sägas närmast utgöra myndighetens min-

nesbank och är alltså en nödvändig beståndsdel för att myndigheten

skall kunna fullfölja sina uppgifter.

2.6.2 Arkivvården och

arkivmyndighetemas uppgifter

En myndighet arkivbildaren har själv att svara för vården sitt

av arkiv. Arkivmyndigheterna skall primärt endast ha tillsyn över myndigheternas arkiv, men har också rätt att överta arkivmaterial från

en myndighet som står under dess tillsyn, vilket innebär att arkivmyndigheten även övertar ansvaret för materialet. Detta kan ske efter överenskommelse, exempelvis om en myndighet har ADB-material ingen

men lämplig förvaringslokal, eller efter ett ensidigt beslut arkivmyndig-

av heten, t.ex. grund av att arkivbildaren missköter arkivet. Dessutom skall arkivmyndighetema överta statliga myndighetsarkiv

om en myndighet upphör och dess verksamhet inte förs över till

en annan myndighet.

I den arkivbildande myndighetens vård ingår enligt arkivlagen främst att organisera arkivet så att rätten att ta del allmänna hand-

av lingar underlättas. Myndigheten skall även upprätta arkivbeskriv-

en ning och en arkivförteckning, skydda arkivet mot förstörelse och till-

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter 123

av m. m.

grepp m.m., avgränsa arkivet genom att rensa ut handlingar som inte skall arkiveras dvs. arbetsmaterial och inte utgör allmänna

- annat som handlingar samt verkställa föreskriven gallring se mer om gallring i

nästa avsnitt. Inom arkivvårdens område har Riksarkivet enligt arkiv-

förordningen långtgående föreskriftsrätt.

I arkivlagen finns även bestämmelser att arkivbildande

om en myndighet vid framställningen handlingar skall använda material och

av metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet arkivbeständighet.

av Riksarkivet har i föreskrifter Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd, RA-FS 1991:1, ändrad genom RA-FS 1997:4 uttalat att myndig-

heterna skall välja medium medel och metoder för Överföring och

lagring av information och databärare med beaktande att hand-

- av lingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas ett

tillfredsställande sätt. Detta har tidigare gällt främst val bl.a.

av papperskvalitet, men avser också annat, såsom databärare för elektronisk

information magnetband, cd-rom m.m..

Gallring

Vad är gallring

Huvudregeln enligt arkivlagen är att myndigheters arkiv skall bevaras. I

lagen slås dock också fast att allmänna handlingar får gallras. Med gall-

ring avses traditionellt att vissa handlingar sina

sorteras ut ur sammanhang och sedan förstörs. När det gäller gallring ADB-material inne-

av bär detta normalt att viss information raderas från databäraren, dvs. det

fysiska underlaget. Det är alltså inte egentligen fråga data-

om att bäraren skall förstöras, utan den kan efter radering informationen i

av vissa fall återanvändas. Detta är fallet med magnetband. För andra

t.ex. databärare, exempelvis cd-rom, gäller att informationen inte

samma sätt kan raderas från underlaget och i de fallen måste alltså det fysiska

underlaget förstöras.

Det är dock inte nödvändigt att den egentliga information finns

som på ett ADB-medium verkligen förstörs för det skall fråga

att vara om gallring. Tvärtom kan ett visst material gallras den elek-

genom att troniskt lagrade informationen överförs till pappersutskrift, varefter

en den raderas från ADB-mediet. Även alla uppgifter då fortfarande

om kan tyckas finnas kvar så har ofta olika sökmöjligheter eller

papper, möjligheter att göra sammanställningar eller kontroller handlingars

av autenticitet t.ex. elektroniska signaturer gått förlorade, vilket med-

- för att materialet har gallrats. Innebörden visst material har

av att ett gallrats, är alltså att möjligheten få fram information

att ur materialet

124 Behandling av personuppgifter m. m. SOU 1999: 105

på något sätt har försämrats. Definitioner begreppet gallring finns i

av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om framställning och hantering av upptagningar för automatisk databehandling RA-FS 1994:2.

Vad får gallras ur ett arkiv och när får det göras

Den möjlighet att genomföra gallring av allmänna handlingar föl-

som jer av arkivlagen är inskränkt genom att hänsyn vid gallringen skall tas till att arkiven utgör en del av kulturarvet. Det innebär att återstående arkivmaterial efter gallring skall kunna tillgodose rätten att ta del

av allmänna handlingar, behovet information för rättsskipningen och

av förvaltningen samt forskningens behov. Att gallring alls sker är viktigt av såväl ekonomiska skäl som integritetsskäl. När det gäller den ekonomiska aspekten är det främst kostnaden för förvaring och vård

av materialet som gör sig gällande. Från integritetssynpunkt kan det

vara viktigt för enskilda personer att känsligt material inte bevaras i onödan.

Integritetsaspekten gör sig särskilt gällande i fråga elektroniskt

om lagrad infonnation. En särskild bestämmelse finns i 12§ datalagen, som för flertalet av dagens statliga personregister skall tillämpas t.o.m. den 30 september 2001. Bestämmelsen innebär att personuppgifter

som kan hänföras till den som avses med uppgiften skall utgå

ur personregistret när uppgiften inte längre behövs med hänsyn till ändamålet med registret. Undantag görs i fall då uppgiften även därefter skall bevaras grund av bestämmelse i lag eller författning eller enligt

annan ett myndighetsbeslut har meddelats med stöd författning.

som av

Även i personuppgiftslagen finns

det generella gallringsbestämmelser. Enligt dessa bestämmelser får personuppgifter inte bevaras under längre tid än vad är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med

som behandlingen. Det finns dock ett undantag från denna regel, nämligen att personuppgifter får bevaras under längre tid det behövs för

om historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål. Dessutom

kan undantag från gallringsbestämmelsen göras i annan lag eller i förordning. I personuppgiftslagen markeras dessutom att tryckfrihetsförordningen gäller före lagen samt att lagen inte hindrar att myndigheter arkiverar eller bevarar allmänna handlingar. Det innebär i fråga register hos

om statliga myndigheter att om gallringsbestämmelser saknas i den särskilda registerlagstiftningen, så tillämpas bl.a. arkivlagens bestämmelser om gallring m.m.

En statlig myndighet kan inte hand avgöra vad skall

egen som gallras ur dess arkiv. Tvärtom får allmänna handlingar hos myndigheten gallras endast i enlighet med särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning, föreskrifter eller beslut Riksarkivet eller gall-

av ringsföreskrifter som har meddelats med stöd datalagen. Sistnämnda

SOU 1999: 105 Behandling personuppgifter 125

av m. m.

föreskrifter avser endast personregister i datalagens mening. För

personregister gäller den särskilda regeln att Riksarkivet skall samråda med Datainspektionen innan gallringsföreskrifter eller beslut gall-

om ring ur ett sådant register meddelas.

Oavsett om gallringsbestämmelser finns i lag, förordning, föreskrifter eller i särskilda beslut omfattar de regelmässigt såväl vilka handlingar som får gallras när det får eller skall ske. För statliga

som personregister som regleras i författning finns vanligen gallringsbestämmelser i registerförfattningama. Dessa bestämmelser kompletteras dock ofta av föreskrifter från Riksarkivet. För statliga personregister

som förs med stöd av tillstånd av Datainspektionen finns ofta bestämmelser om gallring i tillståndsbesluten.

SOU 1999: 105 Register hos Skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 127

3 hos

exekutionsväsendet och Tullverket

Användningen av automatisk databehandling har stadigt ökat inom all statlig verksamhet sedan 1970-talet och därmed också användningen

av personregister i den mening som avses i datalagen 1973:289. Detta kapitel innehåller en redogörelse för gällande bestämmelser de

om automatiserade register som används inom skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter. Sådana register

kan grovt delas in i två register inrättats efter beslut riksdagen

grupper: som av eller regeringen s.k. statsmaktsregister och register förs med stöd

som av tillstånd enligt datalagen. Framställningen tar sikte samtliga de register som omfattas av våra direktiv, men tyngdpunkten ligger de större författningsreglerade registren.

3.1 i beskatt-

l Allmänt om

beskattningsverksamheten

Skatteförvaltningen består Riksskatteverket, är chefsmyndighet,

av som samt tio regionala skattemyndigheter. Vid de regionala myndigheterna finns det avdelningar, enheter och skattekontor. Skatteförvaltningen

ansvarar för frågor skatter, socialavgifter och pensionsgrundande in-

om komst, folkbokföring, vissa brottsutredningar samt val och folkomröstningar. Grundläggande bestämmelser verksamheterna finns i

om förordningen 1990:1293 med instruktion för skatteförvaltningen.

Den del av skatteförvaltningens verksamhet rör frågor skat-

som om ter och avgifter, fastighetstaxering samt fastställande pensionsgrund-

av ande inkomst, kan med term benämnas beskattningsverk-

en gemensam samhet. Den verksamheten är mycket komplex och innefattar tillämpning av ett mycket stort antal lagar reglerar bl.a. skattskyldighet

som samt förfarandet vid fastställande underlag för och bestämmande

128 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

och betalning av skatter och avgifter. Nedan följer en summarisk beskrivning av verksamheten.

Inkomstskatter, socialavgifter och källskatt m.m.

Av kommunalskattelagen 1928:370 framgår att fysiska personer och dödsbon skall betala kommunal inkomstskatt för inkomst av tjänst och näringsverksamhet. Enligt lagen 1947:576 om statlig inkomstskatt skall de vidare erlägga statlig inkomstskatt nämnda inkomster jämte inkomst av kapital. Juridiska personer skall i den utsträckning som framgår av sistnämnda lag betala statlig inkomstskatt för inkomst av näringsverksamhet. Förfarandet med bestämmande och betalning av de nu nämnda skatterna har sin grund i det underlag för beskattningen som utgörs av självdeklarationer som ges in av de skattskyldiga samt kontrolluppgifter som ges av andra, t.ex. arbetsgivare, allmänna försäkringskassor och banker, enligt lagen 1990:325 om självdeklarationer och kontrolluppgifter. Förfarandet hos skattemyndighetema vid fastställande av underlaget för skatteuttag regleras i taxeringslagen 1990:324, medan bestämmelser om förfarandet med bestämmande, betalning och redovisning av skatterna finns i skattebetalningslagen 1997:483. Utöver de ovan nämnda skatterna tillämpas i princip samma förfaringssätt skatter enligt bl.a. lagen 1997:323 statlig för-

om mögenhetsskatt och lagen 1984: 1052 statlig fastighetsskatt.

Vid sidan av de nämnda skatterna finns det ett stort antal andra skatter som regleras i särskild lagstiftning. Som exempel kan nämnas skatt enligt lagen 1991:586 särskild inkomstskatt för utomlands bosatta

om samt lagen 1941:416 om arvsskatt och gåvoskatt. För dessa skatter gäller även särskilda förfaringssätt vid fastställande underlag för

av samt bestämmande och uttag av skatterna.

Den som är arbetsgivare, och i vissa fall uppdragsgivare, skall enligt lagen 1981:691 om socialavgifter erlägga arbetsgivaravgifter den ersättning för arbete som betalas ut till anställda eller uppdragstagare. Arbetsgivare är även skyldiga att göra skatteavdrag för sina anställda när ersättningen betalas ut till dem. Det innebär att arbetsgivaren skall redovisa de anställdas preliminära inkomstskatter och betala dessa till skattemyndighetema. Sådant skatteavdrag görs vanligen med stöd av fastställda skattetabeller. Förfarandet för bestämmande, betalning och redovisning arbetsgivaravgiftema och skatteavdragen regleras i

av skattebetalningslagen. Arbetsgivare skall varje månad lämna skatte-

en deklaration till skattemyndighetema, vilken skall framgå den

av sammanlagda ersättning för vilken arbetsgivaren är skyldig att göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter. I samband med skattedek-

att en laration ges skall arbetsgivaren betala de skatter och arbetsgivar-

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 129

avgifter som följer av deklarationen. Redovisningen av inbetalningar m.m. sker genom ett för varje arbetsgivare särskilt skattekonto.

Efter varje beskattningsår gör skattemyndigheterna en avstämning mellan de skattebeslut som har fattats för arbetsgivare avseende gjorda skatteavdrag och de skattskyldigas arbetstagarnas självdeklarationer och kontrolluppgifter. Den enskilde arbetstagaren får därefter ett skattebeslut som kan innebära återbetalning när arbetsgivaren har betalat för mycket preliminär skatt eller ett betalningskrav när prelirninärskatten är för lågt beräknad. Även redovisningen arbetstagares skatter

av görs numera ett för varje person särskilt skattekonto.

Mervärdesskatt och punktskatter m.m.

Den som yrkesmässigt omsätter varor eller tjänster som är skattepliktiga är enligt mervärdesskattelagen 1994:200 skyldig att betala mervärdesskatt, moms, till staten. Skyldigheten att betala inträ-

moms der normalt när varan har levererats eller tjänsten har tagits i anspråk och kan därför komma att gälla i flera led, dvs. skyldigheten att betala moms vid försäljning av ett visst föremål uppstår varje gång föremålet säljs yrkesmässigt. Beskattningsunderlaget utgörs värdet den sål-

av av da varan eller den tillhandahållna tjänsten. Momsskyldigheten innebär emellertid inte endast en skyldighet för en näringsidkare att betala moms vid försäljning av varor eller tjänster utgående skatt, utan även en rätt att få tillbaka den moms som ingår i ersättningen vid köp av varor eller tjänster i verksamheten ingående skatt.

Bestämmelser om förfarandet vid bestämmande och betalning

av moms finns i skattebetalningslagen. Den är skyldig att betala

som moms skall normalt varje månad lämna de uppgifter behövs för

som beskattningen i skattedeklaration, tillsammans med uppgifter

en om arbetsgivaravgifter och gjorda skatteavdrag. I samband med att skattedeklarationen in skall den skattskyldige betala skillnaden mellan

ges den utgående och ingående skatten. När den ingående skatten överstiger den utgående skall skattemyndigheterna i stället återbetala mellanskillnaden.

För ett flertal produkter eller tjänster tas särskilda punktskatter eller avgifter ut, bl.a. enligt lagen 1994:1563 tobaksskatt, lagen

om 1994:1564 om alkoholskatt och lagen 1994:1776 skatt

om energi. Sammantaget regleras uttag punktskatter och prisregleringsav-

av gifter i ett femtiotal olika lagar. I dessa lagar även hur skatten

anges beräknas. Som exempel kan nämnas lagen tobaksskatt där det

om anges att skatt cigaretter tas ut med ett viss belopp cigarett samt med

per en viss procent av detaljhandelspriset. Skattskyldig är enligt den lagen

5 19-1588SkattTullExekutionNormer

130 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

bl.a. den som är godkänd som upplagshavare till följd av yrkesmässig tillverkning, import eller lagring av cigaretter.

Förfarandet vid uttag av skatterna regleras i lagen 1984:151 om punktskatter och prisregleringsavgifter, dock gäller lagen inte de skatter och avgifter som enligt bestämmelser i materiell lagstiftning skall erläggas till Tullverket. Skatteredovisningen görs i särskilda deklarationer som normalt skall ges in till beskattningsmyndigheten varje månad. Till skillnad mot vad som gäller för inkomstskatter, socialavgifter och moms m.m., handläggs frågor om punktskatter centralt för hela landet vid det särskilda skattekontoret i Ludvika. Beskattningsmyndighet är alltså Skattemyndigheten i Gävle, till vilken kontoret hör.

Revision och annan kontrollverksamhet

De allra flesta beskattningsbeslut fattas skattemyndig-

m.m. som av heterna grundar sig helt på de underlag för beskattning som ges in från skattskyldiga och andra, dvs. självdeklarationer, skattedeklarationer och kontrolluppgifter m.m. Myndigheterna godtar underlagen utan några ändringar efter en summarisk i vissa fall maskinell granskning

- utan några egentliga kontrollinsatser. I de fall ändringar görs i underlaget sker det ofta efter att fel eller tveksamheter har upptäckts vid maskinella eller manuella genomgångar deklarationer, varefter

av nya underlag kan fastställas efter kommunicering med de skattskyldiga utan ytterligare insatser.

Skattemyndighetema företar dock regelmässigt även djupgå-

mer ende kontroller av de underlag inkommer till skattemyndighetema

som och i vissa fall på grund att underlag helt saknas. Enligt taxerings-

av lagen får Skattemyndighetema förelägga den är eller kan antas

som vara skattskyldig att lämna uppgifter eller visa handlingar behövs

upp som för kontroll av att uppgifter i beskattningsunderlaget är riktiga. Ett sådant föreläggande får i vissa fall förenas med vite. Skattemyndigheterna kan även besluta taxeringsrevision för att kontrollera

om att deklarations- och uppgiftsskyldighet har fullgjorts riktigt och

annan fullständigt samt för att inhämta uppgifter betydelse för kontroll

av av någon annan än den skattskyldige revideras.

som

Motsvarande bestämmelser i taxeringslagen revision och

som om andra kontrollåtgärder, finns i fråga och arbetsgivaravgifter

om moms respektive punktskatter m.m., i skattebetalningslagen respektive lagen

om punktskatter och prisregleringsavgifter.

När skattemyndigheterna genomför revisioner eller andra kontrollåtgärder enligt bl.a. taxeringslagen, skattebetalningslagen lagen

samt om punktskatter och prisregleringsavgifter, tillämpas bestämmelserna i lagen 1994:466 särskilda tvångsåtgärder i beskattningsförfaran-

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 131

det. Enligt den lagen får revision företas i den reviderades lokaler även utan dennes medgivande och i vissa fall även utan att den reviderade har underrättats om att revision skall ske. Vid sådan revision får handlingar eftersökas och omhändertas för granskning. Med handlingar avses även tekniska upptagningar som t.ex. dataprogram.

Fastighetstaxering

Fastighetstaxering utgör en särskild del av beskattningsverksamheten. Målet för fastighetstaxeringen är att fastställa och tillhandahålla information om taxeringsvärde för landets ca. 3 miljoner fastigheter. Taxeringsvärdet utgör sedan underlag för uttag av fastighetsskatt, men ett taxeringsvärde skall fastställas även för fastigheter som är skattebefriade. Indelningen i taxeringsenheter, de taxeringsvärden för fastigheter som åsätts vid fastighetstaxeringen samt de egenskapsuppgifter som samlas in vid taxeringen används inom många verksamhetsområden. Hänvisning till fastighetstaxeringsuppgifter finns bl.a. i folkbokföringslagen 1991:481. Uppgifterna används även inom verksamhetsområden inte är författningsreglerade. Huvudsakligen gäller detta vid

som fastighetsvärdering, kreditupplysning och kreditgivning, försäljning av fastigheter, fysisk planering, samt framställning av statistik.

En förutsättning för fastighets taxeringsvärde skall bli korrekt

att en är att den basinformation som ligger till grund för taxeringsbesluten motsvarar de verkliga förhållandena fastigheterna. Allmän fastighetstaxering äger därför rum vartannat år, men fördelat så sätt att lantbruksenheter taxeras vart sjätte år, småhus vart sjätte år samt hyreshusenheter m.m. vart sjätte år. För fastigheter vilka det har skett väsentliga förändringar, t.ex. tillbyggnad, sker dock omtaxering årligen särskild fastighetstaxering. Sedan 1996 utgörs underlaget för taxeringen av en fastighet av ett taxeringsförslag som fastighetsägaren får från Skattemyndigheten och som kommer att utgöra taxeringsbeslutet om fastighetsägaren inte har några invändningar.

Brottsutredande verksamhet

Den 1 juli 1998 trädde lagen 1997:1024 skattemyndighetemas

om medverkan i brottsutredningar i kraft. Enligt den lagen får skattemyndigheter medverka i förundersökning avseende brott enligt bl.a. skattebrottslagen 1971 :69 samt bedriva viss spanings- och utredningsverksamhet. I normalfallet leds skattemyndighetemas arbete i för-

en undersökning av en åklagare, men i fråga om brott inte kan antas

som föranleda annan påföljd än böter får skattemyndighetema, även utan

132 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

åklagares begäran om biträde, egen hand utreda brottslighet om den misstänkte kan antas erkänna gärningen.

Verksamhetens omfattning och behovet av datorstöd

För att exemplifiera omfattningen av skatteförvaltningens verksamhet kan nämnas några uppgifter som avser verksamhetsåret 1998. Skattemyndighetema hanterade det året 3,8 miljoner momsdeklarationer och 7,3 miljoner självdeklarationer. Efter granskning ändrades 87 000 momsdeklarationer och 375 000 självdeklarationer. Antalet registrerade arbetsgivare var 289 000 vid utgången av året och med uppgifter från dessa fattades 405 000 fastställelsebeslut avseende källskatt och arbetsgivaravgifter. Det totala skatteutfallet, inklusive socialavgifter, uppgick för 1998 till 975 miljarder kronor.

Av verksarnhetsbeskrivningen ovan framgår att skatteförvaltningens beskattningsverksamhet förutsätter att det finns möjlighet att samla in och behandla stora mängder uppgifter från enskilda och företag, bl.a. deklarationer och kontrolluppgifter. Dessutom behöver skattemyndigheterna uppgifter från andra myndigheter, t.ex. om olika tillstånd och bidrag m.m. som företag eller enskilda beviljats eller uppgifter de

som lämnat för att få sådan förmån.

Med hänsyn till mängden uppgifter skattemyndigheterna häm-

som tar in är tillgången till datorer i ärendehanteringen nödvändig för

att en snabb och effektiv handläggning skall kunna uppnås eller vidhållas. Med hjälp av automatisk databehandling kan skattemyndigheterna ta emot uppgifter via t.ex. fasta uppkopplingar, modem eller diskett. Dessutom möjliggörs maskinella beslut. Registreringen uppgifter i

av datoriserade skatteregister medför att grundläggande beslut årlig

om taxering i sådana fall där självdeklaration godtas utan avvikelse kan

en fattas direkt på automatiserad väg. Även andra beslut, såsom beslut

om pensionsgrundande inkomst och underlag för beräkning egenavgifter

av samt debiteringsbeslut, kan fattas maskinellt. Skatteförvaltningen har således ett stort behov väl fungerande datorsystem och rutiner

av för att klara den masshantering ärenden förekommer hos myndig-

av som heterna.

Det är även skattemyndighetemas uppgift att till att taxerings-

se ärenden och andra ärenden blir tillräckligt utredda. Arbetet innefattar därför granskning och kontroll ett omfattande material. För

av att skattemyndigheterna skall klara de rationaliseringskrav ställs

som kontrollverksarnheten, tas datorsystemen därför till hjälp i så

stor utsträckning som möjligt för att bl.a. få ett urval kontrollvärda objekt.

av Även i kontrollverksarnheten finns

därför behov av effektiva datorlösningar.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 133

3.1.2 Skatteregister

Alltsedan början av 1970-talet har ett förbättrat datorstöd hos skattemyndighetema varit ett viktigt inslag i reformarbetet inom taxeringsoch uppbördsområdena. Riksdagen beslutade 1975 riktlinjer för om en taxeringsorganisation i första instans, innebar bl.a. att uppgifter i som självdeklarationer och kontrolluppgifter skulle ADB-registreras. Enligt principbeslutet skulle vidare ett centralt organisationsregister till stöd för företagsbeskattningen byggas Detta register skulle innehålla upp. alla juridiska personer som driver rörelse och alla fysiska personer som har någon anställd eller driver rörelse. Samma år beslutade rikssom dagen om riktlinjer för ett fortsatt utvecklingsarbete med det datornya systemet för folkbokföring och beskattning. Systemet skulle enligt beslutet bygga på en blandad regional och central registerföring. Under senare delen av 1970-talet togs ytterligare regerings- och riksdagsbeslut i syfte att utveckla datorsystemet. Samtidigt datorsystemet utvecklades, diskuterades de intesom gritets- och sekretessfrågor samt övriga säkerhetsfrågor förknipsom är pade med användning av datorer inom skatteförvaltningen. Det fastslogs att det från integritetsskyddssynpunkt angeläget registervar att föringen hos skatteförvaltningen klart skulle redovisas och i avgränsas författning. Så långt möjligt borde regleringen ske i lagform prop. 1979/80:146 18. Den 1 juli 1980 trädde sålunda

s. skatteregisterlagen

1980:343 i kraft. Lagen kompletterades med skatteregisterförordningen 1980:556 innehåller föreskrifter bl.a. utlämnande som om av uppgifter från registren till myndigheter utanför beskattningsområdet.

Tillämpningsområde och ändamål

Genom skatteregisterlagen regleras de fortlöpande register förs

som

inom skatteförvaltningen med datorstöd. Skatteregisterlagen omfattar

inte sådan specialinriktad registerföring kan behövas för datorisesom rade bearbetningar i samband med särskilda kontrollaktioner och inte heller datoriserade register utan personorienterad information, som an vänds vid framställning statistik. av

Skatteregisterlagen medger att det inom skatteförvaltningen

förs ett centralt skatteregister för hela riket och regionalt skatteregister ett för varje region. Registren får föras endast för vissa i lagen preciserade ändamål. Vid skatteregisterlagens tillkomst bestämdes dessa ändamål utifrån registrens två huvudsakliga funktioner. Skatteregistren skulle vara ett hjälpmedel vid inkomst- och förmögenhetstaxeringen samt vid bestämmande och uppbörd inkomst- och förmögenhetsskatt av m.fl. skatter och avgifter. De skulle också underlätta planeringen, samord-

134 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

ningen och uppföljningen av revisions- och kontrollverksamheten inom i huvudsak hela beskattningsornrådet. Dessutom skulle vissa basuppgifter m.m. tillhandahållas, främst i fråga om företag.

Det förutsattes att skatteregistren i framtiden skulle komma att användas även för andra ändamål prop. 1979/80: 146 s. 26 och 42. Bland annat ansågs det naturligt att kronofogdemyndighetema skulle få tillgång till uppgifterna i skatteregistren i den mån de skulle behövas för indrivningsverksamheten. En sådan utvidgning ändamålet med

av skatteregistren skedde 1982, då det bestämdes att det centrala skatteregistret skulle användas även för utredningar i kronofogdemyndighetemas exekutiva verksamhet. I förarbetena till den lagändringen prop. 1981/82:l60 s. 7 uttalade departementschefen bl.a. att indrivningen av skatter och avgifter hör mycket nära ihop med den direkta beskattningsverksamheten och att det i princip inte finns några bärande skäl att motsätta sig att kronofogdemyndighetema ett enkelt och

genom smidigt förfarande får tillgång till uppgifterna i skatteregistren för utredningsändamål. Genom en registeråtkomst detta sätt skulle möjlighet skapas att förenkla och förbättra kronofogdemyndigheternas rutiner vid efterforskning av gäldenäremas tillgångar.

Ändamålskatalogen har därefter utökats ytterligare, dock i stort sett utan att det huvudsakliga användningsområdet för skatteregistren förändrats. Bland senare ändringar kan närrmas att skatteregistren

numera får användas vid gäldenärsutredningar enligt lagen 1993:891 in-

om drivning av statliga fordringar

m.m.

Registeransvar

Enligt datalagen är den registeransvarig för verksamhet ett

vars personregister förs, om han eller hon förfogar över registret. I skatteregisterlagen pekas inga myndigheter direkt registeransvariga. Där-

ut som emot anges det att Riksskatteverket förfogar över det centrala registret och att skattemyndighetema förfogar över det centrala registret såvitt gäller uppgifter som hänför sig till regionen samt över det regionala

registret för regionen.

Detta innebär att Riksskatteverket är registeransvarigt för

det centrala skatteregistret i dess helhet, medan skattemyndighetema för

var sig ansvarar för registret i fråga uppgifter hänför sig till regio-

om som nen. För det centrala registret är ansvaret alltså delat. Skattemyndigheterna är registeransvariga även för de regionala register förs

som av respektive myndighet, medan Riksskatteverket inte har något formellt ansvar för dessa register.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 135

Det centrala skatteregistrets innehåll

Innehållet i det centrala skatteregistret regleras i 5-7 §§ skatteregisterlagen. I 5 och 6 §§ anges vilka uppgifter som registret skall innehålla, medan 7 § reglerar de uppgifter som registret därutöver får innehålla. Innehållet är preciserat i bestämmelserna, utan att det alltid exakt

men anges vilka uppgifter som skall eller får registreras. Det finns således en möjlighet att i administrativ ordning föreskriva mindre avvikelser från lagens bestämmelser liksom närmare föreskrifter inne-

att ge om hållet.

Obligatoriska uppgifter

I 5 § skatteregisterlagen räknas de uppgifter avseende fysiska

personer upp som alltid skall finnas i registret. Hit hör de vanliga identifikationsuppgiftema om namn, adress och personnummer samt vissa andra uppgifter, t.ex. civilstånd och nationalitet. Personnummer för bl.a. make och hemmavarande barn skall också anges, liksom uppgifter

om pensionsförhållande, tillhörighet till svenska kyrkan och registrering i sjömansregistret m.m. Vidare finns uppgifter registrering enligt

om skattebetalningslagen och om vilket sätt den preliminära skatten skall betalas. Uppgifterna skall föras för varje fysisk är

person som folkbokförd i Sverige för personer under 18 år finns dock vissa

särbestämmelser och för annan fysisk det behövs för be-

- person om skattning i riket.

De uppgifter som skall införas för juridiska i 6 §

personer anges skatteregisterlagen. I princip motsvarar de den uppgifter är

typ av som obligatoriska för fysiska Vad registreras är bl.a.

personer. som uppgifter om organisationsnummer, firma, adress, säte regi-

m.m. samt strering enligt skattebetalningslagen.

Uppgifter som får finnas i registret

I 7 § skatteregisterlagen regleras i ett antal punkter vilka uppgifter

som får införas i det centrala skatteregistret utöver de obligatoriska

uppgifterna enligt 5 och 6 §§. Bestämmelsen möjliggör registrering fler

av och mer detaljerade och i vissa fall integritetskänsliga

- mer - uppgifter är nödvändiga för beskattningen och behövs för

som som att skattemyndighetema skall kunna bedriva effektiv kontrollverksam-

en het.

Registret får innehålla vissa uppgifter ägandeförhållanden i få-

om mansbolag och andra liknande bolag, liksom uppgifter företags-

om ledare i dessa företag punkten 1. Registret får också innehålla andra

136 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

uppgifter som näringsidkare har lämnat om sin näringsverksamhet. Det kan röra sig om t.ex. uppgifter om antalet anställda och deras personnummer punkten 10, omsättningen i näringsverksamheten punkten 17, vissa uppgifter om koncerner punkten 22 eller uppgifter om ingående och utgående mervärdesskatt m.m. punkten 24. För näringsidkare får det även finnas uppgifter om s.k. mervärdesskattegrupper punkten 30.

Registret får vidare innehålla uppgifter som lämnats i självdeklaration och kontrolluppgifter punkterna 7 och 12. Från kronofogdemyndigheten hämtas uppgifter om att en fordran har registrerats någon, om indrivningsresultat och om beslut om konkurs, skuldsanering eller likvidation m.m. punkten 9. Det centrala skatteregistret får också innehålla uppgifter om bank- och postgironummer för näringsidkare, fastighetsinnehav, bosättningsland samt adress och telefonnummer till ombud m.m. punkterna 11, 13, 15, 21 och 23.

Vissa uppgifter hämtas från andra myndigheter till det centrala skatteregistret, bl.a. uppgifter om fordonsinnehav från det centrala bilregistret punkten 19, om styrelseledamöter och verkställande direktör m.m. från aktiebolagsregistret punkten 25, om utskänkningstillstånd från Alkoholinspektionen punkten 26, beslut arbetsmarknads-

om om politiska åtgärder från länsarbetsnämnder punkten 27, om import och export m.m. från Tullverket punkten 28 samt om försäkring mot kostnader för sjuklön från Riksförsäkringsverket punkten 29. Uppgifterna har betydelse dels för att ta fram kontrollvärda förhållanden vid de maskinella urvalskontrollema, dels för att skattemyndighetema skall kunna fånga upp även sådana företag som bedriver verksamhet

men som aldrig lämnar uppgift detta till Skattemyndigheten, s.k.

om nonfilers. Sådana företag kan förekomma i andra myndigheters register i anledning av ansökan om bidrag eller tillstånd olika slag.

Det centrala skatteregistret får vidare innehålla uppgifter skatte-

om myndigheters åtgärder och beslut, bl.a. uppgifter avslutad revision

om och annat besök eller Sammanträffande i anledning kontrollverk-

av samhet punkten 2. Uppgifter revisionsresultat är i hög grad

om integritetskänsliga och det kan ibland efter fortsatt utredning be-

av skattningsfrågan visa sig att de inte korrekta. Därför får endast

var vissa uppgifter om revisionen registreras. För varje sådan åtgärd får

anges tid, art, beskattningsperiod, skatteslag, myndighets beslut be-

om loppsmässiga ändringar skatt eller underlag för skatt med anledning

av av åtgärden samt uppgift huruvida bokföringsskyldighet har full-

om gjorts. Registret kan också innehålla uppgifter tid för och art

om av planerad eller pågående revision punkten 14 samt resultat

m.m. av bruttovinstberäkning och annan skönsmässig beräkning punkten 18.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 137

Vidare får registret innehålla ett flertal uppgifter som behövs för bestämmande och redovisning av skatt, t.ex. innehav skattsedel

av punkten 3, maskinellt framställda förslag till beslut beskattning

om punkten 4, ansökan om och beslut om anstånd punkten 5, uppgifter om beslut om beskattning med undantag för skälen för beslutet,

uppgifter om utmätning enligt skattebetalningslagen punkten 8, uppgifter för beräkning av skattereduktion i vissa fall punkten 20 samt

uppgifter om uppskovsbelopp vid andelsbyten eller andelsöverlåtelser inom koncerner punkterna 31 och 32. I registret får även finnas

uppgifter om avgiftsskyldighet till annat registrerat trossamfund än svenska kyrkan punkten 33.

Slutligen får det centrala skatteregistret innehålla administrativa och tekniska uppgifter som behövs för beskattningen punkten 6. Med detta avses uppgifter som i första hand hänför sig till myndigheternas verksamhet och inte till den skattskyldige. En uppgift kan

vara av administrativ eller teknisk natur endast den från integritetssynpunkt

om framstår väsentligen utan betydelse.

som

De regionala skatteregistrens innehåll

De regionala registren får enligt ll § skatteregisterlagen innehålla vissa uppgifter som hänför sig till respektive myndighets region. Det är

uppgifter om en fysisk eller juridisk identitet, beskattningsår eller

persons annan redovisningsperiod, ärendebeteckning eller ärendemening, beteckning på en handling eller uppgift att handling inte finns i

om en registret, uppgifter omprövning eller överklagande ärende hos

om av ett myndigheten, domstols beslut samt administrativa och tekniska

uppgifter.

Sedan 1995 får de regionala registren även innehålla handlingar som kommit eller upprättats i ett ärende hänför sig till regionen.

som Grunden för det var införandet ett system inom skatteförvaltningen

av med elektronisk ärendehantering. Regeringen anförde i motiven till lagändringen att det utnyttjande datorstöd har blivit möjligt

genom av att effektivisera delar av ärendehanteringen och att det finns skäl så

att långt som möjligt ta till de rationaliseringsmöjligheter dator-

vara som tekniken erbjuder prop. 1994/95:93 21 ff.. Innebörden de

s. av att regionala registren skulle få innehålla handlingar enligt regeringen

var att den pappersbaserade ärendehanteringen skulle kunna med

ersättas elektroniska dokument och akter. En elektronisk akt skall kunna innehålla alla handlingarna i ett ärende. Det betyder de beslut och andra

att handlingar som upprättas i elektronisk form skattemyndighetema, de

av deklarationer lämnas in i elektronisk form till myndigheterna

som samt de inkomna pappersbaserade handlingar bildfångas, dvs. avbildas

som

138 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

elektroniskt, kan lagras i en elektronisk akt. Det leder i sin tur till att akterna och därmed de regionala registren kan komma att innehålla

- känsliga personuppgifter, särskilt bildfångst handlingar innebär

som av att alla uppgifter i en handling registreras oavsett hur känslig en uppgift är. I sina överväganden fann regeringen därför att det krävs åtgärder för att tillgodose behovet av skydd för enskildas personliga integritet. Sådana åtgärder vidtogs genom att det infördes särskilda begränsningar för terminalåtkomst till de regionala registren samt begränsningar i tilllåtna sökbegrepp vid sökning i de elektroniska akterna det

se mer om nedan.

Rätt att få uppgifter från skatteregistren

Av integritetshänsyn har innehållet i skatteregistren reglerats så

noggrant som möjligt. Det har från integritetsskyddssynpunkt dock ansetts vara av minst lika stor betydelse att reglera tillgången till uppgifterna. Riskerna för att uppgifterna blir tillgängliga inom alltför vid krets

en har man således försökt eliminera.

Bestämmelser som reglerar tillgången till uppgifterna finns i skatte-

registerlagen och skatteregisterförordningen samt i sekretesslagen

1980:100. Det finns anledning att skilja på uppgifterna skall

om användas inom skatteområdet eller de skall utbytas mellan skatteom-

om rådet och något annat verksamhetsområde. I samband med skatteregisterlagens tillkomst anförde departementschefen bl.a. att utgångspunkten i fråga om utbyte av uppgifter mellan myndigheter och Verksamhetsgrenar inom skatteområdet, bör vara att utlämnande skall ske uppgifterna

om behövs för verksamheten prop. 1979/802146 26 f.. Detta bör alltså

gälla även i fråga om uppgiftsutbyte mellan skattemyndighetema och

t.ex. Tullverket som administrerar bl.a. mervärdesskatt vid införsel. Departementschefen uttalade vidare följande.

Det är sålunda enligt min mening naturligt att även i detta avseende be-

trakta skatteområdet som en enhet... De skattskyldiga torde också i all-

mänhet vara väl införstådda med att ett utbyte information sker inom

skatteförvaltningen.

Den omständigheten att verksamheten skatteområdet är uppdelad

på flera myndigheter och organisatoriska enheter bör alltså inte lägga hin-

der i vägen för ett uppgiftsutbyte behövs för att verksamheten skall

som

kunna bedrivas ett rationellt och effektivt sätt.

Indrivningen av skatter och avgifter hör också nära ihop med den

direkta beskattningsverksamheten. Redan i dagsläget får kronofogdemyn-

digheterna en mängd uppgifter från skattemyndighetema behövs för

som

indrivningsverksamheten. Det är enligt min mening naturligt krono-

att

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 139

fogdemyndighetema i framtiden kan få tillgång även till uppgifterna i de

nya skatteregistren i den mån de behövs i indrivningsverksamheten.

Vad sedan gäller utbyte av uppgifter i övrigt mellan skatteornrådet och

annat verksamhetsområde bör utgångspunkten vara en annan. De enskilda

medborgarna bör normalt kunna utgå från att uppgifter av känslig natur

som lämnas för viss verksamhet inte används också för annan verksamhet.

Ett uppgiftsutbyte i sådana fall skulle av många kunna upplevas som otill-

börligt. Detta talar för att man bör inta en restriktiv hållning när det gäller

sådant uppgiftsutbyte. Å andra sidan måste informa-

man beakta dels att

tionsutbyte mellan myndigheter kan minska den enskildes uppgiftsläm-

nande och statsförvaltningens kostnader, dels att sådant utbyte kan möj-

liggöra angelägna kontroller. Vid den intresseavvägning som således mås-

te ske bör man... inte tillåta uppgiftsutbyte i andra fall än då intresset av

utlämnande klart bedöms väga över risken för otillbörligt integritets-

intrång. Därvid måste man beakta bl.a. hur pass nära de ifrågavarande

verksamhetsområdena ligger varandra, i vilken mån uppgifterna är sek-

retesskyddade hos den mottagande myndigheten samt om det finns möj-

lighet att i förväg underrätta de enskilda om uppgiftsutbytet.

Informationsflödet är således friare inom skatteområdet än mellan det området och andra verksamhetsområden. Detta återspeglar sig framför allt i den omfattning som skattemyndigheter respektive kronofogdemyndigheter har terminalåtkomst till uppgifter i skatteregistren.

Terminalåtkomst

Terminalåtkomst till det centrala skatteregistret

Utgångspunkten för regleringen terminalåtkomst till det centrala

av skatteregistret är att uppgifterna får finnas tillgängliga via terminal

endast i den mån behovet att snabbt och enkelt få tillgång till uppgift-

av erna väger tyngre än den risk från integritetssynpunkt som terminalåtkomst anses medföra jfr 1979/801146 47. Terminalåtkomst

prop. s. till uppgifter i registret får enligt 10 § skatteregisterlagen i princip medges endast för de ändamål för vilka registret är avsett, dvs. för skattemyndighetemas beskattningsverksamhet och kronofogdemyndighetemas exekutiva verksamhet.

Riksskatteverket har terminalåtkomst till det centrala skatteregistret i dess helhet, medan vissa begränsningar gäller för skattemyndigheter och kronofogdemyndigheter. Att märka är att Tullverket saknar terminalåtkomst till skatteregistren trots att även den myndigheten bedriver

beskattningsverksamhet.

140 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

De regionala skattemyndigheterna har terminalåtkomst till samtliga typer av uppgifter som finns i det centrala skatteregistret, men åtkomsten är till stor del begränsad till sådana uppgifter som hänför sig till respektive region. För ett flertal uppgifter av mindre integritetskänslig

samtliga uppgifter enligt 5 och 6 §§ skatteregisterlagen mednatur - ges dock riksåtkomst. Detsamma gäller sådana uppgifter enligt 7 § där praktiska skäl talar för terminalåtkomst.

För att effektivisera kontrollverksamheten har skattemyndighetema fr.0.m. den l juli 1997 i ett avseende fått omfattande riksåt-

en mer komst. Vid och inför en revision har en skattemyndighet numera terminalåtkomst till uppgifter ett företags delägare är bosatt i

om som en annan region än den där det reviderade företaget beskattas. I motiven till lagändringen uttalades att revisorn inför revision av ett företag har behov av att kunna granska även bolagets delägare i syfte att undersöka eventuella transaktioner mellan bolaget och dess delägare prop. 1996/97:1 16 s. 60. Om delägarna är bosatta i ett annat län än där bolaget har sitt säte har revisorn inte terminalåtkomst till samtliga uppgifter bolagets

om delägare. Genom att utöka terrninalåtkomsten vid revisioner till

att omfatta även delägare som är bosatt i annat län än det där bolaget beskattas kan arbetet med revisioner underlättas. Begränsningen i åtkomsten kan utnyttjas av näringsidkare som har för avsikt att missbruka systemet. Med hänsyn till att skatteförvaltningens datorsystem har ett behörighetssystem som utnyttjas på så sätt att begränsar åtkomsten till uppgifterna i

man registret till endast de tjänstemän har behov uppgifterna, ansåg

som av regeringen att något hinder från integritetssynpunkt inte kunde

anses föreligga mot att tillåta revisorer att terminalåtkomst även till uppgifter om ett bolags delägare som är bosatt i ett annat län.

Kronofogdemyndighetema har inte terminalåtkomst till samtliga typer av uppgifter som finns i det centrala skatteregistret, utan åtkomsten begränsas till uppgifter i 5 och 6 §§ samt vissa uppgifter i

som avses 7 § skatteregisterlagen. Det gäller då sådana uppgifter kronofogde-

som myndigheterna behöver för att ett tidigt stadium kunna skaffa sig

en överblick över en gäldenärs ekonomiska intressen i olika bolag,

t.ex. uppgifter om ägarförhållande i fåmansbolag 7 § 1. Vidare gäller det uppgifter som underlättar för kronofogdemyndigheten i övrigt in-

att formera sig gäldenärens betalningsfömiåga, uppgifter

om t.ex. som länmas i självdeklaration punkten 7, uppgifter registrering

om av skattskyldighet, innehav skattsedel och preliminära skattebeslut

av punkterna 3 och 4 eller slutliga beslut skatt, dock inte skälen för

om beslutet punkten 8. Kronofogdemyndighetema har också tillgång till uppgifter från kontrolluppgifter punkten 12, eftersom sådana

uppgifter är det viktigaste underlaget för kronofogdemyndighetemas beslut om löneexekution. Slutligen har kronofogdemyndighetema tillgång till

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 141

olika uppgifter om fastighetsinnehav punkten 13 samt vissa uppgifter om ingående och utgående mervärdesskatt m.m. punkten 24.

Kronofogdemyndighetema har terminalåtkomst endast till uppgifter

rör begränsad krets Åtkomsten får endast den som en personer. avse som är registrerad som gäldenär hos en kronofogdemyndighet eller make till gäldenären eller någon annan som sambeskattas med gäldenären, likaså någon som är delägare i ett fåmansbolag i vilket någon

av dessa personer också är delägare. I fråga om uppgifter som avses i 5 och 6 §§ samt 7 § punkterna 3 och 4 skatteregisterlagen har samtliga kronofogdemyndigheter terminalåtkomst. För övriga uppgifter är terminalåtkomsten begränsad till kronofogdemyndigheten i den region där ett mål är registrerat för exekutiva åtgärder.

Att behöriga myndigheter i ett annat E U-land får ha terminalåtkomst till uppgifter om mervärdesskatt framgår av rådets förordning EEG nr 218/92.

Terminalåtkomst till de regionala skatteregistren

Som nämnts ovan innehåller de regionala skatteregistren handlingar i elektroniska akter, vilka kan innehålla känsliga personuppgifter

av olika slag. I motiven till regleringen dessa akter prop. 1994/95:93

av s. 30 ff. anförde regeringen att åtkomsten till de regionala registren måste begränsas för att tillgodose behovet skydd för de registrerades

av integritet. Regeringen ansåg att åtkomsten till de elektroniska aktema bör motsvara de möjligheter till åtkomst gäller för handlingarna i

som en pappersbaserad akt. För de regionala skatteregistren gäller därför att terminalåtkomsten är uppdelad så sätt att åtkomst till handlingar i

ett ärende, dvs. de elektroniska aktema, i första hand är förbehållen det skattekontor som handlägger ärendet. Dock kan även ett annat skattekontor få terminalåtkomst till uppgifterna, det behövs för hand-

om läggningen av ett ärende hos det kontoret. Riksskatteverket och skattemyndigheten i regionen med undantag för respektive lokalt skatte-

kontor har inte terminalåtkomst till de elektroniska aktema, väl

- men till övriga uppgifter i ett regionalt skatteregister. Kronofogdemyndighetema saknar helt terminalåtkomst till de regionala skatteregistren.

Till skillnad från vad gäller i fråga det centrala skatte-

som om registret begränsas åtkomsten till de regionala skatteregistren

genom att endast vissa sökbegrepp får användas när uppgifter skall fram

tas ur registren. Tillåtna sökbegrepp är organisationsnummer,

personnummer, namn, firma, ärendebeteckning, taxeringsår, beskattningsår, inkomstår, redovisningsperiod, handläggande enhet, datum samt uppgift i

om var handläggningen ärendet befinner sig. För de elektroniska aktema gäller ännu striktare begränsningar. Regeringen anförde i motiven till bestäm-

142 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

melsen om sökbegrepp att sökmöjlighetema i de elektroniska aktema av integritetsskäl bör utformas så att rutinerna i princip motsvarar handläggningen av pappersbaserade akter och att en upptagning i en elektronisk akt därför inte skall få användas för att maskinellt söka efter en viss uppgift i upptagningen prop. 1994/95:93 s. 32 f.. Regeringen ansåg således att användaren inte får söka fri text i aktema även om detta skulle vara tekniskt möjligt. Av den anledningen är de tillåtna sökbegreppen för sökning i elektroniska akter begränsade till ärendebeteckning och beteckning handling.

Utlämnande av uppgifter på annat sätt än genom terminalåtkomst

Innehållet i skatteregistren omfattas vad utgör allmän handling

av som enligt 2 kap. TF. Allmänhetens rätt att ta del av uppgifter i skatteregistren kan därför inskränkas endast särskild lag och för sär-

genom skilda ändamål. Genom sekretesslagens bestämmelser inskränks också rätten att ta del av uppgifter i skatteregistren. Sekretessen gäller mot enskilda, men också i förhållande till andra myndigheter eller till

annan självständig Verksamhetsgren inom myndigheten 1 kap. 2 och 3 §§ sekretesslagen.

Enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen gäller sekretess i myndighets verksamhet, som avser bestämmande av skatt eller taxering eller

som avser i övrigt fastställande av underlag för bestämmande skatt, för uppgift

av om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. Motsvarande sekretess gäller i myndighets verksamhet förande eller

som avser av uttag ur register som avses i skatteregisterlagen för uppgift har

som tillförts sådant register. Skattesekretessen i 9 kap. 1 § sekretesslagen är absolut såvitt gäller uppgifterna i skatteregistren. Sekretessen gäller alltså även det står klart att uppgifterna kan lämnas nå-

om ut utan att gon lider men av det.

Sekretessen för uppgifterna i skatteregistren kan dock brytas under vissa förutsättningar. Uppgifter kan nämligen lämnas ut med stöd

av såväl I kap. 5 § 14 kap. 1-3 §§ sekretesslagen detta i

som se mer om avsnitt 2.5.3. Av 16 § skatteregisterlagen framgår dessutom den ab-

att soluta sekretessen inte gäller för vissa uppgifter i skatteregistren. Om det inte av särskild anledning kan antas att den registrerade eller någon honom närstående lider uppgiften röjs, får från skatteregister

men om lämnas ut vissa uppgifter fysiska och juridiska Det är dels

om personer. grundläggande identifieringsuppgifter, dels uppgifter vilket sätt

om preliminär skatt skall betalas, slag näringsverksamhet, beslut

av om konkurs eller likvidation samt uppgift registrering skyldighet

om av att inbetala innehållen preliminär A-skatt eller arbetsgivaravgift.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 143

Uppgiftslämnande till myndigheter inom skatteområdet

Möjligheterna att lämna ut uppgifter från skatteregistren mellan skattemyndighetema är goda. Den allmänna principen enligt 15 kap. 5 § sekretesslagen är att en skattemyndighet skall lämna uppgifter till en annan skattemyndighet som begär det. Det finns dessutom bestämmelser om utlämnande i annan lagstiftning, t.ex. taxeringslagen, som innebär att det mellan skattemyndighetema i princip råder ett fritt utbyte

av uppgifter. Som exempel kan nämnas att enligt 3 kap. 16 § taxeringslagen är myndigheter skyldiga att begäran av skattemyndighet tillhandahålla uppgifter som de förfogar över och som skattemyndigheten behöver för taxering. Detta gäller dock inte uppgifter som är föremål för s.k. utrikessekretess enligt 2 kap. sekretesslagen. Enligt 3 kap. 17 § taxeringslagen skall uppgifter i självdeklarationer och i andra handlingar

som upprättats för granskning eller omhändertagits vid taxeringskontroll eller lämnats till ledning för taxering enligt lagen självdeklaration

om och kontrolluppgifter, begäran lämnas ut till bl.a. skattemyndighet om det behövs för kontrollverksamheten. Motsvarande bestämmelser finns i bl.a. skattebetalningslagen. Bestämmelserna innebär

en uppgiftsskyldighet i den mening i 14 kap. 1 § sekretesslagen.

som avses

I den mån utbytet av information inom skatteornrådet inte kan ske med stöd av uttryckliga bestämmelser kan information utbytas inom skatteornrådet med stöd generalklausulen i 14 kap. 3§ sekretess-

av lagen. Enligt förarbetena till bestämmelsen är den nämligen tillämplig bl.a. när det är fråga utbyte information mellan myndigheter med

om av samma sakliga behörighet men med skilda lokala kompetensområden eller mellan myndigheter som har närbesläktade funktioner och

som båda har rättslig befogenhet att direkt fordra de utväxlade

uppgifterna prop. l979/80:2 326 f..

Uppgiftslämnande till myndigheter utanför skatteområdet

Liksom i fråga om utbyte uppgifter mellan skattemyndigheter före-

av kommer författningsreglerad skyldighet för skattemyndighetema att lämna ut uppgifter från skatteregistren till myndigheter utanför skatteområdet. Vissa uppgifter får lämnas ut medium för automatisk databehandling till ett mindre antal namngivna myndigheter med stöd

15 § skatteregisterlagen och 4 § skatteregisterförordningen. Ytterligare

sådan föreskriven uppgiftsskyldighet i 14 kap. 1 § sekretess-

som avses lagen finns i bl.a. 22 § taxeringsförordningen 1990:1236 och i 17 §

skattebrottslagen.

Genom bestämmelsen i 14 kap. 2 § sekretesslagen har skattemyndighet bl.a. möjlighet att lämna uppgifter angår misstanke brott

som om

144 Register hos skatteförvaltningen, exekutiønsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

till åklagare, polis eller annan myndighet som har att ingripa mot brottet, även i annat fall än då uppgiftsskyldigheten är författningsreglerad. Vidare får uppgifter lämnas ut om det behövs för omprövning av beslut eller åtgärder av den skattemyndighet där uppgifterna förekommer.

Generalklausulen i 14 kap. 3 § första stycket sekretesslagen är subsidiär i förhållande till 1 och 2 §§. Den tillämpas därför i fråga

om utlärrmande som inte är särskilt författningsreglerat. Uppgifterna kan lämnas ut av skattemyndighetema såväl eget initiativ efter

som en begäran från den mottagande myndigheten. Förutsättningen för utlämnandet är att det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas har företräde framför det intresse som sekretessen skall skydda. Vid intresseavvägningen bör särskilt beaktas hur nära de ifrågavarande verksamhetsområdena ligger varandra och i vilken mån uppgifterna är sekretesskyddade hos den mottagande myndigheten. Generalklausulen tilllämpas bl.a. när det är fråga att lämna ut uppgifter från ett skatte-

om register till kronofogdemyndighetema, i den mån de inte har terminalåtkomst till registret. Det finns i och för sig inget hinder mot att utbytet av uppgifter med stöd av generalklausulen sker rutinmässigt. Tanken är dock att rutinmässigt uppgiftsutbyte i regel skall författningsreg-

vara lerat.

Generalklausulen gäller inte i den mån utlämnandet strider mot lag eller förordning eller, såvitt angår uppgift i personregister enligt datalagen, föreskrift har meddelats med stöd datalagen. Bestämmel-

som av sen måste därför träda tillbaka för skatteregisterlagens särskilda regler om i vilken form uppgifter får lämnas ut från skatteregistren. Enligt 15 § skatteregisterlagen får uppgifter i skatteregister lämnas

ut medium för automatisk databehandling till andra myndigheter och i annat syfte än beskattning endast det följer lag eller förordning

om av eller om regeringen har medgivit det. Sådana särskilda bestämmelser finns i skatteregisterförordningen och gäller endast fåtal mottagande

ett myndigheter, bl.a. kronofogdemyndighetema. Andra myndigheter har alltså inte möjlighet att få uppgifterna utlämnade på medium för

automatisk databehandling. Ett särskilt undantag utgör dock vissa myndigheter inom EU. I 17 § skatteregisterlagen upplyses därför om att det av rådets förordning EEG 218/92 framgår att uppgifter rörande

nr mervärdesskatt får lämnas ut på medium för automatisk databehandling till en behörig myndighet i ett annat EU-land.

Bestämmelserna i 14 kap. sekretesslagen gäller inte alla uppgifter som förekommer i skatteverksarnheten. Uppgifter enskildas

om personliga och ekonomiska förhållanden skattemyndighet erhållit enligt

som avtal med främmande stat omfattas enligt 9 kap. 3 § sekretesslagen inte av 14 kap. 1-3 §§ lag.

samma

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 145

Uppgiftslämnande till enskilda

I 16 § skatteregisterlagen finns bestämmelser att vissa uppgifter i

om skatteregistren får lämnas ut till enskilda trots den absoluta sekretessen enligt 9 kap. l § sekretesslagen. Det krävs dock att det inte av särskild anledning kan antas att den registrerade eller någon honom närstående

lider uppgifterna röjs. De uppgifter som får lämnas ut person men om är vanliga identifikationsuppgifter som namn eller firma, personnum-

eller organisationsnummer samt adress m.m., uppgifter om regimer strering enligt skattebetalningslagen och uppgifter om vilket sätt den preliminära skatten skall betalas. Dessutom får uppgifter lämnas ut om slag av näringsverksamhet eller om beslut om likvidation eller konkurs samt uppgifter om registrering av skyldighet att betala innehållen preliminär A-skatt skatteavdrag eller arbetsgivaravgift. Enskilda har inte rätt att ta del av uppgifterna medium för automatisk databehandling.

Arbetsgivare eller uppdragsgivare får enligt 17 § skatteregisterlagen, medium för automatisk databehandling, ta del av uppgifter om en arbetstagares eller uppdragstagares namn och personnummer, slag av preliminär skatt som personen skall betala samt uppgifter till ledning för beräkning av skatteavdrag för betalning av preliminär skatt.

Registerutd rag

Den som är registeransvarig för ett personregister är enligt 10 § datalagen skyldig att begäran av enskild underrätta denne om innehållet i personuppgifter som ingår i personregistret och innefattar

som upplysning om honom, s.k. registerutdrag. Den bestämmelsen är tillämplig även i fråga om register som förs med stöd skatteregisterlagen och

av såväl Riksskatteverket som skattemyndighetema är därför skyldiga att lämna ut registerutdrag till den som begär det.

I samband med att det i skatteregisterlagen infördes särskilda bestämmelser om hanteringen av handlingar och uppgifter som förekommer i de regionala skatteregistren som ett led i den elektroniska ärendehanteringen hos skattemyndighetema, dvs. de elektroniska aktema, fann regeringen anledning att införa särskild bestämmelse även i frå-

en ga om registerutdrag. I 18 § skatteregisterlagen anges att i registerutdrag enligt 10 § datalagen behöver i fråga om ett regionalt register

uppgift i handling har getts in enskild eller den registeran-

som av en som svarige har expedierat till den registrerade inte tas med. Om uppgiften finns i ett ärende rörande den som har begärt utdraget, skall det dock framgå av utdraget att uppgiften inte finns med. I motiven till bestämmelsen anförde regeringen följande prop. 1994/95:93 33 f..

146 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

Skriftliga handlingar enskilda sänt till Skattemyndigheten kommer som med den föreslagna ordningen att finnas i de elektroniskt akterna lagrade

som bilder. Uppgifterna i dessa handlingar är inte sökbara och skatte-

myndigheten kan därför inte söka fram alla handlingar där uppgift om enskilda finns. Vidare skulle utdragen bli mycket omfattande de måste om innehålla kopior samtliga bildfångade handlingar. Eftersom den av enskilde oftast själv har skrivit den aktuella texten är det enligt regeringens

mening tillräckligt om det utdragen framgår att aktuella handlingar av lagras i form av bilder hos skatteförvaltningen. Undantaget bör omfatta

också handlingar i de regionala registren som upptar myndighetens före-

lägganden, beslut, m.m. i den mån handlingarna redan har expedierats till

den registrerade. Registerutdraget bör emellertid --- uppta sådana uppgifter som möjliggör för den enskilde att identifiera de handlingar regisom strerats genom bildfångst eller Skattemyndigheten upprättat och som som expedierats till honom.

Gallringsbestämmelser

I 19 och 20 §§ skatteregisterlagen finns bestämmelser gallring om av uppgifter i skatteregistren. Bestämmelserna är omfattande svårtilloch gängliga, bl.a. på grund att olika gallringstider gäller av for olika slag av uppgifter samt att olika bestämmelser gäller för uppgifter i det centrala respektive de regionala skatteregistren.

Gallring av uppgifter i det centrala skatteregistret

Den kortaste gallringsfristen för uppgifter i det centrala

skatteregistret,

två år efter det att uppgifterna registrerades, gäller för uppgifter från

centrala bilregistret tillstånd enligt

om yrkestrafiklagen 1998:490 och

lagen 1998:492 biluthyrning uppgifter från

om samt Alkoholinspektionen, Tullverket, Riksförsäkringsverket

och länsarbetsnämnder, dock med undantag för sådana uppgifter behövs

som för tillämpningen

av 3 kap. 30 § andra stycket mervärdesskattelagen uppgifter behövs som för fastställande viss import är undantagen från av om skatteplikt. Uppgifter om revision får bevaras under högst tio år efter

utgången

av det år under vilket revisionen avslutades, vilket är den längsta fastställda gallringstiden för uppgifter i det centrala registret. Regeringen får dock meddela föreskrifter förlängd bevarandetid. om För ett stort antal uppgifter finns det inte någon fastställd gallringsfrist. Det gäller basuppgifter enligt

5 och 6 §§ skatteregisterlagen

om fysiska och juridiska identitetpersoners personnummer nanm, adress,

civilstånd och folkbokföringsförhållanden

respektive organisationsnummer, namn, firma, adress, hemortskommun, och juridisk säte form

1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 147 SOU

uppgifter registrering enligt skattebetalningslagen och särsamt om m skilt registrerings- och redovisningsnummer. Vidare saknas bestämd gallringsfrist för uppgifter enligt 5 § skatteregisterlagen om registrering i sjömansregistret, slag pensionsförmån är berättigad av som en person till vilket sätt den preliminära skatten skall betalas. samt Fastställd gallringsfrist saknas också för uppgifter enligt 7 § 3 skatteregisterlagen registrering skyldighet att betala skatt m.m. om av Undantag görs dock för uppgifter beslut återkallelse av Fom om skattsedel. Även för uppgifter enligt 7 § 23, 31 och 32 beteckning om ersättningsbostad samt uppskovsbelopp vid andelsbyte eller andelsöverlåtelser inom koncerner saknas bestämd gallringsfrist. Detsamma gäller uppgifter för make och person som likställs om personnummer med make vid beskattning, uppgifter beslut om beskattning, uppom gifter huruvida taxering grundas förenklad självdeklaration, uppom gifter för vilka dagar skattskyldig har uppburit sjöinkomst samt om en uppgifter ingående och utgående mervärdesskatt. om För övriga uppgifter i det centrala skatteregistret, dvs. uppgifter som inte omfattas två- eller tioårsfristen eller för vilka gallringsfrister av saknas, gäller att de skall gallras sju år efter utgången det kalenderår av under vilket beskattningsperioden gick ut. Under denna kategori faller således flertalet de uppgifter i 7 § skatteregisterlagen. I av som anges fråga uppgifter omfattas en sjuårig gallringsfrist får regeom som av ringen emellertid meddela föreskrifter förlängd bevarandetid. om

Gallring uppgifter i de regionala skatteregistren av

För de regionala skatteregistren finns gallringsbestämmelser i fråga om uppgifter i handlingar lagras elektroniskt i elektroniska akter. För som sådana handlingar gäller tre olika tidsfrister. Deklarationer och andra handlingar som har lämnats till ledning för beskattning eller upprättats eller tagits om hand av en myndighet för skattekontroll skall gallras sju år efter beskattningsårets utgång. Om sådana handlingar avser aktiebolag eller ekonomisk förening är dock gallringstiden tio år. Övriga handlingar i elektroniska akter, t.ex. elektroniskt upprättade beskattningsbeslut, skall gallras tolv år efter beskattningsårets utgång. I motiven till bestämmelsen om gallring av uppgifter i elektroniska akter anför regeringen att den tolvåriga gallringsfrist som gäller för vissa handlingar bör gälla även beträffande övriga uppgifter i ett regionalt register som är knutna till de elektroniska aktema prop. 1994/95:93 s. 34 ff.. Detta uttalande av regeringen torde innebära att vissa uppgifter ett regionalt skatteregister får innehålla enligt 11 § skatteregissom terlagen, vid sidan av handlingar i elektroniska akter, skall gallras tolv år efter beskattningsårets utgång. De uppgifter som torde kunna hänfö-

148 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket

ras till denna kategori är uppgifter ärendebeteckning, ärendemening om

och ärendesamband, uppgifter beteckning handling i föreom samt

kommande fall uppgift att handling inte finns i registret, om en upp-

gifter om att ärendet har omprövats eller överklagats, uppgifter om domstols beslut samt administrativa och tekniska uppgifter behövs som

för handläggningen ett ärende.

För övriga uppgifter enligt l l § skatteregisterlagen får finnas i som

regionala skatteregister, inte ingår i elektronisk akt, finns men som en

inga gallringsbestämmelser. Det gäller uppgifter fysisk eller juriom disk persons identitet samt uppgifter taxeringsår, beskattningsår, om

inkomstår och redovisningsperiod.

För såväl handlingar i elektroniska akter som andra uppgifter i

regionala skatteregister gäller dessutom regeringen eller att den myn-

dighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om undantag

från bestämmelserna gallring i skatteregisterlagen. om I skatteregister-

förordningen finns föreskrivet undantag från gallringsbestämmelsema i

fråga om elektroniska handlingar som avser aktiebolag eller ekono-

miska föreningar har i vissa angivna som taxerats län.

Taxeringsuppgiftsregistret

I samband med att den förenklade självdeklarationen infördes vid 1987

års taxering inrättades ett taxeringsuppgiftsregister enligt 42§ taxeringsförordningen 1957:513. Anledningen den förenklade var att deklarationen inte innehöll något egentligt underlag, eftersom den skatt-

skyldige endast med kryss i markerade

rutor att kontrolluppgiftema

från arbetsgivaren var korrekta. De uppgifter behövdes som som underlag skulle i stället finnas hos de lokala

skattemyndighetema i ett taxe-

ringsuppgiftsregister över skattskyldiga på grundval

som taxerats av en förenklad deklaration.

Fr.o.m. taxeringsåret 1991 infördes ett nytt taxeringsförfarande, varvid innehållet i skattelängdema vilka numera helt har slopats för- - ändrades på så sätt att resultat

av skattemyndighetemas omprövningar

och beslut taxeringsåtgärder efter domstols om dom inte längre fram-

gick. Sådana uppgifter skulle

i stället framgå av taxeringsuppgiftsre-

gistret, kom att användas vid bl.a. som omräkningar till följd ändav rade taxerings- eller debiteringsbeslut.

I 16 § taxeringsförordningen 1990:1236 föreskrivs att skattemyndighetema för varje taxeringsår skall

upprätta ett taxeringsuppgifts-

identifikationsuppgifter som

nanm, personnummer eller organisationsnummer, uppgifter från kon-

trolluppgifter avseende inkomst tjänst, inkomst av av kapital och avgift

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 149

för pensionsförsäkring, uppgifter intäkter och avdrag i varje inom komstslag vid taxering till statlig och kommunal inkomstskatt, uppgifter allmänna avdrag samt uppgifter utgående och ingående om om mervärdesskatt när denna redovisas i särskild självdeklaration. I registret skall även finnas administrativa och tekniska uppgifter som behövs för beskattningen. Även uppgifter beslut beskattning om om som myndigheten har fattat skall registreras. Registret får även innehålla beslut fattats andra skattemyndigheter, om de avser skattskyldiga som av är folkbokförda i kommun inom regionen. som en De uppgifter skall finnas i ett taxeringsuppgiftsregister får även som föras inom för skatteregister, vilket också görs. Någon dubbelramen lagring förekommer dock inte. I princip är de ovan nämnda uppgifterna sammanhållna i ett tekniskt avskilt register. Vissa uppgifter, t.ex. namn och adress, lagras dock i andra delar skatteregistret. Uppgifter i taxav eringsuppgiftsregistren gallras inte och härigenom bevaras de uppgifter som motsvarar uppgifterna i de gamla skattelängdema.

1 Fastighetstaxeringsregister

I kungörelsen 1967:497 vissa register hos folkbokföringsmyndigom het över fastigheter och skattskyldiga angavs att länsstyrelsen magnetband skulle föra register över fastigheterna i länet fastighetsband. Sådana register förs numera med hjälp av automatisk databehandling enligt 6 kap. 8 § fastighetstaxeringsförordningen 1993:1199 länsvis av skattemyndigheten i respektive region regionala fastighetstaxeringsregister. Datainspektionen har efter anmälan meddelat föreskrifter 1997-02- 26, dnr 42--65-97 för de regionala fastighetstaxeringsregistren. Av dessa föreskrifter framgår att registren skall utgöra underlag för fastighetstaxering samt användas för att aktualisera och komplettera uppgifter fastigheter i andra myndigheters register. Fastighetstaxeringsom registren får innehålla uppgifter om fastighetsidentiteter dvs. fastig- hetsbeteckning, församling, kommun och valdistrikt uppgifter om slag av taxeringsenhet, lagfartsuppgifter, t.ex. ägare, köpare och säljare, samt tekniska uppgifter och värdeuppgifter om fastigheten. Registutgör även ärendehanteringssystem, och får innehålla bildfångade ren handlingar av fastighetsdeklarationer och andra handlingar som sänts in av enskilda. Uppgifterna i registren kommer från flera uppgiftslämnare, som fastighetsregistermyndighet, Statistiska centralbyrån, Lantmäteriverket, byggnadsnämnder, länsstyrelser, förvaltningsdomstolar och fastighetsägarna själva. De uppgifter som lämnas är bl.a. ändringar i fastighets-

150 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

indelning, lagfartsuppgifter, bygglov, domar avseende fastighetstaxering samt fastighetsdeklarationer. Uppgifter i registren lämnas även ut till flera myndigheter, bl.a. Riksförsäkringsverket får uppgifter som om fastighet, ägare och bostadsyta. Av Datainspektionens föreskrifter framgår att de årsbundna registren skall bevaras i tolv år efter utgången aktuellt taxeringsår. Bevaav randetiden har i anmälan till inspektionen motiverats med att uppgifterna kan behövas vid överklagande beslut i ärenden såväl av om fastighetstaxering som inkomsttaxering.

l Punktskatteregistret

Datainspektionen meddelade den 6 juli 1983 dnr 527-83 tillstånd för Riksskatteverket att föra ett punktskatteregister, skulle användas som för diarieföring, bokföring, skatteadrninistration, revision, betalningskontroll och skattekontroll. Den 23 1993 dnr 9701-93/866 bemars slutade Datainspektionen efter ansökan från Riksskatteverket om utvidgning av tillståndet för punktskatteregistret. Detta skedde i samband med att ansvaret för punktskatteverksamheten övergick från Riksskatte-

verkets beskattningsavdelning i Ludvika till Skattemyndigheten i Kop-

parbergs län, numera Skattemyndigheten i Gävle, vilken myndighet är

registeransvarig. Rent faktiskt hanteras beskattningsarbetet Särskil-

av da skattekontoret i Ludvika. Registret kom efter överflyttningen från Riksskatteverket att benämnas Besluts-, Redovisnings- och Informationssystem för det Särskilda skattekontoret BRIS. BRIS används för diarieföring och handläggning ärenden gälav lande punktskatter samt vissa återbetalningar energiskatter och av mervärdesskatt. De skatteslag hanteras i BRIS är dels alla EU-harsom moniserade skatter alkoholskatt, tobaksskatt, skatt olja, som gasol, metan och bensin angående alkohol, tobak och rnineraloljor; se även avsnitt 3.1.6 samt många övriga skatteslag, svavelskatt, som t.ex. reklamskatt, roulettskatt och artistskatt. Registret innehåller ett flertal identifikationsuppgifter, som personnummer eller organisationsnummer uppgifter juridisk verkm.m., om samhetsform och redovisningsperioder antal uppgifter teksamt ett av nisk eller administrativ karaktär. Vissa uppgifterna hämtas från av det centrala skatteregistret. Terminalåtkomst till registret har i huvudsak begränsats till Skattemyndighetema i Gävle, Stockholm, Göteborg och Malmö. De tre sistnämnda skattemyndigheterna genomför uppdrag

av Skattemyndig-

heten i Gävle punktskatterevision. Någon revisionsverksamhet förekommer inte Särskilda skattekontoret Även i Ludvika. Riksskatte-

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 151

verket och Tullverket har terminalåtkomst, endast beträffande de

men EG-harrnoniserade skatterna alkohol, tobak och mineralolja.

Gallringsfristema för uppgifter i registret varierar beroende uppgiftemas karaktär. Grundläggande basuppgifter om personer samt uppgifter deklarationer skall gallras fyra år efter utgången av det år då

avregistrerades för skattskyldighet respektive det år då deklapersonen rationsperioden gick ut. För uppgifter administrativ karaktär

av mer

gäller kortare gallringsfrister.

3.1.6 Alkohol-, tobaks- och energiskatteregistret

SEED-register

I samband med att Sverige den 1 januari 1994 gick med i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet EES och senare blev medlem i EU, inleddes långtgående anpassning till EG-rätten. Ett område där EU:s

en strävan till samordning är stor är frågan om punktskatter alkohol, tobak och mineraloljor. I rådets direktiv 92/12/EEG jämte ett flertal

andra direktiv regleras beskattningsförfarandet området. I artikel

- 15 att myndigheterna i varje medlemsstat skall införa en elek-

a anges tronisk databas som skall innehålla register över godkända upplagshavare samt över de lokaler som är godkända som skatteupplag. Detta krav från EU har Sverige uppfyllt genom bestämmelser om register i lagen 1994:1563 om tobaksskatt, lagen 1994:1564 om alkoholskatt samt lagen 1994:1776 om skatt energi.

I 36 § lagen om tobaksskatt, 36 § lagen om alkoholskatt samt 6 kap. ll § lagen om skatt energi anges att beskattningsmyndigheten

- Skattemyndigheten i Gävle Särskilda skattekontoret i Ludvika med

hjälp automatisk databehandling skall föra register över personer

av som har godkänts som upplagshavare eller som är registrerade varumottagare samt över godkända skatteupplag. Uppgifterna enligt de tre lagarna har inordnats i ett gemensamt register System for the Exchange of Excise Data, SEED. Ändamålet med registret är att tillhandahålla skattskyldiga och behörig myndighet i Sverige eller ett annat EU-land uppgifter om sådant godkännande och sådan registrering som nämnts ovan. I övriga EU-länder finns motsvarande register.

Registret skall innehålla uppgifter om bl.a. den registrerades namn, registreringsnummer och adress, skatteupplagens registreringsnummer och adress samt vilken kategori den registrerade får ta

av varor som emot eller som får lagras skatteupplaget. Uppgifterna får hämtas från andra register som förs hos beskattningsmyndigheten. Dessutom

152 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

skall registret innehålla motsvarande uppgifter har inhämtats från som ett annat EU-land. Regeringen, eller den myndighet regeringen bestämmer, får medge att enskilda och myndigheter inom landet får ha terrninalåtkomst till registret. Enligt förordningen 1994:1614 alkoholskatt, förordom ningen 1994:1613 tobaksskatt förordningen 1994:1784 om samt om skatt på energi får Riksskatteverket samt Skattemyndighetema i Gävle, Stockholm, Göteborg och Malmö ha terrninalåtkomst till registret. Även Tullverket får ha sådan åtkomst till registret. I lagen tobaksom skatt, lagen om alkoholskatt samt lagen skatt på energi vidare om anges att uppgifter i registret får lämnas ut medium för automatisk databehandling till en behörig myndighet i ett annat EU-land. Uppgifter i registret upplagshavare, registrerade om varumottagare och godkända skatteupplag skall gallras sju år efter utgången det av kalenderår då upplagshavaren eller registrerades. varumottagaren

Early Warning System EWS

I anslutning till SEED-registren förbereds ett regelverk för kontroll av transporter av sprit och cigaretter mellan medlemsstaterna. Kontrollsystemet Early Warning System, EWS baseras på ett förslag från en högnivågrupp inom EU har kartlagt svagheter beträffande de harsom moniserade punktskattema. Tanken med är

systemet att ledsagardoku-

ment skall skickas från avsändaren produkterna till av en behörig myndighet i avsändarens hemland. Efter riskanalys skall dokumenten sedan skickas vidare till behörig myndighet i mottagarlandet, en t.ex. elektronisk väg. Riksskatteverket är behörig myndighet för denna verksam-

het i Sverige.

I förordningen 1994:1613 tobaksskatt och i

om förordningen

1994:1614 alkoholskatt om anges att behandlingen av uppgifterna skall kunna ske på automatiserad väg och att uppgifterna skall lämnas ut till Tullverket samt till beskattningsmyndigheten, i praktiken det särskilda skattekontoret i Ludvika, eftersom

skatteförvaltningen och Tull-

verket har ett delat kontrollansvar punktskatteområdet. Införandet av EWS är det första väg steget mot ett planerat gemensamt kontrollsystem på punktskatteornrådet inom EU. Högnivågruppen har föreslagit att det skall införas ett datoriserat

kontrollsystem

som skall omfatta samtliga harmoniserade punktskatter, dvs. punktskatter på alkohol, tobak och mineraloljor. Tanken med det datorisera-

de kontrollsystemet är samtliga

att förflyttningar av varor skall kunna kontrolleras elektroniskt avsändande genom att upplagshavare, innan transporten lämnar upplaget, skall lämna information om detta till det

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 153

datoriserade kontrollsystemet. Informationen går därefter både till mottagaren och berörda myndigheter.

3.1.7 Projektregister och andra tillståndsregister

m.m.

Inom skatteförvaltningen förs ett antal personregister som inte är författningsreglerade, utan för vilka Datainspektionen har gett särskilt tillstånd. Sedan personuppgiftslagen trädde i kraft den 24 oktober 1998 behandlas personuppgifter även enligt den lagen. De ändamål för vilka behandling utförs med stöd av personuppgiftslagen är nästan uteslutande skatteförvaltningens verksamhet med revision och kont-

annan roll. Nedan följer en genomgång några de viktigare registren för

av av vilka Datainspektionen har meddelat tillstånd.

Projektregister

Datainspektionen har meddelat flera tillstånd för skattemyndighetema eller Riksskatteverket att föra tillfälliga personregister, s.k. projektregister. De har främst använts för urval för revision eller kon-

annan troll. I vissa fall har tillstånden medgivit sambearbetning

med det centrala skatteregistret. Det ojämförligt största projektregistret kallas KIprojektet och bakgrunden till det är att Riksskatteverket år 1996 fördelade en del extra tilldelade medel avseende kontrollverksamhet

av -

till fyra riksprojekt där ett flertal skattemyndigheter skulle involve-

vara rade i kontrollarbetet. Efter ansökan meddelade Datainspektionen beslut 1996-09-13, dnr 3267-96 Riksskatteverket tillstånd att föra personregistret KI-projektet, med ändamål att framställa underlag för bedömning

av om skattekontroll skall företas beträffande entreprenörer och underentreprenörer som har anlitats för arbete som gäller Arlandabanan, Mälarbanan, Svealandsbanan och Öresundsförbindelsen. Tillståndet

har senare utökats och omfattar även svenska företags medverkan i arbete med

nu byggandet av Gardemoens flygplats och Rikshospitalet i Oslo Datainspektionens beslut 1998-02-06, dnr 172-98. Tillståndet är tidsbegränsat och gäller enligt sin ordalydelse till utgången år 2003.

Insamling av uppgifter till KI-projektet sköts Riksskatteverket,

av som förelägger de inblandade företagen att komma in med kontrolluppgifter avseende bl.a. utbetalningar gjorts till underentreprenö-

som rer som utfört arbeten i något riksprojekten. Dessa skall i sin

av tur komma in med uppgifter sina underleverantörer Insamlingen

om osv. sker kontinuerligt efter hand projekten fortgår. Härutöver inhämtas

som ett stort antal uppgifter från det centrala skatteregistret, t.ex. identifika-

154 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

tionsuppgifter, uppgifter redovisningsperioder, uppgifter konom om kurs och förekomst i kronofogdemyndighetemas register, deklarerade uppgifter samt kontrolluppgifter för anställda. De uppgifter inhämsom tas från företagen avstäms maskinellt mot relevanta uppgifter i skatteregistret. Resultatet av en sådan bearbetning kan sedan kombineras

med andra bearbetningar.

Av Datainspektionens tillstånd framgår att när datamedier innesom håller personuppgifter byts eller inte längre skall användas skall ut - uppgifterna raderas så att de inte kan återskapas. Alternativt skall datamediema förstöras.

Gåvoskatteregister

Skattemyndighetema är enligt lagen 1941:416 om arvsskatt och gåvoskatt beskattningsmyndigheter, och har i denna egenskap bl.a. till att se att skattskyldiga lämnar gåvodeklaration samt att fastställa och uppbära gåvoskatt. Som ett hjälpmedel i detta arbete för samtliga skattemyndigheter gåvoskatteregister med tillstånd från Datainspektionen slutligt beslut 1994-03-14, dnr 3276--3299-92. Gåvoskatteregistren har till ändamål att utgöra hjälpmedel vid handläggningen av gåvodeklarationsärenden och s.k. anmälningsärenden, dvs. hanteringen av till skattemyndighetema inkomna uppgifter förom hållanden som eventuellt kan föranleda skyldighet gåvodeklaatt avge ration. Registren får innehålla uppgifter bl.a. gåvogivares och gåvoom tagares identitet, tidpunkt för gåvan dess värde. Genom Datainsamt spektionens beslut den 25 oktober 1996 dnr 3499--3522-96 får numera även vissa uppgifter inhämtas från fastighetstaxeringsregistsom ren om överlåtelser i form gåva och s.k. släktköp registreras i

- av gå-

voskatteregistren. Förutom vissa identitetsuppgifter rör det sig

om uppgifter om typ fång, eventuell köpeskilling och taxeringsvärde. av Personuppgifter i deklarationsärenden skall gallras efter 12 år. I anmälningsärenden skall personuppgifter gallras efter viss tid, från t.ex. det att en deklaration kom in. För uppgifter hämtats från

som fastig-

hetstaxeringsregistren gäller den specialbestämmelsen uppgifter att om förvärv som inte är gåvoskattepliktiga skall gallras omedelbart när detta förhållande har konstaterats.

Användande av automatisk databehandling vid taxeringsrevision

I samband med allmän Översyn bestämmelserna en mer av om taxeringsrevision ansågs det nödvändigt införa bestämmelser att som tilllåter att allt material skattskyldig har som en om sin verksamhet granskas av Skattemyndigheten, dvs. även sådana

upptagningar medium

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 155

för automatisk databehandling som är personregister i datalagens mening prop. 1987/88:65. Lagstiftningen skattemyndighetema möj-

gav lighet att plats granska den skattskyldiges personregister med hjälp av dennes tekniska utrustning. Ett problem ansågs vara att de bearbetningar som granskaren utför i den reviderades register inte enligt datalagen innebär att granskaren eller den myndighet han arbetar dvs. Skattemyndigheten blir registeransvarig. Granskaren är därmed inte heller utan vidare bunden av villkor som avser den registeransvariges användning av registret.

För att säkerställa skyddet för den personliga integriteten vid bearbetningar i samband med sådana revisioner infördes därför lagen 1987:1231 om automatisk databehandling vid taxeringsrevision, m.m. som ett komplement till bestämmelserna i datalagen. I den lagen

gavs Datainspektionen möjlighet att meddela föreskrifter om bl.a. vilka personuppgifter som får göras tillgängliga, om utlämnande och

annan användning av personuppgift samt om bevarande och gallring av personuppgifter.

I och med införandet av personuppgiftslagen förändrades situationen. Definitionen av personuppgiftsansvarig skiljer sig nämligen från datalagens definition av registeransvarig. Enligt personuppgiftslagen tillkommer ansvaret den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålet med och medlen för behandlingen

av personuppgifter. Vid en revision är det Skattemyndigheten bestämmer ända-

som målet med den aktuella behandlingen, och det är därför myndigheten som blir personuppgiftsansvarig. Det innebär att myndigheten direkt åläggs de skyldigheter som enligt personuppgiftslagen åligger

en personuppgiftsansvarig. Regeringen fann därför att det inte längre fanns något direkt behov särskild reglering ADB-revisioner

av en av m.m. prop. 1998/99:34 s. 68. Lagen om automatisk databehandling vid taxeringsrevision, m.m. upphörde också att gälla vid utgången

av mars 1999. Äldre bestämmelser får dock tillämpas behandlingar

som på-

börjades före den tidpunkten.

3.1.8 Register i

brottsbekämpande verksamhet

Vid sidan av de register som förs för skatteförvaltningens fiskala verksamhet finns också register används i brottsbekämpande verksam-

som het som skattemyndighetema bedriver med stöd lagen 1997:1024

av om skattemyndigheters medverkan i brottsutredningar. Bestämmelser om dessa register finns i lagen 1999:90 behandling

om av personuppgifter vid skattemyndigheters medverkan i brottsutredningar, träd-

som de i kraft den l april 1999. Enligt den lagen skattemyndighetema

ges

156 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

rätt att behandla personuppgifter vid b1.a. förundersökningar. Lagen

ger även skattemyndighetema rätt att föra underrättelseregister för att ge underlag för beslut om särskilda undersökningar avseende allvarlig brottslig verksamhet och för att underlätta tillgången till allmänna uppgifter med anknytning till underrättelseverksamhet.

3.2 i folk-

I avsnitt 3.1.1 redogör kortfattat för skatteförvaltningens organisatoriska indelning och för dess ansvarsområden. Under förvaltningens

ansvar faller b1.a. frågor om folkbokföring.

Folkbokföringen i Sverige har under lång tid skötts kyrkan

av genom förandet av kyrkoböcker och husförhörslängder. Under 1900-talet har uppgiften dock successivt förts över till skatteförvaltningen. Först delades ansvaret upp mellan Svenska kyrkan och skatteförvaltningen på så sätt att kyrkobokföringen den löpande folkbokföringen sköttes

av pastorsexpeditionema medan de lokala skattemyndighetema ansvarade för mantalsskrivningen. Sedan den 1 juli 1991 ligger ansvaret för folkbokföringen helt skatteförvaltningen. Då fördes den löpande folkbokföringen över från pastorsexpeditionema till de lokala skattekontoren.

3.2.1 Allmänt

om folkbokföringsverksamheten

Målet för folkbokföringen är för olika samhällsfunktioner tillhanda-

att hålla fullständig och korrekt basinformation. Folkbokföringsuppgifter är av stor betydelse inom statlig verksamhet, b1.a. för skatte- och bi-

att dragssystemen skall få den verkan statsmakterna och det är

som avser, därför viktigt att folkbokföringen speglar befolkningens verkliga bosättning. Den viktigaste förutsättningen för att uppgifter bosättning

om skall kunna återges korrekt är att allmänheten frivilligt medverkar i verksamheten genom att meddela skattemyndighetema vid flyttning och lämna riktiga uppgifter sin bosättning. Skattemyndigheten har

om dock ett ansvar för att närmare utreda de korrekta bosättningsförhållandena när det råder osäkerhet i frågan.

Bestämmelser om folkbokföring finns främst i folkbokföringslagen

1991:481. Enligt den lagen med folkbokföring fastställande

avses av en persons bosättning samt registrering uppgifter identitet, familj

av om och andra förhållanden enligt lagen 1990:1536 folkbok-

som om

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 157

föringsregister får förekomma i sådant register. De ärenden skattesom myndighetemas folkbokföringsenheter handlägger har emellertid sin

materiella grund även i lagstiftning. Som exempel kan nämnas annan äktenskapsbalken i frågor prövning äktenskapshinder och om av namnlagen 1982:670 i frågor namnändring, om m.m.

Folkbokföringsregister

Under 1960-talet modemiserades folkbokföringsverksamheten genom att datoriserad hantering infördes. Inom verksamheten tillskapades ett regionalt personredovisningssystem länsregister fördes med som hjälp av automatisk databehandling löpande sambearsamt, genom betning av dessa register, även ett s.k. riksaviseringsband. Genom till-

komsten av lagen om folkbokföringsregister och den därtill hörande -

förordningen 1991:750 om folkbokföringsregister infördes

ett m.m. modernare system för datoriserad hantering inom folkbokföringen.

Tillämpningsområde och ändamål

Lagen om folkbokföringsregister tillåter det inom skatteförvaltatt ningen, med hjälp automatisk databehandling, förs av ett lokalt folkbokföringsregister för varje lokalt skattekontors verksamhetsområde

och ett centralt referensregister för hela landet. Denna föl-

uppdelning

jer av att de lokala registren används för den egentliga

folkbokförings-

verksarnheten, vilken enligt ett principbeslut riksdagen skall skötas av på lokal nivå prop. 1986/87:158, SkU 1987/88:2, rskr.2. Beslut i folkbokföringsärenden fattas vid det skattekontor inom område vars den aktuella personen är eller har varit folkbokförd. Det senast centrala registret används främst stödfunktion för skattekontoren som en i deras

folkbokföringsverksamhet, att förse kontoren med

genom t.ex. uppgifter om och adress avseende namn personer som är folkbokförda utanför respektive skattekontors område.

Ändamålsbeskrivningenför de lokala folkboldöringsregistren styrs

av folkbokföringens egentliga syften. Uppgifter från folkbokföringen

ligger till grund för flera viktiga rättsförhållanden, såsom rösträtt, skattskyldighet och skolplikt. Vidare kan det förhållandet att någon t.ex. är folkbokförd i Sverige utgöra grund för till olika rätt sociala förmåner. Ett av ändamålen med registren är därför de att skall användas för sam-

ordnad registerföring identifieringsuppgifter för fysiska

av personer

och av andra folkbokföringsuppgifter.

De lokala registren är dessutom nödvändigt ett hjälpmedel vid prövningen av olika ärenden inom folkbokföringen får och därför enligt

158 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket

ändamålsbeskrivningen användas för handläggning av folkbokföringsärenden. Som ytterligare ändamål anges framställning av personbevis och andra registerutdrag, fullgörande av författningsreglerad underrättelseskyldighet samt uttag av folklängder och andra uppgiftssamlingar för förvaring hos statliga arkivmyndigheter. Slutligen får registren användas för planering och tillsyn av folkbokföringsverksamheten.

Syftet med det centrala referensregistret hänger nära samman med de restriktioner som gäller för terminalåtkomst mellan olika lokala register se mer om detta nedan. Ett lokalt register måste nämligen ibland kompletteras med uppgifter från ett annat register och därför behövs ett centralt register med vissa grundläggande referensuppgifter som alla folkbokföringsmyndigheter har tillgång till, t.ex. för att möjliggöra lokalisering av personer som är folkbokförda utanför ett viss skattekontors verksamhetsområde.

Ändamålsbeskrivningen för referensregistret sammanfaller i stort med den för de lokala registren, men är grund det annorlunda

av syftet något inskränkt. Referensregistret får således inte användas för samordnad registerföring av folkbokföringsuppgifter eller fullgörande av författningsreglerad underrättelseskyldighet. Däremot får det användas för handläggning av folkbokföringsärenden, t.ex. tilldelning

av personnummer, för framställning av personbevis i den mån det är möjligt med den begränsade informationen i registret samt för planering och tillsyn av verksamheten.

Registeransvar

I datalagen anges att den är registeransvarig för verksamhet ett

vars personregister förs, om han eller hon förfogar över registret. De lokala folkbokföringsregistren förs i praktiken skattekontoren, också

av som förfogar över dem. Kontoren är dock inte myndigheter utan ingår i

egna Skattemyndigheten i regionen. I lagen folkbokföringsregister

om anges därför uttryckligen att det är Skattemyndigheten är registeransvarig

som för det eller de lokala register förs inom myndighetens verk-

som samhetsområde.

Skattemyndighetema är dessutom registeransvariga för det centrala

referensregistret. En uppdelning har gjorts så att varje skattemyndighet ansvarar för de uppgifter i registret är eller

som avser en person som har varit folkbokförd inom myndighetens verksamhetsområde. Detsamma gäller för uppgifter utan att folkbokförda i

om personer som vara Sverige tilldelas ett personnummer myndigheten.

SOU 1999: l 05 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 159

Registerinnehåll

Utgångspunkten för vilka uppgifter de lokala folkbokföringsregistren

får innehålla är att ett sådant register endast skall de ta upp personer som för tillfället är folkbokförda inom registerområdet se prop. 1990/91 :53 s. 23. I vissa fall görs dock undantag. Det gäller uppgifter

om personer som har avregistrerats för att de t.ex. har avlidit. Även för

att farniljerättsliga samband skall kunna redovisas görs avsteg från

grundprincipen, dvs. personer med familjesamband till någon är som folkbokförd inom registerområdet registreras oavsett de är folkbokvar förda.

De uppgifter om personer är eller har varit folkbokförda inom - som ett verksamhetsområde får finnas i de lokala registren är födelse- - som tid och födelseort, och adress, medborgarskap personnummer, namn och civilstånd. Vidare får registrering göras uppgifter folkbokav om

föringsfastighet, lägenhetsbeteckning och folkbokföringsort. För fast-

ställande av familjerättsliga samband får för en person även anges uppgifter om make, barn, föräldrar och vårdnadshavare eller annan person som den registrerade har samband med inom folkbokföringen samt om sådana samband är grundade på adoption. Anteckningar får också

göras om inflyttning från utlandet avregistrering vid dödsfall, samt om dödförklaring, utflyttning till utlandet, obefintlighet och beslut om fingerade personuppgifter. Slutligen får det finnas uppgifter om gravsättning, vissa anmälningar enligt vallagen 1997:157 uppgifter samt som den 30 juni 1991 antecknade i de personakter grundvar som var dokument inom kyrkobokföringen. De sistnämnda personaktema kunde, förutom rena identifikationsuppgifter, innehålla uppgifter bl.a. om yrke, föräldrars civilstånd vid barns födelse och dödsorsak. De uppgifter från personaktema registreras är dock främst sådana som som utgör grund för andra registrerade uppgifter

I det centrala referensregistret finns betydligt färre uppgifter om varje person. I motiven till lagen folkbokföringsregister skälen om sägs för detta att registrets funktion i huvudsak underlätta vara är att skattekontorens lokalisering inte folkbokförda av personer som är inom verksamhetsområdet samt utgöra bas för

personnummertilldelning prop.

1990/91:53 s. 26. De uppgifter eller om personer som är har varit folkbokförda i Sverige eller tilldelats som annars personnummer som får finnas i registret är och grunden för personnummer tilldelningen av numret samt de senast registrerade uppgifterna och avregiom namn strering från folkbokföringen. Det framgår från vilket även lokalt register uppgifterna har hämtats.

För såväl de lokala folkbokföringsregistren det centrala som referensregistret gäller vidare att det får finnas uppgifter tidpunkter om för

160 Register hos skatteförvalzningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

de registrerade förhållandena samt sådana tekniska och administrativa uppgifter behövs för att tillgodose ändamålen med registren.

som

Terminalåtkomst

Ursprungligen förekom terminalåtkomst till ett lokalt folkbokföringsregister endast hos det skattekontor för vars verksamhetsområde registret fördes. Skattemyndigheten hade alltså inte generellt terminalåtkomst till de register fördes av de olika skattekontoren i länet.

som Detta motiverades med att det från integritetssynpunkt var viktigt att åtkomsten till ett lokalt register inte vidare än vad som behövdes

var för verksamheten. Efter en avvägning mellan integritetsskydd och effektiviteten inom verksamheten befanns den naturliga utgångspunkten således vara att införa sådana begränsningar att ett skattekontor endast hade terminalåtkomst till sitt eget register prop. 1990/91:53 s. 28.

Denna ordning där terminalåtkomsten inte följde registeransvaret

visade sig emellertid hindra en effektiv handläggning av folkbokfö- ringsärenden och försvåra skattemyndighetemas uppgift att leda och fördela arbetet mellan skattekontoren prop. 1995/96:56 s. 17. För att underlätta ärendehanteringen tillåts numera en skattemyndighet in-

begripet skattekontoren i regionen att ha terminalåtkomst till samtliga

de lokala folkbokföringsregister som förs av skattekontor inom skattemyndighetens verksamhetsområde.

För det centrala referensregistret gäller, och har hela tiden gällt, att samtliga skattemyndigheter får ha terminalåtkomst. Någon inskränkning i åtkomsten har inte ansetts behövlig med hänsyn till det fåtal slag av uppgifter som finns i registret.

Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling

Uppgifter i lokala folkbokföringsregister och referensregistret får lämnas ut medium för automatisk databehandling endast det är sär-

om skilt föreskrivet i lag eller annan författning. Föreskrifter sådant ut-

om lämnande finns i förordningen om folkbokföringsregister I de fall

m.m. utlämnande av uppgifter regleras i förordningen, får utlämnandet göras

medium för automatisk databehandling. Det gäller t.ex. uppgifter till Riksskatteverket och Lantmäteriverket samt underrättelser till bl.a. Statistiska centralbyrån, Patent- och registreringsverket och Socialstyrelsen.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 161

Sökbegrepp

Frågan om vilka sökmöjligheter som skall få finnas i ett personregister har ansetts vara av stor betydelse från integritetssynpunkt. I motiven till lagen om folkbokföringsregister ansågs dock att hänsyn självfallet skall tas även till kravet på en effektivt och rationellt bedriven folkbokföringsverksamhet prop. 1990/91:53 s. 34. I fråga om folkbokföringsregistren har man valt att uttömmande i lagen ange vilka sökbegrepp som är tillåtna.

De sökbegrepp som är tillåtna vid sökning i de lokala folkbokföringsregistren är till stora delar desamma som de uppgifter vilka får finnas i registret se ovan om registerinnehåll. Vissa begränsningar har dock gjorts av integritetsskäl. Det är inte tillåtet att sökbegrepp

som använda en persons födelseort eller medborgarskap och inte heller relationsbegrepp som urskiljer adoptivförhållanden från biologiska relationer. Detsamma gäller uppgifter om avregistrering, gravsättning eller anmälningar enligt vallagen. Slutligen får som sökbegrepp inte användas sådana särskilda uppgifter som är överförda från kyrkobokföringens personakter.

Vid sökning i det centrala referensregistret får sökbegrepp

som användas endast uppgifter om personnummer, och avregistrering.

namn

Handläggningsregister

Skattemyndighetema får för att handlägga folkbokföringsärenden föra ett särskilt handläggningsregister för varje skattekontors verksamhetsområde. Bestämmelser registren finns i förordningen folkbok-

om om föringsregister m.m. Handläggningsregistren används dels för att registrera folkbokföringshändelser, dels som dagbok för att registrera vissa uppgifter som inte kan registreras i de lokala folkbokföringsregistren. Registren kan även användas för maskinell bevakning att begärda

av kompletteringar kommer in i rätt tid. Även andra tidsfrister kan beva-

kas. Handläggningsregistren får användas även för planering, uppfölj-

ning och kontroll folkbokföringsverksamheten för framställ-

av samt ning av registerutdrag i vissa ärenden. Respektive skattemyndighet är

registeransvarig.

Handläggningsregistren får innehålla de uppgifter behövs vid

som handläggningen av ärenden, t.ex. uppgifter adress,

om nanm, personnummer, diarienummer samt datum för registrering i folkbokför-

ett ingsregister. Registren innehåller också beslut och dagboksanteckningar i ett ärende, varvid uppgift registreras datum för åtgärderna

om samt beslutets eller anteckningens innebörd. lett handläggningsregister

6 19-1588SkattTullExekutionNormer

162 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

får även vissa uppgifter registreras trots att om en person personen aldrig har varit folkbokförd i Sverige. Det gäller bl.a. i ärende hinom dersprövning, registrering av vigsel samt födelse barn inte skall av som folkbokföras. Dessa ärenden registreras inte i de lokala folkbokföringsregistren, utan endast i handläggningsregistren.

Uppgifter om namn och adress samt tidsuppgifter får med hjälp av automatisk databehandling hämtas till ett handläggningsregister hos ett skattekontor från det lokala folkbokföringsregister förs det skattesom av kontoret samt från det centrala referensregistret. Personnummer får hämtas från andra handläggningsregister med hjälp automatisk databeav handling. Terminalåtkomst till ett handläggningsregister förs inom som en myndighets verksamhetsområde får förekomma endast inom myndigheten. Som sökbegrepp i registren får med vissa undantag användas - samma uppgifter som vid sökning i ett lokalt folkbokföringsregister

avsnitt 3.2.2 samt uppgifter diarienummer. om

Aviseringsregister

Tillhandahållande folkbokföringsuppgifter är de huvudsakliga av ett av ändamålen med folkbokföringsverksamheten i Samhällets behov stort. av uppgifter om befolkningen tillgodoses också i utsträckning stor genom uppgifter från folkbokföringen. Uppgiftslämnandet skedde tidigare främst genom skattemyndigheternas regionala register beöver

folkningen personbanden och det s.k. riksaviseringsbandet.

Dessa register var inte författningsreglerade och i behov stort av modernisering. Riksdagen beslutade den 8 juni 1995 register att ett nytt för avisering

av folkbokföringsuppgifter, aviseringsregister, skulle inrättas

som ersättning för personbanden och riksaviseringsbandet.

Tillämpningsområde, ändamål och registeransvar

Inom folkbokföringsverksamheten skall enligt lagen 1995:743 om aviseringsregister finnas ett register aviseringsregistret för till- - handahållande folkbokföringsuppgifter för hela landet. I av motiven till lagen sägs att viktig aspekt när det gäller skyddet för den en personliga integriteten är att de uppgifter registreras som om en person är riktiga och aktuella samt att det är intresse myndigheter av stort att ett kostnadseffektivt och säkert sätt får tillgång till de folkbokföringsuppgifter som behövs i verksamheten prop. 1994/952201 24. s. Ett centralt register ansågs denna synvinkel ha betydande fördelar. ur I lagen för vilka ändamål aviseringsregistret får anges användas. Som en naturlig följd registrets huvudsakliga av syfte att tillgodose -

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 163

myndigheters behov folkbokföringsuppgifter sägs att myndigheter

av får använda det för aktualisering, komplettering och kontroll av uppgifter i personregister som myndigheten är registeransvarig för. Efter-

myndighet även kan behöva information om personer som inte som en finns i dess egna register, får aviseringsregistret dessutom användas för kontroll och komplettering andra personuppgifter. Slutligen får

av myndigheter använda registret för uttag av urval av personuppgifter. Detta för att tillgodose vissa myndigheters särskilda behov, t.ex. inom skolverksamheten för uppgifter om personer i olika åldersgrupper. Även andra än myndigheter kan få utnyttja aviseringsregistret för uttag av urval av uppgifter, dock endast om det särskilt föreskrivs av regeringen.

Riksskatteverket är registeransvarigt för aviseringsregistret.

Registerinnehåll

Aviseringsregistret innehåller sådana uppgifter från de lokala folkbokföringsregistren och det centrala referensregistret behövs för avi-

som seringsverksamheten. Utgångspunkten har varit att endast de uppgifter får finnas som behövs för att behovet hos användarna, dvs. myndigheterna, av allmänt efterfrågade folkbokföringsuppgifter skall kunna tillgodoses prop. 1994/951201 s. 27. Av integritetsskäl är innehållet i registret fastslaget genom en uttömmande uppräkning i lagen avise-

om ringsregister.

De uppgifter om personer som är eller har varit folkbokförda i

landet eller som annars har tilldelats får finnas i

personnummer - som registret är personnummer, namn, adress, medborgarskap, civilstånd och födelseort. Vidare får registrering uppgifter folkbok-

göras av om föringsfastighet, lägenhetsbeteckning och folkbokföringsort. Även

uppgifter om make, barn, föräldrar och vårdnadshavare får registreras, liksom anteckningar datum för inflyttning från utlandet samt

om om avregistrering tillsammans med upplysning orsaken till denna.

om Vidare får det finnas uppgifter vissa anmälningar enligt vallagen

om 1997:157, upplysningar om tidpunkter för de registrerade förhållandena samt sådana tekniska och administrativa uppgifter behövs för

som att tillgodose ändamålen med registret.

Aviseringsregistret innehåller till skillnad från de lokala folkbokföringsregistren se avsnitt 3.2.1 i princip endast aktuella uppgifter. Innehållet skiljer sig även från de lokala folkbokföringsregistren

genom att vissa integritetskänsliga eller för avisering mindre viktiga uppgifter om bl.a. adoption och gravsättning inte får finnas.

164 Register hos skatteförvaltningen, exekuzionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

Terminalåtkomst och utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling

Enligt lagen om aviseringsregister får uppgifter lämnas ut medium för automatisk databehandling till varje myndighet själv har rätt att

som registrera motsvarande uppgifter. Utlämnande sker det de

sätt som mottagande myndigheterna önskar, vilket innebär att uppgifter lämnas ut på magnetband eller elektronisk väg. Vid s.k. dator till datoruppkoppling sker filöverföring i realtid, så att mottagarens register

uppdateras direkt vid inhämtandet.

Uppgifter kan länmas ut medium för automatisk databehandling även om den mottagande myndigheten inte själv får registrera uppgifterna, dock endast utlämnande sådant medium följer lag eller

om av förordning eller om regeringen har medgett det. Det är därför möjligt att tillämpa s.k. bruttoavisering, dvs. myndighet får ändrings-

att en aviseringar avseende samtliga personer i aviseringsregistret oavsett

om de förekommer i den mottagande myndighetens register eller inte. Myndigheten söker sedan fram uppgifter finns i dess

om personer som register, medan uppgifter övriga gallras bort. En lista över

om personer vilka myndigheter får ta emot bruttoaviseringar finns i förord-

som ningen 1996:1298 aviseringsregister och omfattar bl.a. Rikspolis-

om styrelsen, Kriminalvårdsstyrelsen och Vägverket.

Terminalåtkomst förekommer i fråga ett begränsat antal

numera om uppgifter i aviseringsregistret. Myndigheter får, de inte själva

även om har rätt att registrera motsvarande uppgifter, ha direktåtkomst till

uppgifter om personnummer, adress, folkbokföringsfastighet, lägen-

namn, hetsbeteckning och folkbokföringsort samt avregistrering från folkbokföringen. I förarbetena prop. 1995/96:217 15 skäl för

s. anges som lagändringen att direktåtkomst är överlägsen för användarna när det gäller att få tillgång till aktuella uppgifter åtkomsten kan be-

samt att gränsas till uppgifter som är av omedelbart intresse för användaren. Av integritetsskäl begränsades dock åtkomsten till uppräknade

ovan uppgifter, vilka inte bedömdes känsliga samtidigt de intres-

vara som är av se för nästan samtliga myndigheter utnyttjar folkbokföringsupp-

som gifter.

Regeringen har dock i förordningen aviseringsregister tillåtit

om terminalåtkomst avseende ytterligare uppgifter för

Rikspolisstyrelsen och

polismyndighetema samt skattemyndigheterna. Sistnämnda myndigheter har därigenom tillgång även till uppgifter civilstånd,

om make, föräldrar, barn och vårdnadshavare.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 165

sökbegrepp

De sökbegrepp är tillåtna vid sökning i aviseringsregistret är till

som stora delar desamma som de uppgifter vilka får finnas i registret se ovan om registerinnehållet. Vissa begränsningar har dock gjorts av integritetsskäl. Det är därför inte tillåtet att som sökbegrepp använda en persons födelseort, civilstånd eller datum för inflyttning från utlandet. Medborgarskap tillåts som sökbegrepp endast avseende uppgift om en persons medborgarskap i ett nordiskt land samt uppgift om en person är medborgare i ett EU-land eller inte unionsmedborgarskap eller icke unionsmedborgarskap.

Gallring

Huvudprincipen för aviseringsregistret är att uppgifter skall gallras när en ny motsvarande uppgift registreras eller när uppgiften inte längre är aktuell. Vissa uppgifter, t.ex. uppgift om folkbokföringsfastighet och lägenhetsbeteckning, får dock bevaras i två år efter utgången det år

av då ändringen registrerades. Uppgift om rättat personnummer får bevaras under den tid som behövs för att tillgodose ändamålet med registret. För uppgift om datum för inflyttning från utlandet gäller gallringstid

fyra år efter utgången det år då uppgiften registrerades. När

av en person avregistreras från folkbokföringen skall de flesta uppgifter gallras. Vissa uppgifter får dock bevaras i tio år efter avregistreringen.

Avgifter för tillgång till uppgifter

Utnyttjandet av aviseringsregistret är avgiftsbelagt och Riksskatteverket fastställer avgifterna. Vissa myndigheter bl.a. Rikspolisstyrelsen

och Riksförsäkringsverket- är dock enligt förordningen aviserings-

om register befriade från avgifter när uppgifterna begärs för aktualisering, komplettering och kontroll uppgifter i ett personregister förs

av som av den mottagande myndigheten.

166 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

3.3 i och läns-

verksamhet med val och folk-

styrelsernas

omröstningar

3.3.1 Allmänt verksamheten med val och

folkomröstningar

Verksamheten med val och folkomröstningar regleras i vallagen 1997:157, folkornröstningslagen 1979:369 samt lagen 1994:692 om kommunala folkomröstningar. Enligt vallagen skall det finnas en central, samt regionala och kommunala valmyndigheter. Riksskatteverket är central valmyndighet och länsstyrelserna är regionala valmyndigheter. De valnämnder som skall finnas i varje kommun är kommunala valmyndigheter. De nu nämnda myndigheternas uppgift är att organisera och genomföra valen i Sverige. Av instruktionen för skatteförvaltningen framgår vidare att Skattemyndighetema skall bistå länsstyrelserna i arbetet med de allmänna valen samt upprätta allmän röstlängd och röstkort.

3.3.2 Röstlängdsregister

I och med ikraftträdandet av den vallagen den 1juni 1997 infördes

nya ett nytt system för röstlängder, som innebar att man gick i från förfarandet med längder med fast giltighetstid. I stället tas röstlängder

nu fram endast när det skall hållas val eller folkomröstning. Samtidigt med vallagen trädde särskild registerlag för framtagning röstlängder

en av och röstkort i kraft, lagen 1997:158 röstlängdsregister. Härigenom

om skulle behovet av skydd för enskildas integritet säkerställas när relevanta uppgifter samlades i personregister.

Tillämpningsområde, ändamål och registeransvar

Skattemyndighetema och Riksskatteverket får för vissa i lagen röst-

om längdsregister angivna ändamål föra register med hjälp automatisk

av databehandling för tillhandahållandet röstlängder för hela landet

av röstlängdsregister. Registren förs alltså för såväl skattemyndigheternas som Riksskatteverkets verksamhet. Enligt datalagen är den registeransvarig för vars verksamhet registret förs, han eller hon förfogar

om över det. Registeransvaret för röstlängdsregistren skulle således

vara delat mellan myndigheterna och verket i den omfattning de förfogar över dem. I lagen om röstlängdsregister finns bestämmelse när-

en som mare definierar detta Medan Riksskatteverket är registeransva-

ansvar.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 167

rigt för samtliga register, ansvarar skattemyndighetema endast för det register förs inom myndighetens verksamhetsområde.

som

Enligt 10 § datalagen har enskild rätt att från den registeransva-

en rige få underrättelse om innehållet i ett personregister, såvitt avser personuppgifter som rör honom eller henne. Enligt en särskild bestämmelse i lagen om röstlängdsregister är dock Riksskatteverket befriad från skyldigheten att tillhandahålla den enskilde uppgifterna. Det är alltså den ansvariga Skattemyndigheten som skall lämna underrättelse om innehållet i ett visst röstlängdsregister.

Som nämnts ovan får ett röstlängdsregister föras endast för vissa angivna ändamål, nämligen för framställning av röstlängder och röstkort samt för tillsyn, planering och uppföljning av val eller folkornröstningar. Dessutom anges särskilt i lagen att registret får användas för framställning av statistik.

Registerinnehåll

I ett röstlängdsregister får finnas endast uppgifter om personer som kan ha rösträtt vid olika val eller omröstningar i Sverige. Personkretsen utgörs av svenska medborgare som är minst 18 år valdagen och som är eller har varit folkbokförda i Sverige. Därutöver förekommer uppgifter om EU-medborgare som fyller 18 år senast valdagen och är

som folkbokförda i Sverige samt andra utlänningar sammanhängande

som har varit folkbokförda i Sverige tre år i följd före valdagen eller dagen för omröstningen.

De uppgifter som får finnas om de nämnda personerna är och

namn adress, församling enligt folkbokföringen samt tillhörighet till svenska kyrkan eller medlemskap i en icke-territoriell församling. För

personer som inte är folkbokförda i landet får även datum för utvandring

antecknas. Uppgifterna hämtas från aviseringsregistret se avsnitt 3.2.4. Utöver nämnda personuppgifter innehåller ett röstlängdsregister även uppgifter av mer teknisk eller administrativ karaktär, såsom uppgifter om valdistrikt, vallokaler och deras öppettider, adress till valnänmden samt andra sådana uppgifter som behövs för att tillgodose ändamålet med registret.

Direktåtkomst och utlämnande uppgifter på medium för

av automatisk databehandling

Direktåtkomst till röstlängdsregistren är begränsad till de myndigheter som är direkt inblandade i arbetet med val och folkornröstningar, nämligen Riksskatteverket som är central valmyndighet, skattemyndigheterna som ansvarar för framställning av röstlängder samt länssty-

m.m.

168 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

relsema som är regionala valmyndigheter. För dessa myndigheter är direktåtkomsten dock inte begränsad till sin omfattning, utan gäller samtliga röstlängdsregister.

Uppgifter i registren får lämnas ut medium för automatisk databehandling endast om det är föreskrivet i lag eller förordning eller om regeringen eller annan myndighet som regeringen bestämmer har medgett detta samt om uppgiften skall användas för framställning av statistik.

Sökbegrepp

Flertalet av de uppgifter som får finnas i registret får användas även som sökbegrepp. Det gäller namn eller personnummer, tillhörighet i svenska kyrkan och medlemskap i en icke-territoriell församling. Uppgifter om medborgarskap tillåts som sökbegrepp endast avseende

en persons medborgarskap i ett nordiskt land samt uppgift är

om en person medborgare i ett EU-land eller inte unionsmedborgarskap eller icke

unionsmedborgarskap.

Kandidatregister

Riksskatteverket och samtliga länsstyrelser i landet har Datainspektionens tillstånd dnr 3416-74, 1177--1201-94, 1164--85-98 att föra kandidatregister. Ett kandidatregister får användas för anmälan kandi-

av dater till val, för kontroll valbarhet och valsedelsbeställning samt för den slutliga röstsammanräkningen valresultat vid länsstyrelserna och Riksskatteverket. Dessutom anges i tillståndsbeslutet att registret får användas som underlag för statistikuppgifter till Statistiska centralbyråns valstatistik. Registeransvariga är Riksskatteverket och samtliga länsstyrelseri landet.

I kandidatregistren får det finnas vissa uppgifter de kandidater

om som har anmälts av partier, såsom adress, parti-

personnummer, nanm, tillhörighet och andra uppgifter kandidaterna finns val-

om som sedlar. Därutöver får registren innehålla uppgifter valkrets, val-

om nämnd, vallokaler och partiombud För kontroll kandidaternas

m.m. av valbarhet får till kandidatregistren dessutom hämtas in vissa uppgifter från lokala folkbokföringsregister, nämligen uppgifter folkbokfö-

om ringsort, svenskt eller icke svenskt medborgarskap samt medlemskap i icke-territoriell församling.

Sedan 1998 har Riksskatteverket och länsstyrelserna tillstånd

att lämna ut uppgifter i kandidatregistren över Internet. Avsikten med det-

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvalzningen, exekutionsväsendet och Tullverket 169

ta är att såväl innehåll i valsedlar som uppgifter om valresultat bl.a.

valda ledamöter och ersättare skall kunna tas fram via Internet.

3.4 i exekutionsväsendets verk-

samhet

Exekutionsväsendet består av Riksskatteverket som chefsmyndighet samt tio regionala kronofogdemyndigheter. De ämnesområden som förvaltningen har att hantera är frågor om verkställighet enligt utsökningsbalken och andra författningar, indrivning, betalningsföreläggande och handräckning samt skuldsanering. Kronofogdemyndighetema är dessutom regionala myndigheter för frågor om tillsyn i konkurs. Grundläggande bestämmelser om verksamheterna finns i förordningen 1988:784 med instruktion för exekutionsväsendet.

3.4.1 Allmänt exekutionsväsendets verksamhet

Exekutionsväsendets verksamheter kan delas in olika sätt. Riksskatteverkets indelning utgörs av sex verksamhetsgrenar: förebyggande verksamhet, summarisk process, indrivning och verkställighet,

annan exekutiv försäljning av fastigheter tillsyn i konkurs samt skuld-

m.m., sanering. Kronofogdemyndighetema har även uppgifter inte själv-

som klart går att inordna i de nämnda verksamhetsgrenama. Nedan följer

en kort beskrivning av de olika verksamheterna, dock med något

en annorlunda utgångspunkt i fråga om indelningen.

Exekutiv verksamhet utsökning och indrivning

Kronofogdemyndighetemas uppgift i den exekutiva verksamheten är att handlägga mål enligt utsökningsbalken verkställighet domar

om av eller andra exekutionstitlar som innefattar betalningsskyldighet eller annan förpliktelse utsökningsmål. Utsökningsmålen indelas i allmänna och enskilda mål. De allmänna målen uttagande bl.a. böter,

avser av viten, skatt, tull och vissa andra belopp tillkommer staten eller

som kommunerna. För allmänna mål finns särskilda bestämmelser hand-

om läggningen i lagen 1993:891 indrivning statliga fordringar

om av m.m. Sökanden i allmänna mål, dvs. statliga eller kommunala myndigheter, företräds av kronofogdemyndigheten. Övriga utsökningsmål är enskilda och avser uttag av fastställda fordringar, t.ex. obetalda

som underhållsbidrag eller hyror, samt bl.a. avhysningar och återtagande

170 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

avbetalningsgods. Sökande i enskilda mål kan privatpersoner, vara företag och banker, men också statliga eller kommunala myndigheter när verkställigheten inte fordringar i lagen inavser som anges om drivning av statliga fordringar Om gäldenär inte frivilligt bem.m. en talar en fordran i ett utsökningsmål kan kronofogdemyndighetema, i den mån det finns tillgångar, besluta utmätning gäldenärens om av egendom eller lön. I allmänna mål kan kronofogdemyndighetema även ansöka om att en gäldenär skall försättas i konkurs. Under 1998 kom ca 2,5 miljoner allmänna mål och 345 000 enskilda mål in till kronofogdemyndighetema. Exekutiv försäljning fast egendom, bostadsrätter, skepp och luftav fartyg anses utgöra särskild Verksamhetsgren för kronofogdemynen digheterna. Även tvångsförsäljning bostadsrätter hör dit. Under år av 1998 såldes ca 900 fastigheter exekutivt och vid utgången året fanns av ca 4 000 oavslutade fastighetsärenden hos kronofogdemyndigheterna.

Summarisk process

Fram till 1992 handlades mål betalningsföreläggande och handom räckning Summarisk process tingsrättema. Sedan dess utgör nämnav da mål en viktig arbetsuppgift för kronofogdemyndigheterna. Verksamheten innebär ett förenklat förfarande i mål gäller bl.a. utebliven som betalning, betalningsfastställelse i pantsatt egendom, vanlig handräckning med eller utan avhysning särskild handräckning. Kronofogsamt demyndighetemas fastställande utslag utgör exekutionstitel en som gör det möjligt att bl.a. ansöka utmätning eller avhysning hos om myndigheternas funktion för indrivning. Under år 1998 kom till krono-

fogdemyndighetema ca 575 000 mål betalningsföreläggande och

om handräckning.

Skuldsanering

Skuldsaneringslagen 1994:334 trädde i kraft 1994, vilket innebar att det infördes en möjlighet för fysiska efter ansökan hos personer att en kronofogdemyndighet få till stånd ett förfarande varigenom de helt eller delvis befrias från för betalning de skulder omfattas ansvar av som av skuldsaneringen. Förfarandet kan närmast liknas vid slags acken ordsuppgörelse, genom att gäldenärens skulder sätts ned och den kvarvarande delen betalas löpande under ett antal år. Syftet med skuldsanering är att den skall ha dels rehabiliterande effekt för skuldtyngda en personer, dels en preventiv och borgenärsgynnande effekt. Under år 1998 kom till kronofogdemyndigheten 3 400 ärenden skuldca om sanering.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 171

Tillsyn i konkurs

Kronofogdemyndighetema är enligt konkurslagen 1987:672 tillsynsmyndigheter i konkurs och skall i den egenskapen övervaka att förvaltningen av konkursbon bedrivs ett ändamålsenligt sätt och särskilt se till att avvecklingen av konkursen inte fördröjs i onödan. En tillsynsmyndighet får som led i tillsynen bl.a. inventera konkursboets kassa och begära redovisning av förvaltaren. Det åligger vidare tillsynsmyndigheten att på begäran lämna upplysningar om boet och dess förvaltning till bl.a. tingsrätt och borgenärer. Antalet konkurser varierar kraftigt med tiden, men under år 1998 tillkom ca 9 000 nya ärenden och vid utgången av det året fanns 16 500 oavslutade ärenden hos tillsynsmyndighetema.

Övriga arbetsuppgifter

Förutom de verksamheter som beskrivits ovan förekommer vissa andra uppgifter som det åligger kronofogdemyndighetema att utföra. En kronofogdemyndighet skall, i egenskap tillsynsmyndighet i konkurs,

av föra statens talan vid tingsrätt när arbetstagare har väckt talan mot

en en konkursförvaltares beslut om betalning enligt lönegarantilagen 1992:497 vid konkurs utan bevakning. En tillsynsmyndighet kan även själv väcka talan mot en konkursförvaltares beslut. Kronofogdemyndigheter handlägger enligt lagen 1981:131 kallelse okända

om borgenärer även ansökningar om sådan kallelse i samband med bouppteckning efter en avliden eller i samband med äktenskapsskillnad. När en arbetsgivare önskar göra avdrag en arbetstagares lön för att kvitta med en motfordran, skall han enligt lagen 1970:215 arbetsgivares

om kvittningsrätt från kronofogdemyndigheten inhämta besked hur stor

om del av lönefordringen som skall vara skyddad mot kvittning. En kronofogdemyndighet skall vidare enligt 2 kap. 3 § utsökningsförordningen 1981:981 kontakta målsägande har tilldömts skadestånd i ett

en som brottmål, för besked denne vill ansöka verkställighet samt hjäl-

om om pa målsäganden med en sådan ansökan.

Härutöver utför kronofogdemyndighetema vissa mindre uppgifter som närmast kan beskrivas som rena registreringsförfaranden. Till

exempel kan protester av växlar och checkar enligt växellagen 1932: 130 och checklagen 1932:131 kronofogdemyndighet. Vidare

tas upp av en skall avhandlingar köp enligt lagen 1845:50 1 handel med

om s. om lösören, som köparen låter i säljarens vård kvarbliva, in till kro-

ges en nofogdemyndighet för registrering.

172 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

Datorutvecklingen inom exekutionsväsendet

Frågan om datorutveckling inom exekutionsväsendet började utredas redan under senare delen av 1960-talet och i början av 1970-talet inleddes arbetet med faktiskt datorstöd för kronofogdemyndighetemas indrivningsverksamhet genom ett centralt system. Användandet av datorer begränsades inledningsvis till handläggningen av allmänna mål

dvs. mål som avser det allmännas fordringar skatter och då

m.m. endast hos vissa försöksmyndigheter. Datorstödet först ett rent

var redovisningssystem och i registret fanns uppgifter om skulder och gäldenärer. Sedan mitten av 1980-talet har dock samtliga kronofogdemyndigheter datorstöd, efterhand har kommit att omfatta även enskilda

som mål. Den datoriserade hanteringen har också utvecklats från

ett rent redovisningssystem till att utgöra även ett handläggningssystem. Undan för undan har dataregister införts för all verksamhet hos kronofogdemyndigheterna.

I takt med att användandet av datorer och datasystem utvidgades aktualiserades behovet av utförlig författningsreglering exekutions-

av väsendets dataregister. En första sådan reglering infördes den

l september 1986 då utsökningsregisterlagen 1986:617 och utsökningsregisterförordningen 1986:678 trädde i kraft. Efter hand har även annan lagstiftning tillkommit för att reglera användandet datorer

av inom andra verksamhetsområden.

Sedan några år tillbaka pågår inom exekutionsväsendet arbete med ett nytt och avancerat datasystem, INIT, för utsöknings- och indrivningsverksamheten. Enligt vad har erfarit förväntas systemet kunna tas i bruk den 1 oktober 2001.

Utsökningsregister

Innan utsökningsregisterlagen trädde i kraft fanns det inom exekutionsväsendet ett icke författningsreglerat centralt personregister använ-

som des i främst indrivningsverksamheten. Vid lagens tillkomst konstaterade departementschefen att det även fortsättningsvis skulle finnas

ett för hela landet gemensamt utsökningsregister prop. 1985/86:155 s. 11.

Det nuvarande datorsystemet bygger det började

system som konstrueras 1970-talet och de tekniska strukturerna är till del

stor från den tiden. Under första halvan 1990-talet studerades lösningar

av som byggde på tanken att inrätta ett centralt och flera regionala

passa system registerlagen 1995 i samband med att elektronisk dokumenthantering

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 173

skulle utvecklas inom exekutionsväsendet och en möjlighet att föra

regionala utsökningsregister det centrala registret infördes

vid sidan av SFS 1995:441. Lagtexten ger dock en missvisande bild av utsökningsregistren. Några regionala register har inte inrättats och elektronisk dokumenthantering har inte införts. Riksskatteverket arbetar nu med helt andra lösningar för indrivningsverksamheten. Det nya systemet är tänkt att innefatta endast ett centralt register samt elektroniska akter. Trots detta finns det anledning att närmare titta hur utsökningsregistren faktiskt regleras i lagstiftningen.

Tillämpningsområde och ändamål

För de ändamål som anges i utsökningsregisterlagen skall med hjälp av automatisk databehandling föras ett för hela landet gemensamt utsökningsregister det centrala utsökningsregistret samt ett regionalt

- register i varje region. I samband med lagregleringen av de regionala utsökningsregistren angavs i motiven att dessa register stegvis skall överta det centrala registrets funktion och sikt ersätta detta, utom såvitt gäller dess funktion som referensregister prop. 1994/95:168

s. 16. De regionala registren har dock ännu inte satts i funktion och tills vidare finns det alltså i princip endast ett centralt register.

Ändamålen med det centrala registret och de regionala registren är gemensamt reglerade i utsökningsregisterlagen. I det avseendet görs alltså ingen åtskillnad mellan de olika registren, tanken med

men lagstiftningen är som redan nämnts att det centrala registret framöver främst skall ha funktionen av ett referensregister.

Huvudändamålet med utsökningsregistren är kronofogdemyndighetemas exekutiva verksamhet. I utsökningsregisterlagen därför

anges att registren skall användas inom exekutionsväsendet för verkställighet enligt utsökningsbalken, verkställighet eller tillsyn enligt för-

annan fattning, indrivning statliga fordringar samt för avräkning vid åter-

av betalning av skatter och avgifter. Registren skall dessutom användas för exekutionsväsendets planering och tillsyn den exekutiva verk-

av samheten och för fördelning av mål m.m. mellan kronofogdemyndigheter samt för redovisning till sökande.

Utsökningsregistren får användas vissa myndigheter utanför

även av exekutionsväsendet. Det är främst myndigheter inom skatteförvaltningen som behöver använda registren, det gäller även bl.a. Tull-

men verket. För dessa myndigheter finns särskild ändamålskatalog, enligt

en vilken registren får användas för avräkning vid återbetalning skatt,

av för planering, samordning och uppföljning revisions- och

av annan kontrollverksamhet vid beskattning och tulltaxering samt för utredningar vid bestämmande och uppbörd skatter, tullar och social-

174 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

avgifter. Myndigheter som utövar tillsyn enligt yrkestrafiklagen 1988:263 och lagen 1998:492 om biluthyrning har möjlighet att använda registren i tillsynsverksamheten.

Registeransvar

För det centrala utsökningsregistret är Riksskatteverket och kronofogdemyndighetema gemensamt registeransvariga. Medan Riksskatteverkets ansvar omfattar hela registret har en kronofogdemyndighet ansvar endast för sådana uppgifter i registret mål eller ärenden

som avser som handläggs hos myndigheten samt för uppgifter myndigheten

som av annan anledning har fört i registret.

Ansvaret för de regionala utsökningsregistren skall helt åvila kronofogdemyndighetema, eftersom en myndighet är registeransvarig för det register som förs i myndighetens region.

Registerinnehåll

Det centrala utsökningsregistret

Det centrala utsökningsregistret skall innehålla uppgifter

om personer fysiska eller juridiska som enligt utsökningsbalken är gäldenärer eller

svarande i mål hos en kronofogdemyndighet. För dessa skall

personer

vissa i utsökningsregisterlagen angivna identifieringsuppgifter finnas i

registret. För fysiska gäller det uppgifter adress och

personer om namn, personnummer eller särskilt registreringsnummer, civilstånd och datum för civilståndsändring, dagen för dödsfall har avlidit

om personen samt dagen för utflyttning om personen har flyttat utomlands. För

en juridisk person skall motsvarande uppgifter nämligen firma, ad-

anges, ress och organisationsnummer eller särskilt redovisnings- eller registreringsnummer. För ett dödsbo får även uppgifter den avlidnes

om personnummer och dag för dödsfallet antecknas.

Utöver identifieringsuppgifter får det centrala registret innehålla

ett antal andra uppgifter om de nämnda i den mån det fö-

ovan personerna, reskrivs av regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer

utsökningsregisterförordningen framgår att det är Riksskatteverkets

uppgift att meddela sådana föreskrifter. Enligt utsökningsregisterlagen får i det centrala registret finnas uppgifter bl.a. exekutionstitel,

om skuldens storlek, arbetsgivare, influtna medel, datum för skuldens fastställande, när den förföll till betalning, preskriptionstidpunkt and-

samt ra förhållanden av betydelse för betalningsskyldigheten.

Vidare får registret innehålla uppgifter den sökt verkstäl-

om: som lighet och vilka verkställighetsåtgärder har begärts; ställd säkerhet,

som

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 175

uppskov och avbetalningsplan; utmätning, exekutiv försäljning, införsel, avräkning och betalningssäkring; kvarstad och återtagande av vara; bötesförvandling; betalningsinställelse och likvidation; skuldsanering, företagsrekonstruktion, konkurs, ackord och näringsförbud; förhör eller

åtgärd vidtagits för efterforskning av tillgångar; förekomst annan som av och tidpunkt för gäldenärsutredning samt redovisningen av verkställighetsuppdraget. Slutligen får det även finnas administrativa och tekniska uppgifter som behövs för registrets användning.

Även inte är gäldenärer eller svarande i mål hos kro-

personer som nofogdemyndigheten kan i begränsad omfattning förekomma i det centrala utsökningsregistret. De uppgifter som får finnas är uppgifter om skuldsanering, företagsrekonstruktion, konkurs, ackord och näringsförbud.

De regionala utsäkningsregistren

Ett regionalt register får om Riksskatteverket föreskriver det inne-

- hålla samma uppgifter som det centrala utsökningsregistret. Detta innebär att identifieringsuppgifter som är obligatoriska i det centrala registret, inte nödvändigtvis måste finnas även i de regionala registren. Utöver de uppgifter som skall eller får finnas i det centrala registret, får de regionala registren även innehålla uppgifter om beteckning handling och uppgift om att en handling i ett mål eller ärende inte finns i registret. Liksom är fallet med de regionala skatteregistren, får ett utsökningsregister dessutom innehålla handlingar kommit in eller

som som har upprättats i ett ärende som handläggs av den myndighet som har hand om registret, s.k. elektroniska akter jfr avsnitt 3.1.2. Någon föreskrift om de regionala registren har inte utfärdats. Som nämnts ovan har systemet med regionala register inte förverkligats.

Terminalåtkomst

Vid införandet utsökningsregisterlagen hade Riksskatteverket obe-

av gränsad terminalåtkomst till utsökningsregistret, medan kronofogde-

en myndighets åtkomst, något förenklat, begränsad till uppgifter hän-

var förliga till det län vari myndigheten var verksam. Tullverket, länsstyrelserna och skattemyndighetema hade terminalåtkomst till uppgifter

om personer som var aktuella hos myndigheterna. Bestämmelserna om terminalåtkomst är, bl.a. på grund att det är tänkt att regionala regis-

av ter skall inrättas, något annorlunda i dag. Grundtanken är dock densamma, nämligen att en myndighet i möjligaste mån bör ha åtkomst endast till uppgifter som hör till dess verksamhetsområde prop. 1985/861155 s. 23 och 1994/95:168 s. 22. Liksom tidigare får terrni-

176 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

nalåtkomst finnas endast för de i utsökningsregisterlagen angivna ändamålen med registren.

Riksskatteverket har obegränsad terminalåtkomst till det centrala registret och kommer med undantag för de elektroniska aktema att

- ha obegränsad åtkomst även till de regionala registren om de inrättas. Den omfattande åtkomsten hänger samman med verkets uppgifter i fråga om bl.a. styrning och uppföljning av verksamheten och med handläggning av skadeståndsärenden.

Att åtkomsten enligt utsökningsregisterlagen är begränsad när det gäller de elektroniska aktema beror att handlingarna i aktema kan innehålla i stort sett varje typ uppgift och att det därför inte-

av av gritetsskäl har ansetts viktigt att så mycket som möjligt begränsa åtkomsten. Regeringen kan dock föreskriva att Riksskatteverket får ha terminalåtkomst till de elektroniska aktema och denna möjlighet har i viss mån utnyttjats. Enligt utsökningsregisterförordningen får Riksskatteverket ha sådan åtkomst för handläggning mål eller ärenden

av där verket företräder staten vid domstol samt för uppföljning krono-

av fogdemyndighetemas verksamhet. Eftersom det ännu inte finns några elektroniska akter är detta än så länge endast på planeringsstadiet. Det nya datorsystem som är under utveckling inom exekutionsväsendet kommer dock med säkerhet att innehålla sådana akter.

En kronofogdemyndighets tillgång till uppgifter i det centrala utsökningsregistret avser främst är registrerade hos

personer som myndigheten som gäldenärer i mål om exekutiva åtgärder eller

som annars är gäldenärer eller svarande i mål eller ärende handläggs

som av myndigheten. Även uppgifter andra får tillgängliga,

om personer vara men det krävs då att den har anknytning till någon är

personen som registrerad gäldenär hos myndigheten i ett mål exekutiva åtgärder.

om De personer som berörs är makar och gemensamt betalningsansvariga samt fåmansföretag, fåmansägda handelsbolag och delägare i sådana företag, om företaget eller delägare i detta är gäldenär i ett mål hos

en myndigheten om exekutiva åtgärder. Härutöver har kronofogdemyndighetema utan någon geografisk begränsning terminalåtkomst till

- uppgifter om skuldsanering, företagsrekonstruktion, konkurs och näringsförbud.

När det gäller de regionala utsökningsregistren skall kronofogde-

en myndighet ha terminalåtkomst till det register förs i dess region.

som Inom en myndighet kommer det alltså inte att finnas någon begränsning i åtkomsten till de elektroniska aktema. Dessutom har regeringen i

utsökningsregisterförordningen föreskrivit kronofogdemyndighet

att en får ha terminalåtkomst till en annan myndighets regionala register beträffande en person som är registrerad svarande i mål i båda

som re-

105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 177 SOU 1999:

gionerna eller för förpliktelse solidariskt med en gäldesom svarar en när i den egna regionen. Även Tullverket och skattemyndigheter får ha terminalåtkomst till uppgifter i utsökningsregistren. För dessa myndigheter gäller att åtkomsten endast får förekommer i ärenden hos dem. avse personer som Åtkomsten till det centrala registret är under de förutsättningarna inte begränsad, medan åtkomsten till de regionala registren inte omfattar ärendebeteckningar och de elektroniska aktema. Regeringen får föreskriva sökande eller dennes ombud i viss att en utsträckning får ha terminalåtkomst till utsökningsregistren. Av utsökningsregisterförordningen framgår att dessa personer om Riksskatte- verket medger det i ett enskilt fall får ha åtkomst till uppgifter i det centrala registret och, med undantag för ärendebeteckningar och elektroniska akter, de regionala registren. Som begränsning gäller dock att uppgifterna måste mål eller ärenden som sökanden har gett och avse de inte får omfattas sekretess enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen. att av Det är alltså endast uppgifter förpliktelse som avses med den sökta om verkställigheten eller beslut i målet eller ärendet får lämnas ut som genom terminalåtkomst. Endast ett tillstånd för sökande att ha terminalåtkomst har lämen nats. Försäkringskassorna har fått tillstånd att i mål om återkrav av underhållsstöd ha åtkomst till de mål där de själva är sökande. Avsikten är att handläggare försäkringskassan vid sin egen terminal skall en kunna i kronofogdemyndighetens register och se hur långt handläggningen har kommit, t.ex. underrättelser har skickats ut och om om det har skett utmätning.

Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling

Från både det centrala och de regionala utsökningsregistren får uppgifter lämnas ut medium för automatisk databehandling, om det sker för utbetalning influtna medel eller för annan redovisning. Regeav ringen har dessutom utnyttjat sin möjlighet att uppdra Datainspektionen att lämna särskilt medgivande om utlämnande för andra ändamål. Ett sådant medgivande kan dock endast avse uppgifter som inte omfattas sekretess, dvs. uppgifter om förpliktelse som avses med av den sökta verkställigheten eller beslut i mål eller ärende. I dag förekommer regelmässigt utlämnande medium för automatsik databehandling till kreditupplysningsföretag.

178 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

Gallring

Identifieringsuppgifter avseende fysiska och juridiska i utpersoner sökningsregistren skall gallras när det inte längre finns några andra

uppgifter om personerna i registren. I övrigt gäller att uppgifter om indrivningsuppdrag avseende böter skall gallras vid utgången det år av då full betalning skedde. Övriga uppgifter skall gallras efter år för tre uppgifter om skuldsanering gäller dock sexårsgräns räknat från en - utgången av det år då målet avslutades eller åtgärden förföll. Regeringen

har föreskrivit undantag från bestämmelserna i utsökningsregisterlagen i fråga om bl.a. uppgifter konkurs och näringsförbud, vilka skall om gallras efter fem år.

3.4.3 och

Betalningsföreläggande- handräcknings-

register

I samband med reformeringen den summariska då mål av processen, om lagsökning, betalningsföreläggande och handräckning flyttades från tingsrättema till kronofogdemyndighetema, uttalades i förarbetena att processen hos kronofogdemyndighetema skulle skötas med hjälp av ADB-teknik prop. 1990/91:126 64. Det ansågs i registersammans. hang viktigt att uppgifter fastställda skulder och andra förpliktelser om som regleras i utsökningsregisterlagen skulle skiljas från uppgifter - om påstådda förpliktelser, och att registerfrågor för den summariska

processen därför skulle regleras särskilt i lagen 1991:876 register om

för betalningsföreläggande och handräckning.

Tillämpningsområde, ändamål och registeransvar

När det gäller frågan om det för den summariska skulle inprocessen föras ett centralt eller flera regionala register, i motiven anges till lagen

om register för betalningsföreläggande och handräckning att mindre

register har fördelar från integritetssynpunkt, eftersom allmänhetens möjligheter att vid ett och tillfälle del uppgifter påverkas samma ta av av ett registers omfattning prop. 1990/91:126 65. Vidare uttalas s. att det främsta ändamålet med register för den summariska processen är att främja en rationell handläggning målen. Varje

av kronofogdemyndig-

het skall därför med hjälp automatisk databehandling föra av ett regis-

ter för handläggning mål betalningsföreläggande

av om och handräckning. Registren får användas även för tillsyn, planering och uppföljning av verksamheten samt för framställning statistik. av I fråga om dessa

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 179

ändamål är det inte endast kronofogdemyndighetema, utan även Riksskatteverket i egenskap central förvaltningsmyndighet, som får ut-

av nyttja registren. Slutligen får uppgifter i registren även användas som underlag för verkställighet enligt utsökningsbalken.

Av naturliga skäl är varje kronofogdemyndighet registeransvarig för det register myndigheten för. Därutöver har Riksskatteverket ge-

som mensamt med respektive kronofogdemyndighet ansvaret för samtliga

Enligt 10 § datalagen har enskild rätt att från den registeran-

en svarige få underrättelse innehållet i ett personregister, såvitt avser

om personuppgifter som rör honom eller henne. Enligt en särskild bestämmelse i lagen register för betalningsföreläggande och hand-

om räckning är dock Riksskatteverket befriat från skyldigheten att lämna sådana uppgifter till den enskilde. Om en enskild vänder sig till verket med sådan begäran, skall underrättelsen alltså lämnas av den ak-

en tuella kronofogdemyndigheten.

Registerinnehåll

Betalningsföreläggande- och handräckningsregistren är i första hand avsedda som hjälpmedel vid ärendehanteringen och innehållet i registren är anpassat därefter. I registren får finnas identifieringsuppgifter gällande parterna, såsom namn, adress, yrke och personnummer eller särskilt registreringsnummer, adress där part kan nås för del-

en givning, telefonnummer till bostad och arbetsplats samt övriga förhållanden som är av betydelse för delgivningsförfarandet. För juridiska personer får motsvarande uppgifter finnas, t.ex. firma, adress och organisationsnummer. Om en part företräds av ombud får även uppgifter om dennes namn, adress och telefonnummer finnas i registren.

Härutöver får registren innehålla uppgifter som är direkt knutna till ärendehanteringen. Det är uppgifter om bl.a. målnummer, inkomstdag, saken, yrkanden och grunder, handlingar som kommer eller skickas ut i målen, delgivning, frister, beslut i målet samt annat som tillförs målet och som är betydelse för handläggningen. Slutligen får i

av registren finnas uppgifter av teknisk och administrativ karaktär.

Terminalâtkomst

När lagen om register för betalningsföreläggande och handräckning infördes fanns inga bestämmelser om terminalåtkomst. Kronofogdemyndigheterna skulle nämligen ha sådan åtkomst endast till

sina egna register medan Riksskatteverket, i egenskap av generellt registeransvarig myndighet, skulle ha tillgång till samtliga register. En kronofogde-

180 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

myndighet kunde alltså inte via terminal få uppgifter från andra myn-

digheters register. Ett förslag sådan utvidgad terminalåtkomst hade om

visserligen förts fram, Datainspektionen avstyrkte förslaget eftermen

som det skulle motverka det integritetsskyddande syfte ville uppnå man

genom att ha regionala register. I motiven till lagen sägs att det är osä-

kert vilka vinster som kan göras när kronofogdemyndighet har en ter-

minalåtkomst till en annan myndighets register, och förslagen sådan om åtkomst bör därför inte genomföras inspektionens bestämda mot av-

styrkande prop. 1990/91 :126 69. s.

Sedan den l januari 1997 finns dock möjlighet för kronofogdeen myndighet att ha terminalåtkomst även till andra kronofogdemyndig-

heters register. Åtkomsten är dock begränsad till uppgifter om del-

givningsadress i utslag för den är svarande i mål betalsom ett om

ningsföreläggande eller handräckning vid den myndigheten egna samt

alla uppgifter i utslag i ett mål betalningsföreläggande för den om som

är gäldenär i ett mål om verkställighet utslaget vid den av egna myn-

digheten. Anledningen till att terrninalåtkomsten utvidgades och att det skedde endast i begränsad omfattning utvärderingar - var att av

systemet visade att delgivningsproblem egentligen det enda kvarvar stående allvarliga hindret effektiv mot en handläggning av den sum-

mariska processen prop. 1995/96:211 23 s.

Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk data-

behandling

Från register för betalningsföreläggande och handräckning får

uppgifter lämnas ut på medium för automatisk

databehandling, om det sker

för redovisning till sökanden i mål. Regeringen ett har dessutom ut-

nyttjat sin möjlighet att uppdra Datainspektionen att lämna särskilt

medgivande utlänmande i andra fall i fråga om om uppgifter som inte

omfattas av sekretess. I dag förekommer regelmässigt utlämnande

medium för automatisk databehandling till

kreditupplysningsföretag.

Sökbegrepp

Vid sökning i ett register för betalningsföreläggande

och handräckning

får som sökbegrepp användas endast uppgifter om bl.a. nanm, personeller organisationsnummer, särskilt registreringsnummer, sökandens el-

ler ingivarens referensnummer, målnummer, dagen för målets avgöran-

de, bevakningstider och uppgifter målets om art. För Riksskatteverket

gäller särskilda begränsningar genom att verket inte får använda uppgifter sökanden eller svaranden

om som sökbegrepp.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 181

Gallring

Uppgifter utslag i mål betalningsföreläggande skall gallras ur

om om registren senast under juni månad året efter det att tre år har förflutit från det år då utslaget meddelades. Övriga uppgifter om mål om betalningsföreläggande eller handräckning skall gallras senast juni månad året efter det att målet har avgjorts av kronofogdemyndigheten.

3.4.4 Skuldsaneringsregister

Varje kronofogdemyndighet skall med hjälp av automatisk databehandling föra ett register för handläggning av ärenden enligt Skuldsaneringslagen 1994:334. Detta framgår av förordningen 1994:348 om register för skuldsaneringsärenden. Ett sådant register får användas även för tillsyn, planering och uppföljning av verksamheten samt för framställning av statistik. Varje kronofogdemyndighet är registeransvarig för sitt register.

I ett skuldsaneringsregister får finnas uppgifter om gäldenären och borgenärema i ett ärende samt om parternas ställföreträdare eller ombud. Datainspektionen har dessutom i ett beslut dnr 4186--4209-94 förklarat att hinder inte föreligger mot att registrera uppgifter om borgensmän och solidariskt betalningsskyldiga personer som är parter i

ett ärende i registren, trots att detta inte uttryckligen anges i förord-

ningen.-

De uppgifter som får förekomma i ett skuldsaneringsregister är vanliga identifikationsuppgifter som namn, adress, telefonnummer,

personeller organisationsnummer samt yrke m.m. Därutöver får vissa handläggningsuppgifter registreras, t.ex. ärendenummer, inkomstdag, delgivningar, handlingar som kommer in eller skickas ut samt beslut i ärendet. Slutligen får även vissa uppgifter skulderna näm-

om anges, ligen skuldbelopp, uppkomstdag, ställda säkerheter och övriga villkor.

Vissa begränsningar finns i fråga sökmöjligheter i registren.

om Som sökbegrepp får användas endast ett fåtal identifikations- eller handläggningsuppgifter, nämligen namn, person- eller organisationsnummer, ärendenummer, inkomstdag, bevakningstider och dagen för beslut i ärendet.

Uppgifter om beslut om skuldsanering skall gallras före utgången

av juni månad sex år efter det år då beslutet meddelades. Övriga uppgifter skall gallras året efter det att ärendet avgjordes.

182 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

3.4.5 Lönegarantiregister

Riksskatteverket får enligt förordningen 1994:1283 om lönegarantiregister med hjälp av automatisk databehandling föra ett register över vissa uppgifter om statlig lönegaranti vid konkurs. Uppgifterna i registret får användas endast för framställning av statistik.

De uppgifter som får finnas i registret är fordringsslag och belopp för lönefordringar för vilka lönegaranti har begärts eller skall lämnas, datum för underrättelser och beslut, arbetsgivarens verksamhet

arten av samt kommunen där arbetsgivarens verksamhet bedrevs vid tiden för konkursbeslutet.

Riksskatteverket har terminalåtkomst till registret. Verket får också lämna uppgifter från registret till Statistiska centralbyrån medium för automatisk databehandling.

3.4.6 och andra tillstånds-

Konkurstillsynsregister

register

Konkurstillsynsregister

Enligt 7 kap. 25 § konkurslagen 1987:672 är kronofogdemyndighetema tillsynsmyndigheter i konkurs, och har i den egenskapen Datainspektionens tillstånd dnr 6100--6120-94 att föra diarie- och ärende-

hanteringsstödsregister.

Registret används för diarieföring, ärendehantering och framställning av statistik. Inkomna och upprättade handlingar inom tillsynsmyndighetens verksamhetsområde registreras enligt bestämmelserna i 15 kap. sekretesslagen, med uppgift bl.a. från handlingen har

om vem kommit in eller till den har expedierats samt diarienummer. Vid

vem ärendehantering förs register över samtliga konkurser.

De personer förutom handläggare på myndigheten vilka det får finnas

- om uppgifter i ärendehanteringsregistren är konkursförvaltare, ställföreträdare och konkursgäldenärer. Registren får innehålla uppgifter bl.a.

om namn, adress, person- eller organisationsnummer, tingsrättens beslutsdatum, förvaltararvoden och lönegaranti.

Datainspektionen har i det nämnda tillståndsbeslutet uttryck-

ovan ligen angett att ärendehanteringsregistren inte får innehålla

personuppgifter om brott eller misstanke brott, uppgifter näringsförbud

om om eller uppgifter som utgör omdöme eller värderande upplysning

annan om den registrerade. Uppgifter i ett register skall gallras fem år efter det att det aktuella ärendet avslutades hos tillsynsmyndighet.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 183

led i effektiviseringen förfarandet med exekutiv försäljning Som ett av

fastigheter, skepp, luftfartyg samt exekutiv försäljning och tvångsav försäljning bostadsrätter pågår inom exekutionsväsendet arbete med

av ett särskilt ärendehanteringssystem. Vissa delar av systemet är färdiga

samtliga kronofogdemyndigheter. Återstående och har tagits i bruk av delar, tekniskt avancerade och bl.a. omfattar sakägarför-

som är mer teckningen, är ännu inte klara beräknas kunna tas i bruk under år

men 1999.

Datainspektionen har gett kronofogdemyndighetema tillstånd dnr 265--274-97 att inrätta och föra personregistren DUFF-EX Datorunderstödd fastighetsförsäljning för exekutionsväsendet. Ändamå-

m.m. let med registren är att de skall utgöra ett hjälpmedel för kronofogdemyndigheterna vid diarieföring och handläggning av försäljningsärenden m.m. för verkställighet enligt utsökningsbalken och bostadsrättslagen 1991:614. Registren får användas även för framställning av statistik.

I registren får finnas uppgifter om t.ex. ägare till fastighet som är föremål för exekutiv försäljning, gäldenär som inte är ägare till fastigheten, bostadsrättshavare vars bostadsrätt är föremål för exekutiv försäljning, sökande och ombud, andra borgenärer, sysslomän, innehavare av nyttjanderätt, konkursförvaltare samt inropare och köpare.

Ett stort antal uppgifter som behövs vid handläggningen får registreras i registren. Det rör sig om bl.a. identifikationsuppgifter för aktuella personer, uppgifter om bevakad fordran, fastighetsbeteckningar och taxeringsvärde, avtal med mäklare och värderare, godtagbara bud och försäljningsdag. Även uppgifter föremålet för förfarandet,

om t.ex. fastigheten, registreras.

3.5 i Tullverkets verksamhet

Tullverket utgör sedan den 1juli 1999 en enda myndighet. Den tidigare organisationen bestod av Generaltullstyrelsen chefsmyndighet

som samt regionala tullmyndigheter. I dag består verket i stället av ett huvudkontor samt en regional organisation som omfattar sex tullregioner. Grundläggande bestämmelser om organisationen finns i förordningen 1991:1524 med instruktion för Tullverket.

184 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

3.5.1 Allmänt Tullverkets verksamhet

Tullverkets uppgifter består i att uppbära tull, andra skatter och avgifter vid import och export, att övervaka och kontrollera trafiken till och från Sverige så att bestämmelser om in- och utförsel efterlevs samt att bedriva viss utrednings- och åklagarverksamhet i fråga brott mot om bestämmelserna om import och export. Verket har dessutom även vissa andra föreskrivna övervakningsuppgifter. Tullverket tillämpar numera en processorienterad indelning av verksamheten, och den faktiska eller operativa verksamheten indelas i huvudprocessema effektiv handel och gränsskydd samt stödprocessema analys och brottsutredning. Nedan följer en kort beskrivning av de huvudsakliga arbetsuppgifter det som åligger Tullverket att utföra.

Effektiv handel

Processen effektiv handel syftar till att hantera den legala kommersiella godstrafiken, och omfattar händelser från det att ett företag beslutar att importera, exportera eller transitera till dess rätt tull och en vara att skatt har betalats till staten. En Tullverkets viktigaste uppgifter, av vilket framgår av benämningen effektiv handel, är att underlätta handeln med andra länder genom att snabbt och effektivt handlägga frågor om bl.a. uttag av tullar och skatter samt kontrollera trafiken till och från utlandet så att bestämmelser in- och utförsel, licenser och om kvoter m.m. efterlevs. Den rättsliga reglering styr Tullverkets verksamhet i dessa som frågor utgörs av ett stort antal EG-rättsliga förordningar, t.ex. rådets förordning EEG nr 2913/92 inrättandet tullkodex för om av en gemenskapen, samt svenska författningar, främst tullagen 1994:1550. En av de primära uppgifterna för Tullverket är att i egenskap beav skattningsmyndighet uppbära tull, skatt och avgifter EU och annan staten. Med annan skatt än tull t.ex. mervärdesskatt utgår vid avses som import och vissa punktskatter. Vilka tullar och skatter skall betalas som för olika framgår EG:s tulltaxa och flertal specialförfattvaror av ett ningar. Förfarandet vid import går förenklat beskrivet till fölav varor jande sätt. Den att i yrkesmässig verksamhet föra in i som avser varor landet har ofta tillstånd Tullverket hem och använda av att ta varor innan tull och mervärdesskatt betalas. Vid införseln skall m.m. varorna dock deklareras till Tullverket och därefter skall inom antal dagar ett en fullständig deklaration lämnas in. Detta sker ofta helt elektroniskt med hjälp av tulldatasystemet se nedan. Med ledning de uppgifter av som importören eller dennes ombud lämnar fastställer Tullverket tull etc.

för l samband med detta förfarande kontrollerar Tullverket

varorna. även att inget hinder föreligger mot införsel. Vid kontrollen och hanteringen av import- eller exportrestriktioner samarbetar Tullverket ofta med andra myndigheter, t.ex. Livsmedelsverket och Jordbruksverket.

Förutom arbetet med uttag av tullar och andra skatter samlar Tullverket även ett omfattande statistiskt material om utrikeshandel, som sedan förs vidare till Statistiska centralbyrån. Sådan statistik är av betydelse för den kommersiella handeln och samhället i övrigt.

Tullverket hanterar årligen ca 1,5 miljoner importärenden och ca 2 miljoner exportärenden.

Gränsskydd

Processen gränsskydd syftar till att hantera den illegala trafiken och därigenom förhindra att icke önskvärda varor passerar gränsen. Gränsskyddet omfattar skeendet från preventiva åtgärder för att förhindra smuggling till avslutande kontroll och utvärdering samt eventuell brottsanmälan.

En av Tullverkets grundläggande uppgifter, vid sidan av att ta ut tullar och andra skatter, är att övervaka Sveriges gränser och kontrollera att import och export fungerar i enlighet med såväl svensk

av varor rätt som EG-rätt. Till stöd för kontrollåtgärder av olika slag har Tullverket bl.a. bestämmelserna i tullagen och lagen 1996:701 Tull-

om verkets befogenheter vid Sveriges gräns mot ett annat land inom Europeiska unionen.

En särskild uppgift som det åligger Tullverket att utföra är kontroll av punktskatter. Den rättsliga regleringen av den verksamheten finns i lagen 1998:506 om punktskattekontroll av transporter alko-

m.m. av holvaror, tobaksvaror och rnineraloljeprodukter. Sådana transporter skall åtföljas av ledsagardokument samt omfattas ställd säkerhet för

av betalning av skatt enligt lagen tobaksskatt, lagen alkoholskatt

om om och lagen om skatt energi. Tullverket får bl.a. genomföra kontroller av yrkesmässig vägtransport samt vid olagliga eller misstänkta transporter omhänderta de handlingar och containrar med-

varor, m.m. som förs vid transporterna för kontroll punktskatter skall betalas i

av om Sverige och vem som i så fall är skattskyldig. Tullverket får även kontrollera postförsändelser i det syftet. Tullverket är dock inte beskattningsmyndighet i fråga dessa punktskatter, utan den uppgiften lig-

om ger på Skattemyndigheten i Gävle Särskilda skattekontoret i Ludvika. Punktskattekontroller genomförs därför i nära samarbete med skatteförvaltningen.

För att förhindra eller avslöja smuggling för vilka det finns

av varor särskilda restriktioner, t.ex. narkotika och alkohol, bedriver

vapen,

186 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

Tullverket även spaning. Den verksamheten inryms i huvudprocessen gränsskydd. Tullverkets brottsutredande verksamhet

utgör en egen process, nämligen stödprocessen brottsutredning. Tullverket har enligt lagen 1960:418 om straff för varusmuggling möjlighet att inleda förundersökning vid misstanke om brott. I brottsutredningar som inte är av enkel beskaffenhet skall ledningen förundersökningen övertas

av av åklagare. Vid åtal i mål inte rör allvarligare brott kan statens talan

som emellertid föras av särskilda befattningshavare vid Tullverket tullåklagare. Som exempel på verksamhetens omfattning kan nämnas att Tullverket under perioden januari november 1998 gjorde 2 000 be-

ca slag avseende narkotika.

Datorutvecklingen inom Tullverkets verksamhet

Efter att redan från 1930-talet ha använt datorer i form hålkortsma-

av skiner för registrering viss utrikeshandelsstatistik, ökade använd-

av ningen av datorer inom Tullverket väsentligt under 1970- och 80-talen. Inledningsvis begränsades användningen till central uppbörd tull,

av men utvidgades därefter till att omfatta även registrering bl.a. tull-

av deklarationer. Tullverket hade också del i viss datoriserad hantering som visserligen inte låg inom verkets myndighetsornråde, än-

men som då berörde dess verksarnhet. Som exempel kan nämnas att tulltjänstemän hade viss terrninaltillgång till datasystem drevs Göteborgs

som av hamn och tullupplaget Landvetters flygplats.

Under slutet av 1980-talet genomfördes statlig utredning tull-

en datautredningen, som övergick i ett projekt med syfte att bygga ett datoriserat system för hantering Tullverkets verksamhet med klarering

av av import-, export- och transitärenden, debitering tull, andra skatter

av och avgifter samt behandling uppgifter för statistiska ändamål. Sy-

av stemet, som benämns tulldatasystemet TDS, innefattar bl.a. elektro-

nisk dokumenthantering vid tullklarering Införandet TDS före-

m.m. av gicks av ett omfattande utredningsarbete och för skulle

att systemet kunna tas i drift som planerat, med start den 1juni 1990, krävdes också författningsreglering av hanteringen. Det skedde bl.a. införandet

genom

av tullregisterlagen 1990:137 och tullregisterförordningen 1990:179

den 1juni 1990.

Utvecklingstakten på datorstödsornrådet har varit snabb hos Tullver- - ket och i dag utväxlas över 75 procent tulldokumenten elektroniskt

av mellan företagen och Tullverket via TDS. Det pågår dock fortfarande ett omfattande utvecklingsarbete datorsystemen används

av som av Tullverket. I detta sammanhang bör de större projekten RISK och Servicetrappan nämnas särskilt.

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 187

RISK Riskvärdering, Initialkontroll, Spärrhantering och Klareringsstrategi är ett datoriserat riskanalyssystem inom TDS och utgör ett viktigt instrument för att identifiera och kontrollera de områden inom klareringsverksamheten där riskerna för felaktigheter är störst, samtidigt som de tulldokument där riskerna för fel är mindre

passerar snabbare genom systemet. RISK innebär således snabbare och effektivare klarering av elektroniska ärenden. Den klareringsmodellen

nya baseras riskanalysmetoder och ett utökat systemstöd som fördelar ärenden i olika priorietetsgrupper så att ärenden där det finns stor eller medelstor risk för fel sorteras ut för särskilda kontrollåtgärder, medan ärenden där det föreligger en liten risk för fel klareras med förenk-

en lad klareringsfunktion. Genom RISK kan Tullverket satsa större

resurser på information och service samtidigt kvaliteten i kontroll-

som urvalet förbättras, vilket medför att den legala trafiken störs mindre

av de kontrollåtgärder som Tullverket utför.

Servicetrappan ett tullsystem för god kvalitet och smidiga tull-

rutiner är en utveckling av RISK och skall således bedrivas inom

ramen för TDS. Projektet innebär i korthet att Tullverket ett nytt

genom förfarande inte i samma utsträckning i dag skall kontrollera den

som legala kommersiella godstrafiken, utan i stället där de

satsa resurserna utnyttjas mest effektivt. Detta skall uppnås ett system med

genom enklare klareringsförfarande som innebär stora fördelar och lättnader för de import- och exportföretag och andra ekonomiska operatörer

som är kända av Tullverket för att hålla hög kvalitet i uppgiftslämnande

en och i sina rutiner för utrikeshandel. Tanken är att företag skall få möjlighet att i olika steg bl.a. utnyttja förenklade och därmed snabbare klareringsförfaranden. Arbetet med tillståndsgivningen för användande

av förenklade förfaranden skall därvid ha hög prioritet för skapa

en att förutsättningar för en generellt högre kvalitet hos tulldeklarationema, vilket innebär att de i normalfallet inte behöver granskas lika ingående som annars skulle vara fallet. Innan ett företag får ett tillstånd, skall Tullverket förvissa sig att företaget har sådana rutiner och dess

om personal sådana kunskaper att kan förvänta sig att det lever till

man upp vad som generellt krävs enligt tullagstiftningen och de särskilda villkor och förutsättningar som anges i tillståndet. Visar det sig i det löpande arbetet att ett företag, trots påpekanden, inte lever till vad kan

upp som begäras företag fått tillstånd exempelvis använda sig för-

av som att av enklade förfaranden, skall tillståndet dras in antingen för begränsad

en tid eller tills vidare.

188 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket

3.5.2 Tullregister

En kort beskrivning av tulldatasystemet TDS

Tullregisterlagen reglerar ett för Tullverket gemensamt register som får föras med hjälp av automatisk databehandling. TDS används allmänt

ett begrepp för såväl tulldatasystemet som tullregistret. Främst har som TDS inneburit att manuella procedurer vid tullklarering dvs. Tullverkets åtgärder i fråga om en vara som angetts till godkänd tullbehandling automatiseras, bl.a. genom att information som tidigare lämnats på pappersdokument nu i stället kan lämnas i form av elektroniskt överförda uppgifter, s.k. elektroniska dokument. Import- och exportdeklarationer kan dock fortfarande lämnas papper, och även sådan hantering ingår i TDS genom att en tulltjänsteman registrerar ingivna uppgifterna i TDS som ett led i tullklareringen.

Det elektroniska förfarandet inom TDS kan i korthet beskrivas eller exemplifieras följande sätt. En näringsidkare som vill importera eller exportera varor upprättar ett standardiserat elektroniskt meddelande som förses med ett för varje ärende unikt identifieringsnummer tullid. Detta meddelande överförs elektroniskt till en extern mottagningsfunktion, som sköts av en från Tullverket fristående servicebyrå, där meddelandets äkthet kontrolleras. Det sker enkelt uttryckt

genom en kontroll av att meddelandet kommer från den angivna avsändaren och är oförvanskat, vilket visst tekniskt sätt kan fastställas med hjälp

av ett elektroniskt sigill, som närmast kan anses utgöra den elektroniska motsvarigheten till namnteckningen på ett pappersdokument.

Det elektroniska meddelandet skickas därefter till Tullverkets centraldator i Luleå. I olika delsystem inom TDS görs sedan ett flertal

automatiska kontroller av ärendet, t.ex. avseende krav tillstånd, prisavvikelser, riskanalysbaserade spärrar eller slumpurval. Ett ärende

som klarar den automatiska kontrollen fördelas till "grön kanal, vilket innebär att TDS föreslår att ärendet bör godkännas utan att några ytterligare kontroller tulltjänsteman. Ett ärende inte går i

görs av en som genom kontrollen fördelas i stället till röd kanal, vilket i sin tur innebär att vissa åtgärder måste vidtas tulltjänsteman innan ett slutligt

av en klareringsbeslut kan fattas. För att klarering faktiskt skall ske i ett ärende som har överförts elektroniskt till TDS, krävs att näringsidkaren

något sätt särskilt begär detta, t.ex. direkt i det elektroniska dokumentet eller vid något senare tillfälle. När klarering är begärd överförs det elektroniska ärendet till lokaldator i den region där ärendet hör

en hemma. Ärenden i TDS fördelas till grön kanal

som kan numera efter införandet av RISK ett system byggt riskanalys avsnitt 3.5.1

- se -

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 189

klareras helt automatiskt. Härefter går ärendet igenom olika delsystem, som t.ex. uppbördssystemet.

Som nämns tidigare ingår i TDS, förutom det nyss beskrivna elektroniska förfarandet, även ärenden som lämnas manuellt, genom att dessa registreras i systemet av en tulltjänsteman med hjälp

av en datorterminal. TDS omfattar i sin helhet således samtliga ärenden

som innefattar klarering vid import, export och transitering, debitering

av tull och andra skatter samt insamling och bearbetning underlag för

av handelsstatistik.

Tillämpningsområde och ändamål

Som nämnts ovan får Tullverket för vissa särskilt angivna ändamål föra ett gemensamt tullregister med hjälp av automatisk databehandling. Vid sidan av tullregistret TDS förekommer register för tullens brottsbekämpande verksamhet. Dessa register omfattas dock inte bestäm-

av melserna i tullregisterlagen se avsnitt 3.5.4.

De i tullregisterlagen angivna ändamålen för tullregistret

var ursprungligen fastställande, uppbörd, restitution och redovisning tull

av och skatter skall betalas till Tullverket, fullgörande över-

m.m. som av vakning, kontroll och revisioner inom tullmyndighetemas verksamhetsområde, planering och tillsyn tullverksamheten samt framställning

av av viss statistik. I samband med lagens tillkomst uttalades i förarbetena att det huvudsakliga ändamålet med tullregistret att uppgiftsläm-

var nandet och tullens klareringsrutiner skulle automatiseras och rationaliseras prop. 1989/90:40 s. 18.

Sverige har genom medlemskapet i EU fått ett ökat behov ef-

av fektiv punktskattekontroll, eftersom sådan kontroll är väsentlig

en av betydelse för att den fria rörligheten för inom gemenskapen skall

varor uppnås. Ändamålskatalogen har därför utökats för denna effektivare

att kontroll skall kunna genomföras. Vad det är fråga tullregistret

om är att får användas för prövning av och tillsyn över upplagshavare, skatteupplag och registrerade varumottagare enligt lagen 1994:1563

om tobaksskatt, lagen 1994:1564 alkoholskatt och lagen 1994:1776

om om skatt energi samt för revisions- och kontrollverksamhet

annan enligt lagen 1984:151 punktskatter och prisregleringsavgifter.

Registeransvar

Tullverket är registeransvarigt för tullregistret. Det är följd

en av att Tullverket sedan den l juli 1999 är enda myndighet. Registeransva-

en ret delades tidigare mellan Generaltullstyrelsen och de regionala tullmyndigheterna.

190 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket

Registerinnehåll

Uppgifter får finnas i registret

som I motiven till tullregisterlagen att det är viktigt att karaktären

anges de uppgifter får föras in i registret slås fast i lag, men att någon de-

som taljreglering inte är möjlig prop. 1989/90:40 s. 20. De uppgifter som tillåts är sådana krävs för att TDS skall kunna fylla sin funktion.

som Det rör sig uppgifter importörer eller exportörer lämnar i ett

om som ärende, vissa uppgifter i EG:s tulltaxa, uppgifter om kontroll av import, export och punktskatter samt uppgifter för statistikproduktion.

Vidare får registret innehålla uppgifter om debitering eller avräkning skatter eller avgifter, beslut av Tullverket och beslut om im-

av port- eller exportlicenser utfärdas andra myndigheter, tillstånd

som av

krävs för import eller export, registrering av skattskyldig avseende som vissa punktskatter samt betalning och indrivning av tull, annan skatt och avgifter. Härutöver får det finnas uppgifter om fysiska och juridiska identitet samt identitetsbeteckningar för transportmedel

personers m.m. och uppgifter om deras ägare. Avslutningsvis får det även finnas uppgifter för kontroll av registret samt för åtkomst till och användning av det.

Sambearbetning

I tullregisterlagen finns särskilda bestämmelser om sambearbetning av uppgifterna i tullregistret med uppgifter från andra register. Vad som regleras är att tullregistret får sambearbetas med uppgifter från register hos Riksskatteverket, Kommerskollegium och Jordbruksverket. När det gäller de två sistnämnda myndigheterna regleringen uppgifter i

avser deras register om import- och exportlicenser, medan det i fråga om register hos Riksskatteverket är sambearbetning uppgifter regist-

av om rering av skattskyldiga som avses. I motiven till lagen markeras att bestämmelsen inte är avsedd att vara uttömmande, utan att det i förordning eller genom beslut av Datainspektionen skall vara möjligt att tillåta Sambearbetning även i andra fall än de uppräknade prop. 1989/90:40 s. 24.

Terminalåtkomst

Tullverket har terminalåtkomst till tullregistret. En tullregion får dock endast ta del av de uppgifter som behövs i regionens verksamhet. Motsvarande begränsning gällde för tullmyndighetema före omorganisationen den 1 juli 1999. Vid tullregisterlagens tillkomst hade inga myndig-

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 191

heter utanför Tullverket terminalåtkomst, ett led i effektivisemen som ringen av punktskattekontrollen får fr.o.m. den l juli 1998 såväl Riks-

skatteverket som vissa skattemyndigheter ha sådan åtkomst till registret. För samtliga myndigheter inom skatteförvaltningen terminalavser åtkomsten uppgifter kontroll och beslut enligt lagen 1998:506 om om punktskattekontroll av transporter alkoholvaror, tobaksvaror m.m. av och mineraloljeprodukter.

Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling

Uppgifter får lämnas ut från tullregistret medium för automatisk databehandling till Jordbruksverket, Kommerskollegium, Riksskatteverket, skattemyndigheter, Riksrevisionsverket, Statistiska centralbyrån

och Kemikalieinspektionen. Regeringen har även i tullregisterförordningen bemyndigat Datainspektionen att lämna särskilt medgivande om utlämnande till andra myndigheter.

Sökbegrepp

När ett klareringsärende anhängiggörs i TDS skall den sökande m.m. ange ett ärendespecifikt tullidentifikationsnummer tullid. Vid sökning i tullregistret efter ett visst ärende skall i första hand detta tullid användas som sökbegrepp. I vissa fall kan det dock finnas behov av att använda andra sökbegrepp för att identifiera ett ärende, t.ex. organisations- eller I tullregisterlagen därför personnummer. anges att tullid, personnummer och organisationsnummer är grundläggande sökbegrepp i registret.

I motiven till lagen att uppräkningen sökbegrepp inte anges av är uttömmande, vilket innebär att lagen inte begränsar sökningar till användande av dessa begrepp prop. 1989/90:40 21. En sådan begränss. ning finns däremot i tullregisterförordningen, vilken framgår av att om det uppkommer fråga att i tullregistret använda sökbegrepp förom utom de i lagen uppräknade som har grundläggande betydelse för - registrets funktion och är känsliga från integritetssynpunkt, skall som Tullverket överlämna frågan till regeringen för avgörande.

Gallring

Uppgifter som hör till ett tullärende skall gallras registret år efter ur sex utgången det kalenderår då uppgiften lämnades eller i av vissa fall - registrerades. Om det i lag eller författning har föreskrivits annan längre bevarandetid än år, gäller dock den bestämmelsen. Dessutom har sex

192 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket SOU 1999: 105

regeringen bemyndigat Riksarkivet att, det finns särskilda skäl,

om föreskriva andra tider för bevarande av vissa uppgifter.

Elektroniska dokument och mottagningsfunktion i TDS

Inledningsvis i detta avsnitt nämndes att stor del av TDS består i

en hantering elektroniska dokument. Begreppet elektroniskt dokument

av definieras i 12 § tullagen 1994:1550 en upptagning vars inne-

som håll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande". Vidare nämns tidigare i detta avsnitt att hanteringen av ett elektroniskt dokument eller meddelande börjar med att t.ex. en näringsidkare för över meddelandet till extern mottagningsfunktion, varifrån det efter

äkthetskontroll vidarebefordras till Tullverkets centraldator. Regeen ringen motiverade införandet den mottagningsfunktionen med att det

av när meddelanden sänds från ett företag till Tullverket eventuellt krävs en översättning från det språk som används av den avsändande datorn till det språk som TDS arbetar med och att denna översättningsuppgift lämpligen bör göras i en särskild mottagningsfunktion, som kan vara placerad hos någon annan än Tullverket prop. 1989/90:40 s 25 f.. Regeringen anförde även att ett företag som sköter mottagningskontrollen kan jämställas med ett postkontor till vilket ett meddelande kommer för att sedan vidarebefordras till mottagaren. I mottagningsfunktionen sker en teknisk kontroll av den avsända programfilen, dvs. meddelandet, som returneras till avsändaren när den uppvisar brister. Någon kontroll görs dock inte av innehållet i meddelandet, utan det är överföringen som kontrolleras. Regeringen ansåg inte att en sådan kontroll kunde anses utgöra ett led i ärendehanteringen.

Författningsstödet för det särskilda förfarande med en extern mottagningsfunktion finns i tullregisterlagen och tullregisterförordningen. I lagen sägs att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får överlärrma en juridisk person att förmedla uppgifter till och från tullregistret i sådana elektroniska dokument som avses i tulllagen. I förordningen har regeringen sedan bemyndigat Tullverket att besluta om överlärrmande av mottagningsfunktionen till en extern juridisk person, vilket också har skett.

3.5.3 Tullmålsjoumaler

I samband med främst tullbeslag öppnas ett ärende hos Tullverket. Dessa ärenden inordnas i en tullmålsjoumal består aktema i

som av inkomna tullmål, ordnade i nummerföljd. Datainspektionen

har genom beslut den 30 juni 1993 dnr 1059--1096-93 gett Tullverket tillstånd

SOU 1999: 105 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 193

att föra särskilda personregister, även de benämnda tullmålsjoumaler, vilka har ändamål att utgöra sökregister till de egentliga jour-

som nalerna för uppföljning, komplettering och statuskontroll av de däri ingående ärendena. Personregistren får användas även för framställning av statistik. Tullmålsjoumalema personregistren består alltså närmast av datoriserade dagboksblad för tullmålen.

Registren får innehålla uppgifter ärendet sådant, 0b-

om som om jektet dvs. den person som ärendet avser och om varan som var föremål för tullbeslaget m.m. Uppgifter om ärendet kan vara sådant som registreringsdatum, brottsort, handläggare och referens till åklagarmyndigheten. Om objekten får det finnas uppgifter om person- eller organisationsnummer, namn, kön, nationalitet, samt datum för dom eller strafföreläggande i ärendet. De uppgifter registreras är

som om varan varuslag eller varubenämning, mängd och värde, transportsätt, gömställe, lagringsplats, processbeslut och andra åtgärder m.m.

Personuppgifter i tullmålsjoumalema alltså personregistren skall

- gallras när de inte längre behövs, dock senast fem år efter den tidpunkt då ärendet avslutades.

3.5.4 Register i verksamhet

brottsbekämpande

Vid sidan av tullregistret TDS för Tullverket även register

som används i den brottsbekämpande verksamheten. Bestämmelser regis-

om ter i den verksamheten fanns tidigare i förordningen 1987:864

om Tullverkets register för brottsbekämpande verksamhet, tillkom

som med stöd av en bestämmelse i lagen 1965:94 polisregister

om m.m.

Det brottsregister som Tullverket fört har gått under benämningen SPADI, spaningsdiariet. Sedan den 1januari 1998 finns regleringen

av brottsregister i stället i lagen 1997:1058 register i Tullverkets

om brottsbekämpande verksamhet och i förordningen 1997:1064

om register i Tullverkets brottsbekämpande verksamhet. De sistnämnda författningama Tullverket rätt att föra vissa register i underrättelse-

ger verksamhet, nämligen analysregister samt ett gemensamt underrättelseregister och ett gemensamt spaningsregister.

7 19-1588SkattTullExekutionNormer

VÅRA ÖVERVÄGANDEN

SOU 1999: 105 Övergripande frågor och principer 197

4 och

Övergripande frågor principer

I detta kapitel redovisar vår inställning till mer övergripande frågor och principer av allmän karaktär som berör samtliga eller de flesta av våra lagförslag. I de närmast följande kapitlen kommer att närmare

igenom våra förslag till lagstiftning inom de olika områden som omfattas av vårt uppdrag. Eftersom samtliga lagförslag har en likartad struktur och i många delar innehåller identiska eller likartade bestämmelser, har vi valt att i 5-7 kap. redovisa våra överväganden om lagstiftningen i allmänhet, utan att närmare in de enskilda lagförslagen. Därefter redovisar i 8 kap. de särskilda förhållanden som gäller för olika verksamhetsområden och som i vissa delar kräver särskilda bestämmelser som är specifika för respektive verksamhet.

4.1 Behovet av datorstöd i

myndighets-

verksamhet

Användningen av datorer hos myndigheter i Sverige har ökat kraftigt sedan år 1970. Denna utveckling är ett naturligt led i effektiviseringen av verksamheterna. Den alltmer långtgående intemationaliseringen tillsammans med det faktum att människor är rörliga även inom lan-

mer dets gränser, kommer framöver att ställa allt större krav effektiv

en ärendehantering hos myndigheterna. Det finns därför ingen anledning att anta annat än att behovet av datorstöd kommer att fortsätta öka.

Tullverket kan tas som ett exempel detta behov. Verket har sedan slutet av 1980-talet utökat datorstödet i sin verksamhet och därigenom rationaliserat bort en stor del av pappershanteringen. Detta till trots fortsätter utvecklingen datorornrådet inom Tullverket i snabb takt

inte minst grund av de nya uppgifter som följer av Sveriges EUmedlemskap och flera projekt har nyligen startats eller är väg att

slutföras. Även inom skatteförvaltningen pågår projekt med syfte i

att allt större grad automatisera den i stora delar redan elektroniskt baserade ärendehanteringen. Inom exekutionsväsendet har ännu inte

man kommit lika långt, men långtgående planer, och pågående projekt, finns

198 Övergripande frågor och principer SOU 19993105

med syfte att införa i stort sett helt elektronisk ärendehantering i bl.a. utsökningsverksamheten.

Den snabba utveckling av datoriseringen inom myndighetsområdet som varit har visat att den lagstiftning som reglerar användandet av datorstöd måste vara teknikoberoende och flexibel, för att inte hindra den effektivisering av verksamheterna som kontinuerligt pågår. Detta är inte minst påtagligt i de verksamheter har att över. Det är

som se näst intill omöjligt för lagstiftaren att hålla jämn takt med den tekniska utvecklingen, och det är särskilt tydligt just inom dataområdet. För att inte hamna i en situation där den tekniska utvecklingen styr den rättsliga regleringen, är det enligt vår mening nödvändigt med en lagstiftning som tar sikte principiellt viktiga frågor, så långt möj-

men som ligt lämnar detaljregleringen därhän. Lagstiftningen skall således styra användandet av ny teknik i allmän verksamhet, inte tvärtom, samtidigt som den rättsliga regleringen inte får tillåtas förhindra eller onödigtvis försvåra välkommen effektivisering olika verksamheter.

en av

4.2 för

Skyddet personlig integritet

De grundläggande bestämmelserna till skydd för den personliga integriteten finns i regeringsforrnen RF. Redan i 1 kap. 2 § slås fast det

att allmänna skall värna om den enskildes privatliv. Denna intention kommer till uttryck i stora delar den lagstiftning reglerar det allmän-

av som nas handlande gentemot enskilda och även enskildas handlande gentemot varandra. Som exempel sådan lagstiftning kan nämnas brottsbalken och sekretesslagen 1980: 100. Av stor betydelse är även rätten för enskilda att enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen ta del allmän-

av na handlingar handlingsoffentligheten. Härigenom garanteras enskilda insyn i och kontroll av den offentliga förvaltningen, vilket kan

vara positivt från integritetssynpunkt. Offentligheten kan emellertid även innebära nackdelar från integritetssynpunkt, eftersom enskilda tvingas acceptera att uppgifter om dem kan vara åtkomliga för andra

personer.

I 2 kap. 3 § RF finns en särskild bestämmelse integritets-

som avser skyddet vid användandet automatisk databehandling. Där sägs

av att varje medborgare, i den utsträckning i lag, skall skyddas

som anges mot att hans personliga integritet kränks att uppgifter honom

genom om registreras med hjälp automatisk databehandling. Den författning

av som tidigare har haft som främsta syfte att uppfylla regeringsforrnens intentioner i fråga integritetsskydd i datoriserad verksamhet är

om datalagen 1973:289, vilken har personuppgiftslagen

numera ersatts av

SOU 1999: 105 Övergripande frågor och principer 199

1998:204. Särskilda integritetsskyddande bestämmelser om utlämnande av uppgifter ur dataregister finns även i sekretesslagen.

Det är inte möjligt att definiera exakt vad som avses med personlig integritet. Inte minst möter det svårigheter, eftersom uppfattningen om vad som är en rent personlig sfär varierar mellan olika personer. Dessutom förändras inställningen till integritet över tiden. Det kan också konstateras att varken svensk lagstiftning eller doktrin innehåller någon enhetlig definition. Flera försök att närmare utreda begreppet personlig integritet har dock gjorts i andra sammanhang där frågor om datoriseringen i samhället har varit aktuella. Som exempel kan nämnas Offentlighets- och sekretesslagstiftningskomrnittén i betänkandet Data och Integritet SOU 1972:47, Datalagstiftningskomrnittén i betänkandet Personregister Datorer Integritet SOU 1978:54 samt Data- och

- offentlighetskomrnittén i betänkandet Integritetsskyddet i informationssamhället Ds Ju 1987:8. Av allt att döma finns det enighet om att vissa faktorer är särskilt viktiga att ta hänsyn till när det gäller att bedöma integritetskänsligheten vid automatiserad behandling personuppgif-

av ter. Det gäller arten av personuppgifter som samlas in och registreras och varför detta görs, hur och av vem uppgifterna används samt mängden av uppgifter som samlas på ett och samma ställe eller något

som annat sätt är tillgängliga för bearbetningar och sammanställningar.

Oavsett hur man väljer att integritetsbegreppet, är det knappast

se vågat att påstå att stora informationsmängder är samlade så att

som uppgifter är enkelt sökbara elektronisk väg och används vid

som myndighetsutövning, utgör en påtaglig risk för att enskilda

personer skall utsättas för icke acceptabla intrång i den personliga sfären. Statliga myndigheters användande datorer i verksamheten kan alltså i

av sig utgöra ett hot mot den personliga integriteten. Detta måste hela tiden beaktas vid utformandet av lagstiftningen på området.

Allmänna bestämmelser integritetsskydd inom dataområdet

om finns, som nämns tidigare, i personuppgiftslagen. För olika verksamheter kan dock integritetsproblemen vara av skiftande art. Det går alltså inte generellt att lösa alla problem och fullt ut beakta alla frågeställningar genom att vända sig till personuppgiftslagens bestämmelser. De olika integritetsaspekter är aktuella i samband med regleringen

som av användandet av datorer och dataregister inom skatteförvaltningen,

exekutionsväsendet och hos Tullverket, är t.ex. vilka uppgifter får

som registreras, vem som får ta del dem och hur de får användas. I fråga

av om vem som får ta del uppgifter intar omfattningen myndigheters

av av och andras direktåtkomst till elektroniskt lagrad information sär-

en ställning. Sådan åtkomst har under lång tid ansetts särskilt integritetskänslig. Detsamma har gällt samköming uppgifter från olika källor.

200 Övergripande frågor och principer SOU 19992105

Vi kommer att behandla de olika integritetsaspektema efterhand som redovisar vår inställning i de olika sakfrågoma, t.ex. gällande direktåtkomst. Redan bör dock slås fast att det viktigt att nu anser författningsreglering som bland annat syftar till att underlätta myndigheters användande av datorer för att uppnå effektivitetsvinster i olika samhällsfunktioner, inte får utformas ett sådant sätt att integritetsskyddet för enskilda urholkas eller försämras på ett oacceptabelt sätt.

4.3 av och

Behandling personuppgifter andra uppgifter i myndighetsverksarnhet

bör särskilt

författningsregleras

Vårt förslag: All behandling personuppgifter i verksamhet inom av skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och hos Tullverket skall författningsregleras särskilt. Behandling i administrativ verksamhet skall dock inte omfattas av lagstiftningen. Regleringen skall omfatta behandling såväl personuppgifter av som uppgifter vilka kan hänföras endast till juridiska Förpersoner. fattningama skall tillämpas all automatiserad behandling av uppgifter. På manuell behandling skall författningarna tillämpas endast om personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i strukturerad en samling av uppgifter är tillgängliga för sökning eller som sammanställning enligt särskilda kriterier. Personuppgifter skall få behandlas i enlighet med de grundläggande bestämmelser finns i personuppgiftslagen. I varje författsom ning görs en uttrycklig hänvisning till de bestämmelser i personuppgiftslagen som är tillämpliga. Eftersom särskilda krav ställs behandling personuppgifter inom olika verksamhetsområden, komav mer varje författning att innehålla vissa uttryckliga bestämmelser som avviker från personuppgiftslagen. I författningarna skall främst de grundläggande principerna för behandling av personuppgifter och andra uppgifter regleras. Detaljregler skall meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer.

SOU 1999: 105 Övergripande frågor och principer 201

4.3.1 Personuppgiftslagen måste kompletteras

Olika myndigheters verksamheter ställer olika krav de regelverk som sätter upp riktlinjer för verksamheternas bedrivande. Detta gäller även behandling av personuppgifter, och då främst automatiserad behandling. Personuppgiftslagen gäller generellt, vilket innebär att det för olika myndigheter kan behövas bestämmelser avviker från vad

som som anges i den lagen. Det kan gälla i såväl skärpande riktning inte-

av gritetsskäl, som i mildrande riktning effektivitetsskäl.

Avvägningen mellan integritet och effektivitet kan inte nödvändigtvis bedömas med måttstock för olika verksamheter. Som

samma exempel kan nämnas skatteförvaltningen och exekutionsväsendet. Flera

av de register som i dag förs Riksskatteverket och skattemyndighetema

av omfattar i stort sett hela Sveriges befolkning, medan kronofogdemyndigheternas register endast omfattar den del befolkningen

av som av olika skäl har eller har haft betalningssvårigheter eller sätt har

annat kommit i kontakt med kronofogden. Eftersom redan omfattningen

av uppgifter i ett datoriserat register påverkar bedörrmingen integritets-

av frågorna, kan det finnas anledning att på den grunden ha olika bestämmelser för olika verksamheter. Härutöver finns flera andra orsaker till att behoven av bestämmelser om behandling personuppgifter varie-

av rar. Det är enligt vår mening därför nödvändigt att komplettera

personuppgiftslagen med särskilt anpassade regelverk för olika verksamheter.

4.3.2 Så få

författningar som möjligt

I förra avsnittet pekar att olika verksamheter ställer olika krav de regelverk som sätter riktlinjer för verksamheternas bedrivande.

upp Det är naturligt att det i vissa avseenden behövs andra bestämmelser för behandling personuppgifter inom skatteförvaltningen inom

av än exekutionsväsendet. Hos Tullverket behövs ytterligare andra regler. Det är dock inte så enkelt att reglera personuppgiftsbehandlingen inom en komplex myndighetsorganisation, att det med säkerhet är tillräckligt med en enda lag för skatteförvaltningen och för exekutions-

en annan väsendet, skattemyndighetema arbetar med så vitt skilda företeelser

beskattning och folkbokföring. Även inom skatteförvaltningen som finns det alltså anledning att ha olika bestämmelser i vissa avseenden. Detsamma gäller för exekutionsväsendet, har hantera frågor

som att om

såväl utsökning som betalningsföreläggande och konkurstillsyn. Verk-

samheten hos Tullverket är homogen, icke desto mindre finns

mer men det områden har olika behov och därför ställer olika krav vilka

som regler som skall gälla för behandling personuppgifter.

202 Övergripande frågor och principer SOU 1999: 105

Vår målsättning är att antalet författningar reglerar

som personuppgiftsbehandling skall begränsas så långt det är möjligt. Det finns nämligen inte något värde i att dela och verksamhet ett

upp en samma sådant sätt att det- vilket kan vara fallet i dag finns ett stort antal för-

fattningar att ta hänsyn till det är sakligt motiverat. Å andra

utan att sidan har som en utgångspunkt att bestämmelser om behandling av personuppgifter skall bli så enkla som möjligt. Om strävan efter att få ned antalet lagar och förordningar drivs för långt, mål

kan detta senare riskera att bli eftersatt. En författning som består av ett antal huvudregler och ett betydligt större antal undantag vilket kan bli fallet

- om alltför stora verksamhetsområden regleras gemensamt- underlättar inte tillgängligheten och är inte till för någon. Antalet författningar

gagn bör alltså vara så litet möjligt, samtidigt reglerna skall

som som vara lätta att förstå.

Av skäl som redovisar närmare i 8 kap. har vi stannat för

en lösning som innebär att det för skatteförvaltningen skall finnas lag

en som reglerar beskattningsverksamheten och en annan reglerar

som folkbokföringsverksamheten. Den verksamhet skatteförvaltningen

som bedriver tillsammans med bl.a. länsstyrelserna i samband med val och folkomröstningar är sådan att den motiverar en särskild lag. För

exekutionsväsendet har vi däremot funnit att det finns förutsättningar för en mer enhetlig reglering olika verksamhetsområden. På det området

av föreslår därför endast lag. I fråga Tullverket omfattar vårt

en om uppdrag endast ett verksamhetsområde, nämligen det fiskala. Även för den verksamheten föreslår vi lag.

4.3.3 allmänna

Författningarnas tillämpnings-

område

Personuppgiftslagen reglerar endast behandling personuppgifter,

av dvs. uppgifter om fysiska personer är i livet. För dataregister eller

som andra systematiserade uppgiftssamlingar endast innehåller

som uppgifter om juridiska personer finns det alltså ingen motsvarande generell reglering av behandlingen. I flertalet de verksamheter vi skall utreda

av måste uppgifter om såväl juridiska fysiska behandlas. Det

som personer gäller t.ex. beskattnings-, utsöknings- och tullverksamhet. De registerförfattningar reglerar dessa områden i dag skatteregister-

som t.ex.

lagen 1980:343, utsökningsregisterlagen 1986:617 och tullregisterlagen 1990:137 omfattar registrering och användning uppgifter

- av om såväl juridiska som fysiska

personer.

Vi har i den delen inte funnit anledning att göra några förändringar i förhållande till vad gäller i dag. Vi föreslår alltså de lagar

som att som

SOU 1999: 105 Övergripandefrågor och principer 203

skall reglera behandlingen av personuppgifter i skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter även skall tillämpas på behandling av andra uppgifter. Det gäller främst uppgifter om juridiska personer, men även uppgifter om avlidna fysiska personer skall omfattas av reglerna.

Personuppgiftslagen omfattar, liksom datalagen, behandling av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserad. Till skillnad från datalagen gäller personuppgiftslagen även viss manuell behandling

av personuppgifter. Ett krav är dock att den manuella behandlingen avser uppgifter som ingår i eller är avsedda att ingå i strukturerad samling

en personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. I det avseendet anser vi att även speciallagstiftningen skall ha tillämpningsområde. Ett motsatt ställnings-

samma tagande skulle innebära att behandling i strukturerade manuella

uppgiftssamlingar hos exempelvis Tullverket endast skulle omfattas

av personuppgiftslagen och inte av den för verksamheten särskilt anpassade lagstiftningen, något som det enligt vår bedömning inte finns sakliga skäl för. Däremot har vi inte funnit några integritetsskäl eller andra skäl för att låta manuella uppgiftssamlingar juridiska omfattas

om personer av lagstiftningen.

Enligt vår bedömning bör de författningar skall reglera be-

som handling av personuppgifter i skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter inte omfatta den administrativa delen av myndigheternas verksamhet. Som exempel administrativa

arbetsområden kan nämnas personal- och lokalfrågor. Behandling

av uppgifter som rör sådana frågor, t.ex. i löneregister, skall således inte omfattas av de av oss föreslagna författningama. För sådan behandling gäller i stället personuppgiftslagen.

I vissa fall kan det dock tveksamt uppgift i ett data-

vara om en system är hänförlig till den materiella eller den administrativa verksamheten. Det är inte ovanligt att det i ett ärendehanteringssystem, tillsammans med uppgifter om parter och beslut finns uppgifter

m.m., om vem som handlägger ett visst ärende och när denna har

person semester samt till vilken enhet inom myndighet ett ärende hör. Det kan

en som även förekomma uppgifter t.ex. olika handläggares specialkunska-

om per. Sådana uppgifter används för att få till stånd smidig handlägg-

en ning av de ärenden myndigheten har hantera,

som att t.ex. genom automatiserade lottningsförfaranden. Den typen uppgifter är enligt vår

av uppfattning rent administrativa, dvs. de hänför sig till myndighetens verksamhet och inte till de enskilda är föremål för myndighetens

som åtgärder. Behandlingen sådana uppgifter berörs således inte den

av av av oss föreslagna lagstiftningen. Vissa uppgifter kan emellertid

vara av administrativ karaktär, samtidigt de utgör personuppgifter

som som an-

204 Övergripande frågor och principer SOU 19992105

vänds i den materiella verksamheten hos en myndighet. Som exempel kan nämnas uppgift om i vilken vallokal en röstberättigad skall avge sin röst vid ett val. Uppgiften är av betydelse i den administrativa verksamheten, men den innehåller samtidigt en upplysning om den enskilde

kan hänföras till verksamheten. Sådana uppgifter skall enligt vår som uppfattning omfattas av lagförslagen se även avsnitt 6.3.4.

4.3.4 Förhållandet till personuppgiftslagen

Personuppgiftslagen är generellt tillämplig behandling av personuppgifter. Den kommer därför att gälla i skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamhet, om det inte finns avvikande bestämmelser i lag eller förordning. Som nämner i tidigare avsnitt behövs det avvikande bestämmelser i speciallagstiftningen för samtliga de verksamhetsområden som skall utreda. Det innebär att det i varje enskild lag kommer att finnas vissa uttryckliga bestämmelser som avviker från personuppgiftslagen. En annan fråga är hur skall hantera

man de regler som generellt inte skall avvika från personuppgiftslagen. I de lagstiftningsärenden som, med anledning dataskyddsdirektivets

av tillkomst, varit aktuella i fråga behandling personuppgifter har

om av olika varianter förekommit.

Ett alternativ, som används i lagen 1998:620 om belastningsregister, är att i en speciallag över huvud taget inte nämna personuppgiftslagen. Det leder till att i den mån bestämmelserna i speciallagen

avviker från personuppgiftslagen, gäller de avvikande bestämmelserna. I 2 § personuppgiftslagen nämligen att det i lag eller

anges om annan förordning finns bestämmelser avviker från den lagen, skall de be-

som stämmelserna gälla. Frågor inte alls omfattas speciallagens be-

som av stämmelser kommer däremot med automatik att omfattas

av personuppgiftslagen. För lagstiftaren är detta onekligen praktisk lösning,

en eftersom sambandet mellan speciallagen och personuppgiftslagen

vilket kanske inte är alldeles enkelt att klarlägga inte uttryckligen be-

höver regleras. Nackdelen med modellen är dock att lagtillämparen kan ha svårt att få blick över vilka bestämmelser i personuppgiftslagen

en som är tillämpliga och i vilken omfattning det i speciallagen finns bestämmelser som kanske endast delvis avviker från personuppgiftslagens regler.

En variant av den nämnda lösningen är att klart

nyss ange att speciallagen gäller utöver personuppgiftslagen. En sådan modell

- som förekommer i ett flertal speciallagar, t.ex. polisdatalagen 1998:622

är dock i praktiken inte skild från modell där inget alls sägs, efter-

en som det redan av personuppgiftslagen framgår att så är fallet.

SOU 1999: 105 Övergripande frågor och principer 205

Skattekriminalregisterutredningen föreslog i sitt betänkande Integritet Effektivitet- Skattebrott SOU 1998:9 en lösning som gick ut

att de bestämmelser i personuppgiftslagen skulle tillämpliga i

som vara

lag behandling personuppgifter vid skattemyndigheters meden om av verkan i brottsutredningar, i flera fall skulle skrivas ut i klartext i den senare lagen. I vissa fall skulle i stället hänvisas till enskilda bestämmelser i personuppgiftslagen. Fördelen med en sådan lösning är att tilllämparen snabbt får klart för sig vilka bestämmelser som gäller utan att

behöva till personuppgiftslagen, eller i vart fall vet var i den ens senare lagen han skall titta. En nackdel med att direkt skriva ut bestämmelser finns i personuppgiftslagen därigenom inför

som är att man en onödig form av dubbelreglering, eftersom personuppgiftslagens bestämmelser ändå gäller om inget annat anges. Speciallagen kan även komma att bli omfattande till formatet. Modellen fick inte heller genomslag i det fortsatta lagstiftningsarbetet, även om flera remissinstanser i grunden var positiva till förslaget eftersom det ansågs bidra till överskådligheten. I stället tillämpades en modell motsvarande den i polisdatalagen. Regeringen motiverade det med att regleringen för-

av hållandet till personuppgiftslagen bör enhetlig i fråga behand-

vara om ling av personuppgifter i brottsutredande verksamhet prop. 1998/99:34 s. 31.

Vi gör bedömningen att det finns ett stort värde i att inte lämna lagtillämparen utan vägledning när det gäller tolkningen vilka bestäm-

av melser i personuppgiftslagen som är tillämpliga även inom de områden som regleras i speciallagama. Vi föreslår därför att det inledningsvis i varje lag anges vilka paragrafer i personuppgiftslagen skall tilläm-

som

Även det innebär det är nödvändigt för lagtillämparen ha pas. om att att personuppgiftslagen till hands, undanröjs en hel del av det merarbete det innebär för denne att igenom lagarna parallellt och jämföra olika bestämmelser. Nämnas kan att liknande lösningar finns i flera andra lagar, t.ex. hänvisar förvaltningsprocesslagen 1971:291 i vissa fall till bestämmelser i rättegångsbalken. Den som skall tillämpa förvaltningsprocesslagen behöver därmed inte känna till eller ta reda den exakta lydelsen av samtliga bestämmelser i rättegångsbalken, utan det är tillräckligt med de bestämmelser som förvaltningsprocesslagen hänvisar till. På motsvarande sätt kommer förhållandet mellan de lagar

att vara som vi föreslår och personuppgiftslagen.

206 Övergripande frågor och principer SOU 19992105

4.3.5 Detaljreglering bör inte göras i lag

Av de registerförfattningar som gäller i dag är flertalet förhållandevis detaljerade i fråga främst vilka uppgifter får finnas i ett om som register. Ett exempel detta är skatteregisterlagen, vilken grund av just den höga graden av detaljreglering, tillsammans med knytningen till skattelagstiftningen, har ändrats vid ett femtiotal tillfällen sedan införandet år 1980. Detta har lett till att lagen är såväl svåröverskådlig svårtillämpad. Även de övriga författningar omfattas som om som av vårt uppdrag inte är fullt så omfattande i sin detaljrikedom, kan det generellt sägas vara så att registerlagstiftningen i dag är otymplig att av hantera. Vi anser att en lagreglering behandling personuppgifter i försav av ta hand bör ha till uppgift att slå fast grundläggande principer för att skydda enskildas integritet. I och med tillkomsten dataskyddsdirekav tivet och införandet personuppgiftslagen innebär det det främst är av att ändamålsbestämmelsema är vikt. En grundläggande princip i som av dataskyddsdirektivet och personuppgiftslagen är nämligen behandatt ling av personuppgifter inte får oförenlig med de ändamål för vilvara ka de har samlats in. Om de ändamål för vilka personuppgifter och andra uppgifter får användas är klart angivna och avgränsade i lag, går det enligt vår uppfattning att även utan närmare reglering vilka av uppgifter som får behandlas få till stånd lagstiftning

en som ger tillräcklig

garanti för att den personliga integriteten hos de registrerade personerna skyddas. Att helt undvika reglering vilka uppgifter får registreras av som skulle dock kunna leda till oklarheter och svårigheter för de tillämpande myndighetema. Vi därför att det i lag bör vilka kateanser anges gorier av uppgifter får behandlas, dvs. för vad tillsom ramarna som är låtet. Det bör sedan ligga på regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, att närmare precisera vilka uppgifter myndigheterna får registrera. I de flesta fall torde enligt vår mening Riksskatteverket respektive Tullverket bäst lämpade utföra denna skyldighet, vara att eftersom de myndigheterna har bäst kännedom den löpande om verksamheten och därigenom snabbt kan avgöra förändringar i om t.ex. materiell lagstiftning har betydelse för vilka uppgifter måste behandsom las för att datasystemen skall kunna användas I och med avsett sätt. att såväl behandlingsändamålen de behandlingsbara uppgiftemas som art regleras i lag, föreligger det enligt vår uppfattning inte någon fara i integritetshänseende med sådan ordning. en

SOU 1999: 105 Övergripande frågor och principer 207

4.4 Databaser i stället för

Vårt förslag: Det traditionella registerbegreppet skall inte förekom-

ma i den grundläggande speciallagstiftningen om behandling av per-

sonuppgifter. I stället skall begreppet databas införas som en juri-

disk beteckning vissa fastställda automatiserade uppgiftssam-

lingar som används gemensamt inom verksamhet och för vilka

särskilda handlingsregler gäller.

4.4.1 har kritiserats

Registerbegreppet

Genom datalagens 1973:289 införande introducerades personregister som ett centralt begrepp i svensk datalagstiftning. Med personregister avses register, förteckning eller andra anteckningar förs med hjälp

som av automatisk databehandling och innehåller personuppgift

som som kan hänföras till den med uppgiften. Den allmänt använda

som avses termen för ADB-baserade uppgiftssamlingar har sedan datalagens införande varit register. Ordet återfinns i snart sagt varje författning

som reglerar myndigheters användande automatisk databehandling i

av verksamheten. Som exempel kan nämnas några de författningar

av som vi har haft i uppdrag att se över, nämligen skatteregisterlagen, utsökningsregisterlagen och tullregisterlagen.

Det traditionella registerbegreppet har vid flera tillfällen kritiserats. En orsak har varit att begreppet även har teknisk anknytning och

en därför kan ha olika innebörd för olika yrkesgrupper. Vidare för det tankarna till visst sätt organiserade eller systematiserade samlingar av uppgifter. Detta är inte längre ett helt relevant sätt

att se samlingar av uppgifter i elektronisk form. Uppgifter kan t.ex. införas helt ostrukturerat och oorganiserat i olika filer i dator, detta för-

en utan att hindrar en effektiv hantering uppgifterna för olika sammanställ-

av ningar osv. Det finns därför anledning att fundera över inte regis-

om terbegreppet är föråldrat i vissa sammanhang och det därför i

om modern lagstiftning bör utmönstras och eventuellt ersättas något

av annat mer ändamålsenligt begrepp.

Frågan om en sådan nyordning har diskuterats vid flertal till-

ett fällen tidigare. Som exempel kan nämnas Datalagsutredningen, vilken i flera betänkanden påtalade problemen med använda det traditionella

att registerbegreppet i ADB-sammanhang; se Skärpt tillsyn huvuddrag i

en reformerad datalag SOU 1990:61, 85 och 142 ff., Vissa

s. särskilda frågor beträffande integritetsskyddet ADB-området SOU 1991:62, s. 47 ff. samt En datalag SOU 1993:10 108 ff.. Data-

ny s.

208 Övergrzpandefrågor och principer SOU 19992105

lagsutredningen ansåg bl.a. att utvecklingen av datatekniken hade lett till nya företeelser som inte utan vidare kunde inordnas i de tekniska registerbegreppen, och att detta inneburit att begreppet register hade blivit föråldrat. Som alternativ till registerbegreppet föreslogs begreppet persondatamängd, vilket inte skulle förutsätta att de elektroniskt lagrade personuppgifterna ordnade i ett register eller

var som en förteckning. Förslaget fick dock ett svalt mottagande remissinstan-

av sema, och det fick inte heller genomslag i lagstiftningen.

Även Datainspektionen har varit kritisk registerbegreppet. In-

mot spektionen har bl.a. uttalat att utvecklingen dataområdet t.ex. över-

gången från stordatorbaserad teknik till användarstyrd datorhantering med praktiskt taget obegränsade tekniska möjligheter till terminalåtkomst och lokal bearbetning centralt lagrad information har

av - revolutionerat informationsbehandlingen. Detsamma ansågs gälla

för utvecklingen av kraftfulla smådatorer och sammankopplingen stora

av och små datorer i väldiga nätverk Datainspektionens årsbok 1988/89, s. 176. Slutsatsen inspektionen drog detta att media

som av vara nya ställer traditionella begrepp om uppgiftslagring och uppgiftsåtervinning

huvudet.

Det behöver knappast tilläggas att den tekniska utvecklingen på informationsområdet har varit möjligt än explosionsartad under

om mer l990-talet. Inte minst har framväxten Internet inneburit stora föränd-

av ringar. Behovet av en översyn traditionella begrepp i ADB-samman-

av hang, som t.ex. registerbegreppet, har följaktligen inte blivit mindre.

4.4.2 Det behövs ett särskilt för

begrepp vissa

automatiserade uppgifts

I personuppgiftslagen används inte registerbegreppet. I stället talas det

om behandling av personuppgifter. Det skulle enligt vår bedömning vara möjligt att även i specialförfattningar undvika begreppet register utan att ersätta det med något specifikt alternativ,

dvs. endast tala om behandling av personuppgifter. Datalagskomrnittén uttalade dock i sitt betänkande Offentlighet Integritet Informationsteknik SOU

- - 1997:39, s. 340, att det faktum att begreppet register i dag förefaller mestadels skapa tillämpningsproblem, inte hindrar det

att som är ett regelrätt datoriserat register också kallas för det. Denna behand-

fråga

lades även bl.a. vid tillkomsten polisdatalagen. Regeringen

av tog där upp kritiken mot registerbegreppet, framhöll

men att det inte helt bör undvikas eftersom polisen måste ha tillgång till traditionella register för att kunna bedriva sin verksamhet och det därför i fortsätt-

att även

SOU 1999: 105 Övergripande frågor och principer 209

ningen bör finnas särskilda bestämmelser rörande upprättandet och förandet av sådana register prop. 1997/98:97 s. 102.

Det kan konstateras att flera samlingar av personuppgifter i elektronisk form är att se som register i ordets mer egentliga bemärkelse, dvs. uppgifter förs in ett systematiserat sätt efter vissa kriterier och är sökbara endast med särskilda sökord e.d. Det finns därför anledning

inte helt frångå registerbegreppet. Å andra sidan är begreppet, att som nämnts i föregående avsnitt, inte alltid lämpligt. Inte minst gäller detta datasystem som innefattar elektronisk ärendehantering, där inkomna handlingar bildfångas och beslut upprättas med automatiserad behandling för att sedan lagras elektroniskt tillsammans med uppgiftssamlingar av mer registerartad karaktär. Att endast tala om behandling av personuppgifter kan emellertid i vissa fall föranleda att lagtexter tyngs och blir svårhanterliga, t.ex. när inte behandling i allmänhet

man avser utan endast behandling i fastställda samlingar av uppgifter för vilka särskilda handlingsregler gäller. Som exempel kan nämnas att när

en tjänsteman i dag inom skatteförvaltningen behandlar personuppgifter

elektronisk väg, kan det göras t.ex. med ordbehandling eller via terminal i ett skatteregister. För ordbehandlingen saknas särskilda handlingsregler medan skatteregisterlagens bestämmelser gäller för terrninalbehandlingen. Hur skall det i en lag om behandling av personuppgifter uttryckas att man i motsvarande situationer att vissa be-

avser stämmelser endast skall gälla för den senare behandlingen och inte den tidigare, samtidigt som de reglerade uppgiftssamlingama inte i egentlig bemärkelse är register

Ett alternativ till registerbegreppet har föreslagits i olika

som sammanhang är termen databas. Detta gjordes senast Skattekrirninal-

av registerutredningen i betänkandet Integritet Effektivitet Skattebrott

- - SOU 1998:9. Förslaget genomfördes emellertid inte, utan i det fortsatta lagstiftningsarbetet och slutligen även i lagen 1999:90

- om behandling av personuppgifter vid skattemyndigheters medverkan i brottsutredningar användes i stället registerbegreppet. Regeringen

motiverade detta med att begreppet register används i polisdatalagen och att det är angeläget att det i lagstiftningen finns enhetliga begrepp inom samma område. Det ansågs därför inte då finnas tillräckliga skäl att införa ett nytt begrepp prop. 1998/99:34 33.

Vi anser att det finns behov ett särskilt begrepp för att beskriva

av vissa uppgiftssamlingar är föremål för automatiserad behandling.

som Eftersom registerbegreppet enligt vår mening med rätta har kriti-

- serats i flera sammanhang, finns det anledning att ännu gång över-

en väga om inte begreppet databas är ett bättre alternativ.

210 Övergripande frågor och principer

4.4.3 Definitioner och

av begreppen register

databas

Vissa begrepp kan ha varierande betydelse beroende intar om man rollen av en ur allmänheten eller fackmannen. Detta gäller inte minst av IT-området där olika begrepp hela tiden tillkommer. få För att en bild av innebörden av de för relevanta begreppen register och dataoss bas, följer här en kort sammanställning hämtad från olika ordböcker, allmänna såväl fackanknutna. som

Exempel på definitioner av register: Alfabetiskt eller systematiskt ordnad förteckning över fakta e.d.; personer, ofta av mera officiellt slag. Nationalencyklopedins ordbok Förteckning, lista. Bonniers svenska ordbok Lista, innehållsförteckning i bokstavsordning. Svenska akademiens ordlista Samlad information, vare sig det sköts manuellt eller dator, exempelvis kundregister och folkbokföringsregister. Register kan även betyda något helt annat, nämligen de små utrymmen använder internt. som en processor Nya dataordboken, Ulf Lingärde, 1997 En lagringsenhet som har begränsad kapacitet, bit eller en t.ex. en en byte, och som direkt kan hanteras IT Data Lexikon, Jerker av processorn. Thorell och Liber utbildning AB, I 997 Minne som har en bestämd kapacitet, bit, bitgrupp eller t.ex. en en ett dataord, och som vanligen är avsett för speciell uppgift. Dataordboken, en Standardiseringskommissionen i Sverige, 1984

Exempel på definitioner databas: av Större samling uppgifter som finns lagrade på systematiskt sätt i datamaskin så att enskilda uppgifter snabbt kan återfinnas, t.ex. genom sökning per kategori bet.nyans: om själva lagringsmetoden, programmen etc., utan hänsyn till innehållet: databassystem. Nationalencyklopedins ordbok Dataregister, samling uppgifter lagrade i dator. Bonniers svenska av ordbok Databas med dataregister. Svenska akademiens ordlista Ett intelligent dataregistersystem med frågespråk, eget rapportgenerator eller andra verktyg. Databaser brukar indelas i relationsdatabaser samt de nu nästan försvunna hierarkiska databaserna och nätverksdatabaser. Nya

dataordboken

En systematisk samling av datafiler kan läsas, samköras, bearbetas och som åter lagras. I T Data Lexikon

105 Övergripande frågor och principer 211 SOU 1999:

Mängd data består åtminstone fil och som är tillräcklig för ett 0 av som av en visst ändamål eller för ett visst databehandlingssystem. En databas kan utgöra del annan mängd data. Dataordboken av en

Av sammanställningen kan den slutsatsen dras att det inte finns någon enhetlig och allmängiltig definition något begreppen. Register av av kan dock närmast definieras systematisk sammanställning som som en kan antingen manuell eller teknikberoende, samtidigt som bevara kan ha andra specifikt fackliga betydelser. Om databas kan greppet ordet sådant, både allmänt och fackligt, anknyter direkt sägas att som till användandet datorer. Det alltså inte finnas någon direkt av synes användning begreppet databas i samband med manuella sammanav ställningar av uppgifter.

4.4.4 underlättar en

Databasbegreppet

teknikoberoende lagstiftning

Det finns ingen klar allmän definition begreppen register och dataav bas. Vad dock kan konstateras är att databas rent språkligt har mer som naturlig anknytning till automatiserade sammanställningar av uppgifter. Redan detta är ett argument för att den termen är att föredra framför det traditionella registerbegreppet. Det bör emellertid påpekas att begreppet register kan ha sin naturliga plats i lagstiftningen, t.ex. i lagen 1998:621 misstankeregister, lagen 1968:620 om belastningsreom gister samt lagen 1998:543 hälsodataregister. Dessa lagar reglerar om nämligen register traditionell mening. I våra lagförslag däri en mer emot avses med begreppet databas något annat än egentliga register. En databas består uppgiftssamling varierande slag, ofta rörande av en av såväl juridiska som fysiska personer. Den innehåller regelmässigt ett antal egentliga register, också uppgifter som inte alls kan inordnas men i ett traditionellt register, såsom elektroniska handlingar i ett ärendehanteringssystem. En av våra målsättningar har varit att skapa ett regelverk som är mer teknikoberoende än de registerförfattningar som finns i dag. Detta kan göras genom att begreppet databas ges innebörden av en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt inom en verksamhet. Av redovisningen nedan kommer att framgå att detta skulle innebära att ett nytt sätt att se automatiserad hantering uppgifter införs i lagstiftningen. Med utgångspunkt i vår grundlägav gande syn på vikten av teknikoberoende lagstiftning är registerbegreppet enligt vår uppfattning inte lämpligt, dels grund av den mer allmängiltiga betydelsen av begreppet se föregående avsnitt, dels

212 Övergripande frågor och principer SOU 19991105

grund av att en ny begreppsbildning kan underlätta förståelsen för en förändrad rättslig ordning. En definition begreppet databas den angivna skulle av som nyss utesluta manuella register och samtidigt göra det möjligt att särskilja tillfälliga behandlingar personuppgifter i dator från behandlingar av en i databaser som är särskilt reglerade till sitt innehåll och användning

se om detta i avsnitt 6.1. Definitionen har även den fördelen att den inte tekniskt avgränsar hur samling uppgifter är uppbyggd eller en organiserad. Det innebär att om flera register i egentlig bemärkelse är - sammanlänkande och samtliga uppgifter i de olika registren ett gemensamt sätt är tillgängliga för sökning med automatiserad behandling inom en avgränsad verksamhet, så utgör dessa register databas. Med en andra ord skulle automatiserade register kunna specialsägas vara en form av databaser, nämligen databaser innehåll är systematiserade vars ett visst sätt enligt särskilda kriterier. En databas kan således innehålla flera mindre databaser, del kan regelrätta register. varav en vara Översatt till skatteförvaltningens verksamhet skulle detta kunna innebära att en beskattningsdatabas består ett eller flera skatteregister, av

taxeringsuppgiftsregister och fastighetstaxeringsregister Regle-

m.m. ringen av en beskattningsdatabas skulle alltså inte innehålla bestäm-

melser om indelningen uppgifterna i databasen. Om samtliga uppgifav ter finns samlade i enda på Riksskatteverket och är tillgängen server liga för olika myndigheter enligt vissa kriterier behörighetskoder o.d.

eller om uppgifterna delas så att de rent tekniskt förvaras i olika upp servrar och i form av flera register hos de regionala skattemyndig- - heterna, saknar alltså betydelse. Det väsentliga är uppgifterna inom att

skatteförvaltningen är gemensamt tillgängliga för beskattningsverksam-

heten.

De ovan redovisade tankegångama har utgångspunkt lag

som att en om behandling av personuppgifter inte skall reglera hur uppgifterna tekniskt organiseras, utan endast utgöra för vilka uppgifter en ram som får behandlas och på vilket sätt de får användas för bl.a. säkerställa att ett gott integritetsskydd. Detta innebär att regleringen beskattav en ningsdatabas kan innehålla bestämmelser behandling samtliga de om av uppgifter som i dag finns i olika register inom visst verksamhetsett område, utan att för den sakens skull reglera hur uppgifterna skall organiseras eller delas in i Om det, för grupper. att återigen anknyta till

skatteförvaltningens verksamhet, i lag att beskattnings-

en anges en databas får innehålla samtliga uppgifter i dag finns i olika som register

skatteregister, fastighetstaxeringsregister, punktskatteregister, projekt-

register osv., så tar därigenom inte ställning till den man tekniska utfonnningen. Det kan alltså i princip bli fråga fåtal om ett stora centrala eller regionala register eller flera små lokalt anordnade register.

105 Övergripande frågor och principer 213 SOU 1999:

Det väsentliga de krav lagen ställer behandlingen för att säkerär att ställa enskildas integritet kan efterlevas.

4.4.5 Det kan fortfarande finnas utrymme för

registerbegreppet

Som framgår att databas, inom det område som omfattas ovan anser vårt uppdrag, är ett lämpligt begrepp för en rättsligt avgränsad samav ling uppgifter behandlas gemensamt automatiserad väg inom en som viss verksamhet. Vår tanke är att en lag om behandling av personuppgifter skall reglera just behandlingen och inget annat, och då i huvudsak de övergripande principer bör gälla. Om uppgifter i automatisom serade samlingar är uppdelade i flera lokala register som ofta är fallet enligt registerförfattningama i dag eller de finns i ett fåtal större - om register, är inte direkt fråga behandling uppgifterna och såen om av dana bestämmelser bör alltså inte finnas i den övergripande lagstiftningen. Det kan dock finnas skäl såväl sakliga pedagogiska för att - som närmare definiera och avgränsa de olika uppgifterna i en databas. Regeringen bör därför möjlighet att föreskriva om hur en databas skall ges indelad. Som exempel kan nämnas folkbokföringsverksamheten. I vara förordning skulle regeringen kunna föreskriva att samtliga uppgifter en får finnas i folkbokföringsdatabas skall fördelas och finnas i som en lokala register, motsvarande vad som gäller i dag. Regeringen skulle vidare kunna föreskriva att vissa uppgifterna i databasen skall finnas av i ett centralt register och att de uppgifter får lämnas ut för t.ex. avisom seringsändamål skall finnas i ett centralt aviseringsregister. Organisatoriskt och tekniskt får man då samma systern med register som i dag, med den skillnaden att alla grundläggande frågor om behandlingen, dvs. ändamål, personuppgiftsansvar, direktåtkomst och gallring m.m. regleras för sig. Härigenom kan den organisatoriska eller tekniska indelningen förändras utan att den grundläggande lagstiftningen för den sakens skull behöver ändras. Det kan även finnas anledning att för vissa uppgifter i databas ha särregler för t.ex. gallring och utlämen nande. Det kan därför finnas skäl att rättsligt och möjligen tekniskt - avgränsa vissa register ett sådant sätt att de är klart urskiljbar inom databasen. En sådan indelning av en databas i olika register kan underlätta vid utformandet av gallringsbestämmelser och utlämnandebestämmelser m.m. Lagen blir alltså härigenom teknik- och organisationsoberoende, samtidigt som en uppdelning i olika register kan behållas i de fall det anses motiverat.

214 Övergripande frågor och principer SOU 1999: 105

Som nämner i avsnitt 4.4.2 är dock register enligt vår uppfattning över huvud taget inte ett lämpligt begrepp för omfattande automatiserade uppgiftssamlingar som innehåller elektroniska handlingar i

ett ärendehanteringssystem. Begreppet register bör i stället förbehållas sådana automatiserade uppgiftssamlingar faktiskt utgör register i

som en mer strikt betydelse, nämligen när uppgifterna är organiserade

ett systematiskt sätt enligt fastställda kriterier.

SOU 1999: 105 Allmänna bestämmelser behandling av personuppgifter 215

5 Allmänna bestämmelser om

behandling av personuppgifter

Som vi redovisar i inledningen till 4 kap. har samtliga våra förslag till författningar skall reglera behandlingen av personuppgifter och

som andra uppgifter inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket likartad struktur. I ett inledande kapitel i författningama har

valt att samla allmänt tillämpliga bestämmelser. Därefter följer ett kapitel innehåller de bestämmelser som reglerar behandling för ge-

som

syften inom ett verksamhetsområde, dvs. behandling av mensamma uppgifter i databaser. Varje författningsförslag avslutas med ett kapitel som innehåller bestämmelser om enskildas rättigheter gentemot personuppgiftsansvariga myndigheter. Redovisningen av våra överväganden avseende författningsförslagen följer en likartad ordning. Således behandlar vi i detta kapitel de allmänt tillämpliga bestämmelserna.

5.1 Olika former av uppgiftsbehandling

De av oss föreslagna författningama, som skall reglera behandling av personuppgifter och andra uppgifter inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket, omfattar all helt eller delvis automatiserad behandling samt sådan manuell behandling där personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling uppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier se avsnitt 4.3.3. I det avseendet skiljer sig tillämpningsområdet för våra författningsförslag inte från tillämpningsområdet

för personuppgiftslagen 1998:204.

Författningsförslagen har däremot ingen motsvarighet i gällande rätt såvitt regleringen automatiserad behandling av uppgifter i

avser av databaser. I stället för att reglera viss automatiserad behandling av personuppgifter och andra uppgifter inom en verksamhet i ett flertal olika register, vilket ofta är fallet i dag, har valt att samordna bestämmelserna genom att reglera huvuddelen av den automatiserade behandlingen i en eller ett fåtal gemensamma databaser se avsnitt 4.4. Det innebär att våra författningsförslag kan sägas omfatta tre olika fonner

216 Allmänna bestämmelser behandling personuppgifter om av

av uppgiftsbehandling, nämligen manuell behandling, automatiserad behandling i databaser automatiserad behandling. samt annan I fråga om avgränsningen mellan manuell och automatiserad behandling har vi ingen avsikt än principer skall gälla annan att samma för våra författningsförslag för personuppgiftslagen. Våra som överväganden avseende gränsdragningen mellan automatiserad behandling i databaser och automatiserad behandling redovisar i avsnitt annan 6.1, i samband med en ingående redogörelse för vad med som avses databaser och vilken behandling omfattas den särskilda reglesom av ringen av databaserna.

Vi anser att samtliga bestämmelser behandling om av personuppgifter och andra uppgifter inom viss verksamhet bör inordnas i en en enda lag, oberoende behandlingen är manuell eller av om automatiserad och oavsett den görs inom den rättsliga för databas om ramen en eller inte. De bestämmelser enligt våra förslag kommer omfatta som att all behandling inom en viss verksamhet är de reglerar lagens försom hållande till personuppgiftslagen 1998:204 personuppgiftsansamt svaret. Därutöver föreslår bestämmelser känsliga personuppgifter om m.m. och gallring, skall gälla all behandling sådan som utom som sker inom den rättsliga regleringen för databaser. För

behandling av käns-

liga personuppgifter och gallring uppgifter i databaser, av föreslår särskilda bestämmelser se avsnitt 6.3.3 och 6.8.

5.2 Allmänt tillämpliga bestämmelser

5.2.1 Allmänna bestämmelser

personuppgiftslagen

Vårt föreslag: Vissa bestämmelser i

personuppgiftslagen skall vara direkt tillämpliga på all behandling enligt specialförfattningama.

Det gäller bestämmelser om: definitioner

förhållandet till offentlighetsprincipen

m.m. grundläggande krav på behandling behandling av personnummer säkerheten vid behandling

överföring av personuppgifter till tredje land

SOU 1999: 105 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter 217

0 personuppgiftsombudets uppgifter 0 tillsynsmyndighetens befogenheter m.m. 0 straff

En väsentlig fråga för speciallagstiftning som reglerar behandling av personuppgifter, är i vilken omfattning personuppgiftslagens bestämmelser skall vara direkt tillämpliga och i vilken mån avvikande regler skall gälla. Vi har valt att uttryckligt reglera endast de bestämmelser som avviker från personuppgiftslagen och att i övrigt endast hänvisa till de lagrum i den senare lagen som skall vara tillämpliga även inom de olika verksamheter har i uppdrag att se över. Redovisningen nedan omfattar inte de tillämpliga bestämmelser i personuppgiftslagen som direkt rör enskildas rättigheter information, rättelse och skadestånd. De bestämmelserna återkommer vi till i 7 kap. Innehållet i bestämmelserna i personuppgiftslagen har kortfattat redogjort för i avsnitt 2.4. Bestämmelserna kommenteras utförligt i bl.a. förarbetena till personuppgiftslagen prop. 1997/98:44 och Datalagskommitténs betänkande SOU 1997:39. Det kan emellertid finnas anledning att kort redovisa varför anser att bestämmelserna bör tillämpas och vilken specifik betydelse de kan få i den av oss föreslagna lagstiftningen.

Definitioner 3 §

Vi har inte funnit någon anledning att i den föreslagna lagstift-

av oss ningen definiera där förekommande begrepp på något annat sätt än i 3 § personuppgiftslagen. Tvärtom är det för att undvika missförstånd viktigt att de begrepp används i de olika författningarna har

som samma innebörd. Det bör dock anmärkas att personuppgiftsansvaret

regleras särskilt i de föreslagna specialförfattningama.

Förhållandet till offentlighetsprincipen 8 §

m.m. Bestämmelsen i 8 § första stycket personuppgiftslagen

är en ren upplysning och markering offentlighetsprincipens företräde. I andra

om stycket finns dock en materiell regel som anger att 9 § fjärde stycket personuppgiftslagen där det ställs begränsningar

- upp i rätten att använda sig av personuppgifter som behandlas för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål för att vidta åtgärder i fråga den regi-

om strerade inte skall tillämpas i fråga myndigheters användning

- om av personuppgifter i allmänna handlingar. Det undantaget skall gälla även inom de verksamhetsområden omfattas vårt uppdrag.

som av

218 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter

Grundläggande krav på behandlingen av personuppgifter 9 §

En av de väsentligaste bestämmelserna i fråga om behandling av personuppgifter finns i 9 § personuppgiftslagen och avser vilka grundläggande krav som ställs en personuppgiftsansvarig. Dessa krav bör naturligtvis tillämpas även vid behandling av personuppgifter inom särskilt reglerad myndighetsverksamhet. Genom de särskilda gallringsregler som föreslås i specialförfattningama sätts dock bestämmelserna i 9 § första stycket i och tredje stycket om hur länge uppgifter får bevaras ur spel.

Behandling av personnummer 22 §

Enligt 22 § personuppgiftslagen får personnummer behandlas endast efter samtycke från den registrerade eller om det är klart motiverat med hänsyn till behandlingens ändamål, vikten säker identifiering eller

av något annat beaktansvärt skäl. För behandling inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket torde det rättssäkerhetsskäl

av ofta vara så att personnummer behöver användas för att eliminera risken för fel i handläggningen av ärenden.

Vid den särskilt reglerade behandling sker i databaser är det i

som de flesta fall nödvändigt att generellt använda för att

personnummer kunna säkra identifieringen av en registrerad. För sådan behandling anges därför uttryckligt i lagstiftningen att uppgifter

om en persons identitet, får användas. Hänvisningen till

t.ex. personnummer, personuppgiftslagens bestämmelse får därför praktisk tillämpning endast i fråga om behandling inte sker i databaser. Även i de fallen torde

som det dock ofta vara motiverat att använda för att säker-

personnummer ställa de berörda parternas identitet. Personnummer bör emellertid inte användas slentrianmässigt när risk inte föreligger för förväxling mellan personer eller när andra beaktansvärda skäl saknas.

Säkerheten vid behandling 30-32 §§

I 30-32 §§ personuppgiftslagen finns vissa regler hur den

om personuppgiftsansvarige skall organisera arbetet med behandling

av personuppgifter för att garantera säkerheten. Det rör sig instruktioner

som till personalen samt tekniska och organisatoriska åtgärder. Dessa bestämmelser skall vara tillämpliga inom de här aktuella verksamhetsområdena, vilket innebär att Riksskatteverket, Tullverket och de regionala myndigheterna se avsnitt 5.2.2 personuppgiftsansvaret måste

om se till att det finns rutiner för hanteringen personuppgifter. Detta är inte

av minst viktigt i fråga om behandling uppgifter i databaserna, där det

SOU 1999: 105 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter 219

exempelvis kan behövas såväl tekniska lösningar för datasystemen

som olika behörighetsnivåer för personalkategorier, för att garantera att den av oss föreslagna lagstiftningen kan efterföljas.

Överföring av personuppgifter till tredje land 33-35 §§

Personuppgifter som är under behandling får enligt 33 §

personuppgiftslagen inte föras över till tredje land. Från förbudet finns vissa

undantag i 34 bl.a. för överföring till länder som har anslutit sig till Europarådets konvention om skydd för enskilda vid automatisk databehandling av personuppgifter. Den 17 juni 1999 överlämnade regeringen en remiss till lagrådet vari det föreslås att förbudet i personuppgiftslagen mot överföring av personuppgifter till tredje land skall ändras. Överföring till ett land som inte ingår i EU eller är anslutet till EES skall inte längre vara förbjuden det tredje landet har adekvat

om en nivå för skyddet personuppgifter. Lagändringen föreslås träda i

av kraft den 1 december 1999. Enligt 35 § personuppgiftslagen

kan regeringen, och i vissa fall den myndighet regeringen bestämmer, med-

som dela föreskrifter om undantag från förbudet i 33 Regeringen har också i personuppgiftsförordningen 1998:1191 gett Datainspektionen möjlighet att meddela föreskrifter om undantag i vissa fall.

Vi anser att såväl förbudet mot överföring till tredje land de

som un-dantag från förbudet föreskrivs skall tillämpliga behand-

som vara ling enligt den av oss föreslagna lagstiftningen. Av betydelse för de myndigheter som omfattas vårt uppdrag är vad i data-

av som anges skyddsdirektivet i fråga överföring personuppgifter till tredje

om av land av skäl som rör viktiga allmänna intressen. I artikel 25 att

anges medlemsstaterna inte får tillåta överföringar till tredje land inte har

som en adekvat skyddsnivå. Från denna regel finns emellertid flera undantag. I artikel 26.1 d att medlemsstaterna skall föreskriva

anges att överföring får ske det är nödvändigt eller bindande enligt för-

om fattning av skäl som rör viktiga allmänna intressen eller för att fastslå, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. I direktivets ingresspunkt 58 anges avseende bl.a. det undantaget att överföring skall kunna medges när skyddet av väsentliga samhällsintressen kräver det, till exempel vid internationellt utbyte uppgifter mellan skattemyndigheter eller

av tullmyndigheter.

Att 33-35 §§ personuppgiftslagen görs tillämpliga behandling enligt de av oss föreslagna författningama, förhindrar således inte

att uppgifter i exempelvis databas lämnas ut till tredje land när det be-

en hövs för fullgörande av en förpliktelse följer internationell

som av en överenskommelse som Sverige har tillträtt.

220 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter

Personuppgiftsombudets uppgifter m.m. 38-41 §§

Automatiserade behandlingar av personuppgifter skall enligt 36 § personuppgiftslagen anmälas till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. Anmälan behöver dock enligt 3 § personuppgiftsförordningen inte göras för behandlingar som regleras genom särskilda föreskrifter i lag eller förordning. Det finns enligt vår mening inte någon anledning att ställa krav anmälningsskyldighet för behandlingar som utförs med stöd av den av oss föreslagna lagstiftningen. Den personuppgiftsansvarige har enligt 36 § personuppgiftslagen även möjlighet att utse ett personuppgiftsombud. Vår bedömning är att det bör åligga den personuppgiftsansvarige att ta ställning till frågan om ett personuppgiftsombud skall inrättas hos myndigheten eller inte. Om ett sådant ombud utses, skall bestämmelserna i 38-40 §§ personuppgiftslagen ombu-

om dets skyldigheter tillämpas.

Regeringen har enligt 41 § personuppgiftslagen möjlighet att föreskriva att vissa särskilt känsliga behandlingar skall anmälas till Datainspektionen för förhandskontroll oavsett det finns ett

om personuppgiftsombud eller inte. Denna möjlighet bör regeringen enligt vår

mening ha även i fråga sådana behandlingar regleras i den

om som av oss föreslagna lagstiftningen.

Tillsynsmyndighetens befogenheter 43 och 47 §§

För att kunna säkerställa att personuppgifter behandlas ett korrekt sätt har Datainspektionen vissa befogenheter gentemot personuppgiftsansvariga. Vi anser att den möjlighet inspektionen har enligt 43 §

som personuppgiftslagen att begäran få tillgång till personuppgifter, upplysningar och dokumentation om behandlingen och säkerheten samt tillträde till lokaler bör finnas även när den personuppgiftsansvarige är en myndighet. Däremot är det inte möjligt för Datainspektionen att vid vite förbjuda en personuppgiftsansvarig statlig myndighet att behandla personuppgifter, eftersom vite sanktionsmedel enligt allmänna

som rättsgrundsatser inte bör användas mellan statliga myndigheter. Hänvisning behöver därför inte göras till bestämmelserna vite i 44 och

om 46 §§ personuppgiftslagen. Inte heller finner det nödvändigt att i specialförfattningarna hänvisa till 45 vari anges att Datainspektionen om den konstaterar att personuppgifter behandlas felaktigt skall försöka åstadkomma rättelse genom påpekanden e.d. Det torde självklart

vara att Datainspektionen vidtar de åtgärder är rimliga för att få till

som stånd rättelse när brister i myndigheternas hantering upptäcks.

Enligt 47 § personuppgiftslagen har Datainspektionen rätt hos

att allmän förvaltningsdomstol ansöka att sådana uppgifter har

om som

SOU 1999: 105 Allmänna bestämmelser om behandling personuppgifter 221

behandlats ett olagligt sätt skall utplånas. Bestämmelsen har sin grund i dataskyddsdirektivets artikel 28.3, där det att varje natio-

anges nell tillsynsmyndighet skall ha särskild befogenhet att inleda rättsliga förfaranden när de nationella bestämmelser antagits till följd

som av direktivet har överträtts eller att uppmärksamma de rättsliga myndigheterna på dessa överträdelser. Vi kan inte se att det i den av oss föreslagna lagstiftningen finns utrymme för att underlåta att uppfylla direktivets krav i den delen. Därför bör 47 § personuppgiftslagen till-

vara lämplig även vid behandling enligt vår lagstiftning.

Straff 49 §

Personuppgiftslagens bestämmelser om straffansvar bör omfatta även den myndighetsverksamhet omfattas vårt uppdrag. Bestämmel-

som av serna bör vara tillämpliga även när personuppgifter behandlas med stöd av den av oss föreslagna speciallagstiftningen.

5 2.2 Personuppgiftsansvar

Vårt förslag: En myndighet skall personuppgiftsansvarig för

vara den behandling som ankommer myndigheten att utföra.

Personuppgiftsansvarig är enligt 3 § personuppgiftslagen

den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandling av personuppgifter. För att undvika oklarheter vid författningsreglerad behandling av personuppgifter i myndighetsverksamhet bör placeringen personuppgiftsansvaret regleras uttryckligt i

specialförfattningama.

De myndigheter som kan bli aktuella personuppgiftsansvariga

som vid behandling i de för oss aktuella verksamheterna är Riksskatteverket och Tullverket, de regionala skatte- och kronofogdemyndighetema samt länsstyrelserna. Tullverket utgör enda myndighet,

numera en varför några problem med fördelning personuppgiftsansvaret inte

av uppstår i tullverksamheten. Det är däremot inte möjligt att för ett komplext system för databehandling inom sådana myndighetsorganisationer

som skatteförvaltningen och exekutionsväsendet, i lag närmare bestämma vilken myndighet som bör ansvarig för olika specifika behand-

vara lingar. Vi anser i stället att det är lämpligt att för dessa myndighetsorganisationer utforma regleringen så att den myndighet vilken det ankommer att utföra en viss behandling skall ansvarig för just den

vara behandlingen. Genom att personuppgiftsansvaret omfattar vad

som an-

222 Allmänna bestämmelser behandling personuppgifter SOU 1999: 105

om av

kommer en myndighet att utföra, markeras att det finns ett ansvar inte endast för att utförd behandling är korrekt, utan även för att behandling faktiskt utförs när den skall ske.

För behandling personuppgifter som inte sker under de särskilt

av reglerade former som gäller för databaser, t.ex. ordbehandling, kommer den myndighet hos vilken behandlingen görs att vara personuppgiftsansvarig. Några problem med att peka ut rätt myndighet torde inte uppstå i de fallen. När det gäller behandling i en databas kan situationen komma att bli mer komplicerad. Vår avsikt är som sagt att den enskilda behandlingen skall vara avgörande för personuppgiftsansvarets placering. Följden av en sådan bestämmelse blir att den myndighet som avgör om en viss uppgift skall föras in i databasen, kommer att vara ansvarig för att den lagrade uppgiften är korrekt. Detta är nödvändigt eftersom i princip endast den myndigheten har möjlighet att garantera uppgiftens riktighet. För den fortsatta behandlingen av uppgiften kan dock andra myndigheter bli ansvariga, eftersom varje myndighet ansvarar för sin behandling. Om exempelvis en registrerad uppgift skulle komma att lämnas ut av en annan myndighet än den som har registrerat uppgiften, skall den utlämnande myndigheten vara ansvarig för den behandling som utgörs av själva utlärrmandet.

I mer övergripande frågor, t.ex. om sådant som ansvar för att nödvändiga tekniska eller organisatoriska säkerhetsåtgärder vidtas, måste personuppgiftsansvarets fördelning grundas vilka myndigheter som har befogenhet och skyldighet att utföra dessa åtgärder. Inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet kan detta till stor del antas bli

en fråga för Riksskatteverket, men det avgörande måste vara hur organisationen är uppbyggd och hur olika arbetsuppgifter är fördelade.

I praktiken torde det inte behöva uppstå några problem i fråga

om vem som är personuppgiftsansvarig för olika behandlingar. En förutsättning är dock att det går att fastställa vilka myndigheter har be-

som handlat en viss uppgift och hur uppgiften har behandlats. Detta är i huvudsak en fråga om hur systemen utformas tekniskt.

En viktig del av personuppgiftsansvaret är skyldigheten att begäran av enskilda tillhandahålla information vilka uppgifter be-

om som handlas rörande dem samt skyldigheten att rätta, blockera eller utplåna uppgifter som har behandlats felaktigt. Vi återkommer till dessa frågor i 7 kap.

En fråga knyter till personuppgiftsansvaret är arkivansvaret

som an enligt arkivlagen 1990:782. Enligt huvudregeln i 3 § arkivlagen har en myndighet arkivansvar för de allmänna handlingar som finns hos myndigheten se avsnitt 2.6.1. För elektronisk information gäller emellertid en specialregel. Upptagningar för automatisk databehandling

som är tillgängliga för flera myndigheter, och därigenom utgör allmän-

som

SOU 1999: 105 Allmänna bestämmelser behandling personuppgifter 223

om av

na handlingar, skall bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen upptagningen.

av Syftet med undantaget är att upptagningar är tillgängliga för flera

som myndigheter inte skall behöva arkiveras av samtliga dessa myndigheter, utan endast av den huvudansvariga myndigheten.

Som har nämnt ovan kan personuppgiftsansvaret för och

en samma uppgift i en databas ligga hos flera myndigheter beroende hur och i vilka sammanhang uppgifterna används. En sådan ordning är inte lämplig i fråga arkivansvaret. Vår inställning är att arkivansvaret

om för en viss uppgift i en databas skall ligga hos den myndighet är

som ansvarig för att uppgiften förs in i databasen. Att myndighet

en annan senare behandlar uppgiften, t.ex. utlämnande, och därigenom

genom blir personuppgiftsansvarig för just den behandlingen, innebär inte att den myndigheten även blir arkivansvarig. En sådan ordning Överensstämmer med myndigheters skyldighet enligt sekretesslagen att registrera allmänna handlingar utgörs upptagningar för automatisk

som av databehandling. Av 15 kap. 1 och 13 §§ sekretesslagen framgår att allmänna handlingar som kommer in eller upprättas hos myndighet

en skall registreras utan dröjsmål. Om upptagning för automatisk data-

en behandling förs in i ett dataregister är tillgängligt för flera

som myndigheter, är dock endast den myndighet gör införingen skyldig

som att registrera den.

Den myndighet som enligt sekretesslagen är skyldig att registrera

en upptagning för automatisk databehandling, är således även ansvarig för att arkivlagens bestämmelser uppfylls. I princip innebär

detta även att den myndighet som är ansvarig för att uppgifter är korrekta, dvs. skyldig att vidta rättelse enligt personuppgiftslagen, också har för

ansvaret att upptagningen hand enligt arkivlagen.

tas om

5.3 Bestämmelser

om behandling som inte

sker i databaser

Behandling av känsliga personuppgifter m.m.

Vårt förslag: Känsliga personuppgifter och uppgifter lagöver-

trädelser skall få behandlas endast uppgifterna har lämnats

m.m. om

i eller är nödvändiga för handläggningen ärende.

av ett

224 Allmänna bestämmelser behandling personuppgifter SOU 1999: 105

om av

Enligt 13 § personuppgiftslagen gäller ett principiellt förbud mot behandling av känsliga personuppgifter. Med känsliga personuppgifter

uppgifter avslöjar eller etniskt ursprung, politiska åsikter, avses som ras religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt uppgifter rör hälsa eller sexualliv. Från förbudet att behandla

som sådana uppgifter görs sedan undantag för vissa situationer t.ex. då

den enskilde har samtyckt till behandlingen som inte är tillämpliga

de för oss aktuella verksamheterna. Genom 21 § personuppgiftslagen begränsas även rätten att behandla personuppgifter om lagöverträdelser

innefattar brott, domar i brottmål, straffprocessuella tvångsmedel som och administrativa frihetsberövanden. Sådana uppgifter får behandlas endast av myndigheter. I fortsättningen av detta avsnitt avser med begreppet känsliga personuppgifter för enkelhetens skull även uppgifter om lagöverträdelser m.m.

I de verksamheter som omfattas av vårt uppdrag torde det sällan komma i fråga att behandla känsliga personuppgifter, och har därför av integritetsskäl övervägt förbud för sådan behandling. I vissa situationer finns det dock anledning att tillåta behandling av känsliga uppgifter i handläggningen av ärenden. En enskild kan exempelvis i ett skatteärende om förseningsavgift ange sjukdom som skäl för att deklaration inte har lämnats i tid. En sådan uppgift måste rimligen kunna behandlas

automatiserad väg i ärendet, även då behandling inte sker i den för databaser särskilt reglerade formen se avsnitt 6.1 om gränsdragningen mellan behandling i databaser och annan automatiserad behandling. Det vore orimligt att begära att tjänsteanteckningar efter telefonsamtal inte skulle få nedtecknas med hjälp ordbehandling. Detsamma gäller

av när känsliga uppgifter är avgörande för utgången av ett ärende. I föredragningspromemorior, beslutskoncept och liknande måste sådana

uppgifter få finnas, även om handlingarna upprättas med hjälp ordbe-

av handling. Detsamma gäller för manuellt upprättade handlingar, vilka kan komma att omfattas av våra författningsförslag.

Att i detalj reglera vilka uppgifter som får antecknas och i vilka fall detta får ske, är inte möjligt. Det går nämligen inte att förutse de olika situationer som kan uppstå i hanteringen ärenden. Vi dock att

av anser det är nödvändigt av integritetsskäl att i största möjliga mån begränsa användningen av känsliga personuppgifter. Det bör därför tillåtet

vara att behandla sådana uppgifter endast om de har lämnats i ett ärende eller om det är nödvändigt för handläggningen ett ärende. Det inne-

av bär att användandet av känsliga uppgifter begränsas till sådana tillfällen då myndigheten i det närmaste inte har något val, utan måste behandla dem.

För behandling i databaser skall särskilda bestämmelser gälla, vilket vi återkommer till i avsnitt 6.3.3.

SOU 1999: 105 Allmänna bestämmelser behandling personuppgifter 225

om av

5.3.2 Bevarande och

gallring av uppgifter

Vårt förslag: Uppgifter är föremål för automatiserad behand-

som ling i ett ärende skall gallras senast ett år efter att ärendet har avslutats, medan andra uppgifter skall gallras i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen 1990:782.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om att uppgifter skall gallras vid

en annan tidpunkt eller att uppgifter skall bevaras.

Hur länge personuppgifter får bevaras regleras allmänt

i personuppgiftslagen som ett grundläggande krav på behandling

av personuppgifter. I 9 § första stycket i personuppgiftslagen att den

anges personuppgiftsansvarige skall till att personuppgifter inte bevaras under

se längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. I fråga personuppgifter behandlas i myndighets-

om som verksamhet tillämpas i första hand bestämmelserna i arkivlagen. I de registerförfattningar som i dag gäller för statlig verksamhet finns regelmässigt även särskilda gallringsbestämmelser för uppgifter

i personregister. Detsamma är fallet för uppgifter i personregister förs med

som stöd av tillstånd från Datainspektionen.

För sådan behandling personuppgifter inom skatteförvaltningen,

av exekutionsväsendet och Tullverket enligt våra förslag skall

som regleras särskilt bestämmelser för behandling i databaser, är det

genom av bl.a. integritetsskäl ofta nödvändigt att i specialförfattningama reglera gallringsfrågor. Vi har dock haft att ta ställning till frågan det

om utöver den allmänna regleringen i arkivlagen och personuppgiftslagen även behövs särskilda bestämmelser bevarande och gallring för så-

om dan behandling som inte utförs i databaser. Särskilt viktigt har bedömt detta i fråga uppgifter behandlas automatiserad

vara om som väg se avsnitt 6.1 gränsdragningen mellan behandling i databaser

om och annan automatiserad behandling. För personuppgifter be-

som handlas manuellt och omfattas den föreslagna lagstiftningen

som av anser att de allmänna bestämmelserna i arkivlagen är tillräckliga för

att säkerställa ett gott integritetsskydd. För uppgifter behandlas på

som automatiserad väg kan dock svårare integritetsfrågor förväntas

uppkomma. i

Med den moderna teknik används i myndighetsverksamheten i

som dag, är det vanligt att stora mängder uppgifter lagras elektroniskt

även

annat sätt än i reglerade personregister eller databaser. En del

stor av det skriftliga material produceras myndigheter utarbetas

som av nu-

8 19-1588SkattTullExekutionNormer

226 Allmänna bestämmelser behandling personuppgifter SOU 1999: 105

om av

i datorer med hjälp ordbehandlingsprogram. Även i de fall då mera av slutprodukten skrivs ut papper och tillfogas akten i ett ärende, sparas informationen vanligtvis under viss tid genom att lagras elektroniskt. På detta sätt kan det ganska kort tid växa fram omfattande informationsmängder hos en myndighet, information som dessutom ofta är lätt tillgänglig olika typer av sökprogram. Med den legaldefini-

genom tion av databasbegreppet som vi föreslår se avsnitt 6.1 kommer dessa informationsmängder i vissa fall inte att omfattas av de bestämmelser som gäller för databaser.

Vi bedömer att det i allmänhet saknas starka skäl för att en myndighet elektronisk väg skall tillåtas bevara sådan information, utan att några åtgärder vidtas. Vi föreslår därför generellt att uppgifter som är föremål för automatiserad behandling i ett ärende utan att behand-

lingen görs i en databas skall gallras senast ett år efter att ärendet har

avslutats. Bestämmelsen innebär att information inte får lagras under längre tid än ett år utan att ett konkret sätt användas i verksamheten. Det skall med andra ord inte vara tillåtet att under lång tid i elektronisk form lagra information som kan vara "bra att ha i framtiden. Om däremot åtgärder vidtas inom ett år att informationen tillförs ett

genom annat, pågående, ärende eller om ett nytt ärende öppnas med anledning av informationen, får den dock bevaras även efter ettårsfristen

som en del av det nya ärendet. Detsamma blir fallet om uppgifterna registreras i en databas enligt de särskilda bestämmelserna därom. Att uppgifterna skall gallras innebär att de kan föras över varefter den elek-

papper, troniska informationen raderas. De uppgifter finns kvar endast

som papper omfattas då inte längre den ettåriga gallringstiden

av som föreslår skall gälla för automatiserad behandling uppgifter.

En särskild fråga i detta sammanhang är hur skall förfara med

man automatiserad behandling uppgifter i samband med revision eller

av andra kontrollåtgärder i beskattnings- och tullverksamhet. Vi återkommer till den frågan i avsnitt 9.2.

Det kan finnas anledning att för vissa uppgifter tillämpa

en annan tidpunkt för gallring. Vissa uppgifter av känslig karaktär kan det in-

av tegritetsskäl vara lämpligt att gallra vid tidigare tidpunkt, medan

en andra mindre känsliga uppgifter kan behöva lagras under längre tid

en för att inte onödiga effektivitetsförluster skall uppstå i verksamheten. Det bör enligt vår uppfattning åligga regeringen eller Riksarkivet att meddela föreskrifter undantag från den gällande ettårsre-

om annars geln.

För vissa verksamheter bedömer att det olika skäl inte är

av nödvändigt att ha särskilda bestämmelser om gallring över huvud taget. En förutsättning är att det inte föreligger någon nämnvärd risk för otillbörliga integritetsintrång. För verksamheten med val och folkomröst-

SOU 1999: 105 Allmänna bestämmelser behandling personuppgifter 227

om av

ningar föreslår vi således inga sådana bestämmelser, utan inom den verksamheten skall arkivlagens bestämmelser tillämpas. När det gäller folkbokföringsverksamheten tillämpas i dag, och till dess frågan

om folklängder är löst, arkivlagens bestämmelser. Vi föreslår inte någon ändring i det avseendet.

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 229

6 i databaser

Behandling

Vi redogör i 5 kap. för vilka bestämmelser skall gälla

som anser generellt för behandling av personuppgifter och andra uppgifter i skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter. I detta kapitel redovisar vår inställning till sådan automatiserad be-

handling av uppgifter utförs för ändamål inom

som gemensamma ett verksamhetsområde, dvs. behandling i databaser. Från integritetssyn-

punkt är det viktigt att stora uppgiftssamlingar hanteras

som av myndigheter och som ger möjligheter till sammanställningar rad olika

av en uppgifter om enskilda omgärdas särskilda skyddsregler.

personer, av För behandling av uppgifter i databaser bör därför särskilda bestämmelser gälla en rad punkter. Det är fråga vilka uppgifter får

om som behandlas, vilken åtkomst myndigheter och andra skall ha till

uppgifterna samt vilka regler skall gälla för bevarande och gallring.

som Dessutom finns det särskild anledning att titta närmare vad bör

som gälla vid behandling personuppgifter och andra uppgifter i datorise-

av rade ärendehanteringssystem, eftersom sådana kan komma

system att innehålla stora mängder uppgifter varierande slag i form hand-

av av lingar som kommer till myndigheter från enskilda och beslutshandlingar m.m. som upprättas myndigheter.

6.1 Vad är

en databas

Vårt förslag: I myndighets eller

en en myndighetsorganisations

verksamhet skall det finnas samling uppgifter med hjälp

en som av

automatiserad behandling används i verksamheten för

gemensamt

vissa angivna ändamål databas.

l Databaser för automatiserad

behandling

Idag används i stor omfattning datorer hos myndigheter.

Det gäller allt

från enkel ordbehandling till sofistikerade ärendehanteringssystem

som i det närmaste innebär papperslös hantering ärenden.

en av Det före-

230 Behandling i databaser

kommer även att beslut fattas automatiskt i ett datasystem utan direkt mänsklig inblandning. Flera myndigheter däribland de som omfattas

av vårt uppdrag har tillgång till datorbaserade personregister som

används som informationsdatabaser vid handläggning av ärenden och i vissa fall som lagringsenheter för beslut och andra upprättade eller inkomna handlingar. En väsentlig skillnad mellan databehandling i personregister och vanlig ordbehandling, är att registren utnyttjas gemensamt i verksamheten inom en myndighet eller myndighetsorganisation. Medan ordbehandling kan sägas vara ett hjälpmedel för en handläggare, eller andra vid en myndighet, i själva upprättandet av handlingar

närmast en avancerad skrivmaskinsfunktion utgör personregistren ett

allmänt hjälpmedel vid handläggningen av ärenden m.m. genom att det underlättar framtagandet av underlag för olika beslut.

Enligt vår mening måste det för skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket finnas särskilda regelverk för sådan automatiserad behandling av personuppgifter som inte utgörs av ordbehandling och som inte är av helt tillfällig natur. De stora gemensamma uppgiftssamlingar hos myndigheter som dagens personregister och ärendehanteringssystem utgör, innebär grund av de tekniska möjligheterna att söka i materialet och göra sammanställningar registrerade

om personer en påtaglig risk för otillbörliga intrång i enskildas personliga integritet. Den risken blir än större i de fall myndigheter sambearbetar

egna uppgifter med uppgifter från andra myndigheter. Från integritetssynpunkt finns det därför enligt vår mening starka skäl för att skapa tydliga

regler om vad som är tillåtet i fråga om sådan behandling.

I och med genomförandet dataskyddsdirektivet i svensk lagstift-

av ning har begreppsapparaten vid ADB-hantering ändrats. I den grundläggande skyddslagstiftningen, personuppgiftslagen 1998:204, talas det inte längre förande personregister, utan behandling

om av om av personuppgifter. För att särskilja den rättsliga regleringen sådan

av automatiserad behandling i dag görs i uppgiftssamlingar för

som gemensamt bruk, dvs. personregister och ärendehanteringssystem, från den automatiserade behandlingen uppgifter i allmänhet, t.ex. ordbehand-

av ling, har valt att införa begreppet databas i lagstiftningen se avsnitt 4.4. Avgörande för vilka gallringsfrister gäller och i vilken

som omfattning känsliga personuppgifter får behandlas bör

m.m., vara om uppgifter behandlas i en databas eller inte.

I teorin skulle en databas för en viss verksamhet kunna delas i två underdatabaser. Databaser, dem, kan nämligen sägas bestå

som ser av dels en eller flera samlingar av enskilda kortfattade uppgifter

som används för att få fram underlag till beslut i verksamheten inforrnationsdatabaser, dels handlingar kommer in eller upprättas i ett

som ärende och som bearbetas och lagras i ett ärendehanteringssystem

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 231

ärendedatabaser. Traditionellt har personregister i praktiken utgjorts av egentliga informationsdatabaser, men i och med framväxten av avancerade ärendehanteringssystem har även ärendedatabaser inordnats i lagstiftningen om personregister, t.ex. i skatteregisterlagen. Vi är tveksamma till en sådan utveckling, vilket är en av orsakerna till vårt förslag att införa begreppet databas i lagstiftningen. V i har emellertid inte funnit anledning att i den av oss föreslagna lagstiftningen göra någon begreppsmässig åtskillnad mellan olika funktioner i databas.

en Däremot finns det enligt vår mening skäl för att i vissa delar ha olika regler för de olika funktionerna. Det gäller frågor om vilka uppgifter som får registreras samt i vilken omfattning direktåtkomst skall tillåtas till uppgifterna, vilket utvecklar skälen för i avsnitt 6.4 och 6.7.

Sammanfattningsvis måste det enligt vår mening för skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket finnas särskilda regler för sådan automatiserad behandling av personuppgifter som inte utgörs

av ordbehandling och som inte är av helt tillfällig natur. Av integritetsskäl bör det skapas tydliga regler om vad som är tillåtet vid sådan behandling.

6.1.2 Gemensam

användning av uppgifter

För att begreppet databas skall praktiskt användbart vissa sär-

vara reglerade uppgiftssamlingar hos myndighet eller inom myndig-

en en hetsorganisation, krävs att det är möjligt att avgöra gränslinjen går

var mellan behandling i databas och behandling, t.ex. ordbehand-

en annan ling. En grundläggande förutsättning för elektroniskt lagrad

att en uppgift skall anses ingå i en databas, är enligt vår mening att uppgiften

av myndigheten eller myndighetsorganisationen används i

gemensamt en viss verksamhet för de ändamål styr behandlingen uppgifter

som av inom verksamheten. Det väsentliga är inte vilket sätt uppgiften tekniskt lagras, utan den faktiskt åsyftade tillgängligheten. Det avgörande för om en uppgift används myndighet eller

gemensamt av en en myndighetsorganisation och därmed utgör beståndsdel i databas, är

en en således om den behandlas på ett sätt medför den utgör allmän

som att egendom i verksamheten. Att olika personalkategorier har olika behörighet och att vissa uppgifter därför i praktiken är åtkomliga endast för ett begränsat antal personer hos olika myndigheter inom

en myndighetsorganisation, förtar enligt vår uppfattning i sig inte uppgiftemas egenskap som gemensamma. Detsamma gäller vissa uppgifter görs

om åtkomliga endast för handläggare inom regional myndighet.

En uppgift som registreras och lagras i ett datasystem sådant

ett sätt att tjänstemännen inom eller flera myndigheter har möjlighet

en att

232 Behandling i databaser SOU 1999: 105

vid behov och i olika sammanhang t.ex. i samband med handlägg-

ningen av ett ärende ta del av uppgiften direkt automatiserad väg

måste således anses gemensamt tillgänglig och därmed utgörande en del av en databas. Detta är vad som gäller i dag för de uppgifter som lagras inom ramen för olika författningsreglerade personregister hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket. Som exempel kan nämnas att uppgifter om en persons identitet eller taxerade inkomst för ett visst år kan återfinnas tjänstemän sökning i ett skatte-

av genom register enligt skatteregisterlagen 1980:343 och användas som underlag vid handläggningen av ett taxeringsärende.

En uppgift som lagras elektroniskt hårddisken i en dator eller i en server hos en myndighet i samband med att en tjänsteman arbetar med ordbehandling, och som normalt är åtkomlig endast för tjänstemannen själv och exempelvis systemadministratören vid myndigheten, kan däremot inte anses vara gemensamt tillgänglig. Syftet med sådan tillfällig behandling är inte att uppgifterna som lagras i datorn skall användas

av andra än den som utför behandlingen. Det förhållandet att systemadministratören eller en annan tjänsteman vid myndigheten eller inom

myndighetsorganisationen kan få åtkomst till uppgiften ett

- genom visst tekniskt förfarande, kan inte anses innebära att uppgiften så-

som dan är lagrad för att användas gemensamt i verksamheten. Inte heller innebär det förhållandet att en uppgift behandlas tillfälligt i dator

en med det uttalade syftet att den senare skall matas in" i systemet och göras gemensam, att den är en del av databasen. Däremot kommer

uppgiften att omfattas av det särskilda regelverket för databas när den

en väl är registrerad i det gemensamma systemet. Ett exempel sådan

en situation kan att vissa ekonomiska uppgifter avseende

vara en person behandlas i ett särskilt program med syfte att få fram ett resultat i ett ärende, t.ex. personens sammanlagda inkomst. När resultatet har

uppnåtts registreras beloppet enligt ett fastställt förfarande fält-

som en uppgift" i det gemensamma datasystemet och blir därmed del da-

en av tabasen, medan de uppgifter som legat till grund för beräkningarna

raderas eller lagras elektronisk annat sätt, t.ex. ett enskilt doku-

som ment i myndighetens

server.

I de flesta fall ser inga problem med att bedöma uppgift

om en behandlas gemensamt eller inte. I princip görs gränsdragning

samma redan i dag när det skall avgöras om en uppgift ingår i ett visst författningsreglerat personregister eller inte. En tjänsteman skatte-

en myndighet kan utan problem avgöra han för tillfället arbetar med

om uppgifter direkt i ett skatteregister enligt skatteregisterlagen eller

om han arbetar med uppgifter i ett ordbehandlingsdokument. Det kan förväntas, och ställas krav på, att datasystemen inom myndighetsorga-

en nisation konstrueras ett sådant sätt att några tvivel huruvida

om en

Behandling i databaser 233

viss uppgift ingår i en databas inte uppstår i samband med att den förs in. Den personuppgiftsansvarige har naturligtvis också ett stort ansvar för att gränsdragningsproblem inte uppstår grund av brister i den tekniska utformningen av ett datasystem.

Det kan emellertid förekomma situationer där gränsdragningen mellan behandling i databaser och annan behandling inte är helt självklar, nämligen när en uppgift inte ingår i ett för myndigheten eller myndighetsorganisationen gemensamt nätverk men ändå är tillgänglig för flera tjänstemän vid en eller flera myndigheter. Som exempel kan tas situationen att en arbetsgrupp inom skatteförvaltningen bestående av ett

antal tjänstemän vid en eller flera regionala myndigheter samarbetar

för att kontrollera eller revidera företag som ingår i ett regionöverskridande projekt. Att en sådan arbetsgrupp behandlar uppgifter är in-

som ternt åtkomliga endast inom arbetsgruppen, t.ex. genom ett särskilt nätverk, medför inte att uppgifterna kan ingå i databasen för be-

anses skattningsverksamheten. När en arbetsgrupp är avgränsad ett sådant sätt att det kan förutses att endast ett begränsat antal kan ta del

personer av de uppgifter som behandlas och att detta sker för ett bestämt och begränsat syfte, kan uppgifterna enligt vår mening inte anses gemensamt använda inom skatteförvaltningen. Om uppgifterna däremot behandlas i ett för förvaltningen gemensamt nätverk och åtkomsten till uppgifterna inte är begränsad till arbetsgruppen utan andra tjänstemän kan ta del

av dem i olika syften, måste behandlingen anses ske inom den rättsliga ramen för databasen.

När uppgifter som är införda i ett datasystem och gemensamt tillgängliga i en viss verksamhet, dvs. ingår i databas, sambearbetas

en med varandra i det gemensamma systemet, skall behandlingen göras i enlighet med det för databasen gällande regelverket. Som exempel kan nämnas att en myndighet i ett urvalsförfarande gör sammanställningar av personer genom att i ett sökprogram används i det

som gemensamma systemet ge variabler som utgörs av uppgifter införda i databasen, t.ex. ålder, inkomst och fastighetsinnehav. Framtagandet sådan

av en sammanställning utgör en eller flera behandlingar i databasen och de särskilda bestämmelserna gäller för sådan behandling skall därför

som tillämpas.

Om däremot uppgifter är införda i databas sambearbetas

som en med externa uppgifter dvs. uppgifter inte är registrerade i data-

- som basen genom att de hämtas från databasen och därefter, utanför det

gemensamma systemet, behandlas tillsammans med de externa

uppgifterna, skall i stället de allmänna bestämmelserna behandling

om av personuppgifter i myndighetens verksamhet tillämpas. En sådan situation kan uppstå när en myndighet plats i ett kontrollärende vill jämföra eller andra sätt bearbeta uppgifter har hämtats i kontroll-

som

234 Behandling i databaser

ärendet mot uppgifter som tidigare har lämnats och förts in i en databas. Uppgifter som ingår i databasen kan då i förväg kopieras från det

datasystemet till dator används av en enskild gemensamma en som tjänsteman och därefter behandlas tillsammans med de externa uppgifterna se detta i avsnitt 9.2 om taxeringsrevisioner m.m.. Si-

mer om tuationen kan jämföras med att uppgifter i en databas lämnas ut på medium för automatiserad behandling till en utomstående myndighet och därefter behandlas i den verksamhet. Även i sådan situation

senares en kommer andra bestämmelser att gälla när uppgifterna "lämnar" databasen. Det skulle emellertid strida mot den föreslagna lagstiftningen att kopiera delar av en databas och göra behandlingar vid sidan av det gemensamma datasystemet, endast för att det sättet kringgå bestämmelser som gäller för behandling av uppgifter i databasen.

Det är inte möjligt att i lagstiftningen dra någon exakt gräns för när en viss behandling skall anses ske i en databas och därmed omfattas

av det särskilda regelverket för denna. Inte minst beror detta att det inte är möjligt att förutse den tekniska utvecklingen inom dataområdet och de möjligheter som kan öppna sig i fråga om informationsöverföring. I nuläget kan det dock förväntas att den behandling som kommer att utföras inom ramen för databas, motsvarar den behandling i dag

en som görs inom ramen för de författningar och flertalet tillstånd från Data-

inspektionen som reglerar personregister hos olika myndigheter.

Sammanfattningsvis är det enligt vår mening en grundläggande förutsättning för att elektroniskt lagrade uppgifter skall ingå i da-

anses en tabas, att uppgifterna av myndigheten eller myndighetsorganisationen används gemensamt i en viss verksamhet för de ändamål skall sty-

som ra behandlingen av uppgifter inom verksamheten.

6.1.3 Koncept och

minnesanteckningar m.m.

Enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen TF handling allmän

är en när den förvaras hos myndighet och är att inkommen till

en anse som eller upprättad hos myndigheten. Handlingar i form upptagningar

av som kan uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel, t.ex. elektroniskt lagrade uppgifter, anses förvarade hos myndighet

en om upptagningama är tillgängliga för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att de kan läsas eller på annat sätt uppfattas. Enligt 2 kap. 6 och 7 TF

är en handling upprättad hos myndighet när den har expedierats

en av myndigheten, medan den i fråga tekniska upptagningar inkom-

- om - anses men till en myndighet när den har gjorts tillgänglig där sådant

ett sätt att den kan anses förvarad myndigheten.

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 235

Innebörden nämnda bestämmelser är att upptagningar som görs av gemensamt tillgängliga för flera myndigheter i ett datasystem anses utgöra allmänna handlingar hos myndigheterna. Det spelar i det avseendet ingen roll upptagningarna utgör del av ett beslutskoncept om en eller minnesanteckningar. Om ett beslutskoncept görs gemensamt tillgängligt för flera myndigheter, utgör det alltså enbart den anledav ningen allmän handling. Att hantera elektroniska uppgifter ett en sådant sätt skulle inte ligga i linje med myndigheternas generella skyldighet att upprätthålla god offentlighetsstruktur bland sina handen lingar. Med god offentlighetsstruktur avses grovt förenklat bl.a. att allmänna handlingar skall kunna särskiljas från arbetsmaterial och att offentliga handlingar skall kunna särskiljas från sådana som kan bli föremål för sekretess Data- och offentlighetskommittén har diskuterat innebörden begreppet ingående i betänkandet Integritetsskyddet i av informationssamhället SOU 1988:64 s. 224 ff.. Det gemensamma och effektiva användandet datasystem får därför inte sträckas så av långt att beslutskoncept eller andra handlingar som inte fått sin slutliga utformning görs gemensamt tillgängliga. Detsamma gäller naturligtvis även för arbetsmaterial, minnesanteckningar o.d., i många fall inte som alls bör göras allmänna utan rensas innan handlingarna i ett ärende tas om hand för arkivering.

6.2 Ändamålen med

behandlingen

Vårt förslag: Klara och tydliga ändamål för behandling av personuppgifter och andra uppgifter i databaser skall anges i lag. Uppgifter skall få behandlas endast för de angivna ändamålen.

6.2.1 Behovet klara ändamål

Bestämmelser om för vilka ändamål uppgifter i statliga personregister får användas intar en central roll i dagens registerförfattningar. Det är att ändamålen och reglera vilka uppgifter som får registregenom ange ras, som ramen för hanteringen av personregister sätts upp. Betydelsen av klara ändamålsbestämmelser har inte minskat genom dataskyddsdirektivets tillkomst. Tvärtom är ett av de viktigaste inslagen i direktivet att personuppgifter får samlas endast för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål samt att uppgifterna senare inte får behandlas för något ändamål som är oförenligt med de för vilka uppgif-

236 Behandling i databaser SOU 1999: 105

terna samlades in artikel 6.1a. Uppgifterna i en databas måste alltså behandlas i enlighet med de för databasen angivna ändamålen.

En följd av detta är att helt nya förutsättningar gäller för s.k. samkömingar, som har ansetts särskilt integritetskänsliga. I datalagen 1973:289 uppställdes krav för inrättande och förande av ett personregister som skulle innehålla personuppgifter inhämtats från ett

som annat personregister. Sådan samköming av register krävde Datainspektionens tillstånd om inte registreringen eller utlämnandet uppgifterna

av gjordes med stöd av författning, Datainspektionens beslut eller den

registrerades medgivande. Innebörden av den ovan nämnda artikeln i dataskyddsdirektivet är att samköming mellan olika register eller

- mer korrekt sambearbetning av uppgifter från olika register eller databaser

anses utgöra en form av behandling vilken rättsligt inte skiljer sig från annan behandling. I direktivet tas inte någon direkt hänsyn till de särskilda integritetsproblem som är förknippade med behandling i form av sambearbetning mellan olika uppgiftsdatabaser. Under förutsättning att insamlandet, utlämnandet och den behandlingen uppgif-

senare av terna står i överensstämmelse med ändamålen för registren eller databaserna, föreligger inga hinder för sådan sambearbetning. Det krävs således inte något särskilt författningsstöd eller tillstånd för att uppgifter i en databas skall kunna sambearbetas med uppgifter i databas.

en annan Denna nya situation ställer särskilt höga krav att ändamålsbestämmelsema i de lagar som reglerar behandling personuppgifter i

av myndighetsverksamhet är utformade ett sådant sätt att det klart framgår för vilka syften uppgifter får behandlas.

6.2.2 Primära och sekundära ändamål

Vid en närmare analys ändamålen med de olika personregister

av som omfattas av vårt uppdrag, kan konstateras att ändamålen kan indelas i två kategorier. Den första kategorin utgörs ändamål är direkt

av som anpassade till den verksamhet bedrivs registeransvariga

som av myndigheter. Som exempel kan nämnas de angivna ändamålen i

att ett av skatteregisterlagen är taxering enligt taxeringslagen 1990:324, vilket naturligtvis är en grundläggande del beskattningsverksamheten. Vi

av kallar detta primära ändamål. Den andra kategorin består ändamål

av som kan hänföras till andra myndigheters eller enskildas verksamhet. För att återigen ta skatteregisterlagen exempel, så

som anges där att skatteregister får användas för utredningar i kronofogdemyndighetemas exekutiva verksamhet. Detta kallar sekundära ändamål.

De primära ändamålen bör enligt vår mening styra vilka uppgifter som skall få föras in i databas. För att uppgift skall få finnas i

en en en

SOU 1999; 105 Behandling i databaser 237

myndighets databas, måste uppgiften med andra ord vara av betydelse i myndighetens verksamhet. En myndighet skall inte kunna regi-

egen strera olika kategorier av uppgifter endast av det skälet att uppgifterna eventuellt kan vara till nytta i något sammanhang, utan behovet av var-

typ uppgift som registreras måste kunna konstateras. Däremot kan

av det naturligtvis inte ställas krav myndighet i förväg skall kun-

att en na bedöma om varje enskild uppgift rörande en viss person kommer att användas i verksamheten. En följd av att de primära ändamålen enligt vår uppfattning skall styrande för vilka uppgifter som får behand-

vara las i en databas, är att det inte bör vara tillåtet att i en databas som inrättas för exempelvis skattemyndigheternas beskattningsverksamhet behandla uppgifter som inte behövs i den verksamheten, utan som endast är till nytta för t.ex. kronofogdemyndighetema i deras exekutiva verksamhet. En ytterligare följd av att det är de primära ändamålen som styr vilka uppgifter som får behandlas, är att en uppgifts riktighet bör bedömas med de primära ändamålen som utgångspunkt, något som är av betydelse när fråga uppstår om en uppgift som behandlas i en databas skall rättas se vidare i avsnitt 7.2.2. Principen bör således att be-

vara hovet av uppgifter i den egna verksamheten skall vara avgörande för innehållet i en myndighets databas. Härigenom förhindras att det hos en myndighet växer fram omfattande samlingar av uppgifter som rör helt skiftande förhållanden utan anknytning till den egentliga verksamheten.

Vid tillkomsten av dagens registerförfattningar har tillämpats

en princip som innebär att andra myndigheter än de för vilkas räkning ett personregister förs inte får ha direktåtkomst till registret, om inte de ändamål för vilka den utomstående myndigheten skall använda uppgifterna anges i den författning reglerar personregistret. Som exempel

som kan återigen nämnas skatteregisterlagen, där det stöd för att krono-

som fogdemyndighetema får ha direktåtkomst till uppgifter ett

anges som ändamål att skatteregister får användas för utredningar i kronofogdemyndighetemas exekutiva verksamhet. Vi ansluter helt till uppfatt-

oss ningen att det är väsentligt från integritetssynpunkt att direktåtkomst inte förekommer till databas utan att det den lag reglerar da-

en av som tabasen klart framgår av ändamålen att ett sådant utlämnande inte strider mot syftet med lagen se detta i avsnitt 6.7.

mer om

Från denna grundläggande princip gör vi emellertid undantag för två särskilda former av direktåtkomst. Det gäller i första hand möjligheten för regeringen att meddela föreskrifter direktåtkomst för enskilda

om till uppgifter om sig själva. Denna möjlighet föreslår skall finnas för samtliga databaser som omfattas av våra lagförslag se avsnitt 6.7.5. För beskattningsdatabasen samt val- och folkornröstningsdatabasen föreslår vi dessutom att regeringen skall ha möjlighet meddela före-

att

238 Behandling i databaser SOU 1999: 105

skrifter allmän direktåtkomst till vissa uppgifter allmänt intresse om av se avsnitt 8.1.4 och 8.3.4. Gemensamt för dessa båda former av direktåtkomst är att det inte är möjligt att slå fast särskilda och konkreta ändamål för vilka uppgifterna får lämnas ut. Vi emellertid anser att direktåtkomst i dessa fall bör kunna accepteras det står i utan att uttrycklig överensstämmelse med ändamålen för respektive databas. An-

ledningen är, i fråga om uppgifter enskilda tar del sig själsom av om va, att det finns ett direkt samtycke till utlämnandet i och med de att enskilda själva avgör de skall ta del uppgifterna. Det föreligger om av

därför enligt vår uppfattning inte någon fara från integritetssynpunkt

att lämna ut uppgifterna. En förutsättning för allmän direktåtkomst till att vissa uppgifter skall få förekomma är enligt vår bestämda uppfattning att det rör sig om uppgifter allmänt intresse och uppgifterna inte av att

är känsliga från integritetssynpunkt. Under nämnda förutsättningar bör

även i de fallen uppgifter kunna lämnas ut direktåtkomst genom trots att det inte uttryckligen framgår av ändamålen med databaserna. Sekundära ändamål bör enligt vår mening även komma till uttryck i

lagstiftningen i de fall det går att förutse att innehållet i databas en kommer att regelmässigt användas andra myndigheter eller i av annan författningsreglerad verksamhet, även det inte sker direktom genom åtkomst. En uppräkning sekundära ändamål inte av som avser utlämnande med hjälp direktåtkomst kan inte bli uttömmande, eftersom av det inte är möjligt att förutse samtliga de situationer då uppgifter med stöd av exempelvis sekretesslagen kan komma lämnas till att ut myndigheter eller andra för olika ändamål. I de fall då utlämnande kan komma att ske från databas i enlighet med särskilt

en författningsstöd

eller då det är möjligt att förutsäga att uppgifter kommer lämnas i att ut

större omfattning, är vi av den uppfattningen att det från upplysnings-

synpunkt finns skäl att markera dessa användningsområden de genom sekundära ändamålen.

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 239

6.3 Vilka får behandlas i en

uppgifter

databas

Vårt förslag: Det skall finnas uttryckliga bestämmelser om för vilka

uppgifter får behandlas i databas och vilka kategorier av

personer en

uppgifter som får förekomma om dessa personer. En uppgift skall få

behandlas endast uppgiften behövs i den verksamhet för vilken

databasen inrättas.

Det skall särskilt anges under vilka förutsättningar känsliga per-

sonuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. får behandlas i

en databas.

6.3.1 Personer vilka uppgifter får behandlas

Personuppgifter definieras i personuppgiftslagen som all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Förutom personuppgifter kan det i en databas förekomma uppgifter som är hänförliga till juridiska personer eller avlidna fysiska personer. Gemensamt för i stort sett samtliga uppgifter är alltså att de kan hänföras till någon eller några personer som på något sätt är eller har varit föremål för åtgärder från en myndighets sida eller

som av andra skäl omfattas av myndighetens verksamhet. Vad som gäller för uppgifter av rent teknisk eller administrativ karaktär återkommer till i avsnitt 6.3.4.

Med hänsyn till att ett av de främsta syftena med lagstiftning be-

om handling av personuppgifter är att skydda mot otillbörliga intrång i den personliga integriteten, måste enskilda direkt i lagstiftningen kunna få en överblick av om de finns eller kan finnas registrerade hos en viss myndighet. Enligt vår mening bör det därför direkt i lag slås fast för vilka personer det över huvud taget kan bli aktuellt med behandling

av personuppgifter eller andra uppgifter. En ordning

där det endast anges vilka uppgifter som får behandlas utan att personkretsen uttryckligen pekas ut något som är vanligt i dagens registerförfattningar innebär

- nämligen att enskilda inte ett enkelt sätt kan få en uppfattning

av om de kan vara registrerade, utan de måste sluta sig till detta genom att konstatera vilka olika uppgifter som behandlas. En sådan ordning blir än mer olämplig i lagstiftning där det inte direkt lagen går utläsa

av att

närmare vilka uppgifter som får behandlas om en person se avsnitt 6.3.2. Även det inte sätt går åberopa integritetsskäl

om samma att för det, bör enligt vår mening den för behandling aktuella personkretsen anges även i de fall då den registrerade är juridisk

en person.

240 Behandling i databaser

6.3.2 får behandlas

Uppgifter som

I avsnitt 4.3.5 diskuterar vi frågan detaljreglering vilka uppgifter om av som får behandlas automatiserad väg hos myndigheter. Vi redovisar

där som vår inställning att den främsta uppgiften för lag behanden om ling av personuppgifter bör att slå fast grundläggande principer för vara behandlingen och inte att i detalj reglera vad får registreras. Det som främsta skälet för sådan ordning är att det i de flesta fall grund en av förändringar i materiell lagstiftning och Verksamhetsinriktning är omöjligt att förutse exakt vilka uppgifter myndighet kan behöva en registrera för att verksamheten skall fungera ett tillfredsställande sätt,

vilket leder till omfattande lagändringsarbete efter hand som nya upp-

gifter behöver tillföras. För att detaljreglering innehållet i databas av en skall kunna undvikas krävs dock enligt vår uppfattning att de ändamål

för vilka uppgifter får behandlas är tydliga avsnitt 6.2. Vi är även

av den bestämda uppfattningen att det är viktigt att uppgifter får regi-

streras endast för att tillgodose de primära ändamålen med databas, en nämligen att vara till hjälp i den verksamhet den registrerande som myndigheten bedriver. Uppgifter skall således inte få föras i viss en databas endast det skälet att de kan till för andra av vara nytta myndigheter än de är personuppgiftsansvariga. Ett ställningstasom motsatt gande skulle enligt vår uppfattning kunna leda till icke önskvärd en sammanblandning av uppgifter som behandlas automatiserad väg i

olika verksamheter. Vi föreslår därför denna förutsättning för beatt handling av uppgifter kommer till direkt uttryck i lagstiftningen.

För att det redan en övergripande nivå skall att utläsa vad som finns eller kan finnas registrerat enskilda i vår om en databas, bör enligt mening i lag för det tillåtna vid sidan ändamålsbestämanges en ram av melserna. Vi anser det lämpligt att vilka kategorier uppgifter ange av som får finnas i en databas, medan den specifika beskrivningen av uppgifterna med fördel kan återfinnas i förordning eller, regeringen en om bestämmer det, i myndighetsföreskrifter. För vissa databaser det är emellertid möjligt att förutse vilka uppgifter det finns anledning som att registrera. Det gäller främst databaser förs för verksamheter i som vilka ändringar i materiella regelverk inte i någon högre grad påverkar

vilka uppgifter måste registreras. Som exempel kan folksom nämnas bokföringen. I de fallen finns det enligt vår uppfattning skäl för att re-

dan i den grundläggande lagstiftningen i detalj vad får mer ange som återfinnas i databasen.

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 241

6.3.3 Känsliga personuppgifter m.m.

Vid behandling personuppgifter intar vissa uppgiftskategorier en

av särställning. Det gäller känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser Vi har i avsnitt 5.2 redovisat hur att sådana

m.m. anser uppgifter skall hanteras vid behandling som inte sker i en databas. När det gäller behandling i databas måste åtskillnad göras mellan regist-

en rering uppgifter i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem

av och registrering. Hur känsliga personuppgifter m.m. bör hanteras

annan när de ingår i elektroniska handlingar redogör för i avsnitt 6.4.

Vid registrering traditionell karaktär, dvs. när uppgifter förs

av mer in i databas för att kunna sökbara och användbara vid den all-

en vara männa ärendehanteringen och verksamhetsdriften hos en myndighet informationsbaserad hantering, bör enligt vår mening känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. över huvud taget inte få förekomma det inte finns starka skäl för det. I princip finns

om det endast ett acceptabelt skäl, nämligen att det är nödvändigt för att myndigheten skall kunna bedriva sin verksamhet. Vi är av den bestämda uppfattningen att det är avgörande betydelse från integritetssyn-

av punkt att det i en myndighets databas inte finns allmänt sökbara uppgifter avslöjar enskildas etniska härkomst eller sexuella läggning

som m.m. om detta inte är motiverat av verksamheten. När det gäller denna kategori av uppgifter anser därför att det i lagstiftningen finns skäl att frångå den princip som annars förespråkar avseende regleringen

vad som får behandlas i en databas. Känsliga personuppgifter och av uppgifter om lagöverträdelser bör få behandlas i en databas endast om det är särskilt angivet i den lag som reglerar behandlingen av personuppgifter. Vi föreslår därför att det i lagen antingen uttryckligen an-

vilka känsliga personuppgifter får behandlas eller klart ges m.m. som markeras att behandling av sådana uppgifter inte får förekomma.

6.3.4 Administrativa och tekniska

uppgifter

I dag anges ofta i registerförfattningar och i tillstånd från Datainspektionen att ett personregister får innehålla de administrativa och tekniska uppgifter som behövs för den aktuella verksamheten.

Behandling av uppgifter som inte kan hänföras till de registrerade personerna, utan till myndigheters verksamhet, omfattas inte av den av oss föreslagna lagstiftningen. Enligt vår uppfattning utgör behandlingen av sådana uppgifter nämligen ett led i myndigheternas administrativa verksamhet se om detta i avsnitt 4.3.3. Vid behandling av sådana uppgifter skall i stället personuppgiftslagen tilllämpas. Det hindrar

242 Behandling i databaser SOU 19991105

i i emellertid inte att administrativa uppgifter behandlas i datasamma system som de uppgifter vilka används gemensamt för den materiella verksamheten. Administrativa uppgifter kan därför behandlas tillsam-

mans med andra uppgifter i en databas utan särskilt stöd i lagstiftningen, under förutsättning att behandlingen sker i enlighet med ändamålen för databasen. Som exempel på vad utgöra adrninianser rent strativa uppgifter kan nämnas uppgift till vilken enhet inom om en myndighet ett visst ärende hör, uppgift handlägger ett om vem som visst ärende eller uppgift om vilka specialkunskaper handläggare been sitter. Sådana uppgifter kan enligt vår uppfattning inte hänföras till en enskild person som omfattas viss verksamhet, utan behandlas av en endast i syfte att fördela ärenden inom myndigheten. Däremot utgör en uppgift om en handläggare självfallet personuppgift avseende handen läggaren själv. De nämnda uppgifterna bör enligt vår mening, nu utan hinder av att det inte i lagstiftningen, kunna behandlas tillsamanges mans med andra uppgifter i ett ärende. Vissa uppgifter behandlas administrativa skäl, emelsom av utgör lertid samtidigt verksamhetsanknutna personuppgifter. Det kan exempelvis gälla uppgift i vilken vallokal skall avlägga sin om en person röst vid ett val. En sådan uppgift behandlas administrativa skäl, av men utgör samtidigt en upplysning den röstberättigade. Detsamma kan om -enligt vår uppfattning gälla för uppgift särskild sekretessmarkeen om ring som registreras i samband med andra uppgifter och om en person, för vilka särskild försiktighet skall iakttas i samband med utlärrmande.

För den nämna kategorin uppgifter bör vår till-

av lagstiftning vara lämplig. Vi anser dock inte att det är nödvändigt i lagstiftningen

att uttryckligt ange att sådana i första hand administrativa uppgifter får behandlas i en databas.

Avgörande för bedömningen administrativ uppgift av om en som behandlas i ett gemensamt datasystem omfattas bestämmelserna av i lagförslagen, är således uppgiften även kan utgöra om anses personuppgift som har anknytning till den materiella verksamheten. Om en uppgift i en databas utgöra administrativ uppgift anses en rent eller om den även utgör en verksamhetsanknuten personuppgift, har betydelse för

om information enligt 26 § personuppgiftslagen skall lämnas eller inte. Infonnationsskyldigheten avser nämligen endast personuppgifter och således inte rent administrativa uppgifter. För verksamhetsanknuten en personuppgift skall med andra ord de särskilda bestämmelserna inom formation i våra lagförslag tillämpas avsnitt 7.1.3.

Som nämner ovan kan även rent administrativa uppgifter utgöra personuppgifter i förhållande till den uppgiften En uppgift som avser.

om en handläggares specialkunskaper är således personuppgift

en om handläggaren. Om handläggaren sin arbetsgivare begär information av

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 243

enligt 26§ personuppgiftslagen, skall informationen därmed omfatta sådana uppgifter. I ett sådant fall skall emellertid de särskilda bestämmelserna information i våra lagförslag inte tillämpas, utan endast om

bestämmelserna i personuppgiftslagen.

Behandling uppgifter teknisk karaktär används uteslutanav av som de eller huvudsakligen för att ett datasystem skall fungera, t.ex. koder vilket sätt viss uppgift skall lagras i systemet, anser vi som anger en inte heller behöver regleras särskilt. Sådana uppgifter har inte någon egentlig anknytning till innehållet i en databas utan utgör närmast en del de tekniska lösningarna i ett datasystem, och får således registreav att det i den föreslagna lagstiftningen. En förutras utan anges av oss sättning är dock att de tekniska uppgifterna, ensamma eller tillsammans med andra uppgifter, inte tillför någon saklig information som kan hänföras till de registrerade personerna.

6.4 Elektronisk ärendehantering

Vårt förslag: Handlingar hör till ett ärende skall få behandlas i som databas. Sådana handlingar får innehålla de uppgifter som har en lämnats i eller är nödvändiga för handläggningen av ärendet. Vid sökning efter sådana handlingar får som sökbegrepp användas endast ärendebeteckning, beteckning handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling.

6.4.1 Allmänt ärendehanteringen

Traditionellt kan ärendehantering hos myndigheter beskrivas på följande, mycket översiktliga, sätt. Handlingar som kommer in till eller upprättas hos myndighet, och kan hänföras till ett visst ärende, en som samordnas i en för ärendet särskilt upprättad akt. De handlingar som kommer in kan vara ansökningar, deklarationer, kompletteringar och bevisuppgifter De hos myndigheten upprättade handlingarna kan m.m.

bestå förfrågningar, förelägganden, tjänsteanteckningar efter munt-

av liga kompletteringar, kallelser och beslut m.m. I normalfallet utgörs handlingarna i ett ärende av pappersark med text. Undantagsvis kan det dock röra sig om fotografier eller tekniska upptagningar, t.ex. kassetteller videoband med inspelade förhör eller liknande. Oavsett karaktären på handlingarna består de på något sätt av materiella objekt pappersark, kassetter osv. som fysiskt kan samordnas och systematiseras i en

244 Behandling i databaser

akt. Den beskrivna ordningen tillämpas ofta även när datorer används av en myndighet, genom att hos myndigheten upprättade handlingar, som i och för sig utformas elektroniskt i ett ordbehandlingsprogram, tillförs ärendeakten i form pappersutskrifter. Den elektroniska inforav mationen som skapas, och ofta lagras, i datorn utgör alltså inte i egentlig mening en del av akten. I och med datoriseringen har nya rutiner för ärendehanteringen utvecklats. I dag förekommer det att handlingar kommer in till myndigheter i elektronisk form. Det kan gälla t.ex. ansökningar eller deklarationer som lämnas diskett eller magnetband eller genom uppkopplingar på telenätet. Sådana handlingar kan lagras direkt i dataett system utan att det görs pappersutskrifter tillförs fysisk akt. som en Likaså kan myndighetens handlingar upprättas elektroniskt och lagras i ett datasystem. Det kan gälla allt från föreläggande till beslut. Inte heller dessa behöver nödvändigtvis tillföras fysisk akt. De detta en sätt inkomna och upprättade elektroniska handlingarna i visst ärende ett kommer därmed att ingå i vad kan kallas elektronisk akt i datasom en systemet. En sådan akt måste naturligtvis sammanhållen sätt vara ett som motsvarar en fysisk akt för pappershandlingar, t.ex. allt genom att material i de elektroniska aktema kan göras samlat tillgängligt med hjälp av sökbegrepp, ofta i form ärendebeteckningar eller liknande. av Av 15 kap. 14 § sekretesslagen framgår myndighet för att om en handläggning av ett mål eller ärende använder sig upptagning för av en automatisk databehandling, skall upptagningen tillföras handlingarna i målet eller ärendet i läsbar form, inte särskilda skäl föranleder om annat. Detta innebär att det ofta förs elektroniska och fysiska akter parallellt med varandra, dvs. form dubbellagring. Det förekommer en av dock och kan rimligen förväntas bli allt vanligt- - mer att den enda akt som finns i ett ärende är den elektroniska. Den elektroniska ärendehanteringen väcker många olika

frågor.

Bland annat kan äktheten hos de lagrade handlingarna vara svår att fastställa. Det kan även svårt avgränsa vad vara att som ingår i en elektronisk akt. Vidare finns det grundläggande problem med fastställa att vad som egentligen är elektronisk akt, elektronisk handling eller en en ett elektroniskt dokument.

6.4.2 Vad är elektroniska

dokument, handlingar

och akter

Vad som avses med elektroniska handlingar och elektroniska dokument har diskuterats i flera sammanhang, bl.a. i

TDL-utredningens be-

tänkande Tullregisterlag SOU 1989:20, Datastraffrättsutredm.m.

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 245

ningens betänkande Information och den InformationsTeknologin

nya SOU 1992:1 10, Finansdepartementets promemoria Elektronisk dokumenthantering inom skatteförvaltningen Ds 1994:80, IT-utredningens betänkande Elektronisk dokumenthantering SOU 1996:40, Datalagskommitténs betänkandet Integritet Offentlighet Informationsteknik

- - SOU 1997:39 samt Statskontorets publikation Elektronisk ärendeoch dokumenthantering l997:8.

IT-utredningen föreslog i sitt betänkande att det i förvaltningslagen skulle införas definitioner olika elektroniska företeelser, bl.a. elek-

av tronisk handling. Enligt det förslaget skulle elektronisk handling defini-

"en bestämd mängd data som kan läsas, avlyssnas eller eras som annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel". Förslaget har dock inte lett till lagstiftning. Begreppet elektronisk handling som sådant finns i dag över huvud taget inte i författningstext. Däremot har diskussionerna kring elektronisk dokumenthantering lett till att begreppet elektroniskt dokument numera är lagreglerat. Begreppet återfinns i ett flertal olika lagar, t.ex. tullagen 1994:1550 och lagen 1990:325 självdeklaration och kontrolluppgifter, och har i det när-

om maste fått enhetlig definition. I 12 § tullagen sägs att tulldeklara-

en tioner och andra handlingar under vissa förutsättningar får lämnas ge-

ett elektroniskt dokument med hjälp av automatisk databehandnom ling. Med ett elektroniskt dokument avses enligt lagen "en upptagning

innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förvars farande. I 2 § lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter sägs att självdeklarationer under vissa förutsättningar kan lämnas i form av ett elektroniskt dokument. Med elektroniskt dokument avses en upptagning som gjorts med hjälp av automatisk databehandling och vars innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande.

Vad som mer precist avses med ett elektroniskt dokument har inte reglerats i lagtext. Det gäller främst vilket tekniskt förfarande som skall användas för att innehåll och utställare skall kunna verifieras. Anledningen är att det inte har ansetts lämpligt att närmare reglera detta, eftersom det tekniska området befinner sig under utveckling se t.ex. prop. 1989/90:40 s. 27. Vad som dock är klart är att ett elektroniskt dokument som är infört i ett datasystem skall vara låst till sitt innehåll. Den läser dokumentet på utskrift eller terminal skall med andra

som ord kunna vara säker att det är originalinnehållet som återges. Likaså skall det möjligt att fastställa har upprättat eller sänt

vara vem som in ett elektroniskt dokument. Den tekniska verifieringen av utställaren skall alltså motsvara en namnteckning ett pappersdokument. Den här återgivna synen elektroniska dokument får sägas vara väl etablerad och vi har inte funnit någon anledning att närmare utreda eller föreslå

246 Behandling i databaser

förändringar i fråga om detta begrepp. Av större intresse för är hur oss begreppet eller egentligen själva företeelsen elektroniskt dokument - skall inordnas i regleringen behandling personuppgifter. av av

Som nämnts ovan i detta avsnitt så har innebörden elekav termen

troniska handlingar diskuterats vid flera tillfällen. Till skillnad vad mot

som gäller för elektroniska dokument finns däremot i dag ingen legal-

definition av begreppet se dock IT-utredningens nämnda förslag ovan på definition. Det torde emellertid allmän uppfattning bevara en att

greppet elektronisk handling är vidare än det i författningar förekom-

mande begreppet elektroniskt dokument. Det kan alltså sägas senare

vara en författningsreglerad specialforrn av det tidigare. I vissa sammanhang har det även talats att elektroniska dokument är låst om en

form av elektroniska meddelanden prop. 1989/90:4O 27. Någon s. närmare utveckling av skillnaden någon alls är avsedd mellan - om elektroniska meddelanden och elektroniska handlingar finns däremot

inte. Även upptagningar har

föreslagits som ett samlingsbegrepp för

elektroniskt lagrade meddelanden inte är låsta Ds 1994:80. som

Genom vad framförts i olika sammanhang torde allmänt kunna som

konstateras att med elektroniska handlingar avses alla elektroniskt lag-

rade meddelanden eller upptagningar i ärende Ds 1994:80 ett se t.ex.

s. 114 ff. samt 1994/95:93 23 ff. och 1994/95:l68 prop. s. s. 14 ff. Det

kan röra sig elektroniska avbildningar

om av pappershandlingar bild-

fångade och skannade handlingar eller elektroniskt upprättade hand- lingar. Båda kategorierna torde kunna låsta, dvs. tekniskt vara utfor-

made så att innehåll och eventuell utställare kan verifieras, eller icke

låsta. Med icke låsta handlingar då alla elektroniska

avses handlingar

som inte utgör elektroniska dokument. Begreppet elektronisk akt har i

ovan nämnda lagstiftningsärenden närmast använts samlingssom en beteckning de elektroniska handlingar har kommit eller som upprättats i ett visst ärende. Jämförelser har även gjorts med de fysiska

akter som upprättas vid traditionell

ärendehantering, men någon mer

ingående analys begreppet har inte gjorts. av

6.4.3 Inordnande

av ärendehantering i databaser

Frågan om vad som skall innefattas i begreppen elektronisk

handling

respektive elektronisk akt har framgår redogörelsen som av i före-

gående avsnitt varit föremål för diskussioner vid flera tillfällen. En mer

övergripande genomgång närliggande frågor,

av som t.ex. anpassning av offentlighetsprincipen och tryckfrihetsförordningens begreppsappa-

rat till IT-samhället, gjordes Data- och

av offentlighetskomrnittén i be-

tänkandet Integritetsskyddet i informationssamhället 5 SOU 1988:64

Behandling i databaser 247

Datalagskommittén i betänkandet Integritet Offentlighet samt av - - Informationsteknik SOU 1997:39. Någon definitiv bestämning av innebörden begreppen elektronisk handling och elektronisk akt finns av detta till trots inte i svensk lagstiftning. Nämnas kan även att en kommitté har tillkallats för att göra översyn bestämmelserna om allen av männa handlingars offentlighet i syfte att vidga möjligheterna för offentlighetsprincipens tillämpning i IT-samhället dir. 1998:32. I uppdraget ingår att utforma lagstiftning garanterar att allmänhetens en som tillgång till information skall oberoende vilket sätt myndigvara av heterna har valt att dokumentera den. Det kan alltså förväntas att frågor elektroniska handlingar kommer att aktualiseras nytt i mer om m.m. övergripande sammanhang. Det är under sådana omständigheter tveksamt det finns anledom ning för att i lagstiftning rör endast ett fåtal myndigheter föreoss som slå legaldefinitioner begreppen elektroniska handlingar och akter. Vi av väljer därför att avstå från sådana försök. Däremot finns det skäl att närmare utreda hur elektroniska ärendehanteringssystem skall kunna inordnas i lagstiftning den karaktär föreslår i fråga om beav som handling av personuppgifter. Att i detalj beskriva vad elektronisk handling är eller kan vara låen ter sig knappast göra. Att som i dagens lagstiftning t.ex. skatteregisterlagen skilja uppgifter och handlingar i register kan ha ett pedagogiskt och lagtekniskt värde när olika bestämmelser skall gälla för de olika uppgiftskategoriema, men det är knappast en uttömmande beskrivning av verkligheten. För att det pedagogiska eller lagtekniska värdet skall uppnås måste det vara möjligt för en tillämpare att göra en avgränsning mellan de olika begreppen. Svårighetema med detta kan exemplifieras följande sätt. I en traditionell pappersakt hos skatteförvaltningen kan handling bestå eller ett fåtal uppgifter, t.ex. en av en ett papper med texten NNxs taxerade inkomst 1999. 250 000 kr. Motsvarande uppgifter skulle sannolikt kunna utgöra såväl en handling uppgift i ett automatiserat register. Avgränsningen kan alltså som en inte göras genom att ange att handlingar utgörs av flera sammanhängande uppgifter i löptext, medan uppgifter är just enskilda uppgifter. I integrerade datasystem kan det vara svårt att direkt se skillmer naden mellan handlingar och uppgifter, i den mån det alls finns en skillnad. Det ligger nära till hands för oss att med en elektronisk handling i en databas avse en avgränsad mängd elektroniskt lagrade uppgifter som är direkt hänförliga till ett specifikt ärende, dvs. i princip en del av en elektronisk akt i ett ärendehanteringssystem. Om man utgår från att en databas i princip består av två olika typer av uppgiftssamlingar, informationsbaserade och ärendebaserade se avsnitt 6.1.1, skulle sådan begreppet för skatteförvaltningens del kunna en syn

248 Behandling i databaser SOU 1999: 105

exemplifieras följande sätt. När deklaration kommer in till en en

skattemyndighet kan den bildfångas och placeras i elektronisk akt en avseende taxeringsärendet. Bilden deklarationen kan återfinnas av som

en handling i ärendehanteringssystemet. Efter taxering har beslutats att

kan uppgifter taxerad inkomst föras särskilda i om m.m. som poster

ett mer egentligt register, dvs. i den informationsbaserade delen daav tabasen. Dessa uppgifter kan sedan fritt sökbara anknytning vara utan

till ett visst ärende, t.ex. när informationen behövs i samband med

revision eller liknande. På motsvarande sätt kan man resonera när ett

beslut upprättas, vilket kan exemplifieras på följande I sätt. ett om-

prövningsärende avseende ett avdrag för 1999 års taxering upprättas ett

beslut elektronisk väg hos skattemyndigheten. Av beslutet framgår

att NN medges avdrag med 10 000 kr och hans taxerade inkomst att

därmed fastställs till 250 000 kr. Detta beslut beslutshandlingen kan

återfinnas i ärendehanteringssystemet del

som en av ärendet. Själva

uppgiften om den taxerade inkomsten och eventuellt avdraget kan - sedan föras självständiga uppgifter i den informationsbaserade som

delen av databasen. Uppgifterna kan sedan sökbara vara på motsva-

rande sätt som i exemplet med deklarationen ovan. Vi har inte funnit anledning använda att begreppet elektroniska

handlingar i andra avseenden än när de del utgör en av ett specifikt

ärende, dvs. när de ingår del akt i

som en av en ett ärendehanteringssy-

stem. Det är därför i den lagstiftning föreslår

som ändamålsenligt att

ange att en databas får innehålla handlingar hör till ärende. Hur som ett

ett ärendehanteringssystem hos en myndighet är uppbyggt tekniskt är inte direkt relevant, utan det avgörande är uppgifterna om handling-

arna kan hänföras till ett visst ärende. Av integritetsskäl är det dock

enligt vår bestämda uppfattning nödvändigt elektroniska att handlingar hålls åtskilda från uppgifter i den informationsbaserade delen dataav basen, eftersom det olika skäl redovisar i avsnitt av som 6.4.4 och

6.4.5 nedan inte bör tillåtet utnyttja vara att samma sökmöjligheter i

fråga om handlingar när vissa enskilda icke ärendeanknutna som upp-

gifter eftersöks.

Känsliga personuppgifter m.m. i elektroniska

handlingar

Vi redovisar i avsnitt 5.2.1 och 6.3.3 vår

inställning till frågan

om behandling av känsliga personuppgifter i allmänhet m.m. respektive vid informationshantering i databaser. När det gäller elektronisk ärendehantering är situationen densamma vid traditionell

som hantering av

ärenden, nämligen att det inte är möjligt för den

handläggande myn-

Behandling i databaser 249

digheten att påverka innehållet i de handlingar som kommer till myndigheten. När inkomna handlingar förs i ett ärendehanteringssystem kan således även känsliga personuppgifter komma att tas in i databasen. Det förekommer även att personer som inte berörs av ett ärende namnges i inkomna handlingar. För att inte omöjliggöra för myndigheter att bedriva en effektiv ärendehantering är det nödvändigt att sådan registrering är tillåten. Vi föreslår därför att elektroniska handlingar skall få innehålla samtliga de uppgifter som har lämnats i ett ärende. Någon begränsning av vad som får registreras i form av inkomna handlingar skall alltså enligt vår uppfattning inte finnas.

Motsvarande resonemang kan delvis föras i fråga om handlingar som upprättas av den handläggande myndigheten. När en myndighet skall fatta beslut i ett ärende måste hänsyn självfallet tas till det material som har kommit in. Det materialet utgör underlag för beslut. Det kan därför vara nödvändigt att i skälen för ett beslut, eller i andra handlingar som upprättas i ett ärende, återge sakomständigheter eller argument som innefattar uppgifter av vitt skilda slag. Att i författning

ange att vissa kategorier av uppgifter inte får återges i beslut är därför inte

sig möjligt eller önskvärt. Även i fråga de handlingar vare om som upprättas av myndigheten måste det därför finnas en stor frihet för registrering av uppgifter. I dessa fall finns det dock möjlighet för

en myndigheten att påverka innehållet i handlingarna. Känsliga

personuppgifter m.m. bör därför enligt vår uppfattning få finnas i handlingar som har upprättats av myndigheten endast det är nödvändigt för

om handläggningen av ett ärende. Kravet att det skall nödvändigt

vara att behandla känsliga personuppgifter innebär inte att det krävs

m.m., att det är omöjligt att hantera frågorna annat sätt,

t.ex. genom pappershantering eller genom att utelämna vissa delar skälen för ett

av beslut. Vad som avses är att behandlingen uppgifterna skall

av vara nödvändig för att myndigheten skall kunna sköta sina åligganden vid hanteringen av ärenden enligt gällande rutiner och regler.

6.4.5 i ärendehante-

Begränsade sökmöjligheter ringssystem

Behandlingen av känsliga personuppgifter i elektroniska ärende-

m.m. hanteringssystem kan innebära risker för otillbörligt intrång

i den personliga integriteten. Vi anser därför att det i likhet med vad gäller i

som dag är nödvändigt att ställa vissa särskilda regler för hanteringen

upp av elektroniska handlingar. Det bör enligt vår uppfattning inte

vara möjligt att i ett ärendehanteringssystem med hjälp fria sökbegrepp

av göra sammanställningar av uppgifter i handlingar. Beroende de tek-

250 Behandling i databaser

niska förutsättningarna skulle sådan möjlighet kunna innebära att en sammanställningar skulle kunna göras samtliga ärenden av hos t.ex. en skattemyndighet, där de enskilda parterna i skrivelser finns eleksom troniskt lagrade har åberopat psykisk sjukdom skäl för t.ex. avdrag som vid taxeringen eller undanröjande förseningsavgift. Något behov av av att kunna göra sammanställningar den karaktären finns inte och bör av enligt vår mening av integritetsskäl inte heller tillåtas. Därför bör det sättas upp begränsningar för sökmöjlighetema i ärendehanteringssystem. För att ärendehanteringen skall kunna skötas effektivt sätt är ett det dock nödvändigt att handläggare möjlighet söka efter såväl ges att ett ärende som enskilda handlingar, t.ex. med angivande ärendeav beteckning eller beteckning specifik handling. Däremot en anser att integritetsskälen väger tyngre än effektivitetsskälen när det gäller mer sofistikerade eller exakta sökmöjligheter. Vid sökning efter en handling i databasen bör därför få användas endast ärendebeteckning, beteckning handlingen eller andra uppgifter, t.ex. personnummer, som behövs för att identifiera ett ärende eller handling. en Däremot finns det enligt vår bedömning skäl annorlunda att se saken när en handling är identifierad och direkt tillgänglig för handläggaren. Att i den situationen inte tillåta de sökmöjligheter redan som i dag ges i ordbehandlingsprogram, för finna speciellt t.ex. att ett textavsnitt, framstår inte befogat. Det är effektivitetsskäl inte rimsom av ligt att en handläggare när han arbetar med omfattande elektronisk en handling i ett ärende skall lägga tid på på hand söka sig ner att egen fram till ett önskat textavsnitt, i stället för att genom ett enkelt sökkommando låta datasystemet utföra det arbetet. Några faror från integritetssynpunkt med att tillåta ett sådant förfarande föreligger knappast. De uppställda sökbegränsningama bör gälla vid sökning efter handlingar, men inte i desamma när de väl har identifierats. Till elektroniska akter hör ofta indexregister, dvs. ett ett dagboksblad eller motsvarande, vilket framgår vilka handlingar finns i av som akten. Om ett sådant register är integrerad del en av ett ärendehanteringssystem, och således del den elektroniska akt en av som det avser, omfattas registret enligt våra förslag regler av samma som övriga handlingar i akten. Under förutsättning indexregister inte innehåller att ett känsliga personuppgifter eller andra uppgifter får som endast förekomma i handlingar som hör till ett ärende, föreligger dock inga hinder från integritetssynpunkt mot att uppgifterna även behandlas i den informationsbaserade delen databas. Ett sådant förfarande av en innebär att

indexregistret kan göras tillgängligt den elektroniska

utan att akten öppnas och registret kommer inte att omfattas de

av begränsningar i

sökmöjligheter som gäller för övriga handlingar i akten. Det innebär även att uppgifter i indexregistret kan göras åtkomliga direktgenom

l SOU 1999: 105 Behandling zdatabaser 251

åtkomst på samma sätt som andra uppgifter i databasen, utan de begränsningar för sådan åtkomst som vi föreslår skall gälla för handlingar i ett ärendehanteringssystem se avsnitt 6.7.

En generell fråga som uppkommer när det införs begränsningar av sökmöjlighetema i elektroniskt material, är hur länge begränsningarna skall vara tillämpliga. Ofta överlämnas myndigheters elektroniska material, t.ex. personregister eller andra databaser, efter en tid till en arkivmyndighet. En av orsakerna till detta är arkivlagens bestämmelser om att forskningens behov skall tillgodoses genom att uppgifter bevaras. De begränsningar som finns av möjligheterna att söka i materialet kan dock försvåra framtida forskningsarbete, genom att tillgängligheten till uppgifterna är mindre än om det vore möjligt att söka fritt i materialet. Det är därför enligt vår uppfattning viktigt att ställning tas i frågan om författningsreglerade begränsningar av sökmöjligheter i elektroniskt material skall gälla för obegränsad tid eller begränsning-

om arna skall upphöra viss tid efter att materialet har överlämnats till en arkivmyndighet. Detta är emellertid en fråga av generell karaktär för den statliga förvaltningen, och den bör därför enligt vår uppfattning utredas i ett annat och mer allmänt sammanhang.

6.5 Inhämtande av

uppgifter

Vårt förslag: Det skall inte finnas några begränsningar i fråga

på vilket sätt uppgifter får hämtas för behandling i databas.

Vilka uppgifter som får behandlas i databas avgörs med ledning

en av de i lagstiftningen angivna ändamålen med databasen, vilket följd

är en av att det i artikel l a i dataskyddsdirektivet ställs krav att uppgifter skall samlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål se avsnitt 6.2. Några särskilda krav begränsningar vilket

av sätt uppgifter får samlas följer däremot inte EG-rätten. Vi har inte

av heller funnit anledning att införa sådana begränsningar. Tvärtom är det vår uppfattning att i den mån en viss uppgift får hämtas till data-

en bas hos en myndighet, får det ske det sätt myndigheten

som anser lämpligt. Vi ser inte några integritetsskäl mot att enskilda eller

myndigheter som av olika anledningar har att lämna uppgifter skall in-

som

i en myndighetsdatabas gör detta med hjälp automatiserad be-

av handling.

Det kan däremot finnas andra argument för att uppgifter skall lämnas på ett visst sätt, t.ex. så får självdeklarationer inte lämnas i elek-

252 Behandling i databaser SOU 1999: 105

tronisk form till skattemyndigheter det inte särskilt har medgivits om av Riksskatteverket. Likaså kan det i olika författningar reglerar som behandling av personuppgifter i myndigheters verksamhet ställas upp begränsningar i fråga om vilket sätt uppgifter får lämnas ut. Möjligheten att lämna ut uppgifter direktåtkomst är t.ex. regelmässigt genom begränsad. Det kan med andra 0rd finnas olika orsaker till att uppgifter inte kan eller får hämtas till databas med hjälp automatiserad en av behandling. Dessa begränsningar följer då andra författningar eller av av tekniska orsaker och det finns inte anledning att föreskriva ytterom ligare begränsningar i den föreslagna lagstiftningen. av oss

6.6 Utlämnande

av uppgifter

Vårt förslag: Det skall inte finnas några begränsningar för myndig-

heter som enligt bestämmelser i sekretesslagen eller andra författningar får ta del uppgifter i databas, få tillgång till av en att uppgifterna medium för automatiserad behandling. För direktåtkomst

skall särskilda bestämmelser gälla.

Uppgifter skall även kunna lämnas ut till andra än myndigheter på medium för automatiserad behandling regeringen föreskriver om det eller om utlämnandet följer internationell överenskomav en melse.

6.6.1 Allmänt utlämnande

om av personuppgifter

Vad är behandling uppgifter av

I dataskyddsdirektivet definieras vad med behandling som avses av personuppgifter. Det är varje åtgärd eller serie åtgärder vidtas av som beträffande personuppgifter sig det sker på automatisk eller vare väg inte artikel 1 b. Artikeln innehåller även exemplifiering, vari bl.a. en insamling, registrering, utlämnande, spridning och tillhandahålannat lande av uppgifter nämns. Bestämmelsen har sin exakta motsvarighet i 3 § personuppgiftslagen. Definitionen innebär att all hantering av personuppgifter är behandling, från insamlande till utlämnande. Det spelar med den utgångspunkten ingen roll utlämnande uppgifter sker om av genom direktåtkomst eller med hjälp automatiserad behandav annan ling eller om uppgifter skrivs ut och därefter lämnas Allt papper ut.

Behandling i databaser 253

utlämnande utgör behandling av personuppgifter och omfattas således av dataskyddsdirektivets bestämmelser.

Dataskyddsdirektivet innehåller även bestämmelser om uppgifters kvalitet. Ett grundläggande åtagande för medlemsländerna är att de skall föreskriva att personuppgifter skall samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Senare behandling får inte ske ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål artikel 6.1b. Motsvarande bestämmelser återfinns i 9 § första stycket och d

c personuppgiftslagen. I direktivets ingress punkterna 28 och 29 sägs bl.a. att personuppgifter måste vara adekvata, relevanta och nödvändiga med hänsyn till de ändamål för vilka de behandlas. Dessa ändamål skall vara uttryckligt angivna, berättigade och bestämda vid tiden för insamling av uppgifterna. Sådana ändamål läggs fast sedan uppgifterna

som har samlats får inte oförenliga med de ursprungliga ändamålen.

vara

Det är inte helt klart vad som avses med att de ändamål för vilka personuppgifter samlas skall berättigade. Datalagskommittén

vara ansåg för sin del att detta betyder att ändamålen måste överensstämma med de grunder för behandling personuppgifter regleras i direk-

av som tivets artikel vilka har sin motsvarighet i 10§ personuppgiftslagen SOU 1997:39 s. 350 ff. Av dessa grunder är de relevanta

en av mer att personuppgifter får behandlas det är nödvändigt för att utföra

om en arbetsuppgift av allmänt intresse eller är ett led i myndighetsut-

som övning som utförs den registeransvarige eller tredje till vilken

av man uppgifterna har lämnats ut..." dataskyddsdirektivets artikel 7 d

samt 10 § d och e personuppgiftslagen. Datalagskommittén övervägde möjligheten att uttrycket berättigade ändamål i dataskyddsdirektivet hade en mer självständig betydelse, men konstaterade att detta är osäkert.

Innebörden redovisade artikel 6 i dataskyddsdirektivet är

av ovan att det i en lag behandling personuppgifter för myndighetsverk-

om av samhet bör anges klara och uttryckliga ändamål för vilka

personuppgifterna får samlas in. Dessutom innebär det att uppgifterna efter de

att har samlats inte får användas ett sätt är oförenligt med dessa

som klart angivna ändamål. Vad exakt med att ett använ-

som mer avses dande av uppgifter är oförenligt med det för vilket de samlades in

är enligt Datalagskommittén närmast fråga får ha sin lösning i

en som framtida praxis SOU 1997:39 351. Begreppet sådant antyder

s. som dock enligt vår mening att det finns utrymme för tolkningen behand-

att ling som sker efter insamlandet inte direkt måste motsvaras från

av ett början angivet ändamål. Ett visst spelrum torde alltså finnas.

254 Behandling i databaser SOU 19991105

När får uppgifter lämnas ut

Vad som kan konstateras genom de ovan redovisade bestämmelserna i dataskyddsdirektivets artikel 6 uppgift har samlats för

är att en som ett visst ändamål inte får lämnas utlärnnandet är oförenligt med

ut om det ursprungligen angivna ändamålet. För författningsreglerad offentlig verksamhet innebär detta att allt utlämnande personuppgifter

av som omfattas av dataskyddsdirektivet måste stå i överensstämmelse med de olika ändamål för behandling av personuppgifter som är tillämpliga för olika verksamheter. Det är mer oklart om det är nödvändigt att de ändamålsbestämmelser avgör utlämnande är tillåtet måste åter-

som om finnas i den författningsreglering som avser den utlämnande myndighetens verksamhet. Möjligen måste den offentliga förvaltningen i det avseendet ses som en enhet, vilket skulle innebära att det är tillräckligt om det i någon författning att vissa uppgifter från viss databas

anges en får användas för ett angivet syfte, för att utlämnande skall tillåtet.

vara En särställning har utlämnande sker enligt offentlighetsprincipen,

som dvs. utlämnande med stöd av 2 kap. tryckfrihetsförordningen TF. Sådant utlämnande kräver inte att det finns särskilt angivna ändamål

som tillåter utlämnande. Detta framgår uttryckligen i 8 § personuppgiftslagen och anses ha stöd av vad som sägs i dataskyddsdirektivets ingresspunkt 72. Det innebär att offentlighetsprincipen måste ut-

anses göra ett särskilt ändamål som gäller för all behandling

av personuppgifter i offentlig verksamhet.

Det är enligt vår uppfattning tveksamt hur skall ut-

mer man se lämnande av uppgifter från reglerad databas hos myndighet till

en en en annan myndighet som begär uppgifterna med stöd 15 kap. 5 §

av sekretesslagen eller utlämnande sker med stöd 14 kap. 1-3 §§

som av samma lag. Om utlämnande i dessa fall strider mot dataskyddsdirektivet torde vara en fråga utformningen ändamålsbestämmelsema

om av hos den utlämnande eller mottagande myndigheten,

vad den mottagande myndigheten har för funktion och vad den skall använda uppgifterna till samt tolkningen begreppet oförenligt i direktivet ovan. Det

av se

är enligt vår uppfattning därför inte möjligt i vilka fall

att ange utlämnande av uppgifter från myndighet till med stöd sek-

en en annan av retesslagen strider mot dataskyddsdirektivet. En avvägning måste göras i varje enskilt fall och frågan får därför ha sin närmare lösning i framtida praxis.

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 255

6.6.2 Utlämnande på medium för automatiserad

behandling

Det är i dag vanligt att det i registerlagstiftning regleras i vilka fall uppgifter ur ett personregister får lämnas ut till andra myndigheter eller till enskilda med hjälp av automatiserad behandling. Som exempel kan nämnas skatteregisterlagen, där det anges att uppgifter i register får lämnas ut till andra myndigheter medium för automatisk databehandling endast om det följer av lag eller förordning eller om regeringen medger det. Motsvarande eller liknande reglering finns i flera andra registerförfattningar, t.ex. lagen om folkbokföringsregister, utsökningsregisterlagen och tullregisterlagen. Dessa bestämmelser skall ses mot bakgrund av 7 kap. 16 § sekretesslagen i dess lydelse före

personuppgiftslagens ikraftträdande. Regleringen innebar i huvudsak att det för utläirmande av personuppgifter medium för automatisk databehandling krävdes att mottagaren med stöd av författning eller tillstånd av Datainspektionen fick föra ett personregister som skulle innehålla de uppgifter som avsågs med utlärrmandet.

I 7 kap. 16 § sekretesslagen anges numera att sekretess gäller för uppgifter om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att

uppgifter behandlas i strid med personuppgiftslagen. Med behandling

av personuppgifter avses enligt personuppgiftslagen varje åtgärd vid-

som tas med uppgiften. Det saknar alltså sekretesslagens synvinkel direkt

ur betydelse om utlämnande av en uppgift görs med hjälp automa-

av tiserad behandling eller manuellt eftersom utlämnandet

papper, under alla förhållanden omfattas av personuppgiftslagens bestämmelser. Det finns med andra ord i dag ingen anledning att författningsreglera utlämnande med automatiserad behandling den grunden att sådant stöd eller tillstånd från Datainspektionen behövs för att det

- över huvud taget skall vara tillåtet att lämna ut uppgifterna.

Vi har dock haft att ta ställning till om det i de för aktuella

oss sammanhangen finns anledning att på annan grund ha avvikande bestämmelser för utlämnande som sker med hjälp automatiserad behand-

av ling jämfört med om det sker annat sätt. För direktåtkomst bör särskilda bestämmelser gälla, vilket vi motiverar i avsnitt 6.7. Frågan är då vad som bör gälla för utlärrmande med hjälp av annan automatiserad behandling än direktåtkomst och om det för sådant utlämnande

medium för automatiserad behandling finns anledning att göra olika bedömningar beroende till vem uppgifterna lämnas ut.

256 Behandling i databaser SOU 1999: 105

Utlämnande till myndigheter

För myndigheter finns vanligtvis särskilda författningar som reglerar vilka automatiserade register eller andra personuppgiftssamlingar som får föras myndigheten eller vilket sätt personuppgifter får

av annars behandlas. I de författningama regleras även ändamålen med behandlingen. En myndighet som tar emot uppgifter från andra myndigheter har vanligen inte rättsligt stöd för att behandla uppgifterna annat än i enlighet med de för myndigheten gällande författningama. Riskerna för att mottagande myndigheter ett icke avsett sätt skall behandla personuppgifter som hämtas in medium för automatiserad behandling bedömer därför vara små. Samtidigt kan det inte sättas i fråga att det kan innebära stora effektivitetsvinster för myndigheter att uppgifter som skall behandlas automatiserad väg hämtas genom automatiserade förfaranden, t.ex. på diskett eller via telenätet. När en myndighet hämtar in uppgifter från andra myndigheters register eller databaser, är det från effektivitetssynpunkt mindre tillfredsställande att den utlämnande myndigheten först gör utskrifter uppgifterna och den

av mottagande myndigheten därefter för in uppgifterna i sina register eller databaser. Genom sådana förfaranden ökar även riskerna för överföringsfel, vilket i sig kan utgöra ett integritetsproblem.

En utgångspunkt för våra författningsförslag är att myndigheter skall kunna utnyttja automatiserade förfaranden i sin ärendehantering i största möjliga omfattning, dock under förutsättning att behandlingen av personuppgifter inte medför risk för otillbörligt intrång i enskildas personliga integritet. Som vi nämnt ovan anser att det inte föreligger någon större risk för att uppgifter lämnas ut på medium för auto-

som matiserad behandling till andra myndigheter behandlas ett felaktigt

sätt. Under förutsättning att den utlämnande myndigheten har möjlighet

att avgöra vilka uppgifter som skall lämnas ut vilket inte är fallet när

uppgifter lämnas ut genom direktåtkomst saknas det därför enligt vår

uppfattning anledning att reglera när uppgifter får lämnas medium

ut för automatiserad behandling. Det finns med andra ord inte några bärande skäl för att i informationsutbytet mellan myndigheter skilja på utlämnande som görs papper och utlämnande sker elektroniskt,

som dock med undantag för direktåtkomst. Om myndighet får eller skall

en lämna ut uppgifter till myndighet, t.ex. med stöd sekretess-

annan av lagen eller andra författningar, bör det således till myndig-

vara upp heterna att avgöra vilket sätt det skall göras.

I dag förekommer det särskilda bestämmelser innebär att ut-

som en lämnande myndighet skall lämna uppgifter medium för automatiserad behandling när den mottagande myndigheten

begär det. Som exempel kan nämnas skatteregisterförordningen 1980:556. Enligt vår

upp-

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 257

fattning kommer motsvarande bestämmelser inte att behövas i framtiden, eftersom utlämnande medium för automatiserad behandling vanligtvis innebär fördelar från effektivitetssynpunkt för såväl den utlämnande som den mottagande myndigheten. Om en myndighet som har rätt att ta del av uppgifter från en annan myndighet ber att få göra detta på medium för automatiserad behandling, torde det med andra ord inte finnas någon anledning för den utlämnande myndigheten att vägra lämna ut uppgifterna det sättet.

Vi föreslår således inga begränsningar eller reglering i övrigt

- - av möjligheterna för de myndigheter som omfattas av våra lagförslag att lämna ut uppgifter till andra myndigheter medium för automatiserad behandling. Särskilda bestämmelser skall emellertid gälla för direktåtkomst se avsnitt 6.7.

Utlämnande till enskilda

Förutom att uppgifter lämnas ut till andra myndigheter kan det även bli aktuellt att lämna ut uppgifter ur olika databaser till enskilda, dvs. såväl privatpersoner som företag och organisationer. I dessa fall saknas, till skillnad mot vad som gäller för myndigheter, normalt särskilda bestämmelser om hur personuppgifter får behandlas hos mottagaren. För mottagaren är det därför vanligtvis personuppgiftslagens bestämmelser

som är tillämpliga på behandlingen av de mottagna uppgifterna. Med hänsyn till de integritetsrisker som kan följa med utlämnande

av personuppgifter medium för automatiserad behandling till företag och privatpersoner, bör sådant utlämnande endast tillåtet när det efter

vara särskild prövning anses lämpligt. Det bör enligt vår mening åligga

regeringen att göra dessa bedömningar. Vi föreslår därför att uppgifter i databaser bör få lämnas ut till enskilda medium för automatiserad behandling endast regeringen har föreskrivit det.

Från regeln om att uppgifter får lämnas ut medium för automatiserad behandling till enskilda endast med stöd föreskrifter från

av regeringen, bör ett undantag göras. Det gäller när utlämnandet

av uppgifterna följer internationell överenskommelse Sverige efter

av en som riksdagens godkännande har tillträtt. Att det enligt dataskyddsdirektivet finns begränsningar av när överföring personuppgifter till tredje

av land får förekomma, innebär inte att det föreligger några hinder

mot utlämnande av uppgifter med stöd internationella överenskommelser

av se avsnitt 5.2.1. I de fall Sverige har åtagit sig att bistå utländska myndigheter eller offentliga med uppgifter kan under

organ - som vara behandling i databas förefaller det enligt vår mening mindre

en - vara lämpligt att det sätt på vilket uppgifterna får lämnas över skall be-

vara roende av att regeringen har reglerat frågan i förordning. I de fallen

9 19-1588SkattTullExekutionNormer

258 Behandling databaser SOU 19993105

bör det enligt vår uppfattning i stället fråga för den utlämnande

vara en myndigheten och det mottagande organet vilket sätt informationen skall överföras. Undantag bör dock göras för utlämnande di-

genom rektåtkomst se avsnitt 6.7. Fråga utlämnande uppgifter med

om av stöd av internationella överenskommelser aktualiseras främst i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet och i Tullverkets verksamhet.

6.7 Direktåtkomst

Vårt förslag: Direktåtkomst till databas skall få förekomma

en endast när det står i överensstämmelse med de ändamål för vilka

uppgifter får behandlas i databasen.

De myndigheter som är personuppgiftsansvariga för behandling av uppgifter i en databas skall få ha direktåtkomst till samtliga

uppgifter i databasen. Därutöver kan även vissa andra myndigheter få ha direktåtkomst till databasen. Regeringen skall dessutom ha möjlighet att såväl tillåta ytterligare myndigheter eller enskilda att ha direktåtkomst inskränka myndighets åtkomst enligt lagen.

som en

Endast myndigheter som är personuppgiftsansvariga för behandling av uppgifter i en databas skall få ha direktåtkomst till elektroniska handlingar i databasen.

Regeringen skall ha möjlighet att meddela föreskrifter

om att enskilda genom direktåtkomst skall få ha tillgång till uppgifter sig

om själva.

6.7.1 Direktåtkomst är från

känsligt integritetssynpunkt

Samlingar uppgifter i elektroniska register hos myndigheter har

av sedan i vart fall 1970-talet varit omdiskuterade grund sådana

av samlingar ger möjligheter till sammanställningar information

av att om medborgarna. En av de frågor har varit mest omdiskuterad är

som myndigheters direktåtkomst till olika register. Det kan sägas ha funnits

en mer eller mindre allmän inställning att det är illa att myndighet

nog en själv samlar ett flertal uppgifter människor i sin verksamhet,

om men att det är än värre när myndigheter kan komplettera sina uppgifter

egna med uppgifter från andra myndigheters register direkt elektro-

genom nisk behandling.

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 259

Den form av direktåtkomst som har varit- och fortfarande är van-

ligast till olika register är myndigheternas terrninalåtkomst, dvs. att en myndighet via en direktuppkopplad terminal kan och söka uppgifter i andra myndigheters register. Det finns dock även andra typer av direktåtkomst. En metod som är vanlig inom t.ex. bankväsendet, men även i vissa statliga verksamheter, är inhämtande av uppgifter om sig själv på automatiserad väg via telefon. Som exempel kan nämnas att många bankkunder numera kan få information om sina konton och genomföra transaktioner genom knapptryckningar telefonen. Motsvarande metod används också många för att få information eller

av vidta åtgärder rörande det statliga bilregistret. I och med framväxten av Internet har också möjlighet öppnat sig, nämligen olika former

en ny av direktåtkomst till uppgiftssamlingar som finns tillgängliga "på nätet.

6.7.2 Behandlingsändamålen bör styrande för

vara

direktåtkomst

Den fråga som vi i första hand har haft att ta ställning till är i vilken omfattning olika myndigheter skall få direkt tillgång till uppgifter från andra myndigheter i elektronisk form. Den princip som till i dag har varit förhärskande myndighet skall få terminalåtkomst till

är att en andra myndigheters register endast i den mån det är nödvändigt eller

av stor betydelse för den inhämtande myndighetens verksamhet och

endast om syftet med åtkomsten omfattas ändamålet för det register

av varifrån utlärrmandet görs. Som exempel kan nämnas att kronofogdemyndigheterna har tillgång via terminal till uppgifter i skatteregistret i

omfattning har värdefull från effektivitetssynpunkt. Åten som ansetts komsten har gjorts möjlig genom införandet ett uttalat ändamål med

av skatteregistret, nämligen att det skall användas för utredningar i kronofogdemyndigheternas exekutiva verksamhet.

Dataskyddsdirektivet föreskriver att personuppgifter skall samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål

samt att senare behandling inte får ske ett sätt är oförenligt med dessa

som ändamål artikel 6.1b. I begreppet behandling innefattas bland

senare annat all form av utlämnande av uppgifter, oavsett detta sker

om manuellt genom utskrifter innehållet i databas eller automatiserad

av en väg genom t.ex. direktåtkomst. Vad med att uppgifter inte

som avses får lämnas ut om det är oförenligt med de ändamål för vilka de

samlades in är osäkert. Datalagskommittén ansåg detta fråga

vara en som får ha sin lösning i framtida praxis SOU 1997:39 351. Enligt vår

s. uppfattning bör direktivet tolkas så att ett utlämnande inte exakt måste

260 Behandling i databaser SOU 19993105

motsvaras ett från början angivet ändamål, utan att det finns utrym-

av me för ett visst spelrum se avsnitt 6.6.1.

När det gäller utlämnande genom olika former av direktåtkomst anser att integritetsskäl kräver att enskilda i lagstiftningen bör kunna utläsa för vilka ändamål uppgifter får lämnas ut genom direktåtkomst. Direktåtkomst får med andra ord förekomma endast om det står i överensstämmelse med ändamålsbestämmelsema i den lag som reglerar databasen. Från den principen gör emellertid undantag för två särskilda former av direktåtkomst se avsnitt 6.2.2 sekundära ända-

om mål. Det gäller enskildas åtkomst till uppgifter om sig själva samt allmän direktåtkomst till vissa uppgifter särskilt stort allmänt intresse.

av Våra överväganden i fråga om de särskilda formerna av direktåtkomst redovisar vi i avsnitt 6.7.5 respektive 8.1.4 och 8.3.4.

6.7.3 Direktåtkomst inom

en myndighetsorganisation

Vid bedömningen vilka myndigheter skall ha direktåtkomst till

av som en viss databas bör en gränsdragning göras mellan myndigheter inom en myndighetsorganisation och myndigheter utanför sådan. Det

en finns enligt vår uppfattning nämligen anledning att se olika frågan om t.ex. vilka regionala skattemyndigheter skall ha direktåtkomst

som till en beskattningsdatabas inom skatteförvaltningen och i vilka fall kronofogdemyndigheter skall ha sådan åtkomst till databasen. Från integritetssynpunkt torde det känsligare att sprida uppgifter till

vara myndigheter med ansvar för andra verksamhetsområden än till myndigheter som har samma arbetsuppgifter organisatoriska skäl är regio-

men av nalt avgränsade.

Den springande punkten i det här fallet, liksom i flera andra fall, är enligt vår mening avvägningen mellan hänsynen till myndigheternas effektivitet respektive de registrerades integritet. Det föreligger knappast något tvivel om de stora effektivitetsvinstema i att myndigheter inom en organisation snabbt kan ta del gemensamt användbara

av uppgifter genom direktåtkomst, oavsett hos vilken myndighet uppgifterna först har aktualiserats och registrerats. Som ett exempel vad in-

en skränkt direktåtkomst kan ha för effekter kan tas skattemyndighetemas i dag regionalt begränsade terminalåtkomst till det centrala skatteregistret, vilken innebär att uppgifter behövs i kontrollverksamheten

som måste hämtas in annat sätt än terminalåtkomst avsnitt

genom se 3.1.2. Om en skattemyndighet t.ex. skall beskatta ett företag har

som säte i regionen och befinns äga eller ha bestämmande inflytande

som över andra företag saknar anknytning till regionen, är det nödvän-

som

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 261

digt för myndigheten att skaffa sig en helhetsbild av alla företagen. Av intresse är då bl.a. terminalbilder som innehåller avstämningar mellan uppbörds- och kontrolluppgifter. Dessa terminalbilder är dock inte tillgängliga beträffande företag som inte är regionanknutna, eftersom kontrolluppgiftema endast omfattas av regionåtkomst. En friare direktåtkomst skulle i det nämnda exemplet innebära väsentliga fördelar från effektivitetssynpunkt. Frågan obegränsad direktåtkomst inom en

är om myndighetsorganisation kan accepteras från integritetssynpunkt.

Vi anser att de risker det innebär från integritetssynpunkt att t.ex. samtliga skattemyndigheter har full tillgång till en gemensam databas oavsett vilken myndighet som har registrerat uppgifterna, är förhållandevis små. Vid denna bedömning har beaktat att det i grund och botten handlar om samma verksamhet som av organisatoriska skäl är

avgränsad till olika myndigheter. I detta sammanhang är det även viktigt att hålla i minnet att en obegränsad direktåtkomst till databas inom

en en myndighetsorganisation inte innebär att samtliga anställda har tillgång till uppgifterna. Tvärtom medför personuppgiftslagens allmänna bestämmelser om grundläggande krav och säkerhet vid behandling m.m. att olika åtgärder måste vidtas förhindrar missbruk. Det kan

som t.ex. innebära att åtkomst till olika uppgifter inom myndighet är

en starkt begränsad till olika behörighetsnivåer, vilket i sin tur innebär att det i slutändan är ett högst begränsat antal har tillgång till

personer som samtliga uppgifter. Att dessa personer organisatoriskt befinner sig olika myndigheter kan enligt vår mening inte så allvarligt från

anses integritetssynpunkt att det bör hindra utvecklingen effektiva datasys-

av tem.

Vår bedömning är således att starka effektivitetsskäl talar för att det inom en myndighetsorganisation inte sätts hinder för åtkomst till

upp den gemensamma informationssarnlingen. Detta ställer dock krav

att den i fråga om säkerhetsåtgärder personuppgiftsansvariga myndigheten sätter upp klara och tydliga gränsdragningar i fråga vilka

om personer som skall ha tillgång till vilka uppgifter. Under sådana förutsättningar blir riskerna för oacceptabla integritetsintrång små och de bör inte förhindra möjligheterna att bedriva effektiv myndighetsverksamhet

en med utnyttjande av de fördelar som ny teknik för myndigheterna

ger såväl för enskilda.

som

Även i dag inte kan finna några bärande

om skäl för att begränsa direktåtkomsten till en databas inom den ansvariga myndighetsorganisationen, går det inte att med säkerhet säga att det inte kan uppstå situationer där åtkomsten bör begränsad i fråga exempelvis vissa

vara om särskilt känsliga uppgifter. Regeringen bör enligt vår mening därför ha möjlighet att meddela föreskrifter att myndighets direktåtkomst

om en till den gemensamma databasen skall inskränkas.

262 Behandling i databaser SOU 19991105

6.7.4 Direktåtkomst utanför myndighets-

organisation

Som nämns ovan har myndigheters direktåtkomst till andra myndigheters elektroniskt lagrade uppgiftssamlingar, vanligen personregister, ansetts vara integritetskänsligt. Detsamma gäller utlärrmande genom direktåtkomst till andra än myndigheter. Vi delar den uppfattningen och vill särskilt peka de risker från integritetssynpunkt direkt-

som åtkomst medför genom att den utlärrmande myndigheten inte har möjlighet att i varje enskilt fall ta ställning till om de eftersökta uppgifterna bör lämnas ut. Rent allmänt anser därför att det finns starka skäl för att vara återhållsam med att tillåta direktåtkomst för andra än de

personuppgiftsansvariga myndigheterna. I första hand bör i stället andra metoder för en effektiv informationshantering övervägas.

Hur stor restriktivitet som skall tilllämpas i fråga direktåtkomst

om till en viss databas får avgöras med hänsyn till ett flertal omständigheter. För att direktåtkomst över huvud taget skall medges bör det enligt vår uppfattning först konstateras att åtkomsten leder till ökad effektivitet av betydelse hos mottagaren eller att åtkomsten annat sätt är till särskild för samhället. Det är således enligt vår mening inte

gagn lämpligt att medge direktåtkomst till myndighets databas, när det

en inte kan förutses att mottagarna kommer att hämta uppgifter från databasen i betydande omfattning. Av avgörande betydelse för di-

om rektåtkomst skall medges till databas vi hur känsliga

en anser vara uppgifterna är, något i sig får bedömas med utgångspunkt i flera

som faktorer. En viktig indikation är enligt vår uppfattning vilken sekretess som gäller för uppgifterna i databasen. Ju strängare sekretess gäl-

som ler för uppgifterna, desto starkare skäl bör krävas för att direktåkomst skall medges. En faktor betydelse vid be-

annan som anser vara av dönmingen direktåtkomst skall medges till databas, är åt-

av om en om komsten skall avse en eller flera typer uppgifter. Ju fler kategorier

av av uppgifter som omfattas åtkomsten, desto större är riskerna

av generellt sett för integritetsintrång. Bedömningen direktåtkomst

av om skall medges eller inte måste således utmynna i avvägning mellan

en behovet av effektivitet i olika samhällsfunktioner och enskildas behov

av ett gott integritetsskydd.

Av olika skäl, främst allmänhetens och myndigheternas

behov av en effektiv ärendehantering, är det i vissa fall lämpligt myndighet

att en har direktåtkomst till myndighets uppgifter, i de fall

en annan även de

tillhör olika myndighetsorganisationer. Vi redovisar

i 3 kap. i vilken omfattning direktåtkomst förekommer till personregister inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket och vilka förutsättningar gäller för sådan åtkomst. Vi det inte finns

som anser att skäl att

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 263

begränsa de möjligheter till direktåtkomst som finns i dag. I stället kan det sättas i fråga om det av effektivitetsskäl och grund av de förändringar vi föreslår i regleringen av elektroniskt lagrade uppgiftssamlingar finns anledning att något utöka möjligheterna till direktåtkomst. En omedelbar följd av våra förslag är att det saknas skäl att i lag närmare begränsa vilka uppgifter i en myndighets databas som en annan myndighet utanför organisationen skall ha tillgång till. Vi föreslår nämligen att detaljreglering av vad som skall få föras i databas inte skall

en göras i lag se avsnitt 4.3.5. I stället flyttas den regleringen ner till en lägre konstitutionell nivå. Frågan om det finns anledning att utöka direktåtkomsten för vissa myndigheter till olika databaser i förhållande till vad som gäller i dag, återkommer till i 8 kap. i samband med den närmare genomgången av de olika författningsförslagen. Generellt

anser vi emellertid att regeringen i fråga samtliga databaser bör ha

om möjlighet att genom föreskrifter tillåta direktåtkomst för myndigheter.

Vid sidan av myndigheter kan det komma att finnas anledning att tillåta även andra att ta del uppgifter direktåtkomst. Det kan

av genom röra sig om exempelvis utländska myndigheter samt företag be-

som driver viss offentlig verksamhet. Vi har dock, med vissa undantag, inte funnit anledning att direkt i lag närmare vilka enskilda skall

ange som ha möjlighet att få direktåtkomst till olika databaser. I stället bör

regeringen genom föreskrifter kunna tillåta direktåtkomst för andra än

myndigheter, naturligtvis under förutsättning att integritetsskäl inte talar mot det. En ytterligare förutsättning vilken föreslår skall gälla för

samtliga databaser utom folkbokföringsdatabasen val- och folk-

samt omröstningsdatabasen är att mottagaren bedriver författningsreglerad

verksamhet. Som exempel på vad med sådan verksamhet kan

avser nämnas verksamhet som bedrivs de enligt l kap. 8 § sek-

av organ som retesslagen skall jämställas med myndighet. Som nämner bör

ovan stor restriktivitet generellt tillämpas i fråga att medge direktåtkomst

om till myndigheters databaser. Detta gäller enligt vår uppfattning i än högre grad när den som skall ha direktåtkomst inte är svensk

en myndighet. En särskild fråga är möjligheten för enskilda direkt-

att genom åtkomst få tillgång till uppgifter sig själva i myndigheternas data-

om baser. Den frågan återkommer till i avsnitt 6.7.5.

Vi anser att det finns starka skäl att helt utesluta vissa

typer av uppgifter från utomstående myndigheters och andras direktåtkomst. Det gäller uppgifter i elektroniska handlingar avsnitt 6.4. Sådana

handlingar kan nämligen innehålla uppgifter i vilken karak-

av stort sett tär som helst, eftersom det bl.a. rör sig enskilda insända hand-

om av lingar som har bildfångats och alltså finns fotografiskf avbildade i databaserna. Behovet tillgång till sådana bildfångade handlingar

av utanför den myndighetsorganisation registrerar dem har bedömt

som

264 Behandling i databaser

vara förhållandevis begränsat, medan däremot integritetskänsligheten hos uppgifterna kan vara stor. Det saknas därför skäl att i något fall medge myndigheter eller andra utanför den registrerande myndighetsorganisationen direktåtkomst till sådana inkomna handlingar. Elektroniska handlingar kan även utgöras av fullständiga beslut och andra handlingar som har upprättats elektroniskt hos en myndighet. Utomstående myndigheter kan i vissa fall behöva dessa beslut i sin verksamhet. Även sådana handlingar kan dock innehålla känsliga uppgifter

och integritetsskäl talar därför för att de trots att det kan innebära

nackdelar från effektivitetssynpunkt får tillhandahållas annat sätt,

t.ex. i form av pappersutskrifter eller via andra automatiserade behandlingar än direktåtkomst.

6.7.5 Enskildas direktåtkomst till

egna uppgifter

I och med att allt fler personer får tillgång till Internet uppkommer frågor om hur de möjligheter som därigenom till informationsbehand-

ges ling skall kunna användas myndigheter. Ett användningområde

av som ligger nära till hands är möjligheten för enskilda att lämna uppgifter till myndigheter via Internet. I många fall skulle effektiv hantering dock

en kräva att enskilda inte endast kan lämna uppgifter, utan även har möjlighet att ta del myndighetens uppgifter sig själva. Som exempel

av om

hur direktåtkomst via Internet för till uppgifter skulle

envar egna kunna utnyttjas kan tas skatteförvaltningens beskattningsverksamhet.

Självdeklarationer och skattedeklarationer får under vissa förutsättningar lämnas genom ett elektroniskt dokument. En viktig förutsättning är det tekniska förfarandet med vilket dokumentets innehåll och utställare kan verifieras. Hur detta tekniska förfarande ska till har ännu inte fastställts. Arbete pågår emellertid för att lösa dessa tekniska frågor, såväl nationellt inom EU. Fysiska har inte någon

som personer större nytta av möjligheten att lämna sin deklaration ett elektro-

genom niskt dokument, innan den skattskyldige via Internet kan nå formu-

ett lär med uppgifter om sig själv motsvarande de är förtryckta den

som förenklade självdeklaration i dag skickas ut brevförsändelse

som som från skattemyndighetema. När detta blir möjligt uppkommer stora fördelar för både skatteförvaltningen och den skattskyldige. Samma förfarande skulle också kunna utnyttjas vid ansökningar förslag

t.ex. om till särskild beräkningsgrund eller hjälp vid beräkning skatt. Ett

som av annat användningområde inom beskattningsverksamheten skulle

vara att ge enskilda möjlighet att komma uppgifter sina skattekonton.

om Med direktåtkomst till sitt skattekonto skulle skattskyldig i samband

en med avgivande av självdeklaration enkelt kunna få uppgifter behåll-

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 265

ningen kontot och därigenom få information om ytterligare inbetalning krävs eller han kan kräva återbetalning överskjutande

om av belopp.

Som exempel ett annat område där möjligheten att nå egna uppgifter skulle fylla ett behov och där visst arbete har påbörjats kan

- tas företagens uppgiftslämnande till myndigheter. Riksskatteverket har tillsammans med Patent- och registreringsverket regeringens

uppdrag analyserat uppgiftskrav och handläggningsrutiner företag hos

av Patent- och registreringsverket samt skattemyndighetema. I sin slutrapport den 4 mars 1999 föreslår verken bl.a. att det myndigheternas hemsidor på Internet skall finnas en gemensam elektronisk blankett för start av företag m.m. som kan lämnas in elektroniskt. En effektivitetshöjande vidareutveckling skulle vara att denna blankett var ifylld med de uppgifter som myndigheterna redan har tillgång till. En sådan utveckling kräver att envar får ha direktåtkomst till uppgifter om sig själva.

Även inom folkbokföringsverksamheten planeras elektroniska för-

faranden som komplement till mer traditionella rutiner jfr

prop. 1997/98: 136 s. 59 f.. Vad är t.ex. att Internet skall kunna ut-

som avses nyttjas för att anmäla flyttning eller göra narrmanmälan för ett nyfött bam. För att sådana anmälningsrutiner skall bli ett effektivt alternativ krävs att enskilda samtidigt får tillgång till de uppgifter dem själva

om som finns hos myndigheten före ändringen.

En reglering av möjligheten för enskilda att komma uppgifter

om sig själva bör enligt vår uppfattning inte utformas rättighet för

som en enskilda, eftersom det i myndigheternas databaser kan finnas uppgifter som den enskilde inte bör ta del t.ex. uppgifter planerade revi-

av, om sioner eller liknande åtgärder. I stället bör regleringen utformas

som en möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter att får ha di-

om envar rektåtkomst till vissa uppgifter.

egna

En förutsättning för att enskilda skall möjlighet att komma

ges egna uppgifter genom direktåtkomst, är emellertid att det finns säkra tekniska lösningar garanterar att de inte får tillgång även till

som uppgifter om andra personer. Innan sådana tekniska lösningar finns får

enligt vår bestämda uppfattning direktåtkomst till uppgifter inte till-

egna låtas. Under förutsättning att säkerheten är tillräcklig vi inte några

ser integritetsskäl som talar mot att enskilda kan ta del uppgifter sig

av om själva via Internet. Tvärtom kan det, än i begränsad omfattning,

om ge enskilda möjlighet att kontrollera att de uppgifter dem be-

om som handlas hos myndigheter är korrekta. Enligt vår uppfattning skulle

ett förfarande med sådan direktåtkomst inte heller komma stå i strid

att med dataskyddsdirektivets bestämmelser överföring

om av personuppgifter till tredje land. Den befinner sig i tredje

som ett land och begär

266 Behandling i databaser SOU 19992 105

att få del av uppgifter om sig själv via Internet, måste nämligen genom sin begäran anses ha gett sitt samtycke till att uppgifterna lämnas ut.

Vi förslår att det för samtliga databaser införs bestämmelser in-

som nebär att regeringen får meddela föreskrifter om att enskilda får ha direktåtkomst till uppgifter sig själva. Regeringen, eller den myndig-

om het som regeringen bestämmer, bör dessutom genom föreskrifter närmare ange till vilka uppgifter direktåtkomst får förekomma.

6.8 Bevarande och av

gallring uppgifter

Vårt förslag: Bestämmelser gallring och bevarande uppgifter

om av

i databaser skall förenklas i förhållande till vad allmänt gäller

som

för personregister i dag.

För databaser som vi bedömer vara känsliga från integritetssyn-

punkt skall i lag som huvudregel slås fast att uppgifter skall gallras

efter viss tid. Regeringen eller den myndighet regeringen be-

som

stämmer Riksarkivet skall dock ha möjlighet att meddela före-

skrifter dels om undantag från huvudregeln, dels att uppgifter

som undantas från gallring skall överlämnas till arkivmyndighet.

För databaser som mindre integritetskänsliga skall

anser vara

endast arkivlagens bestämmelser tillämpas.

6.8.1 Behovet bestämmelser

av om gallring

Vi konstaterar tidigare att det uppstår integritetsproblem när stora mängder uppgifter om enskilda personer samlas hos myndigheter, i synnerhet som dagens teknik tillåter att avancerade sammanställningar av information kan göras ett enkelt sätt avsnitt 4.2. En metod

se att minska integritetskänsligheten är att till att uppgifter inte längre

se som behövs för en myndighets verksamhet inte finns kvar i myndighetens uppgiftssamlingar eller register. För att uppnå detta krävs bestämmelser om gallring av uppgifter eller överlämnande uppgifter till

om av en arkivmyndighet.

Vid utformningen gallringsbestämmelser måste det dock hållas i

av minnet att offentlighetsprincipen för den inte skall bli verknings-

- att lös ställer krav att vissa uppgifter bevaras för framtiden. Uppgifter

får i princip aldrig gallras i sådan omfattning att det äventyrar arkivens roll som en del av kulturarvet eller något de tre huvudändamålen med

av arkivverksamheten. Även efter genomförd gallring måste arkiven såle-

SOU 1999: l05 Behandling i databaser 267

des kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, rättsskipningens och förvaltningens behov samt forskningens behov. Det är alltså inte så enkelt att bara ange att samtliga uppgifter skall gallras när de inte behövs för verksamheten. Tvärtom behövs en avvägning mellan integritets- och offentlighetsintresset. Detta är viktigt inte minst i en tid då mängder av uppgifter finns endast i elektronisk form. En total gallring av uppgifter i ett dataregister kan med andra 0rd omöjliggöra en senare rekonstruktion av händelseförlopp. Integritetsintresset tjänas inte alltid bäst av att så många uppgifter som möjligt gallras. I vissa fall har bevarandet av känsliga uppgifter visat sig vara till stor fördel för enskilda. Som exempel kan nämnas steriliseringsfrågan. Ett stort antal personer kan efter många år få upprättelse för tidigare allvarliga integritets-

nu kränkningar, just grund av att de känsliga uppgifterna inte har förstörts, utan i stället har bevarats och därigenom kunnat utgöra underlag för att rekonstruera historiska händelseförlopp.

Grundläggande bestämmelser om bevarande och gallring

av uppgifter hos myndigheter finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen

och arkivlagen 1990:782. Innebörden av dessa bestämmelser redovisas i

avsnitt 2.6. I dag kompletteras dessa regler ofta med särskilda bestämmelser i registerförfattningama. Gallringsbestämmelsema i de författningarna är i flera fall svåra att tillämpa på grund den detaljerade

av uppläggningen av bestämmelserna. Enligt vår bedömning finns det behov av klara och enkla regler om gallring i de lagar skall reglera be-

som handling av personuppgifter i myndighetsverksamhet. Hur dessa bestämmelser bör utformas kan bero sådana omständigheter

som omfattningen av och integritetskänsligheten hos de registrerade uppgiftema.

6.8.2 Alternativa metoder för beva-

reglering av rande och gallring

Vi har funnit att det finns fem huvudaltemativ till hur gallrings- och bevarandefrågor kan regleras i speciallagstiftningen för behandling

av personuppgifter i myndighetsverksamhet, nämligen

att inte ha några särbestämmelser över huvud taget,

att ange att regeringen eller Riksarkivet får besluta gallring skall

ske,

att ange att samtliga uppgifter skall gallras och när det skall göras,

men ge regeringen eller Riksarkivet möjlighet att besluta

om un-

dantag,

268 Behandling i databaser SOU 19991105

att i detalj ange vilka uppgifter som skall gallras eller bevaras och

när gallring skall göras, men ge regeringen eller Riksarkivet möj-

lighet att besluta om undantag, eller

att ange att samtliga uppgifter skall gallras och när det skall göras,

utan möjlighet för regeringen eller Riksarkivet att besluta om un-

dantag.

För integritetskänsliga databaser är det enligt vår bedömning tveksamt att tillämpa alternativ Det skulle innebära att lagstiftaren inte hade någon direkt kontroll över gallringsförfarandet för de aktuella uppgifterna, utan att de generella och allmänna bestämmelserna i arkivlagen skulle gälla fullt ut. Tekniken har i och för sig använts i annan lagstiftning som rör känsliga uppgifter, men det har då funnits särskilda skäl för det. I lagen 1998:543 om hälsodataregister saknas bestämmelser om gallring, vilket innebär att arkivlagens bestämmelser blir tillämpliga. Regeringen konstaterade i förarbetena alltför omfattande

att en gallring kunde leda till att det inte finns tillräckligt med material för t.ex. epidemiologiska undersökningar, medan alltför begränsad gall-

en ring kunde leda till att känsliga uppgifter om enskilda i onödan.

sparas På grund av svårigheterna med att i lagform reglera flera olika register som förändras över tiden avseende innehåll stannade regeringen

m.m., vid att låta arkivlagens bestämmelser gälla prop. 1997/98: 108 59 f..

Även alternativ 2 kan ifrågasättas från integritetssynpunkt.

En tilllämpning av den metoden skulle innebära att alla uppgifter i databas

en bevaras, om det inte särskilt föreskrivs eller beslutas att de skall

om gallras. För omfattande uppgiftssamlingar är det knappast lämplig

en metod ur någon synvinkel. Inte minst kan problem uppstå när kate-

nya gorier av uppgifter tillkommer. Det skulle då krävas särskilda beslut eller föreskrifter för att dessa uppgifter över huvud taget skulle gallras. En underlåtenhet att reglera gallring skulle leda till uppgifterna be-

att varas utan tidsgräns.

Om alternativ 3 kan sägas att det är metod utgår från att det

en som i lag ställs upp huvudregler för när gallring skall ske. Regeringen eller Riksarkivet kan sedan besluta eller meddela föreskrifter vissa

om att kategorier av uppgifter skall gallras vid tidigare tidpunkt medan

en andra uppgifter skall bevaras under längre tid eller inte gallras över huvud taget. Detta innebär fördel från författningssynpunkt, efter-

en som särskild reglering behöver göras endast när det finns skäl för det. En ytterligare fördel med en sådan metod är att det direkt i lagtexten finns en säkerhetsventil mot att stora uppgiftssamlingar innehåller uppgifter inte har något faktiskt värde, grund sin

som men som av omfattning kan vara skadliga från integritetssynpunkt. Det bör dock noteras att metoden ställer krav att det efter hand tas ställning till

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 269

hur nya uppgiftskategorier skall behandlas, eftersom de annars kan komma att gallras ut helt utan att material bevaras för framtiden.

En fördel med alternativ 4 är att det direkt i lag klargörs vad som gäller för olika kategorier av uppgifter. Det torde därför inte krävas någon större författningsreglering i efterhand av regeringen eller Riksarkivet. Alternativet har dock nackdelen att lagstiftningen kan komma att bli onödigt detaljerad och svårtillämpad. Så är t.ex. fallet i dag med skatteregisterlagens gallringsbestämmelser. Därtill kommer att lagen eventuellt skulle behöva ändras i samband med att nya uppgiftskategorier tillförs eller tas bort från databasen, vilket i möjligaste mån bör undvikas. Slutligen kan det hävdas att en sådan ordning kräver mycket noggranna överväganden om vilka uppgifter som behöver bevaras

av olika skäl som t.ex. för forskningens behov. Sådana gallringsutredningar är det tveksamt om riksdagen skall behöva ta ställning till.

När det gäller alternativ 5 är det enligt vår bedömning klart att nackdelarna är så stora att metoden inte bör komma i fråga. Förutom problemen som även gäller för alternativ 4 med att lagbestämmel-

- serna av nödvändighet måste bli detaljerade, tillkommer risken att

samhällets behov av att uppgifter bevaras blir eftersatt.

6.8.3 Olika metoder för olika databaser

Vi gör bedörrmingen att metod innebär att endast arkivlagens

en som bestämmelser skall tillämpas alternativ l ovan bör kunna tillämpas i de fall då databaserna olika skäl inte kan särskilt integritets-

av anses känsliga. Några särskilda regler bevarande och gallring

om för att garantera enskildas integritet lär då inte behövas, samtidigt arkiv-

som lagens bestämmelser säkerställer att uppgifter bevaras i den omfattning

som offentlighetsprincipen kräver.

För databaser som är mer integritetskänsliga att det lämpli-

anser gaste är att tillämpa en metod som innebär att det i lagtexten hu-

anges vudregler för när gallring skall ske, att regeringen eller den

men myndighet som regeringen bestämmer, Riksarkivet, möjligheter fö-

ges att reskriva eller fatta beslut om undantag när det motiverat altema-

anses tiv 3 ovan. Denna lagstiftningsteknik gör det möjligt att ta hänsyn till såväl offentlighets- som integritetsintressen, utan att det samtidigt krä-

ver en mer omfattande eller tillkrånglad författningsreglering. Att

uppgifter skall gallras databas innebär inte med nödvändighet

ur en att uppgifterna raderas från lagringsmediema eller förstörs sätt.

annat Det kan vara tillräckligt att åtgärder vidtas så att uppgifterna inte är tillgängliga för myndigheten i den löpande verksamheten. Det kan finnas anledning att i någon form bevara uppgifter inte längre bör finnas

som

270 Behandling i databaser

tillgängliga i en databas. I de fall uttryckliga gallringsbestämmelser skall finnas för en databas, föreslår vi därför att regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall ges möjlighet att meddela föreskrifter om att uppgifter som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. Med en sådan ordning är det möjligt att utnyttja den kunskap och överblick som arkivmyndighetema besitter i fråga om arkivbildning. Därigenom kan irreparabla misstag i form av oåterkallelig och från arkivbildningens synpunkt felaktig gallring lättare undvikas. Vilken metod som enligt vår uppfattning lämpar sig bäst för de olika databaserna, redovisar vi i 8 kap. i samband med den närmare genomgången av bl.a. gallringsbestämmelsema i våra lagförslag för skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket.

6.9 vid

Myndigheters avgiftsuttag

utlämnande av

uppgifter

Vårt förslag: En myndighet är personuppgiftsansvarig för som behandling av uppgifter i databas, skall få ta ut avgifter för att en lämna ut uppgifter ur databasen. Regeringen skall meddela nämnare föreskrifter avgiftsuttag. om Rätten för myndigheter att ta ut avgifter skall inte få innebära

inskränkning i rätten att enligt tryckfrihetsförordningen ta del och

av mot fastställd avgift få kopia eller utskrift allmän handling. av

6.9.1 Riksrevisionsverkets

rapport om avgiftsuttag inom offentlig sektor

Regeringen gav år 1995 Riksrevisionsverket i uppdrag att ta fram prin-

ciper för prissättning informationstjänster inom den offentliga sek-

av torn. Uppdraget omfattade att "ta fram enhetliga principer för prissättning av avgiftsbelagda uttag databaser med elektroniskt lagrade ur uppgifter. Sådant uttag angavs kunna ske direktuppkoppling, genom utskrifter, överföring uppgifter till diskett, cd-skiva eller liknande. av Med databas avsåg man data ordnade i dataregister för ett eller flera ändamål". Riksrevisionsverkets uppdrag genomfördes i - som samarbete med Statistiska centralbyrån och Statskontoret presenterades i -

rapporten Principer för prissättning informationstjänster RRV

av 1995:64.

SOU 1999; 105 Behandling i databaser 27

Riksrevisionsverket föreslog i rapporten att en enhetlig princip för prissättning av uttag av information ur databaser skulle tillämpas inom den offentliga sektorn, om inget annat beslutas särskilt. Principen innebär att avgifterna för uttagen skall beräknas så att samtliga kostnader för att framställa och distribuera uttagen täcks.

Fyra tänkbara motiv för avgiftsbeläggning av informationstjänster redovisades:

finansiella skäl statsbudgeten avlastas, fördelningspolitiska skäl det kan anses skäligt att den efter-

som frågar tjänst och orsakar kostnader får betala,

en som

0 avgifterna kan användas i styrande syfte,

ökat kostnadsmedvetande.

Riksrevisionsverket pekade vissa hinder för att avgiftsbelägga uttag av uppgifter ur offentliga databaser. Först och främst garanterar offentlighetsprincipen i 2 kap. tryckfrihetsförordningen rätten för enskilda att kostnadsfritt ta del information i form allmänna handlingar och

av av att mot fastställd avgift få del av kopia eller utskrift. Bestämmelser

om sådana avgifter finns i 15-24 §§ avgiftsförordningen 1992:191. Av 15 kap. 4 § sekretesslagen 1980:100 samt 4 och 6 §§ förvaltningslagen 1986:223 följer att myndigheter har serviceskyldighet

en gentemot enskilda eller andra myndigheter som innebär att information under vissa förutsättningar skall tillhandahållas avgiftsfritt. En tredje

omständighet som kan förhindra avgiftsuttag är i lagstiftning föreskriven uppgiftsplikt. Statsmakten kan härigenom ha ålagt myndighet att

en avgiftsfritt föra över uppgifter till myndighet. Slutligen kon-

en annan staterar Riksrevisionsverket att avgiftsuttag inte får motverka syftet med en myndighets verksamhet. En myndighet kan i sin verksamhet vara betjänt av att uppgifter sprids i största möjliga omfattning, och

att under sådana omständigheter avgiftsbelägga rätten till informationen kan missgynna myndigheten.

6.9.2 Regeringens

syn avgiftsuttag

Regeringen markerade i 1997/98:136, Statlig förvaltning i med-

prop. borgarnas tjänst, att enkel, säker och kostnadseffektiv tillgång till

en samhällets grundläggande information, eller grunddata, väsentlig

är av betydelse såväl för den offentliga förvaltningen för medborgare

som och företag samt att de möjligheter tillkommit att enkelt del

som ta av myndigheters information till följd deras IT-anpassning måste

av tas

272 Behandling databaser SOU 19991105

till vara. Med grunddata avsåg regeringen offentlig information med bred användning som är av vikt för samhällets effektivitet.

Regeringen konstaterade att principen för avgiftssättning i fråga

om myndigheters tillhandahållande olika och tjänster är full

av varor kostnadstäckning enligt beslut riksdagen prop. 1989/902138,

av 1989/90:FiU38, rskr. 1989/902289 och att bestämmelser detta finns

om i avgiftsförordningen 1992:191, men att det saknas uttrycklig reglering av tillhandahållande av uppgifter i elektronisk form. Regeringen fann att den avgift myndighet får ta ut bör begränsas för att för-

som en bättra tillgängligheten till elektroniskt lagrad information. Avgiften bör därför grundas på kostnaden för att ta fram och distribuera inforrnationen, medan de indirekta kostnaderna för att bl.a. samla in och lagra informationen inte bör räknas in.

6.9.3 inom

Regeringsbeslut om avgiftsuttag skatteförvaltningen och exekutions väsendet

Regeringen beslutade den 30 mars 1995 att medge att Riksskatteverket, skattemyndighetema och kronofogdemyndigheterna får ta ut avgift för att lämna ut uppgifter regionala folkbokföringsregister, skatteregis-

ur ter, regionala fastighetstaxeringsregister, utsökningsregistret

samt re-

gistren för betalningsföreläggande och handräckning. Medgivandet

gällde inte utlämnande följer offentlighetsprincipen eller

som av annars av en skyldighet enligt lag eller förordning att lämna ut uppgifter. Beslutet, som gällde till utgången 1995, har vid flera tillfällen

av ersatts av nya beslut, varigenom regeringen förlängt medgivandet

att ta ut avgifter. Det senaste beslutet fattades den 3 december 1998 och gäller till den 1juli 2001.

Rätten att ta ut avgifter enligt regeringens beslut har de olika

av myndigheterna utnyttjats i olika omfattning. Avgifter tas bl.a. inom

ut exekutionsväsendet för utlämnande uppgifter till kreditupplysnings-

företag samt inom skatteförvaltningen för utlämnande till kreditupplysningsföretag, kommuner, landsting och församlingar. Redovisningen för Riksskatteverket, skattemyndighetema och kronofogdemyndighe-

terna är utformad på sådant sätt att det i efterhand inte är möjligt

att mer exakt ge besked om vilka avgiftsintäkter härrör från avgifts-

som belagt utlämnande med stöd av regeringens medgivande. En överslagsberäkning från Riksskatteverket dock vid handen

ger att merparten av intäkterna kommer från exekutionsväsendets utlämnande till kreditupp-

lysningsföretag.

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 273

6.9.4 När bör få tas ut

avgifter

Såsom Riksrevisionsverket har redovisat i sin rapport Principer för prissättning informationstjänster RRV 1995:64 kan det finnas

av olika skäl för myndighet tar ut eller avstår från att ta ut avgifter

att en

avsnitt 6.9.1. Vi vilket vi motiverar nedan, att det för skattese anser, förvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket är möjligt att slå fast vissa grundläggande principer kan vara vägledande för när avgifter

som skall tas ut respektive inte tas ut vid utlärrmande ur databaser, nämligen följande:

0 avgifter skall normalt tas ut inom folkbokföringsverksamheten oav-

sett till vem uppgifter lärrmas ut, 0 avgifter skall normalt tas ut inom samtliga verksamheter när ut-

lämnade sker till enskilda subjekt, 0 avgifter skall normalt tas ut inom samtliga verksamheter när upp-

gifter lämnas ut i form av sammanställningar statistiska beräkningar e.d. till myndigheter eller enskilda,

0 avgifter bör inte tas ut vid utlärrmande av uppgifter till statliga myn-

digheter, 0 avgifter bör inte tas ut när den utlärrmande myndigheten själv har

nytta av att utlärrmande sker i så stor omfattning som möjligt.

Det grundläggande syftet med folkbokföringen är att tillgodose

samhällets behov av folkbokföringsuppgifter, vilket skulle kunna tala för att avgifter inte skall tas ut i den verksamheten. Det kan nämligen argumenteras för att ett frekvent utlärrmande av folkbokföringsuppgifter kommer samhället tillgodo på olika sätt, t.ex. genom ökad effektivitet inom den offentliga sektorn. Folkbokföringsverksamheten belastas dock i olika hög grad av myndigheter m.fl. i samhället när det gäller uttag av uppgifter, vilket innebär att avgiftsfrihet skulle leda till en snedfördelning av kostnadsansvaret för verksamheten. Enligt vår mening finns det fog för principen att kostnaden för uppgiftsuttagen skall fördelas mellan dem som tar del av uppgifterna i proportion till mängden uppgifter som de får del Vi är därför den uppfattningen att auto-

av. av matiserat utlämnande av folkbokföringsuppgifter bör avgiftsbe-

vara lagt. En följd av denna principiella inställning är att vi inte anser att det finns några bärande skäl för att bevara den avgiftsfrihet i dag

som gäller inom folkbokföringen för utlämnande av uppgifter i aviseringsregistret till Rikspolisstyrelsen, Riksförsäkringsverket, Totalförsvarets pliktverk, Lantmäteriverket och Statistiska centralbyrån

Enskilda har normalt möjlighet att få tillgång till uppgifter med stöd av tryckfrihetsförordningen. För sådant uppgiftsutlämnande finns sär-

274 Behandlingi databaser SOU 19991105

skilda bestämmelser avgifter. När enskilda vill del större om ta av en mängd uppgifter på medium för automatiserad behandling vilket inte omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser markav t.ex. nadsföringsskäl eller andra orsaker betingas bedriven av som av näringsverksamhet, finns det enligt vår mening anledning att låta dem

som drar nytta av uppgifterna att bidra ekonomiskt till den verksamhet

från vilken utlämnandet sker. Vid utlämnande elektronisk till väg enskilda bör de utlämnande myndigheterna således få ta ut avgifter.

När en myndighet beställning andra myndigheter m.fl. gör av statistiska sammanställningar eller andra beräkningar automatiserad

väg av uppgifter i databaser, är det enligt vår mening rimligt bestälatt laren bär kostnaden för de behandlingar ligger till grund för utlämsom nandet. Detsamma bör gälla när det finns efterfrågan statien t.ex. stiska sammanställningar regelmässigt tillhandahålls som av en myndighet utan att det uttryckligen är beställning från eller flera suben ett jekt. Enligt vad har erfarit är sådant utlämnande främst aktuellt för Tullverket.

Mellan bl.a. Tullverket och myndigheter inom skatteförvaltningen

förekommer ett nära samarbete i ett antal frågor. Det gäller främst kon-

trollverksamhet avseende mervärdesskatt och punktskatter. m.m. När myndigheter med näraliggande verksamheter lämnar uppgifter till ut varandra, är det enligt vår uppfattning inte rimligt avgifter att tas ut. Tvärtom är det värdefullt att ett sådant utbyte uppgifter av flyter så smidigt som möjligt och att belägga sådant utlärrmande med avgifter är enligt vår mening inte motiverat från någon synpunkt. Även det inte när förekommer ett direkt löpande samarbete mellan myndigheter, anser att mycket talar för att avgifter inte bör statliga myndigheter. tas ut av När en statlig myndighet begär uppgifter från exempelvis en skatteeller kronofogdemyndighet, får det förutsättas att uppgifterna är avsedda att användas ett för värdefullt Även staten sätt. om det kan argumenteras för att kostnaden för utlämnande uppgifter av mellan statliga myndigheter budgeteringsskäl bör fördelas, av anser inte att det finns bärande skäl för Rikspolisstyrelsen att t.ex. eller Riksförsäkringsverket m.fl. skall betala avgifter för uppgifter från skatteförvalt-

ningen, exekutionsväsendet eller Tullverket de behöver som i sin verksamhet. Undantag från denna princip bör dock göras vid löpande uttag

av folkbokföringsuppgifter se folkbokföringsuppgifter.

ovan om Det förekommer att myndigheter elektronisk väg tillhandahåller eller vill ha möjlighet att tillhandahålla uppgifter för - att de skall få så omfattande spridning möjligt. I de fallen kan det som närmast vara hämmande för verksamheten att avgiftsbelägga utlämnandet och sådana

uppgifter bör således tillhandahållas kostnadsfritt. Som exempel uppgifter vilka bör få så stor spridning möjligt, kan som nämnas in-

SOU 1999: 105 Behandling i databaser 275

formation från skatteförvaltningen näringsidkares innehav av skatt-

om sedel.

6.9.5 En lagreglerad rätt att ta ut avgifter

En fråga inställer sig är det finns anledning att författningsreg-

som om lera rätten för myndigheter att ta ut avgifter vid utlämnande av uppgifter databaser. En sådan reglering skulle ersätta det i avsnitt 6.9.3

ur diskuterade medgivande regeringen har lämnat Riksskatteverket,

som skattemyndighetema och kronofogdemyndighetema att ta ut avgifter vid utlämnande från olika register. Om det medgivandet kan förväntas bli permanentat talar starka skäl för att direkt i den lagstiftning som skall reglera behandlingen personuppgifter ge myndigheterna rätt att

av ta ut avgifter. En sådan reglering skulle bli aktuell i flertalet av de lagar

föreslår. Avgifter får nämligen tas ut inom beskattningsverksamhet, folkbokföringsverksamhet, utsökningsverksamhet m.m. Det kan även finnas anledning att ha motsvarande reglering för Tullverkets databas.

Vi redovisar i föregående avsnitt vår inställning att avgifter

som under vissa förutsättningar bör få tas ut vid utlämnande från myndigheternas databaser. Vi föreslår därför att de myndigheter som berörs av våra lagförslag skall ges möjlighet att ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ut databaser. Det bör dock ankomma regeringen att närmare föreskriva om när och i vilken omfattning avgifter skall tas ut. Avgiftsuttag enligt den föreslagna bestämmelsen får naturligtvis inte inskränka rätten att ta del och mot i annan ordning fastställd av-

av gift få kopia eller avskrift av en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen.

Enskildas rättigheter 277

7 Enskildas

rättigheter

För att otillbörliga intrång i den personliga integriteten i största möjliga mån skall kunna undvikas i samband med behandling av personuppgifter, är det viktigt att enskilda ges möjlighet till insyn i vad som finns registrerat om dem i olika register och databaser m.m. En sådan rätt till information är särskilt viktig för att enskilda skall kunna kräva rättelse av felaktiga uppgifter som berör dem. När förvaltningsmyndigheter ändå behandlar uppgifter i strid med gällande regler, bör enskilda kunna få ersättning för skada och kränkning av den personliga integriteten. Av rättssäkerhetsskäl är det viktigt att myndigheternas beslut i frågor som rör rätten till information och krav att behandlade uppgifter är korrekta, kan överklagas av enskilda i den för förvaltningsbeslut gällande ordningen.

Vi har valt att i våra lagförslag samla bestämmelser om dessa rättigheter för enskilda dvs. information, rättelse, skadestånd och Överkla-

gande i ett särskilt kapitel, för att markera vikten av att hänsyn tas till

de registrerade och deras integritet.

1 Information

Vårt förslag: Personuppgiftslagens 1998:204 bestämmelser

information som skall lämnas till registrerade efter ansökan, skall i

huvudsak tillämpas vid behandling av personuppgifter inom skatte-

förvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket.

Information om i en databas förekommande elektroniska hand-

lingar som hör till ett ärende och som den enskilde har tagit del

av,

behöver inte omfatta annat än uppgift om att handlingarna behandlas

i databasen. Om den enskilde begär det skall dock informationen va-

ra fullständig.

278 Enskildas rättigheter SOU 19991105

7. l bestämmelser

Personuppgiftslagens om

information

Innehållet i bestämmelserna information till den registrerade i om personuppgiftslagen har kortfattat redogjort för i avsnitt 2.4 och bestäm-

melserna kommenteras även i förarbetena till personuppgiftslagen

prop. 1997/98:44 och Datalagskommitténs betänkande SOU 1997:39.

Av 23 § personuppgiftslagen framgår att den personuppgiftsansvari-

ge självmant skall informera enskild behandling uppgifter en om av som samlas från den enskilde själv. Den information skall lämsom nas är uppgift om den personuppgiftsansvariges identitet, ändamålen

med behandlingen samt övrig information behövs för som att den registrerade skall kunna ta till sina rättigheter. Bestämmelsen har vara sin grund i artikel 10 i dataskyddsdirektivet och någon möjlighet- eller

något skäl för att inte låta bestämmelsen tillämplig på behand- - vara ling av personuppgifter i de för aktuella verksamheterna oss har inte funnit. Annorlunda är det med 24 § personuppgiftslagen, där det i enlighet med artikel 11 i dataskyddsdirektivet den registrerade anges att skall infonneras även när uppgifter har samlats från

någon annan

källa än honom själv. Sådan information behöver nämligen inte lämnas

om det finns bestämmelser registrerandet i lag eller om en annan författning. När behandling personuppgifter hos myndighet av en regleras i särskild lagstiftning, med bestämmelser vad får registreras om som och hur uppgifterna i övrigt får hanteras, krävs således inte enligt personuppgiftslagen att sådan information Vi har inte funnit ges. skäl för att Tullverket eller myndigheter inom

skatteförvaltningen

och exekutionsverket trots detta skall lämna sådan information. Bestämmelsen bör således inte tillämpas på behandling enligt den av oss föreslagna

lagstiftningen. En av de från integritetssynpunkt viktigaste bestämmelserna

i dataskyddsdirektivet återfinns i artikel 12 och innebär a, att enskilda har rätt att få information den personuppgiftsansvarige av om personuppgifter som rör den sökande behandlas eller inte. Om uppgifter behandlas skall information lämnas vilka uppgifter det sig om rör om, varifrån uppgifterna har hämtats, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier mottagare uppgifterna av som lämnas ut. Bestämmelsen har sin motsvarighet i 26 § personuppgiftslagen, där enskilda garanteras denna rätt till information efter ansökan. I nämnda paragraf anges även att information inte behöver lämnas om personuppgifter i löpande text inte har fått som sin slutliga utformning när ansökan gjordes eller utgör minnesanteckning eller liknande, som under förutsättning att uppgifterna inte har lämnats till tredje ut man. Bestämmelsen i personuppgiftslagen bör tillämplig vid vara behandling av per-

Enskildas rättigheter 279

sonuppgifter enligt den föreslagna lagstiftningen. I ett avseende

av oss har vi dock ansett att det finns skäl att ha särskilda regler om informationsskyldigheten, nämligen i fråga om information om elektroniska handlingar se avsnitt 7.1.3.

Även 27 § personuppgiftslagen skall tillämplig be-

anser vara handling personuppgifter enligt den oss föreslagna lagstiftningen.

av av Det innebär att det i lag eller annan författning eller i beslut som

om har meddelats med stöd författning särskilt har föreskrivits att upp-

av gifter inte får lämnas ut till den registrerade, så gäller inte de ovan redovisade bestämmelserna i personuppgiftslagen om information. Detta undantag från rätten till information är i många fall nödvändigt för att myndigheter skall kunna utföra sina arbetsuppgifter ett ändamålsenligt sätt. Som exempel kan nämnas att en skattemyndighet måste ha möjlighet att behandla uppgifter inför en förestående revision, utan att dessa uppgifter kommer till den skattskyldiges kännedom.

1 Inforrnationsskyldigheten

För behandling av personuppgifter i skatteförvaltningens och exekutionsväsendets verksamheter föreslår att personuppgiftsansvaret skall fördelas så att en myndighet är personuppgiftsansvarig för den behandling som ankommer myndigheten se avsnitt 5.2.2. Det innebär att det i fråga om information till registrerade som enligt 26 § personuppgiftslagen skall lämnas av den personuppgiftsansvarige efter ansökan, kan bli aktuellt att fördela informationsskyldigheten mellan flera myndigheter.

För att undvika situationer där en enskild måste vända sig till såväl Riksskatteverket som samtliga regionala skatte- eller kronofogdemyndigheter för att få fullständig information om all behandling inom skatteförvaltningen eller exekutionsväsendet som rör honom eller henne, har övervägt möjligheten att ålägga den skatte- eller kronofogdemyndighet hos vilken ansökan görs skyldighet att lämna fullständig information. Vi att det lämpligaste från de enskildas synpunkt

anser vore att den som exempelvis vill ha information om personuppgifter rörande honom eller henne som behandlas i beskattningsdatabasen, vänder sig till sin regionala skattemyndighet. Förutom att detta normalt är den myndighet som den enskilde har lättast att komma i kontakt med, så är det vanligtvis den myndighet som registrerar uppgifter om den enskilde i samband med taxering eller liknande.

Det har emellertid visat sig att de datasystem som används i dag inte utan betydande merarbete från myndigheternas sida tillåter sådan

en ordning. Det är t.ex. inte tekniskt möjligt för en skattemyndighet att

280 Enskildas rättigheter SOU 19991105

komma uppgifter i samtliga de register förs andra skattemynsom av digheter. Enligt uppgift från Riksskatteverket är det möjligt det skulatt kunna ta så mycket som 80 årsarbetskrafter i anspråk inom skatteförvaltningen att fullgöra en sådan skyldighet innan de tekniska lösningar som krävs för att ett smidigt sätt hantera informationsöverföringen mellan myndigheter finns tillgängliga. Vi avstår därför från att lämna ett förslag det angivna sättet utformad informationsom en skyldighet. Således skall personuppgiftslagens bestämmelser tillämpas, vilket innebär att myndighet är skyldig att lämna information endast en om sådan behandling som den för. ansvarar Även utan en författningsreglerad skyldighet bör emellertid den myndighet inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet som en enskild vänder sig till för att ansöka informationen, i möjliga om största utsträckning vara honom eller henne behjälplig i samband genom att med att information lämnas upplysningar möjligheten ge om att personuppgifter behandlas även hos andra skatte- eller kronofogdemyndigheter. I den omfattning det är möjligt bör myndigheten begäran även tillhandahålla information personuppgifter behandlas om som av andra myndigheter inom skatteförvaltningen respektive exekutionsväsendet. Vi har erfarit att det redan i dag förekommer enskilda att genom att vända sig till en enda skattemyndighet kan få information om uppgifter som behandlas hos andra skattemyndigheter eller hos Riksskatteverket. När de tekniska lösningarna finns krävs för att det skall som vara möjligt för en enda skatte- eller kronofogdemyndighet tillhandahålla att information all behandling inom

om skatteförvaltningen eller exeku-

tionsväsendet, bör emellertid enligt vår uppfattning frågan författom

ningsreglering övervägas nytt.

7.1.3 Information om elektroniska handlingar i databaser

Undantag för elektroniska handlingar

Den som finns registrerad i ett personregister har enligt 10 § datalagen 1973:289, i den mån lagen är tillämplig, från rätt att den registeransvarige få underrättelse innehållet i personuppgift om som ingår i personregistret, s.k. registerutdrag. Innehållet behöver inte återges i den tekniska form det är registrerat alla betydelsefulla men detaljer i innehållet skall finnas med. I 18 § skatteregisterlagen 1980:343 och 10 a § utsökningsregisterlagen 1986:617 finns dock särbestämmelser om registerutdrag. Där sägs att i ett registerutdrag enligt datalagen be-

SOU l999:l05 Enskildas rättigheter 281

höver, i fråga regionala register, uppgift i handling som har getts in

om av enskild eller som den registeransvarige har expedierat till den registrerade inte tas med. Om uppgiften finns i ett ärende rörande den som begärt registerutdraget, skall det framgå av utdraget att uppgiften inte finns med i utdraget. Innebörden av de återgivna bestämmelserna är i princip att elektroniska handlingar i dag inte behöver skickas ut i ett registerutdrag, om handlingen har getts av eller expedierats till den registrerade.

Vi anser att det finns skäl att överväga möjligheten att göra undantag för elektroniska handlingar även när enskilda skall informeras enligt 26 § personuppgiftslagen. När en person som är part i ett ärende begär att få information av en myndighet om vilka personuppgifter som behandlas rörande honom eller henne, kan det sättas i fråga om det finns några sakliga skäl för att han eller hon skall få del av kopior av egna handlingar som skickats till myndigheten och som lagras elektroniskt där. Detsamma kan sägas i fråga om handlingar har

som upprättats av myndigheten eller som har getts till myndigheten av någon annan än den registrerade själv, om den registrerade har tagit del

av handlingarna. Det bör även tas i beaktande att antalet elektroniska handlingar i olika databaser med stor sannolikhet kommer att öka väsentligt i framtiden, efter hand som den datoriserade hanteringen tar över pappershanteringen. Det finns därför risk att den begär

en som information vilka uppgifter behandlas honom eller henne,

om som om får del av så stora mängder uppgifter att det kan svårt att tillägna

vara sig informationen. Under förutsättning att den registrerade får tydlig information om att handlingar som han eller hon har skickat till eller fått från myndigheten finns registrerade samt att han eller hon får

en förteckning över dessa handlingar, finns det enligt vår mening inte några starka argument mot att göra undantag för de elektroniska handlingarna, eftersom innehållet i dessa är identiskt med de handlingar som den enskilde har tagit del För att bestämmelse ett sådant

av. en om undantag skall vara tillämpbar i praktiken bör det tillräckligt att

vara den personuppgiftsansvariga myndigheten finner det sannolikt att den registrerade har tagit del av handlingamas innehåll. I fråga hand-

om lingar som inte har skickats in av den enskilde själv, bör det således

vara tillräckligt att det hos myndigheten finns anteckningar att hand-

om lingen har expedierats till den registrerade. Vi föreslår således att elektroniska handlingar inte behöver lämnas ut till enskild i samband

en med personuppgiftsansvarig myndighet fullgör sin informations-

att en skyldighet enligt 26 § personuppgiftslagen, den enskilde har tagit

om del av handlingens innehåll.

Vi anser emellertid att enskilda inte helt skall fråntas rätten att med tillämpning av 26 § personuppgiftslagen ta del elektroniska hand-

282 Enskildas rättigheter SOU 19993105

lingar, som de har gett in eller som har expedierats till dem. Det är i och för sig möjligt för enskilda att ta del handlingarna med stöd

av av bestämmelserna i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och bestämmelsen i 16 § förvaltningslagen 1986:223 om partsinsyn. Till skillnad från vad som gäller enligt 26 § personuppgiftslagen ger emellertid inte dessa bestämmelser den enskilde rätt till kostnadsfri skriftlig information. För bestämmelserna i såväl tryckfrihetsförordningen förvaltningslagen

som gäller dessutom att de inte den enskilde rätt till särskild och direkt

ger upplysning om vilka handlingar som lagras elektroniskt. De nämnda bestämmelserna kan enligt vår uppfattning därför

inte ersätta personuppgiftslagens bestämmelse rätt till information. Vi föreslår därför

om att fullständig information om vilka uppgifter behandlas, således

som även uppgifter i elektroniska handlingar, skall lämnas den enskilde

om begär det.

Förslagets förhållande till dataskyddsdirektivet

Frågan är hur en modell som den beskrivna förhåller sig till data-

ovan skyddsdirektivet. Av artikel 12 i direktivet framgår att enskild har

a en rätt att från den personuppgiftsansvarige utan hinder få bekräftelse på om uppgifter som rör honom eller henne behandlas eller inte och information om åtminstone ändamålen med behandlingen, de berörda

uppgiftskategorierna och mottagarna eller mottagarkategoriema till vilka uppgifter utlämnas samt få begriplig information vilka uppgifter

om som behandlas och all tillgänglig information varifrån dessa

om uppgifter kommer. Bakgrunden till bestämmelsen finns beskriven i dataskyddsdirektivets ingresspunkt 41, där det bl.a. att alla måste

anges kunna utöva sin rätt att få tillgång till uppgifter rör dem och är

som som föremål för behandling, för att i detalj kunna försäkra sig

om att uppgifterna är korrekta och om att behandlingen är tillåten.

Av direktivets artikel 12 kan alltså utläsas att den registrerade

a skall få information vilka uppgifter behandlas. Ordalydelsen

om som synes ge visst utrymme för att uppgifterna inte behöver lämnas i det

ut registrerade skicket. I ingressen till direktivet sägs dock den regi-

att strerade skall få tillgång till uppgifter rör honom för att i detalj

som kunna avgöra om de är korrekta. Denna formulering något in-

synes skränka det utrymme som artikel 12 att endast lämna information

a ger om uppgifter. I de för aktuella fallen rör det sig dock uppgifter

oss om som den enskilde i detalj har kännedom sedan tidigare, eftersom

om handlingarna antingen har getts eller expedierats till honom med

av det registrerade innehållet. Att myndighet då i information till

en en registrerad tydligt anger vilka elektroniska handlingar behandlas i

som en databas i ett ärende som rör denne, torde enligt vår uppfattning

vara

Enskildas rättigheter 283

tillräckligt för att uppfylla dataskyddsdirektivets krav att de registrerade i detalj skall kunna kontrollera uppgifterna är korrekta eller

om inte. Det bör dessutom i detta sammanhang markeras att vi föreslår att fullständig information skall lämnas om det begärs särskilt.

Uppgifter i andras ärenden

Personer finns omnärrmda i handlingar som hör till ett ärende i

som vilket de inte själva är part, omfattas inte av en undantagsbestämmelse med den föreslagna lydelsen, om det inte är de själva som

av oss ovan har gett in handlingen. Eftersom de inte är parter i ärendet har de nämligen med största sannolikhet inte fått del av handlingarna. Det innebär emellertid inte att de har rätt att enligt 26 § personuppgiftslagen få information om behandlingen. Vi föreslår nämligen att endast ärendebeteckning, beteckning handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling skall vara tillåtna som sökbegrepp vid sökning efter elektroniska handlingar se avsnitt 6.4.5. Det innebär att myndigheterna saknar rättsliga befogenheter, och vanligen även tekniska möjligheter, att kontrollera i vilken omfattning uppgifter om en person behandlas i handlingar som hör till ett ärende som inte rör honom eller henne. Därmed har enligt vår mening en person som är registrerad ett sådant sätt inte heller rätt att kräva att myndigheten gör den typen av kontroller. Datalagskommittén har i betänkandet Integritet Offentlighet Informationsteknik SOU 1997:39, 392

- - s. som sin uppfattning, vilken vi instämmer anfört följande i den frågan.

Enligt vår mening är det inte rimligt att utforma informationsskyldigheten

ett sådant sätt att den tvingar fram förfaranden som i själva verket kan

hota den personliga integriteten. Den persondataansvarige bör, som ser

det, bara vara skyldig att utnyttja alla de sök- och sammanställningsmöjlig-

heter som han eller hon faktiskt och rättsligt har tillgång till för att fram

information att lämna till den registrerade. Därmed garanteras att den re-

gistrerade får tillgång till all information som den persondataansvarige

faktiskt kan fram om den registrerade, vilket måste anses tillräckligt; inte

ens EG-rätten kan tvinga någon att göra det som i praktiken är omöjligt.

Slutligen kan det vara värt att påpeka att information inte behöver lämnas om elektroniska handlingar ännu inte är färdigställda, dvs.

som beslutskoncept och liknande, oavsett att den registrerade inte har fått del av handlingarna. Som nämnts i avsnitt 7.1.1 görs nämligen i 26 § personuppgiftslagen undantag för uppgifter i löptext som inte fått sin slutliga utforrrming. Detsamma gäller för minnesanteckning eller liknande.

284 Enskildas rättigheter SOU 19991105

7.2 Rättelse

Vårt förslag: Personuppgiftslagens bestämmelse om rättelse av personuppgifter skall gälla vid behandling av personuppgifter inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket.

7.2.1 Personuppgiftslagens bestämmelse

rättelse

Innehållet i bestämmelserna om rättelse av felaktigt behandlade

personuppgifter i 28 § personuppgiftslagen redogör föri avsnitt 2.4 och bestämmelserna kommenteras även i förarbetena till personuppgiftslagen prop. l997/98:44 och Datalagskommitténs betänkande SOU 1997:39. I korthet innebär bestämmelsen att den personuppgiftsansvarige är skyldig att på begäran av den registrerade rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med lagstiftningen. När en personuppgiftsansvarig gör rättelse i fråga

om en personuppgift skall om den registrerade begär det eller be-

- om mer tydande skada eller olägenhet därigenom kan undvikas underrättelse

lämnas till tredje har fått del uppgiften. Sådan under-

man som av rättelse behöver dock inte lämnas det visar sig omöjligt eller

om vara om det skulle innebära oproportionerligt stor arbetsinsats. Bestäm-

en melsen har sin grund i dataskyddsdirektivets artikel

12 b och c.

Det är enligt vår uppfattning av väsentlig betydelse att

personuppgifter som behandlas felaktigt hos myndighet rättas för att intrång i

en den personliga integriteten skall undvikas. Bedömningen av om en uppgift har behandlats felaktigt måste göras mot bakgrund de bestäm-

av melser som gäller för behandlingen, oavsett det är grundläggande

om regler i personuppgiftslagen eller specialbestämmelser gäller för

som skatteförvaltningen, exekutionsväsendet eller Tullverket. Vi föreslår därför att bestämmelsen rättelse i 28 § personuppgiftslagen skall

om tillämpas vid behandling personuppgifter enligt de föreslagna

av av oss författningama.

7.2.2 När, hur och skall rättelse

av vem göras

Behandling i strid med lagstiftningen

En personuppgift skall rättas när den har behandlats felaktigt. I princip är all behandling av personuppgifter felaktig strider mot den lag-

som

SOU l999:lO5 Enskildas rättigheter 285

stiftning som reglerar behandlingen. Att i detalj ange vad som är felaktig behandling är därför inte möjligt, men något förenklat kan en indelning av olika fel göras i två grupper. Felaktig behandling kan för det första bestå i att personuppgifter är oriktiga till sitt innehåll, dvs. felet finns inbyggt i uppgifterna oriktiga uppgifter. Felaktig behandling kan även bestå i att personuppgifter, oavsett om de är korrekta eller inte, används ett felaktigt sätt i verksamheten, dvs. felet ligger i hur uppgifter används oriktig användning.

Oriktig användning kan exempelvis innebära att en uppgift används

ett sätt som är oförenligt med de ändamål för vilket den samlades in, att en otillåten uppgift förs i en databas eller att en uppgift inte gall-

inom föreskriven tid. Även underlåtenhet behandla ras att en personuppgift torde i vissa fall kunna innebära oriktig användning. Några generella hållpunkter för när uppgifter används ett oriktigt sätt är svårt att Den bedömningen måste göras mot bakgrund vilka be-

ge. av stämmelser som gäller för en viss behandling. Det är med andra ord lagstiftningens innehåll är avgörande för uppgift används

som om en ett oriktigt sätt.

I fråga om oriktiga uppgifter torde det vanligtvis inte några

vara svårigheter för den personuppgiftsansvarige att avgöra det förelig-

om ger en felaktig behandling. Typiska exempel förekomsten orikti-

av ga uppgifter är att fel personnummer eller fel adress har angetts för

en person. Sådana fel är det ofta enkelt för den personuppgiftsansvarige att konstatera ett objektivt sätt och det torde sällan råda någon oenighet i fråga om uppgiften är fel eller inte. Det är emellertid inte i alla situationer självklart om en uppgift är oriktig. Som exempel kan tas följande situation. En i sin självdeklaration att han har

person anger haft lO OOO kronor i inkomst näringsverksamhet. Denna uppgift be-

av handlas hos Skattemyndigheten, bl.a. genom att deklarationen bildfångas och lagras elektroniskt. Efter kontroll med den skattskyldige klargörs att inkomsten rätteligen skall 100 000 kronor. Även den

vara uppgiften behandlas hos skattemyndigheten. Är den ursprungliga

uppgiften då att anse som oriktig Den är självfallet oriktig så till vida att den inte korrekt återger ett verkligt sakförhållande, samtidigt riktig

men

så sätt att den korrekt återger vad den skattskyldige i sin

angav deklaration.

Enligt vår uppfattning måste bedömningen uppgift i ett

av om en fall som det ovanstående skall anses vara oriktig eller inte, dvs.

om uppgiften skall rättas, göras mot bakgrund vilka krav verksamheten

av ställer uppgiftsbehandlingen. I det nämnda exemplet är det

nyss orimligt att den ursprungliga uppgiften skall rättas i den elektroniskt lagrade deklarationen. Förutom att det skulle innebära att en allmän handling manipuleras, kan uppgiften behövas i ett ärende om skatte-

286 Enskildas rättigheter SOU 19991105

tillägg. Under förutsättning att den ursprungliga uppgiften har registrerats och därefter behandlats i enlighet med gällande rätt, kan den enligt vår uppfattning inte anses ha behandlats i strid med personuppgiftslagstiftningen och det kan därför inte ställas krav rättelse. Liknande situationer kan självfallet uppstå även hos kronofogdemyndigheter och hos Tullverket.

Även det inte är möjligt exakt definition vad är

om att ge en som en oriktig uppgift, anser att man bör ha som utgångspunkt att en uppgift, trots att den inte återger korrekt bild ett sakförhållande, inte

en av är oriktig i den bemärkelsen att den skall rättas, om den korrekt återger ett händelseförlopp i verksamheten och dessutom behövs i densamma. Bedömningen av om en uppgift behövs i verksamheten måste enligt vår uppfattning göras mot bakgrund av de primära ändamålen för en databas se avsnitt 6.2.2. Riktigheten av en uppgift som behandlas i beskattningsdatabasen måste således bedömas mot bakgrund skatte-

av förvaltningens behov av uppgiften i beskattningsverksamheten. Det får emellertid bli en fråga för framtida praxis att närmare lösningar på

ge problemen med att avgöra under vilka förutsättningar rättelse skall göras.

I det här sammanhanget är det viktigt att påpeka att frågan om rättelse av materiella förhållanden inte skall göras med stöd bestäm-

av melserna i personuppgiftslagen, utan med stöd den lagstiftning

av som gäller för den materiella verksamheten. En skattskyldig är miss-

som nöjd med skattemyndighetens beslut om vilken taxerad inkomst

som skall åsättas honom, skall självfallet begära omprövning beslutet

av med stöd av taxeringslagen. Den taxerade inkomsten kan inte materiellt ändras efter en begäran om rättelse enligt 28 § personuppgiftslagen

av den i databasen registrerade uppgiften.

Olika former av rättelse

Rättelse kan göras genom att en uppgift rättas, blockeras eller utplånas se avsnitt 7.2.1. Att personuppgift rättas innebär att den ersätts

en eller kompletteras med korrekta uppgifter. Med blockering

avses en åtgärd som vidtas för att personuppgifter skall vara förknippade med information om att de är spärrade och om anledningen till spärren. Att en uppgift utplånas innebär att den förstörs så att den inte kan återskapas. I personuppgiftslagen finns inga bestämmelser när viss

om en form av rättelse skall vidtas, utan det bör till den

vara upp personuppgiftsansvarige om en uppgift skall rättas, blockeras eller utplånas.

Det torde ofta inte några problem att avgöra hur rättelse skall

vara göras. Om en uppgift har blivit felaktig i samband med registreringen, t.ex. angivande av felaktig adress för en part i ett ärende, bör felet

Enskildas rättigheter 287

givetvis åtgärdas att uppgiften rättas, dvs. i nämnda exempel att

genom korrekt adress anges. Om en uppgift som enligt lagstiftningen över huvud taget inte får behandlas i databas ändå har registrerats, är den

en enda rimliga åtgärden att uppgiften utplånas. När uppgift befinns

en vara oriktig, men ändå är av betydelse i verksamheten, kan ett alternativ vara att uppgiften kompletteras med nya och korrekta uppgifter

samtidigt som den ursprungliga uppgiften blockeras.

Någon närmare vägledning hur rättelse skall göras är enligt vår

om mening inte möjligt att En bedömning vilken åtgärd är mest

ge. av som ändamålsenlig får göras i de enskilda fallen.

Personuppgiftsansvaret

Skyldigheten att göra rättelse åligger den personuppgiftsansvarige. För behandling av personuppgifter i skatteförvaltningens och exekutionsväsendets verksamheter föreslår ett delat personuppgiftsansvar så sätt att en myndighet är personuppgiftsansvarig för den behandling

som ankommer på myndigheten att utföra se avsnitt 5.2.2. Det innebär att det i fråga om den personuppgiftsansvariges skyldighet att på begäran av enskild göra rättelse, kan bli aktuellt att fördela så rät-

ansvaret att telse utförs av flera olika myndigheter. I praktiken torde det dock inte behöva medföra några problem att avgöra vilken myndighet

som ansvarar för att rättelse görs. Den myndighet vilken det ankommer

att registrera en uppgift i en databas för att uppgiften blir korrekt

ansvarar registrerad, medan de myndigheter vid tillfällen använder

som senare uppgiften var och en ansvarar för sin behandling. Ansvaret för

att uppgifter blir korrekt registrerade innebär inte endast för de

ett ansvar att uppgifter som registreras är riktiga, utan även för registrering fak-

att tiskt görs när det följer de bestämmelser gäller för verksam-

av som heten.

Liksom i fråga om informationsskyldigheten bör myndigheterna, för att undvika de problem det kan innebära att flera myndigheter kan

vara personuppgiftsansvariga, hjälpa enskilda med upplysningar vart de

om skall vända sig för att få rättelse till stånd avsnitt 7.1.2.

288 Enskildas rättigheter SOU 19993105

7.3 Skadestånd

Vårt förslag: Personuppgiftslagens bestämmelse om skadestånd skall tillämpas när personuppgifter behandlas enligt den särskilda lagstiftningen för skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket.

Enligt 48 § personuppgiftslagen skall den personuppgiftsansvarige ersätta den registrerade för skada och kränkning den personliga inte-

av griteten som en behandling av personuppgifter i strid med den lagen har orsakat. Rätten till skadestånd bör finnas även för skada och kränkning som uppstår när uppgifter behandlas i strid med de särskilda bestämmelserna i våra lagförslag. Vi förslår därför att bestämmelserna

skadestånd i 48 § personuppgiftslagen skall tillämpas när om personuppgifter behandlas i strid med den av oss föreslagna lagstiftningen.

7.4 Överklagande

Vårt förslag: Myndigheters beslut information skall läm-

om som

nas efter ansökan och om rättelse skall kunna överklagas hos allmän

förvaltningsdomstol. Andra beslut får inte överklagas.

Prövningstillstånd skall krävas vid överklagande till kammarrätt.

Vårt uppdrag omfattar regleringen behandling personuppgifter

av av hos olika förvaltningsmyndigheter. Beslut sådana myndigheter, med

av undantag för beslut av rent administrativ eller intern karaktär, di-

som rekt berör enskilda bör enligt vår mening kunna överklagas. De beslut som anser skall kunna överklagas är beslut att avslå ansökan

en om information om pågående behandling samt beslut att avslå begäran

en om rättelse. Andra beslut av den personuppgiftsansvariga myndigheten bör inte kunna överklagas. Frågor skadestånd och straff prövas

om av allmän domstol och berörs inte den föreslagna bestämmelsen.

Myndigheters beslut att avslå ansökan information pågå-

en om om ende behandlingar kan rätten att få besked i fråga

avse om personuppgifter behandlas eller inte samt rätten att få skriftlig information

om personuppgifter som behandlas. Överklagande bör möjligt i bägge

vara fallen. Den informationsskyldighet föreskrivs i 26 §

som personuppgiftslagen är i flera avseenden vidare än skyldigheten för myndigheter

Enskildas rättigheter 289

att enligt tryckfrihetsförordningen lämna ut allmän handling. Således skall informationen lämnas kostnadsfritt en gång per år samt innehålla upplysning varifrån uppgifterna har hämtats och vilka ändamålen

om med behandlingen är. Den möjlighet som enligt sekretesslagen finns att överklaga ett beslut om avslag en begäran att få ut en allmän handling, kan därför inte ersätta en särskild överklagandebestämmelse.

Besluten bör överklagas till allmän förvaltningsdomstol och det bör krävas prövningstillstånd vid överklagande till kammarrätten.

10 19-1588SkattTullExekulionNormer

Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 291

8 Särskilda bestämmelser för olika

verksamheter

Vårt uppdrag omfattar en översyn av registerlagstiftningen inom verksamheter som spänner över stora områden. Inom skatteförvaltningen hanteras personuppgifter och andra uppgifter i såväl beskattnings- som folkbokföringsverksamhet. Dessutom är skatteförvaltningen tillsam-

mans med länsstyrelserna och de kommunala valnämndema ansvarig

för verksamheten med val och folkomröstningar. Exekutionsväsendets uppgifter omfattar utsöknings- och indrivningsverksamhet, skuldsaneringsverksarnhet, verksamhet med betalningsföreläggande och handräckning summarisk process samt verksamhet med tillsyn i konkurs. Vidare ingår i vårt uppdrag att utreda register i Tullverkets verksamhet. Vi konstaterar i 4 kap. att så vitt skilda verksamhetsområden inte kan regleras enhetligt med avseende på behandling personuppgifter. I de

av flesta avseenden utgår dock den föreslagna lagstiftningen från enhetliga principer och våra lagförslag för de olika verksamheterna har därmed fått en likartad uppbyggnad. Ett flertal bestämmelser kan därför ha

en identisk eller liknande utformning för de olika verksamheterna.

Vi redogör i 5-7 kap. på allmänt plan för våra överväganden

ett mer i fråga om de bestämmelser är relevanta för samtliga våra lag-

som förslag. I detta kapitel redovisar vi vår inställning till de specifika bestämmelser bör gälla för respektive verksamhet. Även de

som mer verksamhetsanpassade bestämmelserna uppvisar emellertid i flera

avseenden betydande likheter med varandra. Vi har trots det valt att för varje lagförslag redovisa våra överväganden i sin helhet. Det innebär i och för sig att identiska eller liknande överväganden i vissa fall återges för varje lagförslag, det underlättar förhoppningsvis för den läsare

men som endast är intresserad av bestämmelserna i viss lag eller i fråga

en om exekutionsväsendet för en viss databas. Av betydelse för utforrn-

ningen av kapitlet är även det förhållandet att inte redovisar den närmare innebörden av enskilda bestämmelser i författningskommentar.

en Detta kapitel har därför delvis funktionen sådan kommentar.

av en

Vårt uppdrag omfattar anpassning registerlagstiftningen till

en av dataskyddsdirektivet samt främst i fråga skatteförvaltningens be-

- om skattningsverksamhet och exekutionsväsendets verksamheter

- en materiell översyn grundad andra överväganden. En utgångspunkt för

292 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

våra förslag har varit att, i den mån det är möjligt med hänsyn till dataskyddsdirektivet, inte försämra de möjligheter till behandling av personuppgifter och andra uppgifter som utförs av myndigheterna i dag i enlighet med gällande registerlagstiftning eller med stöd av tillstånd från Datainspektionen. En utgångspunkt för våra förslag har

annan varit att värna om ett stark integritetsskydd.

8.1 verk-

Skatteförvaltningens beskattnings

samhet

8.1.1 En särskild lag för beskattningsverksamheten

Vårt förslag: Behandling personuppgifter och andra uppgifter i

den del av Skatteförvaltningens verksamhet rör beskattnings-

som

frågor skall regleras i särskild lag.

Skatteförvaltningens verksamhet kan enligt förordningen 1990:1293 med instruktion för skatteförvaltningen delas i fyra huvudsakliga grenar. Den största delen frågor skatter, socialavgifter och

avser om pensionsgrundande inkomst, dvs. det sammanfattar under be-

som nämningen beskattningsverksamhet. Härutöver är det skatteförvaltningens uppgift att behandla frågor folkbokföring, allmänna val och

om brottsutredningar. När övervägt frågan den praktiska upplägg-

om ningen av lagstiftningen i fråga behandling personuppgifter och

om av

andra uppgifter i skatteförvaltningens verksamhet, har inledningsvis

konstaterat att frågor brottsutredningar ligger utanför vårt uppdrag.

om För den grenen av verksamheten finns särskild lag, nämligen

numera en lagen 1999:90 behandling personuppgifter vid skattemyn-

om av digheters medverkan i brottsutredningar.

Därefter har haft att beakta övriga verksamhetsgrenar skall

om regleras i en eller flera lagar. Avseende frågor val och folkomröst-

om ningar kunde vi redan vid ett tidigt stadium konstatera att de inte är helt anpassningsbara till de övriga verksamheterna, eftersom dessa frågor också innefattar myndigheter inte ingår i skatteförvaltningens

som 0rganisation. Förutom Riksskatteverket och skattemyndighetema är nämligen länsstyrelserna och de kommunala valnämndema ansvariga för arbetet med val och folkomröstningar. Den delen förvaltningens

av verksamhet bör därför av naturliga skäl regleras särskilt.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 293

Det är mindre självklart om beskattnings- och folkbokföringsfrågor bör regleras gemensamt eller var för sig. Dessa verksamhetsgrenar utgör kärnan i skatteförvaltningen och gemensamt för dem är att de innefattar en mycket omfattande behandling av personuppgifter berör

som hela eller i stort sett hela Sveriges befolkning. Ett flertal argument kan föras fram för ståndpunkten att beskattningsfrågor bör regleras i en lag och folkbokföringsfrågor i För det första är verksamhetsgre-

en annan. narna organisatoriskt åtskilda så sätt att uppgifterna inte behandlas av samma personalkategorier. Dessutom är sekretesskyddet väsentligt strängare för uppgifter inom beskattningsverksamheten än inom folkbokföringen. För det andra har de frågor som hanteras respektive

av verksamhetsgren inte någon egentlig saklig anknytning till varandra. För det tredje är typerna av uppgifter behandlas så olika, att det är

som svårt att se någon lagteknisk vinst med reglering. De

en gemensam argument har funnit för en gemensam reglering, främst att antalet lagar som reglerar behandling av personuppgifter inom myndighetsorga-

en nisation bör begränsas, har inte sådan bärkraft att det väger nack-

upp delarna. Vi har således stannat för en lösning innebär att skatte-

som förvaltningens beskattningsverksamhet regleras i särskild lag

en som inte omfattar andra delar förvaltningens verksamhet.

8.1.2 Ändamålen med i

behandling beskattnings-

databasen

Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhanda-

hållande av information behövs inom skatteförvaltningen för

som

0 fastställande av underlag för samt redovisning, bestämmande,

betalning och återbetalning skatter eller avgifter,

bestämmande av pensionsgrundande inkomst,

kontroll, revision, prövning, granskning, tillsyn och analys,

fastighetstaxering,

fullgörande av åligganden följer internationella överens-

som av

kommelser som Sverige efter riksdagens godkännande har till-

trätt,

0 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten,

samt

0 framställning av statistik.

294 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

Uppgifter skall även få behandlas i databasen för tillhandahållande

av information som behövs i örfattningsreglerad verksamhet utan-

för skatteförvaltningen för

0 fastställande av underlag för skatter eller avgifter samt redovis-

ning, bestämmande, betalning och återbetalning av skatter eller

avgifter,

utsökning och indrivning,

tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och annan liknande pröv-

ning, samt

0 framställning av statistik.

Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår att det för de verksamheter

som

har att utreda skall finnas en särskild reglering för behandling i databaser. För en närmare redogörelse av vad som avses med begreppet databas och beskrivning av när behandling personuppgifter och andra

av uppgifter skall omfattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet.

Beskattningsverksamheten, dvs. den del av skatteförvaltningens verksamhet som enligt förordningen 1990:1923 med instruktion för skatteförvaltningen rör frågor skatter, avgifter, fastighetstaxering

om samt fastställande av pensionsgrundande inkomst, är mycket komplex och innefattar tillämpning av ett mycket stort antal författningar

som reglerar bl.a. skattskyldighet samt förfarandet vid fastställande

av underlag för och bestämmande och betalning skatter och avgifter se

av om verksamheten i avsnitt 3.1.1. Detta till det naturligt

trots anser att se hela beskattningsverksamheten skatteförvaltning-

som en gren av ens arbetsområde. Det är inte sätt naturligt att dra gräns-

samma en

linje mellan exempelvis fastighetstaxering och inkomsttaxering eller

mellan uppbörd av avgifter och mervärdesskatt mellan beskatt-

som ningsverksamheten i stort och folkbokföringsverksamheten. I beskattningsverksamheten samordnas ofta olika beskattningsområden,

exempelvis genom att samtliga beskattningsfrågor rörande viss

en person handläggs gemensamt i samband med årlig taxering. Vi därför

anser att det finns starka skäl för att samordna regleringen den behandling

av av uppgifter som i dag utförs i de personregister förs inom beskatt-

som ningsverksamheten i databas.

en gemensam Det kan här nämnas att för exekutionsväsendet har intagit motsatt ståndpunkt, dvs. föreslår en reglering som omfattar flera databaser, eftersom det i kronofogdemyndigheternas verksamhet finns klarare gränslinjer mellan olika

arbetsområden, t.ex. mellan handläggning ärenden skuldsane-

som av om ring och mål om utsökning se avsnitt 8.4.1.

I de registerförfattningar och tillstånd från Datainspektionen i

som dag reglerar användandet personregister inom skatteförvaltningens

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 295

beskattningsverksamhet, finns mycket detaljerade och specifika ändamålsangivelser som är anpassade till de olika register som avses med bestämmelserna. Eftersom vår avsikt är att reglera all behandling som i dag sker i olika personregister i en enda lag och i en databas, är det nödvändigt att ett konkret och kortfattat sätt sammanfatta innebörden av alla de ändamål som anges i olika författningar och tillstånd. Att utan omarbetning överföra samtliga de ändamålsbestämmelser som gäller för dagens personregister skulle medföra att den nya lagstiftningen blir svåröverskådlig. Flera av dagens register förs dessutom för överlappande ändamål. Som exempel kan nämnas att beskattning

av olika slag genomgående utgör ett ändamål för de personregister

som förs av Riksskatteverket och skattemyndighetema.

Primära ändamål

Vi har i avsnitt 6.2.2 indelat ändamålen för behandling

av personuppgifter i två kategorier, primära och sekundära ändamål. Med primära ändamål avser ändamål är direkt anpassade till den verksamhet

som som bedrivs av personuppgiftsansvariga myndigheter, dvs. Riksskatteverket och skattemyndighetema. Som nämnts är dagens ända-

ovan målsbeskrivningar för användande av personregister mycket detaljerade och svåröverskådliga. Som exempel kan nämnas ändamålen för skatteregistren. I skatteregisterlagen 1980:343 ett primärt

anges som ändamål i dag bl.a. redovisning, bestämmande och betalning skatt

av enligt skattebetalningslagen 1997:483, mervärdeskattelagen 1994:200, lagen 1991:586 om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta, lagen 1990:912 om nedsättning socialavgifter samt lagen

av 1951:763 om statlig inkomstskatt ackumulerad inkomst. Hänvisningen till skattebetalningslagen innebär att skatteregisterlagens tilllämpningsområde omfattar skatt eller avgift i taxeringslagen

som avses 1990:324, avgift enligt lagen 1981:691 socialavgifter, skatt

om enligt lagen 1990:659 om särskild löneskatt vissa förvärvsinkomster, avgift enligt lagen 1994:1920 allmän löneavgift, skattetillägg och

om förseningsavgift i fråga om nämnda skatter och avgifter samt ränta skatt, skattetillägg eller avgift. Hänvisningen i skattebetalningslagen till taxeringslagen leder dessutom till att skatteregisterlagen omfattar skatt eller avgift enligt kommunalskattelagen 1928:370, lagen 1947:576 om statlig inkomstskatt, lagen 1997:323 statlig förrnögenhets-

om skatt, lagen 1984:1052 om statlig fastighetsskatt, lagen 1990:661 om avkastningsskatt på pensionsmedel, lagen 1991:687 särskild

om löneskatt pensionskostnader, lagen 1994:1744 allmän

om pensionsavgift samt lagen 1993: 1537 expansionsmedel.

296 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

Vårt förslag till lag om behandling av personuppgifter m.m. i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet skall förutom skatteregistren omfatta dagens fastighetstaxeringsregister, gåvoskatteregister, olika punktskatteregister samt tillfälliga projektregister. En detaljerad ändamålsbeskrivning som innefattar någon form av uppräkning av olika skatter och avgifter skulle med nödvändighet komma att bli svåröverskådlig. Situationen blir än mer komplicerad av att beskattningsområdet är ett av samhällets mest dynamiska i fråga om lagstiftningstakt. Vi anser därför att ändamålsbestämmelsema måste förenklas, samtidigt som de inte får bli så urvattnade att något konkret ändamål inte kan utläsas.

En utgångspunkt för vårt arbete har varit att det är behovet

av uppgifter i beskattningsverksamheten som skall styra när, hur och vilka personuppgifter som behandlas, naturligtvis med beaktande av de skattskyldigas berättigade krav att den personliga integriteten inte kränks. En lag om behandling av personuppgifter styr inte skatteförvaltningens verksamhet, utan verksamhetens inriktning bestäms i stället av den materiella och processuella lagstiftningen på beskattningsområdet jämte de instruktioner som gäller för skatteförvaltningen. Vi kan därför inte se att det skulle ligga någon fara i att avstå från att räkna upp enskilda skatteslag i vårt lagförslag. Av erfarenhet kan dessutom konstateras att en detaljerad lagstiftning skulle komma att förändras i takt med förändringar av den materiell lagstiftningen. Vi föreslår därför att huvudsyftet med en beskattningsdatabas skall att informa-

vara ge tion som behövs inom skatteförvaltningen för fastställande underlag

av för samt redovisning, bestämmande, betalning och återbetalning skat-

av ter eller avgifter. Syftet med bestämmelsen är således att all beskattningsverksamhet som bedrivs av skatteförvaltningen skall utgöra ett primärt ändamål med databasen. Det innebär att med skatt

avses samtliga de skatter som det åligger skatteförvaltningen att handlägga. Med avgifter avses såväl socialavgifter olika förseningsavgifter och

som skattetillägg Även uppbörd avgifter till trossamfund omfattas

m.m. av av bestämmelsen.

Vissa ändamål kan innefattas i beskattningsverksamheten mås-

som te emellertid regleras särskilt, eftersom de inte faller

in under den nyss nämnda ändamålsbeskrivningen. Bestämmande pensionsgrundande

av inkomst innebär således inte ett led i beskattningsförfarandet. Detsamma kan gälla för fastighetstaxeringen, eftersom vissa fastigheter skall åsättas taxering utan att skattskyldighet för fastigheten föreligger. I sådana fall görs taxering alltså inte för fastställande underlag för fastighetsskatt.

av Dessa arbetsuppgifter måste därför särskilda ändamål med be-

anges som skattningsdatabasen.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 297

Skattemyndighetema har inom för beskattningsverksamheten ramen dessutom fullgöra vissa andra skyldigheter. Dit hör kontroller som att inte i första hand leder till fastställande underlag för skatter eller av avgifter, kanske endast utmynnar i påpekanden att exempelvis utan om företag sannolikt kommer arbetsgivare med åtföljande ett att anses som skyldighet att betala preliminär skatt och arbetsgivaravgifter. Skattemyndighetema måste i sin verksamhet även behandla uppgifter för kontroll eller revision eller företag inte är registrerade hos av personer som myndigheterna trots att de möjligen borde betala skatter och avgifter, s.k. non-filers. Enligt skattebetalningslagen skall skattemyndighetema göra lämplighetsprövning sökande innan en F-skattsedel utfären av en das. Det åligger vidare skattemyndigheter att pröva och, i förekommande fall, godkänna upplagshavare enligt lagen 1994:1563 om tobaksskatt, lagen 1994:1564 alkoholskatt och lagen 1994:1776 om om skatt energi. Den delen skatteförvaltningens verksamhet omfattar av även fortsatt tillsyn över upplagshavama. Riksskatteverket har vidare särskild tillsynsfunktion enligt lagen 1974:174 om identitetsbeen teckningar för juridiska m.fl. Som en förberedande åtgärd inpersoner för revisioner eller andra kontroller tar skattemyndighetema med hjälp dataprogram även fram olika riskprofiler, dvs. analyser av vilka av skattesubjekt skall granskas. För att täcka in samtliga dessa åligsom ganden ligger i gränslandet eller vid sidan av den verksamhet som som utmynnar i t.ex. fastställande skatteunderlag, bör som ett särskilt änav damål kontroll, revision, prövning, granskning, tillsyn och anaanges lys. Som ett annat särskilt ändamål med beskattningsdatabasen måste fullgörande åligganden enligt internationella överenskommelanges av som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt. Det är en ser följd den ökade internationaliseringen och då främst Sveriges skylav dighet att till EU redovisa information inom bl.a. punktskatte- och mervärdesskatteområdet. Slutligen primära ändamål tillsyn, kontroll, uppföljning anges som och planering av verksamheten samt framställning av statistik. Riksskatteverket och skattemyndighetema måste ha möjlighet att som ett led i beskattningsverksamheten behandla personuppgifter med syfte att kartlägga verksamheten, dvs. följa upp verksamheten och planera för åtgärder skall vidtas i framtiden. Vad avses är alltså intern som som kontroll av och tillsyn över den löpande verksamheten, i motsats till den externa kontroll och tillsyn som diskuteras ovan. Det måste även finnas möjligheter för skatteförvaltningen att behandla personuppgifter för statistiska ändamål, både officiellt reglerad statistik och sådan statistik som är av mer intern angelägenhet eller som i vart fall inte är för-

298 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

fattningsreglerad. Framställning statistik bör därför också utgöra ett

av primärt ändamål.

Sekundära ändamål

Med sekundära ändamål för en databas sådana ändamål

avser som kan hänföras till andra verksamhetsområden än det för vilket databasen primärt förs. För att en myndighet skall tillåtas direktåtkomst till beskattningsdatabasen krävs att de ändamål för vilka uppgifterna skall

användas hos mottagaren utgör ett sekundärt ändamål för beskattningsdatabasen se avsnitt 6.2.2 och 6.7.2. Även när det kan förutses

att ett regelmässigt utlämnande till andra myndigheter kan komma ske

att annat sätt än genom direktåtkomst, bör detta framgå de sekundära

av ändamålen.

Enligt vår mening finns det anledning att medge Tullverket direktåtkomst till beskattningsdatabasen avsnitt 8.1.4. Den rätten måste

enligt nyss nämnda princip ha sin grund i de sekundära ändamålen med beskattningsdatabasen, och vi föreslår därför särskilt ändamål

som ett med databasen att uppgifter skall få behandlas för information

att ge som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför skatteförvaltningen för fastställande underlag för samt redovisning, bestämmande,

av betalning och återbetalning skatter eller avgifter. I dag innebär det i

av praktiken att beskattningsdatabasen får användas för Tullverkets fiskala verksamhet.

Ett verksamhetsområde inom vilket det under lång tid har förekommit tillgång till skatteregister direktåtkomst är exekutionsväsen-

genom dets utsöknings- och indrivningsverksamhet. Vi har inte funnit skäl för att genom vårt lagförslag i något avseende begränsa den åtkomst

som kronofogdemyndighetema i dag har till uppgifter inom skatteförvaltningens beskattningsverksamhet avsnitt 8.1.4. Ett sekundärt

se ändamål med beskattningsdatabasen bör därför utsökning och indriv-

vara ning.

Vissa uppgifter skall behandlas i beskattningsdatabasen kom-

som mer med stor sannolikhet att användas olika myndigheter i deras

av verksamhet. Inte minst gäller det myndigheter har till uppgift

som att kontrollera och ha tillsyn över olika företeelser i samhället,

där företags och andra enskildas ekonomiska situation är intresse. Som exempel

av kan nämnas kommunernas tillståndsgivning i fråga utskänkning

om av alkohol och länsstyrelsemas tillsyn över Som

restauranger m.m. ett särskilt ändamål med beskattningsdatabasen bör därför tillsyn

anges samt lämplighets-, tillstånds- och liknande prövning. Myndigheter,

annan och eventuellt andra, utanför skatteförvaltningen bör dessutom kunna få tillgång till uppgifter i någon form för producera statistik. För

att att

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 299

markera att ett sådant användande av uppgifter i beskattningsdatabasen inte står i strid med lagstiftningen, bör framställning statistik därför

av också anges som ett sekundärt ändamål med databasen.

I dag förekommer det att myndigheter hämtar in information endast i form av basuppgifter om fysiska och juridiska personers identitet från skatteregistret. Vi anser inte att beskattningsdatabasen bör ha sådan

en funktion, utan inhämtande av identitetsuppgifter bör om möjligt ske från register eller databaser som är direkt inriktade på tillhandahållande av sådan information. Uppgifter om fysiska personers identitet bör således i första hand hämtas in från den av oss föreslagna folkbokföringsdatabasen se avsnitt 8.2 och uppgifter om juridiska personer kan med fördel hämtas in från aktiebolagsregistret eller liknande register. Tillhandahållande av identitetsuppgifter skall således inte vara ett ändamål med beskattningsdatabasen. Detta hindrar naturligtvis inte att identitetsuppgifter lämnas ut från beskattningsdatabasen tillsammans med andra uppgifter i de fall det är naturligt. Som exempel kan nämnas att vissa identitetsuppgifter, som namn och personnummer, lämnas ut tillsammans med uppgifter om en persons taxerade inkomst.

Som har påpekat i avsnitt 6.2.2 kan en uppräkning av sekundära ändamål inte utlämnande med hjälp direktåtkomst inte bli

som avser av uttömmande, eftersom det inte är möjligt att förutse samtliga de situationer då uppgifter med stöd exempelvis sekretesslagen kan komma

av att lämnas ut till myndigheter eller andra för olika ändamål. De

ovan angivna sekundära ändamålen inte är särskilt inriktade direkt-

som åtkomst avser således de fall där det är möjligt att förutsäga att uppgifter kommer att lämnas ut i förhållandevis stor omfattning.

8.1.3 Uppgifter får behandlas i databasen

som

Vårt förslag: I databasen skall, i den omfattning behövs för

som

beskattningsverksamheten, få behandlas uppgifter

0 en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och

andra liknande basuppgifter,

0 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basupp-

gifter,

registrering för skatter eller avgifter,

underlag för skatter eller avgifter,

bestämmande skatter eller avgifter,

kontroll av skatter eller avgifter,

fastställande av fastighetstaxering,

yrkande och grunder i ett ärende, samt

300 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

0 beslut med angivande av skälen för beslutet, betalning, redovisning och övriga åtgärder i ett ärende. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall

meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen. I databasen skall även få behandlas de uppgifter behövs för som fullgörande av ett åliggande som följer av en internationell överenskommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt.

Känsliga personuppgifter och uppgifter lagöverträdelser om m.m. skall få behandlas i databasen endast del elektronisk som en av en handling. Undantag skall dock göras för uppgifter trossamfund om och medlemskap i fackförening.

Vi redovisar i avsnitt 6.3.2 vår inställning till detaljreglering vad av som får behandlas i databas. För att undvika dels återkommande en ändringar i lagen till följd förändringar i bakomliggande materiell av lagstiftning för närvarande pågår t.ex. arbete inom regeringskansliet

med en ny inkomstskattelag, dels att den blir svårgenomtränglig,

anges i vårt lagförslag endast vilka kategorier uppgifter får behandlas av som i databasen. Dessa uppgiftskategorier vad får behandlas i avser som å den informationsbaserade delen databasen, dvs. vanligen uppgifter av som registreras genom angivande belopp i särskilda fält i i av m.m. skatteförvaltningens datasystem. För handlingar ingår i ärendehansom teringssystem föreslår särskilda bestämmelser. I de uppräknade kategorierna innefattas således samtliga de uppgifter i dag finns i olika som

författningsreglerade eller tillståndspliktiga register inom skatteförvaltningens beskattningsverksamhet samt sådana ytterligare uppgifter

som kan bli nödvändiga att registrera i framtiden. En grundläggande förutj sättning för att uppgift över huvud taget skall få behandlas dock en är att den behövs för de primära ändamålen med databasen, dvs. för be-

skattningsverksamheten. Det får alltså i databasen inte förekomma upp- l gifter som inte behövs i den verksamheten, endast till utan som är nytta l för t.ex. kronofogdemyndighetema i deras exekutiva verksamhet

avsnitt 6.2.2. Uppräkningen av uppgiftskategorier får behandlas i databasen som utgör endast en ram för vad som får behandlas. Regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer Riksskatteverket, skall sedan meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter det rör sig Det bör om om. nämligen enligt vår mening möjligt för enskilda vara att det sätt som gäller i dag för exempelvis skatteregistret ha möjlighet få att en mer tydlig bild av vilka uppgifter dem kan föremål för beom som vara handling inom skatteförvaltningen. Nedan följer kort exemplifiering en

Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 301

vilka uppgifter de i lagförslaget uppräknade kategorierna enligt vår av uppfattning omfattar.

Med identitets- och andra basuppgifter avses för fysiska personer sådant hemadress eller särskild postadress

som personnummer, namn, samt uppgifter civilstånd och hemmaboende barn m.m., dvs. upp-

om gifter enskilda behövs för att beskattningsverksamheten skall

om som fungera. Motsvarande gäller för juridiska personer. Det kan då röra sig

uppgifter organisationsnummer, styrelseledamöter, firmatecknaom om

samt adressuppgifter Med uppgifter registrering för skatter re m.m. om eller avgifter bl.a. uppgifter om att någon är registrerad för mer-

avses värdesskatt och andra grundläggande uppgifter om skattskyldighet. Underlag för skatter eller avgifter är t.ex. uppgifter om taxerad inkomst och beskattningsbar förmögenhet eller uppgifter om under året utbetalda löner. Med bestämmande av skatter eller avgifter avses uppgifter om inbetald preliminär skatt och socialavgifter, fastställd skatt för inkomst av tjänst eller kapital samt uppgifter om kvarskatt eller överskjutande skatt Kontroll skatter och avgifter innefattar sådant som upp-

m.m. av gifter beslutad eller pågående revision, anteckningar förfråg-

om om ningar till skattskyldiga eller andra myndigheter m.fl. I dessa fyra kategorier av uppgifter ingår med andra ord samtliga de uppgifter som skattemyndighetema behöver för att vid ärendehantering få tillgång till nödvändig information eller för att beslut om debitering eller återbetalning av skatter och avgifter m.m. skall kunna fattas. Som en särskild kategori anges fastställande av fastighetstaxering, eftersom sådana uppgifter inte alltid utgör grund för beskattning.

Som två särskilda kategorier av uppgifter anges yrkande och grunder i ett ärende samt beslut med angivande av skälen för beslutet, betalning, redovisning och övriga åtgärder i ett ärende. Här avses uppgifter som i stor omfattning kommer att återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den informationsbaserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter om beslut m.m. avseende en person kunna återfinnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till den elektroniska akten i det aktuella ärendet. Av betydelse är bl.a. att direktåtkomst till de elektroniska handlingarna enligt vårt förslag inte är tillåten för myndigheter utanför skatteförvaltningen. Det kan dock från informationssynpunkt vara viktigt för en tjänsteman hos en kronofogdemyndighet eller hos Tullverket att omedelbart få fram uppgift om utgången i ett ärende och samtidigt få en bild av vad som utgör grunden för beslutet. När uppgifter

om yrkanden, grunder och beslut m.m. förs in i databasen annat sätt än i elektroniska handlingar, får de emellertid inte omfatta känsliga

personuppgifter m.m. När det är nödvändigt att få tillgång till ett beslut i dess

302 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

helhet eller övriga handlingar i ett ärende, bör enligt vår mening handlingama tas fram genom ärendehanteringssystemet.

För att täcka uppgifter som behandlas av andra skäl än beskattning grund av att Sverige gentemot exempelvis EU är förpliktigat att hantera viss information, anges att behandling får ske uppgifter

av som behövs för fullgörande ett åliggande följer internationell

av som av en överenskommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt.

Behandlingen av vissa uppgifter i den informationsbaserade delen av databasen bör regleras i lag. Det gäller känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser enligt 13 och 21 §§ personuppgifts-

m.m. lagen se avsnitt 6.3.3 och 6.4.4. Enligt vad har erfarit har skattemyndighetema för beskattningsändamål behov att behandla

av uppgifter om trossamfund och medlemskap i fackförening. I lagen bör det därför anges att sådana uppgifter får behandlas för beskattningsändamål även på annat sätt än i elektroniska handlingar.

l Direktåtkomst till databasen

Vårt förslag: Riksskatteverket, Tullverket, skattemyndighetema

och kronofogdemyndighetema skall få ha direktåtkomst till beskatt-

ningsdatabasen. Regeringen skall få föreskriva även får ha

att annan

direktåtkomst till uppgifter i databasen.

Annan än Riksskatteverket och skattemyndigheter skall inte få ha

direktåtkomst till elektroniska handlingar. Regeringen skall få med-

dela föreskrifter om ytterligare inskränkning i myndighets eller

annans direktåtkomst.

Regeringen skall få meddela föreskrifter enskild får ha di-

om att en

rektåtkomst till uppgifter sig själv i databasen. Regeringen eller

den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter

om vilka uppgifter får omfattas sådan direktåtkomst.

som av

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall få

som meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter i databasen om 0 skyldighet att redovisa eller betala skatter eller avgifter, 0 innehav av skattsedel på preliminär skatt,

samt

0 beräkning av skatteavdrag för betalning preliminär skatt.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 303

Direktåtkomst till dessa uppgifter får inte vara utformad så att uppgifter flera kan behandlas automatiserad väg vid in-

om personer hämtandet.

I avsnitt 6.7 redovisar vår principiella inställning till direktåtkomst till databaser. I enlighet med de resonemang vi för där föreslår att Riksskatteverket och skattemyndigheterna skall ha rätt till fullständig tillgång till uppgifter i beskattningsdatabasen, inklusive de elektroniska handlingarna vilka av integritetsskäl inte bör vara tillgängliga för andra myndigheter. För den händelse regeringen finner att det finns särskild anledning att begränsa åtkomsten till vissa uppgifter eller handlingar, föreslår vi en möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter om sådan begränsning. Enligt vår uppfattning torde dock detta inte vara nödvändigt i nuläget.

Direktåtkomst för myndigheter utanför skatteförvaltningen

Vår allmänna inställning till direktåtkomst för myndigheter inte

som tillhör den myndighetsorganisation som ansvarar för en databas redovisar i avsnitt 6.7.4. Möjligheterna för myndigheter utanför skatteförvaltningen att ta del av uppgifter i skatteregistret genom direktåtkomst är i dag kraftigt begränsade. Det finns starka integritetsskäl för detta och hänsyn måste också tas till att det råder absolut sekretess för uppgifter i beskattningsverksamhet. Det går dock inte att bortse från det faktum att datorteknikens stora framsteg under de senaste decennierna kommer att få allt större genomslag även i samarbetet mellan myndigheter. Vi anser att den tekniska utvecklingen inom dataområdet i största möjliga mån skall utnyttjas för att få till stånd effektiv

en ärendehantering inom offentlig verksamhet. I de flesta fall är detta möjligt genom att en myndighet begär uppgifter skattemyndighet och

av en får dem tillsända efter prövning tjänsteman. Sådant tillhanda-

av en hållande uppgifter kan i dag skötas snabba och effektiva

av genom överföringar via telenätet. Tillgång till uppgifter via direktåtkomst till beskattningsdatabasen bör enligt vår uppfattning inte användas annat än om det finns starka skäl för det.

Kronofogdemyndighetema har i dag relativt omfattande tillgång till uppgifter i skatteregistret direktåtkomst, vilket i lagförarbetena

genom har motiverats med den nära kopplingen mellan beskattningsverksamhet och indrivningsverksamhet se avsnitt 3.1.2. Vi ingen anled-

ser ning att av integritetsskäl inskränka den möjlighet kronofogde-

som myndigheterna i dag har att ett snabbt och effektivt sätt få tillgång till uppgifter som behandlas inom skatteförvaltningen, utan föreslår att

304 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

kronofogdemyndigheter får ha direktåtkomst till uppgifter i beskattningsdatabasen. Direktåtkomsten skall dock inte omfatta de elektroniska handlingarna, eftersom dessa är särskilt känsliga från integritetssynpunkt se avsnitt 6.7.4. Det är emellertid i vissa fall värdefullt eller nödvändigt för kronofogdemyndighetema att ta del skälen för ett beav slut som fattats av en skattemyndighet, t.ex. i fråga anstånd med en om inbetalning av skatt. Enligt vår mening kan det behovet tillgodoses även utan direktåtkomst till elektroniska handlingar. Vi föreslår att uppgifter om yrkande, grunder och beslut får behandlas i databasen på annat sätt än i elektroniska handlingar se avsnitt 8.1.3. Sådana uppgifter ser i princip ingen anledning att begränsa direktåtkomsten till i större omfattning än för andra uppgifter i databasen. Om det finns be-

hov hos kronofogdemyndighetema att få del beslutshandlingar

av av eller andra handlingar i ett ärende i fulltext, bör detta däremot inte ske genom direktåtkomst utan genom att begäran görs hos aktuell skatteen myndighet. Det kommer sannolikt att förekomma uppgifter i beskattningsdatabasen vilka kronofogdemyndighetema inte har något eller mycket litet behov att få del av. Enligt vår uppfattning bör myndigheterna inte ha direktåtkomst till sådana uppgifter, eftersom direktåtkomst endast bör förekomma när det finns starka effektivitetsskäl talar för det. Resom geringen bör därför ha möjlighet att meddela föreskrifter begränsom ningar utöver åtkomsten till elektroniska handlingar i kronofogde- - myndigheternas direktåtkomst. Mellan Tullverket och skatteförvaltningen förekommer i många fall ett nära samarbete, inte minst med anledning de skyldigheter av vid uttag av punktskatter m.m. som Sverige har åtagit sig medlemgenom skapet i EU. Tullverket bör därför möjlighet till direktåtkomst till ges beskattningsdatabasen, dock inte till de elektroniska handlingarna. Regeringen bör emellertid även här ha möjlighet begränsa åtkomsten att till att avse endast uppgifter det bedöms betydelse som vara av stor att Tullverket snabbt får tillgång till i olika situationer. Utöver Tullverket och kronofogdemyndighetema kommer det sannolikt att finnas flera myndigheter regelmässigt behöver

som tillgång

till olika uppgifter i beskattningsdatabasen. I de flesta fall torde dessa behov kunna tillfredsställas ett effektivt utlämnande genom av uppgifter medium för automatiserad behandling efter särskild prövning av skattemyndighetema. I vissa fall kan det efter avvägning mellan en effektivitets- och integritetsskäl dock finnas anledning medge vissa att myndigheter direktåtkomst till begränsad mängd uppgifter i dataen basen. Regeringen bör därför ha möjlighet att vid behov föreskriva om sådan direktåtkomst. Möjligheten att föreskriva direktåtkomst bör om emellertid enligt vår uppfattning tillämpas mycket restriktivt. Hänsyn

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 305

måste tas till den absoluta sekretess gäller inom beskattningsverk-

som samheten samt till att de uppgifter som behandlas ofta har lämnats av enskilda enligt tvingande bestämmelser i skattelagstiftningen. Detta innebär enligt vår bedömning att uppgifter i beskattningsdatabasen inte

direktåtkomst bör lärrmas ut till andra än myndigheter se dock genom nedan enskildas direktåtkomst till uppgifter om sig själva samt

om allmän direktåtkomst till vissa uppgifter.

Det bör påpekas att direktåtkomst för kronofogdemyndigheter, Tullverket och andra eventuellt aktuella myndigheter, endast får förekomma i ärenden hos de myndigheterna. Någon fri sökning i beskattningsdatabasen efter uppgifter för andra ändamål än handläggning av ett ärende kan självfallet inte accepteras. Till elektroniska handlingar bör,

tidigare nämnt, direktåtkomst inte under några omständigheter som tillåtas för myndigheter utanför skatteförvaltningen.

Direktåtkomst for enskilda till uppgifter om sig själva

Vi redovisar i avsnitt 6.7.5 våra överväganden i fråga om möjligheten för enskilda att få direktåtkomst till egna uppgifter i myndigheters databaser. Vi föreslår för samtliga de verksamhetsområden som omfattas av vårt uppdrag att regeringen skall få meddela föreskrifter om att enskilda får ha direktåkomst till uppgifter om sig själva i en databas. När de tekniska lösningarna finns tillgängliga innebär det för beskattningsverksamhetens del att den möjlighet som finns i dag att lämna självdeklarationer och skattedeklarationer genom ett elektroniskt dokument kan bli praktiskt användbar. Fysiska personer har inte någon större nytta av möjligheten att lämna sin deklaration ett elektroniskt dokument,

genom innan den skattskyldige via Internet kan nå ett formulär med uppgifter om sig själv motsvarande de som är förtryckta den förenklade självdeklaration som i dag skickas ut som brevförsändelse från skattemyndighetema. När det blir möjligt uppkommer stora fördelar för både skatteförvaltningen och de skattskyldiga.

Samma förfarande skulle också kunna utnyttjas vid exempelvis ansökningar om förslag till särskild beräkningsgrund eller hjälp vid

som beräkning av skatt. Ett annat användningornråde inom beskattningsverksamheten skulle vara att ge enskilda möjlighet att komma

uppgifter om sina skattekonton. Med direktåtkomst till sitt skattekonto skulle en skattskyldig i samband med avgivande av självdeklaration enkelt kunna få uppgifter om behållningen kontot och därigenom få information om ytterligare inbetalning krävs eller om han kan kräva återbetalning av överskjutande belopp.

306 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

Allmän direktåtkomst till vissa uppgifter allmänt intresse av

I beskattningsdatabasen kommer enligt vårt förslag behandlas att ett antal uppgifter av sådan karaktär att deras spridning bland allmänheten är av stort intresse. För uppgifter det slag inte kan av som anses vara integritetskänsliga, finns det enligt vår mening anledning att överväga en allmän direktåtkomst för eftersöker uppgifterna, via envar som t.ex. Internet eller med hjälp telefontjänst. De uppgifter har i åtanke av är information om innehav skattsedel på preliminär skatt F- eller Aav skatt, uppgifter skyldighet redovisa eller betala skatter eller om att avgifter samt uppgifter till ledning för beräkning skatteavdrag för av preliminär skatt tillämplig skattetabell. De nämnda uppgifterna nu är offentliga och de är inte känsliga från integritetssynpunkt, samtidigt som det finns stora fördelar med ett system varigenom envar ett enkelt sätt kan ta del av uppgifterna, även under helger eller vid andra tidpunkter då det i dag inte är möjligt att inhämta uppgifterna från skattemyndigheterna. Genom allmän tillgång till uppgifter skattsedelsinnehav en om och skyldighet att redovisa eller betala skatter eller avgifter, blir det enklare för enskilda, såväl privatpersoner företag, få del viktig inforsom att av mation som behövs vid köp olika tjänster marknaden. av De nämnda uppgifterna är av avgörande betydelse för bl.a. prissättning tjänster, av dvs. om kostnaden för tjänst skall inkludera sociala avgifter en eller inte. Arbets- eller uppdragsgivare skall göra skatteavdrag, dvs. innesom hålla preliminär skatt, kan dessutom på ett enkelt sätt få information om hur stora avdrag skall göras för arbets-

som eller uppdragstagama

genom tillgång till de för de enskilda aktuella skattetabellema. Enligt vår uppfattning skulle förfarande ett som det nu beskrivna, om utlämnande av vissa offentliga uppgifter allmänt intresse, av inte strida mot bestämmelserna överföring om av personuppgifter till tredje land i artiklarna 25 och 26 i dataskyddsdirektivet. Eftersom de uppgifter det kan som anser att vara lämpligt att lämna ut genom direktåtkomst till inte

envar är integritetskänsliga, bör

enligt vår uppfattning regeringen eller Riksskatteverket kunna fatta beslut om sådant utlämnande. Vi föreslår därför att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter innehav om av skattsedel preliminär skatt, uppgifter skyldighet om att redovisa eller betala skatter eller avgifter samt uppgifter till ledning för

beräkning av skatteavdrag

för preliminär skatt. Det är givetvis viktigt att det inte möjlighet ges för enskilda att med hjälp direktåkomst vid inhämtandet av av uppgifter göra sammanställningar som omfattar flera En sådan personer. möjlighet skulle nämligen

Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 307

innebära avsevärd risk för uppkomsten omfattande personregister

en av

skulle stå helt utanför offentlig kontroll. Oavsett vilket sätt disom rektåtkomst medges Internet eller tonvalstelefon måste

- t.ex. genom det därför finnas tekniska spärrar som förhindrar upprepade förfrågningar flera Det skall alltså vara tillåtet endast med ensta-

om personer. ka inhämtanden. I detta sammanhanget bör påpekas att vår utgångspunkt är att den information lämnas ut skall bestå av svar en

som konkret förfrågan, t.ex. viss med organisations- eller per-

som om en

angiven har F-skattsedel eller vilken skattetabell sonnummer person

gäller för viss med identifierad person. som en personnummer

8.1.5 Gallring av uppgifter i databasen

Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen skall enligt huvudregeln gallras sju år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret till vilket uppgifterna eller handlingarna kan hänföras gick ut.

Uppgifter revision skall gallras tio år efter utgången av det

om kalenderår under vilket revisionen avslutades.

Uppgifter och handlingar som avser fastighetstaxering skall gallras tio år efter utgången av det taxeringsår till vilket uppgifterna eller handlingarna kan hänföras.

Uppgifter och handlingar som avser gåvoskatteärenden skall gallras tolv år efter utgången av det år under vilket gåvodeklaration lämnades. Uppgifter och handlingar som avser gåvoanmälningsärenden skall gallras tre år efter utgången av det år under vilket förfrågan eller anmaning att komma in med deklaration gjordes.

Uppgifter och handlingar som enligt lagen om tobaksskatt, lagen om alkoholskatt samt lagen om skatt energi, behandlas för att tillhandahålla skattskyldiga och behörig myndighet i Sverige eller ett annat land inom Europeiska unionen uppgifter om personer som är godkända upplagshavare eller som är registrerade varumottagare eller uppgifter om godkända skatteupplag, skall gallras sju år efter utgången av det kalenderår under vilket upplagshavaren eller varumottagaren avregistrerades.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om att en uppgift eller handling skall gallras vid en annan tidpunkt eller bevaras samt om att uppgifter och hand-

308 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

lingar som undantas från gallring skall överlämnas till arkivmynen dighet.

I avsnitt 6.8 redovisar de allmänna överväganden ligger som till grund för våra förslag till bestämmelser gallring uppgifter i daom av tabaser och de olika metoder kan lämpliga tillämpa i lagsom vara att stiftningen. För skatteförvaltningens del har valt den metod som innebär angivande huvudregel för gallring av en av uppgifter, följd av några kompletterande bestämmelser i de fall huvudregeln inte kan tilllämpas. Från dessa regler kan sedan i avsteg göras förordning eller i föreskrifter från Riksarkivet. Som konstaterar tidigare bör alltför detaljerade gallringsregler undvikas i lagstiftningen.

De föreslagna bestämmelserna har valts med utgångspunkt i att en huvudregel bör vara tillämplig så många olika uppgifter i databasen

som möjligt. En bestämmelse utgår från

som beskattningsår är möjlig

att tillämpa på uppgifter mervärdesskatt,

om arbetsgivaravgifter, in-

komsttaxering och punktskatter. För vissa uppgifter kan

huvudregeln

av olika skäl inte tillämpas och det krävs därför kompletterande bestämmelser.

Huvudregeln

Enligt 19 § skatteregisterlagen skall sådana uppgifter i det centrala skatteregistret hänför sig till viss

som beskattningsperiod gallras sju

efter utgången det kalenderår under vilket Även av perioden gick ut. uppgifterna i de regionala registren skall

huvudsakligen gallras sju år efter beskattningsårets utgång. Från

dessa regler har en rad undantag gjorts för vissa typer uppgifter av se avsnitt 3.1.2. En av de principer som har legat till grund för gallringsbestämmelsema

i skatteregister-

lagen är att det i efterhand skall möjligt vara att fastställa vilka omständigheter som varit avgörande för beslut. ett Detta gäller i särskilt hög grad så länge beslutet kan bli föremål för omprövning. De principer som låg till grund för dagens gallringsbestämmelser i skatteregisterlagen äger fortfarande giltighet. Något skäl att vid bestämmandet av en huvudregel frångå dessa principer har inte ansett föreligga. Vi har därför valt att i vårt förslag framför allt utgå från de bestämmelser om omprövning gäller

som beskattningsornrådet. Sådana

bestämmelser finns i lagen 1984:151 punktskatter om och prisregle-

ringsavgifter, taxeringslagen och

skattebetalningslagen. Ett ompröv-

ningsbeslut som är till den skattskyldiges fördel

får enligt taxerings-

lagen meddelas före utgången det femte av året efter taxeringsåret. Motsvarande tidsfrist gäller för beslut

om eftertaxering. Enligt lagen

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 309

punktskatter och prisregleringsavgifter skall, med vissa undantag, om

begäran omprövning göras senast sjätte året efter utgången av en om det kalenderår under vilket beskattningsåret har gått ut. Enligt skattebetalningslagen får omprövningsbeslut till den skattskyldiges fördel meddelas senast sjätte året efter utgången det kalenderår under vil-

av ket beskattningsåret har gått ut. Vi har även beaktat preskriptionsbestämmelserna i lagen 1982:188 om preskription av skattefordringar m.m. Enligt den lagen är huvudregeln att preskription inträder fem år efter utgången av det kalenderår då fordran förföll till betalning. Vi föreslår mot bakgrund av det angivna att uppgifter i beskattningsdatabasen bör gallras senast sju år efter utgången det kalenderår då beskatt-

av ningsåret till vilka uppgifterna hänförs gick ut.

I flera fall kommer undantag att behöva göras från sjuårsregeln. Det gäller bl.a. uppgifter i ärenden om anstånd samt omprövning eller överklagande. De närmare gallringsfristema som skall gälla för olika uppgifter anser vi närmast faller Riksarkivet att göra efter samråd med Riksskatteverket. För vissa uppgifter anser vi dock att det finns anledning att ange särskilda gallringsbestämmelser i lag.

Uppgifter om revision

I dag gäller särskilda regler för gallring uppgifter revision. Så-

av om dana uppgifter får bevaras under högst tio år efter utgången det år

av under vilket revisionen avslutades. Det kan enligt vår mening fortfarande finnas skäl att bevara uppgifter revision under längre tid.

om en Uppgifterna utgör ofta grundval för ändring av taxerings- eller beskattningsbeslut och behövs även senare under eventuella

processer. Uppgifterna kan ofta anses känsliga och gallringstiden bör därför regleras i lag.

Fastighetstaxering

Huvudregeln kan inte tillämpas i fråga om uppgifter avseende fastighetstaxering, eftersom förfarandet med sådan taxering inte har sin utgångspunkt i beskattningsår. Vi har i stället valt att föreslå komplett-

en erande bestämmelse som innebär att handlingar och uppgifter

som avser fastighetstaxering skall gallras tio år efter taxeringsårets utgång. Den tioåriga fristen har valt med beaktande av att en sådan frist idag

föreskrivs i fastighetstaxeringsförordningen 1993:1199 beträffande

allmän fastighetstaxering, särskild fastighetstaxering respektive omräkning av fastighetstaxering. Bestämmelserna i fastighetstaxeringsförordningen föreskriver en kortare gallringsfrist än den följer Datain-

som av spektionens gallringsföreskrifter för de regionala fastighetstaxerings-

310 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

registren. Enligt dessa skall uppgifter bevaras i tolv år efter taxeringsårets utgång. Enligt vad vi har erfarit föreligger det inte något behov av en tolvårig generell bevarandetid. Vi väljer därför den något kortare

fristen.

Gåvoskatt

I fråga om gåvoskatt skall, enligt Datainspektionens föreskrifter, personuppgifter i deklarationsärenden gallras efter tolv år. Vidare finns bestämmelser om gallring i lagen 1941:416 arvsskatt och gåvoom skatt. Enligt den lagen skall avlämnade deklarationer förvaras hos be-

skattningsmyndigheten under tolv år från utgången det år under vilav ken de har getts in. Myndigheten har möjlighet besluta fematt om en tioårig gallringsfrist. Det är reglerna sammanläggning och uppskov om som är anledning till den tolvåriga respektive femtioåriga gallringsfristen.

Vi har mot denna bakgrund valt att för uppgifter i gåvoskatteärenden föreslå en generell gallringsbestämmelse innebär uppgifter som att och handlingar i dessa ärenden skall gallras årsskiftet tolv år senast efter det att gåvodeklaration inlämnades. Det erfordras från avsteg som denna generella gallringsfrist anser närmast faller på Riksarkivet att göra efter samråd med Riksskatteverket. I gåvoanmälningsärenden har Datainspektionen i sina tillstånd föreskrivit att personuppgifter skall gallras årsskiftet efter deklaration att en kom och i övriga fall senast årsskiftet år efter tre förfrågan eller anmaning att inkomma med deklaration. För uppgifter hämtats som in från fastighetstaxeringsregistren har Datainspektionen föreskrivit att uppgifter om förvärv inte är gåvoskattepliktiga skall gallras som omedelbart när detta förhållande har konstaterats. Vi utgår från att dessa gallringsfrister motsvarar verksamhetens generella behov bevara av att uppgifter och föreslår därför generell gallringsfrist i gåvoanmälen ningsärenden med innebörd uppgifter och handlingar sådana att i ärenden skall gallras senast tre år efter att förfrågan eller anmaning att inkomma med deklaration gjordes.

Uppgifter i SEED-registret

Som vi nämner i avsnitt 3.1.5 i lagen tobaksskatt, anges om lagen om alkoholskatt samt lagen skatt på energi,

om att beskattningsmyndighe-

ten Skattemyndigheten i Gävle Särskilda skattekontoret i

- Ludvika

med hjälp av automatisk databehandling skall föra register över personer som har godkänts som upplagshavare eller är registrerade som varumottagare samt över godkända skatteupplag. Ändamålet med regist-

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 311

ret är att tillhandahålla skattskyldiga och behörig myndighet i Sverige eller ett annat EU-land uppgifter sådant godkännande och sådan

om registrering. Uppgifterna enligt de tre lagarna har inordnats i ett gemensamt register System for the Exchange of Excise Data, SEED. Uppgifterna i SEED-registret skall enligt gällande lagstiftning gallras sju år efter utgången det kalenderår som upplagshavaren eller varumot-

av tagaren avregistrerades. Vi har inte funnit anledning att avvika från denna gallringsfrist.

Särskilda föreskrifter om undantag

Vissa uppgifter i beskattningsdatabasen bör inte gallras över huvud taget. Det gäller bl.a. uppgifter som i dag återfinns i taxeringsuppgiftsregistret och tidigare återfanns i skattelängder. Genom att bevara dessa uppgifter tillgodoses statistikens och forskningens behov, samtidigt som den kontinuitet som finns idag avseende sådana uppgifter kan bibehållas. Enligt vår uppfattning kan således bestämmelser om att vissa uppgifter i beskattningsdatabasen skall bevaras ersätta föreskrifter om inrättande av t.ex. särskilda taxeringsuppgiftsregister. Vi anser att det bör åligga regeringen eller, om regeringen bestämmer det, Riksarkivet att meddela föreskrifter om vilka uppgifter som skall bevaras.

Även i övrigt bör regeringen eller Riksarkivet ha möjlighet med-

att dela föreskrifter om att vissa uppgifter som undantas från gallring i beskattningsdatabasen skall överlämnas till en arkivmyndighet.

8.2 Skatteförvaltningens folkbokförings-

verksamhet

8.2.1 En särskild lag för

folkbokföringsverk-

samheten

Vårt förslag: Behandling personuppgifter i den del skatteför-

av av

valtningens verksamhet som rör folkbokföringsfrågor skall regleras i

en särskild lag.

Som nämner i avsnitt 8.1.1 anser att starka skäl talar för att behandling av personuppgifter i skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet skall regleras i en särskild lag. För den brottsutredande verk-

312 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

samhet som skattemyndigheterna bedriver finns bestämmelser i lagen 1999:90 om behandling personuppgifter vid skattemyndigheters av medverkan i brottsutredningar. Ansvaret för frågor val och folkomom röstningar delar skatteförvaltningen med länsstyrelserna och de kommunala valnämndema. De delarna förvaltningens verksamhet bör därför av inte regleras gemensamt med folkbokföringsfrågor. Ett flertal argument kan föras fram även mot att beskattningsfrågor regleras gemensamt med

folkbokföringsfrågoma. För det första är de två verksamhetsgrenama

organisatoriskt åtskilda så sätt att uppgifterna inte behandlas av samma personalkategorier. Dessutom är sekretesskyddet väsentligt strängare för uppgifter inom beskattningsverksamheten än inom folkbokföringen. För det andra har de frågor hanteras respektive Verksamhetsgren inte som av någon saklig anknytning till varandra. För det tredje är typerna av uppgifter som behandlas så olika, att inte kan någon lagteknisk vinst se med en gemensam reglering. Vi väljer därför lösning innebär en som att skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet regleras i särskild lag en som inte omfattar andra delar förvaltningens verksamhet. av

8.2.2 Ändamålen med i

behandling folkbokförings-

databasen

Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande av information behövs inom skatteförvaltningen för som 0 samordnad behandling identifieringsuppgifter för fysiska av per-

soner och av andra folkbokföringsuppgifter,

handläggning av folkbokföringsärenden,

0 fullgörande av underrättelseskyldighet enligt lag eller förordning

samt för att tillgodose samhällets behov folkbokföringsuppgifav ter i övrigt, 0 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten, av samt

0 framställning av statistik.

Som framgår avsnitt 6.1 föreslår det för de verksamheter av att som vi har att utreda skall finnas särskild reglering i dataen för behandling baser. För en närmare redogörelse vad med begreppet daav som avses tabas och beskrivning av när behandling personuppgifter skall av omfattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet. I lagen 1990: 1536 folkbokföringsregister, lagen 1995:743 om

om aviseringsregister och förordningen 1991:750 folkbokförings-

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 313

anges vars skall ersättas bestämmelserna om en folkbokföringsdatabas se

genom avsnitt 3.2. Vi har inte för avsikt att föreslå några förändringar avseende för vilka ändamål uppgifter får behandlas i folkbokföringsverksamheten. Den i lagförslaget återgivna ändamålsbeskrivningen motsvarar därför gäller i dag.

i sak vad som

Som redovisar i avsnitt 6.2.2 anser att man principiellt bör skil-

mellan primära och sekundära ändamål. Med primära ändamål avser

ändamål som är direkt anpassade till den verksamhet som bedrivs av personuppgiftsansvariga myndigheter. Sekundära ändamål är ändamål som kan hänföras till andra verksamhetsområden än det för vilket databasen primärt förs. För folkbokföringsverksamheten gäller emellertid i detta avseende något speciella förhållanden. Inom samtliga de övriga verksamheter som omfattas av vårt uppdrag förs i dag personregister med det huvudsakliga ändamålet att utgöra ett stöd för myndigheterna i utövandet av sina arbetsuppgifter. Det primära ändamålet med registren är med andra ord myndigheternas egen verksamhet. Det primära ändamålet för dagens folkbokförings- och aviseringsregister kan däremot närmast sägas vara att bistå samhället i stort, och inte bara den

egna verksamheten, med uppgifter om fysiska personer i Sverige.

Vi föreslår som ett första ändamål med folkbokföringsdatabasen skatteförvaltningens skyldighet att behandla uppgifter för samordning av identifieringsuppgifter för fysiska personer och andra folkbokför ingsuppgifter. Detta ändamål har sin direkta motsvarighet

i lagen om folkbokföringsregister och kärnan i verksamheten, nämligen att

avser föra ett kontinuerligt register med ett antal grundläggande uppgifter

om Sveriges alla invånare och vissa andra Ett väsentligt ändamål

personer. med databasen är även handläggning av folkbokföringsärenden. Med detta avser inte endast handläggning ärenden enligt folkbokfö-

av ringslagen 1991:481, utan på samma sätt som i dag samtliga de ärenden som handläggs av skattemyndigheterna i egenskap ansvariga

av myndigheter för folkbokföringsverksamheten. Som exempel kan nämnas ärenden enligt namnlagen 1982:670. Det ändamålet omfattar även behandling av personuppgifter i de handläggningsregister i dag

som förs med stöd av förordningen om folkbokföringsregister.

Som ett särskilt ändamål med folkbokföringsdatabasen föreslår skatteförvaltningens underrättelseskyldighet enligt lag eller förordning samt förvaltningens skyldighet att tillgodose samhällets behov av folkbokföringsuppgifter i övrigt. Som nämner kan det sägas det

ovan vara huvudsakliga ändamålet med databasen. Vår avsikt är att detta ändamål skall omfatta vad som i dag anges i lagen om folkbokföringsregister

om framställning av personbevis och andra registerutdrag samt uttag

av folklängder och andra samlingar uppgifter för förvaring hos statliga

314 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

arkivmyndigheter. Även de för aviseringsregistret i dag angivna ändamålen aktualisering, komplettering och kontroll urval av samt uttag av av personuppgifter, faller in under det ändamålet. Slutligen anges som ändamål med databasen tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten samt framställning statistik. av av Riksskatteverket och skattemyndighetema måste ha möjlighet att som ett led i folkbokföringsverksamheten behandla personuppgifter med syfte att kartlägga verksamheten, dvs. följa verksamheten och plaupp nera för åtgärder skall vidtas i framtiden. Det måste även finnas som möjligheter att behandla personuppgifter i folkbokföringsdatabasen för statistiska ändamål, både officiellt reglerad statistik och sådan statistik

som inte är författningsreglerad.

8.2.3 får behandlas i

Uppgifter som databasen

Vårt förslag: I databasen skall, i den omfattning behövs för som

folkbokföringsverksamheten, få behandlas uppgifter

om personnummer, samordningsnummer enligt folkbokföringslagen 1991:481, nanm, födelsetid, födelsehemort, födelseort, adress,

folkbokföringsfastighet, lägenhetsbeteckning, folkbokföringsort

och folkbokföring under särskild rubrik,

medborgarskap,

civilstånd, make, barn, föräldrar, vårdnadshavare och den annan person som registrerade har samband med inom folkbokföringen, samband enligt föregående punkt är grundat adoption, som inflyttning från utlandet, avregistrering, anmälan enligt 7 kap. 1 och 10 vallagen 1997:157, samt 0 gravsättning. I databasen skall få behandlas uppgifter den 30 juni som 1991 enligt särskilda bestämmelser antecknade i sådan personakt var som avses

i 16 § folkbokföringskungörelsen 1967:495.

I databasen skall få behandlas uppgifter tidpunkter för om nu nämnda förhållanden. För uppgifter om personnummer, samordningsnummer och avregistrering skall få anges grunden för förhål-

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 315

landet. För uppgift samordningsnummer skall även få anges de

om handlingar har legat till grund för identifiering samt uppgift om

som att det råder osäkerhet om personens identitet.

I databasen skall också få behandlas uppgifter om yrkande och grunder i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för beslutet samt andra uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om vilka uppgifter som sålunda får behandlas i databasen.

Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk handling. Undantag skall dock göras för uppgifter som uttryckligen anges i lagen.

Till skillnad från vad gäller inom framför allt beskattningsverk-

som samheten är förändringstakten inom folkbokföringsverksamheten förhållandevis låg i fråga vilka uppgifter fysiska be-

om om personer som höver behandlas automatiserad väg i den informationsbaserade delen av databasen. Den uppräkning av uppgifter som i dag återfinns i lagen om folkbokföringsregister är dessutom både så begränsad till sin omfattning och av så central betydelse i folkbokföringsverksamheten, att vi inte ser någon anledning att indela uppgifterna i kategorier och överlåta till regeringen eller Riksskatteverket att närmare besluta

om vilka uppgifter som får behandlas. Vi har i stället valt att,

samma sätt som för folkbokföringsregister i dag, ange uppgifterna direkt i lag, med endast smärre förändringar i det materiella innehållet så det

som enligt beslut riksdagen kommer att utformat den 1 januari 2000.

av vara Uppgifter om sjömansregistrering finns det enligt vad har erfarit inte längre något behov av och har därför inte funnit anledning att föra över den bestämmelsen från dagens lagstiftning. Det kommer inte heller att finnas anledning att i framtiden behandla uppgifter medlem-

om skap i icke territoriell församling. Sådana uppgifter kommer därför inte att få behandlas enligt vårt förslag.

Vi föreslår att det i folkbokföringsdatabasen, förutom de

ovan angivna uppgifterna, skall få behandlas uppgifter yrkande och grunder

om i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande skälen för beslutet

av samt andra uppgifter som behövs för handläggningen ett ärende. Här

av avses uppgifter som i stor omfattning kommer att återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingama i dess helhet regelmässigt skall registreras i den informationsbaserade delen databasen. I den omfattning det behövs bör emeller-

3 l 6 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

tid uppgifter om beslut m.m. avseende en person kunna återfinnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till den elektroniska akten i det aktuella ärendet. När sådana uppgifter behandlas annat sätt än i elektroniska handlingar gäller dock begränsningar i fråga om vilka känsliga personuppgifter m.m. som får behandlas. Det bör påpekas att vår avsikt är att uppgifter i dag registreras i det särskilda

som handläggningsregistret enligt förordningen om folkbokföringsregister m.m. även fortsättningsvis skall få behandlas, eftersom det är uppgifter som behövs för handläggning av ärenden. Det bör åligga regeringen eller Riksskatteverket att meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas den grunden att de behövs för handläggningen av ärenden.

En genomgående princip för behandling personuppgifter i data-

av baser är enligt våra förslag att känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. enligt 13 och 21 §§ personuppgiftslagen

endast skall få behandlas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem se avsnitt 6.3.3 och 6.4.4. Känsliga personuppgifter

m.m. som ändå skall få behandlas i den informationsbaserade delen databasen

av bör regleras uttryckligt i lag. För folkbokföringsdatabasens del saknas anledning att behandla andra sådana uppgifter än de ingår i den

som från lagen folkbokföringsregister överflyttade uppräkningen

om av uppgifter som får behandlas i databasen.

8.2.4 Direktåtkomst till databasen

Vårt förslag: Riksskatteverket och skattemyndighetema skall få ha direktåtkomst till folkbokföringsdatabasen. Regeringen skall få meddela föreskrifter om att även får ha direktåtkomst, dock inte

annan till elektroniska handlingar.

Regeringen skall få meddela föreskrifter inskränkning

om av en myndighets eller annans direktåtkomst till databasen.

Regeringen skall få meddela föreskrifter att enskild får ha di-

om en rektåtkomst till uppgifter sig själv i databasen. Regeringen eller

om den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter om vilka uppgifter som sålunda får omfattas direktåtkomst.

I avsnitt 6.7 redovisar vår principiella inställning i fråga di-

om rektåtkomst till databaser. I enlighet med de för där fö-

resonemang reslår vi att Riksskatteverket och skattemyndighetema skall ha till

rätt fullständig tillgång till uppgifter i folkbokföringsdatabasen, inklusive

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 317

de elektroniska handlingarna vilka av integritetsskäl inte bör vara tillgängliga för andra myndigheter. För den händelse regeringen finner att det finns särskild anledning att begränsa åtkomsten till vissa uppgifter eller handlingar, föreslår en möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter om sådan begränsning. Enligt vår uppfattning torde dock detta inte vara nödvändigt i nuläget.

I dag förekommer direktåtkomst för myndigheter utanför skatteförvaltningen endast till vissa uppgifter i aviseringsregistret se avsnitt 3.2.4. Vi ser inga skäl att begränsa den direktåtkomst till folkbokföringsuppgifter myndigheter har i dag. Vi föreslår därför att

som regeringen skall ha möjlighet att meddela föreskrifter om att andra än Riksskatteverket och skattemyndigheterna skall få direktåtkomst till

uppgifter i folkbokföringsdatabasen. Sådan åtkomst kan naturligtvis begränsas till att avse endast vissa uppgifter, exempelvis de uppgifter som i dag är åtkomliga för samtliga myndigheter i aviseringsregistret. Enligt vår uppfattning bör emellertid de myndigheter i dag har direktåt-

som komst till fler uppgifter i aviseringsregistret för att aktualisera, komplettera eller kontrollera uppgifter i sina egna register, även fortsättningsvis ha motsvarande tillgång till uppgifter i folkbokföringsdatabasen.

Vi redovisar i avsnitt 6.7.5 våra överväganden i fråga möjlig-

om heten för enskilda att få direktåtkomst till uppgifter i myndig-

egna heters databaser. Vi föreslår för samtliga de verksamhetsområden

som omfattas av vårt uppdrag att regeringen skall meddela föreskrifter om att en enskild får ha direktåkomst till uppgifter om sig själv i

en databas. Regeringen kan i och för sig enligt vårt lagförslag ha

anses denna möjlighet redan genom det redovisade bemyndigandet att

ovan tillåta direktåtkomst till databasen för andra än de myndigheter

som uttryckligen anges i lagförslaget. Vi emellertid att den särskilda

anser direktåtkomst uppgifter bör markeras särskilt i lagen.

som avser egna Inom folkbokföringsverksamheten planeras elektroniska förfaranden som komplement till mer traditionella rutiner prop. 1997/98:l36 s. 59 f.. Vad som avses är t.ex. att Internet skall kunna utnyttjas för att anmäla flyttning eller göra namnanmälan för ett nyfött bam. Ett viktigt hjälpmedel för att sådana anmälningsrutiner skall bli ett effektivt alternativ är att enskilda samtidigt får tillgång till de uppgifter dem

om själva som finns hos myndigheten före ändringen.

I likhet med vad föreslår för beskattningsdatabasen samt val- och folkomröstningsdatabasen se avsnitt 8.1.4 och 8.3.4 har för folkbokföringsdatabasen övervägt att regeringen möjlighet att föreskriva

ge om allmän direktåtkomst till vissa uppgifter. Vad särskilt har tittat är om det finns skäl att tillåta envar så önskar att t.ex. via Inter-

som net eller med hjälp av automatisk telefontjänst ta del enskilds

- av en

3 l 8 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

och adressuppgifter, under förutsättning att den söker efter namn- som uppgifterna har tillgång till den enskildes En sådan

personnummer. möjlighet skulle förenkla för kommuner, företag, sjukvårdsinrättningar och organisationer m.m., att kontrollera kommuninvånamas, de anställdas, patienternas eller medlemmarnas narrm- och adressuppgifter med ledning av deras personnummer. Det skulle i sin tur innebära att folkbokföringsenhetema sparar tid och arbete som i dag ägnas attlämna de aktuella uppgifterna telefon. Vi avstår emellertid från att lägga

per fram ett sådant förslag, främst grund av att det finns betänkligheter från integritetssynpunkt mot att enskildas namn- och adressuppgifter görs tillgängliga för allmänheten ett sådant sätt, även om en förutsättning för åtkomst till uppgifterna är att den sökande har tillgång till personnumret avseende de personer om vilka informationen eftersöks. Det är enligt vår uppfattning även tveksamt om ett sådant förfarande kan anses stå i överensstämmelse med bestämmelserna om överföring av personuppgifter till tredje land i artikel 25 och 26 i dataskyddsdirektivet.

8.2.5 Sökning i databasen

Vårt förslag: Uppgifter om födelseort, familjesamband som grundas adoption, inflyttning från utlandet samt gravsättning skall inte få användas som sökbegrepp vid sökning i folkbokföringsdatabasen.

Uppgift om medborgarskap skall få användas som sökbegrepp endast i fråga om medborgarskap i Sverige, Danmark, Norge, Finland eller Island samt om medborgarskap i ett land inom eller utom Europeiska unionen unionsmedborgarskap eller icke unionsmedborgarskap.

Förutom de begränsningar vid sökning som allmänt gäller för behandling av uppgifter i elektroniska handlingar se avsnitt 6.4.5 bör inte-

av gritetsskäl de i dag gällande begränsningarna i sökmöjligheter enligt lagen om folkbokföringsregister i princip tillämpas även i framtiden. Vi föreslår således sökbegrepp inte skall få användas uppgifter

att som om födelseort, familjesamband grundas adoption, inflyttning från

som utlandet samt gravsättning. Samtliga dessa uppgifter är olika sätt känsliga och det finns inte heller efter vad har erfarit något direkt behov av att använda uppgifterna som sökbegrepp.

I förhållande till vad gäller i dag har valt att göra endast

som ett par förändringar. En ändring de uppgifter anmälan enligt val-

avser om lagen som får behandlas i databasen. Anmälningama gäller svenska

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 319

medborgare som inte är folkbokförda i landet och det finns enligt vår uppfattning inga faror från integritetssynpunkt att tillåta uppgifterna som sökbegrepp. Idag får uppgift om födelsehemort inte användas som sökbegrepp. En persons födelsehemort är den ort i Sverige där modern var folkbokförd när personen föddes. Vi kan inte några integritetsse skäl för att den uppgiften inte skall få användas sökbegrepp. I som fråga uppgifter medborgarskap har valt att för folkbokföom om ringsdatabasen införa en bestämmelse motsvarar vad i dag som som gäller för aviseringsregistret, nämligen att sökning får göras medborgarskap i de nordiska länderna. Dessutom skall det möjligt att vara söka på uppgift om någon är medborgare i ett land i EU eller inte, däremot inte uppgifter medborgarskap i ett specifikt land med om undantag för de nordiska länderna.

8.2.6 Gallring i databasen

av uppgifter

Vårt förslag: Arkivlagens bestämmelser gallring och bevarande om skall gälla för uppgifter och handlingar i folkbokföringsdatabasen.

I dag gallras uppgifter i folkbokföringsregister i enlighet med arkivlagens bestämmelser, medan särskilda bestämmelser gäller för aviseringsregistret se avsnitt 3.2. Principen för gallring uppgifter i aviav seringsregistret är att uppgifter skall gallras när de inte är aktuella. Det är med andra ord endast aktuella uppgifter skall aviseras. Som vi som nämner i avsnitt 4.4.5 föreslår att regeringen skall ha möjlighet att meddela föreskrifter om hur databas skall indelad, dvs. närmare en vara ange t.ex. vilka uppgifter i folkbokföringsdatabasen skall få som användas för aviseringsändamål. I sådan förordning kan även en anges att endast aktuella uppgifter får aviseras. Förordningen kan därmed de ersätta särskilda gallringsbestämmelser gäller i dag för aviseringsregistret. som Vi anser således att gallringsregler kan tillämpas samma för samtliga uppgifter i folkbokföringsdatabasen och föreslår därför, i likhet med vad som gäller för folkbokföringsregister i dag, inga särskilda gallringsbestämmelser för uppgifter och handlingar i

folkbokföringsdata-

basen. Det innebär att arkivlagens bestämmelser skall tillämpas.

320 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

8.3 Verksamhet med val och folkornröst-

ningar

8.3.1 En för verksamhet med val och folk-

lag omröstningar

Vårt förslag: Behandling av personuppgifter i verksamhet med val

och folkomröstningar skall regleras i en lag, oavsett om behand-

lingen utförs av myndigheter inom skatteförvaltningen eller av läns-

styrelserna.

I avsnitt 8.1.1 redovisar vi de skäl ligger bakom vårt förslag att re-

som glera skatteförvaltningens beskattningsverksamhet i en särskild lag. Där påpekas att regler som rör behandling av personuppgifter i verksamhet med val och folkomröstningar inte bör samordnas med bestämmelser som avser beskattnings- eller folkbokföringsverksamheten. Även skatteförvaltningen i viss del för verksamhet med

om ansvarar val och folkomröstningar, så medför enligt vår mening den omständigheten att ansvaret delas med länsstyrelserna och de kommunala valnämndema att dessa frågor bör regleras separat. En möjlighet hade då varit att reglera den behandling som myndigheter inom skatteförvaltningen ansvarar för i en lag och ha ett särskilt regelverk för övrig behandling. Vi anser dock att samtliga bestämmelser behand-

som avser ling av personuppgifter vid val och folkomröstningar skall samordnas i en lag.

Enligt vår mening bör emellertid lagen begränsas så att den endast omfattar de statliga myndigheter som arbetar med val och folkomröstningar. De kommunala valnämndema är i dag inte ansvariga för de

personregister som förs för den verksamheten, dvs. röstlängdsregister och kandidatregister. Det kan i och för sig finnas fördelar från effektivitetssynpunkt med att låta valnämndema personuppgiftsansvariga

vara jämte Riksskatteverket, skattemyndigheterna och länsstyrelserna. De skulle då på kunna behandla uppgifter valresultat i den

eget ansvar om för verksamheten gemensamma databasen se nästa avsnitt. Enligt vår uppfattning bör emellertid ansvaret för personuppgiftsbehandlingen åligga endast de statliga myndigheter är involverade i verksam-

som heten. Det innebär inte att de kommunala valnämndema i sin verksamhet inte skall kunna dra nytta av de uppgifter som behandlas de

av statliga myndigheterna, t.ex. i form direktåtkomst till val- och folk-

av omröstningsdatabasen se avsnitt 8.3.4.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 321

8.3.2 Ändamålen med i val- och folk-

behandling ornröstningsdatabasen

Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhanda-

hållande av information som behövs hos Riksskatteverket, skatte-

myndighetema och länsstyrelserna för

0 framställning av röstlängder och röstkort inför ett val eller en

folkomröstning,

framställning av valsedlar och sammanräkning valresultat,

0 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten,

samt

0 framställning av statistik.

Uppgifter i databasen skall även få behandlas för att tillgodose

sam-

hällets behov av uppgifter i samband med val och folkomröstningar

samt för framställning av statistik.

Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår att det för de verksamheter

som

har att utreda skall finnas en särskild reglering för behandling i databaser. För en närmare redogörelse vad med begreppet

av som avses databas och beskrivning när behandling personuppgifter skall

av av omfattas de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnit-

av tet.

Avsikten med bestämmelserna val- och folkomröstningsdata-

om basen är att de skall ersätta regleringen dels röstlängdsregister enligt

av lagen 1997:158 om röstlängdsregister, dels kandidatregister förs

som med stöd av tillstånd av Datainspektionen se avsnitt 3.3. Några

materiella förändringar är således inte avsedda. Som redovisar i avsnitt 6.2.2 anser att bör skilja mellan primära och sekundära ändamål

man för en databas. Med primära ändamål ändamål är direkt

avser som anpassade till den verksamhet som bedrivs personuppgiftsansvariga

av myndigheter, i detta fallet Riksskatteverket, skattemyndighetema och länsstyrelserna. Sekundära ändamål är ändamål kan hänföras till

som andra verksamhetsområden än det för vilket databasen primärt förs.

De två huvudsakliga primära ändamålen för val- och folkomröstningsdatabasen är framställning röstlängder och röstkort inför val

av ett eller en folkomröstning, vilket görs Riksskatteverket och skattemyn-

av dighetema, samt framställning valsedlar och sammanräkning val-

av av resultat. De sistnämnda uppgifterna åligger Riksskatteverket och länsstyrelserna. Även de kommunala valnämndema

ansvarar i och för sig för sammanräkning valresultat. Vi emellertid databasens

av anser att

11 19-1588SkattTullExekutionNormer

322 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

primära användningsområde bör begränsas till den verksamhet be-

som drivs av de statliga myndigheterna. Däremot är det enligt vår uppfattning inget som hindrar att valnärrmdema får direktåtkomst till uppgifter i databasen och därmed kan dra den information finns där

nytta av som se avsnitt 8.3.4.

Som primära ändamål anges även tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten samt framställning statistik. Riksskatte-

av verket, skattemyndighetema och länsstyrelserna måste ha möjlighet att som ett led i verksamheten behandla personuppgifter med syfte att kartlägga verksamheten, dvs. följa val och folkomröstningar och plane-

upp ra för åtgärder skall vidtas i framtiden. Det måste även finnas möj-

som ligheter att behandla personuppgifter för statistiska ändamål, både officiellt reglerad statistik och sådan statistik är intern

som av mer angelägenhet eller som i vart fall inte är författningsreglerad.

Som sekundära ändamål behandling för att tillgodose

anges samhällets behov av uppgifter i samband med val och folkomröstningar samt framställning av statistik. Det är självklarhet att ett ändamål

en med val- och folkornröstningsdatabasen måste att offentliggöra

vara och sprida bl.a. uppgifter kandidater i val via valsedlar resul-

om samt tatet av ett val eller en folkomröstning. Utöver behovet uppgifter i

av samband med val och folkomröstningar kan det finnas behov

av uppgifter för statistiska ändamål i andra sammanhang.

8.3.3 Uppgifter får behandlas i

som databasen

Vårt förslag: För kan komma

en person som antas att vara röst-

berättigad den dag ett val eller folkomröstning skall hållas,

som en

skall i databasen få behandlas uppgifter

om personnummer, namn,

adress, folkbokföringsort, fastighetsbeteckning, valdistrikt och med-

borgarskap. För en person inte är folkbokförd i Sverige skall få

som

behandlas uppgift om tidpunkt för utvandring och för

en person som

har invandrat till Sverige uppgift tidpunkt för invandringen.

För en person som är kandidat i ett val skall i databasen få behandlas

uppgifter om adress, folkbokföringsort, med-

personnummer, namn,

borgarskap i ett land inom Europeiska unionen identifierings-

samt

uppgifter och partibeteckning finns eller kommer finnas

som att

valsedlar där personen är upptagen.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 323

I databasen skall få behandlas uppgifter om yrkande och grunder i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för beslutet samt andra uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter vilka uppgifter som sålunda får behandlas i

om databasen.

Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk handling. Undantag görs dock för uppgifter som uttryckligen anges i lagen.

I likhet med vad som gäller inom folkbokföringsverksamheten är förändringstakten inom verksamheten med val och folkomröstningar förhållandevis låg när det gäller vilka uppgifter fysiska

om personer som behöver behandlas automatiserad väg i den inforrnationsbaserade delen av databasen. Vi har därför valt att för vissa personkategorier, på samma sätt som för folkbokföringsdatabasen, föreslå att uppgifterna anges direkt i lag.

Vad som får registreras är eller kan antas komma

om personer som att vara röstberättigade vid kommande val eller folkomröstning regleras i dag i lagen om röstlängdsregister. De uppgifter vi föreslår skall

som få behandlas i val- och folkbokföringsdatabasen motsvarar de gäl-

nu lande bestämmelserna i relevanta delar se avsnitt 3.3.2. Vi föreslår att behandling skall få ske av uppgifter om personnummer, adress,

namn, folkbokföringsort, fastighetsbeteckning, valdistrikt och medborgarskap, vilket innebär att har valt att i förslaget inte vissa uppgifter

ange som inte kommer att vara aktuella vid den tidpunkt då lagen föreslås träda i kraft. Det gäller uppgifter om tillhörighet i svenska kyrkan eller i

en icke-territoriell församling. Uppgifter om folkbokföringsort

anser bör inkludera uppgifter om län och kommun.

Kandidatregister förs i dag med stöd av tillstånd från Datainspektionen. I tillståndet anges vilka uppgifter registren får innehålla

som se avsnitt 3.3.3. Vi föreslår med ett undantag ingen materiell förändring i fråga vilka uppgifter skall få behandlas. Undantaget gäller

om som uppgifter om medborgarskap. I dag får endast uppgifter svenskt el-

om ler icke svenskt medborgarskap finnas i kandidatregister. Det är emellertid väsentligt att det får behandlas uppgifter i vilket land inom

om EU som en kandidat i ett val är medborgare. Anledningen är att det i fråga val till Europaparlamentet föreligger uppgiftsskyldighet

om en för medlemsländerna i fråga vilka medborgare i andra medlems-

om länder som kandiderar i val. Sverige skall alltså meddela ett EU-land om någon av deras medborgare är kandidat i det svenska valet till Eu-

324 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

ropaparlamentet. För en person som är kandidat i ett val föreslår därför att det i databasen skall få behandlas uppgifter personnum-

om mer, namn, adress, folkbokföringsort, medborgarskap i ett land inom EU samt identifieringsuppgifter och partibeteckning som finns eller kommer att finnas valsedlar där personen är upptagen.

Vi föreslår att det i val- och folkomröstningsdatabasen, förutom de ovan angivna uppgifterna, skall få behandlas uppgifter om yrkande och grunder i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för beslutet samt andra uppgifter behövs för handläggningen ett ären-

som av de. Här avses uppgifter som i stor omfattning kommer att återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den informationsbaserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter beslut avseende kunna åter-

om m.m. en person finnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till den elektroniska akten i det aktuella ärendet. När sådana uppgifter behandlas på annat sätt än i elektroniska handlingar gäller dock begränsningar i fråga om vilka känsliga personuppgifter får behandlas.

m.m. som

Vid genomförandet av val eller folkomröstningar är det admini-

av strativa skäl viktigt att det finns uppgifter tillgängliga de

om personer som arbetar med genomförandet ett val, t.ex. partiombud, korrek-

av turansvariga och valnämndemas ordförande och sekreterare m.fl. Dessutom behövs det uppgifter valdistrikt, vallokaler och deras öppet-

om tider, adress till Valnämnden Administrativa uppgifter

m.m. om personal m.m. omfattas inte våra lagförslag, utan vid behandling så-

av av dana uppgifter skall personuppgiftslagens bestämmelser tillämpas. Det hindrar emellertid inte att uppgifter t.ex. adress och telefon-

om nanm, nummer behandlas i val- och folkomröstningsdatabasen tillsammans med de andra uppgifter behövs för verksamheten avsnitt 4.3.3

som se och 6.3.4.

Huvudregeln för behandling personuppgifter i databaser enligt

av våra lagförslag är att känsliga personuppgifter och uppgifter lag-

om överträdelser m.m. enligt 13 och 21 §§ personuppgiftslagen endast skall få behandlas i elektroniska handlingar i

ärendehanteringssystem

se avsnitt 6.3.3 och 6.4.4. Känsliga personuppgifter ändå

m.m. som skall få behandlas i den informationsbaserade delen databasen bör

av regleras uttryckligt i lag. För val och folkornröstningsdatabasens del saknas anledning att behandla andra sådana uppgifter än de

som uttryckligen får föras i databasen de olika personkategoriema.

SOU l999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 325

8.3.4 Direktåtkomst till databasen

Vårt förslag: Riksskatteverket, skattemyndighetema, länsstyrelser-

och de kommunala valnämndema skall få ha direktåtkomst till

val- och folkomröstningsdatabasen. De kommunala valnärnndernas

direktåtkomst får inte elektroniska handlingar. Regeringen skall

avse

få meddela föreskrifter att även får ha direktåtkomst, dock

om annan

inte till elektroniska handlingar.

Regeringen skall få meddela föreskrifter om inskränkning av en

myndighets eller annans direktåtkomst till databasen.

Regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild får ha di-

rektåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. Regeringen eller

den myndighet regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter

som

om vilka uppgifter som sålunda får omfattas av direktåtkomst.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få

meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter i data-

basen som finns valsedlar. Direktåtkomsten får inte vara utfor-

mad så att uppgifter om flera kan behandlas automatise-

personer

rad väg vid inhämtandet.

I avsnitt 6.7 redovisar vår principiella inställning till direktåtkomst till databaser. I enlighet med de resonemang för där föreslår att Riksskatteverket, skattemyndighetema och länsstyrelserna skall ha laglig rätt till fullständig tillgång till uppgifter i val- och folkomröstningsdatabasen, inklusive de elektroniska handlingarna. För den händelse

regeringen finner att det finns särskild anledning att begränsa åtkomsten till vissa uppgifter eller handlingar, föreslår möjlighet för

en regeringen att meddela föreskrifter sådan begränsning.

De kommunala valnämndema är tillsammans med Riksskatteverket och länsstyrelserna ansvariga för genomförandet av ett val och sammanräkning av valresultat. Vi anser emellertid att de inte skall vara personuppgiftsansvariga, utan har valt att låta de statliga myndigheternas behov styra ändamålen med databasen. Det finns emellertid ett värde i att valnämndema kan få tillgång till uppgifter i val- och folkomröstningsdatabasen. Det skulle bl.a. möjliggöra att röstkort kan lämnas ut hos kommunkontoren samt att personalen i vallokalerna lättare kan komma den information behövs för att valdeltagare skall kunna

som hänvisas till rätt vallokal. Vi föreslår därför att de kommunala val-

326 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

nämnderna skall få ha direktåtkomst till databasen, dock inte till de elektroniska handlingarna.

Regeringen bör dessutom ha möjlighet att meddela föreskrifter om att andra myndigheter och enskilda skall få direktåtkomst till uppgifter i databasen. Sådan åtkomst kan naturligtvis begränsas till att endast avse vissa uppgifter, exempelvis uppgifter om valsedlar och kandidater.

Vi redovisar i avsnitt 6.7.5 våra överväganden i fråga möjlighe-

om ten för enskilda att få direktåtkomst till egna uppgifter i myndigheters databaser. Vi föreslår för samtliga de verksamhetsområden omfat-

som tas av vårt uppdrag att regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild får ha direktåkomst till uppgifter om sig själv i en databas. Regeringen kan i och för sig enligt vårt lagförslag anses ha denna möjlighet redan genom det ovan redovisade bemyndigandet att tillåta direktåtkomst för andra än de myndigheter för valverk-

som ansvarar samheten. Vi anser emellertid att den särskilda direktåtkomst som avser egna uppgifter bör markeras särskilt i lagen. Enligt vad vi har erfarit finns i dag i och för sig inga planer att införa sådan möjlighet i

en verksamheten med val och folkornröstningar. Enligt vår mening finns det trots detta anledning att regeringen möjlighet att när det blir ak-

ge tuellt tillåta enskilda att via Internet nå information sig själva

om som kan vara av värde i samband med att val eller folkomröstning skall

genomföras. Det kan röra sig t.ex. uppgifter till vilket valdistrikt

om om en person hör och i vilken vallokal han eller hon skall rösta.

I val- och folkomröstningsdatabasen kommer enligt vårt förslag att behandlas vissa uppgifter sådan karaktär att deras spridning bland

av allmänheten är av stort intresse. Det gäller de uppgifter kandidater i

om val som återfinns valsedlar, vanligtvis parti, hemort och yrke.

namn, För de uppgifterna finns det enligt vår mening anledning att via Internet tillåta direktåtkomst för eftersöker uppgifterna, exempelvis

envar som genom att valsedlar återges som bilder en webbplats. Det skulle underlätta för såväl valdeltagare massmedierna att få information

som som är av värde i samband med val. Uppgifterna är enligt vår

uppfattning inte integritetskänsliga. Enligt vår mening skulle förfarande

ett som det nu beskrivna, om utlämnande till envar av vissa offentliga

uppgifter av allmänt intresse, inte heller strida mot bestämmelserna

om överföring av personuppgifter till tredje land i artiklarna 25 och 26 i dataskyddsdirektivet.

Regeringen eller Riksskatteverket bör således kunna

fatta beslut om utlämnande av uppgifter finns valsedlar. På sätt för

som samma som direktåtkomst för enskilda till uppgifter, bör denna form allmän

egna av direktåtkomst regleras särskilt i lagen. Vi föreslår således regering-

att en eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter finns valsedlar.

som

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 327

Det är enligt vår uppfattning viktigt att det inte ges möjlighet för enskilda att med hjälp av direktåkomst vid inhämtandet av uppgifter på automatiserad väg göra sammanställningar i registerform som omfattar samtliga eller ett stort antal kandidater till ett val. Det bör därför finnas tekniska spärrar som förhindrar ett sådant förfarande.

8.3.5 Sökning i databasen

Vårt förslag: Uppgift om medborgarskap får användas som sökbegrepp endast i fråga om medborgarskap i ett land inom Europeiska unionen eller i Island eller Norge.

Enligt lagen om röstlängdsregister får vid sökning i sådana register användas endast uppgift om namn och personnummer, tillhörighet till svenska kyrkan, medlemskap i icke-territoriell församling, medborgarskap i Sverige, Danmark, Finland, Island eller Norge samt medborgarskap i ett land inom eller utom Europeiska unionen unionsmedborgarskap eller icke unionsmedborgarskap. Enligt vår uppfattning är det i databasen för val- och folkomröstningar endast uppgifter medbor-

om garskap som kan vara integritetskänsliga och för vilka det finns anledning att ha begränsningar i sökmöjlighetema. I valverksamheten är dock uppgifter om medborgarskap i de nordiska länderna samt i länder som är medlemmar i EU se avsnitt 8.3.3 av stort intresse. De

uppgifterna bör därför vara möjliga att använda sökbegrepp i data-

som basen.

Förutom de begränsningar vid sökning som allmänt gäller för behandling av uppgifter i elektroniska handlingar se avsnitt 6.4.5 bör det således enligt vår uppfattning inte möjligt att använda

vara uppgifter om medborgarskap vid sökning i databasen, med undantag för medborgarskap i ett land inom EU eller i Island eller Norge.

8.3.6 i databasen

Gallring av uppgifter

Vårt förslag: Uppgifter kan antas komma att

om en person som vara röstberättigad den dag som ett val eller folkomröstning skall

en hållas skall gallras en månad efter att det val eller den folkomröstning för vilket eller vilken uppgifterna behandlas i databasen har vunnit laga kraft. Om flera val hålls samtidigt skall uppgifterna dock gallras en månad efter att samtliga val har vunnit laga kraft.

328 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

Uppgifter är kandidat i ett val skall gallras vid om en person som utgången av den mandatperiod för vilken uppgifterna behandlas i

databasen.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall få som meddela föreskrifter om att en uppgift eller handling skall gallras vid en annan tidpunkt eller bevaras samt att uppgifter och om handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till arkiven myndighet.

I val- och folkbokföringsdatabasen kommer att behandlas uppgifter om personer som är röstberättigade, dvs. i stort sett Sveriges hela vuxna befolkning och dessutom svenska medborgare bosatta utomlands. Be-

hovet av uppgifter för fastställande rösträtt är i huvudsak begränsat av till själva valet eller folkomröstningen. Någon anledning behandla att uppgifter i perioder mellan valen finns således normalt inte. Som hu-

vudregel bör enligt vår uppfattning uppgifterna därför, samma sätt som i dag, gallras när det val eller den folkomröstning för vilka de behandlats är genomfört. Det torde i normalfallet tillräckligt vara att uppgifterna bevaras i månad efter att det eller de val eller folkomrösten ningar som uppgifterna har vunnit laga kraft. När flera val hålls avser samtidigt, vilket sker vid de allmänna valen till riksdag, och

landsting

kommuner, bör dock administrativa skäl samtliga uppgifter av bevaras till dess alla val har vunnit laga kraft.

För uppgifter kandidater i val är förhållandet annorlunda. om Där kan förändringar komma att ske under hela mandatperioden. Därför är det enligt vår mening lämpligt att uppgifterna bevaras under hela den mandatperiod för vilken de kandiderar vid det aktuella valet. Därefter, dvs. vanligtvis i samband med nästkommande val, kan uppgifterna gallras ur databasen.

För bägge personkategoriema bör det enligt vår mening möjligt vara för regeringen eller Riksarkivet att meddela föreskrifter om att en uppgift skall bevaras eller gallras vid tidpunkt än den i en annan som anges lagen. Som exempel kan nämnas uppgifter

om unionsmedborgare som

haft rösträtt vid det senaste valet till Europaparlamentet. Sådana uppgifter måste nämligen tillgängliga när röstlängder skall vara upprättas inför följande parlamentsval. I detta och andra fall får alltså undantag föreskrivas. Slutligen bör regeringen eller Riksarkivet ha möjlighet att meddela föreskrifter att uppgifter och handlingar undantas från om som gallring skall överlämnas till arkivmyndighet. en

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 329

8.4 Exekutionsväsendets verksamhet

8.4.1 En lag för exekutionsväsendet

Vårt förslag: Behandling personuppgifter och andra uppgifter i

exekutionsväsendets samtliga verksamheter skall regleras i lag.

Inom exekutionsväsendets område faller ett flertal verksamheter

av skilda slag se avsnitt 3.4.1. Det är verksamhet med utsökning och

indrivning, skuldsanering, betalningsföreläggande och handräckning

samt tillsyn i konkurs. Dessutom är det vissa mindre arbetsuppgifter

som särskilt åligger kronofogdemyndighetema.

Vi har övervägt att sätt föreslås för olika verksam-

samma som heter inom skatteförvaltningen reglera exekutionsväsendets olika verk-

samheter i separata lagar. Till stor del har dock vissa verksamhe-

av terna anknytning till varandra. Personer förekommer i exempelvis

som ett ärende om skuldsanering är i många fall föremål även för utsöknings- eller indrivningsåtgärder. Även svarande i

personer som är ett

mål om betalningsföreläggande blir ofta föremål för utsökningsåtgär-

der. Dessa omständigheter talar för att ha reglering

en gemensam av verksamheterna. För reglering talar även det i fråga

en gemensam att om allmänna bestämmelser behandling uppgifter bestäm-

om av samt melser om enskildas rättigheter inte finns anledning göra någon åt-

att skillnad mellan de olika verksamheterna. Vi är därför den uppfatt-

av ningen att det finns fler fördelar än nackdelar med lag-

en gemensam stiftning. Efter att ha intagit den ståndpunkten bestämmelser be-

att om handling av personuppgifter och andra uppgifter i exekutionsväsendets verksamheter med utsökning och indrivning, skuldsanering be-

samt

talningsföreläggande och handräckning skall samlas i lag, har inte

en funnit några bärande skäl för att bryta verksamheten med tillsyn i

ut konkurs från den lagstiftningen. Vi föreslår därför all

gemensamma att behandling personuppgifter och andra uppgifter i exekutionsväsen-

av dets verksamheter regleras i lag.

För den särskilda behandlingen i databaser finns emellertid anledning att i vissa delar reglera de olika verksamhetsområdena för sig. I fråga om ändamålen med och vilka uppgifter får behandlas i da-

som en tabas är skillnaderna i vissa avseenden så stora att lagstiftningen

annars hade blivit svåröverskådlig. I fråga bestämmelser elektroniska

om om handlingar, utlämnande av uppgifter till enskilda medium för

automatiserad behandling och direktåtkomst, saknas det däremot vår

enligt

, i

330 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

mening anledning att ha olika reglering. Sådana bestämmelser föreslås

därför vara gemensamma för de olika databaserna.

I fråga om de mindre arbetsuppgifter som åligger kronofogdemyn-

dighetema är den uppfattningen att behandling av uppgifterna inte

behöver regleras i eller flera för ändamålen särskilt inrättade data-

baser. De arbetsuppgifter som avses är upptagning av protester av väx-

lar och checkar, registrering av avhandlingar om lösöreköp, beslut när i

arbetsgivare skall utnyttja sin kvittningsrätt mot arbetstagare, processer l i vissa lönegarantimål, kallelse okända borgenärer samt underrättel-

ser till målsägande i brottmål se närmare i avsnitt 3.4.1. Idag behandl las personuppgifter avseende dessa områden i kronofogdemyndigheterl nas allmänna diarier. Det förs med andra ord inga särskilda person-

register i vilka uppgifterna behandlas. Enligt vad har erfarit är nämni da arbetsuppgifter av förhållandevis begränsad omfattning. Vi föreslår

därför att behandling av personuppgifter för nämnda syften med un-

dantag av processer i vissa lönegarantimål skall omfattas av bestäm-

i melsema om behandling i utsöknings- och indrivningsdatabasen se i avsnitt 8.4.2. Den behandling av personuppgifter som behöver utföras

när kronofogdemyndighetema för statens talan i processer enligt löne-

garantilagen 1992:497, åligger tillsynsmyndighetema i konkurs. Så- E

dan behandling bör därför enligt vår uppfattning regleras gemensamt

med behandling av ärenden i konkurstillsynsdatabasen se närmare i

avsnitt 8.4. l 1.

Det bör nämnas att Riksskatteverket i dag enligt förordningen

1994:1283 om lönegarantiregister med hjälp automatisk databei av

handling får föra ett register över vissa uppgifter om statlig lönegaranti vid konkurs. Uppgifterna i registret får användas endast för framställ-

ning av statistik. Frågor om den administrativa hanteringen lönega-

rantiersättning har nyligen setts över Statskontoret och resultatet har

publicerats i rapporten En samlad administration lönegarantin

l999:20. Statskontoret föreslår i rapporten bl.a. att Riksskatteverket

skall ges ett systemansvar för lönegarantin, vilket innefattar uppbyggi nad av ett nytt centralt lT-stöd för uppföljning, utvärdering, systemtill-

syn och prognoser. Statskontoret konstaterar även att det centrala löne-

garantiregistret i sin nuvarande utformning saknar funktion och forj

mellt bör kunna avvecklas för att ersättas av en ny databas med åtkomst

för kronofogdemyndigheter och konkursförvaltare. Vi har för vår del

inga invändningar mot de synpunkter som Statskontoret lägger fram i

rapporten. Med anledning av att den närmare utformningen av en even-

tuell ny administrativ ordning avseende lönegarantin inte är känd i dag,

är det inte möjligt för att inom för vårt uppdrag lämna

oss ramen nu förslag reglering av personuppgiftsbehandling inom ett kommande system.

Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 331

8.4.2 Ändamålen med i och

behandling utsöknings-

indrivningsdatabasen

Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande av information som behövs inom exekutionsväsendet för o verkställighet eller annan åtgärd som särskilt åligger kronofogdemyndigheterna enligt utsökningsbalken eller författning, annan indrivning av statliga fordringar m.m., avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter, kvittning vid utbetalning bidrag, av övervakning av näringsförbud, tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten, av samt 0 framställning av statistik.

Uppgifter skall även få behandlas i databasen för tillhandahållande av information som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exekutionsväsendet för 0 avräkning vid återbetalning skatter och avgifter, av 0 kvittning vid utbetalning bidrag, av 0 planering, samordning och uppföljning revisions- och av annan kontrollverksamhet vid beskattning och tulltaxering, 0 utredningar vid bestämmande och betalning skatter, tullar och av socialavgifter, 0 tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och liknande prövannan ning, samt

0 framställning av statistik.

Som framgår avsnitt 6.1 föreslår att det för de verksamheter av som har att utreda skall finnas särskild reglering för behandling i dataen baser. För närmare redogörelse vad med begreppet daen av som avses tabas och beskrivning när behandling personuppgifter skall av av omfattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet. Vår avsikt är att den behandling personuppgifter skall göras av som inom ramen för regleringen utsöknings- och indrivningsdatabasen i av stora delar skall motsvara den behandling som sker i dag med stöd i av huvudsak utsökningsregisterlagen 1968:617. Som vi redovisar i avsnitt 6.2.2 anser att bör skilja mellan primära och sekundära man ändamål. Med primära ändamål ändamål direkt avser som är anpassade till den verksamhet bedrivs personuppgiftsansvariga som av myndigheter, dvs. Riksskatteverket och kronofogdemyndighetema. Se-

332 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

kundära ändamål är ändamål som kan hänföras till andra verksamhetsområden än det för vilket databasen primärt förs.

Ett grundläggande primärt ändamål med utsöknings- och indrivningsdatabasen skall vara verkställighet enligt utsökningsbalken eller annan författning samt indrivning statliga fordringar De ända-

av m.m. målen skall täcka in all målhantering kronofogdemyndighetema

som ansvarar för inom det exekutiva området. Med åtgärd än verk-

annan ställighet som särskilt åligger kronofogdemyndighetema enligt utsök-

ningsbalken eller annan författning, avser myndigheternas åliggande

att uppta protester av växlar och checkar, att registrera avhandlingar om lösöreköp, att lämna besked när arbetsgivare skall utnyttja sin kvittningsrätt mot arbetstagare, att genomföra kallelse okända borgenärer

samt att underrätta målsägande i brottmål se avsnitt 8.4.1. Begreppet annan åtgärd kan med andra ord sägas omfatta de uppgifter åligger

som kronofogdemyndighetema och för vilka det inte finns särskild reglering

om behandling av personuppgifter i utsöknings- och indrivningsdatabasen eller i någon av de övriga databaser exekutionsväsendet

som enligt våra förslag skall förfoga över.

I samband med att personer är föremål för exekutiva åtgärder

som skall få skatter eller avgifter återbetalda eller olika former statliga

av bidrag utbetalda, skall avräkning eller kvittning göras. Kronofogde-

myndigheternas arbete med avräkning och kvittning skall utgöra pri-

ett märt ändamål för vilket uppgifter får behandlas i databasen.

En ytter-

ligare uppgift som åligger kronofogdemyndighetema är övervakning

av näringsförbud. Slutligen primära ändamål tillsyn, kontroll,

anges som uppföljning och planering verksamheten framställning

av samt av statistik. Riksskatteverket och kronofogdemyndighetema måste ha möjlig-

het att som ett led i verksamheten behandla personuppgifter med syfte

att kartlägga den, dvs. följa verksamheten och planera för åtgärder

upp som skall vidtas i framtiden. Det måste även finnas möjligheter in-

att om exekutionsväsendet behandla personuppgifter för statistiska ändamål, både officiellt reglerad statistik och sådan statistik

som är av mer intern angelägenhet eller i vart fall inte är författningsreglerad.

som

Även myndigheter utanför exekutionsväsendet

behöver tillgång till uppgifter om personer är föremål för exekutiva åtgärder för

som att kunna genomföra avräkning och kvittning vid utbetalningar olika

av slag. Som exempel kan nämnas avräkning skattemyndigheter gör

som vid återbetalning med för högt belopp inbetald preliminärskatt

av samt kvittning som kan göras Jordbruksverket i samband med olika bi-

av att drag skall betalas ut. Avräkning vid återbetalning skatter och

av avgifter samt kvittning vid utbetalning bidrag, därför sekun-

av anges som dära ändamål med behandling i databasen. Inom

skatteförvaltningen

och hos Tullverket finns ett behov tillgång till uppgifter exeku-

av om

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 333

tiva åtgärder för den ordinarie verksamheten med uttag av skatt och tull. Som sekundära ändamål anges därför även planering, samordning och uppföljning av revisions- och annan kontrollverksarnhet vid beskattning och tulltaxering samt utredningar vid bestämmande och uppbörd av skatter, tullar och socialavgifter.

Det finns ett stort behov av information om att en person är föremål för exekutiva åtgärder vid ett flertal prövnings- och tillsynsförfaranden. Vissa uppgifter som skall finnas i utsöknings- och indrivningsdatabasen kommer därför med stor sannolikhet att användas av olika myndigheter i deras verksamhet. Som exempel kan nämnas kommunernas tillståndsgivning i fråga om utskänkning av alkohol och länsstyrelsernas tillsyn över restauranger m.m. Uppgifter kommer även att behövas vid tillsyn över innehavare av trafiktillstånd m.m. Som ett särskilt ändamål för databasen bör därför anges tillsyn, lämplighets-, tillstånds- och annan liknande prövning. Vidare bör myndigheter och eventuellt andra få tillgång till uppgifter i någon form för att producera statistik. Framställning av statistik bör därför anges som ett ändamål med databasen.

Uppgifter som behandlas i den exekutiva verksamheten lämnas i stor omfattning ut till banker och andra privaträttsliga subjekt som bedriver kreditupplysningsverksamhet. Vad som gäller för behandling

av uppgifter i det avseendet redogör vi för i avsnitt 9.4 och 12.8.

8.4.3 Uppgifter får behandlas i

som utsöknings-

och indrivningsdatabasen

Vårt förslag: I databasen skall, i den utsträckning det behövs för

verksamheten med utsökning och indrivning, få behandlas uppgifter

0 en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och

andra liknande basuppgifter,

0 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basupp-

gifter,

en enskilds ekonomiska förhållanden,

egendom som berörs i ett mål,

yrkande och grunder i ett mål eller ärende,

utslag i mål om betalningsföreläggande, samt

beslut med angivande skälen för beslutet, betalning, redo-

visning och övriga åtgärder i ett mål eller ärende.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall

som

meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter får behandlas i

om som

databasen.

334 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

Känsliga personuppgifter och uppgifter lagöverträdelser om m.m. skall få behandlas i databasen endast del elektronisk som en av en handling. Uppgift om att kronofogdemyndighet gjort anmälan en om misstanke om brott samt, uppgifterna utgör grund för begäran om en om verkställighet, uppgifter om lagöverträdelser innefattar brott som eller domar i brottmål, får dock behandlas även i andra fall.

Vi redovisar i avsnitt 6.3.2 vår inställning till detaljreglering vad av som får behandlas i databas. För att undvika ändringar i lagen när en nya uppgifter behöver registreras samt för att lagen inte skall bli svår-

genomtränglig, anges endast vilka kategorier uppgifter får beav som handlas i databasen. Dessa uppgiftskategorier vad får beavser som handlas i den informationsbaserade delen databasen, dvs. vanligen av uppgifter som registreras angivande belopp i särskilda genom av m.m. fält i exekutionsväsendets dataprogram. För kompletta handlingar som ingår i ärendehanteringssystem föreslår särskilda bestämmelser. En

grundläggande förutsättning för att uppgift över huvud skall få en taget behandlas är dock att den behövs för de primära ändamålen med data-

basen se avsnitt 6.2.2. Uppräkningen utgör således endast för en ram vad som får behandlas och regeringen eller Riksskatteverket skall sedan meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter det rör sig om om. Med identitets- och andra basuppgifter för fysiska avses personer sådant som personnummer, hemadress eller särskild postadress nanm, samt uppgifter om civilstånd och hemmaboende barn dvs. grundm.m., läggande uppgifter enskilda behövs för den exekutiva verkom som att samheten skall fungera. Motsvarande gäller för juridiska och personer det kan då röra sig uppgifter organisationsnummer, om om styrelseledamöter, firmatecknare adressuppgifter Uppgifter samt m.m. om en enskilds ekonomiska förhållanden är bland de väsentligaste uppgifterna

för den exekutiva verksamheten. Information svarandes och om en eventuellt hans eller hennes familjemedlemmars ekonomi är av avgörande betydelse i ett mål utsökning och indrivning. I denna om uppgiftskategori innefattas sådant inkomster, och uppgift

som skuldbelopp

om när skulden förföll till betalning, borgensåtaganden uppgifter samt om anstånd med betalning Som särskild uppgiftskategori m.m. en föreslår vi uppgifter den egendom berörs i om som ett mål. En uppgift om egendom som tillhör svarande i utsöknings- eller

en ett indrivnings-

mål utgör i och för sig vanligtvis uppgift en om dennes ekonomi, men i vissa fall krävs att även andra uppgifter egendomen om behandlas. I fråga om bl.a. fastigheter har dömts i kan det som mät, vara nödvändigt att behandla uppgifter panträttshavare och hyresom namn m.m.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 335

gäster. Sådana uppgifter kan enligt vår uppfattning inte anses utgöra uppgifter om svarandens ekonomi.

Som två särskilda kategorier av uppgifter anges yrkande och grunder samt beslut med angivande av skälen för beslutet, betalning, redovisning och övriga åtgärder i ett mål eller ärende. Här avses uppgifter som i stor omfattning kommer att återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den informationsbaserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter om beslut m.m. avseende en person kunna återfinnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till den elektroniska akten i det aktuella ärendet. Av betydelse är bl.a. att direktåtkomst till de elektroniska handlingarna enligt vårt förslag inte är tillåten för myndigheter utanför exekutionsväsendet. Det kan dock från informationssynpunkt vara viktigt för en tjänsteman hos en skattemyndighet eller hos Tullverket att omedelbart få fram uppgift om utgången i ett ärende och samtidigt få en bild av vad som utgör grunden för beslutet. När uppgifter om yrkanden, grunder och beslut m.m. förs in i databasen annat sätt än i elektroniska handlingar, får de emellertid inte omfatta känsliga personuppgifter m.m. När det är nödvändigt att få tillgång till ett beslut i dess helhet eller övriga handlingar i ett ärende, bör enligt vår mening handlingarna tas fram genom ärendehanteringssystemet.

En särskild kategori uppgifter som föreslår skall få behandlas i databasen är utslag i mål om betalningsföreläggande. I de fall verkställighet har begärts med anledning ett utslag och ett mål således pågår,

av omfattas dessa uppgifter av kategorin grunder i ett mål. Vi föreslår emellertid att uppgifter om utslag i mål betalningsförelägganden

om skall få behandlas även verkställighet inte har begärts eller, i vissa

om fall, om ett mål är avslutat. Orsaken till att vi föreslår denna något

annorlunda ordning, hör nära samman med frågan hur länge de ak-

om tuella uppgifterna behöver bevaras hos kronofogdemyndighetema. Vi redovisar därför skälen för att uppgifterna skall få behandlas i utsöknings- och indrivningsdatabasen i samband med frågor gallring

om av uppgifter i databasen se avsnitt 8.4.4.

Behandlingen vissa uppgifter i den informationsbaserade delen

av av databasen bör regleras uttryckligt i lag. Det gäller känsliga

personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser enligt 13 och 21 §§

m.m. personuppgiftslagen. Efter vad vi har erfarit har kronofogdemyndighetema i den exekutiva verksamheten behov att behandla främst

av uppgifter om böter eller skadestånd grund brott i de fall dessa utgör

av grund för en begäran verkställighet. Myndigheterna behöver även

om behandla uppgifter att hos åklagare har anmält misstanke

om man om brott. Enligt vår mening saknas det bärande skäl från integritetssyn-

336 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

punkt mot att sådana uppgifter behandlas. I lagen bör det därför anges att sådana uppgifter får behandlas även annat sätt än i elektroniska

handlingar.

8.4.4 Gallring uppgifter i och

av utsökningsindrivningsdatabasen

Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras fem år efter utgången det kalenderår då det mål eller ärende av som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till avslutades. Uppgifter som inte kan hänföras till ett visst mål eller ärende skall gallras fem år

efter utgången av det kalenderår då samtliga mål avseende den person som uppgifterna hänför sig till avslutade. Uppgifter var om utslag i mål om betalningsföreläggande skall gallras tio år efter utgången av det kalenderår då utslaget laga kraft. vann Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall som få meddela föreskrifter om att uppgift eller handling skall gallras en vid en annan tidpunkt eller bevaras samt uppgifter och handom att lingar som undantas från gallring skall överlämnas till arkivmynen dighet.

I avsnitt 3.4.2 redovisar vilka gallringsbestämmelser gäller i dag som för uppgifter i utsökningsregistret.

En person gäldenär kan föremål för verkställighet inom den vara exekutiva verksamheten under lång tid. I princip skulle en person som restförs kunna kvarstå restförd under den återstående delen sitt som av liv, eftersom fordran kontinuerligt kan hållas preskripen öppen genom tionsavbrott. Uppgifter kan hänföras till viss gäldenär och som en ett visst mål knyts till målet, medan olika uppgifter gäldenären allom av män karaktär som inte kan hänföras till ett viss mål samlas i gälen denärsjoumal. Dessa sistnärrmda uppgifter måste tillgängliga så vara länge det finns minst ett öppet mål mot gäldenären. Vi att anser uppgifter som kan knytas till ett visst mål utsökning eller indrivning om bör gallras fem år efter utgången det kalenderår då målet avslutades. av Samma tid bör som huvudregel kunna gälla för uppgifter i ärenden som avser annat än utsökning och indrivning, dvs. de särskilda arbetsupp-

gifter som åligger kronofogdemyndighetema och får behandlas i

som databasen se avsnitt 8.4.1. För uppgifter inte hör till specifikt som ett mål eller ärende gäldenärsjoumalema måste dock andra regler gälla.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 337

Vi det lämpligt sådana uppgifter gallras fem år efter utgången anser att det sista kalenderår då det fanns ett oavslutat mål mot gäldenären. av För vissa uppgifter bör undantag göras från de ovan redovisade reglema gallring föreslår skall finnas i lagen. Det gäller bl.a. om som uppgifter i mål fastighetsförsäljning. Regeringen eller Riksarkivet om bör därför meddela föreskrifter uppgift skall bevaras eller om att en gallras vid tidpunkt. Slutligen bör regeringen eller Riksarkivet en annan ha möjlighet att föreskriva att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet.

Särskilt om utslag i mål om betalningsföreläggande

En särskild fråga vi kräver omfattande redovisning, som anser en mer är hur och under vilken tid uppgifter om utslag i mål om betalnings-

föreläggande skall bevaras för verkställighetsändamål jfr föregående

avsnitt vilka uppgifter som får behandlas i databasen. En person om kan föremål för verkställighet under lång tid, eftersom en fordran vara kan hållas öppen preskriptionsavbrott. En enskild sökande i ett genom mål om utsökning kan också återkomma till kronofogdemyndigheten exekutionsurkund så länge fordringen inte är preskriberad. med samma Det är vanligt att borgenär, sedan det konstaterats att en gäldenär en saknar utmätningsbara tillgångar, återkommer efter några år och nytt begär verkställighet. Ingen hindrar att han återkommer ett obegränsat antal gånger, så länge fordringen inte är preskriberad. I augusti 1999 pågick verkställighet i följande antal aktuella enskilda mål, där exekutionsurkunden meddelats av kronofogdemyndigheten i summarisk process dvs. utslag i mål om betalningsföreläggande, fördelade utslagsår: 1992 9 013 mål, 1993 22 485 mål, 1994 - - - 19 200 mål, 1995 19 359 mål, 1996 22 734 mål, 1997 29 031 mål, - - - 1998 84 662 mål, samt 1999 84 495 mål. Det bör påpekas att den - summariska processen före år 1992 handlades av tingsrättema. Kronofogdemyndighetema har behov av att få tillgång till utslagen så länge de kan ligga till grund för verkställighet. Vid registrering av en ansökan verkställighet, är den säkraste metoden för att garantera att om korrekta uppgifter registreras, att hämta utslaget maskinellt från en databas. Det finns också ett behov i de fall tveksamhet uppstår att ett enkelt sätt verifiera utslaget. I dag bevaras utslag i registret för betalningsföreläggande och handräckning under tre år och gallras det fjärde året. Som framgår av genomgången ovan är således ett stort antal utslag i mål om betalningsföreläggande aktuella för verkställighet lång tid efter det att de gallrats ur registret. Innan utslagen gallras överförs de i dag till mikrofiche. Det innebär att utslagen i målen fotograferas och bevaras film som endast kan lä-

338 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

sas med hjälp av särskild utrustning. När handläggare efter gallringen

en behöver verifiera ett utslag används mikrofichen för kontroll. När

den beskrivna ordningen infördes dvs. uppgifter överförs - att till mik-

rofiche och att motsvarande uppgifter gallras från dataregistret trots att

myndigheten behöver dem för sin handläggning syftet var att till- godose integritetsapektema. Det ansågs mindre

vara integritetskänsligt

att ha uppgifter på mikrofiche än datamedium. Mikrofiche är emel-

lertid en dyrbar och tidsödande metod för uppgifter. att spara Vår be-

dömning är att mikrofiche är gammalt i ett system som dag har spelat ut

sin roll och därför bör ersättas teknik. I sammanhanget av ny bör erin-

ras om att vårt förslag till lag behandling om av uppgifter i exekutions-

väsendets verksamhet liksom personuppgiftslagen - omfattar all behandling av personuppgifter lagras i strukturerad som en samling

uppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt

särskilda kriterier. Vårt lagförslag kommer således att omfatta också

kronofogdemyndighetemas mikroficheregister.

Enligt vår bedömning finns det inget påtagligt egenvärde i att över-

föra uppgifter från ett datoriserat register till

ett annat mer svårtillgäng-

ligt, men ändå sökbart, medium form

som en av mellanlagring innan

uppgifterna gallras eller arkiveras. En sådan ordning befrämjar enligt

vår mening inte rättssäkerheten samtidigt som det inte heller nämnvärt

påverkar skyddet för den enskildes integritet.

Enligt vår uppfattning bör uppgifter i stället finnas kvar medium

för automatiserad behandling under den tid det finns

ett påtagligt behov

av uppgifterna i myndigheternas handläggning. Att kunna hämta upp-

gifterna från bästa möjliga källa är ett viktigt rättssäkerhetskrav. Det

innebär bl.a. att risken för

felskrivning eller förvanskning uppgift-

av erna minskas. Vi anser således att det finns skäl att bevara uppgifter om

utslag i mål om betalningsföreläggande

medium för automatiserad

behandling under längre tid än i dag. Frågan är hur länge uppgifterna

behöver för verkställighetsändamål.

sparas Som framgår av sammanställningen ligger fortfarande ovan ett stort antal utslag från år 1992 till

grund för pågående verkställighetsåtgärder. Vår

bedömning är att ut-

slagen inte bör gallras förrän tio år efter det år då de laga kraft. vann

I dag finns inget sekretesskydd för uppgifter i den summariska processen. Den verksamheten omfattas nämligen inte de bestämmelser av i

sekretesslagen som berör exekutionsväsendet. Om uppgifter om utslag i

mål betalningsföreläggande

om skall lagras och lätt åtkomliga i sparas en databas under så lång tid som anser att det finns skäl att göra,

finns det anledning införa att ett sekretesskydd till förmån för den en-

skilde. Det är dock inte helt självklart hur det bäst låter sig göras. Att

införa ett sekretesskydd för uppgifter som lagras elektroniskt i verk-

samheten med den summariska processen skulle innebära helt att en ny

1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 339 SOU

uppgifter sekretessbeläggs. Dessutom rör det sig om beslut grupp av fattas i verksamheten och det är enligt vår mening inte lämpligt att som undandra beslut från offentlighet i den verksamhet där de det sättet har fattats. I stället bör det övervägas uppgifterna kan skyddas om annat sätt. För den summariska behöver kronofogdemyndighetema processen uppgifter utslag i mål betalningsföreläggande vid själva handom om läggningen och, i de fall ett utslag överklagas, en tid därefter. Behovet uppgifterna i den handläggningen är enligt vår uppfattning gott och av väl tillgodosett med den bevarandetid gäller idag. Det är inte för som den summariska uppgifterna behöver sparas utan för utsökprocessen ningsverksamheten. Enligt 2 kap. l § utsökningsbalken skall en kronofogdemyndighet utan särskild ansökan verkställa ett utslag om betalningsföreläggande, inte sökanden har angett att verkställighet inte om skall ske. Det innebär att stor andel utslagen överförs direkt från en av den summariska till utsökningsverksamheten för verkställigprocessen het. Denna överföring sker med hjälp automatiserad behandling. En av möjlighet åstadkomma ett sekretesskydd för uppgifter om utslag i att mål betalningsföreläggande är enligt vår mening att överföra alla om utslag och inte idag bara de utslag där verkställighet skall ske - som direkt till utsöknings- och indrivningsdatabasen. Uppgifterna sparas då där de faktiskt behövs, vilket enligt vår mening är mer ändamåls-

enligt. Med de regler sekretess för utsöknings- och indrivningsdataom basen föreslår se avsnitt 9.4, skulle uppgifterna då omfattas av som sekretess med ett omvänt skaderekvisitet. Därigenom åstadkoms utan omfattande författningsreglering ett skydd för dessa uppgifter som är väl anpassat till behovet. Det kan i och för sig ifrågasättas om det är lämpligt från integritetssynpunkt att föra över och behandla fler uppgifter i utsöknings- och indrivningsdatabasen än som omedelbart behövs för verkställighet. Enligt vår uppfattning talar emellertid övervägande skäl för att uppgifter om utslag i mål om betalningsföreläggande bör bevaras i miljö där de omfattas ett sekretessskydd. en av Vi föreslår således att uppgifter utslag i mål om betalningsom föreläggande skall föras över till utsöknings- och indrivningsdatabasen och där bevaras i tio år. Även vårt förslag till bestämmelser vilka om uppgifter skall behandlas i databasen utformas i enlighet med vad som som nu sagts se avsnitt 8.4.3.

340 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

8.4.5 Ändamålen med i behandling betalningsföre-

läggande- och handräckningsdatabasen

Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhanda-

hållande av information behövs inom exekutionsväsendet för som 0 handläggningen av mål betalningsföreläggande eller handom räckning,

0 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten, av samt

0 framställning av statistik.

Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande av information behövs i författningsreglerad verksamhet utanför som exekutionsväsendet för tillsyn lämplighets-, tillståndssamt och annan liknande prövning samt för framställning statistik. av

Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår att det för de verksamheter som har att utreda skall finnas särskild reglering för i data-

en behandling

baser. För en närmare redogörelse vad med begreppet daav som avses tabas och beskrivning när behandling personuppgifter skall av av omfattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet. Vår avsikt är att den behandling personuppgifter av som skall göras inom ramen för regleringen betalningsföreläggande- och handräckav ningsdatabasen skall motsvara den behandling som sker i dag med stöd av i huvudsak lagen 1991:876 register för

om betalningsföreläggande

och handräckning. Som redovisar i avsnitt 6.2.2 anser att man bör skilja mellan primära och sekundära ändamål. Med primära ändamål

avser ändamål är direkt anpassade till den som verksamhet som be-

drivs av personuppgiftsansvariga myndigheter, dvs.

Riksskatteverket

och kronofogdemyndighetema. Sekundära ändamål

är ändamål som kan hänföras till andra verksamhetsområden det för än vilket databasen primärt förs. För den verksamhet inom exekutionsväsendet som avser

frågor om betalningsföreläggande och

handräckning är det förhållandevis enkelt att slå fast de ändamål skall som vara styrande för behandling av personuppgifter i databasen. Det primära ändamålet är nämligen

just handläggning mål betalningsföreläggande

av om eller handräckning den summariska processen. Liksom i övriga verksamheter inom såväl exekutionsväsendet andra

som myndighetsorganisationer måste

det finnas möjligheter att utvärdera den verksamheten egna och olika sätt behandla personuppgifter för intern kontroll

och uppföljning.

Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 341 SOU 1999: 105

Som primära ändamål därför även tillsyn, kontroll, uppföljning anges och planering verksamheten samt framställning statistik. av av Det finns behov information att är svarande i ett ett av om en person mål betalningsföreläggande vid olika prövnings- och tillsynsförom faranden. Vissa uppgifter enligt vårt förslag skall finnas i betalsom ningsföreläggande- och handräckningsdatabasen kommer därför sannolikt användas olika myndigheter i deras verksamhet. Som exematt av kommunernas tillståndsgivning i fråga utskänkning pel kan nämnas om alkohol och länsstyrelsemas tillsyn över restauranger m.m. Liksom av för databaser inom andra verksamhetsområden bör ett sekundärt som ändamål uppgifter får behandlas för framställning av statistik anges att tas fram andra myndigheter m.fl. som av Uppgifter behandlas i den exekutiva verksamheten lämnas i som omfattning ut till banker och andra privaträttsliga subjekt som bestor driver kreditupplysningsverksamhet. Vad gäller för behandling av som uppgifter i det avseendet redogör vi för i avsnitt 9.4 och 12.8.

8.4.6 får behandlas i betalningsföre- Uppgifter som läggande- och handräckningsdatabasen

Vårt förslag: I databasen skall, i den utsträckning det behövs för verksamheten med betalningsföreläggande och handräckning, få behandlas uppgifter om fysisk identitet, bosättning och andra liknande bas- 0 en persons uppgifter, juridisk identitet, säte och andra liknande basupp- 0 en persons gifter, yrkande och grunder i ett mål, 0 övriga förhållanden, de tillförs ett mål och är av betydelse för om handläggningen, samt beslut med angivande skälen för beslutet och övriga åtgärder i 0 av ett mål. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter som får behandlas i om databasen.

Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk handling. Uppgifter lagöverträdelser som innefattar brott eller om

342 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

domar i brottmål får dock behandlas även i andra fall, om uppgifterna utgör grund för begäran utslag. en om

För att undvika detaljreglering i lagen om behandling av uppgifter i

exekutionsväsendets verksamhet endast vilka kategorier anges av upp-

gifter som får behandlas i databaserna avsnitt 6.3.2. se Liksom för ut-

söknings- och indrivningsdatabasen dessa avser uppgiftskategorier vad

som får behandlas i den informationsbaserade delen databasen, av dvs.

vanligen uppgifter registreras angivande som genom av belopp m.m. i

särskilda fält i exekutionsväsendets dataprogram. För kompletta hand-

lingar som ingår i ärendehanteringssystem föreslår särskilda bestäm-

melser. En grundläggande förutsättning för att en uppgift över huvud

taget skall få behandlas är dock att den behövs för de primära ändamå-

len med databasen se avsnitt 6.2.2. Uppräkningen således utgör en-

dast en för vad får behandlas och ram som regeringen eller Riksskatte-

verket skall sedan meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter det

rör sig om.

Med identitets- och andra basuppgifter avses för fysiska personer sådant som personnummer, nanm, hemadress och adress till arbets-

platsen, dvs. grundläggande uppgifter om enskilda som behövs för att

handläggningen av mål skall fungera. Motsvarande gäller för juridiska

personer och det kan då röra sig uppgifter organisationsnumom om

mer, styrelseledamöter, firmatecknare

samt adressuppgifter m.m. Som

två särskilda kategorier uppgifter av anges yrkande och grunder samt

beslut med angivande skälen för beslutet av och övriga åtgärder i ett

mål. Här avses uppgifter i som stor omfattning kommer att återfinnas i

elektroniska handlingar i

ärendehanteringssystem. Avsikten är inte

att

handlingarna i dess helhet regelmässigt skall

registreras i den infor-

mationsbaserade delen databasen. av I den omfattning det behövs bör

emellertid uppgifter beslut om m.m. avseende en person kunna åter-

finnas i databasen utan att handläggare en behöver ha tillgång till den

elektroniska akten i det aktuella ärendet. När sådana uppgifter be-

handlas på annat sätt än i elektroniska handlingar gäller dock begräns-

ningar i fråga vilka känsliga

om personuppgifter får behandm.m. som las.

Behandlingen av vissa uppgifter i den

informationsbaserade delen

av databasen bör regleras uttryckligt i lag. Det gäller känsliga personuppgifter och uppgifter lagöverträdelser om m.m. enligt 13 och 21 §§

personuppgiftslagen. Inom den verksamhet

som rör den summariska

processen finns efter vad har erfarit behov av att behandla främst

uppgifter om skadestånd grund brott av i de fall dessa utgör grund

för en begäran utslag. Enligt om vår mening saknas det bärande skäl

från integritetssynpunkt sådana

mot att uppgifter behandlas. I lagen bör

105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 343 SOU 1999:

det därför att sådana uppgifter får behandlas även annat sätt anges än i elektroniska handlingar.

8.4.7 Gallring av uppgifter i betalningsföreläggande- och handräckningsdatabasen

Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras tre år efter utgången det kalenderår då det mål som uppgifterna eller av handlingarna hänför sig till avslutades. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall som få meddela föreskrifter att en uppgift eller handling skall gallras om vid tidpunkt eller bevaras samt om att uppgifter och handen annan lingar undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmynsom dighet.

I avsnitt 3.4.3 redovisar vilka bestämmelser som gäller i dag för gallring uppgifter i ett betalningsföreläggande- och handräckningsregisav ter. Utslag i mål betalningsföreläggande ligger ofta till grund för om verkställighetsåtgärder, och uppgifter utslagen kommer därför att om återfinnas även i utsöknings- och indrivningsdatabasen se avsnitt 8.4.3 och 8.4.4. I betalningsföreläggande- och handräckningsdatabasen bör enligt vår mening sådana uppgifter kunna gallras tre år efter utgången av det kalenderår då utslaget meddelades. Samma princip bör tillämpas även för andra uppgifter i databasen. Vi föreslår därför att uppgifter skall gallras tre år efter utgången av det kalenderår då det mål som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till avslutades. Regeringen eller Riksarkivet bör dock ha möjlighet att meddela föreskrifter om undantag från denna huvudregel. Dessutom bör det finnas möjlighet att föreskriva att uppgifter och handlingar som undantas från gallring ur databasen skall överlämnas till en arkivmyndighet.

8.4.8 Ändamålen med i

behandling skuldsanerings-

databasen

Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande av information som behövs inom exekutionsväsendet för 0 handläggning av ärenden om skuldsanering,

344 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

0 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten, av

samt

0 framställning av statistik.

Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande av in-

formation behövs i författningsreglerad verksamhet som utanför

exekutionsväsendet för tillsyn lämplighets-, tillståndssamt och

annan liknande prövning samt för framställning statistik. av

Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår vi att det för de verksamheter som har att utreda skall finnas särskild för

en reglering behandling i data-

baser. För en närmare redogörelse vad med av som avses begreppet da-

tabas och beskrivning av när behandling personuppgifter skall av omfattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet.

Vår avsikt är att den behandling personuppgifter skall av som göras

inom ramen för regleringen skuldsaneringsdatabasen

av skall motsvara

den behandling

som sker i dag med stöd av i huvudsak förordningen

1994:348 register för skuldsaneringsärenden.

om Som redovisar i

avsnitt 6.2.2 anser vi att bör skilja mellan primära man och sekundära

ändamål. Med primära ändamål ändamål avser som är direkt an-

passade till den verksamhet bedrivs

som av personuppgiftsansvariga

myndigheter, dvs. Riksskatteverket och

kronofogdemyndighetema. Se-

kundära ändamål är ändamål kan hänföras till som andra verksamhets-

områden än det för vilket databasen primärt förs. För den verksamhet

inom exekutionsväsendet

som avser frågor om skuldsanering är det

förhållandevis enkelt att slå fast de ändamål som skall vara styrande för

behandling av personuppgifter i databasen. Det primära ändamålet är

nämligen just handläggning skuldsaneringsärenden.

av Liksom i övriga

verksamheter inom såväl exekutionsväsendet som andra myndighets-

organisationer måste det finnas möjligheter att utvärdera den egna

verksamheten och på olika sätt behandla personuppgifter för intern

kontroll och uppföljning. Som primära ändamål anges därför även till-

syn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten samt fram-

ställning av statistik.

Det finns ett behov information av om att en person har ansökt om

skuldsanering vid olika prövnings- och tillsynsförfaranden.

Vissa upp-

gifter som skall finnas i skuldsaneringsdatabasen

kommer därför sannolikt att användas olika myndigheter av i deras verksamhet. Som exem-

pel kan nämnas kommunernas tillståndsgivning i fråga

om utskänkning av alkohol och länsstyrelsemas tillsyn

över restauranger Liksom m.m. för databaser inom andra verksamhetsområden bör som ett sekundärt

ändamål anges att uppgifter får behandlas

för framställning statistik

av som tas fram andra myndigheter m.fl. av

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 345

8.4.9 får behandlas i

Uppgifter som skuldsanerings-

databasen

Vårt förslag: I databasen skall, i den utsträckning det behövs för

skuldsaneiingsverksamheten, få behandlas uppgifter om

0 en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och

andra liknande basuppgifter,

0 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basupp-

gifter,

en enskilds ekonomiska förhållanden,

yrkande och grunder i ett ärende, samt

beslut med angivande skälen för beslutet samt övriga åtgärder

iett ärende.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall

som

meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter får behandlas i

om som

databasen.

Känsliga personuppgifter och uppgifter lagöverträdelser

om m.m.

skall få behandlas i databasen endast del elektronisk

som en av en

handling. Uppgifter om lagöverträdelser innefattar brott eller

som

domar i brottmål får dock behandlas även i andra fall,

om upp-

gifterna utgör grund för fordran i ett ärende.

För att undvika detaljreglering i lagen behandling uppgifter i

om av exekutionsväsendets verksamhet endast vilka kategorier

anges av uppgifter som får behandlas i databaserna se avsnitt 6.3.2. Liksom för övriga databaser inom exekutionsväsendet dessa uppgiftskategorier

avser vad som får behandlas i den informationsbaserade delen databasen,

av dvs. vanligen uppgifter registreras angivande belopp

som genom av m.m. i särskilda fält i exekutionsväsendets dataprogram. För kompletta handlingar som ingår i ärendehanteringssystem föreslår särskilda bestämmelser. En grundläggande förutsättning för uppgift över hu-

att en vud taget skall få behandlas är dock att den behövs för de primära ändamålen med databasen se avsnitt 6.2.2. Uppräkningen utgör således endast för vad får behandlas och regeringen eller Riks-

en ram som skatteverket skall sedan meddela närmare föreskrifter vilka

om uppgifter det rör sig

om.

Med identitets- och andra basuppgifter för fysiska

avses personer sådant som hemadress och adress till arbets-

personnummer, namn, platsen samt civilstånd dvs. grundläggande uppgifter enskilda

m.m., om som behövs för att handläggningen ärenden skall fungera. Motsva-

346 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

rande gäller för juridiska personer och det kan då röra sig om uppgifter om organisationsnummer, styrelseledamöter, firmatecknare samt adressuppgifter m.m. Uppgifter om en enskilds ekonomiska förhållanden är grundläggande för skuldsaneringsverksamheten. Information

om en sökandes och eventuellt hans eller hennes familjemedlemmars ekonomi är därför av avgörande betydelse i ett ärende skuldsanering. I denna

om uppgiftskategori innefattas sådant uppgifter inkomster, skuld-

som om belopp, när skulder förföll till betalning, borgensåtaganden samt

anstånd med betalning m.m.

Som två särskilda kategorier uppgifter yrkande och

av anges grunder samt beslut med angivande skälen för beslutet och övriga åtgär-

av der i ett ärende. Här avses uppgifter i stor omfattning kommer att

som återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den informationsbaserade delen databasen. I den omfattning det behövs

av bör emellertid uppgifter beslut avseende kunna

om m.m. en person återfinnas i databasen handläggare behöver ha tillgång till

utan att en den elektroniska akten i det aktuella ärendet. När sådana uppgifter behandlas på annat sätt än i elektroniska handlingar gäller dock begränsningar i fråga vilka känsliga personuppgifter får behand-

om m.m. som las.

Behandlingen av vissa uppgifter i den inforrnationsbaserade delen av databasen bör regleras uttryckligt i lag. Det gäller känsliga

personuppgifter och uppgifter lagöverträdelser enligt 13 och 21 §§

om m.m. personuppgiftslagen. Inom den verksamhet rör skuldsanering finns

som efter vad har erfarit behov att behandla främst uppgifter böter

av om eller skadestånd grund brott i de fall dessa utgör grund för

av en fordran i ett ärende. I lagen bör det därför sådana uppgifter får

anges att behandlas även annat sätt än i elektroniska handlingar.

8.4.l0 i

Gallring av uppgifter skuldsanerings-

databasen

Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras fem år efter utgången av det kalenderår då det ärende uppgifterna

som eller handlingarna hänför sig till avslutades. Har be-

skuldsanering

viljats i ett ärende skall uppgifter och handlingar dock gallras sju år efter utgången det kalenderår då beslutet bevilja skuldsanering

av att fattades.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 347

Vi redovisar i avsnitt 3.4 4 vilka gallringsbestämmelser som gäller i dag för uppgifter i ett skuldsaneringsregister. I ett ärende om skuldsanering som innebär att skuldsanering inte beviljas, finns det normalt inte anledning att bevara uppgifterna under någon längre tid. Vi föreslår att huvudregeln skall vara att uppgifter och handlingar i databasen skall gallras fem år efter utgången av det kalenderår då det ärende uppgifterna eller handlingarna hänför sig som till avslutades. Har skuldsanering däremot beviljats blir följden vanligtvis att gäldenären skall betala ett visst belopp till borgenärema varje månad i upp till fem år. I dessa fall behöver uppgifter således bevaras under längre tid. Vi anser det rimligt att som huvudregel för dessa ärenden ange att uppgifter och handlingar skall gallras sju år efter utgången av det kalenderår då beslutet att bevilja skuldsanering fattades. Regeringen eller Riksarkivet bör dock ha möjlighet att meddela föreskrifter om undantag från de regler som anges i lagen. Dessutom bör det finnas möjlighet att föreskriva om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till arkivmyndighet. en

8.4.l1 Ändamålen med behandling i konkurstill-

synsdatabasen

Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande av information som behövs inom exekutionsväsendet för 0 handläggningen av konkurstillsynsärenden och mål enligt lönegarantilagen 1992:497, 0 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 0 framställning av statistik.

Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande inav formation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exekutiorzsväsendet för tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och annan liknande prövning samt för framställning statistik. av

348 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår att det för de verksamheter

som vi har att utreda skall finnas en särskild reglering för behandling i databaser. För en närmare redogörelse av vad som avses med begreppet databas och beskrivning av när behandling av personuppgifter skall omfattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet.

Vår avsikt är att den behandling av personuppgifter skall göras

som inom ramen för regleringen av konkurstillsynsdatabasen i första hand skall motsvara den behandling som i dag utförs i de diarie- och ärendehanteringsstödsregister förs med stöd tillstånd från Data-

som av inspektionen. En tillsynsmyndighet i konkurs har emellertid även att föra statens talan i vissa mål enligt lönegarantilagen. Det gäller mål där en arbetstagare har väckt talan mot konkursförvaltares beslut

en om betalning enligt lönegarantilagen. En tillsynsmyndighet kan även själv väcka talan mot ett beslut som den felaktigt. Idag behandlas

anser uppgifter i sådana mål endast i kronofogdemyndighetemas allmänna diarier. Enligt vad har erfarit är dock behovet automatiserade rutiner

av vid handläggningen av målen så stort att utförligare reglering

en av behandlingen behövs. Eftersom målen handläggs tillsynsmyndighe-

av terna, är det enligt vår mening lämpligt att samordna den regleringen med den som skall gälla för behandling personuppgifter i konkurs-

av tillsynsärenden. Här bör nämnas att frågor den administrativa han-

om teringen av lönegarantiersättning nyligen har setts över Statskontoret

av se avsnitt 8.4.1. I rapporten En samlad administration lönegarantin

av 1999:20 konstaterar Statskontoret att det centrala lönegarantiregistret bör kunna avvecklas och ersättas databas med åtkomst för

av en ny kronofogdemyndigheter och konkursförvaltare. Vi har inte möjlighet att nu lämna förslag utformningen av en sådan reglering. När det blir aktuellt med en reglering bör det dock enligt vår mening övervägas

om en samordning kan göras med den föreslagna lagstiftningen.

av oss

Som vi redovisar i avsnitt 6.2.2 att bör skilja mellan

anser man primära och sekundära ändamål. Med primära ändamål ända-

avser mål som är direkt anpassade till den verksamhet bedrivs

som av personuppgiftsansvariga myndigheter, dvs. Riksskatteverket och kronofogdemyndighetema. Sekundära ändamål är ändamål kan hänföras till

som andra verksamhetsområden än det för vilket databasen primärt förs. För den verksamhet inom exekutionsväsendet frågor konkurs-

som avser om tillsyn samt vissa processer enligt lönegarantilagen är det förhållandevis enkelt att slå fast de ändamål skall styrande för behandling

som vara av personuppgifter i databasen. Det grundläggande primära ändamålet är nämligen just handläggning konkurstillsynsärenden och mål enligt

av lönegarantilagen. Liksom i övriga verksamheter inom såväl exekutionsväsendet som andra myndighetsorganisationer måste det finnas möjligheter att utvärdera den verksamheten och olika sätt behandla

egna

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 349

personuppgifter för intern kontroll och uppföljning. Som primära ändamål anges därför även tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten samt framställning av statistik.

Uppgifter som behandlas i samband med kronofogdemyndigheternas tillsyn i konkurser kan även behövas i andra myndigheters verksamhet med tillsyn över eller prövning av olika företeelser i samhället. Som ett särskilt sekundärt ändamål därför tillsyn samt lämplig-

anges hets-, tillstånds- och annan liknande prövning. Liksom för databaser inom andra verksamhetsområden bör ett sekundärt ändamål dess-

som utom anges att uppgifter får behandlas för framställning statistik

av som tas fram av andra myndigheter m.fl.

8.4.12 får behandlas i konkurstill-

Uppgifter som synsdatabasen

Vårt förslag: I databasen skall, i den utsträckning det behövs för

verksamheten med konkurstillsyn eller vid handläggningen mål

enligt lönegarantilagen, få behandlas uppgifter

0 en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och

andra liknande basuppgifter,

0 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basupp-

gifter,

en enskilds ekonomiska förhållanden,

domstols eller myndighets beslut,

yrkande och grunder i ett ärende, samt

beslut med angivande skälen för beslutet och övriga åtgärder i

ett ärende.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall

som

meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter får behandlas i

om som

databasen.

Känsliga personuppgifter och uppgifter lagöverträdelser

om m.m.

skall få behandlas i databasen endast del elektronisk

som en av en

handling.

För att undvika detaljreglering i lagen behandling uppgifter i

om av exekutionsväsendets verksamhet endast vilka kategorier

anges av uppgifter som får behandlas i databaserna se avsnitt 6.3.2. Liksom för övriga databaser inom exekutionsväsendet dessa uppgiftskategorier

avser vad som får behandlas i den informationsbaserade delen databasen,

350 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

dvs. vanligen uppgifter som registreras genom angivande av belopp m.m. i särskilda fält i exekutionsväsendets dataprogram. För kompletta handlingar som ingår i ärendehanteringssystem föreslår vi särskilda bestämmelser. En grundläggande förutsättning för att en uppgift över huvud taget skall få behandlas är dock att den behövs för de primära ändamålen med databasen se avsnitt 6.2.2. Uppräkningen utgör således endast en ram för vad som får behandlas och regeringen eller Riksskatteverket skall sedan meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter det rör sig om.

Med identitets- och andra basuppgifter avses för fysiska personer sådant som personnummer, narrm och adress, dvs. grundläggande uppgifter om enskilda som behövs för att handläggningen ärenden skall

av fungera. Motsvarande gäller för juridiska personer och det kan då röra sig om uppgifter om organisationsnummer, styrelseledamöter, firmatecknare samt adressuppgifter m.m. Uppgifter om enskilds ekonomiska förhållanden måste självfallet få behandlas i ett ärende konkurs-

om tillsyn. Detsamma gäller uppgifter om konkursbeslut och andra domstols- eller myndighetsbeslut behövs i ett ärende.

som

Som två särskilda kategorier uppgifter yrkande och

av anges grunder samt beslut med angivande av skälen för beslutet och övriga åtgärder i ett ärende. Här avses uppgifter i stor omfattning kommer att

som återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den infonnationsbaserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter beslut avseende kunna

om m.m. en person återfinnas i databasen handläggare behöver ha tillgång till

om m.m. som las.

Behandlingen av vissa uppgifter i den informationsbaserade delen av databasen bör regleras uttryckligt i lag. Det gäller känsliga

personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser enligt 13 och 21 §§

m.m. personuppgiftslagen. Det finns enligt vad har erfarit inga skäl för att i verksamheten med konkurstillsyn eller vid handläggningen mål

av enligt lönegarantilagen tillåta behandling känsliga personuppgifter

av m.m. annat sätt än i de elektroniska handlingarna.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 351

8.4.13 Gallring av uppgifter i konkurstillsyns-

databasen

Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i databasen som kan hänföras till ett konkurstillsynsärende skall gallras fem år efter utgången det kalenderår då ärendet avslutades, dock tidigast tio år efter utav gången av det kalenderår då beslutet om konkurs fattades. Uppgifter och handlingar som kan hänföras till mål enligt lönegarantilagen skall gallras tre år efter utgången av det kalenderår då handläggningen målet avslutades. av Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att en uppgift eller handling skall gallras vid en annan tidpunkt eller bevaras samt om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet.

Vi redovisar i avsnitt 3.4.6 vilka gallringsbestämmelser som i dag gäller för de register som förs av tillsynsmyndighetema. Som huvudregel för konkurstillsynsdatabasen bör enligt vår mening gälla att uppgifter och handlingar i databasen skall gallras fem år efter utgången av det kalenderår då det ärende som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till avslutades, dock tidigast tio år efter utgången av det kalenderår beslutet om konkurs fattades. För uppgifter och handlingar i mål enligt lönegarantilagen bör gallring kunna ske redan tre år efter det att handläggningen av ett mål avslutades. Liksom i fråga om exekutionsväsendets övriga databaser, bör regeringen eller Riksarkivet få meddela föreskrifter att uppgift eller om en handling i konkurstillsynsdatabasen skall bevaras eller gallras vid en annan tidpunkt samt att uppgifter och handlingar gallras om som ur databasen skall överlämnas till en arkivmyndighet.

8.4.14 Gemensamma bestämmelser direktom

åtkomst till databaser

Vårt förslag: Riksskatteverket, kronofogdemyndighetema, skattemyndigheterna och Tullverket skall få ha direktåtkomst till databaserna. Regeringen skall få meddela föreskrifter att även om annan får ha direktåtkomst.

352 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

Annan än Riksskatteverket och kronofogdemyndighetema skall inte

få ha direktåtkomst till elektroniska handlingar. Regeringen skall få

meddela föreskrifter ytterligare inskränkning i en myndighets

eller annans direktåtkomst.

En enskild skall få ha direktåtkomst till uppgifter om mål eller ären-

den som de har gett in i den utsträckning som regeringen föreskriver,

dock inte till elektroniska handlingar.

Regeringen skall få meddela föreskrifter att enskild skall få

om en

ha direktåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. Regeringen

eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela före-

skrifter om vilka uppgifter som sålunda får omfattas av direktåt-

komst.

I avsnitt 6.7 redovisar vår principiella inställning till direktåtkomst till databaser. I enlighet med de resonemang för där föreslår att Riksskatteverket och kronofogdemyndighetema skall ha rätt till fullständig tillgång till uppgifter i exekutionsväsendets databaser, inklusive de elektroniska handlingarna vilka av integritetsskäl inte bör vara tillgängliga för andra myndigheter. För den händelse regeringen finner att det finns särskild anledning att begränsa åtkomsten till vissa uppgifter eller handlingar, föreslår en möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter om sådan begränsning. Enligt vår uppfattning torde dock detta inte vara nödvändigt i nuläget.

I dag har Tullverket och skattemyndighetema direktåtkomst till samtliga uppgifter i utsökningsregistret och föreslår i princip ingen ändring därvidlag. Den enda begränsning som anser skall göras i lag är som nämnts ovan att inga myndigheter utöver Riksskatteverket och kronofogdemyndighetema får ha direktåtkomst till de elektroniska handlingarna. Vi anser vidare att det inte finns någon anledning från integritetssynpunkt att i lag uttryckligt begränsa den direktåtkomst

som Tullverket och skattemyndighetema skall få ha, till att endast avse utsöknings- och indrivningsdatabasen. En förutsättning för att direktåtkomst skall tillåtas till en databas bör emellertid enligt vår bestämda uppfattning vara att det ändamål för vilket direktåkomst ges omfattas av de sekundära ändamålen med databasen. Såsom vårt lagförslag för exekutionsväsendet är utformat innebär det i praktiken att det är utsöknings- och indrivningsdatabasen som kommer att bli föremål för direktåtkomst. Som sekundära ändamål med den databasen näm-

anges ligen avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter, planering, samordning och uppföljning av revisions- och kontrollverksamhet vid

annan beskattning och tulltaxering samt utredningar vid bestämmande och be-

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 353

talning av skatter, tullar och socialavgifter. Vi föreslår inte motsvarande ändamål för de övriga databaserna.

Generellt för samtliga föreslagna databaser hos exekutionsväsendet är emellertid att de föreslås få användas för tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och liknande prövning. I den omfattning skattemyn-

annan digheterna eller Tullverket behöver uppgifter från exekutionsväsendets övriga databaser för de ändamålen, föreligger det enligt vårt lagförslag inget hinder mot att uppgifter lämnas ut genom direktåtkomst. Vår utgångspunkt är emellertid att det normalt inte skall förekomma obegränsad direktåtkomst till eller flera databaser för myndigheter utanför

en den ansvariga myndighetsorganisationen. Det bör åligga regeringen att meddela föreskrifter om till vilka uppgifter direktåtkomst får förekom-

ma.

Av avsnitt 6.7.4 framgår att intar återhållsam ställning i fråga

en om att medge andra myndigheter än de personuppgiftsansvariga direktåkomst till uppgifter i databas. Det är enligt vår mening därför

en en känslig fråga om det finns anledning att tillåta sådan åtkomst för andra myndigheter än skattemyndigheterna och Tullverket. Generellt kan det dock hävdas att uppgifterna i exekutionsväsendets databaser till sin natur inte är lika känsliga uppgifterna i exempelvis den föreslagna

som beskattningsdatabasen. Under förutsättning att det kan motiveras

av effektivitetsskäl eller andra skäl, är vi därför inte principiellt

av mot att utöka den krets av myndigheter får ha möjlighet att direkt-

som genom åtkomst komma över uppgifter behandlas kronofogdemyndig-

som av hetema. Den mottagande myndighetens nytta direktåtkomst måste

av således enligt vår mening tillmätas avgörande betydelse vid bedömningen av om direktåkomst skall medges eller inte. Om behovet

av uppgifterna hos den mottagande myndigheten

inte är större än att utlämnandet kan lösas andra sätt utan beaktansvärda effektivitetsförluster, bör direktåkomst inte medges.

En annan utgångspunkt måste givetvis att utökning

vara en av direktåtkomst inte får leda till otillbörliga integritetsintrång. En faktor som enligt vår uppfattning är stor betydelse vid sådan bedöm-

av en ning, är hur omfattande direktåtkomsten skall Det är mindre all-

vara. varligt från integritetssynpunkt att medge myndighet direktåtkomst

en till enstaka uppgiftskategorier, än att medge åtkomst till databasen i dess helhet. Naturligtvis är det även betydelse vilka uppgifter

av som skall omfattas av direktåtkomst. Större restriktivitet bör tillämpas

om åtkomsten uppgifter kan känsliga, uppgifter

avser som anses t.ex. som avslöjar brott, än om de uppgifter skall lämnas direkt-

som ut genom åtkomst endast rör förhållanden generellt inte integritets-

som sett är känsliga, t.ex. adressuppgifter. Enligt vår uppfattning bör det även läggas stor vikt vid för vilket ändamål den mottagande myndigheten skall

12 19-1588SkattTullExekutionNormer

354 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

använda uppgifterna. Som exempel kan nämnas att det måste

anses vara mycket tveksamt från integritetssynpunkt att uppgifter, oavsett deras karaktär, lämnas ut direktåtkomst för att användas i brotts-

genom utredande verksamhet.

Vi föreslår således att det skall finnas möjlighet för skattemyndigheterna och Tullverket att få ha direktåtkomst till exekutionsväsendets databaser. Regeringen bör dock, som nämns ovan, genom föreskrifter begränsa direktåtkomsten till att gälla exempelvis endast data-

en av baserna eller endast vissa uppgifter i databaserna. För vår del vi

anser att det inte finns skäl för oss att nu föreslå direktåtkomst för andra myndigheter än de ovan nämnda. Det finns flera myndigheter i dag

som ofta använder sig uppgifter olika slag från kronofogdemyndig-

av av heternas register, t.ex. polismyndighetema. Frågan dessa och andra

om myndigheter skall få tillgång till uppgifter via direktåtkomst, bör dock avgöras i annat sammanhang. Enligt vår uppfattning bör regeringen ha möjlighet att meddela föreskrifter utökning den

om av grupp av myndigheter som får ha direktåtkomst till exekutionsväsendets databaser. Sådan direktåtkomst får inte omfatta de elektroniska handlingama.

Enligt utsökningsregisterlagen får sökande eller dennes ombud i

en den utsträckning regeringen föreskriver ha direktåkomst till

som uppgifter om de mål eller ärenden den enskilde har gett in. Denna

som möjlighet anser vi bör finnas kvar, det saknas det

men som ser anledning att i lag inskränka den till att endast gälla viss databas. En-

en skilda bör således ha direktåtkomst till uppgifter mål eller ärenden

om som de har gett i den utsträckning regeringen föreskriver. Direkt-

som åtkomsten får dock inte omfatta elektroniska handlingar.

Vi redovisar i avsnitt 6.7.5 våra överväganden i fråga möjlig-

om heten för enskilda att få direktåtkomst till uppgifter i myndig-

egna heters databaser. Vi föreslår för samtliga de verksamhetsområden

som omfattas av vårt uppdrag att regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild får ha direktåkomst till uppgifter sig själv i

om en databas. Enligt vad har erfarit finns det för närvarande inom exekutionsväsendet inga planer att införa möjlighet för enskilda via

att exempelvis Internet få tillgång till uppgifter. Vi dock det

egna anser att för exekutionsväsendet, liksom för övriga verksamheter, bör införas

en möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter sådan åtkomst.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 355

8.4. 15 Gemensamma bestämmelser om sökning i

databaser

Vårt förslag: Vid sökning efter elektroniska handlingar skall som sökbegrepp få användas endast mål- eller ärendebeteckning, beteckning handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett mål eller ärende eller en handling.

Vi redovisar i avsnitt 6.4.5 vår inställning i frågan om vilka sökmöjligheter skall finnas i de elektroniska handlingarna. Som en allmän

som princip slår fast att sökning endast skall vara möjligt med hjälp av vissa sökbegrepp, nämligen ärendebeteckning, beteckning handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett mål eller ärende eller en handling, t.ex. personnummer. Inom exekutionsväsendet, och då främst i verksamhet med utsökning och indrivning, gäller det särskilda förhållandet att den samlande faktorn för olika mål är gäldenären i fråga. Arbetet är med andra ord upplagt så att samtliga mål som rör en gäldenär vanligtvis hanteras i ett sammanhang. Det är därför otillräckligt med sökmöjligheter som kräver att en tjänsteman utnyttjar en specifik ärendebeteckning, t.ex. ett målnummer. Genom vårt förslag blir det möjligt att vid sökning i databaserna använda sig av en sammanhållande identifieringsuppgift, t.ex. personnummer, och så sätt få tillgång till samtliga de mål eller ärenden rör viss

som en person.

8.5 Tullverkets verksamhet

8.5.1 En lag för Tullverkets fiskala Verksamhet

Vårt förslag: Behandling personuppgifter och andra uppgifter i

Tullverkets fiskala verksamhet skall regleras i lag.

Till skillnad från skatteförvaltningen och exekutionsväsendet,

som ansvarar för ett stort antal verksamhetsområden, kan Tullverkets uppgifter grovt indelas i endast fiskal och brottsbekämpande verksam-

en en het se avsnitt 3.5.1. Regleringen av personuppgiftsbehandling inom den brottsbekämpande verksamheten omfattas inte vårt uppdrag. Det

av innebär att vårt förslag till lag behandling personuppgifter i

om av m.m.

356 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

Tullverkets verksamhet inte omfattar den behandling i dag utförs

som enligt lagen 1997:1058 register i tullverkets brottsbekämpande

om verksamhet, dvs. i det register benämns SPADI se avsnitt 3.5.3.

som Den föreslagna lagstiftningen omfattar inte heller den automatiserade behandlingen av personuppgifter i de tullmålsjoumaler som i dag förs med stöd av tillstånd från Datainspektionen se avsnitt 3.5.2.

Vad har haft att ta ställning till är frågor rör den fiskala delen

som av Tullverkets verksamhet. I dag finns bestämmelser om den verksamheten samlad i en lag, tullregisterlagen 1990:137, och har för vår del inte funnit anledning att göra någon uppdelning regleringen. Vi

av föreslår därför att behandling personuppgifter i Tullverkets fiskala

av verksamhet skall regleras i en lag.

I vissa avseende är det svårt att dra bestämd gräns mellan Tull-

en verkets fiskala och brottsbekämpande verksamhet. Den frågan återkommer till i avsnitt 9.8.

8.5.2 Ändamålen med i tulldatabasen

behandling

Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhanda-

hållande av information behövs hos Tullverket för

som

0 fastställande, uppbörd, återbetalning och redovisning tull,

annan skatt och avgifter,

övervakning, kontroll, analys och revision,

0 fullgörande av åligganden följer internationella överens-

som av

kommelser Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt,

som

0 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering verksamheten,

av samt

framställning av statistik.

Uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhandahållande in-

formation som behövs i författningsreglerad verksamhet hos

annan

än Tullverket för

0 fastställande av underlag för samt redovisning, bestämmande, be-

talning och återbetalning skatter eller avgifter, i

övervakning, kontroll, analys och revision,

prövning, granskning och tillsyn åligger skattemyndighet,

som en

utsökning och indrivning, samt

framställning av statistik.

Som framgår avsnitt 6.1 skall det för de verksamheter

av som har att utreda finnas en särskild reglering för behandling i databaser. För

en närmare redogörelse vad med begreppet databas och

av som avses

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 357

beskrivning av när behandling av personuppgifter skall omfattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet.

Som redovisar i avsnitt 6.2.2 anser att man bör skilja mellan primära och sekundära ändamål. Med primära ändamål avser ändamål som är direkt anpassade till den verksamhet som bedrivs av den personuppgiftsansvariga myndigheten, dvs. Tullverket. Sekundära ändamål är ändamål som kan hänföras till andra verksamhetsområden än det för vilket databasen primärt förs. De primära ändamål som föreslår för tulldatabasen motsvarar i sak de ändamål för vilka tullregistret, dvs. tulldatasystemet TDS, förs i dag. Det gäller främst den huvudsakliga verksamheten med fastställande, uppbörd, återbetalning

och redovisning av tull, annan skatt och avgifter. Därtill kommer andra

uppgifter som åligger Tullverket, nämligen övervakning, kontroll, analys och revision i olika sammanhang. Att analys nämns som ett särskilt ändamål innebär att tulldatabasen får användas för att behandla de

uppgifter om juridiska enligt vad erfarit i dag behandlas i

personer som särskilda analysregister. Även personuppgifter, dvs. uppgifter fysis-

om ka personer, får behandlas för det ändamålet. Se dock avsnitt 9.8

om gränsdragningen mellan fiskal och brottsbekämpande verksamhet.

Som ett särskilt ändamål vilket inte regleras i tullregisterlagen i

dag måste enligt vår uppfattning dessutom fullgörande ålig-

- anges av ganden enligt internationella överenskommelser Sverige efter riks-

som dagens godkännande har tillträtt. Det följd den ökade intematio-

är en av naliseringen och då främst Sveriges skyldighet att till EU redovisa information inom bl.a. tull- och punktskatteområdet. Dessa skyldigheter kan innebära att personuppgifter och andra uppgifter måste behandlas sätt som saknar direkt relevans för den nationella fiskala tullverksamheten.

Slutligen anges som primära ändamål tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten samt framställning statistik. Tull-

av verket måste ha möjlighet att ett led i den fiskala verksamheten be-

som handla personuppgifter med syfte att kartlägga denna, dvs. följa

upp verksamheten och planera för åtgärder skall vidtas i framtiden. Det

som måste även finnas möjligheter för Tullverket behandla

att personuppgifter för statistiska ändamål, både officiellt reglerad statistik och sådan statistik som är intern angelägenhet eller i fall inte är

av mer som vart författningsreglerad.

Uppgifter behandlas i TDS behöver ofta användas myndig-

som av heter inom skatteförvaltningen. Främst gäller detta inom punktskatteområdet, där det förekommer ett nära samarbete mellan Tullverket och skattemyndighetema. Vi föreslår att skattemyndighetema skall ha möjlighet till direktåtkomst till uppgifter i databasen avsnitt 8.5.4. Som

sekundära ändamål för tulldatabasen bör därför fastställande

anges av underlag för skatter eller avgifter samt redovisning, bestämmande, betal-

358 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

ning och återbetalning av skatter eller avgifter. Skattemyndighetema kan även behöva uppgifter i sin verksamhet för fullgörande arbetsuppgifter

av som innefattar övervakning, kontroll, analys och revision. En särskild uppgift som åligger myndigheter inom skatteförvaltningen är prövning av samt tillsynen över upplagshavare, skatteupplag och registrerade varumottagare enligt lagen 1994:1563 tobaksskatt, lagen

om 1994:1564 om alkoholskatt och lagen 1994:1776 skatt

om energi. Som ett sekundärt ändamål för tulldatabasen bör därför pröv-

anges ning, granskning och tillsyn som åligger skattemyndighet.

Vi föreslår även att kronofogdemyndighetema för den exekutiva verksamheten skall kunna få tillgång till uppgifter i tulldatabasen

genom direktåtkomst se avsnitt 8.5.4. Ett särskilt ändamål med databasen bör därför vara utsökning och indrivning.

På samma sätt föreslår skall gälla för övriga verksamheter

som som omfattas av vårt utredningsuppdrag, bör myndigheter och

eventuellt andra få tillgång till uppgifter i någon form från tulldatabasen för att producera statistik. Framställning statistik bör därför slutligen

av också ett sekundärt ändamål med databasen.

anges som

8.5.3 får behandlas i

Uppgifter som databasen

Vårt förslag: I databasen skall, i den utsträckning det behövs för

tullverksamheten, få behandlas uppgifter

o en fysisk persons identitet, bosättning och andra liknande bas-

uppgifter,

0 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basupp-

gifter,

identitetsbeteckningar för transportmedel, containrar och tankar,

tulltaxor,

underlag för statistikframställning,

registrering för skatter eller avgifter,

underlag för och bestämmande eller kontroll tull, skatt

av annan

eller avgifter,

tillstånd eller licenser krävs för import eller

som export av varor,

yrkande och grunder i ett ärende, samt

0 beslut med angivande skälen för beslutet, betalning, redo-

visning och övriga åtgärder i ett ärende.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall

som

meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter får behandlas i

om som databasen.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 359

I databasen skall även få behandlas de uppgifter som behövs för

fullgörande ett åliggande följer internationell överens-

av som av en

kommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt.

Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m.

skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk

handling.

Vi redovisar i avsnitt 6.3.2 vår inställning till detaljreglering vad

av som får behandlas i databas. För att undvika dels återkommande

en ändringar i lagen, dels att den blir svårgenomtränglig, anges endast vilka kategorier av uppgifter som får behandlas i databasen. Dessa uppgiftskategorier avser vad som får behandlas i den informationsbaserade delen av databasen, dvs. vanligen uppgifter registreras

som genom angivande av belopp m.m. i särskilda fält i tulldatasystemet. För kompletta handlingar som ingår i ärendehanteringssystem finns särskilda bestämmelser. I de uppräknade kategorierna innefattas således samtliga de uppgifter som i dag räknas i tullregisterlagen samt sådana ytter-

upp ligare uppgifter som kan bli nödvändiga att registrera i framtiden. En grundläggande förutsättning för att en uppgift över huvud taget skall få behandlas är dock att den behövs för de primära ändamålen med databasen se avsnitt 6.2.2. Uppräkningen utgör således endast för

en ram vad som får behandlas och regeringen eller Tullverket skall sedan meddela närmare föreskrifter vilka uppgifter det rör sig Det bör

om om. nämligen enligt vår mening vara möjligt för enskilda att det sätt

som gäller i dag ha möjlighet att få tydlig bild vilka uppgifter dem

en av om som kan vara föremål för behandling inom Tullverket. Nedan följer

en kort exemplifiering av vilka uppgifter de i lagen uppräknade kategoriema enligt vår uppfattning bör omfatta.

Med identitets- och andra basuppgifter för fysiska

avses personer sådant som personnummer, hemadress eller särskild postadress,

namn, dvs. uppgifter enskilda näringsidkare m.fl. behövs för tull-

om som att verksamheten skall fungera. Motsvarande gäller för juridiska

personer och det kan då röra sig uppgifter organisationsnummer, styrel-

om om seledamöter, firmatecknare samt adressuppgifter Särskilda iden-

m.m. titetsuppgifter kan även behövas avseende fordon används

m.m. som för transport vid import och export Med uppgifter tull-

av varor. om taxor avser uppgifter som härrör såväl från EU från svenska

som myndigheter. Samtliga de uppgifter Tullverket behöver för fram-

som ställning av statistik får behandlas i databasen. I kategorin registrering för skatter eller avgifter bl.a. uppgifter registrering hos Skatte-

ryms om myndigheten i Gävle av en importör skattskyldig avseende punkt-

som skatter. Uppgifter som importörer och exportörer lämnar i tullärenden,

360 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter

bl.a. med anledning av import eller export av varor, utgör underlag för och bestämmande av tull, annan skatt eller avgifter. Dessutom får även de övriga uppgifter som behövs för uttag eller kontroll tull eller skatt av behandlas. Uppgifter om importörers eller exportörers olika tillstånd och licenser för verksamheten får också behandlas i databasen. Som två särskilda kategorier uppgifter yrkande och av anges grunder samt beslut med angivande skälen för beslutet, betalning, redoav visning och övriga åtgärder i ett ärende. Här uppgifter i avses som stor omfattning kommer att återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den informationsbaserade delen dataav basen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter beslut om m.m. avseende en person kunna återfinnas i databasen handutan att en läggare behöver ha tillgång till den elektroniska akten i det aktuella ärendet. Av betydelse är bl.a. att direktåtkomst till de elektroniska handlingarna enligt vårt förslag inte är tillåten för andra myndigheter än Tullverket. Det kan dock från informationssynpunkt viktigt för vara en tjänsteman hos en skatte- eller kronofogdemyndighet omedelbart att få fram uppgift om utgången i ett ärende och samtidigt få bild vad en av som utgör grunden för beslutet. När uppgifter yrkanden, grunder om och beslut m.m. förs i databasen sätt än i elektroniska handannat lingar, får de emellertid inte omfatta känsliga personuppgifter När m.m. det är nödvändigt att få tillgång till ett beslut i dess helhet eller övriga handlingar i ett ärende, bör enligt vår mening handlingarna fram tas

genom ärendehanteringssystemet.

För att täcka vissa uppgifter behandlas andra skäl än de som av som omfattas Tullverkets ordinarie verksamhet grund Sveav av att rige gentemot exempelvis EU är förpliktigat hantera viss inforatt mation, anges att behandling får ske uppgifter behövs för fullav som görande av ett åliggande följer internationell överenskomsom av en melse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt. Behandlingen av vissa uppgifter i den informationsbaserade delen av databasen bör regleras uttryckligt i lag. Det gäller känsliga personuppgifter och uppgifter lagöverträdelser enligt 13 och 21 §§ om m.m. personuppgiftslagen. Efter vad har erfarit saknas i dag anledning för Tullverket att behandla känsliga personuppgifter i de elekannat än

troniska handlingarna.

SOU 1999: 105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 361

8.5.4 Direktåtkomst till databasen

Vårt förslag: Tullverket, Riksskatteverket, skattemyndigheterna och kronofogdemyndighetema skall få ha direktåtkomst till databasen. Regeringen skall få föreskriva att även annan får ha direktåtkomst.

Annan än Tullverket skall inte få ha direktåtkomst till elektroniska handlingar. Regeringen skall få föreskriva om ytterligare in-

skränkning i myndighets eller direktåtkomst till databa-

en annans

sen.

Regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild får ha

direktåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. Regeringen

eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela före-

skrifter om vilka uppgifter som får omfattas av sådan direktåtkomst.

Vi redovisar i avsnitt 6.7 vår principiella inställning till direktåtkomst till databaser, bl.a. att personuppgiftsansvariga myndigheter bör kunna ha obegränsad åtkomst. Tullverket utgör sedan den 1 juli 1999 en enda myndighet och det finns därför än mindre skäl att överväga några begränsningar. För den händelse regeringen finner att det finns särskild anledning att begränsa åtkomsten till uppgifter eller handlingar till att gälla endast vissa regionala avdelningar inom Tullverket, föreslår vi en möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter om sådan begränsning. Enligt vår uppfattning torde dock detta inte vara nödvändigt i

nuläget.

Möjligheterna för andra myndigheter än Tullverket att ta del

av uppgifter i TDS genom direktåtkomst är i dag starkt begränsade. Det finns starka integritetsskäl för detta och hänsyn måste också tas till att det råder sträng sekretess omvänt skaderekvisit för uppgifter i Tullverkets fiskala verksamhet. I dag har endast Riksskatteverket och vissa skattemyndigheter direktåtkomst till ett urval av uppgifterna i TDS. Vi anser inte att det av integritetsskäl finns anledning att begränsa de möjligheter till effektivt samarbete som i dag genom direktåtkomst föreligger mellan Tullverket och skatteförvaltningen i beskattningsfrågor, och föreslår därför fortsatt direktåtkomst för såväl Riksskatteverket som skattemyndigheterna, dock inte till de elektroniska handlingarna, eftersom dessa är särskilt känsliga från inte gritetssynpunkt.

Även kronofogdemyndighetema har behov uppgifter från Tull-

av verket i sin exekutiva verksamhet. På grund den nära koppling

av som finns mellan beskattnings- och indrivningsverksamhet, har kronofogde-

362 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999: 105

myndigheterna sedan länge en förhållandevis stor möjlighet att via direktåtkomst få tillgång till uppgifter i register inom skatteförvaltningen. Enligt vår uppfattning finns det av samma skäl anledning att krono-

ge fogdemyndighetema tillgång även till uppgifter som behandlas i Tullverkets fiskala verksamhet. Liksom för myndigheter inom skatteförvaltningen skall enligt vår mening den begränsningen gälla att åtkomsten inte får avse elektroniska handlingar.

Det kommer med säkerhet att förekomma uppgifter i tulldatabasen vilka kronofogdemyndighetema eller myndigheterna inom skatteförvaltningen inte har något eller mycket litet behov att få del Rege-

av. ringen bör därför ha möjlighet att meddela föreskrifter begräns-

om ningar, utöver åtkomsten till elektroniska handlingar, för dessa myndigheter.

Utöver Riksskatteverket, skattemyndighetema och kronofogdemyndighetema kommer det sannolikt att finnas flera myndigheter

som regelmässigt behöver tillgång till olika uppgifter i tulldatabasen. I de flesta fall kan dessa behov med största säkerhet tillfredsställas

genom ett effektivt utlämnande uppgifter medium för automatiserad be-

av handling efter särskild prövning Tullverket. I vissa fall är det dock

av möjligt att det efter en avvägning mellan effektivitets- och integritetsskäl kan finnas anledning att medge andra myndigheter direktåtkomst till en begränsad mängd uppgifter i databasen. Vi i dag inga skäl för

ser att tillåta direktåtkomst för ytterligare myndigheter. Regeringen bör emellertid ha möjlighet att vid behov föreskriva sådan åtkomst. Det

om bör påpekas att direktåtkomst endast kan tillåtas när det står i överensstämmelse med ändamålen med tulldatabasen. Elektroniska handlingar bör enligt vår mening inte under några omständigheter omfattas di-

av rektåtkomsten.

Vi redovisar i avsnitt 6.7.5 våra överväganden i fråga möjlighe-

om ten för enskilda att få direktåtkomst till uppgifter i myndigheters

egna databaser. Vi föreslår för samtliga de verksamhetsområden omfat-

som tas av vårt uppdrag att regeringen skall få meddela föreskrifter att

om en enskild får ha direktåkomst till uppgifter sig själv i databas.

om en Enligt vad har erfarit finns det för närvarande inom Tullverket inga planer att införa möjlighet för enskilda att via exempelvis Internet få tillgång till uppgifter. Vi dock det för Tullverket, liksom

egna anser att för övriga verksamheter omfattas vårt uppdrag, bör införas

som av en möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter sådan åtkomst.

Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 363

8.5.5 Gallring av uppgifter i databasen

Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras sex år efter utgången av det kalenderår då uppgifterna eller handlingarna behandlades i databasen första gången.

författning har föreskrivits längre tid för

Om det i lag eller annan bevarande av vissa uppgifter än vad som anges i första stycket, skall den föreskriften gälla.

I tullregisterlagen anges sedan ikraftträdandet att uppgifter som hör till ett tullärende skall gallras ur registret år efter utgången det ka-

sex av lenderår då uppgifterna lämnades. Denna gallringsbestämmelse ändrades inte i och med medlemskapet i EU. Med hänsyn till att det pågår

nu arbete inom EU med en översyn av tullkodexen som kan komma att påverka gallringsbestämmelserna, finns det enligt vår mening inte anledning att nu föreslå några egentliga förändringar med avseende tidsfristen. Enligt vår mening bör emellertid utgångspunkten för tidsfristen vara den tidpunkt då uppgifterna eller handlingarna för första gången behandlades i databasen, dvs. när de korn i TDS i elektronisk form från en importör eller exportör eller när de fördes i systemet Tull-

av verkets tjänstemän, exempelvis efter det att en manuell deklaration kommit in till verket.

På samma sätt som i dag anser att andra bestämmelser i lag eller författning som föreskriver längre tid för bevarande uppgifter

en av skall ha företräde framför bestämmelsen om gallring i förslaget till lag om behandling av uppgifter i Tullverkets verksamhet. Regeringen eller Riksarkivet bör dessutom ha möjlighet att meddela föreskrifter att

om en uppgift eller handling skall bevaras eller gallras vid tidpunkt

en annan samt om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet.

Särskilda frågor 365

9 Särskilda

frågor

9.1 i det statliga person-

Skatteuppgifter adressregistret

Det utlämnande sker i dag skatteuppgifter från skatteförvalt-

som av

ningens olika register till det statliga personadressregistret SPAR

för användning för direktreklamändamål, kan enligt vår mening sät-

i från integritetssynpunkt. Å andra sidan för-

tas fråga anser att ett

bud mot att använda skatteuppgifter i SPAR medför en påtaglig risk

för en okontrollerbar framväxt av icke författningsreglerade register

med motsvarande funktion och innehåll som SPAR.

Vi bedömer att det utlämnande av skatteuppgifter till SPAR som

görs i dag inte står i konflikt med bestämmelserna i dataskyddsdi-

rektivet.

Ett konkret ställningstagande i frågan om utlämnande av skatte-

uppgifter till SPAR kräver enligt vår uppfattning en mer omfattande

översyn av bl.a. samhällets behov av skatteuppgifter för direktre-

klamändamål, och vi föreslår därför inte några förändringar avseen-

de SPAR.

9.1.1 Bakgrund

Det statliga personadressregistret SPAR regleras sedan den 24 oktober 1998 i lagen 1998:527 om det statliga personadressregistret och förordningen 1998:1234 om det statliga personadressregistret.

I lagen om det statliga personadressregistret sägs att uppgifterna i registret får användas för att aktualisera, komplettera och kontrollera personuppgifter samt för att ta ut uppgifter om namn och adress genom urvalsdragning för direktreklam, opinionsbildning eller samhällsinformation eller annan därmed jämförlig verksamhet. SPAR får för dessa ändamål användas av myndigheter och enskilda och denna användning är avgiftsbelagd. Personuppgiftsansvarig för registret är Statens personadressregistemämnd. SPAR får förutom ett antal folkbokföringsupp-

gifter innehålla uppgifter från det centrala skatteregistret och register

366 Särskilda frågor

för fastighetstaxering. De uppgifter det rör sig är som om summan av taxerad förvärvsinkomst och inkomst kapital, beskattningsbar förav mögenhet, ägare av småhusenhet eller lantbruksenhet med småhusenhet tomtmark samt taxeringsvärde för småhusenhet. Sekretess enligt 9 kap. l § sekretesslagen gäller inte hos myndigheter inom skatteförvaltningen för uppgifter i beslut varigenom under-

lag för bestämmande av skatt fastställs. Uppgifterna i SPAR är just sådana uppgifter som är en följd beslut i beskattningsfrågor. Det är av alltså uppgifter som är offentliga hos skattemyndighetema återsom finns i SPAR. Skatteuppgiftema skall enligt förordningen om det statliga personadressregistret lämnas till SPAR i elektronisk fomi Riksav skatteverket och skattemyndighetema.

Skatteuppgiftema i SPAR lämnas sedan inte vidare i elektronisk form till vare sig myndigheter eller enskilda, med undantag för polismyndigheter och Tullverket enligt lagen det statliga personadsom om ressregistret får ta emot sådana uppgifter. Skatteuppgiftema används i stället vid urvalsdragningar, där den önskar uppgifter får vissom ange sa kriterier för dragningen. Skatteuppgiftema skall då ordnas i klasser det sätt som Statens personadressregistemämnd beslutar. Vad köpa-

ren, dvs. den mottagande myndigheten eller enskilde, får del är av endast namn och adress motsvarar de angivna urvalskripersoner som teriema.

9.1.2 SPAR i förhållande till

dataskyddsdirektivet

En väsentlig fråga är bestämmelserna i dataskyddsdirektivet påom verkar de rättsliga möjligheterna använda skatteuppgifter att som primärt har samlats för beskattningsändamål i

skatteförvaltningens

databaser för direktreklamändamål i SPAR. Ett sätt formulera annat att frågan skulle kunna insamling uppgifter till

vara om av beskattnings-

databasen för bl.a. utlämnande till register där uppgifter säljs ett för direktreklamändamål är ett berättigat ändamål med databasen.

Att det över huvud taget är tillåtet att behandla personuppgifter för direktreklamändamål kan utläsas artikel 7 i dataskyddsdirektivet och av i 10 § f personuppgiftslagen. I de bestämmelserna att anges personuppgifter får behandlas utan samtycke för ändamål beatt ett som rör ett rättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige eller hos sådan en tredje man till vilken personuppgifterna lämnas skall kunna tillgodout ses, om det intresset väger tyngre än den registrerades intresse skydd av mot kränkning av den personliga integriteten. I fråga SPAR innebär om detta att Statens personadressregistemämnd är den personuppgifts-

ansvarige och att det är intresset hos de företag till vilka uppgifter m.m.

SOU 1999: 105 Särskildafiågor 367

lämnas ut urvalsdragning skall vägas mot de registrerades genom som integritetsintresse. En presumtion torde föreligga för att det kommersiella intresset överväger integritetsintresset i dessa fall jfr Datalagskommitténs betänkande Integritet Offentlighet Informationsteknik, - - SOU 1997:39 362 f.. En bestämmelse den innebörden finns s. av också direkt uttalad i 11 § personuppgiftslagen, där det anges att personuppgifter inte får behandlas för ändamål rör direkt marknadssom föring den registrerade har anmält detta hos den personuppgiftsanom svarige. Det är emellertid fråga bestämmelserna i dataskyddsen annan om direktivet förhindrar möjligheten att utnyttja uppgifter från en beskattningsdatabas för direktreklamändamål. Enligt dataskyddsdirektivets artikel punkt 1 är ett grundläggande krav för att personuppgifter alls skall få samlas in, att ändamålet med behandlingen är berättigat. Enligt bestämmelse i direktivet får senare behandling, t.ex. utlärnnansamma oförenligt med det ändamål för vilket uppgifterna samlade, inte vara des in detta i avsnitt 6.6.1. Några särskilda bestämmelser se mer om rör frågan det berättigade i att blanda helt disparata ändamål som om för behandling personuppgifter i detta fallet beskattning och diav rektreklam finns inte i dataskyddsdirektivet. Tvärtom har Datalags- kommittén sin åsikt framfört att det inte finns några hinder mot att som flera ändamål när uppgifter samlas in SOU 1997:39 s. 350. Det ange är även svårt att EG-rättsliga implikationer i ett mellanled som innese bär att uppgifter först samlas in till ett statligt dataregister för att därefter lämnas ut till ett annat statligt reglerat register, från vilket uppgifter lämnas över till tredje för att användas i direktreklam. Under man förutsättning att det finns tydliga bestämmelser som anger att beskattningsuppgifter får användas i SPAR, dvs. att det kan utläsas att direktreklam är ett ändamål med de aktuella skatteuppgiftema, torde det vara möjligt att utan konflikt med EG-rätten utnyttja uppgifter från beskattningsdatabasen för urvalsdragningar enligt lagen om det statliga personadressregistret. Sådana bestämmelser finns i den sist nämnda lagen.

9.1.3 Integritetsaspekter på användningen av skatteuppgifter i SPAR

Det finns andra aspekter användningen av skatteuppgifter i SPAR än de EG-rättsliga. Förfarandet att för direktreklamändamål utnyttja information som baseras uppgifter som enskilda är skyldiga att lämna till skattemyndighetema kan onekligen ifrågasättas från integritetssynpunkt. Det är enligt vår uppfattning principiellt betänkligt att personuppgifter lämnas enskilda under tvång för ett bestämt syfte ansom av

368 Särskilda frågor SOU 1999: 105

vänds för ändamål för vilka uppgifterna aldrig hade kunnat samlas in annat än frivillig väg. Vi känner således en allmän tveksamhet inför att skatteuppgifter används för urvalsdragningar i SPAR.

Å andra sidan kan det vara positivt för upprätthållandet av ett högt

integritetsskydd att urvalsdragningar sker under statligt kontrollerade former när det handlar om t.ex. skatteuppgifter. Det torde nämligen inte finnas några hinder i dataskyddsdirektivet eller personuppgiftslagen för företag eller andra enskilda att upprätta register för direktreklamändamål som innehåller motsvarande uppgifter SPAR. De skatteupp-

som gifter det rör sig om är som nämnt tidigare offentliga, vilket innebär att de kan samlas och registreras i privata register. I detta

sammanhang kan nämnas att Europarådet år 1985 antog rekommendation

en om skydd för personuppgifter använda för direktreklamändamål Recommendation No. R85 20. Bland annat i rekommendationen att

anges om det inte finns hinder i nationell lagstiftning kan helst

vem som sam-

personuppgifter för direktreklamändamål från offentliga register. Den registrerade skall dock ha rätt att motsätta sig att uppgifter

om honom registreras i marknadsföringsförteckningar eller att uppgifterna lämnas ut till tredje man. Alternativt skall den registrerade ha rätt att få personuppgifter strukna ur förteckningama.

Vad som enligt vår uppfattning sannolikt är avgörande för icke

om offentliga register för försäljning av uppgifter urvalsdragningar

genom m.m. skulle komma att inrättas möjligheten att ta del informa-

om av tionen genom SPAR försvann, är det behov finns i samhället de

som av aktuella uppgifterna för direktreklamändamål. Om behovet är stort torde det vara svårt att förhindra sådan utveckling. Hur det förhåller

en sig med det är omöjligt att ha någon bestämd uppfattning till-

om utan gång till ett bredare underlag som inom för vårt uppdrag inte

ramen har möjlighet att prestera. Det kan även principiell grund sättas i fråga om tillhandahållandet personuppgifter för direktreklamändal av mål är en uppgift bör handhas staten, dvs. det bör

som av om vara ett offentligt åtagande. Inte heller den frågan ha möjlighet

anser oss att utreda närmare. Det bör i sammanhang nämnas frågor

detta att om

framtiden för SPAR för närvarande behandlas såväl Statens

av personadressregistemämnd som inom Regeringskansliet. Trots vår tveksamhet till att använda skatteuppgifter i SPAR, lämnar därför inga förslag till åtgärder.

Särskilda frågor 369 SOU 1999: 105

9.2 av vid

Behandling personuppgifter

taxeringsrevisioner m.m.

föreslag till lag behandling uppgifter i skatteförvaltning- Vårt om av utgör enligt vår bedömning tillräckligt

ens beskattningsverksarnhet

för enskildas personliga integritet, när automatiserad behandskydd

ling används vid taxeringsrevisioner m.m.

9.2.1 Den tidigare regleringen och personuppgifts-

lagen, m.m.

Vi redogör i avsnitt 3.1.6 för den tidigare regleringen av skattemyndighetemas användande automatisk databehandling vid taxeringsav revisioner I korthet innebar den följande. För att skattemyndigm.m. heter vid revisioner skulle kunna granska skattskyldigas personregister med hjälp myndighetens eller den registrerades tekniska utrustning, av

behövdes regler kompletterade datalagen. Skattemyndigheten skul-

som nämligen inte enligt den lagen bli registeransvarig och därför inte heller bunden villkor den registeransvariges, dvs. vara av som avser den reviderades, användning registren. Genom lagen 1987:1231 av automatisk databehandling vid taxeringsrevision, m.m. och därtill om anknytande förordning kompletterades därför datalagens bestämmel- så Datainspektionen möjlighet att meddela föreskrifser sätt att gavs bl.a. vilka personuppgifter får användas och utlämnande ter om som om

eller användning personuppgifter. Datainspektionen har med-

annan av delat sådana föreskrifter. Utöver personuppgiftslagen finns även andra bestämmelser om skydd för elektroniskt lagrad information. Taxeringslagen 1990:324, lagen 1984:151 punktskatter och prisregleringsavgifter samt skatom tebetalningslagen 1997:483 m.fl. författningar innehåller bestämmel-

hur revision och kontroll får genomföras. Som exempel ser om annan kan nämnas vid granskning upptagning för automatisk databeatt av en handling, får endast de tekniska hjälpmedel och sökbegrepp användas

behövs för att tillgodose ändamålet med revisionen. Om den revisom derade viss upptagning bör undantas från granskning har anser att en han dessutom möjlighet att få frågan prövad i allmän förvaltningsdomstol. Även lagen 1994:466 särskilda tvångsåtgärder i beskattom ningsförfarandet innehåller vid sidan grundläggande regler om att - av tvângsåtgärder får vidtas endast skälen för åtgärden uppväger det om intrång eller i övrigt åtgärden innebär för den enskilde ett men som -

370 Särskilda frågor

antal skyddsregler för att säkerställa att materialet vid verkställigheten

av ett beslut om åtgärd med anledning revision eller kontroll av annan inte behandlas ett otillbörligt sätt. Det finns således vid sidan av personuppgiftslagens bestämmelser rättslig reglering förfarandet en av vid revisioner innefattar domstolsprövning i vissa fall, m.m. som I samband med införandet personuppgiftslagen fann regeringen av att det inte längre fanns något direkt behov särskild reglering av en av ADB-revisioner prop. 1998/99134 68 ff.. Anledningen till det m.m. s. var främst skillnaden i definitionen begreppen personuppgiftsansvaav rig enligt personuppgiftslagen respektive registeransvarig enligt data-

lagen. Enligt personuppgiftslagen tillkommer den ansvaret som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålet med och medlen för

behandlingen av personuppgifter. Vid revision är det skattemyndigen heten som bestämmer ändamålet med den aktuella behandlingen, och det är därför myndigheten blir personuppgiftsansvarig. Det innebär som att myndigheten direkt åläggs de skyldigheter enligt som personupp-

giftslagen åligger den personuppgiftsansvarige.

Regeringen fann vidare att personuppgiftslagens regler och övriga regler om skydd för elektroniskt lagrad information tillräckliga var för att tillgodose den enskildes behov skydd. Det fanns av enligt regeringen inte heller i övrigt behov införa särskilda av att regler för ADBrevisioner, men regeringen hänvisade ändå till

Registerförfattningsut-

redningen med påpekande slutlig bedömning om att av behovet av särregler inte kunde göras förrän vid beredningen vårt

av förslag. Rege-

ringens promemoria "ADB-revision" som föregick ovan nämnda pro- position remissbehandlades särskilt Fi98/ 1915 - och samtliga remissinstanser tillstyrkte eller hade inget erinra att mot förslaget att upphäva lagen om automatisk databehandling vid taxeringsrevision, m.m. Flera remissinstanser påpekade dock det värdefullt från att vore integritetssynpunkt att det hos skattemyndighetema inrättas personuppgiftsombud. Det förekom även påpekanden andra

om att skyddsåtgärder kunde

behövas, t.ex. i fråga s.k. överskottsinformation. Med om överskottsinformation avses uppgifter tredje revisorn om man som får del av vid revisionen och sedan skulle kunna användas i som ett annat syfte. Det bör påpekas att vad sägs som ovan om automatiserad behandling vid taxeringsrevisioner även är

tillämpligt på viss behandling

av material, t.ex. kontrolluppgifter, Riksskatteverket eller som skattemyndighetema får medium för automatisk

databehandling efter begä-

ran hos annan myndighet eller föreläggande till enskild enligt taxeringslagen, lagen 1990:325 självdeklaration och

om kontrolluppgifter

m.fl. författningar. Det saknar betydelse uppgifterna om erhållits på medium för automatisk databehandling eller

om skatteförvaltningen

själv registrerar uppgifterna.

Särskilda frågor 371 SOU 1999: 105

9.2.2 Behovet av särreglering

lämnar i detta betänkande innebär att det för myn- De förslag som bl.a. inom skatteförvaltningen och hos Tullverket

dighetsverksamhet

särreglering avseende behandling personuppgifter vid skall finnas av sidan eller utöver de bestämmelser gäller enligt personuppgiftsav som våra förslag till lagar behandling uppgifter i skattelagen. Enligt om av beskattningsverksamhet respektive Tullverkets verksamförvaltningens särskilda bestämmelser gälla för automatiserad behandling av het skall och andra uppgifter 5-7 kap. samt avsnitt 8.1 och

personuppgifter se

i redovisningen nedan talar skatteförvaltningens revi- 8.5. När om sionsverksamhet i tillämpliga delar även motsvarande m.m., avser funktioner hos Tullverket. Genomförandet taxeringsrevisioner är en del av skatteförav m.m. valtningens beskattningsverksamhet, och användandet automatiserad av behandling personuppgifter vid sådana revisioner kommer alltså att av omfattas bestämmelserna i vårt lagförslag. Personuppgiftsansvarig av för behandling vid revision blir den myndighet som behandlar uppen gifterna. Det saknar därvid betydelse behandlingen sker med hjälp om skattemyndighetens eller den skattskyldiges tekniska utrustning, likav de används vid revisionen tillhör myndigheten som om program som eller den skattskyldige. Det grundläggande är alltså att behandlingen

utgör ett led i beskattningsverksamheten. Revision kan kontroll skattskyldig fullgjort sin egen avse av att en deklarations- och uppgiftsskyldighet eller inhämtande uppgifter för av kontroll än den reviderade tredjemansrevision. I båda fallen av annan behandlas personuppgifter automatiserad väg, bl.a. i särskilda analysprogram. Förutom kontroll ett företags datorbaserade ekonomiav med stöd automatiserad behandling ADB-revision, kan en system av revision omfatta behandling personuppgifter genom att revisorn av själv upprättar olika register, att innehållet i pappersdokut.ex. genom förs över till elektronisk form, eller genom sambearbetningar av ment olika personregister, exempelvis när uppgifter från centrala skatteregistret och register hämtats in från ett reviderat företag järnett som förs maskinellt. Även i samband med urval kontrollvärda objekt kan av behandling personuppgifter förekomma. Exempel på sådana behandav lingar är bearbetningar uppgifter erhållna medium för automatiav serad behandling i samband med tredjemansförelägganden eller efter

begäran från andra myndigheter, upprättande av egna register samt olika sambearbetningar. Med den definition begreppet databas som av föreslår kommer den behandling sker vid revision och annan som kontroll inte omfattas de bestämmelser gäller för databaser att av som avsnitt 6.1. För den behandling utförs kommer således tillse som

372 Särskilda frågor SOU 19993105

lämpliga bestämmelser i personuppgiftslagen övriga föresamt av oss slagna allmänna bestämmelser att tillämpas. De allmänna bestämmelser som föreslår tillräckliga för anser vara att garantera att personuppgifter som behandlas i samband med revisioner och andra kontrollåtgärder inte behandlas på ett otillbörligt sätt.

En fråga det finns skäl att kommentera nedan som närmare är bevarandet av den information hämtas vid skattekontroll. Som som framgår avsnitt 5.3.2 föreslår vi uppgifter inte av att som behandlas i beskattningsdatabasen skall gallras år efter det senast ett att ärendet har avslutats. När det gäller viss information har erhållits som i samband med skattekontroll kan denna tid dock i vissa fall för vara lång. För uppgifter om revision behandlas i beskattningsdatabasen har å som andra sidan föreslagit att uppgifterna skall gallras först efter tio år.

Arkivering av revisionsdokumentationen

Då en revision är avslutad skall revisionsdokumentationen arkiveras. Inom skatteförvaltningen har vägledande instruktioner utarbetats i fråga om vilken information skall arkiveras. Den revisionsdokumensom tation som arkiveras i ärendet är endast uppgifter som är direkt hänförliga till det aktuella ärendet. I dag skrivs normalt allt elektroniskt lagrat material ut när revisionen avslutas. papper Endast i den mån uppgifterna kan antas behöva eller på presenteras annat sätt användas direkt från medium för automatiserad behandling i den fortsatta handläggningen kopia upptagningen sådant sparas en av medium. Den reviderade kan exempelvis i samband med en process ifrågasätta resultatet av revisorns bearbetningar materialet. Behov av kan därför finnas att låta den reviderade göra beräkningarna. På sikt det om är möjligt att arkivering även av den övriga revisionsdokumentationen kommer att göras medium för automatiserad behandling. Det är enligt vår mening väsentligt all dokumentation att från revisioner som bevaras eller kommer bevaras att på medium för automatisk

databehandling, kan göras tillgänglig i läsbar form under

den tid som nuvarande gallringsregler föreskriver, dvs. normalt i tio

år. Något

behov särskild reglering för möjliggöra av att detta kan dock enligt vår mening inte anses föreligga. De allmänna bestämmelserna kommer att gälla endast under den tid revisionen eller kontrollen genomförs. För de uppgifter som skall bevaras och användas

gemensamt i beskattnings-

verksamheten kommer i stället de särskilda bestämmelserna beom handling av personuppgifter i databaser bli att tillämpliga. Detta innebär att i de fall hela eller delar dokumentationen, av efter en avslutad revision, medium för automatiserad sparas behandling skall de gallras efter tio år se avsnitt 8.1.5.

Särskilda frågor 373

Behandling överskottsinformation av

Redogörelsen arkivering revisionsdokumentation gäller ovan om av information erhållits i det syfte revisionen eller granskningen som som När skattemyndighet genomför revision för att kontrollera avsett. en deklarations- eller uppgiftsskyldigheten hos skattskyldig kan den en emellertid också komma att få tillgång till annan information överskottsinformation, t.ex. avseende företagets kunder eller andra affärskontakter. Även vid tredjemansrevision kan revisorn få del av uppen gifter omfattar andra än den eller de som revisionen avsom personer Den överskottsinformation bedöms intressant avskiljs av ser. som granskaren för bli föremål för åtgärd i ett annat ärende. Inforrnatioatt kan sådan art att den direkt leder till en utredning, men den nen vara av kan också sådan att den inte bedöms så intressant att den vara som direkt initierar en utredning. En särskild fara med elektroniskt lagrad information som har samlats in vid exempelvis revisioner är att det finns risk för att det med tiden uppstår omfattande uppgiftssamlingar skattesubjekt hos skatteom myndighetema. För att förhindra att uppgifter bevaras som inte anses tillräckligt intressanta för att direkt initiera en utredning, har Riksskatteverket utfärdat särskilda föreskrifter begränsar hanteringen som överskottsinformation. Enligt Riksskatteverkets föreskrifter om reviav sion RSFS 1998:19 skall uppgift som inte tillförs revisionsm.m. en ärendet förstöras senast när revisionen avslutas. Detta gäller dock inte granskning den uppgifterna har påbörjats. Detta inneom av som avser bär att överskottsinformation inte får sparas för att eventuellt kunna användas i framtiden. Information har lett till kontroll påbörsom att en jats bevaras i den berörde personens akt. Sådan överskottsinformation bevaras i dag inte elektroniskt utan skrivs ut papper. Det kan dock förutsättas att denna typ av information i framtiden kommer att bevaras i elektroniskt form i allt större utsträckning. Den ordning i dag gäller för bevarande och gallring av uppgifsom ter tredje som erhållits i samband med en revision av en annan om man skattskyldig enligt vår mening ett bra skydd för den enskilde. Det är ger väsentligt att överskottsinformation inte leder till åtgärd gallras så som fort möjligt. Den oss föreslagna gallringsregeln om att uppgifter som av inte behandlas i beskattningsdatabasen skall gallras senast ett år som efter det att ärendet avslutats, innebär emellertid att uppgifter i dessa fall skulle kunna bevaras under längre tid än vad som gäller i dag. Enligt vår mening bör överskottsinformation inte bevaras under så lång tid ett år utan att granskning påbörjats den som uppgifterna avser. som av Uppgifterna bör därför gallras senast när revisionen eller annat ärende är avslutad någon granskning av den som uppgifterna avser inte har om

374 Särskilda frågor

påbörjats. Som konstaterar tidigare bör undvika i lag ställa man att upp alltför detaljerade gallringsregler. Något behov reglera av att gallringen av överskottsinformation direkt i den föreslagna lagen av oss finns enligt vår mening inte, utan sådan bestämmelse bör i stället been slutas av regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer. som

Tredjemansuppgifter som hämtats in revision genom m.m.

En annan fråga rör behandlingen uppgifter hämtas in i syfte av som att granska någon annan än den reviderade eller förelagda Såpersonen. dana uppgifter kan dels hämtas in tredjemansrevision eller tredgenom jemansföreläggande, dels genom begäran från andra myndigheter. Upp-

giftsinsamlingen kan vara begränsad till eller fåtal eller en ett personer rättshandlingar men kan också mycket omfattande. I de fall insamvara lingen är omfattande görs detta oftast i någon form urvalsav eller kontrollprojekt. Uppgifterna skrivs i vissa fall ut papper och hänförs direkt till den skattskyldige berörs uppgifterna. som av Det förekommer också, framför allt när materialet är omfattande,

att bearbetningar av

uppgifterna fortsätter, t.ex. samköming genom med det centrala skatteregistret eller andra register. Sådana automatiserade

bearbetningar har

som främsta syfte att få fram underlag för en bedömning av om kontroll skall företas eller inte avseende den uppgiften som avser urvalsprocess.

Det är inte ovanligt att urvalsprocess i flera en görs steg. Exempelvis kan den skattemyndighet hämtat uppgifterna som göra ett första grovurval. Övriga skattemyndigheter gör sedan det slutliga urvalet av intressanta kontrollobjekt. Vidare kan det förekomma att ett register som ursprungligen upprättats för ett kontrollprojekt delas upp i ytterligare ett eller flera olika register, dvs.

nya kontrollprojekt bildas. Skä-

let till sådana uppdelningar är ofta andelen att kontrollvärda objekt är så omfattande att än ett projekt måste genomföras. mer Behovet att bevara uppgifterna medium för automatiserad behandling varierar bl.a. beroende hur länge urvalsprocessen pågår. Ingår uppgifterna i ett kontrollprojekt, t.ex. granskning av en bransch eller en företeelse, kan uppgifterna behövas så länge som projektet pågår och inte bara under själva urvalsprocessen. Registret fungerar i så-

dana fall även som ett administrativt stöd för projektledaren. Exempelvis kan det av registret framgå när och till vem en viss företagsakt sänts för utredning. När urvalsprocessen eller ett kontrollprojekt avslutas, förvaras uppgifter skall bevaras som normalt inte i elektronisk form utan utskrifter görs för respektive skattskyldig.

För den behandling utförs i som en urvalsprocess eller i ett kontrollprojekt blir de allmänna bestämmelserna i vårt

förslag till

lag om

Särskilda frågor 375

behandling uppgifter i skatteförvaltningen beskattningsverksamhet av tillämpliga. Detta innebär uppgifterna skall gallras senast ett år efter att ärendet har avslutats. Revisionsärendet, dvs. inhämtandet av det att uppgifterna normalt avslutat så snart uppgifterna kommit in till anses myndigheten. Som är det heller inte ovanligt att en urvalsnämns ovan i flera och ett register upprättats för ett konprocess görs steg att som trollprojekt delas i eller flera register. Den oss föreslagupp ett nya av ettårsregeln kan därför bli svår att tillämpa, eftersom den är knuten na till ärende är avslutat. För att syftet med ett projekt eller en urnär ett valsprocess skall kunna tillgodoses måste de för kontrollen aktuella uppgifterna enligt vår mening få bevaras under hela den tid som kontrollen pågår. Om de uppgifter hämtas in skulle behöva gallt.ex. som år efter inhämtandet, skulle detta innebära att skattemyndigheterras ett begära in dessa uppgifter ännu gång. Det skulle na var tvungna att en innebära merarbete för såväl de skattskyldiga skattemyndighesom Särskilda regler bör därför införas för dessa kontroller. tema. Som vi konstaterar tidigare bör undvika att i lag ställa upp allt man för detaljerade gallringsregler. Att i lagen reglera de olika tidpunkter för gallring uppgifter, kan bli aktuella i samband med skatteav som kontroll, skulle innebära lagen liksom den nuvarande blir alltför deatt taljerad och därmed också svår att tillämpa. Det bör enligt vår mening överlämnas till regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer närmare utforma sådana regler. Det bör dock framhållas att när den att slutliga urvalsprocessen eller ett kontrollprojekt är avslutat, dvs. när syftet med kontrollen inte längre består, bör uppgifterna enligt vår mening gallras. Det finns i regel inte skäl att medge att uppgifterna bevaunder så lång tid ett år efter det att urvalsprocessen eller konras som trollprojektet avslutats med mindre än att granskning har påbörjats av den uppgifterna Att granskning har påbörjats innebär att som avser. en det vidtagits någon åtgärd ett led i fördjupad kontroll. som en

Sammanfattning

De skyddsåtgärder för enskildas integritet som samlat sätts upp genom bestämmelserna i våra förslag till lagar om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet respektive Tullverkets verksamhet samt i personuppgiftslagen och taxeringslagen m.fl. lagar, anser vi vara tillräckliga för att garantera att personuppgifter som samlas in i skatteförvaltningens eller Tullverkets verksamheter med revisioner och andra kontrollåtgärder inte behandlas ett otillbörligt sätt. Härtill kommer att de uppgifter behandlas omfattas av absolut sekretess hos skattemyndigsom hetema enligt 9 kap. l och 2 §§ sekretesslagen. Även hos Tullverket gäller

enligt paragrafer sträng sekretess omvänt skaderekvisit. samma

376 Särskildafrågor

9.3 inom

Bruttoavisering folkbokföringen

Bruttoavisering som metod för att tillhandahålla folkbokföringsupp-

gifter inom statsförvaltningen strider enligt vår uppfattning inte mot

dataskyddsdirektivet, under förutsättning fråga att är om regelmäs-

sigt och frekvent återkommande aviseringar betydande som avser en andel av befolkningen.

9.3.1 Vad är

bruttoavisering

Vi redogör i avsnitt 3.2.4 för den gällande rättsliga regleringen av avi-

seringsregistret. En grundläggande bestämmelse i lagen 1995:743 om

aviseringsregister är att uppgifter får lämnas från

ut aviseringsregistret

endast om uppgifterna enligt lag eller förordning får registreras i ett

uppgifter än de beställaren själv får ha i som ett personregister. I prak-

tiken kan detta göras på tre olika sätt. Vissa mottagare kan få utvalda

uppgifter med hjälp naturliga avgränsningar,

av t.ex. kommuntillhörig-

het, medan uppgifter för andra mottagare kan väljas särskilda ut genom

markeringar i aviseringsregistret, för de

t.ex. personer som har körkort.

Det tredje alternativet innebär att beställaren tillhandahåller aviseringsregistret en fil med de personnummer personer som skall omfattas

av aviseringen, varefter ändringsavisering för görs de personerna.

Efter en framställning från Riksskatteverket infördes år 1997 ett sy-

stem med s.k. bruttoavisering medium för automatiserad databe-

handling för vissa myndigheter l995/96:217 se prop. s. ll ff.. Brutto-

avisering innebär att får

mottagarna ändringsaviseringar avseende samtliga personer i aviseringsregistret.

Ur det materialet får den mot-

tagande myndigheten sedan själv söka fram uppgifter som rör personer vilka är registrerade i dennes register, medan övriga uppgifter gallras.

Urvalet uppgifter görs alltså den av av mottagande myndigheten själv,

och inte av Riksskatteverket vid vanlig

som ändringsavisering. Bruttoavisering får enligt förordningen 1996:1298 om aviserings-

Rikspolisstyrelsen, Kriminalvårds-

styrelsen, Lantmäteriverket, Vägverket, Centrala studiestödsnämnden,

Totalförsvarets pliktverk,

kronofogdemyndighetema och Svenska kyr-

kans centralstyrelse. Bakgrunden till Riksskatteverkets framställning

om att få använda bruttoavisering i förhållande till dessa myndigheter är att de alla är stora mottagare ändrade

av folkbokföringsuppgifter och

att de, med undantag för Pliktverket, tidigare har haft möjlighet att ut-

Särskilda frågor 377

nyttja ett system med bruttoavisering vid avisering genom det äldre riksaviseringsbandet.

Regeringen har vid olika tillfällen ansett att bruttoavisering har många fördelar jämfört med andra metoder se t.ex. prop. 1995/962217

12 ff. Bland annat är bruttoavisering betydligt billigare än avisering s.

filöverföring från den mottagande myndigheten i de fall det genom handlar användare av stora mängder folkbokföringsuppgifter. Vi-

om dare skulle metod innebär att använder sig av markeringar

en som man i aviseringsregistret i många fall kunna innebära nackdelar från integritetssynpunkt, t.ex. markeringar utvisar att någon förekommer i

som polisens register. Det är inte heller alltid lämpligt att den myndighet som önskar få uppgifter aviserade, skickar en fil med personnummer aktuella personer till Riksskatteverket. I vissa fall kan det nämligen innebära att känslig information lämnas ut till Riksskatteverket, t.ex. uppgifter om vilka personer som finns i olika polisregister. Det torde alltså även i framtiden finnas starka skäl för att bevara ett system med bruttoavisering.

9.3.2 Förhållandet till dataskyddsdirektivet

Bruttoavisering innebär att fler uppgifter än mottagaren behöver lämnas ut från aviseringsregistret. Det ändamål för vilket uppgifterna lämnas ut i dag är aktualisering, komplettering och kontroll av uppgifter i ett personregister som mottagaren är ansvarig för. Någon uttalad anledning att i grunden förändra ändamålen med bruttoaviseringen finns inte. Frågan är hur utlämnande uppgifter mottagaren inte behö-

av som ver, ställer sig i förhållande till dataskyddsdirektivets bestämmelser. Enligt artikel 7 i dataskyddsdirektivet får personuppgifter behandlas endast under vissa förutsättningar, varav samtycke är det primära. Om samtycke saknas krävs att något av de i artikeln uppräknade situationerna är för handen. Bland annat får personuppgifter behandlas om det är nödvändigt för utförandet av en arbetsuppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Det kan enligt vår uppfattning inte sättas i fråga att behandling av personuppgifter för aviseringsändamål är tillåten med stöd den bestämmelsen. Vad kan disku-

av som teras är vilket sätt avisering får göras.

Personuppgifter får enligt dataskyddsdirektivet samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. De får sedan inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med de

ursprungliga ändamålen artikel 6.1 b. När det gäller aviseringar ändringar

av av folkbokföringsuppgifter innebär dessa krav enligt vår mening inte några problem. Det är svårt att att avisering ändrade folkbok-

se av

378 Särskilda frågor SOU 1999: 105

föringsuppgifter något sätt skulle oförenligt med de syften vara för

vilka uppgifterna ursprungligen samlas in, även den om senare behand-

lingen innefattar bruttoavisering. Det är från början till slut en fråga om

kontrollerad folkbokföring. Dataskyddsdirektivet ställer emellertid yt-

terligare krav på behandlingen personuppgifter.

av Personuppgifter

skall vara adekvata och relevanta och får inte omfatta mer än vad som

är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de har samlats

och för vilka de behandlas artikel 6.1 c. senare Av dataskyddsdirek-

tivets ingress kan inte utläsas vad närmare som avses med den bestäm-

melsen. Inte heller har Datalagskommittén eller regeringen vidare kom-

menterat innebörden av bestämmelserna i direktivet och personuppgiftslagen.

När enskilda bestämmelser i dataskyddsdirektivet skall tolkas är det

enligt vår mening viktigt hålla i minnet vad att som egentligen är syftet

med direktivet, nämligen vid behandling att av personuppgifter skydda

fysiska grundläggande fri- och personers rättigheter, särskilt rätten till

privatliv, samt att underlätta det fria flödet av personuppgifter inom

EU. Enligt vår uppfattning bör de relevanta bestämmelserna i data-

skyddsdirektivet tolkas så att bruttoavisering som metod för att tillgo-

dose behovet korrekta

av folkbokföringsuppgifter inom förvaltningen, i

sig inte strider mot direktivet. Det torde dock inte

vara förenligt med

direktivet att i alla sammanhang använda sig

av bruttoavisering. Det av-

görande anser måste behandlingen

vara om är nödvändig.

Datalagskomrnittén har i betänkandet Integritet

Offentlighet In-

- formationsteknik SOUl997:39 359 redovisat s. sin syn på nödvändig-

hetskravet i dataskyddsdirektivet.

Vad nödvändighetsrekvisitet innebär är inte helt klart. De flesta uppgifter

kan rent faktiskt utföras manuellt utan personregister även om det kostar

mycket mer och tar betydligt längre tid än att behandla personuppgifter

automatiskt.

Som ser det kan nödvändighetskravet inte rimligen innebära att det

skall vara faktiskt omöjligt utföra att en uppgift utan sådan behandling av personuppgifter som omfattas EG-direktivet av och den föreslagna lagen.

Kan en uppgift däremot utföras nästan lika enkelt och billigt utan att per-

sonuppgifter behandlas, kan det inte anses nödvändigt att behandla uppgifterna; det kanske går nästan lika bra att använda anonyma uppgifter.

Vi ansluter oss till Datalagskommitténs tolkning. Den redovisade ovan

synen på nödvändighetskravet

avser i och för sig frågan om det över

huvud taget är nödvändigt behandla att personuppgifter ett sätt som omfattas direktivet. Motsvarande av synsätt dock kan läggas anser till grund för bedömningen av om en viss automatiserad behandling är

Särskilda frågor 379

nödvändig när alternativet inte är behandling som inte omfattas av dataskyddsdirektivet, utan form automatiserad behandling. en annan av Det måste således enligt vår mening försvarbart att i förhållande vara till viss myndighet använda sig bruttoavisering i stället för andra en av former ändringsavisering. Hänsyn bör därvid tas till hur integritetsav känsliga uppgifterna är, hur många avses med aviseringpersoner som samt hur ofta uppgifter aviseras till myndigheten. Det innebär enligt en vår mening att bruttoavisering är uteslutet om aviseringen avser endast fåtal eller avisering görs endast vid något enstaka ett personer om tillfälle. Nödvändighetskravet kan å andra sidan inte sättas så högt att det skall fråga dagligen återkommande aviseringar som avser vara om hela Sveriges befolkning. Enligt vår mening bör det, för att bruttoavisering skall få användas, frågan regelmässigt och frekvent återvara om kommande aviseringar avser en betydande andel av befolkningen. som I de fall aviseringen rör uppgifter till sin karaktär är sådana att det som integritetsskäl inte är lämpligt med andra aviseringsmetoder, t.ex. av uppgifter intagna i kriminalvårdsanstalt, torde kraven kunna sättas om lägre än i andra fall. Sammanfattningsvis hindrar tillämpningen av dataskyddsdirektivet enligt vår uppfattning inte användningen av bruttoavisering som metod för att tillhandahålla folkbokföringsuppgifter inom förvaltningen. Metoden bör dock användas endast när det efter noggrant övervägande befinns vara nödvändigt för att uppnå en rimlig effektivitet i aviseringsförfarandet.

9.4 Sekretess inom exekutionsväsendet

Vårt förslag: Sekretess skall gälla inom exekutionsväsendet i mål eller ärende angående utsökning och indrivning samt i verksamhet enligt lagen 1986:436 om näringsförbud, för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller honom närstående lider skada eller men. Sekretessen skall dock inte gälla uppgift om förpliktelse som avses med den sökta verkställigheten i ett pågående mål och inte heller beslut i ett mål eller ärende. Motsvarande sekretess skall gälla i en myndighets verksamhet som avser förande av eller uttag ur utsöknings- och indrivningsdatabasen enligt lagen om behandling av uppgifter i exekutionsväsendets verksamhet, för uppgifter som har tillförts databasen.

380 Särskilda frågor

Utan hinder av sekretessen skall uppgifter enskild få lämom en nas till förvaltare i den enskildes konkurs.

Ett kreditupplysningsföretag har hämtat uppgift från som en exekutionsväsendets utsöknings- och indrivningsdatabas eller betal-

ningsföreläggande- och handräckningsdatabas, skall gallra uppgif-

ten, när den inte längre omfattas av undantaget från sekretess för uppgifter i ett pågående mål hos kronofogdemyndighetema.

9.4.1 bestämmelser

Sekretesslagens

I avsnitt 2.5.2 redovisar vilka Sekretessregler kan tillämpsom vara liga för verksamheten hos kronofogdemyndighetema. Bestämmelser om sekretess inom exekutionsväsendet i mål eller ärenden angående exekutiv verksamhet finns i 9 kap. 19 § sekretesslagen 1980:100. Där

anges att sekretess gäller för uppgifter enskilds personliga eller om ekonomiska förhållanden det kan antas att den enskilde eller någon om honom närstående lider avsevärd skada eller betydande men om uppgifterna röjs. Ett rakt skaderekvisit uppställs alltså för uppgifter att skall kunna sekretessbeläggas. Vissa uppgifter i mål eller ärenden i den

exekutiva verksamheten omfattas dock inte alls sekretess. Det gäller av uppgifter om förpliktelse med den sökta verkställigheten och som avses beslut i målet eller ärendet. Det innebär att exempelvis information om att någon är gäldenär hos kronofogdemyndighet, uppgifter denen om nes skuld, exekutionstitel och uppgifter sökanden i enskilda mål om skall lämnas ut utan föregående sekretessprövning.

I verksamhet som förande eller register enligt avser av uttag ur utsökningsregisterlagen 1986:617 gäller motsvarande sekretess i som den övriga verksamheten för uppgifter har tillförts registret. Det som innebär att uppgifter förpliktelser och beslut i mål eller ärenden om som har tillförts och finns i ett register inte omfattas sekretess, av medan övriga uppgifter inte skall lämnas sekretessprövning. Sekut utan retessen för uppgifter i utsökningsregister gäller både i fråga föranom de av registret och uttag detsamma. Det är alltså inte endast hos krour nofogdemyndigheterna och Riksskatteverket uppgift omfattas som en av sekretess, utan även hos andra myndigheter har som terminalåtkomst, dvs. Tullverket och skattemyndigheterna, dock endast så länge uppgiften finns kvar i registret. I praktiken innebär detta att sekretessen enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen gäller så länge uppgiften endast är tillgänglig via en terminalbild. När exempelvis

en skattemyndighet gör en

utskrift utsökningsregistret, kommer uppgiften i stället ur att omfattas

SOU 1999: 105 Särskilda frågor 381

den sekretess gäller för Skattemyndigheten dvs. absolut sekreav som tess.

9.4.2 Problem med det sekretesskyddet

svaga

Det raka skaderekvisitet kombinerat med den stora mängd uppgifter

inte omfattas någon sekretess, innebär att sekretessen generellt som av

för uppgifter i den exekutiva verksamheten. Det är inte ofta är svag

det kan antas att den enskilde lider avsevärd skada eller betydande som

uppgift honom lämnas ut. Kraven för sekretess är sålemen om en om des mycket höga. Det är därför sällsynt att en kronofogdemyndighet kan vägra lämna ut en uppgift som en person begär att få ta del av med stöd av offentlighetsprincipen. När utlämnande vägras handlar det ofta om mer detaljerade beskrivningar av den enskildes sociala situation, eventuellt med uppgift om sjukdom. Ett exempel kan vara att en gäldenär vill ha ett högre förbehållsbelopp vid löneutmätning grund av att han har sjukdom kräver specialkost. Även sådana uppgifter

en som kan kronofogdemyndigheten emellertid finna sig nödsakad att lämna ut. Bedömningen enligt sekretesslagen visar ofta att det i och för sig är obehagligt för gäldenären att uppgiften sprids, men att rekvisitet avsevärd skada eller betydande men inte är uppfyllt.

Hur svagt sekretesskyddet är inom exekutionsväsendet framträder tydligt när det sätts i relation till den absoluta sekretess som gäller inom skatteförvaltningens beskattningsverksamhet enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen. Detta kan åskådliggöras med följande exempel. En joumalist som begär av en skattemyndighet att få ta del av handlingar, exempelvis ett besked från en bank om någons banktillgodohavanden, kommer att förvägras detta. I de fall uppgifterna har förts över till en kronofogdemyndighet får han med stor sannolikhet uppgifter.

ut samma

En av kronofogdemyndigheternas huvudsakliga uppgifter är att utreda om en gäldenär har några utmätningsbara tillgångar. En rationell handläggning förutsätter att man får hämta uppgifterna ett enkelt sätt, t.ex. från andra myndigheter. En stor del uppgifterna hämtas

av från skattemyndighetema, framför allt uppgifter från deklarationer och kontrolluppgifter. I de fall det inte finns en reglerad uppgiftsskyldighet, skall en sekretessprövning göras innan en kronofogdemyndighet får del av uppgifter från skattemyndighet. Ien sådan situation avgörs frågan

en om uppgifter skall lämnas ut eller inte ofta med stöd av generalklausulen i 14 kap. 3 § sekretesslagen. Det innebär att skattemyndigheten måste prövning kronofogdemyndighetens intresse

göra en av om av att få tillgång till vissa uppgifter t.ex. uppgift banktillgodo-

- en om havanden har företräde framför den enskildes intresse bl.a. att

- av uppgifterna även fortsättningsvis kommer att föremål för ett starkt

vara

382 Särskilda frågor SOU 19993105

sekretesskydd. En faktor som vägs i denna prövning är hur stor risken är för att uppgiften kommer att lämnas ut från kronofogdemyndigheten. På grund av den stora skillnaden i sekretesskydd har kronofogi demyndigheter därför i vissa fall haft svårt från skattemyndigheter

att få del av uppgifter som behövs i den exekutiva verksamheten.

Kronofogdemyndighetemas direktåtkomst till det centrala skatter registret innebär att myndigheterna har garanterad åtkomst till vissa uppgifter från skattemyndighetema. Så länge dessa uppgifter endast behandlas genom kontroll terrninalbild kvarstår enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen den absoluta skattesekretessen för uppgifterna, men när en kronofogdemyndighet gör en utskrift ur skatteregistret och sorterar in uppgifterna i en gäldenärsjournal, kommer den svagare exekutionssekretessen att gälla. När en kronofogdemyndighet detta sätt, eller genom inhämtande annan väg, tar del av information från skatte-

en myndighet kommer uppgifter som har ett starkt sekretesskydd hos skattemyndigheten i de flesta fall att bedömas som offentliga hos kronofogdemyndigheten. Följden av detta är att uppgifter kan

som vara integritetskänsliga och som enskilda i vissa fall är skyldiga att lämna till skattemyndighetema blir åtkomliga för en större allmänhet.

9.4.3 Bakgrund till nuvarande

reglering

Före sekretesslagens tillkomst fanns det inga sekretessbestämmelser för den exekutiva verksamheten med undantag för reglering tystnads-

om plikt. Huvudprincipen var alltså full handlingsoffentlighet. Med undantag för den bestämmelse som lagts till sekretess för utsökningsre-

om gister, har 9 kap. 19 § sekretesslagen lydelse i dag vid la-

samma som gens tillkomst. I motiven prop. 1979/80:2 287 ff. anförde departe-

s. mentschefen bl.a. följande.

Den exekutiva verksamheten innefattar till stor del myndighetsutövning mot enskilda. Intresset av allmän insyn i verksamheten måste därmed

an-

ses vara betydande. Inskränkningar i offentligheten bör därför inte göras

annat än om det finns starka skäl härför. Endast sådana uppgifter vilkas

röjande kan antas leda till skada eller men av påtagligt slag för den

en-

skilde bör alltså komma i fråga för sekretessbeläggning. Full offentlighet

bör liksom hittills alltid råda för uppgifter någon är föremål för

om att

exekutiva åtgärder och vad åtgärderna De särskilda problem

avser. som

från integritetssynpunkt kan uppkomma vid fortsatt utbyggnad det

en av

riksomfattande ADB-systemet för exekutionsväsendet, påbörjats för

som

några år sedan, bör i första hand angripas med hjälp av datalagen

Särskilda frågor 383

I den exekutiva verksamheten får kronofogdemyndighet från skilda håll del av mångskiftande uppgifter om enskilda. Det viktigaste materialet är givetvis uppgifterna i de olika handlingar som ligger till grund för verkställighet, dvs. restlängder, saköreslängder, domar m.m. Dessa uppgifter är i allmänhet offentliga hos de myndigheter som har meddelat besluten i fråga. I enlighet med vad jag nyss har sagt bör de i princip vara offentliga också hos den exekutiva myndigheten. Undantag bör emellertid kunna göras för vissa uppgifter som finns i saköreslängd. Jag syftar uppgifter om annan påföljd än böter, om häktning m.m. Dessa uppgifter finns i längden därför att de är av betydelse för indrivningsarbetet. Enligt min mening bör sådana uppgifter kunna skyddas från insyn.

Även i andra fall kan det föreligga behov hos kronofogdemyn-

av att dighet sekretesskydda sådana uppgifter om enskilda som är utpräglat integritetskänsliga och vilkas röjande skulle medföra betydande men för den enskilde. För att det exekutiva arbetet skall kunna bedrivas ett ändamålsenligt sätt behöver kronofogdemyndighet från bl.a. andra myndigheter skaffa sig sådana uppgifter om gäldenären som ger underlag för att bedöma gäldenärs betalningsförmåga. Det kan röra sig om vitt skilda slag av uppgifter, såsom t.ex. uppgifter från deklarationshandlingar men också uppgifter om anstaltsvistelse, arbetslöshet och sjukdom. Också då dylika ömtåliga uppgifter enskilds personliga förhållanden inhämtas

om på annat sätt, t.ex. från gäldenären själv eller i samband med förrättning, bör upp- : gifterna givetvis kunna skyddas. ; Enligt min mening är det emellertid inte bara uppgifter av utpräglat personlig art som man behöver kunna sekretesskydda i exekutiva ärenden, utan också vissa uppgifter om ekonomiska förhållanden. Det gäller då framför allt uppgifter som rör näringsidkares affärs- eller driftsförhållanden. För indrivningsarbetet är det många gånger väsentligt att myndigheten skaffar sig kännedom om dylika uppgifter i fråga de företag

om som är föremål för indrivning. Med tanke att den exekutiva verksamheten till övervägande del rör frågor av ekonomisk art, bör sekretessen begränsas ett sådant sätt att inte flertalet uppgifter området undandras offentlighet. Hemlighållande bör därför bara kunna ske för att förhindra att den som uppgiften rör tillfogas en avsevärd skada. Det kan gälla t.ex. uppgifter om förestående affärsuppgörelser betydelse, affärsförbindel-

av ser, investeringsplaner m.m.

Det behov av sekretess hos exekutiv myndighet sålunda före-

som ligger har tillgodosetts bestämmelserna i förevarande paragraf. Se-

genom kretesskyddet avser uppgifter enskilds personliga eller ekonomiska

om förhållanden. Som förutsättning för sekretess uppställs ett rakt skaderekvisit. Avsevärd skada eller betydande men för den enskilde eller någon honom närstående måste kunna antas för att sekretess skall gälla. Paragrafen ger skydd också för uppgifter om annan än gäldenären.

384 Särskilda frågor SOU 19991105

Med tanke att största möjliga offentlighet bör råda inom den exe-

kutiva verksamheten har myndighets beslut undantagits från sekretessen.

Likaså har ett uttryckligt undantag gjorts för uppgifter om förpliktelse

som avses med den sökta verkställigheten. Uppgifter om t.ex. en avhys-

ning eller annan handräckning, en fordrings storlek eller det belopp

som

skall drivas blir därmed alltid offentliga.

En sammanfattning av vad som sägs i propositionen i denna fråga visar att ansåg att den omständigheten att den exekutiva verksamheten

man till stor del innefattar myndighetsutövning mot enskilda medförde att intresset av insyn var betydande. De särskilda problem från integritetssynpunkt som kunde uppkomma vid utbyggnad datorsystemen ansåg

av man i första hand borde angripas med hjälp datalagen och kre-

av ditupplysningslagen. Ett skäl att inte sekretessbelägga uppgifter i handlingar som ligger till grund för verkställigheten att uppgifterna inte

var var sekretessbelagda hos den myndighet från vilken de kommer.

9.4.4 efter

Utvecklingen sekretesslagens tillkomst

Det finns anledning att närmare granska utvecklingen sedan sekretesslagens tillkomst år 1980, och överväga de skäl då anfördes har

om som samma tyngd i dag eller om man nu bör komma till slutsats.

en annan

När sekretesslagen korn till gällde fortfarande utsökningslagen från år 1877. Arbetsmetodema var då helt annorlunda jämfört med de

som tillämpas sedan utsökningsbalken ersatte utsökningslagen den 1januari 1982. Före utsökningsbalkens införande var det i varje enskilt mål där utmätning av lös egendom hade begärts, obligatoriskt kronofogde-

att myndigheterna besökte gäldenärens bostad för eftersöka

att utmätningsbara tillgångar. Bostadsförrättningen ofta den enda efterforsk-

var ningsåtgärd som en kronofogdemyndighet vidtog. Den skriftliga dokumentation som besöket resulterade i i flertalet fall mycket

var summarisk. Vanligtvis antecknades det förhållandet att gäldenären saknade

utmätningsbara tillgångar endast ett kryss i ruta. Den med

genom en som stöd av offentlighetsprincipen begärde att få ta del den information

av som fanns om gäldenären hade då inte mycket hämta.

att

Utsökningsbalkens införande innebar ett helt arbetssätt. Krono-

nytt fogdemyndighetema fick en vidgad skyldighet att utreda gälde-

om nären har tillgångar som kan utmätas, också vidgad frihet välja

men att utredningsmetod. Antalet bostadsförrättningar har drastiskt minskat. I stället utnyttjar kronofogdemyndigheterna möjlighet kalla

en ny att gäldenären till sig. Gäldenären har också lagstagad skyldighet

en att under straffansvar lämna upplysningar sina tillgångar,

om att upprätta

Särskilda frågor 385

en förteckning över dem och att bekräfta riktigheten av förteckningen

heder och Även tredje är skyldig gäl-

samvete. man att uppge om denären har en fordran eller annat mellanhavande med honom. Kronofogdemyndighetema kan vitesförelägga en tredje man som inte lämnar upplysningar. En ny väg att söka efter tillgångar som kom med utsökningsbalken var att efterforska upplysningar om gäldenären i olika register. Bland de första register som blev aktuella var skatteregistren. Genom ny lagstiftning och nya arbetssätt har kronofogdemyndigheterna således, allt efter det att metoderna har utvecklats, fått möjligheter att kartlägga gäldenärens ekonomiska förhållanden med betydligt

en större precision än tidigare.

När lagen 1993:891 om indrivning av statliga fordringar m.m. trädde i kraft år 1994 utökades kronofogdemyndigheternas utredningsskyldighet ytterligare beträffande de allmänna målen. Förutom till-

en gångsundersökning skall kronofogdemyndighetema nu också göra en gäldenärsutredning. En sådan innebär att en kronofogdemyndighet vid sidan av att söka efter tillgångar, även utreder gäldenärens totala skuldsättning, orsaken till skuldemas uppkomst, näringsverksamhets omsättning och resultat, möjligheter till återvinning samt gör

en prognos avseende gäldenärens framtida betalningsförmåga. Dessutom är sökanden i allmänna mål, enligt indrivningsförordningen 1993:1229, skyldig att underrätta kronofogdemyndigheten har uppgifter

om man om gäldenärens ekonomiska förhållanden kan antas betydelse

som vara av för indrivningen. Denna utveckling hos kronofogdemyndighetema har medfört ett behov av att också förbättra dokumentationen. Myndigheterna för noggranna anteckningar om allt utreds. Den i dag

som som med stöd av offentlighetsprincipen begär upplysningar gäldenären

om får därför ett avsevärt uttömmande än vad fallet tidi-

mer svar som var gare.

Även den tekniska utvecklingen inom både

exekutionsväsendets område och samhället i övrigt, har bidragit till att förändra förutsättningarna. År 1980

var datoriseringen inom exekutionsväsendet bara påbörjad och avsåg endast de allmänna målen. Nu har fullt

man ett utvecklat handläggningsstöd som inbegriper alla måltyper. För närvarande pågår dessutom arbete med att konstruera ett nytt datoriserat målhanteringssystem, INIT, kommer att innebära väsentligt ökade

som möjligheter för kronofogdemyndighetema att på ett rationellt sätt handlägga målen. En ökad mängd uppgifter gäldenärema kommer såle-

om des att hanteras med datorstöd.

Utvecklingen på IT-området utanför exekutionsväsendet har också påverkat möjligheterna att utreda gäldenärens förhållanden. Mycket information i samhället, år 1980 endast fanns tillgänglig i icke elek-

som tronisk form eller i datoriserade register utvecklade från

som var svagt

13 19-1588SkattTullExekutionNormer

386 Särskilda frågor SOU 1999: 105

söksynpunkt, är i dag sökbara ett mer strukturerat sätt. Här kan, bland många andra, nämnas Riksförsäkringsverkets och Värdepapperscentralens register. Från Riksförsäkringsverket får kronofogdemyndigheterna uppgifter genom att centralt sända en frågefil varje natt. Tidigare inhämtades dessa uppgifter manuellt från varje försäkringskassekontor. Värdepapperscentralen är ett exempel central registrering utanför den statliga sektorn som underlättar sökandet efter tillgångar. Kronofogdemyndighetema har i och för sig inga datoriserade rutiner för förfrågningar till Värdepapperscentralen, bara den omständig-

men heten att alla frågor kan ställas till ett subjekt underlättar.

Kronofogdemyndighetema har även fått utökade arbetsuppgifter. De deltar t.ex. i det myndighetsgemensamma arbetet mot ekonomisk brottslighet. I det sammanhanget har det uppstått speciella problem på grund av de sekretessbestämmelser som gäller för exekutionsväsendet.

Denna fråga har tagits Ekosekretessutredningen i betänkandet

upp av Ekonomisk brottslighet och sekretess SOU 1999:53. Utredningen har som ett led i myndigheters samverkan vid bekämpandet ekonomisk

av brottslighet, föreslagit ett stärkt sekretesskydd i den exekutiva verksamheten för uppgifter om bl.a. brott och planerade aktioner. De problem som har föranlett Ekosekretessutredningens förslag är delvis

av samma karaktär som de att komma till rätta med, nämligen det

avser att svaga sekretesskyddet inom exekutionsväsendet innebär problem när kronofogdemyndigheter behöver ta del känsliga uppgifter finns

av som hos andra myndigheter.

Ett annat område där det har skett betydande utveckling är det

en internationella samarbetet. Även i det sammanhanget kan Sekretessreglema vara ett problem. I andra länder, även de nordiska, har liten

man förståelse för att så stor del uppgifterna hos kronofogdemyndighe-

av terna lämnas ut till den begär det. Denna omständighet är åter-

som en hållande faktor när kronofogdemyndighet vill ha upplysningar från

en andra länder.

En stor förändring har också skett exekutionsväsendets organi-

av sation. År 1980 fanns det 81 distrikt

och i vart och ett av dessa själv-

en ständig kronofogdemyndighet. I dag finns det endast tio regionala kronofogdemyndigheter. Detta har medfört att information större

om en mängd gäldenärer har samlats varje myndighet.

Med hjälp av har också kreditupplysningsverksamhe-

datortekniken

ten gjort betydande framsteg. Annu under början 1980-talet samlade

av kreditupplysningsföretagen sina uppgifter agenter besök-

genom som te alla de 81 kronofogdemyndighetema och alla de närmare 100 tingsrätterna för att hämta upplysningar vilka saknade utmätnings-

om som

bara tillgångar och lagsökningsutslag I dag lämnas dessa

om m.m. och flera andra uppgifter dagligen med hjälp automatiserad

av behandling.

SOU 1999: 105 Särskilda frågor 387

Detta har påtagligt höjt effektiviteten och tillförlitligheten inom kreditupplysningsverksamheten.

9.4.5 Möjliga förändringar av sekretessen inom

exekutionsväsendet

Vi redogör i de föregående avsnitten för vilka problem det förhållandevis sekretesskyddet inom exekutionsväsendet medför, bak-

svaga grunden till dagens reglering samt utveckling inom exekutionsväsendet efter sekretesslagens tillkomst. I detta avsnitt redogör för de altemativa förändringar sekretesslagstiftningen som har övervägt i avsikt

av att komma till rätta med problemen.

Öve rföringssekretess

I allmänhet innebär bestämmelse i sekretesslagen att sekretess gäller

en för viss verksamhet. Sådan sekretess som slås fast särskilt för en verksamhet, t.ex. i 9 kap. 1 § för beskattningsverksamheten, brukar benäm-

primär sekretess. Utöver dessa primära bestämmelser finns regler nas

innebär att sekretessen inom viss verksamhet kan överföras till som

verksamhet, dvs. att den sekretess som gäller för en uppgift hos annan en myndighet kommer att gälla även om uppgiften lämnas ut till en annan myndighet. Den sekretess som gäller efter en sådan överföring mellan myndigheter brukar kallas sekundär sekretess. Sekundär sekretess gäller t.ex. enligt 8 kap. 8 § sekretesslagen för affärs- eller driftförhållanden vid affärsförbindelser mellan en enskild och en myndighet. I 13 kap. sekretesslagen finns generella bestämmelser om överföringssekretess i vissa fall, t.ex. i verksamhet som avser tillsyn och revision. För samtliga dessa bestämmelser gäller dock att om det hos den mottagande myndigheten finns sekretessbestämmelser som skall skydda samma intressen som sekretessen hos den utlämnande myndigheten, så överförs inte sekretessen. I stället gäller då enligt 13 kap. 6 § sekretesslagen den primära sekretessen hos den mottagande myndigheten.

Ett av de ovan redovisade problemen med den svaga sekretessen hos kronofogdemyndigheterna, nämligen den begränsning som den medför av möjligheterna att lämna ut uppgifter från skattemyndigheter till kronofogdemyndigheter, skulle kunna lösas genom föreskrifter som innebär att den absoluta sekretessen inom skatteförvaltningen skall överföras till kronofogdemyndigheten när uppgifter överlämnas. Om en förändring av sekretessen inom exekutionsväsendet hade behövts endast för att underlätta utlämnande från skattemyndigheter hade en sådan åtgärd kanske varit att föredra framför en åtgärd som träffar alla uppgif-

388 Särskilda frågor SOU 1999: 105

ter, vilket skulle vara fallet med en allmän förstärkning av sekretessskyddet. De integritetsproblem som följer av att känsliga uppgifter om den enskilde har ett svagt sekretesskydd hos kronofogdemyndighetema skulle däremot inte lösas med den metoden. Ett problem är också att med överföringssekretess skulle olika sekretessbelagda uppgifter hos en kronofogdemyndighet komma att ha olika starkt sekretesskydd. En uppgift som används i ett ärende hos kronofogdemyndigheten och som har inhämtats från en skattemyndighet skulle alltså omfattas av den sekundära sekretessen absolut sekretess, medan övriga uppgifter i ärendet skulle omfattas av den primära sekretessen rakt skaderekvisit. För t.ex. en uppgift om banktillgodohavande skulle det således innebära att om upplysningen kommer från gäldenären själv gäller det raka skaderekvisitet, medan absolut sekretess gäller uppgiften kommer

om från skattemyndigheten. Enligt kronofogdemyndighetens rutiner tillfrågas alltid gäldenären om banktillgodohavanden och uppgiften kontrolleras i skatteregistret. Sekretessen skulle då kunna bli beroende vari-

av från uppgiften först kommer, vilket i hög grad är beroende slumpen.

av En sådan ordning både omöjlig att förklara för de berörs och

vore som omöjlig att hantera.

Utlämnandebestämmelser

För att garantera att en kronofogdemyndighet får de uppgifter från skattemyndighetema som behövs i verksamheten, kan i stället i lag eller förordning anges att vissa, eller samtliga, uppgifter skall lämnas till

ut kronofogdemyndighetema när det begärs. Detta skulle innebära att utlämnande sker med stöd 14 kap. l § sekretesslagen i stället för med

av stöd av 14 kap. 3 § samma lag. Skattemyndigheterna skulle alltså inte behöva göra någon avvägning mellan olika intressen, endast be-

utan gäran lämna ut uppgifter.

En ordning med särskilda utlämnandebestämmelser skulle i och för sig lösa kronofogdemyndigheternas problem med uppgifter inte

att lämnas ut, och därmed tillgodose verksamhetens behov. Bibehållandet av den sekretessnivå finns i dag inom exekutionsväsendet, skulle

som innebära att samtliga uppgifter hos skattemyndighetema omfattas

som av absolut sekretess kommer att bli i offentliga vid

stort sett ett överlämnande. Med en sådan lösning skulle således inte komma den

man grundläggande orsaken till varför det i dag förekommer svårigheter vid

informationsutbytet när kronofogdemyndigheter skall samarbeta med

andra myndigheter. Inte heller skulle det lösa de problem

som det svaga sekretesskyddet innebär med avseende de enskildas integritet.

Särskilda frågor 389

Ett starkare sekretesskydd inom exekutionsväsendet

Ett tredje alternativ till förändring av sekretessreglema för kronofogdemyndigheterna är att ta ett större grepp och generellt stärka sekretessen. Därigenom skulle man komma till rätta också med de integritetsproblem som följer av att stora mängder information behandlas om enskilda. Som anger ovan samlar kronofogdemyndighetema i dag olika vägar in en stor mängd uppgifter om gäldenäremas förhållanden. Enligt vår mening kan det mot bakgrund av den utveckling som varit inte anses tillfredsställande att uppgifter om gäldenäremas ekonomiska och personliga förhållanden har ett så svagt sekretesskydd dagens

som regler innebär. Ett starkare sekretesskydd för uppgifter i den exekutiva verksamheten skulle leda till att uppgifter erhålls från skattemyn-

som digheter inte med samma självklarhet som i dag skulle bli offentliga. Det skulle innebära ett större skydd för enskildas integritet,

genom minskade möjligheter för utomstående att ta del av känslig information om de personer som är föremål för åtgärder från kronofogdemyndighetema. Att införa ett starkare sekretesskydd för kronofogdemyndighetemas verksamhet, skulle således kunna innebära att kommer

man tillrätta med de svårigheter som i dag finns vid informationsutbyte mellan myndigheter, men även att de enskilda som är föremål för kronofogdemyndighetemas åtgärder får ett starkare skydd mot integritetsintrång.

Sekretessen i kronofogdemyndighetemas verksamhet skulle

bli starkare redan genom att man tar bort det krav i dag uppställs att

som en enskild skall lida avsevärd skada eller betydande uppgift

men om en röjs för att utlänmande skall kunna vägras. Skaderekvisitet skulle då fortfarande vara rakt. Visserligen skulle skyddet för uppgifterna med

en sådan lösning bli starkare än i dag, sekretessen skulle fortfarande

men vara svag. Det skulle sannolikt innebära att uppgifterna sätt

samma som i dag i stor utsträckning måste lämnas ut. Det behov skydd för

av uppgifterna hos kronofogdemyndigheter finns, skulle så-

som anser ledes inte tillgodoses med enbart ett rakt skaderekvisit.

En annan möjlighet är att införa ett omvänt skaderekvisit, dvs.

att sekretess skall gälla det inte står klart att uppgiften kan röjas

om utan att den enskilde lider skada eller Att införa ett omvänt skaderekvi-

men. sit som krav för utlämnande uppgifter hos kronofogdemyndigheter-

av na skulle innebära en stor förändring. Enligt vår mening talar emellertid starka skäl för ett omvänt skaderekvisit. Vi redovisar de närmare skälen för vår bedömning i nästa avsnitt. Det kan även de

noteras att uppgifter som vi att skydda är sådan karaktär de omfattas

avser av att av ett starkt sekretesskydd hos andra myndigheter, t.ex. Skattemyndigheter och socialnämnder.

390 Särskilda frågor SOU 19991105

9.4.6 Ett omvänt skaderekvisit

Behovet av insyn i den exekutiva verksamheten

Det främsta skälet som i motiven till sekretesslagen anfördes för det svaga sekretesskyddet inom exekutionsväsendet, att verksamheten var omfattade myndighetsutövning mot enskilda och att intresset insyn av därför var betydande prop. 1979/80:2, avsnitt 9.4.4. Såvitt kan se utläsa, var det den omständigheten fällde avgörandet. Vi instämsom mer i att detta är ett tungt vägande skäl för öppenhet. Insyn och öppenhet hos myndigheter är en väsentlig förutsättning för den demokratiska kontrollen. Den exekutiva verksamheten innebär i hög grad myndig-

hetsutövning som för den enskilde ofta är mycket kännbar. Samma sak gäller emellertid även för andra verksamheter med ett starkare sekretesskydd, t.ex. beskattning, kriminalvård och socialtjänst. För de verk-

samhetema fick dock vid sekretesslagens tillkomst hänsynen till den enskildes integritet väga tyngre vid bedömningen sekretessbehovet. av Enligt vår uppfattning är det väsentligt även i fortsättningen att man säkerställer ett stort mått insyn i kronofogdemyndighetemas verkav samhet. De förändringar i verksamheten har redovisats medför som nu emellertid att anser att frågan sekretessens styrka bör prövas på om nytt. Kravet på insyn kan enligt vår uppfattning tillgodoses även på

andra sätt än genom ett svagt sekretesskydd. Här kan nämnas den tillsynsverksamhet som utövas Justitieombudsmannen och Justitiekansav lem. Även meddelarfriheten enligt

tryckfrihetsförordningen har stor be-

tydelse, liksom det förhållandet att kronofogdemyndighetema har av regeringen utsedda lekmannastyrelser vilkas uppgift bl.a. förär att stärka insynen i verksamheten.

Av väsentlig betydelse för omfattningen insynen i kronofogdeav myndighetemas verksamhet är vidare det förhållandet har att parterna nära nog full insyn i vad förekommer i deras mål. Sekretess hindsom rar normalt inte att parterna tar del handlingar i mål eller ärende. av ett Handlingar får dock inte lämnas det hänsyn till allmänt eller ut om av enskilt intresse är av synnerlig vikt att sekretessbelagd uppgift inte en röjs. Detta regleras i 14 kap. 5 § första stycket sekretesslagen. Uttrycket

synnerlig vikt markerar att det skall fråga undantagssituavara om rena tioner, t.ex. när syftet med sekretessregeln framstår särskilt som tungt vägande i förhållande till partens intresse full insyn. av Regeringsrätten har i rättsfall, RÅ ett 1994 ref. 79, tagit ställning till en begäran från bank att få del svarandens deklarationshandling en av som en kronofogdemyndighet hade infordrat i ett mål där banken var sökande. Regeringsrätten biföll bankens begäran, gjorde undantag men för uppgift om namnet på den erhöll periodiskt understöd. person som

Särskildafrågor 391

Som skäl för avgörandet anfördes att det för att banken skulle kunna bevaka sina intressen i målet, uppenbarligen var av största vikt att man hade kännedom om och tillfälle att bemöta innehållet i de av myndigheten infordrade handlingarna. Endast genom insyn i materialet kunde banken kontrollera att handläggningen skett ett ändamålsenligt och korrekt sätt. Vid en avvägning mellan bankens intresse som part och svarandens intresse att uppgifterna inte röjdes, ansåg Regeringsrätten att det inte av hänsyn till svaranden var av synnerlig vikt att vägra lämna ut uppgifter som avsåg ekonomiska förhållanden. Däremot krävde inte bankens intresse av partsinsyn att uppgifter som var av renodlat personlig art lämnades ut.

Vi bedömer att även om ett omvänt skaderekvisit införs för exekutionsväsendets verksamhet, skulle utgången i ett liknande mål bli detsamma. Insynen för parterna skulle således fortfarande vara mycket stor. Det bör även med tillämpning av strängare sekretessbestämmelser vara möjligt för sökanden att få fyllig redogörelse för vilka åtgärder

en kronofogdemyndigheten har vidtagit och grunden för dess överväganden. En sökande som anvisar viss egendom bör i förekommande fall få veta varför kronofogdemyndigheten inte har utmätt den. Det kan visserligen finnas vissa detaljer i det enskilda fallet hänsyn till gälde-

som av nären inte bör lämnas ut. Detta torde dock utgöra sällsynta undantag. Som exempel när utlämnande uppgift skulle kunna vägras, kan

av en nämnas fall när gäldenären är intagen i fängelse eller på institution för missbruksvård, psykiatrisk vård eller liknande. En avvägning mellan intresset av partsinsynen och gäldenärens intresse sekretess kan då

av tänkas leda till att sökanden inte får tillgång till t.ex. de närmare detaljerna om skälen för att löneutmätning inte kan ske.

Sammanfattningsvis kommer insynen i kronofogdemyndighetemas verksamhet att bli mindre förstärkt sekretess, den kom-

genom en men mer enligt vår bedömning fortfarande tillräcklig för den demo-

att vara kratiska kontrollen. Enbart behovet insyn bör därför inte hindra

av att sekretessen förstärks. Avgörande bör i stället hur det nuvarande

vara svaga sekretesskyddet påverkar den enskildes integritet.

Behovet av ökat skydd för enskildas integritet

En bidragande orsak till att man för tjugo år sedan stannade för den svaga sekretessen, torde ha varit att kronofogdemyndighetema då inte hade tillgång till lika mycket uppgifter gäldenären. Som redovi-

om sar i avsnitt 9.4.5 förfogar kronofogdemyndighetema i dag

över en omfattande dokumentation enskilda Införandet det

om personer. av nya planerade datorsystemet INIT, kommer att medföra att ännu fler

upp-

392 Särskilda frågor SOU 19991105

gifter om enskilda personer lagras elektroniskt Den stora mängden uppgifter utgör i sig ett skäl att stärka skyddet för den enskildes inte

Ytterligare en omständighet som kan anföras för att stärka sekretessen är att en stor del av de uppgifter som kronofogdemyndighetema hämtar in är sådana som den enskilde varit skyldig att lämna i sin självdeklaration eller som skattemyndighetema annars samlat in under taxeringsförfarandet. För flertalet skattskyldiga omgärdas dessa uppgifter av ett starkt sekretesskydd hos skattemyndigheten. När skattskyldig

en förekommer hos en kronofogdemyndighet tappar han med nuvarande reglering detta skydd. Uppgifter som kan känsliga från integri-

anses tetssynpunkt får därmed ett påtagligt lägre skydd. De

personer som förekommer hos kronofogdemyndighetema är ofta utsatta. Enligt vår uppfattning bör inte negativt särbehandla dem utan uttryckliga

man skäl för det.

Beträffande de särskilda problem från integritetssynpunkt kan

som uppkomma hänvisas i motiven till sekretesslagen prop. 1979/80:2,

se avsnitt 9.4.4 till datalagen. I den lagen finns ett antal bestämmelser som syftar till att skydda den enskildes integritet. Uppgifterna skall t.ex. gallras så snart de inte behövs och möjligheterna till utlämnande av uppgifter med hjälp av automatisk databehandling är starkt begränsade. När datalagen nu har upphävts och successivt ersätts

av personuppgiftslagen, är det ett annat synsätt dessa frågor gör sig gäl-

som lande. För att få en enhetlig systematik till stånd bör sätt

- samma som för andra myndigheter vilka behandlar för den enskilde känslig information bestämmelser till skydd för enskildas integritet i första

hand finnas i sekretesslagen, också för den verksamhet bedrivs

som av kronofogdemyndigheterna.

Vår uppfattning är att uppgifterna hos kronofogdemyndighetema i

flertalet fall fortfarande inte kan betraktas speciellt känsliga de

som om bedöms en och Varje uppgift för sig är ofta harmlös. Däremot kan

en. en sammanställning eller kartläggning gäldenärs ekonomiska för-

av en hållanden helhetsbild kan upplevas närgången och inte-

ge en som som gritetskränkande den görs allmänt tillgänglig. Det medför också

om problem att skatte- och kronofogdemyndigheter, regelmässigt

som arbetar nära varandra och mellan vilka stor mängd uppgifter byts, har

en diametralt olika regler för vad skall lämnas och inte. Enligt vår

som ut uppfattning finns därför skäl att göra bedömning den

nu en annan än som gjordes vid sekretesslagens tillkomst, nämligen låta hänsynen

att till den enskildes integritet väga över och stärka sekretessen

för upp-

gifter hos kronofogdemyndighetema.

Vi föreslår därför att det införs ett starkare sekretesskydd inom den exekutiva verksamheten, för att komma tillrätta med de olika integritetsproblem som följer att stora mängder information kan be-

av som

Särskilda frågor 393

handlas på automatiserad väg samlas om enskilda Det bör

personer. enligt vår uppfattning ske genom att ett omvänt skaderekvisit införs i 9 kap. 19 § sekretesslagen, dvs. att sekretess skall gälla om det inte står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskilde lider skada eller

men.

Betydelsen för andra verksamheter den starkare sekretessen

Vårt förslag om ett förstärkt sekretesskydd för vissa uppgifter inom exekutionsväsendet innebär väsentlig förändring handläggningen

en av

hos kronofogdemyndighetema. Ett antal uppgifter

som i dag lämnas ut kommer, om vårt förslag vinner gehör, i fortsättningen att sekretessbeläggas. Det finns därför skäl att överväga samtidigt behöver

om man införa sekretessbrytande regler, så att uppgifter även i fortsätt-

som ningen bör lämnas ut inte sekretessbeläggs. Vår avsikt är givetvis

att t.ex. skattemyndighetema och Tullverket i utsträckning i

samma som dag skall få ta del av uppgifter hos kronofogdemyndighetema. Vi bedömer emellertid att det i den delen inte skall uppstå något problem. Bestämmelserna i 14 kap. loch 3 §§ sekretesslagen torde

här vara tillräckliga för att uppgifter skall kunna lärrmas ut sätt i

samma som dag.

Det är mer tveksamt hur skulle hantera utlämnande uppgif-

man av ter till andra än statliga myndigheter, till konkursförvaltare. Reg-

t.ex. lerna i 14 kap. 1 och 3 §§ sekretesslagen är då inte tillämpliga. Ett betydelsefullt samarbete förekommer idag mellan kronofogdemyndighetema och konkursförvaltama, varvid förvaltaren får ta del de

av uppgifter om gäldenären kan till vid förvaltningen.

som vara nytta Härigenom kan förvaltningen snabbare komma igång samtidigt dubbelar-

som bete undviks. I vissa fall är samarbetet dessutom avgörande bety-

av delse för att värdefull egendom skall kunna hand förvaltaren.

tas om av Enligt vår uppfattning bör dessa uppgifter även i fortsättningen lämnas ut till förvaltaren. Vi har därför övervägt det behövs speciell

om en regel om utlämnande uppgifter till konkursförvaltaren

av av samma slag som finns i 9 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen beträffande revisionspromemorior. De uppgifter lämnas till konkursförvaltama inte

som är alltid av sådan art att kan säga att det inte leder till skada eller

man men om uppgifterna lämnas ut. Förvaltamas behov uppgifter dock

av är av sådan art att det utlämnande i dag sker inte bör begränsas.

som Det bör därför införas regel uppgifter får lämnas till

en om att ut konkursförvaltare.

394 Särskilda frågor SOU 19993105

9.4.7 Verksamhet bör omfattas sekretessen

som av

En fråga som anser bör tas upp i detta sammanhang gäller begreppet exekutiv verksamhet i 9 kap. 19 § sekretesslagen. När den lagen infördes fanns, som nämner ovan, inte lagen om indrivning av statliga fordringar. Efter den senare lagens tillkomst har det ifrågasatts om kronofogdemyndighetemas uppgift att företräda staten i allmänna mål, i sekretesshänseende omfattas av begreppet "exekutiv verksamhet. Den omständigheten att uppgifter hos kronofogdemyndighetema omfattas av endast den svaga sekretessen enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen, har medfört att det inte finns några vägledande avgöranden. När någon begär att få ta del av en handling hos en kronofogdemyndighet görs en bedömning om det är en allmän handling och om den i så fall skall lämnas ut. I flertalet fall skall den lämnas ut. Enligt vad har erfarit har den situationen inte varit föremål för prövning i domstol, att skaderekvisitet är uppfyllt men att det ifrågasätts om uppgiften ingår i den exekutiva verksamheten.

Om sekretesskyddet stärks det sätt som föreslår kommer behovet av att precisera det område som omfattas av sekretessen att bli betydligt större än i dag. Vi föreslår därför att exekutiv verksamhet" i förtydligande syfte ersätts med "utsökning och indrivning. Enligt vår uppfattning bör i princip all tillämpning av utsökningsbalken och

annan verkställighet samt arbetsuppgifterna enligt lagen indrivning

om av statliga fordringar och lagstiftning kronofogdemyndig-

m.m. annan om hetemas borgenärsuppgifter, omfattas sekretessbestämmelsen. Det

av kan här påpekas att det finns föreskrifter verkställighet skall

om som utföras av kronofogdemyndigheten även i lagstiftning än utsök-

annan ningsbalken. Som exempel kan nämnas återtagning enligt konsumentkreditlagen 1992:830.

Ett annat skäl för att göra detta förtydligande bör försäkra

är att man sig om att överensstämmelse råder mellan bestämmelserna i första och andra stycket i 9 kap. 19 § sekretesslagen. Det vi föreslår skall

som vara sekretessbelagt enligt andra stycket, dvs. uppgifter ingår i utsök-

som nings- och indrivningsdatabasen, bör också sekretessbelagt enligt

vara första stycket se avsnitt 12.6. Uppgifter finns registrerade i ett

som datorsystem finns ofta också Samma sekretess bör råda

papper. oavsett om en uppgift finns på eller den lagras elektroniskt. En-

papper om ligt vår bedömning är det väsentligt att lagstiftningen i denna del är teknikoberoende.

I utsöknings- och indrivningsdatabasen skall enligt våra förslag behandlas också uppgifter avseende ansökan och tillsyn över närings-

om förbud se avsnitt 8.4.2. Därmed kommer även dessa uppgifter

att omfattas av sekretessen enligt 9 kap. 19 § andra stycket sekretesslagen

Särskilda frågor 395

när de ingår i databasen. Det finns därför anledning att överväga

om samma sekretess skall gälla för de uppgifterna för övriga uppgifter

som i databasen. Principiellt att det bör råda överensstämmelse

anser mellan vilken sekretess som gäller för uppgifter i databasen respektive för uppgifter i den verksamhet för vilken databasen förs. Det finns

dessutom ytterligare skäl för att uppgifter som behandlas i verksamhet med näringsförbud skall omfattas av sekretess enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen. Idag omfattas verksamhet med näringsförbud

endast av sekretessbestämmelsema i 5 kap. l § sekretesslagen. Den bestämmel-

sen avser bara sekretess till skydd för själva verksamheten, dvs. sekretess gäller om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas

om uppgiften röjs. Det finns med andra ord ingen sekretessbestämmelse till skydd för den enskildes integritet. De flesta uppgifter hanteras

som av kronofogdemyndigheterna kan inte anses vara känsliga i

personuppgiftslagens mening. Dokumentationen vid ansökan och tillsyn över

om näringsförbud utgör emellertid ett undantag. I den verksamheten det

är mer vanligt än i övrig verksamhet att kronofogdemyndigheterna kommer in frågor hälsa och brottsrnisstanke dvs. uppgifter

om m.m., som kan vara särskilt integritetskänsliga. Enligt vår bedömning sådana

är uppgifter lika skyddsvärda de uppgifter förekommer i verk-

som som samheten med utsökning och indrivning. Vi föreslår därför alla åt-

att gärder som kronofogdemyndigheterna vidtar enligt lagen närings-

om förbud, både vad gäller tillsyn och ansökan, skall omfattas det

av omvända skaderekvisitet.

9.4.8 inte bör

Uppgifter som omfattas av sekretess

Vissa uppgifter hos kronofogdemyndigheterna är i dag helt undantagna från sekretess enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen. Det gäller uppgifter

om förpliktelser och beslut i mål eller ärenden. För dessa uppgifter finns det således inget sekretesskydd. De skall alltid lämnas

ut om någon begär att få ta del av dem. Det kan nämnas det är endast dessa uppgif-

att ter som med hjälp av automatiserad behandling lämnas till kredit-

upplysningsföretagen. Enligt vår bedömning kommer det även i fortsättningen

att finnas behov av att vissa uppgifter är undantagna från sekretess.

Vad som bör övervägas är vilka uppgifter skall ingå i denna Ett skäl

som grupp. att se över dessa bestämmelser är att uppgifterna sprids på

ett annat sätt i dag än tidigare. Det är t.ex. vanligt hyresvärdar

att inte hyr ut till personer som är registrerade hos kronofogdemyndigheten. Ofta

görs då ingen bedömning av de uppgifter finns registrerade. Vi har i och för

som

396 Särskilda frågor SOU 19991105

sig stor förståelse för att en hyresvärd vill försäkra sig om att en presumtiv hyresgäst kommer att göra rätt för sig. Varje kontakt med kronofogdemyndigheten är dock inte en säker indikation kommande misskötsamhet. Också uppgifter hos kreditupplysningsföretagen har stor genomslagskraft. Dessa företag är i dag betydligt mer effektiva än tidigare. De har mer upplysningar och gör effektivare sammanställningar, samtidigt som utlämnandet av uppgifter också är effektiviserat.

Vad det innebär att vara registrerad hos kronofogdemyndighetema framgår bl.a. av att det årligen till myndigheter inom exekutionsväsendet kommer ett stort antal framställningar om gallring ur utsökningsregistret. Under första halvåret 1999 fick Riksskatteverket 550

ca ansökningar om gallring och kronofogdemyndighetema uppskattningsvis lika många. Gäldenärens motiv är vanligen att upplysningen har lämnats vidare till kreditupplysningsföretag och att han eller hon därigenom har hindrats från att få t.ex. ett telefonabonnemang eller

en kredit till sitt företag. Den registrerade åberopar ofta den övergångsvis gällande bestämmelsen i 8 § datalagen, föreskriver att den regi-

som steransvarige är skyldig att utreda och rätta oriktig eller miss-

om en visande uppgift förekommer i ett personregister. De skäl vanligtvis

som åberopas för att en uppgift skall gallras är att införandet i utsökningsregistret berodde olyckliga omständigheter och inte bristande betalningsvilja. Som grund för rättelse eller gallring anförs t.ex. felaktig eller mindre smidig handläggning hos den uppdragsgivande

myndigheten, att man inte har fått post trots att anmält adressändring,

man sjukdom eller att en anhörig åtagit sig att betala slarvat.

men

Regeringen har i två avgöranden dnr Fi 96/3087 och Fi 98/466 indikerat hur den ser denna fråga. I det första fallet hade kvinna

en flyttat från Sverige och då meddelat sin adress till skattemyndig-

nya heten. Trots detta sände myndigheten påminnelsen den obetalda

om kvarstående skatten till den gamla adressen, och någon inbetalning gjordes inte. Regeringen ansåg att uppgifterna i utsökningsregistret

var missvisande i fråga hennes vilja och förmåga att betala skatten och

om beslöt att uppgifterna skulle tas bort. I det andra fallet hade bötfälld

en person registrerat en betalning via Internet. Bekräftelse betalningen hade också sänts banken. Betalningen hade dock inte kommit fram

av till mottagaren, varför beloppet så småningom överlämnades för indrivning. Regeringen beslöt grund i det först nämnda ären-

samma som det att uppgiften skulle tas bort från utsökningsregistret.

Personuppgiftslagen innehåller till skillnad från datalagen inget krav på att en uppgift skall rättas den är missvisande. Enligt datalagen

om är som nämnts den registeransvarige skyldig att utreda och

rätta om en oriktig eller missvisande uppgift förekommer i registret.

I personuppgiftslagen talas i stället att uppgifter skall rättas bl.a. de fel-

om om är

Särskilda frågor 397

aktiga eller ofullständiga 28 § samt 9 § första stycket h. Det är därför möjligt att bedömningen av de ovan nämnda fallen skulle bli en annan om personuppgiftslagens regler hade tillämpats. I exemplet där skattemyndigheten sände påminnelsen till fel adress, hade myndigheten i och för sig gjort ett fel. Om myndigheten hade handlagt ärendet riktigt, skulle skulden troligen inte ha överlämnats för indrivning. Uppgiften i utsökningsregistret avspeglade dock endast vad som faktiskt skett. Överlämnandet till kronofogdemyndigheten för indrivning

av statens fordran gjordes en viss dag och den dagen var skulden obetald. Att något överlämnande inte borde ha ägt rum är en annan sak och innebär enligt vår uppfattning inte att uppgiften i utsökningsregistret i sig kan bedömas vara oriktig jfr. avsnitt 7.2.2 vår på vad är orik-

om syn som tig uppgift.

Enligt vår mening är det i vissa fall olämpligt och allvarligt från integritetssynpunkt att uppgifter om t.ex. en betalningsförsening är allmänt tillgängliga hos kronofogdemyndighetema, och dessutom lämnas vidare till kreditupplysningsföretag. Som exempel kan tas de refe-

ovan rerade fallen då överlämnande för indrivning berodde i fallet

ena förbiseende från skattemyndighetemas sida och i andra fallet ett tekniskt fel som den betalningsskyldige knappast kunde förutse. Andra exempel på när det kan olämpligt att uppgifter blir offentliga hos

vara kronofogdemyndighetema är när en sak är tvistig och gäldenären har överklagat domen, när gäldenären har kvittningsgill motfordran eller

en när gäldenären av någon orsak som inte berodde honom eller henne inte har haft möjlighet att betala innan ansökan gjordes till kronofogdemyndigheten.

Det finns olika alternativa metoder för att hindra att uppgifter, när det inte är önskvärt, lämnas ut till exempelvis kreditupplysningsföretag. Ett alternativ är givetvis att uppgifterna förstörs, dvs. gallras. Ett annat är att uppgifterna blockeras. Med blockering enligt

avses personuppgiftslagen att uppgiften spärras och förses med information varför

om den är spärrad. Det finns emellertid nackdelar med att i fall de

som ovan nämnda rätta uppgifter genom att gallra eller blockera dem. Det primära syftet med utsökningsregistret, liksom med den fö-

av oss reslagna utsöknings- och indrivningsdatabasen, är att ett arbetsred-

vara skap för kronofogdemyndighetema. Tar bort uppgifter eller block-

man erar dem, kan den enskilda handläggaren inte vad har före-

se som kommit i det aktuella målet. Om handläggaren gör sökningar i datorsystemet, kan det förefalla som om den aktuella uppgiften aldrig hade existerat. Detta kan medföra såväl förvirring hos merarbete för

som handläggaren. En annan nackdel med att hänvisa den enskilde till att begära rättelse, är att det regel innebär mycket jobb för den

som enskilde att få reda på hur man går tillväga. Detta kan upplevas orätt-

som

398 Särskilda frågor sou 1999:105

vist av den som är mindre väl bevandrad i hur samhället fungerar. Gallring eller blockering är således enligt vår bedömning ingen bra utväg i de nämnda fallen.

Enligt vår uppfattning är det ändamålsenligt att se över vilka

mer uppgifter som aldrig skall omfattas av sekretess enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen. Det är också här svårt att finna en avgränsning som är enkel att hantera. Att för att sekretess skall gälla för en uppgift av det

aktuella slaget ställa som krav att det är ursäktligt att betalning inte

skett i tid skulle enligt vår bedömning innebära en orimlig hantering för kronofogdemyndighetema. Vi föreslår därför i stället att det i 9 kap. 19 § sekretesslagen förs in ett krav att uppgifter skall gälla förpliktelse som avses med den sökta verkställigheten i ett pågående mål, för att uppgifterna skall vara undantagna från sekretess. I och med att betalning sker är målet avslutat och uppgiften upphör då att vara allmänt tillgänglig. Även i de fall då skuld går till indrivning eller

en utmätning och först därigenom betalas till fullo, skulle förpliktelsen med det angivna förslaget inte komma att vara allmänt tillgänglig sedan målet har avslutats. Detta kan möjligen framstå som mer betänkligt, men det skall beaktas att beslutet om utmätning eller konstaterandet att gäldenären saknar utmätningsbara tillgångar i dessa fall fortfarande är tillgängligt. Det kommer alltså att finnas kvar icke sekretessbelagd information om att gäldenären har varit försumlig i betalningshänseende.

9.4.9 Den förändrade sekretessens betydelse för

kreditupplysningsverksamheten

Ett av de ändamål som vill uppnå genom det förslag redovisar

som i föregående avsnitt, enskilda skall skyddas missvisande 1

är att mot att uppgifter dem hos kronofogdemyndighetema görs allmänt tillgäng- l

om liga. För att förslaget i det avseendet skall få den avsedda effekten, l måste användningen de aktuella uppgifterna i Å

av kreditupplysnings-

verksamhet ses över. Som vi nämner lämnas endast uppgifter

ovan som aldrig kan omfattas av sekretess ut till kreditupplysningsföretagen. Uppgifter som efter att de har lärrmats till ett kreditupplysningsföretag ändrar status och således inte längre är undantagna från sekretess hos kronofogdemyndighetema, bör enligt vår uppfattning inte få användas vid kreditupplysning utan i stället gallras hos företaget. Det bör enligt vår mening åligga kronofogdemyndighetema att sända underrättelse

en om detta till kreditupplysningsföretaget. En fördel med reglering

en som innebär att uppgifter förpliktelser inte får användas för kredit-

om upplysningsverksamhet när ett mål är avslutat utöver att det innebär

ett skydd för enskildas integritet är att den skapar incitament för gäl-

SOU l999: 105 Särskilda frågor 399

denären att betala innan kronofogdemyndigheten behöver vidta någon åtgärd utöver att underrätta gäldenären om att målet är registrerat.

Vad ett sådant förslag skulle innebära för kreditupplysningsverksamheten kan åskådliggöras med följande exempel. Ett mål om indrivning mot registreras hos Kronofogdemyndigheten och uppgift

en person om detta lämnas för att användas vid kreditupplysning. Skulden betalas innan kronofogdemyndigheten vidtar några åtgärder utöver att skicka underrättelse till den enskilde att målet är registrerat. Uppgiften får

om då inte längre användas vid kreditupplysning och skall gallras ur kreditupplysningsföretagets register. Om i nämnda exempel kronofogdemyndigheten däremot vidtar en åtgärd, t.ex. beslutar om löneutmätning, kan den senare uppgiften lämnas ut och får användas vid kreditupplysning även efter att skulden är betald.

Mot förslaget kan invändas att uppgifter om en gäldenär kan lämnas ut för kreditupplysning under perioden från det att ett mål kommer in till dess att skulden betalas. I kreditupplysningar som lämnas efter betalningen kommer den däremot inte att finnas med. Detta kan tyckas något slumpartat, men får enligt vår mening anses godtagbart. Vilka uppgifter som ingår i en kreditupplysning är alltid beroende av vid vilken tidpunkt upplysningen begärs. En motsvarande situation kan uppstå redan i dag om en kreditupplysning begärs i nära anslutning till den tidpunkt när uppgift om skulden skall gallras hos kreditupplysningsföretagen enligt de i dag gällande bestämmelserna.

För kreditupplysningsföretagen kan vårt förslag tyckas innebära att kvaliteten kreditupplysningarna i viss mån bli sämre. En närmare analys av förslaget visar dock enligt vår uppfattning att den inte enbart är till det sämre för kreditupplysningsföretagen. En del de uppgifter

av som kreditupplysningsföretagen enligt förslaget inte kommer att få, omfattas i dag av en form av dubbelrapportering. Det stora flertalet mål hos kronofogdemyndigheterna utgörs antingen av allmänna mål eller av enskilda mål där utsökningsurkunden utgörs av ett utslag från den summariska processen. Samtliga utslag i mål om betalningsföreläggande rapporteras särskilt till kreditupplysningsföretagen. Att det inte dessutom rapporteras att sökanden har begärt verkställighet i ett sådant mål förrän efter att kronofogdemyndigheten har vidtagit någon åtgärd, bör enligt vår mening mindre betydelse för kreditupplysningsverk-

vara av samheten. De allmänna mål inte kommer att rapporteras enligt vårt

som förslag är, redovisar i många fall mål där betalnings-

som ovan, försummelsen beror antingen omständigheter gäldenären inte

som rådde över eller på missförstånd från hans sida. Grunden för ansökningen är med andra ord inte gäldenärens bristande betalningsvilja eller betalningsförmåga. Enligt vår uppfattning kommer kreditupplysningar-

400 Särskildafågor SOU 1999: 105

kvalitet att förbättras när uppgifter mål inte beror ovilja nas om som eller oförmåga att betala utmönstras.

Sammantaget måste en avvägning göras mellan dels intresset av att skydda de personer som i dag mer eller mindre utan egen förskyllan hamnar i kreditupplysningsföretagens register, dels kreditupplysningsföretagens intresse att få så många upplysningar möjligt från kro-

som nofogdemyndighetema. Enligt vår uppfattning talar denna avvägning för vårt förslag.

En alternativ ändring av reglerna för kreditupplysningsverksamhet skulle kunna vara att uppgifter från kronofogdemyndighetema inte får registreras förrän efter t.ex. tre veckor. Betalar gäldenären inom denna tid registreras inte uppgiften. Enligt vår uppfattning är detta ett sämre alternativ. Det skulle avsevärt försämra uppgiftemas aktualitet hos kreditupplysningsföretagen. Gäldenärer som inte betalar och har allvarliga betalningssvårigheter skulle få ytterligare tre veckors respit innan krediter eller andra åtgärder stoppades. En gäldenär gör invändning

som mot betalningskravet skulle också drabbas av en sådan regel om kronofogdemyndigheten inte hinner utreda invändningen inom den stipulerade tiden.

Vi föreslår därför att det i kreditupplysningslagen införs bestäm-

en melse som innebär att när en uppgift har hämtats in från exeku-

som tionsväsendets databaser inte längre omfattas av undantaget från sekretess, grund av att det aktuella målet inte är pågående, skall uppgiften gallras så snart det kan ske och senast innan upplysning lämnas

en om den uppgiften avser. De särskilda bakomliggande frågor rör kredit-

som upplysningsföretagens möjligheter att få uppgifter från skatte- och kronofogdemyndigheter medium för automatiserad behandling, redovisas i avsnitt 9.5.

sou 1999;105 Särskilda frågor 401

9.5 Utlämnande medium för

av uppgifter

automatiserad för kreditupp-

behandling

lysningsverksamhet

Enligt vår bedömning bör uppgifter inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet inte omfattas av sekretess, få lämnas ut på som medium för automatiserad behandling till den som har tillstånd som i 3 § kreditupplysningslagen att bedriva kreditupplysningsavses verksamhet. Uppgifter grundar sig brott skall inte få lämnas som ut. Bestämmelser med angiven innebörd bör återfinnas i förordningar till de föreslagna lagarna om behandling av uppgifter i av oss skatteförvaltningens och exekutionsväsendets verksamheter

Kreditupplysningslagen innehåller bestämmelser om vilka uppgifter får behandlas i kreditupplysningsverksamhet. Av lagen följer bl.a. som att kreditupplysningar fysiska personer som inte är näringsidkare om inte får innehålla uppgifter andra betalningsförsummelser än sådana om slagits fast domstol eller någon annan myndighet eller som har som av lett till skuldsanering, betalningsinställelse, konkursansökan eller ackord. Inte heller får känsliga uppgifter som t.ex. uppgifter om en persons ras, etniska ursprung, hälsotillstånd m.m. behandlas. Dessa uppgifter får inte heller lagras i ett register. Den närmare regleringen av vilka uppgifter kreditupplysningsföretagen har rätt att registrera finns i dag i tillstånd från Datainspektionen. I departementspromemorian Kreditupplysningslagen anpassningen till dataskyddsdirektivet Ds 1998:44 föreslås att personuppgiftslagens regler skall gälla för behandling av personuppgifter i kreditupplysningsverksamheten om inte annat föreskrivs i kreditupplysningslagen. Förslaget innebär att det i framtiden inte kommer att krävas något särskilt tillstånd av Datainspektionen som reglerar vilka uppgifter kreditupplysningsföretagen får registrera. Företagens möjligheter att behandla uppgifter kommer i stället att avgränsas genom de grundläggande krav som finns i personuppgiftslagen. De uppgifter som behandlas får t.ex. inte vara oförenliga med ändamålet med behandlingen och de skall vara relevanta för detsamma. De begränsningar som i dag finns i kreditupplysningslagen i fråga om rätten att behandla uppgifter föreslås dock vara kvar i stort sett oförändrade. Kreditupplysningsföretagen hämtar en stor mängd information från skatte- och kronofogdemyndighetema. Utlärnnandet uppgifter av medium för automatiserad behandling från utsökningsregistret och re-

402 Särskilda frågor

gistret för betalningsföreläggande och handräckning till kreditupplys-

ningsföretagen regleras i dag beslut från Datainspektionen. Engenom ligt ett medgivande från Datainspektionen dnr 5363-97 får uppgifter

om avgifter och skatter lämnas ut i den mån de inte omfattas sekreav tess. Uppgifterna får heller inte grunda sig brott. De medgivanden

som lämnats i fråga om utlämnande på medium för automatiserad be-

handling från kronofogdemyndighetemas register kommer inte gälla att efter den 1 oktober 2001.

I de lagar som reglerar behandlingen uppgifter i myndigheternas av verksamheter föreslår vi bestämmelse innebär uppgifter får en som att lämnas ut till enskilda med hjälp automatiserad behandling endast av enligt föreskrifter som meddelas regeringen avsnitt 6.6.2. Be-

av se

stämmelser om utlämnande uppgifter till kreditupplysningsföretagen av medium för automatiserad behandling bör därför in i förordtas ningar till de aktuella lagarna exemplet förordning i 2.

se bilaga

Bestämmelserna bör enligt vår uppfattning i grunden motsvara de tillstånd som Datainspektionen har lämnat. Uppgifter bör således få lämnas ut på medium för automatiserad behandling till kreditupplysnings-

företagen i den mån de inte grundar sig på brott och utlärrmandet inte strider mot sekretesslagen eller författning. Det bör alltså annan framhållas att föreskrift uppgifter får lämnas en om att ut på medium för au-

tomatiserad behandling inte skall sekretessbrytande

vara en bestämmelse. Innebörden är i stället att uppgifter kan lämnas som ut med stöd av bestämmelserna i sekretesslagen, får lämnas ut med hjälp av automatiserad behandling. Bestämmelserna innebär inte heller någon ovillkor-

lig rätt för ett kreditupplysningsföretag få

att ut uppgifter. Möjligheten för skatte- och kronofogdemyndigheter lärrma uppgifter på att ut automatiserad väg, innebär givetvis inte heller att andra uppgifter kan lämnas ut än de som kreditupplysningsföretagen får behandla enligt kredit-

upplysningslagen.

Prövningen vilka uppgifter kan lämnas av som ut utan hinder av sekretess skall enligt sekretesslagen göras den av myndighet som har att pröva en begäran utlärrmande, dvs. myndigheter inom om skatteförvaltningen och exekutionsväsendet. Förutom prövning en av om uppgifterna kan lämnas ut med stöd de grundläggande av bestämmelserna i 9 kap. l och 19 sekretesslagen, måste ett utlämnande även föregås av en prövning enligt 7 kap. 16 § lag. Enligt samma den sist nämnda bestämmelsen gäller sekretess för personuppgift en om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen. Det kan givetvis i många fall svårt för skattevara

och kronofogdemyndighetema göra

att en bedömning av om ett utlämnande strider mot bestämmelsen i 7 kap. 16 §

sekretesslagen. Det gäller

särskilt när utlämnandet sker på medium för automatiserad

behandling.

Särskilda jiågor 403

utlämnande i dag görs på sådant medium har föregåtts av Det som Datainspektionen. Vi har därför övervägt det även i en prövning av om fortsättningen bör ligga inspektionen att ta ställning till sådant ut- Datainspektionen är den myndighet meddelar tillstånd lämnande. som kreditupplysningsverksamhet och även utövar tillsyn över verksamtill heten. Inspektionen har således den kunskap om kreditupplysningsverksamhet kan behövas för att bedöma det finns ett sådant som om uppgifterna de bör lämnas ut med hjälp automatiserad behov av att av behandling. Vi har emellertid stannat för att det bör ankomma Riksskatteverket skatte- och kronofogdemyndighetema att göra denna samt bedömning. Det är dessa myndigheter som skall göra prövningen av om uppgifter kan lämnas ut eller hinder mot utlämnandet föreligger om grund bestämmelserna i sekretesslagen eller författning. av annan Något hinder kan inte gärna föreligga mot att lärrma ut uppanses gifter i de fall uppgifterna inte kommer att omfattas av den skärpta sek-

föreslår se avsnitt 9.4. Om kreditupplysningsföretagen

retess som däremot vill ha uppgifter måste ny bedömning göras. nya typer av en Eftersom kreditupplysningsföretagens behov av uppgifter har ansetts tillgodosett de uppgifter de får i dag, bör det enligt vår uppfattgenom ning krävas starka skäl för att lämna ut ytterligare uppgifter. Det kan lämpligt myndighet får sådan begäran samråder med vara att en som en Datainspektionen, innan myndigheten fattar beslut i frågan om utlämnande. Den föreslagna skärpningen sekretessen innebär också en beav gränsning kreditupplysningsföretagens möjlighet att hämta nya av uppgifter. Om den föreslagna ändringen i sekretesslagen inte typer av skulle genomföras i enlighet med vårt förslag, kan det enligt vår uppfattning finnas skäl att i det fortsatta lagstiftningsarbetet överväga om det finns anledning begränsa utlämnandet uppgifter från skatteatt av förvaltningens och exekutionsväsendets databaser.

9.6 tillgång till Kronofogdemyndigheternas

från Tullverket

uppgifter

Vårt förslag: Tullverket skall begäran tillhandahålla kronofogdemyndighetema uppgifter förekommer hos Tullverket och som som rör import eller export av varor.

Enligt 118 § tullagen 1994:1550 skall Tullverket begäran tillhandahålla Sveriges Riksbank, Riksskatteverket, Statens livsmedels-

404 Särskilda frågor SOU 1999: 105

verk, Statens jordbruksverk, Kommerskollegium, skattemyndighet, Sta-

tistiska centralbyrån, Kemikalieinspektionen och Fiskeriverket uppgifter som förekommer hos Tullverket och import som rör eller export

av varor.

Riksskatteverket har i enkät från

svar en Ekobrottsberedningen

anfört att kronofogdemyndighetema i sin verksamhet har minst lika

stort behov sådana uppgifter i 118 § av som avses tullagen som de i be-

stämmelsen uppräknade myndigheterna, och föreslog därför en lagänd-

ring skulle kronofogdemyndighetema

som ge tillgång till uppgifterna.

De uppgifter i 118 § tullagen finns som avses samtliga tillgängliga i

tulldatasystemet och möjligheten för

kronofogdemyndighetema att få

direktåtkomst till uppgifter i tullregistret har därför nära koppling till

frågan om rätten att få uppgifter med stöd bestämmelsen av i tullagen.

Ekosekretessutredningen har inom för sitt

ramen uppdrag dir.

1997:61 övervägt frågan låta

om att kronofogdemyndighetema få till-

gång till uppgifter import och från Tullverket. om export Med anled-

ning av den näraliggande kopplingen till frågan

om kronofogdemyndig-

heternas direktåtkomst till tulldatasystemet har dock, i samråd med

Ekosekretessutredningen, ansett att frågan införandet sekretessom av brytande bestämmelser i tullagen kan behandlas inom för vårt ramen uppdrag.

På sätt uppgifter från

samma som skattemyndigheterna kan uppgif-

ter från Tullverket stor betydelse för

vara av kronofogdemyndighetema

i arbetet med att få ekonomisk bild en av gäldenärer och med stöd av

denna besluta lämpliga indrivningsåtgärder.

om Uppgifter import om och export kan upplysningar ge om att en gäldenär driver affärsverk-

samhet utomlands, vilket i sin kan tur utgöra grund för en begäran om handräckning i utlandet. Uppgifter från Tullverket kan även ge upp-

lysningar om eventuella tillgångar i utlandet eller vara en indikation på

att gäldenären saknar utmätningsbara

tillgångar.

Det är uppenbart att kronofogdemyndighetema

kan dra stor nytta av

att en garanterad tillgång till uppgifter om import och export från

Tullverket i sin exekutiva verksamhet. Uppgifterna kan inte heller

anses vara av sådan känslig det finns natur att några hållbara skäl för

att under gällande omständigheter inte medge

kronofogdemyndigheter-

na tillgång till de aktuella uppgifterna. Vi föreslår därför att 118 § tull-

lagen kompletteras så att Tullverket begäran skall tillhandahålla kro-

nofogdemyndighetema uppgifter förekommer

som hos Tullverket och

som rör import eller export Den av varor. näraliggande frågan kronoom fogdemyndighetemas direktåtkomst till uppgifter i tulldatabasen behand-

lar i avsnitt 8.4.14.

SOU 1999: 105 Särskilda frågor 405

9.7 Den externa mottagningsfunktionen i

tulldatasystemet

Det bör enligt vår mening i tullagen införas en bestämmelse som reglerar möjligheten för regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer att överlämna till juridisk person att förmedla

en uppgifter i elektroniska dokument till och från tulldatasystemet.

Av 11 § tullagen 1994:1550 framgår att Tullverket i sin verksamhet enligt tullagstiftningen har ett system för automatisk databehandling, tulldatasystemet TDS. Vi redovisar i avsnitt 3.5.2 kortfattat funktio-

med den elektroniska dokumenthanteringen i TDS, vilken bl.a. nen innebär att importörer och exportörer i stor omfattning kommunicerar med Tullverket användandet av standardiserade elektroniska

genom meddelanden som förmedlas av en extern mottagningsfunktion. Den funktionen sköts från Tullverket fristående servicebyrå. Regle-

av en ringen av användandet av en sådan extern funktion finns i dag i 9 § tullregisterlagen 1990:137, där det anges att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får överlämna till en juridisk person att förmedla uppgifter i elektroniska dokument till och från Tullverket. I nämnda paragraf finns även bestämmelser om tystnadsplikt i sådan förmedlingsverksamhet. Andra bestämmelser om definition och hantering elektroniska dokument återfinns i 12-15 §§ tull-

av lagen. I 13 § sägs t.ex. att om uppgifter i ett elektroniskt dokument förmedlas genom annan myndighet än Tullverket eller genom juridisk person efter bemyndigande enligt 9 § tullregisterlagen anses dokumentet ha kommit in till Tullverket när det tagits emot och kan antas ha avskilts för Tullverkets räkning hos förmedlaren.

Enligt vår mening har en bestämmelse om möjligheten för regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer att till en juridisk person överlåta förmedlingen av elektroniska dokument sin rätta plats i tulllagen, tillsammans med övriga bestämmelser om dokumenthantering. Härigenom samlas bestämmelser om förfarandet i och lag,

en samma vilket innebär att onödiga hänvisningar till annan lagstiftning undviks. Tullagsutredningen, med vilken sarr1rått, har i betänkandet

En ny tullag SOU 1999:54 föreslagit att bestämmelsen i 9 § tullregisterlagen inordnas i en ny tullag tillsammans med andra bestämmelser tull-

om datasystemet. Det finns därför inte någon anledning för att i det

oss avseendet nu lämna förslag ändring i tullagen.

406 Särskilda frågor SOU 19993105

9.8 Användning av uppgifter ur tulldatasy-

stemet i

brottsbekämpande verksamhet

Den utveckling som pågår avseende funktioner nya i tulldatasyste-

met och den indelning verksamheten gjorts inom av som Tullverket,

gör att det i allt fler delar verksamheten finns behov av ett av upp-

gifter tulldatasystemet. ur

Enligt vår uppfattning finns det behov av att i ett annat sammanhang överväga i vilken omfattning uppgifter ur tulldatasystemet

får användas i de olika delarna tullverksamheten. av

I avsnitt 3.5 redogör för Tullverkets verksamhet och de personregister

som förs i verksamheten. Tullverkets faktiska, eller operativa, verksam-

het indelas i huvudprocessema effektiv handel och gränsskydd. Be-

handling av personuppgifter i brottsbekämpande

m.m. verksamhet regleras i lagen 1997:1058 register i Tullverkets

om brottsbekämpande

verksamhet. Enligt den lagen får Tullverket föra

ett brottsregister som

har gått under benämningen SPADI, spaningsdiariet.

Behandlingen av

uppgifter i den fiskala verksamheten

regleras i tullregisterlagen

1990:137, enligt vilken lag Tullverket får föra ett tullregister. I prak-

tiken utgörs tullregistret

av tulldatasystemet TDS.

Det har under senare år förekommit diskussioner med avseende

vilka möjligheter Tullverket . skall ha att i den brottsbekämpande verk-

samheten använda sig uppgifter av ur TDS se t.ex. betänkandet En

Gräns en myndighet, SOU 1998:18. - Med anledning den utveckav ling l

av datasystemen inom Tullverket som pågår i dag, finns det skäl j

för oss att kort beröra de problem som kan uppstå när det skall avgöras j

om behandling av uppgifter görs i den

brottsbekämpande verksamhe-

ten. j

Inom Tullverket j pågår arbete med att utveckla och förfina arbets-

metoderna inom för projekt ramen ett som kallas Servicetrappan. Ut-

gångspunkten för arbetet är de att operatörer, dvs. importörer, exportörer eller ombud, bedöms som vara tillförlitliga skall utsättas för ett mycket begränsat antal åtgärder när varor passerar gränsen. Tullverket

skall i stället koncentrera sina resurser de operatörer bedöms som

mindre tillförlitliga ,

samt att genom information förebygga fel l som begås okunskap. Projektet av Servicetrappan berör i första hand det

kommersiella varuflödet. Enligt vad erfarit krävs det emellertid för

idén med ; att Servicetrappan skall kunna genomföras och fungera l som det är tänkt, att den del Tullverket av som arbetar med den brottsbe-

kämpande verksamheten möjligheter ges att utöva sin verksamhet ett

SOU 1999: 105 Särskilda frågor 407

effektivt baserat riskanalyser. Riskanalyser görs i dag med sätt, användning uppgifter TDS i syfte att effektivisera kontrollerna av av ur det kommersiella varuflödet. För Tullverket ett effektivt sätt skall att kunna utföra riskanalyser behövs i den brottsbekämpande verksom samheten är det enligt vad erfarit värde att den information som av används inom TDS även kan utnyttjas för sådana riskanalyser. En orsak till detta är den allt större helhetssyn genomsyrar Tullverkets verksom samhet och innebär att beröringspunktema mellan processerna som gränsskydd och effektiv handel blir allt fler. åskådliggöra dels vilken betydelse det skulle ha från effekti- För att vitetssynpunkt att utnyttja TDS i brottsbekämpande verksamhet, dels de problem kan uppstå vid gränsdragningen mellan den verksamsom heten och den fiskala, här ett exempel med verklighetsförankring. ges

Vid husrannsakan i maj 1998 beslagtas ett parti cigaretter. I lokalen en cigarettpaket är delade mitten och innehåller stora finns rester av som mängder järnfilsspån. Misstanke uppstår därför om att de påträffade pakeendast utgör mindre del sändning som smugglats i landet ten en av en gömda i någon form av stålbalkar. Filspånen skulle vara resultatet av att balkarna öppnats med vinkelslip. I november 1998 görs en gränskontroll av trailer lastad med stålbalkar som anländer till Sverige. Vid kontrollen en hittas 375 000 cigaretter i tomrum i balkarna. Vid den utredning som görs identifieras ytterligare sextio tidigare transporter som skett liknande sätt.

I den situation åskådliggörs i exemplet skulle det med hjälp av som uppgifter TDS möjligt att lägga spärrar för att identifiera sändur vara ningar stålbalkar när de anmäls till förtullning. Härigenom skulle av transporterna med stor sannolikhet kunnat avslöjas i ett avsevärt tidigaskede. Det är inte möjligt att uppnå samma syfte genom att använda re det register förs för den brottsbekämpande verksamheten, SPADI, som eftersom det inte innehåller de nödvändiga uppgifterna om import och

export. Det är enligt vår mening betänkligt från integritetssynpunkt att med hjälp datorteknik använda uppgifter som lämnas för ett visst syfte, av exempelvis att klarera vara vid införsel i landet, för brottsbekämen pande verksamhet. Det kan å andra sidan inte sättas i fråga att det vore värdefullt från effektivitetssynpunkt med en sådan ordning. Det ingår emellertid inte i vårt uppdrag att utreda frågan om TDS skall få användas även för denna form brottsbekämpande verksamhet. Vi föreav slår inte heller att tulldatabasen skall få användas för det syftet. På samma sätt som är fallet i dag kan det dock vid tillämpning av den av föreslagna lagen komma att uppstå gränsdragningsproblem. Det oss finns därför enligt vår mening anledning att närmare utreda de problem

408 Särskilda frågor

som kan uppstå och hur de skall hanteras. Likaså finns det enligt vår mening skäl att över frågan möjligheter i fråga

se om att om exempelvis riskanalyser använda uppgifter i TDS även för

brottsbekämp-

ande verksamhet.

SOU 1999: 105 Ikrafiträdande- och Övergångsbestämmelser 409

10 Ikraftträdande- och

Övergångs-

bestämmelser

10.1 om av

Lagstiftning behandling personuppgifter

Vårt förslag: Lagama reglerar behandling personuppgifter

som av m.m. i skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter skall träda i kraft den 1 oktober 2001.

Samtidigt med att de lagarna träder i kraft skall de aktuella

nya författningar som i dag reglerar förandet av personregister i skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter upphöra att gälla. Äldre bestämmelser gallring och innehåll i

om ett register skall emellertid gälla för uppgifter och handlingar har

som tillförts ett register före de lagarnas ikraftträdande.

nya

Bestämmelserna i de nya lagarna om grundläggande krav behandling av personuppgifter samt behandling känsliga

av personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall inte börja tillämpas förrän den 1 oktober 2007 i fråga sådan manuell be-

om handling av personuppgifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell behandling av personuppgifter utförs för ett visst

som ändamål manuell behandling för ändamålet påbörjats före den

om 24 oktober 1998.

Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen kommit in innan de nya lagarna träder i kraft men har utdraget inte

expedierats före ikraftträdandet, skall framställningen

anses som en ansökan om information enligt de nya lagarna.

De nya lagarnas bestämmelser skadestånd skall tilllämpas

om endast om den omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att de nya lagarna har trätt i kraft. De lagarnas

nya bestämmelser om överklagande skall tilllämpas endast på beslut

som fattas efter ikraftträdandet.

410 Ikraftträdande- och Övergångsbestämmelser

10.1. 1 Bestämmelser ikraftträdande

Dataskyddsdirektivet antogs den 24 oktober 1995. Av artikel 32.1 och 2 framgår att medlemsstaterna senast tre år efter det datumet skall sätta

i kraft de lagar och andra författningar som är nödvändiga för att följa direktivet. l fråga om sådan behandling redan pågår när de natio-

som nella bestämmelser som antas till följd av direktivet sätts i kraft, skall medlemsstaterna se till att behandlingen senast tre år från det datumet

bringas i överensstämmelse med direktivets bestämmelser.

För viss manuell behandling gäller i stället att medlemsstaterna får föreskriva att behandlingen skall bringas i överensstämmelse med direktivets bestäm-

melser senast tolv år efter direktivets ikraftträdande.

I enlighet med nämnda bestämmelser i dataskyddsdirektivet trädde l personuppgiftslagen 1998:204 i kraft den 24 oktober 1998. Av

per- l sonuppgiftslagens Övergångsbestämmelser framgår att för sådan behandling som pågick vid ikraftträdandet, skall bestämmelser i datalagen

i 1973:289 tillämpas t.o.m. den 30 september 2001.

De lagar som föreslår för behandling personuppgifter i i

av m.m. skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamhet,

ersätter författningar som reglerar behandling pågick när

som personuppgiftslagen trädde i kraft. Som exempel sådan behandling kan ä

nämnas behandling i register enligt skatteregisterlagen 1980:343, ut-

sökningsregisterlagen 1986:617 och i

tullregisterlagen 1990:137. Dessutom skall lagförslagen reglera behandling pågår med stöd i

som av tillstånd från Datainspektionen. Enligt vår mening är det därför lämp-

g

ligt att våra lagförslag i fråga automatiserad behandling träder i

om kraft den 1 oktober 2001, dvs. det datum då Datainspektionens tillstånd

upphör att gälla och personuppgiftslagens bestämmelser i stället blir tillämpliga sådan behandling.

Det bör påpekas att våra lagförslag kan komma omfatta behand-

att ling av personuppgifter har påbörjats efter den 24 oktober 1998

som och för vilka bestämmelserna i

i personuppgiftslagen gäller fullt ut. Vad det i sådana fall rör sig är icke författningsreglerad behandling för i

om vilken det tidigare a

normalt krävdes tillstånd från Datainspektionen. För

i sådan behandling blir således våra lagförslag tillämpliga fr.o.m. den

l oktober 2001.

De författningar som i dag reglerar förandet personregister inom

av de för oss aktuella verksamheterna, skall upphöra att gälla i samband med att den föreslagna lagstiftningen träder i kraft. Äldre bestämmelser

om gallring och innehåll i ett register skall emellertid gälla för

uppgifter och handlingar har tillförts ett register före de lagamas

som nya ikraftträdande. Det innebär t.ex. att gallringsdag för uppgifter före-

som kommer i register enligt de i dag gällande författningama, även efter

SOU 1999: 105 Ikraftträdande- och Övergångsbestämmelser 411

den 1 oktober 2001 skall gallras i enlighet med de nu gällande bestämmelsema.

10.1.2 Övergångsbestämmelser

För manuell behandling skall personuppgiftslagen inte börja tillämpas fullt ut förrän den 1 oktober 2007. Våra lagförslag omfattar sådan manuell behandling som i avsaknad av särskild lagstiftning skulle omfattas av personuppgiftslagens bestämmelser. Det saknas enligt vår uppfattning anledning att låta manuell behandling av personuppgifter inom de för oss aktuella verksamheterna omfattas av lagstiftningen i annan utsträckning än vad som skulle varit fallet om endast personuppgiftslagen bestämmelser skulle tillämpliga. I fråga manuell behand-

vara om ling som påbörjats före den 24 oktober 1998, föreslår därför att bestämmelserna i personuppgiftslagen om grundläggande krav behandling av personuppgifter samt bestämmelserna i våra lagförslag om behandling av känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m., inte skall börja tillämpas förrän den 1 oktober 2007. Detsamma skall gälla för manuell behandling som utförs för ett visst bestämt ändamål om manuell behandling för ändamålet påbörjades före den 24 oktober 1998.

När personuppgiftslagen trädde i kraft reglerades vissa frågor särskilt i övergångsbestämmelsema. Avseende information till registrerade angavs att om en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen har kommit innan den lagen träder i kraft, utdraget inte har

nya men expedierats före ikraftträdandet, skall framställningen anses som

en ansökan om information enligt den nya lagen. I fråga om skadestånd angavs att den nya lagens bestämmelser skall tillämpas bara om den omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att de nya lagarna har trätt i kraft. Vi anser att motsvarande Övergångsbestämmelser bör gälla avseende den av oss föreslagna lagstiftningen. Det bör påpekas att för behandling av personuppgifter har påbörjats före

som den 24 oktober 1998, kommer skadeståndsbestämmelserna i datalagen att vara tillämpliga när de omständigheter som yrkandet hänför sig till har inträffat innan våra lagförslag träder i kraft. påbörjad

För senare behandling gäller i stället skadeståndsbestämmelsen i personuppgiftslagen eller motsvarande bestämmelse i våra lagförslag, beroende när den omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat.

I datalagen och personuppgiftslagen finns inte någon särskild

reglering av möjligheten att överklaga förvaltningsmyndighets beslut i

en fråga om rättelse eller information till registrerade. Enligt vår mening bör de av oss föreslagna bestämmelserna överklagande inte

om vara

4 l 2 Ikrafträdande- och Övergångsbestämmelser

tillämpliga beslut som myndigheterna fattar med stöd av bestämmelser i annan lagstiftning än den av oss föreslagna. De nya lagamas bestämmelser om överklagande skall därför bara tillämpas beslut som fattas efter ikraftträdandet.

10.2 Övriga lagförslag

Vårt förslag: Lagen om ändring i sekretesslagen 1980:100, lagen om ändring i tullagen 1994:1550 samt lagen ändring i kre-

om ditupplysningslagen 1973:1173 skall träda i kraft den l oktober 2001.

De ändringar som föreslår i sekretesslagen är till stor del knutna till våra lagförslag om behandling av personuppgifter m.m. inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och hos Tullverket. Lagförslagen bör därför träda i kraft samtidigt, dvs. den 1 oktober 2001. Vissa bestämmelser skulle i och för sig kunna träda i kraft vid ett tidigare datum. Den föreslagna ändringen 9 kap. 19 § första stycket sekretesslagen, vilken innebär att det införs ett omvänt skaderekvisit i exekutionsväsendets exekutiva verksamhet, har ingen direkt anknytning till våra övriga lagförslag. En av de faktorer som har påverkat vår bedömning vil-

om ken sekretess som bör gälla i den exekutiva verksamheten, har emellertid varit det nya datasystem, INIT, är under utveckling inom

som exekutionsväsendet se avsnitt 9.4. Tidpunkten för när det systemet förväntas tas i bruk sammanfaller med vårt förslag datum för ikraft-

om trädande av våra övriga lagförslag. Vi därför inga skäl för att före-

ser slå avvikande ikraftträdandebestämmelser i den delen.

Det förslag till ändring i 118 § tullagen innebär att kronofogde-

som myndigheterna skall ha rätt till information från Tullverket import

om och export av varor, är inte heller beroende våra övriga lagförslag.

av Enligt vår mening finns det emellertid inga starka skäl för föreslå

att ett tidigare datum för ikraftträdande i den delen. Förslaget ändring i

om Tullagen bör därför i sin helhet träda i kraft först den l oktober 2001. Förslaget om ändring i kreditupplysningslagen hör helt med

samman våra lagförslag behandling personuppgifter inom skatteförvalt-

om av ningen och exekutionsväsendet. Det saknas därför anledning föreslå

att avvikande ikraftträdandedatum.

SOU 1999: 105 Konsekvenser våra förslag 413

11 Konsekvenser våra

av förslag

Vår bedömning är att de förslag som lämnas i betänkandet längre sikt är kostnadsbesparande, de möjligheter till ökad

genom som ges effektivitet vid informationshantering, såväl inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet som mellan skatte- och kronofogdemyndigheter samt Tullverket. Initialt kan emellertid vissa förslag innebära mindre kostnadsökningar, främst grund att de utbildningsin-

av satser som kan bli nödvändiga.

Av 14 § kommittéförordningen 1998: 1474 framgår förslagen i

att om ett betänkande påverkar kostnaderna eller intäkterna för kom-

staten, muner, landsting, företag eller andra enskilda, skall beräkning

en av dessa konsekvenser redovisas i betänkandet. Om förslagen innebär samhällsekonomiska konsekvenser i övrigt skall det redovisas. När det gäller kostnadsökningar och intäktsminskningar för staten, kommuner eller landsting, skall utredningen föreslå finansiering.

Utgångspunkten för vårt uppdrag har varit att dels befintlig

anpassa reglering av personregister inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och hos Tullverket till dataskyddsdirektivets regelverk, dels att göra en materiell översyn av framförallt register inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet. Därutöver har vårt uppdrag omfattat vissa särskilt angivna frågor. Vi har således utrett frågor omfattningen

om av direktåtkomst till myndigheternas register, möjligheten undanta el-

att ektroniska handlingar från myndigheternas skyldighet lämna regis-

att terutdrag samt sekretesslagens 1980:100 bestämmelser i exekutionsväsendets exekutiva verksamhet.

Fr.o.m. den 24 oktober 2001 kommer dataskyddsdirektivets bestämmelser om behandling personuppgifter att få genomslag all

av automatiserad behandling av personuppgifter i Sverige. En anpassning

av svensk lagstiftning är därför nödvändig. Denna anpassning inleddes med införandet av personuppgiftslagen 1998:273. Statskontoret har i rapporten 1998:l3 Kostnader till följd av personuppgiftslagen, konstaterat att det inte är möjligt att i dagsläget uppskatta hur stora de ekonomiska konsekvenserna personuppgiftslagens införande kommer

av att bli. I rapporten pekas bl.a. osäkerheten i fråga kostnaderna

414 Konsekvenser av våra förslag SOU 19991105

för den informationsskyldighet som enligt såväl dataskyddsdirektivet

personuppgiftslagen åligger de personuppgiftsansvariga. Enligt vår som uppfattning är det inte heller i fråga om de områden har haft att utreda, möjligt att uppskatta de kostnader som dataskyddsdirektivets genomslag i svensk lagstiftning kan orsaka i stort. Vi har därför valt att i första hand beskriva vilka konsekvenser våra lagförslag kan förväntas ha i de avseenden de skiljer sig från personuppgiftslagens bestämmelser samt från bestämmelserna i dagens registerförfattningar och tillstånd från Datainspektionen.

Vid en jämförelse med vad gäller i dag, innebär våra förslag

som en mycket större flexibilitet i fråga om möjligheterna till informationsutbyte mellan myndigheter. Vi föreslår utökad möjlighet att lämna

en ut information medium för automatiserad behandling samt ökad direktåtkomst mellan myndigheter. Förändringarna i fråga direkt-

om åtkomst gäller främst mellan myndigheter inom förvaltnings-

samma organisation, t.ex. mellan skattemyndigheter, även mellan skatte-

men förvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket. Detta kommer att kunna medföra stora fördelar från effektivitetssynpunkt. De ekonomiska konsekvenserna är emellertid inte möjliga att beräkna, eftersom det avgörande är i vilken omfattning de möjligheter våra lagförslag

ger till utökad direktåtkomst kommer att utnyttjas i framtiden. Enligt vår bedömning finns det emellertid allmänt förutsättningar för besparingar genom den ökade flexibilitet blir följden våra lagförslag.

som av

Vi har utformat våra lagförslag med syfte att lagstiftningen skall bli mer teknikoberoende än i dag. Det innebär dels att vår förslag inte kommer att innebära några direkta kostnader för de aktuella verksamheterna i samband med ikraftträdandet, eftersom de datasystem i

som dag utnyttjas eller är under utveckling inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket kan bibehållas utan förändringar. Samtidigt tillåter våra förslag att datasystemen i framtiden kan förändras i stor omfattning utan att det blir nödvändigt med anpassning regel-

av verken på lagnivå. Vi föreslår att frågor i dag till stor del beslutas

som av riksdagen, i framtiden skall beslutas regeringen eller Riks-

av av skatteverket eller Tullverket. Det innebär enligt vår uppfattning att det kommer att finnas förutsättningar att snabbare genomföra de förändringar av regelverken behövs för att datortekniken skall kunna

som utnyttjas effektivt. Även förändringar kan krävas de bestämmel-

som av ser som reglerar behandlingen av personuppgifter till följd

m.m., av ändringar i de materiella regelverk styr verksamheterna inom

som skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och hos Tullverket, bör kunna genomföras snabbare och enklare än i dag.

Vi föreslår att de för vårt uppdrag aktuella myndigheterna, sär-

utan skild begäran därom, inte skall skyldiga att lämna information

vara om

SOU 1999: 105 Konsekvenser våra förslag 415

uppgifter som behandlas automatiserad väg i elektroniska handlingar. Motsvarande bestämmelse finns i dag i skatteregisterlagen 1980:343 och utsökningsregisterlagen 1986:617, men inte i övriga aktuella registerförfattningar. Möjligheten att göra nämnda undantag ges inte heller i personuppgiftslagen. Efterhand som den elektroniska ärendehanteringen utvecklas hos myndigheterna, kan det förväntas att allt större mängder material som härrör direkt från kontakter med

enskilda kommer att lagras elektroniskt. Det kan röra sig om deklarationer och ansökningar samt beslut och andra handlingar som regelmässigt skickas till parterna i ett ärende. Vår bedömning är att skatteoch kronofogdemyndighetema, utan de föreslagna undantagen, sannolikt skulle komma att drabbas av kostnadsökningar jämfört med i dag, genom att elektroniska handlingar regelmässigt skulle behöva sändas ut till enskilda som begär information om vilka personuppgifter som behandlas om dem. För övriga myndigheter kommer förslaget sannolikt, efterhand som nya elektroniska ärendehanteringssystem utvecklas, att innebära mindre kostnadsökningar än vad skulle ha varit

som annars fallet.

Våra förslag till lagar behandling personuppgifter kom-

om av m.m. mer med nödvändighet att kräva vissa utbildningsinsatser hos de

myndigheter som berörs förslagen. Preliminära beräkningar från Riks-

av skatteverket pekar att det kan röra sig om kostnader i storleksordningen 5-7 miljoner kronor. Det bör därvid noteras att utbildningsinsatser till stor del är nödvändiga redan som en följd antagandet

av av dataskyddsdirektivet och införandet personuppgiftslagen. Våra för-

av slag innebär således endast en viss ökning planerade utbildnings-

av insatser. Tullverket, i mindre omfattning än övriga aktuella

som myndigheter berörs våra lagförslag, räknar preliminärt inte med några

av särskilda kostnader för utbildning till följd förslagen i betänkandet.

Vid sidan av de förslag behandlingen personuppgifter

som avser av i myndigheternas verksamheter, föreslår vi att det skall införas ett starkare sekretesskydd i exekutionsväsendets exekutiva verksamhet. Det kommer att krävas vissa utbildningsinsatser till följd de föreslagna

av ändringarna i sekretesslagen. Initialt kan kostnader även beräknas

uppstå för kronofogdemyndighetema till följd av långsammare handläggning av ärenden som avser begäran från enskilda att få del allmänna

av handlingar. Enligt Riksskatteverkets bedömning kommer förändrad

en sekretesslagstiftning dock inte sikt att märkbart påverka tidsåtgången vid handläggningen sådana ärenden.

Sammanfattningsvis är det vår bedömning att förslagen i betänkandet initialt kommer att medföra vissa kostnader, främst till följd

av att det krävs vissa utbildningsinsatser hos de aktuella myndigheterna. Dessa kostnader bedömer inte större än att de kan täckas

vara av

l 416 Konsekvenser våra förslag SOU 1999: 105

myndigheternas ordinarie anslag till utbildningsinsatser. På längre sikt bör våra förslag komma att medföra besparingar genom de möjligheter

ges till ökad effektivitet vid ärendehanteringen inom främst skattesom l förvaltningen och exekutionsväsendet, även hos Tullverket. l

men l

I 15 § kommittéförordningen anges att om förslagen i ett betänkande l har betydelse för den kommunala självstyrelsen, skall konsekvenserna i det avseendet anges i betänkandet. Detsamma gäller när ett förslag har betydelse för brottsligheten och det brottsförebyggande arbetet, för sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet, för små företags arbetsförutsättningar, konkurrensfömiåga eller villkor i övrigt i förhållande till större företags, för jämställdheten mellan kvinnor och män eller för möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen. Enligt vår uppfattning medför våra förslag inte några konsekvenser i angivna avseenden.

SOU 1999: 105 F örfattningskommentarer 417

1 2

Författningskommentarer

I de allmänna övervägandena i 4-8 kap. finns det kommentarer till de föreslagna bestämmelserna i lagarna om behandling personuppgifter

av m.m. i skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter. Vi anser det därför inte nödvändigt med särskilda författningskommentarer traditionellt slag vad gäller de lagförslagen. För

av att göra det lättare att återfinna de aktuella avsnitten i de allmänna övervägandena, gör vi för de lagarna uppställningar med hänvisningar till rätt avsnitt.

12.1 till

Förslaget lag om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskatt-

ningsverksamhet

Para ra Avsnitt

1 kap. Allmänna bestämmelser

1 §	4.3.3 8.1.1
2 §	4.3.4 5.2.1
3 §	5.2.2
4 §	5.3.1
5 §	5.3.2 9.2

2 kap. Beskattningsdatabasen

1 §	6.1
2 §	6.2 8.1.2
3 §	6.2 8.1.2
4 §	6.3.1
5 §	4.3.5 6.3.2 8.1.3
6 §	6.3.3 8.1.3
7 §	6.4
8 §	6.6.2
9 §	6.7.3 6.7.4 8.1.4
10 §	6.7.5 8.1.4

14 19.1588SkattTullExekutionNormer

41 8 F örfattn ingskommentarer	SOU 1999: 105
§	6.7.4 8.1.4
12 §	6.4.5
13 §	6.8.3 8.1
14 §	6.8.3 8.1.5
15 §	6.8.3 8.1.5
16 §	6.9.4 6.9.5
17 §	4.4.5
3 kap. Enskildas rättigheter
l §	7.1.1
2 §	7.1.3
3 §	7.2
4 §	7.3
5 §	7.4
12.2	till
Förslaget	lag om behandling av per-

sonuppgifter i skatteförvaltningens folk-

bokföringsverksamhet

Paragraf Avsnitt l kap. Allmänna bestämmelser

1 §	4.3.3 8.2.1
2 §	4.3.4 5.2.1
3 §	5.2.2
4 §	5.3.1

2 kap. Folkbokföringsdatabasen

1 §	6.1
2 §	6.2 8.2.2
3 §	6.3.1
4 §	6.3.2 8.2.3
5 §	8.2.3
6 §	6.3.3 8.2.3
7 §	6.4
8 §	6.6.2
9 §	6.7.3 6.7.4 8.2.4
10 §	6.7.5 8.2.4
11 §	8.2.5
12 §	6.4.5

F örfattningskommentarer 419

13 § 6.9.4 6.9.5 14 § 4.4.5 3 kap. Enskildas rättigheter 1 § 7.1.1 7.1.2 2 § 7.1.3 3 § 7.2 4 § 7.3 5 § 7.4

12.3 till om av

Förslaget lag behandling per-

sonuppgifter i verksamhet med val och

folkomröstningar

Para ra Avsnitt

1 kap. Allmänna bestämmelser

l §	4.3.3 8.3.1
2 §	4.3.4 5.2.1
3 §	5.2.2
4 §	5.3.1

2 kap. Val- och folkomröstningsdatabasen

1 §	6.1
2 §	6.2 8.3.2
3 §	6.2 8.3.2
4 §	6.3.1
5 §	6.3.2 8.3.3
6 §	6.3.2 8.3.3
7 §	8.3.3
8 §	6.3.3 8.3.3
9 §	6.4
10 §	6.6.2
11 §	6.7.3 6.7.4 8.3.4
12 §	6.7.5 8.3.4
13 §	6.7.4 8.3.4
14 §	8.3.5
15 §	6.4.5
16 §	6.8.3 8.3.6
17 §	6.8.3 8.3.6

420 Författningskommentarer		SOU 1999:105
18 §		6.9.4 6.9.5
19 §		4.4.5
3 kap. Enskildas rättigheter
1 §		7.1.1
2 §		7.1.3
3 §		7.2
4 §		7.3
5 §		7.4
12.4	Förslaget gifter i exekutionsväsendets	till lag om behandling av upp- verksamhet
Para ra		Avsnitt
1 kap. Allmänna bestämmelser
1 §		4.3.3 8.4.1
2 §		4.3.4 5.2.1
3 §		5.2.2
4 §		5.3.1
5 §		5.3.2

2 kap. Exekutionsväsendets databaser Utsöknings- och indrivningsdatabasen

1 §	6.1
2 §	6.2 8.4.2
3 §	6.2 8.4.2
4 §	6.3.1
5 §	4.3.5 6.3.2 8.4.3
6 §	6.3.3 8.4.3
7 §	6.8.3 8.4.4

Betalningsföreläggande- och handräckningsdatabasen

8 §	6.1
9 §	6.2 8.4.5
10 §	6.2 8.4.5
11 §	6.3.1
12 §	4.3.5 6.3.2 8.4.6
13 §	6.3.3 8.4.6
14 §	6.8.3 8.4.7

Skuldsaneringsdatabasen 15 § 6.1 16 § 6.2 8.4.8

SOU 1999: 105 F örfattningskommentarer 421

17 §	6.2 8.4.8
18 §	6.3.1
19 §	4.3.5 6.3.2 8.4.9
20 §	6.3.3 8.4.9
21 §	6.8.3 8.4.10

Konkurstillsynsdatabasen

22 §	6.1
23 §	6.2 8.4.11
24 §	6.2 8.4.11
25 §	6.3.1
26 §	4.3.5 6.3.2 8.4.12
27 §	6.3.3 8.4.12
28 §	6.8.3 8.4.13
Gemensamma bestämmelser	databaserna om
29 §	6.4
30 §	6.6.2
31 §	6.7.3 6.7.4 8.4.14
32 §	6.7.4 8.4.14
33 §	6.7.5 8.4.14
34 §	6.4.5
35 §	6.9.4 6.9.5
36 §	4.4.5

3 kap. Enskildas rättigheter 1 § 7.1.1 7.1.2 2 § 7.1.3 3 § 7.2 4 § 7.3 5 § 7.4

12.5 till

Förslaget lag om behandling av upp-

gifter i Tullverkets verksamhet

Paragraf Avsnitt

1 kap. Allmänna bestämmelser

1 §	4.3.3 8.5.1
2 §	4.3.4 5.2.1
3 §	5.2.2
4 §	5.3.1
5 §	5.3.2 9.2

422 Författningskommentarer		SOU 19993105
2 kap. Tulldatabasen
1 §	6.1
2 §	6.2 8.5.2
3 §	6.2 8.5.2
4 §	6.3.1
5 §	4.3.5 6.3.2 8.5.3
6 §	6.3.3 8.5.3
7 §	6.4
8 §	6.6.2
9 §	6.7.3 6.7.4 8.5.4
10 §	6.7.5 8.5.4
11 §	6.4.5
12 §	6.8.3 8.5.5
13 §	6.9.4 6.9.5
14 §	4.4.5
3 kap. Enskildas rättigheter
1 §	7.1.1 7.1.2
2 §	7.1.3
3 §	7.2
4 §	7.3
5 §	7.4	1 l
12.6	till	1
Förslaget	lag om ändring i sekretess-	u

lagen 1980: 100

n 9 kap. 1§

I första stycket anges i dag att sekretess gäller för verksamhet

som 1 avser förande av eller uttag register i skatteregisterlagen l

ur som avses 1980:343. Den bestämmelsen är föranledd att de uppgifter

av som l

finns i skatteregister måste omfattas absolut sekretess även hos kro- l

av nofogdemyndigheter, som har direktåtkomst till uppgifter i registren. 1 Vi föreslår att bestämmelsen ändras så att uttrycket "beskattningsdatabasen enligt lagen 0000:000 behandling uppgifter i skatteför-

om av

valtningens beskattningsverksamhet" ersätter vad i dag sägs

som om l skatteregister. Denna ändring är föranledd att de uppgifter i dag

av som l behandlas i i och med vårt lagförslag skall behandlas i

skatteregister,

beskattningsdatabasen. Andringen innebär således inte någon saklig i förändring med avseende de uppgifter i dag finns i skatte-

som register. Beskattningsdatabasen kommer emellertid innehålla betyd-

att

l SOU 1999: 105 F örfattningskommentarer 423 l r l

ligt fler uppgifter än dessa, eftersom den ersätter inte bara skatteregistren utan samtliga de register som i dag förs i beskattningsverksamheten, t.ex. punktskatteregister och fastighetstaxeringsregister. Vi gör i vårt lagförslag med undantag för elektroniska handlingar inte åt-

- skillnad mellan de olika uppgifterna i beskattningsdatabasen i fråga

om rätten för myndigheter utanför skatteförvaltningen att ha direktåtkomst till databasen. Samtliga uppgifter i beskattningsdatabasen bör därför omfattas av sekretessen i 9 kap. l § sekretesslagen med avseende förande av eller uttag ur databasen.

I första stycket föreslår vidare det tillägget att sekretess skall gäl-

i verksamhet som avser förande eller uttag tulldatabasen enligt

av ur lagen 0000:000 behandling uppgifter i Tullverkets verksamhet.

om av Enligt 9 kap. l § sekretesslagen gäller i Tullverkets verksamhet med tull och andra skatter eller avgifter, att uppgift får lämnas det

en ut om står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider skada eller men. Att föreslår tilllägget för tulldatabasen är följd vårt för-

en av slag att även andra myndigheter än Tullverket, närmare bestämt skatteoch kronofogdemyndigheter, skall få ha direktåtkomst till tulldatabasen. Utan bestämmelsen skulle uppgifter hämtas från tulldatabasen

som inte med automatik omfattas av den hos Tullverket gällande sekretessen när de används hos kronofogdemyndighetema. Vi föreslår i och för sig att det skall införas ett omvänt skaderekvisit även för uppgifter hos kronofogdemyndighetema, men det förslaget omfattar inte all verksamhet hos de myndigheterna. Dessutom har regeringen enligt våra förslag möjlighet att meddela föreskrifter att ytterligare myndigheter får ha

om direktåtkomst till tulldatabasen.

Genom det föreslagna fjärde stycket undantas vissa uppgifter

nya hos skattemyndigheterna och Riksskatteverket från den absoluta sekretessen. För dessa uppgifter föreslår i stället att ett rakt skaderekvisit skall tillämpas. Bestämmelsen ersätter den sekretesslindrande bestämmelse som i dag finns i 16 § skatteregisterlagen och

som avser motsvarande uppgifter i skatteregistret. Vi att bestämmelsen har sin

anser rätta plats i sekretesslagen och inte i den föreslagna lagen

av oss om

behandling av uppgifter i skatteförvaltningens verksamhet.

Bestämmelsen i det föreslagna femte stycket innebär enligt

vårt förslag att den hänvisning i dag görs till

som skatteregisterlagen tas bort. Den hänvisningen de sekretessbrytande bestämmelser finns

avser som i 16 § skatteregisterlagen. Vi föreslår, framgår

som ovan, att de bestämmelserna skall föras över till 9 kap. l § fjärde stycket

sekretesslagen.

Någon motsvarande hänvisning behövs därför inte till den

av oss föreslagna lagen behandling uppgifter i

om av skatteförvaltningens verk-

samhet.

424 F örfattn ingskommentarer SOU 19993 105

9 kap. 19 §

Vi föreslår i första stycket att det för sekretess inom exekutions-

väsendet i mål eller ärende angående utsökning och indrivning för samt verksamhet enligt lagen 1986:436 näringsförbud, skall sättas om upp ett omvänt skaderekvisit. Det innebär, till skillnad mot vad gäller i som dag, en presumtion för att sekretess gäller för uppgifterna hos kronofogdemyndighetema. Innebörden bestämmelsen redovisas ingående av i avsnitt 9.4.6. Att sekretessen enligt vårt förslag skall gälla i mål eller ärende angående utsökning och indrivning | samt för verksamhet enligt lagen 1986:436 om näringsförbud, innebär att i princip all tillämpning av utsökningsbalken och verkställighet arbetsuppgifter enligt annan samt lagen 1993:891 om indrivning statliga fordringar och av m.m. annan

lagstiftning om kronofogdemyndighetemas borgenärsuppgifter, omfat-

tas av sekretessbestämmelsen. Sekretess skall även gälla för den del av i kronofogdemyndighetemas verksamhet ansökan och till- l som avser om syn över näringsförbud. Frågor vilka verksamheter skall om som omfattas sekretess redovisas närmare i avsnitt 9.4.7. av Vi föreslår att sekretess inte skall gälla för uppgift förpliktelse om som avses med den sökta verkställigheten i ett pågående mål. Med den tid under vilken ett mål är pågående tiden från det målet avser att kommer in till kronofogdemyndigheten till dess det att är klart att redovisas tillbaka till sökanden. För mål betalning det liktydigt ett om är med handläggningstiden enligt 4 kap. 9 § utsökningsbalken, målet när kan vara föremål för utredning, verkställighetsåtgärder eller bevakning. Är målet däremot fullbetalt eller återkallat eller har handläggningstiden

gått ut, är målet inte pågående även

om kronofogdemyndigheten inte

hunnit återredovisa det till sökanden. Ett allmänt mål återredovisas

vanligtvis inte till sökanden, utan det ligger kvar hos

kronofogdemyn-

digheten till dess skulden betalas eller preskriberas. Allmänna mål kommer då i flertalet fall att pågående tills de betalas, vara preskriberas eller i undantagsfall återkallas sökanden. Den av närmare innebörden av bestämmelsen redovisas i avsnitt 9.4.8.

Av andra stycket framgår enligt vårt förslag den sekretess att som gäller enligt första stycket, även gäller för uppgifter behandlas som i utsöknings- och indrivningsdatabasen. Ändringen är föranledd de av att uppgifter som i dag finns i utsökningsregistret, jämte vissa ytterligare uppgifter, skall återfinnas i den nämnda databasen. Bestämmelsen innebär att sekretess gäller för viss uppgift en oavsett om den lagras elektroniskt i databasen eller den är dokumenterad i om ett annat sätt ett mål eller ärende.

Författningskommentarer 425

Innebörden av det föreslagna nya tredje stycket är att en konkursförvaltare inte på grund av den förstärkta sekretessen skall hindras att ta del av uppgifter om en enskild vars konkurs han förvaltar. Bestämmelser med liknande innebörd finns i dag i 9 kap. 1 och 2 sekretesslagen i fråga om uppgifter i skattemyndighetemas revisionspromemorior. Frågan behandlas nämnare i avsnitt 9.4.6.

14 kap. 10 §

Ändringen i första stycket 3 är föranledd av att föreslår att det även i 9 kap. l9§ sekretesslagen skall införas bestämmelse att

en om uppgifter får lämnas ut till konkursförvaltare oaktat att sekretess gäller för uppgifterna. Liksom skattemyndighetema och Tullverket bör kronofogdemyndighetema ha möjlighet att ställa upp förbehåll när sekretessbelagda uppgifter lämnas ut till konkursförvaltare. Vi föreslår dessutom ett nytt fjärde stycke i 9 kap. l

12.7 till om i

Förslaget lag ändring tullagen

1994: 1550

11§

Ändringen är föranledd av att föreslår att den i dag gällande tullregisterlagen 1990:137 skall upphävas och ersättas lagen be-

av om handling av uppgifter i Tullverkets verksamhet. I den lagen föreslås inte någon reglering av register som ingår i tulldatasystemet. I stället föreslås lagen reglera vilket sätt uppgifter får behandlas i systemet.

11s§

Vi föreslår att förutom övriga i paragrafen angivna myndigheter, även kronofogdemyndigheterüskallha rätt att från tullverket få uppgifter

som rör import eller export. Andringen motiveras utförligt i avsnitt 9.6.

426 Författningskommentarer SOU 19991105

12.8 till om i kredit-

Förslaget lag ändring upplysningslagen 1973:1173

Vi föreslår att det i kreditupplysningslagen skall införas en ny paragraf, 7 a till följd av de ändringar vi föreslår i 9 kap. 19 § sekretesslagen. Innebörden av bestämmelsen är följande. Ett kreditupplysningsföretag kan från en myndighet inom exekutionsväsendet hämta uppgift

i om förpliktelse som är föremål för verkställighet i ett pågående mål l

om utsökning eller indrivning, eftersom en sådan uppgift enligt vårt förslag inte skall omfattas av sekretess enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen. När den aktuella skulden har betalats eller målet av någon annan anledning avslutas, dvs. det är inte längre pågående se avsnitt 12.6, kommer uppgiften att omfattas av sekretess. Den myndighet som lämnat ut uppgiften skall då upplysa kreditupplysningsföretaget uppgiftens för-

om ändrade status, varefter kreditupplysningsföretaget skall gallra uppgiften ur sina register så snart det kan ske. En kreditupplysning får inte lämnas, innan uppgiften har gallrats. Den närmare innebörden be-

av stämmelsen redovisas i avsnitt 9.4.9 och 9.5.

12.9 Förslagen till om i

lagar ändring lagen

1994: 1563 om tobaksskatt, lagen

1994:1564 om alkoholskatt samt lagen 1994:1776 om skatt energi

I lagarna om tobaksskatt, alkoholskatt och skatt energi, finns i dag bestämmelser om att beskattningsmyndigheten skall föra register över personer som har godkänts som upplagshavare eller är registrerade

som varumottagare samt över godkända skatteupplag. Ändamålen med dessa register är att tillhandahålla skattskyldiga och behörig myndighet i Sverige eller ett annat EG-land uppgifter godkännande och regi-

om strering. I lagarna anges vidare vilka uppgifter får finnas i regist-

som ren samt bestämmelser om utlämnande och gallring uppgifter.

De uppgifter som i dag finns i de register i lagarna,

som avses SEED-register, får enligt våra förslag ingå i beskattningsdatabasen. I databasen får uppgifter behandlas för bl.a. ändamål nämn-

samma som da register. Regleringen av beskattningsdatabasen innehåller dessutom grundläggande bestämmelser om utlämnande och gallring uppgifter.

av Något behov av att i särskild lag att det får föras register ak-

ange av tuellt slag, kommer alltså inte att finnas. Preciserade bestämmelser

Författningskommentarer 427

innehåll, utlämnande och gallring bör återfinnas i förordning till den en

föreslagna lagen behandling uppgifter i skatteförvaltningens be-

om av skattningsverksamhet. En särskild omständighet med SEED-registren de inte förs är att enbart av nationella skäl, eftersom ett ändamålen förse av är att andra EG-länder med uppgifter. Det innebär att vissa bestämmelserna i de av aktuella lagarna är tvingande för Sveriges del. Motsvarande tvingande bestämmelser, t.ex. vilka uppgifter skall behandlas, bör om som även de återfinnas i förordning till den en av oss föreslagna lagen om be-

handling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet

jfr exempel förordning i bilaga 2.

12.10 Övriga lagförslag

I de författningar redovisas under 12 17-19, finns som samt upplysning om att uppgifter i respektive som avses lag får registreras i ett skatteregister. Vi inte att fyller anser en sådan upplysning någon egentlig funktion, och föreslår därför inte någon motsvarande hänvisning till den av oss föreslagna lagen behandling uppgifter om av i skatteförvalt-

ningens beskattningsverksamhet. De aktuella

paragraferna bör i stället upphävas. I de författningar redovisas under som 10, 11, 16 och 20 förekom-

mer hänvisningar av olika slag till register och registerförfattningar

som föreslår skall upphöra att gälla. skall Hänvisning i stället göras till de databaser och författningar föreslår som skall ersätta de som gäller i dag.

BILAGOR

Bilaga 1 431

Kommittedirektiv

Översyn av skatteförvaltningens och

exekutionsväsendets

registerförfatt-

ningar Dir.

1998:2

Beslut vid regeringssammanträde den 22 januari 1998

Sammanfattning av uppdraget

En särskild utredare tillkallas med uppgift att göra översyn de

en av författningar som reglerar register inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet samt tullregisterlagen 1990:137. Utredaren skall också gå igenom de register inte är författningsreglerade och föreslå

som en

författningsreglering i de fall det bedöms ändamålsenligt. Översynen

skall göras med utgångspunkt i den föreslagna personuppgiftslagen och EU:s dataskyddsdirektiv.

Bakgrund

Skatteregistren

Skatteregisterlagen 1980:343 trädde i kraft den 1 juli 1980. Genom lagen regleras flertalet av de register för beskattningsverksamheten

som förs med stöd av ADB. Vissa register omfattas dock inte lagen, t.ex.

av de register som förs för punktskatteverksamheten.

För hela landet förs ett centralt skatteregister och för varje län

ett regionalt skatteregister. De regionala registren tillkom i sin nuvarande form efter beslut riksdagen hösten 1994 prop. 1994/95:93, bet.

av 1994/95:SkU15, rskr. 1994/95:158. Genom dessa ändringar blev det möjligt för skatteförvaltningen att ersätta den pappersbaserade ärendehanteringen med s.k. elektroniska akter.

Skatteregistren får användas endast för vissa i lagen preciserade ändamål. De får användas bl.a. vid inkomst- och förmögenhetstaxeringen samt vid redovisning, bestämmande och betalning skatter och avgif-

432 Bilaga 1

ter. Det centrala skatteregistret får också användas för utredningar i kronofogdemyndighetemas exekutiva verksamhet, m.m. Innehållet i registren är mycket detaljerat bestämt i 5-7 och 11 §§ skatteregisterlagen. Tillgången till uppgifterna i skatteregistren via terminalåtkomst regleras i 10 och 12 §§ skatteregisterlagen. Utgångspunkten för regleringen är att uppgifterna får finnas tillgängliga terminal endast behoom vet av att snabbt och enkelt få tillgång till uppgifterna väger tyngre än den risk från integritetssynpunkt terminalåtkomst medföra. som anses Terminalåtkomst får finnas endast för de ändamål för vilka registren är avsedda. Vid skatteregisterlagens tillkomst åtkomsten i princip bevar gränsad till de uppgifter som hänförde sig till länet. För vissa uppgifter medgavs dock riksåtkomst. I dag medges riksåtkomst till betydligt fler uppgifter. I fråga om de regionala skatteregistren är terminalåtkomsten till handlingarna i en elektronisk akt förbehållen det lokala skattekontor som handlägger ärendet. Till skillnad mot vad gäller i fråga det som om centrala skatteregistret är åtkomsten till de regionala registren begränsad också genom att endast vissa sökbegrepp får användas uppgifnär ter skall tas fram ur registren.

Övriga register för beskattningsverksamheten

För beskattningsverksamheten förs förutom skatteregistren ett taxe-

ringsuppgiftsregister. Bestämmelser taxeringsuppgiftsregistret finns

om i 16 § taxeringsförordningen 1990:1236. Registret innehåller en begränsad del av de uppgifter får finnas i det centrala skatteregistret. som För uppbörd och administration punktskatter för Skatteannan av myndigheten i Dalarnas län ett särskilt register, BRIS Besluts-, Redovisnings- och Informationssystem för det Särskilda skattekontoret. Registret förs med stöd tillstånd från Datainspektionen. Ändamålet av med registret är diarieföring, bokföring, skatteadministration, revision och betalningskontroll. Registret innehåller endast begränsat ett antal uppgifter, bl.a. olika identifieringsuppgifter uppgifter redovissamt om ningsperioder och beskattningsår. Skattemyndigheten i Dalarnas län för också register enligt 36§ lagen 1994:1564 om alkoholskatt, 36 § lagen 1994:1563 tobaksom skatt och 6 kap. ll § lagen 1994:1776 skatt energi. om

För fastighetstaxeringen förs regionala

fastighetstaxeringsregister med stöd av 6 kap. 8 § fastighetstaxeringsförordningen 1993:1199.

Registrens innehåll och utnyttjande har reglerats närmare i föreskrifter från Datainspektionen.

Bilaga 1 433

skatteförvaltningen förs dessutom vissa andra register med Inom tillstånd från Datainspektionen, bl.a. gåvoskatteregister. stöd av särskild kategori register utgörs bearbetningar för revision av En av skatter och avgifter. Vissa bearbetningar utförs av skattemyndighetema för datalagen 1973:289 medan andra omfattas av den inom ramen särskilda reglering följer lagen 1987:1231 om automatisk som av databehandling vid taxeringsrevision, m.m.

Utsökningsregistren m. m.

För kronofogdemyndighetemas exekutiva verksamhet förs ett centralt utsökningsregister för hela landet. Vidare får regionala utsökningsregister föras för regionerna. Bestämmelser utsökningsregistren finns om i utsökningsregisterlagen 1986:617, trädde i kraft den 1 septemsom ber 1986. Utsökningsregisterlagen är uppbyggd sätt som skatteresamma gisterlagen. Ändamål, innehåll och terminalåtkomst är reglerade i detalj. Genom ändringar i lagen, trädde i kraft den 1 juni 1995, har som det även för kronofogdemyndighetema blivit möjligt att införa ett sysmed elektroniska akter prop. 1994/95:168, bet. 1994/95:LU27, tem rskr. 1994/95:305. Kronofogdemyndigheterna för även register för handläggning av mål enligt lagen 1990:746 betalningsföreläggande och handräckom ning och ärenden enligt skuldsaneringslagen 1994:334. Bestämmelser registren finns i lagen 1991:876 om register för betalningsförelägom gande och handräckning respektive förordningen 1994:348 om register för skuldsaneringsärenden. tillstånd enligt datalagen får också register för konkurs- Med stöd av tillsyn och för planerat handläggningsstöd vid exekutiva försäljningett fastigheter, luftfartyg, skepp och bostadsrätter föras inom exekuar av tionsväsendet. Riksskatteverket för med stöd lagen 1994:1283 om lönegarantiav register register över vissa uppgifter statlig lönegaranti vid konett om kurs lönegarantiregister. Registret får användas för framställning av

statistik.

434 Bilaga 1

F olkbokföringsregistren

För varje lokalt skattekontors verksamhetsområde förs lokalt folkett bokföringsregister. Dessutom förs ett centralt referensregister för hela landet. Grundläggande bestämmelser folkbokföringsregistren finns om i lagen 1990:1536 folkbokföringsregister. Registren används om i första hand för den löpande folkbokföringsverksamheten enligt folkbokföringslagen 1991:481. Regleringen innefattar lokala register för

handläggningsstöd.

För tillhandahållandet folkbokföringsuppgifter till myndigheter av finns ett särskilt register, aviseringsregistret. Bestämmelser aviseom ringsregistret finns i lagen 1995:743 aviseringsregister. Aviseom ringsregistret innehåller de uppgifter behövs för tillgodose som att

behovet av allmänt efterfrågade folkbokföringsuppgifter.

Riksskatteverket och skattemyndighetema för särskilda röstlängds-

av regleras i lagen 1997:158 om röstlängdsregister. Uppgifterna i registren hämtas

huvudsakligen från aviseringsregistret. För anmälan av kandidater, framställning av valsedlar och sammanställning valresultat för Riksav skatteverket och länsstyrelserna med stöd tillstånd av från Datainspektionen ett kandidatregister.

T ullregistret

I tullmyndighetemas verksamhet ingår det fastställa att och uppbära tull m.m. I denna verksamhet använder sig

tullmyndighetema av tull-

registret förs med stöd tullregisterlagen som av 1990:137. Tullregistret får också användas för övervaknings-, kontroll-

och revisionsuppgifter inom tullmyndighetemas område.

Tullregisterlagen utgör det rättsliga stödet för tulldatasystemet TDS som används för tullens fiskala verksamhet. TDS är både anpassat att utgöra datorstöd i handläggningen tullärenden av i samband med in- och utförsel kontroll, debitering av varor, m.m. och för att näringslivet skall kunna deklarera import och export samt hämta och lämna uppgifter elektroniskt via systemet.

Utredningsuppdraget

Regeringen har i proposition 1997/98:44

Personuppgiftslag lagt fram

förslag till datalag, personuppgiftslagen. en ny Genom den lagen, nya som avses ersätta datalagen 1973:289, genomförs Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 skydd för om

Bilaga 1 435 SOU 1999: 105

enskilda med avseende på behandling personuppgifter och personer av det fria flödet sådana uppgifter dataskyddsdirektivet. Lagen om av föreslås träda i kraft den 24 oktober 1998. Beträffande sådan behandling personuppgifter påbörjats vid ikraftträdandet skall dock av som datalagen tillämpas intill utgången av september 2001. Införandet personuppgiftslagen innebär att det är nödvändigt att av över de befintliga registerlagama. De författningar som reglerar se skatteförvaltningens och exekutionsväsendets register är dessutom i behov allmän översyn. Detta gäller särskilt skatteregisterlagen av en ändrats vid flertal tillfällen och i många delar är svår att tillsom ett lämpa. En särskild utredare tillkallas för att göra översyn skattefören av valtningens och exekutionsväsendets register och föreslå den författningsreglering bedöms nödvändig. I utredarens uppdrag ingår som också över tullregisterlagen. En utgångspunkt för utredningsarbeatt se tet skall att skapa enkla och lättbegripliga regler som är anpassade vara efter den tekniska utvecklingen och därvid beakta statistikens och forskningens behov. En utgångspunkt skall att anpassa regleringen så att den annan vara tillgodoser ett generellt behov av ADB-stöd i ärendehanteringen. Den verksamhet skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och tullmynsom dighetema ålagts att utföra förutsätter ADB-stöd även i själva numera handläggningsprocessen. De registerförfattningar som togs fram under 1970- och l980-talen tog främst sikte behovet effektiva redovisav ningssystem. Behovet av att ha ADB-stöd även i handläggningsprocessen har uppkommit under senare år. Författningama bör i så stor utsträckning som möjligt utformas i överensstämmelse med den föreslagna personuppgiftslagens reglering till skydd för den personliga integriteten. Det kan dock för myndigheternas verksamhet finnas behov av särregler i förhållande till personuppgiftslagen. Några frågor som därutöver bör tas upp behandlas i det följande.

Skatte- och utsökningsregistren

Den nuvarande regleringen terminalåtkomsten till det centrala av skatteregistret har kritiserats för att den förhindrar ett effektivt utnyttjande av registret vid revisioner och annan kontrollverksamhet. Vissa ändringar har gjorts för att underlätta skattemyndighetemas kontrollarbete. Det finns dock skäl att överväga hur åtkomsten till registret skall kunna förändras för att tillgodose de behov som finns. En utökad terminalåtkomst måste dock vägas mot behovet av skydd för den per-

436 Bilaga 1

sonliga integriteten. Utredaren skall föreslå lämpliga

förändringar när

det gäller åtkomst till registret.

Utredaren skall också undersöka frågan utlämnande uppgifter om av

från skatte- och utsökningsregistren. Utgångspunkten bör

vara de i dag

gällande bestämmelserna, att utlämnandet uppgifter av skall ske restrik-

tivt och att fler uppgifter inte skall lämnas det finns än behov av. Utre-

daren skall undersöka omfattningen uppgiftsutlämnandet om av är lämpligt avvägd eller det finns behov Även

om av förändringar. form-

erna för utlärrmandet skall utredas mot bakgrund myndigheter av att i olika sammanhang framställt önskemål få om att tillgång till uppgifter

från registren via terminal. I dag är det endast

skattemyndigheter och

kronofogdemyndigheter som har terminalåtkomst till skatteregistret.

Terminalåtkomsten till utsökningsregistret något är vidare och omfattar

även Generaltullstyrelsen och sökanden i mål eller ärenden. Från

framför allt integritetssynpunkt det

vore betänkligt att i ökad utsträck-

ning tillåta terminalåtkomst till registren. Å andra sidan kan terminal-

åtkomst till registren effektivisera såväl de

registeransvariga myndig-

heternas som andra myndigheters verksamhet.

Utgångspunkten för

utredarens arbete skall terminalåtkomst vara att skall medges endast om behovet sådan åtkomst överväger de risker

av från integritetssynpunkt

som terminalåtkomst kan medföra.

I detta sammanhang kan det finnas skäl att överväga sekretessom lagens 1980: 100 regler behöver ändras i syfte att effektivisera skatte-

myndighetemas och kronofogdemyndighetemas

verksamhet. Som exempel kan nämnas att den stora skillnaden i

sekretesskydd mellan be-

skattningsverksamheten och den exekutiva i verksamheten gör det svårt

för kronofogdemyndighetema

att få del av den information från skatte-

myndigheten som behövs för indrivningen. Utredaren skall i denna del samråda med Utredningen ökade om möjligheter till informationsut-

byte och frågor sekretess vid

om bekämpning av ekonomisk brottslig-

het Ju 1997:04. m.m.

Av 18 § skatteregisterlagen och 10 § a utsökningsregisterlagen

framgår att vissa handlingar inte behöver

tas med i ett registerutdrag

enligt 10 § datalagen. Det rör sig bl.a. om skannade handlingar den som registrerade redan känner till, den i t.ex. egenhändigt undertecknade dek-

larationen och annat som den registrerade sänt till eller fått l från en

skattemyndighet eller kronofogdemyndighet.

en Dessa undantag föranleds av den legala begränsningen i möjligheterna att söka fram uppgif-

ter i ett sådant material. Utredaren skall undersöka om dessa undantag

kan gälla även i framtiden.

Utredaren skall hålla sig underrättad om den fortsatta beredningen

av Skattelagskommitténs betänkanden Inkomstskattelag

SOU 1997:2

och Uppföljning inkomstskattelagen

av SOU 1997:77 och så långt

SOU 1999: 105 Bilaga 1 437

möjligt sina författningsförslag till den kommande lagstiftninganpassa skatteområdet. en Uppgifter lämnas i dag i stor utsträckning ADB-medium disketter, m.m.. Frågan arkivering och gallring av sådant ADB-material om behöver utredas för att klarlägga vilka rutiner som bör användas för att skall få rationell och ändamålsenlig arkivering. Användningen man en ADB i ärendehanteringen föranleder även andra frågor om arkiveav ring och gallring. Handlingar skannats kan finnas såväl i en eleksom tronisk akt i pappersurkunder. Detta medför en form av dubbellagsom ring. Domstolar och åklagare kan dock ha behov av att få del av originalhandlingen. Utredaren skall undersöka om det finns möjlighet att effektivisera den nuvarande ordningen och föreslå de författningsändringar som behövs.

Övriga register för beskattningsverksamheten

I dag förs ett särskilt taxeringsuppgiftsregister vid sidan av skatteregistren. Registret innehåller inte några uppgifter utöver de som finns i det centrala skatteregistret och används heller inte för något ändamål som inte omfattas av skatteregisterlagen. Behovet av ett särskilt taxeringsuppgiftsregister kan därför ifrågasättas. Utredaren skall utreda om det finns något behov av registret i framtiden. Punktskatteregistret och ett antal andra register som förs för olika områden inom beskattningsverksamheten är i dag inte författningsreglerade. Det kan ifrågasättas om inte regleringen av skatteförvaltningens register för beskattningsverksamheten skall vara enhetlig. Utredaren skall undersöka vilka register som kan regleras inom ramen för en ny skatteregisterlag.

Vissa register inom exekutionsväsendet

På motsvarande sätt som inom beskattningsområdet skall utredaren undersöka vilka register inom exekutionsväsendet som kan ges en enhetlig reglering, eventuellt inom samma lag som utsökningsregistren. Detta gäller beträffande registren för konkurstillsyn och det planerade handläggningsstödet för exekutiva försäljningar av fastigheter, luftfartyg, skepp och bostadsrätter.

438 Bilaga 1

Tullregistret

Tullregisterlagen är av nyare datum och är inte heller lika detaljerad som bl.a. skatteregisterlagen. Utöver allmän översyn och anpassning

en av tullregisterlagen till personuppgiftslag finns det skäl peka

en ny att

det arbete l

som pågår inom Tullverket med ett datoriserat system för riskanalys inom ramen för tulldatasystemet. Projektet syftar till för- l

att ändra arbetsmetodema mot generell inriktning och användning

en mer av riskanalyser i tullens klarerings- och kontrollarbete. Riskanalysarbetet är av en sådan betydelse att utredaren skall överväga inte denna

om användning av tulldatasystemet också borde avspeglas i tullregisterlagen. Utredaren skall också hålla sig underrättad det arbete

om som pågår i Tullagsutredningen Fi 1997:03 och vid behov samråda med denna.

Redovisning av uppdraget

Utredaren skall beakta regeringens direktiv till samtliga kommittéer och särskilda utredare att pröva offentliga åtaganden dir. 1994:23,

om redovisa regionalpolitiska konsekvenser dir. 1992:50, redovisa jämställdhetspolitiska konsekvenser dir. 1994:124 och redovisa konse-

kvenser för brottsligheten och det brottsförebyggande arbetet dir.

1996:49.

Utredningsuppdraget skall vara avslutat senast den l april 1999.

Finansdepartementet

Bilaga 2 439

av förordning om be- Exempel på utformning

handling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet

Syftet med det nedan återgivna exemplet på förordning om behandling

uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet, är endast

av preliminär bild hur vi förordning kan utforatt ge en av anser att en F örordningsexemplet skall således inte uppfattas som ett komplett mas. förslag på slutlig utformning från vår sida.

Inledande bestämmelse

l § Beteckningar i denna förordning har samma betydelse som i lagen 0000:000 behandling uppgifter i skatteförvaltningens beskattom av ningsverksamhet.

Uppgifter som får behandlas i beskattningsdatabasen

2 § Riksskatteverket skall, efter samråd med Datainspektionen, medå dela föreskrifter vilka uppgifter enligt 2 kap. 5 § första stycket 1 om som lagen 0000:000 behandling av uppgifter i skatteförvaltningens om beskattningsverksamhet får behandlas i beskattningsdatabasen.

3§ I beskattningsdatabasen skall behandlas uppgifter om personer enligt lagen 1994:1563 tobaksskatt, lagen 1994:1564 om som om alkoholskatt samt lagen 1994:1776 skatt energi har godkänts om som upplagshavare eller som är registrerade varumottagare samt uppgifter enligt nyss nämnda lagar godkända skatteupplag. om De uppgifter skall behandlas enligt första stycket är nanm, regisom streringsnummer, adress, vilken kategori av varor som får tas emot av eller får lagras ett skatteupplag, beskattningsmyndigen person som hetens adress och datum för godkännande samt den eventuella giltighetstiden för en registrering.

Utlämnande uppgifter på medium för automatiserad av behandling

4§ Uppgifter i beskattningsdatabasen får lämnas ut medium för automatiserad behandling till den som har tillstånd som avses i 3 § kre-

440 Bilaga

ditupplysningslagen 1973:1173 att bedriva kreditupplysningsverk-

samhet, om hinder mot utlämnandet inte föreligger enligt lag eller annan författning. Uppgifter lämnas ut får inte grunda sig brott. som

Direktåtkomst till beskattningsdatabasen

5 § En skattemyndighet får ha direktåtkomst till handlingar som avses i 2 kap. 7 § lagen 0000:000 om behandling uppgifter i skatteförav valtningens beskattningsverksarnhet, endast handlingarna behövs i om ett ärende som handläggs Skattemyndigheten eller sådan åtkomst av om behövs för att Skattemyndigheten skall kunna bistå en annan skattemyndighet vid handläggningen ett ärende. av

6 § En kronofogdemyndighet får ha direktåtkomst till uppgifter i beskattningsdatabasen endast den är registrerad gäldenär hos om som som myndigheten eller sambeskattad med denne eller sökande som är i ett

ärende om skuldsanering enligt skuldsaneringslagen 1994:334.

Direktåtkomst enligt första stycket får inte uppgifter avse om planerad, pågående eller avslutad revision eller - annan kontrollåtgärd,

7§ Tullverket får ha direktåtkomst till uppgifter i

beskattningsdata-

basen endast om den som är föremål för kontrollverksamhet enligt 70 § tullagen 1995: 1550 eller punktskattekontroll enligt lagen... Direktåtkomst enligt första stycket får inte uppgifter avse om

8 § Riksskatteverket skall meddela föreskrifter vilka om uppgifter som får omfattas av direktåtkomst enligt 2 kap. 10 § första stycket lagen

0000:000 om behandling uppgifter i skatteförvaltningens

av beskatt-

ningsverksamhet.

9 § Riksskatteverket får meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter i 2 kap. § första stycket lagen som avses 0000:000

om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverk-

samhet.

Bilaga 2 441

Bevarande och gallring uppgifter i beskattningsdatabasen m.m. av

10§ Från gallring i beskattningsdatabasen skall för varje taxeringsår undantas uppgifter om organisationsnummer, samt särskilt regi- - namn, personnummer, strerings- och redovisningsnummer, hemortskommun, för make eller med vilken sambeskattning personnummer annan sken kontrolluppgifter avseende inkomst tjänst, inkomst av kapital av -

och avgift för pensionsförsäkring,

intäkter och avdrag i varje inkomstslag vid taxering till statlig och kommunal inkomstskatt, allmänna avdrag, utgående och ingående mervärdesskatt när redovisning görs i särskild självdeklaration, antal dagar för vilka sjöinkomst har uppburits, samt tillgångar och skulder samt skattepliktig förmögenhet. - Vid utgången varje taxeringsår skall sammanställningar av uppav gifter enligt första stycket överlämnas till arkivmyndighet. Riksarkien vet skall meddela närmare föreskrifter om vilket sätt och till vilken myndighet uppgifterna skall överlämnas.

11 § Riksarkivet får, efter samråd med Riksskatteverket, meddela föreskrifter om undantag från bestämmelserna om gallring i 1 kap. 5 § första stycket och 2 kap. 13 och 14 §§ lagen 0000:000 om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet.

12 § Riksarkivet får, efter samråd med Riksskatteverket, meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar som undantas från gallring i beskattningsdatabasen enligt lagen 0000:000 om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksarnhet skall överlämnas till en arkivmyndighet.

Statens 1999

offentliga utredningar

Kronologisk förteckning

Nyaförmånsrättsregler Bilagor.+ Ju. 32.Utvecklingssamarbetepårättsområdet.Ju. Steriliseringsfrágani Sverige1935-1975. 33.Bo Betalarätt.Särskildaboendefonnerför

tryggtw Ekonomiskersättning. äldresamtavgifterför äldre-ochhandikappomsorg. Yrkesfisketskonkurrenssituation.Jo. S. 4. Godsedi forskningen.U. 34.Svensktmedborgarskap.Ku. Effektivavänne-ochmiljölösningar.N. 35.Fastighetsmäklamämndeneffektivaretillsyn. Fi.

- EffektivareTotalförsvarsstödiÖstersjöområdet.Fö. 36.Likvidation aktiebolag.Ju.

av Märk väl Fi. 37.Underrättelsetjänstenenöversyn.Fö.

- Invandrarskapochmedborgarskap. 38.Följdleveranseri sambandmedexportav Demokratiutredningensskriftserie.Ju. krigsmateriel.UD. Att slaktaettfåri Gudsnamn.Omreligionsfrihet 39.Vuxenutbildningför alla Andraåretmed ochdemokrati.Demokratiutredningensskriftserie. Kunskapslyñet.U. Ju. 40.Demokratini denoffentligasektornsförändring. l0. Rasism,nynazismochfrämlingskap. Demokratiutredningensskriftserie.Ju. Demokratiutredningensskriftserie.Ju. 41 Bevaradokumentärfilmenskulturarv.Åtgärdsförs-

. l Bördemokratinavnationaliseras lagsamtförslagtill ett centrumför dokumentärfilm Demokratiutredningensskriftserie.Ju. ochenfilmvårdscentral.Ku. 12.Elektroniskdemokrati.Demokratiutredningens 42.Ny luftfartslag.N. skriñserie.Ju. 43.Oberoende,ägandeochtillsyn i revisions- 13.Etik ochdemokratiskstatskonst. verksamhet.Ju. Demokratiutredningensskriftserie.Ju. 44.Öppenelmarknad.N. l4. Denframtidakommersiellalokalradion.Ku. 45. Slutförvaringavkämavfall.Kommunernaoch 15.Nyttsystemför prövningavhyres-och platsvalsprocessen.M. arrendemâl.Ju. 46.Ökadesocialbidrag.Enstudieominkomsteroch 16.Ökadrättssäkerhetiasylärenden.UD. socialbidragåren1990till 1996. 17.GarantipensionochBosättningstilläggförpersoner 47.Mervärdesskatt Frivillig skattskyldighet.Fi.

föddaår 1937eller tidigare. 48. LäraavEstonia.Denandradelrapportenoch 18.Frågortill detindustriellasamhället.Ku. slutredovisning.N. 19.Artikel 7 EG:si varumärkesdirektiv. 49. Invandraresomföretagare.Ku. Ändringari varumärkeslagen.Ju. 50.skyddsjaktpåvarg.M. 20. Sverigeochjudamastillgångar.UD. 51.Smittskydd,samhälleochindivid. Del A+B. S. 21. Lindqvistsnia niovägarattutvecklabemötandet 52.lnkomstprövningavbostadstilläggtill pensionärer.

av personermedfunktionshinder. 22.Denskyddadeprovinsen.Enessäomdemokratins 53.Ekonomiskbrottslighetochsekretess.Ju. värdeochvärdighet.Demokratiutredningens 54.Ennytullag. Fi. skriftserie.Ju. 55.Konvergensochförändring.Samordningav 23.Utvecklingavmänskligaresurseri arbetslivet. lagstiftningenför medie-ochtelesektorema.Ku. Förslagtill inriktningav nyamål3 inom EGzs 56.Globaliseringenochdemokratin. strukturfonder.N. Demokratiutredningensskriftserie.Ju. 24. EG:sstrukturstöd.Nyorganisationför degeogra- 57.Rikstrafiken Ennymyndighet.N.

fiskt avgränsadestrukturfondsprogrammen.N. 58.Löserjuridiken demokratinsproblem 25. Samema ettursprungsfolki Sverige. Demokratiutredningensskriftserie.Ju.

- 26. Införselavbeskattadevaror.Fi. 59.Begränsadfastighetsskatt.Fi. 27.Delta Utredningenomdeltidsarbete,tillfälliga 60.Kundvänligaretaxi, N. jobb ocharbetslöshetsersättningen.N. 61.Brottsförebyggandearbetei landetskommuner.Ju. 28.Kontantrnetodför småföretagare.Fi. 62. Bilen, miljön ochsäkerheten.Fi. 29.Internationellkonflikthantering attförberedasig 63.Att läraoch leda Enlärarutbildningför samverkan

- tillsammans.Fö. ochutveckling.U. 30.Yttrandefrihetenochkonkurrensen Förslagtill 64.Representativdemokrati.Demokratiutredningens

mediekoncentrationslag.m.m.Ku. skriftserie.Ju. 31.Tillsyn överadvokaterm. m.Ju.

KLAjNlQL 5351,

0 3

l ;HOLM

L f lkøkü.

Statens 1999

offentliga utredningar

Kronologisk förteckning

65.Barnombudsmannenföreträdareför bamoch 90.Narkotikastatistik.Om samhälletsbehovav

ungdomar. informationomnarkotikautveckling.S. 66. Godvård lika villkor omstatensstyrningav 91. Enöversynavjämställdhetslagen.N.

hälso-ochsjukvården+ 2bilagor. 92.Premiärför personval.Ju. 67.KÄRNAVFALL metod plats 93. Detungafolkstyret.ForskarvolymVl.

- - -

miljökonsekvens.KASAMsyttrandeöverSKBs Demokratiutredningen.Ju.

FUD-program98. M. 94.Förmånerochökadelevnadskostnader.Fi. 68.Brandkatastrofeni Göteborg. 95.Småskaligelproduktionsamtmätningoch

DrabbadeMedierMyndigheter.Ku. debiteringavelförbrukning.N. 69.Individenocharbetslivet.Perspektivpådet 96.Statistikrefonnen.Utvärderingochförslagtill

samtidaarbetslivetkring sekelskiftet2000.N. utveckling.Bilaga: Uppsatserskrivnaför 70.Gentekniknämnden.U. utvärderingen reformen.Ju.av 71 Oseriösabostadsförmedlare. 97.Socialtjänsti utveckling.

. 72.Boendesocialaeffekteravkonkurseroch DelA ochB Bilagor.

rekonstruktioner bostadsrättsföreningaroch 98.Likvärdigavillkor U.

egnahem. 99.Översynavstiftelsenför internationell 73.Handikappombudsmannensframtida rapporteringavläkemedelsbiverkningar.S.

förutsättningarocharbetsuppgiñer. 100.Bibeln texterna.

- 74.Demokratinochdetgemensammabästa. Gamlatestamentet Volym

Demokratiutredningensskriñserie.Ju. GamlatestamentetlI. Volym 75.Rättplatsför vindkrañen.Del och Del1 M. Tillägg till Gamlatestamentet.Deapokryfa 76. Maktdelning.Forskarvolym eller deuterokanoniskaskriñema.Volym

Demokratiutredningen.Ju. Nyatestamentet.Volym Ku. 77.Demokratiteoriochmedborgarskap.Forskar- 10u Olydigamedborgare.Omtlyktinggömmare

volymIl. Demokratiutredningen.Ju. ochdjurrättsaktivister. 78. Jordbrukochmiljönytta nytt miljöprogramfor Demokratiutredningensskriñserie.Ju.

jordbruket.Jo. 102.Ansvarsfördelningfor internationellaprogram 79. Källskatt utdelningochroyalty till begränsat påutbildnings-ochungdomsområdet.U.

skattskyldiga.Fi. 103.Regionreformpå försök förstastegenmot

- 80.Demokratiopinioner. ennyregionalsamhällsorganisation.Ju.

Demokratiutredningensskriftserie.Ju. 104.Nyasamboregler.Ju. 81. Förhandlingsersättningtill hyresgästorganisation. 105.Skatt Tull Exekution Normerför behandling

- - -

Ju. avpersonuppgifter.Fi. 82.Vårdslöskreditgivningsamtsekretessibanker

m.m.Fi. 83.Globaliseing.ForskarvolymIX. Demokrati-

utredningen.Ju. 84.Civilsamhället.ForskarvolymVIII.

Demokratiutredningen.Ju. 85.Bredbandför tillväxt i helalandet.

Närings-,regional-ochvälfårdspolitiska

aspekter IT-infrastrukturen.N. 86. PC:närdöd längelevePC:n Nyamöjligheter

för Sverige.

En rapportfrånhearingen"Efter PC:n"anordnad

avIT-kommissionenjuni 1999.N. 87.Vagnbolagfor järnvägen.N. 88.Granskningskommissionensbetänkandeianledning

avBrottsutredningeneftermordetpå statsminister

Olof Palme.Ju. 89. Statsbidragtill handikapporganisationer.

Statens 1999

offentliga utredningar

Systematisk förteckning

Justitiedepartementet Granskningskommissionensbetänkandei anledningav

Brottsutredningeneftermordet statsminister Nyafönnånsrättsregler Bilagor.+ 1

Olof Palme.88 Invandrarskapochmedborgarskap.Demokrati-

Premiärför personval.92 utredningensskriftserie.8

DetungaFolkstyret.ForskarvolymVl. Att slaktaettfår i Gudsnamn.Omreligionsfrihetoch

Demokratiutredningen.93 demokrati.Demokratiutredningensskriñserie.9

Statistikrefomien. Utvärderingochförslagtill Rasism,nynazismochfrämlingskap. -

utveckling.Bilaga: Uppsatserskrivnaför utvärderingen Demokratiutredningensskriftserie.10

avrefonnen.96 Bördemokratinavnationaliseras

Olydigamedborgare.Omflyktinggömmare Demokratiutredningensskiñserie.1 1

ochdjurrättsaktivister. Elektroniskdemokrati.Demokratiutredningens

Demokratiutredningensskriñserie.101 skriñserie.12

Regionrefonnpåförsök förstastegenmot Etik ochdemokratiskstatskonst. -

ennyregionalsamhällsorganisation.103 Demokratiutredningensskriftserie.13

Nyasamboregler.104 Nytt systemforprövningavhyres-ocharrendemål.15

Artikel 7 i EG:svarumärkesdirektiv.

Utrikesdepartementet Ändringar varumärkeslagen.i 19

Denskyddadeprovinsen.Enessäomdemokratins Ökadrättssäkerhetiasylärenden.16

värdeochvärdighet.Demokratiutredningensskriftserie Sverigeochjudamastillgångar. 20

22 Följdleveranserisambandmedexportavkrigsmateriel.

Tillsynöveradvokaterm. m. 31 38

Utvecklingssamarbetepårättsområdet.32

aktiebolag.36 Försvarsdepartementet Likvidation av Demokratini denoffentligasektornsförändring. EffektivareTotalförsvarsstödi Östersjöområdet.6

Demokratiutredningensskriftserie.40 Internationellkonflikthantering attför beredasig

- Oberoende,ägandeochtillsyn i revisionsverksamhet.43 tillsammans.29

Ekonomiskbrottslighetochsekretess.53 Underrättelsetjänstenenöversyn.37

- Globaliseringenochdemokratin. Demokratiutredningensskriftserie.56 Socialdepartementet

Löserjuridikendemokratinsproblem Steriliseringsfrågani Sverige1935-1975.Ekonomisk

Demokratiutredningensskriñserie.58 ersättning.2

Brottsförebyggandearbetei landetskommuner.61 GarantipensionochBosättningstilläggför

personer Representativdemokrati.Demokratiutredningens födda år 1937ellertidigare.17

skriftserie.64 Lindqvistsnia nio vägarattutvecklabemötandetav

- Demokratinochdetgemensammabästa.Demokrati- medfunktionshinder.21

personer utredningensskriftserie.74 Botryggt Betalarätt.Särskildaboendeformerför äldre

Maktdelning.Forskarvolym Demokratiutredningen. samtavgiñerför äldre-ochhandikappomsorg.33

76 Ökadesocialbidrag.Enstudieominkomsteroch

Demokratiteoriochmedborgarskap.Forskarvolymll. socialbidragåren1990till 1996.46

Demokratiutredningen.77 Smittskydd,samhälleochindivid. DelA+B. 5

Demokratiopinioner. bostadstilläggtill pensionärer.52

lnkomstprövningav Demokratiutredningensskriftserie.80 Barnombudsmannenföreträdareför bamoch

- Förhandlingsersättningtill hyresgästorganisation.81 ungdomar.65

Globalisering.ForskarvolymIX. Demokratiutredningen. Godvårdpå lika villkor statensstyrning

- om 83 hälso-ochsjukvården 2+ bilagor. 66

av Civilsamhället.ForskarvolymVIII. Demokrati- Oseriösabostadsförmedlare.71

utredningen.84 Boendesociala konkurseroch

effekterav

bostadsrättsföreningaroch

rekonstruktioner-

egnahem.72

1999 Statens offentliga utredningar

Systematisk förteckning

Handikappombudsmannensframtidaförutsättningaroch samtförslagtill ett centrumfor dokumentärfilmochen

arbetsuppgifter.73 filmvårdscentral.4 l

statsbidragtill handikapporganisationer.89 Invandraresomföretagare.49

Narkotikastatistik.Omsamhälletsbehov information Konvergensochförändring.Samordningavlagstiñ-

narkotikautveckling.90 ningenför medie-ochtelesektorema.55 om Socialtjänsti utveckling.DelA. ochB Bilagor.97 BrandkarastrofeniGöteborg.

- Översyn stiftelsenför internationellrapporteringav DrabbadeMedier Myndigheter.68

av läkemedelsbiverkningar.99 Bibeln texterna.

Gamlatestamentet Volym

Finansdepartementet GamlatestamentetII. Volym

Tillägg till Gamlatestamentet.Deapokryfaeller Märk väl 7

deuterokanoniskaskriñema.Volym Införselavbeskattadevaror.26

Nya testamentet.Volym 4.100 Kontantrnetodför småföretagare.28

Fastighetsmäklamämndeneffektivaretillsyn. 35

- Näringsdepartementet

Frivillig skattskyldighet.47 Mervärdesskatt- ochmiljölösningar.5

tullag.54 Effektivavänne- Enny

Utvecklingavmänskligaresurseri arbetslivet. Begränsadfastighetsskatt.59

Förslagtill inriktningav nyamål3 inomEG:sstruktur- Bilen, miljön ochsäkerheten.62

till begränsat fonder.23 Källskattpåutdelningochroyalty

EGzsstrukturstöd.Nyorganisationför degeografiskt skattskyldiga.79

avgränsadestrukturfondsprogrammen.24 Vårdslöskreditgivningsamtsekretessi bankerm.m.82

Delta Utredningenomdeltidsarbete,tillfälliga jobb Fönnånerochökadelevnadskostnader.94 -

ocharbetslöshetsersättningen.27 Skatt Tull Exekution Normerfor behandlingav

- - - Ny luttfartslag.42 personuppgiñer.105

Öppenelmarknad.44

LäraavEstonia.Denandradelrapportenoch Utbildningsdepartementet

slutredovisning.48 God sedi forskningen.4 myndighet.57

Rikstrafiken Enny- Vuxenutbildningfor alla Andra åretmed Kundvänligaretaxi. 60

Kunskapslyñet.39 Individenocharbetslivet.Perspektiv detsamtida

Att läraochleda Enlärarutbildningför samverkan arbetslivetkringsekelskiftet2000.69

ochutveckling.63 Bredbandfortillväxt i helalandet.Närings-,regional-

Gentekniknämnden.70 ochvälfardspolitiskaaspekter IT-infrastrukturen.85

Likvärdigavillkor. 98 död längelevePC:n Nyamöjligheterför

PC:när

internationella - Ansvarsfördelningför program från hearingen"Eñer PC:n"

Sverige.Enrapport

utbildnings-ochungdomsområdet.102

anordnadavIT-kommissionenjuni 1999.86

Vagnbolagför järnvägen.87 Jordbruksdepartementet Enöversynavjämställdhetslagen.91

Yrkesfisketskonkurrenssituation.3 Småskaligelproduktionsamtmätningochdebitering

Samema ettursprungsfolki Sverige.25 avelforbrukning.95

- Jordbrukochmiljönytta nyttmiljöprogramför-

78 Miljödepartementet jordbruket.

Slutförvaringavkämavfall.Kommunernaoch

Kulturdepartementet platsvalsprocessen.45

Denframtidakommersiellalokalradion.14 skyddsjaktpåvarg.50

Frågortill detindustriellasamhället.18 KÄRNAVFALL metod plats miljökonsekvens.

- - - Yttrandefrihetenochkonkurrensen Förslagtill KASAMsyttrandeöverSKBsFUD-program98.67

mediekoncentrationslag 30 Rättplatsfor vindkrañen.Del l ochDel 75

m. m. Svensktmedborgarskap.34 Bevaradokumentärfilmenskulturarv.Åtgärdsförslag

fakta info direkt

Tel 08-587 671 oo. Fax 08-587 67r 7x.

Box 6430. I 13 82 Stockholm.

order@faktainfo.se wwwfaktainfose